APLICAȚIE SOFTWARE FOLOSITĂ PENTRU MANAGEMENTUL ACTIVITĂȚII UNUI RESTAURANT [301870]

APLICAȚIE SOFTWARE FOLOSITĂ PENTRU MANAGEMENTUL ACTIVITĂȚII UNUI RESTAURANT

Student: [anonimizat] : Logistica industriala

CUPRINS:

Cap.1 Analiza comparativă a unor soluții de gestionare a restaurantului…………..pag.3

Prezentare aplicații software de gestiune………………………………………………..pag.3

1.1.1 Xecutive.Restaurant…………………………………………………………………….pag.4

1.1.2 POSnet………………………………………………………………………………………pag.21

1.1.3 Freya Restaurant…………………………………………………………………………pag.29

1.1.4 Horeca Manager………………………………………………………………………….pag.31

1.1.5 MicroERP pentru Restaurante……………………………………………………….pag.32
1.1.6 ForIT For Restaurant…………………………………………………………………….pag.39

1.1.7 Soluție POS pentru Restaurante…………………………………………………….pag.42

1.2 Fundamentarea soluției alese în gestionarea activității restaurantului deburant…………………………………………………………………………………………………………pag.47

1.3 Caracteristicile necesare ale structurii organizatorice………………………………….pag.57

Cap.2 Studiu de caz………………………………………………………………………………………..pag.59

2.1 Utilizarea aplicației software Xecutive.Restaurant în gestionarea unui restaurant debutant…………………………………………………………………………………………………………pag.59

2.2 Dotarea restaurantului debutant cu un conveior destinat servirii…………………pag.72

2.3 Concluzii finale…………………………………………………………………………………….pag.78

CAPITOLUL 1 ANALIZA COMPARATIVĂ A UNOR SOLUȚII DE GESTIONARE A RESTAURANTELOR

În cadrul prezentului proiect de disertație se vor descrie pașii de implementare a unei aplicații software de gestiune în cadrul unui restaurant debutant. [anonimizat], siguranță etc. [anonimizat] o gestionare completă a [anonimizat] a diferitor feluri de mâncare.

Introducere

O aplicație software reprezintă o infrastructură ce oferă suport de gestiune și coordonare a [anonimizat], în vederea realizării obiectivelor de afaceri.

O soluție de gestionare a restaurantelor eficienta trebuie să ofere următoarele beneficii :

– Să ofere fiabilitate și siguranță. Echipamentele hardware de orice fel tind să se strice o dată cu trecerea timpului. [anonimizat], mai ales atunci când exista clienți care așteaptă.

În alegerea unei soluții software trebuie luat în considerare numărul de clienți nemulțumiți pe care îi poate avea restaurantul la orele de vârf din cauza lipsei de echipamente POS performante.

Aceeași regulă se aplică și în cazul soluțiilor software. Programele software pentru Horeca care utilizează o tehnologie învechita pot de asemenea fi cauza întârzierilor în servirea clienților. De asemenea, sincronizările cu serverul care stochează informațiile în cazul soluțiilor software offline pot fi cauza pierderii unor date (bonuri, comenzi, etc), dacă cumva exista blocaje sau incidente înainte de momentul sincronizării.

– Să crească performanta vânzărilor. Ca în orice alt business, firmele din Horeca devin din ce în ce mai dependente de tehnologie. Rapiditatea preluării comenzilor, recomandările inteligente făcute prin intermediul aplicației software de gestiune, a istoricului clientului, promoțiile oferite și prețurile definite sunt instrumente de creștere a vânzărilor.

Alegerea unui echipament de generație nouă și a unei soluții software asemănătoare au ca scop creșterea eficienței în cadrul restaurantului. Acestea cresc calitatea serviciilor, mulțumirea clienților și în final cifra de afaceri a restaurantului.

De menționat este faptul că generația tânără (19-34 ani) adoră aplicațiile software care le dau independentă de a alege rapid produsele dorite, de a fi informați și de a da recomandări altora în timp real.

– Ofere clienților experiențe noi, de calitate. POS-urile moderne pot face mai mult decât să preia comenzile clienților. Ele pot oferi informații despre alergeni sau calorii iar utilizate în mod corespunzător de către ospătari, pot face recomandări personalizate clienților. Asemănător, tehnologia poate fi folosită pentru a crea clienților experiențe noi, memorabile.

Preluarea comenzilor de pe un smartphone, un meniu de vinuri pe care clienții îl pot vizualiza de pe o tabletă sau o aplicație care oferă clienților posibilitatea să comande fără să aștepte să vină ospătarul sunt premizele ideale care îi fac pe clienți să simtă că sunt în locul potrivit, înconjurați de tehnologie.

În plus, dacă tuturor acestora se mai adaugă și servirea și mâncarea de calitate, cu siguranță experiența va merita repetată. Localurile care oferă clienților experiențe bazate pe tehnologie impun un standard în piața servicilor Horeca, la care mai devreme sau mai târziu vor încerca să se alinieze și alții.

– Facă față schimbărilor legislative. În România, schimbările de legislație sunt dese și uneori imprevizibile. De aceea o soluție software care să fie mereu îmbunătățită și adaptată legislației în vigoare este necesară pentru orice business din domeniul Horeca. Este necesar că restaurantul să se asigure că furnizorul soluției software Horeca oferă actualizarea aplicației în funcție de legislația în vigoare, determinând funcționarea continuă a activității în parametri legali.

De asemenea, o soluție software care respectă cerințele legale plasează restaurantul în legalitate și îl protejează de amenzile din partea autorităților statului.

– Îmbunătățească imaginea în piața a companiei. Imaginea unui restaurant este foarte importantă. POS-urile subțiri, moderne oferă o imagine proaspătă și actuală a restaurantului comparativ cu cele de generație anterioară. Investiția în hardware și software oferă speranța angajaților că restaurantul lor va crește, munca lor va fi mai productivă iar clienții vor beneficia de servicii de calitate.

Preluarea comenzilor de pe tablete sau telefoane mobile, vizualizarea lor în timp real la bucătărie scade timpul de servire al clienților, aduce modernitate localului, asigura reacții pozitive pe rețele de socializare sau în grupurile de discuții de pe site-urile specializate. [1]

1.1.1 Xecutive.Restaurant

Soluție software care informatizează activitatea unui restaurant, fast food și/sau alt tip de unitate de alimentație publică. Oferă evidentă și controlul asupra afacerii la cele mai înalte standarde de performanță și securitate.

Xecutive.Restaurant este parte a soluției software client/server Xecutive.SQL – soluție contabilă integrată de tip ERP. Restaurantele pot opta în acest fel pentru un pachet complet, integrat de informatizare atât a activității economice cât și a activității contabile pentru a beneficia de avantajele tehnice și de organizare aduse de aceasta.

Fig. 1.1.1 Borna pe care este instalată aplicația Xecutive.Restaurant

Xecutive.Restaurant.BackOffice are capacitatea gestionării unei rețele sau a unui complex de restaurante.

Fiecare restaurant sau punct de vânzare utilizează:

gestiune separată aferentă stocurilor;

clase separate de produse;

rețete de producție diferite;

ospătari, șefi de sală și șefi de restaurant.

Restaurantele pot fi gestionate simultan de același server de baze de date sau se pot folosi mai multe servere urmând ca datele să fie replicate către un server central.

Xecutive.Restaurant  este o soluție modulară atat din punct de vedere al licențierii cat si din punct de vedere al gestionării drepturilor de operare asupra unuia din module.

Aplicația este împărțită în două tipuri de componente:

 Front Office sau POS – cele utilizate de ospătari pentru a introduce comenzile, vânzările etc;

 BackOffice – cele utilizate pentru introducerea si gestionarea documentelor primare. Acolo unde se doreste cele doua componente pot rula pe acelasi calculator.[1]

Modulele disponibile pentru Xecutive.Restaurant sunt:

Vânzări retail.Urmărirea bonurilor fiscale prin intermediul modulului de Retail, preluarea bonurilor fiscale înregistrate pe o anumită gestiune, asistent descărcare bonuri nescazute, generare factură aferentă unui bon sau mai multorbonuri fiscale, statistică vânzări, statistică promoții.

Promoții;

Personal;

Materii prime. Evidența cantitativ-valorică a mărfurilor cu ridicată, preluarea automată a stocurilor, actualizarea automată a stocurilor corespunzătoare produselor din grupa de bunuri cu ridicată.

Comenzi online;

Meniuri;

Gestiune;

Unități de măsură;

Bucătărie;

Cote de TVA;

Venituri bacșiș;

Marfă cu amănuntul cantitativ;

Texte predefinite;

Rezervări online.

Caracteristici principale:

Oferă soluții complete de management pentru: restaurant a la carte, comenzi & livrări catering, linie servire catering/fast-food/bar și gelaterie.

Este simplu de utilizat, modern și oferă toate facilitățile necesare astfel încat restaurantele să-și conducă eficient și rentabil afacerea.

Oferă posibilitatea de a extinde instant marketingul și vânzările pe internet.

Fig. 1.1.2 Interfata aplicatieI software Xecutive.Restaurant

– Prin intermediul aplicației software, angajații restaurantului pot discuta cu clienții prin email:

cer meniul expediind un email la meniu@firmata.ro  iar aplicația le răspunde automat, tot printr-un mesaj email (replay), trimițându-le acestora meniul restaurantului;

clienții pot comanda produse expediind un email la catering@firmata.ro IAR aplicația introduce în sistem o comandă de catering;

angajații cer situația comisionului/salariului cuvenit sau topul vânzărilor pe ospătari expediind un email la comision_r@firmata.ro iar aplicația  le răspunde automat, tot printr-un mesaj email (replay), calculând și trimițându-le acestora instantaneu informațiile dorite.[2]

Oferind transparență Nexus Restaurant oferă de fapt siguranță, comoditate și motivare atât clienților cât și salariaților.

Fig. 1.1.3 Configurare cont mail in aplicatia software Xecutive.Restaurant

Modulul de Salarii din aplicația Xecutive.Restaurant este una dintre cele mai performante soluții de calcul și raportare pentru salarii existente pe piața românească. Soluția este dezvoltată special pentru piața și legislația autohtonă, de o echipă de specialiști cu o experiență de peste 15 ani în domeniu.

Fig.1.1.4 Previzualizarea registrului salariilor in Xecutive.Restaurant

Modulul Salarii oferă toate instrumentele necesare gestionării eficiente a salariilor și a declarațiilor/raportărilor aferente conform reglementărilor legislației românești de organizare și conducere a contabilității financiare a agenților economici.

Acest modul  poate fi utilizat cu succes de companii de orice dimensiune, indiferent de specificul de activitate sau de numărul de angajați.

Fig. 1.1.5 Fila „Evaluare Salariati”

Modulul Salarii oferă urmatoarele functionalități:

 Calcul configurabil, cu formule definite de utilizatori, pentru: diverse tipuri de salarii (acord, regie, reparatii, plan productie, etc), sporuri salariale, premii, concedii medicale, concedii de odihna, retineri taxe si impozite datorate de angajat si de angajator catre stat, retineri personale datorate tertilor.

 Permite calculul invers al salariilor, de la net la brut si de la brut la brut+cheltuieli aferente angajatorului.

 Oferă toate rapoartele specifice unei aplicații de salarizare, cum ar fi statele de plată pentru avans, lichidare, concedii medicale, concedii de odihnă, fluturași, raporte centralizatoare, rapoarte configurabile, fisa salariatului;

 Asigură calculul salariilor pornind de la numărul orelor efectiv lucrate, înregistrate print-un sistem de pontaj și preluate automat în baza de date;

Fig. 1.1.6 Raport detaliat salarii

 Permite importul și exportul datelor din sau spre alte aplicații;

 Urmărește evidența salariaților și a cheltuielilor salariale pe centre de cost, bugete și/sau pe comenzi de producție sau servicii;

 Realizează operații automate pe loturi prin filtrarea de angajați după mai multe criterii pentru încărcare pontaje, încărcare bonusuri, încărcare indexări, etc;

 Permite planificarea bugetului de salarii prin realizarea de simulări – se pot introduce date ipotetice și ulterior se pot vizualiza noile costuri totale, per departamanete, per secții, per echipe de lucru sau per angajat;

 Asigură calculul automat și parametrizat al indemnizațiilor de concediu de odihnă și de concediu medical;

 Evidentă și calcul pentru mai multe tipuri de premii: brute, nete, premii de vacanță și stimulente. Se oferă calculul premiilor brute, pornind de la premiul net și salariul din lună, astfel încât premiul net stabilit să se adauge, fără a influența – prin mărirea de taxe și impozite – salariului lunar net.

 Plata drepturilor salariale se poate efectua printr-un transfer într-un cont/card bancar la alegerea salariatului. Există implementate procedurile pentru majoritatea băncilor care operează astfel de servicii.

 Asigura generarea automată a notelor contabile pentru contabilitatea financiară, pentru contabilitatea de gestiune și pentru contabilitatea instituțiilor bugetare.[2]

Fig. 1.1.7 Registru salarii

Modulul Retail

Acest modul este cu siguranță una din cele mai performante, complete și fiabile soluții de Retail existente pe piață.

Acesta oferă mai multe interfețe de vânzări și modalități de lucru: magazin, supermarket, stații benzină, stații GPL, fast-food, comenzi, eCommerce, servicii, vânzări "la caiet", etc.
Modulul de retail emite simplu, rapid și automat, în funcție de contextul utilizat, mai multe tipuri de documente: bonuri fiscale, facturi, bonuri de consum, avize de însoțire a mărfii, comenzi, modificări de prețuri, note de transfer, etc.

Interfața de vânzări constituie punctul de pornire în relația cu clienții, de aceea trebuie să asigure rapiditate și ușurință în operare, flexibilitate în rezolvarea cerințelor imediate ale clienților, transfer optim de date cu server-ul și dispozitivele periferice: case de marcat, scannere, cântare, display electronic, validatoare de bancnote etc. Modulul Retail îndeplinește toate premisele unei interfețe de vânzări operaționale, optime și eficiente.

Fig. 1.1.8 Previzualizarea modul Retail

Prezentarea caracteristicilor aplicației:

Preluarea comenzilor direct de la masă cu ajutorul dispozitivelor mobile (Tablet PC/PDA/PALM/Telefon) și a modulului Nexus.Mobile.Restaurant;

Soluție mobilă, cu Tablet PC, pentru comanda produselor la masă direct de către clienti;

Preluarea si gestionarea comenzii la secții (bucătărie, bar, pizzerie, etc) cu ajutorul imprimantelor departamentale și/sau mai eficient cu ajutorul unui POS specializat;

Posibilitatea modificării modului de preparare a produselor în momentul preluării comenzii de la client;

Posibilitatea modificării rețetei in momentul preluării comenzii de la client;

Transferul de produse intre Notele de plata cu confirmarea ospătarilor implicati;

Transferul Notelor de plată între ospătari (la predarea turei) cu confirmarea ospătarilor implicati;

Fig. 1.1. 9 Previzualizare Nota de plata

Gestionarea rezervărilor pentru mese, saloane sau întreg restaurantul. Preluare, raportare și avertizare;

Preluarea comenzilor la secții (bar, bucătărie, pizzerie, etc) cu ajutorul imprimantelor departamentale și/sau mai eficient cu ajutorul componentelor de monitorizare din Xecutive.Restaurant;

Comanda poate ajunge la secții prin tipărire pe imprimantele departamentale. Imprimantele putând fi legate la orice calculator din sistem/retea locală;

De asemenea, comanda poate ajunge la secție utilizând un calculator (touch-screen) legat în sistem;

Vizualizare mai bună și gestionare mai facilă a comenzilor primite;

Utilizatorul operează comenzile/produsele pregătite, astfel ospatarul ia cunostinta de aceasta de la interfata din restaurant fară a se mai deplasa la bucatarie;

Posibilitatea modificării modului de preparare a produselor în momentul preluării comenzii de la client;

La introducerea comenzilor pe note de plata se poate opta pentru fiecare produs în parte asupra modalității de preparare (fără sare, rece, etc);

Fig. 1.1.10 Transferul notelor de plata intre angajati

Posibilitatea modificării modului de preparare a produselor în momentul preluării comenzii de la client;

La introducerea comenzilor pe note de plată se poate opta pentru fiecare produs în parte asupra modalității de preparare (fără sare, rece, etc);

La adăugarea și eliminarea de materii prime în rețeta se poate prestabili dacă acesta să influențeze sau nu prețul de vânzare;

Interfața de vânzări proiectată pentru operarea cu ajutorul unui monitor touch-screen;

Transferul de produse intre Notele de Plată cu confirmarea ospătarilor implicați;

Transferul de produse între notele de plată deja existente;

Transferul de Notele de Plată între ospătari;

Se pot transfera printr-o singură operațiune toate notele deschise de la un ospătar la altul;

Gestionarea acestor cereri (aprobare/respingere cu trimiterea automata de e-mail de confirmare) se face cu ajutorul modului de rezervari online aflat in sectiunea de backOffice a sistemului.

Ospătarii pot monitoriza executarea comenzilor la secții;

Număr nelimitat de Note de plată deschise simultan pentru aceiași masă;

Un ospătar poate deschide mai multe note de plată simultan pentru aceiași masă;

Mai mulți ospătari pot deschide simultan note de plată pentru aceiași masă, fiecare gestionându-si doar notele proprii;

Căutare produse cu ajutorul sistemului de meniuri al interfeței;

Rapoarte pentru imprimante departamentale: încasări, note de plată, produse vândute per ospătar, masă, salon, total;

Stocurile de mărfuri și materii prime pot fi gestionate automat pe baza rețetelor;

Asistent pentru soluționarea automată a lipsei de stocuri de materii prime – aferente rețetelor produselor vândute;

Avertizări pentru expirarea produselor și pentru scăderea stocului sub pragul minim;

Fig. 1.1.11 Adaugarea materiilor prime in aplicatia Xecutive.Restaurant

Rapoarte pentru contabilitatea primară: NIR, Fisa de Magazie, Consumuri,etc;

Rapoarte pentru evidența stocurilor: fișa de magazie, fișa de magazie globală, fișa de centralizată, balanță, inventar, registrul stocurilor, expirare produse, necesar aprovizionare;

Fig. 1.1. 12 Actualizarea stocuri marfuri cu amanuntul

Avertizări pentru expirarea produselor și pentru scăderea stocului sub pragul minim;

Avertizări în momentul deschiderii modulelor aferente stocurilor;

Rapoarte speciale pentru expirarea produselor și pentru stocuri critice.[3]

Fig. 1.1.13 Situatie actualizare stocuri

Xecutive.SQL conține module specializate pentru raportatea automată a stocurilor critice, inclusiv mesaje pe SMS;

Calculul după mai multe metode și gestionarea comenzilor la furnizori;

Rapoarte pentru contabilitatea primară: NIR, Fisa de Magazie, Consumuri, etc. ·

Rapoarte pentru evidența stocurilor: fișa de magazie, fișa de magazie globală, fișa de centralizată, balanță, inventar, registrul stocurilor, expirare produse, necesar aprovizionare.

Fig. 1.1.14 Gestionarea stocurilor in aplicatia software Xecutive.Restaurant

Organizarea în detaliu a activității restaurantului

Amenajare restaurant: poziționare și selecție diverse modele de mese:

– Poziționare mese în cadrul salonului;

– Selecția pentru fiecare masă în parte a modelului dorit;

Fig. 1.1.15 Confirmari mod de lucru

– Pentru saloanele cu multe mese se recomandă crearea d.p.d.v. logic a mai multe saloane pentru o afișare cât mai aerisita a spațiului de lucru;

-Gestionarea meniurilor pentru ofertare/contractare evenimente (mese festive, reuniuni,etc);

– Configurare meniu de produse (discounturi, dimensiuni și culori butoane);

– Roluri prestabilite pentru utilizatori: ospătari, șefi de sală sau restaurant, bucătari,etc.

Fig. 1.1.16 Modalitatea de aranjare a meselor in aplicatia Xecutive.Restaurant

– Modulul de bucătărie pentru introducerea în stoc a produselor cu fabricație multi-portie, de ex.: ciorbe, dulciuri, aluat, etc.

Fig. 1.1.17 Configurare meniu produse

Configurare meniu de produse (discounturi, dimensiuni si culori butoane):

– Se poate bloca vizualizarea și folosirea unor produse în interfața de vânzari;

– Pe clase de produse se pot stabili discounturi pentru:

– Fidelizare;

– HappyHour;

Fig. 1.1.18 Configurare ingrediente necesare meniurilor din restaurant

– Se poate seta dimensiunea butoanelor de selecție a produselor;

– Pentru fiecare produs în parte sau pentru clase întregi de produse se pot stabili dimensiunea și culoarea fonutului de afișare în meniu;

– Roluri prestabilite pentru utilizatori: ospătari, șefi de sală sau restaurant, bucătărie,etc;

– În funcție de rolul stabilit unui utilizator acestuia i se acorda sau nu anumite drepturi în utilizarea și configurarea aplicației;

– Autentificarea utilizatorilor cu parola și/sau card;

– Alocare meselor pe ospătari;

Fig.1.1.19 Configurare meniu produse

Fidelizare clienții

– Identificarea clienților după cardul de fidelitate;

– Se poate oferi sau restricționa posibilitatea acordării de discounturi pe baza cardului de fidelitate;

– Discounturi pe clase de produse :

– Happy hour (ora veselă);

– Pe baza cardului de fidelitate.

– Discount liber oferit de ospătar pe produs sau pe nota de plată;

– Se poate oferi sau restricționa posibilitatea acordării de către ospătari de discounturi;

-Acordarea celor două tipuri de discounturi libere, pe produs și pe notă, poate fi restricționată de tipul de casă de marcat folosită. Mai exact, există drivere de case de marcat care nu au implementate aceste funcții;

Soluție fiscală

– Tipărire Bonuri Fiscale pe diverse tipuri de case de marcat (regim imprimantă fiscală);

– Casele de marcat integrate sunt următoarele:

– Activa ; – Optima ;

– Datecs; – Partener ;

-Euro; – Riel;

– Elka; – Sapel;

– Eltrade; – Novitus.

Controlarea activității curente

– Monitorizarea restaurantului cu ajutorul interfeței de vânzări – timpi de așteptare, vânzări pe mese, note deschise/închise/la plată;

– Interfața de vânzări este realizată astfel încât să poate fi folosită și pentru monitorizarea vizuală a activității restaurantului;

– Pentru notele deschise este afișat timpul, cu ajutorul unui cursor grafic parametrizabil, de când a fost luată ultima comandă;

– Pentru notele la plata este afișat timpul, cu ajutorul unui cursor grafic parametrizabil, de când a fost închisa nota de plată (emis bonul fiscal);

– Se afișează valoarea și numărul notelor de plată deschise pe o masă.

– Icon pentru fiecare masă cu ajutorul căruia se deschide istoricul și statusul mesei:

Note închise – ospătar, componentă, valoare;

Note deschise – ospătar, componentă, valoare;

Note la plata – ospătar, componentă, valoare;

Rezervări.[4]

Fig. 1.1.20 Controlarea activitatii curente

Rapoartele generate de aplicația software Xecutive.Restaurant

Modulul Rapoarte este un instrument complex care oferă o analiză statistică avansată în timp real a activității restaurantului, permițând utilizatorilor să acceseze și să analizeze rapid informații corecte.

Analiza complexă a firmei urmărește evoluția ariilor principale de activitate: bilanțul activității economice, diagnostic al activității financiare, bugete de cheltuieli, centre de profit, furnizori, clienți, stocuri, costuri personal. Acest modul  include o suită integrată de instrumente, servicii, metode pentru accesarea, stocarea/exportul, analiza și interpretarea complexă a datelor companiei.

Fig. 1.1.21 Exemplu de rapoarte

Modulul Rapoarte prezintă multiple avantaje pentru analiza economico-financiară și ascensiunea economică a restaurantului:

– Accesarea de informații corecte în timp real din ariile de activitate relevante ale restaurantului sub diferite forme: rapoarte, tabele de date, reprezentări grafice customizabile cu opțiuni de filtrare/grupare/ordonare cu posibilitatea copierii, salvării și exportului de date în diferite formate: PDF, XLS, DOC, RTF, XML, BMP, PNG, JPEG, GÂF, TIFF;
– Consultarea și analiza stării economice și financiare a restaurantului prin intermediul bilanțului anual;

– Organizarea optimă și eficientă a resurselor financiare companiei prin planificarea bugetelor de cheltuieli;

– Evaluarea performanțelor financiare ale companiei prin prisma centrelor de profit;

– Diagnosticarea situațiilor problema în dezvoltarea firmei, identificarea nivelului de dezvoltare pe plan economico-financiar în vederea eliminării cauzelor disfuncționalităților, creșterii performanțelor activității companiei;

– Creșterea vânzărilor și dezvoltarea afacerilor prin instrumentul puternic de analiză a clienților;

– Management-ul eficient al activității de aprovizionare cu bunuri și de asigurare a necesarului de servicii prin intermediul intrumentului de analiză a furnizorilor 
– Prin accesarea datelor în timp real și interpretarea datelor cu utilitare complexe de analiza se oferă un suport puternic pentru înțelegerea activităților economice ale companiei și luarea de decizii optime în vederea dezvoltării afacerilor firmei. [4]

Furnizarea informațiilor importante și corecte la timp și diagnosticarea situațiilor critice ale companiei susțin luarea de decizii cu mai multă încredere și într-un ritm mai rapid, contribuind astfel la creșterea productivității și performanțelor economice ale companiei;

Fig. 1.1.22 Rapoartele ce pot generate de aplicatia Xecutive.Restaurant

Rapoartele On-Line pot fi vizualizate pe telefon sau pe orice alt dispozitiv mobil conectat la internet cu ajutorul aplicației Xecutive.Mobile.Restaurant.

Rapoarte detaliate de vânzări,consumuri, statistici, necesar aprovizionare, rezervare, cu posibilitatea de export în cele mai populare formate: Word, Excel, PDF;

Rapoarte de operare a utilizatorilor pentru urmărirea activității acestora în sistem informatic;

Rapoarte de analiză grafică legate de statistica vânzărilor (nr. clienți, profit, etc);

Anulare și retur produse de pe notele de plată;

Fig. 1.1.23 Raport Vanzari- Incasari

Rapoarte detaliate de vânzari, consumuri, statistici, necesar aprovizionare, rezervari cu posibilitatea de export in cele mai populare formate: Word, Excel, PDF, etc;

Fig. 1.1.24 Raport Vanzari-Clienti

Fig. 1.1.25 Raport Analiză grafică

Aplicația oferă în plus și posibilitatea încărcării rapoartele care au fost predefinite deja, așa cum este prezentat în figură de mai jos:

Fig. 1.1.26 I Încărcarea modelelor predefinite în aplicație

1.1.2. POSnet

POSnet este un soft Point of Sale special conceput pentru restaurante și localuri de tip fast food.

Fiind ușor de utilizat și robust în același timp,  POSnet Soft Restaurant reprezintă alegerea corectă pentru orice activitate ospitalieră. Această soluție oferă simplitate în managementul restaurantului.

Fig. 1.1.27 Soft restaurant-interfata de vanzare

POSnet este utilizat de sute de clienți din România și Europa care folosesc software-ul pentru restaurante. Acești clienți se bucură de beneficiile aduse de acest tip de produse, indiferent de domeniul de activitate: restaurante, fast food sau catering.

Soft Restaurant POSnet oferă avantajul realizării unei  gestiuni totale a activității restaurantului, obținând un flux informațional complet, de la recepția mărfurilor până la vânzarea acestora, trecând prin toate etapele necesare (note de recepție, fișe de magazie, raport de producție, etc.) și vine în sprijinul managerului prin eliminarea inventarelor manuale ce sunt consumatoare de timp.[5]

Fig. 1.1.28 Soft restaurant- Raport de producție

Interfața simplă, complet configurabilă pentru orice locație, face ca preluarea comenzilor să fie rapidă și precisă. Mesele sunt reprezentate grafic, exact așa cum sunt amplasate în restaurant, iar categoriile și produsele au alocate imagini pentru o identificare rapidă.

Funcțiile de împărțire a notei de plată, transfer, condimente, mențiuni de preparare sunt disponibile în același ecran, numărul de apăsări fiind astfel semnificativ reduse.

Fig. 1.1.29 Borna pe care este instalata aplicatia POSnet

POSnet generează în mod automat situația stocurilor, fișe de produs, NIR-uri, bonuri de consum, rapoarte de producție, calculează costul materiilor prime și adaosul comercial practicat.

Gestiunea restaurantului este realizată prin metoda specifică domeniului ospitalier  FIFO (First În – First Ouț ).

Situațiile sunt generate pe magazii și tipuri de produs (Mărfuri, Produse Finite, Materii Prime), astfel încât departamentul de contabilitate are întodeauna la dispoziție informații clare și actuale.[5]

Comanda este preluată direct de la masă

Întegrând funcționalitatea unui sistem POS într-o formă compactă, soft-ul POSnet Mobil este ușor de folosit și permite angajaților să petreacă mai mult timp alături de clienți contribuind astfel la creșterea vânzărilor.

Conexiunea se realizează prin Wi-Fi, trimiterea datelor se efectuează instantaneu, chiar și la distanțe de 350m fată de router.

Folosind aceste echipamente se evită două probleme majore ale altor sisteme și realizîndu-se preluarea comenzilor.

Pot fi vizualizate și analizate în timp real vânzările, produsele și prețurile din propriul restaurant. Indiferent de distanță, de pe telefonul mobil sau de pe laptop, aplicația poate fi acesata ușor, instant, din orice navigator web, pentru a putea afla informațiile dorite.

Secțiunea de raportare permite alegerea din zeci de rapoarte puse la dispoziție și vizualizarea informațiilor dorite sub formă tabelară, cât și grafică.

Fig. 1.1.30 Exemplu fisa de produs

Multi-magazie

Sistemul de gestiune oferă posibilitatea definirii mai multor magazii și gestiuni, pentru a putea fi obținute informații clare asupra stocurilor pe departamente: Bar, Bucătărie, Magazie Principală etc. Intrările și recepția mărfii se pot face direct în gestiunile Bar, Bucătărie sau într-o magazie principală de stocare. Pe baza necesităților de consum, marfa poate fi transferată ulterior către alte gestiuni.

Fig. 1.1.31 Multi-magazie

Stoc cantitativ și calitativ

Stocul este reprezentat atât cantitativ, cât și valoric, pentru fiecare magazie în parte sau pe total unitate. Valoarea stocului este calculată folosind media ponderată a valorii de intrare pentru fiecare produs in parte.

Fig. 1.1.32 Previzualizare stocuri

Inventar

Descărcarea gestiunii se face folosind metoda FIFO, specifică domeniului de activitate. Folosind această metodă restaurantul obține în timp real costurile de producție ale produselor și determină marginea de profit.

Fig. 1.1.33 Previzualizare inventar

Nota de intare receptie

Pe baza documentelor de intrare aplicația calculează și afișează în mod automat Nota de intrare recepție pentru mărfuri sau materiale.

Fig. 1.1.34 Exemplu de nota de receptie pentru marfuri si materiale

Fișa produs

Pentru fiecare produs în parte aplicația permite raportarea de tip fișă produs pentru o anumită perioadă selectată de utilizator, fiind astfel evidențiate toate acțiunile (intrări, vânzări, consum, pierderi) din acea perioadă.

Fig. 1.1.35 Exemplu Fisa produs

Prețul materiilor prime

Prețul materiilor prime variază în funcție de perioada aleasă sau în funcție de furnizor, POSnet calculând în timp real costul de producție, astfel încât în orice moment restaurantul poate lua decizii corecte legate de stabilirea prețului final și menținerea marginii de profit.[6]

Fig. 1.1.36 Exemplu de raport-preturi materii prime

Profitul lunar generat de un produs

Atunci când informațiile sunt prezentate clar, managementul are o bază solidă pentru luarea deciziilor de promovare a anumitor produse, achiziții în cantități mai mari pentru micșorarea prețurilor sau achiziții în cantități mai mici pentru limitarea deprecierilor.

În orice situație POSnet soft restaurant poate oferi o imagine precisă asupra afacerii.

Fig. 1.1.37 Exemplu raport-profitul lunar generat de anumite produse

Multiple unități de producție

POSnet poate gestiona mai multe unități de producție, permițând astfel producerea de semipreparate într-o locație și apoi folosirea semipreparatelor în alte locații de desfacere în cadrul altor produse finale, existând astfel evidența stocurilor în fiecare unitate.

Livrări la domiciliu

POSnet identifică clientul și adresa acestuia pe baza numărului de telefon de pe care se face apelul. Folosind acest modul se elimină timpii morți în care se preiau toate informațiile livrării (adresă, punct de reper,număr de tel, etc.), se reduce posibilitatea unei erori și relația cu clienții este mult îmbunătățită.

Fig. 1.1.38 Exemplu- livrare la domiciliu

Manager comenzi

Managerul de comenzi oferă controlul total al comenzilor în desfășurare, indicând cartierul, adresa și timpul promis pentru fiecare comandă. Comenzile care depășesc timpul promis sunt evidențiate astfel încât alocarea acestora se face prioritar catre un agent de livrare.

Din interfața de management se urmărește în timp real timpul petrecut de un angent in livrare, astfel se estimează timpul de întoarcere si se pot aloca livrări către agent chiar înainte ca acesta să se întoarcă.

Starile comenzilor sunt evidențiate si prin culori, la o simplă privire se indentifică rapid comenzile care sunt in lucru, comenzile care sunt gata și pregătite de livrare, comenzile alocate unui agent și comenzile care se află în livrare.[6]

Fig. 1.1.39 Manager Livrari

Rapoarte

Raport privind livrările grupate pe agenți

Raportul livrărilor pe agenți de livrare oferă informații legate de numărul de comenzi, timpul mediu de transport al fiecărui agent. Raport de o importanță majoră în stabilirea eficienței transportului și identificarea șoferilor care nu performează. Acest raport se poate filtra pe un anumit cartier precum și tipuri de livrare.

Fig. 1.1.40 Raport-livrari grupate pe agenti

Raport privind livrările gupate pe tipul de livrare

Fiecare comandă poate să facă parte dintr-un anumit tip definit de utilizator, de exemplu: online, telefonic, protocol, take away. Raportul centralizează livrările pentru fiecare tip în parte și oferă numărul de comenzi și media notelor de plată.

Fig. 1.1.41 Raport livrare in functie de tipul livrarii

Raport Istoric Livrări

Istoricul Livrărilor afișează toate comenzile procesate intr-o anumită periodă filtrate dupa cartier, agent de livrare, operator telefonic sau tip livrare, permitând cautări după numar de telefon, nume client.

Fig. 1.1.42 Raport Istoric livrari

1.1.3 FREYA RESTAURANT

Freya Restaurant oferă o soluție completă pentru administrarea rapidă și fără erori a restaurantelor, fast-food-urilor, cantinelor, ceainăriilor, pizzeriilor și a tuturor celorlalte unități de servire din domeniul HoReCa, indiferent de dimensiuni.[7]

Fig. 1.1.43 Interfata aplicatiei software Freya Restaurant

Caracteristici principale:

Este ușor de utilizat;

Preia rapid comenzile;

Afișează customizat produsele din meniu și rețetele de preparare a produselor;

Fig. 1.1.44 Fila Catalog produse

Are module de implementare a sistemelor de fidelizare a clienților;

Scade automat din stoc produsele comandate, la închiderea notei de plată;

Afișează rapid rapoartele de încasări pentru fiecare operator, indiferent de modalitate de încasare;

Înregistrează comenzile în baza de date;

Inventariază automat produsele;

Gestionează comenzile de protocol;

Emite, vizualizează și gestionează facturi și chitanțe;

Definește filtre de prețuri și de oferte happy hours;

Tipărește bonuri de comandă, bonuri retur și note de plată;

Emite rapoarte legate de orice aspect al afacerii: încasări, stocuri, vânzări, personal, etc;

Securizează datele;

Fig. 1.1. 45 Fila Nota receptie

Suportă un număr nelimitat de utilizatori, secții de preparare/ anexe/ stocuri, rapoarte, mese, promoții, clienți.[7]

Emite rapoarte care arată cât a vândut fiecare ospătar, ce produs se vinde mai bine, câte produse mai sunt pe stoc, detalii personal (plata salariului, consumație individuală, etc.), detalii furnizori (facturi, restanțe, plăți), detalii despre comezi, etc.

Fig. 1.1.46 Previzualizarea rapoartele ce por fi generate in Freya Restaurant

Fig. 1.1.47 Raport Vanzari pe ore

1.1.4 HORECA MANAGER

Horeca Manager este o soluție software care permite urmărirea, controlul și reglarea activităților din restaurante, fast food-uri prin controlarea activităților de la materii prime în timp până la vânzare, toate în timp real.

Fig. 1.1.48 Interfata aplicatiei software Horeca Manager

Caracteristicile aplicației:

Calculul în timp real al stocurilor de marfă (cantitativ și valoric);

Controlul vânzărilor pe ospătar în timp real (cantitativ și valoric);

Controlul vânzărilor totale în timp real (cantitativ și valoric);

Rapoarte cantitativ – valorice – procentuale pe grupele de produse și pe fiecare produs în parte;

Listare NIR la preț de achiziție sau de vânzare;

Fisa Magazie pe produs pe perioada;

Reducerea erorii umane în calculul notelor de plată și a stocurilor;

Eliberarea automată a bonurilor fiscale;

Siguranța datelor – aplicația oferă siguranța datelor în sistem în raport cu nivele de acces distincte pentru angajat și pentru administrator;

Promptitudine și reacție rapidă la comenzile utilizatorilor;

Se pot utiliza un număr nelimitat de produse grupate în categorii;

Interfața foarte prietenoasă, customizabilă pentru fiecare client;

Reducerea costurilor prin o corectă gestionare a materiilor prime, având la dispoziție rapoartele de consum pentru a putea alcătui o comandă de aprovizionare;

Controlul angajaților;

Dată și ora intrării în tura precum și a ieșirii, numărul de comenzi servite, valoare vânzări desfășurată pe categoriile de plată;

Softul funcționează și pe varianta mono post– un singur calculator sau în varianta de rețea.[9]

Cel mai important avantaj este controlul de oriunde din lume cu ajutorul internetului. Prin simpla conectare pot fi vizualizate in timp real rapoartele cu privire la diferite situații din restaurant.

Fig. 1.1.49 Raport Vanzari raportate la ora

1.1.5 MicroERP pentru Restaurante

MicroERP este un soft destinat gestionării activităților din restaurante și magazine. Analizele de vânzări, calculele de profit și situațiile de stoc oferite de program dau o imagine exactă asupra direcției în care se îndreaptă afacerea întreprinderii, oferindu-i întreprinzătorului posibilitatea de a interveni, atunci când situația dată o cere.

Fig. 1.1.50 Interfata aplicatiei software MicroErp

MicroErp generează toate actele de contabilitate primară, recepții, facturi, bonuri de casă și bonuri de consum corelate cu normele de aplicare în vigoare. Modulul de Încasări și plăți vă oferă posibilitatea de a ține evidența facturilor de plătit către furnizori, și a facturilor de încasat. Atât varianta de soft restaurant cât și cea de soft magazin beneficiază de un sistem cu posibilități complexe de fidelizare, care să ajute întreprinderea sa simuleze vânzările.[11]

Fig. 1.1.51 Previzualizarea unei comenzi din restaurant in aplicatia software MicroRestaurant

Stabil si usor de utilizat, flexibil si cu foarte multe facilitati, MicroRestaurant a fost gandit pentru a optimiza si a eficientiza activitatea din locatiile restaurant, magazin sau fastfood. Cu MicroRestaurant se asigura controlul angajatilor, se poate afla in orice moment cate comenzi a preluat fiecare ospatar si cati bani s-au incasat, de asemenea se pot afla informatii cu privire la situatia exacta a stocurilor si a necesarului de aprovizionat.

Comenzile de bucatarie sunt defalcate automat si trimise spre imprimantele de bar bucatarie – comenzile de bucatarie.

Fig. 1.1.52 Previzualizarea meselor din restaurant in aplicatia software MicroRestaurant

Pentru o viteză și mai mare în preluarea și prelucrarea comenzilor, se pot folosi dispozitivele mobile de preluarea a datelor. Comanda este preluată pe dispozitivul mobil și trimisă automat spre imprimanta de bar/bucătărie. Încasarea se poate face direct de pe dispozitivul mobil, cu listarea bonului. Stocurile sunt descărcate automat în momentul finalizării comenzii.[12]

Caracteristicile generale ale aplicației:

Interfața de vânzare este optimizata pentru touchscreen;

Posibilitatea de definire unui număr nelimitat de mese și săli;

Număr nelimitat de tranzacții simultane;

Amenajare restaurant, poziționare și selecție modele de mese;

Controlul stocurilor, evidențierea clară a retururilor;

Posibilitate definire stoc minim;

Rețetar, modalități de preparare, indicații de preparare;

Posibilitatea închiderii unei note de plată pe protocol;

Posibilitate împărțire nota de plată, note de plată multiple pe aceeași masă;

Posibilitate transfer produse între mese sau locații;

Trimiterea comenzilor specifice către imprimanteledepartamentale(bar,bucătărie,etc);

Posibilitate acordare discount Ad-Hoc;

Emitere nota de plată sau/și bon fiscal;

Generare factură pe baza bonului de casă;

Încasare cu metode multiple de plată (card, cash, tichete de masă);

Evidenta strictă a comenzilor și încasărilor pe ture și ospătari;

Posibilitate funcționare aplicație în rețea, lucru cu mai multe puncte de vânzare;

Posibilitate control/lucru prin internet.

Controlul angajaților

Controlul strict al vânzărilor și stocurilor pe fiecare ospătar;

Controlul retururilor, evidențierea clară a retururilor pe ospătar;

Controlul protocolurilor, evidențierea clară a protocolurilor pe ospătar;

Identificare pe bază de parolă, card magnetic sau iButton;

Evidenta clară a turelor pe ospătari;

Evidențierea vânzărilor pe fiecare tură și ospătar;

Generare raport la sfârșit de tură cu totalul comenzilor efectuate, modalitățile de încasare și retururile efectuate;

Fig. 1.1.53 Controlul angajatilor

Controlul stocurilor

Lista stocuri la orice dată și oră;

Evidența cantitativ valorică a stocurilor;

Afișare lista stoc la imprimantă departamentală;

Controlul stocurilor la intrare și la ieșire din tură;

Fig. 1.1.54 Situatia stocurilor in aplicatia software MicroRestaurant

Export listă stocuri in Pdf, Word, Excel;

Posibilitate definire număr nelimitat de gestiuni;

Fig. 1.1.55 Configurare lista articole

Posibilitate configurare stoc minim/stoc maxim;

Posibilitate generare automată comanda completare stocuri după stoc minim;

Posibilitatea scădere stoc după mai multe puncte de vânzare/gestiune;

Fig. 1.1.56 Stoc initial in aplicatia software MicroRestaurant

Siguranța datelor

Backup automat a bazei de date a programului;

Salvarea centralizată a tuturor operațiunilor și documentelor;

Posibilitate rulare program folosind server integrat de baza de date;

Posibilitate definire mai mulți utilizatori, cu acces la anumite module ale aplicației;

Fig. 1.1.57 Configurare clienti in cadrul aplicaiei software MicroRestaurant

Extensie producție

Balanța stocuri;

Raport de producție;

Fig. 1.1.58 Raport de gestiune

Determinare cost producție după metoda FIFO;

Raport consumuri pe gestiuni;

Fig. 1.1.59 Raport de inventariere

Raport consumuri pe tipuri încasări (consum general);

Raport consumuri pe tipuri încasări (consum general);

Promoții și fidelizare

Generare promoții valabile pe anumite perioade;

Generare și gestionare promoții de tip HappyHour;

Posibilitate definire tipuri de clienți, acordare discount după tipul de client;

Posibilitatea acordare discount pe grupa de produse;

Posibilitatea acordare discount pe subgrupa de produse;

Posibilitatea acordare discount pe un anumit articol;

Posibilitatea acordare discount pe grupa de produse și client;

Posibilitatea acordare discount global;

Gestionare carduri de fidelitate acordate clienților;

Posibilitate definire de număr nelimitat de carduri de fidelitate;

Posibilitate definire număr neliminat de tipuri de carduri și discounturi atașate;

Posibilitate definire prag de dobândire card de fidelitate(anumit volum de vânzări).

ForIT FORM RESTAURANT

ForIT – Forms Restaurant este o soluție completă pentru gestiunea stocurilor și controlul vânzărilor în magazine, restaurante,cantine, etc.

Fig. 1.1.60 Borna pe care instalata aplicatia software ForIT Form Restaurant

ForIT – Forms Restaurant permite întocmirea tuturor documentelor necesare gestiunii cu amănuntul și cu ridicată:

factura, factura proformă;

bon fiscal, chitanță, dispoziție de casierie, ordin de plată;

aviz, nota de recepție, bon de consum, bon de transfer;

proces verbal de modificare preț, proces verbal de deteriorare, proces verbal/lista de inventariere;

raport de gestiune, fisa de magazie;

registru de casă;

rețetare.

Fig. 1.1.61 Previzualizarea unei comenzi in aplicatia software Foritforms Restaurant

Aplicația permite integrarea caselor de marcat (ALCAS, ACTIVĂ, DATECS, EURO, ELTRADE, ELKA, SAM4S, TOTAL, etc.), cantarelor electronice (cu coduri de bare) și cititoarelor de coduri de bare. De asemenea, programul permite generarea și tipărirea etichetelor cu coduri de bare.[13]

Fig. 1.1.62 Principalele puncte cheie ale aplicatiei

Interfața de vânzare (POS) dispune de următoarele facilități:

adăugare produse din catalogul de produse, anulare produse;

acordare reducere;

mai multe modalități de plată: numerar, tichete și card (lista tichetelor este configurabila);

tipărire notă de comandă (restaurant, fast-food, pizzerii);

emitere bon fiscal;

emitere factura pe baza bonului fiscal;

rapoarte detaliate: vânzări produse, bonuri fiscale emise, produse anulate, bonuri anulate;

rapoarte per vânzător (sau ospătar).

Fig. 1.1.63 Previzualizarea dispunerii meselor din restaurant

Interfața restaurant/mese

Modulul Restaurant permite definirea și aranjarea unui număr nelimitat de săli și mese. De asemenea, se poate defini și lista ospătarilor și modul de autentificare a ospătarilor. Aplicația permite integrarea cititoarelor de carduri magnetice pentru ospătari, dar poate funcționa și cu parole simple introduse cu ajutorul tastaturii.

Nomenclator produse

Produsele se definesc automat în timpul întocmirii documentelor. De asemenea, produsele pot fi importate din baze de date externe. Nomenclatorul produselor se poate sorta și filtra după orice informație stocată în profilul produsului.

Fig. 1.1.64 Nomenclatorul produselor

Întocmirea documentelor

Datorită interfeței prietenoase și intuitive, documentele se întocmesc foarte ușor. Datele introduse se memorează automat și ulterior se auto-completează. Programul permite predefinirea valorilor câmpurilor implicite (de exemplu:  modalitatea de plată, termenul de plată, casier, gestionar, etc.) pentru fiecare tip de document.  Seriile și numerele de înregistrare se pot configura și se pot asocia la fiecare tip de document în parte.

Programul dispune de facilități de căutare avansată după fiecare câmp al fiecărui tip de document.

Pe lângă facilitățile avansate de previzualizate și tipărire, documentele întocmite se pot exporta în format PDF și se pot trimite prin e-mail (că fișier atașat).[14]

Securitatea datelor și a operațiilor efectuate

Pentru fiecare utilizator, programul permite configurarea funcțiilor pe care acesta poate să folosească. De asemenea, aplicația memorează toate operațiile efectuate de fiecare utilizator.

Aplicația dispune de facilități de salvare și restaurare a bazelor de date.

Avantaje:

permite întocmirea tuturor documentelor necesare gestiunii cu amănuntul/cu ridicată;

stoc în timp real (în orice moment) pe baza documentelor de intrare/ieșire;

elimina bonurile fiscale emise greșit (cu sume sau cantități mari);

control total asupra vânzărilor și stocurilor;

produsele nu mai trebuie programate în casa de marcat, doar se definesc din program.

Fig. 1.1.65 Modalitatile de functionare ale aplicatiei ForIT – Forms Restaurant

Soluție POS pentru Restaurante

Aplicație software ce oferă un real suport în activitatea de vânzare a restaurantelor, magazinelor, oferind funcționalități precum:

– Personalizare amplasare mese;

Fig. 1.1.66 Modalitatea de dispunere a meselor din restaurant in aplicatia POS

– Vizualizare status masă;
– Setare drepturi de acces; 
– Acces securizat la POS pe bază de parolă sau card de acces;
– Personalizare preparare produse;
– Preluare comenzi atipice (Open item);
– Tiparire bonuri secție (pentru bar, bucătărie);
– Modul CRM – Gestionare bază de date de clienti;

Fig. 1.1.67 Prezentarea generala a aplicatiei POS

– Activare promoții personalizate pe clienți;
– Rezervări clienți;
– Utilizare carduri de fidelizare;
– Evidențiere puncte bonus;
– Preturi promoționale produse;
– Activare Happy Hour;
– Emitere notă de plată;

Fig. 1.1.68 Previzualizarea unei comenzi in aplicatia POS

– Emitere factură din POS;
– Utilizare forme de plată diverse (numerar, card, tichete de masă);
– Rapoarte POS diverse că de exemplu:  Încasări pe forme de plată, Încasări pe categorii de produse, Încasări pe client, Încasări pe centre de venit, Încasări pe operatori/Forme de plată, Operatori/număr tranzacții, Operatori/Produse anulate, Încasări/Oră, Clienți/Oră, X Produse Gestiuni, Arhiva Z.[13]

Compatibilitate cu alte aplicații necesare într-un restaurant

Aplicația de gestiune – control al gestiunii, analiză, raportare și planificare;

Marcaj mobil – preluare comenzi de pe dispozitive mobile, direct de la masa clientului;

Kitchen Screen – vizualizare comenzi pe un ecran din bucătărie.

Fig. 1.1.69 Compatibilitatea cu alte aplicații din restaurant

Fundamentarea soluției alese pentru gestionarea activității unui restaurant debutant

În cadrul subcapitolul 1.1 au fost analizate 7 softuri pentru gestionarea activității unui restaurant. Acestea sunt:

Xecutive.Restaurant;

POSnet;

Freya Restaurant;

Horeca Manager;

MicroERP pentru restaurante;

ForIT Form Restaurant;

Soluție POS pentru restaurante.

Dintre acestea, pentru restaurantul S.C GAROFIȚA S.R.L-D, am ales ca și soluție de gestionare a activității și angajaților acestuia, soluția Xecutive.Restaurant, o soluție software performanță, completă și fiabilă. Printre cele mai importante caracteristici ale sale se numără: gestioanarea rezervelor penru mese, saloane sau întregul salon, controlul vânzărilor per ospătar în timp real, obținerea unor rapoarte clare pe grupe de produse și pe fiecare produs în parte etc.

In comparatie cu celelalte 6 aplicatii software analizate in capitolul anterior, Xecutive.Restaurant se deosebeste de acestea prin:

Fiabilitate și siguranță;

Interfață mult mai bine structurata și mai ușor de înțeles;

Obținerea mai multor tipuri de rapoarte.

De asemenea, Xecutive.Restaurant este cu siguranță una din cele mai performante, complete și fiabile soluții de Retail existente pe piață, oferind interfețe de vânzare și modalități de lucru utile pentru : restaurante, magazine, supermarket-uri, benzinării ,etc.

Este o soluție software care se ocupă cu gestionarea activității unui restaurant alt tip de unitate de alimentație publică. Oferă evidentă și control, la cele mai înalte standarde de performanță și securitate.

Restaurant.Nexus ERP oferă soluții complete de management pentru: restaurant a la carte, comenzi & livrări catering, linie servire catering/fast-food/bar și gelaterie.
Aplicația este ușor de utilizat, modernă și oferă toate facilitățile necesare pentru a vă conduce eficient și rentabil afacerea.

Caracteristicile aplicației Nexus Restaurant sunt următoarele:

Creșterea operativității angajaților :

– Preluarea comenzilor direct de la masă cu ajutorul dispozitivelor mobile (Tablet PC/PDA/PALM/Telefon) și a modulului Nexus.Mobile.Restaurant;

– Soluție mobilă, cu Tablet PC, pentru comanda produselor la masa direct de către clienți;

– Preluarea și gestionarea comenzilor la secții (bucătărie, bar, pizzerie, etc) cu ajutorul imprimantelor departamentale și/sau mai eficient cu ajutorul unui POS specializat;

– Posibilitatea modificării modului de preparare a produselor în momentul preluării comenzii de la client;

– Posibilitatea modificării rețetei în momentul preluării comenzii de la client;

– Transferul de produse între Notele de plată cu confirmarea ospătarilor implicați.[15]

Fig. 1.2.1 Fila „Interfata vanzari”

– Transferul Notelor de plată între ospătari (la predarea turei) cu confirmarea ospătarilor implicați.

– Gestionarea rezervarilor pentru mese, saloane sau intreg restaurantul. Preluare, raportare si avertizare.

Gestionarea eficientă a materiilor prime

– Gestionarea eficientă a materiile prime;

– Stocurile de mărfuri și materii prime pot fi gestionate automat pe baza rețetelor;

– Asistent pentru soluționarea automată a lipsei de stocuri de materii prime-aferente rețetelor produselor vândute;

– Avertizări pentru expirarea produselor și pentru scăderea stocului sub pragul minim;

– Soluție de inventariere rapidă;

– Rapoarte pentru contabilitatea primară: NIR, Fișa de Magazie, Consumuri, etc;

– Rapoarte pentru evidența stocurilor: fișa de magazie, fișa de magazie globală, fișa de centralizată, balanță, inventar, registrul stocurilor, expirare produse, necesar aprovizionare.

Fig. 1.2.2 Fila „Rețete restaurant”

Organizarea în detaliu a activității restaurantului

Amenajarea restaurantului: poziționare, selecție și aranjare diverse modele de mese;

Gestionarea meniurilor pentru ofertare/contractare evenimente (mese festive, reuniuni, etc)

Configurarea meniului de produse (discounturi, dimensiuni și culori butoane).

Prestabilirea rolurilor pentru angajați: ospătari, șefi de sală sau restaurant, bucătari, etc.

Fig. 1.2.3 Vedere de ansamblu privind poziționarea meselor

Oferire recompense pentru clienții fideli

Identificarea clienților după cardul de fidelitate (bronze, silver, gold, platinum) și oferirea de discounturi diferențiate pe clase de produse și tip de card;

Configurator de promoții(de ex.: 2 la preț de 1, la 2 cumpărate un alt produs cadou, etc);

Discounturi de tip Happy Hour oferit pe clase de produse;

Discounturi de tip Meniu Complet oferit pe grupe selectate de produse;

Discount liber oferit de ospătar pe produs sau pe nota de plată.

Fig. 1.2.4 Fila „Fidelizare Clienti”

Controlarea activității curente

– Monitorizarea restaurantului în timp real cu ajutorul interfeței de vânzări – timpi de așteptare, vânzări pe mese, note deschise/închise/la plată;

– Rapoarte On-Line sau pe un alt dispozitiv mobil conectat la internet cu ajutorul Nexus.Mobile.Restaurant;

– Rapoarte detaliate de vânzări, consumuri, statistici, necesar aprovizionare, rezervări, etc. cu posibilitatea de export în cele mai populare formate: Word, Excel, PDF,etc.

– Rapoarte de operare a utilizatorilor pentru urmărirea activității acestora;

– Rapoarte de analiza legate de statistică vânzărilor (nr. clienți, profit,etc).

– Anulare și retur produse cu confirmarea șefului de salon sau restaurant.

– Monitorizarea restaurantului prin LOG-uri (istoric) de operare grupate de utilizatori și operații efectuate de aceștia (ștergeri, anulari, etc). [15]

Gama extinsă de funcționalități

Rezervări și comenzi Catering direct;

Aplicația are capacitatea gestionarii centralizate a unei rețele sau a unui complex de restaurante;

Generarea automată de articole contabile pentru înregistrarea cumpărărilor și vânzărilor;

Evidenta șoldurilor la furnizori și a fiselor de furnizori;

Registrul de Casă, Jurnal Bancă, Compensări, etc.

Siguranță și securitatea datelor oferită de unul din cele mai performante servere de baze de date existente;

Posibilitatea de lucru cu serverul de date aflat la distanță printr-o conexiune la internet.

Aplicația îndeplinește toate premisele unei interfețe de vânzări operaționale, optime și eficiente.

Aplicatia poate fi echipata ulterior cu module suplimentare, in functie de evolutia afacerii. Astfel, se pot planifica etapele investitiei in hardware si software, corelat cu nevoile existente in fiecare etapa:

Nexus Retail

Fig. 1.2.5 Prezentarea generala a aplicației Nexus Retail

Xecutive Retail este o soluție modulară atât din punct de vedere al licențierii cât și din punct de vedere al gestionării drepturilor de operare asupra unuia sau altuia din module.

*

Fig. 1.2.6 Aplicatia Nexus instalata pe o casa

Aplicația Nexus Retail este împărțită în două tipuri de componente:

FrontOffice sau POS – interfețele de vânzări;

BackOffice – utilizate pentru introducerea și gestionarea documentelor primare.

Avantajul major al celor două componente este că pot lucra pe același calculator.

Fig. 1.2.7 Imagine de ansamblu Xecutive Retail

Aplicatia poate fi utilizat in diverse configuratii modulare atat ca soft cat si ca hardware.

Nexus Retail permite funcționarea rapidă și optimă a vânzării prin intermediul interfeței sale clare care simplifica căutarea produselor și adăugarea lor în bonul fiscal.

Produsele sunt grupate pe clase de produse, sunt reprezentate prin butoane cu imagini sugestive și informații despre stoc și preț și pot fi adăugate în bonul fiscal prin apăsarea butonului asociat produsului ceea ce reduce timpul de operare a unui produs în bonul fiscal.

Modulele disponibile pentru Nexus Retail sunt:

Utilizatori;

Licente;

Gestiuni;

Centre de profit;

Bonuri si servicii- Conturi;

Delegați;

Facturi la bonuri fiscale;

Bunuri si servicii-Articole;

Unitati de măsură;

Carnete;

Cote de TVA;

Infi coduri retail;

Localități

Tabelul 1. Caracteristicile cheie ale aplicatiei Xecutive.Restaurant

Tipărirea bonurilor fiscale și listarea bonurilor nefiscale sau a avizelor la imprimantă sunt gestionate de aplicația Nexus EcrPrint, ceea ce sporește viteza de operare în aplicația Nexus Retail datorită separării comunicației cu dispozitivele periferice de activitatea de vânzare.

Fig. 1.2.8 Fila „Print”

– Nexus OilPump este o licență addon pentru Nexus Retail utilizată pentru interfațarea stațiile de benzinărie sau GPL prin diverse protocoale de comunicare.

Tranzacțiile cu carburanți pot fi închise automat cu bon fiscal încasat cu tipul de plată numerar, pot fi presetate cu o anumită sumă înregistrată prin intermediul validatorului de bancnote și închise automat cu numerar, pot fi închise automat prin modalitățile bon consum intern sau contract client prin utilizarea cititoarelor de carduri pentru autentificarea clienților pe baza cardurilor și stabilirea pompei pentru alimentare.

Fig. 1.2.9 File din modulul suplimentar Nexus OilPump

– Nexus POSComenzi asigură gestionarea produselor in centrele comerciale, in care marfa este distribuita pe departamente si vanzarea se efectueaza in locatii speciale cu dispozitive fiscale.

Pe baza unui cod de bare aferent unei comenzi produse de la diferite departamente de marfa, clientul plateste produsele la punctul de vanzare unde bonul fiscal se creeaza cu produsele din comanda prin simpla scanare a etichetei cu codul de bare si, in final, in baza bonului fiscal marfa se livreaza clientului.

Tipuri de rapoarte ce pot fi obtinute cu ajutorul acestui modul:

Rapoarte Ecr

Raport fiscal X;

Raport fiscal Z;

Rapoarte

Registrul stocurilor;

Lista produse vandute;

Borderou facturi fiscale;

Borderou bonuri fiscale.

Fig. 1.2.10 Raport „ Bonuri Fiscale”

Valoare

Vanzări pe zile saptamană;

Vanzări pe zile lună;

Vanzări pe luni.

Profit

Vanzări pe zile saptamană;

Vanzări pe zile lună;

Vanzări pe luni;

Numar clienti

Vanzări pe zile saptamană;

Vanzări pe zile lună;

Vanzări pe luni.

Fig. 1.2.11 Raport „Vanzari pe luna”

Avantajele oferite de modulul suplimentar Nexus Retail:

Utilizarea sa conduce la simplificarea și fluidizarea operațiunilor și implicit la creșterea vânzărilor;

Prin rapoartele și instrumentele sale stimulează competiția dintre agenții economici;

Situațiile de epuizare a stocului sunt rezolvate prin aprovizionarea cu transfer automat de produse de la depozit direct din interfața de vânzări;

Fig. 1.2.12 Fila „Informatii produse’’

Poate funcționa deconectat de la baza de date, schimbul de date cu serverul făcându-se automat pe un fir separat de execuție. Se testează periodic prezența conexiunii la baza de date, iar dacă aceasta există se face schimbul de date cu serverul;

Consultarea detaliată a informațiilor despre stocuri direct din interfața de vânzări: se pot obține informații rapide legate de cantitate stoc liber și rezervat, stoc pe numere de lot/serii, locație raft, cereri de aprovizionare existente în sistem, comenzi de aprovizionare existente în sistem;

Fig. 1.2.13 Raport’’ Vanzari pe saptamana’’

Valoare medie vânzări pe client;

Vânzări pe zile săptămâna;

Vânzări pe zile lună;

Vânzări pe luni;

Statistică Info coduri;

Vânzări pe tipul de plată;

Încasări bonuri fiscale;

Locații cântar;

Rapoarte benzinărie;

Tipuri de plată;

Evidenta consum combustibil;

Fisa magazie benzinărie;

Raport zilnic – carburanți;

Soluționează două moduri de funcționare din punct de vedere al legăturii cu serverul de baze de date: online, când comunicația cu baza de date se realizează pe baza unei conexiuni directe și deconectat, caz în care datele necesare vânzării și bonurile sunt salvate local și se transmit la server periodic.

Aprovizionarea cu produse se poate face prin transfer automat de la depozit sau prin cereri de aprovizionare de la alte gestiuni cu transfer în urma aprobării

Încasarea comenzilor clienților efectuate în aplicația back-office cu posibilitatea scăderii produselor din stocul rezervat aferent comenzii.

Fig. 1.2.14 Fila target

Clientului i se oferă posibilitatea de a achiziționa produse și de a le plăti ulterior într-una sau mai multe transe.

Comunicarea între utilizatorii aplicațiilor front-office și back-office prin intermediul mesajelor.

Adaptat pentru a comunicarea cu monitoarele TouchScreen și utilizarea de tastaturi virtuale pentru rapiditatea și eficientă operării.

Personalizarea interfeței de vânzări prin configurarea poziției panoului de comandă și a itemilor de meniu, inclusiv restricții de vizibilitate și/sau de accesare, selectarea limbii aplicației: romana sau engleza.

Autentificarea utilizatorilor se realizează prin parola sau pe bază de card; validarea unor operații complexe de către utilizatorii cu drept de administrator prin scanarea cardului de utilizator.

Fig. 1.2.15 Fila Incasari

Posibilitatea configurării meniului pentru căutarea produselor: după denumire, interfața FastFood – vizualizare pe clase de produse; tipul de interfață FastFood constituie un sistem de navigare prin grupele și clasele de produse similar unui sistem de fișiere, iar produsele sunt reprezentate prin butoane cu imagini sugestive și pot fi adăugate automat în bonul fiscal prin apăsarea butonului corespunzător;

Căutarea produselor după cod de bare, folosind diverse tipuri de cititoare simultan (Keyboard, COM, USB), cod produs, denumire produs, serie produs sau nr. lot fabricație;

Consultarea detaliilor pentru un anumit produs: cantitate stoc liber și rezervat, stoc pe numere de lot/serii, locație raft, cereri aprovizionare, comenzi aprovizionare cu posibilitatea efectuării de transfer automat de la depozit sau de cereri de aprovizionare de la alte gestiuni pentru produsul cu stoc epuizat direct din interfața de vânzare.

Vânzare de produse prin scanarea etichetelor tipărite de cântare electronice; cantarele pot fi gestionate de un modul specializat funcție de tipul acestora și modul de comunicare.

Preluarea cantității produsului direct de la un cântar check-out conectat la calculatorul POS.

Gestionarea datelor despre clienți – adăugare, editare, ștergere, filtrare, căutare – delegați și adrese de livrare.

Soluție de fidelizare a clienților prin promoții configurabile care permit acordarea de produse cadou, discounturi și prețuri speciale, prin discount liber pe articol sau pe bonul fiscal.

Operarea de avansuri, retururi de produse de la bonuri anterioare.

Consultarea în orice moment a situației încasărilor pentru un bon fiscal: suma încasată de la client, suma restanta, ce urmează să fie încasata de la client, restul ce trebuie returnat clientului în cazul în care suma oferită de client este mai mare decât totalul bonului;

Închidere bonuri în mod fiscal (numerar, card, cec, tichete de masă) sau prin transfer în diverse module back-office: bonuri de consum, procese verbale sau avize cu facturarea la sfârșitul lunii cu posibilitatea utilizării limitei de creditare.

Consultarea și tipărirea în format text sau grafic de facturi în baza bonului fiscal după salvarea bonului fiscal sau în orice moment ulterior vânzării.

Posibilitatea de a tipări în format text sau grafic avizele create prin încasarea cu modalitatea de plată contract client.

Tipărirea de certificate de garanție pentru bonurile și facturile fiscale.

Închiderea fiscală a vânzării cu posibilitatea trimiterii automate a comenzii de raport Z la casa de marcat și avertizarea operatorului la o perioadă de timp configurabila asupra necesității de închidere fiscală.

Analiza statistică a vânzărilor și clienților prin intermediul info-codurilor care înregistrează vânzările pe categorii de clienți.

Rapoarte pentru evidența stocurilor: registrul stocurilor, fișa de magazie, rapoarte vânzări: lista produse vândute, borderou bonuri fiscale, operații numerar, vânzări pe tipuri de plată, rapoarte încasări bonuri fiscale, locații cântar.

Fig. 1.2.16 Fila Facturi

– Rapoarte statistice de analiza grafica cu privire la vanzari (cantitate, valoare vanzari, profit, numar clienti, categorii de clienti etc) cu posibilitatea de a fi salvate si exportate.

– Operatiuni cu numerar: plata, incasare cu posibilitatea tiparirii la casa de marcat, vizualizare si listare registru de casa.

– Utilizarea tehnologiei de ultima ora .NET Framework 4.0, SQL SERVER 2008.

Prezentarea celor mai importante instrumente ale aplicației:

– Fereastra PAGINA MEA oferă funcționalități utile și rapide pentru utilizatori în vederea organizării eficiente a activității lor, a analizei statistice la nivel macro a activității firmei și a accesării rapide a datelor necesare.

– Această pagină reunește într-o singură locație instrumente utile care facilitează accesul la date, comunicarea între utilizatori, management-ul activităților, analiză grafică a firmei cu scopul unei evaluări și diagnoze rapide a desfășurării activității firmei.

Fig. 1.2.18 Fila „Pagina mea”

Pentru a opera într-un mod rapid și eficient, utilizatorul are posibilitatea de a marca anumite module și rapoarte că FAVORITE, astfel încât după deschiderea aplicației să le poată selecta imediat, alegând exact modulele și rapoartele pe care le folosește cel mai des, ceea ce îl ajuta în folosirea eficientă a timpului alocat activității sale.

Fig. 1.2.19 Tipuri de rapoarte

Utilizatorul are posibilitatea de a atașa orice modul și raport în panoul FAVORITE prin apăsarea butonului opțiunii ADAUG LA FAVORITE din meniul de butoane al modului, respectiv raportului.

Fig. 1.2.20 Tablou analiza clienti

În funcție de modificarea punctelor de interes, utilizatorul poate elimina anumite module din panoul FAVORITE sau direct din modul și poate adăuga altele pentru a-și eficientiza activitatea.

Instrumentul de ANALIZA STATISTICĂ prezintă rapid o imagine de ansamblu a activității companiei prin intermediul indicatorilor de achiziții, vânzări, venituri și cheltuieli pe anumite perioade reprezentative pentru evidențierea tendințelor de dezvoltare firmei. Analizele statistice existente permit evaluarea rapidă și vizualizarea în timp real a situației globale a afacerilor companiei.

Fig. 1.2.21 Fila Analiza Statistica

ANALIZA STATISTICĂ din aplicația Nexus Retail permite evaluarea mai multor indicatori în vederea  formării unei imagini corecte de ansamblu asupra activității companiei într-un timp rapid. Pentru aprofundarea și diagnoză rezultatelor obținute, modulul Analyst reprezintă pasul următor de analiza avansată și complexă a activității economice și financiare a companiei.

Fig. 1.2.18 Fila Statistici vanzari

Fig. 1.2.22 Exemple de rapoarte

Caracteristicile necesare restaurantului debutant

Restaurantul S.C GAROFIȚA SRL-D va fi deschis în județul Buzău și va avea ca obiectiv principal să ofere clienților servicii și produse de calitate superioară întrecând astfel restaurantele concurente.

Ca și puncte de atracție, atmosfera restaurantului va fi dată de designul interior, mobilerul deosebit și modul de decorare.

Principalul scop al restaurantului este de a reuși atragerea unei clientele fidele, și mai ales deosebite, chiar dacă aceasta necesită timp și investiții ridicate.

Meniul va fi variat și adaptat anotimpului. Restaurantul va servi atât mâncăruri calde cât și reci. Produsele vor avea prețuri cuprinse între 6 și 45 lei, iar meniurile vor fi între 45 și 85 lei. Vor exista oferte pentru prânz sau comenzi mari.

1.3.1 Strategia de marketing

Restaurantul își propune să ofere produse și servicii de înaltă calitate. Ținând cont de potențialele pierderi care pot apărea în primul an de activitat dar și câștigurile reduse, care pot influența negativ desfășurarea afacerii, este absolut necesară stabilirea unui stategii de marketing și de promovare a serviciilor oferite.

Astfel, persoanele care se vor ocupa de crearea stategiei de marketing, prin intermediul căreia să se pună accent pe unicitatea produselor oferite și evoluția restaurantului vor fi proprietarul și manager-ul restaurantului.

Reclamă se va realiza prin intermediul:

Difuzarea de pliante ;

Un mediu de comunicare în masă, televizorul va fi o altă metodă principală de a face cunoscut restaurantul;

1.3.2. Furnizorii de materii prime

Obiectivul principal al restaurantului este să ofere produse și servicii de înaltă calitate clienților. De aceea, restaurantul va folosi numai materii prime proaspete, ce vor fi achiziționate de la țărani.

Principalii furnizori se găsesc în imediata apropiere, atât în oraș cât și în satele apropiate, iar aprovizionariile cu materiile prime necesare restaurantului se vor face cu propriul mijloc de transport pentru a economisi timp și resurse financiare.

Gestionarea și controlul stocurilor va fi gestionata pentru început de proprietar.

Se va asigura pe cât posibil o aprovizionare optimă cu materii prime și diminuare a stocurilor la un nivel ce implică cheltuieli minime de întreținere și inventariere fără a afecta nega tiv desfășurarea normală a activității restaurantului.

1.3.3 Personalul

Pentru început, restaurantul va avea nevoie de 13 de angajați:

– Șef de sală (1)

– Bucătar-șef (2)

– Ajutor bucătar (1)

– Ospătari (4)

– Personal curățenie (1)

– Barman (2)

– Personal livrări (2)

În ceea ce privește pregătirea angajaților, aceștia vor avea cunoștințe de economie și contabilitate, specifice fiecărui post.

În vederea angajării personalului, proprietarul restaurantului va apela la agențiile de recrutare a forței de muncă si anunțurile în ziare.

În cazul ajutorilor de bucătar și a ospătarilor, vor fi angajați absolvenții cei mai bine pregătiți ai liceului Economic din Buzău.

Atribuțiile angajaților în funcție de post vor fi următoarele:

bucătar-șef

îndruma, supraveghează și controlează întreaga activitate profesională;

organizează activitatea de producție culinară în baza planului de producție culinară;

răspunde de calitatea și cantitățile preparate;

supraveghează modul în care se montează preparatele;

verifica personalul din secția de producție;

ospătar

are ca activitatea principală servirea clienților;

verifica starea de curățenie a salonului;

aranjarea meselor.

barman

efectuează operațiile de servire a clienților cu băuturi specifice secției;

verifica stocul zilnic și valoric al gestiunii;

se aprovizionează cu toate sortimentele de băuturi si pahare;

CAPITOLUL 2 STUDIU DE CAZ.

Utilizarea aplicației software Xecutive.Restaurant in cadrul unui restaaurant debutant

2.1.1 Definirea restaurantului

Prima etapă, în vederea gestionarii afacerii presupune configurarea restaurantului S.C GAROFIȚA S.R.L-D.

Pentru configurarea restaurantului s-a accesat secțiunea „Opțiuni Generale”. În această filă, au fost completate informațiile corespunzătoare restaurantului, si anume:

Gestiunea pentru vânzări;

Carnetul / Setul facturi fiscale;

Grupa produselor de Bar;

Grupa produselor de Bucătărie;

Perioada valabilitate log-in ospătari etc.

Fig. 2.1 Crearea restaurantului

Clasa produselor pentru care se creează rețetele în modulul Rețete restaurant din BackOffice trebuie să aibă completată grupa pentru a putea fi aleasa apoi la Grupa produselor pentru bar, Grupa produselor pentru Bucătărie.

Opțiunea de a include prețurile pe comandă;

Opțiunea de delogare automată a ospătarului la închiderea notei;

Specificarea perioadei de valabilitate login ospătar ;

Perioada monitorizare masa ocupată · Perioada monitorizare masa la plată.

2.1.2 Configurarea ospatarilor

Următoarea etapă, este aceea de a introduce în baza de date a ospătarilor restaurantului.

Fiind un restaurant nou, fără experiență în domeniu atât din punct de vedere al activității desfășurate cât și din punct de vedere a experienței anteprenorului, restaurantul va avea pentru început în componența sa 13 angajați.

Adăugarea în baza de date a celor 4 ospătari ai restaurantului S.C GAROFIȚA S.R.L-D presupune parcurgerea următoarelor etape : Meniul aplicației-> Secțiunea Restaurant ->Modulul Ospătari .

După parcurgerea pașilor de mai sus, pe ecran va apărea o fisă angajat. În această filă, vor fi introduse datele fiecărui angajat în parte, după cum urmează:

Cod: codul ospătarului;

Nume: numele ospătarului;

Grad: functia pe care angajatul o ocupa în cadrul restaurantului;

Aolicatia Xecutive.Restaurant permite definirea a trei tipuri de utilizatori:

Șef restaurant;

Șef sală;

Ospătar.

Corespondent salarii: numele angajatului;

Cod card: se va atribui un cod unic, necesar pentru conectarea în aplicație a angajatului;

Parola: parola de logare în aplicație;

În imaginea de mai jos, este prezentată fișa unuia dintre cei 4 ospătari ai restaurantului. Pentru ceilalți 3, fișele acestora au fost completate similar.

Fig. 2.2 Definire ospatari

După completarea câmpurilor enumerate mai sus, se apasă butonul „Salvează” din bară de instrumente. În acest moment, se regăsesc în baza de date a aplicației Xecutive.Restaurant angajații restaurantului.

După configurarea personalului, parolele acestuia trebuie păstrate în siguranță, fiind necesare pentru logarea în aplicație. Introducerea unei parole greșite duce la inaccesibilitatea aplicației.

Deoarece tabela de utilizatori folosită de aplicație este chiar tabela de utilizatori ai Microsoft SQL Server 2005 unde parolele sunt criptate ireversibil, acestea nu mai pot fi recuperate.

Se pot aloca alte parole sau crea utilizatori și parole noi.

Securitatea informatică a sistemului depinde de păstrarea în siguranță a listei cu utilizatori și a parolelor acestora.

Se poate alege un corespondent dintre salariați, definiți în modulul Nomenclatoare – Personal din ERP sau în Date Personal din Salarii.

2.1.3 Configurarea unor restricții de operare pentru ospătari

Aplicația Xecutive.Restaurant permite configurarea unor restricții pentru ospătari.

O parte din restricții sunt deja predefinite în cadrul aplicației iar singura persoană care are dreptul de alocare a acestora este manager-ul restaurantului. De asemenea, managerului de restaurant i se oferă posibilitatea creerii și alocării de restricii noi per ospătar.

Configurarea restricțiilor presupune parcurgerea următoarelor etape: Meniul aplicatiei-> Modul Ospatari-> Fila Restricții Operare.

Astfel, pe ecran va apărea fereastra prezentată în figură de mai jos iar definirea restricțiilor de operare se realizează prin simpla bifare a acestora:

Fig. 2.3 Fila Restrictii Operare

2.1.4 Logarea ospătarilor in aplicație

În momentul în care unul din ospătari va încerca să se logheze în aplicație, va apărea următoarea fereastră de log-in:

Fig. 2.4 Fila Conectare ospatari

Pentru conectarea ospătarului în aplicație, s-a selectat butonul „Conectare” din secțiunea „Ospătar”. Ulterior, pe ecranul aplicației a apărut fereastra de log-in, prezentată în figură de mai jos, în care a fost introdusă parola ospătarului care dorește să se logheze în aplicație. Parola trebuie să fie accesai cu cea definită anterior în fișa sa de angajat, astfel logarea nu va fi permisă.

În exemplul de mai jos, s-a realizat logarea în aplicație a ospătarului George Ionescu.

Fig. 2.5 Fereastra log-in

Pentru deconectare, se va alege opțiunea „Deconectare” din fereastră „Ospătar” .

2.1.5 Alocarea meselor din restaurant pentru ospătari

Alocarea ospătarilor pe mesele din restaurant a fost realizată în cadrul filei „Configurare ospătari”.

Îndeplinirea acestei etape a fost posibilă prin simpla selectare a angajaților și a meselor pe care aceștia vor lucra.

Fig. 2.6 Alocarea ospatarilor pe mesele din restaurant

2.1.6 Amenajare

Amenajarea restaurantului

In fila ”Editare Salon Terasa”, s-au definit informațiile cu privire la restaurant: denumirea salonului, starea salonului (activ, inactiv), numele ospătarului șef, dimensiunile (lungime, lățime), schița salonului.

Fig. 2.7 Fila de editare a salonului

Salon

Pentru configurarea saloanelor restaurantului s-a accesat meniul Restaurant->opțiunea Amenajare Restaurant. În această secțiune, a fost posibilă :

Poziționarea meselor în cadrul salonului;

Selecția pentru fiecare masă în parte a modelului dorit;

Alegerea unei anumite culori a salonului astfel încât să se redea cât mai bine amplasarea meselor;

Configurarea a mai multor saloane deoarece restaurantul dispune de un număr mare de mese fiind necesar ca spațiul să fie cât mai aerisit și mesele să fie urmărite mai ușor.

Fig. 2.8 Fila Amenajare Restaurant

Produse

Prepararea produselor

Modul de preparare al produselor se numără printre factorii cei mai importanți în succesul unui restaurant, alături de mâncarea și specificul acesteia.

Configurarea modului de preparare al produselor s-a realizat în cadrul filei „Modalități de preparare”. De asemenea, în cadrul acestei file prin simpla bifare a opțiunii „Modalități de preparare cantitativă (Gelaterie)” s-au definit modalitățile de preparare cantitative.

Fig. 2.9 Fila „ Modalități de Preparare a produselor”

Modalitățile de preparare stabilite în aceasta secțiune pot fi utilizate ulterior la crearea meniului.

Meniu

În fila „Modalități de preparare disponibile” au fost definite modalitățile de prepare a produselor comandate în cadrul unui meniu. Prin simpla selectare a unui produs, va apărea o fereastră în care sunt specificate modalitățile de preparare disponibile pentru acesta.

În plus, în această fereastră se mai pot configura și tipul de discount oferit dar și modalitatea de afișare a butonului corespunzător produsului în cadrul meniului.

Fig. 2.10 Definire modalități de preparare disponibile

Alegerea modului de preparare

Fiecare dintre cei 4 ospătari are posibilitatea de a alege modul de preparare al comenzii efectuate la o masă. Aceasta acțiune este posibilă prin simpla alegere a produsului -> opțiunea Preparare.

Pe ecranul aplicației va apărea fereastra „Modalități de preparare” in care vor fi afișate tipurile posibile de preparare pentru fiecare produs in parte, așa cum au fost definite în secțiunea Configurare –> Produse – >Preparare.

Fig. 2.11 Modalitățile de preparare a produselor

Modificarea rețetei

Aplicația Xecutive.Restaurant îi oferă ospătarului posibilitatea de a modifica rețeta unui produs, alegând produsul și apoi apăsând butonul Rețeta.

Ulterior, se va deschide fila „Modificare rețeta”, ce cuprinde informații cu privire la acel produs (în Back Office în modulul Rețete restaurant) și grupate în funcție de tipul de materiei prima (Materie primă secundară sau materie primă opționala) cu posibilitatea de a renunța la un astfel de ingredient.

Fig. 2.12 Modificarea unei rețete

Configurare „Ora veselă”

Această etapă presupune stabilirea unuia sau mai multor intervale orare în care anumite produse/ meniuri beneficiază de discount.

configurarea intervalelor orare s-a accesat fila „Configurare ora veselă” din meniul aplicației. Meniurile care fac parte din această categorie au fost configurate în secțiunea Meniu.

Pentru restaurantul debutant Garofița, s-au definit 3 intervale orare (ore vesele), valabile numai în week-end (etapă ce a fost realizată prin bifarea zilelor sâmbătă și duminica) în care 2 meniuri vor fi beneficia de discount.

Fig.2.13 Configurarea orelor vesele

Vânzarea

Vânzări restaurant

Prin intermediul filei „Vânzări restaurant” s-a putut realiza comutarea intre saloane iar schimbul intre ospătari la terminarea turelor a fost realizat în fila „Predare schimb între ospătari”.

Fig. 2.14 Predarea schimbului intre ospătari

În fila „Transfer Produse Intre Note de Plată” se poate realiza transferul între mese. Pe ecran va apărea o fereastră în care se pot selecta produsele care se transfera și cantitățile. Această etapa este posibilă prin simpla bifare a produselor ce se doresc a fi transferate.

În figură de mai jos este prezentată transferul meselor intre ospătari:

Fig. 2.15 Transferul produselor intre mese

In imaginea de mai jos este prezentată nota de plată pentru masa 3 din restaurant :

Fig. 2.16 Nota de plata

Xecutive.Restaurant permite obținerea unui raport de funcționare pentru mesele din restaurant. Prin simpla selectare a mesei dorite, fila „Raport Funcționare Masa” va oferi informatii cu privire la ospătarul alocat mesei respective, un sumar al produselor comandate până în momentul interogării precum și totalul pe masa respectivă:

Fig. 2.17 Raport Funcționare Masa

Monitorizarea comenzilor

Aplicația oferă posibilitatea urmăririi comenzilor procesate sau lista comenzilor în așteptare pentru secțiile:

– Bar;

– Bucătărie;

– Pizza;

– Grătar; ·

– Pivnița.

În imaginea de mai jos este prezentat un raport cu comenzile preluate de unul dintre cei 4 ospătari:

Fig.2.18 Lista comenzi

Rapoarte

Rapoarte ospătari

În cadrul aplicației Xecutive.Restaurant se pot obține următoarele rapoarte pentru ospătari:

Încasări pe ospătari;

Încasări pe mese;

Încasări pe saloane;

Total încasări;

Note de plată pe ospătari;

Note de plată pe mese;

Note de plată pe saloane;

Total Note de plată;

Vânzări produse pe ospătari;

Vânzări produse pe mese;

Vânzări produse pe saloane;

Total vânzări produse;

Vânzări produse pe note de plată;

În imaginea de mai jos este prezentat raportul Nota Plată pe Ospătari. Pentru obținerea acestui raport au fost parcurse următoarele faze: Modul Rapoarte-> Alegerea tipului de raport-> Alegerea ospătarului-> Alegerea perioadei.

Fig. 2.19 Raport Nota Plata pe Ospătari

Rapoarte operare

Pentru obținea unui raport de operare s-au parcurs următoarele etape: Modul Rapoarte-> Raport Operare. În fila „Raport Operare” au fost definite următoarele câmpuri:

Ospătar: Numele ospătarului;

Dată: Perioada pentru care se dorește obținerea raportului;

Modul: Secția în care angajatul este alocat;

Operare.

După completarea acestor informații și apăsarea opțiunii de salvare va fi generat raportul lista operare ospătari, așa cum se poate vedea și în figura de mai jos:

Fig. 2.20 Lista operări ospătari

Rapoarte administrare

In aceasta secțiune pot fi vizualizate și imprimate rapoarte administrative.

Fig. 2.21 Tipuri de rapoarte administrative

Rapoarte grafice

Aplicația permite gestionarea următoarelor rapoarte grafice:

Încasări pe ospătari;

Număr produse vândute pe ospătari;

Număr clienți pe ospătari;

Produse vândute – cantitate;

Produse vândute – valoare;

Servicii vândute – profit brut;

Vânzări pe zile săptămâni;

Vânzări pe zile luna;

Vânzări pe luni.

Pentru obținea unui raport grafic, a fost necesară definirea următoarelor informații:

Perioada pentru care se dorește obținerea raportului;

Numărul casei;

Alte opțiuni.

Fig. 2.22 Definire informații pentru raport de administrare

2.2. Dotarea restaurantului debutant cu un conveior destinat servirii a diferitelor feluri de mancare

Pentru o cât mai buna organizare dar și pentru a atrage câți mai mulți clienți, restaurantul SC GAROFIȚA S.R.L-D va fi dotat suplimentar cu un conveior, ce va fi folosit pentru servirea a diferite feluri de mâncare. După instalarea sa, în mijlocul acestuia va fi amenajată o mini bucătărie iar unul dintre cei doi bucătari ai restaurantului va prepara în fața clienților produse tradiționale românești.

Fig. 2.23 Sushi conveior

Pentru ajutorul bucătarului va fi desemnată o persoană, drept ajutor de bucătar, care va avea ca sarcina principală poziționarea pe conveior a felurilor de mâncare pregătite. În plus, acesta se va mai ocupă și de prepararea a diferite cocktail-uri ce vor fi servite în secțiunea Bar.

Farfuriile cu mâncare vor fi așezate pe conveior iar clienții își pot alege singuri felul de mâncare dorit. De asemenea, aceștia pot folosi meniul aflat pe masă pentru a plasa o comandă specifică. Astfel de comenzi vor fi luate în considerare că prioritare de către bucătarul șef.

Fig. 2.24 Conveior destinat servirii

Cadrele conveiorului sunt fabricate din oțel inoxidabil iar banda transportoare și ghidajele sunt realizate dintr-un plastic special cu coeficient de frecare redus, ce asigură un transport de calitate fără a fi nevoie de reparații majore pe parcursul a 20-25 de ani de activitate.

Conveiorul este silențios iar fiecare componentă a sa dispune de o rolă de contact care urmează ghidajele din plastic ale transportului.

Avantajele conveiorului sunt:

Curățarea ușoară;

Produs din oțel inoxidabil;

Consum redus de energie;

Coeficient extrem de redus a elementelor aflate în mișcare;

Posibilitatea extinderii;

Posibilitatea instalării unui sistem de sortare a veselei;

Cadrul puternic ce susține fără probleme greutăți mari;

Diferite variante de design a benzii;

Timp scurt de instalare și punere în funcțiune.

Componentele arhitecturii:

3 conveioare;

dispozitive de acționare;

rolele conveioarelor;

modulele de susținere a conveioarelor;

lanț: cu o lățime de 85mm, pas de 63.5m ( 2.5”) și un design unic. Fiecare știft are o rolă de plastic care urmează ghidajele conveiorului ceea ce face că conveiorul să aibă o viteză moderată.

Prezentarea componentelor arhitecturii:

2 conveioare liniare SC85T-001;

Un conveior circular SC85T-002;

a) Conveiorul liniar SC85T-001:

forma sa liniara îi permite instalarea în spații de orice dimensiune, fiind ideal pentru restaurantele nou înființate și mijlocii;

extem de practic;

poate fi extins prin adăugarea de module standard;

poate fi folosit atât că suport de susținere a conveiorului cât și că perete, dacă lângă acesta sunt poziționate mese ;

Fig. 2.25 Conveior liniar SC85T-001

b) Conveiorul circular SC85T-002: este un conveior foarte eficient, ușor de poziționat, ce maximizează modalitatea de aranjare a felurilor de mâncare pe conveior.

Poate fi poziționat chiar lângă bancul de lucru al bucătarului, oferindu-i astfel acestuia posibilitatea de a poziționa felurile de mâncare gatite chiar în fața sa pentru a putea fi văzute de clienții restaurantului. Rama și capacul pot fgi decorate în stilul restaurantului

Pentru iluminarea panourilor de susținere se folosesc două tipuri de lumini. Iluminarea se realizează prin intermediul tuburilor LED, care deși au un preț mai ridicat folosesc mai puțină putere și au o durată de viața mult mai mare.

Fig. 2.26 Modul de sustinere a conveiorului circular SC85T-002

De asemenea, conveiorul circular se gaseste in 3 tipuri de configuratii:

Fig. 2.27 Configuratii conveior circular

Fig. 2.28 Banda transportoare

c) Sistem de susținere a conveiorului:

– fabricat din aluminiu extrudat;

– sistem foarte robust;

– suporții sunt pătrați și au o dimensiune de 80mm x 40mm x 40mm și sunt distanțați la un pas de 1m;

– fiecare picior este reglabil, având un diametru de 40mm ce îi permite cadrului să fie perfect nivelat;

– cadrul poate fi lipit sau înșurubat pe podea;

– întreg sistemul este foarte fiabil, robust iar design-ul asigura un timp de instalare foarte rapid.

Fig. 2.29 Sistem de sustinere conveior

d) Suportul de susținere a barului:

– alcătuit din otel inoxidabil;

– dimensiuni: 10mm grosime x 150mm;

– este susținut atât de suportul conveiorului cat si de modulul de sustinere a intregului ansamblu;

e)Tipuri de obiecte transportate:

Fig. 2.30 Tipuri de obiecte transportate

2.3 Concluzii finale

În cadrul prezentului proiect intitululat “Aplicație software folosită pentru managementul activității unui restaurant” am prezentat etapele necesare implementării unei aplicații software de gestiune în cadrul unui restaurant debutant.

Pentru început, am căutat mai multe variante de aplicații software de la diferiți producători, atât din țară cât și din străinătate. Am analizat la aceste aplicații, ușurință de instalare, simplitatea, modulele, flexibilitatea și nu în ultimul rând avantajele oferite de fiecare dintre ele.

Cum necesitatea unui aplicații software de gestiune în cadrul unui restaurant este esențială, în urma studiului de piață, am ales că și soluție finală aplicația Xecutive.Restaurant, aplicația ce s-a diferențiat de celelalte prin avantajele superioare oferite, simplitate, adaptabilitatea la legistația în vigoare, ușurință în utilizare, un punct forțe pentru ospătari.

Fiind un restaurant nou, fără experinta în domeniu, atât din punct de vedere al activității desfășurate cât și din puct de vedere al proprietarului, acesta va avea pentru început nevoie doar de 13 angajați. Fiecare angajat va avea mai multe sarcini zilnice, nu doar una singură, lucrând pe rând în mai multe secții ale restaurantului. Am realizat de asemenea o prezentare a celor 13 angajați, a sarcinilor și competentelor pe care aceștia trebuie să le aibă.

În cea de-a doua parte a lucrării, am prezentat etapele parcurse în gestionarea restaurantului debutant S.C GAROFIȚA SRL-D. Pentru a atragi cât mai mulți clienți, am considerat ca prezența unui conveior destinat servirii a diferitor feluri de mâncare va fi benefică.

Bibliografie:

[1]- http://www.nexusmedia.ro/produse.php?id=15

[2]- https://suport.nexuserp.ro/index.php?id=417

[3]- https://www.suport.nexuserp.ro/index.php?id=415

[4]- http://www.nexusmedia.ro/descarca/produse/restaurant/Xecutive-Restaurant

[5]- https://posnet.ro/soft-restaurant-bar/

[6]- http://www.posnet.us/

[7]- http://www.freyasoft.ro/solutii/software-restaurant-magazin-hotel-pontaj/freya-restaurant-soft-restaurant-gestiune-restaurant-pos-restaurant.html

[8]- https://www.aparaturafiscala.ro/img/downloads/manual-pentru-programul-freya-restaurant.pdf

[9]- https://www.horecamanager.nl/

[10]- http://www.microerp.ro/

[11]- http://www.microerp.ro/kb/gestiune-stocuri-restaurant/

[12]- http://www.foritsolutions.com/

[13]- http://www.gestiune-magazin.ro/program-gestiune-restaurant-bar

[14]- http://www.sol-center.ro/solutii/solutii-horeca/solutie-pos-restaurant/

[15]- https://www.softlead.ro/aplicatii-software/nexus-restaurant.html