Aplicatie Informatica Privind Evidenta Utilajelor

INTRODUCERE

Una dintre problemele fundamentale legate de procesele finalizate care însoțesc viața și dezvoltarea societății omenești este ˝Problema conducerii˝, având ca rezultate creșterea gradului de organizare a materiei, mărirea cantității de informație despre fenomene și procese și implicit reducerea entropiei – măsură a dezorganizării.

Datorită creșterii complexității activității economico-sociale și a volumului acesteia, utilizarea calculatoarelor electronice a devenit o necesitate acută în activitatea decizională și executorie.

În orice sistem decizional, pentru a se sprijini în fundamentarea deciziilor pe care le ia, decidentul trebuie să aibă acces la o bază informațională, în care să existe informații utilizabile și veridice. Pentru ca aceste condiții să fie îndeplinite, în lumea contemporană, unde cel mai important factor de producție este informația, în cadrul bazei informaționale se va opera cu un volum foarte mare de date.

Pentru ca aceste date să fie preluate și prelucrate cu suficientă operativitate, sistemul informațional folosit trebuie să dispună de mijloace tehnice performante de înregistrare, calcul și transmisie a datelor. Singura modalitate prin care pot fi atinse aceste deziderate este folosirea calculatorului electronic.

Datele din domeniul afacerilor au următoarele caracteristici:

sunt în volum mare, ceea ce presupune o organizare prealabilă a prelucrărilor;

au un grad mare de repetabilitate;

se bazează pe algoritmi relativ simpli de prelucrare.

Aceste aspecte impun utilizarea calculatorului electronic în domeniu, deoarece numai acesta oferă posibilitatea prelucrării în condiții optime a acestor date.

Introducerea

prelucrării automate a datelor în domeniul afacerilor, determină direcții de perfecționare a activității astfel:

duce la creșterea operativității în furnizarea informațiilor pe toate treptele ierarhice;

creșterea exactității evidențelor printr-o folosire a mijloacelor moderne de prelucrare și evidență;

aplicarea de metode și instrumente moderne de analiză economico – financiară de management;

obținerea de indicatori sintetici sugestivi, referitori la starea firmei la un moment dat;

simplificarea și raționalizarea documentelor primare și al circuitelor informaționale.

Prin urmare, pentru proiectarea și realizarea sistemelor informatice, ținând seama de complexitatea acestui proces cât și de volumul mare de resurse implicate, este necesară adaptarea unor strategii potrivite pentru specificul fiecărei activități.

În lucrarea de față s-a dorit proiectarea și implementarea unui sistem informatic în cadrul procesului de evidență al utilajelor la o întreprindere din industria minieră. Cele precizate mai sus reprezintă în mare argumentele pentru care s-a încercat acest lucru.

Procesele tehnologice din industria minieră se desfășoară în condiții speciale de mediu, în spații limitate, în regim dinamic, necesitând o multitudine de operații foarte complexe, și de aceea generalizarea introducerii calculatorului electronic, și cu acesta a prelucrării automate a datelor reprezintă soluția tehnică modernă și necesară.

Utilitatea calculatorului electronic nu mai trebuie pusă sub semnul întrebării în zilele noastre. În domeniul minier, ca de altfel și în toate celelalte domenii de activitate, utilizarea tehnologiilor informației conduce la creșterea eficienței globale a activității, și la adoptarea unor decizii de calitate superioară.

Tocmai din această cauză, găsirea unor modalități de a implementa și dezvolta sisteme informatice pentru orice domeniu de activitate este un deziderat pe care orice întreprindere trebuie să îl aibă în vedere.

CAPITOLUL I

NECESITATEA INFORMATIZĂRII ACTIVITĂȚII ÎN INDUSTRIA MINIERĂ.

1.1. Caracterizarea ramurii.

Industria, în sensul cel mai larg, înseamnă producerea de bunuri și servicii într-o economie. Termenul ˝industrie˝ se referă de asemenea la un grup de întreprinderi (afaceri private sau aflate sub controlul statului) care produc un tip anume de bunuri și servicii – de exemplu, industria lemnului, industria aurului sau industria muzicii.

Clasificarea industriilor se face fie avându-se în vedere intrările (input-urile) în industrie (bunuri sau servicii folosite la fabricarea produsului final), fie în funcție de produsul final (output-ul) al industriei. Oțelul, care este folosit de alte industrii pentru a produce automobile, materiale de construcții și alte numeroase produse, este un exemplu de bun al producătorului (folosit ca materie primă). Produsele finale, ca automobilele, care sunt cumpărate și folosite de agenți economici individuali (persoane fizice sau juridice), sunt bunuri de consum.

De asemenea, industriile mai pot să fie clasificate ca industrii primare, secundare și terțiare.

Industriile primare folosesc și prelucrează resursele naturale brute, adică așa cum se găsesc ele în natură. Agricultura, mineritul și industria forestieră sunt industrii primare.

Industriile secundare folosesc bunuri de producție pentru a-și asambla propriile produse, adică produc folosind ca materii prime produsele industriilor primare.

Industriile terțiare sunt cele care produc servicii.

Industria minieră constă în explorarea, dezvoltarea, exploatarea și prepararea cărbunilor și gazelor însoțitoare, activitate de proiectare, de construcții-montaj, confecționarea și repararea pieselor de schimb, transport și protecția mediului.

După cum am precizat, industria minieră face parte din industriile primare. Mineritul poate fi definit ca fiind procesul de obținere a unor minerale folositoare din scoarța Pământului. Procesul include excavații în mine subterane și excavații de suprafață în cariere deschise.

Operațiunile miniere se desfășoară în patru etape:

– Prospectarea, sau căutarea depozitelor minerale (zăcămintelor);

– Explorarea, etapă ce implică determinarea mărimii, formei, locației și valorii economice a depozitului;

– Dezvoltarea, adică pregătirea accesului la zăcământ în vederea extragerii substanțelor utile;

– Exploatarea, adică extragerea propriu-zisă a mineralelor.

Exploatarea zăcămintelor de cărbune fosil prin operațiuni de minerit a început cu peste 1000 de ani în urmă în China, însă exploatarea pe scară largă a acestei resurse naturale începe abia în secolul XVIII, odată cu revoluția științifică și a găsirii unor modalități noi și performante de exploatare, prin folosirea utilajelor grele.

La ora actuală sunt folosite două modalități de extragere a zăcămintelor de cărbune, ce depind în principal de adâncimea la care se găsește zăcământul:

– minerit de suprafață, prin cariere;

– minerit subteran, sau de adâncime, prin galerii.

Mineritul de suprafață este posibil numai când cărbunele se află la o adâncime mică fața de sol. Pentru înlăturarea pământului și a rocilor care acoperă zăcământul, sunt folosite utilaje grele, de mare capacitate. Principalul avantaj al mineritului de suprafață este acela că apare o economie de timp, dar și de muncă, datorate în principal accesului facil la zăcământ. Rezultatul direct al acestei constatări este că productivitatea muncii este mai ridicată in cazul carierelor decât în cazul exploatării cărbunelui prin galerii subterane.

În România, în cadrul industriei naționale se deosebesc: industria extractivă; industria prelucrătoare; energia electrică și termică, gaze și apă.

Ramurile și subramurile industriei naționale a României sunt următoarele:

– industria energetică, din care fac parte:

– industria extractivă și de prelucrare a combustibililor (petrol, gaze naturale, cărbuni);

– industria energiei electrice și termice;

– industria metalurgică, din care fac parte:

– extracția minereurilor feroase și metalurgia feroasă (siderurgia);

– extracția minereurilor neferoase și metalurgia neferoasă;

– industria construcțiilor de mașini și prelucrarea metalelor;

– industria chimică;

– extracția materialelor de construcție și industria de prelucrare;

– economia forestieră și industria de prelucrare a lemnului.

Industria minieră face parte deci din industria energetică. În țara noastră se găsesc diferite categorii de cărbuni, dar mai ales lignit, considerat un cărbune inferior deoarece are o putere calorică mai mică, și huilă, care este un cărbune superior ce poate fi transformat în cocs. Tot din categoria cărbunilor inferiori face parte și cărbunele brun.

Cele mai importante zăcăminte de cărbuni din țara noastră se găsesc în depresiunea Petroșani (Valea Jiului) din județul Hunedoara, de unde se extrage huilă, și în județul Gorj, unde se află cele mai mari rezerve de lignit ale țării (exploatările din bazinul Motru și Rovinari).

Deci, tipurile de cărbuni și locațiile din care se extrag pe teritoriul țării noastre sunt următoarele:

– Huilă: bazinul Valea Jiului, jud. Hunedoara; Anina, Ponor, Cozla, Baia Nouă în jud. Caraș-Severin.

– Antracit: Schela, jud. Gorj.

– Cărbune brun: Cristolțel, jud. Sălaj; Comănești, jud. Bacău; Țebea, jud. Hunedoara.

– Lignit: bazinul Motru-Rovinari, jud. Gorj; Filipeștii de Pădure, Ceptura în jud. Prahova etc.

– Turbă: Vatra Dornei, jud. Suceava.

Conform datelor din Anuarul Statistic al României, în anul 2001, industria extractivă reprezenta 5.6% din totalul producției industriale a României, din care extracția și prepararea cărbunelui deținea 1.4%.

Tot conform Anuarului Statistic al României, producția industriei extractive și în cadrul acesteia a extracției și preparării cărbunelui, exprimată în miliarde lei prețuri curente între anii 1996-2001, se prezintă sub forma tabelului următor:

Mld. lei prețuri curente.

După cum se observă din tabel, indicatorii au o tendință generală de creștere. Indicatorii de mai sus reprezintă în etalon valoric producția de cărbune fosil în intervalul precizat.

Cantitățile de cărbune extras exprimate în mii tone, în aceeași perioadă, au fost următoarele:

Mii tone.

Utilizarea mai intensă a cărbunilor ca principali combustibili, mai ales în termocentrale are un efect benefic asupra economiei deoarece permite restrângerea folosirii petrolului și a gazelor naturale în scopuri energetice. Acestea pot astfel să fie mai bine valorificate în industria chimică.

1.2. Necesitatea utilizării tehnologiei informației în domeniul minier.

Una din trăsăturile esențiale ale revoluției științifice și tehnice contemporane o constituie pătrunderea automatizării în formele ei cele mai diverse în producția de bunuri materiale. Prin esența sa, automatizarea vine în întâmpinarea omului, satisfăcându-i un vechi deziderat, anume obținerea de cât mai multe bunuri materiale cu un randament maxim, prin optimizarea activității economice.

În procesul de producție omul s-a preocupat întotdeauna de reducerea efortului fizic depus de sine însuși. În acest sens, mecanizarea a eliminat efortul fizic din procesul de producție industrial, prin utilizarea mașinilor. Succesele obținute în domeniul producerii și utilizării de agregate complexe au atras după sine creșterea efortului uman necesar conducerii acestora. Astfel a apărut necesitatea conceperii unor dispozitive care să înlocuiască omul în procesul de conducere a instalațiilor industriale, astfel încât acestea să realizeze obiectivul impus prin funcționare autonomă.

Spre deosebire de instalațiile mecanizate în care latura energetică reprezintă partea esențială și asigură legătura dintre mașină și obiectul muncii, în sistemele automate partea principală este latura informațională care asigură legătura între instalația mecanizată și dispozitivul de automatizare.

Datorită creșterii complexității activității economico-sociale și a volumului acesteia, utilizarea calculatoarelor electronice a devenit odin trăsăturile esențiale ale revoluției științifice și tehnice contemporane o constituie pătrunderea automatizării în formele ei cele mai diverse în producția de bunuri materiale. Prin esența sa, automatizarea vine în întâmpinarea omului, satisfăcându-i un vechi deziderat, anume obținerea de cât mai multe bunuri materiale cu un randament maxim, prin optimizarea activității economice.

În procesul de producție omul s-a preocupat întotdeauna de reducerea efortului fizic depus de sine însuși. În acest sens, mecanizarea a eliminat efortul fizic din procesul de producție industrial, prin utilizarea mașinilor. Succesele obținute în domeniul producerii și utilizării de agregate complexe au atras după sine creșterea efortului uman necesar conducerii acestora. Astfel a apărut necesitatea conceperii unor dispozitive care să înlocuiască omul în procesul de conducere a instalațiilor industriale, astfel încât acestea să realizeze obiectivul impus prin funcționare autonomă.

Spre deosebire de instalațiile mecanizate în care latura energetică reprezintă partea esențială și asigură legătura dintre mașină și obiectul muncii, în sistemele automate partea principală este latura informațională care asigură legătura între instalația mecanizată și dispozitivul de automatizare.

Datorită creșterii complexității activității economico-sociale și a volumului acesteia, utilizarea calculatoarelor electronice a devenit o necesitate acută în activitatea decizională și executorie. Caracteristica oricărui sistem decizional, deci inclusiv al celor din industria minieră este existența unei baze informaționale pe care decidentul să se sprijine în fundamentarea deciziilor. Aceasta este creată printr-un sistem informațional care să poată să opereze cu un volum mare de date.

Pentru a prelua o cantitate mare de date cât mai operativ, sistemul informațional trebuie să dispună de mijloace tehnice de înregistrare, calcul și transmisie a datelor și informațiilor.

Între factorii ce fac necesară introducerea sistemelor informatice în domeniul economic, pot fi amintiți:

gradul înalt de mecanizare și automatizare a proceselor de producție. Acest factor acționează pe două laturi: în primul rând, gradul înalt de mecanizare și automatizare a proceselor de producție dă naștere la o avalanșă de date ce trebuie urmărite și prelucrate, operație foarte greu de realizat în condițiile muncii manual-mintale, iar în al doilea rând apare o inechitate între sectoarele de producție și cele de administrație datorită faptului că munca vie consumată în administrație ar fi constantă sau în creștere, pe când cea privind producția ar fi în scădere, rezultând astfel o disproporție între lucrătorii direct productivi și cei ocupați cu administrația, și implicit o creștere a cheltuielilor directe pe unitatea de produs.

ritmul sporit al producției. În aceste condiții este necesar să se afle în concordanță viteza de colectare a datelor inițiale, de prelucrare a lor, de transmitere a informațiilor, timpul pentru adoptarea deciziilor și pentru executarea lor, astfel încât să corespundă ritmului producției. Optimizarea acestui parametru se realizează prin implicarea calculatoarelor în activitatea informațional-decizională.

necesitatea creșterii productivității muncii administrative – este impusă de nevoia de a nu rămâne în urma altor sectoare de activitate, și pentru a asigura efectuarea mai multor lucrări în unitatea de timp și descongestionarea lor în perioadele de vârf.

necesitatea obținerii unei calități superioare a informațiilor economice. Creșterea calității informației trebuie să se realizeze în paralel cu reducerea cheltuielilor pe unitatea de informație. Munca manuală dă naștere la aproximări și inexactități care dereglează sistemul informațional-decizional, pe când informațiile obținute cu ajutorul tehnicilor de calcul, fiind mai valoroase, generează decizii mai valoroase, obținându-se o rentabilitate mai bună.

necesitatea creării unor sisteme informaționale integrate. Datele de intrare sunt culese o singură dată, cât mai aproape de locul și momentul apariției lor, sunt preluate din toate unghiurile considerate utile, iar informațiile de ieșire sunt furnizate în raport de nivelul ierarhic al decidentului. Practic, satisfacerea acestor cerințe se realizează prin folosirea metodelor și tehnicilor specifice prelucrării datelor.

necesitatea folosirii raționale a personalului cu pregătire superioară. Prin utilizarea calculatoarelor, personalul va fi degrevat de lucrări obositoare. La personalul cu pregătire superioară utilizarea calculatoarelor va duce la reorientarea sa către lucrări de analiză economico-financiară mai interesante și mai stimulative în concordanță cu studiile urmate.

Procesele tehnologice din industria minieră se desfășoară în condiții speciale de mediu (climat artificial, iar uneori climat agresiv) în spații limitate, în regim dinamic, necesitând operații cu multă manoperă și efort fizic și de aceea generalizarea automatizării reprezintă soluția tehnică modernă și necesară. De asemenea, utilajele folosite sunt foarte complexe și implicit greu de urmărit și de supravegheat, automatele programabile concretizate prin senzori care să raporteze starea utilajelor și nivelul producției acestora unor unități informatice capabile să le centralizeze și să le interpreteze fiind în asemenea cazuri de neînlocuit. Activitatea de minerit se caracterizează deci prin diversitate, fiind alcătuită dintr-o multitudine de procese și fenomene care trebuie astfel corelate și controlate încât să nu genereze o stare de entropie (dezorganizare) a sistemului.

În vederea realizării acestui deziderat, se impune ca o necesitate utilizarea tehnologiei informației în acest domeniu, sub toate formele sale, adică atât prin automatizarea producției, prin folosirea de automate programabile care să supravegheze și să fluidizeze procesul de producție, cât și prin implementarea unor sisteme informatice care să îmbunătățească modul de urmărire din punct de vedere economic al acestor procese. Acest din urmă aspect va fi urmărit și în lucrarea de față, punându-se accentul pe aplicațiile informatice utilizate în procesul de evidență a utilajelor folosite în industria minieră la exploatările de suprafață.

1.3. Prezentarea generală a E.M.C. Motru.

Zăcământul de lignit din Valea Motrului a început să fie explorat prin anul 1900. Cu mult înainte, existența stratelor de cărbune a fost semnalată în numeroase aflorimente, întâlnite pe afluenții ce alcătuiau bazinul hidrografic al râului Motru, prin prezența porțelanitelor care dădeau culoarea roșie, specifică solului din regiune și mai ales prin apariția cărbunelui în puțurile săpate de localnici. Deși relativ tânăr în domeniul extracției de cărbune din România, bazinul Motru a constituit în cei peste 40 de ani de existență un important furnizor de cărbune energetic.

În anul 1959 s-a înființat Intreprinderea Minieră Oltenia cu sediul la Craiova și având 3 sectoare: Albeni, Roșia de Jiu (azi cariera Pinoasa) și Valea Motrului. Sectorul din Valea Motrului și-a început activitatea în mai 1960.

Primele lucrări de investiții au început în august 1960 la Horăști. În octombrie 1960 au fost demarate lucrările de deschidere la Leurda mina I și II și la Ploștina. Tăierea se făcea cu exploziv iar susținerea în lemn, stâlpii metalici de abataj tip ICEMIN și cadre pășitoare tip Bădărău.

In anul 1966, prin desființarea Trustului Minier Oltenia se înființează Intreprinderea Minieră Motru. Ulterior s-au modificat structurile, înființându-se Combinatul Minier Motru, Sucursala Minieră Motru și culminând în 1997 când s-au structurat activitățile și s-a înființat actuala E.M.S. Motru (Exploatarea Minieră de Subteran Motru) ce are în componență minele: Lupoaia, Roșiuța, Ploștina, Horăști și Boca, și actuala E.M.C. Motru (Exploatarea Minieră de Cariere Motru), având în componență carierele Lupoaia și Roșiuța.

Ca date mai importante de referință, mai merită amintiți anii primelor producții extrase din subteran și livrate termocentralelor:

1962-Mina Horăști și Mina Leurda

1963-Mina Ploștina

1968-Mina Lupoaia și Mina Roșiuța

1976-Mina Motru Vest

Așa cum am prezentat mai sus principalele momente din evoluția unităților miniere de exploatare a lignitului prin subteran, vom prezenta în continuare momentele importante din istoria exploatărilor miniere de suprafață (cariere) din bazinul minier Motru:

1972-prima microcarieră Ploștina Nord în Dealul Potângu

1972-începe deschiderea carierei Lupoaia

1974-se deschide microcariera Roșiuța în Dealul Hârceanu

1980-începe deschiderea carierei Roșiuța.

Principalul argument pentru schimbarea soluției de exploatare prin subteran în cea prin carieră a fost volumul dublu al rezervelor industriale și durata de activitate a obiectivului și considerente de ordin economic. După aprobarea investiției, încă din anul 1972 au început lucrările pregătitoare pentru punerea în funcțiune a obiectivului: lucrări de excavație preliminare pentru drumuri de acces, platforme de montaj, lucrări de organizare de șantier, de către ˝Șantierul Cariere Oltenia˝ transformat în anul 1974 în ˝Grupul de șantiere cariere Oltenia Rovinari˝ subordonat TCMM București cu șantiere specializate în bazinele Rovinari și Motru în construcții civile, industriale, montaj utilaje tehnologice, montaj transportoare de mare capacitate, instalații electrice etc.

În anul 1976 intră în funcțiune primul excavator cu rotor din cariera Lupoaia (SRs-1300 26/3,5-01) și prima mașină de haldat (A2RsB 6300/95-01). În continuare, punerile în funcțiune se succedează rapid, anual și se încheie în anul 1988 cu punerea în funcțiune a abzețerului cu braț lung (A2Rs-B-4400-170-03) – premieră română și germană. Capacitatea de producție (de 4.200.000 tone/an) a fost atinsă și depășită în anul 1988, când s-au extras 5.058.000 tone și a atins apogeul în 1989, când s-au extras 5.433.000 tone lignit.

În 1980 a început deschiderea carierei Roșiuța, care s-a realizat cu excavatoare clasice și transport auto a sterilului în halda Potângu Mic. Astfel, în perioada 1980-1983, practic a ființat în perimetrul Roșiuța o ˝microcarieră˝ care la începutul anului 1983 ajunsese să aibă 17 trepte de lucru. În 10 mai 1983 a fost pus în funcțiune primul excavator cu rotor, de tip SRs 470-E07 (actualmente E03), introdus în front pe stratul X cărbune, ajungând la o producție maximă de 1.023.000 tone/an în 1984. Montajul utilajelor prevăzute în dotarea acestei cariere s-a derulat într-un ritm mai lent decât la cariera Lupoaia, astfel încât, ultimul excavator, de tip SRch 1400/30/7 a intrat în funcție abia în anul 2000.

La momentul actual, cariera Lupoaia a trecut pe punctul maximal al evoluției ei, iar în viitorul apropiat se va proceda la ieșirea din funcție, pe rând, a utilajelor din această carieră pe măsură ce frontul lor de lucru va dispărea. După calculele specialiștilor, epuizarea completă a zăcământului Lupoaia și închiderea ei naturală ar trebui să survină în anul 2019.

Cariera Roșiuța, însă este în dezvoltare și în mod normal ar trebui să mai funcționeze încă 40 de ani de acum înainte.

Compania Națională a Lignitului Oltenia S.A. , din care face parte și E.M.C. Motru, ca o subunitate teritorială, s-a înființat ca urmare a H.G. nr. 576/20 sept. 1997 și are statutul de societate comercială pe acțiuni, persoană juridică română, cu capital integral de stat. Tot conform acestei H.G., C.N.L.O S.A. are ca obiect principal de activitate cercetarea geologică pentru descoperirea rezervelor de cărbune, producția, transportul și comercializarea cărbunelui.

Organigrama societății este prezentată în Anexa 1 a lucrării.

1.4. Contabilitatea utilajelor la E.M.C. Motru.

Conform Ordinului Ministerului Finanțelor nr. 403 din 22 aprilie 1999 pentru aprobarea Reglementărilor contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunităților Economice Europene și cu Standardele Internaționale de Contabilitate, regiile autonome, companiile, societățile naționale și alte întreprinderi de interes național, sunt obligate să aplice aceste reglementări începând cu situațiile financiare ale anului 2000. E.M.C. Motru face și ea parte din această categorie, deci este obligată să țină contabilitatea în conformitate cu aceste reglementări.

Standardele Internaționale de Contabilitate ce se referă direct la imobilizările corporale, din care fac parte și utilajele, sunt: IAS 16 ˝Imobilizări corporale˝, IAS 17 ˝Leasing˝ și IAS 40 ˝Investiții imobiliare˝. Există și o serie de alte standarde care se referă la alte aspecte specifice categoriei de imobilizări corporale, ca de exemplu: pentru deprecierea valorii de înregistrare la finele perioadei – IAS 36 ˝Deprecierea activelor˝; pentru intrarea sau ieșirea în/din întreprindere: IAS 11 ˝Contractele de construcții˝, IAS 20 ˝Contabilitatea subvențiilor guvernamentale și prezentarea informațiilor legate de asistența guvernamentală˝, IAS 23 ˝Costul îndatorării˝, IAS 21 ˝Efectele variației cursurilor de schimb valutar˝, IAS 35 ˝Activități în curs de întrerupere˝, IAS 37 ˝Provizioane, datorii și active contingente˝; pentru impozitul pe profit: IAS 12 ¨Impozitul pe profit˝.

În spiritul IAS 16, imobilizările corporale sunt definite ca fiind activele care:

sunt deținute de o întreprindere pentru a fi utilizate în producția de bunuri sau prestarea de servicii, pentru a fi închiriate terților, sau pentru a fi folosite în scopuri administrative;

este posibil a fi utilizate pe parcursul mai multor perioade.

În urma precizărilor de mai sus, se remarcă discrepanța care apare între definiția mijloacelor fixe din Legea 82/1991 și imobilizările corporale din IAS 16. Definiția dată de legea precizată mijlocului fix este următoarea: ˝bun care îndeplinește cumulativ două condiții: valoare mai mare decât limita legală și o durată de funcționare mai mare de un an˝. Diferența în accepțiunea IAS este legată de ˝valoarea legală˝, care se menține în practică în România. Recunoașterea în standard este dată de criteriul ˝utilizare pe parcursul mai multor perioade˝.

Din categoria imobilizărilor corporale sunt excluse: pădurile, resursele naturale regenerabile și neregenerabile, concesiuni, prospecțiuni și extracții miniere, de petrol etc.

Criteriile de recunoaștere a imobilizărilor corporale ca active sunt următoarele:

este posibilă generarea către întreprindere de beneficii economice viitoare, de pe urma utilizării, închirierii sau deținerii sale;

costul activului poate fi măsurat în mod credibil.

Raționamentele contabilității sunt alimentate cu ajutorul cuantificării monetare. Ordinul Ministerului Finanțelor Publice 94/2001, cu privire la evaluarea activelor menține principalele momente de evaluare, ce se regăsesc în Legea 82/1991 republicată. Conform acestor precizări, evaluarea trebuie făcută la intrarea în patrimoniu, la inventariere, la închiderea exercițiului și la ieșirea din patrimoniu.

Intrarea imobilizărilor corporale se poate realiza pe mai multe căi: achiziție, producție în regie proprie, contracte de leasing, subvenționare, schimb cu alte active, aport la capitalul social subscris, sau donație.

a) Achiziția este modalitatea de bază de aducere în cadrul unității a imobilizărilor corporale. Imobilizările achiziționate de întreprindere sunt evaluate inițial la costul de achiziție, care cuprinde:

prețul de cumpărare;

taxele vamale și taxele nerecuperabile;

cheltuielile legate de punerea în funcțiune;

reducerile comerciale (se scad);

costurile inițiale de amenajare a amplasamentului;

costurile inițiale de livrare și manipulare, montaj, demolare etc;

costurile estimate pentru demontarea și mutarea activului și costurile de restaurare a amplasamentului;

costul îndatorării (dobânda) direct atribuibil achiziției, construcției sau producției unui activ pe termen lung;

diferențele de curs valutar ce pot rezulta dintr-o devalorizare accentuată, împotriva căreia nu se pot lua nici un fel de măsuri de acoperire a riscului.

O.M.F. 94/2001 anulează această ultimă componentă a costului de achiziție (stipulată de IAS 21).

b) Producția în regie proprie este o altă cale de intrare a imobilizărilor corporale. Valoarea activului în acest caz este dată de costul de producție.

Costul de producție cuprinde:

cheltuielile directe de producție (materii prime, materiale, manoperă directă etc.) inclusiv costul îndatorării ce cuprinde dobânzile și alte costuri suportate de o întreprindere în legătură cu împrumuturi de fonduri;

cota de cheltuieli indirecte repartizată bunului obținut (amortizarea, întreținerea secțiilor și utilajelor, administrarea secțiilor etc.).

c) Contractele de leasing reprezintă o altă modalitate de obținere a imobilizărilor corporale, din ce în ce mai utilizată și în țara noastră. Valoarea de intrare a activelor obținute prin leasing depinde de tipul de contract de leasing și trebuie luate în considerare mai multe aspecte, astfel:

– dacă locatorul (societatea de leasing) este nerezident, în contractele de leasing operațional, înregistrarea intrării activului se face la data transferului de proprietate la valoarea reziduală și taxele vamale;

– în contractele de leasing financiar, când momentul recunoașterii activului în contabilitatea locatarului îl constituie însăși momentul începerii utilizării, evaluarea se realizează la valoarea actualizată a plăților minime de leasing.

d) Pentru a fi aduse în întreprindere, imobilizările corporale pot fi subvenționate prin programe de asistență guvernamentală. Valoarea de intrare este influențată în acest caz de valoarea corespunzătoare subvențiilor guvernamentale. Atunci când subvenția guvernamentală este reprezentată de transferul unui activ nemonetar, valoarea de intrare este dată de valoarea justă. În acest fel, subvențiile pentru active vor apare ca un venit amânat, sau vor fi scăzute din valoarea contabilă a activului. În cazul unei imobilizări corporale subvenționate, valoarea subvenției va fi trecută pe venituri pe toată durata de amortizare.

e) Schimbul cu alte active reprezintă o altă cale de intrare a imobilizărilor corporale. Atunci când sunt schimbate active cu utilitate și valoare diferite, valoarea de intrare este dată de valoarea justă a activului primit în schimb, egală cu valoarea justă a activului cedat, corectată cu valoarea oricărei sume transferate în numerar sau echivalente de numerar. Dacă sunt schimbate active similare valoarea activului primit este dată de valoarea contabilă netă a activului cedat (valoare inițială – amortizarea cumulată – deprecierea de valoare). Dacă valoarea justă a activului primit este mai mică decât valoarea netă a activului cedat, se va înregistra o depreciere de valoare a activului nou.

O etapă importantă în procesul de evidență al imobilizărilor corporale este recunoașterea cheltuielilor ulterioare intrării în întreprinderi a acestora. Aceste cheltuieli trebuie adăugate valorii contabile a activului, numai atunci când se estimează că întreprinderea va obține beneficii economice viitoare suplimentare, față de performanțele estimate inițial ale activului. Toate celelalte cheltuieli ulterioare, vor fi recunoscute drept cheltuieli ale perioadei în care au fost suportate.

Exemple de cheltuieli care se capitalizează: modificări ale activelor pentru a extinde durata de viață; modernizarea unor componente; adoptarea unui proces de producție prin care se reduc cheltuielile de exploatare etc. Cheltuielile cu întreținerea și reparațiile curente ale utilajelor, care sunt făcute pentru menținerea stării de funcționare sau atingerea performanțelor inițiale, vor fi considerate cheltuieli ale perioadei în care se efectuează.

Un alt moment important al evaluării imobilizărilor corporale este cel de la data bilanțului. În IAS 16 sunt stabilite tratamentul contabil de bază și tratamentul contabil alternativ în privința valorii bilanțiere a imobilizărilor corporale.

Tratamentul contabil de bază presupune ca imobilizările corporale să fie prezentate în bilanț la costul de achiziție, mai puțin amortizarea cumulată aferentă și orice pierderi cumulate din depreciere.

Tratamentul contabil alternativ prevede că: după recunoașterea ca activ, o imobilizare corporală trebuie înregistrată în bilanț la valoarea reevaluată care reprezintă valoarea justă în momentul reevaluării, mai puțin orice amortizare ulterioară cumulată aferentă și pierderile ulterioare cumulate din depreciere. Reevaluările trebuie efectuate cu suficientă regularitate, astfel încât valoarea contabilă să nu difere semnificativ de valoarea ce poate fi determinată pe baza valorii juste la data bilanțului.

Valoarea justă a imobilizărilor corporale (în care se include și utilajele), este dată de valoarea lor de piață determinată în urma unei evaluări. Atunci când nu se poate identifica valoarea de piață, activele sunt evaluate la costul de înlocuire, mai puțin amortizarea corespunzătoare.

În situația în care valoarea contabilă a unui activ este majorată, în urma reevaluării, această majorare se trece direct în creditul conturilor de capitaluri proprii sub titlul ˝diferențe din reevaluare˝.

Când valoarea contabilă a unui activ este diminuată în urma reevaluării, aceasta trebuie recunoscută ca o cheltuială. Cu toate acestea, o diminuare rezultată din reevaluare, trebuie scăzută direct din surplusul din reevaluare la același activ, în măsura în care diminuarea nu depășește valoarea înregistrată anterior ca surplus din reevaluare.

O.M.F 94/2001 prevede, pe lângă cele două tratamente din IAS 16, și posibilitatea evaluării imobilizărilor corporale prin metode ce țin cont de inflație. Este vorba de retratarea costului istoric la inflație, prevăzută de IAS 23 ˝Raportarea financiară în economii hiperinflaționiste˝, care se realizează prin aplicarea unor indicatori care reflectă variația puterii de cumpărare sau aplicarea indicelui de inflație.

Un alt moment ce ridică probleme în cadrul evaluării imobilizărilor corporale, este ieșirea definitivă din uz, prin diverse modalități: casare, cedare, vânzare, schimb cu alte active, donație etc. IAS 16 precizează în acest caz: ˝câștigurile sau pierderile obținute în urma casării sau cedării unui element al imobilizărilor corporale, trebuie determinate ca diferența între încasările nete estimate din cedare și valoarea contabilă netă a activului și recunoscute ca venit sau cheltuială în contul de profit și pierdere.˝

Contabilitatea imobilizărilor corporale se realizează cu ajutorul a patru conturi sintetice de gradul I, din grupa cu aceeași denumire, clasa a 2-a a planului de conturi general, și anume:

211 Terenuri și amenajări de terenuri;

212 Construcții;

213 Instalații tehnice, mijloace de transport, animale și plantații;

214 Mobilier, aparatură birotică, echipamente de protecție a valorilor umane și materiale și alte active corporale.

Contul 213 conține următoarele conturi sintetice de gradul II:

2131 Echipamente tehnologice (mașini, utilaje și instalații de lucru);

2132 Aparate și instalații de măsurare, control și reglare;

2133 Mijloace de transport;

2134 Animale și plantații.

Trăsăturile comune ale acestor conturi sunt următoarele: au funcție contabilă de activ; sunt conturi de bilanț și au solduri debitoare, ce reprezintă prețul de evidență aferent imobilizărilor corporale pe care le deține întreprinderea.

În continuare vom arăta cum se înregistrează în contabilitate principalele momente din existența utilajelor în cadrul E.M.C. Motru, prin folosirea contului 2131 ˝Echipamente tehnologice˝.

1. Se înregistrează achiziționarea unui utilaj în valoare de 3.000.000.000 lei, la care cheltuielile cu demontarea utilajului și restaurarea amplasamentului sunt de 500.000.000 lei. Durata de viață a utilajului este de 20 de ani.

a) înregistrarea utilajului, conform facturii:

2131 = % 3.500.000.000 lei

˝Echipamente tehnologice˝ 404 3.000.000.000 lei

˝Furnizori de imobilizări˝

500.000.000 lei

˝Provizioane pentru dezafectarea

imobilizărilor corporale și alte

acțiuni similare legate de acestea˝

4426 = 404 665.000.000 lei

˝TVA deductibilă˝ ˝Furnizori de imobilizări˝

b) plata furnizorului:

404 = 5121 4.165.000.000 lei

˝Furnizori de imobilizări˝ ˝Conturi la bănci în lei˝

c) se înregistrează amortizarea anuală de 175.000.000 lei (3.500.000.000: 20 ani):

6811 = 2813 175.000.000 lei

˝Cheltuieli de exploatare ˝Amortizarea instalațiilor,

privind amortizarea mijloacelor de transport,

imobilizărilor˝ animalelor și plantațiilor˝

d) anularea provizionului în valoare de 500.000.000 lei:

1513 = 7812 500.000.000 lei

˝Provizioane pentru dezafectarea ˝Venituri din provizioane

imobilizărilor corporale și alte pentru riscuri și cheltuieli˝

acțiuni similare legate de acestea˝

2. Se achiziționează piese de schimb pentru înlocuirea pieselor de schimb uzate. Deoarece prin această operație nu se aduc îmbunătățiri la performanțele utilajului, acestea doar aducându-se la valorile inițiale, valoarea pieselor de schimb se va înregistra ca o cheltuială curentă de exploatare. Valoarea pieselor de schimb: 50.000.000 lei.

% = 401 59.500.000 lei

˝Furnizori˝ 50.000.000 lei

˝Cheltuieli privind piesele de schimb˝

9.500.000 lei

˝TVA deductibilă˝

În cazul în care montajul pieselor de schimb se realizează de către unități specializate, se vor înregistra cheltuielile cu serviciile executate de aceste unități, astfel:

% = 401

˝Furnizori˝

˝Alte cheltuieli cu serviciile

executate de terți¨

4426

¨TVA deductibilă˝

3. Se casează un utilaj al cărui cost inițial a fost 1.000.000.000 lei, amortizat integral. În cadrul E.M.C. Motru, utilajele, mai ales cele utilizate direct în exploatarea zăcămintelor de cărbune, se casează de obicei complet amortizate. Explicația este dată de valoarea foarte mare a acestora, și de fondurile reduse de care se dispune în acest sector, care nu permit o înlocuire a lor înainte de expirarea duratei normale de funcționare. Operația este efectuată de o unitate specializată, cheltuielile fiind facturate la valoarea de 100.000.000 lei, TVA 19%. Din dezmembrarea utilajului rezultă piese de schimb în valoare de 10.000.000 lei și materiale auxiliare (fier vechi) în valoare de 20.000.000 lei. Documentele utilizate pentru reflectarea acestor operații sunt: procesul verbal de scoatere din funcțiune, documentele justificative de cheltuieli și notele de contabilitate.

Înregistrările vor fi următoarele:

a) colectarea cheltuielilor cu casarea:

% = 401 119.000.000 lei

6588 ˝Furnizori˝ 100.000.000 lei

˝Alte cheltuieli de exploatare˝

19.000.000 lei

˝TVA deductibilă˝

b) recuperarea pieselor de schimb și a materialelor auxiliare:

% = 7588 30.000.000 lei

3021 ˝Alte venituri din 20.000.000 lei

˝Materiale auxiliare˝ exploatare˝

10.000.000 lei

˝Piese de schimb˝

c) scoaterea din evidență a utilajului complet amortizat:

2813 = 2131 1.000.000.000 lei

˝Amortizarea instalațiilor, ˝Echipamente tehnologice˝

mijloacelor de transport,

animalelor și plantațiilor˝

Tratamentul alternativ pentru determinarea valorii bilanțiere a imobilizărilor corporale prevede ca, ulterior recunoașterii inițiale, o imobilizare corporală să fie prezentată în bilanț la valoarea reevaluată pe baza valorii juste la momentul reevaluării, numai pentru amortizarea cumulată și pierderile din deprecieri. Pentru înregistrarea creșterii valorii unui activ prin reevaluare, se va utiliza un cont de capitaluri proprii 1058 ˝Rezerve din reevaluare dispuse prin acte normative˝, cu funcție contabilă de pasiv (deci se va credita cu creșterea valorii activului). Dacă prin reevaluările ulterioare se constată o scădere de valoare a activului, atunci se diminuează surplusul din reevaluare constatat inițial (se debitează 1058).

Dacă la reevaluarea inițială se constată o diminuare a valorii activului, diferența din reevaluare rezultată este o cheltuială. O eventuală creștere ulterioară de valoare face să apară un venit, care va compensa descreșterea anterioară.

În continuare, vom prezenta succint viziunea Standardelor Internaționale de Contabilitate în legătură cu metodele de amortizare a imobilizărilor corporale.

În accepțiunea standardelor, alegerea metodei de amortizare pentru imobilizările corporale trebuie să țină cont de modul în care se estimează generarea beneficiilor economice viitoare aferente activelor respective. Amortizarea imobilizărilor corporale se calculează și se înregistrează începând cu luna următoare punerii în funcțiune și până la recuperarea integrală a valorii de intrare, conform duratelor de viață utilă și condițiilor de utilizare a acestora.

Conform legislației din țara noastră, întreprinderile utilizează pentru amortizarea imobilizărilor corporale una din următoarele metode:

amortizarea liniară;

amortizarea degresivă;

amortizarea accelerată.

Amortizarea liniară se realizează prin includerea uniformă în cheltuielile de exploatare a unei sume fixe, stabilită proporțional cu durata normală de funcționare a mijloacelor fixe.

Amortizarea degresivă reprezintă o modalitate de accelerare a procesului de amortizare în primii ani de funcționare. Sistemul constă în aplicarea unor coeficienți de multiplicare diferențiați în funcție de durata normală de funcționare a utilajului, astfel: 1,5 dacă durata este între 2-5 ani; 2,0 dacă durata este între 5-10 ani; 2,5 pentru o durată mai mare de 10 ani, asupra cotei anuale liniare de impozitare. Metodologia de aplicare a acestei variante este următoarea: pentru primul an de funcționare se aplică asupra valorii de intrare cota de amortizare degresivă corespunzătoare; amortizarea anuală pentru următorii ani se calculează prin aplicarea aceleiași cote de amortizare degresivă asupra valorii rămasă de recuperat. Se procedează astfel până în anul în care amortizarea anuală, ce rezultă din calcul, este egală sau mai mică decât amortizarea anuală liniară, calculată pentru perioada de funcționare rămasă. Începând din acel an până la expirarea duratei normale de funcționare, se utilizează sistemul de amortizare liniar.

Amortizarea accelerată constă în includerea în primul an de funcționare, în cheltuielile de exploatare, a unei amortizări de 50% din valoarea de intrare a mijlocului fix respectiv, iar în exercițiile următoare se aplică amortizarea liniară, calculată prin raportarea valorii rămase de amortizat la numărul de ani de utilizare rămași. Avantajul aplicării acestei modalități de amortizare este că în primul an unitatea suportă pe cheltuieli o amortizare mare, ceea ce permite reinvestirea sumelor în noi mijloace fixe, iar în următorii ani cheltuielile sunt minime. Deci, pentru a beneficia de avantajul fiscal, această metodă se recomandă a fi aplicată pentru mijloacele fixe cu durata de funcționare foarte scurtă, sau atunci când unitatea intenționează să le scoată din funcțiune după primul an de utilizare.

Evidența analitică a mijloacelor fixe se organizează în mod distinct pentru fiecare obiect sau complex de obiecte cu toate dispozitivele și accesoriile sale și care îndeplinește în mod independent, în totalitatea lui o funcție distinctă. În acest scop se folosesc, în funcție de opțiunea unității, ˝Registrul numerelor de inventar˝ și ˝Fișa mijlocului fix˝ sau ˝Registrul pentru evidența mijloacelor fixe˝, referitor la care se menționează că este recomandat în mod deosebit pentru unitățile cu un număr redus de mijloace fixe.

Evidența analitică, împreună cu cea operativă, care este organizată cu ajutorul ˝Listei de inventariere și evidența mijloacelor fixe˝, asigură urmărirea atât a existenței și mișcării acestor bunuri pe categorii și pe locuri de folosință (subunități, secții, laboratoare, compartimente organizatorice funcționale ș.a.) și în cadrul acestora pe obiecte de evidență, cât și cunoașterea gradului de depreciere.

Evidența operativă a utilajelor în cadrul E.M.C. Motru se face prin codificări sub forma unor tabele, în care utilajele sunt grupate în linii de producție.

O linie de producție este o unitate operativă ce cuprinde un excavator, un complex mecanizat de benzi transportoare, unul sau mai multe utilaje MAN, de depunere a sterilului, unul sau mai multe abzețere, stație de concasare și utilaje auxiliare.

Activitatea de reparații a acestor utilaje se referă la ansamblul lucrărilor de întreținere, revizii și reparații care se execută periodic având ca scop preîntâmpinarea creșterii progresive a uzurii fizice, prevenirea avariilor și menținerea caracteristicilor funcționale ale utilajelor și instalațiilor în condiții de economicitate.

Activitatea de reparații cuprinde următoarele genuri de lucrări:

întreținerea curentă;

revizii tehnice periodice;

reparații propriu-zise.

Întreținerea curentă constituie un important mijloc de menținere a utilajelor în stare de funcționare, de încetinire a procesului de uzură, de mărire a duratei de funcționare între două reparații. Lucrările de întreținere curentă constau în curățirea și ungerea diferitelor piese, remedierea micilor defecțiuni mecanice și electrice care se produc în mod inerent în cursul exploatării lor. Aceste lucrări pot fi executate de către muncitorii care lucrează la utilaje sau de personalul specializat (ungători, electricieni etc).

Reviziile tehnice periodice reprezintă lucrările care se fac între două reparații și sunt necesare pentru descoperirea eventualelor deranjamente în funcționarea utilajului.

Reviziile tehnice periodice se efectuează de un personal specializat. Acest personal verifică starea tehnică a utilajelor și remediază pe loc acele defecțiuni care reclamă o intervenție imediată. Rezultatele reviziei se consemnează în documentul ˝Fișă de constatare a defecțiunilor˝ și vor servi la definitivarea conținutului reparației care urmează și la pregătirea materială a acestei reparații.

Reparațiile propriu-zise se împart, în funcție de complexitatea și periodicitatea lor, în trei categorii: reparații curente de gradul 1, reparații curente de gradul 2 și reparațiile capitale.

Reparațiile curente de gradul 1 sunt lucrări pin care se înlătură uzuri la piesele, organele și instalațiile direct accesibile, care nu necesită demontări de subansamble. Asemenea lucrări trebuie să fie executate pe cât posibil în afara schimburilor lucrătoare pentru a nu afecta timpul de funcționare a utilajelor.

Reparațiile curente de gradul 2 sunt mai complexe, de mai mare volum. Ele comportă demontări de subansamble și recondiționarea sau înlocuirea parțială a elementelor constructive uzate. Aceste reparații, necesitând un timp mare de muncă, diminuează fondul de timp de funcționare a utilajelor.

Reparațiile capitale sunt lucrările cele mai complexe și constau în demontarea completă a utilajului, înlocuirea sau recondiționarea elementelor constructive uzate, verificarea și remontarea angrenajelor demontate. După remontare, utilajul este supus unor probe de funcționare. În cele mai multe cazuri, odată cu reparația capitală se pot efectua și lucrări de modernizare.

În întreprinderile industriale organizarea lucrărilor de întreținere și reparații, executarea și controlul modului de exploatare al utilajelor intră în atribuțiile personalului secției mecano-energetice.

În cadrul procesului de evidență a utilajelor din cadrul E.M.C. Motru, un rol extrem de important îl au documentele justificative, care constituie baza sau suportul material pentru înregistrarea în contabilitate a operațiilor patrimoniale, fiind înscrisuri în care se consemnează orice operație care afectează patrimoniul unității, la locul și momentul când a avut loc. Documentele care apar în cadrul procesului de evidență a utilajelor la E.M.C. Motru, în toate operațiunile care afectează utilajele (achiziții, întreținere și reparații, inventariere, vânzări de utilaje și casări) sunt următoarele: factura, avizul de însoțire al mărfii, nota de intrare în recepție, lista mijloacelor fixe, referatul tehnic, comanda pentru piese de schimb, ordinul de plată, decizia de inventariere, lista de inventariere, procesul verbal de inventariere, toate acestea fiind înregistrate și în documentele de evidență contabilă, adică în registrele de contabilitate.

Sistemul informațional al procesului de evidența al utilajelor, este reprezentat de fapt de modul în care toate aceste documente circulă între compartimentele întreprinderii și de cum reușesc ele să furnizeze conducerii informațiile de care are nevoie pentru a controla într-un mod eficient activitatea. Pentru a avea valoare informațională, aceste documente trebuie avizate și semnate de directorul general și de contabilul-șef al unității. Graficele de circulație a documentelor la E.M.C. Motru sunt prezentate în diagramele din anexele lucrării.

Analiza sistemului informațional existent cuprinde un ansamblu de activități care trebuie să răspundă următoarelor obiective:

delimitarea ariei de cuprindere a sistemului informațional existent, care va deveni sistem-obiect pentru realizarea sistemului informatic;

reflectarea activităților și operațiilor tehnologice de prelucrare a datelor specifice sistemului informațional existent;

evidențierea modificărilor ce se impun în organizarea și funcționarea sistemului informațional actual în vederea informatizării lui;

evidențierea dotării cu tehnică de calcul și identificarea problemelor ce urmează a fi rezolvate de noul sistem cu ajutorul calculatorului electronic;

fundamentarea soluțiilor de principiu pentru noul sistem informatic, precizarea tipului de calculator necesar, sistemul de operare aferent, soluțiile preconizate pentru gestionarea datelor, modalitățile de prelucrare automată a datelor ș.a.

Analiza sistemului informațional existent este necesară pentru a oferi conducerii firmei informațiile necesare pentru fundamentarea soluțiilor de perfecționare a acestuia, dar, în același timp, să furnizeze și elementele necesare proiectării sistemului informatic.

1.5. Aspecte critice privind sistemul informațional actual privind evidența utilajelor.

În urma culegerii datelor referitoare la sistemul informațional existent vom trece la analiza acestuia, în vederea formulării observațiilor critice cu privire la funcționarea sa.

Aspectele critice vor urmări gradul de satisfacere informațională a decidenților, eventualele modificări organizatorice, structurale sau tehnologice necesare care pot să contribuie la îmbunătățirea deciziilor.

Concluziile analizei sistemului informațional existent privind evidența utilajelor la E.M.C. Motru se grupează pe trei direcții:

analiza critică a obiectivelor sistemului existent;

critica mijloacelor folosite;

analiza costurilor de funcționare.

Vom prezenta punctual fiecare dintre cele trei direcții:

A. Analiza critică a obiectivelor sistemului informațional existent.

Prin obiectivele sale sistemul existent trebuie să asigure informațiile necesare conducerii eficiente a firmei. Obiectivele sistemului informațional sunt subordonate obiectivelor generale ale întreprinderii. Nerealizarea acestor obiective trebuie interpretată și prin prisma informațiilor furnizate de sistemul informațional existent privind evidența utilajelor.

Principala deficiență care s-a constatat în urma analizei a fost lipsa unor informații din sistem. În cadrul procesului de evidență a utilajelor, urmărirea operativă a activității desfășurate de acestea, stabilirea în timp real a eventualelor defecțiuni care pot să apară, și implicit a pieselor de schimb care trebuie comandate la furnizori, achiziționarea acestora și eliberarea din magazii în cel mai scurt timp sunt factori esențiali care pot să asigure creșterea eficienței activității. Cauzele care duc la lipsa unor informații necesare îndeplinirii acestor obiective sunt următoarele:

lipsa unei organizări judicioase a proceselor de culegere, transmitere, și prelucrare a datelor;

lipsa unor mijloace tehnice corespunzătoare;

personalul este solicitat și nu mai poate răspunde la timp sarcinilor primite;

circulația greoaie a documentelor;

limitele sistemului manual în privința furnizării anumitor informații.

Un exemplu pe care pe care l-am considerat suficient de explicit pentru a susține cele de mai sus, este modul în care se raportează și se soluționează la E.M.C. Motru apariția unei defecțiuni la un utilaj. Operațiile care au loc în acest caz sunt următoarele: tehnicianul care supraveghează funcționarea în bune condiții a utilajului constată apariția defecțiunii la locul în care s-a produs; tehnicianul completează de mână un document numit ˝referat tehnic˝, prin care solicită piesele de schimb necesare reparației; documentul este avizat și semnat de directorul general și de contabilul-șef și este trimis la baza de aprovizionare; pe baza referatului pe care îl aprobă, baza de aprovizionare emite ˝comanda pentru piese de schimb˝ pe care o trimite furnizorilor.

După cum se observă, tot circuitul este deosebit de greoi și necesită o perioadă de timp relativ mare, cu rezultate evident negative asupra operativității și eficienței activității.

Principala modalitate prin care toate aceste cauze ar putea fi combătute, în contextul analizei sistemului informațional privind evidența utilajelor, este introducerea unui sistem informatizat de dispecerate.

Sistemul de dispecerate ar fi de fapt un sistem informatic integrat, care ar avea avantajul că eficiența cu care ar acționa ar fi maximă, însă și dezavantajul că nivelul costurilor ocazionate de punerea sa în funcțiune și apoi de întreținerea sa ar fi mai mari decât poate să suporte o întreprindere ce face parte din industria minieră din România, așa cum este E.M.C. Motru.

Sistemul informațional astfel creat ar avea structura descrisă în figura următoare:

Fig. 1.

Automatele programabile montate pe utilaje sunt senzori care monitorizează starea tehnică a utilajului, și care, prin intermediul unei rețele electronice furnizează date în timp real despre starea de funcționare a utilajelor, dispeceratelor aflate în sectoarele în care lucrează aceste utilaje. Dispeceratele supun datele unui proces primar de analiză și interpretare, și în funcție de concluziile la care se ajunge, informațiile sunt trimise mai departe la centrele de decizie sau nu. Informațiile care sunt trimise sunt cele care semnalează defecțiuni care apar la unele utilaje.

Centrele de decizie care primesc informațiile sunt de fapt compartimentele financiar-contabile ale celor două cariere ale E.M.C. Motru, sau direct baza de aprovizionare care face comanda la furnizor. Acestea consultă bazele de date pentru a vedea dacă există sau nu în depozit piesele de schimb necesare reparației. Dacă piesele nu există, se face o comandă către furnizor. Timpul astfel câștigat duce la creșterea eficienței activității pe ansamblul ei.

Critica mijloacelor folosite.

Analiza critică a mijloacelor folosite se referă la următoarele elemente:

documente utilizate pentru culegerea datelor și prezentarea informațiilor;

mijloace tehnice aflate deja în dotare sau exploatare;

personalul existent.

a) Documentele reprezintă principalul mijloc din sistemele informaționale manuale prin care se culeg, se transportă și se valorifică datele și informațiile. În urma analizei critice a acestora în cadrul E.M.C. Motru, se pot formula următoarele concluzii:

numărul documentelor este prea mare, acest lucru conducând la scăderea operativității în prelucrare;

există unele documente neadaptate la prelucrarea automată a datelor, ceea ce îngreunează operația de culegere și de introducere a datelor în sistem;

există fluxuri de circulație sau de prelucrare a documentelor greoaie, suprapuse sau paralele.

Datorită faptului că sistemul informațional al E.M.C. Motru este aproape în totalitate manual, considerațiile de mai sus sunt valabile.

b) Mijloacele tehnice aflate în dotare sau exploatare.

În urma analizei au ieșit în evidență următoarele aspecte în legătură cu acestea:

slaba preocupare a E.M.C. Motru pentru dotarea cu asemenea mijloace;

mijloacele existente nu sunt folosite la capacitatea maximă de lucru și nu sunt utilizate în raport cu performanțele tehnice de care dispun;

utilizarea unor pachete de programe aplicative neperformante.

c) Personalul.

În legătură cu personalul întreprinderii, concluziile analizei sistemului informațional existent privind evidența utilajelor au evidențiat următoarele aspecte:

slaba preocupare a E.M.C. Motru pentru selectarea și promovarea personalului;

lipsa unei preocupări permanente privind perfecționarea personalului și întinerirea acestuia.

C. Analiza costurilor de funcționare.

În general, nu este edificatoare analiza cheltuielilor de funcționare a sistemului informațional existent doar prin comensurarea în sumă absolută a acestor cheltuieli. Este mai sugestiv ca această analiză să vizeze raportul existent între costul informațiilor și efectele deciziilor ce se pot lua pe baza lor. În cazul E.M.C. Motru apreciem că raportul utilitate/cost ar fi mai avantajos în cazul implementării unui sistem informatic de evidență a utilajelor.

CAPITOLUL II

PROIECTAREA APLICAȚIEI INFORMATICE PRIVIND EVIDENȚA

UTILAJELOR LA S.C. E.M.C. Motru S.A.

2.1. Obiectivele și limitele aplicației.

Proiectarea generală a noului sistem mai este cunoscută și sub numele de proiectarea logică sau elaborarea concepției noului sistem informațional care se va baza pe utilizarea calculatorului electronic. În cadrul etapei de proiectare generală va avea loc elaborarea concepției logice a noului sistem informatic și se va defini acesta din punct de vedere structural și funcțional. Practic, aceasta înseamnă că se vor stabili componentele noului sistem, și anume ieșirile informaționale din cadrul acestuia, a datelor de intrare și a suporturilor necesare pentru aceste date (documente primare, purtători tehnici etc.), precum și a legăturilor dintre ele, astfel încât toate să acționeze ca un ansamblu unitar.

Un sistem informațional bazat pe utilizarea calculatorului electronic cuprinde un ansamblu de intrări, prelucrări și ieșiri, definite în funcție de obiectivele sale.

Intrările în sistemul informatic sunt asigurate de baza de date și de tranzacții, sau mișcări.

Baza de date reprezintă o colecție de date operaționale memorate în sistemul informatic și utilizate în comun de către componentele sistemului informatic.

Tranzacțiile sunt date care reflectă modificările intervenite între două prelucrări și care se deduc din operațiile economice desfășurate de întreprindere. Ele devin parte componentă a bazei de date în urma clasificării, validării, înregistrării și, uneori , a prelucrării lor. Tranzacțiile sunt de două feluri: tranzacții externe și tranzacții interne.

Tranzacțiile externe redau fenomenele și procesele economice, inclusiv modificările ce apar în activitatea agenților economici (livrarea unui produs, consumarea unei resurse, achiziționarea unui utilaj etc.).

Tranzacțiile interne apar în momentul obținerii unui rezultat din prelucrare și sunt destinate actualizării bazei de date.

Modificările care au loc în exteriorul sistemului informatic sunt evidențiate de tranzacțiile externe, care sunt utilizate prin intermediul programului de introducere a datelor în sistem, în timp ce tranzacțiile interne sunt asigurate exclusiv în cadrul sistemului informatic prin programele de exploatare a colecțiilor de date anterioare.

Prelucrările din cadrul sistemului informatic sunt asigurate prin executarea unui ansamblu de programe, care se împart în două categorii:

programe de actualizare a bazei de date;

programe de obținere a rezultatelor (situațiilor de ieșire) solicitate de beneficiar.

Din aceste considerații rezultă că funcționarea sistemului informatic este asigurată de un ansamblu de proceduri automate care realizează actualizarea și exploatarea colecțiilor de date ca urmare a tranzacțiilor interne sau externe, în vederea obținerii situațiilor de ieșire.

Procedurile din cadrul sistemului informatic acționează asupra colecțiilor de date, care sunt constituite într-un nucleu informațional ce conține mulțimea atributelor datelor de intrare necesare obținerii ieșirilor informaționale solicitate. Nucleul de informații urmează a fi structurat în entități informaționale al căror ansamblu delimitează baza informațională a sistemului informatic.

Baza informațională este formată din ansamblul entităților informaționale și atributelor care le compun, ce descriu dinamica fenomenelor și proceselor economice ale întreprinderii pe o anumită perioadă de timp.

Ieșirile sistemului informatic reprezintă rezultatul prelucrării colecțiilor de date prin transferări sau calcule de atribute în urma aplicării unor algoritmi de calcul descriși în cadrul procedurilor automate, și concretizate în situațiile de ieșire solicitate de întreprindere.

În etapa de declanșare a activității de proiectare generală a noului sistem, echipa de analiști și proiectanți trebuie să rezolve anumite obiective. Acestea pot fi obiective generale, când se referă la întreaga activitate a firmei sau pot fi obiective specifice, când se referă la scopurile parțiale urmărite de fiecare activitate în parte.

Obiectivul fundamental al noului sistem informatic este acela de a pune la dispoziția sistemului decizional informații corecte și la timp pentru conducerea activității de evidență a utilajelor, iar sistemul apelat să poată furniza informații necesare luării deciziilor.

Proiectarea noului sistem informatic se poate realiza ținând seama de mai multe variante de abordare:

varianta intrări-ieșiri;

varianta ieșiri-intrări;

varianta mixtă.

Conform variantei intrări-ieșiri se pleacă de la obiectivele stabilite, iar pe baza acestora se determină atributele datelor de intrare grupate în baza informațională de intrare. În urma analizei acestei baze informaționale se determină ieșirile noului sistem.

În cadrul variantei ieșiri-intrări se pleacă tot de la obiectivele noului sistem, de la situațiile de ieșire necesare. Analizându-se modul de obținere a fiecărui element informațional, se determină modul de utilizare a bazei informaționale de intrare și apoi se determină celelalte elemente presupuse de proiectarea generală.

Varianta mixtă pornește de la stabilirea obiectivelor noului sistem, continuă cu realizarea unei versiuni inițiale a bazei informaționale de intrare, iar apoi, avându-se în vedere posibilitățile de prelucrare, se determină baza informațională de ieșire. În funcție de cerințele utilizatorilor se proiectează ieșirile necesare în prezent sau în perspectivă și pe baza lor se reproiectează baza informațională de intrare.

În cadrul acestei lucrări am ales varianta de abordare ieșiri-intrări.

2.2. Proiectarea ieșirilor informaționale.

Ieșirile sistemului informațional pot fi privite din punct de vedere structural, funcțional și tipologic.

Din punct de vedere structural, ieșirile sistemului informațional reprezintă a treia componentă din triada ce caracterizează structura oricărui sistem (intrări, prelucrări, ieșiri).

Din punct de vedere funcțional, ieșirile sistemului informațional caracterizează obiectivele generale și specifice ale noului sistem.

Din punct de vedere tipologic, ieșirile sistemului informațional bazat pe utilizarea calculatorului electronic pot să apară sub următoarele forme:

listele sau situațiile de ieșire, care cuprind indicatori ai stării și dinamicii activității din sistemul obiect;

graficele, care redau într-o formă mai concentrată starea și evoluția indicatorilor economici;

ieșirile către alte sisteme informaționale, care se constituie sub forma unor baze de date sau fișiere ce pot fi transmise direct prin intermediul suporturilor magnetice sau direct cu ajutorul mijloacelor de teletransmisie și teleprelucrare (rețele electronice).

De obicei, în cadrul unui sistem informatic ponderea cea mai mare o dețin listele sau situațiile de ieșire.

Obiectivele sistemului informatic sunt orientate spre satisfacerea cerințelor informaționale ale conducerii și structurilor organizatorice din unitatea beneficiară. Cerințele informaționale sunt reflectate prin intermediul unui sistem de indicatori economico-financiari, grupați în diferite situații de ieșire care asigură materializarea obiectivelor propuse.

Analiza documentelor sau lucrărilor vehiculate în sistemul informațional al unității, necesită în prealabil clasificarea acestora în două grupe mari: documente de intrare și documente de ieșire.

Documentele de intrare sunt documentele al căror conținut de date urmează a se prelucra în vederea obținerii unor noi documente sau situații. Exemple de documente de intrare sunt: facturile sosite de la furnizori, care vor sta la baza înregistrărilor în contabilitatea analitică și sintetică a materialelor și furnizorilor, bonurile de consum de materiale sosite la contabilitate, după ce la magazie au fost înscrise cantitățile efectiv eliberate, care vor sta la baza înregistrărilor în contabilitatea analitică și sintetică a materialelor și a cheltuielilor de producție etc.

Documentele de ieșire sunt documentele obținute de pe urma prelucrării datelor din documentele de intrare, ca de exemplu situația intrărilor de materiale, obținută prin prelucrarea datelor din notele de recepție. Un document de ieșire poate deveni un document de intrare, pentru obținerea altor documente din prelucrarea acestora, de exemplu fișele de conturi sintetice, când stau la baza întocmirii balanței de verificare.

La proiectarea unei situații de ieșire trebuie să se țină seama de o serie de aspecte, cum ar fi:

destinația situațiilor de ieșire și momentul când se consideră că trebuie obținute;

nivelul de detaliere a informației: informații mai analitice la nivelele ierarhice inferioare și informații de sinteză la nivelele ierarhice superioare;

situația de ieșire trebuie să conțină toate informațiile necesare beneficiarului pentru sistemul respectiv, având în vedere ca situațiile să nu se repete inutil în mai multe situații de ieșire.

O situație de ieșire trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

să se refere la unul din obiectivele sistemului;

să acopere integral domeniul la care se referă;

să fie cât mai concisă;

să se prezinte într-o formă simplificată și inteligibilă;

să apară la timp;

informațiile pe care le conține să fie corelate cu informațiile din celelalte situații de ieșire.

Conținutul și forma situațiilor de ieșire se stabilesc de colectivul de proiectare împreună cu beneficiarul, care va aviza nominal macheta fiecărei situații de ieșire.

Situațiile de ieșire pot fi clasificate după mai multe criterii:

după specificul funcțiunilor generale ale agentului economic, se clasifică în cinci grupe ce corespund funcțiilor de bază ale agentului economic: producție, cercetare-dezvoltare, comercială, de personal și financiar-contabilă;

după destinație: situații de ieșire destinate altor sisteme și situații de ieșire destinate sistemului propriu;

Situațiile destinate altor sisteme au ca scop furnizarea de informații specifice activității de cooperare cu alți agenți economici sau necesare informării organismelor statului.

Situațiile de ieșire destinate sistemului propriu dețin ponderea cea mai mare și cuprind informațiile necesare organelor de conducere ale unității.

după gradul de sintetizare a indicatorilor: situații de ieșire ce conțin informații cu caracter sintetic și situații de ieșire ce conțin informații cu caracter analitic;

după momentul generării, situațiile de ieșire sunt: situații de ieșire cu caracter operativ, cu caracter periodic și cu caracter aleator;

după intervalul de referință, apar: situații de ieșire de stare, situații de ieșire statistice și situații de ieșire cu caracter previzional;

după modul de obținere: situații de ieșire obținute la imprimantă, situații de ieșire obținute la videoterminal;

Situațiile de ieșire obținute la imprimantă apar când cadrul legislativ prevede utilizarea lor ca documente justificative care se vor arhiva după consultare (balanțe de verificare, bilanțul contabil etc).

Într-un sistem de prelucrare automată a datelor, situațiile de ieșire sunt asociate imaginii afișate pe ecran, identică situației de ieșire tipărite. Datele afișate din situațiile de ieșire sunt cunoscute sub numele de date constante, în timp ce elementele ce vor fi completate sunt numite date variabile. După ce datele variabile au fost completate pe situația de ieșire, în câmpurile corespunzătoare, aceasta devine o tabelă.

În definirea conținutului și modelului situațiilor de ieșire, beneficiarul își exprimă opțiunile dorite iar proiectantul verifică măsura în care posibilitățile tehnice permit obținerea situațiilor de ieșire în funcție de performanțele și limitele sistemelor electronice de calcul și a celor de gestiune a datelor.

Concret, în proiectarea unei situații de ieșire trebuie să se precizeze următoarele elemente:

antetul situației, în care se precizează date de identificare a unității beneficiare, eventual codul situației, data de obținere etc;

titlul situației, care va reda într-o formă sintetică conținutul informațional al acesteia și perioada sa de referință;

indicatorii prezenți în fiecare coloană, și modul de ordonare și grupare al acestora. Indicatorii pot fi:

– indicatori informativi (de identificare);

– indicatori de grupare;

– indicatori tarifari;

– indicatori cantitativ-valorici;

natura și lungimea maximă a fiecărui indicator;

precizarea gradelor de total și de subtotal;

cheile de determinare și de control al indicatorilor;

numărul de exemplare și destinația fiecărui exemplar;

periodicitatea și termenele de obținere a situațiilor finale;

perifericul la care se obține (monitor, imprimantă etc).

Situațiile de ieșire vor trebui să aibă o formă simplă, inteligibilă, concisă, precum și un grad cât mai ridicat de lizibilitate și facilitate în utilizare, ceea ce impune omiterea detaliilor nesemnificative, ce nu corespund scopului propus.

În scopul eficientizării activității de evidență a utilajelor la E.M.C Motru, vom elabora patru situații de ieșire, constituite pe baza datelor provenite din documentele primare supuse prelucrării automate, după cum urmează:

intrări de valori materiale pe tipuri de documente primare;

ieșiri de valori materiale pe tipuri de documente primare;

situația stocurilor și mișcărilor de materiale pe gestiuni;

balanța analitică de verificare pe gestiuni, conturi și coduri de materiale;

Situația Intrări de valori materiale pe tipuri de documente primare se va prezenta sub forma unui tabel, cu următoarea structură (vom preciza capetele de tabel):

cod secție – rubrică în care se vor trece codurile secțiilor, așa cum au fost ele alocate din listele de coduri;

cod gestiune – analog situației de mai sus;

tip document – se precizează tipul documentului ce a stat la baza înregistrării (NIR, factură etc);

număr document – după înscrisurile de pe document;

data mișcării – se completează cu data la care s-a înregistrat intrarea de valori;

cont material – contul în care s-a făcut înregistrarea materialului intrat;

cod material – se alocă dintr-o listă de coduri libere ce va fi prezentată intr-un subcapitol viitor;

cantitate – se precizează cantitatea de materiale intrată;

unitate de măsură – poate fi ˝bucăți, tone etc˝;

preț unitar – prețul unei unități din cantitatea intrată;

valoare – se calculează ca un produs între cantitate și prețul unitar;

denumire material – se precizează denumirea materialului intrat;

Schema situației Intrări de valori materiale pe tipuri de documente primare, ținând cont de cele precizate, va arăta în faza de proiectare astfel:

Situația prezintă intr-o formă simplificată și ușor de înțeles toate intrările de valori materiale în gestiunile unității, reprezentate fie de piese de schimb, fie de utilaje noi achiziționate etc, intrări care se centralizează pe baza documentelor justificative în care sunt înregistrate, cu precizarea datei la care s-au produs.

Structura situației de ieșire Ieșiri de valori materiale pe tipuri de documente primare, va fi următoarea:

cod secție – rubrică în care se vor trece codurile secțiilor, așa cum au fost ele alocate din listele de coduri;

cod gestiune – analog situației de mai sus;

tip document – se precizează tipul documentului ce a stat la baza înregistrării (bon de consum, factură, proces verbal de casare etc);

număr document – după înscrisurile de pe document;

data mișcării – se completează cu data la care s-a înregistrat ieșirea de valori;

cont material – contul în care s-a făcut înregistrarea materialului ieșit;

cod material – se alocă dintr-o listă de coduri libere ce va fi prezentată intr-un subcapitol viitor;

cantitate – se precizează cantitatea de materiale ieșită;

unitate de măsură – poate fi ˝bucăți, tone etc˝;

preț unitar – prețul unei unități din cantitatea ieșită;

valoare – se calculează ca un produs între cantitate și prețul unitar;

denumire material – se precizează denumirea materialului care iese din gestiune.

Prin urmare, schema situației Ieșiri de valori materiale pe tipuri de documente primare, va arăta în faza de proiectare astfel:

În situație sunt prezentate ieșirile de valori materiale din gestiunile unității, identificate prin coduri, cu precizarea datei la care acestea s-au produs, în vederea ținerii unei evidențe exacte a acestor evenimente care afectează stocurile de valori materiale ale unității.

Cea de-a III-a situație de ieșire din sistemul informatic pe care o vom proiecta poartă numele de Situația stocurilor și mișcărilor de materiale pe gestiuni, și prezintă într-o formă sintetică datele prezentate in situațiile ce reflectă intrările și ieșirile de valori materiale în și din gestiunile unității.

Structura Situației stocurilor și mișcărilor de materiale pe gestiuni va fi următoarea:

cod material – se alocă din listele de coduri libere puse la dispoziția unității de programator;

denumire material – se precizează denumirea materialului care face obiectul mișcărilor (intrări sau ieșiri);

preț unitar – se precizează prețul materialului pe o unitate de măsură;

tip document – tipul documentului pe care s-a înregistrat mișcarea;

număr document – se completează de pe documentul în cauză;

data mișcării – data la care a avut loc mișcarea;

unitatea de măsură – poate fi ˝bucăți, tone etc˝;

stoc inițial – stocul de valori materiale la începutul perioadei analizate;

intrări de valori materiale – se trece totalul cantităților intrate în gestiunile unității;

ieșiri de valori materiale – totalul cantităților ieșite din gestiunile unității;

stocul final – se calculează adăugând la stocul inițial intrările de valori materiale și scăzând totalul ieșirilor de valori materiale.

Având în vedere cele precizate mai sus, schema Situației stocurilor și mișcărilor de materiale pe gestiuni va fi următoarea:

Situația stocurilor și mișcărilor de materiale pe gestiuni prezintă intr-o formă sintetică mișcările de valori materiale care au loc în urma desfășurării de către unitate a activităților economice, oferind o imagine de ansamblu asupra tuturor acestor fenomene.

Ultima situație de ieșire pe care o vom proiecta în această fază a lucrării este Balanța analitică de verificare pe gestiuni, conturi și coduri de materiale, în care sunt cumulate datele prezente în situația stocurilor, prezentată anterior, la care se adaugă soldurile inițiale și finale ale conturilor în care sunt înregistrate cantitățile de valori materiale existente în gestiunile unității.

Structura Balanței analitice de verificare pe gestiuni, conturi și coduri de materiale este următoarea:

cod material – se alocă din listele de coduri libere puse la dispoziția unității de programator;

denumire material – se precizează denumirea materialului care face obiectul mișcărilor (intrări sau ieșiri);

preț unitar – se precizează prețul materialului pe o unitate de măsură;

unitatea de măsură – poate fi ˝bucăți, tone etc˝;

stoc inițial – stocul de valori materiale la începutul perioadei analizate;

sold inițial – se completează cu valoarea soldurilor inițiale ale conturilor de materiale;

intrări de valori materiale – se trece totalul cantităților intrate în gestiunile unității;

ieșiri de valori materiale – totalul cantităților ieșite din gestiunile unității;

stocul final – se calculează adăugând la stocul inițial intrările de valori materiale și scăzând totalul ieșirilor de valori materiale;

sold final – se calculează adăugând la soldul inițial stocul final.

Prin urmare, schema Balanței analitice de verificare pe gestiuni, conturi și coduri de materiale va fi următoarea:

După cum am precizat, sistemul informatic pe care dorim să îl implementăm în vederea eficientizării activității de evidență a utilajelor la E.M.C. Motru, și care se constituie ca obiectiv al lucrării de față, va fi proiectat avându-se în vedere ca rezultatul prelucrărilor sale să fie aceste situații de ieșire.

2.3. Proiectarea bazei informaționale de intrare.

Scopul principal al noului sistem informatic sunt informațiile de ieșire. Datele de intrare, în urma prelucrării cărora se obțin datele de ieșire, se subordonează necesităților de informare a utilizatorului ieșirilor sistemului.

Informațiile de ieșire, privite prin prisma datelor de intrare, se grupează în două categorii:

informații de ieșire ce rezultă din datele de intrare prin simpla reproducere a acestora;

informații de ieșire ce rezultă în urma aplicării unui algoritm de calcul (operații aritmetice, lanțuri de operații logice etc) asupra datelor de intrare.

Pentru ca noul sistem informațional să-și atingă obiectivele, este necesar să predomine informațiile obținute în urma prelucrării datelor de intrare. Informațiile de ieșire ce rezultă din datele de intrare prin simpla reproducere a acestora trebuie limitate la strictul necesar. Reluarea datelor de intrare, care, în general, sunt date de identificare, este determinată de necesitatea stabilirii unor elemente de legătură între mulțimea datelor de intrare și a informațiilor de ieșire.

În legătură cu datele de intrare trebuie avute în vedere trei aspecte:

caracteristicile legate de elementele care le identifică și le delimitează în cadrul sistemului;

nivelul sau starea elementului la un moment dat;

variația acestor date în funcție de transformările sau schimbările care intervin ca urmare a funcționării sistemului.

Având în vedere aceste aspecte, datele de intrare se vor grupa astfel:

date permanente;

date de stare;

date variabile.

Datele permanente, sunt date a căror valoare rămâne neschimbată o perioadă mai mare de timp. Ea nu variază în raport de fiecare operație de prelucrare, modificarea sa fiind impusă de modificările de acte normative sau de operarea unor schimbări structurale sau organizatorice.

Datele permanente se preiau o singură dată în sistem, sunt validate, se memorează și se utilizează la valoarea lor inițială ori de câte ori este necesar. Ele se mai numesc și date repetitive, în sensul că se pot utiliza în mod repetat pentru mai multe lucrări de același fel, succesive în timp.

Aceste date stau la baza constituirii fișierelor permanente.

Exemple de date permanente: denumirea materialelor, unitatea de măsura, numele și prenumele angajatului, marca etc.

Datele variabile, sunt reprezentate de datele a căror valoare nu mai este constantă în cursul a două prelucrări succesive, ci variază de la o operație la alta. Utilizarea lor reflectă acele modificări referitoare la perioadele precedente.

Datele variabile au un caracter nerepetitiv, ceea ce impune necesitatea introducerii lor în sistem la fiecare prelucrare.

Ele dețin ponderea cea mai mare în cadrul datelor de intrare. În legătură cu aceste date apar probleme suplimentare legate de controlul corectitudinii introducerii acestor date în sistem. De aceea, cu ocazia fiecărei introduceri a lor în calculator, ele trebuie verificate și validate și numai după aceea pot fi memorate sau prelucrate.

Aceste date stau la baza constituirii fișierelor variabile.

Exemple de date variabile: cantitatea de materiale (intrate sau ieșite), timpul efectiv lucrat etc.

Datele de stare, sunt datele ce reflectă starea unui element sau a sistemului la un moment dat, și reprezintă efectul unei prelucrări anterioare. Rezultatele astfel obținute sunt stocate într-un fișier de unde se pot prelua periodic, prelucra și înregistra cu noua valoare.

Ele nu sunt date variabile pentru că nu reflectă evenimentele care au loc în sistem. Nu sunt nici date permanente, pentru că valoarea lor se poate modifica de la o perioadă la alta.

Datele de stare intră în componența fișierelor de stare, iar uneori și în structura fișierelor permanente (în cazul fișierelor cu un număr redus de articole logice).

Exemple de date de stare: datele referitoare la stocurile de materiale, la solduri etc (caracterizează starea unor elemente patrimoniale la un moment dat).

În funcție de această grupare a datelor de intrare, se poate spune că modelul conceptual de prelucrare automată a datelor presupune următoarele etape de lucru:

crearea fișierelor permanente și actualizarea acestora cu modificările apărute de la data creării până la data introducerii în prelucrare;

crearea fișierelor variabile, prin prelucrarea din documentele de mișcare sau prin intermediul unor senzori sau al altor dispozitive, a datelor ce reflectă operațiile economice derulate de la data prelucrării anterioare;

actualizarea fișierelor de stare pe baza valorii lor inițiale și a mișcărilor reflectate de fișierele variabile;

asocierea și prelucrarea fișierelor permanente, de stare și variabile, în vederea obținerii situațiilor finale;

listarea fișierelor.

2.3.1. Structura bazei de date.

Modelarea conceptuală a datelor, adică reprezentarea modului de organizare a datelor, independent de tehnologiile specifice de prelucrare a bazelor de date și fără să se înregistreze o preocupare anume referitoare la calitatea modelelor datelor, se poate face prin proiectarea unor tabele, cu o structură predefinită de programator, în care să se introducă aceste date. Prin stabilirea structurii bazei de date (adică modelarea logică a bazei de date), se urmărește:

obținerea unui model logic al datelor din care să se poată realiza proiectul bazei de date fizice, adică modelul relațional;

realizarea unui model al datelor care să corespundă cerințelor actuale de date ce se regăsesc în situațiile de ieșire solicitate de utilizatorul sistemului.

Modelarea logică este un proces ascendent (bottom-up) de obținere a relațiilor din situațiile de ieșire proiectate anterior, care mai sunt numite și perspectiva sistemului prin prisma utilizatorului. Baza de date în care se vor introduce datele prin prelucrarea cărora se vor obține situațiile de ieșire, se prezintă sub forma unui model relațional.

Modelul relațional utilizează o colecție de relații formate din grupuri omogene de atribute, reprezentate sub forma unei tabele simple, împărțită în linii și coloane care se vor numi înregistrări și respectiv câmpuri. Un câmp conține date de același tip, pe când o înregistrare conține date referitoare la aceeași entitate. Antetul unei tabele conține structura sa, adică câmpurile componente împreună cu descrierea lor.

Ținând cont de cele precizate, putem spune că o tabelă este caracterizată prin următoarele componente:

tabela are un nume;

fiecare coloană este identificată distinct printr-un nume ce desemnează un atribut, ale cărei realizări sunt omogene dar distincte între ele, care se numesc câmpuri;

fiecare rând din tabel reprezintă o înregistrare ce trebuie să conțină valori reale diferite;

ordinea înregistrărilor este arbitrară, ea neconstituind un factor restrictiv în elaborarea tabelei;

la intersecția unei linii (înregistrare) cu o coloană (câmp) se găsește o valoare specifică atributului;

numărul total de înregistrări determină dimensiunea tabelei, iar numărul de atribute determină gradul relației;

fiecare înregistrare poate conține atribute formate dintr-un șir de caractere.

Pentru ca datele dintr-o tabelă să poată fi identificate este necesară folosirea unor chei. O cheie reprezintă un câmp sau o combinație de câmpuri care este folosită pentru identificarea unică a fiecărei înregistrări din tabela respectivă. Fiecare înregistrare a tabelei corespunde deci unei valori a cheii, afirmație care conduce la concluzia că fiecare cheie ajută la găsirea înregistrării în cadrul tabelei. O tabelă poate să aibă mai multe chei, ce pot fi folosite succesiv pentru accesarea datelor din tabela respectivă, acestea numindu-se chei candidate. Motivul pentru care ele se numesc așa este că la un moment dat se poate folosi numai o singură cheie pentru localizarea înregistrărilor, aceasta numindu-se cheie primară.

Rezultă că din mulțimea cheilor candidate se selectează un singur atribut sau o mulțime de atribute care definește cheia primară ce asigură identificarea unică a înregistrărilor în cadrul structurii fizice a bazei de date.

Cheia externă este reprezentată de un atribut al unei tabele ce poate lua valori egale cu cel ale unui atribut declarat cheie primară într-o altă tabelă.

Rezultă din cele prezentate anterior, că o tabelă are următoarele proprietăți:

setul de atribute este un element invariabil determinat prin nucleul informațional și utilizat pentru caracterizarea tabelei, iar dimensiunea sa se poate modifica în timp;

ordinea liniilor și a coloanelor nu este semnificativă;

legăturile dintre relații sunt asigurate prin intermediul cheilor de legătură;

utilizarea efectivă a tabelelor se face prin intermediul operatorilor generali (reuniune, diferență, produs cartezian, intersecție) și a operatorilor relaționali (proiecția, selecția, compunerea, descompunerea, produsul și diviziunea)

valorile din cadrul tabelei sunt nedecompozabile și diferite între două înregistrări oarecare.

În cele ce urmează vom prezenta principalele concepte specifice modelului relațional (care se bazează, în vederea atingerii obiectivelor sistemului, adică obținerea situațiilor de ieșire, pe relațiile ce se stabilesc între tabelele a căror structură o vom elabora, prin folosirea cheilor). Astfel:

Domeniul reprezintă un set de valori pe care le poate lua odată un atribut. De exemplu, un câmp cu numele UM (unitate de măsură), va putea să ia valorile: KG, BUC, TONA, MP,MC etc.

Atributul reprezintă o caracteristică ce poate lua valori într-un domeniu, fiecărei caracteristici fiindu-i rezervată o coloană în cadrul tabelei.

Tabela este formată din linii (rânduri) numite tupluri și coloane numite domenii.

Tuplul reprezintă o linie în cadrul tabelei (o înregistrare).

Cheia primară reprezintă un atribut sau un grup minimal de atribute care pot permite identificarea unică a unui tuplu în tabelă.

Cheia candidată reprezintă un atribut sau un grup de atribute care pot să identifice un tuplu în tabelă. Dintre cheile candidate se alege atributul (cheia) care va juca rol de cheie primară.

Cheia externă este un atribut din schema tabelei care joacă rol de cheie primară intr-o altă tabelă.

Schema unei tabele reprezintă lista atributelor aparținând tabelei cu domeniile lor.

Gradul tabelei reprezintă numărul de coloane (atribute) ale tabelei.

Cardinalitatea tabelei reprezintă numărul de rânduri ale acesteia.

În continuare vom trece la elaborarea structurii bazei de date relaționale ce va conține datele de care avem nevoie pentru obținerea situațiilor de ieșire prezentate anterior în cadrul lucrării. În cadrul acestei etape vom defini cinci tabele: NOMENCLATOR CODURI, MISCARI , STOCURI, GESTIUNI, UNITATE. Astfel:

NOMENCLATOR CODURI = (COD_M, DEN_MAT, U/M, PRET_UN, CONT_M)

MISCARI = (T_DOC, COD_G, COD_M, CANT_M, PRET_UN, NR_DOC, DATA_DOC, NR_COM, CT_CORESP, CONT_M, GEST_PRIM, COD_FURNIZ, PACHET, NR_CIRC)

STOCURI = (COD_G, CONT_M, COD_M, PRET_UN, STOC, COD_FURNIZ, DT_ULT_MSC)

GESTIUNI = ( COD_G, DENUMIRE)

UNITATE = (COD_UNIT, TIP_UNIT, DEN_UNIT, SEF_UNIT, NUME_SEF_U, SEF_CONT, NUME_SEF_C)

Între tabelele definite anterior vor avea loc relații de asociere prin intermediul cheilor primare, relații în urma cărora se vor obține situațiile finale prezentate anterior în lucrare. Structura unui tabel conține numele câmpurilor și caracteristicile acestora (tip, lungime).

În noul sistem informatic, tabelele de mai sus vor fi elaborate de către programator și se vor constitui ca o interfață între sistem și utilizator. Faptul că sunt elaborate de programator, bineînțeles în concordanță cu cerințele informaționale ale utilizatorilor, înseamnă că aceștia din urmă nu vor putea face modificări în structura tabelelor, ci doar în înregistrările din acestea. Utilizatorul nu va percepe șirul de înregistrări ca pe un tabel, ci ca pe o fereastră cu diferite rubrici, corespunzătoare câmpurilor, pe care va trebui să le completeze cu date de pe documentele în care sunt înregistrate operațiile economice de evidență a utilajelor. Sistemul informatic va grupa datele în tabele, care în urma aplicării diferitelor operații (joncționări, calcul tabelar etc) vor conduce la obținerea situațiilor finale, întregul proces transformând datele brute introduse în sistem în informații utilizabile la nivelul conducerii unității.

O fereastră va arata ca în figura următoare:

După cum am precizat, utilizatorul nu poate decât să introducă datele sugerate de program, ca în figura anterioară, modificarea câmpurilor sau adăugarea de noi câmpuri neputând fi făcută decât de către programator. Introducerea datelor se face prin selectarea cu maus-ul a zonei în care se dorește introducerea de date (de exemplu, la rubrica ˝COD MATERIAL˝). Rezultă din cele precizate că programul informatic ce va susține noul sistem informatic de evidență a utilajelor va avea cinci ferestre de introducere a datelor de către utilizatori, corespunzătoare celor cinci tabele definite anterior.

Datorită prezentării într-o formă schematică a câmpurilor celor cinci tabele, care nu ajută la înțelegerea naturii datelor care trebuie introduse în fiecare câmp, considerăm necesară și o prezentare mai detaliată a acestora, cu precizarea conținutului fiecărui câmp și a altor caracteristici ale acestora, fără să precizăm tabelul din care face parte fiecare câmp, deoarece acestea sunt deja cunoscute din cele arătate anterior.

COD MATERIAL (COD_M) este un câmp în care se vor introduce codurile libere aferente fiecărui material și care se alocă dintr-o listă de coduri libere pusă la dispoziția unității de către programator. Analiza codurilor libere se va face într-un mod mai detaliat într-un subcapitol viitor. Caracteristicile câmpului sunt 9(6), adică tipul câmpului este ˝numeric˝, iar lungimea sa este de șase cifre.

Tipul definește datele acceptate pentru respectivul câmp, alegerea fiecărui câmp în parte realizându-se în funcție de conținutul câmpului. De exemplu, sistemul FoxPro recunoaște următoarele tipuri de câmp: ˝caracter˝ (poate conține caractere alfanumerice), ˝numeric˝ (trebuie să conțină numai cifre precedate de semnul algebric ˝+,-˝ și, eventual, punctul zecimal), ˝logic˝ (ia valori logice: yes, no; true,false), ˝data calendaristică˝, ˝memo˝ și ˝float˝.

Lungimea reprezintă numărul de caractere ce pot fi introduse în respectivul câmp. Lungimea oricărui tip de câmp se stabilește în momentul proiectării bazei de date și rămâne neschimbată până la modificarea ulterioară a structurii fișierului bază de date.

DENUMIRE MATERIAL (DEN_MAT) este un câmp în care se vor introduce, după cum sugerează și numele, denumirea materialelor ce fac obiectul operațiilor economice desfășurate de E.M.C. Motru. Caracteristicile câmpului sunt A(30), adică tipul este ˝caracter˝, iar lungimea este de treizeci de caractere.

UNITATE DE MĂSURĂ (U/M) – se precizează unitatea de măsură (bucăți, tone etc). Caracteristicile câmpului: A(4).

PREȚUL UNITAR (PRET_UN) este prețul aferent unei unități de material. Caracteristici: 9(20).

CONT MATERIAL (CONT_M) – în acest câmp se precizează contul de materii prime, materiale, piese de schimb, mijloace fixe, după caz, în care se fac înregistrările cu privire la materialul respectiv. Caracteristici: A(6). Am ales tipul ˝caracter˝, deoarece se folosesc și conturi analitice.

TIP DOCUMENT (T_DOC) – se va preciza tipul documentului în care s-a înregistrat operațiunea economică prezentată. Exemplu: factură, NIR, bon de consum, comandă etc. Caracteristici: A(30).

CODUL GESTIUNII (COD_G), este un câmp în care se trece codul alocat gestiunii în care se petrece evenimentul (operația economică înregistrată). Caracteristici: A(1).

CANTITATE MATERIAL (CANT_M) – se precizează cantitatea de materiale ce face obiectul operației economice (intrări, ieșiri, dare în consum etc). Caracteristici: 9(10).

NUMĂR DOCUMENT (NR_DOC) – se trece numărul documentului în care s-a înregistrat operația. Caracteristici: 9(10).

DATA DOCUMENTULUI (DATA_DOC) – câmp în care se va preciza data înscrisă pe document (data la care a avut loc operația economică). Caracteristici: A(11).

NUMĂR COMANDĂ (NR_COM) – caracteristici: 9(6).

CONT CORESPONDENT (CT_CORESP) – se va trece contul de cheltuieli, sau după caz alt cont care intră în corespondență cu contul materialului precizat anterior. Sistemul va fi capabil să aleagă el un cont corespondent, pe care însă utilizatorul va avea posibilitatea să îl modifice după dorință. Caracteristici: A (6).

GESTIUNEA PRIMITOARE (GEST_PRIM) – se va preciza codul sau denumirea gestiunii care primește materialele, atunci când au loc tranzacții între două gestiuni, de exemplu atunci când se eliberează de la magazie către atelier piese de schimb, în vederea efectuării unor reparații. Caracteristici: A(1).

CODUL FURNIZORULUI (COD_FURNIZ) – se completează în cazul în care codul furnizorului se trece pe factura eliberată de acesta. Caracteristici: A(20).

PACHET – se completează cu codul pachetului de documente, în cazul în care documentele circulă într-un pachet. Caracteristici: A(4).

NUMĂR DE CIRCULAȚIE (NR_CIRC) – câmp în care se trece numărul de înmatriculare al utilajului, seria motorului sau alte elemente de identificare de acest gen. Caracteristici: A(10).

STOC – cantitatea existentă în stoc la momentul înregistrării. Caracteristici: 9(15).

Celelalte câmpuri existente în tabelele proiectate au denumiri intuitive, ușor de înțeles și considerăm că nu mai este necesară prezentarea detaliată a lor.

După cum am precizat, structura tabelelor prezentată anterior va fi percepută de utilizatorul sistemului informatic sub forma unor ferestre grafice în care datele se vor introduce conform specificațiilor din manualul de utilizare programului, pus la dispoziție utilizatorilor de către programator. Utilizatorii vor trebui deci să țină cont de restricțiile impuse de program referitoare la tipul câmpurilor, lungimea lor și alte restricții. Cu toate acestea, restricțiile nu sunt foarte limitative, deoarece sistemul informatic este proiectat avându-se în vedere necesitățile unității. În cazul în care specificul unor date se schimbă pe parcursul desfășurării activității unității, aceasta va contacta programatorul, care va face corecțiile necesare.

2.3.2. Codificarea nomenclatorilor de evidență.

Deși calculatoarele actuale sunt apte să prelucreze și informații sub formă explicită, este necesar ca anumite date să fie prelucrate în urma unei operații de codificare a lor, deoarece, prin utilizarea codurilor se asigură o sistematizare, o clasificare și o identificare mai rapidă a datelor și informațiilor.

Codificarea constituie o etapă importantă în realizarea unui sistem informatic și constă în acordarea de coduri componentelor sale structurale (subsisteme, aplicații, proceduri), elementelor ce fac obiectul prelucrării (entități, documente de intrare, situații de ieșire), precum și componentelor structurii bazei informaționale.

Prin intermediul codurilor se sistematizează mai bine caracteristicile elementului respectiv și se înregistrează o creștere a eficienței procesului de prelucrare prin obținerea unor timpi mai reduși de prelucrare și prin utilizarea unei cantități de memorie mai redusă.

Codul se definește ca un simbol sau un grup de simboluri care permit identificarea unui element dintr-o mulțime, prin substituirea acelui element cu un șir de caractere. Se va ține cont ca șirul de caractere ce formează codul să nu se confunde cu cuvintele rezervate ale limbajului de programare.

În vederea efectuării unei codificări corecte, codurile trebuie să aibă anumite caracteristici, după cum urmează:

unicitatea codului, presupune existența unui singur cod pentru un element al mulțimii codificate, cerință ce trebuie asigurată la nivelul întregului sistem informatic;

suplețe și stabilitate în timp, condiție ce presupune ca fiecărui element din mulțimea codificată să-i fie atribuit un cod care odată atribuit să fie folosit o perioadă cât mai mare de timp fără a se modifica sistemul de codificare, dar permițând și preluarea de elemente noi ce pot să apară;

ușurința (comoditatea) utilizării codului, se referă la facilitarea operației de codificare și de decodificare și la posibilitățile pe care le oferă codurile pentru determinarea și corectarea erorilor strecurate în prelucrarea datelor sau a codurilor din documentele primare. Se are în vedere și dezideratul ca aceste coduri să fie ușor de înțeles și aplicat atât de cei care le-au conceput cât și de cei care le folosesc;

concizia codului, înseamnă că se urmărește utilizarea unui număr cât mai mic de caractere pentru reprezentarea elementelor codificate, ceea ce asigură, pe de o parte, reducerea dimensiunii înregistrărilor și creșterea vitezei de prelucrare și pe de altă parte o reducere a procentului de erori în procedurile manuale de introducere a datelor prin intermediul video-terminalului. De asemenea, trebuie ca această concizia să nu influențeze negativ puterea informativă a codului.

Un cod este reprezentat de o mulțime de simboluri acordate atributelor din conținutul bazei informaționale. La rândul său, un simbol este reprezentat de un șir de caractere care permit exprimarea într-o formă convențională a unui element din ansamblul de atribute codificate.

Simbolul este format dintr-un șir de caractere numerice, alfabetice, sau alfanumerice ce pot fi interpretate de factorul uman sau de procedurile automate ale sistemului informatic. Din acest punct de vedere, codul este o colecție ordonată de simboluri formate la rândul lor din șiruri de caractere care asigură identificarea și utilizarea unei entități sau a unui atribut al bazei informaționale.

Pentru a realiza o mai ușoară adecvare a codurilor la problemele vizate, ele pot fi clasificate după mai multe criterii, astfel:

După posibilitățile de prelucrare, codurile pot să fie: coduri elementare și coduri complexe.

1. Codurile elementare, au rolul de a identifica un element din cadrul unei mulțimi de elemente. Ele pot să fie: coduri secvențiale, coduri secvențiale pe grupe sau seriale, coduri cu semnificație mnemonică și coduri cu semnificație descriptivă.

Codurile secvențiale se formează prin atribuirea unui șir de caractere numerice fiecărui element al mulțimii, stabilind o corespondență între elementele mulțimii de codificat și mulțimea numerelor naturale. Fiecărui element i se asociază un cod crescător imediat disponibil. Codurile secvențiale prezintă atât avantaje, cât și dezavantaje.

Avantajul sistemului este că se poate face o extensie simplă și nelimitată și că permite controlul codurilor atribuite, prin contor crescător.

Dezavantajul se referă la imposibilitatea sistematizării elementelor din cadrul unei mulțimi. Dacă atunci când se începe lucrarea se face o sistematizare (de exemplu, în ordine alfabetică) a elementelor mulțimii, pe măsură ce apar elemente noi, acestea se vor codifica prin atribuirea numerelor în continuare, secvențial, fără a se mai respecta criteriul inițial de grupare.

Codurile secvențiale pe grupe sau seriale se formează prin rezervarea uneia sau a mai multor serii de numere de cod pentru fiecare element sau grupă de elemente caracterizate prin particularități comune. Grupele sunt dependente de specificul economic al elementelor componente și de cerințele de prelucrare omogenă a acestora. Mai trebuie precizat că în cadrul fiecărei grupe se vor atribui coduri secvențiale până la valoarea maximă rezervată acesteia.

Codurile cu semnificație mnemonică se formează fie din consoanele unui cuvânt, fie prin abrevierea denumirii elementului codificat. Codurile mnemonice sunt foarte practice pentru prelucrările manuale.

Codurile cu semnificație descriptivă sunt mai puțin utilizate în procesul de prelucrare automată a datelor, pentru că prezintă un grad de ambiguitate mai ridicat. Ele se formează prin combinarea inițialelor denumirii elementului codificat cu unele caracteristici tehnico-constructive ale sale. Se folosește în special la nomenclatoarele industriale.

2. Codurile complexe codifică elemente ce aparțin unor mulțimi distincte, ce sunt folosite în mod unitar. În categorie se includ: codurile ierarhizate, codurile juxtapuse și codurile combinate.

Codurile ierarhizate se folosesc în cazul când există relații de subordonare (incluziune) între mulțimile cărora le aparțin datele. Ele pot să fie: coduri liniare simple (exemplu: codurile poștale), sau coduri zecimale (exemplu: planul de conturi).

Codurile juxtapuse se obțin prin unirea codurilor asociate unor elemente individuale, în vederea utilizării grupate a elementelor codificate.

Codurile combinate surprind relațiile logice existente între diferite caracteristici sau proprietăți ale elementelor ce urmează a fi codificate. La rândul lor, codurile combinate se împart în: coduri matriciale (folosite când elementul de codificat se caracterizează prin două însușiri) și coduri binare, care exprimă prezența sau absența însușirilor elementelor de codificat.

Datorită faptului că în procesul de codificare pot să apară erori de codificare, s-au elaborat coduri cu chei de control, care oferă posibilitatea depistării erorilor înainte de prelucrarea și obținerea rezultatelor.

Astfel, din punct de vedere al modului în care se poate realiza verificarea sau corectarea erorilor de codificare, se întâlnesc două categorii de coduri: coduri autodetectoare de erori și coduri autocorectoare de erori.

Codurile autodetectoare de erori presupun folosirea unei chei de control formată din una sau două poziții numerice sau alfabetice, care se vor atașa la dreapta structurii codului. Cu ajutorul cheii de control se realizează verificarea codului, la fiecare citire a codului calculatorul aplicând algoritmul de calcul al cheii de control și comparând rezultatul obținut cu cheia introdusă odată cu codul. Elementul codificat se invalidează în cazul în care cheia de control calculată este diferită de cheia pe care o are codul.

Metodele de stabilire a cheii de control sunt următoarele: metoda aritmetică, metoda geometrică și metoda literei de control.

Codurile autocorectoare de erori, sunt coduri care, pe lângă detectarea erorilor permit și rectificarea automată a acestora. Pentru a se realiza acest deziderat, codurile vor fi aranjate sub formă matricială. Se va stabili astfel pentru fiecare linie și coloană câte o cheie de control determinată prin însumarea cifrelor pe linie sau pe coloană și scăzând rezultatul din ordinul zecilor imediat superior. Posibilele erori se localizează la intersecția liniei și coloanei ale cărei chei calculate sunt diferite de cele inițiale.

Dezavantajul principal al acestor coduri este că ele ocupă foarte mult spațiu în memoria calculatorului, deoarece sunt dependente de utilizarea matricelor și de tabelele necesare verificării codului în cele două etape. Alături de codurile propriu-zise apar și grupele de chei de control pe linii și coloane iar procedurile sunt mai complicate, deoarece se folosesc în mod frecvent indexări. De asemenea, din cauza reluării procedurii de verificare pentru fiecare înregistrare, execuția procedurilor durează mai mult. Din aceste cauze, utilizarea codurilor autocorectoare de erori este mai puțin întâlnită.

O altă categorie de coduri cuprinde codurile cu bare. Acestea se înscriu pe produse sub forma unor bare de grosimi diferite. Aceste bare sunt însoțite și de simboluri cifrice. Sistemul este preluat din S.U.A., iar în Europa este întâlnit sub numele de cod EAN (European Article Number). El se înscrie sub această formă pe produse sau pe ambalajele acestora pentru a putea fi identificate cu ajutorul mijloacelor automate de citire (scanere).

Activitatea de codificare presupune parcurgerea următoarelor etape:

pregătirea activităților de codificare presupune analizarea conținutului și structurii bazei informaționale ce urmează a fi codificată și determinarea măsurii în care codificările existente satisfac cerințele sistemului informatic.

stabilirea necesităților de codificare este o etapă ce presupune identificarea exactă a tuturor elementelor ce vor fi codificate, dintr-un anumit nomenclator. Exemplu: pentru codificarea materialelor se vor identifica toate materialele cu care operează unitatea, informațiile culegându-se din fișele de magazie;

gruparea elementelor de codificat după criterii științifice sau practice;

alegerea sistemului de codificare se va face în funcție de numărul de elemente ce trebuie codificate pentru o anumită caracteristică. Cel mai adecvat sistem este acela care oferă rezerve suficiente pentru preluarea unor elemente noi ce pot să apară după introducerea codificării.

codificarea elementelor bazei informaționale constă în stabilirea codurilor corespunzătoare pentru fiecare dintre elementele mulțimii de codificat, corespunzător poziției ocupate în sistematizarea efectuată anterior și în raport de sistemul de codificare adoptat. În acest sens, se va întocmi un nomenclator al tuturor codurilor posibile cu cifrele de control calculate;

întocmirea nomenclatoarelor de coduri, înseamnă elaborarea unor liste în care sun precizate codurile și denumirea completă a elementelor codificate. Nomenclatorul de coduri va conține denumirea completă a elementelor, codul asociat fiecărui element, precum și alte informații referitoare la prețul unitar, unitatea de măsură etc;

utilizarea și întreținerea codurilor presupune completarea, pe măsură ce apar noi elemente, a codurilor și efectuarea schimbărilor ce se impun în raport de schimbarea unor caracteristici ale elementului codificat. Este recomandabil ca această activitate să se realizeze de aceeași echipă care a conceput și realizat codificarea. Nomenclatoarele de coduri se recomandă a fi revizuite periodic pentru a elimina ambiguitățile ce pot să apară, prin ștergerea valorii elementelor care nu mai prezintă interes. Situații când se impune actualizarea nomenclatoarelor de coduri mai pot să apară atunci când criteriile de raportare se schimbă, aria de cuprindere a sistemului proiectat se extinde sau când apar modificări în cadrul legislativ-normativ.

Elementele bazei informaționale pot fi de tip numeric, alfabetic și alfanumeric, de lungime fixă sau variabilă, ceea ce conduce la utilizarea unor coduri adecvate în realizarea sistemelor informatice.

În cele de mai sus am prezentat în linii mari ce înseamnă din punct de vedere teoretic activitatea de codificare a elementelor bazei informaționale din cadrul unui sistem informatic. De asemenea, am demonstrat și necesitatea codificării în domeniu. În continuare, vom aplica cele prezentate mai sus la specificul unității E.M.C. Motru, în cadrul operațiilor apărute în procesul de evidență al utilajelor și ținând seama de ce s-a proiectat până în acest moment din noul sistem informatic.

Elementele din baza informațională ce vor fi codificate sunt materialele și gestiunile. Cele două elemente precizate vor fi codificate din liste (nomenclatoare) de coduri libere proiectate de către echipa de programatori. Se vor folosi coduri și pentru alte elemente, după cum se va vedea în continuare, dar, în aceste cazuri, codurile folosite nu sunt concepute de către programator, existența lor depinzând în principal de relațiile unității cu terții (furnizori, clienți, debitori etc).

Materialele se vor codifica prin utilizarea unor coduri stabilite anterior de către programator și prezentate sub forma unei liste de coduri libere.

Lista se prezintă sub forma unui tabel cu două coloane, una ocupată de codurile libere ce urmează să fie asociate materialelor și cealaltă cuprinzând denumirea materialelor ce au fost deja codificate, fiecare în dreptul codului corespunzător, ca în tabelul următor:

Lista cu coduri libere

În coloana ˝Cod material˝, sunt trecute codurile ce vor fi asociate elementelor bazei de date. Spunem că vor fi asociate deoarece programatorul nu face altceva decât să stabilească lista de coduri ce vor fi folosite și nu modul în care acestea vor fi distribuite elementelor de codificat. El creează algoritmul de generare al codurilor și apoi generează un număr suficient de coduri (câteva mii) pentru utilizatorul efectiv al sistemului, care este de fapt cel ce lucrează cu programul, adică economistul unității. Se va avea în vedere ca numărul codurilor să fie suficient de mare pentru ca toate materialele ce vor fi înregistrate în evidențele unității să poată fi codificate. Codurile din listă vor fi recunoscute de sistem și utilizate în vederea simplificării operațiilor de prelucrare automată a datelor. Pe măsură ce economistul înregistrează mai multe materiale în gestiunile unității, el va trece denumirea materialului respectiv în lista de coduri, în dreptul primului cod disponibil (codurile se vor aloca în ordinea din lista de coduri libere) și apoi îl va înregistra în baza de date, prin introducerea în memoria calculatorului, alături de codul care i-a fost atribuit. Sistemul va recunoaște apoi materialul după codul alocat. Faptul că alocarea codurilor se face manual prezintă avantajul că, în cazul pierderii informațiilor de pe suporturile electronice de stocare (din diferite motive), acestea se vor putea recupera din listele existente.

Ținând cont de clasificările prezentate anterior, codurile ce vor fi folosite în sistemul informatic de evidență a utilajelor la E.M.C. Motru, pentru codificarea materialelor, vor fi coduri numerice, cu lungime fixă, iar din punct de vedere al posibilităților de prelucrare, coduri secvențiale. Caracterul numeric al codurilor înseamnă că simbolurile utilizate vor fi cifre. Faptul că vor avea lungime fixă înseamnă că toate codurile materialelor vor avea aceeași lungime, și anume șase cifre. Codurile vor fi secvențiale, adică se vor atribui elementelor de codificat în ordine crescătoare, așa cum sunt prezentate în lista de coduri libere.

În ˝Lista cu coduri libere˝, primul cod înscris de programator este numărul 100.001. Acest cod va fi alocat primului material înregistrat în sistemul informatic, de către contabilul care utilizează sistemul, mai întâi prin înscrierea în dreptul codului a denumirii materialului respectiv, și apoi prin introducerea în memoria calculatorului, folosind ferestrele definite de programator pe care le-am prezentat într-un capitol anterior, a acestei denumiri, alături de codul alocat. Următoarele coduri prezente în listă vor trebui desigur să îndeplinească anumite condiții impuse de criteriile de verificare a lor, așa cum rezultă și din argumentația teoretică prezentată în prima parte a capitolului de față. Ele vor trebui deci să se încadreze în anumite restricții impuse de necesitatea asigurării utilizatorului de veridicitatea datelor și informațiilor prezente în sistem.

Astfel, codurile din listă ce urmează primului cod deja precizat vor îndeplini următoarele condiții:

codurile sunt consecutive;

ultima cifră a fiecărui cod este mai mică sau egală cu cifra 5.

Pentru a exemplifica modul în care sunt alese codurile în ˝Lista de coduri libere˝, vom preciza primele șapte coduri din listă. Acestea sunt: 100.001; 100.002; 100.003; 100.004; 100.005; 100.010; 100.011 …Se observă că, așa cum am precizat, codurile sunt de fapt numere consecutive, primul fiind numărul stabilit de programator (100.001), cu condiția ca ultima cifră a codului să fie ≤ 5.

Acestea sunt de fapt cele două condiții de validare, pe care sistemul le folosește pentru recunoașterea codurilor: mai întâi el verifică dacă valoarea algebrică a codului este ≥ decât valoarea primului cod, apoi condiția de validare ce testează valoarea ultimei cifre a codului. În cazul în care sistemul nu recunoaște șirul de caractere introdus de la tastatură de către utilizator ca fiind un cod din lista prezentată (această situație poate să apară numai după ce codul a fost testat cu cele două condiții de validare), utilizatorul va fi atenționat prin intermediul unei ferestre să verifice din nou codul alocat.

Cel de-al doilea element al bazei informaționale care va fi codificat sunt, așa cum am precizat Gestiunile. Sistemul de codificare ce va fi aplicat în acest caz este mai simplu, în special datorită faptului că gestiunile sunt în număr mic, iar fișierele în care sunt precizate numele gestiunilor din cadrul E.M.C. Motru sunt fișiere permanente.

Codurile ce vor fi folosite pentru codificarea gestiunilor vor avea tot lungime fixă, de un caracter. Ele vor fi de tip caracter, adică vor fi reprezentate de litere din alfabet, majuscule. De exemplu, gestiunea ˝Piese de schimb˝ va avea codul ˝A˝, gestiunea ˝Carburanți˝, codul ˝B˝ etc. Așa cum am precizat, numărul mic de gestiuni permite folosirea acestui sistem de codificare. Condițiile de validare sunt: lungimea codului – un caracter; majuscule. În cazurile de introducere greșită a codurilor, utilizatorului i se aduce la cunoștință acest lucru printr-un mesaj ce apare pe monitorul calculatorului.

În vederea prezentării unei imagini a sistemului de codificare al gestiunilor, se va realiza un nomenclator de coduri, care va arăta ca tabelul următor:

Codurile gestiunilor se vor introduce tot de către utilizator, prin intermediul ferestrelor definite de programator, în cadrul etapelor de realizare a sistemului informatic. Utilitatea codificării gestiunilor și materialelor rezultă din faptul că, în urma acestei codificări, crește rapiditatea sistemului, adică acesta va realiza prelucrările într-un timp mai scurt, și cu o exactitate mai mare.

În viziunea noului sistem informatic de evidență a utilajelor la E.M.C. Motru, materialele și gestiunile vor trebui codificate obligatoriu. Aceasta înseamnă că sistemul nu va accepta o nouă intrare în fișierele ce gestionează aceste două elemente ale bazei informaționale, decât în cazul când elementului respectiv i se asociază și un cod valid din punctul de vedere al condițiilor de validare prezentate.

Acest caracter de obligativitate nu se întinde însă și asupra altor elemente ale bazei informaționale, care pot fi introduse în sistem alături de coduri după care vor fi identificate, în funcție de diferite situații.

În cazul nostru există două cazuri de acest gen: codul unității și codurile furnizorilor. Vom lua fiecare situație în parte.

Codul unității este o rubrică ce apare într-o fereastră de introducere a datelor în sistem, așa cum am precizat în cadrul proiectării structurii bazei de date, și are doar o valoare informativă, care eventual va fi trecută pe unele documente ale firmei, ca un element suplimentar de identificare, în vederea ușurării evidențelor terților cu care are contacte unitatea.

Codurile furnizorilor, sunt înregistrate în sistem numai în măsura în care ele există înscrise pe documentele emise de aceștia, care ajung să fie înregistrate în contabilitatea unității (facturile). Dacă aceste coduri există trecute pe facturi, ele vor fi introduse în sistem pentru a se ușura operațiile de prelucrare efectuate de acesta. Existența acestor coduri nu depinde deci de echipa de programatori sau de utilizatorii sistemului, ci de factori externi unității, prin urmare nu vor avea caracter de obligativitate.

2.3.3. Adaptarea documentelor de intrare.

Chiar și în condițiile prelucrării automate a datelor, documentele rămân în continuare principalul suport folosit pentru a înregistra datele la locul și momentul apariției lor. Există și posibilitatea culegerii lor direct prin intermediul terminalelor, așa cum am arătat într-un capitol anterior, dar această variantă se întâlnește doar în cazul sistemelor complexe, respectiv a sistemelor informatice integrate, care însă ocazionează și costuri foarte mari în toate etapele de funcționare. De asemenea, contabilitatea impune ca obligatorie justificarea operațiilor economice prin documente.

Datorită volumului în general mare al documentelor folosite, se pune problema utilizării mai raționale și mai eficiente a acestora, în vederea simplificării evidenței și raționalizării fluxurilor informaționale.

Sunt considerate documente de intrare în sistemul informatic, documentele al căror conținut de date urmează a fi prelucrat în vederea obținerii unor noi documente sau situații. În condițiile prelucrării automate a datelor, în strânsă legătură cu cele două mari categorii de date care există (date permanente și date variabile), există două categorii de documente de intrare:

documente primare în care se consemnează operațiile economice (documente de mișcare), asemănătoare cu cele utilizate în sistemul manual de evidență, cu deosebirea că acestea vor suferi unele modificări de formă și de conținut față de acestea;

documente pentru crearea și actualizarea fișierelor permanente și de stare, care sunt proiectate în conformitate cu structura fișierelor pentru care sunt destinate.

În continuare, vom trata fiecare categorie de documente de intrare.

Documentele de mișcare, prezintă ca o deosebire principală față de documentele utilizate în cadrul prelucrării manuale, faptul că ele vor cunoaște anumite modificări, atât din punct de vedere al conținutului, cât și al formei.

Astfel, din punct de vedere al conținutului, documentele primare vor cunoaște următoarele modificări:

vor fi eliminate din datele sau informațiile cu circulație internă, a celor cu caracter permanent (care vor intra în structura fișierelor permanente și de stare, preluate de sistem o singură dată, prin intermediul documentelor din cealaltă categorie), și a celor care rezultă în urma calculelor;

se vor adăuga în documentele de intrare rubricile pentru coduri, în măsura în care acestea nu există deja pe document, mai ales atunci când se întocmește un singur document pentru reflectarea aceluiași gen de operații care în sistemul manual necesitau folosirea unor documente distincte. Se va insista asupra codurilor ce specifică natura operațiilor reflectate și a celor care servesc pentru identificarea și asocierea colecțiilor de date (tabelelor);

va avea loc o regrupare și o modificare a rubricilor ce conțin datele de introdus în sistem, urmărindu-se ca datele să fie introduse în același loc, în toate documentele ce se referă la aceeași operație economică. Deci se va păstra individualitatea fiecărui tip de document, dar se va defini o zonă comună identică pentru toate documentele din care se vor prelua datele pe suporturile tehnice.

Din punct de vedere al formei, asupra documentelor de intrare se vor opera mai multe modificări, astfel:

gruparea în cadrul documentelor de intrare a tuturor datelor ce urmează a fi introduse în sistem în vederea prelucrării, astfel încât rubricile corespunzătoare să nu fie dispersate pe întreaga suprafață a documentului;

evitarea intercalării datelor care se preiau pe suporturi tehnice, cu cele care nu se vor prelua;

se vor scoate în evidență zonele cu date ce se preiau pe purtătorii tehnici sau în sistem, prin demarcarea cu culori diferite;

tipărirea sau imprimarea pe documente a mărimii indicatorilor, în concordanță cu mărimea câmpurilor de date din structura fișierelor;

ordinea datelor în cadrul documentelor de intrare trebuie să asigure prezența datelor de identificare, urmate de cele informative și terminând cu cele cantitativ-valorice.

La nivelul documentelor de mișcare se mai pot întâlni și alte modificări, cum ar fi reducerea numărului de exemplare în care se întocmesc documentele, amplificarea circuitului informațional, sau modificarea periodicității și a termenelor de întocmire.

Toate modificările și adaptările se fac în așa fel încât să satisfacă în totalitate atât cerințele de evidență cât și cele de prelucrare automată a datelor, cu precizarea că aceste modificări sunt supuse spre aprobare organelor de conducere ale unității beneficiare.

Documentele pentru crearea și actualizarea fișierelor permanente și de stare, au apărut ca urmare a necesității creării și actualizării fișierelor permanente și de stare. Prin intermediul lor se culeg datele permanente și de stare care se găsesc în diferite nomenclatoare de evidență operativă.

Structura acestor documente trebuie să fie în concordanță directă cu structura câmpurilor de date prezentă în cadrul articolelor din fișierele permanente și de stare. În plus, ele trebuie să mai conțină o rubrică suplimentară în care se va preciza tipul operației ce se execută în fișierul ce conține aceste date: creare, adăugare, ștergere, modificare.

Documentele primare (sau de mișcare), asupra cărora, așa cum am precizat, se fac modificări de formă și de conținut, în care sunt înregistrate operațiile de evidență a utilajelor la E.M.C. Motru, sunt: factura fiscală, avizul de însoțire a mărfii, nota de recepție și constatare de diferențe, comanda și bonul de consum. Documentele precizate vor fi prezentate în anexele lucrării de față. Asupra acestor documente se vor face unele modificări de formă și de conținut, pentru ca datele conținute în ele să fie prezentate într-o formă pe care sistemul informatic să o înțeleagă și să o poată prelucra. Vom prezenta în continuare aceste modificări, pentru fiecare document în parte.

Nota de recepție și constatare de diferențe este un document în care se înregistrează materialele recepționate de o comisie de recepție, într-o gestiune. Datele pe care le conține acest document se vor constitui ca date de intrare în noul sistem informatic, și în urma prelucrării acestor date se obține Situația intrărilor de materiale. Documentul conține date despre denumirea materialelor recepționate, cantitățile, prețul unitar și valoarea acestora. Modificările ce vor fi aduse acestui document sunt modificări de conținut, și constau în introducerea unei rubrici ce va conține codurile materialelor recepționate, preluate din ˝Lista de coduri libere˝, pentru ca sistemul să recunoască mai ușor aceste materiale, după codurile asociate. De asemenea, se va introduce în document și o rubrică în care se va trece codul gestiunii care recepționează materialele respective.

Comanda este documentul folosit pentru a aduce la cunoștința furnizorilor unității despre diferitele necesități ale acesteia, în vederea acoperirii necesarului de piese de schimb, combustibili și alte produse necesare desfășurării în bune condiții a activității. Informațiile conținute în acest document sunt: denumirea produsului (materialului) comandat, cantitatea, prețul unitar, valoarea și termenul de livrare agreat de unitate, stabilit de comun acord cu furnizorul. Modificările ce vor fi aduse documentului țin de adăugarea unei rubrici cu codul furnizorului apelat, în măsura în care acest cod există în înregistrările unității, ca un element suplimentar de identificare, și de adăugarea unei coloane în care se va trece codul materialului comandat, din lista de coduri.

Bonul de consum este un document eliberat de gestionar, și avizat de conducerea unității, atunci când are loc un consum de materiale din magazie. Datele prezente în acest document ajută la elaborarea de către sistemul informatic a ˝Situației ieșirilor de materiale˝. Pentru simplificarea prelucrării, în document se vor introduce rubrici cu codul gestiunii predătoare și al gestiunii primitoare și o rubrică ce va conține codurile materialelor consumate din magazie. Documentul conține date privind denumirea materialelor consumate, conturile debitoare și creditoare în care a fost înregistrată operațiunea, cantitatea necesară, cantitatea efectiv eliberată, prețul unitar și valoarea acesteia.

Modificările care urmează să fie aduse documentelor de mai sus sunt modificări de conținut, și au legătură în special cu sistemul de codificare a elementelor bazei informaționale prezentat într-un capitol anterior.

2.3.4. Proiectarea bazei de date informaționale.

Baza de date este o colecție de date integrate într-un număr de fișiere, memorate astfel încât să faciliteze atât modificarea rapidă a datelor, cât și accesul la ele.

Proiectarea bazei de date este o operație foarte importantă, deoarece, în general, colecțiile de date (tabelele) sunt organizate conform unui anumit model (cum este cel relațional) și, prin urmare, tehnica de construire a tabelelor va fi specifică modelului respectiv. Modul de codificare a datelor are o importanță deosebită în această etapă, în care apar multe probleme a căror rezolvare necesită decizii de proiectare fizică.

O bază de date este controlată de două elemente: managerul bazei de date și administratorul bazei de date.

Managerul bazei de date este de obicei un program care controlează accesul la date în cadrul aplicației, scutind programatorii de necesitatea definirii tipurilor și structurii datelor în cadrul programelor. El permite utilizatorilor să-și salveze unele probleme și soluțiile de rezolvare a acestora pentru reutilizare, editare, includere în raport etc.

Administratorul bazei de date controlează modul în care sunt definite câmpurile, înregistrările, fișierele și revizuiește aceste definiri împreună cu programatorii în vederea perfecționării bazei de date.

Mediul bazei de date face de asemenea posibilă accesarea directă a datelor de către utilizatori, iar generatoarele de situații de ieșire fac legătura între cerințele logice și limitele fizice ale sistemului. Deși mediile bazelor de date sunt cel puțin parțial computerizate, controlul datelor impus de un administrator de bază de date poate fi folosit chiar și în medii manuale. Un exemplu este managementul documentelor, în care există preocupări privind conținutul, formatul, revizuirea și eliminarea documentelor demodate etc.

Un aspect final în proiectarea bazei de date include specificarea echipamentelor fizice necesare pentru stocarea și accesarea informațiilor și datelor, cum ar fi dischetele sau cd-urile.

Baza de date poate fi văzută ca un set de tabele intercorelate, legăturile între ele fiind date de câmpuri comune și de alte caracteristici care trebuie avute în vedere. Când se proiectează arhitectura bazei de date, trebuie luată în considerare mărimea și complexitatea sistemului. Există patru tipuri de arhitecturi folosite de sistemele de gestiune a bazelor de date: ierarhică, rețea, relațională și orientată-obiect.

Modelul ierarhic al bazelor de date este unul dintre cel mai vechi sistem arhitecturale ale bazelor de date și este folosit de organizațiile mari, unde se prelucrează un volum mare de tranzacții.

Modelul rețea al bazelor de date este utilizat în situații mult mai complexe, datorită posibilității de asociere a unui număr arbitrar de fișiere, însă, datorită dificultăților tehnice de folosire ale acestui model, el este folosit doar de specialiști de înaltă clasă.

Modelul relațional al bazelor de date este modelul cel mai utilizat, din cauza proliferării lui îndeosebi pe platformele bazate pe PC-uri. În cazul acestui model, relațiile sau legăturile sunt regăsite în tabele, iar legăturile sunt realizate prin cheile lor, în varianta cheie-primară, cheie-străină.

Așa cum am precizat, bazele de date pot fi concepute în raport de utilizarea unui model dintre cele de mai sus, ales în funcție de legăturile ce se pot stabili între structurile bazei de date și asigură definirea unică a datelor, structurate pe trei niveluri, astfel:

– structura conceptuală are la bază un model unic de date prin care se preiau structurile specifice utilizatorilor în vederea integrării într-o concepție unitară, care satisface independent și global cerințele specifice și comune ale tuturor utilizatorilor. Structura conceptuală se mai numește și schema bazei de date.

– structura externă are la bază un submodel de date prin care se descrie o parte din structura conceptuală în raport de cerințele formulate de categorii omogene de utilizatori. În această viziune structura externă a bazei de date conține părți specifice cerințelor informaționale ale unei categorii de utilizatori.

– structura fizică a bazei de date reprezintă modul concret de transpunere a structurii conceptuale și externe pe suporturile tehnice direct adresabile, inclusiv asigurarea unor posibilități fizice de acces și prelucrare. Structura fizică mai este denumită și schema internă a bazei de date.

Sistemul de gestiune a bazelor de date, care asigură recunoașterea și gestiunea tuturor structurilor bazei de date, utilizează trei nivele de organizare a bazei de date, corespunzătoare celor trei structuri (extern, conceptual și fizic).

Nivelul conceptual asigură definirea schemei bazei de date privită ca o mulțime de entități (tabele) rezultată din reunirea entităților prezente în vederea obținerii unei viziuni globale asupra întregii baze de date.

Nivelul extern asigură reflectarea cerințelor informaționale ale fiecărei categorii de utilizatori prin intermediul schemei externe a bazei de date prezentată acestora. Numărul schemelor externe este egal cu numărul categoriilor omogene de utilizatori, sau cu numărul compartimentelor omogene din punct de vedere funcțional.

Nivelul fizic este asigurat prin transpunerea schemei bazei de date pe un suport fizic, prin intermediul modului de manipulare al datelor specific fiecărui sistem de gestiune a bazelor de date.

Obiectivul final al proiectării bazei de date îl constituie descrierea structurii conceptuale a bazei de date în funcție de specificul unui model de date. Modelul folosit de noi în proiectarea bazei de date este modelul relațional, pe care îl vom prezenta în continuare.

Proiectarea bazei de date în condițiile utilizării modelului relațional are loc prin parcurgerea a trei faze specifice:

analiza fezabilității modelului relațional în proiectarea bazei de date;

proiectarea câmpurilor și tabelelor din sistemul proiectat;

descrierea schemei bazei de date și reflectarea dependențelor funcționale prin intermediul abordării sintetice și analitice.

Conform modelului relațional, bazele de date sunt formate din mai multe tabele simple, între care se stabilesc relații sau legături. Rezultă că proiectarea bazelor de date se reduce la problema împărțirii datelor pe tabele, a proiectării structurii tabelelor respective și apoi a stabilirii legăturilor dintre acestea.

Prima fază din proiectarea bazei de date în condițiile utilizării modelului relațional este, așa cum am precizat, analiza fezabilității modelului relațional în proiectarea bazei de date. Această fază presupune reflectarea informațiilor prin prisma caracteristicilor și facilităților modelului relațional.

Bazele de date organizate după modelul relațional, impun anumite reguli referitoare la unicitatea cheilor, restricții de relație (prin care se exclude existența cazurilor în care câmpurile-cheie au valoare nulă sau neprecizată) și restricții de referință care impun ca într-o tabelă să existe cel puțin un câmp din altă tabelă, care va fi cheie externă.

Așa cum se observă din proiectarea structurii bazei de date informaționale realizată anterior, în care am prezentat pe scurt tabelele (relațiile) care vor intra în componența bazei de date și câmpurile din care sunt constituite acestea, între tabele se pot stabili relații ce vor conduce la elaborarea situațiilor de ieșire ale sistemului, prin intermediul unor câmpuri comune numite chei primare. Aceste câmpuri sunt COD MATERIAL (COD_M) și COD GESTIUNE (COD_G). Câmpurile precizate sunt câmpuri cheie, deci sistemul nu va permite ca înregistrările din aceste câmpuri să aibă valoare nulă sau neprecizată, completarea lor fiind, așa cum am precizat și la capitolul despre coduri, obligatorie.

Cu ajutorul acestor câmpuri comune, sistemul FoxPro (sistemul de gestiune a bazelor de date relaționale ales în cazul acestei aplicații) va stabili relații între tabele conform procedurilor definite de programator.

Relațiile din interiorul unei baze de date (legăturile dintre fișierele bază de date) pot lua naștere în SGBD-ul FoxPro prin două modalități:

automat, prin comanda SET RELATION TO;

prin intermediul programelor.

În cazul nostru, datorită faptului că noul sistem informatic de evidență a utilajelor este proiectat și realizat de o echipă de specialiști (programatori și economiști), relațiile din interiorul bazei de date se vor stabili prin intermediul programelor realizate de aceștia..

Proiectarea bazei de date după modelul relațional este fezabilă din următoarele considerente:

bazele de date relaționale permit proiectarea unor structuri flexibile, fapt ce permite unității beneficiare să solicite modificări ale acestei structuri de orice natură, astfel încât structura bazei de date să fie compatibilă cu natura și dinamica fenomenelor economice la care participă unitatea;

bazele de date relaționale sunt eficiente atunci când datele pe care le conțin se caracterizează prin dinamism în timp și spațiu;

bazele de date relaționale asigură, pe lângă eficiența prelucrărilor utilizatorului și eficiența utilizării sistemului electronic de calcul.

Proiectarea câmpurilor sistemului informatic este cea de-a doua fază din proiectarea bazei de date relaționale, și se realizează în funcție de sistemul de gestiune al bazelor de date relaționale utilizat (în cazul nostru FoxPro).

În proiectarea câmpurilor trebuie să se țină seama de următoarele considerente:

numele câmpului este unic definit din punct de vedere sintactic și respectă condițiile impuse de sistemul de gestiune al bazelor de date relaționale;

tipul atributului poate fi numeric (N), cu sau fără parte zecimală, șir de caractere (C), logic (L), în virgulă flotantă (F), de tip memo (M) etc;

condiția de validare va fi specificată în funcție de semantica și conținutul economic al câmpului respectiv, precum și de posibilitățile de validare asigurate de sistemul de gestiune a bazelor de date relaționale.

Câmpurile tabelelor ce alcătuiesc baza de date au fost descrise în capitolul ce prezintă structura bazei de date.

Descrierea schemei bazei de date și reflectarea dependențelor funcționale, are în vedere definirea unor tabele în care sunt specificate câmpurile componente, împreună cu precizarea cheilor primare și externe. Descrierea schemei bazei de date trebuie să asigure reprezentarea tuturor tipurilor de relații, la care se adaugă și specificarea proprietăților de identificare prin intermediul cheilor primare și a celor de relaționare prin intermediul cheilor externe. Descrierea schemei bazei de date relaționale se realizează prin intermediul a două metode: metoda sintetică și metoda analitică.

Metoda sintetică conduce la descrierea unei scheme a bazei de date formată din tabele privite ca relații, câmpuri și legăturile dintre acestea. Constituie principala metodă de proiectare și are la bază termenul de tabel relațional.

Potrivit metodei sintetice, există patru tipuri de tabele: nucleu, asociație, calificare și de stare.

Tabelele de tip nucleu au o existență independentă în cadrul schemei bazei de date, și nu depind de prezența sau absența altor tipuri de tabele.

Tabelele de tip asociație au în vedere corespondențele logice dintre două sau mai multe tabele, deci depind de existența acestora.

Tabelele de tip calificare descriu sau caracterizează în mod suplimentar un alt tabel de tip nucleu, asociație sau calificare. De exemplu, tabelele INTRARI și IESIRI califică tabelul MATERIAL.

Tabelele de tip stare păstrează unele date agregate, rezultate din acumularea lor pe anumite intervale de timp, și care pot fi folosite ulterior. Ele asigură prelucrarea unor date referitoare la perioade precedente, dar pot fi utilizate și la momente viitoare. Anumite sisteme de gestiune a bazelor de date conțin comenzi specifice generării și întreținerii tabelelor de tip stare.

Rezultă din cele precizate că tabelele de tip nucleu și de stare au o existență independentă în cadrul structurii bazei de date, în timp ce tabelele de tip asociație și calificare depind de existența altor tabele, care trebuie să asigure asocierea sau calificarea acestora.

Metoda analitică se aplică atunci când există o bază de date relațională deja proiectată iar structura sa trebuie optimizată. Această metodă presupune ca orice tabel să conțină o cheie primară, care va reprezenta identificatorul unic pentru un anumit tip de tabel și unul sau mai multe câmpuri ce definesc proprietăți cu valoare unică pentru acel tip de tabel.

Din cele prezentate rezultă că cele două metode pot fi folosite în mod practic astfel:

metoda sintetică poate conduce la generarea tabelelor de tip nucleu, asociație sau calificare, inclusiv la descrierea corespondențelor și a câmpurilor specifice;

metoda analitică verifică în continuare existența dependențelor funcționale primare.

Conform metodei sintetice de descriere a schemei bazei de date, în continuare vom prezenta tabelele de tip nucleu (care sunt independente în cadrul bazei de date și prin asocierea cărora se obțin situațiile de ieșire). Definirea modelului tabelelor se va realiza ținând cont de facilitățile și restricțiile impuse de SGBD-ul FoxPro.

Tabela NOMENCLATOR CODURI

Tabela MISCARI

Tabela STOCURI

Tabela GESTIUNI

Tabela UNITATE

Am evidențiat pentru fiecare tabelă în parte câmpurile cu valoare de cheie. Se observă că aceste câmpuri sunt comune tabelelor, permițând crearea de relații între acestea. Tabela UNITATE are un regim special, în sensul că ea nu are câmpuri comune cu celelalte tabele, dar conține date de identificare ale unității ce vor fi incluse în fiecare raport (situație de ieșire) emisă de sistemul informatic. În urma relaționării tabelelor prezentate, se vor obține tabele de tip asociație, care sunt de fapt situațiile de ieșire ale sistemului proiectate într-o etapă anterioară.

În sistemul de gestiune a bazelor de date relaționale FoxPro, tabelele de mai sus vor fi create utilizând comanda CREATE, ca în exemplele următoare:

CREATE TABLE NOMENCLATOR_CODURI (COD_M N(6), DEN_MAT C(30),

U/M C(4), PRET_UN N(20), CONT_M C(6))

CREATE TABLE MISCARI (T_DOC C(30), COD_G C(1), COD_M N(6),

CANT_M N(9), PRET_UN N(20), NR_DOC N(10),

DATA_DOC N(8), NR_COM N(6), CT_CORESP C(6),

CONT_M C(6), GEST_PRIM C(1), COD_FURNIZ C(20),

PACHET C(4), NR_CIRC C(10))

În urma lansării în execuție a acestor comenzi, care vor face parte ca instrucțiuni din programul-sursă al sistemului informatic sau din procedurile pe care le va apela acesta, SGBD-ul va crea tabelele, cu câmpurile precizate.

2.4. Proiectarea procedurilor și elaborarea programelor.

Pentru elaborarea programelor în vederea obținerii rezultatelor scontate, se impune, în condițiile prelucrării automate a datelor, precizarea în detaliu a tuturor operațiilor logice și de calcul ce apar in timpul desfășurării operațiilor economice la care participă unitatea. Astfel, se vor studia procedurile și formulele de calcul folosite în sistemul manual, pentru domeniul ce constituie obiectul aplicației informatice. Această activitate este destul de dificilă, deoarece în sistemul manual procedurile nu sunt descrise în mod explicit.

Pentru proiectarea noilor proceduri ale sistemului informatic, se vor avea în vedere următoarele elemente: formulele (algoritmii) de calcul, condițiile de aplicare a formulelor, reglementările ce condiționează validitatea anumitor proceduri, frecvența și termenele de executare a procedurilor.

Formulele de calcul sunt stabilite prin reglementări normative (legi, decrete, ordonanțe, instrucțiuni de aplicare a unor legi etc), iar în vederea aplicării corecte a lor se vor studia actele normative în care acestea sunt prevăzute, astfel încât să nu se dea naștere la interpretări nedorite. Există și situații când formulele de calcul se stabilesc de comun acord cu utilizatorul sistemului informatic, datorită specificului activității acestuia sau datorită faptului că ele pot reprezenta o particularizare a unor procese economice.

Condițiile de aplicare a formulelor de calcul trebuie cunoscute și aplicate în totalitate, pentru că de modul în care se aplică formulele de calcul, depinde exactitatea și corectitudinea rezultatelor prelucrări automate a datelor.

Reglementările administrative condiționează validitatea unor proceduri. Respectarea reglementărilor este garantată de semnăturile puse pe documente de către personalul abilitat din unitate. Un exemplu este cel al documentelor primare, care nu pot fi folosite pentru introducerea de date în sistemul informatic, decât dacă au fost semnate de cei în drept.

Frecvența și termenele de executare a procedurilor sunt stabilite prin actele normative sau prin acordul dintre părți. În cadrul prelucrării automate a datelor, frecvența de executare a procedurilor este mult mai mare decât în condițiile muncii manuale, din nevoia de a pune la dispoziția utilizatorilor informații mult mai operative și care să influențeze favorabil luarea deciziilor.

Proiectarea procedurilor fundamentează ordinea de prelucrare a tabelelor din baza de date și stabilește și succesiunea procedurilor. Determinarea ordinii de prelucrare a tabelelor este stabilită în raport de tipurile de legături existente între aceste tabele. Determinarea succesiunii procedurilor în cadrul aplicației ține seama de natura sistemului informatic, specificul de prelucrare a aplicației, tipurile de legături între tabele, frecvența prelucrărilor și tipul de sistem de gestiune a bazelor de date utilizat.

După natura prelucrărilor pe care le asigură, procedurile se clasifică în:

proceduri pentru dirijarea prelucrărilor;

proceduri pentru actualizarea bazei de date;

proceduri pentru salvarea sau restaurarea bazei de date;

proceduri pentru reorganizarea bazei de date;

proceduri de producție și securitate.

Pentru fiecare procedură se vor stabili fazele ce urmează a se realiza în timp real. Pentru aceste faze, se va realiza descrierea ecranelor și a înlănțuirilor dintre acestea, prelucrărilor asociate fiecărui ecran și situațiile ce urmează a fi generate.

O atenție deosebită se va acorda ordinii de executare a procedurilor, care se va realiza distinct pentru procedurile de actualizare față de procedurile de exploatare a bazei de date. În cazul procedurilor de actualizare, ordinea este determinată de tipurile de legături stabilite între tabelele bazei de date.

Ordinea de prelucrare pentru procedurile de exploatare a bazei de date se stabilește în funcție de: înlănțuirea prelucrărilor, corelările necesare între prelucrări, de termenele la care trebuie obținute situațiile de ieșire etc.

În descrierea fiecărei proceduri se va specifica:

numele procedurii;

funcția procedurii;

conținutul prelucrărilor;

datele de intrare;

rezultatul prelucrării.

În cazul procedurilor de actualizare a bazei de date, se va proiecta ecranul pentru introducerea datelor. Pentru fiecare procedură se va realiza o schemă indicând intrările, prelucrările, ieșirile și resursele hardware necesare.

În cele de mai sus, am prezentat în linii mari suportul teoretic necesar pentru proiectarea procedurilor noului sistem informatic. Înainte de a trece la aplicarea în practică a celor de mai sus, vom vorbi și despre proiectarea programelor.

Proiectarea programelor intră în domeniul proiectanților de soft și al programatorilor. Principala misiune a proiectantului de soft este de a defini și structura componentele care vor forma un tot unitar, astfel încât să se obțină un proiect soft operațional. Proiectantul de soft va grupa funcțiile ce trebuie să fie interconectate și va descrie modalitățile de realizare a legăturilor.

După proiectanții de soft intervin programatorii, pentru transpunerea în realitate a proiectului, și pentru a controla intrările, prelucrările, stocările și ieșirile din sistem prin intermediul programelor.

Materia primă din care se realizează programele sunt instrucțiunile și modulele.

Instrucțiunile sunt operațiuni elementare executate de calculator prin gruparea și selecția controlată a acestora pentru atingerea obiectivelor funcțiilor de prelucrare orientate pe probleme. Ele constituie cel mai de jos nivel al operațiunilor ce pot fi executate de un limbaj de programare, și sunt astfel grupate încât să constituie anumite structuri executabile de calculator. De modul cum sunt grupate instrucțiunile și de relațiile dintre acestea depinde calitatea softului proiectat.

Modulul este o colecție sau o formă grupată de instrucțiuni. Modulele se pot grupa pentru a forma programele.

Programul poate fi definit în mai multe feluri, astfel:

o entitate ce poate fi executată de calculator;

un mijloc de comunicare cu calculatorul în vederea rezolvării unei probleme;

o reprezentare a algoritmilor și a datelor asociate ținând cont de restricțiile impuse de calculator;

o realizare a unei funcții, în care multitudinea datelor permise ca date de intrare formează domeniul programului, iar mulțimea ieșirilor obținute prin intermediul programului constituie codomeniul acestuia.

După terminarea etapei de proiectare și alegerea sistemului de gestiune a bazelor de date ce va fi folosit, se trece la scrierea efectivă a programelor sistemului informatic, adică la codificarea în limbajul de programare ales a algoritmilor stabiliți în etapa de proiectare.

Etapa de scriere efectivă a programelor are un caracter tehnic, implicând mai puțin aptitudinile creatoare ale programatorului și mai mult cunoștințele sale în ceea ce privește limbajul de programare folosit. Programatorul este cel care execută operațiile din această etapă, el urmând a furniza programele sursă ale sistemului informatic. El trebuie să cunoască foarte bine limbajul de programare folosit, editorul de texte în care este scris programul și compilatorul folosit la transformarea în cod-mașină a programului.

Tot programatorul este cel care va construi algoritmii ce nu au fost stabiliți în etapa de proiectare.

Operațiunile ce întră în procesul de evidență a utilajelor se caracterizează prin complexitate, și prin faptul că există un volum mare de date ce trebuie prelucrate, în vederea eficientizării procesului decizional în acest domeniu. Sistemul informatic proiectat pe parcursul acestei lucrări acoperă doar o parte din acest proces, și anume acele elemente ce se caracterizează prin repetitivitate, la a căror prelucrare prin metodele clasice manuale se consuma mult timp și implicit se îngreuna procesul decizional. Procedurile ce intră în procesul de evidență a utilajelor sunt atât manuale cât și automate, realizate cu ajutorul calculatorului electronic, în cadrul noului sistem.

În activitatea practică, pentru fiecare situație ce apare în cadrul procesului de evidență a utilajelor și care poate fi prevăzută cu suficientă precizie, există stabilite proceduri manuale sau automate elaborate în vederea rezolvării acestor probleme.

Procedurile manuale sunt seturi de reguli scrise, în care sunt recomandate soluții pentru problemele ce apar pe timpul desfășurării operațiunilor, ca de exemplu formule de calcul pentru determinarea unor indicatori ce reflectă anumite situații, reguli de înregistrare în contabilitate a unor operațiuni etc.

Procedurile automate sunt acele proceduri la care apelează sistemul informatic pentru rezolvarea problemelor pentru care a fost proiectat. Aceste proceduri sunt de fapt niște module la care apelează programul-sursă atunci când are de rezolvat un anumit tip de problemă, fiecare procedură fiind destinată rezolvării unei anumite categorii de probleme.

În cadrul unui sistem informațional, al cărui rol principal este de a furniza conducerii informații corecte și la timp, în vederea luării unor decizii corecte, procedurile care stabilesc circuitul documentelor între diferitele compartimente ale unității au o importanță deosebită. Am prezentat în cadrul anexelor lucrării de față circuitele principalelor documente ce intra în procesul de evidență a utilajelor la E.M.C. Motru. Fiecare document trebuie să respecte graficul său de circulație în unitate, pentru ca valoarea sa informativă să fie exploatată la maxim.

CAPITOLUL III

POSIBILITĂȚI DE ÎMBUNĂTĂȚIRE A SISTEMULUI INFORMATIC

DE EVIDENȚĂ A UTILAJELOR LA E.M.C. Motru.

Direcția spre care se îndreaptă astăzi civilizația umană este evident o eră în care informația va avea cea mai mare importanță. Se poate afirma cu certitudine că acea eră a început deja, însă se poate spune și că acesta nu este decât începutul. Perspectivele în legătură cu viitorul tehnologiilor din acest domeniu sunt previzibile pe termen scurt, însă pe termen lung, probabil că singurele previziuni care se apropie de adevăr sunt cele din literatura științifico-fantastică.

Aplicabilitatea tehnologiei informației poate fi evaluată ca fiind universală. În fiecare domeniu de activitate, programele informatice simplifică și ușurează munca specialiștilor, conducând inevitabil la creșterea eficienței oricărei activități. Științele economice sunt un domeniu în care calculatorul electronic și tot ce înseamnă acesta au devenit de neînlocuit.

În lucrarea de față, care s-a dorit a fi o lucrare științifică despre aplicarea tehnologiei informației în domeniul economic în general, și în procesul de evidență a utilajelor la o întreprindere industrială în special, viziunea este destul de limitată, din mai multe motive:

proiectarea sistemului informatic s-a făcut avându-se în vedere conjunctura economică din sectorul de activitate studiat (sectorul minier), factorul restrictiv cu cea mai mare importanță fiind lipsa banilor, sau, mai bine spus disponibilitățile mici de care dispune sectorul;

nivelul de uzură morală a echipamentelor folosite (a utilajelor în acest caz), care nu a permis implementarea unui sistem informatic integrat, care constituie vârful tehnologiei din acest domeniu;

disponibilitatea salariaților, care sunt în general la o vârstă la care conservatorismul se manifestă mai pregnant, de a accepta un sistem informatic pe care nu îl înțeleg în totalitate, și care, de altfel, în această situație nici nu va putea să funcționeze la capacitatea maximă. De asemenea un factor demn de luat în seamă este și faptul că personalul care a lucrat mult timp cu un sistem, va putea cu greu să fie recalificat pentru utilizarea noului sistem.

Într-o economie în care condițiile de mai sus nu se manifestă cu aceeași intensitate ca în România, lucrarea de față ar fi prezentat un sistem informatic complex, cu ramificații în toate procesele ce țin de evidența utilajelor, însă care ar fi depășit cu mult costurile sistemului propus.

O situație ideală pentru orice întreprindere, ar fi ca în procesele de producție să fie introduse ultimele descoperiri din domeniu, adică utilaje, instalații, și chiar procese de management care să înglobeze nivelul tehnologic și inovativ maxim atins într-o perioadă. În realitate, acest lucru se întâmplă foarte rar, din diferite motive. La nivel mondial, motivul principal este faptul că, după ce o întreprindere a achiziționat o linie tehnologică nouă, ea va aștepta până la apariția uzurii fizice a utilajelor, pentru a-și recupera investiția. Din această cauză, cu toate modernizările făcute pe parcursul vieții utilajului în cadrul întreprinderii, va exista totuși un decalaj între nivelul tehnic al acestuia și vârful tehnologiei existente pe piață.

În România situația este puțin diferită. Principala cauză a decalajului de care am vorbit este în țara noastră lipsa banilor, factor care se manifestă cu o intensitate mai mare în domeniul industrial, unde încă mai activează giganții ineficienți ai regimului comunist. Industria minieră face și ea parte din această categorie. Acesta este motivul pentru care sistemul informatic proiectat pe parcursul lucrării de față, acoperă doar o parte din procesul de evidență a utilajelor, și anume evidența materialelor, concept care înglobează în lucrarea de față piesele de schimb, combustibilii, și chiar utilaje. Sistemului proiectat nu i se poate reproșa însă lipsa de realism în tratarea problemelor, deoarece el este de fapt o adaptare la posibilitățile concrete existente în această ramură a economiei românești.

Diferența între ce se face și ceea ce s-ar putea face, sau mai bine zis ar trebui să se facă, este foarte mare. De aceea, vom încerca să prezentăm pe scurt, ce s-ar fi putut realiza în condițiile tehnologice actuale, dacă ar fi existat banii necesari.

Un sistem informatic integrat reprezintă de fapt etapa cea mai complexă a automatizării producției. Caracteristica principală a unui astfel de sistem este tendința de a limita la maxim aplicarea procedurilor manuale într-un anumit domeniu, locul acestora fiind luat de proceduri automate, controlate de calculator, care ar executa de fapt majoritatea operațiilor necesare.

În cazul procesului de evidență a utilajelor la E.M.C. Motru, sistemul informatic ar avea ca principal obiectiv monitorizarea permanentă a stării de funcționare a utilajelor și raportarea apariției unor defecțiuni, remedierea acestor defecțiuni în timp util și elaborarea de rapoarte despre randamentul fiecărui utilaj.

Implementarea unui sistem informatic integrat, presupune crearea unor condiții specifice, și anume:

montarea pe utilaje a unor senzori care să înregistreze parametrii de funcționare ai utilajului respectiv și să-i transmită mai departe unor unități de prelucrare, în vederea interpretării lor;

constituirea unui sistem de dispecerate, situate lângă locurile de muncă ale utilajelor, cu operatori umani, care să efectueze un control primar al datelor furnizate de senzori, și apoi să transmită aceste date superiorilor ierarhici pentru interpretare și evaluare;

implementarea unei rețele de calculatoare, care să aibă rolul de infrastructură pentru datele care circulă prin sistem, cu cerința ca pe fiecare calculator să fie instalate aplicațiile necesare pentru prelucrarea eficientă a datelor, și transformarea lor în informații utilizabile în luarea deciziilor;

conectarea sistemului la Internet, în vederea stabilirii de legături cu sistemele informatice ale furnizorilor de piese de schimb, combustibili și alte materiale necesare, cu băncile și cu alți terți.

Condițiile prezentate mai sus au scopul de a prezenta necesitatea elaborării într-o primă etapă a unei infrastructuri pe care sistemul informatic să poată să o folosească pentru transportul și prelucrarea datelor.

Modul de funcționare al acestui sistem informatic se bazează pe o sincronizare între diferitele elemente ale tehnologiei folosite (hardware și software) și operatorii umani care au rolul de a supraveghea funcționarea sistemului și de a lua decizii pe baza informațiilor furnizate de acesta. Acest aspect trebuie subliniat, deoarece, oricât de complex ar fi un sistem informatic, omul este cel care trebuie să ia decizia finală în legătură cu problemele mai importante ale procesului.

Cele afirmate conduc la concluzia că trebuie parcurse o succesiune clară de proceduri manuale și automate pentru ca sistemul să poată funcționa.

Prima verigă a lanțului de prelucrări din cadrul sistemului este reprezentată de automatele programabile montate pe utilaje. Nu vom prezenta detaliile de natură tehnică ale acestora, datorită specificului lucrării de față, care urmărește aspectele economice ale problemei, însă vom prezenta în mare, funcția lor în cadrul ipoteticului sistem informatic integrat pe care l-am propus.

Automatele programabile sunt mecanisme controlate de un software, dotate cu senzori care pot măsura și transmite anumiți parametrii de funcționare ai utilajelor, care să ofere date în legătură cu starea lor de funcționare, cu rentabilitatea utilajelor și gradul de uzură al acestora, și care pot să raporteze eventualele schimbări care au apărut în starea utilajelor (defecțiuni, încetări ale activității din diferite motive etc).

Cel mai important aspect în legătură cu automatele programabile este faptul că toate funcțiile prezentate mai sus au loc în timp real, adică evenimentele semnificative sunt cunoscute de cei care trebuie să ia măsuri în momentul în care s-au produs, cu efecte benefice pentru creșterea eficienței activității.

Funcția de bază a acestor automate este de a detecta și raporta sistemului de dispecerate eventualele defecțiuni ce apar în funcționarea utilajelor. Prin această afirmație am precizat cea de-a doua componentă a sistemului integrat, ce înglobează atât proceduri manuale, cât și programe informatice, și anume sistemul de dispecerate.

Acesta este format dintr-o rețea teritorială de birouri, în care lucrează persoane special pregătite, numite dispeceri. Dispecerii sunt operatorii umani care preiau datele furnizate de automatele programabile, le supun unui proces primar de analiză și interpretare, și în funcție de rezultatul acestei analize, le trimit mai departe superiorilor ierarhici sau nu.

De aici rezultă că există două variante de acțiune pentru dispeceri:

1) în cazul în care, în urma analizei datelor primite de la senzorii montați pe utilaje, se ajunge la concluzia că problema nu este foarte gravă, și poate fi rezolvată de tehnicienii prezenți pe teren, ea este transmisă acestora, și este rezolvată la acest nivel;

2) în cazul în care se consideră că dificultatea problemei (defecțiunii) nu permite rezolvarea ei de către echipele de intervenție de pe teren, este anunțată conducerea, care va lua decizia ce se impune, în funcție de problemă.

Din cele prezentate mai sus, rezultă că dispecerii au o anumită libertate de decizie, în sensul că ei pot decide în legătură cu problemele mai simple. Cu toate acestea, funcția de bază a lor este de a raporta conducerii problemele apărute, pentru ca aceasta să ia măsurile ce se impun. Modul în care se fac aceste raportări este și el specific sistemului informatic integrat.

Astfel, raportările se fac prin intermediul unei rețele informatice, al cărei server se află la departamentul financiar-contabil al unității. Rețeaua informatică este formată din câte un terminal la fiecare dispecerat, și mai multe terminale la compartimentul financiar-contabil al unității, ce vor fi folosite pentru prelucrarea datelor și susținerea legăturilor cu terții. Software-ul necesar pentru transmiterea datelor și prelucrarea acestora este instalat pe fiecare terminal din rețea.

Deci, rezultă că următoarea componentă a lanțului ce formează sistemul, este rețeaua informatică, al cărei rol principal este de magistrală de date pentru sistem.

Primele trei elemente ale sistemului informatic integrat, și anume: automatele programabile montate pe utilaje, dispeceratele teritoriale și rețeaua informatică reprezintă drumul parcurs de date de la momentul și locul apariției lor (utilajul aflat în lucru), până la compartimentele abilitate să ia decizii în funcție de complexitatea problemei. La nivelul acestor componente ale sistemului informatic, datele sunt supuse unui proces minim de prelucrare, forma în care ajung ele la departamentul financiar-contabil nefiind cu mult diferită de starea inițială. Singurele procese de prelucrare la care sunt supuse sunt de fapt o traducere a termenilor tehnici în limbaj uzual, pentru ca economiștii, care nu sunt tehnicieni, să înțeleagă mai bine natura problemelor.

Nivelul sistemului informatic la care sunt prelucrate datele și la care se iau deciziile, este compartimentul financiar-contabil al unității. Economiștii primesc raportul care semnalează apariția unei defecțiuni semnificative, care nu a putut fi soluționată de echipele de pe teren, iar în acest moment apar două variante de acțiune:

a) dacă în urma verificării stocului de piese de schimb, se constată că piesele necesare pentru reparație există în stoc, se eliberează din magazie aceste piese, echipelor de muncitori care vor efectua reparațiile;

b) dacă se constată, în urma verificării stocului, că piesele de schimb nu există în magazie, compartimentul financiar-contabil emite o comandă către furnizori, pentru piesele necesare.

Cea de-a doua variantă de acțiune presupune mai multe modalități de realizare. Astfel, dacă furnizorii au și ei sisteme informatice interactive, conectate la Internet, comanda se poate emite prin rețeaua electronică. Dacă nu există această posibilitate, procesul se realizează prin modalitățile clasice.

Pentru evidența gestiunilor de materiale, în cadrul sistemului informatic integrat, se poate folosi un program ca cel prezentat în lucrarea de față. Rezultă din această afirmație că sistemul informatic proiectat de noi nu ar reprezenta decât o mică parte din sistemul informatic integrat.

Din cele prezentate mai sus se poate trage concluzia că sistemul informatic integrat acoperă aproape tot procesul de evidență al utilajelor, adică activitățile ce țin de întreținerea și reparațiile utilajelor, calculul randamentului economic al acestora, raportarea către conducerea unității și compartimentele abilitate să ia decizii a apariției unor situații care necesită rezolvare în starea utilajelor etc. Prin intermediul unui program informatic de felul celui prezentat în lucrarea de față, și care s-ar constitui ca o componentă a sistemului integrat, acesta poate să înregistreze atât achizițiile de utilaje, cât și casările, sau scoaterea din funcțiune, din diferite motive, a acestora.

În cadrul unui sistem informatic integrat, accentul se pune pe operativitate, ajungându-se până la nivelul în care fenomenele semnificative ce apar în perioada de funcționare a unui utilaj, să fie raportate și înregistrate în timp real. Nu este însă neglijată nici atributul contabilității de a realiza o imagine de ansamblu a unei anumite perioade, deoarece toate fenomenele raportate sunt înregistrate în documente, conturi și în situațiile finale ale unității.

Posibilitățile de care dispune un sistem informatic integrat sunt practic nelimitate, deoarece aceste tipuri de sisteme pot ajuta la atingerea celui mai înalt grad de automatizare a proceselor de producție, care este robotizarea. Robotizarea presupune existența unor sisteme complet autonome, care pot să ia singure decizii, în funcție de diferitele situații previzibile pe care le întâlnesc, rolul factorului uman limitându-se la supravegherea acestora.

Robotizarea nu poate fi realizată decât prin intermediul unor programe informatice foarte complexe, care să prevadă problemele cu care se va confrunta sistemul autonom (robotul) și să găsească soluții de rezolvare operativă a acestor probleme.

Motivul pentru care am prezentat la finalul acestei lucrări un sistem informatic integrat, este că am vrut să privim spre viitor. Această afirmație nu este însă în condițiile din România una optimistă. Condițiile tehnologice pentru realizarea celor prezentate mai sus există deja. Raportul dintre costurile cu implementarea lor și rezultatele obținute este foarte avantajos pentru întreprinderile care le adoptă.

Cu toate acestea, industria minieră din România nu este pregătită nici psihologic, adică din punctul de vedere al mentalității oamenilor, și nici practic, deoarece nu se dispune de fondurile necesare implementării unor astfel de tehnologii. În aceste condiții, faptul că implementarea unui sistem informatic integrat nu este decât un deziderat de viitor, nu poate să fie prea îmbucurător.

CONCLUZII FINALE

În cadrul lucrării de față, am încercat implementarea unui sistem informatic la o întreprindere industrială din industria minieră, cu scopul de a eficientiza procesul de evidență al utilajelor. Nu avem pretenția că am acoperit toată problematica generată de evidența utilajelor, deoarece, fiecare sistem informatic are limitele sale.

Există proceduri care nu pot fi, în conjunctura social-economică actuală, efectuate decât manual, proceduri care nu au fost prin urmare incluse în sistemul informatic proiectat, și de asemenea, există proceduri care, prin trecerea la prelucrarea automată, au contribuit la creșterea eficienței activității întreprinderii, și în special la sporirea calității informațiilor care circulă prin fluxurile informaționale ale acesteia.

Sistemul informatic proiectat nu are pretenția că tratează exhaustiv problemele, însă, cu toate acestea rolul său de a conduce la creșterea calității deciziilor luate de conducerea întreprinderii a fost atins.

Astfel, rezultatul final al prelucrărilor în cadrul noului sistem informatic, și anume cele patru situații finale: Situația intrărilor de valori materiale, Situația ieșirilor, Situația stocurilor și mișcărilor și Balanța analitică de verificare pe gestiuni, sunt documente care în condițiile folosirii procedurilor manuale necesitau un volum mare de muncă, și prezentau risc mare de apariție a erorilor provocate de factorul uman, cu influențe negative asupra procesului decizional și executoriu.

Aceste aspecte negative au fost eliminate prin introducerea sistemului informatic, deoarece acesta are proceduri speciale de verificare a corectitudinii datelor care sunt prelucrate. Există bineînțeles și limite ale sistemului, în sensul că acesta se limitează doar la a prelucra datele introduse de utilizator, neavând posibilitatea de a verifica gradul de corectitudine al acestor date. Prin urmare, prelucrările sistemului sunt corecte în măsura în care datele care au fost destinate prelucrării au fost corecte.

Cele afirmate mai sus conduc la concluzia că întreprinderea trebuie să fie conștientă de faptul că sistemul informatic nu înlocuiește personalul din compartimentele financiar-contabile, ci doar ajută la creșterea productivității și calității muncii acestora.

De asemenea, în cadrul întreprinderii trebuie să se acorde o importanță deosebită instruirii personalului care va utiliza sistemul informatic și asigurării condițiilor organizatorice necesare pentru ca sistemul să funcționeze în bune condiții.

Implementarea sistemului informatic generează unele obligații din partea firmei care a proiectat sistemul informatic, concretizate mai ales în documentația pe care acesta o va pune la dispoziția beneficiarului.

Această documentație este structurată pe două tipuri de documente:

documentația de exploatare;

documentația de realizare.

Documentația de exploatare furnizează utilizatorului informații cu privire la folosirea procedurilor sistemului informatic și este formată din trei componente:

– manualul de prezentare, care cuprinde concepția generală a sistemului proiectat și se adresează conducerii unității beneficiare. Informațiile din acest manual au un caracter general, scopul lui fiind de a oferi conducerii o imagine despre ce s-a realizat;

– manualul de utilizare, se adresează personalului implicat în utilizarea noului sistem, în vederea pregătirii acestuia pentru folosirea la capacitate maximă a noului sistem. Instrucțiunile de utilizare cuprinse în manual se împart pe categorii de utilizatori, grupare ce se realizează de proiectanții sistemului în colaborare cu conducerea firmei. Manualul cuprinde descrierea procedurilor folosite de sistem pentru codificarea datelor, colectarea și transmiterea acestora, și modul de interpretare de către utilizatori a ieșirilor generate de sistem.

– manualul de operare, cuprinde informații cu privire la exploatarea efectivă a noului sistem și se adresează personalului din compartimentul de informatică al unității. El cuprinde în principal descrierea procedurilor folosite de sistem pentru prelucrarea datelor.

Documentația de realizare se constituie ca o interfață între proiectant și utilizator în scopul exploatării curente, în care e prezentată concepția și realizarea practică a componentelor informatice.

Pe lângă obligațiile pe care le are proiectantul sistemului, și beneficiarul este obligat să respecte procedurile proiectate și să-și canalizeze eforturile spre eficientizarea sistemului informatic, ceea ce înseamnă de fapt folosirea acestuia la capacitate maximă.

BIBLIOGRAFIE

1. Tărbujaru, V. Proiectarea sistemelor informatice,

Editura Universitaria, Craiova, 1999

2. Tărbujaru, V. Proiectarea sistemelor informatice financiar-

contabile, Note de curs,

3. Șoavă, G. Sisteme informatice pentru afaceri,

Editura Reprograf, Craiova, 2001

Editura Didactică și Pedagogică, București,1995

Bărbăcioru, V., Contabilitate financiară – armonizată cu

Sandu, M., Directivele Europene și cu Standardele

Bălună, R. Internaționale de Contabilitate,

Editura Universitaria, Craiova, 2003

Constantinescu, D., Economia întreprinderii,

Nistorescu, T., Editura Universitaria, Craiova, 2000

Tumbăr, C.,

Meghișan, Gh.

Nistor, C., Bazinul carbonifer Motru – natura locurilor-

Pătru, F. Studiu de geologie și geografie,

Editura Media™, Bacău, 2002

7. Pop, E. Automatizări în industria minieră,

Editura Didactică și pedagogică, București, 1990

8. Bică, F., Sisteme de gestiune a bazelor de date –

Chichea, E., M. FoxPro pentru Windows,

Editura Scrisul Românesc, Craiova, 2000

9. Microsoft Encarta – Enciclopedia deluxe – 2003

Reglementări contabile pentru Ed. Economică,

agenții economici (Cartea Verde), București, 2002

11. Anuarul Statistic al României 2001