ANUL III IE, MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE CAPITOLUL I [627116]

ANUL III IE, MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE – CAPITOLUL I
1 I ASPECTE GENERALE PRI VIND DOCUMENTEL E
I.1 ROLUL DOCUMENTELOR ÎN SISTEMUL INFORMAȚ IONAL ECONOMIC
Dacă analizăm modul de realizare a proceselor informaționale la nivel microeconomic,
identificăm, în structura sistemului informațional existența a trei subsisteme:
­ subsistemul de cerințe,
­ subsistemul de prelucrări,
­ subsistemul fluxurilor informaționale .
Subsistemul de cerințe este constituit, în principal, in sistemul indicatorilor economici.
În toate entitățile economice, indicatorii sunt obținuți în urma unor procese de prelucrare a
datelor consemna te pe documente justifictive la locul și în momentul desfășurării activităților.
Subsistemul de prelucr ări este reprezentat de ansamblul organizat de oameni, mijloace
materiale și proceduri care are ca obiectiv prelucrarea datelor și obținerea la ieșire a
informațiilor în conformitate cu necesitățile sistem ului de decizie. Rezultatele obținute prin
procesul de prelucrarea sunt consemnate tot în documente justificative sau centralizatoare.
Subsistemul fluxurilor informaționale este reprezentat de mulțimea conexiunilor
informaționale sau decizionale stabilite între componentele sistemului informațional, între
acestea și celelalte componente ale sistemului economic (sistemul de decizie și sistemul
operațional), precum și de l egăturile cu exteriorul mediului economic. Forma concretă de
derulare a unor fluxuri inf ormaționale este dată de o mulțime de date primare și informații
care se transmit între o sursă și o destinație, respectiv de documente care circulă între un
posturile de lucru.
Documentele, indiferent de forma sub care ele se prezintă, sunt astfel prezent e în toate
structurile sistemului informațional economic și în toate fazele derulării activităților
informaționale. Odată întocmite și supuse procedurilor de verificare, control și avizare,
documentele devin instrumente extrem de puternice care generează e fecte juridice
administrative, civile sau penale, după caz.
Un d ocument a re un ciclu de viață care cuprinde proceduri de întocmire, control,
avizare, folosire, arhivare, regăsire, distrugere. Într -o primă accepție, managementul
documentelor se referă la a ctivitățile de planificare, coordonare și control a procedurilor
referitoare la toate documentel e dintr -o organizație pe întregul lor ciclu de viață .
Managementul documentelor consumă, de obicei, peste 40% din efortul total făcut într -un
birou1.
Conform DE X, ediția a II -a 1996, un document este un act prin care se adeverește, se
constată sau se preconi zează un fapt, se conferă un drept, se recunoaște o obligație; text scris
sau tipărit, inscripție sau altă mărturie servind la cunoașterea unui fapt real ac tual sau din
trecut . Pe parcursul mai multor etape din trecutul umanității, pentru cei mai mulți, în mod
sintetic, un document a fost o foaie de hârtie pe care a fost consemnat ceva și care conținea
eventual semnătura celor care l -au întocmit, verificat sa u avizat.
Era digitală a nuanțat multe dintre sensurile și accepțiunile unor termeni pe care îi
vehiculăm curent. Mai este valabilă această perspectivă unilaterală as tăzi, în toiul progresului
tehnologiei informației și comunicațiilor? Practic, documentul a ajuns la această oră să
reprezinte un pachet de date structu rate, care poate fi folosit ca informație. Dacă vorbim de

1 Lițoiu V., Birotica , Editura Universitaria, Craiova, 2005, pg. 6

ANUL III IE, MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE – CAPITOLUL I
2 documente, ne imaginăm fie un manuscris, fie o fotografie, dischetă, un compact disc sau un
DVD. Adevărate mixuri de texte, imagini și inserturi audio fac azi ca documentele să
umilească prin comple xitate scrisorile și chitanțele de mână de altădată. Tehnologiile de vârf
fac deja posibilă vizualiza rea, modificarea, glosarea și transmiterea documente lor, fără
opreliști de natură temporală sau geografică. Nici o organizație, fie aceasta comercială sau nu
scapă de avalanșa de înscrisuri (coresponden ță curentă, contracte, documente contabile,
dosare c u arhive etc.)2.
Tehnologiile integrate, puternice, pe care le avem permit o redefinire a documentului:
orice pachet de date structurate care poate fi folosit ca informație . Cu alte cuvinte se poate
defini și ca orice informați e înregistrată sau obiect car e conține informați e și poate fi tratat
ca o unitate . Adică un document poate fi în forme variate: holograme, CD -ROM -uri, secvențe
video. Esențial este că documentul va fi definit chiar de autorul său. În clipa în care autorul îl
numește document devine d ocument . Un document tipic devine o compoziție cu text și
elemente multimedia, și care se află în formă tipărită mult mai rar ca înainte. Documentul
poate fi citit, vizualizat, auzit, simultan pe dispozitive wireless portabile sau pe echipamente
de birou. Cu ajutorul documentului se pot realiza tranzacții de oriunde, fără constrângeri de
spațiu și timp.3
Astăzi documentele se pot regăsi în următoarele forme:
­ documente clasice, pe suport de hârtie
­ documente electronice, care pot fi:
o documente elaborate cu pr ocesoare specializate precum Microsoft
Word, Microsoft Excel, Open Office etc.
o copia electronică a documentelor pe hârtie, obținută prin scanare și
recunoaștere optică a caracterelor
o fișiere sursă sau binare obținute, de regulă de personalul specializat ce
lucrează în departamentele TIC; aici regăsim:
 fișiere program (pa scal, C, Java )
 fișiere aplicații grafice
 fișiere executabile
 orice altă categorie de fișiere electronice
Noile forme de documente au generat și concepte noi cu privire la realizarea, folosirea,
păstrarea și regăsirea documentelor. A apărut și varianta de document interactiv, ceea ce a
condus la lucrul colaborativ în managementul do cumentelor. Aceasta va conduce la noi forme
de derulare a activităților economice.
Noile structuri de adm inistrare, noile tehnici și strategii vor fi efectul adoptării unui
marketing de tipul unu la unu. Documentul viitorului va sprijini comunicarea și colaborarea în
sensul măririi eficienței și a gradului de satisfacție în munca noastră. De asemenea,
documen tele ne -ar putea permite să construim mai multe medii de comunicare conectate între
ele4

2 Preluat din Stoica M, Sisteme informaționale economice. Concepte și studii de caz , Editura ASE, București,
2005 , pg. 144
3 Preluat din Baltac V., Managementul documentelor , ediția 2012,
https://sites.google.com/site/vasilebaltac/despre -cursuri -si-examene/cursuri/masterat -msp-
2009_2010/managementul -documentelor
4 Ibidem

ANUL III IE, MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE – CAPITOLUL I
3 I.2 NECESITATEA UTILIZĂRI I UNOR PRODUSE SOFTW ARE ÎN MANAGEMENTUL
DOCUMENTELOR
La o analiză mai atentă, o afacere în sine poate fi definită ca o arhitectură de
documente. D ocumentele sunt esența fiecărei afaceri. Studiile de specialitate arată că, mai
nou, pentru finalizarea unei tranzacții este nevoie de un număr dublu de documente decât
acum câțiva ani. Astăzi, documentele reprezintă valoarea unei organizații, valoare ce t rebuie
controlată. Avantajul competițional este oferit de utilizarea eficientă a informațiilor și de
capacitatea de a răspunde rapid la multitudinea și diversitatea solicitărilor.
De la aceste indispensabile documente încep și marile bătăi de cap. Poate un angajat să
găsească repede documentele importante care nu au fost create de el? Dacă nu, cât timp
durează de obicei regăsirea unui document? Cât de des sunt nevoiți angajații companiei să
înceapă astfel de căutări? Cât de simplu este să asociezi numele un ui fișier cu un client sau un
partener? Sunt documentele companiei ordonate și arhivate în mod periodic? Cât de repede
poți să găsești documente împrăștiate pe mai multe stații de lucru? Ai o bază de date care să
îți permită să găsești toate documentele re levante, indiferent de format, locație fizică sau
autor? Cum controlezi cine vizualizează anumite documente? Cine le poate edita? Sunt
documentele companiei îndeajuns de securizate? Există un control riguros al consumabilelor
în firmă? Iată doar câteva din întrebările la care, de o bună bucată de vreme, se străduiește să
ofere răspunsuri și soluții managementul documentelor.
Conform unui studiu efectuat de Gartner Group, într -o societate, lucrul cu documentele
pe hârtie se dovedește greoi și ineficient, deo arece:
­ gestionarea documentelor în format hârtie ocupă circa 20% din timpul de lucru al
angajaților;
­ căutarea unui document consumă de patru -cinci ori mai mult timp decât
redactarea sau citirea lui;
­ un angajat pierde peste 500 de ore pe an căutând document e, care se regăsesc
duplicate în medie de cinci -nouă ori în rețea.
O simplă analiză a problemelor legate de fluxul manual de documente , pe întreg ciclu
de viață, nu face decât să ne convingă de dificultățile managementului clasic și de necesitatea
unui man agement electronic al documentelor. Strategia în acest domeniu depășește
managementul exclusiv al documentelor tipărite sau doar salvate electronic, concentrându -se
viguros tocmai asupra unui altfel de management. Imprimarea, arhivarea, stocarea și punerea
informațiilor în circuitele dictate de afaceri sunt doar părți ale ecuației. În condițiile unor
informații de calitate, soluțiile de azi ajută clienții să analizeze interacțiunea dintre oameni,
procese și tehnologii, pentru a identifica economiile reale ș i măsurabile pe care le vor realiza.
Documentul în format tradițional implică dificultăți de transmisie, viteză scăzută de
procesare, securitate limitată, confidențialitate scăzută. Utilizarea suportului de hârtie mai
înseamnă imprimare, curierat, arhivare , cu costurile aferente. În schimb, documentul
electronic asigură integritatea textului, autentifică expeditorul, data (timestamp) și
destinatarul. în plus, garantează identitatea și calitatea (funcția) expeditorului, iar mecanismul
semnăturii electronice nu lasă nici o urmă de îndoială asupra identității destinatarului. Toate
acestea determină în ultimă instanță eficientizarea proceselor interne și de afaceri.
Noile structuri de administrare, noile tehnici și strategii ne conduc tot mai mult către
un nou concept de management al documentelor. Nu există, practic, la această oră o definiție
unanim agreată a noțiunii respective, deși încercări de a subsuma înțelesurile într -o formulare
coerentă și concisă au tot existat: Managementul documentelor reprezintă, d e fapt, un sistem
informatic ce permite circulația (pentru informări, aprobări sau modificări), stocarea și

ANUL III IE, MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE – CAPITOLUL I
4 identificarea documentelor aflate în orice format electronic, cu facilități de conectare la alte
sisteme informatice sau dispozitive electronice.
Din această perspectivă, documentul este un instrument important de comunicare între
departamentele firmei, între locațiile acesteia și în relațiile cu terții. Monitorizarea și controlul
documentelor, organizarea documentelor de proveniență internă și extern ă, rapiditatea luării
deciziilor la nivel de conducere și la nivel departamental sunt motivații ale importanței
acordate circuitului informațional. Indiferent de modalitatea actuală de organizare a
documentelor (electronică sau clasică), preocuparea este î ndreptată în acest sens, deoarece se
dorește monitorizarea fluxu rilor informațional e intern e.
Așa cum am văzut. d ocumentele, cu care lucrăm în mod uzual se prezintă sub diverse
forme, atât în format fizic pe hârtie cât si în format electronic. Spre exemplu: de cele mai
multe ori factura de la furnizor vine în format fizic pe hârtie și a fost un document obligatoriu
de păstrat in formă fizica in Romania până la intrarea în vigoare a legii 148/2012 privind
înregistrarea operațiilor comerciale prin mijloace electronice . Această factură de la furnizor a
fost creată in baza unei note de comandă lansată către furnizor și ca re există in format
electronic.
Iată, deja avem două documente legate unul de celălalt, care trebuiesc menținute
împreună pentru referințe ulterioare, dar cele două documente sunt în forme diferite de
prezentare. Unul este pe hârtie și unul în format elect ronic, iar locul de păstrare al celor două
documente este diferit. Asta daca nu cumva listăm nota de comandă de pe calculator, măsură
des întâlnită dar cu consecințe in aria costurilor pe termen scurt si lung (hârtie, depozitare,
arhivare etc.). În acest c az, sistemul software de management al documentelor ne va
simplifica viața la o ulterioara căutare a celor două documente. Cat de mult am fi complicat
exemplul daca am fi adăugat si un document proces verbal de primire sau chiar un contract. In
continuare aceste documente posibil să existe in formate diferite in locații fizice diferite
(factura la contabilitate, contractul la aprovizionare etc.).
O întrebare care sigur o sa încurce tare mult acest exemplu: Ce s -ar fi întâmplat daca
ar fi apărut o problema cu comanda? Unde găsim toate documentele necesare verificării?
Unde găsim contractul, documentele de comanda livrare, alte comunicări intre noi si furnizor?
unde este confirmarea plății? unde este aprobarea bugetului pentru comanda? De regulă, va
dura mult si va consuma mulți nervi rezolvarea aceste probleme. Acest scenariu a fost testat
atât in companii multinaționale cat si in companii de mici dimensiuni cu puțini angajați. In
ambele cazuri, exercițiul a creat o stare de agitație si tensiuni intre toate p ărțile implicate.
Toate aceste probleme își pot găsii rezolvarea prin utilizarea unor produse software
specializate în managementul documentelor.