Analiza Sistemului Seap

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA

FACULTATEA DE ECONOMIE ȘI ADMINISTRAREA AFACERILOR

ANALIZA SISTEMULUI SEAP

(SISTEM ELECTRONIC DE ACHIZIȚII PUBLICE)

MASTERANZI,

FERARU MARIUS-IONUȚ

Zdrenghea Alexandru-Robert

CRAIOVA

2015

INTRODUCERE

În România, licitațiile electronice au fost lansate în anul 2002 prin intermediul website-ului www.e-licitatie.ro. Concret acest eveniment s-a produs la data de 5 martie 2002, dată la care toate ministerele si alte peste 200 de instituții din subordinea acestora sunt obligate să-l utilizeze pentru diverse achiziții.

În spatele website-ului mai sus menționat regăsim un sistem informatic complex denumit SEAP (Sistem Electronic de Achizitii Publice). Acesta este utilizat în scopul efectuării de achiziții publice prin folosirea mijloacelor electronice.

Sistemul Electronic de Achizitii Publice (SEAP) reprezinta o platforma de comunicare, libera si fara restrictii, prin intermediul careia societatile isi pot face cunoscute contractele de achizitie publica in scopul de a le atribui viitorilor contractanti. Acest sistem electronic de achizitii este un proces care poate finaliza o procedura de atribuire intr-un mod foarte rapid prin facilitarea trasmiterii, oferind societatilor accesul direct la cererea pietei printr-o solutie deschisa si flexibila. Astfel SEAP poate fi definit ca fiind o platformă informatică unitară care oferă instituțiilor publice din România posibilitatea achiziției de produse și/sau servicii prin mijloace electronice.

SEAP este un sistem care activeaza pe principiul echitabilitatii in atribuirea contractelor de achizitie publica. Astfel, orice agent economic poate participa la licitatiile care se organizeaza in vederea atribuirii serviciilor. Insa, inainte de a incepe trebuie sa evaluezi potentialul afacerii tale in context.

Centrul Național de Management pentru Societatea Informațională din cadrul Ministerului Comunicațiilor și Societății Informaționale (M.C.S.I.) asigură suportul tehnic pentru publicarea anunțurilor postate de autoritățile contractante precum și transmiterea datelor către A.N.R.M.A.P. în vederea realizării de analize, sinteze și raportări. Alte instituții participante la supravegherea achizițiilor publice sunt Curtea de Conturi a României prin Autoritatea de Audit și Autoritățile de Management.

Utilizarea și funcționarea SEAP se realizează în conformitate cu dispozițiile legale referitoare la achizițiile publice prin licitații electronice și în strânsă legătură cu dispozițiile legale stabilite prin OUG 34/2006 privind achizițiile publice.

Apariția sistemului de achiziții publice prin intermediul licitațiilor electronice este un moment care marchează o schimbare profundă în societatea românească dar și un pas spre o societate mai transparentă și mai eficientă. Criteriul principal al acestui sistem este transparenta absoluta și trebuie aleasă cu adevarat cea mai avantajoasă ofertă.

Prin sistemul achizitiilor directe ofertantii pot publica in SEAP catalogul de produse pe care le furnizeaza, iar autoritatile contractante pot achizitiona produse din aceste cataloage, urmand ca intreg procesul de negociere sa se desfasoare in SEAP.

Sistemul SEAP asigura managementul tuturor anunturilor implicate de procedura de achizitie publica, permitand publicarea in SEAP a diferitelor tipuri de anunturi, cum sunt: anuntul de intentie, de participare, de atribuire sau de concurs, rezultatul concursului de solutii, concesionarea de lucrari sau servicii sau anuntul de erata la toate tipurile de anunturi enumerate.

Viabilitatea unui astfel de sistem de achiziții prin mijloace electronice este demonstrată prin faptul că există țări care îl utilizează la nivel național precum SUA, Canada, Australia, Brazilia sau Mexic, precum și statele membre ale Uniunii Europene (UE) care îl folosesc la nivel internațional.

CAPITOLUL 1

PREZENTARE GENERALĂ SEAP ȘI ACCESUL ÎN SISTEM

Sistemul Electronic de Achiziții Publice este un sistem integrat, construit într-o arhitectură de înaltă disponibilitate ce asigură un înalt grad de securizare fiind un mix de tehnologii proprietare și open-source, conform cu tendințele mondiale în proiectarea sistemelor informatice complexe. Sistemul suportă 20.000 de utilizatori conectați simultan folosind autentificare bazată pe certificate digitale dispunând de caracteristici de securitate avansată ce asigură confidențialitate, autenticitate, integritatea și nonrepudierea acțiunilor.

Arhitectura sistemului este formată din mai multe subsisteme interconectate între ele ce ce asigură funcționarea optimă a proceselor de realizare a unei achiziții publice. Figura 1.1 prezintă arhitectura generală a sistemului SEAP:

Figura 1.1 Arhitectura generală a SEAP

Interacțiunea dintre sub-sisteme este evidențiată parcurgând un flux de operare complet. Fluxul de operare constă într-o sesiune de lucru a utilizatorului în cadrul unui sub-sistem aplicativ. Un exemplu de operație realizată în cadrul sistemului este înscrierea la o licitație.

Avantajele înscrierii la o licitație online se rezumă la posibilitatea obținerii de câștiguri rapide prin vânzarea de către oricine, prin Internet, a bunurilor sau serviciilor solicitate obținute la un preț avantajos. Un avantaj extrem de important în derularea unei licitații electronice având originea într-o țară est-europeană precum România unde prețurile sunt modice comparativ cu prețurile practicate în Occident.

Principalele obiective urmărite prin implementarea SEAP se rezumă la următoarele obiective:

transparența și eficiența procesului de achiziție care implică fonduri publice

simplificarea procedurii de participare la licitație a furnizorilor

proceduri de lucru eficiente și standardizate

micșorarea cheltuielilor publice prin reducerea prețurilor de achiziție

furnizarea de informații publice despre procesele de achiziții publice

auditarea procesului de achiziție publică

asigurarea unui cadru de înaltă securitate și încredere pentru derularea activităților de gestionare a fondurilor publice.

Principalele beneficii oferite de utilizarea sistemului de achiziții publice prin mijloace electronice se concretizează în reducerea cheltuielilor bugetare, creșterea transparenței procesului de guvernare și reducerea posibilităților pentru fraudă și corupție.

Orice anunțuri postate în cadrul Sistemului Electronic de Achiziții Publice conțin elemente comune tuturor tranzacțiilor desfășurate în cadrul sistemului ce se rezumă la: informații despre organizatorul licitației, detalii despre modul de organizare, oferta câștigătoare, numele ofertantului declarat câștigător ș.a.

Orice furnizor, executant sau prestator, poate să urmeze procedura de atribuire prin licitație electronică, numai după înregistrarea sa în sistemul electronic. Înregistrarea în sistemul electronic de achiziții publice este valabilă pe o perioadă de 2 ani de la data înregistrării.

La înregistrarea în Sistemul Electronic de Achizitii Publice, orice furnizor, executant sau prestator, are obligația de a constitui o garanție de bună conduită în sistem, al carei formă, cuantum și condiții de restituire/reținere se stabilesc prin norme metodologice aprobate prin Hotărare de Guvern. La licitațiile electronice din România se pot înscrie și firme din străinătate, cu condiția să aibă dreptul de a desfășura activități comerciale pe teritoriul României.

În cazul în care operatorul Sistemului Electronic de Achiziții publice primește o hotărâre judecătorească, definitivă și irevocabilă, împotriva unui furnizor, executant sau prestator, în litigiile care decurg din Ordonanta Guvernului nr. 20/2002, acesta are obligația de a dispune suspendarea furnizorului, executantului sau prestatorului din sistemul electronic.

Sistemul SEAP folosește proceduri de achiziție conforme cu normele europene în domeniu fiind considerat de specialiști un „sistem compatibil” cu cerințele comunității europene. Sistemul Electronic de Achiziții Publice folosește două proceduri comune sistemelor similare în domeniu, achizițiile publice putând fi realizate prin:

licitații deschise – sunt acele licitații la care poate participa orice ofertant;

licitații restranse – sunt acele licitații caracterizate prin existența unei etape de selecție a ofertanților;

Participanții în sistem sunt:

autorități contractante sunt entitățile care pot organiza licitații (instituții publice);

ofertanții sunt agenții economici ce furnizează produse și servicii;

A.N.R.M.A.P. (Autoritatea Națională pentru Reglementarea și Monitorizarea Achizițiilor Publice) – cu rol de validare a anunturilor;

autorități de supraveghere și control – instituțiile care verifică activitatea autorităților contractante;

evaluatori;

notari;

banci;

publicul larg;

operatorul sistemului – A.A.D.R.;

dezvoltatori agreati;

Tipuri de achizitii implementate:

deschise;

restranse;

cereri de oferta;

pe baza de catalog;

Sistemul electronic de achiziții publice a demonstrat de-a lungul funcționării sale că asigură transparența procedurilor de achiziție și eficiența cheltuirii fondurilor publice, limitând posibilitățile de apariție a corupției. De asemenea, website-ul www.e-licitatie.ro oferă o serie de avantaje precum:

simplifică procedura de participare la licitație pentru furnizori;

reducerea termenelor dacă documentația este disponibilă on-line;

reducerea subiectivismului în evaluarea ofertelor;

oferă modalități de lucru mai eficiente și standardizate pentru entitățile participante;

furnizează informații publice despre procesele de achiziții publice;

creează mecanisme rapide de auditare a procesului de achiziție publică;

încurajează dezvoltarea comerțului electronic în România;

comunicarea instantanee a rezultatelor;

Licitațiile electronice au și dezavantaje, cum ar fi:

cheltuieli cu înregistrarea și reînnoirea certificatului;

deficiențe de ordin tehnic (ex.: blocarea, rigiditatea și funcționarea greoaie a sistemului, motorul de cautare este slab, descărcarea greoaie a documentației ș.a.);

birocrație excesivă;

transparența informațiilor;

lipsa încrederii în funcționarea sistemului (utilizatorii acuză faptul că sistemul este imprevizibil, uneori necontrolabil);

utilizarea sistemului contra cost;

De la lansarea sa în 2002, până în zilele noastre, prin Sistemul Electronic de Achiziții Publice au fost realizate peste 400.000 licitații, înregistrându-se economii de aproape 4.000 de miliarde lei. După categoriile de produse, cele mai multe tranzacții s-au încheiat în domeniul sănătății, având ca obiect reactivii de laborator, compușii heterociclici, aparatura medicală sau antibiotice și alte diverse medicamente.

Pe data de 16 martie 2002, a avut loc încheierea primei licitații electronice în cadrul sistemului de efectuare a achizițiilor publice prin licitații electronice prin SEAP inițiată de Secretariatul General al Guvernului pentru achiziția 2.000 de topuri hârtie pentru copiator în format A4.

Sistemul Electronic pentru Achizitii Publice (SEAP) a castigat Premiul AFCEA International Golden Link pe anul 2005 la categoria Aparare Internațională și Guvern Civil. Sistemul a fost dezvoltat pentru Inspectoratul General pentru Comunicații și Tehnologia Informației (IGCTI) de UTI Systems în colaborare cu TotalSoft, HP Romania și Microsoft România și permite instituțiilor publice din România să-și procure bunuri și servicii prin mijloace electronice.

Accesul în SEAP

Înregistrarea în SEAP se efectuează prin procedura electronică. Autoritatea contractantă are obligatia de a se înregistra în SEAP in timp ce operatorii economici au obligația de a se înregistra în SEAP doar în cazul în care acestia sunt interesați să participe la proceduri derulate integral electronic sau în cazul în care autoritatea contractantă finalizează o procedură prin licitație electronică.

Utilizarea SEAP se face de către autorități contractante și operatori economici în
condițiile:
– înregistrării / reînnoirii înregistrării în SEAP – prin procedura electronică
implementată de SEAP,
– plății unui tarif de participare (operator economic)
– plății unui tarif de utilizare (autorități contractante)

Procedura de înregistrare în Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP) a autorităților contractante cuprinde următoarele etape obligatorii:

completarea on-line a formularului de înregistrare disponibil în SEAP la adresa www.e-licitatie.ro/ Înregistrare/Înregistrare Autoritate Contractantă.

trimiterea unei cereri de înregistrare adresată operatorului SEAP semnată de reprezentantul legal al autorității contractante sau de persoană împuternicită expres să reprezinte autoritatea în relațiile cu terții, situație în care va fi transmisă o copie certificata după actul de împuternicire.

transmiterea de către operatorul SEAP prin mijloace electronice a certificatului digital de înregistrare și a instrucțiunilor de utilizare a acestuia

Autentificarea în sistem se face pe baza certificatului digital primit de la SEAP, a contului de utilizator și a parolei.

Completarea formularului de înregistrare on-line:

Pentru a deveni utilizator în sistemul electronic de achiziții publice, trebuie mai întâi să vă înregistrați în sistem. Înregistrarea prespune completarea on-line a formularului de înregistrare, disponibil la www.e-licitatie.ro/ Înregistrare/

Datele de la această înregistrare online vor fi utilizate la descărcarea certificatului digital (contul utilizator și parola alese de dumneavoastră și codul PIN afișat în pagina de sistem la salvarea înregistrării online). Aceste date vor fi utilizate la descărcarea certificatului digital pe toată perioada de valabilitate a acestuia (2 ani), nu se transmit prin e-mail și nu pot fi recuperate.

Prin completarea formularului de înregistrare autoritatea contractantă își asumă un angajament de confidențialitate și de protecție a informațiilor existente în cadrul SEAP, inclusiv informațiile care asigură accesul în acest sistem informatic.

Se completează formularul de înregistrare organizat în patru secțiuni (General, Cont utilizare, Adrese, Documente).

Secțiunea General : în această zonă se introduc informațiile generale despre autoritatea contractantă care va fi înregistrată și anume: denumirea autorității contractante, codul de identificare fiscală, numele și prenumele reprezentantului legal, trezoreria, cont bancar. Opțional se pot adăuga și alte informații în zona câmpului "Comentarii".

Figura 1.2 Secțiunea General

În secțiunea Cont utilizator este necesară completarea următoarelor informații: numele, prenume, e-mail-ul (pot fi introduse mai multe adrese de e-mail, separate prin virgulă), telefonul, contul de utilizator, parola, parola (din nou) pentru reconfirmare. Toate câmpurile sunt obligatorii.

Figura 1.3 Secțiunea Cont utilizator

Secțiunea Adrese: în această zonă se introduc adresele ce corespund locațiilor unde autoritatea contractantă își desfășoară activitatea. Se pot adăuga mai multe adrese, însă una singură va putea fi Sediul central, respectiv adresa de contact. La adresa de contact va fi transmisă corespondenta de către operatorul SEAP. Este necesară adăugarea în această secțiune a minimum unei adrese, care va fi implicit Sediul Central și adresa de contact.

Figura 1.4 Secțiunea Adrese

Atenție! Dacă o adresă este ștearsă, ea se pierde definitiv. Pentru a fi reintrodusa în profilul dumneavoastră va trebui să completați din nou toate informațiile referitoare la adresa.

Secțiunea Documente: Această secțiune va fi disponibilă la o dată ce va fi anunțată ulterior.

Cererea de înregistrare

La acceptarea cererii de înregistare în sistem de către Operatorul SEAP, utilizatorul va primi un e-mail de confirmare, în care se va specifica: numărul de zile până la eliberarea certificatului digital, perioada maximă până la care utilizatorul poate descărca certificatul (înainte de invalidarea acestuia) și link-ul de unde se poate descărca certificatul. În cazul în care Operatorul SEAP respinge cererea de înregistrare, decizia acestuia va fi deasemenea comunicată utilizatorului printr-un e-mail.

Transmiterea certificatului digital

Transmiterea de către operatorul SEAP prin mijloace electronice a certificatului digital de înregistrare și a instrucțiunilor de utilizare a acestuia.

Figura 1.5 Certificat Digital

Orice modificare survenită în legătură cu datele și informațiile comunicate pentru înregistrare / reînnoire, trebuie sa fie transmisă către operatorul SEAP în termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la producerea respectivelor modificări. Înregistrarea în SEAP trebuie reînnoita din doi în doi ani.

Logarea in sistem

Accesul in sistem se face din pagina publica actionand link-ul Acces in sistem. Daca certificatul digital este acceptat, veti fi directionat catre pagina pentru introducerea contului de utilizator si a parolei. Daca certificatul nu este instalat sau e expirat, se va afisa o pagina de eroare. Instructiunile legate de instalarea certificatului le primiti o data cu acesta.

Figura 1.6 Formular logare sistem

Deconectarea

Pentru iesirea din sistem se apeleaza din orice pagina, accesata dupa logarea in sistem, link-ul aflat sub meniul principal, dupa cum se poate observa in Figura 2.6. Utilizatorul va fi redirectionat catre pagina principala a aplicatiei din partea publica.

Figura 1.7 Delogare sistem

Taxe acces și utilizare SEAP

Orice autoritate contractantă înregistrată în Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP) va avea obligația, începând cu anul 2016, să plătească anual, către operatorul acestui sistem, un tarif de acces în cuantum de 800 de lei la care se adăugă taxa pe valoare adăugată, potrivit unui proiect de Ordonanță de Urgență. Măsura vizează asigurarea unei părți din finanțarea necesară pentru administrarea și operarea, de către Agenția pentru Agenda Digitală a României (AADR), a sistemului electronic de achiziții publice, în condițiile în care AADR funcționează în regim de autofinanțare.

Acest tarif a fost și înainte instituit prin HG nr. 370/2009 și era pentru semestrul ÎI – 2009 în cuantum de 1500 lei/an , ulterior acesta fiind 2500 lei/an. HG 370 a fost modificat prin HG 167/2010 când a fost abrogat.

Până la înființarea ADDR, dezvoltarea și operarea SEAP era susținută financiar de la bugetul de stat prin bugetul Ministerului pentru Societatea Informațională. Tarifele propuse sunt orientate pe costuri ținându-se cont de costurile generate de funcționarea, operarea și dezvoltarea SEAP.

Tariful propus spre aprobare este pentru autorități contractante și reprezintă tarif pentru acces la facilități electronice – înseamnă servicii cu valoare adăugată ce completează sfera funcționalităților  de bază oferite prin intermediul SEAP, exemplu: import prin servicii web de PAAP, anunțuri pentru consultarea pieței, statistici/analize, compatibilizări tehnice cu stațiile de lucru ale utilizatorilor, etc. În cazul neachitării tarifului de acces la facilități electronice, precum și a majorărilor de întârziere, se va proceda la executarea silită

SEAP este un sistem informatic ce aduce economii la bugetul public de peste 1 miliard de lei pentru fiecare 10% procent utilizare SEAP, conform raportului Curții de Conturi a României. În acest context, corelat cu necesitatea de dezvoltare continuă a SEAP, de faptul că AADR este o instituție publică finanțată integral din venituri proprii ce nu a primit fonduri din bugetul statului în momentul înființării sale, este vitală asigurarea resursei financiare necesară componentei invesitionale

Pentru anul în curs nu se percepe tarif de acces la facilități electronice