Analiza Sistemului Informatic Pentru Evidenta Gradului de Ocupare Hotelier al S.c. Plaza Craiova

Diverse

Analiza Sistemului Informatic Pentru Evidenta Gradului de Ocupare Hotelier al S.c. Plaza Craiova

Byadmin ianuarie 1, 2024

=== b27996b406a53c409c62116d4d66c22f9e166f6f_405671_1 ===

ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIC PENTRU EVIDENȚA GRADULUI DE OCUPARE HOTELIER AL S.C. PLAZA CRAIOVA

INTRODUCERE

Serviciile de cazare și alimentație publică au un rol distinct, esențial, primordial în ansmblul turismului fiind prin natura, conținutul lor serviciile de bază de consum pentru turiștii la locul de petrecere al vacanței. Pentru a desemna în mod unitar aceste categorii de servicii se folosește termenul de ospitalitate. Acest concept al activității turistice reprezintă un ansamblu de activități comerciale care asigură cazarea și servicii de alimentație persoanelor aflate în unități de cazare.

România este una dintre cele mai frumoase țări fapt recunoscut de noi ca locuitori și în calitate de turiști dar mai ales de cei ce ajung aici din afara țării. Mai trebuiesc făcute multe investiții pentru turism chiar dacă avem munți frumoși, ieșire la Marea Neagră, fluviul Dunărea și Delta Dunării, vestigii istorice, și multe alte locuri cu o încărcătură istorică deosebită. Există totuși multe pensiuni și hoteluri din țara noastră carea au un nume în țară și peste hotare.

Dintre aceasta enumerăm:

Hotel Zam din Voineasa în județul Vrancea, la poalele râului Lotru,

În Sibiu Hotelul Făntăna Haiducului,

Pensiunea Măgura Baia Mare, la ieșirea din oraș,

Hotel Central Park, Sighișoara cu vedere către cunoscutul Turn cu Ceas și spre Cetatea Medievală,

La Snagov lac se află Snagov Club- la 50 km față de București , capitala țării,

Hotel Sovata în localitaea cu același nume,

Hotel Simfonia din Râmnicul Vâlcea,

La Herculane este renumită pensiunea Noblesse, sau pensiunea Eden,

În Poiana Brașov hotelul Acasă la Dracula, iar în orașul cu același nume renumit este Aro Palace Brașov cu vedere către muntele Tâmpa, în apropiere de centrul vechi al orașului unde se află și importante vestigii istorice, Biserica Neagră, prima Școală Romănească, Turnul Sfatului, Turnul Alb și Turnul Negru, se află în poiană și Centrul de Echitație Brașov, renumit pentru turism ecvestru, care oferă și cazare și servicii de alimentație publică.

Pe malul Mării Negre cea mai cunoscută stațiune în afara țării este Mamaia cu multe hoteluri la care merită să te întorci.

În București cel mai cunoscut hotel a fost până în 1940 chiar pănă în 1977, Hotel Lafayette cu o arhitectură Belle epoque și un stil pur parizian, hotelul închidea intr-un mod foartea frumos Calea Victoriei din Capitală. În locul lui exista în secolul al XIX-lea o veche clădire boierească devenită hotel de Franța și care a avut mai multe denumiri Hotel de France, Hotel Lafayette și ulterior Hotelul Francez. A rezistat cutremurului din 1940, a fost restaurat fiind totuși avariat iar la cutremul din 1977 hotelul nu a mai rezistat, a fost dărâmat fiind înlocuit de un teren viran, iar în locul lui există acum o clădire de sticlă modernă cu 18 etațe, dar rigidă sub formă de turn, construită de către asociații ce dețineau banca ,,Bancorex,, la începutul anilor 1990, acum este Sediul Bucharest Financial Plaza.

Orașul Craiova este reședință de județ în Dolj, supranumit și capitala Olteniei în 2009 având o populație de 298,928 de locuitori, o populație destul de numeroasă în raport cu suprafața orașului; municipiul Craiova este situat în sudul țării noastre pe malul stâng al Jiului, la ieșirea din regiunea deluroasă, la 227 km față de București și la 68 de km față de Dunăre. Prima atestare documentară în secolul VII-VIII sub forma latinească Ponsiona- Pod peste Jiu sau Pelenddava, ultima denumire fiind cea de acum Craiova.

Obiective turistice : Grădina Botanică, Grădina Zoologică, Parcul Nicolae Romanescu, Muzeul de artă, Casa memorială Elena Farago, Casa Memorială Traian Demetrescu, Muzeul de artă , Mânăstirea Cosuna, Biserica Madona Dudu ridicată între anii 1750-1756, Biserica Jitianu, casa Băniei, Palatul Jean Mihail,Muzeul Olteniei.

Hoteluri apreciate de către turiși interni și externi: Hotel Plaza Craiova, Grim, Dunărea, Helin Aeroport, Andres, La Rocca.

Restaurante cunoscute :Restaurantul Bavaria, Casa blancă, Golden House, Helin Aeroport, Victoria, Jiul, Hanul Craiovița, Caffe teatro Play, Casa Romănească, Casa Boierească, La Rocca.

Sunt deschise în orașul Craiova 15 pensiuni, 30 de hoteluri și 35 de restaurante.

Istoric hoteluri în lume.

La începutul anilor 1900, până la Marea Recesiune din anii ’30, dezvoltarea industriei hoteliere a fost influențată, marcată de marile hoteluri de lux cu renumitul hotel Plaza din New York care este considerat și astăzi un hotel foarte bun în lume. Caesar Ritz a realizat hotelul Ritz care a devenit ulterior prototipul hotelurilor Ritz Carltons din Londra și Madrid urmate de cele din New York și Boston.

Anul 1931 a marcat inaugararea hotelului Waldorf Astoria din New York care este unul dintre cele mai renumite hoteluri din lume și acum. După cel de-al doilea război mondial Conrad Hilton a închiriat H. Stevens din Chicago cu o capacitate de 2000 locuri, iar apoi a achiziționat și alte clădiri pe care le-a transformat în mari hoteluri din New York și din Los Angeles. În anii ’50 se realizează fuziunea Hilton Statler cu Service, sisteme de rezervări între hoteluri. Aceste prime lanțuri hoteliere au dominat piața până când s-a deschis Atlanta Hyatt Regency în 1967. Anii ’90 sunt recunoscuți în industria hotelieră pentru dezvoltarae hotelurilor budget, se instalează fenomenul globalizării și în domeniul hotelier. Clasificarea hotelurilor se face în funcție de criterii ca amplasarea, tipul pasagerilor, serviciile oferite, prețul sau tariful perceput. Clasificarea hotelurilor este mai precisă în Europa față de alte părți ale lumii, unde funcționează un sistem de apreciere pe stele.

O evoluție distinctă în rândul unităților de alimentație publică au avut-o cafenelele care la început erau localuri de lux frecventate de lumea boemă scriitori, artiști, peroane distinse și era interzis accesul femeilor. O cafenea celebră a fost în Paris, Procope construită în 1686 și care există și astăzi, la Roma cafeneaua Greco celebră datorită prezenței scriitorilor și muzicienilor precum Ghothe, Stendhal, Baudleire, Berlioz, Lizt, Wagner.

Structura lucrării se prezintă astfel:

Capitolul 1 – Prezentare generala a hotelulul Plaza Craiova cu: prezentarea hotelului, ompartimente funcționale, contabiliatea privind evidența acțiunii hoteliere,

Capitolul 2 Sistemul informatic privind evoluția hotelului Plaza Craiova cu analiza sistemului informatic și informațional, sistemul informatic, posibilități de îmbunătățire, concluzii.

CAPITOLUL 1 PREZENTAREA GENERALĂ A HOTELULUI PLAZA CRAIOVA

1.1. Prezentarea hotelului Plaza Craiova

Hotelul Plaza Craiova este situat în centrul orașului Craiova în imediata apropiere de Casa studenților la 400 de metri distanță de Universitate. A fost renovat în 2011 are un design modern, armonios și oferă clenților săi servicii foarte bune este considerat cel mai nou hotel de lux din oraș și dispune de 11 camere cu pat matrimonial, 9 camere twin, 1 suite VIP și 1 suite VIP cu jacuzzi.

Eleganța, stilul modern dar totodată și rafinamentul designului interior creează o atmosferă plăcută iar dotările camerelor privind sistemele de climatizare , spații sanitare individuale, cablu tv, linie telefonică internațională, conexiune internet , mini-bar asigură un confort sporit.

Restaurantul hotelului are o capacitate de 350 de locuri și oferă un menu cu preparate tradițional românești și internaționale asupra cărora se regăsește amprenta maeștrilor bucătari. Varietatea serviciilor oferite de Plaza constau în room-service, servicii de spălătorie, de curățătorie, bar de zi, terasă de vară, spații de parcare proprii, servicii închiriere mașini.

Hotel Plaza Craiova afost înregistrat la Registrul comerțului din Craiova cu numărul J /16/1161/1993 avănd un cui RO 3872624, sub denumirea Sc Parc Ștrand Impex Srl și are sediul pe Strada Arieș numărul 16-Craiova.

Servicii oferite: recepție 24 de ore din 24; 18 camere elegante și confortabile, telefon și acces la internet din fiecare cameră, tv color și programe tv prin cablu, climatizare, minibar, pază și protecție, parcare privată cu supraveghere video, seif în fiecare cameră, centru de relaxare sauna și dușuri, doctor la cerere, servicii de secretariat și mesagerie, fax și copiator, spălătorie clasică și chimică, stand de ziare și reviste, masaj, personal calificat, vorbitor de limbi de circulație internațională, servicii de transfer aeroport și gară total la niște prețuri și tarife accesibile. Hotelul este amplasat în centrul orașului Craiova și mai dispune și de 3 săli de conferință cu o capacítate de 600 de locuri, 2 săli de restaurant cu o capacítate de 560 de locuri.

Descriere detaliată camere, servicii, tarife.

Camera single superioară :

Este o camera confortabilă și accesibilă cu un design modern și functional are 25 mp, dispune de acces gratuit la internet, televizoare LCD, televiziune prin cablu, minibar, duș, room service, wake-up call, restaurant, bar, sală de conferință, ziare zilnice și reviste, servicii de spălătorie, camera depozitare bagaje.

Camera Deluxe:

Alegerea acestui tip de camera asigură clienților hotelului confort pentru odihnă și spațiul necesar desfășurării sejurului sau șederii pe timp îndelungat.

Acestea sunt camere cu undesign modern și funcțional cu o suprafașă de 30mp, dotate cu aer condiționat, dispune de acces gratuit la internet wireless și prin cablu, televizoare LCD montate în perete, televiziune prin cablu, minibar, duș cu hidromasaj, room service, wake-up call, restaurant, bar, sală de conferință, ziare zilnice și reviste, servicii de spălătorie,fierbător de ceai, balcon, camera de depozitare bagaje.

Apartament:

Acestea sunt camere cu un design modern și funcțional cu o suprafață de 40 mp și dispun de : sofa, aer condiționat, de acces gratuit la internet wireless și prin cablu, televizoare LCD montate în perete, televiziune prin cablu, minibar, duș cu hidromasaj, room service, wake-up call, restaurant, bar, sală de conferință, ziare zilnice și reviste, servicii de spălătorie,fierbător de ceai, balcon, camera de depozitare bagaje.

Restaurant-salonul Royal:

Acest salon oferă oaspeților stil și eleganță un menu de excepție, o servire bună, promptă din partea personalului, dispune de o atmosferă adecvată evenimentelor o iluminare selectivă și adecvată, o muzică ambientală bună într-un sunet corespunzător, meniuri sofisticate sau adaptabile tuturor gusturilor. Are o capacitate de 180 de locuri, climatizare profesională, parcare privată păzită, meniuri diversificate.

Restaurant –Salonul Aristrocrat

Este localizat la primul etaj oferă calitae ameniurilor și seriozitae din partea serviciilor prestae de către personalul său are o capacitae de 380 de locuri, dispune de climatizare profesională, parcare privată, păzită, meniuri diversificate.

Evenimente-hotel Plaza Craiova & Plaza Lake

Salon pentru evenimente speciale ca nunți și botezuri, într-o sală modernă și elegantă aflată într-o locație modernă pe malul lacului.

Săli de conferință:

Dispune de 3 săli pentru aceste acțiuni, localizate la parter și la etaj, locația venind în sprijinul clienților săi pentru acest gen de evenimente prestând servicii de asigurarea echipamentelor tehnice necesare, welcome coffe, coffe breaks, bufet suedez sau alte meniuri a la carte. Sălile de conferință sunt multifuncționale, luminate natural și dispun de echipamente corespunzătoare noi și moderne.

Salonul Smarald dispune de o suprafață de 40 mp cu 30 de locuri pentru participanți la sesiuni de curs, reuniuni, workshop-uri.

Salonul Royal dispune de o suprafață de 360 mp cu 250 de locuri pentru participanți la sesiuni de curs, reuniuni, workshop-uri, poate fi divizat în două săli de conferință respectiv cu 100 de locuri și 150 de locuri.

Salonul Aristocrat este localizat la primul etaj, dispune de o suprafață de 600 mp cu 400 de locuri pentru participanți la sesiuni de curs, reuniuni, workshop-uri.

Dotări pentru sălile de conferințe: videoproiector, ecran de protecție, flipchart și consumabile, imprimantă, fax, Xerox, aer condiționat, sonorizare, microfoane fără fir,conexiune internet Wireless, asistenșă tehnică, parcare cu pază asigurată

Tarife:

Cmeră Superioară:

1 persoană 230 ron/noapte

2 persoane 260 ron/noapte

Cameră Deluxe :

1 persoană 260 ron/noapte

2 persoane 290 ron/noapte

Apartament:

1 persoană 300 ron/noapte

2 persoane 240 ron/noapte

1.2. Compartimente funcționale. Organigrama hotelului Plaza Craiova.

Structura organizatorică poate fi definită cau sistem de activități coordonate, ale unui grup de oameni care cooperează în atingerea unui scop comun.

Hotelul este o organizație pentru că este înfințat pentru a atinge anumite obiective cum ar fii serviciile de cazare și alimentație prestate în vederea obținerii profitului maxim.

Distingem 2 nivele de organizare și anume nivelul managementului hotelului și nivelul operațional al hotelului.

Alimentație publică oferă clienților săi o diversitate de facilități, dar se concentrează pe oferta de preparate culinare și băuturi, aici se relizează prin restaurant și room-service. Activitatea se desfășoară prin producție în bucătărie și în spațiile de servire.

Vânzări și marketing. Acest serviciu este responsabil de generarea de noi afaceri pentru hotel, care pot consta în noi închirieri de camere și săli de conferințe, organizarea de reuniuni, evenimente pe restaurante, publicitate și vânzări.

Contabilitate. Acest serviciu este responsabil de monotorizarea tuturor activitățălor financiare și economice ale hotelului.

Include încasările și plățile în numerar, operațiuni bancare de încasări și plăți, procesarea statelor de plată, acumularea de date operaționale, pregătirea datelor și a rapoartelor interne pentru management și externe pentru bănci în vederea finanțării, autofinanțării obținerii de leasinguri, credite pe termen scurt, mediu și lung, rapoarte pentru audit și elaborarea balanțelor lunare și a situațiilor financiare semestiale și anuale.

Datorită importanței datelor șă a statisticilor financiare, este necesar să existe o coordonare strânsă între serviciul financiar contabil și front-office-ul hotelului.

Întreținere. Acest serviciu este responsabil cu întreținerea și funcționarea corespunzătoare a tuturor instalațiilor, aparatelor, mașinilor din hotel.

Securitate. Securitatea hotelului este responsabilă pentru siguranța hotelului, a clienților , vizitatorilor, angajaților hotelului și a bunurilor acestora.

Resurse umane. Asigură recrutarea , intervievarea, selecționarea , angajarea , întocmirea dosarului fiecărui angajat, completarea registrului de salariați în Revisal și în programul informatic, legal și corespunzător, implementarea programelor de training pentru salariații hotelului.

Cazare. Închirierea camerelor de hotel constituie în general, principala sursă de venit pentru hotel, se obține și cea mai mare rată aprofitului din această activitate.

Serviciul cazare este compus din:

Recepție sau front-office,

Cameriste sau housekeeping.

Punctual forte este desk-ul recepției care cuprinde următoarele sectoare:

Casierie

Corespondenșă și informații

Luarea în evidență a clienților hotelului și atribuirea camerelor

Aici și acestea sunt primele date furnizate serviciului financiar contabil și tot de aici pleacă primele rapoarte statistice către manageri și ceilalți utilizatori care sunt interesați de activitatea hotelului.

Front –desk-ul poate fi deservit de o echipă întreagă de lucrători pe timpul nopții dar în acest hotel activitatea este relative redusă, se procesează totuși documente și se verifică rezultatele doferitelor operațiuni efectuate.

Atribuțiile recepționerului sunt:

Atunci când un client solicită cazare la hotel i se prezintă oferta camerelor libere și tarifele corespunzătoare, i se cere actul de identitate, se completează fișa de cazare în care se menționează data sosirii și a plecării, dacă dorește mic dejun sau nu, în momentul achitării recepționerul va da bon fiscal și eventual factură dacă clientul dorește aceasta.

Sintetizând un recepționer asigură întâmpinarea clienților, întocmește actele necesare cazării și încasării clienților pentru serviciile hoteliere de carea au beneficiat, asigurînd astfel procedura de cazare și plecare din hotel, întocmește zilnic rapoarte ( le emite din programul informatic al hotelului) privind încasările hotelului din ziua respectivă, primește și distribuie corespondența turiștilor din hotel, primirea și transmiterea de mesaje strict profesionale, oferă informații diverse și utile turiștilor cazați sau nu în hotel.

Circuitul informațiilor în Hotelul Plaza Craiova:

Front – office-ul reprezintă pentru hotel centrul tranzacțiilor cu clienții iar informația trebuie asigurată astfel: cu cei ce asigură rezervarea camerelor și cu serviciul recepție care după cum am văzut are un rol foarte important în actualizarea datelor despre clienții cazati în hotel, cu serviciul de vânzări care are nevoie de informații privind disponibilitatea camerelor, cu serviciul financiar contabil pentru a afla informații privind încasările , încasările în avans, cu managementul superior care are nevoie de informații statistice privind gradul de ocupare al hotelului, veniturile realizate.

Mai jos prezint organigrama hotelului Plaza Craiova:

Figura 1.1. Organigrama hotelului Plaza Craiova

Directorul general are principalele responsabilități și atribuții: participă la alcătuirea strategiilor și politicilor hotelului, implementează strategiile și politicile hotelului, răspunde de performanțele globale ale hotelului, răspunde de performanțele globale ale hotelului,coordonează activitățile tuturor departamentelor, managementul zilnic al hotelului, tratarea urgențelor șă reclamațiilor sau evenimente speciale, asigurarea securității personalului, proprietății și clienților.

Alți directori au următoarele sunt subordonați directorului general și au ca responsabilități planuri pe termen lung al finanțelor,marketingului și dezvoltării personalului în domeniul propriu de specializare.

1.3 Contabiliatea privind evidența acțiunii hoteliere

Serviciul contabilitate este răspunzător de monotorizarea tuturor activităților financiare ale hotelului.activitățile hotelului includ activități încasări de numerar și operațiuni bancare, procesarea statelor de plată acumularea de date operaționale, pregătirea rapoartelor interne de audit și întocmirea situațiilor financiare anuale și trimestriale

În cursul anului 1925 la inițiativa hotelurilor din New York, un grup de profesioniști hotelieri și experți contabili au definit bazele unui sistema specific pentru prezentarea informațiilor contabile a unui hotel. Scopul primordial este să ofere unității de cazare o contabilitate adaptată explatării și nevoilor sale, un mijloc eficace dar să fie și simplu de utilizat având ca rezultat de a urmărirea și controlul activității hotelului.În același timp, prezentarea informațiilor se face într-o formă omogenă, standardizată ceea ce permite atât comparațiile în timp căt și între hoteluri; din 1925 sistemul a fost modificat, îmbunătățit dar pe aceleași principii de bază. În prezent este utilizat pe scară largă în SUA dar și în Europa iar principiul de bază este înregistrarea simultană a operațiunilor după natura lor conform cu legile naționale în vigoare și pe activități.

Încasările și cheltuielile directe se înregistrează distinct pentru fiecare prestație în parte, fiecărei prestații îi va corespunde un departament operațional. Cheltuielile indirecte care nu pot fi asociate unei prestații anume sunt regrupate în cadrul departamentelor funcționale. Departamentele operaționale sunt cele care generează concomitent venituri și cheltuieli cazare, alimentație. Celelalte prestații cu o pondere minoră sunt reunite într-un departamentnumit alte servicii operaționale, administrație și gestiune generală, marketing, energie și întreținere.

Introducerea sistemului prevede atribuirea unui cod fiecărui departament. Potrivit reglementărilor în vigoare referitor la contabilitate înregistrrea operațiunilor se face în conturi obligatorii. În cadrul sistemului specific, simbolul conturilor de cheltuieli sau de venituri îi va fi asociat codul departamentului corespunzător ceea ce va rezulta un plan de conturi propriu fiecărui departament ăentru conturile din clasa 6 și clasa 7, înregistrările contabile efectuându-se în consecință.fiecărui cont de cheltuieli din planul general de conturi va prezenta cel mult un număr de subconturi analitice egal cu numărul departamentelor operaționale

Conducerea serviciului contabilitate revine contabilului șef. Serviciul contabilitate regrupează următoarele compartimente: casă facturare, casierie generală, controlul încasărilor, debitori, furnizori, trezorerie. După ce înregistrează toate prestațiile furnizate clientului, compartimentul casă-facturare asigură încasarea notei de plată sau transmiterea ei la compartimentul debitori dacă s-a acceptat constituirea unui dtrept de creanță. Lucrătorul de noapte este cel care procedează la înregistrarea contravalorii serviciilor de cazare și elaborează rapoartele de activitate ale zilei. Casieria generală primește încasările zilnice de la compartimentul casă-facturare și de la celelalte puncte de vânzare din unitatea de cazare, le depune la bancă, procură moneda divizionară și asigură gestiunea generală a caselor din întreaga unitate de cazare. Controlul încasărilor garantează realitatea vânzărilor înregistrate, întocmește rapoarte interne și pregătește înregistrările contabile cu privire la vânzări. Compartimentul debitori efectuează înregistrarea contabilă a creanțelor constituite pe seama clienților care nu achită serviciile la părăsirea unității și asigură urmărirea lor.

Compartimentul furnizori înregistrează controlează și urmărește plățile efectuate de unitatea de cazare. Trezoreria este responsabilă de înregistrarea și controlul operațiunilor bancare și de casă. Ea verifică depunerile bancare ale casieriei generale și asigură virarea sumelor datorate furnizorilor, plata personalului. Compartimentul casă facturare trebuie să centralizeze ansamblul vănzărilor realizate în unitatea de cazare. Zilnic se determină cifra de afaceri a unității precum și suma datorată de fiecare dintre clienții prezenți.

Atribuțiile casieriei:

Înregistrarea în fișa de cont a clienților de cazare a serviciilor de care au beneficiat fără serviciul de cazare; efectuarea operațiunilor de schimb valutar; întocmirea notelor de plată, facturi și încasarea lor.

În cursul nopții principalele lucrări sunt : realizarea cazării în fișele de cont ale clienților, închiderea sau aducerea la zero a caselor de marcat, închiderea conturilor clienților și întocmirea sau emiterea din sistemul informatic deținut a rapoartelor zilnice.Cel ce lucrează noaptea în recepție mai trebuie să urmărească și încadrarea sumelor datorate în plafonul de credit stabilit de către managerul societății, hotelului. Închiderea conturilor clienților stabilirea rezultatelor operațiunilor angajate la nivelul front office-ului și a sumelor datorate de clienții prezenți în unitatea de cazare permite întocmirea decontului zilnic. În același timp la recepție este întocmit raportul recepționerului de noapte care cuprinde informații statistice cu privire la mișcarea clienților și ocuparea clienților. În România informațiile decontului zilnic și raportul recepționerului de noapte vor fi reunite în raportul de gestiune. Încasările fiecărui punct de vânzare din unitatea de cazare sunt depuse la casieria generală.

Compartimentul debitori este responsabil de conturile clienților pentru care încasarea serviciilor se face ulterior. În acest caz la plecare nota de plată îi este prezentată clientului pentru semnătură. Compartimentul casă facturare asigură transmiterea notei de plată controlorului încasărilor pentru verificare. În cele din urmă nota de plată intră în posesia compartimentului debitori, care întocmește factura de trimis clientului. În continuare compartimentul debitori își asumă ținerea la zi a conturilor individuale ale clienților. Gestiunea conturilor clienților cuprinde analiza periodică a creanțelor în funcție de de vechimea aacestora precum șă în caz de întârziere, stabilirea unui contact cu clientul. Lunar este întocmită o balanță de verificare pentru fiecare categorie de clienți, cu nominalizarea fiecărui client în parte. Balanțele realizează un clasament al creanțelor în funcție de vechimea acestora : până la 30 de zile, 30-60 de zile, 60-90 de zile, peste 90 de zile.

Rolul controlului intern în desfășurarea corespunzătoare a activității financiar contabile în unitatea de cazare. Principala caracteristică a sistemului de control intern este separația și independența funcțiilor operaționale care stau la originea faptelor, contabile și de control.

În contextul armonizării legislației și creării unui cadru comun de prezentare a situațiilor financiare, Standardele Internaționale de Contabilitate (IAS) stabilesc pentru agenții economici următoarele principii contabile ce trebuiesc respectate:

Principiul continuității activității

Presupune că întreprinderea își continuă în mod normal funcționarea într-un viitor previzibil, fără a intra în imposibilitatea continuării activității sau fără reducerea semnificativă a acesteia. Dacă conducerea întreprinderii are cunoștință de unele evenimente ce pot conduce al oprirea activității, acestea trebuie menționate în notele explicative care se întocmesc odată cu bilanțul contabil.

Acest aspect prezintă importanță, deoarece la sfârșitul fiecărui an evaluarea patrimoniului prin bilanț se face la valoarea actuală. În cazul necontinuității, evaluarea se va face la valori lichidative mai mici decât valoarea actuală, care să permită valorificarea cât mai rapidă a bunurilor prin vânzare.

Principiul permanenței metodelor:

Presupune continuitatea aplicării acelorași reguli și norme privind evaluarea stocurilor, calculul amortizării imobilizărilor, înregistrarea elementelor patrimoniale și rezultatelor, în scopul de a asigura compatibilitatea în timp a informațiilor contabile.

Principiul prudenței:

Presupune ca valoarea fiecărui element patrimonial să fie determinată având în vedere toate pierderile posibile și deprecierile ce s-ar putea produce. Evaluarea patrimoniului trebuie făcută în așa fel încât elementele de activ și veniturile să nu fie supraevaluate, iar elementele de pasiv și cheltuielile să nu fie subevaluate.

Întreprinderea trebuie să ia în considerare toate riscurile și pierderile posibile la care ar putea fi supusă în viitor, datorită unor cauze prezente.

Principiul independenței exercițiului:

Presupune luarea în considerare a tuturor veniturilor și cheltuielilor corespunzătoare exercițiului financiar pentru care se face raportarea, fără a ține seama de data încasării sumelor sau efectuării plăților.

Trebuiesc separate veniturile și cheltuielile în avans, care se referă la exercițiul următor și care ar denatura rezultatul exercițiului încheiat.

Principiul evaluării separate a elementelor de activ și de pasiv:

Presupune ca, în vederea stabilirii valorii totale a unei poziții din bilanț, să se determine separat valoarea fiecărui element individual de activ sau de pasiv, care intră în componența valorii totale.

Principiul intangibilității:

Presupune ca bilanțul de deschidere al unui exercițiu să corespundă cu bilanțul de închidere al exercițiului precedent

Principiul necompensării:

Presupune că valorile elementelor de activ nu pot fi compensate cu valorile elementelor de pasiv și nici veniturile cu cheltuielile.

Principiul prevalenței economicului asupra juridicului:

Presupune ca informațiile prezentate în situațiile financiare să reflecte realitatea economică a evenimentelor și tranzacțiilor, nu numai forma lor juridică.

Principiul pragului de semnificație:

Conform acestuia, orice element care are o valoare semnificativă trebuie prezentat distinct în cadrul situațiilor financiare. Elementele cu valori nesemnificative, dar care au aceeași natură sau funcție, trebuie însumate.

Metodele de evaluare:

Transpunerea valorică a elementelor patrimoniale vizează patru momente importante și anume: la data intrării în patrimoniu; la data inventarierii; la închiderea exercițiului financiar; la data ieșirii din patrimoniu.

Evaluarea elementelor patrimoniale la data intrării în patrimoniu se realizează la valoarea de intrare, numită și valoare contabilă, stabilită diferențiat în funcție de natura și proveniența bunurilor astfel: pentru bunurile aduse ca aport la capitalul social, la valoare de aport, stabilită în funcție de prețul pieței, starea și utilitatea bunurilor; pentru bunurile obținute cu titlu gratuit, donații, la valoare de utilitate, stabilită în funcție de prețul pieței și starea bunurilor; pentru bunurile cumpărate procurate cu titlu oneros, la cost de achiziție, stabilit în funcție de prețul de cumpărare și cheltuielile de transport-aprovizionare facturate de furnizor; pentru bunurile realizate în producție proprie, la cost de producție, stabilit în funcție de totalitatea cheltuielilor efectuate pentru realizarea bunurilor produse finite.

Evaluarea elementelor patrimoniale cu ocazia inventarierii se face la valoare actuală de inventar, stabilită în funcție de prețul pieței, starea și utilitatea bunului.

Această valoare se stabilește diferit în funcție de natura elementului inventariat, astfel: pentru imobilizări amortizabile valoarea rămasă neamortizată; pentru imobilizări neamortizabile: terenuri la prețul pieței; titluri imobilizate la cotația bursieră; creanțe imobilizate în lei la valoarea probabilă de încasat;creanțe imobilizate în devize la valoarea la cursul valutar oficial; pentru stocuri: cumpărate la costul de achiziție al ultimului lot intrat; fabricate costul de producție al ultimului lot fabricat pentru creanțe: în lei la valoarea probabilă de încasat, înscrisă în factura emisă către client; în devize la valoarea la curs valutar oficial; pentru disponibilități: în lei soldul din cont sau casierie; în devize la soldul la cursul valutar oficial; pentru plasamente financiare la cotația bursieră; pentru credite pe termen mediu și lung: în lei la valoarea probabilă de plată; în devize la valoarea la curs valutar oficial; pentru datorii curente: în lei la valoarea probabilă de plată înscrisă în factura furnizorului; în devize la valoarea la curs valutar oficial;

SC HOTEL PLAZA CRAIOVA are organizată contabilitatea conform legislației în vigoare:

Legea contabilității nr 82/1991, republicată în 2016, cu modificările și completările ulterioare,

OMFP nr. 1802 din 29 decembrie 2014 ‐ Partea I-Pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și Situațiile financiare anuale consolidate emitent: Ministerul Finanțelor Publice publicat în: Monitorul Oficial nr. 963 din 30 decembrie 2014;

OMFP 2861/2009 pentru aprobarea normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii,

OMFP 1826/2003 pentru aprobarea Precizărilor privind unele măsuri unele măsuri referitoare la organizarea și conducerea contabilității de gestiune,

OMFP 2634/2015 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar contabile emitent: Ministerul Finanțelor Publice publicat în: Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015;

Legea societăților comerciale nr 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare,.

Legea 227/2015 privind Codul Fiscal, actualizat în 2016, emitent: Monitorul Oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.

Societatea comercială organizeză și conduce contabilitate proprie, în limba română și în moneda națională. Organizarea contabilității reprezintă, nu numai o necesitate, dar și o obligație impusă prin reglementările legale în vigoare.

De altfel, întreprinderea ca sistem complex economico-social și administrativ-organizatoric, îndeplinește o serie de funcții, în cadrul cărora un rol esențial îl are funcția financiar- contabilă.

Pentru îndeplinirea acestei funcții și în același timp pentru respectarea legii, în cadrul întreprinderii se organizează și funcționează un compartiment specializat, financiar-contabil.

În cadrul acestui compartiment lucrează persoane cu studii de specialitate, medii și superioare, având atribuții distincte în domeniul evidenței contabile operative și generale.

Compartimentul financiar-contabil se subordonează contabilului șef, care are studii superioare în finanțe-contabilitate.

Aici se înregistrează zilnic operativ și lunar, toate operațiunile economico – financiare ce au loc în întreprindere, respectiv: cumpărări, vânzări, consumuri, salarii, încasări, plăți, conducând în final la determinarea rezultatului activității și la întocmirea situațiilor financiare anuale de sinteză și raportate contabilă.

În baza datelor furnizate de evidența contabilă, se pot efectua analize economico-financiare privind corelarea resurselor alocate cu rezultatele obținute, se pot calcula diverși indicatori și se poate determina evoluția diverselor fenomene în timp, cu factorii pozitivi și negativi care le-au generat.

Politicile contabile cuprind reguli de recunoaștere, evaluare și prezentare în situațiile financiare a elementelor de bilanț, și de cont de profit și pierdere, reguli pentru organizarea și conducerea contabilității în societatea comercială. Aceastea trebuiesc aplicate împreună cu legislația care reglementează activitatea specifică a societății comerciale cu legislația în domeniul contabilității, cu legislația națională, și comunitară.

Contabilitatea se ține în limba română și în moneda națională iar contabilitatea operațiunilor în valută se ține atât în valută cât și în lei. Situațiile financiare anuale individuale se întocmesc în limba romănă și în moneda națională.

Utilizatorii situațiilor financiare întocmite în conformitate cu prezentele politici contabile, include investitorii actuali și potențiali, personalul angajat, creditorii, furnizorii ,clienții, instituțiile statului și alte autorități, precum și publicul, aceștia utilizează situațiile financiare întocmite pentru necesitățiile lor, în funcție de de părțile interesate, necesitățile de informații pot include următorele:

investitorii au nevoie de informații pentru a decide dacă ar trebui să cumpere, să păstreze sau să vândă instrumente de capital,

acționarii sunt interesați de informații care le permit să evalueze capacitatea societății

comerciale, de a plăti dividente,

angajații sunt interesați de informațiile care le permit să evalueze capacitatea societății comerciale de a oferi remunerații, pensii și alte beneficii de pensionare precum și oportunități profesionale

creditorii sunt interesați de informațiile care le permit să determine dacă împrumuturile acordate vor fii rambursate la timp ca și plata dobânzilor pentru acestea.

furnizorii și alți creditori sunt interesați de informațiile din situațiile financiare pentru a vedea ,estima dacă societatea își va plăti datoriile la timp.

clienții sunt interesași de informații despre continuitatea activității societății de contabilitate pentru că în general au o colaborare de termen lung.

instituțiile statului și alte autorități sunt interesație de alocarea resurselor, acestea solicită informații pentru a reglementa activitatea societății comerciale, pentru a determina politica fiscală ca bază pentru calculul venitului național și a altor indicatori.

publicul, situațiile financiare pot ajuta publicul furnizând informații referitoare la evoluții recente și tendințele legate de creșterea economică a societății comerciale,

Politicile contabile ale societății de expertiză și contabilitate au fost elaborate astfel încât să asigure furnizarea prin situațiile financiare actuale a unor informații care să fie,

inteligibile, ușor de înțeles pentru utilizatori,

relevante pentru nevoile utilizatorilor înluarea de decizii optime și oportune,

Modul de organizare a circuitului contabil și de prelucrare a datelor în scopul obținerii informațiilor contabile este pus în evidență prin formele de contabilitate aplicate astfel:

Hotelul utilizează forma înformatică. Circuitul documentelor este următorul: datele din documentele justificative sunt preluate în jurnale deschise pentru fiecare cont, din jurnale se preiau sumele în Registrul Cartea Mare, pe baza căruia se întocmește balanța de verificare sintetică, iar cu ajutorul acesteia și a Registrului Inventar, se obține astfel bilanțul contabil.

Contabilitatea financiară sau generală este reglementată prin norme unice pe țară și are drept scop reflectarea patrimoniului întreprinderii și calcul rezultatului activității într-o formă sintetică, globală. Are drept rezultat întocmirea documentelor de sinteză și raportare contabilă: bilanț, cont de profit și pierderi și note explicative. Informațiile sale servesc utilizatorilor externi: furnizori, clienți, bănci, investitori.

Contabilitatea de gestiune sau managerială este organizată în raport cu obiectul de activitate și particularitățile procesului tehnologic. Informațiile sale servesc conducerii întreprinderii, deci utilizatorilor interni, pentru a analiza aspectele pozitive și negative ale activității, precum și cauzele ce le-au generat, și pentru adoptarea deciziilor ce se impun în perioada următoare.

Monografie contabila. Reflectarea in contabilitate a operatiunilor economice desfasurate in cadrul hotelului trebuie sa se efectueze in conformitate cu prevederile OMFP nr. 1802 din 29 decembrie 2014 ‐ Partea I-Pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și Situațiile financiare anuale consolidate emitent: Ministerul Finanțelor Publice publicat în: Monitorul Oficial nr. 963 din 30 decembrie 2014;

In acest sens, trebuie avut în vedere faptul că se desfășoara mai multe tipuri de activitati distincte, cum ar fi: alimentatie publica, restaurant, comerț-bar și prestări servicii-cazarea în hotel. În cadrul celor 3 tipuri de activități întâlnim operațiuni distincte acestora, cum ar fi:

1..Alimentatia publica – restaurant : aprovizionare cu marfuri alimentare si nealimentare, productia de produse alimentare, vanzarea de produse alimentare, intretinere, curatenie, obiecte de inventar vesela;

2..Comerț – bar: aprovizionare cu produse alcoolice, cu produse alimentare si nealimentare, intretinere, curatenie, obiecte de inventar ;

3. Prestari servicii (hotel): cazare clienti, activitati minibar, servire in camera, intretinere, curatenie, obiecte de inventar , precum si alte servicii prestate clientilo aprovizionare cu marfuri alimentare si nealimentare, produse alcoolice si non-alcoolice, vanzarea de produse alimentare.

Înregistrari contabile în alimentatie publica (restaurant)

Evidența contabilă se ține pe centre de cost și de profit, adică se deschid analitice pentru fiecare cont de venituri și cheltuieli de câte ori este nevoie; de exemplu pentru venituri avem analitice deschise pe venituri din cazare pentru care se deschide contul 704 cu analiticul respectiv, iar pentru că exista și servicii parcare, se deschide 704 – venituri din servicii parcare, pentru contul 706 avem venituri din închirieri săli conferințe dar și săli restaurant, deci un alt analitic. La fel si pentru cheltuieli, salariile sunt defalcate pe analitice, pentru a ști pe fiecare serviciu care este contribuția sa la cifra de afaceri, pentru a putea să se elaboreze într-un mod eficient bugetele firmei, pentru a se îmbunătăți activitatea și rentabilitatea fiecărui serviciu în parte și implicit întreaga activitate a hotelului.

CAPITOLUL 2 SISTEMUL INFORMATIC AL HOTELULUI PLAZA CRAIOVA

2.1 Sistem informatic și sistem informațional

Sistemul informațional al unui hotel este ansamblul tuturor componentelor umane și materiale implicate în procesul de colectare și prelucrare, transmitere de date și informați. Aproape toate procesele din cadrul unui hotel se pot automatiza cu ajutorul echipamentelor de calcul. Culegerea , prelucrarea, transmiterea furnizarea informațiilor pe cale electronică, fac parte din sistemul informatic al unui firme. Aceasta include calculatoare, software, programatori, personal de exploatare, datele procesate, rețele de calculatoare și alte componente hardware. Sistemul informatic este cea mai importatantă componentă a sistemului informațional al unui hotel. În prezent există tendința, datorită informatizării foarte mare a sistemului informațional, de a unifica cele două componente sistem informatic și sistem informațional. Componentă importantă a sistemului informațional este contabilitatea unui hotel, sistemul informațional financiar contabil..

Funcțiile pe care sistemul informatic le îndeplinește într-o unitate de cazare sunt:

Colectarea datelor; procesarea; gestiunea;controlul și securitatea datelor.

Sistemul informațional transmite informațiile primite de la sistemul de conducere. Generarea informațiilor este astfel o funcție indispensabilă pe care sistemul de conducere trebuie să o exercite în realizarea sistemului informațional. Memorarea acestor informații este vitală pentru funcționarea întreprinderii în sensul că pe baza evenimentelor trecute se pot defini și modela reacțiile firmei la evenimente similare viitoare.Comunicarea informațiilor ocupă un loc central în cadrul funcțiilor sistemului informațional, care asigură astfel schimbul de informații între sistemul de conducere și sistemul operativ.

Privită ca un sistem o întreprindere se structurează în trei subsisteme:subsistemul decisional de conducere, subsistemul operațional cel condus iar subsitemul de legătură dintre cele două anterior menționate este cel informațional.

Sursa: Udrica M,Vatuiu T, Sisteme informatice-,Cursuri- Manual pentru ID,2011-pg11

,,Sistemul informațional este reprezentat de totalitatea metodelor, procedurilor și mijloacelor folosite în procesul informațional. El poate fi definit ca un ansamblu organizat și integrat de operații de culegere, transmitere, prelucrare, sistematizare, analiză și păstrare, difuzare și valorificare a informațiilor,,

2.2 Sistemul informatic, definiții, concepte

Conceptele fundamentale ale sistemului informatic, sunt acele elemente care asigură comportamnentul sistemului informatic, elementele tehnice care ajută la fundamentarea aplicațiilor comerciale, economice., a procesului decizional din cadrul firmei prin management construind astfel avantajul strategic față de competitori. Conceptul de sistem este asociat cu conceptul de rețele de calculatoare care sunt elemente componente ale prelucrării informațiilor, de tehnologiile de management al informației, de utilizarea calculatoarelor în domeniul afacerilor.

După cum observăm sistemul informatic este format dintr-un grup de componente între care se stabilesc relații, interacționează și au un scop comun prin acceptarea de intrări cu producerea de ieșiri printr-un proces de transformare.

Prin intrări se înțelege tranzacțiile interne sau externe și care sunt elemente ce intră într-un sistema cu scopul de a fii prelucrate.

Prin proces se înțelege transformarea intrărilor în ieșiri.

Ieșirile sunt acele elemente care au fost rezultate prin procesul de transformare, acestea sunt de mai multe feluri, oținute în urma transferului de date care nu și-au modificat valoarea față de momentul introducerii lor în sistem, ieșiri obținute în urma unor calcule avînd la bază algoritmi prestabiliți.

Sistemul informatic este acel sistem în care informația trece printr-un format digital adică se transformă, se prelucrează, sau este exprimata într-o formă digitală. Sistemele informatice au apărut și s-au dezvoltat odată cu computerele, cu sitemele lor de calcul iar la nivel de firmă, organizație poate duce la economisirea materiilor prime, a resurselor umane, energie sau alte resurse importante la nivel global, înregistrarea profitului, creșterea produsului intern brut al organizației.

Tehnologa sistemelor informatice. Elementele sistemului informatic sunt resursele umane, utilizatori plus specialiștii programelor informatice, echipamentele adică elementele de hardware, programe și proceduri reprezentate de software, și nu în ultimul rând datele care sunt transformate prin activitățiile de procesare într-o varietate de produce informaționale necesare utilizatorilor. Utilizarea tehnologiei informațiilor este indispensabilă în funcționarea firmelor, întreprinderilor având loc în prezent extinderea utilizării Internetului tot mai mult în mediile de afaceri, local și global, apariția și dezvoltarea de organizații Internet care-și desfășoară activitatea numai în această zona, globalizarea. Procesarea informațiilor constă în introducerea datelor, prelucrarea lor, ieșirea, stocarea, și activitățile de control.

Principalele activități dintr-un sistem informatic sunt:

introducerea datelor vizând tranzacțiile comerciale, economice, financiare, sau alte evenimente sunt adunate și pregătite de prelucrare sau pot fii transferate pe un suport magnetic după intrarea lor până la prelucrare;

procesarea datelor în scopul de a obține de informații; calculele, sortările, clasificările sau celelalte elemente ce formează datele sunt convertite în informații pentru utilizatori;

ieșirea procedurilor informaționale sub formă de variate informații pentru a fii transmise celor care le utilizează în forma dorită de aceștia;

stocarea resurselor informaționale, reprezintă activitatea dintr-un sistem informatic în care datele, informațiile sunt depozitate organizat pentru a fii utilizate ulterior, regăsirea lor trebuie făcută rapid de către utilizatori; suporturile de stocare a datelor și informațiilor sunt optice sau magnetice;

controlul performanțelor sistemului are o mare importanță în cadrul unui sistema informatic.

Aplicațiile sistemelor informatice, pot fii în domeniul managementului firmei, în domeniul operațional asigură crearea mediului concurențial, crearea avantajului competitiv al organizației pe plan local, în interiorul organizației în colaborările dintre compartimente, între nivelele ierarhice, în comerțul electronic, în schimbul de informații utilizând internetul.

Sistemele informatice au rol vital în activitatea unei organizații, se sigură infrastructura informațională internă, externă, creșterea eficienței operative, un management superior, eficient, avantaj competițional. Un sistem informatic bun și foarte bun poate fii dacă este obținut, achiziționat și întreținut cu costuri mici, timpi reduși de funcționare, o bună utilizare a resurselor de informație, eficiență maximă, este de real folos pentru elaborarea strategiilor de afaceri, desfășurarea proceselor comerciale, îmbunătățirea structurii organizaționale, creșterea cifrei de afaceri și a profitului într-un mediu concurențial. Reprezintă un mijloc important pentru asigurarea funcționalității afacerii firmei, productivitatea salariațiilor, relațiile cu clenții, luarea de decizii corecte, dezvoltarea de noi produce și servicii, constituie o importantă resursă de analiză a afacerii entităților economice, organizației.

Managemntul sistemelor informatice, se referă la modul de gestionare și administrare a resurselor informatice, strategiile de utilizare a tehnologiilor informației de către utilizatori, la nivel de organizație și în sens global; în perioada actuală se adâncește nevoia utilizării de manageri a tehnologieii informațiilor care le oferă posibilitatea de a gestiona corespunzător interdependența organizației la nivel global, și de manageri ai sistemelor informatice ca sarcina majoră, resposabilitatea este a managementului organizației un a specialiștilor sistemelor informatice.

Dezvoltarea de sisteme informatice. Implementarea unui sistema informatic în cadrul unei societăți comerciale, organizații, implică managementul firmei respective prin luarea de decizii cu privire la schimbările din procesele, economice, comerciale,în structura organizației, în relațiile de muncă.

Procesul de implementare a sistemului unformatic se derulează astfel:

Achiziționarea de hardware, software, servicii,sursele de achiziții pot fii furnizorii mari sau mici, se analizează în principal prețul, serviciile, acestea au o mare importanță în implementarea sistemului informatic.

Dezvoltarea sistemelor informatice în cadrul organizației

Aceasta este reprezentată de modul în care utilizatorii finali elaborează programe informatice, sisteme informatice, care să rezolve problemele entității conomice sau pentru a crește productivitatea, cifra de afaceri și implicit profitul fiecăruia din respectiva organizație. După cum am văzut un sistem informatic influențează și susține activitatea managerială, activitatea de excuție, operațională, în funcție de aceasta putem clasifica sistemele informaționale astfel:

a. Sisteme informatice operaționale cu sisteme informatice pentru prelucrarea tranzacțiilor; sisteme informatice pentru colaborarea la nivel de societate, firmă, organizație; sisteme informatice pentru contol procese; acestea sunt necesare prelucrării datelor generale utilizate în afacere, se obțin o diversitate de produse informaționale pentru a fii utilizate pe plan intern sau extern, iar mai departe vor fi prelucrate în etapa următoare în cadrul sistemelor informatice pentru management.

b. Sisteme informatice pentru management cu sisteme informatice de fundamentare a deciziei, cu sisteme informatice pentru activitatea executivă; au ca obiectiv procesarea de date necesare privind mediul de afaceri al firmei respective și de a controla procesele industriale. Cele de prelucrare a tranzacțiilor se referă la prelucrarea datelor rezultate din livrări, vânzări achiziții, inventare, având ca rezultat produse informatice sub formă de liste, jurnale, diverse situații necesare utilizatoriilor din mediul intern sau extern, sunt date de zi cu zi ca rezervări, comenzi clienți, înregistrarea cronologică în contabilitate, plăți.

Cei ce operează aceste date de regulă nu au funcții în managementul firmei. Sistemele informatice pentru controlul proceselor sunt acele sisteme informatice care utilizează calculatoarele, PC-urile pentru a asigura controlul anumitor procese legate de producție, robotizare, diverse automatizări. Sistemele informatice care folosesc o mare gamă de tehnologii informatice în vederea asigurării colaborării și comunicării angajațiilor în cadrul unei entități, organizații se numesc sisteme informatice pentru colaborare la nivel de firmă, organizație. Ele ajută la schimburi de idei, coordonarea între membrii organizației, distribuirea resurselor, în vederea creșterii productivității întrepriderii, firmei.

Un exemplu de soft adecvat activității hoteliere care furnizează toate ceste multiple rapoarte este FIDELIO, interfațat sau cu programele de contabilitate si restaurante. BIT-SOFT este lider national în furnizarea de soluții informatice pentru hoteluri și restaurante.

Hotelul prezent în studiul nostru de caz Hotel Plaza Craiova, foloseste aceasta soluție informatică.

Hotelul folosește un sitem informațional computerizat, program de rezervari și gestiune hoteliera FIDELIO 8 interfațat cu programul de contabilitate Winmentor,gestiune restaurant Magic Pos interfațat și el cu programul de contabilitate.

Aceste programe asigura informațiile necesare desfășurării activității hoteliere și restaurantului, asigurând vizualizarea si calcularea principalipor indicatori.

Indicatori cheie de performanță.

Sunt urmăriți toți indicatorii standard de performanță a hotelului.

Statistici camere: Grad de ocupare, Variante grad de ocupare, Clienti dupa Marketing Segments, Sosiri, Plecari, Anulari, No-Show-uri.

Venituri: Dupa categorii, subcategori si marketing segments.

Raporturi : Rata medie client, Grad de ocupare, Variante grad de ocupare, Rata medie per camera, Durata medie de sedere, Venit mediu client.

Rapoarte control. Rapoarte variate pentru controlul a: depozite folosite si inregistrate; rapoarte casier; acordarea si consumarea punctelor bonus de loialitate; liste documente emise; rapoarte rate si tarife camere; apeluri telefonice in-house si externe. Operații utilizator sunt de asemenea urmărite: schimbarea șederii, editarea adresei, schimbarea clienților în camere diferite, schimbarea manuală a condițiilor de cazare, ștergerea profilului clientului.

Fisa de înregistrare și registre. Toate registrele și fișe de înregistrare cerute de lege. Forme diferite ținînd cont de cererile municipalității locale sau statului.

Termeni contractuali / Liste voucher. Rapoarte folositoare în procesarea creanțelor tour operatorilor sau companiilor. Descrierea rezervarilor și clienților dupa data sosirii, vouchere și facturi emise. Rapoarte sumar sau detaliate..

Rezervari, Clienti, Conturi. Toate rapoartele de care ai nevoie pentru operațiunile de zi cu zi în Recepție. Sosiri, Sosiri dupa data și transferuri, No-show, Rezervari cazate, Lista clienților, Creanțe camere și rezervari, Ziua de naștere clienți, Plecări, Plecări dupa data și transfer.

Grad de ocupare. Rapoarte grad de ocupare actual, pe termen scurt sau lung. Harta hotelului arata camerele libere, ocupate și asteptate. Calendar disponibilitate care arata camerele libere pentru fiecare zi a lunii selectate. 7-, 14- și 30-zile previziune grad de ocupare. Previziune grad de ocupare pe termen lung cu informații detaliate despre tipuri de ocupare și zile, săptămâni și luni. Exportare prognozei de ocupare în Excel si OpenOffice permite o analiză și prognoza aprofundată.

Statistici și marketing. Informații Statistici și marketing a gradului de ocupare și venit.

Venit. Venit net si brut urmărit după: segment de piață client; pe zi, saptamana, pe luna sau pe an. Unele rapoarte arata informația pentru o zi, luna și an și în comparație cu anul trecut.

Housekeeping. Rapoarte cu instrucțiuni despre întreținera zilnica a camerei. Folosind programul de întreținere va permite o completă automatizare a procesarii informației în housekeeping.

Contabilitate. Rapoarte variate și contabilitatea diferitelor operații.

Liste variate a facturilor si documentelor emise permit cateva nivele de detalii: după documente; dupa servicii; dupa contractori; dupa ziua plății.

Rapoarte contabile. Operațiunile de vânzare în hotel, înregistrate după: Cont client, Cont venituri, Cont TVA.

Rapoarte Vânzari.

F&B. Toate informațiile de la hotel la restaurant necesare pentru catering. Sumar rapoarte pentru planificarea zilnica a micului dejun, prânzului și cinei sau bufetelor. Raport despre catering special per agent.

Comercializarea serviciilor hoteliere;rezervarea camerelor; Activitatea front office-lui;

Hotelul folosește un sitem de rezervare în rețea ,canalul de distribuție folosit de hotel pentru comercializarea locurilor de cazare pentru care se platesc comisioane este: Hotel – agenție de voiaj – client, comision 10 %. Garantarea cazării se poate realiza astfel: turistul plătește în avans contravaloarea pentru toată perioada rezervată sau parțial prin cartea de credit, sau în momentul efectuării rezervării și prin acord contractual în cazul rezervărilor efectuate prin agențiile de turism, modalitatea de garantare fiind stipulată în clauzele contractelor întocmite între acestea și hotel.

Formularul de rezervare este singurul document care conține toată informația relevantă despre un client potențial și cererea lui de cazare.

Jurnalul hotelului trebuie să includă următoarele informații:numele clienților,tipul cazarii, durata ședarii în hotel, tariful, tipul de rezervare, telefon contact,observații.

Confirmarea rezervărilor se realizează printr-o scrisoare trimisă hotelului de către client sau invers care confirmă că s-a transmis o cerere pentru una sau mai multe camere din hotel și constituie o dovadă scrisă privind încheierea unui contract între hotel și client.

Gestiunea documentelor de rezervare prin completarea înregistrărilor inițiale privind rezervările și actualizarea acestora când are loc modificarea detaliilor rezervării.

Clasarea rezervărilor în computer

Modificarea rezervărilor: Uneori este necesară modificarea sau acumularea unei rezervări. În acest caz trebuie completat un formular de modificare sau de anulare de către lucrătorul biroului rezervări, va fi atașat formularului original de rezervare și documentelor corespunzătoare.

Rapoartele de rezervări cuprind:

Lista clienților care urmează să sosească sau să plece într-o anumită zi.

Lista care indică numărul camerelor închiriate/disponibile

Lista de sosiri speciale

Lista clienților speciali, a VIP-urilor sau a clienților cu cerințe speciale

Activități ocazionate de sosirea pasagerilor în hotel Check-in pentru nou sosiți.

Sosirea la hotel este o perioadă critică, atât pentru clienți, cât și pentru hotel. Aceasta este o perioadă care influențează puternic impresiile clienților. Departamentul recepție (numit și front-desk), este departamentul care se ocupă de cei nou sosiți.

Întâmpinarea clienților Activități de check-in de bază

Procesul de desfășurare a operațiunilor de check-in poate fi împărțit în etape distinctive:

Pregătirea pentru sosirea clientului

Atribuirea camerei și stabilirea tarifului

Înregistrarea

Verificarea metodei de plată

Înmânarea cheii însoțirea clientului

Formularul de înregistrare este fisa sosirii si plecarii:Pentru înscrierea detaliilor personale ale clienților, se folosesc formulare sau fișe de înregistrare in care se completeaza anumite informatii despre client si care cuprinde date personale, date buletin/pasaport;data sosirii si a plecarii,amanunte legate de camere, tarif .

Fișele de anunțare a sosirii și plecării, completate și semnate de turiști, se preiau, împreună cu actele de identitate, de către recepționeri, care sunt obligați să confrunte datele din fișe cu cele din actul de identitate și să restituie imediat actele de identitate turiștilor. Răspunderea pt. completarea corectă a fișelor revine recepționerilor. Fișele se întocmesc în două exemplare, dintre care originalele, în ordine alfabetică, se pun zilnic la dispoziția organelor de poliție. Copiile se păstrează timp de 5 ani. Formulare nu reprezinta rapoarte pt contabilitate sau manager ,un client poate sa schimbe camera pe parcursul sederii sale in hotel la tarife diferite.

Săvârșirea următoarelor fapte constituie contravenții:

Refuzul cazării turiștilor în cazul când există locuri de cazare disponibile,

Neasigurarea ordinii, liniștii publice,

Neasigurarea securității turiștilor și a bunurilor acestora,

Nerespectarea obligației privind completarea fișei de anunșarea sosirii și plecării, sau a cărții de imobil, după caz,

Cazarea minorilor sub 14 ani, cu excepțiile prevăzute în actualul act normativ,

Atribuirea camerei și tariful acesteia.

Procesul de atribuire a camerelor, precum și tariful diferă astfel:

Societatea este obligata de lege să stabilească tarife da cazare unice, nedescriminatorii, atât pt. turiștii români, cât și pt. cei străini.

În cazul unor modificări în documentele clienților, imediat trebuie anunțate celelalte sectoare și departamente ale hotelului pt a asigura o buna functionare a hotelului ,respectarea cerintelor clientilor,pt a asigura informatii corecte necesare societatii in cauza.

Contabilitatea front-office-ului.

Sistemul de contabilitate al front-office-ului înregistrează toate tranzacțiile financiare ale clienților.

Funcțiile sistemului de contabilitate al front-office-ului.

În afară de cazare și alimentație, clienții hotelului beneficiază și de alte servicii și dotări în timpul șederii lor, cum ar fi serviciul de spălătorie,internet,sali de fitnes,minibar.De cele mai multe ori, clienții nu terbuie să plătească pt. serviciile consumate imediat, ci pot beneficia de aceste servicii pe credit. clienților Pentru a avea o evidență la zi a tuturor tranzacțiilor financiare, realizeaza un sistem de contabilitate pt front-office, care să poată gestiona atât creditele cât și debitele clienților.Principalele funcții ale acestui sistem sunt:-menținerea înregistrărilor corecte și actualizate ale tuturor clienților,asigurarea unui control intern eficient, prin monitorizarea creditelor acordate clienților și prevenirea fraudelor personalului recepției,furnizarea de informații privind venitul departamentului pt. managementul hotelului.

Achitarea conturilor-check-out-ul-inchiderea conturilor.

Conturile de achitat la momentul plecarii pot fi împărțite în aceste două categorii: conturi proprii și conturi ale companiilor.

Modalități de achitare

Achitarea se face:

În numerar cu moneda națională sau cu valută

Cu cecuri de călătorie

Cu cecuri personale

Cu cărți de credit bancare

Achitarea prin conturi ale societăților

Voucher-ele agențiilor de voiaj.

Starea camerelor și înregistrările de la front-office.

După check-out-ul unui client, camera pe care a ocupat-o acesta va fi declarată disponibilă și va putea fi închiriată altor clienți. Sistemul va modifica automat starea camerei din ocupată în liberă/necurățată.

Fișa istoricului clientului.Se păstrează o fișă cu istoricul clientului care include informații privind camera ocupată de client, tariful plătit, precum și suma care a cheltuit-o în hotel; receptia actualizeaza zilnic aceste fișe, care se păstreaza in computer . Sistemul computerizat va actualiza automat înregistrările la check-out, transferând datele in conturile clienților

Principalii indicatori de caracterizare ai rentabilității activității de cazare sunt:

Coeficientul de utilizare a capacității de cazare in funcțiune (CUC), este un indicator general de apreciere a rentabilității cazării și se calculează ca raport între capacitatea de cazare efectiv utilizată într-o perioadă dată (Nzt) și capacitatea de cazare maximă posibilă (Cm).

Capacitate de cazare de 42 locuri.

Vom calcula mai întâi capacitatea maximă de cazare:

Cm = Ze * L

Cm = 360 * 450 = 162000 persoane

unde:

Nzt – număr de înnoptări realizate în perioada dată sau număr de zile turist

Cm – capacitatea de cazare in funcțiune maxima;

Ze – număr zile calendaristice posibile de funcționare a unității în perioada analizată ;

L – număr locuri din unitatea de cazare exprimat în număr paturi.

Numărul de zile calendaristice posibile de funcționare se calculează ca diferență între numărul total de zile din perioada respectivă și numărul de zile în care unitatea de cazare nu funcționează din diferite motive (curățenie, renovare, reparații).

Gradul de ocupare al unității este influențat de variațiile sezoniere ale cererii în cursul diferitelor perioade ale anului.

Tabelul 2.1. Gradul de ocupare Hotel Plaza Craiova

Sursa: autor lucrare

2.3 Posibilități de îmbunătățire a sistemului informatic

Se impune în mod continu pentru a avea o afacere profitabilă dezvoltarea programului de hotel pe linia rapoartelor financiar contabile și de management privind gradul de ocupare al hotelului.

Funcția departamentului contabilitate este să monitorizeze operațiunile financiare din întreg hotelul, adică să țină evidența costurilor și a veniturilor.

Ciclul de contabilitate al front-office-ului

a.Deschiderea conturilor

b.Gestiunea conturilor

c. Facturare

Tipuri de înregistrări:

Intrări debit sunt:tarifele de cazare, restaurant/bar, telefon, spălătorie, folosirea dotărilor hotelului.

Intrări de credit: plata unei părți a notei de plată în timpul șederii, plata pentru lichidarea contului, modificări la nota de plată.

Tipuri speciale de înregistrări.

În această grupă putem include: corecțiile aduse contului, reduceri, transferul din cont.Aceste corecții sunt necesare la apariția unei erori în procesul de înregistrare în contul clientului.

Reduceri.- tip de înregistrare în credit, fiind acordată clientului, în timpul șederii la hotel ,managerului poate să-i facă o reducere sau să-i scadă o anumită sumă din tariful unui serviciu.

Transferul din cont -tariful unui serviciu este șters dintr-un cont și transferat în alt cont.

Metode de gestionare a conturilor clienților toate informațiile referitoare la acestea și la costuri trebuie communicate prompt casierului front-office-ului .

Verificarea facturării. Pentru a reduce erorile care pot apărea în conturile clienților și a preveni practicile frauduloase ale personalului, înregistrările tranzacțiilor cu clienții sunt verificte, zilnic.

Rapoartele contabilității și a managementului pe baza informatiilor din receptie trebuiesc elaborate și dezvoltate oferind o transparenșă mai bună în vederea satisfacerii următoarelor puncte:

1.Rapoartele operaționale, care sunt folosite de către managementul hotelului pentru luarea deciziilor zilnice;

2.Rapoartele financiare, care conțin profiturile și veniturile realizate.

Alte rapoarte pentru management:

3.Raportele statistice cu: ocuparea camerelor; numărul clienților; venitul pe cameră; comision plătit.

CONCLUZII, PROPUNERI

Concluzii:

În primul capitol am prezentat Hotelul Plaza Craiova care este situat în centrul orașului Craiova în imediata apropiere de Casa studenților la 400 de metri distanță de Universitate. A fost renovat în 2011 are un design modern, armonios și oferă clenților săi servicii foarte bune este considerat cel mai nou hotel de lux din oraș și dispune de 11 camere cu pat matrimonial, 9 camere twin, 1 suite VIP și 1 suite VIP cu jacuzzi.

Eleganța, stilul modern dar totodată și rafinamentul designului interior creează o atmosferă plăcută iar dotările camerelor privind sistemele de climatizare , spații sanitare individuale, cablu tv, linie telefonică internațională, conexiune internet , mini-bar asigură un confort sporit.

Restaurantul hotelului are o capacitate de 350 de locuri și oferă un menu cu preparate tradițional românești și internaționale asupra cărora se regăsește amprenta maeștrilor bucătari. Varietatea serviciilor oferite de Plaza constau în room-service, servicii de spălătorie, de curățătorie, bar de zi, terasă de vară, spații de parcare proprii, servicii închiriere mașini.

Servicii oferite: recepție 24 de ore din 24; 18 camere elegante și confortabile, telefon și acces la internet din fiecare cameră, tv color și programe tv prin cablu, climatizare, minibar, pază și protecție, parcare privată cu supraveghere video, seif în fiecare cameră, centru de relaxare sauna și dușuri, doctor la cerere, servicii de secretariat și mesagerie, fax și copiator, spălătorie clasică și chimică, stand de ziare și reviste, masaj, personal calificat, vorbitor de limbi de circulație internațională, servicii de transfer aeroport și gară total la niște prețuri și tarife accesibile. Hotelul este amplasat în centrul orașului Craiova și mai dispune și de 3 săli de conferință cu o capacítate de 600 de locuri, 2 săli de restaurant cu o capacítate de 560 de locuri.

Sc Hotel Plaza Craiova are organizată contabilitatea conform legislației în vigoare: