Analiza Sistemului Informatic de Evidenta a Furnizorilor al S.c Auchan S.a

CAPITOLUL 2

Analiza sistemului informatic de evidență a furnizorilor al S.C Auchan S.A.

2.1. Sistem informațional / Sistem informatic

Sistemul informațional poate fi definit ca o unealtă indispensabilă, constituită din mijloace, metode și oameni prin care se asigură desfășurarea activităților specifice procesului informațional: înregistrarea, transmiterea, prelucrarea, selecționarea și păstrarea informațiilor despre resursele existente, despre eventualele perturbații și abateri de la traiectoria fixată.

Într-o formă mai detaliată, putem spune că sistemul informațional reprezintă un ansamblu de fluxuri și circuite informaționale aranjate într-o concepție unitară, care utilizează modele, proceduri, resurse umane și materiale pentru culegerea, înregistrarea și/sau transmiterea datelor și a informațiilor prin intermediul cărora se asigură interconectările dintre sistemul de conducere și sistemul condus, dintre mecanismul social-economic pe care îl deservește și mediul social economic extern, având drept scop final realizarea obiectivelor proprii unității economice în condiții de maximă eficiență.

Sistemul automatizat de prelucrare a datelor, ca o subliniere a perfecționării și îmbunătățirilor radicale care au fost aduse procesului de prelucrare și furnizare a informațiilor pentru a cărui desfășurare se utilizează tot mai multe elemente de automatizare, poartă denumirea de sistem informatic. Acesta este componentă a sistemului informațional prin care se asigură cu ajutorul calculatoarelor electronice, culegerea, transmiterea, prelucrarea și stocarea datelor în vederea exercitării cu eficiență superioară a principalelor atribute ale conducerii: previziune, planificare, urmărire-control, organizare și comandă (decizie).

Sistemul informatic este o parte a sistemului informațional al unei entități, mai precis acea parte a sistemului informațional care folosește pentru culegerea, prelucrarea, memorarea și transmietrea informațiilor calculatoarele electronice. Întrucât, în prezent, se utilizează pe scară largă calculatoarele și echipamentele electronice cuplate la acesta, majoritatea sistemelor informaționale cuprind și sisteme informatice .

Sistemul informatic are un rol foarte important datorită faptului că managerii, în condițiile concurenței acerbe care există la ora actuală pe piață și a globalizării mondiale, au nevoie de informații cât mai corecte și în timp util. Sistemul informatic este mai puțin predispus spre greșeli în transmiterea informațiilor, spre deosebire de sistemul informațional care nu folosește calculatorul electronic, eliminând astfel o parte din riscul de a furniza informații eronate.

Sistemele informatice au la bază "principiul introducerii unice a datelor și a prelucrării multiple a acestora, în concordanță cu specificul subsistemelor și aplicațiilor componente, ceea ce conduce la conceptul de sistem informatic integrat sau total''.

Din punct de vedere fizic, prelucrarea integrală este asigurată de o rețea locală de calculatoare, care prelucrează o colecție unică de date sub multiple variante de prelucrare, în raport de funcțiile unităților economice și de cerințele conducerii acesteia .

Din punct de vedere logic, prelucrarea integrată este subordonată specificului activității economice, a regiilor autonome sau societăților comerciale, prin intermediul unor colecții locale de date (baza de date locală) sau colecții distribuite de date (baze de date distribuite).

Sistemele informatice pot fi clasificate în funcție de mai multe criterii dintre care menționăm: domeniile de activitate cărora li se adresează, gradul de concentrare sau dispersare a capacităților de prelucrare și memorare a datelor, modul de tratare a lucrărilor ș.a.m.d.

În funcție de domeniul de activitate căruia i se adresează sistemele informatice pot fi : economice, științifice, de documentare, de inginerie tehnologică etc.

În funcție de gradul de concentrare/dispersare a capacităților de prelucrare și memorare a datelor, distingem: sisteme concentrate și sisteme distribuite.

Informatizarea poate cuprinde, în mod obiectiv, numai acele părți din sistemul informațional care sunt formalizabile, prin definirea unor funcții de transformare a intrărilor în ieșiri.

2.2 Etapele realizării sistemului informatic al SC Auchan S.A

2.2.1 Obiectivele proiectării

Prin realizarea acestui proiect se dorește să atingere mai multor obiective principale, cât și a unor obiective. Cu ajutorul acestora se urmărește realizarea unui sistem cât mai eficient, din punct de vedere al transmiterii de informații, într-un timp cât mai scurt și cu o precizie cât mai mare, și care să asigure o bază credibilă în luarea deciziilor.

Astfel printre aserțiunile de bază se enumeră:

obiectiv de conducere general: îmbunătățirea funcționării globale a entității.

*obiective derivate:

îmbunătățirea calității produselor cu marcă Auchan;

asigurarea condițiilor de modernizare a magazinului;

asigurarea bunei funcționări a utilităților puse la dispoziția clienților;

utilizarea rațională a resurselor;

utilizarea rațională a forței de muncă.

obiectiv informațional general: îmbunătățirea circuitelor și fluxurilor informaționale.

*obiective derivate:

• asigurarea unor informații pertinente, ca bază credibilă în luarea deciziilor;

• furnizarea rapidă de informații;

• realizarea unui sistem capabil să prelucreze informațiile in-put în forma dorită;

• reducerea timpului de lucru, și implicit al celui de răspuns;

• asigurarea prelucrării automate a datelor, în defavoarea prelucrării lor manuale.

obiectiv tehnologic general: îmbunătățirea sistemului de control.

*obiective derivate:

• asigurarea unui control eficient asupra intrărilor și ieșirilor în/din sistem;

• asigurarea unei prelucrări eficiente și eficace a datelor;

• asigurarea securității datelor.

obiectiv informatic general: structurarea și urmărirea informațiilor privind evidența furnizorilor în urmărirea informațiilor care intră/ies din cadrul entității.

*obiective derivate:

evidența și urmărirea produselor, furnizorilor;

emiterea automată a facturilor;

automatizarea înregistrării documentelor financiare primare;

listarea automată a documentelor de informare și sinteză cerute de legislația în vigoare;

asigurarea confidențialității, securității împotriva accesului la date neautorizat.

Pentru ca obiectivele urmărite să fie îndeplinite, este necesar ca definirea în sistem a prelucrării datelor de intrare să aibă ca efect ieșirea, generarea informațiilor necesare.

2.2.2 Proiectarea intrărilor/ieșirilor sistemului

Baza informațională de intrare

Proiectarea bazei informaționale de intrare înseamnă determinarea completă și corectă a mulțimii atributelor de intrare necesare și suficiente pentru obținerea ieșirilor sistemului informatic și gruparea acestora într-un ansamblu omogen de entități în vederea construirii în proiectarea de detaliu a fișierelor sau a bazelor de date.

Analiza bazei informaționale de intrare are scopul de a determina modul de participare a datelor la procesul de prelucrare automată.

S 1 – Factura fiscală: este un formular cu regim special de tipărire, înseriere și de numerotare .

Ea este tipărită în blocuri cu câte 150 de file, formate din 50 de seturi cu câte 3 file în culori diferite: albastru – exemplarul 1, roșu – exemplarul 2, verde – exemplarul 3.

Servește ca:

documente pe baza căruia se întocmește instrumentul de decontare a produselor și mărfurilor livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate;

document de însoțire pe timpul transportului a mărfii;

document de încărcare în gestiunea primitorului;

document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului și a cumpărătorului.

În anexa 1 este prezentat un model de factură.

S 2 – Avizul de însoțire a mărfii: este un formular cu regim special de tipărire, înscriere și numerotare.

Este tipărit în blocuri cu câte 150 de file, formate din 50 de seturi a câte trei file, în culori diferite: albastru – exemplarul 1, roșu – exemplarul 2, verde – exemplarul3.

Servește ca:

document de însoțire a mărfii pe timpul transportului;

document ce stă la baza întocmirii facturii;

dispoziție de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași unități;

document de primire în gestiunea cumpărătorului sau în gestiunea primitoare din cadrul aceleiași unități, în cazul transferului.

În anexa 2 este prezentat un model de aviz de însoțire a mărfii.

S 6 – Nota de recepție și constatare de diferențe: este un formular comun privind activitatea financiară și contabilă, tipărit pe ambele fețe, în blocuri de 150 de file.

Servește ca:

document pentru recepția bunurilor aprovizionate;

document justificativ pentru încărcare în gestiune;

act de probă în litigiile cu cărăușii și furnizorii, pentru diferențele constatete la recepție;

În anexa 3 este prezentat un model de nota de recepție și constatare de diferențe.

Ieșirile sistemului reprezintă scopul pentru care se face proiectarea sistemului. Pe lângă ieșirile care apar în toate unitățile, mai există și ieșiri care sunt specifice fiecărei unități și care depind de o multitudine de factori, fiind necesare în procesul decizional.

În continuare vor fi prezentate situațiile de ieșire specifice programului analizat.

I 1- Evidența furnizori

Fig. 2.2.2.1 Raport de evidența a furnizorilor

Destinatie : Manageri

Numar de exemplare : la cerere

Frecventa : la cerere

Dispozitiv sau periferic de iesire :

I 2- Evidenta receptii

Fig. 2.2.2.2. Raport de evidența a recepțiilor

Destinatie : Manageri

Numar de exemplare : la cerere

Frecventa : la cerere

Dispozitiv sau periferic de iesire :

I3 – Registru recepții

Fig. 2.2.2.3. Registrul recepțiilor

Destinatie : Manageri,conducere

Numar de exemplare : la cerere

Frecventa : lunar

Dispozitiv sau periferic de iesire :

I 4- Situație aprovizionari

Fig. 2.2.2.4. Raport de evidența a situației aprovizionarii

Destinatie : Manageri,conducere,furnizori

Numar de exemplare : la cerere

Frecventa : la cerere

Dispozitiv sau periferic de iesire :

I 5- Jurnal de bancă

Fig. 2.2.2.5. Jurnal prind operațiunile de banca –Inregistreaza operațiunile bancare efectuate zilnic si ofera un sold final la sfarsitul zilei

Destinatie : Manageri,conducere

Numar de exemplare : la cerere

Frecventa : la cerere

Dispozitiv sau periferic de iesire :

I 6- Decontări

Fig. 2.2.2.6. Prezintă o dispoziție de plată/încasare necesare la realizarea Registrului de casă

Destinatie : Manageri,conducere

Numar de exemplare : la cerere

Frecventa : la cerere

Dispozitiv sau periferic de iesire:

I 7- Raport de gestiune

Fig. 2.2.2.7. Raport de gestiune –Inregistreaza consumurile de materiale si ofera o evidența asupra gestiunii la un moment dat

Destinatie : Manageri, conducere,ANAF

Numar de exemplare : la cerere

Frecventa : lunar,semestrisl, anual

Dispozitiv sau periferic de iesire :

I 8- Facturi

Fig. 2.2.2.8. Factura

Destinatie : Manageri,clienti,contabilitate

Numar de exemplare : 2

Frecventa : la facturare

Dispozitiv sau periferic de iesire :

2.2.3 Proiectarea interfeței cu utilizatorii sistemului

Prin intermediul interfeței se realizează comunicarea cu operatorul uman. Se înfățișează sub forma unui set de obiecte grafice  prin intermediul cărora operatorul poate comunica cu sistemul de operare, lansând aplicatii, setând diferite opțiuni contextuale etc. Dispozitivul periferic cel mai folosit în acest caz este mouse-ul, de aceea acest tip de interfața este utila în primul rând utilizatorilor neexperimentați și neprofesioniștilor.

Interfața oferă următoarele avantaje:

• Este intuitivă și ușor de utilizat

• Poate fi folosită și de către neprofesioniști

• Creează un mediu de lucru ordonat

• Ofera utilizatorului informațiile necesare operarii asupra sistemului de gestiune astfel încât acesta sa-și îndeplineasca rolul pentru care a fost proiectat

• Ghideaza utilizatorul în operarea asupra sistemului

Interfața  consta într-un sistem de ferestre, meniuri, butoane, precum și alte elemente care permit utilizatorului un contact cu calculatorul mult mai intuitiv și mai apropiat de modul în care se folosesc diferite obiecte în viața reala.

Exemplu de interfața din program:

Fig. 2.2.3.1. Configurare societate – înregistrează în baza de date societăți noi

2.2.4. Meniul sistemului

Meniul sistemului este urmatorul:

Fig.2.2.4.1. Submeniul Evidența furnizori – Permite introducerea, ștergerea, afișarea sau listarea furnizorilor

Fig. 2.2.4.2. Submeniul Recepții – Permite introducerea recepțiilor in mod valoric sau cantitativ-valoric,afișarea și listarea recepțiilor precum și generarea unui registru a recepțiilor

Fig. 2.2.4.3. Submeniul Situații – Permite introducerea,stergerea sau afișarea facturilor,avizelor de insoțire a marfii.De asemenea genereaza situații de aprovzionare sau raporturi de gestiune.

Fig. 2.2.4.4. Submeniul Diverse – Permite introducerea noilor contracte incheiate intre intreprindere și furnizori precum si generarea de facturi

Fig. 2.2.4.5. Submeniul Administrare – Permite introducerea unei interprinderi noi in baza de date a programului și conține date despre realizarea acestuia

Fig. 2.2.4.6. Meniul sistemului – Structureaza toate ferestrele programului oferindu-i acestuia usurința in utilizare și simplificare

2.2.5 Proiectarea bazei de date

Tabelele bazei de date sunt:

Aprovizionare – conține date despre apovizionari

Avize de insotire a marfii – inregistreaza avizele care insoțesc facturiile

Banca – stocheaza soldurile intreprinderii si le gestioneaza

Configurare societate – inregistreaza societatea in cadrul programului informatic

Contracte furnizori – inregistreaza și stocheaza contracte cu furnizorii

Deconturi – stocheaza și emite deconturi

Evidenta furnizori – stocheaza date despre furnizori

Facturi – contine evidențele facturilor emise de catre furnizori

Generare facturi – genereaza facturi cu date introduce de utilizatori

Gestiuni -conține date despre gestiunile existente in intreprindere

Raport de gestiune -genereaza raporturi de gestiune

Recepții – conține evidența recepțiilor

Scadențar – pastreaza evidenta la scadenta a facturilor

Utilizatori – conține numele utilizatorilor care au acces la sistem

Aprovizionare

Avize de insotire a marfii

Banca

Configurare societate

Contracte furnizori

Deconturi

Evidenta furnizori

Facturi

Generare facturi

Gestiuni

Raport de gestiune

Recepții

Scadențar

Utilizatori

LEGĂTURI ÎNTRE TABELE

Fig.2.2.5.1 Legaturile dintre tabele bazei de date –cu ajutorul lor se realizeaza conexiunile intre campurile tabelelor

2.2.6. Securitatea sistemului

Securitatea programului Auchan Furnizori este realizată cu ajutorul combinației utilizator/parolă cu date actualizate dintr-un tabel din baza de date a programului, tabelul utilizatori.

Fig. 2.2.6.1. Autentificare – Permite accesul la program a utilizatorilor dupa autentificare și interzice accesul persoanelor neautorizate

2.3. Implementarea sistemului informatic

Implementarea finalizează activitatea de realizare a sistemelor informatice. În cadrul ei se testează, se asamblează, se verifică și se asimilează de către beneficiar toate soluțiile stabilite în etapele anterioare și se validează rezultatele obținute.

Principalele grupe de activități ce trebuie realizate în etapa de implementare sunt:

– asigurarea condiților de punere în funcțiune;

– funcționarea experimentală și punerea în funcțiune a sistemului proiectat;

– definitivarea documentației sistemului informatic;

– recepționarea și omologarea noului sistem.

Crearea condițiilor

Implementarea este facută de echipa IT. In linii mari pot spune că implementarea s-a facut mai intai în firma "mamă", adică în Auchan Internațional, transferând infomațiile din vechiul sistem în noul sistem, urmând ca apoi implementarea să se facă treptat și în celelalte centre, adică: în birourile de sourcing la nivel mondial (Bangkok, Shanghai, etc), în țările "clienți" (adică în țările în care Auchan are deschise magazine: Franța, Italia, Spania, România etc). 

Instruirea personalului

Instruirea personalului este o etapă importantă cu toate că organizația dispune de o echipă care se va ocupa de întreg sistemul informațional,personalul din departamentul de Furnizori vor fi informați și instruiți cu privire la utilizarea software-ului.

Asigurarea resurselor pentru implementare

Organizație dispune de un buget care nu este limitat ,deoarece firma își dorește un sistem informatic cât mai bun.Dacă vor aparea cheltuieli neprevăzute aceștia sunt dispuși sa plătească orice este necesar ca software+uri licențiate, echipamente etc.

Concluzii

Bibliografie