Analiza Sistemului Erp Implementat In Cadrul Unei Societati Comerciale. Studiu de Caz

INTRODUCERE

Cautarea pe internet a prescurtarii "ERP", ne arata importanta subiectului tratat iar cantitatea de informatie este vasta si poate fi, uneori, confuza. Fiecare site pare sa aiba o definitie a sa pentru cele trei litere „ERP”, iar definitia pentru o „implementare ERP”, un „up-grade ERP” sau o „extindere de sistem ERP” poate varia foarte mult .

Pentru a intelegere mai bine modul in care solutia ERP poate mari eficienta si productivitatea dintr-o intreprindere (prin reorganizarea tuturor proceselor interne pe baza unui sistem informatic) trebuie sa stim ce este de fapt ERP-ul si cum functioneaza.

ERP (vine din engleza – Enterprise Resource Planning) este o solutie IT pentru gestionarea resurselor, activitatilor si informatiilor de care dispune o companie. Un ERP este un program structurat pe functiile de baza si pe procesele principale ale organizatiei (financiar- contabilitate, vanzari, achizitii, stocuri si gestiunea acestora, management, urmarirea si planificarea productiei, precum si a serviciilor externe, resurse umane etc.).

Sistemele ERP actuale sunt sisteme modulare, flexibile, dezvoltate cu functionalitati standardizate dar care se adapteaza cu usurinta nevoilor specifice ale companiilor si, deasemenea, se integreaza cu alte tipuri de aplicatii. Mai mult decat atat, in ultimii ani au fost schimbari majore in acest domeniu , tendintele furnizorilor de sisteme ERP mergand spre a le optimiza pentru operare in Cloud dar si spre a le pune la dispozitie functionalitatile printr-o diversitate de aplicatii pe internet, mai ales prin intermediul dispozitivelor mobile, determinand prin aceasta o crestere semnificativa a „mobilitatii” companiei. Optiunile actuale de instalare sunt deasemenea flexibile. Clientii au la dispozitie instalarea pe servere proprii, instalarea gazduita sau modelul de instalare SaaS (“ software ca serviciu”) putand schimba, la nevoie, modul de instalare fara a pierde din performanta sau functionalitati.

Orice companie care doreste sa evolueze cu succes intr-un mediu concurential va avea nevoie de un management rapid si performant, iar in conditiile in care se lucreaza cu un volum de date imens este necesara existenta unui instrument software care sa faciliteze integrarea tuturor informatiilor dintr-o companie intr-o platforma unica.

Sistemele ERP sunt concepute pentru a reprezenta nucleul unei organizatii, integrand toate departamentele si functiile unei firme intr-un singur sistem IT ce utilizeaza o baza de date comuna.

Prin aceasta lucrare, “ Analiza sistemului ERP implementat in cadrul unei societati comerciale. Studiu de caz”, am incercat sa scot in evidenta rolul sistemelor ERP in managementul unei companii si necesitatea adaptarii acestora la nevoile si dezvoltarea continua a firmei, sustinand in mod activ eficacitatea si eficienta acesteia.

Tema aleasa este justificata prin faptul ca trateaza un subiect de maxima actualitate. In prezent tot mai multe companii se dezvolta si isi extind sistemele informatice, de cele mai multe ori inlocuindu-le cu o solutie de tip ERP, acest lucru asigurandu-le o dezvoltare pe termen lung a afacerilor.

Implicarea mea in cadrul proiectelor de implementare a aplicatiei ERP de tipul Oracle si mai apoi anii de experienta in cadrul Oracle Romania m-au ajutat la intocmirea prezentei lucrari.

Lucrarea este compusa din doua parti : una teoretica si una practica.

In prima parte, cea teoretica, am selectat acele definitii ale conceptelor generale care ne ajuta sa intelegem cel mai bine notiunea de sistem ERP si am marcat, deasemenea, evolutia sistemelor informatice ERP pentru a sublinia rolul si importanta acestora in managementul oricarei firme moderne.

In a doua parte, cea practica, am realizat studiul de caz, in care am prezentat modulele Oracle Applications implementate propriu-zis in cadrul Vodafone Romania.

Concluziile, din finalul lucrarii, ne dau o imagine de ansamblu asupra conceptelor si proceselor de afaceri intalnite, incercand sa surpinda impactul pe care sistemele ERP il au asupra managementului organizatiei.

Trebuie precizat, insa, ca tratarea studiului de caz este limitata de accesul la informatiile confidentiale ale Vodafone Romania, iar datele continute in cadrul lucrarii au fost prelucrate astfel incat nu s-a deviat de la scopul principal al lucrarii dar, in acelasi timp, nici nu reflecta intotdeauna imaginea reala.

Pentru intocmirea lucrarii s-au folosit:

numeroase referinte bibliografice atat din literatura autohtona, cat si din cea straina;

informatiile disponibile despre o societate comerciala din Romania al carei obiect de activitate il constituie oferirea de servicii in domeniul telecomunicatiilor mobile

CAPITOLUL 1

APLICATIILE DE TIPUL “ERP”

1.1. Definirea unor concepte generale

Information Society (societatea informationala ) este un termen folosit intr-o economie si intr-o societate in care colectarea, stocarea, prelucrarea, distribuirea si utilizarea informatiilor a devenit cea mai importanta activitate economica si culturala. Principalii factori care au dus spre acest tip de societate sunt: industria, inalta tehnologie (HighTech), piata muncii (Work World), formele de cultura in societate. Societatea informatica face parte din societatea informationala care utilizeaza progresele tehnicii de calcul in toate activitatile economico-sociale.

Societatea informationala este vazuta ca succesoarea societatii industriale. Masinile-unelte ale Societatii Informationale sunt computerele si telecomunicatiile, mai degraba decat strungurile sau plugurile.

Societatea cunoasterii (Knowledge Society) este un termen folosit azi in intreaga lume si este de fapt o prescurtare a notiunii de Societatea bazata pe cunostinte (Knowledge-Based Society). Aparitia societatii bazate pe cunoastere, pe influenta tot mai mare a tehnologiilor informationale si de comunicatii moderne, a determinat remodelarea fundamentala a economiei globale.

Cunoasterea a fost intotdeauna un factor de productie, precum si un motor al dezvoltarii economice si sociale. Economiile anterioare au depins, de exemplu, de cunostinte despre cum sa cultive, cum sa construiasca si cum sa produca. Cu toate acestea, capacitatea de a manipula, stoca si transmite pachete mari de informatii cu viteza mare si la un cost scazut a crescut intr-un ritm ametitor in ultimii ani.

Cunoasterea a devenit resursa cheie. Crearea de valoare inseamna crearea de noi cunostinte si captarea valorii lor. Cea mai importanta proprietate a devenit acum proprietatea intelectuala (mai mult decat proprietatea fizica). Aceasta se gaseste in inimile si mintile oamenilor, mai degraba decat in munca traditionala, si este esentiala pentru cresterea economica si prosperitate. Muncitorii de la toate nivelurile, din societatea cunoasterii a secolului 21, vor trebui sa fie cei care invata pe tot parcursul vietii, in continua adaptare la oportunitatile schimbatoare, practicile de lucru, modele de afaceri si formele de organizare economica si sociala.

Societatea bazata pe cunostinte este deci o parte a societatii informatice care utilizeaza tehnologia informatiei si a telecomunicatiilor (IT&C) pentru prelucrarea datelor sub forma de cunostinte.

Dupa acad. Mihai Draganescu , societatea cunoasterii inglobeaza atat societatea informationala, cat si societatea informatica. <<Societatea cunoasterii foloseste piese ale cunoasterii. Societatea informationala are la baza sistemele informationale, societatea informatica – sistemele informatice, iar societatea bazata pe cunostinte se fundamenteaza pe sistemele bazate pe cunostinte (Knowledge-Based Systems).>>

Sistemul informational, conform Dictionarului Explicativ, reprezinta un “ansamblu de procedee si mijloace de colectare, prelucrare si transmitere a informatiei necesare procesului de conducere a intreprinderilor, institutiilor, ministerelor etc ” . Prin urmare, reprezinta sistemul de prelucrare a informatiilor, alaturi de resursele organizationale asociate (cum sunt resursele financiare, tehnice si umane) ce extrage si distribuie informatia finala.

Sistemul informatic reprezinta partea automatizata a sistemului informational ce realizeaza prelucrarea datelor si informatiilor folosind un sistem de calcul; este un ansamblu de echipamente si programe pe calculator (software) care asigura prelucrarea datelor.

Sistemul bazat pe cunostinte este o parte a sistemului informatic ce prelucreaza cunostintele. Dupa acad. Mihai Draganescu, cunostinta este informatie cu inteles si informatie care actioneaza. Cunostinta semnifica ceea ce este cunoscut. Totodata, cunostintele sunt informatii dobandite prin educatie si practica. De aceea, din punct de vedere informatic, datele sunt informatii sau cunostinte reprezentate simbolic si inregistrate in vederea gestionarii si prelucrarii. Rezultatul prelucrarii datelor este tot o „data” care, prin interpretare, se transforma initial in informatie si apoi (nu intotdeauna) in cunostinta.

Figura 1.1 Ierarhia informationala a societatii informationale-societatii cunoasterii (sursa Doina FUSARU, Zenovic GHERASIM – INFORMATICA MANAGERIALA )

1.2. Definirea ERP

ERP (prescurtare din engleza – Enterprise Resource Planning) semnifica o solutie informatica pentru gestionarea resurselor, informatiilor si activitatilor unei companii . Un ERP este un program structurat pe principalele functii si procese ale organizatiei : contabilitate-financiar, vanzari si achizitie, gestiune a stocurilor si a depozitelor, managementul productiei, serviciilor, resurselor umane etc. Sistemele ERP sunt concepute pentru a fi nucleul unei organizatii, integrand toate departamentele si functiile unei firme fara duplicarea informatiilor intr-un singur sistem informatic conectat la o baza de date comuna.

O definitie foarte scurta, dar cuprinzatoare, data de Travis Anderegg, sistemul ERP este “o solutie software completa si atotcuprinzatoare pentru intreprindere ”.

O imagine simplificata se desprinde si din definitia lui Rivka Tadjer : “o baza de date, o aplicatie, o interfata unificata in intreaga intreprindere.”.

Citam si definitia lui Daniel E. O’Leary care apreciaza ca “ERP reprezinta sisteme computerizate care asigura prelucrarea integrata si in timp real a tuturor tranzactiilor din intreprindere si optimizeaza intregul lant de activitati, de la planificare la service postvanzare.”.

American Production and Inventory Control Society a definit sistemele ERP astfel : “metoda pentru planificarea eficienta si controlul tuturor resurselor necesare pentru preluarea, realizarea, expedierea si contabilizarea comenzilor clientilor in firmele de productie, distributie ori servicii.”

Thomas Hayes Davenport, specialist de renume in domeniile knowledge management si sisteme informationale pentru afaceri, propune ca definitie a ERP-ului : “un pachet de aplicatii comerciale care promite integrarea completa a tuturor informatiilor din cadrul unei organizatii – financiar, contabilitate, resurse umane, lantul de aprovizionare, clienti.”

Pe baza acestei definitii conceptul de ERP poate fi ilustrat astfel :

Figura 1.2. Modulele sistemului ERP (sursa lerablog.org )

Ca o concluzie putem spune ca Enterprise Resource Planning (ERP) reprezinta pachete software bazate pe arhitectura client/server care prelucreaza tranzactiile organizatiei si integreaza toate proceselor economice din punct de vedere al datelor si fluxurilor de date, din momentul planificarii proceselor, dezvoltarii productiei, pana la relatiile cu clientii, furnizorii sau alti parteneri de afaceri.

Putem considera ERP ca fiind expresia cea mai fidela a legaturii dintre economic si tehnologia informationala.

Pentru tarile dezvoltate din punct de vedere tehnologic, ERP constituie incununarea evolutiei de peste cinci decenii a tehnicilor de gestiune economica beneficiare ale suportului tehnologiilor informationale. Provocarea principala consta in integrarea tuturor proceselor economice si optimizarea resurselor disponibile.

1.3. Scurt istoric al pietei ERP-urilor

Principalul aspect care a condus la aparitia primelor sisteme informatice a fost nevoia de reducere a muncii manuale si consumului de timp pentru fiecare activitate din cadrul unei intreprinderi. Totodata, s-a urmarit si rezolvarea lipsei de coordonare dintre departamentele aflate in locatii diferite si mai ales accesul la informatii in timp real ceea ce a facilitat dezvoltarea managementului proactiv. Evolutia actualelor aplicatii s-a desfasurat pe parcursul a peste cinci decenii.

In anii 60’ majoritatea intreprinderilor proiectau, dezvoltau si implementau aplicatii centralizate, create cu forte proprii. Cele mai multe vizau automatizarea gestiunii si controlul stocurilor, dar si calculul salariilor sau contabilitate generala si erau dezvoltate cu ajutorul limbajelor de programare COBOL, FOX sau FORTRAN.

In acest context ERP a prins contur in primul stadiu sub forma sistemelor Material Requirements Planning (MRP) a carui logica se baza pe cateva intrebari : ce intentionam sa facem ? de ce materiale avem nevoie ? ce avem in stoc ? ce trebuie sa obtinem ? Aceste intrebari stau la baza ecuatiei fabricarii universale pe care MRP o simuleaza. Sistemul desemna astfel un set de tehnici care utiliza inventarul, datele despre stocuri si programul de productie pentru calculul necesarului de materiale, lansarea aprovizionarii si asigurarea acesteia pe parcursul procesului de fabricatie.

In anii 70’, maturizarea sistemelor MRP a determinat aparitia MRP II – Manufacturing Resource Planning – prin integrarea de noi functionalitati economice. Aceasta implica trei elemente aditionale noi : planificarea operationala a necesarului (care sustine procesele de productie), planificarea financiara si elaborarea de scenarii (“ce ar fi daca ?”). Functiunile integrate au vizat : planificarea productiei, planul de vanzari, programarea productiei, planificarea necesarului de materiale, planificarea capacitatilor de productie precum si urmarirea executiei. Ca iesiri sistemul oferea rapoarte financiare cum ar fi planul de vanzari, planul de aprovizionare, proiectii de stocuri, bugete de expeditie si transport.

Extinderea functionalitatii sistemelor MRP II , care constituiau mai mult decat un instrument de planificare si urmarire a productiei, a dus la aparitia primelor sisteme ERP (Enteprise Resource Planning) la sfarsitul anilor 80‘, consacrand ideea coordonarii si integrarii interfunctionale in intreprindere. Fiind o extensie a MRP II, sistemele ERP integreaza toate procesele economice : productie, distributie, contabilitate, financiar, personal, stocuri, service si mentenanta, logistica, gestiune proiecte, oferind accesibilitate, vizibilitate si consistenta informationala in intreaga organizatie.

In anii '90, Gartner Group a folosit pentru prima oara acronimul ERP , ca o extensie a MRP (Material Resource Planning). Astfel, ERP a ajuns sa reprezinte un intreg mai mare, care reflecta evolutia de integrare si aplicare dincolo de fabricatie.

Nu toate pachetele ERP s-au dezvoltat, insa, de la un sistem de asistare a productie. Unii vanzatorii au inceput cu contabilitatea, mentenanta si resursele umane. De la mijlocul anilor 1990 sistemele ERP se adresau insa tuturor functiilor de baza dintr-o companie. Ba, mai mult, chiar guverne si organizatii non-profit au inceput sa foloseasca sisteme de tipul ERP.

In anii 90’, furnizorii ERP au adaugat suitelor lor noi module si functionalitati, ceea ce a condus la aparitia conceptului de ERP extins. Extensiile cuprind aplicatii precum APS (Advanced Planning and Scheduling), solutii e-business pe zona relatii cu clienti (CRM) sau pe furnizori-aprovizionare (SCM). Sistemele ERP cunoscut o crestere rapida in anii 1990, deoarece “problema anului 2000” si introducerea monedei euro au afectat sistemele vechi. Multe companii au profitat de ocazie pentru a inlocui sistemele lor vechi cu sisteme ERP.

Termenul de “ERP II” a fost utilizat pentru prima data in anul 2000 intr-un articol de catre acelasi Gartner Group. ERP II este descris ca un software web-based, care ofera acces in timp real la sisteme ERP pentru angajati si parteneri (cum ar fi furnizorii si clientii). ERP II este mai flexibil decat ERP din prima generatie. Mai degraba decat sa limiteze capacitatile de sistem ERP in cadrul organizatiei, aceasta merge dincolo de zidurile companiei pentru a interactiona cu alte sisteme. Suita de aplicatii ale firmei (Enterprise applications suite) este un nume alternativ pentru astfel de sisteme.

Sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin utilizarea internetului pentru eficientizarea functionalitatilor. Clientii de la mii de kilometri distanta pot avea acces la stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea facilitatilor ERP cu aplicatiile WEB.

Dezvoltatorii fac acum mai mult efort pentru a integra dispozitivele mobile cu sistemul ERP. Furnizorii de ERP extind aceste sisteme pentru noile si modernele dispozitive, impreuna cu alte aplicatii de business.

In ultimii ani pe piata solutiilor software de tip ERP se vehiculeaza concepte precum Saas si Cloud.

Sistemul ERP Cloud este “un tip de tehnologie pentru operarea aplicatiilor care utilizeaza conexiunea la internet pentru accesarea de hardware, software si a altor resurse furnizate in functie de necesitate pentru a desfasura anumite activitati. ”

ERP SaaS (Software as a Service) este “ un tip de mecanism de livrare a aplicatiilor prin intermediul unei retele, printr-un sistem de inchiriere a dreptului de proprietate – fie prin tehnologia Cloud, fie in lipsa acesteia.”

Piata de ERP, la nivel global dar si in Romania, este impartita in doua segmente principale: cel a solutiilor dezvoltate de mari firme internationale (solutii, in general, dedicate firmelor medii si mari; in special multinationale) si, respectiv, cel al solutiilor realizate de producatori locali, destinate in special IMM-urilor.

Anii de criza au favorizat jucatorii locali, mult mai flexibili in politica de preturi, datorita faptului ca detin drepturile de proprietate intelectuala asupra solutiilor ERP, putand astfel furniza preturi mult mai atractive si adaptate pietei locale. Cu toate acestea, ERP-urile mai mici si aplicatiile specifice companiilor mici si mijlocii nu au depasit 30% din cifra de afaceri in domeniu.

Pe piata locala din Romania, liderul mondial in solutii de afaceri, compania germana SAP AG are si cel mai mare procentaj din cota de piata, prin Sistemul ERP SAP Business One. Compania americana ORACLE, ocupa doar locul 3 prin solutia Oracle e-Business Suite, in urma competitorului local Total Soft, prin Charisma ERP.

1.4. Oracle e-Business Suite ERP

Familia Oracle E-Business Suite este un sistem dedicat aplicatiilor de afaceri, complet integrat, care aliniaza si automatizeaza fluxurile de afaceri din cadrul unei intreprinderi, ajutand astfel la luarea rapida a deciziilor. Deasemenea, imbunatateste operatiunile si ajuta la reducerea costurilor.

Suita de aplicatii Oracle, ofera:

Un model unic de baza de date care elimina necesitatea transferului si sincronizarii datelor intre sisteme, asigurand calitatea informatiei (actuala, corecta si completa );

O tehnologie 100% bazata pe internet, permitand accesarea sistemului din orice locatie geografica, in orice moment, prin intermediul uni simplu navigator Internet si reducand considerabil costurile de exploatare si mentenanta a sistemului;

Securitate si acces controlat la date pe baza rolului si responsabilitatilor utilizatorilor; trasabilitate si audit;

O arhitectura deschisa, flexibila si scalabila ce permite adaptarea la dezvoltarea companiei si la variatia volumului de date, precum si integrarea cu alte sisteme.

Oracle EBS este focusat pe strategia aplicatiei, in sensul ca, in continuare, dupa achizitionarea licentelor ORACLE si realizarea implementarii, clientul are acces, la suport din partea furnizorului, prin intermediul site-ului https://mosemp.us.oracle.com/ la o serie de informatii, la versiunile de patch-uri recomandate a fi aplicate, care fixeaza o serie de bug-uri deja cunoscute.

In privinta activitatii de upgrade la o noua versiune disponibila, Oracle furnizeaza metodologia de upgrade, aceasta fiind publica pentru clientii sai, acestia punadu-si descarca si aplica singuri patch-urile de upgrade direct de pe site-ul de suport.

Principalele beneficii ale utilizarii Oracle Applications:

Beneficii comerciale in Parteneriat cu o companie puternica eliminand riscurile asociate dezvoltarii viitoare a sistemului informatic

Sprijin local pentru suport tehnic,

Instruirea personalului tehnic de catre profesori specializati din Oracle Univeristy

Beneficii tehnologice:

Model de date unic care elimina redundanta si inconsistenta datelor facilitand un proces de decizie corect

Folosirea celei mai noi tehnologii permitand accesul la intregul sistem oriunde si oricand, prin intermediul unui simplu navigator de Internet

Acces controlat la date si operatiuni pe baza responsabilitatilor specifice fiecarui utilizator

Sistem cu o arhitectura deschisa ce permite interfatarea cu alte posibile aplicatii existente precum si a unor aplicatii viitoare;

Platforma robusta ce permite procesarea unor volume mari de date – baza de date Oracle

Beneficii functionale:

Management proactiv la nivelul activitatii comerciale, a gestiunii consumatorilor si gestiunii resurselor interne ale companiei

Vizibilitate asupra proceselor interne ale companiei cat si a relatiilor cu consumatorii si alti parteneri de afaceri oferind suport pentru decizii corecte si la timp

Implementarea celor mai bune practici de lucru si standardizare a proceselor si activitatilor la nivelul intregii companii

Suita integrata de aplicatii care permite automatizarea si continuitatea proceselor specifice companiei fara intreruperi la granitele intre departamente sau organizatii teritoriale

Flexibilitate si modularitate asigurand suport pentru dezvoltarea ulterioara a companiei (fuziuni, extinderi, diviziuni)

Costuri reduse de exploatare si mentenanta;

Scalabilitate inalta a serviciilor oferite

Arhitectura flexibila

Ofera cele mai bune “Best Practice ERP” si solutii

Reduce costurile cu automatizarea, centralizarea si standardizeaza procesele tranzactionale

Informatie financiara si operationala consistenta

Planificare, bugetare si previsiuni dinamice

Analiza multidimensionala a profitabilitatii

Manageriaza riscul intreprinderii si creste gradul de conformitate cu standardele internationale dar si cu legislatiile in vigoare utilizand procese end-to-end pentru “Governance, Risc and Compliance”

Ofera procese de afaceri integrate cu managementul performantei

Oracle E-Business suite furnizeaza, pe langa Enterprise Resource Planning si un portofoliu integrat de Business Intelligence, Performance Management si Data Warehouse.

In continuare, am prezentat intreaga structura Enterprise Resource Planning, si am evidentiat modulele implementate in cadrul companiei VODAFONE Romania :

Financial Management

General Ledger – contabilitate generala

Accounts Payables – contabilitatea furnizorilor

Accounts Receivables – contabilitatea clientilor

Fixed Assets – contabilitatea mijloacelor fixe

Cash managemet – banci si trezorerie

Human Capital Management

Project Management

Procurement

Product Lifecycle Management

Supply Chain Management

Advanced Procurement

iProcurement

iSupplier Portal

Payables

Purchasing

Purchasing intelligence

Supplier Network

Logistics & Transportation Management

Warehouse Management

Transportation Management

Inventory Management

Order Fulfillment

Order Management

Advance Pricing

Configurator

Global Order Promising

Manufacturing & Maintenance

Sistemul integrat Oracle Applications, este prezentat in figura de mai jos, in mod schematic:

Figura 0.4. Sistemul ERP Oracle E-Business Suite (sursa http://www.multidatasoft.ro/ )

SECTIUNEA 2

ANALIZA SISTEMULUI ERP ȊN CADRUL VODAFONE ROMANIA

Urmatorul studiu de caz asupra analizei solutiei Oracle e-Business Suite este realizat pe baza documentatiei realizate ȋn timpul implementarii efective si ȋn timpul instruirii utilizatorilor.

2.1. Fluxurile De Afaceri Acoperite De Sistemul Informatic

In continuare, va prezint fluxurile de operare aferente ariilor Financiar si Logistica, cu scopul de a avea o imagine de ansamblu asupra solutiei de ERP propuse pentru implementare.

2.1.1. Fluxurile Financiar – Contabile acoperite de Oracle Financials

Oracle Finacials include 4 module in cadrul solutiei propuse: Oracle General Ledger, Oracle Accounts Payables, Oracle Accounts Receivables, Oracle Cash Management.

Fluxul general de lucru descris in cadrul solutiei propuse este urmatorul:

Inregistrari facturi primite de la furnizori prin intermediul imperecherii acestora cu Receptia (NIR – Nota de intrare Receptie) – pentru facturi primite de stocabile si imperechere cu comanda de aprovizionare – pentru facturi primite de servicii; Pentru articolele comerciale (achizitii mobilier, birotica, consumabile), se va respecta fluxul iProcurement – inregistrare factura prin imperechere cu receptia fictiva, achizitia fiind nestocabila);

Emitere facturi catre clienti generate pe baza comenzii de vanzare (sales order);

Inregistrare plati la furnizor pe baza facturilor primite si reconcilierea lor cu extrasul de cont;

Inregistrare incasari de la client pe baza facturilor emise si imperecherea lor cu extrasul de cont;

Transmitere note contabile din subledgere in Modulul de Contabilitate Generala;

Import Note contabile in Modulul Contabilitate Generala;

Validare Note Contabile prin postarea lor in Oracle General Ledger.

Fluxul de financiar se intrepatrunde cu fluxul de logistica prin intermediul:

Comenzilor de aprovizionare (Oracle Purchasing): in baza comenzilor de aprovizionare se face receptia produselor in stoc (Oracle Inventory) si se genereaza Nota de intrare Receptie (NIR-ul). La receptia marfii se scaneaza, cu ajutorul cititoarelor/scannerelor de coduri de bare (Bare Code Readers), seriile produselor. Bare Code Readerul este o aplicatie dezvoltata separat si integrata in Oracle Applications. Se genereaza note contabile care se transfera in modulul Oracle General Ledger. La transfer, se ruleaza importul notelor contabile din interfetele subledgerelor in Modului General Ledger. Validarea jurnalelor se face prin postarea lor in Cartea Mare (General Ledger);

Receptiei: care se imperecheaza cu Factura de achizitie (Oracle Payables)

Comenzilor de vanzare (Sales order) si a livrarii efective. Concomitent, in Modulul Oracle Inventory se efectueaza scaderea marfii din stoc (Transact Move Order). Odata cu scaderea marfii din stoc se scad si seriile aferente (Serial Number). Ulterior se trimit facturile in interfata si, prin intermediul unui proces concurent (in background), acestea ajung in Accounts Receivables.

2.1.2. Fluxurile de Materiale, Stocuri si Logistica

Oracle Logistics, descris in cadrul solutiei propuse cuprinde urmatoarele module: Oracle Purchasing, Oracle Inventory, Oracle Order Management, Oracle iStore, Retail (Nu Oracle Retail ci o aplicatie externa special, un modul special customizat pentru VODAFONE).

Fluxul general de lucru:

Creare comenzi de achizitie stocabile in Modulul Purchase Order (pentru comenzi de telefoane, accesorii, alte marfuri)

Creare Receptie in baza comenzilor (pentru stocabile: inseamna incarcare de stoc), pentru nestocabile este Receptie fictiva;

Creare Necesar de aprovizionare pentru magazine (Internal Requisition) in Modulul Oracle Purchasing;

Creare Comenzi de vanzare in Modulul Order Management;

Creare Comenzi de vanzare in Aplicatia de Retail (pentru vanzari Telesales), care se importa automat din Aplicatia de Retail in Modulul Order Management;

Generare Comenzi interne catre magazine (concomitent se face tranzactionarea si scaderea din stoc);

Receptia produselor la magazine (concomitent se face incarcarea stocului in Aplicatia de Retail prin intermediul proceselor de interfatare);

Specifice activitatii VODAFONE sunt modulele iProcurement si iStore, care au fost customizate in concordanta cu procesele de afaceri, precum si Aplicatia de Retail.

2.1.2.1 Oracle iProcurement

Oracle iProcurement este o aplicatie self-service de aprovizionare care controleaza necesarele de aprovizionare trimise spre aprobare de catre utilizatori (coordonatori de buget si achizitori). Oracle iProcurement furnizeaza un sistem bazat pe pagini Web, in care utilizatorii pot comanda anumite produse in baza contractelor de aprovizionare, ajutandu-i sa creeze, sa managerieze si sa urmareasca propriile comenzi (purchase requisitions). Departamentul Purchasing din cadrul companiei detine controlul central, acesta ajutand totodata la asigurarea politicilor de pret reflectate in fiecare tranzactie. Sunt asigurate flow-uri clare pe care utilizatorii trebuie sa le urmeze pentru achizitionarea fiecarui produs (articol comercial). Necesarul astfel rezultat urmeaza apoi o ierarhie de aprobare in functie de aprobatori si limitele de aprobare stabilite de compania respectiva.

Este usor de utilizat, bazat pe un catalog disponibil on line, mapat pe contractele existente in compania respectiva si furnizeaza un mod profesional de achzitie a bunurilor comerciale.

Oracle iProcurement este parte din suita Oracle Advanced Procurement si este integrat cu alte aplicatii Oracle incluzand Oracle Purchasing si Services Procurement.

Impact: iProcurement este legat direct cu Oracle Purchasing si va utiliza aceleasi elemente de setup ca si Unitatile operationale legate cu modulul Oracle Purchasing.

Fluxul de lucru se compune din 4 componente:

Administrare Purchase Requisition aferent achizitiei de articole comerciale;

Administrare Comanda de aprovizionare articole comerciale;

Administrare Receptie articole comeriale;

Administrare Facturi articole comerciale.

Specific activitatii VODAFONE:

Administrarea Receptiei, in sensul ca s-a agreat un flux de aprobare pe Receptie in functie de valoarea Receptiei. Aprobarea este facuta de catre Managerul setat la nivel de angajat.

Administrarea facturilor primite aferente articolelor comerciale: s-a agreat ca receptia articolelor comerciale sa fie fictiva, sa fie inregistrata direct pe un cont de cheltuiala, iar marfa sa fie nestocabila. S-a construit un raport care sa respecte fluxul general de lucru agreat pentru articolele stocabile “Raportul imperecheaza comanda, cu receptia si factura”. Acest raport reprezinta dovada clara ca factura este inregistrata in baza Receptiei, iar receptia este inregistrata in baza comenzii de aprovizionare, toate documentele trecand prin fluxurile de aprobare agreate la nivel de companie.

2.1.2.2 Oracle iStore

Fluxul de lucru specific VODAFONE aferent modulului iStore este customizat astfel incat sa respecte anumite setari inregistrate la nivel de DEALER VODAFONE:

daca dealerul a atins numarul maxim de comenzi plasate, nu mai poate plasa comanda;

daca cel putin unul din produsele din cos nu este disponibil in stocurile VODAFONE, dealerul nu poate plasa comanda;

daca valoarea comenzii cu TVA nu depaseste valoarea minima a comenzii stabilita pentru dealerul respectiv, dealerul nu poate plasa comanda;

daca numarul de telefoane promotionale din cosul de cumparaturi depaseste cota neutilizata (total cota – cota utilizata), atunci dealerul nu poate plasa comanda.

Comanda plasata prin iStore ajunge in modulul Order Management cu statusul BOOKED (setare standard la nivel de aplicatie iStore), moment in care cantitatile de produse de pe comanda vor fi rezervate. Automat dealerul primeste o notificare prin care este anuntat ca respectiva comanda va fi onorata (Notificarea nr. 1).

Daca dealerul respectiv isi depaseste creditul disponibil, comenzii i se aplica un hold de credit check, iar dealerul va fi notificat ȋn aceasta privinta (Notificarea Nr. 2).

Daca in intervalul de doua zile de la plasarea holdului dealerul face platile necesare, departamentul financiar ridica holdul de pe comanda, iar dealerul va fi notificat prin mail (Notificarea Nr.4).

In cazul in care in perioada de 3 zile dealerul nu plateste, departamentul financiar anuleaza comanda, iar dealerul primeste o notificare (Notificarea Nr. 3).

Dupa ce dealerul primeste notificarea N4, comanda este procesata in depozit si livrata, moment in care comanda ajunge cu statusul CLOSED. In acest moment dealerul primeste o notificare (Notificarea Nr. 5).

Daca totusi in timpul procesarii comenzii se decide anularea comenzii, dealerul este notificat despre aceasta (Notificarea Nr. 3).

2.1.2.3 Fluxul de lucru specific VODAFONE aferent Aplicatiei Retail

Aplicatia Retail a fost construita in totalitate prin analiza proceselor de afaceri in acord cu cerintele VODAFONE. Interfatarea este bilaterala, aplicatia exporta tranzactii in Oracle Applications care genereaza modificari de stoc, generari de facturi, incasari (chitante, bonuri) dar pe de alta parte, preia din Oracle Applications incarcarile de stoc (receptiile), tipuri de tranzactii care genereaza scaderi de stoc la nivel de magazin.

Aplicatia master este Oracle Applications, toate modificarile, cresteri, scaderi de stoc, facturi primite, plati, incasari se genereaza in Oracle Financiar Sublebgere, care in final transmite note contabile in Oracle General Ledger.

In Anexe sunt prezentate schemele de flux pentru procesele aferente activitatii de iProcurement, iStore si Retail:

Anexa 4: Administrare Purchase Requisition aferent achizitiei de articole comerciale (iProcurement);

Anexa 5: Administrare Comanda de aprovizionare articole comerciale (iProcurement);

Anexa 6: Administrare Receptie articole comerciale (iProcurement);

Anexa 7: Administrare Facturi articole comerciale (iProcurement);

Anexa 8: Plasare si urmarire comenzi Dealeri (iStore);

Anexa 9: Notificarile primite de dealerii VODAFONE (iStore);

Anexa 10: Flux complet de lucru aferent activitatii de Retail (Aplicatia de Retail).

2.2. Analiza Solutiilor Implementate

2.2.1. Instalare Aplicatie

Atat Baza de date Oracle cat si Aplicatiile au fost instalate pe masini/servere proprii VODAFONE, conform recomandarilor implementatorului.

Exista servere de backup si de mentenanta/redundanta (Prod, Dev, Backup) acestea fiind imperios necesare in cazul unei defectiuni hardware sau a unei coruperi de date (voluntare sau involuntare).

Versiune eBS instalata 11.5.10.2.

Implementatorul a efectuat cursuri de instruire cu utilizatorii cheie desemnati de catre client acestia la randul lor avand responsabilitatea instruirii utilizatorilor finali conform documentatiilor oferite atat de catre furnizorul de software cat si de implementator.

Cursurile au fost evaluate iar cursantii au avut posibilitatea sa puna intrebari si sa ridice observatii legate atat de cursul ȋn sine cat si de aplicatie.

S-au efectuat cursuri separate pentru membrii echipelor de suport.

S-au setat responsabilitati in sistem pe baza carora utilizatorii finali au acces la diversele module in functie de rolul fiecarui utilizator (user). Exista astfel responsabilitati pentru utilizatorii directi VODAFONE si responsabilitati separate pentru dealeri avand ȋnsa, ȋn unele cazuri, fix aceleasi atributii si necesitati.

2.2.2. Analiza Modulelor Financiar – Contabile (Oracle Financials)

Ȋn cadrul modulelor din Financiar/Contabilitate (Oracle General Ledger, Oracle Accounts Payables, Oracle Accounts Receivables, Oracle Cash Management), societatea nu a necesitat analize si setari suplimentare si/sau exceptionale, regula de baza urmarita fiind conformitatea si respectarea legislatiei ȋn vigoare.

Sistemul a fost proiectat sa respecte legislatiile internationale, incusiv pe cea romaneasca prin adaptare si activitati specifice de localizare, in proportie de 100%; chiar daca sistemul nu a fost modelat initial dupa cerintele economistilor si specialistilor din domeniul economico-financiar.

S-au definit jurnalele si clasele de conturi cu analitice conform centrelor de cost impuse de fluxul intern de lucru.

Figura 2.2.2.1 forma pentru GL Accounts Combinations

Figura 2.2.2.2 Account Charts

Limitari totusi exista datorita faptului ca sunt necesare note contabile pe conturi analitice in functie de anumite conditii speciale (chiar daca se folosesc categorii specifice pentru materiale si servicii, in cazuri speciale, conturile speciale sa fie folosite ȋn detrimentul celor comune). Aceste limitari se pot rezolva prin intermediul functionalitatii de Sub-Ledger Accounting, functionalitate care permite modificarea contului inaintea inregistrarii notelor contabile in cartea mare (GL). Aceste modificari se definesc manual in functie de cerere si sunt considerate customizari ale aplicatiei.

S-au definit perioadele contabile calendarul cu zilele de lucru.

Figura 2.2.2.3 Calendarul cu Perioadele Contabile

De asemenea s-au definit moneda de lucru si cele de referinta. (Preturile si tarifele sunt referentiate in EUR – euro, dar moneda oficiala este RON, conform legislatiei romanesti in vigoare). Ratele de schimb a fi administrare ȋn timp real, ȋn functie de cursurile BNR, de catre utilizatori desemnati ȋn acest scop (alternativ se poate folosi o aplicatie ce actualizeaza cursurile direct de pe site-ul BNR).

Figura 2.2.2.4 Definire Monede (Currencies)

S-au definit mijloacele fixe cu ratele de amortizare aferente deasemenea si obiectele de inventar.

2.2.3. Analiza Modulelor de Logistica

Integratorul a decis folosirea de aplicatie externa pentru citirea codurilor de bare avand experienta cu produsul respectiv; aceasta ȋn detrimentul logisticii Oracle care suporta codurile de bare atat din formele clasice si paginile web cat si prin intermediul aplicatiilor mobile Oracle (Oracle Mobile Applications) care sunt perfect integrate cu Oracle Warehouse Management.

Definirea nomenclatorului a avut ȋn vedere urmatoarele aspecte:

– repere stocabile unic identificabile: item-uri controlate unic printr-un numar de serie (serial number item control)

– repere stocabile, grupate in loturi

– repere stocabile comune fara urmarire (trasabilitate)

– repere ne-stocabile; acestea sunt servicii ce pot fi atat cumparate cat si prestate.

Figura 2.2.3.1 Definire Obiecte/Materiale/Servicii

S-au definit gestiuni (Inventory Organizations), locatii fizice (Subinventories) si locatii logice (subinventory locators)

Figura 2.2.3.2 Definire Locatii Fizice / Gestiuni (Subinventories)

De asemenea s-au definit reguli de livrare si transport (shipping networks) pentru a putea livra si/sau transporta bunuri ȋntre depozite si locatii proprii sau si/sau ale dealerilor.

S-au definit aprobatorii pentru documente:

comenzi interne (purchase requisitions)

ordine de cumparare / comenzi externe (purchase orders)

receptie (customizare specifica VODAFONE)

comenzi de vanzare (sales orders)

Aceste documente necesita aprobari in cascada ȋn functie de tipul documentului si de valoarea purtata de acesta.

2.2.4. Analiza Modulelor De Interes Sporit (iProcurement, iStore, Retail)

2.2.4.1. Analiza Modulului iProcurement

Aplicatia iProcurement este bazata pe pagini WEB si este destinata achizitiei de produse comerciale catalog sau non-catalog.

Figura 2.2.4.1.1 Accesare iProcurement din Meniu/Navigator

Pagina de start:

Figura 2.2.4.1.2 iProcurement – prima pagina (home page)

In aceasta pagina, utilizatorul incepe sa comande articole comerciale de catalog de la furnizorii agreati sau dupa caz, daca este o achizitie de tip one time (flayere, articole promotionale etc), poate sa comande articole comerciale non-catalog.

Diferenta intre cele doua tipuri de achizitie consta in faptul ca, pentru articolele catalog se alege din ceea ce exista mapat la contractele de achizitie, iar pentru cele non-catalog informatiile despre articol se introduc de la tastatura.

Articolele catalog se definesc in modulul Purchasing in fereasta Master Item.

Articolele comerciale se mapeaza in Oracle Applications, modulul Purchasing prin incarcarea in matrice de tip catalog (pentru articolele achizitionate de mai multe ori de la acelasi furnizor, pe baza contractelor de aprovizionare existente).

Figura 2.2.4.1.3 iProcurement – Cautare Produs

In campul Search main Store se cauta produsul de achizitionat. Cautarea se poate extinde folosind View all results.

Aplicatia permite comparatii de pret intre produse, precum si folosirea optiunii Add to Compare (produsele sunt adaugate intr-o sectiune separata, in vederea efectuarii comparatiilor de pret sau alte optiuni).

Se poate modifica in campul Quantity, cantitatea comandata din fiecare produs in parte.

Se adauga in cos produsele achizitionate folosind butonul Add to Cart (adaugare in cosul cu cumparaturi).

Figura 2.2.4.1.4 iProcurement – Shopping Cart (articole selectate pentru cumparare)

Necesarul de aprovizionare este lansat pe fluxul de aprobare folosind butonul Submit.

In sistem exista o lista de aprobatori definiti, setati pe Ierarhia de aprovizionare (in Modulul Purchasing). Aprobatorul se poate schimba, folosindu-se astfel optiunea standard disponibila in Oracle Applications de Forward (trimitere catre un alt aprobator).

Figura 2.2.4.1.5 iProcurement – Submitere pentru aprobare

Trimiterea catre un alt aprobator este justificata atunci cand un manager aproba Necesare de aprovizionare sau Comenzi de aprovizionare de pe ramuri diferite ale ierarhiei de aprovizionare. In mod normal, exista multiple posibilitati de setare de ierarhie, sau ierarhii (pot fi mai multe ierarhii, dintre care una trebuie sa fie Primary).

Figura 2.2.4.1.6 iProcurement – Cererea de Comanda de Achizitie (Purchase Requisition)

Aprobarea necesarului se face pe mail (conform Anexa 1: Notificare iProcurement (pentru aprobare Purchase Requisition/ Purchase Order)), urmand ca dupa transformarea sa in comanda de aprovizionare, sa fie receptionat.

Receptia se face dupa intocmirea comenzii de achizitie si ulterior, receptia se imperecheaza cu factura, pentru a respecta procedurile unitare de lucru la nivel de companie. Receptia nu genereaza stoc, inregistrarea facandu-se la nivel de cont de cheltuiala. Receptia necesita aprobarea managerului (configurat in sistem ca si aprobator), statusul acesteia fiind APPROVED in faza finala prin intermediul unei customizari.

Ca urmare a aprobarii necesarului, acesta isi schimba statusul in APPROVED.

Exista posibilitatea anularii necesarului, modificarii lui si relansarii pe ierarhia de aprovizionare, sau chiar rejectarii lui, daca managerul considera ca nu este corect intocmit.

2.2.4.2. Analiza Modulului iStore

In continuare este prezentata modalitatea de operare in aplicatia iStore.

iStore este o aplicatie intuitiva, bazata pe pagini WEB care permite plasarea comenzilor dealerilor VODAFONE, in conformitate cu setup-ul existent atat in Modulele Oracle Applications, cat si in Istore Administrator.

Figura 2.2.4.2.1 iStore – Prima Pagina sau Pagina de Start (Home Page)

Dealerul selecteaza tipul de magazin (in functie de tipul de achizitie): DEALER PREPAID, POSTPAID etc.

Figura 2.2.4.2.2 iStore – Pagina Principala

Se selecteaza tipul de achizitie: telefoane, simuri, etc.

Fiecare produs are setata o cota maxima de achizitie, cota administrata de catre Administratorul de Sistem si care este uniforma pentru toti dealerii VODAFONE.

In aceasta etapa, Dealerul are posibilitatea sa-si deschida cosurile de cumparaturi salvate, sa-si vizualizeze comenzile si chiar sa isi schimbe parola, sau sa se intoarca la selectarea magazinelor (se folosesc butoanele din dreapta sus a paginii).

Figura 2.2.4.2.3 iStore – Cautare / Selectare Produse

Se adauga in cos produsele selectate. In aceasta pagina se poate modofica numarul de unitati de produs comandate, se poate schimba marca produsului comandat.

Figura 2.2.4.2.4 iStore – Plasare Comanda

Se apasa butonul place order, pentru plasarea comenzii in Istore.

Daca in aceasta etapa se doreste modificarea cantitatii, trebuie apasat butonul Recalculate pentru actualizarea calculului la nivel de comanda.

Comanda va fi regasita in Modulul Order Management din Oracle Applications.

Figura 2.2.4.2.5 iStore – Confirmare Comanda Ȋnregistrata

Comanda in Oracle Applications, Modulul Order Management este in status BOOKED (rezervat).

Se poate continua achizitia de produse, prin actionarea butonului Continue Shopping avand ca finalitate plasarea unei alte comenzi.

Figura 2.2.4.2.6 Vizualizare Comanda Ȋnregistrata ȋn Modulul Order Management

In Oracle Applications, comanda va fi prelucrata si livrata catre DEALERUL care a facut comanda.

Pasii urmatori care se executa in Oracle Applications pana la efectuarea livrarii sunt:

Eliberare comanda (release Sales Order);

Scadere din stoc (transact Move Order);

Impachetare (lansare si printare PICK SLIP);

Confirmare livrare (Ship Confirm).

Pasii urmatori: Rulare proces de emitere factura (standard Oracle Applications) – Autoinvoice Master Program, care emite factura in Modulul Account Receivables.

Pentru a fi mai usor pentru utilizatori, factura printata se face prin intermediul unei customizari, procesul autoinvoice se ruleaza dupa printarea facturii, pentru mai multe facturi odata.

2.2.4.3. Analiza Aplicatiei Retail

Aplicatia de RETAIL este destinata utilizatorilor de la filialele companiei mama (magazine), care desfac produsele companiei (peste 100 de locatii si ȋn extindere).

Aplicatia de Retail este destinata sa furnizeze retailerilor o solutie rapida si simplificata a proceselor de retail, bazate pe cititorul de bare, imbunatatind experienta clientului in utilizarea programelor de loialitate.

Este interfatata cu Oracle Applications, precum si cu alte aplicatii implementate deja.

Odata cu implementarea noului sistem de vanzari, filialele companiei pot sa finalizeze tranzactiile in mai putin de un minut.

Sistemul suporta programele de loialitate oferite clientilor, astfel clientii isi pot achzitiona telefoane si accesorii pe baza punctelor acumulate in urma facturilor emise si platite de catre clienti.

Prin intermediul Aplicatiei de Retail se inregistreaza si / sau vizualizeaza:

facturi emise (inclusiv corectii, stornari, tiparire exemplare, tiparire dubluri)

chitante si bonuri fiscale;

registrul de casa;

depuneri in banca, monetar, casierie;

stocurile pe magazin;

disponibilul de stoc;

rezervarile de stoc;

corectii de stoc.

Aplicatia permite administrarea utilizatorilor si a responsabilitatilor in functie de rolurile definite, atasate la utilizatori, pentru a permite sau limita accesul la anumite tipuri de tranzactii si vizualizari.

Structura aplicatiei este mulata pe structura de organizatii existenta si in Oracle Applications, prin organizatie intelegandu-se o entitate fara balanta, cu stocuri si tranzactii proprii.

Tranzactiile sunt transmise apoi in modulele de baza Oracle Applications, generand scaderi de stoc, import de facturi, incasari, fiind contabilizate la nivel de Oracle Applications.

Pentru programul de telesales, comenzile de vanzare se emit direct in Aplicatia de Retail, urmand a fi importate si prelucrate in Oracle Applications, modulul Order Management.

Figura 2.2.4.3.1 Retail – Comanda de Vanzare

Figura 2.2.4.3.2 Retail – Stocuri

Odata cu emiterea facturii in Aplicatia de Retail, este efectuata automat, prin intermediul unui proces customizat, o tranzactie de tip Misellaneous Issue, care efectueaza scaderea din stoc a produselor (Prin aceasta customizare, se insereaza automat randuri ȋn tabela de interfata MTL_TRANSACTIONS_INTERFACE).

Ulterior, prin intemediul rularii unui program (Concurrent Request), se face transferul in Oracle Applications (ȋnregistrarile din tabela de interfata sunt procesate de catre Material Transactions Processor). Tranzactiile se regasesc in fereastra Material Transactions din Modulul Inventory.

Fereastra Material Transactions este o fereastra de interogare, fara posibilitate de adaugare de inregistrari noi.

Aici ajung toate tipurile de tranzactii care impacteaza stocul, fie ca sunt din Modulul Inventory, fie din Aplicatia de Retail (scaderi de stoc), din Modulul de achizitii: Purchasing (cresteri de stoc prin receptie) sau din modulul Order management (ordere de vanzare tranzactionate).

In modulul Inventory se pot opera:

Tranzactii de tip divers (miscellaneous);

Tranzactii intre organizatiile de inventar cu posibilitate de receptie (interorganization transfer);

Tranzactii directe, fara receptie (direct organization transfer)

Figura 2.2.4.3.3 Vizualizare Tranzactii Transferate ȋn Oracle Apps (View Material Transactions form)

Referintele din Aplicatia de Retail se regasesc pe un camp descriptiv, activat special pentru a fi populat cu informatiile transmise:

Figura 2.2.4.3.4 Vizualizare Tranzactii Transferate ȋn Oracle Apps (Descriptive FlexFields)

Transmiterea informatiilor din Aplicatia de Retail in Modulul Inventory se face prin intermediul interfetei standard Oracle, care este populata cu tranzactii.

Importul se face prin lansarea unui proces de import, tranzactii care ruleaza la fiecare 15 minute.

Tranzactiile pot fi vizualizate in interfata in tabela mtl_transactions_interface, prin intermediul PL/SQL:

Figura 2.2.4.3.5 Interfata MTL_TRANSACTIONS_INTERFACE (tabela standard Oracle)

SECTIUNEA 3

CONCLUZII SI PROPUNERI ȊN URMA ANALIZEI EFECTUATE

3.1. Concluzii

Activitatea VODAFONE este complexa, fiind o companie de talie multinationala ce ofera servicii de telefonie mobila.

Standardele internationale, precum si competitia acerba de pe piata, obliga compania sa foloseasca sisteme de inalta performanta, pentru a putea raspunde tuturor cerintelor clientilor intr-un mod rapid, aplicand cele mai bune oferte pentru fiecare.

Compania sufera transformari in mod continuu si se afla intr-o faza de readaptare si refacere a sistemelor informatice, in mod curent existand proiecte care incearca automatizarea tuturor proceselor de lucru, in scopul obtinerii unor raportari cat mai corecte si conforme cu realitatea. Toate acestea se vor reflecta in modul de luare a deciziilor de afaceri, precum si in dezvoltarea ulterioara a societatii.

Actualmente piata romaneasca tinde spre saturatie, evoluand spre o piata matura, in care este esential sa oferi servicii de calitate si competitive.

Datorita domeniului de afaceri in continua miscare, VODAFONE are nevoie permanent de noi situatii si rapoarte care sa evidentieze toata activitatea la nivel de companie.

Pe parcursul anilor, VODAFONE si-a stabilit legaturi stranse cu partenerii de afaceri si in acest scop a inceput cu multi ani in urma dezvoltarea unui sistem de supply chain management. In acest scop s-a implementat, dezvoltat si customizat Aplicatia de iStore, care permite dealerilor, prin intermediul unor pagini web, sa se logheze in sistem si, in functie de stocurile, produsele, cotele si discounturile alocate pe fiecare magazin virtual, sa-si comande singuri produsele, urmand automat prelucrarea si livrarea comenzii de catre depozitele centrale. Acest lucru a dus la monitorizarea mai usoara a comenzilor dealerilor, prin rapoarte si notificari primite din sisteme, la imbunatatirea livrarilor si a timpilor de raspuns la livrari, precum si la monitorizarea platilor facute de catre dealeri. Prin stabilirea limitelor de credit si a comenzilor cu valoare minima (limitare la nivel de sistem), practic s-a eliminat monitorizarea nivelului comenzilor (ca valoare), limitei de creditare precum si a numarului de comenzi pe saptamana.

Pentru a se ajunge la un asemenea nivel de monitorizare s-au facut statistici de vanzari si comenzi pentru fiecare dealer, urmand uniformizarea livrarilor si limitarea lor la un plafon care sa fie eficient din punctul de vedere al costurilor implicate, pentru VODAFONE.

In relatia cu furnizorii s-a implementat si dezvoltat sistemul de iProcurement, mulat pe specificul de afaceri al companiei VODAFONE. In acest sens, furnizorii primesc comenzile direct prin email, avand o adresa de mail setata la nivel de furnizor. Acest lucru a eliminat timpul alocat trimiterii comenzilor catre furnizori, fiind necesara doar o monitorizare prin intermediul unor rapoarte. Activitatea Departamentului de Achizitii al companiei VODAFONE este de mari proportii, ceea ce a condus in timp la cautarea solutiilor pentru eficientizarea si usurarea muncii, deoarece era necesar un numar urias de comenzi si emailuri.

Implementarea Aplicatiei de Retail a inregistrat un mare succes prin eficientizarea activitatii de desfacere, eliminandu-se cheltuielile datorate intarzierilor in livrarile catre magazine. In acest scop, sistemul a fost interfatat cu Oracle Applications, Aplicatia master la nivel de evidenta a stocurilor. In scopul crearii unor livrari unitare, s-au facut statistici cu vanzarile pe fiecare magazin, aprovizionarea facandu-se pe baza rapoartelor de vanzare intocmite. Tot datorita volumului mare de articole si livrari, s-au stabilit anumite zile de livrare, iar produsele au fost incarcate automat in comenzi interne de vanzare catre magazine, livrarile facandu-se de la depozitele centrale. Magazinul are astfel posibilitatea receptionarii produselor, reclamarea eventualelor pierderi se face la depozit sau la curier.

Aplicatia de Retail are urmatoarele beneficii: este usor de administrat si centralizat, ofera posibilitatea vanzarii rapide si flexibile, transferul in / din Retail se face automat la fiecare 15 minute, ofera posibilitatea controlului de stoc.

Toate aceste sisteme sunt interfatate, lucreaza ca un tot unitar si au fost customizate si adaptate cerintelor de lucru ale VODAFONE, pentru a oferi raportari unitare la nivel de companie si de grup.

3.2. Recomandari

1. Un pachet ERP este un sistem avansat, complex, care necesita timp, munca, mentenanta si mai ales atentie in utilizare iar cresterea numarului de utilizatori precum si migrarea acestora, modificarile din companie si modificari legislative duc la necesitatea de a adauga/dezvolta noi functionalitati. De aceea se simte puternic lipsa unui sistem dedicat CRM (Customer Relationship Management). Managementul relatiilor cu clientii poate fi satisfacut prin adaugarea in pachetul ERP al modulului Oracle CRM.

2. In masura in care solutia aleasa este modificata fata de cea standard pentru a raspunde cerintelor de lucru specifice, se recomanda ca fiecare schimbare sa fie documentata, avandu-se in vedere actualizarea documentatiei pe masura modificarilor intervenite.

3. Se recomanda de asemenea si modulul de mentenanta prezent in Oracle eBS, Enterprise Asset Management. Acest modul este complet integrat si poate monitoriza costurile de mententanta dar si duratele si programarea acesteia (Preventive Maintenance) ca si capitalizarea acestor costuri direct in mijloacele fixe ȋnregistrate in modulul Fixed Assets.

4. Pentru transferul tranzactiilor din aplicatia de Retail in eBS, se poate folosi si tabela de interfata MTL_MATERIAL_TRANSACTIONS_TEMP si se poate chema procesul din background ȋn timp real (eliminand cele 15 minute ce reprezinta intervalul la care ruleaza Material Transactions Processor; acest interval este modificabil la cererea utilizatorilor sau ȋn functie de necesitatile de lucru)

5. Se recomanda analiza si comparatia aplicatiei de Retail cu aplicatia Oracle Retail cu care se presupune ca ERP-ul Oracle este compatibil ȋntr-o masura mult mai mare.

6. Se recomanda upgrade-ul la o versiune de eBS mai recenta (eBS R12.2.4 e ultima versiune care aduce multe functionalitati noi dar si viteza si stabilitate mai bune).

BIBLIOGRAFIE

Anderegg T..– ERP:A-Z implementer’s Guide for Success, Resource Publishing, 2000, p.5

Davenport T.H., Putting the Enteprise into the Enteprise Szstem, in Harvard Business Review 1998

Doina Fotache, Luminita Hurbean , Solutii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor – ERP, Editura Economica, 2004, p.15

Doina FUSARU, Zenovic GHERASIM – INFORMATICA MANAGERIALA, Editura Fundatiei  Romania de Maine, 2008,pag 12

O’Leary D.E., Enteprise Resource Planning Systems,Cambridge Universitz Press,2000.

Rashid M., Hossain L., Patrick J., Enteprise Resource Planning: global opportunities and challenges, Idea Group Publishing, 2002, p.17

Tadjer R. , Enteprise Resource Planning,, Internetweek, aprilie 1998

Oracle Documentation: Oracle Order Management User Guide (version 11.5.10.2);

Oracle Documentation: Oracle iProcurement User Guide (version 11.5.10.2);

Oracle Documentation: Oracle Purchasing User Guide (version 11.5.10.2);

Oracle Documentation: Oracle General Ledger User Guide (version 11.5.10.2);

Oracle Documentation: Oracle Payables User Guide (version 11.5.10.2);

Oracle Documentation: Oracle Receivables User Guide (version 11.5.10.2);

Oracle Documentation: Oracle Inventory User's Guide (version 11.5.10.2);

Oracle Documentation: Oracle iStore User Guide (version 11.5.10.2) ;

http://www.apics.org/

https://blogs.oracle.com/

http://dexonline.ro/definitie/sistem

Acasa

http://erp.technologyevaluation.com/

http://lerablog.org/

https://mosemp.us.oracle.com/

http://www.multidatasoft.ro/

http://www.oracle.com/index.html

http://www.pragfoundation.net/concept/what-is-knowledge-society/

ANEXE

Anexa 1 – Notificare iProcurement (pentru aprobare Purchase Requisition/ Purchase Order)

Anexa 2 – Renotificare pentru expirare valabilitate Iprocurement (pentru Purchase Requisition/ Purchase Order)

Anexa 3 – Notificare pentru neicadrarea in invoice match tollerance (setat la limita de 10%)

Anexa 4 – Administrare Purchase Requisition aferent achizitiei de articole comerciale (iProcurement )

Anexa 5 – Administrare Comanda de aprovizionare articole comerciale (iProcurement)

Anexa 6 – Administrare receptie articole comerciale (iProcurement)

Anexa 7 – Administrare facturi articole comerciale (iProcurement)

Anexa 8 – Plasare si urmarire comenzi Dealeri (iStore)

Anexa 9 – Notificarile primite de dealerii VODAFONE (iStore)

Anexa 10 – Flux complet de lucru aferent activitatii de Retail (Aplicatia de Retail)