Analiza și modelarea sistemului informațional privind cheltuielile salariale Prezentarea generală a organizației Denumire: S.C. Lambriss S.R.L. Data… [309321]

3. STUDIU DE CAZ ȘI REZULTATE

Analiza și modelarea sistemului informațional privind cheltuielile salariale

Prezentarea generală a organizației

Denumire: S.C. Lambriss S.R.L.

Data înființării: 2009

Cod fiscal: 27854654

Nr. Reg. Com.: J63/2354/2009

Domeniu de activitate: 3212 Fabricarea bijuteriilor și articolelor similare din metale și pietre

Sediu Central: Str. Matei Corvin nr. 18, Timișoara

Puncte de lucru: 1

Forma juridică: societate cu răspundere limitată (S.R.L)

Sfera de activitate: Fabricarea bijuteriilor și articolelor similar CAEN

Locul în sfera de activitate: Premiul 2 în Topul Firmelor din județul Timiș 2011

Gama de produse oferite: bijuterii din metale și pietre

Nr. de angajați: 29

Clienți importanți: S.C. Azuria S.R.L.

Furnizori importanți: S.C. Dimas Gold S.R.L.

Perspective de dezvoltare: deschiderea unor magazine în locații cheie

Analiza structurii organizatorice

Structura organizatorică a [anonimizat], care duc la îndeplinirea obiectivelor stabilite.

[anonimizat]:

a) structura funcțională (de conducere);

b) structura operațională (de producție).

[anonimizat] , conectate între ele printr-o structură ierarhică(fig. 3.1.2).

Figura 3.1.2. Organigrama societății

Descrierea critică a organigramei

Entitatea dispune de o organigramă ierarhică în care sunt prezentate toate departamentele acesteia și anume: [anonimizat], [anonimizat], direct subordonate directorului general care este în strânsă legătură cu Adunarea generală a angajaților.

Datorită departamentelor funcționale (producție, financiar-[anonimizat])[anonimizat] (laboratoare, ateliere) [anonimizat], cu mici excepții:

– [anonimizat];

– Lipsa departamentului de marketing care ar aduce multe beneficii.

[anonimizat] o analiză a sistemului prezent (manual sau informatic). [anonimizat]. Se mai analizează modul în care sistemul actual utilizează:

– hardware, software, persoanele, convertirea lor în produse informatice;

– [anonimizat], prelucrarea și controlul datelor.

[anonimizat] o etapă importantă în care pașii urmăriți sunt:

1. Determinarea necesităților informaționale;

2. Determinarea posibilităților prezente de prelucrare a informațiilor;

3. Elaborarea unui necesar funcțional.

[anonimizat] a situațiilor financiare în conformitate cu normele în vigoare. [anonimizat]lte diviziuni organizatorice deși este un program informatic de tip NON-ERP (tabe1ul 3.1.3.).

Tabelul 3.1.3. Aplicații informatice utilizate

Configurația stațiilor de lucru și arhitectura rețelei

Tabelul 3.1.2. Configurația stațiilor de lucru

Figura 3.1.3. Arhitectura rețelei

Analiza documentelor și a altor surse informaționale

Inventarul documentelor

Inventarul documentelor cuprinde toate documentele care circulă în sistem. În tabelul 3.1.4 sunt sintetizate aceste documente împreună cu codul de clasificare conform OMFP 3512/2008, formatul acestora, numărul de exemplare in care acestea circulă, felul documentului precum și câteva observații cu privire la modul de întocmire, proveniență, arhivare.

Tabelul 3.1.4. Inventarul documentelor

Evaluarea documentelor

Evaluarea documentelor s-a făcut pe baza chestionarelor de analiză a documentelor care fac parte din Anexele atașate la proiect astfel :

– anexa 1 Stat de salarii SS;

– anexa 2 Fluturaș de salariu FS;

– anexa 3 Declarație privind evidența nominală a asiguraților și a obligațiilor de plată la bugetul asigurărilor pentru șomaj DBAS;

– anexa 4 Declarație privind evidența nominală a asiguraților și a obligațiilor de plată către bugetul asigurărilor sociale de stat DBASS;

– anexa 5 Declarație privind evidența obligațiilor de plată către bugetul fondului național unic de asigurări sociale de sănătate pentru concedii și indemnizații DFNUASS;

– anexa 6 Lista nominală cuprinzând persoanele asigurate pentru care se plătește CASS LNASS;

– anexa 7 Declarație privind obligațiile de plată la bugetele asigurărilor sociale și fondurilor speciale D102;

– anexa 8 Ordin de plată pentru trezoreria statului OP.

Flowchart-ul de sistem

Conform dicționarului Oxford, flowchart-ul reprezintă o diagramă care ilustrează acțiunile unor persoane sau obiecte în cadrul oricărui sistem complex. Pornind de la această definiție flowchart-ul reprezintă o combinație de simboluri și text prin care se reprezintă grafic procesele, operațiile, datele și circuitul acestora într-o organizație.

Cele mai utilizate programe de realizare a flowchart-urilor sunt MS Visio, Smartdraw sau MS Word. Pentru realizarea flowchart-ului din figura 3.1.5.am folosit programul MS Visio.

Figura 3.1.5. Flowchart-ul

Modelarea proceselor

Un rol important în orice sistem informatic îl au prelucrările. Prelucrările transformă datele în informații sau în cunoștințe (Turban and Aronson, 2000). Etapele prelucrării sunt: activități, acțiuni, faze, operații și evenimente.

Prezentarea prealabilă a prelucrărilor sistemului și ale fluxurilor de date și informații apărute în cadrul analizei sistemului informațional, se face cu sprijinul modelelor conceptuale ale prelucrărilor (MCP).

Modelarea prelucrărilor cuprinde metode de structurare și cercetare a acțiunilor de adunare, analiză, depozitare și de răspândire a informațiilor înăuntrul sau în afara sistemului studiat, dar și a regulilor care domină aceste acțiuni.

Activitatea de descompunere a prelucrărilor are un rol important în realizarea modelelor pentru prelucrările sistemului.

Diagrama de decompoziție

Diagrama de decompoziție cuprinde ilustrarea graduală a componentelor și subcomponentelor sistemului(fig. 3.1.6.).

Figura 3.1.6. Diagrama de decompoziție

Conținutul diagramei fluxului de date

Diagrama fluxului de date reprezintă un mijloc de ilustrare vizuală a fluxurilor de date,

a proceselor de analiză și a mediilor de stocare din sistemului cercetat.

Metoda diagramei fluxului de date evidențiază intrările, prelucrările și ieșirile de date din sistemului proiectat sau cercetat.

1) Tabelul prelucrărilor(proceselor), documentelor, conturilor și impactului în bilanț & în contul de profit și pierdere (tabelul 3.1.6.1.).

Tabel 3.1.6.1. Tabelul prelucrărilor, documentelor, conturilor și impactului in bilanț și CP

2) Conținutul DFD tabelul prelucrărilor(proceselor), entităților, fluxurilor de date și a locurilor de stocare (tabelul 3.1.6.2.)

Tabel 3.1.6.2. Conținutul diagramei fluxului de date

Figura 3.1.6. Diagrama fluxului de date

Riscurile și controalele prelucrărilor

Noțiunea de risc în cadrul sistemului informațional reprezintă probabilitatea de apariție a unei pierderi care să afecteze negative resursele informaționale și funcționalitatea sistemului.

Privit în ansamblul său, sistemul informațional al întreprinderilor este expus la o serie de riscuri.

Un rol deosebit în identificarea și controlul riscurilor îl are procesul de management al riscului(table 3.1.6.3.)

Tabelul 3.1.6.3. Riscurile si controalele prelucrărilor

Modelarea datelor

Această etapă presupune elaborarea unui model al datelor și informațiilor din organizație, independent de aspectele tehnice ale stocării și prelucrării lor.

Modelarea conceptuală a datelor, rezultat din modelarea conceptuală, este total independent de SGBD-urile, aplicațiile sau platformele hardware din organizație. Acest model ajuta analistul să identifice entitățile de date și relațiile dintre acestea.

Modelarea conceptuală are rolul de a pune la dispoziție o reprezentare precisă a informațiilor oferite de sistem și a legăturilor dintre ele, fără a depinde de tehnicile folosite. Plecând de la modelul propus, sistemul poate fi îmbunătățit și introdus în orice tehnologie.

În prezent elaborarea modelului conceptual al datelor se realizează cu ajutorul CASE urilor. Aceste instrumente permit crearea unui depozit al atributelor din sistem, iar apoi gruparea lor în entități și elaborarea diagramei entitate – relație. (tabelul 3.1.7.)

Conținutul entităților

Tabelul 3.1.7. Tabelul entităților

Diagrama entitate-relație se bazează pe ilustrarea datelor sub forma unor entități, relații determinate de caracteristicile și tipul datelor (fig. 3.1.7).

Figura 3.1.7. Diagrama entitate-relație (DER)

Proiectarea sistemului informatic

Obiectivele proiectării sistemului

Proiectul urmărește mai multe obiective, prin intermediul cărora se va realiza un sistem eficace în ceea ce privește răspândirea datelor într-o perioadă scurtă și cu o mare exactitate, asigurând astfel o bază fiabilă pentru deciziile viitoare.

Astfel printre aserțiunile de bază se enumeră:

♦ obiective de conducere.

Obiectivele de conducere se grupează în sub – obiective

Aceste obiective pot fi detaliate în sub – obiective, și anume: asigurarea aplicării cotelor la baza impozabilă, în conformitate cu reglementările legislative în vigoare, fiind bine cunoscut faptul că legislația în acest domeniu suportă numeroase modificări optimizarea cheltuielilor firmei cu protecția socială.

♦ obiectivele informaționale se grupează în:

Garantarea de date adecvate pentru a lua o hotărâre;

Oferirea de date despre starea contribuțiilor cuvenite de către firmă și de către salariat la bugetul asigurărilor sociale;

Înfăptuirea unui sistem apt să expună datele in-put, propriu sectorului de activitate analizat;

Diminuarea timpului de lucru și a celui de răspuns;

Calcularea exactă bazei impozabile;

Garantarea analizei mecanice a informațiilor, în dezavantajul analizei manual

♦ obiectivele tehnologice se grupează în mai multe sub – obiective:

– garantarea verificării eficace a intrărilor/ieșirilor în/din sistem;

– garantarea analizei eficiente a informațiilor.

♦ obiectivele informatice se grupează în mai multe sub-obiective:

Garantarea folosirii unor metode de calcul eficace, în concordanță cu cererile de ieșire;

Garantarea siguranței informațiilor;

Dobândirea evidenței cheltuielilor salariale informatizat.

Pentru realizarea acestor obiective, trebuie ca definiția în sistem a prelucrării datelor de intrare să ducă la ieșirea informațiilor necesare.

Proiectarea ieșirilor

În cadrul proiectării ieșirilor am stabilit forma și conținutul documentelor având în vedere criteriile minime pe care acestea trebuie să le îndeplinească conform OMFP 3512/2008.

Documentele de ieșire din cadrul sistemului analizat sunt cele enumerate mai jos și se găsesc ca anexe la prezenta lucrare după cum urmează :

– anexa 9- S 1 – Obligații de plată la bugetul asigurărilor pentru șomaj;

– anexa 10- S 2 – Obligații de plată către bugetul asigurărilor sociale de stat;

– anexa 11- S3 – Obligații de plată către bugetul fondului național unic de asigurări sociale de sănătate pentru concedii și indemnizații;

– anexa 12- S4 – Lista nominală cuprinzând persoanele asigurate pentru care se plătește CASS;

– anexa 13- S5 – Obligațiile de plată la bugetele asigurărilor sociale și fondurilor speciale;

– anexa 14- S6 – Ordin de plată pentru trezoreria statului;

– anexa 15- S9 – Stat de salarii;

– anexa 16- S10 – Fluturaș de salariu.

Proiectarea bazei de date

Baza de date a fost creată cu programul Microsoft Access 2007. Crearea unei baze de date se face astfel:

Pentru crearea unei tabele selectam din meniul „File”→„Create”→”Table”.

Pentru a adăugarea mai multe tabele selectam "Create" →"Table".

După ce am creat tabelul, facem click dreapta și selectam „Design view” pentru a putea adăuga mai multe coloane:

Pentru a redenumi tabela dăm click dreapta pe “Table1”→”Save as” și tastam “Angajați”.

Tastam toate denumirile coloanelor, respectiv nume, prenume, serie buletin, adresa, localitate, județ și observăm că la “Data type” toate sunt în format text:

Selectam tipul de date pentru fiecare coloană în parte în funcție de datele pe care le vom introduce anterior. Cod fiscal→Number; Data→Date/Time:

Urmăm aceeași pași și pentru tabelele următoare.

Proiectarea intrărilor și controalelor sistemului

Intrările sistemului sunt:

I1 – Contractul individual de muncă

I2 – Actul adițional la contractul individual de muncă

I3 – Statul de salarii

I4 – Fișă de pontaj

Teste de validare pentru I3

Proiectarea proceselor financiar-contabile

Implementarea sistemului informatic

CONCLUZII

Importanța cheltuielilor salariale și a documentelor justificative au impus utilizarea sistemelor informatice pentru obținerea unei gestionari cât mai bune în cadrul întreprinderii SC Lambriss SRL.

Cred că sistemul informatic propus și exemplificat conferă flexibilitate, modularizare și un nivel ridicat de consistență a datelor, ceea ce reprezintă o premise tehnica deosebit de favorabilă pentru management, care-I permite urmărirea datelor oricărui document. Informația economică conținută în rapoartele de ieșire este utilă în luarea deciziilor.

De asemenea, unul din principalele avantajele ale sistemul este acela că permite contabilului întreprinderii urmărirea datelor financiare.