Analiza Privind Perfectionarea Subsistemului Informational al Sistemului de Management la S.c. Andraver S.r.l

CUPRINS

LISTA FIGURILOR

Fig. (1.1.): Funcția de control utilizată în managementul informației 8

Fig. (2.1.): Evoluția cifrei de afaceri în perioada 2012-2014 15

Fig. (2.2.): Evolutia comparativă a veniturilor si a cheltuielilor în perioada 2012-2014 la S.C.AndraVer S.R.L. 16

Fig. (2.3.): Evoluția comparativă a datoriilor totale și a activelor societății S.C. AdraVer S.R.L. 17

Fig.(2.4.): Schema descrierii postului 22

LISTA TABELELOR

Tabel (2.1.) Evoluția principalilor indicatori economico-financiari în perioada 2013-2014 14

Tabel (2.2) Cifra de afaceri a societății în perioada 2012-2014 15

Tabel (2.3.) Veniturile și cheltuielile în cadrul S.C. AndraVer S.R.L……………………………16

INTRODUCERE

Societatea în care trăim este una informatizată și din acest motiv considerăm că managerul poate aduna cu ușurință informațiile de care are nevoie pentru a reduce nivelul de incertitudine în adoptarea deciziilor eficiente pentru activitatea organizației, însă pentru a se putea realiza acest aspect trebuie să ținem cont de faptul că aceste informații nu sunt folositoare doar din punct de vedere cantitativ, ci ele trebuie să fie informații corecte. Este relevant faptul că în zilele noastre firmele produc în fiecare zi volume de informații astfel că apar întrebări de genul “cum are un manager acces la toate aceste informații?’’ și pe măsură ce are acces “cum le folosește eficient pentru activitatea organizației?’’. Consider că utilizarea sistemelor informaționale și a sistemelor de susținere a deciziei reprezintă răspunsul la întrebările formulate anterior. Aceste sisteme ajută managerii să organizeze, să analizeze și să stocheze volume uriașe de informații pe care le pot acces în momentul în care acestea le sunt necesare.

Pot afirma faptul că în ultimul timp se constată o dependență în creștere, în ceea ce privește nevoia de informații și existența unui sistem eficient prin intermediul căruia acestea pot fi furnizate corect și eficient pentru dezvoltarea unei societăți. Acest sistem de care am amintit este sistemul informațional. Consider că asigurarea și utilizarea unui asemenea sistem este benefică pentru fiecare organizație în parte, deoarece acesta îmbracă forma unui producător și distribuitor de date și informații. Prin intermediul lui se pot culege datele din mediul intern și extern al organizației, se pot prelucra și distribui persoanelor care au cu adevărat nevoie de ele.

Prezenta lucrare de licență își propune să abordeze analiza privind perfecționarea subsistemului informațional al sistemului de management în cadrul S.C. AndraVer S.R.L. având ca obiect de activitate confecționarea de articole vestimentare pentru femei din categoria confecția ușoară.

Motivul realizării acestei lucrări este de a analiza subsistemul informațional al sistemului de management existent în cadrul societății și de a identifica mijloacele de perfecționare ale acestuia precum și implementarea noului sistem care se impune.

Lucrarea dată prezintă o viziune complexă asupra sistemului informațional al întreprinderi S.C.AndraVer S.R.L. și prezintă modul în care acesta poate fi îmbunătățit întru consolidarea succesului organizației.

Sursele elaborării acestei lucrări sunt complexe de la cărți de specialitate până la articole publicate online.

Din punct de vedere al structurii prezenta lucrare cuprinde două capitole structurate după cum urmează: primul capitol în care se prezintă partea teoretică a subsistemului informațional al sistemului de management, iar în al doilea capitol se are în vedere cunoașterea situației existente în cadrul S.C.AndraVer S.R.L. precum și modalitățile de perfecționare a subsistemului informațional implementat în cadrul societății, dar și modul de implementarea a unui nou subsistem. Prezenta lucrare se încheie prin elaborarea unor concluzii și propuneri menite să sporească activitatea economico-financiară a firmei prin intermediul perfecționării subsistemului informațional ca sistem de management.

CAPITOLUL I

CONSIDERAȚII TEORETICO-APLICATIVE PRIVIND SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL ȘI ROLUL SĂU ÎN COMPETITIVITATEA ORGANIZAȚIEI

Considerente generale privind subsistemul informațional al sistemului de management în cadrul unei organizații

Subsistemul informațional este unul din instrumentele primare ce facilitează exercitarea proceselor și relațiilor de management din cadrul unei firme și se caracterizează prin dinamism și flexibilitate pronunțate. Organizarea informațională a firmei constă în ansamblul datelor, informațiilor, circuitelor informaționale, fluxurilor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor existente într-o firmă, în vederea generării suportului informațional necesar pentru previzionarea și îndeplinirea obiectivelor. Între subsistemele de management ale organizației, poziția ocupată de subsistemul informațional se prezintă conform Anexei 1.

În cadrul firmei, subsistemul informațional îndeplinește cumulativ trei funcții:

Rolul decizional

Rolul operațional

Rolul de documentare

Problemele complexe cu care subsistemul informațional se confruntă se datorează triplei dimensiuni a informațiilor, prezentată astfel:

Individuală

Organizațională

Socială

Activitățile sistemelor informaționale cuprind:

Culegerea și înregistrarea datelor primare;

Verificarea, transmiterea și stocarea datelor;

Prelucrarea datelor în concordanță cu cerințele conducerii;

Selectarea informațiilor necesare conducerii.

Componentele de bază ale subsistemului informațional sunt:

Date și informații (resurse informaționale). Data reprezintă descrierea cifrică sau letrică a unor acțiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firmă sau la procese din afară sa ce interesează managementului acesteia. Informațiile desemnează acele date care aduc destinatarului un spor de cunoaștere privind direct sau indirect întreprinderea respectivă, care îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce îi revin. La nivelul firmei, în abordarea informației cel mai mare interes îl reprezintă pentru management informația economică

Circuite și fluxuri informaționale: prin circuit informațional se înțelege distanța pe care o parcurge o informație sau o categorie de informații între emițător și destinatar.

Fluxul informațional reprezintă cantitatea de informații care este vehiculată între emițător și receptor pe un anume circuit informațional. Caracteristicile unui flux informațional sunt lungimea, viteza de deplasare, fiabilitate, cost etc.

Proceduri informaționale: prin proceduri informaționale se înțelege ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalități de culegere, înregistrare, transmitere, prelucrare și arhivare a unei categorii de informații, cu precizarea operațiilor de efectuat și a succesiunilor, a suporților, formulelor, modelelor și mijloacelor de tratare a informațiilor folosite.

Mijloacele de tratare a informațiilor reprezintă suportul tehnic al organizării informaționale. Acestea pot fi manuale, mecanizate, automatizate.

Factorii de influență ce determină necesitățile managementului informațional sunt:

factori generali

factorii de mediu: mediul organizațional afectează o organizație în diferite moduri,

dar determină și necesitățile de management informațional. Un mediu complex, instabil și cu un grad înalt de incertitudine determină nevoi de informații pentru managementul organizației.

dimensiunea organizației și complexitatea acesteia: necesitățile informaționale

sunt mai mari pentru organizațiile care realizează mai multe produse, servicii sau activități decât acelea strict specializate chiar dacă sunt de aceeași dimensiune.

factori specifici

domeniul de acțiune al managementului: fiecare parte componentă a organizației

are necesități specifice de managementul informației. Astfel resursele umane impun informații legate de datele demografice ale angajaților, marketingul cere informații de prețuri, ponderea pe piață, cheltuieli de reclamă, etc.

nivelul de conducere: managerii de nivel superior au nevoie de un spectru mai larg

de informații pe perioade de timp mai mari. Managerii de la nivelul de mijloc au nevoie de informații specifice și pe perioade mai scurte de timp decât în cazul anterior. Managerii de nivel inferior au nevoie de informații specifice și pe perioade foarte scurte de timp.

Deficiențele majore ce pot interveni în utilizarea organizării informaționale ca instrument managerial sunt:

Distorsiunea

Filtrajul

Redundanța

Supraîncărcarea

Proiectarea unui sistem informațional eficient

Proiectarea unui sistem informațional eficient se face având la bază o serie de principii, a căror respectare îi condiționează funcționalitatea și eficiența:

subordonarea conceperii și funcționării sistemului informațional cerințelor conducerii;

corelarea sistemului informațional cu sistemul decizional și structura organizatorică a firmei;

principiul asigurării unității metodologice a tratării informațiilor;

principiul concentrării asupra abaterilor esențiale;

principiul asigurării unui maximum de informații finale din fondul de informații primare;

asigurarea unui timp corespunzător de reacție decizională și operațională pentru toți beneficiarii de informați;

asigurarea flexibilității sistemului informațional, astfel încât să fie posibilă modificarea, adaptarea rapidă și ușoară a caracteristicilor sale în funcție de necesități;

principiul eficienței.

Proiectarea sau reproiectarea sistemului informațional are ca obiective:

asigurarea calității informațiilor în sistem, astfel încât acestea să fie semnificative, corecte, actuale, complete, oportune și precise; o circulație continuă a informațiilor și generarea feed-back-ului;

circulația economicoasă a informațiilor prin eliminarea fluxurilor neraționale, neeconomicoase sau inutile și evitarea redundanței;

construcția rațională a suporților de date astfel încât să fie asigurate operativ informațiile, succesiunea logică a acestora, gruparea lor pe tipuri, la costuri cât mai mici;

asigurarea numărului și calității personalului necesar;

asigurarea siguranței în funcționare, a stabilității sistemului informațional;

Informatizarea integrată a proceselor și operațiilor întreprinderii

Complexitatea și dinamismul epocii contemporane, influența tot mai accentuată a revoluției științifico-tehnice ridică în fața managerilor firmelor noi și complicate probleme, a căror rezolvare presupune o adaptare continuă, elastică și eficientă, pe baza unor informații bogate și pertinente. Sistemul informațional actual trebuie să asigure datele necesare cunoașterii

cât mai reale a fenomenelor și proceselor economice, să permită – în funcție de aportul firmelor – obținerea unor efecte economice scontate.

Sistemul informațional poate contribui la valorificarea adecvată a resurselor umane, financiare și materiale, la stabilirea celor mai eficiente variante de producție și de comercializare. De aici rezultă că îmbunătățirea managementului actual presupune și modernizarea sistemului informațional, mijloace sofisticate de culegere, prelucrare și păstrare a datelor.

În distribuția mărfurilor într-o economie de piață, rolul sistemului informațional este de a evidenția ansamblul problemelor pe care să le rezolve conducerea firmelor producătoare și cele comerciale, în vederea realizării unor circuite cât mai directe și satisfacerea exigențelor consumatorilor.

În acest scop, informațiile referitoare la vânzările din perioadele precedente sunt edificatoare, iar fluxurile de informații de la consumatori spre producători au o importanță majoră pentru orientarea producției viitoare și asigurarea vânzării acesteia pe piață.

Cele mai semnificative fluxuri de distribuție, (între care cel informațional are un rol determinat) sunt următoarele:

1. Fluxul produsului;

2. Fluxul tranzacțiilor (negocierilor);

3. Fluxul titlului de proprietate;

4. Fluxul informațional;

5. Fluxul acțiunilor de promovare.

Sistemul informațional nu trebuie să se limiteze însă numai la fenomene trecute, ci să anticipeze evoluția fenomenelor de piață, să creeze mediul favorabil comercializării produselor. Procesul de distribuție a bunurilor este precedat de fluxul de informații și el este urmarea încheierii contractelor între agenții economici producători și comercianți. Desfășurarea neîntreruptă a distribuției, efectele acestui proces (cheltuieli, pierderi, profituri, imobilizări), înregistrate în diferitele lui secvențe, se vor reflecta în sistemul informațional.

Sistemele informaționale furnizează potențialul analitic și cel de comunicare de care au nevoie firmele pentru a-și administra afacerile la scară globală. Desfășurarea și controlul operațiunilor în formă multinațională necesită comunicarea cu furnizorii și distribuitorii 24 de ore din 24, între diferite localități de pe glob. Globalizarea economiei și tehnologia informațiilor au determinat o intensificare a competiției pe piețele internaționale. În acest nou cadru, firmele nu mai sunt avantajate de existența piețelor protejate, ci trebuie să facă față concurenței deschise. Informația, în acest caz, joacă un rol strategic pentru succesul afacerilor.

Valoarea unui sistem informațional depinde de modul în care acesta este asigurat. Pentru sistemele informaționale moderne este necesară cunoașterea de către manager a unor elemente specifice pentru ca sistemul să poată oferi informațiile cerute. După utilizare informațiile pot fi stocate și folosite în viitor. Sistemele informatice pot avea valori diferite pentru firmele de afaceri. Ele pot furniza avantaje competiționale firmelor, iar pe termen lung pot juca un rol strategic în viața acestora. Este de reținut faptul că sistemele informatice au o valoare intrinsecă, dar firmele nu valorifică decât parțial acest potențial. Valoarea unui sistem informatic este privită din punct de vedere financiar. Ea se măsoară prin veniturile pe care le produce pentru a justifica investiția aferentă. Sistemele informatice sunt considerate investiții pe termen lung în proiectele de capital.

Pentru organizațiile mari și complexe este necesar ca noile sisteme informaționale să poată fi integrate cu cele deja existente în cadrul acestora asigurând astfel o comunicare optimă între ele. Sunt cunoscute două căi prin care se poate realiza integrarea:

realizarea unor echipamente specializate (compatibil I.B.M., etc) care să realizeze interconectarea subsistemului informațional;

realizare sistemelor respectând prevederile unor standarde privind integrarea.

Această integrare poate facilita legături între diferite sisteme informaționale din cadrul unei organizații. Un astfel de mod de integrare facilitează comunicarea între un sistem de producție și un sistem de marketing sau de altă natură (financiar-contabil, etc).

În literatura de specialitate americană sistemele informaționale care includ calculatoarele sunt denumite sisteme informaționale bazate pe computere – computer based informations systems. Până acum câțiva ani, majoritatea organizaților au utilizat noua tehnologie informațională doar pentru a rezolva mai rapid operațiile pe care le-au efectuat din totdeauna manual. În prezent o organizație bazată pe informație poate fi întemeiată și fără o tehnologie avansată de procesare a datelor, dar, pe măsură ce organizația se implică în procesul de creare și utilizare computerizată a informației, structura organizatorică, procesele decizionale și modul de realizare a activităților se îmbunătățesc vizibil. Sistemul informațional nu este în mod obligatoriu bazat pe computere, însă pot exista situații când sistemul manual nu mai poate realiza eficient și fără eroare, o sarcină datorită complexității acesteia sau a interdependenței cu alte activități, și atunci utilizarea calculatoarelor este absolut necesară.

În subsistemul informațional computerele joacă un rol important în fundamentarea deciziilor. Folosind computerele deciziile se iau în mod interactiv prelucrând și selectând date și informații care se comunică tot prin acestea. De asemenea computerele sunt folosite la modelarea proceselor pentru a mări viteza cu care se vor lua deciziile în situații standard, de rutină. Crearea unor programe complexe poate face computerele să ia decizii în anumite situații, pe baza unor informații pe care le selectează și le prelucrează.

Analiza subsistemului informațional, principalele “zone” la care se referă sunt:

analiza caracteristicilor dimensionale și funcționale ale componentelor subsistemului informațional;

analiza principalelor situații informaționale din punct de vedere al conținutului, frecvenței întocmirii și al traseelor informaționale pe care le parcurg;

analiza principalelor deficiențe și a cauzelor care le generează;

analiză prin prisma unor principii de concepere, funcționare și perfecționare a subsistemului informațional;

Principala dificultate a abordării sistemului informațional în funcție de compartimentele funcționale ale întreprinderii ține de imposibilitatea trasării unei granițe, fie și aproximativ, între informațiile aferente fiecărui compartiment. Un exemplu clasic este cel al gestiunii vânzărilor, în care aceleași date interesează compartimentele vânzare-marketing, financiar- contabil, personal-salarizare, producție și chiar proiectare. Cea mai mare parte a informațiilor acoperă două sau mai multe compartimente ale întreprinderii. Contabilitatea presupune procesul de identificare, măsurare și comunicare a informației economice pentru a permite judecăți și decizii documentate

din partea utilizatorilor informației, poate constitui exemplul celui mai vechi și mai răspândit subsistem informațional al întreprinderii.

Sistemele informaționale destinate conducerii și producției

Sistemele informaționale destinate conducerii

În procesul decizional este necesară atât gestionarea informațiilor istorice, cât și a celor de previziune. Informațiile previzionale ajută conducerea să definească tendințele viitoare și impactul acestora asupra deciziilor care trebuie adoptate, în timp ce informațiile istorice permit analiza performanțelor trecute ale întreprinderii și evaluarea acestora. Totuși, conducerea trebuie să primească nu numai informații interne; de multe ori sunt foarte relevante și indispensabile informațiile externe. În sfârșit, cerințele informaționale ale conducerii depind în mod esențial de nivelul de conducere. Astfel, activitățile de conducere pot fi subdivizate pe trei niveluri principale: nivelul strategic, nivelul tactic și nivelul operațional.

Funcționarea sistemelor informatice destinate conducerii a pus inițial accentul pe furnizarea celei mai ușoare căi pentru că managerii să aibă acces la informațiile importante referitoare la operațiunile firmei.

Scopul constituirii echipamentelor informatice pentru conducere este de a câștiga avantaje competitive pentru organizație pin dezvoltarea accesului managerilor la informații și prin facilitarea procesului de adoptare a deciziilor. Totuși factori că repulsia managerilor față de învățarea modului în care trebuie utilizate computerele și nevoia de informații externe în cadrul procesului de adoptare a deciziilor împiedică introducerea acestor tehnologii. Echipamentele actuale informatice pentru conducere permit managerilor să caute în volumul mare de informații obținute din surse externe acele informații necesare pentru a menține competitivitatea propriei activități și a propriilor produse. Din cantitatea mare de informații pe care le primesc managerii trebuie să decidă cum să selecționeze și să utilizeze datele și informațiile. Acest lucru implică un act de control specific funcției manageriale de control. Este de remarcat legătură puternică dintre informația managerială și procesul de control lucru reflectat în fig.1.1.

Fig. (1.1.): Funcția de control utilizată în managementul informației

Sistemele informaționale destinate producției

Acestea se împart în mai mult categorii după cum urmează:

Subsistem privind activitatea de producție (este un subsistem specific organizării producției).

Subsistem de programare a producției (este un subsistem specific managementului operativ al producției).

Subsistem privind lansarea în fabricație (este un subsistem specific managementului bazelor de date relaționale care folosesc principiile exploziei și imploziei structurii produselor).

Subsistem privind urmărirea producției (este un subsistem de gestiune economică).

Subsistem privind întreținerea utilajelor (este un subsistem specific managementului resurselor).

1.3. Eficiența și eficacitatea subsistemului informațional

În contextul abordării în sens larg său restrâns a eficacității și eficienței subsistemului informațional de conducere putem relata:

Eficacitatea presupune conceperea, implementarea și funcționarea subsistemului informațional managerial în așa fel încât să genereze rezultate superioare și să satisfacă cerințele realizării obiectivelor managerilor și executanților.

Eficiența presupune conceperea, implementarea și funcționarea subsistemului informațional managerial astfel încât efectele cuantificabile și necuantificabile să fie superioare eforturilor reclamate de aceste etape.

Ca și în orice alt domeniu de management este foarte dificil să măsori eforturile și efectele proiectării și derulării sistemului de informații. În sens larg, eficiența sistemului de informații ia în considerație conectarea între nivelul de eficiență a organizației și organizația ca întreg.

Organizația nu poate să devină eficientă și competitivă fără un sistem de informații eficient. Practica și teoria economică acceptă în unanimitate opiniile conform cărora analizele detaliate ale eficienței și eficacității sistemului de informații devin un subiect foarte important

și complex. Pornind de la definiția eficienței, care reflectă necesitatea de a compara efectele obținute cu eforturile depuse, voi prezenta în continuare o serie de aspecte ale eficienței pentru componenta managementului informațiilor. Două subiecte principale apar în acest sens. Primul se referă la determinarea eficienței cuantificabilă și a doua la determinarea eficienței non-cuantificabilă.

Caracteristicile eficienței sistemelor informaționale și manageriale sunt următoarele:

Este foarte important ca informațiile să circule în interiorul sistemului, aceasta contribuind efectiv la transmiterea operativă a lor și transformarea acestora în decizii și acțiuni pertinente.

Pot exista situații unde sistemul informațional este eficient, dar nu foarte efectiv ca și situațiile diametral opuse când componentele sistemului informațional funcționează efectiv, dar nu și eficient.

Aprovizionarea cu informații pertinente și operative prin fluxuri și circuite informaționale adecvate, reprezintă o premisă inițială în reproiectarea cu succes a sistemului managerial.

Un subsistem informațional rațional furnizează informații precise, concise și dinamice, transmise operativ la centrele decizionale printr-un circuit scurt al informațiilor, folosind mijloace și proceduri avansate. Calitatea și eficiența deciziilor depind într-o mare măsură de calitatea și cantitatea de informații care ajung la factorii de decizie, așa cum eficiența acțiunilor inițiate pentru aplicarea anumitor decizii depinde de calitatea și eficiența deciziilor luate și de gradul de fundamentare a acestora.

Modalități de creștere a competitivității organizațiilor prin utilizarea sistemelor informatice performante

Pe fondul creșterii concurenței în ultimii ani, inteligența de marketing a devenit un factor vital în dezvoltarea organizațiilor. Se spune că sistemul informațional de marketing trebuie văzut că o condiție necesară, dar nu suficientă pentru succesul concurențial. Din punct de vedere conceptual, sistemele informaționale de marketing există de mai mulți ani, ca noțiune neapărând elemente particulare noi. Cele originale au fost cele “paper -based”, în care informația era stocată în bănci, cabinete cu numeroase fișiere. În comparație cu noțiunile curente privind sistemele de informații, sistemele “paper – based” erau relativ ineficiente. Odată cu dezvoltarea computerelor, s-a ivit posibilitatea ca sistemele informaționale de marketing să fie din ce în ce mai sofisticate și eficiente.

Sistemele informatice nu pot fi ignorate de către manageri, deoarece joacă un rol critic în cadrul organizațiilor de astăzi. Creșterea cotei de piață, obținerea unei calități înalte sau a unui cost redus, dezvoltarea de noi produse și creșterea productivității angajațiilor depind din ce în ce mai mult de tipul și calitatea sistemelor informatice existente în organizație.

Cea mai extinsă rețea de calculatoare din lume este Internetul, această rețea furnizează o platformă foarte flexibilă pentru distribuția de informații. Companiile și peroanele private pot folosi Internetul pentru a schimba mesaje, imagini, grafice, sunet, animații și a efectua tranzacții, indiferent de locația unde se află. În acest fel s-a reușit eliminarea barierelor tehnice, geografice și s-au redus costurile care obstrucționau fluxul global de informații.

Sistemele informatice pot deveni instrumente puternice pentru a face organizațiile mai competitive și mai eficiente. Tehnologia informației poate fi utilizată la reproiectarea și remodelarea organizațiilor, la transformarea structurii lor, a mecanismelor de raportare și control, a practicilor de muncă curente, a fluxurilor documentelor a produselor și serviciilor realizate.

Printre principalele transformări pe care tehnologia informațiilor le poate realiza asupra organizațiilor sunt:

Aplatizarea ierarhiei sistemului de conducere al organizațiilor

Eliminarea distanțelor în activitatea multor organizații: de exemplu numărul de depozite poate fi redus sau se poate renunța la ele în unele situații dacă se utilizează tehnologia de producție JIT (Just În Time).

Creșterea flexibilității organizațiilor: de exemplu marile companii pot utiliza tehnologia informațiilor pentru a obține agilitatea și promptitudinea specifice micilor organizații în activitatea pe care o desfășoară acestea.

Redefinirea limitelor organizaționale și dezvoltarea comerțului electronic: se pot efectua plăți sau achiziții folosind mediile electronice care conectează o companie cu clienții, furnizorii sau distribuitorii săi aceste sisteme sunt denumite sisteme informatice interorganizaționale.

Reorganizarea fluxului de documente

Supravegherea concurenților prin intermediul informației

Când dispun de informații bune de supraveghere a concurenței managerilor le va veni mai ușor să-și formuleze strategiile concurențiale. În foarte multe cazuri managerii realizează o analiză a valorii pentru client care să pună în evidență atuurile și slăbiciunile firmei în comparație cu cele ale concurenților. Principalele etape ale unei asemenea analize sunt:

Identificarea atributelor majore pe care le prețuiesc clienții: Clienții sunt întrebați ce atribute și niveluri de performanță caută atunci când aleg un produs și un furnizor.

Evaluarea gradului de importanță acordate diverselor atribute: Clienților li se cere să evalueze importanța diverselor atribute. Dacă evaluările clienților sunt prea discordante trebuie grupate pe segmente de clienți.

Evaluarea performanței companie și a concurenților în privința atributelor valorizate comparativ cu importanța acordată. Concurenții arată unde se plasează performanța companiei și a concurenței pentru fiecare atribut.

Pentru fiecare atribut examinarea modului în care clienții de pe un anumit segment evaluează performanța companiei comparativ cu cea a unui concurent major. Dacă oferta companiei depășește oferta concurentului la toate atributele, compania poate să perceapă un preț mai mare (obținând astfel profituri mai mari) sau poate să perceapă același preț, dar să obțină o cotă de piață mai mare.

Monitorizarea în timp a evaluărilor făcute de către clienți

1.5. Tendințe în dezvoltarea sistemelor informatice

Procesele rapide din economie și tehnică susțin trecerea de la orientarea industrială în care accentul cade pe mașină la orientarea informațională în cadrul căreia un loc important îl ocupă roboții și informația.

Tendințele privind sistemele informatice vizează:

Divizarea costurilor software-ului sistemului informatic

Utilizarea pe scară largă a unui sistem generează împărțirea costurilor pentru software-ul necesar. În prezent costurile hardware-ului au scăzut ceea ce reduce și cheltuielile organizațiilor (întreprinderi, instituții, firme).

Software-ul folosit cuprinde:

Funcții de bază prin care se desfășoară probleme comune ale aplicațiilor cu pondere de 80-90%;

Funcții specifice aplicației companiei.

Promovarea unor sisteme informatice bazate pe rețele de calculatoare

Complexitatea activității economice a aplicațiilor informatice au impus folosirea unor rețele de calculatoare ca suport pentru teleinformatică. Acestea la rândul lor generează aspecte legate de apariția și dezvoltarea de noi protocoale, de noi medii de comunicație ce permit viteze mari de transport al informațiilor, dezvoltarea comunicațiilor fără fir, a rețelelor de satelit, folosirea comerțului electronic și a tranzacțiilor electronice online.

Utilizarea unor baze de date orientate obiect

Structurile clasice ale bazelor de date sunt insuficiente pentru că volumul mare de date depășește posibilitatea de stocare și prelucrare. Unele aplicații solicită monitorizarea unor desene formate din grupuri de elemente complexe care se impun combinate, suprapuse sau separate. Noile baze de date orientate-obiect permit crearea de obiecte complexe din componente simple.

Dezvoltarea unor sisteme informatice de tip nou

Noile tipuri de aplicații informatice manipulează un volum mare de date care impun utilizarea unui sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) standardizat în locul celui dedicat. Aceasta va permite reducerea costurilor de punere în funcțiune și administrare ulterioară.

În viitor, succesul aplicării noilor concepte și mijloace manageriale va fi condiționat de existența unui sistem informațional în continuă perfecționare. Ca principale direcții se evidențiază:

adaptarea sistemului informațional în fluxul real al informațiilor;

lărgirea sferei de cuprindere a sistemului informațional, prin introducerea unui număr tot mai mare de aparate și dispozitive periferice cu destinații multiple;

creșterea promptitudinii în funcționarea sistemului informațional managerial, pe calea folosirii unui număr mai mare de aparatură electronică;

sporirea continuă a capacității de memorizare a sistemului informațional și utilizarea pe scara tot mai largă a fișierelor;

managerul să poată comunica direct cu sistemul mijloacelor automate de culegere, prelucrare și transmitere a informațiilor;

sporirea ponderii cunoștințelor informaționale în procesul formării managerului

În sistemul managementului societății comerciale toți conducătorii și salariații sunt legați între ei prin informații, care furnizează o rețea comunicaționala unică. În această rețea o ieșire informațională de la un organ reprezintă o intrare informațională pentru altele.

În viața managerială, informarea are un rol deosebit reprezentând un instrument indispensabil în elaborarea procesului de dezvoltare a societății comerciale, în urmărirea realizării acestuia, în valorificarea resurselor și în special, a realizării și depășirii profitului prevăzut de către manager. Datele și elementele informaționale, sunt necesare la cunoașterea proceselor și fenomenelor manageriale, la examinarea lor critică în vederea fundamentării deciziilor ce se impun. La rândul ei, cunoașterea înseamnă stăpânire și prevedere, elemente ce reprezintă coordonatele esențiale ale managementului societății comerciale.

Preocupat de perfecționarea sistemului informațional, managerul trebuie să organizeze punerea la punct a procesului de circulație sigură, rapidă și eficace a informațiilor interne și externe.

Procesul de perfecționare a sistemului informațional, managerial are în vedere următoarele aspecte:

necesarul de informații la nivelul conducerii societății comerciale;

procedeele de apreciere și clasificare a informațiilor;

procedeele de organizare a fluxului de informații, în funcție de condițiile necesare, precum și în funcție de canalele folosite și metodele de culegere, prelucrare și transmitere a informațiilor.

În momentul de față, în legătură cu cerințele ce se manifestă în modul de organizare și funcționare a sistemului informațional managerial, perfecționarea lui se impune cu acuritate. Aplicarea și extinderea managementului participativ reclamă lărgirea ariei de răspândire a informării economice și diversificarea acesteia în funcție de nivelul ierarhic căruia i se adresează. De asemenea, necesitatea sporirii eficienței economice a societății comerciale reclamă un management dinamic și competent, alimentat în permanență cu informații care să permită adoptarea unor decizii judicioase și dirijarea eficace a gestiunii financiare.

Element dinamic, sistemul informațional managerial se dezvoltă în ritm accelerat. Prevederea direcțiilor de dezvoltare este de o importantă hotărâtoare pentru managementul societății comerciale. Pregătirea aparatului de specialitate, proiectarea de structuri care să permită încorporarea eficace a noilor concepte și tehnici informaționale, reprezintă aspectele principale ale managementului, în care este necesară cunoașterea tendințelor de perfecționare a sistemului informațional managerial.

În concluzie, pentru ca sistemul informațional să reprezinte în mod efectiv o premisă a raționalizării distribuției produselor, acesta trebuie proiectat și realizat după criterii care să răspundă deopotrivă specificului și cerințelor tuturor participanților la procesul distribuției.

În ceea ce privește aparatul comercial, purtătorii de informații ai distribuției produselor sunt în măsură să evidențieze deplasarea acestora, în structură bine conturată, doar până la unitățile comerciale cu ridicată. De la această verigă spre consumatori drumul produselor este dificil de precizat, deoarece firmele cu amănuntul nu urmăresc mărfurile numai din punct de vedere cantitativ și global valoric, fără a evidenția structura mărfurilor și producătorii acestora.

O evidență cu mijloace moderne ar permite informații utile, ar putea evidenția producătorii ce nu se ridică la nivelul exigențelor consumatorilor și care, în mod firesc, trebuie evitați în comenzile viitoare. Numai în acest mod se va dovedi eficacitatea sistemului informațional bazat pe cele mai moderne realizări în domeniul tehnicii de calcul.

CAPITOLUL II

ANALIZA SUBSISTEMULUI INFORMAȚIONAL IMPLEMENTAT ÎN CADRUL S.C.AndraVer S.R.L. ȘI PROPUNERI PRIVIND PERFECȚIONAREA SA

2.1. Prezentarea firmei

Denumirea firmei: S.C. AndraVer. SRL

Codul Unic de Înregistrare: 889672

Nr de înmatriculare: J 15/1713/1992

Capital social:1000 RON

Adresă: Oraș Târgoviște, Calea București, Bl. N2, Sc. B, Parter, Jud Dâmbovița

Anul înființării: 1992

Obiectul de activitate al societății îl reprezintă confecționarea de articole vestimentare pentru femei din categoria confecția ușoară și anume: rochii, fuste, sacouri, pantaloni, jachete, bluze, paltoane.

Vestimentația ta vorbește despre tine. Acesta este sloganul firmei S.C.AndraVer S.R.L.
Organizația își propune să ofere mai mult decât o haină, dorește să reinventeze noțiunea de frumos în vestimentație.

Misiunea firmei este aceea de a transmite valori prin ceea ce crează și de a face ca fiecare produs realizat să fie plăcut, decent și sănătos pentru trup. Conform acestei misiunii, angajații firmei doresc să facă din AndraVer un concept și să lase această amprentă asupra fiecărei persoane cu care intră în contact. Dincolo de ceea ce face, AndraVer vrea să transmită dragoste și respect față de oameni, indiferent că sunt angajați, clienți, furnizori, etc.

Produsele firmei sunt destinate în principal clienților de pe piața internă. Firma dispune de 26 de salariați, se lucrează într-un singur schimb. Firma se confruntă cu probleme de natură socială, are datorii la stat și la furnizori, cu toate acestea se poate afirma că rezultatele economico-financiare înregistrare în ultimii ani sunt favorabile, în sensul că firma a obținut profit.

Tabel (2.1.)

Evoluția principalilor indicatori economico-financiari în perioada 2013-2014

(Sursa: http://www.mfinante.ro/infocodfiscal.html)

În anul 2014 întreprinderea și-a crescut veniturile cu 83.845 lei, ceea ce înseamnă o creștere de 16,85%. Cheltuielile totale au crescut într-un ritm superior creșterii veniturilor, înregistrând o creștere de 21,49%. Această creștere negativ economic, dar pozitiv aritmetic a determinat o influență nefavorabilă asupra profitului brut, acesta scăzâd cu 17.544 lei în anul 2014 față de anul 2013 ceea ce înseamnă o scădere de 67,79%.

Cifra de afaceri a scăzut în anul 2014 cu 8.571 lei, însemnând o scădere de 1,72 ori. Această scădere s-a datorat în special scăderii într-un ritm mai alert a vitezei de rotație a stocurilor decât ritmul creșterii încasării producției vândute cu 42.901 lei, ceea ce presupune o creștere de 11,43%.

Societatea și-a mărit numărul scriptic de salariați pentru perioada 2014 cu încă patru persoane.

Fondul salarial a crescut în anul 2014 față de anul de bază 2013 cu 7.224 lei ceea ce înseamnă o creștere de 4,09%. Această creștere pozitiv aritmetic, dar negativ economic se datorează creșterii numărului scriptic de salariați.

Un aspect negativ pentru starea economică a firmei AndraVer o reprezintă creșterea datoriilor totale cu 72.135 lei, ceea ce presupune o creștere de 27,48%.

În concluzie pot spune că firma a avut un parcurs descendent în anul 2014, consider că a înregistrat această evoluție din cauza unui management defectuos precum și a unui subsistem informațional inadecvat.

Tabel (2.2)

Cifra de afaceri a societății în perioada 2012-2014

Fig. (2.1.): Evoluția cifrei de afaceri în perioada 2012-2014

Conform figurii de mai sus cifra de afaceri a înregistrat o evoluție pozitivă în perioada 2012-2013, anul 2014 nu este unul favorabil pentru activitatea firmei în sensul că aceasta își diminuează cifra de afaceri.

Tabel (2.3.)

Veniturile și cheltuielile în cadrul S.C. AndraVer S.R.L.

Fig. (2.2.): Evolutia comparativă a veniturilor si a cheltuielilor în perioada 2012-2014 la S.C.AndraVer S.R.L.

Un aspect pozitiv pentru activitatea firmei ar putea sa îl reprezinte faptul că veniturile totale au crescut în anul 2014 față de anul 2013. Această creștere nu poate fi considerată în totalitate un punct forte pentru societate, deoarece este urmată de o creștere rapidă a cheltuielilor.

Tabel (2.4.)

Datoriile și activele toatale ale societății S.C.AndraVer S.R.L.

Fig. (2.3.): Evoluția comparativă a datoriilor totale și a activelor societății S.C. AdraVer S.R.L.

Conform datelor prezentate firma înregistrează influențe negative economic în sensul creșterii datoriilor totale și a activelor în perioada 2013-2014. Această situație poate reflecta o gestionare defectuoasă a stocurilor și una mai bună a creanțelor.

Sunt de părere că la îmbunătățirea acestor rezultate o contribuție importantă o reprezintă schimbările intervenite în cadrul subsistemului informațional. Achiziționarea calculatoarelor pentru preluarea comenzilor reprezintă un atu pentru companie. În situația actuală a dezvoltării unei economii informaționale pe piața firma trebuie să realizeze unele corectări în cadrul subsistemului informațional (de exemplu realizarea unei pag web) astfel încât să îi permită înregistrarea unor valori pozitive a indicatorilor economico-financiari.

Principalul element al micromediului firmei îl constituie beneficiarii produselor oferite de SC AndraVer SRL.

Clientela companiei este formată din:

Cumpărătorii individuali din țară

Cumpărătorii, organisme publice (școli, grădinițe, săli de fitness)

Agenții economici sunt reprezentați de firme și persoane fizice capabile să asigure aportul de resurse necesare firmei, precum materii prime, instalații, echipamente, informații.

Având în vedere activitatea desfășurată de SC AndraVer SRL, aceasta încheie relații contractuale cu furnizorii de:

Energie electrică

Energie termică

Materiile prime fiind achiziționate de la un număr de 5 furnizor

În cadrul S.C.AndraVer S.R.L sistemul de management implementat este unul de tip clasic, cu o organizare ierarhic-funcțională. Sistemele neconvenționale de management gen managementul prin obiective, managementul prin bugete, managementul prin proiecte nu sunt utilizate în cadrul societății. În ceea ce privește calitatea obiectivelor și proiectelor de viitor, aceasta se referă la:

satisfacerea cerințelor și așteptărilor clienților prin îmbunătățirea continuă a calității produselor;

sporirea profitului și minimizarea costurilor;

promptitudinea onorării contractelor și îndreptarea atenției către creșterea calității produselor;

creșterea productivității prin creșterea ritmului de utilizare a bazei tehnice;

identificarea de potențiali noi clienți (în special persoane juridice) și creșterea încrederii acestora în potențialul firmei și în calitatea produselor fabricate de către aceasta.

Structura organizatorică a firmei are în componența următoarele compartimente:

Compartimentul de conducere

Compartimentul de producție

Compartimentul comercial (marketing și vânzări)

Compartimentul financiar-contabil

Compartimentul personal-organizare-salarizare

Organigrama firmei S.C AndraVer S.R.L se prezintă conform anexi 2.

Sistemul informațional cuprinde atât o componentă formală cât și una informală. Cea formală se caracterizează printr-o capacitate mai mare de memorare și de prelucrare, iar cea informală prin flexibilitate și reactivitate – soluții imediate și simple.

Sistemul informațional asigură reprezentarea evenimentelor care au loc în interiorul și exteriorul sistemelor de operare și de decizie, având rolul de a sincroniza decalajul dintre funcționarea celor două.

Dinamismul competiției impune dezvoltarea de componente informatice ale sistemului informațional în diferite direcții. O primă direcție se referă la folosirea de către firmă a tehnologiei informatice și a computerelor pentru a obține un avantaj competitiv în afacerile deja existente. O altă direcție constă în utilizarea tehnologiei și computerelor pentru a genera profituri adiționale. Rețelele locale sunt un prim pas în calea dezvoltării sistemelor informatice și facilitează schimbul de informații între diferitele componente organizaționale care sunt amplasate în același loc. Rețeaua locală a firmei este compusă din calculatoare care se află în același serviciu, birou sau sediu de firmă. Gama de aplicații specifice acestor rețele este orientată pe gestiunea resurselor, controlul costurilor, accelerarea proceselor interne, reducerea stocurilor, reducerea duratei de recuperare a creanțelor, micșorarea timpului de răspuns, etc.

În prezent datorită transformărilor rapide în procesul de comunicație, computer-ul nu trebuie să fie utilizat numai în operațiile de gestiune, ci și în relațiile de afaceri ale firmei.

Comunicarea informațiilor, atât în interiorul, cât și în exteriorul firmei AndraVer este indispensabilă unei funcționări eficace a acesteia, luând în considerare necesitatea adaptării rapide la cerințele pieței și formele moderne ale relațiilor cu furnizorii în care sistemele informatice joacă un rol primordial.

O importanță majoră în cadrul firmei o reprezintă informațiile survenite din studiile de piață și cercetările de marketing. Acestea trebuie să fie selecționate și culese foarte atent pentru că ele sunt cele care reflectă cel mai bine avantajul concurențial al firmei.

De remarcat faptul că în zilele noastre importanța surselor neoficiale de informații crește foarte mult. Avantajele considerabile ale firmei precum și evitarea riscurilor pot fi asigurate printr-o informație confidențială obținută la timp, în acest sens firma își sporește șansele de succes mai ales dacă a obținut informații și despre firmele potențiale concurente.

Analiza subsistemul informațional în cadrul S.C.AndraVer S.R.L.

În cadrul societății analizate volumul informațiilor existente este din ce în ce mai mare și în consecință implică probleme în etapele de culegere stocare, prelucrare și transmitere a lor. Acest aspect implică gestionarea cu prioritate a informațiilor care sunt utile, menționând că există și informații care dacă nu sunt utile în prezent pot deveni utile pe viitor.

Conducerea S.C. AndraVer dispune de un volum mare de informații, unele dintre ele sunt evitate, astfel se ajunge în situații în care nu dispune de toate informațiile necesare fundamentării unor decizii importante care presupun informații cu un grad mare de agregare. Aflate în legătură directă cu nivelul de decizie aceste informații sunt utile sau chiar vitale pentru îndeplinirea unei funcțiuni a întreprinderii. Pentru îndeplinirea unei funcțiuni a firmei volumul informațiilor care circulă și se prelucrează între diferite niveluri ale managementului, se micșorează treptat de la nivelele ierarhice superioare până la beneficiar.

Acest aspect nu are ca efect o informare mai redusă dacă este compensată de o calitate optimă a informațiilor.

La momentul înființării societății (anul 1992), sistemul informațional era conceput astfel încât firma își putea îndeplini obiectivele din aceea perioadă. Este clar faptul că se lucra pe un tipar învechit, tipar ce îngreuna luarea deciziilor. Lipsa informatizării a condus la acel moment la existența unui volum mare de informații ce trebuia stocat pe foaie de hârtie. Acest lucru atrăgea după sine mult efort pentru întocmirea unor rapoarte sau a unor situații de stocuri. Spre exemplu fișele de magazie erau realizate de mână de către angajații biroului de contabilitate fapt ce îngreuna luarea deciziilor în procesul de aprovizionare. O metodă mai simplă și mai rapidă era prezența unui program informatizat care să ofere informațiile necesare stocurilor.

Și în ceea ce privește calcurarea salariilor sau a costurilor de producție au fost întâlnite dificultăți. Pe o perioadă de aproximativ 10 ani de la înființarea societății s-a putut observa o dorință de conservatorism a firmei în ceea ce privește informatizarea, în proporție de 70% dintre angajați foloseau ca suport de stocare a datelor, hârtia.

În ceea ce privește funcționarea subsistemul informațional în prezent se înregistrează încă destule deficiențe, chiar dacă firma își are conturate principalele componente – de date și informații, la mijloacele de tratare a acestora. În ultimul an au fost achiziționate 4 calculatoare performante însă gradul de informatizare este destul de scăzut. Îndeplinirea cerințelor clienților și satisfacerea acestora în mod constant necesită implementarea unui sistem informațional în domeniul calității, eficace și eficient. Cu ajutorul computerului, datele statistice privind calitatea se pot colecționa, înregistra și analiza automat, economisind timp și efort uman care se pot utiliza mai profitabil.

Computerul furnizează calcule complexe în timp util și este capabil să proceseze un suport de date voluminoase.

Există pachete software disponibile pentru o varietate foarte mare de aplicații care pot fi relativ utilizate în sistemul informațional al calității. Pachetul de programe constă din module care prelucrează informații cu privire la procese de la recepția materialelor și componentelor până la livrarea produsului final.

Pornind de la analiza realizată în cadrul AndraVer am putut observa că multe activități au eșuat datorită sistemului informațional ineficace (în principal acțiuni încheiate cu furnizorii și clienții). Conducerea societății și-a îndreptat atenția către transmiterea informațiilor în bune condiții, dar cu toate acestea ele nu au fost primite corespunzător și nu s-a reacționat conform cu cerințele, datorită uneia sau mai multor bariere care au apărut în sistem.

În îmbunătățirea sistemului informațional consider că un punct de plecare important îl reprezintă crearea unui climat de deschidere și încredere. Spre exemplu pentru a se obține circulația cât mai deschisă a informației societatea analizată poate apela la una din tehnici numită în literatura de specialitate, programul calității munci. Această tehnică permite și chiar încurajează salariații să-și spună cu voce tare nemulțumirile cu privire la modul în care se desfășoară munca lor în cadrul societății, având de asemenea posibilitatea să facă sugestii cu privire la modalitatea îmbunătățită pentru funcționarea întreprinderii.

Principalele aspecte informaționale ce trebuie îmbunătățite în cadrul firmei AndraVer se referă la:

categoriile de informații necesare managerilor și executanților precum și necesitatea documentării într-un domeniu sau altul (având în vedere poziția ierarhică a acestora, volumul, complexitatea și dificultatea obiectivelor, a deciziilor) trebuie să fie delimitate și dimensionate corespunzător;

suprapunerea de informații și informarea corectă a beneficiarilor poate fii evitată printr-o raționalizare a documentelor;

flexibilitatea sistemului informațional trebuie să se asigure printr-o raționalizare a circuitelor și fluxurilor informaționale;

tratarea informațiilor (respectiv culegerea, înregistrarea, transmiterea și prelucrarea acestora,) în conformitate cu cerințele manageriale și acționale are în vedere precizarea cât mai exactă și detaliată a procedurilor legate de informatizarea firmei.

Pentru creșterea gradului de fundamentare și aplicare a deciziilor precum și a calității acestora este necesară informatizarea proceselor de muncă în principal a celor de management.

Transmiterea informațiilor și a datelor se poate realiza mai ușor în cadrul firmei AndraVer prin utilizarea unor rețele de calculatoare la care să fie conectate, practic, toate posturile de management.

În aprecierea mea fără un sistem informațional corect coordonat de către echipa de management, S.C.AndraVer S.R.L nu poate funcționa eficace într-un mediu concurențial supus unei schimbări continue, ce caracterizează perioada contemporană.

Structura funcțională a sistemului informațional

Strategia informațională a firmei:

Obiectivele strategice de la nivelul conducerii vizează aspecte cum ar fi: promovarea produselor noi, penetrarea pe noi piețe, creșterea profitului, creșterea calității produselor și sunt analizate modalitățile de realizare a acestor obiective. Sistemul informațional oferă următoarele categorii de informații:

informații de actualitate privind starea financiară, prognozarea evoluției viitoare, în vederea angajării firmei în investiții/ contractarea de împrumuturi pe perioade medii sau lungi de timp;

informații despre vânzările produselor in funcție de zone geografice;

informații despre produsele concurenței pe care aceasta le are în fabricație sau pur si simplu intenționează să le introducă în fabricație;

informații juridice privind legislația activitaților de desfacere și măsurile necesare pentru stimularea și susținerea acesteia.

Rolul jucat de subsistemul informațional în cadrul firmei

Subsistemul informațional cuprinde totalitatea procedurilor organizate, astfel încât să permită transimterea informațiilor necesare luării deciziilor și/sau a controlului organizației.

Prin intermediul subsistemului informațional peroanele din conducere beneficiază de informații necesare pentru luarea diferitelor decizii (economice sau de altă natură) și de asemenea se poate observa creșterea eficienței economici și productive.

În cadrul firmei S.C.AndraVer S.R.L. sistemul informațional are un rol foarte important, deoarece realizarea întregii activității stă la baza primirii și prelucrării informațiilor. Informațiile având de parcurs următorul traseul: director general →compartimentul de management → compartimentul tehnic →director general. Cele mai importante decizii fiind luate în cadrul unor ședințe generale.

Funcțiile sistemului informațional în cadrul S.C. AndraVer S.R.L. sunt:

Funcția decizională redă sarcina sistemului informațional de a asigura elementele informaționale necesare luării deciziilor atât la nivel superior cât si asupra activităților de execuție;

Funcția operațională – prin intermediul acesteia sistemul informațional are rolul de a declanșa acțiunile necesare pentru realizarea obiectivelor organizației, acesta asigură operaționalizarea deciziilor, metodelor manageriale, realizarea obiectivelor cuprinse în strategia firmei;

Funcția de documentare – potrivit căreia firma înregistreză o serie de informații ce sunt necesare îmbogățirii cunoștințelor personalului.

Sistemul informațional implementat în cadrul firmei trebuie să permită pe de o parte cunoașterea situației existente, a celei trecute, iar pe de altă parte anticipări ale evoluției viitoare, contribuind la elaborarea și îndeplinirea obiectivelor stabilite.

Subsistemul informațional reprezintă elementul cheie pentru o bună desfășurare a activității firmei, deoarece asigură procurarea informațiilor de la beneficiar, prelucrarea acestora prin intermediul programelor speciale de calculator și în final realizarea lor conform contractelor încheiate cu beneficiarii.

În procesele de comunicare din cadrul firmei, se pot ivi pe traseul transmiterii informației, perturbații care pot produce blocaje, distorsiuni și bruiaje ori repetarea mesajului care nu pot duce decât la alterarea acestuia. Mă voi referi, succint, la principalele aspecte ce dau contur „dosarului” sistemului informațional, adică la informații, fluxuri și circuite informaționale, mijloace de tratare a informațiilor și documentele specifice, utilizate în cadrul compartimentului Personal-organizare-salarizare și în cadrul compartimentului Financiar-contabil.

Circuite și fluxuri informaționale

Mai jos este prezentat traseul pe care îl parcurge documentul „fișa postului”:

Emitent model de fișa postului Șef departament Personal-organizare-salarizare Salariat Șef departament Personal-organizare-salarizare Arhivare Departamentul Personal-organizare-salarizare.

Fișa postului parcurge un traseu extrem de complex pornind de la emitent, la persoanele de conducere de nivel superior, (precum șefii de compartiment și cei de compartimente funcționale și operaționale) unde trebuie completate pentru personalul de execuție. În ceea ce privește descrierile de post un set al acestora este „depozitat” la compartimentul „Personal-organizare-salarizare” (referitoare atât la posturile de management cât și la cele de execuție din cadrul întreprinderii). Un alt set de descrieri ale postului, referitoare la posturile de execuție și la postul de management aferente fiecărui compartiment se regăsește la nivelul compartimentului funcțional sau operațional.

Procedurile informaționale utilizate nu sunt sunt foarte sofisticate ci din contră acestea au în vedere culegerea, înregistrarea, transmiterea și prelucrarea informațiilor de o manieră simplificată. Spre exemplu fișele de post sunt completate pe baza unor informații ce provin din:

discuții cu persoanele angajate

obiectivele individuale specifice fiecărui post

componentele procesuale delimitate și dimensionate în funcție de obiective

Regulamentul de organizare și funcționare

Construirea diagramei privind descrierea postului și pozția acestuia în cadrul S.C.AndraVer S.R.L pune la dispoziție beneficiarilor informații importante și se prezintă conform următoarei figuri:

Fig.(2.4.): Schema descrierii postului

Descrierile de post se realizează și sunt transmise manual. Actualizarea acestora se realizează în cazuri excepționale la 2-3 ani. Pe baza principiilor și cerințelor informaționale se efectuează o analiză a subsistemului informațional al compartimentului “Personal-organizare-salarizare” ca mai apoi să se prefigureaze un demers coerent de reproiectare a subsistemului informațional.

Un loc important îl ocupă și subsistemul informațional specific compartimentului Financiar-contabil în cadrul căruia se regăsesc date referitoare la intrări, prelucrări, ieșiri și se obțin rezultatele financiare ale activității întreprinderii. Subsistemul informațional oferă șefilor de compartiment informații necesare pentru observarea tendințelor, pentru înțelegerea abaterilor de la calitate, sugerând soluții pentru corectarea acestora.

Sunt oferite atât informații interne, sub forma bugetelor de venituri și cheltuieli, bugetelor de investiții, cât și informații externe cum ar fi: indici de cost, informații privind laturile competitive.

Necesitatea reproiectării subsistemului informațional

Pentru a efectua reproiectarea subsistemului informațional trebuie realizată cunoașterea în detaliu a sistemului actual din firma, a structurii organizatorice și a nivelurilor de conducere. Pentru a se putea face o raționalizare corectă asupra a ceea ce se dorește a se obține trebuie delimitate și cunoscute atribuțiile și responsabilitățile fiecărui nivel ierarhic.

Este necesară cunoașterea în profunzime a tuturor defectelor sau problemelor existente în sistem, punctul lor de plecare și nivelele sale compartimentele care sunt afectate sau cu care se afla în legătură. Cunoașterea ordinii de realizare sau de desfășurare a evenimentelor precum și a timpului necesar pentru implementarea noului sistem reprezintă un punct important pentru membrii societății.

O modificare în cadrul subsistemului informațional poate determina angajarea unor peroane specializate în vederea noilor activități.

În ceea ce privește factorii care ar putea determina o schimbare a subsistemului informațional aceștia ar putea fi:

creșterea eficienței activității prin realizarea unor operațiuni în mod electronic;

sporirea securității datelor;

o mai bună comunicare a informațiilor atât pe orizontală cât și pe verticală;

cunoașterea în orice moment pe nivel ierarhic a operațiilor din firmă.

Reproiectarea sistemului informațional este necesară pentru că acesta este într-o permanentă schimbare și pentru a asigura o bună comunicare a informațiilor între toate nivelurile ierarhice și o rezolvare a sarcinilor cât mai corect, prompt și la termenul la care e necesară informația în cauză. Numai așa informația ajunsă la timp îl va putea ajuta pe cel care are nevoie de ea.

Cerințele informaționale ale noului sistem

În cadrul firmei AndraVer subsistemul informațional va trebui sa fie unul reușit, fiecare informație fiind preluată, prelucrată și elaborată fără a suporta mari transformări de la un compartiment la altul, iar personalul sa fie unul calificat ce folosește noile tehnologii pentru a fi mai eficient. În funcție de sistemul ierarhic se realizează și modul de circulație al informațiilor, adică de la directorul general direct la fiecare angajat sau prin intermediul compartimentelor.

Consider că noul sistem își dobândește eficiența prin intermediul compartimentului de producție (și celelalte compartimente funcționale fiind de o mare însemnătate pentru acesta).

În cadrul compartimentului de producție subsistemul informațional reprezintă punctul forte, tot ceea ce rezultă din cadrul acestui compartiment se realizează pe baza acestui sistem. Acest compartiment trebuie dotat cu calculatoare și imprimante, telefoane și fax precum și aparatură specială pentru prelucrarea datelor și informațiilor necesare

Pe lângă elementele menționate mai sus și dotarea compartimentului cu o echipă de profesioniști care reușesc să comunice între ei și să prelucreze datele procurate, precum și dotarea cu echipamente de ultimă generație va ușura munca echipei și va oferi rezultate favorabile firmei.

2.3. Determinarea cerințelor informaționale ale noului sistem

2.3.1. Analiza metodelor utilizate în subsistemului informațional existent

În cadrul firmei analizate sunt vehiculate toate categoriile de date și informații. Acestea sunt selectate, repartizate și utilizate pe tipuri de activități operaționale de către managerul firmei, necesare pentru îndeplinirea obiectivelor organizației. Din cadrul acestor categorii de informații, un flux informațional este necesar să ajungă în afara organizației, de aceea managementul firmei AndraVer creează mijloacele necesare pentru ca o parte dintre acestea să ajungă în mod intenționat în cadrul pieței. Acest aspect este benefic pentru activitatea firmei, deoarece informațiile sunt recepționate, interpretate și folosite de către participanții la activitățile de pe piață, reprezentând cel mai facil mijloc prin care firma comunică cu clienții sau potențialii săi clienți.

Consider că cele mai importante categorii de informații pentru S.C.AndraVer S.R.L. vizează următoarele:

informații despre piața (privind evoluția pieței, principalii competitori și produsele acestora, nevoile și dorințele clienților, noi mijloace de penetrare a piețelor, etc.);

informații privind reacțiile clienților asupra activității firmei;

informații ce scot în evidență reacțiile și atitudinea personalului față de problemele întreprinderii;

informații furnizate în cadrul firmei cu privire la modul de evoluție al acesteia.

Aceste tipuri de informații pot fii culese din variate surse. Primele două categorii de informații sunt culese prin intermediul ziarelor, revistelor, publicațiilor T.V., prin discuții cu clienții (privind nemulțumirile și satisfacțiile acestora în ceea ce privește întreprinderea analizată pe de o parte, iar pe de altă parte în ceea ce îi privește pe concurenți, produsele acestor precum și prețurile aplicate de ei) și comunicări ale întreprinderilor specializate în urmărirea evoluției economiei, precum și informațiile periodice ale sindicatelor pe ramură reprezintă metode utilizate de către S.C.AndraVer S.R.L. în cadrul subsistemului informațional existent. Faptul că S.C.AndraVer S.R.L. nu este o societate de dimensiuni foarte mari reprezintă un dezavantaj pentru firmă în sensul că aceasta nu beneficiază de un serviciu de presă prin care managementul poate urmări zilnic evoluția opiniei publice.

În cadrul grupului AndraVer informațiile circulă atât în formă scrisă cât și sub formă verbală. Un rol important îl au informațiile sub formă scrisă, deoarece (conform opiniei conducerii firmei) nu pot exista scurgeri de informații ca și în cazul celor verbale, cu toate acestea informațiile sub formă scrisă sunt limitate la date concrete din sistemul informațional al întreprinderii. Potrivit investigațiilor realizate în cadrul firmei am putut constata că cele sub formă verbală cuprind atât informații cu caracter confidențial cât și adevăruri pe jumătate, zvonuri, fapte necontrolate etc., care au influență asupra desfășurării activității întreprinderii. De remarcat faptul că un control asupra surselor verbale de informații este un aspect dificil și chiar incapabil de realizat de către managementul firmei. Personalul firmei își poate selecta informațiile pe care le consideră necesare pentru propria activitate.

Cea mai simplă metodă de culegere a informațiilor se poate face printr-un chestionar gen sondaj de opinie, dar se pot utiliza și alte metode astfel:

chestionar aplicat direct angajaților firmei sau directorului general (fiecăruia i se adresează câte un tip de chestionar diferit);

studierea evidențelor financiar-contabile și economice;

consultarea documentelor prezente în cadrul firmei și a celor vehiculate spre exteriorul acesteia;

studierea documentației specifice cu privire la conceperea, funcționarea și controlul sistemului informațional;

Am ales metoda interviurilor și pentru realizarea acestora am elaborat 2 chestionare (prezentate în Anexa 4), unul pentru manager și unul pentru persoanele implicate în activitatea informațional-decizională. Culegerea informațiilor despre situația existentă în cadrul unității a avut loc pe data de 25 noiembrie 2014, la sediul firmei.

Conform rezultatelor celor două chestionare se pot prezenta următoarele concluzii referitoare la subsistemul informațional din cadrul S.C.AndraVer S.R.L:

nu există o strategie informațional- decizională de sine stătătoare;

sunt înregistrate destule deficiențe astfel că subsistemul informațional nu permite managerului să sesizeze la timp șansele și riscurile datorate strategiei firmei;

nu se acordă o importanță necesară prelucrării corecte a informațiilor de către manager în vederea elaborării deciziilor;

asupra activității informaționale nu se exercită un control propriu-zis;

în activitatea de perfecționare a subsistemului informațional nu sunt implicați angajații întreprinderii;

deși sunt transmise coerent, pe înțelesul angajaților, informațiile nu ajung în timp util la aceștia.

2.3.2. Analiză critică a situației existente

În cazul firmei AndraVer la fel ca și în situația altor firme, domeniul luării deciziilor și folosirii informaților presupune următoarele aspecte:

1.Angajații firmei tind să ceară mai multe detalii și se simt mult mai confortabil având la bază informații mai detaliate decât cele de care au nevoie cu adevărat. Pe baza acestora se pot lua decizii mai bune cu informații concise și raportări prin excepții. S.C.AndraVer S.R.L își poate mări considerabil nivelul indicatorilor financiari, ajungând să dețină o poziție de top în cadrul domeniului de textile. Pentru a se întâmpla acest fenomen important este ca informația să pornească detaliată de la client pentru că efectele ei să fie pozitive în elaborarea producției și realizarea vânzării.

2.Cu cât decidenții dețin mai puține cunoștințe pentru administrarea corespunzătoare a unui proces, (în principal a procesului de producție și vânzări) cu atât vor tinde să ceară mai multe informații. Cerințele informaționale se bazează pe deciziile pe care trebuie să le ia managerul. În cadrul firmei analizate managerul are tendința de a cere informații suplimentare însă irelevante pentru activitatea sa. Astfel de surplusuri îngreunează procesul de prelucrare a informațiilor și sunt scumpe. Din acest motiv sunt de părere că trebuie dezvoltată o echipă de analiști în cadrul AndraVer. Aceștia trebuie să se ocupe de dezvoltare sistemelor informaționale având în vedere tot timpul un aspect foarte important și anume că schimbarea este o realitate și trebuie tratată ca atare.

În urma investigațiilor făcute s-a stabilit ca unul din obiectivele următoare ale S.C. AndraVer S.R.L. îl constituie modificarea sistemului informațional privind gestiunea clienților, pentru a asigura adaptarea acestuia la cerințele utilizatorilor.

Prin determinarea punctelor slabe, forte și evaluarea lor se poate realiza analiza critică a situației existente. Determinarea diagnosticului subsistemului informațional se poate prezenta astfel:

Tabel (2.5.)

Punctele tari ale subsistemului informațional existent în cadrul S.C. AndraVer S.R.L.

Tabel (2.6.)

Punctele slabe ale subsistemului informațional existent în cadrul S.C. AndraVer S.R.L.

În prezent sistemul informațional este conceput astfel încât firma își poate îndepli obiectivele stabilite. Cu toate acestea este evident faptul că se lucrează pe un tipar învechit fapt ce determină îngreunarea luării deciziilor. Lipsa unui număr mai mare de calculatoare presupune mult efort pentru întocmirea unor rapoarte, sau a unor situații de stocuri și materii prime, spre exemplu acolo unde fișele de magazine se întocmesc la mâna de către angajații departamentului de contabilitate.

În cadrul firmei S.C.AndraVer S.R.L. din punct de vedere al subsistemului informațional majoritatea activităților desfășurate trebuie realizate cu ajutorul tehnicii de calcul. Acest lucru este necesar în primul rând pentru ușurarea mucii personalului, dar și pentru creșterea eficienței activității întreprinderii per ansamblu. Informațiile și datele primare după ce au fost culese se pot prelucra, iar rezultatele pot fi transferate mai departe către orice compartiment din cadrul firmei în vederea interpretării. Acest transfer se poate realiza mai rapid și eficient prin intermediul tehnicii de calcul electronică, prin intermediul unei rețele de calculatoare extinse sau a modemului. Acest ansamblu de elemente implicate în procesul de prelucrare – transmitere recepție a datelor pe cale electronică alcătuiește sistemul informatic al firmei.

Pentru a ajunge la eficiența economică a sistemului informatic al firmei trebuie avute în vedere următoarele aspecte:

Orientarea spre utilizatori: perfecționarea sistemului informatic al firmei trebuie realizată având la baza nemulțumirile angajaților în ceea ce privește calitatea, timpul de prelucrare a informaților furnizate. În acest sens se pot întreprinde discuții cu utilizatorii și pe baza preferințelor lor se va realiza perfecționarea sistemului.

Unicitatea introducerii datelor: Având în vedere faptul că unele informații vehiculate în cadrul S.C.AndraVer S.R.L pot fi utilizate în cadrul mai multor compartimente sau posturi de lucru (de exemplu informațiile cu privire la realizarea unui sacou sunt utilizate atât de designerul firmei cât și de croitoreasă), pentru îmbunătățirea sistemului trebuie ca acestea să fie introduse o singură dată, clar și concis. În acest caz sistemul informatic distribuie automat datele în celelalte locuri în care este nevoie de ele.

Realizarea sistemului prin antrenarea beneficiarului: Înainte de a trece la proiectare trebuie luate în considerare remarcile utilizatorilor pentru a putea înlătura de la început o serie de aspecte negative. Vor fi clarificate aspecte legate de modalitatea de introducere a datelor și adaptarea aplicației la nevoile ocupantului postului respectiv, modul de calcul și prelucrarea lor. De remarcat faptul că sistemul informatic nou proiectat nu trebuie să fie dependent de dotarea tehnică existentă ci trebuie avute în vedere noi tehnici de calcul.

Consider că în cadrul firmei AndraVer sunt o multitudine de activități ce pot fi supuse informatizării. Datorită acestui lucru am considerat ca fiind esențial punerea în discuție a informatizării activității departamentului financiar-contabil, de vânzare, activității de producție și a departamentului personal-organizare-salarizare, elemente detaliate în continuare în prezenta lucrare.

În ceea ce privește sistemul informatic financiar contabil existent în cadrul AndraVer S.R.L. acesta este caracterizat de existența mai multor aplicații dezvoltate de diferite peroane fără a se realiza o integrare a lor, fapt ce generează apariția a numeroase deficiențe dintre care se pot enumera următoarele:

desfășurarea activităților de culegere a datelor și informațiilor implică o muncă suplimentară datorită faptului că acestea nu sunt necesare doar unei singure aplicații ci sunt benefice mai multor aplicații, în speță mai multor activități desfășurate de către personalul firmei, aspect ce determină culegerea lor de mai multe ori;

spațiul de stocare precum și cel de arhivare a datelor este influențat de către redundanța mare a acestora în cadrul sistemului;

cheltuirea unei sume importante de banii pentru efectuarea activităților de utilizare combinată a datelor din diferite aplicații;

datele sunt înregistrate într-o manieră dificilă în contabilitate;

proiectarea și implementarea unui program necesar activităților din cadrul domeniului financiar-contabil.

Una dintre cele mai utilizate aplicații este aplicația SAGA B, necesară pentru contabilitatea generală, aceasta aplicație permite preluarea și prelucrarea notelor contabile, balanțe de verificare și bilanțul, adăugarea/modificarea/ștergerea conturilor, închiderea lunară a situației contabile, salvarea și arhivarea datelor.

Aplicația vânzări este instalată în cadrul departamentului de desfacere, aceasta asigură întocmirea facturilor pe baza avizului de însoțire a mărfurilor, actualizarea datelor privind clienții, rapoarte privind vânzările societății.

În cadrul departamentului de vânzări la începutul fiecărei luni agentul de vânzări introduce în contact o listă de prospecți (firme pe care le va aborda), aceștia își schimbă statutul în “potențiali” pe măsură ce firmă intră în contact cu ei. După semnarea contactului clintul apare în sistem cu statutul de “activ”. După această etapă se introduc în sistem date despre client cum ar fi: adresa, cod fiscal, cont bancă, persoana de contact, comanda de produse pe care o solicită clientul. Datele sunt preluate de departamentul financiar-contabil în vederea facturării. Pe parcursul fiecărei luni agentul de vânzări urmărește disfuncționalitățile apărute în serviciul cu clienții și stabilește discountul ce se va acorda clienților la următoarea facturare. Discountul este introdus în fișa clientului, iar datele reactualizate sunt preluate de către departamentul financiar-contabil care le ia în considerare la următoarea facturare.

Având în vedere cele prezentate mai sus consider că se impune dezvoltarea unui sistem de evidență al clienților integrat cu celelalte componente ale sistemului informațional al societății.

Prin intermediul noului sistem de evidență al clienților se urmărește trecerea la un sistem specializat în prelucrarea datelor în conformitate cu cerințele de modernizare capabil să ofere informații oportune privind furnizorii și legăturile acestora cu celelalte sisteme informaționale.

Consider că acest program poate să integreze aplicațiile vechi, precum și integrarea acestora cu cele noi într-un sistem. Având în vedere faptul că orice informație oferită de departamentul contabil este utilizată în procesul de management al firmei, circuitul documentelor între departamentul financiar contabil și restul departamentelor din cadrul întreprinderii evidențiază importanța informațiilor contabile. Acest lucru se datorează faptului că tipul de informații menționate au toate un suport și anume documentele ce intră în contabilitate pentru a fi prelucrate. Toate documentele primare care intră în firmă sunt înregistrate, iar apoi prelucrate pentru a putea oferi utilizatorilor de informații datele necesare în procesul luării deciziilor.

În cadrul departamentului de aprovizionare, în funcție de comenzile primite de la clienți și de raportul privind stocul existent în depozitul firmei, săptămânal se întocmește referatul de aprovizionare.

Fluxul informațional care străbate sistemul de producție constă în:

informații referitoare la produs și proces – circulă între sistemul de proiectare și sistemul de fabricație;

informații privind programarea fabricației și controlul desfășurării fabricației – circulă între sistemul de conducere și sistemul de fabricație;

informații cu privire la consumul resurselor și livrarea produselor – circulă între sistemul logistic și sistemul de fabricație.

Aplicația GESTOC prin intermediul acesteia firma își poate realiza gestiunea stocurilor prin actualizarea datelor privind elementele de stoc, întocmirea balanțelor analitice și sintetice ale stocurilor, înregistrarea codurilor la produsele noi, realizarea listei privind intrările și ieșirile din gestiunea stocurilor.

Aplicația REMPERS este specifică compartimentului personal-organizare-salarizare și permite rezolvarea problemelor legate de salarizare, de prelucrarea pontajelor angajaților, înregistrarea de rețineri, sporuri, prime, calculul vechimii angajaților, întocmirea listelor de plată.

În cadrul firmei AndraVer programele informatice utilizate atât în contabilitate cât și în celelalte departamente (în special în cadrul celui de producție și a celui de vânzări) asigură o concordanță între rezultatul procesării datelor și standardele normative. De remarcat faptul că orice informație înregistrată trebuie de asemenea găsită și într-un document scris la care beneficiarul sau organul de control poate avea acces. Acest lucru nu este luat în considerare de cele mai multe ori de personalul firmei, (acesta fiind de parere că suporții magnetici sunt suficienți pentru păstrarea datelor și a informațiilor) astfel ca o parte din informații sunt pierdute.

Un alt element important avut în vedere constă în compatibilitatea satisfăcătoare ce există între resursele software și cele hardware ale sistemului electronic folosit de către societate, în sensul că programele folosite necesită resurse hardware superioare celor existente.

În propria accepțiune dezvoltarea sistemului informatic presupune:

îmbunătățirea aplicațiilor existente;

dezvoltarea de noi aplicații în ceea ce privește activitatea de încasări și plăți;

perfecționarea personalului privind utilizarea noilor aplicații;

dezvoltarea unui sistem informatic privind vânzările din societate.

2.3.3. Diagnosticarea subsistemului informațional

Analiza subsistemului informațional în cadrul S.C.AndraVer S.R.L se poate realiza și prin prisma unor principii de concepere și funcționare a acestuia după cum urmează:

Subordonarea conceperii și funcționării sistemului informațional cerințelor managementului firmei: acest principiu are la bază asigurarea funcționării adecvate a managementului firmei în vederea obținerii obiectivelor firmei. În cadrul firmei S.C.AndraVer S.R.L este evident faptul că managementul firmei nu are conturat un subsistem informațional de sine stătător și consider că acest aspect este cel care conduce la deținerea unui management defectuos.

Corelarea strânsă a sistemului informațional cu sistemul decizional și cu organizarea structurală a firmei: potrivit acestui principiu în proiectarea structurii firma trebuie să țină seama de faptul că fiecare post poate reprezenta atât un receptor cât și un emițător de informații, iar relațiile organizatorice pot reprezenta și circuite informaționale. În cadrul firmei analizate de acest principiu nu prea se ține seama la stabilirea structurii organizaționale. În susținerea celor spuse relevant este faptul că atât funcția decizională cât și cea operațională se realizează într-o manieră greoaie.

Principiul flexibilității sistemului informațional potrivit căruia acest subsistem se poate adapta cu ușurință atât la condițiile interne din cadrul firmei cât și la cele externe acesteia. Deși în ultimul an firma a achiziționat un număr de 4 calculatoare realizând cheltuieli și axându-se pe procurarea unor produse informatice mai performante decât cele existente, subsistemul informațional al societății nu a cunoscut nicio îmbunătățire. Circuitul și modalitatea de tratare a informațiilor a rămas aceeași în marea măsură a activitățiilor desfășurate atât la nivel de management superior cât și asupra celor de execuție.

Principiul unității metodologice a tratării informațiilor, având în vedere acest principiu firma trebuie să cunoască foarte bine modul de culegere, înregistrare, transmitere și prelucrare a informațiilor din punct de vedere metodologic, deoarece prin intermediul acestuia se poate asigura legăturile dintre componentele informaționale și integrarea informațiilor în managementul firmei. În cadrul S.C.AndraVer S.R.L. am putut constata că subsistemul informațional de management funcționează fără a lua în considerare cerințele subsistemului metodologic, de aceea o asemenea abordare nu poate să confere instrumentului managerial analizat un plus de rigurozitate.

Principiul concentrării asupra abaterilor esențiale. Conform acestui principiu informațiile sunt transmise pe verticală sistemului managerial într-un mod selectiv (adică numai acelea care se referă la abateri semnificative de la obiective, criterii și mijloace). În cadrul firmei AndraVer are loc doar respectarea parțială a acestui principiu, nu există o combinare suficientă a informațiilor pe verticală sistemului de management. Propun firmei să ia în considerare acest principiu, deoarece el ar conduce la aspecte benefice pentru realizarea activităților firmei precum diminuarea intensității fluxurilor informaționale.

Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacție a componentelor și ansamblului sistemului managerial. Potrivit acestui principiu S.C.AndraVer S.R.L. utilizează atât mijloace manuale de tratare a informațiilor cât și mijloace automatizate aspect ce conduce la diferențierea timpilor de culegere, vehiculare și prelucrare a informațiilor.

Principiul asigurării cu maximum de informații finale din fondul de informații primare, acest principiu propune valorificarea la maximum a informațiilor primare prin intermediul procedurilor informaționale. Principiul nu este respectat întru-tot, deoarece procedurile informaționale nu sunt preponderent stabilite în funcție de fiecare cerință a proceselor de management. Cu toate acestea pot spune că de exemplu la preluarea comenzilor de la clienți se pun la dispoziție informații exacte cu privire la tipul de produs dorit, codul acestuia, sortimentația cerută, cantitatea și momentul finalizării comenzii.

Principiul eficacității și eficienței. Pot spune că acest principiu nu se realizează în mare parte în cadrul firmei AndraVer, pe de o parte se asigură informării complete și în timp util tuturor salariaților, (dar acestea fie sunt irelevante pentru activitatea desfășurată de ei fie nu sunt pe înțelesul lor), iar pe de altă parte persoanele de conducere din cadrul societății nu își îndreaptă atenția către controlul eficienței datelor și informațiilor.

Soluții:

analiza detaliată privind politica informațională în cadrul S.C. AndraVer S.R.L;

deținerea unui număr mai mare de calculatoare în vederea reducerii timpului de introducere corectă a informațiilor;

organizarea de traininguri în cadrul societății sau apelarea la firme specializate pentru perfecționarea angajaților;

sistematizarea informațiilor în cadrul compartimentelor.

Pentru îmbunătățirea structurii, funcționarii și controlului subsistemului informațional propun ca firma să abia în vedere următoarele aspecte:

pregătirea personalului în domeniul informațional;

organizarea mai atentă și un control riguros asupra surselor de informații;

instruirea peroanelor pentru utilizarea celor mai moderne tehnici de comunicare din domeniul informatic pe care organizația ar trebui să le dețină;

informațiile primite să fie exacte în raport cu realitatea existentă;

respectarea termenelor pentru transmiterea informațiilor;

Stabilirea deciziilor specifice fiecărui compartiment vor determina varianta optimă de proiectare a subsistemului informațional astfel:

Compartimentul de conducere are în vedere:

alegerea ofertei de proiect;

decide modul de desfășurare al realizării planului;

acceptă sau nu ofertele primite;

analizează produsele făcând propuneri pentru creșterea calității acestora și diversificarea lor;

stabilește bugetul alocat fiecărei activități;

Compartimentul de producție decide:

cea mai avantajoasă metodă de lucru;

cel mai ieftin mod de realizare a producției;

ce trebuie adăugat la calitatea producției;

Compartimentul comercial (marketing și vânzări) urmărește:

stabilește modalitățile de promovare ale firmei;

decide metoda de atragere și păstrare a clienților și modul de colaborare cu firmele de publicitate;

negocierea contractelor;

bunurile trebuie distribuite în siguranță și într-un mod eficient;

îndeplinirea obligațiilor contractuale ale firmei și ținerea sub evidență a facturilor;

Compartimentul financiar contabil presupune:

actualizarea stadiului activității financiare;

arhivarea documentelor economico-financiare;

realizarea evidenței financiar contabile și a rapoartelor financiare potrivit legislației în vigoare;

realizarea evidenței încasării și plăților în numerar;

efectuarea plăților de decontare;

întocmirea lunară și în mod corect a bilanțului contabil;

Compartimentul personal-organizare-salarizare:

urmărește îndeaproape toate activitățile realizate de personal;

răspunde de efectuarea corectă și la timp a calculului drepturilor bănești ale personalului angajat al firmei;

urmărește organizarea inventarierii patrimoniului;

arhivează Contractele Individuale de Muncă ale personalului;

Obiective de urmărit pentru rezolvarea problemelor specifice subsistemului informațional din fiecare compartiment al organizației presupun:

prezentarea listelor ce cuprind informațiile finale, în baza cărora se iau deciziile, cu specificarea surselor, a beneficiarilor. Spre exemplu în cadrul compartimentului comercial al S.C.AndraVer S.R.L. aceste informații se referă la: prezentarea ofertelor pentru desfacerea produselor, executarea contractelor economice, livrarea la termen și în condițiile cantitative și calitative stabilite, respectarea condițiilor tehnice conform contractelor încheiate cu beneficiarii, respectarea obligațiilor contractuale de desfacere, organizarea portofoliului de comenzi, urmărește introducerea în fabricație, evidențiază și raportează conducerii societății situația contractelor și stadiul livrărilor.

sporirea atenției în ceea ce privește contractele încheiate;

eliminarea disfuncționalităților și a informațiilor ce se repetă, printre disfuncționalitățile sesizate, ce ar trebui eliminate se numără riscul apariției informațiilor eronate în ceea ce privește modul de realizare al produselor și cerințele cerute de către clienți asupra acestora;

stabilirea informațiilor primare ce stau la baza informațiilor finale eliminând disfuncționalitățile semnalate; aceste informații sunt culese atât din mediul intern cât și din mediul extern și stau la baza informațiilor finale. De exemplu în cadrul compartimentului de vânzări informațiile se referă la: produsele cerute de clienți; condiții de livrare; termene de livrare; evidența producției; volum de materii prime și semifabricate; cicluri de fabricație; situația stocurilor de mărfuri.

determinarea prelucrărilor la care sunt supuse informațiile primare. Prin această activitate sunt evidențiate toate acțiunile și timpul alocat lor. Pentru a controla activitatea de proiectare a subsistemului informațional firma poate utiliza graficul gantt;

stabilirea circuitelor informaționale;

îmbunătățirea comunicării între departamente precum și între acestea și managerul firmei;

verificarea atentă a suporților informaționali utilizați în firmă, aceștia sunt: – hârtia (pentru documente precum – formulare, facturi, bonuri, etc.)- suporți magnetici (ficși – hard disk-uri și mobili – dischete)- suporți optici (compact discuri).

În urma analizei privind diagnosticarea subsistemului informațional efectuată se pot desprinde următoarele concluzii:

nu se realizează ședințe între personalul de nivel superior și cel de execuție ce au drept scop existența unui subsistem informațional bine conturat;

cu toate că firma dispune de un volum mare de informații conținutul acestora este de cele mai multe ori irelevant fapt ce îngreunează luarea deciziilor raționale de către manager;

informațiile sunt tratate atât manual cât și automatizat, de remarcat faptul că în prezent se constată o creștere a aplicațiilor informatice utilizate, situație ce determină orientarea către informatizarea procesului de management și a celui de execuție;

pentru a se intra în posesia unor informații este mai dificil, deoarece fluxurile și circuitele informaționale sunt conturate la nivel de document, iar unele dintre acestea nu sunt valorificate eficient din punct de vedere cantitativ și calitativ;

datorită unui management defectuos, existența procedurile informaționale de culegere, înregistrare și transmitere a informațiilor nu se bazează pe reguli stricte, în determinarea acestora este abordat un mod ‘‘haotic’’;

sistemul informațional este caracterizat în mare parte de deficiențe, dar și de aspecte pozitive, datorită faptului că principiile de concepere și de funcționare ale acestuia sunt respectate doar parțial.

2.4. Proiectarea noului subsistem informațional

Lipsa informaților poate determina apariția unor probleme diverse în cadrul organizației.

Pentru angajații firmei AndraVer informația trebuie să reprezinte un instrument indispensabil în planificarea, organizarea și conducerea activității. De calitatea comunicării manageriale depinde modul în care se folosește resursa umană a firmei, deci în ultimă instanță succesul acesteia. De recunoscut este că acest element prezintă o serie de deficiențe așa cum au fost explicate mai sus în prezenta lucrare, însă în situația unei economii de piață concurențiale firma conform opiniei mele își poate dezvolta un sistem informațional de management performant.

Implementarea unui subsistem informațional în cadrul acestei firmei are ca și motiv următorul aspect: în condițiile unei economii concurențiale dezvoltate fiecare manager trebuie să fie capabil să adopte diferite roluri în cadrul firmei pe care o conduce, iar fiecare dintre acestea vizează aspecte specifice privind modul de luare a deciziilor și soluționarea problemelor vitale pentru “supraviețuirea” firmei.

Activitățile desfășurate de un manager pot fi identificate prin intermediul procesului de comunicare ce definește unele roluri informaționale. Aceste roluri au în vedere menținerea și dezvoltarea unor cantități de informații ce se realizează prin căutarea și primirea din diferite surse a informațiilor necesare pentru înțelegerea proceselor interne din organizație și a mediului de funcționare al acesteia, transmiterea de informații în interiorul organizației și spre exterior, acțiunea de a fi purtătorul de cuvânt al politicii, acțiunilor și rezultatelor organizației.

În cadrul unei firme pot să apară situații diferite în funcție de momentul în care sunt necesare informațiile, în funcție de activitățile desfășurate într-un anumit moment. Spre exemplu dacă un manager dorește ca fiecare salariat din cadrul organizației să fie informat în legătură cu activitățile ce se desfășoară în cadrul acesteia (în special cele care vizează introducerea unui nou produs pe piață) el poate să le transmită sub forma unui mesaj verbal toate indicațiile de care trebuie să țină cont în exercitarea sarcinilor. Acesta transimite sub formă de date și informații deciziile în ceea ce privește stabilirea obiectivelor și politicii firmei. Și în ceea ce privește relațiile cu clienții managerul are un rol important în sensul că poate ameliora nemulțumirile acestora în ceea ce privește produsele firmei fie participând la discuții fata în față cu aceștia fie le trimite o scrisoare.

Rezultatul este cel mai important în cadrul unor asemenea activități, astfel că dacă el este unul pozitiv și benefic pentru organizație se poate afirma că procesul comunicării a fost folositor pentru rezolvarea obiectivelor fiecăreia dintre acestea.

Având în vedere cele exprimate mai sus consider că pentru proiectarea unui nou sistem informațional în cadrul firmei AndraVer trebuie să țin cont de elemente precum:

elementele informaționale de care are nevoie conducerea firmei și implicit fiecare compartiment în parte;

deciziile ce trebuie adoptate în cadrul societății;

configurația tehnică a sistemului informațional;

nivelul de dotare tehnică al firmei AndraVer în domeniul informaticii;

Documentele și componentele subsistemului informațional care vor include rezultatele proiectării vor fi:

fișierele elaborate la nivel de activități (în special cele de la producție și vânzări) necesare managementului firmei;

lista situațiilor informaționale necesare managementului firmei și cele necesare la nivel de centru de gestiune;

circuitele și fluxurile informaționale pe care vor circula aceste documente;

procedurile informaționale utilizate în tratarea informațiilor.

În ceea ce privește producția consider că o metodă de îmbunătățire a acesteia poate avea în vedere elaborarea unor noi sistem informatice bazate pe aplicații mai performante decât cele utilizate în prezent. Cu ajutorul acestei metode se pot evidenția o serie de aspecte privind utilizarea calculatorului în cadrul firmei precum:

facilitarea activităților privind definirea, organizarea și planificarea procesului de producție;

creșterea gradului de automatizare în ceea ce privește activitățile specifice de fabricare a articolelor vestimentare cu ajutorul computerelor și a mașinilor de broderie computerizată;

înglobarea întregii producții și a proceselor acesteia folosind computere și rețele de telecomunicații (în special pentru realizarea articolelor vestimentare conform preferințelor clienților).

 Așadar, computerele simplifică, automatizează și integrează multe dintre activitățile necesare producerii mărfurilor firmei AndraVer. De exemplu calculatoarele pot fi utilizate de către designer-ul firmei în proiectarea produselor, în perfecționarea proceselor de producție, în alegerea materialelor necesare în procesul de producție.

Astfel sunt canalizate eforturile de simplificare, automatizare și integrare către următoarele domenii (funcții, mediu, resurse):

funcțiile de bază ale producției: planificarea, lansarea, execuția și urmărirea producției;

mediul ce vizează puncte de lucru, echipamente, birouri, facilități oferite de întreprindere;

resurse disponibile (oameni, calculatoare, rețele de telecomunicații, echipamente, utilaje, baze de date).

Beneficiile pe care le poate oferi sistemele informatice noi de producție vizează aspecte precum:

creșterea eficienței muncii prin simplificarea și automatizarea acesteia și un raport mai bun între produsele fabricate și capacitățile de producție ale acestora;

îmbunătățirea utilizării facilităților de producție, asigurarea controlului calității produselor printr-o urmărire permanentă a feedbak-ului;

costuri cât mai mici generate de gruparea logică a datelor pentru desfășurarea procesului de fabricație a articolelor vestimentare;

îmbunătățirea serviciului de desfacere;

asigurarea numărului și a calității personalului necesar pentru desfășurarea activităților de producție.

Consider că pentru ca un computer să poată realiza controlul prelucrărilor de date și informații acesta trebuie să fie dotat cu dispozitive și softuri specializate. De exemplu soft-ul utilizat trebuie să conțină modele matematice pentru a analiza datele generate de prelucrările continue și să le poată compara cu valorile standard cerute. De asemenea sistemul transmite mesaje despre stadiul procesului ce poate fi vizualizat de designer-ul care poate lua hotărâri adecvate bunei desfășurări a prelucrării. De asemenea, se pot cere periodic analize ale performanțelor procesului.

Fiecare subdiviziune organizatorică trebuie să dispună de calculatoare, deoarece prin intermediul acestora se asigură un management în timp real, eficient ce îndreaptă firma către obținerea de profit.

Acest aspect presupune:

stabilirea necesarului tehnic de calcul;

achiziționarea suportului tehnic, respectiv a calculatoarelor;

elaborarea și precizarea elementelor metodologice specifice tratării informaților;

desemnarea unui administrator de rețea;

stabilirea sarcinilor, competențelor și responsabilităților personalului implicat în culegerea, înregistrarea, transmiterea și prelucrarea informațiilor necesare funcționării cu maximum de eficiență a firmei;

stabilirea la nivelul compartimentelor funcționale și operaționale ale întreprinderii a atribuțiilor, competențelor și responsabilităților de natură informatică precum și reflectarea lor în documentele corespunzătoare;

Realizarea proiectului poate fi influențată de o serie de factori, dintre care cei mai importanți consider că sunt următorii:

factorii interni: pentru realizarea proiectului sunt necesare surse proprii din cadrul firmei, lipsa personalului specializat în designer computerizat reprezintă un dezavantaj în acest sens, însă poate fi instruit designer-ul firmei specializat în domeniu fără ca aceasta să fi nevoită să apeleze la servicii externe;

factorii externi: lipsa surselor financiare ar putea influența dezvoltarea sistemului însă societatea poate apela la finanțare externă dacă investiția se dovedește a fi viabilă;

factorii juridici și cei politici nu sunt semnificativi în cadrul acestui proiect.

În cadrul societății softul avut în dotare este depășit de noile cerințe legislative, este dificil de manevrat de către utilizatorii finali, iar dialogul realizat între utilizator și program se realizează pe o interfață neadecvata și estetic foarte obositoare.

Pentru îmbunătățirea acestui aspect propun ca și soluție achiziționarea unor echipamente compatibile cu noile sisteme de operare (imprimante rapide, calculatoare), precum și integrarea modulelor într-o singură aplicație generală accesibilă de utilizator prin parole.

Cerințele nefuncționale ale noului sistem pot fi evitate prin securizarea datelor prin stabilirea nivelurilor de acces pentru diverse categorii de utilizatori, asigurarea de interfețe specifice.

2.5. Implementarea noului sistem informațional

Legătura dintre decizie și acțiune se realizează prin sistemul informațional, respectiv, cu ajutorul unui flux de informații în sens ascendent și descendent.

La stabilirea unui sistem informațional trebuie să se țină seama de:

locul de colectare a informațiilor;

modul de culegere și prelucrare a acestora;

resursele financiare necesare pentru aplicarea noului sistemului informațional avut în vedere;

În determinarea elementelor menționate, rolul principal ce îi revine managementului societății comerciale, cel în măsură să precizeze obiectivele și sarcinile la a căror realizare trebuie să concure informațiile și implicit cerințele, în funcție de care, organizatorii și economiștii determină procedurile informaționale corespunzătoare.

Rațiunea existenței sistemului informațional în cadrul firmei reprezintă asigurarea bazei informaționale necesare pentru derularea eficientă atât a proceselor de management, cât și a celor de execuție. În consecință, obiectivele și cerințele specifice sistemului informațional trebuie să reflecte obiectivele fundamentale, derivate, specifice și individuale ale firmei.

O elaborare eficientă a sistemelor informaționale necesită un efort comun. Printre cei prezenți la elaborare trebuie să fie incluși utilizatorii, echipa de producție și un personal de asistență.

Implementarea noului sistem informațional presupune realizarea ordinii fluxului informațional în cadrul sistemului flexibil de prelucrare. Tratată pas cu pas implementarea noului sistem informațional, va conduce la obținerea celor mai bune rezultate, aceasta presupune:

conștientizarea conducerii de necesitatea implementării unui nou subsistem informațional;

pregătirea personalului în legătură cu modificările ce vor interveni asupra subsistemului informațional;

efectuarea unei analize pentru determinarea cerințelor noului subsistem;

planificarea, organizarea implementării și alocarea resurselor necesare procesului;

controlul și evaluarea implementării la fiecare pas;

stabilirea deficiențelor semnalate și corectarea lor;

testarea noului subsistem;

compararea subsistemului informațional existent cu cel nou implementat;

Dacă rezultatele sunt pozitive firma poate să treacă la instruirea personalului pentru folosirea sistemului. Noul sistem informațional se impune a fi avizat de conducerea firmei după care acesta trebuie transmis tuturor compartimentelor pentru a fi pus în practică. Compartimentele vor lua la cunoștință cele menționate, urmând să pună în aplicare aceste decizii luate de conducere.

Pentru implementarea noului subsistem informațional în cadrul S.C.AndraVer S.R.L se are în vedere delimitarea cerințelor proiectului de cele ale subsistemului pentru acest lucru firma își delimitează obiectivele după cum urmează:

Cerințele proiectului vizează următoarele aspecte:

proiectul trebuie să acopere toate cerințele clienților;

prin implementarea sa, proiectul trebuie să asigure un grad ridicat de informatizare, determinând firma să ajungă în topul liderilor de pe piața din domeniul confecțiilor;

sistemul informatic să aibă capacitatea de a asigura informații pentru management, care să fie corecte, complete și la timp; 

printr-un sistem orientat către client, firma poate să se adreseze persoanelor fizice, întreprinderilor mici și mijlocii;

sistemul să aibă capacitatea de a asigura dezvoltarea de noi produse;

sistemul trebuie să aibă capacitatea de a oferi informații complete și utile despre client, pentru că firma să își identifice noi potențiali clienți sau să îi fidelizeze pe cei existenți.

Cerința principală a subsistemului informațional vizează capacitatea subsistemului de a oferi informații complete și utile despre client spre firmă și dinspre firma spre piața cu ajutorul agențiilor de vânzare sau prin intermediul unui site Web.

Principale obiective pe care noul sistem informațional le-ar îndeplini sunt următoarele:

calitatea informațiilor furnizate în cadrul întreprinderii astfel încât acestea să fie complete, reale, corecte, precise și pe înțelesul salariaților;

o circulație continuă a informațiilor în cadrul firmei și evaluarea acestora prin feed-back;

evitarea redundanței prin eliminarea fluxurilor informaționale neraționale și neeconomicoase;

informatizarea proceselor și activităților din cadrul întreprinderii;

utilizarea în comun a suporților de date și informații de interes general, prezente în cadrul firmei (nomenclatoare, ROF, etc.);

păstrarea relațiilor cu clienții sau cu furnizorii prin intermediul unui mijloc de comunicare la distanța bazat pe un sistem informatic;

securitatea datelor și informațiilor precum și asigurare accesului la informație prin utilizarea unor parole;

stabilirea responsabilității pentru furnizarea, prelucrarea, administrarea și asigurarea calității și integrității pachetelor de informații.

Pentru atingerea obiectivelor menționate mai sus este necesar ca firma să îndeplinească unele condiții precum:

trebuie să dețină o structură organizatorică foarte bine definită, procesele, activitățile și responsabilitățile să fie foarte clar definite pe posturi, funcții, compartimente de muncă, etc.;

asigurarea numărului și calității atât a resurselor umane cât și a celor materiale capabile să realizeze depășirea situației existente;

stabilirea perioadei de timp necesare realizării obiectivelor.

Având în vedere cele menționate mai sus pot face unele recomandări pentru desfășurarea optimă și îndeplinirea în condiții de eficiență a obiectivelor propuse:

stabilirea unei echipe formate din persoane specializate, capabile să realizeze implementarea unui sistem informațional modern și adecvat necesitaților întreprinderii;

definirea concretă a informațiilor necesare, în funcție de nivelele ierarhice ale firmei;

determinarea personalului în vederea utilizării noilor mijloace de primire, recepție și valorificare a informațiilor.

Exemple de domenii în care sistemul informațional integrat de management ar putea da eficiență mai mare activității societății AndraVer:

Arhiva electronică a clienților/furnizorilor. Cu ajutorul acesteia se poate realiza trecerea arhivei AndraVer pe suport magnetic, pentru a putea fi accesată mai ușor. Acest lucru ar avea o influență benefică atât în actul de decizie cât și în prestările de bunuri oferite clienților.

Managementul documentelor și comunicarea internă în mediu informatic: cu ajutorul acestora se poate realiza urmărirea documentelor și corectare erorilor în timp optim, precum și comunicarea rapidă și economică între compartimentele AndraVer.

Realizarea unui site WEB AndraVer: acesta ar prezenta firma clientului în cel mai direct mod, permițând accesul rapid al acestor la informațiile legate de societate.

Aceste 3 aspecte reprezintă obiective care pot fi atinse prin programe pe termen scurt și mediu, fără să necesite o analiză îndelungată, fiind necesare resurse materiale și umane relativ mici.

O importanță deosebită ar trebui acordată pregătirii personalului, astfel, ar trebui organizate cursuri pentru perfecționarea personalului de specialitate cât și cursuri de instruire a personalului utilizator de tehnică de calcul din cadrul tuturor compartimentelor firmei.

În ceea ce privește implementarea unui sistem informațional pe lângă avantajele avute în vedere de către personalul firmei acesta trebuie să ia în calcul și dezavantajele generate de introducere unui sistem informatic. În cadrul firmei AndraVer un sistem informatic poate conduce la dezavantaje precum:

defecționarea sistemului centralizat poate împiedica toți beneficiarii să îl utilizeze;

o informație introdusă greșit în cadrul sistemului poate să afecteze toți utilizatorii;

dacă sunt păstrate toate datele și informațiile doar în cadrul sistemului fără a se apela și la alți suporți de stocare a acestora, în timp sistemul se poate dovedi lent și incapabil să răspundă cerințelor utilizatorilor;

pot apărea duplicări accidentale ale unor date sau informații în cadrul diferitelor compartimente ale firmei (în special în cadrul departamentului financiar-contabil, unde pot fi utilizate mai multe metode de calcul);

alocarea unor resurse financiare importante pentru activitatea firmei în vederea implementării sistemului;

presupune un timp mare de răspuns în cazul unor solicitări simultane ale mai multor utilizatori.

Etapele implementării subsistemului informațional în cadrul SC AndraVer SRL

Dezvoltarea unui subsistem informațional este un proces ciclic. Sunt de părere că primele trei etape în dezvoltarea subsistemelor pun accent pe problemele manageriale. În stabilirea pașilor ulteriori ai dezvoltării subsistemelor informaționale atenția specialiștilor trebuie să se concentreze asupra asigurării că "lucrurile sunt bine făcute". Ciclul de dezvoltarea a subsistemelor informaționale este unul repetativ și evolutiv în sensul că etapele acestuia nu sunt prelucrate doar o singură dată. Aceste etape au la bază definirea unui flux secvențial ce constă în identificarea de noi probleme și oportunități. Fiecare la orice pas din ciclu pot fi descoperite problemele și/sau oportunitățile neidentificate anterior. În astfel de cazuri este importantă asigurarea integrării corecte în sistem a soluției la nouă problemă și/sau la noua oportunitate.

Realizarea unei schimbări minore la un sistem informațional poate cauza efecte neanticipate și de nedorit. Aceste efecte pot dăuna grav exploatării sistemului.

Timpul necesar completării ciclului pentru o problemă sau oportunitate dată poate varia de la câteva ore la mai mulți ani, depinzând de complexitatea cerinței. În continuare voi face o prezentare a celor șapte pasi ai ciclului de viață al dezvoltării sistemului informațional.

Etapa 1: Identificarea problemelor și a oportunităților

Această etapă are la bază o înțelegere cât mai exactă a problemei cu care se confruntă subsistemul informațional din cadrul firmei precum și principalele mijloace de perfecționare a sa. Pe scurt problema pusă în discuție pentru firma S.C. AndraVer S.R.L. constă în îmbunătățirea sistemului informațional care să permită culegerea, transmiterea, arhivarea datelor și comunicarea eficace și eficientă, necesare pentru a facilita implementarea strategiilor, politicilor și bunelor practici în vederea realizării obiectivelor organizației și a obiectivelor individuale specifice lucrătorilor firmei.

Etapa 2: Analiza și documentarea subsistemului existent

Etapa presupune analiza detaliată în ceea ce privește documentele informaționale necesare luării deciziilor precum și a mijloacelor automatizate de tratare a acestora înainte de proiectarea, dezvoltarea și implementarea unui sistem informațional nou.

Pentru a se realiza analiza sistemului existent în cadrul AndraVer se are în vedere activități precum:

identificarea deficiențelor din cadrul sistemului informațional existent precum și determinarea cauzelor care au condus la realizarea acestor deficiente și corectările care se impun;

analiza datelor și informațiilor curente care poate conduce la sistarea luării deciziilor (de exemplu, tranzacțiile și rapoartele);

verificarea sistemului de producție ținând seama de informațiile culese din piață (de exemplu cele legate de așteptările și cerințele consumatorilor);

revizuirea modului în care se iau deciziile ținând seama de fluxul informaților dar și de cel de producție;

De îndată ce a fost analizat, sistemul informațional existent este documentat pentru activitățile ulterioare și pentru cerințe de comunicare.

Etapa 3: Determinarea cerințelor informaționale

O dată ce deficiențele din cadrul subsistemului informațional au fost evidențiate, pot fi determinate cerințele informaționale. Deoarece sistemul informațional trebuie să conțină informațiile necesare luării deciziilor, soluțiile la problemele informaționale pot fi obținute prin determinarea cauzelor care au condus la apariția deficiențelor și prin corectările care se impun pentru determinarea cerințelor informaționale.

Etapa 4: Proiectarea de tehnologie, cerințele de personal

Această etapă se referă la mijloacele de soluționare a problemelor ce evidențiază subsistemul informațional. Prin intermediul acestui pas firma definește modul cum se vor realiza îmbunatățirile, personalul și tehnologiile necesare sunt proiectate pentru a se realiza cerințele etapei anterioare, astfel în cadrul S.C. AndraVer S.R.L. se au la bază următoarele aspecte:

organizarea sistemului informațional ținând cont de cerințele personalului și de necesitățile acestuia;

pregătirea personalului și punerea acestuia în temă cu noile schimbări;

dotarea firmei cu necesar tehnic.

Etapa 5: Dezvoltarea, testarea și validarea sistemului

Având în vedere etapele descrise anterior pot spune că până în acest punct au fost identificate aspectele ce se doresc a fi îmbunătățite precum și mijloacele de realizare a lor. În cadrul acestei etape este posibilă testarea și validarea sistemului dacă acesta se dovedește a fi necesar firmei. Firma își poate achiziționa atât resurse software cât și hardware, deoarece rezultatul acestei etape se dorește a fi deținerea în cadrul firmei a unui sistem operabil capabil să satisfacă obiectivele inițiale de proiectare în cele mai eficiente și de încredere condiții precum și rezolvarea problemelor apărute în cadrul organizației și identificarea oportunităților acesteia.

Etapa 6: Implementarea propriu-zisă a sistemului

O dată cu dezvoltarea și implementarea noului sistem informațional firma poate trece la implementarea propriu-zisă. Pe lângă aspectele favorabile pe care le poate oferi firmei implementarea poate avea și efecte negative în special asupra salariaților. Din această cauză sunt de părere că așa cum am detaliat mai sus în prezenta lucrare, firma trebuie să își anunțe angajații despre noile modificări și să țină cont de necesitățile acestor. Noul sistem informațional poate avea efecte negative asupra locurilor de muncă (în special asupra responsabilităților, cerințelor, dar și asupra relațiilor de comunicare), de aceea managerul trebuie să își previzioneze efectele implementării unui nou sistem informațional pentru a putea face față factorului uman. În cadrul SC AndarVer SRL sistemul informațional corect implementat poate fi considerat instrument de motivare și poate ajunge la participanții din organizație. Sunt de părere că organizațiile care dezvoltă programe eficace și eficiente de comunicare organizațională, determină o mai bună implicare a angajaților în muncă, comparativ cu organizațiile care au sisteme neadecvate de comunicare organizațională, acest aspect se confirmă doar parțial în cadrul firmei întru-cât deși managerul este conștient de importanța comunicării organizaționale, în implicarea angajaților în muncă, respectiv pentru îndeplinirea obiectivelor organizaționale acesta nu se preocupă suficient pentru dezvoltarea de programe eficace de comunicare.

Etapa 7: Evaluarea periodică și întreținerea sistemului

Această etapă are rolul de a oferi managerului firmei posibilitatea de a evalua cât de eficiente sunt soluțiile oferite la diverse probleme de către implementarea unui sistem informațional nou. Managerul, dar și angajații firmei pot compara rezultatele previzionate cu cele existente puse la dispoziție de către vechiul sistem informațional. Consider că pentru început dacă noul sistem operează satisfăcător atunci acesta poate fi menținut la nivelul curent de exploatare până când apar noi probleme sau oportunități.

Important după implementarea propriu-zisă a subsistemului informațional este ținerea sub control a eficienței acestuia, astfel că în acest sens propun firmei S.C.AndraVer S.R.L. următoarele:

Controlul reacțiilor și al oportunităților: Managerul poate folosi această metodă pentru a defini problemele cu care se confruntă organizația și de a evidenția oportunitățile. Prin intermediul controlului reacților pot fi soluționate problemele care apar imediat, fiind cea mai simplă și cea mai utilizată metodă. De exemplu în cadrul firmei prezentate dacă o clientă comandă o rochie și nu este mulțumită de rezultat pentru că nu s-a ținut cont de specificațiile sale în realizarea produsului, managerul poate să aplaneze ‘‘revolta’’ clientei prin identificarea informațiilor necorespunzătoare sau lipsa informațiilor care au condus la acest rezultat.

Controlul oportunităților: Conform acestei metode propun managerului firmei S.C.AndraVer S.R.L. ca permanent să caute noi oportunități de îmbunătățire a subsistemului informațional. Spun acest lucru, deoarece metodele de perfecționare și îmbunatățire sunt și cele care determină luarea deciziilor, iar de rezultatul lor depinde viabilitatea organizației. De exemplu, managementul poate sesiza ocazia de a câștiga mai mulți clienți prin implementarea unui nou sistem de tratare a informaților în legătură cu comenzile, care să ofere livrări către clienți într-un mod superior față de concurenți.

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Având în vedere cele prezentate mai sus pot afirma că un sistem informațional aflat într-o permanentă perfecționare condiționează obținerea unor venituri mult mai mari, poziționând întreprinderea în topul liderilor de piață (spre deosebire de firmele în care accentul pus pe informație și comunicare este slab dezvoltat). Sunt de părere că existența unui subsistem informațional, adaptat la cerințele întreprinderii în funcție de mărimea acesteia și obiectul de activitate precum și perfecționarea continuă a lui sunt elemente vitale pentru ‘‘supraviețuirea’’ firmei oferind posibilitatea managerului de a aplica cele mai eficiente metode și tehnici manageriale de luare a deciziilor. Așa cum este detaliat în prezenta lucrare consider că cel puțin doi factori sunt necesari pentru realizarea unui subsistem informațional în cadrul unei firme și anume factorul uman și computerul.

Conform literaturii și studiilor de specialitate de remarcat este concepția conform căreia printre cele mai spectaculoase evoluții către economia bazată pe cunoștințe și către societatea informațională o constituie creșterea gradului de informatizare a firmei. Având în vedere acest aspect pot face ca și primă propunere firmei S.C.AndraVer S.R.L. sporirea volumului vânzărilor prin intermediul magazinelor virtuale, care au cunoscut o adevărată explozie în ultimii ani, în acest sens existând dovezi de necontestat.

Cu toate acestea aș dori să subliniez două aspecte de care membrii firmei trebuie să țină cont. În primul rând gradul de informatizare al firmei este obținut în timp prin implicarea tuturor persoanelor din cadrul firmei fără ca managerul să se ghideze după ideea conform căreia doar el are putere decizională, iar ceilalți trebuie să se spună ordinelor lui. În al doilea rând sunt necesare surse financiare semnificative pentru dotarea organizației cu echipamente informatice performante.

În ceea ce privește activitatea personal – organizare- salarizare acesta are nevoie de dotarea cu computere performante pentru că stocarea informațiilor electronice este redusă și viteza de lucru de asemenea și dotarea cu programe specializate în care de exemplu managerul să-și pună semnătura electronic, iar transferul dintre compartimente să fie facilitat, reprezintă o propunere personală privind sporirea activității firmei. Pe lângă aceste aspecte mai propun companiei dotarea magazinului său cu un echipament care permite clienților să își proiecteze singuri vestimentația dorită prin selecție dintr-un set de opțiuni predefinite. Un specialist le ia măsurile și celelalte specificații și le introduce într-un calculator personal, care apoi le transmite la unitatea de producție. Astfel firma va fi capabilă să producă vestimentația cliențiilor pe aceeași linie unde realizează producția de sine. Un asemenea sistem permite obținerea pe calculator a datelor necesare pentru raportare, la perioade fixe stabilite anticipat sau la cerere, a situației stocurilor efective în raport cu cele normate ca și urmărirea și controlul operativ al mișcării stocurilor în vederea prevenirii sau formării celor neraționale.

Un alt instrument pe care firma îl poate utiliza în activitatea de management este tabloul de bord. Prin intermediul acestuia pot fi furnizate rapoarte periodice, la diferite nivele ierarhice, de exemplu cele privind gestiunea stocurilor. Ca o cerință de bază pentru fundamentarea deciziilor importante pentru societate este realizarea în timp util a informării, aceasta poate fi satisfăcută prin avantajele oferite de tablourile de bord electronice (TBE).

TBE are rolul de a furniza continuu și sub formă adaptată, pe trepte diferite de analiză, informații utile pentru urmărirea gestiunii și evaluarea activității privind stocurile.

Consider că informatizarea reprezintă o soluție de care societatea trebuie să țină cont în permanență. Aceasta se ‘‘soldează’’ cu efecte pozitive pentru activitate firmei dacă trece pragul de discuții și angajații își îndreaptă atenția către dotarea cu aparatură de specialitate. Consider că un soft specializat ce se referă la broderie computerizată, dar și la cele legate de activitățile financiar-contabilă, de personal, vânzări, etc. sunt elemente fără de care acest efort ar fi inutil.

Pe lângă aceste aspecte pot spune că o altă soluție pentru dezvoltarea activității firmei S.C.AndraVer S.R.L. ar fi apelarea la un program centralizat prin intermediul căruia datele și informațiile pot fi prelucrate și furnizate într-un timp scurt și într-un mod eficient managerului, dar și compartimentelor de care acestea au nevoie cu adevărat. În cadrul firmei analizate sunt de părere că trebuie regândit nivelul la care se culeg informațiile, circuitul acestora în firmă (pentru a se evita întârzierile ai redundanțele), precum și modul în care se prelucrează și se retransmit informațiile.

Printre beneficiile pe care le poate aduce firmei S.C.AndraVer S.R.L. implementarea unui subsistem informațional nou pot releva următoarele aspecte:

facilitarea modului și diminuarea timpului de urmărire a stocurilor, a produselor aflate în fabricație, precum și a celor finite, corelate cu normele de consum, condițiile de fabricație, cerințele consumatorilor, etc;

reducerea gradului de uzură a mijloacelor fixe având în vedere orele de funcționare ale acestora, numărul de produse realizate;

realizarea produselor conform cerințelor clienților și urmărirea permanentă a reacților acestora;

compararea rezultatelor proprii cu cele ale concurenților și realizarea corectărilor care se impun pentru ca firma să dobândească un grad ridicat de competitivitate.

În concluzie pot spune că optimizarea fluxului informațional al firmei va implica astfel participarea tuturor compartimentelor – de la cele de execuție la cele de decizie, generând o substanțială îmbunătățire a activității.

BIBLIOGRAFIE

Aurel S., Sisteme informatice în management și neteconomie-suport de curs, Universitatea Dimitrie Cantemir din Timișoara, 2014

Brutu M., Drăghici C., Mihai D., Curs de management-teorie și aplicații, Editura Sitech, Craiova, 2008;

Bucur V., Florea L., Mărginean S., Țuțurea M., Bazele managementului, Editura Universității “Lucian Blaga”, Sibiu, 1999;

Buligiu I., Buse R., Șoava G., Mehedintu A., Sisteme informatice economice. Teorie și aplicații, Editura Universitaria, Craiova, 2010;

Constantinescu D. A., David M., Popescu O., Răileanu O., Rotaru A., Udrescu M., Management informațional, Editura Colecția Națională, București, 2000;

Drăghici C., Mihai D., Managementul relațiilor cu furnizorii, Editura Sitech, Craiova, 2008;

Drăghici C., Mihai D., Managementul aprovizionării, Editura Universitaria, Craiova, 2004;

Militaru Ghe., Sisteme informatice pentru management, Editura Bic All, București, 2004;

Nicolescu O., Abordări moderne în managementul și economia organizației, vol. I – V, Editura Economică, București, 2003;

Nicolescu O., Sistemul informațional al organizației, Editura Economică, 2010;

Nicolescu O., Săbău Gh., Sistemul informațional managerial al organizației, Editura Economică, București 2011;

Philip Kotler, Managementul marketingului, Ediția a III a, Editura Teora, 2003;

Popa Ion, Management strategic, Editura Economică, București, 2004;

Stroe Constantin, Managementul întreprinderii. Teorie și aplicații, Editura Universității din Pitești, 2002;

Articole științifice și site-uri

American Accounting Association – A statement of Basic Accounting Theory,Evanston, Illinois, 2013;

Georgescu Călin: România după criză, Reprofesionalizarea, Editura Compania, București, 2013;

Gheorghe Petrescu, Gabriela Boldureanu, Lucrări Științifice, vol. 51, seria Agronomie, Influenta subsitemului informațional actual asupra raționalizării distribuției produselor, Iași, 2013;

Ion Verboncu, Eficiența sau eficacitatea organizațiilor informaționale și managementul sistemului, Revista militară de management și educație,București, Nr.2,2013;

Parker C. S.. – Management Informatin System – Strategy and Action, McGrawHill, New York, 2012;

Tudose Cătălin, Aspecte ale realizării sistemelor informatice pentru managementul unei mari întreprinderi – analiza, concept general, Revista Informatică Economică,București nr.2 (14)/2013;

https://discerne.wordpress.com

http://ieeecomputersociety.org

www.infocompanies.com/Andraver-SRL-Targoviste-65128.htm

http://www.mfinante.ro/infocodfiscal.html

Eficienţa şi eficacitatea sistemului informaţional-managerial

www.ziare.com

ANEXE

Anexa 1

Subsistemele de bază care compun un sistem de management,

(Sursă: Brutu M., Drăghici C., Mihai D., Curs de management-teorie și aplicații, Editura Sitech, Craiova, 2008; pag.209.)

Anexa 2

Organigrama S.C. AndraVer S.R.L

Anexa 3

FIȘA POSTULUI

Confecționer îmbrăcăminte

Denumirea postului: Confecționer îmbrăcăminte

Relații ierarhice: se subordonează șefului de atelier

Relații de colaborare: cu personalul de execuție din atelier, conform organigramei

Scopul postului: asigura asamblarea semifabricatelor, urmărind procesul tehnologic până la executarea finală a produsului

Atribuțiile principale și sarcinile specifice:

Aplicarea corectă a documentației tehnice (fișa tehnica a produsului, fisa de program, procesul tehnologic, fisa tehnologică pe operație, fisa tehnica a utilajului, produsul etalon);

Respectarea/reglarea parametrilor de lucru conform documentației tehnice; Executarea operațiilor conform documentației tehnice;

Croirea reperelor articolelor de îmbrăcăminte;

Pregătește materialele pentru croire (operații de călcare, control, șpănuire, șablonare, verificare cantitativă și calitativa);

Executa croirea reperelor în sisteme de croire simplă sau combinată;

Prelucrarea manuală sau mecanică a reperelor: însemnarea, îndoirea marginilor, bordarea, executarea penselor, cutelor;

Asamblarea reperelor pe mașini simple sau automate speciale;

Finisarea produselor: executa operații de coasere a butonierelor, cheițelor, nasturilor, etc.

Atribuții privind respectarea normelor de sănătate și securitate în muncă, de prevenire și stingere a incendiilor:

însușirea și aplicarea corectă a legislației, normelor generale și specifice de sănătate și securitate în muncă și a diferitelor proceduri în conformitate cu specificul locului de muncă;

participarea la instruirea periodică privind sănătatea și securitatea în muncă, prevenirea și stingerea incendiilor;

desfășurarea activității la locul de muncă respectând normele de sănătate și securitate în muncă, normele P.S.I, regulile de sănătate și igiena individuală la locul de muncă;

utilizarea utilajelor de lucru cu respectarea instrucțiunilor de folosire și a normelor specifice de securitate a muncii;

utilizarea, întreținerea, păstrarea și depozitarea echipamentului de protecție în conformitate cu procedurile specifice locului de muncă;

cunoașterea factorilor de risc și a bolilor profesionale specifice locului de muncă;

identificarea pericolelor care apar la locul de muncă și raportarea acestor pericole persoanei competente să ia măsuri, conform procedurilor specifice locului de muncă;

acordarea primului ajutor rapid și corect în conformitate cu tipul accidentului produs; respectă procedurile de urgență și de evacuare: semnalează eventualele accidente prin contactarea cu promptitudine a persoanelor din serviciile abilitate, conform procedurilor specifice;

contactează serviciile de urgență corespunzătoare în cazul unui accident semnalat;

cunoaște și aplică procedurile de urgență și evacuare, atunci când este nevoie; utilizează echipamentul de intervenție conform normelor de securitate și sănătate în muncă și a normelor P.S.I.;

respecta întocmai planul de evacuare a fabricii în caz de urgență.

Responsabilitățile postului:

Legat de activitățile specifice, răspunde de:

calitatea lucrărilor efectuate la locul de muncă și se preocupă permanent de îmbunătățirea lor;

executarea corectă și în termenele stabilite a confecționării produsului;

păstrarea în bună stare a materialelor de lucru, utilizarea și întreținerea utilajelor conform parametrilor de funcționare.

Legat de disciplină muncii, răspunde de:

îmbunătățirea permanentă a pregătirii sale profesionale și de specialitate; 

păstrarea confidențialității informațiilor și a documentelor legate de firmă;

păstrarea în bune condiții a utilajelor și utilizarea resurselor existente exclusiv în interesul firmei;

respecta prevederile normativelor interne și procedurile de lucru privitoare la postul său;

respecta normele de sănătate, securitate și igiena în muncă, normele de prevenire și stingere a incendiilor și acțiune în caz de urgență, normele de protecție a mediului înconjurător;

utilizarea, păstrarea și întreținerea echipamentelor de protecție și a echipamentelor de intervenție în caz de urgență.

Autoritatea postului: Utilizează materiale și echipamente puse la dispoziție de firmă.

Utilajele folosite: mașini de cusut simple, mașini de cusut automate, mașini de cusut speciale.

Condițiile de muncă:

munca se desfășoară în ateliere de croitorie/în fabrici de confecții;

munca se desfășoară într-un singur schimb;

manevrele se execută manual și/sau automatizat, individual/în echipă;

mediul de lucru este poluat fonic.

Specificațiile postului:

Nivel de studii: liceu sau școală profesională în domeniu său curs de calificare, cursuri de pregătire.

Experiență: în specialitate: 2 ani pe post: minim 1 an pe post asemănător.

Cunoștințe necesare:

specifice domeniului de lucru: proceduri specifice de croire și confecționare, modalități de ambalare, pliere și etichetare, tipuri de utilaje, modul de folosire al dispozitivelor specifice, etape de lucru și norme de timp alocate fiecăreia.

în domeniul sănătății și securității în munca: legislația generală și specifică privind: sănătatea și securitatea în muncă, prevenirea și stingerea incendiilor, regulile de sănătate și igiena specifice locului de muncă; – simbolurile de avertizare a pericolelor la locul de muncă – echipamentul de protecție specific; – echipamentul de stingere a incendiilor; – planul de evacuare al atelierului, fabricii; – procedurile de urgență, de prim ajutor și de evacuare.

Caracteristici de personalitate, aptitudini și deprinderi necesare:

capacitatea de a selecta, structura și utiliza informațiile din documentația tehnică;

îndemânare, precizie și rigurozitate în efectuarea operațiilor specifice;

capacitatea de selectare a detaliilor;

atenție deosebită în verificarea detaliilor;

acuratețe maximă necesară realizării detaliilor;

bune abilități de lucru în echipă;

comunicare interactivă la locul de muncă;

planificarea activității și a timpului de muncă;

disponibilitate de a lucra în ture.

Anexa 4

Chestionar – Pentru manager

Considerați că subsistemul informațional specific S.C.AndraVer S.R.L. permite transmiterea facilă informațiilor?

DA

NU

Argumentați…………………………………………………………………………………………….

Acest subsistem permite managerilor aprecierea corectă a situației actuale a întreprinderii?

DA

NU

Argumentați…………………………………………………………………………………………….

Ce metodă utilizați pentru răspândirea informațiilor?

discuția față în față

telefonul

un delegat

altele

Sistemul informațional permite managerilor să constate în timp util punctele slabe și țări ale firmei?

DA

NU

Argumentați………………………………………………………………………………………………

Care sunt modalitățile utilizate pentru a lua în evidență clienții și furnizorii dvs?

…………………………………………………………………………………………………………..

Apreciați că informația ajunge acolo unde e nevoie de ea?

DA

NU

Argumentați………………………………………………………………………………………………

Aveți un sistem structurat de evidențiere a informațiilor?

DA

NU

Cantitatea informațiilor emise este suficientă?

DA

NU

Argumentați…………………………………………………………………………………………….

În ce măsură sunteți mulțumit de rapiditatea transmiterii informațiilor?

Foarte mică măsură

Mică măsură

Nici-Nici

Mare măsură

Foarte mare măsură

Considerați că subsistemul informațional existent are nevoie de îmbunătățiri?

DA.Exemplu de propuneri…………………………………………………………………

NU

Chestionar – Pentru angajat

Aveți informații despre existența unui sistem informațional în cadrul S.C.AndraVer S.R.L?

DA

NU

Prin ce modalități ajung informațiile la dvs?

Discuții orale

Telefon

Mail

altele

În ce măsură participați la transmiterea informațiilor?

Foarte mică măsură

Mică măsură

Nici-nici

Mare măsură

Foarte mare măsură

Considerați că unele informații elaborate nu sunt necesare nimănui?

DA

NU

Argumentați……………………………………………………………………………………….

În ce măsură informațiile primite ajung la momentul potrivit?

Foarte mică măsură

Mică măsură

Nici-nici

Mare măsură

Foarte mare măsură

Ce informații de care aveți nevoie nu ajung la timp în sectorul dv de activitate?

…………………………………………………………………………………………………………….

Informațiile primite sunt întotdeauna coerente?

DA

NU, Argumentați………………………………………………………………………………

Doriți să modificați subsistemul informațional existent?

DA, dați exemplu de propuneri de modificare…

NU

Prin intermediul căror metode vreți să accesați informațiile?

……………………………………………………………………………………………………………..

Considerați importantă implicarea dumneavoastră în activitatea de modificare a subsistemului informațional?

DA, Argumentați………………………………………………………………………………

NU