Analiza Privind Perfectionarea Subsistemului Informational al Sistemului de Managament la S.c. Andraver S.r.l

LISTA FIGURILOR

INTRODUCERE

Trăim într-o societate informatizată și trecem printr-o explozie informațională, de aceea este ușor să spui că managerul are nevoie să adune informații pentru a ajuta reducerea nivelului de incertitudine în adoptarea unei decizii, aceste informații sunt folositoare numai dacă sunt informații corecte. Dar organizațiile produc volume de informații în fiecare zi, ‘‘ cum poate deci un manager să aibă acces efectiv la toate acestea?’’- și odată ce are acces, ‘‘cum le folosește?’’. Răspunsul la aceste întrebări stă în utilizarea sistemelor informaționale de management și a sistemelor de susținere a deciziei. Cu ajutorul acestor sisteme managerii pot organiza, analiza și stoca cantități uriașe de informații și le pot accesa atunci când este nevoie.

Așadar, în ultimul timp, a devenit o realitate dependența dintre nevoia de informații, existența unui sistem care să asigure furnizarea acestora și dezvoltarea societății în general. Sistemul care poate oferi informațiile cerute este sistemul informațional, pentru realizarea căruia se apelează la metode, tehnici și mijloace, diferențiate în funcție de tipul sistemului ce se va construi, de nivelul de dezvoltare a societății din punct de vedere economic și informatic.

În aceste condiții, sistemul informațional poate fi văzut ca un producător și distribuitor de informații. El preia datele din mediu intern și extern al organizației în care funcționează, le prelucrează și le distribuie celor care au nevoie de informațiile obținute, sub diferite forme.

Asigurarea unui sistem informațional funcțional eficace și eficient pentru fiecare organizație este esențială întru-cât condiționează decisiv performanțele sale.

Prezenta lucrare de licență își propune să abordeze analiza privind perfecționarea subsistemului informațional al sistemului de management în cadrul S.C. AndraVer S.R.L. având ca obiect de activitate confecționarea de articole vestimentare pentru femei din categoria confecția ușoară

Motivul realizării acestei lucrări este de a analiza subsistemul informațional al sistemului de management existent în cadrul societății și de a identifica mijloacele de perfecționare ale acestuia precum și implementarea noului sistem care se impune.

Lucrarea dată prezintă o viziune complexă asupra sistemului informațional al întreprinderi S.C.AndraVer S.R.L. și prezintă modul în care acesta poate fi îmbunătățit întru consolidarea succesului organizației.

Sursele elaborării acestei lucrări sunt complexe de la cărți de specialitate până la articole publicate online.

Din punct de vedere al structurii prezenta lucrare cuprinde două capitole structurate după cum urmează: primul capitol în care se prezintă partea teoretică a subsistemului informațional al sistemului de management, iar în al doilea capitol se are în vedere cunoașterea situației existente în cadrul S.C.AndraVer S.R.L. precum și modalitățile de perfecționare a subsistemului informațional implementat în cadrul societății dar și modul de implementarea a unui nou subsistem. Prezenta lucrare se încheie prin elaborarea unor concluzii și propuneri menite să sporească activitatea economico-financiara a firmei prin intermediul perfecționării subsistemului informațional ca sistem de management.

CAPITOLUL 1 CONSIDERAȚII TEORETICO-APLICATIVE PRIVIND SUBSISTEMUL INFORMAȚIONAL ȘI ROLUL SĂU ÎN COMPETITIVITATEA ORGANIZAȚIEI

Considerente generale privind subsistemul informațional al sistemului de management în cadrul unei organizații

Subsistemul informațional este unul din instrumentele primare ce facilitează exercitarea proceselor și relațiilor de management din cadrul unei firme și se caracterizează prin dinamism și flexibilitate pronunțate. Organizarea informațional a firmei consta în ansamblul datelor, informațiilor, circuitelor informaționale, fluxurilor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor existente într-o firmă, în vederea generării suportului informațional necesar pentru previzionarea și îndeplinirea obiectivelor. Între subsistemele de management ale organizației, poziția ocupată de subsistemul informațional se prezintă conform Anexei 1.

În cadrul firmei, subsistemul informațional îndeplinește cumulativ trei funcții:

Rolul decizional

Rolul operațional

Rolul de documentare

Problemele complexe cu care subsistemul informațional se confrunta se datorează triplei dimensiuni a informațiilor, prezentată astfel:

Individuală:

Organizaționala

Socială

Activitățile sistemelor informaționale cuprind:

Culegerea și înregistrarea datelor primare;

Verificarea, transmiterea și stocarea datelor;

Prelucrarea datelor în concordanță cu cerințele conducerii;

Selectarea informațiilor necesare conducerii.

Componentele de bază ale subsistemului informațional sunt:

Date și informații (resurse informaționale). Data reprezintă descrierea cifrică sau letrică a unor acțiuni, procese fapte fenomene referitoare la firma sau la procese din afară să ce interesează managementului acesteia. Informațiile desemnează acele date care aduc destinatarului un spor de cunoaștere privind direct sau indirect întreprinderea respectivă, care îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce îi revin.La nivelul firmei, în abordarea informației cel mai mare interes îl reprezintă pentru management informația economică

Circuite și fluxuri informaționale: prin circuit informațional se înțelege distanța pe care o parcurge o informație sau o categorie de informații între emițător și destinatar.

Fluxul informațional reprezintă cantitatea de informații care este vehiculată între emițător și receptor pe un anume circuit informațional. Caracteristicile unui flux informațional sunt lungimea, viteza de deplasare, fiabilitate, cost etc

Proceduri informaționale: prin proceduri informaționale se înțelege ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalități de culegere, înregistrare, transmitere, prelucrare și arhivare a unei categorii de informații, cu precizarea operațiilor de efectuat și a succesiunilor, a suporților, formulelor, modelelor și mijloacelor de tratare a informațiilor folosite.

Mijloacele de tratare a informațiilor reprezintă suportul tehnic al organizării informaționale. Acestea pot fi manuale, mecanizate, automatizate.

Factorii de influență ce determină necesitățile managementului informațional sunt:

factori generali

factorii de mediu: mediul organizațional afectează o organizație în diferite moduri, dar determină și necesitățile de management informațional. Un mediu complex, instabil și cu un grad înalt de incertitudine determină nevoi de informații pentru managementul organizației.

dimensiunea organizației și complexitatea acesteia: necesitățile informaționale sunt mai mari pentru organizațiile care realizează mai multe produse, servicii sau activități decât acelea strict specializate chiar dacă sunt de aceeași dimensiune.

factori specifici

domeniul de acțiune al managementului: fiecare parte componentă a organizației are necesități specifice de managementul informației. Astfel resursele umane impun informații legate de datele demografice ale angajaților, marketingul cere informații de prețuri, ponderea pe piață, cheltuieli de reclama, etc.

nivelul de conducere: managerii de nivel superior au nevoie de un spectru mai larg de informații pe perioade de timp mai mari. Managerii de la nivelul de mijloc au nevoie de informații specifice și pe perioade mai scurte de timp decât în cazul anterior. Managerii de nivel inferior au nevoie de informații specifice și pe perioade foarte scurte de timp.

Deficiențele majore ce pot interveni în utilizarea organizării informaționale ca instrument managerial sunt:

Distorsiunea

Filtrajul

Redundanța

Supraîncărcarea

Proiectarea unui sistem informațional eficient

Proiectarea unui sistem informațional eficient se face având la bază o serie de principii, a căror respectare îi condiționează funcționalitatea și eficiența;

subordonarea conceperii și funcționării sistemului informațional cerințelor conducerii;

corelarea sistemului informațional cu sistemul decizional și structura organizatorică a firmei;

principiul asigurării unității metodologice a tratării informațiilor;

principiul concentrării asupra abaterilor esențiale;

principiul asigurării unui maximum de informații finale din fondul de informații primare;

asigurarea unui timp corespunzător de reacție decizională și operațională pentru toți beneficiarii de informați;

asigurarea flexibilității sistemului informațional, astfel încât să fie posibilă modificarea, adaptarea rapidă și ușoară a caracteristicilor sale în funcție de necesități;

principiul eficienței.

Proiectarea sau reproiectarea sistemului informațional are ca obiective:

asigurarea calității informațiilor în sistem, astfel încât acestea să fie semnificative, corecte, actuale, complete, oportune și precise; o circulație continuă a informațiilor și generarea feed-back-ului;

circulația economicoasă a informațiilor prin eliminarea fluxurilor neraționale, neeconomicoase sau inutile și evitarea redundanței;

construcția rațională a suporților de date astfel încât să fie asigurate operativ informațiile, succesiunea logică a acestora, gruparea lor pe tipuri, la costuri cât mai mici;

asigurarea numărului și calității personalului necesar;

asigurarea siguranței în funcționare, a stabilității sistemului informațional;

Informatizarea integrată a proceselor și operațiilor întreprinderii

Complexitatea și dinamismul epocii contemporane, influența tot mai accentuată a revoluției științifico-tehnice ridică în fața managerilor firmelor noi și complicate probleme, a căror rezolvare presupune o adaptare continuă, elastică și eficientă, pe baza unor informații bogate și pertinente. Sistemul informațional actual trebuie să asigure datele necesare cunoașterii

Cât mai reale a fenomenelor și proceselor economice, să permită – în funcție de aportul firmelor – obținerea unor efecte economice scontate.

Sistemul informațional poate contribui la valorificarea adecvată a resurselor umane, financiare și materiale, la stabilirea celor mai eficiente variante de producție și de comercializare. De aici rezultă că îmbunătățirea managementului actual presupune și modernizarea sistemului informațional, mijloace sofisticate de culegere, prelucrare și păstrare a datelor.

În distribuția mărfurilor într-o economie de piață, rolul sistemului informațional este de a evidenția ansamblul problemelor pe care să le rezolve conducerea firmelor producătoare și cele comerciale, în vederea realizării unor circuite cât mai directe și satisfacerea exigențelor consumatorilor.

În acest scop, informațiile referitoare la vânzările din perioadele precedente sunt edificatoare, iar fluxurile de informații de la consumatori spre producători au o importanță majoră pentru orientarea producției viitoare și asigurarea vânzării acesteia pe piață.

Cele mai semnificative fluxuri de distribuție, (între care cel informațional are un rol determinat) sunt următoarele:

1. Fluxul produsului;

2. Fluxul tranzacțiilor (negocierilor);

3. Fluxul titlului de proprietate;

4. Fluxul informațional;

5. Fluxul acțiunilor de promovare.

Sistemul informațional nu trebuie să se limiteze însă numai la fenomene trecute, ci să anticipeze evoluția fenomenelor de piață, să creeze mediul favorabil comercializării produselor. Procesul de distribuție a bunurilor este precedat de fluxul de informații și el este urmarea încheierii contractelor între agenții economici producători și comercianți. Desfășurarea neîntreruptă a distribuției, efectele acestui proces (cheltuieli, pierderi, profituri, imobilizări), înregistrate în diferitele lui secvențe, se vor reflecta în sistemul informațional.

Sistemele informaționale furnizează potențialul analitic și cel de comunicare de care au nevoie firmele pentru a-și administra afacerile la scară globală. Desfășurarea și controlul operațiunilor în formă multinațională necesită comunicarea cu furnizorii și distribuitorii 24 de ore din 24, între diferite localități de pe glob. Globalizarea economiei și tehnologia informațiilor au determinat o intensificare a competiției pe piețele internaționale. În acest nou cadru, firmele nu mai sunt avantajate de existența piețelor protejate, ci trebuie să facă față concurenței deschise. Informația, în acest caz, joacă un rol strategic pentru succesul afacerilor.

Valoarea unui sistem informațional depinde de modul în care acesta este asigurat. Pentru sistemele informaționale moderne este necesară cunoașterea de către manager a unor elemente specifice pentru ca sistemul să poată oferi informațiile cerute. După utilizare informațiile pot fi stocate și folosite în viitor. Sistemele informatice pot avea valori diferite pentru firmele de afaceri. Ele pot furniza avantaje competiționale firmelor, iar pe termen lung pot juca un rol strategic în viața acestora. Este de reținut faptul că sistemele informatice au o valoare intrinsecă, dar firmele nu valorifica decât parțial acest potențial. Valoarea unui sistem informatic este privită din punct de vedere financiar. Ea se măsoară prin veniturile pe care le produce pentru a justifica investiția aferenta. Sistemele informatice sunt considerate investiții pe termen lung în proiectele de capital.

Pentru organizațiile mari și complexe este necesar ca noile sisteme informaționale să poată fi integrate cu cele deja existente în cadrul acestora asigurând astfel o comunicare optimă între ele. Sunt cunoscute două căi prin care se poate realiza integrarea:

Realizarea unor echipamente specializate (compatibil I.B.M., etc) care să realizeze interconectarea subsistemului informațional

Realizare sistemelor respectând prevederile unor standarde privind integrarea

Aceasta integrare poate facilita legături între diferite sisteme informaționale din cadrul unei organizații. Un astfel de mod de integrare facilitează comunicarea între un sistem de producție și un sistem de marketing sau de altă natură (financiar-contabil, etc).

În literatura de specialitate americană sistemele informaționale care includ calculatoarele sunt denumite sisteme informaționale bazate pe computere – computer based informations systems. Până acum câțiva ani, majoritatea organizaților au utilizat noua tehnologie informațională doar pentru a rezolva mai rapid operațiile pe care le-au efectuat din totdeauna manual. În prezent o organizație bazată pe informație poate fi întemeiată și fără o tehnologie avansată de procesare a datelor, dar, pe măsură ce organizația se implică în procesul de creare și utilizare computerizată a informației, structura organizatorică, procesele decizionale și modul de realizare a activităților se îmbunătățesc vizibil. Sistemul informațional nu este în mod obligatoriu bazat pe computere, însă pot exista situații când sistemul manual nu mai poate realiza eficient și fără eroare, o sarcină datorită complexității acesteia sau a interdependenței cu alte activități, și atunci utilizarea calculatoarelor este absolut necesară.

În subsistemul informațional computerele joacă un rol important în fundamentarea deciziilor. Folosind computerele deciziile se iau în mod interactiv prelucrând și selectând date și informații care se comunică tot prin acestea.De asemenea computerele sunt folosite la modelarea proceselor pentru a mări viteza cu care se vor lua deciziile în situații standard, de rutină. Crearea unor programe complexe poate face computerele să ia decizii în anumite situații, pe baza unor informații pe care le selectează și le prelucrează.

Analiza subsistemului informațional, principalele “zone” la care se referă sunt:

Analiza caracteristicilor dimensionale și funcționale ale componentelor subsistemului informațional

Analiza principalelor situații informaționale din punct de vedere al conținutului, frecvenței întocmirii și al traseelor informaționale pe care le parcurg.

Analiza principalelor deficiențe și a cauzelor care le generează

Analiză prin prisma unor principii de concepere, funcționare și perfecționare a subsistemului informațional

Principala dificultate a abordării sistemului informațional în funcție de compartimentele funcționale ale întreprinderii ține de imposibilitatea trasării unei granițe, fie și aproximativ, între informațiile aferente fiecărui compartiment. Un exemplu clasic este cel al gestiunii vânzărilor, în care aceleași date interesează compartimentele vânzare-marketing, financiar- contabil, personal-salarizare, producție și chiar proiectare. Cea mai mare parte a informațiilor acoperă două sau mai multe compartimente ale întreprinderii. Contabilitatea presupune procesul de identificare, măsurare și comunicare a informației economice pentru a permite judecăți și decizii documentate

din partea utilizatorilor informației, poate constitui exemplul celui mai vechi și mai răspândit subsistem informațional al întreprinderii.

Sistemele informaționale destinate conducerii și producției

Sistemele informaționale destinate conducerii

În procesul decizional este necesară atât gestionarea informațiilor istorice, cât și a celor de previziune. Informațiile previzionale ajută conducerea să definească tendințele viitoare și impactul acestora asupra deciziilor care trebuie adoptate, în timp ce informațiile istorice permit analiza performanțelor trecute ale întreprinderii și evaluarea acestora. Totuși, conducerea trebuie să primească nu numai informații interne; de multe ori sunt foarte relevante și indispensabile informațiile externe. În sfârșit, cerințele informaționale ale conducerii depind în mod esențial de nivelul de conducere. Astfel, activitățile de conducere pot fi subdivizate pe trei niveluri principale: nivelul strategic, nivelul tactic și nivelul operațional.

Funcționarea sistemelor informatice destinate conducerii a pus inițial accentul pe furnizarea celei mai ușoare căi pentru că managerii să aibă acces la informațiile importante referitoare la operațiunile firmei.

Scopul constituirii echipamentelor informatice pentru conducere este de a câștiga avantaje competitive pentru organizație pin dezvoltarea accesului managerilor la informații și prin facilitarea procesului de adoptare a deciziilor. Totuși factori că repulsia managerilor față de învățarea modului în care trebuie utilizate computerele și nevoia de informații externe în cadrul procesului de adoptare a deciziilor împiedica introducerea acestor tehnologii. Echipamentele actuale informatice pentru conducere permit managerilor să caute în volumul mare de informații obținute din surse externe acele informații necesare pentru a menține competitivitatea propriei activități și a propriilor produse. Din cantitatea mare de informații pe care le primesc managerii trebuie să decidă cum să selecționeze și să utilizeze datele și informațiile. Acest lucru implica un act de control specific funcției manageriale de control. Este de remarcat legătură puternică dintre informația managerială și procesul de control lucru reflectat în fig.1.1.

Fig. (1.1.): Funcția de control utilizată în managementul informației

Sistemele informaționale destinate producției

Acestea se împart în mai mult categorii după cum urmează:

Subsistem privind activitatea de producție (este un subsistem specific organizării producției).

Subsistem de programare a producției (este un subsistem specific managementului operativ al producției).

Subsistem privind lansarea în fabricație (este un subsistem specific managementului bazelor de date relaționale care folosesc principiile exploziei și imploziei structurii produselor).

Subsistem privind urmărirea producției (este un subsistem de gestiune economică).

Subsistem privind întreținerea utilajelor (este un subsistem specific managementului resurselor).

1.3. Eficiența și eficacitatea subsistemului informațional

În contextul abordării în sens larg său restrâns a eficacității și eficienței subsistemului informațional de conducere putem relata:

Eficacitatea presupune conceperea, implementarea și funcționarea subsistemului informațional managerial în așa fel încât să genereze rezultate superioare și să satisfacă cerințele realizării obiectivelor managerilor și executanților.

Eficiența presupune conceperea, implementarea și funcționarea subsistemului informațional managerial astfel încât efectele cuantificabile și necuantificabile să fie superioare eforturilor reclamate de aceste etape.

Ca și în orice alt domeniu de management este foarte dificil să măsori eforturile și efectele proiectării și derulării sistemului de informații. În sens larg, eficiența sistemului de informații ia în considerație conectarea între nivelul de eficiență a organizației și organizația ca întreg.

Organizația nu poate să devină eficientă și competitivă fără un sistem de informații eficient. Practica și teoria economică acceptă în unanimitate opiniile conform cărora analizele detaliate ale eficienței și eficacității sistemului de informații devine un subiect foarte important

Și complex. Pornind de la definiția eficienței, care reflectă necesitatea de a compara efectele obținute cu eforturile depuse, voi prezenta în continuare o serie de aspecte ale eficienței pentru componenta managementului informațiilor. Două subiecte principale apar în acest sens. Primul se referă la determinarea eficienței cuantificabilă și a doua la determinarea eficienței non-cuantificabilă.

Caracteristicile eficienței sistemelor informaționale și manageriale sunt următoarele:

Este foarte important ca informațiile să circule în interiorul sistemului, aceasta contribuind efectiv la transmiterea operativă a lor și transformarea acestora în decizii și acțiuni pertinente.

Pot exista situații unde sistemul informațional este eficient dar nu foarte efectiv ca și situațiile diametral opuse când componentele sistemului informațional funcționează efectiv, dar nu și eficient.

Aprovizionarea cu informații pertinente și operative prin fluxuri și circuite informaționale adecvate, reprezintă o premisă inițială în reproiectarea cu succes a sistemului managerial.

Un subsistem informațional rațional furnizează informații precise, concise și dinamice, transmise operativ la centrele decizionale printr-un circuit scurt al informațiilor, folosind mijloace și proceduri avansate. Calitatea și eficiența deciziilor depind într-o mare măsură de calitatea și cantitatea de informații care ajung la factorii de decizie, așa cum eficiența acțiunilor inițiate pentru aplicarea anumitor decizii depinde de calitatea și eficiența deciziilor luate și de gradul de fundamentare a acestora.

Modalități de creștere a competitivității organizațiilor prin utilizarea sistemelor informatice performante

Pe fondul creșterii concurenței în ultimii ani, inteligența de marketing a devenit un factor vital în dezvoltarea organizațiilor. Se spune că sistemul informațional de marketing trebuie văzut că o condiție necesară, dar nu suficientă pentru succesul concurențial. Din punct de vedere conceptual, sistemele informaționale de marketing există de mai mulți ani, ca noțiune neapărând elemente particulare noi. Cele originale au fost cele “paper -based”, în care informația era stocată în bănci, cabinete cu numeroase fișiere. În comparație cu noțiunile curente privind sistemele de informații, sistemele “paper – based” erau relative ineficiente. Odată cu dezvoltarea computerelor, s-a ivit posibilitatea ca sistemele informaționale de marketing să fie din ce în ce mai sofisticate și eficiente.

Sistemele informatice nu pot fi ignorate de către manageri deoarece joacă un rol critic în cadrul organizațiilor de astăzi. Creșterea cotei de piață obținerea unei calități înalte sau a unui cost redus, dezvoltarea de noi produse și creșterea productivității angajațiilor depind din ce în ce mai mult de tipul și calitatea sistemelor informatice existente în organizație.

Cea mai extinsă rețea de calculatoare din lume este Internetul, această rețea furnizează o platformă foarte flexibila pentru distribuția de informații. Companiile și peroanele private pot folosi internetul pentru a schimba mesaje, imagini, grafice, sunet, animații și a efectua tranzacții, indiferent de locația unde se află. În acest fel s-a reușit eliminarea barierelor tehnice, geografice și s-au redus costurile care obstrucționau fluxul global de informații.

Sistemele informatice pot deveni instrumente puternice pentru a face organizațiile mai competitive și mai eficiente. Tehnologia informației poate fi utilizată la reproiectarea și remodelarea organizațiilor, la transformarea structurii lor, a mecanismelor de raportare și control, a practicilor de munca curente, a fluxurilor documentelor aproduselor și serviciilor realizate.

Printre principalele transformări pe care tehnologia informațiilor le poate realiza asupra organizațiilor sunt:

Aplatizarea ierarhiei sistemului de conducere al organizațiilor

Eliminarea distanțelor în activitatea multor organizații: de exemplu numărul de depozite poate fi redus sau se poate renunța la ele în unele situații dacă se utilizează tehnologia de producție JIT (Just În Time).

Creșterea flexibilității organizațiilor: de exemplu marile companii pot utiliza tehnologia informațiilor pentru a obține agilitatea și promptitudinea specifice micilor organizații în activitatea pe care o desfășoară acestea.

Redefinirea limitelor organizaționale și dezvoltarea comerțului electronic: se pot efectua plăți sau achiziții folosind mediile electronice care conectează o companie cu clienții, furnizorii sau distribuitorii săi aceste sisteme sunt denumite sisteme informatice interorganizaționale.

Reorganizarea fluxului de documente

Supravegherea concurenților prin intermediul informației

Când dispun de informații bune de supraveghere a concurenței managerilor le va veni mai ușor să-și formuleze strategiile concurențiale.În foarte multe cazuri managerii realizează o analiză a valorii pentru client care să pună în evidență atuurile și slăbiciunile firmei în comparație cu cele ale concurenților. Principalele etape ale unei asemenea analize sunt:

Identificarea atributelor majore pe care le prețuiesc clienții: Clienții sunt întrebați ce atribute și niveluri de performanță caută atunci când aleg un produs și un furnizor.

Evaluarea gradului de importanță acordate diverselor atribute: Clienților li se cere să evalueze importanța diverselor atribute. Dacă evaluările clienților sunt prea discordante trebuie grupate pe segmente de clienți.

Evaluarea performantei companie și a concurenților în privința atributelor valorizate comparative cu importanța acordată. Concurenții arată unde se plasează performanța companiei și a concurenței pentru fiecare atribut.

Pentru fiecare atribut examinarea modului în care clienții de pe un anumit segment evaluează performanța companiei comparativ cu cea a unui concurent major. Dacă oferta companiei depășește oferta concurentului la toate atributele, compania poate să perceapă un preț mai mare (obținând astfel profituri mai mari) sau poate să perceapă același preț, dar să obțină o cotă de piață mai mare.

Monitorizarea în timp a evaluărilor făcute de către clienți

1.5. Tendințe în dezvoltarea sistemelor informatice

Procesele rapide din economie și tehnică susțin trecerea de la orientarea industrială în care accentul cade pe mașină la orientarea informațională în cadrul căreia un loc important îl ocupa roboții și informația.

Tendințele privind sistemele informatice vizează:

Divizarea costurilor software-ului sistemului informatic

Utilizarea pe scară largă a unui sistem generează împărțirea costurilor pentru software-ul necesar. În prezent costurile hardware-ului au scăzut ceea ce reduce și cheltuielile organizațiilor (întreprinderi, instituții, firme).

Software-ul folosit cuprinde:

Funcții de baza prin care se desfășoară probleme comune ale aplicațiilor cu pondere de 80-90%;

Funcții specifice aplicației companiei.

Promovarea unor sisteme informatice bazate pe rețele de calculatoare

Complexitatea activității economice a aplicațiilor informatice au impus folosirea unor rețele de calculatoare ca suport pentru teleinformatică. Acestea la rândul lor generează aspecte legate de apariția și dezvoltarea de noi protocoale, de noi medii de comunicație ce permit viteze mari de transport al informațiilor, dezvoltarea comunicațiilor fără fir, a rețelelor de satelit, folosirea comerțului electronic și a tranzacțiilor electronice online.

Utilizarea unor baze de date orientate obiect

Structurile clasice ale bazelor de date sunt insuficiente pentru că volumul mare de date depășește posibilitatea de stocare și prelucrare. Unele aplicații solicită monitorizarea unor desene formate din grupuri de elemente complexe care se impun combinate, suprapuse sau separate. Noile baze de date orientate-obiect permit crearea de obiecte complexe din componente simple.

Dezvoltarea unor sisteme informatice de tip nou

Noile tipuri de aplicații informatice manipulează un volum mare de date care impun utilizarea unui sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) standardizat în locul celui dedicat. Aceasta va permite reducerea costurilor de punere în funcțiune și administrare ulterioară.

În viitor, succesul aplicării noilor concepte și mijloace manageriale va fi condiționat de existența unui sistem informațional în continuă perfecționare. Ca principale direcții se evidențiază:

adaptarea sistemului informațional în fluxul real al informațiilor;

lărgirea sferei de cuprindere a sistemului informațional, prin introducerea unui număr tot mai mare de aparate și dispozitive periferice cu destinații multiple;

creșterea promptitudinii în funcționarea sistemului informațional managerial, pe calea folosirii unui număr mai mare de aparatură electronică;

sporirea continuă a capacității de memorizare a sistemului informațional și utilizarea pe scara tot mai largă a fișierelor;

managerul să poată comunica direct cu sistemul mijloacelor automate de culegere, prelucrare și transmitere a informațiilor;

sporirea ponderii cunoștințelor informaționale în procesul formării managerului

În sistemul managementului societății comerciale toți conducătorii și salariații sunt legați între ei prin informații, care furnizează o rețea comunicaționala unică. În această rețea o ieșire informațională de la un organ reprezintă o intrare informațională pentru altele.

În viața managerială, informarea are un rol deosebit reprezentând un instrument indispensabil în elaborarea procesului de dezvoltare a societății comerciale, în urmărirea realizării acestuia, în valorificarea resurselor și în special, a realizării și depășirii profitului prevăzut de către manager. Datele și elementele informaționale, sunt necesare la cunoașterea proceselor și fenomenelor manageriale, la examinarea lor critică în vederea fundamentării deciziilor ce se impun. La rândul ei, cunoașterea înseamnă stăpânire și prevedere, elemente ce reprezintă coordonatele esențiale ale managementului societății comerciale.

Preocupat de perfecționarea sistemului informațional, managerul trebuie să organizeze punerea la punct a procesului de circulație sigură, rapidă și eficace a informațiilor interne și externe.

Procesul de perfecționare a sistemului informațional, managerial are în vedere următoarele aspecte:

necesarul de informații la nivelul conducerii societății comerciale;

procedeele de apreciere și clasificare a informațiilor;

procedeele de organizare a fluxului de informații, în funcție de condițiile necesare, precum și în funcție de canalele folosite și metodele de culegere, prelucrare și transmitere a informațiilor.

În momentul de față, în legătură cu cerințele ce se manifestă în modul de organizare și funcționare a sistemului informațional managerial, perfecționarea lui se impune cu acuritate. Aplicarea și extinderea managementului participativ reclamă lărgirea ariei de răspândire a informării economice și diversificarea acesteia în funcție de nivelul ierarhic căruia i se adresează. De asemenea, necesitatea sporirii eficienței economice a societății comerciale reclamă un management dinamic și competent, alimentat în permanentă cu informații care să permită adoptarea unor decizii judicioase și dirijarea eficace a gestiunii financiare.

Element dinamic, sistemul informațional managerial se dezvolta în ritm accelerat. Prevederea direcțiilor de dezvoltare este de o importantă hotărâtoare pentru managementul societății comerciale. Pregătirea aparatului de specialitate, proiectarea de structuri care să permită încorporarea eficace a noilor concepte și tehnici informaționale, reprezintă aspectele principale ale managementului, în care este necesară cunoașterea tendințelor de perfecționare a sistemului informațional managerial.

În concluzie, pentru ca sistemul informațional să reprezinte în mod efectiv o premisă a raționalizării distribuției produselor, acesta trebuie proiectat și realizat după criterii care să răspundă deopotrivă specificului și cerințelor tuturor participanților la procesul distribuției.

În ceea ce privește aparatul comercial, purtătorii de informații ai distribuției produselor sunt în măsură să evidențieze deplasarea acestora, în structură bine conturată, doar până la unitățile comerciale cu ridicată. De la această verigă spre consumatori drumul produselor este dificil de precizat, deoarece firmele cu amănuntul nu urmăresc mărfurile numai din punct de vedere cantitativ și global valoric, fără a evidenția structura mărfurilor și producătorii acestora.

O evidență cu mijloace moderne ar permite informații utile, ar putea evidenția producătorii ce nu se ridică la nivelul exigențelor consumatorilor și care, în mod firesc, trebuie evitați în comenzile viitoare. Numai în acest mod se va dovedi eficacitatea sistemului informațional bazat pe cele mai moderne realizări în domeniul tehnicii de calcul.

CAPITOLUL 2 ANALIZA SUBSISTEMULUI INFORMAȚIONAL IMPLEMENTAT ÎN CADRUL S.C.AndraVer S.R.L. ȘI PROPUNERI PRIVIND PERFECȚIONAREA SA

2.1. Prezentarea firmei

Denumirea firmei: S.C. AndraVer. SRL

Codul Unic de Înregistrare: 889672

Nr de înmatriculare: J 15/1713/1992

Capital social:1000 RON

Adresă: Oraș Târgoviște, Calea București, Bl. N2, Sc. B, Parter, Jud Dâmbovița

Anul înființării: 1992

Obiectul de activitate al societății îl reprezintă confecționarea de articole vestimentare pentru femei din categoria confecția ușoară și anume: rochii, fuste, sacouri, pantaloni, jachete, bluze, paltoane.

Vestimentația ta vorbește despre tine. Acesta este sloganul firmei S.C.AndraVer S.R.L.
Organizația își propune să ofere mai mult decât o haină, dorește să reinventeze noțiunea de frumos în vestimentație.

Misiunea firmei este aceea de a transmite valori prin ceea ce crează și de a face ca fiecare produs realizat să fie plăcut, decent și sănătos pentru trup. Conform acestei misiunii, angajații firmei doresc să facă din AndraVer un concept și să lase această amprentă asupra fiecărei persoane cu care intră în contact. Dincolo de ceea ce face, AndraVer vrea să transmită dragoste și respect față de oameni, indiferent că sunt angajați, clienți, furnizori, etc.

Produsele firmei sunt destinate în principal clienților de pe piața internă. Firma dispune de 22 de salariați, se lucrează într-un singur schimb. Deoarece firma nu s-a confruntat cu probleme de natura socială, nu are datorii la stat și la furnizori, rezultatele economico-financiare înregistrare în ultimii ani sunt favorabile, în sensul că firma a obținut profit.

Tabel (2.1.)

Evoluția principalilor indicatori economico-financiari în perioada 2013-2014

(Sursa: http://www.mfinante.ro/infocodfiscal.html)

În anul 2014 întreprinderea și-a crescut veniturile cu 13.077lei, ceea ce înseamnă o creștere de 2,69%. Cheltuielile totale au crescut într-un ritm inferior creșterii veniturilor, înregistrând o creștere de 2,24%. Această creștere negativ economic dar pozitiv aritmetic a determinat o influență favorabilă asupra creșterii profitului net cu 20.503lei în anul 2014 față de anul 2013 ceea ce înseamnă o creștere de 121%.

Cifra de afaceri a crescut în anul 2014 cu 41.596lei, însemnând o creștere de 9,11ori. Această creștere s-a datorat în special creșterii vitezei de rotație a stocurilor precum și creșterii încasării producției vândute cu 4.255lei, ceea ce presupune o creștere de 19,43%.

Societatea și-a mărit numărul scriptic de salariați pentru perioada 2014 cu încă două persoane.

Fondul salarial a crescut în anul 2014 față de anul de bază 2013cu 7.224lei ceea ce înseamnă o creștere de 4,09%. Această creștere pozitiv aritmetic dar negativ economic se datorează creșterii numărului scriptic de salariați.

Un aspect negativ pentru starea economică a firmei AndraVer o reprezintă creșterea datoriilor totale cu 34.273lei, ceea ce presupune o creștere de 15,01%.

Fig. (2.1.): Evoluția comparativă a veniturilor,cheltuielilor și a profitului societății S.C. AdraVer S.R.L.

Conform datelor prezentate firma înregistrează influențe pozitive economic în sensul creșterii profitului și a veniturilor în perioada 2013-2014. La obținerea acestor rezultate o contribuție importantă o reprezintă schimbările intervenite în cadrul subsistemului informațional. Achiziționarea calculatoarelor pentru preluarea comenzilor a reprezentat un atu pentru companie. În situația actuală a dezvoltării unei economii informaționale pe piața firma trebuie să realizeze unele corectări în cadrul subsistemului informațional (de exemplu realizarea unei pag web) astfel încât să îi permită înregistrarea unor valori pozitive a indicatorilor economico-financiari.

Principalul element al micromediului firmei îl constituie beneficiarii produselor oferite de

SC AndraVer SRL.

Clientela companiei este formată din:

Cumpărătorii individuali din țară

Cumpărătorii, organisme publice (școli, grădinițe, săli de fitness)

Agenții economici sunt reprezentați de firme și persoane fizice capabile să asigure aportul de resurse necesare firmei, precum materii prime, instalații, echipamente, informații.

Având în vedere activitatea desfășurată de SC AndraVer SRL, aceasta încheie relații contractuale cu furnizorii de:

Energie electrică

Energie termică

Materiile prime fiind achiziționate de la un număr de 5 furnizor

În cadrul S.C.AndraVer S.R.L sistemul de management implementat este unul de tip clasic, cu o organizare ierarhic-funcțională, multi etajata. Sistemele neconvenționale de management gen managementul prin obiective, managementul prin bugete, managementul prin proiecte nu sunt utilizate în cadrul societății. În ceea ce privește calitatea obiectivelor și proiectelor de viitor, aceasta se referă la:

satisfacerea cerințelor și așteptărilor clienților prin îmbunătățirea continuă a calității produselor;

sporirea profitului și minimizarea costurilor;

promptitudinea onorării contractelor și îndreptarea atenției către creșterea calității produselor;

creșterea productivității prin creșterea ritmului de utilizare a bazei tehnice;

identificarea de potențiali noi clienți (în special persoane juridice) și creșterea încrederii acestora în potențialul firmei și în calitatea produselor fabricate de către aceasta.

Structura organizatorică a firmei are în componența următoarele compartimente:

Compartimentul de conducere

Compartimentul de producție

Compartimentul comercial (marketing și vânzări)

Compartimentul financiar-contabil

Compartimentul personal-organizare-salarizare

Organigrama firmei S.C AndraVer S.R.L se prezintă conform anexi 2.

Sistemul informațional cuprinde o componentă formală și una informală. Sistemul formal se caracterizează printr-o capacitate mai mare de memorare și de prelucrare, iar sistemul informal prin flexibilitate și reactivitate – soluții imediate și simple.

Sistemul informațional asigură reprezentarea evenimentelor care au loc în interiorul și exteriorul sistemelor de operare și de decizie, având rolul de a sincroniza decalajul dintre funcționarea celor două.

Dinamismul competiției impune dezvoltarea de componente informatice ale sistemului informațional în diferite direcții. O primă direcție se referă la folosirea de către firmă a tehnologiei informatice și a computerelor pentru a obține un avantaj competitiv în afacerile deja existente. O altă direcție constă în utilizarea tehnologiei și computerelor pentru a genera profituri adiționale. Rețelele locale sunt un prim pas în calea dezvoltării sistemelor informatice și facilitează schimbul de informații între diferitele componente organizaționale care sunt amplasate în același loc. Rețeaua locală a firmei este compusă din calculatoare care se află în același serviciu, birou sau sediu de firmă. Gama de aplicații specifice acestor rețele este orientată pe gestiunea resurselor, controlul costurilor, accelerarea proceselor interne, reducerea stocurilor, reducerea duratei de recuperare a creanțelor, micșorarea timpului de răspuns, etc.

În prezent datorită transformărilor rapide în procesul de comunicație, computer-ul nu trebuie să fie utilizat numai în operațiile de gestiune, ci și în relațiile de afaceri ale firmei.

Comunicarea informațiilor, atât în interiorul, cât și în exteriorul firmei AndraVer este indispensabilă unei funcționări eficace a acesteia, luând în considerare necesitatea adaptării rapide la cerințele pieței și formele moderne ale relațiilor cu furnizorii în care sistemele informatice joacă un rol primordial.

O importanță majoră în cadrul firmei o reprezintă informațiile survenite din studiile de piață și cercetările de marketing. Acestea trebuie să fie selecționate și culese foarte atent pentru că ele sunt cele care reflectă cel mai bine avantajul concurențial al firmei.

De remarcat faptul că în zilele noastre importanța surselor neoficiale de informații crește foarte mult. Avantajele considerabile ale firmei precum și evitarea riscurilor pot fi asigurate printr-o informație confidențială obținută la timp, în acest sens firma își sporește șansele de succes mai ales dacă a obținut informații și despre firmele potențiale concurente.

Analiza subsistemul informațional în cadrul S.C.AndraVer S.R.L.

În cadrul societății analizate volumul informațiilor existente este din ce în ce mai mare și în consecință implică probleme în etapele de culegere stocare, prelucrare și transmitere a lor. Acest aspect implică gestionarea cu prioritate a informațiilor care sunt utile, menționând că există și informații care dacă nu sunt utile în prezent pot deveni utile pe viitor.

Conducerea S.C. AndraVer dispune de un volum mare de informații, unele dintre ele sunt evitate, astfel se ajunge în situații în care nu dispune de toate informațiile necesare fundamentării unor decizii importante care presupun informații cu un grad mare de agregare. Aflate în legătură directă cu nivelul de decizie aceste informații sunt utile sau chiar vitale pentru îndeplinirea unei funcțiuni a întreprinderii. Pentru îndeplinirea unei funcțiuni a firmei volumul informațiilor care circulă și se prelucrează între diferite niveluri ale managementului, se micșorează treptat de la nivelele ierarhice superioare până la beneficiar.

Acest aspect nu are ca efect o informare mai redusă dacă este compensată de o calitate optimă a informațiilor.

La momentul înființării societății (anul 1992), sistemul informațional era conceput astfel încât firma își putea îndeplini obiectivele din aceea perioadă. Este clar faptul că se lucra pe un tipar învechit, tipar ce îngreuna luarea deciziilor. Lipsa informatizării a condus la acel moment la existența unui volum mare de informații ce trebuia stocat pe foaie de hârtie. Acest lucru atrăgea după sine mult efort pentru întocmirea unor rapoarte sau a unor situații de stocuri. Spre exemplu fișele de magazie erau realizate de mână de către angajații biroului de contabilitate fapt ce îngreuna luarea deciziilor în procesul de aprovizionare. O metodă mai simplă și mai rapidă era prezența unui program informatizat care să ofere informațiile necesare stocurilor.

Și în ceea ce privește calcurarea salariilor sau a costurilor de producție au fost întâlnite dificultăți. Pe o perioadă de aproximativ 10 ani de la înființarea societății s-a putut observa o dorință de conservatorism a firmei în ceea ce privește informatizarea, în proporție de 70% dintre angajați foloseau ca suport de stocare a datelor, hârtia.

În ceea ce privește funcționarea subsistemul informațional în prezent se înregistrează încă destule deficiențe, chiar dacă firma își are conturate principalele componente – de date și informații, la mijloacele de tratare a acestora. În ultimul an au fost achiziționate 4 calculatoare performante însă gradul de informatizare este destul de scăzut. Îndeplinirea cerințelor clienților și satisfacerea acestora în mod constant necesită implementarea unui sistem informațional în domeniul calității, eficace și eficient. Cu ajutorul computerului, datele statistice privind calitatea se pot colecționa, înregistra și analiza automat, economisind timp și efort uman care se pot utiliza mai profitabil.

Computerul furnizează calcule complexe în timp util și este capabil să proceseze un suport de date voluminoase.

Există pachete software disponibile pentru o varietate foarte mare de aplicații care pot fi relativ utilizate în sistemul informațional al calității. Pachetul de programe constă din module care prelucrează informații cu privire la procese de la recepția materialelor și componentelor până la livrarea produsului final.

Pornind de la analiza realizată în cadrul AndraVer am putut observa că multe activități au eșuat datorită sistemului informațional ineficace (în principal acțiuni încheiate cu furnizorii și clienții). Conducerea societății și-a îndreptat atenția către transmiterea informațiilor în bune condiții, dar cu toate acestea ele nu au fost primite corespunzător și nu s-a reacționat conform cu cerințele, datorită uneia sau mai multor bariere care au apărut în sistem.

În îmbunătățirea sistemului informațional consider că un punct de plecare important îl reprezintă crearea unui climat de deschidere și încredere. Spre exemplu pentru a se obține circulația cât mai deschisă a informației societatea analizată poate apela la una din tehnici numită în literatura de specialitate, programul calității munci. Această tehnică permite și chiar încurajează salariații să-și spună cu voce tare nemulțumirile cu privire la modul în care se desfășoară munca lor în cadrul societății, având de asemenea posibilitatea să facă sugestii cu privire la modalitatea îmbunătățită pentru funcționarea întreprinderii.

Principalele aspecte informaționale ce trebuiesc îmbunătățite în cadrul firmei AndraVer se referă la:

principalele categorii de informații necesare managerilor și executanților trebuie să fie delimitate și dimensionate corespunzător având în vedere poziția ierarhică a acestora, volumul, complexitatea și dificultatea obiectivelor, cerințele decizionale și acționale precum și necesitatea documentarii într-un domeniu sau altul.

pentru evitarea suprapunerii de informații și informarea corectă a beneficiarilor este necesară raționalizarea documentelor

raționalizarea circuitelor și fluxurilor informaționale astfel încât să se asigure o flexibilitate a sistemului informațional.

precizarea cât mai exactă și detaliată a procedurilor pentru tratarea informațiilor, respectiv culegerea, înregistrarea, transmiterea și prelucrarea acestora, conform cerințelor decizionale și acționale.

Pentru creșterea gradului de fundamentare și aplicare a deciziilor precum și a calității acestora este necesară informatizarea proceselor de muncă în principal a celor de management.

Transmiterea informațiilor și a datelor se poate realiza mai ușor în cadrul firmei AndraVer prin utilizarea unor rețele de calculatoare la care să fie conectate, practic, toate posturile de management.

În aprecierea mea fără un sistem informațional corect coordonat de către echipa de management, S.C.AndraVer S.R.L nu poate funcționa eficace într-un mediu concurențial supus unei schimbări continue, ce caracterizează perioada contemporană.

Structura funcțională a sistemului informațional

Strategia informațională a firmei:

Obiectivele strategice de la nivelul conducerii vizează aspecte cum ar fi: promovarea produselor noi, penetrarea pe noi piețe, creșterea profitului, creșterea calității produselor și sunt analizate modalitățile de realizare a acestor obiective. Sistemul informațional oferă următoarele categorii de informații:

informații de actualitate privind starea financiară, prognozarea evoluției viitoare, în vederea angajării firmei în investiții/ contractarea de împrumuturi pe perioade medii sau lungi de timp;

informații despre vânzările produselor in funcție de zone geografice;

informații despre produsele concurenței pe care aceasta le are în fabricație sau pur si simplu intenționează să le introducă în fabricație;

informații juridice privind legislația activitaților de desfacere și măsurile necesare pentru stimularea și susținerea acesteia.

Rolul jucat de subsistemul informațional în cadrul firmei

Subsistemul informațional cuprinde totalitatea procedurilor organizate, astfel încât să permită transimterea informațiilor necesare luării deciziilor și/sau a controlului organizației.

Prin intermediul subsistemului informațional peroanele din conducere beneficiază de informații necesare pentru luarea diferitelor decizii (economice sau de altă natură) și de asemenea se poate observa creșterea eficienței economici și productive.

În cadrul firmei S.C.AndraVer S.R.L. sistemul informațional are un rol foarte important, deoarece realizarea întregii activității sta la baza primirii și prelucrării informațiilor. Informațiile având de parcurs următorul traseul: director general → compartimentul de management→compartimentul tehnic→director general. Cele mai importante decizii fiind luate în cadrul unor ședințe generale.

Funcțiile sistemului informațional în cadrul S.C. AndraVer S.R.L. sunt:

Funcția decizională redă sarcina sistemului informațional de a asigura elementele informaționale necesare luării deciziilor atât la nivel superior cât si asupra activităților de execuție.

Funcția operațională – prin intermediul acesteia sistemul informațional are rolul de a declanșa acțiunile necesare pentru realizarea obiectivelor organizației, acesta asigură operaționalizarea deciziilor, metodelor manageriale, realizarea obiectivelor cuprinse în strategia firmei.

Funcția de documentare – potrivit căreia firma înregistreză o serie de informații ce sunt necesare îmbogățirii cunoștințelor personalului.

Sistemul informațional implementat în cadrul fiemrei trebuie să permită pe de o parte cunoașterea situației existente, a celei trecute, iar pe de altă parte anticipări ale evoluției viitoare, contribuind la elaborarea și îndeplinirea obiectivelor stabilite.

Subsistemul informațional reprezintă elementul cheie pentru o bună desfășurare a activității firmei, deoarece asigură procurarea informațiilor de la beneficiar, prelucrarea acestora prin intermediul programelor speciale de calculator și în final realizarea lor conform contractelor încheiate cu beneficiarii.

În procesele de comunicare din cadrul firmei, se pot ivi pe traseul transmiterii informației, perturbații care pot produce blocaje, distorsiuni și bruiaje ori repetarea mesajului care nu pot duce decât la alterarea acestuia. Mă voi referi, succint, la principalele aspecte ce dau contur „dosarului” sistemului informațional, adică la informații, fluxuri și circuite informaționale, mijloace de tratare a informațiilor și documentele specifice, utilizate în cadrul compartimentului Personal-organizare-salarizare și în cadrul subsistemului informațional al compartimentului Financiar-contabil.

Circuite și fluxuri informaționale

Mai jos este prezentat traseul pe care îl parcurge documentul „fișa postului”:

Emitent model de fișa postului Inspector resurse umane Șef departament Salariat Inspector resurse umane Arhivare Departamentului Personal-organizare-salarizare.

Fișa postului parcurge un traseu extrem de complex pornind de la compartimentul emitent, la managerii de nivel superior, șefii de compartiment și compartimentele funcționale și operaționale unde trebuie completate pentru personalul de execuție. În ceea ce privește descrierile de post un set al acestora este „depozitat” la compartimentul „Personal-organizare-salarizare” (referitoare atât la posturile de management cât și la cele de execuție din cadrul întreprinderii). Un alt set de descrieri ale postului, referitoare la posturile de execuție și la postul de management aferente fiecărui compartiment se regăsește la nivelul compartimentului funcțional sau operațional.

Procedurile informaționale utilizate nu sunt sunt foarte sofisticate ci din contră acestea au în vedere culegerea, înregistrarea, transmiterea și prelucrarea informațiilor de o manieră simplificată. Spre exemplu fișele de post sunt completate pe baza unor informații ce provin din:

discuții cu persoanele angajate

obiectivele individuale specifice fiecărui post

componentele procesuale delimitate și dimensionate în funcție de obiective

Regulamentulde organizare și funcționare

Construirea diagramei de relații a compartimentului Personal-Organizare-Salarizare în situația actuală se prezintă conform următoarei figuri:

Fig.(2.2.): Diagrama de relații a compartimentului POS

Descrierile de post se transimt și se realizează manual. Actualizarea se realizează în cazuri excepționale la 2-3 ani. Pe baza principiilor și cerințelor informaționale se efectuează o analiză a subsistemului informațional al compartimentului “Personal-organizare-salarizare” apoi se prefigurează un demers coerent de reproiectare a subsistemului informațional.

Un loc important îl ocupă și subsistemul informațional specific compartimentului Financiar-contabil în cadrul căruia se regăsesc date referitoare la intrări, prelucrări, ieșiri și se obțin rezultatele financiare ale activității întreprinderii. Subsistemul informațional oferă șefilor de compartiment informații necesare pentru observarea tendințelor, pentru înțelegerea abaterilor de la calitate, sugerând soluții pentru corectarea acestora.

Sunt oferite atât informații interne, sub forma bugetelor de venituri și cheltuieli, bugetelor de investiții, cât și informații externe cum ar fi: indici de cost, informații privind laturile competitive.

Necesitatea reproiectării subsistemului informațional

Pentru a efectua reproiectarea subsistemului informațional trebuie realizată cunoașterea în detaliu a sistemului actual din firma, a structurii organizatorice și a nivelurilor de conducere. Pentru a se putea face o raționalizare corectă asupra a ceea ce se dorește a se obține trebuie delimitate și cunoscute atribuțiile și responsabilitățile fiecărui nivel ierarhic.

Este necesară cunoașterea în profunzime a tuturor defectelor sau problemelor existente în sistem, punctul lor de plecare și nivelele sale compartimentele care sunt afectate sau cu care se afla în legătură. Cunoașterea ordinii de realizare sau de desfășurare a evenimentelor precum și a timpului necesar pentru implementarea noului sistem reprezintă un punct important pentru membrii societății.

O modificare în cadrul subsistemului informațional poate determina angajarea unor peroane specializate în vederea noilor activități.

În ceea ce privește factorii care ar putea determina o schimbare a subsistemului informațional aceștia ar putea fi:

Creșterea eficienței activității prin realizarea unor operațiuni în mod electronic

Sporirea securității datelor

O mai bună comunicare a informațiilor atât pe orizontală cât și pe verticală

Cunoașterea în orice moment pe nivel ierarhic a operațiilor din firma

Reproiectarea sistemului informațional este necesară pentru că acesta este într-o permanentă schimbare și pentru a asigura o bună comunicare a informațiilor între toate nivelurile ierarhice și o rezolvare a sarcinilor cât mai corect, prompt și la termenul la care e necesară informația în cauză. Numai așa informația ajunsă la timp îl va putea ajuta pe cel care are nevoie de ea.

Cerințele informaționale ale noului sistem

În cadrul firmei AndraVer subsistemul informațional va trebui sa fie unul reușit, fiecare informație fiind preluată, prelucratăă și elaborată fără a suporta mari transformări de la un compartiment la altul, iar personalul sa fie unul calificat ce folosește noile tehnologii pentru a fi mai eficient. În funcție de sistemul ierarhic se realizează și modul de circulație al informațiilor, adică de la directorul general direct la fiecare angajat sau prin intermediul compartimentelor.

Consider că noul sistem își dobândește eficiența prin intermediul compartimentului de producție (și celelalte compartimente funcționale fiind de o mare însemnătate pentru acesta).

În cadrul compartimentului de producție subsistemul informațional reprezintă punctul forte, tot ceea ce rezultă din cadrul acestui compartiment se realizează pe baza acestui sistem. Acest compartiment trebuie dotat cu calculatoare și imprimante, telefoane și fax precum și aparatură specială pentru prelucrarea datelor și informațiilor necesare

Pe lângă elementele menționate mai sus și dotarea compartimentului cu o echipă de profesioniști care reușesc să comunice între ei și să prelucreze datele procurate, precum și dotarea cu echipamente de ultimă generație va ușura munca echipei și va oferi rezultate favorabile firmei.

2.3. Determinarea cerințelor informaționale ale noului sistem

2.3.1. Analiza metodelor utilizate în subsistemului informațional existent

În cadrul firmei analizate circulă toate tipurile de informații. Dintre acestea managementul le selectează și le utilizează pe acelea care sunt obiective și necesare. La rândul lui, managementul firmei AndraVer creează un flux de informații, din care o parte ajung intenționat sau neintenționat  în afara societății. Acolo sunt recepționate, interpretate și folosite de participanții la activitățile de pe piață.

Informațiile cele mai importante pentru activitatea eficientă a S.C.AndraVer S.R.L sunt:

Informațiile privind evoluția pieței;

Informațiile privind reacția participanților pe piață la comunicările societății;

Informațiile privind atitudinea personalului față de problemele întreprinderii;

Informațiile interne privind situația realizării indicatorilor previzionați.

Primele trei categorii de informații pot fi culese din surse multiple precum presa, informațiile pe care le furnizează clienții despre firmele concurente, despre produsele lor și prețurile practicate de aceștia, din comunicări ale întreprinderilor specializate în urmărirea evoluției economiei, din informațiile periodice ale sindicatelor pe ramura etc. S.C.AndraVer S.R.L. nu este o societate de dimensiuni foarte mari și drept urmare aceasta nu beneficiază de un serviciu de presă prin care managementul poate urmări zilnic evoluția opiniei publice.

Informațiile în cadrul grupului AndraVer circulă atât în forma scrisă cât și sub formă verbală. Informațiile sub formă scrisă joacă un rol important, însa sunt limitate la date concrete din sistemul informațional al întreprinderii. Fluxul verbal de informații cuprinde atât informații cu caracter confidențial cât și adevăruri pe jumătate, zvonuri, fapte necontrolate etc., care pot avea influență asupra desfășurării activității întreprinderii. Controlul asupra surselor verbale de informații este un factor de putere însemnat. Personalul firmei are în vedere dirijarea selectivă a informațiilor ceea ce constituie un climat organizațional deficitar în întreprindere.

Cea mai simplă metodă de culegere a informațiilor se poate face printr-un chestionar gen sondaj de opinie, dar se pot utiliza și alte metode astfel:

chestionar aplicat direct angajaților firmei sau directorului general (fiecaruia i se adresează câte un tip de chestionar diferit)

studierea evidențelor financiar-contabile și economice;

consultarea documentelor prezente în cadrul firmei și a celor vehiculate spre exteriorul acesteia;

studierea documentației specifice cu privire la conceperea, funcționarea și controlul sistemului informațional;

Am ales metoda interviurilor și pentru realizarea acestora am elaborat 2 chestionare (prezentate în Anexa 4), unul pentru manager și unul pentru persoanele implicate în activitatea informațional-decizională. Culegerea informațiilor despre situația existentă în cadrul unității a avut loc pe data de 25 septembrie 2014, la sediul firmei.

Conform rezultatelor celor două chestionare se pot prezenta următoarele concluzii referitoare la subsistemul informațional din cadrul S.C.AndraVer S.R.L:

nu există o strategie informațional- decizională de sine stătătoare

sunt înregistrate destule deficiențe astfel că subsistemul informațional nu permite managerului să sesizeze la timp șansele și riscurile datorate strategiei firmei

nu se acordă o importanță necesară prelucrării corecte a informațiilor de către manager în vederea elaborării deciziilor

asupra activității informaționale nu se exercită un control propriu-zis

în activitatea de perfecționare a subsistemului informațional nu sunt implicați angajații întreprinderii

deși sunt transmise coerent, pe înțelesul angajaților, informațiile nu ajung în timp util la aceștia

2.3.2. Analiză critică a situației existente

În cazul firmei AndraVer la fel ca și în situația altor firme, domeniul luării deciziilor și folosirii informaților presupune următoarele aspecte:

1. Angajații firmei tind să ceară mai multe detalii și se simt mult mai confortabil având la bază informații mai detaliate decât cele de care au nevoie cu adevărat. Pe baza acestora se pot lua decizii mai bune cu informații concise și raportări prin excepții. S.C.AndraVer S.R.L își poate mări considerabil nivelul indicatorilor financiari, ajungând să dețină o poziție de top în cadrul domeniului de textile. Pentru a se întâmpla acest fenomen important este ca informația să pornească detaliată de la client pentru că efectele ei să fie pozitive în elaborarea producției și realizarea vânzării.

2. Cu cât decidenții dețin mai puține cunoștințe pentru administrarea corespunzătoare a unui proces, (în principal a procesului de producție și vânzări) cu atât vor tinde să ceară mai multe informații. Cerințele informaționale se bazează pe deciziile pe care trebuie să le ia managerul. În cadrul firmei analizate managerul are tendința de a cere informații suplimentare însă irelevante pentru activitatea sa. Astfel de surplusuri îngreunează procesul de prelucrare a informațiilor și sunt scumpe. Din acest motiv sunt de părere că trebuie dezvoltată o echipă de analiști în cadrul AndraVer. Aceștia trebuie să se ocupe de dezvoltare sistemelor informaționale având în vedere tot timpul un aspect foarte important și anume că schimbarea este o realitate și trebuie tratată ca atare.

În urma investigațiilor făcute s-a stabilit ca unul din obiectivele următoare ale S.C. AndraVer S.R.L. îl constituie modificarea sistemului informațional privind gestiunea clienților, pentru a asigura adaptarea acestuia la cerințele utilizatorilor.

Prin determinarea punctelor slabe, forte și evaluarea lor se poate realiza analiza critică a situației existente. Determinarea diagnosticului subsistemului informațional se poate prezenta astfel:

Tabel (2.2.)

Punctele tari ale subsistemului informațional existent în cadrul S.C. AndraVer S.R.L.

Tabel (2.3.)

Punctele slabe ale subsistemului informațional existent în cadrul S.C. AndraVer S.R.L.

În prezent sistemul informațional este conceput astfel încât firma își poate îndepli obiectivele stabilite. Cu toate acestea este evident faptul că se lucrează pe un tipar învechit fapt ce determină îngreunarea luării deciziilor. Lipsa unui număr mai mare de calculatoare presupune mult efort pentru întocmirea unor rapoarte, sau a unor situații de stocuri și materii prime, spre exemplu acolo unde fișele de magazine se întocmesc la mâna de către angajații departamentului de contabilitate.

În cadrul firmei S.C.AndraVer S.R.L. din punct de vedere al subsistemului informațional majoritatea activităților desfășurate trebuie realizate cu ajutorul tehnicii de calcul. Acest lucru este necesar în primul rând pentru ușurarea mucii personalului dar și pentru creșterea eficienței activității întreprinderii per ansamblu. Informațiile și datele primare după ce au fost culese se pot prelucra, iar rezultatele pot fi transferate mai departe către orice compartiment din cadrul firmei în vederea interpretării. Acest transfer se poate realiza mai rapid și eficient prin intermediul tehnicii de calcul electronică, prin intermediul unei rețele de calculatoare extinse sau a modemului. Acest ansamblu de elemente implicate în procesul de prelucrare – transmitere recepție a datelor pe cale electronică alcătuiește sistemul informatic al firmei.

Pentru a ajunge la eficiența economică a sistemului informatic al firmei trebuie avute în vedere următoarele aspecte:

Orientarea spre utilizatori: perfecționarea sistemului informatic al firmei trebuie realizată având la baza nemulțumirile angajaților în ceea ce privește calitatea, timpul de prelucrarea a informaților furnizate. În acest sens se pot întreprinde discuții cu utilizatorii și pe baza preferințelor lor se va realiza perfecționarea sistemului.

Unicitatea introducerii datelor: Având în vedere faptul că unele informații vehiculate în cadrul S.C.AndraVer S.R.L pot fi utilizate în cadrul mai multor compartimente sau posturi de lucru (de exemplu informațiile cu privire la realizarea unui sacou sunt utilizate atât de designerul firmei cât și de croitoreasă), pentru îmbunătățirea sistemului trebuie ca acestea să fie introduse o singură dată, clar și concis. În acest caz sistemul informatic distribuie automat datele în celelalte locuri în care este nevoie de ele.

Realizarea sistemului prin antrenarea beneficiarului: Înainte de a trece la proiectare trebuie luate în considerare remarcile utilizatorilor pentru a putea înlătura de la început o serie de aspecte negative. Vor fi clarificate aspecte legate de modalitatea de introducere a datelor și adaptarea aplicației la nevoile ocupantului postului respectiv, modul de calcul și prelucrarea lor. De remarcat faptul că sistemul informatic nou proiectat nu trebuie să fie dependent de dotarea tehnică existentă ci trebuie avute în vedere noi tehnici de calcul.

Consider că în cadrul firmei AndraVer sunt o multitudine de activități ce pot fi supuse informatizării. Datorită acestui lucru am considerat ca fiind esențial punerea în discuție a informatizării activității departamentului financiar-contabil, de vânzare, activității de producție și a departamentului personal-organizare-salarizare, elemente detaliate în continuare în prezenta lucrare.

În ceea ce privește sistemul informatic financiar contabil existent în cadrul AndraVer S.R.L. acesta este caracterizat de existența mai multor aplicații dezvoltate de echipe diferite fără a se realiza o integrare a lor, fapt ce generează apariția a numeroase deficiențe dintre care se pot enumera următoarele:

efort suplimentar de culegere a datelor, deoarece o parte dintre acestea sunt necesare în două sau mai multe aplicații, ceea ce determină culegerea lor de mai multe ori;

redundanța mare a datelor în sistem fapt ce determină influențarea spațiului de stocare și de arhivare a datelor;

efectuarea unor activități costisitoare de punere de acord a datelor din diferite aplicații;

înregistrarea dificilă în contabilitate;

implementarea unui program care să acopere întreg domeniu financiar-contabil.

Una dintre cele mai utilizate aplicații este aplicația SAGA B, necesară pentru contabilitatea generală, aceasta aplicație permite preluarea și prelucrarea notelor contabile, balanțe de verificare și bilanțul, adăugarea/modificarea/ștergerea conturilor, închiderea lunară a situației contabile, salvarea și arhivarea datelor.

Aplicația vânzări este instalată în cadrul departamentului de desfacere, aceasta asigură întocmirea facturilor pe baza avizului de însoțire a mărfurilor, actualizarea datelor privind clienții, rapoarte privind vânzările societății.

În cadrul departamentului de vânzări la începutul fiecărei luni agentul de vânzări introduce în contact o listă de prospecți (firme pe care le va aborda), aceștia își schimbă statutul în “potențiali” pe măsură ce firmă intră în contact cu ei. După semnarea contactului clintul apare în sistem cu statutul de “activ”. După această etapă se introduc în sistem date despre client cum ar fi: adresa, cod fiscal, cont bancă, persoana de contact, comanda de produse pe care o solicita clientul. Datele sunt preluate de departamentul financiar-contabil în vederea facturării. Pe parcursul fiecărei luni agentul de vânzări urmărește disfuncționalitățile apărute în serviciul cu clienții și stabilește discountul ce se va acorda clienților la următoarea facturare. Discountul este introdus în fișa clientului, iar datele reactualizate sunt preluate de către departamentul financiar-contabil care le ia în considerare la următoarea facturare.

Având în vedere cele prezentate mai sus consider că se impune dezvoltarea unui sistem de evidența al clienților integrat cu celelalte componente ale sistemului informațional al societății.

Prin intermediul noului sistem de evidență al clienților se urmărește trecerea la un sistem specializat în prelucrarea datelor în conformitate cu cerințele de modernizare capabil să ofere informații oportune privind furnizorii și legăturile acestora cu celelalte sisteme informaționale.

Consider că acest program poate să integreze aplicațiile vechi, precum și integrarea acestora cu cele noi într-un sistem. Având în vedere faptul că orice informație oferită de departamentul contabil este utilizată în procesul de management al firmei, circuitul documentelor între departamentul financiar contabil și restul departamentelor din cadrul întreprinderii evidențiază importanța informațiilor contabile. Acest lucru se datorează faptului că tipul de informații menționate au toate un suport și anume documentele ce intră în contabilitate pentru a fi prelucrate. Toate documentele primare care intră în firma sunt înregistrate, iar apoi prelucrate pentru a putea oferi utilizatorilor de informații datele necesare în procesul luării deciziilor.

În cadrul departamentului de aprovizionare, în funcție de comenzile primite de la clienți și de raportul privind stocul existent în depozitul firmei, săptămânal se întocmește referatul de aprovizionare.

Fluxul informațional care străbate sistemul de producție consta în:

Informații referitoare la produs și proces – circulă între sistemul de proiectare și sistemul de fabricație

Informații privind programarea fabricației și controlul desfășurării fabricației – circulă între sistemul de conducere și sistemul de fabricație;

Informații cu privire la consumul resurselor și livrarea produselor – circulă între sistemul logistic și sistemul de fabricație.

Aplicația GESTOC prin intermediul acesteia firma își poate realiza gestiunea stocurilor prin actualizarea datelor privind elementele de stoc, întocmirea balanțelor analitice și sintetice ale stocurilor, înregistrarea codurilor la produsele noi, realizarea listei privind intrările și ieșirile din gestiunea stocurilor.

Aplicația REMPERS este specifică compartimentului personal-organizare-salarizare și permite rezolvarea problemelor legate de salarizare, de prelucrarea pontajelor angajaților, înregistrarea de rețineri, sporuri, prime, calculul vechimii angajaților, întocmirea listelor de plată.

În cadrul firmei AndraVer programele informatice utilizate atât în contabilitate cât și în celelalte departamente (în special în cadrul celui de producție și a celui de vânzări) asigură o concordanță între rezultatul procesării datelor și standardele normative.De remarcat faptul că orice informație înregistrată trebuie de asemenea găsită și într-un document scris la care beneficiarul sau organul de control poate avea acces.Acest lucru nu este luat în considerare de cele mai multe ori de personalul firmei, (acesta fiind de parere că suporții magnetici sunt suficienți pentru păstrarea datelor și a informațiilor) astfel ca o parte din informații sunt pierdute.

Un alt element important avut în vedere constă în compatibilitatea satisfăcătoare ce există între resursele software și cele hardware ale sistemului electronic folosit de către societate, în sensul că programele folosite necesită resurse hardware superioare celor existente.

În propria accepțiune dezvoltarea sistemului informatic presupune:

îmbunătățirea aplicațiilor existente

dezvoltarea de noi aplicații în ceea ce privește activitatea de încasări și plăți

perfecționarea personalului privind utilizarea noilor aplicații

dezvoltarea unui sistem informatic privind vânzările din societate

2.3.3. Diagnosticarea subsistemului informațional

Analiza subsistemului informațional în cadrul S.C.AndraVer S.R.L se poate realiza și prin prisma unor principii de concepere și funcționare a acestuia după cum urmează:

Principiul corelării sistemului informațional cu sistemul decizional de management: prin intermediul acestui principiu se asigură premisa funcționarii adecvate a managementului firmei. În cadrul firmei analizate acest principiu determină inexistența unei concepții unitare a sistemului informațional, situându-se departe de un management eficient; funcțiile decizională și operațională realizându-se greu.

Principiul flexibilității sistemului informațional constă în adaptarea acestui subsistem la condițiile interne și externe ale firmei. Deși în ultimul an au fost efectuate cheltuieli pentru procurarea unor produse informatice (achiziționarea a 4 calculatoare) subsistemul informațional al societății nu a cunoscut nicio îmbunătățire. Conținutul, circuitul și modalitatea de tratare a informațiilor a rămas aceeași.

Principiul unității metodologice a tratării informațiilor, potrivit acestui principiu este necesară abordarea modului de culegere, înregistrare, transmitere și prelucrare a informațiilor din punct de vedere metodologic în vederea asigurării compatibilității între componentele informaționale și integrarea informațiilor în managementul firmei. În cadrul S.C.AndraVer S.R.L. am putut constata că subsistemul informațional de management funcționează fără a lua în considerare cerințele subsistemului metodologic.

Principiul concentrării asupra abaterilor esențiale. Bugetul utilizat ca și instrument managerial poate determina doar respectarea parțială a acestui principiu. Însă în cadrul firmei AndraVer nu există o combinare suficientă a informațiilor pe verticală sistemului de management, tabloul de bord aflându-se într-o stare incipientă.

Principiul asigurării cu maximum de informații finale din fondul de informații primare, acest principiu propune valorificarea la maximum a informațiilor primare prin intermediul procedurilor informaționale.De exemplu la preluarea comenzilor de la clienți se pun la dispoziție informații exacte cu privire la tipul de produs dorit, codul acestuia, sortimentația cerută, cantitatea și momentul finalizării comenzii.

Soluții:

analiza detaliată privind politica informațională în cadrul S.C. AndraVer S.R.L

deținerea unui număr mai mare de calculatoare în vederea reducerii timpului de introducere corectă a informațiilor

organizarea de traininguri în cadrul societății sau apelarea la firme specializate pentru perfecționarea angajaților 

sistematizarea informațiilor în cadrul compartimentului financiar – contabil

Pentru îmbunătățirea structurii, funcționarii și controlului subsistemului informațional

propun ca firma să abia în vedere următoarele aspecte:

pregătirea personalului în domeniul informațional;

organizarea mai atentă și un control riguros asupra surselor de informații;

instruirea peroanelor pentru utilizarea celor mai moderne tehnici de comunicare din domeniul informatic pe care organizația ar trebui să le dețină;

informațiile primite să fie exacte în raport cu realitatea existentă;

respectarea termenelor pentru transmiterea informațiilor;

Stabilirea deciziilor specifice fiecărui compartiment vor determina varianta optimă de proiectare a subsistemului informațional astfel:

Compartimentul de conducere are în vedere:

alegerea ofertei de proiect;

decide modul de desfășurare al realizării planului;

acceptă sau nu ofertele primite;

analizează produsele făcând propuneri pentru creșterea calității acestora și diversificarea lor;

stabilește bugetul alocat fiecărei activități;

Compartimentul de producție decide:

cea mai avantajoasă metodă de lucru;

cel mai ieftin mod de realizare a producției;

ce trebuie adăugat la calitatea producției;

Compartimentul comercial (marketing și vânzări) urmărește:

stabilește modalitățile de promovare ale firmei;

decide metoda de atragere și păstrare a clienților și modul de colaborare cu firmele de publicitate;

negocierea contractelor;

bunurile trebuie distribuite în siguranță și într-un mod eficient;

îndeplinirea obligațiilor contractuale ale firmei și ținerea sub evidență a facturilor;

Compartimentul financiar contabil presupune:

actualizarea stadiului activității financiare;

arhivarea documentelor economico-financiare;

realizarea evidenței financiar contabile și a rapoartelor financiare potrivit legislației în vigoare;

realizarea evidenței încasării și plăților în numerar;

efectuarea plăților de decontare;

întocmirea lunară și în mod corect a bilanțului contabil;

Compartimentul personal-organizare-salarizare:

urmărește îndeaproape toate activitățile realizate de personal;

răspunde de efectuarea corectă și la timp a calculului drepturilor bănești ale personalului angajat al firmei;

urmărește organizarea inventarierii patrimoniului;

arhivează Contractele Individuale de Muncă ale personalului;

Obiective de urmărit pentru rezolvarea problemelor specifice subsistemului informațional din fiecare compartiment al organizației presupun:

prezentarea listelor ce cuprind informațiile finale, în baza cărora se iau deciziile, cu specificarea surselor, a beneficiarilor. Spre exemplu în cadrul compartimentului comercial al S.C.AndraVer S.R.L aceste informații se referă la: prezentarea ofertelor pentru desfacerea produselor, executarea contractelor economice, livrarea la termen și în condițiile cantitative și calitative stabilite, respectarea condițiilor tehnice conform contractelor încheiate cu beneficiarii, respectarea obligațiilor contractuale de desfacere, organizarea portofoliului de comenzi, urmărește introducerea în fabricație a comenzilor primite, contribuie la realizarea programului de fabricație, evidențiază și raportează conducerii societății situația contractelor și stadiul livrărilor;

sporirea atenției în ceea ce privește contractele încheiate;

eliminarea disfuncționalităților și a informațiilor ce se repetă, printre disfuncționalitățile sesizate, ce ar trebui eliminate se numără riscul apariției informațiilor eronate în ceea ce privește modul de realizare al produselor și cerințele cerute de către clienți asupra acestora;

stabilirea informațiilor primare ce stau la baza informațiilor finale eliminând disfuncționalitățile semnalate; aceste informații sunt culese atât din mediul intern cât și din mediul extern și stau la baza informațiilor finale. De exemplu în cadrul compartimentului de vânzări informațiile se referă la: produsele cerute de clienți; condiții de livrare; termene de livrare; evidența producției; volum de materii prime și semifabricate; cicluri de fabricație; situația stocurilor de mărfuri;

determinarea prelucrărilor la care sunt supuse informațiile primare. Prin această activitate sunt evidențiate toate acțiunile și timpul alocat lor. Pentru a controla activitatea de proiectare a subsistemului informațional firma poate utiliza graficul gantt;

stabilirea circuitelor informaționale;

îmbunătățirea comunicării între departamente precum și între acestea și managerul firmei;

verificarea atentă a suporților informaționali utilizați în această firmă sunt: – hârtia (pentru  documente precum – formulare, facturi, bonuri, etc.)- suporți magnetici (ficși – hard disk-uri și mobili – dischete)- suporți optici (compact discuri).

În urma analizei privind diagnosticarea subsistemului informațional efectuată se pot desprinde următoarele concluzii:

unele documentele au fost tipizate pentru a fi exploatate informatic însă în cadrul firmei, în prezent nu se realizează acest lucru

fluxurile și circuitele informaționale sunt conturate la nivel de document și nu pe compartimente funcționale și operaționale, astfel că pentru a intra în posesia unor informații este mai dificil, iar unele dintre ele nu sunt valorificate corespunzător din punct de vedere cantitativ și calitativ

datorită unui management defectuos, existența procedurile informaționale coerente de culegere, înregistrare și transmitere a informațiilor la care să se alinieze toate componentele de natură structurală este aproape imposibilă

informațiile sunt tratate atât manual cât și automatizat, de remarcat faptul că în prezent se constată o creștere a aplicațiilor informatice utilizate, situație ce determină orientarea către informatizarea procesului de management și a celui de execuție

funcționarea sistemului informațional este caracterizată în mare parte de deficiențe, dar și de aspecte pozitive, datorită faptului că principiile de concepere și de funcționare ale acestuia sunt respectate doar parțial.

2.4. Proiectarea noului subsistem informațional

Lipsa informaților poate determina apariția unor probleme diverse în cadrul organizației.

Pentru angajații firmei AndraVer informația trebuie să reprezinte un instrument indispensabil în planificarea, organizarea și conducerea activității. De calitatea comunicării manageriale depinde modul în care se folosește resursa umană a firmei, deci în ultimă instanță succesul acesteia. De recunoscut este că acest element prezintă o serie de deficiențe așa cum au fost explicate mai sus în prezenta lucrare, însă în situația unei economii de piață concurențiale firma conform opiniei mele își poate dezvolta un sistem informațional de management performant.

Motivul pentru care am decis implementarea unui nou sistem informațional în cadrul acestei firme face referire la următorul aspect: într-un mediu de afaceri dezvoltat un manager are diferite roluri și fiecare rol are aspecte specifice legate de modul în care acesta ia decizii și soluționează probleme vitale pentru “supraviețuirea” firmei.

Astfel, munca unui manager se concretizează prin intermediul unor roluri informaționale strâns legate de procesul comunicării. Rolurile informaționale constau în activitățile de menținere și dezvoltare ale unei rețele de informații și se realizează prin căutarea și primirea din diferite surse a informațiilor necesare pentru înțelegerea proceselor interne din organizație și a mediului de funcționare al acesteia, transmiterea de informații în interiorul organizației și spre exterior, acțiunea de a fi purtătorul de cuvânt al politicii, acțiunilor și rezultatelor organizației.

Dacă managerul dorește să fie sigur că angajații săi sunt la curent cu un proiect asupra căruia lucrează, acesta poate să le transmită un mesaj verbal sau poate să ceară o întâlnire. Dacă clienții au reclamații, el fie trebuie să vorbească cu ei, fie le trimite o scrisoare. Când un manager are nevoie să stabilească obiective și politici acesta va lua decizii prin intermediul comunicării transmise către angajați sub formă de date și informații, în cadrul derulării unei negocieri apropierea pozițiilor parților implicate se realizează prin comunicare, prin schimb de mesaje.

În fiecare situație, dacă rezultatul e pozitiv, se spune că procesul comunicării a folosit la rezolvarea unei probleme care poate fi: stabilirea scopurilor și obiectivelor, politicilor de urmat, atingerea acestora; cuantificarea rezultatelor activității, stabilirea unor relații interpersonale cu clienții, partenerii de afaceri, finalizarea încununată de succes a unor tratative de negociere etc.

Având în vedere cele exprimate mai sus consider că pentru proiectarea unui nou sistem informațional în cadrul firmei AndraVer trebuie să țin cont de elemente precum:

elementele informaționale de care are nevoie conducerea firmei și implicit fiecare compartiment în parte

deciziile ce trebuie adoptate în cadrul societății

configurația tehnică a sistemului informațional

nivelul de dotare tehnică al firmei AndraVer în domeniul informaticii

Documentele și componentele subsistemului informațional care vor include rezultatele proiectării vor fi:

fișierele elaborate la nivel de activități (în special cele de la producție și vânzări) necesare managementului firmei

lista situațiilor informaționale necesare managementului firmei și cele necesare la nivel de centru de gestiune

circuitele și fluxurile informaționale pe care vor circula aceste documente;

procedurile informaționale utilizate în tratarea informațiilor

În ceea ce privește producția consider că o metodă de îmbunătățire a acesteia poate avea în vedere elaborarea unor noi sistem informatice de producție bazate pe aplicații mai performante decât cele utilizate în prezent. Cu ajutorul acestei metode se pot evidenția o serie de aspecte privind utilizarea calculatorului în cadrul firmei precum:

simplificarea procesului de producție, a proiectării produselor, și a organizării întreprinderii.

automatizarea procesului de producție și a funcțiilor afacerii cu ajutorul computerelor și a mașinilor de broderie computerizată

integrarea întregii producții și a proceselor ajutătoare folosind computere și rețele de telecomunicații.

 Așadar, computerele simplifică, automatizează și integrează multe dintre activitățile necesare producerii mărfurilor firmei AndraVer. De exemplu calculatoarele pot fi utilizate de către designer-ul firmei în proiectarea produselor, în perfecționarea proceselor de producție, în alegerea materialelor necesare în procesul de producție.

Astfel sunt canalizate eforturile de simplificare, automatizare și integrare către următoarele domenii (funcții, mediu, resurse):

cele patru funcții de bază ale producției care trebuiesc îndeplinite: planificare, lansarea, execuția și urmărirea producției. 

mediul la locul de muncă (puncte de lucru, echipamente, birouri, facilitați oferite de întreprindere)

resurse disponibile (oameni, calculatoare, rețele de telecomunicații, echipamente, utilaje, baze de date)

Câteva dintre beneficiile sistemelor informatice noi de producție pot fi:

creșterea eficienței prin simplificarea și automatizarea muncii, creșterea productivității muncii, și un raport mai bun între încărcarea și capacitățile de producție

îmbunătățirea utilizării facilităților de producție, controlului calității produselor în urma urmăririi continue și a feedbak-ului.

reducerea investițiilor, a stocurilor

îmbunătățirea serviciului de desfacere

Consider că pentru ca un computer să poată realiza controlul prelucrărilor de date și informații acesta trebuie să fie dotat cu dispozitive și softuri specializate. De exemplu soft-ul utilizat trebuie să conțină modele matematice pentru a analiza datele generate de prelucrările continue și să le poată compara cu valorile standard cerute. De asemenea sistemul transmite mesaje despre stadiul procesului ce poate fi vizualizat de designer-ul care poate lua hotărâri adecvate bunei desfășurări a prelucrării. De asemenea, se pot cere periodic analize ale performanțelor procesului.

Fiecare subdiviziune organizatorică trebuie să dispună de calculatoare, deoarece prin intermediul acestora se asigură un management în timp real, eficient ce îndreaptă firma către obținerea de profit.

Acest aspect presupune:

Stabilirea necesarului tehnic de calcul

Achiziționarea suportului tehnic, respectiv a calculatoarelor

Elaborarea și precizarea elementelor metodologice specifice tratării informaților

Desemnarea unui administrator de rețea

Stabilirea sarcinilor, competențelor și responsabilităților personalului implicat în culegerea, înregistrarea, transmiterea și prelucrarea informațiilor necesare funcționării cu maximum de eficiență a firmei

Stabilirea atribuțiilor, competențelor și responsabilităților de natură informatică ale compartimentelor funcționale și operaționale ale întreprinderii și reflectarea lor în documente organizatorice corespunzătoare

Realizarea proiectului poate fi influențată de o serie de factori, dintre care cei mai importanți consider că sunt următorii:

factorii interni: pentru realizarea proiectului sunt necesare surse proprii din cadrul firmei, lipsa peronalului specializat în designer computerizat reprezintă un dezavantaj în acest sens, însă paot fi intruit designer-ul firmei specializat în domeniu fără ca aceasta să fi nevoită să apeleze la servicii externe.

factorii externi: lipsa surselor financiare ar putea influența dezvoltarea sistemului însă societatea poate apela la finanțare externă dacă investiția se dovedește a fi viabilă

factorii juridici și cei politici nu sunt semnificativi în cadrul acestui proiect.

În cadrul societății softul avut în dotare este depășit de noile cerințe legislative, este dificil de manevrat de către utilizatorii finali, iar dialogul realizat între utilizator și program se realizează pe o interfață neadecvata și estetic foarte obositoare.

Pentru îmbunătățirea acestui aspect propun ca și soluție achiziționarea unor echipamente compatibile cu noile sisteme de operare (imprimante rapide, calculatoare), precum și integrarea modulelor într-o singură aplicație generală accesibilă de utilizator prin parole.

Cerințele nefuncționale ale noului sistem pot fi evitate prin securizarea datelor prin stabilirea nivelurilor de acces pentru diverse categorii de utilizatori, asigurarea de interfețe specifice.

2.5. Implementarea noului sistem informațional

Legătura dintre decizie și acțiune se realizează prin sistemul informațional, respectiv, cu ajutorul unui flux de informații în sens ascendent și descendent.

La stabilirea unui sistem informațional trebuie să se țină seama de:

locul de colectare a informațiilor

modul de culegere și prelucrare

cheltuielile necesare pentru aplicarea noului sistemului informațional avut în vedere

În determinarea elementelor menționate, rolul principal ce îi revine managementului societății comerciale, cel în măsură să precizeze obiectivele și sarcinile la a căror realizare trebuie să concure informațiile și implicit cerințele, în funcție de care, organizatorii și economiștii determină procedurile informaționale corespunzătoare.

Rațiunea existenței sistemului informațional în cadrul firmei reprezintă asigurarea bazei informaționale necesare pentru derularea eficientă atât a proceselor de management, cât și a celor de execuție. În consecință, obiectivele și cerințele specifice sistemului informațional trebuie să reflecte obiectivele fundamentale, derivate, specifice și individuale ale firmei.

O elaborare eficientă a sistemelor informaționale necesită un efort comun. Printre elaboratori trebuie să fie incluși utilizatorii, echipa de producție și un personal de asistență

Implementarea noului sistem informațional presupune realizarea ordinii fluxului informațional în cadrul sistemului flexibil de prelucrare. Tratată pas cu pas implementarea noului sistem informațional, va conduce la obținerea celor mai bune rezultate, aceasta presupune:

conștientizarea conducerii de necesitatea implementării unui nou subsistem informațional

pregătirea personalului în legatură cu modificările ce vor interveni asupra subsistemului informațional

efectuarea unei analize pentru determinarea cerințelor noului subsistem

planificarea, organizarea implementării și alocarea resurselor necesare procesului

controlul și evaluarea implementării la fiecare pas

stabilirea deficiențelor semnalate și corectarea lor

testarea noului subsistem

compararea subsistemului informațional existent cu cel nou implementat

Dacă rezultatele sunt pozitive firma poate să treacă la instruirea personalului pentru folosirea sistemului. Noul sistem informațional se impune a fi avizat de conducerea firmei după care acesta trebuie transmis tuturor compartimentelor pentru a fi pus în practică. Compartimentele vor lua la cunoștință cele menționate, urmând să pună în aplicare aceste decizii luate de conducere.

Pentru implementarea noului subsistem informațional în cadrul S.C.AndraVer S.R.L se are în vedere delimitarea cerințelor proiectului de cele ale subsistemului pentru acest lucru firma își delimitează obiectivele după cum urmează:

Cerințele proiectului vizează următoarele aspecte:

Proiectul trebuie să acopere toate cerințele clienților.

Prin implementarea sa, proiectul trebuie să asigure un grad ridicat de informatizare, determinând firma să ajungă în topul liderilor de pe piața din domeniul confecțiilor.

Sistemul informatic să aibă capacitatea de a asigura informații pentru management, care să fie corecte, complete și la timp; 

Printr-un sistem orientat către client, să se adreseze persoanelor fizice, întreprinderilor mici și mijlocii;

Sistemul să aibă capacitatea de a asigura dezvoltarea de noi produse.

Sistemul trebuia să aibă capacitatea de a oferi informații complete și utile despre client, pentru că firma să își identifice noi potențiali clienți sau să îi fidelizeze pe cei existenți.

Cerințele subsistemului informațional vizează:

Capacitatea subsistemului de a oferi informații complete și utile despre client spre firmă și dinspre firma spre piața cu ajutorul agențiilor de vânzare sau prin intermediul unui site Web.

Principale obiective pe care noul sistem informațional le-ar îndeplini sunt următoarele:

constituirea și utilizarea în comun a colecțiilor de informații de interes general (nomenclatoare, bănci de date).

coerenta informațională a firmei în relația cu clientul, furnizorul, distribuitorul.

securizarea datelor și asigurarea accesului la informație pe nivele ierarhice.

stabilirea responsabilității pentru furnizarea, prelucrarea, administrarea și asigurarea calității și integrității pachetelor de informații.

Condiții necesare care trebuie asigurate pentru atingerea obiectivelor:

existența unei structuri organizatorice foarte bine definită, cu procese, activități și responsabilități foarte clar stabilite.

asigurarea resurselor umane și materiale corespunzătoare pentru trecerea din starea actuală în starea propusă.

definirea perioadei de timp în care se dorește realizarea acestui obiectiv, pentru calcularea corespunzătoare a resurselor.

Recomandări:

constituirea unei echipe de specialitate capabile să implementeze un sistem informațional modern

reorganizarea sistemului informațional corelată cu elaborarea unui program concret de informatizare

ierarhizarea informațiilor pe nivele ierarhice

Exemple de domenii în care sistemul informațional integrat de management ar putea da eficiență mai mare activității societății AndraVer:

Arhiva electronică a clienților/furnizorilor.Cu ajutorul acesteia se poate realiza trecerea arhivei AndraVer pe suport magnetic, pentru a putea fi accesată mai ușor. Acest lucru ar avea o influență benefica atât în actul de decizie cât și în prestările de bunuri oferite clienților.

Managementul documentelor și comunicarea internă în mediu informatic: cu ajutorul acestora se poate realiza urmărirea documentelor și corectare erorilor în timp optim, precum și comunicarea rapidă și economică intre compartimentele AndraVer.

Realizarea unui site WEB AndraVer: acesta ar prezenta firma clientului în cel mai direct mod, permițând accesul rapid al acestor la informațiile legate de societate.

Aceste 3 aspecte reprezintă obiective care pot fi atinse prin programe pe termen scurt și mediu, fără să necesite o analiză îndelungată, fiind necesare resurse materiale și umane relativ mici.

O importanță deosebită ar trebui acordată pregătirii personalului, astfel, ar trebui organizate cursuri pentru perfecționarea personalului de specialitate cât și cursuri de instruire a personalului utilizator de tehnică de calcul din cadrul tuturor compartimentelor firmei.

În ceea ce privește implementarea unui sistem informațional pe lângă avantajele avute în vedere de către personalul firmei acesta trebuie să ia în calcul și dezavantajele generate de introducere unui sistem informatic. În cadrul firmei AndraVer un sistem informatic poate conduce la dezavantaje precum:

defecționare sistemului de calcul blochează toți utilizatorii

alterarea datelor și a programelor, voita sau accidentală, afectează toți utilizatorii

sistemul se poate dovedi lent și inflexibil la nevoile utilizatorilor, adesea fiind insuficient adaptat nevoilor locale sau de grup ale utilizatorilor

apariția unor duplicări ale datelor și software-ului în diferite compartimente ale societății

dificultatea realizării unor proiecte complexe

costuri mai mari în comparație cu sistemul centralizat.

presupune un timp mare de răspuns în cazul unor solicitări simultane ale mai multor utilizatori.

Etapele implementării subsistemului informațional în cadrul SC AndraVer SRL

Dezvoltarea unui subsistem informațional este un proces ciclic. Sunt de părere că primele trei etape în dezvoltarea subsistemelor pun accent pe problemele manageriale. În stabilirea pașilor ulteriori ai dezvoltării subsistemelor informaționale atenția specialiștilor trebuie să se concentreze asupra asigurării că "lucrurile sunt bine făcute". Ciclul de dezvoltarea a subsistemelor informaționale este unul repetativ și evolutiv în sensul că etapele acestuia nu sunt prelucrate doar o singură dată. Aceste etape au la bază definirea unui flux secvențial ce consta în identificarea de noi probleme și oportunități. Fiecare la orice pas din ciclu pot fi descoperite problemele și/sau oportunitățile neidentificate anterior. În astfel de cazuri este importantă asigurarea integrării corecte în sistem a soluției la noua problemă și/sau la noua oportunitate.

Realizarea unei schimbări minore la un sistem informațional poate cauza efecte neanticipate și de nedorit. Aceste efecte pot dăuna grav exploatării sistemului.

Timpul necesar completării ciclului pentru o problemă sau oportunitate dată poate varia de la câteva ore la mai mulți ani, depinzând de complexitatea cerinței. În continuare voi face o prezentare a celor șapte pasi ai ciclului de viață al dezvoltării sistemului informațional.

            Etapa 1: Identificarea problemelor și a oportunităților

Pentru a înțelege clar natura exactă a problemei, este necesară o analiză în detaliu pentru cunoașterea sistemului existent.Pe scurt problema pusă în discuție pentru firma S.C. AndraVer S.R.L. constă în îmbunătățirea sistemului informațional care să permită culegerea, transmiterea, arhivarea datelor și comunicarea eficace și eficientă, care să faciliteze implementarea strategiilor, politicilor și bunelor practici în vederea realizării obiectivelor organizației și a obiectivelor individuale specifice lucrătorilor firmei.

Etapa 2: Analiza și documentarea subsistemului existent

Subsistemele informaționale manuale, bazate pe documente – trebuie să fie bine analizate și documentate înainte de proiectarea, dezvoltarea și implementarea schimbărilor (sau a unui sistem nou în totalitate). Analizarea sistemului existent în cadrul AndraVer implică activități precum următoarele:

revizuirea sistemului de producție ținând seama de informațiile culese din piață (de exemplu cele legate de așteptările și cerințele consumatorilor);

luarea deciziilor ținând seama de fluxul informaților dar și de cel de producție;

revizuirea informațiilor curente disponibile pentru asistarea luării deciziilor (de

exemplu, tranzacțiile și rapoartele);

identificarea deficiențelor din sistemul informațional existent (evidențiate anterior).

De îndată ce a fost analizat, sistemul informațional existent este documentat pentru

activitățile ulterioare și pentru cerințe de comunicare.

Etapa 3: Determinarea cerințelor informaționale

După ce au fost depistate deficiențele din sistemul informațional existent, pot fi determinate cerințele informaționale. Deoarece sistemul informațional trebuie să conțină informațiile necesare luării deciziilor, soluțiile la problemele informaționale pot fi obținute prin restructurarea informațiilor existente sau luarea în considerare a altora noi (etapa detaliată mai sus în prezenta lucrare).

Etapa 4: Proiectarea de tehnologie, cerințele de personal

Colectarea informațiilor și analiza cerințelor stabilesc criteriile pentru identificarea

mijloacelor alternative de soluționare a problemelor. De aceea, în timp ce etapa anterioară definește "ce" este necesar pentru implementarea subsistemului informațional, acest pas definește "cum" se va face. Personalul necesar și tehnologiile viabile identificate sunt incluse în sistem, putând fi structurate pentru a susține soluția definită în pasul anterior astfel având la baza următoarele aspecte:

pregătirea personalului

constituirea unei echipe de specialitate capabile să implementeze un sistem informațional modern

reorganizarea sistemului informațional corelată cu elaborarea unui program concret de informatizare

achiziționarea calculatoarelor

Etapa 5: Dezvoltarea, testarea și validarea sistemului

Până la acest punct au fost identificate soluțiile dorite și mijloacele de realizare a lor.

Acum este posibilă dezvoltarea și testarea sistemului. Această etapă conține instalarea hardwareului sau software-ului necesar, precum și generarea și testarea programelor de calculator. Software-ul poate fi achiziționat de către firmă ca un sistem complet necesitând unele modelari sau poate fi dezvoltat de către organizație. Produsul final al acestei etape trebuie sa fie un sistem operabil și de încredere care satisface obiectivele inițiale de proiectare pentru rezolvarea unei probleme sau pentru a profita de o oportunitate.

Etapa 6: Implementarea propriu-zisă a sistemului

După ce noul sistem a fost dezvoltat și testat, se poate realiza trecerea la implementarea propriu-zisă a noului sistem. Un element cheie al procesului de implementare îl reprezintă rezolvarea problemelor organizaționale și de comportament care apar adesea. Implementarea de noi sisteme informaționale poate avea efecte asupra locurilor de muncă (responsabilitățile, cerințele oamenilor și relațiile de comunicare). Pentru a face fata factorului uman și pentru a minimiza rezistenta la schimbare, acestea trebuie previzionate. În cadrul SC AndarVer SRL sistemele informaționale corect implementate pot fi foarte instrumente de motivare și pot ajunge la participanții din organizație. Organizațiile care dezvoltă programe eficace și eficiente de comunicare organizațională, determină o mai bună implicare a angajaților în muncă, comparativ cu organizațiile care au sisteme neadecvate de comunicare organizațională acest aspect se confirmă doar parțial în cadrul firmei întru-cât deși managerul este conștient de importanța comunicării organizaționale, în implicarea angajaților în muncă, respectiv pentru îndeplinirea obiectivelor organizaționale acesta nu se preocupă suficient pentru dezvoltarea de programe eficace de comunicare

Etapa 7: Evaluarea periodică și întreținerea sistemului

După implementarea noului sistem, este important de apreciat cât de eficiente sunt

soluțiile oferite la diverse probleme. În această etapă se va urmări realizarea evaluării prin aprecierea gradului de variație dintre performanțele planificate și cele ale sistemului existent. Consider că pentru început dacă noul sistem operează satisfăcător atunci acesta poate fi menținut la nivelul curent de exploatare până când apar noi probleme sau oportunități.

Pentru a ține sub control eficiența sistemului informațional în cadrul firmei S.C.AndraVer S.R.L. propun mai multe căi de realizare a acestui scop precum:

Controlul reacțiilor și al oportunităților. Managerii pot folosi această abordare de control pentru definirea problemelor și a oportunităților. Pe de o parte controlul reacțiilor implică tratarea problemelor imediat ce ele apar (este cea mai ușoară și cea mai folosită tehnică). De exemplu, dacă un client sesizează încetinirea onorarii comenzilor de livrare, managerul poate reacționa prin încercarea de a rezolva problema în scopul identificării informaților necorespunzătoare sau lipsa informaților ce au determinat acest aspect.

Controlul oportunităților căuta în mod continuu oportunități ce ar putea fi benefice pentru organizație. Managerul organizației trebuie să își canalizeze atenția pe identificarea celor mai noi metode de îmbunătățire a sistemului informațional, deoarece acesta este cel care în fapt conduce la luarea deciziilor având influențe considerabile asupra veniturilor întreprinderii.De exemplu, managementul poate sesiza ocazia de a câștiga mai mulți clienți prin implementarea unui nou sistem de tratare a informaților în legătură cu comenzile, care să ofere livrări către clienți într-un mod superior față de concurenți.

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Având în vedere cele prezentate mai sus pot afirma că un sistem informațional aflat într-o permanentă perfecționare condiționează obiținerea unor venituri mult mai mari, poziționând întreprinderea în topul liderilor de piață (spre deosebire de firmele în care accentul pus pe informație și comunicare este slab dezvoltat). Sunt de parere că existența unui subsistem informațional, adaptat la cerințele întreprinderii în funcție de mărimea acesteia și obiectul de activiate precum și perfecționarea continuă a lui sunt elemente vitale pentru ‘‘supraviețuirea’’ firmei oferind posibilitatea managerului de a aplica cele mai eficiente metode și tehnici manageriale de luare a deciziilor.

Așa cum este detaliat în prezenta lucrare consider că cel puțin doi factori sunt necesari pentru realizarea unui subsistem informațional în cadrul unei firme și anume factorul uman și computerul.

Conform literaturii și studiilor de specialitate de remarcat este concepția conform căreia printre cele mai spectaculoase evoluții către economia bazată pe cunoștințe și către societatea informațională o constituie creșterea gradului de informatizare a firmei. Având în vedere acest aspect pot face ca și primă propunere firmei S.C.AndraVer S.R.L. să își sporească volumul vânzărilor prin intermediul magazinelor virtuale, care au cunoscut o adevărată explozie în ultimii ani, în acest sens existând dovezi de necontestat.

Cu toate acestea aș dori să subliniez două aspecte de care membrii firmei trebuie să țină cont. În primul rând gradul de informatizare al firmei este obținut în timp prin implicarea tuturor persoanelor din cadrul firmei fără ca managerul să se ghideze dupa ideea conform căreia doar el are putere decizională, iar ceilalți trebuie să se spună ordinelor lui. În al doilea rând sunt necesare surse financiare semnificative pentru dotarea organizației cu echipamente informatice performante.

În ceea ce privește activitatea personal – organizare- salarizare acesta are nevoie de dotarea cu computere performante pentru că stocarea informațiilor electronice este redusă și viteza de lucru de asemenea și dotarea cu programe specializate în care de exemplu directorul general să-și pună semnătura electronic, iar transferul dintre compartimente să fie facilitat, reprezintă o propunere personala privind sporirea activității firmei. Pe lângă aceste aspecte mai propun companiei dotarea magazinului sau cu un echipament care permite clienților să își proiecteze singuri vestimentația dorită prin selecție dintr-un set de opțiuni predefinite. Un specialist le ia măsurile și celelalte specificații și le introduce într-un calculator personal, care apoi le transmite la unitatea de producție. Astfel firma va fi capabilă să producă vestimentația cliențiilor pe aceeași linie unde realizează producția de sine. Un asemenea sistem permite obținerea pe calculator a datelor necesare pentru raportare, la perioade fixe stabilite anticipat sau la cerere, a situației stocurilor efective în raport cu cele normate ca și urmărirea și controlul operativ al mișcării stocurilor în vederea prevenirii sau formării celor neraționale.

Prin folosirea tabloului de bord ca instrument modern utilizat în activitatea de management, se pot furniza o serie de rapoarte periodice, la diferite nivele ierarhice, privind gestiunea stocurilor.

Realizarea în timp util a acestei informări, ca o cerință de bază pentru fundamentarea unor decizii pertinente, poate fi satisfăcută prin avantajele oferite de tablourile de bord electronice (TBE). TBE apare ca un subsistem al unui sistem informatic funcțional (de producție, comercial, etc.,}, care furnizează în mod continuu și sub forma adaptată, pe trepte diferite de analiza, informații utile pentru urmărirea gestiunii și evaluarea activității privind stocurile.

Informatizarea este indiscutabil o soluție de care societatea să țină cont în permanență. Aceasta nu trebuie să se rezume doar la discuții, dacă nu se oprește la nivelul alocării din fondul de dezvoltare, a unor sume pentru dotarea cu aparatură de specialitate, ci trebuie să se demonstreze prin fapte. Fără un soft specializat și fără obiective clar definite este practic inutil acest efort.

Astfel, ar fi o soluție realizarea în regie proprie sau apelând la o firmă de specialitate a unui soft integrat, "la cheie", cu mai multe module operaționale (de exemplu pentru serviciile de contabilitate, gestiune, urmărirea stocurilor, personal-salarizare etc.) și centralizarea tuturor acestor informații într-o singură bază de date. Prin intermediul unui program pilot capabil să prelucreze, să centralizeze datele și să le furnizeze într-un timp real și într-un mod eficient managerului de care acesta are într-adevăr nevoie.

Având în vedere cele menționate trebuie subliniată diferența între sistemul informațional al firmei și sistemele informatice care-l deservesc. Trebuie regândit nivelul la care se culeg informațiile, circuitul acestora în firmă (pentru a se evita întârzierile ai redundanțele), modul în care se prelucrează și retransmit aceste informații. Un astfel de sistem optimizat va reduce numărul de personal care-l deservește precum și probabilitatea de eroare sau de frauda.

Implementarea unui sistem informațional în cadrul firmei AndraVer poate aduce numeroase beneficii. Unul dintre acestea constă în urmărirea în timp real a stocurilor de materii prime și materiale, a stocurilor de produse finite și semifabricate, în concordanță cu normele de consum introduse în program ar putea să aducă o mulțime de surprize cum ar fi – reducerea consumurilor. Urmărirea uzurii mijloacelor fixe, în conformitate cu orele de funcționare, sau cu numărul de produse obținute și datele din cărțile tehnice poate releva anomalii privind cheltuielile de reparații și cu piesele de schimb. Rămâne ca managerul să dezlege enigma: este vorba de o utilizare necorespunzătoare, de piese care "se scurg în exterior pe cai dubioase" sau de "mici ciubucuri în afara programului".

Optimizarea fluxului informațional al firmei va implica astfel participarea tuturor compartimentelor – de la cele de execuție la cele de decizie, generând o substanțială îmbunătățire a activității.

BIBLOGRAFIE

Aurel S., Sisteme informatice în management și neteconomie-suport de curs, Universitatea Dimitrie Cantemir din Timișoara, 2014

Brutu M., Drăghici C., Mihai D., Curs de management-teorie și aplicații, Editura Sitech, Craiova, 2008;

Bucur V., Florea L., Mărginean S., Țuțurea M., Bazele managementului, Editura Universității “Lucian Blaga”, Sibiu, 1999;

Buligiu I., Buse R., Șoava G., Mehedintu A., Sisteme informatice economice. Teorie și aplicații, Editura Universitaria, Craiova, 2010;

Constantinescu D. A., David M., Popescu O., Răileanu O., Rotaru A., Udrescu M., Management informațional, Editura Colecția Națională, București, 2000;

Drăghici C., Mihai D., Managementul relațiilor cu furnizorii, Editura Sitech, Craiova, 2008;

Drăghici C., Mihai D., Managementul aprovizionării, Editura Universitaria, Craiova, 2004;

Militaru Ghe., Sisteme informatice pentru management, Editura Bic All, București, 2004;

Nicolescu O., Abordări moderne în managementul și economia organizației, vol. I – V, Editura Economică, București, 2003;

Nicolescu O., Sistemul informațional al organizației, Editura Economică, 2010;

Nicolescu O., Săbău Gh., Sistemul informațional managerial al organizației, Editura Economică, București 2011;

Philip Kotler, Managementul marketingului, Ediția a III a, Editura Teora, 2003;

Popa Ion, Management strategic, Editura Economică, București, 2004;

Stroe Constantin, Managementul întreprinderii. Teorie și aplicații, Editura Universității din Pitești, 2002;

Articole științifice

American Accounting Association – A statement of Basic Accounting Theory,Evanston, Illinois, 2013;

Georgescu Călin: România după criză, Reprofesionalizarea, Editura Compania, București, 2013;

Gheorghe Petrescu, Gabriela Boldureanu, Lucrări Științifice, vol. 51, seria Agronomie, Influenta subsitemului informațional actual asupra raționalizării distribuției produselor, Iași, 2013;

Ion Verboncu, Eficiența sau eficacitatea organizațiilor informaționale și managementul sistemului, Revista militară de management și educație,București, Nr.2,2013;

Parker C. S.. – Management Informatin System – Strategy and Action, McGrawHill, New York, 2012;

Tudose Cătălin, Aspecte ale realizării sistemelor informatice pentru managementul unei mari întreprinderi – analiza, concept general, Revista Informatică Economică,București nr.2 (14)/2013;

Site-uri:

http://ieeecomputersociety.org

www.infocompanies.com/Andraver-SRL-Targoviste-65128.htm

http://www.mfinante.ro/infocodfiscal.html

Eficienţa şi eficacitatea sistemului informaţional-managerial

www.ziare.com

ANEXE

Anexa 1

Subsistemele de bază care compun un sistem de management,

(Sursă: Brutu M., Drăghici C., Mihai D., Curs de management-teorie și aplicații, Editura Sitech, Craiova, 2008; pag.209.)

Anexa 2

Organigrama S.C. AndraVer S.R.L

Anexa 3

FIȘA POSTULUI

MANAGER RESURSE UMANE

DESCRIEREA POSTULUI

Departament: Resurse umane

Denumirea postului: Manager resurse umane

Relații ierarhice:

– Este subordonat Directorului General

– Are în subordine:

– Specialist salarizare

– Specialist recrutare

– Referent resurse umane

Relații funcționale: Stabilește prin proceduri și indicații metodologice cum trebuie executate

Operațiunile legate de politicile de resurse umane ale firmei, asigură și urmărește realizarea lor la nivel de firmă. În acest sens, are relații cu:

– Directorii și managerii firmei

– Personalul de execuție

Relații de colaborare: cu directorii/managerii departamentelor firmei

Condițiile fizice ale desfășurării muncii: – în departamentul resurse umane

Scopul postului

Titularul postului are rolul de a asigura elaborarea și implementarea politicilor de resurse umane (recrutare, selecție, integrare, pregătire profesională, motivare, organizare și relații de muncă) care să asigure firmei necesarul de personal corespunzător din punct de vedere cantitativ și calitativ.

Aspecte legate de protecția muncii:

– Instructajul pentru prevenirea și stingerea incendiilor

– Instructajul pentru prevenirea accidentelor de muncă

Orar de lucru:

– Normă întreagă: 9:00-18:00 (pauză de masă 12.00 – 13.00)

I. Activități principale

– Angajarea, formarea și perfecționarea personalului firmei

– Coordonarea activității de remunerare a personalului firmei

– Elaborarea și implementarea programelor de evaluare a personalului

– Elaborarea și implementarea sistemelor de motivare a personalului

– Gestionarea relațiilor de muncă

– Stabilirea și urmărirea respectării regulilor generale de comportament

– Conducerea și organizarea departamentului

ÎI. Sarcini și îndatoriri:

1. Asigură angajarea, formarea și perfecționarea personalului necesar firmei

– Identifică/centralizează necesarul de personal din firmă și urmărește încadrarea în limitele aprobate

– Asigură necesarul de personal prin recrutare internă și externă

– Negociază contractele de angajare și urmărește respectarea clauzelor acestora

– Urmărește respectarea echității interne și externe și propune corecțiile necesare

– Urmărește orientarea și integrarea în organizație a noilor angajați

– Identifică nevoile de instruire ale personalului, în colaborare cu managementul

– Elaborează programe de instruire și le implementează în colaborare cu managementul

– Monitorizează piața forței de muncă și a furnizorilor de servicii din domeniu

– Asigură legătura cu departamentul resurse umane din cadrul firmei-mamă

– Asigură respectarea cadrului legal concomitent cu susținerea intereselor firmei

2. Coordonează activitatea de remunerare a personalului firmei

– Asigură stabilirea drepturilor salariale și sociale ale angajaților conform negocierii la angajare, legislației în vigoare și a normelor interne specifice firmei

– Verifică și avizează documentele de personal cu referire la nivelurile salariale: ștate de plată, declarații lunare către instituțiile de stat, adeverințe de salariat, decizii de transfer, cuantumul bonusurilor și al altor drepturi cu impact asupra remunerării salariaților

– Coordonează activitatea de reevaluare salarială semestrială, pe baza propunerilor managementului și în corelație cu indicatorii macro-economici

– Urmărește asigurarea echității interne și externe printr-o politică adecvată de salarizare

3. Elaborează și implementează programe de evaluare a personalului

– Elaborează sisteme specifice de evaluare a personalului

– Coordonează și monitorizează procesul de evaluare

– Centralizează rezultatele evaluărilor și le analizează în corelație cu celelalte activități ale departamentului Resurse Umane

– Raportează rezultatele evaluărilor și înaintează propuneri direcției generale

4. Elaborează și implementează sisteme de motivare a personalului

– Realizează analize la nivelul firmei cu privire la nivelul de satisfacție a angajaților și propune managementului firmei măsuri de corecție necesare

– Realizează sondaje cu privire la piața forței de muncă, identifică și propune măsuri pentru creșterea motivării angajaților

– Propune măsuri în vederea îmbunătățirii structurii de organizare a firmei

5. Asigură buna gestionare a relațiilor de muncă

– Asigură asistența managementului în problemele legate de relațiile între angajați

– Facilitează comunicarea pentru dezvoltarea/menținerea unui climat pozitiv al relațiilor dintre angajați

– Concepe proceduri și alte documente specifice firmei pe probleme de relații de muncă

– Mediază eventualele situații de natură conflictuală între angajați

6. Stabilește și urmărește respectarea regulilor generale de comportament

– Elaborează instrumente de formalizare a politicilor de personal: organigrama, ROI, manualul angajatului, proceduri de lucru etc.

– Informează angajații cu privire la politicile de personal ale firmei

– Actualizează și difuzează la nivel de firmă documentele avizate

– Elaborează și propune conducerii proceduri de resurse umane, le difuzează și urmărește respectarea acestora la nivel de firmă

– Monitorizează respectarea normelor de comportament ale firmei; propune/avizează măsuri disciplinare

7. Conduce și organizează activitatea departamentului

– Stabilește sarcinile salariaților din subordine și priorități în executarea acestor sarcini

– Elaborează și actualizează fișelor de post ale salariaților din subordine

– Evaluează periodic activitatea salariaților din subordine

– Negociază și conciliază situațiile conflictuale apărute în relațiile interpersonale

– Propune recompensarea/sancționarea personalului din subordine conform normativelor interne

– Aprobă planificarea concediilor de odihnă pentru angajații din subordine

– Asigură respectarea normelor interne de funcționare ale firmei de către personalul din subordine

III.Responsabilitățile postului:

1. Legat de activitățile specifice, răspunde de:

– Respectarea numărului de salariați aprobat de direcția generală, selecționarea candidaților care corespund cel mai bine postului și integrarea noilor angajați

– Respectarea clauzelor contractuale negociate

– Corectitudinea înregistrărilor/actualizărilor în documentele de personal

– Corectitudinea elaborării fiselor de post și a formularelor de evaluare

– Calitatea programelor de training aprobate și de evaluare post-training

– Examinarea revendicărilor și medierea conflictelor în organizație

– Actualizarea și comunicarea la nivelul organizației a documentelor de formalizare a structurii organizatorice aprobate: organigrame, ROI, etc.

– Respectarea normelor interne de personal și a legislației muncii

2. Legat de funcțiile manageriale, răspunde de:

– Coordonarea eficientă a personalului din subordine și respectarea de către acesta a normelor interne

– Dotarea corespunzătoare a subordonaților cu resursele necesare

– Calitatea pregătirii profesionale a angajaților din subordine

3. Legat de disciplină muncii, răspunde de:

– Îmbunătățirea permanentă a pregătirii sale profesionale și de specialitate

– Păstrarea confidențialității informațiilor și a documentelor legate de firmă

– Utilizarea resurselor existente exclusiv în interesul firmei

– Respectarea prevederilor normativelor interne și a procedurilor de lucru privitoare la postul său

– Adoptarea în permanență a unui comportament în măsură să promoveze imaginea și interesele firmei

– Implicarea sa în vederea soluționării situațiilor de criză care afectează firma

IV. Autoritatea postului:

– Reprezintă compania în relația cu autoritățile publice pentru probleme de personal

– Negociază clauzele contractelor de angajare în limitele stabilite/agreate de direcția generală

– Semnează contractele de muncă la rubrica angajator

– Semnează state de plată, declarații lunare către instituțiile de stat, adeverințele de salariat, contracte cu furnizorii de servicii specifice departamentului, actele necesare în vederea obținerii avizelor pentru cetățenii străini, corespondența departamentului

– Stabilește modificările cu impact asupra salariului în conformitate cu politica firmei

– Elaborează și difuzează la nivel de firmă norme, reguli și proceduri de resurse umane aprobate de conducere

– Propune măsuri de optimizare a structurii organizatorice și a modalităților de lucru

– Solicită angajaților informații/documente legate de problemele de resurse umane ale firmei

– Solicită respectarea normativelor de resurse umane, propune managementului sancțiuni pentru angajații ce nu se conformează acestora

– Avizează: fișe post/evaluare; cereri de concediu, modificări de orar, prime/sancțiuni pentru personalul firmei

– Susține/respinge propunerile managementului legate de continuarea activității după perioada de probă a angajaților firmei (motivând în cazul refuzului)

– Utilizează metodele disponibile intern și extern de documentare în domeniul legislației muncii

– Stabilește prioritatea executării sarcinilor pt. subordonați și ia măsuri de eficientizare a activității lor

– Propune recompense/sancțiuni pentru personalul din subordine, semnează cererile de concediu

– Semnează formularele de avans și decont pentru personalul din subordine

– Decide prelungirea sau încetarea activității după perioada de probă a subordonaților

– Utilizează echipamentele/consumabilele, mașina, laptopul și telefonul mobil puse la dispoziție de firmă.

SPECIFICAȚII DE PERSONAL

Nivel de studii: studii superioare

Cursuri de pregătire: Management, Resurse Umane, Psihologie, Legislație

Experiență:

– În specialitate: experiență în domeniu min. 4 ani

– Pe post: 2 ani experiență pe post asemănător

Cunoștințe necesare:

– Psihologie organizațională

– Cunoștințe juridice/legislația muncii

– Limba engleză (citit, scris, vorbit)

– Cunoștințe de management

– Cunoștințe privind tehnici de negociere

– Operare PC (MS Office)

– Cunoașterea pieței locale a forței de muncă

– Cunoașterea generală a mediului de afaceri românesc

– Cultură generală

Aptitudini și deprinderi necesare:

– Aptitudine generală de învățare

– Aptitudini de comunicare orală și scrisă

– Abilități de negociere

– Acordare de consultanță și consiliere

– Aptitudini de conducere: previziune, organizare, decizie, coordonare, control – evaluare

Cerințe pentru exercitare:

– Inteligență de nivel superior

– Echilibru emoțional

– Capacitate de a evalua și a lua decizii

– Abilități de lucru cu oamenii

– Rezistență mare la stres

– Trăsături pozitive de caracter: exigență, obiectivitate, spirit critic, consecvență în acțiune

– Comportament adecvat (limbaj, vestimentație, reguli de politețe)

– Conducerea și controlul oamenilor

– Capacitate de abstractizare

– Încredere în sine

– Organizare personală

– Aptitudine generală de învățare

– Aptitudini de comunicare orală și scrisă

– Abilități de negociere, de consultanță și consiliere

– Capacitate de adaptare

– Inițiativă

– Spirit practic

– Dorința de a se informa

– Dorința de a oferi ajutor altor persoane

– Amabilitate

– Activism

– Motivație

Anexa 4

Chestionar – Pentru manager

Considerați că subsistemul informațional specific S.C.AndraVer S.R.L. permite transmiterea facilă informațiilor?

DA

NU

Argumentați…………………………………………………………………………………………….

Acest subsistem permite managerilor aprecierea corectă a situației actuale a întreprinderii?

DA

NU

Argumentați…………………………………………………………………………………………….

Ce metodă utilizați pentru răspândirea informațiilor?

discuția față în față

telefonul

un delegat

altele

Sistemul informațional permite managerilor să constate în timp util punctele slabe și țări ale firmei?

DA

NU

Argumentați………………………………………………………………………………………………

Care sunt modalitățile utilizate pentru a lua în evidență clienții și furnizorii dvs?

…………………………………………………………………………………………………………..

Apreciați că informația ajunge acolo unde e nevoie de ea?

DA

NU

Argumentați………………………………………………………………………………………………

Aveți un sistem structurat de evidențiere a informațiilor?

DA

NU

Cantitatea informațiilor emise este suficientă?

DA

NU

Argumentați…………………………………………………………………………………………….

În ce măsură sunteți mulțumit de rapiditatea transmiterii informațiilor?

Foarte mică măsură

Mică măsură

Nici-Nici

Mare măsură

Foarte mare măsură

Considerați că subsistemul informațional existent are nevoie de îmbunătățiri?

DA.Exemplu de propuneri…………………………………………………………………

NU

Chestionar – Pentru angajat

Aveți informații despre existența unui sistem informațional în cadrul S.C.AndraVer S.R.L?

DA

NU

Prin ce modalități ajung informațiile la dvs?

Discuții orale

Telefon

Mail

altele

În ce măsură participați la transmiterea informațiilor?

Foarte mică măsură

Mică măsură

Nici-nici

Mare măsură

Foarte mare măsură

Considerați că unele informații elaborate nu sunt necesare nimănui?

DA

NU

Argumentați……………………………………………………………………………………….

În ce măsură informațiile primite sunt ajung la momentul potrivit?

Foarte mică măsură

Mică măsură

Nici-nici

Mare măsură

Foarte mare măsură

Ce informații de care aveți nevoie nu ajung la timp în sectorul dv de activitate?

…………………………………………………………………………………………………………….

Informațiile primite sunt întotdeauna coerente?

DA

NU, Argumentați………………………………………………………………………………

Doriți să modificați subsistemul informațional existent?

DA, dați exemplu de propuneri de modificare…

NU

Prin intermediul căror metode vreți să accesați informațiile?

……………………………………………………………………………………………………………..

Considerați importanta implicarea dumneavoastră în activitatea de modificare a subsistemului informațional?

DA, Argumentați………………………………………………………………………………

NU