Analiza Posturilor în Structurile Documentare

Analiza posturilor în structurile documentare

Analiza postului este un proces important în managementul resurselor umane, pe baza căruia se determină obiectivele, activitățile, sarcinile și responsabilitățile unui post. Așadar, este procesul prin care se obțin informații esențiale legate de un anumit post, scopul fiind proiectarea sau reproiectarea postului.

Analiza postului este o etapă importantă în procesul de luare a deciziilor privind activitatea postului respectiv și este una dintre cele mai importante etape premergatoare elaborării fișei postului. Analiza postului trebuie să descrie postul așa cum este el în momentul analizei, și nu așa cum ar trebui să fie, cum a fost în trecut sau cum este în alte instituții.
De asemenea, în aceasta analiză nu trebuie să se țină cont de particularitățile profesionale și comportamentale ale persoanei care ocupa postul respectiv la un moment dat.
Informațiile pe baza cărora se realizează analiza postului sunt supuse unui permanent proces de schimbare, fapt ce face ca analiza postului să fie o activitate periodică.
De ce este necesara analiza postului?

Fiecare organizație trebuie să facă față unei permanente schimbări dictate de piață. Aceasta impune modificări ale cerințelor posturilor. Pentru a deveni flexibile, organizațiile au nevoie de un flux constant de informații corecte despre conținutul și cerințele fiecărui post. Aceste informații sunt furnizate de analiza posturilor.

Activitățile de personal în care este nevoie de analiza postului:

Elaborarea fișelor de post

Rezultatele obținute în urma analizei postului se concretizează în fișa postului. Alături de regulamentul intern, fișa postului este purtătoarea autorității angajatorului, ca organizator al activității angajaților, și este un instrument extrem de eficient în atingerea obiectivelor bibliotecii.
Proiectarea posturilor

Analiza postului reprezintă un instrument util în organizarea departamentelor și în structurarea relațiilor de muncă. Informațiile pe care le obtinem prin analiza postului ne semnalează dacă un post trebuie reproiectat sau chiar desființat (când devine inutil in organizație).

Recrutarea și selecția personalului

Indiferent de modalitatea de ocupare a postului (prin promovare sau recrutare din exterior), cerințele postului trebuie definite cât mai precis posibil pentru a permite atragerea și selectarea celor mai potrivite persoane. În plus, este necesar ca anumite informații desprinse din analiza postului să fie furnizate candidatului, care își poate forma astfel o imagine corectă despre potrivirea cu acel post.

Instruirea angajaților

Multe aspecte ale instruirii sunt influențate de analiza postului. Obligațiile și responsabilitățile unui post trebuie definite clar înainte ca un angajat să poată fi instruit pentru postul respectiv. Analiza postului permite identificarea nevoilor de instruire și a obiectivelor instruirii. Doar în acest fel programul de instruire poate fi adaptat calificării angajatului și conținutului postului.

Dezvoltarea carierei

Ca manager, se poate facilita dezvoltarea carierei angajaților atunci când se cunosc în amănunt posturile din cadrul organizației. Angajații, la rândul lor, sunt capabili într-o mai mare măsură să opteze pentru o anumită carieră atunci când cunosc cu exactitate cerințele celorlalte posturi.

Protecția și siguranța angajaților

O analiza amănunțită a postului scoate la iveală condițiile și metodele de lucru. Se pot identifica astfel pericolele și riscurile activității pe post și se pot elabora programe de protecție a angajaților.

Evaluarea performanțelor

Obiectivul evaluării performanțelor este de a aprecia performanțele individuale ale unui angajat în raport cu un anumit post. Doar cunoașterea exactă a cerințelor postului permite aprecierea corectă a nivelului de performanță atins.

Recompensarea
Analiza postului reprezintă primul pas în determinarea importanței postului și a nivelului de dificultate a unui post. Clasificarea posturilor permite elaborarea unui sistem de salarizare adecvat fiecărui post și poziției ocupate de acesta în organigramă.

Astfel definită, analiza posturilor trebuie să satisfacă cerințe precise:

–  să fie sistematică, adică să pornească de la obiective clar definite și să utilizeze metode și tehnici științifice;

– să prezinte situația reală a posturilor la momentul efectuării ei;

– să fie obiectivă și riguroasă;

– să se refere la elementele definitorii ale posturilor și nu la calitățile ocupanților acestora;

– să se bazeze pe instruirea prealabilă a persoanelor însărcinate să facă cercetarea respectivă;

– să fie subordonată permanent unei viziuni cuprinzatoare asupra lanțului menționat obiective- activități- atribuții- sarcini și asupra ansamblului proceselor de muncă din cadrul organizației.

Analiza posturilor se finalizează cu descrierea posturilor și specificarea posturilor.

Descrierea postului constă în prezentarea informațiilor esențiale privitoare la toate elementele ce caracterizează postul respectiv, pentru a furniza baza necesară evaluării sale în continuare și, mai ales, pentru a oferi ocupantului sau și sefului acestuia cunoștințele indispensabile îndeplinirii corespunzatoare atribuțiilor prevăzute.

Descrierea postului trebuie să fie completă, clară ,concisă și să conțină:

– elementele de identificare a postului (denumirea, compartimentul, eventual codul său);

– rolul și poziția acestuia (descrierea globală a postului, natura sa ierarhică, funcțională, de stat major, subordonarea sa ierarhică);

– atribuțiile ce-i revin, sarcinile de îndeplinit și responsabilitățile pe care le incumbă;

– legăturile pe care trebuie să le aibă în cadrul și în afara organizației.

Descrierea postului se caracterizeaza în fișa postului sau fișa de descriere a postului care:

– definește rolul și contribuția postului la realizarea obiectivelor organizației;

– constituie baza contractului de muncă al ocupantului.

Specificarea postului se determină din descrierea acestuia și conține cerințele privind pregătirea, experiența, trăsăturile de personalitate, aptitudinile fizice și speciale, indispensabile ocupării postului respectiv.

Specificarea postului derivă din analiza postului orientată spre persoana care urmează să-l ocupe. Acțiunea de specificare a postului poate prezenta unele deficiențe:

– riscul bazării pe calitățile persoanei care a ocupat anterior postul;

– riscul deformării cerințelor postului în funcție de calitățile persoanei care urmează să-l ocupe;

– exces în descrierea calităților necesare ocupării postului, ceea ce îngreunează sensibil demersul găsirii unei persoane cu asemenea calități;

– lipsa de rigoare, folosirea unor formulări vagi (de exemplu, ”trebuie să se preocupe”, “să dovedească bune cunoștințe”, etc.);

– introducerea în descrierea cerințelor a unor criterii excesiv restrictive (de exemplu, limita de vârstă).

Analiza posturilor, cu cele două componente menționate, trebuie să fie focalizate prin urmatoarele obiective:

simplificarea muncii, realizată primordial pe baza studiului metodelor de lucru;

stabilirea standardelor de muncă, realizată prin studiul timpului de muncă (în primul rând M.T.M.- Methods Time Measurement);

susținerea celorlalte activități componente ale M.R.U. : furnizarea datelor necesare planificării resurselor umane; susținerea recrutării personalului pentru a fi mai eficace; asigurarea succesului selecției și orientării psihoprofesionale în funcție de criterii clare de referință; furnizarea bazei pentru evaluarea obiectivă a performanțelor individuale, pentru stabilirea obiectivelor dezvoltării resurselor umane, pentru aprecierea de către salariați a judiciozității opțiunilor privind cariera profesională.

Există mai multe tipuri de analiză ale posturilor:

Orientată asupra postului, finalizată cu descrierea postului;

Orientată asupra persoanei care urmează să ocupe postul, finalizată cu specificarea postului;

Combinată;

Strategică, concentrată asupra dinamicii postului, adica asupra, modificării acestor produse sub impactul procesului tehnologic, al schimbărilor în societate, etc..

Procesul de analiza a postului cuprinde urmatoarele etape în viziunea lui I. Ivancevich și W.Glueck:

– Analiza structurii organizatorice;

– Stabilirea modului de folosire a informațiilor specifice analizei posturilor;

– Selectarea posturilor ce vor fi supuse analizei;

– Colectarea datelor și analiza lor;

– Pregătirea descrierii postului;

– Pregătirea specificării postului;

– Folosirea informațiilor rezultate din etapele precedente pentru proiectarea postului;

– Aplicarea proiectării postului;

Metode de analiză a posturilor folosite frecvent sau recomandate în literatura de specialitate sunt :

– Analiza documentelor existente;

– Observarea;

– Interviul;

– Chestionarul pentru analiza postului;

– Chestionarul PAQ (Position Analysis Questionnaire) pentru analiza postului elaborat la Universitatea Purdue- SUA, conține 194 întrebări și este completat de către analistul postului, care decide dacă o anumită cerință la care se referă o întrebare este importantă sau nu în împlinirea sarcinilor de muncă ce revin postului;

– Metoda incidentelor critice, dezvoltată de J. Flanagan, permite obținerea informațiilor despre post în termeni comportamentali (incidentul critic este o situație particulară, pozitivă sau negativă, în comportamentul persoanei care ocupa postul sau în performanțele acesteia; comportamentele critice sunt observabile și măsurabile, putând furniza indicii prețioase pentru evaluarea performanțelor);

– Tehnici de reprezentare grafică a fluxurilor informaționale (scheme bloc, diagrame de rutină, schema ASME a fluxului informațional, schema verticală SCOM a fluxului informațional) care oferă indicii privind implicarea unui post în fluxurile informaționale specifice diferitelor lucrări ce-i revin.

– Analiza funcțională a posturilor, care extinde aria de referință, ocupându-se nu numai de caracteristicile menționate mai sus ale postului (rol, poziție, atribuții, etc.), ci și de instrucțiuni de lucru pentru realizarea sarcinilor, abilități necesare, standarde de performanță , cerințe de pregătire a angajaților etc.

Bibliografie:

Enache, Ionel. Managementul bibliotecilor : suport de curs. București: Editura Universității din București, 2012.

Pitariu, Horia D. Psihologia selecției și formării profesionale. Cluj-Napoca : Editura Dacia, 1983.

Pitariu, Horia D.. Proiectarea fișelor de post, evaluarea posturilor de muncă și a personalului: ghid practic pentru manageri. București: Irecson, 2006.