Analiza Diagnostic, Suport al Schimbarii Organizationale la S.c. Grantmetal S.a

CUPRINS

Introducere

Capitolul I.Comunicarea in situatii de criza

1.1.Conceptul comunicarii

1.2.Managementul in perioada de criza

1.3. Raportul schimbarii organizationale, retehnologizare si pastrarea unui echilibru dat de interventia manageriala

1.4. Sinteza mutatiilor in functiile societatilor comerciale

Capitolul II.Comunicarea organizationala

2.1.Conceptul de comunicare organizationala

2.2. Obstacole ale comunicarii organizationale

2.3. Cadrul conceptual al sistemului informational

2.4. Clasificarea informatiilor

2.5.Parametrii sistemului informational

2.6 Deficiente ale sistemului informational

Capitolul III.ANALIZA DIAGNOSTIC , SUPORT AL SCHIMBARII ORGANIZATIONALE LA SC GRANTMETAL S.A.

3.1. Prezentarea firmei SC Grantmetal S.A

3.2Obiectul activitatii

3.3.Evolutia principalilor indicatori

3.4.Aprecieri in legatura cu structura organizatorica

3.5.Pozitia pe piata a firmei

Principalii furnizori

Principalii clienti

Analiza SWOT

Motivarea alegerii temei

Comunicarea reprezinta, alaturi de motivatie si competenta profesionala, cheia eficientei intr-o organizatie.Toti membrii unei companii isi petrec tot timpul comunicand intr-o forma sau alta, indiferent de pozitia lor in ierarhie.Deoarece in ziua de azi numarul angajatilor din servicii si birouri il depaseste pe cel al muncitorilor din productie, exista o mai mare nevoie de imbunatatire a comunicarii pentru ca este necesara o mai mare colaborare intre colegi si nivelurile ierarhice si s-a generalizat lucrul in echipa care nu poate fi eficient fara o buna colaborare intre toti membrii echipei.

Comunicarea pe timpul crizei informationale

Capitolul I: Comunicarea in situatii de criza:

1.1.Conceptul de comunicare:

Comunicarea se defineste ca performanta a descifra sensul, semnificatia, conotatia si denotatia legaturilor sociale, organizate si dezorganizate, cu ajutorul simbolurilor, semnelor, reprezentariilor si altor modalitati de modelare informationala, in scopul declansarii, obtinerii stabilitatii, amplificarii, diminuarii, amanarii sau stoparii unor comportamente individuale sau de grup.

Comunicarea reprezinta lantul tuturor activitatilor desfasurate de om, indiferent daca facem referire la nivelul individual, la cel al grupurilor, organizatiilor sau la cel macrosocial.

Comunicarea atat cu colegii, cat si cu superiorii este menita, in primul rand, sa conduca la realizarea sarcinilor si atingerea obiectivelor stabilite si mai putin sa conduca la formarea sau intretinerea unor relatii interpersonale calde.

Comunicarea cu un scop definit constituie o functie fundamental a firmelor , avand un rol important in toate fazele activitatilor manageriale.De aici rezulta ca procesul de comunicatii este essential atat ca o functie interna cat sic a o functie externa.

Ca o functie interna, comunicarea este necesara pentru a face cunoscute personalului obiectivele urmarite de o firma, pentru elaborarea planurilor si programelor de realizare a acestor obiective, pentru coordonarea operativa a activitatii diferitelor formatii de lucru si in final pentru controlul performantelor.

Corespunzator structurilor organizatorice ale firmelor si nivelurilor de ierarhizare a autoritatii decizionale, procesul de comunicatii interne se desfasoara in mai multe sensuri : pe vertical spre nivelele inferioare si respectiv spre nivelele manageriale superioare, pe orizontala si pe diagonala.

Ca o functie externa, comunicatia este o componenta majora a activitatilor promotionale.In acest sens comunicatia externa poate fi diferita ca un proces de transfer de informatii de la un emitator catre un primitor, cu conditia ca informatia transmisa sa aiba un scop bine definit si sa fie inteleasa de primitorul respectiv.

Componente de baza ale procesului de informatii:

SCOPUL comunicatiei este de a face inteleasa o informatie ce urmeaza a fi trasmisa unei audiente.Pentru aceasta, emitentul ( sursa mesajului informational) trebuie sa cunoasca sis a inteleaga caracteristicile audientei tinta a mesajului.Problema nu se rezuma numai la procesul de comunicatii luat ca atare: pentru a nu irosi bugetul promotional a unei firme, managementul trebuie sa aiba in vedere ce anume urmeaza sa fie comunicat, cui trebuie comunicat mesajul, prin ce canale se va transmite informatia, cat de frecvent se va repeta mesajul si cu ce frecventa promotionala.Fiecare dintre aceste aspect necesita o analiza atenta din partea persoanei care initiaza procesul de comunicatii pentru a fi inserate intr-un model de comunicatii.

Componentelor li se alatura cele doua elemente, constitund instrumente estentiale, de comunicatie: mesajul, respectiv setul de simboluri transmise de emitatorul informatiilor si canalele de transmitere, care leaga pe emitator de primitor.

Mesajul poate fi trasnmis fie oral, fie in scris.Comunicatiile orale si cele televizate faciliteaza gesturile si alte elemente ajutatoare de vizualizare.Mesajele in forma scrisa au o arie mult mai larga de difuzare: de exemplu, prin scrisori, facturi, fax ori prin canalele mass-media.

Deoarece practica ofera o mare varietate de de alternative de canale, de vehiculare a mesajelor, fiecare fiecare cu avantajele si dezavantajele lor inerente, selecatrea lor corecta este vitala pentru o comunicatie eficienta.

Comunicarea este eficienta atunci cand emitatorul si primitorul mesajului acorda aceeasi semnificatie, sau cel putin semnificatii apropiate, simbolurilor din care se compune mesajul; comunicatia nu va fieficienta daca mesajul nu va fi inteles de primitor.De aici rezulta ca mesajul conceput si convertit in smboluri de catre un emitator trebuie codificat intr-o forma inteligibila.

Codificarea este procesul mental de ordonare intr-un mesaj simbolic ( constand din cuvinte, fraze, simboluri, numere, imagini etc.) a informatiei ce va fi comunicata.

Decodificarea este procesul mental prin care primitorul interpreteaza sensul mesajului si acorda importanta simbolurilor receptate.Dificultatea comunicatiei consta in aceea ca datorita caracteristicilor sale perosnale, primitorul poate interpreta mesajul intr-un altsens decat cel dorit de emitator.

Rezulta deci o comunicatie ideala, bazata pe prezumtia ca atat emitatorul, cat si primitorul unui mesaj vor gandi si vor reactiona in acelasi fel, practice nu este niciodata posibila.Este aproape inevitabil ca procesul de comunicatie sa nu fie intrerupt sau deranjat in orice faza de factorii pe care specialistii i-au numit “bruiaj” sau “zgomot”.

In consecinta, in sistemul comunicatiilor se mai interfereaza inca un element: distorsiunile sau perturbatiile deranjante aparute in timpul procesului de transmitere a mesajului, care pot provoca reactiile de interpretare amintite mai sus.

Explozia informationala cu care ne confruntam in ultima perioada se reflecta cel mai bine prin explozia comunicarii la nivelul organizational si mai cu seama la cel managerial.Tocmai de aceea, orice afectare a procesului communicational este privita ca o problema deosebit de importanta.Si unde pot aparea mai usor si frecvent problem in lantul comunicarii, decat in situatii de criza cand activitatea se desfasoara in conditii de presiune?

Situatiile de criza constituie pentru comunicatori unele dintre cele mai grele teste de abilitate si deontologie profesionala.

Criza este definita ca o “perioada in dinamica unui sistem caracterizata prin acumularea accentuata a dificultatilor, izbucnirea conflictuala a tensiunilor, fapt ce face dificila functionarea sa normala, declansandu-se puternice presiuni spre schimbare “.

Actorii, perosnajele prinse in criza, sunt dintr-o data lipsiti de orice reper, indepartati de bazele lor obisnuite de decizie, de informatie, de criteria si referinte, fara a mai fi capabili sa masoare si sa analizeze acumularea de elemente pe care criza le elibereaza.

1.2 Managementul in perioada de criza:

Resursele economice obtinute de societatile comerciale dupa 1989 relateaza existent unor dezechilibre.In cele ce urmeaza, sunt prezentate acele dezechilibre si modul in care acestea se explica si, partial, se rezolva in contextul economiei de piata in tranzitie din tara noastra.

Un alt element characteristic situatiei de tranzitie, mai ales, il reprezinta dificultatile in valorificarea surselor.

Se poate vorbi in termini relativ generali de o insuficienta a resurselor, ce se manifesta in plan mondial, precum si de folosirea mai putin corespunzatoare a acestora.Solutiile sunt numeroase, diferentiate de la o tara la alta. In ceea ce priveste economia romaneasca, in cele ce urmeaza sunt prezentate mai intai licente care apar in valorificarea resurselor.

Sunt sintetizate in tabelul ce urmeaza:

O incercare de a sintetiza unii factori care au impietat si impieteaza asupra redresarii economice ne-ar conduce la a releva, pentru nivelul organizatiilor pe urmatorii:

-existenta si dezvoltarea unor puternice dezechilibre in economie;

-invechirea tehnologica si a dotarilor;

-obisnuinta in valorificarea inferioara a resurselor;

-mentalitati subordonate faptului ca din impas ne va scoate sprijinul exterior “ dezinteresat”;

-existenta inca a unui aparat birocratic foarte generos (acesta se autogenereaza, din pacate);

-operarea cu o legislatie care adesea, conform principiilor mai vechi, da camp de afirmare birocratiei prin solicitarea a numeroase avize sau trimiteri la alte reglementari, instructiuni care mai trebuie elaborate;

-motivatia scazuta si renasterea tendintelor de uniformizare motivationala;

-inexistenta unor strategii economice sectoriale si la nivelul multor societati comerciale si regii atutonome;

-cultura parteneriala si manageriala inca redusa;

Solutiile de rezolvare a problemelor sunt multiple.Ele pot fi agregate in cateva mai importante:

Stabilitate macroeconomica;

Mecanisme de piata concepute si aplicate corect;

Management de calitate care sa promoveze;

Atentie prioritara data resurselor umane, stimularii si protejarii acestora.

Preocuparea pentru valorificarea superioara a celorlalte resurse.

Sustinerea promovarii creativitatii si competitivitatii.

Comunicatii fluente si folosirea sistemelor informatice moderne.

Conceperea de strategii alternative pentru perioadele de criza.

Exemplificam in continuare comportamentul managerial in perioada de criza privind actiunile de intreprins in valorificarea superioara a resurselor:

Continuam cu modul in care se cer concepute noile mecanisme de relatii ale societatilor comerciale cu diferiti parteneri, relatii menite sa dea o anumita configuratie legaturilor, mai ales economice, ce trebuie bine conduse in perioada de criza.

In sfarsit, evocam noile practice ale managerilor la problemele societatilor comerciale in perioada de criza, prcatici care sunt modificate estential fata de perioadele anterioare, cu atat mai mult, cu cat managerul se afla sub impactul unor solicitari adesea divergente.

1.3 Raportul schimbarii organizationale, retehnologizare si pastrarea unui echilibru dat de interventia manageriala:

Firma romaneasca, pentru ca despre ea este vorba in ultima instanta, este necesar sa conceapa, sa aplice sau sa preia cu grija schimbarile organizationale estentiale in perioada de tranzitie la economia de piata.

Cum poate face acest lucru incercam sa prezentam in sinteza in cele ce urmeaza:

1).Prin cunoasterea mecanismelor economiei de piata;

2).Punand in valoare dimensiunea profesionista a managementului, in care functiile acestuia se prezinta cu aceste caracteristici esentiale determinate de economia de piata:

a) Prevederea-flexibilitate sporita in reactiile conducerii fata de comportamentul pietei si al agentilor economici;

b) Organizarea-instituirea mentalitatii lucrului bine facut si la timp, cu maximum de eficienta ecolor la problemele societatilor comerciale in perioada de criza, prcatici care sunt modificate estential fata de perioadele anterioare, cu atat mai mult, cu cat managerul se afla sub impactul unor solicitari adesea divergente.

1.3 Raportul schimbarii organizationale, retehnologizare si pastrarea unui echilibru dat de interventia manageriala:

Firma romaneasca, pentru ca despre ea este vorba in ultima instanta, este necesar sa conceapa, sa aplice sau sa preia cu grija schimbarile organizationale estentiale in perioada de tranzitie la economia de piata.

Cum poate face acest lucru incercam sa prezentam in sinteza in cele ce urmeaza:

1).Prin cunoasterea mecanismelor economiei de piata;

2).Punand in valoare dimensiunea profesionista a managementului, in care functiile acestuia se prezinta cu aceste caracteristici esentiale determinate de economia de piata:

a) Prevederea-flexibilitate sporita in reactiile conducerii fata de comportamentul pietei si al agentilor economici;

b) Organizarea-instituirea mentalitatii lucrului bine facut si la timp, cu maximum de eficienta economico-sociala;

c) Coordonarea-stimularea unui climat managerial de autonomie, initiative si responsabilitate;

d) Antrenare-declansarea actiunii- cresterea elementelor de motivare capabile sa determine sis a sustina performantele manageriale, tehnologice, economico-financiare si de alt tip;

e) Control-reglare – dezvoltarea raspunderii personale pentru respectarea obligatiilor referitoare la indeplinirea de calitate si la timp a sarcinilor si atributiilor incredintate.

3).Valorificand in practica deschiderea spre descentralizare si cresterea autonomiei decizionale;

4).Perfectionand structurile de organizare (SO), inainte de toate eliminand confuzia regretabila dintre SO si organigrama.

In procesul de perfectionare a structurilor de organizare si tinand seama de sublinierile facute anterior privind procesul de restructurare a intreprinderilor este necesar sa aiba in vedere si urmatoarele:

Criteriile de restructurare a marilor intreprinderi sunt: criteriul economic (criteriu fundamental), criteriul tehnologic (criteriu complementar), criteriul utilitatilor (criteriu functional), criteriul social (criteriul de impact) si criteriul teritorial (criteriu de echilibru relational).

b). Una dintre primele interventii, deopotriva in mecanismul organizational al intreprinderii si in cel al restructurarii si privatizarii, este cea referitoare la acordarea, pentru subunitatile intreprinderii- fabric, uzine etc. a unui plus de autonomie economica si functionala prin conferirea unor atributii nu numai in domeniul productiei, ci si in cel tehnologic, economic, commercial, de personal.

c). Necesitatea intaririi activitatilor de conceptie tehnologica si economica prin asistarea informatica a tuturor componentelor structurii de organizare.

1.4. Sinteza mutatiilor in functiile societatilor comerciale:

In cadrul functiilor societatilor comerciale sunt necesare cateva mutatii care sa asigure racordarea la economia de piata, astfel:

In functia de cercetare-dezvoltare se cere amplificarea activitatilor de conceptie; informatizarea acestor activitati care sa conduca la elaborarea intr-un timp relative redus a documentatiilor sis a produca mai multe variante ale solutiilor; completarea formatiei tehnic-tehnologica a specialistilor cu cea economica; multiplicarea studiilor de organizare si elaborarea unor microstrategrii etc.

In acest cadru este necesara intelegerea retehnologizarii ca o componenta a procesului de restructurare care are un character continuu, retehnologizare ce poate fi performanta numai in masura in care se articuleaza cu procesele economice, ecologice, ca si cu cele care se refera la nevoia perfectionarii pregatirii personalului.

Retehnologizarea reprezinta atat modernizarea tehnologiilor propriu-zise, cat si a dotarii.O tehnologie moderna in acceptiunea specialistilor presupune: cresterea productivitatii muncii si a calitatii produselor sau serviciilor realizate, valorificarea mai buna a resurselor, trecerea de la sistemul de prelucraree liniar al resurselor la cel circular activ, existent unor caracteristici antipoluante, cum s-a mai spus.

In functia de productie, principalele mutatii se refera la cresterea calitatii produselor si serviciilor si apoi respectarea angajamentelor de livrare la timp a produselor, un prim pas pentru a ajunge sa aplicam conceptual JIP ( just in time).

In functia financiar-contabila este necesar sa se dezvolte activitatile de conceptie economica- analize si studii economice pe baza unei informatizari care sa asigure si vehicularea informatiilor in timp real privind starea de sanatate a firmei respective; personalul economic va trebui sa isi insuseasca si limbajul tehnologic, pentru a comunica cu expertii din domeniul conceptiei tehnice si tehnologice.

In functia comerciala se vor produce cele mai mari mutatii datorita faptului ca legatura cu piata se va realiza prin intermediul activitatilor din cadrul acestei functii; in mod deosebit se vor dezvolta activitatile de conceptie comerciala legate de studiul pietei, elaborarea programelor de marketing, precum si alte activitati care tin de prezentarea firmei: reclama, publicitate, participare la targuri si expozitii etc.In mod special, personalul firmei din acest domeniu va trebui sa aiba o pregatire din care sa nu lipseasca o serie de cunostinte din care sunt cele:comerciale, economice, psihologice si de limbi straine.

In functia de resurse umane, mutatiile se refera la cresterea ponderata a activitatilor de conceptie prin intermediul carora sa se poata proiecta si realiza politica de personal, planurile de cariera, studiile de reconversie profesionala.

In concluzie, ne aflam intr-o perioada a schimbarilor accelerate in toate planurile, la nivel macro- si microeconomic.Procesele de reforma, restructurare si privatizare se cer amanuntit studiate, intelese, se cere dezvoltarea spiritului antreprenorial sustinut de un professionalism managerial care sa asigure inscrierea eficienta in competitia nationala si internationala.

Capitolul II

Comunicarea organizationala

2.1.Conceptul de comunicare organizationala

Planificarea obiectivelor si a resurselor, elaborarea strategiilor, adoptarea deciziilor si declansarea actiunilor nu reprezinta procese liniare.

Multitudinea de obiective, complexitatea interesului, ineditul situatiilor, reactiile neasteptate ale oamenilor si, nu mai putin, ale mediului, fac ca deciziile cele mai elaborate si actiunile cele mai organizate sa devina, uneori, derizorii.Fara interventia managerilor de a sincroniza si amortiza timpul si spatiul actiunilor, judecatile si faptele, dorintele si realizarile rpin intermediul comunicarii, procesul de management ar fi lipsit de coeziunea, continuitatea si dinamismul care ii permit realizarea obiectivelor specifice.

Comunicarea organizationala se defineste ca procesul prin care are loc schimbul de mesaje in vederea realizarii obiectivelor individuale si commune ale membrilor organizatiei.

Relatiile organizationale au ca suport comunicarea interpersonala.Fiind un process complex, comunicarea antreneaza insa, dincolo de latura structurala, si alte specte ale existentei organizatiei:tehnice, economice, psihologice, educationale, culturale etc.

Complexitatea comunicarii aduce in planul practicii o cerinta speciala fata de manager: abilitatea de a fi un bun communicator.Ori, aceasta abilitate se dezvolta, in primul rand, prin intelegerea rolului comunicarii organizationale:

Functiile managementului nu pot fi operationalizate in lipsa comunicarii.Procesele de stabilire a obiectivelor, de realizare a concordantei cu structura organizatorica si informationala, de armonizare a actiunilor cu obiectivele initiale si de eliminare a defectiunilor, de antrenare a personalului se bazeaza pe primirea si transmitere de mesaje.Comunicarea este, deci, cruciala pentru existenta si succesul organizatiei, prima responsabilitate a fiecarui manager.

Comunicarea stabilieste si mentine relatiile dintre angajati, oferindu-le informatiile necesare orientarii si evaluarii propriei munci in raport cu a celorlalti, cu cerintele organizatiei, in ansamblul sau, si a mediului acesteia;

Prin feed-back-ul realizat, comunicarea releva posibilitatile de imbunatatirea a performantelor individuale si generale ale organizatiei;

Aflata la baza procesului de motivare, comunicarea face posibila identificarea, cunoasterea si utilizarea corecta a diferitelor categorii de nevoi si stimulente pentru orientarea comportamentului angajatilor spre performanta si satisfactii;

Contribuie la instaurarea relatiilor corecte si eficiente, de intelegere si acceptare reciproca intre sefi si subordonati, colegi, persoane din interiorul si exteriorul organizatiei;

Se poate afirma ca este imposibil de gasit un aspect al muncii managerului care sa nu implice comunicarea.Problema reala a comunicarii organizationale nu este daca managerii se angajeaza sau nu in acest process ci daca ei comunica bine sau nesatisfacator.

Orice proces de comunicare presupune existent urmatoarelor elemente:

Emitentul: Este orice angajat care detine informatii, idei, intentii si obiective privind comunicarea.

Emitentul formuleaza mesajul, alege limbajul, receptorul si mijlocul de comunicare.Desi are rol preponderant in initierea comunicarii, nu poate controla deplin ansamblul procesului;

Receptorul:Este orice angajat-manager sau executant-care primeste mesajul.

Importanta receptorului intr-o comunicare nu este mai mica decat a emitentului.Cu toate acestea, in practica functioneaza o serie de prejudecati referitoare la actul receptiei si statutul receptorului in comunicare.Multi manageri sunt tentati sa considere receptarea mesajelor ca fiind automata si inferioara;sarcina lor este de a transmite si nu de a primi.In realitate, a asculta este la fel de important cu a vorbi, a citi nu este cu nimic mai prejos decat a scrie.Reusita comunicarii depinde de adecvarea continutului si formei de expirmare a mesajului cu capacitatea de perceptie, intelegere a receptorului, cu starea sa sufleteasca.Astfel, expresiile elevate, prea tehniciste ori prea subtile adresate unui receptor insuficient pregatit sunt inutile, pentru persoanele cu prejudecati sau pentru cele aflate intr-o dispozitie rea din diverse motive (sanatate, probleme familiale etc).Mesajele trebuie prezentate diferit fata de receptorii lipsiti de prejudecati sau intr-o stare de spirit echilibrata;

Mesajul este simbolul sau ansamblul simbolurilor transmise de emitator receptorului.

In realitate, mesajul este mult mai complicat decat aceasta simpla definitie.Specialistii vorbesc de textul si de muzica mesajului.In timp ce textul este partea deschisa, vizibila a mesajului concretizata in cuvinte, muzica este partea invizibila continuta de orice mesaj.Ea poate sa implice o varietate de intelesuri.Spre exemplu, daca cineva comite o greseala sau rosteste intr-o discutie cuvinte, expresii care ar putea impresiona neplacut interlocutorii, muzica mesajului poate fi o amenintare nerostita sau o ironie care-l plaseaza in ridicol.Intre rude si prieteni, intre cunoscuti si colegi, muzica mesajului poate conta mai mult decat textul.Este tot atat de adevarat, insa, ca nu intotdeauna aceasta latura subtila a mesajului este perceputa in acelasi mod cu intentiile emitentului.Infatuarea, plictiseala, dezacordul pe care uneori le percepem in mesajele celorlalti nu exprima intotdeauna intentiile emeitentului, ci adesea, interpretari proprii ale situatiilor marcate de sensibilitatile, prejudecatile, starea de spirit a receptorului.

Contextul sau mediul este o metota eficienta dar care poate influenta considerabil calitatea comunicarii.

El se refera la spatiu, timp, starea psihica, interferetntele zgomotelor, temperaturilor, imaginilor vizuale care pot distrage atentia, pot provoca intreruperi, confuzii.Spre exemplu, un mesaj capata o alta semnificatie rostit de aceeasi persoana- seful direct- in biroul sau (importanta oficiala), in biroul subordonatului (simplu repros), pe strada (mesaj lipsit de importanta), ori la domiciliu (atentie, prietenie).

Canalele de comunicare sunt traseele pe care circula mesajele.

Dupa gradul de formalizare acestea pot fi:

Canalele formale sau oficiale, suprapuse relatiilor organizationale.Sunt proiectate si functioneaza in cadrul structurii astfel incat sa vehiculeze informatii intre posturi, compartimente si niveluri ierarhice diferite.Eficienta comunicarii depinde de modul de functionare al acestor canale.Aparitia unor blocaje frecvente in anumite puncte indica necesitatea reviziunii posturilor sau a investigarii starii climatului de munca, a relatiilor interpersonale;

Canalele informale sau neoficiale.Sunt generate de organizarea neformala.Ele constituie cai aditionate de comunicare care permit mesajelor sa penetreze canalele oficiale.Depasind barierele legate de statut si ierarhie, reteaua canalelor informale poate vehicular stiri, noutati, informatii mai rapid decat canalele formale.Desi mesajele astfel transmise sunt frecvent distorsionate si filtrate ele prezinta, in afara rapiditatii informatiei si avantajul unei disponibilitati sporite din partea angajatilor.

Un proces eficient de comunicare solicita luarea in considerare a ambelor categorii de canale, cunoasterea modului lor de functionare, a avantajelor si dezavantajelor pentru a le putea primi si functiona .“ Daca am raspandit o veste stiu ca voi primi reactii in mai putin de o zi.Daca transmit o stire oficiala, un raport sau un memoriu vor trece trei saptamani pana sa primesc un raspuns” afirma un manager referindu-se la reactiile canalelor formale si neformale.

Mijloacele de comunicare constituie suportul tehnic al procesului.

Contributia lor este vizibila in directia vitezei de vehiculare a acuratetei mesajului, costului comunicarii.In aceasta categorie, ca si component intra telefonul clasic la care s-au adaugat relativ, telefonul mobil si robotul telephonic, telexul si telefaxul, aparatura video si audio pentru teleconferinte, retele de computere si televiziunea prin circuit inchis.Problema de baza cu care se confrunta organizatiile in acest domeniu este cea a oportunitatii si eficientei investitiilor, stiut fiind ca tehnologiile comunicarii sunt dintre cele mai marcate de ritmul alert al schimbarilor.

Marea diversitate a formelor de comunicare derulate in cadrul organizatiilor solicita incadrearea lor in anumite clasificari utilizand mai multe criterii:

In functie de directive, comunicarea poate fi: descendenta, ascendenta, orizontala si diagonala.

Comunicarea descendenta urmeaza, de obicei, relatiilor de tip ierarhic, derulandu-se de la nivelul managementului de varf, catre nivelurile de executie.Continutul ei este dat de decizii, reglementari, instructiuni, transmiterea de sarcini, solicitarea de informatii.Principala problema a acestui tip de comunicare o constituie marea probabilitate ca mesajul sa fie filtrate in timp ce este vehiculat de la un nivel la altul deoarece, fiecare nivel interpreteaza mesajele in functie de propriile necesitati sau obiective.

In organizatiile puternic centralizate si in care se practica stilul autoritar, acest tip de comunicare este predominant, in czul procesului de comunicare unilaterala.

Comunicarea ascendenta consta in transmiterea de mesaje de catre subordonati sefilor directi si, succesiv, nivelurile superioare ale managementului.Prin ele se vehiculeaza rapoarte, cereri, opinii, nemultumiri.Rolul comunicarii ascendente este esential pentru eficienta procesului de comunicare deoarece atesta receptia mesajelor transmise manageri.De asemenea, prin intermediul ei se informeaza managementul de nivel superior asupra starii morale a personalului, asupra obstacolelor din calea comunicarii, nivelului si formei abaterilor inregistrate cel mai frecvent.Faptul ca mesajul circula de la executanti la manageri nu il scuteste de filtrele cognitive sau psihologice.Astfel, in cazul transmiterii unor rapoarte, informatii, sugestii privind continutul muncii si modalitatile de imbunatatire a acesteia, sefii pot fi incercati de teama ca subordonatii lor ar putea fi apreciati de superiori ca fiind mai competenti; ori, in cazul in care informatia constituie un feed-back la un mesaj anterior, seful poate interpreta comunicarea subordonatului drept o incercare de a-i testa competenta profesionala sau autoritatea.In asemenea situatii se pot instala blocaje cu efecte asupra capacitatii de control si mentinere a procesului de comunicare.

Comunicarea orizontala sau laterala se stabileste intre persoane sau compartimente de acelasi nivel ierarhic.Rolul acestui tip este de a facilita coordonarea activitatilor ce vizeaza obiective comune, excluzand interventia managerilor de nivel superior.

Comunicarea diagonala este practicata in situatiile in care membrii organizatiei nu pot comunica prin celelalte canale.Spre exemplu, in cazul utilizarii managementului prin proiecte, apar frecvent comunicarile diagonal intre echipa de proiect si restul compartimentelor structurii.Spre deosebire de comunicarile clasice, acest tip prezinta avantajele economiei de timp si costuri a folosirii unei relatii informale a potentarii unui climat bazat pe apreciere reciproca.

Dupa modul de transmitere, comunicarea poate fi: scrisa, verbala, nonverbala.

Comunicarea scrisa este utilizata in proportie ridicata in cadrul organizatiilor pentru solicitarea sau transmiterea de note interne, rapoarte, decizii, planuri, scrisori adresate unor persoane din interiorul sau din exteriorul organizatiei.Dincolo de situatiile in care comunicarea scrisa este absolut necesara, in practica se inregistreaza asa numitul “mit al hartiei”.Situatiile effectuate in acest sens arata ca aproximativ 73% din documentele care circula intr-o organizatie sunt adresate unei singure persoane, 10% vizeaza doua persoane, si, doar, 6% sunt destinate unui numar de trei sau mai multe persoane.

Desi nu foarte agreata-putini fiind manageri carora le place sa scrie sau sa citeasca rapoarte-comunicarea scrisa este inevitabila.Problemele majore cu care se confrunta sunt cele ale claritatii, conciziei, acuratetei care, abordate corect, se pot transforma in avantaje ale acestui tip de comunicare.

Avantajele comunicarii scrise constau in faptul ca:

-ofera un timp mai mare de gandire si de argumentare;

-asigura o diversitate sporita a ideilor, concizie si claritate;

-se poate realiza fara perturbari din partea celorlalti participant la comunicare;

-nu necesita prezenta si disponibilitatea simultana a participantilor;

-constituie un mod prestigios de stabilire a relatiilor intre diferite persoane comportand un anumit ascendent al emitatorului fata de receptor;

-permite utilizarea mijloacelor audiovizuale;

Ca dezavantaje ale comunicarii scrise pot fi enumerate:

-depersonalizarea comunicarii prin eliminarea relatiei directe intre participanti;

-consum ridicat de timp cu implicatii asupra multiplicarii posturilor din structura organizatorica;

-costul ridicat care presupune nu numai cheltuieli directe-salarii, hartie, mijloace de prelucrare, tiparire si transmitere-ci si indirecte cerute de conservarea in dosare si spatii special amenajate;

-din punct de vedere ecologic, comunicarea scrisa presupune, prin extensie, o serie de costuri sociale:exploatarea padurilor, efectele poluante ale fabricilor de hartie in mediu, etc.

Comunicarea verbala este cea mai frecvent utilizata in cadrul organizatiei.Specialistii afirma ca 70% din comunicarile interne se realizeaza in mod verbal.Acest tip de comunicare de desfasoara prin intermediul limbajului, influenteaza, insa, de parerile personale, valorile, reperele la care se raporteaza indivizii atunci cand recepteaza si transmit mesaje.In general, comunicarea verbala include:

-relatari privind situatii, fapte, intamplari ale existentei;

-sentimente si reactii pe plan central la anumite situatii;

-parerile despre noi, altii, societate, cultura, etc;

-opinii, atitudini care exprima pozitia unui individ intr-o situatie specifica, puncte de vedere subiective.

Problemele comunicarii verbale apar atunci cand se transmit mesaje referitoare la o componenta iar receptia este facuta, in mod eronat, ca fiind o alta component.Spre exemplu, un angajat poate relata despre cauzele unui conflict de munca declansat intr-o alta organizatie; cei din jur pot interpreta ca fiind opinia vorbitorului in legatura cu justetea sau injustetea conflictului.

Intrucat asemenea confuzii sunt frecvente, cel care comunica trebuie sa fie constient de faptul ca mesajele nu reprezinta niciodata doar relatare a unor fapte, intamplari sic a, textul este insotit permanent de muzica acestuia, sentimentele, opiniile, semnificatiile acordate si receptate de participantii la comunicare.

Comunicarea verbala solicita din partea managerului nu numai capacitatea de a emite semnale ci sip e aceea de a asculta.Practica releva faptul ca ascultarea este marcata de o serie de deficiente.Specialistii afirma ca numai 28% din adulti asculta ceea ce li se spune.In ceea ce-i priveste pe manageri, se considera ca, daca acestia si-ar mari capacitatea de ascultare, pentru executarea aceleasi sarcini, cu aceleasi rezultate, consumul de timp ar putea sa scada cu pana la 30%.

În desfășurarea relațiilor de management, comunicarea verbală prezintă o serie de avantaje:

-stabilește relații directe, perosnalizate intre manageri si executanți, oferindu-le angajaților sentimental de participare la viața organizației si de considerație;

-permite flexibilitatea exprimării oferind posibilitatea adaptării mesajului la gradul de recepție prin urmărirea reacțiilor paricipanților la discuție;

-au o viteză ridicată de emisie și recepție.Studiile efectuate denotă că viteza relativă a activităților intelectuale, comparativ cu vorbirea este: înțelegerea de 3 ori mai rapidă, lectura de 2 ori mai rapidă in timp ce pentru scris de consumă de 3-4 ori mai mult timp;

-informarea poate fi nuanțată si persuasivă;

-permite valorificarea rapida a unor situații si acțiunea imediată în cazul unor urgențe;

-costurile sunt mai reduse cu 50% față de cele ale comunicării scrise.

Dezavantajele acestui tip de comunicare se referă la faptul că:

-necesită prezența simultană a interlocutorilor, multiplicand timpul consumat;

-transmiterea succesiva prin diferite trepte ierarhice se face dificil si cu mari pierderi de substanta informationala.Astfel, practica releva ca, in medie, comunicarile descendente verbale emise integral de Consiliul de Administratie ajung la directorii executivi in proportie de 63%, la sefii de compartimente 55%, la seful de sectie 40%, la maistri 30% iar la muncitori numai 20%.

In cazul comunicarilor ascendente verbale pierderile sunt si mai mari.Astfel, din continutul mesajelor transmise verbal de muncitori doar 10% ajung la Consiliul de Administratie.

Comunicarea nonverbala poate fi un instrument eficient care, manuit cu abilitate, faciliteaza emiterea si descifrarea mesajelor.Caracteristica acestui tip de comunicare consta in concurenta si concomitenta ei cu comunicarea verbala, ceea ce, permite trasnmiterea unor mesaje chiar in timp ce partenerii discuta.

Aproape 90% dintr-un mesaj se trasnmite pe cale nonverbala.Gesturile, mimica, pozitia capului reprezinta stimuli ce pot fi folositi cu succes pentru a mari eficacitatea comunicarii interpersonale.Dintre modalitatile de transmitere a mesajelor nonverbale amintim:

Expresia fetei.Datorita socializarii crescute, oamenii au invatat sa isi ascunda starile de spirit controlandu-si expresiile in mod remarcabil.Astfel, se poate vorbi despre o fata publica, pe care oamenii o arboreaza la serviciu, in afaceri, in societate, in general, ca si de fata particulara, care se iveste atunci cand ei doresc sa se relaxeze sau sa fie singuri.Datorita modului in care oamenii au invatat sa isi controleze expresiile fetei deseori este greu de detectat adevarata stare a celor care intra in comunicare.Nu care, noi insine, zambim binevoitor in timp ce mania clocoteste in interior, instinctiv, acordam simpatia noastra celor cu o expresie a fetei destinsa, mereu zambitori;fetele atente sau emotionate atrag rapid atentia celor din jur;o mimica trista, melancolica ii poate stimula pe cei din jur la consolare;o fata dura, aspra, poate incita la agresiune.

In marea lor majoritate, expresiile fetei pot fi controlate atunci cand oamenii doresc acest lucru.Exista insa zone ale chipului uman care scapa controlul astfel incat ele pot transmite mesaje relevanta despre starea sufleteasca a unei persoane.Aceste zone se situeaza in jurul ochilor si a sprancenelor.

Contactul ochilor.Prin intermediul ochilor oamenii supravegheaza natura si cursul unei comunicari pentru a se putea adapta rapid reactiilor interlocutorului.Miscarile ochilor, durata si intensitatea privirii sunt sincronizate de obicei cu ritmul si fluenta vorbirii.Se poate observa ca o persoana care vorbeste calm are o privire linistita iar intervalele la care isi schimba directia privirii sunt mai largi in comparatie cu cea care vorbeste in ritm alert.La o asemenea persoana, miscarile ochilor sunt mai rapide pentru a culege cat mai multe mesaje nonverbale de la interlocutori.Persoanele cu ezitari in exprimarea unor mesaje sau parti din mesaje au priviri fixate in departare, care„matura”auditoriul;prin comparatie, cele care expun un discurs un mod fluent scurteaza distanta privirii marind aderenta vizuala cu auditoriul.

In cursul unei comunicari verbale, miscarea ochilor, a pleoapelor si a sprancenelor pot oferi multe mesaje nonverbale.Miscarile laterale ale ochilor, privirile piezise fac dovada fie a lipsei de sinceritate, fie a sentimentelor dezagreabile.Pleoapele care se misca rapid indica o stare de neliniste.Ridicarea unei sprancene este semnul neincrederii iar cand aceasta miscare se repeta se poate deja anticipa un raspuns negativ.

Dimensiunea pupilelor reprezinta pentru cunoscatori semnale foarte relevante.Determinate de cresterea sau diminuarea afluxului sanguin catre ochi, actiune fiziologica ce nu poate fi controlata rational, modificarile dimensiunii pupilei sunt folosite cu mult succes de cei ce stiu sa le decodifice, astfel de semnale mai ales in tranzactii de tip speculativ.Dilatarea pupilelor da asa numitul „ochi de dormitor” care indica interesul fata de cineva sau ceva, dar si nelinistea, anxietatea.Dimpotriva, micsorarea pupilelor, „ochi de sarpe” reflecta lipsa de incredere in spusele sau faptele interlocutorilor.

Gestica si pozitiile capului pot releva, de asemenea, o multitudine de atitudini, sentimente.

-frangerea degetelor indica nerabdarea, nelinistea;

-masarea nasului cu degetul aratator indica ostilitatea sau negatie in timp ce masarea barbiei indica indoiala, nesiguranta;

-clatinarea capului insotita de un zambet semnifica dorinta de a incuraja, bunavointa, rabdarea, interesul;

-bratele impletite in dreptul pieptului arata neincrederea, dorinta de aparare, sentimentul de inferioritate;

-mainile impreunate sub barbie sau sprijinind fruntea indica superioritate, aroganta, dificultate in comunicare;

-”clopotnita” este gestul asezarii coatelor pe birou si a formarii unei piramide cu ajutorul antebratelor.Mainile se impreuneaza in dreptul gurii.Vorbind sau ascultand astfel, o persoana exprima nesiguranta sau neincrederea in partener.

De multe ori, gesturile nu sunt definitive: sunt doar niste miscari preparatorii care ofera indicii asupra intentiilor sau ezitarilor noastre.Unul din cele mai cunoscute cazuri cand o persoana doreste sa intrerupa discursul sau actiunile altcuiva este acela de a se ridica de pe scaun, ramanand insa, in picioare.Fiind gata sa se miste din nou, el exprima prin aceasta pozitie prima parte a miscarii, dorinta de a pleca, stopata, insa, din diferite motive: politete, speranta ca firul discutiei se va schimba, etc.

Modul de folosire a spatiului poate oferi, de asemenea, interesante mesaje univerbale.Specialistii apreciaza ca exista o adevarata problematica psihosociologica a spatiului in jurul corpului uman.Fiecare individ se inconjoara cu o zona tampon care-l protejeaza de intrusi.Daca fata de persoanele indezirabile reflexul nostru este de a mari aceasta zona de protectie, fata de prieteni, rude, aceasta distanta se poate micsora pana la anulare.Cand aceasta zona este incalcata, asupra individului se exercita o constrangere psihologica insotita de sentimente dezagreabile.Prin observarea comportamentului cotidian au fost descoperite patru distante practicate de indivizi in functie de activitatea desfasurata sau de tipul de persoana cu care intra in relatie.

Distanta intima de 40-50 cm de la care oamenii vorbesc cu prietenii si care se poate micsora pana la desfiintare in cazul apropiatilor familiei;

Distanta personala practicata in relatiile cu prietenii si persoanele simpatizate.Este de 50-75 cm pentru prietenii apropiati, depasind un metru pentru cei indiferenti noua.Aceasta distanta este puternic influentata de tipul cultural.Astfel, italienii, grecii, francezii folosesc un spatiu personal mai restrans decat americanii; germanii, elvetienii, suedezii si britanicii prefera un spatiu mai mare comparativ cu nord-americanii, fiind neplacut surprinsi cand acesta este incalcat.Mediul social influenteaza distanta persoanala in sensul ca in orase aceasta tinde sa scada in comparatie cu mediul rural;clasa de mijloc isi revendica un spatiu mai mare in comparatie cu clasa de jos.Varsta impune o crestere a spatiului la adulti in comparatie cu copiii.Sexul marcheaza un spatiu personal mai redus admis la femei in comparatie cu barbatii.Cei iesiti in afara legii, infractorii se diferentiaza si ei din acest punct de vedere:infractorii voilenti au nevoie de un spatiu mai mare fata de cei nonviolenti;

Fiecare organizatie are o retea proprie de comunicare.Personalitatea, individualitatea amprentele culturale ale organizatiei se regasesc in compozitia subtila a mesajelor vehiculate.Aceste particularitati sunt efectul unor influente exercitate de factorii interni si externi ai organizatiei.

Dintre factorii externi cu influenta asupra configuratiei comunicarii organizationale mentionam:

-mediul ambiant.Aflat in continua si rapida schimbare mediul amplifica volumul si viteza cu care trebuie transmise si receptate mesajele.Tipul de mediu poate influenta, de asemenea, structura comunicarii organizationale.Astfel, un mediu linistit, poate incuraja in special comunicarie scrise–caci ele raman valabile mult timp, formale si reciproc-directe, deoarece consumul in timp nu este monitorizat excesiv.Intr-un mediu agitat si reactiv ori turbulent, in care schimbarile se succed cu repeziciune, comunicarile scrise tind sa fie inlocuite cu cele verbale, cele informale par sa le echilibreze pe cele formale iar telefoanele sunt preferate linistitelor convorbiri fata in fata;

-modificarea tehnicii si a tehnologiilor care afecteaza inclusiv tehnologia comunicarii.Influenetele acestui factor sunt evidente mai ales in mijloacele tehnice promovate in procesul de comunicare:faxul, telefonul mobil, internetul raspund nevoilor comunicarii rapide dar tind in acelasi timp sa anuleze unul din marile atribute ale comunicarii:personalizarea.

-cresterea nivelului general de educatie al oamenilor este un avantaj pe linia cresterii calitatii comunicarii.Codificarea, decodificarea, interpretarea si feed-back-ul pot elimina unele deficiente generate de lipsa de educatie, ignoranta, rezistenta la nou.

Factorii interni cu influente mai directe si mai vizibile asupra structurii comunicarii sunt:

-parametrii structurii organizatorice.Gradul de formalizare, nivelul de centralizare al autoritatii, modul de efectuarea al controlului influenteaza decisiv structura si procesul de comunicare.Astfel, o inalta centralizare si formalizare, un control detaliat si rigid, parametri specifici structurii de tip birocratic se vor reflecta in predominanta comunicarilor scrise, descendente, formale si impersoanale.Procesul de comunicare se desfasoara in aparenta simplu deoarece mecanismele sunt simplificate de automatisme, rutine, fara complicatii si subtilitati cerute de decodificarea si interpretarea unor mesaje nonformale si de folosire a feed-back-ului.Aceasta simplificare nu reprezinta decat o saracire a comunicarii.

Configuratia structurii organizatorice influenteaza prin numarul de componente, plasarea si conexarea lor pe niveluri ierarhice.O structura incarcata, cu multe niveluri ierarhice conduce la multiplicarea si aglomerarea proceselor de comunicare, la ingreunarea si aparitia numeroaselor filtre, la multiplicarea comunicarii informale;

-modul de proiectare si functionare a sistemului infomational reflecta partea formala si scrisa a comunicarii.Sistemul informational poate interveni asupra mesajelor, canalelor si mijloacelor de comunicare.Existenta unor deficiente la nivelul sistemului informational generate de supra sau subinformare se va reflecta in calitatea, cantitatea, viteza de circultatie a mesajelor, in promovarea cu prioritate a anumitor tipuri de comunicari;

-stilul de management este factorul care influenteaza asupra gradului de personalizare a comunicarii.In functie de conceptia care sta la baza stilului de munca, managerul poate fi adeptul:

Ascultarii oarbe din partea subordonatului.Este cazul stilului autoritar bazat pe lipsa de incredere in oameni ca si pe supraestimarea propriilor posibilitati.Eliminand dialogul si feed-back-ul acest stil promoveaza prioritar comunicarea descendenta, formala.Comunicarea fata in fata este considerata, in general, o pierdere de timp fiind evitata.

Dialogului, in cazul stilului democrat-participativ.Interesat de opinia subordonatului, respectandu-i demnitatea si folosindu-i competenta, managerul va promova comunicarea verbala alaturi de cea scrisa, va utiliza intens comunicarea nonverbala decodificand sentimentele si reactiile celor din jur iar comunicarea fata in fata imbraca frecvent aspecte informale;

-tipul de cultura organizationala.Prin componentele de perenitate-conceptiile de baza, valorile si perspectivele-cultura impune si mentine traditii, reguli nescrise dar puternic inradacinate care se resimt in individualizarea procesului de comunicare al fiecarei organizatii.Daca traditia a impus, spre exemplu, comunicarea lipsita de formalizare dar selectiva, ca in cazul culturii de tip panza de paianjen, modificarea ei spre o comunicare ceruta de o cultura de tip retea va cere o adevarata revolutie culturala.Pe de alta parte, prin intermediul comunicarii sunt vehiculate mesajele culturale continute in mituri, legende sunt considerate valorile si perspectivele unui anumit tip cultural.

2.2 Obstacole ale comunicarii organizationale:

Comunicarea, ca schimb de idei, opinii si informatii prin intermediul cuvintelor, gesturilor si atitudinilor este fundamentul coordonarii activitatilor umane.Daca scrisul si vorbitul in sine, sunt actiuni relativ simple, intelegerea lor corecta reprezinta dificultatea principala a comunicarii.Aceasta dificultate este generata de diferentele enorme dintre oameni.Fiecare om este unicat de personalitate, pregatire, experienta, pregatire, experienta, aspiratii, elemente care impreuna sau separat influenteaza intelegerea mesajelor.Un cuvant, un gest, o expresie pot avea sensuri diferite pentru persoane diferite.

”E mai usor sa cunosti un om in general, decat sa cunosti un om luat aparte” afirma La Rochefoucauld”.

Intelegerea corecta reprezinta pentru manager o problema esentiala deoarece munca lui se bazeaza pe comunicarea cu persoane de care nu il leaga neaparat prietenia, simpatia, rudenia.

Explicatia neintelegerilor, dezacordurilor si chiar conflictelor se gasesc in comunicare, in barierele pe care oamenii-managerii sau executantii-le ridica, mai mult sau mai putin intentionat in calea comunicarii.

Aceste bariere pot fi genereale-indiferente la statutul de manager sau executant-si specifice procesului de management.

Printre cauzele cele mai generale care pot bloca sau ingreuna comunicarea organizationala putem remarca:

-Diferentele de perosnalitate.Definita drept”configuratia unica in care se cristalizeaza, in cursul evolutiei individului, totalitatea sistemelor de adaptare raspunzatoare de conduita sa”, personalitatea este considerata de specialisti rezultanta a patru factori:

-constitutia si temperamentul subiectului.

-mediul fizic(climat, hrana).

-mediul social(tara, familie, educatie).

-obiceiurile si dprinderile castigate sub efectul influentelor precedente(mod de viata, igiena, alimentatie etc.).

Este important de retinut ca oamenii nu se nasc cu perosnalitatea integrala.Ea este dezvoltata pe masura vietii sub influenta mostenirilor genetice, a mediului si a experientei individuale.Ajuta la maturitatea psihologica, personalitatea se definitiveaza, integrandu-si diferitele componente.Unicatele de personalitate genereaza modalitati diferite de comunicare.

-Diferentele de perceptie.Perceptia si interpretarea mesajelor sunt diferite, afectate de perosnalitatea, structura fizica si mentala, mediul in care evolueaza fiecare individ.

Perceptie este procesul prin care indivizii selecteaza si interpreteaza senzorial stimuli si informatii in conditii consecvente cu propriile repere si imaginea generala despre lume si viata.Omul este alimentat continuu cu informatii.Unele sunt ignorate, altele acceptate si interpretate conform conceptelor si experientelor proprii.Experientele influenteaza capacitatea de a intui si interpreta corect intamplarile prezente si viitoare.Exista o mare probabilitate ca receptand sau interpretand informatia, oamenii sa vada sau sa auda exact ceea ce s-a preconizat prin mesaj;in acelasi timp, situatiile de evaluare gresita nu pot fi eliminate.Ca atare, una din cele mai importante bariere in calea obiectivitatii interpretarii mesajelor o constituie propria receptie.Oamenii tind sa respinga informatiile care le ameninta reperele si conceptia despre lume, obiceiurile si sensibilitatile.Informatiile sunt filtrate si acceptate sau respinse in functie de persoana de la care provin, modul si situatia in care sunt transmise.O observatie de la o persoana apropiata-ruda sau prieten-privind o eroare in exprimare, in vestimentatie sau comportament poate fi acceptata in timp ce aceeasi observatie primita din partea unui strain poate fi interpretata ca o jignire sau ca o amenintare.

Pentru manager, perceptia diferita a celor din jur constituie un obstacol care poate fi diminuat sau eliminat prin efortul de a cunoaste si intelege oamenii astfel incat sa poata fi depasite situatiile in care comunicarea este deformata.

Un instrument util in calea descifrarii personalitatii si perceptiei umane a fost creat de doi psihologi americani-Joseph Luft si Harry Ingham-in anul 1969 prin modelul cunoasterii reciproce denumit si ”fereastra lui Johari”.

Figura de mai sus:Fereastra lui Johari.

Alcatuit din patru cvadrante care definesc, fiecare in parte, un anumit instinct congnitiv intre ego si alter, modelul reprezinta o matrice a gradului de cunoastere dintre doua sau mai multe persoane.

Semnificatia celor patru cvadrante este urmatoarea:

Cvadrantul 1-deschis-se refera la elementele despre noi insine-atitudini, comportamente, sentimente si motive-cu care suntem familiarizati si care sunt evidente si pentru altii;

Cvadrantul 2-orb-releva aspecte de comportament observate de altii si de care nu suntem constienti;

Cvadrantul 3-ascuns-cuprinde comportamente, sentimente, motive, evenimente cunoscute noua dar nedezvaluite altora.In general, acestea sunt limitele, defectele, tarele de care suntem constienti si pe care incercam sa le estompam in fata celorlalti;

Cvadrantul 4-necunoscut-este acea latura a personalitatii, necunoscuta nici noua, nici altora, manifestata de regula, in situatii limita.Se manifesta prin judecati, atitudini si comportamentesurpriza atat pentru individ, cat si pentru cei din jurul sau.

In momentul in care doua persoane intra pentru prima data intr-o relatie, atitudinea instinctiva este aceea de a nu dezvalui prea multe despre sine.Astfel, cvadrantul 1 este restrans si conduce la prima impresie-posibil incorecta-ce poate afecta, ulterior, intregul comportament si, respectiv, comnunicarea cu ceilalti.

-amplificare a suprafetei deschise prin dezvaluirea de sine, furnizarea unor informatii noi celor din jur;

-reducerea suprafetei oarbe prin stimularea si acceptarea feed-back-ului;astfel suntem capabili sa receptam impresiile celor din jur in ceea ce priveste, sa evaluam si corectam defectele de imagine, atitudine si comportament referitoare la noi si la altii.

Comunicarea, in general, si cea organizationala, este ingreunata, deoarece:

-fiecare dintre noi suntem tentati sa presupunem ca oamenii se vor comporta in aceleasi situatii, in acelasi mod;

-exista tendinta de a-i incadra pe cei din jurul nostru in categorii stereotipe:buni, rai, destepti, incompetenti;

-prima impresie defromeaza impresiile judecatile ulterioare, transformandu-se, de regula, in prejudecati;

-simpatia noastra fata de altii, creste sau scade in masura in care descoperim sau nu trasaturi, preferinte, caracteristici comune;

-exista tendinta de a extinde faptele, atitudinile, punctele de vedere ocazionale ori negative la intregul comportament al unui individ.

Constatarea ca un individ nu s-a descurcat intr-o anumita situatie, reusind sa ia o decizie corecta, se poate transforma in opinia ca este inadaptabil, incompetent, lipsit de simtul orientarii;

-instinctiv, oamenii folosesc propriile repere si conceptii in judecarea altora, convinsi ca adevarul si dreptatea le apartin.Frecvent, se uita faptul ca nu exista raspunsuri ”corecte ”atunci cand oamenii sunt invitati sa isi interpreteze propriile sentimente, atitudini, impresii.Spre exemplu, oamenii pot interpreta diferit un desen, fara insa, sa se poata afirma care interpretare a fost falsa si care adevarata.

Diferentele de statut.Pozitia emitentului si a receptorului in procesul comunicarii poate afecta semnificatia mesajului.Spre exemplu, un receptor constient de statutul inferior al emitentului, ii poate desconsidera mesajele, chiar daca acestea sunt reale si corecte.Un emitent cu statut inalt este, de regula, considerat corect si bine informat ”mesajele lui fiind interpretate ca atare, chiar daca, in realitate, sunt false ori incomplete.

Diferente de cultura.Existente intre participantii la comunicare, pot genera blocaje cand acestia apartin unor medii cultural, sociale, religioase, organizationale diferite.

Probleme semantice generate de folosirea unor cuvinte in moduri diferite, ori a unor cuvinte diferite in acelasi timp.Spre exemplu, cuvantul”eticheta” are semnificatia inscriptiei de pe ambalaje, dar si aceea de titlu, calitate, nume sub care figureaza cineva, precum si semnificatia normelor de comportare in relatiile diplomatice si a regulilor de comportare politicoasa in viata cotidiana.Probleme semantice apar si atunci cand angajatii folosesc in exprimare, expresii sau cuvinte din jargon,

argou, neologisme, expresii strict tehnice ori prea pretentioase.

Zgomotul este un factor ce tine de contextul comunicarii.Consta in sunete sau amestec de sunete discordante si puternice care impiedica transmiterea si/sau receptarea mesajelor.El poate sa le concureze si chiar sa le domine, deformandu-le.Zgomotul poate fi produs de:

-folosirea unor instalatii in apropierea receptorului sau emitentului;

-semnale parazite pe canale de comunicare-lista telefonica, fax, calculator, etc;

-erori de comportament al participantilor la comunicare, spre exemplu, situatia in care toti vorbesc in acelasi timp, incercand fiecare sa se impuna si sa se faca auzit;

-folosirea de emitent a unui numar exagerat de cuvinte, chiar daca acestea sunt corecte, astefal incat mesajul se piarde in neesential.

Acestea depind nu atat de latura materiala, cat mai ales de cea umana, respectiv de componenta psihologica inclusa in proces.Sunt generate atat de manageri, cat si de subordonati.

Obstacole generate de manageri.Ca initiatori si coordonatori ai comunicarii, managerii au tendinta de a ridica bariere artificiale in comunicarea cu subalternii sau omologii lor, in general, datorita:

Dificultatilor in capacitatea de transmitere a informatiilor.In aceasta categorie se includ:

-insuficienta de documentare, ceea ce determina o utilitate redusa;

-tendinta de a supradimensiona explicatiile introductive, devenite inutile, mai ales cand interlocutorul este subaltern sau coleg familiarizat cu subiectul;

-tendinta de a transforma dialogul in monolog, fie din lipsa de timp, ori de incredere in partener, sau de interes fata de parerea acestuia.

-stereotipilor in modalitatile de transmitere si prezentare, ceea ce duce la reducerea atentiei interlocutorilor;

-utilizarii unui ton ridicat si marcat de iritabilitate, ceea ce poate duce la intimidarea partenerului si lipsa raspunsului;

-utilizarii unui limbaj neadecvat persoanei care recepteaza mesajul.Folosirea unor termeni prea uzitati, prea elevati sau a unor termeni de stricta specialitate, reduce posibilitatile de receptare integrala si corecta a informatiilor comunicate;

-lipsa de atentie sau de abilitate in dirijarea si controlul dialogului catre realizarea unui obiectiv;

-deficiente in capacitatea de ascultare.Specialistii au ajuns la concluzia ca multe din nemultumirile personalului subordonat isi au originea in capacitatea scazuta de ascultare a conducatorilor.Astefl, personalitatea subordonatilor este lezata, iar potentialul profesional, creativ si individual se reduce simtitor.

Capacitatea redusa de ascultare, ascultarea incorecta, este urmarea:

-lipsei de respect fata de personalitatea interlocutorului, manifestate prin lipsa de atentie, nerabdare, graba de a termina mai repede, rezolvarea in paralel a altor probleme;

-capacitatii scazute de concentrare asupra fondului problemei, ceea ce denatureaza atentia catre forma comunicarii, pierzand astfel substanta informationala;

-persistenta in prejudecata ca cei din subordine nu pot avea idei sau sugestii bune pentru rezolvarea acestor probleme.In acest sens, exista tendinta de a considera ca orice propunere este un atac la prestigiul conducatorului;

-tendinta de a interveni in timpul expunerii si de a prezenta exact varianta contrara, ceea ce este de natura sa descurajeze continuarea dialogului.

Obstacole generate de subordonati:

Au ca sursa fie nevoie de securitate, fie lipsa implicarii in viata organizatiei sau factori care, pur si simplu, tin de temperament, climat de munca.Formele sub care se manifesta acest tip sunt:

-rezerva subordonatilor in a exprima propriile opinii, din teama de a nu avea neplaceri cu superiorii, sau de a nu isi periclita avansarea;

-convingerea ca problemele subordonatilor nu il intereseaza pe manager;

-lipsa de obisnuinta in comunicare.Astfel, personalul de executie, nedispunand de abilitatea de a se exprima in scris sau verbal, renunta la a da curs comunicarii din propria initiativa;

-tendinta de a se considera ca orice idee, propunere de perfectionare, implica existenta unei defectiuni a conducerii.Intr-un asemenea context, o propunere ar parea ca un denunt fata de cel ce conduce, ceea ce i-ar putea declansa ostilitatea;

-concordanta dintre cerintele comunicarii si posibilitatile subordonatilor de a le satisface in conditii de calitate si timp util;

-frecventa modificarilor.Cu cat modificarea unor instructiuni, ordine, este mai frecventa, cu atat creeaza nemultumiri in randul subaltenilor, punand in lumina defavorabila capacitatea si competenta managerului.

2.3. Cadrul conceptual al sistemului informational:

Exercitarea functiei de organizare a managementului de nivel superior se materializeaza nu numai in organizarea structurala, ci si in cea informationala.

Scheletul organizatiei este articulat si pus in miscare prin energia pe care o ofera informatia.Organizarea consumului de energie in-forma-ofera celor care doresc, pot si stiu sa o faca-putere si bogatie.Caci, dincolo de mesajele pe care le vehiculeaza, informatia inseamna timp, efort intelectual si bani, castigati sau pierduti.

In organizatie, si nu numai, puterea inseamna din ce in ce mai mult cunoastere, iar aceasta presupune informatii:din ce in ce mai multe, mai diverse, in timp cat mai scurt.Intrebarile firesi sunt:cat de multe-pentru a nu fi sufocati?;cat de diverse-pentru a nu fi dezorientati?;in cat timp-pentru a nu fi surprinsi de evenimente si fapte nepregatiti?.

Aceste intrebari stau la baza edificiului informational al organizatiei.Delimitata in principiu strict teoretic de celelalte componente care asigura functionarea si functionalitatea firmei, organizarea informationala a promovat un limbaj specific concretizat in conceptele de baza pe care le-a pus in circulatie:sistemul informational, date, informatii, canale, fluxuri informationale, proceduri si mijloace de prelucrare a datelor si informatiilor.

Sistemul informational este definit ca ansamblul datelor, informatiilor, circuitelor si fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la fundamentarea, stabilirea si realizarea sistemului de obiective al organizatiei.

Caracterul integrator al acestei definitii se pastreaza chiar in conditiile unei sfere de cuprindere mai limitate in comparatie cu ansamblul organizatiei.In cadrul sistemului informational global pot fi identificate componente ale acestuia, care functioneaza ca sisteme relativ independente servind diferite activitati-aprovizionare, stocuri, resurse umane-aspecte cantitative si/sau calitative ale activitatii de ansamblu calitate, costuri, preturi etc.

Constructia si functionarea sistemului informational presupune existenta unor componente cu caracter general, indiferent de specificul organizatiei (dimensiune, natura activitatilor, nivelul ierarhiei etc).

Data este descrierea cifrica sau letrica a unor actiuni, fapte, procese, fenomene care privesc mediul intern sau extern al organizatiei.

Principalele caracteristici ale datei pot fi exprimate astfel:

-reprezinta corespondenta elementara a dialogului informational;

-operatiile la care poate fi supusa sunt: selectarea, inregistrarea si/sau reinregistrarea;

-pot fi semnificative sau nu pentru cei care le proceseaza.Simpla descriere a unui proces, fenomen, actiuni-fara analiza, comparare cu anumite standarde-nu poate transmite nici un mesaj opertaorului (spre exemplu, inregistrarea numarului de rebuturi dintr-o sectie de fabricatie nu are pentru controlul CTC nici o semnificatie atata timp cat nu se compara cu totalul productiei obsinuite, limitele admisibile, cotele procentuale ale altor sectii cu tehnologii similare etc).

Informatia se defineste ca ansamblul de date care aduc beneficiarului un spor de cunoastere privind organizatia si mediul ei, si care ii ofera elemente de noutate necesare indeplinirii obiectivelor individuale.

Informatia constituie elementul central al organizarii informationale.In baza informatiilor este cunoscuta, controlata si optimizata starea de functionare a organizatiei.Prin acumularea si prelucrarea ei se adopta deciziile si se declanseaza, urmaresc si corecteaza actiunile ce decurg din acestea.

Informatiile se caracterizeaza prin urmatoarele trasaturi:

-provin din prelucrarea datelor cu operatii simple (calcule, trieri, stocari) sau complexe, folosind modele si algoritmi matematici;

-dobandesc un continut semnificativ pentru cel care le prelucreaza si le recepteaza mesajul (spre exemplu, din calculele analizei economice, prin folosirea diverselor modele de prelucrare a datelor, rezulta mesaje semnificative atat pentru analist, cat si pentru managementul de nivel superior);

-dupa receptionarea mesajului, informatiile-nemaiprezentand elementul de noutate-se transforma in date care sunt stocate in vederea unor prelucrari ulterioare.

Numarul ridicat si varietatea informatiilor care circula intr-o organizatie implica necesitatea gruparii lor in vederea facilitatii, departajarii si utilizarii lor.

2.4. Clasificarea informatiilor:

Circuitul informational este traiectul parcurs de date, informatii, decizii, de la emitator la destinatar.

Parametrii de caracterizare ai circuitului informational sunt:

-forma, data de aspectul traseului parcurs(liniara, ondulatorie, in zigzag, etc.);

-lungimea traiectului, in functie de care se stabileste timpul si viteza de deplasare a datelor, informatiilor, deciziilor.

Fluxul informational se defineste ca ansamblul datelor, informatiilor, deciziilor, referitoare la una sau mai multe activitati specifice vehiculate pe trasee prestabilite cu o anumita viteza, frecventa si anumiti suporti informationali.

Daca circuitul infomational poate fi asemanat cu traseul parcurs de un autovehicul pe o cale rutiera, fluxul informational corespunde sensului de deplasare pe calea respectiva, care include una sau mai multe benzi de circulatie.

Carcateristicile fluxului informational sunt date de urmatoarele elemente:

-existenta lui presupune operatiile de inregistrari, prelucrari, transmiteri si stationari;

-solicita stabilirea prealabila-prin intermediul structurii organizationale-a punctelor de emisie si receptie;

-punctelor de generare-emisie si de stocare-receptie-pot fi comune mai multor categorii de fluxuri informationale care parcurg insa trasee diferite si cumuleaza circuite informationale diferite;

-exprimarea fluxului informational se face indicand, in ordinea aparitiei, fie compartimentele, fie functiile angajatilor care emit si receptioneaza date si informatii.

Parametrii de caracterizare ai fluxului informational sunt:

-viteza de deplasare, conditionata de densitatea, configuratia circuitelor informationale, de numarul punctelor de stationare-prelucrare;

-continut, dat de modul de grupare al datelor, informatiilor si deciziilor necesare realizarii unor obiective pe diferiti suporti informationali;

-frecventa, determinata de periodicitatea cu care se emit si se receptioneaza datele si informatiile;

-configuratie, data de directia de vehiculare si modul de plasare a punctelor de emisie-receptie.

In principal, categoriile de fluxuri informationale pot fi incadrate in urmatoarea tipologie:

Procedura informationala se defineste ca ansamblul elementelor prin care se stabilesc si de utilizeaza modalitatile de prelucrare si transmitere a informatiilor cuprinse in facturi informationale.

Procedura informationala se concretizeaza in operatiile asupra informatiilor vehiculate pe anumite trasee si inregistrate in documente tipizate sau nu.Spre exemplu, in circuitul informational stabilite intre sectia de productie si CTC circula documentele: nota de rebut si utilizatorul rebuturilor.Procedurile aplicate notei de rebut sunt: inregistrarea notei de rebut(denumire, cod, cauza), inregistrarea numarului de repere sau numarului de produse rebutate, calculul pierderilor de material(fizic si valoric), de manopera; prin centralizatorul rebuturilor se utilizeaza procedurile de insumare a rebuturilor pe categorii si cauze, ponderea rebuturilor pe categorii si cauze in totalul productiei sectiei; calculul pierderilor pe total sectie si ponderea lor in costul sectiei etc.

Elaborarea si utilizarea procedurilor informationale pune in evidenta o serie de trasaturi constructive si functionale ale sistemului informational legate de:

-materialele folosite pentru consemnarea datelor si informatiilor:hartia, cartelele, benzile de hartie, benzile magnetice, discurile magnetice.

Gruparea suportilor informationali pe diverse categorii exprima nivelul de innoire si adecvarea a sistemului informational la cerintele mediului intern si extern organizatiei;

-mijloacele de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare ce exprima nivelul dotarii tehnice a sistemului informational;

-modelele si formulele de calcul aflate la baza tratarii informatiilor se ridica gradul de rafinare al substantei informationale.

Aceasta componenta a sistemului informational este cea mai relevanta pentru gradul de adecvare la cerintele organizatiei si mediului, pentru nivelul de eficacitate si complexitate al sistemului informational.

Caracteristicile procedurilor informationale constau din:

-dependenta numarului, diversitatii si complexitatii lor de caractersiticile activitatii la care se refera;

-nivelul ridicat de formalizare.La baza procedurilor se afla anumite instructiuni, algoritmi de calcul, modele prin datele sunt transformate in informatiile cerute de reglarea anumitor activitati.Formalizarea asigura utilitatea metodologica a tratarii informatiilor, realismul si impartialitatea lor in interiorul si in exteriorul organizatiilor.(Spre exemplu, procedura de stabilire a taxei pe valoarea adaugata, care cuprinde formulele de calcul a TVA deductibila, a fost reglementata prin instructiunile Ministerului de Finante);

-sunt extrem de dinamice atat ca numar, cat si din punct de vedere al continutului, dinamism ce reflecta corelarea lor cu schimbarile mediului intra si extra organizational;

– spre deosebire de fluxurile si circuitele informationale(componente relativ statice, inregistrand chiar o anumita tandinta de rigidizare), care pot fi clasificate dupa anumite criterii, procedurile nu pot fi cuprinse in clasificari sau standardizari din cauza dinamismului si varietatii lor.

Mijloacele de tratare a informatiilor sunt alcatuite din ansamblul mijloacelor de colectare, inregistrare, stocare, prelucrare si transmitere a datelor si informatiilor.

Informatia constituie suportul tehnic al sistemului informational.Desi nivelul tehnic al mijloacelor de tratate a informatiilor este foarte important in asigurarea unei eficiente crescute, atragem atentia asupra faptului ca acesta nu este un factor exclusiv.

Caracteristicile mijloacelor de tratare a informatiilor constau din:

-pot satisface anumite cerinte ale functionarii sistemului informational:o anumita viteza de tratare si furnizare a informatiilor;

-folosirea lor in conditii de eficienta presupune personal cu un anumit nivel de specializare;

-reprezinta componenta cu cele mai directe implicatii asupra numarului si structurii angajatilor dintr-o organizatie.Intrucat gama mijloacelor de tratare a informatiilor utilizate in organizatii este extrem de diversificata in cele ce urmeaza, prezint o clasificare la baza careia se afla nivelul tehnic si gradul de interventie al operatorului.

Parametrii sistemului informational:

Apeland la o metafora, se poate sugera ca, daca structura organizatorica ii asigura firmei scheletul, sistemul osos, sistemul informational o alimenteaza cu energie vitala ca si sistemul circulator.Informatia este ”sangele care iriga” asigurand bunul mers al organizatiei.

Asa cum sistemul circulator este dispus intr-o simetrie perfecta fata de scheletul uman, sistemul informational se pliaza pe structura organizatorica cu punctele modale din care se ramifica sau in care se concentreaza informatia, potrivit cerintelor exprimate de centrii decizionali ai organizatiei.

Parametrii sistemului informational se afla de aceea in stransa legatura cu structura organizationala si sistemul decizinal.Ei pot fi grupati pe doua mari categorii.

Reflecta in special relatiile sistemului informational cu structura organizatorica.Ei pot fi exprimati prin:

-dimensiunile longitudinale, date de lungimea circuitelor si, respectiv, fluxurilor informationale.Acest parametru reflecta numarul nivelurilor ierarhice, inaltimea piramidei structurale-pe plan vertical-, iar pe plan orizontal, numarul componentelor situate pe acelasi nivel, intre care se stabilesc relatii de cooperare;

-latimea fluxurilor informationale, dependenta de volumul de date si infromatii prelucrate prin circuitele informationale, precum si de densitatea acestora;

-configuratia, dependenta de tipul de structura organizatorica.Spre exemplu, in organizatiile de dimensiuni mici, cu o structura de tip solar, sistemul informational va avea forma unui evantai;fluxurile informationale pleaca si converg catre unicul centru al puterii.In organizatiile cu structura de tip ierarhic-functional, cu configuratie piramidala, forma sistemului informational poate fi diferita in functie de modul de adaptare al deciziilor.Astfel, in organizatiile in care deciziile se adopta la nivelurile superioare fara consultarea executantilor, sistemul informational va capata forma unui tunel.Fluxurile informationale penetreaza toate nivelurile ierarhice, cu tendinta de a antrena date si informatii initiale, repetate catre varful piramidei.Dimpotriva, in organizatiile in care decizia solicita participarea larga a personalului-modelul tipic japonez-cu fundamentare ascendenta, sistemul informational poate capata configuratia unui arc.Datele si informatiile pleaca din sectii, prelucrate ca propuneri de fundamentare a deciziilor;acestea devin treptat alternative decizionale, pe masura ce sunt transmise serviciilor operationale;ajunse in varful piramidei, aceste variante sunt analizate, comparate, servind adoptarii deciziei.Ulterior, deciziile parcurg descendent acelasi arc informational ce nu antreneaza nu numai instructiunile de aplicare, ci si bunavointa, acceptarea executantilor care au contribuit la elaborarea lor.

Reflecta caracteristicile functionarii sistemului informational, dependente atat de parametri constructivi, cat si de proceduri, mijloace de tratare a informatiilor.

Acesti parametri sunt dati de:

-flexibilitate, capacitatea sistemului informational de a se adapta rapid-din punct de vedere al constructiei, precum si al volumului si nivelului tratarii informatiei-la modificarile produse in mediul intern sau in mediul extern organizatiei;

-actualitatea, potentialul sistemului informational de a furniza date si informatii care sa reflecte real starea organizatiei si a mediului ei extern in momentul investigatiei;

-capacitatea de reactie, operativitatea cu care este capabil sa prelucreze si sa transmita informatiile si datele cerute de anumite situatii decizionale sau nu;

-selectivitatea, capacitatea de a colecta, prelucra, stoca si transmite numai datele si informatiile necesare functionarii organizationale;

-integrabilitatea, capacitatea de a combina si exploata, prin diverse proceduri, substanta informationala a circuitelor si fluxurilor constituie, in mod secvential, pe diferite activitati.

2.6 Deficiente ale sistemului informational:

Daca informarea apare ca o necesitate vitala atat pentru organismul uman, cat si pentru cel economico-social al firmei, dezinformarea pare sa fie o boala prin care il izoleaza de realitate, il dirijeaza prin judecati eronate spre stari confuze sau actiuni haotice.

”Circulatia informatiei constituie pentru societate o functie de dirijare a influxului nervos, in sensul fiziologic al termenului.Comparatia sugereaza posibilitatea existentei unei boli de informarea asemanatoare cu paraliziile sau anesteziile.Dezinformarea este otrava care se raspandeste in circuitele noastre de cunoastere.Ea seamana confuzie pentru a face cunostiintele inutilizabile.O eroare singulara de apreciere poate determina aparitia unor consecinte neplacute, insa dezinformarea permanenta slabeste in mod insidios posibilitatea individului de a gandi corect.Incet, incet, dezinformarea face ca lumea, realitatea, sa devina incoerenta, confuza, nemaleabila”.

Acest tablou reprezinta efectele dezinformarii-folosita ca arma-la nivelul individului si a societatii.Poate fi regasita dezinformarea-ca arma de aparare sau atac-in cadrul organizatiei?

Realitatea practicii manageriale indica o multitudine de situatii in care dezinformarea este prezenta.Naiva, aparent naiva, sau intentionata, deformarea realitatii are grave implicatii pe linia combinarii si utilizarii resurselor, pe plan economic, social, moral si comportamental.

Dincolo de efectele economice, informarea si reversul ei, dezinformarea implica si aspectul moral.Desigur, daca se izoleaza latura economica, in fata pierderilor pare sa nu mai prezinte nici o importanta cauza dezinformarii.Daca gresesala este omeneasca si ea nu poate fi intotdeauna evitata, in practica sociala, a provoca si mentine greseala este un act imoral si iresponsabil.

Distorsiunea este o forma de dezinformare prin care se culeg, prelucreaza si transmit, in mod neintentionat, mesaje eronate.

Aparitia distorsiunii poate fi favorizata de:

-structura organizatorica.Modul de proiectare al relatiilor organizationale poate genera fluxuri lungi cu multe prelucrari si stationari;ori incadrarea posturilor cu persoane a caror pregatire este superioara cerintelor (ceea ce conduce la lipsa de interes si atentie fata de datele culese si informatiile culese si prelucrate) sau inferioara (caz in care apare lipsa de intelegere a locului si rolul emitentului si operatorului, lipsa semnificatiei mesajelor prelucrate si transmise).

-modul de proiectare si functionare al sistemului informational.Nivelul tehnic scazut al mijloacelor de tratare care favorizeaza aparitia erorilor;suporti informationali de calitate necorespunzatoare;stocarea si manevrarea lor neglijenta;

-stilul de management.Un stil excesiv autoritar poate conduce la dificultati de comunicare, relatii tendionate, care nu permit intrebarile de elucidare ori interventia subordonatilor in cazul sesizarii unor nereguli.

Filtrajul este o forma a dezinformarii, prin care se modifica mesajul, partial sau total, in mod intentionat, pe parcursul inregistrarii, prelucrarii si transmiterii datelor si informatiilor.

Filtrajul se apropie de forma pura a dezinformarii.

Principala cauza a filtrajului este interesului unor emitatori sau operatori, ca beneficiarul sa intre in posesia unor informatii eroanate partial sau total.Apare, in general, in urmatoarele situatii:

-interesul unor angajati de a-si asuma rezultatele sau realizarile care nu le apartin;

-dorinta de a se proteja impotriva unor sanctiuni, pedepse, ca urmare a nerealizare a unor obiective;

-intentia de a micsora sau anula prestigiul sau popularitatea unor persoane;

-dorinta de a anula sau temporiza efectele unor decizii considerate potrivnice unor interese personale.

Scurcircuitarea este o forma subtila a dezinformarii, prin care se elimina, intentionat din circuitul sau fluxul informational, anumite persoane sau subdiviziuni organizatorice.

Cauzele care conduc la aparitia ei tin de:

-intentia de a mari viteza de deplasare a informatiei deciziei, eliminand unele puncte de prelucrare;

-pareri preconcepute sau antipatii fata de anumite persoane;

-sentimente negative-ura, invidie, lipsa respectului fata de anumiti conducatori, ca urmare a unui stil de management necorespunzator.

Daca informatia in calitate insuficienta aduce mari deservicii pe linia fundamentarii deciziei si a folosirii eficiente a resurselor, logica ne-ar putea conduce la concluzia ca, prin cresterea volumului de informatii, s-ar elimina automat efectele negative.Totusi, suprainformarea aduce cu sine o serie de implicatii negative:consumuri de tip nejustificate, cresterea numarului de posturi in structura organizatorica, sporirea costurilor, aparitia stresului etc.Formele de manifestare ale suprainformarii sunt redundanta si supraincarcarea canalelor informationale.

Redundanta este procesul de inregistrare, prelucrare si transmitere repetata a unor date si informatii.

Cauzele redundantei provin din:

-modul de functionare a structurii organizatorice:lipsa de corelare intre functii, posturi, compartimente, ceea ce genereaza insa mult mai multe informatii decat cele necesare;

-modul de proiectare al sistemului informational:folosirea documentelor tipizate in proportie redusa favorizeaza cererile suplimentare de informatii;utilizarea unor proceduri rigide si insuficient de complexe, care nu asigura substanta informationala.

Supraincarcarea canalelor de comunicare este procesul prin care se culeg, prelucreaza si transmit date si informatii inutile.

Principala cauza a supraincarcarii este redundanta.Aceste doua forme ale supainformarii pot conduce, prin agavare, la situatia blocajului informational;capacitatea anumitor centre de inregistrare, prelucrare si vehiculare a datelor si informatiilor sunt depasite de volumul de informatii si date oferite.

Efectele supaincarcarii se resimt in deciziile devenite importante, lipsa de reactii a intregii organizatii la o serie de abateri sau evenimente din interior, sau din mediu, costuri exagerate ale informatiei fata de calitatea deciziei, climat de munca tensionat.Pe plan socio-uman, efectele nu sunt mai putin nocive, deoarece informatiile transmise oral au o pondere ridicata in organizatie, iar redundanta poate capata chiar forme de agresivitate fizica.

Capitolul III

ANALIZA DIAGNOSTIC, SUPORT AL SCHIMBARII ORGANIZATIONALE LA SC.GRANTMETAL S.A.

3.1. Prezentarea firmei SC Grantmetal S.A:

S.C.GRANTMETAL S.A. este o unitate economica de stat, aparuta si organizata din necesitatea de fabricatie si desfacere a unor produse ca : tevi, bare, sarme – din materiale dificil de realizat calitativ si cantitativ la scara industriala – aceste produse intrand in specificul unei intreprinderi de microproductie. Aceasta unitate de microproductie a fost subordonata Ministerului Metalurgiei , actualmente este in subordinea Ministerului Economiei si Comertului si a luat fiinta in anii 1977 – 1981.

3.2.Obiectul de activitate:

Societatea S.C GRANTMETAL S.A. este persoana juridica romana.

In conformitate cu statutul societatii comerciale, referitor la scopul si obiectul de activitate, se regasesc urmatoarele:

Art. 5 – Scopul societatii este producerea si comercializarea produselor metalurgice deformate plastic la cald si la rece in domeniul metalurgiei.

Art. 6 – Obiectul de activitate consta in producerea si comercializarea produselor metalurgice deformate plastic la cald si la rece.

Obiectul de activitate se realizeaza pe baza de contracte, incheiate in conformitate cu Codul Civil.

Profilul de fabricatie al SC GRANTMETAL SA cuprinde o gama larga de produse metalurgice, iar principalele grupe de produse fabricate si comercializate in prezent sunt urmatoarele:

Ø     Blocuri, bare si table forjate – rotundate si patrate;

Ø     Tevi, bare si profile extrudate la cald;

Ø     Tevi laminate si /sau trase la rece;

Ø     Bare si profile trase;

Ø     Sarme trafilate.

Aprecieri in legatura cu structura organizatorica:

Structura organizatorica a firmei este o expresie atat a resurselor umane, materiale, financiare si informationale incorporate, cat si a caracteristicilor mediului in care acestea isi desfasoara activitatile.

In cadrul structurii organizatorice a firmei, deosebim doua componente principale:

Ø      Structura manageriala

Ø      Structura de productie

Structura manageriala poate fi definita ca ansamblul managerilor de nivel superior si al subdiviziunilor organizatorice prin ake caror deciziii si actiuni se asigura conditiile manageriale,economice,tehnice si de personal necesare desfasurarii activitatii compartimentelor de productie.

Structura de productie este alcatuita din totalitatea subdiviziunilor organizatorice ale firmei ,in cadrul carora se desfasoara activitatile operationale ,in principal de productie.

Numarul salatiatilor, al colaboratorilor externi si structura acestora pe activitati in cadrul societatii:

Ø      Evolutia numarului mediu de salariati:

Evolutia numarului mediu de personal se prezinta astfel:

Dupa cum se observa din tabel,numarul de personal a cunoscut o permanenta Dinamica,in sensul ajustarii numarului de salariati i anii precedenti. La baza acestui proces a stat programul de restructurare care s-a desfasurat in 2 etape ,precum si decizia de inchidere operationala partial;a a societatii

Ø      Structura personalului din punct de vedere al pregatirii profesionale in anul 2006:

Din totalul de 183 de salariati, 39 au la baza studii superioare, acestia ocupand functii de conducere in diferite departamente sau servicii. Ponderea acestora este de 21 %. Salariatii cu studii medii au o pondere de 12 %, restul reprezentand maistrii si muncitorii (67 %).

Structura personal incadrat pe studii la locul de munca: