Analiza Cheltuielilor Publice Pentru Invatamant Si Eficienta Lor

Economie

Analiza Cheltuielilor Publice Pentru Invatamant Si Eficienta Lor

Byadmin ianuarie 1, 2024

Analiza cheltuielilor publice pentru învățământ și eficiența lor

CUPRINS

INTRODUCERE

În țara noastră, învățământul constituie o prioritate națională și toți cetățenii țării au drepturi egale la toate formele de învățământ de stat, care este gratuit.

Sistemul național de învățământ din țara noastră cuprinde unități și instituții de învățământ particulare și de stat.

Învățământul preșcolar este organizat pentru copii cu vârste cuprinse între 3 și 7 ani, în grădinițe cu program normal (4 ore) și grădinițe cu program prelungit (de dimineața până seara).

Grădinițele de stat din țara noastră sunt înființate de inspectoratele școlare, iar costurile școlarizării sunt suportate de Ministerul Învățământului.

Finanțarea învățământului de stat preșcolar se face de la bugetul de stat și asigură finanțarea de bază pentru toți copii preșcolari.

În grădinițele cu program prelungit, unde copii servesc 3 mese pe zi, taxa pentru hrana copiilor este asigurată de părinți, iar restul cheltuielilor sunt asigurate de stat.

Ministerul Învățământului asigură funcționarea unităților preșcolare prin Inspectorate.

CAPITOLUL 1. FINANȚAREA UNITĂȚILOR DE ÎNVĂȚĂMÂNT PREȘCOLAR

1.1. Finanțarea – Generalități

În țara noastră, învățământul de stat este gratuit și frecventarea cursurilor este obligatorie până la vârsta de 16 ani și este finanțat atât de la bugetul de stat cât și de la bugetele locale.

Învățământul preșcolar din țara noastră cuprinde copii cu vârste între 3 și 7 ani și este organizat în instituții care funcționează cu program normal, program prelungit și program săptămânal, fiind înființate de Inspectoratele Școlare.

Finanțarea instituțiilor preșcolare (grădinițe de stat) se face conform metodologiei elaborate de Ministerul Educației și Cercetării Științifice din fonduri publice sau din alte surse.

Baza materială a unităților preșcolare de stat o constituie spațiul destinat procesului de instruire și educare : săli de clasă, săli de mese, blocuri alimentare.

Salarizarea personalului din unitățile preșcolare este asigurată de bugetul de stat care, prin Ministerul Învățământului, asigură fondurile necesare.

Finanțarea unităților de învățământ preșcolar se face în limite de cost per preșcolar, după numărul de copii înscriși la aceste unități.

Cheltuielile de întreținere și reparare a grădinițelor de stat se alocă de către consiliile județene sau locale din fonduri de la bugetul de stat destinate special pentru aceste lucrări.

Finanțarea instituțiilor de învățământ preșcolar cuprinde :

finanțarea de bază

finanțarea complementară

finanțarea suplimentară

Finanțarea unităților de învățământ preșcolar este asigurată de stat pentru desfășurarea în bune condiții a procesului instructiv-educativ în grădinițele din țara noastră.

1.2 Cheltuielile publice

În primele stadii de dezvoltare ale omenirii, așa-zisele cheltuieli publice constau în prestații de muncă și schimburi în natură.

În momentul în care economia a început să se dezvolte și s-a început folosirea resurselor bănești, putem vorbi cu adevărat despre finanțe.

Existența finanțelor este strict legată de existența statului, de modul în care se folosesc banii și de modul în care se face repartizarea lor.

Orice activitate economică este condiționată de un consum de resurse. În contabilitatea financiară, cheltuielile sunt structurate în felul următor :

cheltuieli de exploatare

cheltuieli financiare

cheltuieli extraordinare

cheltuieli cu amortizări și provizioane

Cheltuielile publice sunt acele cheltuieli care se efectuează în scop public prin intermediul unor instituții publice și se acoperă de la bugetul de stat.

Cheltuielile publice se clasifică în :

cheltuieli administrative

cheltuieli economice

cheltuieli financiare

cheltuieli funcționale

-Clasificarea administrativă are la bază criteriul instituțiilor prin care se efectuează cheltuielie.

-Clasificarea economică grupează cheltuielile după două criterii :

primul criteriu împarte cheltuielile în cheltuieli de capital și cheltuieli curente

al doilea criteriu împarte cheltuielile în cheltuieli ale serviciilor publice ș cheltuieli de transfer

-Clasificarea financiară delimitează cheltuielile publice în funcție de timpul și mediul în care se efectuează :

cheltuieli definitive

cheltuieli termporare

cheltuieli virtuale

-Clasificarea funcțională are drept criteriu domeniile, ramurile și sectoarele de activitate spre care vor fi dirijate resursele financiare.

Cheltuielile publice au o tendință de creștere care este influențată de anumiți factori de creștere.

Factorii care influențează creșterea cheltuielilor publice se clasifică în :

factori demografici care au la bază creșterea numărului de locuitori și modificarea acestora pe vârste și categorii. Această evoluție determină creșterea cheltuielilor publice privind salariile și creșterea numărului de locuri de muncă.

factori economici care se referă la dezvoltarea și modernizarea economiei pe baza cercetării științifice

factori sociali care au la bază alocarea resurselor pentru amortizarea veniturilor persoanelor în vârsă sau care necesită asistență socială

urbanizarea care impune crearea și dezvoltarea centrelor urbane

factori militari care au la bază pregătirea armatei

factori de ordin istoric care se referă la nevoile sporite de cheltuieli prin trecerea de la o perioadă la alta și suportarea unor poveri făcute în anii anteriori

factori politici care se referă la creșterea sarcinii statului contemporan

1.3. Cheltuielile publice pentru învățământ

Pentru satisfacerea nevoilor bănești ale instituțiilor de învățământ este necesar să se constituie fonduri bănești la care sa aibă acces autoritățile publice.

Aceste fonduri publice sunt dirijate spre instituțiile de învățământ prin intermediul instituțiilor publice.

Ordinea ierarhică a obținerii de fonduri publice se face pornind de la un necesar făcut de instituția școlară aprobat de consiliul local, consiliul județean după care verificat și aprobat de conducerile CNFIP și MAI pe toate cele 3 forme de finanțare și este comunicat Ministerului Finanțelor Publice pentru a se include în proiectul legii bugetului de stat.

La nivelul instituției școlare, Consiliul de Administrație al unității aprobă proiectul de finanțare care a fost întocmit de director și șeful compartimentului financiar-contabil. În acest proiect se respectă hotărâri privind cifra de școlarizare, unele stategii de dezvoltare ale unității și programele de finanțare complementară și suplimentară. Apoi este transmis consiliului local, însoțit de mai multe documente care se numesc note de fundamentare și privesc unele aspecte, cum ar fi:

necesarul de fonduri pentru finanțarea suplimentară care trebuie să fie însoțit de programele ce vor trebui finanțate și devizul fiecărui program individual.

necesarul de fonduri pentru finanțarea de bază.

necesarul de fonduri cuprind în finanțarea complementară, însoțit de programele de finanțare pentru fiecare domeniu de activitate în parte.

La nivelul consiliului local, se primesc proiectele de buget însoțite de notele de fundamentare care sunt analizate în funcție de programele de dezvoltare, cifrele de școlarizare pe niveluri, proiecte de dezvoltare și modernizare.

În funcție de necesități, bugetul fiecărei instituții este corectat corespunzător, iar datele se introduc în alte note de fundamentare cu necesarul de fonduri ce vor fi alocate pentru învățământ și se vor include în bugetul local.

După această analiză, consiliul local va formula cereri de fonduri consiliului județean, care vor fi alocate de la bugetul de stat și bugetul consiliilor județene pentru anul financiar ce va urma și care va trebui, conform legii, să acopere o parte din cele trei finanțări – de bază, suplimentară și complementară.

La nivel de consiliu județean, se adună toate datele primite de la consiliile locale și se calculează conform unor coeficienți de alocare pe localități. În baza acestor note se va solicita nevoia de fonduri pentru învățământ de la bugetul de stat atât pentru cele trei forme de finanțare, precum și pentru fondul de echilibrare a bugetelor locale. Astfel calculat, necesarul de fonduri va fi comunicat Ministerului Educației și Cercetării – Consiliul Național pentru Finanțarea Învățământului Preșcolar (MEdC-CNFIP) și Ministerului Finanțelor Publice (MFP), pentru ca aceste organisme să analizeze modalitatea de fundamentare a finanțărilor.

La nivelul MEdC-CNFIP și MFP, se vor analiza propunerile venite de la consiliile județene pentru fondurile ce vor urma să fie alocate învățământului de la bugetul de stat. Consiliile județene împreună cu MFP vor efectua după fiecare caz unele corecții, acolo unde vor depista erori în fundamentarea nevoilor pe cele trei forme de finanțare. Se va mai verifica și dacă au fost respectați coeficienții de calcul per/elev, după care vor fi alocate fonduri pe forme de finanțare de la bugetul de stat.

Câteva particularități care se găsesc în aspectele privind cheltuielile publice sunt :

-Conform Legii Învățământului, finanțarea de la bugetul de stat se face cel puțin 4% din Produsul Intern Brut (PIB);

-Cheltuielile sunt asigurate 85% din bugetul de stat, iar 15% din bugetele locale;

-Finanțarea învățământului se face conform nivelului de școlarizare (preșcolar, primar, gimnazial, liceal etc.) și anume 80% pentru învățământul primar, gimnazial și liceal, 15% pentru învățământul superior și 5% pentru alte forme de învățământ;

-În învățământul superior, bursele studenților cu merite sunt asigurate din bugetul de stat.

Fondurile pentru cheltuielile bugetare sunt repartizate de Ministerul Educației Naționale și provin și de la alte Ministere, cum ar fi Ministerul Apărării sau Ministerul de Interne.

Există o tendință de creștere a cheltuielilor pentru învățământ. Fcatorii care determină această creștere de cheltuieli sunt următorii :

demografici – prin procesul de creștere a populației

economici – necesită forță de muncă din ce în ce mai calificată

sociali și politici – se referă la nivelul de învățământ obligatoriu, ajutoare și resurse îndreptate spre instituțiile de învățământ

Principalele surse de finanțare pentru învățământ sunt

bugetul statului

sursele populației

sursele întreprinderilor

donații sau ajutoare primite de instituțiile de învățământ de la diferiți donatori

ajutor extern – valabil pentru țările în curs de dezvoltare

1.4. Finanțarea de bază

Finanțarea de bază este asigurată de stat prin bugetul de stat și cuprinde sume din taxa pe valoare adăugată sau alte venituri, pentru cheltuielile aferente cu salariile, îndemnizațiile și alte sporuri salariale care sunt stabilite prin lege, precum și forma continuă de evaluare atât a personalului cât și a preșcolarilor.

Cheltuielile bugetare privind salariile în învățământ presupun calcule și fundamentări separate pe cele două criterii de personal : personal didactic și personal auxiliar.

Diferențierile se fac în special la personalul didactic unde salariul se obține din înmulțirea numărului de posturi didactice (Npd 1) din anul de referință bugetară cu cheltuielile medii lunare cu salariile pe un post din anul de bază (Chsm0/pd) și cu numărul de acordare a salariilor (NI 1).

Chst = Npd 1 * (Chsm0/pd) * NI 1

Tot finanțarea de bază asigură și cheltuielile cu evaluarea periodică a elevilor, cheltuieli cu materiale de curățenie și cheltuieli pentru întreținerea curentă.

Finanțarea de bază este finanțarea egală cu numărul de preșcolari înscriși și este singura finanțare care se face în funcție de elevi, având în vedere fondurile necesare pentru acoperirea cheltuielilor salariale la întreg personalul, dotarea corespunzătoare a unităților de învățământ preșcolar, cheltuielile cu materiale și servicii curente.

Costul standard per preșcolar este determinat de Consiliul Național Pentru Finanțarea Învățământului Preșcolar în conformitate cu normele metodologice elaborate de Ministerul Educației și Cercetării, Știintifice și aprobatși aprobate prin hotărâre a Guvernului.

Finanțarea de bază este aprobată în fiecare an și este repartizată pe comune, orașe, municipii și sectoare ale Municipiului București.

Pentru finanțarea de bază, volumul fondurilor provenite de la bugetul de stat și local este determinat de costul standard per preșcolar înmulțit cu suma dintre numărul de elevi școlarizați, nivelul preșcolarilor și coeficientul de diferențiere în funcție de mediul rural sau urban.

Potrivit Consiliului Național Pentru Finanțarea Învățământului Preșcolar, coeficienții de diferențiere pentru costurile standard per elev/preșcolar în ceea ce privește cheltuielile cu salariile, sporurile și alte drepturi salariale pentru finanțarea de bază în functie de mediul rural sau urban sunt prezentați în tabelul următor, conform Hotărârii Guvernului nr. 9/2015 :

Tabelul nr. 1 – Coeficienți de diferențiere

Se observă că bugetul alocat per preșcolar la grădinițele din mediul rural este mai scăzut față de bugetul alocat per preșcolar la grădinițele din mediul urban, aceasta datorându-se faptului că în mediul rural, comunitățile locale sunt mai sărace și, de aceea, și bugetul alocat este mai mic față de cel din mediul urban.

Autoritățile locale, de obicei, acordă prioritate la buget și după dimensiunea grădiniței, cele care au un număr de peste o sută de copii încriși sunt favorizate din punct de vedere al dotărilor față de cele care funcționează cu mai puțini copii înscriși.

1.5. Finanțarea complementară

Atât finanțarea de bază cât și finanțarea complementară se fac de la bugetul de stat care alocă fonduri spre bugetele locale.

Finanțarea complementară este alocată prin hotărâri proprii, de consiliile județene, și cuprinde cote defalcate din impozitul pe venit.

Din finanțarea complementară se alocă fonduri necesare pentru următoarele categorii de cheltuieli :

programul “Laptele și cornul” – care este un program ce funcționează doar în grădinițele care au program normal;

unele facitități acordate cadrelor didactice (educatorilor) pentru transportul auto (navetă spre grădiniță și înapoi) în cazul în care nu locuiesc în localitate;

cheltuieli de capital.

Această finanțare este destinată să acopere cheltuieli care nu sunt determinate de numărul de copii înscriși.

Fondurile pentru cheltuielile de capital se stabilesc în funcție de vechimea clădirii, starea ei și mărimea spațiilor în care se desfășoară procesul instructiv-educativ din unitate. Ele se stabilesc în baza unor devize de cheltuieli, care sunt întocmite de director și contabil șef, în funcție de condițiile fiecărei unități de învățământ și sunt aprobate în baza unor legi, hotărâri de guvern și oridine ale Ministerului Educației.

Necesarul finanțării complementare se calculează ca sumă a cheltuielilor ce tebuiesc făcute în anul financiar pentru fiecare categorie de activități în parte.

1.6. Finanțarea suplimentară

Finanțarea suplimentară se face după ce au fost alocate fondurile aferente finanțării de bază și este necesar un efort financiar suplimentar pentru desfășurarea procesului de educare.

Fondurile suplimentare sunt determinate de înscrierea și scolarizarea unor preșcolari care aparțin minorităților, de înscrierea unor copii care manifestă tendințe de abandon, de prezența în grădinițe a unor copii din familii cu probleme sociale deosebite și educarea unor preșcolari cu diferite dizabilități.

Fondul aferent acestei finanțări este stabilit în baza unor costuri per preșcolar necesar a fi finanțat suplimentar după numărul de preșcolari proveniți din minorități, din familii sociale cu probleme deosebite sau cu diferite dizabilități aflați în unitatea respectivă.

Tabelul nr. 2 – Coeficienți de corecție

Finanțarea suplimentară constituie un adaos la costul standard per preșcolar din finanțarea de bază.

Fondurile atât pentru finanțarea de bază cât și pentru cea complementară vor fi incluse în bugetul unității împreună cu fondurile pentru finanțarea de bază, însă se vor evidenția separat înaintea aprobării Consiliilor Locale.

În grădinițele din țara noastră, bugetele locale reprezintă principala sursă de finanțare, dar cel mai adesea fondurile părinților sunt cea mai importantă sursă a fondurilor necesare pentru derularea activităților educaționale.

Drept urmare, fondurile pentru educație fiind limitate, în general se îndreapta spre alte niveluri de școlarizare, grădinițele nefiind o prioritate, având în vedere că în aceste instutiții frecventarea nu este obligatorie.

În grădinițele cu program prelungit, finanțările de la bugetele locale și consiliile județene au drept scop acoperirea cheltuielilor cu salarii, cheltuieli curente și reparații, însă hrana copiilor din aceste grădinițe care au în program 3 mese pe zi, este suportată de părinți prin activitatea autofinanțată.

CAPITOLUL 2. ACTIVITATEA FINANȚATĂ DIN VENITURI PROPRII ÎN UNITĂȚILE DE ÎNVĂȚĂMÂNT PREȘCOLAR

2.1. Veniturile proprii subvenționate parțial

Finanțarea de la bugetul de stat și bugetul local asigură în instituțiile preșcolare cheltuielile cu salariile, cheltuielile curente și cheltuielile pentru întreținere și curățenie.

La grădinițele cu program prelungit, pe lângă finanțările de la bugetul de stat și bugetul local, este nevoie și de finanțarea din venituri proprii subvenționate parțial de părinți, care asigură fonduri necesare pentru achiziționarea de alimente (programul copiilor din aceste grădinițe include 3 mese pe zi).

Finanțarea din venituri proprii parțiale constă într-o taxă de hrană care este stabilită la începutul fiecărui an școlar și este aprobată în Consiliul de Administrație al unității, în baza unui act normativ.

Taxa de hrană trebuie să acopere necesarul zilnic de alimente care să asigure copiilor micul dejun, prânzul și o gustare seara.

De obicei, veniturile proprii ale instutițiilor se încasează, urmând să fie administrate și utilizate de către acestea, iar la unitățile de învățământ preșcolar acestea provin din contribuția părinților pentru hrana copiilor care sunt înscriși.

Finanțarea din venituri proprii este o formă foarte răspândită de finanțare si presupune asigurarea resurselor necesare din fonduri proprii.

2.2. Achiziția prin SEAP

SEAP – este sistemul electronic de achiziții publice care oferă posibilitatea de a achiziționa produse prin mijloace electronice. În țara noastră, publicarea licitațiilor prin sistemul electronic de achiziție publică a inceput să funcționeze în anul 2006. Astfel, a crescut transparența în procesul de achiziție.

Sistemul electronic de achiziții publice are două tipuri de utilizatori : Autoritate Constactantă și Ofertant.

Pentru a putea face achiziții prin sistemul electronic, Autoritatea Contractantă trebuie să fie înregistrată în sistem și trebuie să dețină un cont de utilizator și o parolă, care devin valide în momentul în care se obține certificatul digital.

Autoritatea Constactantă poate decide asupra mai multor tipuri de licitație pe care urmează să le organizeze.

Tipurile de achiziții diferă după cum urmează :

restrânse

cereri de ofertă

deschise

pe bază de catalog

Primii pași pentru a depune o ofertă sunt următorii :

Autentificarea – prin rubrica “Acces în sistem”

Figura 1. Autentificare în SEAP

Acces prin “cont utilizator” și “parolă”

Figura 2. Acces în SEAP

Accesarea zonei care se ocupă de gestionarea licitației

Figura 3. Accesarea zonei

Alegerea licitației dorite

Figura 4. Alegerea licitației

Se așteaptă o confirmare din partea sistemului care se va putea vizualiza accesând “Proceduri offline atribuite”

Figura 5. Confirmarea

Site-ul oficial al sistemului electronic de achiziții publice este e-licitatie.ro și este operat de Agenția pentru Agenda digitală a României (AADR).

În calitate de operator, Agenția pentru Agenda digitală a României își rezervă dreptul de a suspenda un furnizor, prestator sau executant în cazul în care acesta nu respectă procedurile de utilizare și securitate.

Contractele de achiziții publice se atribuie fără restricții, iar sistemul electronic de achiziții publice este o platformă de comunicare liberă.

CAPITOLUL 3. STUDIU DE CAZ LA GRĂDINIȚA “ALICE”

Învățământul preșcolar din țara noastră cuprinde instituții de învățământ (grădinițe) atât particulare, cât și de stat înființate de inspectoratele școlare.

Învățământul preșcolar funcționează în instituții numite grădinițe sau creșe. Grădinițele se împart în :

Grădinițe cu program normal (PN)

Grădinițe cu program prelungit (PP)

Grădinițele cu program prelungit funcționează de dimineață până seara, sunt finanțate de la bugetul de stat, iar masa copiilor inclusă în program este suportată de părinți printr-o activitate de autofinanțare din venituri proprii parțiale.

Bugetul de stat asigură învățământului preșcolar finanțarea de bază, suplimentară și complementară. Din finanțarea de bază se plătesc cheltuielile salariale ale tuturor angajaților din unitate (educatori, personal auxiliar și personal administrativ), cheltuielile cu materialele de curățenie și serviciile curente.

Cheltuielile salariale ale angajaților dintr-o grădiniță se fac în funcție de încadrarea pe care o au și funcția pe care o dețin.

La Grădinița „Alice”, funcționează un număr de trei grupe de copii, fiecare grupă fiind formată din minim 25 de copi, iar cheltuielile salariale se fac pentru șase educatori, trei îngrijitori, un bucătar, o spălătoreasă și un administrator. Având în vedere că unitatea este structură, managerul și personalul didactic auxiliar lucrează la centrul financiar.

Cheltuielile salariale se fac după funcția pe care o deține fiecare muncitor și după pontajul lunar care se întocmește zilnic la punctul de lucru.

Modalitatea de pontare în fișa colectivă de muncă se face după numărul de ore care este stabilit în contractul colectiv de muncă.

Numărul de ore diferă de la un angajat la altul după încadrarea pe care o are (dacă un om are încadrare de 4 din 8 ore, atunci va fi pontat jumătate de program), personalul didactit este pontat 5 ore pe zi, iar personalul administrativ și didactic auxiliar 8 ore pe zi.

Formularul de pontaj cuprinde un calendar cu toate zilele lucrătoare, inclusiv cele libere, iar la sfârșit cuprinde numărul de ore cumulat pe toată luna și, după caz, concediu medical (CO) concediu de odihnă (BO).

Foaia de pontaj se va preda în ultima zi a lunii conducerii instituției și va cuprinde timpul efectiv lucrat în ore pe fiecare muncitor.

Angajatul responsabil cu întocmirea fișei colective de prezență predă pontajul conducerii unității pentru a fi aprobat după care este predat persoanei responsabile cu întocmirea statelor de plată.

Figura 6. Foaie colectivă de prezență

Cheltuielile cu materialele de curățenie se fac după necesități. În urma unor referate făcute de administratorul unității, având în vedere că unitatea trebuie igienizată, se solicită conducerii grădiniței aprobarea achiziționării de materiale de curățenie de dezinfecție. După ce referatul este aprobat, se face achiziția de materiale de curățenie de la furnizor. Marfa achiziționată se înregistrează pe o fisă de magazie conform facturii de la furnizor.

Fișa de magazie este un document care servește la evidența mărfii în locul de depozitare și evidența intrărilor sau ieșirilor, după caz, a mărfii. Este principala sursă care deține informații pentru controlul curent al stocurilor din magazie și valoarea acestora. Ea se întocmește pentru fiecare fel de material în parte și se completează de administratorul (gestionarul) care primește sau eliberează marfă.

Conținutul unei fișe de magazie minimal obligatoriu este următorul :

denumirea formularului

denumirea unității

denumirea materialului, sortimentul, calitatea

UM – prețul unitar

data (luna)

numărul și felul documentului (note de recepție, bonuri de consum)

intrări și ieșiri

stoc

data și semnătura de control

Figura nr 7. Fișă de magazie

În funcție de operația care se efectuează, se trece în fisă NR (notă de recepție) prin care se înregistrează intrarea în magazie a produsului sau BC (bon de consum) prin care se înregistrează ieșirea din magazie a produsului.

Săptămânal sau la nevoie se eliberează din magazia de materiale diferite soluții de curățenie sau detergenți îngrijitoarelor, bucătăresei sau spălătoresei. Acestea se eliberează din magazie doar în baza unui bon de consum care este un document ce servește la eliberarea mărfii din magazie pentru consumul de detergenți. Acest document servește la scăderea din gestiune a produselor care au fost date spre consum. El se întocmește în două exemplare, pe măsură ce se eliberează marfa din magazie de către administrator (gestionar) pe baza unor cunsumuri normate.

Bonul de consum este obligatoriu să circule pentru a fi semnat de către persoanele autorizate să aprobe necesitatea folosirii materialelor, de către gestionarul care eliberează cantitatea de materiale din magazie (care va semna la rubrica de “predare”), de către cel care primește marfa (care va semna la rubrica de “primire”) și de către compartimentul financiar-contabil, care va efectua înregistrările în contabilitate.

Acest document este predat pentru a fi arhivat obligatoriu la compartimentul financiar-contabil.

Bonul de comsum trebuie să cuprindă următoarele rubrici minim obligatorii :

denumirea unității

denumirea formularului

denumirea produsului

bucăți predate/primite

data eliberării

numărul comenzii

data și semnătura administratorului și a primitorului

Figura 8. Bon de consum

La sfârșit de lună, se centralizează bonurile care au fost eliberate toată luna.

Centralizatorul trebuie să preia automat toate informațiile referitoare la documentele atașate. El trebuie să conțină datele obligatorii din bonuri :

denumirea unității

denumirea materialului

P/U – preț unitar

cantitatea

valoarea

data eliberării bonului

numărul bonului

Centralizatorul trebuie semnat de persoana care îl întocmește (administratorul/ gestionarul) și de persoana autorizată să aprobe necesitatea folosirii materialelor (directorul unității) dupa care este predat la compartimentul financiar-contabil.

Figura 9. Centralizator

Tot din finanțarea de bază se asigură și cheltuielile curente și prestarea și furnizarea de servicii, cum ar fi curent electric, gaze naturale și apă. Acestea se plătesc în baza unor facturi.

Din finanțarea complementară se asigură transportul cadrelor didactice acolo unde este cazul și cheltuielile de capital care se fac în funcție de vechimea clădirii și mărimea spațiilor în care se desfășoară activitățile instructiv-educative.

Finanțarea suplimentară este un adaos la finanțarea de bază și se face per/preșcolar în funcție de copii înscriși care au diferite dizabilități, aparțin minorităților sau provin din familii cu probleme sociale deosebite.

Finanțarea din venituri proprii parțiale se face de la părinți și asigură masa copiilor sub formă de taxă de hrană. Această taxă este hotărâtă la începutul fiecărui an școlar. La începutul anului școlar, Consiliul de Administrație al Grădiniței, împreună cu conducerea, fixează o taxă zilnică egală pentru toți copii care trebuie să asigure necesarul zilnic de alimente pentru cele trei mese pe care le are în program preșcolarul. Aceste mese trebuie să includă : mic-dejun, prânz format din felul I, felul II și desert și gustarea pe care copilul o servește după ce se trezește.

Taxa rămâne fixă pe tot parcursul anului școlar și se plătește anticipat pe luna în curs până la 15 ale lunii. Se încasează pe bază de chitanță și depinde de câte zile lucrătoare are luna.

Figura 10. Chitanță

Chitanța este un act prin care se justifică primirea unei sume de bani. Ea este un document care are valoare contabilă și este emisă de administratorul/casierul unității în urma primirii unei sume de bani. Rubricile obligatorii de pe o chitanță sunt următoarele :

denumirea unității care încasează banii însoțită de ștampilă

numărul de înregistrare la Registrul Comerțului

localitate/județ

suma încasată (se trece obligatoriu în cifre și litere)

numele plătitorului

ce reprezintă suma încasată

data emiterii chitanței (zi, lună, an)

semnătura celui care încasează

Banii astefel încasați pe chitanțier se vor depune în compartimentul financiar-contabil în baza unui registru de casă.

Registrul de casă este un document în care se înregistrează încasările conform chitanțierului prin casieria unității. Acest act stabilește la sfârșitul fiecărei zile banii care au fost încasați și care trebuiesc predați. Acest document este folosit pentru înregistrarea operațiunilor de casă în contabilitate.

Registrul de casă se întocmește în două exemplare de către administratorul/gestionarul unității, zilnic, pe baza chitanțierului, iar coloanele neutilizate în ziua respectivă se barează dacă nu au un total la sfârșit.

Este obligatoriu să fie semnat de casier/administrator pentru a confirma operațiunile făcute și de către personalul financiar-contabil care va verifica ca datele înscrise în registru să fie corecte.

Trebuie întocmit neapărat în două exemplare deoarece primul exemplar rămâne în compartimentul financiar-contabil, iar al doilea exemplar rămâne la administrator/casier pentru arhivarea ulterioară.

În acest registru se vor înscrie obligatoriu următoarele informații :

denumirea unității

denumirea formularului

data (zi, lună, an) întocmirii formularului

numărul curent al actului de casă

numărul chitanțelor care au fost predate

valoarea chitanțelor predate

reportul din ziua precedentă (dacă este cazul)

semnătura administrator/casier

semnătura persoanei din compartimentul financiar-contabil

Figura 11. Registru de casă

Registrul de casă este obligatoriu să fie însoțit și de monetar, care reprezintă un formular ce are un regim special de tipărire și numerotare. Acest formular este folosit ca act ce justifică numerarul încasat în ziua respectivă. Valoarea ce apare în monetar trebuie să fie aceeași cu valoarea înscrisă în registrul de casă.

Se întocmește în două exemplare și cuprinde numerarul pe categorii de monede și bancnote.

Se semnează obligatoriu de gestionarul ce predă banii și de funcționarul din compartimentul financiar-contabil ce primește banii.

Primul exemplar se înregistrează în Registrul-Jurnal de încasări și plăți, iar al doilea exemplar rămâne în carnetul gestionarului pentru arhivare.

Rubricile ce trebuiesc completate în acest monetar sunt :

denumirea unității

data la care se completează formularul

numărul curent al monetarului

bucăți de monede sau bancnote

totalul pe bancnote/monede

totalul monetarului

semnătura celui care predă banii

semnătura celui care primește banii

Figura 12. Monetar

Funcționarul din compartimentul financiar-contabil merge și depune banii astfel încasați în trezoreria statului.

Fondurile publice, indiferent de proveniența lor, se derulează obligatoriu prin trezorerie. Orice instituție publică este obligată să efectueze operațiuni de încasări și plăți prin trezoreria statului în condiții de siguranță.

Pentru activitatea finanțată din venituri proprii parțiale, la trezoreria statului există două conturi deschise : unul în care se depun banii încasați și unul din care se plătesc furnizorii de materiale și alimente.

Primul pas pentru achiziționarea alimentelor prin sistemul de achiziții publice este acela de a înscrie unitatea de învățământ în sistemul electronic, solicitând un certificat digital.

Acesta se obține completând un formular de înregistrare și o cerere de înregistrare în program adresată operatorului sistemului electronic de achiziție publică.

În cererea de înregistrare se vor alege un cont de utilizator și o parolă ce trebuiesc memorate deoarece la primirea certificatului digital, pentru a putea intra în sistem, trebuie folosite.

Alimentele pentru masa copiilor din grădiniță se achizișionează de la un furnizor ce a fost ales înainte de începerea anului școlar prin licitație de pe platforma e-licitație, prin sistemul electronic de achiziție publică.

După ce a fost ales cel mai convenabil distribuitor, se face comanda pe platformă prin următorii pași :

Primul pas se face accesând link-ul “Acces în sistem”

Figura 13. Acces în sistem

Se selectează certificatul digital și se dă click pe “OK”

Figura 14. Certificat digital

Dacă certificatul digital este acceptat, urmează direcționarea către pagina unde se introduc contul de utilizator și parola. Pentru a fi securizat contul, literele introduse în câmpul destinat parolei vor fi mascate prin folosirea unor steluțe (****).

Figura 15. Cont și parolă

Se alege catalogul de produse, servicii și lucări

Figura 16. Catalog

Sistemul oferă tuturor autorităților contractante posibilitatea de a consulta cataloagele tuturor ofertanților. Având alegerea ofertantului deja făcută, trebuie să alegem produsul respectiv după următoarele cristerii : denumirea produsului, descrierea produsului, denumirea CPV – ului și denumirea ofertantului.

Figura 17. Alegerea produsului

Alegem produsul respectiv, după care, pentru a iniția cumpărarea directă, folosim butonul “Inițiază achiziție directă”

Figura 18. Inițiază achiziție directă

Pentru a defini cumpărarea directă, se va introduce denumirea produsului, descrierea lui, propriile condiții de livrare și de plată, cantitatea pe care dorim să o cumpărăm și prețul de pornire a achiziției.

Figura 19. Achiziție

Data limită de răspuns a ofertantului se completează apăsând următoarea pictogramă pentru a selecta o dată din calendar

Figura 20. Calendar

Pentru salvarea achiziției publice, se va accesa butonul “Salvează cumpărare directă”. Acesta previne necompletarea corectă și completă a comenzii prin afișarea unui mesaj de eroare.

Figura 21. Mesaj de eroare

Acesta este ultimul pas unde se mai poate face o modificare, după care se accesează butonul “Publică achiziție directă”

Figura 22. Publicarea achiziției

Pentru a se finaliza comanda, se alege butonul “OK”

Figura 23. Finalizare comandă

Va apărea un mesaj de atenționare că publicarea s-a realizat cu succes. Se așteaptă decizia ofertantului la achiziția publicată.

În pagina principală, la rubrica “Cumpărări directe”, vom găsi decizia ofertantului.

Figura 24. Decizia ofertantului

Dacă vom acționa pictograma vom găsi detaliile despre achiziție care conțin datele de identificare ale ofertantului și descrierea produsului comandat din catalog.

Produsele comandate de la ofertantul de pe sistemul electronic de achiziție publică vor fi livrate conform termenului, condițiilor de livrare și condițiilor de plată.

La livrare, furnizorul va emite o factură care este un document contabil ce se completează de societatea care livrează marfa către unitatea care o primește.

Este un document atât contabil cât și justificativ care conține lista de produse achiziționate, date de identificare atât pentru furnizor cât și pentru cumpărător, cota de taxă pe valoare adăugată, prețul, precum și cantitatea fiecărui produs vândut în parte.

Facura ține loc și de notă de plată deoarece produsele achiziționate vor fi plătite conform facturii emise prin trezoreria statului.

Figura 25. Factură

O factură trebuie să cuprindă, conform legii privind Codul fiscal, următoarele informații :

seria și numărul facturii

data la care a fost emisă factura

numele, adresa și codul de înregistrare fiscală a celui care emite factura

numele, adresa și codul de înregistrare fiscală a beneficiarului

denumirea și cantitatea produselor livrate

valoarea produselor și taxa pe valoare adăugată

cota de taxă pe valoare adăugată

semnătura și ștampila celui care a emis factura

semnătura celui care primește marfa

Pentru a fi predată în contabilitate, o factură trebuie să fie însoțită neapărat de :

comanda făcută anticipat comenzii de pe SEAP

nota de recepție și constatare de diferențe

lista cu cumpărăturile directe atribuite

Figura 26. Listă

Comanda este un act care se folosește, de regulă, ca o cerere de produse înaintea achiziționării. Ea trebuie să cuprindă neapărat :

adresa unde urmează să fie expediată marfa

contul în care se va face plata de către beneficiar

condițiile de transport

codul produsului ce urmează a fi livrat

denumirea produsului

unitatea de măsură

cantitatea de produs solicitată

semnătura celui care întocmește actul

Figura 27. Comanda

Nota de intrare, recepție și constatare diferențe se mai numește prescurtat și NIR. Acesta reprezintă un document cu care se face recepția produselor ce au fost comandate; în același timp servește și ca document pentru a putea încărca produsele în fișa de magazie.

Nota de intrare și recepție se întocmește obligatoriu în două exemplare, unul care se predă odată cu factura și unul care se păstrează în arhiva administratorului.

Nota de recepție și constatare diferențe se întocmește la locul de depozitare din unitate după ce se compară cu factura și comanda, iar, după caz, dacă se constată diferențe de marfă sau de măsură, se trec pe verso. Se semnează de luare la cunoștință atât de gestionar, cât și de comisia de recepție care este constituită din două sau mai multe persoane alese la începutul anului școlar.

Pe nota de recepție și constatare diferențe se completează o rubrică cu prețul de achiziție fără TVA a produselor alimentare, valoarea TVA-ului și prețul de achiziție plus TVA. Prețul rezultat la rublica “Preț amănunt cu TVA” este prețul produselor care se va înscrie în fișa de alimente și în gestiune.

Figura 28. NIR

Rubricile ce trebuiesc completate într-o notă de recepție sunt următoarele :

denumirea unității care achiziționează alimentele

numărul facturii după care se face recepția mărfii

data expedierii produselor

data recepției produselor

numărul comenzii în baza căreia a fost furnizată marfa

numărul notei de recepție și constatare

denumirea mărfii achiziționate

unitatea de măsură

cantitatea de produse, atât livrată, cât și primită

prețul de achiziție de la furnizor fără TVA

valoarea taxei pe valoare adăugată

prețul cu amănuntul plus TVA

total preț la numărul de produse primite

cominia de recepție formată din două sau mai multe persoane

semnătura celui care primește marfa în gestiune

După nota de recepție și constatare, potrivit prețului de achiziție plus TVA, fiecare produs alimentar se va trece individual într-o fisă de magazie care folosește pentru evidența produselor depozitate în magazie și în care se va trece, conform rubricilor de intrare sau ieșire, informații privind intrarea în gestiune sau ieșirea din magazie a produselor. Această fișă conține informații care pot servi la controlul periodic a stocurilor din magazie și a valorii acestora.

Figura 29. Fisă de magazie

Conținutul rubricilor ce trebuiesc completate într-o fișă de magazie sunt următoarele :

denumirea unității în care se află magazia

denumirea produsului alimentar pentru care se întocmește fișă

UM/prețul unitar

data (zi, lună, an) la care se înregistrează ieșirea/intrarea

numărul și felul documentului (notă de recepție/fișă de alimente)

stocul rămas în magazie

semnătura de control

Conform fișei de magazie, la rublica ieșiri se va trece marfa care iese din magazia de alimente și care este solicitată printr-o listă zilnică de alimente. Această listă este întocmită la începutul programului cu ocazia scăderii din gestiune a produselor alimentare.

Lista de alimente este un document care, la fel ca fișa de magazie, are ca scop scăderea din gestiune a produselor alimentare stocate în magazie, stabilirea economiilor sau depășirilor finnciare pe o zi și eliberarea în funcție de prezența copiilor a cantităților necesare pentru meniul dintr-o zi.

Lista zilnică de alimente se completează obligatoriu în momentul în care se eliberează marfa din magazie. În ea este solicitată cantitatea de alimente necesare conform unui meniu săptămânal întocmit de asistentul nutriționist al grădiniței.

Pe fața listei se completează unitatea, numărul de copii prezenți în ziua respectivă la grădiniță, taxa de hrană pe copil înmulțită cu numărul de copii prezenți și meniul din ziua respectivă. De asemenea, de la o zi la alta se calculează economiile sau depășirile care se trec în rubricile aferente. Până la sfârșitul perioadei, se adună sau se scad în funcție de economii sau depășiri. Este recomandat ca la sfârșitul anului școlar să nu existe nici economii, nici depășiri, pentru ca banii încasați ca taxă de hrană pentru copii să fie cheltuiți în totalitate.

Această parte a liste conține următoarele rubrici :

denumirea unității pentru care se întocmește lista

data (zi, lună, an) la care se completează lista

numărul de copii efectiv la masă

valoarea alocației din taxa de hrană pe copil

drepturile bănești pe ziua respectivă

economii/depășiri de pe o zi pe alta, precum și de la începutul perioadei

consum efectiv pe ziua respectivă

meniul zilnic după care se solicită necesarul de alimente

Figura 30. Listă de alimente 1

Pe verso, în funcție de copii prezenți, asistentul solictă, iar administratorul grădiniței eliberează toate alimentele necesare pentru masa copiilor în functie de gramaj, calculat pe copil.

După ce a fost cântărit si numărat fiecare aliment în parte, este predat bucătarului care răspunde ca gramajul porțiilor pentru fiecare copil să fie respectat.

Se trece în dreptul fiecărui produs cantitatea solicitată de asistent, cantitatea eliberată de administrator, prețul unitar al fiecărui produs și valoarea produselor pe cantitate eliberată.

La sfârșitul zile se calculează totalul listei zilnice de alimente, se face diferența dintre totalul listei și numărul de copii înmulțit cu taxa pe zi, trebuind consumate alimente în jurul sumei care este încasată.

Se poate consuma într-o zi un procent de 10% mai mult cu condiția ca în zilele următoare să se facă economii pentru a menține o stabilitate a costului pe copil în funcție de taxa încasată pe zi.

Rubricile ce trebuiesc completate pe această parte a listei zilnice de alimente sunt următoarele :

data (zi, luna, an) la care se completează lista

numărul documentului

alimentele ce urmează să fie eliberate din magazie

unitatea de măsură

cantitatea solicitată din magazie

cantitatea eliberată din magazie

prețul unitar pe fiecare produs în parte

valoarea pentru produsele eliberate în parte

valoarea pe totalul produselor

semnătura asistentului care solicită marfa

semnătura administratorului care eliberează marfa

semnătura celui care primește marfa (bucătar)

La sfârșitul lunii, toate listele zilnie de alimente se vor centraliza pentru a se constata depășirile și economiile, care, mai apoi, vor fi comparate cu bugetul încasat pentru hrana copiilor. Această centralizare a datelor are ca scop stabilirea cheltuielilor aferente lunii următoare : dacă în luna în curs s-au înegistrat depășiri, luna următoare vor trebui făcute ecnomii, iar dacă în luna în curs s-au înregistrat economii, luna următoare se vor putea face depășiri pe listele de alimente.

Figura 31. Listă de alimente 2

La sfârșitul fiecărei luni, listele zilnice de alimente se centralizează într-un act numit centralizator. Acesta trebuie să conțină toate informațiile care sunt cuprinse în fiecare dintre listele de alimente.

Se întocmește ținând cont de fiecare listă în parte (pe zile) și se sompletează începând cu denumirea produsului, prețul unitar și valoarea produselor eliberate.

Totalul listelor de alimente trebuie să fie egal cu valoarea produselor eliberate, iar totalul de copii trebuie să fie egal cu totalul copiilor din pontajele care se întocmesc la sălile de grupă.

Din diferența dintre totalul copiilor înmulțit cu taxa pe zi și valoarea listelor de alimente rezultă, la sfârșit de lună, totalul economiilor sau depășirilor înregistrate.

Centralizator se semnează de cel care a întocmit actul, de compartimentul financiar-contabil și de conducerea unității care aprobă corectitudinea datelor cuprinse în el.

Figura 32. Centralizator alimente

Un centralizator trebuie să cuprindă următoarele rubrici obligatorii :

denumirea unității pentru care se întocmește

denumirea produselor alimentare

prețul unitar

cantitatea produselor eliberate pe toată perioada centralizată

valoarea produselor eliberate pe toată perioada centralizată

numărul de copii prezeți pe zile lucrătoare

cantitatea eliberată pe zile

semnătura celui care a întocmit actul

semnătura celor care aprobă actul

Pentru a putea întocmi fișa zilnică de alimente este necesar să se facă prezența copiilor pe clase. Conform unei fișe de pontaj, copii care sunt prezenți la grădiniță se pontează cu “P”, iar cei absenți se pontează cu “A”.

Se adună prezența pe toate clasele, după care se pregătește hrana copiilor în funcție de numărul copiilor prezenți.

În dreptul fiecărui copil se trece prezent sau absent, iar în josul paginii, pe mijloc, se trece numărul de copii prezenți pe clase.

Pontajele trebuie să coincidă cu lista de alimente care are rubrică specială în care se trece numărul de copii.

La sfârșitul lunii, pentru fiecare copil în parte se adună zilele prezente și se trece totalul în partea dreaptă a fișei de pontaj. Copilul va plăti doar zilele în care a fost prezent, iar dacă a plătit luna intergral și a lipsit, banii se reportează pe luna următoare.

Se semnează de educatoarea de la clasă, de administratorul care verifică prezența în pontajul dublu și de conducerea unității, după care, un exemplar se predă în compartimentul financiar-contabil, iar unul se arhivează de adminisratorul unității pentru cazul în care există părinți care au neclarități.

Foaia colectivă de prezență trebuie să cuprindă următoarele rubrici :

numele instituției, grupa de copii și educatoarea

data (zi, lună, an) pentru care se întocmește pontajul

numele și prenumele copiilor

calendarul cu zilele dintr-o lună

totalul zilelor prezente

Figura 33. Pontajul copiilor

Pentru a se ține o evidență a banilor plătiți de părinți pentru taxa de hrană și a zilelor în care copii au frecventat grădinița, toate chitanțele încasate în curs de o lună se completează într-un document numit fișă de cont pentru operațiuni diverse.

În momentul încasării banilor pe chitanță, se trece în fișa de cont pentru operațiuni diverse data, felul actului prin care au fost încasați banii (chitanța), numărul actului și suma care este trecută pe chitanță.

La sfârșitul fișei de cont avem o coloană cu D/C (debit sau credit), unde se trece suma, în funcție de operațiunea pe care o facem.

Dacă încasăm banii anticipat pe chitanță pentru luna în curs, la sfârșitul listei vom scrie suma și C, însemnând faptul că preșcolarul are credit.

Dacă frecventează grădinița și nu plătește nimic până la sfârșitul lunii, atunci suma datorată va fi trecută cu D, însemnând faptul că preșcolarul are debit.

După ce se încheie pontajul lunar de la clasă, în funcție de câte zile a frecventat copilul grădinița pe parcursul unei luni, se trec în fișa de cont pentru operațiuni diverse : data, la rubrica “Explicații” taxa de hrană stabilită pentru o zi, la rubrica “Simbol cont” numărul de zile pe care le-a frecventat copilul, iar la sfârșitul fișei, semnul ø dacă a plătit atâtea zile cât este prezent și în pontaj, C (credit) și suma dacă a plătit mai mult decât contravaloarea zilelor în care a fost prezent sau D (debit) și suma în cazul în care suma plătită nu acoperă zilele prezente ale copilului la grădiniță.

Figura 34. Fișă de cont

Rubricile fișei de cont pentru operații diverse ce trebuiesc completate sunt următoarele:

numele copilului pentru care se deschide fișa

data (luna)

felul actului (chitanța)

numărul actului (chitanța) care se trece pe fișă

explicații (cuprinde taxa de hrană pe zi)

simbol cont corespondent (numărul de zile pe care le-a frecventat copilul)

D/C (debit sau credit)

soldul (suma în avans sau restantă)

Această fișă de cont pentru operații diverse se completează într-un singur exemplar pentru fiecare copil în parte cu chitanțele la data când sunt plătite și cu pontajele la sfârșitul fiecărei luni pentru a ține o evidență clară între zilele prezente și banii plătiți de fiecare copil.

Fiind un document de înregistrare contabilă, nu circulă pentru a fi semnat.

CAPITOLUL 4. CONCLUZII