After School Invatare Prin Joc

Lucrare de licență

After school “Învățare prin joc”

INTRODUCERE

Această lucrare este rezultatul muncii de cercetare asupra domeniului ” Managementului Proiectelor” din punct de vedere teoretic și practic prin scrierea proiectului “After school Învățare prin joc”. Motivația alegerii acestei teme pentru lucrarea de licență vine de la faptul că mi-a plăcut acest subiect pe parcursul cursul opțional de Managementul proiectelor, mă interesează procesul de scriere, implementare și evoluție a proiectelor. În paginele acestei lucrări veți vedea o cercetare structurată pentru fiecare concept al managementului de proiect, termeni descriși, procesele care se desfășoară, cât și instrumente de măsurare a rezultatelor.

Sursele cercetării sunt cărțile de specialitate, articole de pe site-uri, suporturi de curs pe tema managementului proiectelor și impresiile mele din experiența pe care am căpătat-o fiind parte al unor proiecte în calitate de voluntar.

Importanța cercetării este dată de cunoștințele pe care le-am dobândit, fiind o bază teoretică foarte importantă în formarea mea ca economist. Deasemenea, cercetarea mi-a deschis un nou orizont spre cunoașterea acestei sfere, care până acum mi s-a pârut mult mai simplă și mai puțin consistentă. În urma scrierii lucrării de licență mi-am dat seama de cât de vast este acest domeniu și câte mai am de învățat pentru ca să pun în practică noțiunile teoretice.

Motivația alegerii acestei teme este legată de experiența mea, ideea deschiderii unui after school îmi surâde de mult timp pentru că cred că este o activitate frumoasă pentru copii și rezolvă problema părinților ocupați. Înființarea unui asemenea centru necesită resurse financiare substanțiale de care eu nu dispun la acest moment. În teorie acest proiect este unul de succes, rezultatele fiind pe măsura așteptărilor. Planificarea activităților a fost făcută în așa fel încât să ne încadrăm în timpul disponibil pentru ca la data de 15 septembrie 2015 centrul să poată primi cererile de înscriere pentru prima grupă de copii.

Lucrare de față este structurată în așa fel ca în prima parte să înțelegeți noțiunile de bază a managementului de proiect pentru ca citind partea a doua, partea practică să puteți face o legătură între teorie și practică. Partea a doua , cea a studiului de caz respectă toate etapele prevăzute în planificarea lucrării de licență, urmărind cu exactitate sfaturile coordonatorului științific.

MOTIVAȚIA, IMPORTANȚA ȘI METODOLOGIA CERCETĂRII.

Primul pas în scrierea acestei lucrări a fost documentarea despre domeniul Managementului Proiectelor și sintetizarea informației pentru a fi scrisă în cele ce urmează în prezanta lucrare. Sursele bibliografice conțin cărți de sprecialitate, în limba română și limba engleză, o mare parte din autori fiind vorbitori de limba engleză.

Am ales aceste surse deoarece sunt de încredere pentru mine, și mi s-au părut oportune pentru lucrarea de față. Deasemenea, am preluat câteva informații de pe site-urile web, informații necesare pentru completarea neajunsurilor cercetării din cărțile de specialitate. Suporturile de curs al mai multor profesori de la diferite facultăți de economie m-au ajutat prin diversiattea opiniilor din care am putut să trag concluzii pentru mine. Este benefică diversitatea opiniilor, prin ea îmi dezvolt analiza critică a situației.

Împortanța cercetării este foarte mare deoarece culegând din mai multe surse informațiile ele sunt relevante , sunt substanțiale și pot fi interpretate diferit și adaptate la lucrarea de licență de față.

Ordonarea datelor este următoarea etapă a elaborării lucrării de licență prin care am făcut o triere a informațiilor, le-am organizat în așa fel încât să aibă un sens logic înșirarea ideilor. Selectarea informațiilor este un proces care necesită foarte mult timp și efort. Cu ajutorul ordonării și sortării am ajuns la forma dorită adaptată acestei teme.

Ultima etapă parcursă în scrierea lucrării de licență este redactarea ei, aducerea la o formă finală dorită. Respectând condițiile impuse prin ghidul de redactare a lucrării de licență, am respectat toți pașii menționați. Redactarea lucrării este un lucru minuțios care necesită răbdare și claritate în gânduri și în ideii. Exprimarea opiniei mi-am persmis-o în anumite situații, paragrafele în care mi s-a părut cel mai oportun să scriu ce părere eu am și cum văd eu lucrurile. În urma redactării am trecut prin sită toate ideile expuse de la începutul scrierii acestei lucrări și am adus-o într-o formă finală, rafinată de spiritul meu critic.

Metodologia scrierii lucrării este importantă pentru că de ea depinde cuprinsul acestei lucrări, sursele care sunt demne de încredere și care pot fi citate pentru construierea unei lucrări de licență foarte bune.

Urmărind pașii propuși inițial am ajuns la finalul acestei lucrări cu rezultatele preconizate. Rezultatele cercetării sunt prezentate în cele ce urmează fiind structurată în două părți mari: partea teoretică și a doua partea practică, studiul de caz.

Lista tabelelor și graficelor

Lista tabelelor și graficelor.

CAPITOLUL 1. CONCEPTE GENERALE DE MANAGEMENT DE PROIECT

DEFINIREA CONCEPTULUI DE PROIECT ȘI MANAGEMENT DE PROIECT

DEFINIREA PROIECTULUI ȘI TIPURILOR DE PROIECTE

Proiectul este o consecutivitate de acțiuni, lucrări, planuri ce sunt puse în practică de o persoană sau un grup de oameni care doresc să schimbe situația actuală prin faptul că au curajul de a-și asume riscurile succesului sau insuccesului implementării proiectului. Intervalul dintre idee și rezultatul punerii în aplicație a ideei se poate numi proiect.

Ideea unui proiect apare atunci când o nevoie nu este satisfăcută și este loc pentru o îmbunătățire. Persoana care are ideea și curajul de a o transpune în realitate aduce un plus societății în care trăiește, un plus de inovație ce este ca un motor pentru schimbări.

Un proiect poartă următoarele caracteristici:

Data începerii proiectului

Data încheierii proiectului

Obiective

Bugetul alocat proiectului

Activități ( în general unice)

Un cadru organizat de desfășurare

Un ciclu de viață determinat

Proiectul implică:

“ un efort concret, practic, orientat spre rezultat;

Direcționat spre soluționarea unei probleme sau chestiuni relativ complexe;

Activitate cu obiective clare și rezultate anticipate;

Limitat atât de timp cât și de resursele financiare, tehnice umane;

Planificat din timp și evaluat la sfârșit.”

Pentru ca un proiect să fie de succes trebuie îndeplinite criteriile enumerate mai sus în proporție maximă. Absența unor obiective concise, bine enunțate va avea consecințe negative asupra implementării proiectului. Astfe, nu se va cunoaște care este direcția acțiunilorfiecărui membru al echipei de proiect și care este țelul spre care tindem. În acest caz acțiunile nu sunt ghidate de scopuri și sunt predestinate insuccesului sau a îndeplinirii imparțiale a lor.

Trebuie să distingem noțiunea de proiect de alte noțiuni asemănătoare ca proces sau program care nu înseamnă același lucru, de multe ori făcându-se confuzii în utilizarea lor . Procesul înseamnă o succesiune de operații, de stări sau de fenomene prin care se efectuează o lucrare, se produce o transformare, evoluție, dezvoltare, desfășurare acțiune . Procese sunt activități de rutină ce au loc într-o organizație. Proiectele au o viață relativ scurtă din cauza asta nu putem spune că se aseamnănă cu procesele. Într-un program sunt incluse mai multe proiecte, reprezintă un plan de activitate în care sunt stabilite ( în ordinea desfășurării lor) etapele propuse pentru o perioadă dată; desfășurare a activității( individuale, dintr-o instituție) după un astfel de plan.

Un manager de proiect trebuie să distingă noțiunile de proiect, proces și program pentru a cunoaște dimensiunile lor și pentru a nu face confuzii în acțiunile pe care le desfășoară.

Noi suntem managerii vieții noastre și fiecare acțiune pe care o facem poate fi denumită un proiect. Depinde de noi, de priceperea noastră în planificarea și organizarea acțiunilor ca proiectele să fie finisate cu succes, ajungând la rezultatele așteptate. Foarte mult depinde de natura proiectelor: personale, profesionale și desigur, de resursele disponibile. Un exemplu ce pot să îl dau din viața personală este procesul de învățare în sesiunea de examene , el fiind un proiect pentru fiecare student. Acest proiect necesită planificarea resurselor disponibile, organizarea activităților în timpul orelor în care este maxim productiv și a celor în care face alte activități. În primul rând fiecare student trebuie să aibă câteva obiective legate de note, să stabilească intervalul de note pe care îl acceptă și după aceea va stabili pașii pentru fiecare examen în parte. Stabilirea unor obiective realiste referitor la notele pe care le dorește este importantă, cel mai bine e să tindă spre nota maximă, pentru că beneficiile pot fi mai multe, în cel mai bun caz poate are șansa de a primi o bursă de studiu.

În cele ce urmează sunt exemplificate unele tipuri de proiecte, desigur pot surveni completări pentru că este un domeniu foarte vast și pot fi implementate proiecte în toate domeniile :

În domeniul construcțiilor: proiecte de construcții, proiecte de modernizare și restaurare a clădirilor.

În domeniul economic: înființarea unei firme și planificarea activității, implementarea unor proiecte pentru îmbunătățirea stării economice a populației,

În domeniul social: proiecte pentru informarea oamenilor de anumite boli, infecții , riscurilor la care se expun; proiecte privind incluziunea socială.

În domeniul cercetării și dezvoltării, inovației: proiecte privind cercetările în toate domeniile posibile.

Lucrarea de licență este un proiect profesional prin care studentul își organizează toate resursele disponibile :cele materiale, financiare, temporale. Organizând aceste resurse în așa fel încât să reușească în timp util să scrie lucrarea de licență el este managerul de proiect al lucrării de licență. Acest proiect necesită o organizare foarte bună, parcurgând toate etapele compunerii unui proiect. Stabilirea obiectivelor generale și procesuale sunt foarte importante pentru ca să fie sigur de ceea ce face și cum o face. Forța motrice a realizării acestui proiect este motivația interiară a omului, dorința de a excela într-un anumit domeniu al vieții , personal sau profesional, în cazul lucrării de licență este un proiect profesional în urma căruia dobândim statutul de absolvent al Facultății de Științe Economice și Gestiunea Afacerilor, statul în urma căruia vom avea de câștigat în viitorul în care vom dori să ne angajăm în câmpul muncii. Lucrarea de licență este lucrarea prin care studentul își pune în practică abilitățile câștigate în cei 3 ani de cursuri și seminarii în care a primit informații, și-a dezvoltat abilitățile și a dobândit capacități diverse. Prezentarea proiectului reprezintă încununarea muncii pe care a depus-o timp de un semestru, prin cercetarea subiectului interesat, prin discuții cu coordonatorul științific al lucrării respective, prin munca asiduă și însetarea de cunoștințe referitoare la subiectul ales.

În cele ce urmează sunt prezentate caracteristicile proiectele, extrase din suportul de curs de management de proiect, ele fiind următoarele:

“direcționate spre rezolvarea unei probleme reale, cu un grad oarecare de complexitate; activități cu scopuri bine precizate, obiective clare și rezultate așteptate.

Activități cu scopuri bine precizate, obiective clare și rezultate așteptate.

Obligatoriu încadrate temporal, în caz contrar, ratându-se oportunitatea existentă, existând riscul pierderii utilității.

Limitate din punct de vedere a resurselor financiare, materiale și umane.

Planificate din timp, monitorizate pe parcurs și evaluate la sfârșit.” .

Proiectele au o istorie adâncită încă din antichitate, când în actele de construcția Domului Santa Maria del Fiore de Filippo Brunelleschi în anii 1420-1436 a fost a depistat cuvântul projectus în latină.. Rezultă faptul că încă din antichitate se realizau proiecte, este posibil ca să nu fi fost utilizat cuvântul “ proiect” dar în esență comportă aceleași caracteristici. Au rămas dovezi fizice referitoare la proiectele de construcție a multor monumente care sunt și în zilele noastre păstrate și reconstruite , păstrând o părticică din originalitatea lor.

Dicționarul explicativ al limbii române definește proiectul ca :

“Plan sau intenție de a întreprinde ceva, de a organiza, de a face un lucru

Prima formă a unui plan (economic, social, financiar etc.), care urmează să fie discutat și aprobat pentru a primi un caracter oficial și a fi pus în aplicare , Proiect de lege= text provizoriu al unei legi, care urmează să fie supus dezbaterii organului legiuitor( și opiniei publice).

Lucrare tehnică întocmită pe baza unei teme date, care cuprinde calculele tehnico-economice, desenele, instrucțiunile etc. Necesare executării unei construcții, unei mașini etc. Proiect de diplomă = lucrare cu caracter tehnic aplicativ, pe baza căreia studenții institutelor politehnice, institutelor de arhitectură etc. Obțin diploma la sfâșitul studiilor. Din germană Projekt, latină projectus. ”

Proiectul este unic din cauza faptului că factorii interni și externi ai proiectului sunt într-o continuă schimbare, resursele oscilează ca mărime și ca importanță. O trăsătură foarte importantă a proiectului este traseul stabilit cu precizie cu ajutorul obiectivelor, strategiilor,viziunii care îl face să prindă contur și formă cât mai bine și clar posibil.

Poate nu ne dăm seama dar în fiecare zi facem proiecte în care noi jucăm rolul de manager de proiect: organizarea curățeniei, prepararea mâncării, învățatul pentru teste și examene și alte activități care sunt exemplele cele mai ușor de înțeles și fac parte din viața cotidiană. Proiectele pot să rezolve probleme de o complexitate diferită, de dimensiuni mici și mari, într-un timp mai restrâns sau pe o durată de timp mai mare. Tipologia proiectelor este foarte diversă, cuprinzând domeniile: economic, cultural, social, toate având un punct de start și un final stabilit.

În final aș vrea să adaug că forța motrice a proiectului este acțiunea. Schimbarea situației prezente și modificările ce apar în urma implementării proeictului sunt un motor pentru lumea în care trăim. Cărările proiectului sunt călăuzite de scopurile inițial declarate și adoptate de echipa implicată, de sponsorii și partenerii care au investit resurse materiale.

1.1.2VIZIUNEA, MISIUNEA, OBIECTIVELE PROIECTULUI

Viziunea este este foarte importantă pentru echipa de proiect deoarece răspunde la întrebarea “ Care este destinația noastră? “, care este punctul final la care se dorește să se ajungă. În acest fel putem să conturăm coordonatele destinației și drumul ce trebuie parcurs , care va fi structurat pas cu pas prin stabilirea obiectivelor generale, operaționale, pe termen lung și pe scurt. Problema centrală care se dorește a fi rezolvată trebuie pusă ca punct de pornire pentru toate soluțiile pe care dorim să le aducem. În literatura de specialitate noțiunile de viziune, misiune și obiective sunt explicate în felul următor:

“Viziunea – prezintă perspectiva de viitor în finalizarea proiectului

Misiunea exprimă rațiunea existenței proiectului și descrie valorile și aspirațiile echipei de proiect în vederea realizării sale, constituie baza dezvoltării tuturor obiectivelor și planurilor ulterioare.

Obiectivele- reprezintă o viitoare stare dorită pe acre echipa de proiect încearcă să o realizeze. Obiectivele sunt importante deoarece proiectul se realizeză cu un anumit scop, iar obiectivele definesc și exprimă acest scop.”

Un factor important al succesului proiectului este cunoașterea de către toți partincipanții a viziunii, misiunii și obiectivelor proiectului. În caz contrar, proiectul poate eșua sau nu vor fi atinse în totalitate rezultatele preconizate. Prin faptul că avem o direcție, un țel n pe care vrem să-l atingem putem incepe planificare activităților. Stabilind misiunea și obiectivele completăm șirul început de stabilirea viziunilor și direcțiilor de acțiune. Prin faptul că avem o viziune declanșăm un proces complex ce dă viață visurilor și ideilor. Acest pas numit „acțiune” transformă ideile în realitate eliminând caracterul intangibil al lor de la început și le transformă în ceva palpabil.

Obiectivele proiectului trebuie stabilite împreună cu echipa de proiect pentru ca fiecare membru al echipei să-ți expună punctul de vedere, să înțeleagă ce se dorește a rezolva prin implementarea proiectului. Este foarte important ca fiecare obiectiv să fie înțeles , să fie măsurabil într-un interval de timp delimitat.

Obiectivele trebuie să fie enunțate într-o manieră explicită, să nu fie loc de interpretări și confuzii, șă fie măsurabile în termeni de costuri. Stabilirea timpului necesar și posibil de realizat trebuie să fie în concordanță cu realitatea, altfel o să avem parte de un insucces din cauza incapacității de a gestiona timpul nostru. Este foarte greu de a face previziuni ca să fie în totalitate conforme cu realitatea, deoarece schimbările pot fi extreme.

Instabilitatea factorilor interni și celor externi organizației pot schimba cursul desfășurării proiectului, depinde de fiecare caz , fie spre bine sau spre rău. Sunt factori pe care îi putem controla cu o mai mare atenție, de exemplu supravegherea controlului proceselor dar sunt și elemente din exterioarul proiectului pe care nu le putem controla , de exemplu catastrofele naturale, inundațiile care în cazul în care sunt spontane , neprevăzute de către autoritățile abilitate în acest sens nu pot fi îndepărtate și impactul negativ asupra proiectului poate fi foarte mare.

ETAPELE MANAGEMENTULUI PROIECTULUI

Etapele managementului de proiect sunt foarte importante în organizarea unui proiect de succes. Fiecare etapă trebuie parcursă și definită ca grad de importanță în atingerea obiectivelor propuse. În cele ce urmează fiecare etapă va fi explicată în ordinea implementării ei, fiind atinse dimensiunile importante pentru un proiect implementat cu succes.

Prima etapă ce trebuie parcursă în managementul de proiect este cea a conceperii proiectului. În cadrul acestei etape se indentifică problema care se dorește a fi rezolvată. Este foarte importantă analiza mediului, cercetarea contextului în care dorim să ne desfășurăm activitatea. Cercetarea condițiilor mediului în care ne desfășurăm activitatea, toate părțile implicate, analiza costurilor și beneficiilor în urma implementării proiectului. Cel mai important este să identificăm problema pe care o dorim a rezolva. “O problemă reprezintă o diferență între unde se află o persoană și unde ar dori să fie, cu niște obstacole existente care o împiedică să rezolve ușor aceste diferențe” .

Ideea proiectului poate să rămână la stadiul de idee sau poate fi transformată în ceva tangibil cu ajutorul proiectului. Următoarea caracteristică ce trebuie analizată este piața pe care se dorește a fi lansat proiectul. Situația pieței, oportunitați și riscuri ce presupun eforturi superioare. În același timp trebuie să identificăm resursele financiare, sursa de unde putem să avem avem aceste fonduri, surse proprii sau împrumuturi de la bănci, finanțări din fondurile Uniunii Europene. Trebuie argumentată urgența rezolvării problemei, necesitatea acțiunii prezente și nu ulterioare. Deasemenea sustenabilitatea și fezabilitatea financiară joacă un rol important în deciziile luate în această etapă. În cazul în care avem capacitatea de a implementa proiectul atunci este logic să acționăm. Stabilirea obiectivelor au un rol crucial în această etapă, de ele depind rezultatele și modalitatea de implementare a proiectului.

A doua etapă este cea a planificării proiectului. În cadrul acestei activități vom defalca obiectivele generale în obiective operaționale și pentru fiecare obiectiv vom descrie activitățile ce trebuie realizate. Activitățile și subactivitățile sunt descrise din toate punctele de vedere, conținând informații despre resursele disponibile sau necesare, de eventuale soluții la problemele ce apar. În această etapă vom prezenta rolurile fiecărui membru al echipei, a sponsorilor și a partenerilor. Pentru a avea o imagine mai clară asupra resurselor financiare antrenate în proiect vom avea nevoie de întocmirea unui buget. Echipa de proiect are o importanță vitală in planificarea activităților, fiecare membru al echipei trebuie ales după aptitudinile și competențele compatibile cu cele necesare proiectului.

Resursele umane sunt foarte importante, de ele depinde cum va fi planificat proiectul, cât de concentrați vor fi la realizarea fiecărei sarcini și de cât de tare sunt motivați.

A treia etapă reprezintă declanșarea proiectului este următoarea etapă în care se constituie echipa de proiect. Sunt atribuite rolurile fiecărui membru al echipei, sunt discutate și înregistrate în formă fizică.

“ Managerul de proiect datorită aptitudinilor sale interpersonale poate influența, delega, negocia și conduce. Managementul de proiect include și o latură de influențare a acțiunii celorlalți. Puterea de convingere, influența și ceea ce am putea numi “un bun marketing” sunt, cu toate, aspecte ale aptitudinilor interpersonale și de conducere care îi impun managerului de proiect o bună ( dacă nu excelentă) capacitate de comunicare.”.

Derularea proiectului reprezintă transformarea tuturor previzionărilor în acțiuni concrete și înfruntarea condițiilor realității. Managerul trebuie să aibă sub control situația resurselor, să fie informat de factorii interni și externi care pot influența bunul mers al activităților. Managementul schimbării și riscului sunt două dimensiuni ce trebuie luate în considerare de către managerul de proiect. Factorii interni pot influența în mod pozitiv și negativ derularea proiectului. De exemplu, dacă bugetul a fost estimat la niște cifre care nu sunt în concordanță cu realitatea pieței atunci riscul de a nu avea suficiente fonduri în momentul derulării proiectului este foarte mare. Este foarte important ca managerul să fie informat despre situația furnizorilor, pentru a putea reacționa prompt la schimbările rele ce pot apărea. Factori externi ce pot influența derularea proiectului sunt: forța majoră( cataclisme), dezechilibru economic( crize economice), probleme politice și legislative, grupurile țintă indiferente față de proiectul nostru, și alți factori pe care nu îi putem controla.

A patra etapă conține controlul proiectului este următoarea acțiune ce trebuie întreprinsă după ce am implementat proiectul. Urmărind evoluția resurselor și a activităților, ne putem da seama de cum arată previziunile noastre în realitate, unde trebuie să facem îmbunătățiri. Corectarea este o modalitate de a rezolva problemele apărute. (

În concluzie putem spune că toate etapele proiectului trebuie să fie respectate. Ele sunt vitale pentru succesul definit de noi în cadrul proiectului, al rezultatelor pe care le dorim. Managerul de proiect este responsabil ca fiecare membru al echipei șă-și cunoască rolul , să cunoască etapele de evoluție a proiectului și să fie motivați în realizarea scopurilor și obiectivelor proiectului.

MANAGEMENTUL RESURSELOR ÎN CADRUL PROIECTULUI

MANAGEMENTUL PLANIFICĂRII, IMPLEMENTĂRII ȘI EVOLUȚIEI

Planificarea este un proces prin care fiecare acțiune este înșirată într-un șir logic, încadrată într-o limită temporală. Prin planificarea proiectului puteam previziona care sunt resurse necesare, care sunt costurile aferente fiecărei acțiuni.

Întrebările care trebuie puse înainte de a începe planificarea sunt:

“ Ce trebuie făcut?

Când trebuie făcut?

De către cine trebuie făcut?

Cum trebuie făcut?

Cu ce resurse trebuie făcut? “

După cum este menționat în cele ce urmează : “În faza de planificare este important ca activitățile de formularea a strategiei, a tacticilor si a logisticii să fie bine definite. De multe ori planificatorii aleg o startegie de proiect deoarece este forma obișnuită de a lucra în loc de a fi cea mai bună, de aceea înainte de lansare în a planifica implementarea ar trebui să apară întrebarea: Care este cea mai bună manieră de a face acestă lucrare? “

În acestă etapă denumim activitățile și subactivitățile ce sunt necesare a fi îndeplinite, orizontul de timp, persoanele responsabile de fiecare activiatte, resursele alocate fiecărei activități și subactivități.

Planificarea calendaristică pentru proiectul acestei lucrări de licență a fost realizat cu ajutorul programului Microsoft Office Project, fiecare activitate și subactivitate fiind inclusă în program. Fiecărei activități îi sunt atașate persoanele responsabile pentru efectuarea lor și resursele necesare îndeplinirii lor. Diagrama Gantt ne oferă o imagine mai clară asupra proiectului, datorită ei putem vizualiza stadiile parcurse și cele rămase de realizat.

Un alt program prin care se planifică activitățile este “ structura detaliată pe activități” a proiectului ( Work Breakdown Structure – organigrama proiectului). “ WBS reprezintă o desompunere ierarhizată a activităților în elemente mai ușor de analizat și de urmărit. WBS conține o descompunere ierarhizată a activităților în elemente mai ușor de analizat și de urmărit. WBS este un arbore orientat spre rezultate, care prezintă toate activitățile unui proiect, într-un mod organizat. “ .

Acestă structură ne ajută prin faptul că :

Ne permite să estimăm foarte exact timpul pentru fiecare activitate din proiect

Ne ajută să estimăm cheltuielile pentru fiecare activitate.

Ne facilitează planificarea resurselor, mai ales a factorilor umani care știu ce sarcini, responsabilități au în cadrul echipei.

Ne ajută să planificăm și să previzionăm manamementul schimbării și cel al riscului.

Work Breakdown Structure în formă grafică arată în felul următor:

Figure 1. Structura Work Breakdown structure

Principiile realizării organigramei proiectului sunt enumerate în cele ce umează:

“Principiul unității obiectivelor- prin acest obiectiv se dorește ca fiecare membru al echipei să-și cunoască sarcinile și să le îndeplinească ajutând la atingerea obiectivelor finale ale proiectului.

Principiul eficienței- prin acest principiu se dorește cel mai bun raport cost/ performanțe.

Principiul sferei de autoritate- acest principiu definește sfera de autoritate al angajatului, câtă putere poate avea în raport cu sarcinile pe care le are.

Principiul scalar- stabilirea cu exactitate a poziției angajaților în organigramă.

Principiul responsabilității absolute- prin acest principiu se decrie responsabilitatea angajatului față de superior, îndeplinirea sarcinilor la care s-a angajat.”

Planificare financiară în cazul acestui proiect a fost făcută cu ajutorul bugetului proiectului. Bugetul proiectului este un instrument financiar care ne ajută să vizualizăm și să planificăm eficient resursele materiale și costurile aferente gestionării lor. Un buget elaborat cu neatenție ne poate afecta negativ în proceseul de implementare. În cazul în care avem nevoie de 5 tipuri de resurse:

Resurse umane.

Resurse informaționale.

Resurse financiare.

Resurse materiale.

În procesul de planificare pot fi diferite situații , în care resursele de care dispunem sunt fără o limită precisă dar intervalul de timp este fix și altă situație în care resursele sunt fixe iar termenele nu sunt limitate cu o flexibilitate mai mare.

În construirea bugetul proiectului nu este necesară explicarea a cum s-a calculat fiecare sumă , ci o sumă aproximativă.

Sunt diferite forme de a reprezenta bugetele:

Pe categorii de cheltuieli, în care sunt incluse categoriile de cheltuieli, aferente fiecărei resurse, unitățile, numărul de unități, număr de persoane, costuri unitare și costuri totale.

Pe categorii de cheltuieli și activități care spre deosebire de prima formă include și activitățile. În acest fel ne putem da seama câte cheltuieli implică fiecare activitate, gradul de importanță a activitășilor în cadrul proiectului.

Pe surse de finanțare, în care sunt specificate proporția finanțării, contribuția solicitantului, a partenerilor.

Cel mai bine este dacă planificarea bugetului prinde contur mai devreme, deoarece poate lua mai mult timp decât previzionează managerul de proiect. Cu ajutorul stabilirii bugetul vom avea o imagine mai clară acum sunt împărțite cheltuieliler, a proporțiilor fiecărei resurse încorporate și a necesarului de resurse. Dacă nu ne încadrăm în bugetul previzionat înseamnă că am previzionat prea optimist, am neglijat planificarea lor într-un mod realist.

MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Resursele umane sunt printre cele mai importante resurse ale unei organizații. Echipele de proiect sunt motorul acțiunii, au resurse ce se completează reciproc cu scopul de a îndeplini obiectivele proiectului.

O echipă poate fi constituită pe un termen scurt sau mai lung în dependență de specificul proiectului. “ Persoanele care fac parte din echipă constituie principala sursă de energie, ele o definesc. Oamenii care sunt membrii unui grup de lucru au roluri bine definite în cadrul echipei. “

Membrii echipei au nevoie de scopuri și obiective, de un manager de proiect capabil de a conduce activitatea în cele mai clar mod posibil , fără a lăsa loc interpretărilor și discuțiilor. De la început managerul de proiect este responsabil de alegerea persoanelor cu calități complementare, care să răspundă nevoii proiectului. Alegerea persoanelor potrivite pentru proiect este un bun început care pot fi decisiv în unele proiecte. Pasul următor este împărțirea rolurilor fiecărui membru, fiecare participant trebuie să-și știe exact ce are de făcut , care sunt persoanele cu care colaborează și cui i se subordonează.

Managerul de proiect trebuie să stabilească modalitatea de comunicare în cadrul proiectului, frecvența ședințelor, a rapoartelor ce trebuie să le primească de la fiecare persoană individual. El trebuie să comunice în mod regulat cu toate persoanele implicate în proiect, să le înțegeagă nevoile și să le ofere ceea ce așteaptă ei de la acest proiect. Modalitatea de motivare a echipei trebuie stabilită după angajarea lor, după semnarea contractului, fiind adaptată fiecărei persoane în parte. Nevoile angajaților sunt diferite, în dependență de nivelul la care se află fiecare în parte.

În dependență de caracterul proiectului sunt mai multe feluri de echipe:

Echipe funcționale.

Echipe unice de proiect.

Echipe cu structuri matriciale.

Echipe de contracte.

Managerul de proiect trebuie să aibă cunoștințe în relaționarea cu oamenii, să aibă aptitudini interpersonale foarte bine dezvoltate. Motivarea oamenilor este un domeniu foarte ambiguu, fiecare om este motivat de anumiți factori și este greu ca să înțelegi ce anume îl motivează să facă ceva. Sunt oameni care în alegerea muncii pe care o depun sunt motivați de banii pe care îi câștigă, alții în schimb doresc putere cât mai multă pentru ca să aibă în subordine mai mulți oameni. Sunt persoane care doresc un statul social mai ridicat pentru ca să fie respectați de oamenii ce îi înconjoară și pentru un respect de sine mai mare. Sarcina managerului este de a ghici care sunt factorii ce îi motivează utilizând interviuri individuale, chestionare specializate pe acestă problemă. De acest lucru depinde satisfacția membrilor echipei de proiect, de cât de bine își atinge fiecare așteptările cu privire la munca pe care o depun și la recompensele financiare și non financiare.

Există mai multe teorii ce susțin diferite viziuni asupra comportamentului uman, a factorilor motivatori ce îi fac să întreprindă anumite acțiuni sau să nu. Conform teoriei lui Abraham Maslow (psiholog american), ierarhia nevoilor arată în felul următor:

La baza piramidei sunt nevoile fiziologice: respirația, alimentația, sexul,somnul, excreția, homeostazia. Dacă aceste nevoi sunt îndeplinite urmează satisfacția celorlalte nivele

Siguranța : securitatea corpului, a locului de muncă, al resurselor, a moralitășii, a familiei, a sănătății, a proprietății.

Iubirea, aparținere : prieteniii, familie, intimitate sexuală, apartenența la un grup.

Stima : stima de sine, încrederea, performanțele, respectul altora.

Actualizarea de sine: moralitate, creativitate, spontanietate, rezolvarea problemelor, lipsa prejudecăților, acceptarea faptelor.

Desigur au mai urmat cercetători care au contestat piramida nevoielor însă nu au fost aduse modificări semnificateive în această cauză. Fiecare om este unic în felul său, de la naștere până în momentul studiat au fost un amalgan de factori care îi influențează personalitatea, modul de gândire și acțiunea. Foarte mult definde de fenotipul și genotipul individual.

Managerul ar trebui să identifice pe ce treaptă a nevoilor se află fiecare membru al echipei ca să-i răspundă nevoilor, desigur în limita resurselor disponibile. Recunoașterea meritelor individuale și a echipei per ansamblu este foarte importantă.

În angajarea membrilor echipei este importantă proiectarea posturilor și a sarcinilor necesare fiecărui post. Prin procesul de analizare a postului se indentifică sarcinile, competențele necesare unui post și calitățile angajatului. Rezultatul analizei postului îl identificăm prin crearea unui fișe a postului care este un document oficial ,structurat în care sunt informații referitoare la descrierea postului, sarcinile, responsabilitățile, abilitățile necesare ocupării postului.

Compatibilitatea cunoștințelor, personalității angajatului cu postul ocupat sunt esențiale. Un angajat căruia nu-i place munca pe care o face, nu are capacitățile necesare nu o să ajute echipa de proiect ca să-și atingă target-urile și poate afecta negativ activitatea și buna desfășurare a proiectului.

MANAGEMENTUL TIMPULUI

Timpul este resursa cea mai prețioasă a unui om. Chiar dacă ne naștem cu configurații diferite, toți oamenii avem resursa timpului egală. În dependență de dorința noastră putem să îl folosim diferit, în moduri și cu scopuri diferite.

Managementul timpului este modul în care se planifică, organizează, controlează resursa timpului. În cadrul unui proiect resursa timpului trebuie foarte bine estimată pentru că după implementarea proiectului nu poți întoarce timpul înapoi să mai planifici o dată felul cum ai organizat activitățile.

Obiectivele de tip S.M.A.T și C.A.R.T.E. sunt instrumente folosite în conceperea obiectivelor cât mai eficient din punct de vedere a resurselor disponibile. În cele ce urmează sunt prezentate în doauă tabele și acronimele se traduc în felul următor:

Table 1.Obiectivele S.M.A.R.T.

Table 1.Obiectivele C.A.R.T.E.

Aceste obiective sunt similare cu deosebirea că sunt formulate diferit. În esență au același rol, de adefni cât mai exact obiectivele proiectului. Folosirea unor obiective de tip S. M. A. R. T. ( S.- Specific, M.- măsurabil, A.- acceptabil, R.- realist, T.- Timp) ne ajută la o administrare mai bună a obiectivelor în dependență de toate resursele disponibile. Obiectivul “timp” este foarte important deoarece cu ajutorul lui putem delimita temporal acțiunile noastre. Stabilind un interval în care ne desfășurăm proiectul: o dată de început și o dată de sfârșit putem organiza eficient fiecare activitate care să se încadreze în timpul planificat. Fiecare membru al echipei de implementare a proiectului trebuie să aibă un calendar al obiectivelor, generat fie manual sau automat de soft-uri. Vizualizând intervalul de timp pe care îl avem la dispoziție pentru efectuarea sarcinilor ușurează cu mult organizarea.

Planificarea este foarte importantă deoarece având un plan poți executa mai bine activitățile. După cum se spune în cele ce urmează : “ planificarea este deosebit de importantă pentru eficacitatea muncii. Lipsa gândirii strategice poate duce la nerealizarea proiectului stabilit anterior rezultând mai multe consecințe negative:

Eșec în îndeplinirea obiectivelor.

Informarea echipei va fi implicită ,inegală, insuficientă

Organizarea haotică au activităților , fără resurse inițial programate și posibil insuficiente.

Dezorganizarea echipei va afecta întreaga organizație.”

Toate acțiunile pe care le întreprindem trebuie să fie încadrate într-un interval de timp realist, după un plan bine stabilit în faza incipientă a planificării. Managerul de proiect trebuie să aibă abilități de management a timpului, să cunoască instrumentele folosite în planificarea activităților, care sunt următoarele:

Work Breakdown Structure

Momente de referință

Diagrama Gantt

Analiza de drum critic: rețele cu activiți pe săgeată și diagrama cu precedențe

Insuccesul organizării eficiente a timpului are repercursiuni grave asupra proiectului, asupra echipei de proiect. De exemplu, faptul că angajatul nu își cunoaște termenele limită de realizare a unei sarcini are ca consecință realizare cu întârziere a sarcinii. În acest fel vor exista decalaje între activitățile altor colegi care așteptă în lanț rezultatul muncii celeilalte echipe care îi preced.

Lipsa comunicării poate afecta managementul timpului prin faptul că nu sunt stabilite relații între membrii echipei, nu comunică asupra rezultatelor sau a eventualelor întârzieri sau probleme apărute pe parcurs. Managerul de proiect are rolul de a facilita comunicarea între echipe, între membrii diferitor echipe, pentru a asigura o atmosferă colegială plăcută pentru angajați. Sunt mai multe moduri prin care pot comunica, fie personal sau cu ajutorul calculatoarelor, rețelelor de comunicare a firmei, forumuri și altele. Este important ca comunicarea să fie eficientă, să nu lase urme de interpretare.

Managementul timpului impune mult effort din partea managerului proiectului care trebuie să administreze acestă resursă într-un mod rațional fără ca să afecteze în mod negativ programul angajaților( fără ca să fie nevoiți să lucreze peste program) ceea ce ar duce la insafisfacția față de conducerea organizației și a desfășurării proiectului.

1.2.4.MANAGEMENTUL RISCULUI

Noțiunea de risc este definită în dicționar fiind :” posibilitatea de a ajunge într-o primejdie, de a avea de înfruntat un necaz sau de suportat o pagubă, pericol posibil.”. Riscul este necunoscutul, variabila ce poate influența mersul lucrărilor proiectului. Managerul de proiect trebuie să-și asume riscul succesului sau insuccesului proiectului pentru că este ceva natural și de multe ori inevitabil. Dacă nu am risca nu am face nimic, nu ne-am mișca din locul în care suntem de frica de a eșua. Frica de a suferi eșec poate fi paralizantă și de multe ori chiar adusă la extreme.

Pe de altă parte, riscul are și o latură frumoasă, fascinantă ce a schimbat cursul istoriei prin faptul că oamenii au îndrăznit să riște, să descopere lumea și să inventeze instrumente prin care omul să devină mai iscusit , să câștige viteză, timp, performanțe.

În cele ce urmează vom prezenta definiția managementului riscului care este următoarea :” totalitatea metodelor sau mijloacelor prin care este gestionată incertitudinea, ca bază majoră a factorilor de risc, în scopul îndeplinirii obiectivelor descrise în cadrul proiectului.” .

Riscurile sunt proprii tuturor domeniilor, dimensiunile fiind diferite în fiecare caz individual. “ În mod frecvent, riscul este definit drept variația valorilor reale față de valorile așteptate. Cauzele pot fi de natură întâmplătoare sau cunoscute, sistematice. Cauzele întâmplătoare sunt imprevizibile și nu pot fi prevăzute, de exemplu: un furnizor nu ne poate furniza materiale din cauza unui accident de muncă, un membru al echipei se îmbolnăvește și nu poate să ne dea informații vitale despre anumite activități. Cauzele sistematice sunt legate de greșelile oamenilor în estimările resurselor sau a costurilor, greșeli a efectuării analizelor mediului de afaceri și altele.”

Este imposibilă anticiparea tuturor factorilor ce pot influența proiectul, doar având un control riguros și o planificare foarte bună putem contracara riscurile iminente. Totuși, o doză de risc este omniprezentă și trebuie luată în considerare ca o marjă de eroare posibilă.

Managementul defectuos poate favoriza apariția unor riscuri care în mod normal, sub o administrere judicioasă nu ar apărea. Din cauza erorilor în planificarea resurselor, a delegării sarcinilor oamenilor care nu au competențele necesare realizării lor, a tehnologiei care nu poate satisface comenzile și nevoile clienților pot apărea riscuri ce nu ar fi apărut în mod normal. Managementul defectuos al resurselor temporale, materiale, umane sunt factori de risc care pot fi decisivi în succesul proiectului implementat de managerul de proiect care poate nu are abilitățile necesare , nu respectă angajamentele referitoare la obiective și termenele limită de îndeplinire a lor, are o aversiune față de risc sau riscă prea mult în condițiile în care de aceste decizii poate declanșa falimentul organizației.

Recunoașterea riscului este o primă etapă care este o bază a proiectului și care trebuie efectuată continuu în cursul desfășurării proiectului pentru o cunoaștere mai bună a etapei în care suntem în desfășurarea proiectului.

Tipologia riscurilor este foarte diversă deoarece lucrăm cu foarte multe resurse, fiecărei resurse fiindu-i atribuite riscuri potențiale. Există riscuri legate de resursele financiare, resursele umane, resursele tehnice, resursele manageriale. „ Riscul este un partener normal și de nedespărțit al oricărei activități având efecte directe și puternice asupra rezultatelor activității respective”

Identificând riscurile din start prin modalități recunoscute sau inovative putem diminua din efectul lor. Din experiența anterioară putem identifica situații similare în care au apărut riscuri și le putem previziona în prezent. Trebuie consultată toată echipa implicată în proiect, finanțatorii, toate persoanele implicate prin organizarea unor sesiuni de brainstorming sau în cazuri mai speciale interviuri individuale. Prin aceste metode putem identifica riscurile depistate de fiecare persoană și să analizăm în ce măsură ele pot afecta atingerea obiectivelor.

În literatura de specialitate strategiile de reducere a riscurilor sunt prezentate sub forma următoare:

“Acceptarea riscurilor.

Evitarea riscurilor.

Monitorizarea riscului și pregătire planului pentru situații imprevizibile.

Transferul riscurilor.

Reducerea sistematică a riscurilor.”

În scrierea proiectului pentru lucrarea de licență am abordat mai multe dimensiuni ale riscului aferente fiecărei categorii de resurse disponibile. Managerul de proiect este cel care este responsabil de prevenirea, monitorizarea, reacționarea la existența riscurilor.

Folosind una din strategiile de reducere a riscurilor, managerul de proiect poate reduce impactul apariției unui risc sau poate reacționa prompt după manifectarea consecințelor acestui risc. Este foarte importantă reacția echipei și modul cum conlucrează la îndeplinirea misiunilor. Solidaritatea în acest caz este o calitate nobilă pe care membrii echipei o pot arăta prin eforturile pe care le depun, care pot fi chia înafara programului de muncă normal. De exemplu în cazul unei inundații în care a avut de suferit produsul conceput de echipa și efortul lor de a înlătura consecințele inundației și refacerea produsului prin repetarea acelorași pași într-un timp mai scurt pentru a onora livrarea.

CAPITOLUL 2 AFTER SCHOOL “ÎNVĂȚARE PRIN JOC”

2.1 CONCEPEREA PROIECTULUI

Ideea proiectului , problema care se dorește a fi rezolvată.

Ideea proiectului constă în organizarea activitaților ce au ca finalitate înființarea unui centru after school și funcționarea lui, o descriere amănunțită a tuturor pașilor ce trebuie realizați pentru succesul acestui proiect. Inspirată fiind de activitățile pe care le-am făcut în trecut prin participarea la un program asemănător celui prezentat în ceaa ce urmează. Programul s-a desfășurat timp de câteva luni în care am participat la activități precum confecționarea manuală a lucrărilor din diferite materiale, ore de cusut în care am învățat tehnicile cusutului , croșetatul și împletitul. Acest program a fost o experiență frumoasă și utilă în dezvoltarea creativității și îndrăgirea multor activități recreative

Noi credem că proiectul rezolvă într-o mare măsură problema părinților legată de lipsa de timp și de educația copilului . Noi propunem o modalitate benefică atât părinților cât și copiilor , prin care copilul se poate dezvolta armonios ca personalitate într-o societate care este într-o continuă schimbare, în care nu e suficient doar să mergă la școală ci să aprofundeze cunoștințele dobândite la școală și să fructifice informațiile primite transformându-le în abilități .

Nevoia de un centru educațional în orașul Cluj- Napoca este dată în primul rând de stilul de viață al populației și schimbările ce se produc în rolul fiecărui părinte ce compune o familie. Spre deosebire de acum 20-30 de ani când majoritatea femeilor erau casnice, aveau ca prioritate creșterea copiilor și îngrijirea lor și mai apoi îndeplinirea treburilor casnice legate de curățenie, prepararea mâncării, acum situația este diferită. Astăzi majoritatea mamelor acționează diferit, după ce copilul crește și împlinește vârsta de 2-3 ani se întorc la locul de muncă. Ca urmare copilul este înscris la programul unei creșă, apoi urmează grădiniță și școala. În situația în care ambii părinți lucrează, copiii au nevoie de mai multă atenție în timp ce cresc și se dezvoltă. Copiii sunt suprasolicitați de programul de la școală acumulând multă teorie ce trebuie învățată, au nevoie de susținerea părinților în efectuarea temelor și mentorat în direcția înțelegerii utilității teoriei pentru aplicarea ei în practică.

Actualul mod de viață al părinților face ca acest proiect să fie necesar și justificat pentru scrierea și aplicarea lui în practică. Faptul că ei petrec din ce în ce mai puțin timp cu copiii, ambii părinți având un program de 8-10 ore la locul de muncă în timpul săptămânii declanșează nevoia căutării unei alternative sănătoase și judicioase. Părinții care nu pot avea grijă de copii după terminarea programul normal de la școală sunt nevoiți să caute altervative în situația în care nu au ajutorul persoanelor de încredere, cum sunt bunicii. Există mai multe alternative, de exemplu angajarea unei bone care să supravegheze copilul în timp ce își face temele sau se joacă, fiind plătită și ea își asumă angajamente ce țin de educarea și securitatea copilului. Acestă soluție însă nu are rezultate foarte bune asupra dezvoltării copilului pe termen lung, pe termen scurt este o soluție avantajoasă din punct de vedere financiar dar aceasta nu aduce nici o îmbunătățirii calității învățării sau dezvoltarea altor abilități la copilul ce este în creștere și poate învăța foarte repede prin exemplele pe care le vede la acasă și în societate.

Programul after school implică cheltuieli pentru părinți , cheltuieli cu înscrierea la acest program, în dependență de durata programului : scurt sau lung și de opțiunile pe care le aleg. Toate opțiunile se reflectă în prețul final al programului. Fiecare părinte poate să aleagă activitățile pe care le dorește pentru copilul său în dependență de talentele pe care le manifestă și decizia de a dezvolta aceste abilități prin perseverență și disciplină. Acest program are avantajul de a fi felxibil și ușor de adaptat fiecărui copil în parte.

Finanțatorul de la care s-ar putea obține fonduri.

Sursele financiare antrenate în acest proiect provin din surse proprii.

Domeniul de acțiune al solicitantului și al proiectului

Experiența în domeniul proiectelor este foarte mică și este doar la nivel teoretic în urma cursurilor și seminariilor de Managementul Proiectelor disciplină opțională în anul 3 de învățământ nivel licență. Baza teoretică am învățat-o la cursuri, aplicând o parte din teorie la seminarii. În practică am scris un proiect prin care am organizat desfășurarea unui festival ,cu titlul : “ Festivalul Migratiei si Drepturile Omului 2014”. Acest proiect l-am scris ca urmare a programului de internship efectuat în anul 2012 în cadrul organizației non-profit din orașul Cluj-Napoca “ Liga Apărării Drepturilor Omului” prin participarea la organizarea și coordonarea activităților în cadrul acestei organizații. Ca rezultat . proiectul final a fost proiectat în așa fel încât să conțină 60 de activități cu ajutorul programului Microsoft Project și completat cu activitățile aferente prin Diagrama Gantt a aceluiași program. Cu ajutorul Diagramei Gantt am putut vizualiza o dată de început și de sfârșit al activităților , precum și desfășurarea tuturor etapelor premergătoare. În acest fel putem avea o viziune clară asupra proiectului și a punctului în care ne aflăm, a resurselor implicate în desfășurarea fiecărei activități și costurile aferente fiecarei resurse. Sporind eficiența prevenției și controlului mărim viteza de reacție la greșeli și corecțiile pot fi făcute în timp util fără a afecta bunul mers al activităților.Vizualizarea axei timpului și a responsabililor de activități este o oportunitate pentru noi, manager și echipă de proiect pentru perfecționarea procesul de planificare și control al calității acestui proiect. Oportunitatea vine ca urmare a riscului pe care ni-l asumăm ca echipă în scrierea și implementarea acestei acțiuni, ce vine ca răspuns la o nevoie neacoperită pe piața românească. Proiectul ales de noi se conturează ca un tip de activitate ce face parte din domeniul serviciilor, ramura centrelor educaționale. Aceste centre educaționale au un program flexibil cu activități ce încep odată cu terminarea programului normal al școalii (orele 12- 13), funcționând cu program scurt ( orele 17-18) și lung( orele 19-20), cel prelungit poate fi și peste noapte( cu o taxă mai mare).

Descrierea succintă a pieței.

În România acest concept a apărut în jurul anului 2005, atunci au fost implementate primele proiecte de acest fel. În urma căutării acestui subiect pe internet am descoperit că la început centrele private after school au fost înființate în capitală, orașul București fiind numărul unu în rezultatele căutării și mai apoi s-au extins în toată țara.Sunt mai multe modalități de a conduce acestă afacere, existând posibilitatea finanțării din fonduri europene, nerambursabile până la 98 % din investiția necesară. Specialiștii susțin că programele finanțate din fonduri europene au ca scop “sprijinirea și dezvoltarea de programe pentru menținerea elevilor în educație și prevenirea părăsirii timpurii a școlii. Potrivit acestora, primul pas către obținerea de fonduri europene este accesarea paginii de internet a Fondului Social European (www.fseromania.ro), la categoria "Ministerul Muncii, Familiei și Protectiei Sociale -AMPOSDRU" si, de aici, la categoria "Cerere de propuneri de proiect". În continuare, oamenii vor putea obține toate informațiile despre proiectul ales din “Ghidul solicitantului” , iar întocmirea dosarului de aplicare este detaliată în “Ghidul pentru completarea unei cereri de finanțare “, aflat pe același site. Important de stiut: UE nu va finanța proiectul 100%. Astfel, dacă aveți deja un sediu pentru after school, veți fi obligați să contribuiți din buzunarele proprii cu 2% din valoarea totală a proiectului!" . Aceste informații sunt utile în cazul în care ne decidem să apelăm la finanțarea din fondurile europene.

În cazul proiectului nostru am ales însă finanțarea din surse proprii. Noi nu am ales variant finanțării proiectului din fondurile Uniunii Europene dar este o oportunitate pentru viitor, în cazul în care se dovedește că proiectul implementat va avea performanțe bune și merită extinsă activitatea prin deschiderea altor locații.

Orașul Cluj-Napoca este locul ales pentru implementarea proiectului. Am ales acest oraș ținând cont de mai mulți factori: amplasarea fizico-geografică, factorii demografici, situația economică a regiunii și persoanelor angajate, veniturile și consumul populației. Un factor foarte important pentru noi este preferința grupului țintă, anume deschiderea și suportabilitatea cheltuielilor de înscriere a copiilor de către părinți la activitățile extracurriculare. Este foarte important ca părinții să aibă venituri suficiente pentru a aloca o sumă lunară destinată activităților extracurriculare ale copiilor. De acest fapt depinde succesul nostru în desfășurarea proiectului deoarece avem nevoie de clienți care să susțină activitatea centrului, fără ei existența acestui centru nu este justificată.

Piața serviciilor în acest oraș este diversificată și este prezent un grad mare de modernizare în toate domeniile, inclusive cel al educației. Datorită prezenței unui număr mare de întreprinderi românești și migrarea celor străine în zona noastră de interes, se întâmplă ca inovațiile și invențiile realizate și implementate de ei să aducă un aport considerabil la bunăstarea economic a regiunii. Un exemplu foarte concludent este cel al corporațiile străine( majoritatea originare din America de Nord, Europa de Vest) care deschid sucursale în județul Cluj, în cele mai multe cazuri în orașul Cluj-Napoca. Prin venirea lor atrag forța de muncă calificată care este foarte bine remunerată.

În urma studiului segmentului din domeniul educației, în județul Cluj sunt foarte multe instituții de învățământ de stat și private: creșe, grădinițe, școli și centre educaționale precum centre de cultură de stat și private. Programul de after school este un program facultativ și decizia de înscriere nu este impusă de către stat și decizia de a înscrie un copil la acest program ține în primul rând de părinte. Serviciile educaționale oferite de centrele after school sunt o completare a programului învățământului obligatoriu, completând anumite neajunsuri, venind în întâmpinarea părinților și copiilor.

Conform Recensământului Populației și Locuințelor 2011 orașul Cluj-Napoca are o populație de 324.576 locuitori, numărul populației ce se stabilește cu traiul în mediul urban crescând în fiecare an. Din aceste cifre rezultă faptul că orașul Cluj- Napoca este intens populat, cu o rată a ubanizării foarte mare.

Din punct de vedere economic situația este următoarea : “Clujul se află anul acesta pe locul 4 în topul național al județelor cu cele mai mari venituri. Pe primul loc în top este municipiul București, unde salariul mediu net ajunge la aproape 2.500 de lei. Pe locul 2 este Ilfovul, cu 2.250 de lei, iar pe 3 este Gorjul, unde salariul mediu net va fi cu 2 lei mai mare decât cel înregistrat la Cluj.Potrivit aceleiași surse, Comisia Națională de Prognoză estimează un salariu mediu net de 1796 de lei pe lună. “.

Această piață este o piață cu potențial de dezvoltare pentru viitor, nevoia pentru îngrijirea copiilor este în creștere deoarece din ce în ce mai multe familii sunt compuse din ambii părinți care lucrează cu un program de 8-10 ore pe zi, o mare parte din ei nu au timp pentru a lua copii de la școală, nici de a-i ajuta la efectuarea temelor de acasă sau pentru a-i supraveghea în timp ce se joacă cu alți copii.

Studiind piața centrelor de after school cu ajutorul site- urile de profil și a paginilor oficiale ale centrelor educaționale care sunt prezente și active pe internet, am estimat un număr de 14 centre private after school localizate în orașul Cluj- Napoca. Presupunem o marjă de eroare în stabilirea numărului lor exact deoarece e posibil ca să fie mai multe centre dar care nu utilizează internetul pe partea de promovare și comunicare cu clienții și care se folosesc de alte modalități de a comunica cu publicul( de exemplu, pe bază recomandărilor părinților). Amplasarea lor este dispersată în toate zonele orașului. O parte din aceste centre sunt localizate în zona centrală a orașului : Centrul Playful Learning, Kidzone, în cartierul Mărăști: Happy Juniors Club, în cartierul Gheorgheni: Școala Internațională Transylvania, Caravana Veseliei, Brittania, Creionul Fermecat. Amplasarea centrului este foarte importantă, în dependență de aceasta putem să avem succes sau nu în implementarea proiectului. După un studiu a pieței si a nevoilor ne putem da seama dacă este nevoie de aceste servicii.

2.1.1 TITLUL :  

AFTER SCHOOL “ÎNVAȚĂ PRIN JOC”

2.1.2 LOCALIZAREA :

JUDEȚUL CLUJ, ORAȘUL CLUJ- NAPOCA , STRADA MOȚILOR NR.135

2.1.3 JUSTIFICAREA PROIECTULUI.

Proiectul se desfășoară ca răspuns la cererea pentru programul “școală după școală” pe care o manifestă părinții care au copiii înscriși în clasa pregătitoare și clasa 1 cu vârsta cuprinsă între 6 și 7 ani. Prima problemă la care am găsit o soluție prin scrierea acestui proiect este programul încărcat al părinților care nu pot avea grijă de copii după ora 12 (când se termină programul normal al școlilor) și până la orele 17:00-19:00. Părinții care au un program de lucru de 8-10 ore pe zi sunt grupul țintă căruia ne adresăm pentru a le satisface nevoile. Acest program este o alternativă foarte bună pentru antrenarea copiilor în activități educaționale care la fel ca și programul învățământului obligatoriu sunt elaborate de cadre didactice competente. În cadrul acestui centru se urmărește implicarea copiilor în activități care să susțină dezvoltarea lor formală și non-formală, într-un cadru prietenos care este prielnic dezvoltării capacității de învățare și câștigarea abilităților.

A doua problemă ce se dorește a fi rezolvată este securitatea copilului atunci când este lăsat nesupravegheat după programul școlar în grija unei persoane străine – o bonă sau o cunoștință care poate nu are pregătirea și experiența necesară pentru a avea grijă de copil. Supravegheați de învățători copiii sunt în siguranță pe parcursul programului after school și sunt susținuți de profesori care au pregătirea necesară în relaționarea cu copiii și pentru a utiliza cele mai bune tehnici de predare, îngrijire, suport în gestionarea situațiilor problemă.

Părinți au o alternativă foarte bună care este ajutorul bunicilor în care au încredere și care sunt disponibili ca să acorde ajutor. În cazul favorabil bunicii care sunt aproape de ei îi pot ajuta cu preluarea copiilor de la școală după finisarea programul de școală și supravegherea lor până la întoarcerea părinților. Însă, această variantă se poate aplica în toate cazurile familiilor care locuiesc din zona urbană. Zona pe care ne interesează – cea a centrului orașului Cluj- Napoca. Din cauza faptului că de cele mai multe ori bunicii nu locuiesc în apropiere și nu au posibilitatea de a veni și de a avea grijă de nepoți, părinților le rămâne opțiunea de a angaja o persoană străină și de ai încredința viața copilului său. Unul din avantajele programului after school este dat de aprofundarea cunoștințelor din timpul orelor de la școală care nu sunt suficiente pentru ca informațiile să fi bine asimilate de către copil. Activitățile distractiv-recreative deasemenea sunt un plus pentru diversificarea programului și învățarea prin joc care este mult mai plăcută decât cea tradițională, bazată pe învățarea teoretică.

Avantajele înscrierii copiilor în acest program sunt următoarele :

Facilitarea transportului copiilor de la școală până la centrul after school.

Securitatea copilului, supravegherea în timpul programului de către persoane competente.

Asistarea copiilor în timp ce își fac temele.

Mesele servite în sistem catering și cu avizul medicului nutriționist.

Calitatea superioară a serviciilor prestate de către învățători.

Diversificarea activităților extracurriculare ale copilului.

Mediu propice dezvoltării copiilor prin comunicare și afirmarea în cadrul grupului de copii.

Constrângerile identificate sunt legate de mediul intern al centrului și de mediul extern în care ne desfășurăm activitatea. Din punct de vedere juridic este posibil ca spațiul pe care îl avem să nu corespundă cerințelor legale legate de numărul metrilor pătrați care sunt necesari pentru fiecare copil, acest fapt influiențând capacitatea programul. Astfel, un număr mic de participanți la program crește riscul de a nu ne putem acoperi cheltuielile cu închirierea spațiului, salariile personalului centrului, achitarea utilităților la timp. Apariția unor legi care măresc numărul de standarde obligatorii pe care noi nu le putem îndeplini din cauza faptului că sunt foarte costisitoare, la fel ne poate îngreuna activitatea. Proximitatea unor concurenți care au o ofertă mai bună, caracterizată prin prețuri mai mici și servicii suplimentarene poate influența afecta numărul de copii înscriși. Instabilitatea economică și politică ne pot influența pe noi și pe clienții noștri.

Sediul centrului after school se va afla în cadrul gradiniței ”Rază de soare“ localizată în orașul Cluj-Napoca, pe strada Moților 135. Clădirea grădiniței este amplasată în centrul orașului, pe drumul principal. Conține două etaje, 4 săli de clasă spațioase dotate cu utilaj modern, adaptate necesităților copiilor de vârsta între 6 și 7 ani, 3 săli pot fi folosite pentru lecții și masă iar o sală poate fi folosită pentru recreere și activități distractive sau de relaxare. În cadrul clădirii există o bucătărie și un grup sanitar. Curtea clădirii este ideală pentru desfășurarea activităților în perioada caldă a anului, cu o gradină amenajată cu scaune, balansor, topogane, scrânciobe și un foișor pentru activitățile recreative ale copiilor.

Îmbunătățirea adusă de acest proiect vine odată cu implicarea voluntarilor în procesul de predare în cadrul orelor și supravegherea copiilor. Implicarea voluntarilor este rezultatul încheierii unui parteneriat cu administrația Facultații de Psihologie și Pedagogie, prin care studenții interesați de practică în acest domeniu să aibă o serie de beneficii în urma efectuării voluntariatului la centrul privat after school. Beneficiile se pot materializa în experiența pe care o capătă tinerii în urma aplicării toriei pe care o învață la cursurile de pedagogie și recunoașterea voluntariatului ca practică în Curriculum Vitae. Voluntarii (fiind aleși cu precădere studenții care sunt înscriși la Facultatea de Psihologie și Pedagogie) fiind pregătiți anterior de către profesorii centrului despre tehnicile de predare și vor fi încurajați să aplice noțiunile teoretice în practică. Beneficiind de consultanța specialiștilor în domeniul educației și a organizării activităților centrului putem organiza un program eficient.

Grupul țintă sunt copiii cu vârsta între 6-9 ani , care sunt înscriși la școala începând cu clasa pregătitoare și terminând cu clasa 3. Pentru începutul activității preconizăm mărimea grupei de copii înscriși la un număr de 20 de copii. Al doilea grup țintă sunt părinții care locuiesc în orașul Cluj-Napoca, sunt angajați în câmpul muncii, unul sau ambii părinți și au un program încărcat de peste 8 ore pe zi în timpul săptămânii. Beneficiarii direcți sunt părinții și copiii care interacționează cu angajații și beneficiază de serviciile educaționale. Proprietarul spațiului grădiniței “Rază de soare” beneficiază direct din obținând veniturilor din închirierea spațiului amenajat pentru desfășurarea activităților after school-ului. În mod cert clauzele contractului de închiriere vor fi specificate condițiile închirierii spațiului, drepturile și obligațiile fiecărei părți pentru ca să fie stabilite de la început termenii negocierii. Negocierea acestui contract trebuie inițiată de către noi și trbeuie să stabilim foarte clar care sunt obiectivele noastre și să facem o analiză cost-beneficiu. Beneficiarii indirecți ai acestui proiect sunt angajații centrului, furnizorii de materialemateriale educative și materiale Am ales aceste grupuri țintă deoarece ele sunt cele mai importante în funcționarea centrului noastru. Copiii și părinții sunt clienții cărora dorim să le satisfacem nevoile specifice prin prestarea serviciilor educaționale.

Pentru început obiectivele noastre țin de studierea modului de învățare și viteza cu care copiii învață, realizează temele, și ce activități preferă din programul centrului. O grupă de copii fiind compusă din maxim 20 de copii.

2.1.4 OBIECTIVE.

Obiective generale:

Să folosim cu maximă conștiinciozitate resursele pe care le avem pentru a obține performanță pozitivă în materie de câștig financiar și non-financiar.

Să prestăm servicii educaționale la o calitate înaltă conform standardelor calității adoptate de noi.

Să îmbunătățim procesul de deservire al clienților prin oferirea unui pachet avantajos la un preț acceptabil.

Să diversificăm oferta prin organizarea diferitor atelierele.

Să avem o grijă constantă față de actualizarea metodelor de predare în cadrul atelierelor.

Să creăm locuri de muncă.

Să avem un impact pozitiv asupra experienței copiilor pe care o câștigă în cadrul programului.

Să ne extindem activitatea prin înființarea în 2 ani a unui centru after school.

Obiective operaționale:

Să cercetăm locații disponibile pentru închiriere.

Să alegerea celei mai bune locații din punct de vedere a amplasării și al cheltuielilor cu închirierea spațiului.

Să contactăm proprietarului grădiniței ”Rază de soare“ .

Să negociem clauzele contractului de închiriere a spațiului.

Să încheiem contractului de închiriere cu proprietarul.

Să dobândim statutului legal al centrului privat after school “Învățare prin joc” S.R.L.- D. Aproximativ 3 zile) cu Codul CAEN 8559 Alte forme de învățământ after school.

Să primim avizele , autorizațiile pentru funcționarea centrului after school.

Să stabilim programul de funcționare, să analizăm și proiectăm posturile necesare.

Să formulăm anunțurilor de angajare.

Să intervievăm candidații pentru posturile anunțate.

Să angajăm personalul centrului.

Să formăm echipei de profesori și psihologi.

Să angajăm personalului responsabil pentru transportarea copiilor spre after school și invers spre casă, personal responsabil de de curățenie înaintea programului și după finisarea lui.

Să stabilim sarcinile fiecărui angajat prin semnarea fișei postului și a contractului de muncă pentru fiecare angajat individual negociind modalitatea de recompensare a acestora.

Să identificăm ofertele firmelor de catering și să analizăm ofertele lor.

Să contactăm firmele de catering și să negociem cu furnizorii.

Să alegem firma cu cea mai bună ofertă, semnarea contractului privind condițiile de livrarea a mâncării.

Să ne aprovizionăm cu materialele necesare pentru desfășurarea programului.

Să promovăm centrului afterschool “Rază de soare”.

Să realizăm pagina de internet care să conțină informații referitoare la centrul after school.

Să publicăm articole despre serviciile oferite de noi pe site-uri care promovează serviciile educaționale din România.

Să utilizăm tehnicile door-to-door prin distribuirea fluturașilor ce conțin date despre centru.

Să facem prezentări centrului after school-ului în școli.

Să administrăm site-ul.

Să deschidem perioada de înscriere a participanților și a formării grupului de copii.

Să coordonăm activitățile care fac parte din program și personalului centrului.

Să controlăm nivelul satisfacției și interesul copiilor pentru programul after school-ului.

Să îmbunătățim continuu serviciile prestate de personalul centrului.

2.2 PLANIFICAREA PROIECTULUI.

2.2.1 DESCRIEREA DETALIATĂ A ACTIVITĂȚILOR

A1.Cercetarea locațiilor disponibile pentru închiriere.

Pentru acestă cercetare o să avem nevoie preponderent de Internet, având nevoie de un calculator conectat la rețeaua de internet, un telefon fix sau mobil care ne permite să sunăm în toate rețelele de telefonie mobilă.Un managementul bun al timpului este o activitate importantă care ne permite să realizăm cercetarea organizat și într-un timp cât mai scurt.Acestă activitate va fi efectuată de managerul proiectului.

A2.Contactarea proprietarului grădiniței “Rază de soare”.

Pentru desfășurarea acestei activități avem nevoie de informații referitoare la proprietarul grădiniței. Pentru aceasta trebuie să căutăm datelor firmei, contactarea prin telefon sau e-mail prin care să prezentăm interesul nostru pentru închirierea spațiului grădiniței. Acestă activitate va fi efectuată de managerul proiectului.

A3.Stabilirea întâlnirii cu proprietarul.

Managerul proiectului va efectua un plan de acțiune, care include obiectivele negocierii,bugetul alocat închirierii spațiului și pregătirea ofertei pe care vrem să o facem proprietarului.Managerul va stabili o întâlnire cu proprietarul,transmițând clar care este scopul întâlnirii.

A4.Întâlnirea cu proprietarul grădiniței.

În cadrul întâlnirii managerul proiectului va face o prezentare a proiectul, obiectivele urmărite și resursele disponibile pentru a finanța proiectul. Deasemenea, va fi prezentată oferta, condițiile și costurile pe care le poate suporta bugetul proiectului. Va avea loc o discuție despre avantajele și dezavantajele, ascultarea părerii proprietarului, negocierea propriu-zisă. Stabilirea clauzelor contractului este o prioritate și va fi efectuate datorită unui jurist pentru redactarea contractului în conformitate cu legislația în vigoare.

A5.Dobândirea statutului legal.

Înregistrarea After school “Învățare prin joc” S.R.L.-D. cu Codul CAEN 8559 Alte forme de învățământ after school și obținerea avizelor de funcționare vor fi făcute de către managerul proiectului.

A6. Analiza și proiectarea posturile necesare.

Stabilirea de către managerul de proiect a obiectivelor ce vrea să le atingă și ce activități vrea să desfășoare în cadrul programului.Angajarea unui specialist în domeniul analizei și proiectării posturilor.

A7.Formularea anunțurilor de angajare.

Postarea anunțurilor pe site-urile de specialitate, în mass-media, prin recomandările persoanelor cunoscute prin care să descrie foarte clar de ce persoane are nevoie. Alegerea celor mai bune candidaturi. Comunicarea rezultatelor prin telefon și stabilirea întâlnirii pentru interviu. Intervievarea candidaților aleși în această etapă de către managerul de proiect. Selecția celor mai potriviți candidați pentru posturile noastre.

A8.Angajare personal.

În această etapă se negocierea clauzelor contractului de muncă individual între manager și personalul angajat, se stabilesc formele de recompensare a angajaților: cuantumul bazei fixe, a bonusurilor, a sporuri și alte forme de recompensare. Semnarea fișei postului de către angajat, prezentarea clară a conținutului ei și răspunderea la întrebările pe care le au candidații. Semnarea contractului între părțile implicate.

A9.Formarea echipei de profesori și psihologi

Contactarea unei persoane pentru desfășurarea programului de team-building. Alegerea spațiului de desfășurare a team-buildingului. Rezervarea unui spațiu în apropierea orașului Cluj-Napoca. Organizarea team-building-ului outdoor cu scopul cunoașterii oamenilor și pentru a consolida echipa.

A10.Identificarea ofertele firmelor de catering și analiza ofertele.

Căutarea firmelor de catering de către managerul firmei (cu ajutorul Internetului sau prin recomandarile prietenilor). Analiza ofertei: meniului și prețurile, eventuale reduceri, posibilități de plată. Contactarea prin telefon și e-mail a reprezentanților.

A11.Alegerea firmei cu cea mai bună ofertă, semnarea contractului privind condițiile de livrarea a mâncării.

Întâlnirea cu reprezentanții firmelor, negocierea ofertelor. Alegerea firmei cu cea mai convenabilă ofertă și condiții de livrare va fi făcută de către managerul de proiect. Semnarea contractului cu firma de catering aleasă.

A12.Aprovizionarea cu materialele necesare pentru desfășurarea programului.

Identificarea materialelor necesare și a furnizorilor. Analiza ofertelor și prețurilor pe piața papetăriilor și a editurilor. Contactarea celor mai buni furnizori cu prețurile cele mai bune în condițiile unei relații preț-calitate și semnarea contractelor comerciale. Responsabil de această activitate este managerul de proiect.

A13.Promovarea centrului afterschool.

Stabilirea politicilor de promovare pe care le vom folosi. Alegerea metodelor celor mai potrivite pentru promovarea centrului.

A14. Crearea paginei de internet.

Care să conțină informații referitoare la centrul after school. Angajarea unui programator pentru realizarea site-ului. Actualizarea continuă a informațiilor de pe site de către un managerul de proiect. Publicarea articolelor despre serviciile oferite de noi pe site-uri care promovează serviciile educaționale din România.

A15. Identificarea site-urilor care conțin informații despre centrele after school din județul Cluj.

Contactarea administratorilor site-urilor pentru postarea informațiilor despre centrul nostru. Utilizarea tehnicii door-to-door prin distribuirea fluturașilor ce conțin date despre centru. Crearea fluturașilor cu ajutorul programelor Adobe Photoshop, avem nevoie de o imprimantă pentru printarea lor. Împărțirea lor în apropierea școlilor și zonelor frecventate de către copii și părinții lor. Prezentarea after school-ului în școli. Obținerea acordului directorului pentru prezentarea centrului și a serviciilor pe care le prestează. Stabilirea informațiilor forma și consistența lor pentru o pregătire mai bună a prezentării.

A16. Administrarea paginii pe site-ul Facebook făcută de către managerul proiectului. Postarea informațiilor referitoare la program, personal și alte informații relevante pentru clienți.Actualizarea permanentă a informațiilor.

A17.Deschiderea perioadei de înscrierea și formarea grupului de copii( din 15 septembrie)

Pregătirea spațiului, personalului, materialelor necesare desfășurării activității. Postarea informațiilor referitoare la condițiile de înscriere, taxe de înscriere, termen limită. Înregistrarea cererilor de înscriere într-o bază de date.

A18.Coordonarea activităților programului și a personalului.

Stabilirea deschiderii centrului cu prima grupă înscrisă. Stabilirea programului săptămânii:

12:00- 12:30 Preluarea copiilor de la școală, transportul lor până la centrul after school

12:40- 13:10 Servirea mesei de prânz (în regim catering)

13: 10- 14:10 Activități de recreere sau dormit

14:10-15:40 Efectuarea temelor sau activități educaționale

15:40-17:00 Ateliere de creație : Arte plastice, Dans, Muzică, Olărit, Dezvoltare personală.

A19 Funcționarea centrului după programul stabilit.

Achitarea lunară a chiriei

Achitarea lunară a utilităților

Achitarea lunară a salariilor personalului

Menținerea relațiilor cu furnizorii de materiale

Încasarea plăților și înregistrarea contabilă a tuturor tranzacțiilor

Managerul de proiect este responsabil de calitatea serviciilor prestate de către angajații săi și controlul nivelul satisfacției și interesul copiilor pentru programul after school-ului. Îmbunătățirea continuă a serviciilor prestate.

2.2.1 ECHIPA DE IMPLEMENTARE.

Managerul proiectului

Rolul de a coordona proiectul “After school Învățare prin joc”

Abilități și cunoștințe necesare:

Cunoștințe despre managementul proiectului, teorie și practică.

Abilități de organizare.

Capacitatea de a forma echipa și de a-și câștiga respectul colegilor.

Abilități de comunicare cu persoanele implicate în proiect.

Aptitudini interpersonale: influențare, delegare, negociere și conducere.

Capacitatea de a motiva oamenii nu numai pe termen scurt dar și pe termen lung.

Abilități de a coordona mai multe activități în același timp.

Abilități pentru managementul schimbării.

Abilități pentru managementul stresului.

Abilități pentru managementul riscului.

Responsabilități și atribuții:

Responsabilitatea de a asigura ritmul desfășurării proiectului.

Controlul calității.

Implementarea îmbunătățirilor sistematice.

Expertiză.

Coordonarea echipei.

Stabilirea relațiile cu furnizorii.

Partenerul proiectului( proprietarul grădiniței):

Rolul furnizării spațiului de închiriere conform contractului semnat de ambele părți.

Responsabil pentru oferirea unui spațiu adecvat implementării proiectului.

Aptitudini de coordonare a activităților grădiniței pentru a nu perturba programul after school.

Abilitarea de soluționa problemele ce pot apărea pe parcursul desfășurării programului.

Specialist proiectare posturi

Cunoștințe în domeniul resurselor umane, a proiectării și analizei postului.

Abilitatea de a realiza fișele posturilor personalului.

Identificarea nevoilor și așteptărilor angajaților pentru aceste posturi.

Responsabilitatea de a efectua sarcinile într-un timp foarte scurt.

Oferirea consultațiilor managerului de proiect referitor la managementul resurselor umane și motivarea personalului.

Profesorii

Rolul de a face programul fiecărei activități și de a coordona desfășurarea lor.

Cunoștințe din domeniul pedagogiei: studii superioare în domeniul pedagogiei, experiență de lucru minim 3 ani.

Abilități foarte bune de comunicare, de a lucra în echipă.

Abilități de lucru cu copiii, cunoașterea comportamentului acestora.

Responsabilitatea de a realiza programul și de a stabili obiectivele fiecărei activități.

Responsabilitatea de a îndeplini sarcinile programului.

Responsabilitatea securității copiilor în timpul programului .

Psihologii

Rolul de a oferi consultații fiecărui copil înscris în program.

Studii superioare în domeniul psihologiei, experiență de lucru minim 3 ani.

Cunoștințe în domeniul comunicării, terapiei, psihologiei copilului și a comportamentului.

Abilități organizatorice

Abilitatea de a lucra în echipă

Abilitatea de a folosi testele de psihologie , de a interpreta rezultatele testării

Abilitatea de a gestiona situațiile criză apărute în grupa de copii sau în cadrul echipei proiectului.

Abilitatea de a ajuta părinții în cazul unor situații criză.

Web designer

Rolul de a concepe o pagină web și de a oferi servicii suport managerului.

Abilitatea de a crea o pagină web www.invatareprinjoc.ro

Experiență în domeniul programării.

Cunoștințe în web design, studii superioare în domeniul programării.

Mod de comunicare prin intermediul e-mail-ului, întâlniri.

Trainer

Rolul de a pregăti și de a ține un program de training special pentru cunoașterea echipei.

Abilități de a organiza programul, capacitatea de a modera cursul.

Abilitatea de comunica cu oamenii din echipă și de a da un feedback constructiv.

Cunoștințe în domeniul managementului echipei.

Femeia de serviciu

Rolul de a asigura curățenia înainte începerea programului

Abilități organizatorice de a face curățenie și de a menține echipamentele într-o stare bună.

Tabel 2. Echipa de proiect

Legendă: R-realizează

C-contribuie

C1-coordonează

D-decide

I- informat

2.2.2 Durata și planul proiectului.

Cu ajutorul programului Microsoft Office Project 2007 am reușit să facem Daiagram aGantt .

Durata proiectului va fi de 4 luni.

2.2.3 BUGETUL PROIECTULUI

Tabel 3. Bugetul proiectului

Observații: Sumele estimate sunt în Euro.

2.2.4 Indicatori de urmărire și evaluare

Tabel 4. Indicatori de urmărire și evaluare

2.2.5 MANAGEMENTUL RISCURILOR

Managerul proiectului este persoana care gestionează proiectul și este responsabil pentru implementarea cu succes a proiectului. Deasemenea, el este direct responsabil de managementul riscului în toate etapele proiectului. Riscurile sunt greu de identificat și controlat în cadrul desfășurării proiectului din acestă cauză managerul trebuie previzioneze, să întreprindă acțiuni de prevenție privind riscurile inerente. Probabilitatea ca un factor de risc să apară și să influențeze bunul mers al activităților este foarte mare. Probleme pot apărea în toate etapele proiectului, începând cu planificarea, desfășurări începând cu stabilirea obiectivelor proiectului până la punerea în funcțiune a programului și desfășurarea activității.

“Managementul riscului se definește drept : “totalitatea metodelor sau mijloacelor prin care este gestionată incertitudinea, ca bază majoră a factorilor de risc, în scopul îndeplinirii obiectivelor descrise în cadrul proiectului.” “

Conform autorilor : Veronica Savin și Vlad Ghițu: “Există două tipuri de riscuri: interne și externe. Riscurile interne ca fraude sau greșeli manageriale sunt mai sporite în organizațiile în care nu există sistem de control intern. Există mai multe situații care pot duce la apariția unor probleme:

Lipsa unor procedure scrise și formalizate.

Autoritatea în organizație este atribuită unor persoane nepotrivite, de obicei persoane prea tinere.

Lipsa raportărilor către manageri

Personalul nu are calificarea necesară sau nu este instruit coresponzător cu poziția pe care o ocupă.

Lipsa unei culture organizaționale.

Problemele personale ale angajaților.

Conflictele între angajați.

Reducerea apariției riscurilor interne se face prin:

Instruierea și responsabilizarea echipei.

Monitorizarea activităților și modul de gestionare a resurselor.

Existența procedurilor de lucru- managerul de proiect trebuie să se asigure că echipa elaborează și dispune de un manual de procedure de lucru, că acest manual este cunoscut și respectat de către toți membrii.

Existența controlului intern.

Efectuarea anuală a unui audit intern.

Riscuri externe- evenimente care pot afecta negativ proiectul. Riscurile externe sunt situații pe care organizația nu le poate controla, cum ar fi:

Retragerea unor finanșatori din țară.

Calamități naturale.

Schimbări în politica națională, schimbări de legislație.

Crize economice naționale și mondiale.”

Riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor proiectului nostru sunt următoarele:

Obiectivele proiectului nu sunt bine definite de către managerul de proiect, nefiind înțelese de către personal.

Activitățile previzionate au o durată mai mare de realizare în realitate , nefiind în concordanță cu data de finisare previzionată.

Grupurile țintă nu sunt atinse în numărul previzionat, fapt care ne influiențează veniturile și posibilitatea de incapacitate de a acoperi cheltuielile.

Previzionare prea optimistă a bugetului de către manager, nefiind în concordanță cu costurile reale ale proiectului.

Previziuni financiare defectuoase asupra proiectului.

Personal angajat cu pregătire necoresponzătoare calității prestabilite în procesul de predare a informațiilor.

Comunicare defectuoasă între manager și angajați poate duce la confuzii mari referitor la desfășurarea programului.

Calitatea programului să nu corespundă cu prognozele făcute în timpul proiectării lui.

Management defectuos în cadrul proiectului.

Competențe profesionale insuficiente a managerului pentru a gestiona toate activitățile în condițiile cele mai bune.

Managerul de proiect nu are experiență nici abilități de a rezolva eficient situațiile conflictuale care apar pe parcurs, instalânduse o atmosfera tensionată în cadrul proiectului.

Managerul de proiect acceptă riscuri ce pot avea efecte grave ca falimentul societății comerciale pe care o conduce.

Modalitățile de contracarare sunt diverse și depinde în mare parte de managerul de proiect, de personalitatea lui și de modul de adoptare a deciziilor. Pe lângă calitățile tehnice el are nevoie și de creativitate prevenirea riscurilor și în rezolvarea problemelor ce apar.

În primul rând, managerul de proiect trebuie să stabilească foarte clar care sunt obiectivele generale, operaționale, specifice ale proiectului și trebuie să aibă grijă ca toate persoanele implicate în acest proiect să fie informate. Experiența de lucru este o slăbiciune în cazul actualului manager de proiect care poate fi și o oportunitate pentru el în a învețe din practică ceea ce el cunoaște din teorie.

În al doilea rând, managerul de proiect este responsabil de managementul resurselor materiale, de redarea cât mai reală a cheltuielilor acestor resurse în ponderea totală a cheltuielilor. Întocmirea bugetului cât mai aproape de realitate este foarte importantă deoarece o reprezentare prea optimistă crește riscul ca în realitate să nu putem face față cheltuielilor reale.

În al treilea rând, standardele calității trebuie enunțate clar pentru resursele umane implicate în proiect. Managerul de proiect trebuie să stabilească clar ce standarde urmărește, ce așteptări are de la serviciile prestate de către angajați.

În concluzie putem spune că riscul este un fenomen natural , in unele situații controlabil, în altele nu și depinde de persoana responsabilă ce strategie alege pentru a preveni sau a corecta efectele lui. Un manager de proiect bun va fi în stare să coordoneze, să organizeze, să controleze și să motiveze( resursele umane) cu eficiență și eficacitate toate resursele disponibile în direcția dorită.

2.2.6 SUSTENABILITATEA PROIECTULUI

Proiectul este sustenabil din punct de vedere financiar neatingând limita maximă a bugetului previzionat pentru proiectare și derularea activității. Sursele financiare disponibile sunt în valoare 20000 euro, dublu față de bugetul previzionat pentru proiectare, implementarea și desfășurarea proiectului( care în urma estimărilor noastre atinge suma de aproximativ 9000 de euro).

Prin proiectarea și derularea acestui proiect au fost atinse obiectivele generale și cele operaționale. Previziunile au servit ca ghidaj pentru cunoașterea unei cifre aproximative a cheltuielilor.

După cum am menționat la începutul capitolului 2, o sursă potențială de finanțare este cea a solicitării granturilor nerambursabile oferite de către Uniunea Europeană. Prin această modalitate pot fi finanțate aproape 98 % din cheltuielile proiectului, fiind un avantaj foarte mare pentru noi. Prin acest mod vom putea presta servicii la prețuri mici, respectiv putem ajuta mai multe familii care în mod normal nu și-ar permite să înscrie copii la programul after school.

Realizând o prognoză pentru anul 2015 al numărului de copii înscriși în programul centrului afters school am atribuit valori maxime lunilor din timpul anului școlar iar in timpul vacanței am estimat un număr mai mic al copiilor înscriși din cauza vacanței de vară și a concediilor părinților. Graficul arată în felul următor:

Grafic 2. Prognoză pentru anul 2015

În urma prognozei efectuate veniturile lunare ating cifra de aproximativ 12 000 de roni ,în cazul în care avem un grup de 20 de copii înscriși la un preț al serviciilor lunare de 600 de roni și limita inferioară de 3600 de roni, cu un număr de 6 copii înscriși în luna august. Graficul veniturilor este prezentat în graficul ce urmează:

Grafic 2.Veniturile prognozate pentru anul 2015

Durabilitatea instituțională este dată de o structură organizatorică formată din oameni competenți și motivați. Managerul de proiect este responsabil pentru crearea unei structuri organizatorice în care angajații să fie mulțumiți de munca lor și să le fie satisfăcute nevoile. Dat fiind faptul că am înregistrat societatea comercială sub forma S. R. L.D.-ului suntem scutiți de la plata contribuțiilor la pensie pentru 4 angajați, în schimb avem obligația de a menține cel puțin 2 angajați pe o perioadă de 3 ani. Profitând de avantajele înființării statutului legal putem economisi din banii de inregistrare a afacerii și îi putem acorda sub forma de cadouri angajaților.

Managerul de proiect trebuie să fie atent la detalii referitoare la aniversările angajaților și să aibă grijă ca fiecare dintre ei să fie felicitat în cadrul grupului și să-i fie recunoscute meritele. Prin diseminarea cunoștințelor de la manager spre angajații cu cele mai bune performanțe se poate asigura înlocuirea lui în apariția cazurilor de urgență.

În urma desfășurării cu succes a proiectului pasul următor ar fi deschiderea unui alt centru after school, urmărind extinderea afacerii noastre. Cercetând piața ne putem da seama dacă există o nevoie reală de servicii educaționale în România în viitorul apropiat și care sunt zonele cele mai bune pentru deschiderea centrului after school. În orice caz dacă ne decidem să scriem alt proiect el va trebui adaptat la factorii existenți, neputând fi executat exact ca primul. Fiecare proiect este unic, chiar dacă se dorește a fi la fel cu precedentul proiect implementat, rezultatul nu va fi același.

CAPITOLUL 4 CONCLUZII GENERALE AFERENTE LUCRĂRII