Administrarea Activitatilor In Cazul Casei Regale

Cuprins

Cap.1. Organizație. Generalități

1.1. Ce este organizația?

Pentru a putea intra în discuții despre protocolul casei regale trebuie mai intâi să vorbim despre organizații. Cum bine știm într-o civilizație modernă totul este constituit într-o organizație, mai mult de atât, când ne referim la Casa Regală trebuie să aducem în discuție organizația pentru a înțelege modul impecabil de comportament al persoanelor regale, un mod de viață implementat din vârste fragede, care ajunge să fie ceva normal ca atitudine, gesturi, trăiri, toată viața. Un mod de viață care ar trebui să ne fie tuturor un model de urmat.

Organizațiile sunt o prezență tot mai constantă a vieții moderne în care trăim. Mulți teoriticieni care au analizat organizațiile privesc organizațiile ca niște structuri sociale create de indivizi pentru atingerea unor scopuri. ,,Instituție socială sau asociație ce reunește oameni cu scopuri definite, sarcini specificate si structuri de recompense.”
Deci logic, pentru a avea o organizație trebuie implicit să avem un scop , un țel pentru aceasta. O organizație poate fi privită din prisma unor aspecte pe care le comportă aceastea, aspecte economice, sociale, politice etc.

După un amplu dicționar de sociologie relizat in ultimii ani in România, organizațiile sunt: ,, grupuri de oameni care iși organizează si iși coordonează activitatea in vederea realizării unor finalitați relative clar formulate ca obiective”.

Așadar organizațiile sunt grupuri ce urmăresc un scop anume, ceea ce prin acțiunea izolată a unor indivizi nu se poate realiza, având scopuri principale sau secundare.

Definirea exactă a tuturor acțiunilor organizației și cunoaterea acestor acțiuni sunt foarte importante pentru conducerea organizației. În același timp nu trebuie să uităm că membrii organizației sunt persoane care fac parte din organizație, dar și din mediul în care organizația își desfășoară activitatea, și ca urmare aceștia pot aduce în organizație norme de comportament, valori, roluri sociale ale lumii din care provin și pot influența organizația.

Organizația ca parte a societății este un sistem independent , cu o capacitate proprie de reglare și de conducere, care are propriile legi și valori, dar legi legate de celelalte sisteme ale vieții sociale și corelate în așa măsură ca să supraviețuiască, să se dezvolte și să nu provoace conflicte majore.,,organizațiile înseamnă acțiunea colectivă de urmărire a unei misiuni continue, o modalitate mascată de a spune că un mănunchi de oameni se adună sub un semn distinctiv.”

Câteva din caracteristicile organizației sunt:

-este un ansamlu de elemente relativ stabile.

-dispune de o configurare proprie și de legături formale.

-presupune o formă de organizare în care există conducători și subordonați.

-necesită un grup de mai multe persoane.

-necesită un țel de urmat, urmărește un scop.

Organizațiile se pot clasifica după multe criterii, însă nu există o clasificare exactă din cauza părerilor diversificate a specialiștilor în domeniu.

După tipul de conducere pot fi:

-democratic

-autoritar

După activitatea care o desfășoară:

– administrative ( președinție, parlament, prefecturi, primării, asociații particulare)

– educative (școli, grădinițe, colegii, universități, etc)

-de producție (asociații familiare, societai comerciale, întreprinderi, centre de creare artistică etc)

– informative (televiziune, radio, ziare și reviste etc)

– recreative( cluburi, bazele de sport,centre culturale sau artistice etc)

1.2 Managementul organizației comunicării organizaționale.

Comunicarea este foarte importantă în societate și reprezintă putere. Omul a fost creat pentru a trăi în societate și pentru asta el are nevoie de comunicare. De când se naște, începând cu primele semne și continuând cu vorbirea, omul comunică pentru a exprima gesturi, trăiri, opinii sau sentimente. Acesta comunicare se face prin cuvinte, gesturi, mimică sau chiar prin vestimentație. Dacă unele comunicări sunt înăscute, altele trebuiesc învățate. Atâta timp cât comunică mai bine, mai repede și mai pe înțeles, cu atât mai repede își atinge scopul propus.

Comunicarea managerialムreprezintムo formムde comunicare între oameni, pentru manager comunicarea fiind un instrument de bază, cu ajutorul căruia acesta poate face mult mai eficace acțiunile sale: de planificare, de organizare, antrenare, coordonare, motivare, controlare, evaluare și de realizare a obiectivelor propuse.

Comunicarea pentru manager fiind astfel un criteriu de bază și nu o acțiune nesemnificativă sau mecanică.

Acțiunile de bază ale oricărei organizații sunt informația, cunoașterea și creativitatea.

Studierea comunicării manageriale este foarte importantă din punct de vedere al relațiilor publice și sociale. Modul în care comunică cu exteriorul este important pentru orice organizație. În ziua de azi când informațiile circulă foarte repede, comunicarea deține un rol primordial în orice afacere și în orice relație, mai mult de atât în rolul pe care îl poartă un manager, raportat la deciziile și importanța pe care o deține într-o organizație.

Comunicarea organizațională este diciplina care se ocupă cu studierea și cunoașterea proceselor de comunicare în cadrul organizațiilor.

Comunicarea managerială poate fi :

-comunicarea dintre membrii organizației: angajați, manageri, specialiști, colaboratori;

-comunicarea dintre diferite organizații: departamente, diferite nivele,compartimente.

Modul prin care organizația comunică prin transmitere de semnificații, semnale către proprii angajați, către clienți și către alte organizații se face prin: politici interne, marketingul intern, publicitate, politici de piață.

Comunicarea prin complexitatea ei determină managerul de a fi prin practică, un foarte bun comunicator, ori această calitate se deprinde prin înțelegerea rolului comunicării și importanța în activitatea managerială.

,,De ce și cum comunicăm într-o organizație”, poate aduce mai multe răspunsuri care sunt susținute de mulți specialiști.

1) managerul nu poate conduce fără comunicare. Tot procesul de conducere, de supraveghere, de dirijare și corectare se poate face doar prin comunicare. Comunicarea este foarte importanță pentru buna organizare și pentru bunul mers al organizației, ea fiind primordială în atribuțiile managerului;

2) comunicarea în relațiile dintre angajați este foarte importanță , ea menținând legăturile dintre aceștia în realizarea sarcinilor.

3) prin feed-back-ul realizat, comunicarea certifică managerului bunul mers al actiunuilor întreprinse de angajați.

4) comunicarea face posibilă detectarea anumitor erori în munca membrilor organizației și corectarea în timp util .

5) comunicarea face posibilă armonia dintre manager și angajați, în înțelegerea între cele două părți și nu numai atât, cât și cu celelalte legături dintre organizație și exterior.

Se poate afirma, că este imposibil de găsit un proiect al muncii managerului, in care să nu existe comunicare. Problema comunicării organizaționale nu este dacă managerii se angajează sau nu în acest proces, ci dacă ei comunică bine sau mai puțin bine.

,, Fără feedback oamenii sunt în plină beznă: habar n-au care este poziția lor în fața șefului, în fața colegilor sau ce se așteptă de la ei ori dacă anumite probleme se vor înrăutăți pe măsură ce timpul trece.” Într-o organizație activitatea trebuie să meargă ca un ,, tot unitar”, să aibe continuitate și legătură între diferitele compartimente. A nu exista feedback înseamnă a nu putea remedia ceva greșit, a nu exista schimburi de date între compartimente, a nu putea moderniza sau a nu dezvolta.

Atunci când un lider nu comunică rezultatele sau eșecurile organizației, va exista o reținere din partea multor angajați care nu vor ști cum să reacționeze, Criticile din partea liderului, dacă se știe cum să critice, vor impulsiona, la fel și laudele. Este de reținut a nu aduce critici doar atunci când totul este trecut și nu se va mai putea face nimic, deoarece asta va aduce o jignire adâncă celui care a greșit și în loc de critică constructivă se va ajunge la înfurierea celui criticat și nedorit la contraatacuri.

Orice proces de comunicare presupune anumite componente care sunt: emitentul, mesajul și receptorul.

comunicare

feed-back

Fig. 1.1.

Emitentul. Este persoana care transmite o anumită informație sau o idee sau altfel spus cel care inițiază comunicarea. Nu neapărat este cel care răspunde de îndeplinirea a ceea ce transmite mesajul sau a sarcinilor ce se impun din mesaj.

Receptorul. Este cel care primește informația. Deși uneori se percepe ca fiind rolul secundar în comunicare, este la fel de important ca și rolul emitentului, deoarece depinde de multe ori de starea de sănătate sau de dispoziția receptorului din acele momente care pot influența comunicarea.

Mesajul. Este esența comunicării, simbolul ce trebuie transmis.

Reușita comunicării depinde de adecvarea conținutului și formei de exprimare a mesajului cu capacitatea de percepție, întelegere a receptorului.

,,Calitatea informației.De foarte multe ori datele sunt imprecise sau irelevante pentru obiectivele sau așteptările organizației.Informațiile sunt foarte greu accesibile, acest lucru nedatorandu-se neaparat precarității tehnologiei, ci lipsei de dinamism a rolurilor de emitator/receptor.”

Se poate deduce rolul important al emitentului și receptorului în comunicare, relația ce se stabilește între ei în timpul și în ceea ce decurge după comunicare.

In funcție de direcție comunicarea poate fi descendentă, ascendentă sau orizontală.

Descendentă. Adică se adresează de la un nivel ierarhic ridicat, de la șefi către subordonați și poate ajunge până la cel care execută directivele mesajului.

Ascendentă. Este funcția care pornește de la subordonați către șefii direcți și apoi către funcțiile înalte. Prin funcția ascendentă de multe ori se certifică primirea mesajului și transmiterea că s-a primit și înțeles mesajul transmis de emițător.

Orizontală. Este transmiterea de informații între compartimente situate la același nivel ierarhic, compartimente care lucrează pentru aceleași proiecte commune.

În funcție de modul de transmitere comunicarea este scrisă, verbal sau non-verbală.

Scrisă. Este transmiterea de informații în scris între diferite compartimente ale organizației. Acest tip de comunicare are avantajul că oferă un timp mai mare de gândire a mesajului transmis. Dar nu întotdeauna oferă o complexitate de înțelegere.

Verbală. Este comunicarea prin limbaj. Este considerat că 70 % din comunicări sunt verbale. Comunicarea verbală stabilește relații directe, personalizate între manageri și executanți, oferindu-le angajaților sentimentul de participare la viața organizației și de considerație, și la fel de dezbatere pe tema comunicării.

Non-verbală. Este comunicarea care concurează cu cea verbală, complectând-o și de multe ori ajutând-o pe cea verbală în transmiterea mesajului.Expresia feței, poziția capului, ridicarea sprâncenelor, contactul ochilor sau mișcarea brațelor sunt doar câteva din mesajele non-verbale. La fel, ridicarea de pe scaun și plecarea în timpul unei discuții este semnul de încheiere.

De foarte multe ori, indiferent de pregătirea profesională a unui manager, o comunicare eficientă și la subiect poate influența în bine rolul comunicării și urmările transmiterii unui mesaj descendent de la manager către subordonați. Aceste comunicări manageriale pot fi de formare, informare, instruire, sfătuire și convingere sau de integrare în organizație.

1.3. Etica in comunicarea organizațională.

Etica, conform dicționarului explicativ este ,,ansamblu de norme în raport cu care un grup uman își reglează comportamentul pentru a deosebi ce este legitim și acceptabil în realizarea scopurilor.”

Orice organizație, indiferent de mărimea ei sau de activitatea care o desfășoară este într-o continuă interacțiune : una interioară, cu proprii membrii sau angajați, și una exterioară, cu alte organizații, cu diferiți furnizori sau beneficiari,consumatori, sau cu parteneri de afaceri. În aceste interacțiuni organizația are nevoie de un reper după care să se ghideze pentru propriile acțiuni și la care să se raporteze continuu, deoarece aceste interacțiuni implică comportamente, atitudini, proceduri, decizii, sancțiuni etc.

Etica în comunicarea organizațională poate fi definită ca un set de reguli care definesc ceea ce este drept sau greșit în comportamentul organizației. Codul de etică sumarizează o serie de pricipii care ghidează organizația și membrii acesteia.

Codul etic al organizațiilor va contribui la:

-existența unei viziuni unitare asupra principiilor etice în domeniu.

-creșterea calității serviciilor furnizate de organizatorii activităților prin adoptarea unor standarde profesionale și de conduită ridicate în implicarea membrilor în cadrul activităților.

-îmbunătățirea comunicării și relaționării între comunitatea altor organizații și membrii respectivei organizații.

-creșterea transparenței și a responsabilității organizatorilor activităților în privința implicării membrilor organizației.

Câteva principii fundamentale sunt: principiul transparenței, pricipiul responsabilității, principiul legalității,principiul echității și demnității și principiul confidențialității.

Principiul transparenței.Acest principiu crește încrederea membrilor în ei, în faptul că sunt respectați și tratați cu încredere de organizație. Principiul transparenței poate duce la o bună performanță a membrilor organizației.

Principiul responsabilității.Principiul responsabilității aduce în fața membrilor o organizație stabilă , fără riscuri, credibilă, care crește încrederea membrilor în organizație, îi face să comunice promt și mai eficient.

Principiul legalității. Acest principiu face organizația legală privind legislația și pune legea ca fiind pe primul loc în toate activitățile organizației .

Principiul echității și demnității. Acest principiu face că toți membrii să fie tratați echitabil, nediferențiat și corect.

Principiul confidențialității. Prin acest principiu, al confidențialității se aduce siguranța membrilor organizației că au acces doar ei la informațiile secrete ale organizației, fără a fi trădați de anumiți membrii sau de conducerea organizației.

În societatea de azi în care informatica ocupă un rol tot mai prezent în viața noastră, legătura om-informație ocupă un loc de frunte în problemele eticii . Cultura organizaționalムinclude valorile legate de modul în care este tratatムinformația. Cele trei părți ale întregului care se numește organizație etică sunt: informația necesarムfuncționării organizației, modul de strângere a informației și folosirea informației.

Insușirile în care se concentrează etica în procesul de comunicare sunt: claritatea, precizia și corectitudinea, integritatea, loialitatea, discreția și oportunitatea comunicării. Altfel spus, toate acestea se limitează la onestitate. Pentru un manager, onestitatea reprezintă un mijloc important de păstrare a canalelor de comunicare și ceea mai bună politică. Trebuie analizate și tratate cu mare atenție mesajele emoționale sau negative de către managerul organizației.

Minciună este una din problemele etici care nu ar trebui să existe, deși unii manageri folosesc minciuna pentru binele organizației. Minciuna este spusă pentru a modifica datele problemei sau de a induce în eroare în mod intenționat. A cere scuze sau autocritica nu sunt indicate în comportamentul managerului, deoarece pun la îndoială reputația și credibilitatea de bun manager. Prin modul de comunicare, un manager își face reclamă atât lui cât și organizației.

1.4 Planificarea, obiectivul și planul organizațional.

Motto: "Oamenii cu obiective clare, sigure, îndeplinesc mult mai multe într-o perioadă de timp dată decât și-ar putea imagina oamenii fără obiective."

(Brian Tracy)

Conform DEX, planificarea este ,, activitatea de programare, organizare, coordonare a unei activitați pe bază de plan.”

Planificarea ca și activitate se consideră de unii specialiști ca fiind de natură managerială, însă privit din perspectiva viați de zi cu zi, toți avem planuri și planificăm.

Luând acest termen ca abordare managerială putem să-l definim astfel: planificarea este ,, funcția esențială a managementului care cuprinde definirea obiectivelor sau scopurilor și stabilirea unei strategii generale pentru atingerea acestor obiective, precum și dezvoltarea unei ierarhii corespunzătoare de planuri prin care se integrează și se coordonează activitățile organizaționale.”

Fig. 1.2

Pentru ca o organizație să funcționeze eficient și pentru a nu acționa haotic, este nevoie de o planificare pentru a cunoaște dinainte traseul, orientarea, ținta și sarcinile care sunt esențiale sau uneori primordiale. Pentru un lider, ca să stăpânească o idee sau o acțiune în derulare trebuie să știe dinainte ce are de făcut și asta o poate face printr-o planificare. La fel într-o organizație unde se derulează mai multe acțiuni sau operații, trebuie o planificare a priorităților, aceasta venind de la lider spre subordonați.

Prin obiectiv organizațional se înțelege ținta, țelul, punctual final la care trebuie ajuns într-o organizație.

Există mai multe orientări ale procesului de planificare în funcție de obiectivele organizației: într-o organizație bazată pe comerț, scopul este vânzarea și încasarea, astfel se poate face o planificare a acțiunilor îndreptate în acest sens, pentru creșterea vânzărilor și implicit al încasărilor și al dezvoltării firmei. Într-un partid politic neaflat la conducere, scopul este de creștere în popularitate, de aducere de noi membrii și valori ale societății în cadrul partidului, pentru întărirea poziției și ocuparea de posturi în sistemul de conducere existent pe plan politic în țară. O organizație culturală și artistică are obiectivul de a crește în valoare artiștii și a se face cunoscută prin ei cât mai mult. În toate aceste obiective, țeluri sau scopuri fără o planificare riguroasă a tuturor elementelor existente, de către liderul sau a sistemului de conducere din care face parte organizația, nu ar avea eficiență și ar exista probabilitatea de eșecuri.

Stabilirea obiectivelor poate fi făcută în două moduri: de sus în jos, respectiv de jos în sus.

În unele organizații stabilirea obiectivelor este indicat de către liderii care stabilesc aceste obiective. În alte organizații stabilirea vine de jos în sus, adică de la subalternii care sunt implicați direct asupra obiectului propus, unde cei direct implicati cunosc foarte bine situația. Abordarea de sus în jos este eficientă atunci când lideri au informații exacte a tot ceea ce se întâmplă în nivelurile inferioare, dar pe de altă parte, abordarea de jos în sus unde angajații cunosc obiectivul și îl prezintă șefilor pentru aprobare, dă încredere în forțele proprii subalternilor și-i motivează.

Planul organizațional putem spune că este stabilirea exactă a etapelor de atingere a obiectivelor. Dar pentru ajungerea la obiectivele propuse angajații trebuiesc motivați. Într-o organizație în care planurile sunt inexistente, liderii și subordonații vor avea zilnic de înfruntat diferite situații apărute instantaneu, pe care le vor aborda la întâmplare, neavând posibilitatea ca în cazul unei planificări să se axeze pe planurile importante și țintele prioritare. În ziua de azi când informația circulă foarte repede, când toate informațiile sunt computerizate, liderul care ia deciziile mai repede și poate alege prioritățile va avea câștig în fața celui care nu anticipează acțiunile.

Ca și executare în timp planurile se pot clasifica în trei grupe:

-cele pe termen scurt- sunt în general planurile mici, care nu necesită buget mare și resurse umane considerabile.

-planurile pe termen mediu- sunt cele mai frecvente și cele cărora se acordă mai multă importanță, fiind și cele în care managerii au cele mai multe informații.

-planurile pe termen lung-sunt planurile cele mai costisitoare, la care este necesar de multe ori a se reveni și a se modifica anumite căi ce se urmează, din cauza altor factori care apar pe parcurs.

Planurile privite din altă dimensiune, pot fi :

– planuri strategice, care se referă la acele planuri elaborate de liderii din funcțiile cele mai înalte, stabilite pe termen lung de execuție și care privesc întreaga organizație.

– planuri operaționale, sunt acele planuri care întregesc prin frecvența lor de zi cu zi sau lunar, acele planuri strategice pe termen lung.

Planurile mai pot fi clasificate în:

– planuri permanente- sunt acele planuri care reglementează buna funcționare de zi cu zi a organizației.

– planuri de unică folosință- sunt acele planuri ale organizației, care alcătuiesc strategiile pentru atingerea obiectivelor pe termen lung.