Activitatea de Secretariat In Administratia Publica Locala

LUCRARE DE LICENȚĂ

ACTIVITATEA DE SECRETARIAT ÎN ADMINISTRAȚIA PUBLICĂ LOCALĂ

CUPRINS

INTRODUCERE

CAPITOLUL I: SECRETARIATUL ÎN INSTITUȚIILE PUBLICE

1.1. Instituția publică

1.2. Managementul instituției publice

1.3. Personalul de secretariat. Sarcini și calități morale

CAPITOLUL II: ORGANIZAREA ACTIVITĂȚII DE SECRETARIAT ÎNTR-O INSTITUȚIE PUBLICĂ. PRIMĂRIA MUNICIPIULUI ALEXANDRIA – STUDIU DE CAZ

2.1. Scurt istoric al Primăriei Municipiului Alexandria

2.2. Prezentarea generală a primariei

2.3. Activitatea de secretariat

CONCLUZII

BIBLIOGRAFIE

INTRODUCERE

Lucrarea de față ȋși propune să prezinte principalele noțiuni introductive privind activitatea de secretariat ȋn administrația publică locală. Conținutul lucrării prezintă munca de secretariat în administrația publică, care prin natura sa prezintă unele calități față de secretariatul din sectorul privat, rezultat al faptului ca însuși managementul instituțiilor publice și structura organizațională sunt diferite de organizarea și conducerea companiilor și firmelor private. Secretariatul se află pe plan secundar, direct și indispensabil în conducere ,având ca sarcină degrevarea acesteia de unele atribuții,creându-i astfel condițiile necesare realizării principalelor sale funcții: prevedere, organizare, comandă, coordonare, control. Secretara trebuie să creeze condiții optime pentru luarea deciziilor care reprezintă dovada esențială a conducerii.

În primul capitol este definită instituția publică, principiile de management după care aceasta este condusă, dar și o serie de calități și aptitudini necesare personalului din secretariate.

În cel de-al doilea capitol este prezentat Studiul de caz, realizat la Primăria Municipiului Alexandria, despre modul de organizare și desfășurare al activității de secretariat.

Principalul obiectiv al prezentei lucrări este acela de a trata din punct de vedere teoretic și practic organizarea muncii de secretariat.

Lucrarea se ȋncheie cu principalele concluzii privind tema abordată, precum și cu unele ȋmbunătățiri ce pot fi aduse activității de secretariat dintr-o instituție publică.

CAPITOLUL I

SECRETARIATUL ÎN INSTITUȚIILE PUBLICE

1.1. Instituția publică

Statul ȋși ȋndeplinește funcțiile care ȋi revin cu ajutorul instituțiilor publice. Potrivit Legii Finanțelor publice, instituțiile publice din România sunt reprezentate de : „Parlamentul României, Guvernul, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administrațiilor publice centrale sau locale, alte autorități publice, autoritatea judecătorească precum și instituțiile de stat de subordonare centrală sau locală, indiferent de modul de finanțare a activității.“

Prin serviciile oferite de către instituțiile publice se urmărește asigurarea unor servicii către contribuabili care ar necesita costuri ridicate dacă ar fi produse de sectorul privat, precum și asigurarea satisfacerii nevoilor sociale ale contribuabililor.

Viața socială a determinat întotdeauna multiple probleme ale membrilor societății, îndeosebi de ordin administrativ. Nevoile formulate de aceștia au dus la apariția funcției publice și a funcționarilor care să participe într-un cadru integrat la îndeplinirea acestora și satisfacerea obectivului general al sistemului administrativ creat.

Prin acestea ȋnțelegem că misiunea de bază a administrației publice este satisfacerea nevoilor tuturor cetățenilor, iar din acest motiv prestarea serviciilor trebuie să fie eficiente, fără a lăsa loc de interpretări.

Într-o societate democratică, activitatea statului este multilaterlă și diversificată cu numeroase domenii de activitate: administrativ, juridic, cultural, sport, ȋnvățământ, sănătate, etc. Aceste domenii reprezintă sectoare din managementul public, care are drept obiectiv ȋndeplinirea intereselor sociale, care să permită aplicarea actelor normative.

1.2. Managementul instituției publice

Managementul instituțiilor publice este alcăuit dintr-o multitudine de procese și relații de management, care fac parte din sistemul administrativ. Acțiunile desfașurate ȋn sectorul public sunt de execuție, dar și de management.

Managemetul public are numeroase caracteristici, printre care: caracterul integrator – acesta studiază activitățile și relațiile de management ale administrației publice, modul ȋn care sunt conduse instituțiile publice, pentru a soluționa sau perfecționa sistemul administrativ. Caracterul politic – se referă la aspectul evident al reprezentanților administrației publice din state cu regimuri politice diferite. Factorul politic influențează managementul public, un domeniu al științei. Caracterul de diversitate – este dat de diferența dintre instituții, cele cu competență materială generală și cele cu competență specială (instituții centrale și locale). Caracterul complex – reunește elemente din diferite domenii ce aparțin de sectorul public (cultură, sănătate). Caracterul de sinteză – adaptează noțiuni din alte domenii (de statistică, sociologie, drept, economie), cu scopul de a fi folosite de către funcționarii publici.

Organizarea sistemului delimitează elementele componente, sarcinile și competențele fiecărui angajat, precum și relațiile din cadrul organizației.

În funcție de nivelul la care se desfășoară procesele se disting: organizarea instituței ca ȋntreg, a compartimentelor unei instituții din administrația publică, a unui domeniu, sistemului administrației de stat. Pentru a satisface interesele sociale există anumite procese pentru stabilirea sarcinilor, competențelor și responsabilităților dintre administrațe și persoane din afara acesteia. Așadar, organizarea ȋn administrația publică crează condițiile optime pentru ȋndeplinirea atribuțiilor și realizarea sarcinilor ce revin instituțiilor și funcționarilor publici ȋn cadrul sistemului administrativ.

Sistemul administrativ este organizat ȋn funcție de structura ierarhică-funcțională ( unitatea de decizie ), structura teritorială ( unități dministrativ-teritoriale distincte ), structura de tip mixt.

Secretariatul desfașoară activități cu importanță deosebită ȋn cadrul organizaților economico-sociale, strucurate pe compartimente de specializare. Activitatea de secretariat se derulează pe niveluri diferite, de la organele centrale ale administrației de stat (guvern, minister), până la organele locale ( primărie ) și unități cu diferite profiluri ( instituție de ȋnvățământ).

Managementul instituțiilor publice reprezintă unele particularități față de organizarea firmelor private, de aceea munca de secretariat din administrația publică este și ea deosebită de secretatiatul din domeniul privat, dar prezintă și asemănări.

1.3. Personalul de secretariat. Sarcini și calități morale

Fig. 1 Executarea atribuțiilor

Lucrări de corespondență: citirea corespondenței primare (cu excepția celei secrete) → prezentarea corespondenței conducerii → realizarea răspunsurilor → dactilografierea materialelor → semnarea corespondenței de către manager → predarea la registratură.

Atribuții de documentare: stabilirea surselor de documetare → selectarea informațiilor → sintetizarea materialelor;

Sarcini de scriere rapidă: participarea la ȋntâlniri de lucru → stenografierea problemelor discutate → descifrarea stenogramelor → transcrierea stenogramelor cu ajutorul calculatorului → autografierea materialului final → prezentarea materialului către conducere;

Asigurarea traducerilor: traducerea textelor → dactilografierea textului tradus

Relațiile cu publicul: folosirea limbajului adecvat → prezentarea vizitatorilor → asigurarea produselor de protocol.

Pentru o bună funcționare a activității de secretariat, pe lângă pregătirea complexă și o specializare ȋn domeniu, sunt necesare o serie de calități și aptitudini ale personalului.

Calitățile și aptitudinile personalului din secretariat sunt analizate pe baza experienței acumulate de-a lungul anilor.

Această muncă este cunoscută drept una inferioară, cu caracter executiv și mai puțin cu caracter creativ. Deși este considerată o muncă ușoară pe care o poate executa oricine, ȋn realitate este o activitate multilaterală, ce contribuie la evoluția și dezvoltarea

activității unde este ȋncadrată.

Fig. 2 Calități ale secretarei

Loialitatea – este calitatea de bază a unei secretare și reprezintă devotamentul față de manager și față de organizație. Multitudinea de activități pe care trebuie să le ȋndeplinească o secretară, presupune perioade de mare ȋncordare, ceea ce poate duce la anumite neclarități ȋn cadrul solicitărilor venite din partea clienților, cu scopul de a-i asigura managerului răgazul necesar activității creative;

Față de manager, loialitatea trebuie să fie totală, fară a produce neȋncredere. Când secretara este delegată ȋn mod direct de către manager pentru ȋndeplinirea unor sarcini sau chiar a unor elemente de autoritate, aceasta poate opera ȋn numele șefului, recepționând sau transmițând corect ȋnștiințări sau decizii spre și de la acesta.

Politețea – reprezintă un factor ce aduce mari beneficii ȋn activitatea de secretariat. Secretara este obligată, prin eticheta pe care o impune această meserie, să raspundă tuturor ȋntrebărilor venite din partea angajaților, clienților sau colaboratorilor, indiferent dacă are cunoștintă sau nu de subiectul ȋn cauză și să caute o rezolvare cât mai rapidă;

Precizia – este indispensabilă ȋn realizarea tuturor activităților de secretariat. Evidența documentelor, organizarea corespondenței, presupun o analiză amănunțită pentru a evita ȋngreunarea sarcinilor de secretariat;

Punctualitatea – este o calitate obligatorie, ce reprezintă respectarea programului de serviciu, dar si a ȋntalnirilor de lucru. Acest lucru poate spune foarte multe despre noi și despre firma pe care o reprezentăm;

Inițiativa – ne ajută ȋn luarea deciziilor rapide, ce nu acceptă amânare, atunci când managerul lipsește sau este ocupat cu alte activități. Ȋntotdeauna secretara se sfătuiește cu managerul asupra deciziilor pe care le ia;

Spontaneitatea – reprezintă capacitatea de punere ȋn aplicare imediată a sarcinilor venite de la manager sau de la alte persoane ce țin de conducerea organizației;

Operativitatea – calitatea de a acționa rapid și eficient;

Autocontrolul – datorită activităților ce se desfășoară ȋntr-un ritm alert, posibilitatea de a greși este foarte mare, iar păstrarea controlului este indispensabilă. Autocontrolul este important și ȋn comportament, vorbire, gestică;

Discreția – este a doua calitate de bază a unei secretare. Asta ȋnseamnă să nu vorbim despre afacerile desfășurate ȋn organizație cu persoane din afara acesteia, despre viața privată a manegerului sau despre problemele financiare ale acestuia. Nu trebuie să cerem informații personale despre șef și nici să transmitem bârfe din interiorul firmei;

Discernământul – reprezintă posibilitatea de a analiza problemele și situațiile și de a stabili prioritățile;

Inteligența – dezvoltarea componentei sociale a inteligenței, capacitatea de a intepreta ȋn mod corect lucrurile și mediul inconjurător, dar și ȋntelegerea oamenilor și a situațiilor;

Atenția – interesul față de ceea ce se ȋntâmplă ȋn jurul nostru și implicarea cât mai corectă ȋn activitățile desfășurate;

Spiritul creativ – căutarea și găsirea soluțiilor ce duc la ȋmbunătățirea funcționării organizației. Atitudinea creativă este intotdeuna apreciată de conducere.

Calitățile profesionale ale personalului din secretariat sunt cultura generală și cultura profesional- științifică.

Cultura generală – pentru buna funcțonare a unei firme, este nevoie de prezența unei secretare cu o cultură general evidentă. Ȋn această meserie există numeroase ȋmprejurări de comunicare cu colegii de muncă sau cu clienți și colaboratori de diverse tipuri și niveluri culturale;

Cultura profesional- științifică – implică stăpânirea unor noțiuni de Management, drept, comerț, contabilitate primară, Marketing, Informatică, Statistică, Pedagogie, Psle profesionale ale personalului din secretariat sunt cultura generală și cultura profesional- științifică.

Cultura generală – pentru buna funcțonare a unei firme, este nevoie de prezența unei secretare cu o cultură general evidentă. Ȋn această meserie există numeroase ȋmprejurări de comunicare cu colegii de muncă sau cu clienți și colaboratori de diverse tipuri și niveluri culturale;

Cultura profesional- științifică – implică stăpânirea unor noțiuni de Management, drept, comerț, contabilitate primară, Marketing, Informatică, Statistică, Pedagogie, Psihologie, Sociologie;

Defecte ale secretarei ce umbresc imaginea firmei:

Trufia – aroganță ce determină o tendință centrifugă ȋn rândul clienților;

Dezordinea – haos ce duce la imaginea unei firmei total neorganizate și la lipsă de seriozitate;

Nelinișe și rigiditate – frica față de șefi sau colaboratori ce nu permite desfășurarea corectă a activității;

Familiaritatea – lipsă de amabilitate, ce pătează imaginea firmei;

Neimplicarea – lipsa de orientare și concentrare ȋn actul de creativitate.

CAPITOLUL II

ORGANIZAREA ACTIVITĂȚII DE SECRETARIAT ÎNTR-O INSTITUȚIE PUBLICĂ

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI ALEXANDRIA – STUDIU DE CAZ

2.1. Scurt istoric al Primăriei Municipiului Alexandria

Din punct de vedere istoric, orașul Alexandria este unul tânar, ȋntemeiat de unele grupuri de locuitori din Zimnicea și Mavrodin, ce doreau libertatea față de orice ingerință străină.Orașul a fost ȋntemeiat din anii 1834, de către inginerul austriac Otto von Moritz ( care a elaborat planuri urbanistice și pentru Brăila, Giurgiu și Turnu Severin ). Numele orașului vine de la domnitorul Țării Românești din acea perioadă, Alexandru Dimitrie Ghica ( 1834 – 1842), care și-a lăsat amprenta asupra municipiului până ȋn zilele noastre ( osemintele lui se găsesc la Catedrala Episcopală ,, Sfântul Alexandru ‘’ ).

Imagini orașul Alexandria de la ȋntemeiere

Municipiul Alexandria este reședința județului Teleorman, situat ȋn sudul Câmpiei Române, la o distanță de 88 km față de Bucureși. Datorită așezării sale, orașul este un important nod de căi de comunicație, făcând legătura ȋntre capitala țării și orașele din provincie (Roșiorii de Vede, Caracal, Craiova, Timișoara, Pitești, Târgoviște, Giurgiu, etc.).

Cei care vizitează acest oraș sunt invitați să admire Catedrala Ortodoxă ,, Sfântul Alexandru ‘’, construită ȋn stil bizantino-romanic, ȋn care se găsesc picturi ale lui Ștefan Luchian. Tot aici găsim și monumentul ridicat ȋn memoria țăranilor uciși ȋn timpul Răscoalei din 1907, precum și busturile lui Alexandru Ghica și Alexandru Ioan Cuza, realizate ȋn anul 1914.

Primul primar al Alexandriei a fost Hristache Rado, care a condus Municipiul timp de un an, de numele său legandu-se multe din realizările edilitare ale acelor vremuri.

Ultimii 10 primari ai Municipiului Alexandriei:

Primăria Municipiului Alexandria ȋn prezent

2.2. Prezentarea generală a primariei

Primăria Municipiului Alexandria este o instituție publică, ce are drept activitate permanentă ȋndeplinirea prevederilor din constituție și legile țării ( Decrete venite din partea Președinielui României, hotărâri de Guvern, sau acte ce sunt emise de către rninistere și alte autorități ale administrației publice centrale, hotărâri ale Consiliului Județean Teleorman și ale Consiliului Local ). Primăria este formată din primar, viceprimari și aparatul propriu al Consiliului Local și are drept scop principal soluționarea problemelor colectivității, asigurând respectarea drepturilor și libertăților cetățenești.

Obiectul de activitate al Primăriei Municipiului Alexandria ȋl reprezintă administrarea patrimoniului local, cu respectarea legilor, adoptând hotărâri ȋn diferite domenii de interes local ( buget local, activități economice, apărarea și respectarea drepturilor omului, lucrări publice ).

Primăria Municipiului Alexandria, ca instituțe publică producătoare de bunuri publice, face parte din Asociația Municipiilor din România și urmărește satisfacerea nevoilor cetățenilor orașului.

Politica organizațională este determinată de motivarea, inițiativa, specializarea și calificarea personalului prin cursuri, traininguri, compararea performanțelor cu ale altor instituții din același domeniu.

Primarul asigură respectarea prevederilor Constituției, punerea în aplicare a legilor, a decretelor Președintelui României, a hotărârilor și ordonanțelor Guvernului. Acesta ia măsurile necesare de sprijinire pentru aplicarea ordinelor și instrucțiunilor cu caracter normativ ale miniștrilor și ale celorlalți conducători ai autorităților publice centrale, precum și a hotărârilor consiliului județean și asigură aducerea la îndeplinire a hotărârilor consiliului local. Tot primarul întocmește proiectul bugetului local și contul de încheiere a exercițiului bugetar și le supune spre aprobarea consiliului local;

Primarul este ordonatorul principal de credite, verificând, din oficiu sau la cerere, încasarea și cheltuirea sumelor din bugetul local și comunică de îndată consiliului local cele constatate, răspunde de inventarierea și administrarea bunurilor care aparțin domeniului public și domeniului privat al orașului.

Este obligat să ia masuri pentru prevenirea și limitarea urmărilor calamităților, catastrofelor, incendiilor, epidemiilor ȋmpreuna cu organele de specialitate ale statului. În acest scop poate mobiliza populația, agenții economici și instituții publice din oraș pentru a aplica măsurile stabilite în planurile de protecție și intervenție elaborate pe tipuri de dezastre. Asigură ordinea publica si linistea cetățenilor, prin intermediul poliției, jandarmeriei, gardienilor publici, pompierilor și unitătilor de protecție civilă, care au obligația să răspundă solicitărilor sale, în condițiile legii ( îndrumă și supraveghează activitatea gardienilor publici, conform angajamentelor contractuale ).

Primarul asigură aducerea la ȋndeplinire a hotărârilor consiliului local, în situația în care consideră că hotararea este ilegala, în trei zile de la adoptare sesizează prefectura, propune consiliului local consultarea populației prin referendum, cu privire la problemele locale de interes deosebit. Pe baza hotărârii consiliului local, ia măsuri pentru organizarea acestei consultații în condițiile legii.

Proiecte pentru viitor:

Organigrama

2.3. Activitatea de secretariat

Compartimentul de secretariat are numeroase atribuții din care se selectează și se detaliază sarcini pentru fiecare angajat. Putem spune că atribuțiile revin compartimentelor, iar sarcinile revin persoanelor.

Atribuțiile secretarelor:

Organizarea sistemului informațional, primirea, prelucararea și transmiterea informațiilor;

Ținerea evidenței, clasarea și arhivarea documentelor;

Model registru evidență

Stenografierea (80 cuvinte/minut) ideilor managerilor sau altor persoane;

Dactilografierea materialelor (38 cuvinte/minut);

Traducerea documentelor, cu ajutorul unui translator atestat, unde este cazul;

Elaborarea unor adrese și expedierea acestora la destinatari;

Cunoașterea a cel puțin două limbaje de programare pe calculator;

Preluarea notelor telefonice și a celor de fax;

Detectarea surselor de documentare (selectarea și clasarea materialului);

Ȋnregistrarea, repartizarea și expedierea corespondenței;

Model registru intrări – ieșiri

Redactarea de rapoarte și referate;

Model Raport de activitate

Manipularea aparaturii de birou(telefon, interfon, fax, aparate de multiplicat, mijloace de ȋnregistrare, calculatoare, scanere și imprimante, video-proiectoare);

Evidența conturilor bancare;

Contabilitatea primară;

Verificarea și interpretarea informațiilor (tabele, grafice, scheme);

Model grafic

Corectarea materialelor tipografice;

Planificarea deplasărilor membrilor conducerii;

Model ordin de deplasare

Organizarea și administrarea spațiului de lucru din secretariat

Organizarea biroului este importantă atât pentru eficiența muncii, cât și pentru fizicul și psihicul personalului din secretariat.

Secretariatul Primăriei Municipiului Alexandria este o ȋncăpere mai mare, ȋn care lucrează mai multe persoane ce au atribuții diferite. Ȋn cazul primăriei este o singură secretară.

Ȋncăperea este situată ȋn apropiere de biroul primarului, pentru o deplasare mai ușoara, iar spațiul de activitate este suficient pentru fiecare persoană.

Biroul secretariatului Primăriei Municipiului Alexandria este ȋmpărțit ȋn două zone de lucru – o zonă pentru calculator și imprimantă și o zonă care cuprinde un telefon ȋn partea stânga, fișele telefonice (situate ȋntotdeauna lângă telefon), agenda zilnică și documentele la care se lucrează.

Scaunul este confortabil, cu spătar reglabil, situat astfel ȋncât brațele să stea orizontal pe birou, iar picioarele să atingă solul.

Calculatorul nu este amplasat ȋn fața unei ferestre, deoarece vederea ar fi perturbată, iar ecranul acestuia este la o distanță optimă față de ochi de 35-70 cm.

Lumina ȋn birou este naturală, iar pe birou este amplasată o lampă cu lumina reglabilă.

Fig. 3 Organizarea biroului

Echipamente necesare muncii de birou

Telefonul – este obligatoriu ȋn orice birou de secretariat. Acesta are o tastatură ușor de folosit, sunetul este clar și este prevăzut un cu robot.

Faxul – este ales ȋn funcție de necesitățile Primăriei și transmite imagini și texte cu ajutorul liniilor telefonice. Cu ajutorul faxului se transmit texte, schițe și fotografii. Fiecare tip de aparat este cumpăat împreună cu instrucțiunile de folosire.

Copiatorul – este aparatul care permite multiplicarea documentelor. Există o multitudine de tipuri și modele de copiatoare de la cele mici de birou până la cele complexe, de mare capacitate, sau pentru formate speciale.

Calculatorul – este un instrument de lucru indispensabil și unul dintre cele mai utile în toate domeniile de activitate. După o perioadă de restricții în domeniul informaticii, ȋn zilele noastre sunt lucruri imposibil de realizat fără ajutorul calculatorului.

Ȋn viața secretariatului din Primăria Municipiului Alexandria prezența calculatorului constă ȋn utilizarea acestuia în activitatea de editare a documentelor, a corespondenței sau a numeroaselor înscrisuri de mai mică sau mai mare amploare.

Cu ajutorul tastaturii calculatorului se pot introduce două feluri de informații: documente și programe în diverse limbaje.

Editarea pe calculator presupune lucrul asupra textelor. Acestea se scriu la fel ca la mașina de scris, cu respectarea regulilor gramaticale, de punctuație, de despărțire în silabe etc.

Facilități oferite de calculator:

Corectarea greșelilor cu comutarea automată a contextului ;

Schimbarea ordinii cuvintelor, frazelor aliniatelor sau chiar a paginilor dintr-un loc în altul;

Mutarea rândurilor și paginilor;

Numerotarea automată a paginilor;

Copierea unui text dintr-un loc în altul;

Folosirea literelor de diferite dimensiuni, grosimi caractere;

Introducerea unor tabele, formule, ecuații, grafice, desene fotografii etc.;

Memorarea tuturor documentelor elaborate în vederea utilizării lor ulterioare;

Afișarea în ordine alfabetică a documentelor utilizate;

Sistematizarea păstrării documentelor în directori, subdirectori sau fișiere;

Ȋn secretariat, calculatorul are un rol important în evidența corespondenței electronice. Putem primi corespondența electronică și de asemenea se pot expedia scrisori, invitații, documente etc. colaboratorilor primăriei. Redactarea acestor scrisori se poate face în program de specialitate, iar expedierea se face prin intermediul internetului.

Avem posibilitatea de a ține pe calculator evidența întâlnirilor și ședințelor în agenda electronică.

Agenda de birou computerizată – se păstrează în memoria unui calculator, astfel încât înregistrările pot fi vizualizate pe ecran și pot fi tipărite la imprimantă. Înregistrarea se face introducând data, ora și scurte detalii, iar când o întâlnire este anulată sau mutată la altă dată, înregistrarea poate fi ștearsă din memorie sau mutată. O întâlnire care se repetă la intervale de timp în decursul unui an se poate introduce o singură dată, iar calculatorul va înregistra mesajul automat la toate datele. Înregistrările fiecărei zile pot fi vizualizate la începutul zilei de lucru. Avantajul acestui tip de agendă este confidențialitatea înregistrărilor, prin folosirea de către secretară a unei parole care nu permite accesul altcuiva la agendă. Toate evenimentele din urmă și zilele fără înregistrări pot fi vizualizate timp de maximum 30 de zile.

Acest sistem computerizat ne este util ȋn urmărirea corespondenței și pentru a ne aminti lucrări ce trebuie realizate la anumite date, cum ar fi pregătirea unei ședințe.

Agenda computerizată poate fi folosită pentru a coordona datele pentru ședințe, dacă toți membrii executivului își păstrează jurnalele pe computer. Când trebuie să înregistreze o ședință pentru toți membrii executivului, secretara apelează programul din calculator și introduce durata pe care se va întinde ședința. Calculatorul va căuta în jurnalele tuturor membrilor și va afișa datele și orele la care aceștia sunt liberi.

Ziua de lucru a secretarei primăriei Municipiului Alexandria

La începutul zilei

Se colectează corespondența, se citește, se datează și se anexează la dosar;

Se consultă agenda pentru a lua la cunoșință angajamentele noastre și ale Primarului pentru ziua respectivă;

Se plasează corespondența primită și dosarele cu documente în mapa zilnică;

Se accesează și se tipăresc mesajele aflate în cutia poștală din computer;

Informează primarul despre chestiuni urgente din corespondență sau din activitatea zilei respective;

Verifică dacă însemnările din jurnalul de activități corespund cu cele din jurnalul primarului;

Actualizează calendarele, tablourile de control vizual, datele din computer etc.;

Citește jurnalele, rapoartele etc. și marchează orice articol ce poate stârni interesul primarului;

În timpul zilei

Transcrie documentele scrise de mână de către primar. În fiecare zi se alocă un anumit timp pentru această activitate.

Aranjează să poată fi făcute copiile în momentul în care este nevoie de ele;

Îndosariază corespondența din ziua precedentă;

Primește și dă telefoane;

Folosește computerul pentru a trimite mesaje interne personalului, inclusiv datele ședințelor;

Aranjează întâlnirile și le semnează în ambele jurnale, face orice aranjament de călătorie necesar;

Face aranjamentele necesare pentru ședințe și, dacă este necesar, ia parte la ele pentru a lua notițe;

Organizează și ȋndeplinește sarcinile conform cererii primarului;

Aranjează tranzacții bancare și extrage numerar dacă e necesar pentru anumite achiziții;

Completează formularele de decontare a cheltuielilor după chitanțe și bonuri de plată;

Îndeplinește orice sarcină însemnată în agendă pentru ziua respectivă.

La sfârșitul zilei

Consultă jurnalul și notează vizitele din ziua următoare;

Dacă primarul va pleca de la birou dimineața devreme, trasează itinerariul ce va trebui să-l parcurgă și furnizează documentele necesare;

Se asigură că toate documentele au fost semnate, anexele introduse în plicuri și întreaga corespondență e gata de expediere;

Dacă primarul lucrează până mai târziu, ȋi asigură toate dosarele cu informațiile necesare;

Face curățenie la birou și încuie toate dosarele și hârtiile.

Instrumente specifice de evidență și organizare ȋn munca de secretariat

Planificatorul – reprezintă cel mai important mijloc de organizare al muncii de secretariat. Acesta este reprezentat de un caiet, care permite introducerea sau scoaterea de pagini. Acesta are rolul unei agende (calendar de intalniri, jurnal, caiet de notițe, instrument de planificare, carte de telefoane si adrese).

Planificatorul secretariatului primăriei conține mai multe secțiuni: jurnal – pagini de calendar si formulare de planificare pentru activitățile de zi cu zi, cu adnotări pentru viitoare sarcini din lunile următoare, date personale si profesionale – telefoane, adrese, formulare de lucru, pagini de notițe, cărți de vizită.

Planificatorul ajută atunci când se organizează, planifică sau supraveghează o activitate, deoarece informația este usor accesibilă.

Grupe de probleme din conținutul evidenței de secretariat: scrisori la care trebuie să răspundă, scrisori la care se așteaptă un răspuns, lucrări ce trebuie finalizate la un anumit termen, chemări telefonice, lucrări fară termen de finalizare fixat, documente de restituit, evidența ȋntalnirilor, audiențelor și a ședintelor de lucru, evidența lucrărilor ce se repetă, ce au caracter informativ.

Pentru a verifica ȋn permanenƫă desfășurarea activităƫilor și pentru a nu intra ȋn criză de timp, secretara ȋși planifică strict problemele de rezolvat.

Calendarul de activități – ȋn secretariat se pot observa o serie de activități zilnice, săptămânale, lunare sau anuale, iar ȋn baza acestora se formează calendarul de activități, ce permite o mai bună organizare și desfășurare.

Calendarul activităților de secretariat trebuie văzut ca un instrument de perfecționare și nu un document ȋn plus, impus de conducere.

Planning – ul sau programul de lucru- sarcinile ce se impun a fi realizate zilnic sau săptămanal sunt extrase din caietul de sarcini și calendarul de activități pentru a fi notate ȋntr-o fișă ce cuprinde problema de rezolvat, factorii responasabili, numere de telefon și rezultatele obținute.

Caietul de sarcini – pentru ca toate sarcinile venite de la conducere să fie ȋn atenția soluționării, ȋn secretariat se folosește acest instrument de lucru. Ordinea sarcinilor se face ȋn funcție de importanța și urgența fiecăreia. Sarcinile care sunt prevăzute cu termene fixe, se notează ȋn scadențarul de termene. Ȋn cazul ȋn care o sarcină nu a fost ȋndeplinită la timp, se precizează motivul, dar și măsurile adoptate, precum și un nou termen de realizare.

Orice sarcina ce urmează a fi indeplinită se comunică de către primar. Ȋn momentul ȋn care acesta lipsește, stabilește un ȋnlocuitor care să dispună ceea ce trebuie să facă secretariatul, stabilind ordinea și metoda de realizare.

Scadențarul de termene – este un instrument indispensabil pentru respectarea termeneleor stabilite de conducere. Aici se includ toate datele ce conțin termene precise. Din notațiile respective reiese data activității respective, persoanele care au participat, precum și numerele lor de telefon, conținutul activității și termenul realizării.

Caietul de notații cronologice – Pentru o cât mai bună evidență a planurilor pe care sunt nevoite să acționeze secretariatele, un instrument de lucru, indispensabil este Registrul sau caietul de notații cronologice.

Agenda cu adrese și numere de telefon – este un registru ȋn care se notează, ȋn ordine alfabetică, adresele și numerele de telefon ale persoanelor colaboratoare, cu spații de rezervă pentru fiecare literă, pentru adăugarea sau actualizarea informațiilor. Informațiile din aceste documente sunt cu caracter secret, iar datele pot fi transmise numai cu acordul persoanelor vizate.

Lista numerelor de telefon uzuale – este o listă deosebit de utilă, cuprinsă pe o singură

pagină plastifiată, și scutește secretara de pierderea timpului cu căutari ȋn agende sau fișiere. Este necesară actualizarea ei lunară.

LISTA CU NUMERE DE TELEFOANE UTILE – PARTENERI

Agenda electronică – această agenda permite cunoașterea datei, a zilei și orei, care se mentin automat ȋn actualitate. Păstrează adrese și numere de telefon, precum și informațiile introduse și permite efectuarea unor operaƫii pe calculator.

Secretariatul ȋn procesul de comunicare al Primăriei Municipiului Alexandria

Comunicarea publică se referă la transmiterea și recepția informațiilor de către unitatea publică. Aceasta reprezintă un proces bilateral prin transmiterea de ordine și decizii. În Primăria Municipiului Alexandria, canalele de comunicare sunt formale și informale.

Comunicarea verticală descendentă se manifestă de la Primar către subordonați și este finalizată cu ajutorul deciziilor, instrucțiunilor, reglementărilor interne sau rapoartelor.

Comunicarea pe vertical descendentă

Comunicarea verticală ascendentă se caracterizează prin fluxul de informații care vin de la angajați către conducere, cu scopul de a ajuta la procesul decizional.

Comunicarea pe verticală ascendentă

Comunicarea pe orizontală se desfășoară ȋntre persoanele de același nivel ierarhic.

Comunicarea pe orizontală

Între angajații cu activități de interes comun se stabilește comunicarea informală. Informațiile transmise nu sunt verificate, de obicei și au un caracter personal sau general. Atât informațiile interne, cât și cele externe sunt transmise cu ajutorul secretarei, care are datoria de a transmite știrile cât mai clar tuturor compartimentelor vizate și de a verifica datele primite.

În cadrul Primăriei Municipiului Alexandria ȋntâlnim mai multe tipuri de comunicare.

Comunicarea orală are loc ȋn cadrul tuturor departamentelor și ȋn relațiile cu publicul. În cadrul departamentului de secretariat, ȋn anul 2013, s-au ȋnregistrat aproximativ 20 de solicitări ȋn fiecare zi – informații sub formă verbală despre hotărâri emise de Primar, modalități de contestare a unor acte normative, program de audiențe, informații privind unele achiziții publice. Secretara a răspuns solicitărilor ce țin de competența ei, cetățenii fiind redirecționați către alte compartamente sau instituți competente.

Cea mai utilizată formă de comunicare orală ȋn cazul secretariatului este cea prin telefon.

Comunicarea interpersonală are loc ȋn cadrul evaluării performanțelor funcționarilor publici, ȋn cadrul departamentului de Resurse Umane.

Formule de adresare orală ȋn cadrul Primăriei Municipiului Alexandria: raportul de situații, prezentarea, briefingul.

În ziua de astăzi, tehnologia a avansat destul de mult, iar primăriile pot transmite informații și cu ajutorul canalelor mass-media. Anul trecut, instituția a apărut de 50 de ori ȋn presă, s-au organizat, cu ajutorul secretarei, 10 conferințe de presă, numărul anunțurilor publicate au crescut față de anul precedent, iar aparițiile pe posturile de televiziune au fost ȋn număr de 10.

Evenimente organizate cu ajutorul secretariatului și sponsorizate de Primărie: ,,Aprinderea bradului de Crăciun’’, ,,Moș Crăciun există’’, ,,Ziua Națională a României’’.

Comunicarea ȋn scris, ȋn cadrul Primăriei se bazează pe corespondență, gestionată de Biroul Secretariat. Se solicită informații cu privire la acte normative, reglementări, utilizarea banilor publici, activitatea conducerii instituției.

Nota de informare- este un comunicat din cadrul primăriei și cuprinde operațiuni sau fapte ȋntreprinse de administrația publică.

Exemplu: Compartimentul de secretariat informează primarul cu privire la propunerea unei firme private de a se ocupa de reparațiile echipamentelor birotice din cadrul instituției. Această propunere urmează să se depună la Departamentul de Investiții, care analizează situația și dă verdictul.

Model Notă de informare

Procesul-verbal- consemnează activități sau hotărâri a unei adunări din administrația publică locală.

Exemplu: Proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni din cadrul Departamentului de Secretariat privind aprovizionarea cu produse de papetărie. Proces-verbal de consemnare a unei ședințe, care punctează fiecare hotărâre din cadrul adunării. Acesta se realizează la sfârșitul fiecărei ședințe a consiliului local.

Raportul- reprezintă o formă scrisă a unor activități ȋntreprinse de anumite persoane sau departamente din cadrul instituției.

Tipuri de rapoarte din cadrul Primăriei Municipiului Alexandria: raport privind plata salariilor, plata facturilor către furnizori, modul de gestionare al fondurilor europene.

Petiția- reprezintă o cerere adresată primăriei pentru emiterea unui act administrativ. Petițiile ajunse la Primăria Municipiului Alexandria sunt ȋnregistrate la secretariat ȋntr-un registru special și ȋnaintate departamentelor competente pentru soluționare. Secretara are obligația de a urmări soluționarea petițiilor și redactarea răspunsurilor ȋn timp cât mai scurt.

Subiecte ale petițiilor ȋnregistrate ȋn anul 2013 la Primăria Municipiului Alexandria: solicitări de locuințe, activități edilitare gospodărești, probleme sociale, probleme materiale. Indiferent de răspunsurile date de administrația publică, acestea se transmit cetățenilor ȋn termen de 30 de zile.

Comunicarea publică ajută la transparența activităților instituției și transmite informații cu privire la modul de funcționare și atribuțiile ce-i revin. Cetățenii trebuie să fie informați cu privire la modul de funcționare al serviciilor publice și au oportunitatea de a-și exprima nemulțumirile față de modul de conducere.

În cadrul Primăriei Municipiului Alexandria, comunicarea publică ȋmbracă mai multe forme:

Site-ul Web al Primăriei www.alexandria.ro, unde se regăsesc informații de interes local, permanent actualizate. Tot aici găsim și acte necesare, documente publice, formulare tipizate, care ușurează activitatea secretarei. Adresele de e-mail, ajută și ele la menținerea relațiilor cu cetățenii. Secretara are atribuția de a răspunde ȋn cât mai scurt timp solicitărilor, iar ȋn același timp se păstrează și comunicarea cu celelalte instituții.

Comunicarea ȋntre secretară și cetățeni se realizează prin expuneri, informații, dezbateri, afișiere, publicații. În administrația publică se pune accent pe comunicarea permanentă dintre funcționarii publici și cetățeni, pentru identificarea anumitor probleme. În acest caz, secretara, după ce a aflat problema cetățeanului, are sarcina de a verifica informațiile primite, de a transmite mai departe persoanelor competente și de a rezolva conflictele. Pentru acest lucru se folosesc mai multe căi de soluționare a problemelor: ascultarea activă, analiza problemei, controlarea tonului vocii, ȋnțelegere, toleranță.

În procesul de comunicarea dintre secretară și cetățean, informația circulă ȋn ambele sensuri. Tot de acest proces depinde și modul ȋn care se iau deciziile ȋn cadrul Primăriei. Orice instituție publică are obligația de a informa cetățenii și de a-i consulta ȋn problemele ȋntâmpinate. Astfel, Primăria Municipiului Alexandria are și un program de audiențe după cum urmează:

Din cele prezentate mai sus, am observant că ȋn cadrul Primăriei Municipiului Alexandria ȋntâlnim toate tipurile de comunicare: scrisă, verbală și nonverbală. Pentru rezolvarea problemelor și ȋmbunătățirea procesului de comunicare, secretara a ȋntocmit un chestionar adresat tuturor anjagaților Primăriei.

Răspunsuri:

80% dintre angajați au răspuns că scopul Primăriei este satisfacerea interesului cetățenilor;

80% dintre angajați au răspuns că ȋntre 11 și 20 de persoane trec zilnic pragul Primăriei;

60 % dintre angajaț au răspuns că zilnic se adreasează un numar de 1-10 persoane prin telefon sau e-mail;

80% dintre angajați au o funcție de execuție;

Toți angajații au răspuns afirmativ.

60% dintre angajați au răpuns că actualizarea site-ului se face o dată pe săptămână;

80% dintre angajați au răspuns că Primăria colaborează cu presa locală;

80% dintre angajați au răspuns că Primăria a organizat conferințe;

80% dintre angajați au răspuns afirmativ;

80% dintre angajați au răspuns că procesul de comunicare se află ȋtr-o etapă stabilă, solidă.

Analiza procesului de comunicare din Primăria Municipiului Alexandria pe baza chestionarului.

Existența site-ului Primăriei și actualizarea permanentă a datelor duce la un sistem informațional bine structurat și organizat. Transparența activităților Primăriei duce la o legătură strânsă cu cetățenii și la o bună comunicare cu celelalte instituții. Comunicarea dintre instituție și mass-media se face cu ajutorul departamentului de secretariat, care organizează conferințele de presă, uneori cu ȋntârziere, ceea ce lasă loc interpretărilor, datorită lipsei unei strategii de comunicare.

În cadrul Primăriei, comunicarea reprezintă o condiție esențială pentru buna desfășurare și organizare a activităților administrative.

Corespondența ȋn activitatea secretariatului

Organizarea activității de secretariat poate fi evidențată prin atribuțiile ce revin acestui post.

Corespondența ajunge în locuri și la persoane diferite în cadrul primariei Alexandria. Din acest motiv este esențial ca atât în firmele mari cât și în cele mici să existe un punct unde să se poată obține informații asupra persoanei la care a ajuns o anumită hârtie, dacă s-a răspuns la o scrisoare, dacă scrisoarea a fost arhivată. Acest punct este secretara.

Toate document care intră sau ies din primărie se înregistrează la secretariat. Societățile mari au un serviciu de registratură care se ocupă de intrări și ieșiri. În societățile mici, adică ȋn cazul primăriei, de înregistrări se ocupă secretara. Acesta ține evidența corespondenței, cu ajutorul sistemelor jurnal. În acest sens fiecare scrisoare este trecută într-un caiet – registru. Există registru de intrări și registru de ieșiri. Se poate combina registrul de intrări cu cel de ieșiri, după cum vă voi arăta în continuare.

Este evident că numai scrisorile și documentele importante se înregistrează. De obicei, tipăriturile și materialele publicitare nu se înregistrează.

Atât ȋn instituțiile publice, cât și ȋn cele private, corespondența are un rol foarte important. Aceasta poate circula ȋn interiorul instituției,dar și ȋn afara ei, sigilată, ȋn plicuri sau predată personal. La Primăria Municipiului Alexandria, corespondența ajunge la secretară care oferă celui care a depus scrisoarea un bon de ȋnregistrare.

Sistemul de ȋnregistrare a corespondenței este necesar ȋntr-o instituțe deoarece acesta ajută secretara să găsească mai ușor documentele sau persoanele de care are nevoie.

Corespondența pătrunde în Primăria Municipiului Alexandria prin secretariat. Secretara verifică corspondența primită pentru a vedea dacă scrisorile au fost bine îndrumate pe numele și adresa primăriei. Deschide plicurile, mai puțin pe cele ȋnscrise cu ,,personal’’ sau ,,confidențial’’, după care plicurile se prind împreună cu scrisoarea pentru sortarea, înregistrarea, datarea corespondenței și predarea la departamente.

În funcție de importanța fiecărei scrisori și de atenția pe care aceasta o necesită, secretara sortează corespondența pentru conducere, apoi o ȋnregistrează ȋntr-un caiet.

Corespondența expediată de Primărie cuprinde răspunsurile la scrisorile primite, sau sunt scrisori inițiate de organizație. Aceste scrisori sunt realizate de secretară, ținând cont de indicațiile conducerii, care verifică și pune ștampila ȋnainte de expediere. Înainte de a fi trimise, scrisorile sunt ȋnregistrate de către secretară.

Registrul unic de corespondență al Primăriei Municipiului Alexandria este alcătuit din două compartimente: ȋnregistrarea corespondenți primite și ȋnregistrarea corespondenței expediate. Acest registru este foarte practic, deoarece oferă posibilitatea informării rapide cu privire la corespondență.

La terminarea unui volum din registru se ȋntocmește un proces-verbal de ȋncheiere a registrului.

Registrul este realizat de către secretară, tipizat sau realizat la comandă și are rol de catalog de ȋnregistrare cu valoare juridică și rol de ghid ȋn căutarea documentelor. Când ȋnregistrează corespondența, secretara ține seama de unele aspecte: ȋnregistrarea se face numai de către ea, cu excepția cazurilor ȋn care lipsește și deleagă o altă persoană, ȋnscrierea se face numai olograf, nu se lasă spații libere.

Documente ce nu necesită ȋnregistrare: dări de seamă periodice, acte expediate ce nu conțin număr de ordine, scrisori interne, acte interne.

Pentru scrisorile expediate prin poștă există un borderou de expediție, diferit pentru scrisorile simple și cele recomandate, ȋn care se notează datele fiecărei scrisori ȋn parte.

În cazul scrisorilor expediate prin curier, se notează ziua, anul, luna, numărul, destinatarul și semnătura ȋntr-o condică de expediție.

O dată cu apariția calculatorului, Primăria Municipiului Alexandria, având un volum mare de corespondență, o ȋnregistrează cu ajutorul calculatorului.

Modul de funcționare: există ghișee pentru fiecare compartiment, unde cetățeanul se prezintă pentru a depune lucrarea. Secretara verifică dacă aceasta corespunde criteriilor care fac posibilă ȋnregistrarea și emite un bon de registratură. Acesta conține numele celui care a depus lucrarea, numărul de ȋnregistrare, conținutul pe scurt al documentului, compartimentul care poate rezolva problema, termenul de răspuns și indicativul celui care a facut ȋnregistrarea. Sistemul informatic permite ca ȋnregistrarea să se facă de la mai multe posturi, calculatorul poate ordona numerele de ȋnregistrare, iar apoi se emite bonul. Operatorul nu poate modifica datele introduse, numai șeful de registratură are acest drept, pe bază de parolă.

Rețeaua Internet este o cale extrem de rapidă și atractivă între membrii populației globului, ce permite schimbul de informații cu multă ușurință, având un impact la fel de puternic ca și telefonul sau televiziunea.

Mijloacele de comunicare într-un secretariat, prin intermediul Internetului sunt:

Intranetul;

Poșta electronică (e-mail) prin care se pot transmite și primi mesaje;

Liste de discuții (discussion lists) care permit participarea la discuții și schimburi de informații în grupuri profesionale;

Grupuri de știri (Newsgroups) care permit consultarea sau participarea în grupuri de știri publice;

Chat-ul care permite comunicarea on-line a doi sau mai mulți utilizatori.

Internetul conectează milioane de indivizi, universități, întreprinderi și organisme din cele mai diverse. Mesageria publică permite abonaților să se conecteze la surse informaționale on-line, să schimbe mesaje și să participe la forumuri de discuții. Internetul oferă internauților produse program de mesagerie extrem de diferite.

Poșta electronică (în limba engleză i se spune "electronic mail" sau "e-mail") este o modalitate de a transmite mesaje în format text de la un calculator la altul. De obicei, această transmitere se realizează pe Internet. Mesajelor li se pot atașa fișiere (imagini, documente, clipuri audio sau video) care sunt transmise utilizând o formă simplă de FTP.

Cum Primăia Municipiului Alexandria este conectată la Internet, secretara are obligația de a citi zilnic mesajele primite prin e-mail. Pentru a putea transmite și recepționa mesaje de e-mail este necesar accesul la un program client pentru poșta electronică.

Grupurile de știri (Newsgroups) au fost proiectate ca un sistem de anunțuri oficiale făcute de instituții și specialiști în anumite domenii, și la care se pot abona cei interesați de domeniul respectiv. Cu timpul, orice abonat a ajuns să poată publica în aceste grupuri de știri, chiar și comentarii proprii (din păcate, uneori destul de puțin autorizate sau destul de subiective).

În momentul publicării, un mesaj este trimis automat de la primărie la toate serverele de știri care prezintă grupul de știri în care s-a publicat mesajul. Orice mesaj publicat are un termen de valabilitate (o dată până la care face parte din mesajele curente), după care va fi șters automat din lista de mesaje de pe server.

Principalele tipuri de documente primite și emise de Primăria Municipiului Alexandria

Model cerere

Model reclamație administrativă

Model cerere de interes public

Model scrisoare de ȋnaintare

Model felicitare

Model Ofertă

Model Împuternicire

Model Somație

Organizarea și desfășurarea ședințelor de Consiliu Local cu ajutorul secretarei

Consiliul local se întrunește în ședințe ordinare, lunar, la convocarea primarului.

Consiliul local se poate întruni și în ședințe extraordinare, la cererea primarului sau a cel puțin o treime din numărul membrilor consiliului.

În caz de forță majoră și de maximă urgență pentru rezolvarea intereselor locuitorilor orașului, convocarea dispoziției consiliului local se poate face de îndată.

Convocarea

Convocarea se realizează în scris, cu ajutorul secretariatului unității administrativ –teritoriale. Cu cel puțin 5 zile înaintea ședinței( ȋn cazul ședințelor ordinare), cu cel puțin 3 zile înaintea ședinței ( ȋn cazul ședințelor extraordinare ), în caz de forță majoră și de maximă urgență convocarea consiliului local se poate face de îndată.

Convocarea cuprinde: data, ora, locul desfășurării, ordinea de zi a acesteia.

2. Invitația de ședința

Preia o parte din dispoziția de convocare. Aceasta se transmite prin secretară, consilierilor locali și va cuprinde: data, ora, locul desfășurării, ordinea de zi a acesteia. Materialele ședinței se pot analiza și studia înaintea asteia la locul stabilit anterior. Locul ședinței se stabilește la sala de ședințe, sediul primăriei, biroul secretarului localității, ȋn funcție de posibilitățile primăiei. Invitația de ședință cuprinde și o anexă cu lista nominală a consilierilor locali și semnătura de confirmare a primirii invitației la ședința de consiliu.

Ordinea de zi

Ordinea de zi este înscrisă în cuprinsul invitației de ședință transmisă consilierilor.

Proiectul ordinii de zi se întocmește la propunerea primarului, consilierilor, secretariatului, comisiilor de specialitate sau la solicitarea cetățenilor.

Ordinea de zi a ședințelor consiliului local cuprinde: proiecte de hotărâri, împreună cu avizul comisiilor de specialitate cărora le-au fost transmise în acest scop, ȋnsoțită de raportul compartimentului de resort din cadrul aparatului propriu al consiliului local. Tot pe ordinea de zi sunt cuprinse și rapoarte sau informări ale conducătorilor unităților subordonate sau care se află sub autoritatea consiliului, timpul acordat declarațiilor politice, întrebărilor, interpelărilor, petițiilor sau alte probleme care se supun dezbaterii consiliului.

În cazul ȋn care ordinea de zi nu este însoțită de raportul compartimentului de resort din cadrul aparatului propriu de specialitate al autorității administrației publice locale, problemele înscrise pe ordinea de zi a ședinței consiliului local nu pot fi dezbătute. Raportul se eliberează în termen de 30 de zile de la solicitare. Ordinea de zi a ședinței consiliului local se aduce la cunoștință locuitorilor municipiului, prin mass-media sau prin orice alt mijloc de publicitate.

În funcție de ordinea în care sunt înscrise pe ordinea de zi, problemele sunt dezbătute de către membrii ședinței. Ordinea este aprobată la începutul ședinței de consiliu. Modificarea ordinii de zi se poate face numai pentru probleme urgente și numai cu votul majorității consilierilor prezenți.

Proiectele de hotărâri

Dreptul la inițiativă pentru proiectele de hotărâri ale consiliului local aparține primarului, consilierilor sau cetățenilor. Redactarea proiectelor se face decătre cei care le propun, cu sprijinul secretarei și al serviciilor din cadrul aparatului propriu al autorității administrației publice locale. 

Proiectele de hotărâri sunt redactate în conformitate cu normele legislative și sunt însoțite de o expunere de motive. Acestea sunt transmise spre dezbatere și avizare comisiilor de specialitate ale consiliului local, precum și compartimentelor de resort ale aparatului propriu al consiliului, în vederea întocmirii raportului. Raportul compartimentului de resort se întocmește și se depune la secretariatul unității administrativ-teritoriale, înainte de întocmirea avizului de către comisia de specialitate, spre a putea fi avut în vedere de către această comisie. După verificarea și examinarea proiectului, comisia de specialitate a consiliului local întocmește un aviz cu privire la adoptarea sau respingerea proiectului examinat.

Avizul ajunge la secretarul unității administrativ-teritoriale, care va transmite măsurile corespunzătoare difuzării lui către primar și consilieri ( de obicei, o dată cu invitația pentru ședință ). Proiectele de hotărâri și celelalte propuneri, însoțite de avizul comisiei de specialitate și de raportul compartimentului de resort din aparatul propriu al consiliului, se înscriu pe ordinea de zi și se supun dezbaterii și votului consiliului în prima ședință ordinară a acestuia.

Proiectele de hotărâre se aduc la cunoștință cetățenilor, prin afișare, cu cel puțin 30 de zile înainte de supunerea spre analiză, avizare și adoptare de către autoritățile publice. 

În cadrul ședinței de consiliu, asupra proiectelor de hotărâri au loc dezbateri generale și pe articole, consilierii putând formula amendamente de fond sau de redactare.

În funcție de ordinea formulării lor, amendamentele se supun votului membrilor consiliului. Dacă s-a adoptat primul amendament formulat sau un amendament formulat anterior, celelalte se declară respinse fără a se mai supune votului. Pentru a fi desemnate legale, după adoptare, în urma supunerii la vot, hotărârile consiliului local se semnează de consilierul care conduce ședințele de consiliu și se contrasemnează de către secretar. În cazul în care secretarul consideră că aceasta este ilegală, nu va semna hotărârea.

Secretarul va comunica hotărârile consiliului local primarului și prefectului, de îndată, dar nu mai târziu de 3 zile de la data adoptării. Comunicarea, însoțită de eventualele obiecții cu privire la legalitate, se face în scris de către secretar și va fi înregistrată într-un registru special destinat acestui scop. Așadar, e necesar sa fie întocmit un registru special ȋn care vor fi înregistrate adresele de înaintare ale hotărârilor si dispozițiilor.

Procesul verbal al ședinței

Pentru fiecare ședință de consiliu se întocmește, de către secretară, un proces verbal al ședinței. În procesul verbal se menționează felul ședinței de consiliu (ordinară/extraordinară), data ședinței, locul ședinței, dispoziția de convocare a ședinței, prezența, ordinea de zi a ședinței, modificări ale acesteia ȋn cazurile expres prevăzute de legea de aprobare a procesului verbal al ședinței anterioare, eventualele obiecțiuni; dezbaterile generale și pe articole asupra proiectelor de hotărâri, modul și rezultatul votului, hotărârea/hotărârile și numărul acestora ce iau naștere ȋn urma votării.

Procesul verbal al ședinței este semnat de către consilierul care conduce ședințele de consiliu (președintele de ședința) și de secretara unității administrativ-teritoriale.

Consilierul care conduce ședințele de consiliu, împreună cu secretara unității administrativ-teritoriale își asumă, prin semnătură, responsabilitatea veridicității celor consemnate. Înaintea fiecărei ședințe secretara pune la dispoziție consilierilor, în timp util, procesul-verbal al ședinței anterioare, pe care ulterior îl va supune spre aprobare consiliului local. Consilierii au dreptul ca în cadrul ședinței să conteste conținutul procesului-verbal și să ceară menționarea exactă a opiniilor exprimate în ședința anterioară. În acest caz, secretara va întocmi o notă pe care o va anexa procesului verbal.

Dosarul special al ședinței

Pentru fiecare ședință de consiliu se întocmește, de către secretară, un dosar special al ședinței respective. Dosarul special al ședinței conține: opisul dosarului, cu actele pe care acesta le conține și numărul de pagini, dispoziția de convocare a ședinței cu respectarea termenelor legale și avizată de secretar, dovada publicării ȋn mass-media printr-un proces verbal de afișare, prezența consilierilor la ședința consemnata ȋntr-un tabel nominal de prezență, pe care îl va semna fiecare consilier local prezent și va fi contrasemnat de secretar, procesul verbal al ședinței,

hotărârile adoptate în ședința respectivă, toate proiectele de hotărâri trecute pe ordinea de zi, avizul comisiei de specialitate și raportul compartimentului de resort pentru fiecare proiect de hotărâre în parte, alte materiale (adrese, cereri, documente) supuse dezbaterii.

Toate documentele ședințelor de consiliu se întocmesc în limba romană, în caz contrar, prin grija primarului se va asigura traducerea în limba romană tuturor acestor documente. Dosarul special al ședinței va fi numerotat, sigilat și semnat de consilierul care conduce ședințele de consiliu și de secretară, după aprobarea procesului-verbal în proxima ședință de consiliu.

CONCLUZII

În această lucrare am punctat cele mai importante aspecte, atât teoretice cât și practice, privind modul de organizare al activității de secretariat într-o instituție publică. Am pus accent pe studiu de caz, prezentat în ultimul capitol, realizat la Primăria Municipiului Alexandria, în care este evidențiată activitatea de secretariat, cu particularitățile sale.

În munca de birou s-au introdus în ultima vreme noi tehnologii de prelucrare a textelor, de distribuire și transmitere a informației care au operat modificări de esență în ceea ce privește conținutul profesiunii de funcționară – secretară, atitudinile, mentalitățile și percepțiile ce decurg din noul său statut.

Secretara modernă este o persoană educată și educabilă, care are capacitatea de a comunică cu oamenii, de a-i ajuta și, în general, de a-și organiza și controla propria muncă, contribuție și carieră. Comunicarea este o coordonată esențială a oricărei relații sau activități umane, mai ales ȋntr-o instituție publică.

Pentru a fi competentă, secretara trebuie să dispună de cunoașterea limbii române și a 1-2 limbi străine, de stăpânirea lucrului pe calculator și a muncii de birou, de capacitatea de comunicare, de a-și înțelege și ajuta semenii de rigurozitate și disciplină interioară, de capacitatea de a lucra precis și rapid, de încredere în propriile inițiative, de simțul răspunderii, de discreție și loialitate, de punctualitate, de flexibilitate, de spirit de echipă și de un înalt respect al ierarhiilor.

În încercarea de a o defini, secretara este personajul reprezentativ pentru era informației și comunicării, fiind cronicara evenimentelor instituției sale sau autoarea unor anale nepublicate, ea reprezintă pilonul: dacă ea pleacă, organizația dispare sau stă pe loc.

BIBLIOGRAFIE

AIFTINCA, Marin, Babilonul informației: Către o nouă ordine internațională în domeniul comunicării și informației, Editura politică, București, 1987;

BERDULE, Grigoruță, Managementul serviciilor publice, Iași: Editura Tehnopress, 2008;

DAGENAIS, Bernard, Campania de relații publice, Editura Polirom, Iași, 2003;

FOTACHE, Doina, Birotica, Editura Junimea, Iași, 2001;

FOTACHE, Doina, Metode, tehnici și tehnologii pentru grupuri de lucru, Editura Polirom, Iași, 2002;

FURDU, Iulian-Marius; TODOROI, Dumitru; MICUSA, Diana, Birotica, Editura Edusoft, București, 2006;

GIORANNINI, Giovannini, De la silex la siliciu : Istoria mijloacelor de comunicare în masă, Editura Tehnică, București, 1989;

MARGIT, Gatenjs-Reuter, Manual de secretariat și asistență managerială, Editura Tehnică, București, 1999;

NĂFTĂNĂILĂ, Ion; COLESCA, Sofia, Birotică și secretariat, Editura ASE, București, 1999;

POPESCU, Irina; PROFIROIU, Alina, Bazele administrației publice, Editura Economică, București, 2005;

Site-ul Primăriei Municipiului Alexandria – www.alexandria.ro – ;

SOCOBEANU, Iordana, Manual de secretariat, Editura Eficient, București, 2002;

VÂRGOLICI, Niculina, Redactare și Corespondență, Editura Universității din București, București, 2009;

VÂRGOLICI, Niculina, De la secretară la asistentă: evoluția unei profesiuni, Editura Universității din București;

TATU, Lucian, Introducere în gestiunea financiară a instituțiilor publice, Editura Academia de Studii Economice, ASE, București, 2002.

BIBLIOGRAFIE

AIFTINCA, Marin, Babilonul informației: Către o nouă ordine internațională în domeniul comunicării și informației, Editura politică, București, 1987;

BERDULE, Grigoruță, Managementul serviciilor publice, Iași: Editura Tehnopress, 2008;

DAGENAIS, Bernard, Campania de relații publice, Editura Polirom, Iași, 2003;

FOTACHE, Doina, Birotica, Editura Junimea, Iași, 2001;

FOTACHE, Doina, Metode, tehnici și tehnologii pentru grupuri de lucru, Editura Polirom, Iași, 2002;

FURDU, Iulian-Marius; TODOROI, Dumitru; MICUSA, Diana, Birotica, Editura Edusoft, București, 2006;

GIORANNINI, Giovannini, De la silex la siliciu : Istoria mijloacelor de comunicare în masă, Editura Tehnică, București, 1989;

MARGIT, Gatenjs-Reuter, Manual de secretariat și asistență managerială, Editura Tehnică, București, 1999;

NĂFTĂNĂILĂ, Ion; COLESCA, Sofia, Birotică și secretariat, Editura ASE, București, 1999;

POPESCU, Irina; PROFIROIU, Alina, Bazele administrației publice, Editura Economică, București, 2005;

Site-ul Primăriei Municipiului Alexandria – www.alexandria.ro – ;

SOCOBEANU, Iordana, Manual de secretariat, Editura Eficient, București, 2002;

VÂRGOLICI, Niculina, Redactare și Corespondență, Editura Universității din București, București, 2009;

VÂRGOLICI, Niculina, De la secretară la asistentă: evoluția unei profesiuni, Editura Universității din București;

TATU, Lucian, Introducere în gestiunea financiară a instituțiilor publice, Editura Academia de Studii Economice, ASE, București, 2002.