Activitatea de Relatii Publice Si Relatii cu Publicul In Cadrul Autoritatilor Publice Locale

Activitatea de relații publice și relații cu publicul în cadrul autorităților publice locale

Cuprins:

Abrevieri:

R M – Republica Moldova

EU – Uniunea Europeană

HG – Hotărâre de Guvern

APL – Administrație Publică Locală;

RP – Relații Publice

CP – Comunicare Publică

CR – Consiliul Raional

CRC – Consiliul raional Cahul

ONG – Organizații Non Guvernamentale

PPCD – Partidul Popural Creștin Democrat

ÎNTRODUCERE

Una dintre problemele actuale ale perioadei de asociere, a Republica Moldova către Uniunea Europeană, este cea a apariției noilor domenii de activitate, și a multor domenii care necesită o Reformă. Astfel printre cele care, necesită a fi Reformate, sau poate chiar abordate pentru prima dată în unele cazuri, se numără și activitatea de comunicare publică. În Moldova spre deosebire de alte țări ale fostului lagăr socialist, problemei date i-a fost acordată până acum prea puțină importantă. Cu toate că la etapa actuală fiecare instituție are angajat un specialist în relații publice pentru a oferi comunicarea publică și accesul la informație cetățeanului.

La etapa actuală, nu se observă totuși o anumită schimbare de atitudine privitor la această problemă.

Studiile efectuate se limitează la cercetarea anumitor aspecte ale pătrunderii și consolidării practicii de comunicare publică în Moldova. Studiul de față combină cercetarea aspectelor domeniului relații cu publicul și activitatea reluaților publice în procesul de comunicare publică. Studierea celor două părți componente a activității de comunicare publică este justificat din considerentul dinamicii dezvoltării celor două, deoarece ambele sunt interdependente și contribuie la procesul activității de comunicare publică în ansamblu.

Scopul prezentei lucrări a fost cercetarea teoretică a conceptului de relație publică și activitatea relație cu publicul în cadrul APL, structura, rolul acestui proces în perioada actuală (integrări RM în EU), investigarea dezvoltării procesului de relație cu publicul a activității de comunicare publică în Republica Moldova în perioada actuală, precum și gradul de dezvoltare atins în decursul anilor 2009 – 2015.

Obiectul cercetării l-a constituit consiliile (raionale) locale de gradul II din Republica Moldova, gradul de implicare în activitatea de relații cu publicul.

Obiective teoretice

– De a efectua o analiză teoretică a conceptului de relații publice a activității de comunicare publică în cadrul instituție publice;

– De a analiza procesul de relațiilor publice a activității de comunicare publică și structura acestora instituțiile publice din Republica Moldova;

– De a determina funcțiile și rolul procesului de relație publică și reaflații cu publicul în cadrul autorităților publice locale, precum și realizarea acestor funcții în Moldova.

Obiective practice

– De a determina care este rolul practic al activității relațiilor publice în Moldova;

– De a analiza care sunt cele mai importante componente ale procesului de relație publică a activității de reaflații cu publicul în Moldova;

– De a determina gradul de dezvoltare a procesului de relație cu publicul a activității de comunicare publică la etapa actuală, în baza analizei evoluției dinamicii, numărul de instituții care au o transparență în activitatea publică.

– Comunicare publică în cadrul consiliile (raionale) locale de gradul II din Republica Moldova și calitatea serviciilor propuse (ONG-uri, agenții de comunicare, departamente, etc.);

Stadiul actual al cunoașterii în domeniu/Delimitarea și motivarea temei de cercetare

În contextul schimbărilor de structură din practicile managementului public aduse de aplicarea teoriilor noului management public începând cu anii 1980, cât și a introducerii legislației care reglementează accesul liber la informațiile de interes public, organizațiile publice trebuie să demonstreze mai multă transparență, responsabilitate și recursivitate față de nevoile cetățenilor și să-i implice mai mult în formularea politicilor publice, iar aceasta nu se poate realiza fără o comunicare publică eficace și eficientă.

În pofida acestei importanțe crescânde a comunicării publice, domeniul relațiilor publice este relativ nou în Republica Moldova, iar cercetările din domeniu sunt în fază incipientă, mai ales în ceea ce privește relațiile publice locale, care de fapt nu au nici o paza legislative bine definită.

Astfel, numărul analizelor care au în vedere relațiile publice locale din perspectiva comunicării strategice este extrem de redus, iar tematica studiilor referitoare la comunicarea sectorului public este încă destul de limitată, concentrându-se în general pe aspectele tehnice ale profesiei sau pe evaluarea opiniei publice sau a funcționarilor publici cu privire la anumite aspecte care țin de comunicarea instituțiilor publice.

Ca urmare, susținem că tema de cercetare propusă de acest studiu, care abordează relațiile publice locale din perspectivă strategică prin examinarea modului de organizare a relațiilor publice și a rolului efectiv jucat de acestea în instituții publice din R.M. și activitate relațiilor cu publicul din cadrul instituțiilor administrativ teritoriale în managementul strategic al comunicării publice, este deosebit de relevantă și utilă pentru dezvoltarea cercetării din domeniul relațiilor publice atât locale cât și naționale din R. Moldova, precum și a cadrului conceptual general în care acestea își desfășoară activitatea.

Structura tezei de master – Având în vedere plasarea conceptului de relație publica vs relații cu publicul în cadrul comunicării publice din instituțiile administrativ teritoriale.

Această lucrare cuprinde o primă parte teoretică (capitolele 1- 2), care definește cadrul conceptual relevant pentru obiectul de studiu al lucrării, analizând și sintetizând principalele concepte, teorii și cercetări din aceste domenii, precum și implicațiile lor practice asupra subiectului propus spre cercetare. La fel analizare conceptele dat din perspectiva legilației în vigare a Republicii Moldova, cât ăi posibilităție aplicări conform unor acte normative internaționale.

Tot în aceste capitole sunt definți temeni de ”Relații Publice” și ”Relații cu Publicul” țânâd să definească conceptele de bază ale acestor funcții cât dilema la nivel național asupră confundări specificurilor asupra termenilor.

Capitotl 3 este o sinteză practică asupra aplicări celor expuse în primile două capitole la nivel național. Examinare asupra lucrului specific specilistuli în relații publice în cadrul Consiliului raional Cahul.

1. Concepte fundamentale privind activitatea Relațiilor Publice

”Ca activitate umană, comunicarea este un proces continuu și dinamic:

ea are la bază atitudini care sunt intenționale și care implică ideea de schimb.”

Pornind de la definiția RP și întrucât comunicare înseamnă, printre altele, și comunicare publică, iar aceasta înseamnă și relații publice, care înseamnă și discurs public și precum în domeniul administrației publice locale găsim și promovarea, în mixtul căreia se înscrie și publicitatea, avem toate motivele să abordăm, pentru început, despre chestiuni de ordin general, ce țin de comunicare, de domeniul global al activității de ”Relații Publice” sau a ”Relațiilor cu Publicul”.

Activități ce în esență par a fi identice doar ca, cercetând-le amănunțit putem deduce diferențele majore existente, și pe alocuri total diferite, între cele două mari activități la nivel global în toate Instituțiile atât publice cât și private. Vom defini activitățile de bază a specialiștilor care se ocupă de RP ale instituției și a relaționismului din cadrul instituției.

Vom aborda separat cele doua definiți cât și punctul unde cele două se suprapun sau se opun total una față de alta. La fel vom discuta și activitate specialiștilor în domeniu la nivel de administrație publică locală.

Vom aduce exemple concrete privind activitatea Relaționiștilor și scopul acestora în cadrul instituție publice. Necesitatea organizări lucrului eficient pentru ca ”alegătorii” sa fie satisfăcuți de lucrul administrație publice.

Pentru ca legea administrație publice (LEGEA nr.436-XVI din 28.12.2006 privind administrația publică locală) și cea a contenciosului administrativ (Legea contenciosului administrativ nr. 793-XIV din 10.02.2000), legea cu privire la petiționare (LEGE Nr. 190 din 19.07.1994 cu privire la petiționare), cât și accesul al informație (Legea nr. 544 din 200 privind liberul acces la informațiile de interes public), și nu în ultimul rând Constituția R. Moldova să fie respectate de către angajații Instituțiilor cercetate în lucrare.

La sfârșitul secolului al XX-lea asistăm la o creștere exponențială a rolului comunicării în societate. Niciodată în istoria lumii, spune profesorul Lucien Sfez, nu s-a vorbit atât de mult despre

comunicare. Aceasta, se pare, trebuie să regleze toate problemele. Bunăstarea, egalitatea, fericirea, gradul de înțelegere a indivizilor și a grupurilor, toate acestea depind de comunicare.

Pentru unii specialiști, partea cea mai activă, cea mai dinamică, aisbergul componenței practice a comunicării este reprezentată de relațiile publice.

Activitatea de ”comunicare publică” în Republica Moldova începe să se dezvolte și să-și dobândească importanță în societate încă de la începutul anilor ”90, o dată cu declanșatrrea treceri la economia de piața. Astfel este cert faptul ca anume econoia este factorul chie în deszvoltarea domeniul de comunicare publică în R.M., și că servicile oferite de relaționiști sunt dependente de cererea agenților economici.

Un alt motiv de dezvoltare a activității de comunicare publică este politica. Odată cu independența, în Moldova a apărut o nouă clasă politică care a adoptat normele democratice de organizare a statului. În noile condiții, politicienii s-au văzut nevoiți să comunice continuu și în mod pozitiv cu alegătorii. Aceasta s-a conturat în mod deosebit atunci când primul președinte, Mircea Snegur, socotit ca fiind promotorul ideii naționale, nu a fost reales pentru al doilea mandat prezidențial. Concurentul său, Petru Lucinschi, organizând o campanie largă de PR, care a fost mai efectivă decât buna amintire despre Snegur.

Desigur, comunicarea publică politică purta preponderent un caracter agresiv, de manipulare, de înstigare (cazul PPCD), însă în ultimii ani aceasta își schimbă fațeta, dat fiind faptul că publicul pledează pentru un mesaj rațional, logic și pozitiv.

Tot odată trebuie de menționat că pentru lucrarea de față, activitatea de comunicare publică va fi abordată prin prisma relațiilor publice. Această abordare tematică este folosită din considerent că anume activitatea de relații publice însumează majoritatea aspectelor comunicării publice în contextul procesului de instituționalizare.

Un alt argument pentru această abordare este faptul că activitatea de comunicare publică în Moldova nu e dezvoltată într-atât, încât să se poată vorbi despre o abordare multilaterală a fenomenului. Relațiile publice sunt unicul element al comunicării publice care poate fi considerat în mare măsură consolidate și dezvoltat la nivelul funcționalității calitative din cadrul relațiilor cu publicul.

În lucrarea sa, Warren K. Agee susține ideea potrivit căreia relațiile publice au devenit „liantul esențial” al mediului economic, politic și social. Aceeași idee este susținută și de Philip Lesly care consideră relațiile publice un instrument de mediere între diversele niveluri ale corpului social, scopul final fiind acela de a induce „echilibrul între forțele sociale” .

Este foarte greu să concepem astăzi un anumit tip de activitate fără ca aceasta să fie însoțită de eforturi planificate și constante de a comunica cu mediul.

Fraser P. Seitel intră în cele mai mici detalii. În opinia sa, noi toți, într-un mod sau altul, practicăm zilnic RP atunci când ne aflăm în contact cu alte ființe umane. Pentru o organizație, fiecare telefon, fiecare scrisoare sau întâlnire este un eveniment de relații publice.

Cea mai mare dificulte dificultate de a da răspuns la întrebarea ce sunt relațiile publice, constă în faptul că de la apariția relațiilor publice și până astăzi asistăm la o permanentă repoziționare a domeniului în raport cu celelalte componente ale comunicării.

Secolul al XIX-lea a înregistrat relațiile publice ca un instrument de influențare a publicului – în opinia lui McQuail este vorba în acest caz de o comunicare ghidată de un scop propagandistic.

Pe tot parcursul secolului al XX-lea, odată cu dezvoltarea mijloacelor moderne ale comunicării, asistăm la o transformare a relațiilor publice dintr-un proces de comunicare unidirecțional și fără reguli într-un proces bidirecțional, echilibrat, ghidat de un cod etic și deontologic.

O altă dificultate ar fi aceea că aplicațiile relațiilor publice pot îmbrăca aproape orice activitate umană. Diversitatea organizațiilor și a activităților conduce la diversitatea de înțelegere și practică a domeniului.

Relațiile publice  sunt un proces cu dubla direcție:

– promovează organizația în exterior.

– informează organizația cu privire la reacția opiniei publice la schimbarea de atitudine pe care opinia publica o poate avea.

Informarea trebuie sa fie adevărată când promovează imaginea, dar si neadevărată. O imagine bine promovata nu este exacta, ci ajustata pentru a fi credibila, plăcută, bine structurata.

Departamentul de relații publice folosește un discurs conotativ, capabil sa distorsioneze cursul real al informației. Atunci când informează organizația despre opinia publica, va folosi un discurs denotativ => preocupat de comunicarea adevărului.

Cel denotativ => este unul preocupat de promovarea intereselor, chiar cu prețul sacrificării adevărului.

   Este de presupus ca discursul conotativ este folosit pentru obținerea exacta a lucrurilor, dar se va neglija corespondenta dintre lucrurile in sine, personale si cele expuse. Conotația este folosita cu pretenția de denotație, pentru a induce in eroare prin simulare. 

De aici înțelegem că este foarte necesar ca discursul să fie atât credibil cât și adevărat, cel mai aproape de adevăr.

 Discursul ideologic este verosimil (asemănător adevărului, este o impresie a realității, nu realitatea propriu-zisă). Semnificațiile conotative nu sunt folosite doar in scopuri perfide, au si un mare potențial efectiv. Aceste doua aspecte ale discursului conotativ sunt folosite împletit. Promovarea de imagine sta sub regimul distorsionării adevărului.

Organizațiile = întreguri, entități ce se comporta ca niște indivizi in peisajul social, indiferent de activitate, cu statut public sau privat.

Discursul ideologic nu se restrânge la promovare. Uneori este agresiv si urmărește independenta fata de organizație sau aducerea in sfera de interese a oamenilor, grupurilor, instituțiilor, ignorând interesele particulare.

Discursul conotativ poate fi regăsit in fenomenul de patologie al comunicării, îndeosebi in manipularea maselor.

 Gustave Le Bon a emis o teza contestata de unii: In masa, laolaltă cu alți oameni fata de care nu are legături bine articulate, omul postmodern este mai prost decât atunci când este singur.

Comportamentul omului-masa este caracterizat prin predispoziția de a renunța sa reacționeze critic mesajelor de orice tip si de a se ralia euforic opiniilor împărtășite de ceilalți.

Limbajul semnelor = cod tare folosit pentru comunicare de joasa calitate;

Discursul conotativ a luat forme ideologice ce țin de patologia si manipularea maselor.

Conotativ — omul poate descrie, disocia, contextualiza;

— robotii nu pot decât sa duca entități informaționale dintr-o parte în alta.

 Specificul uman este responsabilitatea si plasarea unei informații.

 Transmiterea informației se bazează pe supoziție, limbaj. Ansamblul cuvintelor reprezintă un mediu transparent:

S = Subiect cunoscător;

L = Mediul intre cel care se informează si stările de lucru;

R = Realitatea diverselor obiecte. Stări de lucru.

1. 1. Istoricul și definirea noțiunei de ”RELAȚIILE PUBLICE”

Scurt istoric privind noțiunea ”Relațiilor Publice”

Noțiunea de „relații publice” este folosită la jumătatea secolului al XIX-lea în S.U.A., când, din nevoi practice, s-a conturat o nouă optică privind stabilirea și menținerea relațiilor întreprinderilor producătoare cu publicul consumator.

Noua concepție despre relația producător consumător și-a dovedit eficientă și s-a consolidat în secolul al XX-lea, materializându-se în numeroase oficii de „consilieri” în relațiile publice, în foarte multe servicii de relații publice. De exemplu, în 1957, în această țară existau 1100 de firme de „consilieri” în relațiile publice, iar peste 5000 de întreprinderi aveau servicii serioase de „relații publice”.

Pentru că pe parcursul sudiului vom folosi mai des definiția de ”sepcialis în domeniul relații cu publicul” am simplificat puțin și vom folosi noțiunea de ”relaționist”, ce ar insemna activitatea de bază a acestui specialist.

Noua concepție și serviciile de relații publice au pătruns în Europa prin mijlocire franceză, extinzându-se foarte mult în a doua jumătatea a secolului nostru. În prezent, nu exista instituție, întreprindere ori firma care se respectă fără să aibă propriul serviciu de „PUBLIC RELATIONS”.

Definirea termenului de „relații publice” a fost influențata de poziția pe care s-au situat diferiți teoreticieni. Aceste relații au fost privite de către unii din punct de vedere psihologic, de către alții din punct de vedere sociologic, filosofic, teoretic sau aplicativ, ceea ce explica existenta numai în literatura americană a peste 1000 de definiții.

Cu toate aceasta mare varietate de definiții, ele exprima, evident în maniere diferite, o concepție nouă despre modul în care o instituție sau întreprindere trebuie să-și creeze relațiile cu oamenii, să le mențină și să le dezvolte.

Privite, înainte de toate, dintr-un unghi psihologic, deci ca mecanisme de stabilire a legăturilor între instituții, ori întreprinderi și oameni, relațiile publice pot fi definite ca fiind ansamblul de mijloace folosite de către instituții și întreprinderi pentru a crea un climat de încredere și simpatie în rândul propriului personal, precum și în rândul publicului.

O asemenea definire a relațiilor publice ne dă posibilitatea distingerii de fenomenul publicitar, de publicitate. Publicitatea urmărește, în mod expres, formarea, menținerea și dezvoltarea unei „clientele” urmărindu-se exclusiv scopuri publicitare, pe când relațiile cu publicul vizează crearea unui climat de încredere în rândul publicului și al propriului personal, susținerea propriei activități și favorizarea dezvoltării întreprinderii.

În realizarea acțiunilor de relații publice, se are în vedere informarea obiectivă a publicului, nu sugestionarea lui că în cazul publicității. De aceea, se spune că prin relații publice se popularizează o firmă, o întreprindere, o instituție, în vreme ce prin publicitate se popularizează un produs al firmei respective. Prin conținutul lor, acțiunile realizate prin relațiile publice sunt mai ales sociale, iar cele ce țin de publicitate sunt mai ales comerciale.

Relațiile publice, atât prin scopul general, cât și prin maniera specifica în care se realizează, sunt considerate ca fiind necesare și posibile la orice instituție și întreprindere și la orice nivel. De aceea, se vorbește de „relații publice” ale statului și ale organismelor de stat, cum ar fi: armata, poliția, instituții de învățământ, cultura și administrațiile publice etc.

De aceea scopul prezentei lucrări este de a demonstra necesitatea înființării ”Departamentelor de Relații Publice” în cadru instituțiilor Administrativ Teritoriale de gradul II, și/ sau de a avantaja specialist în cadrul Administrația de gradul I.

Dinamica internă și diversitatea de acțiune sunt două dintre cele mai importante elementele care explică existența unui număr foarte mare de definiții ale relațiilor publice.

Definiția ”Relațiilor Publice”:

Dacă să vorbim de istorie mai întâi, Rex Harlow, un pionier al relațiilor publice și unul dintre cei mai mari teoreticieni, într-un efort temerar desfășurat la mijlocul anilor ’70, a identificat aproape cinci sute de definiții ale relațiilor publice iar, pe baza acestora, ne-a lăsat posterității ceea ce astăzi cunoaștem drept „mega-definiția lui Harlow” sau „description definition”.

Rex F. Harlow a scris într-un articol publicat într-o prestigioasă revista, parcă Public Opinion Quarterly: „Toată lumea vorbește despre relații publice, dar se pare că foarte puțini cunosc semnificația acestui termen”

N-am de gând să deslușesc misterul, asupra căruia se tot bat mai marii lumii în relații publice de vreo 50-60 de ani și pentru a putea delimita activitatea de bază a specialistului în domeniu voi încerca să redau doar unele dintre cele mai cunoscute definiții ale relațiilor publice pentru a reușii definirea problemei expuse în lucrare, cât și pentru a expune termenul într-o lumină vizibilă de toți perceptori. La fel pentru a reuși delimitarea celor două noțiuni confundabile ”Relații Publice” și ”Relațiile cu Publicul”.

Astfel cea mai cunoscută și mai acceptată definiție a RP este cea a lui Rex Harlow: Relațiile publice reprezintă funcția managerială distinctă care ajută la stabilirea și menținerea unor limite reciproce de comunicare, la acceptarea reciprocă și la cooperarea dintre o organizație și publicul ei; ele implică managementul problemelor, ajutându-i pe manageri să fie informați asupra opiniei publice și să răspundă cererilor opiniei publice; ele definesc și accentuează obligațiile managerilor de a anticipa tendințele mediului; ele folosesc ca principale instrumente de lucru cercetarea și comunicarea bazate pe principii etice.

Acum, dacă suntem atenți fie și la prima propoziție, regăsim suficiente elemente pentru a explica, în mod logic, domeniul relațiilor publice.

„Societatea Americană de Relații Publice” (PRSA): „Public relations is a strategic communication process that builds mutually beneficial relationships between organizations and their publics.” (ro. Relații publice reprezintă un proces de comunicare strategică prin care se urmărește construirea unor relații reciproc avantajoase între organizații și publicuri).

Definiție relații publice din partea Institutului Britanic al Opiniei Publice: „Relațiile publice reprezintă efortul deliberat, planificat și susținut de a stabili și a menține înțelegerea reciprocă dintre organizație și publicările sale”.

Pentru a aborda noțiunea lărgit voi cerceta termenul din definirea istorică Asociația Internațională a Relațiilor Publice a stabilit, cu ocazia Convenției anuale din 1978, următoarea definiție: „Practica relațiilor publice este arta și știința socială a analizării unor tendințe, a anticipării consecințelor lor, a sfătuirii liderilor unei organizații și a implementării unor programe de acțiune care vor servi atât intereselor organizației, cât și intereselor publicului”.

La rândul lor, alte forumuri științifice sau organisme profesionale au formulat diferite definiții, din dorința de a circumscrie cât mai exact acest domeniu. După Public Relations Society, una dintre cele mai mari asociații profesionale din lume, „relațiile publice ajută societatea noastră complexă și pluralistă să funcționeze într-un mod mai eficient, contribuind la înțelegerea reciprocă dintre grupuri și instituții”; British Institute of Public Opinion, a cărui definiție a fost adoptată de întregul Commonwealth, consideră că „relațiile publice sunt un efort deliberat, planificat și susținut de a stabili și de a menține înțelegerea reciprocă între o organizație și publicul ei”, iar Deutsche Public Relations Gesselschaft prezintă relațiile publice că „efortul conștient și legitim de a realiza înțelegerea, de a stabili și a menține încrederea în rândul publicului, pe baza unor cercetări sistematice”.

După sinteza realizată de revista profesională Public Relations News, relațiile publice sunt „funcția de conducere care evaluează atitudinile publicului, apropie politicile și procedurile unui individ sau ale unei organizații de interesele publicului, planifică și execută un program de acțiune pentru a câștiga înțelegerea și acceptarea publicului”, după Grunig Hunt în LE.

Efortul de a defini relațiile publice sau de a face ordine în definițiile existente este îngreunat de faptul că formulările respective conțin atât aspecte conceptuale (ce sunt relațiile publice), cât și aspecte instrumentate. Toate acestea înmulțesc elementele care compun definițiile, deoarece rezultatele acestei activități sunt numeroase, iar uneltele folosite de relaționiști sunt deosebit de variate.

Dacă aruncăm o privire transversală asupra definițiilor existente, observăm că anumite cuvinte-cheie apar în majoritatea formulărilor. După D.L. Wilow și colaboratorii săi, acestea ar fi următoarele:

Deliberarea – activitatea de RP este intenționată, este produsul unei analize și al unor alegeri referitoare la modalitățile de câștigare a încrederii publicului;

Planificarea – activitatea în RP este organizată: „soluțiile problemelor sunt descoperite treptat, iar strategiile sunt concepute pentru perioade mari de timp”;

Performanța – RP se bazează pe rezultate, iar eficienta lor depinde de activitatea concretă a organizației; prin urmare, demersurile de relații publice nu pot câștiga încrederea publicului pentru o organizație care, prin activitatea ei, dovedește ignorarea interesului public;

Comunicarea bilaterală – RP se bazează pe preluarea informațiilor din mediul în care operează organizația, pe transmiterea de noi informații și pe urmărirea feedbackului acestora;

Interesul public – rațiunea activității de RP este „satisfacerea nevoilor publicului, nu obținerea, cu orice preț, de beneficii pentru organizație”;

Dimensiunea managerială – activitățile de RP sunt mai eficiente atunci când sunt integrate în structurile de conducere ale unei organizații.

1. 2. Noțiunea de public și domeniul de activitate

Orice domeniu de activitate presupune partea sa de public. Aici vorbim atât de instituțiile publice cât și de cele private. Oriunde vorbim despre produse și servicii, publicul este în centrul procesului decizional. Publicul nu este însă doar un consumator al produselor și serviciilor, în cadrul noțiunii de public intră și oficialități, politicieni, mass-media, ofertanții produselor și serviciilor, pe lângă clienți. Tehnica înțelegerii legăturilor, raporturilor ce există între reputație, percepție, atitudine și comportament este numită în general „relații cu publicul”.

Definirea activităților de relații cu publicul:

Relațiile publice reprezintă administrarea comunicării dintre o organizație și diferitele sale tipuri de public (Public Relations Techniques: Todd Hunt & James Grunig).

Relațiile publice reprezintă efortul conștient, planificat și susținut, de realizare și menținere a înțelegerii reciproce dintre o organizație și oamenii cu care vine în contact. (definiție dată de British Institute of Public Opinion și adoptată de un anumit număr de țări din UE).

O altă definiție formală dată de către „Institute of Public Relations” din SUA arată că practica relațiilor cu publicul este „efortul constant și susținut de a păstra înțelegerea reciprocă și bunele intenții între organizație și publicul ei.” APL s-a transformat dintr-un instrument de aplicare a legii într-o formă de organizare capabilă să participe la viața cotidiană a cetățenilor și să rezolve problemele sociale.

Relațiile publice dintr-o administratie publica urmăresc crearea unui sentiment de încredere și simpatie între administratia publica și publicurile acesteia. În acest scop, relațiile publice vizează dezvoltarea imaginii și recunoașterea administratiei, precum și promovarea rolului social al acesteia. Din acest punct de vedere, relațiile publice pot fi definite atât ca o abordare, o stare de spirit, cât și ca un ansamblu de tehnici, o modalitate de armonizare a intereselor administratia publica cu cele ale publicului ei. In alta ordine de idei administratia publica nu poate funcționa ruptă de publicul ei, public care îi asigură, de altfel, legitimitate.

Pentru a avea un răspuns pozitiv din partea oamenilor pentru care lucrează, administratia publica trebuie să-și comunice intențiile, este necesar să-și asigure o bună imagine și se supune unui imperativ: apropierea de public prin adaptarea construcției organizaționale la cerințele acestuia. În acest sens politicile de relații publice vor trebui să adopte acest tip de comunicare numită în tratatele de specialitate “comunicare instituțională”, (care în cazul instituțiilor publice capătă forma de “comunicare publică”) cu cele forme principale de desfășurare, “comunicarea externă” și “comunicarea internă”.

În construcția unei strategii de comunicare se impune identificarea prealabilă a caracteristicilor sau a specificului comunicării administratiei publice implicate. Comunicarea publică presupune transmiterea unor mesaje ce privesc aplicarea generală a unor reglementări, spre deosebire de comunicarea politică (inclusă de unii autori în cadrul comunicării publice) care implică transmiterea unor mesaje ce vizează decizii privind întocmirea reglementărilor. Comunicarea publică presupune transmiterea unor mesaje ce se referă la acțiuni, servicii sau bunuri de utilitate publică, spre deosebire de comunicarea corporativă care privește consumul personal. Comunicarea publică poate căpăta un caracter de masă ori colectiv (în interiorul organizațiilor), spre deosebire comunicarea interpersonală, utilizată exclusiv în câmpul privat, și de cea politică, axată într-o proporție majoră pe comunicarea de masă.

Având ca sarcină principală comunicarea interumană, administrația nu se poate limita numai la transmiterea unei informații sau la o politică al cărei unic scop este imaginea. Ea trebuie să înțeleagă nevoile cetățenilor și să găsească modalități de a răspunde acestor nevoi. În aceste condiții, funcționarul nu va mai fi un simplu specialist în legislație, ci va putea înțelege situațiile și problemele cetățenilor. Activitatea de comunicare ocupă cea mai mare parte a timpului unui funcționar public angajat în compartimentele de lucru cu publicul. Se observă din ce în ce mai mult, astăzi, că o pierdere considerabilă de energie, timp, randament se datorează lipsei personalului format în domeniul comunicării. Mijloacele de comunicare, de transmitere și de informare cunosc o dezvoltare spectaculoasă, în timp ce comunicarea ca relație interumană autentică se pierde. Comunicarea a devenit o necesitate dar și o cerință obligatorie pentru funcționarul public. O bună comunicare se impune: Acelora dintre funcționari care lucrează direct cu publicul, celor care lucrează în compartimentul de Relații cu publicul, celor care lucrează în alte servicii, dar care vin de asemenea în contact cu cetățenii; responsabililor compartimentului Resurse umane; tuturor categoriilor de funcționari care înțeleg rolul administrației publice locale în societatea civilă.

Primirea publicului este un element cheie în relația administrație cetățean; de cele mai multe ori, cetățeanul percepe modul în care este primit ca fiind ineficient, mediocru, ostil, simțind-se chiar maltratat de către administrație. Multe din aprecierile făcute la adresa administrației se datorează unei primiri dezagreabile, oricare ar fi calitatea serviciului furnizat.

De aici rezultă importanța acestui tip de activități pentru o administrație care se dorește eficientă, modernă și la dispoziția cetățenilor. Primirea și informarea cetățenilor presupune o bună cunoaștere a acestei categorii, a nevoilor și constrângerilor acestora.

Astfel, identificarea prealabilă a categoriilor de cetățeni, utilizatori ai serviciilor oferite de administrația publică locală, este de fapt un demers de modernizare a instituției care este mai degrabă obișnuită să răspundă unui mare număr de solicitanți, sub presiunea urgenței, fără o analiză profundă. Acest fapt e dovedit prin numărul mare de solicitări privind acordarea de locuințe, ajutor social, certificate de urbanism, autorizații de construire, titluri de proprietate etc. În aceste situații, administrația trebuie să treacă din postura de “utilizator pasiv” în cea de “interlocutor-actor” prin studierea categoriilor de solicitanți, a dificultăților acestora privind accesul la informație, mod de exprimare, dificultăți de deplasare, temperament, constrângeri etc. Aici ne referim la nivelul de cultură care afectează în mare măsură un segment al populației, precum și la situații legate de persoane bolnave, handicapate, în dificultate.

De aceea, este obligatorie intervenția administrației pentru inițierea unor măsuri de acoperire a tuturor acestor situații specifice. Există câteva modalități de primire și luare de contact cu cetățeanul.

Acestea sunt:

1. Îndrumarea cetățenilor: și aici ne referim la primul contact dintre cetățean și funcționarul public. Cetățeanul trebuie să fie întâmpinat/primit de o persoană care să poată răspundă la întrebările sale sau de la care să poată obține anumite repere.

2. Informarea cetățenilor: și în acest caz, relaționistul trebuie să ofere cetățeanului informații de ordin general. Dacă cetățeanul solicită informații suplimentare, sau de specialitate, el trebuie îndrumat spre biroul/funcționarul competent (tipul biroului, numele funcționarului, telefon, program de lucru cu publicul etc.).

Aceste două modalități de primire a cetățenilor presupun existenta unor funcționari cu un nivel de pregătire specifică acestei activități, dar și a unor structuri de primire cu o organigramă ușor de consultat de utilizatori.

3. Obținerea informațiilor de specialitate: aici, problematica este să diversifică și să individualizează în același timp. Cetățenii trebuie îndrumați către un compartiment de specialitate sau un funcționar cu pregătire specifică sau atribuții în domeniul respectiv.

4. Rezolvarea unor cereri ce fac obiectul unei lucrări, al unui dosar: Acest tip de activitate din domeniul relațiilor cu publicul implică rezolvarea strictă a unei cereri a cetățeanului depusă de acesta, la care trebuie să se dea răspuns în termenul legal și la care cetățeanul dorește o rezolvare rapidă, favorabilă.

Activitatea de relații cu publicul rămâne un domeniu cheie în ansamblul activităților desfășurate de către administrație. Acesta trebuie adaptat la specificul unității administrativ-teritoriale, astfel încât administrația să fie permanent în serviciul cetățeanului. Această activitate trebuie restructurată uneori parțial/total pentru a se asigura funcționarea în slujba cetățeanului. Cetățeanul cere întotdeauna din partea funcționarului disponibilitate fizică și intelectuală, competență, calm. El dorește un raport personalizat. În administrația publică tradițională, personalul nu este întotdeauna la nivelul solicitărilor cetățenilor, și de cele mai multe ori, puțin disponibil. Formarea funcționarului care lucrează în domeniul relațiilor cu publicul trebuie să fie una polivalentă, iar organizarea administrației prin forma de primire, de ascultare, și programul de lucru cu publicul să asigure accesul tuturor categoriilor de cetățeni.

Astfel există trei mari condiții care trebuie respectate în vederea stabilirii activităților funcționarilor care lucrează în domeniul relațiilor cu publicul: – recunoașterea importanței modului în care cetățeanul este primit de administrație, inclusiv în domeniul formării personalului care lucrează în acest domeniu; – asigurarea unor mijloace de informare rapide și eficiente; – asigurarea formării personalului: oricare ar fi modalitatea de primire a cetățenilor trebuie să se asigure personal pregătit să asculte, să îndrume, să înțeleagă cererea formulată, să răspundă corespunzător fiecărei solicitări, să fie amabil și să rămână calm.

1. 3. Clasificarea relațiilor instituționale

După ce am delimităt cele două noținuni de bază studiate în această lucrare, vom delimita ținând cont de necesitate activitățile de bază a relațiilordin cadru insituțiilor gazdă. Astfel după cum se știi că o instituție, o întreprindere, desfășoară acțiuni de relații publice interne și acțiuni de relații publice externe. În continuare vom încercă să le delimităm cele două teorii.

Cât și modul de gândire și eficacitatea acestora, vom aborda separat cele două activități expuse în practica specialistului din cardul instituție administrativ teritoriale. Aceste tipuri de relații publice formează, așa cum apreciază Francis Dessart, coloana vertebrală a comunicării și armoniei sociale a întreprinderii.

Relațiile publice interne ale instituției:

Cel mai mare impuls dat relațiilor publice este legat de „descoperirea” de către școală de la Harvard, condusă de Elton Mayol în perioada 1924 – 1927, a faptului că relațiile umane constituie un factor al muncii productive. De aici s-a ajuns la concluzia că „armonizarea” relațiilor dintre membrii unei colectivități instituționalizate favorizează desfășurarea și dezvoltarea activității respective. Ca urmare, specialiști în relații publice considera că prin intermediul acestor relații are loc o „îndoctrinare” a personalului cu o filosofie a întreprinderii respective, în care elementul predominant să fie înțelegerea restului economic și social al acesteia.

Relațiile publice interne au caracter interpersonal, datorită faptului că ele se stabilescși se consumă în cadrul raportului dintre funcționarii serviciului public și cetățenii care se adresează serviciului respectiv. Aceste relații cu cetățenii pot fi: relațiile publice cu consilierii aleși în consiliile raionale; relațiile publice cu autoritățile, instituțiile sau serviciile administrative (sau reprezentanții acestora) din localități; relațiile publice cu funcționarii din aparatul consiliilor locale.

Ce le mai reprezentative relații publice interne din sistemul administrației sunt relațiile publice cu funcționarii din aparatul propriu. Aceste relații se stabilesc în contextual legislației privind statutul funcționarilor publici, al hotărârilor și regulamentelor proprii, adoptate de consiliile locale. Acțiunile de RP interne pot fi realizate în modalități diferite, ca: reuniuni informative cu personalul, în cadrul cărora se discuta activitatea pe compartimente sau în ansamblu, perspectivele, măsurile de luat etc.; se pot difuza filme realizate de personalul propriu; se pot folosi emisiuni radio și de televiziune, broșuri, pliante, comunicare personală etc.

Esențialul este că fiecare om să se considere coparticipant la activitatea instituției sau întreprinderii respective, iar instituția să-i apară în minte ca fiind cea care îi permite să-și manifeste din plin spiritul inventiv, creator, personalitatea.

Specialiștii în RP apreciază că publicul este reprezentat de orice grup sau individ care este implicat în viața unei organizații. Astfel o organizație nu poate avea numai un public unic și omogen. Ea are mai multe publicuri și acestea sunt stabilite în funcție de nivelul de implicare în comunicare, de susținere sau de constrângere a unei organizații.

Un grup de oameni căruia o organizație îi rezervă problemele ce-l frământă, începe să se simtă legată de aceasta și să-i devină public. Acesta devine țintă când acțiunile organizației îl vizează direct.

După nivelul de implicare în activitățile organizației, publicurile pot fi:

pasive (non-publicuri) – nu se simt afectate de activitățile organizației, nu sunt obligate de către această să facă ceva și nu se implică în rezervarea problemelor;

latente – simt că activitatea unei organizații poate avea consecințe asupra lor sau că ei pot influența organizația; acceptă existența unei probleme și consimt să se implice în rezolvarea ei; sunt încă pasive dar au potențial de a se activa;

conștiente și active – gradul de receptare a problemelor crește, și, totodată, crește și gradul de implicare al acestora.

J.E. Gruning și F.C. Repper au diferențiat după comportamentul lor comunicațional patru categorii de public:

1. publicurile tuturor problemelor – participă activ la toate dezbaterile;

2. publicurile apatice – sunt foarte puțin active;

3. publicurile unei singure probleme – nu participă activ decât la un număr limitat de teme, cu subiecte foarte apropiate;

4. publicurile problemelor fierbinți – se activează numai după ce mass-media au făcut dintr-o problemă o chestiune de maximă actualitate.

Relațiile publice externe ale instituției:

Bună desfășurare a muncii în instituția sau întreprinderea respectivă este dependentă, în anumite limite și de climatul psihologic pe care și-l creează în exteriorul său, în rândul celor cu care vine în contact. Se apreciază ca o atenție deosebită trebuie acordată clientelei și marelui public. Informațiile care se vehiculează pentru a crea un climat psihologic favorabil în rândul publicului din afara întreprinderii trebuie foarte bine selectate. Ele nu trebuie să ia forma unei campanii publicitare; ele trebuie să prezinte nu produsele sau servicii întreprinderii, ci acțiunile, intențiile și perspectivele acestora.

În procesul de relații publice se va ține seama de structura de vârsta, sex, profesiune, mediu rural sau urban etc., pentru a se iniția acțiuni adecvate specificului diferitelor grupări sociale care alcătuiesc marele public.

De asemenea, se va ține o permanentă legătura cu liderii posibili ai unor grupuri sociale, care au posibilitatea de a influența mai eficient atitudinile celorlalți. Foarte utilă este crearea condițiilor pentru a se putea recepționa eventualele reclamații sau sugestii din partea publicului, precum și relațiile sociale favorabile cu publicul din vecinătatea instituției sau întreprinderii.

1.4. Relațiile privite ca și activitate strategică în casrul Insituției

Pentru a acoperi o gamă atât de diversă de responsabilități și activități subsidiare, este necesar ca activitatea de relații publice să fie administrată ca un ansamblu sistematizat de comunicări specifice cu fiecare public în parte. Concept provenind din domeniul militar, strategia reprezintă modul în care se acționează într-o situație complexă. Un general poate adopta o strategie pasivă, amânând să dea bătălia, până ce inamicul este obosit și îndepărtat de bazele lui de aprovizionare. Sau poate prefera o acțiune fulger, un Blitzkrieg, mizând toate șansele de succes pe factorul surpriză.

Strategia prevede obiectivele care se doresc atinse, criteriile de alegere în situații când avem mai multe opțiuni și scenariile pe care le considerăm probabile și favorabile. Fiecare strategie are puncte tari și puncte slabe. O instituție publică își poate îndeplini misiunea în mai multe feluri, deoarece activitatea sa este complexă și unul sau altul din aspectele acesteia poate fi considerat ca ducând în mod special la succes.

Continuând analogia, dacă generalii aplică o strategie, efortul lor rămâne inutil atât timp cât soldații nu o cunosc și nu știu ce tactică să aplice la nivelul lor pentru a duce la îndeplinire obiectivele conducerii. Atunci când strategia este de retragere și de tergiversare, o tactică de rezistență eroică din partea soldaților duce la risipă de vieți omenești. Este deci esențial ca strategia aleasă de conducere să fie bine cunoscută și înțeleasă de către fiecare angajat și că acesta să stăpânească tactica ce-i corespunde, la nivelul său de execuție.

O strategie poate fi definită ca „direcția în care organizația hotărăște să se dezvolte, pentru a-și îndeplini misiunea”. Strategia de comunicare este documentul care ghidează ansamblul activităților de comunicare. Ea fixează ce dorim să obținem prin comunicarea cu publicurile interne și externe, ce plănuim să facem în acest sens și când plănuim să comunicăm. Planul de comunicare rezultat trebuie să fie suficient de strategic cât să ne limiteze la acțiunile cele mai relevante care vor duce la îndeplinirea obiectivelor comune, dar și suficient de tactic pentru a ne propune ținte realizabile, care pot fi implementate și evaluate (Anexa 5).

Cea mai bună cale de a avea o strategie realizabilă este de a-i implica pe oameni din start. Prin discutarea acesteia și cu colegii din Administrație, putem obține comentarii și critici folositoare pentru a obține direcția strategică adecvată.

● Ne permite să susținem îndeplinirea obiectivelor de comunicare instituțională;

● Introduce disciplină în derularea activităților care duc la realizarea acestora;

● Poate fi gestionată și coordonată de către responsabilii instituționali indiferent de context și de mize;

● Poate fi evaluată cu ușurință de către toți cei implicați în implementarea și îmbunătățirea ei;

● Ne ajută să corectăm erorile de comunicare și să evităm utilizarea ineficientă a resurselor existente;

● Definește rolurile fiecărei persoane implicate, atât în termeni de responsabilități, cât și în ceea ce privește alocarea de resurse logistice, umane, financiare și de timp.

O strategie de comunicare va direcționa interesul conducerii către un efort ce pare realizabil:

● Dacă nu se planifică strategic alocarea de timp, de energie și de resurse pentru comunicarea publică, aceasta va fi considerată ca un efort suplimentar și nu va fi trecută niciodată în lista de priorități instituționale.

● Dacă nu există un plan scris referitor la cine, ce, unde, când și de ce (cei 5 W) va comunica, foarte probabil, că nimeni nu își va asuma responsabilitatea de a o implementa în mod sistematic.

● Dacă nu există o concordanță strategică între strategia de dezvoltare a instituției și strategia de comunicare a acesteia, foarte probabil că nici măcar cel mai eficient comunicator nu va fi capabil să aloce resurse potrivite la locul potrivit.

Procesul de planificare strategică a comunicării va trece printr-o serie de etape necesare efortului de sistematizare a activităților de comunicare:

● Pentru început, este necesar să se efectueze înțelegerea contextului și a oportunităților situaționale, în cadrul etapei de cercetare, analizași diagnostic;

● În următoarea etapă, se definesc obiectivele de comunicare;

● Odată obiectivele fixate, se generează opțiunile de acțiune și se selectează deciziile instituționale optime în ceea ce privește modul în care instituția va comunica pentru a-și atinge obiectivele;

● Instituția trece la implementarea strategiilor și tacticilor, în conformitate cu calendarul propus și cu contextul instituțional intern și extern.

1.5. Rolul, funcțiile și conceptul de ”Relații Publice”

Pentru o mai bună înțelegere a definițiilor și pentru o mai corectă înțelegere a conceptului însuși de „relații publice” – "RP, este, poate, util să trecem în revistă funcțiile care revin structurilor specializate.

Chiar dacă nu vom face, ulterior, o opțiune explicită pentru vreuna dintre definițiile evocate, lista funcțiilor structurilor de RP va sta în loc de definiție, agreată de noi.

Structurile de relații publice se ocupă cu:

relațiile dintre instituție și publicurile sale, adică stabilirea și menținerea comunicării în dublu sens, între o instituție și publicurile acesteia;

urmărirea părerilor, atitudinilor și comportamentului grupurilor din interiorul Instituției;

analizarea efectului pe care-l au asupra publicărilor acțiunile și procedurile folosite în comunicare;

ajustarea procedurilor;

consilierea conducerii (cu privire la o nouă strategie, de exemplu);

modificarea opiniilor, atitudinilor și comportamentului în interiorul și exteriorul instituției, prin acțiuni discursive.

Dacă vom apela la alți autori pentru a verifica cele de mai sus, am putea găsi fie definiții, fie liste ale funcțiilor pe care le acoperă structurile de relații publice, cum ar fi cea de mai jos, unde activitatea ideală de RP:este un program planificat și susținut pe care-l aplică managementul unei Instituții, având ca obiectiv armonizarea relațiilor dintre instituție și diversele sale publicuri;

este un program planificat și susținut pe care-l aplică managementul unei Instituții, având ca obiectiv armonizarea relațiilor dintre instituție și diversele sale publicuri;

monitorizează gradul de atenție, opiniile, atitudinile și comportamentul înăuntru și în afara Instituției;

analizează impactul politicilor, procedurilor folosite și al acțiunilor instituției asupra diverselor publicuri;

ajustează acele politici, proceduri și acțiuni care se dovedesc a fi în conflict cu interesul public și/sau cu supraviețuirea și progresul instituției;

consiliază managementul cu privire la stabilirea de noi politici, proceduri și acțiuni care să fie deopotrivă benefice pentru instituție și pentru publicurile sale;

stabilește și menține o comunicare bidirecțională între instituție și publicurile acesteia;

produce schimbări specifice în gradul de atenție, în opinii, în atitudini și comportament în interiorul și în afara instituției;

duce la menținerea de noi relații și la menținerea relațiilor deja existente între instituție și publicurile acesteia.

Toate aceste activități se bazează pe cercetarea și evaluarea programelor instituției și a modului de comunicare.Relațiile publice mai exercită și un rol social, care se exprimă prin înlocuirea ignorării celuilalt cu cunoaștere și înțelegere reciprocă (altfel spus, RP ajută instituția să înțeleagă cerințele și aspirațiile publicului său și să se adapteze acestora în mod continuu, simultan cu crearea în mentalitatea diferitelor publicuri externe a unei reprezentări despre personalul instituției care să-i fie favorabilă acestuia).

Discursul structurii de RP provoacă o reacție (voluntară și/sau involuntară) pe baza căreia cei din această structură pot analiza activitatea instituției și o pot evalua prin raportare la resurse, obiective și rezultate. Concluzia poate duce și la nașterea unor noi idei de abordare, atât în privința activității din interiorul organizației, cât și în privința discursului acesteia către public. Atât concluzia, cât și ideile de îmbunătățire a abordărilor trebuie aduse la cunoștința managementului instituțional.

Teză: Cei care se ocupă cu relațiile publice NU IAU DECIZII.

Ei doar propun idei sau soluții posibile.

Deciziile sânt luate managementului la nivelul organizațional. Cei de la RP pot servi, de asemenea, la transmiterea deciziilor luate de manageri către personalul organizației și către public și, așa cum am văzut, la consilierea conducerii.

În mod tradițional, au fost desemnate trei funcții pentru relațiile publice.

Unul dintre punctele de vedere susține că relațiile publice servesc la controlarea publicurilor, direcționând ceea ce gândesc oamenii pentru a satisface nevoile sau dorințele unei instituții.

Funcția relațiilor publice este să răspundă publicurilor, să reacționeze la evoluțiile, la problemele sau la inițiativele celorlalți. O altă funcție este crearea unor relații mutual benefice între toate publicurile pe care le are o instituție, cultivând schimburi armonioase între diferitele publicuri ale instituției (care include grupuri de angajați, de consumatori, de furnizori sau de producători).

Putem descrie funcția și rolul practicii relațiilor publice enunțând cele zece principia fundamentale pe care le propun D. Newsom, A. Coti, J.V. Turk:

Relațiile publice se ocupă de problem serioase, nu de false probleme; ele nu se bazează pe fabricarea unor realități fictive, ci pe folosirea faptelor concrete în crearea unor programe care au ca scop principal servirea interesului public. Fără astfel de cunoștințe și deprinderi nu se pot cerceta opinia publică și analiza controversele publice. De asemenea, nu pot fi abordate relațiile cu mass-media. Cei care joacă un rol integrator în centrul organizației, cât și între această și mediu sunt specialiștii în relațiile publice. Totodată, ei sprijină organizația pentru definirea și punerea în practică a strategiilor folosind o gamă largă de deprinderi de comunicare profesională.

Având în vedere aceste constatări, putem aprecia că activității de relații publice îi sunt specifice patru procese esențiale:

cercetarea – care este problema?

acțiunea – ce și cum se poate face?

comunicarea – cum să se facă public acest lucru?

evaluarea – a ajuns mesajul la auditoriu? Care a fost efectul?

Fiind o componentă a conducerii organizației, relațiile publice contribuie la îndeplinirea obiectivelor acesteia și, ca urmare, acestea trebuie analizate praxiologic, adică din punctul de vedere al eficacității și eficienței.

Eficacitatea relațiilor publice într-o organizație reprezintă măsura în care acestea satisfac o necesitate a organizației s-au contribuie substanțial la realizarea unui obiectiv al acesteia.

Eficacitatea activității de relații publice poate fi:

pozitivă – activitatea de propagandă convinge publicul – țintă;

negativă – activitatea de propagandă obține rezultate contrare celor așteptate;

nulă – activitatea de propagandă nu convinge publicul țintă.

Având în vedere aceste elemente, putem conchide că eficacitatea relațiilor publice exprimă gradul în care acestea produc efectele scontate de organizație.

Eficienta relațiilor publice într-o organizație exprimă măsura rezultatelor obținute prin contribuția acestora, în raport de eforturile făcute pe timpul desfășurării acestor activități. Spre deosebire de alte domenii unde eficienta poate fi ușor determinată, în domeniul relațiilor publice problema este mai complexă. Această complexitate este generată de faptul că este dificil de comparat intrările și ieșirile datorită faptului că nu pot fi măsurate cu aceeași unitate.

Totuși, și în domeniul relațiilor publice este nevoie de o măsură a evaluării și determinării eficienței acestora. Aceasta are la bază maximizarea rezultatelor și diminuarea costurilor. Mai simplu spus eficienta reprezintă raportul dintre eficacitate (gradul de realizare a obiectivului urmărit) și cost (cheltuielile înregistrate) și aceasta poate fi reprezentată cu formula:

E =, unde E = eficienta;

Ef = eficacitatea; C = costuri.

Pentru un specialist de relații publice eficacitatea și eficientă activităților desfășurate sunt deziderate ale muncii specifice. Cu cât rezultatele obținute sunt mai mari în condițiile unor cheltuieli reduse, cu atât eficienta relațiilor publice este mai mare, iar organizația poate să-și îndeplinească scopurile propuse.

II. ”Relații Publice” versus ”Relații cu Publicul”

Cel mai important lucru, ca prim pas, este să înțelegi că noțiunea de Public Relations

nu este egală cu conceptul de „Relații cu Publicul”.

Așa cum nici Publicity nu se traduce prin „Publicitate”.

Apariția meseriei de relaționist nu a fost deloc întâmplătoare, iar rădăcinile acesteia se întind până în cele mai vechi perioade istorice. Firește, practica, așa cum o cunoaștem azi, a evoluat din ultima parte a anilor '80, însă aceasta este atât de diversă, încât nu există consens asupra a ceea ce înseamnă să practici relațiile publice.

Dificultatea vine, probabil din faptul că, fiecare dintre cei care activează în acest domeniu încearcă să dea o definiție, puțin diferită, în funcție de propria experiență de muncă, motiv pentru care relațiile publice variază mult de la un practician la altul sau de la o organizație la alta.

Totuși există unele definiții ale relațiilor publice care îi mulțumesc pe cei mai mulți specialiști, și una dintre acestea, în viziunea noastră, relevantă, aparține reputatului expert american John Reed. Acesta afirmă că, relațiile publice sunt arta și știința de a convinge de o manieră etică. În acest fel, devine o evidență faptul că munca unui practician de relații publice trebuie să aibă un singur standard: performanța etică, ceea ce înseamnă că un practician de RP este tot atât de bun pe cât de bună îi este reputația.

Adesea însă relaționiștii inițiază sau implementează practici profesionale care atrag critici, multe dintre ele justificate. De aceea, în general, chiar și statutul posturilor din cadrul RP nu este considerat prestigios . Totuși trebuie menționat că unele persoane și organizații sunt excepții nete de la această punere la index. Este firesc să ne întrebăm în acest context: de ce reprezintă excepții, și nu regula? Pot fi găsite, evident, multe explicații, accentul cade însă pe următoarele: în primul rând, în cazul lor, simțul eticii personale și profesionale este foarte bine dezvoltat, ceea ce le face să se conformeze atât spiritului legii, cât și prevederilor ei explicite.

În al doilea rând, acești oameni (și, respectiv, organizații), consideră că datoria lor profesională este să susțină politici și tehnici pline de răspundere socială.

În al treilea rând, consideră că, dacă publicul căruia i se adresează are avantaje maxime, aceasta avantajează la maximum organizația din care fac ei înșiși parte.

În al patrulea rând, organizațiile pentru care lucrează sunt conduse de persoane ale căror atitudini și comportamente sunt foarte dinamice.

Iar pentru a specifica cele două noțiuni care în permanență sunt confundate și care de fapt au înțelesuri total diferite vom studia în particular fiecare activitate propusă de către terminul subiect:

Astfel:

Relațiile publice reprezintă o activitate complexă, de comunicare cu toate publicurile

autorităților administrative, interne și externe.

Relațiile cu publicul reprezintă relația directă de informare a publicului larg și a terților

care solicită instituției să fie informați.

În cadrul celor două categorii de relații de comunicare, mijloacele de comunicare (directe, în scris, prin intermediul mass-media, electronice, imprimate etc.), activitățile subsecvente implicate și responsabilitățile comunicaționale asumate sunt extrem de diferite.

Relațiile publice semnifică un raport de încredere între toate publicurile autorităților administrative și acestea din urmă, încredere transformată în consens asupra activităților menite să îndeplinească actul de administrație cu profesionalism, transparență și imparțialitate.

Consimțământul publicurilor față de activitățile autorităților administrative se definesc prin încrederea și susținerea pe care acestea le manifestă, direct sau indirect, față de asemenea autorități. De aceea, se mai spune că efortul specialiștilor în relații publice este similar celui al unui” avocat” – doar că cei dintâi trebuie să pledeze simultan atât pentru instituția pe care o reprezintă, cât și pentru publicurile pe care aceasta le deservește. Astfel că, din avocat care susține cu înfocare cauza unei părți, comunicatorul se transformă într-un mediator al intereselor, așteptărilor și al percepțiilor ambelor părți, în vederea menținerii unei încrederi reciproce.

Mai mult decât în alte sectoare, autoritățile administrative depind de consimțământul public pentru aplicarea programelor lor, pentru desfășurarea cu succes a activităților preconizate și pentru creșterea calității serviciilor destinate administrației. Comunicarea de tip „relații publice” asigură adaptarea continuă a informațiilor pertinente la interesul publicului larg, acționând în sprijinul educării acestuia cu privire la calitatea actului de administrare.

Deși atunci când vorbim despre specialiști în relații publice ne referim la acei profesioniști specializați în comunicarea publică (de cele mai multe ori cu studii de specialitate în domeniu), am dori să atragem atenția că înțelegerea relațiilor publice ca funcție de management a autorităților administrativă nu trebuie să fie lăsată numai în responsabilitatea specialiștilor, așa cum crearea și menținerea unei bune reputații a actului de justiție nu pot fi lăsate în mâna unor responsabili desemnați cu „imaginea instituției”.

Multe din instituțiile publice nu își asumă din comunicarea cu publicul larg decât o serie de practici de comunicare formală, prin canale oficiale, gestionate de responsabili în domeniu. Totuși, așa cum reiese din definiția comunicării interpersonale, fiecare angajat al unei instituții este comunicator, chiar dacă involuntar și fără să se simtă responsabil pentru felul în care se raportează la terți.

De altfel, pentru un cetățean simplu este mai puțin important dacă mesajul transmis a fost cu intenție sau nu, de către un specialist sau doar de către un reprezentant instituțional prea grăbit să revină la” adevăratele sale atribuții”, atât timp cât se regăsește în fața unui răspuns neclar și aparent încărcat de reacții subiective, în fața unei pagini de web ne-actualizate, a unei reacții prea dure la o solicitare banală, a unei citații cu greșeli de redactare sau a unui afiș ilizibil pentru cei fără pregătire de specialitate în domeniul administrativ.

Pentru a nu lăsa comunicarea publică la voia întâmplării, trebuie să facem mai mult decât să transferăm în exclusivitate toate responsabilitățile în domeniu câtorva angajați, mandatați oficial ca unicii reprezentanți responsabili de procesul de comunicare (în multe situații chiar și aceștia au atribuția de comunicator alături de un set complet de alte atribuții). Relațiile publice, ca mecanism de creare a unei imagini pozitive a sistemului judiciar, sunt în grijă tuturor.

Desigur, un rol aparte îl joacă șefii ierarhici, care trebuie să asigure o perspectivă de ansamblu asupra modului în care instituția gestionează comunicarea și folosește resursele disponibile în direcția îndeplinirii misiunii și viziunii acesteia.

Ei au datoria:

● să înțeleagă realitatea instituțională – limitările și oportunitățile cu care se confruntă instituția atât din interior cât și din exterior;

● să cunoască și să aplice standardele de calitate și bunele practici în domeniul comunicării specifice autorităților administrative;

● să asigure realizarea unei comunicări instituționale corecte, controlate și transparente, care să nu permită crearea unor curente de opinie publică care vehiculează interpretări eronate cu privire la profesionalismul, imparțialitatea și celeritatea specialiștilor și a celorlalte categorii de personal.

Mai mult, responsabilii instituționali apelează la specialiștii în relații publice pentru a se face ascultați, atunci când consideră că au de transmis teme de interes, care trebuie să intre pe agenda publică.

Relațiile publice însumează o serie complexă de activități (tactici) extrem de variate, care sunt selectate și în funcție de resursele financiare, umane și logistice pe care instituția le are la dispoziție.

De asemenea, un rol important în definirea atribuțiilor complete de tip relații publice este dat de voința instituțională de a-și realiza o imagine publică de calitate – despre ceea ce este, ce vrea să fie și ce vrea să comunice că este. Cu alte cuvinte, este foarte important impactul pe care dorește să îl aibă asupra instituțiilor publice și societății în ansamblu, atât prin calitatea activității administrative, cât și prin calitatea și transparența informațiilor despre modul în care se implementează supremația legii prin intermediul autorităților judecătorești.

Comunicarea publică văzută astfel în toată complexitatea ei poate să cuprindă mai multe categorii de comunicare:

– comunicarea interpersonală – de la om la om, directă – verbală și nonverbală;

– comunicarea de grup – activitățile în echipă, organizarea de ședințe și de evenimente;

– comunicarea instituțională – care utilizează canalele de comunicare de tip mass-media, dar și alte canale de comunicare publică;

– comunicarea interinstituțională – dezvoltarea de parteneriate la nivel național și internațional, colaborarea în cadrul comisiilor interinstituționale, activități de tip advocacy (de susținere a cauzei instituției).

Pentru a se asigura utilizarea eficace a resurselor limitate și pentru a obține maximum de impact la nivelul publicului larg, indiferent de canalele de comunicare directe sau publice folosite, este nevoie ca relațiile publice să fie bine gestionate, implicând o comunicare disciplinată și bine planificată.

Pe când specialistului care se ocupa și/sau responsabil de activitatea cancelariei din Instituție este considerat responsabil de comunicarea publică, în conformitate cu obligațiile profesionale prevăzute în Regulamentul intern al Instituție și fișele de post.

Deși structura organizatorică din care face parte indică prin denumire faptul că specialistul este responsabil de activități de relații publice, totuși de multe ori în cadrul instituțiilor administrative persistă confuzia între activitățile de tip relații publice și de tip relații cu publicul.

Înseși atribuțiile specialistului în Relații Publice, așa cum sunt acestea definite de către Regulamentul intern, sunt mai degrabă legate de conceptul de „relații cu publicul” decât de natura conceptului global de „relații publice”. Acestea se referă, în principal, la activități legate de cererile de furnizare a informațiilor publice, la petiții și la solicitări adresate edililor, funcționând mai degrabă ca un punct nodal de transmitere a informațiilor dinspre interiorul spre exteriorul instituției. Astfel, specialistul:

primește și înregistrează cererile de furnizare a informațiilor publice;

primește și înregistrează petițiile adresate responsabililor din APL;

zilnic, pe măsură ce specialistul primește aceste petiții și cereri, le prezintă conducătorului;

transmite către compartimentele de specialitate solicitările de informații și petițiile, spre soluționare;

urmărește soluționarea la timp a solicitărilor și petițiilor și aduce la cunoștința conducătorului orice problemă ivită în derularea activității;

comunică răspunsurile către petiționari și solicitanți;

redactează și pune la dispoziția publicului înscrisurile cu informațiile care se comunică din oficiu, precum și formularele pentru solicitările de informații publice și pentru reclamațiile administrative;

furnizează pe loc, atunci când este posibil, informațiile publice solicitate;

face mențiuni în Registrul de petiții și în Registrul pentru înregistrarea cererilor și răspunsurilor privind accesul la informațiile publice;

păstrează în mape separate petițiile și cererile, precum și răspunsurile date acestora.

înregistrează ordinile și dispozițiile președintelui, viciilor și șefilor de direcții/secții.

înregistrează scrisorile de intrare și de ieșire în registrele respective conform legislației în vigoare.

În plus, specialiști responsabili de informarea publică au o responsabilitate comunicațională cheie – aceea de a transfera un limbaj administrativ specializat în exprimări accesibile publicului larg, pe înțelesul tuturor, dar fără a scădea din acuratețea informației.

„Traducerea” pentru publicul larg a unui context administrativ complex, fără pierderea calității informației despre actul de informare, reprezintă o condiție esențială pentru menținerea încrederii societății, în ansamblul ei, în autoritatea instituțională. Fiecare informare publică trebuie să transmită, direct sau indirect, prin comunicare verbală dar și nonverbală, voința instituțiilor publice de a susține transparența, imparțialitatea și independența actului de informare.

Pentru aceasta, este necesar ca specialistul să fie format în cadrul unor cursuri de comunicare adaptate atribuțiilor specifice acestei categorii de personal, fiind astfel susținut să își dezvolte cu precădere calitățile de comunicare publică, pentru că serviciul de informare să fie și în fond, nu doar în formă, accesibil tuturor.

De asemenea, munca specialistului presupune și activități de relații cu mass-media, desfășurate, cu precădere, de către purtătorul de cuvânt numit în acest scop. Astfel de activități sunt relevante pentru trecerea de la responsabilitățile de tip „relații cu publicul” la cele de tip „relații publice”, fără însă ca acestea să asigure adevăratul impact pozitiv pe care relațiile publice l-ar putea avea asupra imaginii și credibilității autorităților administrative. Pentru aceasta, este nevoie să re-poziționăm importanța domeniului relațiilor publice în toată complexitatea lui de funcție managerială.

2. 1. Responsabilități și riscuri profesionale în activitatea de bază.

Etica și responsabilitățile sunt probleme care interesează relațiile publice la două niveluri: cel al fiecărui individ și cel al instituției pe care o reprezintă acesta. În acest context, relațiile publice sunt deseori numite „conștiința” managementului – expresie care subliniază rolul RP de a-i aminti unei organizații care sunt responsabilitățile față de toate publicurile sale.

Firește, RP nu pot juca acest rol în cazul în care conducerea organizației nu are așa ceva, pentru că, de fapt, managementul superior este cel care stabilește tonul etic al unei organizații. În acest sens, dacă un relaționist cere părerea publicului în privința eticii sale, nu trebuie să-l surprindă descoperirea că organizația din care face parte este considerată lipsită de etică.

Opinia publicului despre etica unei organizații nu este determinată de definiția în sine a moralității, ci de consecințele vorbelor și faptelor acelei organizații care sunt considerate morale sau imorale de către toate categoriile de public. Acest simț al dreptății, chiar dacă se dovedește ulterior eronat, este ceea ce formează opinia publică.

Iar pentru domeniul relațiilor publice, fără îndoială, opinia publică este importantă, pentru că o mare parte din activitatea profesională a relaționiștilor este dedicată influențării pe cât posibil, a opiniei categoriilor de public-țintă.

Activitățile de RP presupun deci destule responsabilități și riscuri profesionale, deoarece prin intervenția sa în sfera intimității clientului, dar și în „ordinea” percepției publice a acestuia, agentul relaționist își asumă foarte multe obligații de ordin moral.

Sarcina sa este dificilă, întrucât prin ceea ce face, inerent, sunt suscitate valorile, mentalitățile, reprezentările, stereotipurile și prejudecățile specifice unor comunități, grupuri și instituții cu care interacționează la un moment dat. Din acest punct de vedere, Codul Etic Internațional al Relațiilor Publice (Codul de la Atena) dă măsură importanței ce se atribuie dimensiunii morale a activităților de RP.

Simpla lectură a normelor înscrise în conținutul acestui foarte ferm și concis text care reglementează stilul acțiunii relațiilor publice dă senzația unui veritabil "cod al onoarei", asemănător celor ce prescriu conduita jurnalistică sau a oricărei alte profesii cu impact public manifest.

Pe de altă parte, însă realizarea unor punți solide de legătură cu publicul pot ajuta organizațiile să evite multe dificultăți, conflicte și chiar crize, cât și urmările lor negative în cazul în care nu s-a reușit preîntâmpinarea lor. Pentru exemplificare este relevantă activitatea firmei americane Johnson & Johnson .

Aceasta comercializează cu mult succes o gamă largă de produse și accesorii medicale. Acest succes durabil se explică, parțial, și prin standardele de funcționare ale firmei, expuse cu simplitate în crezul ei profesional.

Așadar, provocarea, pentru relaționiști, indiferent că lucrează în interiorul instituției sau în afara ei, este să îi ghideze pe aceia care îi angajează către acțiuni responsabile, bazate pe integritate. În caz contrar, distanța morală între ceea ce trebuie să fie RP și ceea ce pot deveni, respectiv, unelte insidioase ale manipulării, riscă să ia proporții considerabile.

Țânând cont de faptul că cele două noțiuni se contrazic reciproc chiar dacă la nivel național se bat cap în cap și de foarte multe ori sunt confundate vom studia separat fiecare activitate în parte și care este domeniul de activitate conform actelor legislative existe în țară dar și de cele naționale pe care am putea să ne baăm pentru a susține ideea necesități existențe unor astfel de funcții la nivel de raion. Funcții ce nupot fi confundate și de loc comasate într-un singur ”specialist”.

2.1.1. Domeniul de reglementare a specialistului ”relații cu publicul”

Activitate de bază a specialistului în domeniul ”relații cu publicul” se bază pe actelele legislative existe:

HG Nr. 618 din 05.10.1993 pentru ”aprobarea Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice și de dispoziție și Instrucțiunii-tip cu privire la ținerea lucrărilor de secretariat în organele administrației publice centrale de specialitate 
și ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova”;

HG Nr. 208 din 31.03.1995 pentru ”aprobarea Instrucțiunilor privind ținerea lucrărilor de secretariat referitoare la petițiile persoanelor fizice și juridice, adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor Republicii Moldova”;

Regulament cadru cu privire la ținerea lucrărilor de secretariat în autoritățile publice centrale și locale și în instituțiile din subordinea acestora aprobat în 2007

Lege privind Codul de conduită a funcționarului public nr. 25-XVI din 22.02.2008;

Legea cu privire la petiționare nr. 190-XIII din 19.07.1994;

Legea privind contenciosul administrativ nr.793-XIV din 10.02.2000;

Legea privind accesul la informare nr. 982 din 11.05.2000;

Regulamentul cadrul al instituției în care acteviză;

Fișa postului.

Serviciul relații cu publicul îndeplinește următoarele atribuții:

coordonează activitatea de comunicare intra și inter instituționala pe cele două segmente: relații publice și relații cu publicul;

reprezintă conducerea instituției în relația cu mass-media și colaboratorii;

asigura informarea publica directă a persoanelor și informarea internă a personalului;

asigura accesul neîngrădit al populației la informațiile privind dreptul acesteia la protecție și asistenta socială, precum și la formalitățile și documentațiile care sunt necesare pentru obținerea acestor drepturi în condițiile impuse de legislația în vigoare;

asigura egalitatea la tratament a cetățenilor prin eliminarea oricărei forme de discriminare bazată pe aspecte privind naționalitatea, convingerile religioase și politice, starea materială, vârsta, sex, etc.

permite persoanelor interesate cunoașterea rețelei de servicii sociale comunitare create, dezvoltate și diversificate în baza legislației în vigoare.

aplica dispozițiile Legii nr.190 – XII din 19.07.1994 ”Cu privire la petiționare și ale Legii nr.982 din 11.05.2000 ”privind liberul acces la informațiile de interes public”.

organizează locul special destinat informării publice și actualizează documentele ce fac referire la structura și activitățile desfășurate de către instituție.

organizează traseul optim de circulație a documentelor intre compartimentele funcționale ale insituției, cu respectarea termenelor de soluționare prevăzute de cadrul normativ în vigoare;

asigura desfășurarea activității de secretariat și registratura generală a instituției, în condiții optime;

organizează evenimente mediatice precum conferințe de presa/întâlniri cu mass-media/vizite de lucru/etc;

colaborează cu compartimente de comunicare/presă ale altor structuri ale administrației publice centrale și locale;

anticipează, previne și gestionează situațiile de criză ce pot constitui subiecte de presă; în vederea îndeplinirii acestor atribuții, purtătorul de cuvânt al instituției va fi informat de către toate structurile componente cu privire la eventualele situații de criza apărute; acordă asistență de specialitate în domeniul repartizat;

stabilește subiectele zilnice – temele ce urmează a fi abordate, atât pro activ cât și reactiv – modalitatea în care acestea vor fi prezentate, obținerea informațiilor pentru răspuns, elaborarea drepturilor la replică, etc;

realizează rețeaua de parteneri de comunicare;

cultiva și menține relații bune de colaborare cu masa media;

realizează analiza semestriala/anuală a aparițiilor în presa și întocmește anual un raport privind accesul la informațiile de interes public cu respectarea prevederilor legale în vigoare;

asigura expedierea corespondentei către persoanele/instituțiile care s-au adresat în scris.

Departamentul de ”Relații cu Publicul” trebuie definit și înțeles nu numai având strict aceaste atribuții ci, în mod mai larg, ca un mijloc de comunicare bidirecțională cu cetățenii, prin care autoritățile locale și centrale să-și facă cunoscute intențiile și să consulte cetățenii în probleme de larg interes.

2.1.2. Domeniul de reglementare a specialistului în relații publice

Serviciile de „relații publice" nu trebuie confundate cu „biroul de informații" sau de „Registratură" și nici incluse în structura altor compartimente funcționale din aparatul

consiliilor locale (sau ca anexe ale acestora), ci organizate ca servicii de sine stătătoare, cu atribuții proprii, specifice. Aceste servicii trebuie să fie subordonate direct președintelui consiliului, primarului sau unui viceprimar și să răspundă pentru activitatea lor în fața consiliului local respectiv.

Spre deosebire de politicile publice din trecut, autoritățile administrației trebuie să acorde o importanță deosebită domeniului relațiilor publice; nu sunt suficiente simple programe pentru a rezolva dificultățile prezente, fiind nevoie și de previziunea activităților de elaborare și aplicare a politicilor publice.

Numai prin efortul constant și susținut al administrației publice în direcția perfecționării activității de relații publice, autoritățile și instituțiile publice vor putea să câștige încrederea, simpatia și înțelegerea cetățenilor față de politica lor. Pe de altă parte, autoritățile administrației publice folosesc relațiile publice ca un ansamblu de mijloace cu ajutorul cărora se poate crea un climat de încredere în aparatul propriu și în serviciile și instituțiile proprii.

Aceste legături sociale s-au născut, se mențin și au eficiență atâta timp cât ele se manifestă într-un climat de respect reciproc, adevăr și legalitate.

”Relațiile publice” reprezintă o activitate cu caracter permanent și organizat, prin care autoritățile și instituțiile administrative pot să obțină și să păstreze încrederea cetățenilor în legalitatea și legitimitatea lor.

În sîrșit, prin activitatea de relații publice administrația vine în contact cu nevoile, interesele și aspirațiile cetățenilor, conlucrează cu aceștia și poate elabora în cunoștință de cauză proiecte și programe de interes general sau de utilitate publică.

Astfel ținând cont de cele menționate mai sus specialistul în relații publice reglementează de fapt activitatea de comunicare în cadrul Administrației Publice, inclusiv a direcțiilor/secțiilor cât și a altor instituții din raion subordonate Consiliului raional. Coordonează activitatea Consiliului de comunicare și consolidarea capacităților instituționale ale subdiviziunilor responsabile.

Rolul specialistului constă în asigurarea transparenței activității Consiliului, informarea publicului despre deciziile și proiectele lansate de Consiliul, și de dispozițiile Președintelui și ordinile acestuia, promovarea imaginii Consiliului, comunicarea cu presa și publicul.

Activitatea de bază și-o reglementează în conformitate cu legislația în vigare ținând cont de regulamentul intern al instituție în care activiează și fișa postului, dar executît activitate în masura posibilităților oferind o larăgă posibilitate publiculi larg pentru informare corectă, loială și directă.

Sarcinile de bază ale specialistului se axează pe asigurarea activității eficiente a Cancelariei prin: a) asigurarea informării continue a societății privind activitatea Consiliului;

promovarea inițiativelor și politicilor Consiliului, lansate în conformitate cu Programul de activitate a Consiliului și alte documente strategice naționale aprobate și locale;

elaborarea planurilor campaniilor media și de comunicare;

consultarea conducerii raionului și consilierii privind inițierea și menținerea bunelor relații cu societatea.

aplicarea prevederilor legii cu privire la organizarea adunărilor publice, amanifestațiilor, spectacolelor și a altor activități cultural-artistice și distractive, precum și a publicității, afișajului și reclamei pe teritoriul localităților respective;

realizarea și menținerea relațiilor cu presa scrisă și audiovizuală centrală și locală prin purtătorul de cuvânt al acestuia; organizarea conferințelor de presă pentru informarea opiniei publice cu privire la activitate;

desfășurarea unor acțiuni pentru îmbunătățirea relațiilor cu publicul din localitate în vederea apariției unei mai bune înțelegeri a activității administrației și suscitarea în jurul ei a unui spirit de încredere și simpatie;

Specialistul în relații publice exercită următoarele atribuții de bază:

În scopul asigurării informării continue a societății privind activitatea Consiliului:

participă la activitățile conducerii Consiliului;

scrie și difuzează comunicatele de presă despre activitatea conducerii Consiliului și a consilierilor;

asigură reflectarea evenimentelor cu participarea conducerii Consiliului în cadrul vizitelor în teritoriu și peste hotare;

elaborează, la necesitate, materiale de presă privind activitatea și inițiativele Consiliului pentru mass-media scrisă și electronică;

actualizează portalul raional;

pregătește răspunsuri la solicitările mass-media locală (și internațională la necesitate);

asigură facilitarea accesului la informația publică;

asigură acreditarea reprezentanților mass-media locală și facilitarea accesului mass-media locală și internațională pentru participarea la ședințele cu caracter public ale comisiilor de specialitate și a sesilelor;

organizează briefinguri, conferințe de presă, vizite în teren și a alte activități pentru reprezentanții mass-media, în contextul mediatizării activității Consiliului;

asigură crearea și actualizarea continuă a bazei de date privind mijloacele de informare din raion și din țară;

planifică campaniile media și de comunicare.

În scopul promovării inițiativelor și politicilor Consiliului specialistă în relații:

participă la elaborarea documentelor de politici naționale;

identifică instrumentele potrivite și disponibile pentru promovarea inițiativelor și politicilor Consiliului;

elaborează planurile de comunicare pe marginea proiectelor de politici și a politicilor aprobate;

prognozează percepția publicului larg a inițiativelor lansate de Consiliu;

monitorizează reflectarea de către mass-media a inițiativelor și politicilor Consiliului și inițierea unor activități suplimentare în vederea asigurării atitudinii pozitive față de activitatea Consiliului.

La fel în scopul coordonării activității de comunicare a tuturor serviciilor din cadrul APL, în scopul difuzării unor mesaje coerente și concludente:

asigură facilitarea schimbului de informații și experiență între Serviciile de presă ale APL;

asistă Serviciile de presă ale APL în desfășurarea campaniilor media și de comunicare;

oferă suportul metodologic în activitatea Serviciilor de presă în caz de necesitate;

asigură monitorizarea și evaluarea activității Serviciilor de presă ale APL;

organizează întâlniri, ședințe de lucru, instruiri pentru colaboratorii Serviciilor de presă;

constituie grupuri de lucru ad-hoc din reprezentanți ai Serviciilor de presă ale APL și alți experți relevanți pentru elaborarea unor mesaje privind poziția Consiliului în situații concrete.

Iar în scopul consultării conducerii Raionului și a aparatului Președintelui raionului privind inițierea și menținerea bunelor relații cu societatea:

monitorizează mass-media privind reflectarea activității Consiliului și atitudinea publicului față de inițiativele lansate de Executiv și elaborarea săptămânală a rapoartelor analitice privind mediatizarea activității Consiliului;

analizează studiile sociologice efectuate de diverse instituții și organizații, rapoarte ale organismelor internaționale și formulează propuneri privind îmbunătățirea și menținerea imaginii pozitive a Consiliului;

participă la elaborarea discursurilor Președintelui și Vecilor;

asigură interacțiunea Conducerii cu mass-media și consultă conducerea APL în comunicarea cu presa.

Relaționistul este responsabil pentru:

formarea și menținerea unei imagini pozitive a Consiliului;

asigurarea informării societății despre inițiativele și realizările Consiliului;

prezentarea propunerilor de ajustare a procesului de comunicare a Consiliului;

monitorizarea și coordonarea activității Serviciilor de presă ale APL.

Funcția data este o subdiviziune interioară autonomă care se află în subordinea directă a Conducătorului Instituției Adimistrative.

Studiate din perspectiva celor 10 principii ale excelenței în relații publice, s-a demonstrat că doar o parte dintre acestea sunt validate în APL, și e de menționat cele care se regăsesc:

1) RP fac parte din managementul strategic (chiar dacă prin intermediul aspectelor de consiliere politică);

2) RP sunt poziționate în imediata apropiere a managementului general;

3) funcția de RP este integrată;

4) RP sunt o funcție a managementului separată de alte funcții ale insitutuției;

5) departamentul de RPe este condus de un manager, mai degrabă decât de un tehnician;

6) există un potențial de cunoștințe pentru rolul managerial și RP simetrice;

7) există o diversitate în toate rolurile.” – Publicate de Grunig și ceilalți, în anul 2002.

Cu părere de rău alte trei elemente , nu sunt confirmate deplin la nivel de instituție publică. Aici este vorba de:

1) aplicarea unui model de relații publice simetric în dublu sens;

2) existența unui model de comunicare internă simetric;

3) existența unui context organizațional propice pentru excelență.

2. 2. Activitatea și rolul de bază al specialiștilor în cadrul Admisitrație Publice Locale și comunitatea locală

Funcțiile acestuia acoperă atât activitățile de comunicare internă (cu publicurile interne ale instituției) cât și de comunicare externă. Astfel, responsabilul de relații publice are datoria:

să obțină și să păstreze o imagine pozitivă a instituției;

să câștige și să mențină încrederea publicărilor interne și externe;

să obțină susținerea mass-media;

să amelioreze comunicarea în interior și să fidelizează publicurile externe;

să identifice și să corecteze orice fel de problemă de comunicare publică.

Pentru aceasta, specialiștii în relații publice apelează la discuții, dezbateri și negocieri cu toate categoriile de public intern și extern. Tehnicile de relații publice țin cont într-un mod nemijlocit de profilul și așteptările publicărilor implicate și de încrederea pe care acestea o acordă mesajelor instituționale.

RP au la bază tehnică numită „susținerea terților” (third-party endorsement), care presupune apelarea la recomandări exprimate public din partea unor garanți, care prin credibilitatea, expertiza și recunoașterea de care au parte, pot garanta pentru calitatea profesională și morală a mesajului transmis de către instituție precum și pentru activitățile acesteia.

Prim faptul că acceptă să reprezinte instituția, terții transmit unui public care crede în ei faptul că demersurile instituției sunt valoroase, că informațiile acesteia de interes public sunt extrem de pertinente și că publicul loial lor poate să devină fidel și instituției pe care o recomandă.

De altfel, efortul de comunicare de tip RP se bazează pe promptitudine în comunicarea instituțională (principiul poziționării – cei care acționează și comunică primii sunt cei care vor câștiga creditul public), pe accesibilitate – informațiile trebuie să ajungă repede la mass-media și pe adaptare strategică – informațiile sunt oferite doar acelor grupuri care pot dezvolta un interes și o susținere privind problema dată (public-țintă), prin căi specifice de comunicare (canale de comunicare selectate) și doar într-o formă accesibilă înțelegerii și profilului grupului vizat (mesaj adaptat la publicul țintă).

În acest context, relaționiștii desfășoară activități manageriale de cristalizare a opiniei publice favorabile prin:

anticiparea reacțiilor opiniei publice și analiza feedback-ului primit prin comunicare directă sau indirectă;

consilierea conducerii cu privire la agenda publică;

dezvoltarea și implementarea strategică, planificată, de programe de relații publice;

evaluarea acestor programe și a efortului de comunicare în general;

monitorizarea presei și activități de relații cu mass-media;

coordonarea comunicării interne;

organizarea de evenimente publice;

propunerea și participarea la dezvoltarea colaborării interinstituționale, sub formă de parteneriate, comisii interinstituționale, asocieri în cadrul unor programe strategice sau advocacy;

asigurarea și coordonarea activităților de comunicare cu toate publicurile interne și externe;

Activitățile Specialistului sunt, de altfel, specializate pentru realizarea responsabilităților de comunicare cu toate publicurile, de menținere a relației pozitive cu acestea și de obținere a susținerii din partea cât mai multor instituții, experți și grupuri care beneficiază de o bună credibilitate publică. Cu alte cuvinte, specialiștii în relații publice sunt în permanentă angrenați în activități de identificare a celor mai bune practici de poziționare a comunicării, dintr-o perspectivă bidirecțională.

Privind tendința în dezvoltarea contemporană a societății noastre a impus și schimbarea viziunii asupra noțiunii de „populația locală”. Astfel pentru aleșii locali de toate nivelurile, cetățenii nu mai sunt simpli contribuabili sau corp electoral, posibilitatea de a fi aleși.

Ei devin în primul rând consumatori ai serviciilor acordate de organele publice locale. În acest rol ei doresc să capete informații ample și veridice privitor la modul cum sunt finanțate serviciile publice precum și problemele întâmpinate de organele locale în acordarea lor. Ei doresc să știe clar cum sunt utilizate resursele financiare locale primite de administrația publică locală în urma strângerii impozitelor.

De aici Relațiile dintre populația locală și organele publice locale se formează pe un nou principiu, care în literatura de specialitate mai poate fi denumit și „managementul calității” (quality management).

”Pentru a crea un mecanism efectiv de acordare a serviciilor populației un rol important îl joacă:

Monitoringul permanent al calității serviciilor acordate;

Implicarea activă a organelor publice centrale în procesul îmbunătățirii calității serviciilor acordate;

Evaluarea permanentă a eficacității serviciilor acordate, comparându-le cu standardele din ramura dată;

Relațiile permanente cu utilizatorii serviciilor, pentru a putea lua decizii și a elabora politici viabile în domeniul dat.”

Conducătorii APL sunt conștienți de faptul că a asigura populația locală cu servicii nu înseamnă și acordarea lor nemijlocită. De aceea o altă problemă este studierea posibilității de a acorda drepturi sectorului privat în a acorda servicii publice, cât și analiza altor variante.

O formă de stabilire a relațiilor cu publicul au devenit organizarea adunărilor publice în cadrul comunității, dar practica a arătat că majoritate populației nu participă la asemenea acțiuni .

De aceea conducătorii utilizează și alte metode de relații cu publicul printre care și:

Sondajelor sociologice;

Cercetarea propunerilor privitor la posibilitate acordării de înlesniri la plata pentru utilizarea unor servicii;

Raporturi anuale;

Organizarea a diferitori servcii telefonice sau prin rețeau de interent în domeniul relațiilor cu publicul, unde ”alegătorii” – publicul își poate înainta atât plângerile cît și propunerile referitor la la toate aspectele sociale din localitate;

Organizarea diferitor concursuri pentru acordarea premiilor și mențiunilor celor mai activi cetățeni;

Stimularea dezvoltării relațiilor dintre administrația publică și organizațiile obștești;

Crearea condițiilor favorabile pentru participarea cetățenilor în lucrul consiliilor și comisiilor locale;

Organizarea multiplelor și diferitor activități culturale;

Dezvoltarea relațiilor de parteneriat dintre administrație, oameni de afaceri și populația locală;

Stabilirea relațiilor cu organizații locale ale oamenilor de afaceri.

Toate aceste măsuri vor permite crearea unei sisteme viabile de relații cu publicul, în persoana populației locale, ce va mări eficiența activității administrației publice locale și a serviciilor acordate de ea. Ca rezultat va crește încrederea populației față de Administrație.

De aici o problemă majoră a conducătorilor este că ei nu-și cunosc funcționarii și nu le pot evalua posibilitățile lor potențiale, care pot fi utilizate pentru a face lucrul fiecărui subdiviziuni și mai efectivă. Alesul local ar trebui să ia în considerarea părerea și ideile subaltenilor săi, să dezvolte cu ei și între ei, relații de parteneriat, care în ansamblu vor contribui la creșterea înțelegerii și încrederii unul față de altul. Acest scop poate fi atins prin dezvoltarea relațiilor de acțiune în comun, coordonarea lucrului subalternilor în rezultatul cărora obținem:

crearea condițiilor schimbului deschis de opinii și observații critice asupra activității APL;

primirea informațiilor privitor la activitatea instituției, care permite o înțelegere mai bună a activității lor și a modului cum ele sun conduse;

formarea condițiilor de stimulare a funcționarilor de execuție de a activa mai cu ardoare;

conducătorii au dezvoltat sentimentul mândriei pentru informația oferită de ei și dreptul acordat de luare a deciziilor;

se utilizează la maxim capacitățile intelectuale ale subalternilor.

Funcționarii de execuției din cadrul APL sunt foarte bine informați la felul cum stau lucrurile în subdiviziunile lor și sunt capabili la mai mult, deoarece ei înțeleg, că eforturile depuse de ei vor contribui și la bunăstarea întregii subdiviziuni creind o climă favorabilă colectivului.

2. 3. Activitățile și Metodele utilizate pentru o comunicare eficientă.

Pentru a fi un bun relaționist trebuie să dai dovadă în primul rând că esti un bun consilier și în al doilea rând că esti un bun tehnician, careeste în măsură să utilizeze tehnicile de comunicare specifice ca: informarea, prezentarea de știri și altele expuse în această lucrare.

Activitatea desfășurată de un relaționist în folosul insituției pe care o reprezintă este deosebit de complexă. Această complexitate este generată de faptul că activitatea de relații publice are un pronunțat caracter de influențare socială.

Prin urmare, relaționiștii pentru a fi eficienți din acest punct de vedere trebuie să-și însușească foarte bine cele șase principii ce alcătuiesc taxonomia strategiilor de influențare, elaborată de americanul Robert Cialdini .

Din această perspectivă, principalul angajament se bazează pe o tehnică bine cunoscută în varianta populară numindu-se ”tehnica piciorului în ușă” asta ar însemna începutul întrevederii cu receptorul se formulează o cerere mai mică, urmând ca pe măsură ce se intră în discuții, să se profite de amabilitatea receptorului și să se abordeze obiectivul vizat.

Principiul angajamentului are la bază și tehnica „startului mic” a „aruncării mingii joase”.

Această tehnică presupune că ambele solicitări să aibă același obiect. De pildă, ”dacă un specialist în relații publice a reușit să convingă publicul țintă asupra unui eveniment, dar nu a specificat un alt eveniment care de fapt era mult mai important și a cărui scop a fost organizare celui dintâi. Publicul țintă doritor să participe la o ”dezbatere”, nu observă că de fapt scopul principal a fost organizarea unui sondaj care are o importanța majoră pentru comunitate.

Un al doilea principiu este cel al reciprocității care presupune: norma concesiilor reciproce; tehnica sentimentului de vinovăție. Norma concesiilor reciproce studiată de Cialdini presupune că publicului țintă să i se creeze iluzia potrivit căreia specialistul în relații publice și-a abandonat o solicitare importantă în favoarea uneia mai neînsemnată. Mulțumit de această favoare, publicul țintă se simte obligat să facă și el o concesie și, ca urmare, răspunde chiar solicitării vizate.

Din această speță se poate trage concluzia potrivit căreia este bine ca specialist de relații publice să exagerezi puțin solicitarea, pentru a ajunge la obiectivul vizat, făcând la rândul său anumite concesii. Tehnica sentimentului de vinovăție este folosită de specialistul în relații publice în scopul de a determina publicul țintă să adopte o conduită compensatorie. Pentru aceasta este necesar ca specialistul în relații publice să fie în măsură să creeze un sentiment de vinovăție la publicul țintă astfel încât acesta să se simtă obligat să facă o concesie, care de fapt este chiar obiectivul vizat.

Iar cel de-al treilea principiu este al validării sociale care presupunea ca relaționistul să determine publicul țintă să creadă că și alte publicurilor-țintă similare au dat sau ar urma să dea curs solicitării acestuia.

Cel de-al patrulea principiu este cel al autorității și este însușit de relaționiști având la bază tehnicile obedienței care-i ajută să fie considerați infailibili de către publicurilor-țintă.

Penultimul principiu este cel al rarității, care îl ajută pe relaționist să prezinte pentru publicurilor-țintă, un produs ca fiind foarte rar și, ca urmare, foarte greu de găsit în altă parte.

Principiul atractivității este ultimul principiu din cele șase propuse de Cialdini și se bazează pe tehnicile de persuasiune care asigură ca sursa să devină din ce în ce mai atractivă și să poată să obțină mai multă influență.

Cialdini atunci când a propus aceste șase principii a avut în vedere să pună în mișcare mecanisme comportamentale care să permită declanșarea unui act de complezență fără să se exercite presiuni asupra publicurilor-țintă și fără ca manipularea să devină evidentă.

În practica RP, apelul la mass-media este o tehnică foarte frecvent utilizată. Pentru a decide care mijloc de comunicare de masă este de preferat – și, deci, trebuie sedus – comunicatorul de relații publice de studiul atent și cu mijloace științifice al mediului general, socio-cultural, de studiul comparativ al mijloacelor de comunicare de masă. Un instrument la îndemână ar fi teoria contractului de lectură, care i-ar permite comunicatorului de RP să prevadă ce publicuri vor recepta mesajul său. Introdus de Eliséo Véron în cadrul unui studiu asupra presei scrise, conceptul de contract de lectură servește la caracterizarea funcționării dispozitivului de enunțare conținut în orice suport de presă. Contractul de lectură nu are în vedere ceea ce e spus, ci spunerea și modul de a spune. Acesta este alcătuit din:

1) Imaginea celui care vorbește. Această imagine se va numi enunțiatori. Aici, “imagine” este metaforă: este vorba despre locul/locurile pe care cel care vorbește și-l/și le atribuie. Această imagine conține, deci, relația celui care vorbește cu ceea ce spune.

2) Imaginea celui căruia îi este adresat discursul: destinatarul. Producătorul discursului nu-și construiește doar locul lui, ci îl definește, în același timp, și pe destinatarul acestuia.

3) Relația dintre enunțiatori și destinatar. Aceasta este propusă de și prin discurs. Trebuie să distingem, în amonte, emițătorul real de enunțiatori și, în aval, receptorul real de destinatar. Enunțiatori și destinatarul sunt entități discursive. Observația este esențială, pentru că dezvăluie faptul că un același emițător, în discursuri diferite, va putea construi enunțiatori diferiți și, de aici, destinatari diferiți. Enunțiatori poate să se lase perceput fie ca apropiat de destinatar, ca un complice al acestuia, fie ca aflându-se într-o poziție depărtată de acesta. El ar putea să se prezinte ca familiar cu universul pe care îl propune descoperirii, ca având un bagaj sensibil egal cu al destinatarului (când ignorant, când inițiat).

Relațiile dintre APL și presa se pot dezvolta dor pe baza cunoașterii specificului dezvoltării mass-mediei, specificul funcționării lor la nivel local, stimarea punctului de vedere a reprezentanților mass-mediei, chera și în cazul când el diferă cardinal de cel al conducerii locale.

Conducătorii din APL trebuie să rezerve o parte din timpul lor de muncă, pentru stabilirea contactelor cu reprezentanții mass-mediei. Relațiile cu mass-media trebuie să fie fundamentate pe baza unei programe speciale, care ar include alocări financiare pentru dezvoltarea lor.

Prin intermediul mass-mediei, conducătorii APL aduce la cunoștința cetățenilor, cum este asigurată necesitatea populației în servicii publice, în ce măsură ele corespund specificului gospodării locale, ce servicii se presupun de acordat pe viitor, care este nivelul de pregătire a personalului responsabil de acordarea serviciilor.

Pentru activitatea normală a mas-mediei, este necesar ca ea la timp să primească informație complexă și veridică privitor la activitatea organelor locale cât și stabilirea relațiilor de parteneriat cu reprezentanții organelor locale de conducere. De regulă legătura informațională este realizată de funcționari, care au activat sau au o pregătire specială în domeniul dat. Ei trebuie să fi bine cunoscuți cu toți reprezentanții de bază a mass-mediei pentru a putea la timp transmite informația actuală, privitor la unele evenimente din interiorul administrației.

Oferind informații reprezentanților mas-mediei conducătorii din cadrul administrației publice trebuie să respecte următoarele principii:

Sincer să-și expună punctul de vedere privitor la orice eveniment;

Să fie consecvent indiferent de faptul ce fel de informații dorește să comunice;

Să fie sigur de veridicitate informației date și sincer în discuții cu reprezentanții mas-mediei;

Evaluare obiectivă a informațiilor, care deja au apărut în mas-mediei;

Să aducă la cunoștința reprezentanților mas-mediei propriul punct de vedere.

Principalul canal comunicațional destinat activităților de informare a opiniei publice referitor la instituția administrativă îl reprezintă mass-media.

Astfel sintagma mass-media desemnează ansamblul mijloacelor de informare sau, chiar, comunicare în masa, fiind definite de către Claude jean Bertrand ca „suporturi tehnice ce servesc la transmiterea mesajelor către un ansamblu de indivizi separați”(Ibidem 9).

Dat fiind impactul deosebit pe care îl deține mass-media. Pe celalantă parte Legea nr. 52/2003 reglementază participarea cetățenilor la două procese diferite – cel de eleborare a actelor normative și cel de luare a deciziilor în cadrul ședințeor forurilor deliberative. Din media se poate considera ca aceasta contribuie într-o măsura importanta la cristalizarea imaginii instituției atât in mediile interne, dar și în cele externe.

Ținând cont de acest aspect, relaționistul este pus deseori in situația de a scrie materiale destinate difuzării prin presa

Pentru a putea transmite mesaje către opinia publica prin intermediul mass-media, el trebuie sa fie familiarizat pe deplin cu „limbajul “ și cu specificul presei si sa cunoască cat mai bine specificul mass-media si comunicații prin intermediul acestui canal, ceea ce constituie o parte importanta a bagajului de cunoștințe si deprinderi necesare unui profesionist de relații publice.

Un bun relaționist urmărește ca, prin intermediul mass-media, sa influențeze anumite audiențe țintă, pe care sa le convingă si sa le motiveze într-un anumit sens, fara a se îndepărta insa de adevăr si fara a încerca să-și manipuleze destinatarii.

a) Știrea de presă:

Atât ziariști, cat si consumatorii produselor de presa in general, vorbesc adesea despre „starea de presa “. Ce este, de fapt, „starea de presa“? Cristian Popescu Florin si Radu Bâlbâie definesc starea de presa ca fiind „orice lucru nou pe care îl înveți astăzi si pe care ieri nu-l știam”.

In fapt, starea de presa ar putea fi caracterizata ca fiind modalitatea cea mai la îndemână pentru difuzarea informațiilor de actualitate (evenimente care tocmai s-au petrecut, care sunt în desfășurare sau care urmează sa aibă loc in viitorul apropiat). Ea este destinata exclusiv publicării și, de obicei, este preluata și difuzata ca atare de mass-media interesate.

Prin elementele pe care le cuprinde, starea de presa trebuie sa răspundă la întrebările pe care și le pune receptorul (cititor, telespectator, radioascultător).

Acestea sunt:

Cine (este implicat sau este autorul evenimentului, acțiunii)?

Ce (s-a întâmplat, s-a petrecut)?

Unde (a avut loc evenimentul)?

Când (s-a petrecut)?

Cum (s-au desfășurat faptele)?

De ce (care a fost motivul, cauzele evenimentului)?

Structura unei stări de presa urmează modelul „piramidei răsturnate”.  Adoptarea acestei structuri este necesara deoarece editorii si cititorii parcurg, de obicei, primele paragrafe ale unei stări pentru a decide daca îi este interesează sau nu.

Vom cerceta separat activitățile de bază a Relaționiștilor în cadrul lucrului cu presa.

b) Comunicatul de presă:

Comunicatul de presa este o forma de difuzare în scris a informațiilor care, spre deosebire de starea de presa, nu este destinata in primul rand publicării, ci, mai ales, informării mass-media.

La fel ca și starea, comunicatul de presa reprezintă o forma activa de difuzare a informației, in care inițiativa aparține posesorului acesteia. In redactarea si difuzarea unui comunicat de presa, relaționiștii trebuie să țina cont de faptul ca, pentru mass-media, comunicatele sunt surse de informații oficiale.

Comunicatul de presa apare din inițiativa sursei deținătoare a informației, adică din inițiativa instituției, dar acest lucru nu înseamnă însă ca mass-media au obligația de a prelua si publica informații astfel difuzata; aceasta va fi preluata numai daca va fi considerata ca importanta și atractiva pentru opinia publica; prin urmare, sarcina relaționiștilor este de a redacta si difuza comunicatele de presa numai atunci când acestea sunt oportune: când informații este de interes public.

Referitor la redactarea comunicatului de presa, Georgie David afirma ca „are aceleași reguli ca si la redactarea știrii de presa si utilizând aceeași tehnica a piramidei inversate. Acest lucru este necesar deoarece de multe ori comunicatele de presa bine scrise sunt preluate de mass-media fara modificări”.

De obicei, comunicatul de presa este redactatși transmis prin fax sau, e-mail sau prin poștă.

c) Articolul de presa:

Articolul de presa este mai ușor și, în același timp, mai dificil de scris decât starea sau comunicatul de presa. Este mai ușor de scris pentru ca el nu necesita neapărat respectarea tuturor constrângerilor ce privesc redactarea unei stări sau a unui comunicat, precum regula „piramidei inversate “sau a celor șase întrebări esențiale. Totodată, el este mai dificil de redactat, deoarece de aceasta data autorul are deplina libertate si responsabilitate in alegerea formei de exprimare, cu condiția sa transmită mesajele dorite, pe care sa le înzestreze cu un impact cat mai mare asupra publicului țintă vizat.

În activitatea sa, relaționistul trebuie să caute și să fructifice ocaziile de a scrie nu numai stări și comunicate de presa despre organizația sa, ci și articole. Acestea produc un efect favorabil asupra imaginii organizației, deoarece publicul acorda, de obicei, o mare credibilitate informațiilor preluate din mass-media; este binecunoscuta mentalitatea conform căreia un eveniment sau o afirmație sunt adevărate pentru că „am văzut la televizor “ sau „am citit în ziar “.

Aparițiile in presa sunt cel putin la fel de benefice pentru imaginea organizației ca si publicarea de reclame plătite, condiția pentru asemenea apariții este sa fie oneste si obiective

d) Interviu:

Dacă starea și comunicatul de presa reprezintă forme active de difuzare a informațiilor, în care inițiativa aparține posesorului acestora, interviul este o forma pasiva, în care intervievatul raspunde întrebărilor ziaristului. Iar pentru ziariști, interviul reprezintă atât o forma de prezentare a informațiilor, cat si un mijloc de documentare proprie.

Mihai Coman spune „ca interviul este, înainte de toate, o conversație cu un demers investigativ” 

In funcție de specificul mass-media pentru care este acordat, interviul poate fi:

pentru presa scrisa;

pentru radio;

pentru televiziune.

Interviul pentru presa scrisă se poate desfășura fie sub forma unei discuții înregistrate pe banda audio, pe care apoi ziaristul o prelucrează pentru publicare.

In ceea ce privește radioul si televiziunea, in funcție de pregătirile prealabile pe care le poate face intervievatul, Dan Mircea considera ca „exista trei tipuri de interviuri”:

interviul spontan, în care nimic nu este pregătit dinainte, iar intervievatul nu știe decât cel mult tema generala care urmează sa fie abordata;

interviul pregătit, în care toate întrebările si răspunsurile sunt pregătite in prealabil, de cele mai multe ori chiar în scris, și în care atât ziaristul, cât și intervievatul urmează cu strictețe „scenariul “ce a fost pregătit. Avantajul consta în faptul ca vor fi spuse exact lucrurile stabilite dinainte și considerate în prealabil ca fiind importante; în schimb, de cele mai multe ori devine evident dezavantajul creat de faptul că se citește sau se repeta ceva exersat în prealabil, lucru care duce la dispariția spontaneității și a naturalețe, creând o atmosfera artificiala;

interviul semi-spontan, în care ziaristul și intervievatul stabilesc în prealabil întrebările (tipurile de întrebări) care vor fi puse. Intervievatul își poate astfel pregăti in minte răspunsurile. Ca urmare, de obicei răspunsurile sunt mai complete decât in cazul interviurilor spontane și nu mai au aerul artificial întâlnit în cazul interviurilor pregătite.

e) Conferința de presă:

Conferința de presa este una dintre cele mai complexe activități desfășurate în relațiile cu mass-media. Ea se organizează cu ocazia unor acțiuni majore, de anvergura, care suscita un înalt grad de interes din partea opiniei publice.

Se pot distinge doua tipuri de conferințe de presa:

conferința de presa dirijata: are o anumită tematica stabilita din timp, începe cu o declarație inițială, după care ziariști pun întrebări (legate, cel putin teoretic, de subiectul pus in discuție). (Avantajul acestui tip de conferința este acela ca oferă organizatorului un management eficient al evenimentului, rezultatele fiind previzibile, iar pregătirile fiind mai simple);

conferința de presa libera, în care întrebările ziariștilor pot aborda o gama larga de teme. Acest tip de conferința are avantajul de a atrage mai multi ziariști, insa necesita o experienta redutabila, deoarece un asemenea eveniment este dificil de condus, iar rezultatele sunt greu de prevăzut. Dan Mircea susține „ca o conferința de presa reprezintă un procedeu specific relațiilor publice utilizat atunci când o organizație are de comunicat ceva foarte important, ceva de larg interes, sau ceva nou” .

De regula, aceasta este necesara:

pentru a anticipa un eveniment de interes major pentru mass-media;

pentru a focaliza atenția presei asupra unui obiectiv;

pentru a economisi timp, preîntâmpinând un număr mare de interviuri individuale;

pentru a furniza simultan, mai multor mass-media, date despre un eveniment sau proiect.

Cristina Coman este de perete ca “organizarea unei conferințe de presa, „formula cea mai oficial de comunicare cu mass-media, este justificata doar atunci când exista un eveniment foarte important, care prezintă interes pentru o larga parte a publicului, si când dorim nu numai sa informam ziariști, ci si sa le oferim posibilitatea sa le puna întrebări conducătorilor organizației.” 

f) Briefing-ul de presa:

În multe privințe, briefing-ul este asemănător conferinței de presă. Briefing-ul de presa are doua parți: declarația inițială și formularea întrebărilor și a răspunsurilor.

Declarația inițială va fi prezentata de persoana care susține briefing-ul. Copii ale textului acesteia, precum si alte materiale ajutoare, pot fi înmânate ziariștilor care iau parte la briefing.

g) Comunicarea electronica

Dezvoltarea comunicații electronice, in special a Internetului, a deschis inca o cale, mult mai facila si oferind mai multe posibilități decât celelalte, pentru cei care doresc sau trebuie sa disemineze către opinia publica informații despre propriile organizații.

Fenomenul Internet a produs mutații globale in toate sferele vieții sociale, inclusiv in cea a activității de relații publice. Internetul nu este doar un nou mijloc de a „clădi relații “, de a căuta obținerea înțelegerii, bunăvoinței, simpatiei si sprijinului public prin comunicarea cu un anumit publicista bine delimitat; el este un mediu în care fiecare participant are potențial de a fi concomitent consumator (deci „tinta “) si emițător de mesaje.

Prin urmare, relaționiștii care se încăpățânează sa rămână cantonat in sfera relațiilor publice „clasice “, fara a încerca sa se adapteze realităților unei lumi din ce in ce mai dependente de Internet, va putea rezista foarte putin timp noilor provocări pe care le aduce aceasta stare de fapt.

In prezent, orice organizație au o nevoie disperata de a fi „văzută “in rețea. Aici intervine rolul specialistului de relații publice, care trebuie sa facă website-ul funcțional nu numai din punct de vedere tehnic, ci și comunicațional.

Un relaționist poate promova imaginea instituției în mediul comunicații electronice prin câteva mijloace:

utilizarea postei electronice. Pentru aceasta, trebuie creata în primul rand o lista de adrese de e-mail ale persoanelor care fac parte din audiențele vizate de instituție.

 crearea și difuzarea unor newsletter-e electronice. Un newsletter de acest gen poate mediatiza un anumit subiect. Newsletter-ul se difuzează electronic, conform procedeelor pustei electronice. Și de aceasta data relaționistul trebuie să se implice în selectarea amanuțită a publicului țintă pe care îl vizează. Pentru mai multa eficacitate, newsletter-ul poate fi stocat pe Internet, unde cei interesați pot găsi oricând arhive în care să caute informațiile dorite.

 realizarea unui website. Un website este o grupare de fișiere, organizate de obicei într-o structura arborescenta. Aceasta grupare este apoi gestionata din punct de vedere tehnic de către un furnizor de servicii Internet, care asigura accesibilitatea lor permanenta. Trebuie reținut faptul ca furnizorul de servicii Internet nu asigura menținerea și actualizarea web site-ului din punctul de vedere al conținutului informațional, acest lucru constituind in totalitate sarcina organizației deținătoare.

Internetul este mediul de comunicare cu o dezvoltare explozivă de la un an la altul, datorită

Eficacității sale:

● implică costuri reduse (odată existentă pagina de internet a unei instituții, aceasta necesită doar resurse umane care să o actualizeze, fără costuri de tipografie sau alte costuri suplimentare);

● informația poate fi modificată prompt și chiar în timp real, fără alte costuri suplimentare, inclusiv pe baza feedback -urilor oferite de către vizitatorii sitului;

● are un grad de penetrare foarte mare, în special în rândurile tinerilor, dar și ale categoriilor de public care folosesc computerele și comunicarea la distanță pentru activitatea curentă profesională și personală;

● este global conectează persoane aflate la mare distanță fizică, eliminând barierele fizice și permițând dezbaterea și rezolvarea unor probleme fără utilizarea canalelor de comunicare tradiționale, care sunt percepute din această perspectivă ca fiind „greoaie”.

Tactici de comunicare electronică

● Comunicatul de presă electronic;

● Buletinul informative (newsletter) electronic;

● E-mail;

● Pagina de web proprie și linkuri către alte pagini relevante;

● Blog;

● Forum;

● Grup de discuții;

● Intranet;

● Rețele sociale.

Comunicarea electronică a reușit să se impună și în contexte de comunicare oficială, din ce în ce mai mulți reprezentanți ai instituțiilor publice utilizează e-mail-ul și paginile de web pentru a transmite în timp real și cu costuri minime punctul de vedere instituțional. În prezent, este foarte greu de imaginat o strategie de relații publice de succes, fără un set minim de tactici electronice (newsletter, newsletter electronic, pagina de web, participarea la rețele sociale).

III. Activitatea de relații publice si relatii cu publicul la nivel local: studiu de caz raionul Cahul

Pentru a putea dentificata problemele discutate în cele 3 capitole ale tezei vom aborda mai multe consilii raionale din țară. Scopul pricipal al Studiului de caz propus în acest capitol nu este de a arată negativul specialistuli în domeniu și administrație locale, ci de a oferi mai multe practici pozitive pentru un lucru eficient a unui PR și a unui Relaționist, cât și asemănarile și deosebirile dintre cele doua definiți. Elucidarea acestor termeni cât și specificul activităților de bază le-am expus în capitolul II. Mai departe vom încerca doar să arătăm ce este pus în practică din teoria expusă.

Aspirațiile europene ale Republicii Moldova, precum și eforturile Guvernului de creare a unui mecanism de guvernare transparentă, încă de la nivelul I de administrare, materializate printr-un șir de reforme majore ce pot fi implementate și realizate în mod complex numai prin perceperea și susținerea acestora de către societatea civilă, mediul de afaceri și mass-media. Cel mai eficient mijloc de asigurare a coeziunii dintre societatea civilă și administrație îl reprezintă comunicarea interactivă, capabilă să ofere publicului informații ample, veridice și adecvate despre politica de stat, elaborată și realizată.

De asemenea, acțiunile de comunicare sunt capabile să sporească eficacitatea administrativă, oferind accesul publicului la informații privind modificările și dezvoltarea legislației în vigoare, asigurând, astfel, posibilitatea cetățenilor de a prezenta recomandări și opinii referitor la inițiativele elaborate și rezultatele preconizate.

În urma analizelor efectuate s-a stabilit că, în general, funcționarii publici oferă informații referitoare la activitatea instituțiilor administrative și nu livrează mesaje. Iar rarele mesaje existente sânt comunicate neconsolidat. Din acest motiv, efectul comunicării nu este un mesaj clar, univoc asupra evenimentelor sau faptelor.

Asigurat prin Legea nr.982-XIV din 11 mai 2000 privind accesul la informație (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2000, nr.88, art.664) și Legea presei nr. 243-XIII din 26 octombrie 1994 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 1995, nr.2, art.12), dreptul societății civile și al mass-media de a primi informații despre activitatea instituției administratve, poate fi realizat prin intermediul instituirii unui mecanism clar și transparent de comunicare a autorităților publice, de aici rezulta ca activitatea relaționistului este una foarte importantă în cadrul instituției. Acesta trebuie să fie capabil să ofere informație de interes public, conform solicitărilor, precum și să disemineze informații referitoare la procesele și rezultatele realizării documentelor de politici.

Îmbunătățirea funcționării instituțiilor în mod transparent necesită restructurarea multilaterală a funcției de comunicare, care include crearea unei infrastructuri de comunicare cu scopul de a îmbunătăți comunicarea internă în cadrul administrației publice, precum și existența unui efort coerent în vederea creării dialogului public eficace.

Cercitând la nivel republican domeniu ”releațiilor publice” din cadrul instituților administrativ teritoriala de gradul I și II am putut observa ca deși sunt 32 de raioane și un număr mai mare de o mie de primării, conform anexelor 1-5 ale Legii 764 din 27.12.2001 ”privind organizarea administrativ-teritorială a R. M.”, nu în toate se găsești funcția de ”specalist în relații publice” deși este foarte clar ca fiecare organizație practică domeniul de relații cu publicul.

La nivel de primăre locală de foarte multe ori responsabilitate de relații cu publicul îi revenie specialistului în probleme de secretariat/secretarul instituției administrativ-teritoriale, iar ce ține de relații publice de fapt nu se găște nici în orgranigramă dar nici în atribuțiile sau fișa postului unui specialist/angajat.

Ce ține de nivelele raionale sau de teritorii administrative cu statut de oraș se regăsește foarte nestandar funcția de specialist în relații cu publicul în orgranigramă sau de specialist în relații publice. Acest fapt se datorează lipsei unui act normativ în legislația în vigoare ce ține de orgranigrma instituțiilor publice și atribuțiile lor față de cetățeni.

Din start vom diviza APL de gradul I și APL de gradul II, pentru a nu confuda atribuțiile și responsabilitățiile Instituțiilor cât și numărul de populație aflat pe teritoriul administrativ.

Astfel la

Nivelul I:

Deși este foarte clar; că sunt primării care de fapt nu întrunesc numărul total de populație pentru a beneficia de statut de primări, totși după Recesământul mai vechi încă își păstrează acest statut.

Astfel pe parcursul cercetări domeniului am putut deduci că în unele primării exista această funcție bine definită cu fișa postului, (și aici nu mă opresc doar pa APL urban ci și la APL rural, exemple pot fi unele localități din raionul Ungheni). În acestă Administrăți se găsește un departament întreg ce se ocupă de problama realțiilor publice, este bine de menționat că întrebarea e discutată la nivel de proiect, dar asta nu înpiedica alte primări să urmeze exemplu.

La fel în consiliul orașului Șoldănești din 2013 a fost aprobată decizia privind aprobarea regulamentului de funcționare a procedurilor de comunicare publică a orașului Șoldănești (Anexa 6).

În unele primării această funcție este discutată de alții specialist din cadrul instituți. Aceste funcții sunt de obiecei cumulate direct sau indirect de secretari primăriei sau de alții specialiști cu abilități în domeniu.

Deși pe ușele specialistului din primărie care se ocupa de problema în cauză este afișat programul zilelor de primire, cu părere de rău aceasta este doar o zi pe săptămână, foarte rar se întâlnesc două zile, și deobice este programul până la masă. Aceasta informație este expusă doar pe ușa specialistului și de multe ori cetățeanul este nevoit să se întoarcă înapoi acsă fără a discuta măcar cu cineva problemă în cauză. Se întâlnesc foarte multe cazuri când în ziua primirii responsabilul de relații publice este în deplasare deci ziua primire se face o dată la 14 zile dacă nu și 21 zile calendaristice.

Astfel deși pare a fi o instituție pentru cetățeni Primăria deveni un SRL privat fără a da posibilitate celor cointeresați la informare.

Pentru a demonstra existența și eficiența departamentelor în relații publice din cadrul instituțiilor administative rurale vom anexa imagine următoare:

Nivelul II:

La APL nivelul II, există așa numitul specialist în doemniu Relațiilor Publice, specalist care de fapt se ocupă în esență cu multe alte activități de cât cele care sunt indicate în fișa postului sau care ar putea reprezentat domeniul RP. La fel în multe consilii raionale există specialist în domeniul secretariatului care se ocupa de corespondența scrisorilor de intrare și de ieșire si care mai au și unele din atribuțiile de bază a specialistului în relații publce.

Pentru a putea exisnde și depista care este minusul în domeniul dat am cercetat toate CR din țară și care modalitatea lor în lucrul cu cetățenii.

Astfel am depista că în toate cele 32 de raione la momentul cercetări, 31 decembrie 2014, dispuneau de funcția specialistului în relații publice, este de menționat că în foalte multe raione această funcție este în componeța secție administrație publică, în alte se găsea acestă funcție subordonată direct președintelui, (raionul Cahul este unul din raionele cu specialistul în doemniul relaților publice subordonat președintelui).

Astfel în mare parte în regulamente activitatea specialiștilor este menționată dacă nu la cipitol aparte atunci în componeța unei secții. Există raione unde Relaționistul are o strategie bine definită aparte, exemplu poate fi Consiliul Raional Ungheni.

3. 1. Definirea problemei la nivel local

În prezent majoritatea insituților administrative au elaborate strategii, însă cu părere de rar aceste numeroase strategii foarte rar, sau deloc, recunosc existența altor instituții partenere, antrenate în același efort de comunicare cu publicul.

Însă o strategie cadru sau model privind comunicarea cu publicul de către instituțiile administrativ teritoriale nu există. Deși se regăsesc în unele raioane încercări a unei strategii de comunicare cu publicul, ca model poate fi luat Cansiliul raional Dubăsari .

Astfel chiar pe site-ul ofical al Instituție Adminstrativ Teritorială găsim acest regulament (http://www.dubasari.md/index/sectia_informare_transparenta_si_relatii_cu_publicul/0-17), deși nu avem nici cea mai mică convingeră ca acesta să fie unul funcțional. Astfel deducem că este slab dezbătut acest suiect la nivel de APL de gradul II în toată republica.

În alte raioane sunt incluse capitole în strategia raionului privind comunicare cu publicul http://www.cantemir.md/pageview.php?l=ro&idc=84&t=/Administratia-PublicaLocala/Structura-administratiei-raionale) – un model nereușit de regulament al administrației raioale. Un egulament și mai vag decât cel expus este cel al Consiliului raional Cimișlia, (e demenționat faputl că acest raion tinde să devină capitala suduuli a R.M.), dar care o activitate foarte slab expusă mediului civic dar și societății civile: http://www.raioncimislia.md/index.php/Despre-Consiliu/aparatul-preedintelui-cr.html.

Un alt model de regulament http://www.drochia.md/index.php/regulamentul-privind-functionarea-aparatului.htm unde este specificat domeniul de activitate al fiecărui specialist inclus în regulament, deși nu este bine defintă sarcina de bază a relaționistului, totuși putem lua ca o încercare și ca și o abordare a domeniului la un nivel începător.

E de menționat că pe unele siti-uri vom găsi căsuță unde putem trimite petițiile și reclamațiile online (http://www.glodeni.md/ro/online-petitions), am remis o cere de extras din fișa postului a specialistului relații cu publicul și activitatea e evaluare, principiile de bază prin care se evaluiaza Relaționistul, încă din luna februarie 2015, până în prezent început de mai nu am primit un raspuns la solicitarea noastră deși se solicita adresa eletronică și numărul de telefon. De aici am ajuns la concluzia ca este doar ”o umplutără ” de ste sau un servicu nefuncțional, sau un specialist slab dotat la compartimentul comunicare cu publicul la nivel de internet. Pentru a putea evalua obiectiv activitatea relaționistului din cadrul consililor raionale am emis repetat cerere repetate pe cele trei pagini oficiale ale singurelor consilii raionale care oferă servciul de petiții online: http://www.glodeni.md/ro/online-petitions,http://riscani.md/index.php?pag=petitie,

http://www.drochia.md/index.php/relatii-cupublicul .html. Activitate ce la prima vederă dă impresia că relaționistl cu adevărat există în cadrul insituții administrative și nu este doar un specialist care ține funcția și care în sine nu se ocupă cu mai nimic.

De aici ajungem la concluzi că această problemă este de nivel guvernamental, astfel comunicarea cu publicul necesită o atenție deosebită și din partea guvernului în a forma o strategie model pentru relații publice în cadrul instituțiilor administrativ teritoriale de gradul unul și doi.

Comunicarea fiind extrem de redusă. Specialiștii în comunicare sau persoanele care au în sarcină comunicarea nu conlucrează ca un grup, pentru a promova un mesaj unic din partea administrației publice.

În pofida lipsei comunicării naționale, au fost înregistrate mai multe progrese în privința comunicării Consiliilor, inclusiv:

acțiunile Consiliilor sunt permanent reflectate de mass-media locală;

activitățile Consiliilor sunt mediatizate prin pagina-i oficială în cazul în care o au;

societatea civilă cunoaște, la nivel informativ, activitățile Consiliilor (direct și prin mass-media);

presa are acces permanent la ședințe și la conferințele de presă ale acestuia;

reprezentanții societății civile și ai mediului de afaceri sunt implicați, într-o oarecare măsură, în procesul de elaborare și coordonare a deciziilor;

periodic, Consiliile organizează ședințe și întâlniri în teritoriu în diferite regiuni ale raioanelor;

în toate instituțiile este implementat mecanismul de audiență, petiționare și de acordare a accesului la informație.

Concomitent, persistă un șir de aspecte problematice ale comunicării, printre care cele mai importante sunt:

lipsa unei infrastructuri de coordonare și organizare a comunicării instituționale;

comunicarea este neconsolidată, fragmentară, neconvingătoare și, uneori, este ignorată și considerată neimportantă;

în unele instituții administrative lipsesc serviciile speciale sau specialiști în relații publice;

comunicatorii, în unele cazuri, nu sânt profesioniști și cumulează funcțiile directe cu funcții auxiliare, nu comunică între ei sau oferă informații contradictorii;

există multe strategii izolate de comunicare, lipsește o metodologie generală de comunicare, fiind înțeleasă greșit noțiunea de transparență a comunicării.

Astfel, Guvernul are nevoie de consolidarea sistemului de comunicare, prin intermediul căruia vor fi optimizate și eficientizate toate procesele de comunicare între instituțiile guvernamentale cu societatea civilă, mediul de afaceri și mass-media. Reformarea sistemului de comunicare (relații publice) va soluționa problemele identificate în cadrul activităților de relații cu publicul, inclusiv în toate aspectele ce țin de cooperarea informațională între diferite administrați teritoriale și lipsa unui sistem departamental de comunicare bine organizat și coordonat.

3. 2. Relații Publice în cadrul Consiilor Raonală și definirea procedurilor de evaluare

Evaluarea reprezintă analiza sistematica a desfășurării campaniei și a rezultatelor sale. Ea ne permite sa vedem ceea ce am făcut bine si ceea ce am greșit, sa constatam daca am făcut progrese și, mai ales, sa înțelegem cum putem face mai bine data viitoare. Evaluarea trebuie privita ca un proces continuu, care trebuie efectuat in toate etapele unei campanii de RP: pregătirea planului, punerea lui in practica, impactul pe care campania a avut-o asupra diferitelor categorii de public. Procesul de evaluare nu ne arata numai daca obiectivele campaniei au fost îndeplinită, ci si daca planul de campanie a fost bine conceput iar strategiile si tacticile au fost adecvate.

Procesul de evaluare trebuie să se desfășoare pe trei niveluri; in cadrul fiecărui nivel sunt urmăriți anumiți pasi, iar trecerea de la unul la altul nu trebuie făcută pana ce nu au fost efectuate toate măsurătorile:

1. Evaluarea planului de campanie: acesta stabil este daca informațiile care au stat la baza construirii planului au fost suficiente si de calitate; totodată se evaluează si calitatea strategiilor planificate. Pe acest nivel de evaluare pot fi parcurs trei pasi:

evaluarea adecvării informației folosite in elaborarea planului (se verifica daca informațiile au fost complete, daca anumite informații esențiale au lipsit, daca informațiile au fost corect utilizate);

evaluarea adecvării programului, a strategiilor si tacticilor propuse; evaluarea calității mesajelor si celorlalte componente ale programului.

2. Evaluarea implementării: aceasta stabil este gradul in care tacticile utilizate in timpul campaniei și-au atins scopul; in același timp se măsoară si efortul depus pentru realizarea acestora. Aceasta etapa începe cu:

evidenta numărului de mesaje trimise, altfel spus, a distribuție;

monitorizarea mesajelor care au fost preluate de mass-media (ce parti din mesaje au fost selectate de presa si daca materialele transmise au avut sau nu posibilitatea de a atinge publicurile vizate);

identificarea publicurilor-țintă care au fost expuse la mesajele campaniei, stabilirea numărului celor care au receptat mesajele transmise.

3. Evaluarea impactului: aceasta măsoară modul in care obiectivele campaniei au fost atinse si feed-back-ul pe care 1-au transmis publicurile vizate. Pașii acestei evaluare sunt:

stabilirea numărului de persoane care au învățat ceva din masajele transmise;

stabilirea numărului de persoane care și-au schimbat opiniile după receptarea mesajelor;

stabilirea numărului de persoane care și-au schimbat atitudinea după receptarea mesajelor;

stabilirea numărului de persoane care acționează in direcția sugerata de mesaje;

stabilirea numărului de persoane care repeta sau promovează comportamentul sugerat de campanie; stabilirea contribuției campaniei la schimbarea sociala si culturala pozitiva.

Toate aceste forme de evaluare presupun un bagaj complex de cunoștințe, atât din domeniul relațiilor publice, cat si din acela al științelor sociale, precum si stăpânirea tehnicilor calitative si cantitative de cercetare.

Dintr-o alta perspectiva, la baza oricărei evaluare trebuie sa stea efectul pe care 1-a avut campania de relații publice. Acesta se poate estima pornind de la câteva întrebări elementare:

– A fast campania de relații publice bine planificata?

– Au înțeles beneficiarii mesajelor conținutul acestora?

– Au fast atinse toate publicurile si segmentele de public vizate?

– Au fost atinse obiectivele organizației?

– Au existat evenimente neașteptate care au afectat campania?

– S-a integral campania in bugetul stabilit? Existau moduri de a face campania mai eficienta?

Ce masuri pot fi luate pentru a îmbunătăți, pe viitor, campanii asemănătoare? Succesul sau insuccesul unei campanii trebuie estimate prin criterii realiste, credibile, specifice si acceptabile (in raport cu standardele organizației). In acest sens, D. L. Wilcox, P. H. Ault si W. K. Agee propun următoarea lista de evaluare:

1. Măsurarea producției: aceasta consta in inventarierea produselor campaniei într-o perioada de timp determinata: conferințe de presa, comunicate, evenimente, fotografii si alte materiale audiovizuale etc. Aceasta evaluare da o anumită imagine asupra productivității echipei, dar ea pune accentul pe cantitate in defavoarea calității.

2. Măsurarea distribuție: aceasta asociază măsurarea productivității cu repartiție, pe diferite mass-media, a materialelor respective.

3. Măsurarea expunerii mesajului: aceasta metoda măsoară acceptarea de către mass-media a mesajelor si arata cat de mare a fost mediatizarea respectivului material din campanie.

4. Măsurarea acurateței mesajului: prin aceasta metoda se verifica daca elementele-s ale mesajului au fost păstrate in versiunile distribuite de mass-media.

5. Măsurarea acceptării de către audienta și a schimbării de atitudine: aceasta forma de evaluare urmărește identificarea noilor atitudini generate de mesajele campaniei.

6. Măsurarea acțiunii audienței: prin aceasta evaluare se urmărește determinarea modului în care campania a contribuit la transformarea publicurilor in actori sociali activi, modul in care, datorita campaniei, au apărut forme noi de acțiune publica.

La randul sau, J. A. Bendix propune un model bazat pe cele doua tipuri de obiective pe care le poate avea o campanie: de impact (informațională, atitudinale, comportamentale) si de output. Astfel, metodele de evaluare pot tine seama de:

1. Evaluarea obiectivelor informațională, care includ trei dimensiuni:

A) Expunerea mesajului (în acest caz se monitorizează presa locala si națională, scrisa si audiovizuala, precum si participarea la diferite evenimente din campanie);

B) Înțelegerea mesajului (se verifica modul in care diferiți reprezentanți ai publicului au perceput mesajele, cat au reținut);

C) internalizarea mesajelor (verificarea cunoștințelor care au rămas in memoria publicului, după ce acesta a fost expus la mesajele campaniei).

2. Evaluarea obiectivelor atitudinale: aceasta încearcă sa determine modul in care campania a influențat atitudinile publicului; în acest caz se compara rezultatele unor teste făcute înainte de începerea campaniei cu cele ale testelor făcute după derularea campaniei.

3. Evaluarea obiectivelor influenta asupra comportamentelor poate fi măsurată fie prin pre-texte (înainte de expunerea la mesajele campaniei) și postește (după expunere), fie prin observarea comportamentului publicului vizat.

4. Evaluarea output-ul ui: pe lângă măsurarea obiectivelor de impact, trebuie evaluate si cele referitoare la distribuția mesajelor in diferitele media. Eficacitatea distribuție poate fi

Controlata prin numărarea comunicatelor de presa trimise, a numărului de contacte avute cu jurnaliști, a numărului de discursuri ținute de reprezentanții organizației in fata publicurilor-țintă, a numărului de publicații proprii distribuite publicului sau numărului de întâlnire cu lideri sau membri semnificativi ai publicurilor.

Pentru a putea evalua un relaționist în cadrul consiliilor raionale am apelat la ajuorul adimelații Publice, fiind doar un rol esențial. Astfel pe parcursul luni aprilie a anului curent am solicita de la Consiliul raional Glodeni care după părerea noastre este un raion în care se regăseste din cele expuse în partea teoretică lucrări de față.

Vom expune fișa de evaluare a specialistului în problemele relațiilor cu publicul din raionul Glodeni, Anexa 3. Deci conform indicatorilor de perfrmață expuși de către conducerea instituție specialistul:

Asigurarea executării Planului de acțiuni privind transparența în activitatea Consiliului raional Glodeni și Aparatului Președintelui raionului;

Organizarea și desfășurarea adunărilor generale ale cetățenilor în toate cele 19 primării ale raionului;

Asigurarea efectuării audienței cetățenilor de către Președintele, vicepreședinții raionului, deputații Parlamentului R.M și în primăriile raionului, conform graficelor stabilite;

Organizarea și desfășurarea pe parcursul a. 2014 a două seminare privind accesul la informație.

De aici putem observa că specilistul în relații cu publicul din cadrul instituție date are atât atribuții ale specialistului în relații publice cât și a celui în relații cu publicul deși sunt fucții total diferite le execută foarte bine pe amble. Totuși mai puțin vedem problematica comunicări cu publicul prin prisma mass-mediei locale sau lucrul aspupra pagenii web a instituției. Deși lucrul petițiilor online este efectuat operativ într-un timp record pentru executare lucrului adminstrativ.

3.3. Activitatea specialistului în cadrul Consiliului raional Cahul

Pentru cercetarea și inițierea tezei de master am ales practica de master să o suțin în cadrul consiliului raional Cahul în tutela specialistuli ”Relații cu Publicul”. Cercetând amănuțit fișa postului și atribuțiile relaționistuuli am putut întelege de ce pe pagina web a instituție este atât de puțină infomație ce ține de activitatea instituție publice. Este de menționat ca specialistul se subordonează direct președinteleui de raion și că nu are alți șefi direcți. De aici nu putem vorbi de un regulament dar totuși o fișă a postului o putem menționa, care de altfel și există doar că nu totul este executat cu exatitate ca în fișa de post. Deși pentru a avea aces la fișa de post am putut primi accesul doar direct de la specialist care de altfel era și tutorele parcticei altfel primind un refuz ca fiind informație ce se pastrează în dosarul personal iar dosarul personal este strict secret. Pe pagina web a insituții nu am putut gas informație relevantă la subiectul dat.

O încălcare grosola din partea specialistul în servicii cadre din perioada septembrie – decembrie 2014, ținând cont de legislația RM care permite accesul la infomație de interes public, ar fișa postului specialistului dat este un document de interes public: astfel conform legei funcționarului public și legii liberului acces la informare, ni s-a încălcat dreptul de a primi inormația cuvenită.

Studiată organigrama consului raional Cahul, am realizat ca la acest nivel este un specialist în relații cu publicul – care de fapt se ocupă de specificul relațiilor publice în general.

Funcția dată este subordonată direct președintelui de raion – specifică și poziționată foarte bine din acest punct de vedere. În capitolul doi am specificat cerințele de bază a specialistuli și indicatorii de performanță, criteriile conform cărora am putut cerceta subiectul, ținînd cont de lipsa actelor legislative la nivel de Guvern!

Atribuțiile specialistului în ”relații publice” sunt executate de specialistul în ”relații cu publicul” și de către secția Administrație Publică în frunte cu Secretarul Canosiului raional Cahul în mare parte.

Pe când cele pe care at trebuie să le exercite specialistul în ”relații cu publicul” sunt exercitate de către un angajat în bază de contract care se ocupă în mare parte de probleme de secretariat. Plus este că aceste două persoane înmpărțesc un birou ceea ce oferă confortul adresanților că nu sunt nevoiți să mai caute un alt iro pentru a examina probelma.

În continuare vom examina separat activitățile de bază, cele de care răspunde direct și cele de care răspunde indirect specialistul în ”relații cu publicul” din cadrul aparatului președintelui Consiliului raional Cahul.

Zilele Guvernului în Teritoriu:

Analizind activitatea de bază a relaționistului din cadrul aparatului președintelui de raion, am observat că în sarcinele de bază îi revine vizitle în teritoriu a guvernului. Pe sitele oficiale ale guvernului, www.gov.md, putem vedea prezentate graficile vizitelor efectuate de către membrii guverenuui în teritoriul.

Câte vizite pe an sunt efectuate la Cahul?:

De obicei aceste vizite unt efectuate în a trei joie a luni, ceea ce ar însemna o vizită pe lună de aici 12 vizite pe an programete, plus cele în interes de serviciu pe un anumit domeniu, cu o altă ocazie. câte vizite pe an sunt efectuate la Cahul.

De această activitate se ocupă RP, acesta trebuie să plaseze anuțul ce ține de vizita în teritoriu, și să inscrie cetățeni la audiență.

Cum funcționează de fapt?:

Anunțul este plasat doar pe anoul informativ din cadrul instituție, se plasează cu doua trei zile înainte de aici deducem ca audiența va avea loc doar cu un număr foarte mic de cetățeni, puțin cetățeni merg saptămânal la Consiliu pentru a afla dacă un oarecare ”Ministru” va fi prezent în teritoriu sau aprope de loc.

Cum ar trebuie să funcționeze:

Anunțul trebuie plasat pe pagina web a insittuție imediat ce a fost coordonat cu Cancelaria de Stat ddespre posibila vizită.

La fel anunțul trebuie plasat pe toate paginile web a tuturor primăriilor din raion, pentru ca în cazul în care cetățenul nu are posibilitate prezentării la audiență să poate lăsa în formă scrisă plângere/petiția.

Anunțul ar trebuie să fie plasat pe toate panourile informative ala administrațiilor publice din raion, asta pentru a oferi posibilitatea și celor ce nu au acces la internet să participe la audiență.

Posibilitatea plasării petițiilor online pentru cetățenii raionului cahul la fel este un plus foarte mare. Servciu de care la moment pagina web nu dispune.

Întregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire:

O altă activitate ce ține în responsabilitatea relaționistului este activitatea de ”cancelarie”- aici în cadrul Consiliul raional Cahul, din motive de criterie politică și ”rudenie”, relaționistul are un ajutor. Deci în cadrul Consiliului raional Cahul există specialst în relații publice și un angajat care se ocupa de relații cu publicul, și care de fapt împarte obiectivele de baza a celui dintâi, un alt specialist care este secretar administrativ și care se află în anticamera președintelui și care la fel are unele din obligațiunile specialistului în relații cu publicul.

Aici ajungem la concluzia ca deși sunt trei angajați cu aceleași atribuții de bază doar unul este funcționar public care o evaluare trimestrială și anuală, și care își imparte atribuțiile cu alți angajați, și nu poate fi evaluat deplin.

Astfel de corespondența de intrare și de ieșire se ocupă angajatul în domeniul secretariatului și care se ocupa de fapt de relațiile cu publicul din cadrul instituție administrativ teritoriale.

De corespondența deplasărilor din cadru instituție se ocupă cel de-al treilea angajat care se afla în anticamera președintelui de raion. Iar de înregistrarea dispozițiilor președintelui de raion se ocupa secția administrație publică.

De aici concluzionăm deși sunt angajați mai multe persoane decât în alte raioane totuși este foarte slab organizătă activitate RP din cadrul Consiliului raional Cahul.

Pagina web a Instituției:

Deși sunt mai mulți angajați în cadrul instituție cercetate ”pregătiți” în domeniul, din punct de vedere al atribuțiilor și specificului de lucru, nici unul nu se ocupa direct de administrarea paginei web a instituției date.

Luând legătura cu instituția care administrează pagina web, a anunțat deși servciul dat este unul foarte comod pentru generația informațională în care ne aflăm, din partea Administrației nu a parvenit această propunere. Iar plasând acest servciu presupune ca cineva să se ocupe direct de aceste petiții online. Dar iarăși cu părere de rău relaționistul nu are acces la această pagină web pentru a o administra. Motivând că au contrac cu o firmă privată care se ocupă. La rândul său firma privată nu poartă răspundere, după afirmații lor deoarece ei nu-s îndrept să prezinte raspuns petiționarilor. De aici ajungem întrun abis profund ce ține de acest servciu indispensabil la etapa acutală.

La momentul actual din punc de vedere tehnic pagina web este cotată printre cele mai bune din republica la sectiunea Aministrație publică locală; dar după conținut, după plasare informație pe pagină, după lucrul relaționistului pagina web a raionului Cahul râmâne foarte mult în urmă față de alte pagini care tehnic nu au o avansare aât de mare dar care plasează celpuțin săptâmânal o infomație.

Dacă să analizăm conținutul pagini, la secțiune știri găsim doar anunțuri despre convoacarea ședințielor consiliului raional, și pentru necesitate a locurilor vacante.

La secțiune ”Consiliul” găsim plasate toate proiectele de decize din 2013 în coace pe ani separate și ședențe.

1 aprilie 2015

La unu aprilie 2015 Consiliul raional Cahul primește organigrama semnată de Guvernul Republicii Moldova, conform solicitărilor din luna februarie anului curent de către președintele raionului pentru a modifica organigrama cu scopul reducerilor statelor de personal și comansarea unor secți în scopul formării direcțiilor.

Astfel începând cu 1 aprilie 2015 în aparatul președintelui Consiliul raional Cahul nu se mai gasește funcțăa de specialist în ”relații cu publicul”. Conform paginei web a instituție și a publicațiilor găsite pe această pagină, http://www.cahul.md/ro/page/aparatul-pe-edintelui/12, cât și doumentelor confirmative expuse de către specialști consiului. Astfel începând cu 1 aprilie 2015 raionul Cahul nu mai are nevoie de funcția respectivă. Cetățeni/alegători din regiunea dată sut destul de informați și nu mai au nevoie să li să răspunde la cerințe.

De aici ajungem la concluzia că lipsa specialiștilor în domeniul studiat este o priblemă guvernamentală.

Anexa:1

APROBAT

__________________

Nicolae MELNIC,

Primarul Orașului Călărași

L.Ș. „____”______________ 20 __

FIȘA POSTULUI

Capitolul I. Dispoziții generale

Autoritatea publică: Aparatul Primăriei Orașului Călărași

Adresa: or. Călărași, str. Eminescu, 19

Denumirea funcției: specialist în problemele relații cu publicul

Nivelul funcției: Funcție publică de execuție

Nivelul de salarizare: Conform legii cu privire la salarizarea funcționarilor publici

Capitolul II. Descrierea funcției

Scopul general al funcției:

Asigurarea legăturii dintre Primarul Orașului și societatea civilă a Orașului prin implementarea legislației în vigoare pentru realizarea optimă a drepturilor cetățenilor.

Sarcinile de bază:

Monitorizarea lucrului cu privire la înregistrarea, evidența și controlul examinării petițiilor ;

Asigurarea informării cetățenilor Orașului privind principalele activități organizate de Primarul Orașului;

Contribuire la buna desfășurare a activităților Primăriei.

Atribuțiile de serviciu:

Monitorizarea lucrului cu privire la înregistrarea, evidența și controlul examinării petițiilor cetățenilor:

Monitorizează lucrul cu privire la înregistrarea, evidența și controlul examinării petițiilor parvenite către primarul Orașului și Consiliului orășenesc, în conformitate cu Legea petiționării și a Regulamentului referitor la lucrările de secretariat în petiționare;

Verifică registrele de înregistrare a petițiilor a cetățenilor de în special respectarea termenului de examinare a solicitărilor;

Consultă responsabilii referitor la lucrul cu petițiile și audiența cetățenilor.

Asigurarea informării cetățenilor Orașului privind principalele activități organizate de Primarul Orașului;

Informează cetățenii privitor la principalele activități ale Aparatului primăriei , astfel conlucrând cu mass-media locală;

Informează conducerea primăriei referitor la problemele cetățenilor;

Promovează legislația privind liberul acces la informație și transparența în activitatea APL de nivelul I.

Participă la desfășurarea sondajelor de opinii în oraș;

Pregătește materialele necesare pentru prestarea informațiilor solicitate în baza Legii liberul acces la informație;

Actualizează informațiile de pe panoul de informații a primăriei.

Contribuire la buna desfășurare a activităților primăriei.

Avizează populația referitor la agenda vizitelor de lucru în orașul Călărași a reprezentanților Consiliului Raional, Guvernului R M;

Anunță persoanele invitate la ședințele organizate de către conducerea Orașului;

Participă la organizarea și desfășurarea seminarelor, meselor rotunde și a conferințelor de rang orășenesc;

Responsabilitățile: Răspunde de exercitarea atribuțiilor sale de funcție în strictă conformitate cu legislația în vigoare și Regulamentul intern al autorității publice;

Răspunde de calitatea și veridicitatea răspunsurilor la petiții;

Prezintă răspunsurile la solicitările orale și scrise în termenii stabiliți de Lege;

Asigură transparența în activitatea conducerii orășenești;

Răspunde de examinarea în termen a petițiilor ce țin de domeniul de activitate;

Răspunde de sporirea competenței sale profesionale.

Împuternicirile: Efectuează, la indicația primarului, control asupra activității funcționarilor supuși criticii și sesizărilor din partea cetățenilor;

Solicită , la indicația primarului, informații de la APL de nivelul II și de la serviciile teritoriale;

Participă la activitățile de instruire (ședințe, conferințe, mese rotunde, seminare, stagii, etc.) organizate în oraș, raion și în țara, pe tematici ce țin de domeniul de activitate;

Reprezintă, în domeniul său de competență, Primăria în relațiile cu alte structuri statale, cu autorități ale administrației publice centrale și locale, precum și cu organizații nonguvernamentale în domeniul său de competență.

Cui îi raportează titularul funcției: Primarului, secretarului Orașului.

Cine îi raportează titularului funcției: Specialistului în problemele relații cu publicul îi raportează colaboratorii primăriei, referitor la examinarea și soluționarea petițiilor orale și scrise ale cetățenilor.

Cine îl substituie: poate să fie înlocuit de Secretarul Orașului.

Pe cine îl substituie: Secretarul Orașului.

Cooperare internă: Cu specialiștii primăriei, secretarul Consiliului orășenesc și primarul.

Cooperare externă: Cu conducătorii și colaboratorii direcțiilor, secțiilor și altor subdiviziuni din subordinea Primăriei;

Cu specialistul în relații cu publicul din partea Consiliului raional, Academia de Administrare Publică pe lângă Președintele Republicii Moldova și alți potențiali prestatori ai serviciilor de instruire;

Cu diferite proiecte și programe, relevante domeniului său de competență;

Cu organizații, instituții guvernamentale și neguvernamentale din raion, țara și de peste hotare.

Mijloace de lucru/echipamentul utilizat:

Monitorul Oficial al Republicii Moldova, culegeri de acte normative;

Legea petiționării, Legea liberului acces la informație, Legea privind transparența în activitatea administrației publice

Codul Muncii al Republicii Moldova;

Computer, telefon, fax; Internet;

Manuale, materiale metodice și informative în domeniul administrației publice și a relațiilor publice;

Presă ; Dicționare, etc.

Condițiile de muncă:

Asigurare cu locul de muncă în birou

Regim de muncă: 40 ore pe săptămână, 8 ore pe zi, disponibilitatea lucrului peste program și în zilele de repaus, după caz;

Program de muncă: luni-vineri, orele 8:00-17:00, pauză de masă 12:00-13:00;

Activitate preponderent de birou;

Capitolul III. Cerințele funcției față de persoană

Studii: Superioare, de licență sau echivalente, preferabil în domeniul administrației publice, managementului resurselor umane, dreptului, psihologie, jurnalistică, pedagogie.

Experiență profesională: minimum 2 ani, preferabilă experiența în serviciul public.

Cunoștințe: Cunoașterea legislației în domeniu;

Cunoașterea managementului resurselor umane;

Cunoașterea modului de funcționare a unei autorități publice;

Cunoașterea politicilor și procedurilor de personal, precum și a practicilor pozitive în domeniu;

Cunoștințe de operare la calculator: Word, Excel, Power Point, Internet;

Cunoașterea limbii de stat și limbii ruse la nivel avansat citit/scris/vorbit.

Abilități: de lucru cu informația, analiză și sinteză, elaborare de documente, consultare, instruire, prezentare, comunicare eficientă, lucru în echipă.

Atitudini/comportamente: respect față de oameni, spirit de inițiativă, diplomație, creativitate, flexibilitate, disciplină, punctualitate, responsabilitate, tendință spre dezvoltare profesională continuă.

Elaborat: Specialistul în relații cu publicul Cobâlnea Galina

Semnătura ____________ Data __________________

Vizat: Secretarul Orașului, secretarul Consiliului orășenesc Gheorghe Gavriluță

Semnătura _____________ Data __________________

Luat la cunoștință: specialist în problemele relații cu publicul Cobâlnea Galina

Semnătura _____________ Data __________________

Anexa:2

Anexa: 3

Anexa:4

Anexa: 5

APROB:

Președintele raionului Glodeni

_________________________

„___”________________2014

FIȘĂ DE STABILIRE

a obiectivelor individuale de activitate și a indicatorilor de performanță

Numele, prenumele specialist în problemele relații cu publicul Secția administrație publică în anul 2014

(nume, prenume) (funcția deținută) (subdiviziunea)

Conducătorul direct _____ ____________________________ _______________________________ _____________________

(nume, prenume) (semnătura) (data)

Funcționarul public _____________________________________ _______________________________ _____________________

(nume, prenume) (semnătura) (data)

Serviciul resurse umane ______________________________________________ ______________________________________ ___________________________

(nume, prenume) (semnătura) (data)

Anexa: 6

REPUBLICA MOLDOVA РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА

CONSILIUL or. ȘOLDĂNEȘTI СОВЕТ гор. ШОЛДЭНЕШТЬ MD-7201, or. Șoldănești, str. Păcii 8 MD-. Шолдэнешть, ул. Пэчий, 8

Tel.: (272) 2-23-05; 2-54-67. Tел.: (272) 2-23-05; 2-54-67.

D E C I Z I E nr. 3/19

din 22 aprilie 2013

„Cu privire la aprobarea Regulamentului intern privind

procedurile de comunicare ale primăriei orașului Șoldănești”

În temeiul art. 14 alin. 2, al Legii Republicii Moldova privind administrația publică locală nr. 436-XVI din 28.12.2006, Legea privind transparența în procesul decizional Nr. 239 din 13.11.2008; Hotărârea Guvernului pentru aprobarea Instrucțiunilor privind ținerea lucrărilor de secretariat referitoare la petițiile persoanelor fizice și juridice, adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor Republicii Moldova Nr. 208 din 31.03.1995, Consiliul orașului Șoldănești

D E C I D E :

1. Se aprobă Regulamentul intern privind procedurile de comunicare ale primăriei or. Șoldănești.

2. Angajații primăriei or. Șoldănești vor efectua procedurile de comunicare în confermitate cu prezentul Regulament.

Președintele ședinței: Leonid Paierele

Secretar- interimar al Consiliului: Tatiana Strah

Aprobat: prin

DECIZIA nr. 3/19 din 22 aprilie 2013

a Consiliului orașului Șoldănești

REGULAMENT INTERN

cu privire la procedurile de comunicare ale primăriei orașului Șoldănești

Descriere generală

La baza realizării activității de comunicare și asigurare a transparenței primăriei orașului Șoldănești și a consiliului local va sta următorul cadru legislativ și normativ în vigoare:

Constituția Republicii Moldova din 29.07.1994;

Legea privind transparența în procesul decizional Nr. 239 din 13.11.2008;

Legea privind accesul la informație Nr. 982 din 11.05.2000;

Legea privind Codul de conduită a funcționarului public nr.25 – XVI din 22.02.2008.

Legea nr. 158-XVI din 4.07.2008 cu privire la funcția publică și statutul funcționarului public.

Legea cu privire la statutul persoanelor cu funcții de demnitate publică nr. 199 din 16.07.2010

Hotărârea Guvernului privind paginile oficiale ale autorităților administrației publice în rețeaua Internet Nr. 188 din 03.04.2012;

Hotărârea Guvernului cu privire la acțiunile de implementare a Legii nr.239-XVI din 13 noiembrie 2008 privind transparența în procesul decizional nr. 96 din 16.02.2010;

Hotărârea Guvernului pentru aprobarea Instrucțiunilor privind ținerea lucrărilor de secretariat referitoare la petițiile persoanelor fizice și juridice, adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor Republicii Moldova Nr. 208 din 31.03.1995

Scopul, Obiectivele, Misiunea

Scopul:

Creșterea încrederii și participării cetățenilor or. Șoldănești în activitatea Administrației Locale prin promovarea unei administrații transparente, responsabile și cooperante în tot ce tine de îmbunătățirea calității vieții cetățenilor.

Obiectivele:

Elaborarea unor mecanisme de comunicare eficientă în cadrul primăriei dar și în comunitate;

Îmbunătățirea cunoștințelor și consolidarea capacităților funcționarilor publici în domeniul comunicării și implicării publicului în viața comunitară;

Utilizarea mai pe larg a resurselor web întru promovarea și îmbunătățirea activității APL;

Crearea condițiilor favorabile pentru implicarea cetățenilor în procesul de luare a deciziilor;

Implicarea tinerilor în procesul de administrare a orașului.

Procedurile privind comunicarea internă

Obiectivele urmărite de comunicarea internă sânt de caracter funcțional și de informare și anume:

1. Stabilirea unui dialog comun la nivel managerial (în mare măsură formal), la nivelul personalului (în mare măsură informal);

2. Cunoașterea de către personal a misiunii și valorilor Primăriei orașului Șoldănești, activităților desfășurate;

3. Informarea personalului despre mesajele și activitățile realizate;

4. Sprijinirea de către personal a inițiativelor administrației;

5. Cultivarea identității instituționale;

6. Asigurarea transparenței în procesul decizional;

7. Sporirea capacităților personalului de a comunica eficient și utiliza instrumentele și mijloacele de comunicare;

8. Sporirea responsabilității personale ale funcționarilor pentru comunicare internă și externă;

Comunicarea verticală descendentă se manifestă de la conducere spre subordonați și se concretizează prin dispoziții, decizii, instrucțiuni, regulamente interne, rapoarte, petiții cu rezoluția de executare, etc.

Ședințe operative ale primarului cu aparatul primăriei și managerii întreprinderilor municipale. În cadrul acestor întruniri sunt prezentate și discutate activitățile desfășurate de către funcționari și nagâții întreprinderilor municipale, sunt elucidate problemele apărute, se identifică soluțiile optime și se stabilesc persoanele responsabile și termenii de executare.

Periodicitatea și ora desfășurării: în fiecare zi de luni, ora 16.00.

La ședință sunt invitați să participe și reprezentanți ai structurilor desconcentrate în teritoriu.

Timp de 2 zile după ședința operativă se distribuie procesul-verbal.

Ședințele din cadrul primăriei sunt publice.

Comunicarea verticală ascendentă se stabilește între conducere și subordonați conform organigramei, fiind caracterizată de fluxuri de informații orientate de jos în sus, cu furnizarea informației pentru control și argumentarea elaborării proiectelor de decizii și de dispoziții, actelor administrative emise de către autoritatea executivă a APL, etc și sunt însoțite de note informative, scrisori și/sau răspunsuri la petiții (după caz), rapoarte, etc.

Comunicarea orizontală apare între persoane ce ocupă posturi situate la același nivel ierarhic între care există relații de cooperare. Comunicarea de acest tip are rolul de a realiza coordonarea activităților individuale pentru realizarea unor sarcini complexe.

Instrumentele și mijloacele de comunicare internă: – schimbul de informații prin poșta electronică;

panouri informative;

note informative, scrisori, circulare;

ședințe, instruiri, întruniri;

sondaje, chestionare;

baza de date cu telefoane de serviciu;

rețeaua internă de comunicare – INTERNET.

Procedura gestionării și comunicării informațiilor de interes public.

În conformitate cu prevederile Legii Nr. 982 din 11.05.2000 privind liberul acces la informațiile de interes public, prin informații de interes public se înțelege orice informație care privește activitățile unei autorități publice sau instituții publice, indiferent de suportul ori de forma sau de modul de exprimare a informației.

Pentru a se asigura informarea eficientă și corectă a cetățenilor care se adresează primăriei, prin intermediul specialistului care desfășoară activități de relații cu publicul, specialiștii din aparatul primăriei au obligația de a comunica, toate informațiile de interes public, pentru a fi puse la dispoziția cetățenilor, precum și toate modificările care apar pe parcursul timpului.

Vor fi comunicate următoarele informații de interes public:

actele normative care reglementează organizarea și funcționarea primăriei;

structura organizatorică, atribuțiile specialiștilor, programul de funcționare, programul de audiențe a Primarului și altor funcționari publici, numele și prenumele persoanelor din conducerea primăriei și ale funcționarului responsabil de difuzarea informațiilor publice;

coordonatele de contact ale Primăriei, respectiv: sediul, numerele de telefon, fax, adresa de e-mail și adresa paginii de internet;

sursele financiare, bugetul și bilanțul contabil;

lista cuprinzând documentele de interes public;

lista cuprinzând categoriile de documente, produse și/sau servicii, gestionate potrivit legii;

modalitățile de contestare a deciziei autorității sau a instituției publice în situația în care persoana se consideră vătămată în privința dreptului de acces la informațiile de interes public solicitate.

Specialistul care desfășoară relații cu publicul au obligația de a sesiza, în scris, specialiștii din cadrul primăriei, cu privire la neregulile apărute în ceea ce privește comunicarea corectă și la timp a informațiilor de interes public, în vederea remedierii cât mai urgente a acestora.

Procedura privind audiențele și publicarea anunțurilor în mijloacele mass-media

Audiențe: după înregistrarea formularelor de audiență de către funcționarii desemnați, acestea vor fi trimise specialiștilor din cadrul primăriei, după caz. Persoanele responsabile vor întocmi (conform rezoluțiilor primite de la Primar, Viceprimar), programarea persoanelor care vor fi primite în audiență și vor asigura înscrierea lor într-un registru special destinat acestui scop; totodată, vor anunța telefonic sau în scris, persoanele programate asupra datei și locului tinerii audiențelor; cu o zi înaintea tinerii audiențelor vor comunica funcționarilor desemnați data, ora și lista persoanelor programate.

Anunțuri în mijloace mass-media: pentru orice anunț care trebuie publicat în mass-media este necesară aprobarea de la Primar, în care să se fie specificată clar data apariției, publicațiile, numărul de apariții și zilele aparițiilor, precum și alte detalii referitoare la modul de mediatizare (dimensiunile pentru machetarea paginii).

În cazul anunțurilor de televiziune și radio se va indica data apariției, numărul de apariții și tronsonul de timp în care se dorește a fi emis, întrucât acesta depinde de orele de audiență.

Anunțul aprobat, împreună cu textul clar al anunțului, semnat de specialist, se va trimite Primarului cu cel puțin două zile înainte de data primei apariții, pentru a avea timpul minim necesar în vederea pregătirii publicării.

Atribuțiile Specialistului Relații cu Publicul sunt următoarele:

1. Asigură accesul la informațiile de interes public din oficiu sau la cerere;

2. Asigură persoanelor, la cererea acestora, informațiile de interes public solicitate în scris sau verbal;

3. Dacă sunt întrunite condițiile tehnice necesare, asigurarea informațiilor de interes public se poate realiza și în format electronic;

4. Precizează condițiile și formele în care are loc accesul la informațiile de interes public;

5. În situația, în care, informațiile de interes public sunt deținute în cadrul serviciului, furnizează pe loc informațiile solicitate;

6. Îndrumă persoanele să solicite în scris informația de interes public;

7. Întocmește anual raportul de activitate al instituției conform prevederilor din Nr. 982 din 11.05.2000 privind liberul acces la informațiile de interes public;

8. Întocmește anual raportul privind informațiile de interes public;

9. Elaborează trimestrial buletin informativ care va cuprinde informații de interes public;

10. Realizează materiale informative specifice; coordonează elaborarea și difuzarea către populație a pliantelor, ghidurilor și materialelor informative, destinate tuturor celor interesați, astfel încât să contribuie la alcătuirea unei imagini corecte despre instituție și activitățile ei;

11. Asigură accesul mijloacelor de informare în masă la informațiile de interes public care privesc activitatea desfășurată de autoritatea publică locală;

12. Urmărește noile reglementări legale care apar cu privire la activitatea instituției în vederea furnizării informațiilor în conformitate cu prevederile legale;

13. Gestionează crizele și conflictele de comunicare care pot afecta încrederea cetățenilor în activitatea desfășurată de autoritatea publică locală din or. Șoldănești;

14. Redactează comunicatele de presă, pe baza datelor și informațiilor primite de la specialiștii din primărie;

15. Asigură difuzarea comunicatelor și informărilor de presă, organizarea de conferințe de presă, interviuri sau briefinguri, periodic sau de fiecare dată când activitatea instituției prezintă un interes public imediat;

16. Inițiază activități și evenimente artistice, culturale, științifice și de agrement, inclusiv acelea care rezultă din derularea unor relații de colaborare locală, națională sau internațională;

17. Inițiază și organizează dezbateri, instruiri, mese rotunde și ateliere de studiu în domenii de interes pentru administrația locală și cetățeni; asigură spațiul necesar de întâlnire și dialog personalităților vieții sociale și politice;

18. Organizează campanii de educație civică prin activități specifice și consultarea cetățenilor și Gongurilor; asigură în acest sens, o bună și permanentă colaborare cu reprezentanții societății civile prin promovarea parteneriatului social; colaborează cu ONG-urile naționale și internaționale pe probleme specifice administrației publice locale.

Specialistul are dreptul:

a) să participe la ședințele și întrunirile conducerii autorității, în cadrul cărora sânt examinate chestiuni privind reglementarea domeniului, relațiile externe și elaborarea politicilor;

b) să solicite informații de la subdiviziunile structurale ale autorității și de la alte instituții din subordinea acesteia;

c) să colaboreze cu specialiștii din cadrul altor autorități publice din tara și de peste hotare, în scopul efectuării schimbului de experiență în domeniu;

d) să beneficieze de asistenta logistică și tehnică, în scopul consolidării capacităților de comunicare a autorității și exercitării atribuțiilor de serviciu;

e) să participe la cursuri de instruire, conferințe, seminare, mese rotunde cu tematică relevantă domeniului, organizate în tara și peste hotare;

f) să exercite și alte drepturi, conform legislației în vigoare;

g) specialistul este asigurat cu birou, dotat cu calculator conectat la rețeaua Internet, legătură telefonică, fax, e-mail și alte lucruri ce vor asigura îndeplinirea responsabilităților specialistului relații cu publicul.

Monitorizarea și Evaluarea procesului de comunicare:

Evaluarea și monitorizarea procesului de comunicare va avea un caracter permanent și se va realiza în baza indicatorilor stabiliți pentru fiecare activitate/ac

tine în parte.

Printre indicatorii stabiliți vor fi:

CONCLUZII

Pornid de la cele două definiții expuse de la începutul lucrări de cercetare, ajungem la concluzi că:

”Relațiile cu Publicul” sunt activități specifice Adminstrațieie Publce Locale (în cazul nostru) care au drept scop oferirea accesului la informație, documnte publice sau consultanță alegătorilor/ publicului larg;

Iar,

”Relațiile Publice” sunt funcția ”mănagerială” care ajută la stablirea relațiilor de comunicare internă în cadrul Instituție Administrativ Teritorială și externă cu publicul ei. Astfel aceste două noțiuni specifice deși par a fi identice nu trebuie confundate deoare una (cea din tâi) se ocupă de oferirea informațiilor dspre Instituție și cealăntă (cea din urmă) se ocupă de imaginea Insituției și procesul de comunicare dintre Instituție și public (mass-media).

De aici definirea relațiilor publice nu se poate realiza fără a se cunoaște modul de definire a organizațiilor și a publicurilor.

Aceste concepte au fost definite de specialiști astfel încât cuvintele cheie să nu lipsească pentru a nu se scăpa din vedere esența acestora.

Relațiile publice constituie o funcție de sine stătătoare a conducerii. Specialiștii au identificat șase principii ce alcătuiesc taxonomia strategiilor de influențare a publicurilor – țintă: principiul angajamentului; principiul reciprocității; principiul validării; principiul autorității; principiul rarității; principiul atractivității. Aplicarea acestor principii pune în mișcare mecanisme comportamentale care să permită declanșarea unui act de complezență fără să se exercite presiuni asupra publicurilor – țintă și fără ca manipularea să devină evidentă. Fiind o amprentă a conducerii, relațiile publice contribuie la îndeplinirea obiectivelor acesteia și, ca urmare, ele trebuie analizate praxiologic, adică din punctul de vedere al eficacității și eficienței.

Specialistul relații este interfața între instituție și presa, și are scopul de a crea și menține o imagine cât mai favorabilă instituției.

Obiectul de activitate constă în reflectarea în presă a întregii activități desfășurate în cadrul Instituțiilor Publice și a serviciilor descentralizate, subordonate Consiliilor, asigurând legătura cu mass–media prin intermediul comunicatelor/informațiilor de presă, prin mediatizarea evenimentelor organizate de Primărie și prin organizarea conferințelor de presă.

Comunicatele și Informațiile de Presă vizează activitatea tuturor direcțiilor și serviciilor Autorității Locale, mediatizarea acțiunilor întreprinse de acestea, de la spații verzi înfrumusețate, ajutoare sociale și alocații pentru nou-născuți, până la investiții, asfaltări, impozite, școli, urbanism, mediu și spațiu locativ.

Ce înseamnă Relațiile Publice și care este diferența între acestea și Relațiile cu Publicul. Acest articol își propune să facă puțină lumină în gândurile voastre și să explice, succint, ce înseamnă fiecare dintre cele două domenii. Mai ales primul domeniu este discutat pe larg în aproximativ toate cărțile de PR existente pe piață, chiar dacă la ora actuală încă se mai fac confuzii.

Deși este un domeniu relativ nou, PR-ul există încă de la începutul vieții sociale. Pentru a-l defini există nu mai puțin de 472 de sintagme, se pare, însă, că niciuna nu a reușit să surprindă tot ceea ce înglobează acesta. Anul trecut, PRSA (Public Relations Society of America), în urma unei campanii de modernizare a definirii Relațiilor Publice, a formulat o nouă definiție a acestui domeniu, definiție pe care mulți dintre specialiști (Jim Grunig, Neville Hobson, Jeremiah Owyang) au găsit-o „mulțumitoare” ori au afirmat că ar fi o „interpretare adaptată contemporaneității”. Iată cum sună: „Relațiile publice sunt un proces de comunicare strategică ce cladește relații benefice atât pentru organizații, cât și pentru publicul acestora”.

Totuși, putem să înțelegem cu ce se ocupă Relațiile Publice și datorită instrumentului general pe care îl folosesc: COMUNICAREA. Fie că vorbim despre comunicarea online (social – media), comunicarea în offline (public speaking, media relations), comunicarea internă sau corporate, toate acestea pleacă de la un numitor comun:comunicarea și ajung împreună într-un alt punct comun: relațiile publice.

Relațiile cu publicul sunt activități specifice unor organizații care și-au deschis zone de contact cu clienții, unde aceștia pot avea acces la informații, documente, tranzacții (de bunuri sau servicii) sau consultanță. De asemenea, acestea sunt folosite doar pentru mediul extern, în timp ce PR-ul poate fi utilizat și în mediul intern.

Mai mult, unii oameni de știință consideră că, deși reprezință domenii distincte, relațiile cu publicul constituie feedback-ul necesar relațiilor publice.

Astfel, în concluzie, putem observa că relațiile publice și relațiile cu publicul sunt două domenii distincte, primele urmărind armonizarea relațiilor dintre organizație și publicurile lor externe și cele interne, iar cele din urmă urmăresc buna servire a clienților.

BIBLIOGRAFIE

Acte normative externe:

Cartea Europeană: “Exercițiul autonom al puterii locale” adoptate la Strasbourg la 15.10.1985.

Cartea Europeană: Exercițiul autonom al Puterii Locale și principiul subsudiarității: o nouă filisofie în relația dintre Stat și Administrațiile Locale. Chișinău, 1998.

Acte normative interne:

Constituția Republicii Moldova

Codul Muncii R.M.

Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 674 din 22 iulie 1999 “Cu privire la serviciile publice ale ministerelor, departamentelor desconcentrate în teritoriu”.

Legea privind administrația publică locală nr.436-XVI din 28.12.2006;

Legea privind statutul alesului local nr.768 –XIV din 02.02.2000;

Legea cu privire la funcția publică și statutul funcționarului public nr.158 din 04.07.2008;

Legea privind transparența în procesul decizional nr.239-XVI din 13.11.2008;

Lege privind Codul de conduită a funcționarului public nr.25-XVI din 22.02.2008;

Legea cu privire la petiționare nr.190-XIII din 19.07.1994;

Legea privind contenciosul administrativ nr.793-XIV din 10.02.2000;

Legea privind accesul la informare nr.982 din 11.05.2000;

Legea nr.837 din 17.05.1996 cu privire la asociațiile obștești, republicată cu modificările ulterioare.

Legea privind organizarea administrativ-teritorială a Republicii Moldova din 04.01.1995;

Catalog de acte oficiale din administrația publică. – Ediție oficială, Chișinău, 1996;

Gid Metodic, Evaluarea performațelor ale Funcționarului Public, Cancelaria de Sat RM, Chișinău 2010.

Cărții, Studii, Publicații:

Administrarea publică locală: teorie și practică. Chișinău, 1998;

Abric, Jean-Claude, „Psihologia comunicării. Teorii și modele”, Iași: Polirom, 2002;

Anghel, Petre “Strategii eficiente de comunicare”, București: Cartea Universitară, 2004;

Alexandru Ioan. ”Structuri, mecanisme și instituții administrative”. București, 1966;

Balaban Delia Cristina, Iancu Ioana, 2009, ”Rolul relațiilor publice în sectorul public. Studiu de caz asupra profesionalizării relațiilor publice la nivel local în România” în Trasilvanian Review of Administrative Sciences, 27 E/2009;

Băcanu, Bogdan, „Organizația publică. Teorie și management”, Iași: Polirom 2008;

Bertrand Claude-Jean,  O introducere în presa scrisa și vorbita, traducere coordonata de Mirela Lazar, Editura Polirom, Iasi, 2001;

Bulgari, Valeriu. Reforma administrativ-teritorială aspect – important al reformei administrației publice locale. Administrația publică nr.4 din 1997;

Burlacu, V. Managimentul Aministrației publice, Academia de Studii Economice, Chișinău 1999.

Coman Cristina, Relațiile publice și mass-media, Editura Polirom, Iași, 2000;

Coman Cristina, Relatiile publice.Principii si strategii, Editura Polirom, Iasi, 2001;

Coman Mihai, Manual de jurnalism,volumul II,  Editura Polirom, Bucuresti, 2006;

Mircea Dan, Tehnici de redactare si editare in relatii publice, Editura Polirom, Bucuresti, 2007;

Deliu Tudor. Administrația publică locală. Chișinău, 1998;

Didencu Valeriu. Democrație și administrație publică locală. Chișinău, 1998;

Dinu Mihai, “Comunicarea”, București: Ed. Algos, 2000;

Directia Relatii Publice, Relatiile cu presa, Ed. Militara, Bucuresti, 2000;

Drăgan, Ioan, “Paradigme ale comunicării de masă – orizontul societății mediatice”, București: Casa de Editură și Presă “Șansa” , 1996;

Epure Marius”Relații Publice și protocol” NOTE DE CURS, Universitatea Gaudiamus 2005;

Fleviu Călin ”Instrumente și Tehnice” NOTE DE CURS, Cluj Napoca 2008;

Florea, Mariana, ”Relații Publice – Instrument managerial în Administrația Fiscală” Universitatea Liberă din Moldova, Chișinău, 2012;

Fiske, John, „Introducere în științele comunicării”, Iași, Polirom, 2003;

Henry, Nicolas, „Administrație publică și afaceri publice”, Chișinău: Editura Cartier, 2004;

Hosu Ioan, Deac Mihai, Moșoreanu Marius, 2012,”Relația dintre autoritățile locale și cetățeni. Interacțiuni și percepții” în Revista Transilvană de Științe Administrative, 1(30)/2012;

Iacob Dumitru și alții, Relații Publice Coeziune și eficiență prin Comunicare, București 2011;

Miculescu Simona Mirela. Relații publice Internationale în contextul globalizării. – București, 2001;

Musteță Mirela, Strategii de Comunicare în Instituțiile Publice, București 2014;

Newsom Doug. Redactarea materialelor de relații publice. – Iași, 2004;

Popescu Cristian Florin, Balbaie Radu, Mic dictionar de jurnalism, Fundatia Rompres, Bucuresti 1998;

Platon Mihail. Introducere în știința administrației publice. Chișinău, 1999;

Platon Mihail. Reforma administrației publice – opera colectivă a națiunii. Administrarea publică în Republica Moldova: probleme actuale ale reformei Administrația publică nr.1, 1995;

Platon Mihail. Probleme actuale ale teoriei și practicii administrației publice. Fucționarul public, nr.8, 2001;

Preda Mircea. Centralizare și descentralizare în administrația publică. Revista “Dreptul”, nr.9, București, 1995;

REVISTA TRANSILVANĂ DE ȘTIINȚE ADMINISTRATIVE nr. 1(4)/2000);

Sâmboteanu Aurel. Administrația publică centrală. Chișinău, 1998;

Stoica Dan ”Comunicarea Publică. Relații publice”, Iași:2004;

Stoica Marcela Monica „Introducere în relații publice” Ed. Pro Universitaria, București;

Stroescu Dan, Mirian Costea, ”Manual de Comunicare și Relații Publice”, București 2009;

Șerbănică Daniel, Relații Publice, București 2009;

Site-uri Internet

www.gov.md

www.lex.md

http://www.qreferat.com/referate/administratie/LUCRAREDELICENTAMINISTRAT.php

http://primariasoldanesti.md/Sites/soldanesti_md/Uploads/19.042358048354473593E4DB5E55B09E59.doc

https://liliataranenco.files.wordpress.com/2011/09/managementul-administratiti publiceionita 3.doc

http://www.aploltenia.ro/projects/documents/RELPUBLCOMSIIM.doc

http://www.slideshare.net/andeabiancadanila/campania-de-relatii-publice

http://www.unibuc.ro/studies/Doctorate2014Decembrie/MUSTATA%20MIRELA%20%Strategii%20de%20comunicare%20in%20institutii%20publice/2Rezumat%20lucrarev3.doc

http://www.scritub.com/administratie/Campaniile-de-relatii-publice22828.php

http://www.calarasi-primaria.md/files/5311_new_regulament_interndecomunicare.docx

http://www.army.md/inf/comunicare.doc

http://www.primaria-snagov.ro/administratia-locala/regulament-de-organizare-si-unctionare.html

https://www.yumpu.com/ro/document/view/155031/manualdecomunicaresirelatiiublice/85

http://www.blackcatmedia.ro/relatii-publice-ca-fenomen-de-comunicare/

http://www.dragosalexa.ro/public-relations/definitia-mai-simpla-a-pr-ului/#sthash.MFTuSGtd.dpuf

http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/pagina2.asp?id=cap4

http://www.administratiepublica.ro/resurse/marketinginadministratiapublica/comunicareaininstitutiilepu;

http://www.dubasari.md/;

http://www.cantemir.md/ ;

http://www.raioncimislia.md;

http://www.drochia.md;

http://www.cahul.md;

http://www.glodeni.md;

http://www.glodeni.md;

http://www.drochia.md;

http://www.raioncimislia.md ;

http://www.drochia.md.

BIBLIOGRAFIE

Acte normative externe:

Cartea Europeană: “Exercițiul autonom al puterii locale” adoptate la Strasbourg la 15.10.1985.

Cartea Europeană: Exercițiul autonom al Puterii Locale și principiul subsudiarității: o nouă filisofie în relația dintre Stat și Administrațiile Locale. Chișinău, 1998.

Acte normative interne:

Constituția Republicii Moldova

Codul Muncii R.M.

Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 674 din 22 iulie 1999 “Cu privire la serviciile publice ale ministerelor, departamentelor desconcentrate în teritoriu”.

Legea privind administrația publică locală nr.436-XVI din 28.12.2006;

Legea privind statutul alesului local nr.768 –XIV din 02.02.2000;

Legea cu privire la funcția publică și statutul funcționarului public nr.158 din 04.07.2008;

Legea privind transparența în procesul decizional nr.239-XVI din 13.11.2008;

Lege privind Codul de conduită a funcționarului public nr.25-XVI din 22.02.2008;

Legea cu privire la petiționare nr.190-XIII din 19.07.1994;

Legea privind contenciosul administrativ nr.793-XIV din 10.02.2000;

Legea privind accesul la informare nr.982 din 11.05.2000;

Legea nr.837 din 17.05.1996 cu privire la asociațiile obștești, republicată cu modificările ulterioare.

Legea privind organizarea administrativ-teritorială a Republicii Moldova din 04.01.1995;

Catalog de acte oficiale din administrația publică. – Ediție oficială, Chișinău, 1996;

Gid Metodic, Evaluarea performațelor ale Funcționarului Public, Cancelaria de Sat RM, Chișinău 2010.

Cărții, Studii, Publicații:

Administrarea publică locală: teorie și practică. Chișinău, 1998;

Abric, Jean-Claude, „Psihologia comunicării. Teorii și modele”, Iași: Polirom, 2002;

Anghel, Petre “Strategii eficiente de comunicare”, București: Cartea Universitară, 2004;

Alexandru Ioan. ”Structuri, mecanisme și instituții administrative”. București, 1966;

Balaban Delia Cristina, Iancu Ioana, 2009, ”Rolul relațiilor publice în sectorul public. Studiu de caz asupra profesionalizării relațiilor publice la nivel local în România” în Trasilvanian Review of Administrative Sciences, 27 E/2009;

Băcanu, Bogdan, „Organizația publică. Teorie și management”, Iași: Polirom 2008;

Bertrand Claude-Jean,  O introducere în presa scrisa și vorbita, traducere coordonata de Mirela Lazar, Editura Polirom, Iasi, 2001;

Bulgari, Valeriu. Reforma administrativ-teritorială aspect – important al reformei administrației publice locale. Administrația publică nr.4 din 1997;

Burlacu, V. Managimentul Aministrației publice, Academia de Studii Economice, Chișinău 1999.

Coman Cristina, Relațiile publice și mass-media, Editura Polirom, Iași, 2000;

Coman Cristina, Relatiile publice.Principii si strategii, Editura Polirom, Iasi, 2001;

Coman Mihai, Manual de jurnalism,volumul II,  Editura Polirom, Bucuresti, 2006;

Mircea Dan, Tehnici de redactare si editare in relatii publice, Editura Polirom, Bucuresti, 2007;

Deliu Tudor. Administrația publică locală. Chișinău, 1998;

Didencu Valeriu. Democrație și administrație publică locală. Chișinău, 1998;

Dinu Mihai, “Comunicarea”, București: Ed. Algos, 2000;

Directia Relatii Publice, Relatiile cu presa, Ed. Militara, Bucuresti, 2000;

Drăgan, Ioan, “Paradigme ale comunicării de masă – orizontul societății mediatice”, București: Casa de Editură și Presă “Șansa” , 1996;

Epure Marius”Relații Publice și protocol” NOTE DE CURS, Universitatea Gaudiamus 2005;

Fleviu Călin ”Instrumente și Tehnice” NOTE DE CURS, Cluj Napoca 2008;

Florea, Mariana, ”Relații Publice – Instrument managerial în Administrația Fiscală” Universitatea Liberă din Moldova, Chișinău, 2012;

Fiske, John, „Introducere în științele comunicării”, Iași, Polirom, 2003;

Henry, Nicolas, „Administrație publică și afaceri publice”, Chișinău: Editura Cartier, 2004;

Hosu Ioan, Deac Mihai, Moșoreanu Marius, 2012,”Relația dintre autoritățile locale și cetățeni. Interacțiuni și percepții” în Revista Transilvană de Științe Administrative, 1(30)/2012;

Iacob Dumitru și alții, Relații Publice Coeziune și eficiență prin Comunicare, București 2011;

Miculescu Simona Mirela. Relații publice Internationale în contextul globalizării. – București, 2001;

Musteță Mirela, Strategii de Comunicare în Instituțiile Publice, București 2014;

Newsom Doug. Redactarea materialelor de relații publice. – Iași, 2004;

Popescu Cristian Florin, Balbaie Radu, Mic dictionar de jurnalism, Fundatia Rompres, Bucuresti 1998;

Platon Mihail. Introducere în știința administrației publice. Chișinău, 1999;

Platon Mihail. Reforma administrației publice – opera colectivă a națiunii. Administrarea publică în Republica Moldova: probleme actuale ale reformei Administrația publică nr.1, 1995;

Platon Mihail. Probleme actuale ale teoriei și practicii administrației publice. Fucționarul public, nr.8, 2001;

Preda Mircea. Centralizare și descentralizare în administrația publică. Revista “Dreptul”, nr.9, București, 1995;

REVISTA TRANSILVANĂ DE ȘTIINȚE ADMINISTRATIVE nr. 1(4)/2000);

Sâmboteanu Aurel. Administrația publică centrală. Chișinău, 1998;

Stoica Dan ”Comunicarea Publică. Relații publice”, Iași:2004;

Stoica Marcela Monica „Introducere în relații publice” Ed. Pro Universitaria, București;

Stroescu Dan, Mirian Costea, ”Manual de Comunicare și Relații Publice”, București 2009;

Șerbănică Daniel, Relații Publice, București 2009;

Site-uri Internet

www.gov.md

www.lex.md

http://www.qreferat.com/referate/administratie/LUCRAREDELICENTAMINISTRAT.php

http://primariasoldanesti.md/Sites/soldanesti_md/Uploads/19.042358048354473593E4DB5E55B09E59.doc

https://liliataranenco.files.wordpress.com/2011/09/managementul-administratiti publiceionita 3.doc

http://www.aploltenia.ro/projects/documents/RELPUBLCOMSIIM.doc

http://www.slideshare.net/andeabiancadanila/campania-de-relatii-publice

http://www.unibuc.ro/studies/Doctorate2014Decembrie/MUSTATA%20MIRELA%20%Strategii%20de%20comunicare%20in%20institutii%20publice/2Rezumat%20lucrarev3.doc

http://www.scritub.com/administratie/Campaniile-de-relatii-publice22828.php

http://www.calarasi-primaria.md/files/5311_new_regulament_interndecomunicare.docx

http://www.army.md/inf/comunicare.doc

http://www.primaria-snagov.ro/administratia-locala/regulament-de-organizare-si-unctionare.html

https://www.yumpu.com/ro/document/view/155031/manualdecomunicaresirelatiiublice/85

http://www.blackcatmedia.ro/relatii-publice-ca-fenomen-de-comunicare/

http://www.dragosalexa.ro/public-relations/definitia-mai-simpla-a-pr-ului/#sthash.MFTuSGtd.dpuf

http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/pagina2.asp?id=cap4

http://www.administratiepublica.ro/resurse/marketinginadministratiapublica/comunicareaininstitutiilepu;

http://www.dubasari.md/;

http://www.cantemir.md/ ;

http://www.raioncimislia.md;

http://www.drochia.md;

http://www.cahul.md;

http://www.glodeni.md;

http://www.glodeni.md;

http://www.drochia.md;

http://www.raioncimislia.md ;

http://www.drochia.md.

Anexa:1

APROBAT

__________________

Nicolae MELNIC,

Primarul Orașului Călărași

L.Ș. „____”______________ 20 __

FIȘA POSTULUI

Capitolul I. Dispoziții generale

Autoritatea publică: Aparatul Primăriei Orașului Călărași

Adresa: or. Călărași, str. Eminescu, 19

Denumirea funcției: specialist în problemele relații cu publicul

Nivelul funcției: Funcție publică de execuție

Nivelul de salarizare: Conform legii cu privire la salarizarea funcționarilor publici

Capitolul II. Descrierea funcției

Scopul general al funcției:

Asigurarea legăturii dintre Primarul Orașului și societatea civilă a Orașului prin implementarea legislației în vigoare pentru realizarea optimă a drepturilor cetățenilor.

Sarcinile de bază:

Monitorizarea lucrului cu privire la înregistrarea, evidența și controlul examinării petițiilor ;

Asigurarea informării cetățenilor Orașului privind principalele activități organizate de Primarul Orașului;

Contribuire la buna desfășurare a activităților Primăriei.

Atribuțiile de serviciu:

Monitorizarea lucrului cu privire la înregistrarea, evidența și controlul examinării petițiilor cetățenilor:

Monitorizează lucrul cu privire la înregistrarea, evidența și controlul examinării petițiilor parvenite către primarul Orașului și Consiliului orășenesc, în conformitate cu Legea petiționării și a Regulamentului referitor la lucrările de secretariat în petiționare;

Verifică registrele de înregistrare a petițiilor a cetățenilor de în special respectarea termenului de examinare a solicitărilor;

Consultă responsabilii referitor la lucrul cu petițiile și audiența cetățenilor.

Asigurarea informării cetățenilor Orașului privind principalele activități organizate de Primarul Orașului;

Informează cetățenii privitor la principalele activități ale Aparatului primăriei , astfel conlucrând cu mass-media locală;

Informează conducerea primăriei referitor la problemele cetățenilor;

Promovează legislația privind liberul acces la informație și transparența în activitatea APL de nivelul I.

Participă la desfășurarea sondajelor de opinii în oraș;

Pregătește materialele necesare pentru prestarea informațiilor solicitate în baza Legii liberul acces la informație;

Actualizează informațiile de pe panoul de informații a primăriei.

Contribuire la buna desfășurare a activităților primăriei.

Avizează populația referitor la agenda vizitelor de lucru în orașul Călărași a reprezentanților Consiliului Raional, Guvernului R M;

Anunță persoanele invitate la ședințele organizate de către conducerea Orașului;

Participă la organizarea și desfășurarea seminarelor, meselor rotunde și a conferințelor de rang orășenesc;

Responsabilitățile: Răspunde de exercitarea atribuțiilor sale de funcție în strictă conformitate cu legislația în vigoare și Regulamentul intern al autorității publice;

Răspunde de calitatea și veridicitatea răspunsurilor la petiții;

Prezintă răspunsurile la solicitările orale și scrise în termenii stabiliți de Lege;

Asigură transparența în activitatea conducerii orășenești;

Răspunde de examinarea în termen a petițiilor ce țin de domeniul de activitate;

Răspunde de sporirea competenței sale profesionale.

Împuternicirile: Efectuează, la indicația primarului, control asupra activității funcționarilor supuși criticii și sesizărilor din partea cetățenilor;

Solicită , la indicația primarului, informații de la APL de nivelul II și de la serviciile teritoriale;

Participă la activitățile de instruire (ședințe, conferințe, mese rotunde, seminare, stagii, etc.) organizate în oraș, raion și în țara, pe tematici ce țin de domeniul de activitate;

Reprezintă, în domeniul său de competență, Primăria în relațiile cu alte structuri statale, cu autorități ale administrației publice centrale și locale, precum și cu organizații nonguvernamentale în domeniul său de competență.

Cui îi raportează titularul funcției: Primarului, secretarului Orașului.

Cine îi raportează titularului funcției: Specialistului în problemele relații cu publicul îi raportează colaboratorii primăriei, referitor la examinarea și soluționarea petițiilor orale și scrise ale cetățenilor.

Cine îl substituie: poate să fie înlocuit de Secretarul Orașului.

Pe cine îl substituie: Secretarul Orașului.

Cooperare internă: Cu specialiștii primăriei, secretarul Consiliului orășenesc și primarul.

Cooperare externă: Cu conducătorii și colaboratorii direcțiilor, secțiilor și altor subdiviziuni din subordinea Primăriei;

Cu specialistul în relații cu publicul din partea Consiliului raional, Academia de Administrare Publică pe lângă Președintele Republicii Moldova și alți potențiali prestatori ai serviciilor de instruire;

Cu diferite proiecte și programe, relevante domeniului său de competență;

Cu organizații, instituții guvernamentale și neguvernamentale din raion, țara și de peste hotare.

Mijloace de lucru/echipamentul utilizat:

Monitorul Oficial al Republicii Moldova, culegeri de acte normative;

Legea petiționării, Legea liberului acces la informație, Legea privind transparența în activitatea administrației publice

Codul Muncii al Republicii Moldova;

Computer, telefon, fax; Internet;

Manuale, materiale metodice și informative în domeniul administrației publice și a relațiilor publice;

Presă ; Dicționare, etc.

Condițiile de muncă:

Asigurare cu locul de muncă în birou

Regim de muncă: 40 ore pe săptămână, 8 ore pe zi, disponibilitatea lucrului peste program și în zilele de repaus, după caz;

Program de muncă: luni-vineri, orele 8:00-17:00, pauză de masă 12:00-13:00;

Activitate preponderent de birou;

Capitolul III. Cerințele funcției față de persoană

Studii: Superioare, de licență sau echivalente, preferabil în domeniul administrației publice, managementului resurselor umane, dreptului, psihologie, jurnalistică, pedagogie.

Experiență profesională: minimum 2 ani, preferabilă experiența în serviciul public.

Cunoștințe: Cunoașterea legislației în domeniu;

Cunoașterea managementului resurselor umane;

Cunoașterea modului de funcționare a unei autorități publice;

Cunoașterea politicilor și procedurilor de personal, precum și a practicilor pozitive în domeniu;

Cunoștințe de operare la calculator: Word, Excel, Power Point, Internet;

Cunoașterea limbii de stat și limbii ruse la nivel avansat citit/scris/vorbit.

Abilități: de lucru cu informația, analiză și sinteză, elaborare de documente, consultare, instruire, prezentare, comunicare eficientă, lucru în echipă.

Atitudini/comportamente: respect față de oameni, spirit de inițiativă, diplomație, creativitate, flexibilitate, disciplină, punctualitate, responsabilitate, tendință spre dezvoltare profesională continuă.

Elaborat: Specialistul în relații cu publicul Cobâlnea Galina

Semnătura ____________ Data __________________

Vizat: Secretarul Orașului, secretarul Consiliului orășenesc Gheorghe Gavriluță

Semnătura _____________ Data __________________

Luat la cunoștință: specialist în problemele relații cu publicul Cobâlnea Galina

Semnătura _____________ Data __________________

Anexa:2

Anexa: 3

Anexa:4

Anexa: 5

APROB:

Președintele raionului Glodeni

_________________________

„___”________________2014

FIȘĂ DE STABILIRE

a obiectivelor individuale de activitate și a indicatorilor de performanță

Numele, prenumele specialist în problemele relații cu publicul Secția administrație publică în anul 2014

(nume, prenume) (funcția deținută) (subdiviziunea)

Conducătorul direct _____ ____________________________ _______________________________ _____________________

(nume, prenume) (semnătura) (data)

Funcționarul public _____________________________________ _______________________________ _____________________

(nume, prenume) (semnătura) (data)

Serviciul resurse umane ______________________________________________ ______________________________________ ___________________________

(nume, prenume) (semnătura) (data)

Anexa: 6

REPUBLICA MOLDOVA РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА

CONSILIUL or. ȘOLDĂNEȘTI СОВЕТ гор. ШОЛДЭНЕШТЬ MD-7201, or. Șoldănești, str. Păcii 8 MD-. Шолдэнешть, ул. Пэчий, 8

Tel.: (272) 2-23-05; 2-54-67. Tел.: (272) 2-23-05; 2-54-67.

D E C I Z I E nr. 3/19

din 22 aprilie 2013

„Cu privire la aprobarea Regulamentului intern privind

procedurile de comunicare ale primăriei orașului Șoldănești”

În temeiul art. 14 alin. 2, al Legii Republicii Moldova privind administrația publică locală nr. 436-XVI din 28.12.2006, Legea privind transparența în procesul decizional Nr. 239 din 13.11.2008; Hotărârea Guvernului pentru aprobarea Instrucțiunilor privind ținerea lucrărilor de secretariat referitoare la petițiile persoanelor fizice și juridice, adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor Republicii Moldova Nr. 208 din 31.03.1995, Consiliul orașului Șoldănești

D E C I D E :

1. Se aprobă Regulamentul intern privind procedurile de comunicare ale primăriei or. Șoldănești.

2. Angajații primăriei or. Șoldănești vor efectua procedurile de comunicare în confermitate cu prezentul Regulament.

Președintele ședinței: Leonid Paierele

Secretar- interimar al Consiliului: Tatiana Strah

Aprobat: prin

DECIZIA nr. 3/19 din 22 aprilie 2013

a Consiliului orașului Șoldănești

REGULAMENT INTERN

cu privire la procedurile de comunicare ale primăriei orașului Șoldănești

Descriere generală

La baza realizării activității de comunicare și asigurare a transparenței primăriei orașului Șoldănești și a consiliului local va sta următorul cadru legislativ și normativ în vigoare:

Constituția Republicii Moldova din 29.07.1994;

Legea privind transparența în procesul decizional Nr. 239 din 13.11.2008;

Legea privind accesul la informație Nr. 982 din 11.05.2000;

Legea privind Codul de conduită a funcționarului public nr.25 – XVI din 22.02.2008.

Legea nr. 158-XVI din 4.07.2008 cu privire la funcția publică și statutul funcționarului public.

Legea cu privire la statutul persoanelor cu funcții de demnitate publică nr. 199 din 16.07.2010

Hotărârea Guvernului privind paginile oficiale ale autorităților administrației publice în rețeaua Internet Nr. 188 din 03.04.2012;

Hotărârea Guvernului cu privire la acțiunile de implementare a Legii nr.239-XVI din 13 noiembrie 2008 privind transparența în procesul decizional nr. 96 din 16.02.2010;

Hotărârea Guvernului pentru aprobarea Instrucțiunilor privind ținerea lucrărilor de secretariat referitoare la petițiile persoanelor fizice și juridice, adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor Republicii Moldova Nr. 208 din 31.03.1995

Scopul, Obiectivele, Misiunea

Scopul:

Creșterea încrederii și participării cetățenilor or. Șoldănești în activitatea Administrației Locale prin promovarea unei administrații transparente, responsabile și cooperante în tot ce tine de îmbunătățirea calității vieții cetățenilor.

Obiectivele:

Elaborarea unor mecanisme de comunicare eficientă în cadrul primăriei dar și în comunitate;

Îmbunătățirea cunoștințelor și consolidarea capacităților funcționarilor publici în domeniul comunicării și implicării publicului în viața comunitară;

Utilizarea mai pe larg a resurselor web întru promovarea și îmbunătățirea activității APL;

Crearea condițiilor favorabile pentru implicarea cetățenilor în procesul de luare a deciziilor;

Implicarea tinerilor în procesul de administrare a orașului.

Procedurile privind comunicarea internă

Obiectivele urmărite de comunicarea internă sânt de caracter funcțional și de informare și anume:

1. Stabilirea unui dialog comun la nivel managerial (în mare măsură formal), la nivelul personalului (în mare măsură informal);

2. Cunoașterea de către personal a misiunii și valorilor Primăriei orașului Șoldănești, activităților desfășurate;

3. Informarea personalului despre mesajele și activitățile realizate;

4. Sprijinirea de către personal a inițiativelor administrației;

5. Cultivarea identității instituționale;

6. Asigurarea transparenței în procesul decizional;

7. Sporirea capacităților personalului de a comunica eficient și utiliza instrumentele și mijloacele de comunicare;

8. Sporirea responsabilității personale ale funcționarilor pentru comunicare internă și externă;

Comunicarea verticală descendentă se manifestă de la conducere spre subordonați și se concretizează prin dispoziții, decizii, instrucțiuni, regulamente interne, rapoarte, petiții cu rezoluția de executare, etc.

Ședințe operative ale primarului cu aparatul primăriei și managerii întreprinderilor municipale. În cadrul acestor întruniri sunt prezentate și discutate activitățile desfășurate de către funcționari și nagâții întreprinderilor municipale, sunt elucidate problemele apărute, se identifică soluțiile optime și se stabilesc persoanele responsabile și termenii de executare.

Periodicitatea și ora desfășurării: în fiecare zi de luni, ora 16.00.

La ședință sunt invitați să participe și reprezentanți ai structurilor desconcentrate în teritoriu.

Timp de 2 zile după ședința operativă se distribuie procesul-verbal.

Ședințele din cadrul primăriei sunt publice.

Comunicarea verticală ascendentă se stabilește între conducere și subordonați conform organigramei, fiind caracterizată de fluxuri de informații orientate de jos în sus, cu furnizarea informației pentru control și argumentarea elaborării proiectelor de decizii și de dispoziții, actelor administrative emise de către autoritatea executivă a APL, etc și sunt însoțite de note informative, scrisori și/sau răspunsuri la petiții (după caz), rapoarte, etc.

Comunicarea orizontală apare între persoane ce ocupă posturi situate la același nivel ierarhic între care există relații de cooperare. Comunicarea de acest tip are rolul de a realiza coordonarea activităților individuale pentru realizarea unor sarcini complexe.

Instrumentele și mijloacele de comunicare internă: – schimbul de informații prin poșta electronică;

panouri informative;

note informative, scrisori, circulare;

ședințe, instruiri, întruniri;

sondaje, chestionare;

baza de date cu telefoane de serviciu;

rețeaua internă de comunicare – INTERNET.

Procedura gestionării și comunicării informațiilor de interes public.

În conformitate cu prevederile Legii Nr. 982 din 11.05.2000 privind liberul acces la informațiile de interes public, prin informații de interes public se înțelege orice informație care privește activitățile unei autorități publice sau instituții publice, indiferent de suportul ori de forma sau de modul de exprimare a informației.

Pentru a se asigura informarea eficientă și corectă a cetățenilor care se adresează primăriei, prin intermediul specialistului care desfășoară activități de relații cu publicul, specialiștii din aparatul primăriei au obligația de a comunica, toate informațiile de interes public, pentru a fi puse la dispoziția cetățenilor, precum și toate modificările care apar pe parcursul timpului.

Vor fi comunicate următoarele informații de interes public:

actele normative care reglementează organizarea și funcționarea primăriei;

structura organizatorică, atribuțiile specialiștilor, programul de funcționare, programul de audiențe a Primarului și altor funcționari publici, numele și prenumele persoanelor din conducerea primăriei și ale funcționarului responsabil de difuzarea informațiilor publice;

coordonatele de contact ale Primăriei, respectiv: sediul, numerele de telefon, fax, adresa de e-mail și adresa paginii de internet;

sursele financiare, bugetul și bilanțul contabil;

lista cuprinzând documentele de interes public;

lista cuprinzând categoriile de documente, produse și/sau servicii, gestionate potrivit legii;

modalitățile de contestare a deciziei autorității sau a instituției publice în situația în care persoana se consideră vătămată în privința dreptului de acces la informațiile de interes public solicitate.

Specialistul care desfășoară relații cu publicul au obligația de a sesiza, în scris, specialiștii din cadrul primăriei, cu privire la neregulile apărute în ceea ce privește comunicarea corectă și la timp a informațiilor de interes public, în vederea remedierii cât mai urgente a acestora.

Procedura privind audiențele și publicarea anunțurilor în mijloacele mass-media

Audiențe: după înregistrarea formularelor de audiență de către funcționarii desemnați, acestea vor fi trimise specialiștilor din cadrul primăriei, după caz. Persoanele responsabile vor întocmi (conform rezoluțiilor primite de la Primar, Viceprimar), programarea persoanelor care vor fi primite în audiență și vor asigura înscrierea lor într-un registru special destinat acestui scop; totodată, vor anunța telefonic sau în scris, persoanele programate asupra datei și locului tinerii audiențelor; cu o zi înaintea tinerii audiențelor vor comunica funcționarilor desemnați data, ora și lista persoanelor programate.

Anunțuri în mijloace mass-media: pentru orice anunț care trebuie publicat în mass-media este necesară aprobarea de la Primar, în care să se fie specificată clar data apariției, publicațiile, numărul de apariții și zilele aparițiilor, precum și alte detalii referitoare la modul de mediatizare (dimensiunile pentru machetarea paginii).

În cazul anunțurilor de televiziune și radio se va indica data apariției, numărul de apariții și tronsonul de timp în care se dorește a fi emis, întrucât acesta depinde de orele de audiență.

Anunțul aprobat, împreună cu textul clar al anunțului, semnat de specialist, se va trimite Primarului cu cel puțin două zile înainte de data primei apariții, pentru a avea timpul minim necesar în vederea pregătirii publicării.

Atribuțiile Specialistului Relații cu Publicul sunt următoarele:

1. Asigură accesul la informațiile de interes public din oficiu sau la cerere;

2. Asigură persoanelor, la cererea acestora, informațiile de interes public solicitate în scris sau verbal;

3. Dacă sunt întrunite condițiile tehnice necesare, asigurarea informațiilor de interes public se poate realiza și în format electronic;

4. Precizează condițiile și formele în care are loc accesul la informațiile de interes public;

5. În situația, în care, informațiile de interes public sunt deținute în cadrul serviciului, furnizează pe loc informațiile solicitate;

6. Îndrumă persoanele să solicite în scris informația de interes public;

7. Întocmește anual raportul de activitate al instituției conform prevederilor din Nr. 982 din 11.05.2000 privind liberul acces la informațiile de interes public;

8. Întocmește anual raportul privind informațiile de interes public;

9. Elaborează trimestrial buletin informativ care va cuprinde informații de interes public;

10. Realizează materiale informative specifice; coordonează elaborarea și difuzarea către populație a pliantelor, ghidurilor și materialelor informative, destinate tuturor celor interesați, astfel încât să contribuie la alcătuirea unei imagini corecte despre instituție și activitățile ei;

11. Asigură accesul mijloacelor de informare în masă la informațiile de interes public care privesc activitatea desfășurată de autoritatea publică locală;

12. Urmărește noile reglementări legale care apar cu privire la activitatea instituției în vederea furnizării informațiilor în conformitate cu prevederile legale;

13. Gestionează crizele și conflictele de comunicare care pot afecta încrederea cetățenilor în activitatea desfășurată de autoritatea publică locală din or. Șoldănești;

14. Redactează comunicatele de presă, pe baza datelor și informațiilor primite de la specialiștii din primărie;

15. Asigură difuzarea comunicatelor și informărilor de presă, organizarea de conferințe de presă, interviuri sau briefinguri, periodic sau de fiecare dată când activitatea instituției prezintă un interes public imediat;

16. Inițiază activități și evenimente artistice, culturale, științifice și de agrement, inclusiv acelea care rezultă din derularea unor relații de colaborare locală, națională sau internațională;

17. Inițiază și organizează dezbateri, instruiri, mese rotunde și ateliere de studiu în domenii de interes pentru administrația locală și cetățeni; asigură spațiul necesar de întâlnire și dialog personalităților vieții sociale și politice;

18. Organizează campanii de educație civică prin activități specifice și consultarea cetățenilor și Gongurilor; asigură în acest sens, o bună și permanentă colaborare cu reprezentanții societății civile prin promovarea parteneriatului social; colaborează cu ONG-urile naționale și internaționale pe probleme specifice administrației publice locale.

Specialistul are dreptul:

a) să participe la ședințele și întrunirile conducerii autorității, în cadrul cărora sânt examinate chestiuni privind reglementarea domeniului, relațiile externe și elaborarea politicilor;

b) să solicite informații de la subdiviziunile structurale ale autorității și de la alte instituții din subordinea acesteia;

c) să colaboreze cu specialiștii din cadrul altor autorități publice din tara și de peste hotare, în scopul efectuării schimbului de experiență în domeniu;

d) să beneficieze de asistenta logistică și tehnică, în scopul consolidării capacităților de comunicare a autorității și exercitării atribuțiilor de serviciu;

e) să participe la cursuri de instruire, conferințe, seminare, mese rotunde cu tematică relevantă domeniului, organizate în tara și peste hotare;

f) să exercite și alte drepturi, conform legislației în vigoare;

g) specialistul este asigurat cu birou, dotat cu calculator conectat la rețeaua Internet, legătură telefonică, fax, e-mail și alte lucruri ce vor asigura îndeplinirea responsabilităților specialistului relații cu publicul.

Monitorizarea și Evaluarea procesului de comunicare:

Evaluarea și monitorizarea procesului de comunicare va avea un caracter permanent și se va realiza în baza indicatorilor stabiliți pentru fiecare activitate/ac

tine în parte.

Printre indicatorii stabiliți vor fi: