ABORDAREA CONTABILIT ĂȚII ÎN CONTEXTUL NOILOR [606390]

ABORDAREA CONTABILIT ĂȚII ÎN CONTEXTUL NOILOR
TEHNOLOGII INFORMA ȚIONALE

Lect.drd. Florin RADU – Universitatea „Valahia” din Târgovi ște, e-mail: [anonimizat]

Progresele înregistrate în domeniul TI, impactul pe care acestea îl au asupra diferitelor domenii de activitate, perioada lung ă de timp scurs ă de la începuturile informatiz ării contabilit ății și
experiența acumulat ă în domeniu ne determin ă să formulăm o întrebare: Este momentul s ă se
încerce adaptarea contabilit ății la TI, și la informatic ă în special? Aceast ă întrebare pare cu atât mai
cu cât justificat ă, până în prezent, rela ția dintre contabilitate și informatic ă a fost una de influen țare
într-un singur sens: informatica s-a adaptat la contabilitate. Dezvoltarea sistemelor informatice
contabile s-a limitat la informatizarea procedurilor contabile, f ără să se produc ă vreo modificare a
lor, sau oricum vreuna esen țială. S-au ob ținut avantaje considerabile în ce prive ște viteza de
prelucrare și corectitudinea prelucr ărilor, diminuarea costurilor, îns ă sunt suficiente aceste realiz ări?
Informatica va determina o transformare total ă a contabilit ății, nu doar pentru c ă procedura
va fi modificat ă, ci pentru ca ea va înceta s ă mai fie o func ție autonom ă a întreprinderii, pentru a fi
integrată într-un sistem general de prelucrare a informa țiilor. Demersul analizei impactului TI
asupra domeniului contabilit ății trebuie s ă porneasc ă de la rolul contabilit ății. Direcțiile de
dezvoltare a contabilit ății derivă din studiul obiectivului contabilit ății și presupune analiza
principiilor, normelor, metodelor și procedeelor contabile ce duc la atingerea obiectivului propus.
În contextul evolu ției sistemelor informa ționale, studiul tendin țelor în contabilitate,
urmărește trei aspecte:
¾ contabilitatea ca instrument de descriere și modelare a întreprinderii, calitate repus ă în
mod constant în discu ție de evolu ția întreprinderii și a mediului s ău economic, social și tehnologic.
Aici se are în vedere identificarea direc țiilor de evolu ție ce se manifest ă în cadrul întreprinderii
moderne și a lumii afacerilor în general.
¾ contabilitatea ca sistem de prelucrare a informa țiilor necesare model ării întreprinderii.
Asociația American ă de Contabilitate (American Accounting Association) consider ă contabilitatea
ca un sistem informa țional, deoarece aceasta înglobeaz ă și aspectele generale ale teoriei informa ției
și aspectele specifice teoriei generale a sistemelor.
¾ contabilitatea ca practic ă socială într-o rețea de restric ții reglementate, mai mult sau mai
puțin stricte, avându-se în vedere natura și intensitatea consensului care exist ă între organiza ție,
contabili și utilizatori.

Tehnologii pentru automatizarea ciclului de prelucrare a datelor financiar contabile

De mii de ani contabilitatea s-a adaptat la cerin țele de informare a celor ce aveau nevoie de
informațiile sale. Astfel, de la contabilitatea rudimentar ă a culturii egiptene, bazat ă de un sistem
contabil simplu, axat pe partida simpl ă, s-a ajuns la sistemul contabil în partid ă dublă, în care se
încearcă eliminarea suportului informativ de baz ă (hârtia) și înlocuirea lui cu un suport mai pu țin
vulnerabil și mai rapid ca mijloc de culegere, prelucrare și transmitere a datelor financiar-contabile.
Tranziția spre mijloacele de prelucrare și stocare electronic ă a cunoscut o evolu ție în trepte.
Primul calculator și primele aplica ții de contabilitate au fost inventate în a doua jum ătate a secolului
XX. Acesta a fost perioada în care un calculator central era folosit de mai mul ți utilizatori conecta ți
prin intermediul unor terminale neinteligente. La începuturile lor, aceste sisteme se limitau doar la a reproduce sistemele de contabilitate manual ă, adică repetau acelea și proceduri de prelucrare a
datelor contabile, dar cu ajutorul calculatorului. În felul acesta se culegeau acelea și date, se generau

aceleași informa ții care erau transmise acelora și destinatari și se men ținea aceea și structur ă
organizatoric ă.
Următorul pas l-a constituit apari ția calculatoarelor personale, moment în care a ap ărut și
posibilitatea descentraliz ării prelucr ării datelor. Necesit ățile de informare în aceast ă perioadă s-au
schimbat: conducerile și acționarii firmelor manifest ă noi nevoi de informare, mai diverse, cum ar fi
de exemplu valoarea activelor intangibile (satisfac ția clienților). Au ap ărut chiar cereri de informa ții
care nu erau în nici un fel caracteristice pentru situa țiile contabile tradi ționale: informa ții despre
impactul asupra mediului, riscurile la care este supus ă întreprinderea, gestiunea capitalului
intelectual, capacitatea de inovare, gradul de satisfacere a clien ților, capacitatea de înv ățare și
motivare a salaria ților.
Contabilii dispun acum de noi mijloace de informare cu ajutorul c ărora pot culege,
administra, prelucra, distribui și analiza atât informa țiile concrete, reale rezultate în urmat
tranzacțiilor economice clasice, cât și pe cele referitoare la cuno ștințele, activele intangibile ale
întreprinderii care circul ă într-o manier ă integrată prin intermediul unor aplica ții cum sunt
Intranetul, data mining, bazele de cuno ștințe, gestiunea documentelor, între care se deta șează de
departe schimbul electronic de date (Electr onic Data Interchange). Tabelul nr. 1 prezint ă o sinteză a
evoluției tehnicilor de prelucrare specifice contabilit ății:

Tabelul nr. 1. – Sinteza evolu ției tehnicilor contabile de prelucrare
Perioade
istorice Nevoi de informare Posibilități tehnice Răspunsul contabilit ății
Marile
civilizații Cunoașterea cheltuielilor
și veniturilor Hârtia, scrierea
cuneiform ă Utilizarea partidei simple
Începuturile
comerțului Înregistrarea fiec ărei
mișcări a mărfurilor Hârtia Intervine partida dubl ă.
Apar primele registre de
contabilitate
Revoluția
industrial ă Importanța capitalului și a
cunoașterii beneficiilor Hârtia, apari ția
tiparului Se perfec ționează partida
dublă. Apar cereri de
informații privind rezultatele
financiare
1960 Se solicit ă tot mai multe
informații într-un timp cât
mai scurt Primele calculatoare:
mai mulți utilizatori la
un singur echipament Automatizarea sistemelor
contabile manuale
1981 Ob ținerea informa țiilor
financiare necesare lu ării
deciziilor Calculatoare personale.
Răspândirea
informaticii Sisteme informa ționale
contabile integrate. Inform ări,
raportări, grafice
Secolul XXI Informa ții în timp real.
Comerț electronic Rețele de calculatoare:
Internetul și tehnologia
comunica țiilor Automatizarea culegerii
datelor. Schimbul electronic de date și documente.

În cadrul ciclului de prelucrare a datelor fi nanciar-contabile, multe din datele culese de pe
documentele primare cu ajutorul unei aplica ții sunt supuse aceluia și proces de mai multe ori, în
diferite alte compartimente.
În continuare sunt prezentate o serie de exem ple de erori, paralelisme sau întârzieri în
culegerea și prelucrarea datelor contabile, urmate și de soluții pentru evitarea lor:
¾ facturile emise de c ătre compartimentul desfacere sunt preluate aici pentru a se asigura
evidența stocurilor de m ărfuri sau produse, iar la compartimentul contabilitate valoarea facturilor
mai este preluat ă o dată pentru a se ține eviden ța analitic ă a creanțelor clien ților și a mărfurilor
ieșite din patrimoniul firmei. În acela și timp ele mai particip ă la operațiuni de preluare a datelor de

două ori la client iar dac ă în decontarea între parteneri mai intervin și băncile, mai sunt preluate de
măcar două ori. Soluția: apelarea la EDI.
¾ în cadrul unit ăților comerciale de vânzare en-detail se ține eviden ța mărfurilor în cadrul
raioanelor de m ărfuri, a magazinului în ansamblul s ău și a unității de care apar ține magazinul, atât
la nivelul contabilit ății financiare, cât și a celei de gestiune (acolo unde aceasta exist ă). Soluția:
introducerea echipamentelor pentru recunoa șterea optic ă a codului de bare sau a POS (Point-of-
Sale).
¾ în cadrul b ăncilor, preluarea datelor privind conturile clien ților se realizeaz ă atât în cadrul
componentei front-office (ghi șee, birouri de creditare), cât și în cadrul celei de back-office
(contabilitate, decont ări inter și intrabancare). Solu ția: introducerea bancomatelor (Automatic Teller
Machine – ATM), a c ărților de debit și de credit, transferul electronic de fonduri.
¾ în cazul pl ăților pentru diferitele tranzac ții dintre partenerii de afaceri apar întârzieri ca
urmare de decont ărilor efectuate dup ă emiterea documentelor de plat ă sau a apari ției extrasului de
cont de la b ănci. Soluția: schimbul electronic de fonduri (E lectronic Funds Transfer – EFT).
¾ atunci când se dore ște luarea unor decizii de investi ții pe baza documentelor de sintez ă ale
contabilit ății, a celorlalte situa ții financiare este necesar ca acestea s ă fie căutate în diverse dosare
sau chiar s ă fie realiste, iar în cazul în care este necesar ă participarea mai multor deciden ți trebuie s ă
se aștepte ceva timp pentru a se stabili o dat ă la care atât situa țiile financiare, cât și decidenții să fie
pregătiți pentru o astfel de decizie: Solu ția: EDI, groupware, Intranet și Extranet.
¾ multe din aplica țiile financiar contabile continu ă să aibă un sistem destul de incomod de
preluare a înregistr ărilor contabile, în sensul c ă operatorii sunt nevoi ți să introducă sau să selecteze
conturile corespunz ătoare opera țiunii economice pe care doresc s ă o înregistreze. În acela și timp
analiștii financiari sunt pu și de multe ori în dificultate atunci când trebuie s ă ia o decizie pe baza
datelor financiar contabile. Solu ția: implementarea sistemelor expert în activitatea financiar
contabilă și a aplicațiilor bazate pe inteligen ța artificial ă.
Schimbul electronic de date
Standardul EDI se define ște în mod uzual ca un transfer al documentelor financiare între
calculatoare, la nivelul aplica ției, sau un schimb de informa ții între aplica țiile unor societ ăți diferite.
Într-un sens mai larg, EDI este termenul generic pentru transmisii de tipul computer–to-computer.
El este rapid, ieftin și reprezint ă o metod ă sigură de transmitere a ordinelor de plat ă, facturilor,
notelor de transport și altor documente. Atât emi țătorul, cât și receptorul trebuie s ă cadă de acord în
legătură cu formatul documentului. Emi țătorul trebuie s ă utilizeze o aplica ție care creeaz ă un format
de fișier identic cu cel a șteptat de aplica ția receptorului. Conversia se realizeaz ă de către software-ul
de translatare EDI. La recep ție, software-ul schimb ă fișierul din forma standard în care este
transmis, în formatul utilizat de software-ul de procesare a documentelor. Avantajele EDI sunt:
¾ Economise ște timp și bani, deoarece transferul de informa ții de la calculator la calculator
este automat, iar nivelul erorilor se reduce aproape în totalitate, datorit ă eliminării reintroducerii
informației.
¾ Oferă posibilitatea de a relua unele documente, datorit ă faptului c ă sunt stocate în c ăsuțele
poștale. Când clientul dore ște o copie a unei facturi, aceasta este c ăutată în căsuța poștală și apoi
transmisă prin fax sau e-mail.
¾ Extinde gama de clien ți, deoarece exist ă multe societ ăți mari care au aderat la un program
EDI și care lucreaz ă numai cu cei care le trimit documentele financiar-contabile în format EDI.
¾ Îmbunătățește serviciul clientului prin transferul rapid al documentelor financiar-
contabile, diminuarea erorilor și creșterea vitezei de completare a lor. Un exemplu în acest sens îl
reprezintă VSR (Vendor Stock Replenishment), un program implementat de K-mart (unul dintre cei
mai importan ți comercian ți ai lumii), care permite furnizorilor s ă mențină inventarierea tuturor
depozitelor. Cu VSR nu exist ă riscul de a lansa o factur ă, atâta timp cât stocul este zero. Sistemul
urmărește efectuarea pl ăților, controleaz ă stocul existent, comenzile etc.

Recunoașterea optic ă a caracterelor
Este un sistem întâlnit în sistemele de vânzare cu am ănuntul (POS). Prin echipamente
speciale de citire a unor coduri inscrip ționate pe etichetele produselor se citesc informa ții despre
tipul produsului vândut, pre țul, cantitatea. Importan ța folosirii acestui tip de culegere a datelor
rezidă în faptul c ă se actualizeaz ă automat stocul de produse existente în depozite, odat ă cu
descărcarea gestiunii de produsele vândute și înregistrarea încas ărilor efectuate. Datele privind orice
fel de vânzare sunt transmise la un calculator unde au loc prelucr ările on-line. În cazul unei vânz ări
în numerar, datele privind tranzac ția efectuat ă, cum ar fi codul produsului pentru fiecare articol
cumpărat, prețul fiecărui articol, data efectu ării tranzac ției, valoarea total ă a vânzării și orice alte
impozite și taxe referitoare la vânzarea respectiv ă sunt înregistrate prin intermediul unui terminal și
sunt disponibile calculatorului central pentru prelucrare imediat ă și obținerea informa țiilor necesare
compartimentului desfacere în fiecare zi. Dac ă vânzarea are loc pe baz ă de cărți de credit sau debit,
tranzacția de vânzare incluse, pe lâng ă elementele enun țate anterior, și verificări și cereri de
autorizare de efectuare a pl ății din contul clien ților, ceea ce presupune intrarea în leg ătură cu
terminalele sau alte echipamente de comunicare ale institu țiilor financiar bancare.
Bancomatele (ATM-urile) Sunt similare sistemelor POS. Ele permit clien ților să-și constituie depozite, s ă retragă
diferite sume de bani, s ă ceară situația contului, s ă transfere sume de bani sau s ă efectueze pl ăți,
într-un timp foarte scurt și care determin ă preluarea automat ă a datelor, ce vor fi supuse
prelucrărilor on-line în toate compartimentele organizatorice care le solicit ă.
Transferul electronic de fonduri (EFT)
Prezintă o serie de avantaje: timpul rapid de efectuare a pl ăților; reducerea costurilor cu
hârtia folosit ă; confirmarea instantanee a solvabilit ății clientului; flexibilitate și varietate de
implementare, în func ție de mărime tranzac țiilor, fiind nevoie de bancomate (în cazul tranzac țiilor
de valori mici) sau de re țele interna ționale de clearing (pentru tranzac ții de valori foarte mari între
bănci interna ționale). Dezavantajul acestui sistem de transferuri const ă în dificult ățile de asigurare a
caracterului privat și al confiden țialității plăților. Băncile sunt obligate, prin reglement ările în
vigoare, s ă poată documenta detaliat fiecare transfer efectuat. Se întâlnesc trei categorii de astfel de
sisteme: transferul prin intermediul tele xului sau faxului, transferul la locul vânz ării și prin sistemul
SWIFT (Society for WoldWide Internbank Financial Telecommunication).
Groupware
Reprezint ă sistemul ce include un software specializat are ajut ă grupurile de lucru în
atingerea anumitor obiective sau pentru realizarea unor proiecte. Un astfel de software include
aplicații specifice, cum ar fi po șta electronic ă, procesoare de texte, foi electronice de calcul pentru
realizarea de analize financiare sau statistice, conferin țe electronice, pentru programarea întâlnirilor,
pentru managementul proiectelor.
Intranetul și Extranetul
Intranetul și Extranetul se deosebesc de Internet prin faptul c ă sunt rețele cu informa ții care
au caracter privat, adic ă în primul caz sunt dezvoltate pentru asigurarea comunic ării informa țiilor la
nivelul unei organiza ții, iar în cel de-al doilea caz pentru asigurarea comunic ării între organiza țiile
aflate într-un parteneriat strategic.
Gestiunea electronic ă a documentelor
În prezent, se manifest ă tot mai mult tendin ța de întocmire electronic ă a documentelor și
listarea lor. Pentru un num ăr mare de firme se manifest ă greutatea gestion ării unei cantit ăți din ce în
ce mai mari de documente primare. Singurul mod de a avea un control asupra acestora o constituie
apelarea la gestiunea electronic ă a documentelor, care permite stoc area, arhivarea unui volum imens
de informa ții și, în acela și timp, ușurință și rapiditate în interogarea, c ăutarea, extragerea, partajarea
lor de către mai mul ți utilizatori în acela și timp.

Sistemele expert și inteligen ța artificial ă în activitatea financiar-contabil ă
Inteligența artificial ă a devenit o realitate nu numai în domeniul biologiei sau biogeneticii, ci
și în economie, cu aplica ții din cele mai diverse în gestiunea economico-financiar ă a firmelor. În
domeniul financiar-contabil, dou ă componente de baz ă ale inteligen ței artificiale au aplicabilitate
largă: sistemele expert și bazele de date inteligente.
Sistemele expert au aplicabilitate în economie, în general, și în domeniul financiar-contabil,
în special, datorit ă caracterului simbolic al prelucr ărilor și al modului de exploatare a informa țiilor.
Ca urmare a necesit ății de interpretare a fiec ărei operațiuni economice care este supus ă înregistrării
contabile se impun alte instrumente decât sistemele tradi ționale de preluare și prelucrare automat ă a
datelor contabile, instrumente care s ă preia expertiza uman ă și să facă interpretări prin care s ă se
ajungă la rezultate similare gândirii umane, dar într-o perioad ă mai scurt ă de timp. Sistemele expert
sunt capabile s ă trateze o astfel de problem ă, iar dintre cele mai cunoscute arii de utilizare a acestora
în domeniul financiar-contabil pot fi enumerate: gestiunea conturilor de furnizori și clienți,
planificare financiar ă, determinarea și analiza abaterilor de la activitatea planificat ă, sprijinirea
controlului intern, gestiunea stocurilor, diagnosticul financiar al firmelor.

Modificări în sistemul financiar contabil prin utilizarea noilor tehnologii
informaționale

În ceea ce prive ște tehnologiile informa ționale și de comunica ții și implicațiile acestora
asupra sistemelor financiar-contabile, putem formula urm ătoarele concluzii:
8 o mai puternic ă integrare. Sistemele financiar-contabile sunt obligate s ă facă parte dintr-
un sistem integrat de aplica ții în cadrul firmelor care apeleaz ă la sistemul EDI, dac ă doresc s ă
beneficieze de avantajele lui. Sistemul financiar contabil este cel care ofer ă cea mai mare parte a
informațiilor economico-financiare necesare desf ășurării activităților de zi cu zi, și numai. Dar, nu
este suficient, pentru c ă eficiența utilizării resurselor informa ționale ale organiza țiilor depinde de
modul în care fiecare component ă a sistemului informa țional interac ționează cu celelalte și care este
gradul de integrare. Ca urmare, sist emul financiar-contabil nu mai poate fi v ăzut ca o component ă
ce se rupe de celelalte componente func ționale ale sistemului din care face parte, ci ca parte
integrată a unui ansamblu de componente, uneori, chiar inseparabile.
8 o nouă formă sub care se manifest ă ciclul prelucr ării datelor contabile. Ciclul prelucr ărilor
datelor financiar-contabil nu mai este cel tradi țional (culegere, preg ătire, prelucrare propriu-zis ă și
obținerea informa țiilor de ie șire) și la care s ă participe doar tehnicienii contabili. Activit ățile
specifice ciclului de prelucrare se reduc cons iderabil, prin comasarea sau chiar eliminarea unora
dintre ele (culegere, în cea mai mare parte automat, prelucrare și transmitere, tot sub form ă
electronic ă, în jurnal, cartea mare și obținerea documentelor de sintez ă), doar ob ținerea
documentelor de sintez ă și a altor raport ări generale specifice domeniului r ămânând în sarcina
contabilului și cu timpul, probabil cu ajutorul sistemelor expert, și acestea vor fi eliminate,
economistului revenindu-i doar misiunea de a lua decizia final ă.
8 un nou suport de realizare a înregistr ărilor contabile. Are loc dematerializarea suportului
pe baza c ăruia se fac înregistr ările contabile, în sensul elimin ării suportului de hârtie și preluarea
automată a datelor pentru articolele contabile direct din documentele electronice. Prin aceast ă formă
de prelucrare se elimin ă și contarea documentelor contabile, în forma clasic ă.
8 un flux mai lejer și mai rapid al documentelor. Circuitul documentelor primare este cu
totul altul, eliminându-se multe dintre fazele interm ediare de verificare, avizare sau aprobare a lor.
Lucrul acesta îns ă impune acordarea unei aten ții sporite legisla ției, controlului și auditului
financiar-contabil.
8 crearea arhivelor virtuale. Modalit ățile de arhivare a documentelor se schimb ă radical. Nu
se mai apeleaz ă la șnuruirea dosarelor cu documente contabile, ci la forme mult mai simple și care
să nu presupun ă un alt volum de munc ă și un spațiu prea mare de arhivare. Se redefine ște noțiunea

de document și înregistrare, se creeaz ă noi profesii: managerul de înregistr ări și bibliotecarul de
arhive electronice.
8 transformarea total ă a controlului intern și auditului sistemelor informa ționale financiar-
contabile. Acestea cap ătă noi forme, noi obiective și noi modalit ăți de realizare. Astfel, acum se
pune problema audit ări în jurul calculatorului și în calculator, problema cre ării unor sisteme
universale de auditare, ca urma re a fenomenului de interna ționalizare și globalizare a sistemelor
informatice.
8 schimbarea radical ă a modului de a privi profesia contabil ă. În prezent pentru un specialist
în domeniul financiar-contabil nu mai este suficient s ă cunoască în detaliu tehnica contabil ă,
modalitățile de efectuare a controlului sau auditului, reglement ările legislative sau s ă dețină
cunoștințe necesare efectu ării analizelor economico-financiare, ci trebuie s ă dispună de cunoștințe,
din ce în ce mai detaliate, cu privire la utilizarea tehnologiilor informa ționale și de comunica ții, a
avantajelor strategice pe care le poate ob ține firma prin implementarea lor, a modului în care aceste
avantaje se pot transforma în profit pentru organiza ție. În noile condi ții, speciali știi ar trebui s ă-și
asigure preg ătirea și instruire necesar ă desfășurării unei practici financiar-contabile prin care s ă se
elimine denumirea fals ă atribuită încă multora dintre ace știa, respectiv cea de „func ționari cu
ochelari de cal” sau cea de „scribi”.
8 eliminarea barierelor de limbaj dintre diferi ții speciali ști din firme. Nevoia de cunoa ștere
și instruire permanent ă a tuturor salaria ților unei firme pentru a aplica strategiile noi determin ă
ruperea barierelor care se interpun de multe ori între speciali știi diferitelor domenii func ționale ale
firmelor.
8 contabilitatea s-a transformat într-o art ă de a asigura succesul unei firme numai dac ă știe
să utilizeze mijloacele (tehnologia informa țională) pentru ob ținerea și manipularea informa ților,
prin care orice unitate patrimonial ă poate să producă maximum de profit cu efort minim.
BIBLIOGRAFIE:
1. Andone, I., Țugui, A. – Contabilitate și sisteme informa ționale. Partea a II-a, sec țiunea:
Sisteme expert de gestiune , Editura Sedcom Libris, Ia și, 1999
2. Boussard, D., Eflem, J.Y. – Les mécanismes comptables de l’entreprise , Editions
Montchrestien, Paris, 1990
3. Ionescu, C. – Informarea financiar ă în contextul interna ționalizării contabilit ății, Editura
Economic ă, București, 2003
4. Neagu, T., Paraschivescu, M. – Prelucrarea electronic ă a informa ției financiar-contabile ,
partea a III-a, vol. 1, Universitatea „Al. I. Cuza”, Ia și, 1985
5. Oprea, D. – Premisele și consecin țele informatiz ării contabilit ăți, Editura Graphix, Ia și,
1995