Avanta je generale Documenta [631588]

Avanta je generale Documenta
•Echipa locală disponibilă pentru suport, actualizări și particularizări
•Tehnologie deschisă și sustenabilă: JAVA & SQL
•Integrare cu sisteme ERP, CRM, HR & Payroll, CRM – integrare bidirecțională, prin web -sevices
•Asigurarea riscului asupra documentelor prin poliță de asigurare
•Integrare cu Windows
•Integrare cu Microsoft Outlook
•Experiență cu 2 Administratori de Arhive Electronice Legale autorizați de Ministerului
Comunicațiilor și Societății Informaționale
•Sistem browser -based – nu necesita instalare
•Recomandări INFRASOFT de la clienti medii, mari și foarte mari dintre care amintim: OMV –
PETROM, METROREX, TVR
•Know -how internațional, perfectă adaptabilitate locală , func ționalități complexe și complete DMS,
OCR, Workflow engine, version control, content management
•Access secure HTTPS / Certificat digital / Semnatur ă Electronic ă Legal ă / IP & IMEI
•Modul de suport tehnic integrat in aplicație

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
1

Caracteristici Documenta
•Sistem și suport multilanguage : rom ână, englez ă, maghiar ă, rusă, germană, franceză etc.
•Integrare Email
•Integrare FAX
•Integrare orice tip de Scanner
•OCR – Extragere automata text
•Completare automata metadate
•Controlul si versionarea documentelor, formularelor și înregistrărilor
•Clasificarea documentelor
•Administrare flexibilă : grupuri, roluri, func ții, meniuri
•Automatizarea procerilor de lucru, definirea vizuală a procedurilor de lucru / Workflow Engine
•OCR, full, zone document, completare metadate
•Procesarea automată a facturilor și a documentelor tipizat
•Modul de rapoarte – standard și specifice
•Modul de help -desk (tichete & suport) integrat
•Arhivarea documentelor / criterii de arhivare
•Delegarea responsabilit ăților
•Foldere și meniuri Favorite fiecarui utilizator
•Documente anexate. Înregistrarea documentelor în Registratură
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
2

Administrare Documenta
•Administrare bazată pe utilizatori, drepturi, roluri, funcții, drepturi acces
functionalități / proceduri de lucru / meniuri / metadate / directoare /documente
•Administrare organigramă – creare automata utilizatori
•Import utilizatori
•Import parteneri / terți / nomenclator produse
•Access securizat HTTPS
•Certificat digital / semnatură electronică legală
•Control access IP Secure / IMEI Secure
•Drepturi access pe directoare și documente: read, write, full, recursiv
•Drepturi de acces doar la fisa documentului nu și la continutul acestuia (Fisă)
•Instrumente administrare baza de date / sysadmin
•Loguri sistem, audit modificări si access la date / documente
•Emailuri, notificari, faxuri primite si transmise
•Istoric fluxuri / Audit derulare proceduri de lucru

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
3

Intrarile de documente
•În cadrul unei organizații documentele sunt recepționate, în principal, pe
următoarele canale: fax, email, poștă / curier (=> scan)
•Fax – preluare automată
•Scan – preluare automată (Documenta se interfațează cu orice tip de scanner)
•Email – Documenta se integrează cu Outlook și Windows
•La recepția unui email se pot trimite in DMS: emailul, unul sau mai multe fișiere
atașate, ambele variante
•Documentele se pot clasifica direct in Outlook / la recepție
•Documentele se pot transmite direct pe flux din Outlook (ex: factura furnizor, cerere
de ofertă s.a.m.d.)
•Se pot completa informații suplimentare la trimiterea documentelor
•Se poate alege direct folderul / containerul de stocare a documentelor in DMS (ex:
Contabilitate, HR, Reclamatii etc)

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
4

Receptie document e pe email
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
5

Utilizatorul de la serviciul Contabilitate este notificat automat pe flux despre
noua factură / document recepționat(ă)
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
6

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
7
Notificarea se transmite și pe email, funcție de opțiunile de profil ale
utilizatorilor

Integrare Windows
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
8

Documentele astfel încărcate sunt înregistrate automat in dosarul electronic
al furnizorului, clientului sau angajatului – indiferent de locația fizică a
documentului (Contabilitate, HR, Comercial, Financiar, QA etc).
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
9

Integrare Word
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
10

Creare document nou
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
11

Salvare document
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
12

Documentele sunt create respectand
ultimile revizii ale sabloanelor
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
13

Atributele documentulu sunt
editabile direct in Word
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
14

La salvare sunt automat disponibile on -line
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
15

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
16

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
17

Integrare Excel
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
18

Creare document nou
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
19

Salvare document
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
20

Documentele sunt create respectand
ultimile revizii ale sabloanelor
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
21

Atributele documentulu sunt
editabile direct in Excel
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
22

La salvare sunt automat disponibile on -line
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
23

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
24

Integrare Outlook
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
25

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
26 Salvam in Documenta emailul
si / sau atasamentele

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
27 Putem alege tipul de document

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
28 Putem alege folderul in care sa salvam
documentul

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
29 Putem trimite documentul direct pe un flux –
Exemplu: Factura furnizor pentru Contabilitate

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
30
Factura este salvata automat in sistem, backup –
ul, indexarea si disponibilitate este asigurata

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
31 Departamentele / persoanele implicate sunt
informate imediat

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
32 Cautare rapida documente

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
33

Index are arhiva
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
34

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
35 Indexarea automata a documentelor pentru
fiecare client, furnizor, angajat

Procesarea automata a
facturilor
•Extragerea automata de metadate de pe formate le tipizat
•Exemplu facturi: extragere automat ă Client, Serie, Numar, Data, Valoare
•Functionalitatea se aplica la documentele pe formate standard, cu un numar mare de aparitii
lunar (mii / zeci de mii)
•Experien ța cu companiile de utilitati – apa, gaze, canal
•Clasificarea automat ă a documenelor
•Validarea informa țiilor / metadatelor extrase cu nomenclatoare din ERP, CRM sau alte sisteme
•Indexarea automat ă a documentelor
•Criterii de cautare avansata, filtre multiplep tip de document și valori ale metadatelor
•Aplicare marca temporala pe documente
•Semnarea documentelor cu semnatur ă electronic ă
•Access la sistem utlizand token / semnatura electronica si conexiune securizata / HTTPS
•Coduri de bare – generare / citire
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
36

Utilizatori . Personal . HR
•Definirea personalului in Organigramă
•Import de utilizatori din ERP / Excel
•Integrare cu Active Directory
•Delegarea responsabilitaților
•Administrare pe roluri, functii, grupuri
•Auto -inregistrarea utilizatorilor (Self -Register)
•Preferințe / profil utilizator
•IP / IMEI Secure login
•Autentificare cu certificat digital
•Semnatură electronica opozabilă legal
•Generarea automat ă de adeverin țe: venit , practic ă, salariat , medicala , deduceri ,
subven ție caldur ă, școală, gradini ță, card european sănătate, etc
•Fișe de post, mut ări personal, decizii , demisie
•Evaluarea personalului , note de lichidare , instruiri
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
37

Rapoarte si Notificari
•Notific ări definite WYSIWYG direct in aplicatie
•Notific ări la receptia documentelor
•Notific ări la avansarea pe fluxuri a documentelor de interes
•Notific ări transmise de administrator catre anumite grupuri de utlizatori – exemplu :
Operatiuni de mentenan ță
•Notific ări pe email, aplica ție si telefon [SMS]
•Notific ări functie de metadate – exemplu : Raport notificare cu toate contractele care
se aproprie de data expirare si trebuisc reinnoite in urmatoarea lună
•Posibilitatea de definire de notific ări particularizate
•Opțiuni de administrare a notificărilor la nivel de organizație și la nivel individual –
profil utilizator
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
38

Complianta – QA. ISO.
•Definirea vizuală a procedurilor de lucru și a aplicabilității acestora
•Definirea șabloanelor de documente utilizate in sistem și a drepturilor de access la
acestea
•Crearea documentelor din șablon / template
•Precompletarea și post -completarea automată a metacheilor documentelor
•Validarea, avizarea, aprobarea și distribuirea automata a procedurilor de lucru noi și
a reviziilor noi ale procedurilor existente
•Versionarea automată a formularelor
•Versionarea automată a documentelor – controlul documentelor și înregistrarilor
•Lucrul colaborativ pe documente
•Notificări automate la abateri de la proceduri
•Reguli de denumire a documentelor
•Completarea automata a conținutului documentelor funcție de metadate / formule
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
39

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
40

Upload documente. Import.
•Utilizatorii pot incărca manual unul sau mai multe fișiere în DMS din Consola
•Utilizatorii pot incărca automat, bulk, fișiere sau structuri întregi de directoare și
subdirectoare cu documente / fișiere conținute
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
41

Indexarea documentelor
•Sistemul permite definirea oricâtor categorii de documente cu criterii
nelimitate de indexare pe fiecare tip de document
•Liste de Valori : SQL, Fixe, Dinamice (fixe cu adaugare de noi valori )
•Reguli de denumire standard a documentelor func ție de METACHEI
•Formule de calcul pentru Metachei
•Preluarea valorilor atributelor din alte sisteme
•Atribute dependente (ex: data scadenta = data factur ă + 30)
•Valori implicite pentru key (ex: user curent , data curent ă)
•Atribute read -only
•Atribute cu valori multiple (ex: Domeniu de aplicabilitate = Finan țe;
Bănci; Economie )
•Drepturi de access pe atribute – la nivel de rol/grup /user (ex:
Atributul APROBAT s ă poata fi pus doar de rolul SEF_COMERCIAL)

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
42

Definirea flexibila a criterilor de
indexare / metakeys

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro

Metakeys – Documente
•Nume = cod intern
•Eticheta – ce se afiseaza utilizatorilor
•Tip data: boolean , text, text area, numar , data
•Valoare implicita = formule pentru utilizator implicit, data curenta etc –
consultati icon din pagina
•Tip selectie : LOV SQL (select.. From …), LOV static (lista de valori definita
in Admin >Documente > LOV – fixa – exemplu : judete ), LOV Dinamic (lista
fixa cu posibilitate de adaugare de noi atribute – exemplu : obiect
contract), Text liber.
•Read -only ( exemplu : Solicitant concediu =user curent = read only)
•Hidden – nu este vizibil pentru utilizatori
•Selectie multipla – permite alegerea mai multo valori din LOV

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
46

Modul Design Fluxuri
•Modul de definire fluxuri / proceduri de lucru flexibil, intuitiv, ușor de folosit
•Definirea ușoară, vizuală a fluxurilor / procedurilor interne de lucru – număr
nelimitat de fluxuri de complexitate ridicată, conform proceduriilor proprii
•Transmiterea de informații in alte sisteme (ERP,CRM,HR etc) la acțiuni pe flux
(exemplu : aprobare factură la plată , aprobare CO, s.a.m.d.)
•Integrare fluxuri cu alte sisteme (ERP, CRM, HR, Payroll etc)
•Drepturi de access la proceduri de lucru
•Documente permise pe fluxuri
•Fluxuri implicite pentru documente
•Mutarea automat ă a documentelor la anumi ți pași pe flux
•Selec ție dinamic ă actor pas flux din organigrama
•API Triggers pași flux – BEFORE, AFTER, ON -INIT Flux
•Blocare editare documente dupa un anumit pas pe flux

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
47

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
48

Inbox
•In aceasta zona fiecare utilizator vizualizeaza: Activitatile mele – documentele
primite pe fluxuri; Activitati echipa – procedurile de lucru pe care utilizatorul curent
a fst sau o sa fie implicat, nefinalizate; Activitati finalizate – istoricul de documente
primite pe fluxuri
•Prezentarea docmentelor se face in 3 modalitati: Standard ; Pe proceduri de lucru ;
Pe tipuri de documente ;
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
49

Generarea documentelor din
șabloane / formulare
•Modelele / Șaboanele de documente sunt încarcate / definite ușor de către
administrator in folderul MODELDOC
•Gestionarea drepturilor de acces la șabloane : Admin > Documente > Documente
template
•Format generare document: Formular, PDF, Word, Excel (Admin > Documente >
Format vizualizare)
•Conținutul formularelor este generat atomat în funcție de atributele completate
•Denumirea documentelor este standardizată
•Se pot utiliza atribute completate automat – exemplu : Solicitant, data curent ă etc
•Preview in browser și posibilitate descărcare locală
•Indexare automată
•Situații / rapoarte centralizatoare
•Transmitere alerte / notificări pe email

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
50

Generare documente
Creare document din sablon:
User : secretara@demo.ro / P@ssword
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
51

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
52
Metadatele Solicitant și Functie sunt completate automat func ție de pre –
configurari. Numarul de zile este calculat automat.

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
53 Documentele sunt denumite automat func ție de pre -configurari.
Generare de continut:

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
54
Documentul poate fi descarcat local, alegand formatul : Word sau PDF

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
55
Documentul este indexat automat in dosarul electronic al persoanei:

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
56
Rapoarte. Orice raport se poate exporta in Excel, PDF , CSV

Registratura . Secretariat
•Definirea flexibila a registrelor in cadrul sistemului (Registratură > Administrare registre)
•Administrarea drepturilor de access pe registre
•Administrarea tipurilor de documente compatibile cu fiecare flux (ex : pe fluxul de Aprobare CO
se pot trimite dar documente de tip CO)

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
57

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
58
Înregistrarea documentelor : Registratură > Registratura electronic ă

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
59
Vizualizarea directă a documentelor înregistrate

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
60 Înregistrarea documentelor direct din consola de lucru

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
61 Anexarea documetelor scanate la documentele word/excel înregistrate

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
62 Căutare rapidă dupa numărul de înregistrare

Help -Desk integrat
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
63 •Definirea tichetelor de suport tehnic (Activități > Proiecte > Tichete)
•Dashboard grafic tichete
•Drag & Drop
•Definire proiecte, lucr ări
•Alocare echipa la proiecte
•Definirea tichetelor direct din mail / Outlook
•Integrare cu modulul de fluxuri de lucru
•Rapoarte analiză estimat versus realizat
•Monitorizarea timpului de raspuns la solicitări
•Mesaje de colaborare pe tichete
•Atașarea de fișiere
•Adaugarea de print screens
•Notificări alocare / rezolvare / avansare soluționare tichete
•AGILE Compliant

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
64

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
65

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
66 Facturare electronica

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
67 Marcare temporala.
Arhivare Electronica Legala.

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
68 Certificate digitale.
Semnatura Electronica.
Certificate Server.

www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
69 Softwaree semnare electronica

Documenta DMS
Vă mulțumim,

Echipa INFRASOFT
www.documenta -dms.com
www.infrasoft.ro
70