Capitolul 22 – Sistemul i nformational al intreprinderii 1.Resursele informationale Sistemul informațional permite cunoaște rea situației existente… [631070]

Capitolul 22 – Sistemul i nformational al intreprinderii
1.Resursele informationale
Sistemul informațional permite cunoaște rea situației existente într-o întreprind ere, a
situați ei trecute și anticiparea evoluție i viitoa re a acesteia, contribuind astfel la
elaborarea și îndeplinir ea obiective lor stabilite. Prin intermediul său se obțin informațiile
necesare fundamentă rii deciziilor, implementăr ii acestor a precum și cele necesare
adaptării continue a întreprin derii comerciale la schimbă rile inter ne și e xterne.
Sistemu l informa țional cuprinde totalit atea elementelor (date, informații, circuite și
fluxuri informaționale, proceduri și mijlo ace de tratare a informațiilo r) din cadrul firmei,
având drept scop să asigure suportul informațional necesar îndeplini rii obiectivelo r
stabilite.
Sistemul informaționa l afectează major atât funcțiile întreprinderii, cât și proiectarea
structur ilor pe care aceste funcții se baze ază, prin ur mare organizația în ansamblul ei .
Resurse le informaț ionale ale întreprind erilor cuprind ansamblul informațiilo r
disponibile (obțin ute și /sau g enerate) și refolosibile.
Supraviețuirea firmelo r, adaptarea lor la un mediu tot mai dinami c și comple x sunt
condiționat e de resursel e informațional e de care dispun, de capacitatea de a le îmbogăț i
contin uu.
În conse cință, întreprinde rile trebuie s ă-și o rganizeze un sistem eficient de cap tare,
prelucrare, st ocare și transm itere a informațiilor, transfor mându -le în resurse
disponibile și refolosibile, în ve derea unei fu ndamentă ri corespunzătoa re a deciziilor
privind a ctivitat ea curentă și d e perspe ctivă!

2.Componentele sistemu lui informational
Devine de domeniul evidenței că acele firme care reușes c să maximi zeze oportunitățil e
create de stăpânir ea capitalului informaționa l, pot crea o oportu nitate marginală care să
le permită să se menți nă înainte a rivalilor lor. În acest context, problem a informațiilo r
trebuie a bordată atât din punct de vedere stati c, cât și din amic .
În plan static, se pot decanta informațiile interne (din cadrul întreprinde rii) și externe
(din mediul de acțiune). Aceste două categorii trebuie înțelese în dinami ca lor, favoriz ând
circulația lor în ambe le sensuri și permițând poziționa rea întreprind erii în mediul ei de
afaceri.
Așa cum afirma Peter Drucker, managerul are ca unea ltă specifică informația, el este un
mânuitor de informații. El nu manip ulează oamenii dar îi motive ază, îi oriente ază să-și
îndeplineas că sarcinile. Singurul instrument cu care poate realiza acest lucru este
cuvântul sc ris, vorbit și l imbajul cifrelor.

Activitate a firmei poate fi moni torizată prin intermediul fluxurilor de comunicații și de
informații. Prin urmare, este es cine?, cum?, unde? și când? culege și înregist rează
informațiile.
Decizia strategică de bază a firmei constă în a extrage rapid, efectiv și la costuri cât mai
mici, valoarea cuprinsă în informație. Devine astfel un impe rativ punerea informațiilor la
îndemân a angajaților potriviți , la locul potrivit astfel încât acestea să devină utilizabile și
să creeze v aloare.
Legătura directă, nemijlo cită cu clienții constituie un prilej favorabil de a culege și
transmite gratuit informații. De aceea, vânzător ii, ca "interfață" într-o întreprinde re
comercială, trebuie să fie instruiți corespunzător astfel încât să capteze un volum cât mai
mare de informații d e la clienți.
Tot mai multe categorii de informații devin mărfuri și pătrund pe piața informații lor fiind
destinat e vânză rii/cumpă rării. Ele se găsesc "la liber" într-o proporți e din ce în ce mai
redusă .
Pe această piață, se consi deră că informația are o valoare inclusă, dar nu întotde auna
este ușor de decelat informația bună de cea lipsită de credibilitat e, iar verificarea ultimei
poate fi co stisitoar e.
Vânza rea de informații nu poate oferi mostre ca în cazul bunurilo r materiale, deoarece
informația este un bun satur at, odată oferită nu mai este necesară pentru că poate fi
memo rată.
Exclusivitate a asupra unei informații se poate cumpă ra. Dreptul de folosin ță asupr a unei
informații poate f ace obiec tul unei cumpă rări separate.
3.Proiectarea unui sistem i nformational eficient
Proiectarea unui sistem informaț ional eficient se face având la bază o serie de
principii, a căror respec tare îi con diționeaz ă funcționalit atea și e ficiența.
a) subor dona rea conceperii și funcționăr ii sistemului informațional c erințelor conducerii;
b) corelarea sistemul ui infor mațion al cu sistemul decizional și st ructur a organizator ică a
firmei;
c) principiul asigurării unității m etodologi ce a tratării infor mațiilor;
d) principiul con centrării asupra abaterilor esențial e;
e) principiul as igurării unui maximum de informații fina le din fondul d e informații p rimare;
f) asigurarea unui timp corespunzător de reacție decizional ă și operațional ă pent ru toți
benefi ciarii de infor mați;
g) asigurarea flexibilit ății sistemul ui infor mațional, astfel în cât să fie posibilă mod ificarea,
adaptarea rapidă și ușoară a caracteristicilor sale în fu ncție de necesități;
h) principiul eficiențe i.
Proiectarea sau reproiectarea sistemului informațional a re ca obiective :
w asigurarea calității infor mații lor în sistem, astfel încât acestea să fie semnific ative,
corecte, actuale, complete, oportune și precise;
w o circulație continuă a infor mațiilor și generarea feed-back-ului;
w circulația economico asă a infor mații lor prin el iminarea fluxurilo r nerațional e,
neeconomicoase sau inutile și evit area redund anței;
w constru cția raționa lă a suporțilo r de date astfel în cât să fie asigurate oper ativ
informațiile, succesiunea logică a acestora, gruparea lor pe tip uri, la costur i cât mai mi ci;
w asigurarea numărului și c alității pe rsonalului ne cesar;

w asigurarea siguranței în fu ncționa re, a stabilit ății sistemului informațional;
w informatiz area integrată a proceselor și ope rațiilor întreprinderii.
4.Informatizarea activitatilor intreprinderilor
Resursel e infor mațion ale a le întreprinderii, conțin ând infor mații l egate de piață, fur nizori ,
benefi ciari, prețuri, sto curi, sortimente e tc., pot fi gestionate r apid și eficient cu ajutorul
calculatorului, print r-o exploat are modula ră a diverselor sale aplicații.
Cele mai frecvent informat izate t ipuri de act ivități sunt cele spe cifice funcției
finan ciar-contabile (A), celei de personal (B) și celei comerciale (C).
(A) poate cuprinde:
w operarea si tuațiilor contabile lunare respe ctiv: introducerea operațiilo r în registrul
jurnal; vizualizarea jurnalului; r aportări contabile; g enerarea automată a înregistrărilor de
jurnal; înregist rarea în sintetic a rulajelor din jur nal; schim barea gestiunii pentru care se
operează; schimbarea lunii cont abile d e operare;
w operarea e xtraselor de cont prin: intr oducerea ope rațiilor de extras de cont;
rapoarte extras de cont și vizualizari; schimbar ea indexului de oper are; ajusta rea
automată a soldurilo r iniți ale;
w operarea reg istrului de ca să prin: int roduc erea operațiilor de registru de casă;
rapoarte registru de casă și viz ualizări; schimba rea indexului de oper are; ajusta rea
soldurilo r iniți ale automat; p reluarea chitanțelor în c asă;
w recepții-intrări (inclusiv ge nerarea documentelo r primare aferente): recepții p rin
factură de la furnizori ; recepții prin a viz de însoțire furnizor; recepții în consi gnați e de la
populație; plusuri d e inventar ; recepție p rin factură la amănunt ul (pentru înt reprinde rile
comerciale cu activitat e mixtă); r ecepții p rin aviz l a amănun tul; g enerarea stocurilo r la zi;
schim barea gestiunii de lucru; rapoa rte și viz ualizări de documente;
w vânzăr i-ieșiri (inclusiv ge nerarea documentelo r primare aferente): vânzar ea prin
factură; vânzarea prin aviz de expediție; minusuri d e inven tar; predare obie cte de
inventa r; factură retur la furnizor ; retur marfă din c onsignați e; minus invent ar la
amănun tul (pentru într eprind erile com erciale cu activit ate inte grată); bonuri d e consum;
generarea sto curilor la zi; schimba rea gestiunii de lucru; rapoarte și vizualizări de
documente;
w mijloace fixe-operațiuni de evidență a acestor a.
(B) poa te cu prinde:
w operare stat de plată avans și r espectiv lichidare;
w inițializarea state lor de plată;
w rapoarte și vizual izări de personal;
w calculul s alariului b rut din net și inve rs.
(C) poate cuprinde:
w consultar ea infor mativă a stocului dispo nibil;
w consultar ea sto cului și nego cierea comenzilor ;
w centralizarea notelor de comandă în ve derea lotizăr ii;
w listarea centralizato arelor notelo r de coman dă;
w editarea automată a avizelo r de expediție;
w consultar ea și modificarea cantităților în boxpalete;
w listarea spați ilor de depozita re libere;
w preluarea recepțiilo r și a ctualiz area fișierelor.
Elementelor componen te prezen tate li se a daugă și o listă a cataloage lor de sis tem ce
pot fi elaborate, consultat e și totodat ă permanent r eactual izate. Într e acestea, mai
import ante sunt:
cataloagele de conturi-c uprinzând pl anul general de contur i;

catalogul d e tipuri de produse;
catalogul d e tipuri de documente de intrare/ieșire; catalogul de partene ri actuali și
potențiali (inclusiv adresele acestora , utile pentru corespondență);
catalogul d e alte taxe pentru com erț, servicii;
catalogul c u numerele de facturi privind vânză rile;
catalogul d e comisioan e și a daosuri comerciale practicate la vânzare;
catalog pe tipurile de operații p revăzute la extrasul de cont și la registrul de casă;
catalogul c u casele și c onturil e contabile aferente;
catalogul c u tabe la de personal etc.
Lista principalelor docume nte tipizate utilizate în întreprinderile come rciale:
*Delegația pent ru ridicarea mărfurilor și a mbal ajelor
*Proces-verbal de deschidere a vagonului
*Proces-verbal preliminar (pentru sista rea recepți ei)
*Proces-verbal de diferențe la recepție
*Fișa de recepție-c alculaț ie
*Nota de transfe r
*Dispo ziție de livrare
*Avizul de însoțir e a mărfii
*Factura
*Chit anța
*Borderou de vânza re
*Jurnal pentru vânzăr i
*Jurnal pentru cumpă rări
*Instrumente în ope rații de deconta re cu partene rii
*Proces-verbal de scădere
*Referat privind d iferențele în d istribuție
*Proces-verbal de probe de laborator
*Proces-verbal pentru p ropuner i de casare
*Proces-verbal de clasare sau c asare
*Proces-verbal de punct aj
*Bon c olectiv de consum mate riale
*Bilet d e inven tar