Open Source Document Management System Chircan Silviu -Vlad Abstract Document Management System1 (Sistemul de management al documentelor) este un set… [628622]

Open Source Document Management System
Chircan Silviu -Vlad

Abstract

Document Management System1 (Sistemul de management al documentelor) este un set
de aplicatii software care furnizeaza capacitatea de stocare, metadate, versionare, indexare,
securitate si de regasire accelerata a documentelor.
Sistemele DMS asigura:
 trasabilit atea documentelor organizatiei;
 stocarea centralizata a documentelor ele ctronice necesare organizatiei;
 backup -ul documentelor;
 modelarea, controlul si monitoriz area flu xurilor de date;
 arhivarea electronica a datelor;
Componentele managementului informatizat al documentelor:
1. Metadatele sunt stocate, in mod obisnuit, pentru fiecare document. Pot sa includa data la
care documentul va fi stocat si identitatea utilizatorului. Sistemul de management al
documentelor poate extrage, d e asemenea , metadate din document, in mod automat sau poate
cere utilizatorului sa adauge metadate. Anumite sisteme folosesc recunoasterea optica a
caracterelor pe imagini scan ate sau pot efectua extrageri de tip text de pe documentele
electronice.
2. Integrarea . Marea majoritate a sistemelor de managament al docume ntelor incearca sa
integreze managementul documentelor in aplicati i, astfel incat utilizatorii ar putea pr elua
documente existente direct din aplicatia interna pentru efectuarea de modificari, ulterior se
salveaza documentul intr -o versiune noua. Aceasta componenta a DMS este, de obicei,

1 https://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system

disponibil pentru suitele de birou si e -mail sau prin intermediul software -ului colaborativ.
Integrarea foloseste standarde deschide precum ODMA (The Open Document API), LDAP
(Lightweight Di rectory Access Protocol), WebDAV (Web Dist ributed Authoring and
Versioning) si SOAP (Simple Object Access Protocol), pentru a permite integrarea cu alte
componente software.
3. Validarea. Sistemul visual de inregistrare, de validare si date importante (exemplu:
esecuri de documente, sem naturi lipsa, nume scris gresit)
4. Indexarea documentelor electronice, poate fi la fel de simpla ca si urmarirea
dispozitivelor de identificare unic al documentelui, dar de foarte multe ori este nevoie de o forma
mai a vansata, o ferind clasificare prin metadate sau ch iar si prin cuvant. Indexarea, in principal,
sprijina recuperarea datelor. Unul dintre domeniile de importanta critica pentru regasirea rapida
este crearea unui indice de topologie.
5. Stocare a documentelor include, de foarte multe ori, gestionarea acelorasi documente ;
6. Regasirea . Cu toate ca notiunea de recup erare a unui document este simpla, regasirea, in
context electronic, poate fi destul de complexa. O regasir e simpla a unui document individual
poate fi sprijinit prin intermediul utiliz atorului, care va specifica un identificator unic al
documentului.
7. Distribuirea. Un document gata de distributie trebuie sa fie intr-un anum it format care sa
nu poate fi usor de modificat.
8. Securitatea documentelor este vitala in marea majoritate a aplicatiilor de management al
documentelor. De exemplu, in SUA, HIP AA (Health In surance Portability and Accountability
Act), dictau ca documentele medicale au anumite cerinte legate de Securitate . Unele DMS -uri, au
un mo dul de gestionare a drepturilor, care permite unui admin sa dea acces la documente unor
person ae sau grupuri de personae .
9. Fluxul de lucru este un process complex, iar unele sisteme de management al
documen telor au un modul de flux de lucru integrat. Exista mai multe tipuri de fluxuri de lucru si
anume: de utilizare, manual , flux de lucru bazat pe reguli.
10. Versionarea este un process prin c are documentele sunt verificate in sau in afara
sistemului de management al documentelor, care permite utilizatorilor sa recupereze versiunile
anterioare si sa continue activitatea dintr -un punct selectat. Aceasta component a este utila pentru
documentele care se modifica in timp si necesita o actual izare.

Standardizarea sistemului de management al documentelor2
Marea majoritate a companiilor isi publica lista de standard special e de control al
documentelor ca re sunt utiliz are in aria lor specifica.
 ISO 2079 Informare si documentare – Formatul pentru schimbul de informatii
 ISO 15836 Informare si documentare – Elementul de metadata Dublin Core
 ISO 15489 Informare si documentare – Managementul inregistrarilor
 ISO 2 1127 Informare si documnetare – O ontologie de referinta pentru schimbul
de informatii a patrimoniului cultural

2 http://samples.sainsburysebooks.co.uk/9781743046593_sample_143621.pdf

 ISO 23950 – Informare si documentare – Regasirea informatiei, Definirea
serviciului de aplicare si specificarea protocolului
 ISO 10244 – Mana gementul documentului – Baza proceselor de afaceri si analiza
 ISO 32000 – Managementul documentului – Formatul documentului portabil

Controlul documentelor
Documentele stocate intr-un DMS, cum ar fi procedurile, inst ructiunile de lucru, politicile
firmei, furnizeaza dovezi ale documentelor aflate sub control. Nerespectarea codului poate duce
la ame nzi, pierderea afacerii sau deteriorarea reputatiei.
Aspecte importante ale controlului documentelor:
 Revizuirea si aprobarea documentelor inaintea eliberarii
 Asigurarea ca m odificar ile si revizuirile sunt identificate in mod clar
 Asigurarea ca documentele raman l izibile si identificabile
 Asigurarea ca documentele externe sunt identificate si controlate
 Prevenirea utilizarii neintentionate a documentelor vechi

Avantaje managementul informatizat al documentelor:
