Lect . univ . dr. Nechita Florin Tohotan Sandra [628035]

Universitatea Transilvania din Brașov
Facultatea de Sociologie și Comunicare
Specializarea Comunicare și Relații Publice

LUCRARE DE LICENȚĂ

Profesor coordonator: Student: [anonimizat]
2017

Universitatea Transilvania din Brașov
Facultatea de Sociologie și Comunicare
Specializarea Comunicare și Relații Publice

GHI D DE ORGANIZARE A
EVENIMENTELOR
STUDIU DE CAZ: JAZZ AND BLUES
FESTIVAL 2016

Profesor coordonator: Student: [anonimizat]
2017

Cuprins

Lista tabelelor ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………….. 10
Lista figurilor, graficelor, diagramelor și schemelor ………………………….. …………………. 10
INTRODUCERE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………… 11
CAPITOLUL 1: EVENIMENTUL ………………………….. ………………………….. ……………. 12
1.1 Ce este un eveniment? ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………. 12
1.2 Scurt istoric ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. . 12
1.4 Evenimentul: Avantaje și dezavantaje ………………………….. ………………………….. ……………. 13
1.5 Concepte cheie ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………… 14
1.8 Modele internaționale de organizare a evenimentelor ………………………….. ………………. 19
1.8.1 Cercetare ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……… 19
1.8.2 Proiectare ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……… 21
1.8.3 Planificare ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……. 22
1.8.4 Coordonare ………………………….. ………………………….. ………………………….. …… 23
1.8.5 Evaluare ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……….. 23
CAPITOLUL 2: P AȘII NECESARI ORGANIZĂRII UNUI EVENIMENT ……………. 24
2.1 Administrație ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………… 24
2.1.1 Implementarea ideii și schițarea planului evenimentului ………………………….. 24
2.1.2 Tema evenimentului ………………………….. ………………………….. …………………… 25
2.1.2 Resurse umane, financiare și timpul acordat ………………………….. ………………. 26
2.2 Designul evenimentului ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………. 28
2.2.1 Locul, amenajările speciale și producția evenimentelor ………………………….. . 28
2.3 Marketingul ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. . 33
2.3.1 Cercetarea pieței și cererea potențială ………………………….. ……………………….. 33
2.3.2 Segmentarea și motivația grupului -țintă ………………………….. ……………………. 34
2.3.3 Planul de marketing și promovarea evenimentelor ………………………….. ……… 34
2.3.4 Acțiunile și materialele de promovare ………………………….. ………………………. 35
2.5 Riscuri, legislație ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………. 35
2.5.1 Factorii de risc ………………………….. ………………………….. ………………………….. . 35
2.5.2 Termeni legali ………………………….. ………………………….. ………………………….. . 36
2.6 Evaluarea ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ….. 38
2.6.1 Planificarea închiderii evenimentelor ………………………….. ……………………….. 38
2.6.2 Evaluarea evenimentelor ………………………….. ………………………….. …………….. 39
CAPITOLUL 3: STUDIU DE CAZ: JAZZ AND BLUES FESTIVAL 2016 …………… 41
3.1 Descriere asoci ație ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………….. 41
3.2 Descriere eveniment ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………….. 42

3.3 Istoria evenimentului ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………… 42
3.4 Planificare ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. … 42
3.5 Cercetare ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. …… 50
3.5.1 Obiectivele cercetării ………………………….. ………………………….. …………………. 50
3.5.3 Eșantionul investigat ………………………….. ………………………….. ………………….. 51
3.5.4 Metoda de eșantionare: ………………………….. ………………………….. ………………. 51
3.5.5 Metoda și instrumentul de colectare a datelor: ………………………….. …………… 51
3.5.6 Modul de diseminare a chestionarului și contactare a respondenților: ……….. 51
3.5.7 Elaborarea instrumentu lui de cercetare: ………………………….. …………………….. 51
3.6 Evaluarea satisfacției participanților la eveniment ………………………….. …………………….. 51
3.6.1 Structura demografică a participanților incluși în studiu ………………………….. 51
3.6.2 Participarea la festival ………………………….. ………………………….. ………………… 51
3.6.3 Percepțiile participanților asupra festivalului ………………………….. ……………… 52
3.6.4 Aspecte din cadrul festivalului. ………………………….. ………………………….. ……. 52
3.6.5 Accesibilitatea festivalului ………………………….. ………………………….. ………….. 52
3.6.6 Promovare ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……. 52
3.6.7 Urmatoaea ediție Jazz and Blues Festival ………………………….. ………………….. 52
3.6.9 Sugestiile participanților ………………………….. ………………………….. …………….. 52
3.7 Rezultatele festivalului ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……….. 52
3.8 Propuneri ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ….. 54
Concluzii ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………. 56

Lista tabelelor
Tabel 1: Selectarea metodei adecvate de cercetare înainte de eveniment …………………. 24
Lista figurilor, graficelor, diagramelor și schemelor
Figura 1: Diagrama evenimentelor după caracterul lor ………………………….. ……………… 17
Figura 2: Diagrama scopurilor pentru care se pot organiza evenimentele …………………. 18
Figura 3 : Diagrama categoriilor sau genurilor de evenimente ………………………….. ……. 18
Figura 4 : Principalele calități are unui organizator de evenimente ………………………….. 20
Figura 5: Etapele esențiale în organizarea evenimentelor ………………………….. ………….. 21
Figura 6 : Procesul organizării evenimentelor ………………………….. ………………………….. . 27
Figura 7 : Modelul domeniilor de activități necesare realizării unui eveniment …………. 28

INTRODUCERE
„Planificarea fă ră acțiune este inutilă, dar acțiunea fără planificare este fatală ”
– Cornelius Fitcher . Din cele mai vechi timpuri, oamenii au introdus în viața lor activități
speciale, de recreere, distracție, celebrare, cu care au început să iasă câte puțin din
activitățile cotidiene . Even imentele sunt cele ce rup monotonia s i elimină sentimentele de
rutină sau plictiseală, colorând viața .
Multe evenimente nu au reușit să f ie cât de reuși te s-ar fi putut, datorită organizării
precare, prin aprecierea sau subaprecierea anumitor detalii . Succesul depinde de fiecare
pas în parte , al planificării si al detaliilor . Trebuie luate sute de decizii, respectate o mie
de legi si stabilit fiecare deta liu, pentru ca atunci când, în sfârș it, evenimentul are loc,
acesta să fie unul de succes . Există o singură șansă ! Vorbim as tăzi despre evenimente și
despre aceas tă industrie ca despre acea activitate de relații publice care a trecut cu brio
testul timpulu i și al evoluției tehnologice și se află in continuare în plină dezvoltare, fiind
punctul central al vieții noastre sociale .
Evenimentele pot fi de orice amploare, de la festivaluri internaționale de muzică,
curse de Formula 1 , până la o banală serbare de clasa a patra, însă, indiferent de cum se
numește sau câți oameni participă, cineva trebuie sa se ocupe de planificarea lor . Și…este
ca-n filme? Sau ca -n realitate?
Pentru a duce la bun sfârșit un asfel de proiect e nevoie de mult st res, cercetare,
idei, planifica re, timp pierdut, creativitate ș i, mai ales placere a de a -l face . „Nu este vorba
doar de idei, este vorba de a face ideile să se întâ mple” – Scott Belsky . Fiecare eveniment
este unic în felul său, fiecare eveniment creeaza o expe riență, iar aceasă experiență trebuie
planificată in cel mai mic detaliu .
În jurul nostru au loc mereu evenimente, pe care le privim ca pe niște afaceri , însă
ca simpli sp ectatori nu ne dăm seama de amploarea lor, de timpul necesar organizării, de
ce au fost făcute sau modul în care sunt gestionate .
Având în vedere importanța deosebită în plan social, dovedită în timp,
evenimentele sunt la mare căutare, de unde și nevoia de specialiști în organizarea lor . În
zilele noastre, evenimentele constituie un ins trument indispensabil al comunicării în
domeniul marketingului, forța lor izvorând din c ontactul nemijlocit di ntre oameni . De la
prima idee, însă, până la realizarea unei astfel de m anifestații, este un drum lung ș i, adesea
anevoios . Această lucrare este i nsipirată din activitatea cotidiană, uneori stresantă, mereu
captivantă și adesea foarte incitantă a organizatorilor de evenimente .

CAPITOLUL 1: EVENIMENTUL
1.1 Ce este un eveniment?
În limba română evenimentul este definit ca o ”î ntâmplare importantă, fapt de
mare însemnătate .”1 Fiecare eveniment este unic, iar varietatea lor este foarte mare . De
aceea , definirea lor într -un mod exact este foarte greu de realizat . Definițiile date
evenimentului în literatura de specialitate sunt ori prea focalizate pe un domeniu anume,
ori prea laconice, ori prea tehnice . Astfel , în căutarea unei definiț ii mulțumitoare, am găsit
una care am considerat a conține ce este mai relevant, dar și cu aplicabilitate generală :
„Evenimentele sunt un ansamblu de activități umane p lanificate, generând
experiențe unice și efecte irepetabile asupra participanților, realizate cu soluții tehnice și
resurse specifice, prin valorificarea unor idei cât mai ingenioase, în condițiile urmăririi
unor obiective clare, realizate la termene bine definite, cu respectarea unor costuri
prestabilite și a unor standarde de calitate” 2
Mai mult, rezultatul evenimentelor este generarea de emoții, acesta fiind cel mai
important rezultat al lor . Acest aspect nu se referă doar la intensitatea lor , ci și la durata
în timp . Un astfel de rezultat se realizează printr -o serie de activități foarte bine stabilite
iar modul lor de organizare este aproape similar , indiferent de tipul evenimentului .
1.2 Scurt istoric
Din cele mai vechi timpuri oamenii au introdus în viața lor activități speciale, de
recreere, distracție, celebrare, cu care au început să iasă câte puțin din activitățile
cotidiene, obișnuite . Evenimentele au fost cele care au rupt montonia, au ameliorat
sentimente le de rutină, plictiseală și au colorat viața .
Printre prime le evenimente marcate în timp cu un număr semnificativ de
partici panți au fost Jocurile Olimpice. E le au început în Olimpia în anul 776 î .Hr. în
cinstea lui Zeus . Organizatorii au fost preoții te mplelor și toți cei din anturajul lor . Se
țineau din patru în patru ani, chiar și pe timp de război . S-au derulat până în anul 393
d.Hr., când au fost închise de către împăratul roman Teodosie cel Mare, adică circa 1200
de ani . S-au reluat sub numele de J ocurile Olimpice Moderne, în anul 1896 la Atena .
Respectându -se tradiția celor patru ani, cele din 1900 au fost organizate la Paris . Ele au

1 Institutul de Lingvistica "Iorgu Iordan – Al. Rosetti". (2009). Dicționarul Explicativ al Limbii Române .
București: UNIVERS ENCICLOPEDIC. ,p.194.
2 Oprea, D., Meșniță, G. (2016 ). Managementul Evenimentelor . Iași: Polirom. ,p.15.

fost continuate aproape cu regularitate, cu excepția anilor 1916, 1940 și 1944, când primul
și al doile a Război M ondial au împiedicat organizarea lor . 3
Carnavalul din Rio de Janeiro este un faimos festival ținut anual înainte de Postul
Mare și este considerat cel mai mare carnaval din lume, având zilnic câte două milioane
de oameni pe străzi . Primul festival de la Rio datează din 1723 .
Super Bowl -ul, în fotbalul american profesionist, este meciul pentru campionat a l
Național Football League (NFL) . Meciul, împreună cu festivitățile , alcătuiesc duminica
Super Bowl (Super Bowl Sunday) . De-a lungul anilor a devenit cel mai urmărit program
de televiziune din Statele Unite ale Americii și este ca o sărbătoare națională . Super Bowl –
ul s-a jucat pentru prima oară în 1967 . 4
Deși sunt vechi de când lumea, aceste evenimente au format tradiții din realizarea
lor, au devenit din ce în ce mai extravagante și mai costisitoare, au generat alte evenimente
de rang mai mic și au inspirat alți oameni în realizarea altor evenimente similare de rang
mai mic .
1.4 Evenimentul: Avantaje și dezavantaje
Organizare a unui evenenime nt poate da multe avantaje econo mice, culturale și
sociale . Unul din tre principalele avantaje în organizarea unui eveniment este crearea unei
relații personale cu publicul . Fie că este un eveniment personal sau unul dedicat publicului
larg, acesta va presupune un contact direct între cei care partici pă la eveniment și
organizator . Acestuia din urmă i se va atribui o față umană , fapt care influențează pozitiv
felul în care va fi perceput de public .
Evenimentul , folosit ca intrument de promov are, are un avantaj foarte mare în
direcționarea luminii reflectoarelor către brandul prom ovat și crearea de noi legături între
acesta și alte firme ce pot ajuta la realizarea cu succes a evenimentului . De la elementele
de decor, la atmosferă și programul evenimentului, toate vor fi impregnate, într -o măsură
mai mică sau mai mare, cu simboluri care țin de identitatea brandului respectiv .
Vizibilitatea câștigată nu va crește deci doar cantitativ, ci și ca litativ .
Evenimentele majore pot duce la i nvestitii pe termen lung, cum ar fi dezvoltarea
infrastructurii și a căilor de acces către zona în care acesta se va ține . De exemplu „ în anul
2012 organizarea jocurilor olimpice de la Londra au dus la dezvoltarea transportului în

3 Olymphics. (2016). Olymphic Games . Preluat de pe Olympic: https://www.olympic.org/olympic -games
accesată la data de 12 februarie 2017 ora 20:40
4 Wikipedia, e. l. (2017, Martie 12). Jocurile Olimpice, Premiile Oscar, Carnavalul de la Rio, Super
Bowl . Preluat de pe Wikipedia: https://ro.wikipedia.org/wiki/ – accesată la data de 12 februarie 2017 ora
20:55.

comun din estul orașului .”5 De asemenea crearea de evenimente ca și domeniu de
activitate duc la inf iințarea unor noi locuri de muncă; „ tot în anul 2012 la Londra s -au
format 8000 de locuri de muncă cu normă întregă. ” 6 Evenimentele duc la o dinamică mai
mare a orașelor, a ieșirii din rutină a societății . De asemenea , acestea pot duce la creșterea
turismului în zona respectivă, un eveniment m ajor aducând toată atenția asupr a orașului,
astfel nuanțând și cât de accesibil este orașul către de zvoltarea unor noi afaceri .
Realizarea evenimentelor nu este atât de simplă precum pare. A tunci când apare
ideea organizări unui evenim ent, trebuie luate în cal cul și dezavantajele, situații neplăcute
care pot apărea , dar și factori neprevăzuți . Un eveniment neces ită resurse îndelungate de
timp, c osturi destul de ridicate, abilități și competențe organ izatorice . Totodată există
responsabilități crescute în securitatea participanților, luarea în calcul a tuturor nevoilor
lor și gestionarea spațiul ui. Eșecul evenim entului poate aduce o potențială publicitate
negativă. A cest eșec se poate datora nu numai problemelor organizatorice , ci și factorilor
climatici . Nu mereu întreaga populație a locului în care se desfășoară evenimentul este de
acord cu des fășurarea acestuia, fapt care poate duce la posibile situații neplăcute . Pot
apărea probleme în supraaglomerarea orașului. U n exemplu ar fi festivalul Untold de la
Cluj, unde numărul de participanți a ajuns la 300 000 , populația Clujului fiind de 303 047 .
Doar 25% dintre bilete au fost cumpărate de către clujeni , reieșind astfel că în timpul
festivalului au fost cu 225000 mai mulți oameni decât în mod obișnuit în oraș .7 Astfel,
fiecare eveniment are a tât avantaje cât și dezavantaje. Î nainte de a începe pla nificarea
propriu zisă a fiecărui eve niment, trebuie făcută o balanță între cele două și luarea deciziei
dacă acesta merită sau nu realizat .
1.5 Concepte cheie
Fiecare eveniment este diferit si în felul său, este unic . Chiar și cele repetitive și
standardizate, cum ar fi conferințele anuale ale companiilor sau nunțile, sunt diferite între
ele, având diverși participanți, un alt loc de desfășurare sau audiență diferită . Unii autori
pun accent pe scopul de celebrare8 al evenimentelor, alții subliniază importanța
experiențelor trăite de participanți9, ca ocazii de a ieși din rutina cotidiană . În oricare

5 Pettinger, T. (2016, Ianuarie 24). Advant ages of hosting a major event . Preluat de pe Economics Help:
http://www.economicshelp.org/blog/4909/economics/advantages -of-hosting -a-major -event/ – acesată la
14 martie 2017, ora 18:05
6 Ibidem
7 Giurgiu, Ș. (2016). UNTOLD 2016 cifre și impact în comunita te. Preluat de pe Magazin Clujean :
http://www.magazinsalajean.ro accesată la data de 14 martie 2017, ora 20:12.
8 Gobaltt, J .J, (2014), op.cit ., pp. 1 -10.
9 Getz, D., (2005), op.cit ., p.5

dintre cele două situații există concepte cheie, de luat în calcul , indiferent pe ce se pune
accentul .
Autentici tatea unui eveniment este un element cheie în reușita lui . Ideea
evenimentului precum și elementele ce îl definesc trebuie să fie unice ca și concept . Acest
lucru duce la nerepetabiltatea evenimentelor, care de obicei au o durată scurtă de vi ață.
Dacă cineva nu ia parte la un eveniment, există șanse reduse să trăiască aceeași experiență
la alt eveniment, chiar și similar . Evenimentele se înscriu în categoria serviciilor, oferi nd
o experință, o implicare, o bucurie, o amintire ce scot participanții din rutina zilnică,
având de -a face mai puțin cu elementele fizice și mai mult cu aspectele emoționale astfel
folosind conceptul de nercorporalitate . Când vorbim despre evenimente timpul nu este
un simplu concept, deseori se folosește expresia ”timpul îns eamnă bani” ceea ce în acest
domeniu se aplică în întregime . Timpul este critic, schimbările sezoniere, producția de
alimente și ritmul vieții sociale, tradiții și obiceiuri , toate se schimbă în fu ncție de
momentul evenimentului . Ambianța și servirea pot t ransforma un eveniment într -un
succes sau invers, dar ritualul și ceremonia fac din eveniment unul cu adevărat special .
5W: cine, ce, când, unde și de ce10, sunt informațiile necesare pentru a obține
povestea întreagă, indiferent dacă este un jurnalist care descoperă un scandal, un detectiv
care investighează o crimă . Chiar și în organizarea de evenimente se utilizează această
formulă de 5W ca un șablon pentru a face un plan inițial .
1.6 Principalele tipuri de even imente
Realizarea unei clasificări a evenimentelor după un singur criteriu ar fi incorectă
deoarece evenimentele diferă foarte mult între ele,
prin scopurile urmărite, prin obiectivele propuse,
prin domenile în care se aplică . Astfel, într-o
primă accepțiune, clasificarea se fa ce după
caracterul evenimentelor . În funcție de
ansamb lul însușirilor fundamentale :
Figura 1 – Diagrama evenimentelor
dupa caracterul lor11

10 Kotler, P. (2008). Principiile marketingului . New Jersey: Wiley. ,p.257
11 Oprea, D., Meșniță, G. (2016), op.cit .,p.22

În funcție de scopul urmărit de organizator, evenimentele se î mpart în:

Figura 2- Diagrama scopurilor pentru care se pot organiza evenimentele12
În funcție de categoria din care fac parte , evenimentele sunt de următoarele tipuri
sau genuri:

Figura 3 – Diagrama categoriilor sau genurilor de evenimente13
Pe lângă ace ste clasificări ale evenimentelor mai există și altele, poate nu la fel de
cunoscute ca și cele ce urmaza:
Evenimentele de marcă nu au doar trăsături di stinctive , dar sunt și simboluri de
calitate și autenticitate . Acest tip de eveniment se regăsește cel mai des la acele
evenimente care fac di n orașul gazdă un punct de interes turistic, aduc ând avantaje
economice, prin importanța în ceea ce privește tradiția .14
Evenimente în premieră și de prestigiu ; cel mai bun exemplu în acest caz sunt

12 Oprea, D., Meșniță, G. (2016), op.cit .,p.23
13 Ibidem, p.25
14 Hall, C. M. (1989). The Definition and Analysis of Hallmark Tourist Events . Berlin: Springer. ,p.72.

evenimentele spo rtive precum Cupa Mondială de f otbal, care este un eveniment mereu în
premieră , dar cu un prestigiu de neegalat .
Mega evenimentele se referă la cele mai mari și mai semificative evenimente .
Aceste evenimente au fost definite pentru prima oară în anul 1987 la AIEST –
Internațional Associ ation of Scientific Experts în Tourism (Asociația Internațională de
Experți științifici în Turism) . Tyrrell Marris a definit mega evenimetele cu un număr
minim de 1 milion de participanți , iar un an mai târziu Norbe rt Vanhove a adăugat ca
necesitate public itatea mo ndială .15 Astăzi le numim mega eve nimente pe cele ca re au un
impact major asupra comunității, si care obțin un nivel ridicat de turism, având un impact
econo mic major .
Evenimentele media sunt evenime nte create exclusiv pentru difuzare . Acestea
sunt strâns legate de puterea televiziunii , dar și a internetului , pentru a ajunge la un public
larg. Astfel de evenime nte au nevoie de editare și de un ambalaj frumos pentru a putea
avea viz ualizare bună . Cu toate acestea, orice eveniment poate fi ambalat pentru mass –
media .
Evenimente le caritabile. Acestea sunt realizate pentru a strânge bani, sau pentru
a promova o cauză . Orice formă de eveniment poate deveni caritabil dacă are ca scop
strângerea de fonduri .
Eveniment corporativ : orice eveniment produs de sau pentru o corporație se
încadreză în această categorie, acestea fiind lansări de produse, întâlniri, inaugurări sau
de publicitate .
Evenimente le speciale sunt acele evenimente unice, celebrate printr -o ceremonie
și un rit ual pentru a sta tisface anumite nevoi . 16 Acest tip de eveniment se caracterizează
printr -un timp limitat, este rar ca și durata de repetare .
Evenimentul interactiv reprezintă acel eveniment care nu ar exista fără
participant. P articipantul este mai mult decât un spectator sau un consumator și pa rticipă
direct la programul evenimentului .
Evenimentele online unesc prezentatorul de public prin cadrul unei interfeț e
online . Astfel de evenimente pot fi conferințe, workshopuri , prezentări, con certe ș.a.
Aceste tipuri de evenimente permit oamenilor din diferite zone geografice să partic ipe la
același evenim ent.

15 Getz,D., (2005), op.cit ., pp. 182-195
16 Gobaltt, J .J, (2014), op.cit ., pp. 27

1.7 Abilități necesare unui organizator de evenimente
În ciuda vechimii evenimentelor, acestea nu au avut mereu parte de o abordare
profesională . Ele au fost gestionate de grup uri restrânse de persoane, care au transmis ,
din generație în generație, moștenirile din domeniu . „În 1988, Internațional Special
Events Society (ISES) a anunțat constituirea grupului de inițiativă Certified Special
Events Professional (CSEP) . În 1999 a apărut ideea unui manual internațional, EMBOK,
Project Management Body of Knowledge .”17
Figura 4: Principalele
calități are unui organizator
de evenimente
Fiind imposibilă realizarea
unui eveniment de către o sing ură
persoană, un organizator de
evenimente trebuie să știe să
lucreze în echipă și să atribuie
responsabilități . Abilitățile de
conducere sun t necesare, motiv
pentru care se zice că un lider este
născut , nu făcut. Î n spatele unui
eveniment se află o echipă care
trebuie condusă cu grijă . Ca o
regulă generală pen tru delegările de responabilităț i este să nu existe mai mult de două
niveluri sub org anizator . O altă ap titudine , tot legată de echipă , este de a știi să asculte
și să se facă ascultat . În acest domeniu, mereu apar situații neprevăzute, de aceea
flexibilitatea și imaginația sunt absolut necesare . Un organizator trebuie să fie capabil să
infru nte orice fel de situație, și să o rezolve în timp util . Evenimentele sunt obositoare și
pline de muncă, de aceea energia este un alt element cheie în carieră . Atenția la det alii
este și ea esențială, neputând u-se realiza un eve niment de succes dacă nu este s tabilit
fiecare detaliu . Detaliile fac evenimentele unice și de aceea este nevoie și de creativitate
și inovativitate . Pentru a organiza un evneiment este nevoie de timp, astfel organizarea
lui este crucial ă.

17 Oprea, D., Meșniță, G. (2016), op.cit .,p.47 Creativit
ate
Gândir
e
strateg
ică
Integr
are
Etică
Autorit
ate Respo
nsabilit
ateFlexibilit
ateEnergi
eAtentie
la detaliiPasiun
eOrganizar
e

1.8 Modele internațio nale de organizare a evenimentelor
Toate evenimentele de succes cuprind cinci etape esențiale în comun . Aceste
cinci faze sau etape sunt de cercetare, proiectare, planificare, coordonare și evaluare .
Figura 5: Etapele esențiale în
organizarea evenimentelor18

1.8.1 Cercetare
O cercetare amănunțită înainte de începerea organizării oricărui fel sau tip de
eveniment diminuează ri scurile . Cu cât cercetarea este mai amplă , cu atât rezultatul va fi
mai aproape de ceea ce ne dorim și de rezultatele planificate de către organizatori și de
către colaboratori . Timp de mulți ani, profesioniștii în relații publice și alți experți în
marketing au studiat folosirea ceretarii și valo rii acesteia în organizarea de evenimente
pentru a indentifica nevoile, așteptările și dorințele potențialilor clienți . Înainte de a
finanța evenimente, firmele potențial partenere sau conducerea locală, cer date concrete
despre viitorul eveniment, iar astfel se realizează constant stu dii de fezabilitate .
Conceptul de studiu de fezabilitate presupune efectuarea unei analize complexe
de marketing, comerciale, tehnice, de management și financiare a unui obiectiv de
investiții, privit ca un sistem dinamic și deschis de producție și comercializare de bunuri
și servicii, precum și a factorilor angajați (resurse umane, capital, resurse materiale și
energetice ș.a.), cu menționarea aspectelor juridice definitorii, desfășurată pe un anumit
orizo nt de timp, luând în considerar e inclusiv factorii de risc și incertitud ine.19Aceste
studii de fezabilitate includ cercetare exhaustivă . Un eveniment este un produs ca re este
plasat în fața membrilor publicului cu speranța rezonabilă că vor participa . Prin urmare,
este imperios necesar să se efectueze o cercetare atentă și prec isă a consumatorilor pentru
a reduce riscul de absenteism .
Tehnici de cercetare de piață
Înainte de a aduce un nou produs sa u serviciu pe piață, inventatorul sau
producătorul va desfășura activități de cercetare de piață p entru a dete rmina nevoile,
dorințele și așteptările pieței țintă . Fie că evenimentul este un ul nou sau un produs
preexistent, cercetare a de piață este necesară pentru a determina modul de a obține cea
mai bună poziție într -o piață, uneori aglomerată .Cercetarea de piață ajută la afla rea pieței

18 Gobaltt, J .J, (2014), op.cit., p. 41
19 Stănciulescu , C., Pâslaru , P. (2017, Ianuarie 12). Studiul de fezabilitate . Preluat de pe adivisa.com:
http://www.adivisa.com/studiul -de-fezabilitate -continut -cadru/ ,accesată la data de 27 martie 2017, ora
23:25

primare, precum și a piețelor secundare și terțiare, pentru eveniment . Cercetarea de piață
permite, de asemenea, să studieze nivelurile de servicii așteptate de clienți . Prin studierea
pieței în profunzime, se pot identifica t endințele emergente, dezvoltarea de noi sisteme
de livrare de servicii și de a rezolva probleme minore , înainte de a deveni catastrofe
majore . Există trei metode de precercetare pentru un eveniment: cantitativă, calitativă sau
hibrid ă a ambelor . Prin „meto dă” în știnț ele comunicării se înțelege „u n ansamblu de
procedee sau de directive urmate într -un domeniu determinat în vederea obținerii unui
obiectiv”20. Potrivirea tipului de cercetare la eveniment este importantă și este determinată
de obiectivele cercetării, perioada permisă pentru efectuarea de cercetare și fondurile
disponibile .
Organizatorii de evenimente utilizează în principal cercetarea cantitativă printr –
un chestionar pentru a determina informații demografice, cum ar fi sexul, vâr sta, venitul,
și alte fapte relevan țe despre viitoarea piață pentru un eveniment . Chestionarul este „un
instrument de lucru care va consta dintr -o serie de întrebări puse într -o ordine logică astfel
încât subiectul să poată realiza această sarcină ușor, ar informația necesară să poată fi
adunată rapid și eficient”21 astfel, acest tip de cercetare nu este unul foarte costisitor și
este ușor de analizat .
Consultanții de cercetare de piață se bazează pe cercetări calitative . Cercetarea
calitativă nu u rmărește obținerea unor informații generice despre grupuri, ci dimpotrivă,
urmărește să atingă niveluri informaționale mai profunde, legate de anumiți subiecți . Mai
mult decât atât, ea nu izolează întregul, concentrându -se doar pe câteva variabile mai
impo rtante, ci presupune întotdeauna o abordare holistică . O astfel de cercetare se
realizează de obicei printr -un focus -grup . Focus-grupul poate fi definit drept: „o strategie
de cercetare pentru înțelegerea atitudinilor, opiniilor, motivațiilor indivizilor, bazată pe
obținerea de informații într -o discuție relativ liberă despre subiectul principal, între
indivizi și un moderator”22. Focus -grupul este un grup de discuții între 6 și 10 persoane,
condus de un moderator . În focus grup discuțiile se poartă pe o temă dată, bine definită
anterior întâlnirii de grup . Discuțiile sunt focalizate, centrate pe o anumită temă .
Persoanele care iau parte la discuție trebuie să aibă o serie de caracteristici comune de
natură demograf ică, cât și o serie de caracteristici comune legate de tema principală a

20 Marinescu, V. (2009). Cercetarea in comunicare. Metode si tehnici. Bucuresti: C.H.Beck.,p.6.
21 Hansen, M. A., Cottle, S., Negrine, R., & Newbold , C. (1998). Mass Comunication Research Methods .
Londra: Macmillan Press . p.325
22 Wimmer, R. D., & Dominick, J. R. (1987 ). Mass Media Research: An Introduction. Boston:
Wadsworth ,p.127.

discuției . Cercetarea calitativă este, în general, mai costisitoare decât cercetarea
cantitativă din cauza timpului îndelungat în analizarea răspunsurilor mai complexe și mai
diverse decât datele numerice carcateristice unei cercetări cantitative . Costul instruirii
intervievatorilor, timpul acordat de intervievatori, timpul pentru analiza datelor și alte
costuri contribuie la această investiție . Deși costul este mai mare, mulți manage ri de
evenimente doresc atât studii calitative cât și cantitative pentru a -și valida ipotezele sau
pentru a -și cerceta piețele . Cercetarea cantitativă efectivă include elemente de
cercetare calitativă pentru a spori validitatea întrebărilor . Planificatori i evenimentului ar
trebui să folosească un mic focus grup sau o echipă de experți pentru a examina întrebările
înainte de a efectua un sondaj . Acești experți pot confirma că o întrebare este de înțeles
și valabilă pentru cercetarea care se desfășoară .
Obie ctiv Metodă
Sex, vârstă și venituri Chestionar
Atitudini și opinii Focus -grup
Cultura participantului Observator
Carcateristici com patibile Studiu de caz
Date demografice și psihologice Metode combinate
Tabel 1: Selectarea metodei adecvate de cercetare înainte de eveniment23
1.8.2 Proiectare
Dacă cercetarea a fost realizată cu succes și aceasta arată că evenimentul este
podibil, timpul poate fi alocat pentru următorul pas: proiectarea evenimentului . Există
numeroase moduri de a începe acest proces însă cea mai importantă regulă este cea că nu
există idei creative greșite .
Pentru a realiza un concept creativ de cele mai multe ori se folosesc metode
precum brainstormingul și mind mapingului . Brainstormingul este o tehnică de
creativitate în grup, menită să genereze un număr mare de idei, pentru soluționarea unei
probleme24 iar mindmapul sau hartă mentală este un instrument care ne ajută la
structurarea și organizarea informațiilor25. O hartă menta lă este o diagramă care
conectează informația din jurul unui subiect central . Un astel de brainstorming trebuie să
aibă o fază premeditară de stimulare a creativită ții prin jocuri de creativitate și mai apoi

23 Gobaltt, J .J, (2014), op.cit ., p. 46.
24 Rawlinson, J. G. (1998). Gandire creativa si brainstorming . Bucuresti: Codecs. p.51.
25 Buzan, T., & Buzan, B. (1993). The Mind Map Book: Unlock Your Creativity, Boost Your Memory,
Change Your Life. Londra: BBC. , p.25.

se poate lua un flipchart și se răspunde la într ebările De ce? , Când?, Unde? Cine? Ce? în
jurul întrebării Cum? De către membrii echipei de organizare . Astel se găsesc cele mai
bune și creative idei pentru cele mai importante întrebări atunci când vine vorba de
organizarea unui eveniment .
1.8.3 Planifi care
Perioada de planificare este, de obicei, cea mai lungă perioadă de timp în procesul
de organizare a evenimentului . Din punct de vedere istoric, acest lucru se datorează
dezorganizării . Cu toate acestea, obiectivul ar trebui să fie acela de a dezvolta un proces
de planificare fără probleme bazat pe o cercetare atentă și proceduri de proiectare bine
realizate . Faza de planificare presupune utilizarea legilor timp / spațiu / tempo pentru a
determina cum să utilizați cât mai bine resursele imediate . Aceste trei legi de bază vor
afecta fiecare decizie pe care o luați . 26
Legea timpului se referă la cât timp mai este până în ziua evenimentului . Durata
de timp disponibilă pentru planificar e și producție reală va afecta în mod dramatic costul
și, uneori, succesul evenimentului . Potrivit filosofului grec Theophrastus, "Timpul este
cel mai valoros lucru pe care omul îl poate petrece" . Atunci când se alocă timp pentru un
eveniment, se estimează timpul necesar pentru fiecare etapă de organizare: întâlnirile
clienților înainte de eveniment, inspecțiile la fața locului, întâlnirile cu vânzătorii,
comunicările în curs și pregătirile pentru contract, timpul efectiv al evenimentului de la
ora sosirii până la plecare . Deoarece nu se poate estima exact timpul implicat în aceste
sarcini,se adaugă un factor temporal de urgență pentru fiecare fază . Mona Meretsky,
președinte al evenimentului Comcor Event and Meeting Production Inc . din Ft .
Lauderdale, Florid a (www .comcoreevents .com), consideră că utilizarea unui factor de
contingență de 10% care acoperă timpul suplimentar necesar, dar nu proiectat inițial .27
Legea spațiului se referă la spațiul de desfășurare a evenimentului . Unul dintre
principalele consider ente în selectarea spațiului este vârsta și tipul de invitat care va
participa . Spațiul trebuie să fie pregătit pentru orice situație și trebuie să respecte anumite
norme de securitate de aceea acesta trebuie să fie studiat cu mare atenție deoarece alegere a
unui loc pentru un eveniment influențează în mod semnificativ timpul și resursele
financiare suplimentare care trebuie investite
Ultima lege a evenimentelor este tempoul evenimentului, acesta se referă la
acțiunile ce au loc pentru realizarea fiecărei activitate în timpul evenimentelor . Dirijorul

26 Gobaltt, J .J, (2014), op.cit ., p. 59 -63.
27 Ibidem p. 59.

este managerul proiectului care grăbește sau încetinește activitățile în funcție de resursele
sau echipamentele necesare . Înțelegerea nevoilor oaspeților ajută de asemenea la
stabilirea și ajustarea tempo -ului în timpul unui eveniment . Jerry Edwards, CPCE, fostul
președinte al Asociației Naționale a Directorilor de Catering (NACE) și proprietar al
Expreselor Chefului, Inc ., din Ti monium, Maryland, este convins că cei mai buni
planificatori de evenimente sunt aceia care se concentrează28 asupra r ezultatelor de
calitate pentru o aspeții lor .
1.8.4 Coordonare
Coordonarea este evenimentul în sine, este momentul de maximă importanță în
care totul trebuie să iasă conform planului . În cursul coordonării unui eveniment, se iau
sute de decizii . Capacitatea organizatorului de a se folosi de pregătirea și experiența
profesională pentru a lua decizia corectă va afecta rezultatul întregului eveniment . Deși
este adevărat că organizatorii de evenimente ar trebui să mențină o atitudine pozitivă și
să vadă problemele ca provocări în căutarea soluției potrivite, este, de
asemenea, important să se aplice analize critice pentru fiecare
provocare care apare .
1.8.5 Evaluare
Procesul de organizare, aș a cum se poate vedea in Figura 6 ,
este o spirală dinamică ca re este literalmente fără sfârșit . Prima fază
– cercetare – este legată de ultima faza, evaluare . În această ultimă
etapă,întrebarea este: "Ce vrem să evaluăm și cum vom realiza cel
mai bine acest lucru?" . Se poat e evalua fiecare etapă a procesului
de orga nizare sau se poate evalua peransamblu . Depinde de fiecare
caz î n parte ce informații sunt necesare pentru îmbunătățirea
planificarii .
Figura 6: Procesul organizării evenimentelor29

28 Edwards, J. (2009). Chef's expressions . (U. D. Delegation, Operator interviu)
29 Gobaltt, J .J, (2014), op.cit ., p. 65. Cercetare
Proiectare
Planificare
Coordonare
Evaluare

CAPITOLUL 2: PAȘII NECESARI ORGANIZĂRII UNUI
EVENIMENT
Evenimentele sunt mult prea importante pentru a avea încredere în persoanele fără
pregătire și experiență și, din ce în ce mai mult, acești profesioniști au nevoie de o bază
academică solidă . Un grup de cadre universitare și practicieni au dezvoltat Organismul
de gestionare a evenimentelor în domeniul cunoașterii sau EMBOK , ce sintetizează cele
cinci domenii ale cunoașterii și unitățile funcționale asociate pentru realizarea unui
evenimen t.
Figura 7: Modelul domeniilor de activități necesare realizării unui eveniment
2.1 Administrație
Partea administrativă reprezintă fundația tuturor evenimentelor de succes . Aceasta
se implementează în urma rezultatelor cercetării realizate în prealabil . În procesul
administrării, organi zatorul trebuie să ia în calcul datele cercetării pentru a putea atinge
punctele dorite de viitorii invitați , dar și pentru a putea avea eficacitate maximă și a nu
risipii fondurile alocate evenimentului . Practic, planul final al evenimentului este oglinda
cercetării . Eveniment ele sunt tratate din perspectiva a trei părți implicate: a entității pentru
care se organizează, numită și organizator , a en tității ce răspunde de infrastructură,
logistică, servicii de alimentație publică ș.a., cunoscută și sub numele de prestator ,
respectiv a pa rticipanților, cunoscuți și ca beneficiari . Prestatorul este firma specializată
de evenimente, care are și rolul de a crea o cul tură pro -evenimente, acesta fiind, de multe
ori și provocator sau declanșator de evenimente . 30
2.1.1 Implementarea ideii și schițarea planului evenimentului
Dacă evenimentul a fost decla nșat, stabilirea obictivelor reprezint ă prima acțiune
care permite trecerea la celelalte etape și activități din organizarea lui . Obiectivele unui
evenim ent sunt stabilite ușor în funcți e de mo tivul realizării evenimentului . Începând de
la un motiv simplu „strângerea de fonduri pentru repararea acoperișului bisericii”
obiectivele unui eveniment se stabilesc simplu după răspunsul la întrebarea „de ce se
realizează evenimentul?” . Acest proces se realizează și se stabilește împreună cu echipa
de organizare . Aceste obiective trebuie să fie ușor de înțeles de către toată lumea, puse la

30 Oprea, D., Meșniță, G. (2016), op.cit .,p.31

vedere, să nu fie uitate de echipă pe parcursul realizării evenimentului .
Odată fixate obiectivele, se vor stabil i ideea și tema . O idee este ceva vag . Ea
există la început doar în minte a sau în sufletul organizatorului . De aceea ea are nevoie de
o formă, iar această formă se numește conce pt. Schița ideii este un concept în miniatură,
iar un concept este o schiță det aliată a ideii .
Conținutul conceptului
Un concept are un conținut și o formă . Forma exterioară este similară într -o
oarecare măsură unui schelet, conținutul fiind organele .
Conținutul co nceptului cuprinde31:
1. Grupul țintă cu întrebările: Cine sunt par ticipanț ii? Cât de mulți sunt? De unde
vin? Ce doresc ei? Ce limbi vorbesc? Cărei culturi/domeniu de activitate îi
aparțin?
2. Prilejul
3. Momentul și intervalul de timp
4. Destinația și locația
5. Obiectivele
6. Bugetul
7. Ideea
8. Mediul comun icațional exterior
De la cel mai simplu la cel mai complex eveniment, trebuie aplicat un plan formal
ce trebuie să conțină toți pașii necesari realizării acestuia până la factorii de risc,
evenimetul trebuie să fie tratat ca un proiect .
2.1.2 Tema evenimentului
Odată fixate obi ectivele și conceptul evenimentului, se stabilește tema, prin care
se defin ește întreaga atmosferă în care se va desfășura evenimentul . De regulă, temele
preiau elementele specifice locului, culturii și tradi ției locale sau tr ecutului istoric .
Aceasta trebuie să spună o poveste captivantă, prin care se creează a șteptări, se
promovează și încurajează implicarea și trăirea unor diverse experiențe . Ea întărește
mesajul evenimentului și a jută la atingerea scopului și obiectivelor, determinând
persoanele interesate să ia decizia să participe . Un atu important în alegerea temei unui
eveniment sunt satisfacerea celor cinci simțuri ale invitaților . Asemeni unor cinci cărți de
joc câștigătoare, combinând cele cinci simțuri – tactitl, olf activ, audititv, vizual și gustativ

31 Schafer -Mehdi, S. (2008). Organizarea Evenimentelor . Bucuresti: All. ,pp.54 -64

– realizăm cerința primordială a viitorilor invitați .32
Sunetul – pentru a comunica cu invitații, trebuie realizat un sistem de
sonorizare ce continte efecte unice, cu intensitate mărită ce pot capta atenția invitaților .
Sunetul este cel mai puternic simț al omului, acesta deschide imaginația și permite
vizualizarea imagininilor din trecut, practic trezește amintiri . Astfel, imaginea
evenimentului poate rămâne întipărită în mintea invitatului prin sunetele ce urmează a fi
folosite . Sunetul influențează și locul evenimentului, dacă evenimentul se bazează foarte
mult pe muzică, atunci spațiul în care se ține evenimentul trebuie să aibă o acustică bună .
Vizualul – este, de asemenea , foarte important, pornind de la imaginile
dinaintea evenimentului, logouri, afișe, promovare , până în ziua evenimentului, unde
indicatoarele trebuie să fie la vedere și foarte clare, pentru a indica direcția foarte bine .
Restul elementelor vizuale ce realizează designul evenimentului , întocmesc cheia către
succes . Simțul tactil – flyerele, șervețelele, fețe le de masă, toate sunt detalii care
dezvăluie calitatea evenimentului . Pentru un efect garantat , se folosesc texturi diferite .
Mirosul – prin acest simț se face apel la amintirile invitatului . Se mizează pe
arome naturale precum cele de flor i, fructe sau arome precum turta dulce, pâine a caldă
ș.a. Acesta trebuie să fie unul discret, pentru a nu fii deranjant .
Gustul – Comunicarea cu firma de cattering este una esențială , mâncarea trebuie
să atingă obiectivele propuse în prealabil și trebuie să cumuleze toate celelelte simțuri .
Alegerea ingredientelor cu grijă în functe de obiective , fără a exagerea cu ele duc
la realizarea acestora cu succes . O dată cu selectarea și atingerea simțurilor de bază ale
invitaților, există oportunitatea de a adăuga o notă de „amintire” evenimentului . Acestea
pot fi mici cadouri sau activități c e pot rămâne în timp în mintea i nvitaților .
2.1.2 Resurse umane, financiare și timpul acordat
Resurse uma ne
Imediat după ce s -au decis scopul și tema eve nimentului, se pune problema aflării
numărului de persoane d e care este nevoie pentru organizarea lui . Gestionarea resurselor
umane variază foarte mult în funcție de evenimentul ce urmează a fi derulat . Personalul
implicat poate fi format din profesioniști sau amatori, din oameni plătiți sau voluntari .
Însă, indi ferent de tipul lor, procesul de recrutare a resurselor umane constă în
planificarea, identificarea, evaluarea și selectarea lor .33 După stabilirea tipului de

32 Gobaltt, J.J, (2014), op.cit ., pp. 81 -85.
33 Oprea, D., Meșniță, G. (2016), op.cit .,p.166

eveniment, se estimează numărul de perso ane implicate în organizarea și desfășurarea lui .
Factori ce influențează necesarul de personal:
1. Mărimea evenimentului
2. Raportul dintr e personalul plătit și voluntari
3. Tema și activitățile eveni mentului
4. Momentele de vârf ale evenimentului, când este nevoie de un număr mai mare de
personal
Categoriile de personal:
1. Personal operațional: care să asigure activitățile de servire a partcipantilor și
activităților de sprijin
2. Personal pentru activitățile de marketing: acoperă acțiunile de promovare,
cercetare, evaluarea impactului, vânzarea produselor specific e.
3. Personal financiar -contabil: plăț i, încasări, evidența și înregistrar ea documentelor
financiar -contabile, controlul bugetului, coordonarea achiziți ilor.
4. Personal administrativ și juridic: activități de recrutare și angajare, secretariat,
cadrul juridic al contractelor, respectarea legislației privind asigurările ș i taxele,
standardele și restricțiile specific e evenimentului .
5. Voluntari: ajutor suplimentar în asigurarea desfășurării conform planului în timpul
evenimentului .
Resurse financiare
Evenimentele , indiferent dacă sunt simple sau complexe, cu mai mulți sau mai
puțini participanți, personale sau organizaționale, presupun o diversitate de resurse, multe
dintre ele achiziționate, contractate, închiriate, ceea ce înseamnă de cele mai multe ori,
bani . Aspectele financiare se abordează încă din f aza de intenție, pentru că , plecând de la
venturile și cheltuielile estimate se stabilește complexitatea evenimentului . În organizarea
evenimentelor apar cheltuieli precum: salarii, onorariile invitaților, chiria spațiului,
echipamentele , decorațiunile, p romovarea, transportul, cazarea participanților, meniurile,
unitățile și furnizorii de servicii, securitatea .
Spre deosebire de cheltuieli, v eniturile sunt greu de estimat, dar mai ales de
obținut. Cele mai des întâlnite surse de venit sunt: vânzare a de bilete, taxe de participare,
vânzări de bunuri, vânzarea drepturilor de autor, închirierea de standuri, donații sau
sponsori zări, subvenții de la administaț ii locale .

Resurse de timp
Procesul de planificare începe cu anunțarea întâlnirii de planific are. Acest anunț
ar trebui să includă o dată și o oră pentru întâlnire care este convenabilă tuturor membrilor
echipei de planificare . Cele mai multe evenimente necesită mai multe întâlniri de
planificare pentru a stabili planul final și planul detaliat al evenimentului . Un plan pentru
o astfel de întâlnire ar putea fi:
1. Introducerea membrilor echipei
2. Revizuirea obiectivelor
3. Stabilirea datelor critice evenimentului
4. Discutarea și consensul programului de pregătire a evenimentului
5. Discutarea și consensul pr ogramului evenimentului
6. Revizuirea finală a programului
Programul trebuie să conțină fiecare etapă începând de la partea de cercetare până la
partea de evaluare . Acesta trebuie să conțină perioada de desfășurare a activității,locul,
bugetul dar și respons abilul desemnat activității .
2.2 Designul evenimentului
"Designul" nu este nici știință, nici artă pură; Este atât un act tehnic cât și unul
creativ . Când vine vorba de instrumentele de proiectare a evenimentelor, acestea se
bazează pe o serie de principii din psihologie, psihologie de mediu și psihologie socială,
în special . Designul este adesea folosit ca un proces pentru a crea o schimbare reală în
cadrul unui sistem sau al unei piețe . Prea des, designul este definit do ar ca o rezolvare a
problemelor vizuale sau de comunicare datorită predominării designerilor grafici .34
Dat fiind faptul că experiențele evenimentului nu pot fi proiectate, sugerate,
constrânse și facilitate, care este scopul designului de eveniment? Modelu l EMBOK
enumeră următoarele aspecte concepute: catering, conținut, divertisment, mediu,
producție, program . Elementele ce pot fi proiectate în cadrul unui eveniment sunt35: locul,
decorul , amenajarile speciale , programele , activitățile , serviciile , consumabile le.
2.2.1 Locul, amenajările speciale și producția evenimentelor
Stabilirea locului este, în același timp, știință și artă . Aceasta presupune căutări
multiple, creativitate, experiență, expertiză, fler și intuiție . Un argument hotărâtor în
stabilirea locului este gradul de unicitate . Alți factori ce influențează alegerea locului

34 Shedroff, N. (2001). Experience Design. California , SUA: New Riders Publishing Thousand
Oaks.,p. 119.
35Lynn, V.D.W, Carlos, B.R. (2001). Event Management . Londra: Pearson. , p.26.

desfășurării evenimentelor sunt: Dotarea cu necesitățile resonsabililior cu log istică,
securitatea, cateringul; disponibilitatea ; amplasame ntul propriu zis ; prețurile și tarifele ;
capacitatea locului ; renumele locului ; personalul calificat din zonă ; modalitățile de acces .
Identifi carea nevoilor participanților: s pațiul evenimentului trebuie adaptat în
funcție de nevoile speciale ale anumitor invitați . Aceste nevoi trebuie identficate în
prealabil în cadrul studiului realizat .
Dimensiunea, greutatea și volumul evenimentului se stabilesc în funcție de
numărul de participanți, designul trebuie să fie astfel încât acesta să mărească spațiul și
să dea senzația de granditate . Prima întrebare înainte de setarea acestor detalii este
numă rul de persoane ce participă , tipul și felul în care aceștia trebuie să se simtă sau să
stea în cadrul evenimentelor . De asemenea, spațiul trebuie să fie ales și în funcție de
securitatea invitaților , să îndeplinească normele în vigoare . Exemplu de calcul pentru
stabilirea dimensiunii spațiului evenimentului36:

Din totalul de spațiu disponibil , se scade spațiul necesar oamenilor, iar restul de
spațiu rămâne p entru mese, scaune, alte aranjamente . Acest proces nu este re versibil, în
primul rând trebuind luat în calcul spațiul necesar desfășurării activităților oamenilor , iar
mai apoi al designului propriu zis .
Spațiul trebuie ales și în funcție de infras tructur ile necesare evenimentelor . Locul
poate corespunde tuturor cerințelor , însă dacă se află într -o zonă greu accesibilă, din care
lipsesc serviciile de bază, valoarea lui este mult diminuată . Conectarea lui cu restul lumii,
prin drumuri, căi aeriene, rețele de gaz, energie electrică, in ternet ș.a, îi asigură un
standard înalt . Cele mai importante elemente în acest caz sunt: transportul, parcările,
salubritatea și utilitățile .Transportul și par carea sunt un factor important în organizarea
viitorului eveniment . Acesta reprzint ă prima și ultima impresie cu privire la evenime nt.
După contractarea spațiului se trece la realizarea planului de utilizare cât mai eficientă a
acestuia, după cum urmează37:
1. Inventarierea reperelor ce necesită spații: evenimentul pr esupune utilizarea unor
zone special amenajate pentru scene, mese, scaune, garduri, co nstrucț ii temporare
2. Identificarea problemelor de proxi mitate: unele activități sau servicii au nevoie de
spați i care să fie unele lângă altele . Pe de altă parte, exis tă și rest ricții de

36 Gobaltt, J .J, (2014), op.cit ., p. 87.
37 Oprea, D., Meșniță, G. (2016), op.cit .,p.93

proximitate, anumite vecinit ăți incompatibile . Spațiile nu vor fi atribuite la
întâmplare, ci după anumite norme sanitare și de securitate .
3. Identificarea și amenajarea locuril or de depozitare: ele sunt indi spensabile pentru
aprovizionarea rapidă, pentru menținerea în condiții bune și de siguranță a
diverselor materiale .
4. Evaluarea impactului evenimentului as upra locului: integrarea și buna păstrare a
activelor puse la dispoziție .
După parcurgerea ac estor pași, în final, va rezulta o diagramă clară și completă a
spațiului, care va fi folosită inclusiv pentru obținerea aprobărilor sau autorizărilor de la
institutile abilitate .
O simplă decorare înseamnă apreciere și atenție dedicată in vitațiilor, inducând o
atmosferă de sărbătoare . Încă din primele etape, se realizează vizualizarea spațiului ca un
întreg, dar și pe componente până la cele mai mici detalii . Elementele privind realizarea
decorurilor se împart în trei mari categorii:38
1. Cadr ul general: pereți exteriori, pereți in teriori, componente arhiecturale, culori .
2. Zona de impact: intrări, scări și lifturi, scene, platforme, prezidii, bufete, baruri,
coloane de decor .
3. Zona ambientală: mobilier interior și exterior, ghișee și vitrine, aranjamentele
ornamentale, lumina, costume .
Spațiul unde vor sta participanții în cadrul evenimentelor va respecta anumite
stiluri și norme standard după cum urmează39: scaune poziționate în stil tearu; culoare în
stil teatru ; organizare tip sală de clasă ; organizare tip banchet ; amplasare în trepte, gen
amfiteatru . În functe de tipul și amploarea evenimentului, de planul zonei de desfășurare,
sunt necesari plasatori care să orienteze și să îndrume participanții spre clădiri, săli, locuri
și mese . Marcajele și indicatoarele sunt o altă formă de comunicare cu participanții .
Acestea îndeplinesc și altă funcție importantă pe lângă coord onarea invitațiilor precum:
promovarea brandului .
La fel ca toate celela lte indust rii, indust ria evenimentelor este într -o continuă
schimbare și apelează la cele mai noi tehnologii în domeniu, pentru a crea experiențe
inedite și atmosfere deosebite . Principalele elemente tehnol ogice prin care se asigură buna
desfășurare a evenimentului , dar și a atmosferei de neui tat sunt: luminile, ce influențează

38 Gobaltt, J .J, (2014), op.cit ., pp. 1 -10., p.284
39 Allen, J. (2000). Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events,
Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other Special Events . New York: Wiley, p.
275

starea publicului și schimbarea realității, folosi nd o atmosferă deosebită; acustica și
sonorizarea pentru a stârni imaginația publicului, crearea anumitor senzații și inducerea
diver selor stări; video -foto pentru a menț ine amintirile vii după finalizarea evenimentului;
efectele speciale ce au darul de a capta atenția , de a fascina, de inducere a emoțiilor
puternice sau de a amuza .
2.2.2 Servicii și programe pentru participanții la evenimente
Evenimentele sunt dedicate participanților, motiv pentru care aceștia sunt în
centrul atenției .Cerințele participanților se află pe primul loc în preocupările
organizatorilor, din momentul atragerii lor și până la închiderea evenimentului . Ei vor fi
ascultați, le vor fi înț elese așteptările, motivele, percepțiile, astfel încât activitățile să se
desfășoare prin prisma dorințelor lor, dar și pentru o mai bună poziționare a firmelor pe
piața evenimentelor . O bună abordare a relațiilor cu clienții va conduce la fidelizarea lor .
Ca urmare, odată cu inițierea evenimentului, după ce s -au cules datele despre
participanți și s -a identificat profilul lor prin preferințe și așteptări, echipa va urmări să
asigure serviciile necesare pentru a le satisface solicitările, de la transport, cazare și
până la programele pentru însoțitori și suvenirurile pentru cei apropiați . Procedura
înregistrării are loc la evenimente unde participă diverse categorii de persoane . Ea se
efectu ează în etape, fiind elaborate mai multe liste de înregistrare40: interesate ; înscrise,
dar neconfirmate ; înscrise și confirmate . Procedura înregistrării reprezintă primul
contact cu evenimentul și prima impresie . Înregistrarea reprez intă și o sursă importantă
de informații despre participanți, ce pot fi folosite pe perioa da întregului eveniment , dar
și post -eveniment . Evenimentele presupun, de cele mai multe ori, și acoper irea nevoilor
de deplasare și cazare ale participanților, dar și alte servicii . În ceea ce privește
transportul, organizatorii au la dispoz iție diferite variante, în funcți e de complexitatea
evenimentului, de tipologia participanților, de resursele disponibile, de locul
desfășurării și distanța de parcurs. Harta locului va fi unul dintre principalele elemente
puse la dispoziție, pentru a ajuta la orientare a participanților în alegerea variantei de
deplasare . Pentru evenimentele cu o durată mai mare de o zi sau care au loc în alte zone
decât cele de dom iciliu ale participanților, echipa își va asuma responsabilitatea cazării
sau a informării privind posibile le soluții . De obicei, cazarea se face la hoteluri, cămine
universitare, pensiuni, case de oaspeți, gazde și alte locuri specializate . Cazarea poate fi

40 Oprea, D., Meșniță, G. (2016), op.cit .,p.126

inclu să în preț sau nu , însă va fi o obligație a organizatorilor să prezinte opțiuni , iar
echipa se va p reocupa cel puțin de41:
1. Identificarea locurilor de cazare optime din punct de vedere al raportului
preț/calitate, în funcție de specificul evenimentului și al participanților;
2. Rezervarea camerelor, când participanții nu vor suporta costul cazării;
3. Negociere a prețurilor, în raport cu numărul invitațiilor și gradul de ocupare;
După ce persoanele interesate s -au decis să participe, au fost desemnate
procedurile pentru serviciile de transport și cazare, mai sunt de rezolvat o serie de
elemente specifice sosirii participanților, cum ar fi: amenajările și personalul pentru
primirea invitațiilor, controlul accesului și modul în care se vor gestiona cozile .
Activitățile ce generează amintiri cât mai fr umoase despre eveniment sunt inclusiv
cele de divertisemnt sau artistice . Cele mai des întâlnite activități din această categorie
sunt: concertele, festivalurile, spectacolele de teatru, operă, muzică, spactacole de dans,
circ, acrobații , magie, târguri și expoziții de pictu ră, fotografie, caravane de film , proiecți i
video, tururi virtuale, jocuri interactive, spectacole de lumini ș.a.
Programele complementare sunt activitățile care satisfac cerințele speciale ale
participanților sau însoțitorilor acestora . Astfel de programe sporesc satisfacția și au
scopul de a d istra, infor ma, amuza și încânta. Linia de demarcație dintre activitățile
principale ale evenimentului și cele complementare este foarte subțire, însă devine
evident ă în cazul personalităților și însoțitorilor, respectiv persoanelor cu nevoi speciale .
În organizarea evenimentelor se va acorda o atenție deosebită participanților cu nevoi
speciale . De multe ori, ei sunt neglijați, ceea ce se poate evita cu un minim de efort .
Evenimentele sunt oportunități perfecte pentru valorificarea acestor trăsături, prin
pregătirea fiecărui detaliu din program . Ele se transformă în clipe memorabile, prin
diverse tehnici, cum ar fi: dăruirea de obiecte promoționale, sub formă de cadouri sau
suveniruri, care să provoace rememorarea cu plăcere a timpului petrecut; recuno așterea
meritelor participanților la organizarea de concursuri sau tombole .
Indiferent de durată, loc, temă , participanții la evenimente au nevoie de ali mente
și băuturi, oferite gratuit sau contra cost . Activitățile de asigurare a alimentelor și
băutur ilor vo r fi planificate și controlate î ndeaproape , întrucât implică o multitudin e de
factori de risc . Principalele repere avute în vedere sunt preferințele și restricțiile

41 Oprea, D., Meșniță, G. (2016), op.cit .,p.127

participanților în materie de mâncăruri și băuturi, meniul și stilul de servire adop tate și
furnizorii care prestează aceste servicii .
2.3 Marketingul
Toate evenimentele au nevoie de acțiuni de marketing . Ele reu nesc cele mai
interesante și in ovative activități de promovare, motiv pentru care în echipă se vor atrage
oamen i creativi, care simt piața , cunosc preferințele participanților . Activitățile de
marketing au ca reper scopul și obiectivele evenimentului , respectiv ideea și tema lui . De
la început, evenimentul va fi încadrat într -o tipologie, pentru a obține toate detaliile
privind m odul de organizare și cerințelor participanților .
Marketingul evenimentelor se referă în principal la cercetarea pieței, modalitățile
de transmitere a scopului, ideii și temei, dezvoltarea planului de marketing, în care să se
regăsească materialele și campaniile de promovare, planul de difuzare a mesajelor
publicitare, bugetul de promovare, activitățile privind relațiile publice . Succesul
activităților de marketing se măsoară prin numărul și satisfacția participanților, dar și prin
recomandările pe car e aceștia le dau pentru evenimentele viioare .
Mixul de marketing, este la fel de util în cazul evenimentelor c a pentru orice altă
industrie sa u domeniu de activitate . Pe lângă cei 4P tradiționali, produs, preț, promovare
și plasare, unii autori consid eră că în mixul de marketing sunt incluși și alți factori ,
respectiv parteneriate, persoanele invitate sau implicate în organizare și desfășurare,
programul evenimentului și pachetele promoționale, ajungându -se astfel la 8P . Indiferent
de factorii incluși în mixul de marketing, prin activitățile specifice se dorește maximizarea
impactului evenimentului, atât economic, cât și comunitar, social, ecologic . În acest sens,
este necesar să se aloce suficient timp . Cercetarea de piață, elaborarea materialelor,
promovarea și analiza datelor necesită o perioadă destul de îndelungată până la
inregistararea efectelor dorite .
2.3.1 Cercetarea pie ței și cererea potențială
Colectarea informațiilor relevante pentru eveniment sprijină fundamentarea
deciziilor privind fezabilitatea ș i oportunitatea lui, locul, data sau personalul potrivit . Un
scop al ceretă rii pieței este de a afla dacă sunt evenimente care se desfășoară simultan,
pentru a stabili o dată cât mai avantajoasă .
Prin cercetarea pieței se obțin informații ut ile pentru derularea evenmentului, dar
mai ales pentru diminuarea riscurilor . Principalele categorii de informații pot fi42:

42Schafer -Mehdi, S. (2008 ). Organizarea Evenimentelor . Bucuresti: Al l.,p.14

1. Cererea și capacitatea pieț ei de a absorbi evenimentul
2. Competitorii
3. Ofertele disponibile de echipamente și tehnologii pentru producția evenimentului
4. Posibilitățile de finanțare
5. Disponibilitatea prsonalului
6. Cultura locală
7. Eveniment ele similare anterioare
8. Perioada de timp optimă
2.3.2 Segmentarea și motivația grupului -țintă
Odată cu cercetarea pieței, se va decide grupul -țintă al evenimentului, ceea ce
presupune cunoașterea participanților . Adeseori, nu există un singur grup țintă , ci mai
multe . Unul este principal și alte două -trei secundare . De aceea, se impune segme ntare a
grupului -țintă, în funcți e de mai multe criter ii perecum car ateristicile demografice, socio –
econom ice, atitudini și credințe ș.a.. Cunoscând caracteristicile grupului -țintă, se
selectează mijloacele de promovare, dar se și adaptează evenimentul la cerințele lui . În
acest scop se va inves ti în promovare, care va crește notorietatea evnimentului . Acest
lucru nu este suficient, se impune o analiză pre -promvare a grupului -țintă, prin care să se
se stabilească modul în care oamenii sunt influențați să pa rticipe la un eveniment . Analiza
se poate realiza sub forma unui interviu/chestionar . Chestionarul de cercetare reprezintã
o tehnicã și, corespunzãtor, un instrument de investigare constând dintr -un ansamblu de
întrebãri scrise și, eventual, imagini grafic e, ordonate logic și psihologic, care, prin
administrarea de cãtre operatorii de anchetã sau prin autoadministrare, determinã din
partea persoanelor anchetate rãspunsuri ce urmeazã a fi înregistrate în scris .43
2.3.3 Planul de marketing și promovarea evenimentelor
Activitățile de marketing se d esfășoară atât în pla n extern , cât și în plan intern . În
primul caz, este vorba de tot ceea ce se face pentru a da vizibilitate evenimentului și pentru
a atrage cât mai mulți pariticipanț i din grupul -țintă. Pe pl an intern, acțiunile î i vizează pe
cei implic ați în organizarea eveni mentului, scopul fiind de a -i motiva să se implice în
toate activitățile, indiferent de statutul lor . Planul de marketing surprinde tot ce are
legătură cu activitățile de marketin g, de la scopul și obiectivele urmă rite, până la tehnicile
folosite, materialele de promovare, perioadă și inverv alele de timp optime pentru a obț ine
efectul maxim, bugetul estimat ș.a. Organizatorul va identifica elementele de stârnire a

43 Buzea, C. (2014 -2015). Curs 9 -10: Metodologia de cercetare în științele comunicării . Brașov. , p.2 .

curiozității, dorinței, tentației de a participa, care vor fi cuprinse în planul de marketing .
Ca urmare, planul de marketing este indicat să conțină cel puțin următoarele elemente44:
1. Enumerarea pe scurt a scopului și obiectivelor generale
2. Analiza mediului
3. Descrierea pieței -țintă, a segmentului de piață, a grupurilor țintă
4. Bugetul de marketing
5. Calendarul acțiunilor de marketing
6. Strategiile concurențiale
2.3.4 Acțiunile și materialele de promovare
Principalul factor în decizia tehnicilor de promovare a evnimentului este ceea ce î i
motivează pe participanți sau invitați să vină la eveniment . Strategiile de proovare cel mai
des intanite sunt45: social media ; reclama online plătită ; reclama of fline plătită;
publicitatea gratuită – prin intermediul partenerilor media ; acțiuni promoționale .
Acțiunile de pro movare nu se derulează în ac elași timp . Se folosesc pachete secvențiale,
în funcție de obiectivele urmărite . În conceperea mesajelor, materialelor și canalelor
media se va insista pe crearea convingerilor și sporirea activităț ilor. Promovarea trebuie
să urmărească răspunsurile participanților la întrebările: Cine? Când? Unde? Cât costă?
Cât durează? Ce am de câștigat din asta?
2.5 Riscuri, legislație
2.5.1 Factorii de risc
Gestionarea riscurilor înseamnă parcurgerea câtorva etape, membrii echipei
trebuie să cunoască tot mai multe aspecte despre riscurile la care este expus evenimentul,
precum și despre măsurile și procedurile de reacție pentru fiecare categorie . Chiar dacă
amenințările, pericolele, vulner abilitățile și h azardul se manifestă pe întreg ciclul de viață,
eforturile se vor focaliza pe cele ce pot afecta evenimentul . Principalele domenii din
managementul riscurilor sunt46: comunicarea și sistemele de comunicații, sigu ranța și
securitatea, servici ile medicale de urgență, parcările și transportul,managementul și
controlul mulțimilor, contractele, permisele și licențele .
Riscul, pentru orice domeniu de activitate, rep rezintă un incident cu efecte
negative, care conduce la imposibilitatea desfășurări i unei activități, la dificultăți în
atingerea unor obiective, la întârzierea unor lucrări ș.a. Indiferent de natura lor, riscurile

44 Oprea, D., Meșniță, G. (2016), op.cit .,p.83
45 Isaac, L. (2017, 06 11). Selling the Event . Preluat de pe Online Learning for Sports Management:
http://www.leoisaac.com accesată la data de 29 martie ora 23:15
46 Măzăreanu,V. (2010). Economia digitala si managementul riscurilor . Iasi : Tehnopress,p . 25.

generează cel puțin trei mari tipuri de pierderi47: materiale , de imagine și de vieți
omenești . Primele două categorii sunt l a fel de importante, dar prezintă posibilități de
remediere diferite, atât din perspectiva costurilor, cât și timpului, în vreme ce ultima este
iremediabilă . Riscurile pun sub semnul întrebării siguranța și securitatea evenimentelor,
iar pericolele cele ma i mari sunt generate de obișnuință , inerție și ignoranță . Pentru a
elimina aceste cazuri sau pentru a diminua efectele apariției riscurilor, se elaborează o
serie de planuri, dintre care relevante sunt cele de prevenire, de intervenție în situații
neprevăzute și planurile de criză .
Se va acorda atenție securității și siguranței evenimentului în toate etapele lui, din
momentul conceperii și organizării până la închidere și post -evaluare . Riscurile vor fi
identificate și evaluate pentru stabilirea mă surilor potrivite pentru preîntâmpinare,
contractare, de diminuare a efectelor, de control al situațiilor , eventual de transfer al
gestionarii lor ș.a. Ca urmare, și în cazul evenimentelor vorbim despre48:
1. Identificarea riscurilor;
2. Evaluarea riscurilor ;
3. Planul de acțiuni ca răspuns la situatile de risc;
4. Monitorizarea și controlul planurilor privind riscurile ;
2.5.2 Termeni legali
Indiferent de măsurile luate pentru siguranță și securitate, responsabilii
evenimentului sunt obligați să cunoască legislația în vigoare,în funcție de tipul și
complexitatea acțiunilor sau de numărul de participanți cum ar fi49: Legea 10/2012 pentru
modificarea și completarea Legii nr . 4/2008 privind prevenirea ș i combaterea violenței cu
ocazia competițiilor și a jocurilor sporti ve; Legea 60/ 1991 privind organizarea și
desfășurarea adunărilor publice, republicată în 2004; Legea 53/ 1998 pentru ratificarea
Convenției europene privind violența și ieșirile necontrolate ale spectatorilor cu ocazia
manifestărilor sportive, în special la meciurile de fotbal, adoptată la S trasbourg, la 19
august 1985; Legea 295/2004 privind regimul armelor și al munițiilor, republicată în
2014; Hotărârea de Guvern 300/2006 privind cerințele minime de securitate și sănătate
pentru șantierele temporare sau m obile, cu referire la structurile provizorii construite
pentru eveniment; Legea 535/ 2004 privind prevenirea și combaterea terorismului;

47 Getz, D., (2005), op.cit ., pp.341 -364
48 Măzăreanu,V. (2010) , op.cit .,p.52
49 legislatie.just.ro. (2017). Preluat de pe Portal legislativ : http://legislatie.just.ro/Public , accesată la data
de 14 mai 2017, ora 19:32

Legea 333/2003 privind paza obiectelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, cu
modificările și completările ulterioare .
Contractele sunt documente care prevăd drepturile și obligațiile ambelor părți .
precum și modul de rezolvare a problemelor . Resp ectarea contractelor este și o ocazie de
a clarifica unele lucruri și de a stabili nivelul de colaborare cu furnizo rii, partenerii,
sponsorii . Contractele pentru un eveniment pot fi50: contractul de management;
contractele de consultanță; contractele de prestări servicii, de la închirierea spațiului,
catering, sonorizare și până la serviciile de transport, contractele cu invitații speciali,
artiștii, speakerii ; contractele pentru închirierea spațiilor de expunere sau a celor de
comercializa re și pentru asigurarea cazării; contractele cu furnizorii programelor de
divertisment; contractele de sponsorizare; contractele de achiziție a diverselor bunuri;
contractele cu serviciile de urgență publice și private ș.a. Toate obligațiile asumate de
părțile implicate se vor confirma în scris . Ideea strângerii de mână este frumoasă, dar nu
și suficientă pentru a proteja interesele organizatorilor . Este bine să se consulte un jurist
la elaborarea și semnarea lor, indiferent de scop și obiect .
Permise le sunt documente emise de autorități locale, agenții specializate, servicii
publice ș.a. care permit efectuarea anumitor activități . Ele depind de tipul evenimentului
și natura activităților, între cele mai întâlnite fiind: pariuri, tombole, loterii, vânzări de
diverse bunuri ; constituirea de parcări temporare sau închirierea și blocarea unora
existente; utilizarea unui spațiu public (de exemplu, o grădină publică, un scuar, o piață
publică, holul unei instituții); organizarea de mitinguri, marșuri, fe stivaluri și concerte în
aer liber .; realizarea de act ivități cu caracter pirotehnic; afișarea de bannere și alte
materiale de promovare; închid erea temporară a unei străzi; vize de călătorie ș .a.
Documentarea atentă în privin ța permiselor obligatorii, fără de care unele activități nu se
pot desfășura, elimină riscul anulării acestora . Cu ajutorul lor se protejează interesele
organizatorilor, se respectă standardele legale și etice, se oferă siguranță și securitate
evenimentului și participanților, se acoperă eventualele pierderi financiare .
Pe lângă permise, se vor face demersurile n ecesare ob ținerii licențelor de la
instit uții guvernamentale sau private, cum ar fi dobândirea dreptului de a utiliza o
melodie . Se verifică tipurile de licență specifice evenimentului . Dintre activitățile care
solicită licențierea enumerăm: vânzarea/consu mul de alcool ; vânzarea alimentelor ;
difuzarea de muzică ; activități pirotehnice ; realizarea instalaț iilor electrice și de gaz ș.a.

50 LegeaAZ. (2017, 06 10). Preluat de pe Tipuri de contracte : http://legeaz.net/dict ionar -juridic/tipuri -de-
contracte , accesată la data de 14 mai 2017, ora 19:44

Pe lângă permise și licențe, se vor avea în vedere și alte reglementări, cum sunt:
legislația națională și locală de protec ție a mediului; reglementările privind sponsorizările
(conflicte de inter ese, publicitate mascată ș.a. ) permisele de muncă .
Actele normative care reglementează funcționarea, încadrarea și dotarea servicilor
voluntare și pri vate pentru situații de urgență în funcție de care se pot stabil i obligațiile
legale de respectat sunt51: legea 307/2006 privind apărarea împotriva incendiilor; legea
481 /2004, republicată, privind protecția civilă; ordonanța de urgență a guvernului
21/2004 privind sistemul național de management al situațiilor de urgență, aprobată prin
Legea 15/2005; ordinul Ministerului de Interne 195/2007 pentru modificarea Ordinului
718/2005 pentru aprobarea Criteriilor de performanță privind structura organizatorică și
dotarea serviciilor voluntare pentru situații de urgență; hotărârea de Guv ern 1579/2005
pentru aprobarea s tatutului personalului voluntar din serviciile de urgență voluntare ș .a.;
În paralel cu legislația națională, se impune cunoașterea normelor locale și
organizaționale, respectiv h otărârile de consilii locale sau județene, regulamentele de
ordine interioară . În același timp, respectarea legilor reprezintă o componentă importantă
a eticii profesionale . Managerul evenimentului este obligat să cunoască standardele
profesiei și să se gh ideze după codul de etică al breslei .
2.6 Evaluarea
Ultima etapă a unui eveniment, încadrarea și evaluarea lui, este , de multe ori,
tratată cu mai puțină atenție decât celelalte, mai ales în cazul evenimenentelor mici,
nerepetitve . Nu același lucru se poate spune că se întâmplă la cele complexe, de mari
dimensiuni, când momentul închiderii este aproape la fel de fastuos și de dificil de
gestionat că deschiderea .
2.6.1 Planificarea închiderii evenimentelor
Prin închidere, se urmărește crearea și întărirea unor relații profesionale, sociale .
Cu alte cuvinte, activitățile de organizare nu se termină când evenimentul se închide . Faza
închiderii evenimentului presupune52:
1. Eliberearea locului și degrevarea resurselor folosite;
2. Efect uarea ultimelor operațiuni financiare;
3. Transmiterea mesajelor finale către mass -media;

51 legislatie.just.ro. (2017). Preluat de pe Portal legislativ : http://legislatie.just.ro/Public accesată la data
de 14 mai 2017, ora 19:55
52 Oprea, D., Meșniță, G. (2016), op.cit .,p.157

După plecarea ultimului invitat, partea cea mai dificilă în organizare s -a incheiat, însă
atenția trebuie să rămână sporită, pentru a nu afecta rezultatele obținute până în acel
moment.Urmează apoi comunicarea post -eveniment și operațiunile financiare finale, care
nu sunt la fel de vizibile pentru participanți. O bună parte a materialelor pot fi utilizate și
la alte evenimente. Operațiunile financiar -contabile reprezintă a doua mare categorie de
activități specifice închiderii . Se realizează ultimele calcule și plăți, se inventariază
activele rămase, se returnează bunurile împrumutate, se achit ă ultimele salarii . De
asemenea, se va analiza eficiența financiară, acolo unde este posibil . Vor fi verificate
consumurile, pierderile, lucrurile deteriorate sau distruse, eventualele sustrageri sau
utilizări în alte scopuri ale unor materiale sau echipamente . Echipa de marketing și relații
publice va lucra în paralel și va avea grij ă de ultimele acțiuni privind comunicarea cu
mass -media și participanții precum redactarea comunicatului de presă final, centralizarea
chestionarelor de evaluare, trimiterea scrisorilor de mulțumire partenerilor, ziariștilor și
participanților .
2.6.2 Evalu area evenimentelor
Evaluarea impactului social
Evaluarea reprezintă un proces prin care se măsoară performanța unui program
și se identifică soluții la problemele existente . Mai exact, evaluarea poate avea, printre
altele, următoarele scopuri: ¾ analiza rezultatelor,output -ului și impactului unui
program; ¾ compararea rezultatelo r cu costurile unui program; ¾ identificarea
eventualelor îmbunătă țiri necesare privind designul și implemen tarea programelor.53
Evaluarea este un instrument de bază în man agementul organizațiilor publice (și
private) asigurând o bază informativă robustă care vine în sprijinul celor care trebuie să
ia decizii . Soluțiile identificate prin evaluare și deciziile care se iau pornind de la date
furnizate de studiile de evaluare v or fi foarte bine documentate și vor beneficia de
dovezi clare, științifice, în favoarea lor . Pe ce se bazează aprecierile evaluatorilor?
Răspunsul este simplu: criteriile de evaluare . Abordarea UE are la baza 5 criterii:
relevanță, eficacitate, eficiență , impact, sustenabilitate . 54
Evaluarea solicită colectarea unui volum semnificativ de informații despre
participanți, colaboratori, furnizori, sponsori și echipă . Evaluarea are loc atât pe

53 Gârboan, R., (2005). Metode utilizate în evaluarea programelor: Analiza impactului social . Preluat de
pe apubb.ro: http://www.apubb.ro/wp –
content/uploads/2011/02/Metode_utilizate_in_evaluarea_programelor.pdf
54 The European Commission (2003). The Evaluation of Socio -Economic Development: The GUIDE .
Preluat de pe European Commission: http://ec.europa.eu accesată la data de 14 mai 2017, ora 23:47.

parcur sul evenimentului, cât și la final, stabilindu -se de la început ce se va analiza .
Pentru evenimentele publice, deseori se elaborează și un raport, prin care se prezintă
într-un mod transparent impactul evenimentului și justificarea efortului financiar depus .
Gradul de satisfacere al participanților este un indi cator de bază în evaluarea
evenimentelor, dar, totodată este și cel mai dificil de măsurat și controlat . Dintre cele
mai invocate și utilizate metode de analiză a gradului satisfacție a participanților sunt55:
observarea directă pe parcursul evenimentului; numărarea cupoanelor, biletelor,
jetoanelor și altor instrumente ; chestionar ; feedback verbal ; întâlnirile post -eveniment
cu clienții, sponsorii și furnizorii; interogarea incognito a participanților ; invitarea unui
grup reprezentativ de participanți. Meto dele se aplică individual, în combinații, simultan
sau secvențial, cu personal propriu sau apelând la firme secializate de marketing . Se vor
fixa indicatorii relevanți de verificat pe parcurul evenime ntului , iar la final se compară
ceea ce s -a planificat cu ce s -a înregistrat efectiv .

55 Hansen, M. A., Cottle, S., Negrine, R., & Newbold, C. (1998). Mass Comunication Research Methods .
Londra: Macmillan Press. ,pp.74 -79

CAPITOLUL 3: STUDIU DE CAZ: JAZZ AND BLUES FESTIVAL
2016
3.1 Descriere asoci ație
Asociația Culturală Fanzin est e o asociație non -guvernamentală ce a luat naștere
în luna octombrie 2013 cu scopul declarat de a organiza evenimente culturale la Brașov .
Cuvântul fanzin a apărut în S .U.A. în perioada anilor 30, cuvân tul fiind format din unirea
a două cuvinte: fa n și magazine . Asociația Fanzin a luat naștere cu scopul de a organiza
evenimente culturale unice, de calitate, care să corespundă cerințelor publicului
brașovean și până în prezent a reușit cu brio să își îndeplinească misiunea, realizând anual
șapte evenimente de tip festival :
Love Story: festivalul filmelor de dragoste, aflat la a treia ediție aduce an de an
pe marile ecrane filme de dragoste intrate în istoria cinematografiei dar și filme în
premieră .
Doc and Roll: festival de film documentar ,de muzică , aflat la a patra ediție, unic
în țar ă, aduce anual un concept pe care îl dezvoltă prin intermediul filmelor documentare
dar și concerte rock .
Săptămâna Comediei: festival național de teatru , aflat la ediția a cincia aduce
zâmbete be buze tuturor brașovenilor prin piese inedite de comedie r eunind pe scena
teatrului brașovean marile teatre din țară și cei mai valoroși actori ai țării .
Tribute Festival: festival internațional de muzică, singurul din țară de acest gen,
se află la a treia ediție și readuce la viață cele mai apreciate trupe muzi cale din toate
timpurile .
Stând Up Fest: festival concurs național de stand -up comedy , aflat la ediția a
cincia aduce trei zile pline de glume bune dar și talente noi pe scena stand -upului . 20 de
concurenți se bat în glume pentru marele premiu .
Dracula Film Festival: festival internațional de film fantastic, unic de acest gen
în România, aflat la a cincia ediție este u n concurs internațional de film horror/fantastic
de lung metraj, aduce filme în premieră dar și concerte și petreceri . Acesta aduce în ate nția
pubicului pe rsonajul reprezentativ al zonei , Dracula .
Brașov Jazz & Blues Festival: festival internațional de jazz și blues, aflat la a
cincia ediție reunește pe marile scene brașovene cele mai importante nume din lumea
jazzului .

Astfel, trei din cele șapte evenimente marca Asociația Culturală Fanzin aduc
Brasovul pe harta evenimentelor internaționale, dori nd să crească de la an , la an, aducând
toate evenimentele elemente de reper pentru agenda culturală a brașovenilor, și nu numai .
3.2 Descriere e veniment
Brașov Jazz and Blues Festival este un eveniment internațional, cultural organizat
anual de Asociația Culturală Fanzin, la Brașov, ce reunește timp de trei zile cele mai mari
nume autohtone dar și internaționale ale jazzului . Acesta se află la a V-a ediție în 2017 .
Festivalul poartă publicul în toate momentele jazzului în timp de la jazz -ul clasi c american
și a blues -ului din s ud, până la new -jazz-ul actual, combinat cu sunete electronice .
3.3 Istoria evenimentului
Brașov Jazz and Blues Festival ajunge în anul 2017 la ediția a V-a. În prezent este
singurul festival de profil din Brașov . Festivalul a crescut în fiecare an, prima ediție din
anul 2013 fiind de 2 zile, festivalul având loc la Sala Patria (400 locuri) . Începând de la
ediția a 2 -a, fes tivalul a durat 3 zile, mutându -se la Teatrul Sică Alexandrescu (700
locuri) .
Până la ediția a 4 -a, pe scena festivalului au urcat artiști din Argentina (Tanghetto
și Narcotango), Olanda (Jan Akerman), Scoția (Hidden Orchestra), Serbia (Blue Family),
SUA (Sharrie Williams, Duke Robillard), Serbia (EYOT), Germania (Micatone,
Soundsville Trio), Italia (Alberto Marsico), Ungaria (Sonny and Hâș Wild Cows) .
Totodată, în cadrul festivalului au urcat și trupe din România (Elena Mândru, Berti
Barbera, Nicu Patoi, Accord Vibes, Sebastian Spanache Trio, Ana -Cristina Leonte &
Javră) dar și artiști din Brașov (Fusion Core, Fernet Blues Company, Nicolas Simion) .
3.4 Planificare
Localitatea în care se derulează: Brașov
Domeniul căruia i se adresează proiectul : promovare a și dezvoltarea creației
contemporane și susținerea creatorilor brașoveni, inclusiv a artiștilor debutanți brașoveni
precum și dezvoltarea și susținerea turismului cultural în județul Brașov .
Scop și Obiective: Obiectivul general al proiectului este diversificarea ofertei
culturale a Brașovului – oraș cu o frumosă tradiție jazzistică – oferind publicului un
eveniment muzical live unic cu artiști de notorietate pentru genul de muzică pe care îl
reprezintă .
Obiectivele specifice ale proiectului:
1. Organi zarea la Brașov pe scena Teatrului Sică Alexandrescu trei concerte
de jazz și blues aducând în fața publicului brașovean trupe de renume mondial,

care să satisfacă cerințele acestuia . La edițiile anterioare ale festivalului au fost
prezenți unii dintre cei mai renumiți artiști din lume: Jan Akkerman (Olanda),
Narcotango (Argentina), Hidden Orchestra (Anglia), Blue Familly (Serbia),
Sharrie Williams (SUA), Micatone (Germania), EYOT (Serbia), Duke Robillard
(SUA) .
2. Încurajarea și susținerea muzicienilor români tineri și foarte talentați .
Aceștia vor avea ocazia să cânte în deschiderea unor trupe/artiști de renume
mondial . La edițiile anterioare ale festivalului au fost invitați artiști ca: Elena
Mândru, Berti Barbera, Nicu Patoi, Alexandru Anastasiu, Nicolas Si mion
(Brașov/Koln), Ana Cristina Leonte, Michael Acker (Brașov) .
3. Diversitate prin promovarea genului clasic și modern de jazz .
4. Popularizarea acest ui gen muzical și contribui rea la educarea gustului
pentru jazz și blues al locuitorilor orașului . Conform strategiei pentru cultură
a municipiului Brașov, doar 10% dintre tinerii cu vârste cuprinse între 18 și 34
de ani plasează jazz -ul în topul preferințelor . Proiectul își propune să contribuie
la educarea publicului realizând diverse workshop -uri în care artiștii sunt invitați
să susțină diverse conferințe pe teme muzicale .
5. Promovarea orașul ui Brașov la nivel național și susțin era dezvoltării
turismului cultural , prin intermediul unui eveniment de excepție, eveniment ce
este promovat atât la nivel local cât și la nivel național
Grupuri țintă: Proiectul se adresează unui grup țintă format din partea populației urbane
a orașului Brașov, fără limită de vârstă, activă social, iubitori de muzică de calitate, în
permanentă informată, dornică de a particip a la viața socială și culturală a orașului .
Datorită promovării evenimentului la nivel național, evenimentul atrage și o parte de
spectatori din alte orașe ale țării, precum : București, Sibiu, Cluj, ș.a.
Beneficiari:
Direcți: Participanții la concertele live de la Teatrul Sică Alexandrescu ; participanții la
workshop -uri; participanții la Jam -Sessionuri .
Indirecți: Informațiile despre festival ajung la un număr mare de persoane din țară, care
află de existența festivalului prin intermediul s ite-urilor de internet, de pe rețelele de
socializare și în urma campaniilor radio și de prinț . Beneficiarii indirecți ai proiectului
sunt:
1. Hotelurile, restaurantele, cafenelele, puburile din oraș: organizarea acestui
eveniment duce la creșterea numărului de turiști, precum și la creșterea

numărului de clienți pentru locațiile de tip HoReCA pe toată perioada
festivalului, mai ales pentru c ele din zona centrală .
2. Comunitatea locală prin diversificarea paletei de evenimente culturale .
3. Artiștii fotografi din Brașov, care și -au expus lucrările cu tema Brașovul Muzical,
în foaierul teatrului Sică Alexandrescu .
4. Bugetul Municipiului Brașov: Crește rea veniturilor la bugetul local și de stat
permite în viitor dezvoltarea vieții culturale, sociale a orașului, și chiar a nivelului
de trai al comunității .
Dezvoltare:
Brașov Jazz and Blues Festivaleste un festival modern, care îmbină genul clasic
de jazz cu noul jazz (nu -jazz, fussion, latino jazz ș.a). La festival sunt invitate trupe
recunoscute la nivel mondial, trupe tinere chiar și nume locale, din Brașov (Fusion Core,
Michael Acker, Petra Acker, Nicolas Simion).
Festivalul este unul internați onal. În prezent evenimentul este foarte cunoscut pe
plan local, începe să devină un nume important la nivel național, urmând ca în scurt timp,
festivalul să devină unul cunoscut și la nivel internațional.
Începând cu ediția din acest an, pe lângă cele 2 acțiuni ale festivalului (concertele
de la Teatrul Sică Alexandre scu și workshop), festivalul include și o expoziție de
fotografie dedicată artiștilor fotografi din Brașov, cu tema BRAȘOVUL MUZICAL
menită să prezinte aspecte inedite ale vieții muzicale a le orașului de ieri și de azi.
Eveniment ul este creat astfel încât să poată participa un număr c ât mai mare de
spectatori. C oncerte pe scena de la Teatrul Sică Alexandrescu, dar și workshop -uri, unde
oferind posibilitatea tuturor categoriilor sociale să in teracționeze cu artiști renumiți din
întreaga lume – intrarea la workshopuri fiind gratuită . Astfel, artiști renumiți din întreaga
lume vorbesc publicului despre experiențele lor muzicale. Scopul acestor workshop -uri
este de a educa, de a deschide apetitul publicului spre aceste genuri muzicale
Asociația Culturală Fanzin are o strategie unitară pentru toate evenimentele
organizate, prin campanii radio, presă scrisă, dar și online, pe noile medii digitale. Fiecare
eveniment are propria pagină de internet ș i de facebook. Pentru secțiunile importante din
cadrul fiecărui festival, se realizează pagini speciale de evenimente pe facebook.
Totodată, fiecare eveniment beneficiază de un ghid g ratuit, distribuit atât în print cât și
online pe diverse platforme (issu u).
La fiecare ediție Brașov Jazz & Blues F estival, vin în fața publicului artiști
brașoveni, atât din vechea cât și din noua generație. Până acum au urcat pe scena de la

Brașov, artiști brașoveni renumiți în întreaga lume (Nicolas Simion, brașovean stabilit în
Germania), cât și reprezentanți ai noii generații de artiști: Michael și Petra Acker, Fusion
Core, Fernet Blues Company. Astfel, publicul brașovean, pe lângă experiența unui
festival internațional, are ocazia de a descoperi și a rtiști locali, de mare valoare!
Durata proiectului și descrierea activităților
BRAȘOV, 24 -27 NOIEMBRIE 2016
Ediția a IV -a a avut loc la sfârșitul lunii noiembrie 2016 și s -a desfășurat pe parcursul a 3
zile la Teatrul Sică Alexandrescu unde au avut oc concertele live, iar într -un local din
centrul orașului workshop -urile.
Brașov Jazz and Blues Festivalîn prezent este împărțit în 4 secțiuni distincte:
1. CONCERTELE DE JAZZ ȘI BLUES – concerte ce au avut loc la Teatr ul Sică
Alexandrescu, timp de 3 zile, de joi, 24 noiembrie până sâmbătă, 27 noiembrie.
2. WORKSHOP -URI, unde artiștii invitați la festival au vorbit despre muzică, cu
publicul spectator.
3. EXPOZIȚIA FOTO BRAȘOVUL MUZICAL, în foaierul Teatrului Sică
Alexandrescu.
4. JAM SESSION – artiștii au improvizat piese muzicale , într-un context relativ
familial, bazându -se numai pe inspirația de moment.
Programul Brașov Jazz and Blues Festival , ediția a IV -a, Brașov (24 -27 noiembrie 2016)
este:
JOI, 24 noiembrie – ZIUA DE JAZZ
Teatru “Sică Alexandrescu”: Chat Noir Qartet – Italia, Platonic Band –România,
Submotion Orchestra –Anglia.
Warehouse Pub: Jam Session – Acker-Duo
VINERI, 25 noiembrie – ZIUA DE FUSION JAZZ
Tipografia: Workshop – “Despre Blues și viață de muzician” cu Berti Barbera
Teatru “Sică Alexandrescu”: Luiza Zan & Hungarian All Stars – Ungaria/România,
Fusion Core – România, The Bazz Viking Mathisen Super Trio – Norveghia, Israel, UK.
Warehouse Pub: Jam Seession – Trupa Unda
SÂMBĂTĂ, 26 noiembrie – ZIUA DE BLUES
Tipografia: Workshop – “Desp re Blues și viață de muzician” cu Berti Barbera
Teatru “Sică Alexandrescu”: The Jimmys – SUA, Sharrie Williams & Band -SUA
Warehouse Pub: Jam Seession – Fernet Blues Company
DUMINICĂ, 27 noiembrie

Warehouse Pub: Jam Seession – THE JIMMYS
Bilete: 1 septembrie 2016 – scoaterea la vânzare a bilețelelor (la casa de bilete a teatrului
Sică Alexandrescu și online pe www.biletebrasov.ro)
Promovare:
1. Comunicate de presă difuzate la nivel local și național
2. Conferință de presă susținută împreună cu oficialită țile orașului
3. Campanie radio la nivel local și la nivel național
4. Campanie reviste gratuite, la nivel local și la nivel național
5. Tipărire și distribuție ghid oficial al festivalului
6. Materiale tipărite: flyere, mape de presă, invitații, roll -up-uri
7. Campan ia outdoor: ecrane led
8. Campanie outdoor: citylight -uri
9. Campanie online: bannere publicitare pe site -urile partenere
10. Campanie facebook (evenimente Facebook, postari pentru promovarea
programului festivalului)
11. Promovarea națională prin intermediul parteneri lor: Magicfm, Zile și Nopți,
12. Promovarea locală: panouri publicitare tip citylighturi, spoturi pe panouri LED.
Tot în cadrul promovării locale, se are în vedere împărțirea de flyere, distribuirea
ghidului program al evenimentului.
13. Print: Zile și Nopți a oferit spațiu de publicitate atât în ediția locală de Brașov,
cât și în ediția de București și edițiile locale din toată țara. Zile și Nopți este
rețeaua de reviste gratuite cu cel mai mare număr de ediții locale din România
(16 ediții).
14. Radio: Magic Fm: producție și publicitate spoturi radio, atât în Brașov cât și la
nivel național. Conform studiilor de audiență, Magic Fm este unul dintre posturile
de radio cu cea mai mare audi ență din România.
15. Online: Parternerii media, locali și naționali, au promova t pe site -urile și paginile
Facebook proprii evenimentul prin preluarea comunicatelor de presă, postarea de
știri și bannere, realizarea de concursuri.
Servicii subcontractate: Pentru servici ile de promovare outdoor, s -au contracta t diverse
servicii, care să asigure vizibilitatea maximă a festivalului: închiriere panouri tip citylight,
închiriere panou tip led.

1. Ghidul festivalului: Conține 12 pagini ce prezintă programul, formațiile,
workshopurile, expoziția muzicală și jam sessionurile, dar și partenerii și
sponsorii .
2. Site: http://brasovjazz.ro – 8 secțiuni: program, artiști, jam session, workshop,
bilete, sponsori, ghid oficial și contact. Este ușor de utilizat, cumulând toate
informațiile necesare pentru spectator.
3. Facebook: https://www.facebook.com/B rasovjazz/ – menține legătura cu publicul
pe întregul parcurs al anului, reamintind oamenilor cele mai frumoase și inedite
momente din cadrul festivalului. În timpul festivalului, oamenii pot găsi și aici
programul, pozele făcute de către fotografi în sear a precedentă dar și
poze/videouri/liveuri făcute în timpul evenimentului.
Resurse umane:
Echipa de lucru este realizată din membrii Asociației Culturale Fanzin, o parte din
echipele partenerilor, o echipă consistentă de voluntari, dar și specialiști pe pa rtea de
Comunicare și PR.
Voluntarii au fost recrutați din liceele brașovene dar și din în urma parteneriatului
cu Facultatea de Sociologie și Comunicare. Aceștia au fost în număr de 36 și au indepinit
următoarele atribuții: acces, garderoba, sampling, co ordonare sala, bilete online, ajutor în
cadrul workshopurilor.
Fonduri:
Finanțare atât în mediul privat (sponsorizări), cât și din sectorul public (finanțări
de la autoritățile locale) pentru a aduce la îndeplinire bugetul proiectului.
Eveniment recomand at de: Zile și Nopți – , Magic FM
Parteneri ospitalieri: Ambient, Lux Divină, Aro Palace, Hotel Coroana Brasovului
Sponsori și parteneri: Silva, BCR, Optiplaza, Police, Tiriac Auto, Selgros, Kronospan,
Arvato, Coresi, Zizin, Romarg, Sergiana, Cavalleria, BizBrasov, fwdBV, The Land of
Dracula
Calendar de activități:
Nr.
Crt Perioada de desfășurare Denumirea activității
1
Februarie 2016 Constituirea echipei și definitivare a concept ului
– stabilire a echipei de proiect
– alocare a responsabilităților pentru fiecare membru al echipei .
– stabilire a calendar ului de activități
– schițare a bugetului

– organizare a întâlniri lor de lucru cu partenerii și echipa de
proiect
– realizare a mediakit ului
– schițarea programului
2 Februarie – Aprilie 2016 Atragere de fonduri (finanțări, sponsorizări)
– identificarea posibilelor surse de finanțare
– contactarea potențialilor sponsori
– stabilere a întâniri lor cu posibilii sponsori identificați
– stabilire a pachete lor de activare pentru fiecare sponsor
– redactare a și încheiere a contractelor de finanțare și/sau
sponsorizare .
– întocmire a dosarului de participare la sesiuni de finanțare
pentru proiecte culturale
– semnare a contractelor de finanțare
3 Martie -Mai 2016 Stabilirea programului festivalului
– contactarea formațiilor de jazz și blues din țară și din
străinătate;
– verificare a disponibilitații artiști lor pentru perioada festivalului
– analiza artistică a concertului propus: genul, renumele
formației ș.a
– analizarea ofertelor financiare: onorarii artiști, transport, ș.a
– negociere a onorarilor
– semnare a de contrare
– informare a artiști lor – program concerte
– program workshopuri
4 Iunie-Noiembrie 2016 Asigurarea cadrului logistic pentru derularea proiectului
– identificare a și stabilire a servicilor necesare pentru
implementare a proiectului
– contractare a servicii lor de sonorizare și asigurare backline
concerte
– Întocmire a brief ului pentru creația materialelor de promovare
– realizare a grafică a materiale lor informative și de promovare a
even imentului (afișe, citylight -uri, roll -up-uri, spider, flyere,
ghidul festivalului)
– realizare a siteului – brasovjazz .ro
– constituire a echipei de voluntari
– achiziționare a servicii lor de producție publicitară, website,
print, cazare și masă, transport intern și internațional
– realizare a și producția de CD selecții Brașov Jazz & Blues
Festival
5 1 Septembrie – 26 Noiembrie
2016 Vânzare bilete festival
– stabilirea prețului biletelor;
– tipărirea biletelor;
– fiscalizarea biletelor;

– punerea în vânzare la casa de bilete a Teatrului Sică
Alexandrescu;
– punerea în vânzarea a biletelor online pe site -ul
www.biletebrasov.ro
6 1 septembrie – 26 noiembrie
2016 Promovare festival
– redactare a și transmitere a comunicate lor de presă
– organizare a conferinței de presă
– încheiere a parteneriate lor media, radio, online
– creare a spotului radio și stabilire a media plan ului pentru
campania radio
– stabilire a media plan ului pentru promovare a în reviste tip city
guide, la nivel local și la nivel național
– monitorizare a respectări media plan ului
– afișare a spotului video – ecran led
– afișare a citylight -uri
– creare a și transmiterea bannere lor online pentrru site -urile
partener e
– creare a evenimente lor pe Facebook, postari pentru promovarea
programului festivalului
– distribuție a ghidului oficial al festivalului
– distribuție flyere, mape de presă, invitații
7 1 septembrie – 24 Noiembrie
2016 Producție publicitară
– transmitere a comenzi cat re furnizori
– verificare a și validare a produse lor/servicii lor livrate
– producția materiale lor tipărite (flyere, machete presa) cu
caracter publicitar
– producție spot-uri publicitare (radio, LED);
– producție materiale campanie outdoor
– producție site și gestionare pagină facebook festival
– producție ghid oficial festival;
– producție materiale pentru conferința de presă – mape,
baggeuri ș.a;
– branding loc de desfășurare eveniment
producție roll -up
8 23-26 noiembrie Desfășurarea propriu -zisă a evenime ntului
– Montare scenei
– Transferul artistitilor internaționali de la București (aeroport) –
Brașov (hotel, sala de concert)
– Cazarea artiști lor
– Asigurarea de servicii de masă și protocol pentru artiștii invitați
– Desemnarea unor responsabili (voluntari) pentru fiecare
formație
– Accesul publicului în sală
– Susținerea propiu -zisa a concertelor (2 concerte/seara)
– Susținerea workshop -urilor pe teme muzicale (3 workshop -uri)

– Montarea expoziției foto în foaierul Teatrului Sică
Alexandrescu
9 28 Noiembrie – 9 Decembrie
2016 Follow -up și evaluare internă eveniment
– redactare scrisoare de mulțumire sponsori și parteneri .
realizare și completare chestionar de feedback

Produsele proiectului cultural (ex. Publicații, CD -ROM -uri, website)
1. 2.000 de CD -uri, cu selecții Brașov Jazz & Blues Festival, care vor fi distribuite
gratuit participanților la festival
2. Ghidul festivalului: varianta printată: 32 pagini, 10.000 exemplare;
3. Ghidul festivalului: varianta online – distribuită pe site -ul oficial și facebook;
4. Un spot radio, difuzat la nivel național pe stația MAGIC FM
5. Un spot video pentru panou LED
6. Pagina de Facebook – ne propunem o creștere de la 3.000 de fani în prez ent la
peste 5.000 de fani;
7. 1 pagină web: www.brasovjazz.ro
8. Semnarea a cel puțin 3 acorduri de parteneriat;
9. 1 conferință de presă;
10. Mape de presă 50 bucăți
11. Peste 10 articole publicate în presa locală și națională;
12. Rollup -uri: 2 bucăți
13. Citylighturi: 30 bucă ți
14. 18 afișe promovare fațadă Teatru Sică Alexandrescu
15. Flyere program: 10.000 bucăți
16. Materiale follow -up – 1 prezentare în format .pdf
17. 1 Raport final
3.5 Cercetare
3.5.1 Obiectivele cercetării
1. Aflarea punctelor tari dar și a celor slabe a le festivalului
2. Cauzele problemelor
3. Potențiale îmbunătățiri
4. Găsire a soluțiilor pentru probleme de organizare
3.5.2 Universul cercetării
Universul cercetării pe tema festivalului – Jazz and Blues Festival 2016 este format din
persoanele participante la festival atât în cadrul concertelor cât și activităților extra.

3.5.3 Eșantionul investigat
57 persoane
3.5.4 Metoda de eșantionare:
1. Nepro babilistică
2. Pe bază de voluntariat
3.5.5 Metoda și instrumentul de colectare a datelor:
1. Ancheta pe bază de chestionar în timpul festivalului
2. Ancheta pe bază de chestionar aplicat online
3.5.6 Modul de diseminare a chestionarului și contactare a respondenților:
1. Voluntari – în timpul festivalului
2. Tombolă
3.5.7 Elaborarea instrumentului de cercetare:
Chestionarul a fost structurat în trei părți după cum se poate vedea în anexa 2:
Partea I – Percepțiile participanților despre Jazz and Blues Fest ival, Parte a a II -a:
Întrebări generale, Partea a III -a: Motive de participare la festival. Întrebările au fost de
tip grilă , cu unul sau mai multe răspunsuri, întrebări deschise, scale de evaluare (1
indică acordul total cu afirmația, 2 indică acordul, 3 indică indiferența față de afirmație,
4 indică dezacordul, iar 5 indică dezacordul total cu afirmația ). Scopul cercetări a fost
de a afla opiniile participanților cu privire la festivalul Brașov Jazz and Blues Festival,
precum și la evenimentele asociat e acestuia.
3.6 Evaluarea satisfacției participanților la eveniment
Atașată este anexa 3, ce include statisticile pentru fiecare punct ce urmează a fi
discutat .
3.6.1 Structura demografică a participanților incluși în studiu
Majoritatea participanților la festival sunt de sex feminin, cu varsta cuprinsă în
intervalul 30 -39 ani cu studii superioare terminate . Majoritatea participanților locuiesc
în oraș și doar 26,3% au venit din alte orașe pentru a participa la festival .
3.6.2 Participarea la festival
Deși în Brașov, Brașov Jazz and Blues Festival este la a IV -a ediție, ediția de
anul acesta a reprezentat stimulentul și ocazia primei participări la un astfel de festival .
Pe de altă parte 63% dintre participanți au mai participat la acest festival și au revent la
ediția curentă .

Cei mai mulți oameni au venit la festival împreună cu prietenii sau cu familia
(peste 80%) cei mai mulți fiind însoțiți de o persoană, pentru a se relaxa/scapa de rutina
zilnică, pentru a -și petrece într -un mod plăcut timpul liber și pentru a se bucura de
atmosfera festivalului fiind iubitori de acest gen de muzică . Pe de altă parte cei mai
puțini oameni au venit din motive profesionale .
3.6.3 Percepțiile participanților asupra festivalului
61% din răspunsuri au fost în accord to tal cu afirmațiile ceea ce înseamnă că
serviciile oferite de Brașov Jazz and Blues Bestival și au fost pe placul invitațiilor .
3.6.4 Aspecte din cadrul festivalului .
Participanții au fost mulțumiți în mare măsură de ora concertelor, sunetul,
personalul dar și conținutul
3.6.5 Accesibilitatea festivalului
Proporțiile în funcție de venit ale participanților au arătat că cea mai mare parte a
participanților au un venit mediu peste 2500 lei ceea ce sugerereaza faptul că Brașov
Jazz and Blues Festiva l este un fe stival accesibil pentru persoanele cu un venit peste
medie . Foarte puțini participanți au achiziționat biletul în ziua concertului (5%),
majoritatea cumpărând biletul din timp
3.6.6 Promovare
De departe, Facebook per total (pagina oficială+evenimente) a fost metoda cea
mai des folosită pentru a afla despre existența festivalului iar aproape 75% din
participanți au urmărit programul pe facebook și au cosiderat aceste informații utile .
3.6.7 Urmatoaea ediție J azz and Blues Festival
Marea majoritate a participanților (circa 90%) s -au declarat mulțumiți sau foarte
mulțumiți de Brașov Jazz and Blues Festival . Totodată, pentru pes te 70% dintre
participanți la ediția din 2016 este cert sau probabil că vor reveni la ediția din 2017 . Nu
în ultimul rând, aproximativ 70% dintre participanții de la Brașov Jazz and Blues
Bestival 2016 vor recomanda festivalul, cu certitudine sau probabilitate mare .
3.6.9 Sugestiile participanților
Sugestiile participanților a u fost legate de aducerea multor și variate trupe de
jazz, mărirea numărului de zile de festival, schimbarea locației cu una mai mare, mai
dinamică .
3.7 Rezultatele festivalului
Brașov Jazz and Blues Festival este un festival de muzică, dedicat în întregime
jazz-ului și blues -ului . Este singurul festival de acest gen din Brașov . Rezultatul imediat

a fost realizarea unui festival de anvergură, care a adus pe scena de la brașov artiști din
întreaga lume, dintre care 2 trupe în Premieră în România (Submotion Orchestră și Chat
Noir Quar tet), dar și artiști din România (Luiza Zân), și chiar din Brașov (Acker Duo,
Fernet Blues Company, Trupa Undă) .
a.Traficul înregistrat de website -ul festivalului: www .brasovjazz .ro
În perioada 21 octombrie – 26 noiembrie, site -ul www .brasovjazz .ro a înregistrat
7867 afișări, și 2365 utilizatori unici, dintre care 67,87% sunt vizitatori care s -au întors
pe site .
b. Performanța campaniei pe site -ul www .zilesinopti .ro
În perioada 21 .10 – 26.10.2016, bannerele de www .zilesinopti .ro au înregistrat
un nr de 95 .967 de afișări, de asemenea media numărului de persoane la care au ajuns
postările de pe pagina de Facebook a festivalului a fost 6000 pers în per ioada 18 oct –
23 noiembrie, pentru ca pe perioada desfăș urării evenimentului să ajungă la un r each de
12040,67 în medie/zi, maximul fiind atins în data de 26 .11.2016 cu un reach de 14 .814.
c.Raportul dintre numărul de bilete vândute și numărul de bilete scoase la vânzare
Au fost scoase la vânzare un număr de 1500 de bilete pentru evenimentul Brașov
Jazz and Blues Festival 2016 cu preturi între 18 și 95 lei, și 100 de abonamente cu
prețul de 200 lei . În total au fost vândute 715 bilet e (48%) și 62 abonamente (62%)
Ca și impact, putem spune care festivalul are a avut următoarele efecte:
1. Dinamizarea vieții culturale a orașului printr -o ofertă variată de concerte: atât din
punct de vedere al genurilor de muzica pre zentate cât și ca proveniență: Romania,
Germania, Israel, Nor vegia, SUA, Ungaria, Italia .
2. Încurajarea și susținerea artiștilor locali: la concertele de tip Jam session a participat
și o trupă din Brașov care avut oportunitatea de a cânta alături de artiști de renume
internațional .
3. Impactul pe termen mediu și lung es te acela de a pune Brașovul pe harta marilor
orașe cu tradiție în materie de jazz . Faptul că și la această ediție s -au realizat
workshop -uri, nu face decât să inducă tinerilor de azi (principalul grup tință în
următorii 10 -15 ani) starea de bine generată de muzica jazz și blues, să educe gustul
pentru acest gen de muzică și să crească nevoia publicului brașovean pentru acest
gen muzical .
4. Educarea gustului pentru jazz a locuitorilor din Brașov: acest lucru a fost realizat
atât prin concertele de o calitat e excepționale oferite publicului, concerte susținute
de nume mare ale acestui gen de muzică, trupe aflate în premieră în Brașov sau
chiar în România (Luiza Zân & Hungarian All Stars, Submotion Orchestră, Chat

Noir Quartet, The Bass Viking, The Jimmys, Sha rrie Williams & Bând), dar și prin
workshop -urile pe teme de jazz organizate la Tipografia . Aceste workshop -uri au
fost susținute de Berti Barbera, Lars KUTSCHKE și de The Jimmys .
PUNCTE TARI
1. acoperirea mediatică
2. artiștii romani și străini prezenți în fest ival, foarte entuziasmați de primirea
publicului brașovean
3. faptul că festivalul a mers ireproșabil din punct de vedere tehnic
4. artiști/trupe în premieră în Brașov, și chiar în Romania
PUNCTE SLABE
1. prețul ridicat al biletelor ceea ce a dus la un număr mai mic de bilete vândute
fata de estimarea inițială
2. punerea biletelor în vânzare destul de târziu fata de data previzionata datorită
problemelor administrative interne de la Teatrul Sică Alexandrescu, lipsa
conducerii și a unui partener de discuție consecvent pentru blocarea sălii
teatrului pentru desfășurarea evenimentului
3.8 Propuneri
1. Mutarea festivalului la începutul lunii de noiembrie pentru a evita suprapunerea
cu Festivalul de Dramaturgie Contemporan ă și pentru a evita indisponibilitatea
sălii teatrului
2. În timpul anului realizarea de evenimente care să reamintească de Brașov Jazz
and Blues Festival (concerte în cluburi sau sali mai mic) .
3. Menținerea audientei pe paginile de socializare
4. Parteneriate cu c ompanii ae riene pentru transportul invitaț ilor, cu hoteluri din
Brașov pentru cazări .
5. Promovare mai mare axată pe jam sasionuri și pe workshopurilor pentru
atragerea și mai multor participanți .
6. Promovarea și mai agresivă în țară pentru a atrage mai mulți oameni din afara
orașului .
7. Atragerea publicului tânăr prin petreceri în care se reinterpretează muzica actula
pe note de jazz sau un viitor concert al celor de la PostmodernJukebox ce au
succes răsunător pe platforma YouTube, având publicul țintă tinerii î ntre 16 și
30 de ani .

8. Aducerea atmosferei festivalului la nivel de oraș, amplasarea instrumentelor
cheie în puncte des circulate de brașoveni . Seara, câteva ore de muzica live
susținute de tineri aflați la început de drum în această lume avnd ca scop atât
promovarea tinerelor tal ente cât și mentinera atmosferei specifice festivalului .
9. În capmusurile studenților să cânte la boxe dease menea trupe precum cea
menționată mai sus .
10. În locațiile partenere , oamenii ce îmbrăca o ținută specifica acestui stil de
muzica să primească o băutură din partea casei .
11. Exitinderea festivalului, mai multe scene , în diferite părți ale orașului, împărțite
pe genurile de Jazz .

Concluzii
La finalul lucrarii, revenind la întrebarea din introducere – …este ca -n filme? Sau
ca-n realitate? ne dăm seama de răspuns . Nu, nu este ca în filme, nu este ușor însă cu
multă răbdare, timp investit, învățarea din greșeli și respectarea pașilor necerari, se
poate realiza cu succes un eveniment .
În cele din urmă, acest ghid arată că planificarea și desfășurarea unui eveniment
poate fi o sarcină dificilă și avertizează cu privire la cantitatea enormă de gândire,
investigație, considerație, efort și planificare necesare . Doar experiența duce la
perfecționare ! În centrul studiilor de eveniment se află experiența planificată a
evenimentului și semnificațiile atașate acesteia . Industia evenimentelor este o industrie în
continuă schimbare , această sc himbare rezultă atat din inerior cât si din exterior, iar
această schimbare este abia la început . Se poate observa că evenimentele au impact
senificativ asupra afacerilor și comunităților, iar pentru organizatori ele reprezintă o sursă
de venit .
Constituirea echipei într -o perioadă scurtă de timp, armonicarea percepțiilor
asupra evenimentului, îmbinarea motivațiilor sociale cu cele comerciale, combinarea
elementelor formale cu cele informale, stabilirea bugetului, a temei sunt toate elemente
ce cer o atenție desăvârșită din partea organizatorilor . Succesul unui eveniment, pe langă
activitățile propriu -zise ce țin de desfășurare, depin de într -o mare măsură de locul ales și
amenajările realizate, de ambientul și decorurile potrivi te temei , tehnologiile și efectele
speciale prin intermediul cărora se transpun regia și scenariul întregului eveniment . Sunt
elemente vizibile pentru participanți, așteptate de ei, gen eratoare de surprize dintre cele
mai plăcute . Atenția față de particip anți, indiferent de statulul lor, presupune eforturi
dintre cele mai diverse pentru a le satisface așteptările si preferințele . Dincolo de
experiența trăită, este indicat că participanții să rămână cu amintiri puternice, care să
dăinuie în timp, să le aduc ă bucurie, păstrând sentimente nostalgice, de admirație și
prețuire a acelor momente. Oamenii simt nevoia de atenție, de recunoaștere, de
apartenență la un grup, doresc să împărtășească altora experiențele trăite și să păstreze
amintiri despre clipele frum oase ale vieții.
În concluzie realizarea unui eveniment poate fii una din cele mai grele misiuni,
însă urmărind pașii, fiind organizat , respectând termenii, aceasta misiune poate fi dusă la
bun sfârsit realizând toate obiectivele propuse .

Bibliografie
Alfted, B. (2000). Focus Grup. Bucuresti: Paideia.
Allen, J. (2000). Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings,
Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives
and Other Special Events. New York: Wile y.
Buzan, T., & Buzan, B. (1993). The Mind Map Book: Unlock Your Creativity, Boost
Your Memory, Change Your Life. Londra: BBC.
Buzdugan, T. (2008). Psihologia Pe Intelesul Tuturor. Bucuresti : Didactica si
pedagogica.
Buzea, C (2014 -2015). Curs 9 -10: Metod ologia de cercetare în științele comunicării .
Brașov.
Edwards, J. (2009). Chef's expressions. (U. D. Delegation, Operator interviu)
Gârboan, R., (2005). Metode utilizate în evaluarea programelor: Analiza impactului
social. Preluat de pe apubb.ro: http://w ww.apubb.ro/wp –
content/uploads/2011/02/Metode_utilizate_in_evaluarea_programelor.pdf
Getz, D. (2005). Event Management and Event Tourism. New York: Cognizant
Communication Corporation.
Giurgiu, Ș. (2016). UNTOLD 2016 cifre și impact în comunitate . Preluat de pe Magazin
Clujean : http://www.magazinsalajean.ro
Gobaltt, D. J. (2011). Special Events: A New Generation and the Next Frontier. SUA:
Sixth Edition .
Hall, C. M. (1989). The Definition and Analysis of Hallmark Tourist Events. Berlin:
Springer.
Hansen, M. A., Cottle, S., Negrine, R., & Newbold, C. (1998). Mass Comunication
Research Methods. Londra: Macmillan Press .
Institutul de Lingvistica "Iorgu Iordan – Al. Rosetti". (2009). Dicționarul Explicativ al
Limbii Române. București: UNIVERS ENCICLOP EDIC.
International Public Relations Association (1940). Preluat de pe Events and
Conferences: https://www.ipra.org/
Isaac, L. (2017, 06 11). Selling the Event . Preluat de pe Online Learning for Sports
Management: http://www.leoisaac.com
Tum,J., Norton,P. (2006). Management of Event Operations. Oxford: Elsevier.
Kotler, P. (2008 ). Principiile marketingului . New Jersey: Wiley.

LegeaAZ . (2017, 06 10). Preluat de pe Tipuri de contracte: http://legeaz.net/dictionar –
juridic/tipuri -de-contracte
legislatie.just.r o. (2017 ). Preluat de pe Portal legislativ: http://legislatie.just.ro/Public
Lynn , V.D.W, Carlos, B.R. (2001). Event Management . Londra: Pearson.
Măzăreanu,V. (2010). Economia digitala si managementul riscurilor. Iasi : Tehnopress.
Marinescu, V. (2009). Cercetarea in comunicare. Metode si tehnici. Bucuresti:
C.H.Beck.
Olymphics. (2016). Olymphic Games . Preluat de pe Olympic:
https://www.olympic.org/olympic -games
Oprea, D., Meșniță, G. (2016). Managementul Evenimentelor. Iași: Polirom.
Pettinger, T. (2016, Ianuarie 24). Advantages of hosting a major event . Preluat de pe
Economics Help:
http://www.economicshelp.org/blog/4909/economics/advantages -of-hosting -a-
major -event/
Rawlinson, J. G. (1998). Gandire creativa si brainstorming. Bucurest i: Codecs .
Sandu, A. Ș. (2012). Introducere in filosofie. Iasi: Lumen.
Schafer -Mehdi, S. (2008). Organizarea Evenimentelor . Bucuresti: All.
Shedroff, N. (2001). Experience Design. California, SUA: New Riders Publishing
Thousand Oaks.
Stănciulescu , C., Pâslaru , P. (2017, Ianuarie 12). Studiul de fezabilitate . Preluat de pe
adivisa.com: http://www.adivisa.com/studiul -de-fezabilitate -continut -cadru/
The European Commission (2003). The Evaluation of Socio -Economic Development:
The GUIDE . Preluat de pe Europ ean Commission: http://ec.europa.eu
Wikipedia, e. l. (2017, Martie 12). Jocurile Olimpice, Oktoberfest, Premiile Oscar,
Carnavalul de la Rio, Wimblwdon, Super Bowl . Preluat de pe Wikipedia:
https://ro.wikipedia.org/wiki/
Wimmer, R. D., & Dominick, J. R. (1987). Mass Media Research: An Introduction.
Boston: Wadsworth.