Programul de studii universitare de masterat [626917]
Universitatea “Ovidius” din Constanța
Facultatea de Drept și Științe Administrative
Programul de studii universitare de masterat
Managementul Instituțiilor Publice
Implementarea managementului
calității la nivelul instituțiilor publice
Coordonato r științific:
Prof. Univ. Dr. Cornel Grigoruț
Absolvent: [anonimizat]
2019
2
CUPRINS
INTRODUCERE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. 3
Partea I Cercetare teoretică
CAPITOLUL 1 – MANAGEMENTUL CALITĂȚII. DELIMITĂRI CONCEPTUALE ………….. 4
1.1 Definirea calității/ managementului calității ………………………….. ………………………….. ……………. 4
1.2 Noțiunea de calitate ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………….. 6
1.3 Funcțiile managementului calității ………………………….. ………………………….. ………………………… 7
1.4 Standardele de calitate ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………. 7
1.4.1 Evoluția standardelor de calitate ISO ………………………….. ………………………….. ………………….. 8
CAPITOLUL II – INSTRUMENTE DE ÎMBUNĂTĂȚIRE A CALITĂȚII ………………………….. .. 9
2.1 Performanța în administrația românească ………………………….. ………………………….. ……………….. 9
2.2 Managementul calității și reforma administrației pubice ………………………….. ………………………. 10
2.3 Instrumente și tehnici ale calității utilizate în administrația publică ………………………….. ……….. 11
Partea a II-a Cercetare aplicativă
Studiu de caz – Îmbunătățirea capacității administrative la nivelul Municipiului Constanța ….. 13
CONCLUZII ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. …. 33
ANEXE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………. 34
BIBLIOGRAFIE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………… 36
3
INTRODUCERE
În România, simplificarea administrativă a fost influențată în primul rând de obiectivul de a
îmbunătăți reglementările administrative din punctul de vedere al raportului cost -eficiența și de a
îmbunătă ți serviciile furnizate către cetățean. De asemenea, acest proces poate avea alte efecte sau
poate fi înfluențat și de alte obiective. Multe din instrumentele și practicile simplificării administrative
folosite pentru a îmbunătăți eficiența reglementărilor administrative duc la, sau sunt sprijinite de măsuri
de a îmbunătăți transparența și responsabilizarea, și în consecință, de a reduce riscul corupției. În mod
special, este nevoie de îmbunătățirea și dezvoltarea de noi instrumente, mai ales instrumente ba zate pe
tehnologia informației, ceea ce permite posibilități fără precedent pentru a asigura o coerență și
eficiență mai mare ale interacțiunilor de reglementare între guvern, cetățeni și mediul de afaceri.
Rigorile timpului au impus implementarea unor sta ndarde de calitate în administrația publică la
nivelul statelor membre ale Uniunii Europene. Strategiile de reformă administrativă au drept obiectiv
principal identificarea unor măsuri care duc la modernizarea administrației publice în vederea
optimizării procesului decizional, îmbunătățirea calității serviciilor publice prin promovarea și
introducerea unor standarde de calitate, eficientizarea sistemului administrativ, etc.
Calitatea, asigurarea calității și managementul calității sunt concepte, respectiv teme care
reprezintă din ce în ce mai mult obiectivul central al instituțiilor orientate spre succes, indiferent de
produsul realizat, domeniul de activitate sau mărimea acestora.1
În cursul dezvoltării economiilor la nivel național și în cadrul globaliz ării economiei, cu
avantajele și dezavantajele acesteia, se modifică și conținutul conceptului de calitate și de aici,
obiectivele și sarcinile care sunt legate de managementul calității.
Conceptul calitate este relativ ușor de stabilit, dacă ne referim la domeniul produselor materiale
și al caracteristicilor acestora.
Dacă extindem definirea conceptului la nivelul produselor imateriale, al serviciilor și al
performanțelor creative, identificarea și definirea caracteristicilor, precum și delimitarea lor , î n sensul
a ceea ce numim „calitate”, devine din ce în ce mai complexă.
Având în vedere aceste aspecte, în cursul prezentei lucrări, cu titlul „Implementarea
managementului calității la nivelul instituțiilor publice”, urmează sa analizăm în principal două a specte
foarte importante, și anume:
Ce înseamnă mangementul calității, care sunt principiile pe care se bazează acesta, care
sunt sursele legislative care încurajază eficientizarea activității administrative, precum și
Cum sunt implementate standardele de calitate în cadrul unei instituții publice
românești; care sunt acțiunile care urmează a fi realizate și la ce rezultate duc aceste acțiuni;
implementarea acestui sistem duce la eficientizarea sistemului administrativ din cadrul unei
organizații?
Prin urma re, pe parcursul analizei mele îmi propun sa răspund la aceste întrebări, atât prin
studiul literaturii de specialitate și a legislației din domeniu, cât și prin analiza calitativă concretă a
implementării unor standarde de calitate în cadrul unei unități administrativ teritoriale.
1 Stanciu Ion – Managementul calității totale, Editura Cartea Univer sitară, București, 2003, p. 23
4
CAPITOLUL 1 – MANAGEMENTUL CALITĂȚII. DELIMITĂRI
CONCEPTUALE
1.1 Definirea calității/ managementului calității
În prezent, se face referire în mod frecvent la termeni cum ar fi calitate, calitate totală,
managementul calității, etc. Calitatea s -a constituit ca o strategie competitivă, aplicată în mod original
proceselor industriale și, mai recent, serviciilor.
Pană nu de mult, administrația publică și serviciile publice au rămas în afara acestor concepte,
până când s -a ajuns l a o criză în domeniul public și în domeniul serviciilor publice. Această situație a
dus la regândirea rolului lor și, bineînțeles, a mecanismelor de management. Astfel, se observă din ce în
ce mai mult încercarea adaptării și introducerii mijloacelor și i nstrumentelor managementului calității
în sectorul serviciilor și al administrației publice.2
Adoptarea unui sistem de management al calitătii ar trebui să fie o decizie strategică a unei
organizații. Proiectarea și implementarea unui sistem de management al calitătii al unei organizații sunt
influențate de necesităti diferite, de obiective specifice, de produsele pe care le furnizează, de procesele
utilizate și de mărimea și structura organizației.
Pentu a înțelege conceptul de management al calitătii t rebuie să avem în vedere în primul rând o
definire a calitătii în sine. Conceptul general de calitate are o largă utilizare în diverse domenii, cum ar
fi: filosofie, economie, sectorul tehnic, sector public, etc. În practica economică, noțiunea de calitat a
avut inițial înțelesul de „ lucru bine făcut ”3 . Producția industrială a determinat termenul de
conformitate, apoi de calitate a ofertei – definită în raport cu cerințele clientului.
În prezent, prin calitate putem înțelege o serie de atribute, cum ar fi:
Satisfacerea cerințelor clientului;
Măsura în care un ansamblu de cracteristici intrinseci îndeplinește anumite condiții;
Un demers sistematic spre excelență;
Zero defecte;
Eficientizarea proceselor în raport cu minimizarea costurilor.
Conceptul de calita te s-a concretizat printr -o serie de definiții care se completează reciproc.
Printre acestea regăsim:
1. Îmbunătățirea „modului de guvernare” – arhitectura constituțională și structura guvernului și a
societății, precum și eficacitatea acțiunii publice. (Bova ird, Löffler, 2002).4
2. Ansamblul de standarde și caracteristici ale unui produs, raportate la capacitatea sa de a
satisface necesitățile care se cunosc sau se presupun. (norma ISO5 9004 -2, Managementul
activităților legate de calitatea serviciilor).
3. Calitat ea este nivelul la care un set de caracteristici intrinseci satisface cerințele, ea putându -se
situa la diferite niveluri, respectiv: nesatisfăcătoare sau slabă ( poor ); satisfăcătoare sau bună
2 Cosmin Dobrin – Calitatea în sectorul public, Editura ASE, București, 2005, p. 11;
3 Preluat din articol online – Calitatea Produselor și Serviciilor, Stoiciu Cristian,
http://www.academia.edu/10261557/Calitatea_Produselor_si_Serviciilor , accesat la data de 10.03.2019;
4 Tony Bovarid, Elke Loffler – Public Management and Governance, Second Edition, 2009, p. 62;
5 ISO – International Organiza tion of Stndardization, trad. Organizația Internațională de Standardizare;
5
(good ); excelentă ( excellent ). (Standardul ISO 9000: 2000, Sist eme de management al
calității. Principii fundamentale și vocabular).
4. Societatea Americană pentru Controlul Calității (ASQ) definea în anul 1979 calitatea ca „o
abordare sistemică și sistematică în scopul obținerii excelenței în legătură cu bunurile sau
serviciile realizate de o întreprindere, în special în ceea ce privește modul în care ele sunt
conforme cu cerințele clienților și le satisfac nevoile”6
5. Prin calitate nu trebuie să se înțeleagă cel mai bun bun serviciu în sens absolut, ci cel mai bun
bun/ser viciu în condițiile impuse de către client, condiții izvorâte din modul de utilizare și
prețul de vânzare.7
În ceea ce privește managementul calității, acesta prezintă o serie de caracteristici, cum ar fi:
Responsabilitatea și implicarea tuturor celor din organizție;
Se urmărește ca lucrurile să se facă bine „din prima”;
Metodologia se îndreaptă mai ales spre prevenire;
Obiectivul este dobândirea satisfacerii clientului;
Calitatea este definită de client;
Afectează toate activitățile organizației, indifere nt dacă au sau nu legătură directă cu
serviciul sau produsul;
Clienții sunt externi;
Închide activitățile de control, dar implică în primul rând gestionarea întregii organizații;8
Managementul calității reprezintă un ansamblu de activități având ca scop re alizarea unor
obiective, prin utilizarea optimă a resurselor. Acest ansamblu cuprinde activități de planificare,
coordonare, organizare, control și asigurare a calității. Intreprinderea își propune o serie de "obiective
strategice": economice, sociale, teh nice, comerciale, care se realizează prin intermediul unor "obiective
operaționale". Acestea din urmă ar fi: obținerea unor produse și servicii de calitate corespunzătoare
cerințelor, în cantitatea solicitată, la termenul convenit și care să fie disponibil e la locul sau pe piața
dorită, toate acestea, in condițiile unor costuri minime.9
Un bun Sistem de Management al Calitații trebuie să aibă următoarele caracteristici:
să fie stabilit în scris;
să asigure indeplinirea cerințelor clienților;
să asigure inde plinirea cerințelor organizației;
să fie aplicabil în toate activitațile organizației.
Avantajele implementării sistemului de management al calității sunt evidente pentru clienți dar
și pentru organizația care le furnizează:
creșterea veniturilor și re ducerea costurilor;
credibilitatea (clientii și potențialii clienți preferă să faca achiziții de la furnizori certificati
ISO, știind că aceștia controlează in mod riguros toate procesele din cadrul organizației,
achiziționează produse cu costuri minime și de calitate garantată);
îmbunătățirea imaginii organizației;
6 Drăgulănescu Nicolae – Managementul calității totale. Standardele ISO 9000 comentate, Editura Economică, București,
1995, p. 73;
7 Liviu Ilie – Managementul calității totale, Edit ura Dacia, Clij Napoca, 2003, p. 13;
8 Cosmin Dobrin, idem, p.9
9 Liviu Ilieș, Cosmin Crișan – Managementul calității totale, Editura Risoprint, Cluj Napoca, 2011, p. 54;
6
diferențierea față de concurență;
creșterea satisfacției clienților;
facilitarea participării la licitații;
controlul tuturor proceselor din cadrul organizației;
conștientizarea (responsabili zarea) personalului de implicarea sa la realizarea obiectivelor
organizației;
1.2 Noțiunea de calitate
Despre calitate se discută în orice companie și în orice domeniu acest concept având o
însemnătate deosebită. Totuși, în procesul de luare a deciziilor acest factor nu este întotdeauna luat în
considerație, chiar dacă este cunoscut faptul că succesul unei companii rezultă din calitatea produselor
sale. Mai mult, dacă în cadrul companiei există o preocupare distinctă pentru calitate, atunci se obțin și
importante avantaje de cost, anume eficiență în alocarea resurselor.10
Din punctul meu de vedere, calitatea ar putea fi definită ca fiind o expresie integrată a
performanțelor unei organizații, ținând cont de mediul extern dar și de cel intern, având ca princ ipale
caracteristici satisfacerea tuturor factorilor de interes, satisfacerea deplină a beneficiarilor, nu numai
prin performanțe, ci și prin respectarea termenelor și costuri reduse.
Calitatea serviciilor publice se corelează cu nivelul încrederii în adm inistrația publică, cu
ușurința cu care pot fi desfășurate activitățile economice și cu nivelul de bunăstare al societății.
Deasemenea, calitatea serviciilor publice reprezintă un bun indicator privind buna funcționare generală
a unui stat.
Managementul c alitații totale (TQM) – reprezintă un model de management, centrat pe calitate,
bazat pe aportul tuturor membrilor organizației, care vizează un succes pe termen lung prin satisfacerea
clientului și aducerea de avantaje pentru toți membrii organizaț iei și pentru societate.11
O trasătură foarte importantă este aceea ca managementul calității totale are drept țintă
obținerea eficienței deci Total Quality Management reprezintă management orientat spre eficiență. În
definirea performanțelor org anizației trebuie luate în considerație atât mediul intern cât și cel extern,
ceea ce presupune armonizarea celor două medii. Cum mediul extern este în continuă transformare se
impune de la sine caracterul dinamic al eficienței al cărei management tr ebuie să se adapteze mereu la
respectivele transformări.12
TQM presupune folosirea celor mai importante metode ale managementului performant, după
cum urmează:
• Managementul strategic – introducerea calității în strategia managerială;
• Management ul participativ – accent pe antrenarea și motivarea resurselor umane;
• Managementul flexibil – aplicarea unei organizări flexibile, ca răspuns la provocările
mediului extern;
• Stimularea creativității membrilor organizației.
10 Armenia Androniceanu – Noutăți în managementul public, Editura Universitară, Bucu rești, 2005, p. 75;
11 Emanoil Muscalu – Fundamentele managementului, Editura Universității Lucian Blaga, Sibiu, 2007, p. 97;
12 Marian Nastase – Cultura organizațională și managerială, Editura ASE, București, 2004, p. 34;
7
1.3 Funcțiile managem entului calității
Funcțiile managementului calitatii sunt: planificarea, controlul, asigurarea și îmbunatățirea
calității.
Într-o viziune generală funcțiile managementului calității derivă din funcțiile generale ale
managementului cu adaptări specifice problematicii în cauză: previziunea, organizarea, antrenarea și
controlul.
Semnificația practică a funcțiilor calității ar fi următoarea:13
• planificarea calității – precizarea principalelor obiective ale firmei în domeniul calității precum
și a mijloacelor (materiale, financiare și umane) necesare realizării lor;
• organizarea activităților referitoare la calitate – stabilirea atribuțiilor personalului angrenat în
sistemul de calitate și reglementarea corelațiilor dintre co mpartimentele create;
• antrenarea – motivarea personalului să se angreneze în realizarea obiectivelor de calitate;
• controlul calității – activitățile de monitorizare a desfăsurării proceselor și de evaluare a
rezultatelor obținute, pentru depistarea deficiențelor și a prevenirii apariției lor, pentru elaborarea de
noi obiective.
Necesitatea noilor obiective se ințelege prin orice activitate managerială care este indreptată fie
spre crearea schimbării (trecerea la noi nivele de perf ormanță), fie spre prevenirea acesteia (prevenirea
abaterilor de la norme, planurile și specificațiile stabilite).
Funcțiile mai sus sunt absolut necesare în asigurarea calității (furnizarea încrederii că cerințele
calității vor fi îndeplinite) și la îmbunătațirea acesteia (creșterea abilității de a îndeplini cerințe ale
calității mereu sporite).
1.4 Standardele de calitate
Organizațiile adoptă sisteme de management adecvate mediului tot mai complex în care
eleevoluează, caracter izat prin clienți din ce în ce mai informați și motivați să pretindă pentru banii
lor produse mai bune, parteneri de afaceri cu cerințe contractuale tot mai exigente, autoritățile statului
tot mai severe, organisme care supraveghează tot mai multe aspecte ale vieții organizaționale.
Standardul este „un document stabilit prin consens și aprobat de un organism recunoscut,care
furnizează – pentru utilizări comune și repetate – reguli, linii directoare și caracteristici referitoare la
activități și rezultatel e acestora, în scopul obținerii unui grad optim de ordine într -uncontext dat.”.14
Orice standard trebuie să se bazeze pe rezultatele conjugate ale științei, tehnicii și experienței și
să aibă drept scop promovarea avantajelor comunității. În funcție de con ținutul lor, standardele pot fi:
„standarde metodologice”, „standarde terminologice”, „standarde de proces”, „standarde de
produs/serviciu”, „standarde de încercare”, etc.
În România există în prezent mai multe categorii de standarde, cum ar fi: standarde profesionale
– stabilite și utilizate în anumite profesii sau sectoare de activitate, standarde de firmă – stabilite și
utilizate la nivel de firmă/întreprindere.
13 Paraschivescu Andrei Octavian – Conf. Univ. Dr. – Managementul Calității. Ediția a II -a, Revizuită și Adăugită, Editura
Tehnopress, 2006, p. 63;
14 Drăgulănescu Nicolae, Ciobanu Emil, Drăgunălescu Călin – Sistemul de management al calității – ghid de implementare
a standardului sr en iso 9001:2015, Editura Standardizarea, București, p. 9;
8
Standardele Române (prefix SR) sunt utilizate la nivel național. În domeniul Managementului
calității, standardele române pot fi identice cu standardele internațonale (prefix SR ISO), cu cele
europene (prefix SR EN) sau simultan cu ambele (prefix SR EN ISO). În plus, în Romania există și
unele standarde de stat (prefix STAS) realizate înainte de 1992. Prefixul standardelor arată că acestea
sunt standarde internaționale (prefix ISO), standarde europene (prefix EN), standarde franceze (prefix
NF), standarde germane (prefix DIN), standarde britanice (prefix BS), etc.
Organizația Internațională de S tandardizare (ISO) este o federație mondială neguvernamentală
acând sediul în Elveția, fondată în 1947, formată din organisme naționale de standardizare din peste
170 de state. Rolul acestei organizații este de dezvoltare a standardizării și a activitățilo r reglementate.
În România nu există în acest moment standarde obligatorii, dat fiind faptul că toate standardele
române sunt facultative, dar respectarea anumitor standarde poate deveni obligatorie prin decizia unei
„autorități naționale” sau ca efect al unui contract economic. Sistemele de managementul calității din
România sunt clădite pe baza standardului SR EN ISO9001.
1.4.1 Evoluția standardelor de calitate ISO
ISO 9000 este rezultatul unui îndelungat proces de evoluție , care își are începutul în an ii 1950
în SUA. Creșterea cerințelor de calitate în domeniul militar a condus la primele reglementări de
asigurarea calității. Acestea conțineau condiții referitoare la implementarea și controlul măsurilor de
asigurare a calității , structurate și formulat e după principiul aplicabilității practice. Intenția acestor
reglementări a fost îmbunătățirea performanțelor calitative ale întreprinderilor. In decursul timpului au
apărut o serie întreagă de norme de asigurarea calității, la nivelul firmelor, ramurilor industriale și apoi
cu o arie extinsă de aplicabilitate , culminând cu adoptarea în 1987 a seriei de standarde ISO 9000. Sub
această formă standardul era utilizabil cu precădere de firmele din sfera productivă. Ulterior, pentru a -l
face aplicabil nu numai societăților comerciale angajate în domeniul producției, standardul a fost
revizuit și adoptat oficial în 1994 de Organizația Internațională de Standardizare.15
Inițial existau 3 părți principale ale standardului iso 9000: ISO 9001, ISO 9002 și ISO 9003,
fiecare conținând o serie de clauze referitoare la proiectare, dezvoltare, fabricație, inspecț ie, testări,
montaj și service. Începând cu anul 2000, ISO recurge la o sistematizare a standardelor, ISO 9001
înglobând toate cele 3 părți ale iso 9000, respectiv 9001, 9002 și 9003 din 1994.
Putem spune că seria ISO 9000 este cel mai răspândit model de conducere a unei organizații.
Standardul formulează numai cerințe pe care trebuie să le îndeplinească un sistem de management al
calității, ceea ce îi aduce o accept are generală. Modul de implementare este lăsat la latitudinea firmelor.
Prin acesta, reglementările pot fi utile oricărei întreprinderi sau organizații, indiferent de mărimea ei
sau de domeniul în care activează. Familia ISO 9000 reprezintă o grupă pentru sisteme de management,
spre deosebire de restul standardelor cunoscute. Ideea de bază a fost trasarea unui drum care să ducă la
formarea competenței și a încrederii în potențialul calitativ al organizației. Clientul se poate baza pe
faptul că furnizorul po ate îndeplinii efectiv cerințele sale de calitate pentru produsul sau serviciul
respectiv. Putem trage concluzia că în centrul acestor standarde stă nivelul de satisfacție al clientului.
Cerințele și indicațiile standardului contribuie la atingerea acestui obiectiv.
Un sistem eficient de conducere a calității trebuie proiectat pentru a satisface necesitățile și
așteptările clientului , servind în același timp la protejarea intereselor companiei . Un sistem al calității
bine structurat este o resursă valoroa să de conducere pentru optimizarea și controlul calității în raport
cu considerentele asupra riscului, costului și beneficiului.
15 Drăgulănescu Nicolae, idem, p. 32;
9
CAPITOLUL II – INSTRUMENTE DE ÎMBUNĂTĂȚIRE A
CALITĂȚII
2.1 Performanța în administrația românească
Perfecți onarea și modernizarea guvernării presupune îmbunătățirea procesului de reglementare
și creștere a calității reglementărilor, astfel încât să se obțină o îmbunătățire a performanței
competitivității economiei naționale, precum și creșterea capacității aces teia de a se adapta și de a inova
în concordanță cu ritmul de dezvoltare al întregii societății. Îmbunătățirea reglementărilor constituie și
după dobândirea calității de stat membru al Uniunii Europene una dintre prioritățile guvernamentale.
Odată cu adera rea României la Uniunea Europeană, eforturile naționale în acest domeniu trebuie să țină
seama atât de particularitățile cadrului național de reglementare, cât și de acțiunile derulate la nivel
comunitar.16
În vederea îmbunătățirii relației cu beneficiarii serviciilor publice au fost implementate
proiectele ce au vizat atât reducerea numărului de proceduri impuse de către autorități, cât și
introducerea unor standarde minime privind calitatea reglementărilor. Evoluția socio -economică a
României, precum și co ntextul internațional au reliefat necesitatea demarării unui proces amplu,
coerent și bine coordonat de îmbunătățire a calității reglementărilor prin: fundamentarea
reglementărilor, simplificarea procedurilor administrative, îmbunătățirea cadrului organiza toric și al
acțiunilor publice.17
O trăsătură esențială care caracterizează administrația publică româneasca (și alte state din sud –
estul Europei) este lipsa experienței în planificarea și stabilirea priorităților de dezvoltare și investiții.
Acest lucru, a lături de numeroasele Rapoarte ale Comisiei Europene, atrag atenția asupra unor
probleme încă insuficient abordate, și anume capacitatea administrației publice. S -au întreprins pași
importanți în ceea ce privește reforma sectorului public prin crearea cadr ului legislativ, descentralizare,
statutul funcționarului public, însă aspectele legate de performanță și responsabilitate au fost neglijate.
Eforturile de reformă ale autorităților locale au avut în vedere, în mare parte, descentralizarea,
iar aspecte pre cum îmbunătățirea performanței, a calității și eficienței serviciilor au fost neglijate.
Problemele majore cu care se confruntă administrația publică sunt:
lipsa receptivității instituționale la nevoile cetățenilor;
insuficiențe în planificarea furnizării serviciilor publice;
lipsa de experiență în implementarea programelor de îmbunătățire a calității;
insuficientă corelare între managementul resurselor de la bugetul de stat și nevoile și
oportunitățile locale;
capacitate scăzută în a atrage resurse extrabu getare din fondurile europene;
corelare insuficientă între așteptările comunității și ciclul politicilor publice.
Toate acestea au creat o imagine negativă în privința calității serviciilor publice, a guvernării și
eficienței organizaționale, credibilități i administrației publice asociate structurilor existente și modului
de desfășurare a procesului de luare a deciziilor.
Numeroase documente prezintă recomandări de îmbunătățire a performanței
administratiei publice, subliniind ro lul important al investiției în capacitatea instituțională a
16 Strategia guvernamentală 2008 -2013, material disponibil pe www.gov.ro, accesat la data de 4.04. 2019;
17 Idem
10
administrației locale pentru realizarea bunei guvernări ce poate face față provocărilor socio -economice
actuale.18
2.2 Managementul calității și reforma administrației pubice
Rigorile timpului impun efectuarea de reforme profunde în administrația publică atât în state
membre UE, cât și în state în curs de aderare, din sud -estul Europei, în vederea alinierii la standardele
Uniunii Europene.19
Calitatea managementului reprezintă un factor major care determină succesul sau eșecul
oricărei firme. Talentul și fermitatea managerilor, capacitatea lor de a reacționa la schimbări și de a -și
adapta destinele la bine și la rău, constituie, în final, esența succesului managerial, exprimat prin
calitate și productivitate. Calitatea domină total sfer a serviciilor și parțial pe cea a producției, pe când
productivitatea a fost și va fi una din marile deziderate ale managementului producției. În evaluarea
performanței procesului de producere a bunurilor ș i serviciilor, productivitatea se plasează mereu la
granița dintre economic și social. Chiar și în firmele care prospera vizibil pe termen lung, datorită
complexității conjuncturale, îmbunătățirea complexității muncii rămâne o țintă care trebuie atinsă
neapărat. Provocările curente legate de realizarea acestui tel se focalizează, într -un mod aproape firesc,
asupra managerului, persoană ale cărei acțiuni pot conduce deopotrivă la succesul sau insuccesul
firmei. Viață firmelor se schimbă însă cu o viteză mare , context în care managerii se străduiesc să
reziste. Pentru această ei își sacrifică realmente viață personală, confundându -și interesele proprii cu
cele ale firmei. Peste 60% dintre manageri își dedică mai mult de 12 ore pentru activitatea manageriala
și această în condițiile în care majoritatea deciziilor sunt pregătite în liniștea weekend -urilor. Numai
astfel managerii de la toate nivelurile de responsabilitate se pot menține pe linia de plutire în acest
mediu veșnic schimbător.20
În ceea ce privește str ategiile de reformă ale administrației publice, acestea au drept principal
obiectiv identificarea măsurilor în vederea asigurării modernizării administrației publice. În acest mod,
se urmărește optimizarea procesului decizional, îmbunătățirea managementulu i resurselor umane, al
finanțelor publice, al calității serviciilor publice prin promovarea și introducerea elementelor de
management al calității.
România se află într -un proces continuu de a construi o administrație publică eficientă,
transparentă și ori entată către cetățean, în contextul în care chiar și în zilele noastre mai întâlnim
deficiențe ale sistemului administrativ. În acest context țara noastră, alături de alte țări din Europa de
sud-est, a devenit din ce în ce mai interesată de promovarea și i ntroducerea sistemului de management
al calității în sectorul public, iar toate elementele de reformă derulate în sectorul public sunt menite să
ducă la îndeplinire aceste obiective.
În acest sens, Ministerul Dezvoltării Regionale și Administrației Publice (MDRAP), prin
intermediul programului de reformă actual, are ca priorități în vederea îmbunătățirii și dezvoltării
sistemului administrativ următoarele:
Elaborarea strategiei pentru consolidarea capacității administrației publice;
Dezvoltarea cadrului str ategic pentru planificarea și implementarea Programării bugetare 2014 –
2020 în domeniul administrației publice și elaborarea acordului de parteneriat cu Comisia Europeană;
Codificarea legislației din administrația publică și simplificarea procedurilor admin istrative;
18 Florin Păsătoiu – Modenizare și performanță în administ rația publică locală – între necesitate și oportunitate, Editura
Beladi, Craiova, 2010, p. 87;
19 Lucica Matei – Management public. Ediția a doua, Editura Economica, București, 2012, p. 42;
20 Valentina Zaharia – Management, note de curs, Editura Pro Univers itaria, București, 2016, p. 15;
11
Sprijinirea proceselor de regionalizare și descentralizare administrativă și financiară;
Dezvoltarea de concepte, instrumente și mecanisme , de natură să genereze valoare adăugată în
administrația publică: programe multianuale de modernizare (PMM ), cadrul comun de autoevaluare a
modului de funcționare al instituțiilor publice (CAF), instrumente moderne de monitorizare și evaluare
(ex. Balanced Scorecard – BSC), Rețeaua Națională de Monitorizare (RNM).21
Putem astfel observa din cele enumerate faptu l că statul face eforturi pentru o administrație mai
eficientă, un prim pas spre atingerea acestui deziderat fiind introducerea unor elemente ce țin de
managementul calității. În continuare, vom analiza ce înseamna aceste sisteme, precum și cum sunt ele
practice implementate în sectorul public.
2.3 Instrumente și tehnici ale calității utilizate în administrația publică
„Calitatea” nu este un concept generic și nici nou în administrația publică. Din contră, calitatea
a fost, cel puțin implicit, un concept în administrația publică încă de la înființarea statului administrativ
modern, când a fost asociat cu respectarea normelor și a procedurilor, corectitudinea formală,
fiabilitatea și absența deciziilor arbitrare .22
Managementul calității prezintă o serie de ca racteristici , după cum urmează : obiectivul este
dobândirea satisfacerii clientului; calitatea este definită de client; afectează toate activitățile
organizației, indiferent dacă au sau nu legătură directă cu serviciul sau produsul; clienții sunt externi;
închide activitățile de control, dar implică în primul rând gestionarea întregii organizații; toți participă
la aplicarea sa; această participare se stabilește din convingere; metodologia se îndreaptă mai ales spre
prevenire; se urmărește ca lucrurile să se facă bine „din prima”; responsabilitatea și implicarea tuturor
celor din organizație.23
Fundația Europeană pentru Managementul Calității, înființată în 1988 de companiile europene
performante vizând promovarea și răspândirea ideii de excelență în afaceri î n Europa, a dezvoltat și
deține modelul de excelență EFQM. Acest model se sprijină pe un număr de opt concepte fundamentale
privind excelența, care sunt transformate într -o diagramă de nouă criterii ce formează un cadru pentru
evaluarea calității într -o organizație. Cinci criterii acoperă ceea ce face organizația, iar celelalte patru
criterii acoperă rezultatele obținute de către organizație. Metodologia folosită este aceea de
autoevaluare, ceea ce înseamnă că organizațiile trebuie să -și evalueze propria pe rformanță într -un mod
structurat și bazat pe fapte reale și să identifice punctele tari și domeniile în care este necesară
îmbunătățirea .24
Ca și instrument utilizat de sistemul de management al calității, CAF asigură auto -evaluarea
modului de funcționare a instituțiilor publice . Acest instrument a apărut în anul 1999/2000 ,
reprezentând un cadru comun al domeniului public pentru evaluarea și îmbun ătățirea administrației
publice. CAF se bazează pe concepte fundamentale, pe diagrama și pe criteriile de evaluar e gestionate
de Modelul EFQM și, ca și precedentul, operează cu metodologia au toevaluării . Scopul CAF este
aceea de a oferi un cadru simplu, ușor și fără costuri pentru autoevaluarea organizațiilor publice din
Europa .
Seria ISO 9000 dezvoltată de Organiza ția Internațională a Standardelor încă din anul 1987 este
un standard internațional acceptat pentru asigurarea calității în domeniul producției și prestării
21 Site-ul oficial al Ministerului Dezvoltării Regionale a Administrației Publice și Fondurilor Europene,
http://www.mdrap.ro/administratie/reforma/admin istratie/ , accesat la data de 15 aprilie 2019
22 Eugen Burduș – Tratat de management. Ediția a III a, Editura Pro Universitaria, București, 2017, p. 173;
23 George Moldoveanu, Cosmin Dobrin – Management operațional, Editura Pro Universitaria, București, 201 6, p. 112;
24 Pentru mai multe informații despre acest model vezi www.efqm.org ., site accesat la data de 5.04.2019;
12
serviciilor care oferă indicatori și dispoziții privind modul în care se elaborează un sistem al ca lității
într-o organizație. Seria constă în instrucțiuni pentru utilizarea standardului (ISO 9000) și în cerințe
pentru procesele organizaționale specificate pentru organizațiile care desfășoară diferite activități .
Seria ISO 9000 luc rează cu instrumentul certificării de către părțile terțe (realizate de structuri
de certificare) și permite organizațiilor să obțină în mod oficial certificate pentru activitățile lor.
Certificatele sunt emise pentru o perioadă limitată de timp, dar pot f i și retrase .
În ceea ce privește aplicarea normelor de calitate internaționale în administrația publică, prima
normă de calitate a fost ISO 9000; de asemenea sunt aplicate normele privind mediul înconjurător ISO
14000, ISO 17020 și ISO 17025 și normele tehnice în domeniul administrației publice. Se apreciază că
aplicarea standardelor ISO 9000 este utilă, în special, organizațiilor cărora le lipsește transparența
regulilor scrise, a structurilor și p roceselor .25
25 Pentru mai multe informații despre acest model vezi www.iso.org ., site accesat la data de 5.04.2019.
13
Studiu de ca z
Îmbunătățirea capacității administrative
la nivelul Municipiului Constanța
Prin prezentul studiu urmează să analizăm modul în care este implementat un program de
creștere a capacității administrative de către o unitate administrativ teritoriala și care sunt rezultatele
urmărite în acest demers.
Astfel, avem în vedere Unitatea Administrativ Teritorială Municipiul Constanța, care urmărește
creșterea capacității administrative a Municipiului Constanța, prin implementarea unui proiect care are
drept scop in troducerea și menținerea sistemului de management al calității ISO 9001.26
1. Prezentare generală a UAT Constanța
Administrația publică din Municipiul Constanța se organizează și funcționează în temeiul
principiului autonomiei locale, descentralizării servi ciilor publice, eligibilității
autoritățiloradministrașiei publice locale, legalității și consultării cetățenilor în soluționarea
problemelor locale de interes deosebit.27
Municipiul Constanța are un Primar și doi Viceprimari, aleși în condițiile legii pe o perioadă de
4 ani. Primarul, Viceprimarii, Secretarul municipiului și aparatul de specialitate al Primarului constituie
o structură funcțională cu activitate permanentă, denumită Primăria municipiului Constanța, care duce
la îndeplinire hotărârile Consili ului Local al municipiului Constanța și Dispozițiile Primarului,
soluționând problemele curente ale colectivității locale.
Sediul Primăriei municipiului Constanța este Constanța, Bd.Tomis, nr.51.
Misiunea sau scopul Primăriei municipiului Constanța rezidă în soluționarea și gestionarea, în
numele și în interesul colectivității locale pe care o reprezintă, a treburilor publice, în condițiile legii.
Primarul îndeplinește o funcție de autoritate publică, este șeful administrației publice locale și
răspunde de buna organizare și funcționare a acesteia, prin compartimentele din aparatul de
specialitate. Primarul reprezintă municipiul în relațiile cu celelalte autorități publice, cu persoane fizice
și juridice din țară și străinătate, precum și în justiție.
Apara tul de specialitate al Primarului este structura organizatorică stabilită prin organigrama și
statul de funcții, aprobate conform legii, care duce la îndeplinire sarcinile și atribuțiile administrației
publice locale prevăzute în Constituție, legi, ordonan țe, hotărâri ale Guvernului, ordine ale
conducătorilor administrației publice centrale, hotărâri ale Consiliului Local al municipiului Constanța
și dispoziții ale Primarului, și este alcătuit din funcționari publici și personal contractual.
Structura organ izatorică a Primăriei municipiului Constanța cuprinde direcții, servicii, birouri și
compartimente.
26 Standardul ISO 9001 specifică cerințele generale pentru implementarea, dezvoltarea și îmbunătățirea sistemelor de
management al calității cu scopul livrării de servicii și pr oduse de calitate superioară.
27 http://www.primaria -constanta.ro/docs/default -source/documente -pwpmc/librarie -regulamente/regulament -de-organizare –
si-functionare , accesat la data de 20.04.2019;
14
Direcțiile reprezintă unități operative la nivel de instituție. Direcțiile grupează, de regulă, mai
multe servicii, birouri sau compartimente omogene. Condu cerea fiecărei direcții este asigurată de un
director executiv care este ajutat în realizarea sarcinilor de un director executiv adjunct, după caz, de
șefii de servicii, șefii de birouri și compartimentele subordonate.
Serviciile reprezintă mediul organiza toric ce le este atribuită tratarea unor obiective sau
activități specifice, cu responsabilități în consecință. Serviciile pot funcționa independent sau să aibă în
componență birouri și compartimente. Serviciul este condus de un șef de serviciu.
Biroul rep rezintă structura organizațională condusă de un șef de birou.
Compartimentul este un mediu organizatoric căruia îi sunt date în competență un număr restrâns
de activități care nu presupun coordonarea unui șef.
În analiza noastră avem în vedere cererea de f inanțare inițiată de Unitatea Administrativ
Teritorială a Municipiului Constanța către Autoritatea de Management pentru Programul Operațional
Capacitate Administrativă.
POCA (Programul Operațional Capacitate Administrativă) va promova crearea unei
administ rații publice moderne, capabilă să faciliteze dezvoltarea socio -economică, prin intermediul
unor servicii publice competitive, investiții și reglementări de calitate, contribuind astfel la atingerea
obiectivelor Strategiei Europa 2020. Pentru a putea îndep lini acest rol, administrația publică are nevoie
de resurse umane competente și bine gestionate, un management eficient și transparent al utilizării
resurselor, o structură instituțional -administrativă adecvată, precum și de proceduri clare, simple și
predictibile de funcționare. O astfel de administrație trebuie să fie capabilă să ofere decidenților politici
instrumentele necesare fundamentării și implementării unor politici publice în interesul cetățenilor.
Optimizarea administrației este o condiție impor tantă pentru punerea în aplicare a oricărei schimbări
structurale către o creștere inteligentă, durabilă și favorabilă incluziunii.28
Cererea de finanțare se încadrează în Axa Prioritară nr. 2 a Programului Operațional
Capacitate Administrativă – Administra ție publică și sistem judiciar accesibile și transparente.
Obiectivele specifice ale axei prioritare 2 vor sprijini susținerea unui management performant la nivelul
autorităților și instituțiilor publice locale, creșterea transparenței, eticii și integrită ții la nivelul
autorităților și instituțiilor publice, precum și îmbunătățirea accesului și a calității serviciilor furnizate
de sistemul judiciar, inclusiv prin asigurarea unei transparențe și integrități sporite la nivelul acestuia.29
Obiectivul Specific 2.1 – Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică
locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP.
Exemple de acțiuni:
Planificare strategică și financiară;
Sprijinirea introducerii de instrumente , procese de management la nivel local;
Măsuri pentru susținerea organizațiilor non -guvernamentale și a partenerilor sociali;
Dezvoltarea abilităților personalului din autoritățile și instituțiile publice locale (inclusiv
a factorilor de decizie la nivel p olitic).
Obiectivul Specific 2.2 – Creșterea transparenței, eticii și integrității în cadrul autorităților și
instituțiilor publice.
28 http://www.poca.ro/cadru -strategic/prezentare -poca-2014 -2020/ , accesat la data de 20.04.2019 ;
29 Idem.
15
Exemple de acțiuni:
Măsuri de creștere a transparenței în administrația public;
Mecanisme administrative (audit, control, c ontrol managerial intern);
Capacitatea administrativă de a preveni și a reduce corupția;
Educație anticorupție.
Obiectivul Specific 2.3 – Asigurarea unei transparențe și integrități sporite la nivelul sistemului
judiciar în vederea îmbunătățirii accesului și a calității serviciilor furnizate la nivelul acestuia.
Exemple de acțiuni:
Consolidarea planurilor de formare a personalului din sistemul judiciar raportat la noul
cadru legislativ și evoluția practicii judiciare;
Elaborarea de materiale suport pentru f ormare precum ghiduri, manuale, instrumente IT
(e-learning, sisteme audio -video, aplicații mobile etc.) etc.;
Organizarea de conferințe, seminarii, stagii de formare și specializare pentru formarea
profesională a personalului de la nivelul sistemului judic iar și a practicienilor dreptului;
Dezvoltarea și aplicarea de politici îmbunătățite de acordare a asistenței juridice, de
evaluare a calității și monitorizare a asistenței;
Organizarea de campanii de informare, educație juridică și conștientizare;
Dezvolt area și diversificarea paletei de servicii de consiliere și asistență juridică
adecvate nevoilor cetățeanului;
Promovarea și consolidarea metodelor alternative de soluționare a litigiilor prin
derularea de campanii de informare a justițiabililor și magistr aților, acțiuni de formare a
practicienilor;
Îmbunătățirea activității de executare a hotărârilor judecătorești;
Dezvoltarea sistemelor informatice necesare asigurării unui grad sporit de transparență
și accesibilitate a serviciilor furnizate de sistemul j udiciar.
2. Descrierea proiectului
Având în vedere faptul că administrația publică are nevoie de resurse umane competente și bine
gestionate, un management eficient și transparent al utilizării resurselor, o structură instituțional –
administrativă adecvată , precum și proceduri clare, simple și predictibile de funcționare, o administrație
care să fie capabilă să ofere decidenților politici instrumentele necesare fundamentării și implementării
unor politici publice în interesul cetățenilor, a fost depus spre finanțare proiectul „Creșterea capacității
administrative a Municipiului Constanța prin introducerea și menținerea sistemului de management al
calității ISO 9001”.
Este de menționat faptul că proiectul în discuție, având cod SMIS 109686 este aprobat spre
finanțare nerambursabilă prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020, Axa
priorirată 2: Administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente, Obiectuvil specific 2.1.
Introducerea de sisteme și standarde comune în adminis trația publică locală ce optimizează procesele
orientate spre beneficiari în concordanță cu SCAP.
Proiectul are ca sursă de cofinanțare bugetul local. Primăria Municipiului Constanța va pune la
dispoziția Consultantului care va efectua analiza diagnoză ins tituțională și proiectarea sistemului de
management al calității toate resursele informaționale instituționale -documentația/procedurile interne
de lucru utilizate în prezent, documentația aferentă organizării și funcționării,etc. sau orice alte
documente r elevante necesare în realizarea activităților.
16
Resursele umane puse la dispoziția proiectului.
Echipa de implementare este formată din:
-1 responsabil instruire care va avea urmatoarele atribuții minime:
organizarea sesiunilor/ modulelor/ cursurilor de i nstruire din cadrul proiectului,
elaborarea specificațiilor tehnice pentru furnizorii de instruire, stabilirea programului de
instruire și selectarea personalului pentru modulele de instruire,
evaluarea eficienței cursurilor de instruire realizate de căt re furnizori, realizarea
rapoartelor privitoare la activitatea de instruire;
-2 responsabili implementare SMC care vor avea urmatoarele atribuții minime:
furnizarea de date/ informații și participarea la toate întalnirile de lucru cu consultanții
care efe ctuează analiza diagnoza instituționala și proiectarea sistemului de management
al calității,
gestionarea și asigurarea ținerii sub control a tuturor documentelor cerute de standardele
ISO 9001;
analizarea oportunităților includerii în sistem a documente lor noi sau a modificarilor de
documente;
identificarea posibilelor neconformități si aplicarea de acțiuni preventive și/ sau
corective, raportarea tehnica a progresului proiectului in ceea ce priveste implementarea
SMC, etc.
3. Obiectivele proiectului
Obiectivul general al proiectului intitulat „Creșterea capacității administrative a Municipiului
Constanța prin introducerea și menținerea sistemului de management al calității ISO 9001” const ă în
dezvoltarea capacității administrative a Municipiului Consta nța, prin implementarea si certificarea
sistemului de management al calității in conformitate cu prevederile standardului SR EN ISO
9001:2015, fapt ce va determina creșterea calității actului administrativ pe termen lung.
Standardul ISO 9001 specifică ceri nțele generale pentru dezvoltarea, implementarea și
îmbunătățirea sistemelor de management al calitatii, în scopul de a satisface cerințele clienților.
Standardul ISO 9001 poate fi aplicat de către orice organizație care dorește să îmbunătățească
funcționa rea sa, indiferent de mărimea sau domeniul de aplicare și este cel mai raspandit standard de
management la nivel mondial.30
Obiectivele specifice ale proiectului
Primăria, în calitatea sa de instituție publică, își asumă faptul că cetățenii din cadrul
Muni cipiului Constanța își pun încrederea în faptul că serviciile publice oferite de aceasta sunt de o
înaltă calitate. Acest lucru poate fii realizat numai prin rezolvarea promptă, în spiritul legii, a
problemelor de interes public. Acest lucru presupune, pri ntre altele, scurtarea timpului de rezolvare a
problemelor cetățenilor, curățenie și ordine, sancționarea celor care nu respectă legea, altfel spus este
necesară implicarea directă a Primăriei în cadrul social.
Punând în prim plan satisfacerea nevoilor cet ățenilor, este necesar ca Primăria să se asigure de
îndeplinirea acestui deziderat. Acest lucru este posibil atunci cînd există un angajament clar și o
30 https://www.tuv -austria.ro/certificari/certificare -iso-9001 -sisteme -managementul -calitatii/ , accesat la data de 21.04.2019;
17
respectare a responsabilităților, când sunt asigurate și alocate resursele necesare și când este asigura tă
funcționarea eficientă a întregului aparat administrativ.
Din aceste puncte de vedere, prioectul derulat de Primăria Municipiului Constanța urmărește creșterea
calității administrative, fixându -și drept obiective specifice următoarele:
1. OS 1 – Revizui rea și optimizarea fluxurilor interne de lucru in vederea proiectării
corespunzatoare a sistemului de management al calității la nivelul Primăriei Municipiului Constanța;
2. OS 2 – Implementarea sistemului de management al calității în conformitate cu prev ederile
standardului SR EN ISO 9001:2015 în scopul îmbunătățirii calității și eficienței serviciilor publice
furnizate de către Municipiul Constanța;
3. OS 3 – Promovarea modernizării în administrația publică locală din Municipiul Constanța,
prin specializ area angajaților primăriei pe teme specifice managementului calității (551 persoane), ceea
ce va determina motivarea și mobilizarea acestora în direcția inovației și în oferirea d e servicii publice
de calitate.
4. Justificarea implementării proiectului
Scopul implementării acestui proiect îl reprezintă dezvoltarea sistemului de management al
calității ISO 9001:2015 precum și utilizarea resurselor umane, tehnologice, a informației și
comunicațiilor pentru furnizarea de servicii la standarde internaționale,c eea ce va contribui la
simplificarea procedurilor administrative, încadrandu -se astfel în eforturile de modernizare a
administrației publice locale.
In prezent, Primaria Municipiului Constanța se confruntă cu urmatoarele probleme:
Inexistența monitorizarii formale a activităților care să aibe ca rezultat eficientizarea
performanțelor fiecarui proces și a rezultatelor activităților specifice;
Inexistența unor indicatori de performanță pentru activitățile desfășurate;
Neaplicarea unor acțiuni corective și pre ventive eficace;
Nevoia îmbunătățirii continue a proceselor și procedurilor instituției;
Inexistența unui audit pentru evaluarea managementului aplicat care să scoată în
evidență eventualele puncte slabe/ activități defectuoase și modalități de corectare a
deficiențelor.
Primaria Municipiului Constanța se află intr -un proces de reorganizare instituțională
(modificare organigramă, ROF, etc) avînd ca scop îmbunătățirea structurală în vederea realizării unui
management eficient și eficace, cu accent pe procedu ri clare de lucru, capabile să dezvolte funcția de
management în cadrul UAT Constanța și să revizuiască, să reorganizeze, să simplifice și să reducă
barierele administrative. Odată cu o noua structură organizatorică este necesar a fi aplicat la nivelul
primariei și un instrumentar metodologic de management al calității, care să conducă la orientarea spre
rezultate bazate pe eficiență, eficacitate, calitate și îmbunătățirea serviciilor furnizate de primărie.
Pornind de la nevoile identificate pentru îmbunăt ățirea eficientei administrației publice locale,
Primăria Municipiului Constanța și -a propus să realizeze prin prezentul proiect o analiză instituțională
în vederea actualizării și optimizării fluxurilor de lucru, prin intermediul căreia vor fi identificat e
problemele de tip organizațional cu care se confruntă instituția, analiza impactului asupra mediului
rezultat din procesele/ activitatile desfășurate în primărie, prioritățile ce trebuie avute in vedere pentru
rezolvarea acestora, însoțită de proceduri d e lucru realizate în conformitate cu standardul de referința
SR EN ISO 9001:2015, dezvoltând astfel un sistem propriu de management al calității. Acest sistem va
18
controla toate procesele din cadrul organizației, cu scopul de a oferi servicii de o calitate superioară, de
a asigura organizarea funcțională cu responsabilități pe nivele ierarhice bine definite, precum și
îmbunătățirea continua a proceselor pe baza măsurarilor obiective, fiind astfel o modalitate optimă de
rezolvare a problemelor și necesitățilo r identificate în cadrul instituției.
În acest sistem de management al calității va fi cuprinsă intreaga activitate a instituției și intreg
personalul, pentru a asigura o conștientizare și un impact cât mai larg al noului sistem care va fi
introdus și cert ificat. Prin participarea la stabilirea, documentarea, implementarea, menținerea și
îmbunătățirea sistemului de management al calității vor fi create conditiile pentru:
optimizarea/ actualizarea fluxurilor de lucru ca urmare a reorganizării instituționale;
stabilirea unor obiective adecvate la nivelurile și funcțiile relevante;
stabilirea unor politici și strategii coerente cu cerințele referențialelor aplicate;
stabilirea și implementarea unor proceduri și procese esențiale pentru calitatea
serviciilor fur nizate beneficiarilor;
crearea unor mecanisme de supraveghere, măsurare și monitorizare a proceselor;
aplicarea unor tehnici de îmbunătățire continuă;
instituirea unor programe de acțiuni corective și preventive;
analizarea regulată a sistemului de managem ent și a performanțelor acestuia și luarea
unor măsuri adecvate de îmbunătățire continuă.
Soluționarea problemelor pe care le întampină Primăria Constanța contribuie în egală masură la
atingerea obiectivelor stabilite la nivel european, respectiv orientare a administrației publice locale către
cetățean, prin implementarea de sisteme de management și crearea unor mecanisme de identificare a
domeniilor deficitare și de adoptare a măsurilor de îmbunătățire continuă a activității.
Beneficiile implementării unui sistem de management al calității se vor regăsi la nivelul
administrației publice locale, al funcționarilor publici dar și al cetățenilor,ceea ce va permite un un
acces facil la serviciile publice, existența unor proceduri de lucru unitare, a unor formular e
standardizate, creșterea operativității și gradului de responsabilizare în luarea deciziilor de către factorii
de conducere, privind problemele din comunitatea locală, eliminarea birocrației.
Pentru administrația publică locală din Municipiul Constanța, implementarea sistemului de
management al calității, coroborată cu instruirea personalului va determina identificarea de noi
oportunități, dar și schimbări interne la nivel organizațional, prin modernizarea comunicării
instituționale și debirocratizare.
La nivelul Primariei Municipiului Constanta sunt identificate greutăți în planificarea, evaluarea
și monitorizarea performanțelor și competentelor compartimentelor care compun organigrama
consiliului local, în gestionarea eficienta a resurselor. Conform ac telor normative ce reglementează
activitatea autorității publice locale, primaria desfașoară activități multiple și diverse, angrenând
resurse materiale și umane deși nu există un sistem de management al proceselor ceea ce are efecte
negative asupra calită ții acestor servicii.
Pentru a putea identifica situația existentă la nivel local se va realiza o Analiza diagnoză
instituțională, în scopul obținerii unor informații despre procesele și activitățile ce se desfașoară, despre
fluxul informațional existent, în cadrul autorității. Acest cumul de informații va ajuta la proiectarea
unui sistem de management al calității care să corespundă nevoilor instituției. Totodată,se va obține o
hartă a proceselor desfățurate în instituție și interacțiunile dintre aceste p rocese.
19
Scopul implementării acestui proiect îl reprezintă și participarea activă a întregului personal din
administrația publică la procesul de luare a deciziilor privind comunitatea locală, printr -o folosire
judicioasă a resurselor. Prin manualul procedu rilor de lucru ce se va realiza pentru certificarea ISO se
vor analiza procese, proceduri, structuri, resurse, în vederea gestionării eficiente și eficace a resurselor,
stabilirii unui mod organizat de desfășurare a activităților din Primăria Municipiului Constanța, bazat
pe interacțiunile dintre activitati/ servicii din cadrul primăriei, dar și pe îmbunătățirea relației dintre
administrația publică locală și cetateni/ alte instituții/ mediul de afaceri, conformitatea cu toate
reglementările aplicabile în v igoare.
Avantajele ISO precum conformitatea cu reglementările legislative, adaptarea activă la
schimbările sistemului legislativ, crearea unei imagini mai bune în raport cu cetățenii, mediul de afaceri
și instituțiile publice sunt oportunități importante p entru dezvoltarea unei primării. Toate acestea vor
determina calificarea superioară a personalului, îmbunătățirea continuă a sistemului propriu de
management, în funcție de nevoile comunității locale, creșterea eficienței și a eficacității in gestionarea
resurselor umane, financiare, materiale, câștigarea încrederii partenerilor locali, creșterea satisfacției
cetățenilor, îmbunătățirea imaginii autorității publice locale, transparența și eficiența în derularea
proceselor interne ale primăriei, evitarea eror ilor în locul corectării lor.
Astfel, certificarea ISO va reprezenta o apreciere a calității actului managerial, a bunelor
practici din primărie, a orientării acesteia în direcția calității. Certificarea ISO va urmări atat beneficiile
la nivelul activităț ii actuale concrete a primăriei, dar, și în perspectivă, la nivelul planurilor de
dezvoltare strategice ale comunității locale.
Un sistem de management al calitatii trebuie să fie în acord cu regulamentele stabilite de catre
autoritatea în domeniu, dar și cu nevoile particulare ale autorității publice locale, cu eventualele ei
obiective sau dezechilibre. Evaluarea punctelor tari și a celor slabe, stabilirea unui plan de acțiune,
stabilirea unor proceduri de lucru, a unor măsuri coercitive, monitorizarea pro greselor efectuate vor fi
toate etape ce trebuiesc parcurse pentru implementarea ISO și care vor conduce implicit la creșterea
calității serviciilor publice către cetățeni, mediul de afaceri și alte instituții de la nivel local, regional și
central.
Avand în vedere aceste aspecte considerăm că finanțarea acestui proiect va conduce la
dezvoltarea durabilă a localității prin prisma creșterii calității serviciilor publice oferite de autoritatea
publică locala.
Utilizarea de standarde și obiective măsurabile în activitatea de zi cu zi a primăriei reprezintă o
practica modernă și eficientă de reglementare a fluxului de informații, care sporește calitatea serviciilor
publice, ceea ce contribuie, fară îndoială, la atingerea OS 2.1 al POCA , „Introducerea de sisteme și
standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în
concordanță cu SCAP”, și implicit la atingerea indicatorilor și rezultatului R2 POCA ”sisteme de
management al performanței și calității corelate cu Planul de acțiune în etape implementat în
administrația publică locală”.
Contribuția proiectului la obiectivul specific, la rezultatele și la indicatorii POCA constă în
faptul că, prin identificarea și structurarea proceselor de lucru, procedurarea activi tății și implementarea
proceselor de lucru, managementul instituției va avea vizibilitatea necesară luării deciziilor optime în
cadrul exercitarii actului administrativ.
Caracterul inovativ al proiectului constă în faptul că va fi posibilă urmarirea îndep linirii
obiectivelor instituției, prin setarea indicatorilor de performanță pe fiecare proces de lucru și
monitorizarea lor continuă, prevenindu -se materializarea riscurilor asociate obiectivelor. În acest fel,
20
cunoscandu -se valorile indicatorilor pe proce se, se va obține un input direct in procesul de planificare
strategică și dezvoltare instituțională, prioritizându -se ariile de dezvoltare, în vederea optimizării
activităților și acoperirii decalajelor operaționale.
5. Grupul țintă al proiectului
Grupul țintă vizat direct de implementarea și rezultatele proiectului este format din 551 persoane,
respectiv:
Factorii de decizie de la nivel local (3 persoane – primarul și 2 viceprimari);
Personalul aparatului de specialitate al Primăriei Municipiului Constanț a (functionari publici și
personal contractual – de conducere și execuție – 548 persoane), respectiv:
– Primărie: 373 persoane, din care 355 funcționari publici și 18 personal contractual;
– Direcția Po liție Locală: 47 de persoane, din care 44 dețin funcție de execuție, iar 3 dețin funcție de
conducere;
– Serviciul Public Comunitar Local de Evidență a Persoanei: 128 persoane, din care 118 dețin funcție
de execuție și 10 dețin funcție de conducere.
Toți c ei 551 de angajați ai instituției vor beneficia de instruiri privind implementarea sistemului
de management al calității; 110 angajati ai Primariei vor participa la cursurile de instruire în
urmatoarele domenii: „Managementul calității în administrația pub lică”, „Management public și
leadership”, „Planificare strategică”; 5 angajati ai primăriei vor participa la cursul ”Auditor în domeniul
calității – cod COR 214130”.
Prin participarea în cadrul proiectului, atât aleșii locali, cât și funcționarii de execuț ie și cei din
conducere își vor îmbunătăți procesul de comunicare, vor înțelege mai bine procesele organizației ce
implică angajamentul ferm al managementului, definirea clară a responsabilităților, va exista o
transparență și eficiență a proceselor intern e ale organizației, vor evita erorile în locul corectării lor
(măsurile preventive costă mai puțin decât corectarea erorilor), vor contribui la realizarea unui cadru
bine organizat la nivelul instituției pentru gestionarea problemelor, vor plasa cetațeanul în centrul
sistemului de management. În concluzie, vor duce de fapt la îmbunătățirea imaginii instituției și
relațiile sale cu alte instituții și diverși parteneri și vor schimba mentalitatea în ceea ce privește
practicile și metodele de lucru.
6. Descri erea/ Valorificarea rezultatelor urmărite în urma implementării proiectului
Rezultatele proiectului au fost proiectate cu scopul de a putea fi utilizate și după finalizarea
proiectului conferind sustenabilitate actiunilor sale.
Sustenabilitatea acestui pro iect poate fi analizată astfel:
a) Din perspectivă financiară: pentru perioada urmatoare implementării sistemului de
management al calității, costurile legate de monitorizare (audit intern, audituri de supraveghere,
audituri de recertificare) vor fi acoper ite din bugetul local al autorității publice locale. De asemenea,
autoritatea publică locală se angajează să asigure finanțarea din fonduri proprii sau atrase, a costurilor
legate de îmbunătățirea sistemului de management al calității, atunci când este nev oie de oferirea unor
soluții de specialitate care depășesc competențele personalului de specialitate din cadrul autorității
publice locale Constanța.
21
b) Din perspectiva resurselor umane. În cadrul sesiunilor de instruire organizate pe temele
„Auditor în do meniul calității”, se va obține construirea și transferul de abilități și competențe astfel
încât personalul Primăriei Muncipiului Constanța să poată fi capabil să susțină implementarea
sistemului la standardele corespondente și menținerea certificării obț inute, în urma desfășurării
auditurilor de supraveghere, din anul II și anul III, iar ulterior pentru a obține recertificarea.
Practic la nivelul Primăriei Municipiului Constanța vor exista auditori interni capabili să asigure
atât implementarea sistemulu i de management al calității, dar și ulterior, după finalizarea proiectului să
continuie implementarea sistemului și să obțină menținerea certificării acestuia. Acești auditori instruiți
în cadrul proiectului, vor avea atribuții clare în gestionarea sistem ului de management implementat,
desemnate prin Dispoziție a Primarului. În acest mod, la nivelul Primăriei Municipiului Constanța, vor
exista resursele umane capabile de asigurarea sustenabilității proiectului. De asemenea, va fi desemnat
un Reprezentant a l Managementului Calității care va avea ca și atribuții minime să se asigure că
procesele necesare sistemului de management al calității sunt stabilite, implementate și menținute, va
aplica politica în domeniul calității și va lua toate măsurile necesare p entru atingerea obiectivelor
acesteia, va revizui programul de management al calității și va asigura monitorizarea termenelor, va
revizuii și va gestiona documentele SMC, etc.
În ceea ce privește persoanele instruite pe tematici specifice, aceștia vor ave a capacitatea de a
disemina competențele dobândite în cadrul cursurilor la care au participat și de a le pune în practică în
activitatea zilnică și a asigura transferul de know -how către ceilalți angajați ai instituției.
c) Din perspectiva sistemului de ma nagement implementat. Implementarea sistemului de
management al calității va reprezenta o garanție, prin el însuși asupra sustenabilității proiectului,
deoarece certificarea, în conformitate cu SR EN ISO 9001:2015 presupune supravegherea în continuare
a sistemului și monitorizarea prin audituri de supraveghere. Sistemul de management construit, va
reprezenta subiectul unor îmbunătățiri continue, la nivelul Primăriei Municipiului Constanța, în
urmatorii 2 ani, pe baza observațiilor colectate pe durata implem entării acestuia din primul an.
Reprezentantul legal va susține prin actiunile sale politicile în domeniul calității definite la nivel
strategic și tactic, la nivel general și specific. Politica în domeniul calității va fi analizată permanent
pentru a -i garanta adecvarea la nevoile și dezvoltarea autorității publice locale.
În ceea ce privește efectele multiplicatoare, acest proiect va reprezenta un exemplu de bună
practică pentru primăriile celorlalte municipii din județul Constanța, putând genera determin area
acestora pentru implementarea sistemului de management al calității în propriile aparate administrative,
contribuind astfel la creșterea eficienței serviciilor publice furnizate la nivel județean.
Impactul acestui proiect are un caracter de complement aritate și continuare, raportat la:
Proiectul „E -PMC” finanțat din Programul PHARE 2002 „Fondul de modernizare
pentru dezvoltarea administrației la nivel local” și buget local care a avut ca obiectiv modernizarea
managementului documentelor și a management ului operațional prin implementarea sistemului privind
semnătură electronică, Primăria Municipiului Constanța devenind prima instituție publică din România
care a implementat la nivelul instituției sistemul de semnătură electronică, în conformitate cu
dispozițiile Legii 455/2001 privind semnătura electronică, fiind astfel premiată.31
Portofoliul de proiecte aferent Strategiei de Dezvoltare a Zonei Metropolitane Constanța
la nivelul cărora implementarea sistemului de management al calității va reprezenta o pr emisă pentru
31 http://www.cjc.ro/proiecte/Finalizate -2006.htm , accesat la dara de 22.04.2019;
22
asigurarea unei implementări corespunzătoare, precum și a sustenabilității acestor proiecte și a
maximizării acestora în cadrul serviciilor oferite către cetățeni
Programul Operațional Capital Uman (POCU), deoarece asigură instruire angajațilo r din
cadrul primăriei, participând la promovarea învățării pe tot parcursul vieții.
Potrivit Obiectivului General II al SCAP 2014 -2020, implementarea unui management
performant în administrația publică reprezintă o condiție esențială pentru derularea refo rmelor, fiind
necesară abordarea coerentă și coordonată a aspectelor referitoare la procesul decizional, resursele
umane, tehnologia informației, procesele interne, asigurarea calității și cercetarea și inovarea ca
premise ale dezvoltării viitoare. Adminis trația publică va câștiga încrederea cetățenilor și a altor tipuri
de beneficiari, oferindu -le servicii prompte și asigurând constanță în calitatea prestării serviciilor.
Autoritățile și instituțiile publice vor fi apte să stimuleze implicarea cetățenilor, identificând astfel
probleme, anticipând provocări și propunând soluții pe care le fundamentează, testează și validează
sistematic. Astfel, se va genera un cadru de servicii adecvate nevoilor cetățenilor și țintite pe eficiență
economică. Relația dintre a dministrația publică și beneficiari înseamnă dedicație, corelație și orientare
pe soluții care să se armonizeze cu reformele din domeniile social, cultural -educațional, economico –
financiar, justiție și democrație.32
Prin prezentul proiect, intitulat „Crește rea capacității administrative a Municipiului Constanța
prin introducerea și menținerea sistemului de management al calității ISO 9001” se raspunde
Obiectivului Specific II.6.2 din SCAP, respectiv de creștere a gradului de utilizare a sistemelor și
instrum entelor de management al calității, printr -o abordare integrată, în sensul ca, pornind de la
diagnosticarea cadrului organizatoric existent și a eficacității activității specifice administrației publice
locale, se propun metode moderne de implementare a ma nagementului calității într -o maniera coerenta
și coordonată.
În ceea ce privește Obiectivul Specific II.6.2 din SCAP, strategia adusă în discuție propune o
abordare bazată pe direcții de acțiune care vor viza realizarea de analize referitoare la valorifi carea
sistemelor și instrumentelor de management al calității în administrația publică, identificarea
priorităților pentru implementarea managementului calității într -o manieră coerentă, coordonată și
etapizată, promovarea, monitorizarea și evaluarea impac tului implementării sistemelor și
instrumentelor de management al calității. Aceste aspecte necesită urmarea mai multor etape, după cum
urmează33:
Realizarea unei analize a situației actuale în ceea ce privește evaluarea nevoilor părților
interesate și uti lizarea sistemelor și instrumentelor de management al calității în autoritățile și
instituțiile publice din România.
Identificarea și asumarea priorităților în vederea implementării managementului calității
la nivelul administrației publice centrale și lo cale, într -o manieră coerentă, coordonată și etapizată.
Realizarea acestei căi de acțiune se referă la stabilirea de către Comitetul Național pentru Coordonarea
Implementării Strategiei a obiectivelor în domeniul managementului calității pentru perioada 20 15 –
2020, la elaborarea unui plan de acțiune pentru prioritizarea și etapizarea implementării
managementului calității, pe tipuri de instituții (ministere, instituții subordonate/în coordonare, structuri
deconcentrate ale acestora, județe, municipii, oraș e, comune), precum și la stabilirea și implementarea
32http://www.dpfbl.mdrap.ro/documents/strategia_administratiei_publice/Strategia_pentru_consolidarea_administratiei_pub
lice_2014 -2020.pdf , accesat la data de 22.04.2019;
33 Strategia pentru consolidarea administrației publice 2014 – 2020 – Ministerul dezvoltării regionale și administrației
publice;http://www.dpfbl.mdrap.ro/documents/strategia_administratiei_publice/Strategia_pentru_consolidarea_administrati
ei_publice_2014 -2020.pdf , accesat la data de 22.04.2019;
23
acțiunilor necesare pentru consolidarea cadrului legislativ pentru implementarea managementului
calității la nivelul administrației publice, cu accent pe un sistem unitar și recunoscut la nivel național
și/sau european.
Implementarea și monitorizarea Planului de acțiune etapizat pentru implementarea
managementului calității. Această etapă vizează implementarea efectivă a măsurilor și acțiunilor de
sprijin pentru implementarea managementului calității, pre cum și monitorizarea sistematică a acestora.
În cadrul acestei etape Comitetul Național pentru Coordonarea Implementării Strategiei:
Derularea de acțiuni de informare, promovare și formare privind sistemele și
instrumentele de management al calității. Real izarea acestei căi de acțiune vizează promovarea
managementului calității prin realizarea și transmiterea de documente de informare/promovare către
instituții și autorități publice și organizarea unor seminarii/ateliere de lucru destinate instituțiilor și
autorităților publice pentru informarea/formarea reprezentanților acestora privind managementul
calității, precum și pentru prezentarea bunelor practici identificate, la nivel național și/sau internațional,
în acest domeniu.
Realizarea și implementarea unu i mecanism de monitorizare a utilizării sistemelor și
instrumentelor de management al calității în administrația publică. Realizarea acestei căi de acțiune
vizează elaborarea unui mecanism de monitorizare a utilizării managementului calității în administra ția
publică pentru a avea o imagine a gradului de utilizare a acestuia la nivelul întregii țări.
Evaluarea impactului implementării sistemelor și instrumentelor de management al
calității în administrația publică. Realizarea acestei căi de acțiune vizează evaluarea impactului obținut
la nivelul autorităților și instituțiilor publice în ceea ce privește îmbunătățirea modului de realizare a
activităților și de prestare a serviciilor publice. În acest sens, va fi dezvoltată o metodologie de evaluare
și colect are de informații care va fi realizată etapizat de către autoritățile și instituțiile competente, în
funcție de realizarea principalelor măsuri de dezvoltare a utilizării managementului calității.
Prin scopul său, proiectul este relevant pentru obiectivele stabilite prin Strategia Națională de
Dezvoltare Durabilă, care prevede ca Obiectiv Specific creșterea capacității administrației publice prin
realizarea unor îmbunătățiri de structură și proces în managementul ciclului de politici publice, inclusiv
prin introducerea unor proceduri de evaluare a managementului calității actului administrativ. Proiectul
este relevant și prin dezvoltarea de sisteme și instrumente moderne de management al calității,
coroborata cu dezvoltarea abilităților personalului din prim ărie. Acest proiect va conduce implicit la
creșterea calității serviciilor publice furnizate către cetateni, a mediului de afaceri și altor instituții de la
nivel local și central, ceea ce va permite dezvoltarea unei administrații publice performante în re giune.
7. Riscuri posibile
„Orice proces conștient are un anumit grad de incertitudine care nu poate fi eliminat.
Incertitudinea în concepția modernă este o noțiune mai largă care include atât aspectele negative, cât și
pe cele pozitive, de aceea incertit udinea nu se poate confunda cu riscul. În timp ce riscul este considerat
ca având aspect negativ împrejurările favorabile reprezintă aspectele pozitive ale unui proces.
Proiectele trebuie conduse luând în considerare faptul că întotdeauna există riscuri și împrejurări
favorabile. Personalul trebuie încurajat să anticipeze, să identifice atât riscurile cât și împrejurările
favorabile și să le raporteze organizației care se ocupă de realizarea proiectului. De aceea planul de
management al riscurilor și al oportunităților odată elaborat trebuie aplicat în mod eficient pe întreg
ciclu de viață al proiectului.”34
34 Dan Ioan Filipoiu , Constantin Râlea, Managementul riscurilor proiectului, articol online,
http://www.omtr.pub.ro/didactic/indrumare/mdpp/mpdp_ii_7+8+9.pdf
24
În cadrul prezentului prezentului proiect au fost identificate o serie de riscuri. Pentru orice risc
identificat și bine documentat se va desemna o p ersoană cu responsabilitatea, autoritatea și resursele
necesare pentru a stăpâni acel risc. Acest proces de identificare face parte integrantă dintr -un plan de
management al riscurilor, care la rândul lui este inserat sau se va face referire în planul de management
al proiectului.
În acest sens, un prim risc identificat este credibilitatea scăzută în eficiența sistemului ce
urmează a fi implementat . Ca măsură preventivă toți angajații vor fii instruiți, la nivel general, cu
privire la sistemul de managem ent al calității. Astfel, fiecare compartiment va fi instruit în funcție de
tipul activității desfășurate pentru implementarea eficientă a procedurilor și înțelegerea modului concret
de funcționare precum și a avantajelor obținute. Deasemenea, cinci angaja ți ai instituției vor dobândi
competențe de auditor în domeniul calității, aceștia având sarcina de menținere a sistemului
implementat.
Un alt risc posibil este depășirea termenelor activităților planificate, risc ce poate fii ameliorat
prin stabilirea cla ră a termenelor și responsabilizarea persoanelor implicate în derularea activităților..
Deasemenea, vor fii realizare rapoarte de măsurare și monitorizare a activității, executate eficient,
urmate de măsuri de îmbunătățire realiste.
Un alt impediment poate fii considerat interesul scăzut al participanților la implementarea
sistemului de management al calității . Acest lucru poate fi evitat într -o anumită măsură prin informarea
prealabilă detaliată a angajaților instituției privind obiectivele și beneficiile introducerii unui asemenea
sistem, atât în ceea ce privește furnizarea serviciilor către cetățeni, cât și în performanțele
managementului institutiei; deasemenea, se are în vedere angajamentul clar al conducerii instituției,
privind utilizarea noului siste m de management al calității, precum și continuarea utilizării lui și după
închieierea proiectului. Toți angajatii vor trebui implicați în procesul de implementare, ei devenind
responsabili de anumite procese ce țin de implementarea managementului calități i. Prin dispoziție a
Primarului se vor aloca sarcini clare cu privire la contribuția și implicarea fiecărui departament și
serviciu. De asemenea se vor organiza întalniri de evaluare a stadiului implementării proiectului.
Nu în ultimul rând, un ultim risc identificat este reprezentat de timpul insuficient pentru
informare și instuire, angajații fiind implicați în efectuarea sarcinilor zilnice de serviciu . În acest sens,
instruirea va fii eșalonată în timp, pe module și grupe de angajați, astfel încât să nu fie afectată
activitatea internă.
8. Planul de activi tăți
În vedera implementării eficiente proiectului a fost realizat un plan structurat de activități, plan
ce include cinci activități principale, după cum urmează:
Activitatea 1 – Managementul de proiec t;
Activitatea 2 – Informare și publicitate;
Activitatea 3 – Analiză și diagnoză instituțională;
Activitatea 4 – Implementarea și certificarea sistemului de management al calității în
conformitate cu prevederile standardului SR EN ISO 9001:2015;
Activitate a 5 – Îmbunătățirea cunoștințelor și competențelor personalului Primăriei Constanța
prin participare la programe de instruire.
Aceste activități cuprind o serie de subactivități derulate de Unitatea Administrativ Teritorială
Municipiul Constanța, pe care l e vom detalia și analiza în cele ce urmează.
25
1. Activitatea 1 – Managementul proiectului
Această activitate se va desfășura în perioada 1 iunie 2018 – 30 septembrie 2019. Pentru
elaborarea cererii de finanțare a fost derulată o procedură de achiziție dire ctă pentru contractarea de
servicii de consultanță specializată având ca obiect elaborarea proiectului. În urma derulării procedurii
de achiziție a fost semnat contractul de prestări servicii nr 27200/02.03.2017.
Managementul proiectului este o activitate transversală, cu caracter general care se va derula pe
toată perioada de implementare a proiectului și va fi asigurată de Solicitant prin managerul de proiect,
în vederea asigurării indeplinirii obiectivelor și rezultatelor proiectului. Managerul de proiec t va fi
sprijinit de către: 1 responsabil financiar, 1 responsabil achizitii publice, 1 asistent manager.
Aceasta activitate va include toate activitățile de planificare, organizare, monitorizare, control și
evaluare necesare realizării obiectivelor în con dițiile utilizării eficiente a resurselor umane, materiale și
financiare. Proiectul va fi implementat conform metodelor, tehnicilor și instrumentelor specifice
Managementului Ciclului de Proiect. Metodologia de implementare a proiectului are în vedere acți uni
de planificare, execuție, monitorizare activități, în baza graficului de implementare, buget, instrumente
de monitorizare și control, inclusiv stabilirea clară a termenelor de desfășurare a activități, gestionare
tehnico -financiară de proiect (pe baza rapoartelor lunare de activitate ale expertilor), asumarea
prealabilă a responsabililor pentru fiecare activitate.
Prima lună de implementare va fi dedicată preponderent organizării operaționale a proiectului:
vor fi stabilite procedurile de lucru și modal itățile de comunicare, monitorizare și raportare, vor fi
definitivate documentele de management ale proiectului, inclusiv lista livrabilelor utilizate, vor fi
derulate procedurile de achiziții pentru echipamente, materiale, servicii și întocmirea contracte lor de
furnizare. Vor fi alocate spațiile și resursele materiale și financiare prevăzute în cererea de finanțare și
va fi constituită echipa. La momentul demarării proiectului cât și pe parcursul implementării acestuia,
managerul de proiect va asigura inst ruirea membrilor echipei de implementare pentru cunoașterea
obiectivelor proiectului și a metodelor de realizare specifice, antrenarea și motivarea personalului,
controlul respectării etapelor de implementare.
Managerul de proiect va asigura coordonarea, c ontrolul și evaluarea internă în relația cu valorile
indicatorilor stabiliți și cu obiectivele propuse. La sfârșitul fiecarui trimestru de implementare va avea
loc câte o întalnire de management în care se va evalua stadiul proiectului pe baza informațiilo r culese
de responsabilii de activităti și pentru a planifica în detaliu etapele următoare de implementare și
termenele de îndeplinire a acestora, cu aplicarea eventualelor corecții
În cadrul implementării activităților, se va ține cont de planificarea, de responsabilizarea
persoanelor implicate, de importanța comunicării atât pe orizontală cât și pe verticala. Se va urmări
aplicarea principiilor unui management de proiect eficient: eficiență, economie și calitate.
Monitorizarea, controlul și evaluarea prog resului activităților va fi facută în permanență de către
managerul de proiect, având ca scop identificarea și rezolvarea rapidă a oricarei probleme legate de
organizarea și coordonarea proiectului. Procedura de monitorizare va cuprinde următoarele acțiuni :
menținerea legăturii permanente prin contact direct/email;
analizarea bugetului cel puțin o dată pe lună (în situația existenței unor diferențe față de
bugetul planificat, se identifică cauzele și se iau decizii de corectare a erorilor);
verificarea rap oartelor și a documentațiilor întocmite de membrii echipei de implementare,
înainte de transmiterea către AMPOCA;
organizarea de întâlniri ad -hoc în situația unor probleme și situații neprevăzute care pot
apărea pe parcursul desfășurării proiectului și car e necesită o soluționare urgență.
26
Managerul de proiect va elabora rapoartele tehnice de progres ce vor însoții CR/CP în care vor fi
evidențiate rezultatele și indicatorii realizați. Asigurarea calității proiectului urmărește realizarea unor
sisteme eficien te de verificare și păstrare a documentațiilor tehnice și financiare ale proiectului, care să
asigure siguranță și un acces facil la aceste documentații, în cazul vizitelor de monitorizare sau al
auditurilor din partea AMPOCA.
Pentru ca proiectul să se des fășoare în cele mai bune condiții, va fi necesară achiziția de
echipamente de calcul și echipamente periferice de calcul și licențe (4 laptopuri cu licențe aferente, 1
multifuncțională), care vor sprijini membri echipei de management în realizarea sarcinil or ce le revin în
implementarea proiectului (redactarea documentelor proiectului, stocarea datelor, etc). Acestora li se
vor aplica etichete autocolante care vor conține elementele obligatorii de identitate vizuală POCA.
2. Activitatea 2 – Informare și pub licitate
Această activitate se axează pe informarea publicului general cu privire la obiectivele asumate
și rezultatele proiectului, cu respectarea prevederilor Manualului de Identitate Vizuală POCA. Proiectul
va beneficia de o vizibilitate potrivită și de o promovare adecvată, incluzând obiectivele și rezultatele
obținute, care va consta în:
Crearea și producția materialelor de informare și de publicitate
Vor fi realizate materiale de promovare a proiectului (150 mape personalizate, 150 pixuri
personal izate, 150 genți personalizate) și de informare (1 roll –up banner care va fi expus intron loc ușor
vizibil publicului – la intrarea în sediul primăriei – și va conține următoarele informații: titlu, denumire
beneficiar, scopul proiectului, data de începere și perioada de implementare a proiectului, precum și
valoarea totală defalcată pe surse de finanțare și 50 de broșuri). Toate aceste materiale vor fi afișate
și/sau distribuite cu ocazia celor 2 conferințe de presă (de la începutul și de la finalizarea pr oiectului) și
a Conferinței privind bunele practici în domeniul calității, dezvoltării durbile și egalității de șanse) .
Organizarea unei campanii de conștientizare privind proiectul va presupune:
Organizarea unei conferințe de presă la începutul proiect ului;
Organizarea unei conferințe la finalul proiectului;
Comunicat de presă la începutul proiectului;
Comunicat de presă la finalizarea proiectului.
Atât pentru conferința organizată la începutul proiectului, cât și pentru conferința organizată la
finalizarea proiectului, s -a estimat un număr de aproximativ 50 persoane participante/conferința,
însemnând angajați ai Primăriei Municipiului Constanța, reprezentanți ai instituțiilor/organizațiilor
locale, mass -media, alți factori relevanți pentru proiect și nu în ultimul rând membrii echipei de proiect.
Echipa de proiect va acorda o atenție deosebită pregătirii acestei activități pentru a asigura transparența
și o participare cât mai largă a reprezentanților mass -media.
Conferința de presă de la începutul pr oiectului va avea ca și tematică: prezentarea proiectului, a
obiectivelor, asigurarea vizibilității contribuției Comisiei Europene în cadrul proiectului (valoarea
proiectului) și a activităților acestuia, importanța implementării acestui proiect. Tematica conferinței
organizată la finalizarea proiectului va fi: diseminarea rezultatelor proiectului, prezentarea indicatorilor
realizați, prezentarea modului în care se va asigura sustenabilitatea proiectului, etc.
Cele două comunicate de presă vor fi elaborate și difuzate cu ocazia organizării celor două
conferințe de presă.
De asemenea, pe site -ul Primăriei Municipiului Constanța va fi creață o secțiune dedicată
acestui proiect care va conține minim următoarele informații: titlul proiectului, denumirea
27
benefi ciarului, scopul și obiectivele specifice ale proiectului, data de începere și perioada de
implementare, valoarea totală defalcată pe surse de finanțare, precum și rezultatele acestuia.
3.Activitatea 3 – Analiză și diagnoză instituțională
Analiza primăr iei municipiului Constanța constituie un instrument de diagnosticare a modului
de organizare și funcționare a instituției, pornind de la procese/activități și de la rezultatele obținute, ca
fundament pentru optimizarea și actualizarea fluxurilor de lucru n ecesare proiectării sistemului de
management al calității administrației publice locale a municipiului Constanța. Această activitate
presupune realizarea unei radiografieri a sistemului de management existent la nivelul primăriei din
punct de vedere metodo logic, organizatoric, decizional și informațional, prin prisma celor 5 funcții ale
procesului de management, respectiv: funcția de previziune; funcția de organizare; funcția de
coordonare; funcția de antrenare; funcția de evaluare -control, în vederea ident ificării și analizării
rolului primăriei, a structurii sale organizaționale, atribuțiilor și încărcării fiecărui
departament/compartiment/direcție, etc.
Această analiză are ca obiective:
Identificarea sistemului real de lucru și compararea acestuia cu ce rințele standardului de
referință;
Identificarea elementelor tehnico -organizatorice și a practicilor curente care pot constitui
bazele viitorului sistem al calității;
Identificarea punctelor critice ale fluxului de activități care provoacă întârzieri, defi ciențe,
costuri suplimentare, etc.;
Resursele umane și materiale existente;
Sistemele de înregistrări și evidență existențe;
Identificarea oportunităților de îmbunătățire;
Pentru realizarea acestei activități se vor contracta servicii de consultanță specia lizată. Analiza
diagnoză a instituției presupune o abordare integrată a organizației: din perspectivă internă -prin
colectarea datelor privind „starea organizatiei”, așa cum este ea percepută de către funcțiunile și
oamenii săi, normele și procedurile exist ente.
Pentru a măsura gradul în care sistemul de management existent în cadrul primăriei răspunde
cerințelor standardului de calitate, precum și acțiunile ce trebuie întreprinse în etapele următoare –
strategia de implementare a managementului calității în cadrul primăriei – vor fi utilizate următoarele
instrumente și tehnici:
Sesiune de conștientizare a personalului primăriei cu privire la importanța și beneficiile
implementării și certificării sistemului de management al calității;
Interviuri structurate cu factorii de decizie (primar, viceprimari), precum și cu personalul de
conducere și de execuție (chestionare de colectare date) ca mijloc de documentare asupra
cerințelor de dezvoltare;
Observarea și analiza documentelor existente în cadrul primăriei: p roceduri, regulamente,
politici, obiective, etc.;
Ședințe de lucru (work -shop -uri) – ca instrument de colectare date pentru fiecare proces
identificat.
Pe de altă parte va fi realizată o analiză și din perspectivă externă ,prin analiza cadrului legal,
instituțional și regional în care își desfășoară activitatea instituția. De asemenea vor fi culese date de la
stakeholderi (date referitoare la tipurile de servicii solicitate, respectarea termenelor stabilite, timpul de
așteptare, promtitudinea și cooperarea p ersonalului, gradul de mulțumire, etc.).
28
La finalul realizării analizei diagnoză va fi realizat un Raport de evaluare care va cuprinde pe
lângă descrierea situației existente, concluzii și recomandări cu privire la actualizarea și optimizarea
fluxurilor d e lucru, în scopul eficientizării activității și livrării unor servicii de calitate către comunitate.
Acest raport va constitui fundamentul pentru identificarea premizelor generale de implementare a
instrumentului de management al calității, cu luarea în c onsiderarea a elementelor cheie ale controlului
managerial intern, respectiv mediul de control, performanța și managementul riscurilor, informarea și
comunicarea, activități de control, auditarea și evaluarea. La finalizarea Raportului de evaluare se va
organiza o masă rotundă pentru dezbaterea concluziilor acestuia. La această masă rotundă vor fi invitați
să participe reprezentanți ai fiecărui compartiment/ serviciu/direcție din cadrul aparatului de
specialitate al Primăriei – aproximativ 30 de persoane.
Pe baza discuțiilor, propunerilor și comentariilor de la această masă rotundă, echipa de experți
va finaliza documentul final referitor la diagnoza instituțională și vor proceda la proiectarea sistemului
de management care presupune:
Identificarea metodelo r și mijloacelor necesare pentru satisfacerea cerințelor de
management definite în standardul de referință;
Stabilirea structurii documentației sistemului ce urmează a fi implementat -stabilirea un
plan de acțiune pentru desfășurarea etapelor următoare;
Pentru implementarea sistemului de management al calității Consultantul va elaborară
documentația specifică standardului ISO 9001:2015, respectiv:
Manualul Calității – care are ca obiective principale: prezentarea politicii și organizarea
sistemului de manag ement al calității; demonstrează angajamentul conducerii față de acest sistem;
servește ca document de referință pentru partenerii instituției; demonstrează modul de satisfacere a
cerințelor din standardele de referință și este utilizat pentru instruiri;
Procedurile de sistem obligatorii cerute de standard;
Proceduri/Instrucțiuni de lucru/descriere procese;
Formulare.
Documentele elaborate de consultant, sub formă de proiect, vor fi înainte spre a fi analizate în
detaliu de către management și personalu l desemnat de la nivelul Primăriei Municipiului Constanța,
care își vor prezenta propunerile de optimizare a activităților, proceselor, se vor opera corecțiile
necesare după care, consultantul va elabora documentele în formă definitivă.
În sarcina Consult antului va intra inclusiv instruirea tuturor angajaților Primăriei Municipiului
Constanța, precum și a aleșilor locali (primar și viceprimari) în vederea aplicării procedurilor
Sistemului de management al calității ISO 900. Instruirea se va efectua pentru fiecare direcție/
compartiment/ serviciu/ birou în parte, fiecare angajat beneficiind de minim 3 zile de instruire a câte 4
ore/zi.
În cadrul instruirii se vor prezenta:
Rezultatele Analizei diagnoză;
Problemele identificate și soluțiile pentru rezolvar ea lor;
Noile cerințe cu privire la activitatea desfășurată pentru fiecare compartiment/ angajat;
Indicatorii fiecărui compartiment pentru activitatea desfășurată;
Documentația sistemului de management al calității – manualul calității, proceduri de
sistem, proceduri și instrucțiuni de lucru metodele de elaborare, verificare și aprobare a
documentelor, condițiile de difuzare/ modificare/ retragere a documentelor/ datelor.
29
S-a optat pentru ca cele două componente (realizarea Analizei diagnoză/ Raport de e valuare și
elaborarea documentației Sistemului de Management al Calității) să fie realizate de către același
consultant, întrucât considerăm că aceste activități sunt complementare, ceea ce va conduce la
obținerea rezultatelor optime.
4. Activitatea 4 – Implementarea și certificarea sistemului de management al calității în conformitate
cu prevederile standardului SR EN ISO 9001:2015
Această activitate va fi formată din alte trei subactivități, în primă fază realizându -se
implementarea sistemului de manage ment al calității în conformitate cu prevederile standardului SR
EN ISO 9001:2015, acțiune ce se va desfășura în perioada noiembrie 2018 – mai 2019.
Activitatea presupune aplicarea procedurilor din documentația ISO în procesele/activitățile care
se desfășo ară în cadrul Primăriei Municipiului Constanța. De asemenea, va fi desemnat un
Reprezentant al Managementului Calității care va avea ca și atribuții minime să se asigure că procesele
necesare sistemului de management al calității sunt stabilite, implementa te și menținute, va aplica
politica în domeniul calității și va lua toate măsurile necesare pentru atingerea obiectivelor acesteia, va
revizui programul de management al calității și va asigura monitorizarea termenelor, revizuieste și
gestionează documente le SMC, etc.
Înaintea certificării se va realiza verificarea sistemului implementat – audit intern, care trebuie
să funcționeze o perioadă de timp, pentru confirmarea corectitudinii documentelor elaborate, cu scopul
ca eventualele neconformități care ar p utea influența funcționarea sistemului să fie corectate la timp,
îmbunătățind eficacitatea sistemului și contribuind la reușita certificării.
Pentru realizarea acestei verificări se vor contracta servicii de consultanță de specialitate.
Auditorul contract at va efectua verificarea prin compararea constatărilor din aplicarea documentației
Sistemului de Management al Calității în activitatea curentă a instituției cu cerințele Standardului de
Referință SR EN ISO 9001:2015. Aceasta va servi ca bază pentru depis tarea neconformităților și
stabilirea acțiunilor corective și/sau preventive necesare. De asemenea, se vor nominaliza 5 persoane
din cadrul Primăriei Municipiului Constanța care vor participa la cursul Auditor în domeniul calității
(curs acreditat ANC – cod COR 214130).
Conform Standardului Ocupațional Auditor în domeniul calității, Cod COR: 214130,
competențele specifice care urmează a fi dobândite în urma sesiunii de instruire, se referă la:
dezvoltarea și actualizarea documentației referitoare la SMC, d erularea etapelor specific procesului de
audit al calității, întocmirea documentației specifice procesului de audit, managementul riscurilor,
analizarea și aprecierea conformității sitemului de management al calității, evaluarea gradului de
implementare, m enținere și îmbunătățire a sistemului de management al calității, etc. După cum se
poate observa, în urma cursului aceste persoane vor dobândi cunoștințele necesare în vederea revizuirii
ulterioare a documentației aferente sistemului de management al calit ății conform standardului și în
vederea efectuării auditurilor interne periodice, fără a mai necesita achiziția unui serviciu extern după
finalizarea proiectului, în perioada de menținere a certificării.
Următorul pas constă în certificarea sistemului de management al calității, acțiune ce urmează a
fi desfășurată în perioada iunie 2019 – august 2019.
Această subactivitate presupune contractarea serviciilor specializate pentru certificarea
Sistemului de Management al calității de către un organism de cert ificare autorizat.
Procesul de certificare presupune parcurgerea următoarelor etape:
Inițierea certificării (chestionarul de preevaluare);
30
Desfășurarea Auditului de certificare -Etapa I;
Desfășurarea Auditului de certificare -Etapa II;
Eliberarea certif icatului;
Organismul de certificare va transmite Primăriei Municipiului Constanța un plan de audit
asupra căruia s -a convenit în prealabil. În cadrul auditului, la fața locului auditorii vor evalua
documentele sistemului de management (manualul și procedu rile sistemului, politici, structura
organizatorică, etc.), pentru a confirma dacă satisfac cerințele standardul de referință SR EN ISO
9001:2015.
Sarcina Primăriei Municipiului Constanța în cadrul auditului este de a demonstra aplicarea
practică a docume ntelor sistemului de management. La finalizarea auditului, conducerea organizației
va fi informată, în cadrul ședinței de închidere, asupra rezultatului auditului. Acest rezultatul va fi
documentat într -un raport, iar neconformitățile vor fi documentate în rapoarte de neconformități.
Eliberarea certificatului de către conducătorul organismului de certificare, se va realiza după
finalizarea cu rezultate pozitive a procesului de certificare. Certificatul se va elibera numai după ce
toate neconformitățile cri tice sunt înlăturate. Durata de valabilitate a certificatului va fi de trei ani, cu
condiția ca auditurile de supraveghere să aibă loc anual în organizație. În ceea ce privește
supravegherea sistemului, aceasta se efectuează anual, costurile urmând a fi su portate de către
Solicitant – Primăria Municipiului Constanța.
La finalul acestei acțiuni va avea loc o conferință privind bunele practici în domeniul calității,
dezvoltării durabile și egalității de șanse. Aceasta va avea loc în luna august a anului 201 9,
organizându -se în Constanța, pe parcursul a 1 zi, la aceasta participând un număr estimativ de
aproximativ 50 persoane -reprezentanți reprezentanți ai instituțiilor/organizațiilor locale, mass -media,
alți factori relevanți pentru proiect și nu în ultimul rând membrii echipei de proiect.
Tematicile abordate în cadrul conferinței vor fi:
Bune practici în domeniul calității: inovație și calitate în administrația publică locală a
Municipiului Constanța, prin implementarea și certificarea ISO;
Prezentarea principiului egalității de șanse, importanța aplicării principiului în
activitatea instituției publice, reglementări legislative naționale și internaționale, modalități de aplicare
a principiului;
Prezentarea principiului dezvoltării durabile din prisma celor 3 dimensiuni – ecologică,
economică și socială, importanța aplicării principiului în activitatea instituției publice, reglementări
legislative naționale și internaționale, modalități de aplicare a principiului.
5. Activitatea 5 – Îmbunătățirea cunoș tințelor și competențelor personalului Primăriei Constanța prin
participarea la programe de instruire
Această activitate cuprinde trei subactivități ce se vor desfașura în perioada ianuarie – iunie
2019, după cum urmează:
1. Organizarea și desfășurarea cu rsului ”Managementul calitătii în administrația publică”
(perioada ianuarie – februarie 2019);
2. Organizarea și desfășurarea cursului ”Management public și leadership” (perioada martie –
aprilie 2019);
3. Organizarea și desfășurarea cursului ”Planificare strategica” (perioada mai – iunie 2019).
31
În sarcina operatorului economic care va fi contractat în vederea realizării Activității numărul 5
va intra instruirea unui număr de 20 de persoane, angajați ai Primăriei Municipiului Constanța, pe tema
” Planifica re strategică”. Instruirea celor 20 persoane se va derula pe parcursul a 2 sesiuni a câte 5 zile
fiecare, cu participarea a 10 persoane/sesiune; acestea vor fi organizate în Muncipiul Constanța.
Furnizorul de formare va avea de îndeplinit următoarele act ivități:
Stabilirea conceptului cursului, a programei de curs, a planului de curs și a materialelor
didactice;
Pregătirea organizatorică și administrativă a cursurilor (inclusiv asigurarea sălii dotate
corespunzător și a unei pauze de lucru/zi);
Desfășura rea sesiunilor de instruire;
Evaluarea/testarea participanților;
Sesiunile de instruire vor conține module privind:
Dezvoltare durabilă – o secțiune cu privire la importanța protecției mediului și
dezvoltării durabile, problemele de mediu și tema schimbăr ilor climatice;
Egalitatea de șanse, nediscriminarea și egalitatea de gen – o secțiune de promovare a
egalității de șanse între femei și bărbați, a egalității de șanse pentru toți, fără discriminare în funcție de
gen, rasă, origine etnică, religie, handic ap, vârstă, orientare sexuală.
Participanții la cursul ”Planificare strategica” vor fi selectați de către echipa de management a
beneficiarului pe baza competențelor pe care aceștia le au în domeniul vizat de proiect, să aibă
capacitate de informare, învă țare continuă, multiplicare și mai ales de punere în practică a cunoștințelor
dobândite. La finalizarea instruirii, participanților li se vor emite certificate de participare, care vor
avea inserate elementele obligatorii de identitate vizuală, în conformi tate cu prevederile Manualului de
Identitate Vizuală POCA.
Toate cele cinci activități, împreuna cu subactivitățile aferente, se vor desfașura în Municipiul
Constanța, în cadrul Primăriei, adresa spațiului de lucru al echipei de proiect fiind Bulevardul T omis,
numărul 51 (sediul Primăriei Municipiului Constanța). Durata totală a proiectului va fi de 16 luni, data
estinativa de demarare a proiectului fiind 1 iunie 2018, iar data finalizării proiectului fiind 31 octombrie
2019. În această perioada vor fii de sfășurate toate activitățile sus menționate, astfel că în primă instanță
se va realiza organizarea operațională, vor fi stabilite procedurile de lucru și vor fi definitivate
documentele de management ale proiectului. Se va continua cu o activitate de infor mare a publicului cu
privire la proiect, printr -o conferință și un comunicat de presă ce va avea loc atât la începutul
proiectului cât și la închieierea acestuia. În continuare se va realiza o analiză – diagnoză a instituției,
pentru ca mai apoi să aibă lo c implementarea propriu -zisă a sistemului de management al calității la
nivelul Primăriei Municipiului Constanța, proiectul finalizându -se cu instruirea unui număr de persoane
din cadrul instituției cu privire la aspecte importante ce țin de managementul c alității, management
public și leadership, organizare strategică ,etc. Totodată, se urmărește creșterea eficienței administrative
în cadrul Municipiului Constanța, prin creșterea gradului de încredere a cetățenilor în aleșii locali.
9. Bugetul alocat pro iectului
În vederea desfășurării în condiții optime a activității echipei de proiect este necesară alocarea
unui plan de cheltuieli. În acest sens a fost realizat un buget al proiectului ce va conține atât cheltuieli
pentru mijloacele fixe necesare echipe i de management a proiectului (laptop, mouse, licențe,
multifuncțională, echipamente IT, etc.), cheltuieli pentru consumabile (birotică, papetărie, consumabile
IT), cât și cheltuieli de informare, comunicare și publicitate (servicii organizări evenimente ș i materiale
32
de informare, comunicare, publicitate). Deasemenea, s -au luat în calcul cheltuieli privind achiziția de
servicii de consultanță specializată pentru realizarea analizei – diagnoză pentru dezvoltarea
instituțională, și nu în ultimul rând cheltuie li pentru servicii de organizări evenimente și cursuri de
formare.
În tabelul următor se regasește suma necerasă pentru implementarea proiectului. Bugetul
eligibil total necesar derulării proiectului, fiind reprezentat de un grant nerambursabil, este de 4 22.914
lei, conform tabelului de mai jos. Pentru o imagine de ansamblu asupra întregului proiect, precum și
fiecare cheltuială pe tipuri de activități, se poate vedea Anexa nr. 1 – Cheltuieli totale proiect.
Nr.
Crt. Detalii rezulat Buget eligibil
1. Elaborare cerere de finanțare, activitate management de proiect și
activitate de informare și publicitate realizate 103,640 ( 24.51 %)
2. Rezultat program 5 – Cunoștințe și abilități ale personalului din
autoritățile și instituțiile publice locale îmbunătățit e, în vederea
sprijinirii măsurilor/ acțiunilor vizate de acest obiectiv specific;
Rezultat proiect 2 – Personal al administrației publice locale a
Municipiului Constanta instruit pe teme specifice managementului
calității în administrația publică. 143,99 0 ( 34.05 %)
3. Rezultat program 2 – Sisteme de management al performanței și
calității corelate cu Planul de acțiune în etape implementat în
administrația publică locală;
Rezultat proiect 1 -Sistem de management al calității ISO 9001
implementat la nivel ul Primăriei Municipiului Constanța 175,284 ( 41.45 %)
4. Buget eligibil total 422,914 (100.00 %)
Tabe lul 1.0 – Bugetul eligibil total
33
CONCLUZII
În urma celor analizate ajungem la concluzia că implementarea unui sistem de management al
calităț ii este mai mult decât necesară la nivelul oricărei unități administrativ teritoriale. Un astfel de
sistem poate duce la creșterea gradului de eficiență al serviciilor publice furnizate către cetățeni, și
totodată la creșterea gradului de încredere al cetă țenilor în autoritățile publice care ar trebui să aibă ca
principal scop servirea interesului public.
Implementarea unui sistem de management al calității la nivelul unei instituții publice nu este o
sarcină ușoară. Implementarea acestui sistem poate incl ude numeroase dificultăți, presupunând o
schimbare profundă a organizației, precum și a oamenilor din cadrul ei. Datorită acestui aspect este
inevitabilă apariția unor rezistențe puternice, care apar din cultura organizațională creată până la acel
moment.
Managementul calității pleacă de la cunoașterea stadiului organizației și a mediului său și, prin
intermediul îmbunătățirii continue, se incearcă să se ajungă la stadii mai apropiate de excelență.
Introducerea unui sistem de management al calității în a dministrația publică nu poate și nici nu
trebuie să se prezinte ca o modificare radicală a acesteia. Trebuie să se pornească de la ceva elementar
și simplu. Ca oricare organizație publică sau privată, administrația publică este succeptibilă la
îmbunătățiri . Practica în domeniul administrativ din ultimii ani ne demonstrează că introducerea
managementului calității în administrația publică poate aduce îmbunătățiri substanțiale.
Pentru ca acest sistem de management să funcționeze la standardele așteptate, pri mii care
trebuie să facă eforturi sunt oamenii din cadrul instituției. După cum am menționat mai sus, cultura
organizațională, care favorizează liniile de acțiune permanente care formează comportamente și
transmit un simț al identității membrilor organizaț iei, poate deveni un impediment în acest demers
deoarece poate apărea o rezistență la schimbarea opiniilor și valorilor care ghidează conduita
angajaților.
Din acest punct de vedere, proiectul demarat de către Primăria Municipiului Constanța, privind
implementarea unui sistem de management al calității, va trebui să dezvolte o cultură solidă, care să
favorizeze și să îndeplinească funcții importante, cum ar fi: difuzarea filozofiei calității, motivarea
personalului și coeziunea grupurilor în acordul față d e sarcini relevante.
Managementul calității va aduce noi valori în cadrul organizației. Astfel, în urma implementării
acestui sistem organizația se va orienta către client, identificându -i și satisfacându -i nevoile; Calitatea
va fi realizată de către perso ane, resursele umane fiind principalul activ al unei organizații; calitatea va
impleca orice activitate a organizației; pilonul de bază va fi îmbunătățirea continuă; pentru a se realiza
progresul va fi încurajat spiritul de colaborare.
Închei prin a afirma faptul că implementarea unui sistem de management al calității este un
demers binevenit în orice organizație publică sau privată, care, daca este implementat cu simț de
răspundere și acceptat de oameni ca un mod de a acționa, va aduce îmbunătățiri vizibil e unui sistem
aflat în continuă dezvoltare și expansiune.
34
ANEXE
ANEXA Nr.1
Tabelul 1.1 Planul de achiziții publice
Nr.
Crt. Tip cheltuială (cod și
denumire) Tipul achiziției Procedura
aplicată Unitatea
de
măsură Număr
de
unități Preț
unitar
(fără
TVA) în
lei/buc Valoarea
totală (cu
TVA) în
lei
0 1 2 3 4 5 6 7
1. Cheltuieli cu achiziția
de mijloace fixe pentru
echipa de management Notebook
Mouse
Geantă laptop
Multifuncțională Cumpărare
directă -Buc- 4
4
4
1 4.120
46
51
10.000 31.971.46
2. Cheltuieli c u achiziția
de obiecte de inventar,
materiale consumabile
pentru echipa de
management Materiale consumabile
(birotică, papetărie și
consumabile IT) Atribuire
directă
(contract
prestări
servici) Preț/
lună 16 luni 750 14.280
3. Cheltuieli cu achiziția
de active necorporale Achiziție de
echipamente și
periferice de calcul Cumpărare
directă -Buc- 4 860 4.093.60
4. Cheltuieli pentru
consultanță și
expertiză, inclusiv
pentru elaborare
PMUD Achizitie serviicii
elaborare cerere de
finantare Atribuire
directă – 1 19.800 23.562
5. Cheltuieli de
informare, comunicare
și publicitate Achizitie servicii
organizare evenimente
(conferințe) și materiale
informare, comunicare
și publicitate Atribuire
directă – 2 6.550 15,589
6. Cheltuieli de
informare, comunicare
și pub licitate Comunicate de presa Atribuire
directă – 2 2.100 4,998
7. Cheltuieli de
informare, comunicare
și publicitate Achizitionarea de
obiecte promotionale:
150 mape
personalizate*8 lei/buc
(cate 50 buc pentru
fiecare din cele 3
conferinte); 150 genti
personalizate*30 lei/buc
(cate 50 buc pentru
fiecare din cele 3
conferinte); 150 pixuri
personalizate*3 lei/buc
(cate 50 buc pentru
fiecare din cele 3 Cumpărare
directă -Buc- – 7,685 9,145
35
conferinte); 50
brosuri*15 lei/buc (pt
conferinta finala); 1 roll –
up banner*785 lei/buc
8.
9.
10.
11.
12. Cheltuieli pentru
consultanță și
expertiză, inclusiv
pentru elaborare
PMUD Achiziție servicii de
consultanță specializată
pentru realizarea
Analizei diagnoză
pentru dezvoltare
instituțională Atribuire
directă – 1 serviciu 108,000 128,520
Achiziție servicii
certificare SMC – ISO
9001:2015 Atribuire
directă – 1 serviciu 23,000 27,370
Curs auditor în
domeniul calității Atribuire
directă – 1 serviciu 4,750 5,652
Servicii de certificare
SMC conform SR EN
ISO 9001:2015 (doar
auditurile de certificare
și acordarea
certificatului, fără
audituri de
supraveghere) Atribuire
directă – 1 serviciu 5,000 5,950
Achiziție servicii
organizare evenimente
(conferințe) și materiale
informare, comunicare
și publicit ate Atribuire
directă – 1 serviciu 6,550 7,794
13.
14.
15. Cheltuieli cu servicii
pentru derularea
activităților proiectului Achiziție servicii
instruire (curs
Managementul calității
în administrația publică,
curs Management public
și leadershi p, curs
Planificare strategică) Atribuire
directă – 1 serviciu 71,500 85,085
Achiziționarea unui
serviciu de furnizare
program de instruire
"Management public și
leadership" pentru 25
pers/curs Atribuire
directă – 1 serviciu 27,500 32,725
Achiziție s ervicii
instruire (curs
Managementul calității
în administrația publică,
curs Management public
si leadership, curs
Planificare strategica) Atribuție
directă – 1 serviciu 22,000 26,180
36
BIBLIOGRAFIE
I. Cărți, tratate, cursuri, monografii
1. Androniceanu , Armenia – Noutăți în managementul public, Editura Universitară, București,
2005
2. Bovarid, Tony, Loffler , Elke – Public Management and Governance, Second Edition, New
York, 2009
3. Burduș , Eugen – Tratat de management. Ediția a III a, Editura Pro Universitaria, București,
2017
4. Dobrin , Cosmin – Calitatea în sectorul public, Editura ASE, București, 2005
5. Drăgulănescu , Nicolae – Managementul calității totale. Standardele ISO 9000 comentate,
Editura Economică, București, 1995
6. Drăgulănescu , Nicolae, Ciobanu , Emil, Drăgunălescu , Călin – Sistemul de management al
calității – ghid de implementare a standardului sr en iso 9001:2015, Editura Standardizarea,
București , 2015
7. Ilieș, Liviu – Managementul calității totale, Editura Dacia, Clij Napoca, 2003
8. Ilieș, Liviu, Crișan, Cosmin – Managementul calității totale, Editura Risoprint, Cluj Napoca,
2011
9. Matei , Lucica – Management public. Ediția a doua, Editura Economica, București, 2012
10. Moldoveanu, George , Dobrin , Cosmin – Mana gement operațional, Editura Pro Universitaria,
București, 2016
11. Muscalu , Emanoil – Fundamentele managementului, Editura Universități i Lucian Blaga, Sibiu,
2007
12. Nastase , Marian – Cultura organizațională și managerială, Editura ASE, București, 2004
13. Paraschivescu , Andrei Octavian – Conf. Univ. Dr. – Managementul Calității. Ediția a II -a,
Revizuită și Adăugită, Editura Teh nopress, 2006
14. Păsătoiu , Florin – Modenizare și performanță în administrația publică locală – între necesitate și
oportunitate, Editura Beladi, Craiova, 2010
15. Stanciu , Ion – Managementul calității totale, Editura Cartea Univ ersitară, București, 2003
16. Zaharia , Valentina – Management, note de curs, Editura Pro Universitaria, București, 201 6
II. Resurse electronice
1. Stoiciu Cristian – Calitatea Produselor ș i Serviciilor ,
http://www.academia.edu/10261557/Calitatea_Produselor_si_Serviciilor
2. *** – Strategia guvernamentală 2008 -2013, material disponibil pe www.gov.ro
37
3. Site-ul oficial al Ministerului Dezvoltării Regionale a Administrației Publice și Fondurilor
Europene, http://www.mdrap.ro/admini stratie/reforma/administratie/
4. www.ef qm.org.
5. www.iso.org.
6. Regulamentul de organizare și funcționare al Primăriei Municipiului Constanța –
http://www.primaria -constanta.ro/primarie/organigrama/regulamentul -de-organizare -si-
functionare
7. *** – Programul Operațional Capacitate Administrativă, http://www.poca.ro/cadru –
strate gic/prezentare -poca -2014 -2020/
8. *** – Certificare ISO 9001:2015 – Sisteme de management al calității | Managementul calității
9. https://www.tuv -austria.ro/certifica ri/certificare -iso-9001 -sisteme -managementul -calitatii/
10. Consiliul Județean Constanța – Proiecte finalizate, http://www.cjc.ro/proiecte/Finalizate –
2006.htm
11. Cancelaria primului Ministru – Strategia pentru consolidarea administrației publice,
http://www.dpfbl.mdrap.ro/documents/strategia_administratiei_publice/Strategia_pentru_c onsol
idarea_admini stratiei_publice_2014 -2020.pdf
12. Strategia pentru consolidarea administrației publice 2014 – 2020 – Ministerul dezvoltării
regionale și administrației publice;
http://www.dpfbl.mdrap.ro/documents/strategia_a dministratiei_publice/Strategia_pentru_consol
idarea_admini stratiei_publice_2014 -2020.pdf
13. Dan Ioan Filipoiu, Constantin Râlea, Managementul riscurilor proiectului, articol online,
http://www.omtr.pub.ro/didactic/indrumare/m dpp/mpdp_ii_7+8+9.pdf
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Programul de studii universitare de masterat [626917] (ID: 626917)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.