Cunoașterea termenelor de păstrare a documentelor i -a preocupat din motive diferite atât pe arhiviști pentru preluarea, administrarea și protejarea… [624936]

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Cunoașterea termenelor de păstrare a documentelor i -a preocupat din motive diferite
atât pe arhiviști pentru preluarea, administrarea și protejarea celor ce fac parte din FAN, cât și
pe creatorii de arhive pentru eliminarea legală a documentelor și decongestionarea
depozitelor. Desfășurarea activității arhivistice pe baze științifice a impus întocmirea unor
instrumente de lucru corespunzătoare, între care nomenclatorul dosarelor și indicatorul
termenelor de păstrare , de exist ența și aplicarea lui corectă depinzând toate activitățile
ulterioare . O arhivă fără nomenclator este considerată un conglomerat eterogen de
documente.
Încă din primii ani de la înființarea Arhivelor Statului au existat preocupări pentru
întocmirea acest or instrumente de lucru. Astfel, jurnalele, regulamentele, circularele,
instrucțiunile elaborate atât de Arhivele Statului, cât și de marile instituții, cuprindeau și
îndrumări pentru repartizarea corectă a documentelor la dosare, căci acestea urmau să fie
preda te spre păstrare la Arhivele Statului. Instrucțiunile difuzate de Vornicia Dinlăuntru și
Vistierie din anii 1831 -1833, către județe privind organizarea cancelariilor, ca urmare a
aplicării Regulamentului Organic, se refereau și la înregistrarea actel or, circulația și
rezolvarea lor, precum și la constituirea dosarelor, ordonarea pe probleme a actelor intrate. În
circulara Vorniciei către cârmuitorii județelor se menționa: „orice raport să se refere la o
singură problemă spre a se putea alătura la dosa rul problemei respective”. În listele Vorniciei
erau trecute titlurile dosarelor constituite în cancelarie, deci erau stabilite probleme precise de
repartizare a documentelor în dosare.
În „Regulamentul pentru organizarea serviciului Arhivelor ” din 4 mart ie 1869, la
articolul 13 se menționa „rămân co ncentrate în această secțiune (i storică și a secretariatului)
corespondența generală a serviciului relativă la personal, material, local, mobilier,
comunicațiunile cu publicul, conservarea depozitelor extraordi nare precum și etaloanele
prototipe ale măsurilor și greutăților, tipurile monedelor naționale, actele de natură
excepțională”. Îndrumările date și măsurile luate cu grijă pentru repartizarea corectă a
documentelor în dosare, modul de păstrare în cancelari i și în depozite, conduceau la
concluzia că au existat preocupări pentru stabilirea de probleme pe dosare. Toate acestea au
servit la întocmirea nomenclatorului de mai târziu1.
Pentru prima dată în legislația arhivistică, Arhivele Statului au elaborat în 1953
proiectul „ Instrucțiunilor generale pentru organizarea și funcționarea arhivelor ministerelor,

1 Emilia Cohn, Nomenclatorul de dosare și indicatorul de termene de păstrare -instrumente de bază în
activitatea arhivistică, în „Revista Arhivelor”, nr. 1/1979, p. 17.

instituțiilor centrale și locale, organizațiilor obștești și cooperatiste, întreprinderilor,
gospodăriilor agricole de stat și gospodăriilor colective ”, care la articolul 5 preciza: „fiecare
instituție, organizație și întreprindere trebuie să aibă nomenclatorul materialelor sale
documentare, în care să fie arătate toate categoriile de materiale ce se creează în activitatea
sa”2. Se stabilea obligativitatea tu turor unităților creatoare de arhivă de a întocmi
nomenclatoarele proprii, în care să fie cuprinse toate categoriile de acte create în activitatea
lor, iar în anexă se dădea model de formular.
Prin „Instrucțiunile generale nr. 6720 din 27 noiembrie 1957 ”, la articolul 10 se
preciza că „materialele documentare curente ale instituțiilor și organizațiilor se grupează pe
părți structurale și înlăuntrul lor pe probleme sau pe corespondenți cu ajutorul
nomenclatorului, ce trebuie întocmit de fiecare instituție s au organizație sau de forul tutelar
pentru instituțiile sau organizațiile cu activitate de aceeași natură. În nomenclator vor figura
toate categoriile de materiale documentare ce se creează în activitatea instituției sau
organizației respective”. Conform a rticolului 11, nomenclatorul se întocmea pentru fiecare
instituție sau organizație sau pe direcții generale, în raport cu volumul lucrărilor curente. El
servea registraturii generale pentru repartizarea hârtiilor la părțile structurale competente să le
rezolve și la constituirea dosarelor.
Deși teoretic problema constituirii corecte a arhivei a fost reglementată din anul 1951,
neajunsurile de tot felul prin care treceau creatorii și deținătorii de documente, situația grea a
arhivelor afectate de război, au făcut ca legislația arhivistică să aibă, în bună parte un caracter
formal.
După aplicarea Decretului 472/1971 s -a înregistrat o îmbunătățire în ceea ce privea
situația arhivelor. Și în acest decret se regăseau cele două instrumente de lucru, cu precizarea
că „organele centrale întocmesc i nidcatorul termenelor de păstrare pentru documentele
proprii și ale unităților pe care le îndumă și controlează, care se confirmă de Direcția
Generală a Arhivelor Statului. Fiecare organizație întocmește nomenclatorul dosarelor”. În
viziunea legiuitorului, neîntocmirea celor două instrumente constituia contravenție și se
pedepsea conform legii.
Legea Arhivelor Naționale 16/1996 prevede în art. 8 că „anual, documentele se
grupează în unități arhivistice, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stab ilite în
nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmește de fiecare creator pentru
documentele proprii”.

2 Laurențiu Mera, Arhiva curentă la creatori. Privire istorică(1925 -1996) , în „ Revista de Arhivistică”, nr. 1 –
2/1997, p. 84.

Operațiunea de bază a registraturii este primirea, înregistrarea și repartizarea
documentelor spre rezolvare. Fiecare document, după conținut urmează să fie repartizat la un
dosar dinainte stabilit. Cu alte cuvinte, repartizarea dosarelor pe probleme ce urmează a se
constitui în cursul unui an se face pe baza unui tabel denumit nomenclator . Literatura de
specialitate acordă nomenclatorului un l oc important, stabilindu -i mai multe definiții, toate
însă pornind de la instrucțiunile Arhivelor Statului. Astfel, acesta are menirea de a pune
ordine în constituirea dosarelor, de a orienta întreaga organizare ulterioară a muncii de arhivă
(inventariere, selecționare, folosire, fișare tematică, microfilmare, păstrare). O arhivă fără
nomenclator este un conglomerat eterogen de documente, a cărui reorganizare necesită o
reclasare a actelor, deci o dublare a muncii3. De aceea, nomenclatorul poate fi definit ca „un
tabel sistematic în care sunt desfășurate pe structura schemei de organizare a instituției,
unitățile arhivistice concepute pe probleme și termene de păstrare”4, sau „o listă sistematică a
grupelor de documente care se presupune că se vor alcătui pe anul în curs”5 sau „instrument
de lucru prin care materialele documentare curente ale instituțiilor sau organizațiilor sunt
grupate pe părți structurale ale organizației sau instituției, iar înăuntrul părților structurale pe
probleme”6, iar alții l -au def init ca „un clasificator de tip structural, un tabel sistematic al
denumirilor sau titlurilor de dosare care ajută compartimentele de muncă la gruparea corectă
a actelor”7. În ultimă analiză, nomenclatorul este vehiculul care concentrează și face
cunoscute regulile de păstrare8.
Înainte de întocmirea nomenclatorului, pentru ca acesta să fie corespunzător și util în
alcătuirea corectă a dosarelor, trebuie să corespundă mai multor cerințe. În primul rând
trebuie să cuprindă în mod obligatoriu, întregul volum de acte, atât al celor create în diversele
compartimente, cât și al celor primite din afară. De asemenea, toate titlurile, adică rezumatele
sau denumirile trecute în nomenclator trebuie să fie formulate corespunzător cu criteriile de
alcătuire a dosarelor . Prin formularea denumirilor, este de dorit ca nomenclatorul să ajungă la
un asemenea nivel calitativ care să -l apropie cât mai mult de inventarul documentelor predate
de compartimente. Un alt criteriu de care trebuie să se țină seama este cel al selecțio nării și

3 Coman Voica, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor , în „Revista Arhivelor”, nr. 4/1984, p.
414.
4 Ibidem, p. 415.
5 Vasile Nicula, Dosarul -unitate de bază în c onstituirea arhivei curente , în „Revista Arhivelor, nr. 4/1973, p.
673.
6 Virgil Tatomir, Întocmirea nomenclatorului de dosare și a indicatorului cu termene de păstrare în arhiva
Ministerului Agriculturii , în „Revista Arhivelor”, nr. 1/1968, p. 72.
7 Teodo r Necșa, Precizări privind întocmirea și folosirea nomenclatorului și indicatorului în arhivele curente ,
în „Revista Arhivelor”, nr. 1/1975, p. 61.
8 Carol Couture, Nomenclatoarele. Aspecte teoretice , în „Revista Arhivelor, nr. 1 -2/1998, p. 27.

grupării documentelor după termenele de păstrare. Denumirile dosarelor pot fi cuprinse în
nomenclator în cadrul fiecărui compartiment de activitate, într -o anumită ordine, în funcție de
importanța actelor ce compun dosarele, în ordine logică după conținutul documentelor sau
ținând seama de criteriile constituirii dosarelor.
Pentru întocmirea nomenclatorului arhivistic trebuie, în primul rând să se implice
conducerea unității care să solicite printr -o notă internă propuner i de la toate
compartiment ele, întocmindu -se liste pentru toate categoriile de documente grupate în dosare
și pentru registre. Această notă este semnată de factorul de conducere și persoana care a
întocmit -o și înregistrată în registrul de intrare – ieșire al corespondenței. În notă se precizează
baza legală referitoare la necesitatea întocmirii nomenclatorului și se solicită întocmirea
listelor cu toate documentele și termenul de păstrare aferent acestora. Propunerile
compartimentelor trebuie să fie temeinic analizate, astfe l încât nicio categorie să nu rămână
pe dinafară, întrucât aceste omisiuni vor duce ulterior, în timpul clasării documentelor, la
încercări de asimilare prin analogie care în final duc la pierderea individualității
documentelor, la imposibilitatea nominalizării și regăsirii lor. Rezumatul conținutului unității
arhivistice trebuie să fie formulat clar, ținându -se seama de termenul de păstrare. Fișele se
ordonează pe compartimente conform schemei de organizare, iar în cadrul acestora în funcție
de importanța document elor create, legătura între probleme, corespondență și se transcriu în
nomenclator. La stabilirea termenelor de păstrare trebuie avute în vedere și prevederile
Codului Civil, Codului Penal, Legii contenciosului administrativ, Legii contabilității 82/1991
etc. ca și nevoia practică de documentare.
La început în nomenclator se înscriu de obicei, dosarele care cuprind diferite acte
normative, directive și îndrumări primite din partea organelor superioare, apoi urmează
dosarele cu documentația principală a ins tituției. Dacă rezumatul dosarelor reflectă criteriul
pe materii și probleme, atunci ele trebuie să fie grupate după conținut în așa fel încât
documentele privind o anume problemă să se afle în același loc. Denumirile dosarelor care
reflectă criteriile pe corespondenți sau geografic se așează în nomenclator alfabetic după
inițialele sau numerele corespondenților și după denumirile geografice.9 În nomenclatoare
este preferabil să fie incluse toate categoriilor de documente importante, care prezintă interes
pentru arhive. Chiar se poate relua o dorință mai veche (dorită de mulți, dar nefinaliză de

9 Teodor Ne cșa, Precizări privind întocmirea… , p. 62.

nimeni), aceea de a de întocmi la nivel național o listă cu documentele pe care le considerăm
că fac parte din Fondul Arhivistic Național al României10.
În prima ru brică se trec denumirile exacte ale direcțiilor(în cazul în care creatorul are
o schemă de direcție generală), numerotate cu cifre romane (I, II, III, …). În rubrica a doua se
trec compartimentele din cadrul acestora(serviciile sau birourile) și se numer otează cu litere
majuscule(A, B, C,…). În rubrica a treia se trece rezuma tul unității arhivistice, fără
prescurtări, numerotate cu cifre arabe. Numerotarea începe cu numărul 1 la fiecare
compartiment, tocmai pentru ca eventualele completări sau omisiuni făcute ulterior să se
poată face ușor, fără să afecteze întregul instrument de lucru. Cifra romană, litera majusculă
și cifra arabă formează indicativul dosarului.11 În cazul în care organizația nu are direcții,
indicativul va fi format numai din litera maj usculă și cifra arabă sau doar din cifra arabă când
organizația nu are compartimente. Indicativul se trece în registrul de intrare -ieșire, pe
documentul înregistrat, pe fiecare dosar sau biblioraft în care urmează a se repartiza
documentele, pe coperta dos arului constitui, în inventar. În cazul în care la creatorul de arhivă
se înființează noi compartimente, nomenclatorul se va completa cu denumirea lor și cu
grupurile de documente create de acestea. În același fel se va proceda și când unul din
compartimen te își dezvoltă activitatea: în nomenclatorul acestui compartiment se vor trece în
continuare noile grupe de documente create. În formularele din anii 1955 și 1957 rubricile se
aseamănă, folosindu -se terminologia adecvată perioadei. În formularul din 1971, s-a adăugat
rubrica „termenul de păstrare”. Această rubrică pentru fiecare dosar sau registru stabilit prin
indicatorul de termene de păstrare a apropiat foarte mult aceste două instrumente de lucru,
ajutând compartimentele de a întocmi inventarele pe ter mene de păstrare cu multă ușurință12.
Conform prevederilor art. 11 al. 9 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și
deținătorii de documente, stabilirea termenului de păstrare se face ținându -se seama de legile
în vigoare, de importanț a practică pentru activitatea creatorului de documente și în mod
deosebit de importanța științifică a informațiilor pe care le conțin documentele. Pentu
evaluarea documentelor din punct de vedere teoretic se face raportarea între valoarea primară
și cea se cundară a acestora13. În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent
se scrie litera majusculă „P”, iar pentru cele care se păstrează temporar, se scrie cifra arabă

10 Costică Ioan Gârneață, Nomenclatorul documentelor de arhivă instrument de bază în constituirea unei arhive
corecte, în „Revista Arhivelor”, seria a III -a, vol. II, nr. 1 -2/1996, p. 65.
11 Norme tehnice pentru înregistrarea, gruparea în dosare, selecționarea și păstrarea documentelor scrise și
tipărite, a sigiliilor și ștampilelor de către organizațiile socialiste și celelalte organizații , în „Revista
Arhivelor”, nr. 3/1973, p. 518 -519.
12 Emilia Cohn, Nomenclato rul de dosare…, p. 18 -20.
13 Carol Couture, Nomenclatoarele…, p. 22 -24.

care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (1,3,5,10,50,etc). Dacă termen ul de păstrare al
unor grupe nu poate fi stabilit cu certitudine în momentul întocmirii nomenclatorului sau dacă
există motive să se presupună că în anumite conjuncturi, informațiile documentelor pot avea
valoare științifică, pe lângă termenul de păstrare se menționează „CS” (Comisia de
selecționare). La expirarea termenului de păstrare, aceste documente vor fi analizate de
comisie cu mai mare atenție și după caz pot fi reținute permanent, poate fi prelungit termenul
de păstrare sau pot fi propuse pentru el iminare. Rubrica a cincea este destinată observațiilor.
La înregistrarea documentelor , indicativul unității arhivistice va figura în registrul de
intrare -ieșire al corespondenței (în rubrica destinată acestuia), ca și pe fiecare document în
parte, făcându -se în acest fel corelația dintre re gsitru și acte. De asemenea, in dicativul după
nomenclator se va regăsi pe fiecare unitate arhivistică sau biblioraft în care urmează a se
repartiza documentele, pe coperta fiecărei unități arhivistice constituite definit iv, ca și în
inventar.
Nomenclatorul trebuie aprobat de conducerea organizației prin decizie și se aplică de
la 1 ianuarie al anului în curs. Același nomenclator se poate aplica și în anii următori în cazul
în care în organizarea organizației sau a compar timentelor nu intervin modificări. Când apar
modificări, nomenclatorul va fi adaptat conform noii scheme și activităților ce urm ează să se
desfășoare. Conform L egii 16/1996 după întocmirea nomenclatorului acesta se supune
aprobării conducerii creatorului d e documente și confirmării Arhivelor Naționale sau
Direcțiilor Județene a Arhivelor Naționale (după caz). Aici există o inadvertență. În modelul
anexă nr.1 la lege se vorbește de confirmarea Arhivelor Naționale, iar în articolul nr.8,
aliniatul 2 din lege se arată că „nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se
aprobă de către Arhivele Naționale, iar cele ale celorlalți creatori, de către direcțiile județene
ale Arhivelor Naționale”. Chiar cu această inadvertență, important este că aceste
nome nclatoare nu pot fi puse în practică fără acordul Arhivelor Naționale, inidferent că
scopul se numește aprobare sau confirmare. Pentru confirmare, nomenclatorul este trimis în
dublu exemplar cu adresă. Aprobarea sau confirmarea nomenclatoarelor trebuie să se facă cu
simț de răspundere știut fiind faptul că de reprezentanții Arhivelor Naționale depinde în cea
mai maire măsură păstrarea informațiilor ce vor constitui izvoare istorice, pentru scrierea
unor istorii reale, adevărate. La Arhivele Naționale, între aga documentație se înregistrează, se
pune rezoluția de către conducerea instituției și se repartizează spre rezolvare persoanei care
are în aria sa de competență instituția respectivă. Persoana responsabilă de la Arhivele
Naționale analizează nomenclatoru l, întocmește un referat în care propune argumentat
confirmarea sau respingerea acestuia și susține lucrarea în cadrul Comisiei de Selecționare.

Un exemplar al nomenclatorului arhivistic, însoțit de adresa de confirmare se înaintează
instituției creatoare. După confirmarea nomenclatorului, se emite de către conducerea
instituției ordinul de aprobare al acestuia și se transmit extrase la toate compartimentele în
vederea aplicării acestuia. Pentru anumiți creatori de documente se pot face nomenclatoare pe
domenii de activitate.
Cu privire la relația dintre nomenclator și inventar, se cuvine menționat că la aceeași
poziție din nomenclator se pot crea mai multe unități arhivistice după numărul documentelor
care se creează la problema respectivă. Aceste unități v or avea același indicativ după
nomenclator, dar în inventar vor primi numere fiecare în parte, vor fi nominalizate și se va
menționa numărul volumului. În timp ce în nomenclator sunt definite generic categoriile de
documente referitoare la o anumită proble mă și sunt enunțate în mod general, în inventar se
nominalizează în detaliu acțiunile, obiectivele, măsurile.
Aplicarea corectă a nomenclatoarelor asigură arhivei nou create o constituire a
dosarelor pe probleme și termene de păstrare, oferă condiții bune de selecționare a
documentelor permanente și de eliminare a celor nefolositoare. În felul acesta, se împiedică
orice posibilitate de includere a unor documente importante în dosare nesemnificative și se
exclude pericolul dării lor la retopit. Conducerile unităților creatoare de documente au datoria
morală și obligația legală de a urmări modul cum se plaică legislația arhivistică, știut fiind
faptul că distrugerea din neglijență a documentelor, în cele mai dese cazuri, exclude
posibilitatea reconstituirii l or. Și dacă primii arhiviști ai statului considerau documentele de
arhivă ca „sanctuarul drepturilor compatrioților” (Gheorghe Asachi) și „o avere publică care
slujește de temei legiuirilor și istoriei țării” (Vasile Alecsandri), cu atât mai mult astăzi câ nd
statul, prin Legea Arhivelor Naționale, le asigură protecție specială, toți factorii cu atribuții au
obligația să contribuie la constituirea unor arhive care să ilustreze generațiilor viitoare,
momentele de istorie pe care le trăim.
Existența specialișt ilor î n comisiile de selecționare este și ea hotăratoare, atît la
întocmirea indicatoarelor și nomenclatoarelor cat, mai ales, la selecționarea arhivelor.
Practica arată că aprecierea arbitrară a documentelor de către nespe cialiști duce fie la
propunerea de a se păstra toate documentele, indiferent de problemele la care se referă și în
cîte exemplare s -ar afla, fie la tendința de a se distruge toate documentele sub motivul că nu
mai sunt utile. Formalismul, super ficialitatea, incompetența pot duce la pier deri irecuperabile
de documente, de aceea, pentru selecționarea documentelor este necesar să fie consultat un
cerc cat mai larg de specialiști care să argumenteze propunerile de păstrare sau eliminare a
documentelor.