Master: Sisteme informaționale pentru afaceri [620100]

Universitatea “Alexandru Ioan Cuza” Iași
Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor
Master: Sisteme informaționale pentru afaceri

Managementul proiectelor
Monitorizarea și controlul proiectelor, o activitate neglijată cu efecte
grave asupra succesului proiectelor

Coordonator științific: Prof. Univ. Dr. Gabriela Meșniță
Student: [anonimizat]
2017

Monitorizarea și controlul proiectelor, o activitate neglijată cu efecte grave
asupra succesului proiectelor

1***-***, „ Proiect POSCCE 332 ”, http://einvest.ro/proiect -poscce -332/, accesat în data de 23.12.2016
Date generale
de
indentificare a
proiectului
Denumirea
proiectului „Implementarea unor sisteme informatice de E-learning și comerț electronic”
Finanțatorul/sur
sa de
finanțare/client
ul  Finanțatorul: Uniunea Europeană și Guvernul României;
 Sursa de finanțare: „Programului Operational Sectorial Cresterea Competitivitatii Economice
– Axa III „Tehnologia Informației și Comunicațiilor pentru sectoarele privat și public”,
Domeniul Major de Intervenție 3 – Susținerea e-economiei, Operațiunea 2 „Sprijin pentru
dezvolta rea sistemelor de comerț electronic și a altor soluții on-line pentru afaceri; ”1
 Clientul: E-INVEST MARKETING;
Organizația/org
anizațiile care
a(u)
implementat
proiectul E-INVEST MARKETING;
Locul și data
implementării Strada Lămâiței 9, București
24.10.2014
Valoarea totală
a
bugetului(estim
at, efectiv) –
dacă sunt
disponibile
informațiile 1,236,441.20 lei2;
Obiectivele
proiectului(plan
ificate și
realizate
efectiv) Obiectivele specifice ale proiectului au fost:
 Achiziția echipamentelor hardware;
 Realizarea unei infrastructuri care să asigure buna funcționare a echipamentelor hardware
achiziționate;
 Achiziția softului de sistem pentru;
 Achiziționarea unui antivirus;
 Achiziția și implementarea unei soluții software integrate care cuprinde urmatoar ele module
informatice: aplicație e -learning, aplicație comerț electronic, sistem informatic pentru tranzacții
electronice securizate, sistem informatic de e -payment.
Date pentru
analiza critică
a proiectului Planificat Realizat
Scopul
proiectului Scopul proiectului este reprezentat de
implementarea unui sistem informatic integrat
care să eficientizeze activitatea companiei E-
Invest Marketing.
Implementarea sistemului informatic integrat care
eficientizează și crește productivitatea activităților
din compania E-Invest Marketing.
Obiectivele
proiectului  Achiziția echipamentelor hardware în
primele 2 luni;
 Achiziția softului de sistem în primele 2
luni;
 Realizarea unei infrastructuri care să
asigure buna funcționare a
echipamentelor hardware achiziționate;  Achiziționarea echipamentelor hardware și
software și integrarea lor cu cele existente în
timpul preconizat;
 Finalizarea infrastructurii care asigură o
funcționare bună a echipamentelor hardware
achizi ționate;

3 ***-***, „ Proiect POSCCE 332 ”, http://einvest.ro/proiect -poscce -332/ , accesat în data de 23.12.2016  Achiziționarea celui mai bun antivirus
de pe piață în primele 3 luni;
 Achiziția și implementarea unei soluții
software integrate care cuprinde
urmatoarele module informatice:
aplicație e -learning, aplicație comerț
electronic, sistem inform atic pentru
tranzacții electronice securizate, sistem
informatic de e -payment în primele 3 luni.
 Creșterea productivității întreprinderii în
3 luni de la implementarea sistemului;
 Introducerea de sisteme TIC moderne în
cca. 3 luni de la derularea proiectului;
 Îmbunătățirea managementului
companiei;
 Creșterea productivității întreprinderii în 3
luni de la implementarea sistemului;
 Îmbunătățirea relațiilor organizatorice din
companie;
Principalele
activități 1. Echipa de implementare a proiectului;
2. Cerințe ale aplicației software;
3. Achiziționarea serviciilor de consultanță
și asistență juridică.
4. Achiziționarea softului necesar pentru
implementarea sistemelor de comerț
electronic, e -payment, e -learning și pentru
tranzacții electronice securizate precum și
a echipamentelor hardware (s ervere,
calculatoare personale de tip
desktop/portabile monitoare, echipamente
de rețea, echipamente periferice);
5. Sistem funcțional;
6. Instruirea utilizatorilor precum și a celor
care vor asigura mentenanța.
7. Promovarea proiectului;
8. Proiect monitorizat;3 1. Echipa de implementare a proiectului;
2. Cerințe ale aplicației software;
3. Achiziționarea serviciilor de consultanță și
asistență juridică.
4. Achiziționarea softului necesar pentru
implementarea sistemelor de comerț
electronic, e -payment, e -learning și pentru
tranzacții electronice securizate precum și a
echipamentelor hardware (servere,
calculatoare personale de tip
desktop/portabile monitoare , echipamente de
rețea, echipamente periferice);
5. Sistem funcțional;
6. Instruirea utilizatorilor precum și a celor care
vor asigura mentenanța.
7. Promovarea proiectului;
8. Proiect monitorizat;
Rezultatele
proiectului(livra
bile)  Proiectul a urmărit îmbunătățire a
activității companiei prin cursivitatea
fluxului informational și creșterea
randamentului angajaților la locul de
muncă.
Livrabilele proiectului pentru fiecare jalon
sunt:
1. Echipa de implementare a proiectului (fișe
posturi, anunțuri posturi vacante,
dosare evaluate, acte adiționale la
contractele de muncă) ;
2. Cerințe ale aplicației software (caiet de
sarcini) ;
3. Achiziționarea serviciilor de consultanță
și asistență juridică( contract ).
4. Achiziționarea softului și a
componentelor hardware (servere,
calculat oare personale de tip
desktop/portabile monitoare,
echipamente de rețea, echipamente
periferice) ;
5. Sistem funcțional( specificații de
proiectare, teste, echipamente
periferice, calculatoare, servere );
6. Instruirea utilizatorilor precum și a celor  Activitatea companiei s -a îmbunătățit prin
cursivitatea fluxului informational și
creșterea randamentului angajaților la locul
de muncă.
Livrabilele proiectului pentru fiecare jalon sunt:
1. Echipa de implementare a proiectului (fișe
posturi, anunțuri posturi vacante, dosare
evaluate, acte adiționale la contractele de
muncă) ;
2. Cerințe ale aplicației software (caiet de
sarcini) ;
3. Achiziționarea serviciilor de consultanță și
asistență juridică( contract ).
4. Achiziționarea softului și a componentelor
hardware (servere, calculatoare personale
de tip desktop/portabile monitoare,
echipamente de rețea, echipamente
periferice) ;
5. Sistem funcțional( specificații de proiectare,
teste, echipamente periferice, calculatoare,
servere );
6. Instruirea utilizatorilor precum și a celor care
vor asigura mentenanța( instrucțiuni de
utilizare, document ație).
7. Promovarea proiectului (flayere, bannere,

4 Meșniță, G., Popescul, D., – Managementul proiectelor europene, Ed. Univ. „Al.I.Cuza”, Iasi, 2011, p. 67
5 Felix Kloman, „Congestion versus Clarity", Risk Management Reports, H. Felix Kloman and Seawrack
Press , 2003, p.121.
6 Oprea, D., Dumitru, F., – Managementul proiectelor, teorie si cazuri practice , Ed. Sedcom Libris, Iasi, 2001 ,
p.54;
care vor asi gura mentenanța( instrucțiuni
de utilizare, documentație ).
7. Promovarea proiectului (flayere, bannere,
afișe );
8. Proiect monitorizat (rapoarte de
monitorizare, analize, rapoarte de
evaluare ); afișe );
8. Proiect monitorizat (rapoarte de
monitorizare, analize, rapoarte de
evaluare );
Activități de
monitorizare și
control(identific
ate/intuite)  Monitorizarea și controlul riscului;
 Monitorizarea activită ților prestate
urmărind realizarea fiecărui jalon în
timpul stabilit;
 Monitorizeaza instalării și a modului în
care este asigură asistența
echipamentelor IT;
 Recepția și controlul sistemului
funcțional;
 Monitorizarea și control cheltuielilor4
pentru a nu fi depășite limitele bugetului.
 Monitorizarea respectării termenelor
limită;
 Monitorizarea modului în care este
respectată planificarea inițială ;
 Controlul coordonat al eventualelor
schimbări care intervin pe parcursul
derulării proiectului di n punctul de
vedere al costului, timpului și ariei de
cuprindere a proiectului5;
 Monitorizarea și controlul riscului;
 Monitorizeaza instalării și a modului în care
este asigură asistența echipamentelor IT;
 Recepția și controlul sistemului funcțional;
 Monitorizarea și control cheltuielilor pentru a
nu fi depășite limitele bugetului.
 Monitorizarea modului în care este
respectată planificarea inițială;
 Controlul coordonat al eventualelor
schimbări care intervin pe parcursul
derulării
proiectului din punctul de vedere al
costului, timpului și ariei de cuprindere a
proiectului;

Tipuri de
rapoarte și/sau
documente
specifice
activităților de
monitorizare și
control(identific
ate/intuite)  Verificarea rapoartelor de
progres(trimestrial, simplificat,final);
 Plan de lucru;
 Raport privind durabilitatea investiției;
 Raport privind realizarea indicatorilor
de rezultat;
 Raport de activitate;
 Raport de evaluare;
 Raport de monitorizare;
 Analize6;  Plan de lucru;
 Raport privind durabilitatea investiției;
 Raport privind realizarea indicatorilor de
rezultat;
 Raport de activitate;
 Raport de evaluare;
 Analize;
Probleme și
abateri
depistate în
urma
monitorizării și
controlului(iden
tificate/intuite) Probleme Abateri Rezolvări
 Nerespectarea
planificării
inițiale;( identi
ficat );
 Nu au fost
respectate  Achiziția și
implementarea
soluției software
s-a realizat cu o
abatere de 2 luni
de la planificarea Nerespectarea planificării inițiale atrage după sine
costuri suplimentare. O rezolvare a acestei
probleme este monitorizarea mai eficientă a
activităților desfășurate urmărindu -se realizarea
graduală a etapelor proiectului. De asemenea,
motivarea factorul uman este un element extrem

Analizând activitățile de monitorizare și control din cadrul proiectului „Implementarea
unor sisteme informatice de E-learning și comerț electronic” pot identifica următoarele
aspecte pozitive:

 Instalarea softului pentru comerțul electronic și pentru E -learning s -a realizat cu succes
datorită monitorizării și urmării treptate a activităților precum și asigurarea asistenței
continue a echipamentelor IT . Activitățile privind instalarea softului au fost urmărit pe
baza rapoartelor de activitate și a planurilor de lucru care au generat o imagine
generalizată a fiecărei etape. Performanța softului și integra rea finală cu sistemul existent
a fost monitorizată cu ajutorul raportului privind realizarea indicatorilor de rezultat ,
care a confirmat succesul implementării ;
 Monitorizarea fiecare subactivități din cadrul activităților cuprinse în fiecare jalon, a
determinat un control eficient a eventualelor schimbări care au apărut pe parcursul
derulării proiectului din punctul de vedere al timpului, costului și a ariei de cu prindere a
proiectelor. Chiar dacă unele jaloane nu s -au încadrat în timpul stabilit, s -au luat măsurile
optime pentru a contracara efectele neplăcute. Proiectul a fost urmărit cu ajutorul
Primavera Project Management iar termenele de timp depășite nu au a vut o influență
asupra costurilor proiectului;
 Un aspect important care s -a urmărit în proiect a fost încadrarea acestuia în bugetul
prevăzut inițial. Datorită unei monitorizări eficiente și a unui control progresiv, costurile
prevăzute inițial s -au egalat cu valoarea finală a proiectului. Astfel, activitatea de
monitorizare s -a dovedit a fi primordială, generând implementarea cu succes a proiectului,
fără costuri adiționale la care să fie supusă compania.

Printre aspectele negative se regăsesc:

 Monitorizarea și controlul activităților astfel încât să se respecte termenele limită nu a fost
desfășurată corespunzător. Termenele limită pentru achiziția și implementarea soluției
software și pentru i ntroducerea sistemelor TIC moderne au fost depășit e față de
planificarea inițală. Acest lucru s -a întâmplat deoarece nu am fost întocmite rapoarte de
progres(trimestriale, simplificate,finale) astfel încât să se poată urmări evoluția
proiectului; termenele
limită;
 Jaloanele nu s –
au încadrat în
timpul alocat
inițial;
 Riscurile nu au
fost
preconizate( int
uit) ex:
avengura
proiectului și
numărul mare
de participanți;
inițială.
 Introducerea
sistemelor TIC
moderne s -a
realizat cu o
abatere de 1 lună
de la planificarea
inițială;
de important. Membrii echip ei proiectului trebuie
motivați pentru a -și realiza activitățile într -un
mod cât mai eficient și productiv.

Trebuie analizați foarte bine factorii de risc, atât
interni cât și externi pentru a nu pune în pericol
implementarea sistemului. În cazul în care
proiectul companiei este de mare aploare iar
numărul participanților este mare(clienți în cazul
comerțului electronic și al sistemelor de E –
larning). În această situație compania poate
monitoriza proiectul prin mijloace electronice
(Primavera Project Management) și poate crea o
bază de date cu informații despre toți clienții care
participă la cursurile de E -learning precum și la
comerțul electronic.

 Modul în care au fost analizate activitățile prestate, pre cum și urmărirea realizării
fiecărui jalon în timpul stabilit nu s -a realizat cu succes deoarece compania nu a pus
accent pe monitorizare. Astfel, dacă fiecare activitate din cadrul jalonului ar fi fost
monitorizată corespunzător, întocmindu -se rapoarte d e activitate specifice, fiecare jalon s –
ar fi încadrat în timpul alocat . Monitorizarea încadrării jaloanelor în intervalele de timp
planificate are în vedere și efortul depus pentru a produce rezultate le scontate. Pentru
aceasta, nu sunt suficiente doar informațiile de natură cantitativă, care pot fi incluse în
tabele ș i apoi prelucrate prin programe specializate. Este necesară urmărirea , prin metode
calitative, a unor fenomene precum: lipsa motiv ației, lipsa atașamentului și a angajării,
absența mecanismelor eficiente de informare și de comunicare, lipsa coeziunii echipei,
lipsa de claritate în ceea ce privește munca propriu -zisă etc.
 Monitorizarea și controlul riscului este un alt aspect extrem de important care a fost
neglijat. Pentru a implementa cu succes un proiect trebuie să se urmărească atât factorii
interni cât și factorii externi care pot influența buna desfășurare a activităților. În cazul
companiei E-INVEST MARKETING, un factor de risc l-ar putea reprezenta avengura
mare a proiectului generată de numărul mare de clienți care vor accesa cursurule de E-
learning precum și a celor care vor face cumpărături online. O metodă de combatere a
acestui factor de risc este asigurată de monitorizarea activităților desfășurate cu ajutoru l
unui mijloc electronic: Primavera Project Management . Cu ajutorul acestui program, se
vor urmări monitoriza îndeaproape toți factorii care pot influența desfășurarea activităților
din cadrul proiectului.

Concluzii

Consider că , activitatea de monitorizare și control este primordială în desfășurarea oricărui
proiect deoarece rezultatele mari sunt obținute prin urmărirea evoluției rezultatelor mici.
Pentru a putea implementa un proiect trebuie să se urmărească: analiza performanțelor
obținute pe parcurs, puncte slabe ale proiectului, derularea acțiuni lor de marketing pentru
promovarea proiect ului și a rezultatelor obținute, precum și întocmirea și înaintarea
rapoartelor spre a fi supuse controlului .
La momentul actual, în cadrul proiectelor, interesul pentru monitorizare și control a
scăzut, punându -se accent pe realizarea jaloanelor într-un timp cât mai scurt, având un cost
cât mai scăzut. Acestă problemă este am plificată de alte deficiențe, p recum asimetria
informațională și lipsa unei baze de date actualizate. Toate aceste elemente ajung să pună
în pericol ciclul de vi ață al unui proiect, generând costuri suplimentare, depășiri ale
termenelor limită și chiar imposibilitatea de a mai implementa proiectul. Nici
performanțene proiectelor nu ar putea fi mă surate fără o activitate de monitorizare și
control, neștiindu -se astfel dacă sco pul proiectului s -a îndeplinit și dacă există rezultate
pentru eforturile depuse .
Astfel, pentru a putea fi respectată planificarea inițială iar implementarea proiectului să fie
un real succes, știind în permanen ță la ce etapă din evoluție se află proiectul, este nevoie de o
activitate de monitorizare și control extrem de riguroasă.

Bibliografie

1. Chirlesan, D., – Gestiunea proiectelor, teorie si modele , Ed. Univ. „Al.I.Cuza”, Iasi,
2006;
2. Meșniță, G., Popescul, D., – Managementul proiectelor europene, Ed. Univ.
„Al.I.Cuza”, Iasi, 2011;
3. Oprea, D., Dumitru, F., Mesnita G. – Suport curs managementul proiectelor , Iasi,
2006;
4. Opre a, D., Dumitru, F., – Managementul proiectelor, teorie si cazuri practice , Ed.
Sedcom Libris, Iasi, 2001;
5. ***-***, „ Proiect POSCCE 332 ”, http://einvest.ro/proiect -poscce -332/
6. ***-***, „ Etapele derulării unui proiect cu finanțare europeană ”, http://macro –
training.ro/wp -content/uploads/2014/08/Etapele -derularii -unui-proiect -cu-finan tare-
europeana.pdf
7. ***-***, „ Identificarea punctelor critice privind sistemul de management al calității ”,
http://store.ectap.ro/articole/651_ro.pdf