2 PENTRU ÎNVĂłĂMÂNT LA DISTANłĂ ȘI CU FRECVENłĂ REDUS Ă 2 2008 2 3 Cuprins CAPITOLUL 1. ImportanŃa organizării de evenimente î n activitatea de… [615628]

Universitatea „Lucian Blaga” Din Sibiu
Facultatea de ȘtiinŃe Economice

Ioan COSMESCU

TURISMUL DE AFACERI ȘI DE
EVENIMENTE
2 NOTE DE CURS –
2 PENTRU ÎNVĂłĂMÂNT LA DISTANłĂ ȘI CU FRECVENłĂ REDUS Ă 2

2008

2

3
Cuprins

CAPITOLUL 1. ImportanŃa organizării de evenimente î n activitatea de
turism ……………………………………… …………………………………………… …………………… 4
1.1. Turism evenimenŃial 7 motivaŃii și aspecte spe cifice……………………………………… 4
1.2. Turismul de afaceri și evenimentele specifice acestuia ………………………………….. 8
1.3. TendinŃe pe plan mondial în industria reuniuni lor ………………………………………. 10
1.4. România pe piaŃa de reuniuni și congrese…… …………………………………………… .. 13
1.5. Partenerii de afaceri pe piaŃa de reuniuni…. …………………………………………… ….. 15
CAPITOLUL 2. Turismul de afaceri 2 istoric și conce pte………………………………………… 19
2.1. Organizarea unui eveninsent tip reuniune (conv enŃie, conferinŃă, întrunire,
seminar, program de training etc.)…………….. …………………………………………… .. 20
2.2. Organizarea de evenimente în business7hoteluri …………………………………………. 30
2.3. Organizarea unui târg sau a unei expoziŃii…. …………………………………………… … 33
2.4. Programe și călătorii incentive …………… …………………………………………… ……… 34
2.5. Evenimente în aer liber (outdoor training, tea mbuilding)……………………………… 37
CAPITOLUL 3. Turismul de afaceri – istoric și conce pte ……………………………………….. 4 0
3.1. Scurt istoric al turismului de afaceri…….. …………………………………………… …….. 40
3.2. Concepte și teorii privind turismul de afaceri …………………………………………… .. 42
3.3. Asemănări și deosebiri între turismul de aface ri și turismul de loisir ……………… 44
3.4. Avantajele turismului de afaceri pentru destin aŃii……………………………………….. 45
3.5. PiaŃa turismului de afaceri………………. …………………………………………… ………… 46
CAPITOLUL 4. TendinŃe ale turismului de afaceri pe plan mondial ……………………….. 48
4.1. SituaŃia actuală a turismului de afaceri …… …………………………………………… …… 48
4.2. Organisme și organizaŃii internaŃionale în tur ismul de afaceri ………………………. 49
4.3. Turismul de afaceri în diferite Ńări ale lumii …………………………………………… …. 50
4.4. Turismul de afaceri în România ……………. …………………………………………… …… 52
4.4.1. Prezentarea generala a turismului de afaceri în România…………………… 52
4.4.2. Organizarea turismului de afaceri în România …………………………………. 54
4.4.3. Turismul de afaceri și oferta hotelieră din România …………………………. 55
4.4.4. Centrele de conferinŃe și expoziŃii ……… …………………………………………. 58
Capitolul 5. Resursele umane implicate în activitat ea turistică
evenimenŃială ……………………………….. …………………………………………… …………….. 63
5.1. Director asistent / șef compartiment turism de afaceri și congrese …………………. 63
5.2. Ghid interpret (pentru congrese și manifestări internaŃionale)……………………….. 64
5.3. Organizator de evenimente (event organiser / P EO – professional event
organiser)………………………………….. …………………………………………… …………… 65
Anexe …………………………………….. …………………………………………… ……………………………. 69
Anexa 1. Plan strategic. Organizarea unei reuniuni internaŃionale (congres,
convenŃie, conferinŃă) ……………………….. …………………………………………… …….. 69
Anexa 2. Checklist – organizare eveniment ………. …………………………………………… . 73
Anexa 3. Model – cerere de ofertă (RPF – Request fo r Proposal)………………………… 77
Anexa 4. Buget eveniment…………………….. …………………………………………… ………. 79
Anexa 5. SpaŃii și servicii pentru organizare eveni mente (tip conferinŃă, seminar,
trening)……………………………………. …………………………………………… ……………. 86
Anexa 6. Checklist pentru vizitarea locaŃiei (site inspection)………………………………. 92
Răspunsurile la grilele de autoevaluare ………… …………………………………………… …………. 96

4CAPITOLUL 1
ImportanŃa organizării de evenimente în activitatea de turism
Obiective:
/square4 înŃelegerea motivaŃiilor și tendinŃelor de dezvolta re a acestor forme de turism;
/square4 structurarea pieŃei turistice evenimenŃiale;
/square4 sesizarea adaptării ofertei la aceste tendinŃe;
/square4 sistematizarea tipurilor de evenimente presupuse de turismul de afaceri;
/square4 explicarea tendinŃelor pe plan mondial în industria reuniunilor;
/square4 caracterizarea României pe piaŃa de reuniuni și con grese;
/square4 nominalizarea partenerilor de afaceri pe piaŃa de r euniuni.

Rezumat: Capitolul abordează motivaŃiile și aspectele specif ice turismului
evenimenŃia, tipurile de evenimente proprii turismu lui evenimenŃial, tipurile de evenimente
proprii turismului de afaceri, tendinŃele pe plan m ondial în industria reuniunilor, precum și
prezenŃa României pe acest tip de piaŃă, la care se adaugă partenerii de afaceri pe piaŃa de
reuniuni.

Cuvinte cheie: eveniment, turism de afaceri, turism evenimenŃial, conferinŃă, congres,
convenŃie.
1.1. Turism evenimenŃial S motivaŃii și aspecte spe cifice
Pentru început se impune definirea noŃiunii de eve niment în contextul activităŃilor de
turism și implicit importanŃa organizării de evenim ente pentru sectorul de turism.
În literatura de specialitate turistică termenul eveniment apare utilizat în contexte diferite,
putând desemna fie o întâmplare sau o manifestare i mportantă de natură socială, culturală,
sportivă (o reuniune, un congres, un festival, o ol impiadă sportivă, un campionat de fotbal
etc.), fie o întâmplare ieșită din comun, unică și cu mare potenŃial de a oferi trăiri deosebite,
emoŃii sau o experienŃă de viaŃă de neuitat.
Organizarea de evenimentele din prima categorie es te o activitate ce capătă o
importanŃă tot mai mare în cadrul turismului de afa ceri, alte evenimente Ńinând mai mult de
turismul cultural.
Cea de7a doua categorie de evenimente a generat în ultimii ani o adevărată modă a
turismului evenimenŃial sau special, unele agenŃii de turism (numite event agencies)
specializându7se în a oferta programe / pachete sau călătorii turistice centrate pe anumite
evenimente unice naturale (eclipsa totală de soare, erupŃia unui vulcan etc.) sau tematice /
puse în scenă (Dracula, festivaluri medievale) care să permită turiștilor experienŃe deosebite,
de neuitat. Acest tip de turism este asociat adesea și cu cel de aventură, de asemenea foarte
gustat de un important segment de turiști.
MotivaŃiile și tendinŃele de dezvoltare a acestor forme de turism Ńin de evoluŃia
generală a sectorului de turism, determinată de pre facerile sociale și economice din ultimii
ani, caracterizată prin:
• Globalizarea economică, socială, politică, dar și a riscurilor – pentru turism
înseamnă adaptare la standarde de nivel internaŃion al, flexibilitate în oferte,
decelarea riscurilor, evaluarea rapidă a tendinŃelo r noi.
• Conștientizarea efectelor turismului asupra mediulu i și întoarcerea spre natură,
manifestată prin variate forme de turism ecologic, destinaŃiile care au aderat la acest
concept fiind agreate și în cazul celorlalte forme de turism practicate.

5• Computerizarea și informatizarea societăŃii 7 pentru turism înseamnă utilizarea
preponderentă a noilor mijloace de comunicare on7li ne pentru a oferi informaŃii,
consiliere și servicii, ele determinând o mai mare viteză de derulare a activităŃii,
precum și participarea pe piaŃa globală a turismulu i în timp real.
• Comunicarea este cuvântul cheie al societăŃii postmoderne. avân d nenumărate
faŃete, putând fi realizată prin cele mai sofistica te medii de comunicare, dar, în mod
surprinzător, chiar în domeniul afacerilor se pune tot mai mult accent pe reuniuni,
simpozioane, seminarii, teambuilding, evenimente ca re au o pondere tot mai mare
în segmentul turismului de afaceri, tinzând să devi nă o adevărată industrie. Astfel
de evenimente se organizează, de obicei, în Ńara în care sunt iniŃiate, dar participarea
este adesea internaŃională, iar tendinŃa este de a le organiza tot mai frecvent în
destinaŃii din afara Ńării respective, ceea ce dove dește globalizarea și în acest
domeniu.
• Creșterea ponderii timpului liber, disponibil în mod individual, și a dorinŃei de
petrecere a acestuia în conformitate cu valori stab ilite personal 7 ceea ce pentru
turism înseamnă, contrar punctului anterior, acorda rea unei atenŃii sporite clientului,
individului, numit în limbaj de specialitate, manag ementul relaŃiei cu clientul (CRM
7 customer relationship management), având ca moto ,,este mai important de a
păstra un client, nu de a câștiga unul nou. Valoriz area timpului liber a dus la apariŃia
turismului evenimenŃial și la apariŃia agenŃiilor s pecializate în oferte de acest tip.
TendinŃa merge atât de departe, încât se oferă prog rame turistice modelate
individual, la sugestia și dorinŃa fiecărui client, iar informarea devine consiliere sau
negociere “faŃă în faŃă”, directă, relaŃia interuma nă fiind mai importantă.
Segmentele pieŃei turistice sunt afectate în dezvoltarea lor de aceste noi con diŃii
sociale, diferite de cele ale societăŃii de consum în masă, studiile de marketing oferind
următoarea ierarhizare:
• turismul de afaceri, se situează pe primul loc, urm at de
• călătorii la distanŃe mari (destinaŃii exotice),
• vacanŃe club,
• turism de sănătate și fitness,
• călătorii de lux,
• turism evenimenŃial și de aventură,
• călătorii de studii și educaŃie,
• vacanŃe creative și de practicare a unui hobby,
• vacanŃe active și practicarea sportului,
• turism ecologic.
Se observă, în principal, creșterea călătoriilor s au vacanŃelor scurte, dar mai frecvente
pe parcursul anului (week7end, zile de sărbătoare), călătorii pentru participarea la evenimente
culturale sau „speciale”, la data la care aceste su nt planificate, dar mai ales o puternică
individualizare a pachetelor de servicii turistice.
TendinŃele (trend2urile) decelate implică, desigur, schimbarea atitudinii a genŃiilor de
turism, în sensul adaptării ofertei la aceste tendi nŃe, și anume:
TendinŃa de petrecere a vacanŃei în mediu sau peisa j natural intact, creșterea sensibilităŃii
turiștilor pentru mediu 7 impune oferte adecvate di n partea ofertanŃilor din turism, cunoașterea
și implicarea lor privind problemele de mediu, prom ovarea turismului ecologic.
TendinŃa de individualizare a formelor de turism 7 oferte flexibile în sistem de module
combinabile, „pachete IT individuale”, fiecare turi st devine creatorul propriului program de
călătorie / vacanŃă.
TendinŃa de a dispune de „propria” casă de vacanŃă" 7 cumpărarea de case de vacanŃă în
staŃiuni internaŃionale sau închirierea de case sau apartamente de vacanŃă, pe anumite perioade
stabilite din an sau de lungă durată.

6TendinŃa către destinaŃii însorite , dorinŃa de soare, plajă, căldură în orice anotimp 7 ofertă de
destinaŃii în Ńările care corespund acestor criteri i, dar implică și riscuri legate de anumite
destinaŃii exotice și nesigure, fiind necesară exis tenŃa unor oferte variate, întrucât tendinŃa este
de rezervare în ultimul moment (last minute), după aflarea datelor meteo sau avertizările de
risc privind anumite destinaŃii.
TendinŃa către oferte cu standard înalt de confort și calitate 7 ofertele trebuie să corespundă
tuturor cerinŃelor și dorinŃelor unei clientele tot mai pretenŃioase, să asigure prin ambient și
facilităŃi o stare de confort sufletesc, de îndepli nire a unor ritualuri personale și să ofere o
animaŃie discretă, aproape neobservabilă.
TendinŃa către un mix de relaxare și acŃiune/aventu ră în comportamentul turiștilor 7 implică
oferte de evenimente cu potenŃial de stimulare, de distracŃie relaxantă, de socializare
informală.
TendinŃa către călătorii / vacanŃe mai scurte , conform principiului mai bine mai scurt, dar
mai des 7 oferte de excursii de o zi, călătorii scu rte, vizitarea unor orașe și shopping, vizitarea
unor obiective importante dintr7o Ńară sau particip area la evenimente la anumite date, spre
deosebire de lungi și obositoare circuite.
TendinŃa către rezervări în ultimul moment (last mi nute) , decizii luate spontan și în ultima
clipă, mobilitate mai mare în vacanŃe (excursii, vi zite), alegerea unor destinaŃii multiple
pentru o singură vacanŃă de mai lungă durată 7 ofer te adecvate din partea agenŃiilor.
TendinŃa către vacanŃe de club / programe speciale 7 club pentru familii, persoane singure,
seniori, gourmet, de sănătate, fani computer, cunoa șterea unei „Ńări și a locuitorilor săi”,
natură (observare floră, faună) etc.
TendinŃa către vacanŃe oferite unor grupuriSŃintă 7 prieteni, grupuri de interese, specialiști
din anumite domenii, cursuri de limbă a Ńării respe ctive pentru elevi și studenŃi etc.
Analizând aceste tendinŃe, se observă că această n ouă atitudine a clientelei privind
petrecerea timpului liber prin călătorii și vacanŃe , implică luarea în considerare de către
agenŃiile de turism a dorinŃelor puternic individua lizate ale noii clientele și adaptarea atitudinii
și a ofertei agenŃiei la aceste cerinŃe. În centrul atenŃiei nu trebuie să stea produsul,
superstandardizat sau superatractiv ca preŃ, ci gra dul în care produsul poate satisface dorinŃa
clientului de a trăi ceva „deosebit”, adică gradul în care acesta poate genera „un eveniment”,
cu alte cuvinte, clientul dorește să i se ofere un eveniment, dacă se poate doar pentru el, nu un
produs standard, același pentru toată lumea.
De ce există aceste tendinŃe?
Superoferta de produse, dar și de posibilităŃi de distracŃie creează în toate domeniile,
deci și în turism, o imensă presiune concurenŃială.
Întrucât în Ńările dezvoltate din punct de vedere economic, majoritatea populaŃiei are
asigurate trebuinŃele fizice de bază, consumatorii având la dispoziŃie produse și servicii în
nenumărate variante care se concurează reciproc pe piaŃă, nu mai sunt importante aspectele de
bază ale acestora, ci cele care oferă ceva în plus, permiŃând o alegere după gustul personal al
consumatorului.
EmoŃiile, trăirile, întâmplările, experienŃa sau e xperimentul ocupă acum un loc central
în viaŃă.
Se profilează astfel o nouă ramură economică, acee a a economiei sau industriei event7
ului (evenimentului). Consumatorul din această nouă ramură în devenire nu va mai cheltui
bani pentru un produs, ci în primul rând pentru eve nimentul și sentimentul care însoŃește
cumpărarea și consumul acestui produs.
Ceea ce înseamnă că tendinŃa spre eveniment se va accentua, diferitele manifestări în
acest sens vor fi tot mai variate și în direcŃii no i, nu doar de aventură extremă sau anumite
evenimente exagerat înscenate.
Moto: Evenimentul sunt EU!
Noii consumatori doresc să7și aranjeze singuri eve nimentele, organizatorii trebuie doar
să le ofere ocazia, eventual locaŃia.

7 În viitor nu vor mai fi gustate manifestările orga nizate perfect după un plan sau
scenariu bine stabilit. Trebuie doar oferit un cadr u în care oamenii să7și însceneze singuri
evenimentele sau să le deruleze după propriul plac.
Pentru organizatori, înseamnă să descopere valenŃe le unor locaŃii, produse sau servicii,
în concordanŃă cu dorinŃele clientelei7Ńintă.
Principiul este: mai mult conŃinut decât abundenŃă cantitativă. Predomină deci
calitatea.
Teoria economică decizională spune: cu cât se cons umă mai mult dintr7un bun, cu atât
valoarea adăugată scade dacă se consumă o unitate î n plus din acest bun. Iar dacă se depășește
chiar o anume cantitate, această valoare devine neg ativă. Cel mai bun exemplu este o
instalaŃie de muzică și lumini care, dacă i se dubl ează puterea, îi asurzește și orbește pe
participanŃi.
Cu alte cuvinte, chiar dacă se organizează tot mai multe evenimente, tot mai
exagerate, ele nu pot deveni decât obositoare sau p lictisitoare.
Contează doar adecvarea lor la așteptările clienŃi lor, în general, a turiștilor, în special.
În turism acest fapt se observă în supralicitarea turismului de aventură sau cel
evenimenŃial în care abundă oferte de activităŃi pr ecum sporturi extreme, excursii în locuri
sălbatice etc. promiŃând întâmplări și trăiri ieșit e din comun.
TendinŃa este însă, de a analiza corect cerinŃele clientelei, de a crea programe turistice
cu o paletă cât mai largă de evenimente din care po tenŃialii turiști să7și aleagă călătoriile și
vacanŃele potrivite.
ConcurenŃa este foarte mare, de aceea imaginaŃia ș i creativitatea ofertanŃilor din turism
va fi pusă la grea încercare.
Să dăm doar un exemplu: Galeries Lafayette din Par is pune la dispoziŃie clienŃilor
veniŃi la cumpărături, pe lângă coșurile obișnuite, în fiecare joi între orele 18.30 și 20.30
coșuri de culoare lila. Cine alege un coș lila semn alizează că este dispus la un flirt, astfel că,
după efectuarea cumpărăturilor, la barul casei poat e sta de vorbă la un pahar de vin pentru a
face cunoștinŃă.
În acest caz, magazinul oferă infrastructura și ca drul, decizia de a provoca întâmplarea
și amintirea ce o va lăsa, rămâne la latitudinea fi ecăruia.
Pentru agenŃiile de turism ceea ce înseamnă că „pa chetele prefabricate” de programe
turistice sunt tot mai puŃin cerute, deci greu vand abile, fiind în trend călătoriile scurte,
individuale sau cele de grup „la comandă” sau „în r egie proprie”, fapt pentru care paleta de
oferte trebuie să conŃină sau să găsească ceea ce d orește potenŃialul client.
Componentele ofertei adaptate acestei cereri pot fi circumscrise astfel:
DestinaŃii : mari metropole, localităŃi cu obiective turistice a tractive
Evenimente speciale : sărbători folclorice, tradiŃii și obiceiuri locale, festivaluri tradiŃionale
(ale berii, ale vinului etc.), aniversări istorice (…ani de la fondarea unei localităŃi, de Ia
nașterea unei personalităŃi etc.), memoriale, eveni mente sportive internaŃionale sau de mare
rezonanŃă, festivaluri culturale, carnavaluri, expo ziŃii de artă, reuniuni ale unor grupuri
determinate de un anumit hobby sau înclinaŃii.
Mijloace de transport în comun : tren, avion de linie sau charter, vase de croazieră ,
ferry7boat, vapor de excursie.
Mijloace de transport special pentru turism: trenuri speciale de vacanŃă, trenuri
turistice (cu locomotive cu aburi, mocăniŃe, trenur i istorice), autocare sau tramvaie
transformate în bistro, pentru party sau altă temă, excursii cu pluta, rafting cu plute
pneumatice.
RestauraŃie : bufet cu autoservire, dineuri de gală, mese special e precum grătar în aer
liber, foc de tabără cu picnic, mese în stil mediev al, cu specific naŃional sau local etc.
Programe de animaŃie: folclor, show, dans, tur de oraș, excursii, concursuri cu premii
sau pentru amuzament, degustări de vinuri sau bere, spectacole în hale industriale dezafectate,
cu alte cuvinte tot ceea ce implică eveniment.

8 Cazare : hoteluri, parcuri de vacanŃă, pensiuni particulare, case de oaspeŃi ale unor
organizaŃii non7profit.
Servicii de agenŃie : mape de informare pentru (toŃi) participanŃi, pache t de asigurare
individual sau de grup, locuri gratuite proporŃiona l cu numărul de participanŃi, cocteil de bun
venit la destinaŃie.
AgenŃie de turism specializată pe evenimente
Analog cu tendinŃa de dezvoltare de la un „comerŃ de aprovizionare” la un „comerŃ
axat pe evenimente”, o comparaŃie între o „agenŃie de turism de aprovizionare” cu una „de
eveniment” relevă următoarele aspecte:

AgenŃie de turism AgenŃie de evenimente
Tip de agenŃie agenŃie de zboruri ieftine, discount agenŃie integrată, specializată
Strategie de marketing strategie de preŃ / volum st rategie preferenŃială
Focusare pe piaŃă Cumpărare / preŃ Client / individ
ConcepŃie de bază „trading down” „trading up”
Satisfacere cerinŃe cerinŃe de bază cerinŃe special e
Paletă sortimentală mică mare
Produse turistice grad mare de standardizare putern ic diferenŃiate
Nivel de preŃ mic7mediu mediu 7 mare
PreŃ mediu mic 7 mediu mediu 7 mare
Personal personal de înregistrare personal de consi liere
Intensitate consiliere mică mare
Intensitate servire mică mare
Comunicare telecomunicaŃii directă „face to face”
Dotarea agenŃiei funcŃional7tehnică ambientală

1.2. Turismul de afaceri și evenimentele specifice acestuia
Turismul de afaceri cuprinde mai multe tipuri even imente care au în comun faptul că
se călătorește în scopuri legate de afaceri:
• Întâlniri / reuniuni de afaceri ( Meetings)
• Programe și călătorii incentive ( Incentives)
• Congrese, conferinŃe, convenŃii ( Congresses)
• ExpoziŃii 7 târguri de comerŃ ( Expositions)
Acestea sunt prezentate în lucrările de specialita te (broșuri, site7uri etc.) sub sigla
MICE, incluzând toate formele de reuniuni de la cel e de grupuri mici 7 seminarii,
simpozioane, activităŃi de training sub formă de cu rsuri tradiŃionale sau în aer liber,
teambuilding în variate forme etc., până la conferi nŃe și congrese sau târguri de anvergură,
numit alteori turism de reuniuni și congrese sau, p e scurt, turism de congrese.
Trebuie remarcat că adesea călătoriile incentive s unt evidenŃiate separat, fiind o formă
de călătorii organizate de către firme, adesea nede osebindu7se de alte excursii și călătorii și nu
necesită aceeași logistică ca reuniunile și congres ele. Din acest motiv le vom prezenta, pe
scurt, chiar de la început.
Călătoriile incentive
Incentivele sunt stimulente oferite sub diferite f orme angajaŃilor de către firme
(premii, cadouri) acestea fiind practicate mai ales de companiile cu cifre mari de afaceri, care
au suficientă putere economică. În majoritatea într eprinderilor, aceste bonusuri sunt oferite

9conform unor reguli clar stabilite, de ele benefici ind mai ales lucrătorii din departamentele de
vânzări și distribuŃie, precum și lucrătorii comerc iali.
Conform unor studii internaŃionale, cele mai aprec iate sunt călătoriile incentive, cu
toate că acestea implică cheltuieli mai mari, dar î ntrucât au ceva „deosebit”, ele lasă o
impresie mai puternică și rămân mai mult timp în me moria celor care au beneficiat de ele, de
aceea, din totalul de cheltuieli alocate pentru inc entive, aproximativ jumătate se alocă pentru
călătorii incentive. Aceste călătorii sunt consider ate turism de afaceri deoarece implică
oameni ce călătoresc împreună datorită specificului muncii lor.
Ele pot fi scurte excursii sau vacanŃe oferite de către o companie salariaŃilor săi, ca
stimulent pentru realizări deosebite sau pentru rez ultate bune în muncă, dar pot fi oferite și
clienŃilor fideli sau sub forma de câștiguri la anu mite concursuri, prin programele de atragere
de clienŃi sau cele de fidelizare.
Din datele OMT se arată că circa 11 milioane de oa meni călătoresc în această formă
de turism. Programele oferite sunt packages, precum și vacanŃele tradiŃionale, cu deosebirea
că pachetul de servicii cuprinde și vizite la locur i de interes profesional, banchete, participarea
la manifestări culturale etc.
Principalele pieŃe pentru acest tip de turism sunt SUA, apoi Europa, principalele
destinaŃii fiind Paris și Londra.
Pentru turism, din aceste călătorii au de profitat hotelierii cărora le revine cam 40%
din cheltuielile alocate pentru călătorii incentive , iar pentru transport 26%.
Doar 32% dintre firme fac rezervări în hoteluri de 5 stele, 55% în hoteluri de 4 stele,
59% dintre aceste călătorii au destinaŃii străine, 41% se fac în Ńara respectivă.
Turismul de reuniuni , privit sub toate componentele sale, reprezintă un segment
important al industriei ospitalităŃii, generatoare de venituri substanŃiale, mai ales în perioadele
de extrasezon, dar și de imagine pozitivă pentru de stinaŃiile implicate și chiar pentru imaginea
turistică de ansamblu a unei Ńări.
Din datele statistice reiese că acest segment poat e fi considerat ca fiind componenta
cea mai eficientă și mai profitabilă din turism, ti nzând să devină chiar o industrie
independentă.
Prin urmare, turismul de reuniuni este componenta eficientă și dinamică din economia
turismului unei Ńări / regiuni / localităŃi care în globează nu doar activităŃi turistice comune
(cazare, restauraŃie, transport), ci și o serie com plexă de servicii organizatorice profesioniste
de întruniri, conferinŃe, expoziŃii, seminarii, pro grame incentive sau de training, găzduite de
destinaŃia respectivă (închirierea locaŃiilor, dotă ri și servicii audio7video, traducere simultană,
mijloace promoŃionale pentru eveniment, hosting, as istenŃă etc.).
Întâlnirile de afaceri (reuniuni) reprezintă activităŃi în care oamenii călătoresc pe ntru
a se întâlni și a discuta afaceri sau pentru schimb uri de informaŃii între cei de aceeași profesie
sau din aceeași asociaŃie:
• întâlniri de breaslă, cu scopul de a favoriza aface rile între participanŃi;
• întâlniri ale unor asociaŃii, în care oamenii cu ac eleași interese sau aparŃinând unei
asociaŃii locale, naŃionale sau internaŃionale, se întâlnesc pentru schimburi de idei și
informaŃii.
ConferinŃele, congresele și convenŃiile au un deosebit potenŃial de a atrage
participanŃi în număr mare și reprezintă o bună afa cere pentru destinaŃiile unde se
organizează. Lunile de vârf ale acestor manifestări internaŃionale și naŃionale sunt septembrie,
octombrie și mai, iunie.
Pe plan mondial, orașe recunoscute ca organizatoar e pentru astfel de manifestări sunt:
Londra, Madrid, Paris, Viena, Bruxelles, Singapore, Washington, Strasbourg, Roma (90) ș.a.
Durata acestor manifestări este de 3 7 7 zile.
La aceste manifestări 2/3 din participanŃi vin cu soŃia / soŃul sau o persoană însoŃitoare,
iar rezervările pentru asemenea manifestări se fac chiar și cu 2 ani înainte.
ExpoziŃiile și târgurile de comerŃ reprezintă un sector important al turismului de

10 afaceri, deoarece la aceste evenimente se fac tranz acŃii între vânzători și cumpărători, se
plasează comenzi, se fac contracte de durată etc. U n exemplu clasic este salonul de aviaŃie de
la Paris, iar în turism, Târgul InternaŃional de la Berlin (ITB), care atrage anual între 20.000 7
50.000 de specialiști la fiecare manifestare și pes te 100.000 persoane / manifestare din cadrul
publicului larg.
De multe ori, expoziŃiile sunt combinate cu confer inŃe care atrag un număr mai mare
de participanŃi la acest gen de turism de afaceri.
1.3. TendinŃe pe plan mondial în industria reuniuni lor
În cadrul turismului de afaceri trebuie remarcat f aptul că ponderea cea mai mare
revine segmentului de reuniuni și congrese, târguri sau expoziŃii care sunt privite, în general,
în ansamblu, având caracteristici comune privind or ganizarea și derularea lor.
În acest sens, sunt relevante datele statistice ad unate de International Meetings
Association, publicate prin ICCA DATAbase, cu speci ficaŃia că acestea înregistrează doar
manifestările cu minimum 50 participanŃi ale unor a sociaŃii și cele cu minimum 20
participanŃi ale unor întreprinderi și care sunt de clarate din proprie iniŃiativă.
Pentru anul 2000, 5.075 de organizatori au comunic at ICCA DATAbase date statistice
privind reuniuni internaŃionale, dintre care 65% cu sediul în Europa.
În anul 2000 pe primul Ioc se afla SUA cu 234 reun iuni, reprezentând un segment de
piaŃă de 8,2. Marea Britanie se afla pe locul 2, Ge rmania pe 3.
În ceea ce privește orășelul7locaŃii pentru congre se, în top se afla Londra, urmat de
Madrid, Paris și Viena.
Numărul participanŃilor la congrese a fost, în med ie, de 250 7 500 persoane, doar 11
procente cuprinzând mai mult de 2.000 participanŃi.
Cifra medie a participanŃilor la diverse reuniuni a crescut din 1993 de la 638 la 815.
Din totalul participanŃilor, 54% revin Europei, 17 % Americii de Nord, 13% Asiei.
Durata manifestărilor a scăzut faŃă de anii anteri ori la 4, 5 zile.
Ca tematică, un sfert din totalul congreselor a fo st de natură medicală, în general
manifestările de natură știinŃifică s7au diminuat, urmate de tehnologie (locul 3) și industrie
(locul 4).
Pentru anul 2003 statistica ICCA a înregistrat 3.2 97 reuniuni internaŃionale, din care
62% au avut loc în Europa.
Întrucât în aceste date statistice nu sunt cuprins e decât acele reuniuni care corespund
criteriilor impuse de International Meetings Associ ation, ele nu reflectă în totalitate amploarea
acestora în cadrul turismului de afaceri.
Trebuie remarcat faptul că turismul de reuniuni și congrese se desfășoară preponderent
în lunile mai, iunie, septembrie și octombrie, deci în perioade când sezonul turistic de vacanŃă
se află tradiŃional în recul, având deci o mare imp ortanŃă în ocuparea capacităŃilor turistice
prin astfel de manifestări. În acest sens activitat ea de organizare a evenimentelor tinde să
devină o formă complementară de turism, deosebit de importantă în economia turismului unei
Ńări, necesitând însă adaptarea infrastructurii tur istice existente sau crearea de noi
infrastructuri, adecvate acestei activităŃi.
Pentru exemplificare sunt relevante datele statist ice din Ńările europene cu experienŃă
în acest domeniu, prin care se pot decela avantajel e acestui segment de piaŃă în cadrul
economiei turismului al unei Ńări, dar și condiŃiil e care se impun a fi îndeplinite pentru ca
România, care are reale posibilităŃi de a se lansa pe piaŃa turismului de reuniuni, să devină o
Ńară atractivă în acest domeniu.
Austria. În anul 2001, în această Ńară existau 244 orașe și comune cu 557 ofertanŃi de
congrese și reuniuni, capabili să organizeze manife stări pentru 100 și mai mulŃi participanŃi.
Cele 2.705 spaŃii de reuniuni din aceste locaŃii pot cuprinde 392.660 persoane.
Orașul cel mai solicitat este Viena care și pe pla n mondial este o destinaŃie preferată
pentru organizare de congrese, ocupând în ierarhia europeană locul 3, după Londra și Paris.

11 Se confirmă, pentru ultimii trei ani, că industria de congrese este un segment de piaŃă
cu o accentuată tendinŃă de creștere:
Cu 4 milioane de înnoptări doar din turismul de co ngrese, volumul acestora a crescut
în ultimii 15 ani de 3 ori, reprezentând între 3,1 7 3,5% din totalul de înnoptări în Austria.
Hotelăria din cele 244 localităŃi organizatoare de congrese a cunoscut în medie o
mărire a duratei de ocupare cu 36 zile faŃă de cele lalte localităŃi turistice din Austria.
Italia. Patrimoniul cultural și artistic al Italiei este un puternic magnet de atracŃie și
pentru turismul de reuniuni, existând în acest dome niu 1.163 centre de conferinŃe și 4.504
hoteluri, 39.600 palate și castele, plus 30.500 reș edinŃe istorice, la care se adaugă complexe de
târguri și expoziŃii, stadioane pentru concerte și manifestări sportive, teatre, cinematografe.
LocaŃiile cele mai solicitate sunt orașele mari și metropolele: Rota, Milano, FlorenŃa,
Neapole, Bologna, dar și localităŃile culturale și artistice mai mici, precum și centrele turistice
recunoscute.
În anul 2000, în Italia au avut loc 104.563 confer inŃe cu 17,5 milioane participanŃi,
piaŃa de congrese reprezentând 21% din totalul veni turilor realizate din turism.
Acestea se datorează numărului crescut de înnoptăr i (creștere 20.2% faŃă de anii
anteriori), dar și prin creșterea duratei manifestă rilor, întrucât congresele care au durat mai
mult de 3 zile au crescut cu 95%, iar reuniunile de 1 zi au scăzut cu 4,9%.
66,41% ale manifestărilor s7au derulat în hoteluri specializate pentru reuniuni
(69.437), 33,59% în centre de congrese (35.126).
Semnificativă este creșterea reuniunilor internaŃi onale (23,7%).
52,6% (3.701) au avut loc în orașe mari, 20,97% (1 .475) în localităŃi culturale și
artistice sau mici, 26,42% (1.859) în centre turist ice.
69% dintre organizatorii de reuniuni internaŃional e preferă hotelurile, 31% alte locaŃii
de reuniuni.
În ceea ce privește participanŃii, 89% au fost de provenienŃă naŃională, 11%
internaŃională.
Caracteristic, pentru Italia, este creșterea număr ului de participanŃi la congrese
(evenimente de mare anvergură), acesta fiind în med ie de 336 participanŃi.
Reuniunile cu mai puŃin de 300 participanŃi au scă zut cu 8,4%, în timp ce congresele
de 1.000 7 4.000 persoane au crescut cu 39%, iar ce le cu peste 4.000 chiar cu 125%.
Germania. În anul 2002 s7au desfășurat în cele 11.000 de loca Ńii pentru reuniuni 1,3
milioane de manifestări cu 69 milioane de participa nŃi.
Cele 11.000 locaŃii pentru reuniuni constau în 10. 000 hoteluri (93%), 420 centre de
congrese (4%), 330 institute de învăŃământ superior (3%).
La acestea se adaugă 1.500 locaŃii alternative pre cum castele, palate, mănăstiri și săli
de concerte, precum și 75 centre de conferinŃe ale unor firme.
În total sunt 65.000 spaŃii cu 3,1 milioane mp spa Ńii de reuniuni și 1,4 milioane mp de
spaŃii de expoziŃie.
Dintre acestea, 6% centre de conferinŃe (656), pri ntre care toate centrele de congrese,
oferă spaŃii pentru manifestări de mare anvergură c u 500 și mai mult de participanŃi.
În domeniul hotelier, 85% dintre ofertanŃi sunt di n segmentul de 3 și 4 stele.
PreŃul mediu de înnoptare acceptat pe piaŃa de con grese este de 100 Euro.
Cifra de înnoptări a delegaŃilor a crescut la 67,6 milioane, faŃă de 65 milioane în anul
1999.
Raportat la totalul de înnoptări hoteliere, 35,5% revine segmentului de reuniuni și
congrese, prin urmare fiecare al treilea client est e un participant la o reuniuni.
Din statistică mai rezultă că fiecare al treilea l oc de muncă din turism este creat direct
sau indirect prin segmentul de organizare reuniuni care cuprinde în total 970.000 lucrători
full7time.
Astfel este clar demonstrată importanŃa congreselo r și a reuniunilor în special pentru
activitatea de hotelărie, precum și pentru turism î n general.

12 Prin cumpărăturile efectuate de participanŃi are d e câștigat și comerŃul en detail, care
se cifrează în Germania la circa 1,7 miliarde Euro pe an.
Centrele de congrese și sălile polivalente (hale) s7au adaptat în ultimii ani, mai ales din
punct de vedere structural, noilor cerinŃe ale pieŃ ei. Pe lângă spaŃii de mare capacitate oferă tot
mai mult și spaŃii adecvate pentru grupuri de lucru mai mici.
Datorită situaŃiei economice tensionate, se observ ă o creștere a rolului centrelor de
reuniuni integrate firmelor, mai ales pentru organi zarea de activităŃi de instruire și educaŃie
continuă.
În schimb se dezvoltă în mod dinamic oferta pe pia Ńă a unor „locaŃii ieșite din comun
pentru evenimente”, precum palate, castele, mănăsti ri, crame, construcŃii industriale
dezafectate, cinematografe, teatre de musical. Circ a 1.500 ofertanŃi (faŃă 1.000 în 1999) din
acest segment derulează pe an cam 25.000 manifestăr i cu circa 5 milioane de participanŃi.
Se observă o tendinŃă generală de scurtare a durat ei manifestărilor. 45% din totalul
evenimentelor durează maximum 1 zi . Durata medie în 2002 era de 1,8 zile (1999: 1,9 zil e).
Doar una din șase manifestări durează 3 sau mai mul te zile.
Durata depinde mai ales de tipul de eveniment: în timp ce congresele durează în
general, mai multe zile, un trening durează, de reg ulă, doar 2 zile.
Numărul participanŃilor este în medie de 53, doar 1% din totalul de evenimente (adică
13.000) reprezintă manifestări de anvengură cu pest e 1.000 participanŃi.
84% din totalul de 1.3 milioane de evenimente au f ost organizate în hoteluri
specializate pe acest segment, 8% au fost în legătu ră cu expoziŃii, iar congresele au fost
flancate de expoziŃii chiar în 30% din cazuri.
În ceea ce privește sezonalitatea acestora, nu se observă schimbări: februarie, martie,
aprilie, octombrie și noiembrie sunt lunile prefera te pentru reuniuni și congrese.
Week7end7urile sunt în continuare puŃin atractive.
Cele 1.3 milioane de manifestări sunt iniŃiate în proporŃie de 60% (780.000) de către
întreprinderi și firme, incluzând diferite forme de instruire și perfecŃionare cu un număr mai
mic de participanŃi, dar și reuniuni și congrese cu mii de delegaŃi.
Conform principiului “all business are local” majo ritatea participanŃilor sunt din
regiunea înconjurătoare de până la 200 km, iar la c ele de anvergură și de Ia distanŃe mai mari.
În anul 2002 prin cei 3.5 milioane de delegaŃi str ăini, Germania a atras la reuniuni și
congrese cu un milion de clienŃi mai mult decât în anii anteriori.
Punctele forte ale Germaniei ca Ńară de congrese s unt: profesionalismul,
perfecŃionismul, corectitudinea, paleta largă a ofe rtei, raportul optim preŃ / servicii, precum și
volumul și varietatea pieŃei.
În concluzie:
Se observă că, mai ales la congrese, caracterul in ternaŃional al acestora este în creștere.
Conform unor studii, tor mai mulŃi organizatori de congrese și târguri doresc să le deruleze în
afara Ńării respective. În general, se observă o cr eștere a cererii de organizare de reuniuni în
timp ce oferta de capacităŃi locative rămâne consta ntă.
Se caută locaŃii cu imagine recunoscută internaŃio nal, dar și cele cu ofertă culturală și
turistică variată și interesantă.
Se confirmă și tendinŃa de descreștere a numărului de participanŃi, de scurtare a
duratei, dar cu o creștere a cerinŃelor privind sta ndardele de organizare.
De aceste tendinŃe pot profita în mare măsură, pe lângă locaŃiile de reuniuni și
agenŃiile de turism, precum și alŃi prestatori care sunt solicitaŃi în organizarea și derularea de
manifestări cu caracter internaŃional.
Ca și în domeniul turismului, se observă și în cel al congreselor o tendinŃă de a face
planificări și rezervări pe termen scurt. Din parte a prestatorilor specializaŃi pe congrese se
așteaptă un suport mai puternic care ar putea fi ch iar sub forma unor pachete de servicii de
congrese (congress7packages) diferenŃiate, Ia alege re.

13 CerinŃe și servicii pe piaŃa turismului de reuniuni și congrese
Turismul de reuniuni, incluzând aici toate compone ntele sale precum conferinŃe,
congrese, târguri și expoziŃii, incentive și alte a ctivităŃi pe grupuri profesionale, este un
domeniu prin excelenŃă dinamic la nivelul întregii lumi. În ultimii 15720 de ani, circulaŃia
turistică mondială are din ce în ce mai frecvent dr ept motivaŃie deplasarea individuală sau de
grup în scopul participării la reuniuni sau forumur i de afaceri, congrese internaŃionale,
expoziŃii și târguri specializate, călătorii incent ive sau activităŃi de training (programe de
instruire, de perfecŃionare și specializare, educaŃ ie profesională) și de teambuilding. În acest
context, aranjamentele de călătorie în scop profesi onal și de atacuri presupun o serie întreagă
de alte servicii pe lângă cele specifice turismului clasic.
Pentru a intra pe această piaŃa se impune:
• existenŃa unor structuri de primire turistice și a unor centre de conferinŃe, târguri și
expoziŃii;
• gamă largă de facilităŃi de cazare, masă, transferu ri rapide și posibilităŃi de distracŃie
și agrement;
• personal de turism specializat pe turismul de aface ri;
• promovarea și publicitatea turismului de afaceri pr in asociaŃii specializate în
turismul de afaceri, prin broșuri speciale etc.
Organizarea de reuniuni și congrese implică numero ase activităŃi comune cu turismul
de afaceri, precum cazare, catering, transferuri și transport local, tururi pre7 și post7eveniment,
dar și activităŃi specifice: calcularea și procurar ea bugetului necesar, stabilirea, invitarea,
înregistrarea participanŃilor, selecŃia și închirie rea locaŃiilor și a spaŃiilor, hostess, selecŃia și
organizarea programelor sociale adiacente, producŃi a de obiecte și mijloace promoŃionale
personalizate pentru eveniment, tipărirea broșurilo r, cataloagelor, mapelor și lucrărilor
necesare evenimentului (conferinŃă, congres, semina r etc.).
1.4. România pe piaŃa de reuniuni și congrese
Atragerea de evenimente internaŃionale spre a fi g ăzduite și organizate în România
este o direcŃie ce ar trebui urmărită prioritar în preocupările privind promovarea turismului
românesc. Organizarea de reuniuni aduce mari benefi cii atât pentru imaginea Ńării pe plan
mondial, cât și pentru agenŃii economici locali imp licaŃi în procesul de organizare a acestora.
Beneficiile în plan material înseamnă creșterea înc asărilor, profit mai mare prin grad sporit de
ocupare și utilizare a infrastructurii de cazare și de reuniuni, crearea și asigurarea de locuri de
muncă, atragerea participanŃilor și ca turiști în a lte perioade ale anului, taxe și impozite
încasate la bugetul de stat, creșterea volumului de vânzări în alte sectoare comerciale.
Pentru a realiza aceste beneficii este însă necesa ră asigurarea unui standard înalt al
serviciilor din partea prestatorilor implicaŃi și o cooperare și din partea autorităŃilor și
administraŃiei locale pentru stimularea acestor act ivităŃi deosebit de utile pentru întreaga
comunitate locală, astfel că localitatea (staŃiune, oraș) în sine să fie considerată și recunoscută
ca o destinaŃie7locaŃie adecvată pentru astfel de e venimente.
PercepŃia industriei organizării de evenimente ca fiind un domeniu profitabil pentru
orice comunitate locală specializată ca destinaŃie în acest sens este dată de cifrele statistice din
alte Ńări care dovedesc evoluŃia acestei industrii pe plan mondial și realitatea financiară a
acestor destinaŃii în comparaŃie cu destinaŃii turi stice tradiŃionale. Pe lângă veniturile directe
provenite din organizarea unei reuniuni care răsplă tesc eforturile prestatorilor / furnizorilor de
servicii dedicate reuniunii, comunitatea locală, gu vernul și municipalitatea destinaŃiei care
găzduiește evenimentul beneficiază și ele de o seri e de venituri substanŃiale.
Este știut faptul că din totalul venituri rezultat din organizarea unei reuniuni
internaŃionale, un procent minim revine beneficiaru lui reuniunii, pentru acoperirea unor
cheltuieli proprii aferente evenimentului și, event ual, un oarecare profit în schimb,
aproximativ 86790% din venituri sunt încasate de pr estatorii din Ńara care găzduiește

14 evenimentul, acestea regăsindu7se în produsul inter n brut. Din aceste încasări se virează către
bugetul de stat și bugetul administraŃiei locale ta xele aferente (TVA 19%). în paralel,
comunitatea locală are de profitat prin veniturile generate, cu ocazia evenimentului, de
consumul suplimentar de produse și servicii (cumpăr ări de suveniruri și alte produse pentru
nevoi personale, agrement, vizite la obiective turi stice locale) de către participanŃii la
eveniment. Pe termen lung, reușita evenimentului va putea genera revenirea participanŃilor în
destinaŃia respectivă, atât ca turiști, cât și ca o ameni de afaceri și chiar ca investitori pe piaŃa
locală.
Totodată, organizarea unui eveniment într7o anumit ă destinaŃie (fie că ne referim la
Ńară, regiune sau oraș), reprezintă o ocazie oportu nă de a promova acea Ńară sau zonă ca
destinaŃie turistică. ParticipanŃii profită de pril ejul deplasării în scop profesional pentru a
cunoaște Ńara respectivă, iar prin programele pre / post7eveniment vor putea fi atrași să7și
petreacă eventual un sejur în acea destinaŃie. Depi nde de abilitatea și creativitatea
organizatorului profesionist cât de reprezentative pentru destinaŃie și cât de atractive pentru
participanŃi vor fi aceste programe turistice adiac ente.
În evaluarea pe care un potenŃial beneficiar o fac e în perspectiva alegerii României ca
destinaŃie pentru evenimentul său va avea în vedere următoarele criterii:
• competitivitatea (locaŃie, organizare, servicii),
• securitatea / siguranŃa destinaŃiei,
• credibilitatea mediului de afaceri local.
FaŃă de aceste criterii, România prezintă o serie întreagă de avantaje reale, dar și de
minusuri. Multe calităŃi au fost confirmate de clie nŃii care au intrat deja în contact cu
profesioniștii români și au beneficiat de serviciil e acestora.
Punctele slabe sunt perceptibile în:
• existenŃa în număr mic și distribuŃia inegală pe te ritoriul Ńării a facilităŃilor de
conferinŃe și expoziŃii (centre de afaceri, centre de conferinŃe, hoteluri specializate
pe organizare de reuniuni și seminarii), mai ales î n București, fără a se valorifica
potenŃialul staŃiunilor turistice pitorești din Ńar ă, desigur cu unele excepŃii;
• lipsa investiŃiilor majore în infrastructura necesa ră (centre de conferinŃă cu
capacitate mare, centre de expoziŃie multifuncŃiona le, hoteluri cu facilităŃi de
reuniuni în alte regiuni decât București);
• insuficienta susŃinere din partea autorităŃilor naŃ ionale și locale privind stimularea și
promovarea industriei de reuniuni, în special inter naŃionale, ca mijloc de dezvoltare
durabilă a unor regiuni sau destinaŃii (orașe, cent re culturale și istorice, staŃiuni,
castele și palate etc.);
Totuși în ultimii ani România a devenit treptat o destinaŃie acceptată și apreciată
pentru evenimente, mizând pe o serie de avantaje ca re o pot transforma într7un punct de
referinŃă în Europa de Est, acestea fiind:
• destinaŃie inedită, dispunând de un peisaj natural și valori culturale și istorice unice,
existente în toate regiunile geografice ale Ńării;
• stabilitatea politică și socială;
• amplasare ideală în spaŃiul central7estic al Europe i, ușor accesibilă prin legături
aeriene cu majoritatea capitalelor lumii;
• infrastructura pentru conferinŃe și expoziŃii într7 un proces de modernizare,
diversificare și extindere rapidă, generând totodat ă posibilităŃi de investiŃii străine
sau mixte, amortizabile în termen scurt;
• prezenŃa unor renumite lanŃuri hoteliere și compani i multinaŃionale, alături de cele
locale de cazare, la nivel de 375 stele;
• stadiu avansat de implementare a standardelor inter naŃionale de calitate a serviciilor
în industria ospitalităŃii;

15 • specializarea profesională a tot mai multor agenŃii / companii românești în
organizarea diferitelor tipuri de reuniuni, de la s eminarii și simpozioane Ia cele de
mare anvergură, putând deveni parteneri de încreder e ai oricăror organizatori sau
beneficiari din întreaga lume care vizează România ca destinaŃie pentru
evenimentele lor.

Dintre evenimentele internaŃionale de anvergură pe ntru care România a fost aleasă ca
destinaŃie se pot enumera: Adunarea Parlamentară An uală a OSCE (2000), ConferinŃa Anuală
și Adunarea Generală a BERD (2002), Summit7ul șefil or de stat din Europa Centrală. de la
Mamaia, 27 mai 2004, Summit7ul NATO (Reuniunea Info rmală a Miniștrilor Apărării din
Ńările NATO) de la Poiana Brașov, 13 7 14 oct. 2004 , precum și ConferinŃa InternaŃională de
Turism Rural, organizată de A.N.T.R.E.C. 879 octomb rie 2004 Ia Cheile Grădiștei, în
frumoasa zonă a Branului, sunt doar câteva dintre e xemplele a ultimilor ani.
1.5. Partenerii de afaceri pe piaŃa de reuniuni
IniŃiatorii, respectiv beneficiarii unei reuniuni pot fi:
• companii de stat sau private, românești sau mixte;
• instituŃii publice sau guvernamentale;
• asociaŃii profesionale naŃionale sau internaŃionale ;
• institute de cercetare în diverse domenii (știinŃif ic, tehnologic etc.) având sediul fie
în București sau în Ńară, fie oriunde în lume.
Beneficiarul este cel care iniŃiază, de obicei, ev enimentul (o conferinŃă, un congres, un
seminar, o sesiune de training etc.) fie pe princip iul periodicităŃii, majoritatea reuniunilor
având mai mult de o singură ediŃie și o cadenŃă în general anuală, fie este vorba de
evenimente singulare sau unice în felul lor.
De multe ori, beneficiarul caută pentru fiecare ed iŃie o nouă destinaŃie, spre a oferi
diversitate și o notă spectaculoasă evenimentului, dar și din motive concrete (tematica,
originea majorităŃii participanŃilor etc.).
Beneficiarul este cel mai adesea din afara domeniu lui turismului, în general, și al
organizării profesioniste de reuniuni, în special. Din punct de vedere comercial, atribuŃiile sale
se referă Ia iniŃierea evenimentului propriu7zis, l a constituirea listelor potenŃialilor
conferenŃiari și participanŃi, precum și la supervi zarea administrării bugetului manifestării și
atragerea de surse adiacente de venituri, care pot fi pe lângă taxele de participare,
sponsorizări, finanŃări guvernamentale nerambursabi le etc.
ParticipanŃii la eveniment sunt fie persoane fizice, fie companii și instituŃ ii care își
trimit delegaŃii la reuniune, precum și personalită Ńi din domeniul de referinŃă al
evenimentului, specialiști, cercetători, conferenŃi ari, respectiv invitaŃi oficiali. Acestora li se
adaugă reprezentanŃi ai autorităŃilor centrale și l ocale care, conform uzanŃelor consacrate în
lume, reprezintă patronajul onorific sau acordă fac ilităŃi pentru evenimentele locale sau
internaŃionale de importanŃă majoră pentru interese le unei Ńări, regiuni sau localităŃi.
Organizatorii și / sau intermediarii de servicii pentru reuniuni sunt companii care
au capacitatea profesională dovedită și abilitatea să identifice, să planifice, să gestioneze și să
opereze integral segmentul de servicii necesare der ulării profesioniste a unui eveniment în
acord cu caracteristicile și anvergura evenimentul ui, bugetul și cerinŃele beneficiarului.
Companiile implicate în organizarea de evenimente s unt:
CB (Convention Bureau) naŃional (în România RCB 7 Romanian Convention
Bureau) sau municipal (în alte Ńări există astfel d e birouri la nivelul localităŃilor implicate în
organizarea de evenimente) care oferă gratuit și ne părtinitor informaŃii și consultanŃă pentru
găsirea unei locaŃii adecvate reuniunii.
Crearea unui bidbook (pachet de oferte) este gratuită, dar multe birour i municipale
oferă în plus servicii cu plată, ca de exemplu găsi rea de spaŃii hoteliere pentru conferinŃe,
înregistrarea invitaŃilor etc. aceste birouri fiind finanŃate de municipalitate sau de către

16 sponsori.
Ele poartă aceeași denumire internaŃională, difere nŃiată printr7o literă ce indică numele
Ńării (de ex. GCB German Convention Bureau), și au rol de integrator între beneficiari și
furnizorii de servicii pentru reuniuni, oferind pri n website7uri accesibile și broșuri difuzate
gratuit informaŃii detaliate și la zi privind PCOs (organizatorii profesioniști de congrese),
furnizorii de servicii individualizate, companii de transport, DMCs (agenŃii touroperatoare),
oficii de turism naŃionale în străinătate, agenŃii de turism locale, prestatori de servicii pentru
târguri etc.
Organizatori profesioniști de congrese (PCOs 7 Professional Congress Organisers),
companii specializate în furnizarea „la cheie” a st ructurii integrale de servicii necesare pentru
orice tip de reuniune, respectiv congres, conferinŃ ă, târguri și expoziŃii integrate acestora sau
de sine stătătoare etc.; aceștia aui capacitate pro fesională atestată și recunoscută să identifice,
să planifice, să gestioneze și să opereze integral segmentele de servicii necesare organizării
profesioniste a unui eveniment (conferinŃă, congres , seminar sau târg expoziŃie specializată),
în acord cu caracteristicile și anvergura eveniment ului, cu bugetul și cerinŃele beneficiarului.
Furnizori de servicii individualizate 7 furnizori de echipamente specifice pentru
reuniuni, de servicii de translaŃie și traducere, d e servicii de hostess, centrele de conferinŃe și
hotelurile specializate având adesea furnizori de s ervicii agreaŃi, pe care îi indică în ofertele
lor.
Transportatori oficiali 7 cel mai adesea marile companii aeriene, dar care oferă
contracte atractive de „transportator oficial” doar pentru evenimente de anvergură, de cel
puŃin 500 participanŃi și cu anumite condiŃii (reun iunea să fie organizată în Ńara respectivă, un
număr mare de participanŃi să fie din Ńările înveci nate etc.).
AgenŃii touroperatoare / Companii de management al destinaŃiei (DMC 2
Incoming7Agenty / Destination Management Company), agenŃii de turism care au abilităŃi de
PCO, fiind competente și experimentate în integrare a de servicii profesioniste specializate de
turism pentru evenimente, de afaceri și incentive l a destinaŃie, preluând sarcini la nivel local,
precum găsirea hotelului adecvat, organizarea trans ferului cu autocarul, programe sociale etc.
Alte agenŃii implicate care pot oferi servicii spec ifice:
AgenŃii de turism 7 pentru servicii de ticketing, cazare, organizare de programe
sociale
AgenŃii specializate pe evenimente (Event agency) 7 programe sociale deosebite,
prezentări, seri speciale (spectacole, serate, loca luri cu programe nonconvenŃionale etc.
AgenŃii de PR (Public Relation) 7 oferă servicii de publicitate, elaborează broșur i,
programe, relaŃii cu presa.
Companii de design și construcŃii de standuri 7 servicii pentru târguri și expoziŃii.
În practică, activitatea organizatorului presupune furnizarea în mod direct sau prin
subcontractarea unor alŃi furnizori a structurii in tegrale de servicii necesare evenimentului, de
la gestionarea informaŃională a înscrierilor și a r ezervărilor hoteliere ale participanŃilor până la
asigurarea efectivă a transferurilor la și de la ae roport, cazare, închirierea sălilor de conferinŃă
și expoziŃii, a echipamentelor audio7video necesare , construcŃia standurilor, asigurarea
dotărilor și a mobilierului expoziŃional, catering, personal de hosting și asistenŃă specializată,
organizarea evenimentelor sociale adiacente reuniun ii, a tururilor opŃionale pre7 și post7
eveniment.
În România, numărul companiilor care se specialize ază în astfel de activităŃi este în
vizibilă creștere, urmând tendinŃa ascendentă a pie Ńei mondiale privind ponderea încasărilor
din turismul de reuniuni.
Furnizorii de servicii pentru reuniuni reprezintă o mare varietate de domenii,
intervenind în procesul de organizare a evenimentul ui ca prestatori efectivi ai fiecăruia dintre
segmentele de servicii necesare:
• deŃinătorii de locaŃii / spaŃii de conferinŃe și ex poziŃii (centre de conferinŃe, hoteluri

17 specializate pe conferinŃe sau hoteluri care oferă spaŃii echipate special pentru
conferinŃe alături de activitatea obișnuită de caza re, instituŃii de învăŃământ,
complexe de târguri și expoziŃii ș.a.);
• deŃinătorii de structuri de cazare (hoteluri urbane , pensiuni rurale, vile etc.);
• companiile locale de transport cu autocare, microbu ze, autoturisme (transferuri
individuale sau de grup, tururi de oraș, vizite teh nice, excursii etc.);
• furnizorii de echipamente tehnice, respectiv audio7 video (instalaŃii de sonorizare,
proiectoare, instalaŃii de traducere simultană, IT și multimedia), dar și de alte
materiale necesare (flipchart7uri, suporturi și ins trumente de scris, ecusoane etc.);
• restaurante și companii de catering care asigură se rviciile necesare în cadrul
evenimentelor: cocktail7uri de primire, pauze de ca fea, băuturi răcoritoare, cine
festive, recepŃii, banchete, dejunuri și dineuri;
• traducători / interpreŃi de conferinŃă;
• hostess;
• ghizi însoŃitori și interpreŃi;
• tipografii (materialele de promovare a evenimentelo r, suporturi tipărite ale
materialelor prezentate de conferenŃiari sau pentru training7uri);
• agenŃii de publicitate, PR și presă (producŃie de o biecte promoŃionale personalizate
pentru eveniment, conferinŃe de presă etc.)
Sub aspect comercial, relaŃia dintre beneficiar, o rganizator și furnizorii de segmente de
servicii poate fi în raport (recomandabil) de contr actare generală a evenimentului de către
organizatorul profesionist care asigură gestionarea logistică, informaŃională și financiară a
evenimentului, subcontractând furnizori de servicii pe segmentele pe care nu Ie poate acoperi
în regie proprie sau în raport direct dintre benefi ciar și furnizorii individuali pe fiecare
segment de servicii (caz în care beneficiarul reali zează practic integrarea evenimentului, ceea
ce este mai puŃin recomandabil la evenimente de anv ergură).
În primul caz, beneficiarul are avantajul că este degrevat de efortul de timp, resurse
umane și eventuale pierderi financiare, întrucât PC O7ul are, prin menirea sa, obligaŃia de a
optimiza bugetul, negociind cu furnizorii tarife mu lt mai scăzute faŃă de cele obŃinute 7 chiar
și în urina unei negocieri 7 de către un beneficiar final.
Întrebări recapitulative
1. ComentaŃi motivaŃiile și tendinŃele de dezvoltare a acestor forme de turism?
2. EnunŃaŃi segmentele pieŃei turistice evenimenŃiale?
3. CaracterizaŃi procesul adaptării ofertei turistice în direcŃia apariŃiei și dezvoltării
turismului evenimenŃial?
4. Ce tipuri de evenimente cumulează turismul de aface ri?
5. Cum caracterizaŃi tendinŃele pe plan mondial în ind ustria reuniunilor?
6. CaracterizaŃi locul României pe piaŃa de reuniuni ș i congrese?
7. MenŃionaŃi partenerii de afaceri pe piaŃa de reuniu ni?
Teste grilă pentru autoevaluare
1. MotivaŃiile turismului evenimenŃial Ńin de evoluŃia generală a sectorului de turism,
caracterizată prin:
a. globalizarea economică, socială, politică și a risc urilor;
b. conștientizarea efectelor turismului asupra mediulu i;
c. creșterea ponderii timpului liber;
d. comunicarea prin evenimentele turismului de afaceri .
A (a, b, c, d); B (a, b, c); C (b, c, d); D (c, d)
2. Marketingul turistic oferă următoarea ierarhizare î n segmentarea pieŃei turistice:
a. turismul de afaceri;

18 b. călătorii la distanŃe mari;
c. turismul de sănătate și fitness;
d. călătorii de studii și educaŃie, etc.
A (c, d); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (b, c, d)
3. Tipurile de evenimente proprii turismului de afacer i sunt:
a. reuniuni de afaceri (întâlniri);
b. programe și călătorii incentive;
c. congrese, conferinŃe, convenŃii;
d. expoziŃii – târguri de comerŃ.
A (a, c); B (a, b, c); C (a, b, c, d); D (a, c, d)
4. Intrarea pe piaŃa turismului de reuniuni și congres e, presupune respectarea unor
cerinŃe:
a. existenŃa unor structuri de primire turistice speci fice (centre de conferinŃe, târguri
și expoziŃii);
b. gamă largă de facilităŃi de cazare, masă, transferu ri, inclusiv posibilităŃi de
distracŃie și agrement;
c. personal de turism specializat pentru turismul de a faceri;
d. promovarea și publicitatea turismului de afaceri.
A (a, b, d); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (b, c)
5. IniŃiatorii, respectiv beneficiarii unei reuniuni p ot fi:
a. companii de stat sau private, românești sau mixte;
b. instituŃii publice sau guvernamentale;
c. asociaŃii profesionale naŃionale sau internaŃionale ;
d. institute de cercetare în diverse domenii.
A (a, b, c); B (a, b); C (b, c, d); D (a, b, c, d)
Bibliografie selectivă
1. Chiriac Alexandra Crina (2004), AsistenŃa turistică în organizarea evenimentelor,
Editura THR7CG, București, pg.5723.
2. Belous Mădălina, Florea Constantin (2004), Organizarea evenimentelor și
banquetingul în structurile de primire, Editura THR7CG, București, pg.579.

CAPITOLUL 2
Turismul de afaceri 2 istoric și concepte
Obiective:
/square4 conturarea etapelor presupuse de organizarea unui e veniment;
/square4 consacrarea rolului planificării strategice în orga nizarea unui eveniment;
/square4 nominalizarea criteriilor de selecŃie între ofertel e de locaŃii pentru organizarea
evenimentelor;
/square4 proiectarea unei structuri a bugetului (estimarea c heltuielilor și a veniturilor);
/square4 precizarea echipamentelor și serviciilor tehnice af erente;
/square4 etapizarea unui program de organizare a unui evenim ent.

Rezumat: Orice eveniment are drept scop comunicarea. De ace ea, cei antrenaŃi în
planificarea și organizarea unui eveniment sunt imp licaŃi într7o afacere bazată pe comunicare.
Prin urmare, orice organizator are sarcina de a asi gura eficienŃa acestui proces de comunicare.

Cuvinte cheie: locaŃie, cerere de ofertă, buget de venituri și ch eltuieli, târg, expoziŃii,
incentive etc.
Scopul oricărui eveniment, indiferent din ce domen iu, este comunicarea fie că este
vorba de informaŃii, idei sau doar de distracŃie. D e aceea, cei implicaŃi în planificarea și
organizarea unui eveniment (reuniune, congres, târg , seminar sau training) sunt implicaŃi într7
o afacere bazată pe comunicare.
Prin urmare, orice organizator are sarcina de a as igura eficienŃa acestui proces de
comunicare, iar pentru a se achita de această oblig aŃie și a avea succes în acest domeniu
trebuie să dovedească competenŃe și utilităŃi privi nd: tehnici de comunicare, administrare,
organizarea muncii în echipă, metode de management, de educaŃie a adulŃilor, turism și
hotelărie, tehnologie informaŃională (IT), multimed ia, bugetare și negociere, dar și altele ce ar
putea interveni în unele situaŃii neprevăzute.
În vederea reușitei oricărui eveniment este necesa r ca în organizarea lui să se parcurgă
următoarele etape:
Definea profilul evenimentului
• Obiective
• Durata evenimentului (inclusiv timpul necesar de pr egătire a locaŃiei și dezafectarea
spaŃiilor utilizate)
• Stabilirea datei 7 se va avea în vedere să nu se su prapună cu alte evenimente locale
(târguri, alte reuniuni)
• ResponsabilităŃi de organizare (entităŃi implicate: asociaŃii naŃionale și
internaŃionale, firme, organizator profesionist, al Ńi furnizori de servicii)
• Programului (orarul de desfășurare a evenimentelor, tururi de informare organizate
înainte sau după eveniment)
• Numărul participanŃilor
• ConferenŃiari / participanŃii invitaŃi să ia cuvânt ul
• SpaŃiul necesar (numărul sălilor de conferinŃă, spa Ńii pentru expoziŃii etc.)
• CerinŃe tehnice și de infrastructură specifică pent ru eveniment
• Selectarea unor posibile regiuni sau locaŃii adecva te pentru profilul evenimentului
Profilul participanŃilor

20 • Caracteristicile participanŃilor (grupuri7Ńintă)
• łările de unde vin participanŃii (formalităŃi pentr u obŃinerea vizei)
• Psihograma participantului (vârstă, sex, profesie, naŃionalitate, limba maternă,
motivaŃie)
• Persoane însoŃitoare (soŃ / soŃie, parteneri, invit aŃi ai participanŃilor)
Stabilirea bugetului
Lista costurilor
Cine suportă cheltuielile și pentru ce
Încasări (din taxa de participare, pentru expoziŃie , sponsori)
Investigarea altor opŃiuni financiare (de ex. progr ame de finanŃare ale fundaŃiilor sau ale altor
companii, asistenŃă publică, sponsori)
Clarificarea problemelor legate de fiscalitate și l egislaŃie
Elaborarea planului de acŃiune
• Diagramă realizată pe calculator sau caiet de sarci ni în care se specifică cine, ce și
când trebuie executat.
• Grafice de lucru, în care se specifică exact data ș i sarcinile de executat pentru
echipele implicate, inclusiv modificările ce apar p e parcurs, până la startul
evenimentului, privind:
– Selectarea locaŃiei
– Materiale tipărite
– Înregistrarea / sosirea participanŃilor
– Programe sociale și timp liber
– Cazare
– ConferenŃiari
– VIP7uri
– Catering
– RepetiŃii
– Audio7video și IT
– Marketing
– Evaluare
– EventualităŃi
2.1. Organizarea unui eveniment tip reuniune (conve nŃie, conferinŃă,
întrunire, seminar, program de training etc.)
Succesul organizării unui eveniment constă în plan ificarea strategică, începută cu mult
înaintea deschiderii oficiale. Structura serviciilo r necesare fiind extrem de complexă,
beneficiarul adesea lipsit de experienŃă are dificu ltăŃi de gestionare. Contactarea unui
organizator profesionist local de evenimente este a șadar o garanŃie de performanŃă și succes,
acesta putând identifica, proiecta și gestiona inte gral cele mai potrivite servicii necesare,
permiŃând astfel beneficiarului să se concentreze a supra conŃinutului evenimentului.
Majoritatea clienŃilor practică alegerea unui PCO / DMC locul sau a unor furnizori de
secvenŃe de servicii, pe baza anumitor repere (cara cteristicile evenimentului, buget, experienŃa
ediŃiilor trecute) și a selecŃiei de oferte. În Rom ânia aceștia sunt în special membrii REB,
clientul beneficiind de avantajul că aceste compani i cunosc piaŃa specifică românească și
politicile tarifare pentru grupuri sau evenimente, practicate de fiecare locaŃie. În planificarea
strategică (vezi anexa nr. 1), este esenŃială, așa cum s7a arătat mai sus, determinarea timpurie
a câtorva elemente:
– caracteristicile, anvergura și programul general al evenimentului
– data la care va avea loc reuniunea

21 – destinaŃia / localitatea unde se va desfășura reuni unea
– numărul și profilul participanŃilor, care se stabil esc, cel mai adesea, de către iniŃiatorul
/ beneficiarul evenimentului, pe baza cărora se poa te prefigura bugetul necesar, iar
organizatorul își va elabora planul de acŃiune prop riu7zis, pe care îl va urmări pe baza
unei liste de control (vezi anexa nr.2) generale, p recum și prin liste de control separate
(de ex. pentru site inspection; vezi anexa nr.6) detaliate, pentru anumite acŃiuni
relevante din cadrul planului.
Stabilirea datei evenimentului este, de obicei, la latitudinea beneficiarului, da r în
determinarea ei trebuie totuși să se Ńină cont de: intervalul din săptămână, anotimp, perioade
de vacanŃă / extrasezon (tarife reduse, disponibili tăŃi spaŃii cazare etc.), evenimente similare
care au Ioc în acea perioadă într7o destinaŃie agre ată etc., ceea ce va avea un efect de
optimizare a bugetului.
DestinaŃia poate fi stabilită de beneficiar, din anumite cons iderente și interese proprii,
sau poate avansa anumite preferinŃe. Trebuie avut î n vedere că destinaŃia adaugă un plus de
valoare și interes evenimentului, de aceea sunt pre ferate adesea localităŃi cu variate atracŃii
naturale, culturale, turistice și posibilităŃi de p etrecere a timpului liber sau de organizare a
unor programe sociale interesante, complementare re uniunii.
În alegerea unei destinaŃii trebuie avute în vedere :
• obiectivele reuniunii
• așteptările participanŃilor
• cerinŃele grupurilor de interese
• localităŃile anterioare în care s7au desfășurat ast fel de reuniuni (comparaŃie)
• distanŃa de la care sosesc participanŃii (timpul ne cesar pentru călătorie)
• bugetul disponibil
• considerente politice și sociale
• clima (anotimp, condiŃii meteo)
• atitudinea oficialităŃilor locale (sprijin)
• obiective turistice
În funcŃie de stilul reuniunii se va alege între:
• centrul unui oraș
• staŃiune turistică de munte sau de litoral
• zonă rurală
• aeroport
Trebuie să se Ńină cont de originea geografică a m ajorităŃii participanŃilor, destinaŃia
optimă fiind la maximum 20 km depărtare de localită Ńile de reședinŃă ale participanŃilor,
excepŃie făcând reuniunile internaŃionale.
Acest procedeu impune o planificare cu mult timp î n avans, mai ales pentru congrese
și reuniuni sau alte evenimente de anvergură. Pentr u cele cu un număr mai mic de participanŃi
este, firesc, mult mai ușor de stabilit destinaŃia și de găsit o locaŃie.
Alegerea locaŃiei cade, de obicei, în seama organiz atorului profesionist care propune lista
posibilelor locaŃii ce corespund dimensiunilor even imentului și exigenŃelor beneficiarului
(clasificarea calitativă, număr și capacităŃi săli, spaŃiu expoziŃional). LocaŃiile pot fi:
• hoteluri
• centre de conferinŃe sau congrese
• centre culturale
• alte locaŃii (palate, castele, hale industriale, na ve de agrement etc.)
Pentru a selecta dintre locaŃiile existente într7o regiune sau localitate evidenŃiate în
materialele publicitare, este de recomandat ca orga nizatorul să transmită cereri de oferte cu
specificarea cerinŃelor de îndeplinit în legătură c u reuniunea planificată, cererea de ofertă
(RPF 7 request for proposals) este un instrument de lucru (formular / listă) în c are, după o
scurtă prezentare a profilului reuniunii, organizat orul va specifica toate caracteristicile pe care

22 trebuie să le îndeplinească o locaŃie pentru a core spunde ca loc de desfășurare a reuniunii,
având alăluri menŃiunea „obligatoriu” sau „de dorit ”, după curn unele cerinŃe sunt imperative,
altele mai puŃin importante, dar preferabile (vezi anexa nr. 3)
CerinŃele trebuie să se refere la: numărul și mărim ea spaŃiilor necesare reuniunii. capacităŃi de
cazare, catering, evenimente sociale (cocktail de p rimire, dineu, banchet), precum și la factorii
restrictivi: buget limitat, facilităŃi pentru perso ane cu dizabilităŃi, echipamente audio7video
etc. După primirea ofertelor corespunzătoare se fac e o primă selecŃie, astfel că în joc vor
rămâne doar câteva locaŃii Ia care este recomandabi l să se facă o inspecŃie Ia faŃa locului, pe
baza unei liste de control detaliate (vezi anexa nr . 6), de preferat împreună cu clientul, urmând
să se stabilească locaŃia cu cea mai potrivită infr astructură pentru reuniune. Adesea se
efectuează rezervări de principiu a locaŃiilor alte rnative, până la momentul opŃiunii ferme.
Studiile de piaŃă în acest domeniu relevă că print re criteriile de selecŃie între oferte de
locaŃii similare, pe primele locuri se situează:
CondiŃii generale
• Organizare perfectă
• Echipament modern pentru derulare de conferinŃe, se minarii
• Servicii perfecte
• Ofertă gastronomică adecvată
• Calitate superioară a ofertei
• ExistenŃa unor spaŃii pentru expoziŃii
• ReputaŃia locaŃiei 7 recomandarea acesteia din part ea altor clienŃi satisfăcuŃi
Amplasament
• Acces ușor pe căile rutiere
• AmbianŃă naturală atractivă
• Zonă geografică centrală
• Obiective turistice atractive
• Localitate turistică renumită
Se poate ușor observa că în acest sector lideri de piaŃă sunt locaŃiile (hotelurile, centre
de conferinŃe, complexe) situate în orașe, dar sunt preferate tot mai des cele situate în zone
pitorești, întrucât se observă tendinŃa de a organi za frecvent evenimente pentru grupuri mici
(12720 persoane), în special angajaŃi ai unei firme incentive, teambuilding, training) la care se
pune accent mai mare pe activităŃi în aer liber sau pe programul complementar oferit
participanŃilor (relaxare, sport, vizite etc.).
Este important deci, ca în oferte să se evidenŃiez e și facilităŃile de acest gen (acces
gratuit la sauna, centru de fitness: instructor de gimnastică pentru pauzele dintre activităŃi:
facilităŃi pentru practicarea sportului în grup: or ganizarea de tururi cu biciclete mountain7
bikcs, puse la dispoziŃie de hotel, organizare drum eŃie, rafting, în împrejurimi; program
artistic seara: drumeŃie cu torŃe, noaptea etc.), n eprecupeŃind imaginaŃia în acest domeniu,
activităŃile complementare fiind adesea „sarea în b ucate” care determină succesul pe piaŃa de
evenimente.
Asigurarea securităŃii și a satisfacŃiei participa nŃilor
Responsabilitatea cea mai mare a unui organizator de reuniuni constă în asigurarea
securităŃii participanŃilor, dar și a unei stări de satisfacŃie și bună dispoziŃie în decursul
reuniunii. Aceasta este o responsabilitate morală, dar și o obligaŃie stipulată legal în Ńările
europene, privind securitatea fizică și spirituală a oricărui prestator / organizator faŃă de
clienŃii / invitaŃii săi.
Din acest punct de vedere, organizatorul trebuie s ă se asigure că nu există nici un
pericol privind:

23 • AcŃiuni criminale
• Terorism
• Incendii
• Călătorii auto periculoase
• ActivităŃi sportive nesupravegheate
• CondiŃii extreme de climă și meteo
În acest context trebuie să fie luate următoarele măsuri:
• Să se asigure ca toŃi participanŃii să fie înregist raŃi.
• Să se verifice dacă există sisteme și măsuri de sec uritate în locaŃia aleasă.
• Să fie informaŃi participanŃii asupra potenŃialelor pericole din localitate.
• Să se verifice existenŃa certificatelor sanitare pr ivind igiena din departamentele de
producŃie culinară.
• Să se verifice existenŃa licenŃelor organizatorilor de sporturi extreme
• Să existe post de prim7ajutor.
• ParticipanŃii să fie informaŃi asupra condiŃiilor m eteo de Ia destinaŃie
• Să fie verificaŃi șoferii dacă au permisele și comp etenŃele corespunzătoare activităŃii
desfășurate.
• Să fie asigurată supravegherea bagajelor.
• Să existe la îndemână o listă cu cabinete medicale disponibile în acea perioadă
(servicii de urgenŃă, ambulanŃe, cabinete specializ ate etc.)
Stabilirea structurii bugetului estimarea cheltuiel ilor și a veniturilor
Beneficiarul, asistat de PCO / DMC, realizează pro iectarea și structurarea bugetului
reuniunii. Luând în considerare caracteristicile ev enimentului și experienŃa anterioară, cei doi
parteneri identifică sursele de venituri, potenŃial ul financiar al acestora și distribuŃia lor în
raport cu categoriile de cheltuieli angajate. Proie ctul bugetului este permanent adaptabil,
suferind reproiectări succesive convenite pe baza e lementelor concrete relevate pe parcursul
procesului de organizare.
Importantă este estimarea costurilor reuniunii, ca re în principiu sunt de două feluri:
• costuri fixe (care nu sunt determinate de numărul participanŃilor: mar keting,
onorarii pentru conferenŃiari etc.)
• costuri variabile (de ex. costuri per participant privind preparate ș i băuturi, acestea
fiind de obicei cele mai mari din totalul de costur i ale unei reuniunii)
Pentru a nu pierde nimic din vedere, este indicat să se utilizeze o listă (vezi anexa nr.
4) în care sunt prevăzute toate poziŃiile posibile ale unui buget și de a puncta cele care intervin
în organizarea reuniunii respective.
Principalele surse de venit sunt: taxele de partic ipare, subvenŃii din partea unor
organisme locale, naŃionale sau europene, sponsoriz ări, închiriere de spaŃiu expoziŃional
(expoziŃie conexă), vânzări de spaŃiu publicitar (i nserŃii în materialele promoŃionale scrise /
audio7video / multimedia ale conferinŃei broșuri, m ape de prezentare, casete video, CD etc.),
de suveniruri, de lucrări tipărite. Taxele de parti cipare rămân însă componenta de bază a
veniturilor, de aceea, trebuie determinat cu exacti tate numărul de participanŃi plătitori,
numărul de participanŃi ale căror costuri sunt prel uate de iniŃiatori, integral sau parŃial
(conferenŃiari principali, invitaŃi speciali), și n ivelul valoric al taxelor, care poate fi diferenŃia t
atât în funcŃie de categoriile de participanŃi, cât și de data la care se efectuează înscrierea
(timpurie / târzie / la faŃa locului).
Politica de contramandări se definește în raport c u momentul anulării închirierii, în
general, se stabilesc câteva etape, care pot diferi de la caz la caz:
a. primul termen de înscriere este și cel până la care este posibilă restituirea integrală
a taxei
b. până cu o lună înaintea evenimentului, se percepe o penalizare de cca. 10 %

24 c. între o lună și 48 de ore înaintea evenimentului, p enalizarea este de 50 %
d. pentru contramandările care survin la mai puŃin de 48 de ore înainte de deschiderea
conferinŃei nu se restituie taxa de participare.
Aceste reglementări își au justificarea în etapele și procedurile recunoscute în industria
hotelieră și turism pe plan mondial.
Toate drepturile, obligaŃiile și riscurile financi are descrise mai sus se cuvin a fi
comunicate participanŃilor în invitaŃia de particip are, broșurile și website7ul de prezentare ale
conferinŃei. Totodată, o politică prea dură a contr amandărilor poate descuraja înscrierile
timpurii ale participanŃilor, diminuând fluxul înca sărilor în avans pentru bugetul conferinŃei.
O completare adesea salutară a veniturilor o const ituie fondurile provenite din
sponsorizări, în obŃinerea cărora sunt deosebit de utile propunerile de pachete de sponsorizare,
conŃinând diverse forme de recunoaștere publică a m eritului sponsorului, în funcŃie de aportul
său:
• invitarea și menŃionarea sponsorilor la ceremonia d e deschidere și momente
oficiale;
• inserarea de materiale promoŃionale ale sponsorilor în cadrul conferinŃei (mape,
afișe, bannere);
• includerea numelui și siglei sponsorului în machete le de publicitate din presă;
• inserŃii de publicitate electronică în website7ul m anifestării
• acordarea unui spaŃiu expoziŃional preferenŃial pen tru produsele sau prezentarea
sponsorului.
Orice PCO / DMC trebuie să aibă capacitatea de a o ptimiza permanent bugetul, în
funcŃie de necesităŃi. De exemplu, costul pentru în chirierea locaŃiilor de conferinŃă se poate
diminua prin utilizarea serviciilor de catering ale locaŃiei pe durata conferinŃei. LocaŃia oferă
un preŃ7pachet / zi pentru un număr minim de persoa ne anunŃat, care include: pauze de cafea,
prânz, chiria sălilor de întruniri, amenajare și mi nime dotări audio7video.
Înregistrarea participanŃilor
Înregistrarea participanŃilor se face fie dinainte , fie la începerea manifestării. Datele
cerute prin formularul de înregistrare se stabilesc de către beneficiar, asistat de PCO/DMC
Formularul de înregistrare se transmite participanŃilor prin poștă, e7mail sau este disponibil
on7line în website7ul manifestării. Acesta este pri ncipala sursă de informaŃii despre
participanŃii care intenŃionează sau confirmă să pa rticipe la eveniment. Prin urmare, trebuie să
se solicite explicit datele personale și de contact ale fiecărui participant, tipul înscrierii,
metoda de plată acceptată și, totodată, să se speci fice condiŃiile de anulare / contramandare.
După recepŃionarea fiecărui formular, organizatorul transmite confirmarea de primire și
documentul de facturare a sumei aferente.
Centralizarea înregistrărilor poate fi realizată de către beneficiar, care le comunică
organizatorului, dar este recomandabil să fie făcut ă chiar de către PCO / DMC, degrevând
beneficiarul de un volum de muncă apreciabil. Organ izatorul profesionist are datoria de a
furniza în orice moment beneficiarului informaŃiile privind numărul înscrierilor și aspectele
financiare.
Invitarea conferenŃiarilor este o problemă ce Ńine atât de componenta știinŃifică /
tematică gestionată de beneficiar, cât și de cea or ganizatorică gestionată de PCO / DMC.
Formularul de depunere a rezumatului știinŃific este documentul prin care
conferenŃiarul sau alt participant (care dorește să facă o comunicare) care și7a confirmat
înscrierea precizează datele și sumarul lucrării pe care urmează să o prezinte în cadrul
conferinŃei, forma de prezentare (expunere liberă, prezentare de postere), precum și
echipamentele audio7video necesare.
Formularul de rezervare hotelieră trebuie să includă tarifele speciale de cazare
negociate de PCO / DMC pentru eveniment, diferenŃia t în funcŃie de data rezervării, precum și
condiŃiile de contramandare. Participantul va compl eta datele sale de identitate, prima și a

25 doua opŃiune pentru hotel, data sosirii și data ple cării, inclusiv orarul de zbor dacă solicită
transfer de la și la aeroport, numărul și tipul cam erelor rezervate, eventuale cerinŃe speciale,
numele însoŃitorilor, opŃiunea pentru programele so ciale și tururile pre7 și post7 congres
facultative, modalitatea de plată.
Pe baza formularelor de înregistrare completate de participanŃi, organizatorul va
gestiona aranjamentele pentru:
• transportul internaŃional (eventuale tarife prefere nŃiale negociate cu companiile
aeriene)
• transport local al participanŃilor de la hotel la l ocaŃia conferinŃei și retur, precum și
în cadrul programelor sociale și turistice
• întâmpinarea, preluarea și transferul participanŃil or aeroport / hotel / aeroport (în
funcŃie de programul individual de zbor)
• rezervările hoteliere și comunicarea de rooming5lists către hoteluri, conform
cerinŃelor și duratei sejurului fiecărui participan t
• rezervările și constituirea grupurilor pentru tururi și programe s ociale facultative.
Înregistrarea participanŃilor se poate face și la sosirea în locaŃie, motiv pentru care
organizatorul trebuie să amenajeze un spaŃiu ca Bir ou de înregistrare, să dispună de resurse
umane și echipamentele necesare. Amplasat la vedere , acest birou devine funcŃional în ziua
primei sosiri, având activitate permanentă pentru p articipanŃi pe durata conferinŃei (oferind
informaŃii despre programele sociale, tururi pre7 ș i post7 congres) și își încetează activitatea
organizatorică după plecarea ultimului participant. Biroul de înregistrare distribuie ecusoanele
și mapa de conferinŃă fiecărui participant.
Cazare
Indiferent că este gestionată de PCO / DMC, de ben eficiar sau este lăsată la libera
alegere a participanŃilor, cazarea reprezintă unul dintre serviciile de bază din pachetul de
conferinŃă.
Evenimentele de anvergură presupun rezolvarea unui număr mare de camere, de cele
mai multe ori în hoteluri diferite, fiind necesară obŃinerea de oferte echivalente pentru fiecare
grad de confort, pentru a asigura disponibilităŃi s uficiente de cazare.
Se recomandă includerea în oferta de cazare a unor hoteluri cu grad de confort de la 3
la 5 stele, accesibile diverselor categorii socio7e conomice participante.
De obicei, se solicită camere single (cu pat dublu ) sau duble (cu două paturi), cu mic
dejun inclus, invitaŃii VIP și sponsorii putând sol icita eventual apartamente.
Hotelurile orientate spre turismul de afaceri pot acorda anumite gratuităŃi în funcŃie de
numărul total de camere rezervate.
SpaŃiile / sălile de conferinŃă
Profilul conferinŃei determină nevoia de întâlniri fie în plen (săli mari), fie pe secŃiuni
(activităŃi în grupuri mai mici, în săli adecvate), care își desfășoară activitatea simultan sau
succesiv, fapt care devine un criteriu în selectare a locaŃiei.
Organizatorul identifică locaŃia potrivită și efec tuează rezervarea unui număr de săli
corespunzător nevoilor evenimentului, cu dimensiuni și capacităŃi optim adaptate numărului
de participanŃi și tipului de amenajare a fiecărei săli solicitat de beneficiar (vezi anexa 5).
Izolarea fonică și cerinŃele speciale (ecrane înco rporate, podium pentru prezidiu etc.)
sunt elemente suplimentare ce pot condiŃiona aleger ea locaŃiei. În completare, pot fi necesare
săli sau spaŃii pentru diverse activităŃi / necesit ăŃi (secretariatul conferinŃei, birou de presă,
vestiar etc.).
Cele mai cerute forme de amenajare a spaŃiilor sun t următoarele (vezi anexa nr.5):
/headright Aranjarea convenŃională (stil teatru / cinema)
Prezidiul va fi plasat pe o estradă bine centrată, în faŃa auditoriului. În cazul
participării a 200 de persoane este necesar să se a menajeze o alee centrală.

26 Modalitatea de aranjare este următoarea:
• se determină amplasarea mesei vorbitorilor (centrat ă, Ia extremitatea sălii);
• primul rând de scaune va fi plasat Ia 1,80/ 2,50 m de prezidiu;
• se alege aleea centrală, plasând primele două scaun e (capete de rând), apoi celelalte,
respectând aliniamentul. SpaŃiul între două scaune va fi de minimum 5 cm.
• distanŃa între două rânduri va fi de 40 7 50 cm;
• aleea centrală va avea 1,50 7 2,00 m, dacă numărul participanŃilor depășește 200;
• se lasă alei de degajare de 1,50 m pe margini (latu ri).
/headright Aranjarea „sală de clasă” (numit și stil parlament)
Pentru această dispunere este de dorit să existe î n dotare mese de 1,20 m sau 1,80 m
lungime și 0,45 m lăŃime pentru a câștiga Ioc.
Metoda de aranjare este următoarea:
• se aliniază mesele pe rânduri câte 2 sau 3 urmând lăŃimea sălii;
• se face o alee centrală de dimensiuni suficiente și alei de degajare între rânduri;
• distanŃa între două rânduri de mese trebuie să fie de 0,60 m minimum, dar
pentru un confort mai bun se poate 0,70 m.
/headright Aranjarea în formă de U / careu
Acest fel de amenajare a meselor se utilizează, ma i ales, pentru activităŃi în grupuri de
lucru: workshop, seminar, training, oferind vizibil itate tuturor participanŃilor spre moderator,
precum și spre ecranul de proiecŃie sau alte mijloa ce de lucru folosite (flipchart, TV).
/headright Aranjarea meselor pentru reuniuni de lucru / consil iu (bloc pătrat, în formă de T, în
formă l, masă ovală, masă rotundă)
• se acoperă masa sau blocul de mese cu feŃe de masă speciale pentru asemenea
acŃiuni;
• se așează pentru fiecare persoană o mapă, un creion , hârtie de scris;
• se repartizează în diverse puncte ale sălii, coșuri de hârtie;
• se așează un pahar / persoană și se repartizează pe masă sticle cu apă minerală și
alte băuturi răcoritoare, în funcŃie de comandă; pa harele se pun pe suporturile
speciale, iar sticlele pe tavă cu șervet, pentru a proteja faŃa de masă;
• se aranjează flori pe masă și în sală, cu multă dis creŃie.
/headright Aranjarea mesei în formă de I
Se recomandă ca lăŃimea mesei să fie de 1,20 m 7 1 ,50 m, astfel încât participanŃii să
se poată vedea fără dificultate. Această dispunere se utilizează pentru consiliul de
administraŃie sau acŃiuni la care numărul participa nŃilor nu depășește 30.
/headright Aranjarea stil banchet (mese rotunde)
Acest fel de aranjare poate fi utilizat și pentru activităŃi pe echipe, în săli de lucru
(workshop).
/headright Stil cocktail (la mese, stând în picioare) – utilizat, în special, în cadrul programelor
sociale ale evenimentului.
/headright Pentru acŃiunile de protocol (banqueting) 7 cocktail7uri de bun venit, recepŃii, banchete
5 aranjarea sălilor / saloanelor se va stabili cu dep artamentul banqueting sau de
restauraŃie, întrucât și pentru aceste acŃiuni exis tă nenumărate posibilităŃi de amenajare:
bufet cu autoservire, recepŃii și cocktail7uri stân d în picioare, cu câteva mese amplasate
în jur, banchete cu servire la masă de către person al specializat, mesele pentru oaspeŃi
putând avea o aranjare variată. Se practică curent aranjarea meselor în formă de I, T, U,
E , pieptene, evantai simplu, evantai dublu, careu, rotundă, ovală , de obicei, cu o masă
de onoare amplasată în faŃă sau la mijlocul meselor invitaŃilor.
Este recomandabil ca Ia inspecŃia locaŃiei (vezi anexa nr. 6) să se observe anumite
elemente care, de obicei, nu sunt înscrise în ofert e, dar care sunt foarte importante pentru o
bună derulare a unui eveniment:

27 Accesul:
• acces separat pentru participanŃii la reuniune (dir ect din hol sau din stradă)
• acces pentru aprovizionare / furnizori
• acces adecvat pentru persoane cu dizabilităŃi
SpaŃiile pentru reuniune sunt situate în apropiere sau la distanŃă de:
• intrarea principală
• locul / biroul de înregistrare
• alte săli utilizate de participanŃi
• saloane de restaurant și bucătărie (miros, zgomot)
• lift și telefon
• toalete
• ieșiri obișnuite sau de urgenŃă
Dotarea:
• decor
• pardoseli, pereŃi (să fie fono7izolante, culori plă cute, nu Ńipătoare, fără modele
agresive)
• pereŃi despărŃitori sau glasvanduri fono7izolante
• sistem de încălzire, climatizare
• forma spaŃiilor și sistemul de modulare / compartim entare
• coloane, alte obstacole
• amplasarea ușilor
• ieșiri de urgenŃă
• lumină naturală / vedere spre
• lustre, oglinzi
• sistem de reglare a luminii și căldurii
• prize electrice și de telefon
• posibilităŃi de întunecare a spaŃiului
• acustică
• înălŃimea spaŃiului
Mobilierul:
• Scaune (confort)
• Mese (mărime, materialul blatului)
• Decor pentru mese (dacă va fi pus la dispoziŃie)
Echipamente și servicii tehnice
Calitatea echipamentelor audio7video și a servicii lor tehnice contribuie în măsură
considerabilă la succesul conferinŃei.
Adesea, prezentările și dezbaterile se susŃin cu a jutorul videoproiectoarelor,
retroproiectoarelor, flipchart7urilor, computerelor și conexiunilor Internet în săli.
Sălile cu capacitate de peste 25 de persoane impun utilizarea instalaŃiilor de
sonorizare, la care se pot atașa microfoane fără fi r / lavaliere / de masă pentru prezidiu / cu
pupitru pentru vorbitor.
Birourile funcŃionale au propriile necesităŃi logi stice: computere, imprimante,
copiatoare, linii telefonice internaŃionale, fax et c.
Serviciile de traducere simultană se includ din ti mp în buget și în planul organizatoric,
fiind și un argument în încurajarea creșterii număr ului de participanŃi. Traducerea poate fi
asigurată fie simultan, de către traducători aflaŃi în cabine speciale, prin instalaŃie individuală,
fie consecutiv de către un interpret pentru vorbito ri.
Prestarea acestor servicii trebuie să respecte reg lementări internaŃionale privind
numărul minim de traducători / echipă, precum și nu mărul maxim de ore de lucru / zi /

28 traducător etc.
Suplimentar, poate fi amenajat pentru participanŃi un Internet cafe cu acces gratuit pe
durata evenimentului. Pentru aceasta, se iau în cal cul costurile de închiriere a echipamentelor
electronice și a conexiunii Internet, precum și pre zenŃa resurselor umane care asigură asistenŃa
tehnică.
În cazurile în care conferinŃa include o component ă expoziŃională, organizatorul
(printr7un furnizor subcontractat) va gestiona înch irierea spaŃiului către expozanŃi și
asigurarea serviciilor tehnice (proiectarea și inst alarea standurilor, inscripŃionarea paziilor,
mobilier și dotări în standuri, depozitarea exponat elor).
Orientarea participanŃilor în locaŃie este facilit ată prin marcaje, indicatoare și
signalectică (panouri electronice, tv cu circuit in tern etc.).
Derularea conferinŃei
Ceremonia de deschidere oficială a conferinŃei mar chează într7un cadru protocolar și
chiar spectaculos debutul evenimentului, determinân d prin impresiile pozitive atmosfera
întregului eveniment.
Impactul pozitiv depinde de câteva elemente pe car e organizatorul profesionist le
aplică: discursuri oficiale de scurtă durată, parad a steagurilor naŃionale, momente artistice
(dans popular, orchestră).
În cadrul sesiunilor în plen și pe secŃiuni, număr ul și calitatea vorbitorilor invitaŃi dau
substanŃă conŃinutului conferinŃei. Ordinea luărilo r de cuvânt, tematica lucrărilor, forma și
durata admisă a prezentării, programul știinŃific a l evenimentului sunt stabilite și comunicate
vorbitorilor în prealabil, în paralel cu coresponde nŃa legată de serviciile de cazare și pachetul
de conferinŃă.
Ceremonia de închidere a conferinŃei este un argum ent al menŃinerii prezenŃei
delegaŃilor până la finalul evenimentului, în speci al dacă este urmată de decernare de premii,
un banchet, dineu.
Catering
Pe durata conferinŃei, se preferă servirea unor pr ânzuri de afaceri de durată medie, în
aceeași locaŃie. Programul prevede și pauze de cafe a pentru participanŃi (cafea, ceai,
răcoritoare, produse de patiserie, gustări etc.).
Cateringul în sălile de conferinŃă se referă la ne cesarul de băuturi răcoritoare pentru
vorbitori și public.
RecepŃiile de bun7venit, o cină în ambianŃa tradiŃ ională locală, dineurile oficiale fac
parte din programul obișnuit al conferinŃelor, faci litând stabilirea raporturilor sociale între
participanŃi.
În funcŃie de natura activităŃii de catering, se p ractică servirea la mese sau de tip bufet.
Meniurile se stabilesc în acord cu beneficiarul, re spectând caracteristicile fiecărei acŃiuni în
parte, Ńinând cont de diferite cerinŃe speciale (ve getarieni / diabetici / apartenenŃă culturală sau
religioasă).
Pentru ca și din acest punct de vedere, participan Ńii să plece cu amintiri plăcute, știind
că mâncarea și băutura consumate, dar și serviciile dintr7un restaurant, contribuie decisiv la
buna dispoziŃie a clienŃilor, este necesar a acorda o atenŃie sporită și a verifica următoarele
elemente:
• micul dejun (sortiment, mod de servire)
• lista de preparate și băuturi (conŃinut, aspect, pr eŃuri)
• preparatele servite (aspect, gust)
• condiŃii de igienă în bucătărie
• serviciul din restaurant (personal calificat, Ńinut ă, promptitudine, atitudine,
număr suficient al personalului faŃă de cel al clie nŃilor)
• decoraŃia meselor
• ambient, iluminare

29 • instalaŃie de sonorizare
• acces și facilităŃi pentru persoanele cu dizabilită Ńi
• ieșiri de siguranŃă și alte măsuri generale de secu ritate (incendii)
• garderobă, toalete (amplasare, igienă)
• orar de funcŃionare (bar, restaurant, alte localuri )
• bacșișuri, alte taxe
Programe turistice și sociale opŃionale
Un eveniment internaŃional găzduit de o anumită de stinaŃie este o ocazie pentru
aceasta de a7și dezvălui valorile turistice, cultur ale și de civilizaŃie, prin completarea
pachetului de servicii pentru conferinŃă cu program e sociale sau turistice opŃionale, adresate
participanŃilor și însoŃitorilor.
Compania contractantă ca PEO / DME local propune a lternative interesante și
atractive, de la spectacole de balet, operă, folclo r, la tururi de oraș, vizite de obiective turistice
reprezentative, excursie de o zi în împrejurimile o rașului.
MulŃi delegaŃi sunt interesaŃi să folosească depla sarea pentru conferinŃă ca pe un prilej
de a petrece și un sejur de 475 zile în Ńara gazdă, fie înainte, fie după perioada conferinŃei.
Astfel de sejururi sunt ofertate de PEO/DME ca pro grame facultative complete
(transport, cazare, mic dejun, dejun, cină, ghid et c.), cu variante pitorești de trasee posibile. În
general, costurile tururilor nu sunt incluse în tax a de participare, ci sunt exprimate separat.
ParticipanŃii vor fi cu atât mai satisfăcuŃi, cu c ât programul le va oferi și timp liber
pentru relaxare și agrement, adică să existe un ech ilibru între activitatea impusă și activităŃile
la libera alegere din timpul liber. Dar și aceste p osibilităŃi trebuie inventariate de organizator,
pentru a oferi informaŃiile necesare participanŃilo r. Trebuie astfel stabilită o corelaŃie optimă
între dorinŃele participanŃilor și oferta de agreme nt la destinaŃie, după următoarele criterii:
ParticipanŃi
/square4 scopul reuniunii
/square4 numărul de participanŃi
/square4 profilul participanŃilor
/square4 obișnuinŃele și preferinŃele participanŃilor
/square4 așteptările / pretenŃiile participanŃilor
/square4 starea materială a participanŃilor (ce cheltuieli î și pot permite)
/square4 activităŃi în ziua sosirii (preziua începerii reuni unii)
/square4 starea participanŃilor după călătoria de sosire (ob oseală, diferenŃe de fus orar etc.)
Planificarea timpului (timing)
/square4 timp liber disponibil
/square4 orarul magazinelor de la destinaŃie
/square4 timp necesar pentru transfer la locuri de agrement
/square4 orar de masă înainte și după timpul liber disponibi l
/square4 orar pentru programul / manifestările sociale plani ficate special pentru participanŃii la
reuniune
/square4 planificarea activităŃilor în cadrul reuniunii
DestinaŃie
/square4 clima și meteo
/square4 ofertele destinaŃiei (obiective turistice, de agrem ent, cultură etc.)
/square4 ofertele locaŃiei (distracŃie, wellness, fitness, s port)
/square4 împrejurimi (excursii, vizite etc.)
/square4 preŃuri bilete de intrare
/square4 catering (restaurante, baruri, cofetării, cafenele etc.)
/square4 resurse disponibile la destinaŃie (transport, perso nal, furnizori etc.)
Tipărituri / mijloace promoŃionale
Mediatizarea evenimentului urmărește, în primă faz ă, informarea și determinarea

30 deciziei de participare a posibililor delegaŃi, la care se adaugă ulterior efortul de promovare a
conferinŃei în presă și în mediile de interes.
Beneficiarul poate dori conceperea unui logo al co nferinŃei, folosind servicii de design
sau poate apela la CB7ul local, pentru utilizarea u nui logo al destinaŃiei.
Producerea și distribuirea materialelor informativ e constă în:
/square4 Pliant de anunŃare / semnalare a conferinŃei, distr ibuit cu mult înaintea datei
evenimentului, uneori chiar în timpul ediŃiei anter ioare, incluzând date despre:
destinaŃie, locaŃie, dată, cazare, informaŃii turis tice, schiŃa programului știinŃific;
/square4 Broșura de invitare a conferenŃiarilor și oaspeŃilo r speciali care include tematica
evenimentului și formularul de înregistrare a rezum atelor pe teme de interes
profesional, în condiŃii determinate;
/square4 Pliant pentru a doua anunŃare, tipărit și distribui t cu câteva luni înaintea conferinŃei,
care trebuie să cuprindă toate informaŃiile, tarife le și serviciile determinate ferm până
la momentul respectiv;
/square4 Programul lucrărilor știinŃifice prezentate în cadr ul conferinŃei, un volum tipărit în
care se prezintă cronologia evenimentului, vorbitor ii, rezumatele lucrărilor știinŃifice,
planuri ale spaŃiului expoziŃional și amplasarea ex pozanŃilor.
Alte materiale promoŃionale pentru eveniment: invi taŃii, mape și broșuri de seminar,
materiale scrise, obiecte inscripŃionate (pixuri, s erviete etc.), bannere;
Organizarea conferinŃei de presă, redactarea și di seminarea comunicatelor de presă,
planificarea publicităŃii în mass7media (gestionate direct de beneficiar sau de către PEO /
DME);
Crearea unui website dedicat conferinŃei și realiz area în cadrul acestuia a transmisiei
audio7video în direct prin Internet a conferinŃei p ot adăuga prestanŃă și atractivitate
evenimentului, fiind accesibile în timp real persoa nelor aflate oriunde în lume, prin
intermediul unui simplu computer conectat la Intern et.
2.2. Organizarea de evenimente în businessShoteluri
Dacă o structură hotelieră se specializează exclus iv pe organizare evenimente /
reuniuni de afaceri (business7hotel) și cazarea oam enilor de afaceri, facilităŃile și serviciile
oferite în mod uzual de hotel trebuie suplimentate în două direcŃii:
/square4 Dezvoltarea facilităŃilor și serviciilor pentru reu niuni conform standardelor
internaŃionale și necesităŃilor organizatorului pro fesionist de conferinŃă (PEO) în
vederea asigurării succesului conferinŃei, în cazul în care hotelul nu preia și funcŃia
organizării reuniunilor.
/square4 Recunoașterea de către managementul hotelului că or ganizarea unei conferinŃe
necesită mai multă flexibilitate și adaptabilitate decât impune activitatea hotelieră de
rutină, ceea ce impune existenŃa unui departament ș i resurse umane specializate în
organizarea de reuniuni. Această percepŃie este abs olut necesară, datorită faptului că,
în cadrul planificării strategice și organizării pr ofesioniste a unei reuniuni,
programarea serviciilor pentru grupul de participan Ńi este parte a structurii integrante,
mult mai complexă și mai dificilă decât pentru turi stul individual.
Managementul reuniunii
Echipa managerială a hotelului trebuie să includă un Conference Manager (Even
Manager) al cărui rol este de a se asigura legătura între se rviciile hotelului și PEO. El trebuie
să sigure și conducerea echipei ce deservește centr ul de conferinŃă integrat hotelului.
Echipa managerială a centrului de conferinŃe trebu ie să se asigure că întreg personalul
hotelului este capabil să răspundă cerinŃelor speci ale ale organizatorului de conferinŃe.
Între managementul hotelului și PEO trebuie să se stabilească relaŃii bazate pe
deontologia profesională și încredere, astfel ca pr oblemele identificate să fie cunoscute din
timp pentru a se găsi rezolvarea lor înainte de înc eperea reuniunii.

31 Contractul încheiat trebuie să prevadă termene lim ită suficiente pentru perfectarea
tuturor aspectelor și efectuarea aranjamentelor spe ciale solicitate de PEO în sălile și spaŃiile
de conferinŃă.
În perioada planificării, organizării și desfășură rii conferinŃei, o persoană nominalizată
din cadrul echipei manageriale a hotelului, bine in formată și care va participa la organizare pe
tot parcursul evenimentului, va trebui să fie dispo nibilă permanent în locaŃie pentru a
coordona, împreună cu organizatorul conferinŃei, to ate aspectele practice, a lua măsurile care
se impun pentru evitarea sau rezolvarea problemelor , precum și pentru a discuta și a soluŃiona
pe loc orice eventuale schimbări imprevizibile în p rogramul evenimentului.
Managementul hotelului trebuie să deŃină controlul total asupra personalului, pentru a
evita ca organizatorul să negocieze cu personalul o perativ sau să plătească în plus servicii care
intră, în mod normal, în atribuŃiile de serviciu al e acestuia.
DelegaŃii la conferinŃă, inclusiv cei care nu locu iesc în hotel trebuie trataŃi de
personalul hotelului cu amabilitatea și grija de care se bucură oaspeŃii unui hotel de cali tate.
Organizatorul de conferinŃe trebuie informat de co nducerea hotelului asupra măsurilor
de securitate proprii, măsurilor de prevenire și st ingere a incendiilor etc.
Infrastructura locaŃiei
Este de dorit ca hotelul cu facilităŃi de conferin Ńă să dispună de intrare separată în
spaŃiile destinate organizării de conferinŃe, precu m și de o garderobă separată în aceste spaŃii.
Este necesar să existe un desk separat de recepŃia hotelului pentru înregistrarea și
cazarea delegaŃiilor la conferinŃă și un spaŃiu car e să permită instalarea echipamentelor pentru
înregistrare computerizată.
LocaŃia trebuie să dispună de un spaŃiu de parcare adecvat, cu o arie de parking
suficientă, alocată și marcată pentru participanŃii la eveniment și prevăzută cu căi de acces
care să permită manevrarea autocarelor. Este indica t să aibă și pază.
Trebuie să existe o semnalizare clară în incinta l ocaŃiei care să indice direcŃiile
principale în hol, precum și spre sălile și celelal te facilităŃi pentru conferinŃă.
LocaŃia trebuie să deŃină structuri de acces speci al adaptate pentru persoanele cu
dizabilităŃi atât Ia intrarea în hotel, cât și în s paŃiul de conferinŃă, iar organizatorul trebuie să
fie informat de managementul hotelier asupra accesi bilităŃii și dotărilor speciale destinate
persoanelor cu handicap.
Trebuie să existe un număr adecvat de posturi tele fonice și fax internaŃionale cu plată
pentru accesul delegaŃiilor.
Birourile trebuie să fie dotate cu telefon, telefa x, computer cu conexiune Internet
pentru transmisie de date pentru organizator și pre ședintele conferinŃei. Trebuie să existe
posibilitatea suplimentării liniilor telefonice pus e la dispoziŃia participanŃilor.
Centrala telefonică trebuie să fie deservită de op eratoare cunoscătoare de limbi străine
de circulaŃie internaŃională, instruite asupra even imentului desfășurat, precum și asupra
numelui și a interiorului la care sunt de găsit pre ședintele, secretarul general, organizatorul
conferinŃei și alte persoane cu răspundere.
În contextul creșterii cererii pentru servicii de televiziune cu circuit închis. video
transmisie și teleconferinŃă, precum și pentru sist eme de transmisie electronică de date,
furnizarea acestor servicii către organizatori și p articipanŃi devin atuuri importante pentru
șansele de eligibilitate ale unui centru de conferi nŃă sau business7hotel.
SpaŃii și echipamente tehnice pentru reuniuni
SpaŃiul dedicat pentru reuniuni trebuie să includă o sală principală de plen, cu
suprafaŃă și capacitate planificate să satisfacă ce rinŃele eșantionului de piaŃă căruia i se
adresează respectivul hotel cu facilităŃi de confer inŃă. În general, capacităŃile proiectate sunt
mai mici decât cele ale centrelor de conferinŃă. Pe lângă sala de plen, trebuie să existe un
număr adecvat de săli mai mici și spaŃii de circula Ńie disponibile în exclusivitate pentru

32 organizarea conferinŃelor.
Dotări minime obligatorii (vezi anexa nr.5):
• Toate sălile de reuniuni trebuie să fie bine ventil ate, cu instalaŃii de încălzire / aer
condiŃionat care să poată fi controlate individual din interior.
• Toate sălile trebuie să aibă lumină naturală și să fie prevăzute cu instalaŃii electrice
de bază: lumină artificială adecvată, întrerupătoar e ușor accesibile atât din interiorul
sălii, cât și din exteriorul ei, lămpi de avarie, p rize suficiente pentru conectarea
aparaturii audio7video și de traducere simultană, p relungitoare.
• Sălile trebuie să ofere posibilitatea de întunecare (ocultare) totală.
• ÎnălŃimea sălilor trebuie să fie suficientă pentru a permite o vizibilitate perfectă a
ecranului și a pupitrului vorbitor, chiar din ultim ul rând de scaune.
• Sala principală și, pe cât posibil, celelalte săli trebuie să fie prevăzute cu dotările și
echipamentul audio7vizual de bază, incluzând platfo rme modulare pentru
amenajarea scenei, pupitru pentru vorbitor echipat cu microfon, video7proiector,
ecran mobil, retroproiector (eventual cu placă LCD pentru conectare la computer),
indicatoare, flipchart, sistem de amplificare contr olat din interior, cu microfoane
adecvate.
• Aparatura trebuie asigurată și asistată de personal tehnic cu experienŃă în realizarea
conferinŃelor. Între organizatori și tehnicieni tre buie să existe mijloace de
comunicare directă, prin telefon sau radio.
• În cazul în care o sală de conferinŃe este modulabi lă / divizibilă prin pereŃi
constituiŃi din panouri mobile, acestea trebuie să aibă calităŃi fono7izolatoare
adecvate.
• Să existe spaŃii de depozitare adecvate care se pot încuia, puse la dispoziŃie cu cel
puŃin 24 de ore înainte de conferinŃă și pe toată d urata acesteia.
• Seif pentru păstrarea valorilor.
• SpaŃii pentru birouri7organizator și secretariat, a mplasate lângă sălile de conferinŃe.
• Echipament pentru fotocopierea documentelor, puse l a dispoziŃia organizatorilor și
participanŃilor, la tarife acceptabile.
• Garderobă destinată numai participanŃilor la confer inŃă.
• Organizatorii trebuie să aibă la îndemână detalii a supra tuturor capacităŃilor sălilor
și spaŃiilor din centrul de conferinŃe. De aceea, t rebuie să existe planuri la scară ale
tuturor spaŃiilor, care să fie puse oricând la disp oziŃia beneficiarului sau
organizatorului (PEO). Planurile trebuie să marchez e poziŃia punctelor de iluminare
și încălzire, a prizelor, telefoanelor, capacităŃil or în număr de scaune în diferite
variante de amenajare, poziŃiile coloanelor sau a o ricăror altor puncte de construcŃie
vizuală, localizarea ușilor, ferestrelor, ieșirilor de urgenŃă, etc.
Servicii de restauraŃie / catering
Dacă hotelul oferă integral servirea meselor și ce lelalte acŃiuni de protocol destinate
delegaŃiilor, managementul acestuia va propune și v a stabili cu organizatorul o zonă specială,
rezervată acestor clienŃi, în restaurantele hotelul ui sau alte spaŃii adecvate acŃiunilor (saloane
de restaurant, foaier, holuri etc.).
Se vor realiza aranjamente speciale, pentru micul dejun, pentru ca delegaŃii să fie
serviŃi cu punctualitate în intervalul de timp stab ilit de comun acord.
Serviciile destinate delegaŃiilor la conferinŃă (r ezidenŃi sau nerezidenŃi în hotel) nu
trebuie să fie subordonate serviciilor generale, of erite celorlalŃi clienŃi ai hotelului.
În cazul în care hotelul este specializat în organ izarea integrală a reuniunilor,
managementul activităŃilor de restauraŃie pentru ev enimente este separat de cel de catering
general și este în sarcina departamentului de banqu eting, al cărui banqueting manager
(function manager ) va coordona toate acŃiunile privind asigurarea cu p reparate și băuturi ale

33 participanŃilor la eveniment.
Alte servicii
Sălile de conferinŃă și celelalte spaŃii alocate t rebuie măturate și curăŃate zilnic, înainte
de începerea reuniunilor.
Grupurile sanitare din zona spaŃiilor de conferinŃ ă trebuie curăŃate și igienizate
frecvent, aprovizionate cu săpun, prosoape și hârti e.
Coșurile de gunoi și scrumierele trebuie golite de mai multe ori pe zi.
Garderoba trebuie să funcŃioneze pe toată durata c onferinŃei, în funcŃie de programul
reuniunilor.
Ușierii și personalul de hol trebuie să fie prezen Ńi permanent pentru a îndruma și ajuta
personalul organizatoric și participanŃii la confer inŃă.
Serviciile de prim ajutor și urgenŃă trebuie speci ficate și semnalizate clar.
Serviciul de pază (security) va fi instruit adecva t pentru acest fel de activitate, pentru a
asigura tuturor participanŃilor securitatea impusă de standardele și legile internaŃionale.
2.3. Organizarea unui târg sau a unei expoziŃii
Târgul / expoziŃia este un tip de eveniment cu înd elungă tradiŃie în viaŃa comunităŃilor
umane, iar din perspectiva organizatorului un produ s și totodată un set de servicii, cu
adresabilitate largă, elaborat, lansat și promovat de organizator în cadrul unui program unitar.
În general, un târg cu o anumită temă își păstreaz ă, de la o ediŃie la alta, principalele
trăsături și obiective generale, adăugându7le îmbun ătăŃiri și inovaŃii.
Succesul și poziŃionarea optimă pe piaŃă a unui tâ rg / expoziŃie, calitatea serviciilor
expoziŃionale, creativitatea în promovarea evenimen tului, capacitatea de înnoire periodică a
produsului „târg” sunt tot atâtea elemente de care organizatorul profesionist de expoziŃii
trebuie să Ńină cont în definirea și dezvoltarea ev enimentului său.
Organizarea profesionistă a târgurilor și expoziŃi ilor presupune încă de la prima ediŃie
definirea unui concept al manifestării și a unor as pecte strategice.
Conceptul este primul pas, dar și parte integrantă a politicii generale de elaborare a
produsului7târg. Atunci când este bine definit, con ceptul devine un argument in sine, prin care
organizatorul recomandă publicului acceptarea, „cum părarea” produsului7târg, rezultatele
fiind direct proporŃionale cu măsura în care concep tul răspunde așteptărilor și nevoilor
publicului. Conceptul trebuie să individualizeze tâ rgul în raport cu alte târguri.
Organizarea unui târg presupune:
• Definirea domeniului, a conŃinutului și a manifestă rilor conexe ce fac obiectul
evenimentului.
• Stabilirea categoriilor de participanŃi și de publi c vizate.
• Elaborarea strategiei de comunicare, adaptarea mesa jului global în funcŃie de
profilul psihografic al fiecărui segment7Ńintă, pre cum și selectarea mijloacelor cu cel
mai tare impact la aceste segmente de public, pentr u determinarea unui feedback de
calitate și stimularea înscrierilor expozanŃilor. A naliza contextului concurenŃial al
pieŃei interne și internaŃionale de gen pentru evit area suprapunerilor de conŃinut și
perioadă cu alte manifestări, pentru identificarea concurenŃilor direcŃi și indirecŃi,
pentru orientarea corectă a strategiei de lansare p e piaŃă.
• Stabilirea elementelor de noutate care justifică in iŃierea evenimentului.
• Prognozarea profitului material și de imagine pe ca re evenimentul îl aduce
organizatorului, acesta stabilindu7și interesele și obiectivele utile pe care le are de
urmărit prin evenimentul respectiv, pe termen scurt , mediu și lung.
• Evaluarea și selecŃia organizatorului.

34 • Stabilirea responsabilităŃilor, obligaŃiilor și dre pturilor partenerilor, ale
organizatorului principal și în special dreptul de proprietate intelectuală asupra
muncii și conceptului târgului pe bază contractuală .
• Alegerea denumirii de marcă a evenimentului. Odată definit conceptul, evenimentul
se delimitează clar și corect nu doar prin conŃinut ul și obiectivele sale, ci
dobândește personalitate care trebuie să transpară din denumirea sa.
• La această denumire, personalizată prin anumiŃi par ametrii (inscripŃii pe antete,
afișe cu anumite fonturi, dimensiuni de litere, cul ori etc.) se adaugă adesea un
element figurativ, o siglă (logo) sau chiar un pers onaj7mascotă.
• În acest fel, conceptul, denumirea și logo7ul se co nstituie în imaginea de marcă a
evenimentului.
Promovarea târgului
În accepŃiunea sa postmodernă, târgul / expoziŃia a devenit uni eveniment gustat de un
public tot mai numeros, mai ales de oameni de aface ri, specialiști, dar și de publicul larg, fiind
și obiectul unor campanii de promovare ample.
Publicul unui târg este constituit din:
/square4 ExpozanŃii 5 coparticipanŃi la substanŃa și succesul târgului;
/square4 Profesioniștii / specialiștii din domeniu 7 benefic iarii ofertei expozanŃilor, direct
interesaŃi de conŃinutul manifestării;
/square4 Jurnaliștii 7 interfaŃă dintre organizator și publi cul Ńintă;
/square4 Vizitatori 7 de diverse categorii.
Cu cât interesele acestora sunt mai numeroase și m ai diverse, cu atât este mai
important pentru succesul târgului ca ele să își af le convergenŃa și soluŃionarea în substanŃa
manifestării. Principala provocare pentru organizat or devine, prin urmare, inducerea fidelităŃii
pe termen lung a participanŃilor și a publicului fa Ńă de conceptul târgului.
Prin obiectul și finalitatea lui, consacrate de tr adiŃie, târgul este un eveniment periodic:
semestrial, anual, bianual etc.
Fiecare nouă ediŃie reafirmă conceptul târgului, a profundându7i și îmbogăŃindu7i
perspectiva. Înnoirea periodică este absolut indisp ensabilă pentru supravieŃuirea și succesul
târgului. În vederea realizării ei, organizatorul a re la dispoziŃie mai multe soluŃii:
/square4 modificarea produsului în sine;
/square4 schimbarea de imagine, fără modificarea produsului, pe baza unei caracteristici7cheie
(tema ediŃiei, diferite valenŃe ale conceptului etc .);
/square4 combinarea primelor două variante: înnoirea de conŃ inut a târgului și semnalarea ei
într7o campanie de relaŃii publice adecvată.
2.4. Programe și călătorii incentive
Ce se înŃelege prin incentive?
Termenul, preluat din limba engleză, are următoare le sensuri:
/square4 influenŃă motivaŃională puternică;
/square4 plată suplimentară (sau altă remuneraŃie) acordată angajaŃilor pentru a recompensa
eforturile personale sau contribuŃia la creșterea v eniturilor firmei.
Sinonime: bonus, stimulent
În cadrul unei companii / firme se instituie „prog rame incentive”‚ acestea fiind niște
scheme formale sau reglementări cu scopul de a dete rmina pe angajaŃii să facă un anumit
lucru, să execute un anumit volum de sarcini.
Ce este simularea ?
Simularea, prin definiŃie, reprezintă o modalitate de a motiva eforturile sau de a induce
acŃiunea. În lumea afacerilor, stimulările pot lua forma unui bun (precum un instrument de
scris, o haină) sau pot fi privite ca niște oportun ităŃi (de ex. călătorii). Cu ajutorul lor pot fi

35 atinse o serie de obiective, începând de la creșter ea vânzărilor până la sporirea interesului
angajaŃilor de a7și îmbunătăŃi performanŃele.
Ce este un program incentive (stimulativ)?
Un program incentive (stimulativ) este, într7o exp rimare mai exactă, un plan de afaceri
care include obiective bine definite, criterii de m ăsurare, metode de monitorizare a
progresului angajaŃilor și presupune o modalitate d e recompensare.
Programele incentive pot fi folosite pentru a prom ova siguranŃa într7un mediu de lucru
periculos, pentru a încuraja clienŃii să cumpere pr opria marfă în loc să o prefere pe a
concurenŃei, încurajează distribuitorii să vândă un produs cu o mișcare lentă sau care
stagnează.
Care este cheia reușitei unui program stimulativ?
Într7un cuvânt: transparenŃa. Un astfel de program trebuie să aibă un mesaj clar,
consistent și niște obiective măsurabile și concret e. ParticipanŃii, chiar dacă sunt angajaŃi sau
clienŃi, trebuie să înŃeleagă scopul (al politicii firmei unde sau cu care lucrează). Ei trebuie să
primească comunicări periodice și să7și cunoască în permanenŃă poziŃia pe care o ocupă în
program sau în concurs.
Ce tipuri de companii utilizează, programe stimulat ive?
Istoric vorbind, companiile de asigurări și compan iile farmaceutice au fost cel mai des
citate ca utilizatori ai acestor programe.
Ulterior, programele incentive au fost implementat e cu succes în aproape toate
industriile majore. În plus faŃă de motivarea perso nalului și a clienŃilor, multe companii
folosesc programele incentive pentru a întări recru tarea personalului și reducerea eforturilor
pe piaŃa forŃei de muncă.
Dar de când programele incentive pot fi folosite î n aproape orice domeniu în care
productivitatea angajaŃilor sau a clienŃilor poate fi măsurată, potenŃialul de aplicare este
practic nelimitat.
Care sunt costurile pentru un program incentive?
Programele incentive pot costa începând de la câte va sute de dolari până la câteva
milioane de dolari, indiferent de domeniu. Avantaju l lor este că pot fi ajustate după numărul
participanŃilor și după fiecare buget în parte.
Cum pot fi convinși managerii să implementeze un as tfel de program?
Câteodată, singura modalitate de a câștiga este de a reduce sau de a elimina riscul.
introducând programele stimulative doar ca programe pilot, managerii nu sunt tentaŃi să
extindă campania decât dacă rezultatele așteptate s unt atinse.
Există posibilităŃi să poată fi inclusă toată lumea ?
Absolut. Toată lumea are nevoie de o motivaŃie. Se poate dezvolta un program cu mai
multe niveluri care aduce puncte tuturor participan Ńilor pentru a atinge anumite performanŃe.
Aceste puncte se premiază la un moment dat, începân d de la articole electronice mărunte,
mărfuri alimentare, excursii. Oferindu7se o varieta te de premii cei care se califică la fiecare
nivel vor fi câștigători.
Cum alegem recompensele stimulative care se potrive sc tuturor?
Se pot oferi o gamă largă de articole, începând de la excursii până la articole sportive
sau porŃelanuri. Recompensă poate fi orice lucru ca re poate fi folosit la birou, acasă, în familie
sau personal.
Cum putem fi siguri că un program stimulativ va adu ce rezultate?
Cel mai bun mod de a garanta rezultatul este de a defini scopuri sau Ńinte clare.
Conform unui studiu, 83% din programele stimulative au atins Ńinta finală. Alte studii au
arătat că firmele care s7au concentrat asupra angaj aŃilor (ca strategii utilizate) au avut câștiguri
substanŃiale pentru asociaŃi.
Deși există mulŃi factori care trebuie luaŃi în co nsiderare atunci când se planifică un
program incentive, nu e necesar să se reinventeze r oata. E suficient să se Ńină seama de
anumiŃi pași obligatoriu de urmat pentru ca lucruri le să se simplifice în mod considerabil.

36 Cine trebuie să participe? Cei vizaŃi trebuie să fie angajaŃii care au un impact direct
sau pot influenŃa în iod pozitiv scopurile declarat e ale programului. AlŃi factori care determină
profilul participanŃilor ar fi bugetul alocat, poli tica companiei (în sensul că pot exista
companii care limitează numărul participanŃilor sau tipul recompenselor oferite), gradul de
accesibilitate din punct de vedere al posibilităŃii de contactare a participanŃilor.
De reŃinut faptul, ca aceste programe incentive au rolul de a motiva salariaŃii de
mijloc, cei din ierarhiile superioare sunt oricum m otivaŃi și priii recunoașterea calităŃilor
personale și a ego7ului, de aceea este important să li se ofere oportunităŃi de a obŃine noi
succese și salariaŃilor cu performanŃe medii.
Obiective: Acestea trebuie să fie realiste, măsurabile, realiz abile. de asemenea, trebuie
să fie simple. Se recomandă limitarea scopurilor pr opuse la 2 sau 3 obiective primare. Acest
lucru ajută la păstrarea unei comunicări clare și m enŃine audienŃa trează și nu în stare de
confuzie.
Recompense. De ce se preferă acordarea de premii non7cash și nu premii în bani?
Se pune problema tipului de recompensă cu care să se lucreze, deoarece s7a ajuns la
concluzia că există anumite recompense care pot fi mai puternic motivaŃionale decât o sumă
de bani. Cu toate acestea, când întrebi pe cineva c e își dorește cel mai mult, el va spune că
mai mulŃi bani. Dar banii nu sunt întotdeauna cel m ai bun mijloc de a ajuta compania să7și
atingă scopul în ceea ce privește reîntoarcerea inv estiŃiei (ROI).
În orice caz, este de subliniat faptul că pentru î mbunătăŃirea performanŃelor se pot
oferi și alŃi stimulenŃi, sub forma unor bunuri sau călătorii pe care chiar dacă ar dispune de
suia de bani necesară, angajatul fie că nu este dis pus să o cheltuiască, fie are alte priorităŃi.
De ce funcŃionează mai bine stimulentele materiale ?
/square4 Mărfurile asigură un simbol tangibil al reușitei și amintirea unui eveniment (călătorie,
vizită, festivitate) durează mai mult, datorită sen timentelor pozitive care o însoŃesc.
/square4 Banii dispar repede, în conturi sau direct în porto fel, de fapt 72% din banii numerar
primiŃi ca stimulent sunt folosiŃi pentru a plăti d iverse facturi, rareori își pot aduce
aminte pe ce i7au cheltuit sau chiar nu7și mai amin tesc că i7au primit!
/square4 Bunurile pot fi arătate și altor persoane, lucru ca re nu se poate face cu banii.
/square4 Bunurile sunt o formă de recompensă nevinovată, deo arece sunt persoane care nu ar
cumpăra bunurile respective sau s7ar putea simŃi vi novate că nu au cheltuit banii pe
alte necesităŃi.
/square4 Bunurile au o valoare perceptibilă mai mare, valoar ea banilor poate să scadă în timp.
/square4 Bunurile conectează participanŃii la programul de s ponsorizare (creând o legătură
indirectă și cu sponsorul), banii au o valoare fixă , lipsită de o încărcătură emoŃională.
/square4 Familia participantului este adesea implicată în al egerea recompensei, astfel că
alegerea făcută poate fi în beneficiul întregii fam ilii, în timp ce banii dispar (tot în
bugetul familiei) pentru diverse necesităŃi.
Călătorii incentive
Din totalul de incentive pe care anumite companii le acordă angajaŃilor, aproximativ
jumătate este sub forma călătoriilor, numite din ac est motiv călătorii incentive.
Călătoriile incentive reprezintă un instrument man agerial global care utilizează o
experienŃă de călătorie excepŃională pentru a motiv a sau / și a recunoaște meritele
participanŃilor la creșterea nivelului de performan Ńă în susŃinerea și atingerea scopurilor
organizaŃiei.
Din ce în ce mai multe companii caută noi strategi i de a crește veniturile, să
îmbunătăŃească satisfacŃia clientului, dar să rămân ă și competitive pe piaŃa în care activează.
Priii investirea într7un program de călătorie ince ntive, practic se investesc bani în
companie pentru a obŃine profituri mai mari.
Aceste călătorii sunt, de obicei, călătorii de gru p, organizate la cererea companiei
respective, organizarea acestora nedeosebindu7se pr ea mult de alte călătorii de grup organizat.
Pentru o agenŃie de turism, important este insă să aibă abilitatea de a acorda atenŃia

37 cuvenită acestor firme7clienŃi printr7un management modern al clientului (CIM 7 customer
relationship management), cu scopul de a fideliza c lienŃii odată dobândiŃi, asigurând
satisfacerea cerinŃelor acestora la standardele cer ute,
2.5. Evenimente în aer liber (outdoor training, tea mbuilding)
Evenimente și activităŃile desfășurate în aer libe r (outdoor) oferă posibilitatea trăirii
unei experienŃe ieșite din comun, fiindcă sunt cons iderate în ultima vreme a fi de mare
utilitate pentru „ business to business” .
ExperienŃele ieșite din comun reprezintă o cale un ică de identificare și stabilire de
relaŃii în cadrul unui grup / echipă de lucru, aduc ând forŃele naturii în centrul evenimentului,
utilizând natura, dramaturgia și trăirea emoŃională pentru a obŃine efectul scontat, impresiile
intense trăite în cursul evenimentelor fiind puse î n slujba unui scop concret.
Astfel. apelând la natură, prezentarea de produse, programele incentive, excursiile de
firmă, seminariile sau programele de teambuilding d evin evenimente de neuitat.
Este vorba însă, nu doar de o distracŃie sau excur sie în natură, ci de exerciŃii
inteligente, de activităŃi care să ofere soluŃii pe ntru situaŃiile concrete din firmă.
Important pentru „învăŃarea prin experienŃă” nu es te satisfacŃia de a te afla în aer liber
sau de a te amuza, ci evidenŃa pentru și transferul în realitatea firmei a concluziilor desprinse
din cele trăite.
Elaborarea și derularea acestor activităŃi se face , de obicei, de către traineri din cadrul
firmei, ei stabilind scopul și metodele adecvate co nform propriei concepŃii de management al
resurselor umane sau ale unei echipe (team manageme nt, teambuilding): coeziunea echipei,
creșterea eficienŃei în activitate, programe incent ive, dar și alte scopuri: identificarea unei
mărci, a unui produs etc.
Astfel de situaŃii noi și provocatoare dau posibil itate participanŃilor să se cunoască mai
bine și în mod autentic, să devină mai apropiaŃi.
Înscenare înseamnă existenŃa unui program complet (scenariu), dirijat și bine gândit,
începând de la primire până Ia rămas bun. În comuni care se Ńine cont de cum și ce se oferă:
muzica, multimedia și o atmosferă excelentă sunt ad esea factorii cei mai importanŃi pentru
succesul evenimentului.
Pot fi organizate evenimente pentru 1071000 partic ipanŃi, cu alte cuvinte pentru
agenŃiile specializate în organizarea de evenimente este un segment de piaŃă cu potenŃial tot
mai mare,
Pentru derularea acestor evenimente firmele apelea ză, de obicei, ia o agenŃie ( event
agency ) sau un organizator de evenimente (event organiser) care să selecteze destinaŃia
potrivită scopului acestora și să se ocupe de toate detaliile privind asigurarea condiŃiilor
optime pentru derularea evenimentului.
Adesea este necesar ca trainerul să fie asistat de un ghid specializat (sportiv, de munte)
pentru siguranŃa participanŃilor, întrucât aceste p rograme includ sporturi extreme, exerciŃii și
activităŃi dificile, drumeŃii în locuri sălbatice e tc.
Pentru agenŃiile de turism, destinaŃiile și struct urile turistice implicate, ele presupun
cunoașterea acestor forme de activităŃi și ofertare a unor produse turistice sau a infrastructurii
adecvate pentru acest segment de piaŃă a turismului de afaceri.
Programele de teambuilding (teamevent) sunt acum cele mai solicitate. dacă nu
chiar o modă. Ele se organizează fie cu ocazia unei conferinŃe sau seminar, pe durata de 1/271
zi, sau sunt programe de sine stătătoare de 27376 z ile, grupul fiind cazat într7un hotel, centru
de conferinŃe care dispune de facilităŃi adecvate ( spaŃii și echipamente în interior și exterior și
situat într7o zonă geografică potrivită pentru exer ciŃiile incluse (aventură, sport, excursii etc.).
LocaŃia trebuie să ofere posibilităŃi pentru derul area unor activităŃi specifice unor
astfel de programe. În aceste cazuri, trebuie accen tuat faptul că nu este vorba de animaŃie, ci
de activităŃi și exerciŃii care să faciliteze comun icarea, integrarea, motivaŃia și spiritul / ideea
de echipă prin atmosferă, distracŃie, jocuri, provo cări, aventură, cu alte cuvinte prin emoŃii și

38 trăiri intense ce nu pot fi oferite la locul de mun că.
Acestea sunt pe de o parte derulate în săli (indoo r) sau în aer liber (outdoor), esenŃial
fiind ca toŃi participanŃii să fie antrenaŃi, să de vină activi și să rezolve sarcinile propuse.
Tipurile de activităŃi / exerciŃii sunt determinate de obiectivele specifice:
/square4 ExerciŃii de acomodare / încălzire (icebreaker – sp argere a gheŃii): serată dansantă,
jocuri de societate, jocuri în aer liber;
/square4 ExerciŃii în echipă: labirint, piramidă, construire a unei plute etc.
/square4 ActivităŃi de integrare: concursuri, sporturi pe ec hipe;
/square4 Aventură: mers pe frânghie la înălŃime, orientare, rafting, escaladare și coborâre pe
stâncă, mountain7bikinig, iahting, drumeŃii în locu ri sălbatice, drumeŃii de noapte,
coborârea în peșteri etc.
DestinaŃiile alese sunt cele amplasate în zone cu peisaj pitoresc și relief potrivit:
munte, stânci, râuri, lacuri, pare, iar locaŃiile t rebuie să dispună de facilităŃile necesare
(terenuri de sport, echipamente sportive desfășurăr ii exerciŃiilor și să asigure securitatea
participanŃilor la standarde internaŃionale.
Pentru anumite programe, mai simple, chiar și un h otel situat în apropierea unei păduri
sau a unei pajiști poate fi o locaŃie potrivită.
Important este ca prestatorii de servicii turistic e să7și adapteze ofertele pentru a
satisface aceste cerinŃe și necesităŃi ale clienŃil or, de obicei mari companii.
Și în România, marile corporaŃii multinaŃionale su nt interesate de a7și forma echipele
de lucru potrivit standardelor internaŃionale, echi pe iniŃial eterogene care prin astfel de
programe să se identifice cu filozofia firmei, iar în mod firesc pe piaŃă au apărut agenŃi i și
organizatori de astfel de evenimente.
LocaŃiile promovate sunt: Bran, Moieciu 7 Cheile G rădiștei, Șirnea, Bazna, Balvanyos,
Tușnad, Călimănești, Râșnov, Pârâul Rece, dar și Si ghișoara, Daneș.
Se oferă programe de 172 zile, axate în special pe activităŃi de orientare cu tematică
specifică zonei: căutare de comori, misiuni special e, dezlegare de enigme, precum și activităŃi
de timp liber: foc de tabără, sport (comunicări, p relegeri, studii) ale conferenŃiarilor
participanŃi.
Întrebări recapitulative
1. În ce constă elaborarea planului de acŃiune pentru organizarea unui eveniment?
2. Ce elemente trebuiesc avute în vedere în alegerea u nei destinaŃii?
3. ComentaŃi structura bugetului unei reuniuni?
4. În ce constă organizarea unui târg sau a unei expoz iŃii?
5. Cum caracterizaŃi programele și călătoriile incenti ve?
6. SistematizaŃi conŃinutul evenimentelor în aer liber ?
Teste grilă pentru autoevaluare
1. În planificarea strategică este esenŃială determina rea timpurie a câtorva elemente:
a. caracteristicile, anvergura și programul evenimentu lui;
b. data la care va avea loc;
c. destinaŃia (localitatea unde se va desfășura reuniu nea);
d. numărul și profilul participanŃilor.
A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (b, c, d); D (c, d)
2. LocaŃia unei reuniuni poate fi:
a. hoteluri;
b. centre de conferinŃe sau congrese;
c. centre culturale;
d. palate, castele, hale industriale, nave de agrement .
A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (a, b); D (b, c, d)
3. Categoriile de elemente avute în vedere în estimare a costurilor reuniunii sunt:

39 a. costuri fixe;
b. costuri preliminate;
c. costuri variabile;
d. costuri aleatorii.
A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (a, c); D (b, c)
4. Publicul unui târg este constituit din:
a. expozanŃii;
b. profesioniștii, beneficiarii ofertei expozanŃilor;
c. jurnaliștii;
d. vizitatori de diverse categorii.
A (a, b, c, d); B (a, b, d); C (a, b); D (a, c, d)
5. Termenul incentive, preluat din limba engleză, are următoarele sensuri:
a. influenŃă motivaŃională puternică;
b. gratuitate;
c. plată suplimentară (sau altă remuneraŃie) acordată angajaŃilor pentru a recompensa
eforturile personale ale acestora;
d. bonus, supliment (ca sinonime).
A (a, b, c); B (a, c, d); C (a, d); D (b, c)
Bibliografie selectivă
1. Chiriac Alexandra Crina (2004), AsistenŃa turistică în organizarea evenimentelor,
Editura THR7CG, București, pg.24750.
2. Belous Mădălina, Florea Constantin (2004), Organizarea evenimentelor și
banqueringul în structurile de primire, Editura THR7CG, București, pg.12772.

40
CAPITOLUL 3
Turismul de afaceri – istoric și concepte
Obiective:
/square4 identificarea formelor principale ale turismului de afaceri;
/square4 nominalizarea formelor reuniunilor organizate;
/square4 conturarea elementelor de asemănare și a deosebiril or între turismul de afaceri și
turismul de losir;
/square4 enunŃarea și explicarea avantajelor turismului de a faceri pentru destinaŃii;
/square4 explicarea, succintă, a unor elemente specifice pie Ńei turismului de afaceri.

Rezumat: Turismul de afaceri este cea mai dinamică formă de turism, deŃinând cca.20% din
totalul călătoriilor internaŃionale și aproape 25% din totalul încasărilor turistice. El cuprinde
forme specifice de manifestare, se disting de alte forme ale activităŃii turistice și se
particularizează prin relaŃia pe care o derulează p ractic.

Cuvinte cheie: turism de afaceri, seminar, simpozion, summit, wor kshop.

Turismul este cea mai mare afacere a începutului d e mileniu, atât pe plan mondial, cât
și în Uniunea Europeana. Turismul de afaceri 7 part e componenta a activităŃii turistice 7 este
cea mai dinamică formă de turism, deŃinând circa 20 % din totalul călătoriilor internaŃionale și
aproape 25% din totalul încasărilor turistice, fund una din cel e mai „pretenŃioase” și mai
„scumpe” activităŃi 1.
3.1. Scurt istoric al turismului de afaceri
Turismul, în general și turismul de afaceri în spe cial sunt activitatea apărute odată cu
omenirea, chiar daca acest termen nu a fost definit decât în secolul al XIX7lea.
Istoria turismului de afaceri se pierde în negura t impului. ApariŃia agriculturii de subzistenta
în Africa, Asia și Europa, cu mu de ani înaintea er ei noastre a dus automat la dezvoltarea
schimburilor comerciale ce se realizau la distante din ce în ce mai lungi. De asemenea,
dezvoltarea orașelor a generat o nevoie crescută de produse pentru gospodarii. Se poate
afirma ca primele călătorii de afaceri au fost într eprinse de către micii comercianŃi și de către
artizani care puteau calatori și mu de kilometri pe ntru a7si desface produsele.
Urmează apoi perioada marilor imperii: Egipt, Pers ia, Grecia și Roma, ce au stimulat
creșterea comerŃului și implicit a calatorilor de a faceri. Cel mai bun exemplu este cel al
Imperiului Roman, care prin dezvoltarea unui sistem de drumuri extins în tot imperiul a făcut
posibil schimbul de produse din Italia în Spania, d in Asia și Orientul Mijlociu până în Marea
Britanie. Printre obiectele și produsele descoperit e de arheologi în cele mai diverse locuri ale
Imperiului se număra: obiecte de olărit fabricate î n Italia, vase cu ulei de măsline din Spania;
carafe cu vin din Grecia sau pietre preŃioase din O rientul Mijlociu, toate expuse în prezent în
muzeele tarilor unde au fost descoperite (Marea Bri tanie, FranŃa, Germania sau România,
pentru a enumera doar câteva din marile rute ale co mercianŃilor antichităŃii).
Căderea Imperiului Roman a adus cu sine o perioada de instabilitate economica și
politica, reducând temporar și volumul calatorilor de afaceri 2.

1 Rodica Minciu, Economia turismului; EdiŃia a III7a revăzută și adăugita; Editura Uranus , București,
2004, p. 81.
2 J.Swarbrooke. Susan Hower, Business Travel and Tourism, Editura Butterworth, Heinemamms,

41 Pe toata durata evului mediu și până în zorii erei moderne, principalele categorii de
calatori au fost comercianŃii și pelerinii. Din pun ct de vedere istoric, oamenii de afaceri au
constituit elementul major de mobilitate și factoru l de continuitate în relaŃiile dintre diverse
popoare. Acest lucru este confirmat și de faptul ca până în secolul al XIV7lea fuseseră
adoptate tehnici comerciale și instrumente juridice mult mai avansate: cambiile, poliŃele de
asigurare și contractele de comision dezvoltându7se în aceasta perioada și obligând
comercianŃii la o mai mare grija fata de afacerile pe care le derulau.’ Intre secolul al XI7lea și
al XIII7lea, Europa a fost leagănul unei revoluŃii comerciale ce poate fi considerata atât cauza
cât și efect al redescoperirii calatorilor de aface ri. Încetarea năvălirilor (germanilor,
scandinavilor, nomazii stepelor eurasiatice, sarazi nilor) este urmată de apariŃia schimburilor
pașnice (chiar din timpul luptelor), aceste lumi „v răjmașe” dovedindu7se acum mari centre de
producŃie și consum: grâne, blănuri și sclavi din l umea nordica și răsăriteana se oferă si, în
același timp sunt cerute de marile metropole ale ci vilizaŃiei musulmane de unde vin în schimb,
din abundenta metalele preŃioase ale Africii și Asi ei.
Evului mediu timpuriu, cu incursiunile și jafurile sale, îi urmează o pace (relativă),
această siguranŃă permiŃând o înviorare a economiei și mai ales odată ce uscatul și marea
deveniseră cal mai puŃin periculoase, o accelerare dacă nu chiar o reluare a comerŃului. În
plus, mortalitatea regresând și condiŃiile de hrana ca și posibilităŃile de subzistenta
îmbunătăŃindu7se, are loc un avânt demografic ce va deveni pentru creștinătate o sursa de
consumatori, de producători, de mâna de lucru, un r ezervor din care comerŃul își va recruta
oamenii. Iar când situaŃia S7a schimbat și a venit rândul creștinătăŃii să atace, marele episod al
Cruciadelor nu va fi decât o faŃada la umbra căreia se vor dezvolta în continuare schimburile
comerciale.
Aceste răsturnări de situaŃii Sunt legate de un fe nomen capital: nașterea sau renașterea
orașelor, caracteristica lor majora în aceasta peri oada fund primatul funcŃiei economice. Fie ca
sunt noduri de cai de comunicaŃie, halte marcând et apele pe drumurile comerciale, porturi
maritime sau fluviale 7 centrul lor vital se afla l ângă vechiul castru feudal, lângă nucleul
militar sau religios, alături de nou apărutul carti er al dughenelor, alături de piaŃa sau de locul
de tranzit al mărfurilor.
Cei doi poli ai comerŃului internaŃional erau Medi terana și Nordul, ceea ce duce la
apariŃia a doua benzi de orașe comerciale puternice : de o parte Italia și (într7o măsura mai
mica) ProvenŃa și Spania, de cealaltă parte Germani a de Nord.
Acest lucru și explica predominarea în Europa medi evala a doi negustori: italianul și
hanseatul, fiecare cu propriile caracteristici. Înt re cele doua exista însă o zonă de contact cu un
caracter de originalitate, datorat faptului că adau gă funcŃiei sale de mijlocitoare de schimburi
între cele două arii comerciale menŃionate anterior și funcŃia de producătoare. Aceasta zona
este Europa de Nord 7 Vest formata din sud7estul An gliei, Normandia, Flandra, Champagne,
Ńinuturile de pe valea râului Mense și cele ale Ren aniei de Jos. Este vigurosul domeniu al
postavului și totodată, împreuna cu Italia nordică și centrala, singura regiune a Europei
medievale unde se poate vorbi de prezenta industrie i. Alături de articolele de consum
provenind din Nordul și Răsăritul continentului, pr odusele industriei textile europene
constituie mărfurile pe care negustorul italian și cel hanseat vin să le caute pe pieŃele și la
târgurile din Champagne și Flandra. În cursul acest ei prime faze de apariŃie și avânt
comercial, negustorul medieval este, în primul rând , un negustor itinerant. Nenumăratele
obstacole îl așteaptă pe drumurile de uscat și apa pe care își transporta mărfurile, atât naturale,
cât și legate de mijloacele de transport încă rudim entare.
De7a lungul istoriei au existat, alături de negust ori, alte trei marin categorii
profesionale care au practicat (intr7o forma incipi enta) călătoriile de afaceri: preoŃii tuturor
religiilor ce călătoreau fie în scopul introducerii religiei respective în teritoriile ocupate, fie
pentru întâlniri ale conclavurilor, fie pentru pele rinaje.

London, 2002, p.15.

42 A doua mare categorie o reprezentau soldaŃii și în particular mercenarii, ce călătoreau
fie pentru a lua parte la bătălii, fie pentru a se muta în teritoriile ocupate, sau pun și simplu
pentru ca se muta garnizoana.
A treia mare categorie era formata din muncitorii ce migrau temporar în căutarea unui
loc de munca (pentru câteva luni pe an 7 atunci cân d în satele lor nu aveau de lucru).
Interesant, este că cele trei categorii profesional e, împreună cu comercianŃii reprezintă încă
din vechime și până în zilele noastre părŃi compone nte ale calatorilor de afaceri.
În perioada 175071900 călătoriile și turismul de a faceri în Europa s7au dezvoltat din
trei mari motive: revoluŃia industrială (începută î n Anglia și extinsa apoi în majoritatea Ńărilor
europene); dezvoltarea imperiilor epocii moderne și îmbunătăŃirea reŃelei de drumuri (și foarte
important: apariŃia căii ferate). La începutul seco lului XX primul loc în turismul de afaceri
începe să fie ocupat de Statele Unite. Întâlnirile (întrunirile) aveau loc din vremuri
imemoriale, dar conceptul de conferinŃa sau convenŃ ie a fost dezvoltat abia acum în SUA.
Orașele realizează curând că prin găzduirea unor a stfel de evenimente se aduc mari
beneficii comunitarii. În aceasta perioadă se desch id primele birouri pentru organizarea de
evenimente și pentru înscrierea orașelor respective ca destinaŃii pentru turismul de afaceri:
Detroit în 1896, Cleveland în 1904, Atlantic City ( 1908), Denver și St Louis (1909) și
Louisville și Los Angeles (1910). în jurul anului 1 950 turismul și călătoriile de afaceri se
dezvoltă exploziv datorită pe de o parte creșterii consumului (boom7ului economic), dar și
dezvoltării facilităŃilor oferite turiștilor.
La sfârșitul secolului XX „tigrii economiei” din S ud7Estul Asiei și bogatele Ńări
petroliere din Orientul Mijlociu încep să devină el emente majore în dezvoltarea acestei forme
ale turismului. În trecut, foarte putini erau cei ce se „plimbau” de p lăcere, majoritatea
călătorilor fiind bazate pe activităŃile comerciale , religioase sau militare, activitatea ce se
regăsesc și astăzi printre motivele călătoriilor de afaceri, chiar dacă la o scara mult mai mare
și cu mijloace mult mai evoluate. Concluzia uimitoa re a acestor succinte spicuiri din istoria
activităŃii turistice este aceea ca, tot (sau, pent ru a nu exagera 7 aproape tot) ce se afirma că
este istorie a turismului, în general, este 7 în fo nd 7 o istorie a turismului de afaceri.
3.2. Concepte și teorii privind turismul de afaceri
Turismul de afaceri presupune, în general, deplasa rea într7o altă localitate, la o distanŃă
mai mare de 50 de km de localitatea de origine a tu ristului de afaceri, deplasare determinată
strict de o afacere, de un eveniment sau de un scop educaŃional. Există mai multe feluri de
turism de afaceri: deplasări individuale, deplasări de grup, deplasări cu ocazia unor
evenimente (domeniul Meetings, Incentives, Conventi ons, Exhibitions (MICE)), team
building7un și deplasări de training.
Forme de turism de afaceri (business travel & touri sm).
– Congrese și ConvenŃii internaŃionale
– ConferinŃe și întâlniri pentru asociaŃii, firme, in stituŃii
– Traininguri
– ExpoziŃii și târguri comerciale
– Lansări de produse, Incentive travel
– Călătorii individuale de afaceri
– Deplasări în interes de serviciu a funcŃionarilor d in instituŃiile de stat.
Întrunirea este un eveniment organizat pentru discutarea unor probleme comune
(comerciale sau non7comerciale), poate întruni 6 pe rsoane sau sute de persoane, poate dura
câteva ore sau o săptămână. Ceea ce face ca întruni rile să fie parte a turismului de afaceri este
faptul ca ele angajează câteva servicii aparŃinând industriei turistice și pleacă de la premisele
organizării.
ExpoziŃiile pot fi definite (tot conform lui Davidson), ca pre zentări de produse sau
servicii având un public Ńinta în scopul promovării vânzărilor sau informării vizitatorilor.
ExpoziŃiile sunt considerate ca fiind parte a turis mului de afaceri deoarece stimulează

43 călătoriile (atât ale expozanŃilor cât și ale vizit atorilor). De asemenea, ele creează o cerere
ridicată pentru diferite servicii turistice, ca de exemplu cateringul și cazarea.
În diferite părŃi ale lumii le întâlnim sub denumi rea de târguri sau manifestări.
Cursurile de pregătire (training) sunt evenimente unde participanŃii se întâlnesc
(într7un anumit loc, pentru o perioada determinata de timp) pentru a primi informaŃii, sau
pentru a fi ajutaŃi să7si dezvolte anumite aptitudi ni. Acestea pot fi cursuri de pregătire interne,
unde toŃi participanŃii aparŃin unei singure organi zaŃii sau evenimente „deschise” unde
instituŃia ce coordonează cursurile de pregătire of eră programe ce sunt disponibile tuturor
celor ce vor să beneficieze de ele.
Lansările de produse sunt evenimente specializate pe cane multe organiz aŃii le
utilizează în prezent ca o modalitate de promovare a produselor și serviciilor ce urmează a fi
introduse pe piaŃa. Ele au de obicei o audienŃă var iata incluzând media, distribuitorii și
consumatorii. De asemenea, lansările în general, ev enimente de scurtă durată (chiar și de
câteva minute), dar necesita un buget foarte mare.
Călătoriile stimulent au fost definite în 1998 de către „Society of Ince ntive Travel
Executives” (SITE) ca fund un instrument de managem ent care 7 prin oferirea unor calatorii
de excepŃie 7 să motiveze și / sau să recunoască pa rticipanŃilor nivelul înalt de performanŃă
atins în îndeplinirea sarcinilor ce le revin în cad rul organizaŃiei.
Călătoriile stimulent utilizează turismul de loisi r pentru recunoașterea performantelor
la locul de munca.
Reuniunile organizate pot îmbrăca diferite forme:
– Adunare 7 întâlnire între persoane reunite pentru a delibe ra, diviza sau pentru
divertisment.
– Colocviu 7 întâlniri la care câŃiva specialiști Ńin cuvântă ri pe un anumit subiect sau
răspund la întrebări legate de acesta.
– Conclav 7 o întâlnire privata sau o adunare secreta (de ob icei religioasa).
– ConferinŃa 7 un schimb de opinii formal sau o întrunire a mai multor oameni pentru a
discuta probleme de interes comun, în care o persoa na face o expunere, auditoriul
participând activ.
– Congres 7 întâlnire formala a unor delegaŃii pentru discuŃ ii, în special persoane
aparŃinând unui anumit organism sau unei specializă ri profesionale.
– Manifestări cu caracter informativ, congresele reun esc între 100 și 1.000 de persoane
cu scopul de a schimba idei și de a7si comunica rez ultatele studiilor lor, pe durata a 273
zile.
– ConvenŃie 7 adunare de oameni care se întâlnesc într7un scop comun, în special, o
întâlnire a delegaŃiilor unui partid în scopul form ulării politicii sau selectării
candidaŃilor pentru funcŃii.
– Meeting 7 o întrunire a mai multor oameni cu un scop comun .
– RecepŃie 7 manifestare cu caracter festiv, de un standard î nalt.
– Reuniune 7 manifestare cu caracter comercial, promoŃional s au informativ, regrupând
307150 persoane, iar durata nu depășește de regulă 3 zile.
– Seminar 7 reuniune de lucru sau de formare, pentru 10 730 de persoane cu o durata de
3 75 zile.
– Simpozion 7 petrecere cu muzica și conversaŃie sau o întâlni re formala la care câŃiva
specialiști Ńin scurte cuvântări pe un anumit subie ct sau subiecte asemănătoare, la care
auditoriul nu participa activ.
– Summit 7 o conferinŃa oficiala la cel mai înalt nivel (de exemplu: la nivelul șefilor de
stat și de guvern).
– Workshop 7 reuniune de 30735 de persoane în cursul căreia s e discuta în grupuri mici,
realizându7se un schimb de experienŃa. Termenul est e utilizat în SUA, iar francezii îl
numesc salon sau târg în cadrul căruia un număr var iabil de expozanŃi își prezintă
produsele unui public de profesioniști.

44 O alta clasificare (R. Davidson) împarte turismul de afaceri în: turism general de
afaceri (delegaŃii), reuniuni / întruniri, târguri și expoziŃii, calatorii stimulent.
Prin conŃinutul sau complex, turismul de afaceri p ermite apariŃia multor definiŃii și
clasificări.
3.3. Asemănări și deosebiri între turismul de aface ri și turismul de loisir
Serviciile turistice de baza și multe din cele sup limentare sau complementare servesc
atât turismului de afaceri cât și celui de vacanŃă.
Transportul, cazarea, alimentaŃia, serviciile de i nformare și de promovare, sau
activitatea agenŃiilor de turism și chiar atracŃiil e turistice sunt prezente pe ambele pieŃe, chiar
daca serviciile oferite fiecăruia pot fi diferite.
Cu toate acestea exista și deosebiri importante în tre cele două mari tipuri de turism.
Turismul de afaceri conŃine un element important d in turismul de plăcere.
În cazul călătorilor stimulent putem spune ca apro ape toate elementele sunt similare
turismului de odihna, excepŃie făcând modalitatea d e plata a serviciilor, dar chiar și pentru
delegaŃii la o conferinŃa, vizitatorii unor târguri comerciale și turiștii de afaceri individuali,
vizitarea locurilor atractive poate reprezenta un m od de relaxare la sfârșitul unei zile de lucru.
Tabelul 3.1
Asemănări și deosebiri între turismul de afaceri și turismul de loisir
DEOSEBIRI
Factori de
influenŃă Turismul de
loisir Turismul de
afaceri ASEMĂNĂRI
Cine plătește? Turistul Angajatorul turistului
sau asociaŃii din care
face parte acesta Patronii pot să își
plătească singuri
călătoriile
Cine decide
destinaŃia? Turistul Organizatorul
întâlnirii / călătoriei
incentive / conferinŃei
expoziŃiei Organizatorii pot Ńine
deseori cont de
dorinŃele delegaŃiilor
Când au loc aceste
calatorii? Pe durata vacanŃelor
și în week7end Tot anul de luni până
vineri. Iulie și august sunt
evitate în alegerea
evenimentelor
majore.
Perioada de comandă
(perioada de timp
dintre rezervare și
plecare în călătorie). Vacantele sunt
rezervate de regula
cu câteva luni în
avans; pentru
plecările de câteva
zile se poate face
rezervare cu câteva
zile înainte. Unele calatorii de
afaceri pot fi anunŃate
cu foarte puŃin timp
înainte de a începe. ConferinŃele
importante sunt
rezervate cu câŃiva
ani înainte.
Cine călătorește? Oricine are suficienŃi
bani și timp. Acele persoane a
căror munca necesita
calatorii sau membrii
unor asociaŃii. Unii oamenii de
afaceri sunt însoŃiŃi în
călătorie de persoane
care nu au legătura cu
evenimentul.
Ce tipuri de
destinaŃii sunt
utilizate? Toate tipurile: litoral,
orașe, munte și la
tara. În general sunt
centrate pe orașele
din zonele
industrializate. DestinaŃiile pentru
turismul incentiv sunt
foarte asemănătoare
cu cele pentru

45 DEOSEBIRI
Factori de
influenŃă Turismul de
loisir Turismul de
afaceri ASEMĂNĂRI
turismul de masa.
Sursa: J.Swarbooke, Susan Hower, op. cit, p.11

Spre deosebire de turistul obișnuit (clasic), cel ce călătorește în interes de. afaceri
cheltuiește de obicei mai mult atât pentru cazare c ât și pentru transport, deoarece acesta din
urmă are nevoie de servicii turistice de calitate s uperioară și de servicii specializate (săli de
conferinŃe, translatori ș.a.).
Există patru mari asemănări între cererea pentru t urismul de loisir și cea de afaceri:
a) turiștii de afaceri devin turiști de loisir odată c u terminarea zilei de lucru;
b) programul unei conferinŃe include și activitatea de loisir pentru delegaŃi;
c) călătoriile stimulent înseamnă oferirea unei vacant e ca recompensa pentru munca
depusă;
d) mulŃi oameni de afaceri sunt acompaniaŃi de partene rii lor sau / și de copii, care fac
călătoria de plăcere și nu pentru afaceri.
3.4. Avantajele turismului de afaceri pentru destin aŃii
La fel ca și turismul de loisir, turismul de aface ri aduce multe avantaje atât
comunităŃilor locale, cât și Ńărilor ce sunt prefer ate pentru organizarea unor evenimente de
amploare.
În plus, turismul de afaceri aduce atât încasări m ai mani, cât și reducere a sezonalităŃii.
Sezonalitatea este una din problemele majore cu car e se confruntă activitatea turistica,
turismul de afaceri jucând un important rol în amel iorarea incidenŃei acestui fenomen.
ImportanŃa acestei pieŃe constă (pe lângă încasări le mari) în creșterea ratei de ocupare
în extrasezon, fapt necunoscut de foarte multe Ńări și orașe organizatoare de evenimente.
Lunile cu cele mai multe reuniuni internaŃionale su nt, în ordine octombrie și septembrie.
Un alt avantaj major adus de turismul de afaceri e ste profitabilitatea ridicată.
Aceasta forma moderna de turism presupune costuri relativ mari, dar datorita
profilului Socio7economic al celor ce călătoresc pe ntru afaceri (din clasa medie și superioară
de management) tinde sa aducă beneficii furnizorilo r de servicii de calitate superioară:
hoteluri de peste trei stele, facilitaŃi de transpo rt ba clasa superioară etc.
Turismul de afaceri are, de asemenea, un impact po zitiv și asupra mediului.
Cu toate ca delegaŃii pentru o conferinŃa sosesc î ntr7o localitate în număr mane, ei
petrec majoritatea timpului în sălile de conferinŃa , iar ieșirile în oraș seara nu reprezintă o
sursa de stres pentru populaŃia rezidenta. De aseme nea, ei utilizează pentru transport avionul
sau trenul, nepunând mari probleme cu poluarea sau cu aglomerarea parcărilor.
Un alt avantaj se referă la posibilităŃile de prom ovare. Astfel, un vizitator cane pleacă
de la o conferinŃa având o bună impresie devine un ambasador neplătit ce face reclama acelei
destinaŃii. Acesta este motivul pentru care autorit ăŃile locale fac un efort deosebit în a7i
impresiona pe turiștii de afaceri. De multe ori ace ști turiști sunt persoane influente, ale căror
opinii pot fi determinante în alegerea unei destina Ńii pentru o acŃiune ulterioară. Eforturile
locale de impresionare a vizitatorilor iau forme di verse: un discurs al primarului ba
deschiderea unei conferinŃe, un film despre atracŃi ile locale, un tur cu autocarul al orașului și
împrejurimilor, o cina tradiŃională. Oricare an fi tehnica aleasă, scopul este acela de a crea o
imagine buna ce poate fi transmisa colegilor sau pr ietenilor, dar și pentru revenirea ca
reprezentanŃi ai turismului de loisir în localitate și în zonă.

46 3.5. PiaŃa turismului de afaceri
PiaŃa turismului de afaceri este locul de întâlnir e al furnizorilor acestor servicii
specializate cu beneficiarii lor.
Principalii furnizori ai industriei reuniunilor și conferinŃelor sunt ace ia care asigura
facilitaŃi specifice acestei pieŃe. Marile centre d e conferinŃe reprezintă cei mai buni susŃinători
ai întâlnirilor de afaceri, dar muzeele, teatrele, castelele, vapoarele și chiar parcurile tematice
Sunt capabile de a fi locuri de întâlnire pentru ev enimente ce au nevoie de o locaŃie speciala
pentru a fi memorabile. și hotelurile au locul lor important pe piaŃa întâlnirilor de afaceri,
datorita posibilităŃii găzduirii unui număr mare de evenimente de talie mica și medie.
DominaŃia hotelurilor pe aceasta piaŃa este concur ata de alte tipuri de locaŃii.’
Exemplul cel mai bun îl reprezintă marile universit ăŃi ce au investit în unităŃi pentru cazare și
întâlniri, în scopul creșterii veniturilor proprii.
De cealaltă parte a pieŃei turismului de afaceri s e află beneficiarii. Aceștia pot fi
clasificaŃi în trei mari categorii: sectorul corpor ate, asociaŃiile și sectorul public.
Sectorul corporate este reprezentat de companiile al căror interes pr incipal de
realizare a întâlnirilor este unul strict comercial : conferinŃe pentru discutarea strategiilor,
lansări de noi produse și realizarea de sesiuni de pregătire pentru angajaŃi.
ActivităŃile de relaxare ce însoŃesc de obicei con ferinŃele permit participanŃilor să
creeze un mai bun spirit de echipa.
AsociaŃiile (a doua mare categorie de beneficiari) Sunt de dou a tipuri: profesionale,
când motivul întâlnirilor este legat de munca și de voluntari
AsociaŃiile pot fi locale, regionale, naŃionale sa u internaŃionale. Cu toate ca membrii
lor sunt foarte dispersaŃi, aceștia trebuie să se r eunească regulat pentru a se pune ba curent cu
ultimele tendinŃe sau descoperiri în domeniul lor d e activitate.
CompetiŃia cea mai mare între destinaŃii se da pen tru organizarea conferinŃelor
asociaŃiilor internaŃionale care implica un număr m are de delegaŃi, durează mai mult și, ca o
regulă generală, sunt mai puŃin frecvente. Din feri cire pentru agenŃiile de turism implicate în
astfel de manifestări, numărul asociaŃiilor interna Ńionale creste ca urmare a specializării
profesionale tot mai mari.
Sectorul public 7 autorităŃile locale și centrale 7 „cumpăra” serviciile oferite de
organizatori ai turismului de afaceri, atât pentru delegaŃii, cât mai ales pentru organizarea unor
evenimente la nivel local, naŃional sau internaŃion al. Sectorul educaŃional și cel al sănătăŃii
sunt cei mai mari consumatori, dar și organizatori ai unor astfel de activitatea.
Întrebări recapitulative
1. CaracterizaŃi formele turismului de afaceri?
2. ComentaŃi formele reuniunilor organizate?
3. Ce asemănări identificaŃi între turismul de afaceri și turismul de loisir?
4. Ce deosebiri identificaŃi între turismul de afaceri și turismul de loisir?
5. Cum caracterizaŃi avantajele turismului de afaceri pentru destinaŃii?
6. SubliniaŃi câteva particularităŃi ale pieŃei turism ului de afaceri.
Teste grilă pentru autoevaluare
1. Forme ale turismului de afaceri pot fi:
a. conferinŃe și întruniri pentru asociaŃii, firme, in stituŃii;
b. călătorii individuale de afaceri;
c. turismul de loisir;
d. traininguri, expoziŃii și târguri comerciale etc.
A (a, b, c); B (a, b, d); C (a, b); D (a, b, c, d)
2. Reuniunile organizate pot îmbrăca diferite forme:
a. adunare;

47 b. conferinŃă, congres;
c. colocviu;
d. convenŃie.
A (a, b, c, d); B (b, c, d); C (a, b); D (c, d)
3. Între cererea pentru turismul de losir și turismul de afaceri există unele asemănări:
a. turiștii de afaceri devin turiști de loisir odată c u terminarea zilei de lucru;
b. programul unei conferinŃe include și activitatea de losir pentru delegaŃi;
c. destinaŃia este decisă de turist;
d. călătoriile au loc pe durata vacanŃelor și în week7 end.
A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (a, b); D (c, d)
4. Beneficiarii pieŃei turismului de afaceri cuprind d rept categorii:
a. întreprinzătorii privaŃi;
b. asociaŃiile profesionale, ori voluntare;
c. sectorul public (autorităŃile locale și centrale),
d. turiștii motivaŃi pentru odihnă, refacerea sănătăŃi i.
A (a. B. c); B (a, b, c, d); C (c, d); D (a, b)
5. Avantajele turismului de afaceri pentru destinaŃii ar însemna:
a. încasări mari și creșterea ratei de ocupare în extr asezon;
b. o reducere a sezonalităŃii;
c. profitabilitatea ridicată;
d. impact pozitiv asupra mediului și ample posibilităŃ i de promovare.
A (a, b); B (a, b, c); C (a, b, c, d); D (b, c)
Bibliografie selectivă
1. Davidson Rob (1994), Business Travel, Editura Pitman, London.
2. Chiriac Alexandra Crina (2004), AsistenŃa turistică în organizarea evenimentelor,
Editura THR7CG, București, pg.5723.

48 CAPITOLUL 4
TendinŃe ale turismului de afaceri pe plan mondial
Obiective:
/square4 focalizarea unor statistici economice privind situa Ńia actuală a turismului de afaceri;
/square4 relevarea organismelor și organizaŃiilor internaŃio nale în turismul de afaceri;
/square4 prezentarea generală a turismului de afaceri din al te Ńări și din România;
/square4 prezentarea relaŃiei dintre oferta hotelieră din Ro mânia și turismul de afaceri.

Rezumat: Unul dintre cele mai dinamice sectoare ale economi ei este cel al turismului de
afaceri, tendinŃa fiind de dezvoltare susŃinută ca urare a extinderii relaŃiilor internaŃionale în
toate domeniile și mai ales ca urmare a globalizări i vieŃii economice.

Factori cheie: turism de afaceri, piaŃă a turismului de afaceri.

Turismul de afaceri s7a remarcat ca unul din cele mai dinamice sectoare ale
economiei, tendinŃa fund de dezvoltare susŃinută ca urmare a extinderii relaŃiilor
internaŃionale în toate domeniile și mai ales ca ur mare a globalizării vieŃii economice.
4.1. SituaŃia actuală a turismului de afaceri
În anul 2004 au avut loc 9160 de reuniuni în 223 d e Ńări și 1557 de orașe. FaŃă de anul
2000 (în cane s7a înregistrat numărul maxim de reun iuni), numărul reuniunilor a fost mai mic
cu 12% (1253 reuniuni). Pe regiuni, numărul reuniun ilor s7a redus cu 11% în Africa; 11% în
Europa; 6% în America de Nord; 16% în America de Su d; 2% în Australia și Pacific crescând
doar în Asia cu 14,9%. Ponderea fiecărui continent în organizarea de reuniuni în 2004 este
următoarea:
Tabelul 2
Cota de piaŃa a organizării de reuniuni pe continen te în 2004
Continentul / Cota de piaŃă 2004 2003 2002 2001 2000
Total 100 100 100 100 100
Europa 56,8 58,3 56,7 57,66 56,19
America de Nord 13,9 14,9 16,5 15,96 17,17
Asia 14,9 12,9 13,7 12,8 13,08
America de Sud 6,4 6,0 4,71 5,19 5,12
Africa 4,8 4,8 4,6 4,25 4,03
Australia și Pacific 3,2 3,1 3,8 4,14 4,41
Sursa: www. uia. org
Topul primelor Ńări în ceea ce privește organizare a de reuniuni internaŃionale în 2004
este următorul:
Tabelul 3
Primele 10 Ńări organizatoare de reuniuni internaŃi onale în anul 2004
Tara Numărul de reuniuni Procentul din total reuniuni
7 % 7
SUA 1080 11.79
FranŃa 552 6.03
Germania 491 5.36
Marea Britanie 377 4.12

49 Tara Numărul de reuniuni Procentul din total reuniuni
7 % 7
Spania 361 3.94
Italia 336 3.67
ElveŃia 302 3.30
Belgia 282 3.05
Austria 279 3.05
China, Hong Kong și
Macau 231 2.52
Sursa: www. uia. Org

În ceea ce privește topul primelor 10 orașe situaŃ ia în 2004 este următoarea:
Tabelul 4
Primele 10 orașe organizatoare de reuniuni internaŃ ionale în anul 2004
Orașul Număr reuniuni Ponderea în total
(% )
Paris 221 2.4!
Viena 219 2.39
Bruxelles 190 2,07
Geneva 188 2,05
Singapore 156 1,70
Copenhaga 137 1.50
Barcelona 133 1.45
Londra 131 1.43
Berlin 110 1.20
Seul 109 1,19
Sursa: www. uia. org

Reuniunile luate în considerare în aceasta clasifi care îndeplinesc criterii de selecŃie
stricte impuse de UIA (Uniunea AsociaŃiilor Interna Ńionale): sunt organizate sau sponsorizate
de organizaŃii internaŃionale ce apar în „Yearbook of InternaŃional Organizations” și în
„InternaŃional Congress Calendar”; sau sunt întâlni ri (reuniuni) naŃionale cu participare
internaŃională organizate de filiale naŃionale ale unor asociaŃii internaŃionale.
Tabelul 5
Încasările din turismul de afaceri în perioada 2000 52005 și previziuni pentru 2015.
Anii
Încasări
(mld $) 2000 2001 2002 2003 2004
(E) 2005
(E) 2015 (P)
Total turism de afaceri 502,64 480,05 461,32 521,81 592,08 652,90 962,71
din care
CorporaŃii 434,57 414,53 398,03 450,08 509,91 561,95 834,37
Guverne 68,08 65,51 63,29 71,74 82,16 90,94 128,34
Total turism afaceri
(creștere faŃă de anul
precedent) 7 % 7 10,32 72,18 76,15 2,16 5,25 4,64 3,13
(anual)
4.2. Organisme și organizaŃii internaŃionale în tur ismul de afaceri
OrganizaŃiile internaŃionale profesionale ce au pr eocupări în domeniul turismului de
afaceri în general sunt:
– AsociaŃia InternaŃională a Palatelor de Congrese (A IPC);

50 – FederaŃia Europeana a Orașelor de ConferinŃa (EFCT) ;
– AsociaŃia InternaŃională a Convention Visitor Bunea u7urilor (IACVB);
– AsociaŃia InternaŃională a Congreselor și Reuniunil or (ICCA);
– OrganizaŃia InternaŃională a Profesioniștilor de Re uniuni (MPI);
– AsociaŃia de Management Profesionist de Reuniuni (P CMA);
– Societatea Executivilor din Turismul de Afaceri și MotivaŃional (SITE);
– Uniunea Târgurilor InternaŃionale (UFI);
– Uniunea AsociaŃiilor InternaŃionale (UIA).
4.3. Turismul de afaceri în diferite Ńări ale lumii
Cele mai reprezentative Ńări pentru activităŃile l egate de turismul de afaceri sunt: SUA,
Marea Britanie, FranŃa, Germania, Japonia.
SUA
Fiind situată pe primul loc în toate statisticile referitoare la încasările din turism în
general și la cele de afaceri în special, SUA prezi ntă o evoluŃie complexa în ceea ce privește
acest domeniu turistic, cu oscilaŃii periodice, car e însă nu elimina avansul enorm în faŃa
celorlalte Ńări.
Cele mai reprezentative orașe, în ordinea importan tei sunt: Washington, cu peste 6%
din totalul evenimentelor organizate în SUA și apro ape 1% din numărul total de congrese
organizate pe plan mondial, urmat de New York cu 5% din manifestările americane și 0,8%
din totalul mondial și Chicago cu aproape 3,5% din evenimentele organizate în SUA. Toate
aceste orașe au dotări impresionante pentru organiz area de evenimente. 1
Cu toate acestea turismul de afaceri a scăzut dras tic în intervalul 200172003 faŃă de
anul 2000 când s7a înregistrat un maxim pentru aces t tip de activitate.
Printre factorii ce au avut un efect negativ menŃi onăm: evenimentele de la 11.09.2001,
războiul din Irak și răspândirea pneumoniei acute ( SARS).
Previziunile pentru următoarea perioada de timp su nt însă pozitive. Creșterea, deși
lentă a economiei americane, va relansa ușor turism ul de afaceri, încetarea acŃiunilor militare
din Irak determinând o creștere a siguranŃei celor ce întreprind calatorii de afaceri. Cu toate
previziunile optimiste se pare ca volumul activităŃ ilor specifice turismului de afaceri de la
sfârșitul mileniului II va fi greu de atins încă o lungă perioadă de timp, Ńinând cont și de
schimbările majore în politicile specifice turismul ui de afaceri, ca și de succesul tot mai mare
al tehnologiilor care pot substitui o parte a călăt oriilor de afaceri clasice.
IncidenŃa cea mai mare a turismului de afaceri se regăsește în întâlnirile asociaŃiilor
(53%), urmând apoi turismul individual de afaceri (43%) și deplasările necesare pentru
întâlnirile corporatiste (29%). Se observa, de asem enea, un declin al calatorilor de afaceri
internaŃionale și al celor cu durata mare (5 sau mai multe nopŃi de cazare). O altă tendinŃă
observată de studiul realizat de NaŃional Business Travel Monitor este preferinŃa oamenilor de
afaceri pentru unităŃi de cazare mai mici de 300 de camere. Deși industria hotelieră continuă
să investească în unităŃi de cazare mari („big7boxe s”), 74% dintre călătorii în interes de
afaceri prefera locaŃiile cu mai puŃin de 300 de ca mere.
În ceea ce privește serviciile de transport aerian , 4 din 10 calatori de business declară
că încearcă să obŃină mile (de tip Smartmiles), de câte ori călătoresc în interes de afaceri,
pentru a le utiliza ulterior pentru vacanŃele perso nale.
FacilităŃile menŃionate pentru zborul cu avionul s unt: spaŃiu mai mare pentru picioare
(88% faŃă de 83% în 2004); spaŃiu suplimentar pentr u bagaje (63% faŃă de 55%); accesul la
internet în timpul zborului (36% faŃă de 27%). în s chimb, numai 23% din oamenii de afaceri
consideră că folosirea telefoanelor celulare ar tre bui permisă în timpul zborului, iar 7 din 10
persoane consideră că în cazul permisiuni de a util iza telefoanele celulare la bond, ar trebui
prevăzute locuri (zone) distincte în avion pentru c ei care utilizează, respectiv pentru cei care
nu utilizează celularul.

51 Contrar tendinŃelor înregistrate în ultimii ani în activitatea turistica s7a observat o
creștere a procentului celor care prefera utilizare a serviciilor unui agent de turism (32% fata
de 25% în 2004), fie din cauza suspiciunii crescute fata d e tarifele practicate prin diverse
canale de distribuŃie, fie preferinŃei turiștilor d e afaceri de a7și petrece timpul necesar găsirii
unei locaŃii în alt mod, lăsând acest lucru în seam a agenŃilor de turism.
În 2004, 68% dintre călătorii în interes de afacer i au folosit internetul sau serviciile on7
line pentru a7si planifica unele aspecte ale călăto riei și 54% și7au făcut rezervări on7line.
Creșterea utilizării rezervărilor on7line se refle cta în creșterea cifrei de afaceri
agenŃiilor de turism ce oferă astfel de facilitaŃi. Jupiter Research estimează ca de la o cifra de
afaceri de 12 mld $ în 2004 se va ajunge în 2009 la 32 mld $, ceea ce înseamnă cam 35% din
totalul afacerilor agenŃiilor specializate în turis m de afaceri.
„O viata în călătorie” continuă să fie o provocare pentru călătorii în interes de afaceri,
chiar daca 41% considera ca nu dorm suficient, 35% ca mănâncă prea mult, 23% ca sunt prea
stresaŃi și 18% ca se simt singuri.
Germania
Germania este liderul Europei în ceea ce privește încasările din turismul de afaceri.
Anul 2004 a fost un an excelent pentru hotelurile ș i centrele de convenŃii și congrese din
Germania.
German Convention Bureau (GCB) are aproximativ 200 de membrii incluzând
hoteluri, centre de convenŃii, firme de rent7a7car, agenŃii specializate în crearea și derularea
evenimentelor.
Berlinul ocupă locul patru între cele mai mari ora șe organizatoare de evenimente din
Germania, fapt ce se datorează și Centrului Interna Ńional de Congrese Berlin (IOC Berlin),
acesta numărându7se printre cele mai mar și mai mod erne centre de afaceri din lume. În
fiecare an, IOC Berlin găzduiește peste 500 de mani festări de tipul congreselor, conferinŃelor
naŃionale și internaŃionale, fiecare având, în medi e, 250 de participanŃi, precum și peste 70 de
târguri și expoziŃii cu o audienta medie de 200.000 de vizitatori. Centrul dispune de 80 de săli
de conferinŃă cu o capacitate cuprinsă între 20 și 9100 de locuri.
Un alt oraș german cu importante dotări pentru tur ismul de afaceri este orașul
Hanovra, Centrul de Congrese de aici fund cunoscut în toata lumea pentru târgurile și
conferinŃele sale. Dotările specifice se grupează î n 43 de săli de recepŃii și banchete, cu o
capacitate de 3.800 de locuri, 38 de săli pentru co nferinŃe și seminarii dispunând de 157220 de
locuri precum și o serie de săli pentru baluri și d iverse ceremonii, cu o capacitate maxima de
3.642 de locuri. Centrul mai dispune și de 10.000 m p spaŃiu interior și 40.000 mp spaŃiu
exterior pentru expoziŃii. Un loc important în peis ajul întâlnirilor de afaceri îl ocupa și orașul
Munchen, cu al sau Centru InternaŃional de Conferin Ńe (ICM). Capacitatea totala este de 7.000
de locuri în cele 20 de săli de conferinŃe, fiecare putând găzdui între 30 și 3.000 de persoane,
existând și posibilitatea divizării acestora, astfe l încât să se adapteze diferitelor cerinŃe.
SuprafaŃa totala a centrului este de 8.000 mp, cea mai mare sală având 3.500 mp.
O dezvoltare remarcabilă în ceea ce privește turis mul de afaceri o are orașul Stuttgart
cu Centrul de Târguri și ConferinŃe Stuttgart. Aces ta are o suprafaŃa totala de expoziŃii de
50.000 mp, împărŃita în 16 săli de expoziŃii multif uncŃionale. Centrul dispune de asemenea de
9 săli de conferinŃe cane pot găzdui peste 3.900 de persoane, dotate cu toata tehnologia
necesară. Mai poate fi menŃionat și orașul Dusseldo rf care are 5 centre de afaceri, cel mai
important fund Centrul de Congrese Dusseldorf, al t reilea ca mărime în Germania, cu peste
2.500 de evenimente organizate anual și peste 700.0 00 de vizitatori, sălile de conferinŃe având
o capacitate totala de 7.500 de persoane.
Pot fi enumerate, de asemenea, și alte mari orașe germane cu o dezvoltare importanta
în ceea ce privește echipamentele pentru turismul d e afaceri: Frankfurt, Essen, Nurenbeng,
Kalsruhe, Dresda, Dortmund, Leipzig.

52 4.4. Turismul de afaceri în România
EvoluŃia generală pozitivă a economiei românești, are ca efect direct o intensificare a
relaŃiilor de afaceri. Ca urmare a acestor tendinŃe pozitive, turismul de afaceri poate avea și el
un trend crescător, chiar dacă până în prezent acea sta formă modernă de turism a avut o
dezvoltare destul de redusă.
4.4.1. Prezentarea generala a turismului de afaceri în România
Înainte de 1990, în România, turismul de afaceri e ra foarte slab dezvoltat. Singurele
evenimente erau, organizate în cadrul Complexului E xpoziŃional Romexpo.
În prezent, turismul de afaceri, reprezintă poate cel mai stabil sector în cadrul
turismului romanesc, înregistrând o dezvoltare cons tanta, în ultimii doi7trei ani. în urma
referinŃelor, oferite mass7media de instituŃiile ac reditate în acest sens, se constata o creștere
permanenta a acestui domeniu, cu peste 20% pe an, î ncepând din 2005 și până în prezent.
Pentru aproximativ doua treimi, din totalul celor 2 milioane de turiști străini ajunși în
România, în 2007, motivul călătoriei l7a reprezenta t participarea la conferinŃe, team7building7
un sau sesiuni de training. Înregistrând o pondere majoră în mediul urban, turismul de
business își are ca reper Bucureștiul, unde, procen tul celor sosiŃi în interes de serviciu anul
trecut, s7a situat în jurul a 80% din totalul celor cazaŃi în hotelurile Capitalei. și în marile
orașe, precum Timișoara, Cluj7Napoca, Iași sau Cons tanŃa, evoluează infrastructura necesara
domeniului MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions), datorita existentei
unor aeroporturi internaŃionale și dezvoltării de n oi unităŃi de cazare, la un nivel de cotare
ridicat. De altfel, numărul sosirilor înregistrate la punctele de frontiera, în primele noua luni
ale anului trecut, a fost cu peste 25% mai mare, decât în aceeași perioada din 2006.
În momentul de faŃă, capacitatea hoteliera de 455 stele, la nivelul Capitalei, se situează,
sub cea a unor orașe precum Budapesta sau Praga, ia r numărul sălilor de conferinŃa, nu poate
satisface în totalitate, cererea privind organizare a de evenimente, în multe cazuri, fund
necesara efectuarea rezervării, cu doua7trei luni î nainte. Cele 110 hoteluri din București,
însumând un total de aproximativ 8.000 de locuri de cazare și îndeplinind condiŃiile necesare
efectuării unui turism de business adecvat vor fi s upuse unui test major, cu ocazia organizării
Ia începutul lunii aprilie, a Summit7ului NATO. O m anifestare care va da dovada calităŃii
serviciilor oferite de industria ospitaliera române asca, în acest moment.
Turismul de afaceri efectuat în scop guvernamental , comercial sau educaŃional, atrage
o clientela nu foarte interesata de preŃurile pract icate, cat mai ales, de rapiditatea, calitatea și
eficienta serviciilor. în general, pachetului de bu siness achiziŃionat, ii poate fi alăturat, cu
ușurinŃa și unul de agrement, luând în considerare posibilitatea, ca un client mulŃumit, sa ceara
efectuarea unui circuit ulterior sau sa dorească re venirea la un moment dat, alături de cei
dragi, pe aceleași meleaguri.
Stadiul actual al dotărilor. Organizarea de conferinŃe sau reuniuni, constituie centrul
de referinŃa al turismului de business, reprezentân d, din punctul de vedere al hotelierilor,
componenta cea mai profitabila și eficienta a între gii industrii de profil. Companiile, cu nume
în domeniu și nu numai, oferă în cadrul resorturilo r pe care le gestionează, în București, o
serie de săli, cu mărimi cuprinse între 50 și 1.000 de locuri, toate dotate cu aparatura audio7
video necesară, surse de iluminare și mediu ambiant propice, conform cu standardele în
vigoare.
Tabelul 6
Numărul de săli de conferinŃe în funcŃie de capacit ate
Capacitatea sălilor de conferinŃe LocaŃie 1750 517100 1017200 2017500 500+
București 82 51 37 24 14
Restul Ńării 323 150 110 34 10
Total 405 201 147 58 24

53 Sursa: AsociaŃia NaŃională a Organizatorilor Profes ioniști de ConferinŃe și ExpoziŃii

În urma evaluării, s7a sesizat, lipsa unor locaŃii cu număr mare de participanŃi,
însumând peste 5.000 de locuri.
Probabil, una dintre cele mai mar încăperi de aces t gen, existente în prezent, aparŃine
Sălii Palatului, intitulata Sala Mare, cu o capacit ate de 4060 de locuri, ce poate fi utilata în
scurt timp, corespunzător solicitărilor.
Palatul Parlamentului, a doua construcŃie din lume , după Pentagon, ca suprafaŃa
desfășurata, a înfiinŃat în anul 1994 Centrul Inter naŃional de ConferinŃe, ce oferă 12 săli
spaŃioase, cea mai mare, intitulata Sala Unirii, pu tând absoarbe pana la 1.000 de locuri. Este
un modern centru de conferinŃe (care a găzduit Foru mul Crans7Montana, ministeriala OSCE
din 2001, Sommet7ul Francofoniei din 2006 și alte e venimente majore), Muzeul de Arta
Contemporana.
De asemenea, Centrul de ConferinŃe al Camerei de C omerŃ și Industrie sau Complexul
ExpoziŃional Romexpo, pun la dispoziŃia mediului de afaceri, un număr important de spatii, în
scopul organizării de reuniuni, expoziŃii sau cursu ri de training. Amintim și centrele de afaceri
ce sau dezvoltat îndeosebi în zona montana și pe li toral.
Dezvoltarea transportului aerian a contribuit la r ândul sau la dezvoltarea turismului de
afaceri. Alături de compania aeriana naŃionala Taro m, operează mari companii aeriene: Air
France, KLM, Alitalia, MALEV, Carpatair, LUFTHANSA, BRITISH AIRWAYS, CZECH
AIRLINES, SWISS AIR LINES și companii aeriene low c ost: SkyEurope, Wizzair, BlueAir.
În Ńară sunt în prezent 16 aeroporturi comerciale din care 11 fac parte din reŃeaua de
transport transeuropeană. Cel mai mare aeroport rom ânesc din punct de vedere al fluxului de
turiști, este Otopeni cu aproximativ 3 milioane pas ageri în 2006, după cum se poate observa în
următorul tabel:
Tabelul 7
Aeroporturi din România
Oraș Nume aeroport Vamă Pasageri 2005
(* 2006) Lungime pistă
(picioare)
Arad Arad Da 1.758 6.500
Bacău Bacău Nu 44.847 8.200
Baia Mare Tautii Magheraus Nu 6.309 5.900
București Aurel Vlaicu Da 385.759 10.400
București Henri Coandă Da 3.035.511 11.400
Caransebeș Caransebeș Nu 73 6.500
Cluj7Napoca Someșeni Da *244.366 6.000
ConstanŃa M. Kogălniceanu Da 111.142 11.400
Craiova Craiova La cerere 1.557 8.200
lași lași La cerere 41.959 5.900
Oradea Oradea Da 37.891 5.900
Satu Mare Satu Mare Nu 9.276 8.200
Sibiu Sibiu Da 60.475 6.500
Suceava Salcea La cerere 12.766 5.900
Târgu Mureș Vidrasau Da 4.215 8.500
Timișoara Traian Vuia Da 608.212 11.400
Tulcea Cataloi Nu 29.054 6.500
Sursa: Ghidul aeroporturilor mondiale

Din vânzarea biletelor de avion, care a fost o afa cere de 350 de milioane de euro în
2007, trăiesc atât companiile aeriene prezente în R omânia, cât și o mare parte a agenŃiilor de
turism.

54 Oferta turismului de afaceri cuprinde și serviciil e de închiriere de mașini (cunoscute ca
rent7a7car). Istoria acestor servicii în România în cepe în 1975, când ONT CarpaŃi deschide
primul birou. După 1990 s7au deschis filiale ale un or mari companii de rent7a7car: Avis,
Hertz, Europcar, Budget, Eurodolar, dar au apărut ș i firme locale ce oferă aceleași servicii
într7un mod din ce în ce mai profesionist.
Trebuie menŃionata, de asemenea, importanta introd ucerii sistemelor de rezervare
computerizata (Amadeus, Worldspan), atât pentru bil etele de avion, cât și pentru închirierea
de mașini sau rezervarea locurilor la hotel. Este d e remarcat aici activitatea agenŃiilor de
turism ce au obŃinut licenŃa IATA, specializându7se pe emiterea biletelor de avion
Capacitatea României de a atrage acest segment de piaŃă este slabă.
În analiza sa cu privire la conferinŃele internaŃi onale organizate de către membrii săi în
2005 AsociaŃia InternaŃională de Congrese și Confer inŃe (ICCA) identifică 5315 conferinŃe
internaŃionale organizate în aproape 100 de Ńări. D in acestea 12 au fost organizate în România.
Tabelul 8
Întrunirile AsociaŃiei InternaŃionale organizate în Ńările selectate în 200052005
łara 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Locul
Ungaria 64 51 76 75 94 97 20
România 8 16 1 12 17 12 53
Serbia și
Muntenegru 2 1 0 3 12 10 58
Bulgaria 2 3 12 5 11 6 67
Total Mondial 4.500 4.468 4.981 5.014 5.497 5.315 7
Sursa: AsociaŃia InternaŃională de Congrese și Conf erinŃe ICCA 199652005

Există două motive pentru această performanŃă slab ă. În primul rând, România nu are
multe centre de conferinŃe special destinate acestu i scop care să corespundă cerinŃelor de pe
piaŃa internaŃională de conferinŃe și expoziŃii 7at ât pe segmentul asociaŃiilor, guvernamental
cât și de afaceri.
Al doilea motiv este acela că, în ciuda eforturilo r îndrăzneŃe ale AsociaŃiei NaŃionale a
Organizatorilor Profesioniști de ConferinŃe și Expo ziŃii, se face SimŃită o lipsă a studiilor de
piaŃă și a activităŃii de promovare pentru asigurar ea conferinŃelor la nivel internaŃional.
4.4.2. Organizarea turismului de afaceri în România
Turismul de afaceri operează cu o gama larga de So cietăŃi comerciale: agenŃii de
turism, hoteluri, organizatori de târguri și expozi Ńii, agenŃii de interpreŃi, centre de afaceri,
care, în cele mai multe Ńări, se grupează în struct uri profesionale sau asociaŃii ce poarta cel
mai adesea numele de „Convention Bureau”.
Convention / Visitors Bureau7urile sunt în general Structurii asociative ce reunesc
entităŃi ce realizează venituri din activitatea spe cifice turismului de afaceri și industriei
organizatorilor profesioniști de reuniuni. în lume, industria organizării de reuniuni, conferinŃe
și expoziŃii, turism de afaceri și motivaŃional (MI CE industry) este un fenomen prin excelenta
dinamic cu numeroase Structuri operative sau asocia tive eficiente între profesioniștii
domeniului; organizaŃiile de tip Convention Bureau reprezintă pretutindeni structura de
asociere cel mai frecvent întâlnită.
România s7a aliniat acestor reguli abia în decembr ie 1997 prin constituirea AsociaŃiei
NaŃionale a Organizatorilor Profesioniști de Confer inŃe și ExpoziŃii Romanian Convention
Bureau (RCB). Din 1999, RCB este membru a! celei ma i importante organizaŃii mondiale în
domeniul: AsociaŃia InternaŃională a Congreselor și Reuniunilor (ICCA). RCB își propune sa
câștige, sa îmbunătăŃească și să globalizeze accept area internaŃionala a României ca locaŃie
pentru evenimente de anvergura, cât și sa impună o imagine convingătoare a ofertei locale de
servicii specifice de înalta calitate. Fund singura asociaŃie pluriprofesională din România

55 dedicata exclusiv industriei de reuniuni, RCB reune ște ca membrii mai multe categorii de
instituŃii publice și companii private a căror acti vitate este legata de organizarea de
evenimente: congrese, conferinŃe, seminarii, expozi Ńii specializate, târguri naŃionale și
internaŃionale, festivaluri, management al destinaŃ iei, turism de afaceri și motivaŃional
(incentive).
Beneficiarii și parteneri ai RCB fie solicita cons ultanta RCB în identificarea unor
furnizori de servicii prin selecŃii de oferte, fie abordează direct membrii RCB pentru
contractarea serviciilor profesioniste. Companiile și instituŃiile reunite în cadrul RCB
organizează anual circa 800 de evenimente, din care peste 100 sunt târguri și expoziŃii și peste
600 sunt congrese, conferinŃe, seminarii, lansări d e produse și sesiuni de training, aceste
evenimente reunind circa 1.200.00071.500.000 de par ticipanŃi anual.
PrezenŃa succesiva a membrilor AsociaŃiei la cele mai importante târguri de
specialitate din lume: EIBTN (The Global Meetings / Incentive Exhibition) și IMEX (The
Worldwide Exhibition for Incentive Travel, Meetings and Events) a captat atenŃia
organizatorilor străini de evenimente pentru Români a.
4.4.3. Turismul de afaceri și oferta hotelieră din România
În tara noastră oferta hoteliera pentru turismul d e afaceri se concentrată în București,
pe Valea Prahovei și pe litoralul Marii Negre.
1. Hotel Intercontinental
Cu o tradiŃie în domeniul turismul de afaceri încă de dinainte de 1990, primul hotel de
5 * din tara noastră oferă în prezent facilitaŃi pent ru organizarea de reuniuni și întâlniri pentru
afaceri în cele 3 săli de conferinŃe de care dispun e:
Tabelul 9
Sălile de conferinŃa din cadrul Hotelului Intercont inental
Capacitate
Sala Dimensiuni
(mp) ÎnălŃime
(m) Amfiteatru Sala de
clasă RecepŃie banchet
Rondă 43 x 18 4,7 350 250 600 250
Intim 9 x 6 4,0 40 20 50 24
Hora 9 x 8 2,5 100 60 130 80

Echipamentele hotelului destinate turismului de af aceri, precum și serviciile oferite
cuprind: ecran cu proiector, proiector pentru diapo zitive, microfoane, flipchart, pupitre,
echipament audio7vizual, sistem de iluminare trifaz ica, aer condiŃionat și sistem independent
de control al temperaturii, servicii de curierat, c onsultanta turistica. Hotelul are de asemenea
și alte atuuri importante, precum restaurantul Bala da cu specific românesc cu o panorama
deosebita, departamentul special de
catering și cazinoul.
2. Bucharest Marriott Grand Hotel
Inaugurat în anul 2000, hotelul Marriott este unul din cele mai noi hoteluri de 5* din
București si, în același timp una dintre locaŃiile cele mai căutate din punct de vedere al
turismului de afaceri. Hotelul dispune de 402 camer e și apartamente de cel mai înalt confort,
alături de care se remarca oferta în domeniul alime ntaŃiei 7 nu mai puŃin de 5 restaurante,
cafenele sau baruri cu specific variat și meniu div ers.
În ceea ce privește oferta strict specializata pe domeniul afacerilor, hotelul dispune de
10 săli funcŃionale, precum și spaŃiu pentru expozi Ńii cu o suprafaŃa totala de 2.000 mp., toate
acestea fund echipate corespunzător și putând găzdu i peste 1.500 de persoane.

56 3. Hotel Athenee Palace Hilton
Hotelul beneficiază de o locaŃie foarte bună, în c entrul ariei de afaceri, la mica distanta
de principalele atracŃii turistice ale Bucureștiulu i. Hotelul dispune de 272 camere, dintre care
210 standard, 47 tip executive și 15 apartamente. S erviciile hotelului pentru turismul de
afaceri cuprind: închirierea de echipamente audio7v izuał, servicii de telefonie, fax, conectare
la internet, fotocopiere, printare, dactilografiere , servicii de traducere și secretariat, centru de
afaceri cu închiriere de birouri. în ceea ce priveș te sălile de întruniri și banchete,
caracteristicile acestora sunt prezentate în tabelu l următor:
Tabelul 10
Sălile de conferinŃă din cadrul hotelului Athenee P alace Hilton
Capacitate
Sala Dimensiuni
(mp) ÎnălŃime
(m) Amfiteatru Sală de
clasă ConferinŃă Formă
de „U” Circulară Banchet RecepŃie
Brâncuși /
Coandă /
Eliade /
Silvestru 8 x 4 2 24 16 16 7 7 16 20
Le
Diplomat 18 x 17 5 400 180 180 80 100 250 350
Marcu /
Enescu /
Cioran 8 x 9 2 60 36 36 27 40 40 60
Regina
Maria A+B 14 x 13 4 200 140 140 50 60 140 180
În afara sălilor de conferinŃa, hotelul mai dispun e de un centru de afaceri care pune la
dispoziŃia celor interesaŃi, contra cost, calculato are, imprimanta, acces internet, acces e7mail,
copiator, mașina de laminat, servicii de secretaria t.
De asemenea, legat de domeniul turismului de aface ri nu trebuie uitat nici
departamentul de catering care7și oferă serviciile pentru organizarea de reuniuni, întâlniri
private și evenimente incentive.
4. Best Western Parc
Hotelul Best Western Parc oferă în domeniul turism ului de afaceri facilităŃile celor 4
săli de conferinŃa de care dispune. Sala Terra, sal a polivalenta de mari dimensiuni poate
găzdui la capacitatea sa maxima, până la 350 de inv itaŃi. Gratie unor soluŃii de iluminare
suedeze, se poate obŃine un efect impresionant al l uminii, care face din Terra Grand Ballroom
o locaŃie potrivita pentru lansări de produse, conf erinŃe grandioase, prezentări de moda sau
petreceri private. Cu acces separat de restul hotel ului, sala dispune de toata logistica necesara
unei întâlniri de succes: videoproiectoare, ecrane fixe și mobile, un sistem de sonorizare
performant, echipamente de traducere simultana, pre cum și o reŃea de calculatoare cu acces
internet și sistem de videoconferinŃă.
Pentru alte tipuri de evenimente de tipul cursuril or de pregătire sau prezentărilor de
proiecte, se recomanda sălile Meridiane și Atlas. S ala Globus este destinata întâlnirilor
private, putând fi de asemenea, închiriata ca secre tariat. Sălile sunt dotate cu echipament
audio7vizual și calculator cu acces internet.
Tabelul 11
Sălile de conferinŃe din cadrul hotelului Best West ern Parc
Capacitate
Sala SuprafaŃ
a
(mp) Dimensiuni
(Lxlxh)
(m) Patrulate
r Form
ă de
„U” Sală
de
clas
ă Consili
u Amfiteatr
u Mese
rotund
e În
picioar
e
Atlas 59 2,5×9,4×6,3 30 25 16 20 50 7 7
Meridiane 52 2,5×9,2×5,8 30 25 16 20 50 7 7
Globus 15 2,5×3,6×4,2 7 7 7 8 10 7 7

57 Capacitate
Sala SuprafaŃ
a
(mp) Dimensiuni
(Lxlxh)
(m) Patrulate
r Form
ă de
„U” Sală
de
clas
ă Consili
u Amfiteatr
u Mese
rotund
e În
picioar
e
Terra
(Polivalentă
) 295 5,1×20,5×14,
4 7 7 150 7 350 200 300
Tronson
Terra 98 5,1×6,5×4,4 30 40 50 24 80 60 80
5. Hotel Sofitel
Hotel Sofitel din cadrul World Trade Center pune l a dispoziŃie, centrul de afaceri din
cadrul complexului dotat cu 6 săli de conferinŃa di ntre care 2 cu structura modulara, la care se
adaugă un amfiteatru cu 300 de locuri, oferind faci litaŃi pentru traducere simultana, proiecŃii
video, plus un sistem audio7vizual performant.
6. LanŃul hotelier Continental
LanŃul hotelier Continental deŃine hoteluri în mar ile orașe ale tarii, clasificate la 3*, cu
excepŃia hotelului din București, de 4*• Toate hote lurile dispun de săli de conferinŃe cu
facilitaŃi pentru turismul de afaceri, remarcându7s e în acest sens în orașele de provincie ca
importante locaŃii pentru manifestările de acest ge n, în condiŃiile în care oferta concurenta
lipsește sau este relativ slab dezvoltata.
7. Hotel Ibis
Hotelul oferă pentru turismul de afaceri facilităŃ ile celor 6 săli de conferinŃa de care
dispune, după cum urmează:
Tabelul 12
Sălile de conferinŃa din cadrul hotelului Ibis
Capacitate
Sala SuprafaŃa
(mp) Cinema Formă de
„U” Sală de
clasă RecepŃie Boardroom
Enescu 138 100 52 44 100 56
Berlioz 54 53 18 24 60 24
Mozart 28 7 7 7 7 16
Chopin 28 7 7 7 7 16
Verdi 28 7 7 7 7 16
Rossini 28 7 7 7 7 16
8. Hotel Intercontinental S Sinaia
Hotelul oferă 86 de camere modernizate (6 apartame nte, 5 garsoniere, 14 camere
duble matrimoniale, 61 de camere duble), dotate cu linie telefonica internaŃionala, acces
internet. În afară de acestea, complexul mai oferă 71 de camene duble și 17 camere triple la
tarife atractive. Hotelul dispune de un centru de c onferinŃe format din 9 Săli multifuncŃionale
cu o capacitate cuprinsa între 10 și 150 locuri, cu echipare tehnica adecvata.
In ceea ce privește turismul de afaceri pe litoral , tabelul următor sintetizează
principalele sale coordonate:
Tabelul 13
Sălile de conferinŃe din cadrul hotelurilor de pe l itoralul M. Negre:
Hotel (locaŃie) Sală SuprafaŃă (mp) Număr de locuri
Belvedere 181 130 – patrulater
160 – cinema President 4*
(Mangalia)
Business Club 308 40 – patrulater

58 Hotel (locaŃie) Sală SuprafaŃă (mp) Număr de locuri
100 – cinema
Ovidius 50 15720
Mangalia 3*
(Mangalia) Sală polivalentă 145 150
Savoy 4* (Mamaia) Sală 190 100
Sala 1 80 60 Riviera 3* (Mamaia) Sala 2 40 80
Rex 4* (Mamaia) Sala 180 150
Central 3* (Mamaia) Sala 56 60
Perla 2* (Mamaia) Sala 7 200
Majestic 3*
(Mamaia) Sala 7 50
Intim 3* (ConstanŃa) Sala 80 60
Sala Polivalentă 7 400 Forum 2*
(Costinești) Sala de întruniri 7 50
Sala Bar 25 30
Sala 17 50 30
Sala 19 62 40
Sala Cinema 203 160
Sala Biliard 258 200 Club Bazin (Neptun)
Sala Bar de zi 307 250
Sala Cocktail 7 100
Sala Cinema 7 60 Complex Asttoria 3*
(Eforie Nord) Club Terasă 7 30
4.4.4. Centrele de conferinŃe și expoziŃii
În domeniu! turismului de afaceri, centrele de con ferinŃe și expoziŃii deŃin un no!
deosebit de important, găzduind manifestări specifi ce de mare anvergura, cele mai mari centre
de conferinŃa și expoziŃii din tara noastră se găse sc în București, întâlnindu7se însă și o serie
de centre de afaceri în zona montana și în cea lito rală.
1. Complexul expoziŃional ,,Romexpo” ROMEXPO S.A., având ca acŃionar
majoritar Camera de ComerŃ și Industrie a României și a Municipiului București, este
societatea româneasca cu cea mai bogata experienŃa în organizarea manifestărilor de tipul
târgurilor și expoziŃiilor.
ÎnfiinŃata în 1968 sub denumirea de Întreprinderea pentru Târguri și ExpoziŃii,
complexul a găzduit în 1970 prima ediŃie a TIB (Târ gul InternaŃional București). Denumirea
actuala de Romexpo a intrat în vigoare începând cu 2 decembrie 1991. Perioada de după 1989
a atras o creștere a numărului manifestărilor expoz iŃionale, astfel ca în prezent s7a ajuns la
peste 40 de astfel de manifestări de interes naŃion al și internaŃional anual. De asemenea,
Romexpo este ce! mai experimentat organizator în ce ea ce privește participările României în
cadrul manifestărilor expoziŃionale din Străinătate . în 1993, TIB și un an mai târziu TIBCO
(Târgul InternaŃional pentru Bunuri de Consum Bucur ești) au fost recunoscute de către
Uniunea Târgurilor InternaŃionale (Union de Foires Internationales 7 UFI), aceeași calitate
fiind acordata în 1995 și manifestărilor Rommedica, Rompharma și Romcontrol. În prezent
Romexpo este membru cu drepturi depline al UFI. Spa Ńiul expoziŃional al complexului are o
suprafaŃa totala de 100.000 mp, din care 55.000 mp în corpul central și 45.000 mp în cadrul
celorlalte 42 de pavilioane. Serviciile oferite de Romexpo includ o gama largă de prestaŃii la
standarde internaŃionale de calitate, capabile sa s atisfacă în cel mai înalt grad exigentele
expozanŃilor și vizitatorilor. Aceste servicii incl ud:
7 proiectare, construcŃie și dotare a standurilor con form cerinŃelor specifice ale

59 expozanŃilor;
7 centru de presa cane furnizează informaŃii și mater iale promoŃionale referitoare la
evenimente, firme și expozanŃi;
7 transport și servicii de comisionariat;
7 restaurante, snack7baruni și fast7food7uri în inter iorul pavilioanelor, chioșcuri și terase
pe aleile Centrului ExpoziŃional, parcare cu peste 1.500 de locuri;
7 spoturi publicitare și mesaje pe postul local de ra dio;
7 asistenta medicala.
In afara târgurilor și expoziŃiilor pe cane le găz duiește, Romexpo s7a remarcat și
datorită facilitaŃilor sale deosebite pentru confer inŃe și congrese. Centrul de ConferinŃe și
Congrese Romexpo dispune de spatii multifuncŃionale care pot găzdui evenimente de
anvergura de tipul congreselor, conferinŃelor, simp ozioanelor, seminarilor, meselor rotunde,
întâlniri de afaceri, workshopurilor, conferinŃelor de presa, demonstraŃii și prezentări de
produse, parade de moda și spectacole artistice, re cepŃii, cocktail7uri.
Toate facilităŃile Centrului de Congrese și Confer inŃe corespund celor mai înalte
standarde: echipament audio7video, modern, sisteme de înregistrare, servicii de traducere
simultana, birouri de secretariat s.a. Centrul disp une de 7 săli cu o capacitate între 90 și 700
de locuri.
2. Centrul InternaŃional de ConferinŃe ,,Palatul P arlamentului”. Centrul
InternaŃional de ConferinŃe „Palatul Parlamentului” a fost inaugurat în anul 1994, o data cu
găzduirea lucrărilor Forumului Crans Montana. Încep ând cu acest moment, a găzduit
numeroase manifestări, în mod special evenimente di plomatice, implicând acŃiuni ale
Parlamentului, PreședinŃiei și Guvernului, dar și a lte manifestări de tipul congreselor,
conferinŃelor, reuniunilor etc., organizate de dive rse societăŃii comerciale sau asociaŃii
naŃionale sau internaŃionale.
Tabelul următor prezintă trăsăturile sălilor de co nferinŃe și expoziŃii care alcătuiesc
Centrul InternaŃional de ConferinŃe ,,Palatul Parla mentului”.
Tabelul 14
Sălile de conferinŃe și expoziŃii din cadrul Centru lui InternaŃional de ConferinŃe „Palatul
Parlamentului”
Capacitate maximă
Sala DestinaŃie SuprafaŃă
pentru
expoziŃii
(mp) Banchet Sală
de
clasă Teatru Masă
rotundă Consiliu
Unirii ExpoziŃii 2450 3000 100 7 7 7
Sala Tapiseriilor ExpoziŃii 1200 1000 7 7 7 7
IC Brătianu ConferinŃe 7 700 7 550 7 7
AI Cuza ConferinŃe 7 2500 7 1200 7 7
Sala Drepturilor
Omului ConferinŃe 7 7 7 7 150 7
N. Iorga ConferinŃe 7 7 250 7 7 7
N. Bălcescu ConferinŃe 7 7 7 7 7 200
M.
Kogălniceanu ConferinŃe 7 7 7 150 7 7

3. World Trade Center
In legătura directa cu hotelul Sofitel, World Trad e Center grupează sub același
acoperiș societăŃi comerciale și agenŃii guvernamen tale, oferind toate serviciile asociate
desfășurării afacerilor și tranzacŃiilor economice internaŃionale. Aceste servicii includ
informare și comunicare comerciala, programe de for mare profesionala economica, asistenta
comerciala, facilitaŃi pentru expoziŃii temporare s au permanente. Sălile de conferinŃe și

60 expoziŃii care se găsesc în cadrul World Trade Cent er sunt prezentate în tabelul următor:
Tabelul 15
Sălile de conferinŃa și expoziŃii din cadrul World Trade Center
Capacitate maximă
Sala DestinaŃie SuprafaŃă
pentru
expoziŃii
(mp) Sală de
clasă Teatru Masă
rotundă Consiliu Formă
de „U”
World Trade
Plaza ExpoziŃii 780 7 500 7 7 7
New York ConferinŃe 370 7 300 190 7 7
Taipei ConferinŃe 7 30 30 40 32 30
Viena ConferinŃe 7 45 50 60 52 45
Viena&Taipei ConferinŃe 7 60 60 100 64 60
Seul ConferinŃe 7 30 30 40 32 30
Mexico City conferinŃe 7 30 30 40 32 30
Cairo conferinŃe 7 15 20 20 20 15
Moscova 1&2 conferinŃe 64 30 50 40 32 30
Paris conferinŃe 7 30 50 40 32 30
Oress Room conferinŃe 7 7 15 7 7 7

4. Regia Autonoma AdministraŃia Patrimoniului Prot ocolului de Stat. Regia
Autonoma AdministraŃia Patrimoniului Protocolului d e Stat dispune de o baza materiala
valoroasă constituită din centre de conferinŃe, hot eluri, vile și alte unităŃi prestatoare de
servicii aflate în administrarea unor Sucursale spe cializate în asigurarea de servicii de
reprezentare și protocol.
Sucursalele Regiei Autonome AdministraŃia Patrimon iului Protocolului de Stat asigura
cadrul organizatoric pentru desfășurarea unei game variate de activităŃi: conferinŃe, seminarii,
mese rotunde, colocvii știinŃifice, tratative și în tâlniri politice și de afaceri, expoziŃii, parade
ale modei, recepŃii, cocktail7uri, s.a.
Printre cele mai importante centre de afaceri ce a parŃin de AdministraŃia Patrimoniului
Protocolului de Stat, se număra următoarele:
a) Palatul Sporturilor și Culturii și Arenele Roman e 7 București. Cu o suprafaŃa construita
pe mai multe nivele, centrul are o capacitate varia bila între 6.00078.000 de locuri, în funcŃie
de natura diverselor activitatea care se pot organi za (manifestări sportive, expoziŃii,
conferinŃe, congrese, spectacole, parade ale modei, s.a.).
b) Complexul Sala Palatului 7 București. Principalul spaŃiu de desfășurare a manifestărilor
de amploare din cadrul complexului este Sala Mare, cu o capacitate de 4.060 de locuri, dotata
cu instalaŃii speciale de amplificare a sunetului, de iluminare și pentru proiecŃia
cinematografica. Se pot realiza traduceri simultane în peste 6 limbi, iar din birourile anexa pot
fi urmărite lucrările desfășurate în sala principal a prin intermediul instalaŃiei TV cu circuit
închis.
Foaierele dispuse pe trei nivele însumează cca. 2. 000 mp, suprafaŃa unde se pot
organiza expoziŃii din cele mai diferite domenii, p entru care se asigura: panouri melaminate,
structuri de aluminiu, mijloace de iluminare, mobil ier adecvat și personal de serviciu. La
cerere se pot pune la dispoziŃie și alte săli cu ca pacitate între 50 și 350 locuri, pentru diferite
activitatea. Toate sălile pot fi mobilate corespunz ător solicitărilor, dispunând de instalaŃii de
traducere simultana fixe și mobile, de amplificare, aer condiŃionat, retroproiectoare, video, tv,
aparate de proiectat diapozitive. În timpul desfășu rării întâlnirilor, pot fi organizate birouri de
informaŃii, de voiaj, centre de presa, cocktail7uri , mese festive.
c) Palatul Elisabeta 2 București. Construit între anii 193671937 în stil maur7spanio l pentru
principesa Elisabeta, fosta regina a Greciei, palat ul a fost în perioada 194571947 „biroul de
lucru” al regelui Mihai. în prezent, palatul poate găzdui conferinŃe, simpozioane, expoziŃii,
întâlniri tratative (în salonul principal, pentru c irca 100 de persoane, jar în saloanele laterale,

61 pentru 30740 de persoane), precum și mese de protoc ol, dineuri (pentru circa 70 de persoane
în salonul principal și pentru 40750 de persoane în celelalte saloane). în toate cele trei saloane
se pot organiza recepŃii, cocktail7uri pentru circa 400 de persoane.
d) Centrul Snagov. Centrul este compus din Sala Mare (300 locuri), Sal a Mica (50 locuri),
Salonul Verde (25 locuri) și 5 săli cu diferite cap acităŃii. În sălile și saloanele centrului se pot
organiza conferinŃe, seminarii, mese rotunde, coloc vii știinŃifice, tratative, întâlniri politice și
de afaceri, recepŃii, mese festive, cocktail7uri et c. La cerere, se pot asigura instalaŃii de
sonorizare și de traducere simultana.
e) Palatul Știrbei 7 București. Construit între anii 185571864 de Barbu Știrbei, domnitorul
łării Românești, palatul dispune de o sala pentru o rganizarea de conferinŃe, simpozioane,
întâlniri, tratative (75 locuri), mese de protocol (20 locuri), recepŃii, cocktail7uri (100 locuri).
f) Centrul InternaŃional de ConferinŃe 7 Sinaia. Format în anul 1911, fostul cazinou Palas
Sinaia, în prezent centru internaŃional de conferin Ńe, dispune de o sală de spectacole cu 300 de
locuri, săli de conferinŃe cu 40780 locuri și o sal a de recepŃie.
g) Palatul Foișor 2 Sinaia. Palatul dispune de o sala multifuncŃionala de circa 60 locu ri
pentru desfășurarea de conferinŃe, simpozioane, sem inarii, întâlniri, tratative. În incinta
palatului se pot organiza mese de protocol pentru c irca 60 persoane, precum și cocktail7uri sau
recepŃii pentru circa 100 de persoane.
h) Centrul de ConferinŃe ,,Club Bazin” 7 Neptun. Complexul dispune de 2 săli cu 100 de
locuri fiecare, o sala de ban cu 150 locuri și 2 să li de secretariat. în toate acestea se pot
organiza la cerere, în afară de conferinŃe și consf ătuiri, congrese, mese de protocol, recepŃii
pentru circa 100 persoane.
i) Complexul Ambasador 7 Neptun. Complexul dispune de 3 săli de conferinŃe de circa 20 7
70 de locuri, precum și de un restaurant de 200 de locuri pentru recepŃii, cocktail7uri.
5. InternaŃional Trade Center SBrașov
InternaŃional Trade Center 7Brașov reprezintă unul dintre cele mai importante centre de
afaceri situate în zona montana. Centrul prezintă 4 săli multifuncŃionale ce pot găzdui diferite
manifestări.
Tabelul 16
Sălile de conferinŃe și expoziŃii din cadrul Intern ational Trade Center
Capacitate maximă
Sala DestinaŃie SuprafaŃă
pentru
expoziŃii
(mp) Banchet Sală
de
clasă Teatru Masă
rotundă Consiliu Formă
de „U”
Sală de expoziŃii ExpoziŃii și
conferinŃe 1300 1500 200 500 60 60 110
Sala de conferinŃă
1 ConferinŃe 7 250 80 190 50 54 90
Sala de conferinŃă
2 ConferinŃe 7 50 30 40 20 25 30
Sala de protocol ConferinŃe 7 30 9 30 25 7 7
6. Centrul Român de Afaceri ,,Marea Neagra”
Situat în staŃiunea Mangalia și legat structural d e Hotelul President 4*, Centrul Român
de Afaceri „Marea Neagra” oferă oamenilor de afacer i, diplomaŃilor, instituŃiilor și
organizaŃiilor naŃionale și internaŃionale posibili tatea de a organiza simpozioane, conferinŃe,
mese rotunde, cursuri, expoziŃii. Centrul de afacer i oferă servicii de închiriere: spatii pentru
birouri, săli de conferinŃe echipate cu sistem de a er condiŃionat, echipamente audio7video de
ultima ora, instalaŃii de traducere simultana, apar ate de video proiecŃie. Se asigura de
asemenea, servicii de Secretariat: fotocopiere, dac tilografiere, transmitere și recepŃie mesaje
prin fax, traduceri. Totodată exista posibilitatea de acces la Internet.
Centrul Român de Afaceri „Marea Neagra” oferă în a celași timp informaŃii de afaceri,

62 acces la baza de date a Camerei de ComerŃ și Indust rie a României, precum și reclama și
publicitate în periodicele editate de instituŃia me nŃionată.
Întrebări recapitulative
1. ComentaŃi situaŃia actuală a turismului de afaceri, pe marile regiuni turistice ale
globului.
2. IerarhizaŃi principalele organizaŃii internaŃionale în turismul de afaceri.
3. FaceŃi câteva comparaŃii între Ńările lumii, prin p risma turismului de afaceri.
4. CaracterizaŃi, succint, turismul de afaceri din Rom ânia.
Bibliografie selectivă
1. Niculescu Cristian (2008), Creșteri spectaculoase în turismul de afaceri, Cotidianul
„România Liberă.
2. Stănciulescu Gabriela (2003), Managementul operaŃiunilor de turism, Editura All
Beck, București.
3. * * * PublicaŃia: Master Planul pentru Dezvoltarea Turismului NaŃiona l 20075226, 09
august 2007.

63 CAPITOLUL 5
Resursele umane implicate în activitatea turistică evenimenŃială
Obiective:
/square4 concretizarea atribuŃiilor șefului de compartiment turism de afaceri și congrese;
/square4 autonomizarea atribuŃiilor postului „ghid interpret ” (pentru congrese și manifestări
internaŃionale);
/square4 nominalizarea atribuŃiilor postului „organizator de evenimente”.

Rezumat: Resursele umane constituie un factor fundamental a l activităŃii economice turistice,
în general, cu unele elemente specifice, în particu lar, pentru turismul de afaceri.

Factori cheie: șef compartiment, ghid interpret, organizator de e venimente.
5.1. Director asistent / șef compartiment turism de afaceri și congrese
/head2right AtribuŃiile postului
/square4 Contractarea spaŃiilor de cazare la hoteluri în Ńar ă și în străinătate;
/square4 Contractarea serviciilor de transport auto, transfe ruri;
/square4 Închirierea sălilor de conferinŃe;
/square4 Organizarea meselor festive, cocktail7uri, dineuri;
/square4 Organizarea de târguri și expoziŃii;
/square4 Derularea contractelor încheiate cu prestatorii int erni și urmărirea plăŃilor;
/square4 Derularea contractelor încheiate cu prestatorii ext erni și urmărirea plăŃilor și
verificarea încasărilor pe perioade de timp (lună, trimestru, semestru, an);
/square4 Realizarea de materiale informative pentru turiști și de uz intern;
/square4 Angajarea ghizilor interpreŃi și a ghizilor locali.
/head2right Integrarea postului în structura organizaŃională
/square4 PoziŃia postului în cadrul structurii organizatoric e: conducere
/square4 RelaŃii:
– Ierarhice: poate fi subordonat directorului de agenŃie; are î n subordine ghizii de
turism;
– FuncŃionale: cu toŃi lucrătorii agenŃiei;
– De reprezentare: cu clienŃi, prestatorii de servicii.
/head2right CondiŃiile postului de muncă
/square4 Generale:
– Durata perioadei de probă: 90 zile
– Durata normală a muncii: minimum 40 ore/săptămână
– Caracterul muncii: intelectual, comercial
– Salarizarea:
▫ Salariu fix + primă lunară, în funcŃie de realizare a produsului societăŃii,
reliefată în statisticile operativ7contabile;
▫ Prime ocazionale;
▫ Bonusuri pentru realizări deosebite.
/square4 Speciale:
– InformaŃii confidenŃiale la care are acces: conform contractului de
confidenŃialitate;
– Clauza de mobilitate: stipulată în contractul individual de muncă;
– Clauza de neconcurenŃă: nu poate lucra la o fără concurentă.

64 /head2right Formare profesională
/square4 de bază: liceul cu bacalaureat;
/square4 de specialitate: calificare profesională, formare managerială sau s tudii superioare în
turism.
/head2right Aptitudini profesionale și personale
/square4 CerinŃe medicale: sănătate bună, aspect general agreabil, conformaŃie plăcută,
rezistenŃă la efort, stres, oboseală;
/square4 CerinŃe intelectuale: capacitatea de înŃelegere, memorie, metodă, capaci tate de
analiză, imaginaŃie, intuiŃie, ordine;
/square4 CerinŃe psihice: atenŃie distributivă, voinŃă, ambiŃie, calm, conce ntrare, curaj,
consecvenŃă, ușurinŃă în exprimare;
/square4 CerinŃe morale: corectitudine, discreŃie, solicitudine, punctualit ate;
/square4 Trăsături de personalitate: adaptabilitate, conștiinciozitate, responsabilitat e,
dinamism, deschidere la nou, simŃul umorului, jovia litate, putere de convingere;
/square4 CerinŃe profesionale: cultură generală, cultură profesională, operare pe calculator, 2
limbi de circulaŃie internaŃională;
/square4 CerinŃe speciale: cazier judiciar.
/head2right Riscurile specifice meseriei: riscurile normale unei activităŃi de conducere pre supunând
implicare intelectuală.
/head2right Sistemul de evaluare a performanŃei postului: pe baza a 5 nivele de performanŃă,
măsurabile între 1 și 5 puncte; vizând următoarele criterii:
/square4 Calitatea lucrărilor
/square4 Randamentul în muncă
/square4 CunoștinŃele și aptitudinile
/square4 Adaptarea profesională
/square4 AutoperfecŃionarea
/square4 Spiritul de iniŃiativă
/square4 Disciplina
/square4 Integrarea în colectiv
/square4 Comportamentul etc.
5.2. Ghid interpret (pentru congrese și manifestări internaŃionale)
/head2right AtribuŃiile postului
/square4 Preia turiștii și le oferă asistenŃă turistică de s pecialitate pe tot parcursul programului
turistic;
/square4 Oferă informaŃii turistice;
/square4 Asigură securitatea delegaŃiei;
/square4 Rezolvă prompt reclamaŃiile turiștilor;
/square4 Se adaptează la orice situaŃie apărută și acŃioneaz ă în consecinŃă;
/square4 Dovedește stăpânire de sine și calm în cazul unor s ituaŃii de criză;
/square4 ÎntreŃine un dialog viu cu turiștii;
/square4 Realizează muncă de interpretare pentru delegaŃia d e care se ocupă;
/square4 Preia de la agenŃie materiale publicitare și le pun e la dispoziŃia turiștilor;
/square4 Oferă informaŃii cu privire la obiectivele turistic e locale și la magazine;
/square4 Se ocupă de finalizarea acŃiunii turistice (raport asupra desfășurării programului,
decontul acŃiunii).
/head2right Integrarea postului în structura organizaŃională
/square4 PoziŃia postului în cadrul structurii organizaŃiona le: operativ;
/square4 RelaŃii:
– ierarhice: se subordonează directorului de agenŃie;
– de colaborare: cu agenŃii de turism;
– funcŃionale: cu toŃi lucrătorii agenŃiei;

65 – de reprezentare: cu clienŃii.
/head2right CondiŃiile postului de muncă
/square4 Generale:
– durata perioadei de probă: 90 zile
– durata normală a muncii: cât este nevoie
– caracterul muncii: intelectual
– salarizarea:
▫ salariu fix + diurna stabilită de agenŃia angajatoa re;
▫ prime ocazionale.
/square4 Generale:
– Clauză de confidenŃialitate: conform contractului d e confidenŃialitate;
– Clauză de mobilitate: stipulată în contractul indiv idual de muncă;
– Clauză de neconcurenŃă: numai dacă este stipulată î n contractul individual de
muncă.
/head2right Formare profesională
/square4 De bază: studii superioare de specialitate;
/square4 De specialitate: calificare de ghid.
/head2right Aptitudini profesionale și personale
/square4 CerinŃe medicale: sănătate bună, aspect general agreabil, acuitate v izuală și auditivă,
vorbire clară;
/square4 CerinŃe intelectuale: capacitate de înŃelegere, capacitate de ascultare activă, memorie
auditivă și vizuală, intuiŃie, ordine, metodă, capa citate de analiză și sinteză, capacitate
de comunicare;
/square4 CerinŃe psihice: atenŃie distributivă și concentrată, calm, echilib ru, consecvenŃă, spirit
organizatoric;
/square4 CerinŃe morale: corectitudine, politeŃe discreŃie, solicitudine, pu nctualitate;
/square4 Trăsături de personalitate: capacitate de muncă în program prelungit în zile
nelucrătoare, conștiinciozitate, responsabilitate, adaptabilitate, dinamism;
/square4 CerinŃe profesionale: cunoștinŃe de cultură generală, 172 limbi străine d e circulaŃie
internaŃională;
/square4 CerinŃe speciale: fără antecedente penale.
/head2right Riscurile specifice meseriei: afecŃiuni ale coardelor vocale.
/head2right Sistemul de evaluare a performanŃei postului: pe baza a 5 nivele de performanŃă,
măsurabile între 1 și 5 puncte; vizând următoarele criterii:
/square4 calitatea lucrărilor;
/square4 randamentul în muncă;
/square4 cunoștinŃele și aptitudinile;
/square4 adaptarea profesională;
/square4 autoperfecŃionarea;
/square4 spiritul de iniŃiativă;
/square4 disciplina;
/square4 integrarea în echipă;
/square4 comportamentul.
5.3. Organizator de evenimente (event organiser / P EO – professional event
organiser)
Organizatorul de evenimente are capacitatea de a o rganiza o paletă variată de
evenimente: expoziŃii, promovări de produse, dineur i de afaceri etc.
El identifică acŃiunile potenŃiale, cercetează pia Ńa, planifică și derulează evenimente la
cererea unui client sau pentru organizaŃia (agenŃie , hotel, centru de conferinŃe etc.) proprie.
În organizaŃii mari, aceste sarcini sunt divizate în cadrul departamentelor de
marketing, vânzare, operative, fiind vorba de echip e de lucru cu atribuŃii specifice.

66 Departamentul de marketing cercetează segmentele d e piaŃă, identifică cerinŃele și
organizează campanii de promovare a evenimentului c ătre public.
Departamentul de vânzare este responsabil cu atrag erea potenŃialilor coparticipanŃi la
eveniment (de ex. expozanŃii) și a sponsorilor.
Departamentele operaŃionale se ocupă de detaliile practice, începând cu rezervarea
locaŃiei, catering, închirieri de echipamente etc.
/head2right AtribuŃii
AtribuŃiile sale sunt foarte variate, depinzând de amploarea evenimentului ce trebuie
organizat, ele putând fi îndeplinite de o singură p ersoană, pentru evenimente mărunte, sau de
echipe de lucru specializate, sub conducerea manage rului de evenimente, în cazul unuia de
anvergură:
/square4 cercetarea pieŃei și identificarea potenŃialului de no evenimente;
/square4 cooperare cu clientul pentru identificarea precisă a cerinŃelor sale;
/square4 elaborarea de oferte pentru evenimente, incluzând p rogram7orar, sugestii de locaŃii și
buget;
/square4 închiriere de standuri / spaŃii pentru expoziŃii / expozanŃi;
/square4 crearea unei campanii de publicitate pentru promova rea evenimentului către public;
/square4 cooperare cu presa, TV, radio și realizarea de comu nicate și conferinŃe de presă pentru
a asigura un maxim de reclamă evenimentului;
/square4 cooperare cu furnizorii / prestatori și designeri p entru a crea un brand și o imagine
pentru eveniment;
/square4 asigurarea și rezervarea unei locaŃii pentru evenim ent;
/square4 rezervare de spaŃii de cazare pentru expozanŃi sau delegaŃi;
/square4 coordonarea activităŃilor prestatorilor de servicii : locaŃie, catering, standuri, furnizori
de echipamente, etc.;
/square4 înregistrarea riguroasă cerinŃelor clienŃilor, reze rvări etc.;
/square4 asigurarea de bilete, afișe, cataloage, broșuri etc .;
/square4 pregătirea documentelor pentru delegaŃi;
/square4 coordonarea activităŃilor din ziua evenimentului, a stfel ca totul să decurgă în cele mai
bune condiŃii;
/square4 asigurarea siguranŃei și securităŃii la locul desfă șurării evenimentului pentru toŃi cei
implicaŃi;
/square4 asigurarea derulării evenimentului în timpul stabil it, inclusiv dezafectarea locaŃiei
după eveniment;
/square4 evaluare și activităŃi post7eveniment specifice.
/head2right Integrarea postului în structura organizaŃională
/square4 PoziŃia postului în cadrul structurii organizaŃiona le: conducere.
/square4 RelaŃii:
– ierarhice: se poate subordona directorului de agenŃie (event agency);
– funcŃionale: cu toŃi lucrătorii agenŃiei;
– de reprezentare: cu clienŃii, furnizorii, prestatorii de servicii.
/head2right CondiŃiile postului de muncă
/square4 Generale:
– durata perioadei de probă: 30 zile
– durata normală a muncii: cât este nevoie
– caracterul muncii: intelectual
– salarizarea:
▫ salariu fix + diurna stabilită de agenŃia angajatoa re;
▫ prime ocazionale.
/square4 Generale:
– Clauză de confidenŃialitate: conform contractului d e confidenŃialitate;
– Clauză de mobilitate: stipulată în contractul indiv idual de muncă;

67 – Clauză de neconcurenŃă: numai dacă este stipulată î n contractul individual de
muncă.
/head2right Formare profesională
/head2right Aptitudini profesionale și personale
/square4 CerinŃe medicale: sănătate bună, aspect general agreabil, acuitate v izuală și auditivă,
vorbire clară;
/square4 CerinŃe intelectuale: capacitate de înŃelegere, capacitate de ascultare activă, memorie
auditivă și vizuală, intuiŃie, ordine, metodă, capa citate de analiză și sinteză, capacitate
de comunicare;
/square4 CerinŃe psihice: atenŃie distributivă și concentrată, calm, echilib ru, consecvenŃă, spirit
organizatoric;
/square4 CerinŃe morale: corectitudine, politeŃe discreŃie, solicitudine, pu nctualitate;
/square4 Trăsături de personalitate: capacitate de muncă în program prelungit / în zile
nelucrătoare, conștiinciozitate, responsabilitate, adaptabilitate, dinamism;
/square4 CerinŃe profesionale: cunoștinŃe de cultură generală, 172 limbi străine d e circulaŃie
internaŃională;
/square4 CerinŃe speciale: fără antecedente penale.
/head2right Riscurile specifice meseriei: stres, oboseală.
/head2right Sistemul de evaluare a performanŃei postului: pe baza a 5 nivele de performanŃă,
măsurabile între 1 și 5 puncte; vizând următoarele criterii:
/square4 calitatea lucrărilor;
/square4 randamentul în muncă;
/square4 cunoștinŃe și aptitudinile;
/square4 adaptarea profesională;
/square4 autoperfecŃionarea;
/square4 spiritul de iniŃiativă;
/square4 disciplina;
/square4 integrarea în echipă;
/square4 comportament.
Întrebări recapitulative
1. ComentaŃi atribuŃiile șefului de compartiment turis m de afaceri și congrese.
2. DetaliaŃi atribuŃiile „ghidului interpret” pentru c ongrese și manifestări internaŃionale.
3. NominalizaŃi și interpretaŃi atributele „organizato rului de evenimente.
Teste grilă pentru autoevaluare
1. Dintre cele enumerate, care ar fi atribuŃiile „șefu lui de compartiment turism de afaceri
și congrese”?
a. contractarea spaŃiilor de cazare la hoteluri în Ńar ă și în străinătate;
b. preia turiștii și le oferp asistenŃă turistică de s pecialitate pe tot parcursul
programului turistic;
c. închiriază sălile de conferinŃe;
d. oferă informaŃii turistice.
A (a, c); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (c)
2. Formarea profesională a „șefului de compartiment tu rism de afaceri și congrese”
presupune:
a. studii de bază (liceu);
b. studii de specialitate (forare managerială sau stud ii superioare de turism);
c. fără vreun anume fel de studii;
d. studii doctorale de specialitate.
A (a, b, d); B (a, b); C (b, d); D (b)
3. Dintre cele enumerate, care ar fi atribuŃiile „ghid ului interpret” (pentru congrese și

68 manifestări internaŃionale)?
a. asigură ssecuritatea delegaŃiei;
b. rezolvă prompt reclamaŃiile turiștilor;
c. întreŃine un dialog viu cu turiștii;
d. organizează mesele festive, cocktail7uri, dineuri.
A (a, b, c, d); B (a, b, c); C (a, b); D (b)
4. Dintre cele enumerate, „organizatorul de evenimente ” are drept atribuŃii:
a. cercetarea pieŃei și identificarea potenŃialului de noi evenimente;
b. crearea uneicampanii de publicitate pentru promovar ea evenimentului către
public;
c. oferă informaŃii turistice;
d. închiriază sălile de conferinŃe.
A (a, b); B (a, b, c); C (b, c, d); D (a, b, c, d)
5. Formarea profesională a „organizatorului de evenime nte” presupune:
a. studii superioare de bază;
b. studii de specialitate (cursuri de specializare, de formare managerială);
c. studii liceale;
d. studii doctorale.
A (a, b); B (a, b, d); C (b, c); D (a, b, c)
Bibliografie selectivă
1. Chiriac Alexandra Crina (2004), AsistenŃa turistică în organizarea evenimentelor,
Editura THR7CG, București, pg.51757.
2. RCB (2004), Organizarea profesională de conferinŃe.
3. Belous Mădălina, Florea Constantin (2004), Organizarea evenimentelor și
banqueringul în structurile de primire, Editura THR7CG, București, pg.12736.

69 Anexe
Anexa 1. Plan strategic. Organizarea unei reuniuni i nternaŃionale (congres,
convenŃie, conferinŃă)

70

71

72

73 Anexa 2. Checklist – organizare eveniment
(relevant = se marchează cu x cele care trebuie avu te în vedere pentru evenimentul în cauză)

74

75

76

77 Anexa 3. Model – cerere de ofertă (RPF – Request for Proposal)

78

79 Anexa 4. Buget eveniment
I. Costuri

80

81

82

83

84

85 II. Venituri

86 Anexa 5. SpaŃii și servicii pentru organizare eveni mente (tip conferinŃă,
seminar, trening)

Este recomandabil ca prestatorii să fie specializa Ńi pe 172 tipuri de spaŃii, dotate
adecvat, și în plus să ofere o ambianŃa cât mai atr activă pentru manifestările organizate,
putând astfel câștiga o clientelă constantă și sati sfăcută.

ConferinŃă / Prelegere

87
Congres

88
Întâlniri de afaceri / Seminar / Training

89
Outdoor trening / Teambuilding

90 Evenimente speciale

91 Amenajarea spaŃiilor de lucru

92 Anexa 6. Checklist pentru vizitarea locaŃiei (site inspection)
Principii
/square4 VerificaŃi datele din ofertă (prospecte, broșuri).
/square4 Sunt îndeplinite toate condiŃiile indicate din cere rea de ofertă?
/square4 StabiliŃi cine este partenerul dv. de negociere (pa rtener principal, competenŃe
decizionale, persoana de contact, alte persoane)
/square4 Ce servicii sunt prestate de subcontractori?
/square4 Personal implicat 7 pregătire profesională, experie nŃă, amabilitate, eficienŃă.
/square4 Standardul serviciilor
/square4 AcordaŃi suficient timp pentru vizită, înnoptaŃi în locaŃie, veŃi verifica astfel calitatea
serviciului în mod direct.

SOSIRE ȘI TRANSFER
Infrastuctura de transport. Ce legături există?
DistanŃa de la hotel (km, timp) până la
/square4 aeroport
/square4 gară
/square4 locaŃia conferinŃei

Transfer
microbuz7navetă a hotelului / a aeroportului
alte posibilităŃi

Parcare
Locuri de parcare / garaje la hotel
În apropiere de hotel sau de locaŃia conferinŃei
Taxe de parcare / plată forfetară?

HOTEL & CAMERE
Capacitate, dotare, costuri, servicii

Categorii de confort ale camerelor:
Standard, Confort superior.
Upgrade pentru VIP7uri?
Camere pentru nefumători și pentru persoane cu diz abilităŃi
Ambientul camerelor
Există conexiuni ISDN, respectiv modem, robot tele fonic, birou cu lampă de masă și
consumabile în cameră?

Check2in și Check2out
Care sunt orele de Check7in și Check7out?
Există Express 7 Check7out?

Servicii
Care sunt condiŃiile pentru prestarea următoarelor servicii (orar, costuri, volum)
/square4 Room7Service
/square4 Concierge7Service
/square4 CurăŃătorie și spălătorie
/square4 VIP7Treatments
/square4 Hostess7Service
/square4 Security7Service

93 /square4 Translatori
/square4 Schimb valutar

Restaurante / Baruri
Ce fel și câte sunt?
Dotare, ambient, ofertă, orar
orar pentru mic dejun

CondiŃii de muncă
Există încăperi pentru organizator?
Există Business Centre sau servicii de secretariat în hotel?
Ce servicii oferă: fax, fotocopiator.
Ce costuri implică?

PosibilităŃi de agrement (sport, wellness) oferă hotelul?
Orar, taxe

CondiŃii de securitate
Măsuri de PSI: semnalizatoare de fum, instalaŃie a utomată de stingere cu apă, ieșiri de
urgenŃă etc.

SPAłII PENTRU CONFERINłĂ ȘI ECHIPAMENTE

Ce fel de spaŃii sunt necesare și la ce ore?
Cât timp este necesar pentru aranjarea spaŃiilor, precum și pentru dezafectare, pentru a
nu se suprapune cu alte activităŃi.
VedeŃi dacă anumite spaŃii sunt utilizabile pentru activităŃi multiple (de zi, de seară).
/square4 săli de conferinŃă
/square4 săli / spaŃii de expoziŃie
/square4 birouri
/square4 spaŃii pentru pauze și pregătire
/square4 spaŃii de depozitare materiale pentru conferinŃă
/square4 Ioc pentru desk de înregistrare
/square4 posibilităŃi de afișaj.

Amplasare
Care este distanŃa dintre spaŃiile pentru conferinŃ ă, respectiv a acestora până Ia:
/square4 intrarea principală
/square4 locul de înregistrare
/square4 restaurante
/square4 toalete etc.
Sunt la etaje diferite?
Unde sunt ușile?
Câte lifturi există, ce capacitate au?
Există interfon în hotel sau în sălile de conferinŃ ă?

Garderobe & toalete
/square4 Unde sunt garderobele, ce capacitate au?
/square4 Există suficiente toalete?

În săli verificaŃi:
/square4 acustica și tehnica de sonorizare

94 /square4 izolarea fonică, zgomote interne (bucătărie, altele ) și (stradă, mașini)
/square4 climatizare, ventilaŃie 7 verificaŃi și dacă produc zgomot.
/square4 lumina naturală, iluminare, tehnică de întunecare
/square4 acces la tabloul electric
/square4 spaŃiile sunt modulabile?
/square4 există obstacole în spaŃiu (coloane, nișe etc.)
/square4 amplasarea scaunelor în spaŃiu 7 vizibilitate spre scenă, ecran etc.
/square4 înălŃimea spaŃiului (la proiecŃii)

Echipamente tehnice & dotare
Dotarea standard a spaŃiilor
Acces telefon, fax, ISDN 7 Unde se află?
Retroproiector (OHP), ecran
Flipchart
Mobilier (mese, scaune)
Prize de mare putere (pentru proiecŃii cu beamer ș i show de lumini)
Altele
Ce aparatură tehnică mai trebuie instalată?
Costuri (cereŃi listă de preŃuri)
Trebuie făcută comandă? Există tehnicieni interni pentru asistenŃă? Cu cine trebuie
negociat?
Mese de recepŃie
Tribună pentru conferenŃiari
Scenă, recuzită
Podium

SpaŃii de expoziŃie
Prize de curent și telefon
Iluminare
Climatizare
SiguranŃa podelelor pentru exponate grele
Acces facil pentru aprovizionare și încărcare la de zafectare
Lifturi de marfă

Securitate
VerificaŃi ce măsuri de securitate există în locaŃi e.
Post de prim7ajutor

Biroul de organizare al evenimentului
Copiator
Telefon, Fax, Modem
PC, imprimantă etc.

Catering
CapacităŃi suficiente
SpaŃii pentru pauze
Ce aranjamente sunt posibile și adecvate: bufet, b anchet etc.
Cine asigură cateringul: hotelul, alt furnizor?
CereŃi liste de preparate și băuturi, meniuri, lis te de vin, cu indicarea preŃurilor.
Care este raportul personal / număr participanŃi?
Există serviciu de decoraŃiuni?

95 PROGRAM SOCIAL
Ce posibilităŃi există?
Cine sunt partenerii posibili pentru informaŃii, o rganizare 7 hotelul, agenŃii,
municipalitate etc.

CONDIłII CONTRACTUALE
CereŃi un contract7cadru
/square4 ModalităŃi de plată
7 Se oferă pachete de servicii Ia preŃuri forfetare p entru conferinŃa?
7 Care sunt condiŃiile (volum de servicii, costuri et c.)?
7 Sunt cerute aconturi?
7 Care sunt serviciile incluse în preŃul forfetar?
7 Cum se decontează serviciile suplimentare (extras) oferite anumitor
participanŃi?
7 Ce cărŃi de credit sunt acceptate?
/square4 Termene de rezervare
/square4 Termene de contractare
/square4 Termene de anulare / decomandare, penalizări
/square4 Asigurări. Pentru ce pagube răspunde hotelul?
/square4 Altele

CERINłE INDIVIDUALE
…………………………………………… …………………………………………..

96
Răspunsurile la grilele de autoevaluare
Întrebare
Capitol 1 2 3 4 5
Cap.1 A B C B D
Cap.2 B B C A B
Cap.3 B A C A C
Cap.4 7 7 7 7 7
Cap.5 A B B A D