DOMENIUL: ȘTIINȚE ADMINISTRATIVE PROGRAMUL DE STUDII UNIVERSITARE DE MASTER: MANAGEMENTUL INFORMAȚIEI ȘI AL DOCUMENTELOR LUCRARE DE DISERTAȚIE… [608370]

UNIVERSITATEA DIN BUCUREȘTI
FACULTATEA DE LITERE
DOMENIUL: ȘTIINȚE ADMINISTRATIVE
PROGRAMUL DE STUDII UNIVERSITARE DE MASTER: MANAGEMENTUL
INFORMAȚIEI ȘI AL DOCUMENTELOR

LUCRARE DE DISERTAȚIE

Coordonator științific :
Lect. Cristina Albu Absolve nt:
Ioana Comșa

BUCUREȘTI
2018

UNIVERSITATEA DIN BUCUREȘTI
FACULTATEA DE LITERE
DOMENIUL: ȘTIINȚE ADMINISTRATIVE
PROGRAMUL DE STUDII UNIVERSITARE DE MASTER: MANAGEMENTUL
INFORMAȚIEI ȘI AL DOCUMENTELOR

SOLUȚII ROMÂNEȘTI ÎN IMPL EMENTAREA
SISTEMELOR DE MANAGE MENT AL
DOCUMENTELOR ELECTRO NICE ÎN
ORGANIZAȚII

Coordonator științific :
Lect. Cristina Albu Absolve nt:
Ioana Comșa

BUCUREȘTI
2018

3
CUPRINS
INTRODUCERE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………… 4
CAPITOLUL I – NOȚIUN I DE MANAGEMENT AL D OCUMENTELOR ……………………. 5
1.1 DEFINIREA NOȚIUNII DE MANAGEMENT AL DOCUM ENTELOR ………………………….. ……………… 5
1.2. CONCEPTUL DE SISTEM DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR ………………………….. ………… 7
1.3. NECESITATEA ADOPTĂRII SOLUȚIEI DE MANAGEM ENT AL DOCUMENTELOR ÎN ORGAN IZAȚII . 9
CAPITOLUL II – GESTI ONAREA DOCUMENTELOR ÎN FORMAT ELECTRONIC . 12
2.1. ISTORICUL GESTIONĂRII DOCUMENTELOR ELECTR ONICE ………………………….. ………………… 12
2.2 PROCESUL DE CLASIFICA RE AL DOCUMENTELOR E LECTRONICE . TIPURI DE DOCUMENTE …… 15
Document text ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………… 17
Hyperdocument – hypertext ………………………….. ………………………….. ………………………….. … 19
Hypermedia ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………. 20
Multimedia ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………….. 20
2.3. PROCESUL DE GESTIONAR E AL DOCUMENTELOR EL ECTRONICE ÎNTR -O ORGANIZAȚIE ………. 21
2.3.1. Arhivarea electronică ………………………….. ………………………….. ………………………….. .. 24
CAPITOLUL III – SIST EME DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR
ELECTRONICE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………. 29
3.1. ARGUMENTE PRIVIND IMP LEMENTAREA UNUI SIST EM DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR
ELECTRONICE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………… 29
3.2. COMPONENTELE UNUI SIS TEM DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR ………………………….. . 32
3.3. SECURITATEA SISTEMELO R DOCUMENT MANAGEMEN T ………………………….. …………………… 36
CAPITOLUL IV – DOCUM ENTA – SISTEM DE MAN AGEMENT AL
DOCUMENTELOR – STUDI U DE CAZ ………………………….. ………………………….. …………….. 41
CONCLUZII ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. 44
BIBLIOGRAFIE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………. 46
WEBGRAFIE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………… 48

4
INTRODUCERE
Documentele reprezintă elemente esențiale în vederea asigurării succesului organizațiilor
din ziua de azi. Pe masură ce tehnologiile se dezvoltă, este de așteptat ca și documentele să
îmbrace noi forme și să ofere noi posibilităț i de comunicare. Acestea po sedă o putere incredibilă
în mediile de activitate al organizațiilor și, din acest punct de vedere , controlul și dis tribuirea
documentelor au devenit din ce în ce mai importante și, în mod similar, necesitatea unui acces
sigur la aceste documente a devenit un imperativ.
Referitor la pierderea unui document critic, puține companii au cuantificat valoarea reală
a unui astfel de eveniment neplăcut, însă majoritatea s -au confruntat cu el. Fenomenul este unul
curent și inerent lucrului cu documentele fizice, da r poate fi eliminat prin intermediul
implementării sistemelor de management al documentelor , ale căror beneficii nu se rezumă doar
la stoparea pierderii documentelor, ci pot contribui esențial la creșterea eficienței companiilor,
dar și la asigurarea unui nivel superior de satisfacție a clienților acestora.
Soluții pentru a preveni astfel de situații și pentru a reduce pierderile există și din ce în ce
mai multe companii sunt interesate să adopte un sistem de management al documentelor și o
arhiv ă electronică.
În această ordine de idei, l ucrarea mea de disertație oferă repere pentru sistemele de
management al documentelor în organizații. Cu scopul de a sublinia încă o dată aspectele noțiuni
de management al documentelor și de a sublinia importanț a gestionării electronice a
documentelor , lucrarea a fost structurată în patru capitole.
Primul capitol prezintă noțiunea de management al documentelor , reperele teoretice din
domeniu, încearcă sa explice conceptul de sistem de management al documentelor ș i expune
motivele pentru care este necesară adoptarea unui asemenea sistem.
Al doilea capitol face referiri despre gestionarea documentelor electronice . Acesta redă
istoricul gestionării documentelor electronice, modalitatea de clasificare a acestora și ti pologia
lor. Ultima parte a acestui capitol atinge un aspect foarte important și anume cel al arhivării
electronice.
Capitolul trei tratează subiectul sistemelor de management al documentelor electronice,
argumentând importanța implementării unui sistem d e acest timp și explicând care sunt
componentele acestuia. Ultima parte a capitolului trei atinge problema securității sistemelor de
management al documentelor.
În cadrul capitolului patru am realizat un studiu de caz despre un sistem de management
al docu mentelor disponibil pe piața românească și anume DOCUMENTA DMS.

5
CAPITOLUL I – NOȚIUNI DE MANAGEMENT AL
DOCUMENTELOR
1.1 Definirea noțiunii de management al documentelor
În ziua de azi, majoritatea companiilor au ajuns la concluzia că organizarea și arhiva rea
documentelor reprezintă două operațiuni inevitabile în procesul de sistematizare și
transparentizare a evidenței facturilor și contractelor.
Managementul documentelor este un concept complex, confundat de majoritatea
persoanelor cu o simplă înregistrar e a informațiilor în format electronic. Acesta presupune
implicarea unor tehnologii, mijloace și metode, care permit organizațiilor crearea, gestionarea,
stocarea, căutarea, transmiterea, și într -un fi nal, ulterior expirării lor , casarea documentelor, ceea
ce înseamnă că se oferă control asupra ciclului complet de viață al acestora. Procesul de
management al documentelor este însușit de următoarele calități:
➢ este o componentă importantă a strategiei comunicaționale și informaționale a unei
organizații ;
➢ garantează flexibilitatea și aclimatizarea organizației la dinamica evoluției tehnologiei
informației (IT);
➢ influențează și este influențat de sistemul de management și cultura organizațională .
Într-o organizație, informațiile și datele despre produsele și ser viciile pe care le oferă
aceasta, despre clienții și mediul de afaceri, respectiv capitalul informațional al companiei, sunt
stocate sub formă de documente. Fie că sunt în format fizic, pe hârtie, sau în format electronic ,
documentele sunt resurse indispen sabile pentru orice organizație, oferind integritatea informatică
și procedurală a unei afaceri.
„Un document poate fi definit sau descris în multe felur i: Generic, tipurile de documente
pot fi ilustrate prin obiecte informaționale ale organizației (de ex: lucruri care reprezintă
pachete organizate de date într -o organizație). Un document nu este descris de hârtie sau de altă
versiune echivalentă, apreciază Micael J.D. Sutton.
Conținutul și contextul organizațional sunt denumite document – obiect (document
object). De exemplu, un obiect al documentului va cuprinde imaginea unui articol într -o revistă
împreună cu atributele referențiale corespunzătoare (nr. ediției, nr. volum, data publicației,
abstract, cuvinte cheie). Definiția este totuși incompletă, pentr u că nu întotdeauna se pot
diferenția documentele de bazele de date într -o organizație, în special când bazele de date pot fi

6
utilizate pentru popularea unui document într -un format electronic. ”1
Odată cu revoluția digitală atât forma cât și conținu tul documentelor au suferit modificări
majore. Astăzi, docum entele nu mai sunt simple „bucăț i de hârtie” de tipul scrisorilor, planurilor
de afaceri , comenzilor, factu rilor, rapoar telor etc. Acestea sunt percepute tot mai des ca
„documente electronice”, fiind de finite astfel: de la un simplu fișier pe c alculator ori câteva
fișiere interconectate, la documente multimedia alcătuite din mai multe tipuri de informație: text,
imagine, date, foi de calcul, desene, grafice, tabele, secvențe audio și video.
În ultimul de ceniu numărul documentelor a crescut considerabil. Un studiu efectuat de
Data International Corporation explică situația înmulțirii documentelor astfel: începând cu anii
’80 numărul documentelor se dubla la fiecare 5 ani. Numărul de înmulțire a documentelo r a
crescut de -a lungul anilor, iar din 2005 ter menul de dublare al acestora a scăzut de la 5 ani la 6
luni. În cadrul aceluiași studiu s -a determinat că pentru a crea, gestiona și distribui documentele,
o organizație cheltuie aproximativ 10 -15% din profit , și de asemenea, în același timp, s -a estimat
că 60% din timpul unui angajat este destinat lucrului cu documente. Acestea fiind spuse
concluzionăm că numărul exploziv de creștere al documentelor din ultima vreme a condus la
modificări profunde in manageme ntul documentelor, indiferent de dimensiunea sau natura
organizației.
„Managementul documentelor este o tehnologie și o disciplină care a augmentat
tradițional capacitatea unui sistem de fișiere computerizate. Permițând utilizatorilor să
caracterizeze doc umentele, stocate în general în fișiere, sistemele de management documente
permit utilizatorilor să stocheze, retragă și să utilizeze aceste documente mai ușor și mai
puternic decât în metoda sistemului de fișier.”2
Un alt avantaj al implementării unui sis tem informatic de management al documentelor
este reprezentat de diminuarea riscului de scurgere de informații într -o companie. Acest risc este
eliminat prin intermediul creării unui sistem de accesare al documentelor, care estre configurat
pe profiluri de utilizatori. Sistemul poate fi configurat în diverse moduri avantajoase pentru
companie. De exemplu, configurarea poate să: limiteze numărul de operațiuni al fiecărui
utilizator în funcție de statutul sau funcția acestuia (citire, modificare, editare, pub licare etc.),
monitorizeze documentele cu regim special, precum și utilizatorii care au accesul permis la

1 D. Banciu (coord.). Managementul informației și al d ocumentelor . București: Editura Universității din București,
2012, p. 108.
2 UNPAN. Managementul documentelor . 18.03.2018. < http://unpan1.un.org/intradoc/groups/ public/documents/un –
dpadm/unpan044163.pdf >.

7
acestea. De asemenea sistemul poate fi configurat să prevină și să blocheze accesul la
documentele cu regim special de către persoanele neautorizate, urmând a semnala eventualele
încercări repetate de acces nepermis.
Sistemele de management al documentelor dispun de elemente de automatizare incluse în
workflow -uri, care pot fi reprezentate grafic și configurate în funcție de necesitățile de business
ale fiecărei companii în parte. Astfel se reduc multe greșeli umane, ceea ce duce la creșterea
continuă a eficienței angajaților.
Implementarea unui sistem informatic de management al documentelor a devenit un
imperativ pentru orice organizație, datoriră avan tajelor pe care le oferă o arhivă electronică și
unică, ce permite accesul rapid, din orice locație. Soluții informatice destinate managementului și
arhivării e -mail-urilor sunt la mare căutare în vremurile noastre, din necesitatea de a face
regăsirea info rmației un proces cât mai simplu și mai rapid, și de a elimina riscurile de securitate
la care se expune orice formă de comunicare electronică.
Necesitatea unui acces sigur la documente a devenit o necesitate . Sistemele de
Management al Documentelor asigur ă gestiunea automată a documentelo r în format electronic,
precum ș i administrarea fluxurilor de lucru cu astfel de documente.
1.2. Conceptul de Sistem de Management al Documentelor
„Un Sistem de management al documentelor (cunoscut și sub abrevierea DMS –
Document Management System) este un sistem software (sau un set de aplicații software) care
furnizează, de regulă, capacitatea de stocare, versionare, metadate, securitate, indexare și de
regăsire rapidă a documentelor.”3
„Conceptul de Sistemul de Manageme nt al Documentelor poate fi asimilat unui proces
de administra re a documentelor unei organizații, prin conversia ș i stocarea tuturor
documentelor, emise în unitate sau intrate din exterior, în format electronic ș i gestionarea
acestora sub această formă, de la momentul creării/intrării până la arhivarea sau distrugerea
lor. Un astfel de proces este dependent de aplicații ș i instrumente software care asigură
gestiunea automată a fișierelor ce conț in imaginea documentelor, care realizează legături între
docume nte, asigură posibilitatea unui mod de lucru partajat/colaborativ cu aceste documente
ori arhivarea automată a acestora, în arhive electronice. De asemenea, procesul are integrat un

3 WIKIPEDIA. Sistem de management al documentelor . 30.03.2018.
<https://ro.wikipedia.org/wiki/Sistem_de_management_al_documentel or>.

8
sistem de mesaj erie electronică care permite realizarea fluxurilor de lucr u și schimbului de
informații/documente între angajații organizaț iei ori cu exteriorul .”4
Sistemul de management al documentelor este, de fapt, un sistem informatic. Gates
definea sistemele informatice astfel: „ansamblul de echipamente conec tate între ele, care
lucrează împreună, folosind tehnici ș i proceduri specifice pentru co lectarea, procesarea,
stocarea și diseminarea informațiilor, în vederea susț inerii proceselor de adoptare a deciziil or,
coordonare, control, analiză ș i moni torizare a activităț ilor o rgani zaționale .” 5 Prin intermediul
acestui tip de sistem se realizează următo arele procese: circulația, stocarea și regăsirea
documentelor indiferent de formatul electronic al acestora . Sistemele de management al
documentelor : permit conectarea la alte si steme informatice ori la anumite dispozitive
electronice.
Practic, sistemele de management al documentelor sunt pachete software create în ideea
de a facilita procesul de management al documentelor electronice în organizațiile de orice tip.
Aceste sisteme au și rolul de a face mai simplă și mai rapidă conversia documentelor și a
organizării de documente (dosare, bibliorafturi) din formă clasică (hârtie) în formă electronică,
precum și de a gestiona în totalitate ciclul lor de viață.
Modulul de registratură electronică reprezintă un punct cheie al sistemelor de
management al documentelor, datorită faptului că acesta face posibilă înregistrarea electronică
atât a documentelor de intrare ori ieșire, cât și a documentelor interne ce se supun regulamentului
de în registrare pe registre.
Un sistem de management al documentelor permite efectuarea următoarelor operațiuni:
stocarea, clasificarea și retragerea documentelor, a graficelor, a documentelor compuse
(documente electronice caracterizate prin conținut de inform ații multimedia – elemente grafice,
clipuri audio și video) și a tuturor informațiilor. Documentelor li se atribuie câte un număr de
înregistrare de tip index. Acesta conține date referitoare la: autor, particularitățile documentului,
data creării și tipul aplicației utilizate. Proiectarea documentelor se realizează în mod obișnuit în
ideea de a le arhiva pe discuri optice, metodă ce generează costuri mai puțin ridicate și asigură
disponibilitatea accesării ulterioare în caz de nevoie.
Totodată, sistemele d e management al documentelor permit scanarea, indexarea și

4 COMUNITATEAERP. Sistemul de Management al Documentelor (DMS) – soluț ia ideală pentru gestiunea
documentelor în format electronic și pentru administrarea fluxurilor de lucru cu documente . 30.03.2018. <
http://www.comunitateaerp.ro/utile/27 >.
5 B. Gates . Afaceri cu viteza gândului – Spre un sistem nervos digital . București: Editura Almatea, 2000, p.13.

9
stocarea pe suport electronic a documentelor fizice în vederea obținerii unui acces rapid. Acest
lucru face posibilă retragerea imediată a documentelor imagine și a celor arhivate. Pentru „a citi”
documentele și a le converti în fișiere text electronice este utilizată recunoașterea caracterului
optic. Documentele stocate pot fi multiplicat e de ori de câte ori este necesar, și, de asemenea,
secțiunile unui document pot fi tăiate și transpuse în alte documente.
Studiile efectuate pe această temă afirmă că numărul de documente necesare pentru
finalizarea unei tranzacții este de două ori mai mare față de acum cinci ani. Implementarea unui
sistem de management al documentelor a devenit un imperativ pentru orice companie datorită
numeroaselor avantaje pe care le prezintă această tehnologie.
„Un sistem de management de documente conține aplicații ușor de utilizat, foarte
intuitive și bine organizate, are un sistem integrat de mesagerie electronică pentru co municații
rapide și sigure în interiorul companiei, și cu alte organizații sau agenți economici conectați la
Internet și permite:
− circulația documentelor pe trasee ierarhice bine precizate, sau definite de către autorul
documentului, cu posibilitatea aprob ării sau respingerii acestora;
− crearea standardizată, distribuirea și circulația informațiilor și documentelor interne din
companie, precum și a celor generate în relația cu alte organizații, asigurându -se cele mai
înalte standarde de securitate și confide nțialitate;
− urmărirea stării documentelor, în diferitele stadii prin care trec acestea, evidențierea
modului de rezolvare a documentelor. Sistemul permite persoanelor autorizate din companie
să cunoască în orice moment unde se află un document și care este starea acestuia, prin
înregistrările care se fac asupra documentelor.
− Posibilitatea de a obține rapid statistici și situații privind dosarele rezolvate sau în lucru,
după stare, tip, responsabili, etc.
Comparativ cu sistemele manuale, fluxul automat de do cumente prezintă astfel
numeroase avantaje.”6
1.3. Necesitatea adoptării soluției de management al documentelor în
organizații
În urma studiilor ce s -au efectuat asupra oportunității introducerii unui sistem de
management al documentelor într -o organizați e, s-a ajuns la concluzia că este necesară
asigurarea unui mediu de lucru unitar de tip portal colaborativ, ce permite utilizatorilor: acces

6 V. Baltac. Lumea digitala. Concepte esențiale. București: Editura Excel XXI Books, 2015, p. 21 7.

10
rapid la informații, la fluxuri de documente interne și la date referitoare la pregătirea
profesională, în cadrul u nui mediu de lucru modern.
Adoptarea soluției de management al documentelor este necesară în caz ul în care
organizația dorește:
➢ eliminarea întârzi erile de natură administrativă;
➢ reducerea timpului de lucru cu redactarea, completarea sau ordonarea documente lor;
➢ regăsirea rapidă a documentelor;
➢ să dispună de toate resursele necesare în vederea administrări în timp util a documentelor;
➢ sporirea securității informațiilor și documentelor;
➢ gestionarea eficientă a documentelor și eliminarea sancțiunilor referitoar e la aceas tă
problemă.
Administrarea și gestionarea eficientă a documentelor a devenit un imperativ la nivel de
organizație datorită riscurilor pe care le implică documentele neplanificate și neadministrate,
riscuri ce se referă la: afectarea comunicării, secătuirea resurselor organizaționale, încetinirea
evoluției organizației și scăderea profitului. În acest sens, un management al documentelor
corespunzător poate conduce organizația către cele mai înalte culmi în ceea ce privește controlul,
inspecția și a vantajul competitiv.
Actualmente organizațiile sunt silite să își analizeze nevoile și scopurile, să revizuiască
tipul și natura informațiilor colectate și să impună o formă corespunzătoare de utilizare și
gestionare a documentelor.
În același timp, sistem ele de management al documentelor prezintă o gamă largă de
beneficii, precum:
Creșterea productivității – accesul rapid la informații se realizează prin web browser
ori client/server, astfel încât personalul organizației are la dispoziție toate datele esen țiale pentru
afaceri.
Reducerea costurilor globale – sistemul de management al documentelor stochează și
arhivează electronic datele și documentele, înlăturând costurile generate de păstrarea
documentelor în format fizic ori de arhivarea tradițională a ace stora și reducându -le pe cele
referitoare la spațiul de stocare al datelor, fișierele fiind stocate digital, în format .pdf.
Acces uniform la informații – fie că documentul este arhivat tradițional ori în format
digital, accesul la informațiile importante pentru organizație le este la îndemână organizațiilor
afiliate prin internet și aplicații de tip portal.
Recuperare în caz de catastrofă – sistemele de management dispun de posibilitatea de
back -up al documentelor, care asigură stocarea acestora și a arhi velor pe servere externe. În

11
cazul unui dezastru documentele pot fi recuperate extrem de simplu, riscul de a pierde date și
informații fiind eliminat.
Administrarea tuturor informațiilor – toate tipurile de fișiere în grupuri logice și
indexuri sunt combin ate și capturate în cadrul unui repertoriu digital central.
Procese de afaceri moderne – documentele sunt prelucrate prin procese de afaceri
moderne, care diminuează erorile și conduc la economisirea timpului de lucru.
Acces rapid la informații – cele mai bogate și mai complexe baze de date sunt
interconectate între ele prin etichetare automată.
Vizualizarea clară a informațiilor – Înainte de a fi scanate, documentele sunt verificate
și clarificate în ideea de a elimina îndoielile referitoare la precizia da telor.
Manager riscuri – În momentul creării documentului, acestuia îi sunt aplicate regulile de
reținere. Definirea regulilor de reținere automată a documentelor legale diminuează riscurile de
litigii.
Spre deosebire de sistemele manuale, sistemele automa te de management al
documentelor permit următoarele facilități:
➢ stochează informațiile legate de document într -un loc sigur;
➢ permit accesul rapid la locul în care se află documentul în organizație;
➢ informează privind stadiul de avizare (rezoluție) în care se află un document;
➢ urmăresc timpul necesar finalizării unei avizări (rezoluții) și cele care au depășit acest
termen;
➢ vizualizează numărul de documente intrate zilnic, săptămânal și lunar în organizație.7

7 M. Georgescu. De la arhiva documentară la inteligența colectivă: evoluția pieții GED . Revista Analele Științifice
ale Universității „Alexandru Ioan Cuza” din Iași 2004/2005, 2004, pp. 225 -226.

12
CAPITOLUL II – GESTIONAREA DOCUMENTELOR ÎN
FORMAT ELECTRONIC
2.1. Istoricul gestionării documentelor electronice
Odată cu secolul XXI, importanța acordată documentelor a luat amploare, fiind
considerate elemente cheie în procesul de funcționare al unei organizații, dar și în asigurarea
succesului ac esteia, reprezentând de fapt esența întregii afaceri.
Dicționarul explicativ al limbii române atribuie termenului de „document” următoarea
definiție: „act prin care se adeverește, se constată sau se preconizează un fapt, se conferă un
drept, se recunoaște o obligație; text scris sau tipărit, inscripție sau altă mărturie servind la
cunoașterea unui fapt real actual sau din trecut” 8, ceea ce înseamnă că documentul reprezintă o
informație (scrisoare, raport, plan de afaceri, factură, aviz etc.) scrisă sau tip ărită pe suport de
hârtie. În prezent, sensul termenului de „document” s -a lărgit considerabil, fiind redefinit odată
cu revoluția digitală astfel: „ orice pachet de date structurate care poate fi folosit ca informație9”
sau „ orice informație înregistrată s au obiect care conține informație și poate fi tratat ca o
unitate10”. Acest lucru presupune că documentul poate îmbrăca mai multe forme: imagini, date,
desene , holograme, CD -ROM -uri, secvențe audio ș i video etc.
Primele documente datează încă din cele mai vechi timpuri și sunt reprezentate de
inscripțiile pe care oamenii le efectuau pe pereții peșterilor. În prezent, documentele electronice
sunt tot inscripții, însă virtuale și criptate, ce pot fi transmise prin intermediul computerului, al
serverelor ori a l internetului, oriunde în lume, în decurs de câteva secunde.
În anul 1889 au luat viață fișetele – prima formă de gestiune a documentelor – ce facilitau
depozitarea și ordonarea documentelor. De -a lungul timpului, numărul de documente utilizate de
către c ompanii a crescut atât de mult încât utilitatea fișetelor a pierit datorită spațiului prea mare
de depozitare ce îl necesitau în birouri.
În același timp, apariția computerelor și a rețelelor locale a indus o revoluție în procesul
de gestiune al documente lor. Ingineria computerelor s -a dezvoltat rapid, fiind inventate modele
din ce în ce mai performante și servere, lucru care a oferit posibilitatea de a stoca documentele

8 Dicționarul explicativ al limbii române, Academia Română , Institutul de Lingvistică „Iorgu Iordan” . București:
Editura Univers Enciclopedic, 1996 , p. 214.
9 V. Baltac. Op. c it., p. 210.
10 Ibidem .

13
sub formă electronică. Necesitatea marilor companii de centralizare a informațiilor și procesare a
activităților a fost acoperită de apariția mainframe -urilor ce dispun de mai multe funcționalități și
spațiu virtual de stocare mai mare.
„Între 1970 și 1985 numărul rapoartelor științifice accesibile prin intermediul bazelor de
date a crescut de la 52 de milioane la 2 miliarde și creșterea zilnică era de 5000 documente.
Această „hemoragie informațională” a condus la un efect invers celui scontat, majoritatea
firmelor fiind în imposibilitatea de a utiliza informația cu eficacitate. Paradoxal, p ersonalul
însărcinat cu documentarea care trăia cu frica că apariț ia Internet -ului va conduce la dispar iția
locurilor lor de muncă, se regăsea într -o po ziție strategică. În realitate, aceste evoluț ii s-au
simțit de multă vreme dar de o manieră con fuză ș i subterană; problematica gestiunii
colaborative a cunoștinț elor fiind implicit cuprinsă în metode precum gestiunea proiectelor,
managementul proceselor, managemen tul competenț elor, managementul calităț ii totale. Primele
tentative de capitalizare documentară din anii 80 au fost decepționante, mitul „ zero hârtie”
devenind rapid o utopie într -o epocă în care calculat oarele ș i imprimantele laser se aflau încă în
faza incipientă. Foarte costisitoare, bazate pe sisteme î nchise ș i complicate, implicând supra
costuri de funcț ionare importante, aplicați ile electronice dedicate gestiunii documen tare nu ș i-
au găsit locul decât în dome niul administrației ș i în lumea financiar -bancar ă și de asigurări.
Justificarea existenț ei era mai mult de ordin legal, administrativ și juridic decât de ordin
economic ”.11
Evoluția gestionării documentelor a fost marcată de două mari etape. Prima etapă se
desfășoară cu aproximație până în anul 1995, perioadă în care companiilor li s -a impus atât legat,
cât și administrativ existența unui sist em de management al documentelor în vederea arhivării și
gestionării documentelor. Soluțiile de management al documentelor din acele timpuri erau
greoaie și generau costuri destul de ridicate. Principala lor funcționalitate era arhivarea
electronică, propu nând doar o alternativă la micrografie. Piața sistemelor de management al
documentelor din această perioadă era destul de restrânsă, peste 90% din aplicațiile de acest tip
fiind utilizate în administrația de stat, sectorul bancar și de asigurări.
A doua et apă începe în jurul anului 1995. Această eră este marcată de expansiunea
susținută a rețelelor și a internetului, a fenomenului multimedia, mai simplu spus, de revoluția
digitală și a biroticii. Din acest moment n ecesitatea adoptării unei soluții de manage ment al
documentelor a devenit o condiție obligatorie de ordin economic și strategic. Orientarea

11 M. Georgescu, F. Dumitriu . Upon e -Documents: Evolution or Involution on GED Market . Revista Informatica
Economic ă nr.2 (38)/2006, 2006, p. 69.

14
organizațiilor trebuie sa fie îndreptată către: cunoaștere și învățare, permanenta căutare de noi
metode de sporire a productivității, îmbrățișarea avantajelor competitive, a factorilor de inovare
și de calitate. În această perioadă se pune accent pe munca colaborativă, sporirea capitalului și
schimburile informaționale. „În era informației și a dematerializării schimburilor, cu siguranță
noile tehnologii sunt o componentă tehnologică esențială pentru capitalizarea cunoștințelor și
trecerea la „inteligența colectivă”. […] Coordonare a activității firmei trebuie să abandoneze
vechile formalisme pentru a se concentra pe d oi factori esențiali: proiectul care este mot orul
acțiunii și convergenței între agenț ii economici și metodologiile care asigură coer ența între
agenții economici”.12
Dorința de îmbunătățire a fluxului de documente intervine de cele mai multe ori din
pricina experiențelor negative survenite de -a lungul timpului de desfășurare a activității unei
organizații. Aceste probleme se referă la: distribuția informației prea costisitoare, pierderea sau
rătăcirea documentelor, regăsirea lentă a informațiilor, incapacitatea de a analiza activitatea
desfășurată, com unicarea slabă și ineficientă la nivelul organizației, depozitarea documentelor
presupune costuri ridicate, întârzierile repetate în procese de prelucrare și aprobare a
documentelor etc.
Deși dezvoltarea computerelor și a rețelelor locale și -a pus amprenta asupra acestei
perioade în lucrul cu documentele, s -au dovedit a fi insuficiente datorită faptului că nu oferă
posibilitatea organizării și a protejării documentelor. În acest sens a intervenit necesitatea
dezvoltării sistemelor de management al documente lor electronice. Implementarea acestor
sisteme în cadrul companiilor se face sub consiliere profesională de către specialiști ori firme de
consultanță, ce expun argumente temeinice, însoțite de numeroase exemple care să conducă la
ideea de a opta pentru un a sau mai multe componente din cadrul acestui sector bogat. Sistemele
de management al documentelor electronice trebuie să asigure funcții precum: arhivare
electronică, workflow, indexare, căutare, securitate, administrare, integrare etc. În vederea
asigur ării unui acces cât mai rapid la informații, aplicațiilor de gestiune a documentelor
electronice le -au fost integrate motoare de căutare. Totodată, un impact important în vederea
trecerii de la documentele fizice la cele electronice la avut scannerul. Aces ta permite conversia
documentelor de pe suport de hârtie, precum facturi, contracte etc., în format digital.
Deși prima formă de gestiune a documentelor a rămas imprimată pe pereții reci ai
peșterilor, prezentul s -a ambiționat în a oferi flexibilitate, acc es rapid, securitate a documentelor
și costuri reduse.

12 Ibidem

15
2.2 Procesul de clasificare al documentelor electronice. Tipuri de
documente
Documentul electronic reprezintă o informație de natură textuală, grafică, iconografică,
audio, audiovizuală ori informatică , creată sau recepționată în format electronic de o instituție cu
scopul de a -și îndeplini necesitățile informaționale sau în vederea exercitării activităților sale.
Mediul electronic imprimă documentelor o serie de caracteristici diferite de caracteristic ile
documentelor pe suport hârtie :13
➢ ușor de utilizat – documentele electronice pot fi selectate, editate și revizuite, permit
adăugarea, eliminarea sau extragerea unor părți din conținut, părți ce pot fi utilizate
ulterior;
➢ permit stabilirea de legături int erne și externe – documentele electronice oferă
posibilitatea de a stabili conexiuni cu diferite formate media (audio, video, imagine, text)
ori permit adăugarea acestora în conținutul lor;
➢ permit diversificarea ori schimbarea formatului de citire – docume ntul poate fi
recepționat pe cale virtuală, poate exista în format fizic dar și pe dischetă, CD -ROM,
USB etc., oferind posibilitatea de a fi manevrat în mai multe forme;
➢ permit transferul imediat – documentele electronice pot fi transmise oriunde în lume î n
timp de câteva secunde prin intermediul internetului;
➢ multiplicare nelimitată – documentele electronice permit multiplicarea nelimitată fără
afectarea originalului. În cazul distribuirii se va trimite o copie a documentului, în timp
ce originalul va rămâ ne la sursă întotdeauna;
➢ permit stocarea în mai multe medii și formate de citire.
Procesul de c lasificare a documentelor trebuie să fie caracterizată prin precizie și
încredere astfel încât retragerea de informații să fie completă. Colecțiile de documente eterogene
impun o ierarhie a termenilor de clasificare accesibilă și facilă în navigare în ideea utilizării
eficiente a informațiilor. Cu cât mărimea setului de documente crește, cu atât clasificarea devine
mai esențială.
Tipurile de metodologii de clasifi care sunt:
➢ GRUPAREA – acest procedeu implică gruparea documentelor în funcție de diferite
sisteme metrice, în mod normal după densitatea cuvintelor. Astfel, documentele pot fi
grupate în categorii mai mici, care nu sunt ușor vizibile ori utile;

13 L. Schambar . What Is a Document? Rethinking the Concept in Uneasy times . In: Journal of The American
Society for Information Science . Vol.47, nr. 9, 1996, p.669.

16
➢ CLASIFICARE A PE BAZĂ DE TAXONOMIE, PE BAZĂ DE REGULI – procedeul de
clasificare bazat pe această metodă solicită definirea unor clasificări prestabilite și
ulterior folosirea regulilor de clasificare a documentelor, oferind o paradigmă
transparentă, repetabilă ș i flexibilă care ajută navigarea .
Metoda grupării nu este recomandată pentru colecțiile de documente mari și ample.
Clasificarea bazată pe anumite reguli și realizată de specialiști reprezintă cea mai potrivită
metodă de clasificare a documentelor, ce permite c lasarea într -o ierarhie evidentă.
Clasarea documentelor trebuie realizată de specialiști care dețin un nivel de cunoștințe
optim referitor la clasificările și subiectele pe care le au în vedere. Instrumentele automate
trebuie să cunoască subiectele care vo r fi dese mnate documentelor. Nivelul de cunoștințe este
esențial în vederea optimizării calități i rezultatelor procesului de clasificare.
Referitor la clasificarea detaliată a documentelor, această metodă impune existența unor
cunoștințe mai profunde, cuno ștințe ce se identifică cu un compus de cuvinte ș i expresii asociate
cu un anumit câmp de subiecte. Succesul clasificării documentelor este asigurat prin cunoașterea
completă a termenilor și expresiilor.
Documentele electronice , în funcție de modul de pre zentare al acestora, sunt împărțite în
următoarele categorii:
➢ Documente create în editoare text – procesoare de text precum Microsoft Word,
Microsoft Excel, Open Office etc.;
➢ Copia electronică a documentelor fizice de pe suport de hârtie realizată în cinci pași:
scanar ea, stocarea, indexarea, regăsirea și accesul documentului respectiv – facturi, avize,
contracte etc.;
➢ Fișiere sursă sau binare obținute de personalul organizației în urma activităților
desfășurate de către acesta – fișiere program, fișiere ap licații, fișiere executabile etc.
Din punctul de vedere al formatului, documentele electronice se împart în: text; imagine;
audio, video; multimedia. Potrivit modului de exprimare, documentele pot fi: d ocument text:
caractere alfanumerice, simboluri; h yperdocument: text, grafică, scheme; h ypermedia: text,
sunet, imagine; m ultimedia: text, sunet, imagine, software specific.
Tendința principală în structura documentului electronic pornește de la managementul
documentelor statice și se îndreaptă către document ele compuse și complexe. Documentul static
prezintă un grad scăzut de flexibilitate datorită imposibilității de editare în lipsa unei prelucrări
preliminare (imaginile digitale), ori a editării condiționate de existența unei aplicații ( Word,
Excel). Docum entul statice sunt caracterizate ca fiind „mute” atunci când nu oferă informații cu

17
privire la ele, iar atunci când o fac, informațiile sunt insuficiente, fiind considerate „plate”
datorită faptului că accesarea unei informații dorite necesită citirea unor informații adiacente.
La polul opus al evoluției se află documentele complexe, caracterizate printr -o structură
care înlătură toate dezavantajele pe care le prezintă documentele statice. Documentul complex nu
depinde de o anumită aplicație, este însușit d e dinamism și „inteligență”, fiind apt de a conține
informații referitoare atât la el, cât și la structura sa. „Astfel, documentele reflectă tendința către
arhitecturi orientate obiect unde informația rezidă în obiecte (unităț i de informație cu o
granulari tate mai mic ă decât documentele tradiționale) care, de ase menea, conțin informații
despre ele ș i despre a plicația originară. Documentele în această nouă concepție sunt considerat e
containere cu o gamă largă de informaț ii”.14 Aceste documente pot fi conținăt oare de pointeri
către: obiecte cu informație, informaț ii de spre comportamentul documentului (cine poate
vizualiza documentul, cine îl poate aproba), metadate (autor, istoric modificări), legături că tre
alte elemente externe (imagini, grafice).
Prin urmare este necesară o cunoaș tere a structurii documentelor pentru a putea fi
prezentate într -o for mă electronică. În toate aplicaț iile informatice este necesar să se precizeze
clar modelul de structurare a datelor, a documentului pentru ca acesta să poată fi pr elucrat
corespunzător . Structura documentului, indiferent de tipul acestuia este de două feluri: structură
fizică (aspectul exterior de prezentare) și structură logică (relaț iile logice existente între
elementele componente) .
Document text
Aspectul fizic e ste principala calitate prin care se evidențiază documentul text , și care
permite: punerea în pagină, setarea marginilor textului, dispunerea sau nu în coloane, stabilirea
corpului de litere etc. Într-o prezentare mai complexă a structurii fizice a unui do cument se pot
distinge două nivele :15
➢ macro -structura – Oferă posibilitatea de a crea: copertă, pagină de titlu, pagină de
bibliografie, cuprins, anexe, tablă de materii etc. De asemenea, în cazul fiecărei pagini
există mai multe opțiuni disponibile: setare a marginilor, numerotarea paginilor, inserarea
notelor de subsol etc.;

14 R. M. Pavelescu. Gestiunea automata a documentelo r. Revista Informatica Economica, acreditată CNCSIS, nr. 4
(20)/2001 , ISSN 1453 -1305, p. 58.
15 V. Quint. Edition de documents structures. În: Le traitement electronique du document . Cours INRIA, 3 -7 oct.
1994. Paris: ADBS Edition, 1994, p. 11 -47.

18
➢ micro -structura – Permite editarea aspectelor textului propriu -zis și face referire la toate
opțiunile tipografice, precum: conturarea pasajelor, cuvintelor importante și a citatelor,
adăugarea semnelor de punctuație etc.
Documentul text deține o structură logică ce presupune segmentarea sa în unități
secvențiale: părți, capitole, subcapitole, secțiuni, subsecțiuni, etc. E lementele flotante cum ar fi:
notele de subsol, figurile, schemele , ilustrațiile, referințele bibliografice ale unui document
aparțin tot de structura sa logică. Structura logică este diferită și particularizată pentru fiecare
document în parte. Aceasta este realizată în funcție de conținutul semantic al textului și care
cuprinde elemente logice, care au rolul de a permite cititorului regăsirea rapidă a informației în
document.
Forma cea mai simplă prin care se poate reda structura logică a unui text este reprezentată
de structura logică de lista (Fig. 1) . Aceasta se efec tuează prin identificarea elementelor
componente și expunerea lor într -o prezentare lineară. Acest tip de reprezentare nu presupune
structurarea conținutului și, prin urmare, elementele nu sunt organizate în funcție de importa nță.
Titlu
Autor
Paragraf
Titlu de diviziune
Paragraf
Titlu de subdiviziune
…
Fig. 1: Structura logică de listă a unui document text.
O formă mai complexă de redare a structurii logice este reprezentată de structura logică
arborescentă (ierarhică) ce implică reproducerea relații lor de incluziune stabilite între elemente
(Fig. 2) . Capitolele au posibilitatea de a fi împărțite sau nu în secțiuni ce pot fi denumite ori nu.

19

Fig. 2: Structura logică arborescentă a unui document text.
Prin structurarea fizică și logică a unui document, ținându -se cont de însușirile proprii ale
acestuia este înfăptuită structura specifică a documentului respectiv. Caracteristicile comune ale
structurilor specifice pentru o tipologie de documente reprezintă structura generică . Spre
exemplu , există posibilitatea de a realiza o structură generică pentru publicațiile periodice ș i o
structură specifică pentru fiecare periodic în parte.
Hyperdocument – hypertext
Hyperdocumentul este definit astfel: „ orice conținut informativ construit dintr -o
nebuloasă de fragmente al cărui sens este construit cu ajutorul unui mijloc informatic ce
realizează un traseu ghidat de o anumită modalitate de lecturare16”. Acest tip de document se
caracterizează prin: natură textuală, posibilitatea utilizării ferestrelor multiple ce permit citirea
mai multor documente în același timp și pe același ecran, interactivitate.
În procesul de structurare aleatorie a unui hyperdocumnt este greu de specificat locul și
poziția fiecărui element component. Astfel sunt utilizate elem entele de reper în vederea definirii
documentului. „Ancora” reprezintă primul element de reper, definită precum o unitate minimală
care prezintă contribuții în inițierea citirii și la atribuirea sensului hyperdocumentului .
Elemente care fac parte din struc tura virt uală a unui hyperdocument sunt și : nodul – o
unitate semantică adică un document elementar al cărui co nținut exprimă o singură idee ș i link –
ul sau legătura. Varietatea de noduri definite într -un sistem hypertext permite considerarea
acelui sist em ca un mijloc flexibil de reprezentare a informațiilor. Link -ul – legătura reprezintă
principalul mijloc de organizare a unui documen t într -o manieră non -secvențială . Liniile permit
utilizatorului să se deplaseze de la un loc la altul, de la un document la altul sau în interiorul unui
document. Li nk-urile pot fi uni sau bidirecț ionale. Flexibilitatea unui document este dată de

16 J. P . Balpe . Hyperdocuments. Hypertexts. Hype rmedia . 15.04.2018.
<http://www.comm.ugam.ca/~GRAM/A/comm/003.html >

20
multitudinea de link -uri de care poate dispune pentru structurarea hypertextuală cât ș i pentru
conexiunea cu nodurile de referinț ă prin intermediul tehnicilor de localizare. Există o multitudine
de legături ce permit structurarea virtuală a unui hyperdocument ș i fac dificilă o analogie cu
documentul tradițional în formă tipărită și chiar cu simpla lui reprezentare electronică.17
Hype rmedia
Asemănătoare cu hypertext -ul, hypermedia reprezintă o modalitate de redare a datelor
într-o arhitectură sub formă de noduri interconectate prin diferite legături (link -uri). Spre
deosebire de hypertext, în cazul căruia datele puteau fi transpuse doa r sub formă de text și
grafice, hypermedia poate cuprinde informații sub mai multe forme: imagine, text, sunet,
program soft, ce permit citirea, ascultarea sau vizualizarea în ferestre mu ltiple. Documentul de
tip hypermedia este caracterizat de următorii t ermeni cheie: date, navigare, prezentare,
interacțiune, fiind definit astfel: „ un ansamblu structurat de informații ce conține în același timp
informații multimedia (text, imagine, sunet) și structuri de acces reprezentate de relațiile dintre
informații18”.
Din punctul de vedere al structurii, documentul hypermedia se aseamănă cu hypertext -ul,
folosind aceleași tipuri de noduri și legături identice, precum și etape de concepție similare.
Multimedia
Multimedia reprezintă un document obținut prin folosirea com binată a mai multor
elemente media – texte, sunet, grafice etc. Tipul de document multimedia se autocaracterizează
prin intermediul componentelor sale, prin modul lor de structurare și prin relațiile ce coexistă
între acestea. Acest tip de documente pune a ccentul pe următoarele aspecte: organizarea logică,
prezentarea spațială, sincronizarea temporală, dimensiunea hypermedia, nivel generic, nivel
specific unui document, nivel element multimedia de bază.
Lucrul cu documentele complexe ca și cele multimedia i mplică necesitatea existenței
unei metodologii, unui demers, unei aplicații specifice. Sistemele multimedia răspund
exigențelor impuse de caracteristicile unui asemenea tip de document.

17 J. P. Balpe ; Alain Lelu. Techniques avancees pour l’hypertexte . Paris: Hermes, 1996 , p. 59.
18 „un ensamble structure d’informations contenant a la fois des informations multimedias ( du text, des images, du
son et des structures d’acces qui represent des relations entre les information”. S. Fraissel. Un approche
systematique pour la conceptio n de documents hypermedias. Hypertextes et Hypermedias: Actes de la 4e
Conference Internationale Hypertextes et Hypermedias – realisation, outils et methodes, sept. 1997 . Paris:
Hermes,1997 , p. 249. ISBN 2 -86601 -638-6.

21
2.3. Procesul de gestionare al documentelor electronice într -o organiz ație
Gestiunea documentelor electronice reprezintă un proces complex, care atrage după sine
necesitatea existenței unui sistem de management al documentelor, sistem ce reprezintă o
componentă cheie a înregistrărilor electronice.
„Gestiunea automată a documentelor are un rol ho tărâtor în activitatea organizaț iilor în
care cea mai mare parte a sistemului informațional (peste 80%) are la bază documentul,
indiferent de su portul să u fizic. Nevoia de a manevra mai rapid informațiile ș i, im plicit,
documentele c are le conț in a dus la dezvoltarea Sistemelor de G estiune Automata a
Documentelor (SGAD). Managementul documentelor tinde să înlocuiască complet
managementul datelor – centrul atenției în tehnologia informaț iei în ultimii 20 de ani.
Mana gementul documentel or reprezintă controlul automat al documentelor electronice
(imagini, spre adsheet -uri, documente word, fișiere HTML, SGML, PDF etc.) de -a lungul
întregului ciclu de viață al acestora în cadrul organizației, de la creare până la arhivare.
Managementul docum entelor permite exercitarea unui control mai mare asupra producției,
stocării și distribuției de documente, obț inând astfel o reducere semnificativă a timpilor morț i în
fluxul documentelor. ”19
Decizia de implementare a unui astfel de sistem determină o aten ție deosebita ce stă la
baza unei operațiuni care se va desfășura în pași simpli, atenți planificați. În acest sens trebuie să
se țină cont de diferitele fluxuri ale documentelor, de la intrarea documentului în organizație (fie
că a luat naștere în interio rul acesteia ori a fost recepționat din surse externe) până în momentul
arhivării sale. Această schimbare implică introducerea unei aplicații software, fapt ce necesită
analiza condițiilor oferite de infrastructura tehnică a organizației.
Punctul de start într-un proces de implementare a unui sistem de management al
documentelor constă în realizarea unui plan de integrare care se efectuează în cinci pași.
Pasul 1: Determinarea strategiei tehnologiei informației – aspectul funcțional –
presupune urmărirea pr oceselor din interiorul organizației și cum sunt îndeplinite acestea (spre
exemplu ciclul de viată sau workflow -ul unui document), structura organizațională de tip
piramidă a întregii compani i ori a unui singur departament.
Un sistem eficient pentru manage mentul documentelor trebuie să:
➢ Dețină o opțiune de „document imaging” care să realizeze captarea și indexarea
automată a documentelor recepționate prin fax;

19 R. M. Pavelescu. Op. cit ., p. 57.

22
➢ Realizeze automat stocarea, accesul, managementul și distribuirea surselor de
documente electronic e;
➢ Transmită pe cale electronică, routeze și activeze operațiile de afaceri și decizie ale
companiei prin reguli de sistem controlat (workflow);
➢ Asambleze un grup de documente, să realizeze controlarea versiunilor și să garanteze
securitatea documentelor;
➢ Valideze autenticitatea oricărei transmisii electronice individuale de informații și să
asigure securitatea informației prin tehnologiile semnăturii electronice;
➢ Permită crearea electronică, livrarea și personalizarea conținutului documentului în
organizaț iei – tehnologia managementului conținutului documentelor;
➢ Completarea electronică după tip și utilizare a documentelor generate prin
intermediul său.
Pasul 2: Înțelegerea opțiunilor tehnologice, a rezultatelor – aspectul t ehnic –
investighează sistemul te hnic care există (software, hardware) și creionează componentele
necesare realizării noului sistem tehnic de care este nevoie în vederea implementării aplicației,
testează performanța tehnică și stabilește eventuale comentarii pentru viitor;
Într-o organiz ație sistemul de management al documentelor este definit de șase funcții:
procesarea automată a formularelor, semnătura electronică, adnotări și editare documente,
capturarea documentelor, indexarea documentelor, barcodarea, recunoașterea caracterelor și
reproiectarea formularelor, regăsirea documentelor, vizualizare și distribuție, managementul
documentelor. (Fig. ) . Aceste sisteme cuprind si opțiuni precum: de implementare a document
imaging – stand -alone vs. integrare, de scanare, pentru managementul înr egistrării, financiare –
leasing, cumpărare, abonament.
Pasul 3: Faza de planificare – aspectul administrativ – face referiri la programul de
lansare al aplicației, documentație, suport și întreținere.
„Pentru a fi sigur de recuperarea investiției este imp ortant a completa fiecare pas cu
timpul adecvat pentru planificare. Există 11 pași în procesul de planificare:
➢ asamblarea: trebuie asigurat că înregistrarea este în ordinea fizică optimă pentru
prelucrarea eficientă a înregistrărilor ce vor fi scanate;
➢ tipuri de înregistrări: se determină care dintre ele se stochează;
➢ inventarul formularelor/a formatelor: se creează u inventar cu câte un exemplar din
fiecare formular;
➢ rapoarte pierdute sau întârziate: se determină politica rapoartelor pierdute și
codificare a fiecărei intrări în sistem;

23
➢ stratul fizic al echipamentelor: determină workflow -ul în departament;
➢ analiza, deficiența și semnătura electronică: ne asigură dacă înregistrarea este
completă și dacă intrările sunt acordate în timp cu regulile și regulamen tele stabilite;
➢ stocarea/completarea hârtiei: determină așezarea documentelor pe hârtie după
scanare;
➢ comunicarea: se primesc informații critice despre noul sistem și despre impact;
➢ asigurarea calității: după ce sunt scanate documentele, următorul pas este indexarea
și controlul calității. Indexarea este executată pentru a da documentului un nume și
număr de ordine. Controlul calității este executat 100% din imagini pentru a vedea
calitatea imaginii scanate;
➢ dezvoltarea politicilor și procedurilor;
➢ consider ații legale: trebuie verificat dacă procedurile alese sunt legale.20”
Pasul 4: Faza de implementare – acest pas este dedicat determinării echipei
manageriale și realizării unui plan de lucru și a unei metodologii de implementare. În acest timp
workflow -ul este reproiectat de câte ori este nevoie. În această fază au loc testarea, instruirea și
pornirea sistemului.
Pasul 5: Faza de postimplementare – În această fază au loc procese de rafinare a
workflow -ului și a rolurilor atribuite personalului. Angajații se familiarizează cu aplicația. Acest
pas se referă și la asigurarea unei mentenanțe continue a sistemului, respectiv a elementelor
hardware și software și a personalului.
Managementul documentelor într -o organizație realizat prin intermediul unui sistem de
management al documentelor (Fig. 3) poate fi reprezentat grafic astfel:

20 D. B anciu (coord.). Op. c it., pp. 137 -138.

24

Fig. 3: Managementul documentelor într -o organizație realizat prin intermediul unui
sistem de management al documentelor
Piața românească a cunoscut o înflorire uimitoare în ceea ce pr ivește oferta de soluții
pentru managementul documentelor. Oferta începe de la simple produse hardware, la aplicații ce
au ca menire simpla convertire a imaginii în text și salvarea acesteia pe computer, și ajunge la
aplicații complexe, ce pot fi personali zate în funcție de necesități , aplicații ce fac posibile:
recunoașterea tipului de informații conținut in imaginea scanată, memorarea acesteia într -o bază
de date potrivită, accesarea, modificarea, editarea și distribuirea către alți utilizatori autorizaț i.
Aceste soluții sunt puse la dispoziție atât de firme de talie multinațională (Kofax, Scala; HP,
FujitsuComputers, Xerox etc.), cât și de firme cu caracter local, dezvoltatori de aplicații la cerere
(CG&GC, Wittmann&Partner, Sobis, Cybernetics, UTI etc.) .
Implementarea unui sistem de management al documentelor nu atrage după sine
dispariția documentelor fizice o bună perioadă de timp de acum încolo. Adoptarea unei sistem de
acest fel reprezintă numai o abordare eficientă referitor la fluxurile informațion ale din interiorul
sau exteriorul organizației.
2.3.1. Arhivarea electronică
Arhivarea electronică reprezintă gestionarea documentelor, datelor și informațiilor unei
organizații și stocarea acestora în format electronic, într -un mod securizat. Operațiunea de
arhivare electronică se realizează astfel: se colectează imagini ale documentelor din arhiva fizică,
care există deja, prin scanare cu ajutorul echipamentului specializat, apoi stocarea acestora într –

25
un sistem EDM (Electronic Data Management – Administr ator electronic de date), urmând apoi a
fii prelucrate și organizate. Imaginile efectuate pentru arhiva electronică se realizează în formate
de fișiere ușor accesibile precum PDF, JPEG, TIFF, rezoluțiile acestora fiind cuprinse între 150 –
300 dpi, în mod o bișnuit monocrom.
Avantajele pe care le prezintă o arhivă electronică sunt:
➢ Eliminarea costurilor generate de achiziționarea hârtiei;
➢ Eliminarea costurilor reieșite din printarea sau copierea documentelor;
➢ Toate documentele organizației sunt integrate într -o interfață unică, simplu de utilizat;
➢ Riscul deteriorării documentelor este eliminat;
➢ Riscul pierderii documentelor este îndreptat către 0;
➢ Crearea și regăsirea documentelor se realizează extrem de simplu și rapid, fapt ce
duce la economisirea timpului d estinat acestor două procese;
➢ Productivitatea angajaților este mărită;
➢ Arhiva fizică este reorganizată logic, fiind în strânsă legătură cu cea electronică (în
momentul arhivării electronice, fișierul va înregistra locația documentului respectiv în
arhiva f izică);
➢ Se pot dezvolta strategii de lucru colaborativ;
➢ În cazul arhivării electronice transmisia documentelor arhivate este realizată imediat
prin fax sau e -mail;
➢ Arhiva electronică este ușor de gestionat și de utilizat;
➢ Toți utilizatorii au la dispoziție arhiva electronică și au posibilitatea de a o accesa în
același timp, în orice moment și din orice locație;
➢ Diminuarea timpului investit în ciclurile de lucru;
➢ Spațiul din birou este economisit;
➢ Costurile revenite din închirierea sau extinderea spațiilor în care sunt depozitate
arhivele fizice sunt micșorate și chiar eliminate;
➢ Securitatea documentelor este sporită;
➢ Fax-urile și e -mail-urile sunt arhivate automat;
➢ Protejarea resurselor naturale – nu mai este necesară hârtia obținută prin tăierea
copacilor;
➢ Satisfacția clientului este crescută.
Gestiunea completă a fonduril or arhivistice pe care instituți a le are, folosind sistemul de
management al documentelor, t rebuie să aibă funcționalități conform Legii (Decizie nr.
1130/2008 privind normele tehnice si m etodologice pentru aplicarea Legii nr.135/2007 privind

26
arhivarea doc umentelor in forma electronica). Documentele destinate arhivării electronice pot
proveni din registratură, pagina de internet a companiei, e -mail, documente fizice.
Arhivarea electronică a documentelor este supusă acelorași reguli ca și documentele
fizice de pe suport de hârtie. Aceasta se supune prevederilor legislației arhivistice în vigoare, cu
precizările:
➢ Înregistrarea documentelo r sub formă electronică de că tre sistemul electronic d e arhivare
confirmă exist ența oficială a documentelor respective. Identificarea în mod unic a
documentelor în sistem se realizează după numărul de înregistrare atribuit documentului.
După înregistrare, conținutul documentului nu mai poate suferi modificări. La
înregistrarea docume ntului în sistem se completează o fișă electronică a acestuia, ce
trebuie să fie în conformitate cu condițiile art. 8 alin. (2) și (3) din Legea nr. 135/2007.
Documentele arhivate electronic impun condiția existenței unei fișe electronice, ce le va
însoți în permanență. Această fișă electronică cuprinde informații și caracteristici
referitoare la documentul arhivat, precum: emitent, proprietar, titularul dreptului de
dispoziție asupra documentului, istoric, tip și nivel de clasificare, formatul digital în c are
este arhivat documentul în formă electronică, cuvinte cheie pentru identificare,
localizarea suportului fizic, identificatorul unic al documentului în cadrul arhivei, data
emiterii documentului, data arhivării, termenul de păstrare a documentului. Fișa de
însoțire a documentului va fi arhivată separat de document și înregistrată în registrul
electronic al arhivei electronice. În cazul în care fișa face referire la un document
clasificat, referința în registru va fi criptată.
➢ Transferul documentelor din sistem sau de pe suportul inițial atrage după sine ca evidența
documentelor pe noile suporturi să includă evidența suporturilor externe și evidența
conținutului documentelor cuprinse. Documentele cec dețin același termen de păstrare
sunt grupate pe un supo rt extern.
➢ Sistemul de administrare a doc umentelor electronice trebuie să genereze automat o
evidență de auditare, în care sunt înregistrate, fără posibilitatea de a fi modificate, toate
deciziile și acțiunile care se produc asu pra unui document din moment ul înregistrării și
până la distru gerea sau transferul acestuia către Arhivele Naționale.
➢ Nomenclatorul arhivistic al companiei conține toate documentele și dosarele arhivate în
formă electronică, iar la rubrică „Observați” se menționează „în formă electro nică.
Legea prevede că accesul la documente se realizează numai în baza unei documentații
adecvate, iar administratorul poate fi pus sub urmărire penală în cazul în care divulgă cheia de
decriptare unor persoane neautorizate. Administratorul arhivei electr onice este obligat să

27
păstreze codul -sursă al tuturor programelo r utilizate pentru construirea ș i exploat area arhivei
electronice, în fișiere semnate electronic și clasificate, după caz și să depună o copie a acestuia la
Arhivele Naționale, iar în cazul în care administratorul nu dispune de codul -sursă prevederile se
aplică pentru codul -sursă executabil.
Persoanele neautorizate ce accesează, modifică sau copiază informațiile din arhiva
electronică sunt pedepsite cu închisoarea de până la 15 ani. Distruger ea arhive i electronice
constituie infracțiune și se pedepseș te cu închisoare de la 6 la 15 ani. Potrivit legii, cerințele la
care se supune administratorul arhivei electronice sunt: atât autorizarea sa, cât și certificarea
centrului de date în care își va desfășura activitatea de arhivare se realizează de către Ministerul
Comunicațiilor și Societății Informaționale.
Nivelul de informare din România cu privire la prevederile legislative și la beneficiile pe
care le prezintă arhiva electronică este unul destu l de scăzut.
Actualmente, în România nu este posibilă renunțarea definitivă la arhiva fizică, fiind
invocate numeroase cauze. În primul rând se pune problema costurilor ridicate. Majoritatea
organizațiilor refuză să -și asume aceste costuri, a căror rată de recuperare este foarte lentă, în
vederea creării unei arhive digitale, pentru a o înlocui total pe cea fizică, și care, de asemenea, să
îndeplinească prevederile Legii arhivării documentelor în format electronic (Legea nr.
135/15.05.2007) și a normelor me todologice și tehnice aferente, preferând să -și păstreze
documentele prin metoda clasică a arhivării fizice. Un al doilea aspect este reprezentat de faptul
că nu toate companiile și instituțiile statului acceptă schimbul de documente doar în format
electro nic.
Deși demersurile oficiale pentru a impune modelul arhivei electronice au fost efectuate
de aproximativ un deceniu, încă nu s -a ajuns la vizibilitatea unui rezultat la nivel național. Cele
mai multe companii și organizații au decis implementarea soluți ei mixte. În acest sens s -a hotărât
dublarea arhivei fizice clasice cu una electronică, alimentată de un sistem informatic de
management al documentelor. În acest fel, pericolul de a pierde documente este suprimat și, în
plus, implementarea unui sistem inf ormatic de management al documentelor prezintă o serie
extinsă de avantaje.
În primul rând, în cazul unei companii cu mai multe filiale, sedii sau puncte de lucru,
arhiva fizică ridică problema accesului limitat sau al riscului deteriorării ori pierderii
documentelor. Deși documentele pot fi multiplicate, proces care ar genera timp pierdut și costuri
suplimentare (printarea, xeroxarea, expedierea, costuri de arhivare), arhiva digitală rămâne cea
mai bună soluție, care elimină toate aceste probleme. Arhivare a electronică permite partajarea
documentelor electronice prin internet între utilizatori, în funcție de dreptul de acces al fiecăruia.

28
Organizațiile ar trebui informate mai accentuat cu privire la avantajele oferite de arhiva
electronică. Principalele ben eficii pe care le aduce sunt: costuri reduse, economisirea timpului
investit în regăsirea și gestionarea documentelor, precum și eliminarea riscurilor de pierdere sau
deteriorare a documentelor. Un exemplu concret ce ilustrează avantajele arhivei electroni ce este:
costul arhivării fizice a 100 de facturi este de aproximativ 55 de lei, pe când arhivarea electronică
a aceluiași număr de facturi este estimată la 5 lei. Astfel ajungem la concluzia că arhiva
electronică generează costuri cu circa 90% mai mici de cât cea fizică.

29
CAPITOLUL III – SISTEME DE MANAGEMENT AL
DOCUMENTELOR ELECTRONICE
3.1. Argumente privind implementarea unui sistem de management al
documentelor electronice
Documentele reprezintă esența vieții a multor organizații din ziua d e astăzi. Fie că sunt în
format fizic, pe hârtie sau în format electroni, documentele trebuie să fie ușor accesibile și rapid
de găsit astfel încât activitatea organizației să nu aibă de suferit. Căutarea și regăsirea
documentelor fizice de pe suport de hâ rtie reprezintă un proces ce a ridicat multe probleme
datorită timpului îndelungat pe care îl necesită. Există însă și documente electronice stocate în
structuri complexe ale folderului de rețea ce pot fi la fel de dificil de accesat și de gestionat.
Princ ipalele obiective pentru care o companie alege soluția implementării unui sistem de
management al documentelor sunt:
➢ Gestionarea eficientă și rapidă a documentelor organizației;
➢ Costuri scăzute pentru administrarea și depozitarea documentelor
➢ Eficiență de lucru accelerată;
➢ Numărul personalului administrativ este optimizat
➢ Concordanță cu cele mai noi standarde, ce devin din ce în ce mai stricte privind
gestionarea documentelor.
Sistemele de management al documentelor dispun de opțiuni ce oferă facilități mul t mai
complexe și avansate față de posibilitățile pe care le prezintă registrele tradiționale. Aceste
programe au capacitatea de a înregistra automat orice tip de document, indiferent de tipul sau
forma sa (oferte de preț, contracte, scrisori, facturi, bon uri, avize), introducându -le și arhivându –
le într -o bază de date. Sistemul atribuie automat fiecărui document un număr de evidență, oferind
toate funcțiile de bază ale unui „registru” electronic. Sistemele de management al documentelor
au competențe ce per mit extinderea sarcinilor de îndeplinit, programând automat fluxul de lucru
al unui document în funcție de tipul acestuia.
Beneficiile oferite de achiziționarea și implementarea unui sistem pentru managementul
documentelor pot aduce contribuții în vederea recuperării investiției, cele mai importante fiind:
➢ Gestiune sigură și controlată a documentelor organizației care acoperă întreg ciclul de
viață al acestora – sistemul asigură: eliminarea ori diminuarea evidențelor manuale de
documente, opțiuni de elabora re rapidă a documentelor (sunt disponibile tamplaturi –
modele de documente predefinite cum ar fi: cereri, avize, facturi, procese verbale, ce

30
necesita simpla completare cu date personalizate), acces rapid la documente,
circulația documentelor este control ată și securizată (documentele sunt adresate
automat în funcție de rolurile care au drept de acces la acestea);
➢ Registratură electronică a documentelor, acces centralizat la documente – sistemul
elimină problema stocării d ocumentelor atât în format electr onic, cât și fizic (adesea
în locații diferite). Sistemul stochează toate documentele electronic în vederea
obținerii unei structuri unice și logice și unui punct de acces comun la toate fișierele,
pentru toți angajații și clienții, indiferent de locația a cestora;
➢ Opțiuni de căutare și regăsire automată a documentelor – aceste două procese se pot
realiza în funcție de elementele de conținut, dar și după câmpurile indexate asociate
documentelor;
➢ Reducerea costurilor de stocare și de copiere – conversia docum entelor de pe suport
de hârtie în format electronic și integrarea acestora într -un sistem de management al
documentelor elimină problema existenței unui spațiu de depozitare și permite
distribuirea acestora online, eliminând necesitatea copierii.
➢ Îmbunătăț irea fluxului de lucru – procesele de afaceri implică de obicei circulația
documentelor de la companie către terți, de la un departament la un alt departament
din cadrul companiei și de la o persoană la alta într -un alt departament. Mai multe
persoane cu r oluri diferite (cum ar fi de creare, revizuire, aprobare și expediere ) vor
trebui să trimită document ul înainte de a -și îndeplini scopul propus. Mișcarea bine
planificată și eficientă a documentelor poate accelera semnificativ procesele de
afaceri și poat e îmbunătăți calitatea acestora. Facilitatea de lucru colaboratv oferă și
posibilitatea optimizării și automatizării activităților organizației, prin care
workflowul poate fi predefinit;
➢ Recup erarea flexibilă a documentelor – recuperarea documentelor stoca te în format
tipărit este de durată. Un sistem de management al documentelor centralizează și
indexează documentele, făcându -le ușor de găsi t și accesat, din orice locație;
➢ Îmbunătățirea eficienței personalului – utilizarea capacităților fluxului de lucru ale
unui sistem de management al documentelor conduc la eliminarea proceselor
manuale și eficientizarea operațiunilor de zi cu zi din cadrul organizației, fapt ce
conduce la îmbunătățirea fluxului de informații, creșterea productivității și o mai
bună coer ență a proceselor ;
➢ Îmbunătățirea relațiilor cu clienții – accesul centralizat la do cumentele electronice
asigură un timp de răspuns rapid la solicitările clienților, fapt care duce la creșterea

31
nivelului de satisfacție al clienților. Retragerea manuală a d ocumentelor ce ocupa o
mare parte din timpul angajaților a fost eliminată, iar personalul se poate concentra
acum pe realizarea altor sarcini;
➢ Colaborarea controlată și îmbunătățită – Distribuirea documentelor de pe suport fizic
necesită fotocopierea acest ora, pe când documentele stocate pe un folder de rețea pot
fi uneori greu de localizat și pot fi supuse unei versiuni necontrolate. Implementarea
unui sistem de management al documentelor permite distribuirea rapidă a
documentelor și asigur ă comunicarea și colaborarea eficientă într -un mediu onlin e
securizat;
➢ Controlul asupra versiunilor unui document – implementarea unui sistem de
management al documentelor oferă control asupra tuturor versiunilor acelui
document. Utilizatorii au posibilitatea de a vizuali za atât versiunile anterioare, cât și
versiunea actuală a documentului.
➢ Sporirea securității documentelor – documentele fizice stocate pe suport de hârtie
dispun de o securitate scăzută sau inexistentă. Oricine are acces la locul de depozitare
al documente lor, poate vizualiza orice document. Un sistem de management al
documentelor oferă securitate fiecărui document, atribuind roluri de acces
personalului în funcție de dreptul de acces al fiecăruia la tipurile de documente. De
asemenea documentele sunt cript ate, lucru ce nu permite deschiderea acestora în afara
sistemului.
➢ Eliminarea riscului de pierdere al documentelor;
➢ Recuperare ușoara a documentelor în caz de catastrofă;
➢ Integrabilitatea cu alte aplicații software;
➢ Construirea de arhive electronice de doc umente – arhivarea documentelor se face în
mod automat, iar căutarea documentelor și regăsirea acestora este posibilă și în cadrul
arhivelor;
➢ Obținerea automată a unor statistici sau situații – în funcție de multiple criterii (stare,
stadiu de rezolvare, p ersoane responsabile);
➢ Semnătura digitală – semnătura digitală permite atribuirea unei autenticități
documentului respectiv, precum și în cazul documentului fizic de pe suport de hârtie ,
eliminând necesitatea de a păstra originalul de pe suport fizic pe lâ ngă copia
electronică;

32
➢ Arhivarea și eliminarea – documentele pot fi etichetate cu datele "Arhivă după" și
"Elimină după", iar sistemul este programat să avertizeze utilizator ii despre aceste
date la termen
➢ Drepturi de acces – utilizatorilor li se acordă dr epturi de acces diferite, cum ar fi
permisiunea de citire, permisiunea de citire și scriere etc. și ar putea fi necesar să
furnizeze parole pentru a accesa documentele specificate, sporind astfel securitatea
documentelor;
➢ Colaborare – utilizați proceduri d e check -out și check -in pentru a permite mai multor
utilizatori să lucreze pe un document fără a -și suprascrie reciproc datele.
Instrumentele unui sistem de management al documentelor permit, de asemenea,
transmiterea documentelor către alți utilizatori pe ntru a satisface cerințele fluxului de
lucru.
Implementarea unui sistem de management al documentelor reprezintă o abordare
centralizată a gestiunii documentelor, fiind cea mai bună soluție pentru care organizațiile pot
opta în acest sens, și care asigură în mod eficient acces ușor, securizat și instantaneu la toate
aceste documentele companiei, întrunind atât așteptările clienților, cât și pe cele ale personalului.
3.2. Componentele unui sistem de management al documentelor
Sistemele performante de managem ent al documentelor se caracterizează prin
următoarele particularități: implementează fluxurile de documente rapid, se poate adapta după
orice structură organizațională, prezintă securitate sporită, prelucrează toate tipurile de
documente, permite conectar ea cu alte aplicații, utilizarea se realizează cu ușurință, este scalabil
la dezvoltări ulterioare. Sunt alcătuite dintr -un set de programe utilizate în scopul gestionării și a
stocării documentelor electronice (documente, schițe, planuri, proiecte etc.), imaginilor ale
documentelor pe hârtie (scanate), fluxurilor de lucru interne organizației și managementului
înregistrărilor . Aceste sisteme sunt definite de următoarele funcțiuni și componente:
Metadate – „Tradițional, metadata este definită ca „dată despr e dată”. Privită prin
prisma organizației, metadata reprezintă „cunoaștere codată”. Ea poate fi utilizată pentru a
descrie comportamentul , procesele, regulile și structura conținutului. O strategie medata solidă
este necesară pentru căutarea și regăsirea conținutului, realizarea managementului conținutului
într-o organizație (ECM), livrarea dinamică a conținutului (personalizare).”21

21 D. Banciu (coord.). Op. c it., pp. 108 -109.

33
Metadatele au ca scop clasificarea, organizarea și stocarea altor date. Fiind stocate pentru
toate fișierele în parte, metada tele pot cuprinde informații referitoare la: data la care a avut loc
introducerea în sistem a documentului ori numele utilizatorului care a efectuat această
operațiune, numele utilizatorului care a creat documentul, istoricul modificărilor și starea actual ă
a acestuia. Se cunosc mai multe tipuri de medatate: generale – cuprind informații precum data
documentului, autorul, dimensiunea, versiunea curentă, numărul de înregistrare etc. și specifice –
cuprind informații în funcție de categoria de documente în ca re a fost repartizat fișierul.
„Metadatele pentru reutilizare identifică elemente de conținut care pot fi reutilizate în
arii multiple. Metadatele pentru regăsire se utilizează pentru a ajuta autorii să regăsească
conținutul, fiind mai complexe decât metad atele pentru reutilizare. Ultimul tip, este util când se
implementează „workflow -ul” ca parte a strategiei de unificare. Print atribuirea metadatelor
pentru fiecare element de conținut, se poate determina care dintre aceasta este activ la un
moment dat.”22
Sistemele de management al documentelor dispun de diferite moduri prin care se pot
extrage date din documente: OCR – recunoașterea optică a caracterelor, ICR – recunoașterea
inteligentă a caracterelor, BCR – recunoașterea codurilor de bare, Patch code – coduri de
separare, Batch code – coduri de lot de documente, Legătura bază de date externă, Extragerea
textului din documente electronice.
Textul extras din document poate fi stocat direct ca și metadată ori legat de imaginea sa.
O a treia variantă este ca t extul să fie stocat separat, cu posibilitatea de a fi folosit în timpul unei
căutări într -o colecție de documente. Spre exemplu dintr -o factură se pot extrage următoarele
metadate asociate: numele furnizorului, codul fiscal, numărul, data. Valoarea etc.
Achiziție documente – acest proces se realizează prin adăugarea propriu -zisă a
documentelor sau prin scanarea acestora de pe suport fizic.
Tehnologia de procesare automată a formatelor – oferă posibilitatea utilizatorului de a
introduce date în format digita l, online și de a extrage informații din diferite surse de date din
mediul online. Această tehnologie suplinește completarea în alb a formularelor analoge ce
necesitau scanare digitală.
Semnătura digitală – Această funcțiune va fi introdusă atât pentru doc umentele
convertite digital, cât și pentru cele text.
Integrabilitatea – Sistemele de management al documentelor se definesc prin
integrabilitate, caracteristică ce le permite să facă parte și din alte sisteme software. Astfel,

22 Ibidem, p. 109.

34
sistemele funcționează în ca drul altor aplicații precum un modul, creându -se percepția unui
sistem unitar.
Prin integrare, utilizatorii au posibilitatea de a vizualiza documentele direct din depozitul
de documente al sistemului, de a le modifica și de a salva noi versiuni ale acestor a, operațiuni ce
nu necesită ieșirea din aplicația pe care o utilizează și accesarea celei de sistem de management
al documentelor. Astfel de integrări ale sistemelor de management al documentelor sunt
compatibile în general cu aplicații software de tipul: office (Word, Excell, Visio etc.), e -mail
(Outlook, Lotus etc.) și colaborativ. Procesul de integrare se realizează utilizându -se standarde
deschise precum: ODMA, LDAP, WebDAV și SOAP, standarde ce acceptă integrarea ulterioară
cu alte sisteme software.
Scanare documente (capturarea de date) – Scanarea reprezintă procesul prin care datele
în format fizic sunt transformate în date electronice prin intermediul unor scannere ori
imprimante multifuncționale. Extragerea datelor se poate realiza și automat sau semiautomat prin
diferite metode: OCR (recunoașterea optica a caracterelor) – operațiune prin care se efectuează
conversia imaginilor în text, OMR (recunoașterea optică a marcajelor) – operațiune prin care
bifele sau marcajele de pe un formular tip sunt ex trase automat.
Indexarea documente – Indexarea reprezintă procesul de atribuire a unui set de date unic
de identificare a documentelor și care are drept scop accesarea rapidă a informației din baza de
documente. Aceste date sunt introduse de operatori ori preluate din baza de date, fiind utilizare
drept criterii prin care se realizează clasificarea documentelor în vederea simplificării procesului
de căutare și vizualizare a informațiilor. „Controlul grupurilor de documente este o
caracteristică cheie a unui SGAD deoarece de foarte multe ori este necesar să se prelucreze mai
multe fișiere (documente) și datele asociate ca un singur obiect în timpul operațiilor de arhivare
și regăsire.”23
Stocare documente – Documentele electronice și copiile digitale ale docum entelor fizice
gestionate de un sistem de management al documentelor se stochează în principiu în baze de date
cu motoare de căutare rapidă ce efectuează regăsirea imediată a documentelor. Depozitarea
centraliză a documentelor garantează și un back -up unit ar al tuturor documentelor administrat de
sistem. „Se observă mutarea masivă a SGAD -urilor dinspre baze de date relaționale spre baze
de date orientate obiect. În prezent, sunt utilizate bazele de date mixte numite Object –
Relational Database Management S ystems. ”24 Procesul de stocare implică odată cu

23 R. M. Pavelescu. Op. c it., p. 58.
24 Ibidem , p. 58.

35
administrarea documentelor și gestionarea ciclului de viață al acestora: modalități de clasificare,
locul de stocare, timpul de stocare, locul unde vor fi mutate după ștergere, durata de viață,
precum și arhiv area fișierelor inactive.
Regăsire documente – Regăsirea este una dintre cele mai importante funcții ale unui
sistem de management al documentelor, căutarea realizându -se prin specificarea unei metadate
(identificator unic) sau a unui termen cheie în conți nutul documentului. Ulterior introducerii
criteriului de căutare, sistemul afișează lista de documente ce au rezultat în urma căutării,
finalizându -se prin selecția documentului dorit de către utilizator.
Distribuția documente – Distribuția impune accesare a în mediul electronic al
documentelor stocate într -un format needitabil. În cadrul unui sistem de management al
documentelor distribuția se realizează prin intermediul grupurilor, rolurilor, drepturilor de acces
și a fluxurilor de documente. Acest proces de distribuție trebuie să garanteze auditul recepției și
al citirii documentelor distribuite de către utilizatorii destinatari.
Securitatea – Sistemele de management al documentelor necesită un acces securizat la
documente, precum și criptarea datelor de autentificare, deoarece securitatea documentelor
reprezintă un aspect esențial ce impune o atenție deosebită. Există și sisteme care sunt integrabile
cu aplicații software de semnătură digitală și de criptare a datelor, precum și sisteme care
criptează con ținutul documentelor în baza de date cu scopul de a împiedica deschiderea acestora
în afara sistemului. Multe sisteme au încorporare profile de utilizatori, roluri, drepturi de acces
pe categorii de documente în vederea administrării drepturilor date utili zatorilor.
Fluxurile de lucru (workflows ) –
Lucrul colaborativ în cadrul unei companii prin parta jarea documentelor este o operaț iune
curentă, care necesită însă o schimbare radicală de abordare atunci când se realizează trecerea de
la fluxul de lucru baz at exclusiv pe hârtie la cel al documentelor în format electronic. Un pas pe
care unele companii și instituț ii publice din Rom ânia l -au făcut, iar altele susț in că sunt decise să –
l facă, în condiț iile în care Legea arhivării electronice asigură cadrul lega l pentru lucrul cu
documente digitale, iar oferta editorilor software și a integratorilor de pe piața locală este din ce
în ce mai diversificată.
Crearea acestor „flu xuri de muncă/lucru“ – workflow , conform literaturii de specialitate –
la parametri optimi de perfo rmanță , res pectiv care să acopere necesităț ile reale ale unei
companii, nu este un demers facil. Aceasta pentru că u n sistem de workflow reprezintă un
algoritm complex de funcționalități și activităț i, care include liste de task -uri, notificări, a lerte,
raportăr i, urmăriri de termene de execuț ie etc., reunite într -un tot unitar și, mai ales, funcț ional.
Acest proces se realizează prin automatizarea unor activități din cadrul sistemului de

36
management al documentelor electronice, spre exemplu trimite rea automată de e -mail-uri sau
crearea unor fluxuri de documente după anumite reguli. De aceea, sistem ele de management de
documente dispun de aplicații de flux care permit identificarea locului unde se trimite un
document, dacă a fost sosit la destinatar , momentul în care a fost redirecționat ș i care este
statusul acestuia într -un anumit moment.
Colaborarea – Reprezintă acea funcție a sistemelor de management al documentelor prin
care utilizatorilor li se permite vizualizarea sau modificarea documentelor, adăugarea de adnotări
și posibilitatea de a aduce schimbări metadatelor în timp real. În acest sens sistemul creează și
păstrează un istoric complet al versiunilor de documente și metadate.
Funcția de colaborare restricționează accesul celorlalți utilizato r la un document aflat în
proces de modificare de către un anumit utilizator (check in, check out).
Controlul versiunilor – Versionarea este un proces specific unui sistem de management
al documentelor prin care se impune crearea de noi versiuni ale unui d ocument de fiecare dată
când i se aduc modificări. Sistemul stochează versiunile precedente ale fiecărui document
modificat și creează o listă cu istoricul acestora, listă din care utilizatorul poate accesa versiunea
dorită.
Căutarea documentelor – Căutare a documentelor în cadrul containerului de documente
stocate se realizează prin utilizarea valorilor atribuite (metadatelor) sau căutarea întregului text,
după criterii multiple sau după conținut.
Auditarea – Este operațiunea ce permite păstrarea unui audit detaliat al tuturor
activităților desfășurate în cadrul sistemului. Prin intermediul acestui proces operațiuni precum:
crearea, vizualizarea, editarea, ștergerea documentelor, autentificarea în sistem, cele de natură
administrativă etc., sunt înregistrare în mod automat în sistemul de management al
documentelor.
3.3. Securitatea sistemelor document management
În lumea afacerilor, securitatea reprezintă o nevoie esențială care împiedică tentativele
neautorizate de accesare a sistemelor companiei, tentative ce pot avea ca urmări coruperea ori
sustragerea de informații cu scopul de a le utiliza în mod fraudulos. În acest sens, organizațiile
apelează la metode personalizate de acces, bazate pe asocierea identității utilizatorilor cu
particularitățile de person alitate ale persoanei respective, prin intermediul unor dispozitive
biometrice, cum ar fi: amprenta digitală, scanarea irisului.
Menirea de bază a unui sistem pentru managementul documentelor este de a stoca
electronic documentele. Arhivarea electronică a documentelor se realizează prin scanarea formei

37
fizice de pe suport de hârtie a acestora sau prin introducerea lor propriu -zisă. În ideea asigurării
unui grad sporit de securitate, pe lângă protecțiile clasice de securitate de care are nevoie orice
sistem informatic – firewall, backup, protecție antivirus, aplicații pentru detecția intruziunilor,
surse de curent etc., cele mai multe sisteme pentru managementul documentelor anexează și
modu le care asigură:
➢ autentificarea;
➢ autorizarea ac cesului la arhivă;
➢ introducerea, scanarea ori modificarea documentelor;
➢ introducerea unui traseu în vederea aprobării documentelor.
Numărul mare de funcții de care dispune un sistem de management al documentelor
impune existența unor forme de securitate specificate, autentific area și autorizarea fiind printre
cele mai însemnate.
Autentificarea – reprezintă modalitatea de recunoaștere a unui utilizator autorizat de
către sistem. Aceasta se realizează clasic, prin utilizarea unui nume de utilizator sau modern, prin
intermediul un or sisteme biometrice, smartcaduri etc. Un aspect important de reținut în procesul
de selecție a unui sistem de management al documentelor îl reprezintă locul unde se veridică
datele de autentificare recepționate de la utilizator. Sistemul poate dispune de propria bază de
utilizatori sau utilizează un provider de autentificare. Baza proprie de utilizatori reprezintă
modalitatea cea mai simplă, deși aceasta poate ridica probleme atunci când utilizatorii sunt
nevoiți să folosească mai multe sisteme, lucru car e implică existența mai multor perechi de nume
de utilizator și parolă, ceea ce poate îngreuna activitatea angajatului. Soluția acestui inconvenie nt
este utilizarea unei modalități tehnice de single sign -on, ce se definește printr -o interfață ce
permite au tentificarea unică în cadrul mai multor sisteme. O altă alternativă o reprezintă
sistemele de management al documentelor ce permit integrarea cu mecanismele de management
al identității, prezente în companie și compatibile LDAP, spre exemplu: Microsoft Act ive
Directory ori IBM Directory Server.
Autorizarea – reprezintă modalitatea prin care sunt definit e drepturile pe care le a re
fiecare utilizator în sistem, atribuindu -le sau nu accesul la informație. Cele mai însemnate
modalități prin care se realizează s unt: autorizare bazată pe roluri, autorizare bazată pe reguli și
autorizare bazată pe conținut.
Autorizarea bazată pe roluri introduce un mecanism în sistem prin care sunt atribuite
roluri utilizatorilor. Un utilizator poate deține unul sau mai multe rolur i în sistem, iar fiecare rol
este definit de mai multe drepturi de acces la informații.
Roluri de utilizator într -un sistem de management al documentelor sunt (Fig. 4) :

38
1. Rol de introducere documente – utilizatorul poate încărca documente însoții de
numele a cestora și alte informații specifice referitoare la conținut. Odată încărcat,
utilizatorul poate șterge sau înlocui documentul sau îl pot încadra într -o anumită
categorie de documente. Documentul lor poate fi aprobat sau respins în orice moment
de către ad ministrator.
2. Roluri preluate de către utilizatori din proprie inițiativă și alertate automat către
administrator prin e -mail – de fiecare dată când o acțiune este preluată de un
utilizator, administratorul primește o alertă prin e -mail. Acest parametru poa te fi
extins și la editori.
3. Rol de administrator aprobare documente – acest rol este, în general, un rol unic
atribuit unui angajat al biroului care se ocupă cu aprobarea documentelor . Deoarece
unele documente trimise pot fi de calitate proastă sau necore spunzătoare,
administratorul are capacitatea de a accepta, respinge sau amâna un document trimis
conform parametrilor predefiniți.
4. Rol de editor al documentelor aprobate – odată ce un documentul este aprobat de
administrator, o alertă prin e -mail se adrese ază tuturor editorilor de documente, care
sunt rugați să se conecteze și să acționeze asupra documentului .
5. Rol de editor al documentelor descărcate – După ce s -au conectat în sistemul de
management al documentelor , editorii vor vedea o listă a documentelor aprobate,
precum și titlurile asociate, detaliile și utilizatorii care le -au trimis. Administratorul va
desemna editorii.
6. Rol de editor comentariu documente – acest rol implică scrierea unui comentariu de
către editor asupra documentului și actualizarea s tatutului în vederea acceptării,
respingerii sau amânării documentului. Editorul oferă feedback asupra documentului
într-un forum pentru a le citi și ceilalți editori.
7. Rol de editor dezbatere – administratorul are capacitatea de a crea rapoarte pentru a
adăuga toate comentariile asupra unui document și a aduna voturile pentru acceptarea,
respingerea sau amânarea acestuia.
8. Rol de aprobare, respingere sau amânare al unui document – este realizat un raport
cu privire la opinia editorilor despre document care va ajuta admin istratorul să
finalizeze această operațiune, atribuindu -i documentului starea de aprobat, respins sau
amânat . Deoarece parametrii pot fi diferiți pentru modul în care un document este
respins, acceptat sau amânat, acest pas subiectiv poate ne cesita procesare offline și
discuții ulterioare.

39
9. Rol de stocare a documentelor aprobate – Odată ce un document este considerat
aprobat de administrator, acel document va fi stocat înt r-un director public sau privat
(librărie de documente aprobate) cu sau f ără comentariile editorului de către
utilizatorul atribuit să facă această operațiune.

Fig. Rolurile atribuite utilizatorilor într -un sistem de management al documentelor
Autorizarea bazată pe reguli reglementează nivelul de acces al unui utilizator în f uncție
de anumite reguli create și introduse în sistem de către administrator, reguli care se pot referi
spre exemplu la îndeplinirea anumitor condiții.
Autorizarea bazată pe conținut impune utilizarea unor liste de acces, create la
introducerea fiecărei informații sau colecții de informații în sistem.
Sistemele de management al documentelor pot combina modurile de acces între ele,
definind spre exemplu o modalitate de acces bazată pe roluri și conținut care presupune
atribuirea dreptului și nivelului de a cces către un anumit set de informații pe grupuri (pe roluri).
În același timp un utilizator poate să aparțină de un singur grup sau de mai multe.
În procesul de implementare a unui sistem de management al documentelor,
funcționalitățile de care dispune s istemul și arhivarea eficientă sunt aspectele cărora li se acordă
o atenție deosebită, însă nu trebuie să se omită nici riscurile la care sunt expuse informațiile. În
acest sens ar trebui să se ia în calcul selecționarea unei soluții de management al docum entelor
ce permite integrarea cu infrastructura organizației într-un mod cât mai precis, fapt ce conduce la
sporirea securității documentelor și eliminarea accesului neautorizat la informație. Criptarea
documentelor reprezintă un procedeu care permite numa i utilizatorilor autorizați vizualizarea și
modificarea documentelor.

40
Un sistem calitativ pentru managementul documentelor este definit de un mod de
securitate trebuie să fie capabil de a separa criptarea conținutului documentului de lista de acces
la aces ta, indiferent de formatul în care este disponibilă informația: document Microsoft Word,
e-mail Outlook, fișier Adobe PDF, date multimedia ori prezentare PowerPoint. Procesul de acces
la informații are loc în cadrul sistemului de management al documentelor , în timp ce
documentele sunt stocate pe un server. Un astfel de sistem eficient din punctul de vedere al
securității trebuie să îndeplinească următoarele trei condiții:
Confidențialitatea – aspectul referitor la confidențialitate vizează împiedicarea
persoanelor neautorizate de a accesa informațiile și resursele companiei. Sistemul de
management al documentelor este influențat în mod direct de controlul, promovarea și
implementarea politicilor de securitate ale organizației. Acest aspect poate oferi răspun sul la
întrebarea: „De către cine a fost accesat un document, în ce moment, despre ce document este
vorba și din aprobarea cui?”.
Integritatea – acest aspect face referire la cele două calități importante prin care este
definită informația: inițiator și co nținut. Integritatea unei informații este dată de nivelul de
încredere pe care îl deține inițiatorul și de nealterarea conținutului acesteia. Încălcarea integrității
unei informații poate fi prevenită sau detectată prin introducerea soluției de semnătură
electronică, care definește inițiatorul precum o sursă de încredere sau nu și care garantează
conformitatea informației cu cea inițială, prevenind schimbarea informațiilor.
Disponibilitatea – acest aspect se referă la împuternicirea de a accesa o informație ori o
resursă a companiei. Un posibil atacator la sistemul de management al informațiilor poate bloca
sistemul, ridicând disponibilitatea la nivelul securității. Deși la primul nivel al sistemului, modul
de securitate este optim dimensionat privind număru l de utilizatori și de accesări pe zi, ultimul
nivel, referitor la interfața cu utilizatorul – principala poartă de intrare în sistem, portal sau un
program executabil, impune existența unor moduri de autentificare cât mai stricte prin
intermediul smartcar d-urilor ori a dispozitivelor biometrice.
Sistemele de management al documentelor actuale sunt caracterizate de operațiuni
existente și în cazul sistemelor tradiționale. Menirea lor de bază constă în păstrarea unei copii a
documentului, atribuirea autentic ității acestuia printr -o semnătură, aprobarea acestora de către o
persoana autorizată și stocarea lor într -un mediu sigur cu acces controlat. Implementarea
sistemului electronic se bazează pe aceste principii, având același scop dar și cu un plus de
valoar ea adus prin optimizarea fluxului de documente și calitatea acestora din punct de vedere al
securității.

41
CAPITOLUL IV – DOCUMENTA DMS – SISTEM DE
MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR – STUDIU DE CAZ
4.1. DOCUMENTA DMS – Sistem de management al documentelor
INFRASOF T este o companie românească de software development cu peste zece ani
experiență, fiind un lider pe piața din România în domeniul soluțiilor pentru arhivarea, stocarea
și managementul documentelor. Aceasta dezvoltă aplicații pentru managementul documentel or,
aplicații capabile de gestionarea întregului ciclu de viață al documentelor, de la emitere, la
stocare până la arhivare, acoperind inclusiv servicii de gestionare a producției, management,
arhivare, Cloud și Centru de Date, soluții de infrastructură IT și soluții de business.
DOCUMENTA DMS reprezintă o soluție completă pentru controlul și managementul
documentelor și de arhivare electronică, dezvoltat ă de compania americană EPS Corporation
(www.epscorp.com ) împreun ă cu compania românească INFRASOFT ( www.infrasoft.ro ). Fiind
o aplicație web -based, oferă facilități în vederea eficientizării și îmbunătățirii timpului de lucru
datorită seriei largi de procese și funcționalități pe care le integrează. Aceasta dispune de
instrumente pentru creare a, stocare a, organizare a, identificar ea, manipulare a, editare a și
utilizare a documentelor dintr -o companie. Sistemul realizează stocarea sigură a volumelor mari
de date prin utilizarea unor tehnologii moderne – ORACLE & JAVA. Acest sistem de
management al documentelor a fost implementat în România atât de organizații medii, cât și
mari, din domeniul public, dar și privat: MET ROREX, PETROM –OMV, Sistemul Național de
Pensii din România etc.
Soluțiile pe care le oferă sistemul de management al documentelor DOCUMETA DMS
se adresează următoarelor domenii de activitate: servicii financiare, servicii judiciare, producție,
distribuție, servicii medicale, industria alimentară, logistică, utilități, pe trol și gaze, construcții,
educație, ON G și alții, precum și următoarelor departamente: management, IT, HR, contabilitate,
auditori, administrativ, operațional, avocatură, vânzări, marketing, procesare facturi, contracte,
complianță, proiecte etc.
4.2. Ava ntajele utilizării sistemului de management al DOCUMENTELOR –
DOCUMENTA DMS
Site-ul web al sistemului DOCUMENTA DMS atrage atenția de la prima vedere prin
expunerea în mijlocul paginii gazdă, accentuat cu verde, figuri în care sunt încadrate procente ce
ilustrează câteva din cele mai importante pe avantaje pe care le ofer ă utilizarea aplicației: 86%
reducerea numărului de documente pierdute, 56% reducerea timpilor de așteptare, 88% creșterea
gradului de complianță cu re glementările interne și externe, 47% c reșterea numărului de

42
documente em ise la timp și în format corect, 60% reducerea utilizării hârtiei și a costurilor de
tipărire și depozitare .

Printre beneficiile comerciale pe care le prezintă sistemul se numără:
• Instalare, implementare ș i utilizare rap ida,
• Potrivit nevoilor fiecărei companii, sistemul poate fi adaptat în funcție de acestea într -o
versiune unică;
• Licențierea se poate realiza în baza unui abonament lunar (licențiere SAAS – software as a
service) – costurile inițiale sunt reduse, plata se efectuează lunar în funcție de numărul de
utilizatori și de perioada de utilizare, nu implică costuri generate de infrastructura hardware
deoarece nu necesită servere, sau licențiere completă – implică licențierea bazei de date
ORACLE, precum și prezența b azei de date utilizată și a infrastructurii în locația
beneficiarului;
• Fiind un sistem browser -based, accesul se realizează prin intermediul unui browser, fiind
securizat, via INTERNET & Virtual Private Network .
Avantajele diferențiatori de care dispun uti lizatorii DOCUMENTA DMS sunt:
• Capacitatea de a stoca volume de date mari prin intermediul tehnologiei ORACLE;
• Integrabilitatea cu alte sisteme de tip ERP, CRM, FMS prin intermediul interfeței
programabile SQL;
• Capacitatea de căutare a informațiilor avansat ă – FULL TEXT Search – care folosește
indecși CLOB (Character Large Object);
• Opțiunea de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) este disponibilă la scanarea
documentelor, precum și pe zone de document predefinit (se poate efectua o recunoaștere
optică a caracterelor de pe documentul pe suport de hârtie scanat din anumite zone ale
acestuia cu scopul de a reduce timpul investit scanare și indexare);

43
• Registratura electronică – sistemul dispune de registratură electronică la standarde de nivel
înalt, în conf ormitate cu Normativele Depozite Arhivă și Modelul de Nomenclator
Arhivistic;
• Scanare inteligentă a mai multor pagini permite scanarea documentelor cu număr nedefinit
de pagini prin folosirea între documente a separatorilor barcode;
• Mesagerie instantă – utilizatorii comunică între ei prin intermediul aplicației de mesagerie
instantă integrata în timp real;
• Alertarea și notificarea prin intermediul e -mail-urilor și al aplicației;
• Coduri de bare sunt asociate documentelor;
• Managementul loca ției pentru documen tele fizice;
• Integrabilitatea cu pachetul Micro soft Office (Word, Excel, PowerP oint, Visio, Microsoft
Project, email – Outlook) prin add -in-uri specializate (check -in, check -out, new from șablon –
direct din aplicaț iile Office) .
4.3. Funcționalitățile sist emului de management al documentelor –
DOCUMENTA DMS

44

CONCLUZII
Managementul documentelor sau gestionarea documente lor reprezintă procesul prin care
sunt create, stocate, organizate, identificate, manipulate, editate și utiliz ate documentele unei
organizații cu scopul de a îndeplini intereselor acesteia.
Sistemele de management al documentelor sunt pachete software create în ideea de a
facilita procesul de management al documentelor electronice în organizațiile de orice tip. Ac este
sisteme au și rolul de a face mai simplă și mai rapidă conversia documentelor și a organizării de
documente (dosare, bibliorafturi) din formă clasică (hârtie) în formă electronică, precum și de a
gestiona în totalitate ciclul lor de viață.
Un sistem d e management al d ocumentelor poate oferi, mai mult control asupra
docu mentelor sensibile. Multe soluții de management al d ocumentelor permit accesul la
documente care urmează să fie controlate la dosar sau la nivel de doc umente pentru diferite
grupuri și p ersoane. În același timp, aceste sisteme oferă o cale ușoară de back -up al
documentelor pentru a fi păstrate pe servere extern e, fiind un mecanism de siguranță pentru
arhive ș i o strategie eficientă de recuperare în caz de dezastru..
Timp redus pentru a fi naliza procesele furnizate de beneficiile tangibile, îmbunătățește
munca de zi cu zi a tuturor funcț iilor în cadrul unei organizații, cee a ce duce la un flux de

45
informații sporit, o perce pție sporită a personalului în capacitatea lor de a rezolva probleme și
sarcini.
Prin natura lor sistemele de management a documentelor utilizează capacitați de stocare
mari și foarte mari, și utilizează sisteme de baze de date capabile să gestioneze un volum mare de
date. Aceste sisteme dispun de opțiuni ce oferă facilităț i mult mai complexe și avansate față de
posibilitățile pe care le prezintă registrele tradiționale Introducerea unui sistem informatic de
management al documentelor a devenit un imperativ pentru orice organizație, datoriră
avantajelor pe care le oferă o ar hivă electronică și unică, ce permite accesul rapid, din orice
locație. Soluții informatice destinate managementului și arhivării e -mail-urilor sunt la mare
căutare în vremurile noastre, din necesitatea de a face regăsirea informației un proces cât mai
simplu și mai rapid, și de a elimina riscurile de securitate la care se expune orice formă de
comunicare electronică.
Implementarea unui sistem de management al documentelor reprezintă o abordare
centralizată a gestiunii documentelor, fiind cea mai bună soluț ie pentru care organizațiile pot
opta în acest sens, și care asigură în mod eficient acces ușor, securizat și instantaneu la toate
aceste documentele companiei, întrunind atât așteptările clienților, cât și pe cele ale personalului.
Actualmente organizații le sunt silite să își analizeze nevoile și scopurile, să revizuiască
tipul și natura informațiilor colectate și să impună o formă corespunzătoare de utilizare și
gestionare a documentelor

46

BIBLIOGRAFIE
1. ALBU, C. ; Managementul sistemelor i nformaționale în comunicarea de masă. Bucureș ti,
Editura Universității din Bucureș ti, 2011 . ISBN: 978 -606-16-0071 -7.
2. BALPE, J. P.; LELU , A.; Techniques avancees pour l’hypertexte . Paris: Hermes, 1996 .
3. BALTAC, V.; Lumea digitala. Concepte esențiale. Bucureș ti: Editura Excel XXI Books, 2015 .
4. BANCIU, D. ; (coord.). Managementul informației și al documentelor . București: Editura
Universității din București, 2012.
5. BANCIU, D.; COARDOS D.; LEPĂDATU C. Informația digitală în cultură – Cercetări
și realizări. Bucure ști: Editura Ars Docendi, 2011 .
6. CRIȘAN , G.; Tehnologii informaționale și de comunicare . Bacău: Editura Alma Mater,
2011. ISBN: 978 -606-527-162-3.
7. Dicționarul explicativ al limbii române, Academia Română, Institutul de Lingvistică „Iorgu
Iordan” . București : Editura Univers Enciclopedic, 1996 .
8. DRĂ GULANESCU M. ; De la societatea informațională la societatea cunoașterii .
București: Editura Tehnica , 2003 .
9. FRAISSEL , S.; Un approche systematique pour la conception de documents
hypermedias. Hypertextes et Hypermedi as: Actes de la 4e Conference Internationale

47
Hypertextes et Hypermedias – realisation, outils et methodes, sept. 1997 . Paris:
Hermes,19 97. ISBN 2 -86601 -638-6.
10. GATES, B; Afaceri cu viteza gândului – Spre un sistem nervos digital . București: Editura
Almatea, 2000.
11. GEORGESCU , M.; De la arhiva documentară la inteligența colectivă: evoluția pieții GED .
Revista Analele Științifice ale Universității „Alexandru Ioan Cuza” din Iași 2004/2005, 2004 .
12. GEORGESCU, M.; DUMITRIU , F.; Upon e -Documents: Evolution or Involutio n on GED
Market . Revista Informatica Econom ică nr.2 (38)/2006, 2006.
13. HERNANDEZ , M.; Proiectarea bazelor de date , București: Editura Teora, 2009
14. MUNTEANU , A.; Rețele locale de calculatoare. Proiectare si administrare (ediția a II –
a). Editura Polirom, 2006 . ISBN: 973 -46-0493 -7.
15. NICOLESCU, O .; Sistemul informațional managerial al organizației . București: Editura
Economică , 2001 .
16. OPREA , D.; Analiza și proiectarea sistemelor informaționale economice . Iași: Editura
Polirom, 1999 .
17. PAVELESCU, R. M. ; Gestiunea aut omata a documentelor. Revista Informatica
Economica, acreditată CNCSIS, nr. 4 (20)/2001, ISSN 1453 -1305, p. 58.
18. POP, F. ; DOBRE, C.; POPE SCU, D.; Digital certificate management for document
workflows in e -government. Lecture Notes in Computer Science , 2010, vol. 6228/2010, p.
363-374.
19. QUINT, V.; Edition de documents structures. În: Le traitement electronique du document .
Cours INRIA, 3 -7 oct. 1994. Paris: ADBS Edition, 1994, p. 11 -47.
20. RAUBER, A. ; MERKL, D . ;Using self -organizing maps to organite document a rchives
and to characterize subject matter: how to make a map tell the news of the world. Lecture
notes in Computer science , vol. 1677 .
21. ROȘCA , G.; Societatea cunoaș terii. București: Editura Economică, 2006 .
22. SCHAMBAR , L.; What Is a Document? Rethinking the Concept in Uneasy times . In: Journal of
The American Society for Information Science . Vol.47, nr. 9, 1996.

48

WEBGRAFIE
1. BALPE, J. P.; Hyperdocuments. Hypertexts. Hypermedia .
<http://ww w.comm.ugam.ca/~GRAM/A/comm/003.html >.
2. COMUNITATEAERP. Sistemul de Management al Documentelor (DMS) – soluția
ideală pentru gestiunea documentelor în format electronic și pentru administrarea
fluxurilor de lucru cu documente . < http://www.comunitateaerp.ro/utile/27 >.
3. Journal of Digital Information. < http://jodi.ecs.soton.ac.uk >. ISSN: 1368 -7506.
4. Legea privind arhivarea documentelor in forma electronica nr. 135 /2007.
<http://www.legi -internet.ro/legislatie -itc/semnatura -electronica/legea -arhivarii –
electronice -1352007.html >.
5. SUPORT CURS Manage mentul documentelor financiar – SNFM Proiect cofinanțat din
Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea. Resurselor
Umane 2007 – 2013. Axa prioritară 6 „ Promovarea incluziunii sociale“. Domeniul major
de intervenție 6.3 „Promova rea egalității de șanse pe piața muncii“. SUPORT CURS.
Managementul documentelor. < http://www.snfm.ro/snfm/ws –
content/uploads/Suport_Curs_Managem entul_documentelor_financiare.pdf >
6. UNPAN. Managementul documentelor . <
http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/un -dpadm/unpan044163.pdf >.

49
7. WIKIPEDI A. Sistem de management al documentelor .
<https://ro.wikipedia.org/wiki/Sistem_de_management_al_documentelor >.