Document Management Market Solutions Lucaci Ana -Maria, Master SIA 2, 31040701PM152659 Abstract Datorită creșterii impotanței documentelor la nivelul… [605316]

1
Document Management Market Solutions
Lucaci Ana -Maria, Master SIA 2, 31040701PM152659

Abstract

Datorită creșterii impotanței documentelor la nivelul unei organizații, administrarea
acestora a devenit necesară și esențială pentru a nu afecta comunicarea, pierderea de resurse și de
a spijini procesul de creștere organizațională. Astfel un bun manageme nt al documentelor poate
veni în ajutorul companiilor în îndeplinirea obiectivelor, în control ul precum și în obținerea unui
avantaj competitiv. Alegerea celei mai bune soluții de management al documentelor poate oferi
un plus de valoare afacerii, prin creșt erea eficienții angajaților cât și prin automatizarea
proceselor afacerii.

Cuvinte cheie : DMS , self-hosted, cloud -hosted , mobile -friendly

Introducere (Literature Review)
Sistemul de management al documentelor (întâlnit și sub abrevierea DMS – Document
Management System) reprezintă un set de aplicații sau un sistem software care permite stocarea
documentelor, ce asigură versionarea și securitatea acestora, precum și indexare a și regăsirea lor
într-un timp cât mai scurt. Astfel, prin managementul documentelor , se oferă acces rapid la
documentele din cadrul unei companii, cu scopul de a satisface cerințele de dezvoltare ale
organizații bazate pe informații prețioase stocate în a ceste sisteme. Alături de aceste lucruri, un
sistem performant de management al documentelor poate ajuta organizația să crească
productivitatea prin simpla prezență a unui browser web și a unui mecanism de acces
client/server, care poate furniza informații esențiale pentru afacere în cel mai scurt timp posibil,
în cadrul întregii companii. În acest mod, nu doar productivitatea va crește, ci se va oferi și un
acces uniform și rapid la informații . La baza acestui acces rapid sunt bazele de date mari, care
sunt legate între ele, astfel încât utilizatorii să poată obțină informațiile de care au nevoie în doar
câteva clipe, indiferent de modul în care este stocata informația și de modul în care sunt arhivate
documentele. Un sistem de management al documentelor v a contribui la r educerea costurilor
globale legate de păstrarea documentelor pe format hârtie, prin utilizarea capacității de stocare
electronică a datelor, precum și de arhivare corespunzătoare. Aceste documentate sunt scanate și

2
clasificate și se oferă o viziune clară a informațiilor stocate, eliminându -se astfel întrebările care
pot apărea cu privire la veridicitatea datelor.
Managementul documentelor permite utilizatorilor să caracterizeze documentate, să le
stocheze, retragă, precum și să le utilizeze mult mai ușor, acestea fiind stocate în general în
fișiere. Însă sistemul de management al documentelor oferă și alte funcționalități precum
urmărirea versiunilor documentelor (oferindu -se o viziune a documentului care evoluează în
timp), împărtășirea doc umentelor (altfel urmărindu -se modul în care un anumit document este
folosit și reutilizat în procesele de afaceri din cadrul unei organizații), securitatea documentelor
(prin oferirea de acces asupra acestora doar anumitor persoane sau întregii companii, în funcție
de gradul de confidențialitate a documentelor) , integrarea fluxului de activitate cu scopul de a
asocia ciclul de viață al unui document cu oameni, proiecte și progame1.
Importanța unui management al documentelor se observă foarte bine în momen tul în care
utilizatorii doresc să găsească unele informații, precum și să le retragă, aplicându -se una dintre
următoarele tehnici. O prima modalitate este clasificarea prin care documentele sunt ierarhizate
în anumite categorii, astfel facilitând extrager ea documentului necesar, eliminând pe parcursul
căutării acele documente care nu au legătură cu categoria solicitată. O altă tehnică este aplicarea
unui algoritm de indexare a termenilor. Utilizatorul retrage documentele de care are nevoie prin
utilizarea și con struirea unor interogări compuse din termeni indexați. Astfel se pot crea căutări
complicate pentru a extrage doar documentele reprezentative din întreaga baza de documente. De
asemenea, mai există și o altă tehnică care implică mai mult timp de răspu ns iar probabilitatea de
a găsi documentul căutat nu este foarte mare. Această metoda constă în căutatea liberă de text și
presupune ca utilizatorii să fie familiarizați cu informațiile din documentul căutat și să știe exact
ceea ce doresc să obțină prin u tilizarea unor termeni cheie relevanți pentru conținutul
documentului.

Discuție
În zilele noaste pentru cele mai multe organizații devine inevitabil de a stoca
documentele întru -un sistem electronic. Managementul documentelor este o problemă mult mai
complexă și nu presupune doar înregistrarea informțiilor într -o formă electronică. Pe lângă

1 ***, Managementul Documentelor, Rețeaua de Administrație Publică a Națiunilor Unite (UNPAN),
http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/un -dpadm/unpan044163.pdf , accesat la 18.11.20 16

3
scanarea și înregistrarea documentelor aflate în format de hârtie, managementul documentelor
presupune și gestionarea și arhivarea documentelor electronic într -o bază de dată complexă și
unitară. Aceasta va oferi siguranță în construirea unor sistem e de informații mult mai securizate
comparativ cu formatul clasic, se va putea ține evidența fluxului unui document precum si
istoricul lui, având în permanență acces la evoluția acestuia precum și informații legate de
persoanele care îl modifică . Existenț a unui sistem de manangement al documentelor electronic
reprezintă o soluție eficientă și fiabilă pentru oranizațiile în al căror domeniu de activitate
securitatea informațiilor sunt reglementate prin lege . Conform unui studiu organizat în
companiile din E uropa de către Canon, o cincime din angajații firmelor au declarat că devin
frustrați dacă caută un document pentru mai mult timp în rețeaua companii. Un procent de 24%
dintre angaja ți au afirmat că ar funcționa mai eficient dacă ar avea un acces rapid și simp lu la
biroul lor virtual2. Astfel, prin alegerea unui sistem potrivit de management al documentelor se
pot salva în aceeași modalitate tipuri de documente, de la fișiere PowerPoint, Word până la e –
mailuri, documente oficiale și imagini.
În momentul în care se alege soluția de management al documentelor trebuie ținut cont de
obiectul de acitivitate al organizației, precum și ceea se dorește prin gestionarea eficientă a
documentelor. Cele mai multe sisteme de management al documentelor stochează numeroase
tipuri de documente, oferă căuta rea într -o baza de documente după cuvinte cheie, oferă acces
restricționat asupra documentelor și monitorizează cine și când accesează un document, cine le
modifică, asigură un back -up al documentelor în cazul apariției unor in cidente precum ștergerea
sau modificarea incorectă a documentelor.
Jeff Pickard, CEO la Lucion Technologies, un furnizor de soluții de ma nagement al
documentelor, a firma într -un interviu acordat pentru Business New Daily, că sistemele lui ajută
afaceri le să își organizeze documente le și fișierele digitale într -o singură locație centrală, de unde
oricine din birou poate avea acces. În acel interviu, Jeff a scos foarte bine în evidența necesitatea
unui sistem de management al documentelor printr -un simpl u exemplu: “În general totul
pornește încet. Un e -mail de aici, o chitanță acolo, facturi primite și coresponța cu clienții. Și

2 ***, Patru argumente pentru managementul documentelor în formă electronică ,
http://www.dmsone.ro/Professional -articles/Patru -argumente -pentru -managementul -documentelor –n-form –
electronic – , accesat la 18.11.2016

4
înainte să realizezi, te trezești cu un munte de hârtie și nu găsești nicio modalitate de a găsi în
timp util documentele necesa re”3.
Există două tipuri de sisteme de management al documentelor: Self-Hosted sau Cloud –
Hosted . Ambele sisteme oferă aceleași funcționalități, însă între ele există câteva diferențe
esențiale. În cazul self -hosted DMS, tot software -ul este stocat în inte riorul organizației, pe
propriile servere. Aceste sisteme permit să fie stocate un număr foarte mare de documente, atâtea
cât suportă serverele companiei. Achiziția unui astfel de software se face o singură dată, iar
prețul se bazează pe numărul de utiliza tori și ajunge să coste câteva mii de dolari. Există
software -uri care, pe lângă taxă inițială de achiziție, percep taxe de licență pentru fiecare
utilizator sau pentru instalare. De asemenea, dacă se dorește se poate opta pentru o taxă anuală
pentru upgr ade-uri și întreținere. Principalul beneficiu al unui sistem self -hosted este că se
menține în permanență control asupra sistemului și nu există dependență de Internet. În cazul în
care conexiu nea Internet nu mai funcționeaz ă, accesul la documente nu este oprit. De asemenea,
există și dezavantaje, iar principalul este că presupune costuri mari de achiziție, precum și
cheltuieli adiționale pentru actualizări de software. Nu este de neglijat ă compatibilitatea
software -ului cu sistemul de operare pe care este i nstalat, Windows sau Mac, mare parte din
DMS -urie disponibile pe piață adresându -se doar unuia dintre sisteme. În cazul cloud -hosted
DMS, software -ul este găzduit de furnizor pe serverele lui și poate fi accesat online. Utilizatorii
se pot conecta la aceste sis teme de la orice calculator sau dispozitiv mobil conectat la Internet.
În funcție de furnizor, numărul de caracteristici alese, cantitatea de stocare dorită, costurile pot
varia de la câțiva dolari până la 100$ per utilizator, fără costuri suplimentare, n eavând costuri
adiționale presupuse de upgrade -uri de software sau costuri de întreținere. Principalul beneficiu
oferit de un sistem cloud -hosted e că nu este nevoie de o echipă IT pentru a instala și întreține
software -ul, și de asemenea, costurile sunt mult mai reduse dec ât în cazul self -hosted. Un atu
important este accesul on -line de oriunde a documentelor și siguranța existenței un copii de
rezervă a fișierelor, acestea fiind automat salvate în cloud. Dezavantajele su nt că în cazul unei
proaste conexiun i la Internet, accesul la fișiere este limitat, precum și în cazul în care furnizorul

3 Chad Brooks, “Document Management Systems: A Buyer„s Guide ”, http://www.businessnewsdaily.com/8026 –
choosing -a-document -management -system.html , Martie, 2016

5
are probleme cu centrul de date, documentele nu vor putea fi accesate. Un alt dezavantaj este dat
de limita de stocare a fișierelor4.
Piața soluțiilor de management al documentelor este în continuă dezvoltate, în fiecare zi
apărând o nouă soluție pe piață sau îmbunătățiri și noi funcționalități la soluțiile deja existente. În
luna septembrie 2016, conform studiului realizat de Capterra, cel mai popular și utilizat DMS
este eFileCabinet. Acest software este creat în Statele Unite ale Americii, începând cu 2001, și se
caracterizează prin prezența în afacerile care doresc să își simplifice procesele, să salveze timp,
bani, precum și să ai bă acces instantaneu la documentele lor, în mod sigur, de oriunde. Costul
acestui soft pornește de la 50$/lună/utilizator. Este o soluție complexă, disponibilă atât în Cloud,
Web, ca Saas, precum și având opțiunea de a fi instalată pe Mac/Windows/Android/i OS. A doua
soluție în topul realizat de Capterra se află Alfresco One. Această soluție oferă suport 24/7, este
prezentă atât în Cloud, Web, SaaS, cât și în Mobile pe Android/iOS. Spre deosebire de
eFileCabinet, acest software nu este disponibil pe sisteme de operare precum Mac sau Windows,
însă oferă docume ntație, webinarii, traininguri în organizație sau online. A treia soluție în topul
oferit de Capterra, la finalul lunii septembrie 2016, este cea oferită de Adamero și poartă numele
Conten t Central. Ace asta este disponibil ă în 7 limbi diferite și prezent ă în peste 94 țări. Este
recomandat ă în afacerile mici și mijlocii, oferă o perioadă de probă și este disponibil ă doar în
Cloud, Web sau ca SaaS. Se oferă su port în permanență și la cerere , traininguri și documentație5.

Trenduri

Soluțiile de management al documentelor își măresc numărul de clienții odată cu
momentul în care organizațiile realizează necesitatea transformării documentelor sale în format
digital și gestionarea acestora. Existența Cloud computing -ului a revoluționat software -ul și a
avut un impact important asupra software -urilor de management al documentelor. Managementul
documentelor bazat pe web permite scalabilitate și devine o soluție importantă pentru
întreprinderile mici și m ari. Oferindu -se ușurință în accesare și costuri reduse, cloud computing –
ul oferă cele mai multe soluții.

4 ***, Cloud vs Self -Hosted , http://www.spitfiremanagement.com/deployment/ , accesat la 19.11.2016
5 ***, The Top 20 Most Popular Document Management Software, http://www.capterra.com/document –
manage ment -software/#infographic , septembrie 2016, accesat la 19.11.2016

6
Un nou trend în DMS sunt rețele sociale care acum conduc Internetul. Prin conectarea
utilizatorilor diferitelor rețele sociale apar schimburi de doc umente, e -mailuri, PDF, fotografii.
Așadar, tehnologia socială devine o parte integrată din gestionarea documentelor și a sistemelor
de partajare de fișiere din Intranet, oferind un proces continuu pentru organizarea, revizuirea și
stocarea documentelor. D e asemenea, o noua tendința în dezvoltarea de soluții de management al
documentelor are în vederea crearea unui design mobile -friendly. Oamenii de afaceri din zilele
de azi sunt în permanentă mișcare iar aceștia au nevoie de acces constant la fișiere și do cumente
importante, care pot fi accesate de pe dispozitive mobile, smarphone -uri sau tablete.
Accesibilitatea însă nu este suficientă, ci este nevoie și de o experință plăcută care să îi ofere
utilizatorului ușurință în utilizare, și dat fiind faptul ca ac este dispozitive mobile sunt în continuă
dezvolta re, soluțiile DM trebuie să se dez voltate pentru a fi disponibile și pe platformele mobile.
Organizațiile care își achiziționează sisteme de management al doc umentelor au în vedere
că angajații, precum și c lienții, sunt seva afacerii. De aceea, doresc să îndeplinească cerințele
acestora și să le ofere satisfacție prin intermediul technologiei, solicitând din partea
dezvoltatorilor de soft crearea unor portaluri în care atât clienții, cât și managerii de proi ect să
poată accesa documente. Portalurile destinate clienților sunt ușor de configurat prin Intranet -ul
companiei care deține un sistem de manangement al documentelor, printre multe alte
instrumente. Până acum, e -mailul a fost cel mai folosit în acest sco p, dar tedința software -urilor
este să permită clienților conectați prin Intranet să aibă acces la documente, precum și la
conversații, să adreseze întrebări, observații cu privire la documentele ce sunt încarcate sau
descărcate chiar de ei însăși6.

Concl uzii

Necesitatea unei soluții de management al documentelor a devenit o cerință a mileniului
3 pentru toate firmele mici, mijlocii și mari. Importanța deținerii unei soft care organizează
documentele oferă organizațiilor o mai bună relație și comunicare cu clienții săi, ajută angajații
să își gestioneze mult mai bine timpul și resursele, precum și costurile cu logistica și
inventarierea docume ntelor scad considerabil prin integrarea acestora într -un sistem de

6 Eisenhauer, Tim, The 8 Biggest Document Management Trends for 2016,
https://axerosolutions.com/blogs/timeisenhauer/pulse/340/the -8-biggest -document -management -trends -for-2016 ,
accesat la 19.11.2016

7
organizare eficient și scalabil. Este important ca dezvoltarea acestor software -uri să aibă în
centrul atenției necesitățile utilizatorilor și să își adapteze serviciile pentru a le oferi acestora
experiențe plăcute și ajutor în utilizarea soluției de pe dispozitivele mobile.

Referinț e

1. ***, Cloud vs Self -Hosted , http://www.spitfiremanagement.com/deployment/
2. **, Managementul Documentelor, Rețeaua de Administrație Publică a Națiunilor Unite (UNPAN),
http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/un -dpadm/unpan0441 63.pdf
3. ***, Patru argumente pentru managementul documentelor în formă electronică ,
http://www.dmsone.ro/Professional -articles/Patru -argumente -pentru -managementul -documentelor –n-form –
electronic –
4. ***, The Top 20 Most Popular Document Management Software, http://www.capterra.com/document –
management -software/#infographic
5. Chad Brooks, “Document Management Systems: A Buyer„s Guide”,
http://www.businessnewsdaily. com/8026 -choosing -a-document -management -system.html
6. Eisenhauer, Tim, The 8 Biggest Document Management Trends for 2016,
https://axero solutions.com/blogs/timeisenhauer/pulse/340/the -8-biggest -document -management -trends -for-2016