Managementul implementării și [602939]

Managementul implementării și
dezvoltării sistemului de control managerial intern în unitățile
subordonate Ministerului Educa ției Naționale
Tema 7. Implementarea SCIM la nivelul unităților din
învățământul preuniversitar

În procesul de implementare a sistemului de control intern managerial se recomandă parcurgerea
unor etape absolut necesare, care să confere o anumită coerență procesului și garanția obținerii unui
rezultat pozitiv.
Aceste etape se regăsesc implicit în standardele de control intern managerial și fac obiectul derulării
unor procese complexe, respectiv elaborării de documente specifice și relevante.
Exemple de etape cu o succesiune logică în implementare:
1. Monitorizarea performan țelor sau autoevaluarea realizării obiectivelor specifice și
activităților compartimentului nu se poate realiza anterior stabilirii obiectivelor fără existența
acestora și aducerea la cunoștința personalului.
2. Eliminarea riscurilor care pot afecta realizarea obiectivelor fără identificarea, în prealabil, a
activităților și acțiunilor care concură la îndeplinirea obiectivelor.
3. Elaborarea procedurilor fără stabilirea în prealabil a activită ților procedurale.

Entitatea publică î și definește obiectivele legate de misiunea acesteia și se conformează
legislației, regulamentelor și politicilor interne stabilite.
În acest sens, primul pas important în procesul de implementare a sistemului de control intern
managerial îl constituie stabilirea obiectivelor generale și a celor specifice, cu scopul de a sus ține
viziunea entității publ ice și a conducerii acesteia.
Atenție!
Stabilirea obiectivelor este în competența conducerii entității publice, iar responsabilitatea
realizării acestora este atât a conducerii, cât și a angaja ților.
Pentru asigurarea realizării obiectivelor și funcționării sistemului de control intern managerial,
fiecare angajat trebuie să cunoască atât scopul și obiectivele entității publice, respectiv pe cele ale
compartimentului din care face parte, cât și rolul său și atribuțiile postului, stabilite prin fișa
postului.
Obiectivele generale sunt exprimate la nivelul entității publice
Obiectivele specifice, derivate din obiectivele generale, se stabilesc la nivelul fiecărui
compartiment din cadrul entității publice.
Conducătorii compartimentelor transpun obiectivele generale în obiective specifice, în concordan ță

s
m
a
r
t • timp precizat • realiste • adecvate • măsurabile • specifice
cu prevederile Standardului 5 – Obiective, prin elaborarea documentelor de management
organizațional, planificare strategică instituțională sau orice alt document de management, care să
includă obiective gen erale și specifice
Obiectivele trebuie astfel definite încât să răspundă pachetului de cerințe S.M.A.R.T. :

:să fie în sfera de competen ță a compartimentului;
să indice în ce fel va fi măsurat rezultatul;
obiectivul definit să fie în concordan ță cu misiunea
și
scopul entită ții;
să poată fi îndeplinite;
să specifice un termen de realizare;

Exemplu de obiectiv specific, definit SMART de către
Compartimentul Resurse Umane
Recrutarea și instruirea unui număr de 12 angaja ți pe anul 2017, conform
organigramei, statului de func ții și planului de pregătire profesională
aprobate, în limita bugetului alocat, până la data 31.10.2017.

Entitatea publică î și definește propria strategie, prin stabilirea
obiectivelor, pe baza previziunilor privind mediul extern și a capacității
organizaționale a acesteia.
2 Stabilirea activită ților și procedurilor

După stabilirea obiectivelor generale și specifice de către conducerea entită ții publice și conducătorii
compartimentelor și comunicarea acestora întregului personal, compartimentele, î și identifică
activitățile ce conduc la îndeplinirea obiectivelor specifice.
Conducătorii compartimentelor stabilesc activită țile pentru realizarea obiectivelor specifice, prin
elaborarea unui document de management care să includă ” Obiectivele și activită țile aferente
acestora”
Docum entul de management poate fi orice document de planificare: Plan opera țional, Program de
activitate etc, care identifică activită țile și acțiunile ce trebuie realizate pentru atingerea obiectivelor;
Activitățile și acțiunile se vor corela cu resursele uman e și cele financiare alocate O tehnică de
stabilire a activită ților poate fi Harta mentală
Instrumentul de planificare a activită ților: Diagrama GANTT

Harta Mentală
Strategie de gândire
-identificare și stabilire a activită ților

6 intrebari:
Ce?Cine? Cum? Când? Unde? De ce?”

Planificând activitățile
și subactivită țile, conducătorul va putea primi răspunsuri la întrebările următoare :

Întrebări Răspunsuri
• ce trebuie făcut?
• ce sarcini trebuie îndeplinite în cadrul fiecărei activități?
• ce resurse sunt necesare pentru îndeplinirea fiecărei activități?
• care sunt datele de început și de încheiere a activităților?
• cine va asigura implementarea activităților?
Comisia de Monitorizare coordonează procesul de actualizare și evaluare a obiectivelor și
activităților, la nivelul entită ții publice.

Conducătorul compartimentului dispune măsuri ca pentru toate procesele majore și
activitățile semnificative să se elaboreze o eviden ță a activită ților procedurale, care le poate
include, atât pe cele de sistem cât și pe cele opera ționale
Procedurile
Definiție
Procedurile reprezintă o componentă a Instrumentarului de control intern, care
contribuie la îmbunătă țirea desfă șurării activităților, prin separarea atribu țiilor,
sarcinilor, competen țelor, funcțiilor și a responsabilită ților personalului din cadrul
entității publice
Proceduri. Caracteristici
 se elaborează pentru activită ți sau procese derulate la nivelul entită ții publice pentru care

se pot stabili reguli și modalită ți de lucru, general valabile și cu carac ter de repetabilitate.
 stabilesc și descriu:
• pașii ce trebuie urma ți pentru desfă șurarea unui proces sau a unei activități
• modalitățile de lucru, regulile de aplicat și responsabilită țile ce le revin persoanelor
implicate în desfă șurarea procesului sau activității ce face obiectul procedurii.

Proces elaborare proceduri
1. Conducătorul compartimentului
a. stabilește:
1. activitățile procedurale
2. responsabilii cu elaborarea procedurilor
3. termenele de realizare
4. persoanele desemnate demarează elaborarea procedurilor
b. verifică procedurile ulterior
2. Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare analizează conformitatea procedurii cu
structura minimală prevăzută în Anexa nr.2 din Ordinul Secretarului General al Guvernului
nr.600/2018 sau conform prevederilor propriei proceduri elaborate la nivelul entității.
Entitatea publică poate elabora o ”Procedură proprie de sistem, privind elaborarea
procedurilor”, care descrie detaliat modul de elaborare, verificare, avizare, aprobare,
evidență, difuzare și arhivare a procedurilor, dar cu respectarea structurii minimale
impuse de Ordinul Secretarului General al Guvernului nr.600/2018.
La nivelul fiecărui compartiment există o eviden ță a procedurilor elaborate și aprobate
care oferă o imagine clară asupra stadiului elabo rării procedurilor în conformitate cu
activitățile procedurale declarate la nivelul compartimentului, conform modelului de
mai jos

Nr. crt Cod
procedură Denumire
procedură Responsabil Ediția Revizia Data intrării în
vigoare
1 2 3 4 5 6 7
4. Identificarea și gestionarea riscurilor
Compartimentele din cadrul entită ții publice identifică vulnerabilitățile, respectiv punctele
slabe care pot cauza apariția riscurilor și amenințărilor la adresa realizării obiectivelor

Riscurile se identifică la orice nivel, unde se sesizează că există posibilitatea
nerealizării obiectivelor, luându -se măsuri de control.

În funcție de experien ța acumulată în managementul riscului, entită țile publice pot utiliza
Formularul de alertă la risc (FAR), conform unei pr oceduri interne.

Managementul riscurilor
1. conducătorii compartimentelor de la primul nivel de conducere desemnează
(la nivelul acestora) un responsabil cu riscurile

2. responsabilii cu riscurile identifică alături de personalul compartimentului și colectează
riscurile aferente obiectivelor și/sau activităților, asumate de către conducătorul
compartimentului
3. responsabilii cu riscurile evaluaează riscurile prin estimarea probabilității de
materializare a riscurilor, estimarea impactului asupra obiectivelor/activită ților în cazul
materializării riscurilor și calculul expunerii la risc.
4. Responsabilul cu riscurile transpune riscurile pe compartiment, în Registrul de riscuri aprobat de
conducătorul compartimentului, în conformitate cu procedura inte rnă privind managementul
riscului la nivelul entității
5. Responsabilii cu riscurile monitorizează procesul de implementare a managementului riscurilor.
6. Registrele de riscuri pe compartimente sunt analizate și centralizate de Secretariatul tehnic al
Comisiei de Monitorizare , care selectează riscurile semnificative, pe baza Profilului de risc și
limitei de toleran ță la risc (aprobate de conducătorul entității)
7. Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare elaborează Registrul de riscuri la nivelul
entității, document fundamental în procesul de management al riscurilor
8. procesul de gestionare al riscurilor se realizează prin stabilirea unor măsuri de control , măsuri
ce fac obiectul Planului de implementare a măsurilor de control , aprobat de conducătorul
entității publice .
9. Raportarea riscurilor se face la final ăn baza unei proceduri