Managementul implementării și dezvoltării sistemului de control managerial intern în unitățile subordonate [602201]

Managementul implementării și dezvoltării sistemului de control managerial intern în unitățile subordonate
Ministerului Educației Naționale

Tema 2. Organizarea sistemului de control intern managerial

Obiectivele sistemului de control intern managerial

Implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial în cadrul entităților publice la nivel central și local are în vedere
realizarea a trei obiective generale ( Internal Control – Integrated Framework, Executive Summary, COSO mai 2013. ).

1) Obiective opera ționale – obiective legate de scopurile entității publice, cu privire la eficacitatea și eficiența funcționării acesteia,
respectiv de utilizare în condiții de ec onomicitate, eficacitate și eficiență a resurselor, incluzând și obiectivele privind protejarea
resurselor entității publice, de utilizare inadecvată sau cu pierderi;

2) Obiective de raportare – obiective cu privire la fiabilitatea informațiilor externe și interne, respectiv legate de ținerea unei
contabilități adecvate, de calitatea informațiilor utilizate în entitatea publică sau difuzate către terți, precum și de prot ejarea
documentelor împotriva a două categorii de fraude: disimularea fraudei și distorsi onarea rezultatelor;

3) Obiective de conformitate – obiective privind conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne, respectiv legate de
asigurarea că activitățile entității se desfășoară în conformitate cu obligațiile impuse de legi și regula mente, precum și cu respectarea
politicilor interne.
Relația dintre obiectivele controlului intern managerial, componentele acestuia și structura organizatorică a entită ții publice

Conform precizărilor COSO încă din anul 1992, men ținute și în Cadrul revizuit de control intern din anul 2013, preluate inclusiv de
Ordinul Secretarului General al Guvernului nr.600/2018, standardele de control intern sunt grupate în cinci componente, respe ctiv:

 Mediul de control – etică și integritate; atribu ții, funcții, sarcini; competen ță și performan ță; structura organizatorică;
 Performan țe și managementul riscurilor – obiective; planificare; monitorizarea
performan țelor; managementul riscului;
 Activități de control – proceduri; supraveghere; continuitatea activității;
 Informarea și comunicarea – informarea și comunicarea, gestionarea documentelor; raportarea contabilă și financiară;
 Evaluare și audit – evaluarea sistemului de control intern managerial; auditul intern.

există o legătură directă între:
– obiectivele sistemului de
control intern,
– componentele acestuia și
– structura organizatorică a entită ții publice,
cunoscută și sub denumirea de cubul COSO ,
prin care cele trei categorii de obiective ale
sistemului de control intern managerial, se
aplica celor cinci componente, la toate nivelele
organizatorice ale entită ții publice:
departamente, direcții,
servicii, birouri inclusiv posturi de lucru.

Structura organizatorică necesară implementării sistemului de control intern managerial

În vederea implementării sistemului de control intern managerial în cadrul entităților publice la nivel central și local, conducătorul entită ții
publice dispune, ținând cont de particularitățile cadrului legal de organizare și funcționare, precum și de standardele de co ntrol intern
managerial, măsurile necesare pentru constituirea unei structuri, denumite Comisia de Monitorizare , în vederea moni torizării, coordonării
și îndrumării metodologice a implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial.

Baza normativă și atribuțiile structurii sunt precizate în Ordinul Secretarului General al Guvernului nr.600/2018 pentru aprobarea Co dului
controlului intern managerial al entităților publice.

Comisia de Monitorizare este asistată de un Secretariat tehnic al Comisiei de Monitorizare , secretariat desemnat de Pre ședintele
Comisiei de Monitorizare sau de conducătorul entită ții publice, co nform procedurii interne.

Responsabili și atributii în domeniul SCIM

Implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial în orice entitate publică implică o serie de procese, activită ți și
acțiuni care necesită asumarea de responsabilită ți, nominalizarea personalului responsabil și nu în ultimul rând stabilirea termenelor
de realizare a activită ților.
Responsabilii cu implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial precum și distribuția principalelor res ponsabilită ți
sunt după cum urmează:
1) Conducătorul entității publice
Aspecte administrative
 Stabilește obiectivele generale ale entită ții publice;
 Dispune emiterea Deciziei de constituire a Comisiei de Monitorizare;
 Aprobă Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial la

nivelul entită ții;
 Aprobă Raportul anual asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie;
 Analizează Informările privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor
și monitorizarea performan țelor la nivelul entită ții;

Managementul riscului
 Aprobă Profilul de risc și limita de toleran ță a riscurilor;
 Aprobă Planul de implementare a măsurilor de control;

Proceduri
 Avizează Lista de activită ți procedurale de sistem de la nivelul entității publice; (în func ție de entitatea publică, această
responsabilitate poate fi la nivelul Comisiei de Monitorizare);
 Aprobă Procedurile de sistem și după caz, pe cele operaționale;
2) Președintele Comisiei de Monitorizare Aspecte
administrative
 Dispune emiterea Ordinii de zi a ședințelor Comisiei de Monitorizare;
 Aprobă ROF -ul Comisiei de Monitorizare;
 Conduce ședințele Comisiei de Monitorizare;
 Aprobă Minutele ședințelor Comisiei de Monitorizare și hotărârile luate;
 Avizează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial la nivelul entității;
 Aprobă Situa țiile centralizatoare anuale, privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern
managerial;
 Aprobă Informarea privind monitorizarea performan țelor la nivelul entității;

Managementul riscului
 Aprobă Registrul de riscuri pe entitate;

 Avizează Profilul de risc și limita de toleran ță a riscurilor;
 Avizează Planul de implementare a măsurilor de control;
 Aprobă Informarea privind desfă șurarea procesului de gestionare a riscurilor;

Proceduri
 Avizează (aprobă, după caz) Situa ția activită ților procedurale de sistem de la nivelul entită ții publice;
 Avizează procedurile de sistem și operaționale;

3) Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare Aspecte
administrative
 Managementul documentelor aflate în atribuția Comisiei de Monitorizare;
 Organizează desfă șurarea ședințelor Comisiei de Monitorizare;
 Emite Ordinea de zi a ședințelor Comisiei de Monitorizare;
 Elaborează ROF -ul Comisiei de Monitorizare;
 Elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial la
nivelul entită ții;
 Elaborează Raportările și Situațiile centralizatoare anuale, privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern
managerial;
 Elaborează Informarea privind monitorizarea performan țelor la nivelul entității;
 Transmite Informarea privind monitorizarea performan țelor la nivelul entită ții, aprobată de Pre ședintele Comisiei de Monitorizare,
conducătorului entită ții publice.
Managementul riscului
 Analizează Registrele de riscuri pe compartimente;
 Elaborează Registrul de riscuri pe entitate;
 Propune Profilul de risc și limita de toleran ță a riscurilor;

 Elaborează Planul de implementare a măsurilor de control (prin centralizarea măsurilor primite de la compartimente) și îl
transmite la compartimente (aprobat) în vederea aplicării acestuia;
 Elaborează Informarea privind desfă șurarea procesului de gestionare a riscurilor;

Proceduri
 Centralizează eviden țele3 cu activită țile procedurale de sistem de la nivelul compartimentelor;
 Elaborează Situația activităților procedurale de sistem la nivelul entității
publice;
 Ține eviden ța și înregistrează procedurile de sistem și operaționale;
 Alocă codul procedurilor de sistem;
 Verifică dacă procedurile elaborate respectă structura minimală aprobată;
 Transmite spre analiză procedurile de sistem membrilor Comisiei de
Monitorizare;
 Distribuie compartimentelor copii sau fi șiere în format electronic ale procedurilor de sistem;
 Îndosariază originalul procedurilor de sistem și copiile retrase;
 Arhivează originalul procedurilor de sistem;

4) Membrii Comisiei de Monitorizare Aspecte
administrative
 Iau la cunoștință Minutele ședințelor și după caz, Hotărârile Comisiei de
Monitorizare;
 Coordonează procesul de actualizare al obiectivelor;
 Avizează Situația activităților procedurale de sistem de la nivelul entității
publice;
 Analizează Informarea privind monitorizarea performan țelor la nivelul entității.

Managementul riscului
 Analizează Registrul de riscuri pe entitate;
 Analizează Profilul de risc și limita de toleran ță la risc la nivelul entității;
 Analizează Informarea privind desfășurarea procesului de gestionare a
riscurilor la nivelul entității;

Proceduri
 Analizează Procedurile de sistem și după caz, pe cele operaționale;
 Hotărăsc actualizarea procedurilor de sistem;
5) Conducătorul compartimentului
Aspecte administrative
 Stabilește Obiectivele specifice ale compartimentului;
 Pentru asigurarea unui management eficient al riscurilor la toate nivelurile entită ții publice, conducătorii compartimentelor de la
primul nivel de conducere din structura organizatorică desemnează la nivelul ace stora un responsabil cu riscurile;
 Dispune elaborarea și aprobă Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a sistemului de control intern managerial;
 Dispune elaborarea și aprobă Raportarea privind monitorizarea performan țelor la nivelul compartimentului (numai conducătorii
compartimentelor de la primul nivel de conducere);

Managementul riscului
 Decide asupra riscului identificat în Formularul de alertă la risc și aprobă FAR -ul;
 Aprobă Registrul riscurilor la nivelul compartimentului;
 Stabilește și urmărește măsurile de control privind gestionarea riscurilor și le
transmite Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare;
 Analizează și avizează Fi șa de urmărire a riscului (FUR);
 Analizează și aprobă Raportarea privind procesul de gestionare a riscurilor pe compartiment;

Proceduri
 Elaborează Lista (situația) de activități procedurale de sistem și operaționale la
nivelul compartimentului;
 Stabilește persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor de sistem și procedurilor
operaționale;
 Verifică Diagrama de proces a procedurilor de sistem și operaționale;
 Verifică și semnează Procedurile de sistem și operaționale;
 Inițiază măsuri pentru actualizarea Procedurilor de sistem și operaționale;
6) Responsabilul cu riscurile

Managementul riscului
 Consiliază personalul din cadrul compartimentului pe aspecte de managementul riscurilor;

 Analizează Formularele de alertă la risc;
 Elaborează Registrul riscurilor la nivelul compartimentului;
 Asistă persoana care identifică riscul la elaborarea Fișei de urmărire a riscului;
 Urmărește implementarea măsurilor de control din Planul de măsuri;
 Elaborează Raportarea anuală privind procesul de gestionare al riscurilor pe compartiment;

7) Persoana care identifică riscul
Managementul riscului
 Completează Formularul de alertă la risc (FAR), dacă este cazul;4
 Elaborează Fi șa de urmărire a riscului (FUR);5

 Contribuie la implementarea măsurilor de control din Planul de măsuri;

8) Persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor de sistem și operaționale Proceduri
 Elaborează Diagrama de proces a procedurii;
 Elaborează Procedurile de sistem, respectiv cele operaționale;
 Actualizează Procedurile;
 Distribuie copii sau fi șiere în format electronic ale procedurilor opera ționale;
 Îndosariază originalul procedurilor opera ționale și copiile retrase;
 Arhivează originalul procedurilor operaționale;