SPECIALIZAREA MANAGEMENTUL AFACERILOR ELECTRONICE [601180]

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA
FACULTATEA DE ECONOMIE ȘI ADMINISTRAREA AFACERILOR
SPECIALIZAREA MANAGEMENTUL AFACERILOR ELECTRONICE

LUCRARE DE DISERTAȚIE

Conducător științific:
Prof. univ. dr. LIȚOIU Valentin

Masterand: [anonimizat], 2016

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA
FACULTATEA DE ECONOMIE ȘI ADMINISTRAREA AFACERILOR
SPECIALIZAREA MANAGEMENTUL AFACERILOR ELECTRONICE

INTEGRAREA PRODUSELOR SOFTWARE PENTRU
MANAGEMENTUL ELECTRONIC AL DOCUMENTELOR
ÎN SISTEMUL INFORMATIC AL FIRMEI

Conducător științific:
Prof. univ. dr. LIȚOIU Valentin

Masterand: [anonimizat], 2016

CUPRINS

CUPRINS ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……. 1
INTRODUCERE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………… 2
1. ASPECTE GENERALE PRIVIND DOCUMENTELE ELECTRONICE …………………. 4
1.1. Reglementarea utilizării documentelor ………………………….. ………………………….. ………… 5
1.2. Sisteme informatice integrate ………………………….. ………………………….. ……………………… 8
2. INTEGRAREA SISTEMELOR DMS ÎN SISTEMELE ERP ………………………….. ……… 13
2.1. Sisteme ERP ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………….. 13
2.2. Sistemul de management al documentelor OpenKM ………………………….. …………………. 15
CONCLUZII ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. 33
BIBLIOGRAFIE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………. 38

2

INTRODUCERE

Comunicarea este prezentă în tot ceea ce facem în viață și este esențială pentru a putea
munci și pentru a trăi. Procesele de comunicare sunt indispensabile în constituirea oricărui grup
social. În cadrul muncii în echipă, comunicarea are un rol important de reglare și sincronizare a
eforturilor individuale.
Documentele dețin o putere incredibilă în mediile de activitate și trec printr -o evoluție
majoră care va modifica activitățile și prestările de servicii și le va reforma în diferite entități. De
aceea, controlul și distribuirea documentelor esențiale în manieră sistematică au devenit din ce in
ce mai importante și, în mod similar, necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit
un imperativ.
Având în vedere că importanța fișierelor crește, devenind tot mai insistentă, administrarea
acestora devine o activitate esențială la nivel de organizație. Nu există îndoieli cu privire la faptul
că documentele neplanificate și neadministrate pot afecta comunicarea, pot goli resursele
organizaționale și chiar pot afecta creșterea or ganizațională până în punctul în care organizați a nu
mai poate evolua. De aceea, managementul corespunzător al d ocumentelor poate ajuta o
organizație să atingă niveluri fără precedent în ceea ce privește controlul și avantajul competitiv.
Conceptul de inte grare vine într -un moment prielnic, fiind dezvoltat în cadrul unui context
favorabil. Integrarea este un proces ce reunește atât oameni, cât si programe sau echipamente.
Integrarea aplicaț iilor soft ware continuă să reprezinte încă o provocare pentru specia liști, oferind
multiple avantaje de natură tehnică, managerială și financiară. Soluțiile elaborate până în prezent
se concretizează în platforme software ce permit utilizatorului să integreze în mod transparent
atât date scrise în diferite formate, cât și aplicații eterogen e din punct de vedere software ș i
hardware.
Descompunerea în păr ți mici și mai u șor de mani pulat, construirea unei interfețe standard
pentru ca aceste părț i să comunice ușor și apoi dezvoltarea unei structuri ierarhice unde
informația es te din ce în ce mai abstractizată reprezintă pr incipiile managementului integră rii
informației moderne.
Integrarea aplicațiilor poate fi internă sau externă. Integrarea interna se realizează prin
aplicații la nivelul companiei, iar integrarea externă pri n aplicații de tip Business -to-Business.
Sistemele de tipul ERP au apărut prima dată în anii 1960 și erau folosite în majoritatea
cazurilor doar pentru asistarea procesului de producție. Deși erau utile în activitatea de producție,
acestea nu prezentau fun cționalitate și pentru alte zone de interes în cadrul unei întreprinderi,
precum resurse umane, contabilitate, vânzări.
După anii 1990, informațiile au putut fi centralizate, astfel luând naștere sistemele ERP de
forma celor existente în zilele noastre.

3
Astăzi, sistemele ERP evoluează prin utilizarea internetului pentru eficientizarea
funcționalităților, astfel, clienții aflați în alte părț i ale lumii pot avea acces la stadiul unei comenzi
sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea facilitățilo r ERP cu aplicațiile WEB. Acesta
reprezintă cel mai avansat nivel de planificare a resurselor unei întreprinderi moderne.
Sistemele ERP pot crea legături între sistemul de gestiune al firmei cu alte sisteme de
gestiune de la nivelul furnizorilor de produs e și servicii, denumite Supply Chain Management
(SCM) sau legături cu alte sisteme de gestiune ale clienților, denumite Customer Relationship
Management (CRM). ERP este un sistem de planificare a resurselor unei întreprinderi. De fapt,
scopul unui ERP este de a integra toate departamentele și funcțiile dintr -o întreprindere î ntr-un
program care să servească tuturor departamentelor din cadrul companiei.
Crearea unui program care să fie util tuturor angajaților unei companii, indiferent de
departament es te o adevărată provocare fiindcă , de obicei, fiecare dintre aceste departamente are
propriul software dedicat și optimizat pentru modul respectiv de desfășurare a activității. ERP
tocmai acest lucru încearcă să î l realizeze, și anume să unească toate aceste pr ograme într -un
singur sistem integrat care lucrează cu o singură bază de date, astfel încâ t departamentele să poată
partaja informații și să comunice mai ușor între ele.
Utilitatea unui astfel de sistem poate fi ușor înțeleasă dacă am face un exercițiu de
imaginație. Consideram o comandă de la un client. De obicei, când un client face o comandă,
acea comandă începe o călătorie pe h ârtie de la un angajat al companiei la altul, fiind introdusă și
reintrodusă în aplicațiile software ale diferitelor departame nte din companie. Această plimbare
lentă de la un angajat la altul, de la un birou la altul, duce la întârzieri și uneori chiar la rătă cirea
comenzii, iar toate aceste introduceri repetate în sistemele software ale diferitelor departamente
generează uneori chiar și erori. De asemenea, niciun angajat din companie nu poate spune cu
exactitate care este stadiul comenzii într -un anumit moment deoarece cei de la departamentul de
finanțe nu au acces la sistemul informatic al celor de la depozit. Sistemul ERP înlo cuiește vechile
programe utilizate la depozit, la departamentul de producție, cel financiar si de resurse umane cu
un singur sistem integrat, ce reunește toate func ționalitățile vechilor programe între ele. Astfel,
devine posibilă comunicarea și verificare a în timp real a departamentelor companiei, de exemplu,
cei de la departamentul financiar pot interoga sistemul pentru a afla dacă dețin în depozit anumite
produse, precum și cantitatea de produse care se află pe stoc în momentul interog ării.

4

1. ASPECTE GENERALE PRIVIND DOCUMENTELE ELECTRONICE

Pentru a reuși să se mențină pe piața de afaceri, o firmă trebuie să se adapteze cerințelor
concurențiale ale pieței. Creșterea economică depinde de gradul de integrare și de actualizare a
aplicațiilor informatice prin care toți utilizatorii să aibă acces cât mai rapid la toată baza de date a
companiei.
În ziua de azi, activitatea într -o companie modernă presupune un volum mare de
documente, ceea ce înseamnă o cantitate mare de hârtie. Volumul de fișiere crește din ce în ce
mai mult, astfel că documentele sunt greu de găsit; ele pot fi împrumutate și apoi "pierdute" pe
biroul unui coleg .
Un document se definește ca un pachet de date structurate în scopuri informaționale.
Documentele au devenit literalmente indispensabile, indiferent dacă sunt pe suport de hârtie sau
componente digitale. Un document este o colecție de indicatori și reguli care pot angaja simultan
un număr de diferite componente informatice și acțiuni. Acesta devine o resursă dinamică și
poate fi orientat pro -activ către organizație, aducând integritatea procedurală și informatică a unei
activități de prestări servicii.
Având în vedere că importanța fișierelor crește, devenind tot mai insistentă, administrarea
acestora devine o activitate esențială la nivel de organizație. Nu există îndoieli cu privire la faptul
că documentele neplanificate și neadministrate pot afecta comunicarea , pot goli resursele
organizaționale și chiar pot afecta creșterea organizațională până în punctul în care organizaționa
nu mai poate evolua. De aceea, managementul corespunzător al ducumentelor poate ajuta o
organizație să atingă niveluri fără precedent în ceea ce privește controlul și avantajul competitiv.
Managementul informatic al documentelor reprezintă un sistem care permite circulația,
stocarea și regăsirea do cumentelor în format electronic, cu facilități de conectare la alte sisteme
sau dispozitive electronice.
Organizarea circuitului documentelor presupune respectarea următorilor pași:
 Întocmire;
 Prelucrare;
 Analiză;
 Înregistrare;
 Transmitere;
 Clasare;
 Arhivare;

5
1.1. Reglementarea utilizării documentelor
Utilizarea documentelor este reglementată în România de mai multe legi.
Legea nr. 455/18.07.2001 stabilește regimul juridic al semnăturii electronice și al
înscrisurilor în formă electronică, precum și condi țiile furnizării de servicii de certificare a
semnăturilor electronice.
Articolul 4 al Legii 455/2001 definește următoarele concepte:
1. date în formă electronică sunt reprezentări ale informației într -o formă convențională
adecvată creării, prelucrării, trim iterii, primirii sau stocării acesteia prin mijloace
electronice;
2. înscris în formă electronică reprezintă o colecție de date în formă electronică între care
există relații logice și funcționale și care redau litere, cifre sau orice alte caractere cu
semnif icație inteligibilă, destinate a fi citite prin intermediul unui program informatic sau
al altui procedeu similar;
3. semnătură electronică reprezintă date în formă electronică, care sunt atașate sau logic
asociate cu alte date în formă electronică și care se rvesc ca metodă de identificare;
4. semnătură electronică extinsă reprezintă acea semnătură electronică care îndeplinește
cumulativ următoarele condiții:
a. este legată în mod unic de semnatar;
b. asigură identificarea semnatarului;
c. este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar;
d. este legată de datele în formă electronică, la care se raportează în așa fel încât
orice modificare ulterioară a acestora este identificabilă;
5. semnatar reprezintă o persoană care deține un dispozitiv de creare a semnăturii electronice
și care acționează fie în nume propriu, fie ca reprezentant al unui terț;
6. date de creare a semnăturii electronice reprezintă orice date în formă electronică cu
caracter de unicitate, cum ar fi coduri sau chei criptografice private, care sunt fo losite de
semnatar pentru crearea unei semnături electronice;
7. dispozitiv de creare a semnăturii electronice reprezintă software și/sau hardware
configurate, utilizat pentru a implementa datele de creare a semnăturii electronice;
8. dispozitiv securizat de cre are a semnăturii electronice reprezintă acel dispozitiv de creare
a semnăturii electronice care îndeplinește cumulativ următoarele condiții:
a. datele de creare a semnăturii, utilizate pentru generarea acesteia, să poată apărea
numai o singură dată și confide nțialitatea acestora să poată fi asigurată;
b. datele de creare a semnăturii, utilizate pentru generarea acesteia, să nu poată fi
deduse;

6
c. semnătura să fie protejată împotriva falsificării prin mijloacele tehnice disponibile
la momentul generării acesteia;
d. datele de creare a semnăturii să poată fi protejate în mod efectiv de către semnatar
împotriva utilizării acestora de către persoane neautorizate;
e. să nu modifice datele în formă electronică, care trebuie să fie semnate, și nici să nu
împiedice ca acestea să f ie prezentate semnatarului înainte de finalizarea
procesului de semnare;
9. date de verificare a semnăturii electronice reprezintă date în formă electronică, cum ar fi
coduri sau chei criptografice publice, care sunt utilizate în scopul verificării unei
semnături electronice;
10. dispozitiv de verificare a semnăturii electronice reprezintă software și/sau hardware
configurate, utilizat pentru a implementa datele de verificare a semnăturii electronice;
11. certificat reprezintă o colecție de date în formă electron ică ce atestă legătura dintre datele
de verificare a semnăturii electronice și o persoană, confirmând identitatea acelei
persoane;
12. certificat calificat reprezintă un certificat care satisface condițiile prevăzute la art. 18 și
care este eliberat de un furn izor de servicii de certificare ce satisface condițiile prevăzute
la art. 20;
13. furnizor de servicii de certificare reprezintă orice persoană, română sau străină, care
eliberează certificate sau care prestează alte servicii legate de semnătura electronică;
14. furnizor de servicii de certificare calificată este acel furnizor de servicii de certificare care
eliberează certificate calificate;
15. produs asociat semnăturii electronice reprezintă software sau hardware, destinat a fi
utilizat de un furnizor de servicii de certificare pentru prestarea serviciilor legate de
semnătura electronică sau destinat a fi utilizat pentru crearea ori verificarea semnăturii
electronice.1

Legea nr. 451/1.11.2004 , privind marca temporală definește în articolul 2 următoarele
concepte:
a) amprenta atașată unui document electronic reprezintă acea informație cu ajutorul căreia
documentul poate fi identificat în mod unic, dar care nu permite deducerea conținutului
documentului respectiv;
b) marca temporală este o colecție de date în formă electroni că, atașată în mod unic unui
document electronic; ea certifică faptul că anumite date în formă electronică au fost
prezentate la un moment de timp determinat furnizorului de servicii de marcare
temporală;

1 Legea 455/2001, art. 4

7
c) certificatul asociat mărcii temporale este acea informație cuprinsă în marca temporală
prezentabilă în formă inteligibilă și care conține cel puțin furnizorul de servicii de marcare
temporală, numărul de ordine din registrul furnizorului și informația reprezentând
momentul de timp;
d) baza de timp reprezin tă sistemul unitar de referință temporală la care se raportează toți
furnizorii de servicii de marcare temporală;1
Elementele constitutive și informațiile verificate la furnizorul de servicii sunt descrise în
articolul 3 al Legii 451/2004:
Marca temporală este formată din cel puțin următoarele elemente:
a) amprenta atașată documentului electronic supus marcării;
b) data și momentul de timp aferente documentului supus marcării, exprimate în timp
universal;
c) informații care identifică în mod unic furnizorul de servicii de marcare temporală;
d) numărul de ordine din registrul furnizorului de servicii de marcare temporală.2
Informațiile verificate la furnizorul de servicii de marcare temporală sunt:
a) elementele de identificare ale certificatului relativ la cheia ce ve rifică marca;
b) identificarea algoritmului utilizat pentru generarea amprentei.3

Legea nr. 135/15.05.2007 stabilește regimul juridic aplicabil creării, conservării,
consultării și utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi a rhivate
într-o arhivă electronică.
Operațiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se fac cu
respectarea dispozițiilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările și completările
ulterioare, precum și a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul și protecția
informației cu caracter public sau privat.
În înțelesul acestei legi, se consideră următoarele definiții:
1. administrator al arhivei electronice – persoana fizică sau juridică acreditată de
autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu să administreze sistemul
electronic de arhivare și documentele arhivate în cadrul arhivei electronice;
2. arhivă electronică – sistemul electronic de arhivare, împreună cu totalitatea
documentelor în formă electronică arhivate;

1 Legea 451/2014, art. 2
2 Legea 451/2004, art. 3, alin. 1
3 Legea 451/2004, art. 3, alin. 2

8
3. furnizor de servicii de arhivare electronică – orice persoană fizică sau juridică,
acreditată să presteze servicii legate de arhivarea electronică;
4. mediu de stocare – orice mediu pe care se poate înregistra sau de pe care se poate reda
un document în formă electronică;
5. mesaj electronic – documentul în formă electronică ce conține date de identificare
privind expeditorul, destinatarul, precum și momentul de timp la care acesta a fost expediat,
realizat în scopul transmit erii la distanță a unei informații prin mijloace electronice;
6. regim de acces la document – gradul în care se acordă drept de acces la document de
către titularul dreptului de dispoziție asupra documentului;
7. sistem electronic de arhivare – sistemul in formatic destinat colectării, stocării,
organizării și catalogării documentelor în formă electronică în scopul conservării, consultării și
redării acestora;
8. titular al dreptului de dispoziție asupra documentului – persoana fizică sau juridică
proprietar ă sau, după caz, emitentă a documentului, care are dreptul de a stabili și modifica
regimul de acces la document, conform legislației în vigoare.1
Administratorul arhivei electronice are următoarele obligații:
1. întreținerea arhivei electronice;
2. crearea unei arhive electronice de siguranță, care să cuprindă toate documentele în
formă electronică arhivate și care se actualizează permanent off -line;
3. utilizarea unui sistem de securitate omologat, care să garanteze integritatea, securitatea
și, und e este cazul, confidențialitatea documentelor în formă electronică arhivate;
4. asigurarea redării oricărui document în formă electronică conținut în arhivă;
5. asigurarea distrugerii documentelor a căror perioadă de arhivare a expirat;
6. notificarea auto rității de reglementare și supraveghere specializate în domeniu, cu cel
puțin 60 de zile înainte, a intenției de încetare a activității, cu excepția cazurilor de forță majoră.
În acest caz, administratorul arhivei electronice are obligația de a transfera a rhiva electronică
către alt furnizor de servicii de arhivare electronică, cu acordul autorității de reglementare și
supraveghere specializate în domeniu.

1.2. Sisteme informatice integrate
"Un sistem informatic integrat este un sistem informatic ce permite introducerea de date
prin procedee manuale sau prin culegerea automată de către sistem, stocarea acestora, prelucrarea
lor și extragerea informației (rezultatelor) sub diverse forme. Componentele sistemului informatic
sunt : calculatoarele, program ele, rețelele de calculatoare și utilizatorii".2
Un sistem informatic integrat trebuie să îndeplinească anumite condiții, și anume :

1 Legea 135/2007, art. 3
2 http://ro.wikipedia.org

9
 Să folosească o baza de date unică;
 Să conțina programe informatice care să cuprindă activitățile tuturor compartimentelor
funcționale ale companiei, conform organigramei acesteia;
 Să dețină un plan de securitate al sistemului informatic, cu masuri tehnice și
organizatorice corespunzătoare.
Automatizarea obtinerii informatiei si fundamentarii deciziilor a inceput sa castige te ren
incepand cu anii 1980, cand revolutia informatica a inceput sa explodeze.
Orice sistem informatic este compus din mai multe elemente : baza tehnică; sistemul de
programe; baza știintifică; baza informațională ; resursele umane.
Baza tehnică se refera l a partea de hardware a sistemului informatic, mai exact la toate
echipamente de culegere, prelucrare, stocare ș i transmitere a datelor.
Sistemul de programe se refera la totali tatea programelor necesare funcționă rii sistemului
informatic.
Baza științifică în care sunt cuprinș i toti indicatorii economici.
Baza in formațională cuprinde toate datele prelucrate î n cadrul procesului informatic.
În cadrul resurselor umane , se includ personalul care se ocupă cu funcți onarea sistemului
informatic.
În funcție de natura activităților susținute , sistemele informatice pot fi clasificate în:
1. Sisteme destinate conducerii (MSS – Management Support Systems) au rolul de a oferi
informații cu scopul susținerii și asistării managerilor în luarea deciziilor și cuprind:
1.1. Sisteme destinate conducerii curente (MIS – Management Information Systems): sunt
sisteme informatice cu rolul de a oferi managerilor informațiile necesare monitorizării și
controlului proceselor afacerii precum și anticipării unor performanțe viitoare; ƒ
1.2. Sisteme suport de decizie (DSS – Decision Support Systems): reprezintă sisteme
informatice interactive cu rolul de a asista managerii (plan strategic) în rezolvarea unor
probleme semistructurate folosind în acest scop modele și baze de date specializate p e
probleme bine definite; ƒ
1.3. Sisteme informatice ale executivului (EIS – Executive Information Systems): reprezintă
sisteme informatice gândite să ofere: acces rapid și selectiv la date interne și externe
firmei, informații referitoare la factorii critici d e succes determinanți în realizarea
obiectivelor strategice, facilități de calcul și reprezentări grafice deosebite.
2. Sisteme destinate nivelului operațional care cuprind: ƒ
2.1. Sisteme destinate activității de birou (OAS – Office Automation Systems): sunt uti lizate
în principal de persoanele implicate în procesul prelucrării datelor (funcționari, secretari,
contabili etc.) dar și managerilor rolul lor fiind de a colecta, procesa, stoca și transmite
informație utilizând mijloace TI. În această categorie se cupr inde soft specializat pentru:

10
procesare de texte, comunicație (electronic mail, voice mail etc), lucru colaborativ
(Electronic Meeting Systems, Collaborative Work Systems, Teleconferencing),
procesarea imaginilor (Electronic Document Management, procesoare grafice, sisteme
multimedia), managementul activității de birou (agende electronice, accesorii etc.); ƒ
2.2. Sisteme pentru procesarea tranzacțiilor (TPS – Transaction Processing Systems): sunt
specializate în preluarea, stocarea și prelucrarea datelor coresp unzătoare tranzacțiilor
zilnice, de rutină asigurând actualizarea curentă a bazei de date: se particularizează prin
caracterul repetitiv al prelucrărilor și complexitatea redusă a acestora, volumul mare al
datelor procesate; sunt destinate activităților cu rente desfășurate în compartimentele
funcționale ale organizației; sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele
funcționale; ƒ
2.3. Sisteme pentru controlul proceselor (PCS – Process Control Systems)
3. Sisteme destinate gestiunii cunoașterii (KWS – Knowledge Work Systems): permit crearea,
promovarea și integrarea noilor tehnologii și cunoștințe în firmă. Utilizatorii acestorsisteme
sunt fie inginerii și proiectanții (care utilizează aplicații de tip CAD – Computer Aided
Design, pentru proiectarea no ilor produse), fie alți specialiști – analiști și consilieri
economici, financiari, juridici, ei fiind creatori de informație generatoare de cunoaștere.
Elementele de natură etică, dintr -o perspectivă managerială precum și ca un aspect al
societății global e se referă la: ™
 Utilizarea tehnologiei informației în mod impropriu, iresponsabil sau dăunător societății (
de exemplu: e -mail-uri agresive, cookies etc.); ™
 Utilizarea corectă a resurselor de date ale organizației (de exemplu: respectarea
confidențial ității informațiilor); ™
 Stabilirea răspunderii pentru cei care nu respectă elementele de mai sus; ™
 Utilizarea de soft -uri fără plata copyright -ului.
Dimensiunea etică a sistemelor informatice privește aspectele care asigură că utilizarea
tehnologiei i nformației și a sistemelor informatice nu se face într -o manieră improprie sau
iresponsabilă care afectează persoanele individuale sau societatea. Din acest punct de vedere este
foarte important ca în cadrul societății globale informaționale toți membrii a cesteia să beneficieze
de resursele informaționale și să aibă scopuri strategice comune atât la nivelul individual,
național cât și global. Utilizarea sistemelor informatice nivelul organizației poate duce la la
creșterea profitului dar și la economii de m aterii prime, energie sau alte resurse importante la
nivel global.
Din punct de vedere individual – managerial, sistemul informatic reprezintă:
 un mijloc important pentru asigurarea funcționalității business -ului;
 un factor esențial ce influențează eficiența operațională, productivitatea angajaților și a
relației cu clienții;
 bază de informații care asigură luarea de decizii corecte;
 un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigură un avantaj competitiv;
 una din cele mai importante resurse ale organizației și de analiză a costului business -ului.
Pentru procesul de integrare informațională a l unei firme, fiecărui proces economic
trebuie să îi fie implementat câte o aplicație informatică care să -i îndeplinească toate cerințele
activităților aferente. Fiecare aplica ție trebuie să corespundă unei probleme concrete , fară a ține

11
cont de celelalte a plicaț ii informatice. Fiecare fi rma trebuie să iși construiască sau să își
achiziționeze aceste aplicaț ii informatice , în special pentru activitățile financiare , de contabilitate
sau de aprovizionar e, aplicații ce pot funcționa independent. Î n urmatorul pa s, se construiesc
legături î ntre aceste aplica ții, fiecare având propria bază de date , iar baza de date comună trebuie
actualizată separat. Toate aceste proceduri necesită eforturi suplimentare, existând chiar și riscul
apariției unor discrepanțe .
Anii 19 90 marchează un succes în implementarea pachetelor ERP ( Enterprise Ressource
Planning) în companiile multinaționale și în marile corporaț ii, iar dupa anii '95 au i nceput sa fie
dezvoltate aplicații de tip ERP și pentru segmentul de IMM -uri (Întreprinderi mi ci și mijlocii).
Pentru a avea succes î n implementarea sisteme lor ERP, este necesar ca aceste sisteme să permită
integrarea altor categorii de sisteme , cum sunt cele care oferă soluț ii de tipul Customer
Relationship Management (CRM), SupplyChain Managemen t (SCM), Bu siness Intelligence (BI),
dar si cele lega te de utilizarea Internet ului.
Conceptul de integrare vine î ntr-un moment prielnic, fiind dezvoltat în cadrul unui context
favorabil . Integrarea este un proces ce reunește atâ t oameni , cât si programe s au echipamente.
Integrare a aplicatiilor software continuă să reprezinte î nca o provoc are pentru specialiști , oferind
multiple avantaje de natură tehnică, managerială și financiară. Soluțiile elaborate până în prezent
se concretizează î n platforme soft ware ce permit utilizatorului să integreze în mod transparent
atât date scrise î n diferite formate , cât și aplicaț ii eterogene din punct de vedere software si
hardware.
Descompunerea în părti mici ș i mai usor de manipulat, construirea unei interf ete standard
pentru ca aceste părti să comunice ușor ș i apoi dezvoltarea unei structuri ierarhice unde
informația este din ce în ce mai abstractizată reprezintă principiile ma nagementului integrarii
informaț iei modern e.
Integrarea aplica țiilor poate fi internă sau ext ernă. Integrarea interna se realizează prin
aplicaț ii la nivelul companiei . iar integrarea externă prin aplicaț ii de tip Business -to-Business.
Sistemele de tipul ERP au apărut prima dată în anii 1960 și erau folosite î n majoritatea
cazurilor doar pentru as istarea procesului de producție. Deși erau utile în activitatea de producție,
acestea nu prezentau funționalitate și pentru alte zone de interes în cadrul unei î ntreprinder i,
precum resurse umane, contabilitate, vânză ri.
După anii 1990, informațiile au pu tut fi centralizate, astfel luând naș tere sistemel e ERP de
forma celor existente î n zilele noastre.
Astăzi, sistemele ERP evoluează prin utilizarea internet ului pentru eficientizarea
funcționalităților, astfel, clienții aflați în alte pă rti ale lumii pot avea acces la stadiul unei comenzi
sau la stocurile companiei fur nizoare prin integrarea facilităților ERP cu aplicațiile WEB. Acesta
reprezintă cel mai avansat nivel de planificare a resurselor unei întreprinderi moderne .
Sistemele ERP pot crea legături între sistemul de gestiune al firmei cu alte sisteme de
gestiune de la n ivelul furnizorilor de produse ș i servicii, denumite Supply Chain Management
(SCM) sau legă turi cu alt e sisteme de gestiune ale clienț ilor, denumite Customer Relationship
Management (C RM). ERP este un sistem de planificare a resurselor unei î ntreprinderi. De fapt,
scopul unui ERP este de a integra toate departamentele și funcțiile dintr -o întreprindere într -un
program care să serveasca tuturor departamentelor din cadrul companiei.

12
Crea rea unui program care să fie util tuturor angajaților unei companii , indiferent de
departament este o adevărată provocare fiindca , de obicei , fieca re dintre aceste departamente are
propriul software dedicat ș i optimizat pentru modul respectiv de desfășurare a activității. ERP
tocmai acest lucru încearcă să î l realizeze, și anume să uneasca toat e aceste programe î ntr-un
singur sistem integrat care lucrează cu o singură bază de data , astfel încat departamentele să poată
partaja informații și să comunice mai ușor î ntre ele.
Utilitatea unui astfel de sistem poate fi ușor înțeleasă dacă am face un exercițiu de
imaginație. Consideram o comand ă de la un client. De obicei, câ nd un client face o com andă,
acea comandă începe o c ălătorie pe hartie de la un angajat al companiei la altul, fiind introdusă și
reintrodusă în aplicațiile software a le diferitelor departamente din companie . Această plimbare
lentă de la un angajat la altul, de la un birou la altul, duce la întârzieri ș i uneori chiar la ratacirea
comenzii, iar toate aceste introduceri repetate î n sistemele software ale diferitelor departamente
generează uneori chiar și erori. De asemenea, niciun angajat din companie nu poate spune cu
exactitate care este stadiul com enzii î ntr-un anumit moment deoarece c ei de la departamentul de
finanț e nu au acces la sistemul inf ormatic al celor de la depozit . Sistemul ERP înlocuieș te vechile
programe utilizate la depozit, la departamentul de producț ie, cel financiar si de resurse umane cu
un singu r sistem integrat, ce reunește toate functionalitățile vechilor programe î ntre ele. Astfel,
devine posibilă comunicarea și verificarea î n timp real a departamentelor companiei, de exemplu,
cei de la departamentul financiar pot interoga sistemul pentr u a afla dacă dețin în depozit anumite
produse, precum ș i cantitatea de produse care se află pe stoc î n momentul interogarii.

13

2. INTEGRAREA SISTEMELO R DMS ÎN SISTEMELE ERP

2.1. Sisteme ERP
Într-o firmă există foarte multe documente, unele fiind impuse sa fie fizice altele pot fi
electronice. Odată cu creșterea firmei va crește și volumul documentelor.
Prentu a putea gestiona cât mai ușor volumul mare de documente dintr -o firmă s -au
dezvoltat sistemele ERP.
Un sistem de tip ERP (Enterprise Resource Plan ning), în traducere Planificarea
Resurselor Întreprinderii, este destinat managementului integrat al tuturor proceselor și
operațiunilor dintr -o companie în cadrul unei platforme informatice unice.
Un sistem de management al documentelor va asigura o admin istrare facilă a acestora, o
găsire rapidă a documentului căutat cu doar câteva click -uri.
Toare aplicațiile de tip ERP sunt realizate cu ajutorul instrumentelor CASE, care preia
reguli și generează automat codul sursă, ajutînd asftel programatorii. Avantajul este evidențiat
prin reducerea timpului de dezvoltare și prin obținerea unui produs de calitate. Astfel, se creeza
doua funcționalități fundamentale ale sistemelor ERP, și anume, integrarea și funcționalitatea.
Integrarea asigura conexiunea dintre procesele economice funcționale, realizînd o
comunicare între fluxurile de procese. O astfel de comunicare este prezentă în rețelele de
calculatoare, Internet, e -mail,protocoale sau baze de date. Se poate afirma faptul ca integrarea
este realizată prin comunicare iar comunicarea este realizată prin integrare.
Partea funcțională a unui sistem ERP asigură fluxurile de procese economice din cadrul
fiecărei funcții. Astfel, in cadrul unei suite ERP se regasesc mai multe module funcționale, c ele
mai utilizate fiind: contabilitte generală, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea
produției, logistică, comenzi și vânzare.
Piața de sisteme de management al documentelor s -a dezvoltat foarte mult în ultimii ani,
începând cu anul 2000 , oferind publicului din întreaga lume foarte multe sisteme ERP, și anume:
● Adempiere ERP Business Suite. Acest sistem ERP este de fapt o multi -platformă
desprinsă din proiectul ERP SocrateOpen dezvoltat în 2006 sub numele Compiere. Acest sistem
ERP oferă s ervicii pentru modulul de vânzari, achiziții, , contabilitate, management de fabricație,
managementul materialelor și finanțe, precum și HR, CRM și salarizare.
● Apache OFBiz este o altă multi -platformă complexă. Suita include mai multe funcții
ERP, inclusi v e-commerce, management de catalog, sistem de promoții și management de
stabilire a prețurilor, managementul comenzilor, managementul depozitelor, contabilitate,
management de fabricație.

14
● Odoo ERP se adresează companiilor de toate mărimile, și este utiliz at de întreprinderi
mici si mari, inclusiv Danone, Canonical, Singer și serviciul poștal francez La Poste. Suita este
împărțită într -un număr de aplicații sau module discrete usor de administrat, inclusiv facturare,
contabilitate, management fabricație, ac hiziții, management depozit și management de proiect.
● xTuple a fost considerată mult timp soluția ERP numărul 1 în topul soluțiilor ERP
gratuite, începand cu anul 2000. xTuple oferă trei ediții suplimentare comerciale pentru
organizații mai mari – una car e vizează distribuitori, una vizează producătorii și o ediție mai
generală de întreprindere. Acestea sunt construite pe aceeași fundație open source și împărtășesc
aceeași bază de cod de programare.
● Openbravo ERP este un sistem ERP deschis. xTuple oferă tr ei ediții suplimentare
comerciale pentru organizații mai mari – una care vizează distribuitorii, una vizează producătorii
și o ediție mai generală de întreprindere. Acestea sunt construite pe aceeași fundație open source
și împărtășesc aceeași bază de cod de programare. Openbravo ERP oferă, de asemenea două
ediții comerciale – o ediție profesională pentru companiile mai mici cu până la 5 utilizatori
simultani și o ediție pentru companiile mari, cu un număr substanțial de utilizatori.
● Opentaps este un ERP i ntegrat open source și CRM. Este o suită sponsorizată de Open
Source Strategies Inc. și este utilizată de organizații precum Toyota și Honeywell. Opentaps
sprijină e -commerce, CRM, departamentul de depozit și managementul stocurilor, managementul
lanțului de aprovizionare, departamentul de management financiar, business intelligence.
Opentaps Professional Edition este oferit sub licență comercială cu un pachet de suport oferit de
Open Source Strategies Inc, include actualizări pentru opentaps, acces la sup ort opentaps prin
tracker, timp de răspuns garantat patru ore din timpul orelor de program și asistență de la distanță
prin VNC și SSH pentru 600 dolari pe utilizator pe an.
● Dolibarr este o suită ERP open source creată pentru companiile mici și comercianți i
individuali care include ERP si funcționalitate CRM. Acesta poate fi instalat pe o mașină locală
sau accesată de pe un server, și este de asemenea oferită ca o soluție software -as-a-service (SaaS),
cu o perioadă de încercare gratuită de partenerii Doliba rr, DoliCloud și ATM Consulting.
Software -ul este extrem de modular, iar modulele principale includ gestiunea vânzărilor și
de achiziție, gestiunea stocurilor, de administrare a contului bancar, management de comenzi și
de management de transport maritim. Module suplimentare plătite, sunt de asemenea disponibile
din DoliStore.
● ERP5 acoperă sectoarele din contabilitate, managementul relațiilor cu clienții, comerț,
management depozit, management transport maritim, facturare, managementul resurselor umane,
design de produs și management de proiect. Ariile de interes ale ERP5 pe piața de afaceri sunt
bazate pe ontologii dependente din punct de vedere al modelului, folosind un singur tipar numit
“Unified Business Model”, în traducere “Model de Afaceri Unificat ”. La baza dezvoltării acestui
program stau 5 concepte elaborate de autorul acestui program – Jean Paul Smets, și anume:
nodurile, resursele, mișcarea, articolele, direcția.
● ERPNext este un sistem ERP similar cu Openbravo și Odoo, care vizează întreprinder ile
mici și mijlocii. Acesta este bazat pe sistemul de baze de date MySql folosind un software bazat
pe un framework pe partea de server. De reținut este faptul că arhitectura pe care este construit
acest program este de tipul “doc.”, iar vizualizarea ace stora este posibila decat direct din
browser.

15
● LedgerSMB este un sistem de contabilitate cu intrare dublă si sistem ERP pentru
companiile mici și mijlocii. Baza de date este stocată într -un server de baze de date SQL iar
aceasta poate fi accesată prin inter mediul interfeței unui browser web standard. Sistemul folosește
limbajul de programare Perl si folosește și un modul de interfața Perl a bazei de date pentru
procesare și PostgreSql pentru depozitarea documentelor.
● SAP este liderul mondial în soluții softw are si tehnologie pentru afaceri. Sistemul SAP
este foarte complex, oferind soluții în Servicii Business, Managementul Relațiilor cu Clienții,
Lanțuri de furnizare si Aprovizionare, Bancar, Asigurări, Infrastructură IT, Servicii Software.
SAP genereaza 74% din vânzările primelor 100 de companii germane dezvoltatoare de software
si 39% din încasările din software din Europa, Orientul Mijlociu si Africa. Deasemenea este
singurul producător de software din primii 10 cei mai mari jucători globali care nu provin e din
Statele Unite.
● Oracle JD Edwards EnterpriseOne este un pachet de aplicații integrate de software
complex pentru planificarea resurselor întreprinderii, care îmbină valoarea afacerii, tehnologia
bazată pe standarde și experiența vastă în domeniu într -o soluție de afaceri cu un cost total de
deținere redus. EnterpriseOne este prima soluție ERP care permite rularea tuturor aplicațiilor pe
un iPad Apple.

2.2. Sistemul de management al documentelor OpenKM

OpenKM a fost conceput in 2005 când doi dezvoltatori au hotarât sa creeze un proiect
open source bazat pe tehnologiile de ultimă generație și anume un sistem de management al
documentelor.
OpenKM foloseste licenta publică generală GNU. Aceasta se referă la lic ența pentru
libera documentare elaborată de organizația non -profit Fundația Free Software(FSF) fondată la
data de 4 octombrie 1985 de activistul pentru softuri gratis, Richard Stallman. Această
organizație sprijină miscarea liberă a programelor și promovea ză libertatea de a studia, de a crea,
de a modifica si de a distribui programele pentru calculatoare.
Acest sistem ERP a fost dezvoltat având la bază tehnologii Java, drept urmare poate fi
instalat și executat pe aproape toate platformele.
Arhitectura acestui sistem este bazată pe urmă toarele tehnologii:
▪ Jboss Application Server
▪ Java EE (JDK 1.5 sau orice versiune mai recentă)
▪ Apache Jackrabbit
▪ GWT (Google Web Toolkit – Ajax)
▪ Lucene

16
Jboss este o aplicație de server, construită pe platforma J2EE (Java 2 Platform, Enterprise
Edition). J2EE permite utilizarea componentelor modulare standardizate și permite platformei
Java să se ocupe de mai multe aspecte ale programarii automate.
Java EE este o platformă enterprise folosită des pentru developare de către comunitatea
JAVA. Platforma vine cu o interfata de programare a aplicatiilor (API), care asigură legătura
dintre programele de aplicație și sistemele de operare, si un mediu de rulare pentru developarea și
compilare a software -ul enterprise(JRE), incluzân d servicii web, de rețelistică și alte aplicații de
rețea pe scară largă, mai multe nivele și fiabile.
Java este un limbaj de programare puternic orientat -obiect. Acesta e utilizat cu success în
prezent pentru programarea aplicațiilor destinate intranet -urilor. Limbajul împrumută o parte
mare din sintaxa de la C și C++, dar are un model al obiectelor mai simplu și prezintă mai puține
facilități de nivel scăzut. Un program java compilat, scris corect, poate fi rulat fără modificări pe
orice platformă pe car e e instalată o masina java (JVM). O mașină virtuala Java reprezintă un
mediu în care se execută programe Java. În acest sens, există mai mulți furnizori de JVM, printre
care Oracle, IBM, Bea, FSF.
Java Development Kit (JDK), este o implementare de platforme Java SE, Java EE sau
Java ME, lansate de compania Oracle sub forma unui produs țintit către developerii de Java, pe
platformele Solaris, Windows, Mac OS sau Linux. JDK -ul include mașini virtuale Java(JVM)
privat e și încă câteva alte resurse pentru a termina developarea unei aplicații Java. De la
introducerea platformei Java, a fost pe departe cel mai folosit kit de developare software(SDK).
Apache este un server HTTP open source si a avut un rol notabil în dezvo ltarea paginilor
web. Are o contribuție importantă la dezvolaterea internetului, fiind open source, acesta a devenit
cel mai popular server HTTP din aprilie 1996. Apache Jackrabbbit este o sursă de librarii pentru
platforma Java.
GWT este un toolkit util izat pentru construirea și optimizarea aplicațiilor complexe
bazate pe browser. Scopul sau este acela de a permite developarea productivă de aplicații web cu
performanțe înalte fară ca developerul să fie experimentat în particularități ale browserelor
precum XMLHttpRequest, și JavaScript. GWT conține librăriile Java API, compilatorul și
serverul de dezvoltare. Acesta permite scrierea aplicațiilor pe partea de client în Java și lansarea
lor ca fiind JavaScript.
Lucene este o librărie extrem de bogată și de puternică scrisă în Java. Lucene poate fi
folosit pentru a oferi indexarea integrală a textului peste ambele baze de date de obiecte și
documente în diverse formate(PDF, HTML,text). În principiu, pentru a folosi căutarea textului
folosind Lucene, sunt ne cesari doi pași și anume, crearea numelui in index Lucence al
documentelor sau al obiectelor din baza de date și analizarea bazei de date a utilizatorului si a
căutarii indexului prestabilit pentru a răspunde căutarii.
OpenKM se bazează pe crearea unui s istem de management al documentelor open source,
astfel, datorită caracteristicilor sale poate fi folosit atât de companiile mari cât și de cele mici.
Acest sistem ERP este un sistem folositor oferind o alternativă mai flexibilă și un cost efectiv mai
mic față de alte sisteme asemănatoare. Utilitatea unui sistem de management al resurselor într -o
companie este reflectată prin administrarea mai eficientă a resurselor disponibile ale
întreprinderii. Acesta este divizat în două părți, o parte care ține de serv er și controlată de unul
sau mai mulți administratori și o parte de user, la care au acces toate departamentele companiei.

17
Sistemul rulează direct în browser, dezvoltatorii OpenKM punând la dispoziția oricui vrea să
testeze o platformă online, http://wiki .openkm.com/index.php/Main_Page.
OpenKM este folositor oricărei afaceri el permițând accesul la documentele firmei tuturor
angajaților iar ele putând fi atat vizualizate cât si modificate in funcție de nivelul de permisiuni
ale fiecăruia.
Programul colec tează cu ușurință informații nestructurate de la orice sursă digital. Toate
informațiile colectate sunt stocate, vizualizate și utilizate într -un singur spatiu de lucru. Acest
lucru permite utilizatorilor să navigheze, să îmbogățească și să editeze informa țiile colectate din
diferite surse in cadrul unei singure aplicații.
Prin intermediul interfeței pentru programarea de aplicații din cadrul OpenKM, orice
aplicație poate fi integrată programului în calitate de producător sau consummator de informații.
Astfel, informațiile combină clasificarea automată cu factorul uman.
Echipele pot îmbogăți și modifica documente partajate prin adăugarea discuțiilor de tip
text, editarea de informații din orice tip de fișier și fixarea unui document final la toate
materia lele de support.
Pe partea de web client, OpenKm oferă facilități precum accesarea documentelor fiecărui
utilizator de oriunde, fără a fi necesară instalarea unui program software dedicat. Deasemenea
este compatibil cu majoritatea browserelor cunoscute : Firefox, Internet Explorer, Opera, Safari și
Chrome. O altă facilitate este încărcarea fișierelor și a documentelor prin “drag & drop” direct de
pe desktop.
Previzualizarea documentelor se realizează prin AutoCAD, MS Office, Open Office, PDF
cu ajutoru l cărora putem efectua scanarea și depozitarea sigură a tuturor documentelor, extracția
de text și de imagini, colectarea email -urilor și a mesajelor, importarea textelor, capturarea
imaginilor de la scanere, convertirea in fișiere PDF, adăugarea și șterg erea imaginilor în format
PDF, sincronizarea cu contactele Google, capturarea metadatelor, folosirea semnăturii digitale și
nu în ultimul rând, un antivirus care verifică toate aceste date in momentul uploadării
documentelor.
Managementul documentelor cu prinde numenroase funcții:
● Încarcarea documentelor folosind fișiere de tip ZIP cu opțiunea drag&drop;
● Descărcarea dosarelor ca fișiere ZIP sau ca fișier direct extras de sub arhivă, fișierele
comprimate ocupă mai puțin spațiu de stocare si se pot transfera pe alte computere mai
rapid decât fișierele necomprimate;
● Blocarea/deblocarea documentelor doar de către administrator, în sensul aplicării noilor
modificări;
● Gestionarea favoritelor pentru ca cele mai utilizate documente să fie la îndemâna
utilizatorilor, pentru a economisi timp;
● Selectarea dosarului de pornire implicit pentru fiecare companie în parte;
● Suport pentru modele de documente în funcție de pachetul achiziționat de către client;

18
● Documente personale pentru fiecare utilizator, care pot fi accesate din orice loc, făra a fi
nevoie să se utilizeze același echipament IT;
● Coș de gunoi personal pentru fiecare utilizator pentru ca o eventuală recuperare a datelor
să fie mai facilă;
● Notificare eveniment prin e -mail(atunci când au loc schimbări);
● Trimiterea documentelor URL prin e -mail;
● Trimiterea documentului ca atașament e -mail;
● Note privind documentele pentru a putea fi localizate mai rapid;
● Extracția de metadate din documente;
● Identificator unic de document;
● Etichete utilizator;
● Categorizare;
● Capse(documente/dosare/e -mailuri);
● Forumuri pentru discuții la scară largă despre orice problemă din cadrul companiei;
● Generarea de documente cu expertul (formularele și documentele împreuna cu un
document final este generat cu valori);
● Catalogare automată programabilă;
● Extracția inteligentă de cuvinte cheie în modulul search;
● Funcționarea cu mai multe fișiere;
● Text convertor vorbire;
● Expirarea documentelor pentru a ști cu exactitate care documente sunt valabile și care au
expirat din punct de vedere al di verșilor factori;
● Editare live pentru scăderea numarului de operații necesare pentru a adăuga sau modifica
date in registre;

Căutarea datelor se realizează pe baza următoarelor criterii:
● Căutare de documentelor dupa conținut, cuvinte cheie, data modificăr ii, autor si tipul de
document;
● Căutare după sinonime;
● Căutare ordonată după relevanță;
● Căutare folosind proprietăți de grup(metadate);

19
● Permite stocarea de interogări;
● Căutare bazată pe o structură ierarhică a dosarelor;
● Selectarea obiectelor de căutare, f oldere, email -uri sau documente;
● Permite utilizatorului să folosească tag -uri pentru a găsi documente;
● Permite utilizarea de metadate pentru a localiza documente;
● Alegerea unei căutari simple sau a unei căutari avansate;
● Permite sortarea rezultatelor in fu ncție de diverse criterii;
● Opțiunea de descărcare sau de a localiza un document din punctul de vedere al
rezultatelor;

Securitatea este foarte importantă, astfel OpenKm integrează mai multe tehnologii în
cadrul acestei funcții:
● Plug-in pentru autentificarea pe bază de JAAS;
● Suport pentru LDAP, Active Directory, Baze de date (prin intermediul unui fișier de
configurare). În mod implicit, OpenKm vine cu o bază de date incorporată;
● Lista de control a accesului granular;
● Flexibilitatea în alegerea de moștenire a listelor de control al accesului;
● Roluri de securitate și utilizatori;
● Permisiuni pe foldere și documente;
● Înregistrarea fiecărei operațiuni efectuate de utilizator;
● Suport pentru comunicații SSL;
● Criptografie(criptează si decriptează docume nte);
● Semnatură electronică;

Administrarea OpenKm -ului oferă:
● Audit utilizator complet, toate operațiunile de utilizator sunt înregistrate și stocate într -o
bază de date;
● Arată utilizatorii autentificați;
● Deblochează și scoate documente publicate, opțiune doar pentru userii cu rol de
administrator;
● Vederea depozitului pentru a cunoaște în timp real ce se află cu exactitate într -un moment
dat într -un depozit;

20
● Căutari avansate folosind XPath și SQL;
● Jurnal detaliat de activitate;
● Documente de import/ folder e de pe sistemul de fișiere;
● Gestionarea fluxului de lucru;
● Rapoarte;
● Setări de configurare;
● Cotă de utilizator;
● Profiluri de utilizator;
● Sarcini programabile;
● Sarcini inteligente;
● Macro -uri;
● Integrare;

21
La accesarea programului in browser (Figura 1), în prim plan este expusă lista cu dosare
și documente ale companiei. OpenKM este intuitiv și orientat spre utilizator, având de asemenea
numeroase opțiuni la nivel de fișier dar și funcții de căutare.

Figu ra 1 – Accesarea în browser

22

Inițial, în partea din stânga ecranului, se situează “taxonomy”, care este dosarul rădacină
al programului. Principalul folder este folderul “okm:root” Aici vor fi situate toate dosarele și
subdosare le, respectiv toate documentele aferente.
Creăm inițial, două subfoldere care reprezintă “Dep Vânzări” respectiv “Dep
Aprovizionare” (Figura 2).

Figura 2 – Crearea de subfoldere

Pentru a putea încarca documente pe platformă și a incepe lucrul efectiv, este necesar să
se creeze userii. Aceștia se creează din meniul “Administration”, apoi submeniul “Users” și
trebuie accesat butonul verde ”plus” (Figura 3).

23

Figura 3 – Incar carea documentelor

Urmând pașii de mai sus, după pasul 3 suntem direcționați către fereastra de creare a unui
nou cont de utilizator (Figura 4). La acest pas au acces doar userii cu rol de administrator. Se pot
crea doua tipuri de conturi de utilizator cu privilegii diferite : rolul de admin si rolul de user.

24

Figura 4 – Creare cont nou de utilizator
Software -ul de management OpenKM le permite useri -lor să gestioneze activități, să
colaboreze, să trimită foi de pontaj și să semnaleze probleme (Figura 5).

Figura 5 – Partajarea de fișiere
Încarcarea fișierelor pe un server securizat se face cu un program utilitar ușor de folosit
iar dimensiunea fișierelor încărcate este limitată de pachetul de servicii achiziționat. Fișierele
încarcate pot fi de orice tip (DOC, XLS,ZIP ), cu excepția aplicațiilor exe cutabile și

25
documentelor WEB (HTML, PHP, JS,etc) – acestea trebuiesc obligatoriu arhivate (Figura 6).
Fiecare fișier are o denumire generică dată de către utilizator. Se pot adăuga notițe atât la
încărcare cât și ulterior. Pentru fiecare document pot fi st abilite cuvinte cheie care să -l definească.
Se pot adăuga filtre după folder/ subfolder, tip document, utilizator și se asigură catalogarea
automată a fișierelor pe tipuri și date de încărcare.

Figura 6 – Catalogul tipurilor de fișiere
Un user normal are posibilitatea de a modifica documente, de a le updata, edita sau șterge.
Spre deosebire de acesta, administratorul poate să restaureze un document, la o valoare
anterioară, la o dată anterioară față de c ea la care se face modificarea. Astfel, o eroare poate fi
remediată mai ușor, fiecare salvare creând în baza de date un fișier cu același nume cu cel editat,
dar cu o dată de salvare diferită. Aceste date sunt înmagazinate pe memoria serverului și este
recomandat să se efectueze un back -up al bazei de date frecvent, aproximativ pe fiecare lună iar
după acesta, vechile versiuni să fie șterse pentru a asigura fiabilitatea programului la parametri
normali. Deși aceste date ocupă un spațiu relativ mic, programu l salvează o copie, după fiecare
modificare efectuată de fiecare utilizator, așadar vom avea un număr foarte mare de copii ale
documentelor pe care nu le vom folosi. În sprijinul acestei acțiuni, OpenKm are o funcție
preinstalată și anume aceea când sistem ul detectează un spațiu mai mare de 50gb de documente
anterioare celor curente, să se efetueze un back -up iar acele documente să fie șterse din baza de
date a programului, așadar fiabilitatea și funcționalitatea programului fiind asigurate in mod
automat.
După cum se vede in figura expusă mai jos (Figura 7), OpenKM oferă utilizatorului
numeroase oportunități de la a încărca un document pe platformă, până la modificarea lui foarte
rapidă. De exemplu, dupa ce se încarcă un document pe platformă, și este nece sară actualizarea
acestuia în timp real, un utilizator din cadrul departamentului aparținător al fișierului poate folosi
funcția ''Find'' pentru a localiza în cel mai scurt timp fișierul necesar. După localizare, fișierul se
poate modifica fie modificandu -l direct pe platforma OpenKM fie încărcând un alt fișier cu
continut diferit dar cu același nume cu cel pe care dorim sa îl înlocuim.

26

Figura 7 – Opțiuni foldere ți fișiere
OpenKM detectează automat fișierele cu aceleași nume și nu permite să existe două
fișiere identice în același dosar. Pentru a extinde utilitatea sistemului, dezvoltatorii au
implementat cele mai folosite comenzi direct în bara principală de meniuri. Cele mai utile funcții
sunt:
-Update, această funcție se folo sește pentru a actualiza toată baza de date a sistemului în
timp util, fara a mai fi nevoie de a închide programul șau de a -l redeschide pentru a putea verifica
totul in timp real.
-Cancel edit – Se utilizeză pentru a reveni la varianta anterioară editari i fișierului;
-Delete – sterge fișierul;
-Copy – copiază fișierul;
-Move – mută fișierul;
-Rename – redenumește fișierul
În meniul Tools se poate selecta limba cu care este familiarizat utilizatorul. Culoarea și
fontul sunt alte caracteristici care pot fi modificate din acest meniu. Consola de depanare este un
utilitar care verifică erorile aparute în fișiere executabile. Un alt lucru foarte util este convertorul
de valori. Un plus enorm este faptul ca OpenKM are inclus un HTML editor, fapt ce îl face
indispensabil într -o firmă care tinteste puternic spre viitor.

27
Meniul Bookmarks este foarte important. Cu ajutorul lui, putem regăsi fișierele pe care le
folosim foarte des la doar un click distanța. Dacă nu ar fi fost el, imaginați -vă cum ar fi fiecare
utilizator să caute prin diverse documente pentru a -si găsi fișierul căutat. Ar f i o pierdere de timp
pentru angajati, pierdere ce s -ar concretiza prin scăderea timpului de reacție la necesități, deci un
minsus enorm pe toate fronturile.
Meniul templates (Figura 8) reprezintă un dosar rădacină pentru organizarea
documentelor sursă. Ast fel, o companie poate crea noi documente din documentele aflate în
panoul templates.

Figura 8 – Meniul Templates

Pentru a crea un document dintr -un template, se execută opțiunea “creează din template ”,
(Figura 9). O imagine va apărea în care se va cere destinașia dosarului de unde se va prelua
template -ul.

Figura 9 – Create from Template

După creare, se recomandă redenumirea documentului pentru a fi ușor de identificat
ulterior. Dacă documentul selectat este de tipul pdf și are metadate asociate cu el, atunci, va apare

28
un expert de configurare, care va ghida utilizatorul prin toți pașii ne cesari creării noului
document.
Următorul meniu important este meniul “Categories” (Figura 10). Acest meniu reprezintă
o structură ierarhică a documentelor pe categorii si subcategorii.

Figura 10 – Meniul Cathegories

Un documen t poate fi conectat cu mai multe categorii de documente în același timp. De
fiecare dată cînd o categorie de documente este selectată, toate documentele care au legatură cu
acea categorie vor fi afișate în fereastra browserului. Toate funcțiile majore ale documentelor
sunt disponibile din acest meniu (Figura 11).

29

Figura 11 – Documentul selectat și toate documentele din acea categorie

Meniul “Metadata ” este un meniu pentru utilizatorii avansați. Acest meniu exista numai
pentru ultimele variante de OpenKm, începand cu varianta OpenKm 6.0. Metadatele sunt date
despre date, dar la nivelul de înțelegere al mașinii virtuale, de exemplu al calculatorului.
Metadatele reprezintă atribute ale datelor, acestea descriu sau oferă detalii despre un fișier,
mărimea fișierului, data creării acestuia, data celei mai recente modificări, tipul de format al
fișierului și în general toate aceste însușiri care pot fi citite și utilizate de către roboții Internet și
de motoarele de căutare dar nu sunt afișate în browser.
Vizualizarea în mod Metadata (Figura 12), reprezintă o structură a unui arbore ierarhic de
grupuri de metadate, fiecare valoare posibilă de metadate formând un nod.
Un folder, un document sau un e -mail poate fi legat de multe foldere cu proprietăți
valorice de metadate în același timp. De fiecare dată când un dosar cu valori de metadate este
selectat, toate documentele, dosarele sau e -mail-urile legate de g rupul de metadate selectat va fi
afișat în fereastra browserului. Toate funcționalitățile legate de documente, foldere sau e -mail
sunt disponibile de la acest punct de vedere.

30

Figura 12 – Modul de vizualizare Metadata

Meniul “Thesaurus” reprezintă o lista de cuvinte grupate împreună în funcție de înțelesul
acestora, această listă poate să conțină atât sinonime cât și antonime. Acest meniu a fost introdus
in OpenKm începând cu versiunea OpenKm 5.0 . În termeni generali, un teza ur este termenul
opus unui dicționar, deoarece tezaurul sorteaza o lista de cuvinte grupate in concordanță cu
similaritățile dintre ele iar un dicționar oferă definiții pentru cuvinte, și de obicei le ordonează in
ordine alfabetică. Chiar dacă include sino nime, un tezaur nu trebuie considerat o listă completă a
tuturor sinonimelor pentru un cuvant particular. Intrările sunt deasemenea concepute pentru a
crea o conexiune între cuvinte similare și asistarea în alegerea cuvântului potrivit. Spre deosebire
de un dicționar, un tezaur nu precizeaza definiția cuvintelor.
Meniul “My Documents” (Figura 13) este un spațiu de stocare pentru fiecare utilizator.
Acest meniu are doar rol de organizare, pentru ca fiecare utilizator să iși păstreze la îndemână
fișierele per sonale. Documentele sunt disponibile doar pentru cel care deține, dar, începând cu
varianta OpenKm 5.0, orice utilizator cu privilegii de administrator are acces la documentele
oricărui utilizator.

31

Figura 13 – Meniul My Documents
În meniul “Dashboard”, în traducere “Tablou de bord”, localizat în colțul din dreapta al
ecranului, se schimbă panoul inițial cu cel al tabloului de bord. În acest context există două cazuri
si anume cazul in care este conectat un utilizator s implu. În figura de mai jos (Figura 14), se
observă cum utilizatorul creat aleatoriu, Ionescu Marian, are acces la câteva servicii de informații
și utilități, la documente generale si email -uri, noutăți, vizualizări și interogări specifice
documentelor cat și harta cuvintelor cheie. Vederea de utilizator permite accesul la informații
despre documentele blocate, verificate, descărcate, subscrise, modificate cât și încărcate pe
platforma OpenKm de către utilizator. Fiecare casuță indică numărul de noi obiect e în așteptare
pentru a fi vizualizate de către utilizator. Dacă utilizatorul accesează un rând, OpenKm trece
automat în vederea Desktop și navighează la destinația documentului respectiv.

32

Figura 14 – Accesul la informații ale un ui utilizator
Pentru a schimba aceste utilități, exista un meniu cu butoane deasupra. Opțiunea selectată
va fi intotdeauna marcată cu albastru (Figura 15).

Figura 15 – Meniul utilizatorului
Un alt atribut pe care îl au utilizatorii cu rol de administrator este acela de a putea crea noi
sarcini, de a stabili data de expirare a unui document, cât si de a crea și de a șterge conturile de e –
mail create pe platforma OpenKm ale utilizatorilor înreg istrați (Figura 16).

Figura 16 – Meniul administratorului

33

CONCLUZII

În ziua de azi, activitatea într -o companie presupune un volum mare de documente, ceea
ce înseamnă o cantitate mare de hârtie. Volumul de fișiere crește din ce în ce mai mult, astfel că
documentele sunt greu de găsit; ele pot fi împrumutate și apoi "pierdute" pe biroul unui coleg.
Managementul informatic al documentelor reprezintă un sistem care permite circulația,
stocarea și regăsirea documentelor în format electronic, cu facilități de conectare la alte sisteme
sau dispozitive electronice.
Un sistem informatic integrat este un sistem informatic ce permite introducerea de date
prin procedee manuale sau prin culegerea automată de către sistem, stocarea acestora, prelucrarea
lor și extragerea informației (rezultatelor) sub diverse forme. Componentele sistemului informatic
sunt : calculatoarele, programele, rețelele de calculatoare și utilizatorii.
Un sistem informatic integrat trebuie să îndeplinească anu mite condiții, și anume :
 Să folosească o baza de date unică;
 Să conțin ă programe informatice care să cuprindă activitățile tuturor compartimentelor
funcționale ale companiei, conform organigramei acesteia;
 Să dețină un plan de securitate al sistemului inf ormatic, cu mă suri tehnice și
organizatorice corespunzătoare.
Sistemele Erp actuale realizează integrarea tuturor funcțiilor de conducere ale unei
companii, plecând de la :
 Planificare;
 Asigurarea stocului de mărfuri;
 Definirea tehnologiilor;
 Coordonareapr oceselor de productie;
 Gestiunea financiar – contabilă;
 Dezvoltarea și menținerea relațiilor cu clienții și partenerii de afaceri;
Un astfel de sistem permite utilizarea factorilor de decizie în vederea realizării unor
analize complete asupra realizării pl anului de afaceri. Astfel, prin opțiunile desimulare a
activităților și prin caracterul flexibil și dinamic al aplicațiilor se pot realiza :
 Planuri de previziune;

34
 Evaluări și predefiniri ale tendințelor de evoluție ale industriei din care face parte
compa nia;
 Analize calitative;
 Integrarea cu noile tehnologii e -business;
 Comunicare on -line.
Principalele avantaje pe care o suită de aplicații integrate trebuie să le ofere beneficiarilor
sunt :
 Reducerea costurilor pe termen lung ;
 Creșterea eficienței operați onale ;
 Recuperarea rapida a investițiilor în IT ;
 Migrarea mai rapidă la modele de e -business;
Dimensiunea etică a sistemelor informatice privește aspectele care asigură că utilizarea
tehnologiei informației și a sistemelor informatice nu se face într -o manieră improprie sau
iresponsabilă care afectează persoanele individuale sau societatea. Din ace st punct de vedere este
foarte important ca în cadrul societății globale informaționale toți membrii acesteia să beneficieze
de resursele informaționale și să aibă scopuri strategice comune atât la nivelul individual,
național cât și global. Utilizarea sis temelor informatice nivelul organizației poate duce la la
creșterea profitului dar și la economii de materii prime, energie sau alte resurse importante la
nivel global.
Din punct de vedere individual – managerial, sistemul informatic reprezintă:
 un mijloc important pentru asigurarea funcționalității business -ului;
 un factor esențial ce influențează eficiența operațională, productivitatea angajaților și a
relației cu clienții;
 bază de informații care asigură luarea de decizii corecte;
 un mijloc de a dezv olta noi produse (servicii) ce asigură un avantaj competitiv;
 una din cele mai importante resurse ale organizației și de analiză a costului business -ului.

Pentru procesul de integrare informațională al unei firme, fiecărui proces economic
trebuie să îi f ie implementat câte o aplicație informatică care să -i îndeplinească toate cerințele
activităților aferente. Fiecare aplicație trebuie să corespundă unei probleme concrete, fară a ține
cont de celelalte apli cații informatice. Fiecare firmă trebuie să iși co nstruiască sau să își
achiziționeze aceste aplicații informatice, în special pentru activitățile financiare, de contabilitate
sau de aprovizionare, aplicații ce pot funcționa independent. În urmatorul pas, se construiesc
legături între aceste aplicații, fi ecare având propria bază de date, iar baza de date comună trebuie
actualizată separat. Toate aceste proceduri necesită eforturi suplimentare, existând chiar și riscul
apariției unor discrepanțe.
Piața de sisteme de management al documentelor s -a dezvoltat foarte mult în ultimii ani,
începând cu anul 2000, oferind publicului din întreaga lume foarte multe sisteme ERP . OpenKM

35
a fost conceput in 2005 când doi dezvoltatori au hotarât sa creeze un proiect open source bazat pe
tehnologiile de ultimă generație și anume un sistem de management al documentelor.
OpenKM foloseste licenta publică generală GNU. Aceasta se referă la licența pentru
libera documentare elaborată de organizația non -profit Fundația Free Software(FSF) fondată la
data de 4 octombrie 1985 de ac tivistul pentru softuri gratis, Richard Stallman. Această
organizație sprijină miscarea liberă a programelor și promovează libertatea de a studia, de a crea,
de a modifica si de a distribui programele pentru calculatoare.
Acest sistem ERP a fost dezvoltat având la bază tehnologii Java, drept urmare poate fi
instalat și executat pe aproape toate platformele.
Arhitectura acestui sistem este bazată pe urmatoarele tehnologii:
▪ Jboss Application Server
▪ Java EE (JDK 1.5 sau orice versiune mai recentă)
▪ Apache J ackrabbit
▪ GWT (Google Web Toolkit – Ajax)
▪ Lucene

OpenKM se bazează pe crearea unui sistem de management al documentelor open source ,
astfel, datorită caracteristicilor sale poate fi folosit atât de companiile mari cât și de cele mici.
Acest sistem ERP este un sistem folositor oferind o alternativă mai flexibilă și un cost efectiv mai
mic față de alte sisteme asemănatoare. Utilitatea u nui sistem de management al resurselor într -o
companie este reflectată prin administrarea mai eficientă a resurselor disponibile ale
întreprinderii. Acesta este divizat în două părți, o parte care ține de server și controlată de unul
sau mai mulți administ ratori și o parte de user, la care au acces toate departamentele companiei.
Sistemul rulează direct în browser, dezvoltatorii OpenKM punând la dispoziția oricui vrea să
testeze o platformă online, http://wiki.openkm.com/index.php/Main_Page.
Prin intermedi ul interfeței pentru programarea de aplicații din cadrul OpenKM, orice
aplicație poate fi integrată programului în calitate de producător sau consummator de informații.
Astfel, informațiile combină clasificarea automată cu factorul uman.
Echipele pot îmb ogăți și modifica documente partajate prin adăugarea discuțiilor de tip
text, editarea de informații din orice tip de fișier și fixarea unui document final la toate
materialele de support.
Pe partea de web client, OpenKm oferă facilități precum accesare a documentelor fiecărui
utilizator de oriunde, fără a fi necesară instalarea unui program software dedicat. Deasemenea
este compatibil cu majoritatea browserelor cunoscute : Firefox, Internet Explorer, Opera, Safari și
Chrome. O altă facilitate este încărc area fișierelor și a documentelor prin “drag & drop” direct de
pe desktop.
Previzualizarea documentelor se realizează prin AutoCAD, MS Office, Open Office, PDF
cu ajutorul cărora putem efectua scanarea și depozitarea sigură a tuturor documentelor, extrac ția

36
de text și de imagini, colectarea email -urilor și a mesajelor, importarea textelor, capturarea
imaginilor de la scanere, convertirea in fișiere PDF, adăugarea și ștergerea imaginilor în format
PDF, sincronizarea cu contactele Google, capturarea metada telor, folosirea semnăturii digitale și
nu în ultimul rând, un antivirus care verifică toate aceste date in momentul uploadării
documentelor.
Soluțiile de tip ERP sunt considerate imperative în marile companii, o condiție importantă
pentru a-și menține avantajul competitiv. Astăzi, eforturile marilor companii sunt îndreptate în
direcția integrării întregului lanț furnizori -organizație -beneficiari.

37

BIBLIOGRAFIE
1. BaltacV., Managementul documentelor, ediția 2012 ,
https://sites.google.com/site/vasilebaltac/despre -cursuri -si-
examene/cursuri/masterat -msp-2009_2010/managementul -documentelor
2. Costescu M. , OpenERP – Suport de laborator MDE , Craiova, 2014
3. Costescu M. , OpenKM – Suport de laborator MDE , Craiova, 2014
4. Lițoiu V., Birotica , Editura Universitaria, Craiova, 2005, pg. 6
5. Lițoiu V., Managementul documentelor electronice – Suport de curs , Craiova,
2014
6. Stoica M, Sisteme informaționale economice. Concepte și studii de caz , Editura
ASE, București, 2005, pg. 144
7. ORDIN Nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar -contabile –
www.portalfinante.ro
8. http://ro.wikipedia.org/wiki/Sistem_de_management_al_documentelor
9. http://biblioteca.regielive.ro/referate/automatica/sisteme -de-management -al-
documentelor -electronice -345702.html
10. http://en.wikipedia.org/wiki/OpenERP
11. http://en.wikipedia.org/wiki/OpenKM
12. http://www.openkm.com/en/