Modul FABRICAȚIE [310307]

George CĂRUȚAȘU Nicoleta CĂRUȚAȘU

PLANIFICAREA RESURSELOR ÎNTREPRINDERII

Îndrumar de laborator

2017

Referenți științifici: prof. dr. ing. Sorin Cristian IONESCU

conf. dr. ing. Diana POPESCU

PREFAȚĂ

Prin fabricație sau "proces de producție" se înțelege transformarea fizică sau chimică a materialelor, [anonimizat]-o serie de procese. Materialele, [anonimizat], industriei extractive etc.

[anonimizat] a produselor rezultate din procesul de producție este decisivă. Pentru îndeplinirea acestor deziderate este esențială eficiența sistemului informatic de gestiune a activității. Numai implementarea unei soluții informatice perfect modelate pe specificul activităților unei întreprinderi producătoare poate asigura premisele competitivității acesteia

Dicționarul explicativ al limbii române include următoarea definiție: „Fabricația este un proces tehnologic de producere a mărfurilor într-o fabrică, într-o uzină etc; producția unei asemenea unități industriale; tehnica de a fabrica.” „Fabricarea” este acțiunea de a fabrica un produs.

[anonimizat] (2010) termenul „fabricație” (engleză: manufacturing) este definit ca „acțiunea de a face ceva (un produs) din materii prime”.

După Business Dictionary.com, „fabricația” include toți pașii necesari pentru a [anonimizat]. [anonimizat], o [anonimizat], cu diviziunea muncii într-o producție pe scară mare.

Dicționarele Oxford (2010) includ o definiție concisă: „fabricația reprezintă producerea de articole (mărfuri) [anonimizat]”.

Enciclopedia Britanică menționează următoarea definiție: "[anonimizat] a mașinilor, efectuate de obicei în mod sistematic cu diviziunea muncii".

O definiție nuanțată este formulată de Mikell P.Groover (2010): "Fabricația poate fi definită în două moduri: tehnologic și economic. Astfel, din punct de vedere:

tehnologic fabricația este aplicarea proceselor fizice și chimice pentru a [anonimizat]/sau aspectul unui material de pornire pentru a produce piese sau produse; fabricația include și asamblarea unor piese pentru a obține un produs. Procesele necesare pentru a realiza fabricarea implică o [anonimizat]. Fabricația este aproape totdeauna efectuată printr-o succesiune de operații. Fiecare operație aduce materialul mai aproape de starea finală dorită. Operațiile de fabricare pot fi operații de prelucrare sau operații de asamblare.

[anonimizat]/sau asamblare. Punctul esențial este că fabricația adaugă valoare materialului prin modificarea formei sau proprietăților acestuia sau prin combinarea cu alte materiale care au fost modificate în mod similar…Atunci când minereul de fier este transformat în oțel este adăugată valoare.

Termenii fabricație și producție sunt deseori folosiți interschimbabil, deși termenul producție are o semnificație mai largă decât cel de fabricație. Orice tip de fabricație este o producție, însă nu orice producție este o fabricație (ex: dacă în industria extractivă se extrag minerale, se realizează producția acestor produse, fiind incorect să se spună că aceste produse „se fabrică”). Termenul producție este mult mai larg decât cel de fabricație, deoarece înglobează și aspectele de achiziție a materiei prime și a echipamentelor necesare fabricației, precum și luarea unor decizii strategice referitoare la alegerea unui produs. Producția cuprinde activități legate de unele decizii financiare sau de managementul resurselor umane.

Activitatea de "Fabricație" a unei organizații poate fi divizată în trei sub-funcții:

managementul fabricației se referă la managementul seriei de procese care aparțin acțiunilor interne, implicate în organizarea, planificarea, controlul și managementul riscului, precum și interfețele funcției fabricație cu alte funcții ale organizației.În mod succint formulat, managementul fabricației are ca sarcini planificarea, programarea și controlul activităților care transformă intrările (materii prime și materiale) în bunuri finite. Managementul fabricației este managementul unui ansamblu de tehnologii și metode utilizate pentru a defini modul în care trebuie să fie fabricate produsele. Sub-funcția de management al fabricației este responsabilă pentru asigurarea organizației cu competențele tehnice și resursele necesare pentru concentrarea pe obiectivele specifice ale asigurării calității produsului, la cel mai scăzut cost posibil.

ingineria fabricației include o serie de procese necesare pentru producerea și integrarea componentelor produsului, procese care adresează direcția tehnică a funcției "Fabricație", precum și interfețele externe cu funcțiile de proiectare și ingineria sistemelor. Sub-funcția ingineria fabricației are responsabilitatea de a elabora documentația de fabricație care descrie modul de realizare a produselor, succesiunea operațiilor (de prelucrare), mașinile și utilajele care vor fi folosite, software pentru a sprijini computerizat procesul de fabricație. Se definesc operațiile proceselor, de la aprovizionarea materialelor, fabricarea componentelor, controlul producției și al materialelor, subasamblarea, instalarea, asamblarea finală, testarea produselor, până la livrarea produselor. În mod specific, ingineria fabricației implică analiza și modificarea desenelor produsului pentru a se asigura manufacturabilitatea (posibilitatea fabricării), proiectarea, selectarea, specificarea și optimizarea echipamentelor, sculelor și operațiunilor.

operațiunile fabricației sunt acele procese de transformare care implică operații tehnice, mecanice sau chimice pentru transformarea intrărilor în ieșiri. În sens larg, sub-funcția "Operațiunile fabricației" are responsabilitatea de a elabora fluxurile proceselor, proiectarea sculelor speciale, amplasarea utilajelor, programarea pachetelor (grupelor) de lucrări de fabricare, asamblare, integrare și testări de acceptare a produselor, iar ca procese finale, ambalarea, manipularea, depozitarea și transportul produselor. Se inițiază procesele de fabricație, metodele și procedurile specifice, precum și un sistem de monitorizare și măsurare a proceselor. Atunci când în cursul desfășurării proceselor sunt descoperite deficiențe se implementează acțiuni corective și îmbunătățiri.

Prezenta lucrare conține laboratoare și exerciții dezvoltate în cadrul aplicații Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 introducerea fiind destinată familiarizării cu interfața, modulele și comenzile disponibile. Baza de date folosită în exemplificări a fost obținută în urma unui acord de licențiere academică sprijinit de Microsoft România (Microsoft Dynamics Academic Alliance – DynAA).

Îndrumarul se adresează studenților dar și tuturor acelora care doresc să aprofundeze domeniul aplicațiilor destinate susținerii procesului de planificare a producției, în special prin evidențierea funcțiilor întreprinderii și a modulului Fabricație din aplicația utilizată pentru exemplificare, MS Dynamics NAV 5.0 SP1, nefiind un manual de utilizare.

CUPRINS

INTRODUCERE

Suita de produse Microsoft Dynamics – Microsoft Dynamics AX (Axapta), Microsoft Dynamics GP (Great Plains), Microsoft Dynamics NAV (Navision), Microsoft Dynamics SL (fosta Solomon), Microsoft Dynamics C5 (Concorde C5) – este un pachet integrat de soluții pentru managementul afacerilor funcționând asemănător cu aplicațiile Microsoft cunoscute și integrându-se cu acestea.

Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 este un software ERP special creat pentru întreprinderile mici și medii care au nevoie de un sistem informațional flexibil cu funcționalități modulare. Modulele sistemului (fig. 1) constau în:

Management Financiar, oferă parametrizarea conturilor contabile în planul de conturi; vizualizarea soldurilor pentru o anumită perioadă; înregistrări contabile în orice monedă; definirea anului fiscal având ca dată de început orice dată dorită de utilizator și împărțirea lui în perioade fiscale; definirea bugetelor în ferestre de tip matrice pentru o zi, o săptămână, o lună, un trimestru, un an sau orice perioadă fiscală; definirea bugetelor pe centre de cost sau unitate de afacere; înregistrarea inter – companii, TVA și alte taxe utilizate; mijloace fixe etc.;

Fig. 1 Module Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1

Vânzări și marketing, permite gestionarea proceselor de vânzare, de la emiterea ofertei de vânzare și până la emiterea facturii finale. Acesta oferă posibilitatea gestionarea potențialilor clienți de la primul contact până la generarea primei comenzi de vânzare;

Cumpărări și Datorii, permite gestionarea relației cu furnizorii, începând de la înregistrarea ofertei de cumpărare și până la realizarea recepției și înregistrarea facturii finale. Totodată, el oferă instrumente pentru optimizarea stocurilor în corelație cu activitățile de producție și vânzare;

Depozit, permite gestionarea optimizată a stocurilor, în funcție și de caracteristicile fizice ale articolelor, în conformitate cu politicile de stocare stabilite de către utilizator. Este ideal pentru manipularea unui volum mare de articole;

Fabricație (Producție), oferă o soluție completă pentru definirea, urmărirea și controlul proceselor de producție. El funcționează în strânsă corelație cu modulul de aprovizionare și vânzare asigurând o abordare integrată a procesului de producție;

Lucrări (Proiecte), susține planificarea, urmărirea și controlul activităților specifice managementului proiectelor;

Planificarea Resurselor, permite definirea și urmărirea profitabilității asociate resurselor companiei (de exemplu: angajați, echipamente etc.). Este util îndeosebi pentru acele procese care au valoare adăugată mare și în care factorul uman este determinant;

Service, permite gestionarea activității de service pentru articole aflate în garanție și pentru operațiunile de service în general. Acesta acordă suport managementului prin instrumente de planificare a resurselor pentru operațiunile de service;

Resurse umane, asigură evidența principalelor informații despre angajați.

Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 poate funcționa în două moduri distincte: varianta client/server folosită în implementările reale, care presupune instalarea unei baze de date pe un server de baze de date (MSQL Server), iar pe fiecare stație de lucru a ei componenta front-end (interfața grafică), și varianta stand-alone folosită de regulă în cazul companiilor mici și foarte mici, precum și în situații în care este necesară învățarea și exersarea funcționalităților Navision.

În urma instalării, programul va fi lansat din butonul Start/Program Files/Microsoft Dynamics Nav/CSIDE Client. După autentificare se parcurg:

Pasul 1: stabilirea interfeței de lucru în Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1, pentru afișarea meniurilor și a informațiilor ajutătoare, se realizează prin apelarea meniului Tools/Language (Instrumente/Limbă, fig. 2) și selectarea din lista dicționarelor pe care le are instalate varianta curentă de NAV. De remarcat este faptul că interfața se poate modifica în orice moment prin folosirea aceleiași opțiuni echivalente. Alegerea unei opțiuni se realizează în același fel în toate cazurile: se selectează opțiunea dorită și se acționează butonul OK.

Pasul 2: deschiderea bazei de date pe care o vom folosi în aplicațiile următoare se realizează din meniul Fișier, apelând opțiunea Bază de date/Deschidere (fig. 3); se va deschide o fereastră (fig. 4) în care trebuie să precizăm elementele legate de locația bazei de date și de accesul utilizatorului. Astfel, în câmpul Nume bază de date trebuie completată, folosind butonul Browse, calea corectă către baza de date disponibilă.

Fig. 2 Schimbarea interfeței

Fig. 3 Deschiderea bazei de date

Fig. 4 Precizarea bazei de date cu care vom lucra în continuare

Pasul 3: selectarea companiei pentru care vom realiza operațiunile economice se realizează prin apelarea meniului Fișier, opțiunea Companie/Deschidere (fig. 5). Având în vedere că este o bază de date demonstrativă, cu rol educațional, vom găsi doar compania Cronus – companie demo pusă la dispoziție de Microsoft pentru ca utilizatorii să poată exersa funcționalitățile Navision.

Fig. 5 Selectarea companiei din baza de date

NAV oferă diverse variante de accesare a datelor. Opțiunile privind manipularea datelor prin intermediul tastelor funcționale (fig. 6) constau în: F2 – editarea/modificarea înregistrării curente, F3 – adăugarea unei noi înregistrări, F4 – ștergerea înregistrării curente, F5 – prezentarea tuturor înregistrărilor sub formă de listă, F6 – căutarea unei înregistrări în funcție de un criteriu de căutare și F9 – obținerea unor date statistice centralizatoare și analitice despre entitatea/înregistrarea curentă.

Fig. 6 Tastele funcționale

De asemenea, în ecranul de ajutor avem posibilitatea de a obține și combinații bazate pe tastele SHIFT și CONTROL:

SHIFT + F8 – sortarea/ordonarea listei curente în funcție de un criteriu și de o ordine specificate ulterior de către utilizator (fig. 7).

Fig. 7 Sortarea/ordonarea datelor în formularele Navision SHIFT + F8

CTRL + F8 – panoramarea informațiilor despre entitatea curentă (fig. 8). Prin această combinație de taste este posibil să vizualizăm, sub formă de listă, toate câmpurile și valorile aferente pentru entitatea curentă.

Fig. 8 Panoramarea informațiilor despre entitatea curentă, CTRL + F8

CTRL + F4 – închiderea ferestrei curente. Prin această combinație de taste se poate închide fereastra activă în care este utilizatorul.

Notă: În funcție de contextul de lucru se pot folosi și alte taste funcționale sau combinații de taste.

Dimensiunile în NAV reprezintă informații setate de utilizator care se pot asocia oricăror înregistrări în funcție de necesități. Astfel, înregistrările se pot grupa după caracteristici similare, putând fi analizate în diferite moduri.

Dimensiunile pot consta în: departamente, zone geografice, puncte de lucru, proiecte, angajați etc. Fiecare dimensiune astfel definită poate avea o multitudine de valori (de exemplu, dimensiunea zone geografice poate avea valoarea Asia). Asocierea dimensiunilor se face în documentele introduse (comenzi, facturi) sau în notele contabile din jurnale.

În concluzie, scopul principal al Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 este acela de a monitoriza întreaga companie. Acest deziderat presupune ca toate procesele economice ale companiei să poată fi implementate, monitorizate, modificate și controlate prin intermediul aplicației integrate. Prin urmare, în funcție de specificul activității companiei, câteva exemple practice de procese care ar putea fi gestionate cu succes sunt: achiziții/vânzare de mărfuri, transfer de bunuri dintr-o gestiune în alta, inventariere, producția unui produs finit, plata datoriilor (de exemplu: către furnizori, salariați etc.), procesul de evidențiere a muncii și remunerațiilor angajaților, încasarea creanțelor de la clienți, salariați sau terțe persoane etc.

Într-un astfel de proces pot interveni mai mulți factori denumiți generic entități. Spre exemplu, procesul de achiziție de materii prime poate implica următoarele entități: furnizorul materiei prime, materia primă, depozitul în care este recepționată, transportatorul și gestionarul. În tot acest proces trebuie avute în vedere mai multe evenimente și documente: comanda de achiziție, factura, dispoziția de livrare, nota de recepție și constatare de diferențe. Astfel, de cele mai multe ori, efectul final al unui proces constituie intrare pentru alt proces (de exemplu achiziția pe bază de factură fiscală a materiei prime generează o datorie față de furnizorul acesteia, iar aceasta reprezintă un punct de plecare în procesul de plată).

Lucrarea nr. 1 FIȘĂ ARTICOL

Fereastra Fișă articol (fig. 1.1) se utilizează pentru a introduce informații de bază despre un articol din stoc (de exemplu: număr articol, descriere, unitate de măsură etc.) Pentru fiecare articol există o singură Fișă articol; fiecare fișă conține opt file cu diferite tipuri de informații despre acesta.

Fig. 1.1 Fișă articol – Fila General

Condiții preliminare de sistem: unitățile de măsură pentru articole sunt parametrizate și toate grupele de înregistrare sunt parametrizate.

Notă: Crearea unei fișe noi, necompletate, se realizează prin apăsarea tastei F3 sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou. Pentru copierea dintr-o altă fișă de articol, pe fișa de articol relevantă, faceți clic pe Editare, Selectare, apoi apăsați Ctrl + C pentru a copia toate datele selectate. Apăsați F3 pentru a deschide o fișă de articol necompletată și Ctrl + V pentru a lipi datele în fișa nouă. Faceți clic pe OK pentru cele două mesaje, apoi scrieți în câmpul Nr. numărul articolului nou.

1.1. Fila General

Fila General (fig. 1.1) conține câmpurile:

1. Nr. – numărul articolului (maxim 20 caractere, atât litere, cât și numere).

Notă: Numărul identifică articolul. Când introduceți numărul articolului pe o ofertă de vânzare, de exemplu, programul va regăsi automat informațiile corespondente (cum ar fi descrierea, unitatea de măsură și prețul unitar) și le va introduce în linii. Nu este posibil să completați alte câmpuri în tabelul Articol până când nu ați introdus un număr în câmpul Nr.

2. Descriere – conține numele articolului.

Fig. 1.2 Unitate de măsură de bază

3. Unitate de măsură de bază (fig. 1.2) – unitatea în care este cuantificat articolul (de exemplu BUC). În fereastra Unități de măsură articole se poate defini câte unități fac parte din fiecare cod de unitate de măsură. În câmpul Cod, în funcție de parametrizările făcute, se pot selecta codurile unități de măsură, de exemplu cutie, iar în câmpul Cant. per unitate de măsură se definește cantitatea reală care face parte din fiecare cutie. În câmpurile Înălțime, Lățime, Lungime, Cubaj și Greutate se pot introduce informații despre caracteristicile articolului.

4. Listă de materiale (LM) – plasarea unui marcaj de selecție în acest câmp indică faptul că articolul este o listă de materiale. Pentru a crea o asemenea listă sau pentru a vizualiza o listă de componente care a fost creată, faceți clic pe butonul și selectați Listă din meniul afișat.

5. Nr. raft – specifică unde se găsește stocul articolului în depozit.

6. Creat din articol nestocabil – plasarea unui marcaj de selecție în acest câmp indică faptul că articolul a fost creat dintr-un articol nestocabil.

7. Cod categorie articol (fig. 1.3) – specifică grupa de produse din care se vor crea pentru articol valorile implicite asociate, inclusiv grupele de înregistrare.

Fig. 1.3 Cod categorie articol

8. Cod grupă produs – indică tipul de produs căruia îi aparține articolul (de exemplu: vopsea, unelte, baterii etc.).

9. Descriere căutare – se utilizează pentru a căuta un anumit articol când nu se cunoaște numărul acestuia.

Notă: Conținutul câmpului Descriere căutare nu trebuie să fie același cu conținutul câmpului Descriere. De asemenea, aveți posibilitatea să aflați mai multe despre cum să căutați în program în Editare, Găsire din bara de meniu.

10. Stocuri – afișează câte unități de articol (de exemplu: bucăți, cutii etc.) există în stoc. Pentru a vizualiza intrările din registrul de articol care alcătuiesc numărul afișat, faceți clic pe din partea dreaptă a câmpului.

11. Cant. pe comandă cump. – afișează câte unități de articol sunt pe comandă.

12. Cant. în comandă prod. – indică numărul unităților din articol care au fost planificate spre a fi produse, cu alte cuvinte, cantitatea care apare în liniile comenzilor de producție neonorate.

13. Cant. pe linii componente – indică numărul unităților din articol care sunt necesare pentru producție (cantitatea rămasă în listele de componente ale comenzilor de producție neonorate).

14. Cant. pe comandă vânz. – afișează câte unități de articol sunt rezervate pentru comenzi de vânzare, respectiv, câte sunt listate pe linii de comenzi neonorate.

15. Cant. în comandă service – arată câte unități ale articolului sunt rezervate pentru comenzi de service, respectiv câte sunt listate pe linii de comandă de service în așteptare.

Notă: Programul calculează și actualizează automat conținutul câmpurilor Cant. pe comandă cump., Cant. în comandă prod., Cant. pe linii componente, Cant. pe comandă vânz. respectiv Cant. în comandă service.

16. Grupă articol service – conține codul grupei de articole de service căreia îi aparține articolul (fig. 1.4).

17. Blocat – plasarea unui marcaj de selecție în acest câmp precizează că articolul nu poate fi utilizat sub nicio formă de către sistem. Aceasta înseamnă, printre altele, că articolul nu poate fi înregistrat ca fiind consumat dintr-un jurnal de producție.

18. Data ultimei modificări – afișează când a fost modificată ultima oară fișa articolului. Când modificați informațiile din fișa articolului, programul introduce automat data sistemului în acest câmp.

Fig. 1.4 Grupă articol service

1.2. Fila Facturare

Fila Facturare (fig. 1.5) conține câmpurile:

1. Metodă de cost – se selectează metoda de cost care va stabili modul în care programul calculează costul unitar al articolului și costul articolelor la ieșire.

Notă: De obicei, metoda de cost Standard se utilizează pentru articolele de fabricație, iar Specific pentru articolele numerotate prin serii.

2. Costul este ajustat – conține un marcaj când costul unitar al articolului a fost ajustat fie automat, fie manual.

3 Costul este înregistrat în contabilitate – plasarea unui marcaj de selecție în acest câmp arată că toate costurile de stoc pentru acest articol au fost înregistrate în contabilitate.

4. Cost standard – costul unitar care va fi utilizat ca standard. Este necesar să completați câmpul Cost standard dacă ați selectat Standard în câmpul Metodă de cost. Aveți posibilitatea să modificați costul standard, dar aceasta va afecta doar noile înregistrări.

Fig. 1.5 Fila Facturare

5. Cost unitar – se completează pentru metodele de cost diferite de Standard.

6. Rată regie – conține rata regiei articolului.

7. % Cost indirect – se poate introduce un procent care corespunde costurilor indirecte (de exemplu cheltuieli de transport) asociate cumpărării articolului. Dacă procentul costului indirect este 5,5% se introduce 5,5.

8. Ultimul cost direct – cel mai recent cost unitar care a fost plătit pentru articol.

9. Calcul preț/profit – se specifică dacă programul va calcula prețul unitar, profitul sau niciunul. Faceți clic pe și selectați una dintre cele trei opțiuni: Profit = Preț – Cost, Preț = Cost + Profit sau Fără relație. Dacă nu introduceți nimic implicit va fi Profit = Preț – Cost.

10. % Profit – procentul de profit al articolului, pentru 5,5% se introduce 5,5.

11. Gr. înreg. contab. pro. – grupa de înregistrare contabilă a produsului căreia îi aparține articolul.

12. Grupă înreg. TVA prod. – se poate specifica grupa de înregistrare TVA produs căreia îi aparține articolul.

13. Grupă înreg. stocuri – selectați un cod pentru grupa de înregistrare stocuri căreia îi va aparține articolul.

14. Cant. netă facturată – este actualizată de program și afișează câte unități de articol din stoc au fost facturate.

15. Se permite reducere factură – prin plasarea unui marcaj de selecție programul va permite o reducere de factură când articolul este vândut la prețul de pe fișa articolului.

16. Grupă red. Articol – conține un cod pentru grupa de reducere articol căreia îi va aparține articolul.

17. Unitate de măsură vânzare – conține codul unității de măsură pe care programul trebuie să îl utilizeze atunci când vindeți articolul. El este completat automat atunci când completați câmpul Unitate de măsură de bază.

1.3. Fila Reaprovizionare

Pentru articolele cumpărate în fila Reaprovizionare (fig. 1.6), câmpul Sistem reaprovizionare, se selectează Cumpărare pentru a indica faptul că modalitatea standard de a furniza articolul este cumpărarea acestuia. Programul va crea o comandă de cumpărare. În această situație se completează câmpurile:

1. Nr. furnizor – furnizorul implicit al articolului, acesta va fi sugerat în momentul planificării articolului (fig. 1.7).

2. Nr. articol furnizor – nr. pe care furnizorul îl utilizează pentru acest articol.

3. Unitate de măsură cump. – conține codul unității de măsură pe care programul trebuie să îl utilizeze atunci când cumpărați articolul.

4. Timp total calculat – introduceți o formulă de dată pentru a specifica timpul necesar pentru a face reaprovizionarea cu acest articol cumpărat (de exemplu 1 săpt.). Programul utilizează acest câmp în calculele datelor după cum urmează:

pe linia comenzii de cumpărare: Data comenzii + Timp total calculat = Data planificată pentru recepție;

pe linia comenzii de producție: Data de început + Timp total calculat = Data de sfârșit.

Fig. 1.6 Fila Reaprovizionare

Fig. 1.7 Nr. furnizor

Pentru articolele produse în fila Reaprovizionare (fig. 1.6), câmpul Sistem reaprovizionare, se selectează Comandă prod. pentru a indica faptul că modalitatea standard de a furniza articolul este producerea acestuia. Programul va crea o comandă de producție. În această situație se completează câmpurile:

1. Politică de fabricație – selectați Întocmire-la-comandă pentru ca programul să ia în considerare toate nivelurile LM în timpul planificării.

Notă: 1. Pentru Fabricare-pentru-stoc programul consideră primul nivel al LM și permite numai un articol pentru fiecare comandă de producție. Acestea sunt articole standard cu un timp total de fabricație relativ scurt sau articole care se utilizează ca subansambluri necesare pentru alte articole.

2. Pentru Fabricare-pentru-comandă programul expandează LM și creează o comandă de producție suplimentară pentru fiecare nivel în structura LM unde acest articol a fost definit ca Fabricare-pentru-comandă. Aceasta înseamnă că dacă doriți să realizați comenzi de producție multi-nivel, atunci politica de fabricație pentru articolul părinte, precum și articolele componente, trebuie să fie Fabricare-pentru-comandă.

2. Nr. circuit – este utilizat pentru identificarea circuitului pe care se bazează procesul de fabricație al articolului. Înainte de a putea fi utilizat pentru o fișă de articol circuitul trebuie parametrizat și certificat (fig. 1.8).

Fig. 1.8 Nr. circuit

3. Nr. LM producție – identifică LM de producție pe care se bazează fabricația articolului (fig. 1.9). LM de producție trebuie parametrizată și certificată înainte de a fi utilizată pentru o fișă de articol.

4. Precizie rotunjire – specifică cum trebuie să fie rotunjite cantitățile de articol în diversele calcule care implică articolul (de exemplu dacă articolul este disponibil numai în unități indivizibile, introduceți 1).

Fig. 1.9 Nr. LM producție

5. Metodă descărcare stoc – metoda utilizată de program când se calculează consumul articolului în procesul de producție. Faceți clic pe pentru a selectați una din opțiunile:

Manual – înregistrați manual consumurile utilizând jurnalul de consum;

Înainte – programul calculează și înregistrează automat consumul. În cazul în care câmpul Cod legătură circuit, din linia corespondentă a comenzii de producție, este necompletat calculul și înregistrarea se realizează atunci când schimbați starea comenzii de producție planificată (sau ferm planificată) în Lansat.

Înapoi – programul calculează și înregistrează automat consumul. În cazul în care câmpul Cod legătură circuit din linia corespondentă a comenzii de producție este necompletat, calculul și înregistrarea se vor realiza atunci când schimbați starea unei comenzi de producție lansate în Terminat.

Culegere + Înainte – programul calculează și înregistrează automat consumul din compartimentul de producție la intrare după ce articolul a fost cules din depozit. În cazul în care câmpul Cod legătură circuit, din linia corespunzătoare comenzii de producție, este necompletat, calculul și înregistrarea se realizează atunci când schimbați starea comenzii de producție planificată (sau ferm planificată) în Lansat.

Culegere + Înapoi – programul calculează și înregistrează automat consumul din compartimentul de producție la intrare după ce articolul a fost cules din depozit. În cazul în care câmpul Cod legătură circuit, din linia corespunzătoare comenzii de producție, este necompletat, calculul și înregistrarea se vor realiza când schimbați starea unei comenzi de producție lansate în Terminat.

6. % Rebut – procentul de articol (materie primă) care estimați că va fi rebut în procesul de producție. Programul va utiliza acest număr când calculează prețurile unitare și necesarul net.

7. Dimensiune lot – cantitatea articolului produs într-un singur lot de producție. Programul utilizează acest număr pentru a calcula costul standard al articolului și pentru a distribui costurile fixe corespunzătoare fabricației lotului.

1.4. Fila Planificare

Fila Planificare (fig. 1.10) conține câmpurile:

1. Politică reluare comandă – faceți clic pe pentru a selecta una din opțiunile:

Necompletat – dacă utilizați doar planificarea manuală a comenzilor;

Cant. fixă reluare comandă – programul utilizează cantitatea specificată în câmpul Cant. reluare comandă ca dimensiune de lot standard;

Cant. Maximă – programul utilizează cantitatea specificată în câmpul Stoc maxim pentru a determina dimensiunea maximă a lotului;

Comandă – programul generează o comandă pentru fiecare cerere individuală și nu utilizează ciclul de reluare a comenzii. Dacă selectați această opțiune, programul dezactivează toate câmpurile cu parametru planificat care altfel ar fi utilizate la calculul cantității pentru propunerea de comandă;

Lot-pentru-lot – programul generează o propunere de comandă cu o cantitate care întrunește suma cerințelor ce provin din ciclul de reluare a comenzii.

Fig. 1.10 Fila Planificare

2. Rezervare – permite efectuarea de rezervări pentru articol. Faceți clic pe pentru a selecta una din opțiunile:

Niciodată – rezervarea articolului este imposibilă;

Opțional – programul nu rezervă articolul automat, aveți posibilitatea să îl rezervați manual;

Întotdeauna – programul rezervă întotdeauna articolul.

3. Reguli urmărire comandă – faceți clic pe , apoi selectați una din opțiunile:

Nimic – articolul nu este urmărit și nu sunt create mesaje de acțiune;

Numai urmărire – sistemul va urmări acest articol, însă nu va crea mesaje de acțiune;

Urmărire & Mesaj acțiune – sistemul va urmări acest articol și va crea mesaje de acțiune.

4. Unitatea de inventar există – prin plasarea unui marcaj de selectare în acest câmp înseamnă că există o unitate de stoc pentru acest articol.

5. Critic – prin plasarea unui marcaj de selectare în acest câmp programul va include articolul în calculele de disponibilitate în timpul ofertării comenzilor.

6. Ciclu reluare comandă – setează intervalul calendaristic de planificare pentru articol. În acest câmp se introduce data.

7. Timp total de siguranță – timpul de siguranță utilizat ca o perioadă tampon în caz de întârziere în producție sau în perioada corespunzătoare timpului necesar reaprovizionării prin cumpărare. Atunci când se calculează comanda și liniile de propunere de comandă, programul va adăuga timpul total de siguranță la timpul total.

8. Cantitate stoc de siguranță – cantitatea planificată să rămână în stoc pentru a proteja fluctuațiile la cerere sau ofertă în perioada corespunzătoare timpului total necesar reaprovizionării articolului.

9. Punct reluare comandă – cantitatea stocului care setează nivelul stocului mai jos (de exemplu dacă în acest câmp se introduce cifra 9, acest lucru înseamnă că, atunci când în stoc mai sunt doar nouă articole trebuie să se facă reaprovizionarea cu articolul respectiv). Dacă lăsați câmpul necompletat, programul setează cantitatea la zero.

10. Cant. reluare comandă – cantitatea pentru dimensiunea lotului standard care se utilizează pentru toate propunerile de comenzi. Acest câmp este activ numai cu politica de reluare a comenzii Cantitate fixă reluare comandă și este dezactivat pentru toate celelalte opțiuni ale politicii de reluare a comenzii.

11. Stoc maxim – cantitatea pe care doriți să o utilizați ca nivel maxim de stoc. Atunci când se calculează cantitățile pentru propunerea de comandă, programul utilizează stocul maxim minus cantitatea reală disponibilă la momentul comenzii.

12. Cantitate comandă minimă – cantitatea minimă permisă pentru o propunere de comandă pentru articol. După ce programul a detectat necesitatea pentru reaprovizionare și a ajustat dimensiunea lotului pentru a îndeplini politica specificată de reluare a comenzii, va mări cantitatea, dacă este necesar, pentru a asigura cantitatea minimă a comenzii pe care o definiți pentru articol.

13. Cantitate comandă maximă – cantitatea maximă permisă pentru o propunere de comandă pentru articol. După ce programul a detectat necesitatea pentru reaprovizionare și a ajustat dimensiunea lotului pentru a îndeplini politica specificată de reluare a comenzii, se va reduce cantitatea, dacă este necesar, pentru a asigura cantitatea maximă a comenzii pe care o definiți pentru articol.

14. Multiplu comandă – cantitatea utilizată ca multiplu de comandă. Programul va rotunji în sus, dacă este necesar, cantitatea pentru propunerea de comandă în conformitate cu multiplul de comandă pe care îl definiți pentru articol.

1.5. Fila Comerț exterior

Fila Comerț exterior (fig. 1.11) conține câmpurile:

1. Nr. tarif vamal – codul pentru poziția vamală a articolului. Pentru a vizualiza Pozițiile vamale faceți clic pe . Este necesar să completați acest câmp dacă sunteți obligat să executați declarația INTRASTAT.

Fig. 1.11 Fila Comerț exterior

2. Cod țară/regiune de origine – se poate introduce un cod pentru țara/regiunea în care a fost produs/procesat articolul. Pentru a vedea codurile țărilor/regiunilor disponibile faceți clic pe în partea dreaptă a câmpului.

3. Greutate netă – greutatea netă a articolului.

4. Greutate brută – greutatea brută a articolului.

1.6. Fila Urmărire articol

Fila Urmărire articol (fig. 1.12) conține câmpurile:

Cod urmărire articol – codul care indică modul în care programul va urmări articolul din stocuri. În funcție de modul în care definiți urmărirea codurilor de articole, programul ține evidența articolelor cu numere de lot sau de serie, fie în toate tranzacțiile, fie numai în anumite tipuri de tranzacții.

Fig. 1.12 Fila Urmărire articol

2. Numere de serie – cod de numere de serie pentru ca programul să asocieze automat cu articolele produse numere de serie consecutive.

3. Numere lot – codul pentru seriile numerice care vor fi utilizate când asociați numere de lot.

4. Calcul expirare – formula utilizată pentru calculul datei de expirare de pe linia de urmărire articol. Pentru utilizarea acestui câmp, articolul trebuie să aibă un cod de urmărire articol. Programul utilizează data documentului ca bază pentru calcularea datei de expirare.

1.7. Fila E – Commerce

Fila E – Commerce (fig. 1.13) conține câmpul Nr. articol comun – număr unic comun de articol asupra căruia convin furnizorul și clientul. Numărul comun de articol este în mod normal un număr standardizat de articol, de exemplu un număr CUP (Cod Universal de Produs).

Fig. 1.13 Fila E – Commerce

1.8. Fila Depozit

Fila Depozit (fig. 1.14) conține câmpurile:

Fig. 1.14 Fila Depozit

1. Cod echipament special – codul echipamentului pe care angajații depozitului îl vor utiliza când manipulează articolul. Faceți clic pe pentru a vizualiza o listă a echipamentelor speciale disponibile.

2. Cod șablon de înmagazinare – codul șablonului prin care programul determină zona și compartimentul cel mai convenabil pentru stocarea articolului după recepție. Faceți clic pe pentru a vizualiza fila Lista șablon înmagazinare.

3. Cod unitate de măsură înmagazinare câmp – codul unității de măsură a articolului în care programul va înmagazina articolul.

4. Cod perioadă numărare inv. fizic – codul perioadei de numărare care arată cât de des doriți să numărați articolul într-un inventar fizic.

5. Data ultimului inv. fizic – data la care ați înregistrat ultima oară rezultatele unui inventar fizic al articolului în registrul articolului.

6. Actualizare ultima perioadă de numărare – ultima dată la care ați calculat perioada de numărare.

7. Următoarea perioadă de numărare – arată următoarea perioadă în care articolul va fi numărat. Câmpul se va actualiza atunci când a fost efectuat și trecut în evidență un inventar fizic al depozitului pentru articol, în cadrul perioadei de numărare anterioare, sau atunci când apelați funcția Calcul perioadă de numărare.

8. Cod identificator – un cod unic pentru articol (de exemplu cod de bare) util pentru capturarea automată a datelor.

9. Utilizare tranzitare – opțiunea din acest câmp indică dacă se permite sau nu tranzitarea acestui articol.

1.9. Aplicații

1.9.1. Crearea unei companii

Pentru a înregistra o companie nouă urmați:

Pasul 1: clic pe meniul Fișier, selectați Companie, apoi Nou (fig. 1.15). Astfel, se va deschide o fereastră unde precizați, în câmpul Nume companie, numele companiei nou create (de exemplu S.C. Gotec S.A.);

Pasul 2: în tabelul Parametrizare companie, câmpul Company Type faceți clic pe și selectați tipul companiei (de exemplu High Tech).

Fig. 1.15 Crearea unei companii

1.9.2. Creare Fișă articol

Creați fișe de articol pentru un ansamblu care să cuprindă minimum opt repere. În acest scop parcurgeți:

Pasul 1: în modulul Fabricație, selectați Design produs, tabelul Articole;

Pasul 2: apăsați tasta F3, sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou, pentru a deschide o Fișă articol nouă, necompletată, și introduceți în filele acesteia datele corespunzătoare primului reper;

Pasul 3: creați, conform pasului 2, fișe pentru celelalte repere.

Lucrarea nr. 2 CONTABILITATE

2.1. Planul de conturi

Modulul de contabilitate generală este aplicația centrală a programului Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 cu două componente majore: Planul de conturi – asigură un acces rapid către conturi (fig. 2.1) – și Bugete (fig. 2.3) – furnizează comparația între sumele actuale și sumele propuse pentru buget.

Programul poate afișa conturile contabile în două ferestre diferite:

fereastra Plan de conturi (fig. 2.1) – afișează toate conturile, cu câte o linie pentru fiecare, astfel încât se poate vizualiza numai un număr limitat de câmpuri pentru fiecare cont;

fereastra Fișă cont contabil (fig. 2.2) – conține câte o fișă pentru fiecare linie din planul de conturi astfel încât se lucrează cu un singur cont o dată.

Fila General (fig. 2.1) conține câmpurile:

1. Nr. – numărul contului contabil parametrizat reprezintă elementul de identificare al acestuia. În fereastra Plan de conturi numerele conturilor se introduc în ordine, existând posibilitatea introducerii în orice ordine în fereastra Fișă cont contabil. În acest caz, programul le ordonează astfel încât primele sunt numerele, urmate de litere, apoi litere combinate cu numere și la sfârșit alte caractere.

Fig. 2.1 Fereastra Plan de conturi

(Management financiar, Contabilitate, Plan de conturi)

Fig. 2.2 Fereastra Fișă cont contabil

(Management financiar, Contabilitate, Plan de conturi,

clic butonul Cont, clic Fișă sau Shift + F5)

2. Nume – numele contului contabil.

3. Tip cont – identifică scopul contului, conturile nou create sunt asociate automat tipului de cont Înregistrare. Acet lucru poate fi modificat prin clic pe din câmp pentru a selecta una din opțiunile afișate.

4. Totalizare – interval de conturi sau o listă de numere de conturi. Programul totalizează intrările numerelor de conturi afișate în câmp pentru a oferi soldul total. Modul de completare a câmpului depinde de tipul de cont pe care l-ați selectat în câmpul Tip cont.

5. Sold – afișează soldul din acest cont.

2.1.1. Aplicații

2.1.1.1. Crearea unui Plan de conturi

Pentru a crea un Plan de conturi urmați:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Contabilitate, apoi Plan de conturi. Poziționați cursorul în contul Nr. 1999 – Mijloace fixe, total apoi faceți cli pe butonul și alegeți opțiunea Fișă. Pe ecran va fi afișat tabelul 1999 Mijloace fixe, total – Fișă cont contabil;

Pasul 2: pentru a deschide o Fișă cont contabil nouă, necompletată, apăsați tasta F3. Completați câmpurile după cum urmează:

Nr. – numărul noului cont, 10029;

Nume – numele contului, se completează Plan de Conturi 2015;

Rezultat/Bilanț – se alege opțiunea Cont rezultat;

Activ/Pasiv – se alege Bifuncțional;

Tip Cont. – se alege opțiunea Total;

Totalizare – se completează conturile care se vor totaliza 1000..1999;

Nr. linii necompletate – se introduce cifra 1;

Se bifează opțiunea de Înregistrare directă;

Nume căutare, Sold și Data ultimei modificări rămân cu setările inițiale.

După completarea acestor informații Planul de Conturi a fost creat.

2.1.1.2. Creare Cont TVA 24%

Pentru a crea un Cont TVA 24% urmați:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Contabilitate, apoi Plan de conturi. Poziționați cursorul în contul Nr. 1999 – Mijloace fixe, total, apoi faceți clic pe butonul și alegeți opțiunea Fișă. Astfel, se va afișa pe ecran tabelul 1999 Mijloace Fixe, total – Fișă cont contabil;

Pasul 2: pentru a deschide o Fișă cont contabil nouă, necompletată, apăsați tasta F3. Completați câmpurile după cum urmează:

Nr. – numărul noului cont, completați 5622;

Nume – numele contului, se completează Cont TVA 24%;

Se bifează opțiunea de Înregistrare directă.

Pasul 3: în tabelul Plan de conturi se selectează conturile 5620, 5621 și 5622, se execută clic pe opțiunea Cont, se alege Dimensiuni, iar apoi Dimensiuni-Multiple;

Pasul 4: se completează în tabelul Dimensiuni implicite-Multiple:

Cod dimensiune: Arie;

Cod valoare: 30;

Înregistrare valoare: Cod obligatoriu;

Pasul 5: se execută funcția de Indentare plan de conturi (în tabelul Plan de conturi faceți clic pe și selectați Indentare plan de conturi);

Pasul 7: se apasă butonul YES;

Pasul 8: se închide tabelul Plan de conturi.

2.1.1.3. Declarația de TVA. Calcul și înregistrare închidere TVA

În cadrul modulului Management financiar, Contabilitate, meniul Activități periodice se găsește opțiunea TVA care oferă o serie de rapoarte. Pentru a calcula și înregistra închiderea de TVA executați:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Contabilitate, Activități periodice, opțiunea TVA, apoi Calc. și înreg. închiderea TVA;

Pasul 2: completați câmpurile filei Parametrizare înregistrare TVA:

selectați în Câmp, cu ajutorul , Gr. înreg. TVA operații ec. (codul grupei de înregistrare TVA pentru operații economice), iar în Filtru faceți clic pe și selectați opțiunea EXPORT;

selectați în Câmp, cu ajutorul , Grupă înreg. TVA prod. (codul grupei de înregistrare TVA pentru produse), iar în Filtru faceți clic pe și selectați opțiunea FĂRĂ TVA;

Pasul 3: completați câmpurile filei Opțiuni:

Data de început – data de început a perioadei din care vor fi procesate în cadrul lucrării pe loturi intrările de TVA, introduceți 01/01/08;

Data de sfârșit – data de sfârșit a perioadei din care vor fi procesate în cadrul lucrării pe loturi intrările de TVA, introduceți 15/01/08;

Data înreg. – data la care se va înregistra transferul în contul de TVA, introduceți 15/01/08;

Nr. document – număr de document, introduceți 1;

Cont de închidere – numărul contului de lichidare TVA. Selectați, cu ajutorul , din Listă conturi contabile, contul 1340;

Afișare intrări TVA – plasați un marcaj de selectare în câmp pentru ca raportul imprimat să conțină intrările de TVA individual; în caz contrar, se vor afișa numai valorile de lichidare pentru fiecare grupă de înregistrare;

Înregistrare – plasați un marcaj de selectare în câmp pentru ca programul să înregistreze automat transferul în contul de lichidare TVA; în caz contrar, se va imprima unui raport test: Raport test (neînregistrat);

Pasul 4: apelați butonul pentru a vizualiza raportul.

2.2. Bugete

În fereastra Buget (fig. 2.3) se vizualizează un rezumat al sumei bugetate, pentru fiecare cont contabil, în diferite intervale de timp. În vederea stabilrii tipului de sumă care va apărea în coloanele perioadei de timp, există posibilitatea de a selecta una din opțiunile: Sold perioadă, afișează soldul de perioadă din suma bugetată pentru fiecare perioadă, sau Sold la data, afișează suma bugetată din ultima zi din fiecare perioadă.

Antetul bugetului include trei file: General, Filtre respectiv Opțiuni.

Fila General cuprinde câmpurile:

1. Nume buget – numele pentru bugetul la care doriți să lucrați.

2. Afișare pe linii – dimensiunea care doriți să fie afișată pe linii.

3. Afișare pe coloane – dimensiunea care doriți să fie afișată pe coloane.

Fig. 2.3 Fereastra Buget

(Management financiar, Contabilitate, Bugete)

Fila Filtre cuprinde câmpurile:

1. Filtru dată – filtrează câmpurile valorice după dată.

2. Filtru cont contabil – filtru pentru conturi contabile, astfel încât valorile din câmpurile Balanță, Buget la data și Sumă bugetată să se bazeze numai pe conturile contabile incluse în filtru.

3. Filtre dimensiuni buget – selectați ca filtru o dimensiune de buget, astfel încât valorile din câmpurile pentru buget să se bazeze numai pe intrările de buget care au aceste valori de dimensiune.

Fila Opțiuni cuprinde câmpurile:

1. Factor rotunjire – factorul de rotunjire pe care programul îl va utiliza pentru a rotunji valorile din coloane (de exemplu 1000, toate valorile vor fi afișate în mii).

2. Afișare nume coloană – prin plasarea unui marcaj de selecție în acest câmp programul va afișa ca anteturi de coloane numele descriptive pe care le-ați alocat valorilor de dimensiuni și conturilor contabile, în locul codurilor corespunzătoare.

Liniile Buget (fig. 2.3) afișează următoarele câmpuri:

Cod – codul valorii de dimensiune pentru dimensiunea selectată în câmpul Afișare pe linii, clic pe pentru a vizualiza o listă a valorilor de dimensiune.

Nume – numele valorii de dimensiune de pe linie.

Sumă bugetată – afișează bugetul total al dimensiunii sau al contului contabil, ori un buget specific dacă ați precizat un nume în câmpul Nume buget. Pentru a vizualiza intrările de buget contabil faceți clic pe .

2.2.1. Aplicații

2.2.1.1. Vizualizarea bugetelor

Într-un buget cu dimensiuni, aveți posibilitatea să filtrați intrările și, prin aceasta, să vizualizați anumite bugete. Pentru a vizualiza un buget urmați:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Contabilitate și deschideți fereastra Bugete;

Pasul 2: completați câmpurile filei General:

Nume buget – numele bugetului la care doriți să lucrați, clic pe și selectați din tabelul Nume bugete contabile anul 2008;

Afișare pe linii – dimensiunea care doriți să se afișeze pe linii, clic pe și selectați din tabelul Selecție dimensiune opțiunea Departament;

Afișare pe coloane – dimensiunea care doriți să se afișeze pe coloane, clic pe și selectați din tabelul Selecție dimensiune Perioadă;

selectați intervalul de timp utilizând butoanele din partea stângă, jos, a ferestrei;

Pasul 3: completați cel puțin un câmp în fila Filtru:

Filtru cont contabil – filtru pentru conturi contabile, clic pe și selectați din tabelul Listă conturi contabile opțiunea 1002;

Pasul 4: completați câmpurile filei Opțiuni:

Factor rotunjire – clic pe și selectați 1;

Afișare nume coloană – bifați coloana.

Astfel, sunt incluse în calcul numai intrările din bugetul contabil cu codurile de filtru pe care le-ați introdus în fila Filtre. Intrările de buget cu alte coduri de filtru sau fără niciun cod de filtru nu sunt incluse. Atâta timp cât filtrul rămâne în fereastră, bugetul afișează numai intrările de buget cu aceste coduri de filtru.

Notă: Dacă nu ați selectat Perioadă, fie în câmpul Afișare pe linii fie în câmpul Afișare pe coloane din fila General, introduceți perioada corespunzătoare pe fila Filtre în câmpul Filtru dată. Dacă este necesar să modificați bugetul, pur și simplu introduceți noile sume în câmpurile relevante.

2.2.1.2. Parametrizarea bugetelor noi

Pentru parametrizarea unui nou buget procedați astfel:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Contabilitate și deschideți fereastra Bugete;

Pasul 2: în fila General, câmpul Nume buget, faceți clic pe pentru a vizualiza tabelul Nume bugete contabile, apoi apăsați F3 pentru a insera o nouă linie. Pe noua linie, completați câmpurile:

Nume – numele bugetului contabil, introduceți 2015;

Descriere – descrierea numelui bugetului, introduceți 2015 buget;

Cod dimensiune 1 buget – codul dimensiunii pentru Dimensiune 1 buget, clic pe și selectați din tabelul Listă dimensiuni opțiunea Agent de vânzări;

Cod dimensiune 2 buget – codul dimensiunii pentru Dimensiune 2 buget, clic pe și selectați din tabelul Listă dimensiuni opțiunea Campanie de vânzări;

Cod dimensiune 3 buget – codul dimensiunii pentru Dimensiune 3 buget, clic pe și selectați din tabelul Listă dimensiuni opțiunea Cumpărător;

Cod dimensiune 4 buget – codul dimensiunii pentru Dimensiune 4 buget, clic pe și selectați din tabelul Listă dimensiuni opțiunea Grupă client;

Blocat – plasați un marcaj de selecție în acest câmp pentru ca intrările pentru buget să fie imposibil de creat.

Pasul 3: selectați numele bugetului, apoi faceți clic pe OK. Veți observa că în câmpul Nume buget sunt afișate numai intrările care conțin numele bugetului creat. Deoarece numele bugetului tocmai a fost creat, nicio intrare nu se potrivește cu filtrul, astfel încât fereastra este goală.

2.2.1.3. Copierea bugetelor

Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 vă oferă posibilitatea să copiați cifrele dintr-un buget în altul. Pentru a modifica cifrele, treceți la fereastra de buget și introduceți noile cifre peste cele vechi. Înainte de a începe să copiați intrările de buget, trebuie să decideți:

dacă filtrați intrările de copiat, adică dacă se vor copia toate intrările de buget sau numai cele selectate;

ce informații vor conține noile intrări de buget comparativ cu vechile intrări, adică dacă există modificări la: date calendaristice, coduri de dimensiuni sau nume de bugete.

Pentru a copia un buget parcurgeți:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Contabilitate, deschideți fereastra Bugete, faceți clic pe , selectați Copiere buget și completați câmpurile din tabelul Copiere buget contabil:

Copiere din:

Sursă – tipul de valori pe care doriți să le copiați în noul buget, clic pe și selectați Intrare buget Contab.

Nume buget – numele bugetului din care doriți să copiați, clic pe și selectați 2007;

Nr. cont contabil – conturile contabile ale căror intrări vor fi copiate, clic pe și selectați 1003;

Data – intervalul de date pentru perioada din care se copiază intrările, introduceți 01/08/07;

Intrări de închidere – selectați Includere;

Copiere la:

Nume buget – numele noului buget, clic pe și selectați 2008;

Nr. cont contabil – nr. contului contabil, clic pe și selectați 1005;

Aplicare:

Factor de ajustare – în acest câmp introduceți un factor de ajustare pe care programul îl va înmulți cu valorile pe care doriți să le copiați. Prin introducerea unui factor de ajustare, măriți sau reduceți valorile pe care programul le va copia în noul buget. De exemplu, doriți să creați un buget utilizând cifrele dintr-o perioadă precedentă, dar trebuie să luați în calcul factori noi, precum costuri materiale mai mari sau o creștere la impozitele pe profit, introduceți 1;

Notă: Introduceți factorii de ajustare după cum urmează: 1 – programul va copia intrări fără creșterea sau scăderea valorilor; 1,15 – programul va copia intrările și va mări valorile lor cu 15% și 0,89 – programul va copia intrările și va reduce valorile lor cu 11%.

Metodă rotunjire – selectați un cod pentru metoda de rotunjire pe care doriți să o aplicați intrărilor la copierea într-un buget nou, clic pe și selectați din tabelul Metodă de rotunjire SUTĂ;

Formulă modificare dată – specificați cum se vor modifica datele din intrările care se copiază, prin utilizarea unei formule pentru dată, introduceți 1S (1S = o săptămână);

Comprimare date – selectați perioada din care se vor combina intrările, clic pe și selectați Zi;

Pasul 2: clic OK pentru a efectua copierea.

Lucrarea nr. 3 CREANȚE

3.1. Clienți

Fereastra Fișă client (fig. 3.1) se utilizează pentru a parametriza informațiile despre toți clienții. Trebuie parametrizată câte o fișă pentru fiecare client în care se introduc informații de bază, cum ar fi: numele, adresa, reduceri etc. În cazul managementului financiar, sunt specifice informații evidențiate în: fila Genaral, fila Facturare, fila Plăți și fila Comerț exterior.

Fig. 3.1 Fișă client – fila Genaral

(Management financiar, Creanțe, Clienți, fila General)

Fila General (fig. 3.1) conține câmpurile:

1. Nr. – numărul clientului.

2. Nume – numele clientului (maximum 30 de caractere, atât numere cât și litere).

3. Adresă – adresa clientului (maximul 30 de caractere, atât numere cât și litere).

4. Adresă 2 – se completează doar dacă este necesar să se introducă o altă linie în adresa clientului.

5. Cod poștal/Localitate – codul poștal al clientului/localitatea clientului.

6. Cod țară/regiune – codul de țară/regiune pentru client.

7. Nr. telefon – numărul de telefon al clientului.

8. Nr. contact principal – numărul persoanei de contact pentru client.

9. Contact – numele persoanei de legătură pentru client.

10. Sold (MN) – soldul curent al clientlui în monedă națională (MN).

11. Limită de credit (MN) – creditul maxim posibil pentru client.

12. Cod agent de vânzări – codul agentului de vânzări care se ocupă de client.

13. Centru de responsabilitate – codul centrului care va administra acest client.

14. Cod zonă service – codul pentru zona service asociată clientului.

15. Blocat – prin plasarea unui marcaj de selecție în acest câmp aveți posibilitatea să împiedicați procesarea anumitor tranzacții pentru un client. Opțiunile sunt:

Vid – orice tranzacție este permisă pentru client;

Livrare – nu se pot crea noi comenzi sau noi livrări pentru acest client, livrările existente care nu au fost încă facturate se pot factura;

Factură – comenzi, livrări și facturi noi nu se pot crea pentru acest client, livrările existente care nu au fost facturate încă nu se pot factura;

Totul – nu se permite nicio tranzacție pentru acest client.

16. Data ultimei modificări – arată când s-a modificat ultima oară fișa clientului.

Fila Facturare (fig. 3.2) conține câmpurile:

1. Notă de plată-la client nr. – în acest câmp se poate introduce un alt număr de client (de exemplu se poate ca la livrarea către acest client să fie necesară facturarea către un alt client, în acest caz, introduceți aici numărul clientului căruia îi facturați. Programul va introduce acest număr de client ca implicit, în oferte, comenzi, facturi și note de credit, dar veți avea posibilitatea să-l modificați).

Fig. 3.2 Fișă client – fila Facturare

(Management financiar, Creanțe, Clienți, fila Facturare)

2. Copii factură – numărul de copii ale facturii care vor fi imprimate pentru acest client.

3. Cod reducere factură – afișează codul pentru reducerea la factura clientului.

4. Copiere Vânzare-la adresa în Ofertă de la – este un câmp de opțiune care conține tipul de contact, fie companie, fie persoană.

5. Număr contract client – conține numărul de contract încheiat cu respctivul client.

6. Gr. înreg. contab. op. ec. – se poate specifica o grupă de înregistrare contabilă a operațiilor economice pentru client.

7. Gr. înreg. TVA operații ec. – se poate specifica o grupă de înregistrare TVA a operațiilor economice pentru client.

8. Grupă înreg. client – se poate selecta un cod pentru grupa de înregistrare clienți căreia îi aparține clientul.

9. Grupă preț client – codul grupei de preț pentru clienți.

10. Grupă red. client – codul grupei de reducere pentru clienți.

11. Se permite red. linie – prin plasarea unui marcaj de selectare în acest câmp programul va calcula o linie de reducere la oferta de preț.

12. Prețuri incluzând TVA – prin plasarea unui marcaj de selecție în acest câmp prețul din câmpul Preț unitar, din liniile de vânzare și din rapoartele de vânzare va include TVA-ul.

13. Plată anticipată % – poate conține un procent de plată anticipată care se aplică la toate comenzile pentru acest client, indiferent de articolele sau serviciile din liniile de comandă (de exemplu dacă procentul pentru plata anticipată este de 7,5%, introduceți 7,5).

Fila Plăți (fig. 3.3) conține câmpurile:

Fig. 3.3 Fișă client – fila Plăți

(Management financiar, Creanțe, Clienți, fila Plăți)

1. Metodă de aplicare – modalitatea în care programul va aplica plățile pt. client.

2. Cod condiții de plată – codul condițiilor de plată care se vor acorda clientului.

3. Cod metodă de plată – indică metoda de remitere a plății utilizată de regulă de către client (de exemplu: transfer bancar, cec etc.).

4. Cod termeni înștiințare – codul condițiilor de înștiințare pentru client.

5. Cod termeni taxă financiară – se poate selecta un cod care specifică modalitatea în care programul va calcula taxele financiare pentru client.

6. Imprimare situații financiare – aici se poate alege dacă acest client va fi sau nu inclus la imprimarea situațiilor financiare.

7. Nr. ultimei situații financiare – afișează numărul ultimei situații financiare care a fost imprimată pentru acest client.

8. Blocare toleranță la plată – prin plasarea unui marcaj de selecție în acest câmp nu i se permite clientului toleranță la plată.

9. Sold (MN) – afișează soldul curent al clientului, în Moneda Națională.

Fila Comerț exterior (fig. 3.4) conține câmpurile:

Fig. 3.4 Fișă client – fila Comerț exterior

(Management financiar, Creanțe, Clienți, fila Comerț exterior)

1. Cod valută – cod valutar implicit pentru client.

2. Cod limbă – codul care stabilește limba utilizată în toate imprimările pentru client.

3. Natura Tranzacției – afișează tipurile de tranzacții (de exemplu Leasing financiar).

4. Metodă transport – metoda/metodele de transport a/ale comenzii către client.

5. Cod unic de identificare – se poate introduce numărul de înregistrare TVA al clientului. Acest număr apare pe facturile fiscale și va fi utilizat pentru operații comerciale cu clienți din țările/regiunile UE.

3.1.1. Aplicație

3.1.1.1. Înregistrare client

Pentru a crea o Fișă client se execută:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Creanțe și deschideți fereastra Clienți;

Pasul 2: pentru a deschide o Fișă client nouă, necompletată, apăsați tasta F3, sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou. Completați:

Fila General:

Nr. – numărul clientului, apăsați tasta ENTER pentru a genera în mod automat numărul clentului;

Nume – numele clientului, introduceți SC Poiana Negrii SRL;

Adresă – adresa clientului, introduceți Piața Unirii 113;

Cod poștal/Localitate clientului, clic pe și selectați din Coduri poștale 050729;

Nr. telefon al clientului, introduceți 0214564560;

Nr. contact principal – numărul persoanei de contact pentru client, clic pe și selectați din Listă contacte CT100156;

Nume căutare introduceți Poiana Negrii;

Limită de credit (MN) – creditul maxim (în MN) posibil pentru client, introduceți 50000;

Cod agent de vânzări – codul agentului de vânzări, clic pe și selectați Agent de vânzări/Cumpărători inițialele MD;

Centru de responsabilitate – codul pentru centrul de responsabilitate care va administra acest client, clic pe și selectați din Listă centre responsabilități București;

Cod zonă service – codul pentru zona service asociată clientului, clic pe și selectați din Zonă service V;

Blocat – selectați Vid;

Fila Facturare:

Notă de plată-la client nr. – introduce un alt număr de client, clic pe și selectați din Listă clienți 62000;

Copii factură – numărul de copii ale facturii care vor fi imprimate, introduceți 3;

Copiere Vânzare-la adresa în Ofertă de la – selectați companie;

Număr contract client – conține numărul de contract încheiat cu respctivul client, introduceți 2475;

Gr. înreg. contab. op. ec. – grupa de înregistrare contabilă a operațiilor economice pentru client, clic pe și selectați din tabelul Grupe înreg. op. ec. INTERCOMP;

Gr. înreg. TVA operații ec. – grupa de înregistrare TVA a operațiilor economice pentru client, clic pe și selectați din Grupe înreg. TVA op. ec. EXPORT;

Grupă înreg. client – cod pentru grupa de înregistrare clienți căreia îi aparține clientul, clic pe și selectați din Grupe înregistrare clienți EXTERNI;

Grupă red. Client – codul grupei de reducere pentru clienți, clic pe și selectați din Grupe reduceri clienți EN DETAIL;

Se permite red. linie – plasați un marcaj de selectare;

Prețuri incluzând TVA – plasați un marcaj de selectare;

Plată anticipată % – poate conține un procent de plată anticipată care se aplică la toate comenzile pentru acest client, introduceți 10.

Fila Plăți:

Metodă de aplicare – modalitatea în care programul va aplica plățile pentru acest client, clic pe și selectați din Condiții de plată Aplică celui mai vechi;

Cod condiții de plată – codul condițiilor de plată care se vor acorda clientului, clic pe și selectați din Condiții de plată 21 ZILE;

Cod metodă de plată – metoda de remitere a plății, clic pe și selectați din Metode de plată BANCA;

Cod termeni înștiințare – codul condițiilor de înștiințare pentru client, clic pe și selectați din Termeni înștiințare EXTERN;

Cod termeni taxă financiară – specifică modalitatea în care programul va calcula taxele financiare pentru client, clic pe și selectați din Termeni taxă financiară 2.0 EXT;

Imprimare situații financiare – plasați un marcaj de selectare;

Blocare toleranță la plată – plasați un marcaj de selectare;

Fila Comerț exterior:

Cod valută – cod valutar implicit pentru client, clic pe și selectați din Valute EUR;

Cod limbă – codul care stabilește interfața utilizată în toate imprimările pentru acest client, clic pe și selectați FRA;

Natura Tranzacției afișează tipurile de tranzacții, clic pe și selectați din Tipuri tranzacții 70;

Metodă transport – metoda de transport a comenzii către client, clic pe și selectați din Metode transport 3;

3.2. Factură vânzare

Fereastra Factură vânzare (fig. 3.5) se utilizează pentru a introduce toate informațiile corespunzătoare atunci când se creează o factură de vânzare. În cele cinci file se introduc informații generale despre clienții cărora se vinde și către care se face nota de plată. Majoritatea informațiilor referitoare la client sunt copiate din fișa clientului în momentul în care se introduce numărul clientului în factura de vânzare. Pe linii se introduc informații despre articolele ce urmează a fi facturate.

În panoul de informații din partea dreaptă există comenzi rapide pentru ferestrele care conțin clientul relevant și informațiile despre articol. Utilizând aceste comenzi rapide aveți posibilitatea să accesați imediat ferestrele relevante, să introduceți informațiile, apoi să le copiați în documentul de vânzare. Numărul din paranteze se referă, de obicei, la numărul înregistrărilor care există în diferite ferestre, dar se poate referi și la o anumită transcriere, de exemplu, numărul de articole disponibile. Dacă există comentarii referitoare la clientul către care se face vânzarea, clientul căruia i s-a emis nota de plată sau la articol, atunci va apărea butonul . Dacă faceți modificări în oferta de vânzare, programul actualizează automat panoul de informații. După ce ați terminat de completat factura de vânzare, aceasta poate fi înregistrată.

Fila General, antet Factură vânzare (fig. 3.5) conține câmpurile:

Fig. 3.5 Factură vânzare – fila General

(Management financiar, Creanțe, Facturi, fila General)

1. Nr. – numărul antetului de vânzare.

2. Vânzare-la client nr. – nr. clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

3. Vânzare-la contact nr. – numărul persoanei de contact către care va fi trimis documentul.

4. Vânzare-la nume client – numele clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

5. Vânzare-la adresa – adresa clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

6. Vânzare-la adresa 2 – câmpul conține o parte suplimentară a adresei clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

7. Vânzare-la cod poștal – codul poștal al clientului căruia îi vindeți articolele.

8. Vânzare-la localitate – numele localității clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

9. Vânzare-la contact – numele persoanei de contact de la clientul căruia îi vor fi livrate articolele din factură.

10. Data înreg. – data la care ar trebui înregistrat antetul de vânzare.

11. Data documentului – data la care creați documentul de vânzare.

12. Nr. document extern – număr de document care face referire la sistemul de numerotare al clientului.

13. Cod agent de vânzări – agent de vânzări asociat clientului.

14. Nr. campanie – numărul de campanie la care este legat documentul de vânzare (de exemplu, comanda sau nota de credit de vânzare).

15. Centru de responsabilitate – codul centrului de responsabilitate asociat cu utilizatorul care a creat comanda, asociat cu compania dvs. sau asociat cu clientul din comanda de vânzare.

16. Stare cu opțiunile:

Deschis – aveți posibilitatea să faceți modificări în document;

Lansat – documentul a fost lansat către următorul stadiu de procesare și nu se mai pot aduce modificări liniilor de tip Articol și Mijloc fix. Pentru a lansa un document, faceți clic pe și selectați Lansare sau apăsați Ctrl-F11. Aveți posibilitatea să redeschideți un document lansat dacă doriți să faceți schimbări în conținutul său, făcând clic pe și selectați Redeschidere. Pentru a muta documentul ajustat către următorul stadiu de procesare, trebuie să lansați din nou documentul;

Aprobare suspendată – documentul urmează să fie aprobat;

Plată anticipată suspendată – documentul are una sau mai multe linii cu o sumă de plată anticipată, dar factura de plată anticipată nu a fost încă înregistrată.

17. Fără declarație 394

Fila General, linii Factură vânzare (fig. 3.5) conține câmpurile:

1. Tip – conține tipul de linie. Opțiunile sunt:

Cont (contabil) – linia conține un cont contabil;

Articol – linia conține un articol de inventar;

Resursă – linia conține un număr de resursă;

Mijloc fix – linia conține un mijloc fix;

Taxă (articol) – linia conține o taxă de articol.

2. Nr. – numărul unui cont contabil, al unui articol, al unei resurse, al unui cost suplimentar sau al unui mijloc fix, în funcție de ceea ce ați selectat în câmpul Tip.

3. Descriere – descrierea intrării. Descrierea depinde de ce ați ales în câmpul Tip. Dacă nu alegeți Vid, programul va completa câmpul când introduceți ceva în câmpul Nr. Opțiunile sunt:

Vid în câmpul Tip, aveți posibilitatea să introduceți un text;

Cont în câmpul Tip, programul afișează numele unui cont contabil;

Articol în câmpul Tip, programul afișează numele unui articol de inventar.

Cod locație – indică locația din stocuri din care ar trebui luate articolele vândute și unde ar trebui trecute în evidență.

Cantitate – numărul de unități de articol care se vor specifica pe linie.

Cod unitate de măsură – codul unității de măsură utilizate pentru determinarea prețului unitar.

Preț unitar – prețul unitar al articolului.

Sumă linie – suma netă (mai puțin suma de reducere la factură) a liniei, în valuta documentului de vânzare. Dacă plasați un marcaj în câmpul Prețuri incluzând TVA, suma afișată va include și TVA-ul.

% reducere linie – procentul de reducere pe linie care este valid pentru articolele de pe linie.

Cant. de asociat – cantitatea pentru taxa de articol care va fi asociată când înregistrați această linie.

Cant. asociată – cantitatea pentru taxa de articol care nu a fost asociată.

Fila Facturare, antet Factură vânzare (fig. 3.6) conține câmpurile:

1. Notă de plată-la client nr. – arată clientul căruia îi veți trimite factura.

2. Notă de plată-la contact nr. – conține numărul persoanei de contact la care va fi trimisă factura.

3. Notă de plată-la nume – numele clientului căruia îi veți trimite factura.

4. Notă de plată-la adresa – adresa clientului căruia îi veți trimite factura.

5. Notă de plată-la adresa 2 – o altă linie a adresei clientului căruia îi veți trimite factura.

Fig. 3.6 Factură vânzare – fila Facturare

(Management financiar, Creanțe, Facturi, fila Facturare)

6. Notă de plată-la cod poștal – codul poștal al adresei de facturare a clientului.

7. Notă de plată-la localitate – numele localității clientului căruia îi veți trimite factura.

8. Notă de plată-la contact – numele persoanei de contact de la clientul căruia îi trimiteți factura.

9. Comandă rapidă cod dimens. 1 – codul pentru valoarea de dimensiune cu care va fi asociat antetul de vânzare (de exemplu PROD).

10. Comandă rapidă cod dimens. 2 – codul pentru valoarea de dimensiune cu care va fi asociat antetul de vânzare (de exemplu TOYOTA).

11. Cod condiții de plată – codul care reprezintă condițiile de plată pentru antetul de vânzare (ex. 21 zile).

12. Data scadenței pentru factură.

13. % Reducere la plată – procentul de reducere la plată ce va fi acordat clientului dacă plătește la data introdusă în câmpul Dată reducere la plată sau înaintea acestei date.

14. Dată reducere la plată – ultima dată la care clientul poate plăti factura și mai poate primi o reducere la plată.

15. Cod metodă de plată – codul pentru metoda de plată a clientului (ex. BANCA).

16. Prețuri incluzând TVA – specifică dacă prețul unitar de pe linie trebuie afișat cu sau fără TVA.

17. Gr. înreg. TVA operații ec. – codul pentru grupa de înregistrare TVA a operațiilor economice aferentă clientului.

Fila Livrare, antet Factură vânzare (fig. 3.7) conține câmpurile:

Livrare-la cod – cod de livrare dacă doriți o adresă de livrare diferită de cea introdusă automat de către program.

Livrare-la nume – numele la care va fi livrată comanda.

Livrare-la adresa – adresa la care va fi livrată comanda.

Livrare-la adresa 2 – poate conține o altă linie a adresei la care va fi livrată comanda.

Fig. 3.7 Factură vânzare – fila Livrare

(Management financiar, Creanțe, Facturi, fila Livrare)

Livrare-la cod poștal – codul poștal al adresei de livrare a clientului.

Livrare-la localitate – numele localității din adresa la care va fi livrată comanda.

Livrare-la contact – numele persoanei de contact pentru adresa la care ar trebui livrată comanda.

Cod locație – codul pentru locația de amplasare a articolelor din linie.

Cod metodă livrare – codul care reprezintă metoda de livrare pentru această comandă (de exemplu LLF – livrat la frontieră).

Cod agent livrare – codul care reprezintă un agent de livrare.

Nr. urmărire pachet – numărul pachetului agentului de livrare. Acest câmp și câmpul Cod agent livrare trebuie să fie completate dacă doriți să urmăriți un pachet pe internet.

Data livrării – data la care estimați să livrați comanda.

Fila Comerț exterior, antet Factură vânzare (fig. 3.8) conține câmpurile:

Fig. 3.8 Factură vânzare – fila Comerț exterior

(Management financiar, Creanțe, Facturi, fila Comerț exterior)

Cod valută – codul valutei pentru sumele din liniile de vânzare.

Comerț terț UE – plasați un marcaj de selecție în acest câmp dacă comanda este parte a unei operațiuni comerciale tripartite.

Tip tranzacție – cod pentru tipul de tranzacție al antetului de vânzare.

Specificație tranzacție – cod pentru specificarea tranzacției din antetul de vânzare.

Metodă transport – cod pentru metoda de transport care se va utiliza cu acest antet de vânzare.

Punct ieșire – codul portului de ieșire prin care livrați articolele în afara țării/regiunii.

Arie – codul pentru aria adresei clientului.

Notă: Majoritatea informațiilor solicitate în această filă se referă la raportarea INTRASTAT.

Fila Furnizare, antet Factură vânzare (fig. 3.9) conține câmpurile:

Fig. 3.9 Factură vânzare – fila Furnizare

(Management financiar, Creanțe, Facturi, fila Furnizare)

Nr. carte identitate – numărul cărții de identitate al persoanei care face livrarea articolelor din factura de vânzare.

Nume persoană livrare – numele persoanei care face livrarea aricolelor din factura de vânzare.

Emitent carte identitate – numele entității care a emis cartea de identitate a persoanei desemnate cu livrarea aricolelor din factura de vânzare.

Metodă transport livrare – metoda de livrare a articolelor din factură.

Data expediției – data la care se face expediția articolelor din factură.

Ora expediției – ora la care se face expediția articolelor din factură.

3.2.1. Aplicații

3.2.1.1. Înregistrare factură vânzare articole

Pentru a înregistra o Factură vânzare articole pentru client urmați:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Creanțe și deschideți fereastra Facturi;

Pasul 2: pentru a completa o Factură vânzare apăsați tasta F3 sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou. Completați factura:

Fila General, antet Factură vânzare:

Nr. – numărul antetului de vânzare, apăsați tasta ENTER pentru a genera în mod automat numărul antetului (facturii) de vânzare;

Vânzare-la client nr. – numărul clientului căruia i se vor livra articolele din factură, clic pe și selectați din Listă clienți un client la alegere. Astfel, se completează în mod automat datele de identificare ale clientului, respectiv câmpurile: Vânzare-la contact nr., Vânzare-la nume client., Vânzare-la adresa, Vânzare-la adresa 2 (dacă este cazul), Vânzare-la cod poștal și Vânzare-la localitate;

Data înreg. – data la care ar trebui înregistrat antetul se completează automat cu data curentă;

Data documentului – data la care creați documentul se completează automat cu data curentă;

Cod agent de vânzări – agentul de vânzări asociat clientului, clic pe și selectați din lista Agenți de vânzare/Cumpărători codul JR;

Nr. campanie – nr. campanie la care este legat documentul de vânzare, clic pe și selectați din Listă campanii Creștere vânzare;

Centru de responsabilitate – codul centrului de responsabilitate, clic pe și selectați din Listă centre responsabilitate BUCUREȘTI;

Stare, alegeți opțiunea deschis pentru a avea posibilitatea să faceți modificări în document;

Fără declarație 394, bifați;

Fila General, linii Factură vânzare: completați liniile facturii cu produsele (articolele) care urmează să fie vândute:

clic pe din dreapta câmpului Tip și alegeți opțiunea Articol;

clic pe din dreapta câmpului Nr. și selectați din Listă articole articolul nr. 1000;

clic în câmpul Descriere pentru ca programul să completeze automat celelalte câmpuri din liniile facturii de vânzare;

completați, în mod similar, factura cu cinci articole.

Pasul 3: înregistrați în contabilitate factura emisă (clic și selectați din meniul afișat Înregistrare (sau apăsați tasta F11).

3.2.1.2. Înregistrare factură vânzare mijloace fixe

Pentru a înregistra o Factură vânzare mijloace fixe urmați:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Creanțe și deschideți fereastra Facturi;

Pasul 2: pentru a completa o Factură vânzare nouă, necompletată, apăsați tasta F3 sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou. Completați factura:

Fila General, antet Factură vânzare:

Nr. – numărul antetului de vânzare, apăsați ENTER pentru a genera în mod automat numărul antetului (facturii) de vânzare;

Vânzare-la client nr. – numărul clientului căruia i se vor livra mijloacele fixe din factură, clic pe și selectați din Listă clienți nr. 10000. Astfel, se completează în mod automat datele de identificare ale clientului, respectiv câmpurile: Vânzare-la contact nr., Vânzare-la nume client., Vânzare-la adresa, Vânzare-la adresa 2 (dacă este cazul), Vânzare-la cod poștal Vânzare-la localitate și Vânzare-la contact;

Data înreg. – data la care ar trebui înregistrat antetul se completează automat cu data curentă;

Data documentului – data la care creați documentul se completează automat cu data curentă;

Cod agent de vânzări – agentul de vânzări asociat clientului, clic pe și selectați din lista Agenți de vânzare/Cumpărători codul MD;

Nr. campanie – numărul campaniei la care este legat documentul de vânzare, clic pe și selectați din Listă campanii Eveniment, cod CP1002;

Centru de responsabilitate – codul centrului de responsabilitate, clic pe și selectați din Listă centre responsabilitate SIBIU;

Stare, alegeți opțiunea deschis pentru a avea posibilitatea să faceți modificări în document;

Fără declarație 394, bifați;

Fila General, linii Factură vânzare: completați liniile facturii cu mijloacele fixe care urmează să fie vândute:

clic pe din dreapta câmpului Tip și alegeți opțiunea Mijloc fix;

clic pe dreapta câmpului Nr. și selectați din Listă mijloace fixe Lift transportor;

clic în câmpul Descriere pentru ca programul să completeze automat celelalte câmpuri din liniile facturii de vânzare;

completați, în mod similar, factura cu cinci mijloace fixe;

Pasul 3: înregistrați în contabilitate factura emisă (clic și selectați din meniul afișat Înregistrare sau apăsați tasta F11).

3.3. Notă de credit vânzare

Fereastra Notă de credit vânzare (fig. 3.10) se utilizează pentru introducerea tuturor informațiilor când se creează note de credit de cumpărare. În cele cinci file se introduc informații generale despre clienții cărora se vinde și către care se face nota de plată. Majoritatea informațiilor referitoare la client sunt copiate din fișa clientului în momentul în care se introduce numărul clientului în nota de credit de vânzare. Pe linii se introduc informații despre articole. După finalizarea completării, nota de credit de vânzare poate fi înregistrată.

Fila General, antet Notă de credit vânzare (fig. 3.10) conține câmpurile:

Nr. – numărul antetului de vânzare.

Vânzare-la client nr. – nr. clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

Vânzare-la contact nr. – numărul persoanei de contact către care va fi trimis documentul.

Fig. 3.10 Notă de credit vânzare – fila General

(Management financiar, Creanțe, Notă de credit, fila General)

Vânzare-la nume client – numele clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

Vânzare-la adresa – adresa clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

Vânzare-la adresa 2 – câmpul conține o parte suplimentară a adresei clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

Vânzare-la cod poștal – codul poștal al clientului căruia îi vindeți articolele.

Vânzare-la localitate – numele localității clientului căruia i se vor livra articolele din factură.

Vânzare-la contact – numele persoanei de contact de la clientul căruia îi vor fi livrate articolele din factură.

Data înreg. – data la care ar trebui înregistrat antetul de vânzare.

Data documentului – data la care creați documentul de vânzare.

Nr. document extern – numărul de document care face referire la sistemul de numerotare al clientului.

Cod agent de vânzări – agentul de vânzări asociat clientului.

Nr. campanie – nr. de campanie la care este legat documentul de vânzare.

Centru de responsabilitate – codul centrului de responsabilitate asociat cu utilizatorul care a creat comanda, asociat cu compania dvs. sau asociat cu clientul din comanda de vânzare.

Stare cu opțiunile:

Deschis – aveți posibilitatea să faceți modificări în document;

Lansat – documentul a fost lansat către următorul stadiu de procesare și nu se mai pot aduce modificări liniilor de tip Articol și Mijloc fix. Pentru a lansa un document faceți clic pe și selectați Lansare sau Ctrl + F11. Aveți posibilitatea să redeschideți un document lansat dacă doriți să faceți schimbări în conținutul său, făcând clic pe , Redeschidere. Pentru a muta documentul ajustat către următorul stadiu de procesare, trebuie să lansați din nou documentul;

Aprobare suspendată – documentul urmează să fie aprobat;

Plată anticipată suspendată – documentul are una sau mai multe linii cu o sumă de plată anticipată, dar factura de plată anticipată nu a fost încă înregistrată.

Fila General, linii Notă de credit vânzare (fig. 3.10) conține câmpurile:

Tip – conține tipul de linie. Opțiunile sunt:

Vid – dacă câmpul Tip este Vid, aveți posibilitatea să introduceți un text în câmpul Descriere. Poate fi util dacă doriți să faceți un comentariu despre linia de mai sus.

Cont – linia conține un cont contabil;

Articol – linia conține un articol de inventar;

Resursă – linia conține un număr de resursă;

Mijloc fix – linia conține un mijloc fix;

Taxă (articol) – linia conține o taxă de articol.

Nr. – numărul unui cont contabil, al unui articol, al unei resurse, al unui cost suplimentar sau mijloc fix, în funcție de ceea ce ați selectat în câmpul Tip.

Descriere – descrierea intrării. Aceasta depinde de ce ați selectat în câmpul Tip. Dacă nu alegeți Vid, programul va completa câmpul când introduceți ceva în câmpul Nr. Opțiunile sunt:

Vid în câmpul Tip, aveți posibilitatea să introduceți un text;

Cont în câmpul Tip, programul afișează numele unui cont contabil;

Articol în câmpul Tip, programul afișează numele unui articol de inventar.

Cod locație – indică locația din stocuri din care ar trebui luate articolele vândute și unde ar trebui trecute în evidență.

Cantitate – numărul de unități de articol care se vor specifica pe linie.

Cod unitate de măsură – codul unității de măsură utilizate pentru determinarea prețului unitar.

Preț unitar – prețul unitar al articolului.

Sumă linie – suma netă (mai puțin suma de reducere la factură) a liniei, în valuta documentului de vânzare. Dacă ați plasat un marcaj în câmpul Prețuri incluzând TVA suma afișată va include și TVA-ul.

% reducere linie – procentul de reducere pe linie care este valid pentru articolele selectate pe linie.

Cant. de asociat – cantitatea pentru taxa de articol care va fi asociată când înregistrați această linie.

Cant. asociată – cantitatea pentru taxa de articol care nu a fost asociată.

Fila Facturare, antet Notă de credit vânzare (fig. 3.11) conține câmpurile:

Notă de plată-la client nr. – arată clientul căruia îi veți trimite factura.

Notă de plată-la contact nr. – conține numărul persoanei de contact la care va fi trimisă factura.

Notă de plată-la nume – numele clientului căruia îi veți trimite factura.

Notă de plată-la adresa – adresa clientului căruia îi veți trimite factura.

Notă de plată-la adresa 2 – o altă linie a adresei clientului.

Fig. 3.11 Notă de credit vânzare – fila Facturare

(Management financiar, Creanțe, Notă de credit, fila Facturare)

Notă de plată-la cod poștal – codul poștal al adresei de facturare a clientului.

Notă de plată-la localitate – numele localității clientului.

Notă de plată-la contact – numele persoanei de contact de la clientul căruia îi trimiteți factura.

Departament Cod, Comandă rapidă cod dimens. 1 – codul pentru valoarea de dimensiune cu care va fi asociat antetul de vânzare (de exemplu PROD).

Proiect Cod, Comandă rapidă cod dimens. 2 – codul pentru valoarea de dimensiune cu care va fi asociat antetul de vânzare (de exemplu TOYOTA).

Cod condiții de plată – codul care reprezintă condițiile de plată pentru antetul de vânzare (de exemplu 21 zile).

Data scadenței pentru factură.

% Reducere la plată – procentul de reducere la plată ce va fi acordat clientului dacă plătește la data introdusă în câmpul Dată reducere la plată sau înaintea acestei date.

Dată reducere la plată – ultima dată la care clientul poate plăti factura și mai poate primi o reducere la plată.

Cod metodă de plată – codul pentru metoda de plată a clientului.

Prețuri incluzând TVA – specifică dacă prețul unitar de pe linie trebuie afișat incluzând sau excluzând TVA-ul.

Gr. înreg. TVA operații ec. – codul pentru grupa de înregistrare TVA a operațiilor economice aferentă clientului.

Fila Livrare, antet Notă de credit vânzare (fig. 3.12) conține câmpurile:

Livrare-la nume – numele la care va fi livrată comanda.

Livrare-la adresa – adresa la care va fi livrată comanda.

Livrare-la adresa 2 – poate conține o altă linie a adresei la care va fi livrată comanda.

Livrare-la cod poștal – codul poștal al adresei de livrare a clientului.

Livrare-la localitate – numele localității la care va fi livrată comanda.

Livrare-la contact – numele persoanei de contact pentru adresa la care ar trebui livrată comanda.

Cod locație – codul pentru locația de amplasare a articolelor din linie (de exemplu depozit).

Fig. 3.12 Notă de credit – fila Livrare

(Management financiar, Creanțe, Notă de credit, fila Livrare)

Data livrării – data la care estimați să livrați comanda.

Fila Comerț exterior, antet Notă de credit vânzare (fig. 3.13) conține câmpurile:

Fig. 3.13 Notă de credit vânzare – Fila Comerț exterior

(Management financiar, Creanțe, Notă de credit, fila Comerț exterior)

Cod valută – codul valutei pentru sumele din liniile de vânzare.

Comerț terț UE – plasați un marcaj de selecție în câmp dacă comanda este parte a unei operațiuni comerciale tripartite.

Tip tranzacție – cod pentru tipul de tranzacție al antetului de vânzare.

Specificație tranzacție – cod pt. specificarea tranzacției din antetul de vânzare.

Metodă transport – cod pentru metoda de transport.

Punct ieșire – codul portului de ieșire prin care livrați articolele în afara țării.

Arie – codul pentru aria adresei clientului.

Notă: Majoritatea informațiilor solicitate în această filă se referă la raportarea INTRASTAT.

Fila Aplicare, antet Notă de credit vânzare (fig. 3.14) conține câmpurile:

Tip doc. Aplicare-la – se poate utiliza dacă doriți ca factura, când o înregistrați, să se aplice la un document care a fost deja înregistrat (de exempu dacă doriți ca o notă de credit să fie aplicată unei facturi înregistrate sau ca o factură să fie aplicată unei plăți parțiale). În acest caz, introduceți tipul documentului la care să fie aplicată, opțiunile sunt: Necompletat, Plată, Factură, Notă de credit, Notă taxă financiară, Înștiințare respectiv Restituire.

Fig. 3.14 Notă de credit vânzare – fila Aplicare

(Management financiar, Creanțe, Notă de credit, fila Aplicare)

Nr. doc. Aplicare-la – se poate utiliza dacă doriți să aplicați factura la un document care a fost deja înregistrat. Dacă da, introduceți numărul documentului la care să se aplice factura.

ID Aplicare-la – afișează ID-ul intrărilor care vor fi aplicate de către documentul de vânzare, dacă utilizați funcția Aplicare intrări.

3.3.1. Aplicații

3.3.1.1 Înregistrare notă de credit vânzare articole

Pentru a înregistra o Notă de credit vânzare articole urmați:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Creanțe și deschideți fereastra Notă de credit;

Pasul 2: pentru a completa o Notă de credit nouă apăsați tasta F3 sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou. Completați după cum urmează:

Fila General, antet Notă de credit vânzare:

Nr. – numărul antetului de vânzare, apăsați ENTER pentru a genera în mod automat numărul antetului;

Vânzare-la client nr. – numărul clientului, clic pe și selectați din Listă clienți nr. 62000. Astfel, se completează în mod automat câmpurile: Vânzare-la contact nr., Vânzare-la nume client., Vânzare-la adresa, Vânzare-la adresa 2 (dacă este cazul), Vânzare-la cod poștal și Vânzare-la localitate;

Data înreg. – data la care ar trebui înregistrat antetul se completează automat cu data curentă;

Data documentului – data la care creați documentul se completează automat cu data curentă;

Cod agent de vânzări – agentul de vânzări asociat clientului, clic pe și selectați lista Agenți de vânzare/Cumpărători codul JR;

Nr. campanie – numărul campanie la care este legat documentul de vânzare, clic pe și selectați din Listă campanii Creștere vânzare, cod CP1001;

Centru de responsabilitate – codul centrului de responsabilitate, clic pe și selectați din Listă centre responsabilitate BUCUREȘTI;

Stare, alegeți opțiunea deschis pentru a avea posibilitatea să faceți modificări în document.

Fila General, linii Notă de credit vânzare: completați liniile notei de credit cu produsele (articolele) care urmează să fie vândute:

clic pe din dreapta câmpului Tip și alegeți opțiunea Articol;

clic pe din dreapta câmpului Nr. și selectați din Listă articole nr. 1000;

clic în câmpul Descriere pentru ca programul să completeze automat celelalte câmpuri din liniile notei de credit vânzare;

completați, în mod similar, nota de credit cu cinci articole.

Pasul 3: înregistrați în contabilitate nota de credit vânzare (clic și selectați din meniul afișat Înregistrare sau apăsați tasta F11).

3.3.1.2. Înregistrare notă de credit vânzare mijloace fixe

Pentru a înregistra o Notă de credit vânzare mijloace fixe urmați:

Pasul 1: în Modulul Management financiar, selectați Creanțe și deschideți fereastra Notă de credit;

Pasul 2: pentru a completa o Notă de credit nouă apăsați tasta F3 sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou. Completați după cum urmează:

Fila General, antet Notă de credit vânzare:

Nr. – numărul antetului, apăsați tasta ENTER pentru a genera în mod automat numărul antetului;

Vânzare-la client nr. – nr. clientului căruia i se vor livra mijloacele fixe, faceți clic pe și selectați din Listă clienți nr. 10000. Astfel, se completează în mod automat datele de identificare ale clientului, respectiv câmpurile: Vânzare-la contact nr., Vânzare-la nume client., Vânzare-la adresa, Vânzare-la adresa 2 (dacă este cazul), Vânzare-la cod poștal Vânzare-la localitate și Vânzare-la contact;

Data înreg. – data la care ar trebui înregistrat antetul se completează automat cu data curentă;

Data documentului – data la care creați documentul se completează automat cu data curentă;

Cod agent de vânzări – agentul de vânzări asociat clientului, faceți clic pe și selectați din lista Agenți de vânzare/Cumpărători codul MD;

Nr. campanie – numărul campaniei la care este legat documentul de vânzare, faceți clic pe și selectați din Listă campanii Eveniment codul CP1002;

Centru de responsabilitate – codul centrului de responsabilitate, faceți clic pe și selectați din Listă centre responsabilitate SIBIU;

Stare, alegeți opțiunea deschis pentru a avea posibilitatea să faceți modificări în document.

Fila General, linii Notă de credit vânzare: completați liniile notei de credit cu mijloacele fixe care urmează să fie vândute:

clic pe din dreapta câmpului Tip și alegeți opțiunea Mijloc fix;

clic pe din dreapta câmpului Nr. și selectați din Listă mijloace fixe Lift transportor;

clic pe câmpul Descriere pentru ca programul să completeze automat celelalte câmpuri din liniile notei de credit vânzare;

completați, în mod similar, nota de credit cu cinci mijloace fixe.

Pasul 3: înregistrați în contabilitate nota de credit vânzare (clic și selectați din meniul afișat Înregistrare sau apăsați tasta F11).

Lucrarea nr. 4 DATORII

4.1. Furnizori

Tabelul Furnizor (fig. 4.1) se utilizează pentru a înregistra toate informațiile referitoare la toți furnizorii. În mare, furnizorii unei companii pot fi împărțiți în două grupuri principale: furnizorii care vând articole și materii prime și alți furnizori și creditori.

Fig. 4.1 Fișă furnizor – fila General

(modulul Management financiar, Datorii, Furnizori, Fișă furnizor – Fila General,

sau modulul Depozit, Comenzi și contracte, Furnizori, Fișă furnizor – Fila General)

Tabelul Furnizor conține o fișă pentru fiecare furnizor, în care se introduc informații de bază (ex.: număr în scopul identificării, numele, adresa etc.). Când introduceți numărul din câmpul Număr furnizor altundeva în program, acesta va utiliza automat informațiile asociate cu numărul.

Înainte de a fi posibilă înregistrarea unui furnizor, trebuie parametrizată o conexiune din fișa furnizorului respectiv la un cont de bilanț din planul de conturi. Acest lucru se realizează cu grupele de înregistrare, care trebuie introduse în câmpurile Gr. înreg. contab. op. ec. și Grupă înreg. furnizori (fila Facturare). Astfel, când înregistrați într-un cont de furnizor, intrările corespunzătoare se vor crea automat în conturile contabile asociate acestuia. Prin urmare, contabilitatea va fi mereu în concordanță cu soldul furnizorului.

Programul poate afișa furnizorii în două ferestre diferite:

fereastra Fișă furnizor (fig. 4.1) deține o fișă pentru fiecare furnizor, care conține toate câmpurile care au fost selectate;

fereastra Listă furnizori (fig. 4.2) afișează toți furnizorii, cu câte o linie pentru fiecare.

Fig. 4.2 Listă furnizori

(modulul Management financiar, Datorii, Furnizori, clic pe Furnizor, selctați Listă sau

modulul Depozit, Comenzi și contracte, Furnizori, din Fișa furnizor clic pe Furnizor

și selctați Listă)

Fila General (fig. 4.1) conține câmpurile:

Nr. – numărul furnizorului.

Nume – numele furnizorului

Adresă – adresa furnizorului.

Adresă 2 – se utilizează dacă este necesară introducerea unei linii suplimentare în adresa furnizorului.

Cod poștal/Localitate – codul poștal al furnizorului/localitatea furnizorului.

Cod țară/regiune – codul de țară/regiune pentru acest furnizor.

Nr. telefon – numărul de telefon al furnizorului.

Nr. contact principal – numărul persoanei de contact pentru furnizor.

Contact – numele persoanei cu care luați legătura pentru furnizor.

Nume căutare – poate fi introdus un nume de căutare.

Sold (MN) – soldul curent al furnizorului în monedă națională (MN).

Cod cumpărător – cod pentru specificarea cumpărătorului care se ocupă de regulă de contul acestui furnizor.

Centru de responsabilitate – codul pentru centrul de responsabilitate care va administra implicit acest furnizor.

Blocat – prin plasarea unui marcaj de selecție aveți posibilitatea să împiedicați procesarea anumitor tranzacții pentru un furnizor alegând un nivel relevant de blocare. Opțiunile sunt:

Necompletat – toate acțiunile sunt permise;

Plată – numai plățile se blochează;

Totul – toate acțiunile se blochează.

Data ultimei modificări arată când s-a modificat ultima oară fișa furnizorului.

Fila Comunicare (fig. 4.3) conține câmpurile:

Nr. telefon – numărul de telefon al furnizorului.

Nr. fax – numărul de fax al furnizorului.

Poștă electronică – adresa de poștă electronică a furnizorului. În câmp este un buton cu imaginea unui plic, ; dacă programul este integrat într-un sistem de poștă electronică se poate face clic pe acest buton pentru a deschide o fereastră în care se poate crea și trimite un mesaj.

Pagină de pornire – adresa paginii web a furnizorului. În câmp se află un buton cu un glob, ; dacă programul este integrat cu Internet-ul se poate face clic pe acest buton pentru a accesa pagina web a furnizorului.

Fig. 4.3 Fișă furnizor – fila Comunicare

(modulul Management financiar, Datorii, Furnizori, Fișă furnizor – Fila Comunicare)

Cod partener IC – conține codul partenerului IC (Inter Companii) al furnizorului, dacă acesta este unul din partenerii inter-companii (de exemplu. firma CRONUS conține Cronus Cardoxy Sales (Danemarca, tranzații, DKK – coroane daneze) și Cronus Cardoxy Procurement (Austria, tranzacții EUR)).

Fila Facturare (fig. 4) conține câmpurile:

Plată-la furnizor nr. – numărul furnizorului.

Gr. înreg. contab. op. ec. – grupă de înregistrare contabilă a operațiunilor economice pentru furnizor.

Gr. înreg. TVA operații ec. – grupă de înregistrare TVA a operațiunilorr economice pentru furnizor.

Grupă înreg. furnizori – cod pentru grupa de înregistrare pentru furnizori căreia îi aparține furnizorul.

Cod reducere factură – afișează codul pentru reducerea aplicată facturii furnizorului. Când parametrizați o fișă nouă de furnizor, programul introduce automat în acest câmp numărul introdus de dvs. în câmpul Nr. Utilizați coduri care să fie ușor de memorat și care descriu condițiile reducerii: 20.000 (adică, compania trebuie să cumpere mărfuri în valoare de cel puțin 20.000 MN înainte de a primi reducerea la factură).

Fig. 4.4 Fișă furnizor – fila Facturare

(modulul Management financiar, Datorii, Furnizori, Fișă furnizor – Fila Facturare)

Prețuri incluzând TVA – se poate specifica dacă doriți ca prețul din câmpul Preț unitar (MN) din liniile de cumpărare și din rapoartele de cumpărare să includă sau nu TVA.

Plată anticipată % – conține un procent de plată anticipată care se aplică tuturor comenzilor pentru acest furnizor, indiferent de elementele sau serviciile de pe liniile de comandă.

Fila Plăți (fig. 4.5) conține câmpurile:

Metodă de aplicare – alege modalitatea în care programul va aplica intrările pentru acest furnizor. Opțiunile sunt:

Manual – programul va aplica plățile numai dacă specificați un document;

Aplică celui mai vechi – programul va aplica plata la cea mai veche din intrările deschise ale furnizorului.

Dacă nu faceți nici o alegere, metoda de aplicare va fi Manual.

Cod condiții de plată – cod care indică condițiile de plată primite de obicei de la acest furnizor.

Cod metodă de plată – cod pentru a indica metoda de plată utilizată pentru acest furnizor (de exemplu transfer bancar sau cec).

Prioritate – poate fi introdus un număr corespunzător priorității acordate furnizorului. Câmpul poate fi utilizat numai dacă aveți o sumă limitată disponibilă pentru plăți. În acest caz, aveți posibilitatea să asociați o prioritate fiecărui furnizor:

câmpul gol (0) – fără prioritate;

1 – cei mai importanți furnizori;

2 – următorii furnizori importanți, ș.a.m.d.

Fig. 4.5 Fișă furnizor – fila Plăți

(modulul Management financiar, Datorii, Furnizori, Fișă furnizor – Fila Plăți)

Nr. contului nostru – numărul dvs. de cont (dacă dețineți unul) cu furnizorul.

Blocare toleranță la plată – un marcaj în acest câmp indică faptul că unui furnizor nu i se permite toleranță la plată.

Sold (MN) afișează soldul curent al furnizorului în MN (moneda națională).

Fila Primire (Fig. 4.6) conține câmpurile:

Cod locație – locația implicită parametrizată pentru furnizor.

Cod metodă livrare – cod pentru metoda pe care doriți să o utilizeze furnizorul la livrarea articolelor (de exemplu livrare la frontieră).

Timp total calculat – introduceți o formulă de dată pentru durata de timp necesară reaprovizionării articolului.

Cod calendar bază – codul pentru calendarul bază pe care doriți să îl asociați cu furnizorul. Faceți clic pe pentru a vedea fereastra Listă calendar bază.

Fig. 4.6 Fișă furnizor – fila Primire

(modulul Management financiar, Datorii, Furnizori, Fișă furnizor – Fila Primire)

Calendar particularizat – precizează dacă ați parametrizat sau nu un calendar particularizat pentru furnizor. Dacă este parametrizat, câmpul conține Da. Dacă nu, câmpul conține Nu. De remarcat că trebuie să asociați un calendar bază înainte de a fi posibilă particularizarea sa.

Fila Comerț exterior (fig. 4.7) conține câmpurile:

Cod valută – cod valutar implicit pentru furnizor. Pentru a vedea codurile valutare din tabelul Valută, faceți clic pe din câmp.

Cod limbă – codul care determină interfața pentru imprimările în relația cu acest furnizor.

Natura Tranzacției – se introduce un cod pentru tranzacție. Pentru a vedea codurile clic pe din câmp.

Metodă transport – codul metodei de transport. Utilizați codul oficial care a fost stabilit pentru metoda de transport. Pentru a vedea codurile, clic pe din câmp.

Fig. 4.7 Fișă furnizor – fila Comerț exterior

(modulul Management financiar, Datorii, Furnizori, Fișă furnizor – Fila Comerț exterior)

Cod unic de identificare – numărul de înregistrare TVA al furnizorului.

4.1.1. Aplicații

4.1.1.1. Înregistrare furnizor

Pentru a crea o Fișă furnizor se execută următorii pași:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Datorii și deschideți fereastra Furnizori;

Pasul 2: pentru a deschide o Fișă furnizor nouă, necompletată, apăsați tasta F3, sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou. Completați:

NOTĂ: Înainte de a fi posibilă înregistrarea unui furnizor, trebuie parametrizată o conexiune din fișa furnizorului la un cont de bilanț din planul de conturi. Acest lucru se realizează cu grupele de înregistrare, care trebuie introduse în câmpurile Gr. înreg. contab. op. ec. și Grupă înreg. furnizori (fila Facturare).

Fila Facturare:

Gr. înreg. contab. op. ec. – grupă de înregistrare contabilă, selectați din Grupe înreg. op. ec. NAȚIONAL;

Grupă înreg. furnizori – cod pentru grupa de înregistrare pentru furnizori, selectați din Grupe înregistrare furnizori INTERN;

Fila General:

Nr. – numărul furnizorului, apăsați tasta ENTER pentru a genera în mod automat numărul;

Nume – numele furnizorului, intoduceți Dexion DD;

Adresă – adresa furnizorului, intoduceți București, Sector 1, Calea Plevnei nr. 266-268;

Adresă 2 – introduceți Electromagnetica, corp 60, camera 12;

Cod poștal/Localitate – codul poștal al furnizorului/localitatea furnizorului, clic pe și selectați din Coduri poștale 050729;

Nr. telefon – nr. de telefon al furnizorului, introduceți 0372683400;

Nr. contact principal – numărul persoanei de contact pentru furnizor, clic pe și selectați un contac din Listă contacte;

Cod cumpărător – cod pentru specificarea cumpărătorului, clic pe și selectați din Agenți de vânzări/Cumpărători codul AH;

Centru de responsabilitate – codul pentru centrul de responsabilitate care va administra implicit acest furnizor, clic pe și selectați din Listă centre de responsabilitate codul București;

Blocat – selectați Necompletat.

Fila Comunicare:

Nr. telefon – nr. de telefon al furnizorului, introduceți 0377773400;

Nr. fax – nr. de fax al furnizorului, introduceți 0372677779;

Poștă electronică – adresa de poștă electronică a furnizorului, introduceți officepffice@dexiondd.ro;

Pagină de pornire – adresa paginii web, intoduceți www.dexiondd.ro.

Fila Facturare:

Gr. înreg. contab. op. ec. – grupă de înregistrare contabilă a fost completată anterior;

Gr. înreg. TVA operații ec. – grupă de înregistrare TVA, clic pe și selectați din Grupe înreg. TVA op. ec. NAȚIONAL;

Grupă înreg. furnizori – codul grupei de înregistrare pentru furnizori a fost completat anterior;

Prețuri incluzând TVA – bifat;

Plată anticipată % – procent de plată anticipată, introduceți 10.

Fila Plăți:

Metodă de aplicare – modalitatea în care programul va aplica intrările, clic pe și selectați Aplică celui mai vechi;

Cod condiții de plată – codul condițiilor de plată primite de obicei de la acest furnizor, clic pe și selectați din Condiții de plată 7 ZILE;

Cod metodă de plată – cod pentru a indica metoda de plată utilizată, clic pe și selectați din Metode de plată BANCA;

Prioritate – nr. corespunzător priorității acordate, introduceți 1;

Blocare toleranță la plată – bifat.

Fila Primire:

Cod locație – locația implicită parametrizată pentru furnizor, clic pe și selectați din Listă locații codul VERDE;

Cod metodă livrare – cod pentru metoda de livrare a articolelor, clic pe și selectați din Metode de livrare codul LIVRARE;

Cod calendar bază – codul pentru calendarul bază pe care doriți să îl asociați cu furnizorul, clic pe și selectați din Listă calendar de bază codul SERVICE;

Calendar particularizat – NU.

Fila Comerț exterior:

Cod valută – cod valutar implicit pentru furnizor, clic pe și selectați din Valute EUR;

Cod limbă – codul care stabilește interfața utilizată în toate imprimările pentru acest client, clic pe și selectați ROM;

Natura Tranzacției – afișează tipurile de tranzacții, clic pe și selectați din Tipuri tranzacții 41;

Metodă transport – metoda de transport, clic pe și selectați din Metode transport 3;

4.1.1.2. Înregistrare articole noi pentru furnizor

Pentru a înregistra articole noi aferente furnizorului creat anterior se execută:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Datorii și deschideți fereastra Furnizori;

Pasul 2: în fereastra Fișă furnizor, clic și selectați Listă (F5);

Pasul 3: selectați din Listă furnizori Dexion DD, apoi OK;

Pasul 4: în fereastra Fișă furnizor, clic , selectați Articole pentru a deschide fereastra Catalog articole furnizor;

Pasul 5: în cadrul acestei ferestre faceți clic pe din câmpul Nr. articol pentru a deschide fereastra Listă articole;

Pasul 6: introduceți pentru furnizorul Dexion DD cinci articole: stelaje pentru paleți, sisteme de rafturi, mezanine, sisteme automate de depozitare, respectiv produse speciale de depozitare (în fereastra Listă articole, clic , selectați Fișă, în câmpul Nr. apăsați F3) apoi închideți fereastra Listă articole;

Pasul 7: în fereastra Catalog articole furnizor selectați articolele introduse.

4.2. Factură cumpărare

Fereastra Factură cumpărare (fig. 4.8) se utilizează pentru a introduce toate informațiile corespunzătoare atunci când se creează facturi de cumpărare. s Majoritatea informațiilor referitoare la furnizor sunt copiate din fișa furnizorului atunci când introduceți numărul furnizorului în factura de cumpărare. Pe linii se introduc informații despre articolele ce urmează a fi facturate. După ce ați terminat de completat factura de cumpărare, aceasta poate fi înregistrată.

Fila General, antet Factură cumpărare (fig. 4.8) conține câmpurile:

Nr. – numărul antetului de cumpărare.

Fig. 4.8 Factură cumpărare – fila General

(Management financiar, Datorii, Facturi, fila General)

Cumpărare-de la furnizor nr. – numărul furnizorului de la care ați cumpărat articolele.

Cumpărare-de la contact nr. – numărul persoanei de contact către care va fi trimis documentul (cum ar fi oferta de cumpărare, comanda de cumpărare etc.).

Cumpărare-de la nume furnizor – numele furnizorului care livrează articolele.

Cumpărare-de la adresa – adresa furnizorului care livrează articolele.

Cumpărare-de la adresa 2 – o parte suplimentară a adresei furnizorului care livrează articolele.

Cumpărare-de la cod poștal/de la localitate – codul poștal al adresei furnizorului de la care se cumpără articolele/numele localității furnizorului care livrează articolele.

Cumpărare-de la contact – numele persoanei cu care se ia legătura în privința livrării unui articol de la acest furnizor.

Data înreg. – data la care să se înregistreze antetul de cumpărare.

Data documentului – data la care furnizorul a creat documentul de cumpărare (data facturii furnizorului).

Nr. factură furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru factura pe care o creați în acest antet de factură de cumpărare.

Cod adresă comandă – codul adresei comenzii legate la adresa de comandă aferentă furnizorului.

Cod cumpărător – cumpărătorul asociat furnizorului, clic pe din câmp pentru a vedea codurile cumpărătorilor care au fost parametrizate în tabelul Agent de vânzări/Cumpărător.

Nr. campanie – nr. de campanie la care este legat documentul de cumpărare.

Centru de responsabilitate – codul centrului de responsabilitate la care doriți să se atribuie acest document.

Stare indică:

Deschis – se pot face modificări în document;

Lansat – documentul a fost lansat către următorul stadiu de procesare și nu se mai pot aduce modificări în liniile de tip Element și Mijloc fix. Pentru a lansa un document, faceți clic pe , Lansare sau Ctrl + F11. Aveți posibilitatea să redeschideți documentul lansat dacă doriți să faceți schimbări în conținutul său, făcând clic pe , Redeschidere. Pentru a muta documentul ajustat către următorul stadiu de procesare, trebuie să lansați din nou documentul;

Aprobare în așteptare – documentul așteaptă să fie aprobat;

Plată anticipată în așteptare – documentul are una sau mai multe linii cu o cantitate de plată anticipată, dar factura de plată anticipată nu s-a înregistrat încă.

Fără declarație 394.

Fila General, linii Factură cumpărare (fig. 4.8) cuprinde câmpurile:

1. Tip conține tipul de linie. Opțiunile sunt:

Vid – dacă câmpul tip este Vid, aveți posibilitatea să introduceți un text în câmpul Descriere (nu se pot utiliza celelalte câmpuri). Poate fi util dacă doriți să faceți un comentariu despre linia de mai sus;

Cont – linia conține un cont contabil;

Articol – linia conține un articol de inventar;

Mijloc fix – linia conține un mijloc fix;

Taxă (articol) – linia conține o taxă de articol.

2. Nr. – numărul unui cont contabil, al unui articol, al unei resurse, al unui cost suplimentar sau al unui mijloc fix, în funcție de ceea ce ați selectat în câmpul Tip.

3. Descriere – descrierea intrării. Descrierea depinde de ce ați ales în câmpul Tip. Dacă nu alegeți Vid, programul va completa câmpul când introduceți ceva în câmpul Nr. Opțiunile sunt:

Vid în câmpul Tip, aveți posibilitatea să introduceți un text;

Cont în câmpul Tip, programul afișează numele unui cont contabil;

Articol în câmpul Tip, programul afișează numele unui articol de inventar.

Cod locație – codul pentru locația de amplasare a articolelor din linie.

Cantitate – numărul de unități de articol care se vor specifica pe linie.

Cod unitate de măsură – codul unității de măsură utilizate pentru linia de cumpărare.

Cost unitar – costul unitar direct al articolului de pe linie.

Sumă linie – suma netă (mai puțin suma de reducere la factură) a liniei, în valuta documentului de cumpărare. Dacă ați plasat un marcaj în câmpul Prețuri incluzând TVA, suma afișată va include și TVA-ul.

% reducere linie – procentul de reducere pe linie care este valid pentru articolele de pe linie.

Cant. de asociat – cantitatea pentru taxa de articol care va fi asociată când înregistrați această linie.

Cant. asociată – cantitatea pentru taxa de articol care a fost asociată.

Fila Facturare, antet Factură cumpărare (fig. 4.9) conține câmpurile:

Plată-la furnizor nr. – afișează furnizorul care trimite factura. Programul regăsește automat numărul furnizorului de plată din tabelul Furnizor atunci când completați câmpul Cumpărare-de la furnizor nr.

Plată-la contact nr. – numărul persoanei de contact care trimite factura.

Fig. 4.9 Factură cumpărare – fila Facturare

(Management financiar, Datorii, Facturi, fila Facturare)

Plată-la nume – numele furnizorului care trimite factura.

Plată-la adresa – adresa furnizorului care trimite factura.

Plată-la adresa 2 – conține altă linie a adresei furnizorului care trimite factura.

Plată-la cod poștal/la localitate – codul poștal al adresei furnizorului la care se face plata/numele localității furnizorului.

Plată-la contact – numele persoanei cu care se ia legătura în privința unei facturi de la acest furnizor.

Departament Cod – codul departamentului pentru valoarea de dimensiune cu care va fi asociat antetul de cumpărare.

Proiect Cod – codul proiectului.

Cod condiții de plată – codul care reprezintă condițiile de plată pentru cumpărare.

Data scadenței – data scadenței pentru factură. Programul calculează data cu ajutorul câmpurilor Cod condiții de plată și Data documentului.

% Reducere la plată – procentul reducerii la plată ce va fi acordat dacă plătiți pentru cumpărare la data din câmpul Dată reducere la plată sau înaintea acestei date.

Dată reducere la plată – ultima dată la care se poate plăti factura.

Cod metodă de plată – metoda de plată pentru plățile către furnizori.

În așteptare – se utilizează pentru a stabili dacă factura înregistrată va fi inclusă la plată.

Prețuri incluzând TVA – specifică dacă prețul unitar de pe linie trebuie afișat cu sau fără TVA. Dacă câmpul este necompletat, prețul unitar se va afișa fără TVA.

Gr. înreg. TVA operații ec. – codul pentru grupa de înregistrare TVA a operațiilor economice aferentă furnizorului.

Fila Livrare, antet Factură cumpărare (fig. 4.10) conține câmpurile:

Livrare-la nume – numele companiei de la adresa la care doriți să se livreze articolele din comanda de cumpărare. Utilizați acest câmp dacă doriți ca articolele să se livreze la o adresă diferită de adresa companiei.

Livrare-la adresa – adresa la care doriți să fie livrate articolele din comanda de cumpărare. Utilizați acest câmp dacă doriți ca articolele să se livreze la o adresă diferită de adresa companiei.

Fig. 4.10 Factură cumpărare – fila Livrare

(Management financiar, Datorii, Facturi, fila Livrare)

Livrare-la adresa 2 – partea suplimentară a adresei la care doriți să fie livrate articolele din comanda de cumpărare. Utilizați acest câmp dacă doriți ca articolele să se livreze la o adresă diferită de adresa companiei.

Livrare-la cod poștal/la localitate – codul poștal al/localitatea adresei de livrare.

Livrare-la contact – numele unei persoane de contact pentru adresa la care trebuie să fie livrate articolele din comanda de cumpărare.

Cod locație – codul locației în care doriți să fie plasate articolele la primire.

Cod metodă livrare – codul care reprezintă metoda de livrare pentru această cumpărare.

Data estimată pentru recepție – data la care estimați să primiți comanda.

Fila Comerț exterior, antet Factură cumpărare (fig. 4.11) conține câmpurile:

Cod valută – codul valutei pentru sumele din liniile de cumpărare.

Tip tranzacție – cod pentru tipul de tranzacție al antetului de cumpărare.

Fig. 4.11 Factură cumpărare – fila Comerț exterior

(Management financiar, Datorii, Facturi, fila Comerț exterior)

Specificație tranzacție – cod pentru specificarea tranzacției din antetul de cumpărare.

Metodă transport – cod pentru metoda de transport care se va utiliza cu acest antet de cumpărare.

Punct intrare – codul portului de sosire prin care au intrat articolele în țară.

Arie – codul pentru aria adresei furnizorului.

Comerț terț UE – plasați un marcaj de selecție în câmp dacă comanda este parte a unei operațiuni comerciale tripartite.

Notă: Majoritatea informațiilor solicitate în această filă se referă la raportarea INTRASTAT.

4.2.1. Aplicații

4.2.1.1. Înregistrare factură cumpărare articole

Pentru a înregistra o Factură cumpărare articole urmați pașii:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Datorii și deschideți Facturi;

Pasul 2: pentru a completa o Factură cumpărare apăsați tasta F3 sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou. Completați factura:

Fila General, antet cumpărare:

Nr. – numărul antetului de cumpărare, apăsați tasta ENTER pentru a genera în mod automat numărul antetului (facturii) de cumpărare;

Cumpărare-de la furnizor nr. – numărul furnizorului de la care ați cumpărat articolele, clic pe din câmp și selectați din Listă furnizori numărul 61000;

NOTĂ: În urma selectării furnizorului se vor completa în Factura de cumpărare, în mod automat, și informațiile din Fișa furnizorului.

Data înreg. – data la care să se înregistreze antetul de cumpărare, introduceți 11/10/15;

Nr. factură furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru factura pe care o creați în acest antet de factură de cumpărare, introduceți 256;

Cod cumpărător – cumpărătorul asociat furnizorului, clic pe din câmp și selectați din tabelul Agenți de vânzare/Cumpărători codul LM;

Nr. campanie – numărul campaniei la care este legat documentul de cumpărare, clic pe din câmp și selectați dn tabelul Listă campanii codul CP1001;

Centru de responsabilitate – codul centrului de responsabilitate, clic pe din câmp și selectați din tabelul Listă centre responsabilitate codul Sibiu;

Stare – deschis;

Fără declarația 394 – bifați.

Fila General, linii Factură cumpărare: completații liniile facturii cu produsele (articolele) care urmează să fie achiziționate:

clic pe din dreapta câmpului Tip și alegeți opțiunea Articol;

clic pe din dreapta câmpului Nr. și selectați din Listă articole un articol la alegere;

clic în câmpul Descriere pentru ca programul să completeze automat celelalte câmpuri din liniile facturii de cumpărare;

completați în câmpul Cantitate numărul de bucăți;

completați, în mod similar factura, cu cinci articole.

Pasul 3: înregistrați factura în contabilitate (clic și selectați din meniul afișat Înregistrare sau apăsați tasta F11).

4.2.1.2. Înregistrare factură cumpărare mijloace fixe

Pentru a înregistra o Factură cumpărare mijloace fixe urmați:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Datorii, și deschideți Facturi;

Pasul 2: pentru a completa o Factură cumpărare apăsați tasta F3 sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou. Completați factura:

Fila General, antet cumpărare:

Nr. – numărul antetului de cumpărare, apăsați tasta ENTER pentru a genera în mod automat numărul antetului (facturii) de cumpărare;

Cumpărare-de la furnizor nr. – numărul furnizorului de la care ați cumpărat mijloace fixe, clic pe din câmp și selectați din Listă furnizori numărul 62000;

NOTĂ: În urma selectării furnizorului se vor completa în Factura de cumpărare, în mod automat, și informațiile din Fișa furnizorului.

Data înreg. – data la care să se înregistreze antetul de cumpărare, introduceți 11/10/15;

Nr. factură furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru factura pe care o creați în acest antet de factură de cumpărare, introduceți 2156;

Cod cumpărător – cumpărătorul asociat furnizorului, clic pe din câmp și selectați din Agenți de vânzare/Cumpărători codul BD;

Nr. campanie – numărul campanie la care este legat documentul de cumpărare, clic pe din câmp și selectați din tabelul Listă campanii codul CP1002;

Centru de responsabilitate – codul centrului de responsabilitate, clic pe din câmp și selectați din tabelul Listă centre responsabilitate codul Sibiu;

Stare – deschis;

Fără declarația 394 – bifați.

Fila General, linii Factură cumpărare: completați liniile facturii cu mijloace fixe care urmează să fie achiziționate:

clic pe din dreapta câmpului Tip și alegeți opțiunea Mijloc fix;

clic pe din dreapta câmpului Nr. și selectați din Listă mijloace fixe primul mijloc fix;

clic pe câmpul Descriere pentru ca programul să completeze automat celelalte câmpuri din liniile facturii de cumpărare;

completați câmpurile Cantitate, Cod unita…, Cost unit…;

completați, în mod similar, factura cu cinci mijloace fixe.

Pasul 3: înregistrați factura în contabilitate (clic și selectați din meniul afișat Înregistrare sau apăsați tasta F11).

4.3. Notă de credit cumpărare

Fereastra Notă de credit cumpărare (fig. 4.12) se utilizează pentru introducerea tuturor informațiilor corespunzătoare atunci când se creează note de credit de cumpărare. În file se introduc informații generale despre furnizorul de achiziție, furnizorul de plată, livrare și valută. Majoritatea informațiilor referitoare la furnizor sunt copiate din fișa furnizorului atunci când introduceți numărul furnizorului în nota de credit de cumpărare. Pe linii se introduc informații despre articole. După ce ați terminat de completat nota de credit de cumpărare, aceasta poate fi înregistrată.

Fila General, antet Notă de credit cumpărare (fig. 4.12) conține câmpurile;

1. Nr. – numărul antetului de cumpărare.

2. Cumpărare-de la furnizor nr. – nr. furnizorului de la care cumpărați articolele.

Cumpărare-de la contact nr. – numărul persoanei de contact către care va fi trimis documentul (cum ar fi oferta de cumpărare, comanda de cumpărare etc.).

Cumpărare-de la nume furnizor – numele furnizorului care livrează articolele.

Cumpărare-de la adresa – adresa furnizorului care livrează articolele.

Fig. 4.12 Notă de credit cumpărare – fila General

(Management financiar, Datorii, Notă de credit, fila General)

Cumpărare-de la adresa 2 – o parte suplimentară a adresei furnizorului care livrează articolele.

Cumpărare-de la cod poștal/de la localitate – codul poștal al adresei furnizorului de la care se cumpără articolele/numele localității furnizorului care livrează articolele.

Cumpărare-de la contact – numele persoanei cu care se ia legătura în privința livrării unui articol de la acest furnizor.

Data înreg. – data la care să se înregistreze antetul de cumpărare.

Data documentului – data la care furnizorul a creat documentul de cumpărare (data facturii furnizorului).

Nr. autorizație furnizor – numărul de identificare al unui acord de compensare. Acest număr este uneori numit și Nr. ARM.

Nr. notă credit furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru nota de credit pe care o creați în acest antet de notă de credit pentru cumpărare.

Cod adresă comandă – codul adresei comenzii legate la adresa de comandă aferentă furnizorului.

Cod cumpărător – cumpărătorul asociat furnizorului.

Nr. campanie – nr. campaniei la care este legat documentul de cumpărare.

Centru de responsabilitate – codul centrului de responsabilitate la care doriți să se atribuie acest document.

Stare cu opțiunile:

Deschis – se pot face modificări în document;

Lansat – documentul a fost lansat către următorul stadiu de procesare și nu se mai pot aduce modificări în liniile de tip Element și Mijloc fix. Pentru a lansa un document, faceți clic pe și selectați Lansare sau Ctrl + F11. Aveți posibilitatea să redeschideți documentul lansat dacă doriți să faceți schimbări în conținutul său, făcând clic pe , Redeschidere. Pentru a muta documentul ajustat către următorul stadiu de procesare, trebuie să lansați din nou documentul.

Fila General, linii Notă de credit cumpărare (fig. 4.12) conține câmpurile:

1. Tip – conține tipul de linie. Opțiunile sunt:

Vid – dacă câmpul Tip este Vid, aveți posibilitatea să introduceți un text în câmpul Descriere (nu se pot utiliza celelalte câmpuri). Poate fi util dacă doriți să faceți un comentariu despre linia de mai sus;

Cont – linia conține un cont contabil;

Articol – linia conține un articol de inventar;

Mijloc fix – linia conține un mijloc fix;

Taxă (articol) – linia conține o taxă de articol;

2. Nr. – numărul unui cont contabil, al unui articol, al unei resurse, al unui cost suplimentar sau mijloc fix, în funcție de ceea ce ați selectat în câmpul Tip.

Descriere – descrierea intrării. Descrierea depinde de ce ați ales în câmpul Tip. Dacă nu alegeți Vid, programul va completa câmpul când introduceți ceva în câmpul Nr. Opțiunile sunt:

Vid în câmpul Tip, aveți posibilitatea să introduceți un text;

Cont în câmpul Tip, programul afișează numele unui cont contabil;

Articol în câmpul Tip, programul afișează numele unui articol de inventar.

Cod locație – locația de amplasare a articolelor din linie.

Cantitate – numărul de unități de articol care se vor specifica pe linie.

Cod unitate de măsură – codul unității de măsură utilizate pentru determinarea prețului unitar.

Sumă linie – suma netă (mai puțin suma de reducere la factură) a liniei, în valuta documentului de vânzare. Dacă ați plasat un marcaj în câmpul Prețuri incluzând TVA, suma afișată va include și TVA-ul.

% reducere linie – procentul de reducere pe linie care este valid pentru articolele de pe linie.

Cant. de asociat – cantitatea pentru taxa de articol care va fi asociată când înregistrați această linie.

Cant. asociată – cantitatea pentru taxa de articol care nu a fost asociată.

Fila Facturare, antet Notă de credit cumpărare (fig. 4.13) conține câmpurile:

1. Plată-la furnizor nr. – furnizorul care trimite factura.

2. Plată-la contact nr. – numărul persoanei de contact care trimite factura.

3. Plată-la nume – numele furnizorului care trimite factura.

4. Plată-la adresa – adresa furnizorului care trimite factura.

5. Plată-la adresa 2 – o altă linie a adresei furnizorului care trimite factura.

Plată-la cod poștal – codul poștal al adresei furnizorului la care se face plata.

Fig. 4.13 Notă de credit cumpărare – fila Facturare

(Management financiar, Datorii, Notă de credit cumpărare, fila Facturare)

Plată-la localitate – numele localității furnizorului care trimite factura.

Plată-la contact – numele persoanei de contact cu care se ia legătura în privința unei facturi de la acest furnizor.

Departament Cod, Comandă rapidă cod dimens. 1 – codul pentru valoarea de dimensiune cu care va fi asociat antetul de cumpărare (de exemplu PROD).

Proiect Cod, Comandă rapidă cod dimens. 2 – codul pentru valoarea de dimensiune cu care va fi asociat antetul de cumpărare (de exemplu TOYOTA).

Cod condiții de plată – codul care reprezintă condițiile de plată pentru cumpărare (de exemplu 21 zile).

Data scadenței pentru factură.

% Reducere la plată – procentul reducerii la plată ce va fi acordat dacă plătiți pentru cumpărare la data introdusă în câmpul Dată reducere la plată sau înaintea acestei date.

Dată reducere la plată – ultima dată la care poate plăti factura și mai poate primi o reducere la plată.

Cod metodă de plată – codul pentru metoda de plată a clientului.

Prețuri incluzând TVA – specifică dacă prețul unitar de pe linie trebuie afișat cu sau fără TVA.

Gr. înreg. TVA operații ec. – codul pentru grupa de înregistrare TVA a operațiilor economice aferentă furnizorului.

Fila Livrare, antet Notă de credit cumpărare (fig. 4.14) conține câmpurile:

Livrare-la nume – numele companiei de la adresa la care doriți să se livreze articolele din comanda de cumpărare.

Fig. 4.14 Notă de credit cumpărare – fila Livrare

(Management financiar, Datorii, Notă de credit cumpărare, fila Livrare)

Livrare-la adresa – adresa la care va fi livrată comanda.

Livrare-la adresa 2 – poate conține o altă linie a adresei la care va fi livrată comanda.

Livrare-la cod poștal – codul poștal al adresei de livrare.

Livrare-la localitate – numele localității din adresa la care va fi livrată comanda.

Livrare-la contact – numele persoanei de contact pentru adresa la care trebuie livrată comanda.

Cod locație – codul locației în care doriți să fie plasate articolele la primire (de exemplu depozit).

Data estimată pentru recepție – data la care estimați să primiți comanda.

Fila Comerț exterior, antet Notă de credit cumpărare (fig. 4.15) conține câmpurile:

Cod valută – codul valutei pentru sumele din liniile de cumpărare.

Tip tranzacție – codul pentru tipul de tranzacție al antetului de cupărare.

Specificație tranzacție – cod pentru specificarea tranzacției din antetul de cumpărare.

Fig. 4.15 Notă de credit cumpărare – fila Comerț exterior

(Management financiar, Datorii, Notă de credit cumpărare, fila Comerț exterior)

Metodă transport – codul pentru metoda de transport.

Punct intrare – codul portului de sosire prin care au intrat articolele în țară.

Arie – codul pentru aria adresei furnizorului.

Comerț terț UE – plasați un marcaj în câmp, dacă comanda este parte a unei operațiuni comerciale tripartite.

Notă: Majoritatea informațiilor solicitate în această filă se referă la raportarea INTRASTAT.

Fila Aplicare, antet Notă de credit cumpărare (fig. 4.16) conține câmpurile:

Tip doc. Aplicare-la – se poate utiliza când înregistrați antetul de cumpărare, pentru ca programul să îl aplice la un document care a fost deja înregistrat. În acest caz, introduceți aici tipul de document la care doriți să fie aplicat. Aplicarea la un document se face, de exemplu, dacă doriți ca o notă de credit să fie aplicată unei facturi înregistrate sau ca o factură să fie aplicată unei plăți parțiale. Pentru a vedea o listă a tipurilor de documente din care se poate selecta, faceți clic pe din câmp. Aveți posibilitatea de a opta între: Necompletat, Plată, Factură, Notă de credit, Notă taxă financiară, Înștiințare respcetiv Restituire.

Fig. 4.16 Notă de credit cumpărare – fila Aplicare

(Management financiar, Datorii, Notă de credit, fila Aplicare)

Nr. doc. Aplicare-la – se poate utiliza dacă doriți să aplicați antetul de cumpărare la un document care a fost deja înregistrat. Dacă da, introduceți numărul documentului la care să se aplice antetul de cumpărare. Pentru a vedea o listă a intrărilor deschise ale furnizorului, faceți clic pe din câmp.

ID Aplicare-la – afișează ID-ul intrărilor care vor fi aplicate de către documentul de cumpărare, dacă utilizați funcția Aplicare intrări.

4.3.1. Aplicații

4.3.1.1. Înregistrare notă de credit cumpărare articol

Pentru a înregistra o Notă de credit cumpărare articole urmați:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Datorii și deschideți fereastra Note de credit;

Pasul 2: pentru a completa o Notă de credit cumpărare nouă, necompletată, apăsați tasta F3 sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou. Completați după cum urmează:

Fila General, antet Notă de credit cumpărare:

Nr. – numărul antetului de cumpărare, apăsați ENTER pentru a genera în mod automat numărul antetului;

Cumpărare-de la furnizor nr. – numărul furnizorului de la care ați cumpărat articolele, clic pe și selectați din Listă furnizori nr. 10000;

NOTĂ: În urma selectării furnizorului se vor completa în Nota de credit cumpărare, în mod automat, și informațiile din Fișa furnizorului.

Data înreg. – data la care să se înregistreze antetul de cumpărare, intoduceți 11/17/15;

Nr. autorizație furnizor – numărul de identificare al unui acord de compensare, intorduceți 1256;

Nr. notă credit furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru nota de credit, intorduceți 58;

Cod adresă comandă – codul adresei comenzii, clic pe și selectați din Listă adrese comandă codul GROTA;

Cod cumpărător – cumpărătorul asociat furnizorului, clic pe și selectați din tabelul Agenți de vânzări/Cmpărători codul PS;

Nr. campanie – nr. de campanie la care este legat documentul de cumpărare, clic pe și selectați din Listă campanii codul CP1004;

Centru de responsabilitate – codul centrului de responsabilitate, clic pe și selectați din Listă centre responsabilitate codul SIBIU;

Stare, alegeți opțiunea deschis pentru a avea posibilitatea să faceți modificări în document;

Fila General, antet Notă de credit cumpărare: completați liniile notei de credit cu produsele (articolele) care urmează să fie cumpărate:

clic pe din dreapta câmpului Tip și alegeți opțiunea Articol;

clic pe din dreapta câmpului Nr. și selectați din Listă articole primul articol;

clic pe câmpul Descriere pentru ca programul să completez automat celelalte câmpuri din liniile notei de credit cumpărare;

completați câmpul Cantitate;

completați, în mod similar, nota de credit cu cinci articole.

Pasul 3: înregistrați nota de credit cumpărare (clic și selectați din meniul afișat Înregistrare sau apăsați tasta F11).

4.3.1.2. Înregistrare notă de credit cumpărare mijloace fixe

Pentru a înregistra o Notă de credit cumpărare mijloace fixe urmați:

Pasul 1: în modulul Management financiar, selectați Datorii și deschideți fereastra Note de credit;

Pasul 2: pentru a completa o Notă de credit cumpărare nouă, necompletată, apăsați tasta F3 sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou. Completați după cum urmează:

Fila General, antet Notă de credit cumpărare:

Nr. – numărul antetului de cumpărare, apăsați tasta ENTER pentru a genera în mod automat numărul antetului;

Cumpărare-de la furnizor nr. – numărul furnizorului de la care ați cumpărat articolele, clic pe din câmp și selectați din Listă furnizori nr. 01905382.

NOTĂ: În urma selectării furnizorului se vor completa în Nota de credit cumpărare, în mod automat, și informațiile din Fișa furnizorului.

Data înreg. – data la care să se înregistreze antetul de cumpărare, introduceți 11/24/15;

Nr. autorizație furnizor – numărul de identificare al acordului de compensare, introduceți 25256;

Nr. notă credit furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru nota de credit, introduceți 91;

Cod cumpărător – cumpărătorul asociat furnizorului, clic pe din câmp și selectați din Agenți de vânzări/Cmpărători codul RL;

Nr. campanie – numărul campaniei la care este legat documentul de cumpărare, clic pe din câmp și selectați din Listă campanii codul CP1001;

Centru de responsabilitate – codul centrului de responsabilitate, clic pe din câmp și selectați din Listă centre responsabilitate codul SIBIU;

Stare, alegeți opțiunea deschis pentru a avea posibilitatea să faceți modificări în document;

Fila General, linii Notă de credit cumpărare: completați liniile notei de credit cu mijloace fixe care urmează să fie achiziționate:

clic pe din dreapta câmpului Tip și alegeți opțiunea Mijloc fix;

clic pe din dreapta câmpului Nr. și selectați din Listă mijloace fixe primul mijloc fix;

clic pe câmpul Descriere pentru ca programul să compleze automat celelalte câmpuri din liniile notei de credit cumpărare;

completați câmpurile Cantitate, Cod unita…, Cost unit…;

completați, în mod similar, nota de credit cu cinci mijloace fixe.

Pasul 3: înregistrați nota de credit cumpărare (clic și selectați din meniul afișat Înregistrare sau apăsați tasta F11).

Lucrarea nr. 5 PROCESAREA COMENZILOR

5.1. Comenzi cumpărare

Fereastra Comandă cumpărare (fig. 5.1) se utilizează pentru a introduce toate informațiile corespunzătoare atunci când se creează comenzi de cumpărare. În file se introduc informații generale despre furnizorul de achiziție, furnizorul de plată, livrare și valută. Majoritatea informațiilor referitoare la furnizor sunt copiate din fișa acestuia în momentul în care i se introduce numărul în comanda de cumpărare.

Antetul de cumpărare constituie baza tranzacțiilor care implică cumpărări și trecerea lor în evidență. Fie că se creează o ofertă, o factură, o comandă, o comandă generală sau o notă de credit, se utilizează aceleași informații, cu toate că se vor afișa în ferestre diferite. Pe linii se introduc informații despre articolele ce urmează a fi cumpărate.

După ce ați terminat de completat comanda de cumpărare, aceasta poate fi înregistrată ori se pot efectua o serie de funcții corelate cu unitatea de producție sau depozitul.

Fila General, antet Comandă cumpărare (fig. 5.1) conține câmpurile:

Nr. – numărul antetului de cumpărare.

Cumpărare-de la furnizor nr. – numărul furnizorului de la care ați cumpărat articolele.

Cumpărare-de la contact nr. – numărul persoanei de contact către care va fi trimis documentul.

Cumpărare-de la nume furnizor – nr. furnizorului care livrează articolele.

Cumpărare-de la adresa – adresa furnizorului care livreaza articolele.

Cumpărare-de la adresa 2 – conține o parte suplimentară a adresei furnizorului care livrează articolele.

Fig. 5.1 Comandă cumpărare – fila General

(modulul Cumpărări, Procesare comenzi, Comenzi, Comandă cumpărare – fila General)

Cumpărare-de la cod poștal – codul poștal al adresei furnizorului de la care se cumpără.

Cumpărare-de la contact – numele persoanei cu care se ia legătura în privința livrării unui articol de la acest furnizor.

Notă: Dacă furnizorul este parametrizat în tabelul Furnizor și informațiile sunt introduse în Fișa furnizorului, programul le regăsește și completează automat câmpurile: Cumpărare-de la nume furnizor… Cumpărare-de la contact.

Data înreg. – data la care ar trebui înregistrat antetul de cumpărare.

Data comenzii – data comenzii pentru antetul de cumpărare.

Data documentului – data la care furnizorul a creat documentul de cumpărare (data facturii furnizorului).

Nr. comandă furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru comandă în acest antet de comandă de cumpărare.

Nr. livrare furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru livrare.

Nr. factură furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru factura pe care o creați în acest antet de factură de cumpărare.

Cod adresă comandă – codul adresei furnizorului.

Cod cumpărător – indică ce cumpărător este asociat furnizorului.

Nr. campanie – numărul campaniei la care este legat documentul de cumpărare (de exemplu comanda de cumpărare sau nota de credit).

Centru de responsabilitate – codul pentru centrul de responsabilitate la care doriți să se atribuie acest document.

Stare indică:

Deschis – aveți posibilitatea să faceți modificări în document;

Lansat – documentul a fost lansat către următorul stadiu de procesare și nu se mai pot aduce modificări liniilor de tip Element și Mijloc fix. Pentru a lansa un document, faceți clic pe Funcții, Lansare sau apăsați Ctrl + F11. Aveți posibilitatea să redeschideți un document lansat dacă doriți să faceți schimbări în conținutul său, făcând clic pe Funcții, Redeschidere. Pentru a muta documentul ajustat către următorul stadiu de procesare, trebuie să lansați din nou documentul;

Aprobare în așteptare – documentul așteaptă să fie aprobat;

Plată anticipată în așteptare – documentul are una sau mai multe linii cu o cantitate de plată anticipată, dar factura de plată anticipată nu s-a înregistrat încă.

Fila General, linii Comandă cumpărare (fig. 5.1) conține câmpurile:

Tip conține tipul de linie. Opțiunile sunt:

Vid – introduceți un text în câmpul Descriere (nu se pot utiliza celelalte câmpuri). Poate fi util dacă doriți să faceți un comentariu despre linia de mai sus;

Cont – linia conține un cont contabil;

Articol – linia conține un articol de inventar;

Mijloc fix – linia conține un mijloc fix;

Taxă (articol) – linia conține o taxă de articol.

Nr. – numărul unui cont contabil, articol, mijloc fix etc. în funcție de ceea ce ați selectat în câmpul Tip.

Cod locație – locația de amplasare a articolelor din linie.

Cantitate – numărul de unități de articol. Chiar dacă modificați ulterior numărul articolului, această cantitate rămâne neschimbată pe linie. Trebuie să completați întotdeauna acest câmp, exceptând liniile în care este completat numai câmpul Descriere.

Cantitate rezervată – indică câte unități din articolul de pe linie au fost rezervate.

Cod unitate de măsură – afișează codul unității de măsură valid pentru linia de cumpărare.

Cost unitar direct – conține costul unitar al articolului de pe linie.

Sumă linie – conține suma netă. Dacă ați plasat un marcaj în câmpul Prețuri incluzând TVA, suma afișată va include și TVA-ul.

% reducere linie – conține procentul de reducere pentru articol.

Cant. de primit (cantitate neonorată) – la fiecare actualizare a câmpului Cantitate, programul va introduce cantitatea neonorată în câmp, când înregistrați comanda. Cantitatea neonorată este diferența dintre cantitate și cantitatea primită.

Cantitate primită – indică câte unități (de exemplu BUC) ale articolului comandat au fost primite.

Cantitate de facturat – indică cât din linie ar trebui facturat. La fiecare actualizare a câmpului Cantitate și înregistrare a unei comenzi, programul va sugera automat cantitatea care nu a fost încă facturată. El calculează cantitatea ca diferență între câmpurile Cantitate și Cantitate facturată. Observați că nu este posibil să facturați mai mult decât ați primit.

Cantitate facturată – indică câte articole au fost deja facturate.

Data planificată pentru recepție – data la care articolul va fi primit de furnizor.

Data estimată pentru recepție – conține data la care așteptați ca articolele să fie disponibile în depozit. Data estimată pentru recepție afectează Disponibilitate articol din fișa Articol.

Data comenzii – programul copiază această dată din câmpul Data comenzii de pe antetul de cumpărare, unde fie introduceți o dată, fie utilizați data de lucru.

Fila Facturare, antet Comandă cumpărare (fig. 5.2) conține câmpurile:

Fig. 5.2 Comandă cumpărare – fila Facturare

(modulul Cumpărări, Procesare comenzi, Comenzi, Comandă cumpărare – fila Facturare)

Plată-la furnizor nr. – afișează furnizorul care trimite factura. Programul regăsește automat numărul furnizorului de plată din tabelul Furnizor atunci când completați câmpul Cumpărare-de la furnizor nr.

Plată-la contact nr. – numărul persoanei de contact care trimite factura.

Plată-la nume – numele furnizorului care trimite factura.

Plată-la adresa – adresa furnizorului care trimite factura.

Plată-la adresa 2 – altă linie a adresei furnizorului care trimite factura.

Plată-la cod poștal/la localitate – codul poștal al adresei furnizorului la care se face plata/numele localității furnizorului care trimite factura.

Plată-la contact – numele persoanei cu care se ia legătura în privința unei facturi de la acest furnizor.

Departament Cod – codul departamentului pentru valoarea de dimensiune cu care va fi asociat antetul de cumpărare.

Proiect Cod – codul proiectului.

Cod condiții de plată – codul care reprezintă condițiile de plată pentru cumpărare.

Data scadenței – data scadenței pentru factură. Programul calculează data cu ajutorul câmpurilor Cod condiții de plată și Data documentului.

% Reducere la plată – procentul reducerii la plată ce va fi acordat dacă plătiți pentru cumpărare la data din câmpul Dată reducere la plată sau înaintea acestei date.

Dată reducere la plată – ultima dată la care se poate plăti factura.

Cod metodă de plată – metoda de plată pentru plățile către furnizori.

În așteptare – se utilizează pentru a stabili dacă factura înregistrată va fi inclusă la plată.

Prețuri incluzând TVA – specifică dacă prețul unitar de pe linie trebuie afișat cu sau fără TVA.

Gr. înreg. TVA operații ec. – codul pentru grupa de înregistrare TVA a operațiilor economice aferentă furnizorului.

Fila Livrare, antet Comandă cumpărare (fig. 5.3) conține câmpurile:

Fig. 5.3 Comandă cumpărare – fila Livrare

(modulul Cumpărări, Procesare comenzi, Comenzi, Comandă cumpărare – fila Livrare)

Livrare-la nume – numele companiei de la adresa la care doriți să se livreze articolele din comanda de cumpărare. Utilizați acest câmp dacă doriți ca articolele să se livreze la o adresă diferită de adresa companiei.

Livrare-la adresa – adresa la care doriți să fie livrate articolele din comanda de cumpărare. Utilizați acest câmp dacă doriți ca articolele să se livreze la o adresă diferită de adresa companiei.

Livrare-la adresa 2 – partea suplimentară a adresei la care doriți să fie livrate articolele din comanda de cumpărare. Utilizați acest câmp dacă doriți ca articolele să se livreze la o adresă diferită de adresa companiei.

Livrare-la cod poștal/la localitate – codul poștal al/localitatea adresei de livrare.

Livrare-la contact – numele unei persoane de contact pentru adresa la care trebuie să fie livrate articolele din comanda de cumpărare.

Cod locație – codul locației în care doriți să fie plasate articolele la primire.

Timp manip. la intrare în dep. – timpul necesar depozitului pentru a integra un articol în stocul disponibil după trecerea în evidență a articolului ca recepționat.

Cod metodă livrare – codul care reprezintă metoda de livrare pentru această cumpărare.

Timp total calculat – conține o formulă de dată pentru timpul necesar furnizorului pentru livrarea articolelor, după ce s-a efectuat comanda.

Data solicitată pentru recepție – data la care doriți ca furnizorul să livreze comanda dvs. la adresa de livrare.

Data promisă pentru recepție – data la care furnizorul a promis să livreze comanda.

Data estimată pentru recepție – data la care estimați să primiți comanda.

Vânzare-la client nr. – se utilizează numai când există o livrare directă.

Livrare-la cod – inrtoduceți o adresă de livrare diferită de cea introdusă automat de către program.

Fila Comerț exterior, antet Comandă cumpărare (fig. 5.4) conține câmpurile:

Fig. 5.4 Comandă cumpărare – fila Comerț exterior

(modulul Cumpărări, Procesare comenzi, Comenzi, Comandă cumpărare)

Cod valută – codul valutei pentru sumele din liniile de cumpărare. Apelând se pot face modificări ale cursului de schimb valutar.

Tip tranzacție – cod pentru tipul de tranzacție al antetului de cumpărare.

Specificație tranzacție – cod pentru specificarea tranzacției din antetul de cumpărare.

Metodă transport – cod pentru metoda de transport care se va utiliza cu acest antet de cumpărare.

Punct intrare – codul portului de sosire prin care articolele au intrat în țară.

Arie – codul pentru aria adresei furnizorului.

Comerț terț UE – plasați un marcaj de selecție dacă comandă este parte a unei operațiuni comerciale tripartite.

Notă: Majoritatea informațiilor solicitate în această filă se referă la raportarea INTRASTAT.

Fila E – Commerce, antet Comandă cumpărare (fig. 5.5) conține câmpurile:

Comandă cumpărare BizTalk – programul plasează un marcaj în acest câmp, dacă o comandă de cumpărare a fost trimisă ca o comandă de cumpărare BizTalk.

Data trimiterii – data la care a fost trimis documentul de cumpărare BizTalk.

Ora trimiterii – ora la care a fost trimis documentul de cumpărare BizTalk.

Nr. ofertă vânzător – numărul ofertei, se completează de către furnizor.

Confirm. comandă de cump. BizTalk – programul plasează un marcaj în acest câmp, dacă o confirmare de comandă de cumpărare BizTalk acceptată a confirmat o comandă de cumpărare.

Data primirii – data la care a fost primit documentul de cumpărare BizTalk.

Ora primirii – ora la care a fost primit documentul de cumpărare BizTalk.

Recepție cumpărare BizTalk – programul plasează un marcaj în acest câmp, dacă o recepție de cumpărare BizTalk acceptată a actualizat o comandă de cumpărare.

Factură cumpărare BizTalk – programul plasează un marcaj în acest câmp, dacă informațiile despre factura de cumpărare își au originea într-o factură de cumpărare BizTalk acceptată.

Fig. 5.5 Comandă cumpărare – fila E – Commerce

(modulul Cumpărări, Procesare comenzi, Comenzi, Comandă cumpărare –

fila E – Commerce)

Fila Plată anticipată, antet Comandă cumpărare (fig. 5.6) conține câmpurile:

Plată anticipată % – dacă doriți ca o plată anticipată să se aplice tuturor liniilor din comanda de cumpărare, introduceți procentul de plată anticipată în acest câmp. Dacă un procent de plată anticipată este configurat pentru furnizor în general, acel procent va apărea automat în acest câmp.

Comprimare plată anticipată – marcați acest câmp dacă doriți să combinați plățile anticipate din comanda de cumpărare.

Cod condiții plată pl. anticip. – conține codul care reprezintă termenii de plată pentru facturile de plată anticipată asociate cu documentul de cumpărare.

Dată scadență plată anticipată – indică data scadentă pentru factura de plată anticipată pentru această comandă de cumpărare.

Reducere plată pl. anticip. % – conține procentul de reducere de plată pe care îl veți primi când plătiți, dacă efectuați plata anticipată la data sau înaintea datei introduse în câmpul Dată reducere plată pl. anticip.

Fig. 5.6 Comandă cumpărare – fila Plată anticipată

(modulul Cumpărări, Procesare comenzi, Comenzi, Comandă cumpărare –

fila Plată anticipată)

Dată reducere plată pl. anticip. – conține ultima dată la care se poate plăti factura de plată anticipată și se poate primi în continuare o reducere de plată pentru suma de plată anticipată.

Nr. notă credit furnizor – numărul pe care furnizorul îl utilizează pentru nota de credit pe care o creați în acest antet de notă de credit pentru cumpărare.

5.2. Aplicație

Să se realizeze comanda și achiziția unui produs de la un furnizor și să se evidențieze la final următoarele:

documentul de achiziție,

situația produsului,

starea contului furnizor (datoria față de furnizor).

Datele de intrare:

numele furnizorului: SKF,

produsul: rulmenți cu bile (fig. 5.7),

unitatea de măsură: bucăți,

comanda curinde 100 buc.

Analizând cerința problemei constatăm că este vorba despre un proces de achiziție și, la prima vedere, ar fi vorba de entitățile furnizor, produs și eventual depozit. Documentele implicate sunt: comanda, factura și nota de recepție.

Alegem din NAV 5.0 SP1 modulul Cumpărări (fig. 5.8). În fereastra de opțiuni a acestui modul, selectăm Procesare comenzi și observăm că avem posibilitatea de a deschide tabele pentru entități și documente specifice procesului de achiziție.

Pasul 1: introducem datele noului furnizor. Pentru a înregistra un Furnizor nou urmați:

în modulul Cumpărări, selectați Procesare comenzi și deschideți fereastra Fișă furnizor;

pentru a deschide o Fișă furnizor nouă, necompletată, apăsați F3, sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou.

NOTĂ: Înainte de a fi posibilă înregistrarea unui furnizor, trebuie parametrizată o conexiune din fișa acestuia la un cont de bilanț din planul de conturi. Acest lucru se realizează cu grupele de înregistrare, care trebuie introduse în câmpurile Gr. înreg. contab. op. ec. și Grupă înreg. furnizori (fila Facturare).

completați în Fila Facturare câmpurile:

Gr. înreg. contab. op. ec. – grupă de înregistrare contabilă, clic pe din câmp și selectați din tabelul Grupe înreg. op. ec. NAȚIONAL;

Grupă înreg. furnizori – cod pentru grupa de înregistrare pentru furnizori, clic pe din câmp și selectați din tabelul Grupe înregistrare furnizori INTERN;

completați celelalte file după cum urmează:

Fila General:

Nr. – numărul furnizorului, apăsați tasta ENTER pentru a genera în mod automat acest număr;

Nume – numele furnizorului, introduceți SKF;

Adresă – adresa furnizorului, introduceți Independenței, nr. 1;

Cod poștal/Localitate – codul poștal al furnizorului/localitatea furnizorului, clic pe din câmp și selectați din Coduri poștale codul 077729;

Cod țară/regiune – clic pe din câmp și selectați din tabelul Tări/Regiuni RO;

Nr. telefon – numărul de telefon al furnizorului, introduceți 0216677770;

Nr. contact principal – numărul persoanei de contact pentru furnizor, clic pe din câmp și selectați un contact din Listă contacte;

Cod cumpărător – cod pentru specificarea cumpărătorului, clic pe din câmp și selectați din Agenți de vânzări/ Cumpărători codul AH;

Centru de responsabilitate – codul pentru centrul de responsabilitate care va administra implicit acest furnizor, clic pe din câmp și selectați din Listă centre de responsabilitate codul București;

Blocat – selectați Necompletat.

Notă: Datele pe care le precizați în aceste file pot fi oricând modificate în funcție de schimbările care au loc în starea furnizorului, precum și în funcție de înțelegerile contractuale.

Fila Comunicare:

Notă: În Fila Comunicare o parte dintre date sunt preluate automat din Fila General.

Nr. telefon – numărul de telefon al furnizorului, introduceți 0216677770;

Nr. fax – nr. de fax al furnizorului, introduceți 0216671888;

Poștă electronică – adresa de poștă electronică a furnizorului, introduceți office@skf.ro;

Pagină de pornire – adresa paginii web, inrtoduceți www.skf.ro;

Fila Facturare:

Nr. înregistrare Registrul comerțului – completați J22/888/2000;

Gr. înreg. contab. op. ec. – clic pe din câmp și selectați din Grupe înreg. op. ec. NATIONAL, deoarece conturile aferente achizițiilor interne au fost completate anterior;

Gr. înreg. TVA operații ec. – clic pe din câmp și selectați din Grupe înreg. TVA op. ec. NAȚIONAL deoarece are deja definite tipurile de TVA 9% și 19% pentru achizițiile interne grupă de înregistrare;

Grupă înreg. furnizori – reprezintă de fapt contul contabil de datorii în care se înregistrează achizițiile de la acest furnizor. În România, la ora actuală, este vorba despre contul 401 – Furnizori interni. În varianta demo de NAV, cu care lucrăm prezentul material, este vorba de contul 5410 – Furnizori interni, cod pentru grupa de înregistrare pentru furnizori a fost completat anterior.

Fila Plăți:

Metodă de aplicare – modalitatea în care programul va aplica intrările pentru acest furnizor, clic pe din câmp și selectați Manual;

Cod condiții de plată – codul condițiilor de plată primite de obicei de la acest furnizor, clic pe din câmp și selectați din Condiții de plată 7 ZILE;

Cod metodă de plată – cod pentru a indica metoda de plată utilizată pentru acest furnizor, clic pe din câmp și selctați din Metode de plată BANCA;

Prioritate – număr corespunzător priorității acordate furnizorului, introduceți 1.

Fila Primire:

Notă: În fila Primire putem specifica elemente definitorii ale recepțiilor de bunuri de la acest furnizor.

Cod locație – locația implicită parametrizată pentru furnizor, clic pe din câmp și selectați din Listă locații codul ROȘU;

Cod metodă livrare – cod pentru metoda de livrare a articolelor furnizorul, clic pe din câmp și selectați din Metode de livrare codul LIVRARE;

Cod calendar bază – codul pentru calendarul bază pe care doriți să îl asociați cu furnizorul, clic pe din câmp și selectați din Listă calendar de bază codul RO;

Calendar particularizat – NU.

Fila Comerț exterior este utilă atunci când furnizorul face parte din spațiul european sau din exteriorul UE. Completăm câmpul Cod unic de identificare (CUI) al furnizorului cu numărul 13514888, iar restul rubricilor rămân necompletate.

Închizând această fereastră, putem spune că avem în baza de date un nou furnizor. Mai întâi, apelați încă o dată opțiunea Furnizori și veți constata că sunteți poziționați pe SKF. În continuare faceți clic pe și selectați, pentru început, din lista de opțiuni Statistică (F9). Ecranul care va apărea prezintă o statistică succintă a acestui furnizor.

Pasul 2: achiziționăm 100 de rulmenți cu bile. Următoarea etapă constă în adăugarea acestui produs în nomenclatorul de produse. Pentru a înregistra un Articol nou se execută următorii pași:

în modulul Cumpărări, selectați Planificare și deschideți Articol;

în fereastra Fișă articol apăsați tasta F3, sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou. Completați fișa:

Fila General:

Nr. – numărul articolului, apăsați ENTER pentru a genera în mod automat acest număr;

Descriere – introduceți Rulmenți cu bile;

Unitate de măsură – introduceți BUC;

Cod categorie articol – clic pe din câmp și selectați din tabelul Categorii articole DIVS.

Fila Facturare: cele mai importante câmpuri sunt cele referitoare la metoda de cost (selectați FIFO) și cele ce țin de înregistrările contabile: Gr. înreg. contab. produs (selectați EN DETAIL), Grupă înreg. TVA produs (selectați TVA19%), Grupă înreg. stocuri (selectați REVÂNZARE). De asemenea, remarcăm bifa existentă pe câmpul Se permite reducere factură.

După ce închidem fereastra, produsul se salvează în baza de date și la o eventuală redeschidere a fișei sale, putem apela butonul F9 pentru a vizualiza, de data aceasta, statistica ce ține de produs.

Pasul 3: urmează comanda de aprovizionare (cumpărare) pe care o trimitem furnizorului. Pentru a înregistra o Comandă se execută:

în modulul Cumpărări, selectați Procesare comenzi și apoi Comenzi;

în fereastra Comandă cumpărare apăsați tasta F3, sau din bara de meniuri selectați Editare, Nou. Completați comanda:

Fila General:

Nr. – apăsați tasta ENTER pentru a genera un număr antetului de cumpărare și implicit comenzii de cumpărare;

Cumpărare de la furnizor – clic pe din câmp și selectați din Listă furnizori SKF;

în zona de detaliu a comenzii, linii comandă cumpărare, selectați Articol în coloana Tip, apoi alegeți numărul corespunzător articolului Rulmenți cu bile și precizați cantitatea dorită în cadrul liniei curente completând câmpul Cantitate cu numărul de bucăți, respectiv 100.

Salvarea comenzii se realizează prin simpla închidere a formularului. La o viitoare redeschidere a comenzii de cumpărare, avem posibilitatea de a vizualiza cu tasta F9 statistica referitoare la comandă sau apelând selectăm din lista Statistică.

Pentru a previzualiza comanda, în partea de jos a ferestrei avem butonul și selectăm . În felul acesta putem vedea, și eventual lista la imprimantă, comanda de cumpărare.

Pasul 4: primirea bunurilor și a facturii de la furnizor. Prin urmare, livrarea este integrală, primim toți cei 100 de rulmenți cu bile, și factura:

se deschide comanda creată în etapa precedentă;

se precizează numărul facturii de la furnizor, introduceți în câmpul Nr. factură furnizor 22555;

se acționează și apoi selectați din lista afișată Înregistrare (F11);

bifăm Recepție și Factură (fig. 5.9).

Ca rezultat imediat, observăm că dispare comanda și este posibil să vedem un mesaj referitor la transformarea comenzii în factură. De fapt, comanda lansată s-a închis datorită faptului că s-a efectuat o livrare pe bază de factură de la furnizor. Având în vedere că livrarea și facturarea au fost complete vom regăsi o factură și o recepție corespunzătoare acestei comenzi. Pentru a găsi aceste documente, mergem în folderul Istoric (fig. 5.10) și apelăm pe rând opțiunile Facturi înreg.

respectiv Recepții înreg.

Datele din documentele pe care le vizualizați sunt de tip read-only (nu pot fi modificate de către utilizator) deoarece, în realitate, ele sunt documente primite de la furnizor și deci utilizatorul nu are dreptul să le modifice conținutul.

În documentul electronic Factură cumpărare înreg., observăm, în partea din dreapta, numărul comenzii inițiale, numărul facturii de pe documentul emis de furnizor, iar în partea de sus remarcăm și faptul că în baza noastră de date, acest document a primit un număr de identificare unic (câmpul Nr. comandă). Dacă apelăm din bara de instrumente butonul de export în Microsoft Word, , vom putea vizualiza factura desfășurată.

Lucrarea nr. 6 RESURSE UMANE

Angajații sunt o resursă importantă în orice companie. Administrarea informațiilor despre angajați în NAV vă permite să treceți în evidență, să actualizați și să accesați comod toate informațiile despre aceștia. De asemenea, urmărirea angajaților ajută compania în administrarea necesităților de angajare și instruire.

6.1. Angajați

Fereastra Fișă angajat (fig. 6.1) este utilizată pentru a introduce toate informațiile despre angajat. Există o fișă pentru fiecare angajat care conține patru file (General, Comunicare, Administrație și Personal) în care sunt introduse diferitele tipuri de informații despre angajat.

Fig. 6.1 Fișă angajat – fila General

(modulul Resurse umane, Angajați, Fișă angajat – fila General)

Fila General (fig. 6.1) conține câmpurile:

Nr. – număr angajat.

Funcție – funcția angajatului.

Prenume – prenumele angajatului.

Nume de familie – numele de familie al angajatului.

Prenume 2 – al doilea prenume al angajatului.

Inițiale – inițialele angajatului.

Adresă – adresa angajatului.

Adresă 2 – o altă linie cu adresa angajatului.

Cod poștal – codul poștal al angajatului.

Localitate – localitatea din adresa angajatului.

Cod țară/regiune – codul de țară/regiune pentru angajat.

Nr. telefon – numărul de telefon al angajatului.

Notă: Conținutul câmpurilor Prenume, Nume de familie, Prenume 2, Adresă, Adresă 2, Cod țară/regiune, Nr. telefon sunt, de obicei, imprimate pe diferite documente și sunt afișate în diferite rapoarte. Prin urmare, va trebui să introduceți informațiile așa cum doriți să apară.

Nume căutare – nume de căutare pentru angajat.

Notă: Utilizați câmpul Nume căutare pentru a căuta un angajat când nu vă amintiți numărul angajatului. Când introduceți ceva în câmpul Inițiale și apăsați tasta ENTER, programul copiază automat conținutul în câmpul Nume căutare. Conținutul câmpului Nume căutare nu trebuie neapărat să fie identic cu cel al câmpului Inițiale.

Sex – sexul angajatului.

Data ultimei modificări – afișează când a fost modificată ultima dată fișa angajatului. Programul actualizează automat câmpul Data ultimei modificări cu data celei mai recente modificări a informației din fișa angajatului.

Fila Comunicare (fig. 6.2) conține câmpurile:

Extensie – nr. de telefon/interiorul departamentului în care lucrează angajatul.

Nr. telefon mobil – numărul de telefon mobil al angajatului.

Nr. telefon – numărul de telefon al angajatului.

Poștă electronică – adresa de poștă electronică a angajatului. Dacă programul este integrat cu un sistem de poștă electronică clic pe pentru a deschide o fereastră în care aveți posibilitatea să creați și să trimiteți un mesaj.

Fig. 6.2 Fișă angajat – fila Comunicare

(modulul Resurse umane, Angajați, Fișă angajat – fila Comunicare)

Poșta electr. a comp. – adresa de poștă electronică de la compania angajatului Dacă programul este integrat cu un sistem de poștă electronică fceți clic pe pentru a deschide o fereastră în care aveți posibilitatea să creați și să trimiteți un mesaj.

Cod adresă alt. – codul adresei alternative a angajatului.

Data de început adresă alt. – data de început de la care adresa alternativă a angajatului este validă.

Data de sfârșit adresă alt. – ultima zi până la care adresa alternativă a angajatului este validă.

Fila Administrație (fig. 6.3) conține câmpurile:

1. Data angajării – data la care angajatul a început să lucreze pentru companie.

2. Stare – starea angajării, pentru angajat sau pentru angajații anteriori care și-au încetat contractul de angajare, cu cele trei opțiuni: Activ, Inactiv respectiv Încetare contract angajare.

Notă: Când parametrizați un angajat, programul inserează automat opțiunea Activ în câmpul Stare.

3. Data inactivării – data la care angajatul a devenit inactiv, de exemplu, din cauza unei incapacități fizice sau din cauza concediului de maternitate.

Cod cauză inactivitate – codul pentru angajații inactivi.

Fig. 6.3 Fișă angajat – fila Administrație

(modulul Resurse umane, Angajați, Fișă angajat – fila Administrație)

Data încetării – data la care angajatul a încetat activitatea, de exemplu din cauza pensionării sau concedierii.

Temeiuri pentru cod terminare – codul de încetare pentru angajatul care și-a încetat activitatea.

Cod contract angajare – codul contractului de angajare al angajatului, care indică tipul contractului de angajare sub care lucrează angajatul.

Cod grupă statistică – codul asociat angajatului în scopuri statistice.

Nr. resursă – dacă angajatul este o resursă în aria de aplicare Resurse (modulul Planificare resurse, Resurse, Fișă resursă) asociați acestuia un număr de resursă.

Cod agent de vânzări/cump. – dacă angajatul este agent de vânzări sau cumpărător în cadrul companiei introduceți aici un cod de agent de vânzări sau de cumpărător.

Fila Personal (fig. 6.4) conține câmpurile:

Data nașterii – data de naștere a angajatului.

Cod numeric personal – codul numeric personal al angajatului.

Cod sindicat – dacă angajatul este înscris în sindicat specificați aici un cod de sindicat care indică din ce sindicat face parte.

Nr. membru sindicat – numărul de membru de sindicat al angajatului.

Fig. 6.4 Fișă angajat – fila Personal

(modulul Resurse umane, Angajați, Fișă angajat – fila Personal)

6.2. Înregistrare absență

Tabelul Absență angajat (fig. 6.5) permite gestionarea absențelor angajaților din cadrul companiei. Când toate absențele sunt luate în evidență aveți posibilitatea să vizualizați informațiile în diferite moduri în program și să le analizați. Astfel, programul poate afișa absențele angajaților în două ferestre diferite:

fereastra Înrgeistrare absență (modulul Resurse umane, Înregistrare absență, fig. 6.5) este locul în care luați în evidență toate absențele angajaților, cu câte o linie pentru fiecare dintre ele;

fereastra Absențe angajat (modulul Resurse umane, Angajați, clic , selectați Absențe, fereastra Absențe angajat) afișează absențele pentru un singur angajat. Informațiile prezentate sunt cele introduse în fereastra Trecere în evidență absență, filtrate după angajatul respectiv.

Notă: Aceleași câmpuri există pentru ambele ferestre (Înregistrare absență, Absențe angajat) dar aveți posibilitatea să editați doar câmpurile din fereastra Înregistrare absență.

Nr. angajat – nr. angajatului pentru care doriți să luați în evidență o absență.

De la data – prima zi de absență a angajatului.

Fig. 6.5 Înregistrare absență

(modulul Resurse umane, Înregistrare absență)

La data – ultima zi de absență a angajatului.

Cod cauză absență – codul de cauză pentru absență.

Descriere – descrierea absenței.

Cantitate – numărul de ore sau zile pentru absența angajatului, în conformitate cu unitatea de măsură pe care o selectați în câmpul Cod unitate de măsură.

Cod unitate de măsură – selectați unitatea de măsură care să fie utilizată pentru luarea în evidență a absenței angajatului.

Comentariu – afișează dacă există un comentariu pentru absența angajatului.

Notă: În cazul în care câmpul Comentariu face parte din aspectul standard al ferestrei, câmpul este un buton. Dacă imaginea de pe buton este un vârf de creion așezat orizontal, nu există niciun comentariu pentru angajat; dacă pe buton apare un creion vertical cu patru linii orizontale atunci există un comentariu.

6.3. Raportare

Modulul Resurse umane, raportare al Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 oferă informații detaliate privind angajații companiei și indisponibilitățile temporare înregistrate. Informații valabile pentru toate rapoartele incluse în acest modul sunt:

Ceea ce se include în raport poate fi definit prin setarea de filtre. Pentru a seta câmpuri suplimentare în file faceți clic pe Câmp, apoi pe care apare în dreapta. Dacă nu se parametrizează niciun filtru, raportul va include toate înregistrările. Conținutul afișat în document poate fi determinat completând câmpurile din fila Opțiuni.

Faceți clic pe pentru a vedea rezultatele filtrelor care au fost definite pentru tabel.

Pentru a imprima raportul, faceți clic pe .

Pentru a vedea raportul pe ecran înainte de a-l imprima, faceți clic pe .

Dacă nu doriți să imprimați raportul, faceți clic pe pentru a închide fereastra.

Pentru a vizualiza cheile de sortare și a determina ordinea în care informațiile vor fi afișate în raport, faceți clic pe (acolo unde acest buton este disponibil) din filă.

Rapoartele furnizate în cadrul acestui modul referitor la angajați sunt:

Absențe angajați după cauze (fig. 6.6) – lista tuturor absențelor angajaților;

Adrese angajați (fig. 6.7) – lista adreselor angajaților;

Adrese alternative angajați (fig. 6.8) – adresele alternative ale angajaților. Raportul include numai adresele alternative care sunt valide la data raportului;

Date de naștere angajați (fig. 6.9) – afișează o listă a datelor de naștere ale angajaților, pentru angajații selectați;

Informații confidențiale (fig. 6.10) – lista informațiilor confidențiale pe care le păstrați cu privire la angajați;

Contracte angajați (fig. 6.11) – listă cu contractele de angajare. Pentru fiecare tip de contract de angajare, raportul afișează angajații care lucrează în condițiile acelui contract;

Etichete angajați (fig. 6.12) – imprimă etichete poștale pentru angajați;

Listă angajați (fig. 6.13) – imprimă o listă a angajaților. Aveți posibilitatea să imprimați o listă care să includă toți angajații sau numai pe cei pe care îi selectați. Numărul de angajați care vor fi imprimați depinde de filtrele pe care le stabiliți;

Inform. art. diverse (fig. 6.14) – imprimă o listă a articolelor diverse pe care le au angajații în posesie;

Numere de telefon angajați (fig. 6.15) – afișează o listă a numerelor de telefon ale angajaților, pentru angajații selectați. Lista include numărul de interior al angajatului de la serviciu, numărul de telefon de acasă și numărul de telefon mobil, dacă există;

Calificări angajat (fig. 6.16) – imprimă o listă a calificărilor angajaților;

Rude (fig. 6.17) – afișează o listă a rudelor angajaților pentru angajații selectați. Pentru fiecare angajat, raportul afișează informațiile de bază despre rudele angajatului, cum ar fi numele, data nașterii, persoane aflate în întreținerea angajat etc.;

Absențe personal (fig. 6.18) – imprimă un raport care listează absențele angajaților după dată. Lista include cauza fiecărei absențe a angajatului;

Sindicate (fig. 6.19) – afișează o listă cu sindicatele de activitate și de ramură. Pentru fiecare sindicat, raportul afișează angajații care sunt membri de sindicat.

6.4. Parametrizare

6.4.1. Parametrizare resurse umane

În tabelul Parametrizare Resurse umane (fig. 6.20) aveți posibilitatea să specificați o serie numerică ce va fi utilizată pentru a asocia numere angajaților și unitatea de măsură de bază.

Fig. 6.20 Parametrizare resurse umane

(modulul Resurse umane, Parametrizare, Parametrizare resurse umane)

Numere angajați – codul seriei numerice ce va fi utilizată în asociarea numerelor angajaților. Pentru a vedea seriile numerice care au fost deja parametrizate în tabelul Serie numerică faceți clic pe din câmp.

Unitate de măsură de bază – unitatea de bază utilizată pentru măsurarea absențelor angajaților, orelor de lucru etc. (de exemplu ora sau ziua).

6.4.2. Unități de măsură resurse umane

Tabelul Unitate de măsură resurse umane (fig. 6.21) conține toate unitățile de măsură pe care le utilizați pentru resurse umane. Codul pe care îl stabiliți ca unitate de măsură de bază în câmpul Unitate de măsură de bază de pe fișa Parametrizare resurse umane trebuie să aibă 1 în câmpul Cant. per unitate de măsură. Toate celelalte coduri vor fi multipli sau fracțiuni ale unității de măsură de bază.

Fig. 6.21 Unități de măsură resurse umane

(modulul Resurse umane, Parametrizare, Unități de măsură resurse umane)

Cod – codul unității de măsură care a fost parametrizat în tabelul Unitate de măsură.

Cant. per unitate de măsură – numărul de unități pe care le reprezintă Cod, comparativ cu codul unității de măsură pe care l-ați introdus în câmpul Unitate de măsură de bază de pe fișa Parametrizare resurse umane. Aveți posibilitatea să introduceți un număr zecimal mai mare sau mai mic decât 1. Dacă, de exemplu, unitatea de măsură de bază este ORĂ și codul este ZI, introduceți 8 în acest câmp. Totuși, dacă unitatea de bază este ZI și doriți să aveți posibilitatea să vindeți o singură oră, introduceți în acest câmp 1/8. (Programul efectuează automat conversia în 0,125).

6.4.3. Cauze de absență

Utilizați tabelul Cauză absență (fig. 6.22) în vederea parametrizării codurilor cauzelor de absențe pentru angajați. Aceste coduri se utilizează pentru a indica diferitele motive ale absențelor angajatului (de exemplu: vacanță, urgențe personale, zile libere etc.).

Fig. 6.22 Cauze de absență

(modulul Resurse umane, Parametrizare, Cauze de absență)

Cod – cod pentru cauza de absență. Codul trebuie să fie unic, nu este posibil să aveți același cod de două ori într-un tabel. Aveți posibilitatea să parametrizați oricâte coduri doriți. Utilizați coduri care sunt ușor de memorat și care descriu cauza absenței, de exemplu, BOALĂ sau VACANȚĂ.

Descriere – introduceți o descriere pentru cauza absenței.

Total absență (de bază) – afișează numărul total de absențe (calculate în zile sau ore) pentru toți angajații, ținând cont de cauza de absență de pe această linie.

Cod unitate de măsură – selectați unitatea de măsură care va fi folosită pentru calculul absențelor.

6.4.4. Cauze de inactivitate

Tabelul Cauza inactivității (fig. 6.23) permite parametrizarea codurilor pentru cauze de inactivitate ale angajaților. Aceste coduri pot fi utilizate pentru diferitele motive care cauzează inactivitatea angajatului: concediu de maternitate, boală pe termen lung, concediu de studii ș.a.m.d. După ce ați parametrizat codurile cauză inactivitate, aveți posibilitatea să le asociați fiecărui angajat în parte, în fișa proprie. De asemenea, aveți posibilitatea să specificați în fișa angajatului data de la care începe perioada sa de inactivitate.

Cod – codul pentru cauza de inactivitate. Codul trebuie să fie unic, nu este posibil să aveți același cod de două ori într-un tabel. Aveți posibilitatea să parametrizați oricâte coduri doriți. Utilizați coduri care sunt ușor de memorat și care descriu cauza inactivității, de exemplu, MATERNITATE sau SABATIC.

Descriere – descrierea cauzei de inactivitate.

Fig. 6.23 Cauze de inactivitate

(modulul Resurse umane, Parametrizare, Cauze de inactivitate)

6.4.5. Temeiuri pentru încetare

Tabelul Temeiuri pentru încetare (fig. 6.24) este utilizat pentru a parametriza coduri de temeiuri pentru încetarea activității angajaților. Aceste coduri se utilizează pentru diferitele motive ale încetării activității: concediere, pensionare, demisie ș.a.m.d. După ce ați parametrizat codurile temeiurilor pentru încetare, aveți posibilitatea să le asociați fiecărui angajat în parte, în fișa sa. De asemenea, aveți posibilitatea să specificați în fișa angajatului data la care a început încetarea angajării.

Fig. 6.24 Temeiuri pentru încetare

(modulul Resurse umane, Parametrizare, Temeiuri pentru încetare)

Cod – codul temeiurilor pentru încetare. Codul trebuie să fie unic, nu este posibil să aveți același cod de două ori într-un tabel. Aveți posibilitatea să parametrizați oricâte coduri doriți. Utilizați coduri ușor de memorat și care descriu temeiul pentru încetarea angajării, de exemplu, PENSIONAT sau CONCEDIAT.

Descriere – descrierea temeiurilor pentru încetare.

6.4.6. Sindicate

Utilizați tabelul Sindicat (fig. 6.25) pentru a parametriza coduri pentru sindicatele de activitate și de ramură de care aparțin angajații. De asemenea, aveți posibilitatea să introduceți și alte informații de bază despre aceste sindicate, cum ar fi numărul de telefon și adresa. După ce ați parametrizat codurile de sindicat, aveți posibilitatea să le asociați fiecărui angajat în parte, în fișa proprie. După ce ați asociat codurile de sindicat angajaților, aveți posibilitatea să vizualizați numărul total de angajați din companie care aparțin unui anumit sindicat, în câmpul Nr. de membri angajați din tabelul Sindicat.

Fig. 6.25 Sindicate

(modulul Resurse umane, Parametrizare, Sindicate)

Cod – codul de sindicat. Codul trebuie să fie unic, nu este posibil să aveți același cod de două ori într-un tabel. Aveți posibilitatea să parametrizați oricâte coduri doriți.

Nume – numele sindicatului.

Nr. telefon – numărul de telefon al sindicatului.

Nr. de membri angajați – afișează numărul de angajați (atât activi cât și inactivi) care fac parte din sindicatul de pe această linie. Programul calculează și actualizează automat conținutul acestui câmp utilizând câmpurile Stare și Cod sindicat din tabelul Angajat.

6.4.7. Contracte de angajare

Utilizați tabelul Contract angajare (fig. 6.26) pentru a parametriza coduri de contract de angajare pentru diferitele contracte pe care le utilizați în cadrul companiei. După ce ați parametrizat codurile de contract angajare, aveți posibilitatea să le asociați fiecărui angajat în parte, în fișa angajatului. După ce ați asociat angajaților codurile de contract angajare, aveți posibilitatea să vizualizați numărul total de angajați din companie care sunt angajați cu un anumit contract, în câmpul Nr. de contracte din tabelul Contract angajare.

Fig. 6.26 Contacte de angajare

(modulul Resurse umane, Parametrizare, Contacte de angajare)

Cod – codul contractul de angajare. Codul trebuie să fie unic, nu este posibil să aveți același cod de două ori într-un tabel. Aveți posibilitatea să parametrizați oricâte coduri doriți. Utilizați coduri care sunt ușor de memorat și care descriu contractul de angajare (de exemplu COLABORARE).

Descriere – introduceți o descriere pentru contractul de angajare.

Nr. de contracte afișează numărul de angajați activi care sunt angajați cu contractul de pe această linie. Programul calculează și actualizează automat conținutul acestui câmp utilizând câmpurile Stare și Cod contract angajare din tabelul Angajat.

6.4.8. Rude

Tabelul Rude (fig. 6.27) permite parametrizarea codurilor pentru rudele angajaților. De asemenea, aveți posibilitatea să utilizați acest tabel pentru a parametriza coduri pentru persoanele de contact apropiate ale angajatului, dacă acesta nu are familie. După ce ați parametrizat codurile de rude, aveți posibilitatea să legați o listă de rude la fiecare angajat în tabelul Rudă angajat.

Cod – codul rudei sau persoanei de contact apropiate a angajatului. Codul trebuie să fie unic, nu este posibil să aveți același cod de două ori într-un tabel. Aveți posibilitatea să parametrizați oricâte coduri doriți.

Fig. 6.27 Rude

(modulul Resurse umane, Parametrizare, Rude)

Descriere – descriere pentru ruda sau persoana de contact apropiată angajatului.

6.4.9. Articole diverse

Utilizați tabelul Articole diverse (fig. 6.28) în vederea parametrizării codurilor pentru foloasele primite de angajați și alte articole aflate în posesia acestora (de exemplu: chei, computere, mașini ale companiei ș.a.m.d.). După ce ați parametrizat codurile articolelor diverse, aveți posibilitatea să legați o listă de articole diverse la fiecare angajat, în tabelul Informații articole diverse.

Fig. 6.28 Articole diverse

(modulul Resurse umane, Parametrizare, Articole diverse)

Cod – codul pentru articolul divers, care poate fi în posesia unuia sau mai multor angajați. Codul trebuie să fie unic, nu este posibil să aveți același cod de două ori într-un tabel. Aveți posibilitatea să parametrizați oricâte coduri doriți. Utilizați coduri care sunt ușor de memorat și care descriu articolele diverse, de exemplu, CARTE CREDIT sau LAPTOP.

Descriere – descrierea articolelor diverse, care pot fi în posesia unuia sau mai multor angajați.

6.4.10. Confidențial

Tabelul Confidențial (fig. 6.29) se utilizează pentru a parametriza coduri pentru informațiile confidențiale legate de angajați, cum ar fi: salarii, planuri de acordare a acțiunilor, pensii etc. După ce ați parametrizat codurile de confidențialitate, aveți posibilitatea să legați o listă de informații confidențiale la fiecare angajat în tabelul Informații confidențiale.

Fig. 6.29 Confidențial

(modulul Resurse umane, Parametrizare, Confidențial)

Cod – codul pentru informația confidențială, care poate fi în posesia unuia sau mai multor angajați. Codul trebuie să fie unic, nu este posibil să aveți același cod de două ori într-un tabel. Aveți posibilitatea să parametrizați oricâte coduri doriți. Utilizați coduri care sunt ușor de memorat și care descriu informația confidențială, de exemplu, PENSIE sau ASIGURARE.

Descriere – descrierea informației confidențiale, care poate fi în posesia unuia sau mai multor angajați.

6.4.11. Calificări

Utilizați tabelul Calificare (fig. 6.30) pentru a parametriza coduri de calificare pentru angajați. Aceste coduri pot fi utilizate pentru diferite calificări ale angajaților: funcții, aptitudini de lucru cu computerul, studii, cursuri etc. Acest tabel vă permite să treceți în evidență și să actualizați în mod eficient calificările angajaților în alte părți ale programului. Dacă mai târziu veți avea nevoie de anumite calificări pentru un anumit post, aveți posibilitatea să vedeți dacă vreunul dintre angajați satisface aceste condiții, imprimând raportul Angajat – Calificări sau examinând fereastra Prezentare gen. calificare.

După ce ați parametrizat codurile de calificare, aveți posibilitatea să înregistrați una sau mai multe calificări pentru un anumit angajat în fereastra Calificări angajat. Programul va afișa o fereastră în care aveți posibilitatea să introduceți informații despre calificările angajatului.

Fig. 6.30 Calificări

(modulul Resurse umane, Parametrizare, Calificări)

Cod – codul de calificare. Codul trebuie să fie unic, nu este posibil să aveți același cod de două ori într-un tabel. Aveți posibilitatea să parametrizați oricâte coduri doriți.

Descriere – descrierea calificării. De exemplu, în cazul în care codul este WORD, conținutul câmpului descriere poate fi: abilități deosebite Word.

6.4.12. Grupe statistice angajați

Tabelul Grupă statistică angajați (fig. 6.31) se utilizează pentru a repartiza angajații grupurilor, în scopuri statistice.

Cod – codul pentru grupa statistică angajați. Codul trebuie să fie unic, nu este posibil să aveți același cod de două ori într-un tabel. Aveți posibilitatea să parametrizați oricâte coduri doriți.

Fig. 6.31 Grupe statistice angajați

(modulul Resurse umane, Parametrizare, Grupe statistice angajați)

Descriere – descriere pentru grupa statistică angajați.

6.5. Aplicații

6.5.1. Parametrizarea angajaților

Când parametrizați un angajat nou, există câmpuri care trebuie întotdeauna completate, câmpuri care pot fi completate după caz și câmpuri în care nu se poate introduce nimic. Pentru a parametriza angajați urmați:

Pasul 1: în modulul Resurse umane, selectați Angajați și deschideți fereasta Fișă angajat;

Pasul 2: pentru a deschide o Fișă angajat nouă, necompletată, apăsați F3 sau din meniul Editare selectați Nou. Completați câmpurile cu informații relevante despre angajat. Nu uitați câmpul Nr. este obligatoriu.

6.5.2. Înregistrare absență angajat

În program, aveți posibilitatea să înregistrați absențele unui angajat individual. Pentru a înregistra o absență a unui angajat urmați:

Pasul 1: în modulul Resurse umane, selectați Înregistrare absență și deschideți fereastra Înregistrare absență;

Pasul 2: faceți clic pe din câmpul Nr. angajat și selectați din Listă angajați angajatul înregistrat anterior. Completați câmpurile din tabelul Înregistrarea absență cu informații relevante despre acesta.

6.5.3. Parametrizarea adreselor alternative ale angajaților

Aveți posibilitatea să folosiți adresele alternative pentru a urmări în ce loc se află angajații, de exemplu dacă sunt în străinătate, într-o călătorie de afaceri etc. Pentru a parametriza adresele alternative ale angajaților urmați:

Pasul 1: în modulul Resurse umane, selectați Angajați și deschideți fereastra Fișă angajat în care selectați fișa angajatul parametrizat (clic , alegeți opțiunea Listă, OK);

Pasul 2: în fereastra Fișă angajat faceți clic pe și selectați Adrese alternative;

Pasul 3: completați câmpurile din Fișă adresă alternivă cu informațiile solicitate.

6.5.6. Asocierea codurilor de cauză a inactivității angajaților

Aveți posibilitatea să utilizați codurile pentru cauza inactivității pentru a defini diferitele motive pentru inactivitatea angajaților. După ce ați parametrizat codurile cauză de inactivitate, aveți posibilitatea să introduceți un cod pe fișa angajatului, pentru un angajat care este inactiv. Pentru a asocia angajaților coduri cauză inactivitate urmați:

Pasul 1: în modulul Resurse umane, selectați Angajați și deschideți fereastra Fișă angajat unde selectați fișa angajatului parametrizat (clic , selectați opțiunea Listă, OK) apoi faceți clic pe fila Administrație;

Pasul 2: faceți clic pe în câmpul Cod cauză inactivitate și completați în tabelul Cauze de inactivitate un cod nou. Selectați codul de inactivitate completat, OK.

6.5.5. Asocierea codurilor de informații confidențiale angajaților

Aveți posibilitatea să parametrizați coduri de informații confidențiale pentru informații confidențiale (de exemplu pensia acordată de companie, acțiuni etc.) legate de angajați. După ce ați parametrizat codurile de informații confidențiale, aveți posibilitatea să asociați unul sau mai multe coduri fiecărui angajat. Pentru a asocia angajaților coduri de informații confidențiale urmați:

Pasul 1: în modulul Resurse umane, alegeți Angajați și deschideți fereastra Fișă angajat în care selectați fișa angajatului parametrizat;

Pasul 2: faceți clic pe în fișa angajatului și selectați Informații confidențiale. Completați în fereastra Informații confidențiale o linie pentru a înregistra informațiile confidențiale relevante pentru angajat.

6.5.6. Asocierea codurilor de contract de angajare la angajați

Aveți posibilitatea să parametrizați coduri de contract de angajare, pentru diversele contracte pe care le utilizați în companie. După ce ați parametrizat codurile de contract de angajare, aveți posibilitatea să asociați un cod fiecărui angajat. Pentru a asocia angajaților coduri de contract de angajare urmați:

Pasul 1: deschideți fereastra Fișă angajat, selectați fișa angajatului parametrizat și faceți clic pe fila Administrație;

Pasul 2: în câmpul Cod contract angajare faceți clic pe . Completați în fereastra Contacte de angajare un nou contact.

Pasul 3: selectați contactul completat.

6.5.7. Asocierea codurilor de articole diverse la angajați

Aveți posibilitatea să parametrizați coduri articole diverse pentru beneficii ale angajaților și pentru articole diverse (de exemplu: chei, computere, birouri etc.) aflate în posesia angajaților. După ce ați parametrizat codurile pentru articole diverse, aveți posibilitatea să asociați unul sau mai multe coduri fiecărui angajat. Pentru a asocia angajaților coduri articole diverse urmați:

Pasul 1: deschideți fereastra Fișă angajat, deschideți fișa angajatului parametrizat, faceți clic pe și selectați Informații articole diverse;

Pasul 2: în fereastra Informații articole diverse, completați o linie pentru a înregistra diversele articole aflate în posesia angajaților.

6.5.8. Asocierea codurilor de temeiuri pentru încetare la angajați

Aveți posibilitatea să utilizați coduri de temeiuri pentru încetarea angajării, pentru a defini diferitele motive de încetare a angajării. După ce ați parametrizat codurile de temeiuri pentru încetarea angajării, aveți posibilitatea să introduceți un cod pe fișa unui angajat pentru care angajarea a încetat. Pentru a asocia angajaților coduri temeiuri pentru încetare urmați:

Pasul 1: deschideți fereastra Fișă angajat, selectați fișa angajatului parametrizat și faceți clic pe fila Administrație;

Pasul 2: în câmpul Temeiuri pentru cod te… faceți clic pe și completați în fereastra Temeiuri pentru încetare o linie cu informații.

Pasul 3: selectați codul completat.

6.5.9. Asocierea codurilor de calificare la angajați

Aveți posibilitatea să parametrizați coduri de calificare pentru diverse calificări, atât teoretice cât și practice, pe care le au angajații. După ce ați parametrizat codurile de calificare, aveți posibilitatea să asociați fiecărui angajat unul sau mai multe coduri. Pentru a asocia angajaților coduri de calificare urmați:

Pasul 1: deschideți fereastra Fișă angajat, deschideți fișa angajatului parametrizat, faceți clic pe și selectați Calificări;

Pasul 2: în fereastra Calificări angajat completați o linie pentru a înregistra calificările relevante ale angajatului.

6.5.10. Asocierea codurilor de rude pentru angajați

Aveți posibilitatea să parametrizați coduri pentru rudele și/sau persoanele de contact apropiate ale angajaților, pe care doriți să le contactați în caz de urgență. După ce ați parametrizat codurile de rudă, aveți posibilitatea să asociați unul sau mai multe coduri pentru fiecare angajat. Pentru a asocia angajaților coduri rudă urmați:

Pasul 1: deschideți fereastra Fișă angajat, deschideți fișa angajatului parametrizat, faceți clic pe și selectați Rude;

Pasul 2: în fereastra Rude angajat completați o linie pentru a trece în evidență rudele angajatului pe care doriți să le aveți la dosar.

6.5.11. Asocierea codurilor de sindicat pentru angajați

Aveți posibilitatea să parametrizați coduri pentru diferitele sindicate de activitate și de ramură din care fac parte angajații. După ce ați parametrizat codurile de sindicat, aveți posibilitatea să asociați un cod fiecărui angajat care face parte dintr-un sindicat. Pentru a asocia angajaților coduri de sindicat urmați:

Pasul 1: deschideți fereastra Fișă angajat, selectați fișa angajatului parametrizat apoi faceți clic pe fila Personal;

Pasul 2: în câmpul Cod sindicat faceți clic pe și completați în fereastra Sindicate o linie cu informații relevante.

Pasul 3: selectați codul completat.

6.5.12. Introducerea comentariilor despre angajați

Dacă doriți să introduceți informații despre un angajat, în plus față de cele pe care le introduceți în diferitele câmpuri din fișa angajatului, aveți posibilitatea să introduceți informații ca text în liniile de comentariu. Pentru a introduce comentarii despre angajați urmați:

Pasul 1: deschideți fereastra Fișă angajat, deschideți fișa angajatului parametrizat, faceți clic pe și selectați Comentarii;

Pasul 2: completați în fereastra Foaie comentarii o linie cu informații.

6.5.13. Inserarea imaginilor angajaților

Dacă aveți o imagine digitală a angajatului (o imagine care este un fișier în format .bmp), aveți posibilitatea să o inserați în fișa angajatului. Pentru a insera imaginile angajaților urmați:

Pasul 1: deschideți fereastra Fișă angajat apoi faceți clic pe și selectați Imagine;

Pasul 2: faceți clic pe Imagine, Import;

Pasul 3: selectați unitatea de stocare, calea și numele fișierului, apoi faceți clic pe Deschidere.

Poza este acum importată în fereastra Imagine angajat. Pentru a vizualiza poza din fișa angajatului, selectați Angajat, Imagine. Dacă doriți o copie a pozei într-un fișier separat, selectați Imagine, Export. Precizați unitatea de stocare, calea și numele fișierului către care se va realiza exportul imaginii.

BIBLIOGRAFIE

Basoglu, N., Daim, T., Kerimoglu, O. – Organizational adoption of entreprise resource planning systems: A conceptual framework, Journal of High Technology Management Research, 18, pp. 73-97, 2007.

George Căruțașu – Sisteme integrate ERP și CRM MS Dynamics NAV 2009, Editura Universitară, 2011.

Malhotra, R., Temponi, C. – Critical decisions for ERP integration: Small business issues, International Journal of Information Management, nr. 30, pp. 28-37, 2010.

Morabito, V., Pace, S., Previtali, P. – ERP Marketing and Italian SMEs, European Management Journal, 23 (5), pp. 590-598, 2005.

Ngai, E.W.T., Law, C.C.H., Wat, F.K.T. – Examining the critical success factors in the adoption of enterprise resource planning, Computers in Industry, pp. 548-564, 2008.

Oz, E. – Management Information Systems, Ediția a 6-a, Thompson Course Technology, SUA, 2009.

Rashid, M.A., Hossain, L., Patrick, J.D. – The evolution of ERP systems: A historical perspective, Idea Group Publishing, 2002.

Microsoft Official Training Materials for Microsoft Dynamics.

http://www.apics.org

Acasă

http://www.comunitateaerp.ro

http://www.consultantaerp.ro

http://www.dexonline.ro

http://www.erpromania.ro

http://www.rubinian.com/dictionar_detalii.php?id=1362

http://www.seniorerp.ro

http://www.skf.com/ro/our-company

http://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Declaratii_R/394.html