SERVICIUL GOOGLE DOCS SI UTILIZAREA LUI IN MEDIUL DE AFACERI Coordonator Științific Conf. Univ. Dr. Anca Mehedințiu Absolvent Fotolescu… [309446]

Universitatea din Craiova

Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor

Informatică Economică

SERVICIUL GOOGLE DOCS SI UTILIZAREA LUI IN MEDIUL DE AFACERI

Coordonator Științific

Conf. Univ. Dr. Anca Mehedințiu

Absolvent: [anonimizat], 2018

Cuprins

Introducere………………………………………………………………………………pg. 3

Capitolul 1. Soluții IT pentru mediul de afaceri

Soluții ERP…………………………………………………………………………pg. 4

Soluții eBusiness…………………………………………………………………pg. 9

Dezvoltarea afacerilor prin instrumente Google………………………pg. 16

Capitolul 2. Utilizarea Google Docs in activitatea firmelor

2.1 Documente………………………………………………………………………….pg.18

2.2 Foi de Calcul

2.3 Prezentări

2.4 Formulare

2.5 Studiu de caz: Aplicabilitatea Google Docs în domeniu

2.6 Integrarea Instrumentelor Google Docs cu alte Servicii Google

Concluzii

Bibliografie

INTRODUCERE

Serviciul Google Docs este o aplicație oferită gratuit de către Google care permite: [anonimizat], [anonimizat], stocarea si descărcarea documentelor.

[anonimizat], prezentări, dar și formulare ce pot fi accesate oriunde.

Dispune de următoarele facilități:

Formatarea textului si a [anonimizat], pe care sa o [anonimizat].

Google Docs a fost creat tocmai pentru a facilita antreprenorilor administrarea propriilor afaceri.

Indiferent de domeniul de activitate(Banking, Leasing, Trading, etc. ), conferă utilizatorilor o [anonimizat], [anonimizat], prezentări, etc. [anonimizat](calculator, laptop, telefon sau tabletă) prin simpla conectare a contului de Gmail.

Un mare avantaj al serviciului Google Docs este că permite lucrul in echipă la nivel internațional datorită conecterii foarte simple. [anonimizat].

Documentele, [anonimizat], cat si in spatiul WEB.

Cap. I SOLUȚII IT PENTRU MEDIUL DE AFACERI

Solutii ERP (Enterprise Resource Planning)

[anonimizat], care să le ajută în gestionarea proceselor de afaceri. [anonimizat], ce este un sistem ERP.

Definiția 1: Sistemul ERP reprezintă o multitudine de module software prin care se obține integrarea tuturor informațiilor disponibile într-o organizație, cu scopul de a optimiza resursele disponibile acesteia.

Definiția 2: este instrumentul software care optimizează integrarea tuturor datelor dintr-o asociație într-o planificare unică. Are scopul de a asigura transparența datelor în cadrul unei asociații și să ajute accesul la orice tip de dată pentru a desfășura o activitate.

Definiția 3: reprezintă un set de sisteme ce se bazează pe legatura client/server dezvoltate pentru procesarea tranzacțiilor și ajută integrarea tuturor proceselor, din faza de planificare a proceselor, dezvoltăre a producției, până la relațiile cu furnizori, clienți sau alți parteneri de afaceri.Enterprise Resource Planning fiind considerată drept expresia cea mai sigură a corelației dintre economic și informație.

Definiția 4: un sistem de informații contabil bazat pe conexiuni grafice de utilizator, baze de date relaționale, limbaje de generația a IV-a, instrumente CASE și legatură client/server.

Definiția 5: este un concept legat de administrarea întreprinderii care vizează eficacitatea prin planificarea riguroasă a resurselor, urmărire și replanificare.

Conceptul poate fi separat de ideea de sistem informatic. Ca și software, ERP reprezintă software-ul destinat managementului companiei, care susține și verifică sistemul managerial ERP. Toate componentele unei operațiuni de business sunt aduse de acest sistem integrând din puct de vedere al datelor si fluxurilor de date aceste componente. ERP acționeaza într-o companie asemenea unui aparat de asigurare a creșterii productivității și reducerea la maxim a procedurilor de realizare a serviciilor unei organizații într-un sistem tipizat. Introducerea unui sistem ERP pentru a înlocui aplicații independente elimina nevoia unor interfețe externe pentru a asigurarea optimă de relaționare a aplicațiilor. Alături de acest avantaj primordial, aceste sisteme oferă și alte avantaje suplimentare, precum costurile pentru mentenanță scăzute si un nivel de raportare crescut si eficient. Conțin deasemenea și soluții de securitate informatică, oferind protecție de atacuri din exterior.

Un sistem Enteprise Resource Planning este o rezolvare software din grupa aplicațiilor economice, pe mai multe module, ce incorporează toate procedeele economice ale entității cu scopul de a optimiza și crește eficacitatea acesteia. Sistemul ajută la administrarea afacerii, la structurarea deciziilor de management prin oferirea de rapoarte cu un grad foarte mare de preizie, asigurând un timp scurt și un mod de organizare relațional al datelor.

Rivalitatea existentă pe piață, necesită nevoia unui management rapid și de calitate, volumele de date ce se utilizeaza fiind imense, sistemele clasice fiind depășite, de aceea este nevoie de rezolvari rapide pentru a permite extragerea informațiilor necesare în procedeull de stabilire inteligentă al deciziilor. Un sistem ERP este un sistem de administare, un mecanism software care ajută la adaptarea tuturor datelor dintr-o asociație într-un program unic. Scopul ERP este de asigurare a transparenței informațiilor în cadrul unei comunități și să ușureze accesul la orice tip de informație necesară în activitate.

Aplicațiile de planificare a resurselor entității sunt concepute pentru a fi miezul unei companii, tind să includă toate detașamentele și funcțiile unei companii într-un singur aparat informatic ce poate servi tuturor necesităților particulare ale oricărui institut.

Facilitarea unui singur produs informatic care să găsească soluții tuturor cerințelor atât personalului din instanța financiară, cât si a celor de la resurse umane sau a celor de la producție este foarte dificilă, deoarece fiecare unitate administrativă are sisteme informatice specializate și optimizate personale pentru nevoile individuale proprii. Însă ERP le integrează pe toate acestea într-un singur program asociat cu o bază de date comună, astfel încât comunicarea dintre departamente fiind mult mai accesibilă.

Un sistem de tip ERP (Enterprise Resource Planning), in traducere Planificarea Resurselor Intreprinderii, este destinat managementului integrat al tuturor proceselor si operatiunilor dintr-o companie in cadrul unei platforme informatice unice. Aplicatiile ERP se remarca prin capacitatea de a reuni oameni, know-how, componente de software si hardware, pe care le face disponibile intregii organizatii, contribuind pe aceasta cale la atingerea obiectivelor specifice si generale ale companiei. Un ERP este alcatuit din module specifice, destinate diferitelor arii functionale, precum Vanzari, Achizitii, Productie, Financiar, Contabilitate si altele, cu mentiunea ca acestea sunt complet integrate si acceseaza o baza de date comuna.

Datele reprezinta unitatea de masura principala a unui sistem ERP, iar baza de date este depozitul central in care acestea sunt stocate si organizate. Legatura dintre baza de date si functionalitatile pe care le indeplineste sistemul ERP este realizata prin intermediul aplicatiei ERP.

Aceasta este responsabila cu activitatile de culegere, validare, prelucrare, transfer sau export al datelor, activitati pe care le realizeaza prin intermediul interfetei. Sistemul ERP poate realiza culegerea datelor prin diferite metode, precum:

Introducerea de catre operatori: de la tastatura sau in mod direct – prin scanarea codurilor de bare, de exemplu

Importul din alte baze de date

Transferul cu ajutorul tehnologiei EDI (Electronic Data Interchange)

Pe scurt, rolul aplicatiei ERP este de a face legatura intre baza de date si utilizator, prin intermediul interfetei pe care o pune la dispozitie.

Sistemul ERP este alcatuit din diferite module, destinate gestionarii unor activitati specifice:

Administrare – pentru definirea nivelelor de acces la informatie, personalizarea documentelor sau setarea actiunilor de back-up.

Controlling – permite planificarea parametrilor financiari ai companiei: stabilirea si urmarirea bugetelor de venituri si cheltuieli.

Contabilitate – destinat automatizarii operatiunilor contabile generale si obtinerii situatiilor financiare contabile, aferente standardelor europene.

Trezorerie – permite urmarirea tuturor operatiunilor financiare si structurarea logica a acestora.

Mijloace Fixe – destinat urmaririi in detaliu a operatiunilor desfasurate asupra mijloacelor fixe pe intreaga durata de functionare a acestora.

Preturi – pentru gestionarea intuitiva si eficienta a preturilor de achizitie si de vanzare.

Vanzari – pentru organizarea si urmarirea activitatii de vanzare precum si procesarea documentelor specifice.

Aprovizionare – destinat gestionarii activitatii de aprovizionare.

Productie – pentru gestionarea retetelor de productie, a bonurilor de intrare sau de consum, wizard-uri de generare automata a documentelor, obtinerea de rapoarte de stoc etc.

Stocuri – destinat gestionarii in timp real a stocurilor si urmaririi caracteristicilor acestora.

Parc auto – ofera evidenta permanenta a activitatii fiecarei masini din parcul auto.

Logistica – pentru planificarea resurselor de infrastructura, in vederea utilizarii lor in mod optim.

Nomenclatoare – contine informatii despre clienti, produse, gestiuni, locatii, personal etc. si permite definirea informatiilor companiei si maparea fluxurilor de lucru.

Spatiu de lucru – centralizeaza activitatile de operare a datelor curente si emiterea rapoartelor de sinteza.

Personal – definirea angajatilor si urmarirea operatiunilor cu acestia.

Rapoarte – generarea de rapoarte diverse pentru fiecare departament sau componenta a companiei.

Lista modulelor este deschisă, funcție de gradul de complexitate al fiecărui sistem ERP.

În cadrul unui implementări, la acestea se mai pot adăuga diverse module dedicate unei anumite industrii (așa-zisele “verticale”), plus dezvoltările realizate de către implementator doar pentru acel client.Structura modulară a unui sistem ERP este foarte importantă, întrucât asigură o mare flexibilitate și adaptabilitate. Dacă e permanent nevoie să fie adăugate funcționalități noi, adăugarea cu ușurință de module e crucială.

Principalele câștiguri sunt înșiruite mai jos:

Scăderea însemnată a timpului de prelucrare a unei comenzi. Ținând cont că străbaterea traseului se face în mod mecanizat, este clar că timpul este foarte micșorat. Personalul din fiecare sector accesează aceleași date, ce pot sa le afișeze și/sau transforma în situație de nevoie. Atunci când un sector termină munca la o anumită cerere, aceasta este direct gestionată de către ERP către succesorul sector.

Poate fi urmarită în orice clipă faza în care este o comandă. Pentru asta, este îndeajuns să te legi la sistemul ERP pentru a vizualiza la ce sector este respectiva comandă.

În manieră similară cu procesul de fabricare a comenzilor de la cumpărători, ERP poate produce câștiguri și la restul detașamentelor ale societății, spre exemplu cele care se îngrijesc de contabilitate si de expunerile financare.

Utilizând programul ERP potrivit, se poate înmulți reușita societății:

se administrează ușor grupările complete, canale de piață și scenarii de afaceri

se egalizează procesele și convenția de afaceri

se maximizează resursele și activele importante ale entității

se grăbește timpul de fabricare și timpul de exploatare

se perfecționează serviciile puse la dispoziția personalului si cumpărătorilor, ca de exemplu îndeplinirea lor.

Chiar dacă câștigurile aduse firmei sunt importante, în aceeși vreme și paguba poate fi mai mare decât câstigul, atunci când ERP nu este pus la punct dar și atunci când nu vine cu modificări in modul de alcătuire al firmei.

Cele mai de seama inconveniente ale sistemelor ERP sunt:

prețul sistemelor ERP poate fi ridicat;

introducerea poate fi anevoioasă și pe o perioadă lungă; chiar dacă extrem de mulți comercianți arată in publicitate că introducerea se face in 3-6 luni, în cele mai multe cazuri timoul adevărat este in proporție de 1-3 ani;

punctul de pornire posibil sa reducă remarcabil activitatea firmei, fiindcă personalul era familiarizat cu vechile aplicații, iar noul sistem informatic integrat adaugă nu doar noi aplicații, dar și schimbări in funcționarea lor;

introducerea ERP presupune extrem de multe schimbări în modul de muncă al zonelor firmei. Ținând cont de toate inferioritățile, se poate vedea de ce cele mai multe introduceri ale ERP nu și-au îndeplinit țelul. Pentru că nu este atât de remarcabil sistemul informatic, cât schimbările în modul de munca ale entității.

Esențialele argumente pentru care entitațile trebuie să monteze și să îndeplinească un sistem ERP sunt înșiruite mai jos:

Adaptarea datelor financiare. Atunci când managerul unei firme încearcă să dezvăluie succesul colectiv total al firmei, el poate descoperi mai multe forme ale poziției reale a companiei

Adaptarea datelor despre comenzile de la cumpărători. Sistemul ERP este locul unde sunt prelucrate comenzile de la cumpărător din momentul în care acestea sunt recepționate de către serviciul de relații cu clientii până când produsele sunt expediate și este scoasă factura pentru tranzacția respectivă. Punând aceste date într-un singur sistem, poate fi mai ușor de reperat parcursul unei comenzi, nivelul în care ea se află indiferent de moment, și de asemenea, pot fi controlate mai ușor toate sectoarele companiei, indiferent oriunde s-ar afla.

Conformarea și creșterea nivelului de producție. Sistemele ERP oferă ipoteza pentru raționalizărea diferitelor faze ale procesului de producție, raționalizare ce scade costurile, crește viteza și productivitatea detațamentului actual.

Scade timpul pierdut prin înregistrare. Fiind cunoscută tot timpul stadiul stocurilor, pot fi făcute proiecte mult mai exacte de expediere a produselor la cumpărători și gestionarea mult mai bună a livrării acestora.

Adaptează datele pentru resursele umane. Un sistem ERP aduce câștiguri în plus deoarece adaugă un sistem standardizat de localizare a acțiunii personalului și de comunicare între aceștia.

Prețul introducerii unui sistem standardizat de tip ERP este extrem de complicat de prevăzut, deoarece el este dependent de mai multe configurații, cum ar fi:

– numărul de sectoare ale firmei care vor fi tratate;

– numărul de inflexiuni care vor fi inserate;

– munca necesară pentru adăugarea sistemelor existente;

– doleanța de modificare a entității;

– cât de închegat se vrea să fie proiectul.

Există o cutumă pe care foarte mulți experți au folosit-o pentru a evalua costul total al introducerii unui sistem ERP și anume înmulțirea cu 6 a costului licenței. Acum câțiva ani, faimoasa firma de cercetare MetaGroup Inc. a făcut un studiu de piață pe un selecție format din 63 de firme de toate felurile și din mai multe industrii, de la intreprinderi până la entități uriașe, pentru a vedea care a fost costul total (TCO – total cost of ownership) al introducerii sistemului ERP, aici introducându-se costul cu resursele hardware, licențele software, serviciile profesionale și prețurile din interiorul firmei. Costul mediu rezultat pentru cele 63 de firme prezente la cercetare a fost de 15 milioane USD, cel mai mare fiind de 300 milioane USD, iar cel mai mic fiind de 400.000 USD. Chiar dacă este greu de tras concluzii din urmărirea unei cercetări realizate pe companii diversificate, totuși este foarte clar că un sistem ERP nu este deloc ieftin, ba chiar din contra, prețul este destul de ridicat.

Cu excepția acestora, la introducerea ERP mai există și niște costuri neștiute, care sunt destul de dificil de măsurat și de previzualizat. Oamenii de știință și cei ce produc softuri ERP consideră că următorii factori sunt cei ce au cel mai mare impact in aprecierea eronată a prețului:

Pregătirea profesională a personalului. De obicei acesta este cea mai importantă cauză care este subevaluat la crearea bilanțului pentru introducerea ERP. Cheltuielile pentru învățare sunt foarte costisitoare deoarece mereu persoanele angajate trebuie să învețe noi procedee, nu doar să cunoască o nouă interfață.În detaliu, firmele ce oferă asistență nu pot ajuta foarte mult, deoarece ele sunt pregătite pentru darea de consiliere pentru felul în care rulează sistemul software efectiv, nu pentru felul cum se derulează acțiunea în fiecare entitate. De obicei prețul reflectat corect cu pregătirea trece peste costul bugetat de două-trei ori.

Adaptarea și probarea. Compunerea și testarea acordului dintre aplicația ERP și alte componente software pe care le are introduse frima reprezintă de asemenea unul dintre cele mai subevaluate prețuri. Construirea relației este un proces destul de complex, mai ales atunci când părțile software care exista, sunt învechite și compania ce le produce nu mai oferă sprijin pentru ele sau nu se mai găsesc pe piață.

Personalizarea. În afară de construcția legăturilor către instrumentele existente ale firmei, mult mai scumpe și ceva ce trebuie ocolit pe cât posibil este catalogarea miezului software-ului ERP. Aceasta trebuie însă produsă în momentul în care ERP nu îngrădește unul din acțiunile firmei, și trebuie adpotată să realizeze și acest aspect. Totuși se sugerează ocolirea cât mai posibilă a acestui lucru, deoarece pe lângă

faptul că este foarte scumpă, editarea nucleului softului ERP face mult mai grea reînoirea în momentul în care a apărut o nouă versiune.

Schimbarea informaților. Chiar dacă puține companii recunosc asta, totuși foarte multe din informațiile stocate în softurile vechi nu sunt de prea mare noutate și relevanță. Schimbarea lor și transferarea în sistemul client-server cerut de ERP este costisitor și presupune destul de multe probleme practice.

Plata consultanților. Introducerea ERP necesită cererea la servicii de asistență și pregătire a angajaților ce încearcă să crească fără limite. Pentru a preveni aceasta, la semnarea convenției cu compania ce asigură consultanța trebuie stabilite și date cantitative, reflectată în necesitatea ca un anumit număr dintre angajații companiei să fie abilitați să treacă peste anumite teste la finalul perioadei de pregătire.

Schimbarea angajaților primari. Galeria sistemelor ERP este o piață foarte competitivă, astfel cu cât introducerea sistemului ERP din firmă este terminată cu atât în interiorul companiei se formează experți ERP. Astfel este probabil ca entități concurente să-i atragă pe bază de salarizări si bonusuri mai mari decât este pregătită compania actuală să le ofere. Dacă plecarea acestora nu poate fi oprită sub nicio formă, atunci se vor plăti sume considerabile acelorași oameni ce se întorc sub formă de asistanți sau a altora pe poziții asemănătoare.

Munca echipelor de implementare este nesfârșită.Chiar dacă majoritatea firmelor vor sa trateze introducerea sistemului ERP la fel ca oricare alt proiect, acest lucru nu este valid. Nu este posibil ca odată pachetele software instalate, fiecare funcționar să realizeze treaba pe care o realiza înainte. Datorită faptului că cei care au lucrat la introducere cunosc orice amănunt al procedeului de vânzare mai bine chiar decât cei de la sectorul de vânzări și sunt mai bine pregătiți în procesul de producție decât cei de la departamentul operațional, aceste persoane sunt importante și cu o valoare considerabilă. Firmele nu-și permit să trimită aceste persoane să acționeze la fel cum o făceau inițial pentru că sunt foarte multe de făcut după introducerea ERP. Întocmirea de rapoarte pentru a genera date din softul ERP va obliga echipa să lucreze pentru cel puțin încă un an. Foarte puține firme includ în capital cheltuieli pentru munca de după introducerea softului, astfel că de multe ori se ajunge la realimentări de fonduri și de angajați, imediat după ce sistemul a intrat în cercetare, cu mult timp înainte ca beneficiile sa fie aduse.

Asteptarea beneficiilor. Una dintre cele mai importante greșeli ale firmelor este că așteaptă ca imediat după ce ERP a fost implementat, beneficiile să fie vizibile.Conform unui sondaj efectuat de Deloitte a rezultat faptul că mai mult de 15% din companiile investigate au trecut prin diminuări de performanță la scurt timp după ce ERP a fost implementat, din cauza numărului mare de schimbări pe care le cere acesta. Beneficiile apar abia după utilizarea intensă pe o perioadă de timp și producerea de schimbări în procedeul de producere.

1.2 Solutii eBusiness

Pentru ca o afacere să persiste este necesar ca posibilii ei clienți să știe de existența acesteia. World Wide Web oferă o oportunitate unică, aceea de a permite lumii să afle despre existența companiei, despre produsele și serviciile pe care ea le oferă și dispune de mijloacele care permit clienților să comande produsele și serviciile pe care firma le oferă, toate acestea utilizând Internetul.

Afacerile derulate pe Web sunt asemănătoare afacerilor realizate într-o manieră tradițională: oferă posibilitatea de a vă prezenta potențialilor clienți sau parteneri, să afle cine sunteți, ce faceți, ce produse le puteți oferi și unde puteți fi găsiți.

Prezența companiei pe Web, prin intermediul unui site are câteva avantaje clare comparativ cu deschiderea unui sediu fizic al firmei. Avantajele pot fi împărțite, în funcție de beneficiarul lor direct, în avantaje directe ale firmei, avantaje ale beneficiarilor produselor și serviciilor firmei și avantaje ale societății.

Principalele avantaje aduse activității firmelor de care diferitele tipuri de afaceri electronice sunt:

• Facilitează extinderea activității, asigurând acces rapid la piețele locale și naționale, dar mai important și la piețele internaționale;

• Scăderea costurilor cu desfășurarea activității firmei, în special acelea cu realizarea, procesarea, distribuirea, păstrarea și regăsirea informațiilor păstrate pe hârtie; în cazul afacerilor electronice sunt folosite soluții informatice, automatizate, pentru aceste activități;

• Creează posibilitatea modelării facile a produselor și serviciilor conform nevoilor cumpărătorilor;

• Costuri de comunicație, transport sunt mult reduse.

Avantajele consumatorilor sunt numeroase, dintre care sunt enumerate:

• Oferă posibilitatea consumatorilor să cumpere sau să efectueze tranzacții 24 h/zi, în tot timpul anului din aproape orice locație;

• Acordă consumatorilor mai multe posibilități de alegere;

• Cumpărătorii pot să aleagă mai ușor cel mai mic preț pentru un produs sau serviciu;

• Permite livrarea rapidă a produselor și/sau serviciilor (în unele cazuri);

• Consumatorii pot să primească informație relevantă într-un timp scurt: în câteva secunde și nu în zile sau chiar săptămâni cum este cazul în multe afaceri tradiționale;

• Face posibilă participarea la licitații virtuale;

• Facilitează competiția, ceea ce duce la scăderea prețurilor produselor și serviciilor;

• Permite consumatorilor să interacționeze cu alți cumpărători prin intermediul comunităților electronice, să schime impresii și să-și compare experiențele.

De asemenea, afacerile electronice aduc o serie de avantaje societății, printre care:

• Oferă posibilitatea mai multor persoane să lucreze de acasă și să cumpere de acasă, ceea ce poate duce, în timp, la scăderea traficului auto și la scăderea poluării;

• Anumite mărfuri pot fi vândute la prețuri mai mici, acest lucru avantajându-i pe cei cu venituri mai mici, contribuind astfel la protecția socială;

• Afacerile electronice contribuie la creșterea eficienței și/sau îmbunătățirea calității produselor și serviciilor.

Pe lângă aceste avantaje, afacerile electronice au și o serie de limite. Cele mai importante neajunsuri ale afacerilor electronice sunt:

• Lipsa unor standarde universal acceptate pentru calitate, securitate și încredere în afacerile electronice;

• Instrumentele de dezvoltare software pentru derularea afacerilor electronice sunt încă în plină evoluție;

• Existe unele dificultăți în ceea ce privește integrarea aplicațiilor software de comerț electronic cu unele aplicații existente și bazele de date;

• Accesul Internet este încă scump și/sau inoportun pentru o mare parte a populației. În ultimii ani s-a constatat o creștere a afacerilor electronice și în țara noastră și tendința este de creștere continuă.

În ceea ce privește afacerile electronice există o multitudine de categorii în care aceste sunt împărțite. Strâns legate de afacerile electronice este comerțule electronic.

Comerțul electronic (e-commerce) este procesul de cumpărare, vânzare sau schimb de produse, servicii sau informații prin intermediul rețelelor de calculatoare.

Afacerile electronice (e-business) nu se limitează la cumpărarea și vânzarea de bunuri sau servicii, ci includ și facilități pentru servirea cumpărătorilor, colaborarea cu partenerii de afaceri sau conducerea unei organizații prin mijloace electronice. Acum câțiva ani Hewlett-Packard lansa sub numele de servicii electronice (e-services), o serie de soluții complete pentru afaceri, formate dintr-o componentă hardware, o parte software și consultanță pentru afaceri. Există posibilitatea ca numai anumite activități din cele ale afacerilor tradiționale să fie automatizate. Astfel afacerile electronice pot fi parțiale sau totale și ele presupun desfășurarea a cel puțin uneia din următoarele activități:

• Prezenta on-line ( existența unui site de prezentare);

• Comanda on-line;

• Plata on-line;

• Transmiterea on-line a produsului sau serviciului.

Strâns legată de comerțul electronic este piața virtuală, aceasta reprezentând locul unde se întâlnesc cumpărătorii și vânzătorii pentru schimbul de produse, servicii sau informații contra bani. Activitățile din categoria afacerilor electronice sunt acele părți ale afacerilor tradiționale care pot fi automatizate și mai mult, se pot desfășura pe Internet. Afacerile electronice existente la ora actuală au fost împărțite în câteva mari categorii și anume:

Business to Business (B2B)

Business to Consumer (B2C)

Consumer to business (C2B)

Consumer to consumer (C2C) / e-auction

M-commerce (comerțul mobil)

E-banking

E-directories;

E-engineering;

E-gambling

E-learning

E-mailing;

E-working

E-operational resources management

E-procurement

E-trading/ e-brokering;

E-leasing

Government-to-business (G2B)

Government-to-consumer (G2C)

Business to Business (B2B) reprezintă un model de tranzacție electronică în care toți utilizatorii care iau parte la afaceri sunt firme sau organizații. Acest tip de comerț folosește drept mijloc de legătură extranetul vânzătorul de servicii. Celelalte categorii de comerț electronic folosește ca mijloc de comunicație rețeaua Internet.

Business to Consumer (B2C) este un mijloc de tranzacționare electronic în care firmele oferă persoanelor fizice, cu ajutorul magazinelor on-line (s-shop) mai multe servicii asemanătoare celor ale comerțului tradițional: informații despre produsele/serviciile, oferte speciale, reduceri, plata electronică a produselor cumpărate, achiziționarea de produse. Bazarele electronice au la bază un site Web care este administrat de o firmă pentru promovarea și vânzarea de produse și/sau servicii. Un magazin virtual conține un catalog de produse și/sau servicii cu descrierea aferentă fiecărei poziții. Catalogul este gestionat prin intermediul unui ”Sistem de Gestiune al Bazelor de Date(SGBD)” cu ajutorul căruia sunt salvate și upgradate date privind produsele și/sau serviciile oferite. Magazinele online includ funcții pentru cercetarea și vizualizarea produselor, preluarea comenzilor și efectuarea plăților (sau inițierea acestora).Exemple de afaceri B2C sunt: www.emania.ro și www.amazon.com………………………………………………………………………………… (figura 1.1).

Fig. 1.1

Consumer to business (C2B) este o categorie de tranzacții electronice în care consumatorii folosesc Internetul pentru a-și vinde produsele sau serviciile companiilor și/sau caută vânzători să mizeze pentru produsele sau serviciile de care au nevoie.

Consumer to consumer (C2C)/e-auction – model în care persoanele fizice își vând direct altor persoane produsele și serviciile prin intermediul unor licitații on-line. Un exemplu este www.okazii.ro………………………………………………………………………………..(figura 1.2)

Fig 1.2

M-commerce sau comerțul mobil în care tranzacțiile și activitățile de comerț electronic sunt conduse prin intermediul telefoanelor mobile. Cele mai frecvente servicii oferite sunt livrarea de informații, vânzarea de bilete la spectacole etc.

E-banking presupune realizarea de tranzacții bancare on-line, transfer de bani din conturile deschise la bănci, plăți electronice, consultanță bancară. Un astfel de exemplu este serviciul e-bcr oferit de Banca Comercială Română (figura 1.3)

Fig 1.3

E-directories sau cataloage de informații sunt site-uri, ca de exemplu www.yahoo.com, care își organizează informațiile pe categorii de concepte. Regăsirea informațiilor se face pe baza unor arbori de căutare.

E-engineering pentru proiectarea electronică distribuită realizată pe Web.

E-gambling oferă jocuri de noroc virtuale. Un exemplu este CasinoPalace.com (figura 1.4).

Fig 1.4

E-learning reprezintă sisteme instruire virtuală. De exemplu www.moodle.com (figura 1.5).

E-mailing sunt foarte cunoscutele serviciile de poșta electronică.

E-working sau întreprinderi virtuale, un exemplu fiind www.e-working.net (figura 1.6).

Fig 1.6

E-operational resources management oferă echipamente de calcul, produse pentru întreținere și reparații etc.

E-procurement (aprovizionare electronică) folosită pentru procurarea bunurilor și serviciilor de către marile companii și autorități publice. Prin publicarea pe Web a specificațiilor ofertei, scad atât timpul cât și costul de transmisie, mărindu-se și numărul de firme care iau parte la licitație. Sistemul duce la creșterea concurenței și automat scăderea prețului.

E-trading/e-brokering sisteme de bursa virtuală folosite pentru cumpărarea și vânzarea on-line a acțiunilor. De exemplu site-ul Bursei de Valori Bucuresti www.bvb.ro (figura 1.7).

Fig 1.7

Prin e-leasing sunt oferite sisteme de leasing electronic, cum ar fi www.leasing.ro (figura 1.8).

Fig 1.8

Government-to-business (G2B) reprezintă un model de afaceri electronice în care o instituție guvernamentală cumpără sau vinde bunuri, servicii sau informații persoanelor juridice. La noi în țară a cunoscut o dezvoltare rapidă www.e-licitatie.ro. (figura 1.9)

Fig 1.9

Government-to-consumer (G2C) – Acoperă relații guverncetățeni la nivel de informare și prestare de servicii publice. În această categorie intră site-urile pentru plata on-line a taxelor și impozitelor.

Dezvoltarea afacerilor prin instrumente Google

Cele mai importante instrumente Google care pot fi utilizate la dezvoltarea afacerilor sunt:

Google Analitycs. Cu ajutorul google analitycs ai acces la numarul de vizitatori al site-ului/magazinului tau online, la sursele de trafic si multe alte informatii pretioase. Il consider unul din cele mai performante si complexe intrumente de masurare a traficului. este un instrument bun de utilizat pentru afacerile care au un website. Este un instrument ce te va ajuta să monitorizezi traficul de clienți pe website și să afli multe detalii cu referire la aceștia, cum ar fi: zona de proviniență, device-ul de pe care au accesat website-ul, de pe ce site-uri provin, care este traseul lor, cât timp se rețin pe webiste-ul tău. Analiza detaliată a traficului te pot ajuta să-ți optimizezi conversia, sau mai bine zis, să transformi cât mai mulți vizitatori în cumpărători.

2. Google Alerts. Daca vrei neaparat sa aflii pe email ultimele noutati din domeniul tau, seteaza-ti alertele google. Practic, in urma cuvintelor cheie pe care le scrii in alerts, vei primi pe email site-urile indexate de google ce contin respectivele cuvinte.
De exemplu, una din alertele setate de mine este “comert online”. In momentul in care google indexeaza un site/blog ce contine cuvintele comert online primesc pe email link-urile respective.

3. Google Groups. Poti crea un grup de persoane cu care ai interese comune, sa te conectezi cu oamenii din domeniul tau de activitate sau, de ce nu, cu clientii tai. Grupurile google pot fi un instrument puternic de marketing daca sunt folosite inteligent. Grupul creat de tine poate fi public sau privat. Deasemeni, poti adera la grupurile existente si care iti prezinta interes. Ultimele modificari facute de google ( decembrie 2010 ) ofera o interfata mult mai intuitiva decat cea cu care eram obisnuiti.

4. Directory. Gasesti site-uri pe categorii. Directorul google este locul in care neaparat trebuie sa ai site-ul/magazinul listat, mai ales din considerente SEO.

5. Google Adwords. Este un sistem de publicitate online in care platesti doar atunci cand cineva iti acceseaza pagina in urma unui anunt publicitar google. In acest articol prezint pe scurt instrumentele google, insa adwords merita articole intregi si studii complexe. Nu ies din formatul acestui articol asa ca va scriu principalele avantaje ale google adwords:

Reclama ta apare doar persoanelor interesate ( targetare puternica ).

Iti faci publicitate in functie de bugetul disponibil.

Ai control asupra campaniilor  publicitare si a cheltuielilor.

Beneficiezi de un sistem complex de gestiune si rapoarte.

Este instrumentul Google, care oferă doar parțial servicii gratuite. Acesta, în principal, oferă posibilitatea afacerilor ce țin să se promoveze online, să creeze campanii de marketing în Hello jurul diferitor cuvinte cheie. Funcționează la fel de simplu: alegi cuvintele cheie, îți stabilești un buget, iar site-ul tău va apărea de fiecare dată pe prima pagină ori de câte ori, cineva va însera la căutări cuvântul cheie stabilit. Pe lângă instrumentul de promovare care necesită investiții, google Sdwords vă oferă posibilitatea să utilizați instrumentul planificatorul de cuvinte, care vă vă ajută să faceți SEO(Search Engine Optimization) la website-ul companiei voastre.

6. Google Calendar. Reprezinta  posibilitatea ta de a iti organiza activitatea. Aici gasim cateva caracteristici extrem de interesante cum ar fi: acesibilitate ( poate fi accesat de pe orice calculator legat la internet, tableta, smartphone..etc ), legatura cu Microsoft Outlook ( in cazul meu am sincronizare intre calendarul de la Outlook 2010 si calendarul google ), posibilitatea de a primi memento-uri pe telefonul mobil – gratuit ! Este un instrument care te va ajuta să nu uiți niciodată de întâlnirile de servici, de meetingurile cu partenerii, de evenimentele importante ce au loc în compania ta. Google Calendar te poate ajuta dublu, pe de o parte va facilita gestionarea campaniilor de marketing, pe de altă parte va fi un asistent de minune în coordonarea timpului personal.

7. Google Tasks. Este o completare la google calendar ce ofera posibilitatea de a crea liste cu diferite task-uri. Daca aveti google chrome ( daca nu-l aveti..instalati-l rapid ) cautati extensii pentru google task si veti avea o experienta frumoasa  a organizarii listelor cu  ”de facut”.

8. Google Docs. Cel mai popular sistem de creare si gestionare a documentelor ” in the clouds “ . Cu ajutorul google docs poti: crea documente de la zero, incarca mai multe tipuri de fisiere, edita documentele existente in contul tau.
O alta caracterisitica este posibilitatea de a colabora cu alte persone in editarea anumitor documente.

9. Google Place. Asa cum spune si google: ajuta-ti clientii sa te gaseasca pe harta. Nu este cazul sa iti spunem cati oameni utilizeaza hartile google. Acum poti bifa locatia afacerii tale pe aceste harti.

Cap. II Utilizarea Google Docs in activitatea firmelor

Folosind Google Docs, puteți să scrieți, să editați și să colaborați oriunde vă aflați, gratuit, documente de impact. Cele mai importante tipuri de documente din instrumentul Google Docs sunt: documente, foi de calcul, prezentari si formulare.

2.1 Documente

Google Docs vă animează documentele cu ajutorul instrumentelor de stilizare și editare inteligentă ajutându-vă să formatați textul și paragrafele cu ușurință. Alegeți dintre sute de fonturi, adăugați linkuri, imagini și desene care sunt gratuite (figura 2.1).

fig 2.1

Accesați-vă documentele de oriunde, oricând: Creați documente, accesați-le și editați-le de oriunde: de pe telefon, tabletă sau de pe computer, chiar și atunci când nu aveți conexiune.

Puteti fi productiv colaborand cu ceilalti: folosind acest instrument toti utiliatorii pot lucra la acelasi document simultan.

Exista functia Permiteti accesul prin care oricine poate sa vada, sa faca sugestii ce pot fii acceptate sau respinse, sau sa editeze documentul.

Este posibila editarea in timp real: cand cineva editeaza documentul se poate vedea cursorul in timp ce persoana respectiva face modificari sau evidentiaza un text.

Instrumentul ofera discutii prin chat si comentarii: se poate discuta prin chat cu alte persoane direct din document sau se poate adauga un comentariu inserand adresa lor de email cu „+” pentru ca acestea sa primeasca o notificare.

Puteți să uitați de butonul „Salvați”: modificările se salvează automat pe măsură ce editați documentul. De asemenea, puteți folosi istoricul versiunilor pentru a vedea versiunile vechi ale documentului, ordonate după dată și după numele persoanei care a modificat.

Aplicatia este compatibila cu Microsoft Word:

se pot deschide, edita si salva fisiere Microsoft Word folosind extensia Chrome sau aplicatia (figura 2.2).

pot fi convertite fisierele Word in formatul acceptat de Google Docs si invers

astfel nu trebuie sa mai aiba grija utilizatorul de formatul fisierelor.

Toate funcțiile din Căutare, direct în Documente: explorați și inspirați-vă din imagini, citate și texte găsite în căutările Google fără să ieșiți din aplicația pentru Android (figura 2.3).

Fig 2.3

Faceți și mai multe lucruri folosind suplimentele deoarece cu suplimentele disponibile, experiența cu Google Docs capătă o nouă dimensiune. Folosiți Avery Label Merge ca să creați și să printați etichete și ecusoane cu nume (figura 2.4).

Fig 2.4

2.2 Foi de calcul

Foile de calcul Google Docs vă evidențiază datele cu ajutorul graficelor și al diagramelor colorate. Economisiți timp cu formulele încorporate, tabelele pivot și opțiunile de formatare condiționată, simplificând sarcinile de rutină din foile de calcul. Toate sunt gratuite.

Creați foi de calcul, accesați-le și editați-le de oriunde: de pe telefon, tabletă sau de pe computer, chiar și atunci când nu aveți conexiune.

Creați foi de calcul, accesați-le și editați-le de oriunde: de pe telefon, tabletă sau de pe computer, chiar și atunci când nu aveți conexiune.

Modificările se salvează automat pe măsură ce editați foaia de calcul. De asemenea, puteți folosi istoricul versiunilor pentru a vedea versiunile vechi ale foii de calcul, ordonate după dată și după numele persoanei care a modificat.

Cu suplimentele disponibile, experiența cu Foile de calcul Google capătă o nouă dimensiune. Folosiți suplimentul Styles pentru a vă scoate în evidență următoarea foaie de calcul pe care o creați (figura 2.5).

Creați, editați și colaborați cu alte persoane la foi de calcul de pe telefonul sau tableta Android cu aplicația Foi de calcul Google. Aceasta vă ajută:

– să creați foi de calcul sau să editați fișiere existente;

– să trimiteți foi de calcul și să colaborați cu alte persoane la aceeași foaie de calcul, în același timp;

– să lucrați oriunde, oricând, chiar și offline;

– să adăugați și să răspundeți la comentarii;

– să formatați celule, să introduceți sau să sortați date, să vedeți diagrame, să inserați formule, să folosiți funcția de găsire/înlocuire și altele;

– să uitați de grija salvării modificărilor – acestea se salvează automat pe măsură ce tastați;

– să primiți statistici instantaneu, să inserați rapid diagrame și să aplicați formatarea cu o singură atingere, cu funcția Explorați;

– să deschideți, să editați și să salvați fișiere Excel.

Notificare cu privire la permisiuni.

Agendă: folosită pentru a oferi sugestii de persoane pe care să le adăugați la fișiere și cărora să le trimiteți foile de calcul.

Spațiu de stocare: folosit pentru a salva și a deschide fișiere pe spațiul de stocare USB sau SD (figura 2.6).

CE ESTE NOU

* Secțiunile tabelelor pivot pot fi acum extinse și restrânse

* Erori remediate și performanță îmbunătățită.

2.3 Prezentari

Folosind Prezentările Google, puteți să creați, să editați, să colaborați și să prezentați oriunde vă aflați, gratuit.

Prezentările Google vă pun în valoare ideile printr-o varietate de teme, sute de fonturi, videoclipuri încorporate, animații și multe altele. Toate sunt gratuite.

Creați prezentări, accesați-le și editați-le de oriunde: de pe telefon, tabletă sau de pe computer, chiar și atunci când nu aveți conexiune.

Modificările se salvează automat pe măsură ce editați prezentarea. De asemenea, puteți folosi istoricul versiunilor pentru a vedea versiunile vechi ale prezentării, ordonate după dată și după numele persoanei care a modificat (figura 2.7).

Creați, editați și colaborați cu alte persoane la prezentări de pe telefonul sau tableta Android cu aplicația Prezentări Google (figura 2.8). Cu Prezentări, puteți:
– să creați prezentări sau să editați fișierele existente;
– să trimiteți prezentări și să colaborați cu alte persoane la aceeași prezentare și în același timp;
– să lucrați de oriunde, oricând, chiar și offline;
– să adăugați și să răspundeți la comentarii;
– să adăugați și să rearanjați slide-urile, să formatați textul, formele și altele;
– să prezentați direct de pe dispozitivul mobil;
– să uitați de grija salvării modificărilor: acestea se salvează automat pe măsură ce tastați;
– să faceți rapid slide-uri frumoase, cu Explorați;
– să prezentați slide-uri în apeluri video – ședințele programate vor apărea automat;
– să deschideți, să editați și să salvați fișiere PowerPoint.
Notificare privind permisiunile.
Calendar: folosit pentru a participa la apelurile video în baza invitațiilor din calendar.
Cameră foto: folosită pentru modul de cameră foto din apelurile video și pentru a insera fotografii făcute cu camera foto.
Agendă: folosită pentru a face sugestii de persoane care să fie adăugate la fișiere și cărora să li să trimită fișiere.
Microfon: folosit pentru a transmite audio în apelurile video.
Spațiu de stocare: folosit pentru a insera imagini și pentru a deschide fișiere din spațiul de stocare USB sau SD.

CE ESTE NOU

* Erori remediate și performanță îmbunătățită.

2.4 Formulare

Adunați și organizați volume mari sau mici de informații cu Formulare Google Docs, gratuit (figura 2.9).

Planificați-vă următoarea excursie, gestionați înregistrările la evenimente, creați un sondaj rapid, adunați adrese de e-mail pentru un buletin informativ, creați chestionare spontane și multe altele.

Folosiți fotografia sau sigla dvs., iar aplicația Formulare va alege culorile potrivite pentru a desăvârși formularul dvs. unic, sau alegeți o temă din setul de teme existente pentru a crea cadrul dorit (figura 2.10).

Alegeți dintr-o mulțime de opțiuni de întrebări, fie cu variante multiple de răspuns sau răspunsuri de tip meniu drop-down, fie la scară liniară. Adăugați imagini și videoclipuri YouTube sau adoptați sistemul de ramificare a paginilor și filtrare a întrebărilor (figura 2.11).

Formularele facilitează răspunsurile rapide. Astfel, este ușor (și atractiv) să creați, să editați și să răspundeți la formulare pe ecrane mari și mici (figura 2.12).

Răspunsurile la sondajele dvs. sunt adunate în mod ordonat și automat în Formulare, cu informații și grafice despre răspunsuri în timp real. Sau prelucrați și mai mult datele afișându-le pe toate în Foi de calcul (figura 2.13).

Crearea sondajelor se realizeaza gratuit cu Formulare Google Docs foarte simplu (figura 2.14).

Pot fi vizualizate si modificate fișiere Microsoft Word, Excel și PowerPoint cu Documente Google, Foi de calcul Google și Prezentări Google. Se deschid și se editeaza fișiere Microsoft Word, Excel și PowerPoint, fără să fie instalata suita Office pe computer.

După ce se instaleaza extensia, fișierele Office care se plaseaza în Chrome sau sunt deschise în Gmail, în Google Drive și multe altele se vor deschide în Google Docs, în Foile de calcul Google sau în Prezentările Google pentru a fi vizualizate și editate.

Pot fi salvate fișiere în formatul Office inițial. De asemenea, pot fi convertite în formatul Google Docs, Foi de calcul Google sau Prezentări Google pentru a avea acces la mai multe funcții, cum ar fi să fie invitate alte persoane pentru a edita împreună, a comenta, a discuta prin chat și multe altele.

Formate acceptate:

.doc

.docx

.xls

.xlsx

.ppt

.pptx

2.5 Integrarea instrumentelor Google Docs cu alte servicii Google

Trăim într-o eră a vitezei în care informația trebuie să fie ușor accesibilă, controlabilă  și transmisibilă. Acest lucru este unul important mai ales în cadrul unei afaceri de succes, unde vrei ca angajații tăi să fie la curent cu toate noutățile din cadrul firmei și nu numai. Stocarea datelor și instrumentele de colaborare  reprezintă și ele un aspect important în tot acest sistem. Având angajați bine informați, o comunicare eficientă între departamente cu acces rapid la informații și instrumentele interne, vei avea rezultatele scontate.

O soluție care să conțină toate aceste necesități pentru utilizatori există și poartă numele de Google G Suite. Acesta a fost creată pentru a rezolva anumite probleme de productivitate în cadrul companiilor.

Google G Suite, cunoscut inițial sub numele de Google Apps, a fost lansat pe piață la 28 August 2006, de Google. Din acel moment a cunoscut o creștere fulminantă mai ales în mediul de afaceri pentru care de altfel s-a și lansat. Aplicația din starea ei inițială a suferit mai multe  îmbunătățiri de-a lungul timpului, ajungând la ceea ce azi Google numește G Suite. Numele este unul sugestiv fiind vorba în cadrul serviciului de o suită de aplicații ce pot fi utilizate pentru email, comunicare, stocare de date online, creare și partajare online de documente, videoconferințe, calendare  și multe altele.

Ce conține un cont G Suite?

În cadrul contului de G Suite utilizatorul va putea utiliza o serie de aplicații pe care le vom enumera și cărora le vom prezenta scopul și întrebuințările în cele ce urmează:

Gmail

Este un serviciu de email ce poate fi accesat pe web, adică într-un browser, nefiind nevoie să îți configurezi adresa de mail într-un client de mail. Gmail din G Suite are aceeași interfață ca și varianta gratuită. Google a dorit să păstreze aceeași direcție și pentru Gmail-ul din G Suite întrucât existau foarte mulți utilizatori care foloseau varianta gratuită și în acest fel tranziția de la adresa de mail personală la adresa de la locul de muncă să nu implice alte cunoștințe avansate de utilizarea a emailului sau a unui client de mail.

Mulți dintre noi am utilizat sau utilizăm o adresă de email personală de la Google de forma nume@gmail.com și suntem familiarizați deja cu interfața si facilitățile oferite. Diferența în cazul G Suite va fi că folosim o adresă de forma nume@domeniu.tld, unde domeniu.tld reprezintă numele domeniului tău sau al companiei pentru care lucrezi. O altă diferență este că în varianta plătită de Gmail nu sunt afișate reclame în contul de email.

Google Docs, Sheets, Slides, and Forms (figura 2.15)

Google Docs este un procesor online de text, Google Sheets permite crearea și manipularea online a foilor de calcul, iar Google Slide poate fi folosit pentru a crea și salva prezentări. Google Forms permite creare de formulare online, sondaje de opinie personalizate sau teste și de asemenea stochează datele colectate.

În 2014 Google a introdus suportul de la Office astfel că toate utilitarele menționate mai sus nu mai au nevoie de conversie la descărcare sau încărcare.

Un avantaj major este acela că fișierele pot fi create și manipulate online, direct din browser. Ai așadar la îndemănă oriunde și oricând uneltele necesare pentru a-ți desfășura activitatea. Îți poți descărca documentele și local, astfel nu vei avea nevoie de conexiune la internet pentru a vizualiza sau edita documentele.

Google Drive (figura 2.16)

Este un serviciu de stocare și sincronizare de date. Aici, în funcție de spațiul de stocare disponibil conform pachetului ales, vei putea stoca atât datele create cu Google Docs, Sheets, Slides sau Forms cât și alte tipuri de date ca imagini, arhive sau alte fișiere personale.

Pe lângă faptul că în Google Drive pot fi încărcate orice tip de fișiere există și posibilitatea de a le partaja cu oricine. Nu există limitări la nivelul echipamentelor de pe care se pot accesa și modifica fișierele, fie că este vorba despre un laptop, o tabletă sau un telefon mobil. De exemplu, putem avea pe laptop sau calculator un fișier sau folder în care facem frecvent modificări. Pentru a nu fi nevoiți de fiecare dată când modificăm ceva local să urcam din nou fișierul pe Drive există opțiunea de sincronizare. Astfel, orice modificare făcută local pe calculator se reflectă automat în Drive și invers.

În funcție de planul ales Google Drive din G Suite vine cu un spațiu de stocare la nivel de utilizator începând de la 30 GB, 1 TB sau nelimitat. Se poate descărca conținutul Google Drive și local, iat astfel îl vei putea accesa chiar și fără o conexiune la internet.

Google Hangouts (figura 2.17)

Este serviciul de mesagerie care permite conversații de tip text, voce sau video. În cadrul unei conferințe video pot participa până la 25 de utilizatori.  Ca parte a G Suite, Google Hangouts permite partajarea ecranului de către utilizatori având anumite funcții speciale.

Ecranul se focalizează în mod automat pe persoana care vorbește și funcția „intelligent muting” previne zgomotul de fundal pentru a avea o conversație cât mai clară.

Este o soluție ideală pentru companiile care au puncte de lucru aflate la distanță și nu numai. Cu ajutorul Hangouts se pot ține conferințe sau prezentări la distanță astfel că informația poate fi transmisă mult mai rapid decât în cazul clasic al unei deplasări a angajaților într-o locație comună pentru a susține evenimentele dorite.

Google Calendar (figura 2.18)

Este un calendar online la care au acces toți membri dintr-un cont și în care pot crea evenimente. La crearea unui eveniment, de exemplu o întâlnire pot fi invitați membri din cadrul companiei și nu numai. Aceștia sunt notificați pe email, iar inițiatorul evenimentului este de asemenea notificat în legătură cu cine a acceptat sau nu a acceptat invitația.

Funcționează fără probleme și pe dispozitivele mobile permițând utilizatorului să aibă în orice moment acces la agenda sa. Se integrează bine cu o serie de programe externe, ceea ce face posibil ca aplicațiile terților (Ex soluțiile CRM ) să poată adăuga cu ușurință întâlniri și mementouri. Ca și parte a G Suite permite punerea la dispoziție către publicul consumator a calendarului din cadrul companiei. Clienții pot fi așadar la curent cu toate noutățile sau lansările ce vor avea loc în cadrul firmei.

Folosind un algoritm bine gândit, Google Calendar poate stabili întâlniri sau evenimente pe baza programului membrilor din cont. Găsește astfel timpii optimi disponibili și ne sugerează și o locație în acest sens.

Google+

Este o rețea socială asemănătoare cu Facebook sau Twitter, a celor de la Google. Permite postarea de fotografii sau stări. Se bazează pe înscrierea utilizatorilor în așa zisele cercuri sau comunități adresate unui subiect anume.

Spre exemplu, ca și utilizator al Google+ ai posibilitatea să te înscrii într-un grup care are că temă găzduirea web. Acolo vei putea să împărtășești cu ceilalți utilizatori ideile sau experiențele tale și poți afla la rândul tău lucruri noi.

Google Sites

Permite crearea și editarea de site-uri web din cadrul G Suite și nu necesită cunostințe avansate de programare web sau web design.

8. Google Keep

Google Keep oferă o varietate de întrebuințări ce permit utilizatorului să își creeze notițe personalizate, pe bază de text, imagini și voce.

Alte servicii

Google Vault

Jamboard

În tabelul 1 vom face o scurta analiză a pachetelor și a beneficiilor oferite.

Tabel 1

În momentul de față comunicarea și transmiterea de informații se realizează în mare parte la nivel online. Globalizarea poate face ca aria de clienți a companiei tale să depășească granițele țării, situație în care ai nevoie de o soluție rapidă și eficientă de comunicare. Cu ajutorul G Suite vei putea printre altele să:

Partajezi documente în siguranță

Optezi pentru spațiu de stocare de minim 30 GB

Creezi grupuri de email pentru fiecare departament în parte

Manipulezi și transferi simplu adresele de mail

Coordonezi eficient echipa cu ajutorul unui calendar comun

Creezi și/sau elimini utilizatori, în funcție de necesități

Controlezi și asiguri accesul utilizatorilor la anumite servicii din cadrul G Suite

Urmărești tendințele și practicile utilizatorilor legate de autentificări sau activități administrative

Toate cele enumerate mai sus nu fac decât să aducă anumite beneficii și pentru partea de management. Va exista un cont de administrator care se ocupă de crearea și mentenanța conturilor aferente. Nu va mai fi nevoie de conturi separate pentru fiecare serviciu pe care dorești să îl implementezi în cadrul firmei. Ca și manager al unei companii, utilizând G Suite te vei putea bucura de:

Angajați eficienți care au la îndemână soluții profesionale;

Comunicare eficientă în cadrul companiei și din cadrul companiei cu clienții sau colaboratorii;

Economisirea cheltuielilor aferente posibilelor deplasări ale angajaților la client sau la diferite întruniri;

Clienți care sunt la curent cu toate noutățile și ofertele din cadrul firmei;

Utilizarea unui serviciu cu o reputație foarte bună la nivel mondial, cu milioane de utilizatori;

Dacă decizia finală este aceea de a utiliza de acum înainte serviciile G Suite iată și câteva practici utile și recomandate pentru acest serviciu:

Utilizează parole cât mai complexe și ia in calcul autentificarea în doi pași pentru securitate sporită;

Evită operațiunile de tip bulk atunci când efectuezi anumite operațiuni în cont pentru a asigura o funcționare corespunzătoare. De exemplu, ștergerea sau arhivarea emailurilor se poate face treptat selectând maxim 100 de elemente o dată;

În cazul în care un cont este compromis acționează imediat. Modifică parola acelui cont și atenționează deținătorul pentru a scana și securiza dispozitivele de pe care a accesat contul. O practică foarte exactă pentru astfel de situații este recomandată chiar de cei de la Google;

Creează alerte prin care să fii informat când se produc modificări într-un anumit cont. De exemplu, poți fi alertat în momentul în care o resursă internă din Google Drive este partajata cu cineva din afara companiei;

Activează backup-ul și sincronizarea automată a fișierelor stocate locate pe calculator cu Google Drive. Vei avea în acest fel tot timpul fișierele updatate la zi;

Utilizează Security health din panoul de administrare pentru a analiza situația actuală a securității și pentru a fi îndrumat care sunt aspectele care pot fi îmbunătățite;

Ca și administrator ai posibilitatea de a analiza conturile utilizatorilor și poți identifica ușor care dintre aceștia sunt ținta unor atacuri de tip phising de exemplu. Făcând această analiză periodic ai posibilitatea să previi și să eviți posibilele probleme;

Deși există un antivirus de la Google care scanează emailurile, activează întotdeauna opțiuni suplimentare de securitate cum ar fi DMARC, SPF și DKIM. Având toate acestea activate vei avea siguranța că emailurile sunt livrate la timp către clienți și atât ei, cât și angajații se pot bucura de o securitate sporită;

Security Repors din consola de administrare îți oferă informații prețioase legate de practicile utilizatorilor și dacă aceștia pot pune in pericol integritatea datelor. Vei putea vedea o gamă largă de informații, inclusiv despre utilizatorii care împărtășesc fișiere și care instalează aplicații externe;

Creează un plan de raportare incidente astfel încât utilizatorii care au probleme să le poată raporta în cel mai scurt timp;

Peste 5 milioane de companii utilizează G Suite. Folosind aplicații puternice, intuitive cum ar fi Gmail, Hangouts, Drive, Calendar, Google Docs, Sites și altele, puteți reduce costurile IT și ajuta angajații să colaboreze mai eficient – toate la un preț competitiv.

Google  ofera soluțiile potrivite afacerii împreună cu servicii de instalare, migrare de date, școlarizare și integrare cu alte aplicații, pentru a ajuta companiile să utilizeze cu succes aplicațiile de tip Google.

Suita Office poate fi achizitionata pentru dezvoltarea unei afaceri in urmatoarele variante (figura 2.19):

2.2 Foi de calcul

2.3 Prezentari

2.4 Formulare

2.5 Studiu de caz: Aplicabilitatea Google Docs in domeniul (medical/asigurari/comercial….)

https://gsuite.google.com/features/?utm_source=docsforwork&utm_medium=et&utm_campaign=refresh&utm_content=header&hl=ro

CRM in Excel sau Google Docs

https://www.vertex42.com/Files/download2/gdrive.php?file=crm-template

* Dai niste exemple concrete de documente Google Docs pentru o firma dintr-un anumit domeniu (ai un exemplu de CRM in linkurile de mai sus). Daca il alegi pe acesta va trebui sa explici ce inseamna un CRM

2.6 Integrarea instrumentelor Google Docs cu alte servicii Google

Bibliografie

[1] A.Gavrilă, Teză de doctorat „Integrarea sistemelor informatice de gestiune pe Internet”, Academia de Studii Economice, Facultatea de Contabilitate și Informatică de Gestiune, București, 2006

[2] T. Anderegg, ERP: A-Z Implementer’s Guide For Success, Resource Publishing, USA, 2000

[3] A.Vogel, I.Kimbell , mySAP ERP, Published by Wiley Publishing, Inc., Indiana, 2005

[4] K.McDonald, A.Wilmsmeier, D.C. Dixon, W.H.Inmon, Mastering the SAP Business Information Warehouse, Leveraging the Business Intelligence Capabilities of SAP NetWeaver, Published by Wiley Publishing, Inc., Indiana, 2006

[5] D.Woods, J.Word, SAP NetWeaver, Published by Wiley Publishing, Inc., Indiana, 2004

[6] M. Brunelli, BI, ERP top 2007’s IT spending list, News Editor SearchOracle.com, Dec.2006 [Online: http://searchoracle.techtarget.com/news/article/0,289142,sid41_gci1233170,00.html]

[7] C.Enache, SAP – valoare prin inovație, Consultat SAP SBSol Group, Academia de Studii Economice, București, 2007 [ Online: http://manager.ase.ro/download/SBSOL%20prezentarea%202.ppt ]

[8] S.Hemachandran, S.Wawrzinek, SAP NetWeaver Mobile 7.1 overview presentation – Mobilizing Business Processes, Solution Management Team for SAP NetWeaver Mobile, 2008 [ Online: https://www.sdn.sap.com/irj/scn/go/portal/prtroot/docs/library/uuid/40dcd33e-5ec4- 2b10-9bac-b73b5dee1519 ]

[9] T.F.Wallace, M.H.Kremzar, ERP: Making It Happen, The Implementers’ Guide to Success with Enterprise Resource Planning, Published by John Wiley & Sons Inc., USA, 2001

[10] M.Dodin, M.Pârvu, ERP – Material de curs, Univ. Politehnica Timișoara, Facultatea de Automatică și Calculatoare, Timișoara, 2008

[11] C.Koch, The ABCs of ERP, Senior Editor CIO.com, 2006 [ Online: http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html ]

[12] MetaGroup, de la 1 aprilie 2005, firma MetaGroup a fost achiziționată de compania Gartner ( www.gartner.com )

[13] SAP Romania, SAP ERP – Prezentare generală a soluției, 2008 [ Online: http://www.sap.com/romania/solutions/business-suite/erp/pdf/SAP_ERP.pdf ]