Contabilitatea creanțelor comerciale la Compania de Utilități Publice Dunărea Brăila [306593]

Capitolul 3

Contabilitatea creanțelor comerciale la Compania de Utilități Publice Dunărea Brăila

3.1 Contabilitatea creanțelor comerciale cu decontarea la termen prin virament sau numerar

Contabilitatea decontărilor în numerar presupune că societățile pot efectua o [anonimizat], fie în valută. [anonimizat] o [anonimizat] ([anonimizat], furt etc).

[anonimizat], imediat și fără intermediere. [anonimizat].

Toate operatiunile privind casa se desfasoara în conformitate cu prevederile Legii 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operațiunile de încasări și plăți în numerar și pentru modificarea și completarea OUG 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată.

Conturi contabile utilizate în decontările cu numerar

Operațiunile de decontări în numerar se efectuează cu ajutorul Contului 531 "Casa" care se desfășoară pe două conturi de gradul II:

5311 Casa în lei (A)

5314 Casa în valută (A).

În cadrul C.U.P „Dunărea” decontarea cu numerar se poate face prin casieriile fixe ale companiei (există 3 casierii fixe dotate cu calculatoare) [anonimizat] o programare prealabila în toate zonele din municipiul și județul Brăila. C.U.P „Dunărea” folosește doar contul 5311, contul Casei în lei.

[anonimizat], pe tipuri de Clienți:

[anonimizat] a unității suma de 1.238,97 lei în data de 28.04.2020 și se emite chitanta cu 15468877

La data de 27.04.2020 clientul Arhiepiscopia Dunarii de Jos avea o creanță în valoare totală de 1.238,97 lei ce reprezintă:

Factura din data de 29.02.2020 în valoare de 683,96 lei

Factura din data de 31.03.2020 în valoare de 555,01

Urmare a încasării sumei de 1.238,97 lei Arhiepiscopia Dunarii de Jos își achită astfel datoria pe care o avea față de C.U.P „Dunărea” iar C.U.P „Dunărea” își încasează creanța în valoare de 1.238, 97 lei. [anonimizat], rezultând astfel soldul 0 în fișa de utilități a clientului:

Formula contabilă pentru facturare apa:

Formula contabila pentru încasare

5311”Casa în lei” = 4111 ”Clienți” 1.238,97

Client Societate Comerciala

Casierul de teren se deplasează în data de 23.04.2020 la clientul S.C. MOTOC ALBNEGRU S.R.L. și incasează în numerar suma de 42,35 lei cu chitanța nr. 3969959 – [anonimizat] 31.03.2020 sub nr. BR//00979450. [anonimizat]:

Formula contabilă pentru facturare apa:

Formula contabilă pentru incasare

5311”Casa în lei” = 4111 ” Clienți ” 555,01

Client Asociație de proprietari

Utilizatorul Asociația de proprietari nr.633 la data de 31.03.2020 înregistrează o creanță în valoare totala de 8,359.14 lei formată din: Factura nr. BR//00964061 – parțial – din data de 29.02.2020 în valoare de 2.790,24 lei și factura nr. BR//00978314 în valoare de 6.568,90 lei.

Pe parcursul lunii aprilie 2020, Asociația de proprietari nr.633 depune în numerar la casieria companiei suma de 1.790,24 lei în data de 06.04.2020 pentru care se emite chitanța nr.18085347, iar în data de 28.04.2020 utilizatorul depune suma de 4.000 lei pentru care se emite chitanța nr. 15235305. În urma creditarii acestor sume în ordinea cronologică a facturilor emise, Asociației de proprietari nr.633 figurează cu o creanță în valoare de 2.568,90 lei la data de 30.04.2020 așa cum reiese din fișa clientului mai jos prezentată:

Formula contabilă pentru încasare:

Incasare în data de 06.04.2020 la casieria unitatii

5311”Casa în lei” = 4111.01” Clienți” 1.790,24 lei

Incasare în data de 28.04.2020 la casieria unitatii

5311”Casa în lei” = 4111.01” Clienți” 4.000,00 lei

Toate încasarile contului CASA 5311 se centralizeaza în funcție de diferite criterii:

În funcție de data sau anumite perioade (săptămănal, lunar, etc.);

În funcție de tipurile de utilizatori;

În funcție de casierii de teren sau casierii din casieriile fixe (total sau nominal).

Exemplu de centralizare pentru data de 28.04.2020 pentru utilizatorii de tip ‚Agenți economici privați’:

Viramentul este un procedeu bancar special de plată fară numerar, efectuat prin transferul unei sume de bani în moneda natională sau în valută, din contul celui care dispune plata (ordonatorul) în contul beneficiarului care încasează, acest lucru însemnand debitarea contului primului și creditarea contului celuilalt.

Ordonatorul – cumpărător, debitor, importator, beneficiar al unei prestații de servicii;

Beneficiarul – vânzător, creditor, exportator, prestator de servicii;

Banca ordonatorului = bancă plătitoare

Banca beneficiarului = bancă destinatară

Viramentul presupune existența unui cont în bancă din partea persoanei fizice sau juridice și existența unor disponibilități în acest cont, create prin depozite anterioare, încasări, credit acordat de bancă etc.

Viramentul poate fi intrabancar sau între societăți bancare diferite (interbancar);

Comparația dintre cec și virament – viramentul este mai OMOGEN;

–   prin cec se operează ori cu monedă fiduciară sau cu monedă scripturală;

–   prin virament se operează numai cu monedă scripturală (este calificat drept o remitere de monedă scripturală)

–   viramentul se poate prelucra mai ușor pe calculator, diminuând costul și economisind timpul serviciilor bancare

Specificul mecanismului de virament – se pot realiza acte juridice diferite:

–   stingerea unei obligații prin plată;

–   acordarea unui împrumut

–   efectuarea unei donații

Consecințe ale caracterului abstract al viramentului:

Banca nu poate cenzura un ordin de virament emis de clientul titular al contului, în cazul în care acest cont are un sold creditor; Excepție: situația în care sunt nesocotite normele de ordine publică privind ordinea efectuării viramentelor care decurg din aplicarea dispozițiilor legale privind măsurile pentru evitarea blocajului financiar.

Banca nu trebuie să verifice cauza juridică a ordinului de virament, validitatea lui nedepinzând de validitatea actului juridic care se realizează prin acest procedeu bancar;

Banca nu este obligată să verifice dacă autorul ordinului de virament are capacitatea juridică de a efectua actul juridic realizat prin virament;

Viramentul are ca efect nașterea unui drept de creanță al beneficiarului față de bancă și concomitent stingerea eventualei creanțe anterioare a emitentului față de aceeași bancă.

Implicațiile viramentului la nivel economic:

Prin virament – trecerea unei sume dint-un cont în altul – se înfăptuiește circulația monedei scripturale

Depozitele bancare constituite exprimă creanțe ale terților față de bancă, iar viramentul reprezintă un procedeu de transfer al creanțelor între creditorii băncii

Viramentul ca transfer de monedă scripturală reprezintă un instrument de combatere a inflației monetare

Clasificarea viramentului:

Viramentul intern (intrabancar) – este efectuat între 2 conturi deschise la aceeași bancă

Viramentul extern (interbancar) este efectuat între 2 conturi deschise la bănci diferite și se realizează în etape:

– plătitorul emite ordinul de virament cerând băncii sale să-i debiteze contul cu o anumită sumă, pentru a se credita contul beneficiarului deschis la o altă bancă

– banca plătitorului pune la dispoziția băncii beneficiarului un credit egal cu aceeași sumă;

–   banca beneficiarului creditează contul acestuia;

–   între cele două bănci se realizează reglementarea conturilor prin casa de compensații interbancare.

Data viramentului – ziua în care suma este pusă la dispoziția beneficiarului prin creditarea contului acestuia de către banca sa.

Clasificarea viramentului în funcție de ordonatorul operației

Viramentele clientelei – ordin dat de un client de a se efectua un transfer de bani, prin debitarea contului său către unul sau mai mulți beneficiari

Viramentul BNR – în cazul relațiilor interbancare;

Ordinele de virament pot fi:

– pe suport hârtie (manuscris sau imprimat)

– sub formă magnetică

În funcție de sensul din care se dispune și efectuează plata:

–   virament de credit

–   virament de debit.

Viramentul de credit:

plătitorul ordonă băncii sale (bancă plătitoare) să promoveze ordinul de plată către beneficiarul specificat;

banca plătitoare preia suma din contul plătitorului și efectuează plata către banca creditorului

banca creditorului înscrie suma în contul beneficiarului

Viramentul de debit:

plătitorul împuternicește creditorul pentru astfel de operațiuni; el solicită băncii sale aprobarea operațiunii;

creditorul depune documentația aferentă sumei de plată (factura) la banca sa;

banca plătitorului include pentru plată suma respectivă la data scadenței de plată, iar după efectuarea plății, suma revine pe filieră bancară în contul creditorului.

Conturi utilizate în operațiunile prin bancă

Operațiile din conturile de disponibilități păstrate la bănci în lei sunt evidențiate cu ajutorul contului contului de activ 512 „Conturi curente la bănci”, care se detaliază pe trei conturi de gradul II:

5121 „Conturi la banci în lei”;

5124 „Conturi la bânci în valută”.

5125 „Sume în curs de decontare”

Utilizatorul Liceul Edmond Nicolau achita suma de 3118,38 lei în data de 28.04.2020 cu ordin de plată la Trezoreria Județului Brăila, valoarea achitată reprezintă creanța companiei, ce cuprinde factura emisa în data de 31.03.2020 sub nr. BRC/CV/00094224. În urma primirii extraselor de cont din data respectivă, se opereaza prin operațiune bancară, suma achitata iar soldul clientului devine 0 la data de 30.04.2020 așa cum reiese din fișa de utilități, în figura urmatoare:

Formula contabila Factura emisa BRC/CV/00094224 în valoare de 3.118,40 lei se inregistreaza în contabilitatea companiei astfel:

Cele trei prestatii incluse în cadrul facturii emise ( apa potabila, meteo și canal) totalizează valoarea de 3.118,38 lei , creanță datorată de instituția publică Liceul Edmond Nicolau la data de 31.03.2020 scadenta la data de 15.04.2020

Creanța a fost achitată de catre ”Liceul Tehnologic Edmond Nicolau” în contul de Trezorerie al CUP Dunărea Braila – RO59TREZ1515069XXX000743 cu O.P. nr. 76 / 28.04.2020 – înregistrata în evidențele companiei astfel:

Utilizatorul Bumbac Panait achită suma de 19,27 lei prin ordin de plata în data de 23.04.2020. Utilizatorul are o creanță în valoare de 19,22 lei reprezentănd factura emisă în data de 31.03.2020 sub nr.SUT/00072094. Utilizatorul casnic Bumbac Panait achită mai mult cu valoarea de 0,05 lei, astfel clientul respectiv are un sold creditor (avans) în valoare de 0,05 lei, pănă la data emiterii urmatoarei facturi(ultima zi a lunii).

5121 ” Conturi la banci în lei” = % 19,27 lei

4111 ” Clienți” 19,22 lei

419 „Clienți – creditori” 0,05 lei

3.2 . Particularități privind contabilitatea creanțelor comerciale

În contextul pericolului infectării cu virusul COVID-19 și declarărării Stării de Urgentă, Compania de Utilitati Publice „Dunărea” Braila anunță punerea la dispozitia Clienților săi a unui nou serviciu de tip Portal, începând cu data de 20.03.2020. Serviciul este accesibil la adresa de internet https://cupdunarea.ro și este destinat îmbunatațirii relatiei cu Clienții prin comunicarea unor informații necesare privind valoarea soldului restant și componența acestuia, vizualizarea ultimelor plăți efectuate, transmiterii de catre Clienți a consumului lunar de apa, efectuarii de sesizari și nu în ultimul rand realizarea de plăți electronice corespunzatoare soldului sau facturilor restante. Compania de Utilitati Publice “Dunărea” Braila contribuie astfel la solicitarea autorităților naționale privind reducerea deplasării populatiei în aceasta perioadă de timp, în contextul pericolului infectarii cu virusul COVID-19 și declarararii Starii de Urgenta.

Utilizatorul casnic Matei Ștefan, achită în data de 05.05.2020 suma de 136,01 lei, acoperind astfel creanța acumulată la data de 30.04.2020.

Formula contabilă pentru încasarea acestei valori este următoarea

5125 = 4111 136,01 lei

Sume în curs de decontare= Clienți

5121= 5125 136,01 lei

Conturi la bănci în lei = Sume în curs de decontare

Aceasta situatie este relevanta la sfarsitul lunii (a exercitiului financiar) cand în ultima zi a lunii platile ies din contul debitorului dar nu ajung în contul creditorului decat în luna urmatoare (exercitiul financiar urmator).

O altă particularitate a companiei se regasește la încasarea unui bilet la ordin. Astfel societatea comercială CENTO TRADING SRL, achită cu bilet la ordin suma de 365,05 lei în data de 29.04.2020. Operațiunea contabilă pentru înregistrarea acestei sume este următoarea:

Primirea biletului la ordin în valoare de 365,05 lei

5113 = 413 365,05 lei

Efecte de încasat = Efecte de primit de la clienți

Acceptarea la plata a biletului la ordin

413 = 4111 365,05 lei

Efecte de primit de la Clienți = Clienți

5121 = 5113 365,05 lei

Încasarea biletului la ordin

Conturi la bănci în lei = Efecte de încasat

3.3. Contabilitatea Clienților incerți

S.C. Compania de Utilități Publice „Dunărea” Brăila are contracte de furnizare cu 71454 utilizatori pe întreaga arie delegatară.

Procedura de recuperare a creanțelor cuprinde derularea mai multor acțiuni începând cu notificarea utilizatorului, suspendarea, sistarea furnizării serviciilor și executarea silită Clienților cu creanțe nerecuperate.

În urma acestor acțiuni pot fi încheiate angajamente de plată cu grafice de eșalonare.

În perioada iulie 2019- decembrie 2019 s-au întocmit 27 angajamente de plată cu grafice de eșalonare la asociații de proprietari/locatari, s-au notificat 1174 utilizatori casnici, s-au întocmit 5 dosare de executare pentru agentii economici privați și 36 dosare pentru utilizatorii casnici.

Exemple de abonați rau platnici:

S.C. Promex – în urma notificării nr. 534266/12.07,2020, s-a încasat suma de 30.000 lei, diferența făcând obiectului angajamentului de plată nr. 562782/31.07/2020 prin care utilizatorul se angajează să stingă debitul restant în 4 rate lunare conform graficului de eșalonare. Neîndeplinirea obligației va conduce la sistarea serviciului de alimentare cu apă și executarea silită a clientului.

Liceul cu Program Sportiv – în urma notificării sub nr. 485200/ 02.06.2019 s-a intocmit angajament de plată sub nr, 501230/27.06.2020 , astfel până la fínele anului 2019 s-a recuperat creanța total, utilizatorul achitând la momentul actual factura curentă.

Gheorghe Vasile – în urma notificării sub nr. 488216/17.06.2019 utilizatorul nu s-a prezentat pentru întocmirea unui angajament de plata, nu a achitat nimic din creanța acumulata, s-a întocmit adresă de debranșare nr.508676/12.08.2019, utilizatorul a fost debrașat de la rețeaua de alimentare cu apă, s-a întocmit dosar de executare silită.

Exemplu notificare pentru clientul Fundatia de servciii islamice:

Pe perioada instituirii stării de urgență, mai precis în intervalul de timp 15.03.2020 – 15.05.2020 notificările, debranșările pentru neplata serviciului au fost sistate. În urma realizării urmatorului studiu:

S-a constatat că media zilnica a încasărilor a scăzut considerabil, conducerea companiei a decis ca, începănd cu data de 18.05.2020 să se realizeze o amplă acțiune de recuperare a creanțelor, procedăndu-se la notificarea a 4453 utilizatori casnici, 303 Asociații de proprietari, 78 Instituții bugetare, 421 Agenți economici privați.

Exemplu grafic de esalonare a unui angajament de plata:

Exemplu înaintare dosar executare catre Oficiul Juridic:

Esantion tabel Clienți și masuri luate pentru incasare:

Creanțele incerte se inregistrează distinct în contabilitate (contul 4118 "Clienți incerți sau în litigiu" sau în conturi analitice ale conturilor de creante, pentru alte creante decat Clienții).

In scopul prezentarii în situatiile financiare anuale, creantele se evalueaza la valoarea probabila de incasat. Atunci când se estimează ca o creanță nu se va încasa integral, în contabilitate se înregistrează  ajustari pentru pierdere de valoare, la nivelul sumei care nu se mai poate recupera

Cu ajutorul  contului 4118 "Clienți incerti sau în litigiu" se tine evidenta creantelor și decontarilor în relatiile cu Clienții incerti, rau‐platnici, dubiosi sau aflati în litigiu.

Unul dintre Clienții incerți ai companiei este Casa Agronomului, acesta este înregistrat cu o creanță irecuperabila în valoare de 15.968,82 lei.

Formula contabilă este următoarea:

Inregistrarea facturii de apă

Trecerea pe Clienți incerți la data de 31.12.2019

concomitent se înregistrează

6814 Cheltuieli de exploatare = 491 Ajustări pt 15.968,82

Privind ajustările pt deprecierea

Deprecierea activelor creanțelor

Circulante

Concluzii

C.U.P. Dunărea Brăila vizează furnizarea serviciilor de calitate în vederea satisfacerii cerințelor clienților săi, respectând indicatorii de calitate și eficiență prin extinderea zonei de activitate, prin promovarea valorilor civilizației moderne și prin respectarea echilibrelor ecologice.

Serviciul de alimentare cu apă și de canalizare reprezintă totalitatea activităților de utilitate publică și de interes economic și social general efectuate în scopul captării, tratării, transportului, inmagazinării și distribuirii apei potabile, brute și industriale tuturor utilizatorilor de pe teritoriul localităților Județului Brăila, respectiv pentru colectarea, transportul, epurarea și evacuarea apelor uzate.

C.U.P Dunărea Brăila are calitatea de operator, având competența și capacitatea recunoscute de a presta serviciile publice de alimentare cu apă și de canalizare.

Prin calculul indicatorilor financiari compania poate fi comparată cu alte societăți care activeaza în același sector si, totodata, ajută și la compararea cu exercițiile financiare precedente. În cazul de față , compania aduce profit în fiecare an și evoluează pozitiv.

O creanță curentă este recunoscută în bilanț în momentul în care este probabilă realizarea unui beneficiu economic viitor de către întreprindere și atunci când are o valoare care poate fi evaluată în mod credibil.

Evaluarea trebuie inteleasă ca un proces prin care se determină valorile la care creanțele și datoriile curente vor fi recunoscute în situațiile financiare. Aceasta presupune alegerea unei anumite baze de evaluare.

În vederea recuperării creanțelor restante s-au luat o serie de măsuri precum notificări, angajamente de plată, dosare de executare silita, majoritatea dând rezultate bune.

Decontarea unei creanțe se consideră efectuată în momentul încasării efective, respectiv în momentul intrării banilor în cont, celelalte înregistrari fiind etapele specifice înregistrărilor utilizate în cazul folosirii anumitor instrumente de plata.

Procedura de recuperare a creanțelor a cuprins derularea mai multor acțiuni acestea fiind notificarea utilizatorului, încheierea de angajamente de plată cu grafice de eșalonare, sistarea furnizării serviciilor, și nu în ultimul rând executarea silită a clienților cu creanțe nerecuperate.

Recuperarea de creanțe presupune în principiu încasarea acelor datorii de la scadența cărora a trecut o perioadă de minim 90 de zile. Timpul este esențial în domeniul recuperării creanțelor. Cu cât o creanță este mai veche cu atât se diminuează și sansele privind recuperarea efectivă a acesteia de aceea conform statisticilor din domeniu este indicat să se acționeze într-un termen prestabilit de maxim 90 de zile, această perioadă determinând în principiu gradul de reușită al activității de recuperare al creanței.

Pentru eficientizarea activității de distribuție a apei, se dă o atenție deosebită monitorizării și reducerii pierderilor de apă, mai ales în cazul utilizării unei surse de apă sărace.

Este necesar să se ia în calcul faptul că apa potabilă nu poate fi privită pur și simplu ca o marfă, ci ca o componentă vitală a necesităților umane.