STUDIEREA CIRCUITULUI INFORMAȚIONAL ÎN CADRUL UNEI FIRME CU ACTIVITATE DE IMPORT ȘI VÂNZAREA CU AMĂNUNTUL [302949]

UNIVERSITATEA DIN ORADEA

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE

PROGRAM DE STUDIU: MANAGEMENT

FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT: IF

STUDIEREA CIRCUITULUI INFORMAȚIONAL ÎN CADRUL UNEI FIRME CU ACTIVITATE DE IMPORT ȘI VÂNZAREA CU AMĂNUNTUL

COORDONATOR: ABSOLVENT: [anonimizat].univ.dr. DEMIAN HORIA GUIU RĂZVAN VALENTIN

Oradea

2019

Cuprins

Introducere ……………………………………………………………..……………………..2

CAPITOLUL I. Delimitări conceptuale ……………………………………….…………….5

1.1. Definirea sistemului informațional și a circuitului informațional …………………6

1.2. Fazele circuitului informațional……………………………………………………………………7

1.3. Clasificarea circuitului informațional din cadrul unei firme…..…………………11

CAPITOLUL II. Tratamentul contabil al operațiunilor de import. Importul de mărfuri în comision ………………………………………………………………………………….13

2.1. Generalități …………………………………………….………………….………13

2.2. Importul de mărfuri în comision ………………………………………………..15

2.3. Proceduri simplificate de declarare a mărfurilor ………….……………………17

CAPITOLUL III. Studiu de caz privind circuitul informațional în cadrul firmei UNIX PIESE AUTO ……………………………………………………………………………….18

3.1. Prezentarea companiei ..…………………………………………………………18

3.1.1 Prezentarea firmei UNIX AUTO SRL ……………………………….18

3.1.2. Organizarea structurală……………………………………………….23

3.1.3. Organigrama firmei UNIX AUTO……………………………………25

3.1.4. Organizarea procesuală………………………………………………25

3.1.5.Ierarhizarea proceselor în compania Unix Auto………………………28

3.2. Departamentul de marketing…………………………………………………….31

3.3. Departamentul comercial și procesele aferente…………………………………39

3.4. Departamentul resurse umane și procesele aferente ………………………….…56

3.5. Departamentul secretariat și procesele aferente…………………………………60

3.6. Departamentul contabilitate și procesele aferente………………………………68

CONCLUZII ȘI PROPUNERI………………………………………………………….…77

Bibliografie…………………………………………………………………………………..79

[anonimizat], [anonimizat] o [anonimizat] o creștere substanțială de la an la an în ceea ce privește importurile.

[anonimizat] o multitudine de informații in vederea luării deciziilor. [anonimizat]. În acest sens este folosit un instrument optim de cristalizare a informațiilor primite numit „circuitul informațional” în care sunt prezentate toate informațiile utile din cadrul unei firme.

Așa cum spune Curtis G. Cobham: „Un circuit informațional bun este o schemă de acțiune concepută logic”, [anonimizat], [anonimizat].

Această ultimă frază reprezintă motivația alegerii temei de licență. [anonimizat], dorința mea ca în viitor să activez în acest domeniu m-au impulsionat să propun și să abordez tema „Circuitul informațional în cadrul unei firme cu activitate de import și vânzare cu amănuntul’’. Pe de-o parte, am vrut să mă documentez mai mult despre acest domeniu care se dovedește a fi foarte profitabil și, pe de altă parte, am vrut să combin utilul cu plăcutul.

În acest context, tema prezentei lucrări se dovedește oportună, deoarece este pe o direcție de studiu de un apreciabil interes teoretic și, îndeosebi pragmatic. În baza scopului lucrării, am elaborat următoarea structură a lucrării de licență, care constă în: trei capitole, concluzii și propuneri, respectiv bibliografie. Volumul lucrării constituie 79 pagini.

Cele trei capitole sunt dispuse într-o succesiune logică, fapt care permite cititorului receptarea corectă a unui argument argumentat științific. Din aria lucrării nu poate lipsi studiul de caz. Formarea deprinderilor de evaluare și rezultatele studiului conduc la fundamentarea unor concluzii bine argumentate.

Capitolul I inițiază în delimitările conceptuale și anume definirea și familiarizarea cuvintelor cheie din lucrare, tot în cadrul acestui capitol este prezentat rolul circuitului informațional din cadrul unei firme.

Capitolul II este rezervat în totalitate studierii tratamentul contabil al operațiunilor de import precum și dezvoltarea subiectului importului de mărfuri în comision, fiind prezentată mai mult o structură teoretică al cadrului legal.

Capitolul III reprezintă studiul de caz efectuat la firma SC UNIX AUTO SRL, principalul obiect de activitate al acestei firme fiind importul de piese auto pentru toate tipurile de vehicule și autovehicule și vânzarea acestora cu amănuntul, fiind partea practică a lucrării, descrie în detaliu cum funcționeză circuitul informațional din această firmă, cum este implementat, procesele aferente celor cinci departamente: departamentul de marketing, departamentul comercial, departamentul resurse umane, departamentul secretariat și nu în ultimul rând, departamentul contabilitate.

În partea finală a lucrării, am prezentat concluziile și eventuale propuneri pentru îmbunătățirea circuitului informațional din cadrul firmei UNIX AUTO, finalizând cu bibliografia care oferă detalii referitoare la documentația în vederea realizării acestei lucrări. Cea mai mare parte a surselor bibliografice provine din cărți de specialitate dar și din legislația care este în vigoare în România.

CAPITOLUL I

Delimitări conceptuale

Definirea sistemului informațional și a circuitului informațional

Sistemul informațional al întreprinderii poate fi definit prin totalitatea datelor, informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, a procedurilor de tratare a informațiilor și a mijloacelor de aplicare a acestora, menite să contribuie la fundamentarea, elaborarea și implementarea obiectivelor firmei. În sensul cel mai larg, un sistem informaţional se referă la diversele interacţiuni dintre oameni, procese, date şi tehnologii, astfel, termenul nu se referă numai la aspectele legate de TIC pe care o organizație le utilizează, cât și la modul în care oamenii interacționează cu tehnologia în scopul oferirii de suport pentru procesele de afacere. Sistemul informațional reprezintă un ansamblu de fluxuri și circuite informaționale organizate într-o concepţie unitară.

Circuitul informațional – se poate defini prin drumul pe care informația sau un grup de informații îl parcurge de la un emițător până la un receptor cu menționarea punctelor de trecere (stațiilor intermediare).

Circuitul informațional este caracterizat prin lungimea, structura precum și capacitatea sa de transport. Lungimea este distanța parcursă de informație de la un emițător la utilizatorul final. Structura arată numărul de emitenți și receptori al circuitului informațional, precum și poziționarea lor în cadrul structurii organizatorice a companiei, astfel încât este identificat cu claritate traseul urmat de o informație. Capacitatea de transport arată cantitatea de informații care se vehiculează prin circuitul informațional respectiv.

Circuitul informațional arată modul în care circulă și se utilizează informații între diverse departamente în cadrul unei organizații. Circuitul informațional este realizat pe baza organigramei. Un circuit informațional bine gândit reduce timpii de întârziere care pot apărea în procesarea unor informații și crește productivitatea muncii. Un circuit informațional robust produce multă valoare adăugată.  Într-o companie, rapiditatea cu care sunt procesate cererile clienților depinde într-o mare măsură de eficacitatea fluxului informațional.

Fazele circuitului informațional

Circuitul informațional este alcătuit din mai multe faze:

Faza de înregistrare a informațiilor;

Faza decizională;

Faza de execuție;

Faza de răspuns;

Faza de arhivare:

Un circuit informațional robust trebuie să aibă o modalitate de înregistrare a informațiilor care intră și ies din sistemul informațional. Acesta poate să fie electronic sau scriptic. Astfel de informații se înregistrează, vehiculează și servesc îmbogățirii cunoștințelor personalului și pot fi folosite ulterior. Următoarea componentă a unui circuit informațional este faza decizională. Aici se specifică cine trebuie să utilizeze sau să acționeze pentru procesarea informațiilor primite, se asigură componentele organizației cu totalitatea informațiilor necesare pentru inițierea, fundamentarea precum și adoptarea deciziilor de conducere cu elementele necesare luării unei decizii.

După faza decizională urmează faza de execuție. În această fază, se acționează pe baza indicațiilor venite de la factorul decizional. Următoarea fază din circuitul informațional este faza de răspuns. În faza de răspuns, toate informațiile procesate sau modul de rezolvare al acestora sunt transmise la factorul decizional pentru a fi aprobate, pe urmă fiind transmise la destinatari.

Circuitul informațional este încheiat cu faza de arhivare. Toate informațiile procesate sunt arhivate pentru a putea fi utilizate ulterior. În funcție de importanța lor, informațiile sunt arhivate pentru o anumită perioadă de timp sau pe durată nedeterminată.

Componentele sistemului informațional

Construcția și funcționarea unui circuit informațional eficient presupune existența mai multor componente cu caracter general, prezente la nivelul firmelor, indiferent de mărimea acestora, obiectul de activitate sau modul de organizare specific. Aceste componente sunt:

Informațiile

Componenta principală a circuitului informațional, informația, este definită ca element de înștiințare care provoacă managerului dar și celorlalte cadre de conducere reacții ce declanșează acțiuni și decizii. Legată de oameni, timp, loc, obiecte loc sau de diferite relații cu lumea exterioară, informația reprezintă o știre, o noutate sau o comunicare asupra unor evenimente, fapte, idei, experimente, opinii ce urmează a fi transmise, înțelese și acceptate în vederea realizării obiectivelor preconizate de către manager.

În practica managementului unei societăți comerciale se folosesc următoarele tipuri de informații:

De comandă și dirijare folosite pentru declanșarea acțiunilor manageriale

De reglare, care vizează îndreptarea mersului

De cunoaștere și raportare, acestea sunt informațiile contabile și statistice

De planificare și prognoză, care sunt bazate pe evidența contabilă și statistică

Fluxurile informaționale

Cea de a doua componentă principală a circuitului informațional, fluxul informațional, este drumul pe care îl parcurge informația de la emițător până la destinatar. Fluxul informațional constituie un element determinant al diviziunii muncii între compartimente și subunități. În concordanță cu diferite faze ale procesului managerial, acesta poate să fie împărțit în următoarele etape:

Stabilirea liniei generale care privește politica economică a firmei;

Stabilirea strategiei organizației;

Alegerea unei tactici optime pentru realizarea planurilor operative;

Mobilizarea resurselor pentru a fi utilizate în condiții optime.

Exemplu de flux informațional:

Clientul unei firme adresează prin poștă o reclamație în scris către aceasta. Odată primită deja, reclamația este luată în evidența departamentului responsabil de acest aspect. Reclamația înregistrată a fost prezentată imediat factorului decizional, acesta analizează reclamația și o redirecționează departamentului responsabil cu problema respectivă, atașând eventualele indicații. Reclamația este procesată și retrimisă factorului decizional pentru analiză și aprobare. Astfel, soluția aprobată este înregistrată și transmisă către reclamant. Reclamația împreună cu un exemplar al soluției urmează a fi arhivate pentru eventuale litigii.

O tipologie a fluxurilor manageriale este prezentată în tabelul de mai jos.

Procedurile informaționale

Prin proceduri informaționale se înțelege ansamblul elementelor prin care sunt stabilite modalitățile de culegere, transmitere, înregistrare și prelucrare a informațiilor. Cu ajutorul acestor proceduri informaționale se stabilesc:

Suporturile de informații care sunt utilizațe, respectiv materialele folosite pentru însemnarea lor;

Mijloace folosite pentru a înregistra, prelucra și transmite informațiile;

Succesiunea tratării informațiilor și modificările pe care acestea le suportă, formule respectiv metode de calcul utilizate.

Mijloace de tratare a informațiilor

Colectarea informațiilor începe cu elaborarea documentelor și se  finalizează  cu transpunerea   informațiilor   pe   purtătorii mecano-grafici. În activitatea managerială, evidența tehnico-operativă, statistica, contabilitatea, planificarea necesită o cantitate infinită de muncă,   proces în  care  factorului   uman  îi   revine   rolul esențial. În vederea diminuării efortului factorului uman, se folosesc documente tipizate și tipărite, precum și numeroase echipamente mecanice (contoarele de înregistrare a producției și consumurilor, calculatoarele electronice, mașini de birou, mașinile cu cartele perforate). Acțiunea concepută de manager pentru  culegerea informațiilor, constă într-o serie de operații:

Decizia  referitoare la colectarea informațiilor;

Planificarea culegerii de informații;

Activitatea nemijlocită  de adunare a informațiilor;

Conducerea colectării de informații;

Verificarea modului în care se efectuează culegerea de informații.

Clasificarea circuitului informațional din cadrul unei firme

După direcția vehiculată a informațiilor, acestea pot fi:

Verticale;

Orizontale;

Oblice.

Circuitele informaționale verticale sunt stabilite între elemente ale structurii organi-

zatorice care se află pe niveluri ierarhice diferite, între acestea existând relații de subordonare nemijlocită, cărora li se subordonează direct. Prin intermediul acestora se vehiculează informațiile ascendente și descendente.

Am introdus în cadrul sistemului informațional și circuitele informaționale care fac relația cu mediul ambiant pentru că un capăt al acestor circuite aparține firmelor și joacă un rol de emițător, receptor sau ambele. De asemenea pentru culegerea, transmiterea, respectiv prelucrarea informațiilor care comunică prin intermediul acestor sisteme, în cadrul firmei trebuie să crească structuri organizatorice corespunzătoare dar și metode și procedee specifice de procesare a informațiilor.

b) Circuitele informaționale orizontale sunt stabilite între elemente ale structurii organizatorice pe aceleași niveluri ierarhice, între care predomină relațiile de cooperare sau între firmă și organizații ale mediului extern, cu care sunt dezvoltate relații de colaborare. Prin intermediul acestora se vehiculează informații orizontale.

c) Circuitele informaționale oblice sunt stabilite între elemente ale structurii organizatorice aflate la niveluri ierarhice diferite, între acestea nu există relații de subordonare nemijlocită sau între firmă și suprasisteme organizatorice, cărora nu li se subordonează direct. La baza acestora stau relații funcționale, de stat major sau de control. Prin intermediul acestora se vehiculează informații ascendente și descendente.

2. După frecvența constituirii și folosirii circuitelor informaționale, sunt clasificate în:

a) Permanente;

b) Periodice;

c) Ocazionale.

a) Circuitele informaționale permanente sunt cele prin intermediul cărora se vehiculează informații zilnice. De obicei sunt utilizate în transmiterea unor informații primare și intermediare, care sunt necesare exercitării funcției de control, evaluare dar și parțial de coordonare.

b) Circuitele informaționale periodice sunt cele prin intermediul cărora sunt vehiculate informații la intervale regulate. S-au dezvoltat prin caracterul secvențial și ciclic al unor procese de execuție si management. Sunt utilizate pentru a transmite informații necesare exercitării funcțiilor de previziune, coordonare, organizare, antrenare și control evaluare.

c)  Circuitele informaționale ocazionale sunt cele prin intermediul cărora sunt vehiculate informații rezultate ca urmare a situațiilor inedite din interiorul sau exteriorul organizației. Acestea servesc fundamentării unor decizii cu caracter de unicat.

Capitolul II

Tratamentul contabil al operațiunilor de import.

Importul de mărfuri în comision

2.1. Generalități

Conform art. 274 din Codul fiscal, importul de bunuri constituie intrarea pe teritoriul Uniunii Europene a bunurilor care nu sunt în liberă circulație în înțelesul articolului 29 din Tratatul privind funcționarea în spațiul Uniunii Europene, precum și intrarea în Uniune a mărfurilor care se află în liberă circulație, cu proveniența dintr-un terț teritoriu, care aparține teritoriului vamal al Uniunii Europene.

Teritoriu terț sau stat terț poate fi orice teritoriu, altul decât al unui stat membru/teritoriul comunitar. Vorbim aici despre teritoriul unei anumite țări care nu este membră a Uniunii Europene și despre o parte din teritoriul unei țări care este membră a Uniunii Europene, dar care pentru scopuri de TVA, se socotește că nu aparține de teritoriul UE.

Potrivit punctului 82 aliniatul (1) din Normele metodologice de aplicare a articolului 309 din Codul fiscal, importatorul (firma) care are obligația plății taxei pentru un import de bunuri taxabile este:

cumpărătorul căruia i se expediază mărfurile la momentul în care taxa devine exigibilă la import ori în cazul absenței cumpărătorului, proprietarul mărfurilor la acea dată;

furnizorul mărfurilor, pentru livrări de mărfuri care sunt asamblate în interiorul țării noastre de către furnizori, iar dacă livrarea mărfurilor respective are loc în condițiile art. 275 alin. (1) lit. b) din Codul fiscal, în România sau cumpărătorul către care se expediază bunurile, dacă acesta a optat pentru calitatea de importator;

proprietarul mărfurilor, pentru mărfurile importate în vederea efectuării de leasing sau operațiunii de închiriere în România;

persoanele care reimportă în România mărfurile exportate în afara UE, pentru aplicarea de scutiri prevăzute la art. 293 alin. (1) lit. i) și j) din Codul fiscal;

persoana impozabilă înregistrată în scopuri de TVA sau proprietarul mărfurilor care importă bunuri în țara noastră:

– stocuri la dispoziția clientului sau în regim de consignație, pentru verificarea conformității, cu condiția ca mărfurile să fie cumpărate de acea persoană impozabilă ori dacă aceasta nu le cumpără să le reexporte în afara UE;

– în vederea modificării, transformării, reparării sau prelucrării bunurilor, cu condiția ca cele rezultate în urma acestor operațiuni să fie reexportate în afara Uniunii Europene sau să fie cumpărate de persoana impozabilă respectivă.

Importurile de bunuri sunt operațiuni impozabile. Această caracteristică se aplică doar pentru bunuri, neputând fi importate serviciile. Oricine poate importa mărfuri, operațiunea fiind supusă TVA fie că plata urmează a fi efectuată prin taxare inversă sau prin decont special.

Importurile bunurilor plasate în regim vamal suspensiv

În unele cazuri, mărfurile sunt introduse fizic pe teritoriul Uniunii Europene, dar nu sunt puse în circulație liberă, ci plasate în regimuri vamale suspensive. Deși teoretic putem spune că are loc un import de mărfuri, se consideră că locul importului este în statul în care mărfurile sunt scoase din regimul suspensiv, fiind puse în liberă circulație. Taxa pe valoarea adăugată aferentă acestui import se datorează atunci când mărfurile încetează a mai fi plasate în regimul respectiv, excepție făcând cazul în care la acel moment se poate aplica altă scutire pentru taxa pe valoarea adăugată aferentă importului.

Sunt denumite regimuri vamale suspensive în scopuri de TVA următoarele:

antrepozitul vamal;

regimul vamal pentru admitere temporară;

perfecționarea activă;

plasarea mărfurilor într-un antrepozit liber sau într-o zonă liberă;

antrepozitul fiscal de TVA;

regimul de tranzit vamal extern;

admiterea în apele teritoriale a mărfurilor destinate platformelor de foraj sau de producție;

regimul de tranzit vamal intern.

2. 2. Importul de mărfuri în comision

Societățile de comerț exterior care importă, activează în calitatea de intermediar între beneficiarii de bunuri de import și furnizorii externi. Aceste societăți achiziționează mărfuri din piețele externe în nume propriu, dar în contul precum și pe riscul beneficiarilor de bunuri din import.

Legăturile economice între firmele de comerț exterior importatoare și firmele beneficiare ale importului au loc pe baza unor contracte de comision, care se încheie anual dar pot fi încheiate și pentru fiecare operațiune de import. Aceste contracte de prestări servicii cuprind următoarele informații:

drepturile și obligațiile părților în ceea ce privește derularea importului;

cota de comision datorată de beneficiarii de bunuri din import;

modalitatea de decontare a importului între părți: dacă avansul se va încasa numai în lei sau în valută, dacă facturarea tuturor cheltuielilor în contul beneficiarului de import urmează a fi făcută o singură dată la încheierea operațiunilor de import și dacă diferențele de curs valutar care apar se decontează sau nu distinct.

Companiile de comerț exterior importatoare încheie cu furnizorii lor externi contracte economice internaționale în care sunt ele titulare. În aceste contracte se precizează prețurile externe precum și condiția de livrare, care poate fi de 3 tipuri:

FOB (free on board – franco la bord) portul străin de încărcare (prețul mărfii);

CFR (cost and freight – prețul mărfii și transportul pe parcurs extern) portul românesc de descărcare;

CIF (cost, insurance and freight – prețul mărfii, asigurarea și transportul pe parcurs extern) portul românesc de descărcare.

Condițiile de livrare se vor negocia de societățile de comerț exterior cu furnizorii lor în conformitate cu prevederile exprese din contractele de comision sau cu acordul prealabil al beneficiarului de import. Mărfurile care fac obiectul importurilor în comision nu sunt evidențiate și gestionate de către firmele de comerț exterior importatoare prin intermediul conturilor de stocuri, deoarece sunt direcționate de la vamă direct beneficiarilor de import. În concluzie, rezultatele importurilor în comision nu vor fi reflectate în gestiunea firmelor de comerț exterior importatoare, ci în gestiunea societăților beneficiare ale importului.

Decontarea importului în comision

Decontarea importului în comision are loc pe fluxul invers al circulației mărfurilor și anume prin acreditiv documentar, efecte de comerț sau incasso documentar.

Etapele decontării importului în comision sunt următoarele:

1. Societatea de comerț exterior importatoare încasează de la beneficiarul de import un avans, în lei sau în valută, pe care îl utilizează pentru plata cheltuielilor externe, a taxelor datorate în vamă, a diverselor cheltuieli interne și pentru realizarea comisionului cuvenit.

2. Societatea de comerț exterior importatoare efectuează plățile privind importul. Se achită mai întâi furnizorul extern. Dacă avansul de la beneficiarul importului este încasat în lei, societatea de comerț exterior cumpără valută de pe piața valutară, iar diferența de curs valutar dintre cursul de cumpărare al valutei și cel din declarația vamală de import se regularizează cu beneficiarul importului. În cazul în care avansul se încasează în valută, diferența de curs valutar dintre cursul de la data încasării și cel de la data plății valutei se înregistrează ca o cheltuială financiară sau ca un venit financiar din diferențe de curs valutar care nu afectează gestiunea societății de comerț exterior importatoare. Această diferență se regăsește în soldul contului 5124 „Conturi la bănci în valută” la sfârșitul anului și se evidențiază ca venit financiar sau cheltuială financiară, anulând efectul înregistrării de la data plății.

3. După derularea tuturor operațiunilor privind importul se procedează la regularizarea cu beneficiarul de import. Pentru aceasta se compară avansul încasat cu cheltuielile efectuate, inclusiv comisionul cuvenit, iar diferența se regularizează prin încasare sau plată, după caz. Regularizarea se face separat pentru avansurile încasate în valută și pentru cele încasate în lei.

Cheltuielile și veniturile generate de activitatea de import în comision

Deoarece firmele de comerț exterior importatoare dețin calitatea de intermediari, ele înregistrează în gestiunea proprie doar cheltuielile generale (poștă și telecomunicații, salarii, reparații, întreținere, etc.) precum și veniturile aferente comisionului de import. Celelalte plăți privind mărfurile (plățile în vamă, plățile către furnizorii externi, prestatorii de servicii) și încasările sunt înregistrate de către beneficiarii importului.

2.3. Proceduri simplificate de declarare a mărfurilor

În vederea plasării sub un regim vamal, declararea mărfurilor autorității vamale se poate face, prin derogare de la depunerea unei declarații vamale standard, pe baza unei declarații simplificate în conformitate cu art. 166 din Regulamentul (UE) nr. 952/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 9 octombrie 2013 de stabilire a Codului Vamal al Uniunii, sau a unei înscrieri în evidențele declarantului în conformitate cu art. 182 din cod.

Declarația simplificată

Autoritățile vamale acceptă ca o societate să plaseze mărfurile pe baza unei declarații simplificate, sub un regim vamal, care poate ignora o parte din datele enumerate la art. 162 din Codul vamal. Documentele care pot lipsi sunt cele utile pentru calculul taxelor vamale de import aferente bunurilor plasate sub respectivul regim vamal. Declarantul este obligat să prezinte pe urmă o declarație suplimentară care să conțină datele pentru regimul în cauză.

Utilizarea regulată a acestei declarații simplificate face obiectul unei autorizații din partea biroului vamal.

Prin utilizare regulată înțelegem efectuarea transporturilor de marfă, care au același destinatar și expeditor și îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

a) au frecvență mai mare de două transporturi pe zi;

b) marfa transportată se încadrează la același cod tarifar;

c) țara de expediție și țara de destinație, precum și regimul vamal și cel tarifar aplicabile rămân neschimbate.

Înscrierea în evidențele declarantului

Permite declararea mărfurilor prin înregistrarea mărfurilor în evidențele declarantului, care trebuie să conțină cel puțin datele unei declarații vamale simplificate. Pentru utilizarea regulată a acestei declarații simplificate este necesară obținerea în prealabil a autorizație din partea biroului vamal. Condițiile se regăsesc în Normele privind utilizarea declarației vamale simplificate, aprobate prin Ordin al președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală.

Capitolul III

Studiu de caz privind circuitul informațional în cadrul companiei

UNIX AUTO SRL

3.1.1. Prezentarea companiei

Compania maghiară – UNIX Auto – este o companie dinamică, un jucător important pe piața accesoriilor și componentelor auto din Centrul și Estul Europei, în plină dezvoltare. În Ungaria sunt deja lideri de piață, iar în România, într-o continuă dezvoltare. Comercializează aproape 10 milioane de componente și accesorii auto de la peste 400 de furnizori. Prin intermediul catalogului electronic TradeOnWeb asigură un serviciu unic în regiune, devenind un partener de încredere pentru multe alte companii, printre care și întreprinderi internaționale.

În cele 3 țări: Ungaria, România și Slovacia, rețeaua UNIX este compusă din 164 de filiale.

Ungaria: 97 filiale

Slovacia: 5 filiale

România: 62 filiale

Suprafața totală a Sediului Central și a filialelor UNIX atinge 100.000 m2.

În Centrul Logistic pe o suprafață de depozitare de 15.000 m², dispune de un stoc de marfă de peste 300.000 de articole care depășesc 4 milioane de bucăți.

În Centrul Logistic se utilizează cele mai moderne sisteme logistice:

Echipament de sortare automat, dezvoltat și construit în regie proprie;

Sisteme de lucru intern automatizat;

În baza codului unic, gestionare marfă cu PDA;

Sistem logistic de ultimă generație

Urmează o politică financiară conservativă, capitalul propriu în prezent atinge 15 miliarde de forinți. Prezintă un exemplu demn de urmat prin faptul că a rămas la același calapod, în cei 25 de ani fiind preocupată de optimizarea și șlefuirea aceluiași model de afacere.

În anul 2010 a început să se dezvolte rețeaua Service UNIX, cu scopul clar de a oferi posesorilor de autovehicule servicii standardizate, de înaltă calitate. Oferă în permanentă sprijin service-urilor prin campanii de marketing. Ușurează munca zilnică a mecanicilor din service-uri prin intermediul cursurilor de specializare organizate periodic precum și vizite la fabricile producătorilor. Rețeaua completă de Service UNIX este formată din peste 40 de service-uri.

Scurt istoric:

1990 | Compania a fost înființată de Zombori Antal, asociat unic chiar și în prezent.

1995 | Lansarea primului program de tip catalog electronic cu piese auto TradeLine®

1999 | Extinderea operațiunilor și în România

2005 | Afilierea la Grupul german ATR (Auto-Teile-Ring)

2005 | Înființarea Academiei UNIX Auto – curs intensiv cu examen pentru identificarea pieselor auto multimarcă, autoturisme si autovehicule de marfa.

2010 | Inaugurarea Centrului Logistic din Budapesta

2011 | Extinderea operațiunilor în Slovacia

2014 | Inaugurarea filialei UNIX Auto cu numărul 100

2015 | Lansarea programului Card Partener UNIX

Aprecieri:

Invitație în Grupul ATR (2005) în asociația celor mai mari importatori și distribuitori de piese de schimb pentru automobile din lume;

Premiul EUROPE TOP 500 (2012) Locul 27 în Europa;

BUSINESS SUPERBRANDS premiat de 5 ori;

Inc. 5000 Europe (2016) A doua companie, cu cea mai rapidă dezvoltare, dintre companiile din Ungaria cu venituri de peste 100 de milioane de euro

Hungarian company of the year (2016) – Figyelő magazine TOP 200, Ungaria

Pe parcursul studiului de caz vom face o simulare a tuturor proceselor esențiale care se derulează în cadrul companiei Unix Auto SRL, începând cu cele mai simple (cum ar fi primirea sau solicitarea unei comenzi, trimiterea unui deviz ofertă sau realizarea unui material publicitar) și finalizând cu înregistrarea unei monografii contabile, care să scoată în evidență, în mod concret, activitatea derulată la nivelul companiei pe o perioadă mai lungă de timp. Datorită caracterului specific al organizării procesuale, vom prezenta activitățile de la nivelul departamentelor precum și interdependența unuia față de celălalt.

Activitățile realizate în mod curent în Departamentele companiei Unix Auto SRL se concretizează cu ajutorul schemei de mai jos:

3.1.2. Organizarea structurală

Centrul operațional este alcătuit din personalul de execuție și directorii situați pe nivelul inferior în cadrul companiei Unix Auto SRL;

Top – managementul este asigurat de managerul companiei;

Liniile ierarhice sau „managerii de mijloc”, unesc top – managementul cu centrul operațional;

Tehnostructura este alcătuită din angajații firmei care standardizează, formează profilul și calificările profesionale ale membrilor companiei. Funcțiile suportului logistic sprijină indirect realizarea misiunii companiei.

Structura organizatorică stabilește rolul și locul angajaților în cadrul companiei. Ea reprezintă una dintre cele mai importante verigi ale procesului de conducere. Impactul structurii organizatorice nu trebuie rezumat numai la efectele strict economice. Implicațiile cele mai importante sunt asupra:

satisfacțiilor obținute de angajați în procesul muncii;

climatului de muncă.

„Anatomia” companiei Unix Auto SRL

Principalele componente ale structurii organizatorice sunt:

Postul;

Funcția;

Compartimentul;

Nivelul ierarhic;

Relațiile organizatorice.

Eficacitatea muncii depuse de un angajat în compania Unix Auto SRL depinde într-o mare măsură de corelarea sarcinilor, competențelor și responsabilităților postului. Ocuparea postului se realizează prin selecția angajaților cu ajutorul interviului. Proiectarea postului definește procesul prin care managerii de resurse umane au rolul de a realiza acele activități care să permită dezvoltarea posturilor existente.

Obiectivele organizaționale

Procesul dezvoltării posturilor

Metode de proiectare a posturilor:

Rotația posturilor;

Lărgirea posturilor;

Îmbogățirea posturilor;

Echipe de lucru autonome;

Reducerea programului de lucru.

Structura organizatorică a SC Unix Auto SRL se exprimă cu ajutorul următoarelor instrumente:

Organigrama;

Fișa postului;

Regulamentul de organizare și funcționare (ROF).

3.1.3. Organigrama firmei Unix Auto SRL

3.1.4. Organizarea procesuală

Un rol important în organizarea companiei Unix Auto SRL îi revine ansamblului de procese de muncă fizică cât și intelectuală. Organizarea procesuală rezidă în descompunerea proceselor de muncă fizică și intelectuală în elemente componente: operații, mișcări, timpi. În cadrul acestei firme componentele organizării procesuale sunt:

Operațiile;

Sarcinile;

Atribuțiile;

Activitățile;

Funcțiunile.

Angajații din cadrul companiei Unix Auto SRL au la îndemână întregul proces de derulare a activităților. Organizarea procesuală este formată din următoarele funcțiuni:

Comercială;

Marketing;

Financiar-contabilă;

De personal.

În cadrul companiei Unix Auto SRL un proces este reprezentat de o activitate sau un grup de activități care la rândul lor utilizează anumite intrări, le adaugă valoare, oferind clienților bunurile și/sau serviciile de care au nevoie. Sistemul managerial al Unix Auto SRL este un sistem deschis în care intrările (input), sub influența variabilelor externe, determină ieșirile (output) din organizație.

Sistemul managerial al firmei Unix Auto este un sistem deschis în care intrările (resurse: materiale, umane, financiare, informaționale etc), sub influenta variabilelor externe, determină ieșirile (produse, servicii și satisfacții.) din companie.

Procesul managerial reprezentare schematică

3.1.5.Ierarhizarea proceselor în compania Unix Auto

Rolul coordonatorului este de a clarifica, împreună cu angajații firmei Unix Auto SRL următoarele aspecte:

Ce activități trebuie îndeplinite și în ce ordine?

Care sunt resursele necesare în acest sens (Input) și care va fi rezultatul (Output)?

Unde începe activitatea?

Unde se finalizează activitatea?

Cine se va ocupa de proces?

Sunt expuse toate procesele importante?

Cine verifică rezultatele?

Etapele managementului proceselor în firma Unix Auto:

Organizarea structurii firmei, analiza mediului extern, stabilirea obiectivelor;

Identificarea proceselor din firma Unix Auto SRL;

Selectarea și stabilirea titularului de proces;

Elaborarea hârții proceselor;

Reprezentarea proceselor și stabilirea unităților de măsură;

Stabilirea angajatului care monitorizează (controlling) întregul proces;

Măsurarea rezultatelor prin comparație cu obiectivele propuse;

Stabilirea măsurilor de îmbunătățire.

Identificarea proceselor:

Proces: Titlu/denumire;

Titularul procesului (angajatul din departamentul în care se derulează procesul).

Sarcinile titularului de proces:

Definirea punctelor de interfață;

Input proces;

Output proces;

Indicatori proces (pentru măsurare, supraveghere, evaluare);

Rânduri uzuale de antet și de subsol (revizuire, aprobare).

Elaborarea hărții proceselor

Matricea proceselor- crearea de valoare („harta proceselor”):

• un instrument cu ajutorul căruia sunt prezentate informațiile referitoare la crearea de valoare

asupra input-urilor;

• o strategie: Cum structurăm procesele, pentru a urmări obiectivele firmei de exercițiu?;

• o previziune cu privire la deciziile ce urmează a fi luate;

• o orientare spre viitor;

• o schematizare pentru procesele esențiale și de susținere, care pot fi structurate în alte procese

parțiale

Structura procesului de control

Etapele procesului decizional

Sarcinile managerului de procese:

Organizarea proceselor;

Răspunde pentru output;

Supraveghează indicatorii;

Răspunde de gestionarea documentelor proceselor;

Răspunde de instruirea colaboratorilor;

Răspunde pentru întregul PROCES.

3.2.Departamentul de marketing

Motto: „Creăm valoare pentru clienți și obținem în schimb valoare de la clienți”

Marketingul presupune „ofertă de valoare și ridicarea standardului de viață”. Compania Unix Auto SRL cercetează piața, concepe strategii de marketing axate pe nevoile clienților și creează valoare pentru aceștia. Compania oferă noi întrebuințări ale produselor și serviciilor, fiind cu un pas înaintea cerințelor pieței. Astfel, compania Unix Auto creează ea însăși viitorul, obținând de la clienți, în schimb, valoare sub forma vânzărilor, a profitului și a valorii de capital a clientelei.

Activitățile desfășurate de compartimentul marketing al societății Unix Auto SRL sunt:

Activitățile de marketing din cadrul Unix Auto SRL pot fi structurate pe domenii.

Scopul marketingului este:

• să cunoască nevoile clienților;

• să creeze oferte de marketing imbatabile;

• să stabilească prețuri cât mai competitive;

• să distribuie produsele în timp util;

• să promoveze produsele eficient.

Procesul de marketing cuprinde:

cunoașterea pieței, a nevoilor și a dorințelor clienților;

conceperea unei strategii de marketing focalizate pe client;

Pentru descoperirea strategiei de marketing optime trebuie să se răspundă la întrebările:

Ce clienți vom servi?

Piața se împarte în segmente de clienți.

Cum îi putem servi cât mai bine pe acești clienți?

Se aleg segmentele care vor fi dezvoltate.

De ce ar cumpăra produse de la Unix Auto și nu de la altă firmă cu același obiect?

Se decide felul în care acești clienți aleși vor fi serviți.

elaborarea unui program de marketing care oferă o valoare superioară ofertei.

Oferta trebuie să conțină:

• elementele de identificare ale ofertantului;

• denumirea exactă a produselor/serviciilor;

• descrierea caracteristicilor produselor/serviciilor;

• calitatea produselor;

• prețul (eventualele reduceri de preț);

• condiții și termene de livrare;

• durata de valabilitate a ofertei

4. construirea relațiilor cu firmele care au calitate de clienți

5. stabilirea strategiei de marketing

Planificarea strategică cuprinde:

Stabilirea viziunii strategice, care presupune:

• Definirea misiunii întreprinderii și a domeniului de activitate;

• Definirea unității strategice de activitate;

• Fixarea obiectivelor generale ale întreprinderii.

Analiza situației întreprinderii prin intermediul următoarelor:

• Analiza mediului (auditul de marketing);

• Analiza SWOT;

• Stabilirea ipotezelor referitoare la componentele mediului de marketing.

Formularea strategiei de marketing cu următoarele etape:

• Formularea obiectivelor și a strategiilor de marketing;

• Stabilirea mixului și a programului de marketing.

Alocarea resurselor, implementarea și controlul activității de marketing:

• Stabilirea bugetului;

• Implementarea programului;

• Controlul activității de marketing.

Politica de produse și de prețuri

Strategia pe care o aplică compania Unix Auto SRL se implementează cu ajutorul mixului

de marketing.

Pentru a satisface clienții sunt folosite diverse STRATEGII DE AJUSTARE a prețurilor:

acordarea rabaturilor și bonificațiilor de preț;

se stabilesc prețurile pe segmente;

este utilizată strategia prețurilor psihologice;

sunt stabilite preturi diferențiate geografic;

se stabilesc prețuri promoționale;

se stabilesc prețuri pentru piețele internaționale.

Modalități de distribuție (contractul cadru și e-commerce)

Sistemul de distribuție (plasament) al produselor/serviciilor din cadrul Unix Auto SRL este o

componentă de bază a strategiei de marketing având în vedere:

• canalele de distribuție;

• circuitele de transport;

• distribuția fizică și utilizarea intermediarilor pe arii de acoperire;

• stocurile;

• sortimentele;

• amplasarea.

Politica de distribuție a companiei Unix Auto SRL implică următoarele activități specifice

departamentului de marketing:

• actualizarea permanentă a catalogului de produse;

• actualizarea permanentă a web site-ului;

• propunerea de oferte noi de produse;

• realizarea de tranzacții online prin Web shop sau magazinul virtual.

Cu ocazia derulării activităților de vânzare a mărfurilor angajații trebuie să completeze următoarele documente:

• contractul cadru de vânzare;

• factura;

• chitanța ori ordinul de plată;

• fișa de magazie.

Contractul cadru de vânzare-cumpărare:

• este un acord între client și furnizor, respectiv între cumpărător și vânzător;

• presupune o colaborare;

• reglementează aspectele de bază;

• oferă posibilitatea formulării unor cazuri concrete.

În contractul cadru sunt reglementate următoarele aspecte:

• Fundamentele și interesele;

• Obligațiile de livrare/prestare servicii și primire/recepție;

• Standardele privind calitatea;

• Durata contractului;

• Prețul;

• Volumul comenzii.

Iată mai jos o schema a desfășurării înregului process al negocierilor privind semnarea unui contract:

Activiăți de marketing – REVISTA INFOMIX

Începând cu anul 2010 apare lunar revista INFOMIX. Revista prezintă promoții, actualități, informații tehnice respectiv noutăți de la furnizori. Anual sunt publicate cataloage, materiale publicitare și calendarele Unix Auto personalizate.

SERVICII SUPLIMENTARE

Seminarii tehnice pentru partenerii Unix Auto SRL;

Analiză de laborator a uleiului uzat;

Servicii de închiriere gratuită dispozitive și scule;

Sistem de comunicare oferte de preț ale pieselor originale;

Piese originale disponibile direct din stoc;

Disponibilitate software informații service și echipamente de diagnoză.

DEPARTAMENTUL DE CERCETARE – DEZVOLTARE

Compania Unix Auto deține un Departament Tehnologic de Dezvoltare. Echipa proprie de ingineri, de o înaltă calificare, se ocupă de proiectarea sistemelor de depozitare, automatizare și optimizare. Utilajele proiectate astfel de Departamentul de Dezvoltare al companiei, sunt fabricate în atelierul Unix Auto de prototipuri, echipat cu cele mai noi și performante mașini de producție.

3.3.Departamentul comercial și procesele aferente

Motto: „Ceea ce nu știm ne va costa o mulțime de bani, ceea ce știm ne va aduce o avere.”

Departamentul comercial al companiei Unix Auto SRL asigură mărfurile necesare comercializării.

Departamentul comercial în cadrul firmei de exercițiu asigură:

– achiziția de piese auto;

– desfacerea pieselor auto.

Angajații departamentului comercial desfășoară următoarele activități cu privire la achizițiile de mărfuri:

• Stabilesc necesarul de aprovizionare;

• Redactează cererile de oferte;

• Creează lista furnizorilor;

• Solicită oferte de preț;

• Compară și selectează ofertele de preț ale furnizorilor;

• Stabilesc comenzi și le înregistrează în registrul comenzilor;

• Primesc facturile pentru mărfuri de la furnizori și întocmesc notele de recepție;

• Controlează livrările furnizorilor;

• Transmit facturile de achiziții la departamentul de contabilitate pentru înregistrare;

• Întocmesc centralizatorul achizițiilor;

• Țin evidența mărfurilor cantitativ cu ajutorul fișelor de magazie.

Angajații departamentului comercial desfășoară următoarele activități:

• Răspund la solicitările de oferte;

• Întocmesc oferte;

• Procesează ofertele primite și verifică disponibilitatea stocurilor;

• Emit facturi pentru vânzări;

• Transmit facturile departamentului de contabilitate pentru a fi înregistrare;

• Întocmesc situația vânzărilor;

• Întocmesc lista clienților.

3.3.1 Descrierea procesului de achiziție

Procesul de achiziții presupune găsirea în rețeaua firmelor din țară și din străinătate a acelor furnizori care să conducă compania Unix Auto la atingerea obiectivelor prin cel mai bun raport calitate/preț. Acesta fiind scopul pentru care se impune o selecție atentă a furnizorilor.

La selecția furnizorilor se ține seama de: calitatea mărfurilor, nivelul prețurilor, termenul de plată, termenul de livrare al mărfurilor, garanții acordate la cumpărare, oferirea de servicii suplimentare.

Prezentăm cei mai importanți furnizori de piese de schimb precum și mărcile comercializate de compania UNIX Auto SRL.

Furnizori de top, piese auto:

Principalii furnizori de piese auto:

Alti furnizori de piese:

Criteriile de evaluare și selecție a furnizorilor sunt următoarele:

criteriile de calitate:

existența sistemului de asigurare a calității;

calitatea mărfurilor la recepție,

comportarea în timpul exploatării

criteriile de cost:

prețul mărfurilor,

raportul calitate/preț;

distanța de la furnizor;

criteriile de colaborare anterioară:

respectarea cantității comandate și livrate

respectarea termenelor de livrare;

Selecția furnizorilor de mărfuri prin compararea ofertelor acestora presupune identificarea unui set de criterii de evaluare. Se determină pentru fiecare ofertă:

• un punctaj pentru fiecare criteriu;

• un total.

IC – importanța criteriului; 1, 2, …, n – furnizori; i=1

Punctaj =

unde: pi – punctajul criteriului i; fi – ponderea criteriului i

Legendă:

1. Solicitarea ofertei de preț

2. Primirea ofertei de preț

3. Comandă finală

4. Factură fiscală

5. Ordinul de plată

6. Extrasul de cont

Descrierea achizițiilor pentru personalul din cadrul SC Unix Auto SRL

Procesul de achiziții este un proces prin intermediul căruia personalul din cadrul SC Unix Auto SRL cumpără mărfuri de pe piața furnizorilor. Deși vânzările și cumpărările se realizează virtual, ele impun relaționarea SC Unix Auto SRL fie cu alte firme producătoare de piese de schimb (B to B), fie cu persoane fizice (B to C).

Fluxuri informaționale privind achizițiile:

Legendă

1. Necesarul firmei Unix Auto SRL

2. Centralizare solicitări

3. Comandă fermă

4. Factură fiscală

5. Ordinul de plată

6. Extrasul de cont

7. Devizul

8. Extrasul de cont

3.3.2. Descrierea procesului de desfacere:

Vânzarea mărfurilor se face prin:

• încheierea unui contract comercial la cererea unui client;

• comandă fermă urmată de onorarea acesteia;

• la cererea neprogramată în cazul vânzărilor cu amănuntul care au loc în magazine, în care se fac tranzacții directe.

Etapele vânzării:

Acțiuni premergătoare vânzării

Abordarea clientului se face prin prezentarea catalogului de produse, a ofertei, (contact direct) sau trimiterea catalogului în format electronic (contact indirect). Dacă prezentarea a decurs

conform așteptărilor va urma negocierea prețului, a condițiilor de livrare și de plată, posibile discounturi sau bonusuri pentru fidelizarea clientului sau cumpărarea unei cantități mari de produse.

Condițiile de plată se negociază din punct de vedere al termenului și al fracționării plății. Acest lucru se realizează anterior încheierii contractului de vânzare-cumpărare.

Condițiile de livrare se negociază sub aspectul locului de descărcare, al transportului precum și al cheltuielilor de transport din țară și străinătate, pe tot parcursul derulării parteneriatului.

Comanda clientului și derularea vânzării

După finalizarea procedurilor de negociere se încheie contractul de vânzare-cumpărare cu obligațiile reciproce pentru firma vânzătoare Unix Auto SRL– livrarea de mărfuri și pentru firma cumpărătoare – plata la termenul convenit a contravalorii mărfurilor (prețul). Decizia de cumpărare se concretizează prin trimiterea comenzii către firma vânzătoare.

Sistemul de distribuție:

Toate livrările sunt realizate în baza unui program destul de strict, astfel sistemul de livrare Unix Auto SRL este predictibil, precis și rapid.

Aprovizionarea se realizează prin propria flotă de camioane

Majoritatea filialelor sunt aprovizionate chiar de mai multe ori într-o zi

Comanda clientului este livrată de propria flotă Unix Auto, formată din peste 1.400 de autovehicule

Flota de autovehicule Unix Auto SRL parcurge zilnic peste 200.000 de kilometri

Atragerea și păstrarea clienților

Atragerea clienților se realizează prin:

Experiențe personalizate;

Oferte atractive;

Programe de fidelizare;

Servicii de calitate adresate clienților:

– profesionalism;

– transparență;

– consiliere.

– eficiență;

– accesibilitate;

– cunoașterea produselor și serviciilor;

Păstrarea clienților reprezintă un factor important de reușită alături de prețuri raționale și calitatea produselor.

Programul CARD AUTO

În cadrul acestui program posesorii autovehiculelor se pot înregistra gratuit pentru dobândirea unui Card Auto prin propria pagina web a Unix Auto. Acesta este un card de fidelizare pe baza căruia se acumulează puncte. Punctele adunate în urma reparațiilor efectuate în Service-uri Unix Auto sau achizițiilor, de către posesorul de autovehicul, se pot folosi ca discount la achiziționarea ulterioară de produse sau servicii.

Avantajele CARD AUTO:

Avantaj client prin puncte de fidelizare Unix Auto;

Carte service electronică;

Rețea națională de service;

Istoric al reparațiilor mașinii;

Istoric al reparațiilor autoturismului;

Orientare spre client, servicii prompte și precise;

Informare privind termenul de expirare ITP, RCA, Rovinietă

Înregistrarea atomată, electronică a punctelor acumulate

Fluxul documentelor între SC Unix Auto SRL și SC Service Auto SRL

Legendă:

1. Solicitare ofertă

2. Primire ofertă

3. Comandă

4. Factură fiscală

5. Ordin de plată

6. Extras de cont

Documente utilizate în procesele de achiziție și vânzare:

Evidența clară a documentelor din cadrul unei firme asigură succesul afacerii.

În urma tranzacției, dintre cele două firme, firma cumpărător este Unix Auto SRL și realizează un proces de achiziție și cealaltă firmp vânzător este Big Reds Jacks și desfășoară un proces de vânzare.

* Cumpărătorul Unix Auto SRL trimite furnizorului BigRed Jacks Tools and Equipment din China o copie a extrasului de cont în care se vede dovada plății.

Decontarea facturii emise de furnizorul BigRed Jacks Tools and Equipment din China se poate realiza în două feluri:

• Cumpărătorul (clientul) Unix Auto SRL trimite Ordinul de plată cu care a achitat contravaloarea facturii la BRD – Banca Virtuală și o copie a ordinului de plată vânzătorului (furnizorului).

• Cumpărătorul (clientul) Unix Auto SRL trimite Cecul vânzătorului (furnizorului) BigRed Jacks Tools and Equipment din China. Pentru decontarea facturii, furnizorul BigRed Jacks Tools and Equipment din China trimite cecul la BRD – Banca virtuală.

Atât furnizorul BigRed Jacks Tools and Equipment din China, cât și clientul Unix Auto SRL din România vor primi de la Banca BRD – Banca virtuală Extrasul de cont.

Registrele sunt oglinda activității firmei Unix Auto SRL. Registrele întocmite corect oferă managementului certitudinea că firma funcționează corect și are un sistem concret de evidență.

Pentru evidența sistematizată și clară a tranzacțiilor se folosește Registrul-achiziții precum și Registrul-vânzări. Acestea fiind registre comerciale care permit ordonarea, clasarea și arhivarea documentelor. Evidența CEC-urilor și a ordinelor de plată emise se ține în cadrul departamentului de contabilitate în baza Registrului de evidență a numerotării CEC-urilor și ordinelor de plată.

Procesul de import-export:

Documentele folosite de către Unix Auto SRL pentru operațiunile de import sunt:

• factura fiscală comercială externă – emisă de firma exportatoare;

• factura fiscală de transport (dacă acesta e plătită separat) – de la firma exportatoare;

• documente de transport și asigurare marfă;

• actele firmei importatoare;

• actele firmei care exportă – de la exportator;

• licența de import – de la Ministerul de Externe;

• certificatul de origine a mărfii – de la biroul vamal sau camerele de comerț ale țării care exportă;

• certificate/declarație de conformitate, de calitate – de la producător;

• certificat de garanție ale mărfii– de la producător;

• contractul extern;

• listele de pachete – de la exportator;

• alte avize, după caz (certificate de abilitare, certificate fito-sanitare, certificate sanitar-veterinare, etc.);

• declarația vamală de import.

Procesul de achiziții din import se realizează similar procesului de achiziții intern, cu următoarele deosebiri:

1. la momentul primirii facturii externe se trimite la Bancă ordinul de cumpărare valută pentru

suma datorată, însoțit de factura furnizorului extern;

2. după cumpărarea valutei necesare efectuării plății, se trimite la Bancă dispoziția de plată externă pentru plata furnizorului (însoțită de Ordinul de plată).

3.4.Departamentul resurse umane și procesele aferente

Motto: „Omul potrivit la locul potrivit!”

Atribuțiile departamentului de resurse umane

I. Asigurarea resurselor umane

1. Planificarea resurselor umane în cadrul Unix Auto SRL are drept scop determinarea nevoilor privind asigurarea resurselor umane ale firmei.

Departamentul de resurse umane stabilește de câți angajați este nevoie și cu ce caracteristici personale.

2. Recrutarea – este o activitate complementară prin care se atrage personal nou, pe seama creșterii volumului de muncă, în urma anunțului publicat pe site-ul companiei.

3. Selecția – presupune activitatea prin care se selecționează candidații care întrunesc cunoștințele, deprinderile, calitățile și aptitudinile necesare realizării sarcinilor, obiectivelor și responsabilităților corespunzătoare posturilor vacante.

4. Integrarea angajaților are drept scop facilitarea integrării în companie. Procesul de integrare constă în familiarizarea noilor angajați cu procesele din cadrul anumitor compartimente.

II. Dezvoltarea resurselor umane

5. Instruirea și dezvoltarea profesională a angajaților are ca scop identificarea și asigurarea dezvoltării competențelor angajaților.

6. Salarizare, recompense și motivare. Sunt stabilite salariile pentru angajații cu anumite abilități și responsabilități ale postului, dar și cele mai potrivite metode de motivare.

7. Evaluarea performanțelor sau rezultatelor angajaților este procesul de stabilire a măsurii și modului în care angajații își îndeplinesc responsabilitățile, în raport cu postul ocupat.

Documente utilizate în cadrul departamentului de resurse umane;

circuitul documentelor și arhivarea acestora

La departamentul de Resurse Umane se primesc, se emit și se arhivează o serie de documente specifice, conform prevederilor legale în vigoare.

Putem enumera câteva astfel de activități generatoare de documente:

• redactarea documentelor necesare angajării personalului (contractul individual de muncă, fișele personale, fișele medicale etc.);

• redactarea și actualizarea fișelor de post;

• redactarea și centralizarea fișelor de evaluare a activității;

• întocmirea documentelor necesare evidenței timpului de lucru (condică de prezență, foaia colectivă de prezență);

• administrarea bazei de date a personalului;

• întocmirea statelor de plată a salariilor și a documentelor complementare (fluturași de salarii, declarații lunare pentru impozite și taxe: CAS, CASS, impozit pe salariu, CAM);

• transmiterea documentelor justificative pentru înregistrare în contabilitate;

• gestionarea, arhivarea și păstrarea dosarelor de personal.

Circuitul documentelor în cadrul departamentului de Resurse umane poate fi prezentat simplificat astfel, cu mențiunea că este aplicată varianta arhivării documentelor și în format electronic, pentru a asigura accesul rapid la informații dar și pentru a reduce dimensiunea arhivei și a cheltuielilor.

3.5.Departamentul secretariat și procesele aferente

Motto: „Un loc pentru fiecare lucru și fiecare lucru la locul său.”

Departamentul secretariat este unul dintre cel mai important departament. Acesta are multiple funcții și roluri, presupune un set complex de activități și tehnici de lucru specifice (corespondență, protocol, activități de documentare, arhivare de documente).

3.5.1 Competențe și obiective

3.5.2 Atribuțiile departamentului de secretariat

• executarea activităților de registratură (sortare, datare, înregistrare, distribuire, arhivare);

• redactarea materialelor elaborate sub formă de: tabele, prezentări, scheme, statistici, etc.;

• clasarea documentelor;

• multiplicarea materialelor;

• organizarea întrunirilor;

• folosirea aparaturii de birou;

• respectarea disciplinei muncii;

• primirea partenerilor de afaceri și a vizitatorilor;

• evidența necesarului de personal și de consumabile;

• organizarea și menținerea unei bune funcționări a arhivei;

• primirea, înregistrarea, datarea, distribuirea corespondenței primite și pregătirea corespondenței pentru expediere;

• programarea ședințelor în agenda de lucru a managerilor și întocmirea rapoartelor;

• traducerea documentelor în cazul tranzacțiilor cu partenerii din străinătate;

• documentarea din punct de vedere al regulilor privind relațiile cu publicul și protocolul;

• primirea, înregistrarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor;

Activități ale departamentului de secretariat adaptate la evoluția firmei

Managementul informației și al comunicării (corespondența clasică, e-mail, semnătură)

Sistemul informațional managerial asigură circuitul informației între componentele organizatorice ale Unix Auto, potrivit obiectivelor acestora.

Fluxuri de informații în

departamentul

Secretariat

În activitatea curentă a companiei Unix Auto SRL se folosește corespondența clasică și cea electronică.

1. Corespondența clasică

Scrisoarea comercială cuprinde următoarele elemente: antetul, numărul și data, adresa destinatarului, referințele, formula de salut, formula de adresare, conținutul, obiectul scrisorii, formula de încheiere, formula de salut, semnătura, anexe.

Antetul are funcție de informare, identificare și de publicitate și cuprinde:

• elementul grafic (logo-ul și sigla);

• denumirea societății;

• forma juridică a societății;

• adresa și sediul central;

• numărul de înregistrare de la Registrul Comerțului;

• codul fiscal sau codul unic de înregistrare;

• contul bancar precum și banca unde societatea are deschis contul respectiv;

• numărul de telefon, precedat de prefixul orașului și eventual cel al țării (în cazul corespondenței cu firmele din străinătate);

• e-mail-ul;

• numărul de fax.

2. Scrisoarea electronică – un mesaj format din antet, corp și semnătură.

Antetul este o secvență standard de informații precum: destinatarul, autorul, subiectul, ora transmisiei) cu care începe totdeauna mesajul poștal.

Informațiile ce trebuie precizate de utilizator sunt:

• To: (adresa de e-mail a destinatarului);

• Subject: (este descris subiectul scrisorii în câteva cuvinte);

• Cc: carbon copy (lista destinatarilor mesajului atunci când același mesaj este transmis mai

multor destinatari, fiecare dintre ei primind o copie a mesajului, iar în antet apare și lista celorlalți destinatari);

• Bcc: blind carbon copy (lista destinatarilor care vor primi o copie a mesajului, fără să cunoască

ceilalți destinatari – în antet nu mai este afișată lista destinatarilor).

Mesajul propriu-zis (body) poate fi redactat cu ajutorul unui editor sau procesor de texte.

În general, programele de poștă electronică au propriul editor de texte cu care poate fi scris mesajul, iar ultimele versiuni de programe de poștă electronică permit inserarea în mesaje a informațiilor reprezentate în format multimedia și a secvențelor html la fel ca orice pagină Web.

Semnătura (signature) este o secvență standard de informații (autor, domeniile sale de interes,

afilieri) care se adaugă automat la sfârșitul mesajului poștal.

Documentele utilizate în activitățile specifice departamentului secretariat;

circuitul documentelor și arhivarea acestora

Departamentul de secretariat al SC Unix Auto SRL utilizează următoarele documente:

• condica de prezență, completată la fiecare întâlnire, de toți angajații;

• adresele, materiale de corespondență folosite de obicei pentru însoțirea unor materiale

mai ample;

• notele interne, adresate angajaților din cadrul companiei;

• procese-verbale, elaborate de angajații desemnați și redactate de secretariat;

• informările, întocmite de diferiți angajați și redactate de secretariat;

• rapoartele și referatele, redactate de secretariat.

Arhivarea

documentelor

în cadrul

Unix Auto

CUM se face arhivarea?

Întocmirea catalogului de documente ajută la reținerea treptelor de registratură (locul de păstrare a actelor), cât și a termenelor de păstrare.

Este foarte utilă arhivarea documentelor sub formă electronică.

Alocarea culorilor treptelor de registratură:

• verde – acces frecvent/ birou;

• albastru – acces mediu/ registratura intermediară;

• roșu – acces rar/ arhivă;

• negru – distrugere.

Arhivarea dosarelor departamentului secretariat în cadrul SC Unix Auto SRL

3.6 Departamentul Contabilitate și procesele aferente

Motto: „Verba volant, scripta manent.”

3.6.1 Competențe și obiective

3.6.2 Atribuțiile departamentului contabilitate

În departamentul de contabilitate al SC Unix Auto SRL se înregistrează cronologic și sistematic toate procesele economice care au loc într-un exercițiu financiar, înregistrate pe baza documentelor justificative.

Contabilitatea este știința care presupune măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obținute și furnizează informații despre:

• situația patrimoniului companiei Unix Auto SRL;

• situația financiară precum și performanțele financiare ale companiei;

• fluxurile de trezorerie (încasările și plățile);

• rezultatul activității;

Succesiunea proceselor de prelucrare a informației economice în contabilitatea companiei Unix Auto SRL este următoarea:

Departamentul contabil al SC Unix Auto SRL are următoarele atribuții:

Utilizarea unui soft de contabilitate

Programul de contabilitate utilizat de departamentul de contabilitate al SC Unix Auto SRL este Saga Software, ce permite informatizarea activității contabile a acesteia. Avantaje utilizării acestui soft de contabilitate sunt:

• Actualizare rapidă la modificările legislative apărute;

• Accesare simultană a acelorași rubrici de program, prin rețea;

• Multi-firmă, Multi-user;

• Ușurință în utilizare și asimilare;

• Rapiditate și robustețe;

• Manevrabilitate;

• Ajutor interactiv.

Acest Soft contabil este utilizat pentru:

• Imobilizări;

• Stocuri;

• Clienți/ Furnizori cu situații complete aferente;

• Banca (lei, valută)/ Deconturi;

• Salarii (cu declarații în format electronic);

• Operații interne cu stocuri (Bonuri de consum, Transferuri, Inventariere etc.);

• Rapoarte complete pentru fiecare modul.

Documentele utilizate în activitățile specifice departamentului contabilitate.

Circuitul documentelor și arhivarea acestora

Departamentului de contabilitate îi sunt înmânate documentele contabile de la celelalte departamente ale companiei. Ele sunt înregistrate în mod cronologic și sistematic prin intermediul registrelor contabile. La finele exercițiului se întocmesc situațiile financiare anuale. În cadrul companiei Unix Auto SRL plățile se fac prin virament bancar, iar pentru aceasta se întocmesc ordine de plată, bilete la ordin sau cecuri.

Documente și registre contabile

Pentru înregistrarea informațiilor, contabilitatea utilizează: documente primare, registre contabile și situații financiare.

DOCUMENTE PRIMARE (justificative) întocmite la locul și momentul producerii operațiilor economico-financiare de departamentele firmei Unix Auto sau primite în urma tranzacțiilor de la alte firme.

În cadrul departamentului contabilitate se întocmește ordinul de plată pentru operațiile de plăți prin cont. De la Bancă ă se primește extrasul de cont.

Ordinul de plată

Se concretizează printr-un document de dispoziție prin care compania Unix Auto dă ordin băncii BRD, unde își are deschis contul bancar, să plătească din contul său o anumită sumă de bani unui partener (furnizor, buget de stat, primărie etc.).

Servește ca document de plată/încasare prin contul bancar și la întocmirea extrasului de cont.

Completarea ordinului de plată (OP) este diferită, în funcție de obiectul plății (plata unei facturi primate de la o firmă, plata chiriei, plata obligațiilor sociale/fiscale, plata salariilor în contul bancar);

• Se întocmește de compartimentul financiar contabil;

• Circulă de la bancă la beneficiar prin intermediul băncii sale și la plătitor;

• Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Pentru evidența numerotării ordinelor de plată se folosește următorul registru:

Extrasul de cont

Este un document de stabilire a soldului contului bancar.

Servește ca document de înregistrare operativă a plăților și încasărilor prin cont bancar (virament), pe baza documentelor justificative.

• Este întocmit de către banca BRD cu ajutorul tehnicii de calcul, pe baza ordinelor de plată justificative de încasări și plăți prin cont.

• Completarea acestuia pornește de la soldul precedent, înregistrând documentele de încasări cu sumele pe credit și documentele de plăți cu sumele pe debit. După fiecare operație se calculează soldul contului bancar.

• Se semnează și ștampilează de către responsabilul Băncii BRD.

• Se arhivează la compartimentul financiar-contabil al companiei Unix Auto SRL.

REGISTRELE CONTABILE se prezintă sub formă de fișe tipizate și înregistrează în mod cronologic și sistematic operațiile economico-financiare din documentele primare.

Registrele contabile obligatorii sunt:

• registrul jurnal;

• registrul inventar;

• registrul cartea mare;

1. Registrul jurnal cuprinde înregistrările cronologice a operațiilor economico-financiare, se întocmește într-un exemplar și are rol de document justificativ.

2. Registrul Cartea mare se întocmește lunar într-un exemplar și se regăsește în următoarele

forme:

• fișă de cont pentru diverse operații cum ar fi evidența analitică a elementelor care se detaliază

numai valoric (de exemplu: clienții, furnizorii, debitorii diverși etc.);

• fișă de cont analitică pentru valori material, cum ar fi evidența analitică a elementelor patrimoniale, care se detaliază cantitativ-valoric (stocuri: mărfuri, materiile prime, materialele consumabile, obiecte de inventar etc.);

• fișele sintetice șah pentru evidența sintetică, în cazul formei de înregistrare maestru-șah.

Pentru fiecare cont se deschid două fișe:

– fișa pentru credit detaliată pe conturi corespondente debitoare.

– fișa pentru debit detaliată pe conturi corespondente creditoare;

• cartea mare centralizatoare, se folosește în cazul formei de înregistrare pe jurnale. Se întocmește pentru fiecare cont, are rânduri pentru fiecare lună dar și total trimestrial, coloane pentru reconstituirea rulajului debitor, total rulaj debitor, total rulaj creditor și sold debitor sau

creditor. Înregistrarea în cartea mare se face la finele lunii.

3. Registrul inventar este o recapitulație a listelor de inventariere, înregistrează diferențele dintre valoarea contabilă și valoarea de inventar.

• Registrele contabile nu circulă prin incinta companiei și nici în afara ei, ele fiind documente de înregistrare contabilă.

• Registrele inventar se numerotează, se șnuruiesc, se parafează și constituie documente justificative.

• Notele de contabilitate se întocmesc în cazul operațiilor care nu au documente justificative, precum: amortizare, scoaterea din gestiune a mărfurilor vândute, închiderea conturilor de

cheltuieli și venituri.

SITUAȚIILE FINANCIARE

Se întocmesc la închiderea exercițiului, oferind o imagine fidelă, clară și completă a activelor, datoriilor, a capitalurilor proprii, a situației financiare, a profitului sau pierderii și a altor informații privind activitatea companiei.

Situațiile financiare cuprind:

• Situația activelor, datoriilor și a capitalurilor proprii (bilanț);

• Contul de profit și pierdere;

• Situația modificărilor capitalului propriu;

• Situația fluxurilor de trezorerie;

• Notele explicative.

Situațiile financiare se întocmesc pe baza informațiilor din balanța de verificare. Pentru centralizarea și verificarea exactității înregistrărilor din contabilitate se întocmește balanța de verificare sintetică și analitică.

Pe baza bilanțului precum și a contului de profit și pierdere se va efectua analiza economico-financiară, prin intermediul căreia se diagnostighează starea de performanță a companiei la încheierea exercițiului financiar.

Se vor stabili punctele tari și punctele slabe ale gestiunii financiare, în vederea fundamentării unei strategii de menținere și dezvoltare într-un mediu concurențial.

Modele de registre contabile

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Sistemul informațional din cadrul Unix Auto SRL încearcă îmbunătățirea activității prin modificări asupra sistemului informatic și circuitului documentelor. Actualitatea problemei ridicate viz a viz de managementul informațional este că practic toată activitatea companiei este bazată pe informație, iar profitul așteptat și obținut depinde de modul în care este organizat sistemul informațional în firmă. Circuitul informațional al societății Unix Auto ocupă cele mai importante poziții ale managementului organizației, realizând multiple funcții, prezentând o dinamică accentuată.

O companie trebuie să știe să raspundă rapid nevoilor pieței. Informațiile reprezintă mai mult decât niște simple date despre clienți și tranzacțiile care se încheie cu aceștia. Puterea managementului informațiilor depinde foarte mult de abilitatea managerilor companiei și a angajaților de a scana, colecta, procesa și menține informațiile corecte despre competitori, furnizori, parteneri, piața, mediul de afaceri în general. Un circuit informațional eficace și eficient reprezintă o valoare inestimabilă pentru reușita unei afaceri.

Beneficiile unui sistem eficient de management al documentelor sunt:

•Un singur punct de acces către o bază de stocare centralizată;

•Primirea/transmiterea documentelor și procesarea acestora se face foarte rapid, economisindu-se circa 40% din timp;

• Accelerarea proceselor privind colectarae de informații simultan cu reducerea în proporție de 60% a timpului afectat introducerii datelor;

• Permite clasificarea/indexarea și regăsirea documentelor după cuvinte-cheie;tc.).

• Permite controlul versiunii documentelor și istoricul modificărilor.

Orice dialog cu un partener este un prilej pentru obținerea informațiilor, care să fie procesate ulterior, în vederea identificării oportunităților. Cheia strategiei managementului informațional dintr-o companie o reprezintă utilizarea proactivă a informațiilor pe baza unui plan de dezvoltare.

În concluzie, tehnologiile informaționale și comunicaționale au devenit instrumente utilizate pe larg de către companiile de azi. În mediul concurențional existent, firmele pledează pentru mecanismele de eficientizare a activității. Procesele de management trebuie combinate cu sistemele informaționale, deoarece ocupă un rol de suport pentru activitatea decizională și cea de execuție.

Bibliografie

Airinei, D., Fotache, M., Oprea, D., Sisteme informationale pentru afaceri, Editura Polirom, Iasi, 2002;

Boaden, R., Lockett, G., Information Technology, Information Systems and Information Management: Definition and Development, În Information Systems, vol.1, nr. 1, 1991;

Boldur, G.,  Procese   informationale   și   de   decizie  în  economie,   Bucuresti, Editura stiintifica, 1969;

Bulgaru Oleg, Managementul sistemelor informaționale, Chișinău 1998;

Codul fiscal, Titlul VII, Capitolul IV, art. 274, https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Cod_fiscal_norme_22042019.htm#A274;

Codul fiscal, Titlul VII, Capitolul XI, SECȚIUNEA a 2-a , punctul 82 aliniatul (1);

Codul vamal al României, Capitolul II, Secțiunea a 1-a , Art. 107, http://www.e-customs.ro/wp-content/downloads/Codul-Vamal-al-Romaniei-Legea86.pdf;

Curtis G., Cobham D., Bussiness Information Systems, Analysis, Design and Practice, Harlow: Financial Times/Prentice – Hall, fourth editions, 2012;

Dumitru Vișan – Contabilitatea în comerț exterior, Ediția a II-a, Ed. Economică, București, 1999;

Hotărârea Guvernului nr. 1/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, publicată în Monitorul Oficial nr. 22/13.01.2016, cu modificările și completările ulterioare;

Marian Stoica, Constanta Bodea, Bogdan Ghilic-Micu, Marinela Mircea, Managementul sistemelor informationale, Editura ASE, BucurestI, 2012;

Mihaela Dumitrana, Magdalena Negruțiu, Contabilitatea în comerț și turism, Ed. Maxim, București, 1996

Nicolescu, O., Management, Ed. Economica Bucuresti 1997, p. 241;

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate, publicat în Monitorul Oficial nr. 963/30.12.2014, cu modificările și completările ulterioare;

Traian Anghel, Dicționar de informatică, Editura Corint, Bucuresti, 2010;

V. Mercioiu, C.A. Bob, M. Drăgușin, F. Tomescu, C. Bucur, Management comercial, Ed. Economica, 1998.

Vișan Dumitru, Contabilitatea în comerțul exterior, ediția a II-a, Editura Economică, București, 1999;

„e-Intrastat Website”;

https://www.unixauto.ro/Unix_CegInfo.aspx.