Societățile nu sunt obligate să ofere angajaților bonuri de masă, însa cei care acordă acest stimulent, au numeroase avantaje: [302924]

INTRODUCERE

Bonurile de masă au aparut în România în anul 2008, [anonimizat] o [anonimizat] a le oferii angajaților.

Bonurile de masă reprezintă un beneficiu acordat salariaților în baza Legii nr. 142/1998, care se acordă în ultima parte a lunii pentru luna următoare. Numarul bonurilor de masă pe care le primește un angajat este egal cu numărul zilelor lucrate de acesta în luna respectivă. Bonurile de masă se pot emite electronic sau pe suport de hârtie și se pot folosii doar pentru achitarea mesei sau pentru cumpărarea de alimente. Valoarea cea mai mare pe care o poate avea un bon de masă este egală cu suma de 15,09 lei.

[anonimizat], au numeroase avantaje:

– [anonimizat], [anonimizat];

– [anonimizat].

Datorită solicitărilor din partea diversilor comercianți, s-a dezvotat în economia Românesca operatori economici care doresc obținerea autorizației de funcționare ca unități ce emit tichete de masă.

CAPITOLUL 1. TICHETE DE MASĂ PE SUPORT HÂRTIE

1.1. [anonimizat]. [anonimizat], [anonimizat]-se la:

[anonimizat], semestrial sau trimestrial și numărul acestora pe luni;

costul pentru imprimare pentru tichetul de masă pe suport hârtie;

condițiile de restituie a tichetelor de masă pe suport hârtie neutilizate de către salariați unității emitente de către angajatori;

precizarea unde salariații pot folosi tichetele de masă în unitățile de alimentație publică utilizate de unitățile emitente;

[anonimizat];

angajatorul colectează de la salariații datele personale și toate informațiile necesare pentru a le trasmite unităților emitente de tichete pentru a [anonimizat], procesa și deconta tranzacțiil cu tichete de masă;

unitățile emitente sunt obligate să păstre în condiții de maximă siguranță datele care le primesc de la angajatori și utilizarea lor doar scopul pentru care au fost primite;

[anonimizat].

instruirea salariaților de a [anonimizat].

[anonimizat], codul numeric personal al fiecărui salariat cărora li se atribuie tichetele.

[anonimizat].

Calculul valorii nominale a tichetelor de masă pentru determinarea sumelor de acoperire se face prin:

– valoarea nominală a bonului de masă convenită de partenerii sociali,

– numărul de salariați încadrați cu contract individual de muncă care vor primii bonuri de masă și numărul zilelor lucrate aferente perioadei pentru care se acordă bonurile de masă.

– bonul de masă are valabilitate în anul calendaristic în care a fost emis.

Tichetele de masă pe suport hârtie pot fi distribuite de angajatori dacă aceștia, la data stabilită pentru distribuire, au achitat integral unității emitente contravaloarea nominală a tichetelor de masă pe suport hârtie achiziționate, inclusiv costul de tipărire reprezentând tichetele de masă pe suport hârtie. Nu pot fi transferate de către angajator salariaților contravaloarea nominală a tichetului de masă, precum și costurile aferente emiterii tichetelor de masă pe suport hârtie.

Societățile care doresc să fucționeze ca unități emitente de bonuri de masă , depun la direcția de specialitate cu atribuții de management al domeniilor reglementate specific un dosar de autorizare care să îndeplinească simultan mai multe condiții și să prezinte o serie de documente pentru obținerea autorizației de funcționare.

1.2. Înregistrările contabile ale tichetelor de masă

Înregistrări contabile – in contabilitatea angajatorilor:

Angajatorii vor expedia un bon de comandă pe baza căruia unitatea emitentă va întocmi și retransmite clientului său o factură proforma.

Pe baza facturii proforma angajatorii vor efectua plata către unitatea emitentă prin virament bancar:

409 = 5121 – cu valoarea totală a facturii proforma

Recepționarea tichetelor de masă și a facturii fiscale:

% = 401 – cu valoarea totală a facturii definitive (aceeași cu cea a facturii proforma)

5328 – cu valoarea nominală totală a tichetelor de masă

628 – cu valoarea totală a imprimatelor (bază de calcul pentru T.V.A.)

4426 – T.V.A. deductibilă, aferentă valorii totale a imprimatelor

Regularizarea avansului plătit

401 = 409 – cu valoarea totală a facturii definitive (aceeași cu cea a facturii proforma)

Includerea pe cheltuieli a contravalorii tichetelor de masă acordate salariaților

604 = 5328 – cu valoarea nominală totală a tichetelor de masă

Restituirea de către salariați, la sfârșitul lunii, a tichetelor de masă nefolosite

5328 = 758 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă nefolosite

Imputarea tichetelor de masă utilizate de salariați într-un număr mai mare decât numărul de zile lucrătoare

4282 = 758 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă imputate

Returnarea de către angajator către unitățile emitente a tichetelor de masă nefolosite (pe baza borderoului de rambursare)

461 = 5328 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă nefolosite

Încasarea valorii nominale a tichetelor de masă returnate

5121 = 461 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă returnate

În contabilitatea afiliaților:

Schema înregistrărilor contabile a sumelor derulate prin tichete de masă:

• Înregistrarea veniturilor încasate sub formă de tichete de masă, pe baza borderoului de vânzare (încasare) întocmit zilnic (ca și monetarul pentru încasările cu numerar):

5328 = % – cu valoarea totală a borderoului;

707 – cu veniturile încasate sub formă de tichete de masă;

4427 – cu T.V.A. aferentă acestor venituri.

• Trimiterea spre rambursare a tichetelor de masă încasate (pe baza borderoului de rambursare a tichetelor de masă, întocmit de către unitățile de alimentație publică sau magazinele alimentare):

461 = 5328 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă trimise spre rambursare.

• Facturarea de către unitățile emitente a costului serviciilor:

% = 401 – cu valoarea totală a facturii;

628 – cu valoarea serviciilor;

4426 – cu T.V.A. aferentă costului serviciilor.

• Rambursarea de către unitatea emitentă a valorii nominale totale a tichetelor de masă trimise spre rambursare, mai puțin valoarea facturii emitentului:

% = 461 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă trimise spre rambursare;

5121 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă încasate mai puțin valoarea facturii emitentului;

401 – cu valoarea totală a facturii de servicii.

1.2. Dosarul de autorizare

Dosarul de autorizare ce se depune la direcția de specialitate cuprinde următoarele documente :

un certificat constatator ăn termen, din care să rezulte capitalul social subscris și vărsat, asociații, obiectul de activitate (operațiuni care privesc emiterea și gestionarea biletelor de valoare – cod CAEN 181 și cod CAEN 6612), administratorii, însoțit de copia certificatului de înregistrare eliberat potrivit reglementărilor legale în vigoare;

certificatul emis de organele competente, care să ateste respectarea condițiilor prevăzute la pct. 4 din Anexa nr. 8 la Ordinul ministrului economiei și finanțelor. nr. 2007/2008, cu modificările și completările ulterioare;

adeverința emisă de către unitatea bancară, din care să rezulte că unitatea emitentă a deschis un cont sau un subcont bancar distinct prin care se vor derula încasările și plățile aferente valorilor nominale ale tichetelor de masă;

angajamentul unității emitente că prin contul sau subcontul bancar distinct prin care se vor derula încasările și plățile aferente valorilor nominale ale tichetelor de masă nu vor fi utilizate alte instrumente financiare, cu excepția viramentului bancar;

cazierul judiciar al administratorului/administratorilor și al directorului economic și/sau financiar, însoțit de declarația pe propria răspundere a acestuia/acestora că ocupă această funcție în cadrul societăți.

1.3. Măsuri de securitate

De asemenea, unitățile care solicită autorizație de funcționare trebuie să dovedească faptul că dispun de un ansamblu de măsuri de securitate care să garanteze buna funcționare a sistemului tichetelor de masă, și anume:

asigurarea cu personal de specialitate și dotarea cu echipament și cu alte mijloace fixe necesare pentru executarea tichetelor de masă, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4 la Normele de aplicare a Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masă, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 5/1999, cu modificările ulterioare;

înscrierea elementelor de individualizare și personalizare, precum și înscrierea pe tichetele de masă a valorii nominale se vor realiza numai pe teritoriul României;

utilizarea de suport tehnic special (hârtie pentru imprimat) cu particularități distincte care să nu permită falsificarea tichetelor de masă (cel puțin cerneală fluorescentă care își schimbă culoarea în cazul în care tichetul de masă este fotocopiat, microlinii care nu se disting la fotocopiere, bandă cu reflexe variabile, codul de bare al unității emitente, care conține cel puțin următoarele elemente: seria tichetului, anul de valabilitate și valoarea nominală a acestuia);

existența spațiilor distincte necesare producerii, depozitării, ambalării, rambursării și distrugerii tichetelor de masă. Activitatea în aceste spații trebuie să se desfășoare de către personalul autorizat în condițiile de siguranță prevăzute de legislația în vigoare (cel puțin mijloace tehnice de supraveghere a spațiilor de producție și de depozitare, mijloace tehnice de siguranță, sisteme de alarmă);

conducerea evidenței tehnico-operative și contabile a tichetelor de masă distinct de a celorlalte valori materiale, în conformitate cu prevederile legale în vigoare aplicabile formularelor tipizate cu regim special;

mijloacele tehnice necesare (rețea de calculatoare) și personalul specializat care să permită urmărirea informatizată a fiecărui tichet de masă pe tot circuitul său (execuție, păstrare, eliberare și utilizare), inclusiv a celor ce urmează să fie distruse, astfel încât să se poată evita sustragerea și utilizarea frauduloasă a acestora;

mijloacele de transport speciale utilizate pentru transportul biletelor de valoare și asi

h) asigurarea transportului tichetelor de masă neutilizate, în condiții de securitate.

prezinte un angajament, din care să rezulte că vor respecta toate prevederile dispozițiilor legale în vigoare referitoare la tichetele de masă, inclusiv criteriile care stau la baza eliberării autorizației de funcționare.

CAPITOLUL 2. CRITERII DE AUTORIZARE SOCIETATE EMITENTĂ DE TICHETE DE MASA

Conform prevederilelor art. 2 din Legea nr. 142/1998 privind emiterea tichetelor de masă, cu modificările și completările ulterioare, unitățile care elaborează tichete de masă sunt obligate să solicite autorizație de funcționare, care se acordă de către Ministerul Finanțelor Publice, pe baza criteriteriilor enumerate mai jos.

2.1. Criterii de autorizare

– 1. Criteriul activității: unitățile care doresc autorizație de funcționare ca unități ce elaborează tichete de masă trebuie să dovedească faptul că funcționează legal pe teritoriul României și că în actul de înființare au prevăzut la obiectul de activitate operațiuni privind elaborarea și gestionarea bonurilor de masă pe suport hârtie, având cod CAEN 1812 – Alte activități de tipărire n.c.a., și/sau pe suport electronic, având cod CAEN 6612 – Activități de intermediere a tranzacțiilor financiare.

– 2. Criteriul capitalului social: Capitalul social sau capitalul de dotare, după caz, subscris și vărsat de către unitățile care doresc autorizație de funcționare ca unități ce elaboreza tichete de masă, trebuie să reprezinte echivalentul în lei a cel puțin un milion euro, luându-se în calcul cursul de schimb la data înființării societății sau la data ultimei majorări a capitalului social, înregistrată la registrul comerțului sau în actul constitutiv. Prin capital de dotare se înțelege capitalul inițial pus la dispoziția sucursalei unei instituții de credit dintr-un stat terț, în formă bănească, în conformitate cu prevederile articolului 70 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 99/2006 privind instituțiile de credit și adecvarea capitalului, aprobată cu modificări și completări prin Legea numarul 227/2007, cu modificările și completările ulterioare.

– 3. Criteriul securității : Unitățile care solicită autorizație de funcționare ca unități ce emitent de tichete de masă pe suport hârtie trebuie să demostreze faptul că dispun de un grup de măsuri de securitate care să garanteze buna funcționare a sistemului bonurilor de masă pe suport hârtie sau externalizează acest grup de măsuri, după cum urmează:

a) asigurarea cu personal de specialitate, angajat de către unitatea emitentă și/sau de furnizorii acesteia, și dotarea cu echipament software și alte echipamente deținute sau utilizate de către societate și/sau de către furnizorii acesteia, necesare elaborarii bonurilor de masă pe suport hârtie;

b) utilizarea de suport tehnic special (hârtie pentru imprimat) cu particularități distincte care să nu permită falsificarea bonurolor de masă pe suport hârtie (cel puțin cerneală fluorescentă care își schimbă culoarea în cazul în care tichetul de masă este fotocopiat, microlinii care nu se disting la fotocopiere, bandă cu reflexe variabile, codul de bare al unității emitente, care conține cel puțin următoarele elemente: seria tichetului, anul de valabilitate și valoarea nominală a acestuia);

c) existența spațiilor distincte necesare producerii, depozitării, ambalării, rambursării și distrugerii bonurolor de masă pe suport hârtie. Activitatea în aceste spații trebuie să se desfășoare de către personalul autorizat în condițiile de siguranță prevăzute de legislația în vigoare (cel puțin mijloace tehnice de supraveghere a spațiilor de producție și de depozitare, mijloace tehnice de siguranță, sisteme de alarmă);

d) conducerea evidenței tehnico-operative și contabile a bonurilor de masă pe suport hârtie distinct de a celorlalte valori materiale, în conformitate cu prevederile legale în vigoare aplicabile formularelor tipizate cu regim special;

e) mijloacele tehnice necesare (rețea de calculatoare) și personalul specializat care să permită urmărirea informatizată a fiecărui tichet de masă pe suport hârtie pe tot circuitul său (execuție, păstrare, eliberare și utilizare), inclusiv a celor ce urmează să fie distruse, astfel încât să se poată evita sustragerea și utilizarea frauduloasă a acestora;

f) mijloacele de transport speciale utilizate pentru transportul biletelor de valoare și asigurarea protecției transportului tichetelor de masă pe suport hârtie;

g) asigurarea transportului tichetelor de masă pe suport hârtie neutilizate, în condiții de securitate.

– 4 Criteriul obligațiilor fiscale : Unitățile care solicită autorizație de funcționare ca unități emitente de tichete de masă nu pot fi autorizate în situația în care înregistrează obligații restante la bugetul general consolidat. În înțelesul prezentului ordin nu se consideră obligații restante:

a) unitatea are depuse la organul fiscal deconturi cu suma negativă de TVA cu opțiune de rambursare și/sau cereri de restituire, iar suma obligațiilor de plată este mai mică sau egală cu suma de rambursat/restituit;

b) în certificatul de atestare fiscală emis de organul fiscal competent unitatea are înscrise obligații de plată, iar conform certificatului acestea sunt mai mici sau egale cu sumele certe, lichide și exigibile pe care acesta le are de încasat de la autoritățile contractante;

c) în certificatul de atestare fiscală sau alt document emis de organul fiscal competent unitatea nu are înscrise obligații de plată, dar are înscrise mențiuni cum ar fi eșalonare/amânare/plan de reorganizare, aprobat, în curs de derulare;

d) obligațiile sunt stabilite în acte administrative fiscale a căror executare este suspendată în condițiile art. 14 si art. 15 din Legea contenciosului administrativ nr 554/2004, cu modificările și completările ulterioare;

e) obligațiile sunt cuprinse în titluri executorii pentru care s-a dispus suspendarea executării silite potrivit legii.

– 5. Criteriul emiterii : Unitățile pot opta pentru obținerea autorizației de funcționare, fie pentru emiterea tichetelor de masă pe suport electronic, fie pentru emiterea de tichete de masă pe suport hârtie, sau pentru emiterea tichetelor pe ambele suporturi, fiind obligate să îndeplinească măsurile de securitate aferente fiecărui suport pentru care solicită autorizație de funcționare.

– 6. Criteriul suport electronic: Unitățile care solicită autorizație de funcționare ca unități ce elaboreaza de tichete de masă pe suport electronic trebuie să se asigure că fiecare dintre unitățile de alimentație publică cu care încheie contracte de servicii specifice sectorului tichetelor de masă pe suport electronic i-a comunicat unul sau mai multe elemente de identificare care să permită autorizarea tranzacțiilor cu tichete de masă pe suport electronic, exclusiv la o unitate de alimentație publică ce are un contract valabil încheiat cu unitatea emitentă pentru prestarea serviciilor specifice sectorului, în conformitate cu Legea nr. 142/1998, cu modificările și completările ulterioare, și cu Normel de aplicare a Legea nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masă, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 23/2015

– 7. Criteriul cazierului : Societățile care solicită autorizație de funcționare ca unități ce emitent de tichete de masă nu pot fi autorizate în situația în care acestea/administratorul/directorul economic și/sau financiar înregistrează fapte în cazierul fiscal.

– 8. Criteriul perioadei : Pe baza prezentelor criterii, autorizația de funcționare se eliberează pe o perioadă de doi ani. Societatile ce emit de tichete de masă vor solicita reautorizarea cu cel puțin 45 de zile calendaristice înainte de data expirării autorizației de funcționare.

– 9. Criteriul locației : În situația în care o unitate deține autorizație de funcționare ca unitate emitentă de tichete de masă pe suport hârtie pentru o locație și solicită, în cadrul termenului de valabilitate a autorizației, completarea acesteia cu alte locații, va depune la organul emitent o cerere de autorizare suplimentară, însoțită de documentele prevăzute la criteriul 17 și cu îndeplinirea ansamblului de măsuri de securitate prevăzute la criteriul 3.

– 10. Criteriul locației 2: În situația menționată la criteriul numărul 9, comisia va emite o autorizație de completare care va avea același termen de valabilitate cu autorizația inițială și pe care se va înscrie, sub sintagma – Autorizație de funcționare / cuvântul –completare.

– 11. Criteriul sediului social: Societățile care își schimbă sediul social sau denumirea ori renunță la un punct de lucru au obligația de a solicita modificarea autorizației de funcționare în termen de 30 de zile de la data înregistrării modificării. Comisia va emite o nouă autorizație de funcționare care va avea același termen de valabilitate cu autorizația inițială și pe care se va înscrie, sub sintagma – Autorizație de funcționare, cuvântul- modificare.

– 12. Criteriul documentelor: Obligația de a pune la dispoziția organelor competente documentele necesare bunei desfășurări a acțiunilor de control, prevăzută la art. 36 din Normele de aplicare a Legii nr. 142/1988 privind acordarea tichetelor de masă, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 23/2015, este considerată îndeplinită prin prezentarea unei copii în format fizic sau electronic a contractului dintre unitatea emitentă de tichete de masă și unitatea de alimentație publică.

– 13. Criteriul suspendării: În cazul în care în activitatea desfășurată de unitățile emitente se constată nerespectarea prevederilor art. 21 din Normele de aplicare a Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masă, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 23/2015, comisia poate dispune suspendarea, respectiv retragerea autorizației de funcționare, după caz, pe o perioadă cuprinsă între 1 și 6 luni. Măsura se aplică numai pentru tipul de suport al tichetelor de masă care face obiectul activității la care se referă abaterea constatată. Suspendarea, respectiv retragerea autorizației de funcționare își produce efectele de la data comunicării deciziei.

– 14. Criteriul abaterilor : Constatarea abaterilor se face de către organele cu atribuții de control din cadrul Ministerul Finanțelor Publice sau de către echipa de specialiști prevăzută la pct. 17 lit. f), care informează de îndată comisia în vederea suspendării autorizației de funcționare sau retragerii acesteia, după caz.

– 15. Criteriul ridicării sancțiunilor: Comisia poate dispune ridicarea sancțiunii de suspendare a activității dacă unitatea emitentă în cauză face dovada remedierii cauzelor care au condus la aplicarea sancțiunii. Constatarea remedierii se efectuează de către echipa de specialiști prevăzută la pct. 17 lit. f).

– 16. Criteriul expirării termenului de suspendare: În situația în care, la data expirării termenului de suspendare, unitatea emitentă nu face dovada remedierii cauzelor care au condus la aplicarea sancțiunii, comisia dispune retragerea autorizației de funcționare. Retragerea autorizației de funcționare își produce efectele de la data comunicării deciziei.

– 17. Criteriul dosarului de autorizare : Unitățile care solicită autorizație de funcționare depun la direcția de specialitate cu atribuții de management al domeniilor reglementate specific din cadrul Ministerului Finanțelor Publice dosarul de autorizare, cu următorul conținut:

a) cererea de autorizare, cu indicarea tipului suportului tehnic, respectiv hârtie și/sau electronic, după caz, pe care entitatea solicitantă intenționează să emită tichetele de masă;

b) un certificat constatator emis de oficiul registrului comerțului sau actul constitutiv, după caz, din care să rezulte capitalul social sau de dotare, după caz, subscris și vărsat, asociații, obiectul de activitate (operațiuni care privesc emiterea și gestionarea tichetelor de masă cod CAEN 1812 și/sau cod CAEN 6612) și administratorii, însoțit de copia certificatului de înregistrare eliberat potrivit reglementărilor legale în vigoare;

c) adeverința emisă de către unitatea bancară sau de entitatea însăși în cazul instituțiilor de credit, din care să rezulte că unitatea emitentă a deschis un cont sau subcont de plăți distinct, prin care se vor derula încasările și plățile aferente valorilor nominale ale tichetelor de masă;

d) angajamentul entității că prin contul sau subcontul de plăți distinct prin care se vor derula încasările și plățile aferente valorilor nominale ale tichetelor de masă nu vor fi utilizate alte instrumente financiare, cu excepția viramentului bancar;

e) cazierul judiciar al administratorului/administratorilor și al directorului economic și/sau financiar, însoțit de declarația pe propria răspundere a acestora că ocupă această funcție în cadrul societății;

f) nota de constatare, care conține propunerea de acordare sau neacordare a autorizației de funcționare din perspectiva respectării cerințelor prevăzute la pct. 1, 2 și 3 și/sau 1, 2 și 4, după caz, întocmită de o echipă de specialiști, compusă din:

un reprezentant al Direcției generale management al domeniilor reglementate specific din cadrul Ministerului Finanțelor Publice;

un reprezentant al Direcției de legislație și reglementări contabile din cadrul Ministerului Finanțelor Publice;

un reprezentant al Direcției generale juridice din cadrul Ministerului Finanțelor Publice;

un reprezentant al Direcției generale a tehnologiei informației din cadrul Ministerului Finanțelor Publice;

un reprezentant al Direcției generale coordonare inspecție fiscală din cadrul Agenției Naționale de Administrare Fiscală;

un reprezentant al organului fiscal competent cu administrarea contribuabilului; un reprezentant al Companiei Naționale "Imprimeria Națională" – S.A.

Dupa ce au fost verificate criteriile si documentele societatii si daca sunt conform prevederilor legale se acorda autorizatie de functionare pentru emiterea de tichete de masa valabila un an .

2.2. Înregistrările contabile ale tichetelor de masă

Înregistrări contabile – in contabilitatea angajatorilor:

Angajatorii vor expedia un bon de comandă pe baza căruia unitatea emitentă va întocmi și retransmite clientului său o factură proforma.

Pe baza facturii proforma angajatorii vor efectua plata către unitatea emitentă prin virament bancar:

409 = 5121 – cu valoarea totală a facturii proforma

Recepționarea tichetelor de masă și a facturii fiscale:

% = 401 – cu valoarea totală a facturii definitive (aceeași cu cea a facturii proforma)

5328 – cu valoarea nominală totală a tichetelor de masă

628 – cu valoarea totală a imprimatelor (bază de calcul pentru T.V.A.)

4426 – T.V.A. deductibilă, aferentă valorii totale a imprimatelor

Regularizarea avansului plătit

401 = 409 – cu valoarea totală a facturii definitive (aceeași cu cea a facturii proforma)

Includerea pe cheltuieli a contravalorii tichetelor de masă acordate salariaților

604 = 5328 – cu valoarea nominală totală a tichetelor de masă

Restituirea de către salariați, la sfârșitul lunii, a tichetelor de masă nefolosite

5328 = 758 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă nefolosite

Imputarea tichetelor de masă utilizate de salariați într-un număr mai mare decât numărul de zile lucrătoare

4282 = 758 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă imputate

Returnarea de către angajator către unitățile emitente a tichetelor de masă nefolosite (pe baza borderoului de rambursare)

461 = 5328 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă nefolosite

Încasarea valorii nominale a tichetelor de masă returnate

5121 = 461 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă returnate

În contabilitatea afiliaților:

Schema înregistrărilor contabile a sumelor derulate prin tichete de masă:

• Înregistrarea veniturilor încasate sub formă de tichete de masă, pe baza borderoului de vânzare (încasare) întocmit zilnic (ca și monetarul pentru încasările cu numerar):

5328 = % – cu valoarea totală a borderoului;

707 – cu veniturile încasate sub formă de tichete de masă;

4427 – cu T.V.A. aferentă acestor venituri.

• Trimiterea spre rambursare a tichetelor de masă încasate (pe baza borderoului de rambursare a tichetelor de masă, întocmit de către unitățile de alimentație publică sau magazinele alimentare):

461 = 5328 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă trimise spre rambursare.

• Facturarea de către unitățile emitente a costului serviciilor:

% = 401 – cu valoarea totală a facturii;

628 – cu valoarea serviciilor;

4426 – cu T.V.A. aferentă costului serviciilor.

• Rambursarea de către unitatea emitentă a valorii nominale totale a tichetelor de masă trimise spre rambursare, mai puțin valoarea facturii emitentului:

% = 461 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă trimise spre rambursare;

5121 – cu valoarea nominală a tichetelor de masă încasate mai puțin valoarea facturii emitentului;

401 – cu valoarea totală a facturii de servicii.

CAPITOLUL 3. STUDIU DE CAZ AUTORIZARE S.C. UP ROM S.R.L CA UNITATE EMITENTĂ DE TICHETE DE MASĂ PE SUPORT HÂRTIE

Scop: verificarea îndeplinirii criteriilor de reautorizare a punctului de producție de la sediul social al S.C. UP ROM S.R.L în București, Pantelimon nr. 4, sectorul 7, ca unitate emitentă de tichete de masă pe suport hârtie.

Echipa de specialiști s-a deplasat la punctul de producție de la sediul social al societății S.C. UP ROM S.R.L, din București Pantelimon nr. 4, sectorul 7 în perioada 17.07.2017 – 02.08.2017, în scopul verificării existenței cerințelor prevăzute la pct.1, 2, 3, 5 si 7 din Anexa nr. 8 la Ordinul ministrului economiei si finanțelor nr. 2007/2008 privind aprobarea componentei Comisiei de autorizare a operatorilor economici din domenii cu reglementari specifice si a Regulamentului de organizare si functionare a acesteia, precum si a Criteriilor referitoare la autorizarea functionarii unitatilor emitente de tichete, cu modificările și completările ulterioare.

3.1. Date despre societate

Societatea S.C. UP ROM S.R.L., înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului având cod unic de înregistrare 147, cu sediul social în București, Pantelimon nr. 4, sectorul 7, cu obiect principal de activitate conform cod CAEN rev.2 – 6612 Activități de intermediere a tranzacțiilor financiare și 1812 – Alte activități de tipărire n.c.a- la activități secundare, conform cod CAEN rev.2, prin adresa nr. 217/29.06.2017, înregistrata la Ministerul Finanțelor Publice sub nr. 465/29.06.2017, a solicitat verificarea îndeplinirii condițiilor de reautorizare în vederea emiterii tichetelor de masă pe suport hârtie la punctul de producție situat la sediul social al societății din București, Pantelimon nr. 4, sectorul 7.

Conform certificatului constatator ( Anexa nr. 1) emis de Oficiul Registrului Comerțului în data de 06.07.2017 sub nr. 4202 si actul constitutiv al societatii actualizat in 21.06.2017 reprezentanții legali ai S.C. UP ROM S.R.L. sunt :

– Asociati persoane juridice:

ING INTERNATIONALE

Calitate: asociat unic,

Nationalitate: franceza,

Sediu social: Franta, Genn 92230

Aport la capital : 19022090 lei

Structura capitalului:

Echivalent EUR capital social:4791177

Aport varsat total :19022090 lei

Numar parti sociale:1902209

Cota de participare la beneficii si pierderi:100%/100%

– Asociati persoane fizice

Nu exista inregistrari.

– Reprezentant actionar/asociat/membru (Persoana Juridica)

Nu exista inregistrari.

– Reprezentant actionar/asociat/membru (Persoana Fizica)

Nu exista inregistrari.

– Persoane imputernicite (Persoane fizice):

domnul ANGLAD FREDER, cetățean francez, domiciliat in Franta, avand resedinta in Bucuresti, cu mandat de administrator pe perioadă de 4 ani, mandat care a debutat la data de 15.07.2016 si expira la 15.07.2020. Certificatul de cazier judiciar eliberat nu prezintă fapte înscrise.

doamna AP ELENA, cetățean român, nascută în Bucuresti, sector 7, domiciliată în Bucuresti, str. Lt.Aurel nr.2.

doamna CATHER AMELI, cetățean francez, , domiciliată 1 Chemin, cu mandat de administrator pe perioadă de 4 ani, declară pe propria răspundere că detine functia de administrator.

Sediul social al S.C. UP ROM S.R.L. este situat în București, Pantelimon, nr. 4, sector 7, conform contractului de închiriere nr. 15/18.01.2008 pe durata de 5 ani, începând cu 01.05.2008, prelungindu-se pe o nouă durată de 5 ani calendaristici. Conform actului aditional nr.15 la contractul de inchiriere din 18.01.2008, durata închirierii se prelungeste cu o perioada de 4 ani, respectiv până la data de 30 iunie 2021.

Pentru asigurarea complexă a spațiilor închiriate, respectiv a sediului în care S.C. UP ROM S.R.L își desfășoară activitatea, S.C. Park S.R.L., proprietarul clădirii, a încheiat polița nr. 550/27.06.2017 cu societatea de asigurare-reasigurare Asigurari SA., pentru o perioadă de asigurare cuprinsă între 04.07.2017 și 03.07.2018.

A mai fost verificată polița de asigurare pentru incendiu și alte calamitati Nr. 80002500 prin care s-a realizat asigurarea mașinilor, utilajelor, mobilierului și echipamentelor electronice emisă de societatea ASIGURARI S.A. cu valabilitate de la 25.06.2017 până la 24.06.2018 .

S-a constatat că este îndeplinit criteriul de la pct nr. 1 din Anexa nr. 8 la Ordinul ministrului economiei si finanțelor nr. 2007/2008, cu modificările și completările ulterioare.

Capitalul social al S.C. UP ROM S.R.L este împărțit în 1902209 parti sociale, fiecare avand valoarea nominala de 10 lei, deținute în totalitate de Asociatul ING INTERNATIONALE Franța

Prin Hotărârea Asociatului Unic se reduce capitalul social cu suma de 13.309.930 lei. Capitalul social subscris si integral varsat al societatii este de 19.022.090 lei, reprezentând contravaloarea a 4.791.177 EUR.

Față de cele prezentate mai sus, este îndeplinit criteriul de la pct. 2 din Anexa nr. 8 la Ordinul ministrului economiei si finanțelor nr. 2007/2008, cu modificările și completările ulterioare.

La sediul social al S.C. UP ROM S.R.L, in cadrul punctului de productie, se desfășoară activitatea de personalizare, emitere, ambalare, livrare, rambursare și distrugere a tichetelor de masă pe suport hartie.

S.C. UP ROM S.R.L în conformitate cu art. 20 lit. a) din H.G. nr. 23/2015 pentru aprobarea Normelor de aplicare a Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masă are deschise conturi distincte pentru Tichete masă la bănci diferite, angajamentul entității că prin contul sau subcontul de plăți distinct prin care se vor derula încasările și plățile aferente valorilor nominale ale tichetelor de masă nu vor fi utilizate alte instrumente financiare, cu excepția viramentului bancar.

3.2. Asigurarea cu personal de specialitate

Societatea are un număr de 155 de angajați cu contracte individuale de muncă, toate contractele fiind înregistrate si verificate in REGES.

De la precedenta autorizare până în prezent, s-au încheiat 13 contracte individuale de muncă pe perioadă nedeterminată si 3 contracte individuale de munca pe perioada determinata. Au fost verificate, prin sondaj, contractele individuale de muncă, actele adiționale, precum și fișele aferente postului fiecărei persoane angajate.

Rezultă că sunt îndeplinite cerințele prevăzute la pct. 3 lit. a) din Anexa nr. 8 la Ordinul ministrului economiei si finanțelor nr. 2007/2008, cu modificările și completările ulterioare.

3.3. Dotarea cu echipamente și mijloace tehnice necesare în procesul de personalizare, emitere, livrare, rambursare și distrugere a tichetelor de masă pe suport hârtie

Societatea este împărțită pe compartimente de producție și comercializare fiind dotată cu echipamentele necesare procesului de personalizare, emitere, livrare, rambursare și distrugere a tichetelor de masă pe suport hartie.

Serverele și calculatoarele cu rol important în procesul de producție sunt protejate prin alimentarea de la surse neîntreruptibile de tensiune, în cazul pierderii alimentării cu energie electrică de la rețea. Sursele neîntreruptibile de tensiune asigură alimentarea echipamentelor protejate pentru o perioadă de 15-30 de minute în cazul în care se întrerupe alimentarea cu energie electrică. De asemenea, în cazul întreruperii energiei electrice de la rețea pentru o perioadă mai mare de 30 minute, există în dotare un generator de curent electric cu pornire manuală pentru a asigura funcționarea echipamentelor existente în camera tehnică (servere, switch rețea, centrală telefonică, supraveghere video, alarmă efracție, sistem control acces). Toate calculatoarele și serverele au licență pentru sistemul de operare.

Mentenanța sistemului informatic de gestiune a tichetelor de masă pe suport hartie se realizează de către personalul angajat în Departamentul Informatică. În plus, societatea are încheiat un contract de comunicare de know-how cu valabilitate până la data de 31.12.2017 cu societatea ING INTERNATIONALE cu sediul in Franța. În baza acestui contract sunt prevăzute servicii asistență tehnică la nivel de informatică și de producție, inclusiv prin punerea la dispoziție de personal specializat.

Asigurarea de asistență calificată IT&C în vederea exploatării și asistării în exploatare a echipamentelor specifice domeniului de activitate (configurare echipamente de calcul pentru conectare în rețeaua LAN, configurarea și administrarea echipamentelor de networking, managementul rețelei locale și de voce, configurarea serverelor de aplicație și a accesului la resurse, protecția și securitatea datelor la gateway-ul de WAN) s-a efectuat în continuare de către personalul de specialitate. Activitatea de mentenanta hardware și software a serverului IBM I 525 este prevazuta în contractul de prestări servicii cu societatea COMPUTERS SRL nr. 51/03.04.2009, cu termen de valabilitate pana în 30 iunie 2018.

a. Separarea rețelei locale de exterior printr-o serie de tehnici și dispozitive hardware și software

– În acest sens s-a configurat un Router LINUX, în arhitectura DMZ;

– Arhitectura rețelei cuprinde o limitare și în privința conectării din exterior, prin VPN, utilizându-se, în acest sens o arhitectură pe trei niveluri, evitându-se astfel, expunerea serverului ce va conține baza de date, la atacuri directe din exterior.

b. Securitatea stațiilor ce compun rețeaua locală de calculatoare în cadrul sediului

– Atât pe stații cât și pe server este instalat un sistem antivirus de Networking: Norton Antivirus Enterprise, dotat cu un sistem de management în cadrul rețelei;

– Share-urile în cadrul rețelei sunt gestionate pe grupuri de activitate, urmărindu-se maximizarea eficienței utilizării resurselor de rețea, maximizarea conectivitătii și ușurarea transferului operativ de date în cadrul rețelei, controlul transferului în cadrul rețelei. Accesul la resurse este realizat pe trei ramuri: acces comun (toți angajati au acces), acces de grup (doar angajați din grupul respectiv), acces personal (doar utilizatorul). Securitatea partajării, precum și restricționarea stațiilor se realizează prin intermediul Activ Directory.

În funcție de o procedură stabilită conform ultimelor cerințe de BRMS (Backup and Recovery Managing System) salvările se efectuează zilnic, săptămânal și lunar. Astfel, se asigură un back-up al datelor dar și istoricul acestora.

c. Securitatea datelor în cadrul aplicațiilor informatice existente în cadrul firmei

Baza de date și fișierele executabile ale aplicațiilor informatice existente în cadrul companiei sunt stocate exclusiv pe server, stațiile având acces la ele doar în mod controlat și doar în anumite scopuri. Se folosește în cadrul rețelei locale puterea de administrare oferită de serverul Microsoft Windows 2003, achiziționat și instalat împreună cu clienții aferenți.

În plus, există în cadrul aplicației de gestiune o serie de niveluri de securitate:

nivelul asigurat de accesul user/parolă;

nivelul asigurat de controlul accesului userilor înregistrați la machetele aplicației și la elementele de meniu;

nivelul asigurat de imposibilitatea accesului de pe stațiile de lucru la elemente de administrare și de conectare directă la baza de date. Astfel, operatorii care se conectează de pe calculatoarele lor pe conturi care nu au drepturi de administrare, nu au posibilitatea să efectueze instalări de alte aplicații;

nivelul urmăririi modificărilor efectuate în cadrul aplicației, nivel ce crește în același timp și responsabilizarea operatorului.

Zilnic se realizează proceduri de backup și arhivare a datelor pe casete LTO Ultrium 800 GB.

d. Alte elemente de securitate

Stațiile sunt dotate strict cu aplicațiile necesare operării în cadrul firmei, accesul la Internet al stațiilor nefiind obligatoriu în cazul în care natura activităților ce se desfășoară pe respectivele stații nu impun acest lucru.

Pentru buna funcționare a sistemului informațional societatea este dotată cu:

Server IBM I-SERIES 5 pentru baza de date a aplicației de gestiune a tichetelor;

Server Email – Linux pentru conturile interne ale societății;

Echipamente de rețea, dotate cu porturi de înaltă viteză (tip Gigabit);

10 switch-uri DELL;

Surse de tensiune neintreruptibile pentru server și pentru echipamentele de rețea (aproximativ 40 de minute).

Au fost verificate si documentele de proveniență ale echipamentelor (licențe soft + echipamente hard + licențe sisteme de operare + alte licențe soft preinstalate).

Serverul IBM iSeries5 aduce o serie de facilități în ceea ce privește:

viteză de procesare;

viteză de acces la date, de pe stațiile de lucru;

toleranță și protecție la defecte;

stabilitate.

Calculatoarele prezente în rețeaua locală a societății sunt de generație modernă, având o mare putere de procesare cât și capacitate de memorare și de accesare.

Societatea este dotată și cu o mașină de tocat hârtie pentru distrugerea tichetelor de masă pe suport hârtie returnate de către afiliați, a celor returnate ca neutilizate de către angajatori, a rebuturilor și prisoaselor rezultate în procesul de producție, după încheierea procesului verbal de distrugere.

Se constată că sediul S.C. UP ROM S.R.L. are asigurată dotarea cu echipamentele și mijloacele fixe conform cerințelor pct. 3 lit. a) din Anexa nr. 8 la Ordinul ministrului economiei si finanțelor nr. 2007/2008, cu modificările și completările ulterioare.

3.4. Asigurarea sistemului de securitate a spatiilor necesare producerii, depozitarii , ambalarii, livrarii, rambursarii si distrugerii tichetelor de masă pe suport hârtie

Executarea serviciilor de pază, supraveghere si control s-a efectuat până în noiembrie 2016 de către S.C. PROTECTOR SRL în baza Contractului de prestări servicii nr. 436 din 15.11.2012, incheiat pentru sediul social din Pantelimon nr. 4, Sector 7, parter, etaj 1 și 2. Conform art. 2 din contract, perioada derularii contractului este de un an si va fi in mod automat reinnoit pentru perioade succesive de cate un an, cu exceptia cazului in care una din parti solicita incetarea contractului conform prevederilor acestuia.

Din noiembrie 2016 serviciile de pază, supraveghere si control se asigură de către S.C. SECURITY S.A conform Contractului de prestări servicii nr. 1959 din 25.11.2016, incheiat pentru sediul social din Șos. Pantelimon nr. 4, Sector 7, parter, etaj 1 și 2. Prin adresa nr. 220/11.07.2017, S.C. SECURITY S.A. confirmă derularea contractului de prestări servicii nr. 1959/25.11.2016 privind prestarea activitatii de paza, supraveghere si control pentru sediul societatii.

Contractele menționate mai sus, prevad asigurarea pazei la sediul social al S.C. UP ROM S.R.L prin intermediul agenților de pază specializați, instruiți și dotați corespunzător, iar serviciile de monitorizare și intervenție se vor realiza prin conectarea sistemelor de alarmare de la locațiile beneficiarului la dispeceratul prestatorului și/sau la dispeceratele firmelor cu care prestatorul a subcontractat serviciile de monitorizare și intervenție și securitatea obiectivului se realizează prin 2 posturi de pază permanente dispuse la intrarea în clădire.

De asemenea, conform prevederilor planului de pază, accesul în incinta obiectivului, în spațiul de producție se face numai cu ajutorul sistemului de control acces, pe baza cartelelor magnetice personalizate.

Pentru personalul angajat, controlul primului acces în sediu se face prin verificarea legitimației, iar vizitatorilor le este permis accesul în incinta obiectivului numai cu aprobarea conducerii S.C. UP ROM S.R.L., cu prezentarea și confruntarea actului de identitate, notarea datelor de identificare ale vizitatorilor în registrul de acces persoane și înmânarea unei legitimații nenominalizate.

Sistemul de supraveghere video al sediului societatii a fost modificat de catre SC Solution SRL prin adaugarea unor echipamente celor deja existente și este dotat cu sistem de televiziune cu circuit închis care asigură vizualizarea holurilor cu acces din exterior, a holurilor interioare, a sălilor și punctelor de distribuție și primire valori.

Accesul personalului angajat pe zone se face pe bază de cartele magnetice. Este realizată conectarea permanentă a sistemului de monitorizare radio cu semnalele preluate de la butoanele de panică instalate la sediul beneficiarului.

In data de 24.07.2017, echipa de specialisti, a declansat butonul de panica pentru a testa echipa de interventie rapida conform contractului de prestari servicii nr. 437/15.11.2012. Aceasta s-a deplasat la obiectiv in 6 minute incadrandu-se in timpul maxim de interventie de 15 minute si a intocmit procesul verbal de eveniment .

Se constată că sunt îndeplinite toate cerințele prevăzute la pct. 3 lit. c) din Anexa nr. 8 la Ordinul ministrului economiei si finanțelor nr. 2007/2008, cu modificarile si completarile ulterioare

3.5. Asigurarea suportului tehnic de hârtie

Modelul tichetului de masă pe suport hartie emis de S.C UP ROM S.R.L. prezintă următoarele elemente:

a) seria numerică în ordine crescătoare corespunzătoare numărului de tichete de masă comandate de angajator;

b) date care definesc angajatorul:

– denumirea și sediul;

– numărul de înmatriculare la Oficiul Registrului Comerțului;

– codul fiscal;

c) valoarea nominală a tichetului de masă în cifre și litere;

d) perioada de valabilitate a tichetului de masă;

e) spațiul pentru înscrierea numelui și prenumelui salariatului îndreptățit să utilizeze tichetul de masă;

f) denumirea și sediul unității emitente;

g) interdicția de a se primi rest în bani la tichetul de masă;

h) interdictia de a achizitiona tigari sau bauturi alcoolice;

i) tichetul este valabil numai pentru achiziționarea produselor alimentare;

j) spațiul destinat înscrierii datei și aplicării ștampilei unității la care salariatul a utilizat tichetul de masă;

k) codul de bare cu o lungime de 22 cifre, ce permite identificarea următoarelor elemente:

Tabelul nr.1. Codul de bare

– seria tichetului (pozitia 1-9);

– prima cheie de control (pozitia 10-11);

– valoarea tichetului (pozitia 12-16);

– cod emitent (întotdeauna 1 – poziția 17);

– anul de valabilitate a tichetului, ultima cifra a anului respectiv (pozitia 18);

– a doua cheie de control (pozitia 19-20);

– codul produsului (pozitia 21-tichet de masă cod 1);

– cifra de completare pentru a avea 22 de caractere (întotdeauna va fi 9).

Un exemplu de tichet de masă este prezentat în figura de mai jos:

Figura nr. 1. Model de tichet de masă fata – verso

Urmarea examinării vizuale a suportului tehnic (specimen tichet de masă pe suport hartie, nepersonalizat), s-a constatat că acesta prezintă următoarele elemente de securitate:

Hârtia :

– hârtie specială ,fara inalbitori optici, cu mare rezistenta in timp;

– fibre melanj vizibile în domeniul UV al luminii;

Grafica de securitate (elemente ce se regasesc in fisa tehnica);

– modul de linii realizate prin calcul informatic, vizibil cu ochiul liber;

– microtext : UP ROM (fata)  respectiv S.C. UP ROM (verso); ;;;

Cerneluri speciale:

– cerneală termocromă care în contact cu o sursă de căldură își modifică temporar culoarea de la albastru la alb;

– cerneala coin, reactivă la răzuirea cu monedă;

– cerneală fluorescentă (orange) în domeniul UV al luminii(verso)

Banda cu reflexe variabile ( holograma imagine 3D) personalizată UP ROM .

În timpul verificărilor s-a constatat că S.C. UP ROM S.R.L deține în stoc la data de 18.07.2017, un număr de 1.331.628 tichete de masă pe suport hartie (110.969 coli x 12 tichete/coală) tipărite și nepersonalizate.

Se constată ca sunt îndeplinite toate cerințele prevăzute la pct. 3 lit. b) din Anexa nr. 8 la Ordinul ministrului economiei si finanțelor nr. 2007/2008, cu modificările și completările ulterioare.

3.6. Existența spațiilor necesare producerii, depozitării, ambalării, livrarii

rambursării și distrugerii tichetelor de masă pe suport hartie

Sediul S.C. UP ROM S.R.L are următoarele zone funcționale:

– Tipărirea tichetelor de masă pe suport hartie;

– Ambalarea tichetelor de masă pe suport hartie;

– Depozitarea suportului de hârtie specială de valoare nepersonalizată;

– Depozitarea tichetelor de masă tipărite și ambalate în vederea livrării;

– Recepționarea tichetelor returnate de unitățile afiliate și a celor neutilizate de către angajator;

– Verificarea tichetelor returnate;

– Păstrarea tichetelor returnate de la afiliați și plătite, în vederea distrugerii;

– Distrugerea tichetelor de masă pe suport hartie.

Se constată că spațiile mai sus prezentate sunt delimitate fizic și sunt asigurate din punct de vedere al securității cu sistem video asigurând monitorizarea 24 de ore din 24 de ore.

Totodată se constată că accesul în aceste incinte se efectuează pe bază de cartele de acces acordate în funcție de specificul profesional al personalului care are acces în aceste spații.

3.7. Evidența tehnico – operativă și contabilă a tichetelor de masă pe suport hartie

Activitatea de emitere si gestionare a tichetelor de masa pe suport hartie se desfasoara la sediul societatii S.C. UP ROM S.R.L din Bucuresti, str. Pantelimon, nr.4, Sector 7.

Organizarea și conducerea evidenței tehnico-operative și contabile a tichetelor de masă pe suport hartie respecta prevederile Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, iar monografia contabila de inregistrare a operatiunilor economico-financiare privind tichetele de masa pe suport hartie respecta prevederile Reglementarilor contabile privind situatiile financiare anuale individuale si ale situatiilor financiare consolidate, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1802/2014, cu modificarile si completarile ulterioare si ale Hotărârii Guvernului nr. 23/2015 pentru aprobarea normelor de aplicare a Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masă.

Contabilitatea financiară se asigură cu ajutorul softului furnizat de societatea CI România S.A., prin care furnizorul se obligă să efectueze activități de întreținere și asistență pentru produsele sale, vândute beneficiarului, respectiv un program de contabilitate financiară care cuprinde următoarele module:

– salarii professional;

– V7 Gestiune professional retea;

– V7 Productie Retea;

– V7 Conta Professional Retea;

– V7 Imobilizari Professional Retea.

Societatea a încheiat la data de 31.12.2015 un act aditional la contractul de comunicare de know-how, cu societatea Ing Internationale prin care concedentul se oferă să pună la dispoziția societății S.C. UP ROM S.R.L. asistența, sfaturile și recomandările pentru producerea și comercializarea produselor, inclusiv a tichetelor de masă pe suport hartie.

Factura este editata utilizand sistemele informatice de prelucrare automata a datelor, conform prevederilor. Codificarea si numerotarea facturilor se efectueaza conform prevederilor interne, in conformitate cu OMFP nr. 2634/2015 privind utilizarea unor formulare financiar contabile de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea Contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

De asemenea, modelul de factura respecta dispozitiile Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, referitor la continutul obligatoriu de informatii si la TVA .

Numerotarea și înserierea facturilor se face conform unei proceduri interne fiind emisă decizia 2187/19.12.2016, pentru anul 2017.

Din verificarile efectuate prin sondaj (mai 2017), s-a constatat faptul ca operatiunile de decontare privind tichetele de masa pe suport hartie se deruleaza exclusiv prin intermediul unitatilor bancare la care societatea are deschise conturi cu destinatie speciala. De asemenea societatea nu utilizeaza pentru decontarea operatiunilor cu tichetele de masa pe suport hartie instrumente de plata de tipul cecurilor, biletelor la ordin, cambiilor.

Elementele prezentate în situațiile financiare anuale se evaluează în conformitate cu principiile contabile generale, conform contabilității de angajamente, respectiv pe baza principiului costului istoric sau de producție.

Contabilitatea stocurilor se ține cantitativ și valoric prin folosirea metodei inventarului permanent, în conformitate cu Normele privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2861/2009.

Evidența tehnico-operativă și contabilă a tichetelor de masă pe suport hartie este organizată distinct de celorlalte valori materiale si se tine la valoarea nominala imprimata pe acestea.

În programul informatic există module distincte pentru evidența și gestiunea tichetelor de masă pe suport hartie.

Valoarea tichetelor de masă pe suport hartie aflate în circulație este reflectată în soldul creditor al contului 462 Creditori diverș– analitic distinct.

Conform prevederilor capitolului 16 – Functiunea conturilor din Reglementarile contabile privind situatiile financiare anuale individuale si ale situatiilor financiare consolidate, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.802/2014, cu modificarile si completarile ulterioare, funcțiunea conturilor nu este limitativă, reflectarea în contabilitate a operațiunilor economice derulate are în vedere conținutul economic al acestora, cu respectarea principiilor, bazelor, regulilor și politicilor contabile permise de reglementarea contabilă aplicabilă.

În perioada 01.09.2015 – 30.06.2017 societatea a achiziționat mijloace fixe în valoare totală de 1.132.979,96 lei, astfel:

– în perioada 1.09.2015 – 31.12.2015 – în valoare de 117.698,84 lei;

– în perioada 1.01.2016 – 31.12.2016 – în valoare de 971.301,15 lei;

– în perioada 1.01.2017- 30.06.2017 – în valoare de 43.979,97 lei.

La 31.12.2015 conform bilantului incheiat de societate, s-a obtinut un profit in valoare de 7.965.247 lei capitaluri proprii in valoare de 28.081.656 lei, respectiv 31.12.2016 conform bilantului incheiat de societate, s-a obtinut un profit in valoare de 9.130.026 lei capitaluri proprii in valoare de 29.729.240 lei, iar la 30.06.2016 conform Raportarilor contabile semestriale la 30.06.2016/Contul de profit si pierdere, un profit in suma de 5.693.564 lei, capitaluri proprii in suma de 26.292.778 lei.

Din analiza datelor prezentate mai sus, se constată că S.C. UP ROM S.R.L. îndeplinește cerințele enunțate la pct. 3, lit. d) din Anexa nr. 8 la Ordinul ministrului economiei si finanțelor nr. 2007/2008 cu modificările și completările ulterioare.

3.8. Asigurarea cu mijloace de transport speciale utilizate pentru transportul biletelor de valoare și a protecției transportului, în condiții de securitate

S.C. UP ROM S.R.L. a încheiat cu S.C EXPRESS S.R.L. din București, contractul de transport nr. 1667/01.04.2015 privind asigurarea transportului în sistem – ușă în ușă- a expedițiilor de marfă/documente si tichete valorice pe teritoriul României, valabil până la data de 01.04.2016, cu posibilitatea prelungirii automate a duratei contractuale.

Prestatorul S.C. EXPRESS S.R.L. este autorizat să efectueze transport rutier public de mărfuri prin licența nr. 01885, valabilă de la data de 12.05.2016 până la data de 11.05.2026.

În vederea asigurării pazei și protecției transportului de valori cu agenți de pază înarmați, aparținând unei societăți de pază si protecție, prestatorul EXPRESS S.R.L a încheiat cu S.C. CENTER S.R.L. contractul de locatiune de servicii nr. 328/10.02.2012, privind escorta si insotire transport valori cu personal calificat. Prin actul adițional nr. 4 la art.2 se prelungește perioada determinată de 12 luni, începând cu data de 28.04.2017 valabilă până la data de 27.04.2018.

Planul de pază al transporturilor de valori sau bunuri aparținând S.C. UP ROM S.R.L, iar pentru asigurarea bunurilor pe timpul transportului a fost încheiată cu S.C ASIGURARI SA polița pentru asigurarea de răspundere civilă a caselor de expediție.

S-a constatat că sunt îndeplinite prevederile pct. 3, lit. f) și g) din Anexa nr. 8 la Ordinul ministrului economiei si finanțelor nr. 2007/2008, cu modificările și completările ulterioare.

3.9. Descrierea procesului funcționării sistemului de emitere, gestionare, livrare, utilizare, returnare si distrugere a tichetelor de masă pe suport hartie

S-a constatat că la fiecare post de lucru, în cadrul fiecărui departament, personalul angajat își cunoaște atribuțiile de lucru, cunoaște partea din aplicație pe care o exploatează, are deprinderile și randamentul de lucru necesar volumului de lucrări. În fișa postului sunt trecute principalele sarcini de prelucrare a informației. La solicitarea echipei de control, personalul de specialitate angajat al S.C. UP ROM S.R.L a efectuat pentru început afișarea utilizatorilor și a drepturilor alocate în cadrul compartimentelor de lucru. Fiecare utilizator are doar drepturile necesare desfășurării atribuțiilor sale în procesul de emitere și rambursare a tichetelor de masă pe suport hartie.

În continuare a fost efectuată o demonstrație privind funcționarea întregului sistem de emitere, gestionare, livrare, utilizare, returnare și distrugere a tichetelor de masă pe suport hartie, pe fluxul real de producție și s-au ilustrat operațiunile pe câte cel puțin un client real care se afla în acel moment pe fluxul de producție. Relația unității emitente cu angajatorii se reflectă în următoarele operații :

Figura nr.1. Relația unității emitente cu angajatorii.

În cazul în care numărul de tichete de tipărit din comandă/lot nu este multiplu de 12, la ultimele tichete tot codul de bare are valoarea 0 deci inclusiv seria tichetului, anul și valoarea tichetului.

Relația unității emitente cu unitățile afiliate se reflectă în următoarele operațiuni:

Figura nr.2. Relația unității emitente cu unitățile afiliate

Pentru distrugerea tichetelor de masă pe suport hartie utilizate, returnate și achitate afiliaților, a fost numită Comisia de distrugere a tichetelor, cu ajutorul mașinii de tocat hârtie.

Pentru depistarea tichetelor duble prezentate la rambursare și a eventualelor falsuri s-a procedat astfel: într-un lot de tichete s-au introdus:

– un tichet specimen (cod bare 0000039658500000162729);

– un tichet rebut (cod bare 0000000000000000000009);

– un tichet rambursat deja (tichet dublu) (cod bare 2995331394900957171419).

Cele trei tichete sunt prezentate în raportul intrărilor nevalidate, deci au fost detectate de sistemul informatic și eliminate de la plată. Primul rând din raportul returnărilor nevalidate corespunde tichetului fals care este rejectat pentru că nu exista în baza de date. Al doilea rând coresp unde tichetului ramburs deja (tichet dublu prezentat la rambursare). Al treilea rând corespunde tichetului specimen, rejectat din sistem ca tichet nevândut (tichet fals), astfel s-a constatat că sistemul informatic depistează tichetele duble prezentate la rambursare și tichetele false.

Sistemul informatic de emitere a tichetelor de masă pe suport hartie permite obținerea și tipărirea situațiilor centralizatoare lunare si semestriale, permite urmărirea și listează starea unui tichet pe tot fluxul si se pot impune condiții multiple de selecție a tichetelor de urmărit respectiv:

data emiterii;

data returnării;

valoarea tichetului;

codul clientului;

codul afiliatului;

seria tichetului.

În codul de bare sunt cuprinse următoarele informații minimale:

anul de valabilitate al tichetului;

seria tichetului;

valoarea nominală a tichetului.

În concluzie, sistemul informatic îndeplinește toate criteriile prevăzute la pct. 3 lit. e) din Anexa nr. 8 la Ordinul ministrului economiei si finanțelor nr. 2007/2008, cu modificările și completările ulterioare.

3.10. Respectarea modului de virare a obligațiilor către bugetul general consolidat și a legislației în vigoare

Din confruntarea balanței de verificare sintetica si partiala, încheiată la 31.05.2017, cu declaratiile depuse, platile efectuate si extrasele de cont, rezultă că societatea și-a achitat integral obligațiile față de bugetul general consolidat.

S-a verificat depunerea declarațiilor la organele fiscale, privind obligațiile față de bugetele pentru care Ministerul Finanțelor Publice este creditor bugetar și s-a constatat că societatea a depus în termenele legale toate declarațiile.

Menționăm că, societatea a prezentat Certificatul de atestare fiscală nr. 8134 din 07.07.2017 emis de D.G.R.F.P. Bucuresti din care rezultă că societatea nu figurează la data de 30.06.2017 in evidentele fiscale cu obligatii fiscale si bugetare individualizate in titluri executorii emise potrivit legii si existente in evidenta organului fiscal central in vederea recuperarii.

În ceea ce privește respectarea prevederilor art. 7 alin. 4 din Legea nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masă, coroborat cu prevederile art. 20, lit.a) din Normele de aplicare a Legii nr.142/1998 privind acordarea tichetelor de masa aprobate prin H.G. nr. 23/2015 și dispozitiile O.M.E.F. nr. 2007/2008, cu modificarile si completarile ulterioare, din verificarea efectuată la balanța lunii mai 2017, s-a constatat că societatea nu a făcut investiții financiare din disponibilitățile bănești aflate în conturile prin care se derulează încasările și plățile aferente valorilor nominale ale tichetelor de masă pe suport hartie.

Evidența mișcării tichetelor de masă pe suport hartie se ține la valoarea nominală imprimată pe acestea.

Din verificarea soldurilor conturilor bancare înscrise în balanța de verificare la 31.05.2017 deschise pentru tichetele de masă pe suport hartie, cu extrasele de cont emise de către banci nu au rezultat diferențe, soldul acestora fiind de 111.736.400,90 lei. La aceeași dată, valoarea tichetelor de masă pe suport hartie emise și nedecontate, sold cont 462 – Creditori diverși – analitic tichete de masă pe suport hartie este de 110.044.150,88 lei. Rezultă că, disponibilul aflat în conturile societății acoperă integral valoarea nominală a tichetelor de masă pe suport hartie emise, aflate în circulație și nedecontate.

La 31.12.2015 conform bilantului incheiat de societate depus la termenul prevăzut în actele normative în vigoare s-a obtinut un profit in valoare de 7.965.247 lei, capitaluri proprii in valoare de 28.081.656 lei.

Situația activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, contul de profit și pierdere si datele informative întocmite la data de 30.06.2016 au fost depuse la termenul prevăzut în actele normative în vigoare. Conform acestora, la sfârșitul semestrului I 2016, a fost raportat un profit în suma de 5.693.564 lei, iar la sfârșitul anului 2016, conform bilanțului, contului de profit si pierdere, datelor informative si situatiei activelor imobilizate, întocmite la 31.12.2016, societatea a înregistrat un profit în suma de 9.130.026 lei.

Bilanțul contabil al S.C. UP ROM S.R.L. încheiat la 31.12.2015- 31.12.2016 precum și contul de profit și pierdere, situația modificărilor capitalului propriu, situația fluxurilor de trezorerie și un sumar al politicilor contabile semnificative au fost auditate în conformitate cu Standardele Internationale de Audit

Societatea are încheiate un număr de 10.306 contracte cu societăți angajatoare (clienți) si au fost verificate, prin sondaj un numar de 6 contracte. Conform declarației societății, întocmită în baza acestor contracte, se practică un comision cuprins între 0,01% și 6%. Comisionul mediu realizat în luna iunie 2017 este de 1,39% iar din compararea cu costul imprimatului calculat de societate pentru luna iunie 2017 de 0,52% din valoarea nominală, rezultă că prin comisioanele încasate s-a acoperit integral costul tichetelor tipărite.

Societatea are încheiate un număr de 1781 contracte cu unitățile de alimentație publică (unitățile afiliate) si au fost verificate, prin sondaj un numar de 7 contracte, comisionul mediu înscris și practicat în luna iunie 2017 este de 2,41%, conform declarației societății. Cel mai mic comision practicat este de 1,45%, iar cel maxim este de 7%. Din verificarea prin sondaj a celor declarate de societate nu s-au constatat diferențe.

S-au verificat, prin sondaj, condițiile emiterii și livrării către angajatori a tichetelor de masă pe suport hartie, constatându-se faptul că emiterea și livrarea către aceștia se efectuează numai în urma prezentării documentului de plată a contravalorii tichetelor respectiv a încasării de la angajatori.

După încasarea sumelor, se livrează beneficiarului (angajatorului) tichetele de masă pe suport hartie împreună cu o factură fiscală și o anexă la aceasta, cu detalii de livrare ce cuprind toate elementele necesare, conform art. 19. alin.(1) din Normele de aplicare a Legii nr.142/1998 privind acordarea tichetelor de masa aprobate prin H.G. nr. 23/2015 .

În legătură cu respectarea prevederilor art. 22 alin. (1) din Normele de aplicare a Legii nr.142/1998 privind acordarea tichetelor de masa aprobate prin H.G. nr. 23/2015 s-a constatat că imprimatul reprezentând tichetul de masă pe suport hartie care se emite de unitate conține elementele obligatorii. Din verificarea prin sondaj s-a constatat că societatea nu utilizează pentru decontarea operațiunilor privind tichetele de masă pe suport hartie alte instrumente financiare decât viramentul bancar. Din verificarea prin sondaj a respectării de către societatea emitentă a termenului de plată înscris în contractele cu societățiile afiliate nu s-au constatat depășiri ale acestuia.

3.11. Alte aspecte constatate

În perioada 01.08.2015 – 31.12.2015 s-au emis către angajatori un număr de 48.946.429 tichete de masă pe suport hartie în valoare totală de 458.140.568 lei, s-a primit ca neutilizate de către aceștia un număr de 82.567 tichete, în valoare de 771.654 lei și a rambursat unităților afiliate contravaloarea unui număr de 49.463.976 tichete în valoare totală de 462.782.251lei.

În perioada 01.01.2016 – 31.12.2016 societatea a emis către societățile angajatoare un număr de 122.902.136 tichete masă pe suport hartie, în valoare de 1.166.840.781 lei, a primit ca neutilizate de către angajatori un număr de 201.097 tichete de masă pe suport hartie, în valoare de 1.901.716 lei și a plătit unităților afiliate contravaloarea unui număr de 121.360.765 tichete utilizate de către angajați, în valoare totală de 1.145.740.732 lei.

În perioada 01.01.2017 – 30.06.2017 societatea a emis către societățile angajatoare un număr de 57.670.110 tichete masă pe suport hartie, în valoare de 646.006.199 lei, a primit ca neutilizate de către angajatori un număr de 97.482 tichete de masă pe suport hartie, în valoare de 1.013.059 lei și a plătit unităților afiliate contravaloarea unui număr de 58.105.256 tichete utilizate de către angajați, în valoare totală de 632.564.681 lei.

Inventarierea patrimoniului societății s-a efectuat în baza prevederilor normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, aprobate prin O.M.F.P. pentru anul 2015 si pentru anul 2016, neconstatandu -se diferente.

Ultima verificare a entitatii privind obligatiile fiscale fata de bugetul general consolidat a fost efectuata pana la data de 31.12.2010.

Se constată că, sunt îndeplinite cerintele prevăzute in Anexa nr.8 a O.M.E.F. nr. 2007/2008 privind aprobarea componentei Comisiei de autorizare a operatorilor economici din domenii cu reglementari specifice si a Regulamentului de organizare si functionare a acesteia, precum si a Criteriilor referitoare la autorizarea de emitere a tichetelor de masa pe suport hartie.

CONCLUZII

Se acorda autorizatia de emitere a tichetelor de masa pe suport hartie, pentru S.C. UP ROM S.R.L, deoarece sunt îndeplinite cerintele prevăzute in Anexa nr.8 a O.M.E.F. nr. 2007/2008 privind aprobarea componentei Comisiei de autorizare a operatorilor economici din domenii cu reglementari specifice si a Regulamentului de organizare si functionare a acesteia, precum si a criteriilor referitoare la autorizarea functionarii unitatilor emitente de tichete. Autorizatia este valabila un an de zile de la emitere si poate fi reinoita cu 45 de zile inainte de expirarea termenului de valabilitate.

Anexa numarul 1. Certificat constatator S.C. UP ROM S.R.L.

Anexa nr. 2. Cazier fiscal S.C. UP ROM S.R.L.

Anexa numarul 3.Certificat de Atestare Fiscala S.C. UP ROM S.R.L.

BIBLIOGRAFIE