La momentul actual, ERP reprezintă ultima fază în domeniul evoluției tehnicilor legate de conducerea afacerilor și tehnologia informației. [302696]

Introducere

Pentru o bună funcționare a [anonimizat], o organizare bine structurată a activităților ei.

Mediul economic actual duce la necesitatea implementării de soluții rapide pentru reducerea costurilor dintr-o întreprindere. Se poate spune astfel că “Afacerile de azi se susțin cu tehnologia de mâine.”

Un nivel superior al urmăririi informației îl reprezintă o gestionare mai bună a proceselor de afaceri. Pentru a ajunge la acest nivel companiile decid să apeleze la un sistem ERP.

[anonimizat].

[anonimizat] a gestiona informația și de a [anonimizat], necesită mult timp.

[anonimizat] o serie de soluții precum: PDM (Managementul Datelor de producție), MES (Sisteme de execuție a producției), SCM (Managementul lanțului de aprovizionare), CRM (Managementul relațiilor cu clienții), E-business etc.

Structura lucrării

În prezenta lucrare am dorit să evidențiez importanța sistemelor ERP în organizarea și gestionarea proceselor economice ce se desfășoară în cadrul oricărei organizații. În vederea îndeplinirii acestui obiectiv am optat pentru sistemul SeniorERP deoarece acesta este sistemul ERP ce a cunoscut o [anonimizat].

Pentru a [anonimizat] o [anonimizat]..

În capitolul 1, intitulat “SeniorERP – noțiuni și concepte”, [anonimizat], o comparație între cele mai căutate 3 [anonimizat].

În capitolul 2, intitulat “Prezentarea fluxului de lucru in cadrul companiei SC CORD IMPEX SRL”, am prezentat o scurtă descriere a [anonimizat] o descriere mai detaliată a fluxului de distributie din cadrul unității. Deasemenea am prezentat s un caz general al procesului de distributie din cadrul SeniorERP.

În capitolul 3, definit ca “Managementul ambalajelor in SeniorERP si SeniorVisualBI”, am realizat un scenariu de distributie ce va fi urmarit in SeniorERP.

[anonimizat].

[anonimizat] 4 denumit “Concluzii și direcții de orientare”, [anonimizat] a sistemului.

Capitolul 1. [anonimizat] ?

ERP= Enterprise Resource Planning

APICS (American Production and Inventory Control Society ) definește ERP ca fiind o [anonimizat]rea, expedierea și contabilizarea comenzilor clienților în firmele de producție, distribuție sau servicii.

Aplicațiile ERP au ca origine sistemele automatizate de producție, fiind extinse, în timp, către sistemele automatizate financiare, de contabilitate. Foarte rapid, aplicațiile ERP au fost extinse asupra tuturor aspectelor ce țin de managementul unei organizații, ele găsindu-și aplicabilitate în toate etapele conducerii unei afaceri. Ulterior, astfel de sisteme au fost integrate de fundații non-profit, corporații multinaționale și chiar guverne.

Din punctul de vedere al tehnologiilor implicate în realizarea sistemelor ERP, un ERP reprezintă un sistem informațional bazat pe interfețe grafice utilizator, baze de date relaționale , limbaje de programare de generația a-IV-a , instrumente CASE si arhitectura client/server.

Astfel „sistemele ERP sunt pachete de aplicații formate din mai multe module care sprijină toate ariile funcționale: planificare, producție,vânzare, marketing, distribuție, contabilitate, financiar, resurse umane, gestiunea proiectelor, stocuri, servicii și întreținere, logistică și e-business.” .

Sistemul ERP este conceput într-o arhitectură modulară și utilizează o bază de date unică, astfel că utilizatorii au posibilitatea de a selecta modulele necesare, de a adauga module noi și de a realiza diverse combinații cu scopul de a-și îmbunătăți performanța afacerii. Uneori modulele integrate provin de la furnizori diferiți și pot fi implementate pentru a funcționa ca un tot unitar.

Baza de date unică permite fiecărui utilizator să adauge informații și să obțină informații dorite în timp real, astfel că managementul proceselor unei organizații este deosebit de facil. Datele constituie fundația sistemului ERP iar programele aplicației realizează conexiunea între bazele de date și funcționalitățile deservite.

Figura 1-1 Definitie ERP

Un ERP este un produs software multimodular care integrează toate procesele economice dintr-o întreprindere și optimizează resursele disponibile ale organizației.

Adoptarea unui sistem ERP are o multitudine de avantaje atât directe,cât și indirecte. Avantajele tangibile ale adoptării unui ERP includ: creșterea eficienței, informații integrate pentru un proces decizional mai eficient, un răspuns mai rapid la cererile clienților. Avantajele intangibile includ: o imagine mai bună a organizației, creșterea satisfacției clienților etc.[A.D. 14]

Sistemul ERP este alcătuit din mai multe module, destinate gestionării unor activități specifice (figura 1.2):

Administrare: pentru definirea nivelelor de acces la informație, personalizarea documentelor sau setarea acțiunilor de back-up.

Controlling: permite planificarea parametrilor financiari ai companiei: stabilirea și urmărirea bugetelor de venituri și cheltuieli.

Contabilitate: destinat automatizării operațiunilor contabile generale și obținerii situațiilor financiare contabile aferente standardelor europene.

Trezorerie: permite urmărirea tuturor operațiunilor financiare și structurarea logică a acestora.

Vânzări: pentru organizarea și urmărirea activității de vânzare precum și procesarea documentelor specifice.

Aprovizionare : destinat gestionării activității de aprovizionare.

Producție: pentru gestionarea în timp real a stocurilor și urmăririi caracteristicilor acestora.

Stocuri: destinat gestionării în timp real a stocurilor și urmăririi caracteristicilor acestora.

Logistică: pentru planificarea resurselor de infrastructură,în vederea utilizării lor în mod optim.

Figura 1-2 Componentele unui ERP

Principalele avantaje ale implementării unui sistem ERP sunt:

gestionarea integrată a tuturor componentelor afacerii, prin accesul la o bază de date comună (baza de date unică oferă informații de calitate și ajută la evitarea redundanței datelor și operațiunilor);

posibilitatea un mod de lucru online, care facilitează comunicarea între departamente și permite integrarea noilor tipuri de aplicații e-business;

automatizarea și standardizarea proceselor operaționale, eliminându-le pe cele manuale și ducând în acest mod la creșterea productivității;

îmbunătățirea procesului de achiziție;

creșterea calității serviciilor oferite clienților prin transparența informațiilor referitoare la produse;

scăderea timpului de livrare a comenzilor.

1.2 Cine este Senior Software?

Senior Software reprezintă una dintre cele mai dinamice companii de software din România.

Fondată în 2003, Senior Software a avut parte de o evoluție rapidă și s-a făcut imediat cunoscută pe piața românească datorită profesionalismului și flexibilității de care a dat dovadă.

Astăzi, la 14 ani de la înființare, firma numără peste 250 de angajați distribuiți în 4 sedii din România: București, Constanța,Cluj și Iași.

De la lansarea companiei și implicit a soluției SeniorERP, compania și-a diversificat portofoliul aducând soluții pentru orice tip de activitate:

*SeniorERP – managementul resurselor și activităților companiei

*SeniorCRM – managementul activităților de vânzări, marketing și service

*Suita SCM – Senior TMS- managementul activităților de transport

– Senior Inventory- managementul stocurilor

-Senior WMS –Managementul activităților de depozit

*SeniorXRP- soluție ce combină funcționalități de ERP și CRM

*SeniorEcommerce- magazine B2B și B2C

*SeniorSFA- activități ale agenților de vânzări

*SeniorVisualBI- raportare și forecast

*SeniorCPM- sistem de bugetare și consolidare financiară

Figura 1-3 Solutii Senior Software

Activitatea companiei implică dezvoltare de software, mentenanță, vânzări și marketing, fiind la orice pas alături de clienții săi.

Senior Software este partener certificat Microsoft Gold și a lansat printre primele soluții ERP online livrate ca serviciu pe Windows Azure.

În momentul de față Senior Software lucrează cu cele mai noi platforme tehnologice ( .Net 4.0, C#, WCF, Visual Studio 2012, Workflow, WPF, Entity Framework 4.1, SQL 2012, DevExpress) iar prin soluțiile sale gestionează afaceri a căror valoare depașește 1 miliard de euro.

În 2017, Senior Software se poate lăuda cu peste 300 de implementari în : România, Italia, Bulgaria, Marea Britanie, Ungaria și cu un portofoliu de clienți ce conține nume precum : Caussade Semences, Porsche Romania, Arcelor Mittal, Băneasa,Dacia plant,SamMills,Caranda,Secom,etc.

Figura 1-4 Clienti Senior Software

1.3 SeniorERP

SeniorERP a apărut pe piața românească odată cu înființarea firmei Senior Software în anul 2003.

Complexitatea sistemului îl face să acopere o arie extinsă, acesta fiind de ajutor în Contabilitate, Lanțuri de furnizare și Aprovizionare, Bancar, Producție,Distribuție,Servicii și Retail.

SeniorERP s-a făcut cunoscut și prin faptul că este primul sistem ERP disponibil online,în varianta SaaS, dedicat companiilor de distribuție,retail și producție.

Un avantaj al soluției îl reprezintă faptul că este un sistem modular, așadar în funcție de complexitatea procesului comercial sau al dimensiunii companiei, se poate opta doar pentru anumite componente din cadrul sistemului ce ar putea optimiza fluxul de lucru al companiei.

SeniorERP conține module specifice pentru managementul activităților de distribuție, producție, servicii și retail și poate fi integrat cu alte sisteme specializate precum: CRM, BI, SFA, WMS și altele.

Printre principalele beneficii ale sistemului SeniorERP putem menționa:

Reducerea costurilor de operare: informația este operată o singură dată, fiind ulterior accesibilă oricărui modul din sistem

Îmbunătățirea proceselor de vânzare: permite reorganizarea și urmărirea procesului de vânzări prin canale și opțiuni de configurare multiple

Creșterea nivelului de Comenzi: o vizibilitate mai bună a fluxului de lucru datorită automatizării lanțului de preluare a comenzilor

Îmbunătățirea Cashflow-ului: prin aducerea de politici comerciale coerente

Optimizarea stocurilor: un mai bun control al proceselor de picking și aprovizionare

Automatizarea activităților de producție : trasabilitatea de la materii prime la produsul finit.

Modulele sistemului SeniorERP sunt în așa fel structurate încât acoperă toate activitățile companiei și oferă o viziune clară asupra proceselor din fiecare departament în parte.

Figura 1-5 Modulele SeniorERP

Administrare

Modulul Administrare din SeniorERP permite definirea diverselor nivele de Securitate, astfel încât un utilizator să aibe acces doar la anumite date, din departamentul propriu sau din grupa din care face parte.

Controlling

Modulul Controlling oferă instrumente de analiză pentru a determina factorii de influență și pentru a avertiza din timp o eventuală depășire negativă a parametrilor financiari ai companiei.

Contabilitate

Modulul Contabilitate automatizează toate operațiunile contabile existente, asigurând înregistrarea tuturor documentelor primare și situațiilor financiar-contabile. Un avantaj față de soluțiile externe este acela că acest modul din SeniorERP este actualizat în concordanță cu legislația română.

Trezorerie

Modulul Trezorerie are rolul de a integra toate fluxurile financiare din companie oferind informații de calitate superioara și o structurare logică a fluxurilor în funcție de natură (casa/banca;clienți/furnizori).

Mijloace fixe

Mijloace fixe aici sunt prelucrate toate informațiile financiar-contabile fiind urmărite operațiunile aplicate asupra mijloacelor fixe.

Prețuri

Gestionarea prețurilor este necesară pentru buna funcționare a tuturor proceselor din celelalte module. Aici prețurile sunt gestionate în lei sau în valută, se împart în funcție de punctele de lucru sau promoțiile existente, procentele de discount sau adaosurile comerciale.

Vânzări

Modulul Vânzări al sistemului ERP permite unei companii o mai bună vizibilitate a procesuluj de vânzare. Oferă multiple opțiuni de configurare și urmărire a canalelor de vânzări. Se gestionează astfel orice comandă și factură dar și informațiile despre agenții comerciali, diviziile de vânzare, key accounts sau legăturile cu portalul on-line.

Aprovizionare

Modulul Aprovizionare din sistemul ERP împreună cu Soluția SeniorInventory urmărește procesul de aprovizionare, trecând prin fiecare stadiu al acestuia și ajută la o mai bună planificare a proceselor.

Producție

Modulul de Producție, oferă o serie de servicii și intrumente cu ajutorul cărora angajații au o gestionare mai bună a activităților: rețete de producție, bonuri de intrare, ieșire și consum, rapoarte de stoc. etc.

Stocuri

Modulul Stocuri vine în ajutorul companiei prin urmărirea termenelor de valabilitate, garanții, gestionarea stocurilor aflate în diferite depozite, costul mărfii, urmărirea loturilor și gestiunea corectă a ambalajelor.

Parc Auto

Firmele care dispun de propriul parc auto au nevoie de un instrument eficient și flexibil pentru administrarea acestora. Modulul Parc Auto din sistemul ERP este dedicat firmelor cu propriul parc auto, ajutându-le cu un management mai bun al flotei și implicit o creștere a rentabilității, disponibilității și eficientizării utilizării automobilelor.

Logistică

Modulul Logistică din SeniorERP ajută la fluidizarea proceselor de aprovizionare, stocare și redistribuție a bunurilor. Împreună cu SeniorWMS și SeniorInventory, acesta planifică resursele existente în vederea unei utilizări optime a acestora.

Nomenclatoare

Modulul Nomenclatoare din cadrul sistemului ERP include toate informațiile necesare pentru articole, parteneri, trezorerie, mijloace fixe, documente geografice, parc auto și permite configurarea și maparea acestora în fluxuri de lucru.

Spațiu de Lucru

Modulul Spațiu de Lucru: aici sunt cetralizate cele două activități principale și anume operarea datelor curente și emiterea rapoartelor de sinteză.

1.4 SeniorVisualBI

SeniorVisualBI reprezintă un sistem de analiză complex ce poate fi folosit de orice utilizator non-tehnic având modalități de preluare și vizualizare a datelor foarte intuitiv.

Printr-un simplu drag&drop se pot crea dashboard-uri interactive, ce pot fi ulterior distribuite din sistem pe e-mail către orice persoană de interes.

Figura 1-6 Dashboard SeniorVisualBI

Sistemul are la bază platforma TABLEAU SOFTWARE, numită de Gartner, liderul mondial în analiza datelor datorită capabilităților și performanțelor sale.

Pe langă grafice statice,SeniorVisualBI oferă analize comparative, grafice în mișcare pentru observarea dinamicii în timp a indicatorilor, analize de tip „What-if” pentru testarea scenariilor de business și analize multidimensionale.

Un alt beneficiu al sistemului este acela că este optimizat atât pentru folosirea pe desktop cât și pe dispozitivele mobile.

Soluția, procesează volume mari de date, provenite din diverse surse și permite identificarea oportunităților, problemelor, soluțiilor și patern-urilor cu un efort minim.

Așadar, principalele motive pentru care SeniorVisualBI este alegerea optimă sunt:

Diverse tipuri de grafice: grafice word-cloud, diagrame bubble, hărți arborescente, dashboard-uri cu formă liberă

Analiză predictivă: cu ajutorul datelor istorice, crează o estimare a valorilor viitoare ale indicatorilor economici

Viteza crescută: viteza de procesare a volumelor mari de date este îmbunătățită semnificativ, ceea ce aduce a interacțiune în timp real cu sistemul

Accesibilitate ridicată: soluția poate fi accesată de pe desktop dar și de pe smartphone sau tabletă, iar datorita noilor tehnologii, simularea mediului Drag&Drop este accesibilă pe orice tip de sistem web sau

Flexibilitate mare: SeniorVisualBI permite copierea rapoartelor și a dashboard-urilor intregi dintr-un workbook in altul. Astfel nu mai este necesare reconstrucția rapoartelor si se pot vizualiza date diferite folosind același format de raport.

Performanța imbunătățită: Sistemul îmbunătățește performanța analizelor, urmărind timpul de executare al acestora.

Capitolul 2. Prezentarea fluxului de lucru în cadrul companiei SC CORD IMPEX SRL

Pentru a prezenta beneficiile managementului ambalajelor cu ajutorul sistemelor SeniorERP și SeniorVisualBI, am optat pentru o companie ce își axează activitatea în principal pe distribuția de bere.

Pentru un distribuitor de bere, ambalajele pot face diferența dintre o companie profitabilă și una pe pierdere, deoarece berea:

Este un produs ieftin

Este un produs greu, necesită mașini mari pentru distribuție

Este un produs cu sezonalitate, iarna având o vânzare slabă

Este un produs voluminos ce implică stocare.

Astfel, berea este un produs ce implică foarte multe costuri, iar ambalajele sunt purtătoare de costuri, costuri pe care clientul nu dorește să și-l asume și care fac diferența între profitabilitate și pierdere.

De asemenea pentru o companie de distribuție, care are sute de comenzi zilnic, este importantă automatizarea proceselor și a costurilor în ERP în vederea creării unei imagini asupra datoriei cantitative și valorice a companiei față de furnizor și a clienților față de companie.

2.1 Descrierea generală a societății

S.C. CORD IMPEX S.R.L. este compania romanească, înființată încă din anul 1994, ce reprezintă unul dintre cei mai importanți piloni de pe piața berarilor din România.

Aceasta este liderul distribuitorilor de bere din județul Prahova, obținând în anul 2015 o cifră de afaceri de aproape 18 milioane de euro.

Societatea a pornit la drum cu un număr de 2 angajați, iar astăzi numără peste 180 de salariați, numeroase depozite și flotă auto proprie pentru distribuirea mărfii.

Compania consideră că evoluția lor se datorează profesionalismului de care au dat dovadă și a sistemului de evaluare individuală a performanțelor fiecărui angajat. În acest fel, fiecare angajat este motivat să dea ce este mai bun din el, primind ulterior un bonus pe baza performanțelor sale.

Tabelul 2 1 Informatii generale CORD IMPEX SRL

Compania dispune în prezent de un număr de aproape 200 de angajați, structurați sub forma unei organizații piramidale, fiecare salariat aparținând unui sector anume și având taskuri individuale de alte departamente.

Fiecare divizie a companiei deține o echipă de vânzări completă de la manager de zonă, agenți de vânzări, șoferi distribuitori și parc auto aferent echipei.

Fiecare agent este obligat să cunoască ofertele companiei, gama de produse, planul de vânzări și know-how-ul companiei.

Compania numără 76 agenți de vânzări ce sunt coordonați de 2 directori de vânzări și 6 supervizori de zonă, activitatea fiind astfel împărțită în 6 divizii.

Așa cum se poate observa și în Figura 2.1, fiecare angajat al firmei raspunde șefului ierarhic, iar angajații din nivelurile superioare au atat atribuții de coordonare cât și de monitorizare și control.

Figura 2-1 Organigrama firmei CORD IMPEX SRL

Produsele comercializate prin intermediul companiei CORD IMPEX SRL, fac parte din gama răcoritoarelor și anume:

Bere: Beck’s, Stella Artois,Ciuc,Noroc,Neumarkt,Heineken, Silva,etc.

Sucuri și apa: Mirinda, Prigat, Perla Covasnei, Aqua Carpatica, Pepsi etc.

Energizante

Băuturi alcoolice: wisky, vin,sampanie, vodka,etc

Unul din beneficiile aduse de această companie, este timpul de livrare al comenzilor care nu depășește 24 ore de la preluarea comenzii și până la predarea mărfii.

SC CORD IMPEX SRL, se bazează pe 3 principii importante pentru buna funcționare a activității companiei:

Realizarea la timp și în condiții cât mai benefice a contractelor externe și interne, asigurând astfel atingerea veniturilor propuse

O creștere continuă a calității serviciilor

Distribuirea eficientă a forței de muncă disponibilă

2.2 Procesul de distribuție și managementul ambalajelor în SeniorERP-cazul general

În funcție de cerințele clienților, SeniorERP transpune fluxul de lucru al acestora în secvențe bine structurate din cadrul sistemului.

În ceea ce privește ambalajele, acestea sunt destinate să învelească un produs sau un ansamblu de produse pentru a asigura protecția în scopul menținerii calității și integrității acestora pe tot parcursul manipulării, transportului, depozitării și desfacerii până la consumator sau până la expirarea acestora.

Datorită faptului că ambalajele au un rol important în fluxul economic al mărfurilor pe care o companie le gestionează, manipularea acestora trebuie să ofere o imagine bine definită asupra stocurilor proprii de ambalaje sau a stocurilor din custodia clienților.

În SeniorERP, ambalajele sunt definite ca articole stocabile iar proprietatea lor de a fi ambalaj este definită în fișa articolului.

Pasul cel mai important pentru folosirea unui ambalaj este asocierea acestuia cu marfa pe care o însoțește. Acest lucru se realizează rapid pe fișa mărfii la nivel de relație de vânzare.

Figura 2-2 Crearea ambalajului în SeniorERP

Într-o relație de vânzare pot exista unul sau mai multe ambalaje, iar pentru fiecare ambalaj în parte se va menționa cantitatea aferentă.

Pentru o evidență asupra mișcării de ambalaje, în SeniorERP există conceptul de “Container”.

Containerele se regăsesc în meniul Nomenclatoare și au rolul de a oferi, în timp real, o imagine clară privind datoria cantitativă și valorică pe ambalaj la nivel de locație, dar și partener.

În SeniorERP, se regăsesc 6 modele standard de containere ce reflectă:

Cantitatea ambalajelor primite în custodie de la furnizori

Valoarea ambalajelor primite în custodie de la furnizori

Cantitatea ambalajelor date în custodie clienților

Valoarea ambalajelor date în custodie clienților

Cantitatea ambalajelor aflate în stocul propriu

Valoarea ambalajelor aflate în stocul propriu

Figura 2-3 Containere de datorii

Pe langă aceste 6 modele standard, se pot crea diverse containere proprii.

Gestionarea ambalajelor poate fi împărțită în 4 mari activități interconectate:

Figura 2-4 Fluxul ambalajelor

Aprovizionarea cu ambalaje de la furnizori

Pentru aprovizionarea cu mărfuri de la furnizori este necesară realizarea unui aviz de intrare ce conține articolele și ambalajele cerute de la aceștia.

Pentru crearea avizului se va selecta meniul IntrăriComenziAchiziție Avize expediție achiziții și se va selecta comanda adaugă.

În fereastra nou apărută, se va adăuga denumirea furnizorului, seria, numărul și data documentului. Ulterior se selectează din nomenclator articolele primite de la furnizor, respectiv cantitatea pentru fiecare articol în parte.

Pentru a adauga ambalajele ce vor însoți marfa, trebuie accesat butonul Ambalaje aferente documentului curent ( sau se selectează butonul F12). Se va deschide fereastra ‚Ambalaje curente’ ce este incarcată automat cu necesarul de ambalaje. După verificarea corectitudinii datelor, se accesează butonul Acceptă.

Figura 2-5 Comanda de achiziție

Ambalajele aferente mărfii din aviz, se vor adăuga automat la comandă.

Înregistrarea ambalajelor în stocul propriu

După completarea avizului de intrare, este necesar să se înregistreze recepția acestui aviz.

Pentru înregistrarea avizului de recepție, se deschide comanda creată anterior și din meniul Operațiuni se selectează comanda Document.

Aceasta va genera automat un document aferenta acelui aviz, și anume o factură.

Figura 2-6 Generare factură

În cadrul facturii nou create există meniul NIR, de unde se selectează comanda Adauga.

În noua fereastră, se va nota locația, data și depozitul în care se va recepționa marfa solicitată.

Figura 2-7 Creare NIR

Se accesează butonul Ok, iar după salvarea documentului, ambalajele primite vor fi adăugate automat în datoria cantitativă și valorică către furnizorul respectiv.

Figura 2-8 Modificări pe container de datorii

Retur de ambalaje la furnizor

Pentru a realiza un retur de ambalaje la furnizor, trebuie accesat meniul Intrări-> Avize expediție achiziții și se va selecta comanda adaugă.

După completarea denumirii furnizorului, seria, numărul și data documentului se va selecta comanda retur istoric recepționat.

Se va deschide automat un filtru, unde se vor cauta ambalajele ce se doresc a fi returnate și se va menționa cantitatea acestora.

Figura 2-9 Retur de ambalaje

Darea în custodie a ambalajelor către clienți ( fluxul de vânzare)

În cadrul unui flux de vânzare, trebuie să se înregistreze un aviz de ieșiri. Acest lucru se face acționând meniul Ieșiri Comenzi Vânzări de unde se va selecta comanda adaugă.

Se vor completa clientul, seria, numărul și data documentului, iar din nomenclator se vor selecta articolele ce fac vânzarea. După introducerea cantității dorite pentru fiecare articol în parte, se acționează butonul de salvare a documentului.

Pentru a adauga ambalaje în comandă, se va acționa butonul ambalaje aferente documentului curent.

Se va deschide o fereastră ce va conține ambalajele necesare comenzii, iar după verificarea corectitudinii acestora se va selecta butonul ok.

Figura 2-10 Comandă client

Capitolul 3. Managementul ambalajelor în SeniorERP și SeniorVisualBI

3.1 Scenariul procesului de distribuție implementat în SeniorERP

Presupunem că firma SC CORD IMPEX SRL a primit o cerere de comandă din partea unuia din clienții săi, 3M Romania SRL.

Cerera este alcatuită din 250 bucăți de bere Heineken la 330 ml și 250 bucăți de bere Silva la 330 ml, divizate în navete de 20 bucăți.

Considerăm că nu avem pe stoc marfa, iar acel tip de bere nu a mai fost pana acum vândut de noi. Așadar va trebui să înregistrăm un nou produs în nomenclator și să îi atribuim ambalajele aferente.

Pentru a face acest lucru, se accesează meniul Nomenclatoare

ArticoleNomenclatoare și se selectează butonul adaugă.

Figura 3-1 Adăugare produs nou în gestiune

În fereastra nou aparută, se vor completa toate informațiile necesare despre noul articol, în mod special denumirea acestuia, codul unic și clasificarea contabilă din care face parte.

Figura 3-2 Informații produs nou

Unul dintre lucrurile cele mai importante este atribuirea ambalajelor pentru produsul creat. Pentru a face acest lucru, după salvarea produsului selectăm tab-ul Relatii vanzare și adăugăm ambalajele aferente produsului.

În cazul nostru vom adăuga ca ambalaje: sticla de 330 ml și navetă de 20 bucăți.

Figura 3-3 Relații de vânzare

După salvarea informațiilor, se poate trece la realizarea comenzii de achiziție de la furnizor.

Se va realiza o comandă de achiziții, selectând din meniul Intrări, tabul Comenzi achiziție.

Figura 3-4 Meniu comanda de achiziție

Se va crea o noua comandă de achiziții, selectând butonul Adaugă.

În fereastra nou aparută, se completează în primul rând furnizorul și informațiile de facturare (numarul și seria comenzii, agentul responsabil, tipul de livrare, lista de prețuri pentru comanda respectivă, alte informații adiționale).

După aceasta, se adaugă din nomenclator, produsele dorite și cantitatea aferentă acestora. De asemenea se pot face modificări asupra prețului de achiziție.

Figura 3-5 Pași comanda de achiziție

După completarea tuturor informațiilor, se selectează butonul Salvează. După salvarea comenzii, trebuie să adăugăm și ambalajele mărfurilor în comandă. Astfel se selectează butonul Ambalaje ambalaje aferente documentului curent.

Figura 3-6 Comanda de achiziție

În acest moment am creat comanda de achiziție către furnizor. Acum trebuie să înregistram recepția mărfurilor de la furnizor.

Pentru a face acest lucru, trebuie în primul rând să generăm o factură furnizor.

Cea mai rapidă cale este prin a deschide comanda creată anterior, și a selecta din meniul Operațiuni Document Ulterior sau mult mai simplu prin a apăsa tasta F12.

Figura 3-7 Generare factură

După crearea facturii, o vom deschide iar în tab-ul NIR vom realiza recepția mărfii selectând locația unde aceasta va fi depozitată.

Figura 3-8 Generare NIR

În acest moment avem marfa pe stoc, și tot ce ne rămâne este să o trimitem către client.

Vom realiza acest lucru selectând din meniul IeșiriComenzi Vânzări comanda Adaugă.

Figura 3-9 Meniu Ieșiri

În noua fereastră, vom completa în primul rând clientul care a solicitat comanda. În cazul nostru, compania 3AM Romania. Vom vedea că după introducerea clientului, s-au completat în mod automat datele despre agent și delegat, aceștia fiind cei răspunzatori de acel cont.

Se va completa numarul și seria comenzii, tipul de livrare, iar din nomenclator vom adăuga produsele dorite și cantitatea aferentă acestora.

Figura 3-10 Pasi comanda client

După salvarea documentului, accesăm butonul Ambalaje Ambalaje aferente documentului curent și în felul acesta vom adauga la comandă, ambalajele necesare produselor existente.

După salvarea documentului, produsele sunt gata de expediere către client.

În final pentru a vedea cum s-a modificat datoria cantitativă și valorică către furnizor sau de la client putem accesa unul din containerele existente în Nomenclator.

3.2 Analiza ambalajelor cu ajutorul SeniorVisualBI

Cel mai util tool pentru management îl reprezintă o soluție Business Inteligence.Aceasta oferă acces facil la date, o interfață grafică prietenoasă și o modalitate rapidă de a crea rapoartele necesare în timp real.

Pentru a prezenta beneficiile unui sistem Business Inteligence, am optat pentru soluția SeniorVIsualBI, creând cu ușurință prin Drag&Drop orice tip de rapoarte și statistici necesare conducerii.

În primul rând trebuie creată o bază de date din care vom face rapoartele.

Pentru aceasta, am optat asupra unui cub de date preluat din SeniorERP și prelucrat cu ajutorul sistemului Microsoft SQL Server Management.

Datele sunt sub forma unui tabel denumit „ Rapoarte ambalaje la Client” și care conține câmpurile din imaginea 3.11 :

Figura 3-11 Date utilizate

Odată selectată sursa de date, toate informațiile necesare vor aparea in meniul din stanga, fiind împărțite în măsuri și dimensiuni.

Figura 3-12 Meniu principal SeniorVisualBI

Primul raport, prezintă valoarea ambalajelor din gestiunea proprie. Astfel am selectat valorile Ambalaj și Valoare netă. Tipul de ambalaje se diferențiază prin culori iar valoarea netă este reprezentată prin mărimea cercurilor.

Grafica raportului se poate schimba foarte ușor, sistemul prezentând în mod automat ce tip de grafic poate fi folosit pentru acest raport, în meniul SHOW ME din partea dreapta a imaginii 3.13.

Figura 3-13 Valoarea ambalajelor din gestiunea proprie

Un alt raport creat, este raportul despre valoarea și cantitatea ambalajelor aflate în custodie la clienți.

Astfel conform imaginii de mai jos, valoarea netă este reprezentată prin gama de culori roșu- albastru, unde roșu reprezintă valoarea cea mai mică iar albastru reprezintă valoarea cea mai mare.

Dimensiunea pătratelor din raport reprezintă cantitatea de ambalaje aflate la client, pătratul cel mai mic reprezentând cantitatea cea mai mică, respectiv pătratul cel mai mare reprezentând cantitatea cea mai mare de ambalaje date în custodie.

De asemenea pe fiecare pătrat este notat tipul de ambalaj și clientul la care se află ambalajul.

Figura 3-14 Ambalaje aflate in custodie

Un ultim raport, ne prezintă valoarea vânzărilor pe an și pe client în parte. Am adăugat o medie a vânzărilor pentru o mai bună analiză. Astfel se poate observa cum vânzările au scăzut și mare parte din clienți nu au mai achiziționat produse.

Figura 3-15 Vanzari anuale

Pentru o analiză mai ușoară a acestor date putem crea rapid un dashboard care să includă toate cele 3 rapoarte create anterior.

Figura 3-16 Dashboard vanzari ambalaje

Pe lângă ambalaje, managementul dorește și alte informații legate de vânzările naționale și anumite analize de previziune financiară.

Pentru a prezenta aceste analize financiare, am ales o baza de date completă preluată din SeniorERP, și pe care am realizat urmatoarele rapoarte:

Vânzări naționale

Profit brut pe trimestru și Linii de trend

Forecast financiar

Vânzările naționale sunt reprezentate foarte ușor în SeniorVisualBI cu ajutorul unei hărți interactive. Pe aceasta se vor vedea vânzările cantitative și vânzările valorice, acestea din urmă fiind diferențiate printr-un spectru de culori de la roșu la albastru.

Putem vedea detalii despre fiecare județ, doar ducându-ne cu mouse-ul în dreptul acestuia.

Figura 3-17 Vanzari nationale

Profitul brut pe trimestru este reprezentat printr-un grafic simplu de linii. Profitul este de asemenea împărțit pe divizii de vânzări.

Am realizat o analiză asupra acestui grafic, încercând să vedem trendul profitului. Acesta se poate observa cu ușurință prin linia punctată de pe grafic.

Figura 3-18 Trend-ul vânzărilor

Forecast-ul financiar ne permite să facem previziuni financiare pe anul următor, sau pe o perioadă la alegerea noastră, luând în calcul datele istorice aflate în sistem.

Figura 3-19 Forecast financiar

Capitolul 4. Concluzii și direcții de dezvoltare

După realizarea studiului de caz asupra firmei SC CORD IMPEX SRL consider ca implementarea sistemului SeniorERP a fost un pas important în organizarea activității din cadrul companiei.

După cum s-a putut observa, datorită sistemului, compania are o imagine de ansamblu asupra costurilor și fluxului de lucru, mult mai clară decât în trecut.

Pentru o companie ce nu are activități de producție și nici nu acționează pe mai multe domenii de activitate, soluția SeniorERP a reprezentat alegerea optimă din punct de vedere calitativ și al costurilor de implementare.

Deși sistemul ERP acopera toate ariile de activitate ale companiei, consider că activitatea companiei ar putea fi mult mai ușor daca s-ar implementa și urmatoarele sisteme:

SeniorWMS – compania deține mai multe depozite, iar eroarea umană este inevitabilă. O integrare între SeniorERP și un sistem de management al depozitului ar scădea semnificativ eroarea umană deoarece comenzile vor fi trimise direct din ERP în sistemul WMS, iar scanarea codurilor de bare de pe produse va face partea de picking și depozitare mult mai rapidă.

SeniorTMS- o soluție ce primește comenzile din SeniorERP și calculează necesarul de vehicule pentru distribuirea mărfurilor, va scădea garantat costul transportului. Totodată un sistem TMS va face rutarea respectând specificațiile vehiculului și va optimiza ruta, alegând-o pe cea mai scurtă și puțin costisitoare.

Pentru o evidență mai clară asupra ambalajelor, am preluat din SeniorERP datele legate de ambalaje și am creat mai multe tipuri de rapoarte și dashboard-uri ce ajută conducerea în analiza datelor.

Consider că aceste rapoarte și dashboard-uri create, sunt foarte utile managementului deoarece pot fi refolosite foarte ușor pentru a analiza și alte tipuri de date înafara de cele despre ambalaje, fără a fi necesară reconstrucția rapoartelor.

Pe viitor, propun crearea a două rapoarte customizate ce vor aduce un plus sistemului ERP și o mai buna gestiune a ambalajelor.

Primul raport ar trebui să țină o evidență asupra tuturor ambalajelor aflate în custodie la client și dacă un client depășește un anumit număr de ambalaje, atunci sistemul să trimită o notificare agentului răspunzător de acel client și să blocheze temporar primirea altor comenzi de la acel client.

Pentru al doilea raport, aș opta pe o analiză tip semafor, ce va verifica stocurile de marfă și ambalaje înainte de acceptarea unei noi comenzi de la client. Astfel dacă pentru produsul dorit de client,există stoc suficient să apară în dreptul acestuia un buton de culoare verde, dacă stocul este la limită va aparea un buton galben, iar dacă stocul este insuficient pentru a onora comanda, va aparea un buton de tip roșu.

În felul acesta, se va evita suprastocarea cu marfă, iar aprovizionările se vor face doar când va fi necesar.

Doresc ca după ce sistemul firmei va fi îmbunătățit să realizez un alt studiu de caz asupra societății și să observ îmbunătățirile sau problemele care au apărut în urma modificărilor sistemului.