Secolul Comunicarii Si al Dezvoltarii

Secolul XXI a fost numit ,,Secolul comunicarii și al dezvoltarii”. Astfel, nu ne putem imagina o societate fără telefonie mobilă, fără televiziune, internet și mai ales o organizație fără un asistent manager de calitate.

Organizațiile sunt văzute în lumea contemporană ca entități ce se desfășoară la toate nivelurile societății, fie că ne raportam la familie sau la stat, instituții, firme sau asociații.

Având caracter de instrumente strategice, orientate spre obiective care nu pot fi realizate de indivizi acționând singuri, acestea au structuri complexe și eterogene care dezvoltă procese și capabilități dinamice pentru realizarea unor performanțe manageriale și organizaționale.

Lucrarea de față își propune să definească rolul asistent managerului în lumea profesională contemporană, atât din România cât și din țările europene, sintetizând aspecte importante ale acestora.

Motivul pentru care am ales această temă a fost faptul că este de actualitate și mi-am dorit să cunosc și să înțeleg cât mai bine modul în care își desfășoară activitatea un asistent manager, cum ar fi ideal să se desfășoare această activitate și cum poate această persoană să rezolve cât mai eficient problemele care apar într-o organizație.

Denumirea de secretară a fost înlocuită cu cea de asistent manager, desemnând aceeași activitate însă cu mai multe cunoștințe și responsabilități.

Primul capitol, ,,Asistent managerul din România versus Asistent managerul din țările europene” definește funcția de asistent manager, precizează rolul pe care acesta îl are într-o organizație, descrie categoria de bază din care face parte această funcție, competențele profesionale și transversale ale unui asistent precum și avantajele și constrângerile la care este supus în acestă activitate.

Al doilea capitol, ,,Organizarea participării la un eveniment” am dorit să fac ceva practic prin care să evidențiez rolul asistent managerului și anume organizarea participării la un eveniment. Am descris modul în care se organizează un eveniment, am precizat valorile și principiile companiei, metodologia pe care am folosit-o în cercetare.

La nivelul oricărei structuri organizaționale, managerii desfășoară o serie de activități: fie că planifică sau organizează, iau decizii sau controlează, motivează, îndrumă sau sfătuiesc, în toate aceste activități ei sunt sprijiniți de ,,mâna lor dreaptă” – asistent managerul.

Capitolul I

Asistent managerul din România versus asistent managerul din țările europene

,,Nu înceta niciodată să începi, nu începe niciodată să încetezi.”

Asistent managerul din România. Sarcini, atribuții, competențe.

Maria Pariza, în cartea sa ,,Curs de secretariat și asistență managerială” afirma faptul că: ,,Secretara și asistent(a) manager sunt două formule care circulă astăzi în spațiul românesc, pentru a desemna același tip de activitate. Formula de ,,asistent(ă) manager” s-a impus în cazul firmelor private, o dată cu impunerea termenului de ,,manager” și utilizarea limbii engleze în mediul de afaceri.

Funcția de asistent manager presupune responsabilități care depășesc sfera competențelor profesionale, specifice secretariatului tradițional. Puterea sa de influență, indiferent de tipul de structură în care activează, se exercită prin delegare de autoritare.”

Fig. nr. : Secretara clasică versus asistenta manager

Asistent managerul are ca activitate centrală coordonarea contactelor de afaceri, corespondența cu partenerii de business ai companiei, transmiterea informațiilor persoanelor ce se ocupă de crearea contractelor, gestionarea documentelor rezultate în urma efectuării activității proprii și a angajaților subordonați, exminarea informațiilor semnificative primite în urma efectuării activității proprii și a angajaților subordonați, administrarea documentației, plănuirea ocupației proprii și a angajaților din subordine, luarea hotărârilor în legătură cu activitatea din subordine, îmbunătățirea puterii de muncă din subordine, înaintarea inițiativelor angajaților din subordine, coordonarea specializării forței de muncă și referirea la ocupațiile proprii și a departamentelor aflate în subordine către conducere.

Pe parcursul unei cariere, funcția de asistent/ă manager este de obicei văzută ca un ,,nivel de intrare” – este funcția în care într-o perioadă scurtă de timp esti supus la un volum mare de informații în legatură cu mediul de business, este funcția unde asimilezi baza comportamentului în mediul unei firme, este funcția în care te afli la intersecția dintre ramuri și, din această cauză, ai acces la o tematică bogată, începând cu marketing, resurse umane și ajungând la vânzări, logistică și relații publice.

În multe firme, denumirea de ,,asistent/ă” este corespondentă cu cea de secretară, deosebind doar nivelul în care deținătorul postului este implicat în planuri care cer responsabilități crescute.

De obicei această funcție are rolul să degreveze managerul de unele sarcini administrative, care i-ar încărca programul și nu ar mai avea suficient timp pentru a se ocupa de subordonați, colegi, clienți, pentru supervizarea unei activități desfășurate în cel mai bun mod și îndeosebi către luarea unor hotărâri importante pentru business.

Numele funcției variază, începând cu cea de executive assistant, administrative assistant, continuând cu cele de administrative secretary, assistant manager sau office manager. Teoretic între aceste funcții există mari deosebiri, ceea ce explică denumirile distincte, dar în practică acestea sunt utilizate de fiecare firmă după proriile norme. Practic, această funcție aparține stadiului de middle management, deoarece are puterea de decizie asupra unor ocupații și poate avea persoane în subordine.

În Codul Ocupațiilor din România (COR 2015) ne este prezentată funcția de Asistent/ă Manager precum și cea de secretar/ă. Această funcție, de asistent/ă manager se încadrează în categoria de bază 3431 – Secretari administrativi și asimilați, parte din categoria majoră 3 (Tehnicieni, maiștri și asimilați). Categoria de bază se împarte în patru:

Prima funcți este cea de Secretar administrativ – având codul 343101;

A doua funcție este cea de Secretar – asistent director – având codul 343102;

Cea de-a treia funcție este cea de Asistent manager – având codul 343103;

Cea de-a patra funcție este cea de Asistent de cabinet – având codul 343104.

Locul unui asistent manager se regăsește la nivelul structurilor ierarhice superioare ale companiei, ca prim subaltern și în același timp colaborator apropiat (,,mâna dreaptă”) al directorului. Asistentul manager nu poate da dispoziții nimănui, fără a fi delegat în acest sens de către director, în afara cazului în care are, la rândul său, subaltern (secretar/ă). Există însă multe cazuri în care prin delegarea responsabilităților, asistent managerului i se subordonează directoriide departamente, asistentele acestora.

Graficul nr. 1: Locul asistent managerului într-o organizație

Competențe profesionale ale asistentului manager:

Folosirea conceptelor și normelor de bază pentru organizarea și funcționarea sistemului administrativ pentru inserția profesională în organizații publice și/sau private;

Recunoașterea și punerea în practică a dispozițiilor oficiale în ceea ce privește sistemul administrativ, plus inițierea și emiterea de propuneri de documente normative și/sau administrative;

Transmiterea atât oral cât și în scris, în limba programului de studii plus o limbă de uz internațional a unor informații structurate cu privire la o temă dată din specialitate;

Utilizarea metodelor și instrumentelor procedurale caracteristice ocupației de secretariat și asistare a managerului cu aplicarea tehnologiei informației și comunicării (TIC);

Aplicarea cunoștințelor în domenii utile pentru elaborarea diferitelor manifestări profesionale;

Crearea, introducerea și aprecierea de programe și diferite proiecte, chiar cu atragerea de resurse europene.

Competențe transversale:

Realizarea la termen, într-un mod strict, eficace și responsabil, a angajamentelor profesionale, ținând cont de normele etice și de deontologia profesională;

Punerea în practică a metodelor de relaționare în echipă, însușirea și exercitarea atribuțiilor caracteristice în activitatea de grup, prin creșterea abilităților de comunicare interpersonală;

Autoevaluarea necesității de pregătire profesională, în sensul inserției și adaptării la solicitările pieței muncii.

Obiectivul:

Oferă sprijin managerului nemijlocit la probleme în legătură cu administrarea zilnică a business-ului/departamentului.

Tipuri universale de activități ce se pot efectua de către mai multe ocupații (Conform Codului Ocupɑțiilor din Româniɑ – COR 2015). Activități generale. Importanță:

Circumstanțele muncii. Aici sunt prezentați factorii fizici și sociali care marchează natura muncii. Importanță:

Aptitudini necesare? Aptitudinile sunt însușiri de durată ale unui individ care influențeazp performanțele. Capabilitatea de a săvârși totul cu ușurime și iscusință. Importanță:

Abilități necesare? Abilitățile fundamentale sunt cele îndreptate spre dezvoltarea capacităților care ușurează asimilarea sau acumularea mai promptă a cunoștințelor.

Importanță:

Interese ocupaționale? Secțiunea intereselor ocupaționale, sunt compatibile cu modelul tiparelor de individualitate și modalităților de lucru ale lui John L. Holland (Making Vocational Choices: A Theory of Careers; 1973, 1985 & 1997). Importanță:

Valorile și nevoile atașate muncii? Aplicarea valorilor muncii este fundamentată pe Teoria Ajustării Muncii. Această teorie demonstrează faptul că satisfacția lucrului este nemijlocit legată de nivelul în care valorile individuale și necesitățile corespondente sunt îndeplinite de mediul de lucru. TWA (Theory of Work Adjustment) recunoaște șase valori ale ocupației, oricare dintre acestea conțin asociate un set de nevoi.

Importanță:

Stilul de muncă? Modul de lucru este o caracteristică personală a activității care poate afecta cât de bine este îndeplinită aceasta. Importanță:

Cunoștințe necesare? Cunoștințele sunt seturi de norme și fapte care se folosesc unei varietăți largi de circumstanțe. Alături de studii, aceste învățături sunt adunate în medii neoficiale, din entuziasm, hobby sau doar din interes. Cunoștințele pot fi asimilate și în mediul școlar. Ce ne preocupă la acest stadiu este aprofundarea acestor studii dincolo de exigențele obișnuite ale școlii sau mediului universitar. Importanță:

Pachet salarial:

Pentru această funcție, remunerația poate varia de la 150 de euro la peste 500 de euro, pentru o slujbă foarte solicitantă, unde experiența, puterea de organizare și rapiditatea efectuării sarcinilor este esențială pentru bunul mers al afacerii. Este esențial în această postură ca motivarea să nu constea doar în remunerație, ci și în adaptarea conținutului ocupației la personalitatea și capacitățile individului. Automotivarea individului are o deosebită importanță pentru a putea descoperi ariile de dezvoltare în domeniul cel mai oportun. Fiindcă este în mare parte o slujba rutinieră, persoana obișnuită poate aspira peste o perioadă de timp să se califice pe un anumit domeniu, pentru a fi împlinită din punct de vedere al muncii. În această situație, este de preferat implicarea individului în diverse proiecte unde să poată avea un nivel de responsabilitate mai mare și unde poate observa direct rezultatele activității sale și dezvoltarea sa în carieră.

Ocupația de asistent manager presupune nenumărate satisfacții atât personale cât și pe plan professional, dar aceasta presupune și o serie de constrângeri, cum ar fi:

Avantaje pentru un Asistent Manager:

Acesta primește un salariu mai mare;

Lucrează în condiții de muncă mai plăcute;

Are mai multe responsabilități;

Asistent managerul are putere de influență mai multă.

Constrângeri pentru un Asistent Manager:

Asistent managerul face deplasări în mod obișnuit în provincie și/sau străinătate;

Acesta are un program de lucru flexibil;

Asistent managerul are raportări în mod constant;

Acesta are obligații sociale/mondene (o mai mare disponibilitate);

Asistent managerul trebuie să parcurgă stagii de perfecționare (pentru a se specializa în mod continuu).

Asistent managerul din țările europene

Funcționarii titulari alcătuiesc funcția publică europeană, aceasta fiind divizată în diverse categorii de funcții:

Prima categorie o reprezină Administratorii – AD;

A doua categorie o reprezintă Asistenții – AST;

Cea de-a treia categorie o reprezintă Asistenții-Secretarii – AST/SC.

În mod obișnuit, administratorii au ca sarcină emiterea politicilor și punerea în practică a legislației europene, realizează analize oferind de asemena și consiliere.

De obicei, asistenții îndeplinesc atribuții executive și tehnice (pe teme administrative, financiare, de comunicare, de documentare, de elaborare și introducere a politicilor). Ei au un scop esențial în gestionarea internă a instituțiilor, mai ales în sectorul bugetar și financiar, în sectorul resurselor umane, informatic, al gestiunii actelor, cât și în domeniul laboratoarelor științifice.

Pe parcursul carierei sale, un asistent/ă parcurge următoarele stadii: AST1 – AST11

De regulă, asistenții sunt recrutați în stadiul AST1 sau AST3;

Cerințele pentru concurenții posturilor de AST1 sunt: terminarea ciclului de învățământ secundar (liceul) și practică anterioară relevantă sau o altă calificare profesională corespunzatoare acestui post;

Cerințele pentru concurenții posturilor de AST3 sunt: terminarea ciclului de învățământ secundar (liceul), calificări profesionale relevante și mai mulți ani de practică/experiență.

De obicei, asistenții-secretari au atribuții de birou și de susținere administrativă. Aceștia pot prelua un set variat de sarcini, cum ar fi: aranjarea dosarelor, organizarea și coordonarea reuniunilor pe de o parte și pe de alta parte, aceștia pot să ofere sprijin echipelor, directorilor sau altor servicii din instituțiile UE.

Cariera unui asistent/ă, secretar/ă acoperă următoarele stadii: AST/SC1 – AST/SC6.

De regulă, personalul nou va fi încadrat cu nivelul AST/SC1;

Cerințele pentru concurenții funcțiilor de AST/S 1 sunt: terminarea unui ciclu de învățământ secundar (liceul), practică/experiență anterioară relevantă sau alte calificări profesionale corespunzătoare acestei funcții;

Pentru nivelul AST/SC2 sunt recrutați concurenții care îndeplinesc cerințele corespunzătoare plus minim 4 ani de experiență (practică/voluntariat).

Salariile sunt următoarele:

Candidații care vor să aplice pentru un post de AST1/AST3, AST/SC1/AST/SC2 trebuie să îndeplinească atât competențe pofesionale cât și generale, cum ar fi:

Examinarea și rezolvarea sarcinilor – posibilitatea de a recunoaște elementele importante în cadrul unui sistem complex și de a descoperi metode practice și creative;

Comunicare – competența de a transmite precis și clar informațiile, în forma scrisă cât și în varianta orală;

Calitate și efecte în activitatea depusă – capacitatea de a-și asuma sarcinile și de a adopta inițiative pentru a ajunge la rezultate de calitate, ținând cont de reguli;

Formare și progres – îndemânarea de a-și îmbunătăți calitățile personale și pregătirea în legătură cu organizația și circumstanțele în care funcționeaza aceasta;

Prioritizare și sistematizare – capacitatea de a recunoaște și îndeplini cele mai esențiale atribuții, activând ântr-o formă flexibilă și ordonând eficace cantitatea de lucru;

Flexibilitate – capacitatea de a fi eficient în situațiile cu o cantitate mare de sarcini, de a trata într-o manieră pozitivă frustrările prezente la nivel de organizație și de a se adapta cu ușurință într-un sistem de lucru în schimbare;

Lucrul în echipă – îndemânarea de a coopera cu alți indivizi atât în cadrul unei formații cât și în afara organizației, ținând cont de diferențele dintre persoane;

Spiritul de conducator (doar profilul de administrator) – competența de a-i instrui, motiva și gestiona pe cei cu care activează pentru a vedea rezultate;

O bună stăpânire a cel puțin două limbi de circulație europeană (engleză, franceză sau germană).