Noțiuni generale: istoric, legislație

MODUL 1

ARHIVELE

Noțiuni generale: istoric, legislație

Arhivele Naționale ale României – instituție de stat specializată în preluarea, păstrarea și valorificarea documentelor care au caracter istorico-documentar. are o vechime de 180 de ani (1 mai 1831 București- 1 ian.1832 Iași) și funcționează în baza legislației privitoare la arhive:

Art. 4 din Legea arhivelor Naționale stipulează, în capitolul I – Dispoziții generale – răspunderea ce revine persoanelor fizice și juridice, creatoare și deținătoare de documente care fac parte din FaN, pentru evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor. Potrivit acestui articol creatorii de documente sunt obligați să înregistreze să inventarieze, să selecționeze, să păstreze și să folosească toate documentele intrate, ieșite ori întocmite pentru uz intern

Legea arhivelor Naționale sau Legea 16/1996:

– instituția arhivelor este organizată pe principiul administrativ-teritorial, arhivele Naționale ale României este unitate bugetară din cadrul Ministerului administrației și Internelor, cu sediul în București. În teritoriu arhivele Naționale ale României își exercită atribuțiile prevăzute de lege prin cele 42 de structuri teritoriale. Ca urmare a restructurărilor intrate în vigoare la 25 noiembrie 2009, direcțiile județene ale arhivelor Naționale au devenit servicii județene. Un nou statut de organizare al arhivelor Naționale a intrat în vigoare la 1 august 2011 astfel că la nivelul structurilor județene unele servicii au devenit birouri (Călărași, Covasna, Ilfov, Satu Mare, Teleorman, Tulcea).

– prin Legea arhivelor Naționale, adoptată de Parlamentul României ca Legea nr. 16/1996 și publicată în Monitorul Oficial al României, VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996, modificată și completată prin Legea nr. 358/2002 – M. Of. Nr. 476/3.07.2002, completată și modificată prin O. U. G. 39/2006 – M. Of. Nr. 486 din 5.06.2006, aprobată cu modificările stabilite de Legea 474/2006 – M. Of. 1016/21.12. 2006, arhivele Naționale prin compartimentele de specialitate și serviciile și birourile județene își exercită atribuțiile de administrare, supraveghere și protecție a Fondului arhivistic Național respectiv controlează și îndrumă activitatea de organizare, conservare și folosire a arhivelor la toate unitățile, regiile autonome, instituții, societăți comerciale, cu alte cuvinte acordă asistență de specialitate și asigură desfășurarea unitară a operațiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor și deținătorilor de arhivă după cum urmează:

a) elaborează, în conformitate cu Legea arhivelor Naționale, norme și metodologii de lucru pentru desfășurarea activității arhivistice inclusiv pentru clasificarea și includerea în Fondul arhivistic Național a documenelor oficiale și particulare, diplomatice și consulare, memorii, manuscrise, planuri, schițe, matrice sigilare înregistrări foto, video și informatice, cu valoare istorică. Principalele norme emise sunt: Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente; Regulament privind organizarea și funcționarea Comisiei de atestare a personalului de arhivă, Normativ privind depozitul de arhivă, Codul deontologic al arhiviștilor.

b) controlează aplicarea prevederilor legislației în vigoare pe linia muncii de arhivă și stabilește măsurile ce se impun potrivit legii;

c) preia de la creatorii și deținătorii de arhivă documentele care fac parte din Fondul arhivistic Național (FaN). Vezi : Proiect de Lege nr. 459/2010 pentru modificarea și completarea Legii arhivelor Naționale mr. 16/1996. Cf. www.camera deputaților.ro – Initiative legislative art. 18, 181,2 cu privire la sfera persoanelor competente să elibereze cetățenilor actele necesare reconstituirii drepturilor prevăzute de lege, precum și activitățile de preluare, evidență, prelucrare, păstrare, conservare și utilizare a documentelor cu valoare practică în cazul desființării unui creator fără ca activitatea acestuia să fie continuată; art. 19, 191,2,3 prevede ca documentele din arhivele Naționale predate în custodie sau preluate “în mod abuziv” de la cultele religioase vor putea fi retrase din administrarea Fondului arhivistic Național al Românei art. 192 prevede ca arhivele să nu fie înapoiate solicitanților până nu vor fi microfilmate urmând să rămână la arhivele Naționale.

d) asigură, prin Facultatea de arhivistică și Școala Națională de Perfecționare arhivistică, pregătirea personalului necesar desfășurării activităților arhivistice

e) asigură aplicarea prevederilor legislației în vigoare în realizarea protecției documentelor care fac parte din FaN, respectiv în apărarea secretului de stat, paza și conservarea acestor documente

Persoanele fizice și juridice, creatoare și deținătoare de documente răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor în condițiile prevederilor Legii arhivelor Naționale

f) persoanele juridice creatoare și deținătoare de documente, au obligația de a înființa compartimente de arhivă, organizate în funcție de complexitatea și cantitatea arhivelor pe care le crează și le dețin, sau să numească prin decizie internă responsabilul cu munca de arhivă.

Atribuțiile personalului cu responsabilități în munca de arhivă

Persoanele juridice creatoare și deținătoare de documente răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea acestora, în condițiile prevederilor Legii arhivelor Naționale.

În conformitate cu prevederile art. 23-24 din Legea nr. 16/1996 – Legea arhivelor Naționale și art. 3-4 din Instrucțiuni privind activitatea de arhivă aprobate de conducerea arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, creatorii și deținătorii de documente, persoane juridice, au obligația de a înființa compartimente de arhivă, organizate în funcție de complexitatea și cantitatea arhivelor pe care le crează și le dețin sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhivă, în funcție de valoarea și cantitatea acestora.

Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, precum și structura și competența acestora vor fi stabilite de conducerea unității creatoare și deținătoare de documente, prin decizie internă, cu avizul de specialitate al arhivelor Naționale sau, după caz, al serviciilor și birourilor județene ale arhivelor Naționale. Formarea, perfecționarea și atestarea personalului de arhivă se realizează prin Școala Națională de Grefieri în cadrul programelor de formare inițială și pregătire continuă.

Regulamentul de ordine interioară al instanțelor judecătorești prin dispozițiile sale stabilește atribuțiile manageriale în conducerea instanțelor judecătorești. Conducerea instanțelor este asigurată de președinte și în funcție de volumul de activitate și complexitatea cauzelor, de unul sau mai mulți vicepreședinți. De asemenea la fiecare instanță funcționează colegiul de conducere cu atribuții pe linia activității de arhivă.

Atribuțiile pe linie de arhivă a conducerii instituțiilor sau operatorilor economici și a responsabilului șef cu munca de arhivă

În conformitate cu prevederile legale și a dispozițiilor, ordinelor interne din fiecare instituție/ entitate economică:

– conducerea instituției/ entității economice desemnează persoanele care urmează să îndeplinească, potrivit legii, și alte atribuții decât cele privind activitatea prevăzută prin fișa postului (incluzând aici atribuții pe linie de arhivă)

– conducerea instituției/ entității economice numește prin decizie personalul auxiliar de specialitate:

– conducerea instituției/ entității economice sau o persoană desemnată de către aceasta, asigură controlul permanent asupra modului în care sunt păstrate dosarele

– conducerea instituției/ entității economice sau o persoană desemnată asigură controlul permanent asupra modului în care sunt păstrate dosarele;

– conducerea instituției/ entității economice va numi prin decizie internă, persoana care coordonează activitatea compartimentului de arhivă sau responsabilul șef cu munca de arhivă

Responsabilul șef cu munca de arhivă sau persoana care coordonează activitatea compartimentului de arhivă are următoarele atribuții:

1. Înregistrarea evidența documentelor

Înregistrarea documentelor într-un sistem unitar.

Toate structurile organizatorice din cadrul entităților economice, sunt obligate să înregistreze documentele intrate, ieșite ori întocmite pentru uz intern.

Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor.

Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie și se încheie la 31 decembrie ale fiecărui an.

2. Nomenclatorul arhivistic

a) Prevederi legale privind Nomenclatorul arhivistic

În conformitate cu prevederile art. 7 din Legea arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, creatorii și deținătorii de documente sunt obligați, ca anual, să grupeze documentele în unități arhivistice, potrivit problemelor și termenelor de păstrare stabilite prin Nomenclatorul arhivistic.

Potrivit prevederilor. art. 8 din Legea arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare și ale prevederilor art. 13- 14 din Instrucțiunile privind arhivarea, aprobate prin Ordinul arhivelor Naționale nr. 217/1996, creatorii și deținătorii de arhivă au obligația de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al documentelor create și deținute.

Nomenclatorul arhivistic se întocmește de către fiecare creator pentru documentele proprii, după modelul prevăzut în anexa nr. 1 din Legea arhivelor Naționale nr. 16/1996. În cadrul entităților economice Nomenclatorul arhivistic trebuie să fie document oficial de lucru, cu aplicare obligatorie pentru toate categoriile de personal din toate structurile organizatorice.

b) Întocmirea Nomenclatorului arhivistic

Nomenclatorul dosarelor se întocmește de către fiecare creator pentru documentele proprii, după modelul din anexa nr. 1. Din Normele motodologice.

Nomenclatorului arhivistic se întocmește sub forma unui tabel, de către fiecare structură organizatorică pentru documentele proprii, în care se înscriu, pe compartimente de muncă, categoriile de documente grupate pe probleme și termene de păstrare. Propunerea de nomenclator arhivistic se transmite la Direcția Economică – Serviciul achiziții Publice, Patrimoniu și administrativ sau compartimentul de specialitate, în vederea confirmării de către arhivele Naționale.

In prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă, în ordinea în care figurează în structura organizatorică a entității economice/organigramă, și se numerotează cu cifre romane.

In rubrica a doua se trec subdiviziunile structurilor organizatorice/compartimentelor de muncă și se numerotează cu litere majuscule.

In rubrica a treia se trece, în rezumat, conținutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr. l la fiecare compartiment de muncă. In rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabilirea lui se face ținându-se seama de legile în vigoare, de importanța practică pentru activitatea creatorului de documente și, în mod deosebit, de importanță științifică a informațiilor pe care le conțin documentele.

In rubrica a patra, în dreptul grupelor de documente se trece termenul de păstrare stabilit prin acte normative sau de șeful structurii organizatorice in funcție de importanța documentului. Pentru documentele care se vor păstra permanent, se trece cuvântul „permanent" (prescurtat „P"), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (l, 3, 5, K) etc.). Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi, informațiile documentelor pot avea importanță științifică, lângă termenul de păstrare temporară se menționează „C.S." (comisie de selecționare). La expirarea termenului de păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecționare cu specialiști din structura organizatorică care a creat documentul și, după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reținute permanent.

Pentru realizarea Nomenclatorului sunt necesare Organigrama și Regulamentul de Organizare și Funcționare a instituției creatoare a documentelor de arhivă. Nomenclatorul arhivistic va fi supus modificărilor numai atunci când au loc schimbări în organigramă sau în structura organizatorică a instituției creatoare de documente.

În cazul în care se înființează noi direcții, servicii, alte compartimente și subdiviziuni, nomenclatorul se actualizează și completează cu denumirile respectivelor structuri noi și cu dosarele create de acestea. Daca unele compartimente, ori subdiviziuni ale acestora, își dezvoltă activitatea și își lărgesc atribuțiile, nomenclatorul va fi completat cu noile genuri și categorii de documente, precum și cu termenele lor de păstrare corespunzătoare.

c) Modificarea Nomenclatorului arhivistic

Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual.

Modificarea Nomenclatorului arhivistic se face, numai în situația în care, se produc modificări în structura organizatorică a entității economice prin înființarea/ desființarea unor structuri organizatorice/ compartimente de muncă, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora și cu documentele nou create sau desființate. In cazul în modifică activitatea/ atribuțiile entității economice, respectiv a structurilor organizatorice din minister își dezvoltă sau își reduc activitatea, creând/ desființând alte grupe de documente decât cele prevăzute inițial în Nomenclatorului arhivistic.

In nomenclator se trec toate documentele create/ primite spre rezolvare sau păstrare, registrele, cartotecile, condicile și alte materiale preconstituite în structurile organizatorice ale ministerului.

d) Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al entității economice

Cifra romană, litera majusculă și cifra arabă din Nomenclatorului arhivistic pentru fiecare document formează indicativul dosarului. acesta poate fi format numai din litera majusculă și cifra arabă sau numai din cifra arabă, dacă creatorul are ca părți componente numai o singură structură organizatorică/ compartimente de muncă fără subdiviziuni.

Ex. XXV. aNaF, a. Serviciul Relația cu Parlamentul, 1.Registru Intrări – Ieșiri documente, Direcția Legislația Muncii- Indicativul unității arhivistice/ dosarului din Nomenclatorului arhivistic, pentru Registru Intrări – Ieșiri documente Direcția Legislația Muncii va fi XXV.a.a.1.

Indicativul unității arhivistice/ dosarului din Nomenclatorului arhivistic, este un element care variază în funcție de fiecare compartimentul de muncă.

3. Gruparea documentelor în dosare pe probleme și termene de păstrare

a)Prevederi legale privind gruparea documentelor

În conformitate cu prevederile art.17 din Ordinul arhivelor Naționale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, în vederea predării dosarelor la arhiva entității economice trebuie efectuate următoarele operațiuni:

“- documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se folosește ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra și cele mai noi dedesubt;

– se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele.

– documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în așa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor și rezoluțiilor;

– dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 – 300 file; în cazul depășirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiași dosar;

– filele dosarelor se numerotează în colțul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare volum;

– pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unității și a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început și de sfârșit, numărul de file, volumul și termenul de păstrare;

– pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârșitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor și condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conține … file", în cifre și între paranteze, în litere, după care semnează și pune data certificării”.

b) Formarea dosarelor, etapele premergătoare formării dosarelor

În cadrul entității economice Nomenclatorul arhivistic, este document oficial de lucru, cu aplicare obligatorie, confirmat de arhivele Naționale, principalul instrument în formarea și gruparea documentelor în dosare pe probleme și termene de păstrare și cu consemnarea Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al entității economice pe toate documentele primite în structurile organizatorice/ compartimentele de muncă.

La începutul anului, pe fiecare dosar, mapă, registru, condică etc. se va înscrie Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei și Protecției Sociale. În cazul în care un dosar, mapă, registru, condică etc., are mai multe volume, pe fiecare volum se va consemna Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei și Protecției Sociale și numărul volumului.

Conform Nomenclatorului arhivistic, persoana responsabilă cu formarea dosarului, va grupa în dosar documente referitoare la aceeași problemă, cu același termen de păstrare. In cazul acelorași genuri de documente, întocmite pe perioade de timp diferite și, respectiv, cu, termene de păstrare diferite (planuri, dări de seamă lunare, trimestriale, anuale s.a.), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare.

Nu se vor îndosaria în același dosar documente care au termene de păstrare diferite, respective 10 ani, la un loc cu cele care se păstrează 5 ani sau permanent etc.

Coperta dosarului – se face de către fiecare angajat, la începutul anului sau când este cazul, pentru documentele pe care le gestionează, pentru identificarea rapidă a acestora, și va cuprinde în mod obligatoriu, următoarele date: numele entității economice/ structura organizatorică/ compartimentul de muncă, Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al entității economice, denumirea dosarului din Nomenclatorul arhivistic, termenul de păstrare , datele de început și de sfârșit, nr. file, volumul nr. dacă este cazul. Prima pagină a dosarului va fi în mod obligatoriu Opisul dosarului.

Formarea dosarelor – prima pagina a dosarului (care nu se va numerota) va fi opisul dosarului. In dosar se grupează documente referitoare la aceeași problema/ subiect, cu același indicativ din Nomenclatorul arhivistic.

Documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); când se folosește ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra și cele mai noi dedesubt.

Se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dublurile.

Dosarele nu trebuie să conțină mai mult de 250-300 file. În cazul depășirii acestui număr se formează mai multe volume ale aceluiași dosar.

Numerotarea filelor din dosare, este operația care are drept scop determinarea locului documentului în dosar și să asigure astfel integritatea lui. Se face de către persoana care a creat dosarul, în colțul din dreapta sus al filei, cu creion negru. În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum separat, începând cu numărul 1.

c) Constituirea dosarelor

Toate categoriile de personal din entitatea economică, care în exercitarea funcțiilor și atribuțiilor de serviciu au primit documente spre rezolvare, au întocmit documente sau au primit documente spre păstrare, au obligația să constituie dosare cu acestea, să inventarieze documentele la sfârșitul anului și să le predea persoanei cu responsabilități pe linie de arhivare din structura organizatorică, în vederea pregătirii acestora pentru predarea la arhiva entității economice.

Dosarele/documentele gestionate de către întreg personalul unei structuri organizatorice, constituie arhiva proprie a structurii organizatorice.

Toate documentele din arhiva proprie, sunt grupate în dosare conform indicativului din nomenclatorul arhivistic cât și în ordinea respectivă, pentru identificarea cu rapiditate a documentelor în structurile organizatorice, ordinea indicativelor dosarelor din nomenclatorul arhivistic se păstrează și la întocmirea listelor de inventariere dar si cu respectarea termenului de păstrare a documentelor, la predarea documentelor de către persoana care pleacă din structura organizatorică, la predarea în arhiva entității economice sau la firma depozitară de către persoana cu responsabilități pe linie de arhivare.

Conducătorul structurii organizatorice poate reține documente în arhiva proprie a structurii organizatorice pe care o conduce, fără a le preda la arhiva entității economice în al doilea an de la constituirea acestora, dacă acestea sunt necesare desfășurării activității curente sau în cazul în care dosarul nu a fost încheiat, cu obligația de a specifica acest lucru în lista de inventariere în dreptul dosarului/ documentul respectiv, cât și în procesul verbal de predare primire al documentelor, motivul reținerii.

4. Inventarierea arhivei curente la compartimente

a)Prevederi legale privind inventarierea arhivei curente la compartimente

Inventarul documentelor în cadrul tuturor structurilor organizatorice din entitatea economică se face cu respectarea prevederilor art.18 – art.23 din Ordinul arhivelor Naționale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, astfel:

„art. 18. – Dosarele se depun la compartimentul de arhivă pe bază de inventare, întocmite după modelul prezentat în legislație. Inventarul cuprinde toate dosarele cu același termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă. astfel, fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator, la compartimentul respectiv.

In cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare volum va primi un număr curent distinct.

art. 19. – Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente și în 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dată cu dosarele la compartimentul de arhivă.

art. 20. – Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca și cele care, din motive justificate, se opresc la compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu menționarea nepredării lor; în momentul predării lor ulterioare, în inventar se va menționa acest lucru.

art. 21. – Dosarele care cuprind acte din mai mulți ani se vor inventaria la anul de început, menționându-se în inventar datele extreme.

art. 22. – In ce privește completarea rubricii „Conținutul dosarului", se vor preciza genurile (corespondența, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.) de documente, emitentul, destinatarul, problema sau problemele conținute și, după caz, perioada la care se referă.

art. 23. – Constituirea dosarelor, inventarierea și predarea lor intră în obligația compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva generală se face conform unei programări prealabile, stabilită de comun acord între cele două compartimente (predător și primitor)”.

Modul de inventariere este unic pentru toți creatorii de documente din cadrul Ministerului Muncii, Familiei și Protecției Sociale atât ca formular cat și ca mod de completare. Dosarele, respectiv unitățile arhivistice, create în anul precedent vor fi perfectate, copertate și inventariate, de persoana cu responsabilități pe linie de arhivare din cadrul structurii organizatorice, cu respectarea prevederilor art.17 din Ordinul arhivelor Naționale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, pe formulare conform prezentei proceduri, pe termene de păstrare, în anul în curs, urmând să fie predate în al doilea an de la constituirea acestora, la arhiva ministerului sau la firma depozitară.

b) Etapele procesului de inventariere

În toate situațiile, în care se face inventarierea dosarelor/ documentelor în structurile organizatorice/ compartimentele care le-au creat, etapele procesului de inventariere sunt:

1.-Completarea listelor de inventar, în situația inventarierii anuale a documentelor de către personalul de execuție din cadrul structurilor organizatorice/ compartimentele de muncă sau în vederea predării la arhiva entității economice de către persoana cu responsabilității pe linie de arhivare, se face numai pe formular tip, anexa nr.2 la Legea arhivelor Naționale nr. 16/1996 Legea, cu modificările și completările ulterioare;

Persoanele responsabile cu completarea listelor de inventar , au obligația completării tuturor rubricilor impuse de formular, în mod corect, fără prescurtări sau formulări evazive, filele inventarelor se numerotează, odată cu întocmirea lor, în format electronic;

2.- Unitățile arhivistice odată constituite, încheiate, certificate, cu toate datele copertei corect completate, se grupează pe termene de păstrare, iar în cadrul fiecărei grupe de termene se începe mai întâi cu dosarele, registrele, condicile și alte documente preconstituite;

3.- Fiecare grupă de termene începe cu nr.1, număr ce se scrie concomitent și pe coperta unitățile arhivistice respectiv, dosare, registre, condici și alte documente preconstituite, făcându-se corelația dintre inventar și documente. Dacă toate celelalte elemente trecute pe coperta unității arhivistice sunt corect completate, întocmirea inventarului reprezintă, de fapt, o transcriere;

4.- În antet stânga sus a primei pagini, se scrie numele entității economice iar dedesubt structura organizatorică/ compartimentul care a creat documentele, iar în Capitolul inventarului se va menționa anul creării documentelor și termenul de păstrare (la mijlocul documentului).

c) Părțile componente ale inventarului, completarea datelor cerute de formular

1.- Inventarul începe cu numărul curent, deoarece fiecare unitate arhivistică va trebui să aibă un număr curent, începând cu numărul 1, în cadrul compartimentului , anul și termenul de păstrare respectiv. Prin urmare, se vor întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt în compartiment, toate inventarele documentelor cu termenele de păstrare de 1 an, 2 ani, 5ani, 10 ani, 50 de ani etc. ca și cele pentru documentele permanente vor începe tot cu nr. crt.1.

2.- Indicativul unității arhivistice după nomenclator, va fi în mod obligatoriu Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al entității conomice; dacă la același indicativ s-au creat mai multe unități arhivistice (volume), în această rubrică se va repeta indicativul unității arhivistice de câte ori este cazul.

3.- Conținutul pe scurt al dosarului, registrului, condicii etc., se vor da toate informațiile esențiale din dosarul respectiv, se vor da toate informațiile esențiale despre document într-un mod concis, clar, fără prescurtări și fără a se insera aprecieri personale a celui care efectuează inventarierea. Categoriile de documente ex. Regulamente de organizare și funcționare a…., acte normative privind reglementarea problemelor de personal, Bilanțul de venituri și cheltuieli pe anul….etc., ca și orice alte elemente prin care se pot exprima cât mai clar informațiile esențiale din documentele supuse inventarierii. De asemenea se va menționa dacă documentele sunt sub formă de proiect sau copie, iar în cazul unor lucrării aflate în dosar în mai multe variante care au constituit etape de lucru ca urmare a unor avizări succesive ale organelor de stat etc.,în cuprins se va menționa acest lucru.

Dacă la același indicativ al unității arhivistice din nomenclator, respectiv, dosar, registru, condică sun create mai multe volume, acestea vor forma câte o unitate arhivistică și va ocupa în inventar o poziție distinctă și cu conținut caracteristic.

4.- Data sau datele extreme ale documentelor din unitatea arhivistică, reprezintă data primului act și cea a ultimului act din dosar.

5.- Numărul filelor, reprezintă un mijloc de control asupra integrității documentelor, cât și de identificare a unui anumit document, evidență gestionară.

6.- Completarea inventarului se face fără prescurtări sau formulări evazive. Filele inventarelor se numerotează, odată cu întocmirea lor pe calculator.

7.- Pe ultima pagină a inventarului se trec următoarele date:

– numărul filelor inventarului;

– numărul unităților arhivistice pe care le cuprinde inventarul;

– se înșiră nr. crt. al unităților arhivistice lăsate la compartimente (dacă este cazul);

– nr. crt. al unităților arhivistice care au lipsit la preluare (dacă este cazul);

– data predării – preluării;

– nr. unităților arhivistice efectiv preluate;

– semnătura persoanei care predă documentele și semnătura persoanei care preia documentele.

8.- Evidența listelor de inventariere, pe termene de păstrare se ține de către fiecare structură organizatorică iar numerotarea filelor listelor din inventare se va face automat la momentul completării acestora în format electronic.

d) Situațiile în care se face inventarierea dosarelor/ documentelor în cadrul unei entități economice, sunt:

– Inventarierea anuală a dosarelor/ documentelor de către întreg personalul de execuție pentru lucrările repartizate, create și date spre păstrare ;

– Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/ documentelor, la încetarea/ modificarea/ suspendarea raporturilor de serviciu/ raporturilor de muncă a personalul de conducere/ de execuție, de către persoanele care urmează să facă predarea;

– Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/ documentelor de la structurile organizatorice/ compartimente la arhiva entității economice.

Inventarierea anuală a dosarelor/ documentelor este obligatorie pentru toții creatorii și deținătorii de documente din cadrul fiecărei structuri organizatorice.

Inventarierea anuală se face de către fiecare angajat pentru dosarele formate conform Nomenclatorului arhivistic și deținute de acesta, pe ani și termene de păstrare, la sfârșitul anului, respectiv luna decembrie, întreaga activitatea desfășurându-se sub directa coordonare și îndrumare a șefului structurii organizatorice, permițând astfel și selecționarea cu operativitate a documentelor lipsite de importanță/ ciorne/ maculatură de cele valoroase.

Inventarul anual, se va întocmi de către fiecare angajat pentru documentele primite spre rezolvare, create sau primite spre păstrare de la șeful structurii organizatorice, pe formularul standard anexa nr. 2, și care va cuprinde în mod obligatoriu, următoarele rubrici: inventarul pe anul…………., pentru documentele aflate în arhiva proprie a ……(structura organizatorică/ compartimentul de muncă), nr. crt., indicativul dosarului conform Nomenclatorului arhivistic, conținutul dosarului conform Nomenclatorului arhivistic, datele extreme, nr. filelor și observații. La finalul inventarului se va consemna din câte file și dosare este format inventarul anual, de cine este întocmit, nume și prenume, funcția, data și semnătura.

Prima foaie a fiecărui dosar cu documente, inventariat, va cuprinde în mod obligatoriu, următoarele date: Numele entității economice/ structura organizatorică/ compartimentul de muncă, Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii,Familiei și Protecției Sociale, denumirea dosarului din Nomenclatorului arhivistic, termenul de păstrare , anii extremi ai documentelor din dosar, nr. file, volumul nr. dacă este cazul, întocmit, nume și prenume, funcția, data și semnătura.

Inventarul anual este un instrument de evidență, cu dublă funcționalitate, care cuprinde, sub formă de rezumat, în mod concis și concludent, toate documentele repartizate / create și date spre păstrare de către șeful structurii organizatorice unui angajat/ tuturor angajaților din structura pe care o conduce, cât și totalitatea informațiilor deținute în arhivele proprii ale tuturor structurilor organizatorice din cadrul entității economice.

După constituirea dosarelor, numerotarea filelor, copertarea dosarului și inventarierea anuală a documentelor, acestea vor fi păstrate în arhiva proprie a structurii organizatorice și vor fi predate la arhiva entității economice în al doilea an de la constituirea acestora.

Un exemplar al inventarul anual al documentelor, întocmit și semnat de către fiecare angajat pentru dosarele proprii, formate conform Nomenclatorului arhivistic și inventariate de acesta, se va păstra la dosarul cu documente predate la arhiva entității economice, împreună cu listele de inventariere și procesele verbale de predare – primire, cu toate semnăturile impuse de formular. În același dosar se va arhiva și toate documentele de predare/ primire, întocmite la predarea/ preluarea dosarelor de la persoanele care au solicitat încetarea/ modificarea/ suspendarea raporturilor de serviciu/ raporturilor de muncă.

Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/ documentelor, la încetarea/ modificarea/ suspendarea raporturilor de serviciu/ raporturilor de muncă a tuturor categoriilor de personal, se face de către persoana căreia urmează să-i înceteze/ modifice/ suspende raportul de serviciu/ raportul de muncă, cu respectarea dispozițiilor prezentei proceduri.

Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/ documentelor de la structurile organizatorice/ compartimente la arhiva entității economice, se face de către persoana cu atribuții pe linie de arhivare din cadrul structurii organizatorice/ compartimentului de muncă și va cuprinde în mod obligatoriu toate documentele/ dosarele din Nomenclatorului arhivistic ale structurii organizatorice în ordinea și pe termene de păstrare din acesta, create în decursul unui an.

În cazul în care unele dosare/ documente din arhivele proprii, cuprinse în mod obligatoriu în listele de inventariere, dar din motive justificate nu se depun la arhiva entității economice, în dreptul acestora în listele de inventariere se va face mențiunea că au fost reținute la arhiva proprie a structurii organizatorice respectiv direcția generală/ direcția/ serviciul/ compartimentul, iar la finalul listelor de inventariere se va face o listă a tuturor aceste dosare/ documente cu indicativul fiecăruia din Nomenclatorului arhivistic, denumirea dosarului/ documentului, număr volume dacă este cazul, în care se va trece motivul reținerii la compartimente/ nepredării la arhiva entității economice, respectiv, sunt dosare incomplete/ neîncheiate, sunt dosare/ documente necesare desfășurării activității structurii organizatorice/ compartimentului de muncă sau nu au fost găsite la predare.

In cazul inventarierii dosarelor/ documentelor în vederea predării/ preluării de la structurile organizatorice/ compartimente la arhiva entității economice, în listele de inventar se va consemna clar nr. totalul al dosarelor cuprinse în inventar, nr. totalul al dosarelor predate efectiv la arhiva entității economice din inventarul respectiv, nr. totalul al dosarelor lăsate la compartiment. În momentul predării acestora la arhiva entității economice în anii următori, se vor menționa aceleași motive ale reținerii/ nepredări care au fost invocate.

Ordonarea documentelor în dosare pe probleme, ani, și termene de păstrare se face cu respectarea criteriului cronologic, sau altui criteriu de arhivare decât cel cronologic, așa cum a fost stabilit prin Nomenclatorului arhivistic al documentelor create în structura organizatorică respectivă.

Dacă prin Nomenclatorul arhivistic nu s-a stabilit un criteriu expres de arhivare pe zonă geografică sau grad geografic, categorie de document, alfabetic, tematic, formă, format, scară, fază de proiect, etc. arhivarea se va face în mod obligatoriu cronologic.

Dacă în constituirea dosarului se folosește ordinea cronologică, ordonarea cronologică se va face cu respectarea prevederilor art.17 din Ordinul arhivelor Naționale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente.

Conform acestui criteriu de arhivare, criteriului cronologic de ordonare a documentelor în dosare, se urmărește ca documentele din ianuarie să fie la începutul dosarului, iar cele din decembrie la sfârșitul acestuia.

5.Procesul verbal de predare – primire a dosarelor/ documentelor

Procesul verbal de predare – primire a dosarelor/ documentelor se face în toate situațiile în care se face inventarierea dosarelor/ documentelor în cadrul entității economice și se întocmește de cel care predă dosarele/ documentele, respectiv:

– Inventarierea anuală a dosarelor/ documentelor se face de către întreg personalul de execuție din cadrul entității economice pentru lucrările repartizate, create și date spre păstrare în vederea predării persoanei responsabilă cu arhivarea, din cadrul structurii organizatorice.

– Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/ documentelor, la încetarea/ modificarea/ suspendarea raporturilor de serviciu/ raporturilor de muncă a personalul de conducere/ de execuție se face de către persoana care se află în una dintre aceste situații, în vederea predării dosarelor/ documentelor înlocuitorului de drept, persoanei numită/ desemnată în acest sens sau unei comisii de preluare a documentelor/ dosarelor.

– Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/ documentelor de la structurile organizatorice/ compartimente la arhiva entității economice, se face de către persoana responsabilă cu arhivarea în cadrul structurii organizatorice pentru predarea la arhiva entității economice.

Procesul verbal de predare – primire a dosarelor/ documentelor este documentul oficial care se întocmește la predarea/ preluarea dosarelor/ documentelor de către persoana responsabilă cu inventarierea documentelor astfel:

– la plecarea din compartimentul de muncă de către persoana care face predarea dosarelor/ documentelor;

– la sfârșitul anului, după inventarierea anuală, de către personalul de execuție pentru documentele proprii, în vederea predării dosarelor/ documentelor persoanei cu atribuții pe linie de arhivare din cadrul structurii organizatorice;

– la predarea dosarelor/ documentelor din structura organizatorică/la arhiva entității economice de către persoana cu atribuții pe linie de arhivare din cadrul structurii organizatorice.

Procesul verbal de predare – primire a documentelor se întocmește în 2 exemplare.

Pentru predarea documentelor cu termene de păstrare permanent, procesul verbal de predare – primire a documentelor se întocmește în 3 exemplare.

Procesul verbal de predare – primire a documentelor trebuie să aibă înscris, sus în stânga filei, structura organizatorică creatoare a documentelor respectiv, direcția generală/ direcția/ serviciul/ compartimentul.

În cuprinsul procesului verbal de predare – primire se va trece perioada în care au fost create documentele, compartimentul și numărul dosarelor efectiv predate, numărul filelor inventarului precum și semnătura de predare și cea de preluare a documentelor.

În cazul în care unele dosare/ documente reținute în arhivele proprii ale structurilor organizatorice, conform listelor de inventariere, consemnările din listele de inventariere vor fi preluate in totalitate și în procesul de predare – primire.

În cazul în care, șeful structurii organizatorice nu a desemnat o persoană cu responsabilității pe linie de arhivare pentru structura pe care o conduce, responsabilitatea întocmirii tuturor documentelor de predare a arhivei proprii la arhiva Ministerului Muncii,Familiei și Protecției Sociale îi revine în totalitate. Răspunde prin semnătura sa, de întocmirea Inventarelor documentelor a Procesul verbal de predare – primire al documentelor ce urmează a se preda la arhivă ministerului , conform prezentei proceduri, cât și de predarea efectivă a dosarelor/ documentelor la arhiva Ministerului Muncii,Familiei și Protecției Sociale.

Predarea dosarelor la arhiva Ministerului Muncii,Familiei și Protecției Sociale se va face în baza unei programări prealabile, stabilite de comun acord între DGaPa și direcția generală/ direcția/ serviciul/ compartimentul care solicită în scris acest lucru.

Atribuțiile responsabililor cu munca de arhivă

Persoanele care desfășoară activități pe linie de arhivă potrivit fișei postului: primesc, înregistrează și repartizează pe compartimente acte, dosarele, țin evidența acestora și a circulației lor, pun dosarele la dispoziția publicului, pregătesc dosarele și asigură circulația lor în cadrul instituției, asigură păstrarea în bună stare a dosarelor și registrelor, păstrează, pe ani, dosarele, registrele și condicile, participă anual la activitatea de arhivare și întocmesc listele (inventarele) dosarelor aflate în conservare în arhiva, participă anual la activitatea de triere (selecționare) a dosarelor arhivate, la expirarea termenelor de păstrare.

Pentru încadrarea acestor activități în prevederile Legislației arhivistice în vigoare, Legea nr. 16/1996, a Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatori și deținători, din rândul personalului auxiliar de specialitate va fi desemnat un responsabil cu munca de arhivă care va avea următoarele atribuții:

– este numit – prin decizie internă – în calitate de responsabil cu arhiva de către conducere consemnat în Fișa postului – cu alocarea timpului fizic necesar îndeplinirii sarcinilor ce decurg din legislația arhivistică;

– organizează activitatea de reactualizare a Nomenclatorului dosarelor în cadrul instituției punând la dispoziția conducerii vechiul nomenclator, legislația în vigoare, alte acte normative sau ordinele și instrucțiunile interne. Prin act intern, semnat de conducere solicită predarea de către instituție a proiectelor (propunerilor) de nomenclator pentru întocmirea lui pe întreaga entitate economică;

– asigură legătura cu arhivele Naționale, în vederea verificării propunerilor pentru nomenclator ;

– urmărește modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor și semnalează șefului ierarhic sau responsabilului șef cu activitatea pe linie de arhivă sau persoanei care coordonează activitatea compartimentului de arhivă ( eventualele greșeli sau omisiuni) ;

– verifică și preia de la compartimente, pe bază de inventare, și proces-verbal de predare – primire, dosarele și mapele constituite, la o dată de comun acord stabilită cu compartimentul respectiv, pentru evitarea predării-preluării formale. Vor urmări, în special, predarea-preluarea dosarelor, actelor și registrelor aflate în păstrarea primilor deținători (cu excepția celor care nu sunt destinate publicității care se predau în arhiva generală potrivit legislației în vigoare) ;

– întocmește inventare pentru documentele fără evidență (anexa nr. 2 din Instrucțiuni privind activitatea de arhivă) aflate în depozit, documente ce vor fi ordonate, inventariate, selecționate și păstrate în conformitate cu actualele instrucțiuni;

– asigură evidența tuturor documentelor intrate și ieșite din depozitul de arhivă pe baza Registrului de evidență curentă (anexa nr. 3 la Instrucțiunii) respectiv, a documentelor propuse pentru selecționare, a celor propuse pentru predare-preluare la arhivele Naționale sau a celor complet deteriorate;

– întocmește formele prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării de selecționare de către arhivele Naționale (sau serviciile județene): adresă către arhivele Naționale, proces-verbal de selecționare, inventarele documentelor propuse pentru eliminare și a celor permanente din perioada supusă selecționării. În cazul unor evenimente care au provocat distrugeri de documente (incendiu, inundații, cutremur etc) ce trebuiesc scoase din evidență datorită distrugerii anunță de urgență arhivele Naționale și solicită prezența delegatului acesteia pentru confirmarea la fața locului a distrugerilor provocate pentru întocmirea Procesului verbal de selecționare.

– asigură predarea integrală a arhivei selecționate la unitățile de recuperare și urmărește la fața locului topirea sau macerarera acestora

– cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor și certificatelor solicitate de cetățeni pentru dobândirea unor drepturi ;

– pune la dispoziție, pe bază de semnătură și ține evidența într-un registru a documentelor împrumutate altor compartimente. La restituire verifică integritatea și numărul de documente împrumutate și asigură după restituire reintegrarea lor în depozit la locul său.

– organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, confom prevederilor Legii arhivelor Naționale. Sistematizarea depozitului și întocmirea Ghidului de depozit;

– menține ordinea și asigură curățenia în depozitul de arhivă;

– solicită conducerii instanței dotarea corespunzătoare a depozitului de arhivă (mobilier, rafturi metalice, mijloace PSI);

– informează conducerea instanței și propune măsuri în vederea asigurării condițiilor corespunzătoare de păstrare;

– pune la dispoziția delegatului arhivelor Naționale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării activități de control;

– pregătește documentele (cu valoare istorică) și inventarele acestora, în vederea predării la arhivele Naționale pentru păstrare permanentă;

– este obligat ca, prin conducerea instanței, să comunice, în scris, în termen de 30 de zile, arhivelor Naționale, înființarea, reorganizarea sau orice alte modificări survenite în activitatea instituției, cu implicații asupra compartimentului de arhivă

MODULUL 2

CONSTITUIREA ARHIVEI CURENTE

1. Gruparea documentelor în dosare – Nomenclatorul dosarelor

Legea arhivelor Naționale art. 8, anexa nr. 1

Anual, documentele se grupează în unități arhivistice (dosare), potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmește de către fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către arhivele Naționale, iar cele ale celorlalți creatori, de către serviciile județene ale arhivelor Naționale, potrivit anexei nr. 1/Legea 16/1996 – vezi: anexa 1 – 2 )

NOMENCLATOR AL DOSARELOR (arhivistic) este un Instrument de lucru în arhiva unei instituții, constând :

dintr-o listă sistematică a tuturor categoriilor de documente, create în decursul unui an la nivelul instituției respective,

grupate pe compartimente (activități) – Documente comune și Dosare specifice, potrivit schemei de organizare a instituției respective (organigrama), iar în cadrul acestora pe categorii: dosare administrative – materiale preconstituite; dosare de importanță generală – materiale preconstituite.

pe probleme și pe termene de păstrare.

Nomenclatorul servește registraturii

pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conține și are scopul de a pune ordine în constituirea arhivei curente la nivelul fiecărei entități și a fiecărui compartiment de muncă

la efectuarea activității de selecționare a dosarelor, registrelor (prin evaluarea documentelor pentru păstrare permanentă sau eliminare atunci când nu s-a făcut clasarea documentelor potrivit cu Nomenclatorul)

Nomenclatorul este întocmit de fiecare instituție și se modifică ori de câte ori este nevoie.

Nomenclatorul se întocmește sub forma unui tabel în care se înscriu, – toate categoriile de documente create la nivelul instituției respective sau la Departamentul economico-financiar și administrativ pe activități, iar în cadrul acestora grupate pe probleme și termene de păstrare.

În prima rubrică a nomenclatorului se trec, după caz, denumirile compartimentelor (activităților), în ordinea în care figurează în schema de organizare (organigrama) a creatorului :

Direcțiile (activitățile) – care se numerotează cu cifre romane I, II.

În rubrica a doua se trec subdiviziunile :

Serviciul (compartimentul), biroul, categorii de acte și se numerotează cu litere majuscule de la a – Z.

În rubrica treia se trece, în rezumat, conținutul pe scurt al documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând de la cifra nr. 1 la fiecare compartiment (birou, secție). La această rubrică în nomenclator se trec și registrele, cartotecile, condicile și alte materiale preconstituite (boniere, chitanțiere).

În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Este necesară evaluarea, prin colaborarea cu arhiviștii profesioniști, a valorii arhivistice pentru păstrare temporară sau permanentă datorită importanței conținutului documentelor, Nomenclatroul fiind confirmat de arhivele Naționale. Stabilirea lui se face ținându-se seama de :

– legile în vigoare Legea arhivelor Naționale, Legea contabilității nr. 82/1991, Ordin nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile,

– importanța practică pentru activitatea creatorului de documente

– importanța științifică documentar-istorică a informațiilor pe care le conțin documentele administrative: patrimoniul unității, mijloacele fixe, activitatea de cercetare, analizele și dările de seamă anuale asupra desfășurării activității . aceste tipuri de documente au caracter permanent și fac parte din Fondul arhivistic Național.

Perioada de păstrare pentru un anumit document se apreciază că poate fi determinată de unul sau mai multe dintre următoarele criterii :

Valoare administrativă : De obicei, instituția stabilește valoarea administrativă dată de gradul de utilizare curentă a documentului respectiv în scopuri statistice sau care țin de managementul general al instituției respective

Valoare istorică : Cercetarea istorică sau valoarea de arhivă a documentelor face parte de obicei din activitatea oricărui arhivist profesionist. Valoarea istorică a unui document poate fi cel mai bine evaluată de o instituție de specialitate independentă, din afara sistemului , cum ar fi arhivele Naționale sau serviciile și birourile județene ale arhivelor Naționale. Uneori chiar și cauze individuale pot avea o valoare istorică demnă de luat în seamă, în virtutea notorietății lor într-un anumit moment de timp.

Valoare fiscală : Valoarea fiscală a unui document, dincolo de utilitatea acestuia pentru activitatea de tip administrativ, cum ar fi planificările bugetare sau necesarul privind achizițiile, este de obicei stabilită prin lege sau determinată în funcție de perioada de timp stabilită de agenția responsabilă cu auditarea documentelor financiare ale instituției respective (Conform Managementului documentelor).

În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul “Permanent” (prescurtat P), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (1 an, 2 ani, 3 ani, 5 ani, 10 ani, 30 ani, 50 ani, 90 ani, 100 ani).

Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi, informațiile documentelor pot avea importanță științifică, lângă termenul de păstrare temporară se menționează “C.S.” (Comisie de selecționare). La expirarea termenului de păstrare al acestor categorii de documente, se va anliza din nou de către comisia de selecționare sau în colaborare cu delegatul arhivelor Naționale și, după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau pentru păstrare permanent. (Ex. Registru de intrare-ieșie a corespondenței administrative – 30 ani CS)

Într-un dosar se grupează documente referitoare la aceiași problemă, cu același termen de păstrare.

În cazul acelorași genuri de documente, întocmite pe perioade diferite și, respectiv, cu termene de păstrare diferite nu se vor include în același dosar; planurile, dările de seamă lunare, trimestriale, anuale, se constituie în dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare.

Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări în structura creatorului de documente (în organigrama instituției). Dacă se înființează noi compartimente de muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora și cu dosarele nou create adăugându-se celor existente, în continuarea lor, prin atribuirea indicativului format din litera majusculă care urmează și numărul de dosare respective. În cazul compartimentelor de muncă care își dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute inițial, nomenclatorul se completează cu noile dosare prin atribuirea în continuare a cifrelor arabe la care s-a ajuns inițial.

După confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele , în vederea aplicării lui. Nomenclatrorul se aplică :

La înregistrarea documentelor : indicativul dosarului va figura în Registrul de intrare-ieșire a corespondenței administrative La nivelul registraturii este obligatorie existența nomenclatorului dosarelor pe întreaga instituție .

Nomenclatorul se mai poate aplica la selecționarea dosarelor, registrelor, mapelor, condicilor, atunci când documentele nu au fost ordonate și create potrivit cu acesta, prin stabilirea poziției din nomenclator și a termenelor de păstrare în vederea eliminării celor cu termenul de păstrare expirat

Indicativul dosarului după nomenclator/termen de păstrare se poate consemna pe act (dosar) și cu prilejul rezolvării dosarului de către cei desemnați cu rezolvarea acestuia urmând ca la registratură, cu prilejul expedierii documentului să se completeze rubrica respectivă. Indicativul dosarului după nomenclator se poate consemna cu prilejul stabilirii obiectului cauzei de către un un specialist.

La compartimentele de muncă gruparea actelor în dosare potrivit cu nomenclatorul este obligatorie, orice nerespectare a acestei prevederi provocând dezordine în ceea ce privește gruparea pe probleme a actelor, respectiv regăsirea lor.

Potrivit art. 29 litera a din Legea arhivelor Naționale constituie contravenție la prevederile acestei legi neîntocmirea și neaplicarea de către creatorii de arhivă, persoane juridice, a nomenclatorului arhivistic pentru documentele proprii, potrivit art. 8 aliniatul 2.

aplicarea corectă a Nomenclatorului asigură arhivei nou create o constituire a dosarelor pe probleme și termene de păstrare, oferă condiții bune de selecționare a documentelor permanente și de eliminare a celor nefolositoare. Dosarele, registrele condicile păstrate în depozitul de arhivă fie prin dispunerea dosarelor pe baza numărului de înregistrare din Registrul general de dosare în mod cronologic, fie potrivit cu data înregistrării (data certă) urmează să fie prelucrate prin trecerea pe coperta acestora a poziției din nomenclator și a termenului de păstrare în vederea selecționării celor lipsite de valoare cu termenul de păstrare expirat sau pentru păstrare permanentă a documentelor cu valoare istorică-documentară.

NOMENCLATOR AL DOSARELOR (arhivistic) este un Instrument de lucru în arhiva unei instituții, constând dintr-o listă sistematică a tuturor categoriilor de documente, create în decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit schemei de organizare a instituției respective (organigrama), iar în cadrul acestora pe probleme și pe termene de păstrare.

Nomenclatorul servește :

1) registraturii pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conține și are scopul de a pune ordine în constituirea arhivei curente la nivelul fiecărei instituții și a fiecărui compartiment de muncă. Se completează indicativul dosarului după nomenclator :

a) În registrul de general de dosare ( general electronic) în ultima rubrică

b) Pe coperta dosarului (în partea de jos)

2) la selecționarea dosarelor

Nomenclatorul este întocmit de fiecare instituție și se modifică ori de câte ori este nevoie.

REGISTRUL DE INTRARE

_________________________________________________________________________________

Nr. Data înregistrării Nr. și data Emitentul Conținutul Compartimentul

înreg. anul luna ziua doc. intrat doc.

_________________________________________________________________________________

1 2 3 4 5 6

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

-IEȘIRE

_________________________________________________________________________________

Data exp. Modul de rezolvare Desti- Doc.la care se conex.

an luna zi natar Indicativul dos. după

Nomenclator

__________________________________________________________________________________

7 8 9 10

ARHIVĂ :

Ind. dos nomenclator: II/a/7

(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la înregistrare sau alte operațiuni)

Termen de păstrare: P

(se trece la înregistrarea în Registru general de dosare (electronic)

Nr. Inventar:

(după inventariere)

COPERTĂ DOSaR

DENUMIREA UNITĂȚII

………………………………

Compartimentul (Birou, Serviciul)

………………………………..

DOSaR NR………….(indicativul din nomenclator – B/11)

referitor la……………………………………(din Nomenclator)

Început la…………

Încheiat la…………

Nr. file……………..

Vol………………….

Termenul de păstrare: (din Nomenclator)

Nr. inventar:

(numărul în ordinea cronologică a dosarelor din inventar)

ARHIVA

IND. DOS:

TERMEN DE PĂSTRARE:

REGISTRUL GENERAL DE DOSARE

ANUL ___________________

(SAU ANII LA CARE SE REFERĂ DOCUMENTELE)

De la nr.____ la nr. _____________

(Numerele de început și sfârșit cuprinse în registru)

Filele registrului general de dosare se numerotează. La sfârșitul anului sau la încheierea fiecărui volum al registrului se certifică, sub semnătură, numărul de înregistrări și numărul de file folosite, cu următoarea formulare: «  Prezentul registru se încheie pe anul (sau perioada respectivă) ….. la fila …. cu nr. de înregistrare ….. «  Se trece apoi data și semnătura celui care face certificarea și parafarea.

Pregătirea documentelor (unităților arhivistice) în vederea depunerii lor la arhiva

În conformitate cu legislația arhivistică în vigoare persoanele fizice și juridice creatoare și deținătoare de documente ce fac parte din Fondul arhivistic Național răspund de evidența și inventarierea documentelor create.

Între atribuțiile responsabilului cu munca de arhivă sau arhivarului, potrivit art. 5 lit. b din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă, sunt și cele privitoare la verificarea și preluarea de la compartimentele de muncă, pe bază de inventare și proces verbal de predare-primire, a dosarelor constituite de acestea, asigurând evidența tuturor documentelor intrate și ieșite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidență curentă (anexa nr. 3 la Legea arhivelor Naționale)

Evidența documentelor începe odată cu înregistrarea lor obligatorie în registrul de intrare-ieșire, continuă cu gruparea lor apoi în dosare, potrivit cu Nomenclatorul arhivistic și se încheie prin inventarierea dosarelor și înregistrarea acestor inventare în Registrul de evidență curentă.

Potrivit art. 16 din Instrucțiuni, după rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, potrivit cu nomenclatorul, și se predau apoi la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire. Deci pentru a putea fi predate în condiții corespunzătoare compartimentul de muncă are la dispoziție un an pentru efectuarea operațiunilor de pregătire în vederea predării dosarelor la arhivă. abia la un an de la încheierea lor, dosarele se predau, pentru a fi păstrate temporar sau permanent în funcție de termenele de păstrare ale acestora în arhiva unității.

Prin rezolvarea documentelor se înțelege activitatea ce se desfășoară începând cu deschiderea corespondenței la registratură pentru documentele primite, continuând cu punerea rezoluției (de către conducătorul unității), înregistrarea lor în registrul de intrare-ieșire, , difuzarea la compartimentele de muncă pe bază de borderou de corespondență, formularea răspunsului la actul respectiv (dacă este necesar un răspuns), expedierea prin borderou de corespondență a adresei originale de răspuns și atașarea copiei la originalul adresei primite. același parcurs îl au și documentele emise “din oficiu” sau pentru uz intern ultima activitate în cadrul acestui circuit fiind gruparea actului la dosar potrivit cu nomenclatorul, operațiune care este ușurată prin completarea obligatorie și corectă, la început de an calendaristic, a copertei dosarului cu elementele necesare: antet (denumirea unității, denumirea compartimentului) numărul de dosar potrivit cu nomenclatorul rezumatul pe scurt al conținutului dosarului (preluat din nomenclator), data începerii dosarului, volumul și termenul de păstrare, formular prezentat la tema anterioară având ca titlu – Constituirea dosarelor.

Odată constituite dosarele la nivelul fiecărui compartiment de muncă pentru a putea fi predate la arhiva unității sunt necesare următoarele operațiuni (activitate care se mai numește activitatea de “perfectare” a dosarelor):

1. ordonarea cronologică sau după alte criterii (alfabetic, geografic) a documentelor din dosar astfel ca primul document din dosar să fie deasupra. atunci când în constituirea dosarului se folosește ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra și cele mai noi dedesupt (cea mai veche dată a documentului înregistrat este și prima filă a dosarului). această operațiune este obligatorie cu deosebire însă pentru documentele permanente care urmează apoi a fi predate la arhivele Naționale pentru păstrare și valorificare.

2. îndepărtarea părților metalice, ciorne, dublete, file nescrise

3. documentele ordonate cronologic se vor lega (prin coasere cu ață mai tare folosindu-se în acest scop mecanisme de găurire) între două coperți de carton astfel ca să nu fie acoperit scrisul și să se asigure citirea completă, inclusiv a notelor sau rezoluțiilor marginale.

4. dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250-300 de file; în cazul depășirii acestui număr se vor constitui mai multe volume ale aceluiași dosar.

5. filele dosarului se vor numerota mecanic sau cu creion negru în partea din dreapta sus; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 pentru fiecare volum.

6. se completează coperta dosarului cu datele rămase necompletate la începutul anului odată cu deschiderea lui respectiv: data de încheiere (care este data ultimului act din dosar), numărul filelor, volumul, numărul de dosar din inventar și anul. Dacă nu a fost copletat la începutul anului la cele de mai sus se adaugă : denumirea unității, denumirea compartimentului, indicativul din nomenclator, data de început și termenul de păstrare.

7. pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârșitul dosarului sau pe prima pagină nescrisă a registrelor și condicilor se face certificarea: “Prezentul dosar (registru, condică) conține ………. file” în cifre și, între paranteze, în litere, după care se semnează și se pune data certificării.

anexa 2 Legea 16/1996

(denumirea creatorului)

____________________

(denumirea compartimentului)

INVENTAR PE ANUL…………

pentru documentele care se păstrează……….

___________________________________________________________________________________

Nr. Ind. dos Conținutul pe scurt al dosarului Datele Nr. Obs

crt. extreme filelelor

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Prezentul inventar format din….. file conține dosare, registre, condici

Dosarele de la nr. crt. au fost lăsate la nefiind

încheiate

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt.

astăzi, s-au preluat dosare.

am predat, am primit,

COPERTĂ DOSAR

DENUMIREA UNITĂȚII

………………………………

Compartimentul (Birou, Serviciul)

………………………………..

DOSaR NR………….(indicativul din nomenclator – B/11)

referitor la……………………………………(din Nomenclator)

Început la…………

Încheiat la…………

Nr. file……………..

Vol………………….

Termenul de păstrare: (din Nomenclator)

Nr. inventar:

(numărul în ordinea cronologică a dosarelor din inventar)

anexa 2 Legea 16/1996

(denumirea creatorului)

____________________

(denumirea compartimentului)

INVENTAR PE ANUL…………

pentru documentele care se păstrează……….

____________________________________________________________________________________

Nr. Ind. dos Conținutul pe scurt al dosarului Datele Nr. Obs

crt. extreme filelelor

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Prezentul inventar format din….. file conține dosare, registre, condici

Dosarele de la nr. crt. au fost lăsate la nefiind

încheiate

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt.

astăzi, s-au preluat dosare.

am predat, am primit,

COPERTĂ DOSAR

DENUMIREa UNITĂȚII

………………………………

Compartimentul (Birou, Serviciul)

………………………………..

DOSAR NR………….(indicativul din nomenclator – B/11)

referitor la……………………………………(din Nomenclator)

Început la…………

Încheiat la…………

Nr. file……………..

Vol………………….

Termenul de păstrare: (din Nomenclator)

Nr. inventar:

(numărul în ordinea cronologică a dosarelor din inventar)

anexa nr. 3 la Legea 16/1996

Instituția ……………………

(Judecatoria Cluj)

PROCES – VERBAL

De predare-preluare a documentelor

azi, ……………….. subsemnații ………………………………………………………………………..

delegați ai compartimentului (secției) ……………. si ……………………………………………………………..

arhivarul instituției ……..………………. ……………………………………….am procedat primul la predarea și

al doilea la preluarea documentelor create în perioada …………. de către serviciul (secția) menționat, în cantitate de …………… dosare.

Predarea-preluarea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ……… pagini dactilografiate, spre cele legale.

am predat, am primit,

anexa nr. 5 Legea nr. 16/1996

__________________

Denumirea instituției

Sediul ……………….

PROCES-VERBAL NR. …….

Comisia de selecționare numită prin Ordinul nr. ….. din ………. Selecționând în ședințele din __________ documentele din anii … avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unității.

Președinte, Membri, Secretar,

(numele și prenumele (numele și prenumele)

Semnătura Semnătura Semnătura

20

ANEXA NR. 6 (la Instrucțiuni privind

activitatea de arhivă la creatori și deținători)

PROCES- VERBaL

Predare-preluare din __________________________________________________

(anul, luna, ziua)

Subsemnații ________________________ din partea ___________________________________

și ___________________________ din partea ______________________________________________

am procedat, primul la predarea și al doilea la preluarea _______________________________________

anii extremi ______________________ însumând _____________ u.a. și ________________ m.l.

Totodată, s-au predat și preluat ___________________

În timpul verificării nu au fost găsite următoarele ____________ u. a.

Prezentul proces-verbal cuprinde _______ file și s-a încheiat în două exemplare.

am predat, am primit,

anexa > Proces verbal de selecționare în caz de inundații, incendii

Se aprobă,

Președinte.

L. S.

Ss indescifrabil

PROCES-VERBaL nr.____ din _________

Comisia de selecționare numită prin Ordinul (decizia) nr.___ din __________________________

în urma ______________(incendiului _____, inundației _____ etc. care a avut loc la data de _______, la sesizarea arhivarului (responsabilului cu arhiva) de la instituția noastră, ne-am deplasat la fața locului la data de ______ constatând că au fost distruse, fără posibilitate de restaurare o parte din fondul _____________ sau documentele create de secția (compartimentul) _________ sau secțiile (compartimentele) ___________ aflate în încăperea sau încăperile __________________ (se vor concretiza situațiile, după caz) sau că lipsesc documentele cuprinse între anii ______ (se vor trece anii extremi ai documentelor), în cantitate de _______ unități arhivistice și ________ ml.

Între documentele distruse se află (nu se află) și documente cu valoare istorico-documentară (arhivistică) (sau se află numai documente cu valoare practică, financiar contabilă etc.).

având în vedere faptul că aceste documente nu mai pot fi recuperate, în baza Legii arhivelor Naționale nr. 16/1996, art. 9 și a Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, art. 27-28, că rugăm să verificați și să confirmați scoaterea din evidența arhivei a documentelor menționate mai sus.

Președinte, Membri Secretar,

Numele și Numele și Numele și

prenumele prenumele prenumele

funcția funcția funcția

semnătura semnătura semnătura

Adresa pentru Procesul verbal de selecționare în caz de inundații, incdendii

Denumirea instituției

(Denumirea Secției)

(Sediul)

Nr._______ din ____

Dosar nr. (Indicativul dosarului după Nomenclator)

Către

Arhivele Naționale ____________

sau Serviciul Județean _________

a Arhivelor Naționale

Vă trimitem alăturat procesul verbal nr. _____ de constatare a distrugerii complete, fără posibilitate de restaurare, a unor documente din fondul ____________ (denumirea creatorului fondului) sau lipsei documentelor ___________din fondul _________ cuprinse între anii ______ (se vor trece primul și ultimul an al documentelor în cauză), în cantitate de ___ u.a. și ________ml, cu rugămintea ca să verificați și confirmați scoaterea din evidența arhivei a acestor documente.

MODULUL 3

SELECȚIONAREA DOCUMENTELOR

1. Selecționarea documentelor constituite potrivit cu nomenclatorul

Legea arhivelor Naționale în art. 9 aliniatul 3

“Scoaterea documentelor din evidența arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deținătorilor de documente și cu avizul arhivelor Naționale sau al direcțiilor județene ale arhivelor Naționale, în urma selecționării, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamități naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil și de neînlătuat.

In cadrul fiecărei unități creatoare și deținătoare de documente funcționează o comisie de selecționare, numită prin decizie sau ordinul conducătorului instanței respective (președintele).

Comisia de selecționare este compusă din:

– președinte

– secretar

– număr impar de membrii (3-5-7)

Comisia de selecționare este numită din rândul specialiștilor proprii reprezentând principalele compartimente creatoare de arhivă din cadrul instituției sau din cadrul compartimentelor. Președintele, de regulă, este reprezentantul compartimentului cu cea mai mare pondere în crearea documentelor de arhivă sau care răspunde din partea conducerii pentru activitatea pe linie de arhivă din instituție.

Secretar al comisiei de selecționare este, de drept, responsabilul cu munca de arhivă. Responsabilul cu munca de arhivă în calitatea lui de secretar ai Comisiei de selecționare, sesizează președintele Comisie de selecționare care convoacă comisia de selecționare în vederea analizării dosarelor cu termene de păstrare expirate și care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare.

Convocarea comisie de selecționare se face anual sau ori de câte ori este nevoie. astfel, în mod obligatoriu în cazul unor evenimete care au provocat distrugeri de documente ce trebuiesc scoase din evidență datorită distrugerii sau imposibilității folosirii lor este convocată Comisia de selecționare pentru evaluarea distrugerilor și se solicită prezența delegatului arhivelor Naționale pentru confirmarea la fața locului a distrugerilor provocate.  Secretarul prezintă comisiei inventarele dosarelor cu termenele de păstrare expirate. În aprecierea importanței documentelor, comisia de selecționare are în vedere respectarea termenelor de păstrare a documentelor, prevăzute în nomenclatorul dosarelor, acordând o atenție deosebită celor care au, pe lângă termenul de păstrare, mențiunea “C.S.” (Proces-verbal de selecționare în caz de calamități, inundații vezi anexa)

Când comisia de selecționare constată greșeli de încadrare a documentelor la termenele de păstrare sau stabilește ca unele din acestea să fie păstrate permanent, ele se trec în inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul sau compartimentul de muncă respectiv. Selecționarea fiind o operație care stabilește păstrarea sau eliminarea documentelor ea se va face cu cea mai mare atenție, fiecare unitate arhivistică, în parte, se analizează, stabilidu-i-se valoarea practică și științifică sau istorică.

La încheierea lucrărilor comisiei de selecționare, comisia întocmește procesul-verbal de selecționare, care se înaintează spre aprobare conducerii unității. Concomitent membrii comisiei de selecționare vor semna fiecare inventar al documentelor propuse pentru eliminare care atestă astfel verificarea inventarelor respective de către comisie. Numerotarea proceselor verbale de selecționare se face în continuare, peste ani, începând cu numărul 1, la prima selecționare, și continuând această numerotare peste ani (evidența numărului acordat acestor procese verbale de selecționare putând fi stabilită cu ajutorul arhivelor Naționale) .

Inventarele dosarelor propuse de Comisia de selecționare spre a fi eliminate, însoțite de procesul-verbal de selecționare aprobat de conducerea unității (semnat și ștampilat în dreptul semnăturii conducătorului unității) și de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează selecționarea (câte un exemplar) se înaintează, cu adresă înregistrată în Registrul de intrare-ieșire a corespondenței administrative, pentru confirmare, la arhivele Naționale.

În calitatea sa de secretar al comisiei de selecționare, responsabilul cu munca de arhivă are obligația de a întocmi formele prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării de selecționare către arhivele Naționale asigurând predarea integrală a arhivei selecționate la unitățile de recuperare și consemnarea în registrul de evidență curentă a scoaterii dosarelor respective prin completarea rubricilor cerute. Ca atare orice lucrare de selecționare va cuprinde următoarele piese:

1. adresa de trimitere spre confirmare de către Serviciul Județean al arhivelor Naționale în care se consemnează numărul procesului verbal al lucrării de selecționare înaintate;

2. Procesul-verbal de selecționare semnat de către conducătorul unității pentru aprobare și ștampilat)

3. Inventarele documentelor propuse pentru eliminare, semnate de către toți membrii comisiei (inventare dactilografiate în trei pentru documentele cu termen limitat de păstrare respectiv patru exemplare pentru documentele permanente)

4. Inventarele documentelor permanente din perioada pentru care se face selecționarea.

Potrivit art. 10 din Legea arhivelor Naționale, în cadrul acestora funcționează, Comisia centrală de selecționare a documentelor, care coordonează activitatea de selecționare a documentelor întocmite și deținute de creatorii la nivel central (ministere) iar în cadrul serviciilor județene ale arhivelor Naționale funcționează câte o Comisie de selecționare a documentelor care coordonează activitatea de selecționare a documentelor întocmite și deținute de ceilalți creatori (la nivelul întregului județ)

Documentele se păstreză, în ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de organele de control ale arhivelor Naționale, în vederea confirmării lucrării de selecționare. Documentele se scot din evidențele arhivelor și se pot elimina numai în baza proceselor-verbale de selecționare ale comisiilor și după verificarea lor la fața locului de către organele de control.

Arhivele Naționale sau direcțiile județene pot hotărî păstrarea permanentă a unor dosare, chiar dacă, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare temporară.

După primirea confirmării scrise de la arhivele Naționale, documentele stabilite a fi eliminate se preadau de către unități la intreprinderile de colectare a hârtiei.

Proces-verbal de selecționare în cazuri de calamități naturale, inundații, incendii

(Denumirea instituției) Se aprobă,

Președinte.

L. S.

Ss indescifrabil

PROCES-VERBAL nr.____ din _________

Comisia de selecționare numită prin Ordinul (decizia) nr.___ din __________________________

în urma ______________(incendiului _____, inundației _____ etc. care a avut loc la data de _______, la sesizarea arhivarului (responsabilului cu arhiva) de la instituția noastră, ne-am deplasat la fața locului la data de ______ constatând că au fost distruse, fără posibilitate de restaurare o parte din fondul _____________ sau documentele create de secția (compartimentul) _________ sau secțiile (compartimentele) ___________ aflate în încăperea sau încăperile __________________ (se vor concretiza situațiile, după caz) sau că lipsesc documentele cuprinse între anii ______ (se vor trece anii extremi ai documentelor), în cantitate de _______ unități arhivistice și ________ ml.

Între documentele distruse se află (nu se află) și documente cu valoare istorico-documentară (arhivistică) (sau se află numai documente cu valoare practică, financiar contabilă etc.).

având în vedere faptul că aceste documente nu mai pot fi recuperate, în baza Legii arhivelor Naționale nr. 16/1996, art. 9 și a Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, art. 27-28, că rugăm să verificați și să confirmați scoaterea din evidența arhivei a documentelor menționate mai sus.

Președinte, Membri Secretar,

Numele și Numele și Numele și

prenumele prenumele prenumele

funcția funcția funcția

semnătura semnătura semnătura

MODULUL 4

PĂSTRAREA ȘI CONSERVAREA DOCUMENTELOR

BIBLIOGRAFIE

Noțiuni generale: istoric, legislație

1. Legea Arhivelor Naționale – în: M.O. al României VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996 cap. I-II art. 1-6; cap. V, art. 23-25;

2. Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente aprobată de Arhivele Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23.06.1996 în: Broșura: actele normative privind arhivele, Zalău, 1996, cap. I art. 1-5, p. 2-3, 13-14;

3. Dicționar al științelor speciale ale istoriei, București 1982, p 32 – 46

4. Proiectul Legii arhivelor, 2008 Vezi: http://www.arhivele nationale . ro

5. Legea nr. 138/2013 pentru modificarea și completarea Legii arhivelor Naționale nr. 16/1996

6. Reglementări privind operatorii economici

7. Legea 188 din 8 decembrie 1999 (republicată) privind Statutul funcționarilor publici

8. Legea 161/2003 (M. O. nr. 279, 21 aprilie 2003)

9.Legea 571/2004 (M. O. nr. 1214, 17 decembrie 2004)

10. Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente

11. Normativ privind depozitele de arhivă

12. Proiectul Legii arhivelor

Gruparea documentelor în dosare – Nomenclatorul dosarelor

1. Legea arhivelor Naționale – Cap. III, art. 8 (anexa nr. 1), art. 29, litera a; art. 30 lit. a (Publicat în M.O. Partea I-a, VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996

2. Instrucțiuni privind activitatea de arhivă: Cap. I, art. 5, lit. a; Cap. II, art. 10-15

3. L. Mera, Îndreptar arhivistic, Cluj-Napoca, 2002, pag. 22-23, 33

4. Regulament de ordine interioară al instanțelor judecătorești, art. 38, alin.1, art. 60, alin. 1, litera e), art. 62, alin. 1 litera a, k, l; art. 85

Evidența documentelor

1. Legea Arhivelor Naționale cap. I, art. 4, cap. III, art. 7 – 9, în: M. O. Partea I-a VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996

2. Instrucțiuni privind activitatea de arhivă cap. II, art. 8 – 9, art. 35 (anexa nr. 7);

3. Laurențiu Mera, Îndreptar arhivistic, Cluj-Napoca, 2002, pag. 15-22