Tehnologiile Informatice Utilizate Pentru Gestiunea,evidenta Si Analiza Stocurilor

Cap.1 Repere teoretice referitoare la evidenta si gestiunea informatizata a stocurilor

Definirea, structura și clasificarea stocurilor

Noțiunea de stoc cuprinde 2 sfere: în sensul general, stocurile reprezintă o cantitate de active materiale si financiare existente într-o intreprindere și în sens restrâns, stocurile sunt un ansamblu de materiale, materii prime,etc. acestea fiind destinate producției,produse finite, mărfuri destinate vânzării.

În contabilitate, stocurile sunt tratate în sens restrâns, drept componente ale activelor circulante aflate „într-o continuă mișcare, schimbându-și forma materială și utilitatea în cadrul circuitului economic al patrimoniului (materii prime, producție în curs, produse finite, bani)”.

Reglementar, stocurile sunt active circulante:

a) deținute pentru a fi vândute pe parcursul desfașurării normale a activității;

b) în curs de producție, în vederea vânzării în aceleași condiții ca mai sus;

c) sub forma de materiale,materii prime, și alte materiale consumabile, ce urmează a fi folosite în producție sau pentru prestarea de servicii.

Stocurile sunt recunoscute doar atunci când este posibil ca ele să aducă întreprinderii beneficii economice viitoare și costul lor să poată fi evaluat în mod credibil.

Stocurile, sub aspectul gestionării, se pot grupa în stocuri și producție în curs de execuție.Comisia Internatională a Standardelor Contabile (I.A.S.C.), în norma de contabilitate IAS 2 „Stocurile” aplicată începând cu 1.01.1976 și revizuită în anul 1993, definește stocurile ca fiind un element de activ, iar costul de achiziție al acestora cuprinde taxele vamale,prețul de cumparare și alte taxe nerecuperabile, cheltuieli de transport-aprovizionare. Așadar, stocurile pot fi:

• Materiale,materii prime, utilitați folosite în procesul de producție;

• Bunuri achiziționate cu scopul de a fi revândute sau orice altă achiziție având acelasi scop;

• Bunuri în curs de execuție fabricate de întreprindere sau produse finite;

• Costul serviciului pentru care întreprinderea nu a recunoscut înca venitul aferent, în cazul prestărilor de servicii.

Stocurile sunt clasificate și delimitate în funcție de patru criterii: proveniența, apartenența la patrimoniu,forma fizică și destinație, modul de gestionare si gradul de individualizare . Cel mai important dintre cele enumerate este criteriul după forma fizică și destinație, potrivit acestuia stocurile au o structură complexă și cuprind următoarele categorii de elemente patrimoniale:

· Mărfuri, respectiv bunuri pe care întreprinderea le cumpară în vederea revânzării sau produsele predate spre vânzare magazinelor proprii ;

· Materialele consumabile ,cuprind piesele de schimb, materialele auxiliare, semințele și materialul de plantat, combustibili, furajele și alte materiale consumabile care participă indirect sau ajuta activitatea de exploatare fară a se regăsi, în produsul rezultat;

· Materialele de natura obiectelor de inventar reprezinta, o categorie distinctă de elemente patrimoniale care are anumite particularități, dintre care reținem că reprezintă bunuri care nu îndeplinesc condițiile legale privind durata si valoarea pentru a fi considerate imobilizări corporale, precum și bunurile asimilate acestora. Dintre materialele analizate exemplificăm: dispozitivele, echipamentul de lucru, echipamentul de protecție mecanismele ,îmbrăcămintea specială, aparatele de măsură și control.

· Materii prime, materiale care participă direct la fabricarea produselor, regăsindu-se în componența lor integral sau parțial, în stare inițială sau transformată;

· Produsele sunt o catecorie eterogena de în cadrul căreia se delimitează:

produsele reziduale, reprezinta material recuperabil, rebuturi, sau deșeuri rezultate din procesul de producție.

produsele finite propriu-zise, acestea se referă la bunurile care au parcurs toate fazele procesului de fabricație și nu mai necesită prelucrări ulterioare în cadrul intreprinderii, putând fi depozitate în vederea expedierii direct clientilor sau livrării.

semifabricatele, sunt produse al căror ciclu de fabricație a fost incheiat într-o secție , transformându-se în procesul tehnologic al altei secții sau se livrază catre terți;

· Animalele și păsările reprezinta elemente patrimoniale care cuprind animale născute și pe cele tinere de orice fel (porci,viței etc.), crescute și folosite pentru reproducție coloniile de albine, precum și animalele pentru producție (lână, blană si lapte),animalele la îngrășat pentru a fi valorificate;

· Ambalajele fac referire atât la ambalajele refolosibile fabricate sau achiziționate, necesare pentru vanzarea produselor și pot fi pastrate de catre terti pentru o anumita perioada de timp, cu obligația de a fi restituite în condițiile prevăzute în contract, cât și la ambalajele asimilate materialelor de natura obiectelor de inventar, folosite numai în interiorul intreprinderii sau care circulă fără decontare, precum și la materialele pentru ambalat si ambalajele obținute în cadrul activității proprii în vederea vânzării către terți, fapt pentru care sunt considerate produse finite. Materialele de ambalat, care nu pot fi gestionate ca ambalaje, se includ în categoria stocurilor cu denumirea “Alte materiale consumabile”.

· La rândul său, producția în curs de execuție face referire la bunurile care nu au trecut prin toate fazele de prelucrare prevăzute în procesul tehnologic, precum și la produsele nesupuse probelor și recepției tehnice sau care necesită completări. În cadrul producției în curs de execuție sunt cuprinse, de asemenea, serviciile si lucrările precum și studiile în curs de elaborare.

După sursa de provenineță avem:

∙ Stocuri cumpărate: baracamente, materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar, ambalaje, animale și amenajări provizorii;

∙ Stocuri fabricate: producția în curs de execuție, semifabricate, produse finite, produse reziduale.

După apartenența la patrimoniu, avem:

∙ Stocuri fungibile – care în cadrul fiecărei categorii, nu pot fi identificabile în mod unitar.

∙ Stocuri care fac parte din patrimoniu – se află fie în spațiile proprii, sau în custodia terților, pentru prelucrare sau reparare.

∙ Stocuri care nu fac parte din patromoniu – se află în gestiunea intreprinderii și sunt primate de la terți pentru vânzare în consignație, pentru reparare sau prelucrare.

După gradul de individualizare și modul de gestionare, avem:

∙ Stocuri identificabile, acestea sunt individualizate pentru fiecare categorie de bunuri sau articol, în care sunt incluse bunurile de folosință îmdelungată: calculatoare,autoturisme, televizoare.

In contabilitatea din tara noastra,materialele de natura obiectelor de inventar sunt incluse in sfera stocurilor.Aceste bunuri au o valoare mai mică decât limita prevăzută de lege pentru a putea fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de serviciu,de valoarea lor, precum și bunurile asimilate acestora (îmbrăcămintea specială ,echipamentul de protecție, echipamentul de lucru, sculele, matrițele,instrumentele și alte obiecte asimilate).

In categoria stocurilor sunt cuprinse si anumite active cu ciclu lung de fabricație, destinate vânzării,ex:complexurile de locuințe.Atunci când un teren este achizitionat cu scopul de a contruii pe acesta cladiri destinate vânzării, acestea se înregistrează la stocuri.

În raport de locul de creare a gestiunilor,structurile de stocuri prezentate se grupează în:stocuri în curs de aprovizionare sau sosite și nerecepționate,stocuri aflate în depozitele întreprinderii, stocuri livrate dar nefacturate, stocuri aflate la terți, stocuri sosite fără factură stocuri facturate dar nelivrate.

Corespunzător criteriilor de clasificare prezentate mai sus sunt individualizate două structuri informaționale de bază: structura internă sau de gestiune si structura financiară standardizată .

Structura internă sau de gestiune, necesară, dar nestandardizată, este opozabilă contabilității interne de gestiune. Ea operează cu celelalte doua criterii: fizic si locul de creare a gestiunilor și se delimitează prin conturile analitice de stocuri corespunzătoare gestiunilor si sortimentelor.

Structura financiară standardizată este proprie gestiunii și contabilității financiare a întreprinderii și operează cu doua criterii: faza ciclului de exploatare si destinatia.Interesul informațional este cel al calculării și analizei mecanismului fondului de rulment, bugetarea activității de exploatare ,gestionarea activității de trezorerie si al finanțării pe termen scurt.

În România, modelul de gestiune a stocurilor adoptat in cadrul reformei a fost conceput în condițiile în care ambele structuri informaționale sunt efectuate prin contabilitatea financiară. O astfel de optiune are motivația nevoii de a asigura, în primul rand,printr-un sistem standardizat, obligatoriu, controlul și evidenta integrității stocurilor.

Documente primare utilizate pentru evidența stocurilor

Activele circulante din cadrul unei intreprinderi ocazionează numeroase oprațiuni, cum ar fi: eliberarea din depozite, aprovizionarea, vânzarea, inventarierea,păstrarea si prelucrarea în procesul de producție,etc.Aceste operațiuni trebuie consemnate în diferite documente de evidență a stocurilor, și anume: Notă de recepție și constatare de diferențe;Bon de predare, transfer, restituire; Aviz de însoțire a mărfii; Fișă limită de consum; Bon de primire în consignație; Dispoziție de livrare; Fișă de magazie; Fișă de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință; Registrul stocurilor; Listă de inventariere;Listă zilnică de alimente; Bon de consum;

Documentele utilizate pentru intrarile de stocuri sunt:factura fiscală, aceasta se întocmește în momentul livrării marfurilor, cu sau fără aviz de însoțire a mărfii; avizul de însoțire a mărfii – este documentul de însoțitre a mărfii pe timpul transportului,acesta stă la baza întocmirii facturii, este emis la livrarea stocurilor și servește ca document pentru eliberarea și scăderea din depozit a stocurilor; nota de recepție și constatare de diferențe – reprezinta documentul justificativ pentru încărcarea în gestiune și înregistrarea în contabilitate, se întocmește la primirea și recepția marfii, în cazurile când sunt depozitate în mai multe locuri, când există diferențe la recepție, și când sunt refuzate la plată, fiind ținute doar în păstrare; bon de predare-transfer-restituire – document folosit atât la consemnarea depozitării unor bunuri provenite din producție proprie, cât și pentru transferul acestora între magazine ca restituire la locurile de depozitare.

Documentele utilizate pentru iesirile de stocuri sunt: bonul de vânzare, acesta este utilizat pentru vânzarea de mărfuri prin unitățile cu amănuntul; fișa limită de consum – documentul de stabilire a cantității limită dintr-un material sau pentru mai multe materiale necesare executării unei lucrai sau unui produs,eliberandu-se succesiv aceluiași tip de material pentru același produs; avizul de însoțire a mărfii și factura fiscală – necesar pentru ieșirile în afara unității; dispoziția de livrare este documentul justificativ de scădere din gestiunea magaziei care preda marfa, deasemenea fiind documentul de bază pentru întocmirea facturii sau avizului de însoțire a mărfii, este folosit pentru eliberarea din magazie a marfurilor, produselor sau a altor valori materiale destinate vânzării, a bunurilor date pentru a stimula vanzarea sau cedate cu titlu gratuit; bon de consum- este documentul justificativ de scădere din gestiune, acesta este folosit pentru materiale date în consumul productiv si materii prime.

Receptia inseamna luarea in primire a bunurilor aprovizionate si presupune efectuarea urmatoarlor 3 operatiuni:

receptia transportului – consta in verificarea starii ambalajelor ,aceasta operatiune fiind efectuata de catre delegatul intreprinderii cumparatoare.Daca sunt constatate lipsuri,se va intocmi un proces – verbal de constatare care va fi semnat de ambele parti.

receptia calitativa – este efectuata de catre un specialist merceolog sau tehnolog,fiind preluate probe pentru analiza tehnica chimica etc., pentru anumite materiale

receptia cantitativa – gestionarul este cel care efectueaza aceasta operatiune si presupune confruntarea cantitatilor de stocuri efectiv primite cu datele din document (aviz de insotire a marfii,comanda sau factura fiscala)

În cazul in care sunt constatate decalaje între receptia si aprovizionarea bunurilor care se dovedesc a fi în mod cert în proprietatea unității, se va proceda astfel:

bunurile sosite și nerecepționate se înregistrează distinct în contabilitate ca intrare în gestiune;

bunurile sosite fără factură se înregistrază in intrări în gestiune atât în contabilitate cat si in locul de depozitare, pe baza documentelor insotitoare si a recepției.

Fișa de magazie este folosita pentru evidenta operativa la magazie sau depozit,fiind documentul de evidență la depozitare a intrărilor, ieșirilor și stocurilor bunurilor. Fișele de magazie se pastreza la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe grupe, conturi, sau în ordine alfabetică, iar înregistrările sunt facute document cu document. În acest document operațiile economice se consemnează numai cantitativ.

Registrul stocurilor este folosit pentru a evalua stocurile de bunuri si pentru a verifica concordanta dintre inregistrarile facute in contabilitate si in fisele de magazie. Acest document este întocmit la sfârșitul fiecărei luni, de către compartimentul financiar-contabil, pe obiecte de inventar și produse, feluri de materiale, grupate pe magazii , grupe, conturi , eventual sub grupe sau în ordine alfabetică, prin înscrierea stocurilor din fișele de magazie și evaluarea lor la prețurile de înregistrare.

Evaluarea stocurilor conform cadrului legislativ

Evaluarea stocurilor este bazata pe principiul costului istoric,ceea ce implica inregistrarea stocurilor in contabilitate la costul de fabricatie sau la costul de achizitie.Pot fi identificate urmatoarele momente ale evaluarii stocurilor:

Prima recunoastere in contabilitate se face cu ocazia productiei sau achizitiei

Inventarierea

Realizarea bilantului

Incetarea recunoasterii in contabilitate are loc in momentul consumului sau vanzarii

Prima recunoastere in contabilitate – evaluarea stocurilor fabricate este facuta la cost de productie,iar evaluarea stocurilor achizitionate cu titlu oneros este facuta la cost de achizitie,stocurile fabricate fiind evaluate la cost de productie.Pretul reprezinta expresia monetarea a valorii unei tranzactii,costul reprezentand o suma de cheltuieli calculate,repartizate sau identificate in raport cu un criteriu determinat,precizat,cunoscut.

Inventarierea generala – la momentul inventarierii generale stocurile sunt evaluate la valoarea de piata,iar in bilant evaluarea acestora se face la minimum dintre cost si valoarea de piata.

La incetarea recunoasterii in contabilitate: ordinul Ministerului Finanțelor Publice nr. 3055/2009, prevede la art. 161 (1) că: ”La ieșirea din gestiune a stocurilor și a altor active fungibile, acestea se evaluează și se înregistrează în contabilitate prin aplicarea uneia din următoarele metode: metoda costului mediu ponderat (CMP), metoda primei intrări-primei ieșiri (FIFO) și metoda ultimei intrări-primei ieșiri (LIFO).

Metoda costului mediu ponderat (CMP) – Metoda costului mediu ponderat (CMP) presupune calcularea costului fiecărui element pe baza mediei ponderate a costurilor elementelor similare aflate în stoc la începutul perioadei și a costului elementelor similare produse sau cumpărate în timpul perioadei. Așadar, CMP se calculează fie lunar (de exemplu la sfârșitul lunii), fie după fiecare recepție.

Atunci când se calculează la sfârșitul lunii, costul mediu ponderat se stabilește ca raport între valoarea stocului inițial (Vsi) plus valoarea intrărilor (Vi) și cantitatea existentă în stocul inițial (Qsi) plus cantitățile intrate (Qi), adică:

CMP = , unde: Vsi – valoarea stocului inițial; Vi – valoarea intrărilor

Qsi- cantitatea existentă în stocul inițial; Qi-cantitățile intrate

Când se calculează după fiecare recepție, CMP se stabilește ca raport între valoarea stocului precedent (Vsp) plus valoarea intrărilor (Vi) și cantitatea existentă în stocul precedent (Qsp) plus cantitățile intrate (Qi), adică:

CMP = , unde: Vsp – valoarea stocului precedent; Vi – valoarea intrărilor

Qsp- cantitatea existentă în stocul precedent; Qi-cantitățile intrate

Comparând cele două modalități de calcul ale costului mediu ponderat se poate spune că a doua modalitate (CMP calculat după fiecare intrare) oferă posibilitate evaluării ieșirilor în cursul lunii, însă prezintă inconvenientul unui calcul mai complex, în timp ce prima modalitate (CMP calculat lunar) prezintă avantajul unui calcul mai simplu, dar nu permite evaluarea ieșirilor în cursul lunii.

Metoda primul intrat-primul iesit (FIFO) – folosind aceasta metoda de evaluare ,stocurile sunt scazute din gestiune in ordinea intrarii lor (cel mai vechi se scade primul). Este bazata pe ipoteza ca bunurile care ies din gestiune sunt evaluate la costul de valoare de intrare (de productie sau achizitie) aferent primului lot.Pe masura ce primul lot se epuizeaza,bunurile care ies din gestiune sunt evaluate la costul de intrare aferent lotului urmator,in ordine cronologica.Efectul produs de aplicarea metodei FIFO constituie evaluarea stocului final la cele mai recente preturi.In felul acesta stocurilor iesite le sunt atribuite preturile cele mai vechi.

Metoda ultimul intrat-primul iesit (LIFO) – folosind aceasta metoda,bunurile iesite din stoc sunt evaluate la costul de productie sau achizitie,dupa caz,al ultimei intrari.Pe masura ce ultimul lot este epuizat,bunurile eliberate din gestiune sunt evaluate la costul de productie sau achizitie afferent penultimului lot aprovizionat,in ordine inversa a intrarilor in gestiune .In felul acesta stocul final este evaluat la cele mai vechi preturi.

Metodele de evaluare utilizate cu ocazia ieșirii bunurilor din patrimoniu pot exercita o anumită influență asupra rezultatului exercițiului, astfel:

Utilizarea metodei FIFO, în condițiile creșterii costurilor efective de achiziție, duce la înregistrarea unor costuri minime și la obținerea unui profit maxim, însă valoarea stocului ce ramâne disponibil pentru exercițiul următor este stabilită la costul cel mai mare, ceea ce va exercita o influență nefavorabilă asupra ratei rentabilității aferente anului financiar curent.

Utilizarea metodei LIFO, în cazul creșterii costurilor efective de achiziție are efecte inverse, comparativ cu metoda anterioară, în sensul că determină costuri de producție maxime și profit minim, iar stocul care rămâne disponobil pentru exercițiul următor este evaluat la costul cel mai mic, ceea ce asigură crearea unor rezerve interne.

Utilizarea metodei costului mediu ponderat (CMP) asigură realizarea unui echilibru între valorile de intrare și cele de ieșire și, totodată, pentru cele aferente stocului existent la sfârșitul exercițiului. Sub aspectul mărimii sale, costul mediu ponderat se situează între valorile ce se stabilesc prin celelalte două metode (FIFO și LIFO).

Evaluarea și înregistrarea în contabilitate a bunurilor de natura stocurilor intrate în gestiune se poate realiza și prin metoda costului standard pentru activitatea de producție, sau metoda prețului cu amănuntul în comerțul cu amănuntul.

Costul standard se stabilește cu anticipație, pe baza costurilor medii ale bunurilor dintr-o perioadă anterioară, și este denumit preț de înregistrare. Altfel spus, se iau în cosiderare nivelurile normale ale materialelor și consumabilelor, manoperei, eficienței și capacității de producție, niveluri care, atunci când este cazul se revizuiesc, în funcție de condițiile existente la acel moment.

Diferențele care se stabilesc față de costul de achiziție sau producție, după caz, pentru toate aprovizionările care se efectuează, se contabilizează distinct, iar ulterior, la sfârșitul fiecărei perioade de gestiune, se repartizează în mod proporțional atât asupra bunurilor ieșite, cât și asupra celor aflate în stoc, pe bază de coeficient de repartizare, care se determină cu datele cumulate de la începutul anului.

Coeficientul de repartizare (k), se calculează prin raportarea soldului inițial al diferențelor de preț, cumulat cu diferențele aferente intrărilor înregistrate de la îneputul anului până la sfârșitul periodei de referință, la valoarea stocului inițial, stabilită în costuri standard, cumulată cu valoarea intrărilor de bunuri din cursul acelorași perioade, de asemenea, la costuri standard sau de înregistrare, după formula:

Coeficient

de =

repartizare

Coeficientul de repartizare ce se obține se înmulțește cu valoarea bunurilor ieșite din gestiune evaluate la preț de înregistrare, iar suma obținută se înregistrează în contul sau conturile de cheltuieli în care au fost reflectate, după caz, bunurile ieșite din patrimoniu. Acesta se poate calcula la nivelul fiecărui cont sintetic de gradul I sau II sau pe fiecare grupă sau categorie de stocuri, iar soldurile finale ale conturilor de diferențe, stabilite după efectuarea operației de repartizare, se cumulează cu soldurile conturilor de stocuri, stabilite la prețurile de înregistrare, obținându-se astfel valoarea de intrare a stocurilor, la costurile de achiziție sau de producție, după caz.

În cazul utilizării acestei metode, datorită modificărilor care pot să survină în ceea ce privește costurile de achiziție sau de producție, este necesară analiza lor periodică, operațiune care se efectueză cel puțin o dată pe an, iar atunci când este cazul se realizează actualizarea ce se impune, la sfârșitul exercițiului financiar. În condițiile fluctuației mari a prețurilor, utilizarea acestei metode nu este avantajoasă pentru entitate deoarece estimarea prețurilor de înregistrare pe durata unui exercițiu financiar are un grad mare de probabilitate, iar marja diferențelor de preț față de costul efectiv de intrare este ,de asemenea, mare.

Metoda prețului cu amănuntul este utilizată în comerțul cu amănuntul pentru determinarea costului stocurilor de articole numeroase și cu mișcare rapidă, care au marje de adaos comercial similare. La determinarea coeficientului de adaos comercial se elimină din calcul TVA neexigibilă, atât din soldul inițial, cât și din valoarea intrărilor, iar costul bunurilor vândute se stabilește prin deducerea valorii marjei brute (suma absolută obținută pe baza coeficientului de adaos comercial) din prețul de vânzare al stocurilor.

În ceea ce privește evaluarea bunurilor ieșite din patrimoniu, este necesar să se respecte principiul permanenței metodelor. Așadar, există obligația utilizării aceleiași metode de determinare a costului pentru toate stocurile care au natură și utilizare similare., adoptarea unor metode diferite fiind justificată numai în situații diferite de aceasta.

Evaluarea stocurilor si producției în curs de execuție la data inventarierii anuale se face la valoarea actuală, denumită și valoare de inventar, care se estimează în funcție de prețul pieței și utilitatea bunului în cadrul entității și starea acestuia.

Cu ocazia inventarierii, valoarea stocurilor si a producției în curs de execuție se realizează la valoarea actuală (de inventar), denumită potrivit normei IAS2 valoare realizabilă netă. Ea este reprezentată de prețul de vânzare estimat ce ar putea fi obținut pe parcursul desfășurării normale a activității, mai puțin costurile estimate pentru finalizarea bunului și a costurilor necesare vânzării. În urma inventarierii pot aparea plusuri sau minusuri de inventar.

Stocurile la care au fost constatate plusuri pot fi înregistrate în contabilitate la valoarea lor actuală. În cazul în care costul stocurilor este mai mare decât valoarea realizabilă netă, se impune constituirea provizioanelor pentru deprecierea stocurilor.

Valoarea actuală sau de inventar aferentă stocurilor și producției în curs de execuție se determină prin utilizarea unor elemente specifice naturii bunului, dintre care: prețul pieței, prețul practicat la bursa de mărfuri, baremuri, indici specifici etc. Totodată se poate avea în vedere destinația bunurilor, astfel:

Activele circulante materiale destinate vânzării, cum sunt: mărfurile, produsele finite, unele semifabricate și materiale se evaluează la prețul de vânzare diminuat cu cheltuielile necesare comercializării lor și anume: cheltuieli de transport, pierderi normale pe timpul depozitării, transportului și vânzării, cheltuieli în perioada de garanție ș.a.

Semifabricatele și producția în curs de execuție se evaluează la valoarea corespunzătoare elementelor materiale încorporate la care se adaugă, pe bază de metode tehnice sau contabile, costurile aferente fazelor de fabricație parcurse.

Materiile prime și materialele consumabile care sunt în mod constant înlocuite și a căror valoare totală este de importanță secundară pentru entitate pot fi prezentate ca active la o valoare și cantitate fixe și aceasta atunci când structura lor nu variază în mod semnificativ.

În practica contabilă din țara noastră este adoptat procedeul determinării valorii producției în curs de execuție, de la sfârșitul fiecărei perioade de gestiune, prin inventarierea producției neterminate, utilizându-se unele metode tehnice de constatare a stadiului de prelucrare sau de executare a operațiilor tehnologice și evaluarea acesteia la costurile de producție sau metoda contabilă.

Evaluarea stocurilor și a producției în curs de execuție la încheierea exercițiului financiar se face la valoarea bilanțieră, adică la valoarea de intrare pusă de acord cu rezultatele inventarierii. Pentru aceasta se procedează la compensarea valorii de intrare cu valoarea actuală sau de inventar, operație în urma căreia se pot constata diferențe în plus sau în minus, după cum valoarea contabilă (de intrare) este mai mică și, respectiv, mai mare.

Diferențele constatate în plus (valoarea de inventar > valoarea contabilă) nu se înregistrează în contabilitate, iar bunurile respective se înscriu în bilanț la valoarea de intrare (valoarea contabilă).

Diferențele constatate în minus (valoarea de inventar < valoarea contabilă) se soluționează prin includerea în cheltuieli, iar pentru diferența dintre valoarea contabilă (mai mare) și valoarea de inventar (mai mică) se calculează ajustări pentru deprecierea stocurilor până la nivelul valorii realizabile nete. Această valoare reprezintă, potrivit reglementărilor contabile aplicabile, prețul de vânzare estimat care ar putea fi obținut pe parcursul defășurării normale a activității, minus costurile estimate pentru finalizarea bunului, atunci când este cazul, și costurile estimate necesare vânzării.

Elementele patrimoniale la care s-au constatat diferențe în minus rămân înregistrate în contabilitate la valoarea de intrare, iar în bilanț se evaluează la valoarea de inventar, denumită și valoare netă. Altfel spus, prin deducerea din valoarea de intrare (contabilă) a valorii deprecierilor pentru care s-au calculat și înregistrat ajustări se obține valoarea de inventar (netă) care se înscrie în bilanț, împreună cu diferențele de preț aferente, atunci când este cazul.

Valoarea bilanțieră sau de închidere a exercițiului asigură utilizarea valorii de intrare (costul efectiv sau real de achiziție sau producție) și a principiului prudenței, în sensul înregistrării în contabilitate numai a diferențelor în minus prin constituirea de ajustări pentru deprecieri probabile.

Indiferent de metoda de contabilitate adoptată pentru evidența stocurilor, evaluarea lor reprezintă o problemă a cărei rezolvare depinde de complexitatea structurii sortimentale, fiscalitate și rentabilitate. Structura sortimentală impune folosirea acelei metode care să asigure o evaluare cât mai exactă în raport cu realitatea, fără a amplifica volumul muncii de calcul.

Fiscalitatea și rentabilitatea sunt principalii factori care condiționează adoptarea unei metode sau a alteia, deoarece evaluarea cantității de stocuri la sfârșitul perioadei este cheia care conduce la supra sau sub evaluarea profitului, iar pe această bază încadrarea sau nu în principiul prudenței.

Schimbările de metode de evaluare a stocurilor conduc la „manipularea” rezultatului întreprinderii. În consecință rezultatul unei întreprinderi nu depinde numai de performanțele economice și financiare, ci și de opțiunea pentru o anumită metodă de evaluare a stocurilor. De aceea, pentru asigurarea acurateței analizelor financiare, orice schimbare de metodă de evaluare a stocurilor trebuie semnalată în anexă, cu justificarea acesteia și măsurarea incidențelor schimbării metodei de evaluare asupra rezultatului și stocurilor din bilanț.

Gestiunea stocurilor

Gestiunea stocurilor presupune urmarirea continua si cunoasterea evolutiei stocurilor prin intermediul indicatorilor specifici.Principalii indicatori sunt clasificati in:indicatori relativi (analiza nivelului stocului este facuta in raport cu alte variabile ale activitatii intreprinderii); indicatori ai marimii absolute (nivelul stocului este masurat in unitati naturale,natural-conventionale sau valoric .

Indicatori ai stocurilor

In perioada de activitate ,stocurile se modifica,la stocul initial Si se adauga intrarile In si se scad iesirile obistuite,datorate vanzarilor catre consumatori sau alti intermediari precum si pierderilor care sunt cauzate de degradare,furt etc.

Din aceste miscari ale stocurilor,stocul final se calculeaza conform relatiei:

Sf = Si + In – Ie – P

Daca evolutia stocului este analizata in intervalul dintre 2 aprovizionari se constata ca stocul maxim se inregistreaza in momentul intrarii in stoc a produselor aprovizionate la momentul tk,stocul minim inregistrandu-se inainte de reaprovizionare,la momentul T k+1.Stocul este egal cu 0,in conditii ideale,ultima resursa stocata iesind din stoc in momentul intrarii noului lot.De fapt,epuizarea stocului poate avea loc cu un anumit timp intrarii noului lot (ruptura de stoc),sau exista posibilitatea ca stocul sa nu se epuizeze in intregime.Pentru intervalul de reaprovizionare mentionat,stocul se calculeaza ca aritmetica simpla:

S=

S=stoc mediu

Smin= stoc minim

Smax= stoc maxim

Daca evolutia stocului este analizata intr-un interval de timp oarecare(trimestru,luna,an),fara a avea legatura cu momentele reaprovizionarii,indicatorii cei mai semnificativi sunt:stocul final si stocul initial.Stocul final reflecta nivelul stocului din ultima zi a perioadei considerate iar cel initial nivelul din prima zi.Stocul initial este cu stocul final al perioadei precedente iar stocul final cu cel initial al perioadei urmatoare.In contextul acesta,nivelul mediu al stocului calculeaza ca medie aritmetica a stocului final si initial:

Si= stoc initial

Sf=stoc final

Daca stocul mediu este determinat pentru o perioada ce cuprinde mai multe intervale de timp,poate fi utilizata media cronologica simpla:

S1,S2,Sn=nivelul stocurilor inregistrat la intervale de timp egale , n numarul de inregistrari.

sau media ponderata,atunci cand inregistrarile sunt facute la intervale inegale de timp:

Si,i=(1,n)=stocurile medii determinate pentru intervale de la 1 la n,zi reprezinta durata de zile a fiecarui interval.

Indicatorii relativi ai stocurilor cei mai importanti sunt:

Rata stocului mediu (Rs) – poate fi exprimata in procenete sau ca un coeficient si se determina folosind formula:

D=desfacerea realizata in perioada analizata

Rata stocului este stabilita ca raport procentual dintre marimea stocului existent intr-un moment al perioadei analizate in desfacerile cu amanuntul sau cu ridicata inregistrate in acea perioada,cu ajutorul relatiei:

Rata stocului(%)= *100

S=stocul existent in perioada analizat

D=desfacerile

Stocul momentan nu este intotdeauna un nivel relevant al volumului stocurilor de aceea este recomandat ca rata stocului sa fie calculata be baza stocului mediu specific perioadei cercetate (an,trimestru,luna):

Rata stocului(%)= *100

S=stocul mediu

D=desfacerile

Viteza de circulatie este determinata ca numar de zile cat stocul mediu acopera iesirile medii zilnice si se calculeaza folosind formula:

d=iesirile medii zilnice

Viteza de rotatie (R) indica de cate ori a fost complet reinoit stocul intr-o perioada de timp data si este exprimata in numar de rotatii:

Z=durata in zile a perioadei analizate (perioada este de regula de un an,deci Z=360 zile)

Nevoile intreprinderii (previziunea acestora),constituie instrumentul de reglare permanenta a intregii activitati economice,cand nevoile intreprinderii evolueaza altfel decat s-a anticipat.Eficacitatea gestiunii stocurilor depinde posibilitatea intreprinderii de a determina nevoile viitoare si de a cuantifica abaterile sistematice ale acestora de la evolutia normala.Activitatea de conducere a stocurilor presupune determinarea cerintelor pentru produsele de care intreprinderea are nevoie,ceea ce presupune ca previziunile sa fie realizate prin rutina ieftina si rapinda si de asemenea sa fie suficient de exacte pentru justificarea efortului facut.

Metodele de previziune endogene raspund cel mai bine cerintelor gestionarii stocurilor,acestea sunt bazate pe cautarea legii care guverneaza evolutia fenomenului si determinarea potrivit acestei legi,a marimii probabile pe care fenomenul o va lua in viitor,determinat precis,tinand cont de actualitatea informatilor si pe valorificarea statistica.Metoda nivelarii exceptionale,impreuna cu celelalte metode la baza carora stau principiile acesteia,este adaptata atat la imperativele gestiunii stocurilor cat si la acelea ale folosirii calculatoarelor electronice,fara de care conducerea intrprinderii este de neconceput,in general si a gestiunii stocurilor in special.

Nivelul de serviciu

Daca intreprinderile elaboreaza planul de aprovizionare doar pe baza previziunilor fara nici o masura suplimentara de protectie,in cele mai multe cazuri stocul va fi epuizat inaintea reaprovizionarii.Pentru a preintampina situatiile imprevizibile intreprinderile au obligatia de a constitui un stoc suplimentar care cu cat este mai mare cu atat riscurile aparitiei rupturii de stoc este mai mica.

Nu poate fi acumulat un stoc de siguranta ale carui dimensiuni sa suprime in intregime riscul rupturii de stoc,deoarece cheltuielile de stocaj sunt prohibitive ,practic conducerea intreprinderii decide limitele maxime admise ale rupturii de stoc.Marimea stocului de siguranta depinde de marimea nivelului de serviciu(exprimat in procente),care poate fi exprimat prin proportia comenzilor satisfacute sau prin frecventa rupturilor de stoc.

Decizile cu privire marimea nivelului de serviciu este dificila deoarece aceasta este afectata de numerosi factori,cum ar fi valoarea unitara a produsului,rentabilitatea afectand costul unei rupturi de stoc.

Dup ce intreprinderea stabileste nivelul de serviciu este necesar sa se determine dimensiunile stocului suplimentar,de siguranta,care nu depinde numai de marimea nivelului de serviciu ci si de erorile de previziune inregistrate in trecut.

Costul stocajului

Pentru ca obiectivele economice ale intreprinderilror sa fie realizabile,trebuie sa existe personal calificat,baze tehnico-comerciale adaptate profilului intreprinderii si bineinteles fonduri circulante.Acestor premize le corespund costuri de o anumita marime si structura,acestea prindtre altele,sunt determinate de politica de gestiune adoptata de conducerea intreprinderii si de procesul stocajului.

Astfel,decizile care au ca obiectiv politica de gestiune a stocurilor vor avea in vedere influenta acestora asupra structurii si dimensiunii costurilor pe care le antreneaza.

Pentru a optimiza dimensiunea stocurilor se are in vedere determinarea unei strategii astfel incat cheltuielile procesului de stocare sa fie minime.

Pentru atingerea telului propus trebuie sa luam in considerare,cu ce frecventa trebuie efectuata aprovizionarea deoarece cu cat frecventa aprovizionarii este mai mare cu atat costurile acestei operatiuni sunt mai mari;cu ce cantitate de produse trebuie realizata aprovizionarea, de fiecare data, deoarece cu cat cantitatea aprovizionata este mai mare cu atat costurile de stocaj sunt mai mari si invers.

Sistemul informational are o mare importanta in gestiunea stocurilor.

Una din premisele fundamentale ale conducerii stiintifice a stocurilor o reprezinta cunoasterea sistematica si permanenta a evolutiei acestora,precum si a proceselor economice ce au legatura indirecta sau directa cu nivelul lor.

Printre activitatile economice care au influenta asupra nivelului stocurilor se regasesc:evidenta cheltuielilor prilejuite de activitatea de stocare,incheierea contractelor cu furnizorii,urmarirea executarii contractelor,determinarea necesarului de comandat,aprovizionarea unitatilor operative si a depozitului,inventarierea fizica a stocurilor,iesirea produselor din stoc etc.,aceste activitati genereaza informatii care nu pot lipsi si care trebuie sa ajunga la la conducere cu maximum de operativitate;doar in acest fel se pot preintampina abaterile,pe de o parte,iar pe de alta parte sesizarea lor imediat ce se produc pentru reducerea stocului in limitele normate.

Pentru satisfacerea sarcinilor impuse de gestiunea stocurilor,este necesar ca sistemul informational sa aiba urmatoarele caracteristici generale:

sa realizeze previziunile si sa furnizeze informatiile necesare;

plecand de la previziunea desfacerilor,sa emita planul general de aprovizionare;

sa semnalizeze la timp dereglarile,sa permita rectificarea obiectivelor si sa permita controlul;

sa aiba configuratie economica si sa fie usor de instalat;

sa inregistreze rapid modificarile provocate de evenimente neprevazute care afecteaza dicizile stabilite;

sa poata fi instalat in etape succesive logice,care sa faciliteze evolutia catre o gestiune mai rafinata,pe masura experientei utilizatorilor si a dezvoltarii intreprinderii.

Normarea stocurilor.

Gestiunea stocurilor cuprinte toate activitatile care se invart in jurul problemei stocurilor,incepand cu contractarea si continuand cu urmarirea realizarii contractelor pana la supravegherea stocurilor aflate in intreprindere.Pentru optimizarea activitatii se impune determinarea unor norme sau obiective,a unor unitati de masura,care sa ajute atat la evaluarea decalajului creat intre obiectivul fixat si evolutia reala a stocurilor cat si la orientarea aprovizionarii cu produse a intreprinderii.Asadar,prin intermediul normelor sa se asigure stocul care garanteaza satisfacerea tuturor nevoilor exprimate in diferite compartimente al intreprinderilor comerciale.Punctul de plecare in organizarea intregului sistem de gestiune a stocurilor este stabilirea nivelului normat al stocurilor,toate activitatile intreprinderii,fiind dirijate,ulterior,in finctie de normele de stoc stabilite.

Una dintre cele mai complexe si importante activitati de conducere a activitatilor comerciale o reprezinta elaborarea normelor de stoc.Aceasta presupune existenta unui sistem informational capabil sa furnizeze datele necesare,existenta unui personal bine pregatit,specializat,cunoasterea tuturor factorilor specifici care influenteaza gestiunea stocurilor,si anume: actiuni de marketing previzibile ale concurentei care pot schimba orientarea pietei,modificari previzibile in nevoile clientilor,evolutia cererii.Expresia normelor de stoc poate fi diferita.Astfel,ele pot fi concretizate in stocuri in zile desfacere (raportul dintre desfacerea medie zilnica si stocul valoric intr-o peroada data),viteza de circulatie (raportul dintre stocul mediu si desfacerea anuala),stocuri medii lunare.

Cap.2 Tehnologiile informatice utilizate pentru gestiunea,evidenta si analiza stocurilor

2.1Sisteme de gestiune a bazelor de date

Sistemele informatice pot avea in componenta lor depozite de date,baze de date si module de analiza a datelor pentru extragerea de cunostinte si informatii din acestea.Motiv pentru care folosirea instrumentelor informatice adecvate este foarte importanta.

Avand in vedere faptul ca pentru o intreprindere,volumul datelor este destul de insemnat,pentru ca sistemul informatic sa fie eficient,este necesara o noua abordare care sa scoata in afara programelor de aplicatie controlul,manipularea datelor si definirea.Acest lucru poate fi realizat cu ajutorul bazei de date si a sistemului de gestiune a bazelor de date.

SGBD (Sistemul de Gestiune al Bazei de date) reprezinta un pachet de program specializat pentru definirea,crearea,intretinerea si accesul controlat la baza de date.

Un sistem de gestiune al bazelor de date trebuie sa asigure urmatoarele functii:

modificarea unor date existente in baza de date;

consultarea bazei de date(extragere/interogare date);

stergerea datelor din baza de date;

crearea bazei de date;

introducere/adaugare date in baza de date.

In plus acestea mai asigura si alte servicii,cum sunt:

tehnici de organizare,memorare si accesare a datelor din baza de date;

o interfata cat mai atractiva pentru comunicarea cu utilizatorul;

suport pentru limbajul de programare ;

“ajutor” pentru ajutarea utilizatorilor in lucrul cu baza de date;

Utilitare incorporate:sistem de gestiune al fisierelor,tabele,liste etc.

Activitatile pe care un SGBD trebuie sa le asigure sunt:

securitatea datelor ,face referire la asigurarea confidentialitatii datelor prin controlul si autorizarea accesului la date,criptarea datelor;

intretinerea bazei de date,realizata prin utilitare proprii ale sistemelor de gestiune a bazelor de date;

reorganizarea bazei de date,este realizata prin facilitati privind modificarea strategiei de acces si actualizarea structurii de date;

Access,O2,VisualFoxpro,IDMS,Oracle,SDB2,Gemstone,Paradox,Progres,Informix IMS,FoxPro,sunt principalele tipuri de SGBD-uri folosite in mediul economic.

Printre cele mai populare se numara:

1. Microsoft ACCESS este unul din cele mai cunoscute sisteme de gestiune a bazelor de date relaționale – pe platforme de calculatoare personale.

Microsoft Access dispune de un sistem de control al bazei de date (database engine) și o interfață grafică pentru interacțiunea cu utilizatorul. Aplicațiile de baze de date în Microsoft Access, se pot dezvolta cu multă ușurință datorită generatoarelor de aplicații (wizards) care permit proiectarea vizuală a bazelor de date, a formularelor (forms) pentru interfețele grafice și a rapoartelor (reports).

Access 2007 este un sistem de gestiune al bazelor de date (SGBD) din cadrul suitei Microsoft Office, prin intermediul căruia se permite stocarea și gestionarea cantităților mari de date, organizate în baze de date.

Programul Access deține un număr mare de facilități privind gestiunea bazelor de date. Datorită tehnologiei Rushmore, accesul la date este foarte rapid, fiind completat și de modul intuitiv de interogare grafică, prin exemple. Distribuția datelor este oferită de tehnologia OfficeLines, care interconectează toți membrii familiei de programe Microsoft Office (editorul de texte Word, programul de calcul tabelar Excel, programul de prezentare PowerPoint, programul de gestiune a bazelor de date Access, programul de planificare și administrare a datelor personale Outlook, programul OneNote de gestiune a diferitelor tipuri de date cum ar fi: texte, grafică, scriere de mână preluată prin PC-uri tabletă, date scanate, secvențe audio, secvențe vidio, alte fișiere de date din pachetul Office 2007) .

Datorită numeroaselor funcții pe care le gestioneză, dimensiunile programului sunt foarte mari, baza de date având următoarele componente: tabele, interogări, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi, module Visual basic.

Trăsătura definitorie a programului Access o reprezintă accesibilitatea, deoarece programul îi permite utilizatorului să definească, într-o manieră elegantă și ușoară, numai cu ajutorul mouse-ului, diferite relații între tabele.

2. FoxPro este un SGBD care pune la dispoziția utilizatorilor aplicații complexe pentru crearea și manipularea bazelor de date, precum și pentru obținerea rapoartelor din aceste date. Dispune de un limbaj de programare propriu, prin care programatorii își pot descrie datele și aplicațiile, având implementat limbajul de cereri SQL pentru utilizatorii neinformaticieni.

Începând cu varianta 3.0, limbajul procedural FoxPro a devenit un limbaj orientat pe obiecte. Având implementat conceptul de colecție de date, el reprezintă

un depozit central pentru stocarea informațiilor despre tabele. Utilizând tehnologia Rushmore, FoxPro pune la dispoziția utilizatorilor nu numai un mecanism performant de accesare a datelor ci și un set de utilitare de proiectare.

Utilizarea aplicației FoxPro prezintă numeroase avantaje printre care:

recunoaște și se adaptează automat la mediile multiutilizator, fără

a fi nevoie de o variantă specială pentru rețea;

permite comunicarea cu alte aplicații (de exemplu, Excel) prin mecanismul DDE (Dynamic Data Exchange – transfer dinamic de date);

permite schimbul de date între tabelele sale și alte aplicații în calitate de server sau de client, respectiv transmite sau primește informații către și de la programele care ruleazã sub Windows;

importă și exportă date în alte formate (fișiere Microsoft Excel, Access, Oracle, Paradox) pe diferite suporturi, local sau la distanță.

3.Aplicațiile FoxPro au evoluat de-a lungul timpului, vechile versiuni de FoxPro fiind înlocuite de Visual FoxPro.

Mediul Visual FoxPro are disponibile toate uneltele interactive pentru realizarea diverselor operații de gestiune,cum ar fi: stabilire legături între date ,creare structuri în care sunt incarcate datele,extragerea datelor după diferite criterii etc.), fiind orientat spre sarcinile de prelucrare a datelor (de regulă în volume mari), în acest domeniu fiind foarte performant, dar în același timp permite și realizarea altor operații cum ar fi calcule matematice,interfețe cu utilizatorul operații de sistem etc. Peste limbajul de programare sunt plasate o serie de unelte interactive (vizuale), care permit realizarea diferitor elemente ce intră în componența unui sistem informatic (forme, rapoarte, meniuri etc.), fără a mai fi nevoie de scrierea de cod. Toate aceste unelte se înscriu conceptul de „programare vizuală", care tocmai asta înseamnă: construirea aplicațiilor prin metode vizuale, înlocuind pe cât posibil scrierea de cod cu metodele interactive.

Visual FoxPRo este o aplicație Windows, deci folosește elementele de interfață specifice acestui mediu: lucrul cu ferestrele, butoanele meniurile,obiectele de control.

4.ORACLE este cel mal utilizat sistem de gestiune a bazelor de date relaționale (SGBDR) din întreaga lume. El reprezintă baza liniei de produse oferite de Oracle Corporation, care include, printre altele, un set de instrumente de dezvoltare a aplicațiilor din a patra generație, instrumente de raportare și utilitare. Compania Oracle vine în sprijinul economie cu o serie de aplicații de afaceri dar și instrumente pentru implementare și integrare.

Sistemul de baze de date Oracle a fost proiectat folosind modelul de date relațional și utilizează limbajul de interogare SQL (Structured Querry Language – limbaj structurat de interogare).

Utilizarea programului Oracle prezintă urmatoarele avantaje semnificative:

Este un sistem "deschis" si respectă standardele industriale în vigoare referitoare la limbajele de accesare a datelor (SQL);

Suportă baze de date de orice dimensiuni, începând de la câțiva octeti pâna la câtiva gigaocteti;

Suportă un număr mare de utilizatori simultan, minimizează conflictele de acces la date și garantează simultaneitatea datelor;

Permite împărțirea procesarii între baza de date server si programele de aplicație ale clientului;

Oferă caracteristici de siguranță totală pentru limitarea și monitorizarea accesului la date și a utilizării acestora, oferind un grad înalt de protecție și securitate a datelor;

Se comportă identic pe toate platformele (Windows, UNIX, Macintosh și sisteme mainframe). Aceasta deoarece peste 80 la sută din codul său este identic pe toate platformele și sistemele de operare.

2.2 Proiectarea bazelor de date

Proiectarea bazelor de date presupune fixarea structurii bazei de date și a metodelor de prelucrare a datelor, spre deosebire de utilizarea bazei de date, care privește mai mult informațiile stocate în baza de date la un moment dat. Dacă în mod obișnuit baza de date își schimbă conținutul frecvent, structura ei rămâne nemodificată pe lungi perioade de timp.

Prin proiectare se determină un model semantic, care să reflecte cât mai fidel lumea reală, construit astfel:

Se identifică o mulțime de concepte semantice ( identificatorii entităților, , tipuri de entități, proprietăți ale entităților, entități, relații între entități și altele) ce dau informații despre lumea reală.

Se asociază obiecte simbolice formale prin care sunt reprezentate conceptele semantice.

Se definesc reguli de integritate formale ce se aplică obiectelor simbolice.

Se definește o mulțime de operatori formali ce pot să transforme obiectele formale.

Una din etapele construirii unei baze de date ar putea fi următorea:

1Revizuire și întreținere prin probe de lucru ale noului sistem, efectuarea unor eventuale modificări, adăugarea de noi componente și urmărirea procesului de prelucrare a datelor.

2. Cercetarea sistemului determinand detaliile sistemului prezent (dimensiuni, tipuri de date,condiții excepționale) folosind metode de interogare,exemplificări, chestionare și observații directe aplicate în sistemul deja existent.

3.Implementarea sistemului prin scrierea, proiectarea și testarea programelor, antrenarea utilizatorilor, alcătuirea documentației, crearea și încărcarea fișierelor.

4. Proiectarea sistemului prin determinarea celui mai bun model de reprezentare și prelucrare a datelor, de asigurare a securității și integrității.

5. Dezvoltarea sistemului prin stabilirea detaliilor asociate datelor prevăzute a fi luate în considerație, a relațiilor dintre ele și a modului de reprezentare fizică.

6Analiza sistemului prin determinarea cauzelor diferitelor evenimente și a adoptării diferitelor metode, eventuale alternative posibile și justificarea lor.

7. Studiul de fezabilitate constă în cercetarea sistemelor operative deja existente, stabilirea unor alternative cu evaluarea costurilor, a dezavantajelor si avantajelor fiecărei alternative în parte.

În proiectarea bazelor de date se ține seama de independența datelor pe diferite nivele. De exemplu, reprezentarea fizică a datelor se poate schimba în timp pentru a obține performanțe superioare din punct de vedere al timpului de răspuns și al spațiului ocupat, fără ca aceasta să afecteze modul de reprezentare a datelor în schema conceptuală.

Această independență se numește independență fizică a datelor. De asemenea, între vederi și schema conceptuală există o independență numită independență logică a datelor. În timpul existenței unei baze de date pot apărea modificări în schema conceptuală prin adăugarea unor noi entități sau prin adăugarea de noi atribute unor entități existente.

Proiectarea unei baze de date privește în primul rând nivelul logic și mai puțin pe cel fizic. Proiectarea se poate face plecând de la modelul relațional care permite o tehnologie de proiectare și apoi se poate transforma rezultatul proiectării în oricare dintre modele, prin adaptările corespunzătoare.

Modelarea bazelor de date este un proces de definire amănunțită, precisă, pas cu pas, a tuturor elementelor ce permit o documentare completă privind cererile de informații. În această procedură se folosesc metode specifice de reprezentare a obiectelor. La proiectarea bazelor de date trebuie să funcționeze o comunicare efectivă între cel care proiectează baza de date și cei care o implementează, cei care o utilizează, pentru a găsi și a valida soluțiile alese la proiectare. De cele mai multe ori, folosirea schemelor este mai sugestivă decât folosirea unor texte explicative.

Proiectarea urmărește obținerea unor baze de date care să întrunească următoarele calități:

Flexibilitatea: facilități de adăugare de componente care să reflecte cereri noi de informații, să îmbunătățească performanțele sau să adapteze datele pentru eventualele schimbări din lumea reală.

Simplitatea: ușurința înțelegerii structurilor chiar de către utilizatori fără o pregătire specială.

Consistența: informațiile corespunzătoare obiectelor cu care se lucrează în baza de date (nume, definire, relații, documentare), să nu conțină contradicții.

Distribuire: informațiile să poată fi utilizate de aplicații multiple și să poată fi accesate de mai mulți utilizatori, aflați în diferite locuri, utilizând medii de calcul diverse și acoperind un număr mare de cereri posibile.

Criteriile de clasificare pentru determinarea modelului logic de date optim corespunzător unei baze de date sunt:

Validarea structurală: reflectarea consistentă a modului de utilizare a informațiilor în lumea reală.

Neredondanță: eliminarea pe cât posibil a reprezentării de mai multe ori a aceleiași informații sau a informațiilor ce se pot deduce logic din altele.

Extensibilitate: posibilitatea de a dezvolta noi componente cu efecte minime asupra bazei de date existente.

Integritate: consistența în modul de utilizare și întreținere ale valorilor din informații.

Corectitudine: reprezentarea cât mai fidelă în baza de date a modului obișnuit de lucru cu datele în sistemul real.

2.3 Arhitectura unei baze de date

Pentru asigurarea independentei logice si fizice a datelor majoritatea arhitecturilor de SBGD sunt compuse din cel putin 3 nivele si anume:

nivelul intern (baza de date fizica) – baza de date este definita ca fiind o colectie de fisiere,care contine datele din cadrul bazei de date,careia i se adauga un set de programe si alte structuri auziliare,care interactioneaza cu sistemul de operare pentru a imbunatatii managementul bazei de date.

nivelul conceptual – reprezinta nivelul imediat superior celui fizic,datele sunt privite prin prisma semanticii lor,respectiv continututlui si relatiilor cu alte date.La nivelul acesta structura bazei de date este concretizata in schema interna,apare independenta fata de caile de acces,utilizatorul nu trebuie sa se preocupe de oranizarea si modul de acces la date la nivel fizic.Obiectivul principal fiind modelarea realitatii existente prin descrierea si definirea unitatilor logice cu care se lucreaza si a legaturilor dintre ele.Administratorul bazei de date fiind cel care descrie aceasta schema,deoarece este singurul care cunoaste si manipuleaza schema conceptuala a bazei de date.Nivelul conceptual este definit cu ajutorul schemei entitate-relaie sau obiect-entitate-relatie.Entitatile sunt concepte cu care utilizatorii opereaza si prin care acestia isi modeleaza aplicatiile.Fiecare entitate are una sau mai multe atribute.Constrangerile sunt proprietati ale datelor si fac referire la restrictii in ceea ce privesc legaturile dintre entitati.Aceste constrangeri sunt verificate in cadrul oricarei operatii de actualizare a datelor din baza de date sau de incarcare a acesteia cu date pentru a asigura integritatea bazei de date.Prin urmare,orice schimbare a suportului magnetic sau modificare in structura de memorare a datelor nu va modifica nivelul conceptual ci va afecta doar interfata dintre nivelul fizic si cel conceptual.Imunitatea aplicatiilor fata de structura fizica de memorare a datelor reprezinta rezultatul imediat al independentei fizice a datelor.La acest nivel structura bazei de date este concretizata in schema conceptuala.

nivelul extern (vederile utilizatorilor) – acesta poate sa includa unitati logice care nu apar la nivel conceptual si care nu au corespondent direct in baza de date fizica,de asemenea includ o parte din unitatile logice descrise la nivel conceptual.Deci,nivelul extern este derivat din nivelul conceptual si reprezinta ceea ce vede utilizatorul din baza de date.In functie de cerintele informationale ale utilizatorului,fiecaruia ii va corespunde un model extern propriu.

Unitatile logice virtuale,imagini sau vederi reprezinta unitatile logice folosite la nivel extern si formeaza o baza de date virtuala.Aceste vederi pot fi obtinute in una din cele 2 modalitati:

a) combinand 2 sau mai multe unitati logice reale;

b) modificand unele unitati logice reale.

Printre altele,vederile asigura urmatoarele 3 functii un cadrul unei baze de date:

a) securitatea bazei de date;

b) definirea modului de acces la date;

c)ofera utilizatorului o viziune personalizata si simplificata asupra bazei de date.

Prin nivelul extern este realizata independenta logica a datelor din baza de date.

Interfata dintre utilizator si SGBD poate fi realizata in mai multe moduri,dintre care:

– prin comezi speciale specifice SGBD-urilor, in afara limbajelor traditionale,utilizate autonom,in cazul SGBD-urilor autonome;

– printr-un mecanism de apel (cuvant cheie urmat eventual de parametrii) inserat in programele scrise intr-un limaj traditional.

2.4 Securitatea datelor

Problema securitatii bazelor de date se pune mai ales atunci cand acestea au caracter public,adica trebuie sa fi accesibile mai mutor utilizatori sau cand se doreste restrictionarea accesului la baza de date.In cazurile acestea,este necesar controlul accesului utilizatorilor la obiectele bazei de date(interogari,formulare,tabele etc.) in ceea ce priveste posibilitatea de a adauga,consulta,modifica date sau obiecte ale bazei de date.

Controlul accesului utilizatorilor la baza de date poate fi facut prin urmatoarele metode:

Codificarea bazei de date (Encrypt);

Configurarea unei parole de acces la deschderea bazei de date(Database Password);

Separarea bazei de date in fisiere diferite(Database Slitter);

Configurarea sistemului de grupuri de lucru cu acces controlat (Workgroup Accounts).

Optiunile mentionate mai sus pot fi configurate din meniul Tools.

Separarea bazei de date in fisiere diferite(Database Slitter)

Aceasta metoda este un instrument util pentru a proteja intragistrarile continute in tabelele bazei de date,atunci cand baza de date este publica.Fisierul de tip .mdb care in mod obisnuit contine tabele cu inregistrari si alte obiecte necesare administrarii (rapoarte,interogari,formulare),va fi impartit in 2 fisiere,unul va contine formulare,interogari,rapoarte iar celalalt va contine tabele cu inregistrari.Fisierul cu tabele va avea acces restrictionat,iar celalalt fisier va fi gestionat fara restrictii de catre utilizatori.

Aceasta metoda este utila atunci cand accesul la informatii se face prin intermediul unei retele.

Configurarea unei parole de acces la deschderea bazei de date(Database Password)

Este cea mai simpla metoda de protective a unui fisier in care este creata o baza de date.Vizualizarea obiectelor si deschiderea fisierului sunt protejate de o parola data de utilizator.

Configurarea sistemului de grupuri de lucru cu acces controlat (Workgroup Accounts)

Sistemul se bazeaza pe crearea de grupuri de utilizatori carora le vor fi atribuite conturi de utilizator,fiecare avand protectie asigurata de o parola.Sunt 2 grupuri implicite:Users si Admins.

Grupul admin este rezervat celor care proiecteaza si intretin baza de date,avand drepturi nelimitate.

Drepturile Grupului Users sunt stabilite,limitate de catre administrator.Prin aceasta metoda se asigura controlul accesului la intregul sistem.

Codificarea bazei de date (Encrypt)

Codificarea unei bazei de date asigura un nivel minim de protectie,in cazul operarii in retea de calculatoare.Accesul la baza de date criptata este posibil in limitele stabilite de Workgrup administrator,daca au fost configurate

2.5 Niveluri si modele de reprezentare a datelor in bazele de date

Nivelul conceptual face referire la programatorii care obtin datele de la specialistii implicati in domeniul respectiv sau care cunosc datele referitoare la problema studiata.

Nivelul aplicatie reprezintă designul bazei de date, modul în care datele vor fi organizate în vederea utilizării și prelucrării. Tot nivelul acesta realizează și operațiile de acces secvențial la informațiile conținute de baza de date. Astfel, un utilizator va avea acces numai la anumite date, existând situații când accesul îi este interzis, sau permis numai pe bază de parolă. De asemenea, la acest nivel informația poate fi prezentată sub diferite forme, pentru a se face o individualizare, sau o distincție.

Nivelul logic – modul în care sunt organizate datele din punct de vedere logic.

Nivelul intern(fizic) în cadrul căruia prelucreaza si utilizeaza informațiile din schema conceptuală, în funcție de sistemul de gestiune al bazei de date. Ca sistem de gestiune al bazei de date putem folosi:DB2, Oracle, Access.Sistemul de gestiune al bazei de date este răspunzător de stocarea si prelucrarea datelor, de asigurarea securității informațiilor, asigurarea accesului concurențial (astfel încât baza de date să fie utilizată în rețea de mai multe persoane în același timp).

Principalelec clase de modele utilizate in gestiunea bazelor de date sunt urmatoarele:

modelul ierarhic: este de tip arbore, în care nivelul cel mai de sus se numește rădăcină, care poate avea oricât de mulți descendenți. Relațiile dintre date sunt de tip părinte-copil. Acest model este cel mai puțin folosit în realizarea nivelului logic.

modelul rețea: este asemănător modelului ierarhic, cu diferența că un copil poate avea mai mulți părinți. Acest model poate prelucra date complexe, dar a carui structură este destul de complicată. Este puțin folosit în gestionarea bazelor de date.

modelul relațional: este modelul cu cea mai largă răspândire, fiind ușor de utilizat și având o flexibilitate deosebită, care face ca manipularea datelor să se facă ușor, fără a altera integritatea datelor existente. Datele sunt stocate în tabele, tabelele fiind formate din înregistrări, acestea fiind la rândul lor formate din câmpuri. Între tabele se pot realiza legături, care ușurează cu mult operațiile de prelucrare a informațiilor. Sistemele de gestiune a bazelor de date care folosesc modelul relațional sunt Oracle, Access, Iformix etc.

modelul orientat pe obiect: reprezinta cel mai nou model folosit de sistemele de gestiune al bazelor de date. Acesta a apărut ca urmare a diversificării tipului de informații care trebuie gestionate de către bazele de date(simulatoare, hărți,programe orientate pe obiect, programe dinamice,animație etc.).

2.6 Modelarea logica a datelor

Modelul entitate-relatie este utilizat frecvent pentru definirea bazelor de date.

Entitatea reprezinta un lucru ce este unic identificabil,nu poate fi definit formal,este o notiune primara.Exista entitati obisnuite si entitati speciale(care depend de existenta altor entitati)