Societatea Informationala Si Informatia Digitala

INTRODUCERE

1. Societatea informațională și informația digitală

Ce este societatea informațională?

Societatea informațională presupune utilizarea intensivă a informației în toate sferele activității și existenței umane, cu impact economico-social semnificativ. Noile tehnologii informaționale sunt utilizate atât la nivel individual, cât și în cadrul organizațiilor cu o flexibilitate ridicată, rezultată din independența activității umane în raport cu spațiul și timpul. De aceea, o implementare corectă a societății informaționale presupune convergența a trei factori cheie: tehnologia informației, tehnologia comunicaților și producția de multimedia.

Efecte:

Dezvoltarea rapidă a tehnologiei informației în ultimii ani a avut un impact crescând asupra societății și a economiei globale, aducând în prim plan schimbări fundamentale ale modelelor de producție și distribuție, condițiilor comerciale, ocupării forței de muncă și vieții cotidiene.

Premisele trecerii la societatea informațională sunt dictate de dinamica foarte puternică a noii economii, în care tehnologiile digitale fac tot mai facile și mai ieftine accesarea, procesarea, stocarea și transmiterea informaților. Acest volum imens de informații disponibile creează oportunități de exploatare a lor prin crearea de noi produse și servicii, prin dezvoltarea de noi activități și sporirea numărului de locuri de muncă.

Noua economie, specifică societății informaționale, transformă informația digitală în valoare economică și socială, creând noi industrii, modificându-le pe cele existente și afectând profund viața tuturor cetățenilor.

Noile tehnologii conduc deci la creștere economică și la creare de locuri de muncă (companiile legate de Internet totalizează astăzi peste 6 milioane de locuri de muncă directe, fără a ține cont de efectele considerabile ale angajării indirecte)

Dezvoltarea tehnologiilor digitale, în contextul muncii flexibile, al piețelor de capital și al reducerii impedimentelor de ordin legislativ în calea concurenței, conduce la creșterea productivității și oferă posibilitatea unei dezvoltări economice de lungă durată, puternică și neinflaționistă. De asemenea, această dezvoltare economică trebuie armonizată cu promovarea moștenirii culturale, îmbinând cultura digitală cu avantajele telecomunicațiilor.

O alta caracteristică a societății informaționale se referă la schimbarea naturii muncii și a organizațiilor. Obiectul muncii nu mai este de mult dependent doar de un anumit domeniu, munca fiind totodată și informație. Apare astfel necesitatea desfășurării de activități cum sunt colectarea, prelucrarea, memorarea, alterarea, crearea și schimbul de informație.

Premisele trecerii la societatea informaționala rezidă și în caracteristicile acesteia, care sunt exprimate din mai multe puncte de vedere:

– din punct de vedere politic, societatea informațională este una democratică;

– din punct de vedere administrativ, oferă posibilități de dezvoltare pentru afaceri și administrație publică;

– din punct de vedere social, oferă populației acces facil la educație prin dezvoltarea infrastructurii informaționale și de comunicații;

– din punct de vedere juridic, modifică natura muncii, creând condiții pentru desfășurarea activităților specifice erei informaționale;

– din punct de vedere economic, determină creșterea potențialului de afaceri și a productivității muncii;

– din punct de vedere cultural, este o societate bazată pe cunoaștere, asigurând consacrarea valorilor umane (tradiție, religie, relații interumane etc.);

– din punct de vedere individual, permite valorificarea inteligenței cu investiții mici.

Individul în societatea informațională

Tehnologia informației a afectat starea sociala actuală astfel încât a deschis accesul la informație chiar și pentru populația din zonele izolate sau populația care nu avea posibilitatea fizică de acces ușor la informație.

Societatea informațională oferă individului posibilitatea de a recepționa informații din diverse domenii și de a se angaja în dezbateri.

Individul își poate asuma responsabilități democratice în ceea ce se numește democrație cibernetică. El poate adresa întrebări, poate trage la răspundere și își poate exprima părerea mult mai facil și mai liber decât o putea face până acum. Ideea reînnoirii sporirii responsabilității democratice individuale și a împuternicirii a dat rezultate în numeroase ocazii, de-a lungul evoluției comunicării: când a fost inventată tiparnița, când s-au introdus ziarele, radioul și televiziunea; când a fost prezentat videotextul și când Internetul a fost făcut public. Noile tehnologii au deschis porțile formulării de noi idei și de exprimare a opiniilor personale.

Tehnologia informației permite oamenilor folosirea de noi “canale” pentru a se angaja în interacțiuni sociale, care nu înlocuiesc totuși comunicarea directă, ci o completează, astfel încât contactele din diferitele colțuri ale lumii sunt mai ușoare și mai rapide. Împărtășirea informațiilor naște comunități și grupuri de discuții dincolo de bariere fizice, de diferențe culturale ori de altă natură.

Principalele probleme de rezolvat se referă la:

• legislația muncii;

• drepturile de autor;

• creșterea nivelului de cunoștințe al populației;

• dezvoltarea infrastructurii informaționale;

• problema intimității;

• atenuarea impactului asupra dispersării geografice și a transportului forței de muncă;

Agenda digitală 2020

,,Obiectivul general al Agendei digitale este de a aduce beneficii economice și sociale durabile datorită unei piețe unice digitale bazate pe internetul rapid și ultrarapid și pe aplicațiile interoperabile”

Agenda digitală pentru Europa este una dintre cele șapte inițiative-pilot ale Strategiei Europa 2020 și are ca scop definirea rolului motor esențial pe care utilizarea tehnologiei informației și comunicațiilor (TIC) va trebui să-l joace în realizarea obiectivelor Europei pentru 2020.

Obiectivul acestei Agende este trasarea unui parcurs în scopul de a exploata la maximum potențialul social și economic al TIC, în special al internetului, care reprezintă un suport vital al activităților economice și sociale, fie că e vorba de afaceri, muncă, joacă, de a comunica sau a ne exprima liber.

,,Europenii nu vor adopta o tehnologie în care nu au încredere. Utilizatorii trebuie să se simtă confortabil și în siguranță când se conectează online. La fel ca și în lumea materială, criminalitatea cibernetică nu poate fi tolerată. De altfel, unele din serviciile online cel mai inovatoare și mai avansate – cum ar fi operațiunile bancare electronice (eBanking) și serviciile de sănătate online (eHealth) – pur și simplu nu ar exista dacă noile tehnologii nu ar fi în totalitate fiabile”.

Economia viitorului va fi o economie a cunoașterii, bazată pe rețele, având în centrul său internetul. Europa are nevoie de acces la un internet rapid, la un preț competitiv, disponibil pe scară largă. Strategia subliniat importanța implementării benzii largi pentru promovarea incluziunii sociale și a competitivității în UE.

Succesul Agendei digitale necesită executarea cu minuțiozitate a acțiunilor cuprinzătoare prevăzute în conformitate cu structura de guvernanță Europa 2020. Și așa cum se arată în fig. 1.1, ciclul agendei digitale nu este unul simplu.

Fig. 1. 1 Ciclul guvernanței Agendei digitale europene

2. MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Documentele dețin, în mediile de activitate al firmelor controlul și distribuirea documentelor esențiale. Au devenit din ce în ce mai importante și, în mod similar, necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit categorică.

Referitor la pierderea unui document critic, puține companii au identificat valoarea reală a unui astfel de eveniment neplăcut, însă majoritatea s-au confruntat cu el. Fenomenul este unul curent și inerent lucrului cu documentele fizice, dar poate fi eliminat cu ajutorul soluțiilor de document management, ale căror beneficii nu se rezumă doar la stoparea pierderii documentelor, ci pot contribui esențial la creșterea eficienței companiilor.

Se spune că, anual, o companie pierde, în medie, între 3 și 8% din documentele fizice cu care lucrează, iar pierderile de documente reprezintă 40-60% din timpul de lucru al angajaților, 20-45% din costurile cu salariile și între 12 și 15% din totalul cifrei de afaceri. Aceste date pot fi probate practic în majoritatea organizațiilor din întreaga lume. Până când nu se întâmplă un incident major, care să oblige luarea unor măsuri , foarte puține companii, își pun problema reală a gestionării eficiente a documentelor. Omiterea continuă a problemei menționate nu afectează, doar eficiența angajaților și randamentul întregii companii, ci și imaginea acesteia. Pagubele pot fi ireparabile, dacă un client nemulțumit tinde să-și împărtășească experiența neplăcută la cel puțin alte 5-6 persoane, imaginea respectivei companii riscă să se degradeze extrem de rapid.

Soluții pentru a preîntîmpina astfel de situații și pentru a scădea pierderile există mai multe companii care sunt interesate să adopte un sistem de management al documentelor și o arhivă electronică.

2.1 Definirea noțiunii de management al documentelor

Managementul documentelor este tehnologia care a pus accent pe capacitatea unui sistem de fișiere computerizate ceea ce pune la dispoziție utilizatorilor posibilitatea să descrie documentele, stocate în fișiere.

Aceste sistemele permit utilizatorilor să stocheze, retragă și să utilizeze aceste documente mai ușor .

,,Documentul se caracterizează ca un pachet de date structurate în scopuri informaționale. Documentul deveine necesar, indiferent dacă este pe suport de hârtie sau componentă digitală”.,, Un document este o colecție de indicatori și reguli care pot angaja simultan un număr de componente informatice diferite și acțiuni. Acesta devine o resursă dinamică și poate fi orientat pro-activ către organizație, aducând integritate procedurală și informatică unei afaceri.”

Din păcate, în România, renunțarea definitivă la arhiva fizică este un lucru imposibil, cauzele fiind multiple. Un aspect este cel al costurilor: înființarea unei arhive digitale, care să înlocuiască total arhiva fizică și să respecte prevederile Legii arhivării documentelor în formă electronică (Legea nr. 135/15.05.2007) și normele tehnice și metodologice aferente, ar înregistra pentru o companie asumarea unor costuri considerabile a căror rată de recuperare ar fi extrem de lentă.

Demersurile de a impune acest model datează de aproape un deceniu, mai sunt de făcut numeroase eforturi și etape de parcurs până când se va putea obține un rezultat la nivel national. Mari companii locale au ales să adopte soluția mixtă, respectiv dublarea arhivei fizice clasice cu una digitală, alimentată de un sistem informatic de management al documentelor.

Un exemplu în acest sens este analiza efectuată de firma Gartner . Astfel, conform Gartner, doar 1% din documentele arhivate de o companie într-o arhivă fizică sunt consultate frecvent, restul fiind accesate cu o frecvență redusă. cu o arhivă. Desigur, există soluția multiplicării, însă aceasta înseamnă timp pierdut și costuri suplimentare implicite (printare/fotocopiere, expediere și, posibil, din nou, costuri de arhivare).

În cazul arhivării digitale, toate aceste probleme dispar – un document electronic poate fi partajat cu ușurință între diverși utilizatori, prin intermediul internetului. Alt aspect sensibil este cel al securității accesării informației. Un sistem de Document Management corect aplicat reduce riscul scurgerilor de informații critice pentru o companie. Sistemul poate fi astfel întocmit încât să permită un număr limitat de operațiuni per utilizator (citire, modificare, editare, publicare etc.), să supravegheze exact persoanele care accesează anumite documente cu regim special, să prevină și să blocheze accesarea acestora de către persoanele neautorizate, să semnaleze tentativele repetate ale acestora etc.

Pe de altă parte, un sistem de document management conține elemente de automatizare incluse în workflow-uri, care pot fi desenate și configurate astfel încât să răspundă optim necesităților de business, crescând eficiența angajaților și reducând sensibil riscul erorilor umane.

Prin intermediul unui astfel de sistem, o companie cu mai multe filiale pe plan național poate beneficia de o arhivă unică, care poate fi accesată rapid, indiferent de locație. În plus, prin metodele specifice de indexare a documentelor (se creează un sistem de clasificare pe bază de metadate) se reduce considerabil timpul de căutare și identificare a documentelor.

Pe de altă parte, o arhivă digitală și o soluție de Document Management corect implementată pot constitui baza creării unui sistem de lucru colaborativ eficient, ceea ce, în condițiile creșterii rapide a gradului de mobilitate al angajaților.

Mai există un aspect important care trebuie luat în calcul și anume că 93% din totalul informației răspândite în cadrul unei companii este în format electronic și provine din alte surse decât format fizic digital. 70% din această informație nu este niciodată imprimată pe suport de hârtie, iar 80% din informațiile care circulă în cadrul unei organizații sunt informații nestructurate, care se găsesc în baze de date, formulare, rapoarte etc.

Pe de o parte, pentru a face respectiva informație cât mai rapid accesibilă pentru business, iar pe de alta pentru a răspunde nevoilor de conformitate cu reglementările și cerințele legislative specifice, din ce în ce mai numeroase și mai imperative. La acestea se adaugă și nevoia eliminării riscurilor de securitate, inerente oricărui tip de comunicare electronică.

Necesitatea unui acces sigur la documente a devenit un imperativ. Sistemele de Management al Documentelor asigură gestiunea automată a documentelor în format electronic, precum și administrarea fluxurilor de lucru cu astfel de documente.

O bună parte din sistemele ERP au încorporate componente/aplicații de management documente. Soluțiile în acest domeniu se circumscriu domeniului Enterprise Content Management (ECM).

2.2. Conceptul de Sistem de Management al Documentelor

Conceptul de Sistem de Management al Documentelor poate fi asimilat unui proces de administrare a documentelor unei organizații, prin conversia și stocarea tuturor documentelor, emise în unitate sau intrate din exterior, în format electronic și gestionarea acestora sub această formă, de la momentul creării/intrării până la arhivarea sau distrugerea lor.

Un astfel de proces este dependent de aplicații și instrumente software care asigură gestiunea automată a fișierelor ce conțin imaginea documentelor, care realizează legături între documente, asigură posibilitatea unui mod de lucru partajat/colaborativ cu aceste documente ori arhivarea automată a acestora, în arhive electronice.

De asemenea, procesul are integrat un sistem de mesagerie electronică care permite realizarea fluxurilor de lucru și schimbului de informații/documente între angajații organizației ori cu exteriorul.

Sistemele de management al documentelor sunt pachete software realizate pentru a ajuta organizații de orice tip în managementul documentelor stocate în forma electronică precum și de a realiza trecerea de la documente și organizarea de documente (dosare, bibliorafturi) din forma tradițională pe hârtie in forma electronică. Ele sunt si un mijloc prin care se gestionează foarte eficient proprietatea intelectuală a organizației, chiar business-ul ei, în documentele organizației răspândite în diverse rețele, pe diverse stații de lucru, servere, unele pe hârtie, altele în diferite conturi de mail, în filiale ale organizației, etc.

Aceste sisteme gestionează întregul ciclu de viață al unui document, de la crearea sa, multiplele sale versiuni realizate în maniera multi-user, stocarea tuturor versiunilor precum și realizarea și stocarea fluxului acestui document în cadrul organizației, repartizarea la utilizatori, birouri, filiale sau entități externe organizației.

Un modul important al unui astfel de sistem este modulul de registratură electronică, modul prin care se realizează înregistrarea electronică pe registrele organizației a tuturor documentelor la intrare sau ieșire, precum și a documentelor interne supuse regulamentului de înregistrare pe registre.

Un sistem modern de management al documentelor constă în stocarea, clasificarea și retragerea documentelor, informațiilor, graficelor și a documentelor imagine (scanate) prin mijloace electronice. Fiecare document primește un număr de înregistrare de tip index care cuprinde informații cum ar fi autorul,descrierea documentului, data creării și tipul aplicației utilizate. Aceste documente sunt în general proiectate pentru a fi arhivate pe discuri optice mai puțin costisitoare, care sunt disponibile în vederea accesării ulterioare.

Documentele moderne electronice pot conține informații multimedia, inclusiv elemente grafice, clipuri audio și clipuri video, fiind numite documente compuse.

Cu ajutorul sistemelor de management al documentelor, documentele fizice pot fi scanate, indexate și stocate pe computere pentru un acces rapid. Documentele imagine și cele arhivate pot fi retrase în câteva secunde. Recunoașterea caracterului optic este utilizată pentru a „citi” documentele și pentru a ale transforma în fișiere text computerizate. Odată stocat, documentul poate fi duplicat la infinit. Suplimentar, secțiuni ale documentului pot fi tăiate și transpuse în alte documente.

Un sistem de management al documentelor devine esențial deoarece utilizatorii unei rețele încep să profite de avantajele acestei tehnologii.

Un sistem de management al documentelor poate ajuta o firmă în următoarele activități:

Să administreze documente distribuite și stocate în repertorii din cadrul firmei.

Să furnizeze servicii cum ar fi stocarea, urmărirea, modificarea, indexarea și căutarea documentelor.

Să administreze revizii ale documentelor și „încercări de audit” pentru a determina locul în care s-a aflat un document.

Să pună la dispoziție informații atât în interiorul cât și în exteriorul firmei.

Să faciliteze accesul la orice tip de documente prin intermediul rețelelor guvernamentale și al Internetului.

Să efectueze imagini ale documentului și procesarea formularelor.

Să ofere un flux de activitate și tehnologie de grup pentru un management al documentelor orientat spre tranzacții și colaborare.

Astfel, firmele pot, prin intermediul sistemelor de management al documentelor, să administreze electronic toate tipurile de documente de-a lungul întregului ciclu de viață al acestora, indiferent de format. Procesul include preluarea și producerea de documente pe suport de hârtie, electronice sau transmise prin fax, precum și urmărirea, arhivarea și retragerea documentelor și procesele fluxului de activitate.

Sistemul ar trebui să integreze managementul documentelor, procesarea acestora și fluxul de activitate într-un singur sistem. De exemplu, un document pe hârtie poate fi scanat și integrat în mesaje e-mail, documente imagine și text. Cu alte cuvine, sistemul ar trebui să fie dotat cu dispozitive de scanare de grup și de birou pentru transformarea documentelor pe hârtie în fișiere digitale care pot fi editate, stocate, transmise și retrase de utilizatori multipli din rețeaua firmei.

Sisteme de gestiune a documentelor, reprezintă un set de programe folosite pentru a urmări și a stoca documente electronice și/ sau imagini.

Sistemele de Document management oferă facilitați de stocare, metadate, securitate avansată, indexare, căutare si afișare documente.

metadatele sunt stocate pentru fiecare document în parte.

Acestea pot fi, de exemplu, data la care documentul a fost introdus în sistem și utilizatorul care a realizat aceasta operațiune.

Sistemul poate de asemeni să extragă date din documente în diferite moduri: OCR (recunoaștere optică a caracterelor), ICR (recunoaștere inteligentă a caracterelor), BCR (recunoaștere coduri de bare), patch code (coduri de separare), batch code (coduri de lot documente), legătura bază de date externă, extragerea textului din documente electronice.

Extragerea de metadate (a întregului text disponibil în documente) favorizează modalitatea de căutare „full text”. Textul extras din document poate fi stocat ca si metadată sau stocat împreună cu imaginea sa, sau separat, ca resursă folosibilă în timpul căutarii într-o colecție de documente.

integrabilitatea este capacitatea sistemelor de document management de a

face parte din alte aplicații și de a funcționa în cadrul acestora ca un modul, astfel încât utilizatorii să aibă percepția unui sistem unitar.

Aceștia pot vizualiza documente direct din repository-ul (un loc unde documentele sunt depozitate sau păstrate pentru siguranța) sistemului de management document, pot face schimbări, salva ca și nouă versiune fără a părăsi aplicația folosită și a o deschide pe cea de Document Management System.

Integrarea sistemelor este disponibilă în general pentru suita de tip "Office", "e-mail" si "colaborativ". Se face folosind standarde deschise de genul ODMA, LDAP, WebDAV și SOAP pentru a permite integrarea ulterioară cu alte aplicații.

capturarea de date este procesul prin care se obțin date electronice din date existente în format fizic, prin scanarea documentelor, aplicarea de metode automate sau semi-automate de extragere a datelor (OCR, ICR, indexare).

indexarea este operația prin care documentelor le sunt atribuite un set de date unic de identificare. În general aceste date sunt introduse de operatori sau preluate din baza de date și reprezintă criterii de clasificare a documentelor.

Indexarea este o operație realizată pentru a simplifica operațiunea de căutare și vizualizare a datelor. De aceea, o importanța critică o are crearea unei topologii de indecși.

stocarea documentelor implică și gestiunea lor și a ciclului de viață al acestora: cum sunt clasificate, unde sunt stocate, pentru cât timp, unde vor fi mutate, dacă vor fi distruse (șterse) și ce timp de viața au.

vizualizarea documentelor într-un context electronic poate fi o problemă.

Vizualizarea unui singur document după un criteriu unic este o operație simplă, dar devine complicată dacă utilizatorul caută documente folosind mai multe criterii, de căutare parțială, fraze care pot apărea în context și expresii booleene.

Aceste operații se realizează folosind o structură de indecși implementată intern pe bază de date și utilizează, de asemeni, cât mai mult resursele de optimizare existente în sistemul de gestiune al bazei de date.

securitatea este vitală în cele mai multe sisteme de management document.

Aceste sisteme corespund unor standarde înalte de securitate, sunt integrabile cu soluții de semnătură digitala și soluții de criptare a datelor.

Unele sisteme au modul de gestiune a drepturilor date utilizatorilor, ce gestionează profile de utilizatori, roluri, drepturi de acces pe categorii de documente.

mediul de lucru colaborativ: implementarea facilitații de "check in" – "check out" (luare document in editare) aduce Document Management System către mediul de lucru colaborativ, astfel un document luat în editare de un utilizator, va fi disponibil spre citire pentru ceilalți utilizatori până când utilizatorul activ va debloca documentul.

versionarea documentelor este un proces ce permite utilizatorilor să vizualizeze și să restaureze versiuni anterioare ale documentelor (acest lucru se face tot datorită procesului de "check in" – "check out").

Experții în managementul documentelor estimează că, în zilele noastre, un procent de aproximativ 90% din informațiile unei organizații  îl reprezintă documentele pe suport de hârtie sau o alta formă de informație nestructurată.

Mai mult, tehnologiile de Management al Documentelor disponibile astăzi necesită puține sau nici-o schimbare organizațională oferind în același timp beneficii uimitoare. De aceea, soluțiile de Document Management și Document Imaging au devenit necesități pentru organizații de orice mărime.

Dacă avem în vedere conducerea unei afaceri, există de obicei un cost necunoscut de exploatare și menținere a unui sistem de evidența a documentelor pe suport de hârtie. Gestionarea unui asemenea volum de documente este, pentru majoritatea, consumatoare de importante resurse (timp, oameni, spațiu), consum ce erodează chiar fundamentele afacerii.

Un exemplu în acest sens îl reprezintă studiul făcut de PricewaterhouseCoopers privind timpul și banii cheltuiți pe hârtie într-o organizație tipică a zilelor noastre:

Dintre toate hârtiile manipulate în fiecare zi într-un birou obișnuit,  90% sunt pur și simplu amestecate.

Un document este, în medie, copiat de 19 ori.

Companiile cheltuiesc 20 de dolari pentru a îndosaria un document, 120 dolari pentru a găsi un document greșit îndosariat și 220 dolari pentru a reproduce un document pierdut.

7,5% dintre documente se pierd, iar 3% din restul se îndosariază greșit.

Profesioniștii își petrec 5-15% din timp lecturând informația și până la 50% din timpul lor căutând-o.

Există peste 4 bilioane de documente pe suport de hârtie numai în SUA – cu o rata de creștere de 22% pe an.

În cazul firmelor românești, un scenariu în acest sens poate fi:

O organizație generează sau primește 50 de documente importante pe suport de hârtie pe zi, care trebuie să fie îndosariate.

50 Documente x 6 minute pentru fiecare document = 300 minute de îndosariere pe zi.

300 de minute pe zi = 5 ore de angajat  pe zi.

5 ore/zi de angajat x 20 lei/h (brut) = 100 lei/zi.

100lei/zi x 250 de zile lucrătoare pe an = 25000 lei/an.

Daca o organizație generează aceste volume de documente, costurile asociate sunt exacte și exemplul prezentat este un excelent instrument pentru a arăta modul în care societățile pot economisi timp și bani prin implementarea unui sistem de management al documentelor (Document Management).

De exemplu, un IMM tipic poate primi sau genera doar 20  documente importante pe suport de hârtie pe  zi care trebuie să fie îndosariate. Folosind exemplul de mai sus, și  aceeași formulă de calcul, îndosarierea a 20 de documente/zi  intr-un sistem bazat pe suport de hârtie va costa până la 10000 lei pe an. Și acest calcul se referă doar la “costul de timp” al unui sistem bazat pe suport de hârtie – existând multe alte costuri ascunse asociate unui astfel de sistem: cheltuieli de arhivare într-o alta locație, spațiul de birou consumat, materiale de îndosariere și de distribuție, inclusiv cheltuielile corespondență.

Mai mult, în analiza de mai sus nu se ia in considerare faptul că, în sistemele bazate pe hârtie, nu toate documentele pot fi găsite. Fie că cineva a rătăcit un document sau acesta este așezat pe biroul altcuiva, documentele pierdute sau rătăcite costă organizațiile timp și bani. Deci, care este media documentelor pierdute sau rătăcite?

Potrivit aceluiași studiu realizat de PricewaterhouseCoopers, “7,5%  din totalul documentelor se pierd, iar 3% din cele ramase sunt rătăcite.” Acest lucru înseamnă că, în medie, aproximativ 1 din 10 documente nu pot fi recuperate atât de rapid pe cât ar trebui și aceasta în cazul în care sunt recuperate. Ducând raționamentul mai departe, documentele pe suport de hârtie se pot regăsi într-un singur loc la un moment dat. Prin urmare, documentele sunt de obicei copiate și reîndosariate, ambele activități costând organizațiile o cantitate semnificativă de bani.

În concluzie, un sistem de management electronic al documentelor este caracterizat de următoarele operațiuni sau funcții:

Achiziție Documente/ Date:

Se face prin adăugare directă (upload) sau prin scanarea documentelor de pe suport de hârtie. Programe de recunoașterea optică a caracterelor (OCR) sunt utilizate pentru a extrage metadate, pentru a automatiza indexarea sau pentru a crea imagini de tip text.

Indexare Documente/ Date:

Documentelor electronice obținute în urma scanării, importării sau în urma producerii lor de către utilizator, li se atașează un nume unic de identificare și mai multe metadate după care acestea vor putea fi ușor regăsit. Indexarea există în special pentru a facilita regăsirea. Prin arhivare electronică se convertește informația nestructurată în informație ce poate fi accesată cu ușurință.

Stocare Documente/ Date:

Este folosită pentru a înmagazina fișiere active, pentru a ușura modificarea și căutarea acestora, dar și pentru a arhiva fișierele inactive.

Regăsire Documente/Date:

Reprezintă funcționalitatea de bază a oricărui sistem de management electronic al documentelor. În general această funcție se realizează prin specificarea unui identificator unic (o metadată), a unei părți dintr-un identificator sau, în sistemele mai complexe, prin căutarea unui termen în conținutul documentului. Căutarea întoarce o lista de documente care corespund criteriului de căutare specificat, listă din care utilizatorul își selectează documentul dorit.

Distribuție Documente/ Date:

Se realizează prin accesarea în mediul electronic al documentelor stocate într-un format needitabil.

Integrare:

Multe sisteme de management al documentelor sunt integrate cu alte aplicații, în special suita de programe Office sau clientul de e-mail. Astfel, utilizatorul poate achiziționa, produce sau deschide documentele stocate în sistemul de management al documentelor direct din aplicațiile cu care acesta este integrat, le poate modifica și salva, totul fără a închide sau deschide aplicațiile cu care lucrează.

Metadate:

Sunt specifice fiecărui document indexat și reprezintă “date despre date”. Sunt utilizate pentru a regăsi cu ușurință documentele indexate.

Există metadate extrase automat (tip document, data creării, cale etc.) și metadate extinse, stabilite de către utilizator.

Securitate:

Această funcție este vitală in multe aplicații de management electronic al documentelor. Securitatea poate fi implementată și modificată la un nivel granular, pe acțiune, document, utilizator, la nivel de administrator al sistemului, printr-un modul de administrare a drepturilor.

Workflow:

Se realizează prin automatizarea unor procese în cadrul sistemului de management electronic al documentelor. Pot exista workflow-uri ce se referă la modificarea automata a unor drepturi în funcție de anumite criterii prestabilite, la trimiterea automată de e-mailuri sau la crearea unor fluxuri de documente după anumite reguli.

Colaborare:

Este o funcție intrinsecă a oricărui sistem de management electronic al documentelor. Prin colaborare utilizatorii au posibilitatea de a vizualiza sau modifica un document, de a adăuga adnotări și de a modifica metadate in timp real, sistemul păstrând un istoric complet al versiunilor de documente si metadate.

Principiul de bază al colaborării este acela că accesul pe un document este blocat pentru utilizatori atâta timp cât respectivul document se află în proces de modificare de către un alt utilizator.

Controlul versiunilor:

Este acțiunea prin care orice modificare adusă unui document prin procesul de “check out/check in” este salvată într-o nouă versiune a documentului respectiv, păstrându-se astfel un istoric complet al versiunilor unui document. Pot exista sisteme care păstrează un istoric al versiunilor de metadate.

Auditarea:

Reprezintă procesul prin care se menține un audit detaliat al tuturor activităților din sistem. Crearea, vizualizarea, editarea, ștergerea documentelor, autentificarea în sistem, acțiunile administrative etc., sunt înregistrate automat în cadrul sistemelor de management al documentelor.

2.3. Necesitatea adoptării soluției de management al documentelor

Este necesară adoptarea soluției de management al documentelor în cazul în care în cursul activității o firmă întâmpină următoarele probleme

Când intervin întârzieri repetate din motive administrative

Dacă durează prea mult timp redactarea, completarea, ordonarea documentelor

Aceleași date trebuie scrise de două sau de mai multe ori de către persoane diferite

Regăsirea documentelor necesită prea mult timp

Sarcinile administrative sunt excesiv de împovărătoare

Lipsa resurselor necesare pentru a administra în timp util documentele

Dacă apar pierderi de informații

Dacă se dorește securizarea informațiilor firmei

Sancțiunile din partea conducerii firmei vizează ineficiența gestionării documentelor.

Având în vedere că importanța documentelor crește, devenind tot mai insistentă, administrarea acestora devine o activitate esențială, la nivel de organizație.

documentele neplanificate și neadministrate pot afecta comunicarea, pot goli resursele organizaționale și chiar pot afecta creșterea organizațională până în punctul în care organizația nu mai poate înainta. De aceea, managementul corespunzător al documentelor poate ajuta o organizație să atingă niveluri fără precedent în ceea ce privește controlul, inspecția și avantajul competitiv.

Organizațiile sunt în prezent forțate să își examineze nevoile și țelurile și să revizuiască tipul și natura informațiilor colectate și să stabilească o procedură de utilizare a documentelor.

Managementul documentelor oferă accesul rapid la versiunea corectă a unui document din cadrul organizației pentru a satisface cerințele de dezvoltare organizatorică ale acestui mediu bogat în informații.

Pe de altă parte, beneficiile managementului documentelor sunt :

Creșterea productivității. Prin intermediul unui web browser și al accesului client/server, informațiile esențiale pentru afaceri sunt disponibile instantaneu în cadrul întregii organizații.

Reducerea costurilor globale. Utilizând capacitatea de stocare electronică a datelor și cele de arhivare cuprinzătoare, costurile asociate cu chestiuni globale și legale legate de păstrarea documentelor pe format de hârtie sunt eliminate.

Acces uniform la informații. Indiferent de forma în care este arhivat documentul, informațiile esențiale pentru organizație sunt accesibile organizațiilor afiliate prin Internet și aplicații de tip portal.

Administrarea tuturor informațiilor. Toate tipurile de fișiere în grupuri logice și indexuri sunt combinate și deci capturate în cadrul unui repertoriu electronic central.

Procese de afaceri moderne. Documentele pot fi orientate prin procese de afaceri complexe, reducând erorile și economisind timp.

Acces rapid la informații. Bazele de date vaste sunt legate între ele prin etichetare automată, astfel încât utilizatorii pot localiza informațiile în doar câteva secunde.

Vizualizarea clară a informațiilor. Documentele sunt clarificate și scanate, astfel încât nu există întrebări cu privire la precizia datelor.

Management riscuri. Regulile de reținere a documentelor sunt aplicate la crearea documentului, astfel încât riscurile de litigii sunt reduse prin definirea regulilor de reținere automată a documentelor legale.

3. GESTIUNEA ELECTRONICĂ A DOCUMENTELOR

3.1 Istoricul gestiunii electronice a documentelor

Primele documente ale omenirii sunt reprezentate de inscripțiile de pe pereții peșterilor. Documentele din prezent sunt inscripții virtuale, electronice, criptate și transmise cu ajutorul computerelor, al serverelor, al Internetului, accesibile în câteva secunde de oriunde din lume.

Prima formă de gestiune a documentelor tradiționale au fost fișetele. Inventate in anul 1889, acestea s-au dovedit a fi utile în păstrarea și ordonarea documentelor. Odată cu trecerea timpului și înmulțirea numărului de documente folosite de companii, aceste fișete și-au pierdut utilitatea, ocupând prea mult spațiu în birouri.

Revoluția în gestiunea documentelor a fost facută, de apariția computerelor și a rețelelor locale.

Odată cu dezvoltarea și utilizarea computerelor  se dezvoltă și serverele, care au oferit posibilitatea salvării documentelor în format electronic.  Pentru a indeplini cât mai multe nevoi și pentru a mări spațiul virtual de stocare au aparut și mainframe-urile (mainframe – computere mari și scumpe folosite de instituții guvernamentale și companii mari pentru procesarea de date importante), al caror scop este centralizarea informațiilor și procesarea activității organizațiilor mari. 

Deși PC-ul și rețeaua locală au constituit schimbări decisive in lumea documentelor, acestea nu au fost suficiente intrucât nu ofereau posibilitatea organizării și protejării documentelor. A apărut astfel necesitatea dezvoltării aplicațiilor de gestiune electronică a documentelor. Aplicațiile de acest tip s-au modelat și perfecționat continuu pentru a satisface pe deplin necesitațile utilizatorilor.

Motoarele de căutare au fost integrate în aplicațiile de gestiune electronică a documentelor întocmai pentru a facilita accesul rapid la documente și informații.  

Scanner-ul a avut o contribuție foarte importantă în gestiunea documentelor în interiorul companiilor. Documentele primite de la clienți, facturi de furnizor, contracte au putut fi transformate in documente electronice.

Și totuși, toate aceste salturi tehnologice nu au fost îndeajuns. Internetul a dus la apariția serviciului de tipul Software as a Service. (SaaS)

Gestiunea documentelor prin tehnologia SaaS este o soluție simplă, care nu necesită investiții din partea companiilor care o adoptă. Serverele și componentele hardware sunt oferite de furnizorul serviciului, aplicația poate fi accesata în câteva secunde, iar documentele sunt protejate.

Dacă începutul Gestiunii Documentelor a rămas salvat pe pereții reci ai peșterilor, prezentul s-a ambiționat în a oferi flexibilitate, acces rapid, securitate a documentelor și costuri reduse.

3.2 Procesul de organizare si prelucrare a documentelor organizației

Deciziile importante cer schimbări importante iar o schimbare poate avea succes prin pași mărunți și atent planificați.

Fig. 3. 1 Ciclul de viață al unui document

O decizie de implementare a unei aplicații de management electronic al documentelor reprezintă un proces în care detaliile nu trebuie ignorate. Se pornește de la identificarea ciclului de viața al documentului. ( fig. 3.1)

Astfel, se au în vedere diferitele fluxuri ale documentelor, din momentul în care documentul intra în companie și până la arhivarea acestuia. (fig. 3.2) Întrucât schimbarea presupune implementarea unei aplicații software, trebuie avut în vedere și ceea ce oferă infrastructura tehnica a companiei.

Fig. 3. 2 Circulația documentelor într-o organizație

Planul de integrare a soft-ului în activitățile zilnice ale companiei este următorul element ce trebuie avut în vedere iar acesta presupune luarea in calcul a trei aspecte principale:

Aspectul funcțional. Pot fi investigate:   procesele din interior si modul lor de desfășurare    (cum ar fi workflow-ul unui document), structura organizațională de tip piramidă a întregii companii sau a diferitelor departamente.

Aspectul Tehnic. Inventariază sistemul tehnic existent (software, hardware) si cel necesar pentru implementarea aplicației, performanta tehnica si observații pentru viitor;

Aspectul Administrativ. Aici pot fi incluse așteptările privind programul de lansare al aplicației, testare, training, documentație, suport si întreținere.

Aplicațiile de gestiune electronică a documentelor s-au modelat si perfecționat continuu pentru a satisface pe deplin necesitățile utilizatorilor.

Internetul a dus la apariția serviciului de tipul Software as a Service. Gestiunea Documentelor prin tehnologia SaaS este o soluție simpla, care nu necesita investiții din partea companiilor care o adopta. Serverele si componentele hardware sunt oferite de furnizorul serviciului, aplicația poate fi accesata in câteva secunde, iar documentele sunt protejate.

Manipularea si gestionarea documentelor se întrepătrund cu activitatea zilnică din cadrul unei organizații. De la actele constitutive, la cele de natură financiară, juridică si până la corespondenta zilnica, toate trebuie gestionate într-un mod care să eficientizeze procesul de afaceri.

Fluxul tehnologic informatizat (fig. 3.3 ) are de asemenea o importanta in ceea ce privește managementul documentelor.

De exemplu: ,,Introducerea operațiunilor in valută la ghișeul de casă al unei bănci presupune elaborarea unei metodologii noi, stabilirea fluxului informațional pentru acest gen de activitate, alegerea unui suport informatic adecvat, pregătirea personalului.”

Fig. 3. 3 Modele de organizare a serviciului fluxului tehnologic

Implementarea unei soluții informatice care să realizeze acest proces s-a impus în ultima perioadă ca o soluție salvatoare.

Viteza de prelucrare a datelor, capacitățile mari de stocare disponibile pe piață, calitatea echipamentelor de scanare si a aplicațiilor de recunoaștere de text (OCR) constituie tot atâtea argumente în favoarea trecerii sistemului către mediul electronic.

O soluție de managementul documentelor oferă trei avantaje esențiale: economie de timp, spațiu si resurse umane.

În condițiile unui mediu de afaceri dinamic si a fluxului crescând de informații vehiculate atât în interiorul unei organizații, cât si în exterior, un sistem performant de managementul documentelor, proiectelor si cunoștințelor influențează în mod esențial

managementul timpului de lucru. Pe de altă parte, reducerea ponderii hârtiei în circulația documentelor generează reducerea substanțială a spațiului de depozitare a arhivelor.

Piața românească cunoaște o înflorire a ofertei – de la produse hardware si aplicații simple, standardizate, care permit simpla transformare a imaginii în text si stocarea acestuia din urmă în calculator si până la aplicații complexe, personalizate, care permit recunoașterea tipului de informație conținut de imaginea scanată, stocarea acesteia într-o bază de date adecvată, accesarea, modificarea si distribuirea către/de către utilizatorii autorizați. Din aceste perspective întâlnim atât jucători de talie multinațională (Kofax, Scala, HP, Fujitsu-computer, Xerox etc.), cât si firme cu caracter local, dezvoltatori de aplicații „la cerere” (CG&GC, Wittmann & Partner, Sobis, Cybernetics, UTI etc.).

,,Pentru că multe documente se regăsesc la ora actuală în mediul electronic, sunt utilizate în acest mediu, fără ca, în unele cazuri, să fie transferate pe suport tipărit, funcții de gestionare a documentelor le regăsim si în solutiile producătorilor de aplicații de tip EAS (Siveco, TotalSoft, Oracle, SAP etc.).”

Un produs de gestionare a informațiilor este o soluție informatică de colaborare, care ajută zilnic mii de organizații din lumea întreagă să-și îmbunătățească gradul de inovație și calitatea produselor, reduce costurile și timpul de scoatere pe piață a produselor, în deplină conformitate cu standardele industriale.

Pentru a introduce o astfel de soluție se începe cu un audit al resurselor organizației respective, stabilirea proceselor interne și externe ale organizației și al modului de circulație a informației și a resurselor și apoi implementarea propriu-zisă a soluției.

Opțiunea pentru implementarea uneia dintre solutiile de management al documentelor nu este suficientă pentru a eficientiza procesele de afaceri. Organizațiile trebuie să adopte în primul rând un sistem teoretic prin care se desfășoară acest proces. Modul în care sunt manipulate documentele nu poate să cadă în sarcina unui singur departament. El este rodul experienței tuturor factorilor implicați în activitatea organizației, coroborat cu prevederile legale în domeniul creării, distribuirii și arhivării documentelor.

Primul pas de care trebuie să se tină cont înainte de implementarea unei soluții de managementul documentelor este rezistenta umană la schimbare (proiectele de succes trebuie să aibă sprijinul managementului, în așa fel încât angajaților să li se ceară să lucreze centralizat.

Implementarea sistemelor de management al documentelor nu înseamnă și nu va însemna pentru o lungă perioadă dispariția documentului scris. Înseamnă numai o abordare eficientă din punct de vedere al fluxurilor informaționale din cadrul organizației si în relațiile sale cu exteriorul.

Dezvoltarea tehnologică și răspândirea telefoniei celulare a adus în rândul comunității de afaceri noi surse de apariție a documentelor de afaceri: asistenții digitali, telefoanele de afaceri etc. Sunt noi spații în care migrează informațiile organizației.

Introducerea semnăturii digitale și în legislația și practică juridică românească au creat de asemenea posibilitatea ca anumite documente să fie redactate, remise destinatarului și stocate într-un mediu electronic, având puterea juridică a unui document scris.

Toate acestea aduc permanent noi provocări conducerii organizațiilor care trebuie să realizeze și să adapteze regulamente de gestionare și manipulare a informației capabile, pe de o parte, să creeze fluxuri sănătoase de documente, iar pe de altă parte, să integreze într-un sistem coerent documente născute în medii eterogene.

Odată ajuns într-un sistem, documentul trebuie stocat. Pentru stocarea pe termen lung a unui document există numeroase dispozitive de stocare. Mai presus de toate, documentele trebuie stocate în format diferit de cel propriu pentru a asigura siguranța acestuia pe viitor.

În prezent, există cinci opțiuni de stocare, după cum urmează:

Medii magnetice (hard drives). Dispozitivul poate fi utilizat pentru a stoca un număr ridicat de documente și poate furniza un timp de răspuns scurt. Totuși, mediile magnetice conțin părți mobile și datele stocate pot fi complet șterse prin defecțiuni mecanice.

Stocare magnetic-optică (disc MO). Dispozitivul implică tehnologia magnetică și optică pentru a obține o densitate foarte ridicată a datelor. Principala limitare a discurilor MO este că sunt mai lente decât dispozitivele hard disk și pot fi supuse defecțiunilor mecanice.

Compact discuri (CD). Pe aceste dispozitive, informația digitală este codificată ca o serie de puncte microscopice pe suprafața reflexivă a unui din disc din aluminiu. CD-urile oferă un mediu sigur și securizat care poate asigura stocarea pe termen lung a imaginilor. Mai mult, CD ROM nu necesită hardware sau software specializate pentru retragerea informațiilor. Dezavantajul principal al acestui mediu de stocare este reprezentat de capacitatea limitată de stocare.

Disc Video Digital sau Disc Versatil Digital (DVD). DVD ca generație a tehnologiei optice de stocare pe disc, este semnificativ mai mare și mai rapid decât un CD și poate stoca mai multe informații, inclusiv date video, precum și audio și logice, arhivând datele în mod similar unui CD pe un spațiu fizic.

Permite accesul aleatoriu al oricărui punct de pe disc. DVD-urile au sprijinul larg răspândit și fără precedent al celor mai mari companii electronice.

Dezavantajele acestui mediu sunt costul ridicat și lupta cu standardele, deoarece diferiții producători apelează la diferite formate pentru DVD care pot fi reinscripționate.

On Write Once, Read Many (WORM). Datele Worm sunt permanente și pot fi citite ori de câte ori este nevoie.

Acest mediu nu este disponibil oricum și necesită hardware și software specializat pentru a fi operat. Nu este recomandat datorită numărului limitat de companii care furnizează materiale și asistență pentru acest tip de tehnologie.

3.3 Arhivarea electronică a documentelor in organizații

Arhivarea electronică este procesul de scanare a documentelor, transformarea lor într-un format TIFF (Tagged Image File Format) sau PDF (Portable Document Format = format portabil de documente), apoi stocarea acestora într-un sistem EDM (Electronic Data Management – Administrator electronic de date), în așa fel încât să poată fi regăsite rapid și ușor prin intermediul unei informații de tip index sau metadată capturate din documentul original.

,,Avantajele folosirii unui sistem de arhivare sunt numeroase: de la integrarea tuturor documentelor într-o singură interfață a companiei și administrarea facilă a acestora, la posibilitatea trasabilității unui document, prin stabilirea fluxului de lucru pe care trebuie să-l parcurgă un document în cadrul companiei, la avantajul reorganizarii arhivei într-un mod logic, păstrându-se aceeași structura de organizare (cabinete, bibliorafturi, dosare, documente), până la securizarea accesului la documentele arhivate, cu drepturi de vizualizare și accesare ierarhice.”

Beneficiile sistemului de arhivare sunt:

• Reducerea riscului de pierdere și deteriorare a documentelor;

• Economii de timp la crearea și regăsirea documentelor;

• Mărirea productivității angajaților;

• Posibilitatea dezvoltării de strategii de lucru colaborativ;

• Economii în gestionarea documentelor;

• Micșorarea timpului ciclurilor de lucru;

• Reducerea consumului de hârtie și consumabile aferente printării/copierii;

• Economii de spațiu în birouri;

• Scăderea costurilor generate de închirierea/extinderea spațiilor necesare arhivării documentelor în format fizic;

• Creșterea gradului de securitate al accesului la informație;

• Mărirea satisfacției clientului.

O aplicație esențială pentru partea de back-office o reprezintă sistemul de management al documentelor existent la nivelul firmelor, acesta constituind un mijloc de sprijinire a capacității de a oferi servicii online și de a eficientiza activitatea firmei care oferă asemenea servicii, prin intermediul instrumentelor specifice tehnologiei informației.

Ca urmare a adoptării Legii privind arhivarea documentelor în formă electronică a apărut necesitatea unei soluții de arhivare, cu trecerea tuturor documentelor în format electronic în baza unui nomenclator de arhivă definit de instituție. Aceste documente pot proveni din registratură, pagina de internet a instituției sau e-mail și, de asemenea, vor exista documente fizice ce vor necesita scanare pentru a fi introduse într-o bază de date comună.

Odată constituită arhiva electronică, vor exista „unelte” de regăsire a documentelor din cadrul acesteia, atât la nivel de date generale, cât și la nivel de conținut.

Beneficiile arhivării electronice sunt:

• Îmbunătățirea timpului de răspuns la cererile clienților și o mai bună comunicare cu aceștia;

• Evidența și circulația electronică a tuturor actelor intrate/eliberate;

• Transparență în activitatea personalului;

• Soluție integrată, lucru colaborativ și unitar;

• Posibilitatea de arhivare electronică ulterioară a documentelor;

• Facilități sporite pentru regăsirea rapidă a tuturor documentelor, chiar și după un timp îndelungat.

Beneficiile imediate ale unui sistem de arhivare electronică a informațiilor și documentelor din cadrul unei companii se referă la simplificarea fluxului informațional și reducerea costurilor operaționale.

Pe termen lung, productivitatea și eficiența angajaților va creste ca urmare a simplificării procesului de căutare și acces la informație; astfel, acțiunile lor se vor baza pe decizii mai bune și mai eficiente.

Timpul de regăsire a informațiilor dispersate se reduce la minim, iar toate informațiile necesare și relevante sunt aduse într-un singur loc. Și pentru ca datele statistice sunt extrem de relevante se poate spune că firmele care au ales să-și gestioneze informațiile și documentele printr-o soluție de arhivare electronică au înregistrat costuri de arhivare mai scăzute, de până la 70%.

Arhivarea electronică oferă un grad sporit de siguranță în ceea ce privește păstrarea confidențialității informațiilor.

Furnizorul serviciului se obligă să păstreze documentele într-un format criptat, (fișierele sunt securizate, acest format protejează documentele si fișierele împotriva accesului nedorit; se accesează numai cu ajutorul cheii de decriptare), iar cheia pentru decriptare este deținută de un administrator.

De asemenea, accesul la documente se face numai pe baza unei documentații specifice, iar administratorul poate fi urmărit penal dacă divulga cheia de decriptare unor persoane neautorizate, iar accesarea, modificarea sau copierea informațiilor din arhiva electronică de către persoane neautorizate se pedepsește cu închisoare de pana la 15 ani. Legea a trasat totodată și cerințele pentru administratorul de arhivă electronică. Arhivatorul trebuie să fie autorizat de către Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale, iar centrul de date în care acesta va întreprinde activitatea de arhivare trebuie să fie certificat de către aceeași autoritate.

In România, nivelul de informare asupra prevederilor cadrului legislativ, precum și a avantajelor pe care un serviciu de arhivare electronică le poate aduce este însa unul scăzut.

Companiile trebuie să știe că recurgerea la arhivarea electronică aduce beneficii importante, atât din punct de vedere al costurilor, cât și al timpilor de regăsire al documentelor. Spre exemplu, arhivarea pe suport hârtie a 100 de facturi costă 12 euro. Dacă se recurge la arhivarea electronică costul scade la mai puțin de 10%, până la sub 1 euro.

Marile avantaje ale sistemului de arhivare electronică in cadrul unei companii sunt:

–          Simplificarea fluxului informațional;

–          Reducerea costurilor operaționale;

–         Creșterea eficienței angajaților ca urmare a simplificării procesului de căutare și acces la informație și totodată a scăderii dramatice a timpului alocat acestui proces;

–          Viteză mare de acces la informații;

–          Accesul la documente din orice locație;

–          Mărirea securității prin controlul accesului la informații;

–          Reducerea riscului de a se pierde informații;

–          Economia de spațiu;

–          Economia de hârtie.

Instrumente specifice și metodologii

TRAC

Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria & Checklist (Depozite de încredere Audit și Certificare: Criterii și Listă de verificare) este un document care permite arhivelor digitale să evalueze capacitatea acestora de a stoca fiabil, de a migra, și de a oferi acces la conținutul digital. TRAC se bazează pe standarde existente și are cele mai bune practici de încredere pentru arhivele digitale și include un set de 84 de audit și criterii de certificare dispuse în trei secțiuni: Infrastructura organizațională, Managementul Obiectului Digital și Tehnologii, Infrastructura Tehnică și de Securitate.

Cele trei secțiuni de criterii se pot descrie astfel:

Infrastructura organizațională – deși arhitectura tehnică adecvată, procesele și capacitățile susțin un depozit digital de încredere, aspectele tehnice sunt doar o bucată din infrastructură globală de sprijin a funcțiilor depozitului digital. Atributele de organizare a arhivelor digitale sunt la fel de critice. Atributele organizaționale sunt caracteristici ale organizației depozitului care afectează performanța, responsabilitatea, și durabilitatea.

Responsabilitățile managementului obiectului digital ale unui depozit includ atât o parte "organizațională" precum și aspecte tehnice legate de aceste responsabilități, cum ar fi funcțiile depozitului, procese și proceduri necesare pentru a consume, gestiona, si a oferi acces la obiecte digitale pe termen lung.

Tehnologii, Infrastructură Tehnică și de Securitate – aceste cerințe nu prescriu hardware-ul si software-ul specific pentru a asigura ca documentele pot fi păstrate pe termen lung, dar descrie cele mai bune practici de gestionare a datelor si securitate. În total, aceste criterii măsoară gradul de adecvare a infrastructurii tehnice a depozitului si capacitatea de a îndeplini cerințele obiectului de management si de securitate a depozitului și a obiectelor sale digitale.

TRAC "oferă instrumente de audit, evaluare și potențială certificare a arhivelor digitale, stabilește cerințele de documentare necesare pentru audit, conturează un proces de certificare, si stabilește metodologii adecvate pentru a determina soliditatea si durabilitatea depozitelor digitale."

DRAMBORA (Digital Repository Audit Method Based On Risk Assessment)

,,Metoda digitală de arhivare bazata pe evaluarea riscurilor oferă o metodologie si un set de instrumente pentru arhivare digitală de auto-evaluare. Procesul DRAMBORA este amenajat în șase etape și se concentrează pe evaluarea probabilității si impactului potențial al riscurilor privind arhivarea. Auditorul trebuie să descrie si documenteze rolul depozitului, obiectivele, politicile, activitățile si activele, în scopul de a identifica și de a evalua riscurile asociate cu aceste activități și active si să definească măsurile adecvate pentru a le gestiona.”.

În DRAMBORA, Digital Curation este caracterizată ca o activitate de gestionare a riscurilor, rolul său este de a raționaliza incertitudini și amenințări care inhiba eforturile de a menține autenticitatea si inteligibilitatea obiectului digital, transformându-le în riscuri de gestionat.

În ultimul timp, riscurile sunt derivate de la fiecare dintre acestea, și evaluate în ceea ce privește probabilitatea și potențialul lor impact. În cele din urmă, auditorii sunt încurajați să conceapă răspunsuri adecvate de gestionare a riscurilor la riscul identificat. Procesul permite alocarea eficientă a resurselor, care permite administratorilor depozitului să identifice si clasifice zonele în care deficiențele sunt mai evidente sau au cel mai mare potențial de perturbare. Procesul în sine este unul iterativ si, prin urmare, repercusiunile ulterioare vor evalua eficacitatea implementării anterioare de gestionare a riscurilor.

PLATTER (Planning Tool for Trusted Electronic Repositories)

,,Instrumentul de planificare pentru arhive electronice de încredere a fost lansat pentru a ajuta arhivele digitale, în identificarea obiectivelor auto-definite și a priorităților în scopul de de a câștiga încrederea de la părțile interesate. PLATTER este destinat să fie utilizat ca un instrument complementar pentru DRAMBORA, si TRAC. Ea se bazează pe zece principii de bază pentru registrele de încredere si definește nouă Planuri Obiectiv Strategice, care acoperă domenii cum ar fi achiziția, conservarea si difuzarea de conținut, finanțe, personal, planificarea succesiunii, infrastructura tehnică, datele și specificațiile metadatelor, si planificarea in caz de dezastru. Instrumentul permite arhivelor să dezvolte si mențină documentația necesară pentru un audit”.

,,Există mai multe strategii suplimentare pe care indivizii si organizațiile le pot utiliza pentru a combate în mod activ pierderea de informații digitale.”

Emularea

Un obiect digital tipic într-un depozit este interpretat de o aplicație software, care rulează pe un sistem de operare care controlează un set de hardware. Emularea de obicei funcționează prin introducerea unui strat de abstractizare suplimentar undeva în această stivă, astfel încât principala preocupare este de a se asigura că nivelul de abstractizare rulează pe cât mai multe platforme posibil, mai degrabă decât detaliile fine de modul în care funcționează o aplicație specială.

Punerea nivelul de abstractizare direct între nivelul de aplicație si nivelul sistemului de operare este posibilă, dar datorită complexității sistemelor moderne de

operare, nu este posibilă pentru a realiza o mapare perfectă. Punerea nivelul de abstractizare direct între stratul sistemului de operare si nivelul hardware-ului este, de asemenea, posibilă în teorie, dar ar implica probabil mai mult efort decât pur și simplu scrierea unor drivere de dispozitiv pentru sistemul de operare.

În general, cele mai bune rezultate vin din duplicarea unuia sau mai multor straturi de stivă, de exemplu, prin scrierea unei aplicații care poate crea o platformă hardware. Acesta este doar un avantaj, desigur, dacă cererea este scrisă în așa fel încât să poată rula pe mai multe platforme diferite.

Încapsulare

Această metodă susține că obiectele conservate ar trebui să fie auto-descriptive , practic , aceasta leagă conținutul, cu toate informațiile necesare pentru a fi descifrate și înțelese. Fișierele asociate cu obiectul digital ar avea detalii despre cum sa interpreteze acel obiect prin utilizarea unei structuri logice numite "containere" sau "wrapper" pentru a oferi o relație între toate componentele informaționale, care ar putea fi utilizate în dezvoltarea viitoare a emulatoarelor, telespectatorilor sau convertorilor prin intermediul specificațiilor citite automat. Metoda de încapsulare este de obicei, aplicata la colecțiile, care vor fi nefolosite pentru o perioadă lungă de timp.

În general, încapsularea este una dintre cele patru fundamentale ale POO (programarea orientată pe obiecte). Încapsularea este folosită pentru a ascunde valorile sau starea a unui obiect de date structurat în interiorul unei clase, împiedicând parților neautorizate accesul direct la acestea. Metodele sunt accesibile publicului, în general, furnizate în clasa pentru a accesa valorile, și în alte clase ale clientului ce numesc aceste metode pentru a prelua și modifica valorile în cadrul obiectului.

Acest mecanism nu este unic pentru programarea orientată pe obiecte. Implementari de tipuri de date abstracte, de exemplu, module, oferă o formă similară de încapsulare. Această similitudine provine din faptul că cele două noțiuni se bazează pe același fundament matematic de tip existențial.

Metadata

Este esențial să se conformeze la standardele comunitare cunoscute pentru metadate, mai degrabă decât utilizarea schemelor de proprietate sau autohtonă. Cu toate acestea, pur și simplu pentru că o schemă de metadate este considerată un standard nu înseamnă neapărat că acesta este un standard adecvat pentru orice colecție dată. De exemplu, EAD este un standard bine stabilit pentru a descrie colecții de arhivă intacte, cu o proveniență comună, dar acesta nu este cel mai bun sistem pentru a descrie colecții eterogene patrimoniului cultural compuse din obiecte care au o proveniență diferită.

Unul dintre primii pași în implementarea unei strategii de metadate este de a analiza și de a identifica standardul de metadate cel mai potrivit pentru colecțiile. Schema de metadate și vocabulare controlate care au fost dezvoltate pentru comunitățile specifice și tipurile de materiale ar trebui să fie atent cercetate și analizate, iar cele mai adecvate selectate și puse în aplicare.

Organizațiile ar trebui să ia în considerare granularitatea de descriere, care este, dacă doriți să creați înregistrărilor descriptive la nivel de colectare, la nivel de serie sau de grup, la nivel de element, sau la mai multe niveluri, în funcție de adâncimea dorită și domeniul de aplicare al accesului la materiale. Acestea ar trebui să ia în considerare, de asemenea, care scheme sunt de obicei utilizate în rândul organizațiilor similare – folosind aceeași schemă de metadate va îmbunătăți interoperabilitatea între colecții.

,,Doar identificarea schemei de metadate respective pentru colectiile nu este suficientă, în cele mai multe cazuri, instituțiile, de asemenea, trebuie să dezvolte și pună în aplicare propriul lor "profilul cerere", local pentru schema selectată, precizând exact ceea ce se va face în acele zone în care schema permite diferite opțiuni. Odată ce un standard de metadate comunitar a fost selectată pentru aplicarea la o anumită colecție sau grup de colecții, un profil detaliat specifică modul în care ar trebui să fie pus în aplicare acest sistem la nivel local cum ar trebui să fie dezvoltat și bine documentat.”

3.4. Procesul de clasificare a documentelor

O clasificare precisă și de încredere este esențială pentru retragerea cu succes și consistentă a documentelor. Pentru a utiliza cât mai bine informațiile deținute în seturi de documente eterogene, ierarhia termenilor de clasificare trebuie să poată fi ușor navigabilă. O definiție exactă a termenilor de clasificare facilitează căutarea documentelor. Cu cât este mai mare colecția de documente, cu atât devine și clasificarea mai importantă.

În general, există două tipuri de metodologii de clasificare:

Gruparea. În cazul acestei metode, documentele sunt grupate în funcție de diferite sisteme metrice, în general după densitatea cuvintelor. Acest lucru poate determina un număr de grupuri mai mici care nu sunt întotdeauna vizibile sau utile.

Clasificarea pe bază de taxonomie, pe baza regulilor. Această clasificare necesită definirea unor clasificări prestabilite și ulterior utilizarea regulilor de clasificare a documentelor; oferă o paradigmă transparentă, repetabilă și flexibilă care ajută navigarea. Taxonomia reprezintă știința legilor de clasificare.

Metodele de grupare nu sunt potrivite pentru seturi de documente mari și complexe. Cea mai bună metodă de clasificare a documentelor este reprezentată de clasificări proiectate de specialiști care pot fi aranjate într-o ierarhie clară.

La clasificarea documentelor, este necesar, în primul rând, un nivel general de cunoștințe cu privire la clasificări și subiectele care vor fi utilizate. Instrumentele automate trebuie să cunoască subiectele care vor fi desemnate documentelor. Aceste cunoștințe sunt esențiale pentru optimizarea calității rezultatelor procesului de clasificare.

În al doilea rând, există necesitatea cunoștințelor legate de o clasificare detaliată. Cunoștințele de clasificare sunt un compus de cuvinte și expresii asociate cu un anumit câmp de subiecte. Cunoașterea semnificației relative a acestor cuvinte și expresii este esențială pentru succesul clasificării documentelor. Decizia de clasificare se bazează pe observații subtile, înțelegerea și evaluarea dovezilor disponibile în text. De aceea, trebuie să existe suficiente dovezi pentru justificarea deciziei. În cele din urmă, există necesitatea de a înțelege că unele documente nu vor fi niciodată clasificate corect, în funcție de termenii existenți ai unui cadru de lucru.

Există lipsuri și limitări ale oricărei taxonomii de termeni de clasificare, astfel încât rezultatul „probabil” corect va fi cel mai bun răspuns care poate fi așteptat de la cele mai bune instrumente de clasificare. De aceea, instrumentele de clasificare ar trebui proiectate pentru a ajunge la decizii care să ofere rezultate probabilistice care exprimă suficientă încredere și nu convingere absolută.

4. STUDIU DE CAZ: SC Data Management Solutions

SC Data Management Solutions este o societate care a fost înființată pentru a furniza servicii în domeniul managementului documentelor, stocării, arhivării datelor și documentelor, restaurării acestora în caz de dezastru, gestionării arhivelor precum și în domeniul managementului resurselor IT (hardware și software). Fig. 4.1

Fig. 4. 1 Data Management Solutions

Site-ul firmei SC Data Management Solutions (http://www.dmsol.ro/)

Soluțiile firmei se adresează următoarelor domenii de activitate:

Învățământ;

Transport și distribuție;

Administrație publica;

Guvernamental; Industrie;

Sanitar;

Financiar – Bancar;

Gestionarii resurselor umane.

Firma oferă următoarele produse și servicii:

4.1 LibertyNet

LibertyNET reprezintă soluția software pentru managementul electronic al documentelor, utilizată de către aproximativ 20.000 de companii mijlocii și mari de pe toate continentele. Furnizează într-o singură platformă capabilități precum: captură de date, captura documentelor, formulare electronice, fluxuri de lucru, semnătura electronică, managementul activelor digitale,  web server, backup.

Beneficii:

– este singura soluție care evită, nevoia integrării terțelor soluții;

– crește eficiența operațională prin lărgirea accesului utilizatorilor interni/externi la documente, date;

– LibertyNET este 100% personalizabil, fiind conceput pentru a permite organizațiilor să dezvolte soluții fără ajutorul unui programator și de a se extinde în funcție de nevoile afacerii;

– LibertyNET oferă interfața care asigură legătura cu diverse aplicații, fiind perfect integrabil cu aplicații ERP, SAP, Oracle e-business suite;

– îndeplinește în totalitate cerințele unui sistem ISO;

– permite integrarea cu diverși conectori pentru diverse aplicații precum: ReadSoft, Cardiff Teleform, Castelle, E-Copy, RightFax, Fabersoft;

Companiile din domeniul bancar, logistic, industrie, sănătate, se pot bucura de avantajele așa-numitei „independențe față de hârtie”, oferite de către LibertyNET.

Produsele din acest pachet:

Managementul conținutului digital

Modulul Digital Asset Manager permite gestionarea eficientă și facilă a activelor digitale.

Beneficii:

– stocarea centralizată a tuturor activelor digitale;

– regăsirea rapidă și facilă a oricărei resurse digitale;

– permite accesul securizat indiferent de locație și fus orar;

– instrumente de lucru colaborativ care permit editarea, revizuirea și aprobarea proiectelor comune;

– accesul activelor este permis și controlat în funcție de drepturile și rolul organizațional al utilizatorilor;

Media Viewer

Media Viewer reprezintă o aplicație pre-definită pentru managementul documentelor, în cadrul căreia documentele pot fi copiate pentru a fi distribuite în format read-only. Acest sistem oferă posibilitatea de a vizualiza documentele , incluzând facilități de căutare și regăsire, precum stocarea , integritate și o duplicare ușoară pe CD-DVD-uri.

Beneficii:

– crearea unui fișier virtual cu documente read-only clasate și publicarea unei colecții organizate, identificabile și ne-editabile de documente pe CD/DVD;

– scopuri multiple: produsul permite păstrarea în permanență a documentelor legate de activitatea desfășurată

– datelor pot fi securizate cu un ID și o parolă, suportă nenumărate autentificări, permițând restricționarea accesului la documente, la nivel de utilizator;

– editarea este flexibilă și simplă, poate fi utilizată în faza finală a unui serviciu de management al informațiilor;

Arhivare electronică

– astăzi mai mult de 90% din documentele unei afaceri sunt generate, gestionate și stocate în format electronic.

Informația gestionată în mod defectuos, poate să vă creeze probleme în  procesul de luare a deciziilor, pierderea reputației, a clienților, a secretelor comerciale și în final a veniturilor.

Beneficii

– protejează proprietatea intelectuală a documentelor juridice, și financiar-contabile pentru a nu fi schimbate, modificate, sau transformate pe durata lor legală;

– oferă integritatea și credibilitatea înregistrărilor electronice;

– soluțiile sunt concepute pentru clienții care doresc să-și păstreze documentele originale de pe hârtie în format electronic, pentru perioade lungi de timp, evitând deteriorarea acestora datorită utilizării excesive;

Backup & Recovery

SC Data Management Solutions ajută clienții în conceperea și implementarea soluțiilor de backup și continuare a afacerii în caz de dezastre pentru înregistrările aflate pe suport de hârtie, în fișiere electronice, sisteme de email, aplicații de afaceri și servere.

Beneficii:

– asigură conformitatea cu prevederile legale în vigoare privind măsurile care se impun pentru conservarea informațiilor pe termen lung și protejarea acestora, astfel eliminând pericolul pierderii informațiilor vitale pentru funcționarea afacerii și chiar falimentul;

– disponibilitatea informațiilor, precum și afectarea echipamentelor hardware, sau chiar în caz de dezastre naturale;

– posibilități de replicare: cu ajutorul acestor soluții, datele și informațiile;

– furnizarea de facilități de outsource și backup care rezolvă toate problemele legate de procese și nevoi legate de backup.

– protejarea informațiilor de foc, inundații, cutremure, furt, hacking, sau pierderea lor.

Packager

Cu ajutorul soluțiilor Packager, destinate grupării informațiilor, pot fi regăsite documentele instantaneu, cu ajutorul unui șablon de tip „extrage și caută.

Pachetele cu informații pot fi grupate, regăsite, manipulate și distribuite în format electronic sau pe hârtie.

Beneficii

– economia de timp, având posibilitatea reală de a vizualiza doar acele documente care se doresc la un moment dat, într-o singură fereastră.

– înlocuirea sarcinilor manuale din cadrul organizației cu operațiuni de afaceri total automatizate;

Server Web

Pentru accesul Web, firma furnizează soluții de Web Server care prin diferite șabloane bazate pe tehnologii XML, XSL, realizează interfețe personalizabile pentru  utilizatori, grup sau departament.

Beneficii:

– utilizitatorii pot distribui cu ușurință reducându-se și mărimea mesajelor e-mail și a atașamentelor prin transmiterea de link-uri;

– personalizează interfața utilizatorilor în funcție de nevoile fiecăruia;

– toate facilitățile precum căutarea, regăsirea, serviciile de librărie, adnotările, tipărirea, corespondența prin e-mail, auditarea, sunt oferite de firmă prin intermediul soluțiilor Web Server.

Fluxuri de lucru

Soluțiile automate pentru fluxurile de lucru promovate de către firma SC Data Management Solutions pot automatiza și optimiza procesele de afaceri, astfel încât să se obțină imediat și la un preț competitiv, un plus de valoare pentru afacerea oricărei firme.

Soluțiile pentru fluxurile de lucru sunt concepute pentru a permite accesul la informații.

Beneficii:

– automatizarea proceselor prin introducerea de noi tehnologii, reducând semnificativ cheltuielile tradiționale cu hârtia și întârzierile în dezvoltarea aplicațiilor personalizate;

– creșterea vânzărilor și îmbunătățirea relațiilor cu clienții;

– prin aplicarea acestor soluții se poate de asemenea să se obțină o amortizare rapidă a investiției, cât și o reducere a costurilor,

Semnătura digitală

Soluția pentru semnătura digitală, oferită este un mod inovativ de a semna digital documente, fișiere, formulare, tranzacții. Cu ajutorul acesteia, organizațiile pot semna ușor în numeroase aplicații precum Microsoft® Word, Adobe Acrobat, imagini TIFF și Sisteme de Managementul Documentelor.

Beneficii:

– ștampilează documentele, furnizând astfel dovezi privind autenticitatea semnatarului, integritatea datelor;

– automatizează procesele în afaceri eliminând ineficiența și costurile cu tipărirea, manipularea, corespondența, scanarea și arhivarea documentelor pe hârtie;

– realizează conformitatea cu prevederile legale, semnătura digitală protejând afacerile în instanță,

Auditare și Controlul Versiunilor

Version Control and Audit Plus asigură managementul modificărilor survenite asupra documentului, incluzând facilitatea de check out (trimiterea unui document în dosarul de lucru care urmează a fi procesat de către autorul documentului) și check in (salvarea modificărilor asupra documentului), în funcție de modul de configurare. Mai sunt posibile: integrarea semnăturii digitale, marcarea documentelor și adnotările.

Beneficii:

– simplifică procedurile de revizuire a documentelor;

– îmbunătățește practicile auditare datorită existenței istoricului documentului;

Fax Manager

SC Data Management Solutions oferă soluții care permit automatizarea și managementul integral al proceselor de fax. Acestea combină cele mai avantajoase caracteristici ale tehnologiei de fax cu oportunitatea de a folosi email-ul, într-o unealtă ușor de utilizat.

Beneficii:

– transmiterea /recepția fax-urilor direct din /în sisteme de management al documentelor;

– reducerea timpului de așteptare pentru a fi trimise sau primite prin vechile mașini de fax, nimeni nu mai poate vedea conținutul acestora;

– transmiterea, primirea, salvarea, trimiterea și urmărirea fax-urilor în doar câteva secunde, direct de pe desktop și din oricare aplicație Microsoft Office.

– integrabilitatea perfectă cu platformele clienților pentru accesul acestora la documentele fax și email, prin interfața web securizată SSL.

E-mail Manager

Datorită utilizării universale a email-ului cât și a presiunii reglementărilor legale din domeniu, companiile trebuie să găsească soluții pentru gestionarea rapidă a acestui mod de comunicare. Riscurile potențiale survenite datorită inabilității unui angajat în a accesa un mesaj email, (rătăcirea, ștergerea sau deteriorarea acestuia) conținând informații capitale, pot aduce prejudicii mari companiei și antrenarea acesteia în procese juridice interminabile.

Beneficii:

– abilitatea de a captura automat mesajele este un deziderat al tuturor companiilor în încercarea de a-și reduce costurile și erorile cu managementul lor cât și volumul de lucru prestat de către angajați;

– flexibilitatea și scalabilitatea Managerului de E-mail permite organizațiilor să rezolve instantaneu probleme legate de managementul recepției email-urilor

– regăsirea ușoară a e-mail-urilor în cazul în care constituie probe în instanță, sau în activități colaborative;

– captură e-mail-urilor prin această soluție se face centralizat Mesajele și atașamentele acestora sunt automat indexate și arhivate într-un depozit.

COLD/ERM

COLD este un acronim pentru Computer Output To Laser Disk și există de când sistemele de management al documentelor au utilizat dispozitive încărcate total cu discuri optice. În fapt, acronimul se referă la procesul de convertire a rapoartelor despre mainframe într-un formular digital indexat, disponibil pentru căutare și regăsire de către utilizatorii finali.

Beneficii:

– permite capturarea,  stocarea,  organizarea,  distribuirea și utilizarea simplă a fișierelor de orice tip, documente și imagini scanate pe hârtie și chiar conținut audio-video;

– oferă o modalitatea simplă de găsire și regăsire a documentelor oricând și oriunde;

– scalabilitatea – care permite utilizatorilor să lanseze rapid soluții hibride care asociază documentul pe hârtie cu informația pur-digitală,

Captură Date

Ca modalitate de captură și de introducere a datelor, soluțiile pentru captura datelor pot recunoaște virtual orice tip de formular sau document (structurat, semi-structurat sau nestructurat), sau orice fel de date, indiferent dacă sunt tipărite de mașină (OCR), scrise de mână (ICR), în casete, bife (OMR) sau coduri de bare.

Captura datelor este un element important într-o soluție automată pentru procesele afacerii și furnizează o serie de beneficii.

Beneficii:

– gestionarea întregului proces de introducere a datelor, de la scanare și recunoaștere, până la verificarea și exportul datelor și imaginilor în soluții pentru managementul documentelor, baze de date sau alte aplicații;

– rapiditatea procesului de captură și acuratețea datelor capturate din orice tipuri de documente;

– integrabilitatea soluțiilor cu alte sistemele de management al documentelor folosite în afacerea firmei.

– permit lansarea scanării și indexarea documentelor în locații îndepărtate utilizând Internetul sau Intranetul;

LibertyNET Office

LibertyNETOffice este soluția software pentru managementul documentelor care se adresează companiilor mici și mijlocii și care rezolvă diversele necesități legate de gestiunea documentelor la nivel de birouri.

Fiind un produs multifuncțional, acesta elimină total manipularea documentelor de hârtie. Are de asemenea facilități de indexare, de căutare full-text, de adnotare, de auditare, OCR, import și arhivare.

Beneficii:

– reduce numărul proceselor bazate pe hârtie, astfel realizându-se o importantă economie la hârtie și consumabile;

– folosind LibertyNET Office puteți amortiza investiția în numai o jumătate de an prin creșterea productivității angajaților, reducerea costurilor cu personalul, cu stocarea fizică a documentelor;

– posibilitatea de a configura multifuncționalele digitale ca scanner de documente la viteze mari;

Produsele din acest pachet:

Arhivare electronică

Backup & Recovery

Captură Documentelor

EDMS

Informațiile sunt cel mai bun preț al oricărei companii, indiferent de volumul de informații deținut și stocat de companie, este inutil dacă utilizatorii nu pot avea acces la informații, nu pot citi, regăsi, recupera și folosi datele atunci când este necesar.

Beneficii:

– produsele eDMS sunt 100% personalizabile, fiind concepute să permită organizațiilor să dezvolte soluții fără ajutorul unui programator

– folosind capabilitățile fluxurilor de lucru, se pot trimite documente spre utilizatori în conformitate cu regulile stabilite ale afacerii indiferent de locație,

– reducerea timpului alocat sarcinilor manuale cu privire la manipularea și clasarea

documentelor,

– optimizează investiția în IT prin integrarea cu aplicații Oracle®, SAP, Microsoft®, ReadSoft și Cardiff Teleform, cu soluții pentru managementul fax-urilor de ,

– îndeplinește în totalitate cerințele unui sistem de management al calității (ISO);

Dezvoltat pe o platformă LibertyNET, eDMS reprezintă o suită de aplicații românești pentru managementul electronic al documentelor, furnizând soluții pentru organizații mijlocii și mari din domenii precum: financiar-bancar, guvernamental, sănătate, logistică și transport, industrie, educație și care combină posibilități precum captură de date, captura documentelor, formulare electronice, fluxuri de lucru, semnătura electronică, web server, backup și continuare a afacerii în caz de dezastre, arhivarea electronică într-o singură aplicație.

Soluțiile eDMS conectează și gestionează oamenii, procesele, informațiile din departamente, companii, din diferite locații geografice și sunt dedicate companiilor care doresc să devină mai operaționale, mai eficiente.

Produse din acest pachet:

Arhivare electronică

Server Web

Captură Datelor

Captură Documentelor

Soluții pentru Managementul Electronic al Documentelor

Scopul sistemelor pentru managementul documentelor este de a înlocui metodele convenționale de manipulare a documentelor pe hârtie, cu metode moderne de management electronic al documentelor.

Beneficiile oferite de managementul electronic al documentelor sunt:

– accelerarea proceselor de colectare a informațiilor simultan cu reducerea în proporție de 70% a timpului afectat introducerii datelor

– transmiterea /primirea documentelor și procesarea acestora, (semnarea, consultarea, adnotarea), se face rapid,

– oferă interfață pentru integrarea cu diverse aplicații precum sistemele ERP (SAP, Oracle e-Business suite), soluțiile pentru managementul documentelor fax, soluțiile ReadSoft și Cardiff Teleform;

– îndeplinesc în totalitate cerințele unui sistem de management al calității (ISO 9001/14000);

Soluția LibertyNET pentru managementul electronic al documentelor în cadrul organizațiilor, este folosită de un număr de peste 20.000 de organizații mici, mijlocii și mari, furnizând într-o singură platformă posibilități de captură a datelor din documente.

LibertyNET Office este soluția ideală pentru îmbunătățirea activității de birou în companiile mici și mijlocii. LibertyNET Office reprezintă soluția care asigură tranziția spre sistemele majore de management al documentelor, respectiv LibertyNET.

4.2 Open Text Fax Appliance

Orice organizație care încă se bazează pe un fax „clasic” este familiarizata cu toate problemele trimiterii manuale a faxului : eșuarea încercării de transmitere , linia ocupata, timpul petrecut in așteptarea trimiterii si retrimiterii faxului .

Open Text Fax Appliance oferă organizațiilor opțiunea de fax in legătura cu calculatorul,fax in rețea , fax si integrarea e-mail, precum si instrumente pentru dezvoltarea A102/ A104 care este conceput pentru a fi simplu de implementat, simplu de utilizat .

Open Text este singurul furnizor care oferă o gama completa de soluții de fax , inclusiv aparate , servere , gateway-uri de fax .

Indiferent de versiunea de Open Text Fax Appliance pe care o alegeți A102 /A104 ,Desktop ,Premier ,Redundant , vă puteți aștepta la costuri de comunicare de o calitate mult mai mare. Open Text Fax Appliance oferă soluții adaptate pentru a satisface nevoile oricărei organizații ,indiferent daca este o afacere mica sau este o întreprindere cu mii de utilizatori.

Fig. 4. 2 Comparație între versiunile de Fax Appliance

EDMS, reprezintă o soluție pentru managementul documentelor, care furnizează infrastructura informațiilor, ajutând organizațiile de orice mărime în competiția pentru gestionarea conținutului documentelor, automatizarea și optimizarea proceselor afacerii precum și pentru simplificarea proceselor zilnice de luare a deciziilor. Obiectivul firmei îl reprezintă: înlocuirea metodelor convenționale bazate pe suportul de hârtie cu metode electronice de acces la informație.

5. CONCLUZII

Importanța folosirii unui sistem de management electronic al documentelor e pe zi ce trece tot mai evidentă și mai necesară, dar, ca orice sistem, managementul electronic al documentelor are anumite avantaje și dezavantaje.

Principalele avantaje pe care un sistem de management electronic al documentelor le poate oferi sunt viteza, eficiența și securitatea, trei lucruri pe care companiile și le doresc pentru desfășurarea activității lor în cele mai bune condiții.

Astfel:

un document electronic poate fi partajat cu ușurință între diverși utilizatori, prin intermediul Internetului, în funcție de drepturile de acces ale acestora, iar dacă respectiva companie are filiale pe plan național poate beneficia de o arhivă unică, care poate fi accesată rapid, indiferent de locație;

un sistem de management electronic al documentelor conține elemente de automatizare incluse în workflow-uri, care pot fi desenate și configurate astfel încât să răspundă optim necesităților de business, crescând eficiența angajaților și reducând sensibil riscul erorilor umane.

un sistem de document management corect implementat reduce considerabil riscul scurgerilor de informații pentru o companie, prin crearea unui sistem de accesare a documentelor clar configurat pe roluri sau profiluri de utilizator; sistemul poate fi astfel configurat încât să permită un număr limitat de operațiuni per utilizator, să monitorizeze exact persoanele care accesează anumite documente cu regim special, să prevină și să blocheze accesarea acestora de către persoanele neautorizate, să semnaleze tentativele repetate ale acestora etc.

Aceste avantaje pe care le oferă sistemele de management electronic al documentelor justifică necesitatea adoptării lor de către firme, mai ales că în afară de desfășurarea în bune condiții a activității acestora utilizarea unui sistem de management electronic al documentelor înseamnă și costuri reduse în viitor.

Dificultatea care poate apărea în adoptarea unui sistem de management electronic al documentelor este legat de costurile creării unei arhive digitale, care să înlocuiască total arhiva fizică și care să respecte prevederile Legii arhivării documentelor în formă electronică, normele tehnice și metodologice aferente, costuri a căror rată de recuperare este lentă.

Cu toate acestea consider că investiția într-un sistem de management electronic al documentelor, reprezintă o investiție importantă cu atât mai mult cu cât tehnologiile informatice sunt într-o permanentă dezvoltare iar partajarea electronică a documentelor și comunicarea sunt cerințe ale societății de astăzi.