Sistem Informаtic sau Informаtionаl Аl Filаrmonicii ”olteniа”

Capitolul I – Prezentarea de ansamblu a organizației

Simbol de înaltă ținută a spiritualității în spațiul oltenesc, Filarmonica din Craiova se înscrie, tradițional, în rândul instituțiilor de cultură a căror misiune publică constă în promovarea valorilor muzicale autentice, atât în ceea ce privește diversitatea genurilor și stilurilor componistice / evoluția curentelor muzicale, cât și din punctul de vedere al evidențierii preocupării constante vizând menținerea unor standarde calitative reprezentative pentru nivelul performanțelor interpretative ale artiștilor invitați să concerteze în cadrul stagiunilor de concerte organizate.

Instituție de prestigiu în peisajul muzical românesc, Filarmonica “Oltenia” din Craiova a fost fondată în anul 1904 și reorganizată, prin decret regal, în anul 1947.

Misiunea Filarmonicii Oltenia reprezintă un ansamblu de orientări fundamentale privind: cunoștințele culturale oferite pentru satisfacerea nevoilor generale și specifice ale publicului craiovean și nu numai;

îmbunătățirea mediului social – cultural;

educația culturală în rândul populație;

crearea unui cadru oportun privind organizarea propriei activități.

Obiective:

Obiectiv general 1: Atragerea pe scena Filarmonicii “Oltenia” a unor nume de marcă din țară și din străinătate, reprezentativi pentru genul/stilul de interpretare a muzicii clasice și încurajarea interpretărilor creative.

Obiectiv general 2: Descoperirea de noi talente și promovarea acestora pe scena Filarmonicii Oltenia.

Obiectiv general 3: Diseminarea permanentă a rezultatelor pentru a realiza interfața completă a activităților noastre în afara instituției .

Obiectivele specifice ce converg din obiectivul general:

Obiectiv specific 1: configurarea unei comunități de 2.000 – 4.000 de spectatori, dornici să (re)descopere valorile autentice ale muzicii clasice și românești.

Obiectiv specific 2: dezvoltarea și diversificarea activității culturale – prin elaborarea unor proiecte muzicale, care vor avea ca scop creșterea nivelului compartimentului artistic.

Obiectiv specific 3: dezvoltarea de parteneriate viitoare ce susțin diversitatea culturală și cooperarea artistică.

Obiectiv specific 4: asigurarea unei vizibilități consistente (și constante) în mass-media a activității – cel puțin trei posturi de televiziune, cinci posturi de radio, patru redacții de presă scrisă și două site-uri de specialitate, care să relateze despre concurs.

Capitolul II – Cunoașterea și studierea principalelor activități ale organizației

2.1 INDICATORI DE PERFORMANȚĂ

Indicatorii de performanță sunt acei indicatori selectați ca fiind cei mai ilustrativi în privința monitorizării unor activități și procese cheie pentru organizație, oferind o privire de ansamblu asupra performanței.

Indicatorii de performanță sunt de două feluri:

–        Indicatori calitativi;

–        Indicatori cantitativi.

            Pe baza acestei clasificări, Filarmonica „Oltenia” Craiova își desfășoară activitatea doar pe baza indicatorilor cantitativi, după cum urmează:

Indicator cantitativ I – Ierarhizarea numărului de concerte și spectacole/luni calendaristice:

Rang 1: luna Noiembrie 2013 = 28 concerte

Rang 2: luna Aprilie 2013 = 25 concerte

Rang 3: luna Decembrie 2013 = 19 concerte

Rang 4: luna Februarie 2013 = 13 concerte

Rang 5: luna Iulie 2013 = 11 concerte

Rang 6: la egalitate, lunile Martie 2013 și August 2013 = 10 concerte

Rang 7: la egalitate, lunile Ianuarie 2013, Mai 2013 și Iunie 2013 = 9 concerte

Rang 8: luna Octombrie 2013 = 6 concerte

Indicator cantitativ II – Ierarhizarea numărului de concerte/tipologie:

Rang 1: la egalitate concerte simfonice si recitaluri camerale = 47

Rang 2: concerte de educație muzicală = 23

Rang 3: corale = 17

Rang 4: vocal simfonice = 9

Rang 5: spectacole = 4

Rang 6: jazz = 1

2.2 PROPUNERI PENTRU REMEDIEREA DEFICIENTELOR

În ultimii 3 ani Filarmonica “Oltenia” a susținut concerte atât în turnee naționale cât și internaționale. De asemenea a organizat și susținut un festival de dirijat (Festivalul Internațional al Tinerilor Dirijori) dar și obișnuitul festival internațional “Craiova Muzicală”.

Ca un punct slab în activitatea instituției este lipsa abordării unor finanțări nerambursabile.

Este foarte important ca mijloacele și resursele unei instituții de cultură să fie folosite în interesul receptorului. Arta este o expresie vie a umanității și a capacității de adaptare a omului. Din acest motiv de-a lungul timpului arta, în speță muzica, precum omul a trecut prin mai multe etape de evoluție și schimbări. Cercetarea și cunoașterea necesităților culturale este unul din obiectivele de bază ale mediului artistic conturat la nivelul Filarmonicii “Oltenia“, mai ales în contextul validării programelor și activităților culturale, dar și pentru a putea planifica dezvoltarea culturală; stimula dezvoltarea noilor necesități culturale sau să regăsească cercul persoanelor ce vor fi sensibile la aspirații de natură culturală create de activitatea noastră.

În acest fel vom crea o serie de programe ce vor avea ca scop depistarea factorilor de interes pe diverse grupe de vârstă, ocupație, situație socială și venituri. Astfel vom reuși să elaborăm o ofertă cât mai variată cu o adresabilitate precisă.

Filarmonica „Oltenia” Craiova este o instituție publică ce se supune Consiliului local și Primăriei. În cadrul unității există un manager care are sub ordine 5 compartimente: Director Artistic, Director Administrativ, compartimentul financiar-contabil, compartimentul Resurse Umane și compartimentul Achiziții Publice.

Directorul artistic are sub ordinea sa secția de orchestră, secția de cor și biroul coordonator artistic.

Directorului administrativ i se supune biroul de imagine, biroul organizare spectacole și serviciul administrativ.

Compartimentele financiar – contabil, resurse umane și achiziții publice nu au sub ordine nici un compartiment.

Capitolul III – Abordarea tematicii de specialitate prevăzută în programa analitică, conform specializării Informatică Economică.

3.1 Studiul rețelei de calculatoare existentă în organizația economică:

Existența rețelei în cadrul unități este una firească, deoarece aceasta face legătura între departamente și dă posibilitatea acesului rapid la informațiile utile din fiecare departament. Schimbul informațiilor este făcut printr-o rețea înstelată. Această rețea este unită printr-un switch ce duce direct la server, la acest switch sunt unite toate calculatoarele din fiecare birou, în cazul în care există birou cu 2-3 calculatoare acolo mai există un switch care împarte rețeaua la fiecare calculator din birou. Biroul de resurse umane și biblioteca muzicală au propriile switch-uri care se ramifică de la ele către alte birouri. Biroul de contabilitate este legat direct de switch-ul principal.

Serverul este alcătuit dintr-o unitate pentium 4 dotat cu un procesor Intel G695 cu frecvența de 2,80 Ghz, 2 Gb memorie RAM și un HDD de 250 Gb, are instalat Windows Server 2008. El este amplasat sub birourile departamentelor de la el plecă cablu principal spre switch și astfel toate calculatoarele sunt conectate la rețea. Orice birou este echipat cu infrastructură logistică de specialitate (calculatoare, periferice, rețea internet) și respectiv logistică informatică de specialitate, programe soft uzuale care sunt: soft windows, pachetele office, anti-virus, programe suport windows driver, Adobe pentru buna funcționare;

Rețeaua se prezintă astfel la nivel de birouri:

Managerul este în rețea cu toate compartimentele.

Directorul Artistic este în rețea cu:

– Birou Coordonare Artistică;

– Birou Imagine.

Directorul Administrativ este în rețea cu:

– Birou Imagine;

– Birou Organizare Spectacole;

– Serviciul Administrativ.

Biroul Financiar – Contabil este în rețea cu :

– Biroul Organizare Spectacole (doar TICKETS).

Biroul Resurse Umane și Juridic este singur în rețea.

Referent Achiziții Publice este singur în rețea.

Fig. 1 – Organizarea rețelei în cadrul Filarmonicii „Oltenia” Craiova

3.2 Prezentarea soluției informatice integrate/aplicației informatice utilizate de către organizație

Orice birou este echipat cu infrastructură logistică de specialitate (calculatoare, periferice, rețea internet) și respectiv logistică informatică de specialitate care este de 2 tipuri:

-programe soft uzuale care sunt: soft windows, pachetele office, anti-virus, programe suport windows driver, adobe pentru buna funcționare;

-aplicațiile soft care sunt de 2 tipuri:

1. Aplicații personalizate (TICKETS), programe pentru colaboratori (meniul si structura sunt aferente cerințelor Filarmonicii Oltenia Craiova);

2. Aplicațiile soft care sunt soluții software pentru contabilitate, pentru evidența stocurilor, pentru resurse umane și salarizarea unităților.

Actualizările le face furnizorul de program care este autorizat conform legii. Provider-ul pentru contabilitate, gestiune și resurse umane este OMNIDATAGRUP PETRESCU. Softul utilizat pe server este SQL SERVER SGBD. Fiecare compartiment are aplicațiile lui informatice. Aplicația utilizată în rețea este TICKETS.

3.2.1 TICKETS – metodologie de funcționare

Tickets-ul este un program de gestiune de bilete care permite vânzarea automată, descărcarea datelor imediat ce s-a realizat vânzarea biletului în rapoarte necesare compartimentelor de specialitate.

Ca și arhitectura Tickets-ul este format din 2 parți:

Componente hardware care înseamnă calculatoare, imprimantă scoatere

tichete automat și scanner coduri de bare.

Componente software care înseamnă soft-ul de gestiune (Manager Tickets).

Funcționalitate:

Meniul principal are următoarele componente: Listă concerte, Abonamente, Rapoarte, Carnete bilete, Configurare săli, Tools, Diagrama, Windows.

Operarea datelor se face după cum urmează:

Gestionarii responsabili cu vânzarea biletelor operează în meniul Listă concerte, diagrama concerte din data respectivă, vânzarea biletelor aferente seriilor și locurilor prestabilite deja și regăsite în baza de date a programului.

Automat biletele vândute se descarcă în meniul Rapoarte, submeniul Borderou bilete. De asemenea elementele de identificare de natura: serie bilet, preț, cantitate, gestionar și dată concert se descarcă în diverse rapoarte necesare compartimentelor de organizare, financiar – contabil, artistic, manager.

Pe baza Borderoului de bilete care arată situația vânzărilor aferente datei de concert respective pentru fiecare gestionar în parte, compartimentul financiar – contabil întocmește în meniul Carnete bilete submeniul Dispoziția de încasare aferentă sumei din borderou pentru fiecare gestionar în parte.

Ca și funcționalitate modulele aplicației Tickets sunt utilizate diferit în funcție de userii și administratorii de program. Programul permite pentru administratori control 100% și modificarea oricăror date din program, iar pentru useri doar în funcție de specificația postului și compartimentului din care face parte utilizarea anumitor meniuri din aplicație.

Intrările corespunzătoare modulelor aplicației sunt date de: numărul de bilete vândute și seriile acestora descărcate pe fiecare gestionar în parte și aferente unei date de concert.

Ieșirile pe module din aplicație sunt sub forma de rapoarte: borderou bilete, abonamente, situații serii bilete, valori și cantități, indicatori de rezultat, jurnale de operații, încasări pe concerte, centralizatoare și dispoziții de încasare. Meniul Tools din program poate fi modificat cu precădere numai de administratori și arată nivelul de aplicare al fiecărui utilizator de program. (A se vedea Anexa 1).

Fig. 2 TICKETS – FLUX INFORMAȚIONAL

DOCUMENTE

Fig. 2.1 TICKETS – FLUX DOCUMENTE

3.2.2 GEST WIN

Metodologia de funcționare a programului de gestiune.

Pe bază de intrare a facturilor în Filarmonica Oltenia Craiova , gestionarul responsabil cu materialele, obiectele de inventar sau mijloacele fixe, va întocmit un NIR (Nota Intrare Recepție) în care se trec toate produsele din factura cu preț unitar și cu valoarea totală. Ca și particularitate fiind instituție publica neplătitoare de TVA, valoarea unitara cât si cea totală a produsului din factură înglobează și TVA-ul. (Exemplu: valoare unitară=10 lei+ 2,4 TVA=> 12,4 lei)

NIR-ul se depune la compartimentul financiar-contabil pentru operare în programul de gestiune. Concomitent NIR-ului pentru materialele consumabile ce ies în lună pe fiecare compartiment în parte, gestionarul care este responsabil cu materialele consumabile întocmește bonul de consum cu denumirea produsului, cantitate și preț unitar pe care îl prezintă la compartimentul financiar-contabil. În cadrul compartimentului financiar-contabil, operarea datelor se realizează după cum urmează: în meniul principal pe Nota1 intrări materiale-se operează NIR-urile, pe Nota2 ieșiri materiale –se operează bonurile de consum. Ambele operații si 1 si 2 se realizează pentru fiecare lună în parte.

La sfârșitul lunii la închiderea efectivă a intrărilor și ieșirilor prin accesarea din meniul programului a centralizatorului intrări si respectiv centralizator ieșiri și a balanței de gestiune se urmărește situația la zi privind analiticul conturilor de stocuri. Centralizatoarele de intrări și ieșiri se descarcă în programul de contabilitate a instituției.

Programul de gestiune este un instrument utilizat zi de zi pentru urmărirea stocurilor de materiale, dar este și un program care înglobează baza de date a obiectelor de inventar și a mijloacelor fixe existente în instituție. Acest lucru se materializează la fiecare sfârșit de an prin listele de inventariere aferente gestionarilor și reprezintă metoda scriptică de verificare între compartimentul financiar-contabil și gestionari, după caz manageri. (a se vedea Anexa 2)

Fig. 3 GEST WIN – FLUX INFORMAȚIONAL

Fig. 3.1 GEST WIN – FLUX DOCUMNETE

3.2.3 Sal Win

Pachetul de programe SALWIN creat de colectivul SC OminiData SRL Craiova este destinat evidenței computerizate a salarizării și pentru gestiunea resurselor umane din societățile comerciale și instituțiile bugetare. Există un meniu principal, din el se poate merge în alte meniuri , revenirea realizându-se prin apăsarea tastei „ESC”. Lansarea în lucru a unei prelucrări se realizează prin tastarea cifrei sau literei atașată butonului respectiv sau efectuând click cu mouse-ul pe acel buton. Programul ne permite să actualizăm majoritatea mărimilor pe care legea le poate schimba. (a se vedea Anexa 3)

Fig. 4 SAL WIN – FLUX DOCUMENTE

3.2.4 Revisal

Inspecția muncii pune la dispoziție angajatorilor o aplicație on-line pentru transmiterea registrului general de evidență a salariaților în format electronic și pentru depunerea declarațiilor fiscale. Acest portal vine în sprijinul angajatorilor care au acces la Internet și care vor să folosească o modalitate moderna și eficientă de lucru cu Inspectoratul Teritorial de Muncă. ( A se vedea Anexa 4).

3.3 Utilizarea aplicației informatice sub forma unei simulări, cu date reale sau fictive, pentru o perioadă de gestiune (zi, lună, trimestru, semestru, an).

Simulările realizate în cadrul prezentului subcapitol se regăsesc dezvoltate pe documente în Anexele 1, 2 și 3 la prezentul proiect.

3.4 Analiza SWOT – analiza impactului utilizării aplicației informatice studiate asupra organizației (avantaje/dezavantaje) și propuneri privind îmbunătățirea și dezvoltarea acesteia astfel încât să satisfacă cerințele utilizatorilor/organizației.

Analiza SWOT

Capitolul IV – Tendințe și perspective în evoluția organizației

Instituțiile publice, în concordanță cu evoluția mediului socio-economic, sunt supuse

astăzi mai multor provocări legate de: reorganizările interne frecvente în pas cu evoluția

mediului socio-economic; creșterea riscurilor operaționale și a cerințelor directe și conexe

mediului procedural; integrarea tuturor activităților de management al relațiilor interumane,

asigurarea eficienței activitaților organizaționale si conlucrarea acestora cu evoluția mediului

de afaceri și cu tendințele omului modern de a utiliza produse si servicii potrivite stilului sau

de viață.

Filarmonica „Oltenia” Craiova, la fel ca și celelalte instituții publice tinde să micșoreze volumul de hârtie, trecând treptat la un sistem informațional, ce ar diminua costurile și timpul de execuție a muncii.

Descentralizarea este un fenomen ce se răsfrânge asupra tuturor instituțiilor publice din România, inclusiv Filarmonica „Oltenia” Craiova, despre acest fenomen nu se poate zice dacă e de bine sau dacă e de rău, depinde de modul în care a fost realizată și de implementarea 

acesteia.

Capitolul V – Concluzii

În concluzie pot spune că Filarmonica „Oltenia” Craiova are în primul rând nevoie de programe de formare a resurselor umane necalificate, o investiție în softurile cu care se operează și informatizarea sistemului intern cât mai rapidă la toate nivelurile, pentru a avea o mai bună productivitate a muncii. Iar pe partea artistică ar trebui să găsească metode cât mai bune pentru a atrage câți mai mulți tineri la concerte.
Sistemul în care se lucrează este trecut de timp, trebuie implementate reforme ce ar mobiliza organizația spre noi abordări, să fie deschisă spre nou.

Anexa 1

MENIU PRINCIPAL TICKETS – METODOLOGIA DE OPERARE A DATELOR

DIAGRAMĂ VÂNZARE BILETE

BORDEROU BILETE

DISPOZIȚIE DE ÎNCASARE

ANEXA 2

MENIU PRINCIPAL GEST WIN- METODOLOGIA DE OPERARE A DATELOR

NIR (NOTĂ DE INTRARE RECEPȚIE)

BON CONSUM

MENIU – INTRARI ÎN GESTIUNE

CENTRALIZATOR INTRĂRI

MENIU – IEȘIRI DIN GESTIUNE

CENTRALIZATOR IEȘIRI

BALANȚĂ ANALITICĂ

LISTĂ INVENTARIERE

Anexa 3

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI CRAIOVA

ANEXA NR.1 H.C.L. _____/2014

ORGANIGRAMA

Filarmonicii “Oltenia” Craiova

TOTAL POSTURI – 184 pe anul 2014

REE

MENIU PRINCIPAL SAL WIN – METODOLOGIA DE OPERARE A DATELOR

REALIZAREA PONTAJULUI

ȘTAT DE PLATĂ

CENTRALIZATOR

LISTĂ VIRAMENTE

ANEXA 4

RAPORT REVISAL