Sbgd Access In Gestiunea Organizatiilor

SGBD ACCESS ÎN GESTIUNEA ORGANIZAȚIILOR

-STUDIU DE CAZ: EVIDENȚA ELEVILOR –

CUPRINS

Argumentarea alegerii temei

CAPITOLUL I. IMPORTANȚA BAZELOR DE DATE ÎN GESTIUNEA FUNDAȚIEI PENTRU SĂNĂTATE ȘTIINȚĂ ȘI ÎNVĂȚĂMÂNT “DR.DINU” – ȘCOALA SUPERIOARĂ SANITARĂ POSTLICEALĂ CÂMPINA

1.1.Prezentarea generală a firmei

1.2.Analiza SWOT

1.3.Prefigurarea strategiei de implementare a bazei de date

CAPITOLUL II. NOȚIUNI TEORETICE

2.1.Noțiuni generale Baze de Date

2.2.Baze de date relaționale

2.3.Sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft ACCESS

CAPITOLUL III. SISTEM INFORMATIC PENTRU EVIDENȚA ELEVILOR LA ȘCOALA SUPERIOARĂ SANITARĂ POSTLICEALĂ CÂMPINA

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Bibiliografie

Argumentarea alegerii temei

Lucrarea de față “SGBD Access în gestiunea organizațiilor”, vine să confirme afirmația lui Bill Gates, în sensul că baza de date complementară acestei teme a fost construită pentru cerințele de astăzi, cu posibilitatea adaptării la cerințele de mâine.

Am ales această temă din dorința de a realiza un lucru practic, care să vină în ajutorul organizației pentru o accesare facilă, rapidă, în orice moment, a situației prezente.

Studiul de caz l-am realizat în cadrul Școlii Superioare Sanitare Postliceale Câmpina, aparținând Fundației pentru Sănătate, Știință și învățământ “Dr.Dinu” Câmpina, a cărei angajată sunt. Existența unei baze de date pentru elevii înscriși la această școală reprezintă un criteriu de calitate în standardele de referință și indicatori de performanță pentru evaluarea și asigurarea calității în învățământul preuniversitar emise de Agenția Română de Asigurare a Calității în Învățământul Preuniversitar, un motiv în plus care a contribuit la alegerea temei, școala neavând construită o astfel de bază de date electronică.

De asemenea, datorită faptuli că trăim în era tehnologiei, unde societatea informaționale are un cuvânt important de spus, atât pentru succesul personal, cât și pentru carieră, am considerat necesară îmbogățirea cunoștințelor personale în domeniul informatic, în special în creearea și utilizarea sistemelor de gestiune a bazelor de date, atât de necesare pentru un posibil viitor manager.

CAPITOLUL I. IMPORTANȚA BAZELOR DE DATE ÎN GESTIUNEA FUNDAȚIEI PENTRU SĂNĂTATE ȘTIINȚĂ ȘI ÎNVĂȚĂMÂNT “DR.DINU” – ȘCOALA SUPERIOARĂ SANITARĂ POSTLICEALĂ CÂMPINA

1.1.Prezentarea generală a firmei

Denumire: Fundația pentru Sănătate, Știință și Învățământ “Dr.Dinu” Câmpina, Școala Superioară Sanitară Postliceală Câmpina

Adresă: Mun. Câmpina, Jud.Prahova, Str.Mărășești, Nr.22, Cod postal: 105600

Telefon/Fax: 0244333504/0244335182

E-mail: [anonimizat]

Web: www.fundatiadoctordinu.ro

Data înființării unității de învățământ: 04.02.1997

Actul de înființare a unitații de învățământ: OM 3909/31.05.2000

CUI: 10081***

Cod SIRUES: 296671461

Niveluri de învățământ/specializări/calificări autorizate să funcționeze provizoriu: Asistent Medical de Farmacie, autorizată cu OMECTS 5926/2008

Niveluri de învățământ/specializări/calificări acreditate: Asistent Medical Generalist, acreditată cu OMECTS 4762/2009

Membrii fondatori:

Dr.Dinu Florea

Farm.Dinu Elena

Dr.Dinu Adrian

Dr.Dinu-Drăgănescu Daniela

Dr.Dinu-Drăgănescu Horațiu

Școala Superioară Sanitară Postliceală Câmpina este înființată și patronată de Fundația pentru Sănătate, Știință și Învățământ “Dr.Dinu” prin actul de constituire al acesteia ca organizație neguvernamentală, apolitică și nonprofit, în baza sentinței civile nr. 47PJ/1995 și a deciziei nr.3/1996 a Comitetului Director Al Fundației.

Repere istorice

Premisele înființării acestei școli au fost inițial constituite de existența “Colegiului de Tehnică Dentară și Asistente Medicale” patronate de Facultatea de Medicină Stomatologică a Universității “Europa Ecor” București.

În anul 1996, Fundația “Dr.Dinu” a preluat școlarizarea cursanților de la colegiile medicale ale Universității “Europa Ecor” în cadrul Școlii Superioare Sanitare, dispunând de o bază materială corespunzătoare și de un personal didactic cu experiență în învățământul superior de scurtă sau lungă durată.

În actul de constituire al Fundației “Dr.Dinu” la capitolul II “Scopul fundației și obiectul de activitate”, art.3 se prevede: “Scopul Fundației este inițierea unor programe de învățământ, cercetare și sănătate, în vederea susținerii, promovării, dezvoltării, cercetării medicale și științifice, a educației pentru sănătate, a învățământului particular postliceal și sanitar”. Art.4 prevede: “Fundația își propune deschiderea de școli postliceale pentru pregătirea de asistenți medicali pentru diverse specialități în domeniul medical sanitar”.

Școala a debutat cu două specializări: Asistent Medical Generalist și Tehnician Dentar, pentru care a obținut Autorizația de încredere nr.132/2000. În anul 2008 a fost solicitată Autorizația de încredere pentru specializarea Farmacie și a fost depus dosarul pentru acreditare pentru specizliarea Asistent Medical Generalist. S-au obținut autorizația de funcționare nr.5926/2008 pentru Asistent Medical de Farmacie și acreditarea pentru Asistent Medical Generalist cu OMECTS nr.4762/2009.

Au fost școlarizați până în prezent șase promoții de Tehnician Dentar, 16 promoții de Asistent Medical Generalist și patru promoții de Asistent Medical de Farmacie.

Au promovat examenul de absolvire organizat de MECT în proporție de 100% și s-au încadrat pe piață muncii în proporție de 56%. Mediile obținute de absolvenți la examenul de absolvire se situează între 8.50 și 10.

Misiunea organizației

Misiunea

Misiunea școlii este să asigure o educație de calitate pentru dezvoltarea intelectuală, socială și profesională a tinerilor, în vederea adaptării socio-economice a adolescenților de azi, viitori cetățeni activi, deplin conștienți de propria valoare și competitivi pe piață muncii locală și europeană.

Ne propunem să asigurăm această calitate printr-un climat intern stimulativ, atât pentru elevi cât și pentru profesori, sensibili la nevoile locale și regionale.

Vom promova un management eficient al tuturor resurselor.

Viziunea asupra organizației

“Nu învățăm pentru școală, ci pentru viață”

Țelul nostru este să devenim o unitate școlară de referință, integrată nevoilor sociale ale comunității care să realizeze pregătirea de azi pentru viitorul de mâine, la standarde europene.

Obiectivele specifice și țintele școlii

Școala Superioară Sanitară Postliceală din cadrul Fundației pentru Sănătate, Știință și Învățământ “Dr.Dinu” își asumă misiunea promovării unui proces educațional de profil medical modern și competitiv, care să ofere cursanților cunoștințele teoretice și practice corespunzătoare cerințelor pieței muncii și totodată deprinderea atitudinilor morale specifice practicării unei profesiuni exercitate în folosul omului bolnav.

La sfârșitul perioadei de instrucție, absolvenții specializărilor Asistent Medical Generalist și Asistent Medical de farmacie, trebuie să fie capabili să:

Asigure implementarea în practică a cunoștințelor dobândite atât în ceea ce privește profilaxia cât și activitatea curativă;

Aplice măsurile specifice ale programelor naționale de sănătate promovate de Ministerul Sănătății;

Să-și exercite profesiunea în spiritul normelor deontologice medicale;

Sa se autoevalueze și să-și identifice nevoile de perfecționare continuă.

Scopul asumat este formarea unor asistenți medicali care să dețină cunoștințe de specialitate impuse de progresul tehnologic, de managementul sanitar și farmaceutic și pentru practicarea profesiei în condiții de eficiență economico-financiară maximă.

Pentru anul școlar 2013-2014, ne-am propus continuarea studiilor cu durata de 3 ani și o cifră de școlarizare de 30 de locuri pentru Asistent Medical Generalist și 30 de locuri pentru Asistent Medical de Farmacie.

Transpunerea în practică a acestui obiectiv se va realiza prin:

Adaptarea configurației curriculare a școlii în concordanță cu cerințele specializărilor propuse conform noilor direcții formativ – educationale legiferate de MECTS pentru aplicarea reformei de învățământ.

Dezvoltarea și modernizarea continuă a bazei materiale în concordanță cu cerințele procesului modern de instruire și formare a cadrelor medii sanitare și9 farmaceutice.

Realizarea necesarului de resurse umane și adaptarea la standardele specifice realizărilor de formare.

Adoptarea măsurilor necesare pentru sporirea numărului de elevi care să frecventeze activitățile specializărilor oferite de școală.

Creearea unei oferte școolare conform cerințelor pieței muncii și realizarea unein permanente reclame a unității în mass media locală și zonală

1.2.Analiza SWOT

Matricea SWOT

1.3.Prefigurarea strategiei de implementare a bazei de date

După alcătuirea matricei SWOT, se concluzionează faptul că, o strategie ușor de urmat, ce necesită resurse minime, dar care ar aduce un plus de valoare în gestionarea situației școlii, și care ar elimina un punct slab al organizației este aceea de a alcătui și implementa o bază de date relațională, care să țină evidența elevilor școlarizați în această unitate.

CAPITOLUL II. NOȚIUNI TEORETICE

2.1.Noțiuni generale Baze de Date

Conceptul de bază de date a apărut pentru prima dată în 1969 cu ocazia prezentării primului raport CODASYL în cadrul unei conferințe pe probleme de limbaje de gestiune a datelor.

Evoluția organizării bazelor de date a fost determinată de necesitatea de a avea un acces cât mai rapid și ușor la un volum din ce în ce mai mare de date precum și de perfecționarea metodelor de culegere, memorare, transmitere și prelucrare a datelor.

Principiul organizării datelor în baze de date se sprijină pe existența unui fișier de descriere globală a datelor prin care se realizează independența programelor față de date și a datelor față de programe.

Accesul oricărui utilizator la baza de date se realiza prin intermediul fișierului de descriere globală. Fișierul de date conținea colecțiile de date și legăturile dintre ele.[DUSM05]

Astfel, conceptul de bază de date poate fi definit ca fiind una sau mai multe colecții de date, aflate într-o strânsă interdependență, împreună cu descrierea datelor și a relațiilor dintre ele.

Condițiile pe care o bază de dată trebuie să le îndeplinească sunt:

Asigurarea unei independențe maximă a datelor față de programe și invers;

Structura bazei de date trebuie astfel concepută încât să asigure informațiile necesare și suficiente pentru a satisface cerințele informaționale și de decizie ale utilizatorului;

Asigurarea unei redundanțe sporită și controlată a datelor;

Permiterea unui acces rapid la informațiile stocate în bază.

Componentele arhitecturii generale a unei baze de date sunt următoarele:

baza de date propriu-zisă în care se stochează colecția de date;

sistemul de gestiune al bazei de date, care este un ansamblu de programe ce realizează gestiunea și prelucrarea complexă a datelor;

un set de proceduri manuale și automate, precum și reglementările administrative, destinate bunei funcționări a întregului sistem;

un dicționar al bazei de date, ce conține informații despre date, structura acestora, elemente de descriere a semanticii, statistici, documentație etc.[PATA06]

echipamentele de calcul (hardware) utilizate;

personalul implicat.

Bazele de date variază în funcție de criteriile de apreciere considerate. Clasifiarea acestora se poate face:

după orientare: generalizate, specializate;

după modelul de date folosit: ierarhice, în rețea, relaționale, orientate obiect;

după amploarea geografică: locale, distribuite;

după limbajele utilizate: autonome (cu limbaje proprii), cu limbaj gazdă, mixte.

În funcție de clasa utilizatorilor implicați, omponentele bazei de date pot fi structurate pe trei nivele:

nivelul logic: viziunea programatorului de aplicații, care realizează programele de aplicații pentru manipularea datelor și structura logică corespunzăroare descrierii datelor aplicației;

nivelul conceptual (global): viziunea administratorului bazeace:

după orientare: generalizate, specializate;

după modelul de date folosit: ierarhice, în rețea, relaționale, orientate obiect;

după amploarea geografică: locale, distribuite;

după limbajele utilizate: autonome (cu limbaje proprii), cu limbaj gazdă, mixte.

În funcție de clasa utilizatorilor implicați, omponentele bazei de date pot fi structurate pe trei nivele:

nivelul logic: viziunea programatorului de aplicații, care realizează programele de aplicații pentru manipularea datelor și structura logică corespunzăroare descrierii datelor aplicației;

nivelul conceptual (global): viziunea administratorului bazei de date, care realizează structura conceptuală (schema) corespunzătoare descrierii bazei de date și administrează componentele bazei de date pentru manipularea datelor;

nivelul fizic: viziunea inginerului de sistem care realizează structura fizică corespunzăroare descrierii datelor pe suportul fizic.[PATR**]

Indiferent de tipul bazei de date construite, este necesară parcurgerea unor etape. Aceste etape sunt:

analiza sistemului informatic pentru care se realizează baza de date și a cerințelor informaționale solicitate de acest sistem;

proiectarea structurii bazei de date;

încărcarea datelor în baza de date;

exploatarea și întreținerea bazei de date.

Conținutul acestor etape, respectiv activitățile implicate și modul lor de desfășurare depind, în general, de tipul bazei de date precum și de domeniul de activitate pentru care se construiește baza de date. Există însă o serie de aspecte cu caracter general care nu sunt influențate de specificul unui anumit domeniu de activitate sau de caracteristicile unui anumit tip de baze de date.

Realizarea unei baze de date implică și folosirea unor metode și tehnici de analiză, de programare precum și a unor instrumente de lucru specifice.

2.2.Baze de date relaționale

Conceptul de baze de date relaționale a fost enunțat pentru prima dată de către D. F. Childs, care a accentuat faptul că orice structură de date poate fi reprezentată printr-una sau mai multe tabele de date, în cadrul cărora este necesar să existe și relații de legătură, pentru a se asigura legăturile între tabele. Bazele modelului relațional au fost puse de către Codd E.F., în 1970, care are meritul de a fi dezvoltat ideile cu privire la utilizarea teoriei apartenenței la ansambluri, sub forma unui model coerent de structurare a datelor – modelul relațional.[CARS09]

Modelul relațional al datelor

Componentele modelului relațional sunt:

1. Structura relațională a datelor. Aceasta presupune că, în bazele de date relaționale, datele sunt organizate sub forma unor tablouri bidimensionale (tabele) de date, numite relații. Asocierile dintre relații se expun explicit prin atribute de legătură. Aceste atribute figurează într-una din relațiile implicate în asociere (de regulă, în cazul legăturilor de tip “unu la mulți”) sau sunt plasate într-o relație distinctă, construită special pentru exprimarea legăturilor între relații (în cazul legăturilor de tip “mulți la mulți”). O bază de date relațională reprezintă un ansamblu de relații, prin care se reprezintă atât datele cât și legăturile dintre date.

2. Operatorii modelului relațional. Aceștia definesc operațiile care se pot executa asupra relațiilor, în scopul realizării funcțiilor de editare a bazei de date, respectiv consultarea, inserarea, modificarea și ștergerea datelor.

3. Restricțiile de integritate ale modelului relațional. Permit definirea stărilor coerente ale bazei de date.[ZAOP10]

În comparație cu modelele ierarhice și în rețea, modelul relațional prezintă o serie de avantaje, precum:

Asigurarea unei independențe sporite a programelor de aplicație față de modul de reprezentare internă a datelor și metodele de acces la date.

Furnizarea unui control eficient asupra coerenței redundanței datelor, cu o bună fundamentare teoretică.

Oferirea unor facilități multiple de definire și manipulare a datelor.

Îmbunătățirea integrității și confidențialității datelor.

Structura relațională a datelor

Pentru a putea defini structura relațională a datelor trebuie, mai întâi, să definim noțiunile de: domeniu, relație, atribut și schemă a unei relații.

Domeniul reprezintă un ansamblu de valori, caracterizat printr-un nume. Un domeniu se poate defini explicit, prin enumerarea tuturor valorilor aparținând acestuia sau implicit, prin precizarea proprietăților pe care le au valorile domeniului respectiv.

Relația reprezintă un subansamblu al produsului cartezian al mai multor domenii, subansamblu caracterizat printr-un nume și care conține doar tupluri cu semnificație. Într-o relație, tuplurile trebuie să fie distincte ( nu se admit duplicări ale tuplurilor ). În prezentarea conceptului de relație se poate recurge la analogii cu alte concepte, extrem de bine cunoscute în domeniul prelucrării automate a datelor, precum este conceptul de fișier. Relația poate avea semnificația unui fișier, tuplul poate fi considerat drept o înregistrare, iar valorile din cadrul tuplului pot fi interpretate drept valori ale câmpurilor înregistrării. În cadrul modelului bazei de date relaționale nu interesează decât relațiile finite, chiar dacă la construirea relațiilor se admit domenii infinite. Numărul tuplurilor dintr-o relație reprezintă cardinalul relației, în timp ce numărul valorilor dintr-un tuplu definește gradul relației.

Atributul reprezintă coloana unei tabele de date, caracterizată printr-un nume. Numele atributului exprimă de obicei semnificația valorilor din cadrul coloanei respective. Atributele se folosesc pentru a conferi flexibilitate datelor.

Semnificația valorilor din cadrul unui tuplu se stabilește în acest caz nu numai pe baza domeniului de care aparțin valorile, ci și în funcție de poziția ocupată în cadrul tuplului.

Dependența față de ordonarea datelor înseamnă o reducere a flexibilității organizării datelor. Într-o organizare flexibilă, ordinea liniilor și a coloanelor din cadrul tabelei de date nu trebuie să prezinte nici o importanță.

Pentru a diferenția coloanele care conțin valori ale aceluiași domeniu și a elimina astfel dependența de poziție în cadrul tabelei, fiecare coloană se denumește diferit, lucru care a condus la apariția noțiunii de atribut.

Prin schema unei relații se deosebește numele relației, urmat de lista atributelor, pentru fiecare atribut precizându-se domeniul asociat. Schema unei relații se mai numește și intensia relației, prezentând relațiile comune și invariante ale tuplurilor care compun relația.

Spre deosebire de intensie, extensia unei relații reprezintă ansamblul tuplurilor care compun la un moment dat relația, ansamblu care este variabil în timp. De obicei, extensia unei relații este memorată fizic în spațiul asociat bazei de date, caz în care relația poartă numele de relație de bază. Există însă și situații în care extensia nu este stocată în baza de date. Este cazul așa-numitelor relații virtuale, cunoscute și sub numele de relații derivate sau viziuni. Relația virtuală nu este definită explicit ca relație de bază, prin ansamblul tuplurilor componente, ci implicit, pe baza altor relații, prin intermediul unei expresii relaționale. Stabilirea concretă a tuplurilor care compun relația virtuală se realizează prin evaluarea expresiei, ori de câte ori utilizatorul accesează această relație.

Operatorii modelului relațional

Modelul de date relațional oferă două colecții de operatori pentru operații cu relații și anume:

– algebra relațională;

– calculul relațional.

Algebra relațională reprezintă o colecție de operații pe relații, fiecare operație având drept operanzi una sau mai multe relații și producând ca rezultat o altă relație.

Operațiile algebrei relaționale se pot împărți în:

operații de bază, precum: reuniunea, diferența, produsul cartezian etc.

operații derivate, ca: intersecția, diviziunea etc.

Algebra relațională standard, definită de Codd, este constituită din 6 operații de bază: reuniunea, diferența, produsul cartezian, proiecția, selecția și joncțiunea precum și din două operații derivate: intersecția și diviziunea.

Ulterior, la operațiile standard au fost adăugate și alte operații, așa numitele operații “adiționale” sau extensii ale algebrei relaționale standard, precum: complementarea unei relații, splitarea (spargerea) unei relații, închiderea tranzitivă etc.

În general, operațiile pot fi grupate în:

operații tradiționale pe mulțimi (reuniunea, intersecția, diferența, produsul cartezian);

operații relaționale speciale (selecția, proiecția, joncțiunea etc.).[SUMA**]

Restricțiile de integritate ale modelului relațional

Restricțiile de integritate, denumite și reguli de integritate, reprezintă cerințele pe care datele din cadrul bazei de date trebuie să le îndeplinească pentru a putea fi considerate corecte, coerente în raport cu lumea reală pe care o reflectă.

Restricțiile de integritate reprezintă principalul mod de integrare a semanticii datelor în cadrul modelului relațional al datelor, metodele de definire și verificare a acestor restricții reprezentând principalele mecanisme pentru controlul semantic al datelor. Avantajele introducerii semanticii datelor în cadrul bazelor de date constau în posibilitatea întreținerii mai ușoare a aplicațiilor și posibilitatea implementării unor mecanisme fizice mai eficiente.

Restricțiile de integritate ale modelului relațional sunt următoarele:

1. Restricții de integritate minimale, definite în mod obligatoriu și care trebuiesc respectate atunci când se lucrează cu modelul relațional. Din această categorie fac parte:

restricția de unicitate a cheii;

restricția referențială;

restricția entității.

2. Alte restricții de integritate, din care fac parte:

dependențele între date;

restricțiile de comportament.[PATA06]

2.3.Sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft ACCESS

Microsoft Access este un program care permite crearea și administrarea unei baze de date relaționale, produs de Microsoft, care face parte din suita de programe Microsoft Office.

Istoric

1993: Access 2.0, Windows (Office 4.3)

1995: Access 7, Windows 95 (Office '95 Pro)

1997: Access 97 (Office '97 Pro)

1999: Access 2000 (Office 2000 Pro & Premium)

2001: Access 2002 (Office XP Pro)

2003: Access 2003 (Office 2003)

2007: Microsoft Office Access 2007 (Microsoft Office 2007)

2010: Microsoft Access 2010 (Microsoft Office 2010)

2013: Microsoft Access 2013 (Microsoft Office 2013)[WIKI**]

Caracteristici

Conceptul original de Access a fost construit pentru ca utilizatorii finali să poată accesa date din orice sursă.

Caracteristicile sistemului sunt:

Importul și exportul de date de mai multe formate, cum ar fi Excel , Outlook , ASCII , dBase , Paradox , FoxPro , SQL Server , Oracle , ODBC , etc

Posibilitatea de a folosi baze de date externe ca: Microsoft Excel, Liste SharePoint, text, XML, Microsoft Outlook, HTML, dBase, Paradox, Lotus 1-2-3, ODBC, inclusiv: Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, PostgreSQL, – având aceleași posibilități pentru vizualizare, interogare, editare, și de raportare. Se pot efectua operații de tip SQL între seturile de date de diferite formate, stocate pe diferite platforme.

Access stochează toate tabelele de baze de date, interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi și module în baza de date Access ca un singur fișier. Microsoft Access utilizează atât formatul ACCDB, cât și MDB.

Un fișier MDE / ACCDE este o bază de date Microsoft Access fișier cu toate modulele compilate și tot codul sursă editabil eliminat, care cuprinde toate componentele: tabele, interogări, module, macrocomenzi, formulare și rapoarte.

Utilizatorii pot crea tabele, interogări, formulare, rapoarte și macrocomenzi. Utilizatorii avansați pot folosi Visual Basic pentru a scrie coduri avansate de manipulare a datelor și de control al utilizatorului.

De asemenea, există șabloane pentru baze de date, atât în cadrul programului cât și pe site-ul oficial. Acestea permit utilizatorilor să construiască o bază de date cu tabele, interogări, formulare, rapoarte și macrocomenzi predefinite. Șabloanele sunt generate automat și nu includ cod Visual Basic.

De asemenea, Microsoft Access dispune și de modul de lucru în multiutilizator în rețea.
Importul și export datelor din alte aplicații

Access poate importa/exporta tabele în format Excel, CSV, text, etc. Comenzile se află în meniul File, submeniul Import sau Export.

Cerințe și limitări

Pentru Access 2010 și celelalte versiuni mai puțin performante, este recomandat ca bazele de date să aibă sub 1 GB (altfel ar putea bloca memoria RAM) și 50 de utilizatori simultani.[MICR**]

Componentele unei baze de date Access

1.Tabele

Tipuri de date Datele din tabele sunt de următoarele tipuri:

TEXT – secvență simplă de caractere care poate include cifre, litere și simboluri. Un câmp text poate conține până la 255 de caractere.

MEMO – text simplu, obișnuit, exceptând faptul că nu stabilește o lungime maximă de câmp, fiind posibilă tastarea a mai multor caractere(64.000 de caractere).

NUMBER – destinat pentru valori întregi sau fracționare.

DATE/TIME – o dată calendaristică sau o oră.

CURRENCY – un număr formatat ca o valoare monetară.

AUTONUMBER – Microsoft Access completează automat cu numere consecutive, pentru fiecare înregistrare.

YES/NO – poate primi valori logice de tipul YES/NO, TRUE/FALSE sau ON/OFF.

OLE OBJECT – câmp capabil să primească ca valoare un obiect (ex. imagine); obiectul poate fi legat sau inserat.

HYPERLINK – o legătură spre o locație Web.

LOOKUP WIZARD – permite crearea unei liste selectând o valoare din alt tabel sau lista de valori într-o casetă, pentru fiecare înregistrare. Aceasta este o caracteristică avansată.[WIKI**]

Stabilirea cheii principale Fiecare tabel ar trebui să aibă cel puțin un câmp a cărui valoare este unică pentru fiecare înregistrare (câmp cheie principală). Acest câmp este util pentru a identifica în mod unic fiecare înregistrare. Pentru a stabili o cheie principală trebuie să parcurgi următorii pași:

Deschiderea tabelului în Design View.

Selectarea câmpul care se dorește a fi cheie principală.

Alegerea din meniul EDIT a opțiunii PRIMARY KEY.

Relațiile dintre tabele Relația între două tabele nu este obligatorie, dar este necesară, în general, pentru construirea interogărilor care acționează asupra acestor table, fiind posibilă și contruirea acesteia în momentul generării interogării. Tipuri de relații:

Relația One-To-Many – Este utilizată cel mai frecvent în proiectarea bazelor de date ACCESS și are următoarele caracteristici:

Dacă T1 (Tabela Elevi) și T2 (Tabela Medii) sunt două tabele în care există o relație One-To-Many atunci: Tabela T1 este tabela primară iar T2 este tabela legată. Cheia de legătură din tabela primară trebuie să fie declarată cheie primară. Tabela legătură poate avea cheie primară dar diferită de cea de legătură. Fiecărei înregistrări din tabela Elevi îi corespunde 0, 1 sau mai multe înregistrări din tabela Medii. Fiecărei înregistrări din tabela Medii îi corespunde cel mult o înregistrare din tabela Elevi.

Relația One-To-One – Este utilizată mai rar în proiectarea bazelor de date ACCESS și are următoarele caracteristici:

Cheile de legătură din ambele tabele sunt chei primare; fiecărei înregistrări din una din tabele îi corespunde cel mult o înregistrare din cealaltă. Una din tabele este primară iar cealaltă legată.

Relația Many-To-Many – Este nerecomandată în baze de date ACCESS dar existentă în realitate.

Doua tabele se află în relația Many-to-Many dacă fiecărei înregistrări din prima tabelă îi corespunde 0,1 sau mai multe înregistrări din a doua și invers. În ACCESS astfel de relații pot fi introduse prin crearea unei a treia tabele, numită de joncțiune cu existența a două relații de tip One-to-Many.

Indexarea tabelelor

Pentru un tabel, se poate preciza o cheie primară și una sau mai multe chei secundare. O cheie este formată din una sau mai multe coloane. Valorile unei chei se păstrează într-un index. Rolul unui index este ca al unui catalog într-o școală. Orice operație de actualizare într-un tabel presupune automat și actualizarea indecșilor.

În fereastra Indexes, se pot gestiona caracteristicile necesare unui index (ordine Ascending/Descending, Unique, Primary, Ignore Nulls).

2.Interogări

Pentru dezvoltarea de interogări, Access oferă un "Designer de interogare", o interfață grafică de utilizator, care permite utilizatorilor de a construi interogări fără cunoașterea limbajului de programare SQL. În Query Designer, utilizatorii pot vizualiza sursele de date de interogare (care poate fi tabele sau interogări) și selecta câmpurile pe care le doresc, printr-un simplu clic de mouse. Unul dintre beneficiile Acces din perspectiva unui programator este compatibilitatea relativă cu SQL (Structural Query Language ) – interogările pot fi vizualizate grafic sau editate ca declarații SQL, iar declarațiile SQL pot fi folosite direct în Macrocomenzi și Visual Basic pentru a manevra tabele Access.[MICR**]

Interogările în Access pot fi de următoarele tipuri:

O interogare de selecție este o interogare SQL care are ca efect numai afișarea datelor dintr-un tabel sau mai multe tabele conform unor criterii de selecție (comanda SQL SELECT fără INTO sau comanda din meniu echivalentă).

O interogare de actualizare se folosește pentru actualizarea tabelei prin comanda SQL UPDATE (sau comanda din meniu echivalentă).

O interogare de tip tabel încrucișat aranjează un set de înregistrări pentru a-l face mai ușor de vizualizat, utilizând atât anteturi de rând cât și anteturi de coloane. Datele pot fi văzute în același timp în raport cu două categorii. De exemplu, media de absolvire a unei specializări din toată baza elevilor.

O interogare de acțiune creează un nou tabel sau modifică un tabel existent adăugând, ștergând sau actualizând datele introduse în el. Deoarece o interogare de acțiune modifică definitiv datele tabelelor, este recomandată salvarea unei copii de rezervă a datelor înainte de a executa o interogare de acțiune.

Microsoft Access oferă în plus față de SQL, interogările cu parametri .

O interogare cu parametri afișează o casetă de dialog atunci când se execută, solicitând utilizatorului să introducă informații de la tastatură care se vor utiliza drept criterii pentru interogare. De exemplu, selectarea elevilor care locuiesc într-un anumit oraș, unde orașul este introdus de la tastatură.[WIKI]

3.Formulare

O metodă eficientă pentru introducerea datelor în tabele este crearea de formulare. Cu ajutorul unui formular, se poate aloca exact atât spațiu cât este necesar pentru fiecare câmp și se pot introduce informații în mai multe tabele simultan. Formularele pot realiza interogarea unei baze de date MS Access, regăsirea înregistrărilor și afișarea acestora.

Atunci când se lucrează cu date relaționale, (unde datele sunt stocate în tabele separate), este necesară vizualizarea datelr din mai multe tabele sau interogări în același formular. De exemplu, doriți să vedeți date despre elev, dar, în același timp, să vedeți și informații despre taxele achitate de acesta. Pentru realizarea acestui lucru se folosesc subformularele.

Un subformular este un formular secundar inserat în formularul primar. Formularul primar se numește formular principal, iar formularul din interiorul formularului se numește subformular. O combinație formular/subformular este denumită uneori formular ierarhic, formular coordonator/detaliu sau formular părinte/fiu.

Formularul principal și subformularul din acest tip de formular sunt legate, pentru ca subformularul să afișeze doar înregistrări relaționate cu înregistrarea curentă din formularul principal.

Formularele pot fi create prin 3 metode:

Autoforms: generează rapid formulare care conțin toate câmpurile într-un singur tabel.

Form Wizard: generează un formular furnizându-se o serie de casete de dialog din care se pot alege câmpurile și stilul pentru formular.

Form Design: câmpurile sunt plasate manual într-o grilă de machetare. Este modul cel mai dificil, dar asigură cel mai bun control. Aceasta este cea mai folosită metodă, și se aplică inclusiv pentru editarea formularelor care au fost create anterior.

Adăugarea etichetelor. Pentru a putea adăuga formularului titluri, subtitluri, text explicativ și altele trebuiesc adăugate în formular obiete numite etichete. În cazul în care bara de instrumente nu este afișată, se alege opțiunea TOOLBOX din meniul VIEW sau se acționează butonul TOOLBOX din bara de instrumente.

Tot cu metoda Design View se pot edita și secțiunile unui formular:

DETAIL – conține câmpurile care se repetă în formular, împreună cu informațiile de formatare și alte obiecte auxiliare.

FORM HEADER/FOOTER – reprezintă antetele și subsolurile formularului.

PAGE HEADER și PAGE FOOTER – sunt zone care se repetă în partea de sus sau de jos a fiecărei pagini a formularului în momentul printării.

GROUP HEADER și GROUP FOOTER – reprezintă antetele și subsolurile unui grup de date, atunci când datele sursei de date ale formularului sunt grupate prin clauza SQL „GROUP BY”, sau prin butonul de grupare. De obicei, aici se introduc titluri și subsoluri care conțin câmpul după care se face gruparea.[WIKI**]

4.Rapoarte

Rapoartele sunt obiecte prin intermediul cărora se generează rezultate profesionale care pot fi afișate pe ecran, tipărite sau afișate pe Internet. Există 3 metode de generare a rapoartelor:

Autoreport: indicat pentru crearea unui raport simplu, bazat pe un singur tabel sau pe o singură interogare.

Report Wizard: asigură un compromis acceptabil între utilizarea facilă și flexibilitate. În Report Wizard se pot utiliza mai multe tabele și interogări și se poate alege o machetă și un format pentru raportul generat.

Report Design : funcționează pe același principiu ca și Form Design.[WIKI]

Adăugarea controalelor. Lucrul cu controalele din raport în modul de vizualizare Report Design este similar cu modul de lucru cu etichetele în modul Form Design. Prin acetea se realizează:

Mutarea obiectelor

Redimensionarea

Formarea obiectelor de

Tot cu metoda Design View se pot edita și secțiunile unui raport:

DETAIL – conține câmpurile care se repetă în raport, împreună cu informațiile de formatare și alte obiecte auxiliare.

REPORT HEADER/FOOTER – reprezintă antetele și subsolurile raportului.

PAGE HEADER și PAGE FOOTER – sunt zone care se repetă în partea de sus sau de jos a fiecărei pagini a raportului în momentul printării.

GROUP HEADER și GROUP FOOTER – reprezintă antetele și subsolurile unui grup de date, atunci când datele sursei de date ale raportului sunt grupate prin clauza SQL „GROUP BY”, sau prin butonul de grupare. De obicei, aici este locul unde se introduc titluri și subsoluri care conțin câmpul după care se face gruparea, precum și expresii care conțin funcții de agregare SQL (sume, medii, contoare, etc.). [WIKI**]

5.Macrocomenzi

Macrocomenzile sau macro-urile permit utilizatorilor experimentați înlănțuirea de comenzi ușoare, cum ar fi rularea interogări, importul sau exportul de date, de deschidere și închidere formulare, previzualizare și tipărirea de rapoarte, macrocomenzi, etc.

În Access 2010, au fost introduse macrocomenzile încorporate care sunt, în esență proprietățile de eveniment a unui obiect. Aceasta a eliminat necesitatea de a stoca macrocomenzi ca obiecte individuale. Programatorii profesioniști utilizează limbajul de programare Visual Basic, pentru un mediu de dezvoltare mai puternic și mai amplu.[MICR**]

6.Evenimente

Un eveniment este un proces care are loc atunci când utilizatorul întreprinde o acțiune asupra unui formular sau unui raport. Evenimentele reprezintă o modalitate de a răspunde la o acțiune, cum ar fi efectuarea unui clic pe un buton.

Principalele evenimente în MsAccess sunt:

On Click – procedura sau macrocomanda care se execută atunci când se dă click cu mouse pe un obiect de control.

On Current – procedura sau macrocomanda care se execută atunci când se trece de la un articol la altul în cadrul formularului sau raportului.

On Load – procedura sau macrocomanda care se execută atunci când formularul sau raportul este încărcat.

On Delete – procedura sau macrocomanda care se execută atunci când articolul este sters.

On Dbl Click – procedura sau macrocomanda care se execută atunci când se dă dublu clic pe controlul respectiv.

On Open – procedura sau macrocomanda care se execută înainte de deschiderea unui formular sau raport.

On Close – procedura sau macrocomanda care se execută înainte de închiderea unui formular sau raport.[WIKI**]

CAPITOLUL III. SISTEM INFORMATIC PENTRU EVIDENȚA ELEVILOR LA ȘCOALA SUPERIOARĂ SANITARĂ POSTLICEALĂ CÂMPINA

1.Prezentarea generală a aplicației

Se dorește realizarea unei baze de date pentru gestiunea situației școlare a elevilor înscriși la Școala Superioară Sanitară Postliceală Câmpina. Pentru aceasta, a fost consultată conducerea școlii pentru aflarea datelor relevante și necesare pentru construirea bazei de date.

Astfel, baza de date a elevilor a fost proiectată ca un catalog electronic care conține atât date personale, situația școloară, situația achitării taxelor, cât și date despre stagiile de practică ale elevilor și partenerii de practică.

Fiecare elev nou înscris este adăugat în baza CNP-ului (cu rol de identificare), adăugându-se și data înscrierii cât și alte date personale ale acestuia. De asemenea, pentru individualizarea persoanei, devenite prin înscriere elev, se foloșteste numărul matricol repartizat acestuia, număr care are caracter de unicitate și care reprezintă elementul de legătură între situația școlară a acestuia și datele inițiale de înscriere.

Pentru stagiile de practică efectuate de elevii la anumiți parteneri de practică, atributul de legătură este de data aceasta codul partenerului atribuit acestuia în prealabil.

În vederea obținerii unei evidențe a taxelor de școlarizare plătite de elevi, acestea vor fi înregistrate separat de situația școlară, dar în strânsă legătură cu datele inițiale ale elevului, prin CNP-ul personal.

Reguli de gestiune:

Un elev al școlii se poate înscrie la ambele specializări (nu simultan), dar pentru fiecare în parte primește un număr matricol unic;

Un elev înscris la o specializare poate avea un singur număr matricol;

În baza numărului matricol se pot adăuga mai multe materii studiate de elevul respectiv și mai multe stagii de practică ;

Aceeași materie poate fi studiată de mai mulți elevi, fiecare dintre aceștia obținând note;

Un elev poate efectua mai multe stagii de practică;

Un partener de practică poate primii în stagiu mai mulți elevi;

Un elev poate achita mai multe rate ale taxei de școlarizare.

2.Realizarea modelului relațional al bazei de date și implementarea în MS Access

Realizarea modelului relațional presupune identificarea prealabilă a atributelor care vor intra în componența acestui model, precum și centralizarea lor în forma dicționarului de atribute. Pentru problema enunțata, dicționarul de atribute are următorul conținut (ordonat alfabetic):

Tabel 1 Dictionar de atribute

Modelul relațional al bazei de date este următorul:

Date personale elevi (CNP, Nume, Adresa, Telefon, Data_inscriere, Ocupatie, Diriginte)

Materii_studiu (Nr_matricol, Materia, Anul, Semestrul, Profesor Titular, Media)

Parteneri practica (Cod_partener, Partener Practica, Sectie locatie)

Situatia scolara (Nr_matricol, CNP, Specializarea, Anul, Status)

Situatia taxelor (CNP,Suma_achitata, Chitanta, Data_achitarii, Observatii)

Stagii practica (Nr_matricol, Cod_partener, Perioada practica, Coordonator, Nota)

În scopul implementării în SGBD Microsoft Access 2003 a modelului relațional obținut, este necesară stabilirea tipului de date ce va fi atribuit fiecărui atribut. Tipurile cele mai potrivite pentru această bază de date sunt prezentate în tabelul următor:

Tabel 2 Tipuri de date

Implementarea modelului relational în SGBD Access se realizează fără a utiliza caracterele diacritice specifice limbii române.

În scopul păstrării compatibilității tipului de date dintre cheia primară a unei tabele și cheile externe corespunzătoare, fiecarei chei primare de tip Text îi vor corespunde chei externe de tip Text, cu același număr de caractere.

Tabelele și relațiile obținute în urma implementării în Microsoft Access, sunt prezentate în figura următoare:

Figura 1 Implementarea în Access 2010 a tabelelor și a relațiilor dintre acestea

3. Interogarea bazei de date

Pentru a afișa elevii dintr-un oraș introdus de la tastatură se creează interogarea:

Figura 2. Interogarea Elevi din orașul X

Codul SQL pentru generarea acestei interogări este:

SELECT [Date personale elevi].Nume, [Situatia scolara].Anul, [Situatia scolara].Specializarea, [Date personale elevi].Adresa, [Date personale elevi].Telefon, [Situatia scolara].Nr_matricol, [Date personale elevi].CNP

FROM [Date personale elevi] INNER JOIN [Situatia scolara] ON [Date personale elevi].CNP = [Situatia scolara].CNP

WHERE ((([Date personale elevi].Adresa)=[Introduceti orasul]));

Pentru afișarea numărului de elevi dintr-un anumit an, înscriși la specializarea introdusă de utilizator se generează următoarea interogare:

SELECT [Situatia scolara].Specializarea, [Situatia scolara].Anul, Count([Situatia scolara].Nr_matricol) AS CountOfNr_matricol

FROM [Date personale elevi] INNER JOIN [Situatia scolara] ON [Date personale elevi].CNP = [Situatia scolara].CNP

GROUP BY [Situatia scolara].Specializarea, [Situatia scolara].Anul

HAVING ((([Situatia scolara].Specializarea)=[Introduceti specializarea]) AND (([Situatia scolara].Anul)=[Introduceti anul]));

Figura 3 Interogarea Elevi pe specializare/an

Pentru a afișa numărul de elevi înscriși la o specializare, într-un anumit an și de un anumit sex, se extrage din CNP prima literă din șir, cu condiția să corespundă cu cea introdusă de la tastatură.

Figura 4 Interogarea Elevi pe specializari/an/sex

Pentru afișarea elevilor care nu au achitat până la momentul interogării o anumită sumă introdusă de către utilizator și afișarea sumei plătită de aceștia se utilizează următoarea interogare:

Figura 5 Interogarea Elevii cu taxa plătită < X

Pentru a afișa numărul de elevi care au efectuat un stagiu de practica la un anumit partener de practică s-a creat următoarea interogare:

Figura 6 Interogarea Elevii practica partenerul X

Pentru calcularea și afișarea mediei generale dintr-un an, pentru un elev introdus de la tastatură se folosește următoarea interogare:

Figura 7 Interogarea Media generală pe an

Codul de generare SQL pentru această interogare este următorul:

SELECT [Date personale elevi].Nume, Materii_studiu.Nr_matricol, Materii_studiu.Anul, Avg(Materii_studiu.Media) AS AvgOfMedia

FROM ([Date personale elevi] INNER JOIN [Situatia scolara] ON [Date personale elevi].CNP = [Situatia scolara].CNP) INNER JOIN Materii_studiu ON [Situatia scolara].Nr_matricol = Materii_studiu.Nr_matricol

GROUP BY [Date personale elevi].Nume, Materii_studiu.Nr_matricol, Materii_studiu.Anul

HAVING ((([Date personale elevi].Nume)=[Introduceti numele]) AND ((Materii_studiu.Anul)=[Introduceti anul]));

De asemenea, pentru o accesare cât mai facilă a situație școlare a elevilor am alcătuit o interogare care afișază media generală semestrială a unui elev introdus de utilizator.

Figura 8 Interogarea Media generală pe semestru

Pentru a avea posibilitatea vizualizării tuturor mediilor acordate unui elev până la momentul interogării bazei de date am folosit următoarea interogare:

Figura 9 Interogarea Medii elevul X

Pentru ca școala să aibă în orice moment controlul asupra sumei încasate din taxele de școloarizare ale elevilor, am creat următoarea interogare care calculează suma încasată într-un anumit interval de timp.

Figura 10 Interogarea Rate platite interval de timp

Interogarea de mai sus este reprezentată de urmtorul cod SQL:

SELECT [Date personale elevi].Nume, [Situatia taxelor].Chitanta, [Situatia taxelor].Suma_achitata, [Situatia taxelor].Data_achitarii

FROM [Date personale elevi] INNER JOIN [Situatia taxelor] ON [Date personale elevi].CNP = [Situatia taxelor].CNP

WHERE ((([Situatia taxelor].Data_achitarii) Between [Introduceti data initiala] And [Introduceti data finala]));

Deoarece fiecare elev are datoria prin contract să achite suma aferentă taxei de școlarizare, am creat următoarea interogare, ce afișează toate taxele plătite de un elev până în momentul interogării. Codul SQL pentru aceasta este:

SELECT [Date personale elevi].Nume, [Situatia taxelor].Suma_achitata, [Situatia taxelor].Chitanta, [Situatia taxelor].Data_achitarii, [Situatia taxelor].Observatii

FROM [Date personale elevi] INNER JOIN [Situatia taxelor] ON [Date personale elevi].CNP = [Situatia taxelor].CNP

WHERE ((([Date personale elevi].Nume)=[Introduceti numele]));

Figura 11 Interogarea Ratele plătite de un elev

Interogarea următoare permite afișarea tuturor stagiilor de practică efectuate de un elev introdus de utilizator de la tastatură.

Figura 12 Interogarea Stagiile de practică ale unui elev

Pentru a ști în orice moment ce sumă de bani, reprezentând ratele taxei de școlarizare, a achitat un anumit elev, am alcătuit următoarea interogare:

Figura 13 Interogarea Suma totală achitată de un elev

Următoare interogare a fost concepută pentru a facilita o raportare a situației taxelor achitate la nivelul întregii școli.

Figura 14 Interogarea Sumele totale achitate de elevi

Codul SQL pentru interoarea de mai sus este reprezentat de:

SELECT [Date personale elevi].Nume, [Situatia scolara].Specializarea, [Situatia scolara].Anul, Sum([Situatia taxelor].Suma_achitata) AS SumOfSuma_achitata

FROM ([Date personale elevi] INNER JOIN [Situatia scolara] ON [Date personale elevi].CNP = [Situatia scolara].CNP) INNER JOIN [Situatia taxelor] ON [Date personale elevi].CNP = [Situatia taxelor].CNP

GROUP BY [Date personale elevi].Nume, [Situatia scolara].Specializarea, [Situatia scolara].Anul;

De menționat este faptul că, unele interogări de mai sus, au fost create special pentru a ajuta efectuarea unor rapoarte centralizatoare ce vor fi analizate în cele ce urmează.

4.Rapoartele bazei de date

Pentru această bază de date am creat 18 rapoarte, dintre care 5 reprezintă rapoarte centralizatoare, ce apar de sine stătătoare în meniul aplicației, iar restul ajută la o vizualizare mai amplă și mai eficientă a bazei de date, fiind oglinda unor interogări care de asemenea apar în meniul-interfață a aplicației dar și în cadrul formularelor de adăugare.

Astfel, am ales, în cele ce urmează, să prezint rapoartele centralizatoare, rapoarte ce pot fi accesate din meniul principal, în secțiunea Rapoarte.

Raportul Date personale elevi a fost creat pentru a avea o situație centralizatoare a datelor personale ale elevilor înscriși, aceștia fiind ordonați în ordine alfabetică după nume. Acesta a fost realizat cu Report Wizard.

Figura 15 Raportul Date personale elevi

Raportul Situația școlară afișează un raport al elevilor înscriși, grupați pe specializări și pe ani, și ordonați după nume.

Figura 16 Raportul Situația școlară

Raportul Situația taxelor afișează un raport al taxelor achitate de toți elevii, grupate după numele elevului și ordonate după data achitării taxei.

Figura 17 Raportul Situația taxelor

Raportul Situație medii afișează raportul mediilor tuturor elevilor grupați după nume și număr matricol si mediile ordonate după an, semestru și materie.

Figura 18 Raportul Situație medii

Raportul Stagii de practică elevi afișează raportul stagiilor de practică al elevilor înscriși fiind grupate pe nume și număr matricol și ordonate după perioada de practică.

Figura 19 Raportul Stagii de practică elevi

6.Formularele bazei de date

Baza de date a elevilor Școlii Superioare Sanitare Postliceale Câmpina conține formulare pentru adăugare și formulare ce sunt parte integrantă din interfața aplicației. Formularele pentru adăugare nu au fost create cu Form Wizard, ci au fost construite în Design View.

Pentru a ușura accesul utilizatorului la toate formularele, formularele de adăugare au fost create în așa fel încât, din momentul selectării unui elev în primul formular de adăugare, celelalte formulare vor deschide numai înregistrările pentru respectivul elev. De asemenea, în momentul selectării unui elev într-unul din formulare câmpurile se autocompletează cu datele înregistrate pentru acesta.

Formularul Adăugare elev se accesează din meniul principal, secțiunea Actualizări. Prin apăsarea butoanelor de navigare se trece de la o înregistrare la alta, permițând modificarea datelor. Butonul Adaugă elev deschide o înregistrare nouă, cu câmpurile goale ce permite înregistrarea unui nou elev. După completarea câmpurilor se poate alege opțiunea Salvează, care înregistrează datele în tabel sau Renunță care elimină datele interoduse în câmpuri. Butonul Sterge Elev șterge din tabel toată înregistrarea referitoare la elevul selectat.

Pentru legătura formularului Adaugare elev cu alte formulare se folosesc butoanele de deschidere formulare.

Figura 20 Formularul Adăugare elev

Formularul Adăugare situație adaugă pentru fiecare elev introdus în formularul Adaugă elev, situația școlară a acestuia reprezentată de numărul matricol, specializarea, anul și statusul acestuia. Din acest formular se pot deschide formularele de materii și stagii de practică legate de acesta prin numărul matricol.

Figura 21 Formularul Adăugare situație

Formularul Adaugă materii adaugă pentru elevul selectat câte o materie de studiu împreună cu anul și semestrul în care a fost studiată de elev, cât și profesorul titular și media obținută de acesta. Deoarece materiile se vizualizează numai câte una, am ales un buton pentru deschiderea unui raport cu toate materiile studiate de elevul selectat, cât și unul de printare al acestui formular. De asemenea din acest formular se poate accesa prin apăsarea butonului Deschide formular stagii practică formularul cu stagiile de practică efectuate de elev.

Figura 22 Formularul Adauga materii

Formularul Adaugă stagiu practică adaugă pentru elevul selectat un stagiu de practică efectuat de acesta. Și în acest caz, datorită faptului că nu se poate vizualiza decât un stagiu odată, am optat pentru crearea unui raport cu stagiile de practică ale elevului selectat. De asemenea, pentru a facilita trecerea în aplicație pentru utilizator, am creat butonul pentru deschiderea formularului partenerilor de practică, pentru vizualizarea partenerilor sau pentru adaugarea unui partener nou, în cazul în care stagiul efectuat de elev s-a facut la un partener care nu se află în baza de date.

Figura 23 Formularul Adaugă stagiu practică

Formularul Adaugă partener adaugă în tabel parteneri noi. Din acest formular se poate reveni la formularul de adaugare a stagiilor de practica ale elevilor.

Figura 24 Formularul Adaugă partener

Ultimul formular din categoria formularelor de adăugare este formularul Adăugare taxa. Acesta permite înregistrarea unei taxe plătite de elev după achitarea acesteia. Pentru informații suplimentare despre toate taxele achitate de elevul selectat se poate accesa un raport al acestora prin apăsarea butonului Deschide raport taxe elev.

Figura 25 Formularul Adăugare taxă

Următoarea categorie de formulare constă în formularele pentru interfață ce vor fi prezentate în cele ce urmează.

7.Interfața bazei de date

Pentru o manevrabilitate cât mai facilă am ales construirea meniului principal prin utilizarea opțiunii Switchboard disponibilă în meniul File la categoria Options prin customizarea barei de meniu. Acesta presupune crearea unui meniu predefinit, permițând modificarea meniului principal și submeniurilor în funcție de necesitățile programatorului. La bază, acesta este tot un formular care permite accesarea altor formulare, cât și alte opțiuni.

Astfel, am creat un meniu principal cu submeniurile Actualizari, Interogari și Rapoarte, și cu un buton de ieșire din baza de date.

Figura 26 Meniul în modul de editare cu Switchboard Manager

Ca exemplu, pentru meniul principal Actualizări, am creat submeniurile de mai jos, acționarea acestora având drept răspuns deschiderea formularelor de adăugare.

Figura 27 Editarea meniului în Edit Switchboard Page

Deoarece acest tip de meniu predefinit nu permite decât doua trepte de ierarhizare, pentru partea de interogări, care sunt mai numeroase, am creat formulare de acționare a interogărilor pe categorii, astfel:

Figura 28 Formularul Interogări date elevi ce permite interogarea datelor de natură personală

Figura 29 Formularul Interogări date școlare elevi

Figura 30 Formularul Interogări situație taxe

Toate aceste trei formulare permit un salt ușor între ele datorită adăugării butoanelor de navigare. Astfel, este de ajuns să deschidem primul formular cu interogările pentru datele personale ale elevilor, din meniul principal, pentru ca mai apoi să trecem de la un formular la altul.

Interfața propriu zisă, creată cu ajutorul opțiunii Switchboard, se poate accesa, după pornirea aplicației, prin deschiderea formularului Meniu. După lansarea acestuia, utilizatorul vizualizează numai meniul, fără bara de obiecte Access. Am realizat aceasta prin intermediul foii de proprietăți a formularului, prin activarea opțiunii Modal, pentru a ușura vizualizarea meniului, fără posibilitatea de a modifica structura bazei de date.

Figura 31 Meniul principal

De asemenea, pentru a limita accesul utilizatorului neinițiat la editarea structurii bazei de date am introdus criptarea acesteia prin introducerea de parola cât și prin transformarea acesteia în format ACCDE (executable only file). Aceasta nu mai permite utilizatorului să acceseze obiectele bazei de date în Design View.

În final, pentru a aduce un plus de valoare și de accesibilitate bazei de date, am creat, cu ajutorul aplicației Microsoft Access 2010 Runtime, un kit de instalare a bazei de date construite. Acest lucru a fost posibil prin accesarea meniului File, secțiunea Save&Publish, după instalarea în prealabil a aplicației Microsoft Access 2010 Runtime.

Astfel, am creat posibilitatea instalării bazei de date pe orice calculator care are ca sistem de operare Windows și dispune de suita Microsoft Office.

Bibliografie

Dușmănescu, D., “Baze de date”, Editura Universității din Ploiești, 2005

Pătrașcu, A., Tănăsescu, A., Dușmănescu, D., “Baze de date. MS-ACCESS. Teorii și aplicații”, Editura Universității din Ploiești, 2006

Cârstoiu, Dorin., “Baze de date”, Editura Matrixrom, 2009

Zaharia, M., Oprea C., “Informatică managerială”, Editura Universitară București, 2010

Surcel, T., Marșanu, R, at all “Tehnologii web și baze de date”, http://www.ase.ro/biblioteca/

Pătrașcu, A., Note de curs

***www.microsoft.com/ro-ro accest la data de 7.04.2014

***www.wikipedia.ro accesat la data de 23.04.2014

Bibliografie

Dușmănescu, D., “Baze de date”, Editura Universității din Ploiești, 2005

Pătrașcu, A., Tănăsescu, A., Dușmănescu, D., “Baze de date. MS-ACCESS. Teorii și aplicații”, Editura Universității din Ploiești, 2006

Cârstoiu, Dorin., “Baze de date”, Editura Matrixrom, 2009

Zaharia, M., Oprea C., “Informatică managerială”, Editura Universitară București, 2010

Surcel, T., Marșanu, R, at all “Tehnologii web și baze de date”, http://www.ase.ro/biblioteca/

Pătrașcu, A., Note de curs

***www.microsoft.com/ro-ro accest la data de 7.04.2014

***www.wikipedia.ro accesat la data de 23.04.2014