Implementarea Sistemului Informatic Campus Solution la Universitatea Nationala de Arte Teatrale Si Cinematografie I. L. Caragiale

Implementarea Sistemului Informatic Campus Solution la Universitatea Nationala de Arte Teatrale si Cinematografie „I.L. Caragiale”

Cuprins

Capitolul 1 – Introducere

Capitolul 2 – Sistem Informatic

2.1. Managementul Afacerii si Tehnologia Informatiei

2.2. Sisteme Informationale

2.3. Informația

2.4. Clasificarea Sistemelor Informatice

2.5. Sisteme Informatice de Gestiune

2.6. ERP – Enterprise Resource Planning

2.7. Abordări în realizarea Sistemelor Informatice

2.8. Principiile proiectării și realizării Sistemului Informational

2.9. Arhitectura Sistemului Informational

2.10. Sisteme Informatice cu baze de date

Capitolul 3 Studiu de caz – Servicii Implementare si Post Implementare la Universitatea Nationala de Arte Teatrale si Cinamatografice „I.L. Cargiale”

3.1. Scurta introducere a Universitatii Nationala de Arte Teatrale si Cinematografice „I.L. Caragiale”

3.2. Servicii implementare

3.3. Servicii post implementare

Capitolul 4 – Concluzii si recomandari

Bibliografie:

Capitolul 1 – Introducere

M-am hotarat sa abordez acest subiect deoarece consider ca educatia este un proces inportant in dezvoltarea individuala si implicit in dezvoltarea societatii in care traim.

La data de 20 August 2008 a avut loc o sedinta in cadrul Guvernului in care s-a decis constituirea unei comisii intre ministere care sa analizeze posibilitatea deschiderii unui proiect intitulat „Universitatea Viitorului”.

Acest proiect presupune construirea in urmatorii 6–10 ani, in afara orasului Bucuresti si a altor orase cu istoric universitar, a unor campusuri universitare noi..

„Proiecte similare exista de multi ani in Europa si in Statele Unite. Dupa aceste modele, aceste campusuri sunt gandite ca niste orase, cu centre medicale, culturale, sportive proprii si alte servicii necesare unei comunitati“ a mai afirmat purtatorul de cuvant al Guvernului, Camelia Spataru.

Ministerul Educatiei, Cercetarii si Tineretului a primit din partea mai multor universitati din Bucuresti si din tara solicitarea de a aproba si sprijini financiar efortul acestora de a identifica terenuri in oras sau in afara orasului pentru a construi campusuri universitare noi. Comisia inter ministere constituita va analiza posibilitatea de a se construi universitati noi, dupa principiul oraselor universitare, in care se reunesc una sau mai multe universitati dintr-un oras, pentru a-si concentra resursele.

Pentru Bucuresti, exista deja o schita de proiect al unui oras universitar cu o suprafata de 600 ha si o capacitate de gazduire a 100.000 de studenti, care ar putea fi amplasat la 10–15 km de Bucuresti si ar urma sa reuneasca mai multe universitati bucurestene. Proiectul ar putea fi finalizat in 6–10 ani, iar costurile se ridica la peste 2 miliarde de euro.

„Printre institutiile de invatamant superior care au facut astfel de solicitari se numara Universitatea din Bucuresti, Academia de Studii Economice, Universitatea Nationala de Arte Teatrale si Cinematografice „I.L. Caragiale“, Universitatea de Medicina si Farmacie „Carol Davila“ din Bucuresti, Universitatea Tehnica din Cluj-Napoca, Scoala Nationala de Studii Politice si Administrative, Universitatea „Transilvania“ din Brasov, si Universitatea de Vest din Timisoara.”

„Implementarea unui asemenea proiect are in vedere nevoia de a creste competitia unitatilor de invatamant superior romanesc, prin cresterea standardelor de calitate, cresterea finantarii, atragerea studentilor straini sau a cadrelor didactice de elita, asa cum se intampla in statele cu sisteme puternice de invatamant superior (SUA, UK, Franta, Germania)“, afirma ministerul.

Toate aceste Campusuri Universitatre vor avea nevoie de o aplicatie de top care sa le asigure gestionarea activitatii campusului.

M-am oprit la aplicatia Campus Solution de la PeopleSoft deoarece este aplicatia numarul 1 implementata in primele 10 Universtitati din lume.

Aceasta aplicatie a fost dezvoltata continu pentru a tine pasul cu cele mai noi tehnologii.

La studiul de caz voi prezenta serviciile de implementare si post implementare ale aplicatiei Campus Solution la Universitatea Nationala de Arte Teatrale si Cinematografice „I.L. Caragiale“.

Capitolul 2 – Sistem Informatic

2.1. Managementul Afacerii si Tehnologia Informatiei

Tehnologia reprezintă totalitatea cunoștințelor despre metodele și mijloacele de efectuare a unui anumit proces.

Metoda reprezintă un mod de cercetare, de cunoaștere și de transformare a realității obiective; procedeu folosit în scopul cunoașterii unui obiect sau al obținerii unui rezultat. Ea reprezintă un mod organizat, sistematic, de lucru sau de gândire.

Tehnologia informatiei (IT) reprezintă tehnologia prin care se obține informația.

Rolul tehnologiei informației (IT) este acela de a dobândi cunoaștere prin informație.

Tehnologia Informationala inseamna hardware, software, comunicații, retele, baze de date, automatizarea lucrarilor de birou precum și toate celelalte echipamente și componente software necesare prelucrarii informației.

Noțiunea de "informatică" poate fi echivalentă cu cea de "tehnologia informației", diferența fiind greu de sesizat.

Informatica reprezintă știința care studiază informația, având drept suport tehnica de calcul, sau componente ale acesteia.

Tehnologia informației semnifică faptul ca informația este resursă a unei afaceri și are rol de cunoaștere

IT oferă astăzi nu doar suportul informațional necesar desfășurării afacerii în condiții de eficiență ci și soluții pentru regândirea modului de a-ți organiza afacerea cu scopul menținerii competitivității.

Reingineria afacerilor (Reengineering) inseamna regandirea fundamentala și reproiectarea radicală a proceselor afacerii pentru obținerea de imbunătățiri substanțiale privind costurile, calitatea, viteza de reacție a decidenților (Mihail Hammer). Această regândire a modului de a face afaceri este influențată și găsește totodată răspunsuri în noile soluții IT.

Modul de desfășurare a afacerii în cadrul oricărei firme se schimbă (fig. 1.1) ca urmare a acțiunii conjugate a următorilor factori externi (lista acestora rămâne deschisă):

Globalizare

Competiție de nivel înalt

Informația devenită resursă cheie

Spațiul virtual de muncă și chiar derularea activității în condițiile companiei virtuale

Comerț electronic: cuprinde site-uri, cu posibilități de prezentare de produse și stabilirea unui sistem de achiziționare (sistem de plată).

knowledge worker: existența în cadrul firmei a personalului specializat în procesarea datelor și analiză

Un nou tip de relație cu banca prin care se obțin servicii și produse noi ca urmare a
promovării noilor soluții IT etc.

Figura 1.1.

Impactul IT asupra firmei nu se resimte doar din mediul exterior ci și din interiorul firmei. Orice organizație (firmă, bancă, etc.) presupune existența a cinci elemente (componente) interdependente:

Structura organizatorică:

Producția

Cercetarea

Comerțul

Contabilitate

Resurse umane

Managementul și procesele afacerii

Tehnologia informației

Strategia organizației

Angajații și cultura organizației.

Aceste componente trebuie să se găsească într-o stare de echilibru și această stare se va menține atât timp cât nu se produc schimbări semnificative în mediul extern sau în oricare dintre componente.

Componenta IT cunoaște o dinamică deosebită. Acest lucru determină mutații calitative asupra celorlalte componente. Dinamica componentei IT se resimte și la nivelul strategiei organizației oferind mijloace si instrumente specifice analizei si fundamentării strategiei.

Figura l .2 Nivelurile de management în cadrul firmei

Strategia unei afaceri reprezintă un plan ce vizează activitatea în perspectivă, pe termen lung, deci o latură dinamică.

Tactica , latura statică, semnifică ceea ce se face în fiecare moment pentru a rezolva problemele de strategie.

Sistemul informatic al firmei trebuie să integreze subsisteme informatice acoperind nevoile informaționale specifice fiecărui palier managerial (fig. 1.2).

2.2. Sisteme Informationale

Un sistem reprezintă un ansamblu de elemente (componente) interdependente, între care se stabilește o interacțiune dinamică, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumit obiectiv.

Interacțiunea dinamică dintre elemente se materializează în fluxurile stabilite între acestea, fluxuri implicând resursele existente.

Conform teoriei sistemelor orice organism economic este un sistem deoarece:

Prezintă o structură proprie constând dintr-o mulțime de elemente constitutiv care interacționează între ele pe principii funcționale;

Fluxurile existente între componentele organizatorice implică resursele organismului economic. În cadrul oricărui organism economic se produc:

fluxuri materiale (de materii prime, semifabricate, produse finite etc)

fluxuri financiare

fluxuri informaționale

Mulțimea componentelor organizatorice și interacțiunea dintre acestea urmăresc realizarea unui anumit obiectiv global: funcționarea firmei în condiții optime sau atingerea unor obiective.

Lucrările în domeniul sistemicii au condus la definirea unui model care promovează viziunea sistemică asupra întreprinderii pe care o consideră formată din următoarele trei subsisteme:

Subsistemul decizional valorifică informațiile oferite de subsistemul informațional în fundamentarea deciziilor.

Subsistemul informațional joacă un dublu rol: pe de o parte asigură toate informațiile necesare luării deciziilor pe toate nivelurile de responsabilitate, conducere și control iar pe de altă parte asigură căile de comunicare între celelalte subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt transmise factorilor de execuție prin subsistemul informațional (flux descendent).

Subsistemul operativ (în cadrul căruia se desfășoară procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic) are loc culegerea datelor care apoi sunt transmise subsistemului informațional (flux ascendent) în vederea stocării și prelucrării datelor necesare obținerii informațiilor utilizate în fundamentarea deciziilor la nivelul subsistemului decizional (de conducere).

Subsistemul decizional necesită informații specifice necesare fundamentării pe de o parte a

deciziilor strategice iar pe de altă parte deciziilor tactice și operaționale.

Figura 1.3. Sistemul decizional

2.2.1. Sistemul cibernetic al întreprinderii

Din schema prezentată se poate privi o întreprindere ca un sistem cibernetic în care există trei componente: procesul, informația și decizia, și care deși supus unor perturbații, poate fi considerat că își reglează singur funcționarea.

Sistemul decizional (de conducere)

Informația este transmisă de la proces cu un scop bine determinat și anume să reprezinte baza necesară pentru ca un sistem denumit decizional, să ia cele mai bune decizii – transmise înapoi sub formă de informații procesului – care să permită sistemului să funcționeze în condițiile respectării unei anumite politici, adică să lucreze între anumiți parametrii.

Astfel politica obișnuită a unei societăți comerciale, este să funcționeze cu un profit cât mai mare, dar în condițiile respectării unor cerințe impuse sistemului (sociale, de protecție a mediului, etc.)

Calitatea deciziilor luate este evident direct dependentă de calitatea informațiilor primite. Acestea trebuie să fie printre altele, cât mai corecte, clare, să aibă un nivel de sinteză adecvat, să ajungă în timp util, etc.

2.2.2. Sistemul informațional

Așa cum se observă din schema prezentată, de la procesul respectiv, se transmit / recepționează informații la / de la sistemul decizional

Acest sistem se numește sistem informațional. El reprezintă totalitatea procedeelor, metodelor, tehnicilor și mijloacelor de culegere, transmitere, prelucrare, stocare și arhivare a informației, necesare procesului decizional.

Subsistemul informațional se interpune între subsistemul decizional și subsistemul operativ având drept scop asste să funcționeze cu un profit cât mai mare, dar în condițiile respectării unor cerințe impuse sistemului (sociale, de protecție a mediului, etc.)

Calitatea deciziilor luate este evident direct dependentă de calitatea informațiilor primite. Acestea trebuie să fie printre altele, cât mai corecte, clare, să aibă un nivel de sinteză adecvat, să ajungă în timp util, etc.

2.2.2. Sistemul informațional

Așa cum se observă din schema prezentată, de la procesul respectiv, se transmit / recepționează informații la / de la sistemul decizional

Acest sistem se numește sistem informațional. El reprezintă totalitatea procedeelor, metodelor, tehnicilor și mijloacelor de culegere, transmitere, prelucrare, stocare și arhivare a informației, necesare procesului decizional.

Subsistemul informațional se interpune între subsistemul decizional și subsistemul operativ având drept scop asigurarea informațiilor necesare staffului managerial reprezentând în
același timp un mijloc de comunicare între celelalte două subsisteme.

Subsistemul informațional nu trebuie văzut doar ca o interfață între sistemul operativ și
sistemul de conducere ci și ca elementul de legătură a mediului intern al firmei și cel
exterior lui (mediu economic, financiar, bancar).

Scopul principal al sistemului informațional este de a furniza fiecărui utilizator, în funcție de responsabilitățile și atribuțiile sale, toate informațiile necesare.

2.2.3. Sistemul informatic

Sistemul informatic reprezintă un sistem informațional care permite realizarea operațiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor și difuzare a informațiilor astfel obținute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informației (IT) și a personalului specializat în prelucrarea automată a datelor.

Sistemul informatic cuprinde:

ansamblul informațiilor interne și externe, formale sau informale utilizate în cadrul firmei precum și datele care au stat la baza obținerii lor;

software-ul necesar procesării datelor și difuzării informațiilor în cadrul organizației;

procedurile și tehnicile de obținere (pe baza datelor primare) și de difuzare a informațiilor;

platforma hardware necesară prelucrării datelor și disipării informațiilor;

personalul specializat în culegerea, transmiterea, stocarea și prelucrarea datelor.

Sistemul informatic este structurat astfel încât să corespundă cerințelor diferitelor grupuri de utilizatori:

factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice și operative;

personalul implicat în procesul culegerii și prelucrării datelor;

personalul implicat în procesul cercetării științifice și proiectării de noi produse și tehnologii de fabricație.

Figura 1.4 Tipuri de sisteme informatice și utilizatorii acestora

Alături de definirea strategiei de afaceri este necesară definirea strategiei sistemului informatic și aceasta deoarece:

sistemul informatic susține managerii, prin informațiile furnizate, în conducerea și controlul activității în vederea atingerii obiectivelor strategice ale organizației;

sistemele informatice sunt deschise și flexibile adaptându-se permanent cerințelor impuse de mediul dinamic în care operează firma;

promovarea soluțiilor IT susține organizația în consolidarea și dezvoltarea afacerii (ex.:
comerțul electronic, e-banking etc);

sistemul informatic oferă informațiile necesare controlului îndeplinirii și adaptării planurilor operaționale și strategice ale organizației;

organizația trebuie să cunoască și să controleze riscurile legate de implementarea noilor
tehnologii și adaptarea sistemului informatic la noile cerințe;

stabilirea unor standarde la nivelul sistemului informatic care au menirea de a preciza
caracteristicile și performanțele hard și soft ale componentelor ce urmează a se achiziționa
și ce metodologii urmează să se utilizeze în dezvoltarea sistemului.

2.3. Informația

2.3.1. Caracteristicile informației

Figura 1.5 Informația și nivelele de management (Sursă: J. A. O'Brien – Managing Information Technology in the Networked Enterprise)

Nivelul managementului strategic și tactic se caracterizează prin solicitarea de informații:

Adhoc, neanticipate, determinate de un anumit context creat în care managerul este
obligat să-și fundamenteze decizia;

Sintetizate: pe măsură ce urcăm treptele ierarhiei manageriale are loc o selecție și o
sintetizare treptată a informației;

Previzionale, permițând anticiparea tendințelor de evoluție a procesului condus;

Externe care să definescă mediul economic, financiar, concurențial în care firma va
opera.

În cazul managementului operațional, căruia îi sunt caracteristice deciziile structurate, informațiile oferite sunt:

Prestabilite, conținutul lor acoperind nevoia informațională determinată de deciziile de rutină luate la acest nivel

Detaliate deoarece managerul trebuie să cunoască în detaliu modul de derulare a
activității din aria sa de responsabilitate

Interne

Punctuale

Prezintă caracter istoric

Se obțin cu o anumită frecvență, momentul furnizării informațiilor fiind prestabilit.

Informația furnizată de către sistemul informațional trebuie să se caracterizeze prin:

acuratețe și realitate

relevanță

concizie

oportunitate

forma de prezentare adecvată

consistență

cost corespunzător în raport cu valoarea acesteia.

2.3.2. Calitatea informației

Astăzi se acordă o atenție deosebită calității informației oferite decidenților. Analiza calității informației trebuie făcută urmărind trei coordonate:

Coordonata temporală care vizează:

oportunitatea

necesitatea actualizării permanente a informației în vederea asigurării acurateței și
realității

disponibilitate, necesitatea oferirii informației ori de câte ori aceasta este solicitată

segmentul de timp la care se referă informația solicitată (informațiile putând fi curente
sau istorice)

valabilitate (grad de perisabilitate) exprimând intervalul de timp în care informația
rămâne valabilă.

Coordonata cognitivității:

acuratețe

relevanță

completitudine

scopul pentru care este oferită o anumită informație (vizând un segment îngust sau
strategic intern sau extern)

Coordonata formei de prezentare:

claritate

nivel de detaliere (informația urmează să fie supusă unui proces de sintetizare pe
măsură ce beneficiarul acesteia se află pe niveluri superioare de conducere)

ordonarea informației într-o secvență prestabilită

modalitatea de prezentare: text, grafică, tabelară (în mărimi absolute sau relative) etc.

suportul, informația poate fi oferită în formă tipărită, afișată pe monitor sau oferită pe alte
suporturi.

2.4. Clasificarea Sistemelor Informatice

Analizând structura sistemului informatic global al unei organizații putem realiza următoarele clasificări legate de componentele acestuia:

După aria de cuprindere:

Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii funcționale în cadrul organizației:

Subsistemul contabilității

Subsistemul producției

Subsistemul cercetării

Subsistemul comercial

Subsistemul resurselor umane

Subsisteme interorganizaționale concepute să asigure fluxuri informaționale între:

Organizație și partenerii săi (furnizori, clienți, bancă, etc.). Ex: e-banking, comerț electronic etc.

Sediul Central si subdiviziunile sale organizatorice.

În funcție de natura activităților susținute:

Sisteme destinate conducerii (MSS – Management Support Systems) care cuprind:

Sisteme destinate conducerii curente (MIS – Management Information Systems)

Sisteme suport de decizie (DSS – Decision Support Systems)

Sisteme informatice ale executivului (EIS – Executive Information Systems)

Sisteme destinate nivelului operațional care cuprind:

Sisteme destinate activității de birou (OAȘ – Office Automation Systems)

Sisteme pentru procesarea tranzacțiilor (TPS – Transaction Processing Systems)

Sisteme pentru controlul proceselor (PCS – Process Control Systems)

Sisteme destinate gestiunii cunoașterii (KWS – Knowledge Work Systems)

Sistemele pentru procesarea tranzacțiilor (TPS)

Sunt specializate în preluarea, stocarea și prelucrarea datelor corespunzătoare tranzacțiilor zilnice, de rutină asigurând actualizarea curentă a bazei de date.

Se particularizează prin caracterul repetitiv al prelucrărilor și complexitatea redusă a acestora, volumul mare al datelor procesate;

Sunt destinate activităților curente desfășurate în compartimentele funcționale ale organizației;

Sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele funcționale.

În cadrul sistemului informatic al unei firme regăsim: subsistemul informatic al contabilității, subsistemul informatic privind gestiunea stocurilor, subsistemul informatic privind evidența livrărilor etc.

În cadrul sistemului informatic al unei bănci regăsim: subsistemul informatic al contabilității, subsistemul informatic privind operațiunile de cont curent, subsistemele informatice privind gestiunea produselor și serviciilor bancare oferite clienților (depozite, credite, certificate de depozit etc), subsistemul informatic privind operațiunile de plăți prin cârduri etc.

Sisteme destinate conducerii (MSS)

Au rolul de a oferi informații cu scopul susținerii și asistării managerilor în luarea deciziilor.

Sisteme destinate conducerii curente (MIS)

Sunt sisteme informatice cu rolul de a oferi managerilor informațiile necesare monitorizării și controlului proceselor afacerii precum și anticipării unor performanțe viitoare.

Se caracterizează prin următoarele aspecte:

Sunt destinate managementului operațional și tactic;

Oferă rapoarte de rutină tip sinteză și tip abatere prezentând structuri predefinite;

Sprijină managerii în soluționarea unor probleme structurate, deciziile astfel luate au caracter curent, de rutină;

Utilizează preponderent date interne firmei oferite de TPS-uri.

Sisteme suport de decizie (DSS – Decision Support Systems)

Reprezintă sisteme informatice interactive cu rolul de a asista managerii (plan strategic) în rezolvarea unor probleme semistructurate folosind în acest scop modele și baze de date specializate pe probleme bine definite.

DSS nu formulează decizii ci, ajută managerii în luarea unor decizii mai bune;

DSS oferă middle și top managerilor rapoarte (ale căror formate pot fi ușor modificate), oferă posibilitatea derulării de analize de tip „what if” și realizării de grafice;

Susțin decizii specifice unor situații având caracter recurent sau cerințe ad hoc;

Sprijină managerii în soluționarea unor probleme semistructurate;

Susțin decizii în domenii cum ar fi: trezorerie/finanțe, planificare strategică, marketing etc.

Categorii de DSS-uri:

Figura 1.6

Modelele de optimizare caută să identifice punctele de maximizare sau minimizare și pot fi imperative (what to do) sau predictive (what will happen).

Modelele descriptive descriu comportamentul sistemului, nu sugerează condițiile de optimizare dar atenționează asupra „punctelor problemă".

Modelele probabilistice se folosesc pentru a descrie natura mai puțin previzibilă a sistemului utilizând intrări probabilistice (nu toate intrările sunt cunoscute cu certitudine) și generând ieșiri probabilistice.

DSS-urile pot fi considerate ca nivelul de vârf al aplicațiilor destinate conducerii.

Avantajele utilizării DSS:

Posibilitatea testării unor numeroase scenarii

Pot fi revăzute efectele modificării simultane ale mai multor variabile;

Oferă facilități grafice dinamice;

Stimularea creativității decidentului;

Facilitățile deosebite oferite în planul formării/perfecționării managerilor.

Dezavantajele utilizării DSS:

Pot fi omise în model variabile importante;

Modelele pot să nu corespundă întocmai realității fapt ce influențează negativ decizia;

Se apelează preponderent la ecuații liniare pentru a ușura programarea;

Modelul poate prezenta erori importante dar greu de indentificat.

Clasificarea DSS în funcție de soluția IT utilizată:

Sisteme interactive de asistare a deciziei (SIAD/DSS)

Sisteme expert

SIAD este o aplicație în care funcția de evaluare se prezintă în fiecare etapă sub forma unor modele proiectate în funcție de natura deciziei ce trebuie luată. Caracteristicile SIAD sunt:

baza de modele matematice oferite pentru efectuarea de calcule și reliefarea consecințelor unor acțiuni;

decidentul poate "naviga" prin baza de modele în funcție de particularitățile problemei de rezolvat și experiența sa;

pleacă de la decidenți și de la natura deciziei ce trebuie luată și a scopului final urmărit.

Sistemele expert (SE) se caracterizează prin stocarea experienței și cunoștințelor expertului uman, referitoare la un anumit domeniu (problemă), într-o bază de cunoștințe care va fi utilizată în deducerea unor concluzii, prin derularea unor raționamente automate utilizând fapte descriind problema concretă de rezolvat.

Un sistem expert se caracterizează prin:

Utilizarea unei baze de cunoștințe construită pe baza cunoștințelor unui expert uman;

Derularea unor raționamente automate în vederea formulării unor concluzii/diagnostice;

Oferă posibilitatea argumentării concluziei formulate.

Atât SIAD-urile cât și SE pot fi utilizate, spre exemplu, pentru diagnosticarea financiară a firmei.

SE sunt utilizate în bănci pentru:

fundamentarea deciziei legate de acordarea de credite clientelei;

determinarea necesarului fondului de rulment pentru firmele clienți ai băncii, ca segment al diagnosticului financiar realizat integral prin SE;

consilierea clienților privind plasamentul de capital.

Sistemele informatice ale executivului (EIS)

Reprezintă sisteme informatice gândite să ofere: acces rapid și selectiv la date interne și externe firmei, informații referitoare la factorii critici de succes determinanți în realizarea obiectivelor strategice, facilități de calcul și reprezentări grafice deosebite.

Caracteristicile EIS:

Sunt ușor de utilizat și asigură un mod de lucru interactiv;

Sunt utilizate pe scară largă de top manageri, de managerii executivi și analiștii din
cadrul firmei;

Spre deosebire de DSS nu sunt gândite să rezolve un anume tip de problemă;

Sunt destinate soluționării unor probleme nestructurate;

Oferă acces rapid la baze de date interne și externe;

Oferă facilități de calcul și reprezentări grafice extinse.

ElS-urile (Enterprise Information Systems) mai sunt cunoscute și sub numele de Executive Support Systems (ESS). ESS reprezintă extensii ale EIS.

Sistemele destinate activității de birotică (OAS)

Sunt utilizate în principal de persoanele implicate în procesul prelucrării datelor (funcționari, secretari, contabili etc) dar și managerilor rolul lor fiind de a colecta, procesa, stoca și transmite informație utilizând mijloace IT.

În această categorie se cuprinde soft specializat pentru:

procesare de texte,

comunicație (electronic mail, voice mail etc),

lucru colaborativ (Electronic Meeting Systems, Collaborative Work Systems, Teleconferencing),

procesarea imaginilor (Electronic Document Management, procesoare grafice, sisteme multimedia);

managementul activității de birou (agende electronice, accesorii etc).

Sisteme destinate gestiunii cunoașterii (Knowledge Work Systems)

Permit crearea, promovarea și integrarea noilor tehnologii și cunoștințe în firmă. Utilizatorii acestor sisteme sunt fie inginerii și proiectanții (care utilizează aplicații de tip CAD – Computer Aided Design, pentru proiectarea noilor produse), fie alți specialiști – analiști și consilieri economici, financiari, juridici, ei fiind creatori de informație generatoare de cunoaștere.

Conceptul de grup de lucru virtual (virtual work group): promovarea noilor soluții TI, (internetul), permite participarea în cadrul grupului de lucru a unor persoane plasate geografic în locații diferite sau participând cu soluții în cadrul proiectului în momente de timp diferite.

Groupware sau collaboration software reprezintă software-ul specializat pentru desfășu area activității în cadrul unui grup de lucru virtual.

Groupware utilizează facilitățile de comunicație oferite de intranetul organizației creându-se astfel posibilitatea lucrului în paralel și interactivitatea între membrii grupului.

Grupul de decizie (group decision making). decizia, mai ales în palierul strategic, implică participarea mai multor persoane.

Cunoscute generic sub numele de group support systems (GSS) aceste soluții cuprind:

Group Decision Support Systems (GDSS)

Electronic Meeting Systems (EMS)

Computer Mediated Communications Systems (CMCS).

Din combinarea conceptelor de groupware și group decision making s-au definit Computer-based systems for collaborative work (CSCM) sau Distributed group support systems (DGSS). Rolul lor este de a promova decizia la nivel de grup astfel încât să asigure:

lucrul creativ în cadrul grupului

stimularea comunicării în cadrul grupului

exprimarea liberă și anonimă a ideilor

plasarea pe plan de egalitate a tuturor participanților la dezbatere indiferent de funcțiile
pe care aceștia le ocupă.

2.5. Sisteme Informatice de Gestiune

Sistemele informatice de gestiune sunt definite în literatura de specialitate, urmărind două abordări:

plecând de la informație și de la suportul acesteia;

plecând de la funcția pe care sistemul informatic de gestiune trebuie să o realizeze.

în primul caz, sistemele informatice de gestiune reprezintă ansamblul informațiilor utilizate în cadrul firmei, a mijloacelor și procedurilor de identificare, culegere, stocare și prelucrare a informațiilor.

în cea de a doua abordare a definirii sistemelor informatice de gestiune se pornește de la scopul acestuia și anume oferirea informației solicitate de utilizator în forma dorită și la momentul oportun în vederea fundamentării deciziilor.

Sistemele informatice de gestiune (SIG) presupun definirea: domeniilor de gestiune, datelor, modelelor, regulilor de gestiune.

Domeniile de gestiune corespund fiecăreia dintre activitățile omogene desfășurate în cadrul firmei – cercetare-dezvoltare, comercială, de producție, de personal, financiar-contabilă – cu luarea în considerare a interacțiunilor dintre ele. Mai mult, abordarea acestor domenii se realizează într-o viziune ierarhică conducând la identificarea următoarelor nivele:

Tranzacțional în cadrul căruia se efectuează operații elementare;

Operațional unde se desfășoară operații curente, deciziile luate la acest nivel sunt curente, de
rutină;

Tactic corespunzând activităților de control și deciziilor pe termen scurt;

Strategic caracteristic deciziilor pe termen lung și/sau care angajează global firma.

Datele reprezintă "materia primă" a oricărui sistem de gestiune. Sunt avute în vedere toate datele vehiculate și prelucrate indiferent de natura lor, caracterul lor formal sau informal sau de suporturile pe care se află.

Modelele de gestiune regrupează procedurile proprii unui domeniu. Putem exemplifica prin modelul:

Contabil, specific domeniului financiar-contabil;

Tehnologiei de fabricație specifică domeniului producției;

De vânzări specific domeniului comercial.

Regulile de gestiune permit prelucrarea datelor și utilizarea informațiilor în conformitate cu obiectivele sistemului.

În cadrul unei firme cu activitate de producție și/sau comercială pot fi identificate următoarele reguli de gestiune:

aprovizionarea se realizează când stocul efectiv scade sub stocul normat;

o materie primă se stochează în una sau mai multe gestiuni;

pentru produsele de calitatea a doua prețul se reduce cu 5% etc.

evaluarea materialelor se realizează conform metodei FIFO;

Figura 1.7 Definirea sistemelor informatice de gestiune

În cazul unei bănci, pentru sistemul informatic privind operațiunile de cont curent pot fi precizate următoarele reguli de gestiune:

soldul minim 1.000.000 lei;

plățile se efectuează în limita soldului;

dobânzile calculate pentru conturile la vedere sunt 11 % pe an;

pot fi înregistrate maxim două persoane cu drept de semnătură.

Prin noțiunea de domeniu ajungem la conceptul de subsistem informatic de gestiune determinat pe criterii funcționale, pe care se grefează celelalte două concepte: modelul de gestiune și regulile de gestiune.

Sistemul informatic de gestiune asigură obținerea și furnizarea informației solicitate de utilizator, folosind mijloacele IT, pentru fundamentarea deciziilor privind un anumit domeniu din cadrul firmei.

Sistemele informatice de gestiune actuale sunt sisteme integrate. Ele se caracterizează prin aplicarea principiului introducerii unice a datelor și prelucrării multiple a acestora în concordanță cu nevoile informaționale specifice fiecărui utilizator.

SI integrat al contabilității se caracterizează printr-o introducere unică a datelor, preluate din documentele primare care actualizează o bază de date unică a contabilității care va fi ulterior exploatată pentru asigurarea atât a lucrărilor specifice contabilității financiare (consultare 2 figura 1.8) cât și a celor specifice contabilității de gestiune (consultare 1 figura 1.8) răspunzându-se astfel cerințelor de prelucrare ale tuturor utilizatorilor.

Figura 1.8. SIG al contabilității

2.6. ERP – Enterprise Resource Planning

Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă un ansamblu intercorelat de subsisteme informatice destinate gestiunii resurselor umane, materiale și financiare ale unei companii sau instituții publice.

Sistemele ERP sunt sisteme deschise, care funcționează în strânsa legătură cu partenerii companiei (clienți, furnizori, instituții publice, organizații financiar-bancare etc.).

ARHITECTURA

Nivel 1: Aplicatii software pentru management

Nivel 2: Aplicatii software pentru componenta operațională (ex: Managementul

Documentelor, Managementul Resurselor Umane, Managementul Bugetelor,

Managementul Financiar Contabil etc.)

Nivel 3: Aplicatii software pentru front office

CONCEPT

Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă sisteme informatice orientate pe identificarea și planificarea resurselor necesare pentru satisfacerea cerințelor clienților organizației.

Prin prisma acestei definiții, sistemele ERP reprezintă o extindere a sistemelor MRP II (Manufacturer Resouerces Planning) însă lărgesc orizontul acestora.

Sistemele ERP diferă de sistemele tipice MRP II și sub forma unor cerințe tehnice cum ar fi:

– utilizarea de limbaje de programare orientată pe obiect;

– utilizarea de arhitecturi de tip client/server;

– caracterul de sistem deschis.

Termenul de ERP (Enterprise Resource Planning) este utilizat pentru a descrie un sistem informatic multi-modular proiectat în vederea eficientizării principalelor activități desfășurate într-o companie sau instituție publică.

Modulele componente ale acestui sistem informatic la nivelul unei organizații se pot referi la:

– planificarea resurselor financiare;

– gestiunea resurselor umane;

– gestiunea achizițiilor;

– gestiunea investițiilor;

– evidența partenerilor.

EVOLUȚIE

Primele soluții informatice de planificare a resurselor organizației (întreprinderii) au apărut la mijlocul anilor ’60, atunci când a fost dezvoltata tehnica MRP, ca metodă de planificare orientată pe reducerea stocurilor de materii prime, materiale si produse finite.

Pe baza acestei tehnici de management au fost proiectate sistemele informatice de tip MRP1 (Material Requirements Planning), care operau folosind următorii parametri :

– necesarul de fabricat, bazat pe comenzile de la clienți;

– fisele tehnologice ;

– situația stocurilor pentru fiecare articol ;

– durata medie a unei aprovizionări.

La începutul anilor ’80, pe baza sistemelor MRP1 au apărut sistemele MRP2 (Manufacturer Resource Planning), care vizau, pe lângă planificarea necesarului de materiale (MRP) :

– planificarea vânzărilor,

– planificarea producției ,

– planificarea aprovizionărilor,

– planificarea necesarului de capacități de producție

– furnizarea unor situații informaționale de natură economico – financiară (bugete, prognoza etc.)

Sistemele ERM (Enterprise Resource Management) au început sa fie dezvoltate la începutul anilor ’90 ca urmare a necesității de a furniza soluții de planificare a resurselor organizației in condițiile unui mediu economic extrem de dinamic. In esență, sistemele informatice de tip ERM reprezintă extinderi ale sistemelor precedente MRP1 si MRP2, extinderi care vizează transformarea organizației intr-o “organizație virtuala”, deschisa la modificările care survin in mediul extern.

Caracteristici

1. Concepție modulară

Integrează toate procesele desfășurate in cadrul firmei sau instituției publice sub forma de module, care pot acoperi :

gestiunea financiara,

gestiunea stocurilor,

gestiunea resurselor umane,

gestiunea clienților si a furnizorilor.

2. Flexibilitate

Un sistem ERP permite adaptarea rapida la modificarea condițiilor mediului în care organizația își desfășoară activitatea.

3. Caracter “deschis”

Un sistem ERP include un număr mare de parametri din mediul extern al organizației; integrează partenerii organizației ca entități fundamentale ale sistemului.

4. Arhitectura client-server

Sistemele ERP sunt dezvoltate pe o arhitectură de tip client-server și prin folosirea limbajelor de programare orientată pe obiect.

Tehnologie prin care o stație centrală este configurată să furnizeze servicii prin rețeaua locală sau prin Internet utilizatorilor care emit cereri către acesta.

Arhitectura client-server prezintă o serie de caracteristici :

– mai mulți utilizatori pot accesa concurent aceleași resurse fără blocaje sau întreruperi ale serviciului;

– securitatea datelor și controlul flexibil al accesului (la nivel de înregistrare sau de tabelă);

– păstrarea unității și integrității datelor prin atomizarea și izolarea tranzacțiilor de date;

– disponibilitate maximă a serviciului indiferent de distanța dintre server și client.

BENEFICII

Eficientizarea proceselor de muncă desfășurate în cadrul organizației.

Reducerea timpului de acces la informațiile necesare fundamentării deciziilor.

Fluidizarea schimbului de informații in cadrul organizației.

Creșterea gradului de veridicitate a informațiilor utilizate.

Reducerea timpului de răspuns la o cerere formulata de un client.

Răspuns rapid la modificarea condițiilor de mediu cu rezultat in creșterea avantajului competitiv.

Eficientizarea lanțului clienți-organizație-furnizori.

Reducerea costurilor de producție.

Creșterea gradului de încredere a clienților în organizație.

Dezavantaje

1. Costul ridicat;

2. Durata mare de implementare;

3. Probleme sporite de securitate.

Necesitate

În același context, sistemele de planificare a resurselor ERP sunt utilizate, in ultimii ani, ca soluții de informatizare la nivelul instituțiilor publice, fiind justificate de următoarele necesitați :

Bugetele reduse ale organizațiilor (mai ales în sectorul public), care impun reducerea cheltuielilor, creșterea veniturilor și amplificarea eficienței.

Nevoia de a pune un accent mai mare pe planificare, îmbunătățirea lanțurilor de aprovizionare, monitorizarea si controlul resurselor, a costurilor si a personalului.

Necesitatea de a îmbunătăți în permanență serviciile furnizate cetățenilor.

Nevoia de creștere a productivității salariaților.

Necesitatea de implementare a unor practici manageriale specifice sectorului privat in sectorul public.

2.7. Abordări în realizarea Sistemelor Informatice

În realizarea unui sistem informatic se poate opta pentru una din următoarele soluții:

sistem informatic centralizat

sistem informatic descentralizat

Sistemul informatic centralizat se caracterizează prin faptul că întregul proces de stocare și prelucrare a datelor precum și de dezvoltare a sistemului se realizează la nivelul unei singure locații în care se află un singur sistem de calcul, de regulă un mainframe, care stochează o bază de date unică precum și ansamblul programelor de aplicație. Utilizatorii interacționează cu sistemul prin intermediul terminalelor.

Avantajele centralizării:

controlul efectiv asupra utilizării și dezvoltării software-ului;

controlul asupra securității și integrității datelor;

partajarea resurselor hard, soft și a datelor între utilizatori;

eliminarea riscului incompatibilității hard și soft în cadrul sistemului;

promovarea cu ușurință a standardelor (tehnice, de proiectare, procedurale etc) la nivelul întregului sistem;

asigurarea serviciilor solicitate de către utilizatori prin puterea de calcul a sistemului central (mainframe).

DEZAvantajele centralizării:

"căderea" sistemului de calcul blochează toți utilizatorii;

alterarea datelor și a programelor, voită sau accidentală, afectează toți utilizatorii;

sistemul se poate dovedi lent și inflexibil la nevoile utilizatorilor, adesea fiind insuficient adaptat nevoilor locale sau de grup ale utilizatorilor;

poate realiza un timp mare de răspuns în cazul unor solicitări simultane ale mai multor
utilizatori.

Sistemul informatic descentralizat se caracterizează prin faptul că datele, software-ul și puterea de calcul sunt dispersate în diferite locații (chiar dispersate geografic) ale organizației.

Prelucrarea se realizează pe calculatoare personale independente sau în cadrul unor rețele locale.

Avantajele DEScentralizării:

datele sunt stocate și prelucrate local;

soft-ul este mai bine adaptat nevoilor locale;

avariile hard, soft sau ale bazei de date la nivelul unei locații nu afectează celelalte locații;

configurația sistemului poate fi gândită în funcție de nevoile diferitelor departamente din cadrul organizației sau chiar a utilizatorilor locali;

mai marea autonomie și motivare la nivelul utilizatorului local.

DEZAvantajele DEScentralizării:

riscuri mari legate de incompatibilități hard și soft între diferite locații;

apariția inerentă a unor duplicări ale datelor și software-ului în diferite locații;

dificultatea realizării unor proiecte complexe la nivel local;

riscul de fragmentare a politicii IT;

costuri mai mari în comparație cu sistemul centralizat.

Descentralizarea trebuie să se realizeze astfel încât:

întreaga responsabilitate și autoritate pentru funcțiile descentralizate ale SI să aparțină managementului local;

să se asigure alinierea la standardele utilizate la nivelul SI global al organizației;

la nivel central urmează să se realizeze:

elaborarea strategiei la nivelul întregului SI al organizației;

managementul comunicațiilor în cadrul rețelei locale ale organizației;

administrarea datelor;

refacerea în caz de dezastre.

Tendințe

Până acum câțiva ani tendința era orientată către descentralizare, dar în prezent se observă o tendință netă orientată către centralizare, în special datorită apariției rețelelor cu un număr foarte mare de utilizatori (internet).

Arhitectura client-server

Astăzi, arhitectura promovată în realizarea sistemelor descentralizate este arhitectura client-server caracterizată prin faptul că aplicațiile și datele puse la dispoziția utilizatorilor sunt dispersate pe diferitele componente hardware în funcție de numărul utilizatorilor care trebuie să aibă acces și de puterea de calcul necesară.

Componentele hardware sunt reprezentate de:

– stații de lucru (calculatoare personale) folosite de utilizatori individuali;

– servere departamentale partajate de utilizatori caracterizați prin aceleași nevoi de prelucrare;

– server central partajat de toți utilizatorii.

Software-ul exploatat în cadrul organizației este reprezentat de:

Aplicațiile la nivelul clienților care:

– rulează pe stația de lucru pusă la dispoziția clientului;

– exploatează date stocate pe calculatorul clientului;

– sunt reprezentate în principal de: procesoare de tabele, procesoare de texte, aplicații exploatând baze de date.

Aplicații departamentale care:

– rulează pe serverul departamental;

– exploatează la nivelul departamentului, datele stocate pe serverul acestuia;

– sunt partajate de utilizatorii aceluiași departament;

Aplicații la nivelul organizației care:

– rulează pe serverul central;

– exploatează datele de interes general stocate pe serverul central;

– sunt partajate de utilizatorii mai multor departamente;

– necesită putere mare de prelucrare.

2.8. Principiile proiectării și realizării Sistemului Informational

Desfășurarea unei activități riguroase și performante de proiectare și realizare de sisteme informatice de gestiune impune respectarea următoarelor principii:

Abordarea globală a problemei de rezolvat;

Utilizarea unei metodologii unitare în proiectarea și realizarea sistemului informatic;

Aplicarea celor mai moderne soluții și metode de proiectare și realizare a sistemului informatic;

Structurarea sistemului informatic ținând seama de structura organizatorică din cadrul firmei.

Participarea nemijlocită a viitorului beneficiar la activitățile de analiză, proiectare și implementare a sistemului informatic. O astfel de participare asigură formularea clară a specificațiilor necesare proiectării și validarea eșalonată a soluțiilor propuse de proiectant toate acestea asigurând în final un produs care să corespundă deplin cerințelor utilizatorului;

Respectarea cadrului legislativ. Fiind vorba de sisteme informatice de gestiune devine obligatorie realizarea evidențelor, calcularea indicatorilor și întocmirea lucrărilor de sinteză în conformitate cu reglementările aflate în vigoare.

Realizarea unor sisteme informatice corespunzătoare resurselor disponibile la utilizator,

Întrucât prin natura sa software-ul este supus schimbării, această schimbare trebuie anticipată și controlată;

Compromisurile sunt inerente în dezvoltarea de software și ele trebuie explicitate și documentate.

Factori de succes în realizarea SI:

Implicarea utilizatorului final

Sprijinul managementului executiv

Claritatea cerințelor

Planificarea.

2.9. Arhitectura Sistemului Informational

Arhitectura sistemului informatic reprezintă soluția generică privitoare la procesele de prelucrare a datelor ce trebuie să se realizeze și modul de integrare a datelor și prelucrărilor.

Altfel spus, arhitectura reprezintă "soluția constructivă" a sistemului informatic și reflectă viziunea strategică managerială asupra modului în care organizația (firma) lucrează.

Sistemul informatic global al firmei se descompune în subsisteme, fiecare dintre acestea acoperind un domeniu de activitate distinct.

La rândul său, fiecare subsistem se descompune în aplicații fiecare dintre acestea acoperind o activitate distinctă în cadrul domeniului. De exemplu, subsistemul informatic pentru domeniul comercial se va descompune în aplicații distincte pentru fiecare din următoarele activități: aprovizionare, desfacere, marketing.

Procesul de descompunere continuă și în pasul următor pentru fiecare aplicație se vor defini proceduri realizând funcții distincte în cadrul aplicației (exemplu: proceduri pentru dirijarea prelucrărilor, proceduri pentru actualizarea bazei de date, proceduri pentru consultarea bazei de date).

La rândul lor, procedurile se descompun în module. Acestea cuprind secvențe de cod realizând câte o funcție distinctă în cadrul procedurii.

De exemplu, o procedură de actualizare a bazei de date va cuprinde: un modul pentru adăugare de înregistrări, un modul de modificare a înregistrărilor, un modul de ștergere a înregistrărilor.

Strategii de definire a arhitecturii Sistemului Informational

În definirea arhitecturii sistemului informatic s-au cristalizat în timp trei strategii:

– Strategia descendentă;

– Strategia ascendentă;

– Strategia mixtă.

Strategia descendentă numită și top-down pleacă de la principiul descompunerii sistemului informatic complex în componente prezentând o complexitate mai redusă (definite pe domenii de activitate de exemplu) parcurgându-se succesiv mai multe niveluri de detaliere în cadrul fiecărei componente definite.

Prin această abordare, sistemul informatic dobândește o structură ierarhic modulară în care fiecare componentă îndeplinește o anumită funcționalitate și va fi coordonată în funcționarea sa de componentele plasate la nivelul ierarhic imediat superior.

Se aplică în cazul sistemelor informatice complexe, vizând o arie largă de cuprindere;

Asigură realizarea unei soluții globale, unitare la nivel conceptual pentru întregul sistem, componentele acestuia urmând să fie proiectate și realizate independent (pe baza unei planificări), prioritățile fiind fixate în funcție de opțiunea beneficiarului sau importanței respectivelor componente și conexiunilor necesare în cadrul sistemului global.

Pe măsura realizării componentelor din arhitectura generală a sistemului informatic acestea se vor testa și apoi integra în produsul final a cărui funcționalitate va fi de asemenea verificată.

Impune un efort deosebit atât în perioada de analiză (fiind necesară o analiză complexă și foarte amănunțită având în vedere complexitatea proceselor informaționale supuse informatizării) cât și de proiectare și realizare ceea ce impune eforturi financiare deosebite.

În procesul integrării componentelor nu vor apărea probleme deosebite ca urmare a strategiei unitare de proiectare și realizare definită la demararea proiectului.

Strategia ascendentă numită și bottom-up promovează inițiativa la nivelul fiecărui domeniu de gestiune (contabilitate, comercial, producție etc) fără a exista o soluție cadru și o arhitectură definită pentru sistemul informatic global la nivel de organizație.

Sistemele de gestiune se proiectează, realizează și exploatează independent, răspunzând cerințelor de gestiune ale domeniilor pentru care au fost realizate, urmând ca ulterior să se treacă la integrarea acestora în cadrul sistemului informatic global al organizației.

Din cauza lipsei unei strategii unitare în plan hardware și software, a unei soluții unitare de proiectare și realizare există riscul unui grad redus de integrare a subsistemelor de gestiune realizate în cadrul sistemului informatic al organizației.

Strategia mixtă reprezintă o combinare a strategiei descendente cu strategia ascendentă reținându-se punctele lor forte, în această abordare se optează pentru o definire a componentelor sistemului informatic în conformitate cu cerințele strategiei descendente, urmând ca proiectarea, realizarea și integrarea acestor componente să se realizeze urmând cerințele strategiei ascendente.

Condiționări:

– Indiferent de strategia utilizată în definirea arhitecturii trebuie ca această soluție să permită dezvoltarea ulterioară a sistemului informatic prin crearea și integrarea de noi componente.

– O astfel de abordare conduce la definirea de arhitecturi deschise pentru sistemele informatice. Numai astfel sistemul informatic va putea evolua odată cu activitatea organizației asigurând suportul informațional necesar procesului de conducere și se va putea totodată moderniza prin integrarea de noi soluții IT.

2.10. Sisteme Informatice cu baze de date

Notiuni si concepte fundamentale in organizarea datelor in baze de date.

O entitate este un obiect distinct ce trebuie reprezentat în baza de date prin proprietățile sale (ex.: salariati, studenți, produse, facturi etc).

Un atribut (câmp, caracteristică) este o proprietate, o însușire ce descrie un anumit aspect al obiectului ce se înregistrează în baza de date. O entitate are mai multe atribute.

Fiecărui atribut i se asociază o mulțime de valori. Atributul este caracterizat de natura valorilor pe care le poate lua: numerice, alfanumerice, dată calendaristică, etc…

Un atribut care identifică în mod unic o entitate se numește atribut cheie (identificator).

Datele sunt fapte culese din lumea reală pe bază de observații și măsurători. Ele constituie orice mesaj primit de la un receptor sub o anumită formă.

Data în terminologia prelucrării automate a datelor este definită ca un model de reprezentare a informației într-un format accesibil unui calculator. Din punct de vedere logic data se definește prin: identificator, atribut și valoare.

Colecția de date reprezintă un ansamblu de date organizat după anumite criterii.

Structurile de date sunt colecții de date între care s-au stabilit o serie de relații care conduc la un anumit mecanism de selecție și de identificare a componentelor acesteia.

În funcție de suportul de stocare structurile de date pot fi:

în memoria internă a calculatorului (în timpul prelucrării datelor), definite de noțiunile: listă, coadă, stivă;

pe suporturi de stocare în vederea prelucrării ulterioare, definite de: fișier și bază de date.

Fișierul – o colecție de informații corelate (date de prelucrat, programe, comenzi, …), omogenă din punct de vedere al naturii datelor și cerințelor de prelucrare și memorată pe un suport de stocare.

Baza de date – un ansamblu de date structurate, accesibile unei comunități de utilizatori.

Conceptul de bază de date a apărut în 1969 pornind de la ideea existenței unui fișier de descriere globală a datelor, prin care se asigură independența programelor față de date.
Accesul utilizatorilor la baza de date se realizează prin acest fișier, care conține colecțiile de date și legăturile dintre acestea. O bază de date este creată pentru un anumit scop.

Baza de date propriu-zisă – în care se memorează datele, reprezintă una sau mai multe colecții de date aflate în interdependență împreună cu descrierea datelor și a relațiilor dintre ele.

În bazele de date are loc o integrare a datelor, în sensul că mai multe fișiere sunt privite în ansamblu, eliminându-se pe cât posibil informațiile redundante. De asemenea, se permite accesul simultan la acelea și date, situate în acela și loc sau distribuite spațial, a mai multor persoane de pregătiri diferite, fiecare cu stilul personal de lucru.

Simple colecții de fișe (documente pe hârtie) sau fișiere de date, care conțin înregistrări de date, dar nu permit operații de interogare, nu sunt considerate baze de date. De exemplu, datele memorate în fișiere pe disc de un instrument de calcul tabelar (ca Microsoft Excel) sau documentele memorate de un editor de text (ca Microsoft Word) nu sunt considerate baze de date.

Sistemul de Gestiune a Bazei de Date – SGBD (Database Management System – DBMS) – ansamblu de programe care realizează gestiunea și prelucrarea complexă a datelor, asigurând interfața între BD și utilizatori.

Organizarea datelor – reprezintă procesul de definire și structurare a datelor în colecții, gruparea lor precum și stabilirea elementelor de legătură între componentele colecției și între colecții.

Descrierea datelor se întâlnește sub denumirile de catalog de sistem, dicționar de date sau metadate ceea ce reprezintă ”date despre date”.

Relațiile logice reprezintă legăturile (asocierile) dintre mai multe entități.

Sistemul de programe care permite construirea unor baze de date, introducerea informațiilor în bazele de date și dezvoltarea de aplicații privind bazele de date se numește sistem de gestiune a bazelor de date – SGBD

Un sistem de baze de date (Database System) este un sistem computerizat de menținere a evidenței unei anumite activități, folosind baze de date. Componentele unui sistem de baze de date sunt: hardware, software, date persistent, proceduri și utilizatori.

Hardware. Până în urmă cu câțiva ani, sistemele mari de baze de date puteau fi executate numai pe calculatoare de tip mainframe. În mod obișnuit, era foarte costisitor să fie proiectate, achiziționate și întreținute aceste mașini. O dată cu apariția calculatoarelor din clasa stațiilor de lucru, care sunt puternice și ieftine, programatorii au posibilitatea de a proiecta rapid și ieftin produse software pentru întreținerea și distribuirea datelor.

Astăzi, componenta hardware a unui sistem informatic cu baze de date poate fi reprezentată de un singur calculator personal, un singur calculator mainframe sau o rețea de calculatoare.

De obicei se aplică următoarea schemă într-o rețea de calculatoare:

– 1 calculator principal pe care se află programele back-end – adică partea din SGBD care administrează și controlează accesul la baza de date;

– mai multe calculatoare aflate în diferite locații pe care se află programele front-end – adică partea din SGBD ce constituie interfața cu utilizatorul.

În această schemă, numită client-server, programele back-end reprezintă serverul, iar cele front-end reprezintă clienții.

Performanțele generale de operare ale calculatorului (numărul și viteza procesoarelor, dimensiunea și viteza de operare a memoriei principale etc.) influențează în mod corespunzător performanțele sistemului de baze de date. Dar, ceea ce interesează în mod deosebit în utilizarea unui calculator pentru un sistem de baze de date, este volumul (capacitatea) memoriei secundare, utilizată pentru memorarea colecției de date persistente ale bazei de date.

Software – cuprinde programele SGBD, programele aplicație, sistemul de operare și software de rețea.

Sistemul de gestiune a bazei de date – SGBD – (Database Management System – DBMS) recepționează cererile utilizatorilor de acces la baza de date (pentru operații de introducere, ștergere, modificare sau interogare), le interpretează, execută operațiile corespunzătoare și returnează rezultatul către utilizatori.

Sistemul SGBD oferă utilizatorilor o viziune (vedere – view) a bazei de date la un nivel înalt și îi eliberează de necesitatea de a cunoaște organizarea particulară a sistemului (driverele de disc, structura înregistrărilor de date, etc.).

Mai mult, sistemul de gestiune asigură protecția datelor față de accese neautorizate sau defecte de funcționare, asigurând integritatea bazei de date.

Pe lângă SGBD, care este cea mai importantă componentă software a unui sistem de baze de date, mai există și alte componente: sistemul de operare, care asigură controlul execuției programelor, biblioteci și instrumente software (toolset-uri) pentru proiectarea, dezvoltarea sau exploatarea sistemelor de baze de date și a aplicațiilor de baze de date.

O aplicație de baze de date (Database Application) este un program care oferă o anumită utilizare a unei baze de date.

De exemplu, programul care permite menținerea și urmărirea activității angajaților unei firmă (încadrare, calificare, salarizare, etc.) folosind informațiile despre angajați memorate într-o bază de date reprezintă o aplicație de baze de date.

Datele – acționează ca o punte între componentele mașină (hardware și software) și componenta umană. Baza de date conține atât datele operaționale (setul de înregistrări pe care se lucrează) cât și metadatele.

Datele memorate într-o bază de date sunt date persistente, adică date care rămân memorate pe suport magnetic, independent de execuția programelor de aplicații. Datele persistente ale unei baze de date se introduc, se șterg sau se actualizează folosind date de intrare (provenite de la tastatură, din citirea unor fișiere de date sau din recepționarea unor mesaje). Datele de intrare sunt, în general, date nepersistente; ele sunt generate de utilizatori și sunt memorate (devenind date persistente) numai după ce au fost validate (acceptate) de către SGBD. Datele de ieșire ale unui sistem de baze de date sunt, de asemenea, date nepersistente; ele provin din operații de interogare a bazei de date și sunt puse la dispoziția utilizatorului (sub formă de afișări, rapoarte tipărite, etc).

Procedurile – reprezintă instrucțiuni și reguli aplicate în proiectarea și utilizarea bazei de date. Acestea pot fi: deschiderea unei sesiuni de lucru în SGBD, pornirea sau oprirea SGBD, utilizarea unui program de aplicație sau a unei funcții SGBD, efectuarea de copii de siguranță, tratarea defecțiunilor hard și soft, modificarea structurii unui tabel, reorganizarea bazei de date, îmbunătățirea performanțelor sau arhivarea datelor.

Utilizatorii unui sistem de baze de date se pot împărți în câteva categorii: programatorii de aplicații, utilizatorii finali și administratorul bazei de date.

Programatorii de aplicații sunt cei care scriu aplicațiile de baze de date, folosind limbaje de programare de nivel înalt (Cobol, PL/1, Fortran, C, C++, Java, Basic). Aplicațiile rezultate pot fi aplicații cu execuție independentă (batch-processing) sau pot fi aplicații interactive (on-line) folosite de utilizatorii finali ai sistemului pentru a accesa (într-un mod mai eficient și mai sigur) baza de date.

Utilizatorii finali sunt acei utilizatori care accesează baza de date prin intermediul unui program de aplicație care le conferă drepturi limitate de acces la date pentru anumite operații de prelucrare. Utilizatorii finali sunt persoane cu pregătire informatică minimală, care efectuează un volum mare de operații asupra bazei de date, dar nu trebuie să cunoască mai mult decât posibilitățile oferite de programul pe care îl utilizează.

Administratorul bazei de date este responsabil de menținerea funcționalității bazei de date prin stabilirea drepturilor de acces ale diferitelor categorii de utilizatori, prin efectuarea operațiilor periodice de salvare a datelor (backup), prin monitorizarea performanțelor sistemului și refacerea datelor atunci când este necesar.

Capitolul 3 Studiu de caz – Servicii Implementare si Post Implementare la Universitatea Nationala de Arte Teatrale si Cinamatografice „I.L. Cargiale”

3.1. Scurta introducere a Universitatii Nationala de Arte Teatrale si Cinematografice „I.L. Caragiale”

U.N.A.T.C. I.L.CARAGIALE este unicul institut de invatamant superior de stat cu cele doua specializari: teatru si film, cu personalitate juridica, ce isi desfasoara activitatea in baza Legii Invatamantului din Romania.

Formarea actorilor, deci putem spune o prima facultate de teatru, isi incepe activitatea in Bucuresti in secolul trecut (1834) in cadrul Scolii Filarmonice.

Incercarile de organizare si formare ale invatamantului de regie de teatru sunt finalizate in anul 1948 prin infiintarea Facultatii de Regie din cadrul Institutului de Arta, care a unit timp de doi ani (1948-1950) intreg invatamantul de arta din Bucuresti.

In anul 1950 se infiinteaza Institutul de Arta Cinematografica si tot in acest an se constituie ca unitate de invatamant de sine statatoare Institutul de Teatru "I.L.Caragiale" dupa numele clasicului dramaturgiei romanesti.

In anul 1954 cele doua institute se contopesc sub denumirea Institutul de Arta Teatrala si Cinematografica "I.L.Caragiale", titulatura sub care va functiona pana in anul 1990, cand se va transforma in "Academia de Teatru si Film" unica scoala de traditie in domeniul teatrului si filmului din Romania, cu rang universitar, recunoscuta pe plan international.

Din 1990 Academia de Teatru si Film se afla intr-un continuu proces de reforma: aparitia unor sectii si specializari noi, precum Comunicare audiovizuala si Multimedia-Sunet, Montaj, in cadrul Facultatii de Film, Actorie Papusi si Marionete, Coregrafie, Scenografie, in cadrul Facultatii de Teatru, marirea cifrei de scolarizare si mai ales perfectionarea si diversificarea planurilor de invatamant si a programelor de studii sunt elocvente pentru noua orientare a invatamantului de profil.

Din anul 1998 Academia de Teatru si Film devine Universitatea de Arta Teatrala si Cinematografica "I.L.Caragiale", iar din 2001, Universitatea Nationala de Arta Teatrala si Cinematografica "I.L.Caragiale".

In vederea alinierii la tendintele internationale si in vederea asigurarii adminsitrarii campusului la nivel mai inalt se impune folosirea unui sistem integrat care sa asigure o mai buna circulatie a informatiei intre departamentele Universitatii legat de activitatea studentilor. Bineinteles, acest sitem are posibilitatea de integrare cu celelalte sisteme care sunt in functiune la nivelul Universitati.

Servicii implementare

Pentru implementarea aplicatiei Campus Solution la Unversitatea Nationala de Arte Teatrale si Cinematografie „I.L. Caragaiale” am elaborat urmatorul plan de implementare.

Faza initiala si planificarea

Finalizarea contractului – incheierea contracului de implementare

Cursul de pregatire a implementarii – in aceasta etapa voi prezenta aplicatia Campus Solution persoanelor cheie din Universitate cu care voi lucra mai departe la procesul de implementare. Este foarte important ca aceste persoane sa aiba o viziune initiala asupra aplicatiei pentru a putea decide mai usor ce anume urmeaza sa fie importat din vechea aplicatie si ce anume se va introduce de catre utilizatori.

Planificarea Infrastucturii – in cadrul acestei etape se va face o evaluare clara a infrastucturii existente si se va realiza un plan de schimbare/achizitionare de echipamente. Este foarte important ca aceasta etapa sa se termine inainte de a incepe implementarea propriu zisa a aplicatiei, in scopul de a se asigura atingerea fiecarei etape la timp si asigurarea incheierii implemantarii la data stabilita.

Elaborarea Planului de Implmentare – planul de implementare va fi elaborat de catre mine in colaborare cu managerul de proiect din partea Universitatii.

Finalizarea Echipei din partea Universtitatii – se va decide echipa care va fi responsabila cu definirea datelor principale, stabilirea proceselor si configurarea in cadrul aplicatiei. De asemenea se va decide si echipa care va face parte din comitetul de analiza a fiecarei faze ale implemantarii si care are putere de decizie.

Strategia de Gestionare a Schimbarii – aceasta etapa este foarte importanta deoarece exista intotdeauna o rezistenta la schimbare. Propunerea mea este de a face un workshop cu persoannele care umeaza sa lucreze in aplicatie pentru a le prezenta procesele si beneficiile acesteia.

Analiza si Design-ul aplicatiei

Colectarea dateleor principale – in urma convorbirii cu persoanele cheie din departamente urmeaza sa elaborez structura dateleor principale. Acestea vor fi incarcate mai tarziu in aplicatie de catre utilizatorri cheie.

Exportul datelor din aplicatia veche – impreuna cu persoana desemnata din departamentul IT vom verifica modalitatea de export a datelor din vechea aplicatie astfel incat sa fie in concordanta cu modalitatea de import a datelor in aplicatia Campus Solution (in cazul nostru CSV).

Importul si testarea datelor – se va crea o baza de test in care voi importa datele din vechea aplicatie urmand ca dupa import sa verific anumite procese astfel incat sa nu apara erori.

Planul de Communicare – aceasta etapa este necesara pentru a asigura trasnparenta acestui process si asigurarea unui parteneriat cu persoanele implicate in implementarea noului sistem.

Configurarea si testarea aplicatiei

Curatirea datelor si Conversia – in aceasta etapa se va face o copie a bazei de date din aplicatia veche dupa care se va trece la curatirea datelor si pregatirea pentru export.

Configurarea datelor principale – stabilirea clara, impreuna cu managerul de proiect si sefii de departamente, a datelor care vor fi introduse in sistem de catre utilizatorii cheie.

Construirea de rapoarte – se va face o analiza a rapoartelor existente in aplicatia Campus Solution si cerintele de raportare ale Universitatii. Voi tine un curs de construire de rapoarte cu persoanele desemnate din departamentul IT astfel incat sa fie capabili sa construiasca singuri rapoartele cerute de catre diversele departamente.

Administrarea Securitatii in Aplicatie – voi explica clar care este sistemul de securitate in cadrul aplicatiei Campus Solution astel incat administratorul sistemului sa fie capabil sa dea drepturi fiecarui utilizator in parte in functie de ceea ce are voie sa faca in aplicatie si ce are voie sa vizualizeze.

Planul de Instruire pentru Utilizatorii finali – voi elabora planul de intruire pentru utilizatorii finali la nivelul fiecarui departament. Este important ca aceasta instruire sa se faca de catre persoanele cheie care au contribuit la construirea aplicatiei conform cu cerintele universitatii. La finalul cursului se va da un mic test pentru a vedea nivelul de perceptie si intelegere a aplicatiei.

Materialul de instruire – materialul de instruire va fi elaborat in colaborare, de catre mine si persoanele cheie din fiecare departament.

Strategia de testare si scripturi – dupa ce se va termina configurarea datelor si importul din vechea aplicatie se va trece la testarea aplicatiei. Scripturi-le pentru testare vor fi elaborate in cooperare; de catre mine si persoanele cheie din universitate care au particpat la implementare.

Livrarea si Suportul

Instruirea utilizatorilor finali – se va face de catre utilizatiorii cheie avand la baza materialele de instruire.

Conversia Finala a Datelor – verificarea finala a datelor importate din vechea aplicatie si pregatirea pentru importul acestora in productie. Aceasta etapa se va face de catre echipa de IT din Universitate cu verificarea din partea mea.

Testarea de acceptare din partea utilizatorilor – in baza de date de test in care s-au incarcat toate datele si s-a facut configurarea finala a aplicatiei urmeaza sa se faca si testarea de catre utilizatorii finali. Ei vor parcurge toate procesele mai importante din aplicatie in verderea asigurarii ca isi vor putea desfasura activitatea zilnica fara probeleme sau erori.

Pregatirii finale inainte de trecerea in productie – se va face a verificare finala a datelor principale, a proceselor si a rapoartelor care trebuiesc contruite. Dupa lansarea in productie este mai greu sa se faca modificari din cauza implicatiilor complexe.

Acceptarea datei de pornire a productiei – fiecare modul din aplicatia Campus Solution va avea o data diferita de pornire in productiei. La inceput se va porni cu Administrarea Studentilor dupa care urmeaza Inregistrarile Studentilor etc.

Planul de suport – suportul va fi asigurat de catre mine pe tot parcursul implementarii dupa care va fi preluat de catre echipa de suport din cadrul Universitatii pentru probleme de nivel 1 (date principale, navigare, generare rapoarte). Pentru erori ale aplicatiei care nu pot fi corectate de catre echipa interna se va deschide caz cu serviciul de suport.

In procesul de implementare vor particpa urmatoarele persoane:

Managerul de Proiect – care asigura Implemetarea aplicatiei asa cum s-a stabilit conform caietului de sarcini.

Inginerul de sistem – care este responsabil de:

Proiectul de Configurare

Proiectul de Customizare a aplicatiei

Aplicatia de Import a datelor din vechea aplicatie

Utilizatori cheie – care raspund de:

Analiza regulilor, politicilor si proceselor din Universitate

Schema de codificare a datelor

Configurarea datelor

Instruirea utilizatorilor finali

Inginerul IT – care este responsabil de:

Importul si Validarea datelor

Dezvoltarea de interfete

Customizarea

Echipa de Implemtare, echipa Universitatii si implementatorul, trebuie sa fie o echipa solida cu bune cunostiinte tehnice si functionale.

Pentru ca implementarea sa fie cu succes este necesara organizarea unui comitet director care este format din directorii de departamente, managerul de proiect si implementator si care va avea intalniri regulate pentru a verifica stadiul fiecarei faze.

In cazul in care exista intirzieri ale unei faze comitetul va analiza cauzele si vor decide reesalonarea datelor de implementare pentru fazele urmatoare.

Este foarte important sa se respeste datele de implemenatre pentru a nu periclita data la care se va da drumul productiei.

Baza de date

Pe parcursul implementarii se vor folosii urmatoarele baze de date:

Baza demo – in care se va verifica modul in care lucreaza aplicatia standard

Baza test – in care se vor aplica customizari la aplicatia standard

Baza de dezvoltare – in care se vor prelucra toate procesele, se vor importa date din aplicatia veche si se vor aplica si customizari

Baza pentru productie – baza care se va folosii zi de zi si care va fi o copie a bazei de dezvoltare la momentul darii in productie

Mai jos veti gasi extras din materialul pregatit pentru instruirea personalului cheie din Universitate care trebuie sa aiba o viziune de ansamblu asupra aplicatiei si care trebuie sa decida asupra modului in care vor fi definite datele principale; baza configurarii aplicatiei Campus Solution conform cu necesitatile Universitatii.

Aplicatia Campus Solution

Prezentare Generala

Aceatsa diagrama ne arata care sunt componentele aplicatiei Campus Solution

Aplicatia Campus Solution contine mai multe produse ce lucreaza impreuna ca un sistem complet.

Mai jos veti gasi depenta dintre produse:

Gradebook este dependent de Comunitatea Campusului si Administrarea Studentilor

Campus Self Service este dependent de Comunitatea Campusului si de celelalte aplicatii de Administrare a Studentilor

Relatiile dintre Contribuabili sunt dependente de Comunitatea Campusului

Toate aplicatiile de Administrare a Studentilor sunt dependente de Comunitatea Campusului

Comunitatea Campusului

Comunitatea Campusului este liantul de baza al produselor din Campusul Universitar. Comunitatea te ajuta sa:

Inregistrezi datele biografice si demografice ale prospectilor, aplicantilor, studentilor, absolventilor care se vor folosi in toata aplicatia

Da posibiltatea sa verifici daca exista intrari duplicat

Sa administrezi corespondenta, comentariile si listele de verificari pentru fiecare persoana in parte sau pentru instutiile cu care Campusul are relatii de colaborare

Administrarea Studentilor

Recrutarea si Admiterea Studentilor – te ajuta sa inregistrezi toate detaliile legate de viitori studenti, sa planifici, sa administrezi si sa sa urmaresti toate activitatile legate de recrutare si admitere.

Datele Stundentilor – te ajuta la automatizarea orelor de curs si a orarului, inregistrarea inscrierilor si a restrictiilor, la construirea unei liste de asteptare pentru cursuri (cu inscrierea automata daca se elibereaza vreun loc) si evaluarea efectelor in cazul transferului de credite.

De asemenea poti sa generezi rapoarte legate de recrutare, absolvire sau statistici demografice.

Consiliere Academica – te ajuta sa generezi audit academic.

Ajutorul Financiar – ajuta la automatizarea proceselor de ajutor financiar de la institutii financiare sau de la stat. Te ajuta sa asignezi bugete automat, sa personalizei premiile, sa administrezi sursele de finantare, platile si imprumuturile.

Regulile Departamentului de Educatie sunt incluse in aplicatie ceea ce asigura respectarea legilor de invatamant.

Student Financial – ajuta la procesul de calculare a diferitlor taxe de invatamant – taxa de trimestru, taxa de curs, amanari de taxe etc. Ajuta la adminstratea debitelor aferente studentilor sau terte persoane, procesare si control al platilor prin card de credit, administrarea platilor pentru ajutoare financiare si a creditorilor.

GradeBook

Cu ajutorul aplicatiei GradeBook profesori pot sa administreze cursurile online. Se ofera posibilitatea de a asigna teste pentru fiecare curs si a determina modalitatea de notare a fiecarei activitati. Se pot inregistreza notele intermediare ale studentilor precum si cele de final de an.

Relatiile dintre Contribuabili

Cu ajutorul acestei componente se tine legatura cu absolventii universitatii. Se pot organiza campanii de promovare, coordonare evenimente, administrare donatii, precum si oferirea de atentii si efectuarea de plati. Ofera posibilitatea de a analiza campaniile si evenimentele online.

Diagrama de mai jos ne arata relatia dintre aplicatii si produsele PeopleSoft precum si integrarea cu alte aplicatii externe.

In continuare am pus in extras din materialul pregatit pentru instuirea personalului IT din cadrul Universitatii care trebuie sa inteleaga arhitectura aplicatiei PeopleSoft.

Aspecte tehnice si de securitate ale aplicatiei PeopleSoft

Descrierea Arhitecturii PeopleSoft

Diagrama de mai jos ne prezinta arhitectura PeopleSoft:

Arhitectura Internet

Arhitectura Peoplesoft necesita folosirea unui motor de cautare pe fiecare statie de lucru individuala. Motorul de cautare este fereasta catre aplicatia Peoplesoft precum si catre alte aplicatii de pe Internet.

Aplicatia se poate accesa folosind tehnologii internet standard, cum ar fi HTML, HTTP, si XML.

Se pot rula de pe un PC, Apple Mac sau Linux; de pe mobil sau dispozitiv wireless; un sistem extern cu protocoale HML si HTTP.

Functionalitati, cerinte si beneficii

Diagrama de mai jos ilustreaza arhitectura centrala server:

Cerinte

Arhitectura PeopleSoft necesita o varietate de elemente software si hardware:

Un server RDBMS (Relational Database Management System)

Un server de applicatie

Un server pentru loturi

Un server web

Un motor de cautare

Functionalitati

Arhitectura PeopleSoft este suportata in principal de:

PeopleSoft Arhitectura Pura Internet

PeopleSoft Integration Broker

PeopleSoft Portal Technology

(Optional) Directory Interface

Beneficii

Beneficiile arhitecturii PeopleSoft sunt:

Access instant si usor

Platforma independenta

Costuri reduse de mentenanta si implementare

Access securizat cu administrare usoara

Banda de access redusa

Administrare continut

Optiuni de Configurare

In general, serverul de applicatii trebuie sa fie pe aceasi masina ca si serverul de baza de date pentru a se putea face o separare logica intre serverul de aplicatii si cel de baze de date. Daca cele doua server nu sunt puse pe aceasi masina atunci ele trebuie conectate la aceasi retea ca sa asigure o performanta optima.

Tabele bazei de date

Diagrama de mai jos ne prezinta cele 3 tipuri de tabele ale bazei de date PeopleSoft:

System Catalog – contine definitiile tabelelor, indecsilor, view-rilor si coloanelor definte in baza de date.

Tabele PeopleTools – aceste tabele contin dictionarul de date ale aplicatiilor PeopleSoft Enterprise iar numele lor incepe cu PS (fara underscore).

Tabele aplicatiei – contin datele aplicatiei online iar numele lor incepe cu PS_

Descrierea securitatii PeopleSoft

Aceasta Diagrama ne ilustreaza sistemul de securitate in cadrul aplicatiei PeopleSoft:

Securitatea este un element critic in cazul aplicatiei PeopleSoft deoarece administreaza date si tranzactii legate de business.

Nu toate departamentele trebuie sa aiba access total in intreaga aplicatie sau utilizatorii sa aiba access la toate functiile sau datele din cadrul unui produs.

De asemenea, se restrictioneaza accesul persoanelor care pot crea customizari ale aplicatiei PeopleSoft, asftel incat sa se impiedice modificari ale bazei de date.

People Tools ofera variante diferite de configurare a securitatii datelor aplicatiei, astfel incat incat informatii personale sau financiare sa nu cada pe mana celor care nu trebuie sa le afle.

People Tools lucreaza in conjunctie cu securitatea oferita de retea si RDMBS astfel incat sa se asigure securitatea pentru intregul sistem PeopelSoft Enterprise.

Securitatea la nivel de retea si sitem de operare asigura accesul utilizatorului la resursele comune hardware si software. Aceste drepturi sunt configurate de catre administratorul de retea.

Drepturile de dezvoltator asigura accesul in Aplication Designer si da posibilitatea de a configura noi componente si de a la afisa in pagina. Prin aceste drepturi utilizatorul are acces la definitia obiectelor, definitia inregistrarilor, definitia campului, definitia paginii etc.

Drepturile de Raportare da drepturi utilizatorilor de a genera rapoarte folosind diferite instrumente de raportare: query. PSn/Vision, Process Scheduler

Sistemul de drepturi la nivel de utilizator

Diagrama de mai jos ne arata relatia dintre ID-ul utilizatorului, rolurile si lista de permisiuni

Lista de permisii ne arata ce actiuni poate desfasura utilizatorul in cadrul aplicatiei. Aceatsa lista contine numarul maxim permis de incercari de accesare a aplicatie, care date sunt afisate si care sunt ascunse, care componente sunt afisate etc.

Rolul este o grupare a mai multor liste de permisiuni iar profilul este utilizat pentru identificarea unei persoane in cadrul sistemului caruia i se asigneaza un ID.

Rolurile sunt asignate profilului pentru a indica care sunt actiunile care vor fi realizate de catre utilizator in cadrul aplicatiei conform cu functia care o detine.

Urmatorul document este un extras din materialul pregatit pentru instruirea utilizatorilor finali. Prezinta modul de access al aplicatiei si instructiuni de navigare.

Navigarea in aplicatia Campus Solution

Urmatorii pasi trebuie urmati in momentul logarii in aplicatie:

Sistemul asigneaza o limba implicita fiecarui utilizator. Pentru a schimba limba in momentul deschiderii unei sesiuni trebuie sa selectezi limba dorita din ecranul din partea dreapta. Aceste limbi au fost selectate la momentul instalarii aplicatiei.

Nota:

ID-ul utilizatorului si parola sunt case sensitive

Parola se va converti in asterix in momentul tastarii

Daca se va gresi ID-ul sau parola va aparea un mesaj de eroare sub butonul de Sign in

Limbile afisate in partea dreapta a ecranului sunt cele care au fost alese la momentul instalarii aplicatiei

Diagrama de mai jos ne arata modul de navigare pe pagina principala.

Dupa ce s-a intrat pe intrat in aplicatie va aparea pagina principala. Aceasta cuprinde urmatoarele caracteristici:

Bara Universala de navigare

Bara din pagina

Meniul de navigare in aplicatie si link-urile personale

Locatia curenta in pagina

Din meniul principal se poate naviga catre aplicatia dorita prin apasarea sagetii din dreptul fiecarui folder.

Semnul minus din dreptul fiecaui folder indica faptul ca meniul s-a extins pana la utlimul nivel unde veti gasi toate procesele de business aferente.

In continuare am sa prezint modul in care se poate customiza aplicatia.

Customizare – este operatia prin care, o persoana care are drepturi sa faca aceasta operatiune, poate sa adauge campuri noi pe o pagina existenta si chiar poate crea si o pagina noua.

Acest lucru se poate face cu ajutorul aplicatiei Aplication Designer

Campul nou din pagina este CNP – Cod Numeric Personal – camp de tip numeric.

Explicatia detaliata se va da in momentul in care se face instruirea.

In cadrul aplicatiei campul va fi afisat ca si in imaginea de mai jos:

Urmand a fi folosit in diferite rapoarte.

Ceea ce este necesar de precizat ca in momentul in care se vor aplica actualizari ale aplicatiei aceasta customizare trebuie realizata din nou dupa care urmeaza din nou testarea rapoartelor create.

Validarea bunei functionari este foarte importanta inainte de lansarea din nou in productie deoarece poate genera probleme la nivel de operare si raportare.

3.3 Servicii post implementare

In vederea asigurarii serviciilor post implementare s-s incheiat un contract de mentenanta pentru o perioada de 1 an de zile. Conform cu conditiile contractuale acest contract se va prelungii automat in urmatorul an.

Contractul de mentenanta este important deoarece asigura accessul la:

Modificarile legilslative care se vor livra sub forma unor pachete

Noi functionalitati care se vor dezvolta ulterior

Solutii la probleme rapoartate de catre alti clienti

On site suport in cazul in care problema este foarte grava si nu se poate rezolva remote

Noi variante de produs care se vor dezvolta in urmatorii ani

Baza de solutii pentru problemele intalnite de alti clienti

Procesul de suport presupune urmatoarele:

Din partea clientului

Crearea unui tichet in care se va explica clar problema, se vor atasa pasii de replicare precum si mesajele de eroare afisate.

Se va indica clar metoda de colaborare dorita: mail, telefon, conferinta.

Persoana de contact va trebui sa aiba date de contact valide astfel incat sa fie gasita in cazul in care ca se vor cere date suplimentare.

In cazul in care persoana de contact principala lipseste va trebui sa se asigura o alta persoana de contact care poate sa dea informatii legate de problema ridicata.

Din partea departamentului de suport

Asignarea tichetului unei persoane competente in suport care sa ofere solutia corecta la problema ridicata.

Conlucrarea stransa cu persoana de contact a Universitatii astfel incat sa se asigure identificarea clara a problemei.

Colaborarea cu echipa de dezvoltare pentru gasirea solutiei la problema ridicata

Deplasarea la Universitate in cazul in care problema este urgenta si nu poate fi rezolvata de la distanta..

Capitolul 4: Concluzii si recomandari

Pentru ca procesul de implementare sa fie cu success este important sa existe o stransa colaborare intre implementator si echipa de implementare din Universitate.

Urmatoarele aspecte sunt importante si recomand sa se tina cont de ele pentru asigurarea unei aplicatii care sa se plieze pe procesele de lucru ale Universitatii:

Recomand curatirea bazei de date cat posibil inainte de inceperea implementarii astfel incat sa se asigure o migrare usoara si sigura a datelor. Daca acest pas nu este pregatit la timp poate determina amanari ale fazelor de executie a planului de implemetare.

Universitatea trebuie sa ia foarte in serios Managementul Schimbarii – asta face diferenta intre o implementare de success sau un esec.

Universitatea trebuie sa asigure cele mai bune resurse pentru acest proiect astfel incat fiecare faza sa fie dusa la bun sfarsit si proiectul sa fie finalizat la data stabilita.

Recomand testarea aplicatiei cu minitiozitate si sa se desfasoare in conditii reale (de ex: testarea in conditiile unei saptamani normala de lucru).

Trebuie sa ne asiguram ca prin implementare nu se dau la o parte procese sau sisteme care functionau foarte bine pentru Universitate.

Este bine sa ne focusam pe problemele critice si sa le prioritizam astfel incat sa nu impedicam mersul inainte in procesul de implemetare.

Facilitarea luarii de decizii rapide pentru a asigura trecerea de la o faza la alta a implementarii fara intreruperi nedorite. Luarea deciziilor cu intarziere au dus la sabotarea multor implementari.

Recomand ca la finalul instructajului cu personalul sa se dea un test care sa ne arate nivelul de intelegere a aplicatiei astfel incat sa putem corecta din timp eventualele scapari.

O alta recomandare este legata de procesul de suport; este foarte important sa existe un parteneriat intre departamentul de suport si utilizatori astfel incat sa lucreze impreuna pentru rezolvarea eficienta a problemelor legate de aplicatie.

Bibliografie:

Andone I., Tugui Al. Baze de date inteligente in managementul firmei, Ed. Dosoftei, Iasi, 1992

Atanasiu A. Sisteme informatice pentru unitati economice, Rep. Univ. Bucuresti, 1986

Balantzian G. Systemes d'information. La perspective du management. Ed. Masson, Paris, 1994

Lungu I., Sabau Gh, Sisteme informatice si baze de date CET ASE, Bucuresti, 1993

Lungu I., Sabau Gh, Sisteme informatice. Analiza, proiectare si implementare, Ed. Economica,Bucuresti, 2003

Militaru Gh. Sisteme informatice pentru management, Ed. Bic All, Bucuresti, 2004

Oprean D. Informatica de gestiune si manageriala, Ed. Eurounion, Oradea,1994

Vasilescu P., Dunca V. Proiectarea sistemelor informatice, Ed. Tehnica, Buc., 1984

Vaduva I. Sisteme informatice, Rep. Univ. Bucuresti, 1981

Ursacescu M. Sisteme informatice. O abordare intre clasic si modern. Ed. Economica, Bucuresti, 2002

Bibliografie:

Andone I., Tugui Al. Baze de date inteligente in managementul firmei, Ed. Dosoftei, Iasi, 1992

Atanasiu A. Sisteme informatice pentru unitati economice, Rep. Univ. Bucuresti, 1986

Balantzian G. Systemes d'information. La perspective du management. Ed. Masson, Paris, 1994

Lungu I., Sabau Gh, Sisteme informatice si baze de date CET ASE, Bucuresti, 1993

Lungu I., Sabau Gh, Sisteme informatice. Analiza, proiectare si implementare, Ed. Economica,Bucuresti, 2003

Militaru Gh. Sisteme informatice pentru management, Ed. Bic All, Bucuresti, 2004

Oprean D. Informatica de gestiune si manageriala, Ed. Eurounion, Oradea,1994

Vasilescu P., Dunca V. Proiectarea sistemelor informatice, Ed. Tehnica, Buc., 1984

Vaduva I. Sisteme informatice, Rep. Univ. Bucuresti, 1981

Ursacescu M. Sisteme informatice. O abordare intre clasic si modern. Ed. Economica, Bucuresti, 2002