Aplicatie Informatica de Gestiune a Situatiei Financiare a Unei Companii. Studiu de Caz S.c. Unitehnica S.r.l

Introducere

Pe parcursul anilor de studiu am dezvoltat o afinitate pentru materiile: Baze de date, Sisteme de gestiune a bazelor de date și Sisteme informatice pentru asistarea deciziei, ceea ce m-a facut sã aleg tema: Aplicație informaticǎ de gestiune a situației financiare a unei companii- Studiu de caz la S.C. Unitehnica S.R.L.

Aplicațiile informatice și integrarea lor în cadrul companiilor sunt un subiect de actualitate, deoarece se dorește ușurarea muncii fizice și psihice a resursei umane.

Companiile urmǎresc sǎ foloseascǎ sisteme informatice privind evidența situațiilor financiare cât mai organizate, ușor de folosit, practice și sǎ asigure un schimb facil de date în cadrul organizației.

Schimbãrile din mediul afacerilor și creșterea complexitãții activitãților au dus la integrarea sistemelor informatice în cadrul organizației.

Încǎ din anii ’60 au început sǎ fie implementate aplicații pentru controlul stocurilor și pentru automatizarea gestiunii, dar și aplicații pentru calculul automat al salariilor și pentru contabilitate.

În anii ’70 s-au introdus aplicații care utilizeazǎ date despre stocuri, inventar, despre producția cu necesarul de resurse materiale și aplicații privind aprovizionarea.

Anii ’80 au adus o îmbunǎtǎțire a aplicațiilor pentru optimizarea procesului de producție și asigurarea materialelor necesare acestei activitǎți.

În anii ‘90 deja s-au dezvoltat aplicațiile utilizate, acestea fiind pentru urmǎtoarele zone: producție, contabilitate, financiar, personal, stocuri, service și întreținere, logisticǎ și accesul la informații și date în întreaga firmǎ.

Dupǎ anul 2000 s-au implementat soluții e-business în relațiile cu clienții și cu furnizorii întreprinderii.

În prezent, prin inovațiile tehnologice, Oracle s-a afirmat ca un adevãrat motor în evoluția industriei bazelor de date. Oracle Corporation este o companie multinaționalã americanã din industria calculatoarelor, aceasta fiind specializatã în conceperea și comercializarea de componente hardware și de soluții software pentru alte companii și organizații. Oracle se situeazã pe locul trei în topul companiilor de software la nivel global, dupã Microsoft și IBM. Încã de la înființare (anul 1977), aceasta s-a specializat în dezvoltarea și întreținerea bazelor de date.

Pornind de la modelul general de organizare al unei afaceri, orice întreprindere este constituitǎ din mai multe zone:

Zona Back Office, care se caracterizeazǎ prin:

Importanța fundamentalǎ a bazei de date;

Capacitǎțile aplicațiilor folosite;

Prelucrǎrile efectuate de care depinde întreaga organizație.

Aplicațiile Back Office asigurǎ funcționarea întreprinderii, de aceea este bine sǎ avem un sistem securizat al datelor.

Zona Front Office, prin care se oferǎ servicii rapide clienților:

Gestiunea relațiilor cu clienții;

Gestiunea vânzǎtorilor;

Gestiunea clienților.

Zona Middle Office, joacǎ rol de interfațǎ între Front Office și Back Office.

Zona Web Office, care asigurǎ accesul la sistemul informatic al întreprinderii din orice locație. Este format din aplicațiile interne ale întreprinderii, aplicații accesibile pentru parteneri și aplicații accesibile publicului.

Lucrarea este structuratã astfel:

Introducere

Noțiuni introductive despre sistemul informatic de gestiune

Mediul de lucru – Microsoft Office Access

Prezentarea aplicației

Concluzii și propuneri

Bibliografie

Primul capitol denumit Noțiuni introductive despre sistemul informatic de gestiune conține definiții și informații despre sistemele informatice și este alcãtuit din trei subcapitole.

Primul subcapitol conține definiții ale informației, clasificarea lor, precum și metodele de organizare a acestora. Al doilea subcapitol prezintã avantajele și dezavantajele sistemului informatic de gestiune. Iar ultimul subcapitol prezintã stocarea datelor în baza de date.

Capitolul doi denumit Mediul de lucru- Microsoft Office Access prezintã programul în care s-a realizat aplicația și este cuprins din cinci subcapitole. Primul subcapitol prezintã tabelele dintr-o bazã de date și crearea lor. Al doilea subcapitol descrie relațiile dintre tabele și tipul acestora, iar ultimele trei capitole descriu modul de creare și utilizare al interogarilor, formularelor și rapoartelor.

Cap. 1. Noțiuni introductive despre sistemul informatic de gestiune

În zilele noastre, nu mai existǎ niciun domeniu de activitate care sǎ nu utilizeze calculatoarele sau sǎ nu implementeze diferite sisteme informatice pentru executarea operațiunilor sau pentru sprijinirea deciziilor.

Orice sistem se constituie din intrǎri, prelucrǎri și ieșiri.[B.I.01] Pentru o unitate economicǎ, intrǎrile sunt resursele economice pe care întreprinderea le folosește în cadrul activitǎților sale, prelucrarea acestora reprezintǎ procesele prin care intrǎrile devin ieșiri, iar cele din urmǎ sunt bunurile și serviciile obținute de întreprindere.

Un sistem poate fi definit ca o secțiune a realitǎții în care se identificǎ un ansamblu de fenomene, obiecte, procese, ființe sau grupuri, interconectate printr-o mulțime de relații reciproce, precum și cu mediul înconjurǎtor și care actioneazǎ, în comun, în vederea realizǎrii unor obiective bine definite.

Mulțimea relațiilor dintre componentele unui sistem, precum și relațiile între component și ansamblu formeazǎ structura sistemului, iar mulțimea caracteristicilor unui sistem, la un moment dat, determinǎ starea sa.

Pentru a studia un sistem trebuie sa analizǎm urmǎtoarele:

mediul în care funcționeazǎ;

pǎrțile componente;

relațiile care se manifestǎ în sistem;

intrǎrile și ieșirile;

obiectivele sistemului.

“O întreprindere este vazutǎ ca un ansamblu de trei sisteme interconectate: sistemul operativ care realizeazǎ funcția întreprinderii (producție, servicii, etc.), sistemul informațional care construiește o imagine a întreprinderii, un model al acesteia și sistemul decizional care controleazǎ și conduce sistemul operativ prin intermediul sistemului informațional”.[B.C.02]

Sistemele informatice se clasificǎ dupa funcțiile pe care le îndeplinesc:

S.I.O. (Sisteme Informatice Operative) – se ocupǎ cu strângerea și stocarea datelor din sistemul operativ și cu reproducerea lor în întregime.

S.I.C.P. (Sisteme Informatice de Control al Producției) – sunt sisteme care organizeazǎ procesul de producție și lansarea producției.

S.I.G. (Sisteme Informatice de Gestiune) – se ocupǎ cu producerea informației de sintezǎ prin agregarea datelor stocate pe S.I.O.

S.I.A.D. (Sistemele Informatice de Asistare a Deciziei) – sunt sisteme care vin în ajutorul echipei de conducere și evaluarea stǎrii sistemului operativ, a contextului extern și în stabilirea deciziilor ce se impun. Aceste sisteme utilizeazǎ informații provenite din S.I.G.

Figura 1: Modelul OID (Operație -Informație- Decizie) al unei întreprinderi –adaptare [B.C.02]

S.I.A.D integreazǎ S.I.G., iar acestea din urma integreazǎ S.I.O. Existǎ și sisteme care integreazǎ inclusiv S.I.C.P.

Sistemul informatic de gestiune alǎturi de componentele hardware, alcatuiește o rețea informaționalǎ, prin care se gestioneazǎ stocurile. Sistemul informatic de gestiune reprezintǎ o structurǎ IT, realizatǎ pe o arhitecturǎ software.

Sistemele informatice de gestiune sunt sistemele care creeazǎ și actualizeazǎ o bazǎ de date din documente primare ce va fi prelucratǎ, în scopul obținerii situațiilor financiare și nu numai, ale întreprinderii.

Modelele de gestiune sunt reprezentate de procedurile specific unui domeniu, iar regulile de gestiune presupun prelucrǎrile ce se efectueazǎ asupra datelor și modul de utilizare al informațiilor în scopul îndeplinirii obiectivului sistemului.

Domeniile de gestiune reprezintǎ activitǎți care se desfașoarǎ în cadrul firmei: activitatea personalului, activitatea de producție, activitatea de comercializare, contabilitatea și activitatea de cercetare-dezvoltare.

“Datele sunt materia primǎ care este prelucratǎ pentru a se obține informațiile ce duc la luarea celor mai bune decizii”.[B.I.03]

1.1. Date, informații, cunoștințe

Datele și informațiile reprezintǎ componentele primare ale unui sistem informațional.

“Datele reprezintǎ modele de reprezentare a informației, accesibile unui anumit procesor ( om, program calculator). Acest model ajutǎ la obținerea de noi informații despre fenomenele și procesele lumii reale”.[B.I.04]

Informațiile se obțin din prelucrarea datelor și prezintǎ interes pentru utilizator. Dacǎ datele nu se transformǎ în informații, își pierd din utilitate.

Cunoștințele reprezintǎ ultima etapǎ a informației și presupune interpretarea informațiilor într-o manierǎ subiectivǎ.

Clasificarea informațiilor:

Dupǎ momentul utilizǎrii:

Informații active;

Informații pasive;

Informații de tip previzional.

Dupǎ conținut:

Informații analogice;

Informații digitale.

Dupǎ domeniul de activitate:

Informații sociale;

Informații economice;

Informații științifice.

Dupǎ suportul de stocare:

Pe suport clasic (hartie);

Pe suport electronic.

Informația devine un factor major al proceselor de producție, o resursǎ la fel de importantǎ ca energia, gazele naturale și petrolul, dar spre deosebire de acestea, informațiile nu se epuizeazǎ, ci din contrǎ, valoarea ei crește cu cât este mai intens și frecvent utilizatǎ, producând noi valori.

Practic, posesia, manipularea și folosirea informațiilor îmbunǎtǎțește raportul post-eficiențǎ.

Ca resursǎ individualǎ și socialǎ, informația este nelimitatǎ, având limite impuse de timp și de capabilitatea cognitivǎ umanǎ.

Informația nu suferǎ schimbǎri în cadrul tranzacțiilor și poate fi partajatǎ, respectiv folositǎ în comun.

Procesul de prelucrare al datelor într-un sistem presupune culegerea datelor, pregǎtirea lor, prelucrarea, întreținerea, precum și obținerea informațiilor de ieșire.

Culegerea datelor este realizatǎ prin observarea mediului care le genereazǎ și înregistrarea lor prin înscrierea în documente sau pe suporturi specializate.

Pregǎtirea datelor semnificǎ clasificarea datelor, prin notația acestora cu ajutorul unor coduri, gruparea datelor de același tip pentru a fi prelucrate mai ușor, verificarea lor înainte de prelucrare și sortarea acestora în funcție de criteriile dorite.

“Prelucrarea datelor reprezintǎ executarea unor activitǎți, precum: calcule matematice, compararea a douǎ sau mai multe date între care existǎ o relație, sintetizarea informațiilor, dar și filtrarea datelor pentru alte prelucrǎri”.[B.I.05]

Clasificarea prelucrǎrii datelor:

prelucrarea pe loturi (batch processing) – presupune prelucrarea datelor la sfarșitul perioadei în care s-au efectuat mai multe tranzacții;

prelucrarea în timp real – presupune prelucrarea datelor dupǎ fiecare tranzacție efectuatǎ.

Întreținerea datelor semnificǎ stocarea datelor, actualizarea, indexarea și protecția lor.

Informațiile de ieșire obținute sunt regǎsite sub forma unor documente, rapoarte sau rǎspunsuri la întrebǎri.

Prelucrarea datelor se face la mai multe nivele:

la nivelul datelor elementare;

la nivelul unei înregistrǎri ( scrierea, citirea, modificarea și ștergerea de pe suport);

la nivelul unui fișier (sortǎri, grupǎri, sintetizǎri).

Inconveniente în procesarea clasicǎ:

Mai multe sisteme informatice stocheazǎ aceleași date în mai multe fișiere, ceea ce presupune risipǎ de spațiu și actualizare greu de realizat.

Vom avea aceleași date cu nume diferite ale fișierelor sau date diferite cu aceleași nume, ce duc la îngreunarea cǎutǎrii datelor.

“Sistemul informatic –vânzǎri: se ocupǎ de clienți, de comenzile lor, de produse, livrǎri și magazii.

Sistemul informatic-personal: se ocupǎ de angajați, activitatea de fabricație-trezorerie.

Sistemul informatic de calculație costuri: se ocupǎ de produse, fabricație, fișe (consum, pontaj), personal, materii prime, magazii.

Sistemul informatic- aprovizionare: materii prime, furnizori, achiziție.

Sistemul informatic- trezorerie: încasǎri, plǎți, trezorerie ( casǎ, bancǎ), client, furnizori, personal”.[B.C.06]

Figura 1.1. Schema activitații unei întreprinderi – adaptare [B.C.06]

Colecția de date este o mulțime relativ omogenǎ de date ce aparțin unui domeniu, fiind organizatǎ și disponibilǎ pe un suport de memorie.

“Organizarea datelor se realizeazǎ prin identificarea, definirea, verificarea și evaluarea informațiilor, în cadrul unui sistem informațional.”[B.I.07]

1.2. Avantajele și dezavantajele sistemului informatic de gestiune

Avantaje:

Pentru proprietari și asociați – se pot realiza rapoarte privind situația actualǎ a stocurilor din depozite, precum și intrǎrile și ieșirile din acesta.

Management – în funcție de situațiile financiare și de capacitǎțile firmei, se organizeazǎ activitǎțile companiei cu ajutorul informațiilor pe care le deține, dar și a metodelor de planificare și control.

Administrativ – se economisește timp și se pot corecta erorile apǎrute în ceea ce privește depozitarea.

Executiv – personalul executiv realizeazǎ toate situațiile de gestiune.

“Dezavantajele au caracter funcțional, în cazul în care este panǎ de curent, nu se pot introduce / prelucra / extrage datele necesare. Pentru a preveni acest lucru, firmele utilizeazǎ generatoare, care sunt în legaturǎ cu serverele centrale”.[B.I.08]

1.3. Stocarea datelor în baza de date

O bazǎ de date reprezintǎ o modalitate de stocare a unor informații( date) pe un suport extern , cu posibilitatea regǎsirii acestora. De obicei, o bazǎ de date este memoratǎ într-unu sau mai multe fișiere.

“Fișierul este o colecție de date referitoare la o entitate( obiect, ființǎ, eveniment) asociatǎ cu un nume. Fișierul este o colecție de înregistrǎri fizice stocate pe suport magnetic asociat cu un nume și o adresǎ pe suportul extern”. [B.C.09]

Baza de date este o colecție de fișiere ce conțin atat datele, cât și structura înregistrǎrilor. Fiecare fișier se completeazǎ cu un antet ce conține descrierea înregistrǎrilor.

Fiecare datǎ se stocheazǎ într-un singur loc in baza de date, eliminându-se redondanța datelor. Pentru a avea acces la datele stocate în alte fișiere, se stabilesc legǎturi între fișiere.

O bazǎ de date trebuie sa îndeplineascǎ urmǎtoarele condțiii:

Sǎ elimine redundanța datelor prin centralizarea acestora și folosirea de diverse aplicații;

Sǎ asigure independența dintre date și aplicații;

Sǎ asigure definirea și exploatarea de legǎturi între colecțiile de date;

Sǎ asigure accesul rapid la informațile stocate;

Sǎ asigure un grad ridicat de protecție a datelor;

Sǎ permitǎ partajarea datelor în mai multe aplicații.

Figura 1.3. Exemplu tip de relație intre fișierele unei baze de date

Cele trei concepte de bazǎ utilizate în organizarea bazelor de date sunt: entitate, atribut și valoare.

Entitatea este obiectul reprezentat prin proprietațile sale. Orice proprietate poate fi exprimatǎ printr-o pereche de forma (atribut, valoare).

Noțiunea de atribut este cunoscutǎ și sub denumirea de câmp. Fiecare atribut este caracterizat de natura valorilor sale numerice sau alfanumerice dacǎ valorile sale sunt șiruri de caractere.

“Bazele de date sunt manipulate cu ajutorul unor sisteme de gestiune a bazelor de date. Cel mai rǎspandit sistem de gestiune al bazelor de date este cel relațional, în care datele sunt memorate in tabele”.

Un sistem de gestiune a bazelor de date asigurǎ efectuarea urmǎtoarelor activitǎți:

Definirea structurii bazei de date;

Încarcarea datelor în baza de date;

Accesul la date (stocare, actualizare);

Întreținerea bazei de date;

Reorganizarea bazei de date;

Securitatea datelor.

“Un SGBD asigurǎ efectuarea mai multor operații grupate pe funcții. Acestea sunt:

Funcția de descriere a datelor – permite definirea bazelor de date cu ajutorul unui limbaj de definire. Se descriu atributele, relațiile dintre entitǎți și criteriile de validare a datelor. Rezultatele acestei funcții reprezintǎ schema bazei de date memorate în codul intern.

Funcția de manipulare a datelor – cuprinde pe lângǎ elementele de creare a bazei de date și elemente de adǎugare, ștergere, modificare, cǎutare, înregistrare, sortare a datelor. Se realizeazǎ pe baza unui limbaj de manipulare.

Funcția de utilizare- asigurǎ mulțimea interfețelor de legaturǎ cu toți utilizatorii bazei de date.

Funcția de administrare a bazelor de date- se ocupǎ de rezolvarea problemelor și de integritatea datelor”. [B.I.10]

Cap. 2. Mediul de lucru – Microsoft Office Access

Microsoft Access este un program care genereazǎ baze de date relaționale ( se genereazǎ relații între tabele, respectiv câmpuri din componența acesteia ce conțin date). Programul este orientat pe obiecte. Colecția cu obiecte este formatǎ din tabele, interogǎri, rapoarte, module, pagini împreunǎ cu relațiile dintre acestea și cu datele ce le conțin.

“Caracteristicile definitorii ale Sgbd-ului Microsoft Access sunt:

Sgbd relațional;

Creeaza o bazǎ de date ce poate fi utilizatǎ în mod exclusiv și multiutilizator ( în jur de 20 de utilizatori);

Realizeazǎ interogarea bazei de date în mod grafic, utilizând interțata Query sau Sql;

Permite automatizarea unor activitǎți apelând la generatorul de macrocomenzi;

Realizeazǎ importul / exportul de date cǎtre alte aplicații ale pachetului Microsoft;

Înglobeazǎ componentele Wizard pentru a ajuta utilizatorii în dezvoltarea aplicațiilor;

Delimiteazǎ noțiunea de bazǎ de date de tabelǎ;

Permite accesul la baza de date prin Internet.

Microsoft Access este un instrument puternic pentru dezvoltarea și gestionarea bazei de date relaționale de capacitate micǎ sau medie.”[B.C.11] Acesta indeplineste cele mai multe dintre cerintele sistemelor de baze de date de tip client – server. Cresterea vitezei de lucru, cat si reducerea traficului de retea, reprezinta doua principale avantaje in ceea ce priveste tipul client-server.

Orice aplicație realizatǎ în Microsoft Access conține o parte front-end, adicǎ elementele interfeței cu utilizatorul și back-end, tabelele bazei de date.

“Aplicația Microsoft Access are urmǎtoarele funcții de bazǎ:

Organizarea datelor = crearea și manevrarea datelor;

Legarea tabelelor și extragerea datelor = leagǎ mai multe tabele prin intermediul legǎturii dintre date;

Introducerea și editarea datelor = proiectarea și implementarea modului de vizualizare a datelor, a formularelor de introducere și editare;

Prezentarea datelor = implica existența rapoartelor prin intermediul cǎrora se pot centraliza informații.”[B.I.12]

Pentru fiecare tabel se realizeazǎ structura în care se precizeazǎ numele coloanelor sau a câmpurilor, tipul de datǎ asociat acestora și atributele.

Singurele obiecte din baza de date care conțin date sunt tabelele. Celelalte obiecte sunt doar moduri de vizualizare a datelor plasate în tabele.

În cadrul tabelului, i se pune unui câmp, atributul de cheie primarǎ, în cazul în care utilizatorul a omis sǎ o facǎ. Cheia primarǎ este un câmp din structura tabelului ce permite regǎsirea cu ușurințǎ a datelor sau a unei informații. În cheia primarǎ se introduce valori unice în cadrul unui tabel și diferit de zero sau șir vid.

Tipuri de datǎ asociatǎ câmpurilor:

Text – în aceste câmpuri se pot introduce numere, caractere și alte semne,

lungimea câmpului fiind de 255 caractere.

Memo – câmpul va conține un text al cǎrui lungime este de aproximativ 15 pagini de text.

Number – conține numai valori numerice.

Date / Time – reprezintǎ timpul calendaristic care se poate stabili prin atribut.

Currency – tip de monedǎ.

Auto Number – câmpurile se completeazǎ cu valori numerice în secvențe.

Yes / No – date de tip logic.

Hyperlink – legatura adresǎ Internet sau URL.

Lookup Wizard – permite ca valorile unui câmp sa fie selectate dintr-o listǎ (culori).

Caracteristicile atributelor:

Field size – dimensiunea câmpului utilizat pentru câmpul de tip text si numeric.

Format – formarea datei precizate pentru datǎ, yes/no, text, numeric și memo.

Input mask – o mascǎ a datelor.

Caption – eticheta aplicatǎ câmpului care va fi vizibil în formulare și rapoarte.

Default value – valoarea implicitǎ a câmpului, criteriu de validare a câmpului.

Validation rule – validare la rulare, testul pus asupra câmpului prin care se verificǎ date, valori introduse.

Validation text – text de validare.

Indexed – câmpul este ordonat logic sau nu.

Procesul unei bune proiectãri consta în:

Determinarea scopului bazelor de date;

Gãsirea și organizarea informațiilor necesare;

Împãrțirea informațiilor în tabele;

Transformarea elementelor de informații în coloane;

Specificarea cheilor primare;

Rafinarea proiectãrii;

Aplicarea regulilor de normalizare.

Figura 2 : Principale obiecte și legǎturi din Microsoft Access- adaptare [B.I.04]

2.1. Tabele în Microsoft Access

Tabelele reprezintã elementele principale și fundamentale într-o bazã de date. De preferat, ca acestea sã conținã doar un anumit tip de obiecte.

Tabelul este o colecție de date legate între ele, înscrise pe linii și pe coloane. Fiecare linie conține o înregistrare de date, iar înregistrarea este compusã din coloane sau câmpuri.

Tabelele bazei de date au unul sau mai multe câmpuri ce identificã în mod unic fiecare înregistrare din acel tabel.

Figura 2.1: Tabel în Microsoft Access

Acest tip de identificare poartã numele de cheie primarã. Aceasta stabilește relațiile prin care mai multe tabele sunt legate la crearea unei interogãri.

Existã 4 modalitãți de crearea a tabelelor:

Automat ( Table Wizard);

Manual ( Table Design);

Prin program ( ActiveX Data Objects);

Prin înscrierea directã a datelor.

Crearea tabelelor folosind Table Design se face prin selectarea opțiunii, apoi se înregistreaza numele câmpurilor și tipul de date conținut.

Figura 2.1.1: Crearea de tabel cu Design View

2.2. Relații între tabele. Tipuri de relații

Datele referitoare la o entitate sunt plasate în mai multe tabele. În cazul în care se dorește o anumitǎ informație despre o anumitǎ generație, trebuie relații între tabele.

Tipuri de relații:

Relația 1- 1 : acest tip de relație presupune ca pentru o înregistrare din primul tabel sǎ îi corespundǎ o singurǎ înregistrare și numai una din al doilea tabel. Relațiile se stabilesc între cheile primare ale celor douǎ tabele. Tabelul 1 este tabelul principal, iar tabelul 2 este tabelul secundar. Cheile principale sunt câmpuri cu aceleași valori chiar dacǎ numele lor nu este identic.

Relație 1- ∞ : aceastǎ relație presupune ca pentru o înregistrare din tabelul 1 existǎ mai multe înregistrǎri din cel de-al doilea tabel. Relatțile se stabilesc între cheia primara a primului tabel și un câmp, numit cheie externǎ, din al doilea tabel. Tabelul secundar are o cheie secundarǎ, iar în componențǎ apare KE și în care se regǎsesc valori ale primei chei primare din tabelul principal.

Figura 2.2: Relația 1- ∞ într-o bazã de date

Relație ∞ – ∞ : aceasta presupune ca pentru o înregistrare din tabelul principal sǎ corespundǎ mai multe înregistrǎri din tabelul secundar și pentru o înregistrare din tabelul secundar sǎ corespundǎ mai multe înregistrǎri din tabelul principal. Relația se descompune în douǎ relații de 1 – ∞, prin intermediul unui al treilea tabel.

Cheile principale ale tabelelor ce se aflǎ în relația ∞ – ∞ se vor lega la chei externe, acestea fiind câmpuri aflate în componența unui al treilea tabel.

Generarea unei relații se face din meniul Tools / Relationship ( Database Tools- Access 2010), astfel apare fereastra Relationship și peste ea fereastra ShowTable, care cuprinde tabelele proiectate. Cu ajutorul butonului “Add”, tabelele necesare vor fi duse în fereastra Relationship, dupǎ care închidem ShowTable. Cheia primarǎ din primul tabel se duce peste cheia principalǎ sau cheia externǎ din al doilea tabel. În urma acestei operații, se deschide fereastra de editare a relației, “ Edit relationship”, în care se va stabili referința integral: adǎugǎri / ștergeri din tabel.

“Modificarea unei relații, în cazul în care aceasta a fost generatǎ în mod eronat, se face prin plasarea cursorului la jumǎtatea relației construite, se dǎ click dreapta și se opteazǎ pentru delete, iar apoi se reia operația de generare a relației în mod corect.”[B.I.13]

Relația se stabileste numai între câmpuri comune, care au același tip de datǎ, aceleași dimensiuni și valori identice.

2.3. Interogǎri în Microsoft Access

Interogǎrile reprezintǎ cererile adresate tabelelor si extragerea datelor și afișarea acestora într-o anumitǎ ordine pe baza unor criterii de selecție. Prin interogǎri se selecteazǎ câmpuri aflate în structura tabelelor între care s-au stabilit relații. Altfel spus, interogarea este un mod de vizualizare a datelor aflate în tabele.

“Programul oferǎ posibilitǎțiile:

Selectarea unor câmpuri mai semnificative din tabele;

Selectarea înregistrǎrilor care satisfac anumite criterii;

Sortarea înregistrǎrilor într-o anumitǎ ordine precizatǎ de utilizator;

Interogarea mai multor tabele ( o interogare permite combinarea înregistrǎrilor din mai multe tabele și afișarea rezultatului într-un singur tabel);

Interogarea altor baze de date existente în sistemul de gestiune a bazelor de date, cum sunt FoxPro, Microsoft SQL Server, etc.

Crearea de câmpuri pentru afișarea rezultatelor unor calcule;

Crearea de rapoarte, formulare și înregistrǎri.” [B.I.14]

Interogǎrile ajutǎ și la crearea formularelor și rapoartelor. Se pot introduce sau modifica înregistrǎri din formular sau din interogarea pe baza cǎreia s-a facut formularul.

Tipuri de interogǎri:

Interogǎri de selecție;

Interogǎri de sintezǎ;

Interogǎri de acțiuni.

Interogǎrile de selecție – se extrag înregistrǎri din unul sau mai multe tabele și se afișeazǎ sub formǎ de listǎ. Avantajul interogǎrii de selecție este cǎ pot afișa un numǎr redus de date dintr-un tabel cu capacitate mare.

“Acest tip de interogare permite și modificarea rezultatului ce va fi afișat, modificare ce va fi vazutǎ și în tabelul sursǎ.”[B.I.15] Vizualizarea rezultatelor interogǎrii se face numai activând Run din bara de instrumente.

Figura 2.3: Interogare într-o bazã de date

Parametrizarea unei interogǎri permite filtrarea datelor afișate de o interogare. Parametrul se plaseazǎ in linia de criteria și poate fi:

Parametru explicit = o valoare pe care poate sǎ o ia câmpul în coloana în care a fost plasat;

Parametru formal = un simbol plasat în coloana corespunzǎtoare câmpului care urmeazǎ sǎ ia valori atunci când se executǎ interogarea; acesta fiind fie un șir de caractere plasat între paranteze pǎtrate, fie un criteriu strict matematic, care nu se va plasa între niciun fel de paranteze.

Parametrul poate fi pus pentru mai multe campuri.

În linia de criteria se pot utiliza:

Operatori relaționari : <, > , <=, >=, =, < >;

Operatori logici: AND, OR, NOT, XOR ;

Between val 1 AND val 2.

Interogǎrile de sintezǎ permit realizarea unor grupǎri pentru anumite câmpuri. Câmpurile din grupǎri se plaseazǎ la începutul interogǎrii și nu se amestecǎ cu câmpurile pentru care s-a realizat gruparea.

Mai intâi se genereazǎ interogarea de selecție prin care sunt aduse în grila de interogare câmpurile cerute de aplicație cu observația ca primele sǎ fie acelea asupra cǎrora urmeazǎ sǎ se realizeze anumite operații. Dupǎ preluarea în grilǎ a acestor operații, din bara de intrumente, se activeazǎ simbolul de totalizare ( ∑ ) și astel în grilǎ apare linia total și în dreptul fiecǎrui câmp selectat, apare atributul Group By ( grupa din care se pot selecta una din funcțiile agregat: SUM, MIN, MAX, Average, Count, etc.).

Interogǎrile de acțiune permit modificarea, crearea sau ștergerea informațiilor plasate într-un tabel. Aceste interogǎri se pot face și cu ajutorul interogǎrilor de selecție.

Tipuri de interogǎri de acțiuni:

Interogǎri de creare de tabel din câmpurile componente ale altor tabele ( Make Table Query)

Inițial se genereazǎ interogǎri de selecție prin care sunt aduse în grila de interogare câmpurile care urmeazǎ sǎ facǎ parte din structura noului tabel. Dupǎ preluarea acestor câmpuri, se activeazǎ din bara de instrumente Make Table și astfel se deschide o fereastrǎ în care se cer introduse numele noului tabel și precizarea dacǎ acesta va fi plasat sau nu în baza de date curentǎ. Apoi se salveazǎ interogarea; pictograma aratǎ altfel, iar verificarea structurii noului tabel se va face în obiectul tabel, nu în query.

Interogǎri de actualizare / modificare a datelor conținute de un tabel ( Update Query)

Permite modificarea datelor unui tabel. Se genereazǎ interogarea de selecție, aducându-se în grila de interogare câmpurile asupra cǎrora urmeazǎ sǎ se realizeze modificǎri. Apoi se activeazǎ Update Query și astfel în grilǎ apare linia actualizare, urmând ca în dreapta câmpului sǎ se propunǎ expresia sau forma de actualizare. Se executǎ interogarea, se salveazǎ și se verificǎ dacǎ a avut loc modificarea.

Interogǎri de adǎugare (Appen Query)

Adaugǎ la sfârșitul unui tabel câmpurile precizate în interogare. Se genereazǎ interogarea de selecție, în care se plaseazǎ în grilǎ câmpurile care vor fi adǎugate la sfârșitul tabelului. Se activeazǎ Appen Query, se executǎ interogarea care va adǎuga câmpurile din grilǎ.

Interogǎri de ștergere (Delete Query)

Se genereazǎ interogǎri de selecție din tabelul ale cǎrui valori urmeazǎ sǎ fie șterse total sau parțial. Dacǎ se specificǎ un criteriu de selecție, ștergerea va fi partialǎ. Se activeazǎ Delete Query, grila conținând câmpurile pentru care se dorește ștergerea de date.

“Existǎ patru modalitǎți de creare a unei interogǎri:

automat (Query Wizard);

manual ( Query Design);

comenzi SQL;

prin program ( Data Microsoft Access Objects).

2.4. Formulare în Access

Formularele se folosesc pentru a adǎuga, modifica sau șterge date din tabel. “Formularul este folosit pentru accesul la date din tabele, în sensul cǎ dupǎ ce se obține accesul la o înregistrare, utilizatorul poate trece la sfârșitul formularului pentru a adǎuga o nouǎ înregistrare.”

Un dezavantaj în ceea ce privesc formularele îl constituie faptul cǎ nu se pot grupa datele pe baza unor criterii date de utilizator.

“Avantaje privind folosirea formularelor:

interfața prietenoasǎ prin existența elementelor grafice și controale;

posibilitatea definirii unor reguli de validare suplimentare;

posibilitatea actualizǎrii mai multor tabele printr-un singur formular.”[B.I.16]

Formularul este o interfața generatǎ pentru utilizator, pentru cel care lucreazǎ efectiv cu baza de date și nu cel ce o proiecteazǎ.

“Tipuri de formulare:

Design View – toate operațiile de proiectare vor fi stabilite de utilizator.

Form Wizard – utilizatorul va fi îndrumat pas cu pas în crearea formularului.

AutoForm: Columnar – se va genera automat un formular în care câmpurile din tabel vor fi dispuse pe orizontalǎ.

AutoForm: Tabular – se gereazǎ un formular în care campurile sunt dispuse pe verticalǎ, sub formǎ de tabel.

AutoForm: Datasheet – se va genera un formular de tip foaie de calcul.

Chart Wizard – se va crea un formular ce va afișa datele sub forma unui grafic.

Pivot Table Wizard – se genereazǎ un formular sub forma unei tabele pivot generate prin aplicația Excel.”[B.I.17]

Componența unui formular:

Titlu;

Etichete pentru numele câmpurilor;

Casete text pentru valorile câmpurilor;

În partea de jos, o barǎ cu butoane, cu ajutorul cǎreia se parcurg câmpurile din tabel și se mai menționeazǎ câte articole are formularul.

Formularul cu subformular se genereazǎ pentru tabelele aflate în relație. Formularul va avea douǎ componente: formularul principal corespunzǎtor tabelului principal aflat în relație și subformularul corespunzǎtor tabelului secundar.

Pentru generarea acestui tip de formular se aleg din tabelul principal toate câmpurile, iar din tabelul secundar doar câmpurile care nu sunt comune cu cele din primul tabel.

2.5. Rapoarte

Rapoartele reprezintǎ rezultatele finale ale aplicațiilor de baze de date. Acesta nu permite editarea și modificarea datelor.

“Modalitǎțile de creare a rapoartelor sunt urmǎtoarele:

Design View – utilizatorul va crea raportul cu ajutorul controalelor și proprietǎților acestora.

Report Wizard – proiectarea raportului standard pas cu pas.

AutoReport: Columnar – se genereazǎ automat un raport pe baza unei surse de date selectate din lista cu tabele și interogǎri. Vor fi dispuse pe orizontalǎ.

Auto Report: Tabular – se genereazǎ un tabel pe baza unei anumite tabele sau interogǎri din baza de date. Vor fi afișate sub formǎ de tabelǎ.

Chart Wizard – datele din tabel sau interogǎri sunt afișate sub forma unui grafic.

Label Wizard – asistent pentru generarea unui raport pentru etichete.”[B.I.18]

“Raportul parcurge secvențial înregistrǎri pentru tipǎrirea datelor cu o frecvențǎ mare, permițând :

totaluri, subtotaluri și rezumate;

gruparea datelor pe un numǎr de pânǎ la zece niveluri diferite și subrapoarte imbricate pe maxim trei niveluri;

folosirea unui instantaneu al datelor;

proiectarea unui raport care sǎ foloseascǎ rezultatele unei interogǎri și nu datele dintr-o tabelǎ.”[B.I.19]

Figura 2.4: Raport într-o bazã de date

Bibliografie

[B.C.02] Felicia Albescu- Informatica de Gestiune, editura Fundației “Romania de Mâine”, Universitatea Spiru Haret, Sistemul informațional

[B.C.06] Felicia Albescu- Informaticǎ de Gestiune, editura Fundația” Romania de Mâine”, Universitatea Spiru Haret, Procesarea clasicã

[B.C.09] Felicia Albescu- Informaticǎ de Gestiune, editura Fundația” Romania de Mâine”, Universitatea Spiru Haret, Stocarea datelor in baza de date

[B.C.11.] Aurelia Pǎtrașcu, Ana Tǎnǎsescu, Dorel Dușmǎnescu – Baze de Date MS Access Teorie și Aplicații, editura Universitǎții Petrol – Gaze, Ploiești, Colecția Informaticǎ Economicǎ, 2006, Cap. 1.4 – Proiectarea bazelor de date relationale

[B.C.21] Ion Lungu, Constanța Bodea, Georgeta Bãdescu- Baze de Date Organizare, Proiectare și Implementare, editura All Educational, Capitolul 1.2 – Concepte utilizate în organizarea datelor

[B.I.01] Adresa http://ro.scribd.com/doc/135098038/Sisteme-Informatice-de-Gestiune , accesat la data 14.11.2014

[B.I.03] Adresa http://www.seap.usv.ro/~sorinv/PSI.pdf accesat la data 20.11.2014

[B.I.04] Prof. univ. dr. Traian Surcel, Prof. univ. dr. Radu Marsanu, Lect. Univ. Adriana Reveiu – Tehnologii Web si Baze de Date, Cap. 2- Organizarea datelor , accesat la adresa http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=432&idb= la data 15.01.2015

[B.I.05] Adresa http://ro.scribd.com/doc/135098038/Sisteme-Informatice-de-Gestiune accesat la data 29.11.2014

[B.I.07] Prof. univ. dr. Traian Surcel, Prof. univ. dr. Radu Marsanu, Lect. Univ. Adriana Reveiu – Tehnologii Web si Baze de Date, Cap. 2 –Organizarea datelor , accesat la adresa http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=432&idb= la 15.01.2014

[B.I.08] Adresa http://www.productis.ro/indrumator/faq/ce-inseamna-sistem-informatic-de-gestiune ,accesat la data 15.11.2014

[B.I.10] Adresa teacherinforest.files.wordpress.com/2009/10/baze_de_date-1.doc accesat la data 29.12.2014

[B.I.12] Prof. univ. dr. Traian Surcel, Prof. univ. dr. Radu Marsanu, Lect. Univ. Adriana Reveiu – Tehnologii Web si Baze de Date, Cap. 3 –Mediul de programare – Microsoft Access, accesat la adresa http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=432&idb= , la data 1.02.2015

[B.I.13] Prof. univ. dr. Traian Surcel, Prof. univ. dr. Radu Marsanu, Lect. Univ. Adriana Reveiu – Tehnologii Web si Baze de Date, Cap. 3.2 -Tabele, accesat la adresa http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=432&idb= , la data 12.02.2015

[B.I.14] Prof. univ. dr. Traian Surcel, Prof. univ. dr. Radu Marsanu, Lect. Univ. Adriana Reveiu – Tehnologii Web si Baze de Date, Cap. 3.2 – Tabele, accesat la adresa http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=432&idb= , la data 12.02.2015

[B.I.15] Prof. univ. dr. Traian Surcel, Prof. univ. dr. Radu Marsanu, Lect. Univ. Adriana Reveiu – Tehnologii Web si Baze de Date, Cap. 3.3 – Interogari , accesat la adresa http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=432&idb= , la data 12.02.2015

[B.I.16] Prof. univ. dr. Traian Surcel, Prof. univ. dr. Radu Marsanu, Lect. Univ. Adriana Reveiu – Tehnologii Web si Baze de Date, Cap. 3.4 – Formulare, accesat la adresa http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=432&idb= , la data 12.02.2015

[B.I.17] Adresa https://paurelian.files.wordpress.com/2008/09/curs-microsoft-access.pdf , accesat la data12.02.2015

[B.I.18] Prof. univ. dr. Traian Surcel, Prof. univ. dr. Radu Marsanu, Lect. Univ. Adriana Reveiu – Tehnologii Web si Baze de Date, Cap. 3.5 – Rapoarte, accesat la adresa http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=432&idb= , la data 12.02.2015

[B.I.19] Prof. univ. dr. Traian Surcel, Prof. univ. dr. Radu Marsanu, Lect. Univ. Adriana Reveiu – Tehnologii Web si Baze de Date, Cap. 3.5.2 – Crearea rapoartelor , accesat la adresa http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=432&idb= , la data 12.02.2015

[B.I.20] Adresa https://support.office.com/ro-ro/article/No%C8%9Biuni-de-baz%C4%83-despre-proiectarea-bazelor-de-date-1eade2bf-e3a0-41b5-aee6-d2331f158280?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO , accesat la data 17.06.2015