Proiectarea Si Realizarea Unui Sistem Informatic Pentru Activitatea DE Aprovizionare

CUPRINS:

INTRODUCERE…………………………………………………………………………………………………………….4

CAPITOLUL 1

STUDIUL ȘI ANALIZA SISTEMULUI EXISTENT

1.1. Rolul și poziția societății în cadrul economico-social național, internațional și în ramura de activitate………………………………………………………………5

1.1.1. Scurt istoric asupra înființării societății : ………………………………………………………….5

1.1.2. Locul în sfera economică :….…………………………………………………………………………. 6

1.1.3. Analiza activității societății comerciale : …………………………………………………………..6

1.2. Investigarea mediului actual ( studiul caracteristicilor generale, studiul activităților, studiul sistemului de conducere, studiul sistemului condus )……….7

1.2.1. Distribuția….……………………………………………………………………………………………….7

1.2.2. Studiul Sistemelor de Conducere și Condus….……………………………………………………8

1.2.3.ORGANIGRAMA….…………………………………………….…………………………………………13

1.3. Structura sistemului informațional decizional al agentului economic………14

1.3.1. Descrierea documentelor….…………………………………………….……………………………14

1.3.2 Schemele principalelor fluxuri informationale ….…………………………………………….…………..15

1.3.3 Dotarea actuală cu resurse informatice ….…………………………………………….………………….19

1.3.4. Direcții de perfecționare ….…………………………………………….……………………………………20

CAPITOLUL 2

STRUCTURAREA NOULUI SISTEM INFOMATIC

2.1. ANALIZA CRITICĂ a SISTEMULUI ACTUAL ….…………………………………………….……………………..21

2.2. Definirea obiectivelor NOULUI SISTEM INFOMATIC ….…………………………………………22

2.3. EșalonareA costuriLOR de realizare ….…………………………………………….…………………….23

2.4. PROIECTAREA DE ANSAMBLU NOULUI SISTEM INFOMATIC ….…………………………………………..…24

2.4.1. Proiectarea de ansamblu a intrărilor ….…………………………………………….…………..25

2.4.2. Proiectarea de ansamblu a ieșirilor ….…………………………………………….…………….25

2.5. ALEGEREA MODELELOR ECONOMICE ….…………………………………………….……………………..25

2.5.1 Strategia ascendenta….…………………………………………….………………………………. 26

2.5.2. Strategia descendenta ….…………………………………………….…………………………….26

2.6. PLANIFICAREA REALIZĂRII NOULUI SISTEM ………………………………………………………….26

2.7. ESTIMAREA NECESARULUI DE RESURSE….…………………………………………….………………. 27

2.8. PROIECTAREA DE DETALIU A NOULUI SISTEM INFORMATIC….…………………………..….…. 27

2.8.1. Proiectarea de detaliu a ieșirilor ….…………………………………………….………………..27

2.8.1. Proiectarea de detaliu a ieșirilor ….…………………………………………….………………..28

2.8.2. Proiectarea de detaliu a intrărilor ….…………………………………………….………………28

2.8.3. Proiectarea bazei de date ….…………………………………………….…………………………29

2.8.4. Modelul entitate – asociere….…………………………………………….………………………. 29

2.8.5. Identificarea atributelor ….…………………………………………….…………………………..30

CAPITOLUL 3

PROIECTAREA, REALIZAREA ȘI EXPLICAREA APLICAȚIEI INFORMATICE

3.1. SOLUȚIA DE INFORMATIZARE PROPUSĂ PENTRU NOUL SISTEM INFORMATIC ………………..31

3.2. CREAREA TABELELOR ….…………………………………………….………………………………………….31

3.3.STABILIREA RELAȚIILOR DINTRE TABELE ….…………………………………………….……………….33

3.4. INTRODUCEREA DATELOR ÎN TABELE ….…………………………………………….…………………….34

3.5. INTRODUCEREA UNEI REGULI DE VALIDARE ….………………………………………………..……….37

3.6. CREAREA FORMULARELOR ….…………………………………………….…………………………………..38

3.7. FUNCȚIA DE CĂUTARE, PENTRU GĂSIREA UNEI ÎNREGISTRĂRI ….………………………………..39

3.8. APLICAREA UNUI FILTRU ASUPRA UNEI TABELE ….…………………………………………….………40

3.9. CREAREA UNEI INTEROGĂRI A BAZEI DE DATE ….………………………………………………………41

3.10. CREAREA ȘI SALVAREA RAPOARTELOR ….…………………………………………….…………………48

CAPITOLUL 4

PREZENTAREA, IMPLEMENTAREA ȘI EXPLOATAREA APLICAȚIEI INFORMATICE

4.1. STABILIREA CONFIGURAȚIEI CALCULATOARELOR ….…………………………………………….……52

4.2. PREZENTAREA ȘI UTILIZAREA APLICAȚIEI ….…………………………………………….……………..52

ÎNCHEIERE – CONLCUZII ….…………………………………………….………………………………………….63

BIBLIOGRAFIE ….…………………………………………….……………………………………………………….64

ANEXA 1: CODURI SURSĂ….…………………………………………….………………………………………… 65

ANEXA 2: DOCUMENTE

INTRODUCERE

Datorită dorinței de efiociență în activitatea comercială, fiecare firmă trebuie să țină cont că datele procesate rapid, eficient și fără pierderi de informații. Redundanțele date de gestiunea și prelucrarea manuală a datelor, trebuie eliminate.

Pentru realizarea acestor obiective, calculatoarele au devenit indispensabile într-o unitate economică, iar evoluția lor rapidă face periodic necesară achiziționarea altora mai performante.

Acest lucru a determinat firma VIS – AL ProdImpex S.R.L.să-și informatizeze baza de date cu furnizorii și materialele, precum și cea cu contractele încheiate cu aceștia pentru achiziționarea respectivelor materiale, dar și o evaluare a activității firmei de la lansarea ei pe piață și până în prezent, pentru dezvoltarea, pe viitor, a unui sistem informatic asupra tuturor domeniilor de activitate ale societății.

Spre deosebire de vechiul sistem, în care, pentru a căuta un document se pierdea enorm de mult timp, iar gestiunea materialelor reprezenta un haos de nedescris, acum se va putea întocmi, spre exemplu, o Notă de Intrare Recepție în doar câteva minute.

STUDIUL ȘI ANALIZA SISTEMULUI EXISTENT

1.1. Rolul și poziția societății în cadrul economico-social național, internațional și în ramura de activitate

1.1.1. Scurt istoric asupra înființării societății :

Societatea comercială “VIS – AL PRODIMPEX” S.R.L a fost înființată la data de 15.03.2000 de doi asociați, un cetățean român și unul grec, cu un capital social de 2.000.000 lei vechi și a fost înregistrată la REGISTRUL COMERȚULUI sub numărul de ordine: J/40/2134/2000 cu codul unic de înregistrare: 2132257 și atributul fiscal “R”. Sfera de activitate a fost încadrată, ulterior, în codul CAEN: 5051, care se referă la activitatea de construcții metalice.

Firma și-a propus, concurența în România fiind mică la vremea respectivă, ca prin simpla activitate de confecționare a tămplăriei din aluminiu, cu geam termopan, necesară înlocuirii celei de lemn de la ferestrele de apartament, să acapareze un cât mai mare segment de piață, mizând mai puțin pe o publicitate agresivă și mai mult pe calitatea în execuție, proprie pieței de desfacere pentru acest domeniu din GRECIA.

Astfel societatea nu a avut pentru început nevoie de prea mulți angajați, cei doi lucrând cot la cot materia primă importată din GRECIA împreună cu încă doi muncitori aflați în formare, practicând, în paralel și activitatea de consultanță pentru convingerea eventualilor clienți despre necesitatea și avantajele tâmplăriei din aluminiu.

Acum, firma se află printre primele importatoare de profile din aluminiu, P.V.C. din România, numără peste 20 de filiale în toată țara și mai mult de 200 de dealeri. Fiecare filială are gestiune proprie și se ocupă în paralel de comercializarea de profile și de accesorii de montaj și de producerea și montarea tâmplăriei, produsă în atelier.

Activitatea de bază presupune următoarele subactivități:

Aprovizionarea cu mărfuri;

Depozitarea mărfurilor;

Primire comenzi;

Pregătire marfă pentru livrare;

Onorarea comenzii

Transport la beneficiar;

Încasare la termen.

1.1.2. Locul în sfera economică :

Firma asigură distribuție în exclusivitate a unor MĂRCI DE PROFILE DIN ALUMINIU ȘI P.V.C. ȘI ACCESORII DE MONTAJ PENTRU TAMPLĂRIA CU GEAM TERMOPAN:

ALTINDAG (TURCIA);

SHEFFER (AUSTRIA).

Firma asigură distribuția unor MĂRCI DE CHITURI SILICONICE ȘI ALTE MATERIALE DE FINISAJ NECESARE MONTĂRII TAMPLARIEI DE SPECIALITATE:

DEN BRAVEN;

TITAN.

Firma asigură distribuția și a altor MĂRCI DE PROFILE DIN ALUMINIU ȘI P.V.C. ȘI ACCESORII DE MONTAJ PENTRU TAMPLĂRIA CU GEAM TERMOPAN importate din Grecia și Turcia de firme de specialitate cum ar fi:

S.C. ALUMIL S.R.L.

S.C. BI – AL S.R.L.

S.C. DURAL S.R.L.

S.C. TROCAL S.R.L.

De asemenea, firma asigură desfacerea tamplăriei din aluminiu și P.V.C. cu geam termopan.

Pentru distribuirea acestor mărci și confecționarea tâmplăriei, soietatea are un punct de lucru :

Bucuresti, B-dul Iancu de Hunedoara, nr. 36

1.1.3. Analiza activității societății comerciale :

În tabelul de mai jos vom putea urmări profitul de la formarea societății până în prezent.

1.2. Investigarea mediului actual ( studiul caracteristicilor generale, studiul activităților, studiul sistemului de conducere, studiul sistemului condus )

1.2.1. Distribuția

Modul de distribuție stabilește căile de distribuție și dimensiunea vânzării.

Prin modul de distribuție trebuie să se asigure livrarea produselor către clienți în urmatoarele condiții, care de altfel, sunt și componente ale calității:

produsele trebuie să ajungă la clienți în stare bună

în cantitatea comandată

la locul stabilit

la timpul stabilit

In funcție de puterea firmei, aceasta își poate permite să dezvolte o rețea proprie de canale de distribuție, păstrându-și controlul deplin asupra prețului de vânzare și a cantităților vândute, prin contactul direct cu cumpărătorii. Efortul financiar și logistica implicată sunt foarte importante în acest caz. În caz contrar, se va apela la intermediari (dealeri și agenți de vânzări), pierzând în mare parte sau chiar total controlul prețurilor de vânzare și a cantităților vândute (în cazul dealerilor), dar putând obține avantajul acoperirii unei zone mai mari în care să-și vândă produsele.

În general, prețul de vânzare este stabilit de dealeri în funcție de condițiile specifice pieții respective, iar firma care face apel la dealeri le plătește acestora comision sau le asigură, într-o altă formă, prin contract, participarea la afacere.

Distribuția directă este realizată cu ajutorul echipei agenților de vânzări ai firmei și care are ca scop:

asigurarea cererii, din punct de vedere cantitativ, calitativ și structural

cercetarea pieței, în urma găsirii de noi parteneri, precum și selectarea acestora

1.2.2. Studiul Sistemelor de Conducere și Condus

Pe măsură ce societatea se dezvolta, cei doi asociați au trebuit să gândească o structură organizatorică pentru a ușura fluxul de informații necesare desfășurării actvităților din cadrul ei, așa încât, la data de 1.12.2000, au definit, prin analizarea funcțiilor următoarele departamente:

RESURSE UMANE;

SECRETARIAT;

COMERCIAL;

FINANCIAR – BANCAR;

PRODUCȚIE;

ADMINISTRATIV.

Serviciul “SECRETARIAT” avea două angajate și anume:

Pompilia Rusu – Secretar șef;

Livia Pancu – secretar.

ATRIBUȚII:

SECRETAR ȘEF – secretara DIRECTORULUI GENERAL – preluarea comenzilor de la clienți, trimiterea personalului de specialitate la măsurători, anunțarea deciziilor DIRECTORULUI GENERAL ( organizarea fluxului informațional );

SECRETAR – secretara DIRECTORULUI ADJUNCT – TEHNIC – întocmirea listelor de oferte cu produse către clienți, tehnoredactarea și operarea comenzilor.

Biroul “ RESURSE UMANE” avea trei angajați și anume:

Dumitru Vasilescu – Șef birou;

Mihnea Marin – psiholog;

Valeria Ionescu – operator calculator.

ATRIBUȚII:

ȘEF BIROU – angajări, întocmirea ștatelor de salarii, eliberarea adeverințelor și evaluarea profesională a personalului TESA;

PSIHOLOG – testare și consiliere psihologică;

OPERATOR CALCULATOR – evidența personalului.

Compartimentul “ COMERCIAL “ avea în structura lui biroul “ APROVIZIONARE “ și biroul” DESFACERE “ .

Biroul “ APROVIZIONARE “ avea trei angajați și anume:

Cristian Voica – Șef birou “APROVIZIONARE”;

Dorina Filip – operator calculator;

Gheorghe Frâncu – șofer.

ATRIBUȚII:

ȘEF BIROU – verificarea stocurilor de materiale și a calității produselor aprovizionate, coordonarea activităților de aprovizionare, transport și descărcare a materialelor, stabilirea profitabilității ofertelor primite de la furnizori;

OPERATOR CALCULATOR – evidența materialelor;

ȘOFER – asigurarea deplasărilor personalului comercial și a transportului consumabilelor de birou, a accesoriilor aprovizionate, și a diverselor achiziții necesare bunei desfășurări a activității societății.

Biroul “ DESFACERE “ avea șapte angajați și anume:

Florin Teodorescu – Șef birou “ DESFACERE ”;

Alexandru Baicu – gestionar – vânzător ;

Letiția Stancu – gestionar – vănzător;

Victor Gavrilă – muncitor;

Oliviu Chițuc – muncitor;

Ștefan Pițurcă – șofer;

Liviu Melinte – șofer.

ATRIBUȚII:

ȘEF BIROU – coordonarea activitătilor de desfacere, încărcare și transport a materialelor și a tâmplăriei produsă în atelier, informarea biroului “ Aprovizionare “ în legătură cu situația vânzarilor și necesarul de materiale și verificarea calității tâmplăriei;

GESTIONAR 1 – evidența și raporatarea zilnică a vânzărilor și gestiunea profilelor din aluminiu, P.V.C. ;

GESTIONAR 2 – evidența și raportarea zilnică a vânzărilor și gestiunea accesoriilor de montaj;

MUNCITORI – căntărirea și încărcarea profilelor, completarea cu materiale a rastelurilor din magazin;

ȘOFERI – transportarea muncitorilor din atelier și a tâmplăriei în vederea montării acesteia la domiciliul clientului.

Serviciul “ FINANCIAR BANCAR “ avea trei angajați și anume:

Viorel Simion – Contabil șef;

Teodor Ifrim – asistent contabil;

Virginia Enescu – casier.

ATRIBUȚII:

CONTABIL ȘEF – verificarea întocmirii documentelor primare și a extraselor bancare, verificarea zilnică a operațiunilor de casă, întocmirea balanțelor de verificare lunară, întocmirea bilanțului și verificarea întocmirii ștatelor de plată pentru salarii;

ASISTENT CONTABIL – înregistrarea zilnică a încasărilor și plăților și a extraselor bancare, întocmirea jurnalului de vânzări și cumpărări, operarea facturilor fiscale de cumpărare;

CASIER – operarea cu facturile fiscale de vânzare, completarea chitanțelor fiscale pe baza cărora încasează banii și deplasarea la bancă pentru vărsarea încasărilor în depozite.

Compartimentul “ PRODUCȚIE “ avea 9 angajați și anume:

Aristotel Leonidas – Șef compartiment “ PRODUCȚIE “;

Tiberiu Luca – maistru;

Liviu Purcărea – maistru;

Grigore Lascăr – tâmplar;

Robert Georgescu – tâmplar;

Cristian Zainea – muncitor;

Marius Racu – muncitor;

Victoraș Mazilu – muncitor;

Șerban Vlad – muncitor

ATRIBUȚII:

ȘEF COMPARTIMENT “ PRODUCȚIE “ – coordonarea activității desfășurate în atelier, informarea conducerii asupra desfășurării procesului tehnologic, instruirea personalului de producție cu privire la protecția la locul de muncă, evaluarea personalului din subordine și colaborarea cu birourile de APROVIZIONARE și DESFACERE pentru procurarea materialelor și aparatelor necesare, prin întocmirea “ NECESARULUI DE MATERIALE” ;

MAIȘTRI – debitarea ( secționarea la cotă a profilelor ), stabilirea și supravegherea procesului tehnologic, informarea șefului de departament în legătură cu eventualele defecțiuni survenite la aparatele de lucru, asupra accidentelor de muncă și a pierderilor de materii prime pe flux tehnologic;

TÂMPLARI – asamblarea părților componente ale tâmplăriei din aluminiu, lipirea și debavurarea profilelor din P.V.C., montarea accesoriilor și deplasarea împreună cu muncitorii la domiciliul clienților pentru montaj;

MUNCITORI – tăierea armăturilor metalice și inserarea lor în corpul profilelor din P.V.C., punerea garniturilor de etanșare ( cheder ), aducerea profilelor și accesoriilor din depozit, în urma aprobării de către șeful biroului “DESFACERE” și a DIRECTORULUI ECONOMIC, a “ NECESARULUI DE MATERIALE”.

Serviciul “ADMINISTRATIV” avea patru angajați și anume:

Emilian Enache – Șef serviciu;

Stan Vârlan – instalator policalificat;

Raluca Ștefan – femeie de serviciu;

Rita Sebastian – femeie de serviciu.

ATRIBUȚII:

ȘEF SERVICIU – supravegherea stării de salubritate din magazin, atelier și din grupurile sanitare, verificarea existenței produselor de igienizare, onorarea, prin deplasare în teren, a facturilor pentru consumurile curente ( apă și canal, electricitate, gaze, INTERNET și linii telefonice);

INSTALATOR POLICALIFICAT – executarea lucrărilor de reparații, schimbarea becurilor arse, remedierea defecțiunilor la instalațiile sanitare, etc.;

FEMEI DE SERVICIU – executarea curățeniei în toate birourile, în magazin și în atelier și menținerea ei pe tot parcursul programului de muncă, spălarea periodică a vitrinelor magazinului, ștergerea de praf a profilelor din rastele, igienizarea depozitului de materiale de două ori pe lună, etc.

Finalizând etapa de definire a funcțiilor societătii, înainte de a trece la stabilirea obiectivelor, cei doi asociați au împărțit sarcinile de conducere, după cum urmează:

Stefanos Papaiotis – DIRECTOR GENERAL – membru fondator, principal investitor, cu drept de semnătură, direct coordonator al biroului “ RESURSE UMANE“ și al “ SECRETARIATULUI “, cu atribuțiile de aprobare a decontărilor către furnizori prin C.E.C., ordin de plată sau cash, de stabilire a relațiilor cu finanțele, de prezentare a actelor spre verificare organelor de control ale statelor și de semnare a contractelor.

Bogdan Popescu – DIRECTOR ADJUNCT – TEHNIC – membru fondator – cu drept de semnătură, direct coordonator al compartimentului “ PRODUCȚIE “, cu atrbuțiile de verificare a încasărilor din activitatea comercială și de stabilire a politicilor de marketing și de dezvoltare.

Dimitros Stavridis – DIRECTOR ECONOMIC – direct coordonator al birourilor “APROVIZIONARE” și “DESFACERE” și al serviciilor “FINANCIAR BANCAR“ și “ADMINISTRATIV” – cu atribuțiile de întocmire a notelor contabile, de întocmire a registrelor de inventar și de prezentare a actelor în timpul controalelor fiscale.

1.2.3. ORGANIGRAMA

Ca urmare a acestei structurări a ierarhiei în societatea comercială “ VIS – AL PRODIMPEX “ S.R.L., a rezultat următoarea ORGANIGRAMĂ:

DIRECTOR

GENERAL

DIRECTOR

DIRECTOR

ADJUNCT- ECONOMIC

TEHNIC

RESURSE SECRETARIAT PRODUCȚIE APROVIZIONARE DESFACERE FINANCIAR ADMINISTRATIV

UMANE BANCAR

ȘEF ȘEF ȘEF ȘEF ȘEF ȘEF ȘEF

Figura nr. 1

1.3. Structura sistemului informațional decizional al agentului economic

1.3.1. Descrierea documentelor

Acestea se pot clasifica în cinci categorii:

1) Documente justificative cu sistem unitar de înscriere și numerotare asigurat de Ministerul Finanțelor Publice și C.N. “ Imprimeria Națională “ S.A.

FACTURA FISCALĂ este un document cu sistem tipărit în trei exemplare de culori diferite:

– ALBASTRU – se înmânează beneficiarului;

– ROȘU – se înregistrează în contabilitatea firmei;

– VERDE – rămâne în carnetul de facturi.

NOTA DE INTRARE – RECEPȚIE ( N.I.R. ) este un document care se întocmește pentru mărfurile aprovizionate de la furnizor, în baza facturii emise de acesta.

CHITANȚA FISCALĂ este un document care stă la baza înregistrărilor în registrul de casă. Se întocmește în două exemplare;

Primul însoțește factura plătitorului;

Al doilea rămâne în chitanțier.

2) Documente justificative cu caracter intern ( circulă în cadrul societății ):

COMANDA este un document justificativ fără regim special. Aceasta poate conține materiale necesare confecționării de către client a tâmplăriei cu geam termopan, sau caracteristicile tâmplăriei pe care acesta ar vrea să o înlocuiască cu una confecționată în atelierul societății ( cotele, deschiderile, tipul deschiderilor, totalul de metri pătrați defalcați pe tipurile de lucrări ). Comanda de materiale se întocmește de către client în magazin. Comanda de lucrare se întocmește de către angajatul societății comerciale “VIS – AL PRODIMPEX “ care face deplasarea pentru măsurători și este semnată de către client.

BONUL DE COMANDĂ sau NECESARUL DE MATERIALE este un document justificativ intern fără înscrisuri oficiale care este completat de către angajații societății cu materialele necesare bunei desfășurări a activității ( pe lângă profile și accesorii bonurile de consum sunt folosite și pentru oținerea consumabilelor de birou, pentru cumpărarea produselor sanitare, a becurilor, etc. ).

FOAIA DE PARCURS este un document intern cu care șoferii își justifică rutele parcurse, ca timp și consum de combustibil.

3) Documente justificative ale lucrării:

a) CONTRACTUL este un document care se întocmește în două exemplare de către societate, pe baza COMENZII de lucrare făcută de client. Prin acest document societatea se obligă să respecte normele calitative ale execuției lucrării în cele mai mici detalii ale ei și stabilește de comun acord cu clientul data livrării ( montajului ), iar clientul se obligă la plata prestației lucrătorilor societății așa cum s-a stabilit la semnarea contractului. Contractul se semnează de ambele părți înaintea începerii lucrărilor.

b) CERTIFICATUL DE GARANȚIE este documentul care însoțește contractul. Pe baza lui clientul poate să solicite efectuarea de remedieri care țin de calitatea lucrării sau a materialelor folosite, fără a mai fi obligați la vreo plată, cu condiția ca solicitarea lor să se facă în perioada garantată, perioadă care este stipulată în contract.

3) Documente pentru tranzacții bancare:

C.E.C. – ul este un document emis de bancă și semnat de către plătitor, pe baza căruia beneficiarul poate extrage bani dintr-un cont bancar, atunci când s-a efectuat o plată către acesta printr-o filă de C.E.C., sau poate folosi oricărui titular de cont pentru a retrage bani din contul respectiv.

ORDINUL DE PLATĂ este un document emis de bancă, cu care se poate plăti marfa la termen, prin virament;

4) Documente justificative pentru Poliție:

AVIZUL DE ÎNSOȚIRE A MĂRFII ( sau de EXPEDIȚIE ) este un document folosit la transportul mărfii, cu care șoferii societății pot justifica organelor de Poliție că marfa nu este furată, sau cumpărată la “negru”. Acest document însoțește marfa pe care firma o transportă de la o unitate proprie la alta ( profile, accesorii, aparate electrice necesare lucrului în atelier ).

1.3.2 Schemele principalelor fluxuri informationale:

Etapa 1: APROVIZIONAREA

Firma solicită o comandă de produse, spre exemplu: spumă poliuretanică, folosită la fixarea tâmplăriei cu geam termopan în golul rămas în urma demontării tâmplăriei vechi, din lemn, chit siliconic, necesar în procesul de etanșare a ramelor de toc și de cercevea, pistol pentru aplicat spuma poliuretanică , util în acoperirea spațiilor înguste și pistol pentru aplicarea chitului siliconic, cu ajutorul căruia se poate avea un control mai economic și mai eficient asupra aplicării acestuia.

Pentru aceste produse firma are liste de oferte de la două mari societăți importatoare: DEN BRAVEN și TITAN.

La o scurtă analiză, se observă că prețurile societății TITAN sunt mai mici cu 5 – 6.000 de lei decât cele DEN BRAVEN. Firma se hotărăște să-i încerce produsele, cu toate că până atunci lucrase numai cu produsele DEN BRAVEN.

Așadar, se stabilesc cantitățile și se parafează înțelegerea cu furnizorul.

Marfa aprovizionată este însoțită de certificatul de garanție și de cel de calitate.

Facturile sunt înregistrate în NOTA DE INTRARE – RECEPȚIE.

Avizarea plății este făcută de către DIRECTORUL ECONOMIC.

Etapa 2: DESFACERE

a) DESFACEREA DE PRODUSE:

Desfacerea produselor se face pe bază de comandă scrisă și semnată de către client. Comanda este analizată la biroul ”DESFACERE”, în evidența gestiunii, verificându-se dacă produsele comandate de client se află în stoc și în ce cantitate.

Dacă este valabilă, comanda este înregistrată la compartimentul “FINANCIAR – BANCAR”, după care se întocmește factura fiscală, pe baza datelor aflate în comandă.

Comanda se întoarce la biroul “ DESFACERE “, sub forma de “ DISPOZIȚIE DE LIVRARE”.

Factura fiscală este trimisă la DIRECTORUL ECONOMIC pentru avizare și semnare, după care se întoarce la contabilitate pentru a fi semnată și de către client.

Pe baza facturii se completează chitanța fiscală. Suma înscrisă în chitanța fiscală trebuie să corespundă cu totalul de plată al facturii.

Clientul plătește contravaloarea facturii cu ORDIN DE PLATĂ, cu FILĂ CEC sau CASH.

După efectuarea plății, dacă nu deține nici un mijloc de transport, clientul poate șolicita transportarea produselor cumpărate, utilizând una din autovehiculele firmei.

Șoferul delegat își va completa foaia de parcurs cu traseul străbătut.

facturează

se întoarce

la

solicită ajunge la

ajunge

la

Se face onorează verifică ajunge la

Figura nr. 2

LIVRAREA LUCRĂRILOR:

Clientul face o comandă pentru o tâmplărie de aluminiu sau din P.V.C., cu geam termopan, sau fără, prezentând o schiță cu dimensiuni aproximative ale “golurilor” ferestrelor de la domiciliu, sau este ajutat de un specialist al firmei, pentru a-și face o idee asupra tarifului la care s-ar ridica lucrarea pe care își dorește să o comande. Îi sunt date sfaturi tehnice și economice așa încât să se hotărască asupra unui tip de profil sau altul, după care, comanda este înregistrată în forma aproximativă, urmănd a fi verificată în detaliu de specialistul care va face deplasarea la domiciliul clientului, pentru măsurători.

Comanda aproximativă este trimisă la compartimentul “ PRODUCȚIE “ de unde, un delegat va pleca în ziua și la ora stabilite cu clientul, pentru a efectua măsurătorile.

După măsurători, clientului i se comunică valoarea lucrării și este așteptat la firmă pentru încheierea contractului, care este întocmit în dublu exemplar de “ Secretariat “.

După plata avansului, DIRECTORUL ECONOMIC avizează începerea lucrărilor.

Comanda exactă este analizată de către șeful compartimentului “ PRODUCȚIE “, împreună cu maiștrii din atelier și se întocmește NECESARUL DE MATERIALE ( BONUL DE CONSUM ).

Bonul de consum este trimis la biroul “ DESFACERE “, unde se verifică existența în stoc a materialelor necesare dării în lucru a comenzii.

Dacă lipsește ceva, bonul de comandă ajunge la biroul “APROVIZIONARE” pentru suplimentarea stocului, printr-o nouă comandă de aprovizionare.

Dacă necesarul este complet, bonul de consum este trimis la compartimentul “FINANCIAR – BANCAR” ,unde primește avizul de desfacere din partea DIRECTORULUI ECONOMIC, care, ca și în cazul desfacerii de produse către clienți, trimite bonul de consum înapoi la biroul “ DESFACERE “ sub forma de dispoziție de livrare către ATELIER.

Când lucrarea este gata, echipa de montaj încarcă tâmplăria pe autovehicul, al cărui șofer solicită AVIZUL DE EXPEDIȚIE care este completat de către secretară.

După montaj, clientul plătește restul contravalorii contractului și semnează certificatul de garanție.

Pentru acest tip de contract se emite factură fiscală. Suma trecută în chitanța fiscală care însoțește factura, este identică cu cea din factură.

Dacă clientul solicită chitanță pentru plata avansului, se va prezenta și cu aceasta, după montarea lucrării, pentru a fi alăturată chitanței de lichidare.

ajunge stabilesc

la valoare

efectuează

la

întocmește întocmește

este semnat

de

Merge la

solicită ajunge la se întoarce

verifică

plătește

avans

ajunge la

Confirmă avizează

plata

Figura nr. 3

1.3.3 Dotarea actuală cu resurse informatice

Dotări tehnice

DIRECTOR GENERAL – 1 stație de lucru:

Hard: AMD Duron 1200 GHz, 128 MB RAM, HDD 30 GB

Soft: Windows XP SP2, Office 2000

DIECTOR ADJUNCT – TEHNIC – 1 stație de lucru:

Hard: AMD Duron 1200 GHz, 128 MB RAM, HDD 15 GB

Soft: Windows XP SP2, Office XP

DIECTOR ECONOMIC – 1 stație de lucru:

Hard: INTEL PENTIUM III, 128 MB RAM, HDD 10 GB

Soft: Windows XP SP2, Office XP

1.3.4. Direcții de perfecționare

Realizarea unei rețele interne între toate departamentele societății

Rapoartele finale catre directorul general să se faca prin rețeaua de calculatoare.

La departamentul de Desfacere trebuie o bază de date de evidență a clienților și a comenzilor

Se vor realiza machete video format pentru preluarea tuturor clienților într-o baza de date și pentru listarea acestora

Se va realiza o machetă video format pentru scrierea de bonuri de comandă și două machete video format pentru realizarea registrului de evidență comenzi și respective pentru evidența comenzilor pe fiecare agent de vânzări în parte

Se vor realiza machete video format pentru generarea de rapoarte cum ar fi situația vânzărilor în fiecare zi, rapoarte pentru evidența comenzilor achitate și neachitate.

STRUCTURAREA NOULUI SISTEM INFOMATIC

2.1. ANALIZA CRITICĂ a SISTEMULUI ACTUAL

Odată cu înmulțirea clienților au apărut și problemele de tot felul pentru cei doi asociați. Productivitatea era în creștere, dar resursele din ce în ce mai mici. Mai ales cele umane. Angajări ar mai fi putut face, dar nu mai era spațiu nici în atelier și nici în magazin, iar lucrările pe care nu reușeau să le onoreze la timp, din cauză că cererea era prea mare, le dădu de gândit că este momentul pentru o analiză critică și luarea unor măsuri de perfecționare.

Au ajuns foarte repede la concluzia că cea mai mare problemă a lor era că nu exista, în cadrul SOCIETĂȚII, o evidență clară a documentelor din activitatea pe care o prestau și mai ales din partea economică a ecuației. Gestiunea și arhivarea documentelor încă se mai făcea manual prin unele birouri, ceea ce îngreuna mult procesul economic. Apoi acest inconvenient ducea la foarte multe erori. Se cerea deci ceva mai sigur, mai exact decât mintea omenească, nu care s-o înlocuiască ci ca s-o completeze și să lucreze în paralel cu ea, sporind astfel randamentul.

Trecând, apoi la analiza dotării informatice a SOCIETĂȚII, amândoi au fost de acord că trebuie îmbunătățită atât fizic, prin cumpărarea unor echipamente de calcul mai performante, cât și în ceea ce privește programele și aplicațiile cu care se ținuse evidența până atunci (ex. Tabele Excel care sunt insuficient actualizate și incorect proiecate ca structură, neputând controla redundanța datelor).

Ajungând, în sfârșit cu analiza la birourile “ APROVIZIONARE “ și “ DESFACERE “, și-au dat seama că atâta timp cât se mai fac înregistrări ale comenzilor manual, prin înscrisuri ale angajaților în registrele firmei, iar documentele vor întârzia în drumul lor spre depozit, sau pierzându-se prin departamente nu se va realiza niciodată corect evidența din gestiunea produselor și nu se va ști niciodată cu exactitate cine plătește și cine nu plătește facturile, dintre clienți, și nici căte pierderi înregistrează firma, efectiv din întărzieri și neonorări de contracte, din penalizări și din procesul tehnologic și chiar înregistrate prin consumul inutil de combustibil, alergând cu actele de la o firmă la alta.

2.2. Definirea obiectivelor NOULUI SISTEM INFOMATIC

stabilirea Personalului de specialitate și utilizatorii noului SISTEM INFORMATIC

Aici se numără un administrator de rețea din cadrul firmei sau crearea acestei poziții în societate pentru mentenanță zilnică a bazei de date.

Toți angajații societății vor avea posibilitatea vizualizării documentelor aferente funcției acestora.

Priorități privind: dotarea cu echipamente, proiectarea, realizarea și încărcarea bazelor de date, lansarea în execuție și apoi în exploatare a magazinului

Echipamentul prezent la ora actuală trebuie îmbunătățit și achiziționate alte sisteme pentru departamentul de Aprovizionare, Desfacere, Contabilitate și Secretariat.

Structura costurilor și funcționarea sistemului informatic

Costurile pentru informatizarea firmei se referă la soft-ul de bază, costuri anuale privind asigurarea dezvoltării și mentenanței, costuri anuale privind exploatarea magazinului, costuri cu personalul, costul pentru achiziționarea de noi echipamente. Costurile cu personalul se referă la salarii și la cursuri de specializare.

Arhitectura de aplicații

Sistemul de operare de pe calculatoare trebuie sa fie Windows 9x,Me, XP. Calculatoarele trebuie să dețină procesor de texte (Word), procesor de date tabelare (Excel), processor de prezentări grafice (Power Point, Flash), sistem de gestiune a bazelor de date (ACCES).

Managementul proiectului

Aspectele umane și organizatorice legate de formarea echipei de realizare, planificarea realistă a lucrărilor, transpunerea în practică a planului, comunicațiile, realizarea unui bilanț într-o optică constructivă, utilizarea experienței acumulată pe parcurs, constituie componentele managementului proiectului.

Răspunsul la întrebările pe care și le puneau, atunci când realizau că au pierderi, paradoxal în continuă traiectorie ascendentă, pentru că deveniseră prin câștigarea unui mare sector de piață printre cele mai căutate firme de tâmplărie din București, a venit în momentul când Și-au dat seama că trebuie să-și lărgească orizonturile.

Obiective propuse:

Proiectarea rapidă și realizarea unui sistem informatic modern, capabil să automatizeze și să elimine procedurile manuale de introducere, analiză, prelucrare și transmitere a datelor, înlocuindu-le cu unele eficiente.

Construirea unei baze de date pantru clienți, pentru angajați, pentru furnizori, pentru materiale și gestionarea acestora într-un sistem de gestiune performant, care să elimine repetările și erorile

Actualizarea datelor trebuie făcută direct în tabele bazei de date, fără alte înscrisuri manuale, iar arhivarea trebuie automatizată

Aceste schimbări vor avea următoarele rezultate:

reducerea timpului de prelucrare;

creșterea eficienței privind gestiunea clienților , a furnizorilor și a comenzilor;

evidența celor care nu onorează plata facturilor și a facturilor neachitate;

va crește viteza de lucru în ceea ce privește preluarea informațiilor pentru că pe baza datelor deja stocate, se vor putea lista raporturi detaliate, cu situațiile la zi ale penalizărilor, a plăților facturilor sau referitoare la volumul total al încasărilor.

crește gradul de regăsire a datelor despre un client sau despre un furnizor

va crește viteza de proiectare.

2.3. EșalonareA costuriLOR de realizare

Ținând cont de durata de realizare a sistemului informatic și nominalizând diferitele categorii de costuri care apar în perioada realizării se poate estima o eșalonare a costurilor de realizare pe 3 luni.

Eșalonarea costurilor se va face astfel:

2.4. PROIECTAREA DE ANSAMBLU NOULUI SISTEM INFOMATIC

După ce au terminat de făcut analiza critică și după ce și-au pus în gând că e timpul de câteva schimbări, chiar și în atitudine, au apelat la o firmă de proiectare informatică pentru a li se explica până la ultimul amănunt ce au de facut pentru a nu mai avea impresia că lucrurile nu merg cum trebuie în firma lor.

Orice firmă de proiectare are nevoie de aportul total al părților implicate în SOCIETATE. Pe urmă, bazată pe structura mai mult sau mai puțin alambicată a organismului SOCIETĂȚII, proiectarea vine de la sine.

Astfel, se stabilesc și se comunică proiectanților obiectivele sistemului informatic prin investigarea complexă a stării și comportamentului sistemului economic.

Se identifică:

Punctele slabe;

Punctele în care SOCIETATEA se simte puternică;

Rezervele interne;

Semnalarea eventualelor necorelări și contradicții care ar putea fi combătute de sistemul informatic

Concluzii:

Societatea își dorește o evidență a clienților și a comenzilor solicitate de aceștia și dacă se poate să fie și legate pentru a se găsi la orice oră relația client – comandă.

Intrările de materiale să se facă automat prin generarea compiuterizată a NOTELOR DE RECEPȚIE.

Facturile să fie deasemenea contabilizate pe calculator și să fie o legătură în baza de date între ele și clienții care le-au plătit.

Stocurile și prețurile, ca și comenzile de lucrări să fie calculate de un program special care să folosească modele matematice superioare

Totalizarea vânzărilor atât pentru fiecare client cât și pe fiecare produs livrat în parte și pe total unitate.

Rapoartări lunare asupra vânzărilor, a facturilor neonorate, a pierderilor de orice fel.

Calculul TVA colectat și deductibil.

2.4.1. PROIECTAREA DE ANSAMBLU A INTRĂRILOR

Intrările sunt constituite din totalitatea datelor primare pe baza cărora se obțin situațiile de ieșire;

Datele primare reflectă starea dinamică a fenomenelor și proceselor economice și sunt necesare pentru crearea și actualizarea bazei de date:

clienți

furnizori

produse

comenzi

facturi

contracte

PROIECTAREA DE ANSAMBLU A IEȘIRILOR

Ieșirile sunt ca niște rezulatate ale unei ecuații. Avem intrări, avem fenomene, avem proceduri și resurse umane și financiare. Punându-le la treabă, toate acestea dau ieșirile:

rapoarte pentru gestiunea produselor cu evidența cantității disponibile a intrărilor și ieșirilor

grafice pentru vânzările din luna în curs și pe alte perioade stabilite de utilizator

rapoarte pentru evidența vânzărilor pentru fiecare client în parte

rapoarte despre clienții dintr-un anumit județ

rapoarte pentru evidența produselor aprovizionate

liste de prețuri

vizualizare de date N.I.R.

2.5. ALEGEREA MODELELOR ECONOMICE

Trebuiesc avute în vedere posibilitatea ca sistemul sa poata fi înbunatatit în raport de cerintele viitoare ale firmei beneficiare.

Sistemele informatice pun probleme serioase la realizarea lor. În functie de modul de abordare, costurile pot fi mai mici sau mai mari, rezultatele mai bune sau mai putin bune.

De-a lungul timpului s-au conturat doua tipuri de astfel de strategii :

Ascendenta (“bottom-up” de jos în sus, de la mic la mare)

Descendent (“top-down” de sus în jos, de la mare la mic).

2.5.1 Strategia ascendenta

În conformitate cu aceasta strategie, rezolvarea unei anumite probleme începe cu rezolvarea problemelor de detaliu, minore. Solutiile sunt agregat în vederea solutionarii unei probleme mai complexe. Se procedeaza asfel pâna ce se ajunge la vârf, la solutionarea problemei globale.

Dezavantajul acestei metode consta în necesitatea cunoasterii în detaliu al domeniului problemei de rezolvat înainte de trecerea la rezolvarea propriuzisa.

2.5.2. Strategia descendenta

Este opusa celei ascendente, abordând problema de la general la particular, de sus în jos.

Este studiata problema global, încercând descompunerea ei în probleme mai mici si se trece la rezolvarea subproblemelor astfel rezultate. Rezolvarea subproblemelor se face prin aceiasi metoda, adica prin descompunerea lor în alte subprobleme, si tot asa pâna se ajunge la probleme a caror rezolvare este cunoscuta..

Aceasta strategie prezinta avantajul ca ofera în orice moment o imagine de ansamblu asupra problemei de rezolvat.

2.6. PLANIFICAREA REALIZĂRII NOULUI SISTEM

Ca un sistem sa fie bine pus la punct pentru a răspunde oricând cerințelor dezvoltării economice, este nevoie de avansarea în etape pe drumul ales. Nu se pot lua toate deciziile deodată. Schimbarea trebuie să vină de la sine ca un eveniment mai bine așteptat, estimat, decât unul surprinzător. De aceea, planificarea acestei schimbări reprezintă ceea ce înseamnă începerea construirii propriu zise, ca atunci când înainte de a construi o casă îți strângi sculele, numeri banii de investiții și estimezi forța de muncă de care dispui, după care faci o schiță, apoi proiectul și hotărăști de unde începi și unde o să te oprești.

Prezentarea acestei eșalonări se face sub forma de grafic detaliat, care prezintă fiecare modul component, etapele în care se va realiza, estimarea timpului necesar ducerii lui la îndeplinire, în fiecare etapă, precum și termenele de început și de sfârșit ale lucrării.

S-a optat pentru implementarea unei aplicații pentru gestiunea contactelor cu furnizorii societății:

De aceea se începe prin realizarea modulului FURNIZORI. Acesta va permite gestiunea activității de aprovizionare altfel de cât se făcuse până atunci cu mijloacele software depășite și cu tehnica de operare manuală a intrărilor. În viitor vor exista fișe complete de evidență a mărfii intrate în depozitele SOCIETĂȚII, vizualizarea datelor de diferite formate, actualizarea datelor privind aprovizionarea. Firma de proiectare a estimat ca durată de realizare: 2 zile;

Realizarea modulului MATERIALE cu stocurile aferente a fost estimat că se va face în 3 zile;

Realizarea modulului COTRACTE se va face în 3 zile;

Realizarea modulului LIVRĂRI care va ține evidența contractelor onorate se estimeaza a se realizeze în 2 zile;

Realizarea modulului DETALIU_LIVRARE prin care se va identifica fiecare material comandat pin contract. Estimare 2 zile;

Și în sfârșit modulul FACTURI prin care se va ține o gestiune a tuturor facturilor emise de furnizori. Estimare 3 zile.

2.7. ESTIMAREA NECESARULUI DE RESURSE

Sistemul proiectat nu trebuie, pe cât posibil, sa fie dependent de dotarea tehnica actuala a beneficiarului, ci trebuie avute în vedere eventuale noi achizitii de tehnica de calcul.

Calculatoare performante legate în rețea;

Conectarea lor la internet;

Imprimante Laser

Școlarizarea personalului utilizator

2.8. PROIECTAREA DE DETALIU A NOULUI SISTEM INFORMATIC

Se face evidențierea funcțiunilor și a procedurilor care urmează a fi realizate.

Firma urmărește evidențe automatizate, complexe și bine fundamentate a furnizorilor, a facturilor intrate, a stocului de materiale existent la un moment dat în unitate.

Situații actualizate în mod automat, pe masură ce informațiile au fost introduse în tabelele bazei de date, prin intermediul videoformatelor.

2.8.1. PROIECTAREA DE DETALIU A IEȘIRILOR

Se face detalierea și definitivarea cerințelor informaționale până la nivelul de procedură.

Finalizarea acestei etape se realizează prin întocmirea pentru fiecare situație finală a specificațiilor de ieșire.

Pentru:

Jurnal de vânzări – permanenta evidență a vânzărilor effectuate de societate către diverși clienți, de-a lungul unei perioade:

date identificare documente

date identificare beneficiar

date despre tranzacție

situație vânzări – încasări

date identificare documente

date identificare beneficiar

date despre debit

date despre credit

date despre sold

raport de stoc

date despre perioada

date despre documente

date despre clienți

date despre furnizori

date despre cantitățile de materiale

date despre valoarea materialelor din stoc

rapoarte diverse

2.8.2. PROIECTAREA DE DETALIU A INTRĂRILOR

Proiectarea intrărilor se face în două etape:

proiectarea logică de detaliu

proiectarea fizică de detaliu

Aici se fac: înregistrarea datelor pe documente de intrare, conversia pe suport tehnic, verificarea sintactică și semnatică a datelor de intrare și corecatarea datelor care au fost introduce eronat.

Introducerea facturilor fiscale

Operarea in N.I.R.

Situație intrări:

date despre furnizori

date despe documente

data intrărilor

date despre debit

date despre credit

date despre sold

Situație facturi

Situații diverse

2.8.3. PROIECTAREA BAZEI DE DATE

Se definește baza de date.

Principalele criterii pe baza cărora se pot grupa datele sunt legate de sfera de cunoaștere, domeniul de activitate, stabilirea conținutului datelor și rolul acestora în procesul prelucrării.

După sfera de cunoaștere:

fișele furnizorilor de unde firma se aprovizionează cu materiale

fișele clienților către care firma comercializează materiale

factura fiscală de intrare

factura fiscală de ieșire

Indicatorii tehnico – economici: prețuri de vânzare, valoare factui primite, valori chitanțe fiscale emise, etc.

Datele, după stabilitatea lor, se grupează în:

colecții de date variabile: materiale facturate, N.I.R.-uri, produse comandate, produse livrate, facturi

colecții de date constante: furnizori, clienți, firmă

Din punct devedere al prelucrării datelor:

date de bază: furnizori, facturi, comenzi

date pentru tranzacții: facturi, documente de plată, chiatanța fiscală

date intermediare sau de lucru: N.I.R., materiale facturate, produse livrate

date statistice: totalul facturilor pe fiecare zi, totalul facturilor pe fiecare client, stocul materialelor, date despre materialele recepționate.

2.8.4. MODELUL ENTITATE – ASOCIERE

Pentru realizarea unei baze de date pentru evidența contractelor cu furnizorii s-au identificat 5 module:

FURNIZORI

CONTRACTE

LIVRĂRI

MATERIALE

FACTURI

1,n 1,1

Semnează

1,1

1,1

Se fac

1,1

1,n 1,n 1,1

Conțin Se fac

Figura nr. 4

2.8.5. IDENTIFICAREA ATRIBUTELOR

FURNIZORI ( Cod_F, Den_F, Localitate, Județ, Cod_Fiscal, Patron, Telefon, Mobil)

CONTRACTE ( Nr_Contract, Cod_F, Data_Semnare)

MATERIALE ( Cod_Mat, Den_Mat, Pret, UM)

LIVRĂRI(Nr_Livrare, Nr_Contract, Cod_Mat, , Cantitate, Data_Livrării)

FACTURI(Nr_Factură, Nr_Livrare, Data_emiterii, Data_scadenta)

Dupa normalizarea tabelelor se ajunge la următoarea structură:

Figura nr. 5

PROIECTAREA, REALIZAREA ȘI EXPLICAREA

APLICAȚIEI INFORMATICE

3.1. SOLUȚIA DE INFORMATIZARE PROPUSĂ PENTRU NOUL SISTEM INFORMATIC

Aplicația informatică va fi proiectată în ACCES pentru că, spre deosebire de Excel, Access permite stocarea si administrarea unor volume mari de date,organizate in unitati numite înregistrări. O bază de date Access constă din urmatoarele obiecte:

Tabele – contin toate înregistrările

Formulare – afișează înregistrările din tabele,una câte una

Interogari – localizează înregistrări specifice

Rapoarte – tipăresc loturi de înregistrări

Pagini de acces la date – pun la dispoziție date prin intermediul paginilor Web

Macrocomenzi – acțiuni automate uzuale

Module – stochează declarații și proceduri Visual Basic, care permit scrierea programelor pentru bazele de date, astfel încât acestea să poată interacționa cu alt software.

O baza de date Acces poate să alimenteze cu informații o îmbinare de corespondență din aplicația Word,astfel încât să se poată expedia o scrisoare de tip formular la adrese dintr-o bază de date și, în același timp, să se poată importa si exporta date în formatul Extensible Markup Language (XML).

3.2. CREAREA TABELELOR

Tabelul este o colecție completă de date, afișate în rânduri și coloane. Fiecare rând constituie o serie de informații, numită înregistrare. Fiecare coloană din rând, numită camp, repreazintă o parte a informației din înregistrare.

Tabela – reprezintă un produs cartezian dintre mai multe domenii, caracterizată printr-un nume.

In orice tabel, un câmp trebuie sa fie cheia principala, care contine un element unic ce identifică fiecare înregistrare – de exemplu, un numar unic.

TABELA FURNIZORI

Figura nr. 6

TABELA MATERIALE

Figura nr. 7

TABELA CONTRACTE

Figura nr. 8

TABELA LIVRĂRI

Figura nr. 9

TABELA DETALIU_LIVRARE

Cheia poate fi formată dintr-un singur atribut (cheie simplă) sau din mai multe atribute, (cheie compusă), ca în cazul de mai jos.

Figura nr. 10

TABELA FACTURI

Figura nr. 11

3.3.STABILIREA RELAȚIILOR DINTRE TABELE

Pentru a vizualiza relatiile dintre tabele , din meniul Tools se alege comanda Relationships.

Se pot asocia tabele cu alte tabele, pentru a crea relații, atâta timp cât partajează un câmp comun.

Figura nr. 12

3.4. INTRODUCEREA DATELOR ÎN TABELE

INTRODUCEREA ÎNREGISTRĂRILOR

Etape:

Se execută clic în celula în care se vor introduse date și se tastează

Se apasă tasta TAB pentru a trece la câmpul următor și se tastează noua valoare.

Se continuă apăsarea tastei TAB până când se va ajunge la ultimul câmp. La apăsartea tastei TAB în ultimul câmp, punctul de inserare se mută în primul câmp din următorul rând, unde se poate începe o nouă înregistrare.

Se continuă inserarea

DEPLASAREA ÎNTR-UN TABEL

Principalele scurtături de la tastatură care se utilizează pentru deplasarea în interiorul unui tabel sunt:

ÎNLOCUIREA CONȚINUTULUI UNEI CELULE

Etape:

Se selectează celula executând clic pe aceasta. (dacă sedorește să fie selectat întregul conținut, se poziționează indicatorul mouse-ului pe marginea din stânga a celulei astfel încât indicatorul să devină un semn „+”, apoi clic).

Se tastează noile date care le înlocuiesc pe cele vechi.

SELECTAREA ÎNREGISTRĂRILOR

În afară de selectarea anumitor celule dintr-o înregistrare, dacă se vrea să se lucreze cu o întreagă înregistrare trebuie efectuată operațiunea de selecție. Pentru a realiza acest lucru, clic pe pătratul gri de la stânga înregistrării. Întreaga înregistrare apare evidențiată (litere albe pe fond negru).

INSERAREA DE NOI ÎNREGISTRĂRI

Noile înregistrări sunt inserate automat. Când se începe tastarea unei înregistrări, apare un nou rând sub ea, așteptând o altă înregistrare. Nu se pot insera noi înregistrări între cele existente. Acestea trebuie să fie introduse la sfârșitul tabelului.

ȘTERGEREA ÎNREGISTRĂRILOR

Etape:

Se selectează înregistrările care se doresc a fi șterse.

Se xecută una din următoarele acțiuni:

Se apasă tasta DELETE.

Se selectează din meniul rapid opțiunea DELETE RECORD

Se selectează din meniul EDIT opțiunea DELETE

Se selectează din meniul EDIT opțiunea DELETE RECORD.

MUTAREA ȘI COPIEREA DATELOR

Etape:

Se selectează câmpurile, înregistrările, celulele sau zonele de text pentru mutare sau copiere

Se deschide meniul EDIT și se selectează CUT (pentru mutare) sau COPY (pentru copiere).

Se poziționează punctul de inserare acolo unde se dorește inserarea materialului copiat sau tăiat.

Se alege din meniul EDIT opțiunea PASTE.

TABELA FURNIZORI VA ARĂTA:

Figura nr. 13

TABELA MATERIALE VA ARĂTA:

Figura nr. 14

3.5. INTRODUCEREA UNEI REGULI DE VALIDARE

..

Atunci când se introduc anumite date, pentru a nu introduce date eronate se pot defini reguli de validare asupra câmpurilor, reguli ce nu permit să fie introduse date necorespunzatoare.

O regulă de validare se creează în fereastra tabelei asupra atributului selectat. Va trebui să fie modificată proprietatea corespunzatoare campului Validation Rule.

Figura nr. 15

De exemplu, sa presupunem ca dorim ca in campul data_livrării să nu putem introduce o dată mai târzie de 31/12/2008.

Pentru aceasta selectam atributul Data_Livrării din tabela Livrări si in câmpul Validation Rules se apasă butonul din dreapta. Acesta va deschide fereastra Expression Builder în care se va putea crea propria regulă de validare.

Daca se vor introduce date greșite și se dorește sa fie afișat un text de atentionare, acest text, se va introduce, in campul Validation Text.

Rezultatul va fi:

Figura nr. 16

3.6. CREAREA FORMULARELOR

Pentru a crea un formular nou se apasă butonul Forms existent în partea stangă a ferestrei bazei de date și apoi se alege optiunea Create by using wizard, după care se parcurg pașii necesari pentru a crea formularul dorit.

Figura nr. 17 Figura nr. 18

Figura nr. 19 Figura nr. 20

Rezultatul după apăsarea butonului finish va fi:

Figura nr. 21

3.7. FUNCȚIA DE CĂUTARE, PENTRU GĂSIREA UNEI ÎNREGISTRĂRI

0 tabelă poate conține foarte multe date astfel încât găsirea unei anumite informații poate fi foarte dificilă. Pentru a găsi datele într-o tabelă, cât mai rapid, Microsoft Access pune la dispozitie funcția Find. Această funcție se gasește în meniul Edit. Daca se dorește realizarea cautării doar în cadrul unui camp, atunci, înainte de a apela funcția Find va trebui selectat câmpul respectiv, în caz contrar cautarea se poate realiza în toată tabela. Pe ecran va aparea fereastra Find and Replace:

În câmpul Find What se introduce ceea ce se caută.

Din câmpul derulant Look in se alege unde să se realizeze căutarea.

Căutarea se va realiza asupra tuturor înregistrărilor

Figura nr. 22

Atunci cand a fast gasită o înregistrare corespunzatoare, căutarea este oprită și câmpul respectiv apare selectat. Pentru a continua căutarea, va trebui apăsat din nou butonul Find Next.

Figura nr. 23

3.8. APLICAREA UNUI FILTRU ASUPRA UNEI TABELE

O altă modalitate de regăsire a anumitor date într-o tabelă, este prin intermediul creării unui filtru asupra tabelei.

Filter By Form – aceasta este o tehnică ce utilizează datele curente.

Filter For Input – aceasta tehnică realizează filtrarea datelor cu ajutorul unei expresii care este condtruită

Filter By Selection – aceasta tehnică filtrează o anumita tabelă în funcție de înregistrările selectate.

Advanced Filter – reprezintă un mod de filtrare foarte complex. Acesta va deschide o fereastră în care se creează diferite opțiuni de filtrare. Cu ajutorul acestui filtru se caută inregistrări ce indeplinesc mai multe criteriiși anumite condiții construite sub forma unor expresii.

Figura nr. 24

Dupa ce se deschide tabela careia se dorește aplicarea unui filtru din meniul Records al aplicatiei se alege tipul de filtrare dorit.

Dupa crearea filtrului dorit pentru a-l aplica asupra tabelei se alege din meniul Records funcția Apply filter sau se apasă butonul existent pe bara de instrumente a aplicației. Atunci cand tabela este închisă, filtrul creat este salvat odată cu aceasta, astfel incat data viitoare cand se va deschide tabelul se va putea aplica din nou filtrul respectiv.

Pentru a șterge un filtru creat va trebui apelat din meniul Records funcția Remove Filter.

Figura nr.25

3.9. CREAREA UNEI INTEROGARI A BAZEI DE DATE

Access oferă mai multe metode care ajută la restrângerea domeniului informațiilor căutate, inclusiv prin sortare și filtrare.

Cel mai flexibil mod de a sorta și filtra date este cererea iar cel mai important fapt este că se pot salva și utiliza pentru a crea tabele, pentru a șterge înregistrări sau pentru a copia înregistrări într-un alt tabel.

Cererile permit specificarea:

Câmpurilor care se doresc vizibile;

Ordinea în care trebuie să apară câmpurile;

Criteriile de filtrare pentru fiecare câmp;

Ordinea în care se vrea sortarea fiecărui câmp.

Rezultatul unei cereri este o tabelă virtuală.

Pentru a crea o interogare nouă, se apasă butonul Queries existent în partea stângă a ferestrei baza de date. În fereastra apărută se alege optiunea Create query in Design View, opțiune ce va deschide constructorul de interogări.

Figura nr. 26

Ca prima etapă vor trebui alese tabela sau tabelele asupra carora se dorește interogarea.

O interogare se poate crea asupra unei tabele sau asupra mai multor tabele în funcție de anumite criterii. Să presupunem ca din tabela Materiale dorim sa vizualizăm acele inregistrari pentru care prețul este mai mare de 100.000 de lei.

Figura nr. 27

Pentru aceasta, în constructorul de interogări, alegem câmpurile pe care dorim să le conțină interogarea și în dreptul câmpului Preț introducem restricția respectivă. Daca se dorește ca datele sa fie sortate crescător sau descrescător, din campul Sort se alege una din opțiunile Ascending sau Descending.

La apăsarea butonului “!” din menu, sau la închiderea și deschiderea interogării, rezultatul va fi:

Figura nr. 28

CERERI CROSSTAB

Sunt cereri care realizează suma, media, numărarea sau alte tipuri de totaluri și apoi grupează rezultatul pe două tipuri de informație (row headings și column headings).

Se creează o cerere de tip CrossTab având sursa formată din tabelele Furnizori, Conrtacte și Valoare.

Proiectarea cererii arată astfel:

Introducerea rubricii CrossTab se face alegând din meniul QUERY opțiunea CROSSTAB QUERY.

Figura nr. 29

Rezultatul interogării este următorul:

Figura nr. 30

CERERI UPDATE

Acest tip de cerere face schimbări globale la un grup de înregistrări în una sau mai multe tabele.

În exemplul de mai jos se va încerca calcularea prețurilor la materiale cu un adaos de 30%.

Proiectarea cererii arată astfel:

Introducerea rubricii CrossTab se face alegând din meniul QUERY opțiunea UPDATE QUERY.

După proiectarea cererii trebuie parcurse următoarele etape:

Se apasă butonul RUN aflat pe bara de instrumente.

Pe ecran apare caseta de confirmare a modificărilor respective.

Figura nr. 31

Figura nr. 32

Daca se apasă YES, modificările respective se vor produce în tabela (tabelele) respectivă.

Dacă vrei se vrea să se vadă modificările care s-au efectuat se apasă pe butonul DATASHEET .

Rezultatul va fi:

Figura nr. 33

CERERI APPEND

Acest tip de cerere adaugă un grup de înregistrări din una sau mai multe tabele la sfârșitul uneia sau a mai multor tabele.

Etape:

Figura nr. 34

În fereastra bazei de date LICENȚA se selectează tabela Furnizori.

Se execută secvențele EDIT => COPY și EDIT => PASTE. Apare caseta de dialog PASTE TABLE AS și se bifează opțiunea STRUCTURE ONLY și apasă OK.

În fereastra DATABASE apare noua tabelă. Se deschide și se completează cu următoarele date:

Figura nr. 35

Figura nr. 36

Aceste date vor fi introduse la sfârșitul tabelei Furnizori prin intermediul unei cereri APPEND.

Etape:

Se creează o cerere nouă având ca sursă tabela Furnizori_Aux.

Se alege din meniul QUERY optiunea APPEND QUERY. Pe ecran apare caseta de dialog APPEND.

În caseta TABLE NAME se alege numele tabelei în care va fi copiată noua înregistrare și se apasă OK.

Figura nr. 37

Se execută cererea apăsând pe butonul RUN .

În caseta de dialog de confirmare se apasă butonul OK.

Figura nr. 38

Înregistrarea va fi adăugată în tabela Furnizori.

Figura nr. 39

CERERI DELETE

Șterg una sau mai multe înregistrări din una sau mai multe tabele.

În exemplul următor se vor șterge înregistările cu furnizorii ale căror coduri( Cod_F) sunt mai mari sau egale cu 115 prin intermediul unei astfel de cereri.

Etape:

Se creeaza o cerere care are ca sursă tabela Furnizori și se selectează câmpul Cod_F cel pe care se va pune criteriul de ștergere.

Se alege din meniul QUERY, opțiunea DELETE QUERY.

Se inserază criteriul de ștergere.

Se apasă butonul RUN .

În caseta de dialog de confirmare se apasă YES.

Figura nr. 40

Figura nr. 41

3.10. CREAREA SI SALVAREA RAPOARTELOR

Pentru a crea un raport nou, va trebui apăsat butonul Reports existent in partea din stânga a ferestrei baza de date și aleasă apoi opțiunea Create report by using wizard, dupa care se vor parcurge pașii necesari pentru a crea raportul dorit.

Pas 1 – se aleg tabela sau interogarea careia se dorește crearea raportului și atributele pe care le va conține acesta.

Pas 2 – la această etapă, se alege structura dorită a raportului.

Figura nr. 42 Figura nr. 43

Figura nr. 44 Figura nr. 45

Pas 3 – Acum se pot grupa datele din tabela sau din interogare.

Pas 4 – În această etapă se stabilește dacă se dorește sortarea datelor conținute de raport (crescător sau descrescător).

Figura nr. 46

Pas 5 – În această etapă se alege modul cum vor fi reprezentate datele în raport și se alege orientarea paginii raportului (Portrait sau Landscape)

Figura nr. 47

Pas 6 – Acum se alege din stilurile predefinite stilul în care să apară raportul.

Figura nr. 48

Pas 7 – Și etapa finala, în care se alege numele dorit pentru raport.

Rezultatul va fi :

Figura nr. 49

După creare, rapoartele pot fi prelucrate in Design View pentru a li se da o formă mai estetică, prin rearanjarea casetelor de text si a etichetelor pe foaia de lucru, prin schimbarea fonturilor și a culorilor acestora, etc.

Figura nr. 50

PREZENTAREA, IMPLEMENTAREA ȘI EXPLOATAREA APLICAȚIEI INFORMATICE

4.1. STABILIREA CONFIGURAȚIEI CALCULATOARELOR

Resursele necesare pentru implementarea și rularea aplicației informatice pentru gestiunea Furnizorilor și Contractelor se impart în Resurse HARDWARE și Resurse SOFTWARE.

Procesor Intel Pentium IV

Memorie operativă 64 Mb

Hdd – programul ocupă 3,2 Mb, însă spațiul pentru baza de date va trebui să fie mai mare – 2 – 5 Mb

Video – 16 Mb

CD – Rom – nu este neapărat necesar

Floppy Disk – necesar în cazuri extreme, când este defectă imprimanta și nu se poate realiza nici conexiunea între calculatoare

Imprimanta color

Monitor 15” – 17”

Resursele software trebuie să conțină un sistem de operare Windows ‘ 98 sau XP și pachetul de programe Microsoft Office Xp instalat.

4.2. PREZENTAREA ȘI UTILIZAREA APLICAȚIEI

Departamentele care vor utiliza aplicația informatică vor fi:

COMERCIAL ( APROVIZIONARE – DESFACERE)

FINANCIAR BANCAR (CONTABILITATE)

Calculatoarele utilizatorilor aplicației trebuie să fie în rețea pentru a fi conectate la aceeași baza de date.

Programul “ Contracte – Furnizori ” este cuprins într-un singur fișier *.mdb, astfel încât, atunci când se lansează în execuție, se lansează de fapt Microsoft Acces, în care au fost ascunse toate menu-urile care vor permite modificarea bazei de date.

PASUL 1 – lansarea în execuție a programului îl constituie accesarea primei interfețe grafice a acestuia, cu utilizatorul, care poartă aceeași denumire cu fișierul *.mdb. Este de fapt o formă a programului, care poate avea un shortcut pe desktop-ul utilizatorului.

Figura nr. 51

La dubluclick, pe această scurtătură, se deschide Microsoft Acces, mai întâi, după care se afișează forma respectivă care va sta la baza navigării prin intermediul ferestrelor.

Figura nr. 52

Prima interfață a aplicației oferă trei căi de navigare prin intermediul celor trei butoane de acces din imaginea de mai sus, repectiv FURNIZORI, CONTRACTE și MATERIALE. Ieșirea din aplicație se face prin apăsarea pătratului cu X aflat în colțul din dreapta sus a formei.

PASUL 2 – accesarea butoanelor se face prin simplu click pe fiecare din butoane,această acțiune având ca eveniment deschiderea altor forme ale aplicației.

La apăsarea butonului din dreptul etichetei FURNIZORI va deschide forma denumită Furnizori:

Figura nr. 53

Această interfață oferă În primul rând vizualizarea înregistrărilor din tabela Furnizori a aplicației, prin apăsarea cursorilor de la baza formei, respectiv:

click pe săgeata neagră simplă – se face trecerea consecutivă de la o înregistrare la alta;

click pe săgeata neagră cu bară – se face trecerea de la oricare dintre înregistrări la ultima înregistrare operată până atunci în sistem;

click pe săgeata cu steluță – se face trecerea de la oricare dintre înregistrări la o nouă adăugare de date în câmpurile de mai sus, unde vor fi trecute datele noului Furnizor cu care firma a încheiat sau va încheia contracte.

Figura nr. 54

În al doilea rând, această formă a aplicației oferă și alte operații, respectiv:

click pe butonul ADAUGĂ – se produce același eveniment care survine și în urma apăsării tastei săgeată cu steluță, descris mai sus.

Figura nr. 55

Click pe butonul ȘTERGE – produce ștergerea oricărei înregistrări de care nu mai este nevoie, dar după ce sistemul atenționează utilizatorul de iminența ștergerii și a altor înregistrări din tabelele cu care tabela Furnizori se află în relație, cu referire la furnizorul respectiv, ale cărui date suntem pe cale de ale șterge. Dacă se alege apăsarea butonului No, la întrebarea „Continuați?”, sistemul va genera informația că ștergerea a fost anulată;

Figura nr. 56

Click pe butonul LISTEAZĂ – produce accesul spre o altă formă denumită LIST_FURNIZORI:

Fiecare din cele două butoane din imaginea alăturată conduce la o altă formă:

Figura nr. 57

Click pe butonul din dreptul etichetei TOȚI FURNIZORII – accesează forma list_F care conține două controale de optiune și două butoane:

Figura nr. 58

Cand se alege, prin click oriunde pe text sau in cerculețul alăturat, Afisare, la apăsarea oricăruia dintre butoanele TABULARĂ sau COLUMNARĂ se va afișa lista tuturor furnizorilor despre care există date în sistem, diferența facând-o numai modul de afișare:

Afișare tabulară sau sub formă de tabel.

Figura nr. 59

Afișare COLUMNARĂ sau sub formă de coloană.

Figura nr. 60

la alegerea opțiunii printare, una dintre cele două afișări, cea a selectată apoi prin apăsarea butonului respectiv, se va tipări la imprimantă.

Revenind la forma list_furnizori, apăsând butonul din dreptul etichetei CRITERII DE SELECȚIE, se va accesa forma denumită „selecție” care conține, pe lângă butoanele identice și cu aceleași funcțiuni regăsite și în forma list_F, trei opțiuni care respectă tot atâtea criterii de slecție asupra listei generale de furnizori:

Figura nr. 61

dacă este aleasă opțiunea „selecție după județ”, la apăsarea oricăruia dintre butoanele TABULARĂ sau COLUMNARĂ, utilizatorul va fi îndemnat să tasteze într-o casetă de text județul dorit, acesta reprezentând județul în care își au sediul furnizorii căutați.

Figura nr. 62

Ca exemplu, am tastat B, de la Bucuresti, in casetă, click OK, sau ENTER. După apăsarea tastei ENTER, apare următoarea listă:

Figura nr. 63

opțiunea de selecție după cod, e asemănătoare, în casetele de text, care apar, putând fi tastate codurile de identificare ale furnizorilor pe care vrem sa-i listăm;

dacă alegem opțiunea „selecție de interval”, intervalul reprezintă o selecție „mai mic, mai mare decât”, criteriul de selecție fiind după cod.

Rezultatul va fi, după click OK, următorul:

Figura nr. 64 Figura nr. 65

Figura nr. 66

Întorcându-ne la menu-ul aplicației, respectiv la forma cu denumirea „Contracte – Furnizori”, prin click pe butonul din dreptul etichetei CONTRACTE, accesăm forma „Contracte subform”, unde avem:

Figura nr. 67

butoanele ADAUGĂ și ȘTERGE, care produc evenimentele de adăugare, respectiv ștergere de înregistrări, similare cu cele descrise la forma Furnizori;

butonul CAUTĂ care ajută utilizatorul să acceseze valoarea unui contract încheiat cu un furnizor, prin introducerea codului de identificare a contractului intr-o casetă de text care apare după click. La tastarea, spre exemplu, a contractului C1 apare:

Figura nr. 68

Figura nr. 69

Click pe butonul din dreptul etichetei FACTURI – accesează forma facturi primite de la furnizori, în urma livrărilor contractuale facute de aceștia.

Figura nr. 70

Click pe butonul din dreptul etichetei LIVRĂRI – accesează forma LIVRĂRI:

Figura nr. 71

În această formă se observă pe lângă casetele de text în care se operează modificări asupra datelor conținute în tabela Livrări, prezența unei subforme „ Detaliu_Livrare”, care conține date despre rândurile livrării care se află introdusă în casetele de text din stânga ei și unde se poate de asemenea opera prin introducerea de date în câmpurile goale.

Iar, dedesubt, se află o casetă combo unde se pot căuta informații referitoare la materialele cuprinse în rândurile livrării.

La introducerea datelor livrării cu numărul 12, înregistrare nouă, se observă apariția automată a codului respectiv și în subforma alăturată, iar după introducerea unei date de livrare trecută de anul 2008, apare atenționarea din imaginea alăturată.

Figura nr. 72

În fine, butoanele din dreptul etichetelor LISTEAZĂ CONTRACTELE și PRINTEAZĂ CONTRACTELE, accesează raportul contracte:

Figura nr. 73

Întorcându-ne pentru ultima oară la prima interfață a programului cu utilizatorul, butonul MATERIALE accesează forma Materiale unde se pot adăuga sau șterge înregistrări și se poate afișa lista cu materiale, sau printa, ca și în celelalte forme descrise anterior.

Figura nr. 74

În plus, această formă oferă posibilitatea calculării prețului de adaos prin apăsarea butonului din dreptul etichetei CALCULEAZĂ PREȚ CU ADAOS și continuând cu introducerea de la tastatura a procentului sub forma zecimala cu punct, de exemplu 0.30, pentru un adaos de 30%, după care, după click OK, prin introducerea codului de identificare a materialului pentru care se vrea calcularea prețului cu adaos.

Figura nr. 75

Rezultatul va fi:

Figura nr. 76

ÎNCHEIERE – CONCLUZII

Avantajele noului program de gestiune a furnizorilor și a contractelor încheiate cu aceștia sunt cât se poate de evidente.

Realizări:

Informatizarea fluxurilor de documente,

Rapiditatea circulației documentelor,

Evitarea redundanțelor care apăreau înainte din pricina gestiunii și arhivării manuale a documentelor,

Se obesrvă că din ce în ce mai mult teren este ocupat de automatizarea gestiunilor. Fiecare firmă care se respectă se bazează pe calculatoare mai mult și din ce în ce mai puțin pe camerele prafuite, pline cu dosare, unde se pot pierde ușor și săptămâni întregi, în căutarea vreunui document necesar.

Dovada că firmele din România au început să înțeleagă nevoia acerba de informatizare este cererea din ce în ce mai mare de pe piață.

Aplicația realizată poate fi îmbunătățită și extinsă asupra tuturor domeniilor de activitate din cadrul firmei, domenii descrise în partea de analiză și de proiectare.

Pot fi incluse noi tabele care să gestioneze partea de personal, de contabilitate, de procese tehnologice, la compartimentul de producție.

Se poate încerca o abordare orientată pe obiecte, la nivelul întregii activități a societății, obiecte clasificate, în clase ierarhizate.

Aplicația așa cum a fost concepută s-a dorit a fi una de început, de fluidizare a activității din cadrul compartimentului COMERCIAL, biroul de APROVIZIONARE, și, cred că prin utilizarea ei și-ar ajunge scopul scontat.

BIBLIOGRAFIE

„Sisteme informatice în economie, strategii de informatizare”

Prof. Univ. Dr. Virgil Chichernea

Editura Prouniversitaria

București, 2004

„Proiectarea sistemelor informatice orientată pe obiecte”

Prof. Univ. Dr. Virgil Chichernea

Editura Prouniversalis

București, 2005

„Proiectarea sistemelor informatice. Metode sistemice”

conf. Univ. Dr. Cornelia Botezatu

Editura Sylvi

București, 2004

„Baze de date. Sistemul ACCES”, ediția a doua

Prof. Univ. Dr. Virgil Chichernea

Editura Prouniversitaria

București, 2004

„Totul despre Microsoft Acces 2000”

Roger Jennings

Editura TEORA

București, 2002

„VISUAL BASIC. Fundamente ale programării pe obiecte”

conf. Univ. Dr. Cornelia Botezatu

lector univ. Dr. Cezar Botezatu

Editura Universitară

2004

„Algoritmi în programare. Fundamente ale programării structurate”

lector univ. Dr. Cezar Botezatu

Editura Sylvi

București, 2000

www.vbasic.home.ro

www.microsoft.com/romania/msdn/vstudio

ANEXA 1

CODURI SURSĂ

FORMA CONTRACTE – FURNIZORI

Option Compare Database

Private Sub CONTRACTE_Click()

DoCmd.OpenForm "Contracte subform", acNormal

End Sub

Private Sub FURNIZORI_Click()

DoCmd.OpenForm "Furnizori", acNormal

End Sub

Private Sub FURNIZORI_Enter()

DoCmd.Close acForm, "Furnizori"

End Sub

Private Sub Command4_Click()

On Error GoTo Err_Command4_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "Contracte subform"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_Command4_Click:

Exit Sub

Err_Command4_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command4_Click

End Sub

Private Sub Command7_Click()

On Error GoTo Err_Command7_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "Materiale"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_Command7_Click:

Exit Sub

Err_Command7_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command7_Click

End Sub

Private Sub Command9_Click()

On Error GoTo Err_Command9_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "Facturi"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_Command9_Click:

Exit Sub

Err_Command9_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command9_Click

End Sub

Private Sub Command11_Click()

On Error GoTo Err_Command11_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "Livrari"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_Command11_Click:

Exit Sub

Err_Command11_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command11_Click

End Sub

Private Sub materiale1_Click()

On Error GoTo Err_materiale1_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "Materiale subform"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_materiale1_Click:

Exit Sub

Err_materiale1_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_materiale1_Click

End Sub

FORMA FURNIZORI

Option Compare Database

Private Sub ADAUGA2_Click()

On Error GoTo Err_ADAUGA2_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

Exit_ADAUGA2_Click:

Exit Sub

Err_ADAUGA2_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_ADAUGA2_Click

End Sub

Private Sub ADAUGA3_Click()

On Error GoTo Err_ADAUGA3_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

Exit_ADAUGA3_Click:

Exit Sub

Err_ADAUGA3_Click:

MsgBox "Înregistrarea s-a fãcut cu succes!", vbInformation

Resume Exit_ADAUGA3_Click

End Sub

Private Sub STERGE2_Click()

On Error GoTo Err_STERGE2_Click

MsgBox "Atenție! Ștergerea acestei înregistrãri va cauza și ștergerea altor înregistrãri din tabelele care se aflã în relație cu aceasta! Continuați?", vbYesNo, "Microsoft Acces"

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70

Exit_STERGE2_Click:

Exit Sub

Err_STERGE2_Click:

MsgBox "Stergerea a fost anulata!", vbInformation

Resume Exit_STERGE2_Click

End Sub

Private Sub LIST_Click()

On Error GoTo Err_LIST_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "list_furnizori"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_LIST_Click:

Exit Sub

Err_LIST_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_LIST_Click

End Sub

Private Sub PRINT_Click()

On Error GoTo Err_PRINT_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "list_F"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_PRINT_Click:

Exit Sub

Err_PRINT_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_PRINT_Click

End Sub

FORMA LIST_FURNIZORI

Option Compare Database

Private Sub FURNIZORI_Click()

On Error GoTo Err_FURNIZORI_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "Furnizori"

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Exit_FURNIZORI_Click:

Exit Sub

Err_FURNIZORI_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_FURNIZORI_Click

End Sub

Private Sub selectie_Click()

On Error GoTo Err_selectie_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "selectie"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_selectie_Click:

Exit Sub

Err_selectie_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_selectie_Click

End Sub

Private Sub TOTI_F_Click()

On Error GoTo Err_TOTI_F_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "list_jud"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_TOTI_F_Click:

Exit Sub

Err_TOTI_F_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_TOTI_F_Click

End Sub

Private Sub Command8_Click()

On Error GoTo Err_Command8_Click

Screen.PreviousControl.SetFocus

DoCmd.FindNext

Exit_Command8_Click:

Exit Sub

Err_Command8_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command8_Click

End Sub

Private Sub LIST_F_Click()

On Error GoTo Err_LIST_F_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "list_F"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_LIST_F_Click:

Exit Sub

Err_LIST_F_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_LIST_F_Click

End Sub

FORMA LIST_F

Option Compare Database

Private Sub TABULARA1_Click()

On Error GoTo Err_TABULARA1_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "Furnizori"

If option1.Value = True Then

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Else

DoCmd.OpenReport stDocName, acNormal

End If

Exit_TABULARA1_Click:

Exit Sub

Err_TABULARA1_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_TABULARA1_Click

End Sub

Private Sub COLUMNARA1_Click()

On Error GoTo Err_COLUMNARA1_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "Furnizori1"

If option1.Value = True Then

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Else

DoCmd.OpenReport stDocName, acNormal

End If

Exit_COLUMNARA1_Click:

Exit Sub

Err_COLUMNARA1_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_COLUMNARA1_Click

End Sub

FORMA SELECȚIE

Option Compare Database

Private Sub TABULAR_Click()

On Error GoTo Err_TABULAR_Click

Dim stDocName As String

If Option15.Value = True Then

stDocName = "selectie_dupa_judet"

ElseIf Option21.Value = True Then

stDocName = "selectie_furnizori_dupa_cod"

ElseIf Option23.Value = True Then

stDocName = "selectie<>furnizori"

End If

If Afisare.Value = True Then

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

ElseIf printare.Value = True Then

DoCmd.OpenReport stDocName, acNormal

End If

Exit_TABULAR_Click:

Exit Sub

Err_TABULAR_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_TABULAR_Click

End Sub

Private Sub COLUMNARA_Click()

On Error GoTo Err_COLUMNARA_Click

Dim stDocName As String

If Option15.Value = True Then

stDocName = "selectie_dupa_judet1"

ElseIf Option21.Value = True Then

stDocName = "selectie_furnizori_dupa_cod1"

ElseIf Option23.Value = True Then

stDocName = "selectie<>furnizori1"

End If

If Afisare.Value = True Then

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

ElseIf printare.Value = True Then

DoCmd.OpenReport stDocName, acNormal

End If

Exit_COLUMNARA_Click:

Exit Sub

Err_COLUMNARA_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_COLUMNARA_Click

End Sub

FORMA CONTRACTE

Option Compare Database

Private Sub LIVRARI_Click()

On Error GoTo Err_LIVRARI_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "Livrari"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_LIVRARI_Click:

Exit Sub

Err_LIVRARI_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_LIVRARI_Click

End Sub

Private Sub FACTURI_Click()

On Error GoTo Err_FACTURI_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "Facturi"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_FACTURI_Click:

Exit Sub

Err_FACTURI_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_FACTURI_Click

End Sub

Private Sub VALOARE_CONTRACTE_Click()

On Error GoTo Err_VALOARE_CONTRACTE_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "valoare_contract"

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Exit_VALOARE_CONTRACTE_Click:

Exit Sub

Err_VALOARE_CONTRACTE_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_VALOARE_CONTRACTE_Click

End Sub

Private Sub CONTRACTE_Click()

On Error GoTo Err_CONTRACTE_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "valoare_contract"

DoCmd.OpenReport stDocName, acNormal

Exit_CONTRACTE_Click:

Exit Sub

Err_CONTRACTE_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_CONTRACTE_Click

End Sub

Private Sub ADAUGA1_Click()

On Error GoTo Err_ADAUGA1_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

Exit_ADAUGA1_Click:

Exit Sub

Err_ADAUGA1_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_ADAUGA1_Click

End Sub

Private Sub STERGE1_Click()

On Error GoTo Err_STERGE1_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70

Exit_STERGE1_Click:

Exit Sub

Err_STERGE1_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_STERGE1_Click

End Sub

Private Sub CAUTA_Click()

On Error GoTo Err_CAUTA_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "selectie_valoare_contract"

DoCmd.OpenQuery stDocName, acNormal, acEdit

Exit_CAUTA_Click:

Exit Sub

Err_CAUTA_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_CAUTA_Click

End Sub

Private Sub CAUTA1_Click()

On Error GoTo Err_CAUTA1_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "selectie_valoare_contract"

DoCmd.OpenQuery stDocName, acNormal, acEdit

Exit_CAUTA1_Click:

Exit Sub

Err_CAUTA1_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_CAUTA1_Click

End Sub

FORMA LIVRĂRI

Option Compare Database

Private Sub Command6_Click()

On Error GoTo Err_Command6_Click

Screen.PreviousControl.SetFocus

DoCmd.FindNext

Exit_Command6_Click:

Exit Sub

Err_Command6_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command6_Click

End Sub

Private Sub Command8_Click()

On Error GoTo Err_Command8_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

Exit_Command8_Click:

Exit Sub

Err_Command8_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command8_Click

End Sub

Private Sub Command17_Click()

On Error GoTo Err_Command17_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "Furnizori"

DoCmd.SendObject acReport, stDocName

Exit_Command17_Click:

Exit Sub

Private Sub adauga5_Click()

End Sub

Private Sub nir_Click()

Dim stDocName As String

stDocName = "nir"

If option1.Value = True Then

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Else

DoCmd.OpenReport stDocName, acNormal

End If

End Sub

Private Sub Command22_Click()

On Error GoTo Err_Command22_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "nir"

If Option18.Value = True Then

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Else

DoCmd.OpenReport stDocName, acNormal

End If

Exit_Command22_Click:

Exit Sub

Err_Command22_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command22_Click

End Sub

Private Sub adauga6_Click()

On Error GoTo Err_adauga6_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

Exit_adauga6_Click:

Exit Sub

Err_adauga6_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_adauga6_Click

End Sub

Private Sub Command30_Click()

On Error GoTo Err_Command30_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "nir"

If option1.Value = True Then

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Else

DoCmd.OpenReport stDocName, acNormal

End If

Exit_Command30_Click:

Exit Sub

Err_Command30_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command30_Click

End Sub

Private Sub Command31_Click()

On Error GoTo Err_Command31_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "nir"

If Option18.Value = True Then

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Else

DoCmd.OpenReport stDocName, acNormal

End If

Exit_Command31_Click:

Exit Sub

Err_Command31_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command31_Click

End Sub

FORMA MATERIALE

Option Compare Database

Private Sub ADAUGA4_Click()

On Error GoTo Err_ADAUGA4_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

Exit_ADAUGA4_Click:

Exit Sub

Err_ADAUGA4_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_ADAUGA4_Click

End Sub

Private Sub STERGE4_Click()

On Error GoTo Err_STERGE4_Click

MsgBox "Atenþie! ªtergerea înregistrãrii va cauza ºi ºtergerea înregistrãrilor din alte tabele care se aflã în relaþie cu aceasta!Continuati?", vbYesNo, "Microsoft Acces"

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70

Exit_STERGE4_Click:

Exit Sub

Err_STERGE4_Click:

MsgBox "ªtegerea a fost anulatã!", vbInformation

Resume Exit_STERGE4_Click

End Sub

Private Sub materiale_Click()

On Error GoTo Err_materiale_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "Materiale"

If Option12.Value = True Then

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Else

DoCmd.OpenReport stDocName, acNormal

End If

Exit_materiale_Click:

Exit Sub

Err_materiale_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_materiale_Click

End Sub

Private Sub Command16_Click()

On Error GoTo Err_Command16_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "pret cu adaos"

DoCmd.OpenQuery stDocName, acNormal, acEdit

Exit_Command16_Click:

Exit Sub

Err_Command16_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command16_Click

End Sub

Private Sub calculeaza_Click()

On Error GoTo Err_calculeaza_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "calcul pret cu adaos"

DoCmd.OpenQuery stDocName, acNormal, acEdit

Exit_calculeaza_Click:

Exit Sub

Err_calculeaza_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_calculeaza_Click

End Sub

CERERE DE SELECȚIE PREȚ_MARE

SELECT Materiale.Cod_Mat, Materiale.Den_Mat, Materiale.Pret, Materiale.UM

FROM Materiale

WHERE (((Materiale.Pret)>100000))

ORDER BY Materiale.Pret;

CERERE: SELECȚIE VALOARE CONTRACT

SELECT Livrari.Nr_Contract, Furnizori.Den_F, Sum(Valoare.Valoare) AS SumOfValoare

FROM ((Furnizori INNER JOIN (Contracte INNER JOIN (Materiale INNER JOIN Valoare ON Materiale.Cod_Mat = Valoare.Cod_Mat) ON Contracte.Nr_Contract = Valoare.Nr_Contract) ON (Furnizori.Cod_F = Contracte.Cod_F) AND (Furnizori.Cod_F = Valoare.Cod_F)) INNER JOIN Livrari ON Contracte.Nr_Contract = Livrari.Nr_Contract) INNER JOIN Detaliu_Livrare ON (Materiale.Cod_Mat = Detaliu_Livrare.Cod_Mat) AND (Livrari.Nr_Livrare = Detaliu_Livrare.Nr_Livrare)

GROUP BY Livrari.Nr_Contract, Furnizori.Den_F

HAVING (((Livrari.Nr_Contract)=[introduceti contractul:]));

CERERE: SELECȚIE_DUPĂ_JUDEȚ

SELECT Furnizori.Cod_F, Furnizori.Den_F, Furnizori.Localitate, Furnizori.Patron, Furnizori.Telefon, Furnizori.Mobil

FROM Furnizori

WHERE (((Furnizori.Judet)=[Introduceti judet 2:]));

CERERE: SELECȚIE<>FURNIZORI

SELECT Furnizori.Cod_F, Furnizori.Den_F, Furnizori.Localitate, Furnizori.Patron, Furnizori.Telefon, Furnizori.Mobil

FROM Furnizori

WHERE (((Furnizori.Cod_F)<[Mai mic decat:] And (Furnizori.Cod_F)>[Mai mare decat:]));

CERERE: SELECȚIE_FURNIZORI_DUPĂ_COD

SELECT *

FROM Furnizori

WHERE Furnizori.Cod_F=[introduceti codul :];

CERERE CROSSTAB: TABELCONTRACTE

TRANSFORM Sum(Valoare.Valoare) AS SumOfValoare

SELECT Contracte.Nr_Contract

FROM Contracte INNER JOIN (Furnizori INNER JOIN Valoare ON Furnizori.Cod_F = Valoare.Cod_F) ON (Furnizori.Cod_F = Contracte.Cod_F) AND (Contracte.Nr_Contract = Valoare.Nr_Contract)

GROUP BY Contracte.Nr_Contract

PIVOT Furnizori.Den_F;

CERERE CALCULARE: PREȚ CU ADAOS

SELECT Materiale.Cod_Mat, Materiale.Den_Mat, Materiale.Pret, Materiale.UM, Materiale!Pret*[Introduceti procentul sub forma zecimala:]+Materiale!Pret AS [Pret cu adaos]

FROM Materiale

WHERE (((Materiale.Cod_Mat)=[introduceti codul materialului:]));