Ghid de Utilizare Word 2000

Ghid de utilizare

Word 2000

Capitolul 1 – Istoria firmei Microsoft

1.1. Totul a început cu fascinația pentru software a unui puști

Unul din elevii școlii Lakeside din Seattle, care a profitat printre primii de oportunitatea de a lucra pe calculator, era un absolvent a clasei a VIII-a, pe nume Bill Gates. Astăzi, cu douăzeci de ani mai târziu, miliardarul Bill Gates conduce un imperiu numit Microsoft, plasat într-un adevărat "campus de creație" din Redmond, Washington.

Mare parte din această poveste se concentrează asupra programelor creând iluzia că o mașină poate gândi. Într-un cuvânt, software reprezintă "sângele" dătător de viață pentru era informației.

Gates nu este bineînțeles singurul "călător" pe acest drum de automatizare și interconectare a societăților, industria microcalculatoarelor abundă în creatori talentați, companii cum ar fi Apple, Compaq și Lotus se găsesc pe poziții fruntașe pe piața mondială. Firma Microsoft domină piața programelor, dar trebuie să facă față unei serioase competiții din partea firmelor rivale: Lotus, Word Perfect, Borland.

Pornind de la producerea limbajelor pentru calculatoare de tip Altair, parteneriatul de afaceri încheiat între Bill Gates și Paul Allen, bunul său prieten, numit Micro-soft (software pentru calculator) dezvoltarea firmei a ajuns să o poziționeze pe cele mai înalte culmi ale industriei de software.

Debutând cu limbajul Basic de nivelul 1, continuând cu Forton în 1977 și apoi limbajele Pascal și Cobol, ultimele trei fiind mult mai sofisticate și adoptate nu prea ușor de utilizatori, necesitând o cunoaștere aprofundată și îndemânare, firma Microsoft ajunge în anul 1979 la vânzări de 2.5 miliarde. Ajung în anul 1981 la o înțelegere sau mai bine zis un contract cu renumita firmă IBM, Microsoft furnizând un număr fix de programe pentru calculatoarele Mess. Sistemul QDOS lansat de Microsoft, ajunge în anul 1983, anul compatibilelor PC să fie redenumit MS-DOS și calculatoarele care foloseau același microprocesor ca și IBM PC acceptau MS-DOS și puteau utiliza aceleași programe.

1.2. Lansarea primului program MS-Word

În anul 1983 piața de software era dominată de cinci creatori:Visicorp, Microsoft, Digital Research, Micropro și Lotus. Însă Microsoft promovează primul program de prelucrare de texte – Wordstar – aducând pe piață MSWord, ce trebuie să fie primul program de prelucrare de texte care să afișeze caracterele îngroșate, subliniate, cursive, exponenții și indicii pe ecran.

O altă esențială caracteristică era musul, un mic echipament de indicare comutat la cale. Microsoft proiectase pentru Word pentru a putea lucra și cu corpurile proporționate de literă existente la imprimantele laser, care tocmai apăruseră pe piață. Word era construit în așa fel încât să nu sfârșească orice legătură cu trecutul sau prezentul, astfel că era proiectat să poată citi fișierele cu Wordstar.

Prezentat la conferința Comatex la Atlanta în 1983, acest program Multi-Tool Word a surprins pe toată lumea. Numele se schimbă în simplul Microsoft Word. Părerile ce au urmat lansării oficiale din 15 noiembrie 1983 au fost, bineînțeles, împărțite. PC Magazine credea că Word este un program incomplet. Dar erau, însă, destui utilizatori care susțineau acest program.

Iată în continuare primele versiuni de Word culminând cu pachetul Office 2000:

versiunea Word 1.0.;

versiunea Word 2.0.;

versiunea Word 3.0.;

versiunea Word 6.0. sub Windows;

versiunea Word 7 sub Windows '95;

versiunea Word 2000.

1.2.1. Versiunea Word 1.0.

În decursul anului 1984 Microsoft a publicat două versiuni intermediare de programe Word: versiunea Word 1.1. accepta plăci care puteau afișa până la 43 linii pe ecran în locul celor 25 linii obișnuite la IBM PC, iar cealaltă versiune, 1.15, apărută tot în anul 1984, dubla sinteza anumitor operațiuni.

Versiunea Word 2.0.

Totuși Word nu prinsese la public, această versiune lansată în februarie 1985 accepta imprimanta Hamlett-Packard Laser Jet și includea un program de instruire interactiv, dar nu era complet finisată.

Deși programul Word nu cucerise încă piața atrăsese totuși o bază de utilizatori care erau gata să-l apere ca pe produsul lor favorit.

Acceptarea pe piață la nivelul dorit nu a avut loc datorită controversei izbucnite când unii utilizatori au găsit un mesaj de sistem ce avertiza asupra unei survolări de securitate internă și îi amenința cu distrugerea dischetei cu programul.

Versiunea Word 3.0.

Chiar dacă primele presiuni ale programului Word nu erau în totalitate satisfăcătoare, Word 3.0. lansat în aprilie 1986 era mai aproape de perfecțiunea mult așteptată de piața americană.

Unul dintre avantajele sale majore era un program integrat de instruire foarte sofisticat ce permitea învățarea funcțiunilor programului fără apelarea manualului. Așa a devenit Word 3.0. cel mai bine vândut program Microsoft și al cincilea program ca vânzări în S.U.A. După doi ani de publicitate, fructuoși se pare, pe tărâmul franțuzesc ajunge să fie cel mai bine vândut program în această țară europeană, astfel la începutul lui 1989 Microsoft se situa pe locul secund cu 650000 de exemplare vândute, după Word Perfect, principalul concurent cu 937000 exemplare [1].

1.2.2. Word 6.0. sub Windows

Programul Word 6.0. sub Windows a apărut în pachetul Office 4. Această versiune este una dintre principalele versiuni ale programului de redactare Word. Deși este un program de redactare, programul Word 6.0. poate fi mai bine descris ca fiind un organizator de documente și un editor al lor.

Opțiunea de corectare a ortografiei a programului Microsoft Word 6.0. ne oferă exemplul favorit pentru a demonstra modul în care firma Microsoft a eliminat apăsările inutile de taste. Când selectați de exemplu, opțiunea Spell Check, trece direct la treabă.

Noțiunile introduse de această variantă sunt AutoCorrect (care corectează greșelile ortografice pe măsură ce le faceți), opțiunea AutoFormatting (care vă aranjează lucrările creând documente și prezentări aspectoase), opțiunea AutoText (care vă permite să inserați în documente termeni frecvent utilizați) și opțiunile Wizard (vrăjitori, care vă scapă de proiectarea și aranjarea lucrării dumneavoastră).

Programul Word 6 vă dă posibilitatea să alegeți dimensiunea, stilul și tipul caracterelor pentru fiecare element din pagină, să importați grafice realizate cu alte programe, opțiuni de aranjare în pagină.

În programul Word 6 butonul drept al mouce-ului devine, în sfârșit, util. Astfel, că executând un clic pe butonul drept al mouce-ului plasat pe un text sau un element grafic se va afișa un meniu rapid ce vă permite acces la comenzile uzuale: Cut (decupare), Copy(copiere), Paste(lipire) și la comenzile de angajare (Format).

Una dintre marile satisfacții ale lucrului cu programul Word 6 este utilizarea opțiunii Thesaurus (dicționarul de sinonime), opțiune extrem de bogată, ce ne permite găsirea cuvântului potrivit și a sinonimelor sale.

O altă caracteristică de preț este modul de trecere în revistă outline (planul lucrării), ce ușurează trecerea în revistă a documentului ascunzând textul, temporar, și lăsând vizibile doar titlurile putând observa ușor dezvoltarea ideilor dumneavoastră.

În continuarea îmbunătățirilor aduse de această variantă vine schimbarea șablonului documentului care este posibilă prin opțiunea Style Gallery (galeria stilurilor) din meniul Format.

Și utilizarea tabelelor pentru a organiza și înfățișa informații într-o aranjare de rânduri și coloane vă ușurează simțitor munca și vă dă lucrării un aspect mai bine pus la punct, mai inteligent și ordonat.[3]

1.2.3.Versiunea Word 7 sub Windows'95

Varianta 7 a acestui program este inclusă în bine cunoscutul pachet de programe Office'97. Acest program – Word 7 – pornește de la succesele obținute de celelalte versiuni de programme și adaugă noi comportamente cum ar fi verificarea ortografiei în timpul lucrului și căutarea rapidă prin WWW (World Wide Web).

Aplicațiile din Windows'95 ne permit să deschidem mai multe documente în același timp și putem trece de la un document la altul folosind meniul Window.

Noutatea în această versiune ar fi în primul rând procedura de verificare a ortografiei și dicționarului de sinonime și o a treia procedură de verificare a gramaticii.

Word 7.0. ca și rivalele sale Word Perfect și Lotus Word Pro ne oferă posibilitatea de verificare a ortografiei în timpul lucrului și semnalează apariția unui cuvânt necunoscut la câteva microsecunde după ce a fost scris.

Dacă nu sunteți mulțumiți de rezultatele verificării ortografice, Word vă oferă și un program de verificare a gramaticii (pentru cuvintele scrise în limba engleză).

Prin intermediul acestei versiuni firma Microsoft ne oferă și programul suplimentar gratuit – Internet Assistant, care ne permite să folosim programul Word pentru deplasare și căutare rapidă prin rețeaua World Wide Web și de asemenea crearea propriilor pagini web.

Dacă sunteți obișnuiți cu programe dedicate de navigare în web, probabil că navigând din Word vi se va părea incomod și lent, dar următoarele versiuni ale pachetului Office vor oferi o integrare mai bună în rețelele Internet și Web, iar programul Internet Assistant este o metodă bună, rapidă și simplă de transformare a documentelor Word în documente Web de uz intern.[4]

1.2.4.Versiunea Word 2000

În această versiune Microsoft a urmărit să facă din Word cea mai ușoară cale pentru crearea, din orice colț al lumii, de documente E-mail, web sau tipărite.

Caracteristicile versiunii 2000 se îndreaptă spre următoarele zone de interes:

crearea de documente web;

îmbogățirea posibilităților de creare a documentelor E-mail;

personalizarea bazată pe modele de utilizare;

suportul pentru utilizatorii din afara Statelor Unite.

Proiectat pentru platformele Windows'98, Windows NT 4.0. și ulterioare, programul Word poate integra informația cu alte produse Microsoft, cum ar fi Excel, Power Point.

Fișierele pe care le creați în Word pot fi trimise prin poștă, salvate sau transformate în alte formate de fișier astfel încât să le puteți deschide cu alte programe.

De asemenea pot fi salvate ca documente HTML pentru a fi utilizate și distribuite în Internet.

Datorită numeroaselor sale componente pachetul Office 2000 poate să vă intimideze, însă nu trebuie deoarece în toate aplicațiile pachetului se folosesc aceleași comenzi și tehnici pentru efectuarea unor operații uzuale.

Insă fiecare aplicație are un obiectiv particular, iar experiența dobândită lucrând cu o aplicație poate fi folosită și în cadrul altei aplicații.

Judecând din punct de veder al Microsoft 2000, provocarea devine din ce în ce mai mare odată cu trecerea timpului.

Noua versiune Office, cea mai populară suită de programe de birou, vine cu noi facilități și cu interfață îmbunătățită, caracteristica cea mai importantă fiind orientarea totală spre web.

Există patru versiuni ale programului: Standard, Small Bussiness, Professional și Premium. Microsoft introduce în suită două programe pe lângă cele cu care ne-am obișnuit deja (Word, Excel, Acces, Power Point și Outlook): Front Page și Photo Paint, ambele în versiunea 2000.

Toate noutățile acestei versiuni vor fi discutate și aprofundate în capitolul ce urmează.[2,6,7] [informații provin din Curs rapid de Office 2000, Utilizare Microsoft Word 2000 de I. Calabria, D. Burke, R. Kirkland].

Capitolul 2 – Componentele pachetului Office 2000

2.1. Instalarea pachetului Office 20002

La introducerea CD-ului în unitate, programul de instalare detectează prezența unei versiuni mai vechi a suitei Office 97, iar dacă găsește se oferă să o șteargă pentru a economisi spațiu. Dacă nu suntem hotărâți ce versiune să folosim putem instala Office 2000 pentru a șterge Office 97.

Instalarea are, ca și până acum, două forme: cea implicită și cea în care utilizatorul poate alege exact ce componente să instaleze. Însă este foarte interesantă apariția unei a treia opțiuni de instalare: on demand, adică la cerere. În toate pÎn toate programele cunoscute există două opțiuni pentru o componentă: să se instaleze sau nu.

Microsoft vine cu o noutate și anume cea numită la cerere, prin care se crează shortcut-urile și iconurile pentru aplicație, dar această variantă nu este amplasată pe hard disc, urmând a fi instalată doar când utilizatorul dorește să o folosească. Există pentru această variantă un avantaj, nu ocupă spațiu pe disc, dar există și un dezavantaj: permanent trebuie avute la îndemână CD-urile cu Office.

Pentru un singur utilizator acest fapt nu este o problemă, însă pentru un administrator de rețea la o firmă cu peste 10 PC-uri cu Office instalat, el trebuie să aibă grijă ca Cd-urile cu programul să fie ușor accesibile.

Rutina de instalare e total schimbată, instalarea neocupând mult spațiu. În doar 200Mb încap toate programele principale, cu opțiunile implicite. (figura 1.0. MS Office 2000, Setup)

La fiecare pornire a sistemului, se verifică dacă programele sunt bine instalate, și în cazul apariției unei probleme, cum ar fi suprascrierea unui DLL cu o versiune mai veche, se repară automat. Pentru a ușura administrarea sistemului, care e o altă facilitate puternică a lui Office 2000, se creează un profil al utilizatorului cu Office Profile Wizard, care permite salvarea și restaurarea opțiunilor unui utilizator pentru a permite atât accesul mai multor persoane la un PC, cât și pentru ca în cadrul unei rețele să nu depindă setările de stația pe care se lucrează.

Adaptarea lui Office 2000 la setările de limbă și țară a sistemului este excelentă: toate fonturile cu caractere românești lucrând perfect atât la afișare cât și la tipărire.

Toate programele din suită importă și exportă programe HTML, astfel încât oricare poate fi folosit la crearea de pagini web, dar, mai mult, Office 2000 suportă un format HTML extins, prin care pagina web arată exact ca în programul original.(Word, Excel…) Mai mult pagina poate fi editată exact ca în acel program. Mai simplu, exportând un fișier Excel, de exemplu, prin Office Web Components, se poate modifica pagina exact ca și în Excel, dar din Browser. Graficele care nu pot fi stocate în format HTML sunt păstrate exact ca în aplicația care le-a creat, iar cele care nu pot fi convertite sunt păstrate în ambele formate. Helpul este complet HTML, la fel ca și în Windows'98. Office 2000 utilizează XML(extensible Markup language) și CSS (cascading style sheet).

Interfața aplicațiilor nu s-a schimbat așa de mult față de Office'97 încât cei obișnuiți cu ea să nu o poată recunoaște, dar au apărut facilități care îmbunătățesc interacțiunea persoană-program. Pe lângă o simplificare a barelor cu butoane afișate meniurile nu mai conțin toate comenzile, ci doar pe cele care sunt utilizate de 95% de utilizatori. Dacă avem nevoie și de celelate facem un clic pe semnul "săgeată jos"(expand) va duce la afișarea meniurilor complete.

O nouă caracteristică a programelor din pachetul Office 2000 este Collect and Paste (adună și lipește), care permite copierea a maximum 12 articole și salvarea acestora în Clipboard, de unde pot fi selectate și lipite ulterior simultan.

Acesta simplifică deplasarea mai multor articole dintr-un loc în altul, fără a forța utilizatorul să deruleze în susu sau în jos sau să împartă ecranul.

2.2.Programul Microsoft Excel 2000

Editarea este cea mai importantă îmbunătățire în Excel 2000. Un dublu clic pe textul dintr-o celulă duce la amplasarea cursorului excat în locul dorit și nu la începutul celulei cm se întâmplă în varianta Excel'97. Autofiil-ul s-a "deșteptat" în sensul că la crearea unei liste prin Drag and Drop se copiază în noile celule nu doar conținutul, ci formatul celulei inițiale.

Îmbunătățirile sale cheie permit salvarea fișierelor în HTML ca format nativ, iar Pivot Chart reprezintă un binevenit adaos în arsenalul Excel. Creând pagini HTML din fișiere workbook Excel – versiunea 2000 – putem salva numai pentru vizualizare sau/și pentru modificare.

Prima opțiune creează un document care este vizibil în versiunile actuale ale Internet Explorer și Netscape Navigator. A doua creează o pagină web interactivă, vizibilă numai pe Internet Explorer 4.01 sau necesită o groază de spațiu pe disc, fiind creat un document principal plus un subdirector mare de fișiere suport.

Atunci când distribuiți fișiere interactive sau când le distribuiți pe site, trebuie să ne asigurăm că toate fișierele au fost transferate, unul dintre fișiere fiind pierdut sau deteriorat, Excel 2000 nu va mai putea deschide fișierul workbook. Se salvează în format HTML doar dacă este absolut necesar, formatul .xls fiind mai rapid și mai compact.

Figura unei diagrame, pag.11

Publicarea unor worksheet interactiv permite deschiderea documentului într-un browser web și modificarea de celule, chart-uri și pivot tables. În general, aceste caracteristice funcționează bine, dar putem avea și surprize. Charturile 3D sunt transformate în 2D și multe dintre caracteristicile particularizate sunt pierdute. După importarea elementelor suplimentare noile elemente sunt întotdeauna anexate la sfârșitul documentului, nu în locul în care le-am plasat. Pentru a spori controlul asupra aspectului, putem folosi Front Page pentru editarea documentului.

2.3. Pivot Charts

Tabelele pivot din Excel au fost întotdeauna o problemă discutabilă. De exemplu, crearea unui chart de bare din date conținute într-un tabel pivot era rareori ușor de făcut; dacă se schimba structura tabelului, chartul trebuia ajustat manual. Cu Excel 200, însă, un singur clic e suficient pentru a lega un chart direct de un tabel pivot. Dacă se schimbă structura tabelului, automat forma grafică din chart se va schimba. Se poate, apoi, lucra cu tabelul pivot și direct, prin drag, adăugare de câmpuri în jurul tabelului. Însă există un control mai mic asupra formatărilor din tabelul pivot față de cazul unui chart standard. Utilizatorii Excel'97 care deschid fișierele create cu Excel 2000 nu beneficiază de asemenea avantaje.

Excel 2000 ușurează foarte mult designul. În versiunile anterioare personalizarea unui table pivot era foarte dificilă, mai ales dacă Excel 2000 dispune de o duzină de tipuri pentru autoformat pentru tabele pivot.

2.4.Access 2000

Microsoft a avut în minte utilizatorii experți atunci când a inclus îmbunătățiri semnificative acestei aplicații.

SQL este limbajul adoptiv al lui Access 2000, deoarece poate modifica direct tabele MS SQL Server sau se poate crea o nouă bază de date SQL. În ambele cazuri sunt permise operații de întreținere și administrare a bazei de date, cum replicarea și back up-ul. Acum sunt posibile afișările datelor SQL în forme și rapoarte Access.

Figura 1.5./13 Programul Access 2000

Utilizatorii profesioniști pot exploata abilitatea de a funcționa cu un instrument de lucru front end cu date oferite de Microsoft SQL Server.

Îmbunătățirea adusă permite experților să folosească acest program – Access 2000 – ca un instrument de creare a aplicațiilor pentru baze de date atunci când sunt stocate pe server.

Ultima versiune a Access-ului poate publica date pe web, fără a putea vizualiza paginile rezultate. Cu ajutorul acestuia (Access 2000) se poate lucra direct dintr-o bază de date Access pentru a deschide și parcurge pagini web ce conțin acest tip de date. Internet Explorer 5.0. are și el aceeași abilitate de vizualizare a datelor.

Noile avantaje pentru utilizatorii obișnuiți include Name AutoCorrect, care urmărește și actualizează automat modificările de nume ale obiectelor din baza de date. Dacă i se schimbă numele unui câmp sau unei variabile, Access actualizează singur toată baza de date cu numele nou.

O altă inovație, conceptul de subdatasheet, permite vizualizarea datelor cu tabelele corelate, într-o formă de datasheet.

Și replicarea bazelor de date a suferit îmbunătățiri, până acum neputându-se realiza actualizarea datelor Microsoft SQL Server. Atunci când apar conflicte în urma sincronizării datelor provenite din replici diferite, un program Wizard ne dă ajutorul de care avem nevoie.

2.5. Power Point 2000

Figura 1.6./15 programul MS Power Point 2000

Power Point 2000 câștigă prin îmbunătățirile aduse în editare și playback permanentă cu Freelance Europhics pentru titlul de cel mai bun pachet de prezentări grafice.

Microsoft a revizuit atât aspectul, cât și spiritul aplicației Power Point. În forma standard există acum trei ferestre care arată slide-ul curent, notele de lector și o listă a întregii prezentări.

Interfața integrată permite lucrul în toate cele trei aspecte ale unui show fără a schimba modul de lucru. În panoul din stânga există textul prezentării, în dreapta slide-ul, iar în cel de jos creatorul prezentării își introduce notele. Această aplicație a suferit schimbări minore, dar foarte utile. Dacă tastați mai mult text decât încape într-un frame, preogramul reduce automat mărimea fontului, astfel încât să încapă în acel frame.

La crearea unei prezentări, fie că e o demonstrație de produs, fie că e schița vreunui proiect sau comercializarea vreunei idei – Power Point pune la dispoziția utilizatorilor o modalitate de a deturna atenția de la prezentator și de a o focaliza asupra a ceea ce are acesta de spus.

Deoarece cele mai multe prezentări se fac pe notebook-uri, Power Point dezactivează în timpul slide-show-ului screensaver-ul și facilitatea de economisire a energiei, acest fapt evitând pauzele forțate de harware.

Sincronizarea imagine-sunet e mai bună și a apărut un editor de tabele independent de Excel și Word.

Power Point salvează și sub formă de pagină web, incluzând tranzițiile, animațiile, efectele audio și video, astefel încât prezentările rulează în modul fullscreen. Acestea funcționează doar folosind pentru vizualizarea prezentărilor Internet Explorer 4.0. sau versiunile superioare. Încercând cu un alt tip de browser se obține un mesaj de eroare. Prezentarea poate fi salvată într-un format HTML, care funcționează cu alte browsere sau într-un format hibrid, ce furnizează prezentarea completă în Internet Explorer 4.0. și una mai simplă cu alte browsere.

Inabilitatea Power Point-ului de a crea prezentări web complete, care să lucreze în mod egal în toate browserele se datorează deficiențelor programului Netscape Navigator, care nu suportă Active V.

2.6. Front Page 2000

Figura 1.7.programul MS Front Page 2000

Cu această ultimă versiune Front Page 2000 își ocupă locul de membru cu drepturi depline în pachetul Office 2000. îmbunătățirile aduse ușurează munca de proiectare în wed, dar nu se pot face lucruri în plus față de versiunea'98.

Abilitățile de economisire a timpului permit construirea și reorganizarea rapidă a paginilor. Front Page 2000 ușurează și alte activități prin combinarea posibilităților de vizualizare Page și Explorer într-o singură interfață, namaifiind nevoie să ne plimbăm între două aplicații pentru a verifica rezultatele editării.

Găsim în această aplicație "themes", seturi combinate de stiluri pentru text, grafică de-a gata și culori pentru fundal, care ne pun la dispoziție câteva posibilități.

Front Page 2000 permite alegerea culorilor de site dintr-o paletă sau permite folosirea unei pipete pentru extragerea unei culori dintr-un logo sau o imagine. Putem potrivi tipuri de stiluri, fundale, titluri și corpuri de text. Abilitatea de a schimba temele constituie o îmbunătățire de detaliu foarte utilă pentru proiectanții care doresc să-și diferențieze site-urile create cu același Front Page.

Controlul asupra poziției imaginilor dintr-o pagină web e un alt avantaj al acestei versiuni. Dacă în versiunile anterioare puteauplasa imaginile numai în poziții rudimentare (stânga, centru, dreapta) acum versiunea 2000 ne permite să aranjăm imaginile și textul oriunde în pagină, deși vizitatorii vor avea nevoie de un browser Internet Explorer ce suportă Cascading Style. Precizia la nivel de pixel ajută vizitatorii să poziționeze obiectele în pagină prin drag and drop.

Alte îmbunătățiri ar fi integrarea cu restul aplicațiilor din suită (facilitate comună a programelor din Office 2000), actualizarea automată a legăturilor la modificarea hiperlinkurilor, păstrarea intactă a codului (negenerat de program), lucrul cu extensiile HTML (XML, CSS, DHTML, ASP), integritatea cu Ms Internet Server, un management mai bun al site-ului.

(Informațiile au fost culese majoritatea din PC World Romania, nr.4, anul VII, aprilie, 1999)[2,7]

2.7. Outlook 2000

figura 1.8. programul MS Outlook 2000

Prin intermediul programului Outlook 2000, utilizatorul își poate gestiona întâlnirile de afaceri, persoanele de contact, mesajele de E-mail, ședințele, sarcinile, proiectele, fișierele și notele într-un singur loc, folosind un set comun de instrumente. Outlook este un program de birou pentru gestionarea informațiilor (desktop information manager), și nu un program pentru gestionarea informațiilor personale (personal information manager), mai frecvent folosit, deoarece este mai multe decât personal. Absolut toate activitățile de afaceri pot fi gestionate folosind acest program.

Outlook 2000 este prezent în orice aplicație Office 2000 pentru că fiecare din ele posedă butonul E-mail, care deschide Outlook-ul și care trimite documentul curent la adresa aleasă. Nu mai este necesară atașarea fișierului. Interfața noului Outlook face mai ușoară regăsirea informației dorite. Conținutul mail-urilor poate fi HTML, Rich Text Format sau text simplu. Outlook poate fi setat să apeleze căsuța de mail la anumite ore și să trimită, respectiv să primească automat mesaje chiar de pe dial-up.

El permite și existența mai multor conturi de mail furnizate de ISP, însă suportă și Microsoft Exchange, ca și alte sisteme de E-mail la nivel de corporație. Caracteristicile de E-mail nu sunt schimbate prea mult, ele fiind revoluționate deja în versiunea'98.

Avem la dispoziție instrumente puternice de căutare, reguli pentru manevrarea automată a mesajelor, șabloane pentru evitarea de mesaje în format HTML și multe altele. Ciudat e că pachetul încă nu suportă citirea integrată a newsgroup-urilor. Pentru aceasta o versiune de Outlook Expres este lansată.

Combinația specifică de E-mail ci PIM a scos în evidență întotdeauna programul Outlook. În noua versiune fiecare înregistrare din folderul Contacts include acum o secțiune ce sumarizează toate informațiile Outlook referitoare la acea persoană, inclusiv mesajele, întâlnirile, activitățile comune. Atunci când lucrăm în E-mail, calendar sau orice alt sector, putem folosi o nouă fereastră de căutare pentru a deschide o înregistrare din Contacts sau putem parcurge Intranet-ul corporației din cadrul aceluiași program, el fiind drept front end pentru Internet Explorer. [2,7]

Capitolul 3. Aplicația Word 2000

Microsoft Word este un program de prelucrare a textelor. Este cel mai popular program de prelucrare a textelor din vremurile noastre, conținând funcții pentru crearea de grafice, desene, baze de date în interiorul documentelor. Word oferă uneltele necesare creării oricărui tip de document, de la un text de o singură pagină la un raport complex de sute de pagini.

Programul Word 2000 este un program proiectat pentru platformele Windows'98, Windows NT 4.0. și ulterioare.

Există o variantă Word 2000 cu meniurile în limba română și una în limba engleză, cunoscându-se mai aprofundat una din ele ne vom descurca relativ ușor în cealaltă.

Fișierele Word denumite documente, astfel numele lor căpătând implicit extensia .doc.

3.1. Lansarea în execuție a programului

În capitolul anterior s-a prezentat instalarea pachetului Office 2000, în care este inclus și programul Word 2000. Asemenea altor aplicații din Window, aplicația Word poate fi lansată pe mai multe căi:

dacă este afișat pachetul de programe Microsoft Office Manager se face clic pe butonul W;

dacă este realizată o iconiță pentru Microsoft Word se va face dublu clic pe ea;

se mai face lansarea executând clic pe Start Programs Microsoft Word;

se mai poate lansa Word și prin selectarea meniului Start New Office Document dublu clic pe pictograma Blank Document, stfel fiind lansat programul Microsoft Word 2000 printr-un document gol.

Pe suprafața de lucru poate exista și o comandă rapidă pentru Word, așa cum s-a arătat mai sus, dar în cazul în care nu există se poate crea urmărind pașii:

clic pe butonul Start;

clic pe Find Files or Folders;

apare caseta Fiind: AllFiles și introduceți Win.Word.exe înn câmpul Named (dacă fișierele program pentru Word se află pe o unitate diferită de c: se selectează unitatea de disc din câmpul Look In, unde se vor găsi fișierele);

clic pe Find Now fișierul Word apare în caseta de dialog;

clic și trageți fișierul Winword.exe pe suprafața de lucru Window;

la eliberarea mouse-ului va deveni pictogramă de comandă rapidă;

pentru modificarea numelui în "Word 2000" se face clic cu butonul din dreapta mouse-ului pe pictogramă și se alege Rename, se introduce numele și se apasă Enter.

3.1.1. Spațiul de lucru Word

Spațiul de lucru Word conține elemente comune și celorlalte programe Windows:

Bara de titlu, care afișează numele programului și al documentului;

Bara de meniuri, care conține meniul principal al programului;

Bara de unelte standard, care afișează butoane care selectate fiind realizează rapid activități de editare;

Bara cu unelte de formatare a textului, care schimbă aspectul documentului;

Rigla, care afișează marginile documentului și alinierile;

Zona de lucru, care reprezintă zona unde e afișat documentul editat;

Barele de defilare, ajută deplasarea în document;

Bara cu unelte de desenare, ușurează munca și reduce timpul de desenare;

Linia de stare, afișează informații despre documentul la care se lucrează;

Bara de programe Windows, afișează aplicațiile active și ora curentă; ajută la comutarea între programe sau activează un nou program.

Figurile următoare vă vor exemplifica toate aceste caracteristici ale ferestrei Word 2000, atât pentru varianta engleză, cât și pentru cea în limba română.

Word 2000 ne permite utilizarea barelor de instrumente personalizate, adică ceea ce se modifică în funcție de gradul de utilizare al comenzilor. Acest lucru reduce numărul prea mare de pictograme, lăsând ecranul mai liber. Bara de instrumente personalizate conține o sumedenie de butoane, Word afișând chiar lângă cursorul mouse-ului o fereastră mică ce conține o scurtă descriere a funcției îndeplinite de butonul respectiv. Verificarea existenței sau absenței unor butoane se face prin prezența sau absența butonului More Buttons în partea dreaptă a barei.

În Word 2000 meniurile sunt personalizate și ele, adică cu un singur clic obținem lista articolelor de meniu cel mai frecvent utilizate, iar dacă menținem cursorul mouse-ului pe selecția efectuată în meniu sau executând clic pe săgețile din partea de jos a meniului îl putem extinde.

Accesul la meniu se poate face și prin tastatură: se ține apăsată tasta Alt și se tastează litera subliniată din numele meniului.

Meniurile cu comenzi rapide existente în varianta 2000 a programului Word sunt contextuale, modificându-se în funcție de articolul selectat, de sarcina aflată în execuție.

De exemplu, selectând un text și apoi făcând clic pe el cu butonul din dreapta mouse-ului va apărea o casetă de dialog ce permite modificarea fontului, adăugarea de marcaje de listă, numerotări, decupare, copiere.

Word mai permite utilizarea comenzilor rapide de la tastatură ce apar în casete cu sugestii, ce apar la plasarea cursorului mouse-ului pe o pictogramă dintr-o bară de instrumente. Pentru aceasta deschideți meniul Tools, selectați opțiunea Customize, executați clic pe Options și selectați caseta de validare Show Shortcut Keys In Screen Tips.

3.1.2. Ieșirea din aplicația Word pentru Windows

Pentru a ieși din program puteți urmări mai multe căi:

folosind mouse-ul prin dublu clic pe butonul din stânga barei de titlu;

folosind tastatura: Alt+F4;

utilizând butonul Close din dreapta barei de titlu;

selectând din meniul File comanda Exit.

3.2. Navigarea prin Help

Word oferă asistență de ecran și ca în toate produsele Microsoft puteți obține asistență suplimentară cercetând site-urile Web Microsoft, însă este nevoie de conectare la Internet.

Dacă știți excat unde să mergeți în Help pentru a găsi informația dorită sau dacă vreți să faceți o cercetare minuțioasă a unui subiect folosiți Help Contents.

Puteți accede la Helps Contents alegând meniul Help și selectând Microsoft Word Help. Executați clic pe fișa Contents din panoul din stânga al ferestrei, unde vor fi afișate categorii de informații. Executând clic pe o categorie sau pe semnul + din stânga unei categorii, aceasta se extinde afișând o listă a subiecților de asistență sau a subcategoriilor corelate așa cu veți observa în figura. (pag.108) Atunci când executați un dublu clic pe unul din subiecte va fi afișat în panoul din dreapta al ferestrei Help. Anumite subiecte cuprind un buton Show Me, care indică, la executarea unui clic pe el, meniul sau caseta de dialog pe care trebuie să o apelați pentru a executa acțiunea indicată în subiectul Help.

Apar de asemenea butoane For More Information, ce deschid ferestre cu subiecte Help mai detaliate.

La selectarea comenzii Help se afișează un submeniu cu comenzile:

Microsoft Word Help;

Show the Office Assistant/Hide the Office Assistant, care afișează sau înlătură de pe ecran asistentul help;

What's this?, oferă informații în context, poziționând mouse-ul pe obiect și făcând un clic;

Office on the web, conectează documentul la un site web;

Word Perfect Help, afișează mesaje de asistență pentru cei familiarizați cu editorul WP;

Detect and Repair, caută și repară erori;

About Microsoft Word, detalii sau informații despre Word.

Fiecare fereastră Word For Help conține următoarele butoane:

Show/HideTabs, extinde sau restrânge ferestra Help;

Back, afișează subiectul Help vizualizat anterior;

Forward, afișează subiectul următor (dacă ați parcurs o serie de subiecte deschise deja);

Print, tipărește subiectul Help curent;

Options, afișează acțiunile celorlalte butoane plus comenzile;

Refresh, reactualizarea unui subiect;

Stop, oprirea accesului la un subiect Help din Web.

Ecranul Microsoft Word for help conține etichete ce permit accesul în diferite zone ale sistemului de asitență software on line.

Contents afișează categorii de informații;

Answer Wizard, permite obținerea de ajutor din partea sistemului de asistență și are două caracteristici de căutare: Answer Wizard și asistentul Office.

Aplicația Answer Wizard utilizează un index total care vă permite să căutați orice cuvânt ce apare în baza de date. Fișa Answer Wizard conține o casetă de text și o listă de subiecte pentru căutare, introduceți un cuvânt, o frază sau o întrebare în caseta de dialog: What would you like to see?, executați clic pe Search și va apărea o listă de subiecte în caseta Select topic to display.

Asistentul Office este un desen animat ce este prezent la prima deschidere a programului Word, iar dacă nu este vizibil selectați Microsoft Word for help din meniul Help sau tastați F1.

De exemplu, la introducerea unei scrisori asistentul Office poate fi de mare ajutor, apărând o casetă după tastarea cuvântului "dear".

Atunci când selectați Get help for writting a letter, asistentul Office deschide aplicația Letter Wizard ce vă oferă informații foarte utile sau sugestii pentru fiecare opțiune din caseta de dialog. La tipărirea unui memoriu asistentul office este, de asemenea, de mare ajutor, urmărind niște pași asistați veți obține lucrul dorit.

Index conține o listă ordonată alfabetic a subiectelor despre care se pot furniza informații făcând clic pe lista de interes și selectând butonul display. După ce introduceți primele litere ale cuvântului cheie introdus în câmpul Type Keywords, lista Or Choose Keywords se derulează tot mai aproape de articolul cu numele respectiv. După introducerea cuvântului cheie selectați Search, iar în caseta Choose a topic apare un set de subiecte corelate.

Vă recomandăm utilizarea Indexului, dacă cunoașteți numele prin care Word se referă la un subiect și să utilizați Answer Wizard sau Asistentul Office atunci când nu sunteți sigur de termenul folosit în Word pentru subiectul respectiv.

3.3.Crearea unui document nou

La lansarea programului Word apare afișat un document nou, gol în care este introdus textul utilizând tastatura.

3.3.1. Introducerea textului

Data calendaristică este inserată selectând Date and Time din meniul Insert, după selectarea formatului dorit executați clic pe OK. Data poate fi automat inserată făcând clic pe UpDate Automatically, data fiind automat actualizată la fiecare deschidere și tipărire a documentului. La activarea opțiunii Show/Hide din Word puteți observa cu ușurință unde ați introdus spații suplimentare, unde se află întreruperile de rând și paragraf, toate fiind vizibile activând butonul Show All din bara de instrumente standard.

Separarea logică între cuvinte se face apăsând bara de opțiuni, iar pentru paragrafe apăsând Enter.

În timpul introducerii textului dacă detectați vreo greșeală o puteți corecta cu tasta Backspace sau butonul Delete, după ce ați selectat cuvântul sau fraza greșită.

Pentru înlocuirea unui text existent se selectează în întregime și se începe introducerea noului text.

3.3.2. Deplasarea în document (parcurgerea)

Word este proiectat pentru a compune, parcurge, edita și formata un text fără efort, mulțumită instrumentelor Word sofisticate de parcurgere și selectare.

Există două modalități de deplasare principale:

Cu ajutorul mouse-ului;

În sus sau în jos cu o linie, se face clic pe una din săgețile sus/jos de la capetele barei verticale de defilare;

În sus sau în jos cu un ecran, se face clic pe bara de defilare verticală deasupra sau sub caseta de defilare;

În sus sau în jos oricât de mult , se trage caseta de defilare în sus/jos;

În orice punct de pe ecran, clic pe ecran în locul dorit;

Cu ajutorul tastaturii: la stânga/dreapta cu un caracter se execută săgeată stânga/dreapta; în sus/jos cu o linie se execută săgeată sus/jos; la stânga/dreapta cu un cuvânt se execută CTRL + săgeată stânga/CTRL + săgeată dreapta; în sus/jos cu un paragraf se excută CTRL + săgeată sus/CTRL + săgeată jos; la începutul/sfârșitul unei linii se execută Home/End; în sus/jos pe ecran se execută Page Up/Page Down; la începutul/sfârșitul ecranului se execută CTRL + PageUp/CTRL +Page Down; la începutul/sfârșitul documentului se execută CTRl + Home/CTRL +End.

Există și alte modalități de deplasare, dacă cunoașteți conținutul documentului îl puteți parcurge ușor folosind caracteristica Word Go To, dar trebuie cunoscut numărul de pagini ce trebuie date înapoi/înainte de poziția cursorului, rândul în care doriți să ajungeți, reperul, comentariul, nota de subsol, tabelul, desenul, ecuația, obiectul. Pentru activarea caracteristicii GoTo se aplică una din operațiunile:

Se alege Editse selectează GO TO;

Se apasă CTRL + G;

Se apasă F5.

După primul pas se deschide fereastra de dialog Find and Replace, iar în lista Go to what? selectați tipul de obiect la care doriți să ajungeți, iar în caseta din dreapta introduceți informația cerută și executați clic pe butonul GO TO. După închidere cu ajutorul butonului Close cele două butoane de navigare din partea de jos a barei de derulare verticală devin butoane GO TO.

Însă cea mai accesibilă metodă este cea a combinațiilor de taste, care după utilizarea cât mai frecventă vor fi învățate.

3.3.3. Selectarea unui bloc de text

Selectarea textului este o metodă obligatorie pentru a lucra eficient. Este obligatoriu să selectați textul înainte înainte de a-l tăia, copia, șterge sau deplasa.

Textul se poate selecta cu ajutorul tastaturii utilizând combinații de taste:

Pentru deplasarea unui cuvânt: la dreapta – CTRL+săgeată dreapta; la stânga – CTRL+săgeată stânga, iar pentru selectarea unui cuvânt: la dreapta Shift+Ctrl+săgeată dreapta, respectiv la stânga Shift+Ctrl+săgeată stânga;

Pentru un rând de text: Shift+End; Shift+Home;

Pentru un paragraf de text: Shift+Ctrl+săgeată sus/jos;

Pentru un ecran: Shift Page Up/Down;

Pentru o pagină: Shift+Ctrl+Page Up/Down;

Pentru un document: Shift+Ctrl+End/Home;

Pentru deselectarea textului ]ntreg apăsați Ctrl+A.

Cu ajutorul mouce-ului selectarea se face astfel: pentru un bloc de text se poziționează cursorul la începutul blocului de text, se apasă butonul din stânga și se deplasează mouse-ul pe blocul de text; pentru un cuvânt se face dublu clic deasupra cuvântului; pentru o propoziție se apasă tasta CTRL și se face clic oriunde în propoziție; pentru o linie se efectuează clic pe bara de selecție în dreptul liniei; pentru mai multe linii se face clic pe bara de selecție în dreptul liniilor; pentru un paragraf se face dublu clic pe bara de selecție în dreptul paragrafului; pentru tot documentul se apasă tasta Ctrl și se face clic oriunde în bara de selecție; pentru a anula o selecție se face clic oriunde pe ecran; pentru a continua o selectare apăsați F8 sau țineți apăsată tasta Shift și apoi deplasați cursorul la sfârșitul textului pe care doriți să-l selectați; pentru oprirea procesului de selectare utilizând F8 trebuie să apăsați tasta Esc.

3.4. Utilizarea șabloanelor

Șabloanele reprezintă una dintre caracteristicile fundamentale ale aplicației Microsoft Word, ele fiind baza tuturor documentelor Word. Dacă la crearea unui nou document alegeți șablonul correct, acesta poate face în locul dumneavoastră o mare parte din munca de machetare și formatare.

Sablonul poate conține texte ce rămân nemodificate, elemente de grafică, moduri de formatare, stiluri de caractere, intrări de glosar și macrouri.

Dacă nu specificăm altceva toate noile documente din Word se bazează pe șablonul Blank Document (document gol), dar Word mai include câteva șabloane pe care le putem folosi ca atare sau într-o formă modificată, putându-ne crea și propriile șabloane.

Crearea unui document nou în Word folosind un șablon se realizează astfel:

Se selectează FileNew;

Se face clic pe eticheta ce corespunde numelui de document;

Se face clic pe pictograma asociată șablonului dorit și apoi OK.

Șabloanele aplicației Word sunt căutate în locația User Templates (șabloanele utilizatorului) sau în dosarul programului Word.

Șablonul predefinit al programului Word este Normal.dot și pe el se bazează toate documentele, opțional la un document Word puteți atașa orice alt șablon.

Programele de instalare plasează Normal.dot în dosarul Templates și șabloanele specializate în subdosarele acestuia. Acest lucru nu este evident când deschideți caseta de dialog New, șablonul Blank Document și Web Page sunt localizate, de exemplu, în fișa General, iar celelalte șabloane vor fi afișate în categoria cea mai potrivită.

Figura pag.227

Celelalte șabloane diferite de Normal.dot vă ajută să obțineți scrisori, memorii, rapoarte, pagini de copertă pentru mesaje de fax, curriculum vitae, etc., ele incluzând caracteristici specifice tipului de document pe care îl veți crea cu ajutorul lor.

De exemplu, programul Word oferă patru șabloane pentru crearea memoriilor. Primele trei configurează memoriul cu tot textul standard (To: From: Date: Subject) și corespondentul în limba română (Către: De la: Data: Subiect) și etichete ce vă arată unde să introduceți textul dumneavoastră.

Fiecare șablon cuprinde formatare de pagină, stiluri, elemente grafice ce oferă memoriului un aspect mai special, profesional, contemporan sau elegant.

Figura pag. 228

Al patrulea șablon de memoriu este o aplicație Wizard – Memo Wizard, el cerându-vă tot timpul variabile (ce fel de șablon din cele trei folosiți), cine sunt destinatarii și ce text va apărea în anteturi și subsoluri. De fiecare dată când utilizați aplicația Memo Wizard aceasta va ține minte alegerile efectuate la memoriul anterior, namaifiind nevoie să reselectați de fiecare dată toate opțiunile, ci doar cele pe care doriți să le modificați.

Puteți să salvați orice document sub forma unui șablon și apoi să deschideți un nou document bazat pe șablonul respectiv. Alegeți Save As din meniul File, apoi executați clic pe săgeata din dreptul casetei Save As Type și selectați Document Template. Word afișează conținutul subdosarului Templates, iar dumneavoastră veți atribui un nume șablonului creat în caseta File Name și executați clic pe Save, iar noul șablon va putea fi folosit alegând comanda New din meniul File și selectați șablonul respectiv ca și oricare alt șablon din Word.

3.5. Salvarea documentelor

Până când nu salvăm documentul pe care l-am creat acesta există doar în memoria calculatorului și dispare în cazul în care calculatorul este oprit cu sau fără intenție.

Pentru a salva documentul de la început puteți executa clic pe butonul Save din meniul File și se va deschide fereastra de dialog Save As, unde va trebui specificat numele, apoi se selectează butonul Save pentru documentele noi.

Se selectează comanda Save din meniul File și apoi se apasă butonul Save din bara de unelte standard pentru documentele existente.

Când vreți să redenumiți fișierul executați clic pe meniul File apoi selectați Save As și înlocuiți numele fișierului cu noul nume apoi alegeți Save.

Când doriți să salvați documentul pe o altă unitate de disc sau într-un alt dosar executați clic pe FileSave As în caseta Save In tastați destinația, apoi alegeți Save, iar documentul dumneavoastră este selectat unde ați dorit.

În cazul unui fișier mare salvarea poate dura pe un calculator lent, iar Word vă pune la dispoziție două caracteristici:salvare rapidă și salvare în fundal.

Salvarea rapidă este o alternativă a salvării complete, Word salvând doar modificările de la ultima salvare, adăugându-le la sfârșitul copiei anterior salvate. Dezavantajul este că fișierul crește din ce în ce mai mult, Microsoft recomandând să dezactivați salvarea rapidă la sfârșitul fiecărei sesiuni și să executați o ultimă salvare, care va readuce documentul la dimensiunea minimă.

Salvările rapide se realizează astfel:

Deschiderea casetei de dialog Options din meniul Tools la fișa Save unde selectați Allow Fast Save. Această salvare nu este recomandată.

Salvarea în fundal vă permite să vă continuați lucrul la document în timp ce Word îl salvează (doar modificările efectuate înainte de lansarea comenzii de salvare). Însă problema salvărilor în fundal este că programul Word necesită timp de procesor și memorie pentru a le realiza, iar dacă calculatorul are un procesor lent sau memorie Ram puțină salvările îl încarcă atât de mult încât nu veți putea lucra decât după ce Word a terminat de salvat documentul.

Puteți activa salvările în fundal astfel: ToolsOptionsSaveselectați Allow Background Saves.

Atunci când partajați fișierele cu alții va trebui să salvați documentul într-un format pe care destinatarul să-l poată utiliza în versiunea lui de Word sau cu un alt program de prelucrare a textelor, astfel:

Clic pe meniul Fileselectați Save As;

Introduceți numele dorit în caseta File Name;

Din caseta Save In selectați unitatea în care vreți să-l salvați;

Din caseta Save As Type selectați formatul de fișier (Web Page, Word 6.0., Word 7.0.);

Dacă ceilalți vor deschide documentul în Word și e posibil să nu aibă fonturile True Type utilizate le puteți include drept copii în document. Acest lucru se face selectând meniul ToolsGeneralOptions în caseta de dialog Save As unde puteți selecta opțiunea Embed True Type Fonts sau dacă ați folosit doar 32 sau mai puține caractere din anumite fonturi mai puteți selecta și opțiunea Embed Characteres in Use Only și alegeți Save pentru a transforma documentul în formatul ales.

3.6.Tipărirea documentelor cu ușurință și eficiență

Un document ce se tipărește din programul Word preia opțiunile de tipărire din două zone ale programului: caseta de dialog Print din meniul File și caseta de dialog Page Setup tot din meniul File.

Caseta de dialog Print conține mai multe opțiuni ce trebuie îndeplinite:

Selectați imprimanta: PrinterName;

Selectați intervalul de pagini: Page range;

Selectați ce se tipărește: Print What;

Indicați numărul de copii: Numbers of copies;

Indicați numărul de pagini ce se vor tipări pe foaie: Pages per Sheet;

Alegeți dimensiunea hârtiei la care se va scala: Scale to paper size;

Selectați opțiunea Collate pentru a tipări în ordine mai multe pagini;

Precizați pagini pare, impare sau toate paginile în ordine.

Figura cutiei de dialog Print all pages in range

Tipărirea unei părți din documente se face specificând:

Se selectează comanda FilePrint sau Ctrl+P;

În zona Page Range se selectează opțiunea Current Page (pentru a tipări pagina în care se află cursorul text);

Se selectează opțiunea Pages pentru a tipări mai multe pagini;

Se selectează OK.

Modificarea opțiunilor prestabilite de tipărire

Puteți configura opțiunile prestabilite executând un clic pe butonul Options din caseta de dialog Print.

Cele mai des folosite opțiuni sunt:

Draft Output produce o schiță ce se tipărește mai rapid, dar din care lipsesc anumite imagini și elemente de formatare;

Update Fields actualizează conținutul tuturor câmpurilor din document înainte de a fi tipărite;

Reverse Print Order tipărește paginile în ordine inversă;

Background Printing vă permite să lucrați la document în timpul procesului de tipărire, însă durează mai mult;

Document Properties tipărește proprietățile documentului pe lângă conținutul lui;

Comments include comentariile din document.

Alegând una dintre opțiuni executați clic pe OK pentru a reveni în caseta de dialog Print și OK pentru a începe tipărirea.

Pentru schimbarea dimensiunii și orientarea paginii aveți la dispoziție caseta de dialog Page Setup (figura pag.171) din meniul File, care vă permite următoarele schimbări pentru:

Page Size mărimea paginii;

Paper Size dimensiunea hârtiei;

Paper Source sursa de alimentare cu hârtie;

Portrait sau Landscape orientarea paginii;

Custom Size pentru a indica dimensiunile paginii;

Layout afișează documentul în forma sa finală.

O singură copie a unui întreg document pe imprimante predefinită Windows se face rapid executând clic pe butonul Print din bara de instrumente standard.

Caracteristica Print Preview a programului Word vă permite vizualizarea documentului pe ecran exact cum va fi tipărit oferind multiple caracterstici utile: puteți modifica marginile, puteți afișa mai multe pagini o dată, le puteți mări și puteți edita textul.

Pentru a previzualiza un document deschis executați clic pe butonul Print Preview din bara de instrumente standard.

Pentru a vizualiza mai multe pagini executați clic pe butonul Multiples Pages și apoi trageți cursorul peste pictogramele de pagină pentru a previzualiza mai mult de o pagină o dată.

Pentru a vizualiza o singură pagină executați clic pe butonul One Page.

Pentru a selecta procentul de mărire/micșorare folosiți lista derulantă Zoom.

Pentru a vizualiza documentul pe ecranul întreg executați clic pe butonul Full Screen.

Pentru a selecta text executați clic pe butonul Magnifier din bara de instrumente Print Preview apoi executați clic pe text.

Tipărirea plicurilor

În funcție de imprimantă se alege dimensiunea dorită de plic.

Deschideți meniul Toolsalegeți Envelopes and Labels;

Executați clic pe fișa Envelopes;

În zona Delivery Adress introduceți adresa destinatarului (în formatarea adresei, a textului ei, executați clic dreapta și va apărea caseta rapidă de unde alegeți Font);

Pentru tipărirea plicului introduceți-l în imprimantă așa cum se arată în caseta Font și apoi executați clic pe Print.

Tipărirea etichetelor se face astfel:

Culegeți din meniul ToolsEnvelopes and Labels;

Executați clic pe Labels;

În secțiunea Print selectați Full Page of Same Label, dacă doriți o foaie cu etichete cu aceeași adresă;

În secțiunea Print selectați Single Label, dacă doriți să tipăriți o singură etichetă. Parametrii îi stabiliți Row and Column (dacă doriți o pagină de etichete);

Pentru a selecta dimensiunea etichetei ce o veți tipări executați clic pe Options și vă alegeți forma dorită;

Introduceți în imprimantă eticheta și apoi executați clic pe Print.

Tipărirea broșurilor

Broșurile sunt relativ dificil de creat trebuind parcurse niște etape:

Formatați textul și paginile pentru foi mai mici decât normal și aranjați-le câte două pagini pe foaie;

FilePage SetupMarginsselectați 2 pages per sheet;

Executați clic pe fișa Paper Sizeselectați dimensiunea dorită;

În secțiunea Orientationschimbați orientarea în Landscape (peisaj – foaia este culcată);

Tipăriți pe ambele fețe ale unei foi de hărtie, ordonând paginile la tipărire, astfel încât atunci când foile sunt legate paginile să apară în ordinea corectă. Aceasta este partea cea mai grea, iar programul Word nu vă poate ajuta;

Legați foile de hârtie pe linia de centru a fiecărei pagini între paginile broșurii; dacă numărul total de pagini din document nu este un multiplu de patru, va trebui să mai adăugați pagini albe la sfârșitul documentului; acest lucru ușurează calculul ordinii de tipărire a paginilor.

3.7. Mutarea, copierea, deplasarea și ștergerea textului

Importanța unor tehnici eficiente de selectare a textului se vede atunci când se editează. Multe funcții de editare se efectuează asupra textului selectat cum ar fi: tăiere, copiere, deplasare și ștergere.

Următoarele sunt doar câteva dintre numeroasele instrumente oferite de Word pentru a ajuta la editarea textului:

Tăierea, copierea și lipirea sunt acțiuni ce implică memoria Clipboard. Pot fi executate cu mouse-ul sau cu combinații de texte. Se utilizează tăierea, copierea și lipirea atunci când trebuie deplasat textul sau reutilizat;

Deplasarea este o acțiune asociată cu mouse-ul;

Modul de inserție descrie modul în care programul ajustează spațiile atunci când se adaugă un text nou într-un document;

Modul de suprascriere înlocuiește textul existent cu textul nou;

Ștergerea este o acțiune aplicată textului ce se dorește eliminat definitiv; textul șters nu va mai fi plasat în memoria Clipboard; se realizează fie prin combinații de taste, fie prin tehnici de mouse;

Undo și Redo nu implică memoria Clipboard din Windows; cu ajutorul lor se pot reface sarcinile și acțiunile care tocmai s-au executat.

Următorul tabel exemplifică toate noțiunile despre editare. Tehnici de editare a textului (selectați textul înainte de a aplica aceste tehnici):

Atunci când se copiază obiecte într-o aplicație Microsoft Office stau la dispoziție manoria Clipboard Windows și Clipboard Office; aceasta din urmă este o caracteristică nouă și permite copierea până la douăsprezece obiecte concomitent și lipirea într-un program.

După ce se selectează un articol și se execută clic pe butonul Cut sau Copy, la decuparea sau copierea unui alt articol va fi afișată bara cu instrumente clipboard pe care fiecare articol este reprezentat printr-o pictogramă a programului în care a fost creat.

Pentru a lipi toate articolele concomitent se execută clic pe butonul Paste All de pe bara cu instrumente clipboard.

Pentru a elimina articolele din memoria Office Clipboard se execută clic pe butonul Clear Clipboard.

Pentru a lucra cu memoria Clipboard Office se execută clic dreapta pe orice bară de instrumente și se selectează clipboard și va apărea o nouă bară de instrumente clipboard.

Copierea textului abia introdus se face astfel: se introduce textul într-una din pozițiile dorite în document, se mută cursorul într-o altă poziție în care este nevoie de același text, se selectează EditRepeat Typing sau mai simplu se apasă F4.

3.8. Formatarea textului

Formatând un text înseamnă a-i da o prezentare cât mai deosebită conținutului documentului dumneavoastră.

Un document bine formatat și cu o prezentare atractivă are un impact mult mai mare decât al unuia rău formatat. Formatarea este o parte importantă în editarea textului.

Aplicația Word împarte formatarea textului în patru categorii:

Formatarea caracterelor, care reprezintă aspectul caracterelor individuale;

Formatarea paginii, care reprezintă aspectul paginii;

Formatarea paragrafelor, care reprezintă aspectul paragrafelor;

Formatarea secțiunilor, care reprezintă aspectul principalelor părți de document.

3.8.1. Formatarea caracterelor

Formatarea caracterelor se ocupă de font, dimensiunea fontului și stilul acestuia. Cele mai utilizate fonturi ale programelor din Windows sunt: Arial, Times New Roman și Courier New.

Fontul se allege din bara de instrumente Formatting sau cu ajutorul meniurilor. Dacă bara nu este prezentă pe ecran se execută clic pe meniul View și se selectează Toolbars, apoi din submeniu se alege Formatting.

Desen cu bara formatting

Schimbarea corpului de literă se face astfel: se selectează textul, se selectează Font Name din bara de formatare (folosind tastatura Ctrl+Shift+F) și apoi se apasă tasta săgeată în jos, se alege din listă corpul de literă dorit și se apasă Enter.

Alegând un text înainte de introducerea textului el se păstrează în tot documentul până când este modificat.

Dacă textul a fost scris și se dorește schimbarea fontului, se selectează textul și se execută clic dreapta, iar din meniul rapid ce apare se alege Font și de aici fontul dorit.

O altă soluție este cu ajutorul meniului Format de unde se alege opțiunea Font.

Dimensiunea fontului este măsurată în Word după înălțime. In Word fontul și dimensiunea predefinită pentru un document nou sunt: Times New Roman de 12 puncte.

Cea mai rapidă metodă pentru a modifica dimensiunea este executarea unui clic pe lista derulantă Size din bara de instrumente Formatting, sau folosind tastatura Ctrl+Shift+P și apoi săgeată în jos.

Alegerea unui stil

În Word opțiunile pentru stilul fontului cuprind: Regular (cunoscut ca și Roman și Times Roman), Italic, Bold și Bold Italic.

Pentru evidențierea textului se utilizează Bold (aldin), Italic (cursiv) și Underline (subliniere) după ce textul a fost selectat. Pentru ca stilul să fie aplicat textului puteți folosi comenzi rapide de la tastatură:

Bold – se apasă Ctrl+B sau clic pe pictograma B;

Italic – se apasă Ctrl+I sau clic pe pictograma I;

Underline – se apasă Ctrl+U sau clic pe pictograma U.

Aceste stiluri pot fi selectate și din caseta Style a casetei Font Properties. Din caseta de dialog Font se poate allege tipul sublinierii, din caseta Underline Style făcând clic pe opțiunea dorită, se poate chiar schimba culoarea liniei de subliniere selectând o culoare din caseta Font și din lista derulantă Underline Color.

Culoarea fontului poate fi de asemenea schimbată prin alegerea opțiunii Font Color din caseta de dialog Font. Culoarea se va păstra până când se revine la Automatic sau se selectează altă culoare. Pentru fonturi se alege și efecte astfel: se selectează textul și se execută clic dreapta și se selectează Font sau din meniul Format se alege Font, iar de aici efectul dorit: Strikethrough (o linie peste text); Superscript (exponent), Subscript (indice), Shadow (plasează umbră sub caracter) și mult mai multe exemple.

Fără activarea casetei de dialog Font se poate formata un text prin intermediul instrumentului Format Pointer din bara de instrumente Formatting.

Textul animat dă viață unui document, dar poate fi folosit doar pentru documente citite on line sau în Word, ele neputând ajunge și la imprimantă.

Textul animat îl găsiți după ce executați clic dreapta pe text, alegeți Font și de aici clic pe lista Text Effects și alegeți un efect din lista Animation.

Umbrele, bordurile, chenarele sunt o modalitate excelentă pentru a sublinia titluri, etichete. Se aleg din meniul Format selectând Borders and Shadows. De aici se alege tipul dorit, iar din lista Style se alege tipul liniei folosit pentru bordură.

Se poate alege și culoarea liniei din lista derulantă Color sau grosimea din lista Width, apoi se alege din lista derulantă Apply to dacă se aplică bordura sau umbra întregului paragraf sau doar asupra textului.

Pentru o alegere mai rapidă a tuturor acestor lucruri, culorile umbrei, stilurile, culoarea și grosimea liniei de bordură se utilizează bara de instrumente Tables and Borders din meniul ViewToolbars.

3.8.2. Formatarea paragrafelor

După formatarea la nivel de caracter în Word următoarea unitate ce necesită formatare este paragraful.

Tipurile de formatare ce pot fi aplicate paragrafelor cuprind:

Aliniere pe orizontală, reprezintă modul în care se încadrează paragraful între marginile din stânga și din dreapta;

Aliniere pe verticală, reprezintă aranjarea paragrafelor pe o pagină introducând doar atâta spațiere cât este necesar pentru a distribui paragrafele în mod egal;

Indentarea, reprezintă spațiul dintre paragraf și marginile paginii;

Spațiul dintre rânduri și dintre paragrafe, reprezintă spațiul vertical dintre două rânduri succesive;

Spațiul dintre paragrafe este spațiul vertical după un paragraf;

Întreruperile de rând și de pagină, determină unde începe o nouă pagină și un nou rând pe pagină.

Alinierea paragrafelor se aplică asupra unei singure linii sau a mai multor porțiuni mici de text.

Marginea unui paragraf este distanța dintre marginea textului de paragraf și marginile paginii.

Setarea marginilor de paragraf cu ajutorul riglei:

Pentru a schimba marginea din stânga a primei linii din paragraf se trage simbolul First Line Indent în poziția dorită.

Pentru a schimba marginea din stânga a unui paragraf, mai puțin prima linie se trage simbolul Other Lines Indent în poziția dorită.

Pentru a modifica marginile din stânga ale tuturor liniilor dintr-un paragraf se trage simbolul All Lines Indent în poziția dorită.

Pentru a modifica marginea din dreapta a unui paragraf se trage simbolul Right Indent în poziția dorită.

Observație:

Pentru o aliniere rapidă se face clic pe unul din butoanele Increase Indent sau Decrease Indent afișate pe bara de formatare a textului. Pentru afișarea barei de formatare a textului se selectează View Toolbars apoi opțiunea Formatting.

Aranjarea sau alinierea textului se face în patru moduri:

Left justification – aliniază marginea din stânga a marginilor de text.

Right justification – aliniază marginea din dreapta a marginilor de text.

Full justification – aliniază ambele margini.

Center justification – centrează liniile de text pe lățimea paginii.

Comenzile rapide pentru aliniere sunt combinațiile de taste:

Ctrl+L – aliniere la stânga;

Ctrl+R – aliniere la dreapta;

Ctrl+E – aliniere pe centru;

Ctrl+ J – aliniere la ambele capete.

sau executând clic pe pictogramele din bara de instrumente sau folosind caseta de dialog Paragraph.

Se selectează Paragraph, apoi se face clic pe fișa Indents and Spacing din meniul Format și din lista derulantă Alignement se alege tipul dorit: Left, Centered, Right și Justified.

3.8.2.1. Setarea marginilor și a spațierii liniilor

Această operație se face cu ajutorul riglei. Dacă rigla nu este afișată se selectează ViewToolbars și de aici se alege Ruler.

Dacă se utilizează rigla pentru stabilirea marginilor trebuie lucrat în modul de vizualizare Print Layout sau Print Preview. În ambele moduri se vede o riglă orizontală în partea de sus a paginii și o riglă verticală.

Pentru Print Layout se alege meniul View Page Layout și pentru preview se alege din FilePage Preview.

Setarea marginilor din stânga și din dreapta paginii sau a paginilor de sus și de jos cu ajutorul unei casete de dialog se face astfel:

Se mută cursorul în poziția dorită;

Se selectează FilePage Setup, apoi clic pe săgeată în sus sau în jos pentru a crește sau descrește mărimea marginii corespunzătoare;

Se deschide caseta Apply to și se selectează domeniul Whole Document sau This Point Foward (începând din poziția curentă)OK;

Pozițiile antetului și subsolului nu sunt afectate de setarea marginilor de sus/jos ale paginii.

A: Stabilirea spațiului între rânduri sau între paragrafe se face astfel:

se execută clic pe Indents and Spacing;

se deschide lista Line Spacing Exactly, spațiul dintre linii va fi exact valoarea care se introduce în caseta At;

se deschide lista Line Spacing At Least, spațiul dintre linii va fi cel puțin valoarea care se introduce în caseta At;

se deschide lista Line Spacing Multiple, schimbă spațierea în funcție de valoarea care se introduce în caseta At.

Single, 1.5 lines sau double, se poate alege spațiul dintre rânduri în funcție de rând astfel: 1 rând, 1 rând și jumătate, respectiv două rânduri.

B: Mutarea și ștergerea propriilor poziții de scriere se face în felul următor:

Se deplasează cursorul deasupra simbolului afișat pe riglă în dreptul poziției de scriere;

Se apasă butonul din stânga al mouse-ului;

Se trage poziția de scriere în poziția dorită;

Se eliberează butonul mouse-ului.

C: Întreruperile de rând – dacă se dorește ca textul să apară pe rândul următor fără începerea unui paragraf nou se numește întrerupere de rând și se poate obține astfel:

Se apasă combinația Shift+Enter;

Se utilizează opțiunea Line and Page Breaks din Paragraph după ce se execută clic pe meniul Format.

3.8.3. Formatarea paginii

Formatarea paginilor în Word se referă la aspectul general al materialului tipărit sau al paginilor Web. Acesta cuprinde: marginile paginii, dimensiunea foii de hârtie, anteturi, subsoluri și numerotarea paginilor. Dacă trebuie configurate diferit pagini sau părți ale paginilor programul Word permite împărțirea documentului în secțiuni, care se formatează diferit.

3.8.3.1. Crearea secțiunilor

Acestea se creează prin introducerea unor întreruperi de secțiuni care marchează trecerea de la o secțiune la alta.

Există trei tipuri de întreruperi de secțiune:

Întrerupere continuă (Continuous), care impune o întrerupere de paragraf astfel încât noua secțiune începe imediat după secțiunea precedentă, de obicei pe aceeași pagină.

Pagina următoare (Next page), care începe cu pagina următoare, sus; e utilă pentru începutul unui nou capitol.

Pagină impară sau pară (Odd page sau Even page), pentru acest tip de întrerupere de secțiune se impun una sau două întreruperi de pagină astfel încât noua secțiune va începe pe următoarea pagină pară sau impară.

Programul Word marchează locul întreruperilor prin afișarea unei linii orizontale duble cu eticheta "Section Break".

Manual această întrerupere se introduce astfel:

Se plasează punctul de inserție acolo unde se dorește începerea noii secțiuni.

Din meniul Insert se selectează Break.

Din caseta Break se alege din Section Breaks tipul de întrerupere: Next page, Continuos, Even page, Odd page.

Pentru ștergerea unei intreruperi se plasează punctul de inserție imediat după întrerupere și se apasă tasta Backspace sau cu tasta Delete după ce este plasat punctul de inserție pe semnul de întrerupere.

3.8.3.2. Stabilirea marginilor

Pentru modificarea marginilor se plasează cursorul pe semnul de pe margine de pe bara orizontală în capătul din stânga sau dreapta al zonei albe sau pe semnele de margine ale riglei verticale și atunci când indicatorul mouse-ului se transformă într-o săgeată cu două capete se execută clic și se trage marginea unde se dorește.

3.8.3.3. Numerotarea paginilor

Documentele tipărite cu mai mult de o pagină trebuie să aibă numere de pagină. Aceste numere pot fi introduse astfel:

Se deschide meniul Insert, se alege Page Numbers, iar din lista derulantă se alege poziția din pagină în care se dorește apariția numerelor de pagină: Top of page (Header – antet) sau Button of page (Footer – subsol);

Din lista derulantă Allignment se selectează: Left (stânga), Center (centru) sau Right (dreapta) pentru a preciza poziția pe orizontală a numerelor de pagină.

Dacă se dorește ca numărul să apară și pe prima pagină se validează opțiunea Show Number on First Page.

Numerele de pagină pot fi formatate alegând Format după ce se optează pentru InsertPage Numbers.

Din lista derulantă Number Format se selectează stilul de numerotare care se dorește aplicat: cifre arabe, litere mici, majuscule, cifre romane cu litere mici sau mari.

3.8.3.4. Crearea bordurilor de pagină

Atunci când se vrea un aspect prezentabil pentru document se utilizează borduri de pagină pentru: documentele ca o pagină de titlu, un anunț sau o invitație.

Programul Word oferă opțiuni predefinite pentru borduri:

None elimină toate bordurile dintr-o pagină;

Box introduce un cadru în jurul paginii;

Shadow introduce un cadru și îi aplică o umbră cu formatare specifică;

3-D introduce un cadru și îi aplică o formatare tridimensională predefinită;

Custom poate crea o bordură folosind opțiunile din fereastra Preview.

Pentru aplicarea bordurii se selectează Borders and Shading dinn meniul Format și din această casetă se allege fișa Page Border. Din secțiunea Setting se poate alege stilul, culoarea și grosimea (Style, Color, Width).

3.8.4. Crearea anteturilor și a subsolurilor

A: Un antet este textul care se repetă în partea de sus a fiecărei pagini. Un subsol este textul care se repetă în partea de jos a paginii. Importanța lor constă în a-i ajuta pe cititori să știe ce document au ales, la ce pagină sunt și care este capitolul pe care îl parcurg.

Adăugarea sau editarea unui antet se face:

Se selectează ViewHeader and Footer;

Se face clic pe butonul Switch de pe această bară pentru a comuta antetul și subsolul asociate paginii curente;

Se introduce textul antetului sau subsolului.

Din bara cu unelte Header and Footer (figura pag. 116) se pot fixa data, ora, numărul paginii (date, time, page number).

Pentru a comuta între diferitele secțiuni ale antetului sau subsolului se face clic pe unul din butoanele Show Next/ Show Previous.

Pentru prima pagină a unui document, de exemplu o scrisoare cu mai multe pagini sau un raport are nevoie de un antet sau subsol diferit de restul documentului.

Acesta se realizează: executând clic pe Fileselectând Page Setup sau alegând Page Setup din bara de instrumente Header and Footer, iar în caseta de dialog Page Setup executând clic pe fișa Layout unde se găsește opțiunea Different First Page și se plasează în semn de validare în caseta respectivă, iar pentru a închide caseta Page Setup se selectează OK.

B: Note de subsol și note de final

Scriitorii folosesc note de subsol și note de final pentru a oferi referințe despre documentele sursă pentru textul documentului, pentru a furniza explicații și definiții mai detaliate care lăsate în textul principal ar putea distrage atenția cititorului, sau pentru a face diverse comentarii despre text.

Notele de subsol apar în partea de jos a paginii în care se găsește textul.

Notele de final apar la sfârșitul unui capitol, al unei secțiuni sau al unui document.

Părțile componente ale notelor de subsol și de final sunt:

Semnul de referință (un număr, un caracter sau o combinație de caractere ce apare în textul din document);

Textul notelor.

Se pot numerota automat semnele sau se pot crea semen personalizate folosind numerotarea automată, Word ne renumerotează semnele de referință ale notelor în cazul în care se adaugă, se șterg sau se mută notele.

Pentru vizualizarea textului unei note se păstrează indicatorul mouse-ului pe semnul de referință al notei.

Adăugarea unei note de subsol, de final se face asftel:

Se plasează punctul de inserție acolo unde se dorește să apară semnul de referință al notei;

Se alege meniul Insert și se selectează Footnote/ Endnote și în secțiunea Numbering se selectează Autonumber sau Custom Mark; (Autonumber – evidențierea notelor; Custom Mark – utilizarea unui simbol pentru marcare; Symbol – selectarea simbolului dorit.

Se alege Options pentru a deschide caseta de dialog Note Options, se execută clic pe una din fișele All Endnotes sau All Footnotes pentru a urmări pașii: Place At (selectează locul în care se plasează nota pe pagină sau în document; dacă se alege Autonumber din lista Number Format se selectează sistemul de numerotare dorit); Start At (se introduce cifra cu care începe numerotarea Numbering; se execută clic pe Continuos, Restart Each Section/Restart Each Page pentru a preciza decă se dorește, ca numerotarea să fie continuă sau să reînceapă la fiecare întrerupere de secțiune sau pagină.

Se alege OK pentru a include caseta de dialog Endnote și Footnote.

În panoul notei de sbsol se introduce textul notei. Se aplică formatarea dorită sau se reformatează stilul de text footnote (care apare automat în lista Style când se introduce prima notă de subsol).

Pentru a transforma notele de subsol în note de final și invers se alege meniul Insert și selectând Footnote sau Endnote se alege Options, se selectează Convert pentru a se deschide caseta de dialog Convert Notes de unde se alege opțiunea de tranformare dorită: Convert All Footnotes to Endnotes; Convert All Endnotes to Footnotes; Switch (inversează) Footnotes and Endnotes.

Mutarea și ștergerea notelor se face: se selectează EditCut sau Ctrl+X (sau butonul Cut din bara de instrumente standard); se mută cursorul în noua poziție și se selectează EditPaste sau Ctrl+V (sau butonul Paste din bara instrumentelor standard).

Ștergerea notelor de subsol automat numerotate se face alegând Replace din meniul Edit, selectând More pentru a vedea opțiunile suplimentare executând clic în caseta Fiind What și apoi alegând Special. Din meniul pop-up se selectează Endnote Mark sau Footnote Mark, se lasă caseta Replace With goală și se alege Replace All, apoi se selectează Close pentru a închide caseta de dialog.

3.8.5. Caracterele speciale și simbolurile

Simbolurile sunt caracterele care nu apar pe tastatură cum ar fi: literele cu accente folosite în limbile străine, stele, marcaje, fețe zâmbitoare, semnul de copywrite, linii de dialog și literele alfabetului grec utilizate în expresiile matematice. Cu toate că aceste caractere nu se găsesc pe tastatură, Word le poate introduce în documente.

Există mult mai multe simboluri decât caractere speciale. Simbolurile pe care le puteți introduce în text depind de fonturile instalate pe calculatorul dumneavoastră. Inserarea unui simbol în documentul dumneavoastră se face: se alege meniul Insert și se selectează Symbol pentru a deschide caseta de dialog Symbol (vezi figura pag.117). Din lista derulantă Font se caută setul de instrumente după care se execută clic pe fișa Symbols și se caută simbolul dorit și când se dorește introducerea în text se alege butonul Insert și se execută dublu clic pe simbol.

Cu toate că anumite elemente apar atât în fișa Symbols, cât și în fișa Special Characters, este mai ușor de găsit în Special Characters unde nu trebuie căutate într-un tabel. Inserarea unui caracter se face selectând InsertSymbols, făcând clic pe eticheta Special Characters, iar când este găsit în lista caracterelor cel dorit se execută clic și se alege Insert pentru a-l insera în document. Combinațiile de taste rapide utilizate pentru inserarea unui simbol sau a unui caracter special se aleg din caseta Customize Keyboard, care ne apărea selectând InsertSymbols executând clic pe simbolul dorit și alegând butonul Shortcut Key. Din caseta Customize Keyboard se execută clic pe caseta de text Press New Shortcut Key, iar dacă simbolul neatribuit va apărea în caseta Currently Assigned To (unassigned – neatribuit) și ne trebuie ales Assign pentru a atribui respectiva combinația de taste simbolului ales.

Aplicarea unui filigran. Un filigran este un text sau o imagine ce apare deasupra sau sub textul documentului. Pot fi găsite deseori în anteturile de scrisoare pretipărite, dar se utilizează pentru documentele tipărite.

Puteți crea cu ajutorul programului Word filigrane proprii, ca de exemplu o siglă ce apare în spatele textului unei scrisori sau cuvântul ciornă, care indică faptul că documentul nu este în forma finală, sau pentru documentele secrete cuvântul confidențial apare în spatele textului de pe fiecare pagină.

Atunci când se creează un filigran pentru documentul dumneavoastră trebuie început din antet sau din subsol dacă se dorește apariția pe fiecare pagină. Acest truc îi oferă doar o ancoră, el fiind tipărit nu în antet, subsol, ci în locul de pe pagină în care se plasează.

Pentru a insera un filigran se parcurg următorii pași:

Se deschide meniul View și se alege opțiunea Header and Footer;

Se alege butonul Show/Hide Document Text din bara de instrumente Header and Footer pentru a ascunde textul documentului;

Pentru a introduce o imagine în antet sau subsol se alege meniul Insert, se selectează Picture, iar din submeniu se alege ClipArt sau From File, se selectează desenul sau elementul de grafică dorit și se alege Insert;

Pentru a introduce text se execută clic pe meniul Insert și se selectează Text Box, apoi se trasează o formă dreptunghiulară în poziția în care se dorește textul pe pagină și se introduce în casetă textul dorit să apară drept filigran. Textul trebuie formatat într-o nuanță deschisă astfel încât acesta să nu ascundă textul documentului (FormatColor – alegeți nuanțaOK, pentru rotirea textului Format Text DirectionOK, pentru a formata culoarea de fundal FormatText BoxLayoutBehind TextOK).

Pentru a introduce elemente de Word Art ca filigran trebuie folosită caracteristica Word Art în timp ce se află în modul de vizualizare Header and Footer. Se plasează elementul Word Art acolo unde se dorește pe pagină și apoi se modifică culoarea de umplere și cea de contrast a obiectului Word Art într-o nuanță deschisă.

3.8.6. Liste numerotate sau marcate

Listele ajută la organizarea și clasificarea documentelor. Listele marcate stabilesc foarte clar punctele care se doresc expuse, importanța unor acțiuni și ordinea lor.

Programul Word face următoarele lucruri: indentează paragrafele, aplică stilurile de număr sau marcaj pentru fiecare nou paragraf, reglează automat secvența de numărare atunci când se adaugă sau se elimină obiecte.

Crearea unei liste liste numerotare sau marcate

Aceasta se realizează în felul următor:

Pentru listele numerotate se execută clic acolo unde se dorește să înceapă noul paragraf;

Se deschide meniul Format și se selectează Bullets and Numbering sau se execută clic dreapta și se selectează Bullets and Numbering;

Se selectează fișa Numbering (stilul de numerotare) sau fișa Bulleted (stilul de marcaj). Figura pag.118

Pentru listele marcate se pot alege mai rapid Bullets din bara de instrumente Formatting.

Ștergerea numerelor și a marcajelor

Când nu mai e nevoie de numerotare sau marcaje sa selectează paragrafele în cauză și se alege: FormatBullets and Numbering și se execută clic pe Remove.

Modificarea formatării numerelor sau a marcajelor

Atunci când se introduc marcaje sau numere în paragraf, programul Word aplică formatarea sa prestabilită.

Modificarea numerotării și a marcajelor se face astfel:

Se selectează paragrafele cărora se dorește formatarea numerotării marcajului;

Se execută clic pe meniul FormatBullets and Numbering;

Pentru modificarea stilului marcajelor se execută clic pe fișa Bulleted și apoi clic pe stilul dorit sau pentru eliminare se selectează None;

Pentru modificarea stilului de numerotare se execută clic pe fișa Numbered și se selectează stilul dorit sau pentru eliminarea numerotării selectăm None.

Pentru alegerea stilurilor de numerotare personalizate se plasează cursorul acolo unde se dorește să înceapă, se alege meniul FormatBullets and Numbering; se execută clic pe fișa Numbered; se execută clic pe Customize și va apărea caseta de dialog Customize Numbered List; se stabilesc opțiunile de personalizare (Font – pentru opțiunile de font pentru numere; Number Style – pentru stilul numerelor; Start Art – se precizează cu ce număr sau literă se va începe; Number Position – se stabilește alinierea paragrafului în caseta Alligned At; Indent At – se stabilește numărul de inci cu care este indentant textul din pagină).

Pentru alegerea unui alt simbol pentru lista marcată se urmăresc pașii: se plasează punctul de inserție acolo unde se dorește începerea listei marcate sau se selectează paragrafele existente cărora se aplică marcarea; se alege meniul Formatse selectează Bullets and Numbering; se execută clic pe fișa Bulleted; se execută clic pe Customize, va apărea caseta Customize Bulleted List; se stabilesc opțiunile de personalizare ale listei: Bullet Character – se alege un caracter din stilurile prezente; Font – se modifică opțiunile de font ale marcajelor; Bullet – se deschide caseta de dialog Symbol, iar în caseta Font se selectează fontul cu simboluri corespunzător și se execută clic pe simbolul pe care-l doriți, apoi clic pe OK; Indent At – din secțiunea Bullet Position se stabilește poziția marcajului prin precizarea numărului de inci; Indent At – din secțiunea Text Position se precizează indentarea din stânga a următoarelor rânduri de text.

Utilizarea imaginilor ca marcaje

Marcajele cu imagini utilizate în paginile Web sunt ușor de încorporat în documentele dumneavoastră.

Urmărind pașii se învață cum se procedează:

Se plasează punctul de inserție acolo unde se dorește să înceapă lista marcată sau se selectează paragrafele cărora se aplică marcarea;

Se alege meniul Format și se selectează Bullets and Numbering;

Se execută clic pe fișa Bulleted;

Se execută clic pe Picture;

Se selectează imaginea dorită și se alege Insert Clip din meniul Pop-Up.

Adăugarea de noi elemente într-o listă numerotată

Se urmăresc următorii pași pentru a adăuga elemente noi într-un text marcat :

Se deplasează cursorul text în poziția dorită din listă;

Se apasă Enter pentru a începe un nou paragraf;

Se introduce noul text;

Se execută clic pe Decrease Indent/Increase Indent de pe bara de unelte standard pentru a schimba nivelul elementului respectiv. La fiecare indentare a paragrafului, acesta coboară un nivel. După ce se introduce ultimul paragraf în listă, se apasă enter și apoi se alege Numbering din bara de instrumente Formating pentru a termina lista. Se mai poate termina lista prin apăsarea de două ori a tastei Enter sau a tastei Backspace.

Listă numerotată structurată

O astfel de listă e utilizată atunci e nevoie de două sau mai multe niveluri de numerotare sau marcare în aceeași listă. Poate fi formatată, însă trebuie urmăriți pașii :

Dacă se dorește reformatarea unei liste create se selectează mai întâi, dacă se dorește definirea formatării pentru o listă care nu a fost creată încă se plasează punctul de inserție într-un paragraf nou;

Se alege meniul Format→Bullets and Numbering;

Se deschide caseta de dialog Bullets and Numbering, iar de aici se selectează Outline Numbered;

Se selectează stilul dorit pentru o listă existentă selectată, se pot alege oricare dintre formate; pentru o listă care nu este creată încă se selectează un format doar din linia de sus; formatele din linia a doua sunt proiectate pentru structurarea întregului document;

Stilurile Heading încorporate în Word nu permit prin apăsarea tastei Enter crearea unui paragraf numerotat, ci a unuia standard în stilul normal;

Stilurile de numerotare structurată se pot personaliza: în fișa Outline Numbered a casetei de dialog Bullets and Numbering se execută clic pe Customize și din caseta ce se va deschide se poate alege orice nivel de structură, format al numărului și stilului, fontul, poziția și alinierea numărului, indentarea pentru orice text și stilurile de paragraf.

3.8.7. Utilizarea tabelelor

Tabelele organizează informația în rânduri și coloane. O celulă dintr-un tabel poate conține text, grafică și aproape orice altceva s-ar putea introduce într-un document Word.

În Word crearea tabelelor este un proces simplu cu o singură condiție: să existe o imagine de bază despre cum trebuie să arate tabelul.

Crearea tabelelor se face astfel:

Se plasează punctul de inserție acolo unde se dorește introducerea tabelului;

Se deschide meniul Table→Insert Table (vezi fig. Pag.119)

Din submeniu se alege Table și va apărea caseta de dialog Insert Table;

În caseta de text Number of Columns și Number of Rows se introduce numărul de coloane și numărul de rânduri;

În căsuța Fixed Column Width se selectează lățimea coloanelor tabelului, se selectează Autoformat pentru ca lățimea să fie automat calculată pentru ca tabelul să aibă lățimea paginii;

Se selectează OK.

O cale rapidă de a insera un tabel este selectarea butonului Insert Table din bara de instrumente standard și execuția unui clic deasupra numărului de rânduri și coloane.

O altă opțiune pentru introducerea unui tabel într-un document este trasarea acestuia, putând astfel desena tabelul la dimensiunea și forma dorită. Astfel, se plasează punctul de inserție acolo unde se dorește tabelul în document ; se execută clic pe meniul Table→Draw Table, și va apărea bara de instrumente Tables and Borders, iar indicatorul mouce-ului ia forma unui creion.

Atunci când se desenează un tabel, Draw impune găsirea în modul de vizualizare Print Layout sau Web Layout.

Dacă bara de instrumente Tables And Borders este deja afișată se alege butonul Draw Table.

Cu ajutorul creionului se stabilesc dimensiunile exterioare ale tabelului prin trasarea unei diagonale din colțul din stânga sus până în colțul din dreapta jos al tabelului.

Se utilizează creionul pentru a trasa liniile de bordură ale coloanelor și rândurilor.

Dacă se trasează o linie greșită se alege Eraser din bara de instrumente Tables and Borders și se execută clic pe linia ce se dorește ștearsă.

După ce este desenat tabelul, se dezactivează cursorul creion prin executarea unui nou clic pe pictograma Draw Table pentru a o deselecta sau prin executarea unui dublu clic într-una din celule pentru a începe introducerea textului.

Deplasarea în interiorul unui tabel

Pentru a învăța mai repede navigarea în tabele, tabelul următor este de mare ajutor:

Formatarea tabelelor

Cea mai rapidă și ușoară cale de a formata un tabel este folosirea unuia dintre formatele predefinite de tabel din Word. Acest lucru se face:

Mutând cursorul text oriunde în interiorul tabelului;

Executând clic pe Table→Table Autoformat;

În caseta Formats apare o listă a formatelor disponibile, executând clic pe unul din ele în caseta Preview va fi afișată o mostră a formatului;

În secțiunea Formats to Apply executând clic în casetele de validare pentru a selecta sau deselecta opțiunile care se doresc aplicate tabelului: Borders, Shading, Font, Color, Autofit;

În secțiunea Apply Special Formats to selectând opțiunile care se doresc utilizate pentru anumite rânduri sau coloane din tabel: Heading Rows, First Column, Last Row, Last Column;

Alegând OK, iar formatarea selectată va fi aplicată tabelului.

Formatarea manuală a tabelelor necesită mai mult timp, însă se poate personaliza aspectul tabelului dumneavoastră, aplicându-i elemente de formatare cum ar fi borduri, efecte de umbrire, fonturi celulelor individuale, rândurilor sau coloanelor din tabel.

Pentru început vor trebui selectate celulele, coloanele și rândurile cărora se aplică formatarea.

Bordurile și efectele de umbrire se selectează din caseta de dialog Borders and Shading din meniul Format.

În fișa Borders în secțiunea Settings se execută clic pe opțiunile prestabilite de bordură: Home, Box (cadru în jurul acestora), All (cadru cu umbră în jurul selecției), Grid (un cadru 3-D în jurul selecției); în secțiunea Style se selectează tipul de linie pentru bordură; în lista derulantă Color se alege culoarea ce se va aplica bordurii; din lista derulantă Width se alege grosimea liniei bordurii; din lista derulantă Apply to se selectează și se aplică bordura (celulei, tabelului);

În fișa Shadings se aleg diferite opțiuni de umbrire; în secțiunea Fill se alege culoarea cu care se umple celulele selectate; din lista derulantă Patterns Style se alege o valoare procentuală a culorii selectate sau model de linii cum ar fi: Lt. Horizontal, Dk Trellis. Dacă e selectat un model de linii se alege culoarea acestora din lista Color. Din lista derulantă Apply to se selectează cui i se aplică nuanțele de culoare – celulelor (Cell), tabelului (Table).

Pentru a alege mai rapid culorile de umbrire, stilurile de bordură, culoarea liniei de bordură se alege meniul View și se selectează Toolbars, Tables and Borders ca să afișeze bara sau se alege butonul Tables and Borders din bara de instrunemte standard.

După ce se selectează celulele cărora se aplică borduri și umbre se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente.

Inserarea și ștergerea liniilor sau a coloanelor

Se pot șterge celule individuale, înlăturând conținutul lor și lăsând celula goală.

Pentru a selecta cât mai rapid o celulă se apasă pe butonul mouce-ului în marginea stângă a celulei, între marginea textului și linia ce delimitează celula. Cursorul mouce-lui se schimbă deasupra acestei zone într-o săgeată neagră.

Pentru a șterge o celulă se selectează celula și se apasă Delete.

Pentru a șterge un rând sau o coloană se mită cursorul în orice celulă de pe acel rând sau coloană și se selectează Table→Delete Cells, se selectează Delete Entire Row (pentru a șterge un rând), Delete Entire Column (pentru a șetrge o coloană), se selectează OK.

Pentru a insera un rând sau o coloană se selectează rândul sau coloana alături de care se dorește inserarea coloanei sau rândului (pentru mai multe coloane sau rânduri); se selectează un număr de coloane sau rânduri egal cu numărul celor ce se doresc introduse; se selectează Table→Insert și se alege Columns to the Left/ Columns to the Right; Rows Above/ Rows Below pentru a introduce o coloană sau un rând nou și gol.

Se pot adăuga rânduri și coloane la un tabel la sfârșit prin plasarea punctului de inserție în ultima celulă și apăsând tasta Tab.

Pentru a adăuga o coloană imediat după ultima coloană din dreapta se execută clic în exteriorul bordurii din dreapta a tabelului, se deschide meniul Table, se alege Select și apoi se selectează Column. Se alege apoi Table→Insert→Column to the Right.

Butonul Insert Table din bara de instrumente Tables and Borders are alături o săgeată orientată în jos. Dacă se execută clic pe aceasta va apărea un meniu cu opțiuni de inserare a rândurilor, coloanelor, celulelor și tabelelor.

Mutarea și copierea coloanelor sau a liniilor

Este un mecanism destul de simplu:

Se alege coloana sau rândul;

Pentru a copia se alege butonul copy sau se apasă combinația Ctrl+C;

Pentru a muta coloana sau rândul se alege butonul Cut din bara de instrumente standard sau se apasă combinația Ctrl+X;

Se plasează punctul de inserție în noua poziție;

Se alege butonul Paste din bara de instrumente standard sau se apasă combinația de taste Ctrl+V.

Combinarea și divizarea celulelor

Tabelele Word permit combinarea mai multor celule într-una singură, celule trebuie să fie una lângă alta, fie pe orizontală, fie pe verticală. Iată cum se combină celulele:

Se selectează celulele care se doresc combinate;

Se execută clic pe meniul Table și se selectează Merge Cells sau se execută clic dreapta pe selecție și se alege Merge Cells din meniul rapid sau se execută clic pe butonul Merge Cells din bara de instrumente Tables and Borders.

Iată cum se divid celulele:

Se selectează celulele care se doresc divizate;

Din meniul Table→Split Cells sau se execută clic pe butonul Split Cells din bara de instrumente Tables and Borders sau se execută clic dreapta pe selecție și se alege Split Cells din meniul rapid;

Se introduc în casetele Number of Rows sau Number of Columns numărul de rânduri sau de coloane în care se divid. Pentru a împărți un tabel se selectează tabelul, iar din meniul Table se alege Split Table.

Adăugarea titlurilor și imaginilor în tabele

Căteodată tabelele sunt împărțite de o întrerupere de pagină. Atunci rândul cu titlurile de coloană de pe prima pagină nu va apărea pe pagina a doua decât dacă se specifică programului Word acest lucru. Trebuie urmăriți cei doi pași:

Se selectează rândurile din tabel care se utilizează ca titluri;

Se alege meniul Table și se selectează opțiunea Heading Rows Repeat.

Imaginile scanate, clipart sau desenele pot fi plasate în interiorul unui tabel astfel:

Se plasează cursorul în celula în care se dorește plasarea imaginii;

Se deschide meniul Insert, se selectează Picture și se alege una din numeroasele opțiuni: Clip Art, care deschide casete Insert Clip Art, se selectează unul din elementele grafice și se execută clic pe Insert Clip;

From File deschide caseta Insert Picture, se selectează localizarea și numele de fișier pentru imaginea dorită, se execută clic pe Insert;

Auto Shapes plasează pe ecran barele de instrumente Draw și Auto Shapes, se utilizează pentru a desena forme;

Word Art permite crearea textului cu diverse forme ce va fi introdus în tabel;

From Scanner or Camera permite prelucrarea și inserarea imaginilor de la scanner sau o cameră de luat vederi digitală;

După ce obiectul grafic a fost introdus în tabel, obiectul se dovedește a fi prea mic sau prea mare pentru spațiul din celulă. Se execută clic pe obiect pentru a afița marcajele de dimensionare și se indică unul dintre marcaje până când indicatorul mouce-ului se transformă într-o săgeată cu două capete apoi se trage spre centrul imaginii sau spre exterior pentru a o micșora sau mări. Pentru a modifica celelalte proprietăți de imagine se execută dubluclic pe ea pentru a deschide o casetă de dialog de formatare.[5,6]

3.9. Lucrul cu documente multiple. Integrarea datelor word cu alte programe

3.9.1. Lucrurile cu documente multiple

Pentru a nu mai folosi timp util pentru altă muncă în documenete textul scris înainte și de care e nevoie mai târziu poate fi copiat în documentul dumneavoastră fără a mai pierde timpul rescriindu-l.

Mutarea și copierea textului între documente se face:

Se activează documentul care conține textul care se mută sau se copiază;

Se apasă Ctrl+X sau Edit Cut pentru a muta textul;

Se apasă Ctrl+C sau Edit Copy pentru a copia textul;

Se deplasează cursorul de inserție pentru a copia textul;

Se apasă Ctrl+V sau Edit Paste sau se execută clic pe butonul Paste din bara cu unelte standard.

Tot în folosul reducerii timpului de lucru la calculator vine și afișarea simultană a două zone dintr-un document. Acest lucru se face urmărind pașii:

Se selectează Window Split;

Se folosește mouce-ul sau tastatura (săgeată în sus, săgeată în jos) pentru a muta linia în poziția dorită;

Se face clic cu mouce-ul sau se apasă Enter;

Se selectează Window Remove Slit pentru a renunța la împărțirea ferestrei.

Salvarea documentelor multiple se face cu File Save sau File Save As. Pentru a salva toate documentele deschise cu o singură comandă se selectează File Save All.

3.9.2. Integrarea documentelor Word cu alte programe

Wordul lucrează bine atât cu aplicațiile Microsoft Office, cât și cu aplicațiile produse de alte firme cum ar fi Lotus 1-2-3.

Unele dintre modalitățile de integrare a datelor provenite de la alte programe în documentele Word sunt:

copierea și lipirea;

inserția unui fișier într-un document Word;

legarea și înglobarea;

importul și exportul;

crearea hiperlegăturilor.

3.9.2.1. Copierea și lipirea

Sunt tehnici Windows standard : cînd se lipește informația din memoria Clipboard într-un document Word, programul va gestiona informația în diferite moduri.

Dacă datele provin dintr-un document Word programul le va lipi pur și simplu, păstrându-le formatul original.

Dacă datele sunt de tip text și provin dintr-un alt program pentru care Word posedă filtru de transformare, programul Word va transforma informația în format text word.

Dacă datele provin dintr-un program de baze de date (Access) sau de calcul tabelar (Excel) Word transformă informația în text și o formatează ca tabel.

Dacă datele din memoria Clipboard sunt într-un format pe care Wordul nu îl poate transforma sau nu sunt de tip text, dar Wordul le poate asocia cu un obiect OLE (Object Linking and Embeding), programul va îngloba datele sub formă de obiect.

In loc de-a folosi pentru a lipi obiectele comanda Paste și de bazarea pe Word pentru a decide ce format să-i dea, se poate folosi comanda Paste Special din meniul Edit pentru a controla formatul datelor lipite. După ce apare caseta de dialog se execută clic pe Paste pentru a îngloba conținutul memoriei Clipboard în document și clic pe Paste Link pentru a insera conținutul memoriei Clipboard și a crea o legătură cu fișierul sursă.

In caseta As se selectează opțiunile de formatare pentru obiect. Atunci când se selectează o opțiune în secțiunea Result apare o descriere a acestuia. Se validează opțiunea Display As Icon pentru ca obiectul să apară ca o pictogramă în document. Pentru a deschide sau edita obiectul va trebui executat dublu clic pe pictogramă. Se execută clic pe OK.

3.9.2.2 Legarea, conversia, înglobarea obiectelor, OLE în Word

Cea mai simplă modalitate de conversie, încapsulare și legare a datelor într-o aplicație Office 2000 folosește o variantă modificată a operațiilor de copiere și lipire.

Se deschide aplicația sursă care conține textul, imaginea sau un alt obiect care urmează a fi legat sau încapsulat în aplicația de destinație.

Se selectează și se copiază obiectul în Clipboard. Dacă se dorește, se poate include aplicația sursă; în unele cazuri programul va întreba dacă se folosește menținerea conținutului memoriei temporare. Se selectează opțiunea Yes, apoi se deschide fișierul destinație și se amplasează punctul de inserție acolo unde se dorește lipirea selecției. Se selectează opțiunea Edit Paste Special pentru a deschide caseta de dialog Paste Special (fiura pag.38 foi).

Se optează pentru conversia sau legarea selecției în aplicația destinația. Conversia selecției implică transformarea formatului nativ al acesteia într-un format folosit în documantul destinație. De exemplu o diagramă Excel lipită în Word poate fi convertită într-un grafic sau în text. Din momentul conversiei se vor folosi instrumente Word pentru a lucra cu selecția convertită.

Dacă se încapsulează obiectul diagramă, o copia a acestuia este salvată în interiorul documentului. Dacă se efectuează dublu clic pe obiect pentru a-l edita se vor deschide barele de instrumente din Excel.

Dacă se folosește legarea la fiecare deschidere a documentului destinație, aplicația va reîncărca obiectul diagramă din fișierul său creat în aplicație nativă.

Dacă se efectuzează dublu clic pentru a edita obiectul legat se va deschide documentul sursă, nu este permisă modificarea obiectului legat, ci numai a sursei acestuia. Dacă un fișier legat este mutat, deschiderea documentului destinație va determina apariția unui mesaj de eroare, iar documentul destinație se va încărca fără imaginea respectivă. Aceasta înseamnă că documentul poate fi deschis cu succes numai pe un calculator care conține atât aplicația sursă, cât și documentul sursă. Legarea are două avantaje: economisești spațiu pe disc și ceea ce e mai important are un caracter dinamic.

Dacă se modifică sursa obiectului, modificarea se va reflecta în toate documentele legate.

Sursa obiectului este afișată în partea de sus a casetei de dialog. Caseta As permite selectarea modului de inserție al informației:

Microsoft Excel Worksheet Object (obiect foaie de lucru Microsoft Excel) creează un obiect încapsulat în documentul Word, care poate fi editat folosind instrumentele obișnuite din Excel;

Formatted Text (RTF), opțiunea prestabilită convertește foaia de calcul într-un tabel;

Unformatted Text (text neformatat) convertește selecția în coloane tabelare word;

Picture Image Bitmap convertește foaia de lucru într-un obiect grafic cu care se poate lucra în Word, folosind toate instrumentele grafice existente în Word;

HTML inserează conținutul memoriei temporare sub forma unui text formatat HTML;

Unformatted Unicode Text inserează foaia de calcul fără nici un element de formatare.

Dacă se preferă modificarea tipului de pictogramă Excel Worksheet se efectuează clic pe butonul Change Icon din fereastra Paste Special. Se poate efectua o opțiune din biblioteca de pictograme Excel sau se poate impoarta propria pictogramă folosind butonul Browse, după cum este permisă personalizarea legendei.

Pentru a lega selecția se selectează opțiunea Paste Link. Se poate realiza legarea oricăror tipuri de fișiere, cu excepția formatului Unhanced Metafile. Această opțiune este înlocuită cu Word Hiperlink. Prin selectarea opțiunii Word Hiperlink se creează o hiperlegătură în documentul word; prin efectuarea unui clic pe hiperlegătură, utilizatorul ajunge în foaia de lucru Excel sursă.

Se poate accesa opțiunea Paste As Hiperlink direct din meniul Edit.

Conversia, legarea și încapsularea

Se deschide fișierul ce conține datele ce urmează a fi convertite, încapsulate sau legate.

Se selectează datele și se copiază selecția în memoria temporară.

Se inserează punctul de inserție acolo unde se dorește inserția datelor selectate.

Se selectează opțiunea EditPaste Special.

Se selectează un tip din controlul As. Se selectează una din opțiunile Paste sau Paste Link.

Se selectează opțiunea Display As dacă se selectează un obiect Microsoft Word.

Se efectuează clic pe butonul OK pentru a insera selecția în documentul destinație.

Se efectuează clic o dată pe obiectul inserat pentru a-l selecta. Se pot folosi butoanele de manevrare ale obiectului pentru a-l dimeniona sau se apasă pe tasta Delete pentru a-l șterge.

La un dublu clic pe obiect barele de instrumente din aplicația natură a documentului se vor deschide în aplicația destinație. Obiectul fiind încapsulat este doar o copie, iar modificarea obiectului nu va avea ca rezultat modificarea foii de lucru originale, iar modificarea foii originale nu va avea ca efect modificarea obiectului. Dacă obiectul este legat, se efectuează dublu clic și utilizatorul va fi transportat în documentul sursă pentru a putea edita textul.

Dacă se dorește încapsularea sau legarea unui întreg fișier în locul unei selecții, este mai simplă deseori inserția directă a obiectului.

Se selectează opțiunea Insert Object Create From File (creare din fișier) pentru a deschide pagina Create From File a casetei de dialog Object (figura pag.43).

Se selectează și se deschide fișierul ce urmează a fi încapsulat sau legat și se stabilesc celelalte opțiuni exact cum s-a procedat în caseta Paste Special.

Se efectuează clic pe butonul OK pentru a insera obiectul în documentul destinație. Unele fișiere sunt inserate sub formă de pictograme, fișierele sunet inserează o pictogramă în documentul destinație. Prin efectuarea unui dublu clic pe pictogramă se determină valoarea fișierului.

3.9.2.3. Crearea de obiecte noi

Într-un document Word este posibilă înglobarea unui obiect nou cum ar fi o foaie de calcul Excel goală. Se face acest lucru dacă se intenționează crearea directă la fața locului a obiectului înglobat.

Prin selectarea opțiunii InsertObject se va deschide caseta de dialog Object. Lista derulantă din fișa Create New afișează obiectele ce pot fi craete folosind aplicațiile existente pe un calculator. Din caseta Object Style se selectează tipul de obiect care se dorește să fie creat. Dacă se dorește ca obiectul legat să fie afișat sub formă de pictogramă se excută clic pe opțiunea Display As Icon. Se alege OK, iar în documentul dumneavoastră va apărea un obiect gol; se execută dublu clic pe obiect pentru a introduce datele; când se termină de introdus se execută clic în afara bordurii din jurul obiectului înglobat pentru a reveni la editarea documentului.[6,7]

3.10. Inserarea imaginilor

În orice program Office 2000 se începe prin selectarea opțiunii Insert Image din bara de meniuri. Dacă tipul de media care urmează a fi inserat există în meniul Insert, se selectează. Dacă nu există se selectează opțiunea Object și se alege tipul de media din liata casetei de dialog Insert Object.

3.10.1. Adăugarea de clip-uri

Aplicația Microsoft Clip Gallery, inclusă în pachetul Office 2000, dispune de o vastă colecție de clip-uri media.

Se deschide meniul Insert și se alege opțiunea Image. Se deschide un submeniu în care se precizează sursa și tipul de imagine care va fi inserată. Chiar dacă opțiunea din meniul Insert indică Clip Art se poate insera (fig.pag.46) oricare dintre fișierele incluse în Microsoft Clip Gallery.

In Word este mai simplu să se selecteze InsertPicture Clip Art pentru a deschide Microsoft Clip Gallery, după ce se poziționează punctul de inserție acolo se dorește clip-ul.

Se efectuează clic pe pagina cu tipul fișierului. Pentru clip-uri de sunet și imagini se efctuează clic pe butonul Play pentru aprevizualiza fișierul.

Se efectuează dublu clic pe sunet, frecvențe video, elemente de clip art sau imagine pentru a le insera în document.

Importul clip-urilor din fereastra Microsoft Office Gallery se folosește dacă se utilizează des o anumită imagine, sunet sau secvență video, deoarece sunt stocate într-o locație ușor accesibilă.

Pentru a importa clip-uri din alte locații se efectuează clic pe butonul Import Clips pentru a deschide caseta de dialog Add Clip to Clip Gallery (fig. pag.47). se identifică fișierul care urmează a fi importat, după care se selectează una dintre cele trei opțiuni de import. Se poate importa o copie a noii imagini clip art prin validare Copy into Clip Gallery (copiere în Microsoft Clip Gallery) sau se poate deplasa originalul prin validarea opțiunii Move into Clip Gallery (mutare în Microsoft Clip Gallery).

Se selectează opțiunea Let Clip Gallery Find This Clip In Its Current Folder Or Volume (permite aplicației Microsoft Clip Gallery să găsească acest clip în folderul sau volumul său curent) pentru a adăuga o scurtătură la galerie, în loc de a copia sau deplasa fișierul în Microsoft Gallery. Se pot importa clip-uri noi direct din Web prin efectuarea unui clic pe butonul Clip Outline din caseta de dialog Insert Clip Art.

Inserția altor imagini dacă imaginea care se dorește a fi inserată nu se află în Microsoft Clip Gallery se selectează opțiunea Insert Picture From File din bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Insert Picture. Se localizează și se selectează fișierul pentru a insera imaginea selectată în documentul activ.

Dacă sistemul utilizatorului este conectat la un scanner compatibil Twain sau la o cameră digitală, atunci este posibilă scanarea imaginilor în Word, Excel, Power Point.

Se selectează Insert Picture From Scanner or Camera, după care se selectează opțiunea Web Quality or Print Quality (calitate web sau hipergrafică). Se efectuează clic pe butonul Insert și se execută clic pe butonul Custome Insert dacă se folosește o cameră digitală, dacă se dorește modificarea opțiunilor de scanare sau dacă butonul Insert este dezactivat deoarece scannerul folosit nu acceptă scanarea automată.[6]

3.10.2. Deplasarea, redimensionarea și modificarea imaginilor

Se folosește mouce-ul pentru a trage de un clip în vederea deplasării acestuia. Se trage de butonul de manevrare a clip-ului pentru redimensionarea lui.

După inserarea unui imagini dintr-un fișier sau din Microsoft Clip Gallery se poate modifica imaginea folosind bara de instrumente Picture. Se efectuează clic pe butonul drept al mouce-ului pe imagine, se selectează opțiunea Show Picture Toolbar (afișează bara de instrumente Picture din meniul rapid).Figura pag.50

Butoanele Crop Recolor și Set Transparent Color sunt utilizate pentru diferitele regiuni ale imaginii. Toate celelalte butoane afectează imaginea în totalitatea sa.

3.11. Crearea de desene în documentele Word

Pe lângă adăugarea de imagini și elemente clip art la documentele dumneavoastră, Word oferă instrumente cu care se pot crea propriile desene atunci când se doresc linii, casete sau organigrame.

Pentru desene mai complexe probabil este mai bună utilizarea unui program specializat, de exemplu Corel Draw, Adobe Illustrator, iar după aceea importarea desenului în documentul Word.

Microsoft Draw este o aplicație Office încorporată care permite crearea de grafică Line Art și de alte obiecte cum ar fi Word Art. pentru a-și concepe propriile elemente grafice, utilizatorul selectează opțiunea Insert Picture New Drawing sau Insert Object și se selectează un obiect Microsoft Draw din caseta de dialog. În timpul lucrului cu obiectul utilizatorul va avea acces la toate instrumentele de desenare, inclusiv la bara de desenare Drawing. La încheierea desenului pur și simplu se efectuează clic pe cadrul obiectului pentru a reveni la document.

Utilizând instrumentele de desenare din Word, atunci când se alege butonul Drawing de pe bara de instrumente standard, programul Word trece automat în modul de vizualizare Print Layout, se poate crea forme simple, linii, casete de text, elipse și cercuri. La aceste forme se pot adăuga text, efecte de umbrire sau 3-D (figura pag.51).

Bara de instrumente include două mari categorii de meniuri și butoane:

Primul set începe cu Auto Shapes și se încheie cu Word Art, este folosit pentru crearea de obiecte desenate. Butoanele din dreapta lui Word Art se folosesc pentru formatarea obiectelor existente. Prin efectuarea unui clic pe lista derulantă Auto Shapes (forme predefinite) se deschide o listă de categorii (desen pagina 51).

Se selectează o categorie și se va deschide un meniu Auto Shapes. Se selectează o formă predefinită și apoi se face clic sau se trage cu mouce-ul pentru a insera forma respectivă în document.

La adăugarea unui număr mai mare de autoshapes (la crearea diagramelor) se poate trage bara în partea de sus a meniului și se poate amplasa meniul în document su forma unei bare de instrumente de sine stătătoare.

Formele predefinite de tip Callout sunt folosite pentru adnotarea altor obiecte sau elemente, deci la amplasarea unui obiect de tip callout va apărea (desen pag.52) automat un punct de inserție. Pentru a insera un text de orice altă formă predefinită, se efectuează clic cu butonul drept al mouce-ului pe forma respectivă și se selectează opțiunea Add Text.

Pentru a desena o linie sau o săgeată se efectuează clic pe butonul Line (linie) sau Arrow(săgeată). Se deplasează indicatorul ed mouce în formă de I la unul din capetele liniei ce urmează a fi desenată. Se eliberează butonul pentru a crea linie și pentru a dezactiva instrumentul Line/Arrow.

Cu butoanele Rectangle (dreptunghi) și Oval se trage dintr-un colț al obiectului în altul, după care se eliberează butonul mouce-ului. Se menține apăsată tasta Shift în timpul tragerii pentru a crea cercuri, respectiv pătrate.

Dacă este necesară o serie de obiecte identice se creează un obiect și apoi se copiază sau se inserează.

Instrumentul Text Box (casetă de text) se folosește la crearea textelor care plutesc pe un strat plasat deasupra unui document text standard. Se desenează casete text așa cum se procedează cu un dreptunghi. La eliberarea butonului mouce-ului, în caseta de text va apărea un punct de inserție. Se selectează și se formatează textul folosind bara de instrumente Formatting.

3.11.1. Adăugarea de text artistic cu Word Art

Word Art este folosit pentru a crea un obiect grafic bazat pe text. Utilizatorul va folosi Word Art pentru a crea sigle, a scoate în evidență titluri și a adăuga la document un plus de atractivitate.figura pag.53 caseta de dialog word clip gallery

Pentru a crea text artistic cu Word Art se inserează punctul de inserție acolo unde se dorește amplasarea obiectului grafic și se efectuează clic pe butonul Word Art de pe bara de instrumente Drawing pentru a deschide aplicația Word Art Gallery.

Aici se selectează un stil word art și se efectuează clic pe OK. La deschiderea casetei Edit Word Art Text (editarea textului artistic) se introduce textul din care se dorește crearea formularului Word Art.

Pentru formatarea textului se folosesc listele derulante Font și Size, precum și butoanele Bold și Italics. Pentru inserarea obiectului în document se efectuează clic pe OK și se deschide bara de instrumente Word Art. figura pag 54.

Se folosesc butoanele de pe bara de instrumente Word Art sau cele de pe bara de insrtumente standard pentru a îmbunătăți aspectul obiectului Word.

3.11.2. Efecte speciale de umbrire și 3-D

Efectele de umbrire și 3-D sunt concepute special pentru a ad obiectului selectat o impresie de profunzime. Este posibilă numai selectarea unuia sau altuia dintre efecte; dacă se aplică un efect 3-D unui obiect umbrit, umbra va fi eliminată. Fig VMS.

Din meniul Shadow se poate selecta un stil de umbrire pentru obiectul selectat. Pentru a formata umbra se selectează opțiunea ShadowShadow Settings pentru a deschide bara de instrumente Shadow Settings (parametrii de umbrire). Această bară include butoane pentru curbarea umbrei în sus, în jos, la dreapta sau la stânga, precum și un meniu Shadow Color (culoarea umbrei).

Orice obiect poate fi dotat cu un efect 3-D folosind opțiunile barei de instrumente 3-D Settings și poate modifica extruziunea (adâncimea unui obiect) și efectele de notație, direcția de iluminare, textura suprafeței și culoarea. Modificarea culorii duce la afectarea efectului, nu și a obiectului în sine.

3.11.3. Aranjarea obiectelor

Meniul Draw de pe bara de instrumente Drawing mai include și alte opțiuni pentru manipularea obiectelor.

Obiectele desenate sunt amplasate în straturi separate, așezate deasupra textului unui document, iar deplasarea lor de pe un strat pe altul se face prin selectarea opțiunii Draw Order pentru a deschide meniul Order.

Opțiunile Bring to Front (deplasare în față) și Send to Back (deplasare în spate) ne ajută la deplasarea obiectului selectat în raport cu alte obiecte grafice sau cu textul.

În Word se pot trimite obiecte în spatele sau în fața textului așa cum am explicat în cazul filigramului folosind butonul Send Behind Text (deplasarea în spatele textului).

Obiectele individuale din cadrul unui desen se pot ajusta folosind opțiunile Nudge (creare de puncte de control), Allign and Distribute (aliniere și distribuție) și Rotate or Flip (rotire cu un unghi sau în jurul unei axe) din meniul Draw.

Pentru a facilita alinierea corectă a diferitelor obiecte dintr-un desen se recomandă activarea uneirețel prin selectarea opțiunii Draw Grid.

3.12. Scrierea în coloane

O modalitate atractivă de machetare a unui document mare sau a unei publicații promoționale este utilizarea coloanelor care împart o pagină în duuă sau mai multe segmente verticale pentru ca rândurile să fie mai scurte și mai ușor de citit.

O metodă rapidă este construirea documentului pe baza unui șablon word care utilizează coloane, însă după ce e scris textul se dorește introducerea pe coloane, operașiune ce se face astfel: se deschide meniul Format și se alege opțiunea Columns după ce se selectează bineînțeles textul.

Se va deschide o casetă de dialog (figura pag 121) în secțiunea Presets, se execută clic pe formatul dorit: One (o coloană), Two (două coloane), Three (trei coloane), Left (la stânga, coloana e mai largă în dreapta), Right (coloana din stânga e mai lată decât cea din dreapta).

Pentru a vedea coloanele pe pagină trebuie să vă aflați în modul de vizualizare Print Layout acest lucru făcându-l din meniul View, se alege Page Layout, se execută clic pe pictograma Page Layout View din colțul din stânga jos al ecranului.

Din lista derulantă Apply to se selectează una din următoarele opțiuni: Whole Document (întregului document), This Section (se aplică coloanele definite secțiunii curente), This Point Forward (programul Word introduce o întrerupere de secțiune la poziția curentă a cursorului și aplică coloanele secțiunii de după întrerupere), Selected Text (aplică coloane textului selectat).

Pentru a afișa o linie verticală între coloane se validează Line Between, se alege OK.

Pentru a întrerupe o coloană manual se deschide meniul Insert și se selectează Break pentru a deschide caseta de dialog Break și aici se execută clic pe Column Break și apoi clic pe OK.

Cea mai rapidă cale de a introduce o întrerupere de coloană este apăsarea combinației de taste Ctrl+Shift+Enter.

Pentru aplicarea unui nou format coloanei se execută clic pe meniul Format, se alege opțiunea Columns și din secțiunea Presets se poate modifica lățimea Width și spațiul dintre coloane Spacing, iar caseta Preview prezintă modul în care noii parametri afectează documentul.

Adăugarea unui titlu care se întinde pe mai multe coloane ca de exemplu pentru un buletin informativ se face astfel:

Se formatează textul în coloane;

Se comută în modul de vizualizare View Print Layout;

Se selectează textul titlului;

Se alege butonul Columns din bara de instrumente standard și apoi se trage spre stânga astfel încât se selectează o singură coloană. Programul Word creează câte o întrerupere de secțiune continuă înainte și după titlu cu formatare pe o singură coloană în această secțiune;

Se centrează titlul pe pagină.

3.13. Crearea diagramelor pentru îmbunătățirea aspectului documentelor

Diagramele și graficele sunt instrumente de mare valoare în ilustrarea datelor.

Programul Word nu creează diagrame, ci utilizează un program numit Microsoft Graph, care se găsește în pachetul MSOffice și este instalat în mod prestabilit.

Se găsesc mai multe metode de includere a unei diagrame într-un document Word:

Crearea diagramelor cu ajutorul Microsoft Graph – se plasează cursorul acolo unde doriți să apară diagrama; se deschide meniul Insert și se selectează Object; în caseta de dialog Object se execută clic pe fișa Create New; din caseta Object Type se alege Microsoft Graph’9 Chart; se alege OK și va apărea o diagramă cu coloane și o fereastră Data Sheet, care conține date exemplu care se înlocuiesc pentru a crea propria diagramă. Butoanele și comenzile sunt schimbate acum, barele de instrumente ajutându-ne la lucrul cu diagrame. Se poate alege tipul de diagramă mergând cu săgeata în jos în dreptul butonului Chart Type de pe bara de instrumente standard. Se alege tipul dorit și se formează după bunul plac. Figura pag.291 – utilizarea MS

Lipirea unei diagrame într-un document Word – diagramele create în alte aplicații pot fi lipite în Word, acest lucru se face astfel: se deschide programul și documentul în care este stocată diagrama și se selectează aceasta; se deschide meniul Edit și se selectează Copy; se trece în documentul Word și se plasează punctul de inserție unde se dorește apariția diagramei; se deschide meniul Edit și se selectează Paste; diagrama este inserată și poate fi modificată și deplasată la fel ca o imagine; dacă se dorește ca diagrama să fie automat actualizată când sunt modificate datele originale se deschide meniul Edit, se selectează Paste Special, iar din caseta de dialog se alege Paste Link și se execută clic pe OK.

Înglobarea unei diagrame – este o alternativă la plasarea unei diagrame existente într-un document; pentru succesul unei înglobări se urmăresc pașii:

Se plasează punctul de inserție acolo unde se dorește diagrama;

Se deschide meniul Insert și se selectează Object;

Se selectează din caseta de dialog Create From File;

În caseta File Name se introduce numele fișierului sau se alege Browse pentru a-l selecta;

După ce se elimină semnul de validare din dreptul opțiunii Link to File, Word va îngloba fișierul în document;

Se alege OK.

Apoi diagrama poate fi modificată executând dublu clic în mijlocul diagramei obținând barele de instrumente și comenzile din meniu pentru formatare.

Pentru a schimba culoarea barelor, a liniilor sau a zonelor se execută dublu clic pe un obiect și se deschide caseta de dialog Format Data Series.

Pentru a modifica formatul numeric al valorilor din diagramă se execută dublu clic pe axa valorilor (axa y) și se deschide caseta de dialog Format Axis de unde se alege fișa Number.

Pentru a preciza valorile minime și maxime se execută tot dublu clic pe axa valorilor și din caseta Format Axis alegeți fișa Scale.

Pentru a schimba aspectul sau poziția legendei se execută dublu clic pe ea pentru a deschide caseta de dialog Format Legend.

În fișa Patterns se stabilește stilul bordurii și culoarea ei de fundal, iar în fișa Font se stabilește fontul, iar în Placement locul legendei în grafic.

Pentru a adăuga titluri la axele valorilor și categoriilor se execută clic pe meniul Chart și din acesta se selectează Chart Options pentru a deschide caseta Chart Options. De aici se selectează fișa Titles și se introduce titlul în caseta Category Axis sau Value Axis. Pentru titlul diagramei se introduce textul în caseta Chart Title și se execută clic pe OK.[6,7]

3.14. Microinstrucțiuni

O microinstrucțiune (macro) reprezintă un set de instrucțiuni pe care un program le execută la comandă. Aceste instrucțiuni pot reprezenta simple apăsări de taste sau selecții complexe de meniu.

Atunci când avem de îndeplinit sarcini în mod sistematic, sarcini care implică parcurgerea acelorași etape, crearea unui macro determină o economie de timp și efort.

Dacă se creează documente pentru uzul altor persoane, adăugarea macro-urilor vor determina crearea unei interfețe de document mult mai prietenoase cu utilizatorul.

Înregistrarea unei macrocomenzi

Dacă macro-ul poate fi folosit întotdeauna într-un anumit document, se deschide documentul. Dacă va fi folosit pentru modificarea sau formatarea unui text sau a unor numere selectate, se selectează textul înainte de a începe înregistrarea macro-ului.

Astfel, se selectează din meniul Tools, se alege opțiunea Macro și apoi se selectează Record New Macro din submeniu. Va apărea caseta de dialog Record Macro unde în secțiunea Macro Name se introduce numele macrocomenzii care se înregistrează. Numele pot avea cel mult 255 de caractere și pot conține numere, litere și caractere de subliniere. În caseta Description se introduce o scurtă descriere a macrocomenzii. Programul Word va introduce automat data și autorul înregistrării. Din lista derulantă Store Macro In se selectează șablonul sau documentul în care se schițează macrocomanda. Opțiune predefinită este All Documents (Normal.dot).

Pentru a atribui macrocomanda unei bare de instrumente sau a unui meniu se alege Toolbars din caseta Customize în fișa Commands, se selectează numele macrocomenzii înregistrate și se trage numele macrocomenzii în bara de instrumente sau în meniu și va apărea o linie neagră și groasă, care indică locul în care se va găsi atunci când se eliberează butonul mouce-ului.

După ce se atribuie o macrocomandă unei bare de instrumente și se dorește crearea unei taste rapide se alege Keyboard din acseta Customize pentru a deschide caseta Customize Key. Apoi se alege Close pentru a reveni la caseta de dialog Customize.

Odată stabilite opțiunile din caseta de dialog se efectuează clic pe butonul OK pentru a începe înregistrarea macro-ului.

La extremitatea stângă a barei de stare este afișat mesajul Recording (înregistrare) acre indică faptul că înregistrarea unui macro este în plină desfășurare.

Se va deschide bara de instrumente Stop Recording (oprirea înregistrării). Dacă se dorește ca macro-ul să introducă textul este momentul să fie introdus. Se efectuează selecțiile de meniu, așa cum se procedează în mod normal pentru a le introduce în macro.

După introducerea tuturor acțiunilor într-un macro, se efectuează clic pe butonul Stop de pe bara de instrumente Stop Recording. Bara de instrumente se va închide automat. Macrourile locale sunt salvate la salvarea documentului.

Word va solicita utilizatorului să salveze modificările în Normal.dot la închiderea sesiunii de lucru Word dacă este activată opțiunea Prompt to Save Normal Template (solicitare de salvare a template-ului Normal), accesibilă din opțiunea ToolsOptionsSave.

Deschiderea unui fișier cu macro-uri și rularea lor

Un virus de macro este un virus de calculator conceput sub forma unui macro. La deschiderea unui document care conține un virus, acesta se copiază în template-ul Normal și din acel moment fiecare document salvat folosind template-ul Normal va fi infectat, ceea ce înseamnă că fiecare fișier transferat altei persoane pe o dischetă sau pe Internet va fi afectat cu virusul respectiv.

Word, Excel, Outlook și Power Point specifică utilizatorului dacă există macro-uri în documentul ce urmează a fi deschis. Dezactivarea macro-urilor reprezintă o oportunitate de a vizualiza macro-urile folosind Visual Basic fără a periclita integritatea calculatorului.

Dacă se știe că documentul conține macro-uri inserate de diverși utilizatori se selectează opțiunea Able (activare).

Dacă documentul este recepționat fără a fi solicitat de la o persoană al cărei nume de Internet este ciudat se recomandă dezactivarea macro-urilor sau nedeschiderea fișierului.

Rularea macro-urilor – este recomandată salvarea tuturor documentelor deschise înainte de a rula un macro nou. Dacă se comite o eroare în timpul înregistrării, se poate înregistra macro-ul din nou folosind același nume.

Utilizatorul trebuie să efectueze clic pe Undo de mai multe ori pentru a anula problemele create de un macro defectuos.

Pentru a rula un macro se selectează opțiunile: ToolsMacro pentru a deschide caseta de dialog Macro.

Se selectează macro-ul dorit din Macro Name Reference(nume macrou referință), după care se efectuează clic pe butonul Run.

Macro-ul va fi executat pas cu pas. În timpul rulării unui macro nu se pot selecta opțiuni de meniu și nu se poate introduce text.

După terminarea execuției, aplicația va înapoia controlul utilizatorului.

3.15. Verificarea ortografică

Nimic nu depreciază mai mult calitatea unui document decât o eroare de scriere. Acum, când este la îndemână funcția de verificare ortografică din cadrul procesorului de texte, cititorii sunt mai puțin îngăduitori cu greșelile de ortografie ocazionale.

De aceea e bine venită verificarea ortografică a tuturor documentelor dumneavoastră, în special înainte de a distribui copii tipărite.

Word semnalează un cuvânt greșit în momentul în care se greșește, subliniindu-l cu o linie roșie ondulată.

Word semnalizează un cuvânt chiar dacă e scris corect atunci când acesta nu apare în dicționarul ortografic al programului.

Chiar dacă e utilizată aplicația Spell Check trebuie făcută și o corectare atentă a textului.

Word oferă posibilitatea de verificare din punct de vedere ortografic al documentului urmărind pașii:

Se apasă Ctrl+Home pentru a muta cursorul la începutul documentului și se execută clic pe butonul Spelling and Grammar de pe bara de instrumente și Word va verifica fiecare cuvânt.

Când semnalează o greșeală va apărea caseta Spelling Grammar unde trebuie validată caseta Check Grammar (verificarea gramaticală).

În caseta Suggestions apare o listă a formelor corecte și după ce se alege forma corectă se selectează Change pentru a fi înlocuit în document. Pentru a fi înlocuită greșeala în tot textul se selectează Change All.

În caseta de dialog Auto Correct din meniul Tools există mai multe opțiuni referitoare la erorile de scriere frecvente. Word poate corecta folosirea a două majuscule într-un cuvânt, propozițiile care nu încep cu majuscule, poate să corecteze folosirea eronată a tastei Caps Lock.

Word mai pune la dispoziție utilizatorilor și un dicționar pentru a alege forma corectă a cuvintelor. Dicționarul cuprinde sinonime și antonime pentru cuvintele din documentul disponibil; se numește Thesaurus și se găsește în meniul ToolsLanguagesThesaurus, după ce este plasat cursorul pe cuvântul căruia i se caută forma corectă.

Auto Text, denumit Glossary în versiunile mai vechi de word, păstrează la fel ca și Auto Correct text și grafică frecvent utilizate, dar le inserează atunci când i se spune, nu automat.

Adresele sau paragrafele standardizate frecvent utilizate pot fi stocate ca intrare Auto Text și inserate atunci când se apasă combinația corespunzătoare de taste.

O intrare Auto Text se face simplu: se selectează textul dorit a fi inclus în intrarea Auto Text, se alege meniul InsertAuto TextNew. Apare o casetă Create Auto Text, unde se introduce numele dorit și se alege OK.

Se poate folosi butonul All Entries din bara de instrumente Auto Text la introducerea anumitor părți de mici scrisori, formule de încheiere, care la execuția unui clic va afișa șapte categorii de formulări, iar alegând una Word o va adăuga automat în documentul dumneavoastră economisind timp și oferindu-vă mai multe alternative.

Auto Complete, pe lângă cuvintele din lista Auto Text mai completează datele calendaristice, zilele săptămânii, lunile și numele dumneavoastră. Pentru apariția casetei Auto Complete se selectează meniul ToolsAuto CorrectAuto TextShow Auto Complete Tips for Auto Text and Dates și se execută clic pe OK.

Atunci când se dorește găsirea unui cuvânt într-un text și schimbarea formei lui se face mai simplu cu ajutorul unui instrument Find and Replace, ce poate înlocui text, formatare, caractere speciale, stiluri.

Pentru a activa Fiind se efectuează una din opțiunile: se deschide meniul EditFind; se apasă combinația Ctrl+F; se execută clic pe pictograma Select Browse Object din bara verticală de derulare, iar din meniu se alege pictograma Find.

Cuvântul dorit se introduce în caseta Find What, iar pentru înlocuire se activează opțiunea Replace din aceeași casetă și se tastează cuvântul.

Tot astfel procedăm pentru înlocuirea unui font (aldin), se face clic pe butonul FormattingFontFont StyleBold, iar în caseta Replace With se face clic pe Format, apoi Font și se alege forma dorită.[7]

Capitolul 4. Utilizarea programului Word în Internet

4.1. Folosirea programului Word ca editor E-mail și instrument de colaborare

Word oferă un set de instrumente de colaborare on-line, acre facilitează comunicarea și partajarea documentelor cu alți utilizatori de Word și Office.

Expedierea mesajelor E-mail la care sunt anexate documente Word, salvarea fișierelor în dosare Web on line, discuții în line, toate pot fi apelate din interiorul ferestrei Word și utilizează o aplicație de ajutor cum ar fi un client E-mail sau Microsoft NetMeeting, care se ocupă cu trimiterea mesajelor E-mail sau oferă locul pentru o întâlnire on line.

Editor E-mail

Pentru a trimite documente Word ca anexe la mesaje E-mail este necesar un client E-mail (un pachet software care permite expedierea și primirea de poștă electronică) instalat pe calculatorul dumneavoastră.

Pentru anexarea unui document Word la un mesaj E-mail se deschide documentul, se selectează File apoi Send to; din submeniul ce apare se selectează Mail Recipient as Attachement; clientul dumneavoastră va deschide o fereastră de mesaj nouă (figura 27.2 pag.369);

Documentul Word va apărea fie ca o pictogramă în antetul mesajului E-mail (sub rândul Subject), fie în zona textului mesajului; se introduce adresa destinatarului mesajului în caseta To;

Când mesajul se poate expedia se execută clic pe Send; când mesajul e citit de destinatar, acesta va putea deschide documentul executând dublu clic pe pictograma lui; acest lucru va lansa Microsoft Word și îl va deschide într-o fereastră Word.

Crearea discuțiilor on line în Word

O altă caracteristică eytrem de utilă este instrumentul Web Discussion. Această facilitate este nouă în Word 2000 și oferă o cale de a adăuga mesaje într-o discuție direct într-un document Word. Lucrul important referitor la instrumentul Web Discussion este că aparține documentului care trebuie utilizat în colaborare cu un anumit grup de persoane, de exemplu echipa unui proiect. E necesar însă accesul la un site Web Discussion din World Wide Web care oferă support extensiilor Microsoft Office Discussion.

Iată cum se adaugă mesaje într-un document Word cu ajutorul instrumentelor Web Discussion:

Se deschide documentul Word în care se doresc mesajele de discuție. Trebuie asigurată conectarea la Internet;

Se selectează ToolsOn line ColaborationWeb Discussion. Bara de instrumente Web Discussion va apărea deasupra barei de stare Word. Pentru a introduce în document o pictogramă de discuții se execută clic pe butonul Insert in the Document;

Va apărea caseta de dialog Discussion Text, se introduce textul discuției și se execută clic pe OK;

Mesajul apare într-o fereastră, în partea de jos a ferestrei Word, iar cu ajutorul barei de derulare din fereastra discuției, mesajul va putea fi citit;

Se poate răspunde la mesaj executând clic pe pictograma mesajului de la sfârșitul textului. Va apărea meniul derulant de unde se alege Reply.

Se introduce textul mesajului răspuns și se execută clic pe OK pentru expedierea lui.

Pentru dezactivarea caracteristicii Discussion se execută clic pe Close din bara de instrumente Discussion.

Colaborarea cu ceilalți folosind Netmeeting

În timpul lucrului cu programul Word se pot ține întâlniri prin intermediul Microsoft Netmeeting, care asigură comunicația audio și video prin Internet. Chiar dacă nu sunt instalate capabilități audio și video, acest lucru e valabil și în cadrul Universității 1 Decembrie 1918, Netmeeting oferă o fereastră Chat ce poate fi folosită de utilizatori pentru a comunica cu ajutorul tastaturii.

O conferință on line Netmeeting începe astfel:

Se selectează Tools, On line Colaboration și apoi Meet Now. În ferestra Word va apărea o casetă Place a Call ce conține lista utilizatorilor Netmeeting conectați în acel moment;

Se selectează numele persoanei dorite și apoi se execută clic pe Call. Odată realizată conexiunea va apărea o fereastră Netmeeting Current Call unde se poate beneficia de facilități audio, video.

În cazul neinstalării acestor capabilități audio și video, se poate comunica prin fereastra Chat unde se introduce text prin intermediul tastaturii.

Pentru utilizarea acestei caracteristici, așa cum se vede în figura 27.10, pag.375, se execută clic pe butonul Chat din bara de instrumente Netmeeting.

Când întâlnirea ia sfârșit se execută clic pe butonul Hang Up din bara Netmeeting după ce toți colaboratorii au fost anunțați de părăsirea conferinței on line.[5,6,8]

4.2. Pagini Web în Word 2000

Microsoft Word 2000 oferă instrumentele necesare creării diferitelor tipuri de pagini Web.

Printre instrumentele conținute de Word pentru crearea paginilor Web se găsește și capacitatea de a crea hiperlegături, care permit vizitatorilor unei pagini Web să sară la alte site-uri web sau fișiere executând un singur clic pe textul hiperlegăturii care e evidențiat sau pe o imagine.

4.2.1. Crearea de documente HTML în Word

În Office 2000 HTML (Hiper Text Markup Language) este un format auxiliar și se poate folosi programul Word pentru a crea pagini Web complet compatibile HTML. Având la dispoziție un număr de instrumente suplimentare Web, Word poate deveni aplicația preferată de creare a paginilor Web.

Pentru a începe un document Word pentru Web de la zero se selectează opțiunea FileNew și din caseta de dialog New se alege Web Page. Având acces la toate facilitățile de editare și formatare, sepot insera teme alcătuite din fundaluri, culori, fonturi și butoane de navigare. Pentru adăugarea unei teme la o pagină se selectează opțiunea FormatTheme.

Pentru a adăuga cadre la pagini, care permit afișarea mai multor pagini simultan și sunt folosite pentru crearea unei pagini de navigare stabilă, în timp ce ne deplasăm prin celelalte pagini ale unui site Web, se selectează opțiunea FormatFrames și se alege una din opțiunile Tables of Contents in Frame (cuprins în cadru) sau New Frames Page (pagină de cadre nouă).

4.2.2. Crearea de hiperlegături în Word

desen pag.221 Insert hiperlink

Hiperlegăturile sunt legături spre o altă locație dintr-un document, dintr-un fișier sau dintr-o pagină World Wide Web.

Textul subliniat sau colorat, o imagine dintr-o pagină Web asupra căreia făcând un clic ne trimite spre o altă locație,se numește hiperlegătură.

Pentru crearea unei hiperlegături se selectează textul care conduce la legătură.

Se selectează opțiunea InsertHiperlink sau se efectuează clic pe butonul Insert Hiperlink de pe bara de instrumente standard pentru a deschide caseta de dialog Insert Hiperlink.

Pentru legături la fișiere se introduce calea completă de acces la fișierul respectiv sau se selectează care din cele trei liste de lăgături accesate prin butoanele Recent Files (fișiere recente), Browsed Pages (pagini parcurse) sau Inserted Links (legături inserate).

Dacă trebuie găsit fișierul se face clic pe butonul Browse For File (caută fișierul) sau dacă este necesară verificarea informației de cale de acces se selectează un fișier, o pagină Web sau un semn de carte.

După introducerea numelui de fișier și a căii de acces se efectuează clic pe OK.

Pentru legături la pagini Web se introduce URL-ul (Uniform Resource Locator – localizator uniform de resurse) sau se efectuează clic pe butonul Browse For Web Page (navigare pentru pagină Web) pentru a deschide caseta de dialog Link to File.

Pentru găsirea URL-ului unei pagini Web, se efectuează clic pe butonul Search the Web (căutare pe Web) de pe bara de instrumente Web.

Word va lansa browser-ul prestabilit și va solicita stabilirea unei conexiuni Internet. După conectare se va folosi browser-ul pentru a ajunge la site-ul cu care se dorește stabilirea legăturii. Se efectuează clic înapoi în documentul Word din bara de sarcini Windows – Windows Task Bar – și adresa site-ului va apărea în caseta de text Web Page Name (numele paginii Web). La închiderea casetei de dialog de stabilire a hiperlegăturii textul din documentul word va fi subliniat pentru a indica prezența unei hiperlegături.

4.2.3. Crearea de formulare Web

Odată cu crearea unei pagini Web se vor deschide și două bare de instrumente suplimentare, Web și Web Tools, care conțin facilități legate de Web și scurtături necesare pentru crearea paginilor Web.

Bara Web este aceeași bară afișată în Internet Explorer pentru a naviga prin Web.

Bara Web Tools conține legături rapide la facilități precum Script Editor (editor de scripturi) și scurtături pentru inserția controalelor din formulare, secvențe video și audio și alte elemente nontext.

Web tools… figura

Pentru crearea formularelor Web sau pentru a adăuga controale de formular cum ar fi casete de validare, butoane de opțiune, casete de liste derulante sau de text se efectuează clic pe buonul Design Mode de pe bara de instrumente Web Tools.

La efectuarea unui clic pe un buton pentru controale de formular, urmat de un clic pentru a insera controlul în pagină, Wordul va insera automat semnele de început de formular (Top of Form) și de sfârșit de formular (End of Form).

Pentru a introduce valori și pentru a stabili alte proprietăți pentru controlul de formular se efectuează clic cu butonul drept al mouce-ului pe respectivul control și se selectează opțiunea Properties.

Se pot insera de asemenea elemente multimedia – secvențe audio și video – prin efectuarea unui clic pe butonul respectiv de pe bara de instrumente și prin identificarea locației fișierului respectiv.

După amplasarea controalelor în formular, în încheierea introducerii textului se efectuează clic pe butonul Design Mode pentru a închide modul design. În final se salvează fișierul.

4.2.4. Salvarea unei pagini Web în Word

La salvarea unui document Word sub formă de pagină Web, Word creează automat fișierele și folderele necesare pentru găzduirea paginilor de cadre, a elementelor de grafică și a altor fișiere necesare pentru suportul paginii Web.

Pentru simplificarea localizării tuturor fișierelor asociate este foarte utilă crearea în prealabil a unui folder care să conțină documentul Web.

O pagină Web poate fi salvată într-un folder Web, într-un site FTP în vederea transferului pe Web sau pe o unitate de disc locală sau de rețea, în vederea publicării pe Web la o dată ulterioară.

Salvarea unei pagini Web în Word se face:

Se selectează opțiunea FileSave As Web Page;

Se deschide folderul sau se creează un folder acolo unde se dorește salvarea paginii Web;

Se introduce un titlu pentru pagina Web;

Se introduce un nume de fișier și se efectuează clic pe Save.

4.2.5. Navigarea prin fișiere

Pentru previzualizarea unei pagini Web într-un Browser Web, se selectează opțiunea FileWeb Page Preview.

Se selectează opțiunea ViewToolbarsWeb pentru a deschide bara de instrumente folosită pentru a naviga prin documentele ce conțin hiperlegături sau pagini legate din Web.

După activarea unei hiperlegături se folosește butonul Back al barei de instrumente Web pentru a reveni la hiperlegătură.

Pentru a reveni la unul din ultimele zece documente sau pagini accesate prin intermediul hiperlegăturilor sau al barelor de instrumente păstrate se efectuează clic pe lista derulantă și se alege documentul sau URL-ul acestuia.

Pentru conectarea la pagina standard proprie de pe Internet se efectuează clic pe butonul Search the Web. [6,7]

Capitolul 5. Facilități Word în raport cu Word Perfect

Un alt procesor de texte extem de puternic este procesorul Word Perfect din pachetul Corel Perfect Office.

Word Perfect este un procesor de texte foarte performant, dispunând de facilități cu totul deosebite, dar relativ dificil de însușit. Acest procesor dispune de resurse puternice referitoare la editare, așezare în pagină, arhivare, imprimare și oferă posibilități de sortare, fuzionare a documentelor, de gestionare a imprimantelor, de salvare automată pe disc la intervale de timp prestabilite.

La fel ca și Microsoft Word, Word Perfect prezintă o interfață directă cu utilizatorul prin intermediul meniurilor care afișează pe ecran opțiunile dorite.

Voi prezenta în următorul tabel facilitățile acestor două importante procesoare profesionale de texte: MS Word și Word Perfect.

Amândouă programele MS Word și Word Perfect sunt programe profesionale de tratare a textelor și chiar dacă ani de-a rândul piața mondială a fost dominată de Word Perfect, iar acesta continuă să fie foarte performant; firma Microsoft a reușit să iasă victorioasă din lupta ce durează de la începutul firmei și să se impună fără doar și poate prin varianta 2000 a programului Word. Cei mai mulți utilizatori utilizează varianta Word în special datorită facilităților prezentate în tabelul anterior, și bineînțeles că au rămas fidele și programului Word Perfect care continuă să-i facă concurență preferatului meu.

Cuprins: