Sistem Informatic Privind Contabilitatea Financiara
CAP. I – ELEMENTE DEFINITORII ALE SISTEMELOR INFORMATICE FINANCIAR – CONTABILE
“Informația înseamnă putere” – Alvin Toefler
În nici un alt domeniu puterea nu se manifestă cu atâta intensitate precum în economie. Pornind de la aceste cuvinte putem defini contabilitatea ca un « veritabil limbaj al afacerilor, sursa informațională despre activitatea unei entități; sunt informații despre bunurile, drepturile sau obligațiile aparținând acestei entitați ».
1.1. SPECIFICUL ACTIVITĂȚII FINANCIAR – CONTABILE
Conducerea eficientă a activității unei organizații economice presupune cunoașterea corectă a modului în care se desfășoară activitatea economico-financiară, precum și sintetizarea și generalizarea informațiilor privind activitățile desfășurate în vederea identificării corelației dintre fenomenele economico-financiare.
Activitatea financiar-contabilă, prin informațiile pe care le furnizează, permite cunoașterea operativă a stării patrimoniului, modificările care s-au produs în volumul și structura lui, modul în care au fost utilizate resursele, evaluarea veniturilor, cheltuielilor și profiturilor obținute.
1.1.1. Caracteristicile evidenței contabile
Evidența economică este un sistem unitar de înregistrare, urmărire și control, documentat, cronologic și sistematic. Evidența economică se va realiza în etaloane cantitative și în etalon valoric, pe baza unor principii bine stabilite, a fenomenelor și proceselor economice, în scopul cunoașterii activităților desfășurate.
Evidența economică urmărește în principal:
– să furnizeze informațiile necesare elaborării planurilor și programelor de activitate economică, știind că aceasta se sprijină pe nivelul de dezvoltare realizat în perioadele de gestiune anterioare;
– să asigure urmărirea și controlul întreprinderii, a planurilor și programelor de activitate economico-sociale, prin înregistrarea curentă a operațiilor și proceselor economice de realizare a acestora;
– să asigure păstrarea integrității patrimoniului unităților prin înregistrarea existenței, mișcării și trasformării elementelor patrimoniale;
– să permită determinarea costurilor de producție, a veniturilor, cheltuielilor și a rezultatelor financiare;
– să asigure informațiile necesare caracterizării complexe și multilaterale a activităților desfășurate în fundamentarea deciziilor.
După natură, modul de obținere, prelucrare și prezentare a informațiilor pe care le furnizează, evidența contabilă îmbracă trei forme:
– evidența operativă;
– evidența contabilă;
– evidența statistică.
Aceste forme sunt legate între ele prin unitatea obiectivelor de îndeplinit, completându-se reciproc și alcătuind împreună sistemul unitar de evidență economică.
Evidența operativă înregistrează, urmărește și controlează acele laturi ale activității a căror cunoaștere prezintă o importanță imediată. Se numește operativă pentru că obținerea și folosirea informațiilor cu ajutorul ei se efectuează, de regulă, în momentul și la locul producerii fenomenelor și proceselor economice.
Principalele caracteristici ale evidenței operative sunt:
reflectă o mare diversitate de fenomene și procese economice;
folosește separat sau în paralel toate tipurile de etaloane informaționale și anume: etalonul natural, natural-convențional, timp, cantitativ-complex, bănesc;
conține atât informații de planificare sau programare, cât și informațiile efective, fiind strâns legată de planificarea, programarea și urmărirea operativă a realizării obiectivelor prevăzute;
nu are o metodologie unitară de prelucrare a datelor, folosind o diversitate de mijloace și procese: registre simple, diferite situații, tabele, grafice speciale și alte lucrări scrise;
înregistrează, urmărește și controlează numai parțial anumite operații și procese economice;
are un rol completativ, în sensul că reflectă unele operații și procese economice care nu sunt cuprinse în obiectul celorlalte forme ale evidenței economice;
se realizează de către personalul diferitelor sectoare de activitate ale organizării economice: planificare-programare, financiar, aprovizionare, desfacere, tehnic, secții de producție, depozite.
Domeniile mai importante în care se folosește evidența operativă sunt: bugetele unității, consumul de energie, circulația numerarului, realizarea contractelor încheiate de furnizori și beneficiari, folosirea timpului de lucru, prezența la lucru a salariaților, consumurile de materiale.
Informațiile furnizate de evidența operativă sunt preluate și prelucrate de contabilitate și statistică.
Evidența contabilă înregistrează, urmărește și controlează numai acele laturi ale activității care pot fi exprimate valoric cu ajutorul etalonului bănesc.
Principalele obiective urmărite de evidența contabilă sunt:
să furnizeze informațiile necesare elaborării planurilor și programelor de activitate economică și în principal, bugetelor organizațiilor economice. La elaborarea bugetelor, contabilitatea furnizează informații atât pentru cheltuieli, cât și pentru venituri;
să asigure urmărirea și controlul valoric al activităților desfașurate prin înregistrarea cronologică a operațiilor economice și financiare, prelucrarea informațiilor cu privire la situația patrimoniului, informații necesare atât pentru nevoile proprii ale unității, cât și în relațiile cu acționarii și asociații, clienții, furnizorii, băncile, cu organele fiscale și alte persoane fizice și juridice;
să asigure controlul integrității patrimoniului prin înregistrarea existenței și mișcării elementelor patrimoniale, pe categorii, pe locuri de depozitare sau păstrare, persoanelor în responsabilitatea cărora se află;
să furnizeze informațiile necesare întocmirii documentelor de sinteză contabilă care dau imaginea fidelă a patrimoniului, a situațiilor financiare și a rezultatelor obținute, astfel încât aceste informații să poată fi utilizate la luarea deciziilor economice.
Evidența contabilă se deosebește de celelalte componente ale evidenței economice prin urmatoarele trăsături:
– contabilitatea înregistrează numai operațiile economice efectuate, spre deosebire de celelalte componente ale evidenței economice care înregistrează și operații prevăzute a se efectua în perioadele următoare;
– în contabilitate, operațiile se înregistrează numai pe baza documentelor justificative, în timp ce în alte forme ale evidenței economice, operațiile se pot înregistra fără document;
– contabilitatea folosește etalonul bănesc și numai ca o completare utilizează etaloane cantitative.
Evidența statistică înregistrează, prelucrează și furnizează informațiile privitoare la fenomenele social-economice de masă. Statistica folosește o gama mult mai largă decât celelalte forme ale evidenței economice. Ea folosește fie etaloane cantitative, fie etalonul bănesc, și se realizează pe două căi:
o cale proprie, concretizată în culegerea, înregistrarea, prelucrarea și analiza informațiilor social-economice prin mijloace specifice (monografii, recensăminte) pe care le grupează și centralizează în scopul obținerii de indicatori care să concretizeze fenomenele respective;
folosirea informațiilor furnizate de evidența operativă și de contabilitate, informații pe care le prelucrează prin metode statistice.
1.1.2. Activitatea financiar-contabilă
Privită din punct de vedere structural, activitatea financiar-contabilă se compune din:
activitatea financiară, are ca scop fundamentarea și elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli;
contabilitatea financiară și contabilitatea de gestiune internă, care asigură evidențierea proceselor economice interne, generând mișcarea și trasformarea patrimoniului unitații în raport de specificul operațiilor economice desfașurate;
analiza economico-financiară, care asigură comparabilitatea rezultatelor obținute între două perioade diferite de gestiune, cu reflectarea factorilor ce au influențat, pozitiv sau negativ, rezultatul activității.
Contabilitatea financiară
Contabilitatea financiară are la bază norme unitare de organizare pentru toate unitățile economice. Ea are ca obiect înregistrarea operațiilor ce afectează patrimoniul unității, în vederea stabilirii rezultatelor finale globale.
Contabilitatea financiară furnizează informațiile necesare atât pentru managerii unității, cât și pentru acționari și asociați, pentru furnizori, clienți, bănci, organe fiscale, salariați. Întrucât aceste informații sunt destinate în principal utilizatorilor externi, ea se realizează dupa o schemă riguros normalizată, impusă de către autoritățile fiscale și de cerințele de control ale statului.
Principii și reguli de organizare a contabilitații financiare
IAS 1 cere prezentarea tuturor politicilor contabile semnificative care sunt utilizate la întocmirea situațiilor financiare. De asemenea, indică unele principii care stau la baza tuturor aspectelor privind politica contabilă:
Principiul continuității activității
Acesta presupune că întreprinderea își continuă în mod normal funcționarea într-un viitor previzibil, fără a intra în imposibilitatea continuării activității sau fără reducerea semnificativă a acesteia. Dacă administratorii întreprinderii au luat cunoștintă de unele elemente de nesiguranță legate de anumite evenimente care pot duce la incapacitatea acesteia de a-și continua activitatea, aceste elemente trebuie prezentate în note explicative.
În cazul în care situațiile financiare nu sunt întocmite pe baza principiului continuității, această informație trebuie prezentată împreună cu explicații privind modul de întocmire a raportării financiare respective și motivele ce au stat la baza deciziei conform căreia întreprinderea nu iși mai poate continua activitatea.
Principiul permanenței metodelor
Acesta presupune continuarea aplicării acelorași reguli și norme privind evaluarea, înregistrarea în contabilitate și prezentarea elementelor situațiilor financiare, asigurând comparabilitatea în timp a informațiilor contabile.
Modificările politicii contabile sunt permise doar dacă sunt cerute de lege, de un standard contabil sau au ca rezultat informații mai relevante sau mai credibile referitoare la operațiunile întreprinderii.
Este foarte importantă menționarea în note explicative a oricăror modificări ale politicilor contabile, pentru ca utilizatorii să poata aprecia: dacă noua politică contabilă a fost aleasă în mod adecvat; efectul modificării asupra rezultatelor raportate ale perioadei și tendința reala a rezultatelor activității societății.
Principiul prudenței
Valoarea oricărui element trebuie să fie determinată pe baza principiului prudenței. Se vor avea în vedere următoarele aspecte:
a) se vor lua în considerare numai profiturile recunoscute până la data închiderii exercițiului financiar;
b) se va ține seama de toate obligațiile previzibile și de pierderile potențiale care au luat naștere în cursul exercițiului financiar sau pe parcursul unui exercițiu anterior, chiar dacă asemenea obligații sau pierderi apar între data închiderii exercițiului și data închiderii bilanțului;
c) se va ține seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor, chiar dacă rezultatul exercițiului este profit sau pierdere.
Principiul independenței exercițiului
Se vor lua în considerare toate veniturile și cheltuielile corespunzătoare exercițiului financiar pentru care se face raportarea, fără a se ține seama de data încasării sau plății.
Principiul evaluării separate a elementelor de activ și pasiv
În vederea stabilirii valorii totale corespunzătoare unei poziții din bilanț se va determina separat valoarea aferentă fiecărui element individual de activ sau de pasiv.
Principiul intangibilității
Bilanțul de deschidere al unui exercițiu trebuie să corespundă cu bilanțul de închidere exercițiului precedent, cu excepția corecțiilor impuse de aplicarea IAS 8.
Principiul necompensării
Valorile elementelor ce reprezintă active nu pot fi compensate cu valorile elememe privind evaluarea, înregistrarea în contabilitate și prezentarea elementelor situațiilor financiare, asigurând comparabilitatea în timp a informațiilor contabile.
Modificările politicii contabile sunt permise doar dacă sunt cerute de lege, de un standard contabil sau au ca rezultat informații mai relevante sau mai credibile referitoare la operațiunile întreprinderii.
Este foarte importantă menționarea în note explicative a oricăror modificări ale politicilor contabile, pentru ca utilizatorii să poata aprecia: dacă noua politică contabilă a fost aleasă în mod adecvat; efectul modificării asupra rezultatelor raportate ale perioadei și tendința reala a rezultatelor activității societății.
Principiul prudenței
Valoarea oricărui element trebuie să fie determinată pe baza principiului prudenței. Se vor avea în vedere următoarele aspecte:
a) se vor lua în considerare numai profiturile recunoscute până la data închiderii exercițiului financiar;
b) se va ține seama de toate obligațiile previzibile și de pierderile potențiale care au luat naștere în cursul exercițiului financiar sau pe parcursul unui exercițiu anterior, chiar dacă asemenea obligații sau pierderi apar între data închiderii exercițiului și data închiderii bilanțului;
c) se va ține seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor, chiar dacă rezultatul exercițiului este profit sau pierdere.
Principiul independenței exercițiului
Se vor lua în considerare toate veniturile și cheltuielile corespunzătoare exercițiului financiar pentru care se face raportarea, fără a se ține seama de data încasării sau plății.
Principiul evaluării separate a elementelor de activ și pasiv
În vederea stabilirii valorii totale corespunzătoare unei poziții din bilanț se va determina separat valoarea aferentă fiecărui element individual de activ sau de pasiv.
Principiul intangibilității
Bilanțul de deschidere al unui exercițiu trebuie să corespundă cu bilanțul de închidere exercițiului precedent, cu excepția corecțiilor impuse de aplicarea IAS 8.
Principiul necompensării
Valorile elementelor ce reprezintă active nu pot fi compensate cu valorile elementelor ce reprezintă pasive, respectiv veniturile cu cheltuielile, cu excepția compensărilor între active și pasive admise de Standardele Internaționale de Contabilitate.
Principiul prevalenței economicului asupra juridicului
Informațiile prezentate în situațiile financiare trebuie să reflecte realitatea economică a evenimentelor și tranzacțiilor, nu numai forma lor juridică.
Principiul pragului de semnificație
Orice element care are valoare semnificativă trebuie prezentat distinct în situațiile financiare. Elementele cu valori nesemnificative care au aceeași natură sau cu funcții similare trebuie însumate, nefiind necesară prezentarea lor separată.
Pentru acele elemente a căror valoare este nesigură și care trebuie incluse în situațiile financiare, în contabilitate trebuiesc făcute cele mai bune estimări. În acest scop este necesară uneori revizuirea valorilor pentru a reflecta evenimentele ulterioare datei de închidere a exercițiului financiar, schimbările de circumstanță sau dobândirea de noi informații, ori de câte ori acele valori sunt semnificative. Efectul unei asemenea modificări trebuie inclus în cadrul aceleiași poziții în bilanț, respectiv din contul de profit și pierdere, unde a fost reflectată și estimarea contabilă inițială.
Evenimentele care apar după data bilanțului pot furniza, de asemenea, informații suplimentare cu privire la estimările făcute de management la data bilanțului. Dacă situațiile financiare nu au fost aprobate, ele trebuie ajustate pentru a reflecta și informațiile suplimentare.
In Cadrul contabil conceptual al IASB, principiul costului istoric este considerat baza de evaluare, iar principiul continuității activității este considerat convenție de baza, alături de contabilitatea de angajamente.
Forma si conținutul situațiilor financiare ale întreprinderii
Informațiile furnizate de contabilitatea financiară au un caracter public și sunt structurate astfel:
a) Lucrări se sinteză și raportare contabilă trimestriale – cuprind:
Rezultatul financiar care conține datele cumulate de la începutul anului referitor la venituri, cheltuieli și rezultatul financiar;
Situația patrimoniului care se întocmește pe baza ultimei balanțe de verificare;
Date informative privind anumiți indicatori ai activității, subvenții primite, numar de salariați, contribuții legate de salarii, creanțe si datorii;
Impozite, taxe și alte obligații.
b) Lucrări de sinteză și raportare contabilă anuale – cuprind:
Așa cum rezultă din IAS 1 « Prezentarea situațiilor financiare », formația completa a acestora este:
Bilanț contabil;
Contul de profit și pierdere;
Situația modificărilor capitalurilor proprii;
Situația fluxurilor de fonduri sau fluxurile de trezorerie;
Notele explicative;
Politicile contabile.
În cazul în care se face referire la Directiva a IV-a a CEE, situațiile financiare figurează sub denumirea de conturi anuale, fiind alcătuite din:
Bilanț;
Cont de profit și pierdere;
Anexa la bilanț.
În perspectivă, nu este exclusă varianta potrivit căreia, prin armonizare la nivel european, Directiva a IV-a să preia și să trateze aceeași formație ca și cea normalizată prin IAS 1.
Situațiile financiare reprezintă documente contabile de sinteză întocmite, de regulă, la închiderea exercițiului financiar în scopul prezentării informației destinate utilizatorului extern.
În România, potrivit Legii Contabilitătii nr. 82/1991, modificată și republicată în 26.08.2002, formația situațiilor financiare este reglementată după cum urmează:
Situațiile financiare întocmite de către microîntreprinderi, alcătuite din:
Bilanț;
Contul de profit și pierdere.
La baza acestor situații financiare stau reglementările speciale elaborate de Ministerul Finanțelor Publice.
Situațiile financiare întocmite de către întreprinderi (mici și mijlocii)
care nu îndeplinesc cel puțin două din cele trei criterii stabilite de Ordinul 94/2001. La baza acestor situații financiare stau reglementările contabile armonizate cu Directivele contabile europene. Formația situațiilor financiare este alcătuită din:
Bilanț;
Contul de profit și pierdere;
Politicile contabile;
Notele explicative.
Situațiile financiare întocmite de către întreprinder,i care potrivit Ordinului Ministerului Finanțelor Publice nr. 94/2001, aplică reglementările contabile armonizate cu Directiva a IV-a a CEE și cu Standardele Internaționale de Contabilitate.
Acestea sunt întreprinderi mari, nominalizate prin Ordinul 94/2001 și acele întreprinderi care îndeplinesc două din cele trei criterii, respectiv cifra de afaceri în euro, activul total in euro și numarul mediu de salariați.
BILANȚUL CONTABIL
Prin sistemul conturilor, contabilitatea urmărește, consemnează și controlează permanent existența, mișcarea și transformarea elementelor patrimoniale ale societăților comerciale. La sfârșitul anului, la închiderea exercițiului financiar, ca și în alte situații (fuziuni, încetarea activității) societățile comerciale, la fel ca toți ceilalți agenți economici și în același timp subiecți contabili (persoanele juridice sau fizice care potrivit legii sunt obligate să organizeze și să conducă, contabilitatea), în mod obligatoriu, întocmesc bilanțul contabil.
Prin întocmirea bilanțului contabil, se asigură stabilitatea situației patrimoniului și calcularea rezulatelor financiare. Bilanțul oferă informații privitoare la situația patrimoniului și rezultatele activității desfășurate de societatea comercială, conducerii acesteia (consiliul de administrație, adunarea generală a asociaților, respectiv consiliul împuterniciților statului) și altor persoane fizice sau juridice interesate: organele fiscale, organele bancare, organele de control financiar. Informațiile oferite de bilanțul contabil permit analiza și controlul situației economico-financiare a unității patrimoniale, fundamentarea deciziilor si elaborarea de previziuni.
În cadrul standardului internațional IAS 1 « Prezentarea situațiilor financiare » sunt precizate obiectivele, aria de aplicabilitate și scopul situațiilor financiare.
Structura și conținutul fiecărui document care intră în componența situațiilor financiare sunt prezentate în cea de-a doua parte a acestui standard.
De asemenea, IAS 1 definește noțiunile de active, datorii și capitaluri proprii, astfel:
un activ este o sursă controlată de întreprindere:
– care provine din evenimente trecute;
– purtătoare de avantaje economice viitoare ce trebuie sa fie benefice acesteia;
o datorie este o obligație actuală a întreprinderii:
– care provine din evenimente trecute;
– și care trebuie să antreneze, cu ocazia plății (decontării) sale, o ieșire de resurse (active) generatoare de avantaje economice;
capitalurile proprii reprezintă interesul rezidual în activele întreprinderii, după deducerea tuturor datoriilor.
În bilanțul contabil, activele și datoriile trebuie clasificate în active curente și active imobilizate, respectiv datorii curente și datorii pe termen lung, în funcție de perioada în care sunt generate/diminuate beneficiile economice estimate.
În standarul IAS 1 sunt definite explicit activele și datoriile curente, iar activele imobilizate și datoriile pe termen lung sunt cele care nu se încadrează în respectivele definiții.
Un activ este considerat activ curent atunci când:
– se așteaptă să fie realizat sau este deținut pentru vânzare sau consum, în cursul normal al ciclului de exploatare al întreprinderii;
– este deținut pe termen scurt sau în scopul comercializării și se așteaptă a fi realizat în termen de 12 luni de la data bilanțului;
– reprezintă numerar sau echivalente de numerar a căror utilizare nu este restricționată.
Datoriile curente sunt cele care se încadrează în următoarele definiții:
– se așteaptă să fie decontate în cursul normal al ciclului de exploatare al întreprinderii;
– sunt exigibile în termen de 12 luni de la data bilanțului.
În ceea ce privește conținutul și forma situațiilor financiare, s-au conturat două variante:
1. Situații financiare libere. Potrivit prevederilor din IAS 1 sunt prevăzute elementele minime pe care trebuie să le conțină situațiile financiare:
BILANȚ CONTABIL:
1) imobilizari corporale
2) active necorporale
3) active financiare, mai puțin valorile de la punctele (4), (6) și (7)
4) investiții contabilizate utilizându-se metoda punerii în echivalență
5) stocuri
6) creanțe comerciale și similare
7) numerar și echivalente de numerar
8) datorii comerciale și similare
9) datorii și active fiscale în conformitate cu IAS 12
10) provizioane
11) datorii pe termen lung purtatoare de dobanda
12) interes minoritar (numai pentru situațiile financiare ale grupului)
13) capital emis și rezerve.
2. Situații financiare reglementate
Acestea se prevăd și normalizează prin Directiva a IV-a a CEE, privind conturile anuale întocmite de societate. Directiva menționată stabilește conținutul, forma și formatul situațiilor financiare.
Două scheme privind bilanțul contabil, respectiv:
1. Schema cont sau bilanțieră, bazată pe ecuația:
ACTIV = CAPITAL PROPRIU + DATORII
2. Schema lista sau diferență, bazată pe ecuația:
ACTIV – DATORII = CAPITAL PROPRIU
Întreprinderile românești întocmesc un model de bilanț listă prin acțiunea OMF 94/2001 (în cazul întreprinderilor mari) și respectiv OMF 306/2002 (în cazul întreprinderilor mijlocii).
Bilanțul este documentul contabil de sinteza prin care se prezintă elementele de activ și de pasiv ale întreprinderii la încheierea exercițiului financiar, precum și în celelalte situații prevăzute de lege.
Schema de bilanț adoptată în țara noastră este o schemă diferența reglementată în baza căreia elementele de activ sunt delimitate și clasificate în raport de natură, destinație și lichiditate.
Datoriile sunt delimitate și ierarhizate în raport de natura și durata decontarii (pe termen lung sau pe termen scurt).
Lichiditatea activelor și a datoriilor este judecată în raport cu durata ciclului de exploatare și durata de 12 luni de la întocmirea bilanțului contabil.
Sunt recunoscute ca active circulante (curente) și datorii curente, toate elementele a căror durată este mai mică decât durata ciclului de exploatare (poate fi mai mic de 12 luni) sau 12 luni de la data întocmirii bilanțului contabil.
În situația în care valorile corespunzătoare exercițiului financiar curent și precedent, înscrise în bilanț, nu sunt compatibile, cele aferente exercițiului precedent trebuie retratate corespunzator, astfel încât să asigure comparabilitatea. Rezultatele retragerii, motivele pentru care a fost făcuta și modalitatea de efectuare a acesteia, trebuie prezentate în notele explicative.
Schema simplificată a bilanțului contabil se prezinta:
Active imobilizate
+ Active circulante (a)
+ Cheltuieli înregistrate în avans (b)
– Datorii curente (c), din care:
active circulante nete (a+b-c)
datorii curente nete (c-b-a)
= EXCEDENT ACTIV FAȚĂ DE DATORII CURENTE
– Datorii pe termen lung
– Provizioane pentru riscuri și cheltuieli
– Venituri înregistrate în avans
= CAPITAL PROPRIU
Asemănări și deosebiri între OMF 94/2002 și Legea Contabilității nr. 82/1991 (republicată în 26.08.2002) privind formatul și conținutul bilanțului contabil:
asemănări
– formatul propus rămâne cel sub formă de lista;
– în ambele forme, activele imobilizate sunt structurate în imobilizari corporale, necorporale și financiare.
deosebiri
– cheltuielile de constituire și cheltuielile de dezvoltare apar ca poziții distincte în cadrul activului necorporal (conform LC nr. 82/1991 apare o singură poziție « cheltuieli de constituire și de cercetare-dezvoltare »);
– dispare poziția « diferențe de conversie activ »;
– poziția « prime privind rambursarea obligațiunilor » apare în cadrul « datoriilor pe termen lung/curente » (în formatul vechi era inclusă în activul bilanțier);
– ordinea de prezentare a elementelor din pasivul bilanțier a fost schimbată, fiind prezentate mai întâi datoriile curente, apoi datoriile pe termen lung și în final, capitaluri proprii;
– « provizioanele pentru riscuri și cheltuieli » au o altă componență: apar în plus « provizioane pentru pensii și alte obligații similare »;
– apar două poziții noi: « active/datorii circulante nete » și « total activ minus datorii curente »;
– postul « subvenții pentru investiții » apare în cadrul poziției « venituri amânate » (în bilanțul conform L.C. nr. 82/1991 era inclus în cadrul capitalurilor proprii);
– în noul format al bilanțului nu mai apar posturile « alte fonduri » (contul 118 nu mai există nici in planul nou de conturi) și « provizioane reglementate » (contul 141 nu mai există nici în planul nou de conturi);
– dispare poziția « diferențe de conversie – pasiv ».
CONTUL DE PROFIT ȘI PIERDERE
Contul de profit și pierdere (contul de rezultate) este documentul contabil de sinteză care măsoară performanțele activității unei întreprinderi, în cursul unei perioade date. El pune în evidență fluxurile de valoare care au contribuit la creșterea sau micșorarea bogăției unei întreprinderi, pentru o anumită durată.
Întocmirea contului de profit și pierdere, ca și a bilanțului contabil, constituie o obligație legală pentru societățile comerciale sau grupurile de societăți.
Cadrul conceptual al Standardelor Internaționale de Contabilitate a definit elementele care măsoară performanțele întreprinderii: veniturile și cheltuielile.
Veniturile sunt creșteri de avantaje economice în cursul exercițiului financiar, sub formă de creșteri de activitate sau de diminuări de pasiv, care au ca rezultat creșterea capitalurilor proprii, sub alte forme decât noile aporturi de capital.
Cheltuielile sunt diminuări de avantaje economice, în cursul unui exercițiu, sub forma diminuării activelor sau a creșterii pasivelor și care au generat o scădere de capitaluri proprii, alta decât distribuirile către proprietarii de capital.
Pentru ca rezultatul contabil să măsoare corect performanța întreprinderii, este necesară respectarea principiului conectării cheltuielilor la venituri, adică din momentul contabilizării unui venit în contul de rezultate trebuie să se contabilizeze și toate cheltuielile care au contribuit la obținerea acelui venit.
În ceea ce privește conținutul și forma situațiilor financiare, s-au conturat două variante:
1. Situații financiare libere, normalizate prin IAS 1. Potrivit prevederilor din IAS 1 sunt prevăzute elementele minime pe care trebuie să le conțină situațiile financiare:
CONTUL DE PROFIT ȘI PIERDERE
1) venitul
2) rezultatele din activitatea de exploatare
3) costurile de finanțare
4) partea din profituri și pierderi aferentă întreprinderilor asociate și asocierilor în participație, contabilizată prin metoda punerii în echivalența
5) cheltuielile fiscale
6) profitul sau pierderea din activitățile curente
7) elementele extraordinare
8) interesul minoritar
9) profitul net sau pierderea neta a perioadei
2. Situații financiare reglementate
Acestea prevăd și normalizează prin Directiva a IV-a a CEE, privind conturile anuale întocmite de societate. Directiva menționată stabilește conținutul, forma și formatul situațiilor financiare.
Au fost normalizate patru scheme privind contul de profit și pierdere:
1) Schema bazată pe clasificarea cheltuielilor și veniturilor în funcție de natura lor:
a) Schema cont sau bilanț, bazată pe ecuația:
CHELTUIELI +/- REZULTAT = VENITURI
b) Schema listă sau diferență, bazată pe ecuația:
VENITURI – CHELTUIELI = REZULTAT
2) Schema bazată pe clasificarea cheltuielilor și veniturilor în raport de destinația sau funcția lor;
3) Schema cont sau bilanț;
4) Schema listă sau diferență.
În România, a fost adoptată schema diferență sau listă a contului de profit și pierdere bazată pe clasificarea cheltuielilor și veniturilor în funcție de natura lor.
O asemenea schemă se prezintă în felul următor:
Venituri din vânzări (cifra de afaceri netă)
+/- Variația stocurilor de produse finite și producție în curs de execuție
+ Producție de imobilizări
+ Subvenții din exploatare aferente cifrei de afaceri nete
+ Alte venituri din exploatare
= total venituri din exploatare
= total cheltuieli din exploatare
Materii prime, materiale și marfuri
+ Alte cheltuieli materiale (consumuri nestocate) inclusiv energie, apă
+ Lucrări și servicii de la terți
+ Cheltuieli cu personalul
+ Cheltuieli cu amortizarea și provizioanele
+ Cheltuieli cu impozitele și taxele
+ Alte cheltuieli de exploatare
= REZULTATUL DIN EXPLOATARE
+/- Rezultatul financiar
= REZULTATUL CURENT
+/- Rezultatul extraordinar
= Rezultatul brut al exercițiului
– Impozit pe profit
= REZULTATUL NET AL EXERCIȚIULUI
Potrivit Ordinului 94/2001, în notele explicative este prezentată și o analiză a cheltuielilor în raport de funcția si destinația lor. Modelul contului de profit și pierdere bazat pe destinația cheltuielilor :
Venituri din vânzări (cifra de afaceri)
– Costul vânzărilor
= Marja bruta
+ Alte venituri din exploatare
– Cheltuieli generale de administrație (inclusiv ajustările)
– Cheltuieli de desfacere sau distribuție sau de comercializare (inclusiv ajustările)
– Alte cheltuieli de exploatare
= REZULTAT DIN EXPLOATARE
+/- Rezultatul financiar
= REZULTATUL ORDINAR
+/- Rezultatul extraordinar
– Impozitul pe profit
= REZULTATUL NET AL EXERCIȚIULUI
Asemănări și deosebiri între formatul de prezentare al contului de profit și pierdere conform OMF nr. 94/2002 și cel conform Legii Contabilității nr. 82/1991 (republicată 26.08.2002)
asemănări
– CPP este în format listă, cu prezentarea elementelor de venituri și cheltuieli după natura lor economică. Conform OMF 94/2001, nota explicativă 4 « analiza rezultatului din exploatare » cere detalierea rezultatului din exploatare după destinație;
– se menține poziția afectată soldului contului 711 « variația stocurilor », deși această poziție ar trebui să fie una de cheltuieli sau cont de producție, deoarece nu se încadrează în definirea veniturilor din Cadrul general.
deosebiri
– pozițiile care prevăd « ajustări ale valorii » diferitelor elemente de activ, se referă la variația deprecierilor de valoare (amortizări și provizioane) în cursul exercițiului financiar respectiv;
– activitatea din exploatare cuprinde și activitatea excepțională din vechiul sistem (elemente precum despăgubiri, amenzi, penalități, donații și subvenții acordate/primite); în categoria « extraordinare » ramân doar efectele unor fenomene cu caracter accidental, care se petrec rar și care sunt clar diferite de activitățile obișnuite ale întreprinderii (calamități naturale și extraordinare de activ);
– dispar veniturile și cheltuielile din diferențe de curs valutar;
– în categoria « impozit pe profit » vor fi prezentate cheltuielile cu impozitul curent, dar și efectul net al compensării creanțelor și datoriilor privind impozitul amânat;
– ultima poziție din CPP este « rezultatul pe acțiune »; acesta poate fi:
rezultat de bază – ține seama de profitul sau pierderea anului curent împarțit la numărul de acțiuni în circulație la data întocmirii bilanțului;
rezultat diluat – se calculează în conformitate cu IAS 33 « rezultatul pe acțiune » și apare atunci cand:
există obligațiuni convertibile în acțiuni, ce au fost convertibile în cursul anului financiar, fapt pentru care, pentru o parte a anului se va acorda dobândă, iar pentru cealaltă dividende;
există acțiuni cu drept de dividend preferențial; acestea sunt acțiuni pentru care societatea va plăti posesorilor un dividend minim anual, indiferent dacă societatea va merge pe profit sau pierdere;
există achiziții de oferte publice de vânzare-cumpărare.
SITUAȚIA FLUXURILOR DE TREZORERIE
Este denumită în IAS 7 « situația fluxurilor de numerar și echivalente de numerar », se întocmește potrivit unuia dintre modelele prevăzute în acest IAS, folosindu-se fie metoda directă, fie metoda indirectă.
Această situație este necesară pentru a analiza trezoreria unei întreprinderi, descriind fluxurile de numerar și de echivalente de numerar generate de activitatea întreprinderii. Informațiile privind lichiditatea întreprinderii sunt utile unei game largi de utilizatori, însa dintre toți, acționarii sunt interesați mai mult de informațiile privind fluxurile de încasări viitoare decât de profitul contabil prezent, adică de capacitatea întreprinderii de a plăti dividendele. Profitul prezentat la sfârșitul anului nu coincide, de cele mai multe ori, cu soldul disponibilităților bănești, la același sfârșit de an.
Informațiile cuprinse în situațiile fluxurilor de trezorerie prezintă urmatoarele avantaje:
a) permit evaluarea variației activului net al societății;
b) evaluarea structurii financiare (inclusiv gradul de lichiditate și solvabilitate);
c) determinarea capacității de a influența valoarea și momentul apariției fluxului de numerar;
d) crește comparabilitatea raportării rezultatelor din exploatare (se elimina efectul utilizării unor tratamente contabile diferite);
e) evaluarea istoricului fluxului de numerar (impactul asupra profitabilității, schimbării prețurilor) și posibilitatea generării de previziuni.
Construirea unei asemenea situații se bazează pe:
1. Clasificarea și delimitarea fluxurilor de numerar pe cele trei activități: exploatare, investiție și finanțare.
Activitatea de exploatare cuprinde toate fluxurile determinate de cumpărarea, vânzarea de mărfuri, materii prime, consumuri, producția și vânzarea producției, constituirea și lichidarea creanțelor, datoriilor legate de operațiile enumerate mai inainte.
Activitatea de investiție este definită prin prisma fluxurilor de numerar privind achiziția și producția de imobilizări, precum și cesiunea acestora. De asemenea, se cuprind aici și operații privind crearea creanțelor imobilizate și lichidarea lor.
Activitatea de finanțare cuprinde fluxurile de numerar determinate de constituirea și diminuarea resurselor financiare pe termen lung (capital propriu, credite pe termen lung).
2. Calcularea pentru fiecare activ a fluxului net de numerar, pe baza relației de principiu:
Flux net de numerar = Fluxul incasărilor – Fluxul plăților
Suma fluxurilor de numerar nete proprii celor trei activități trebuie sa fie egală cu variația numerarului și echivalentelor de numerar.
3. Trecerea de la contabilitatea de angajamente la contabilitatea de trezorerie.
O asemenea trecere se bazează pe corecția cheltuielilor și veniturilor angajate, cu variația activelor și datoriilor de exploatare.
SITUAȚIA MODIFICĂRILOR CAPITALULUI PROPRIU
Situația modificării capitalurilor proprii prezintă, detaliat, toate variațiile pe care activul net (capitalurile proprii) le-a suferit între momentul de început și cel de sfârșit al exercițiului financiar. Pe baza acestui moment poate fi analizată capacitatea de menținere a capitalului, precum și profitul generat sau piederea generală a întreprinderii.
Conceptul de menținere a capitalului poate fi privit din două puncte de vedere:
menținerea capitalului financiar – conform acestui concept, profitul se obține doar dacă valoarea financiară (sau monetară) a activelor nete la sfârșitul perioadei este mai mare decât valoarea financiară a activelor nete la începutul perioadei, după excluderea oricăror distribuiri către proprietari și a oricăror contribuții din partea proprietăților în timpul perioadei analizate.
menținerea capitalului fizic – conform acestui concept, profitul se obține doar atunci când capacitatea fizică productivă (sau capacitatea de exploatare) a întreprinderii la sfârșitul perioadei depășește capacitatea fizică productivă de la începutul perioadei, după ce s-a exclus orice distribuire către proprietari și orice contribuție din partea proprietarilor în timpul perioadei analizate.
Situația modificării capitalurilor proprii se va prezenta ca o componentă distinctă a situațiilor financiare care să evidențieze:
– profitul net sau pierderea netă a perioadei;
– fiecare element de venit sau cheltuială, câștig sau pierdere care, așa cum este cerut de un standard, este recunoscut direct în capitalul propriu și totalul acestor elemente;
– efectul cumulativ al modificărilor politicilor contabile și corecția erorilor fundamentale.
Aceasta trebuie sa cuprindă o prezentare a soldurilor de deschidere și de închidere pentru capitalul social, primele de capital, fiecare rezervă, rezultatul reportat și rezultatul exercițiului, precum și modificările acestora, incluzându-se:
– suma la începutul exercițiului financiar;
– sumele transferate în sau din cont în timpul exercițiului financiar;
– natura, sursa sau destinația oricăror asemenea transferuri;
– suma rămasă la sfârșitul exercițiului financiar.
NOTELE EXPLICATIVE
Notele explicative conțin informații suplimentare, relevante pentru necesitățile utilizatorilor în ceea ce privește poziția financiară și rezultatele obținute. Notele explicative trebuie prezentate într-o manieră sistematică. Fiecare element semnificativ al bilanțului, contului de profit și piedere, situației fluxurilor de trezorerie și al situației modificărilor capitalului propriu trebuie să fie însoțit de o trimitere la nota care cuprinde informații legate de acel element semnificativ.
Notele explicative trebuie să prezinte politicile contabile adoptate de întreprindere pentru a determina valorile elementelor din bilanț, al profitului sau pierderii aferente fiecărui exercițiu, ale fluxurilor de trezorerie și modificărilor capitalului propriu. În acest sens, se vor menționa următoarele:
– dacă imobilizările sunt incluse în situațiile financiare la costul istoric, la valoarea reevaluată sau la valoarea ajustată la inflație, determinată potrivit IAS 29;
– politicile contabile specifice adoptate, adecvate pentru a permite o corectă înțelegere a situațiilor financiare.
Atunci când evenimente ulterioare datei bilanțului au o asemenea importanță încât nereprezentarea lor ar afecta capacitatea utilizatorilor situațiilor financiare de a face evaluări și de a lua decizii corecte, o întreprindere trebuie sa prezinte următoarele informații pentru fiecare categorie semnificativă de evenimente neajustate, ulterioare datei bilanțului:
– natura evenimentului;
– o estimare a efectului financiar sau o declarație conform căreia o astfel de estimare nu poate fi facută.
Situațiile financiare ale unei întreprinderi vor fi însușite de Consiliul de administrație, vor fi semnate în numele consiliului de președintele acestuia și vor fi aprobate de adunarea generală a acționarilor sau asociaților, fiind auditate de auditori financiari, în conformitate cu reglementările naționale privind auditul financiar.
Situațiile financiare ale unei întreprinderi, aprobate de consiliul de administrație, însoțite de raportul administratorilor și raportul auditorilor asupra situațiilor financiare respective, denumite generic raport anual, se trimit în copie tuturor asociaților sau acționarilor, fiind supuse aprobării de către AGA.
Rapoartele anuale vor fi distribuite gratuit pentru asociați sau acționari, iar pentru alte persoane decât aceștia, prețul raportului anual nu trebuie sa depașeasca costul administrativ al acestuia.
Cu titlu de exemplu, Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 94/2001 prezintă următoarele note explicative:
Nota 1 « Active imobilizate »
Prezintă pe categorii de active imobilizate (necorporale, corporale și financiare) valoarea brută și deprecierile (amortizările și provizioanele), respectiv valoarea netă. Ține seama de situația la începutul exercițiului financiar, creșterea, scăderea și situația la 31 decembrie.
Nota 2 « Provizioane pentru riscuri și cheltuieli »
Explică pe natura de provizioane situația la începutul anului, modificarea în cursul anului și soldul la 31 decembrie.
Nota 3 « Repartizarea profitului »
Arată pe destinații cum a fost împărțit profitul.
Nota 4 « Analiza rezultatului din exploatare »
Analizează rezultatul, urmărind cheltuielile și veniturile clasificate pe destinații: cifra de afaceri, costul bunurilor vândute și serviciilor prestate, cheltuielile activității de bază, cheltuielile activităților auxiliare, cheltuieli indirecte de producție, cheltuieli de desfacere, cheltuieli generale de administrație, alte venituri din exploatare.
Nota 5 « Situația creanțelor și a datoriilor »
Prezintă detaliat soldul la 31 decembrie al creanțelor în funcție de termenul de lichiditate (sub 1 an și peste 1 an) și al datoriilor după criteriul exigibilității (sub 1 an, 1-5 ani, peste 5 ani).
În privința datoriilor, se vor menționa următoarele informații:
– clauzele legate de achitarea datoriilor și rata dobânzii aferente împrumuturilor;
– datoriile pentru care s-au depus garanții sau au fost efectuate ipotecări;
– valoarea datoriei;
– valoarea și natura garanțiilor;
– valoarea obligațiilor pentru care s-au constituit provizioane;
– valoarea obligațiilor privind plata pensiilor.
Nota 6 « Principii, politici și metode contabile »
Se vor prezenta:
abaterile de la principiile contabile și schimbarea metodelor de evaluare, menționându-se:
– natura;
– motivele;
– evaluarea efectului asupra patrimoniului, a rezultatului și poziției financiare.
tratamente contabile alternative, menționându-se:
– elementele afectate și valoarea acestora la costul istoric;
– baza de evaluare adoptată;
– ajustările efectuate în vederea aplicării tratamentului contabil alternativ; – influența asupra rezultatului;
– conținutul, limitele și modalitățile de aplicare.
suma dobânzilor incluse în costul de producție al activelor imobilizate și circulante cu ciclu lung de producție.
OMF 94/2001 prevede posibilitatea ca o societate să aleagă în anumite circumstanțe între mai multe variante de contabilizare pe cea mai adecvată.
Nota 7 « Acțiuni și obligațiuni »
Se vor prezenta următoarele informații:
– capital social subscris;
– numarul și valoarea totală a fiecărui tip de acțiuni emise;
– data cea mai apropiată și data limită de răscumpărare;
– caracterul obligatoriu sau neobligatoriu al răscumpărarii;
– valoarea eventualei prime de răscumpărare;
– acțiuni emise în timpul exercițiului financiar;
– tipul de acțiuni;
– număr de acțiuni emise;
– valoarea nominală totală și valoarea încasată la distribuire;
– drepturi legate de distribuție;
– numărul, descrierea și valoarea acțiunilor corespunzătoare;
– perioada de exercitare a drepturilor;
– prețul plătit pentru acțiunile distribuite;
– obligațiuni emise;
– tipul obligațiunilor emise;
– valoarea emisă și suma primită pentru fiecare tip de obligațiuni;
– obligațiuni emise de întreprindere, deținute de o persoană nominalizată sau împuternicită de aceasta;
– valoarea nominală;
– valoarea înregistrată în momentul plății.
Nota 8 « Informații privind salariații, administratorii și directorii »
Se vor face mențiuni cu privire la:
– salarizarea directorilor și administratorilor;
– obligațiile contractuale cu privire la plata pensiilor către foștii directori și administratori;
– obligație totală pentru fiecare categorie;
– valoarea avansurilor și a creditelor acordate directorilor și administratorilor în timpul exercițiului;
– rata dobânzii;
– principalele clauze ale creditului;
– suma rambursată până la acea dată;
– obligații viitoare de genul garanțiilor asumate de întreprindere în numele acestora;
– salariați;
– număr mediu aferent exercițiului;
– număr mediu (fiecare categorie);
– salarii plătite sau de plătit, aferente exercițiului;
– cheltuieli cu asigurările sociale;
– alte cheltuieli cu contribuțiile pentru pensii.
Nota 9 « Exemple de calcul și analiză a principalilor indicatori
economico-financiari »
Prezintă cu titlu de exercițiu o serie de indicatori economico-financiari ce pot fi calculați de către întreprindere:
– indicatori de lichiditate
– indicatori de risc
– indicatori de activitate
– indicatori de profitabilitate
– indicatori privind rezultatul pe acțiune.
Nota 10 « Alte informații »
a) Informații cu privire la prezentarea întreprinderii:
– sediul și forma juridică a întreprinderii;
– țara de înființare;
– adresa sediului oficial.
b) Informații privind relațiile întreprinderii cu filiale, întreprinderi asociate sau cu alte întreprinderi în care se dețin titluri de participare strategice:
– numele întreprinderilor;
– țara de înființare;
– adresa.
c) Modalitatea folosită pentru exprimarea în monedă națională a elementelor patrimoniale, a veniturilor și cheltuielilor evidențiate inițial într-o monedă străină.
d) Informații referitoare la impozitul pe profit:
– proporția dintre activitatea curentă și cea extraordinară;
– reconcilierea dintre rezultatul exercițiului și rezultatul fiscal, așa cum este prezentat în declarația de impozit.
e) Cifra de afaceri:
– prezentarea acesteia pe sectoare economice și tipuri de piețe de desfacere.
f) Cheltuielile cu chiriile și ratele achitate în cadrul unui contract de leasing operațional.
g) Onorariile plătite auditorilor.
h) Angajamente acordate.
i) Angajamente primite.
Paralela OMF 94 – OMF 306
OMF 94 DIN 29 IANUARIE 2001
Se aplică pentru întreprinderile mari.
Se întocmesc situații financiare anuale.
Situațiile financiare anuale trebuie să cuprindă:
a) bilanț;
b) contul de profit și pierdere;
c) situația modificărilor capitalului propriu;
d) situația fluxurilor de trezorerie;
e) politici contabile și note explicative.
Bilanțul este mai detaliat. Spre exemplu:
B. Active circulante
I. Stocuri
1. Materii prime și materiale consumabile
2. Producția în curs de execuție
3. Produse finite și mărfuri
4. Avansuri pentru cumpărări de stocuri.
Formatul contului de profit și pierdere cuprinde în plus:
Rezultatul pe acțiune:
– de bază;
– diluat.
La principiul permanenței metodelor se precizează în plus:
Modificările politicii contabile sunt permise doar dacă sunt cerute de lege, de un standard contabil sau au ca rezultat informații mai relevante referitoare la operațiunile întreprinderii.
Este foarte importantă menționarea în notele explicative a oricăror modificări ale politicii contabile, pentru că utilizatorii să poată aprecia dacă noua politică contabilă a fost aleasă în mod adecvat.
Apare în plus principiul prevalenței economicului asupra juridicului. Informațiile prezente în situațiile financiare trebuie să reflecte realitatea economică, nu numai forma lor juridică.
Apare în plus și principiul pragului de semnificație. Orice element care are o valoare semnificativă trebuie prezentat diferit în cadrul situațiilor financiare. Elementele cu valori nesemnificative care au aceeași natură sau cu funcții similare trebuie însumate, nefiind necesară prezentarea lor separată.
Se mai precizează faptul că abaterile de la principiile contabile vor fi permise numai în cazuri excepționale și vor fi prezentate în notele explicative.
Activele dobândite prin schimb cu alte active se înregistrează la valoarea justă a activelor primite în schimb.
În cazul mijloacelor fixe costul inițial include și costurile estimate pentru demontarea și mutarea activului. Aceste costuri se reflectă prin constituirea unui provizion corespunzător. Costul de demontare și mutare va fi înregistrat în contul de profit și pierdere de-a lungul vieții mijlocului fix, prin încluderea în cheltuiala anuală cu amortizarea. Provizionul astfel constituit trebuie utilizat numai pentru scopul pentru care a fost inițial recunoscut.
Cheltuielile generale de administrație și cele financiare nu se includ în costurile de producție, cu excepția situațiilor descrise la Standardele Internaționale de Contabilitate.
Costurile îndatorării, respectiv cheltuielile financiare cu dobânzile și diferențele de curs aferente dobânzii privind împrumuturile, care sunt direct atribuibile achiziției, construcției sau producției unui activ pe termen lung, pot fi capitalizate ca parte din costul acelui activ, dacă sunt îndeplinite toate condițiile prevăzute în IAS 23.
Cheltuielile de desfacere nu se includ în costul de producție al unui bun.
Tratamentul alternativ permis de IAS 21 privind includerea diferențelor nefavorabile de curs valutar în valoarea contabilă a activelor aferente, nu poate fi aplicat întrucât nu sunt îndeplinite condițiile prevăzute de interpretarea SIC 11.
În cazul activelor imobilizate și circulante cu ciclu lung de producție, respectiv mai mare de un an, dacă costul de producție include dobânda la capitalul împrumutat pentru finanțarea producerii activului, acest aspect trebuie prezentat în notele explicative cu menționarea valorii dobânzilor aferente exercițiului financiar.
Prevederile referitoare la imobilizări sunt asemănătoare, numai că la OMF ’94 se mai adaugă:
În cazul diminuării valorii unei imobilizări financiare înregistrată, se va constitui un provizion pentru depreciere corespunzător acestei diminuări, stabilit ca diferență între costul de achiziție și valoarea realizabilă netă.
O întreprindere poate imobiliza cheltuielile de constituire. În această situație suma reflectată în contul imobilizărilor necorporale se va amortiza sistematic pe parcursul unei perioade de 5 ani.
Majorarea constatată din reevaluare trebuie recunoscută ca venit în măsura în care acesta compensează o descreștere din reevaluarea aceluiași activ, recunoscută anterior ca o cheltuială. În cazul în care valoarea contabilă a unui activ este diminuată ca rezultat al unei reevaluări, această diminuare trebuie recunoscută ca o cheltuială. Cu toate acestea, o diminuare rezultată din reevaluare trebuie scăzuta direct din orice surplus de reevaluare corespunzător, în măsura în care diminuarea nu depășește valoarea înregistrată anterior ca surplus din reevaluare pentru același activ.
Surplusul din reevaluare inclus în capitalul propriu poate fi transferat direct în rezultatul reportat atunci când acest surplus este realizat.
OMF 306 DIN 26 FEBRUARIE 2002
Se aplică pentru întreprinderile mici și mijlocii (persoanelor juridice care îndeplinesc cel puțin două din criteriile de la jos:
a) cifra de afaceri până la 5 milioane de euro;
b) total active până la 2,5 milioane euro;
c) numărul mediu de salariați de până la 50.
Se întocmesc situații financiare anuale simplificate.
Situațiile financiare anuale simplificate cuprind:
a) bilanț;
b) cont de profit și pierdere;
c) politici contabile și note explicative.
Bilanțul cuprinde doar posturile principale. De exemplu:
B. Active circulante
I. Stocuri
II. Formatul contului de profit și pierdere cuprinde și
Venituri din interese de participare
Reducerile comerciale și alte elemente similare acordate de furnizor nu fac parte din costul de achiziție.
Pierderile de materiale, manoperă sau alte costuri de producție înregistrate peste limitele normal admise, cheltuielile de depozitare, cu excepția cazurilor în care aceste costuri sunt necesare în procesul de producție, anterior trecerii într-o nouă fază de fabricație, regiile (cheltuielile) generale de administrație care nu participă la aducerea stocurilor în forma și locul final, precum și costurile de desfacere, reprezintă exemple de costuri care nu trebuie incluse în costul stocurilor, ci sunt recunoscute drept cheltuieli ale perioadei în care au survenit.
În costul unui activ cu ciclu lung de fabricație pot fi incluse și dobânzile plătite la creditele bancare contractate pentru achiziția, construcția sau producția acestuia, direct atribuibile activului, până la finalizarea sa, aferente aceleiași perioade.
Evenimentele care apar după data bilanțului pot furniza informații suplimentare față de cele cunoscute la data bilanțului. Dacă situațiile financiare anuale simplificate nu au fost aprobate, acestea vor fi modificate pentru a reflecta și informațiile suplimentare.
Cheltuielile de constituire sunt cheltuielile ocazionate de înființarea sau dezvoltarea persoanelor juridice. Suma reflectată în contul de imobilizări trebuie amortizată potrivit legii.
Prevederile referitoare la capitalul social asemănător, dar la OMF 306, se mai adaugă:
Se vor prezenta unele informații în situația în care în cursul exercițiului financiar au fost achiziționate acțiuni proprii sau dacă a emis acțiuni.
În cazul rezervelor din reevaluare, în notele explicative se menționează suma la începutul și sfârșitul perioadei, precum și variația acesteia constatate în cursul exercițiului financiar.
În cazul obligațiunilor pentru care nu s-au constituit provizioane, se prezintă anumite informații.
Toate angajamentele sub forma girurilor, garanțiilor și ipotecilor de orice fel în cazul în care nu sunt recunoscute în bilanț ca datorii, vor fi prezentate în notele explicative.
Cuprinde posturile planului de conturi OMF ’94.
Contabilitatea de gestiune
Contabilitatea de gestiune are ca scop gestiunea internă a unității, calcularea costurilor de producție, stabilirea rezultatelor și rentabilității produselor obținute, a lucrărilor executate, serviciilor prestate, întocmirea bugetelor pe tipuri de activități, urmărirea și controlul acestora în vederea determinării rezultatelor și furnizarea informațiilor necesare în procesul de decizie.
Realizarea analizelor se poate face la nivel de centru de profit, comenzi, proiecte, produse sau servicii. Informațiile oferite de contabilitatea de gestiune stau la baza întocmirii bugetelor de venituri și cheltuieli.
Scopurile contabilității de gestiune:
asigurarea costurilor necesare produselor și serviciilor furnizate de o entitate. Se urmaresc: colectarea și analiza cheltuielilor, măsurarea producției în diferitele etape de manufacturare și corelarea cheltuielilor cu produsele fabricate. Și avem:
diferite sisteme de costuri: costul istoric sau actual, costul estimat, costul standard;
diferite metode de calcul a costurilor: pe comenzi, procese, faze, activități;
diferite tehnici de calcul a costurilor: costul marginal, costul total, costul direct.
contabilizarea costurilor, este un proces care are ca început înregistrarea cheltuielilor și ca sfârșit, pregătirea datelor statistice;
controlul costurilor = ghid și reglare prin acțiuni operative a nivelului acestora. Costul poate fi controlat prin standarde, bugete, rapoarte;
controlul bugetar, implică compararea bugetelor întocmite pe responsabilități și cerințe ale politicii entității cu realitatea, pentru a evidenția modul în care se vor atinge obiectivele previzionate. Estimările din bugete se pot menține sau se pot revizui în raport cu realitatea și tendințele imediate;
auditul costurilor = se verifică corectitudinea procedurilor de contabilizare.
Obiectivele contabilității de gestiune:
cunoașterea costurilor;
stabilirea prețurilor de vânzare;
determinarea și controlul eficienței prin sistemul de standarde;
determinarea bazei de evaluare pentru anumite elemente din bilanț (stocuri și imobilizări fabricate).
furnizarea informațiilor necesare deciziilor pe termen scurt: a produce sau a cumpăra.
Funcțiile contabilității de gestiune:
calculul costului unitar al produselor fabricate de o entitate;
analiza corectă a costului pe procese și operații, pe elemente de cost;
identificarea pierderilor și risipei de materiale, timp, echipamente și asigurarea controlului pierderilor;
asigurarea profitabilității fiecărui produs și a căilor de maximizare;
pregătirea și prezentarea datelor necesare managementului pentru planificare, decizie, control;
organizarea auditului costurilor;
elaborarea programelor de reducere a costurilor.
Grupe de funcții:
a) cunoașterea și analiza costului și rezultatelor pe produse, funcții, responsabilități;
b) utilizarea informațiilor referitoare la cost pentru control în scopul minimizării costului, menținând calitatea;
c) furnizarea informațiilor necesare managementului în procesul de decizie.
Contabilitatea costurilor e importantă din punct de vedere al utilizatorilor:
management – planificare, decizie, control.
A planifica înseamnă să gândești pentru viitor ce să faci, cum și cu cine anume.
Decizia este o alegere, o alternativă optimă pentru un anumit curs al acțiunii.
Controlul compară performanțele actuale cu cele planificate, descoperă abaterile și ia măsuri de remediere.
Contabilitatea de gestiune are anumite direcții în condiții de management:
clasificarea și subclasificarea costurilor;
controlul materialelor, manoperei, cheltuielilor indirecte;
bugetarea;
măsurarea eficienței prin standarde;
folosirea optimă a resurselor limitate;
auditul și controlul costurilor;
politica de afaceri;
politica de prețuri ;
politica de expansiune.
personal – corelează eficiența muncii cu salariile.
public – afacerea are ca scop final reducerea costului și maximizarea profitului. Din profitul rezultat din reducerea costului se duce la consumatori sub forma “prețurilor resurse”; consumatorii vor avea încredere în corectitudinea prețurilor.
Organizarea contabilității de gestiune este strâns legată de specificul activității din cadrul unității și ca urmare, spre deosebire de contabilitatea financiară, contabilitatea de gestiune nu poate fi riguros normalizată.
1.1.3. Cadrul contabil general
Delimitări și referințe
Cadrul contabil general reprezintă un ansamblu de concepte și principii care stau la baza întocmirii și prezentării situațiilor financiare destinat utilizatorilor externi. El se aplică la toate întreprinderile care aplică Standardele Internaționale de Contabilitate.
În mod concret, Cadrul contabil general abordează:
– obiectivul situațiilor financiare;
– caracteristicile calitative ale informației prezentate prin situațiile financiare;
– limite ce privesc informația relevantă și credibilă;
– definirea, recunoașterea și evaluarea elementelor pe baza cărora sunt întocmite situațiile financiare;
– conceptele de capital și de menținere a capitalului.
Obiectivul situațiilor financiare
Situațiile financiare consolidează și prezintă informații privind poziția financiară a întreprinderii, performanța și modificarea poziției financiare.
Poziția financiară este prezentată prin bilanțul contabil care prin structura sa trebuie să furnizeze informații privind echilibrul financiar global, lichiditatea, solvabilitatea și capacitatea de acces a întreprinderii la finanțarea externă, cu deosebire la creditele bancare.
Echilibrul financiar este dezvăluit prin ecuația fundamentală:
Performanța întreprinderii este descrisă în principal prin rezultatul exercițiului, calculat și evidențiat prin contul de profit și pierdere.
sau
Situația financiară nominalizată în acest sens în IAS 1 « Prezentarea situațiilor financiare » este situația fluxurilor de trezorerie.
Relația de calcul folosită în acest sens este:
Caracteristicile calitative ale situațiilor financiare
Caracteristicile calitative sunt atributele care determină utilitatea informației oferite de situațiile financiare. Cele patru caracteristici calitative principale sunt:
inteligibilitatea, relevanța, credibilitatea și comparabilitatea.
Inteligibilitatea
O calitate esențială a informațiilor furnizate de situațiile financiare este aceea că acestea să fie accesibile utilizatorilor fără a depune eforturi nejustificate. În acest scop, se presupune că utilizatorii dispun de cunoștințe suficiente privind deșfașurarea afacerilor și a activităților economice, de noțiuni de contabilitate și au dorința de a studia informațiile prezentate cu diligențele cuvenite. Informațiile oferite trebuie să se bazeze pe o terminologie unitară și identică pentru toți utilizatorii.
Relevanța
Pentru a fi utile, informațiile trebuie să fie relevante față de necesitățile de luare a deciziilor de către utilizatori. Informațiile sunt relevante atunci când influențează deciziile economice ale utilizatorilor, ajutându-i pe aceștia să evalueze evenimente trecute, prezente sau viitoare, confirmând sau corectând evaluările lor anterioare.
Informațiile despre poziția financiară sau performanțele precedente sunt frecvent folosite ca bază pentru previzionarea poziției și performanței financiare viitoare și a altor probleme despre care utilizatorii sunt direct interesați, cum ar fi plata dividentelor și salariilor, modificările prețului garanțiilor, precum și capacitatea întreprinderii de a-și onora obligațiile scadente.
Relevanța informației este influențată de natura sa și pragul de semnificație. În anumite cazuri, natura informației este suficientă, prin ea însăși, pentru a determina relevanța sa. De exemplu, raportarea unui nou segment de activitate poate influența evaluarea riscurilor și oportunităților întreprinderii, indiferent de dimensiunea rezultatelor obținute prin segmentul respectiv în perioada de raportare. În alte cazuri, atât natura cât și pragul de semnificație sunt importante, de exemplu, volumul valoric al stocurilor din fiecare categorie principală pe care o întreprindere ar trebui să le dețina pentru a avea o activitate adecvată.
Informațiile sunt semnificative dacă omisiunea sau declararea lor eronată ar putea influența deciziile economice ale utilizatorilor, luate pe baza situațiilor financiare. Pragul de semnificație depinde de mărimea elementului sau a erorii, judecate în imprejurările specifice ale omisiunii sau declarării greșite. Astfel, pragul de semnificație oferă mai degrabă o limită, decât să reprezinte o caracteristică, calitativă primară pe care informația trebuie să o aibă pentru a fi utilă.
Credibilitatea
Pentru a fi utilă, informația trebuie să fie credibilă. Informația are calitatea de a fi credibilă atunci când nu conține erori semnificative, nu este părtinitoare, iar utilizatorii pot avea încredere că reprezintă corect ceea ce informația și-a propus să reprezinte sau ceea ce se așteapta, în mod rezonabil, să reprezinte.
Informația poate fi relevantă, atât de puțin credibilă sub aspectul naturii sau reprezentării, astfel încât recunoașterea acesteia să poată inducă în eroare. De exemplu, dacă validitatea și valoarea daunelor pentru despăgubiri sunt disputate într-un litigiu, nu ar fi adecvat pentru întreprindere să înregistreze în bilanț întreaga sumă a despăgubirilor cerute, deși ar fi adecvată prezentarea sumei solicitate și a circumstanțelor conflictului într-o notă a situațiilor financiare.
Credibilitatea poate fi reprezentată prin:
Reprezentare fidelă
Pentru a fi credibilă, informația trebuie să reprezinte cu fidelitate tranzacțiile și alte evenimente pe care aceasta fie și-a propus să le reprezinte sau ceea ce ar putea fi de așteptat, în mod rezonabil, să reprezinte. De exemplu, bilanțul trebuie să reprezinte, în mod credibil, tranzacțiile și alte evenimente care se concretizează în active, datorii și capital propriu al întreprinderii la data raportării și îndeplinesc criteriile de recunoaștere.
Cea mai mare parte a informațiilor financiare este supusă unui anumit risc de a da o reprezentare mai puțin credibilă decât ar trebui. Aceasta nu se datorează părtinirii, ci mai degraba dificultăților inerente, fie identificării tranzacțiilor și a altor evenimente ce urmează a fi evaluate, fie conceperii și aplicării tehnicilor de evaluare și prezentare ce pot transmite mesaje care corespund acelor tranzacții și evenimente. În anumite cazuri, măsurarea efectelor financiare ale elementelor ar putea fi atât de incertă încât, întreprinderile, în general, nu le recunosc în situațiile financiare. De exemplu, deși majorarea întreprinderilor generează fond comercial «goodwill » în timp, de obicei este greu de identificat sau evaluat acest fond comercial în mod credibil. În alte cazuri, totuși, poate fi relevantă recunoașterea elementelor respective și prezentarea, în același timp, a riscului de eroare, ce planează asupra recunoașterii și evaluării lor.
Prevalența economicului asupra juridicului
Pentru ca informația să prezinte, credibil, evenimentele și tranzacțiile pe care le reprezintă, este necesar ca acestea să fie contabilizate și prezentate în concordanță cu fondul lor și cu realitatea economică, și nu doar cu forma lor juridică. Fondul tranzacțiilor sau al altor evenimente nu este întotdeauna în concordanța cu ceea ce transpare din forma lor juridica sau conventională. De exemplu, o întreprindere înstrăinează un activ unei alte parți, într-un astfel de mod încât, documentele să susțină transmiterea dreptului de proprietate părții respective; cu toate acestea, pot exista contracte care să asigure întreprinderii dreptul de a se bucura în continuare de beneficii economice viitoare de pe urma activului respectiv. În astfel de circumstanțe, raportarea unei vânzări nu ar reprezenta, credibil, operațiunea încheiată (dacă într-adevăr ar exista o operațiune de această natură).
Neutralitatea
Pentru a fi credibilă, informația cuprinsă în situațiile financiare trebuie să fie neutră, adică lipsită de influențe. Situațiile financiare nu sunt neutre dacă, prin selectarea și prezentarea informației, influențează luarea unei decizii sau formularea unui raționament pentru a realiza un rezultat sau obiectiv predeterminat.
Prudența
Cei care elaborează situații financiare trebuie să se confrunte cu incertitudini care, inevitabil, planează asupra multor evenimente și circumstanțe, cum ar fi încasarea creanțelor îndoielnice, durata de utilizare probabilă a utilajelor și echipamentelor și numărul eventualelor reclamații cu privire la produsele în garanție.
Astfel de certitudini sunt recunoscute prin prezentarea naturii și valorii lor, dar și prin exercitarea prudenței în întocmirea situațiilor financiare. Prudența înseamna includerea unui grad de precauție în exercitarea raționamentelor necesare pentru a face estimările cerute în condiții de incertitudine, astfel încât activele și veniturile să nu fie supraevaluate, iar datoriile și cheltuielile să nu fie subevaluate. Totuși, exercitarea prudenței nu permite, de exemplu, constituirea de rezerve oculte sau provizioane excesive, subevaluarea deliberată a activelor sau veniturilor, dar nici supraevaluarea deliberată a datoriilor sau cheltuielilor.
Integralitatea
Pentru a putea fi credibilă, informația din situațiile financiare trebuie să fie completă în limitele rezonabile ale pragului de semnificație și ale costului obținerii acelei informații. O omisiune poate face ca informația să fie falsă sau să inducă în eroare și astfel să devină necredibilă și defectuoasă din punct de vedere al relevanței.
Comparabilitatea
Utilizatorii trebuie să poată compara situațiile financiare ale unei întreprinderi în timp pentru a identifica tendințele în poziția financiară și performanțele sale. Utilizatorii trebuie, totodata, să poată compara situațiile financiare ale diverselor întreprinderi, pentru a le evalua poziția lor financiară, performanțele și modificările poziției financiare. Astfel, măsurarea și prezentarea efectului financiar al acelorași tranzacții și evenimente trebuie efectuate într-o manieră consecventă în cadrul unei întreprinderi și de-a lungul timpului pentru acea întreprindere, și într-o manieră consecventă pentru diferite întreprinderi.
O implicație importantă a caracteristicii calității informației de a fi comparabilă este ca utilizatorii să fie informați despre politicile contabile utilizate în elaborarea situațiilor financiare și despre orice schimbare a acestor politici, precum și efectele unor astfel de schimbări. Utilizatorii trebuie să fie în măsura să identifice diferențele între politicile contabile pentru tranzacții și alte evenimente asemănătoare utilizate de aceeași întreprindere de la o perioadă la alta, cât și de diferite întreprinderi. Conformitatea cu Standardele Internaționale de Contabilitate, inclusiv prezentarea politicilor contabile utilizate de întreprindere, ajută la realizarea comparabilitatii.
Nevoia de comparabilitate nu trebuie confundată cu simpla uniformitate și nu trebuie lasată să devină un impediment în introducerea de standarde de contabilitate imbunătațite.
Deoarece utilizatorii doresc să compare poziția financiară, performanța și modificările poziției financiare a unei întreprinderi în timp, este important ca situațiile financiare să releve informații corespunzătoare pentru perioadele precedente.
Limite ce privesc informația relevantă și credibilă
Oportunitatea
Dacă există o întârziere exagerată în raportarea informației, aceasta iși poate pierde relevanța. Conducerea poate fi nevoită să aleagă între valoarea relativă a raportării la un anumit moment și furnizarea de informații credibile. Pentru a furniza informații oportune, deseori poate fi necesară raportarea tuturor aspectelor unei tranzacții sau ale altui eveniment, înainte ca acestea să fie cunoscute, deși în acest fel este efectată credibilitatea. Dimpotrivă, dacă raportarea este întârziată până când toate aspectele sunt cunoscute, informația poate fi credibilă, dar de utilitate redusă pentru utilizatorii care au trebuit, între timp să ia decizii.
Raportul cost – beneficiu
Raportul cost – beneficiu este mai degrabă o constrângere generală decât o trasătură calitativă. Beneficiile de pe urma informației ar trebui să depașească costul furnizării acesteia.
Evaluarea beneficiilor și costurilor reprezintă, în fond, rezultatul unui raționament profesional.
Echilibrul între trăsăturile calitative
În practică, stabilirea unui echilibru între trăsăturile calitative este deseori necesară. În general, țelul este de a realiza un echilibru adecvat între caracteristicile respective pentru a satisface obiectivul situațiilor financiare. Importanța relativa a caracteristicilor în diferite cazuri este o problemă de raționament profesional.
Imaginea fidelă / Prezentarea fidelă
O societate comercială trebuie să prezinte prin situațiile financiare o imagine fidelă a poziției financiare, a performanței și modificărilor poziției financiare. Deși acest « cadru general » nu abordează direct astfel de concepte, aplicarea trăsăturilor calitative principale și a standardelor adecvate de contabilitate are, în mod normal, ca rezultat întocmirea unor situații financiare care reflectă, în general, o imagine fidelă a situației întreprinderii.
Definirea, recunoașterea și evaluarea elementelor descries în situațiile financiare
a) Evaluarea
La data intrării în patrimoniu, bunurile sunt evaluate și înregistrate în contabilitate la valoarea de intrare, denumită valoare contabilă. Se bazează pe principiul costului istoric, valoarea contabilă de intrare stabilită pe această bază având următoarele delimitări concrete:
– costul de producție pentru stocurile fabricate prin producție proprie, inclusiv cele în curs de executie;
– valoarea actuală pentru cele intrate cu titlu gratuit;
– valoarea de aport pentru stocurile intrate prin aport în natură;
– costul de achiziție pentru stocurile intrate cu titlu oneros.
La data ieșirii din patrimoniu sau la darea în consum, bunurile se evaluează și se scad din gestiune, în principiu, la valoarea lor de intrare sau contabilă. Totuși, evaluarea la ieșire capătă diverse rezolvări având în vedere situația potrivit căreia la intrare, stocurile pot avea valori diferite în raport de momentul și sursa intrării.
Evaluarea la inventar se face la valoarea actuală estimată în raport de prețul pieței, utilitatea și starea în care se află obiectul ineventariat.
Evaluarea la bilanț se întemeiază pe valoarea netă bilantieră egală cu valoarea contabilă de intrare mai puțin provizioanele pentru deprecierea stocurilor sau se compară valoarea contabilă de intrare cu valoarea de inventar (actuală) și se reține cea mai mică.
b) Recunoașterea elementelor descrise în situațiile financiare
Recunoșterea elementelor în situațiile financiare constă în incorporarea lor în posturile informaționale, implicit prezentarea ca poziții distincte sau poziții globale. Potrivit principiului pragului de semnificație, elementele semnificative sunt prezentate ca poziții distincte în situațiile financiare, în schimb, elementele nesemnificative sunt cumulate și prezentate ca poziții globale.
Două criterii stau la baza recunoașterii activelor, datoriilor, capitalurilor proprii, veniturilor și cheltuielilor ca poziții în situațiile financiare:
1. Probabilitatea realizării de beneficii economice
Un asemenea criteriu pornește de la realitatea potrivit căreia tranzacțiile și evenimentele au loc în condiții de risc și incertitudine. În mod normal, recunoașterea lor se bazează pe certitudinea sau incertitudinea generării de beneficii economice înspre întreprindere.
2. Evaluarea credibilă a elementelor
Potrivit acesteia, fiecare element trebuie să aibă o valoare sau un cost credibil estimat în condiții de risc și incertitudine. Acest cost sau valoare trebuie raportate sau privite în ipoteza în care tranzacțiile și evenimentele se produc în condiții de piață.
Conceptele de capital și de menținere de capital
Cadrul general de întocmire și prezentare a situațiilor financiare IASB menționează următoarele concepte de capital și menținere a capitalului:
– Conceptul de capital financiar, conform căruia capitalul întreprinderii este sinonim cu activele nete sau cu capitalul propriu al întreprinderii.
-Conceptul de capital fizic, conform căruia capitalul reprezintă capacitatea de producție a întreprinderii, exprimată, de exemplu, în unitați de producție pe zi.
– Conceptul menținerii capitalului financiar, conform căruia profitul se obține doar dacă valoarea financiară (sau monetară) a activelor nete la sfâșitul perioadei este mai mare decât valoarea financiară (sau monetară) a activelor nete de la începutul perioadei, după excluderea oricăror distribuiri către proprietari și a oricăror contribuții din partea proprietarilor în timpul perioadei analizate.
– Conceptul menținerii capitalului fizic, conform căruia profitul se obține doar atunci cănd capacitatea fizică productivă (sau capacitatea de exploatare) a întreprinderii la sfârșitul perioadei depășește capacitatea fizică productivă de la începutul perioadei, după excluderea oricăror distribuiri către proprietari și a oricăror contribuții din partea proprietarilor în timpul perioadei analizate.
1.1.4. Registre contabile
Teoria contabilă și practică de contabilitate au generat o diversitate de forme privind conținutul registrelor.
În raport de modul de înregistrare a operațiilor economice și financiare în cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi pentru:
– evidența cronologică;
– evidența sistematică;
– pentru realizarea combinată a celor 2 feluri de evidență;
– pentru inventarierea patrimoniului.
Registrele folosite pentru evidența cronologică poartă denumirea de jurnale sau Registru-Jurnal, care la rândul său în practică se regăsește în forma denumită de bază și de note de contabilitate.
Alături de acest jurnal, denumit și jurnal general, au apărut jurnale diferențiate pe feluri de operații (ex. Jurnal de vânzări, Jurnal de cumpărări).
Registrele pentru evidențierea sistematică servesc la înregistrarea și gruparea operațiilor economice și financiare în raport de natura lor, iar în cadrul fiecărei grupări în ordinea succesiunii lor în timp și în sensul modificării contului (debitoare, creditoare). În acest scop se folosesc formularele « Cartea Mare ».
După starea de cuprindere, registrele pot fi:
registre sintetice (Registru-Jurnal, Cartea Mare);
registre analitice (Jurnal de vânzări, Jurnal de cumpărări).
În România, registrele contabile obligatorii sunt:
Registrul Jurnal;
Registrul Inventar;
Cartea Mare.
Conținutul registrelor
Registrele cuprind de regulă următoarele elemente principale:
– denumirea documentelor;
– denumirea și sediul unității patrimoniale care întocmește documentul;
– numărul documentului, data întocmirii sale;
– menționarea părților care participă la efectuarea operațiilor patrimoniale;
– conținutul operațiilor patrimoniale și cănd este cazul, și temeiul legal al efectuării ei;
– datele cantitative și valorice aferente operației efectuate;
– numele și prenumele, semnătura persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, după caz;
– alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operației efectuate.
Potrivit articolului 21 din Legea Contabilității, registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora, se prezintă în mod ordonat și se completează astfel încat să permită în oricare moment, identificarea și controlul operațiunilor patrimoniale efectuate.
Registrele de contabilitate (Registru-Jurnal, Registrul Inventar și Cartea Mare) se numerotează înainte, iar la închiderea conturilor, acestea se barează, nefiind admisă înregistrarea unor operații ulterioare.
Aceste registre se vor șnurui, sigila, parafa, prezentându-se spre autentificare la Administrația Financiară.
Se poate folosi tehnica de calcul pentru completarea Jurnalului pentru vânzări, Jurnalului de cumpărări și a Registrului de casă, iar de la data de 01.01.1998 nu mai este necesară aprobarea specială de la organele fiscale pentru prelucrarea cu ajutorul tehnicii de calcul a jurnalului pentru vânzări și cumpărări. Completarea în jurnale se efectuează zilnic.
Registrele obligatorii utilizate în contabilitate
REGISTRUL – JURNAL: este un document contabil obligatoriu, în care se înregistrează prin articole contabile, în mod cronologic, toate operațiile economico-financiare, prin respectarea succesiunii documentelor după datele de întocmire sau de intrare a acestora în unitate.
REGISTRUL – INVENTAR: este un document contabil, în care se înregistrează într-o formă sintetică recapitulativă, toate elementele patrimoniale inventariate de unități, potrivit normelor legale. La sfârșitul fiecărui an, în acest registru se înscriu într-o formă sintetică, elementele de inventar după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conținutul fiecăruia dintre posturile bilanțului contabil.
CARTEA MARE: este un registru contabil obligatoriu, în care se înregistrează lunar și sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de activ și de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză și sistematizare și conține simbolul contului debitor și al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor și creditor, precum și soldul contului pentru fiecare lună a anului curent. Cartea Mare stă la baza întocmirii balanței de verificare.
Registrele analitice utilizate în contabilitate
Principalele registre-jurnal analitice care pot fi utilizate în contabilitate sunt cele privind aprovizionarea, vânzarea, trezoreria și alte operațiuni diverse, în funcție de necesitățile unității patrimoniale.
Exemple de registre analitice:
JURNAL DE VÂNZĂRI: servește ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea vânzărilor de valori materiale sau a prestărilor de servicii. Este documentul de stabilire lunară a TVA colectată.
JURNAL DE CUMPĂRĂRI: servește ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea cumpărărilor de valori materiale sau a prestărilor de servicii. Este documentul de stabilire lunară a TVA deductibilă.
REGISTRU DE CASĂ: acesta servește ca document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar efectuate prin casieria unității pe baza actelor justificative. Este, de asemenea și document de stabilire la sfârșitul fiecărei zile a soldului de casă și document de înregistrare zilnică în contabilitate a operațiilor de casă.
Arhivarea registrelor
Potrivit articolului 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, registrele de contabilitate, precum și documentele justificative, care stau la baza înregistrării lor în contabilitate se păstrează timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția ștatelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.
Potrivit prevederilor art. 26 din aceeași lege, în caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se vor lua măsuri de reconstituire a acestora în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Responsabilitatea reconstituirii documentelor contabile, în cazuri prevăzute la aliniatul precedent revine administratorilor întreprinderii sau altei persoane, care are obligația gestionării patrimoniului.
1.1.5. Principalele forme de contabilitate
Prin forma de contabilitate, se înțelege modalitatea concretă de prelucrare a datelor în ciclul contabil, folosindu-se un sistem corelat de formulare și registre contabile în scopul obținerii documentelor de sinteză contabilă.
Principalele elemente care caracterizează și în același timp deosebesc o formă de contabilitate de alta, sunt:
metodologia de înregistrare contabila;
conținutul și forma de prezentare a registrelor contabile.
În România, prin normele contabile în viguare este impusă metodologia de înregistrare contabilă în partidă dublă, care trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistemică a tuturor operațiilor patrimoniale, în funcție de natura lor, în mod simultan în debitul unor conturi și creditul altor conturi, denumite conturi corespondente.
Legea stabilește și principalele forme de contabilitate ce pot fi utilizate la noi în țară. Formele de contabilitate constituie unul din principalele instrumente ale contabilității. Prin intermediul lor se asigură înregistrarea documentelor primare și centralizatoare în ordinea cronologică (în ordinea documentelor sau numărului de ordine al acestora) și sistematică (după natura și felul lor) privitoare la operațiile economice ale unității.
Prin formele de înregistrare contabilă se reglementează:
Documente utilizate;
Modul de completare a documentelor utilizate;
Tehnica de calcul folosită.
Astfel, la noi în țară sunt reglementate următoarele forme de contabilitate:
1. Forma de contabilitate « Maestrul – Șah » este considerată o formă de contabilitate simplă, având o aplicabilitate mare la noi în țară. Totuși, este o formă de înregistrare contabilă ce necesită un volum mare de muncă, pentru că se bazează pe înregistrarea bilaterală în conturi a operațiilor economice, atât în debitul, cât și în creditul conturilor, fiecare cont având și conturi corespondente. Ca documente contabile se folosesc: note contabile, jurnalul de înregistrare, registrul jurnal, fișe sintetice șah, fișe de cont analitic, balanța de verificare, bilanțul contabil, registrul inventar.
2. Forma de înregistrare contabilă “pe jurnale” asigură înregistrarea operațiilor economice în mod cronologic și sistematic, direct din documentele primare și centralizatoare în jurnal, acesta fiind principalul instrument de lucru în această formă de contabilitate. Are avantajul unui volum mai mic de lucru, înregistrarea operațiilor făcându-se unilateral, adică o singură dată în creditul contului în corespondență cu debitul acelui cont. Ca documente de lucru se utilizează: jurnale, registrul-jurnal, situații auxiliare, fișe de cont analitice, balanțe de verificare, bilanțul contabil, registrul inventar.
3. Forma de contabilitate adaptată la echipamente de prelucrare automată a datelor s-a impus ca urmare a creșterii gradului de dotare a unităților patrimoniale din economie cu echipamente moderne de calcul. În principiu, această formă de contabilitate are în vedere aceeași formularistică specifică formelor de contabilitate clasice, dar adaptată tehnicii de calcul folosite.
1.1.6. Standarde și reglementari contabile
În raport de sfera lor de cuprindere, normele sau standardele de contabilitate se diferențiază în:
Standarde Internationale de Contabilitate – reprezintă sisteme de referință pentru armonizarea contabilității pe plan internațional. Raportate la economiile statelor naționale ale țarilor membre IASC, Standardele Internaționale prezintă interes în următoarele ipoteze:
adoptarea IAS-urilor ca standarde contabile naționale pentru țările care au optat pentru elaborarea standardelor naționale specifice doar pentru domeniile de activitate neacoperite prin IAS-uri;
izvor documentar pentru elaborarea standardelor naționale sau locale;
sistem de referință pentru armonizarea standardelor naționale cu cele internaționale;
standard pentru întocmirea situațiilor financiare ale întreprinderilor multinaționale și ale marilor întreprinderi cotate pe piețele financiare.
Directivele contabile europene, respectiv Directiva a IV-a privind conturile anuale ale societăților comerciale, Directiva a VII-a privind consolidarea conturilor, Directiva a VIII-a privind reglementarea profesiei libere privind auditarea conturilor anuale. Directivele europene au statutul de surse de drept, deci prevederile contabile sunt preluate și încorporate de fiecare țară membră UE, în reglementările naționale. În felul acesta, prevederile din directive devin norme juridice pentru contabilitatea țării în cauză.
Norme contabile naționale sau locale
Acestea sunt elaborate și aplicate în mod diferențiat în funcție de mediul economico-social specific fiecărei țări.
În România, potrivit prevederilor din legea contabilității, normele și reglementările sunt alcătuite din:
IAS-urile preluate ca norme contabile naționale de către întreprinderile mari și foarte mari;
Directivele contabile europene preluate ca norme contabile pentru întreprinderile mari, foarte mari, mici și mijlocii;
Legea contabilității nr. 82/1991, completată și republicată în 26.08.2002;
Ordinul Ministerului Finanțelor Publice nr. 94/2001, care aprobă reglementările contabile armonizate cu Directivele Comunităților Europene și cu Standardele Internaționale de Contabilitate, aplicate pentru întreprinderile care îndeplinesc condițiile stabilite prin ordin cu privire la mărimea activului, cifra de afaceri a anului anterior, numărul mediu de salariați ai anului anterior;
Reglementări contabile armonizate cu Directivele Europene; în această situație se află toate întreprinderile care nu îndeplinesc criteriile cu privire la cifra de afaceri, valoarea activelor și numărul de salariați. În această ipostază se află întreprinderile mici și mijlocii;
Norme contabile specifice, elaborate de către Ministerul Finanțelor Publice și care vizează microîntreprinderile.
Alte norme și reglementări contabile pentru domeniile de activitate neacoperite prin sursele normalizate prezentate mai sus.
1.2. DEZVOLTAREA ACTIVITĂȚII FINANCIAR-CONTABILE ÎN ROMÂNIA
Comunicarea ca funcție a cunoașterii este un reflex al culturii de întreprindere. În țara noastră drumul către atingerea acestei ținte este încă destul de lung. Managerii îi dau un sens prea tehnic, asimilând-o doar obligației legate de a furniza informații pur contabile. Această atitudine își găsește explicația în faptul că, timp de patru decenii, respectul secretului a fost condiția « sine qua non » a bunei funcționări a economiei. Altfel spus, contextul de inhibiție a practicilor de comunicare este favorizat de un climat cultural propice.
Schimbări esențiale pe piața informației contabile vor avea loc doar în momentul în care, pe de-o parte, diferitele grupuri de utilizatori externi vor conștientiza dreptul lor la informare, făcând presiuni pentru satisfacerea acestui drept, și pe de altă parte, managerii vor fi conștienți de mizele pe care le implică comunicarea financiară.
Este un lucru elocvent și de necontestat legătura prea strânsă între normele contabile românești și cadrul fiscal, administrația fiscală. Toate documentele ce poartă amprenta de documente de sinteză conduc la un singur rezultat: stabilirea principalelor baze de impozitare sau rotații indirect impuse spre stabilirea unor taxe, impozite, vărsăminte. Concluzionând, organul fiscal prin promotorii politicilor sale, rămâne totuși utilizatorul principal al informației.
Este foarte elocventă relația de interconectare informațională între manager și salariați, în beneficiul consolidat al ambilor utilizatori de informație contabilă și financiară. În cadrul unei foarte bune comunicări, informația se propagă fără erori, fără a-și pierde din substanță sau relevanță și lucrul cel mai important, fără pierderea plusului de noutate ce-l aduce.
Schimbarea mentalității managerilor s-ar putea face sub presiunea unor factori externi întreprinderii:
Privatizarea – pe măsura avansării privatizării, se va contura un nou profil al acționarului român:
foarte interesat de viața întreprinderii
foarte exigent în ceea ce privește natura și modul de prezentare a informațiilor ce îi sunt adresate.
Eliminarea distorsiunilor generate de aplicarea nominalismului, prin elaborarea unui proiect de normă contabilă de inflație, incontestabil necesară în cadrul vieții economice românești.
Definirea elementelor componente ale documentelor de sinteză. Principalele elemente componente ale situațiilor financiare sunt activele, capitaluri proprii, datoriile, veniturile și cheltuielile. Deși practica românească utilizează noțiunile prezentate mai sus, organismul de normalizare nu a încercat să le definească. Lipsa elementelor definitorii la acest nivel poate duce la grave erori de încadrare a unor elemente în structura documentelor de sinteză. De exemplu, bilanțul include în structura capitalurilor proprii și « fondul de participare a salariaților la profit ». În realitate, acest fond nu este un element de capital propriu, ci o datorie exigibilă pe termen scurt. Pentru a se evita astfel de erori și pentru a permite utilizatorilor externi analiza diverselor elemente, în cunoștință de cauză este necesar ca organul legislativ să adopte un set propriu de definiții sau să recunoască unul din seturile de definiții operațional pe plan internațional.
Clasificarea veniturilor dupa natură și după funcții. Clasificarea cheltuielilor și a veniturilor după natură este foarte important, pentru că permite calculul unor indicatori de interes microeconomic și macroeconomic. Valoarea adaugată aferentă producției vândute este un exemplu edificator. Repartizarea veniturilor și cheltuielilor după funcțiile întreprinderii ar fi o eventuală cale de urmat. Pentru realizarea acestui deziderat, trebuie urmărite îndeaproape funcțiile întreprinderii, desigur sub prisma consumatorului de informație contabilă.
Funcții:
Funcția de producție
Funcția de desfacere
Funcția administrativă
Funcția financiară
Contabilitatea analitică devine astfel sursa de informare contabilă, suportul informațional necesar pentru a degaja costurile directe și indirecte repartizabile postoperativ de anumiți algoritimi prestabiliți.
Deconectarea contabilității de fiscalitate. Se constată o pierdere a « independenței » documentelor de sinteză. Poluarea contabilității cu informații ce rezultă din aplicarea unor norme contabile, creează o puternică mișcare de creare a unui sistem paralel de informare. Pentru a veni în întâmpinarea întreprinderilor, ar trebui să se permită urmărirea de o manieră extracontabilă a elementelor pentru care regulile fiscale solicită evaluări diferite.
Stabilirea obligației pentru întreprinderile care depășesc o anumită talie de a elabora și publica un tablou de trezorerie. Întocmirea și publicarea unui tablou de trezorerie ar furniza informații relevante privind încasările și plățile unei întreprinderi, în cursul unui exercițiu, ceea ce le-ar permite utilizatorilor externi să determine solvabilitatea și flexibilitatea financiară a acestora.
Elaborarea de norme privind consolidarea, fuziunea și lichidarea.
Economia românească este caracterizată, sau ar trebui să fie marcată, de o puternică mișcare de reorganizare. În acest sens lipsesc din normele contabile, valabile la acest moment, o tratare exhaustivă și clară a acestor problematici.
Ceea ce se cere, este existența unor informații financiare de înaltă calitate care să aibă anumite caracteristici dorite. Aceste informații trebuie să fie comparabile, astfel încât performanțele financiare ale unor companii diferite care lucrează în același sector de activitate să fie raportate utilizând aceleași principii contabile. Deci, performanțele unei companii de-a lungul mai multor ani trebuie să fie compatibile astfel încât tendințele să fie sesizate și înțelese. Informatiile financiare trebuie să fie complete, astfel încât cititorii să poată găsi în ele toate aspectele importante privind poziția și performanțele financiare ale companiei respective. Informațiile trebuie să fie reale, astfel încât să prezinte în mod fidel realitatea economică a tranzacțiilor și evenimentelor.
În cele din urmă, informațiile trebuie să fie credibile. Investitorii pot avea încredere în informații financiare credibile. Ceea ce doresc, de asemenea piețele de capital, este o reducere în « complexitate ».
Sistemul contabil românesc, așa cum a fost adoptat, este de inspirație franceză, ori contabilitatea franceză, ca și contabilitatea europeană în general, este orientată înspre satisfacerea nevoilor informaționale ale statului în principal. Contabilitatea anglo-saxonă, cu o tradiție solidă în ceea ce privește rolul contabilității în primul rând de gestiune și de informare a proprietarilor de capital, oferă mult mai mult în ceea ce privește satisfacerea nevoilor informaționale ce pot apărea în legătură cu activitatea unei întreprinderi. Contabilitatea anglo-saxonă este orientată în mod fundamental înspre satisfacerea nevoilor informaționale ale furnizorilor de capitaluri (investitorii), deci contabilitatea are în cadrul sistemului informațional al întreprinderii o pondere covârșitoare.
Prin urmare, în cadrul schimbărilor necesar de întreprins se înscriu modificările care pot fi aduse bazelor de date contabile cu scopul de a reflecta procesul de tranziție de la o economie centralizată către o economie de piață, în curs de desfășurare în România.
Un sistem contabil este destinat să asigure că informațiile pe care el le produce, satisfac nevoile utilizatorilor finali ai acestora.
Într-o economie de piață, grupurile de utilizatori sunt largi și includ:
acționarii curenți și potențiali, analiștii de investiții, conducerea, autoritățile fiscale, angajații, clienții, furnizorii.
Deși nevoile specifice de informații ale grupurilor de mai sus variază, în România nevoile celor mai mari grupuri de utilizatori dintre cele menționate, vor fi îndeplinite prin întocmirea situațiilor financiare în conformitate cu Standardele Internaționale de Contabilitate.
În schimb, autoritățile fiscale solicită ca situațiile financiare fiscale să fie întocmite pe baza unui sistem de reguli precise. Situațiile financiare fiscale, prin urmare, trebuie întocmite în conformitate cu Cartea Verde, decât cu IAS.
Un alt factor luat în considerare atunci când se aleg informațiile care trebuie furnizate este costul colectării informației. În unele cazuri, costul colectării informațiilor poate fi mai important decât avantajele prezentării acestora.
Dacă o organizație trebuie să îndeplinească cerințele referitoare la informații prevăzute de lege și reglementări, precum și nevoile diferitelor grupuri de utilizatori, atunci ea trebuie să determine rezultatele finale pe care sistemul trebuie să le producă, deci proiectarea bazei de date trebuie făcută în funcție de rezultatele cerute. Pentru societățile românești care utilizează actualul regim contabil bazat pe reglementările Cărții Verzi, există un rezultat principal: bilanțul contabil. Pe baza noului regim contabil, societățile românești vor trebui să producă trei tipuri de situații:
– Rapoartele conducerii;
– Situații financiare întocmite după IAS;
– Situații financiare fiscale.
Diferența dintre vechiul și noul regim contabil a fost clar specificată în cadrul fazei de testare pilot a celui din urmă. Multe din societățile pilot dețineau baze de date capabile să producă doar situații financiare conforme cu Cartea Verde. Cu scopul de a întocmi situații financiare pe baza IAS, ele trebuiau să facă ajustări manuale ale situațiilor inițiale. O serie din societăți pilot au avut negocieri cu societățile producătoare de software, cerându-le acestora ajutorul în procesul de dezvoltare a bazelor de date.
Odată cu identificarea utilizatorilor și a necesităților acestora, societatea poate decide ce date trebuie colectate și introduse în sistem.
Societatea va genera informațiile solicitate de grupurile de utilizatori din aceleași date brute. Aceste date vor fi colectate din diverse surse în interiorul mediului în care activează societatea, incluzând:
– clienții (facturile de vânzări)
– furnizorii (facturile de cumpărare)
– înregistrările de numerar.
Baza de date trebuie să permită societății să analizeze datele din diferite perspective. Această flexibilitate permite satisfacerea nevoilor tuturor utilizatorilor fără a dubla înregistrările contabile. De asemenea, dacă societatea dorește să fie competitivă, calificarea în managementul bazelor de date reprezintă o condiție esențială. Într-o economie globală, bazată pe o creștere continuă a nivelului de informații, « informația = putere ».
Tendința care se manifestă la ora actuală în plan internațional este, pe de-o parte, de uniformizare la nivel mondial, de normalizare a contabilității, corelată pe de alta parte cu tendința de trecere spre sistemul contabil anglo-saxon, sistem care oferă din punct de vedere informațional mult mai mult decât celălalt sistem contabil major, cel al contabilității europene.
România se circumscrie mai mult tendinței de normalizare contabilă la nivel european, sistemul contabil adoptat dovedind acest lucru. Se resimte însă imixțiunea mult prea puternică a interesului fiscal al statului în normele contabile adoptate. Lipsa unui Plan Contabil General, așa cum a fost gândit și adoptat în țările Europei Occidentale, face ca această aliniere la normele contabile să fie incompletă.
Utilizarea tot mai intensă a sistemelor electronice de calcul în domeniul financiar-contabil deschide noi perspective în ceea ce privește normalizarea contabilă. Întrucât în ceea ce privește aceste sisteme, cuvântul de ordine este eficiență, adică un raport favorabil între volumul de date stocat, nivelul lor de semnificație și viteza de prelucrare, se delimitează ca o eventuală direcție de evoluție a contabilității, normalizarea acesteia în viitor pornind de la « eficientizarea » fluxurilor de informații contabile, adică o posibilă degrevare a contabilității de balastul birocratic.
CAP. II – PREZENTAREA ORGANIZATORICĂ ȘI INFORMAȚIONALĂ A SOCIETĂȚII CERBUL S.A.
ADRESA
B-dul Carol I, 19, Sinaia, Prahova
Telefon: 0244 / 312391
Cod Unic de Înregistrare: R 1332210
Registrul Comerțului J 29 / 483 / 1991
Un domn se îndreptă hotărât spre standul cu băuturi răcoritoare. « Stand de
sucuri » stă scris cu litere de-a șchioapă deasupra tejghelei. « Ca de obicei ? », întreabă vânzătorul. Bărbatul dă din cap. Mâinile agile ale vânzătorului taie portocalele, le introduc în presa de fructe și dau de lucru mașinii. Într-un minut, sucul, o adevărată bombă de vitamine, stă gata pregătit pe tejghea. Prețul: 40,000 lei. Clientul gustă, apoi dă pe gât conținutul paharului. « A fost excelent pe căldura asta. Pe mâine. » Apoi se îndreaptă în timp ce următorul client dă comamnda.
Astfel de scene au loc zilnic la standurile de sucuri naturale din România. Clienții de bază vin în pauza de prânz pentru a înlocui sau îmbogăți masa cu un suc natural. Trecătorii profită și ei de binefacerile izvorului de vitamine. Aspectul fructelor proaspete îi atrage, mărindu-le pofta.
Conștiința populației în ceea ce privește sănătatea a dus la situația unui trend de vânzări mereu în creștere. Iarna, sucul de fructe este izvorul ideal de vitamine. Vara, consumatorii îl apreciază ca pe un bun stingător al setei. Nu e de mirare, căci sucurile preparate în fața clienților nici n-ar putea să aibă un gust mai poaspăt. Fructele și legumele preferate sunt atât cele indigene, merele și morcovii, cât și cele exotice, portocale, kiwi. Segmentul de piață fiind foarte larg, standurile de sucuri naturale constituie surse de venituri sigure. Unii întreprinzători ating cifre de afaceri de până la 10,256,377 mii lei. Marfa reprezintă circa 20% din cifra de afaceri, câștigul fiind de peste 50%.
2.1. SITUAȚIA PIEȚEI
În zonele mai calde ale globului, vânzarea de sucuri naturale proaspăt preparate are o tradiție îndelungată (de exemplu India, Israel, Africa de Sud). În România, creșterea consumului s-a înregistrat odată cu modificarea obișnuințelor de alimente. Se cer din ce în ce mai multe mâncăruri ușoare și în special produse proaspete. Alimentele nu mai trebuie să fie grase și cu multe calorii, ci bogate în vitamine și să nu îngrașe. Trendul acestea este folosit de unii oameni de afaceri. Cu magazinele situate în zona de circulație pietonală intensă, noi am scos câștiguri subtanțiale încă din primele zile de activitate. Fără o perioadă prea lungă de acomodare se obțin caștiguri de peste 9,000,000 mii lei. Clienții cumpără sucurile independent de vreme, căci le consideră bogate în vitamine. Pentru noi, întreprinzătorii, aceasta înseamnă sezon continuu de vânzări. Sucurile de legume sunt mai scumpe ca cele de fructe.
2.2. ȘANSELE PE PIAȚĂ
Până acum s-au specializat pe vânzarea sucului proaspat de fructe numai 10 magazine, cele mai multe din Timișoara, București și Cluj. Alte magazine oferă sucurile ca pe un produs auxiliar de legume, fructe sau în cafenele.
Începutul a fost ușor și datorită faptului că s-a putut deschide magazinul în orice sezon. În urma efectuării unui sondaj într-un astfel de magazin, 31% din clienți au declarat că beau sucul în special vara, 16% beau iarna, iar 53% de-a lungul întregului an. Amenajarea localului este relativ simplă. Am avut nevoie de câteva aparate, de branșare la apă și electricitate și de un frigider spațios.
De maximă importanță pentru reușita afacerii a fost alegerea amplasamentului magazinului. Acestui punct i-am acordat foarte multă răbdare și atenție. Magazinul de sucuri naturale și-a făcut în timp o clientelă stabilă, și nu a fost marginalizată contribuția trecătorilor care se hotărăsc spontan să cumpere. Un avantaj al magazinelor de sucuri este acela că potențialii clienți aparțin tuturor grupelor de vârstă și pregătire.
Majoritatea magazinelor de sucuri naturale sunt adăpostite de pasaje și mari super-marketuri. Astfel, vremea proastă influențează pozitiv vânzările.
Aprovizionarea cu fructe proaspete se face de la centrele en-gros de specialitate. Avem acolo la dispoziție o ofertă variată pe tot timpul anului, prețurile situându-se, în funcție de anotimp, la valori mai mari sau mai mici.
2.3. PERSPECTIVELE DE CÂȘTIG
Acestea au depins în mare măsură de noi, chiar atunci când facem cumpărăturile în en-gros. Chiar și micile avantaje obținute la preț se repercutează pozitiv asupra câștigului, căci zilnic prelucrăm 200 kilograme de fructe și legume. Impresia exterioară a magazinului nostru joacă și ea un rol determinant în ecuația câștigului. Să fie curat și să îmbie clienții.
Cifrele de afaceri medii sunt de circa 10,000,000 mii lei.
2.4. CONSTRUIREA AFACERII
Punctele cele mai importante care trebuie respectate sunt:
– alegerea amplasamentului;
– amenajarea spațiului și procurarea mașinilor (alegerea între cele casnice și cele de productivitate înaltă);
– achiziționarea fructelor și legumelor (negocierea prețului cu angrosiștii și cu importatorii);
– derularea unui flux de lucru cât mai productiv (montarea mașinilor, alegerea colaboratorilor).
2.4.1. Amplasamentul
Esențială este mărimea vadului comercial. Oferta de sucuri naturale îi convinge pe mulți să cumpere spontan. Vremea contribuie și ea la creșterea sau scăderea volumului de vânzări. Clienții nu trebuie să aștepte paharul cu vitamine stând în ploaie sau în frig. Punctul de vânzare se află în interiorul unei clădiri încălzite, cifra de afaceri mărindu-se spectaculos. Nu-i de mirare că majoritatea magazinelor pe care le avem se află în super-marketuri, pasaje sau străduțe acoperite.
Chiria pe mp este de circa 100 euro/lună, prețul nefiind mare având în vedere că avem nevoie doar de 15-20 mp. În cazul în care nu am găsit nici un spațiu, am negociat cu direcțiunea unui super-market posibilitatea amplasării unui stand. Am avut încă de la început pe masă avantajele oferite în comparație cu un snack-bar: lipsa mirosurilor și a băuturilor alcoolice, gunoi puțin. Standul se compune din prefabricate de aluminiu și otel. Există încă multe spații care pot fi folosite în acest scop.
La căutarea spațiului potrivit am apelat nu numai la rubrica imobiliară a ziarelor și la intermediari, ci ne-am interesat activ și pe teren.
Vânzarea se face în două feluri:
– vindem direct în stradă, tejgheaua fiind plasată chiar la intrarea în magazine. Am asigurat clienților protecție împotriva intemperiilor. Prin această metodă ne adresăm cu predilecție cumpărătorilor spontani.
– vânzarea se desfășoară în interiorul magazinului; am amenajat câteva mese de stat în picioare care asigură permanent un rulaj optim al clienților. O intrare largă este preferabil unei uși mici și strâmte care nu permite aruncarea unei priviri în interior.
Mai există posibilitatea teoretică a unor standuri mobile, care însă se lovește de problema apei și a curentului. Un singur magazin are succes apelând la această metodă, și asta într-o zonă turistică de schi.
2.4.2. Amenajarea spațiului și procurarea mașinilor
– Frigiderul. Pentru conservarea fructelor spălate și curățate este nevoie de un volum destul de mare. Costul frigiderului: începând de la 20,000,000 lei.
– Vitrina multifuncțională. Acest concept definește o tejghea cu geam, răcită, în care se pot pune fructe proaspete sau cantitățile de suc neconsumate în ziua respectivă. Sucul va fi deci păstrat la rece, oricând gata de consum. Vitrina fiind și tejghea de vânzare, se va ține cont de curațenie și ordine. Prețul unei asemenea tejghele este de 25,000,000 – 50,000,000 lei.
– Chiuveta. Este suficientă o chiuvetă dublă din inox (costul 5,000,000 lei). Mai sunt necesare și cârpe de șters și de spălat, căci avem mereu de îndepărtat resturile de la sucuri, rămase pe vase sau pe tejghea. Zona din jurul chiuvetei este pavată cu gresie, care dă un aspect îngrijit și ușor de spălat.
– Alte amenajări. Depozităm fructele cojite și spălate în căzi de metal, astfel încât pe timpul serviciului să nu fim reținuți cu lucrări de preparare. Căzile se țin în frigider, pentru ca sucul stors din ele să aibă o temperatură ideală pentru consum. Magazinele de sucuri folosesc colectarea sucului din storcător în pahare de 1 – 2 litri din plastic. Ele sunt mai practice la mânuire, dar nu dau aspectul de prospețime pe care îl conferă vasele din inox. Folosim cuțite bune, cât și o rezevă de pahare de plastic (0.2 – 0.3 litri) cu paiele aferente. Paharele de plastic costă 500,000 lei / 1,000 buc. (0.2 litri) și 800,000 lei / 1,000 buc. (0.3 litri).
Dotarea se încheie cu o suprafață de lucru din material plastic pe care se montează aparatele, un fund de lemn pentru tăierea merelelor și a citricelor și 2 recipiente pentru colectat gunoiul. Unul din ele va sta afară, la dispoziția clienților.
În ceea ce privește dotarea cu mașini putem merge pe două căi: posedăm atât aparatură de producție industrială, cât și aparate de uz gospodăresc. Alegând varianta cu aparatele de uz gospodăresc, avem două exemplare din aceeași mașină puse deoparte în depozit pentru orice eventualitate. Este mai rațional decât să ne bazăm pe o mașină de uz industrial care în caz de pană, ne dă activitatea peste cap.
Aparatele casnice nu pot executa toate lucrările care sunt necesare în procesul de preparare a sucurilor. Următoarele descrieri în funcționare clasifică cerințele la care sunt supuse mașinile:
Decojitorul de morcovi. Este de fapt o mașină de decojit cartofi care îndepărtează un strat subțire din coaja morcovului; la un consum de 100 kg. morcovi / zi, este de neînlocuit cu munca manuală. Conform indicațiilor producătorului, lucrează singur și fără apariția de defecte tehnice.
Capacitatea diferitelor aparate este între 3 și 25 kg. Un ciclu de decojire durează 2 – 3 minute, independent de mărimea aparatului. Decojitorul de morcovi poate fi păstrat și în depozit, iar marfa depozitată în frigiderul standului.
Presa de citrice. Există mai multe modele, toate însă bazându-se pe același principiu. Fructele înjumătățite se presează pe un con rotitor. Fiind un aparat exploatat mereu, avem un exemplar de uz industrial și o rezervă de uz gospodăresc.
Mixerul. Toate magazinele de sucuri pe care le avem oferă, pe lângă băuturile curate (dintr-un singur tip de fructe), combinații sau mixturi (morcov/portocală/măr) și spume (banană/kiwi; căpșună).
Pentru aceste tipuri de sucuri avem nevoie de un mixer, căci ele nu se pot prepara prin stoarcere. La unele magazine amestecăm sucurile cu laptele, bucurându-ne de succes.
2.4.3. Achiziționarea fructelor și legumelor
Morcovii, portocalele și merele sunt materia primă de bază a sucurilor. Magazinele de sucuri naturale mai prelucrează și următoarele legume și fructe: castraveți, roșii, varză, ridichi, ananas, căpșuni, piersici, banane, pere, lămâi, kiwi și grapefruit.
Fiind un consumator de calibru mare, provizionarea o facem en-gros. Trebuie să avem un ochi format și spirit de negociere pentru a obține cele mai reduse prețuri. Pe lângă faptul că ne provizionăm un magazin de fructe și legume, cerând marfă de calitate și arătoasă, mai cumpărăm și fructe puțin trecute, căci le folosim în aceeași zi. Rabaturile în acest caz ajung până la 50%.
Următoarele prețuri ne dau o idee asupra limitelor pe care le înregistrează prețurile la unele produse:
1 kg. morcovi…………………30,000 – 50,000 lei
1 kg. mere……………………..20,000 – 60,000 lei
1 kg. portocale………………..40,000 – 60,000 lei
1 kg. grapefruit……………….40,000 – 60,000 lei
Noi posedăm un suficient spațiu de depozitare, fiind de ajuns să ne aprovizionăm de două ori pe săptămână. Scade însă probabilitatea de a beneficia de rabatul pentru fructele prea coapte. Unele fructe se strică ușor (de exemplu căpșunile), altele își pierd conținutul de lichid (morcovii, portocalele).
De aceea cumpărăm numai cât putem prelucra în 2 – 3 zile. Cuvintele de ordine sunt: întotdeauna marfă de calitate și proaspătă.
După ce am stabilit în mare care este fluxul zilnic de clienți, putem calcula necesarul de fructe și legume. O cantitate de 0.2 litri de suc presupune stoarcerea a unei jumătăți de kilogram de fructe. Unele sucuri (mere, portocale, morcovi) pot fi băute în stare pură, având un gust propriu foarte plăcut. Ele stau la baza combinațiilor (mixturilor). Cele mai întâlnite dintre ele sunt:
* piersică – morcov – portocală
* castravete – măr – grapefruit
* măr – ridiche – roșie
* portocală – morcov – lămâie
Desigur, că fiecare mixtură are propriul nume cât mai fantezist: « Tropical », Visul Saharei ». Pe lângă rețetele simple, oferim și rețete mai complexe, de exemplu banană – căpșună – ananas.
2.4.5. Fluxul de lucru
Ordinea de lucru dictează și amplasamentul aparatelor. Frigiderul, fiind spațiul de depozitare (cămara), sta cel mai departe de tejghea. Din el se extrag cantități mici pentru a fi prelucrate.
Fructele se așează lângă mașinile pe care vor fi prelucrate. Distanțele între mașini și între mașină și tejghea permit munca nestingherită a două persoane.
2.5. FORMAREA PREȚULUI
În imaginația consumatorilor, sucurile naturale sunt încadrate ca fiind mai scumpe ca celelalte băuturi răcoritoare. Noi nu vindem numai suc natural, ci și suc proaspăt. De aceea clienții acceptă prețul mai ridicat. Nivelul prețului se orientează după tipul fructului, conținutul amestecului și caracterul exotic al băuturii.
În zona Bucureștiului, prețul unui pahar de 0.2 l este de 40,000 – 80,000 lei, în Timișoara acesta începe de la 30,000 – 50,000 lei. Pentru mere și portocale cerem 50,000 lei. Încercăm să ne mărim cifra de afaceri oferind și pahare de 0.3 l, dând astfel o alternativă clienților însetați.
2.6. PERSONALUL
Noi conducem mai multe magazine în același timp, la un moment dat lăsându-se pagubași. Cauza a fost problema personalului. Am început apoi să practicăm afacerea ca una de familie. Critica noastră s-a îndreptat atât asupra cinstei angajaților, cât și a curațeniei efectuate de ei. Mulți sunt tentați să bage o parte din bani în propriul lor buzunar, căci cantitatea nu poate fi calculată exact, deoarece fructele au diferite grade de conținut de lichid.
Un lucru este clar: fără ajutor nu facem față. Beneficiem și de ajutorul unui membru de familie, dar avem și angajați personali cu program redus dimineața și după-amiaza. Am pus accent pe îmbracăminte curată și mâini îngrijite.
În miezul zilei, când cererea crește, se lucrează în trei. Plata o facem pe bază orară: 200,000 lei / oră.
2.7. PUBLICITATEA
a) Publicitatea de deschidere. Nu ne-am rezumat la simplele anunțuri date în ziar. De exemplu, în Sinaia, o acțiune de genul invitării tuturor persoanelor mai în vârstă să bea un pahar de suc de ridichi a constituit o poveste haioasă pentru ziarul local.
b) Publicitatea curentă. Bugetul alocat reclamei la un magazin de sucuri naturale este relativ. Afacerea se desfășoară oricum într-un loc prin care se perindă mii de persoane. Sunt de ajuns afișe publicitare, reclame luminoase, cât și niște panouri care să explice valoarea sucurilor pentru sănătatea omului.
Cea mai bună reclamă este produsul însuși: 100% suc de fructe. Am pus în relief acest atribut pe lângă cel al gustului bun. Explicăm și efectul sucurilor prin prisma bogăției de vitamine. Acest fapt atrage curiozitatea trecătorilor, făcându-i consumatori convinși.
În zonele comerciale există sute de alte standuri care distrag atenția potențialului client de la magazinul nostru. De aceea ne-am instalat lămpi puternice (în formă de fructe), care să atragă atenția.
Am făcut cunoscută prezența magazinului în oraș împărțind fluturași cu lista de prețuri, ceea ce a adus o creștere a cifrei de afaceri cu 50%. Cei mai buni protagandiști sunt clienții multumiți. Prin propaganda orală, vestea existenței magazinului nostru s-a răspândit fără ca acest lucru să ne coste ceva.
Posibilități de dezvoltare. Unele magazine oferă numai sucuri și combinații ale acestora. În altele se vând și produse de panificație, salate, mâncăruri pe bază de brânză. Aceste suplimente au contribuit la creșterea cifrei de afaceri cu 20% – 40%.
O altă posibilitate de mărire a venitului este livrarea unor cantități mari de sucuri pentru firme, asociații, persoane private.
Pentru multe magazine de fructe și legume, restaurante și cafenele, vânzarea de sucuri naturale este o importantă sursă de venituri.
CAP. III – CONCEPTE DE BAZĂ ALE PROIECTĂRII SISTEMELOR INFORMATICE
3.1. SISTEMUL INFORMAȚIONAL ÎN SPRIJINUL ACTIVITĂȚII ECONOMICE A ÎNTREPRINDERII
În cadrul procesului de conducere a unei întreprinderi, funcția de cunoaștere este cea mai importantă funcție, care alături de funcțiile de organizare, prevedere, coordonare și control asigură un proces managerial calitativ superior, concretizat în realizarea tuturor obiectivelor unei entități economice.
Sistemul informațional reprezintă un ansamblu de principii, concepte, reguli și tehnici folosite pentru culegerea, înregistrarea și transmitarea datelor în vederea prelucrării, pentru a obține informații care stau la baza luării deciziilor.
Sistemul informațional reprezintă pentru conducerea unei întreprinderi coloana vertebrală a întregii activități productive sau de servicii.
Într-o întreprindere, din totalul informațiilor, 80% sunt informații economice, din care 47% sunt informații contabile, arată un studiu efectuat de economiștii americani. Ponderea informației contabile este tot mai mare.
Figura 3.1. Grafic reprezentând ponderea informației financiar-contabile în total informații
În acest scop, se identifică evenimentele și faptele care generează date, se delimitează obiectivele cunoașterii și conducerii, se stabilesc purtătorii materiali de informații și modul în care se culeg și înregistrează date, se aleg modele și instrumente de prelucrare a acestor date, se definește destinația informațiilor și se organizează transmiterea lor la destinatari.
Într-o acceptiune generală, informația reprezintă o formă de cunoaștere a realității prin care se aduc știri cu privire la felul, caracteristicile și mărimea obiectelor, evenimentelor, fenomenelor și proceselor ce formează mediul sau fondul de informații.
În sens restrans, informația este acea dată care aduce un plus de cunoaștere. Expresiile concrete ale informațiilor poartă denumirea de date, și ele constau din cifre, formule, simboluri, imagini, litere, cuvinte, propoziții.
În viața social-economică, una din formele de bază ale informației este informația economică, iar în cadrul acesteia, informația contabilă, care vehiculează cunoștințe de reflectare și control privitoare la situația patrimoniului și rezultatele obținute.
Analizată prin prisma teoriei informației, informația contabilă are o dublă determinare: calitativă sau de determinare și cantitativă sau de stare.
Determinarea calitativă indică felul și natura elementului patrimonial la care se referă informația (mijloace fixe, materii prime, disponibilități bănești).
Determinarea cantitativă se referă, fie la starea în care se află elementul de patrimoniu, fie la valoarea definită prin raportare.
Multitudinea și varietatea informațiilor pe care le gestionează și le oferă sistemul informațional contabil se pot delimita în primul rând în informații de natură juridică și financiară, care se referă la operațiile generate de relațiile cu terții, permițând cunoașterea în orice moment a sumelor datorate furnizorilor, angajaților, organismelor sociale, creditorilor, cât și sumele de primit de la clienți, debitori și alți creanțieri, prezentarea și justificarea către organele fiscale a cifrei de afaceri, a veniturilor și cheltuielilor pe baza cărora s-a determinat rezultatul sub formă de profit.
În al doilea rând, se grupează în informații de natură economică, referindu-se la cunoașterea costurilor de fabricație a bunurilor, de executare a lucrărilor sau de prestare a serviciilor, nivelului de rentabilitate realizat în urma vânzării lor pe piață, mărimea valorică a factorilor care au cauzat sau determinat volumul rezultatelor obținute în cursul și la sfârșitul unui exercițiu financiar și totodată, pentru cunoașterea în perspectivă a modului cum vor evolua în perioada viitoare situația datoriilor, creanțelor, costurilor de producție, rezultatelor finale. Pe baza acestor informații furnizate conducerii întreprinderii, se poate gestiona și dirija, în deplina cunostință de cauză, întreaga activitate economico-financiară.
Informațiile contabile se identifică cu datele financiar-contabile privind starea și mișcarea elementelor patrimoniale și cu indicatorii economico-financiari privind resursele și rezultatele obținute.
Suporturile materiale ale informațiilor au calitatea de a conserva, stoca și restitui datele. În contabilitate, purtătorii de informații constau din: documente justificative, registre de evidență contabilă, situații financiar-contabile, de sinteză și raportare, precum și purtătorii tehnici de date, benzi și discuri magnetice, microfilme.
Mijloacele de prelucrare a datelor sunt cele care servesc la culegerea, prelucrarea și transmiterea datelor realizate cu ajutorul mașinilor de calcul, mașinilor de birou specializate, echipamentelor electronice, calculatoarelor.
Metodele și procedurile de prelucrare a datelor reprezintă partea logică a prelucrarii datelor în vederea obținerii informațiilor și a indicatorilor economico-financiari. Aceste metode și proceduri se întemeiază pe principiile și regulile metodei contabilității, în mod concret-aplicativ se identifică cu procedeele acestei metode.
Circuitele informaționale desemnează traseul pe care îl parcurg informațiile contabile între emițător și prelucrător, între emițător sau prelucrător și destinatar, implicit returul lor.
Informația reprezintă puntea de legatură între subsistemul informațional și celelalte subsisteme din cadrul oricărei societăți.
Privind sistematic societatea contemporană și fluxul de informații ce se desfașoară în interiorul ei, observăm că acesta se realizează pe 2 nivele:
un prim nivel e reprezentat de informațiile care circulă între subsistemele ce compun societatea (printre care se afla și subsistemul economic);
un alt nivel îl constituie fluxul de informații ce circulă în cadrul aceluiași subsistem, între nivele diferite de organizare ce îl compun.
În ceea ce privește subsistemul economic, celula elementară de organizare o constituie unitatea economică, întreprinderea, la nivelul căreia au loc formarea și vehicularea informațiilor primare din economia unei țări.
3.2. CONCEPEREA SISTEMULUI INFORMATIC
Pentru crearea oricărui tip de sistem informatic, trebuie să se țină cont de faptul că: » Obiectivul fundamental al unui sistem informatic constă în furnizarea de informații corecte, relevante și la timp atât conducerii, cât și nivelelor operaționale specifice unei unități economice (compartimente sau servicii funcționale), în vederea îmbunățățirii activității și creșterii eficienței economice ».
Realizarea sistemelor informatice presupune o proiectare în scară: mai întâi, o proiectare la nivel general, în cadrul căreia se delimitează ca obiectiv elaborarea concepției logice a sistemului informatic (stabilirea componentelor sistemului informatic, a legăturilor dintre ele și a funcționalității structurii sale, astfel încât întregul sistem să acționeze ca un tot unitar); pe nivelul următor se situează proiectarea de detaliu a sistemului informatic, având ca obiectiv asigurarea cerințelor funcționale definite în proiectarea generală, prin transformarea modelului conceptual într-un model operațional.
Din punct de vedere structural, un sistem informatic este clădit în jurul a trei componente esențiale, definite în funcție de obiectivele noului sistem: intrări, prelucrări, ieșiri.
Intrările sunt generate de evenimente concrete, fapte, adevăruri constatate. Acestea pot fi clasificate din punct de vedere al provenienței de tranzacții interne sau tranzacții externe.
Din punctul de vedere al tranzacțiilor interne, acestea redau dinamica economică și au ca obiect colectarea datelor ce provin din interiorul sistemului și care vor deveni subiectul prelucrării ulterioare.
Fluxurile informaționale reprezentând tranzacțiile externe, redau modificările structurale suferite de date în cadrul procesului de prelucrare și sunt proprii sistemului informatic.
Prelucrările reprezintă ansamblul omogen de proceduri, tehnici, automate sau de tip calcul, care acționează asupra fluxurilor de intrare generând fluxuri de ieșire.
Ieșirile reprezintă rezultatul prelucrării și are ca scop satisfacerea în proporție cât mai mare a nevoilor informaționale cerute pe linie managerială. Cu cât un sistem informatic este capabil să genereze, prin combinarea fluxurilor de intrare și a procedurilor de prelucrare, o informare cât mai completă și justă, cu atât sistemul informatic devine mai puternic.
Un sistem informatic deschis ce permite modelarea procedurilor de căutare, prelucrare și raportare este dezideratul oricărui manager implicat în activități de conducere, coordonare.
În funcție de conținutul și forma ieșirilor, pot lua una din formele:
indicatori și indici
liste, situații, rapoarte
grafice
stocare pe suport
Contabilitatea financiară are la bază norme unitare privind organizarea și conducerea acesteia, având ca principal obiectiv furnizarea informațiilor necesare atât pentru necesitățile proprii, cât și în relațiile unității cu acționarii, clienții, furnizorii, băncile, organele fiscale și alte persoane juridice i fizice.
Schematic, componentele mediului de lucru al sistemelor informatice s-ar putea prezenta astfel:
Figura 3.2. Structura generală a sistemului informatic
3.3. DEFINIREA OBIECTIVELOR SISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND CONTABILITATEA FINANCIARĂ
Definirea obiectivelor sistemului informatic se referă la elementele de natură generală ce vor guverna structura și funcționalitatea sistemului.
Obiectivele sistemului informatic presupun abordarea și rezolvarea informatică a unor probleme cu caracter sintetic și analitic, într-o manieră sistemică, pentru asigurarea scopurilor propuse. Aceste obiective sunt diferențiate în funcție de nivelele micro și macroeconomice, având caracteristici generale și specifice, subordonate cadrului legislativ-normativ, dotării cu tehnică de calcul și cerințelor dezvoltării economice, imediate și de perspectivă, a unității beneficiare.
Obiectivele sistemului proiectat trebuie să aibă în vedere următoarele aspecte:
Conducerea întreprinderii solicită viitorului sistem anumite cerințe informaționale necesare în scopul fundamentării și emiterii de decizii corecte;
Serviciile operaționale au de asemenea cerințe specifice derulării propriilor activități;
Necesitatea utilizatorilor externi de informații corecte, coerente și relevante implică asigurarea de către sistem a unui schimb corespunzător de date și informații;
Reglementările legale contabile impun viitorului sistem obiective care să asigure respectarea legislației în vigoare.
Obiectivele sistemului informatic pot fi privite ca obiective generale și ca obiective specifice.
Obiective generale:
– de conducere;
– funcționale.
Obiective de conducere:
– îmbunătățirea activității manageriale prin furnizarea de informații corecte și relevante;
– creșterea calității procesului decizional prin utilizarea sistemelor informatice de calcul.
Obiective funcționale = informatizarea activităților în conformitate cu anumite funcții specifice întreprinderii (comercială, financiar-contabilă și de personal).
Obiectivele specifice ale unui sistem informatic pot fi structurate în:
Obiectivele specifice activității de bază:
utilizarea eficientă a capacităților de producție;
introducerea de tehnologii și produse noi la nivelul tehnicii actuale;
realizarea ritmică și de calitate a lucrărilor de investiții;
modernizarea utilajelor și a altor factori de producție;
îmbunătățirea continuă a calității producției;
creșterea gradului de utilizare a capacităților de producție;
încadrarea consumurilor de materiale în normele tehnologice;
utilizarea rațională a capacităților de depozitare a materialelor și produselor.
Obiectivele specifice activității auxiliare:
urmărirea operativă a activității sectoarelor auxiliare a căror activitate determină în mod direct desfășurarea activităților principale;
folosirea eficientă a capacităților auxiliare de producție;
robotizarea activităților auxiliare din unitatea economică;
realizarea programelor de asimilare a noilor produse și de perfecționare a tehnologiilor de fabricație în scopul generalizării la nivelul activității de bază;
asigurarea unei colaborări și specializări ale căror rezultate urmează a fi incluse în sectoarele de bază ale unității economice.
Obiectivele sistemului informatic trebuie să asigure:
utilizarea eficientă și extensivă a sistemelor electronice de calcul și a rețelei de calculatoare, specifice întregului sistem informatic proiectat;
creșterea vitezei de circulație a informațiilor, reducerea ciclului informațional și a timpului de răspuns ca urmare a utilizării noului sistem informatic;
funcționarea performantă, în condiții de fiabilitate și stabilitate în timp, a întregului ansamblu de echipamente de calcul.
Utilizarea sistemelor informatice pentru contabilitatea financiară în cadrul departamentului financiar-contabil este o consecință a necesității optimizării activității sale, a reducerii costurilor și a creșterii operativității în obținerea situațiilor financiar-contabile. De aceea, un sistem informatic pentru contabilitatea financiară va trebui să suplinească într-un mod cât mai eficient munca contabilului și să furnizeze cu costuri mai reduse aceeleași rezultate.
Rezultatele activității de contabilitate financiară desfășurată în cadrul unei întreprinderi devin astfel obiective ale noului sistem informatic. Se delimitează astfel ca obiect major al sistemului informatic pentru contabilitatea financiară, asigurarea urmăririi existentului și mișcării elementelor patrimoniale (imobilizări, stocuri, creanțe și datorii, disponibilități).
Sistemul informatic pentru contabilitatea financiară trebuie să îndeplinească următoarele condiții minimale, în conformitate cu reglementările legale în vigoare:
– asigurarea securității și confidențialității bazei de date;
– existența elementelor de identificare a datelor supuse prelucrării;
– procedurile de prelucrare automată a datelor trebuie să fie organizate astfel încât să permită controlul respectării normelor în vigoare privind securitatea și fiabilitatea sistemului de prelucrare a datelor.
Tabelul de mai jos structurează obiectivele, intrările și ieșirile specifice activității de contabilitate dintr-o întreprindere:
Fig. 3.3. Structurarea obiectivelor, intrărilor și ieșirilor specifice activității de contabilitate într-o întreprindere
3.4. LOCUL SISTEMULUI FINANCIAR-CONTABIL ÎN CADRUL SISTEMULUI INFORMAȚIONAL
Sistemul financiar-contabil ocupă o poziție importantă în cadrul sistemului informatic al întreprinderii prin faptul că înregistrează și urmărește sistematic întreaga activitate din cadrul întreprinderii și totodată oferă informații tuturor structurilor funcționale.
Fig. 3.4 Poziția sistemului financiar – contabil
Având în vedere faptul că evidența financiar-contabilă se bazează pe evidența operativă din cadrul întreprinderii asigurată de sistemele informatice logistice (sistemul de aprovizionare, producție, desfacere) și de sistemele informatice administrative (sisteme de personal-salarizare, administrativ), integrarea sistemelor financiar-contabile cu sistemele informatice logistice și administrative este imperativă pentru acuratețea datelor financiar-contabile și consistența acestora.
Integrarea sistemelor financiar-contabile cu sistemele logistice se realizează prin contarea automată a tranzacțiilor economice din fiecare sistem logistic. Fiecare sistem logistic generealizează automat înregistrări contabile (note contabile) corespunzătoare, care vor fi operate direct în conturile contabilității financiare.
Integrarea sistemului financiar-contabil cu sistemele logistice nu este numai unidimensională (de la sistemele informatice către sistemul financiar-contabil), ci este și bifuncțională. Astfel, sistemul financiar-contabil trebuie să furnizeze informații financiare actuale sistemelor informatice logistice.
3.5. REGLEMENTĂRI LEGALE PRIVIND UTILIZAREA SISTEMELOR INFORMATICE ÎN CONTABILITATE
În ceea pe privește forma de contabilitate adaptată la sisteme de prelucrare automată a datelor, legea reglementează folosirea ei, precum și condițiile pe care trebuie să le îndeplinească un astfel de sistem.
Potrivit Regulamentului de aplicare a Legii Contabilității, persoanele fizice și juridice care utilizează sisteme de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure respectarea normelor contabile, stocarea, păstrarea sub forma suporților tehnici și controlul datelor înregistrate în contabilitate, iar organizarea sistemului de prelucrare automată a datelor trebuie să asigure toate informațiile necesare unui eventual control.
Cerințele pe care trebuie să le îndeplinească un sistem de prelucrare automată a datelor, potrivit legii, sunt:
Sistemele trebuie să precizeze tipul de suport pentru păstrarea datelor de intrare, precum și listele înregistrărilor efectuate în evidența contabilă pe bază de documente justificative care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugiri ulterioare;
Sistemele trebuie să precizeze cu claritate originea, conținutul și apartenența fiecărei date, fiecare dată trebuind să aibă la bază conținutul unui document scris;
Sistemele trebuie să permită, în orice moment, reconstituirea elementelor și conținutul conturilor, a listei și a informațiilor supuse verificării, pornind fie de la cele de intrare, fie invers, de la conținutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informații pe baza cărora să se poată determina datele de intrare;
Toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări, și după caz, a unui sold anterior acelui cont;
Fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;
Procedurile de prelucrare automată a datelor trebuie să fie organizate astfel încât să permită controlul respectării normelor în vigoare privind securitatea datelor și a fiabilității sistemului de prelucrare a datelor.
3.6. PRINCIPII DE BAZĂ ÎN PROIECTAREA ȘI REALIZAREA SISTEMELOR INFORMATICE
Principiile de bază în proiectarea și realizarea sistemelor informatice sunt:
Realizarea sistemelor informatice pe criterii de eficiență economică, presupunând evaluarea cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea și exploatarea curentă a sistemului informatic și compararea acestuia cu efectele economice directe și indirecte obținute de unitatea beneficiară.
Evaluarea eficienței sistemului economic are un caracter estimativ în faza de proiectare și altul real în faza de după introducerea efectivă în exploatare a acestuia.
Utilizarea acestui criteriu constituie baza selectării soluției de aplicat, cu mențiunea că vor fi acceptate numai sistemele informatice care asigură o eficiență economică certă.
Participarea nemijlocită a beneficiarului la conceperea și realizarea sistemului informatic
Conceperea și realizarea sistemului informatic poate presupune participarea nemijlocită a beneficiarului la conceperea și realizarea acestuia, la adoptarea și transpunerea în practică de către beneficiar, a tuturor măsurilor cu caracter organizatoric necesare proiectării, realizării și introducerii în exploatare a sistemului. În acest sens, unitatea economică stabilește obiectivele generale și specifice ale viitorului sistem, asigurând resursele umane, materiale și financiare necesare pentru proiectare, implementare și exploatarea sistemului, precum și pregătirea personalului din compartimentele implicate.
Utilizarea de soluții performante în realizarea sistemelor informatice, care presupune aplicarea celor mai eficiente metode și tehnici de proiectare și specificare a unor caracteristici de calitate, care să fie validate și controlate pe parcursul realizării sistemului. Paralel cu stabilirea resurselor materiale, umane și financiare existente, trebuie să se urmărească integrarea și valorificarea cât mai eficientă a echipamentului de calcul de diverse tipuri existente în dotare sau a celor care vor fi achiziționate de către unitatea economică beneficiară.
3.7. PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL ȘI AL SISTEMULUI INFORMATIC ÎN CORELARE CU ACTIVITATEA SOCIETĂȚII
Majoritatea entităților economice își definesc scopul principal ca fiind maximizarea pe termen lung a profitului. Două forme sunt în general folosite pentru divizarea scopului general în subscopuri:
– prima este structura organizatorică funcțională, în care angajații cu activități similare (contabilitate, marketing) sunt grupați laolaltă într-o subunitate a unității;
– a doua este structura organizatorică compartimentală, în care organizația constă în câteva secțiuni, fiecare dintre ele fiind relativ independentă față de celelalte și funcționează aproape ca o mică întreprindere.
Modul în care este gândită fiecare dintre structuri poate avea influență deosebită asupra eficienței unui sistem informatic contabil.
Modalitatea în care informația ajunge la utilizatorul final mai depinde și de structura ciclului informațional, de la datele de intrare la cele de ieșire. Astfel, trebuie analizate componentele structurale ale sistemelor informaționale. În vederea transformării datelor în informații utile, un sistem informațional trebuie să aibă cel puțin șapte elemente de bază:
date sau intrări ce urmează a fi prelucrate în sistem;
unitate de prelucrare;
un terminal;
persoana care are cunoștințe minime despre utilizarea programului de prelucrare;
mijloace de memorare și de stocare a datelor obținute în vederea analizei și utilizării viitoare;
un mijloc de ieșire pentru comunicarea informațiilor;
instrucțiuni sau programe pentru prelucrarea datelor.
Indiferent că se utilizează sau nu calculatoarele, aceste șapte componente se găsesc în toate tipurile de sisteme. Într-un sistem informatic, elementele esențiale ale sistemului informațional pot fi împărțite în patru categorii:
hardware
software
personal
baze de date
Hard-ul este foarte important, dar are o valoare mică fără soft-ul corespunzător, care să-l comande. La cele două componente se adaugă personalul care să-l opereze și să conducă sistemul și căile de acces la date.
personal harware software baze de date
Arhitectura sistemelor
Proiectarea sistemelor reprezintă procesul conceperii și realizării unui nou sistem informațional. Într-o astfel de fază a ciclului de viață, analiștii trebuie să decidă asupra celei mai bune căi de obținere a informațiilor necesare. Procesul de proiectare are două faze importante:
proiectarea conceptuală a sistemelor (proiectarea generală);
proiectarea fizică a sistemelor (proiectarea în detaliu).
Deși cele două faze sunt conturate diferit, unele activități ale proiectării conceptuale încep deja a fi abordate din faza de analiză.
PROIECTAREA CONCEPTUALĂ A SISTEMELOR
Obiectivul proiectării conceptuale a sistemelor este de a oferi răspunsuri la cerințele utilizatorilor și de a elabora un cadru conceptual de implementare.
Analistul trebuie să ia în considerție toate datele culese în etapele anterioare, care de regulă, se referă la o descriere a problemelor, a slăbiciunilor sau cerințelor noului sistem, o descriere a sistemului și a modului său de funcționare, o evaluare a cererilor de informații ale utilizatorilor sistemului. Punând baza pe aceste date, analistul va decide cum să rezolve problemele și cum să satisfacă necesarul de informații.
Proiectarea conceptuală este un proces de creație, în care analistul sintetizează toate cerințele utilizatorului într-un mod cât mai concis, concentrat și orientat către utilizator.
Procesul proiectării urmează calea de-sus-în-jos (top-to-bottom) sau descendent. Proiectantul începe cu funcțiile situate pe nivelurile cele mai înalte ale sistemului și se deplasează în jos spre o serie de funcții și sub-funcții, cu un pronunțat caracter de profunzime și detaliere la fiecare nivel. Rezultatul va fi o structură detaliată a sistemului propus, cu importante prelucrări, intrări, ieșiri și specificarea necesarului de date.
roiectarea conceptuală a sistemelor are trei etape diferite:
evaluarea alternativelor de proiectare;
pregătirea specificațiilor de proiectare;
pregătirea raportului proiectării conceptuale a sistemelor.
a) Evaluarea alternativelor de proiectare
Echipa de proiectare trebuie să identifice și evalueze toate alternativele de proiectare care răspund cerințelor utilizatorilor, rezultate din faza de analiză a sistemului. Alternativele de proiectare variază de la efectuarea unor modificări minore până la realizarea unui sistem complet nou. Între aceste două extreme pot fi un număr substanțial de opțiuni.
În tabelul următor sunt prezentate câteva dintre considerentele luate în studiu în timpul proiectării conceptuale, cu alternativele posibile ale fiecăruia:
Considerente la proiectare Alternative posibile
Configurația canalelor de comunicație Punct-la punct, multipunct, partajarea aceleiași linii
Canalele de comunicație Linii telefonice, cablu coaxial, fibre optice, microunde, satelit
Rețele de comunicație Centralizate, descentralizate, distribuite sau local
Suporturi de memorare a datelor Banda magnetică, discuri flexibile, disc dur
Structura memorării datelor Fișiere sau baze de date
Organizarea și accesul fișierelor Aleator sau secvențial
Modalitatea de introducere a datelor Tastatura, sistem de recunoaștere optică a caracterelor, voce
Frecvența ieșirilor Instantaneu, orar, zilnic, săptamânal, lunar
Suportul de ieșire a informațiilor Ecran, voce, documente
Programarea ieșirilor La termene fixate la cerere
Imprimarea ieșirilor Conform unor formulare pretipărite sau generate de calculator
Prelucrări Manuale, în loturi, în timp real
Achiziția de software La cheie, al clientului, modificat
Prelucrarea tranzacțiilor În loturi, online
Frecvența actualizărilor Instantaneu, orar, zilnic, săptamânal, lunar
Dacă o variantă a alternativelor a fost identificată, ea trebuie documentată, descrisă și evaluată, cu evidențierea atuurilor ei:
– cât de bine asigură ea atinderea obiectivelor organizației și sistemului informatic;
– dacă asigură economii, funcționalitate, legalitate și performanțe tehnice, prin studiile de fezabilitate care sunt elaborate.
– avantaje și dezavantaje.
În timp ce activitatea de proiectare conceptuală începe înca din faza de analiză a sistemului, alternativele amintite sunt identificate destul de devreme, astfel încât necesarul de informații pentru evaluare poate fi obținut în timpul studiului de fezabilitate. Daca nu, informațiile dorite vor fi obținute în timpul proiectării conceptuale. Comitetul coordonator al sistemului informatic trebuie să evalueze toate variantele posibile și să selecteze pe cea mai bună. Specificațiile din proiectarea de detaliu vor fi mult mai analitice.
b) Pregătirea specificațiilor de proiectare
Din momentul în care a fost selectată o alternativă, urmează a fi elaborate specificațiile proiectării conceptuale. Întrucât informațiile sistemului trebuie să răspundă necesităților de informare ale utilizatorilor, ieșirile vor fi cele ce se vor identifica mai întâi. După ele, vor urma operațiunile de identificare a proceselor de prelucrare, precum și modalitățile de realizare a memorării datelor și calea obținerii rapoartelor dorite.
Urmează determinarea datelor de intrare ale sistemului. În același timp trebuie elaborate specificațiile de control și realizare a securității în toate momentele descrise anterior.
Specificațiile trebuie să conțină numele și scopul fiecărei ieșiri, baze de date, program de prelucrare sau intrări. Ele trebuie să includă o descriere a tehnicilor de control și a procedurilor de corectare a erorilor:
o sinteză a proiectului recomandat;
o descriere a fiecărei ieșiri, baze de date, intrări și conținutul lor;
fluxul general al prelucrării lor, cu relațiile existente între programele principale, fișiere, intrări și ieșiri;
necesarul de harware și software;
revizia, controlul și securitatea prelucrărilor și a procedurilor;
o listă a resurselor necesare implementării și menținerii sistemului propus;
identificarea unor ipoteze critice sau a problemelor nerezolvate, care pot afecta proiectarea finală a sistemului.
PROIECTAREA FIZICĂ A SISTEMELOR
Proiectarea conceptuală stabilește intrările, prelucrările, ieșirile și structurile de memorare așa cum sunt văzute ele de cei ce vor opera sistemul. Proiectarea fizică a sistemelor face trecerea de la nivel general, orientat către cerințele utilizatorilor din faza de proiectare conceptuală, către un set detaliat de specificații care să fie folosite pentru codificarea și testarea programelor.
Proiectarea fizică începe cu specificarea cerințelor de ieșire ale sistemului, constând din conținut, format, volum, precum și frecvența și volumul rapoartelor și documentelor. Apoi, se determină conținutul și formatul fișierelor sistemului și ale intrărilor. Rezultă o întreagă proiectare a programelor sau prelucrărilor, procedurilor și controalelor.
Schema pașilor proiectării sistemelor:
Fig. 3.5. Proiectarea fizică a datelor
Proiectarea ieșirilor
Obiectivul prezentării detaliate a ieșirilor este de a determina formatul și conținutul tuturor rapoartelor imprimate și ale documentelor și ecranelor furnizate de sistem. Croirea ieșirilor se va face astfel încât să răspundă și cerințelor utilizatorilor și celor ce se ocupă cu proiectarea (analiștii de sistem).
În proiectarea ieșirilor, analistul trebuie să elaboreze un model demonstrativ al raportului sau ecranului și să întrebe utilizatorul dacă informațiile din raport și formatul acestuia sunt acceptabile. Utilizatorului trebuie să i se lase timp suficient pentru a studia ieșirile, astfel încăt să fie sigur că i se oferă ceea ce a cerut, că nu sunt adăugate informații de prisos și că ieșirile sunt redate în cea mai plăcută formă. Dacă ieșirile sunt inacceptabile, analistul trebuie să le modifice și să i le dea din nou utilizatorului pentru a le revedea. Procesul se repetă până când ieșirile sunt acceptate de către utilizator.
Un instrument util pentru proiectarea formatului rapoartelor sau formularelor realizate pe calculator îl constituie macheta imprimantei. Ea este o grilă formată din 50 linii și 150 coloane, reprezentând numărul spațiului tipăribil pe o pagină imprimată.
Proiectantul de sistem poate folosi câteva machete de acest tip pentru a experimenta variantele posibile de formate pentru documentele și rapoartele imprimate. Probe demonstrative de ieșiri scrise pe aceste machete vor fi arătate eventualilor utilizatori pentru a-și arăta preferințele. Când a fost stabilit un format de machetă, el devine un ajutor deosebit în procesul de codificare a programului.
Cele mai multe rapoarte au o formă excelentă de prezentare, când apelează la grafică. Volume mari de date pot fi condensate în câteva pagini de rapoarte, grafice care pot fi mult mai ușor interpretate decât rapoartele cu coloane. Pachetele de programe moderne au o multitudine de facilități de lucru în mod grafic.
Un alt aspect important este legat de timp. În funcție de momentul elaborării lor, rapoartele pot fi clasificate în patru categorii:
Rapoartele programate au un conținut predeterminat și formatul lor este dinainte stabilit; aici se încadrează rapoartele executate lunar pentru fiecare compartiment, analizele săptamânale ale vânzărilor, precum și dările de seamă financiar-contabile.
Analizele neprogramate cu rol special, numite și rapoarte ad-hoc, nu au conținutul și forma dinainte stabilite și nu sunt realizate conform unor programări anterioare; de fapt, sunt elaborate ca răspuns la intrările managerilor privind anumite probleme.
Rapoartele declanșate de excepții au un conținut prederminat și sunt elaborate numai când sunt realizate unele condiții de excepție (depășirea costurilor, stocuri supradimensionate).
Rapoartele la cerere au conținut și formă prederminate, dar sunt elaborate numai ca răspuns la cererea managerilor sau a altor angajați. Atât rapoartele declanșate de excepții, cât și cele la cerere, explică puterea sistemelor bazate pe calculatoare de a fi deosebit de eficiente în procesul conducerii.
Proiectarea fișierelor și a bazelor de date
Necesarul de date al sistemelor poate fi obținut pe mai multe căi. Dacă baza de date existentă a fost proiectată în ideea unei extensii viitoare, ea trebuie doar accesată. O alta variantă poate consta în extinderea sau modificarea bazei de date existente, ceea ce se întamplă de cele mai multe ori. Dacă nici o variantă nu este realizabilă, se va crea o nouă bază de date.
De cele mai mute ori, construirea unui prototip al bazei de date are câteva avantaje:
– permite accesul pe toate căile la baza de date, pentru a fi testată dacă funcționează așa cum a fost proiectată;
– permite evaluarea unor caracteristici funcționale, cum ar fi testarea timpului de acces și de prelucrare;
– prototipul poate fi utilizat și în timpul elaborării și testării programului de aplicații.
Există mai multe tehnici utile de proiectare a bazei de date și a fișierelor. Una dintre ele este macheta înregistrării, care constituie o modalitate de prezentare a conținutului, a poziției, formatului și a altor caracteristici ale grupurilor de date ale unei înregistrări.
Proiectarea intrărilor
În domeniul calculatoarelor, este cunoscut principiul GIGO (Garbage In, Garbage Out), conform căruia se poate concluziona că la intrări inadecvate corespund ieșiri corespunzătoare. Este imposibil să deținem controlul operațiunilor economice, al prelucrărilor și ieșirilor, astfel încât să poată fi corectate introducerile de date eronate. În proiectarea intrărilor, analistul și utilizatorii trebuie să identifice tipul datelor de introdus și semnificația introducerii lor în sistem.
În proiectarea unor formulare sau ecrane pentru introducerea datelor, de o deosebită importanță va fi forma dată, astfel încât ele să fie completate ușor, corect, complet. Informațiile de bază sau comune trebuie înregistrate o singură dată. Se caută ca majoritatea informațiilor să fie pretipărite, pentru a minimaliza cantitatea de informații pe care utilizatorul să o introducă.
Proiectantul trebuie să conceapă astfel formularele încât să fie completate de la stânga la dreapta și de sus în jos, corespunzător sensului normal de lucru. Locul datelor care trebuie introduse va fi mereu în partea stângă a formularului, iar indicațiile de completat trebuie formulate cu claritate și în locuri vizibile.
Elaborarea programelor
Într-o astfel de fază, programele de aplicații ale sistemului sunt supuse codificării și testării. Codurile sunt scrise pe baza specificațiilor detaliate elaborate de analiștii de sisteme. Codificarea și testarea programelor este una dintre fazele cu cel mai mare consum de timp din ciclul de viață a sistemelor. Ca rezultat, este foarte important ca programele să fie elaborate cu o eficiență maximă.
Dintre procedurile posibile pentru îmbunătățirea etapei de elaborare a programelor sunt:
împărțirea programului în module mici, definite foarte clar; scopul este reducerea complexității și îmbunătățirea siguranței în execuție, precum și o modificare mai ușoară;
utilizarea seturilor de structuri de control fundamentale sau a unor rutine comune, cum ar fi intrările, ieșirile și întreținerea fișierelor;
elaborarea și utilizarea standardelor de programare, care sunt un set de reguli de scriere a programelor; aceste standarde contribuie la realizarea unor programe consistente, a unor stiluri în programare, generând programe mai ușor de întreținut;
programele structurate ajută la depistarea cu o mai mare ușurință a erorilor logice, a omisiunilor sau a altor probleme din program;
utilizarea unei echipe de programare.
Elaborarea procedurilor
Procedurile trebuie să fie elaborate de către toți cei care participă la realizarea noului sistem. Ele trebuie să răspundă la întrebări privind activitățile întregului sistem: cine, ce, când, unde, de ce și cum. Procedurile trebuie să se refere la problemele legate de pregătirea intrărilor, preluarea tranzacțiilor, detectarea și corectarea erorilor, control, concordață dintre anumite coduri, accesul la baza de date, pregătirea ieșirilor și destinația lor, instruirea operatorilor de la calculatoare. Toate acestea pot lua forme diverse: manuale de sistem, instrucțiuni pentru utilizatori în vederea inițierii lor sau ecrane de ajutor, în regim online.
Procedurile vor fi scrise de către analiști, utilizatori sau de către o echipă de analiști și utilizatori. De regulă, analiștii au tendința să tehnicizeze manualele procedurilor, fiind inadecvate pentru utilizatori. Utilizatorii au o tendință opusă, astfel încât cea mai bună soluție poate fi oferită de o echipă comună.
Proiectarea controalelor
Controalele trebuie să fie componente ale sistemelor pentru a asigura eficiența și certitudinea lor. Intrările, ieșirile, prelucrările și funcțiile bazei de date trebuie să fie controlate în mod corespunzător. Rolul lor este de a preveni erorile, de a le detecta – dacă apar – și de a le corecta – dacă au fost depistate. Aceste tipuri de control, sunt asigurate de către sistem, datorită sprijinului deosebit oferit de specialiștii din domeniul financiar-contabil.
MIJLOACE ȘI TEHNICI DE ANALIZĂ ȘI PROIECTARE A SISTEMELOR
Pentru proiectarea unui nou sistem sunt reprezentative patru modele diferite utilizate de către analiștii de sistem, dintre care două modele tratează aspectele fizice ale sistemului curent și ale celui propus și două se referă la aspectele logice ale acestora.
Modelele fizice se concentrează asupra ilustrării modului cum funcționează sistemul; ele pot face descrieri ale fluxurilor documentelor, ale proceselor de prelucrare pe calculator, ale activităților umane, ale echipamentelor utilizate, precum și ale oricăror alte elemente de ordin fizic din sistem.
Modelele logice abordează probleme referitoare la prezentarea a ceea ce este de făcut, cum ar fi activitățile esențiale și fluxul informațiilor în sistem, respectiv modul cum poate fi realizat fluxul. Modelele logice se concentrează asupra gestionării informațiilor și a proceselor logice de obținere a informațiilor, nu asupra proceselor fizice ale transformării și memorării datelor.
Analiștii sistemelor pot elabora fie modele logice, fie modele fizice ale vechiului sistem sau ale amândorura, pentru a-i ajuta să înțeleagă vechiul sistem. Când le întocmesc pe amândouă, analiștii redactează mai întâi modelele fizice ale vechiului sistem și apoi echivalentul logic al modelului fizic.
În proiectarea unui nou sistem, analiștii trebuie să realizeze un nou model conceptual sau logic. Acest model conectează toate activitățile și fluxurile informaționale noi, la cele care au fost reținute de la vechiul sistem. Odată ce modelul logic a fost proiectat, poate fi realizat și cel fizic, indicând modul cum să fie implementate fizic activitățile esențiale și fluxurile informațiilor modelului logic.
Modelul logic este proiectat astfel încât să poată fi implementat pe orice sistem electronic de calcul, folosind orice limbaj de programare.
Există un numar mare de mijloace și tehnici de analiză și proiectare folosite de către elaboratorii sistemelor, pentru a crea modelele logice și fizice.
Cele mai frecvent folosite mijloace și tehnici de analiză și proiectare sunt:
– codificarea;
– diagramele fluxurilor de date;
– dicționare de date;
– tabele de decizie;
– schema fluxurilor documentelor;
– lista de control a formularelor proiectate;
– analize matriciale;
– organigrama unității;
– schemele logice ale programelor;
– machetele înregistrărilor;
– machetele rapoartelor;
– schema logică de sistem;
– analiza volumului datelor;
– analiza și măsurarea eforturilor umane necesare.
Schemele și diagramele sunt cele mai utilizate mijloace de analiză și proiectare a sistemelor. Principalul lor avantaj rezultă din: „o imagine e mai sugestivă decât o mie de cuvinte”. Formatul grafic le face mai simple pentru redarea logicii prelucrării, pentru accentuarea punctelor tari și slabe din sistem, precum și pentru determinarea corecțiilor necesare sistemului.
Unele dintre cele mai comune mijloace folosite în analiza structurală, include diagramele fluxurilor de date (pseudocodul). Analizele sistemelor structurale identifică relațiile logice sau conceptuale dintre ieșirile sistemului, datele utilizate în sistem și intrările lui. Analiza urmărește investigarea funcțiilor pe cel mai înalt nivel, urmând descompunerea acestora în funcții mai mici. Se continuă până la cel mai de jos nivel.
Un avantaj major al tehnicilor de analiză structurată, cum ar fi diagramele fluxurilor de date, este acela că ele nu leagă un analist până la nivelul implementărilor fizice particulare. El poate să se concentreze asupra a ceea ce trebuie făcut fără să aibă griji asupra modului cum trebuie făcut.
Luând în considerare procesul prin care sunt introduse datele într-un sistem, o diagramă a fluxurilor de date permite analistului să se preocupe de ce date trebuie colectate, fără să-și făcă griji dacă se vor folosi terminale sau alte echipamente pentru introducerea datelor.
Implementarea sistemului
După ce conducerea acceptă recomandările făcute de grupul de studiu al sistemului, prin care se pot cere modificări majore, activitatea capătă valențe concrete de acțiune.
Planurile și teoriile grupului de studiu sunt puse în practică. Perioada de timp dintre momentul acceptării recomandărilor de către conducere și acceptarea noului sistem, care să funcționeze cu succes, este cunoscută ca implementarea sistemului.
În funcție de mărimea organizației și de nivelul de complexitate al sistemului informatic, un proiect de implementare a sistemului poate presupune fie revizuirea majoră a sistemului manual, fie convertirea de la sistemele manuale la cele automate.
Implementarea noului sistem implică următoarele activități:
planificarea și programarea procesului de implementare;
modificări organizatorice și de personal;
realizarea sistemului final;
testarea;
stabilirea standardelor de realizat și procedurilor de control;
pregătirea locurilor de muncă;
conversia de la vechiul la noul sistem;
revizuirea și evaluarea rezultatelor.
Planificarea și programarea procesului de implementare
În timpul implementării, numeroase activități vor fi executate simultan. De aceea, ele trebuie să fie planificate și programate de către o echipă formată din utilizatori, manageri și specialiști în proiectarea sistemelor.
Planificarea implementării începe înainte de a demara o astfel de acțiune. Problemele implementării sunt abordate chiar de la începutul proiectului, iar aspectele conceptuale și strategiile de implementare și de conversie a sistemelor trebuie luate în discuție în fiecare stadiu al ciclului de viață al sistemelor. Totuși, planuri detaliate de implementare nu pot fi finalizate până când conducerea nu aprobă proiectul noului sistem. Planul de implementare este revizuit și modificat la intervențiile comitetului de informatizare, ale utilizatorilor în cauză, ale conducătorilor sistemului, înainte de a începe operațiunea de implementare.
Modificări organizatorice și de personal
Factorii care sunt luați în considerare sunt:
Comunicarea cu personalul
Adaptarea structurii organizatorice
Selectarea și redistribuirea
Instruirea personalului
Comunicarea cu personalul constă în abordarea unei anumite politici de convingeri a acesteia pentru acceptarea noului sistem încă din primele faze de analiză și proiectare.
Adaptarea structurii organizatorice se pune atunci când are loc pentru prima dată implementarea calculatoarelor în mediul de lucru al personalului. În acest sens, vor fi create compartimente speciale, incluzând personalul care va fi folosit:
Analiști programatori
Operatori calculatoare
Funcții conducere
Selectarea și redistribuirea – lucrătorii din domeniul calculatoarelor trebuie să îndeplinească un set de aptitudini și abilități, inclusiv gândire logică, surprinderea cu ușurință a detaliilor, buni rezolvatori de probleme, precum și capacitatea de a face față unor munci mai grele.
Instruirea personalului trebuie să se efectueze pentru toate nivelurile pe care acestea s-ar afla. Instruirea trebuie făcută înaintea testării și conversiei.
Realizarea sistemului final
Se desfășoară după ce pașii necesari implementării au fost parcurși.
Activitățile de derulat sunt:
– finalizarea programelor;
– terminarea operațiunii de pregătire a documentației;
– efectuarea unor schimbări de ultimă oră;
– reproiectarea și corectarea părților sistemului care nu funcționează în mod corespunzător.
Testarea
Înainte ca noul sistem să fie dat în lucru efectiv, toate componentele trebuie să fie testate pentru identificarea ultimelor corecții. Testarea va avea un caracter de generalitate, parcurgându-se toți pașii prin care trece sistemul real. Urmează o testare a procedurilor aplicate tranzacțiilor economice, introducându-se tot felul de date, executându-se toate posibilitățile de utilizare a sistemului.
Programele modularizate sunt testate mai întâi pe module, și apoi în întregime. În final, testarea de acceptare este un test al sistemului prin prisma utilizatorului, care va avea ultimul cuvânt privind acceptarea acestuia.
Stabilirea standardelor de realizat și procedurilor de control
Aceste operațiuni de multe ori se amână, până când sistemul intră în funcțiune, ceea ce atrage o multitudine de probleme. În atribuirea responsabilităților de lucru, un prim aspect se referă la problemele controlului intern. Descrierea activităților și programarea lor vor sta la baza procedurilor de control. Procedurile de detectare a erorilor trebuie să fie introduse în programe, iar operatorilor din sistem trebuie să li se ofere un ghid de rezolvare a erorilor ce pot interveni pe parcurs.
Pregătirea locurilor de muncă
După ce a fost selectată o configurație de echipamente de calcul, necesarul de locuri de muncă concură la o noua acțiune – pregătirea locurilor de muncă, acestea fiind optimizate pentru buna desfășurare a activității.
Conversia de la vechiul la noul sistem
Conversia este procesul de trecere de la vechiul sistem la noul sistem. Ea se finalizează când noul sistem devine perfect funcțional în unitate.
Pentru minimizarea problemelor, planificarea conversiei trebuie să se demareze îndată ce se cunoaște natura noului sistem, înaintea fazei de implementare. Acțiunile fazei de conversie sunt similare celor din etape de implementare.
Există mai multe tipuri de conversie:
Înlocuirea unor echipamente uzate cu altele noi;
Schimbarea tipurilor de activități și secvenței lor de execuție;
Programele;
Transferarea datelor dintr-un sistem în altul.
CAP. IV – MODELE DE PROIECTARE ȘI REALIZARE A SISTEMELOR INFORMATICE
Creșterea ariei de utilizare a instrumentului informatic, a gradului de complexitate a aplicațiilor, a necesității diminuării costurilor, creșterii productivității și reducerii riscurilor de realizare, a determinat ca metodele ce stau la baza proiectării și realizării sistemelor informatice să evolueze foarte mult.
Acestea se clasifică în trei categorii:
Metode ierarhice;
Metode sistemice;
Metode obiectuale.
4.1. METODE IERARHICE
Metodele ierarhice reprezintă prima generație, apărând în anii ’70. Sistemul informațional/informatic este structurat plecând de la funcțiile sale. Aceste sisteme sunt centrate pe analiza functională: fiecare funcție identificată se subdivide ierarhic în subfuncții, folosindu-se aceeași manieră pentru a se ajunge la componente suficient de mici, astfel încât să poată fi programate cu ușurință.
Exemplu de sistem care folosește această metodă: SADT (Structured Analysis and Design Technique).
Avantajele acestei metode sunt: simplitate și adaptare la cea mai mare parte a cerințelor utilizatorului.
Dezavantajele sunt: concentrarea eforturilor asupra analizei funcțiilor de prelucrare (care sunt cele mai vulnerabile), datele fiind pe locul doi (acestea sunt cele mai stabile).
4.2. METODE SISTEMICE
Modelarea conceptuală este etapa din cadrul sistemului informatic, în care se asigură modelarea datelor, prelucrărilor, descrierilor și definițiilor la nivel conceptual, fără restricții organizaționale, umane sau tehnice.
Obiectivul acestei etape este punerea de acord între cerințele utilizatorilor și soluțiile informatice privind datele și prelucrările.
Modelarea conceptuală reflectă tendința de realizare a sistemului informatic în termeni generali, cu ajutorul unor concepte fundamentale, fără a avea în vedere soluțiile posibile de tehnică de calcul, de organizare a datelor și de prelucrare a acestora.
Conceptul de prelucrare prin metoda sistemică este definit prin mijloace informatice clasice. Astfel, o prelucrare informatică deține date de intrare, prelucrări specifice și date de ieșire.
Modelul conceptual al datelor (Anexa 1)
Modelul conceptual de date este o metodă abstractă de reprezentare a tipurilor de date, a legăturilor dintre acestea, a dinamicii acestor legături și a constrângerilor aferente, cu ajutorul unor concepte specifice:
Entitatea – reprezentarea unui obiect concret sau abstract care aparține spațiului problemei de rezolvat, are o existență de sine stătătoare și poate fi idenficat cu celelalte obiecte de același tip. O entitate este formată dintr-un ansamblu de atribute;
Atributul – caracteristică sau proprietate a unei entități, semnificativă pentru spațiul problemei de rezovat. Un atribut poate fi simplu, atunci când pentru o entitate sau asociere poate lua o singură valoare, sau repetitiv, când pentru o entitate sau asociere poate lua mai multe valori;
Identificatorul entității – atribut sau grup de atribute care primesc valori unice pentru fiecare realizare a entității respective și pot servi pentru identificare fără echivoc a acestora.
Asocierea – reprezentarea legăturii sau corespondenței existente între două sau mai multe realizări de entități. O asociere nu are existență de sine stătătoare, ea depinzând de entitățile pe care le leagă. La nivelul limbajului natural este definită printr-un verb. O asociere poate avea proprietăți particulare date de atributele specifice.
Cardinalitatea – modul de participare al realizărilor fiecărei entități la asociere. Cardinalitatea poate fi:
– Minimă (0,1) – exprimă numărul minim de apariții sau faptul că fiecare înregistrare a unei entități tip participă la o relație tip;
– Maximă (1,n) – exprimă numărul maxim de apariții.
Restricții de integritate – reguli suplimentare, nereprezentabile direct în formalismul Entitate – Asociere, reguli care trebuie permanent respectate de către date. Restricțiile de integritate pot fi:
– restricții de domeniu – condiții impuse asupra ansamblului de valori acceptate pentru un atribut în cadrul tipului sau domeniului său;
– restricții structurale – restricții inerente conceptelor folosite la modelare și se referă la identificarea entităților și asocierilor.
Modelul logic al datelor (Anexa 2)
Modelul logic al datelor se realizează prin conversia MCD într-un model logic de date, este exprimat în formalismul logic și este adaptat pentru un SGBD (și anume ACCESS).
MLD poate asigura următoarele funcții:
– trecerea de nivelul conceptual către nivelul fizic;
– optimizarea structurii BD;
– poate defini o structură de acces la BD cu ajutorul cheilor primare, cheilor externe și dependențelor funcționale;
– reprezintă sursa principală de realizare ulterioară a modelului logic de prelucrare;
– permite descrierea completă și optimizarea structurii BD.
Gestiunea datelor de către SGBD se poate face cu ajutorul a trei modele: ierarhic, rețea și relațional.
Conceptul de bază al MLD este relația care poate fi definită ca un tabel bidimensional de date, în care coloanele se numesc atribute și liniile înregistrări (realizări, tupluri). Fiecare relație are un nume unic la nivelul BD.
Baza de date relațională este definită ca un ansamblu de relații sau tabele, rezultat în urma conversiei MCD în MLD, în raport cu anumite criterii folosite:
entitatea devine relație;
numele entității devine numele relației;
atributele entității devin coloane ale relației;
identificatorul entității devine cheie primară a relației.
Modelul conceptual al prelucrărilor (Anexa 3)
MCP prezintă succesiunea în timp a operațiilor de căutare la care este supus modelul conceptual al datelor, adică:
– ce trebuie făcut la nivel conceptual fără a indica cine, când, unde și cum se realizează aceste prelucrări;
– descrie conținutul și dinamica unei prelucrări într-o manieră independentă de utilizare a mijloacelor utilizate.
MCP vede întreaga prelucrare ca o succesiune ordonată și logică de proceduri înlănțuite, în concordanță cu legislația în vigoare.
Conceptele de bază utilizate de MCP sunt:
Evenimentul declanșator – desemnează un fapt a cărui apariție declanșează o reacție în cadrul organizației. Apariția unui eveniment declanșează derularea unei activități sau operații, reprezentând “motorul” unei acțiuni. Se reprezintă grafic sub forma unei elipse de la care pleacă o sageată de legatură;
Operația – desemnează o acțiune (sau mai multe acțiuni) producătoare de evenimente rezultat care se execută fără întrerupere, ca reacție la evenimentul declanșator. Operația se reprezintă grafic sub forma unui dreptunghi cu trei compartimente: operația, acțiuni, reguli de emisie și de la care pleacă una sau mai multe săgeți de legătură;
Rezultatul – produsul executării unei operații. Un eveniment rezultat poate fi la rândul lui un eveniment declanșator pentru o altă operație (sau o succesiune de operații). Se reprezintă grafic ca o elipsă și cu una sau mai multe săgeți de legătură;
Sincronizarea – atunci când declanșarea unei operații poate solicita producerea simultană a mai multor evenimente. Se reprezintă grafic printr-un triunghi orientat către operație.
Procesele – sunt formate din operații complexe consecutive, ce formează un ansamblu structurat. Operațiile complexe sunt formate la rândul lor din evenimente, operații și rezultate succesive, care au același scop final.
Procesul de modelare conceptuală parcurge următoarele etape:
Delimitarea obiectului de activitate: în cazul nostru, contabilitatea financiara a întreprinderii.
Identificarea principalelor evenimente:
– evenimente externe: sosirea unui document, modificarea Planului de Conturi de către Ministerul Finanțelor;
– evenimente interne: document de prelucrat, solduri preluate.
Construirea tabelului eveniment – rezultat:
Identificarea și descrierea operațiilor:
OP1: Analiză document – are rolul de a separa din totalul documentelor justificative acele documente care aparțin contabilității și care urmează să fie prelucrate cu ajutorul sistemului informatic.
OP2: Verifică existența documentului introdus – are rolul de a verifica dacă documentul respectiv a mai fost introdus anterior.
OP3: Întocmire nota contabilă – fiecărei operații economice consemnate într-un document i se atribuie o formulă contabilă.
OP4: Verificare existență cont introdus – verifică existența în Planul de Conturi a contului sintetic și în caz că nu există, respinge nota contabilă; verifică existența contului analitic în Planul de Conturi și în caz că nu există îl adaugă.
OP5: Închide VEN/CH, regularizare TVA, descărcare gestiune – realizează operațiunile specifice închiderii de lună.
OP6: Întocmire RJ – realizează Registrul Jurnal.
Analizând evenimentele declanșatoare ale fiecărei operații, se observă că OP6 are nevoie de îndeplinirea simultană a două condiții:
– nota contabilă să fie acceptată;
– luna precedentă să fie închisă.
OP7: Întocmire RC, RB – realizează Registrul de Casă și Registrul Bancă.
OP8: Întocmire Balanță de Verificare – realizează Balanța de Verificare.
Reperarea sincronizărilor
Ordonarea blocurilor operație.
4.3. MODELAREA ORIENTATĂ OBIECT
Reprezintă generația a treia, anii 1990, sistemul informațional/informatic fiind perceput ca o structură de obiecte autonome, ce se organizează și cooperează între ele.
Elementul de bază în cadrul programării orientate obiect îl constituie clasa, iar prin instanțierea acesteia, obiectul. Aceasta este componenta elementară într-un sistem orientat pe obiecte. Poate corespunde unui concept, unei abstracțiuni sau unui lucru cu limite bine definite și cu semnificație precisă în cadrul problemei studiate.
Orice entitate din lumea reală poate fi modelată ca un obiect care are un număr de proprietăți și de metode (operații sau proceduri). Proprietățile redau atributele fizice ale obiectelor, iar metodele exprimă acțiunile ce pot fi efectuate de un obiect.
Obiectele interacționează prin schimburi de mesaje. Un mesaj are un emițător și un destinatar și invocă o anumită operație.
Un alt concept de bază al abordării obiectuale îl constituie moștenirea, care constituie unul din avantajele importante ale acesteia. Moștenirea desemnează partajarea atributelor și operațiile unei/unor clase către o altă/alte clasă/clase în cadrul unei relații ierarhice, păstrând nealterate diferențele dintre ele.
Polimorfismul desemnează capacitatea unei operații de a se aplica obiectelor din clase diferite. Operațiile polimorfe sunt implementate de mai multe clase prin metode diferite.
Fiecare obiect încapsulează un ansamblu de informații și de operații permise asupra acestor informații și care definesc un comportament specific. Informațiile nu sunt direct accesibile, ele putând fi modificate sau consultate numai cu ajutorul metodelor.
Reprezentarea claselor de obiecte
Fiecare clasă se reprezintă prin una sau mai multe tabele, sau spunând altfel, unei clase de obiecte îi pot corespunde una sau mai multe tabele.
Distribuirea unei clase în mai multe tabele poate fi determinată de faptul că modelul obiectelor și modelul datelor sunt subordonate unor principii diferite: o clasă reunește date și comportament, în timp ce o tabelă este axată numai pe date de memorat.
Simbolul grafic utilizat pentru reprezentarea unei clase este un dreptunghi format din trei compartimente: nume clasă, atribute și operații.
Figura următoare exemplifică maniera de reprezentare a clasei cont într-o tabelă.
Tabela aferentă este:
CONT (Simbol_cont, Den_cont, SID, SIC)
Reprezentarea obiectelor în baze de date relaționale
Obiectele sunt instanțieri ale claselor de obiecte și sunt reprezentate printr-un dreptunghi cu două compartimente: numele obiectului cu clasa sa și valorile atributelor.
Figura următoare exemplifică maniera de reprezentare a obiectului « Furnizori ».
Conservarea obiectelor de la o execuție la alta impune stocarea acestora pe un suport magnetic. În acest scop pot fi avute în vedere mai multe tipuri de soluții: fișiere, baze de date obiect sau baze de date relaționale. Bazele de date relaționale constituie acum, și probabil vor constitui multă vreme, soluția cea mai larg întâlnită. Una din modificările impuse modelului static de cerințele de asigurare a persistenței constă în introducerea identificatorilor de obiecte.
Identificarea obiectelor
Componenta elementară într-un sistem orientat pe obiecte este obiectul. Acesta poate corespunde unui concept, unei abstractizări sau unui lucru cu limite bine definite și cu semnificație precisă în spațiul problemei studiate.
Un obiect se caracterizează prin:
identitate: un obiect este distins în mod evident de toate celelalte obiecte;
stare: un obiect se află într-o anumită stare, în funcție de valoarea atributelor sale la un moment dat;
comportament: un obiect deține un ansamblu de operații pe care le poate executa ca reacție la mesajele trimise către alte obiecte.
Comportamentul obiectului semnifică modul în care acesta reacționează la mesajele provenite din exterior și este reprezentat de un set de metode care pot fi grupate în felul următor:
constructori: acele metode care permit crearea și inițializarea obiectelor;
destructori: un obiect nu trebuie să fie rezident în memoria calculatorului decât atunci când este folosit; destructorii realizează eliminarea obiectelor din memoria de lucru, dar și ștergerea obiectelor;
modificatori: metode care modifică starea obiectului prin operațiuni de actualizare a acestora;
selectori: sunt metode de căutare, selectare, sortare și citire a stărilor obiectelor.
Reprezentarea atributelor
În cadrul general, atributele obiectelor unei clase se reprezintă prin coloane ale tabelelor. Corespondența dintre atribute și coloane poate avea diverse valori. Alături de situația în care se reprezintă printr-o coloană, pot fi întâlnite și corespondente de tipul unu-la-zero sau unu-la-mai-multe. Astfel, nu toate atributele sunt persistente. În această categorie se includ toate atributele derivate, ca de exemplu, sold final. Aici corespondența este evident de unu-la zero. Întâlnim în alte situații atribute care pot fi reprezentate prin mai multe coloane, ca de exemplu, data reprezentată prin mai multe coloane diferite (zi, lună, an).
Atributele obiectelor sunt reprezentate prin coloane ale relațiilor. Unui atribut îi pot corespunde zero, una sau mai multe coloane.
Reprezentarea asocierilor
Reprezentarea asocierilor cunoaște o rezolvare similară celei folosite la transpunerea modelelor conceptuale entitate-asociere.
Asocierea existentă între două clase de obiecte va fi reprezentată, în funcție de multiplicități, prin crearea unei tabele de asociere diferite, când multiplicitatea este la ambele capete de asociere mai mare decât unu, sau prin aspirarea sa în tabla corespunzătoare multiplicității de valoare unu.
În ambele cazuri, cheile externe sunt cele care asigură legăturile necesare între înregistrările tabelelor în cauză. Asocierile clasă vor fi inserate, conform acelorași reguli, în tabela adecvată.
Reprezentarea agregărilor
Agregarea constituie un caz particular de asociere, în care cele două părți în corespondență, se află într-un raport de întreg-parte. Nu există o reprezentare relațională specifică, regulile aplicate fiind aceleași cu cele folosite pentru asocierile 1-n.
Reprezentarea moștenirii
Moștenirea face posibilă declararea unei clase ca fiind o specializare a unei alte clase, implementându-se managementul relațiilor ierarhice între clase și chiar reutilizarea modulelor de program.
Cu ajutorul moștenirii se vor exprima relații deosebit de utile între clase:
generalizarea
specializarea
clasificarea
aproximația
evoluția.
Moștenirea poate fi:
simplă – permite unei clase să aibă un singur părinte, iar subclasa poate moșteni date și metode de la o singură clasă;
multiplă – capacitatea unei subclase de a achiziționa date de la mai mult de o clasă.
Reprezentarea persistenței
Persistența reprezintă abilitatea obiectelor de a supraviețui execuției unui proces sau unei operații și de a fi reutilizate mai târziu în cadrul unui alt proces sau operație.
Aspectele care indică persistența unui obiect în memoria calculatorului are în vedere:
când este creat un obiect în funcție de un parametru asociat;
când un obiect este conectat la o structură persistentă dată;
când un obiect este ținta unui mesaj explicit, pentru a-l face persistent.
Având în vedere faptul că nu toate obiectele trebuie conservate, se recurge la termenii:
– obiecte efemere (tranzitorii): existența lor poate înceta odată cu încheierea execuției programului;
– obiecte persistente: sunt obiecte care trebuie conservate astfel încât la următoarea execuție să poată fi regăsite în starea pe care o aveau la terminarea prelucrării precedente.
Modelarea cazurilor de utilizare și a comportamentului
Modelarea reprezintă cea mai importantă tehnică de concepere a sistemelor informatice. Scopul modelării este de a separa ceea ce este important de ceea ce este mai puțin important. Limbajul folosit în modelare poartă denumirea de Unified Modelling Language (UML), și a fost definit în vederea introducerii unei standardizări la nivel de tipologie, semantică și reprezentare a rezultatelor.
Diagrama cazurilor de utilizare (Anexa 4)
Diagrama cazurilor de utilizare conține un set de cazuri de utilizare, actori și relațiile dintre acestea și este folosită în general pentru a indica sau caracteriza funcționalitatea și comportamentul întregii aplicației sistemului, interactionând cu unul sau mai mulți actori.
Cazul de utilizare (CU)
– este o secvență a tranzacțiilor realizate de sistem ca răspuns la evenimentele declanșate de un actor sistemului. Un caz de utilizare complet trebuie să ofere o valoare măsurabilă unui actor când actorul execută o sarcină anume;
– fiecare caz de utilizare conține toate evenimentele care pot surveni în cadrul perechii actor – caz de utilizare, nu neapărat unul ce va apărea în orice scenariu particular. Un caz de utilizare conține un set de scenarii care explică diferitele secvențe ale interacțiunii din interiorul tranzacției;
– grafic, un caz de utilizare se reprezintă printr-o elipsă, în interiorul căreia se scrie un nume, nume care este distinct altor cazuri de utilizare;
– între cazurile de utilizare pot exista relații:
de extensie
de incluziune
de generalizare
Extensia
– arată că un caz de utilizare poate fi extins cu un comportament adițional definit printr-un alt caz de utilizare;
– permite adăugarea de cazuri de utilizare apărute ulterior, în cursul dezvoltării sistemului;
– se reprezintă printr-o săgeată trasată cu linie întreruptă, notată cu cuvântul rezervat <<extensie>> ; de exemplu, cazul de utilizare « Întocmire rapoarte finale » poate fi extins cu « Capitaluri proprii ».
Incluziunea
– această relație indică faptul că o instanță a unui caz de utilizare cuprinde și comportamentul specificat printr-un caz de utilizare;
– reprezentarea grafică se realizează, la fel ca în cazul extensiei, printr-o săgeată trasată cu linie întreruptă, etichetată cu cuvântul rezervat <<include>>.
Generalizarea
– relația de generalizare de la cazul de utilizare B spre A indică faptul că B este o specializare a lui A;
– reprezentarea grafică se realizează printr-o săgeată cu vârful triunghi.
Cazul de utilizare specializat trebuie să utilizeze în totalitate cazul de utilizare mai general, chiar dacă într-o ordine în care acțiunile celor două se întrepătrund.
Cazurile de utilizare implică interacțiunile dintre actori și sistem. Actorii pot fi oameni sau sisteme automate.
Actorul
Un actor este un stereotip al unei clase. Utilizatorii și orice sistem care poate interaționa cu sistemul în chestiune sunt actori. Un actor reprezintă un rol jucat de o persoană sau o entitate care interacționează cu sistemul.
Actorii sunt utilizatorii sistemului, ei ajutând la delimitarea sistemului și oferind claritate în ceea ce se va întâmpla în respectivul sistem. Aceeași persoană fizică poate juca rolul mai multor actori, așa cum și mai multe persoane pot juca același rol.
Actorii se reprezintă sub forma unor mici personaje, având propriul nume, nume care va descrie rolul jucat de către actor.
Asocierea
O asociere reprezintă o conexiune semantică între cazurile de utilizare și actori. Asocierile sunt unidirecționate, fiind relațiile cele mai generale și cele mai slabe din punct de vedere semantic.
O asociere poate avea un nume și un stereotip care să identifice tipul sau semnificația relației, și se reprezintă printr-o linie plasată între entitate și actor. Fiecare apariție a unei asocieri în diagramă, etalează un set de informații ale modelului despre relația de asociere în cauză, aceste informații fiind cuprinse în specificațiile asocierilor.
Asocierile se reprezintă printr-o linie plasată între entitățile de asociat.
Diagrama de stări (Anexa 5)
Este utilizată pentru a reprezenta stările unei clase de date, evenimentele ce cauzează tranzițiile de la o stare la alta, și acțiunile care rezultă din schimbările stărilor.
Diagrama de stare este un grafic bazat pe stări conectate prin tranziții, ea prezintă o singură stare inițială, una sau mai multe stări, una sau mai multe stări finale și tranzițiile între stări.
Stările
– acoperă toate proprietățile statice ale obiectului și valorile curente pentru fiecare proprietate; toate instanțele aceleiași clase există în aceeași stare;
– numele unei stări trebuie să fie unic în clasa pe care o descrie, sau dacă este imbricată unei stări, în interiorul acesteia;
– o stare are o anumită durată de timp, pe parcursul său, obiectul poate efectua anumite prelucrări sau poate fi inactiv; prelucrările determinate de apariția evenimentelor poartă denumirea de acțiuni.
Tranziții și evenimente
– reprezintă schimbarea unei stări cauzate de un eveniment;
– sunt folosite pentru a lega două stări sau pentru a indica o tranziție a unei stări în ea însăși;
– poți introduce în diagramă una sau mai multe tranziții dintr-o stare, atâta timp cât fiecare tranziție este unică;
– tranzițiile dintr-o stare nu pot avea același eveniment, doar în cazul în care există condiții pentru acel eveniment;
– fiecare tranziție trebuie etichetată cu un nume, care să reprezinte numele a cel puțin un eveniment care cauzează tranziția între stările respective; nu este obligatoriu să se folosească nume unice pentru etichetarea tranzițiilor, pentru că același eveniment poate declanșa tranziția între mai multe stări diferite;
Diagrama de colaborări (Anexa 6)
Este o diagramă de interacțiuni care arată secvențele de mesaj ce implementează o operație sau o tranzacție. Această diagramă prezintă obiectele, legăturile și mesajele dintre ele; pot conține simple instanțe de clase.
Obiectele
Obiectele aparținând unei anumite clase pot participa la diferite colaborări; în fiecare din aceste colaborări, obiectele clasei respective sau asocieri la care participă, îndeplinesc un anumit rol în acțiunea reciprocă cu ceilalți participanți.
Se pot crea una sau mai multe diagrame de colaborare care să prezinte interacțiunile pentru fiecare pachet logic din model; de asemenea, diagramele de colaborare sunt conținute la rândul lor de pachete logice, care cuprind obiectele prezentate în diagrame.
O specificație a unui obiect poate să indice și să modifice proprietățile și relațiile obiectului; astfel, diagrama de colaborări ce conține respectivul obiect se va actualiza cu noile date.
Legăturile
– interacțiunea dintre obiecte;
– reprezentate printr-o linie între obiecte sau între obiecte și instanțe de clase;
– pot exista legături de la un obiect la el însuși;
– legăturile vor conține mesaje corespunzătoare acestora.
Mesajele
În cadrul unei colaborări, participanții schimbă între ei diverse mesaje la recepția cărora se execută anumite operații; fiecare mesaj are un emitent și un destinatar, ambii aparținând colaborării respective. Tiparul conform căruia au loc aceste schimbări constituie o interacțiune.
Interacțiunile se reprezintă prin săgeți, tipul comunicației putând fi indicat prin forma săgeții utilizate:
flux simplu, în care săgețile indică modul în care progresează prelucrarea; se utilizează atunci când detaliile de comunicație nu sunt cunoscute sau nu sunt considerate semnificative; de asemenea, poate fi folosit pentru a specifica revenirea după un mesaj sincron;
apel sincron al unei prelucrări: se așteaptă execuția completă a acesteia, inclusiv a celor imbricate, pentru a putea continua;
comunicație asincronă între două obiecte: emitentul continuă prelucrarea fără a aștepta un răspuns din partea destinatarului sau fără a aștepta ca acesta să încheie prelucrarea mesajului.
Diagrama de secvențe (Anexa 7)
O diagramă de secvențe reprezintă o interacțiune între obiecte insistând pe cronologia (ordinea temporală) expedierii mesajelor.
Grafic, o diagramă de secvențe este o tabelă care indică obiectele (aranjate pe axa Ox) și mesajele ordonate în funcție de timp (pe axa Oy).
Pentru a realiza o diagramă de secvențe se plasează obiectele care participă la interacțiune la marginea de sus a diagramei, de-a lungul axei Ox. Obiectele care încep interacțiunea se așează la stânga, iar obiectele care urmează, în partea dreaptă. Mesajele se plasează de-a lungul axei Oy, în ordinea timpului, de sus în jos, pentru a putea realiza mai ușor fluxul de control, din punct de vedere al timpului.
Obiectele
Un obiect este caracterizat de stări, comportament și identitate. Structura și comportamentul ale unor obiecte similare sunt definite în clasa lor comună. Fiecare obiect în diagramă indică o instanță a unei clase. Un obiect care nu este numit, este referit la o instanță a unei clase.
Liniile de viață
– caracterizează diagramele de secvențe;
– o linie de viață a unui obiect poate fi considerată ca axa timpului, pentru că prezintă interacțiunile între obiecte din punct de vedere temporal;
Ordinea cronologică a expedierii mesajelor este data de poziționare a lor pe aceste axe (linii de viață).
Majoritatea obiectelor care apar în diagrama de secvențe există pe toată durata interacțiunii, având linia de viață trasată de la vârful diagramei până la bază. Alte obiecte pot fi create pe parcusul interacțiunii. Liniile lor de viață încep la primirea mesajului numit « creare ». De asemenea, există obiecte care pot fi distruse pe parcursul interacțiunii, ele având linia de viață încheiată odată cu primirea mesajului « distrugere ».
Mesajele
– suportul unei relații de comunicare care leagă, în mod dinamic, obiectele care au fost separate prin procesul de descompunere;
– permit interacțiunea flexibilă, fiind în același timp agent de cuplaj și agent de decupare;
– sunt reprezentate prin săgeți plasate între liniile de viață ale obiectelor în ordinea lor cronologică;
Natura comunicației poate fi sincronă sau asincronă; formele de sincronizare a mesajelor descriu natura mecanismelor de comunicare, care permit trecerea mesajelor de la un obiect la alt obiect.
Diagrama de activități (Anexa 8)
Diagrama de activități este folosită pentru a modela aspectele dinamice ale sistemului și presupune modelarea unui proces pas cu pas. Ea este destinată în primul rând reprezentării comportamentului intern al unei metode sau a unui caz de utilizare.
În diagrama de activități sunt utilizate următoarele elemente: acțiuni, tranziții, puncte de decizie și bare de sincronizare.
Acțiunile (“stare constând din efectuarea unei anumite prelucrări”)
– se reprezintă grafic printr-un dreptunghi cu colțurile rotunjite;
Inițierea secvenței de acțiuni sau de activități reprezentate este marcată de un punct de start, iar încheierea acesteia, de un punct final.
Tranzițiile
Atunci cănd o activitate se termină, tranziția este declanăată și activitatea următoare demarează. Activitățile sunt legate prin tranziții automate, reprezentate prin săgeți, ca și tranzițiile în diagramele de stări.
Punctele de decizie
În situația în care, în urma finalizării unei prelucrări există mai mult decât o stare ulterioară, se poate alege doar una dintre acțiuni pe baza unei expresii condiționate, selecția ca atare fiind semnalată prin plasarea în locul respectiv al unui punct de decizie.
Punctele de decizie se reprezintă grafic printr-un romb.
Barele de sincronizare
O bară de sincronizare permite deschiderea și închiderea ramificațiilor paralele în interiorul unui fir de execuție a unei metode sau al unui caz de utilizare. Tranzițiile care pleacă dintr-o bară de sincronizare sunt declanșate simultan.
O bară de sincronizare nu poate fi trecută decât atunci când toate tranzițiile care intră în bară au fost declanăate.
Diagramele de activități pot fi atașate unei clase de obiecte, unui caz de utilizare, unui pachet sau implementării unei operații.
Diagrama claselor (Anexa 9)
Diagramele de clase exprimă la modul general structura statică a unui sistem, în termeni de clase și de relații între aceste clase. Așa cum o clasă descrie un ansamblu de obiecte, o asociere descrie un ansamblu de legături: obiectele sunt instanțe ale claselor, legăturile sunt instanțe ale asocierilor.
Obiecte și clase de obiecte
În faza de definire a modelelor pentru sistemul real, se consideră că obiectele care au caracteristici comune pot fi grupate în clase de obiecte, în timp ce în faza de implementare, obiectele sunt definite ca instanțe ale claselor.
Obiectele se caracterizează prin trei elemente: identitate proprie, starea obiectului și comportamentul obiectului. Atributele sunt încapsulate în obiecte, interacțiunile au loc numai cu ajutorul operațiilor.
O clasă conține structura și comportamentul comun unui set de obiecte, fiind o abstracție a entităților lumii reale. Clasele de obiecte au două caracteristici: una statică și una dinamică.
Caracteristica statică se referă la datele care caracterizează starea obiectului în timpul execuției, iar caracteristica dinamică se referă la metode și reprezintă comportamentul comun al obiectelor din aceeași clasă.
O clasă se reprezintă grafic printr-un dreptunghi împărțit în trei compartimente, cu numele clasei în compartimentul de sus, o listă de atribute (cu tipuri operaționale și valori) în compartimentul din mijloc, și o listă cu operații (cu lista de argumente opționale și tipuri de returnare) în ultimul compartiment.
Asocierile
Asocierile sunt relații structurale între clase și obiecte. O asociere simbolizează o informație a cărei durată de viață este neglijabilă în raport cu dinamica generală a obiectelor, instanțe ale claselor asociate.
Asocierea se reprezintă grafic printr-o linie continuă între clasele de obiecte și poate avea un nume acompaniat de o săgeată, care indică sensul de legătură și eventual, un cuvânt denumit
rol.
Punctele de conectare cu clasele de obiecte sunt numite capete de asociere. Scopul lor este de a specifica proprietățile participării clasei de obiecte la asociere. Aceste proprietăți sunt:
multiplicitatea – indică numărul de obiecte ale clasei respective, care se pot asocia cu un obiect al celeilalte clase. Reprezentarea sa grafică se face:
1 un singur obiect
0..1 zero sau un obiect
* zero sau mai multe obiecte
1..* unul sau mai multe obiecte
2..4 între două și patru obiecte
ordonarea – este prezentă numai pentru cardinalități mai mari decât 1 și indică dacă instanțele trebuiesc menținute într-o anumită succesiune. La nivelul implementării, notația generică « ordered » urmează să fie înlocuită cu specificarea exactă a soluției tehnice utilizată în acest scop.
navigabilitatea – este opțională și precizează sensul de parcurgere al asocierii. Această proprietate este notată grafic prin săgeți ce punctează spre clasa sau clasele ale căror instanțe urmează a fi accesate cu ajutorul său.
numele de rol – servește pentru referirea rolului jucat de clasă respectivă în cadrul asocierii.
vizibilitatea – este utilizată pentru proprietăți și pentru operații; poate fi:
+ publică
# protejată
– privată
modificabilitatea – indică limitele la modificările legăturilor corespunzătoare capătului de asociere, după ce acestea au fost create, existând următoarele variante: orice modificare este permisă, orice modificare este interzisă după crearea legăturii sau sunt permise numai adaugări ulterioare, modificările și ștergerile fiind excluse.
Asocierile pot fi reprezentate astfel:
a) Asocierea clasă: desemnează o asociere care posedă proprietățile unei clase. Pentru reprezentarea grafică se folosește simbolul uzual de clasă, conectat printr-o linie întreruptă la asocierea respectivă;
b) Asocierea reflexivă: exprimă legături între obiecte ale aceleiași clase;
c) Agregarea și compoziția: agregarea este un tip de asociere ce modelează o relație de tipul « are n », ceea ce înseamnă că un obiect al întregului, are sau conține obiectele părții. Compoziția reflectă participarea fizică a părții în structura întregului, multiplicitatea clasei compuse neputând fi mai mare decât 1, iar clasa parte nemaiputând participa la alte agregări.
d) Asocieri n-are: sunt asocieri la care participă mai mult de două clase. Reprezentarea lor se face plasând un romb la intersecția liniilor ce leagă între ele clasele participante.
e) Calificatori în asociere: reprezintă un atribut sau un grup de atribute a căror valoare servește pentru protejarea ansamblului de obiecte participante la o asociere. Se reprezintă grafic printr-un dreptunghi atașat clasei sursă, în interiorul căruia sunt înscrise numele atributelor ce compun calificatorul.
Modelul de persistență
Persistență presupune conservarea obiectelor de la o execuție la alta. Acest lucru impune stocarea acestora pe un suport magnetic, existând mai multe tipuri de soluții: fișiere, baze de date obiect sau baze de date relaționale.
Memorarea obiectelor într-o bază de date relațională impune o abordare diferită a posibilelor reprezentări relaționale ale atributelor, claselor și legăturilor dintre acestea.
Identificarea obiectelor
Este necesară definirea de chei primare pentru obiectele stocate, cea mai bună soluție fiind reprezentată de utilizarea identificatorilor de obiecte. Astfel, în toate clasele pentru a căror obiecte este necesară asigurarea persistenței, vor fi introduși, ca atribute explicite, identificatorii de obiecte.
Reprezentarea atributelor
Atributele obiectelor sunt reprezentate prin coloane ale relației. Corespondența dintre atribute și coloane pot avea valori diferite și pot fi întâlnite corespondente de tipul: unu-la-zero sau unu-la-mai-multe.
Reprezentarea claselor de obiecte
Fiecare clasă se reprezintă prin una sau mai multe tabele. Distribuirea unei clase, în mai multe tabele, poate fi determinată de faptul că modelul obiectelor și modelul datelor sunt subordonate unor principii diferite: o clasă reunește date și compartiment, în timp ce o tabelă este axată numai pe date de memorat. Poate există și situația în care o tabelă corespunde mai multor clase diferite.
Reprezentarea asocierilor
Reprezentarea relațională a asocierilor dintre clase se face prin tabele și chei externe. În situația în care multiplicitatea la ambele capete ale asocierii este mai mare decât unu, se va crea o tabelă de asociere diferită; în celelalte cazuri, asocierea va fi aspirată de tabela corespunzătoare multiplicității de valoare unu.
Reprezentarea agregărilor
În reprezentarea agregărilor se utilizează aceleași reguli ca și în cazul asocierilor de tip unu-la-mai-multe, pentru că agregarea este un caz particular de asociere.
Reprezentarea moștenirii
Bazele de date relaționale nu implementează funcționalități de acest tip. Fiind vorba despre memorarea și regăsirea datelor, problema se reduce la găsirea modalității de reprezentare a atributelor moștenite. În acest sens, pot fi avute în vedere următoarele situații:
– constituirea unei singure tabele cu toate proprietățile clasei părinte și a tuturor subclaselor;
– constituirea de tabele pentru subclasele superclasei, în care se vor include proprietățile superclasei și proprietățile fiecărei subclase în parte;
– constituirea unui număr corespunzător de tabele, în funcție de numărul total de clase.
Diagrama componentelor (Anexa 10)
Pentru modelarea aspectelor fizice ale sistemelor orientate obiect, pot fi utilizate diagramele de componente. O astfel de diagramă arată organizarea și dependențele din cadrul unui set de componente. Ele se pot folosi pentru modelarea viziunii asupra implementării statice ale unui sistem. Aceasta implică modelarea elementelor fizice care pot exista într-un nod, cum ar fi programele executabile, biblioteci, tabele, fișiere și documente.
Diagrama componentelor este utilizată în unul din următoarele scopuri:
Pentru a modela codul sursă – cu limbajele de programare curente, se utilizează medii de dezvoltare integrate, care stochează mediul sursă în fișiere; de aceea, prin utilizarea diagramelor se modelează managementul configurării acestor fișiere.
Pentru a modela produse executabile – în acest context, un produs se focalizează pe părți necesare pentru furnizarea sistemului de lucru, astfel utilizând diagrame de componente, se vizualizează, specifică și documentează deciziile referitoare la părțile fizice ce formează software-ul.
Pentru a modela baze de date fizice – modelarea acestora înseamnă stocarea informațiilor în tabelele unei baze de date relaționale sau pe paginile unei baze de date orientate-obiect.
Pentru a modela sisteme adaptabile – unele sisteme sunt statice, altele sunt dinamice, având componente mobile care migrează în funcție de schimbările apărute.
Diagramele de componente conțin următoarele componente: pachete, componente și dependente.
Pachete
Pentru a ușura implementarea aplicațiilor, diferitele componente pot fi grupate în pachete conform unui criteriu logic. Ele sunt adesea stereotipizate în subsisteme, pentru a adăuga noțiunile de bibliotecă de compilare și de management al configurației, înțelesului de partiție asociat deja împachetării. Subsistemele au pentru componente același rol ca și categoriile pentru clase.
Subsistemele permit parțitionarea modelului fizic al sistemului. Orice subsistem poate conține module și alte subsisteme. Prin convenție, orice modul conținut într-un subsistem este public, doar dacă nu se definește explicit restricționarea accesului.
Un subsistem poate avea dependențe cu alte subsisteme și module; un modul poate avea și el dependențe cu alte module și subsisteme.
Orice subsistem trebuie să aibă un nume unic în model. De obicei, numele subsistemului este numele unui fișier sistem.
Componente
Unitățile fizice de program sunt desemnate în UML prin termenul de componentă. Stabilirea structurii componentelor are în vedere considerente funcționale (derivate din pachetele stabilite anterior) și tehnice (legate de instrumentele sau mediile de programare și realizare).
Dependențe
Relațiile de dependență sunt utilizate în diagrama componentelor pentru a indica faptul că o componentă folosește serviciile sau facilitățile oferite de altă componentă. Acest tip de dependență este reflectarea opțiunilor de implementare.
Legăturile dintre componente sunt reprezentate prin săgeți notate cu linie întreruptă, ce punctează de la componenta ce utilizează un serviciu, spre componenta ce oferă acel serviciu. Acestea exprimă dependența și au implicații diferite, în funcție de tipul componentelor pe care le leagă. Tipul componentelor este indicat prin unul sau din stereotipurile predefinite: <<executable>>, <<file>>, <<library>>, <<table>> sau prin stereotipuri definite de utilizator.
Diagrama de amplasare (Anexa 11)
Modul de distribuire fizică a tutoror echipamentelor utilizate în cadrul sistemului, este prezentat în diagrama de amplasare. Aceasta se reprezintă grafic sub forma unui graf, ale cărui noduri corespund resurselor de prelucrare a datelor implicate. Nodurile, care sunt simbolizate grafic prin cuburi, pot fi legate între ele prin asocieri, care indică existența unui suport de comunicație între acestea.
4.4. METODA DE PROIECTARE SISTEMICĂ / METODA DE PROIECTARE OBIECTUALĂ
Avantajele metodei sistemice constau în faptul că sistemele se axează pe conceptul de baze de date, ceea ce oferă mai multă coerență, stabilitate și elimină redondanțele.
Dejavantajele metodei sistemice ar fi în faptul că pot apărea deficiențe în modelarea prelucrărilor, precum și disonanțe între modelul prelucrărilor și cel al datelor.
Modelarea orientată obiect a devenit trasătura comună a generației actuale de metode de proiectare a sistemelor și aplicațiilor informatice de gestiune.
Aplicarea metodei orientate obiect conduce la soluții net superioare, comparativ cu aplicarea metodei sistemice, mai ales în ceea ce privește sistemele de mare complexitate.
Avantajele metodei orientate obiect constau în faptul că permite reutilizarea componentelor de program, ceea ce favorizează modelarea și utilizarea de obiecte complexe.
Mediul Microsoft Windows este, prin excelență, un mediu care utilizează o interfață grafică utilizator (Graphical User Interface = GUI), oferind ușurința și naturalețe în utilizare. Majoritatea aplicațiilor care rulează sub acest mediu se prezintă ca un ansamblu bine structurat de obiecte (meniuri, butoane, liste derulante), care la o anumită acțiune a utilizatorului (apăsarea unei taste) declanșează execuția unei metode. Access oferă utilizatorilor săi posibilitatea lucrului direct cu astfel de obiecte, iar dezvoltarea de aplicații cu ajutorul său, se constituie într-un proces corect structurat.
Dezvoltarea de aplicații sub mediul Windows (mediu care folosește mult conceptele programării orientate obiect) are ca rezultat obținerea de aplicații facile și care oferă satisfacții atât utilizatorilor, cât și creatorilor de aplicații.
Dejavantajul metodei orientate obiect ar fi acela că percepția și reprezentarea monolitică de tipul « totul este obiect », nu corespunde mereu realității reprezentate.
CAP. V – REALIZAREA ȘI IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC
Prezentarea meniului principal
Pentru realizarea sistemului informatic, am utilizat facilitățile oferite de produsul Microsoft Excel 2003 și Microsoft Access 2003, varianta în limba engleză.
ACCESS este un sistem de gestiune a bazelor de date relaționale pentru MS Office sub Windows. Asigurând o interfață între baza de date și utilizatorii acestuia, permite definirea, consultarea și actualizarea datelor, partajarea lor între diferiți utilizatori, prin introducerea standardelor la nivelul bazelor de date. Utilizarea limbajului de programare Visual Basic și adăugarea bibliotecilor legate dinamic, oferă posibilitatea scrierii unor aplicații care cuprind o importantă parte de programare generală, ce comunică cu sistemul de gestiune a bazelor de date, trimițând comenzi scrise în limbajul de manipulare a datelor.
Pe măsură ce apar noi sisteme de gestiune pentru baze de date, crește și cerința componentelor standard care pot fi reutilizate. Access poate exporta structuri de tabele, definiții de interogări, formulare, rapoarte și module.
Microsoft Access stochează toate obiectele, componente ale bazei de date, într-un fișier MBD. La deschiderea fișierului în fereastra Database, sunt afișate cele șase tipuri de obiecte care formează baza de date, și pe care le vom prezenta în continuare: tabel, formular, interogare, macro, modul. Butoanele New, Design și Open, afișate în aceeași fereastră sunt folosite pentru crearea, modificarea sau afișarea obiectului curent.
Interfața programului «Cont Solver» este în Access, permițând o navigare mai ușoară în interiorul programului. La lansarea în execuție a programului, va fi afișată o fereastră în care utilizatorul va trebui să introducă parola de acces în sistem. Necesitatea protejării bazei de date prin restricționarea accesului la program, reprezintă o cerință atât a regulilor legale, cât și o cerință din partea unității beneficiare.
Dacă parola este incorectă, utilizatorul este avertizat printr-un mesaj de eroare, iar dacă numărul încercărilor de a introduce o parolă greșită este mai mare de trei, utilizatorul este atenționat, iar părăsirea programului se face în mod automat.
Dacă parola este introdusă corect, atunci se face intrarea în program.
Formularul « Cont Solver » apare după introducerea corectă a parolei, având următoarea cale:
Window – Startup – Display Form/Page – Cont Solver.
Formularul mai cuprinde:
– un buton « Stop » care va închide aplicația;
– un buton « MCD » care va permite vizualizarea formularului care conține modelul conceptual de date;
– un buton « MLD » care va permite vizualizarea formularului care conține modelul logic de date;
– un buton « MCP » care va permite vizualizarea formularului care conține modelul conceptual al prelucrărilor;
– un buton « Diagrame » care va permite vizualizarea formularului care conține cele nouă diagrame;
– un buton « Societate » care va permite vizualizarea formularului cu același nume, formular care permite alegerea și accesul în cadrul societății dorite.
Ținănd cont de cerințele informaționale ale conducerii firmei, precum și de necesitățile de stocare, prelucrare și obținere a informațiilor, s-au delimitat ca fiind necesare următoarele opțiuni ale meniului:
– casa, banca, balanțe, conturi, jurnale, situații financiare, analiza situațiilor financiare, configurare.
Fiecare buton va deschide câte un formular, cu excepția butonului « Părăsire aplicație ». Formularele deschise vor permite mai multe opțiuni, opțiuni ce vor fi prezentate pe parcursul prezentării formularelor.
Tabelul
Datele manipulate în Access sunt păstrate în tabele (relații). Crearea unei baze de date începe cu definirea tabelelor. Fiecare coloană a tabelului este numită câmp, fiecare rând al tabelului constituind o înregistrare.
Pentru crearea unui tabel, se parcurg pașii:
– se apelează din fereastra Database opțiunea New Table
– se specifică numele câmpului (Field name), tipul datei (Data type) și opțional, o descriere a câmpului (Description).
Gruparea datelor în tabele determină îmbunătățirea performanțelor, creșterea preciziei și minimizarea spațiului de stocare fiind urmată de evidențierea relațiilor dintre tabele.
Prin alegerea opțiunii Relationships din meniul Tools, în fereastra deschisă de adaugă tabelele pentru care se dorește definirea relațiilor.
Formulare
Formularele (Forms) reprezintă ferestrele primare folosite pentru introducerea și afișarea datelor. Formularele pot conține subformulare pentru a afișa date asociate, sau butoane care realizează sarcini specifice. Dacă un tabel este implicat în mai multe relații, în formular pot fi prezente mai multe subformulare. În momentul selectării unei înregistrări în formularul principal, înregistrările asociate sunt încărcate automat în subformular.
Subformularul poate fi obținut prin mai multe metode: se crează și se salvează separat formularul principal și subformularul. Se deschide formularul principal în modul Design și executând click pe pictograma Subform / Subreport din caseta de instrumente Toolbox se inserează subformularul definit anterior.
Formularele sunt folosite în principal pentru:
– introducerea, editarea și afișarea datelor;
– raportări simple;
– pentru precizarea elementelor de dialog în cadrul aplicațiilor.
Formularul este destinat în special ecranului, dar poate fi tipărit și la imprimantă.
El este folosit în ideea unui acces aleator la înregistrări, în sensul că după ce se obține accesul la o înregistrare, utilizatorul poate trece la sfârșitul formularului pentru a adăuga o înregistrare, pentru ca apoi să poată reveni la început pentru a căuta o altă înregistrare.
Formularul Casă
Acest formular a fost realizat în modul Design View, prin aplicarea unor controale. Adaugă va deschide formularul Note contabile, formular care nu va permite vizualizarea celorlalte înregistrări;
Modifică va deschide același formular, dar se vor putea vizualiza toate înregistrările și se va permite modificarea acestora.
Vizualizare va deschide formularul Registru de casă. Acest formular va afișa soldul inițial, intrările și ieșirile aferente unei zi, în funcție de data introdusă. Se va putea observa și realizarea verificării înregistrărilor, verificare înscrisă cu roșu în căsuțele din stânga. Acest formular conține două subformulare, Intrări, respectiv Ieșiri, care s-au realizat pe baza interogărilor Query1 și Query2. Aceste subformulare se leagă între ele și de formular prin DataDoc.
Formularul prezintă soldul final al registrului de casă, pe fiecare zi, sold ce se va calcula pe baza relației:
SF = SI + I – E
I – intrări
E – ieșiri
Acest formular va fi calculat pe baza totalurilor înscrise în subformulare, totaluri ce vor fi adăugate la soldul inițial al zilei.
Formularul are un buton de revenire al formularului Casă.
Afișare permite vizualizarea formularului Afișare RC, formular ce se aseamănă, din punct de vedere al aspectului, cu toate formularele ce se vor deschide la acționarea butonului afișare cuprinse în celelalte formulare.
În căsuțele Început și Sfârșit se vor introduce datele calendaristice ale perioadei pentru care doriți afișarea. După introducerea datelor, se va alege modul în care se dorește afișarea, respectiv Ecran, dacă se dorește vizualizarea pe ecran și Imprimare, dacă se dorește scoaterea la imprimantă a registrului de casă din perioada aleasă.
Prin acționarea controlului Ecran, control menționat printr-o iconiță cu un calculator, se va deschide raportul Registru de casă, iar prin acționarea controlului cu iconiță o imprimantă, se va imprima același raport, ambele în funcție de datele calendaristice, de început și sfârșit, introduse în căsuțe.
Formularul Bancă
Acest formular a fost realizat în modul Design View, prin aplicarea unor controale. Adaugă va deschide formularul note contabile, formular care nu va permite vizualizarea celorlalte interogări.
Modifică va deschide același formular, dar se vor putea vizualiza toate jurnalele și se va permite modificarea acestora.
Vizualizare va deschide formularul Jurnal de bancă. Acest formular va afișa soldul inițial, intrările și ieșirile aferente unei zi, în funcție de data introdusă. Se va putea observa și realizarea verificării înregistrărilor, verificare înscrisă cu roșu în căsuțele din stânga. Acest formular conține două subformulare, Intrări și Ieșiri, care s-au realizat pe baza interogărilor BancaD și BancaC. Aceste subformulare se leagă între ele și de formular, prin DataDoc.
Formularul prezintă soldul final al registrului de casă, pe fiecare zi, sold ce se va calcula pe baza relației:
SF = SI + I – E
I – intrări
E – ieșiri
Formularul are un buton de revenire la formularul Bancă.
Afișare permite vizualizarea formularului Afișare RB, formular ce se aseamănă, din punct de vedere al aspectului, cu formularul Afișare RC.
În căsuțele Început și Sfârșit se vor introduce datele calendaristice ale perioadei pentru care doriți afișarea. După introducerea datelor, se va alege modul în care se dorește afișarea, respectiv: Ecran, dacă se dorește vizualizarea pe ecran și Imprimare, dacă se dorește scoaterea la imprimantă a registrului de casă din perioada aleasă.
Prin acționarea controlului Ecran, control menționat printr-o iconiță cu un calculator, se va deschide raportul Jurnal de bancă, iar prin acționarea controlului cu iconiță o imprimantă, se va imprima același raport, ambele în funcție de datele calendaristice, de început și sfârșit, introduse în căsuțe.
Formularul Balanțe
Prin acționarea controlului Documente se va deschide formularul cu același nume.
Vizualizarea se poate face în funcție de felul documentului sau în funcție de numărul documentului. Acest lucru se realizează cu ajutorul listelor derulante aflate sub titlul formularului. La alegerea tipului documentului, respectiv a numărului documentului se va acționa subformularul Document, în care se vor afișa toate documentele cu același număr sau toate tipurile de document, pe fiecare în parte.
Controalele Pointing vor permite navigarea în funcție de tipul documentului, respectiv înainte, înapoi, primul, ultimul, înscrise în listă.
Controalele de adăugare și ștergere reprezentate printr-un creion, vor efectua adăugarea, respectiv ștergerea unui document. Cel de adăugare este indicat a fi folosit, în cazul în care se dorește introducerea tuturor documentelor pentru care se vor realiza înregistrări contabile. Acestea vor fi preluate în formularul Note contabile, formular care la rândul său, permite adăugarea documentelor din interiorul său. De preferat este folosirea unei singure variante pentru a ușura urmărirea înregistrărilor. Duplicate nu se vor înregistra, pentru că programul nu permite, dar este periculos omiterea unuia. Controlul de ștergere nu este indicat a se folosi, decât în cazul în care se dorește ștergerea unei întregi înregistrări contabile, ștergerea care se realizează implicit la ștergerea unui document (dacă s-a realizat și înregistrarea sa în notele contabile). Se poate realiza în cazul în care nu s-au efectuat înregistrări contabile.
Controlul reprezentat printr-o iconiță raport permite deschiderea raportului Documente, raport ce va conține toate documentele afișate în funcție de data calendaristică, respectiv de perioada aleasă.
Controlul reprezentat printr-o iconiță imprimantă permite imprimarea formularului.
Controlul de închidere va permite revenirea la formularul Balanțe.
Controlul Note contabile deschide formularul Alege nota contabilă, care permite deschiderea formularului Note contabile. Aceasta deschidere se va realiza acționând butonul ale cărei iconiță este un formular.
Prin selectarea controlului auto–filter, se poate afișa nota contabilă, care are numărul dorit (număr ce va fi ales din lista derulantă Număr NC) sau notele ce au fost înregistrate într-o anumită zi (prin selectarea datei din listă).
Acest formular ilustrează operațiile efectuate de societatea comercială în cursul exercițiului, documentele ce stau la baza acestei operații, precum și înregistrările contabile. Acest formular conține și subformulare.
Formularul Note contabile este un formular foarte complex, deoarece conține formularul Societate care conține subformularul Documente legate între ele prin CUI (Cod Unic De Înregistrare). Acest subformular conține subformularul Note contabile cu care este legat prin TipDoc și FelDoc. La rândul său, acest subformular conține două subformulare Debit și Credit, ce sunt legate prin NumărNC.
În cazul în care documentele nu au fost introduse în formularul Documente, acestea se vor introduce în subformularul Document. Acest subformular permite adăugarea, ștergerea documentelor, precum și vizualizarea documentului anterior sau a documentului următor documentului înscris în caseta text NumărDoc. Acest subformular conține și un control, Plan de conturi care va deschide formularul cu același nume, în care se dorește ștergerea sau adăugarea unui cont. Lista derulantă Caută NumărDoc, permite căutarea unui document deja înscris și care se află în această listă.
Data NC reprezintă data în care se înregistrează nota contabilă și trebuie să fie aceeași cu DataDoc. Un document se înregistrează în ziua în care el a fost întocmit. Având în vedere că nu toate înregistrările sunt realizate în ziua în care au fost introduse, data notei contabile va fi preluată de DataDoc, data care va fi introdusă.
Subformularul note contabile preia data, numărul documentului și tipul documentului din subformularul Document. Numărul notei contabile este unic și va fi introdus de la tastatură (nu vor exista duplicate). Codul jurnalului este introdus în formularul cu același nume, și se va alege din Lista derulantă CodJurnal. Această listă nu se modifică în cadrul acestui formular; ea nu permite adăugarea, ștergerea sau modificarea. Acest formular conține subformularele Debit și Credit, în interiorul cărora se vor înscrie conturile, explicațiile și sumele aferente notei contabile. Se pot face înregistrări compuse, totalul debitului fiind egal cu totalul creditului.
Formularul Societate conține butoane de navigare, ce permit vizualizarea notelor contabile aferente fiecărei societăți înscrise. Acest formular conține și numele persoanei care a întocmit nota contabilă, precum și funcția acesteia.
Această persoană poate să difere de la societate la societate, și va fi afișat la sfârșitul formularului.
Afișare permite vizualizarea formularului Afișare Balanță, formular ce se aseamănă, din punct de vedere al aspectului, cu formularul Afișare RC.
În căsuțele Început și Sfârșit se vor introduce datele calendaristice ale perioadei pentru care dorim afișarea (a anului pentru care se dorește afișarea). După introducerea datelor, se va alege modul în care se dorește afișarea, respectiv Ecran, dacă se dorește vizualizarea pe ecran și Imprimare, dacă se dorește scoaterea la imprimantă a registrului de casă din perioada aleasă.
Prin acționarea controlului Ecran, control menționat printr-o iconiță cu un calculator, se va deschide formularul Balanță, iar prin acționarea controlului cu iconiță o imprimantă, se va imprima același raport, ambele în funcție de datele calendaristice, de început și sfârșit, introduse în căsuțe.
Formularul Conturi
Acest formular are în componență patru controale.
La acționarea controlului Plan de conturi se va deschide formularul cu același nume. În cadrul acestui formular se vor înscrie conturile aferente planului de conturi, explicarea acestora, tipul contului (activ, pasiv, bifuncțional), precum și soldurile inițiale ale societății dorite. Soldurile inițiale se vor introduce în cazul în care societatea a fost înființată cu timp în urmă și situații financiare au fost realizate manual sau de alt sistem informatic.
La soldurile inițiale se vor introduce soldurile finale ale anului precedent sau rulajele totale ale lunii precedente.
Acest formular permite căutarea unui cont și ducerea focusului în interiorul căsuței text ce conține textul care va fi ales din Lista derulantă Caută Cont. Controlul Adaugă permite adăugarea unui cont și Șterge permite ștergerea unui cont. Formularul conține și controale de navigare evidențiate prin săgeți.
Fișa Contului permite deschiderea unui formular care permite deschiderea formularului Fișa Contului, care va conține toate conturile. Această deschidere se va realiza acționând butonul al cărei iconiță este un formular.
Dacă se dorește deschiderea formularului Fișa Contului ce conține un anumit cont (de exemplu, contul 121), se va alege din lista derulantă contul dorit și se va acționa controlul al cărei iconiță este un formular–autofilter. Butonul din dreapta permite maximizarea formularului.
Controlul de închidere al formularului ne va redeschide formularul Conturi.
Formularul Fișa Contului deschis cu ajutorul controlului Formular va afișa mișcarea unui anumit cont, respectiv soldul inițial, rulajele, sumele totale, precum și soldul final debitor sau creditor al contului la sfârșitul perioadei. Soldul final nu poate fi și creditor și debitor.
În cazul în care se dorește căutarea unui nou cont, se va acționa controlul al cărei iconiță este un binoclu.
Controlul cu iconiță o imprimantă, permite imprimarea formularului, iar controlul de închidere va deschide formularul Cont și îl va închide pe acesta.
Formularul Jurnal
Controlul Jurnale va deschide formularul cu același nume, formular ce va permite adăugarea unui nou jurnal. Acest jurnal cuprinde și controale de navigare. Stop va închide acest formular și va reveni la formularul Jurnal.
La acționarea celorlalte controale, se vor deschide formulare asemănătoare formularului Afișare RC, ce vor permite vizualizarea pe ecran a rapoartelor cu același nume, precum și imprimarea acestora, într-o anumită perioadă de timp menționată de data calendaristică de început și data de sfârșit.
Controlul Închide va redeschide formularul Societăți.
La acționarea fiecăruia dintre controalele acestui formular, va apărea formularul Afișare corespunzător, respectiv: AfișareBilanț, AfișareCPP, AfișareModK, AfișareNote.
Afișare permite vizualizarea formularului Afișare RB, formular ce se aseamănă, din punct de vedere al aspectului, cu formularul Afișare RC.
În căsuțele Început și Sfârșit se vor introduce datele calendaristice ale perioadei pentru care doriți afișarea. După introducerea datelor, se va alege modul în care se dorește afișarea, respectiv Ecran, dacă se dorește vizualizarea pe ecran și Imprimare, dacă se dorește scoaterea la imprimantă a registrului de casă din perioada aleasă.
Prin acționarea controlului Ecran, control menționat printr-o iconiță cu un calculator, se va deschide raportul aferent, iar prin acționarea controlului cu iconiță o imprimantă, se va imprima același raport, ambele în funcție de datele calendaristice, de început și sfârșit, introduse în căsuțe.
Formularul Analiza situațiilor financiare
La acțiunea controalelor Indicatori de echilibru, Corelația creanțe – datorii, Rate economico – financiare, Rate de gestiune, se vor deschide formulare cu aceleași nume, formulare care vor conține calculul acestori indicatori, precum și graficele aferente acestor calcule. Acestea vor fi prezentate în capitolul de analiză a situațiilor financiare în care se va realiza interpretarea acestori indicatori.
La acțiunea controalelor Diagnosticul rentabilității, Marja comercială, Producția exercițiului, Valoarea adăugată, EBE, Rezultatul exploatării, Rezultatul curent, Rezultatul net al exercițiului, se vor deschide formulare cu același nume, formulare care vor conține calculul acestori indicatori, precum și graficele aferente acestor calcule. Acestea vor fi prezentate în capitolul de analiză a situațiilor financiare în care se va realiza intrepretarea acestori indicatori.
Formularele Diagnosticul economico-financiar și Diagnosticul rentabilității vor putea fi deschise de controalele cu același nume din formularul Analiza situațiilor financiare.
Aceste formulare conțin framuri OptionGrup care vor fi ascunse până la validarea CheckBox – urilor. Din cadrul acestora se va putea selecta un singur buton radio (OptionButton), care va deschide un formular ce conține calculul indicatorului respectiv și graficul aferent acestuia.
Raportul
Dacă formularele sunt utilizate pentru introducerea datelor pe ecran, rapoartele sunt folosite pentru tipărirea datelor, de obicei la imprimantă. Formularul este proiectat având tot timpul în minte ideea de acces aleator la date, se bazează pe un set dinamic de date, o copie a datelor care trebuie actualizate. Raportul nu modifică niciodată datele, dar oferă posibilitatea prelucrării datelor în scopul obținerii unor rezultate sintetice.
Proiectarea unui raport este asemanătoare cu proiectarea unui formular. După ce s-a specificat sursa de date, în fereastra deschisă se adaugă câmpurile cerute de utilizator (Field List), cu propritățile corespunzătoare (Properties), sau controalele cuprinse în caseta de instrumente (ToolBox).
Obținerea unui raport poate fi îmbunătățită prin folosirea unei funcții de grupare (Sorting and Grouping) care se apelează din meniul View.
Interogări
Crearea unei baze de date servește la regăsirea rapidă a datelor după criterii stabilite de utilizator. Interogările pot afișa simultan înregistrări din mai multe tabele într-o singură foiae de calcul, pot stoca doar înregistrări care verifică anumite criterii, pot sorta înregistrări într-o anumită ordine. Interogarea poate reprezenta sursa de înregistrări pentru formular, raport, sau ca sursă de control pentru casetele listă și cele combinate.
După selectarea etichetei Queries din fereastra Database, și după activarea opțiunii New, definirea unei interogări presupune deschiderea unei ferestre.
Pentru crearea unui parametru de interogare, se introduce în rândul de criteriu al câmpului un nume diferit de numele oricărui alt câmp. Elementul Parametres din meniul Query afișează lista parametrilor și oferă posibilitatea declarării tipului de dată corespunzător fiecăruia.
Fereastra Query are trei moduri de afișare:
– modul Design, folosit pentru definirea interogării;
– modul Datasheet, se pot vedea rezultatele interogării;
– modul SQL, evidențiază instrucțiunile SQL la un nivel profund.
În acest ultim caz, cererile pot construite direct în mod SQL.
Interogări Registru de casă
Pentru a genera formularul Registru de casă se vor realiza două subformulare: ÎncasăriC și PlățiC. Aceste subformulare se vor construi pe baza următoarelor două interogări.
Se vor selecta toate sumele aferente debitului contului 5311, sume care vor reprezenta încasările societății într-o anumită zi, selectată cu ajutorul datei aferente documentului.
Datele se vor culege din tabelele Documente, Note contabile și Debit. Linia de Total putea sau nu să fie introdusă.
Datele vor fi sortate descendent, în funcție de data documentului.
SQL
Select Documente.NumărDoc, Debit.SimbolCont, Sum(Debit.SumaD) As
SumOfSumaD, Documente.DataDoc
From (Documente Inner Join [Note contabile] On
(Documente.TipDoc = [Note contabile].TipDoc)And
(Documente.NumărDoc = [Note contabile].TipDoc)) Inner Join Debit On
[Note contabile].NumărNC = Debit.NumărNC
Group By Documente.NumărDoc, Debit.SimbolCont, Documente.DataDoc
Having (((Debit.SimbolCont) = 5311))
Order By Documente.DataDoc Desc;
Se vor selecta toate sumele aferente debitului contului 5311, sume ce vor reprezenta plățile societății dintr-o anumită zi, selectată cu ajutorul datei aferente documentului.
Datele se vor culege din tabelele Documente, Note contabile și Credit. Linia de Total putea sau nu să fie introdusă.
Datele vor fi sortate descendent, în funcție de data documentului.
SQL
Select Documente.NumărDoc, Documente.DataDoc, Credit.SimbolCont, Credit.SumaC
From (Documente Inner Join [Note contabile] On
(Documente.TipDoc = [Note contabile].TipDoc) And
(Documente.NumărDoc = [Note contabile].NumărDoc)) Inner Join Credit On
[Note contabile].NumărDoc = Credit.NumărNC
Where (((Credit.SimbolCont) = 5311))
Order By Documente.DataDoc Desc;
Interogări Jurnal de bancă
Pentru a putea genera formularul Jurnal de bancă se vor realiza două subformulare: ÎncasăriC și PlățiC, subformulare construite pe baza următoarelor două interogări.
Se vor selecta toate sumele aferente debitului contului 5121, sume care vor reprezenta încasările societății dintr-o anumită zi, selectată cu ajutorul datei aferente documentului.
Datele se vor culege din tabelele Documente, Note contabile și Debit. Linia de Total putea sau nu să fie introdusă.
Datele vor fi sortate descendent, în funcție de data documentului.
SQL
Select Documente.NumărDoc, Documente.DataDoc, Debit.SimbolCont, Debit.SumaD
From (Documente Inner Join [Note contabile] On
(Documente.TipDoc = [Note contabile].TipDoc) And
(Documente.NumărDoc = [Note contabile].NumărDoc)) Inner Join Debit On
[Note contabile].NumărNC = Debit.NumărNC
Where (((Debit.SimbolCont) = 5121));
Se vor selecta toate sumele aferente debitului contului 5121, sume care vor reprezenta plățile societății dintr-o anumită zi, selectată cu ajutorul datei aferente documentului.
Datele se vor culege din tabelele Documente, Note contabile și Credit. Linia de Total putea sau nu să fie introdusă.
Datele vor fi sortate descendent, în funcție de data documentului.
SQL
Select Documente.NumărDoc, Documente.DataDoc, Credit.SimbolCont, Credit.SumaCredit
From (Documente Inner Join [Note contabile] On
(Documente.TipDoc = [Note contabile].TipDoc) And
(Documente.NumărDoc = [Note contabile].NumărDoc)) Inner Join Credit On
[Note contabile].NumărNC = Simbol.NumărNC
Where (((Credit.SimbolCont) = 5121));
Comenzi MACRO
Comenzile macro sunt utilizate în general de neoprogramatori. O comandă macro este o secvență de acțiuni, programată să se desfășoare la comandă. În Access nu este permisă crearea de comenzi macro prin înregistrarea unei secvențe de taste apăsate. O comandă macro poate fi asociată unui eveniment, unui buton, unei apăsări de taste sau unui element de meniu.
Pentru a crea comandă macro, selectând eticheta Macro din fereastra Database se execută click pe New, în timp ce pe o linie din fereastra principală se înscrie acțiunea de executat, în panoul din partea de jos a ferestrei se pot indroduce argumentele corespunzătoare acțiunii.
SQL – Balanța
Select [Cont].[SimbolCont], [Cont].[DenumireCont] As Denumire,
[Cont].[SID], [Cont].[SIC], NZ ([RulajD],0) As RD, NZ ([RulajC],0) As RC,
[SID] + NZ ([RulajD]) As TSD, [SIC] + NZ ([RulajC]) As TSC, IIF ([TSD]>[TSC],
[TSD]-[TSC],0) As SFD , IIF ([TSC]>[TSD],[TSC]-[TSD],0) As SFC
From Cont Left Join RulajeCumulate On
[Cont].[SimbolCont]=[RulajeCumulate].[Simbol]
Order By [Cont].[SimbolCont];
Totalul sumelor va fi calculat cu ajutorul formulelor prezentate în interogare, respectiv:
TSD = SID + RCD, pentru conturile de activ
TSC = SIC + RCC, pentru conturile de pasiv
Având în vedere că un cont nu poate avea decât un singur sold final, se va folosi funcția IIF.
SFD: IIF ([TSD] – [TSC] > 0 ; [TSD] – [TSC] ; 0)
SFC: IIF ([TSC] – [TSD] > 0 ; [TSD] – [TSC] ; 0)
SQL – Conturi corespondente
Select
Rulaje.NumărOperație, DataOperație, NumărDocument, TipDocument, Simbol, SumaD, SumaC, ContTotal
From Rulaje, Conturi TotaleCredit, Operație
Where Rulaje.NumărOperație=ConturiTotaleCredit.NumărOperație
And Rulaje.NumărOperație=Operație.NumărOperație
And Rulaje.Simbol<>ConturiTotaleCredit.ContTotal
Union Select
Rulaje. NumărOperație, DataOperație, NumărDocument, TipDocument, Simbol, SumaD, SumaC, ContTotal
From Rulaje, Conturi TotaleDebit, Operație
Where Rulaje.NumărOperație=ConturiTotaleDebit.NumărOperație
And Rulaje.NumărOperație=Operație.NumărOperație
And Rulaje.Simbol<>ConturiTotaleDebit.ContTotal
CAP. VI – DIAGNOSTICUL FINANCIAR-CONTABIL AL SOCIETĂȚII, PE BAZA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT
6.1. OBIECTIVELE DIAGNOSTICULUI FINANCIAR
Obiectivele și scopurile financiare ale întreprinderii pot fi abordate din diferite puncte de vedere.
O primă abordare vizează maximizarea profitului prin raționalizarea deciziilor financiare, care se concretizează în creșterea bogăției întreprinderii, cu consecințe favorabile asupra valorii bursiere a acțiunilor și a bogăției acționarilor.
Dintr-o altă optică, cea managerială, aceste obiective și scopuri vizează în principal realizarea creșterii economice, a echilibrului financiar și a lichidității financiare.
Informația financiară nu poate fi pe deplin înțeleasă dacă se ignoră specificul activității, precum și rezultatul exploatării. De aceea, se impune completarea datelor financiar-contabile cu informații referitoare la potențialul tehnic și uman (calitatea echipamentelor, gradul de modernizare al acestora, calificarea salariaților, nivelul productivității muncii), potențialul comercial (calitatea produselor și a rețelei de distribuție, nivelul prețurilor), intensitatea concurenței și poziția firmei pe piață, imaginea firmei și a produselor sale. Toți acești factori determină competitivitatea firmei și influentează performanțele sale financiare. Luarea în considerare a acestora în realizarea diagnosticului financiar va permite caracterizarea fiecărei activități a întreprinderii în termeni de nevoi financiare, de rentabilitate și de risc.
Informațiile asupra performanței unei întreprinderi, inclusiv asupra rentabilității acesteia, sunt necesare pentru o corectă apreciere și evaluare a eventualelor modificări esențiale privind resursele economice pe care le-ar putea controla în viitor. Importanța deosebită prezintă variația performanței în viitorul previzibil, determinându-se în acest scop aspectele legate de generarea de fluxuri de trezorerie în funcție de resursele existente. În ceea ce privește orientarea întreprinderii către noi resurse financiare, analiza performanței va trebui să furnizeze concluzii asupra impactului pe care l-ar avea utilizarea de resurse suplimentare.
Totodată, analiza financiară urmărește să evidențieze modalitățile de realizare a echilibrului financiar pe termen mediu și lung (obiectiv al analizei pe bază de bilanț) și treptele de acumulare bănească, de rentabilitate ale activității firmei (obiectiv al analizei pe baza contului de profit și pierdere).
În cazul analizei situației financiar-patrimoniale, un rol deosebit îl ocupă stabilirea căilor de menținere a independenței financiare și de realizare a flexibilității în acest domeniu.
Scopul analizei financiare îl constituie întocmirea diagnosticului financiar al întreprinderii în vederea evidențierii punctelor forte și a punctelor slabe, adică a stării de sănătate sau de slăbiciune financiară a întreprinderii, precum și a potențialului managementului financiar.
Ca tehnică a analizei financiare de ansamblu, analiza diagnostic are ca obiect major evidențierea riscurilor susceptibile să perturbe activitatea viitoare a întreprinderii sau a celor capabile să provoace falimentul acesteia. Punerea în lumină a acestor riscuri este cu atât mai importantă cu cât partenerii externi ai întreprinderii (furnizori, clienți, bănci, autorități publice) sunt sensibili la riscurile ce ar putea împiedica desfășurarea normală a activității. Altfel spus, ca urmare a analizei dignostic, sunt apreciate garanțiile pe care le oferă firma partenerilor săi.
Indiferent de poziția analistului financiar (analiza pe plan intern sau extern) obiectivele diagnosticului financiar sunt orientate în principal spre evidențierea rentabilității și riscului.
Obiectivele diagnosticului financiar sunt diferite în funcție de scopurile și interesele subiectului care le evaluează.
Acționarii, în calitatea lor de proprietari, urmăresc să ia decizii pertinente privind vânzarea sau păstrarea acțiunilor de care dispun. Aceștia consideră echilibrul financiar respectat atunci când remunerarea capitalului investit (dividendele) compensează riscul asumat (riscul economic generat de modul de utilizare a activelor întreprinderii, dar și de riscul financiar determinat de politica de îndatorare a acestora).
Managerii întreprinderii dispun de o multitudine de informații economico-financiare, iar diagnosticul lor urmărește descoperirea unor eventuale dezechilibre financiare în scopul depistării cauzelor și luării măsurilor ce se impun. Ei vor urmări indicatori de mare expresivitate economică, cum sunt: rentabilitatea capitalului propriu, rentabilitatea economică, riscul de exploatare, riscul financiar, riscul de faliment, cât și alte dimensiuni ale diagnosticului financiar precum: creșterea economică, flexibilitatea financiară, care pot da semnale asupra rentabilității și riscului.
Diagnosticul financiar al creditorilor se întemeiază pe indicatorii care permit evaluarea capacității de plată a debitorilor lor, respectiv aptitudinea acestora de a rambursa datoriile și de a plăti dobânzile aferente. Partenerii externi sunt susceptibili de a fi afectați de riscul de faliment sau de insolvabilitate, aspecte care îi determină să procedeze la analiza echilibrului financiar.
Aprecierea echilibrului financiar face obiectul analizei financiare, indiferent de categoria utilizatorilor cărora le este destinată. Pentru analiza echilibrului financiar s-au conturat două grupe de metode:
Metode tradiționale bazate pe studiul bilanțului contabil;
Metode bazate pe studiul fluxurilor financiare, aparținând abordărilor dinamice.
6.2. DIAGNOSTICUL SITUAȚIEI PATRIMONIULUI
Analiza indicatorilor de echilibru financiar patrimonial
1. SITUAȚIA NETĂ (ACTIVUL NET CONTABIL)
Expresia cea mai simplă a valorii patrimoniale a unei întreprinderi la data încheierii exercițiului, o reprezintă activul net contabil, respectiv capitalurile proprii calculate ca diferență între activul total (exclusiv elementele de activ fictiv) și datoriile totale contractate, sau prin adăugarea la capitalul social al rezultatelor sau rezervelor ce revin acționarilor.
Spre deosebire de capitaluri proprii, noțiunea de situație netă este mai restrictivă. Situația netă este privită din punctul de vedere al surselor de finanțare.
– exprimând valoarea activului realizabil la un moment dat.
Acest indicator interesează nu numai acționarii și proprietarii întreprinderii, care vor să cunoască valoarea pe care ei o posedă, dar în egală măsură, și creditorii pentru care activul realizabil constituie gajul creanțelor lor. Astfel, situația netă evidențiază sumele care pot reveni asociaților sau acționarilor în caz de lichidare, dacă cesiunea elementelor de activ (excluzând nonvalorile) asigură lichidități la un nivel corespunzător valorii nete bilanțiere a acestora și dacă nu apar datorii necontabilizate.
SN > 0 – reflectă o gestiune economică sănătoasă
Creșterea SN marchează, de fapt, atingerea obiectivului major al gestiunii financiare, și anume, maximizarea valorii întreprinderii, respectiv a valorii capitalurilor proprii.
SN < 0 – evidențiază o situație prefalimentară, datoriile totale contractate de întreprindere au depășit valoarea activului real.
SN echivalent cu rezultatul global al perioadei cuprinde Profit/Pierdere recunoscut din Contul de profit și pierdere, precum și câștigurile și pierderile recunoscute (nu au devenit încă) = diferențe din reevaluare.
SN = câștigul total al firmei
Situația netă în anul 2003 este pozitivă 24,313,841, activele fiind mult mai mari decât datoriile societatii. În anul 2004, situația netă crește la 24,700,861 mii lei, ca urmare a creșterii mai rapide a activului în raport cu scăderea cu 8.46% a datoriilor. Activul crește cu 1.04% față de anul precedent. Activele circulante au o valoare mai mare decât datoriile, ceea ce înseamnă că situația netă este pozitivă. Activele circulante având o valoare mult mai mare decât datoriile, nu trebuie reîntrăgite prin împrumut bancar, aport acționar. Nu am nevoie de surse de finanțare care să mărească activul circulant. Societatea a investit în imobilizari corporale, investiții care s-au realizat pe baza unor împrumuturi, care au generat datorii.
Fig. 6.1. Grafic reprezentând situația netă
Pentru a avea o situație reală a activelor societății, ar fi trebuit să se calculeze imobilizări în curs, care să cuprindă eforturile financiare făcute pentru realizarea lucrărilor, incluzând și studiile de piață și planuri de execuție a lucrărilor. De asemenea, ar fi interesant de urmărit cum au influențat cheltuielile importante cu promovarea fondului de comerț. O mare parte din datoriile societății sunt către asociați.
Ca o sugestie, eu propun o auditare a conturilor și a situațiilor financiare de la sfârșitul anului 2003. Scopul direct este formarea unei imagini reale asupra imobilizărilor în curs și înregistrarea corectă a cheltuielilor în avans, datorită materializării proiectelor din anul precedent în imobilizări corporale. Această situație reflectă o creștere a activului, realizată pe baza datoriilor.
Se constată că cea mai mare parte a situației nete este finanțată pe seama activului, datoriile având o contribuție mai redusă.
2. FONDUL DE RULMENT
Fondul de rulment reprezintă un concept și totodată, un indicator autonom al echilibrului financiar.
În practica bancară, analiza unei cereri de împrumut din partea unei întreprinderi presupune aprecierea posibilității de rambursare a sumei împrumutate. Aceasta depinde de armonizarea lichidității activelor cu exigibilitatea datoriilor. Condiția este ca lichiditatea să fie superioară sau cel puțin egală exigibilității.
Când resursele permanente sunt mai mari decât utilizările permanente necesare de finanțat, întreprinderea dispune de o marjă de securitate, respectiv de un fond de rulment care îi permite să facă față unor situații neprevăzute pe termen scurt. El constituie premisa menținerii solvabilității întreprinderii, respectiv a unei independențe financiare a acesteia față de creditorii săi.
În mod cert, se poate pune problema de costuri, evident mult mai mari pentru creditele pe termen scurt. Este adevărat că această situație este exact ceea ce poate beneficiază de avantajele unui levier financiar pozitiv.
Pe de altă parte, un fond de rulment excedentar poate fi rezultatul unei gestionări defectuase a fondurilor, bazate pe o politică vizând un termen mediu sau scurt, care nu are în vedere efectuarea de investiții și dezvoltarea afacerii. Această politică poate duce la o situație de derapaj datorat uzurii fizice și morale a mijloacelor fixe și chiar erodarea imaginii produsului. În cazul ambalajelor de plastic, această situație poate fi foarte riscantă, ținând seama de timpul lung de reacție pe care o poate implica conceperea și lansarea unui produs nou.
Sunt cunoscute mai multe accepțiuni în ceea ce privește fondul de rulment:
Fondul de rulment net sau permanent, determinat pe baza bilanțului financiar, constituie un fond de rulment lichiditate sau un fond de rulment financiar (FRF).
Utilizarea fondului de rulment potrivit acestei accepțiuni este necesară pentru a aprecia cât de consistentă este lichiditatea întreprinderii și, implicit, cât de consolidat este echilibrul financiar pe termen scurt.
Fondul de rulment optim este cel care menține echilibrul financiar cu cel mai scăzut cost al procurării capitalurilor.
a) prima modalitate ține seama de elementele din partea superioară a bilanțului financiar:
FRF > 0 semnifică excedentul degajat de ciclul de finanțare al imobilizărilor este destinat acoperirii financiare a unei părți din stocurile de active circulante.
FRF < 0 denotă o stare de dezechilibru financiar, care trebuie analizată în funcție de specificul activității desfășurate de întreprindere. Această situație reflectă nerespectarea principiului de finanțare, potrivit căruia nevoile permanente sunt finanțate din resursele permanente, pentru că o parte din resursele temporare este utilizată pentru finanțarea unor nevoi permanente.
Dezechilibrul reprezintă o situație alarmantă pentru întreprinderile cu activitate industrială, fiind permisă doar întreprinderilor cu activitate comercială, pentru care datoriile față de furnizorii de mărfuri pot fi asimilate resurselor permanente.
FRF = 0 implică armonizarea totală a structurii resurselor cu necesitățile de alocare a acestora.
b) a doua modalitate ia în calcul elementele din partea de jos a bilanțului financiar:
sau
Determinarea fondului de rulment potrivit acestei modalități, evidențiază problema solvabilității viitoare a întreprinderii prin compararea lichidității previzibile pe termen scurt cu angajamentele imediat exigibile. Din compararea celor doi indicatori, se degajă un excedent de lichidități potențiale sau marja de securitate față de riscurile activității economice.
Între activele circulante ca lichidități potențiale (provenite din realizarea stocurilor, încasarea creanțelor, păstrarea unor disponibilități) și exigibilitatea datoriilor pe termen scurt, pot exista următoarele situații:
Active circulante < Datorii pe termen scurt
Când activele circulante sunt insuficiente pentru a genera lichiditățile necesare onorării datoriilor pe termen scurt, fondul de rulment este negativ.
Sub aspectul solvabilității, situația este nefavorabilă pentru că reflectă o stare de dezechilibru financiar. Analiza solvabilității presupune o analiză detaliată a structurii activelor circulante și a datoriilor pe termen scurt. În acest sens, analiza poate fi adâncită prin utilizarea situației creanțelor și a datoriilor, întocmită potrivit opticii lichiditate-exigibilitate.
Active circulante > Datorii pe termen scurt
În acest caz, fondul de rulment este pozitiv și situația este favorabilă sub aspectul lichidității pentru că activele circulante permit rambursarea integrală a datoriilor pe termen scurt și degajarea unor lichidități excedentare.
Active circulante = Datorii pe termen scurt
Fondul de rulment este egal cu zero și solvabilitatea pe termen scurt pare a fi în siguranță, dar acest echilibru este fragil și el poate fi compromis de orice dereglare în realizarea creanțelor.
Fondul de rulement nul sau aproape nul constituie un semnal de alarmă și atrage atenția asupra fragilității echilibrului financiar al întreprinderii. În aceste condiții, creditorii devin circumspecți asupra capacității întreprinderii de a-și onora obligațiile de plată devenite scadente. Existența unui astfel de fond de rulment este o rezultantă a faptului că activele circulante sunt finanțate în exclusivitate pe seama datoriilor pe termen scurt. Menținerea echilibrului se poate realiza cu condiția transformării la timp a activelor în lichidități.
Cele două modalități de determinare a fondului de rulment permit evidențierea unor aspecte diferite, dar complementare ale aceluiași indicator.
În cazul întreprinderii care face obiectul acestui proiect, fondul de rulment calculat pe baza elementelor din partea inferioară a bilanțului se prezintă astfel:
În cei doi ani analizati FRF este pozitiv datorită activelor circulante, care sunt suficiente pentru a genera lichiditătile necesare onorării datoriilor pe termen scurt, fondul de rulment este pozitiv. În anul 2004 FRF crește cu 4,347,284 mii lei față de anul 2003. Această situație se datorează integrării în capitalurile permanente a postului de rezultat reportat, în valoare de 158,960 mii lei și a obținerii unui împrumut de 760,674 mii lei pe o perioadă mai mare de un an. Situația relevă foarte clar că investițiile pe termen lung au fost finanțate cu credite pe termen scurt (sau din alte resurse pe termen scurt).
Așa cum am văzut din analiza fondului de rulment, structura surselor pe termen lung este nefavorabilă, majoritatea lor fiind atrase. Deși aceste credite nu implică dobânzi și comisioane, situația rămâne dezechilibrată din punct de vedere al exigibilității pasivului în comparație cu lichiditatea activului. Oricum, un dezechilibru între exigibilitatea pasivului și lichiditatea activului conduce la o dificultate de adaptare la situațiile neprevăzute, generând chiar costuri de oportunitate.
Analiza solvabilității presupune o analiză detaliată a structurii activelor circulante și a datoriilor pe termen scurt. În acest sens, analiza poate fi adâncita prin utilizarea situației creanțelor și a datoriilor, întocmită potrivit opticii lichiditate-exigibilitate.
Fondul de rulment calculat pe baza părții de jos a bilanțului are aceeași valoare ca și cel calculat pe baza indicatorilor din partea superioară, dar poate fi interpretat diferit ca semnificație financiară.
Astfel, fondul de rulment negativ înregistrat de întreprindere în cei doi ani analizați denotă un excedent de angajamentele imediat exigibile față de lichidități previzibile pe termen scurt, el fiind influențat de modificarea structurii sau a rotației activelor circulante și a datoriilor pe termen scurt; creșterea datoriilor se face într-un ritm mai mare decât creșterea activului.
Creșterea fondului de rulment în anul 2004 poate fi interpretată ca fiind o situație favorabilă. În aceste condiții, preocuparea trebuie să o constituie respectarea graficelor, accelerarea vitezei de rotație a capitalului circulant, astfel încât prin acest mecanism să se răspundă exigibilității obligațiilor de plată.
Fondul de rulment propriu (FRP) reprezintă excedentul capitalurilor proprii față de activele imobilizate nete.
sau
Capitalurile proprii (Kpr) împreună cu datoriile pe termen mediu și lung (DTML) constituie elementele componente ale capitalurilor permanente (Kp).
Kp = Kpr + DTML și FRP = FRF – DTML
Fondul de rulment propriu măsoară excedentul capitalurilor proprii față de utilizările permanente. Pe baza lui se poate aprecia autonomia întreprinderii în ceea ce privește finanțarea activelor imobilizate.
Fondul de rulment împrumutat (străin)
Când capitalurile proprii nu pot acoperi în întregime nevoile permanente, se apelează la surse externe de finanțare a acestora, sub forma împrumuturilor pe termen mediu și lung (DTML).
Fig. 6.2. Grafic reprezentând fondul de rulment
Pentru societatea analizată, se poate preciza că în anii 2003 și 2004 sursele proprii ale firmei sunt suficiente pentru acoperirea nevoilor ei permanente, ceea ce îi conferă o stare de autonomie financiară.
Calitatea de instrument eficace de diagnostic financiar a fondului de rulment este totuși contestată, în pofida semnificației sale analitice, pentru că:
– în calitatea sa de indicator de solvabilitate, fondul de rulment nu permite evidențierea unei « relații clare » între semnul său și riscul de faliment. Existența unui fond de rulment pozitiv sau negativ nu conduce în mod automat la aprecierea solvabilității sau insolvabilității. Deci, fondul de rulment nu este un instrument direct de diagnosticare, rolul său trebuind apreciat în corelare cu alți indicatori: nevoia de fond de rulment, gradul de lichiditate al activelor circulante, gradul de exigibilitate al datoriilor cu scadența mai mare de un an;
– separarea, prin bilanțul financiar, a activelor și pasivelor în structuri diferite, potrivit criteriului duratei mai mari sau mai mici de un an, face ca fondul de rulment să se sprijine pe o viziune rigidă, în funcție de structura la termen a activului și pasivului. Neglijarea aspectelor referitoare la confruntarea costului fondurilor cu rentabilitatea activelor circulante conduce la concluzia că fondul de rulment nu constituie un criteriu exclusiv de luare a deciziilor financiare.
Sugestii:
– efectuarea unui control de gestiune mai strict și ținerea corectă a unui tabel a fluxurilor de trezorerie;
– ținerea unor evidențe a fiecărui credit în parte, pentru a evidenția rentabilitatea fiecăruia.
3. NEVOIA DE FOND DE RULMENT
Pornind de la un anumit echilibru care trebuie să existe între nevoile temporare și resursele temporare, bilanțul patrimonial pune în evidență un alt indicator de echilibru financiar denumit nevoia de fond de rulment (NFR).
NRF > 0 semnifică un surplus de nevoi temporare în raport cu resursele temporare posibile de mobilizat. Această situație poate fi considerată normală numai dacă este rezultatul unei politici de investiții privind creșterea nevoii de finanțare a ciclului de exploatare. În caz contrar, nevoia de fond de rulment poate evidenția un decalaj nefavorabil între lichiditatea stocurilor și creanțelor pe de-o parte, și exigibilitatea datoriilor de exploatare pe de altă parte.
NFR < 0 semnifică un surplus de resurse temporare în raport cu nevoile corespunzătoare de capitaluri circulante. Această situație poate fi apreciată favorabil, dacă este rezultatul accelerării rotației activelor circulante și al angajării de datorii cu scadențe mai mari, adică s-au urgentat încasările și s-au relaxat plățile; în caz contrar, nevoia de fond de rulment negativă evidențiază o situție nefavorabilă, datorată unor întreruperi temporare în aprovizionarea și reînnoirea stocurilor, sau în activitatea de producție.
În cazul societății analizate, evoluția nevoii de fond de rulment este:
Se observă că datoriile societății în anul 2003 sunt mai mari decât creanțele sale, deci avem de-a face cu o accelerare a încasărilor și o relaxare a plăților, ceea ce denotă o situație favorabilă în condițiile de economie hiperinflaționistă în care societatea își desfășoară activitatea.
Se observă o creștere a NFR în 2004, ceea ce denotă o creștere a rotației furnizorilor în comparație cu cea a clienților, sau privind altfel, o calitate de bun platnic. Această situație este pozitivă din punct de vedere al creditelor, și este dată de creșterea cu 1.19% a cifrei de afaceri. Stocurile necesare pentru a susține această creștere sunt mai multe, iar creditul furnizor nu este suficient.
Oricum, situația relevă o menținere a gestionării afacerilor și a puterii de negociere cu clienții și funizorii. Creșterea cifrei de afaceri de la 8,596,374 mii lei la 10,256,377 mii lei, adică cu 1.19%, a dus la menținerea vitezei de rotație a stocurilor și a creanțelor.
Sugestii:
Datorită faptului că îndatorarea poate provoca în orice moment o situație neprevăzută de criză, este necesar să fie bine pus la punct un control de gestiune având următoarele obiective:
– verificarea vitezei de rotație a stocurilor și creanțelor și stabilirea stocurilor de siguranță a stocurilor optime;
– transformarea resurselor atrase pe termen scurt în credite pe termen lung, astfel încât trezoreria să nu fie îngreunată în momentul scadenței acestora, adică într-o perioadă mai mică de un an.
În orice caz, se observă o creștere importantă a activității, în condițiile unei rotații rapide a stocurilor și creanțelor, creștere care ar putea deveni solidă în condițiile schimbării politicii de finanțare.
4. TREZORERIA NETĂ
În cadrul analizei patrimoniale, diferența dintre fondul de rulment financiar și nevoia de fond de rulment reprezintă trezoreria netă (TN).
TN > 0 este rezultatul întregului echilibru financiar al întreprinderii. În cazul desfășurării unei activități eficiente, acest surplus de finanțare se va regăsi sub forma disponibilităților în casă și în bancă. Aceasta este o situație favorabilă concretizată într-o îmbogățire a trezoreriei; întreprinderea dispune de lichidități care îi permit rambursarea datoriilor financiare pe termen scurt, cât și efectuarea de plasamente pe piața monetară și/sau financiară; se poate vorbi de o autonomie financiară pe termen scurt.
TN > 0 în cadrul mai multor exerciții succesive demonstrează o rentabilitate economică ridicată și posibilitatea plasării rentabile a disponibilităților bănești pentru întărirea poziției întreprinderii pe piață.
TN < 0 semnifică un dezechilibru financiar la încheierea exercițiului contabil, un deficit monetar acoperit prin angajarea de noi credite pe termen scurt. Această situație evidențiază dependența întreprinderii de resursele financiare externe. În acest caz se urmărește obținerea celui mai mic cost de procurare a noilor credite.
TN = 0 echilibrul trezoreriei este perfect asigurat.
Se poate remarca faptul că trezoreria este dependentă de variația nevoii fondului de rulment, respectiv a decalajelor între încasările creanțelor și plățile datoriilor scadente. O întreprindere poate fi rentabilă fără a avea în mod automat și o trezorerie netă pozitivă, aceasta depinzând nu numai de variațiile necesităților de finanțare (stocuri), dar și de variațiile termenelor de scadență ale încasărilor și plăților.
Societatea analizată prezintă următoarea situație:
Societatea prezintă o trezorerie netă pozitivă, care crește de la an la an, datorită fondului de rulment care are o valoare mai mare decât nevoia de fond de rulment. TN pozitivă în cadrul unui exercițiu succesiv demonstrează o rentabilitate eonomică ridicată și posibilitatea plasării rentabile a disponibilităților bănești pentru întărirea poziției întreprinderii pe piață, dar în cazul societății noastre, nevoia de fond de rulment e negativă în anul 2003, ceea ce reprezintă o gestionare greșită a fondurilor atrase.
Pentru calcularea trezoreriei nete, mai avem o soluție:
unde,
Ta – casa Tp – 5191 (solduri)
– conturi la bănci – 5186 (solduri)
Dacă facem o comparație, post cu post, se observă faptul că pentru imobilizările corporale s-au folosit decalajele de plată către furnizori. Acest lucru se va reflecta foarte repede într-un deficit de trezorerie, datorat rotației lente a elementelor de activ. Singura situație în care această schemă de finanțare ar fi justificată, ar fi aceea în care elementele de activ ar avea o rentabilitate foarte mare.
5. CASH – FLOW
Din analiza evoluției trezoreriei de la un exercițiu la altul, se desprinde un indicator cu o deosebită putere de sinteză: cash-flow (CF). Creșterea trezoreriei nete pe perioada exercițiului analizat reprezintă cash-flow-ul perioadei:
CF > 0 semnifică o creștere a capacității reale de finanțare a investițiilor, în consecință o îmbogățire a activului net real, o confirmare a majorării valorii proprietății.
CF < 0 evidentiază o sărăcire a activului net real, o scădere a capacității reale de finanțare a investițiilor.
La societatea analizată, situația se prezintă astfel:
Cash-flow-ul este pozitiv în perioada analizată, ceea ce denotă că întreprinderea are posibilități proprii de finanțare a investițiilor și nu este necesar să recurgă la împrumuturi externe.
Corelația FR – NFR – TN
În ansamblu, situația indicatorilor de echilibru financiar se prezintă astfel:
Fig. 6.3. Grafic reprezentând corelația FR – NFR – TN – CF
6.3 DIAGNOSTICUL CORELAȚIEI CREANȚE – DATORII
Creanțele și datoriile reprezintă principalele elemente de bază cărora se formează fluxurile bănești ale întreprinderii. Datorită acestui fapt, ele trebuie să fie analizate corelat din punctul de vedere al sumelor și al termenelor de încasare și de plată.
În diagnosticul financiar se cercetează în primul rând evoluția creanțelor și datoriilor, în raport cu cifra de afaceri, pentru a pune în evidență raporul dintre imobilizarea capitalului firmei și cel care privește folosirea surselor atrase.
Pentru analiza efectiva a corelației creanțe-datorii, se compară indicatorii:
1. Durata de imobilizare a capitalului circulant în creanțe (Di):
Sd – soldul mediu al creanțelor;
Rd – rulajul debitor al conturilor de creanțe
2. Durata de folosire a surselor atrase (Df) :
Sc – sold mediu al conturilor de obligație;
Rc – rulajul creditor al conturilor respective
Pentru obținerea unui echilibru financiar, trebuie ca durata de imobilizare a capitalului circulant în creanțe să fie mai mică decât termenul mediu de folosire a surselor atrase.
La societatea analizată, situația creanțelor și datoriilor se prezintă astfel:
Fig. 6.4. Grafic reprezentând corelația Creanțe – Datorii
Dacă până în prezent am analizat echilibrul FR – NFR – TN din punct de vedere al structurii elementelor de activ și de pasiv, acum putem face o analiză din punct de vedere al lichidității sau exigibilității acestora.
Se constată că de-a lungul perioadei analizate, creanțele pe termen scurt sunt mult mai mici decât datoriile exigibile.
Analizând situația, se constată că încasarea creanțelor nu ar putea acoperi datoriile în anul 2003, dar în anul 2004 situația se schimbă. Neacoperirea datoriilor poate afecta echilibrul financiar al întreprinderii. Aceasta ar fi situația dacă datoriile ar fi imediat exigibile, dar comparând durata de imobilizare a creanțelor cu durata de folosire a surselor atrase, se poate vedea că întreprinderea folosește un timp îndelungat resursele de la furnizori în anul 2003, în timp ce creanțele față de clienți au o durată de imobilizare mult mai mare, ceea ce este o situație nefavorabilă.
Cu cât durata de folosire a surselor atrase, în special a datoriilor către furnizori, este mai mare, acestea se constituie în veritabile surse de finanțare care prezintă și avantajul de a avea un cost mai scăzut decât creditele bancare. Întreprinderea trebuie să își plătească datoriile astfel încât ele să nu genereze dobânzi suplimentare, penalități sau să îi afecteze relațiile cu furnizorii.
6.4 METODA RATELOR UTILIZATE ÎN DIAGNOSTICUL ECONOMICO – FINANCIAR
Comparațiile ratelor în timp și spațiu sunt utilizate pentru a obține concluzii utile în procesul decizional. Principalul avantaj al ratelor financiare este acela că permit compararea rentabilității și riscului unor întreprinderi de dimensiuni diferite.
În mod fundamental, ratele financiare servesc la:
evaluarea performanțelor managementului;
aprecierea « stării de sănătate » a firmei;
realizarea unor predicții privind situația și performanțele financiare ale companiei;
efectuarea unor agregări și prezentarea nivelurilor ratelor financiare ca medii pe activități economice specifice.
În analiza economică pot fi utilizate următoarele categorii de rate:
Analiza lichidității și solvabilității
Analiza echilibrului financiar
Analiza ratelor de structurare a activului și pasivului
1. ANALIZA LICHIDITĂȚII ȘI SOLVABILITĂȚII
Ratele de lichiditate sau de trezorerie, caracterizează situația financiară a întreprinderii, pornind de la structura bilanțului financiar (partea inferioară al acestuia). În fapt, ratele măsoară capacitatea de piață a întreprinderii, respectiv, solvabilitatea pe termen scurt.
Pentru a calcula gradul în care întreprinderea poate face față datoriilor pe termen scurt, se analizeaza sistemul de rate de lichiditate, care cuprinde:
– rata lichidității generale (curente);
– rata lichidității reduse (rapide);
– rata lichidității imediate.
a) Rata lichidității generale (RLG) sau rata capacității de plată a ciclului de exploatare reprezintă un mod de exprimare relativă a fondului de rulment financiar.
Lichiditatea generală reflectă posibilitatea componentelor patrimoniale curente de a se trasforma într-un termen scurt în lichidități pentru a satisface obligațiile de plată exigibile.
Lichiditatea generală se apreciază favorabil atunci când rata lichidității generale are o mărime supraunitară (cuprinsă între 1.5 și 2).
Când valoarea ratei este subunitară însemnă că lichiditățile sunt mai mici decât exigibilitățile potențiale. Totuși, valoare subunitară a ratei nu constituie un pericol atunci când stocurile se reduc treptat în scopul achitării datoriilor exigibile pe termen scurt, dar fără a afecta continuarea producției.
La societatea analizată ne aflăm în cazul în care valoarea ratei este supraunitară.
RLG2003 = 6.64
RLG2004 = 10.65
Valoarea supraunitară a acestei rate este expresia unui fond de rulment financiar care îi permite firmei să facă față incidentelor ce apar în mișcarea activelor circulante sau a unor deteriorări ale valorii acestora. Cu cât această rată este mai mare de 1, cu atât întreprinderea este mai pusă la adăpost de o insuficiență a trezoreriei care ar putea fi determinate de rambursarea datoriilor la cererea creditorilor.
Totuși, în situația unui fond de rulment negativ, această situație nu este deloc favorabilă, o parte din elementele de pasiv curent fiind utilizate pentru finanțarea activelor pe termen lung. Putem concluziona că în societatea noastră, riscul apariției unei incapacități de plată este foarte mare.
b) Rata lichidității reduse (RLR) exprimă capacitatea întreprinderii de a-și onora datoriile pe termen scurt din creanțe și disponibilități și potrivit teoriei nord-americane mai este cunoscută și sub numele de « testul acid » (quick ratio).
Valoarea supraunitară a ratei evidențiază faptul că stocurile nu sunt finanțate prin datorii pe termen scurt (cel mult prin avansuri și aconturi primite de la clienți).
În teoria economică, sunt păreri potrivit cărora o rată cuprinsă între 0.8 și 1 ar reprezenta situația optimă în ceea ce privește solvabilitatea parțială.
La societatea analizată, situația se prezintă astfel:
RLR2003 = 1.38
RLR2004 = 2.66
Rata crește de la an la an, fiind destul de mică în 2003 comparativ cu optimul, ceea ce semnifică faptul că datoriile exigibile pe termen scurt nu pot fi plătite din creanțele pe termen scurt și disponibilități, deci o parte din stocuri sunt finanțate prin datoriile pe termen scurt, lucru ce este normal. În anul 2004, rata depășește optimul ceea ce înseamnă că datoriile pot fi plătite din creanțele pe termen scurt.
Situația nu trebuie interpretată ca fiind favorabilă pentru că în general raportul este subunitar și nu produce dificultăți în condițiile în care întreprinderea dispune de stocuri sănătoase și de previziuni de trezorerie corecte.
c) Rata lichidității imediate (RLI) sau rata capacității de plată imediată, caracterizează capacitatea de rambursare instantanee a datoriilor, ținând cont de disponibilitățile existente. Ea asigură interfața elementelor cele mai lichide ale activului cu obligațiile imediate exigibile ale pasivului.
Teoria economică apreciază drept corespunzătoare o rată a lichidității imediate mai mare decât 0.3.
Deși, teoretic, o rată ridicată indică o lichiditate ridicată, ea poate avea și alte semnificății, cum ar fi folosirea neeficientă a resurselor disponibile. De asemenea, o valoare ridicată nu poate fi o garanție a solvabilității dacă restul activelor au un grad redus de lichiditate.
RLI2003 = 075
RLI2004 = 0.14
În cazul analizat, societatea prezintă valori apropiate de 0 ale acestei rate în anul 2004, pentru că ea nu dispune de suficiente disponibilități necesare acoperirii datoriilor.
Rata lichidității imediate este un indicator puțin relevant, datorită instabilității încasărilor. De aceea, capacitatea de plată reclamă o corelare a termenelor de plată a obligațiilor cu cele de încasare a drepturilor bănești.
Fig. 6.5. Grafic reprezentând rata de lichiditate
Rata solvabilității totale (RT)
Gradul în care întreprinderea face față datoriilor totale este dat de rata solvabilității totale (RT), exprimată prin raportul:
O valoare mai mică decât 1.4 evidențiază riscul de insolvabilitate pe care și l-au asumat furnizorii de fonduri puse la dispoziția întreprinderii, risc evidențiat și în analiza echilibrului financiar de valoarea negativă a situației nete. În cazul în care dificultățile financiare ale firmei devin periodice, acestea pot pune în pericol echilibrele fundamentale și pot afecta imaginea firmei, ce capătă o reputație de « rău platnic », cât și desfășurarea activității viitoare.
Societatea analizată prezintă următoarele rate de solvabilitate totale:
Fig. 6.6. Grafic reprezentând rata de solvabilitate
Această rată exprimă în termeni relativi un indicator echivalent în valoare absolută corespunzător activului neangajat în datorii: situația netă. Creșterea acestei rate reflectă situația favorabilă generată de o diminuare a datoriilor, în special a creditelor bancare pe termen lung și mediu care au costuri ridicate.
Problemele privind insolvabilitatea nu există, crescând de la 18.55 în 2003 la 20.44 în 2004. Rata trebuie să depașească pragul de 1.4 pentru a deveni solvabilă, să prezinte capacitate de plată.
Solvabilitatea este generată de o activitate eficientă, iar lipsa capacității de plată și a lichidității poate avea caracter temporar dacă întreprinderea se bazează pe o solvabilitate generală.
2. ANALIZA ECHILIBRULUI FINANCIAR
Echilibrul economico–financiar al societății reprezintă un sistem de corelații prin care se stabilesc anumite proporționalități în cadrul și între diferitele fluxuri financiare. El constituie o premisă, dar și o consecință a desfașurării normale a activității firmei, în conformitate cu obiectivul său.
Pentru exprimarea sintetică a multiplelor corelații implicate de echilibrul economico-financiar, literatura de specialitate oferă mai mulți indicatori.
Se pot stabili următoarele rate:
Rata autonomiei financiare a întrepriderii (RIF)
– măsoară ponderea capitalurilor proprii în ansamblul resurselor permanente
În general, rata trebuie să fie superioară sau cel puțin egală cu 0.5 din considerente impuse de normele bancare în relațiile de credit cu societatea.
Rata datoriilor financiare ale societății (RDF)
– exprimă gradul de îndatorare pe termen lung.
Aceasta rată este complementară cu rata autonomiei financiare.
Societatea poate beneficia în continuare de credite bancare pe termen lung și mediu dacă această rată este mai mică de 0.5.
Aceste două rate sunt prezentate în cazul societății analizate:
Fig. 6.7. Grafic reprezentând rata autonomiei financiare a societății
Constatăm că societatea are autonomie financiară datorită ratei autonomiei financiare, care în anul 2003 este de mai mare de 0.51.
3. ANALIZA RATELOR DE GESTIUNE
Ratele de gestiune măsoară gradul de eficacitate cu care firma utilizează activele pe care le are la dispoziție. Toate aceste rate presupun comparații între cifra de afaceri și diferite elemente ale activelor, construcția lor pornind de la ideea că trebuie să existe un echilibru rațional între cifra de afaceri și activele firmei (imobilizări corporale, în principal activele fixe, și elementele de active circulante, în principal elementele de stocuri).
Cifra de afaceri încorporează componentele valorice necesare pentru acoperirea cheltuielilor de fabricație, reînnoirea stocurilor de materiale, pentru plata furnizorilor. Drept urmare, fiecare element de activ va fi reînnoit într-un interval de timp specific pentru cifra de afaceri, iar fiecare datorie va fi achitată într-un anumit timp prin componenta valorică corespunzătoare din cifra de afaceri, timpi numiți durate de rotație prin cifra de afaceri.
Durata de rotație globală a capitalurilor (DR)
– exprimă numărul de zile prin care cifra de afaceri reînnoiește activele.
Se observă că numărul de zile prin care cifra de afaceri reînnoiește activele este foarte mare în anul 2003, ceea ce relevă faptul că societatea nu generează suficiente vânzări față de activele pe care le utilizează. Remarcăm totuși că numărul de zile scade în anul 2004, ceea ce presupune că vânzările s-au realizat mai ușor.
Un obiectiv în acest caz ar fi creșterea cifrei de afaceri și disponibilizarea activelor care nu aduc venit (prin scăderea prețului).
Durata de rotație a imobilizărilor corporale (DRIC)
– măsoară eficiența utilizării de către firmă a mașinilor, echipamentelor.
Valorile destul de mari reflectate în tabelul de mai sus semnifică faptul că imobilizările corporale nu sunt utilizate eficient. Trebuie să se urmărească diminuarea duratei de rotație prin creșterea cifrei de afaceri generate de aceleași imobilizări corporale.
Fig. 6.8. Grafic reprezentând durata de rotație a imobilizărilor corporale
Durata de rotație a capitalurilor proprii (DRKP)
Durata de rotație a capitalurilor proprii este foarte mare în 2004, ceea ce înseamnă că firma nu folosește în mod eficient resursele de care dispune.
Fig. 6.9. Grafic reprezentând dutata de rotație a capitalurilor
Durata de rotație a datoriilor către furnizori (DRD)
Din valorile de mai jos se deduce faptul că întreprinderea poate plăti datoriile către furnizori, din încasările sale. Scăderea la 44 de zile în anul 2004 este o situație nefavorabilă pentru că aprovizionările au loc la distanțe mai mici de timp. Se urmărește creșterea cifrei de afaceri în funcție de strategiile pe care le adoptă societatea.
Durata de rotație a creanțelor (DRC)
Durata de rotație a creanțelor arată numărul de zile în care se reînnoiește portofoliul de creanțe prin fluxul anual de vânzări. În anul 2003 situația este nefavorabilă, ținând cont de faptul că încasările sunt întârziate față de plăți. Se constată că durata de rotație a creanțelor în anul 2004 este mai mare decât a furnizorilor, ceea ce este un fapt negativ.
Durata de rotație a stocurilor (DRS)
Durata de rotație a stocurilor la firma analizată:
Aceste valori semnifică faptul că firma deține un număr constant de stocuri. Aprovizionarea se realizează la distanțe mai mici de timp comparativ cu plățile către furnizori. Oricum, acest indicator nu este semnificativ datorită compoziției neomogene a stocurilor.
Fig. 6.10. Grafic reprezentând durata de rotație a datoriilor și creanțelor
6.5. DIAGNOSTICUL RENTABILITĂȚII
Situația generală a rezultatului pe baza « Soldurilor intermendiare de gestiune »
Structura Contului de Profit și Pierdere pe cele trei tipuri de activități (exploatare, financiară și extraordinară) permite degajarea unor solduri de acumulari bănești potențiale, destinate să îndeplinească o anumită funcție de remunerare a factorilor de producție și de finanțare a activității viitoare, denumite solduri intermediare de gestiune. Acestea sunt:
Marja comercială (Mc) – vizează în exclusivitate întreprinderile comerciale, sau numai activitatea comercială a întreprinderilor cu activitate mixtă (industrială și comercială). Activitatea comercială presupune cumpărarea și revânzarea mărfurilor, mărfurile fiind considerate bunuri cumpărate pentru a fi revândute în aceeași stare.
MC = vânzări de mărfuri (ct. 707) – costul mărfurilor vândute (ct. 607)
Producția exercițiului (Qe) – reprezintă valoarea totală a bunurilor executate și serviciilor prestate de un agent economic într-o anumită perioadă, vândute, păstrate în stoc sau utilizate drept active fixe.
Qe = producția vândută (gr. 70 – ct. 707)
+ subvenții pentru exploatarea eferentă CA (ct. 7411)
+/- producția stocată (ct. 711)
+ producția imobilizată (gr. 72)
Valoare adaugată (Va) – este valoarea nou creată obținută de o întreprindere din întreaga sa activitate, atât din cea productivă cât și din cea de comerț.
Va = producția exercițiului
+ marja comercială
– consumuri de la terți (gr. 60 – 607 + gr. 61 + gr. 62)
Excedentul (deficitul) brut din exploatare (EBE) – reprezintă rezultatul obținut de o societate comercială din exploatare, respectiv din activitățile sale curente, neinfluențat de volumul amortismentelor și provizioanelor, precum și din alte venituri și cheltuieli din exploatare.
EBE = Va
+ subvenții din exploatare
– impozite, taxe și vărsăminte asimilate
– cheltuieli cu personalul (salarii și asigurări)
Rezultatul exploatării (profit sau pierdere) – reprezintă diferența dintre veniturile și cheltuielile exploatării. Rezultatul exploatării (Re) reflectă mărimea absolută a rentabilității de exploatare, obținută prin deducerea tuturor cheltuielilor (plătibile și calculate) din veniturile exploatării (încasabile și calculate).
Re = EBE
+ reluări asupra provizioanelor privind exploatarea
+ alte venituri din exploatare
– amortizări și provizioane calculate (de exploatare)
– alte cheltuieli de exploatare
Rezultatul curent (Rc) – reprezintă rezultatul tuturor operațiilor curente ale întreprinderii. Nefiind perturbat de elemente excepționale, acest sold permite evoluția rezultatelor întreprinderii pe mai multe exerciții succesive.
Rc = Re
+ veniturile financiare
– cheltuielile financiare
Rezultatul net al exercițiului – exprimă mărimea absolută a rentabilității financiare cu care vor fi remunerați acționarii pentru capitalurile proprii subscrise. Acest profit net trebuie să fie susținut de existența unor disponibilități reale, astfel el rămâne doar un potențial de finanțare. Profitul net urmează să se distribuie sub formă de dividente sau/și să se reinvestească în întreprindere.
Rezultatul net = Rc
+/- rezultatul excepțional
– impozit pe profit
Calculul indicatorilor pe baza datelor:
Marja comercială
În ceea ce privește acest indicator, el înregistrează creștere semnificativă, respectiv 697,508 mii lei (adică o creștere de aproximativ 151%) în anul 2004. Această creștere se explică prin creșterea mai rapidă a veniturilor din vânzări, comparativ cu creșterile cheltuielilor cu vânzarea terenurilor. Se poate afirma că activitatea comercială este din ce în ce mai performantă.
Valoarea adaugată
Acest indicator reprezintă criteriul de apreciere a creșterii reale a firmei. Valoarea adaugată crește în fiecare an, respectiv cu 936,133 mii lei în anul 2004. Creșterea are loc datorită sporirii consumului provenit de la terți într-o măsură mai mică decât sporirea producției exercițiului.
Diferența dintre ritmul de creștere al consumului provenit de la terți și cel de creștere al producției exercițiului este dat de faza de dezvoltare a societății în cauză. Putem observa că producția din 2004 (7,157,645 mii lei) este mai mare decât cea din 2003 (6,345,081 mii lei). Creșterea producției ar necesita, în mod normal, o creștere proporțională a creșterii investițiilor sau o creștere foarte mare a productivității acestora. În ambele cazuri, costurile angajate pe termen lung ar fi foarte mari. Din acest motiv, pentru a răspunde pieței, societatea a preferat să delocalizeze o parte a investițiilor. Această strategie, deși implică rentabilitate mai mică, este mai sigură. Dacă din punct de vedere financiar, societatea este într-o situație destul de riscantă, politica de investiții este mai prudentă. Această delocalizare, susținută pe termen lung poate avea un efect negativ asupra valorii adăugate și asupra profitului societății.
Pentru a concluziona, societatea a răspuns solicitărilor unor clienți noi sau creșterii clienților existenți pe « banii » concurenților săi. De aceea, putem afirma că din punct de vedere al puterii de negociere cu clienții și al forței de marketing, societatea este bine plasată.
Această situație favorabilă este consolidată și de faptul că marja comercială a rămas destul de ridicată, ceea ce denotă faptul că puterea de negociere cu furnizorii este de asemenea ridicată.
Excedentul brut de exploatare
În anul 2003 se înregistrează o suficiență brută de exploatare de 829,426 mii lei, care va scădea în anul 2004, înregistrându-se un excedent brut din exploatare de 263,641 mii lei. Această descreștere se datorează în mare măsură creșterii valorii adăugate și a taxelor și impozitelor plătite. Diminuarea excedentului brut de exploatare cu 565,785 mii lei este datorată creșterii cheltuielilor salariale într-o măsură mai mare decât creșterea valorii adăugate, ceea ce semnifică o scădere a rentabilității economice a societății și capacității de autofinanțare a investițiilor (din amortizări, provizioane, profit).
Creșterea cheltuielilor cu salariile poate fi explicată prin angajarea unui personal angajat.
Rezultatul exploatării
Rezultatul exploatării se înscrie pe o curbă descendentă de la 150,335 mii lei în anul 2003 la – 1,113,692 mii lei în anul 2004. Această descreștere se datorează creșterii cheltuielilor cu amortizarea și provizioanele și descreșterea veniturilor. În 2004, descreșterea rezultatului se datorează descreșterii la 134,369 mii lei a altor venituri din exploatare. Această situație este legată de specificul activității societății.
Rezultatul curent
Rezultatul curent al societății înregistrează creștere semnificativă, de la 126,683 mii lei în anul 2003 la 477,495 mii lei în anul 2004. Această creștere se datorează creșterii rezultatului exploatării. În anul 2003 se obține o creștere a rezultatului curent și datorită obținerii unui profit din activitatea financiară, un profit virtual, generat de reluarea unui provizion pentru riscuri și cheltuieli constituit în anul 2003 pentru a acoperi o eventuală derapare a cursului valutar.
Rezultatul net al exercițiului
În anul 2003 avem un rezultat net de 92,244 mii lei ajungând în anul 2004 la 158,960 mii lei. Aceste rezultate se datorează faptului că societatea nu a înregistrat rezultate extraordinare, dar înregistrând impozit pe profit, astfel diminuând rezultatul net. EXERCIȚIULUI
Fig. 6.11. Grafic reprezentând rezultatul exercițiului
CAPACITATEA DE AUTOFINANȚARE (CAF)
CAF reflectă potențialul financiar, degajat de activitatea rentabilă a societății, la sfârșitul exercițiului financiar, destinat să remunereze capitalurile proprii și să finanțeze investițiile de expansiune și de menținere sau reînnoire din exercițiile viitoare.
CAF se poate calcula prin două metode:
1. Metoda deductivă – CAF este calculată ca diferență între veniturile încasabile (corespunzătoare unor încasări efective sau viitoare) și cheltuielile plătibile (corespunzătoare unor plăți efective sau viitoare).
EBE
+ alte venituri din exploatare (gr. 75 – 7583 – 7584)
– alte cheltuieli pentru exploatare (gr. 65 – 6583)
+ venituri financiare, mai puțin reluări asupra provizioanelor (gr. 76 – gr. 78)
– cheltuieli financiare, mai puțin amortizări și provizioane (gr. 66 – gr. 67)
– impozit pe profitul curent (ct. 6911)
= CAF
2. Metoda adițională – se pornește de la rezultatul net al exercițiului, la care se adaugă cheltuielile calculate (amortizări și provizioane) neplătibile la o anumită scadență și se scad veniturile calculate (reluări asupra provizioanelor).
Rezultatul net al exercițiului
+ amortizări și provizioane calculate (gr. 68)
+ cheltuieli privind activele cedate (ct. 6583)
+ cheltuieli cu impozitele amânate (ct. 6912)
– reluări asupra amortismentelor și provizioanelor (gr. 78)
– venituri din cesiunea elementelor de activ (ct. 7583)
– venituri din subvenții pentru investiții (ct. 7584)
– venituri din impozite amânate (ct. 791)
= CAF
Capacitatea de autofinanțare se află pe curba creșterii, de la 1,383,801 mii lei în anul 2003 la 1,879,238 mii lei în anul 2004. Creșterea se datorează veniturilor care sunt mai mari decât cheltuielile.
Fig. 6.12. Grafic reprezentând capacitatea de autofinanțare
Ratele de rentabilitate comercială
Rata marjei comerciale
Rata marjei comerciale crește în 2004 cu aproximativ 8 procente cauzată de creșteri ale marjei comerciale și ale vânzărilor, relevând o situație favorabilă pentru societate.
Rata EBE
Rata EBE scade de la 0.09 în anul 2003 la 0.02 în anul 2004. Valoarea pozitivă indică faptul că activitatea de exploatare a societății degajă profit. Scăderea ei în anul 2004 este efectul diminuării excedentului brut de exploatare.
Rata marjei nete
Rata marjei nete prezintă valori destul de scăzute, având valoare constantă de 0.01, atât în anul 2003, cât și în anul 2004. Menținerea valorii exprimă incapacitatea societății de a realiza profit și de a face față concurenței.
Rata marjei nete de exploatare
Rata rentabilității exploatării evidențiază o creștere a activității de exploatare. În anul 2004 rata marjei nete este negativă, în descreștere față de anul 2003, adică de la 0.01 la – 0.11. Acest lucru se datorează pierderii din exploatare înregistrată și nerealizarea unui profit din exploatare.
Rata marjei brute de autofinanțare
Rata marjei brute de autofinanțare crește cu aproximativ 6 procente în anul 2004 față de anul 2003. Această creștere evidențiază faptul că societatea dispune de un surplus de resurse prin care își asigură dezvoltarea și/sau remunerarea acționarilor săi. La creșterea acestei rate participă creșterea capacității de autofinanțare a societății.
Rata marjei asupra valorii adăugate
Situația favorabilă a societății este evidențiată cu ajutorul ratei marjei asupra valorii adăugate relevând rezultatul pozitiv, în anii 2003 și 2004, de care dispune societatea dupa ce au fost deduse cheltuielile de exploatare, respectiv consumuri intermediare și cheltuieli cu personalul. Această rată scade de la 0.15 în anul 2003 la 0.05 în anul 2004 datorită diminuării excedentului brut din exploatare.
Din analiza situației societății « Cerbul » este evident faptul că indicatorii și ratele de rentabilitate sunt legate foarte strâns de specificul activității.
Societatea în cauză se ocupa cu comercializarea sucurilor naturale pentru clientela din România. Cifra de afaceri este realizată din doua activități: vânzarea efectivă a sucurilor naturale în primul rând si conceperea și dezvolatarea de rețete noi, la cerearea clienților, pe baza caietului de sarcini. În urma acestui proces, societatea realizează rețete și vinde dreptul de exclusivitate pe o anumită rețetă.
Cerbul este o societate nu foarte tânără, având 14 ani. Am avut ocazia să prezint o analiză completă datorită existenței unui proces de investiții susținut, cu efecte imediate, precum și a problemelor iminente unui șir de ani, probleme la care s-au găsit divese soluții.
Începându-și activitatea cu o trezorerie insuficientă, fără un plan de afaceri foarte bine pus la punct, se pot observa pierderi din exploatare reflectate într-un rezultat negativ, o trezorerie deficitară și o îndatorire mare. În următorii ani s-a conturat o direcție de acțiune destul de clară, s-a consolidat poziția pe piață a societății, s-au facut investitții importante.
Datorită situației dezavantajoase din anii de activitate analizați, societatea de demarat procesul investiționar de pe o poziție de negociere destul de bună, a obținut credite pe termen lung, a finanțat investițiile pe termen lung din creditul furnizor și din fondurile pe termen mediu și scurt aduse de asociați. De aici un fond de rulment pozitiv si o nevoie de fond de rulment mult sub zero. Soluția a fost o rotație rapidă a capitalurilor, o delocalizare a producției pentru obținerea unei creșteri a parții de piață, investiții in rețete si mașini cu un efect imediat.
Situația s-a consolidat printr-o creștere a puterii de negocierecu clienții și furnizorii, fapt evidențiat în creșterea rotației clienților și diminuarea rotației furnizorilor.
Situația exploatării pare să nu se fi stabilizat in anul 2004, în urma unei politici de marketing nu foarte bine pusa la punct. Investițiile în produse noi au avut un răspuns imediat, materializat în creșterea cifrei de afaceri cu peste 20% în anul 2004.
Conform ratelor de lichiditate, problemele de trezorerie nu sunt în totalitate rezolvate, societatea trebuind să facă față, în termen mai mic de un an, unui vârfde plată a furnizorilor de mijloace fixe. În această situație este imperativă transformarea creditelor pe termen scurt în credite pe termen lung.
Situația exploatării este afectată de faptul că societatea trebuie sa delocalizeze o mare parte din producție, ceea ce se traduce prin cheltuieli cu consumul de la terți destul de ridicate. Din moment ce și-a rezervat deja părți de piață importante, societatea trebuie să demareze un proces de investiții în mașini, pentru a evita o derapare a marjei comerciale.
Exploatarea este afectată de asemenea și de creșterea cheltuielilor cu personalul. Observând că această creștere a contribuit la un spor proporțional al rentabilității economice, este evident că societatea a angajat personalspecializat în marketing, gestiune sau alte activități administrative, crescând astfel cheltuielile indirecte fixe. În această situație, a crescut pragul de rentabilitate, și implicit, riscul în cazul diminuării cifrei de afaceri.
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Sistem Informatic Privind Contabilitatea Financiara (ID: 149198)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.