. Utilizarea Sistemelor Informatice In Contabilitate. Evidenta Contabila Informatizata

Capitolul 1

Introducere

A construi o economie bazată pe cunoaștere a devenit un scop rațional pentru orice stat.Acesta reprezintă drumul către competitivitate, creștere și prosperitate economică. Însă una este să se țintească un astfel de obiectiv îndrăzneț și cu totul alta să se realizeze.

Stiința economică arată că o creștere substanțială nu poate fi realizată doar prin investiții și asigurarea stabilitații mediului macroeconomic daca acestea nu sunt dublate de progresul tehnic, progres care amplifică valoarea capitalului și a forței de muncă. De aceea, schimbarea de la exploatarea resurselor la exploatarea cunoașterii reprezintă piatra de încercare a saltului de la competitivitatea bazată pe cost la cea bazată pe valoarea finală.

La nivelul decidenților politici, ca și la cel al comunității de afaceri, există o nevoie de conștientizare a faptului că abordarea sistemică a inovării presupune că relația dintre activitatea de cercetare – dezvoltare și instituții, universități nu este una liniară, fiecare parte jucând un rol cheie în întreg procesul de inovare, de la producția de cunoaștere la realizarea produselor finale.Nivelul de dezvoltare al unei societăți este determinat de performanța sistemului sau de învățământ și cercetare, de nivelul de educație al cetățenilor, de calitatea produselor activității de cercetare și accesul echitabil al tuturor potențialilor utilizatori la serviciile și produsele acestui sistem. Învățământul și cercetarea științifică reprezintă în societatea contemporană factori determinanți ai progresului și dezvoltării. Universitățile au un rol deosebit prin contribuția adusă la producerea, transmiterea și utilizarea de cunoaștere. Cercetarea științifică din universități este parte inseparabilă a unui sistem de învățământ performant și este esențială pentru dezvoltarea însăși a învățământului superior.

Cercetarea științifică de calitate este un vector al progresului și dezvoltării și de aceea este necesară necesitatea unei strategii nationale pe termen mediu și lung în domeniul cercetării științifice, evaluarea riguroasă a starii reale a cercetării științifice dar și a potențialului uman din cercetare.Integrarea învățământului superior și a cercetării științifice în spațiul European impune accelerarea procesului de reformă a învățământului superior și cercetării românești în raport cu obiectivele Uniunii Europene în privinta asigurării calitații și vizibilității sistemului de cercetare-dezvoltare-inovare din România.

Stiința inseamnă cunoașterea sistematizată, iar în sens larg include și cercetare științifică, dezvoltare tehnologică, transferul de tehnologie și inovare, etc.

Cercetarea știintifică trebuie să îmbogățeasca cunoașterea și să ofere o bază pentru dezvoltarea tehnologică în această eră postindustrială în care se află acum omenirea.

Bogăția este creată acolo unde acționează în forță noile tehnologii,iar cea mai semnificativă dintre acestea este cea care asigură suportul societății informaționale: tehnologia informației și a comunicațiilor.

Această tehnologie permite prelucrarea și vehicularea informației într-o manieră revoluționară, capabilă să producă schimbări profunde în societate, în general și în economie, în particular.

Conceptul de informație este esențial pentru societatea informațională, însă, mergând în profunzime în noua economie bazată pe internet, se constată că schimbul de informație, comunicarea, sunt piese de bază atât în definirea pieței cât și a produsului (fabrica virtuală, comertul electronic, etc.).Tehnologia societății informaționale evoluează în continuare, cunoașterea este informație iar era tehnologică evoluează spre o eră a cunoașterii, dar trecerea de la o epocă la alta nu duce la dispariții ci la transformări profunde care determină dezvoltarea economică.

În prezent , informatica își găsește aplicații în toate domeniile vieții. Computerele pot administra, proteja , transmite și prelucra o mare cantitate de date într-un timp scurt.

Pentru efectuarea unor astfel de operații este necesară o interacțiune complexă între sistemele Hardware și Software, care reprezintă domeniile fundamentale de cercetare în informatică.Din punct de vedere științific, informatica ca și matematica are consecințe fundamentale pentru multe alte domenii ale științei, doar că informatica se concentrează pe ceea ce din punctul de vedere al mașinii este realizabil.

Capitolul 2

Contabilitatea primara

În literatura de specialitate, contabilitatea este definita ca fiind arta de a înregistra și

sistematiza,în mod semnificativ, valoarea monetară a tranzacțiilor comerciale și a evenimentelor cu caracter financiar, de a întocmi situațiile financiare de sinteză și de a interpreta în mod just rezultatele obținute la sfârșitul fiecărui an sau ciclu de exploatare.În

felul acesta , contabilitatea se dovedește de a fi un instrument util la îndemâna conducerii manageriale a unitații, atât pentru aprecierea eficienței activitații trecute, cât și pentru orientarea activitații în viitor.În cadrul economiei naționale își desfașoară activitatea o multitudine de intreprinderi care au drept obiectiv principal, obținerea de produse, executarea de lucrări, prestarea de servicii, comerț, care sunt destinate consumului, satisfacerii nevoilor umane, în condiții și standarde superioare cu maxim de profit.

Având în vedere obiectivul țintă vizat de fiecare entitate economică, anume, obținerea de rezultate pozitive, de maximizarea profitului, responsabilitatea celor care organizează și țin contabilitatea, capătă valențe deosebite. Odată cu deschiderea drumului spre economia de piață și în special cu integrarea în Uniunea Europeană, contabilitatea cunoaște o creștere a importanței sale, deoarece autonomia intreprinderilor, constituirea unităților mixte cu parteneri occidentali, cere o informare fiabilă și o cunoaștere a costurilor mult mai precisă. În această perioadă de tranziție se așteaptă de la contabilitate, să nu fie atât un ghid, cât și un motor al dezvoltării economice.În acest context , contabilitatea este un instrument de bază pentru cunoașterea, gestiunea și controlul patrimoniului, precum și pentru evidențierea rezultatelor obținute, prin prisma activitaților consumatoare de resurse și generatoare de venituri.De aceea este necesară cunoașterea obiectivelor de bază ale contabilitatii, sintetizând astfel: : -înregistrarea cronologică și sistematică a mișcărilor care au loc în masa patrimoniala;

-controlul operațiunilor efectuate în vederea asigurării integrității patrimoniului si evitării risipei. Informatiile confidențiale, sistematizate in documente si situatii sunt folosite de conducerea manageriala la diferite nivele organizatorice, cu ajutorul carora, este posibil luarea in timp oportun a celor mai potrivite decizii , care sa orienteze activitatea ;

-punerea la dispoziția celor interesați (manageri,acționari,terți, investitori,clienți ) a tuturor informațiilor utile, atunci când aceștia, iau anumite decizii economice, legate de activitațile intreprinderii ;

-furnizarea de informații necesare, întocmirea documentelor de sinteză , raportare contabilă. Privită ca disciplină științifică , dar și ca activitate practică , contabilitatea asigură celor interesați două categorii de informații : informații publice și informații confidențiale. Informațiile publice sintetizate în documente de sinteză și raportare contabilă , reprezentate de bilanțul contabil , contul de profit și pierdere , rapoarte explicative , alte situații financiare , destinate utilizatorilor din afara unitații , asociați, acționari, clienți , furnizori, stat, instituții finanțatoare . Aceste informații sunt asigurate de contabilitatea financiara , conform schemei din figura 1

Fig. nr 1 : Contabilitatea financiara. 1)

flux real flux monetar

flux real

flux real

flux flux

monetar monetar

flux real flux monetar

Informațiile confidențiale, sistematizate în documente și situații sunt folosite de conducerea manageriala la diferite nivele organizatorice, cu ajutorul cărora, este posibilă luarea în timp oportun a celor mai potrivite decizii, care să orienteze activitatea intreprinderii la cerințele pieței concurențiale și contracararea acțiunii perturbatoare a factorilor endogeni si exogeni, care să permită intreprinderii ,cresterea continuă a performanțelor tehnice si economice. Așa cum se precizează în Regulamentul de aplicare a Legii Contabilității, nr 82 / 1991, modul de organizare a contabilității de gestiune ramâne la latitudinea fiecărei intreprinderi, ținând cont de specificul activității sale.Ca obiectiv își propune să furnizeze informații necesare în vederea calculației costului produselor, lucrărilor, serviciilor, costului fiecărei funcțiuni a întreprinderii, determinarea rentabilității pe purtători de costuri, întocmirea tabloului de bord, măsurarea performanțelor la nivelul structurilor sale.Toate aceste informații sunt asigurate de contabilitatea de gestiune, conform figurii nr 2

Fig nr 2 : Contabilitatea de gestiune

În contabilitatea agenților economici din România, se are în vedere asigurarea conformității cu standardele contabilității internaționale, implimentarea eșalonată a reglementărilor, armonizate cu Direcția a IV–a a Comunitătii Europene , prin structura conturilor anuale, a situațiilor financiare și a raportului anual, prin aplicarea corespunzătoare a programului de dezvoltare a sistemului contabil, funcție de cerințele impuse de dezvoltarea pieței de capital si procesul de privatizare.

Unul din instrumentele de lucru si de normalizare a contabilității îl reprezintă planul de conturi , care este un tablou , o matrice a întregului sistem de conturi , în cadrul căruia fiecare cont este individualizat printr-o denumire și un simbol cifric, fiind încadrat într-o clasă și grupă, având la bază un anumit criteriu de clasificare. În felul acesta, pentru fiecare cont se defineste conținutul economic, funcția contabilă și corespondențele cu alte conturi.

Conturile sunt clasificate și ierarhizate conform criteriului bilanțier, cu scopul ușurării întocmirii lucrărilor de închidere a exercițiului financiar.Cuprinde 9 clase de conturi, din care primele 5, soldurile conturilor reflectă structura bilanțieră, clasele 6 si 7 ajută la întocmirea contului de profit și pierdere, clasa 8 – conturi speciale –evidențiază operații extrabilanțiere iar clasa 9 sunt conturile de gestiune pentru calculația costurilor.

Orice agent economic, înregistrează operațiuni economice, funcție de specificul obiectului de activitate.Aceste operațiuni se fac cu ajutorul conturilor, care sunt de activ , pasiv sau bifuncționale, sintetice si analitice.

Clasa 1 : conturi de capital, cuprinde – capitalul social , rezerve , prime, rezultatul reportat, rezultatul exercițiului, subvenții, provizioane, împrumuturi și datorii asimilate.

Clasa 2 : conturi de imobilizari, imobilizari corporale, necorporale, în curs, financiare, amortizari, provizioane.

Clasa 3: conturi de stocuri și producție în curs de execuție, materii prime, materiale, produse, animale, mărfuri, ambalaje, provizioane pentru deprecierea stocurilor si producției în curs de execuție.

Clasa 4 : conturi de terți , furnizori, clienți, personal și conturi asimilate, asigurari sociale, bugetul statului, fonduri, grup si asociați, conturi de regularizare, decontări în cadrul unității, provizioane.

Clasa 5 : conturi de trezorerie , investiții financiare pe termen scurt, conturi la bănci, casa, acreditive, viramente interne, provizioane pentru deprecierea conturilor de trezorerie.

Clasa 6 : conturi de cheltuieli, cheltuieli privind stocurile , cu lucrările și serviciile, impozitedenumire și un simbol cifric, fiind încadrat într-o clasă și grupă, având la bază un anumit criteriu de clasificare. În felul acesta, pentru fiecare cont se defineste conținutul economic, funcția contabilă și corespondențele cu alte conturi.

Conturile sunt clasificate și ierarhizate conform criteriului bilanțier, cu scopul ușurării întocmirii lucrărilor de închidere a exercițiului financiar.Cuprinde 9 clase de conturi, din care primele 5, soldurile conturilor reflectă structura bilanțieră, clasele 6 si 7 ajută la întocmirea contului de profit și pierdere, clasa 8 – conturi speciale –evidențiază operații extrabilanțiere iar clasa 9 sunt conturile de gestiune pentru calculația costurilor.

Orice agent economic, înregistrează operațiuni economice, funcție de specificul obiectului de activitate.Aceste operațiuni se fac cu ajutorul conturilor, care sunt de activ , pasiv sau bifuncționale, sintetice si analitice.

Clasa 1 : conturi de capital, cuprinde – capitalul social , rezerve , prime, rezultatul reportat, rezultatul exercițiului, subvenții, provizioane, împrumuturi și datorii asimilate.

Clasa 2 : conturi de imobilizari, imobilizari corporale, necorporale, în curs, financiare, amortizari, provizioane.

Clasa 3: conturi de stocuri și producție în curs de execuție, materii prime, materiale, produse, animale, mărfuri, ambalaje, provizioane pentru deprecierea stocurilor si producției în curs de execuție.

Clasa 4 : conturi de terți , furnizori, clienți, personal și conturi asimilate, asigurari sociale, bugetul statului, fonduri, grup si asociați, conturi de regularizare, decontări în cadrul unității, provizioane.

Clasa 5 : conturi de trezorerie , investiții financiare pe termen scurt, conturi la bănci, casa, acreditive, viramente interne, provizioane pentru deprecierea conturilor de trezorerie.

Clasa 6 : conturi de cheltuieli, cheltuieli privind stocurile , cu lucrările și serviciile, impozite, taxe, vărsăminte asimilate, cheltuieli cu personalul, alte cheltuieli de exploatare, cheltuieli financiare, extraordinare, provizioane, impozitul pe profit și alte impozite.

Clasa 7 : conturile de venituri, cifra de afaceri,variația stocurilor, venituri din imobilizări, din subvenții,alte venituri de exploatare, venituri financiare, extraordinare,venituri din rularea provizioanelor, venit din impozitul pe profit amânat.

Clasa 8 : conturi speciale ,în afara bilanțului, bilanț de deschidere și de închidere.

Clasa 9 : conturi de gestiune, decontari interne, conturi de calculație, costul producției.

Pentru a-și realiza obiectul de activitate în vederea obținerii de profit, orice întreprindere cu activitate industrială, comercială, de servicii sau de altă natură, efectuează în mod curent tranzacții de cumpărări și vânzări de bunuri și servicii.

Operațiile curente de cumpărări și vânzări de bunuri și servicii dau conținut funcției comerciale a unei firme și se efectuează pe baza politicilor de cumpărări și vânzări stabilite de managerii firmei.

In cadrul societăților comerciale cu obiect de activitate- comercializarea mărfurilor la preț cu amănuntul- numărul tranzacțiilor de cumpărări și vânzări este nelimitat în cursul unei perioade de gestiune luată în considerare, deoarece mărfurile sunt acele elemente de stocuri care se achiziționează în vederea revânzării , fără a suferi modificări sau cu modificări neesențiale .

Derularea operațiunilor de cumpărări și vânzări de mărfuri se face de regulă plecând de la prețul de vânzare din care se exclud reducerile comerciale operate, adică prețul definitiv negociat între vânzător și cumpărător. Mărfurile la preț de vânzare cu amănuntul presupun o evaluare inițială la preț de vânzare , ajungându-se la valoarea prețului cu amănuntul prin aplicarea marjei brute.

Mărfurile reprezintă o categorie importantă de stocuri, care, în circuitul lor de la producători până la consumatori, generează un volum foarte mare de operații economico-financiare ce se efectuează prin intermediul unui număr deosebit de mare agenți economici, cu diferite profiluri de activitate comercială. Astfel, se poate considera cã există 3 categorii importante de unități patrimoniale cu profil comercial și anume: en gros sau cu ridicata, en detail sau cu amănuntul și mixte.Unitățile comerciale en gros sunt cele care asigură desfășurarea acestei forme de circulație a mărfurilor, efectuând operatiuni de cumpărare a bunurilor de consum, în cantiăți mari și foarte mari, de la producătorii și furnizorii interni și externi, precum și de vânzare a lor în loturi mari către alți agenți economici, de regulă cu profil comercial en detail inclusiv de alimentație publicã. Vânzările se pot efectua și către alte unităti patrimoniale, de asemenea, cu profil comercial en gros.Unitățile comerciale cu profil en detail realizează această formă de circulație a mărfurilor efectuând cumpărarea acestor bunuri, de regulă, de la unitățile en gros, dar și de la producătorii și furnizorii interni, în loturi mici sau re1ativ mici, precum și vânzarea lor către populație, inclusiv prin unități de alimentație publicã. Mărfurile se vând in starea în care au fost cumpărate sau după o prelucrare prealabilă în vederea consumului în unități operative special amenajate (restaurante, bufete ș.a.).Unitățile comerciale mixte efectuează atât operații comerciale en gros, cat și en detail.

Pentru unitățile comerciale amintite anterior este caracteristic faptul că au ca obiect de activitate principal sau complementar atăt cumpărarea, cât și revânzarea mărfurilor în scopul obținerii unui profit. Aceste unități desfășoară, de regulă activități ce se încadrează în diverse domenii de activitate.

În categoria mărfurilor, care au o structură eterogenă se includ atât bunurile pe care agentul economic le cumpără în vederea vânzării în starea în care au fost achiziționate, cât și produsele finite transferate de unitățile producătoare în magazinele proprii de prezentare și desfacere, precum și acele active circulante materiale de natura materiilor prime, materialelor consumabile, obiectelor de inventar, ambalajelor ș.a. devenite disponibile în cadrul patrimoniului unității economice și care se vând terților așa cum au fost cumpărate.

În ceea ce privește vânzarea ultimelor elemente de stocuri amintite mai sus se menționează că, după realizarea acestei operații, se înregistrează numai scriptic în debitul contului de mărfuri (371), prin corespondență cu creditul conturilor corespunzătoare naturii lor (301, 302, 303, 381 etc.) și nu ocazionează aspecte specifice privind evaluarea și prețurile de înregistrare în contabilitate. Totodată este justificat să se aibă în vedere, atunci când este cazul, translocarea diferențelor de preț aferente în creditul sau debitul contubui 378 “Diferențe de preț la mărfuri” după cum sunt favorabile și respectiv nefavorabile, prin corespondență cu debitul sau creditul conturilor de diferențe corespunzătoare activelor circulante materiale în cauză(308, 388).Această modalitate de soluționare contabilă asigură majorarea, pe de o parte, a cheltuielior și implicit a costului de producție numai cu ceea ce se consumă efectiv pentru obținerea produselor finite, iar pe de altă parte a cheltuielilor privind mărfurile cu sumele ce privesc vânzarea celorlalte elemente de active circulante materiale.

Organizarea contabilității mărfurilor este influențată într-o anumită măsură de prețul de înregistrare ce se utilizează și care, în funcție de categoria în care se încadreazã unitatea patrimonialä și implicit de opțiunea sa, poate fi costul efectiv de achiziție, prețul prestabilit (standard), prețul cu amănuntul sau en gros.

Costul efectiv de achiziție este recomandat in cazul unităților care comercializează un număr relativ redus de sortimente de mărfuri, cu o frecvență redusă a intrărilor și ieșirilor, dar in cantități mari. Caracteristica de bază a acestei metode constă în evaluarea mărfurilor și implicit a operațiilor de intrări și ieșiri la prețul efectiv de aprovizionare, care în condițiile actuale este fluctuant, fapt ce crează anumite dificultăți în legătură cu evaluarea ieșirilor din gestiune.

În situația utilizării costului de achiziție ca preț de înregistrare este justificată crearea în cadrul contului 371 ,,Mărfuri” a douã conturi analitice, unul pentru prețul de facturare sau de cumpărare (371.01) și celălalt pentru cheltuielile de transport-aprovizionare și alte consumuri similare (371.02), ambele cu funcția contabilă de activ, însă ultimul cu repartizare lunară proporțională cu mărfurile vândute, pe bază de coeficient mediu. Pentru operațiile de ieșire din patrimoniu, în funcție de specificul și interesele agentului economic, se poate adopta una dintre cele trei metode (C.M.P., F.I.F.O., L.I.F.O.) prezentate în cadrul paragrafului privind evaluarea stocurilor și producției în curs de execuție.

Prețul cu amănuntul sau cel de vânzare en gros se utilizează numai în cazul mărfurilor, putând fi adoptat de oricare agent economic cu profil comercial, en detail, en gros sau mixt. De altfel, acest preț se justifică în condițiile unui comert cu articole și sortimente numeroase și o frecvență mare a intrărilor și ieșinilor, precum și în situația organizării evidenței analitice după metoda global-valorică, ceea ce nu exclude posibilitatea utilizării lui și în cazul evidenței cantitativ-valorice pe sortimente de mărfuri.

Prețul analizat, datorită modificărilor cu caracter oarecum frecvent ale prețurilor de cumpărare, adaosurilor comerciale și altor cauze, se poate reduce sau majora, după caz, pe bază de inventar, atunci cănd este necesar. Această operație nu contra-vine prevederilor contabile în vigoare întrucât nu se afectează valoarea de intrare în patrimoniu la costul efectiv de achiziție.

Prețul cu amănuntul sau de vânzare en gros se stabilește de către agentul economic prin luarea în calcul a unui anumit adaos comercial, posibil de realizat, însă atunci când situația de pe piață se schimbă este normal să se majoreze sau diminueze adaosul comercial și implicit prețul de vânzare, pe bază de inventar de schimbare de prețuri, cu înregistrarea corespunzătoare în contabilitate.

Altfel spus, majorarea sau reducerea prețului cu amănuntul sau a celui de vânzare en gros pâna la nivelul costului de achiziție respectă regulile și principiile contabile, find un drept exclusiv al agentului economic care poate lua asemenea decizie atunci când apreciază că este necesar pentru valorificarea în condiții avantajoase a mărfurilor și pentru evitarea unor riscuri.

În legătură cu prețul de vânzare cu amănuntul se impune precizarea că în cazul agenților economici neplătitori de TVA (cu cifră anuală de afaceri sub 2 miliarde lei sau care beneficiază de prevederi legale exprese) el conține, pe lânga elementele cunoscute, și TVA facturată de furnizori și reprezintă atât prețul de vânzare către populație, cât și prețul de evidență sau de înregistrare în contul de mărfuri.Totodată, se reține că pentru mărfurile lent și greu vandabile la care se impune practicarea unor prețuri de vânzare sub nivelul costului efectiv de achizitie este necesar ca la inventarierea anuală, să se constituie provizioane pentru depreciere.

În legătură cu acest ultim aspect, precum și în ceea ce privește mărfurile cu perioada de valabilitate expirată, degradate sau depășite calitativ și totodată neimputabile, se menționeză că, potrivit reglementărilor în vigoare, consiliul de administrație al agentului economic, fără vreo altă aprobare, are competențe să decidă efectuarea operației de declasare și casare.

Prețul de vânzare cu amănuntul, exclusiv TVA, sau en gros se reflectă în contul de mărfuri (371) și este format din costul efectiv de achiziție (prețul facturat de furnizor și cheltuielile de transport-aprovizionare) și adaosul comercial.

In ceea ce privește utilizarea prețului cu amănuntul sau de vânzare en gros se menționează că, în activiatea practică, în vederea respectării regulilor generale de evaluare privind intrarea în patrimoniu la costul efectiv de achiziție și totodată pentru evitarea interpretarilor de naturã fiscală se consideră că este necesar și totodată nu contravine reglementărilor în vigoare să se deschidă două conturi analitice distincte la contul sintetic 378 ,,Diferențe de preț la mărfuri” și anume:

— 378.01 ,,Diferențe de preț la mărfuri privind cheltuielile de transport-aprovizionare”, cu funcția contabilă de activ și;

— 378.02 ,,Diferențe de preț la mărfuri privind adaosul comercial”, cu funcția contabilă de pasiv, conturi asupra cărora se va reveni ulterior.

Prețul cu amănuntul sau de vănzare către populație, exclusiv TVA, se determină prin adăugarea la prețul de cumparare (facturare) negociat cu furnizorul a adaosului comercial considerat de agentul economic ca fiind posibil de realizat.

La rândul său, prețul cu amanuntul total sau de vânzare către populație, inclusiv TVA, se calculează prin adăugarea la prețul cu amănuntul amintit anterior a cotei legale de TVA. Acest preț reprezintă prețul de înregistrare în contabilitate a mărfurilor de către agenții economici care adoptă această variantă de evaluare.

Capitolul 3

Sisteme informatice

Conducerea proceselor economico-sociale se realizează prin cunoașterea operativă a schimbărilor intervenite în evoluția sistemelor micro și macroeconomice pentru corectarea traiectoriei cibernetice a acestor sisteme.

În vederea realizării acestor obiective, sistemul de conducere își exercită funcțiile sale prin recepționarea de informații și transmiterea de decizii către sistemul informațional. Deci, sistemul de conducere, realizează obiectivele sale prin intermediul informațiilor care constituie și obiectul de prelucrare al sistemului informațional și al celui de execuție.

În acest sens, informația are un caracter complex, cu un anumit grad de generalitate, determinat în funcție de gradul de detaliere al proceselor economico-sociale.

3.1. Concept. Aspecte generale

Informația redă într-un mod specific imaginea realității economico-sociale, fiind destinată gândirii umane în vederea descifrării semnificațiilor sale și transformarea acesteia prin intermediul factorului uman-decizional în decizii menite să regleze întregul sistem cibernetic condus.

Informația este vehiculată și utilizată prin intermediul unui suport material de natură fizică (hârtie, bandă magnetică, disc magnetic, etc.), optica (afisare, video, etc.), acustica (semnale sonore, etc.) sau combinații ale acestora.

Informațiile se obțin în urma proceselor de prelucrare (manuale, mecanizate sau automatizate) pe baza unor ansambluri de semne, organizate după anumite principii și reguli, denumite date.

Datele sunt elementele de intrare în procesul de prelucrare, fiind formate din cifre, litere, cuvinte, simboluri, etc.. Ele constituie obiectul de prelucrare, care prin conversie devin informații.Informațtiile pot fi grupate după mai multe criterii astfel :

-după domeniul de activitate,

-după forma de exprimare,

-după frecvența de generare și utilizare,

-după conținutul si nivelul de detaliere,

-după natura simbolurilor utilizate.

În funcție de domeniul de activitate informațiile pot fi :

-tehnologice

-tehnico-științifice

-economice

-sociale.

Informațiile tehnologice sunt folosite în conducerea, coordonarea și controlul proceselor tehnologice din industrie, construcții, agricultură, transporturi, comunicații,etc..

Informațiile tehnico-științifice sunt acele informații care reflectă rezultatele activității de cercetare științifică, dezvoltare tehnologică. și introducere a progresului tehnic.

Informațiile economice sunt folosite în conducerea, desfășurarea și controlul fenomenelor și proceselor economice desfășurate la nivel micro, mezo și macroeconomic.Ele devin obiectul schimbului între organismele economice ale economiei de piață :societăți comerciale, clienți, furnizori, acționari, bănci, instituții financiare și instituții guvernamentale de sinteză.

Informațiile sociale sunt acele informații ce caracterizează dezvoltarea de ansamblu a unei societați si sunt folosite în vederea fundamentării direcțiilor de dezvoltare a întregii națiuni.

Dupa forma de exprimare, informațiile pot fi :

– analogice,

-numerice.

Informațiile analogice sunt acele informații ce cuantifică starea si dinamica fenomenelor fizico-chimice din cadrul utilajelor și agregatelor ce realizează procesele tehnologice în toate ramurile economiei naționale. Aceste informații redau : temperatura, presiunea, viteza, volumul, etc., pentru a caracteriza desfașurarea tehnică a proceselor respective.

Informațiile numerice se mai numesc si digitale.Ele cuantifică procesele economice pe baza unui sistem convențional de codificare și principii de utilizare. Sunt informațiile care redau indicatori economici, analitici și sintetici reprezentați sub formă calitativă prin documente, situații, rapoarte, decizii scrise, etc., care folosesc convenții numerice sau alfanumerice de exprimare și utilizare.

În funcție de frecvența de generare și utilizare, informațiile se clasifică astfel :

-informații operative,

-informații periodice,

-informații statistice,

-informații previzionale.

Informațiile operative redau starea și dinamica fenomenelor și proceselor economice ce fac obiectul cuantificării pe intervale mici de timp (oră, schimb, zi).

Informațiile periodice sunt informațiile formate din adunarea informațiilor operative la anumite intervale de timp prestabilite(decadă, lună, trimestru, semestru, an) astfel incât fenomenele și procesele economice să poată fi cuantificate la încheierea acestor intervale de timp.

Informațiile statistice sunt informațiile ce se bazează pe utilizarea informațiilor operative și periodice. Ele redau dinamica și structura fenomenelor și proceselor economice prin comparații ale informațiilor între doua intervale de timp, denumite intervale de referință.

Informațiile previzionale provin din agregarea informațiilor operative, periodice sau statistice pentru a determina evoluția viitoare a fenomenelor și proceselor economice pe baza careia se vor lua deciziile cu caracter previzional.

După conținutul și nivelul de detaliere, informațiile pot fi :-analitice și sintetice.

Informațiile analitice sunt acele informații care descriu în detaliu fenomenele și procesele economice elementare care nu mai pot fi descompuse. Ele reflectă starea și dinamica fenomenelor și proceselor ce au un grad mic de prelucrare și reprezentativitate.

Informațiile sintetice arată starea și dinamica fenomenelor și proceselor economice complexe și sunt obtinute prin cumularea informațiilor analitice la anumite intervale de timp (luna, semestru trimestru, an, etc.) și nivelele de referința (comandă de fabricație, secție de producție, cont sintetic, etc.).

În funcție de simbolurile utilizate, informațiile pot fi :

-alfabetice,

-numerice,

-alfanumerice,

-logice,

-de tip dată-calendaristică.

Informațiile alfabetice sunt acele informații reprezentate prin intermediul literelor specifice alfabetului.

Informațiile numerice sunt reprezentate prin intermediul cifrelor specifice sistemului zecimal. Ele pot fi :-informații numerice intregi,

-informații numerice cu zecimale.

Informațiile alfanumerice sunt informațiile reprezentate prin intermediul literelor alfabetului, al cifrelor numerice cu zecimale și al caracterelor specifice cum arfi : %, >, <, =,  #, *, -, spațiu, etc..

Informațiile logice redau realizarea unui anumit obiectiv sub forma da sau adevărat sau nerealizarea acestuia prin nu sau fals, având lungimea unui caracter.

Informațiile de tip dată-calendaristică redau momentul cronologic al generării sau existenței unui fenomen sau proces.

Într-o unitate economică, fenomenele și procesele economice sunt comunicate prin intermediul unui suport material, de la o sursă (emițătorul de informații), la un receptor (destinatarul informației).

Unitatea economică este formată dintr-un ansamblu de componente intercorelate, organizate și funcționale în vederea atingerii unui obiectiv specific activităților sale.Drept urmare, ea este reprezentată printr-un sistem complex socio-economic, autoreglabil și deschis către economia natională.Funcționarea întregului sistem al unitații poate fi cuantificată în mod static și dinamic printr-un ansamblu de variabile de stare, în timp ce interacțiunea acestuia cu celelalte structuri ale economiei nationale formează ansamblul intrarilor și al ieșirilor.

Un sistem este un ansamblu de elemente interdependente, între care se stabilește o interacțiune dinamică, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumit obiectiv.Interacțiunea dinamică a elementelor unui sistem este materializată în fluxuri stabilite între acestea, fluxuri ce implica resursele existente. Orice organism economic este un sistem datorită următoarelor :

-el prezintă o structură proprie ce constă într-o multime de elemente constitutive care interactionează între ele pe principii funcționale

-fluxurile existente între componentele organizatorice implică resursele organismului economic și acestea sunt :1.fluxuri materiale(de materii prime, semifabricate, produse finite, etc.),

2.fluxuri financiare,

3.fluxuri informaționale.

-mulțimea componentelor organizatorice și interacțiunea dintre acestea au drept scop realizarea unui anumit obiectiv global și anume : funcționarea intreprinderii în condiții optime.

Sistemul intreprinderii este constituit din trei subsisteme :

-subsistemul decizional,

-subsistemul informațional,

-subsistemul operativ.

În cadrul subsistemului operațional se desfășoară procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic, are loc culegera datelor care apoi sunt transmise subsistemului informațional (flux ascendent) în vederea stocării și prelucrării datelor necesare obtinerii informațiilor utile în vederea fundamentării deciziilor la nivelul subsistemului decizional sau de conducere cum mai este numit.

Sistemul informațional are un dublu rol și anume :

-asigură toate informațiile necesare luării deciziilor pe toate nivelele de responsabilitate, conducere și contact.

-asigură căile de comunicare între celelalte subsisteme deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt transmise factorilor de execuție prin subsistemul informațional(flux descendent).

Deciziile pot fi pe perioade de timp mai lungi și se numesc decizii strategice sau pe perioade mai scurte de timp și se numesc decizii tactice.

Subsistemul informațional are drept scop asigurarea informațiilor necesare stafului managerial dar asigură în același timp și un mijloc de comunicare între celelalte două subsisteme, De asemeni, el reprezintă și o legătură între mediul inter al intreprinderii și cel extern lui(mediul economic, financiar, bancar).

Scopul principal al sistemului informațional este de a furniza fiecărui utilizator toate informațiile necesare conform atribuțiilor și responsabilităților sale.

Sistemul informațional este format din :

-ansamblul informațiilor interne si externe, formale sau informale, utilizate în cadrul firmei și datelor ce au stat la baza obținerii lor ;

-procedurile și tehnicile de obținere și de difuzare a informațiilor ;

-platforma hardware necesară prelucrării datelor și disipării informațiilor ;

-personal specializat în culegerea, transmiterea, stocarea și prelucrarea datelor.

Informația furnizată de sistemul informațional trebuie sa se caracterizeze prin :

-acuratețe si realitate,

-concizie,

-relevantă,

-consistență,

-oportunitate

-formă de prezentare adecvată,

-cost corespunzator.

O informație ce se caracterizează prin acuratețe și realitate este o informație ce reflectă cât mai fidel realitatea printr-o evaluare corectă.

O informație concisă este acea informație la obiect, succintă, fără elemente nerelevante.

O informație relevantă este acea informație care oferă acele elemente de cunoaștere de care decidentul are nevoie pentru soluționarea unei probleme.

Informația consistentă, este o informație densă, ce nu cuprinde în interiorul ei elemente needificatoare pentru rezolvarea problemei pentru care a fost ceruta.

O informație oportună este acea informație care parvine utilizatorului într-un timp util pentru a-i servi la fundamentarea deciziei.

Informația trebuie să ajungă la utilizator într-o formă adecvată, astfel încat acesta să o poată recepta rapid și corect. Relevanța informației trebuie sa fie maximă.

Totodată informația trebuie să aibă un cost corespunzător în raport cu valoarea ei.

Sistemul informatic este acea parte a sistemului informațional care permite realizarea operațiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor și difuzarea informațiilor astfel obtinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informației(TI).Sistemul informatic al firmei este astfel structurat incât sa corespunda cerințelor diferitelor grupuri de utilizatori :

-factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice și operative ;

-personalului implicat în procesul culegerii si prelucrării datelor ;

-personalului implicat în procesul cercetării științifice și proiectării de noi produse și tehnologii de fabricație.

În cadrul sistemului informatic al firmei sunt urmatoarele subsisteme :

-subsistemul conducerii strategice,

-subsisteme ale conducerii curente,

-subsistemul de gestiune a cunoașterii(este specific activitatilor de cercetare și proiectare),

-subsisteme operationale[KL,JL].

Sistemele informatice la nivel operațional(Operational Level Systems) permit culegerea, stocarea și prelucrarea datelor ce se refera la tranzacțiile și procesele economice ce se derulează :aprovizionarea cu materii prime și materiale, consumuri de materii prime și materiale, produse finite obtinute, livrate,încasate, plăți efectuate către furnizori, etc..

Sistemele de gestiune a cunoașterii în cadrul firmei(Knowledge Systems) promovează noile tehnologii și cunoștiinte în cadrul firmei, cum sunt produsele software destinate proiectării asistate de calculator-CAD și asigură automatizarea și controlul fluxului de documente în cadrul firmei.

Sistemele informatice destinate conducerii curente sunt sistemele ce asigură derularea activitățiilor de control și conducere pe termen scurt. Ele generează rapoarte periodice cu o structură prestabilită și oferă informatii necesare decidentului conform domeniului sau de responsabilitate. Sunt mai mult sisteme de raportare periodică și sunt mai putin necesare îin urma apariției unor situații neprevăzute.

Sistemele informatice destinate conducerii strategice dau posibilitatea echipei manageriale să planifice activitatea firmei pe termen lung în vederea atingerii obiectivelor strategice.

Pornind de la natura prelucrărilor realizate prin intermediul sistemelor informatice în cadrul firmei, sistemele informatice se pot clasifica astfel :

=sisteme pentru prelucrarea tranzactiilor(TPS-Transaction Processing Systems) : sunt specializate în preluarea, stocarea și prelucrarea datelor privitoare la tranzacțiile zilnice, de rutină, au un grad mare de repetabilitate și un volum mare de date procesat, în această categorie intră :sistemul informatic privind gestiunea producției,sistemul informatic privind evidența vanzărilor,sistemul informatic al contabilității financiare, sistemul informatic privind gestiunea stocurilor, etc. ;

=sisteme destinate activitații de birotică(OAS-Office Automation Systems) : sunt destinate mai ales personalului implicat în procesul prelucrării informației(contabili, funcționari, secretari) dar și managerilor , în această categorie intra : procesoarele de texte, procesoarele de tabele, sisteme de poștă electronică, etc.

=sisteme destinate cercetării-dezvoltării (KWS-Knowledge Work Systems)-sunt destinate creerii și integrării noilor tehnologii în cadrul firmei,utilizatorii sunt : inginerii, proiectanții, specialiștii angrenați în activitatea de cercetare-dezvoltare.

= sisteme informatice destinate conducerii(MIS-Management Information Systems)-sunt destinate asigurării rapoartelor sintetice de rutină necesare în fundamentarea deciziilor curente, a controlului și planificării pe termen scurt.

=sisteme suport de decizie(DSS-Decision Support Systems)- sunt sisteme ce oferă managerilor modele complexe și aprofundate de analiză în vederea fundamentării deciziilor, valorifică informațiile oferite de TPS si MIS împreună cu informatiile ce provin din mediul economic exterior(curs valutar,prețul produselor fabricate de firmele concurente,prețul pe piață al materiilor prime, etc.) sistemele din această categorie sunt :sistemele expert ce se caracterizează prin stocarea cunoștiințelor unui expert uman, sub formă de fapte și reguli într-o bază de date.

=sisteme suport ale executivului(ESS-Executive Support Systems)-sunt destinate conducerii strategice, permit luarea unor decizii nestructurate,altele decât cele de rutină ;folosesc la solutionarea unor probleme ;utilizeaza date din MIS,DSS, dar și cele mai avansate produse software.

3.2. Sisteme informatice integrate

Sistemele informatice de gestiune sunt definite în literatura de specialitate fie plecând de la informație și de la suportul acesteia și atunci ele reprezintă ansamblul informațiilor utilizate în cadrul firmei,a mijloacelor și procedurilor de identificare, culegere, stocare și prelucrare a informațiilor,fie plecând de la functia pe care sistemul informatic de gestiune trebuie să o îndeplinească ,adică oferirea informației solicitate de utilizator în forma dorită și la momentul oportun .Sistemele informatice de gestiune(SIG) sunt formate din patru componente independente și anume : domeniile de gestiune,datele,modelel e de gestiune,regulile de gestiune.

Sistemele informatice de gestiune asigură obținerea și furnizarea de informații solicitate de utilizator utilizând mijloacele T.I.

Domeniile de gestiune sunt specifice fiecăreia dintre activitățiile omogene desfășurate în cadrul firmei cu luarea în considerare a interacțiunilor dintre ele,iar abordarea lor se face într-o viziune ierarhică care conduce la identificarea următoarelor nivele :

-tranzacțional-în cadrul caruia se efectuează operații elementare ;

-operațional-în cadrul caruia se desfășoară operații curente,iar deciziile luate la acest nivel sunt curente, de rutină ;

-tactic-în cadrul căruia se desfășoară activitățiile de control, iar deciziile luate la acest nivel sunt cele pe termen scurt ;

-strategic-este nivelul caracteristic deciziilor pe termen lung care angajează global firma.

Tipurile de sisteme informatice utilizate în cadrul firmei sunt : TPS ;OAS ; KWS ;MIS ;

DSS ;ESS.

Sistemele informatice de tip TPS au ca date de intrare datele primare privind tranzacțiile ; ca prelucrări de date sunt :actualizări, sortări, generări de rapoarte ; ieșirile sunt situații sintetice și analitice ; utilizatorii sunt conducătorii serviciilor funcționale.

Sistemele informatice de tip OAS au ca date de intrare datele primare, documente, secvențe video și audio ; ca prelucrări de date sunt : procesarea documentelor, comunicații, PIM (Personal Information Management) ; ieșirile sunt documente, corespondența, mesaje ; iar utilizatorii sunt funcționarii, contabilii.

Sistemele informatice de tip KWS au ca date de intrare specificații de proiectare, baze de cunoștiințe tehnico-științifice ; ca prelucrări de date sunt : modelări, simulări ; tipurile de ieșiri sunt : modele, proiecte, schite ; iar utilizatorii sunt din cadrul personalului tehnic : ingineri, proiectanți.

Sistemele informatice de tip MIS au ca date de intrare un volum mare de date provenit de la TPS ȘI KWS ; prelucrările se fac pe baza unor modele simple, analize ; ieșirile sunt situații sintetice, rapoarte privind abaterile, etc. ; utilizatorii sunt managerii pe domeniile de activitate.

Sistemele informatice de tip DSS, ca intrări au un volum mic de date provenit de la TPS,MIS,KWS ;se fac prelucrări pe baza unor modele analitice de analiză ; iesirile constau in situatii și analize decizionale ;utilizatorii sunt managerii și Consiliul de administratie.

Sistemele informatice de tip ESS, ca intrări folosesc date interne și externe agregate ; prelucrări sunt : grafice, simulări, prelucrări interactive ; iesirile constau în analize și prognoze ;utilizatorii acestui tip de sistem informatic sunt managerii și Consiliul de administrație.

Datele, pentru un sistem informatic de gestiune reprezintă punctul de plecare, ‘‘materia primă’’.

Modelele de gestiune regrupează procedurile unui domeniu, de exemplu :modelul contabil este specific domeniului financiar-contabil ; modelul tehnologiei de fabricație este specific domeniului de producție ; modelul de vânzări este specific domeniului comercial.

Regulile de gestiune permițând prelucrarea datelor și utilizare informațiilor în conformitate cu obiectivele sistemului sunt :

-aprovizionarea se realizează când stocul efectiv scade sub stocul normat ;

-evaluarea materialelor se realizează conform metodei FIFO ;

-o materie primă se stochează într-o singură gestiune ; etc.

Sistemele informatice de gestiune actuale sunt sisteme integrate și se caracterizează prin principiul introducerii unice a datelor și prelucrării multiple a acestora conform nevoilor utilizatorilor.

SIG al unui agent economic reuneste subsisteme specializate între care se manifestă interacțiuni specifice. Fiecare subsistem cuprinde procese informaționale omogene, specifice unei arii de interes din cadrul SIG global. Deoarece la nivelul fiecărei funcții sunt definite activități specifice, cum ar fi de exemplu în cadrul funcției financiar-contabile se desfășoară activități privind : contabilitatea financiară,contabilitatea de gestiune,controlul financiar preventiv, la nivelul subsistemului informatic de gestiune vor fi definite aplicații distincte corespunzătoare acestor activități.Aplicațiile sunt formate din proceduri, iar fiecare procedură se descompune în module, reprezentând secvențe de cod realizând o funcție independentă din cadrul procedurii.In cadrul SIG financiar-contabil sunt două aplicații 😮 aplicație ce acoperă domeniul contabilității financiare și o aplicație ce acoperă contabilitatea de gestiune.Procedurile din contabilitatea financiară sunt :

-actualizarea bazei de date contabile ;

-contabilitatea cronologică;

-contabilitatea sistematică ;

-operații și lucrări contabile de sfârșit de lună.

În cadrul procedurii contabilității sistematice există module asigurând generarea următoarelor lucrări :cartea mare, balanța de verificare analitică, balanța de verificare sistematică.Principiile proiectării și realizării sistemelor informatice de gestiune sunt :

-abordarea globală a problemei de rezolvat,

-utilizarea unei metodologii unitare in proiectarea și realizarea sistemului informatic,

-aplicarea celor mai moderne solutii și tehnici de proiectare și realizare a sistemului informatic,

-structura sistemului informatic independent de structură organizatorică din cadrul firmei,

-participarea nemijlocită a viitorului beneficiar la activitătile de analiză,proiectare și implementare a sistemului informatic,

-respectarea cadrului legislativ,

-realizarea unor sisteme informatice în concordanță cu resursele disponibile la utilizator,

-anticiparea și controlarea schimbării software-ului,

-explicarea și documentarea compromisurilor inerente în dezvoltarea software.

Structura generală a unui sistem informatic de gestiune are trei componente majore :-intrările,

-prelucrările,

-iesirile.

Fig. Nr.3 Componentele structurale ale SIG

Intrările sunt ansamblul de date încărcate,gestionate și prelucrate în cadrul sistemului informatic pentru a obtine informatii.Ele se clasifica în :-tranzacții externe

-tranzacții interne.

Tranzacțiile externe sunt tranzacții ce provin din mediul exterior al sistemului informatic ; redau dinamica operațiilor și proceselor economice și financiare din firmă ; introducerea lor în sistemul informatic se poate realiza :on-line si off-line.Exemple de tranzacții externe sunt :datele referitoare la aprovizionările cu materii prime, operațiile de încasări, operațiile de plăți, etc.

Intrările de tip on-line sunt :

-date consemnate in documente,la locul producerii operațiilor pe care le evidențiază în cadrul firmei :bon de consum,factură emisă unui client,etc. ;

-date care provin din mediul economic-financiar –bancar, consemnate în documente sau înscrise în norme sau prevederi legale : facturi primite de la furnizori,ordine de plată onorate de clienți, TVA, cotele de impozit pe profit, etc.

-date ce provin de la alte sisteme informatice operationale în cadrul aceleiași firme.

Intrările de tip on-line sunt realizate direct, utilizându-se mijloace moderne ale TI :

-transfer de date prin reteaua locală din cadrul firmei,

-transfer de date la distantă :-prin Internet,

-prin rețele private.

Tranzacțiile interne apar ca urmare a prelucrărilor automate desfășurate în cadrul sistemului informatic ceea ce duce la modificări structurale în colecțiile de date.Exemple de tranzacții interne :valoarea totală a produselor livrate,valoarea totală a încasărilor, etc.

Prelucrările, ‘‘reprezintă un ansamblu omogen de prelucrări automate,realizând :

-crearea inițială și actualizarea bazei de date ;

-exploatarea bazei de date ;

-reorganizarea bazei de date ;

-salvarea sau restaurarea bazei de date.’’4

Ieșirile sunt reprezentate de rezultatele prelucrărilor desfășurate și se clasifică în funcție de natura prelucrărilor ce le-au generat în :

-ieșiri obținute în urma operațiilor de transfer a datelor care nu și-au modificat valoarea față de momentul introduceri lor în sistem(numărul și data facturii,denumirea unui produs,cantitatea facturată,etc.) ;

-ieșiri obținute în urma unor operații de calcul pe baza unor algoritmi prestabiliți(valoarea produsului facturat,total factură,valoarea vânzărilor pe luna…,etc.).

De asemeni ,ieșirile sistemului informatic se pot clasifica și în funcție de conținutul și forma lor de prezentare în :

-indicatori sintetici,

-rapoarte(situații),

-grafice,

-foi de calcul electronice,

-ieșiri destinate altor sisteme.

Rapoartele grupează diverși indicatori sintetici sau analitici sub formă tabelară.

Exemple de rapoarte :ștatul de plată,situația stocurilor la data de….,balanța sintetică,etc.).

Rapoartele se clasifică dupa gradul de agregare a datelor în :

-rapoarte sintetice(balanța contabilă,bilanțul contabil),

-rapoarte analitice(situatia intrărilor pe luna…,situatia consumului de materiale pe luna…,etc.),

-rapoarte conținând date de stare,

-rapoarte statistice,

-rapoarte previzionale,

-rapoarte de uz intern,

-rapoarte de uz general.

Dupa frecvența de generare rapoartele se clasifică în :

-rapoarte zilnice,

-rapoarte lunare,

-rapoarte trimestriale,

-rapoarte anuale.

Rapoartele pot fi scoase la imprimantă,pot fi afișate pe monitorul calculatorului,pot fi inregistrate pe suport magnetic(floppy-disk) pentru a putea fi transmise of-line beneficiarului sau transmise la distanță sub formă de fișiere prin intermediul rețelelor.

Graficele permit reprezentarea într-o formă sugestivă,bi sau tridimensională a mișcării indicatorilor sintetici și abalitici și a structurii indicatorilor.Ele pot fi :

-liniare,

-histograme,

-bursieri,

-de structură,

-mixt, etc.

Foile de calcul electronice sunt generate cu ajutorul procesoarelor de tip EXCEL,LOTUS 1-2-3.

Ieșirile destinate altor sisteme sunt reprezentate de fișiere transmise on-line sau off-line în vederea continuării prelucrărilor în cadrul altor subsisteme informatice.În funcție de modalitatea de abordare și realizare a sistemului informatic, de-a lungul timpului s-au format trei strategii :-strategia descendentă ;strategia ascendentă ; strategia mixtă.

Strategia descendentă(sau top –down) are la bază principiul descompunerii sistemului informatic complex ce urmează a fi realizat în componente prezentând o complexitate mai redusă, parcurgând succesiv mai multe nivele de detaliere la nivelul fiecărei componente definite.Astfel, sistemul informatic dobandeste o structură ierarhică, modulară, în care fiecare componentă îndeplinește o anumita funcționalitate și va fi coordonata în funcționarea sa de componentele plasate la nivelul ierarhic imediat superior.

Această strategie se aplică în cazul sistemelor informatice complexe,vizând o arie largă de cuprindere(de exemplu :sistemul informatic al Ministerului Finanțelor,sistemul informatic al unei bănci,sistemul informatic al unui agent economic,etc).Se asigură astfel realizarea unei soluții globale ,unitare la nivel conceptual pentru întregul sistem ,componentele acestuia urmând sa fie proiectate și realizate independent(pe baza unei planificări),prioritațile fiind fixate în funcție de opțiunea beneficiarului sau importanței respectivelor componente și conexiunilor necesare în cadrul sistemului global.

Pe masură ce se realizează componentele din arhitectura generală a sistemului informatic acestea se vor testa și apoi integra în produsul final a cărui funcționalitate va fi de asemenea verificată.Se poate realiza trecerea în exploatare a componentelor finalizate urmând ca integrarea acestora în sistemul informatic global să se realizeze în timp. Aplicarea unei astfel de strategii impune un efort deosebit atât în perioada de analiză cât și de proiectare și realizare ceea ce impune eforturi financiare deosebite.

Strategia ascendentă (sau bottom up),este strategia ce promovează inițiativa la nivelul fiecarui domeniu de gestiune.Astfel, se dezvolta soluții informatice la nivelul fiecărui domeniu de gestiune (contabilitate,comercial,producție,etc.) fără a exista o solutie cadru și o arhitectură definită pentru sistemul informatic global la nivel de firmă.

Sistemele de gestiune se realizează și exploatează independent pe măsura finalizării lor,raspunzând cerințelor de gestiune ale domeniilor pentru care au fost realizate ,urmând ca ulterior să se treacă la integrarea acestora în cadrul sistemului informatic global  al firmei.

Strategia mixtă reprezintă o combinare a strategiei descendente cu strategia ascendentă reținându-se punctele lor forte.

În această abordare se optează pentru o definire a componentelor sistemului informatic în conformitate cu cerințele strategiei descendente, urmând ca proiectarea, realizarea și integrarea acestor componente să se realizeze urmând cerințele strategiei ascendente.

Sistemele informatice se caracterizează printr-un ciclu de viață care începe cu decizia realizării unui nou sistem informatic care sa corespundă mai bine noilor cerințe ale utilizatorilor și se încheie cu decizia de înlocuire a sistemului informatic existent cu unul nou,mai performant.Ciclul de viată se desfășoară pe etape,iar în cadrul fiecărei etape sunt definite faze și activități specifice.

Elementele comune pentru toate ciclurile sunt următoarele faze :

-Definirea cerințelor utilizatorilor :-utilizatorii vor preciza obiectivele pe care urmează să le îndeplinească viitorul sistem informatic , criteriile de eficiență, securitate,performanță pe care acesta urmează să le îndeplinească.

-Specificația cerințelor sistemului :-prezentarea detaliată a rezultatelor pe care sistemul informatic urmează să le asigure. Se va evidenția ce anume urmează să facă fără a se sugera în nici un fel cum va face acest lucru. ;

-Specificația cerințelor software :-evidențiază ce urmează să facă produsul software și restricțiile sub care funcționalitatea sa urmeaza să fie asigurată .Se bazează pe utilizarea unui model abstract care lasă libertatea pentru soluțiile de proiectare și implementare.Se realizează folosind o metodă de analiză a cerințelor formulate în fazele anterioare și eventual a instrumentelor de tip CASE ;

-Proiectarea generală :-în cadrul căreia se definesc solutii cadru , conceptuale privind viitorul sistemelor informatice ;

-Proiectarea de detaliu care rafinează soluția cadru având ca finalitate definirea soluției finale a sistemului informatic ;

-Realizarea componentelor sistemelor informatice :-sunt rezultate din elaborarea arhitecturii sistemelor informatice în faza proiectării generale, pe baza solutiilor oferite de proiectare de detaliu ;

-Testarea componentelor :-verificarea modului de functionare, modului de îndeplinire a cerințelor și fiabilitatea în utilizare ;

-Integrarea componentelor și testarea finală a sistemului :-reunirea componentelor în cadrul produsului final și verificarea funcționării lui în ansamblu ;

-Implementarea și testarea produsului :-se face la beneficiar ,fiind urmată de acceptarea produsului de către beneficiar ;

-Exploatarea și întreținerea sistemului :-utilizarea curentă a sistemului informatic și întreținerea acestuia ;

-Dezvoltarea sistemului informatic :-realizarea și integrarea de noi componente care să îmbunătațească și să dezvolte funcționalitatea și performanțele sistemului.

În cadrul diferitelor modele acestei faze ,alături de cele specifice fiecărui model,sunt reunite în cadrul unor etape și anume :

-analiza sistemului ;proiectarea generală ;proiectarea de detaliu ;realizarea sistemelor informatice ;instalarea sistemelor informatice pe sistemele de calcul ale beneficiarului ;exploatarea și întreținerea sistemelor informatice ;dezvoltarea sistemelor informatice.

Modelul Cascadă este modelul care prevede parcurgerea mai multor etape ale ciclului de viață .Etapele cunosc o derulare secvențială,dar permit la nevoie revenirea la etapa parcursă anterior în vederea îndepărtării neajunsurilor identificate în etapele superioare ale ciclului de viață.

Fig.nr.4-Modelul Cascadă

Modelul în V este o variantă a modelului cascadă dar aduce elemente noi foarte importante.Modelul răspunde și cerințelor proiectării orientate obiect(POO) încurajând prototipizarea și reutilizarea componentelor.

Fig.nr.5-Modelul în V

Modelul Incremental este o altă variantă a modelului cascadă care promovează ideea proiectării și realizării independente a componentelor după definirea arhitecturii globale a sistemelor informatice.Proiectarea și realizarea sistemelor informatice se

realizează astfel în conformitate cu principiile metodelor top-down.Sistemul va putea fi livrat beneficiarului și etapizat pe masura realizării componentelor(în funcție de prioritățile formulate de beneficiar) dar într-o astfel de abordare pot apărea dificultăți legate de integrarea componentelor în sistemul final.

Fig.nr.6-Modelul Incremental

Modelul Spirală este elaborat de Barry Boehm și cuprinde o strategie a managementului,modelul evoluției ciclului de viață și evaluarea riscurilor.Se evidențiază sublinierea naturii iteractive a dezvoltării oricărui sistem informațional și nevoia de planificare ,de căutare a soluțiilor alternative, de evaluare a riscurilor și validare a solutiilor pe fiecare prototip văzut ca un stadiu distinct în realizarea sistemului

informatic.

Fig.nr.7-Modelul Spirală

O variantă a acestui model este modelul spirală ierarhic elaborat de Ivar Jacolson.

Modelul Fântână Arteziană își are originea în modelul spirală ierarhic și modelul vârtej de apă.

Acest model pornește de la cunoașterea lumii reale,cerințelor și elaborarea studiului de fezabilitate. Se parcurg apoi următoarele etape :de analiză, de proiectare a sistemului, de proiectare componenta, de codificare, de testare componenta,de testare sistem, de utilizare, de întreținere,de dezvoltare.

Fig.nr.8-Modelul Fântână Arteziană

Modelul Tridimensional este promovat de metoda MERISE de proiectare și realizare a sistemelor informatice.Se caracterizează prin reprezentarea grafică pe trei axe,fiecare dintre ele corespunzând ciclului de viață al sistemului , ciclului de decizie și respectiv ciclului abstractizării.Ciclul abstractizării se dezvoltă pe trei nivele :conceptual.,logic și fizic.Nivelul conceptual se aplică independent datelor și prelucrărilor generând modelul conceptual al datelor și modelul conceptual al prelucrărilor(MCP).Se realizează succesiv modelul logic al datelor (MLD) și modelul fizic al datelor (MFD),modelul logic al prelucrărilor(MLP),sau organizațional (MOP),modelul operațional al prelucrărilor(MopP sau MFP).Ciclul de decizie cuprinde ansamblul deciziilor legate de proiectarea, realizarea și utilizarea sistemelor informatice.Deciziile globale vizează problemele cadru privind obiectivele sistemelor informatice și funcționalitatea lui,domeniile de informatizat,prioritățile,planificarea lucrarilor, etc.Deciziile de organizare sunt acele decizii care vizează arhitectura și interacțiunile dintre componente,strategia de gestiune a datelor,planificarea activităților de proiectare generală,de detaliu și realizare a sistemelor informatice.Deciziile tehnice vizează suportul hardware și de comunicație,suportul software și mediul de exploatare al sistemelor informatice,etc.

Deciziile legate de exploatare și întreținere sunt decizii care asigură buna funcționare a sistemelor informatice și aparțin de această dată utilizatorului(celelalte decizii aparțin în principal proiectantului cu validarea solutiilor realizată de beneficiar). Ciclul de viață presupune parcurgerea succesivă a următoarelor etape :

-schema directoare și studiul prealabil ;studiul detaliat ;studiul tehnic ;codificarea ; implementarea ; exploatarea ; întreținerea ; dezvoltarea sitemelor informatice.

Scheme directoare și studiul prealabil poate aparține schemei directoare și presupune :analiza sistemului informatic existent,formularea cerințelor și obiectivelor sistemului informatic,definirea prioritaților în realizarea sistemelor informatice, realizarea de scenarii globale alternative pentru fiecare domeniu investigat și alegerea scenariului considerat optim.Studiul detaliat înseamnă că pleacă de la solutia cadru definită pentru scenariu ales , soluție care va fi dezvoltată abordând problemele de la general la particular.Această etapă asigură modelarea conceptuală și organizațională a viitorului sistemului informatic.Studiul tehnic prin solutiile concrete pe care le definește va asigura modelarea logică și fizică.Codificarea corespunde etapei de scriere și testare a procedurilor și apoi de integrare a acestora și este urmată de testarea finală a sistemului.Implementarea și testarea sistemului în condițiile reale de exploatare ale beneficiarului vor fi urmate de acceptarea produsului pe baza evaluării rezultatelor testării Fig.nr.9-Modelul Tridimensional

Modelul Evolutiv pornește de la realizarea unui studiu inițial privind obiectivele viitorului sistemului informatic a cărui arhitectură este definită ulterior.

Fiecare componentă astfel definită își va urma propriul său ciclu de viață urmând să fie livrată beneficiarului în momentul finalizării.

Sistemul informatic reprezintă ansamblul unor componente în interacțiunea lor , fiind rezultatul unei concepții bazate pe arhitecturi deschise și flexibil.

Fig.nr.10-Modelul Evolutiv

Modelul Minge de Baseball( sau dezvoltarea concurențială) propus de CODD,Yourdon și Nicola pleacă de la ideea renunțării la pașii succesivi în realizarea sistemului în favoarea promovării activităților desfăsurate în paralel.Este vorba de analiza orientată obiect(AOO),proiectarea(design) orientată-obiect(DOO) și programarea orientată-obiect (POO).Într-o astfel de abordare AOO ar benficia de rezultatele DOO si POO ; DOO beneficiază de rezultatele AOO și POO iar POO valorifică rezultatele AOO și DOO.

Fig.nr.11-Modelul Minge de Baseball

Modelul Pinball este elaborat în 1994 de S.W.Ambler este caracteristic ciclului de viață al produselor software realizate cu ajutorul metodologiilor orientate-obiect.Modelul este realizat dupa principiul deplasării aleatoare a unei bile într-un sistem mecanic cu arc (de tip flipper) în vederea atingerii unor ținte în cazul concret obiective ale proiectării și programării OO.

Fig.nr.12-Modelul Pinball

Metodele de proiectare a sistemelor informatice au cunoscut în timp o evoluție caracterizată prin succesiunea a trei generații de metode :-metode ierarhice ;

-metode sistemice ;

-metode obiecturale (orientate obiectiv).

Printre metodele modelelor ierarhice cele mai cunoscute se numara :SADT(Structured Analisys and Design Technique),JSD(Jackson System Development),Yourdon,etc.

Toate aceste metode au la bază analiza funcțională a intreprinderii.Astfel sistemul informatic cuprinde în arhitectura sa subsisteme definite la nivel de funcții ale intreprinderii.Fiecare funcție este subdivizibilă ierarhic în subfuncții,iar fiecare subfuncție se descompune la rândul ei succesiv până la definirea unor componente elementare usor de programat.Arhitectura sistemelor informatice va urma această ierarhie , fiecare componentă a sa va acoperii o subdiviziune funcțională.

Avantajele metodelor ierarhice constau în simplitate și o bună adaptare la cerințele formulate de utilizator.

Dezavantajele metodelor ierarhice pornesc de la conceperea sistemelor informatice conform cerințelor analizei funcționale,ceea ce determină concentrarea efortului de analiză și proiectare asupra prelucrărilor în condițiile în care tocmai acestea sunt cele mai succeptibile modificărilor în timp,modelarea datelor căzând pe un plan secund.

Metodele sistemice reprezintă cea de a doua generație a metodelor de proiectare , reprezentative fiind metodele :Information Engeneering,MERISE, AXIAL,etc

Avantajele metodelor sistemice decurg din promovarea tehnologiei bazelor de date .

Dezavantajele metodelor sistemice sunt datorate deficiențelor care pot apărea în modelarea prelucrărilor și a riscului apariției unor discordanțe între modelele datelor și prelucrărilor.

Metodele obiecturale reprezintă a treia generație de metode de proiectare , primele concepte ale tehnologiei orientate pe obiecte(OO) . Cele mai cunoscute metode de proiectare OO sunt :OOD elaborată de Booch,OOA/OOD-Analiza OO/Proiectare OO elaboratăde Coad, OOM autor Rochfeld, OMT elaborată de Rumbaugh aceasta fiind cea mai cunoscută și utilizată.

Avantajele metodelor obiecturale decurg din posibilitatea reutilizării componentelor de program și posibilitatea utilizării obiectelor complexe (un obiect complex fiind definit prin intermediul altor obiecte).

Dezavantajele metodelor obiecturale decurg din faptul ca nu întotdeauna realitatea poate fi reprezentată numai prin obiecte.

Capitolul 4

Utilizarea sistemelor informatice in contabilitate

În mai toate unitațile economice informația este obținută cu ajutorul tehnicii de calcul. Prelucrarea datelor se face pornind de la colecții de date constituite conform caracteristicilor lor comune, cu ajutorul unor programe ce permit utilizatorului obținerea informațiilor intr-o formă apropriată condițiilor sale concrete.Un astfel de program este Excel, componenta Microsoft Office ce lucrează sub sistemul  de operare Windows.

Excel este un instrument foarte puternic pentru prelucrarea datelor numerice, dar și pentru gestionarea bazelor de date. Indiferent daca este vorba de valoarea materialelor aprovizionate la un moment dat în unitatea economică sau de o listă de facturi emise și neîncasate, Excel le poate stoca , le poate sorta într-o anumită ordine,poate genera rapoarte în forma dorită de utilizator.În vederea folosirii informației în activitatea de analiză economico-financiară, se pot efectua calcule complexe folosind formule și funcții definite de utilizator sau selectate dintr-o listă predefinită, se pot construi subtotaluri dupa criterii specificate la momentul interogarii.

În funcție de capacitatea sistemului electronic de calcul sau de opțiunea utilizatorului , programul Excel poate fi încărcat separat sau împreună cu pachetul Microsoft Office.

Pentru gestionarea datelor cu care lucrează,programul Excel foloseste fișiere cu extensia XLX (Workbook). Un fișier poate conține mai multe foi de calcul,fiecare oferind modalitați diferite de a organiza informația.

Foile de calcul sunt folosite pentru listarea și analizarea informațiilor ; permit introducerea si editarea datelor ;efectuarea calculelor bazate pe date din diferite foi de calcul.Foaia de calcul conține urmatoarele elemente :

1.antet pentru fiecare linie, un număr care identifică linia(1,2,3…).

2.antet pentru coloane, o literă care identifică coloana (A,B,C…).

3.celula, aflată la intersectia unei linii cu o coloană și folosită pentru introducerea datelor(A1,H4…..).

4.bara de formule, folosită pentru editarea datelor și a formulelor.

5.bara cu instrumente standard,folosită pentru lucrul cu foi de calcul.

6.bara cu instrumente de formatare, folosită pentru schimbarea stilului standard de culegere a datelor.

7.etichetele foilor de calcul,care identifică fiecare foaie de calcul.

Unitatea de acces la informația conținută într-o foaie de calcul este celula. Celulele pot conține numere, texte sau formule.

Selectarea mai multor celule constituie un domeniu.

Definirea unui domeniu se face prin stabilirea primei și ultimei celule și executarea unei operații drag de la sursă la destinație.

Facând parte din Microsoft Office sub sistemul de operare Windows , Excel trebuie să gestioneze informația recunoscută de celelalte componente .Mai mult, definind și recunoscând baze de date, permit import de date obținute cu diferite sisteme de gestiune a bazelor de date și prelucrarea lor conform propriilor particularitați.Compatibilitatea este asigurată prin definirea listei ca o foaie de calcul Excel cu coloane si linii,cu texte si numere, ce respectă câteva directive simple. Ea are o bază de date. Lista are trei elemente de bază :

-înregistrările, ce conțin toate informațiile referitoare la un articol.

-rubricile, formate din datele individuale ale unei inregistrări.

-linia antet, care cuprinde titlurile coloanelor din listă.

Despre aceste elemente se mai pot adăuga urmatoarele :

-titlurile etichetează fiecare rubrică ,iar programul le foloseste pentru a sorta, a regăsi și a genera rapoarte pe baza listei ;

-fiecare înregistrare conține toate informațiile referitoare la un anumit articol ;

-înregistrările conțin date similare în aceleași rubrici ;

-coloanele se formeaza în mod diferit pentru a face lista ușor de citit ;

-formulele funcționează și în cazul listelor ;

-nu se utilizează linii goale sau întrerupte pentru a separa linia antet de înregistrări ;

-nu se stochează alte date în foaia de calcul specificată ca lista.

Odată ce baza de date a fost construită, utilizatorul poate să adauge sau să modifice o înregistrare existentă, să afișeze înregistrările într-o ordine stabilită printr-o sortare prealabilă, sau să regăsească informația după criterii definite la momentul interogării.

Pe langă aceste operații directe asupra bazei de date existente,programul Excel permite afișarea selectivă a informațiilor cuprinse într-una sau mai multe foi de calcul , precum și definirea unor totaluri parțiale utilizate în activitatea de analiză a situației economice existente, în fundamentarea deciziilor.

Astfel, toate datele necesare fundamentării deciziilor în activitatea unei societați comerciale se înregistrează și se regăsesc cu ușurință ,ba mai mult,folosind formule și funcții recunoscute de Excel, se poate obține balanța,documentul ce stă la baza analizei activității desfășurate.Localizarea rapidă a unor elemente din diferite exerciții financiare, analiza detaliată a sumelor afisate pentru conturile bilanțiere, sau comparații statistice pentru diverse perioade de timp, se pot realiza doar prin organizarea datelor în baze de date relaționale, manipulare cu sisteme de gestiune performante.

Proiectarea unei baze de date relationale, mulțimea informațiilor care se pot obține interogând-o cu un sistem de gestiune performant,ce raspunde cerințelor utilizatorilor, permite patrunderea în toate compartimentele funcționale ale unității, cunoașterea situației reale, determinarea cauzelor acolo unde apar deficiențe,luarea unor măsuri, decizii operative in vederea îmbunătațirii activității unității economice.Programele au fost scrise în FoxPro 2.5 for Windows,acest produs fiind utilizat în mai toate societățile comerciale.

De remarcat este faptul că datele prelucrate sunt imaginea documentelor primare care le cuprind, că sunt expresia valorilor înscrise în conturile prezente în contabilitate,iar interpretarea rezultatelor implică prezența economistului , neinformatician, deci rezultatele trebuie prezentate prin intermediul unei interfețe adecvate.

Conducerea unității apelează la datele înmagazinate în baza de date atunci când are nevoie să cunoască situația dintr-un anumit compartiment.Un adevărat manager nu are nevoie să ceară informații directorului economic sau tehnic pentru fiecare problemă, el putând obține informații accesând baza de date a unității, printr-o interfață adecvată.Astfel, pentru încheierea unor contracte de achiziționare de la colaboratori, trebuie să se verifice mai întâi stocurile existente,printr-o situație obținută din agregarea datelor înregistrate despre stocuri. Pentru cunoașterea la zi a datoriilor față de bancă ,față de bugetul statului,sau a situației la zi în casă, prin aceleași metode se pot consulta date a caror structură este prezentată astfel :

Structure for table : c:\foxprow\banca\extras.dbf

Number of data records :30

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

1 NREX Numeric 3

2 CODACTIV Numeric 2

3 ZIEX Numeric 2

4 LNEX Numeric 2

5 ANEX Numeric 2

6 CODBANCA Numeric 6

7 CONTCONTA Numeric 5

8 NRPOZ Numeric 2

**Total** 25

Structure for table : c:\foxprow\banca\nomclas.dbf

Number of data records :40

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

1 CLAS Numeric 4

2 NUMEC Character 40

**Total** 45

Structure for table : c:\foxprow\banca\nomencl.dbf

Number of data records :30

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

1 GEST Numeric 6 Asc

2 NUMEG Character 42

**Total** 49

Structure for table : c:\foxprow\banca\nomvenit.dbf

Number of data records :40

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

1 VENIT Numeric 2

2 NUMEV Character 40

**Total** 43

Structure for table : c:\foxprow\casa\regcasa.dbf

Number of data records :170

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

1 CODCASA Numeric 6

2 NRG Numeric 4

3 ZIC Numeric 2

4 LNC Numeric 2

5 ANC Numeric 2

6 CONTC Numeric 5

7 NRPOZ Numeric 2

**Total** 24

Structure for table : c:\foxprow\casa\pozit.dbf

Number of data records :279

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

1 NRG Numeric 4

2 POZ Numeric 2

3 CODALF Character 3

4 NRDOC Numeric 6

5 NRAN Character 1

6 DATAC Character 6

7 CODU Numeric 6

8 CDOPSIZ Numeric 3

9 SUMAI Numeric 14

10 SUMAP Numeric 14

11 CONTSINT Numeric 9

12 CONTD Character 9

13 CONTC Character 9

14 FURNIZ Numeric 5

**Total** 92

Spre deosebire de celelalte compartimente funcționale,organul decizional are nevoie de date la zi pentru cunoasterea situației, pentru luarea unor măsuri necesare și oportune la data respectivă.

În contabilitatea analitică a mijloacelor fixe pe fiecare obiect de evidență , datele pot fi organizate în doua fișiere :unul conținând date despre mijloacele fixe, si celalalt date privind intrările de mijloace fixe.

Structurile sunt :

Structure for table : c:\foxprow\mfix\mifix.dbf

Number of data records :106

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

1 CODGEST Numeric 3 Asc

2 NUMGEST Character 25

3 CODMF Numeric 7

4 SERIE Character 10

5 DENUM Character 40

6 UM Character 6

7 PRET Numeric 13

8 CANT Numeric 10

9 ZID Numeric 2

10 LUND Numeric 2

11 ANDA Numeric 4

12 ANA Numeric 4

13 DURF Numeric 2

14 FELNC Character 8

15 ZINC Numeric 2

16 LNNC Numeric 2

17 ANNC Numeric 2

18 FELPV Character 8

19 ZIPV Numeric 2

20 LNPV Numeric 2

21 ANPV Numeric 2

**Total** 157

Structure for table : c:\foxprow\mfix\intrari.dbf

Number of data records :100

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

1 CODGEST Numeric 3

2 NUMGEST Character 25

3 FELNC Character 8

4 ZINC Numeric 2

5 LNNC Numeric 2

6 ANNC Numeric 2

7 NRFACT Numeric 8

8 ZIFACT Numeric 2

9 LNFACT Numeric 2

10 ANFACT Numeric 4

11 FURNIZ Numeric 30

12 CODMF Numeric 7

13 DENUM Character 40

14 SERIE Character 10

15 UM Character 6

16 PRET Numeric 13

17 CANT Numeric 10

18 DURF Numeric 2

19 FELPV Character 8

20 ZIPV Numeric 2

21 LNPV Numeric 2

22 ANPV Numeric 2

23 VALUTA Numeric 10

24 CURSUL Numeric 5

25 MODAC Numeric 1

**Total** 207

Cu ajutorul acestor date se calculează și se înregistrează amortizarea pentru fiecare mijloc fix în parte, se face analiza comparativă cu situația din anul precedent și oricând se pot extrage cazurile de mijloace fixe care au fost amortizate integral. De asemenea poate fi evidențiat gradul de uzură al mijloacelor fixe pe total, pe categorii, sau pentru fiecare mijloc în parte.În ceea ce priveste gestiunea de materiale,ținerea evidenței cu ajutorul bazelor de date relaționale permite atât ținerea unei evidențe analitice pe gestiuni, pe grupe de materiale și pe fiecare fel de material,dar se poate analiza desfășurarea activității sectorului de aprovizionare astfel :pentru fiecare gestiune în parte, se pot obține date cu privire la cazurile când au fost înregistrate la ieșire cantități mai mari decat cele intrate ;în cazul imobilizărilor de materiale se pot evidenția stocurile existente în magazie de mai multe luni sau chiar de ani, care nu au avut mișcare la ieșiri, sau prezintă o mișcare lentă, ceea ce dovedeste o aprovizionare irațională într-o anumită perioadă. Toate acestea, împreună cu fișa cantitativ-valorică, cu balanța analitică pe gestiuni, sau ieșiri pe tipuri de articole și pe locuri de consum, se obțin interogând tabelele a căror structură are următoarea formă :

Structure for table : c:\foxprow\material\consum.dbf

Number of data records :30

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

CODOP Numeric 3

CODGEST Numeric 3

NRNIR Numeric 4

DATANIR Character 4

CODPRIM Numeric 6

CONTMAT Character 7

CONCOR Numeric 3

CONTANAL Character 6

CODMAT Numeric 4

CANT Numeric 10

**Total** 51

Structure for table : c:\foxprow\material\facturi.dbf

Number of data records :50

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

NRFACT Numeric 8

DENF Character 25

VALMAT Numeric 15

ALTE Numeric 15

VALFACT Numeric 15

**Total** 79

Structure for table : c:\foxprow\material\iesiri.dbf

Number of data records :160

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

CODOP Numeric 3

CODGEST Numeric 4

NRNIR Numeric 4

DATANIR Character 4

CODPRIM Numeric 3

CONTMAT Character 7

CONCOR Numeric 3

CONTANAL Character 6

CODMAT Numeric 4

CANT Numeric 10

PRET Numeric 12

**Total** 61

Structure for table : c:\foxprow\material\iesiri.dbf

Number of data records :160

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

1 CODOP Numeric 3

2 CODGEST Numeric 3

3 NRNIR Numeric 4

4 DATANIR Character 4

5 NRFACT Numeric 8

6 DATAFACT Character 4

7 CONTMAT Character 7

8 CONTCOR Numeric 3

9 CODMAT Numeric 4

10 CANT Numeric 10

11PRET Numeric 12

**Total** 63

Structure for table : c:\foxprow\material\miscari.dbf

Number of data records :56

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

CODOP Numeric 3

CODGEST Numeric 3

NRNIR Numeric 4

DATANIR Character 4

CONTMAT Character 7

CODMAT Numeric 4

CANT Numeric 10

PRET Numeric 12

**Total** 48

Structure for table : c:\foxprow\material\miscari.dbf

Number of data records :705

Date of last update : 12/05/2007

Field Field Name Type Width Mai Index

CODGEST Numeric 3

DATAS Character 6

CODMAT Numeric 4

CANT Numeric 10

CONTMAT Character 7

DEN Character 55

UM Character 5

PRET Numeric 12

**Total** 103

Evidența produselor finite utilizând Excel, ajută atât la determinarea vechimii acestor stocuri,dar și la realizarea unei analize comparative între valoarea produsului stabilită la antecalculație și valoarea cheltuielilor de producție, respectiv a consumurilor pentru realizarea produsului.Existența unor stocuri de produse finite mai vechi de 30 zile, arată că în societatea respectivă au fost lansate în fabricație produse pentru care nu a fost asigurată desfacerea, drept urmare acestea nu au putut fi vândute.De asemenea se pot evidenția și unele erori și neglijente în cadrul livrărilor care nu s-au decontat integral,diferențe de prețuri între factură și recepții, etc.Totodată, evidența pe calculator a consumurilor și a cheltuielilor de producție pe comenzi, facilitează conducerii unității analiza comparativă și corectitudinea lucrărilor întocmite de serviciul tehnic și compartimentul de contabilitate,dar și a secțiilor de producție care au efectuat și inregistrat cheltuielile.

Analiza situației financiare a societații este una din cele mai importante probleme ce preocupă organul de decizie.Analiza trebuie să fie corectă și completă,lucru perfect realizabil doar datorită evidențelor pe calculator.

Sistemul de programare Visual Basic permite crearea de aplicații puternice pentru sistemul de operare Microsoft Windows.Aceste aplicații răspund problemelor întâlnite în activitatea complexă a unitaților economice, utilizând date culese în format apropriat documentelor primare și prelucrate conform particularităților impuse de utilizatori.Legătura cu utilizatorii se realizează printr-o interfață în care se inserează obiecte în mod grafic. Pentru aceste obiecte se setează proprietățile și se definește comportamentul. La acțiunile utilizatorului se răspunde prin codul scris ca răspuns la evenimentul declanșat. Aplicațiile pot constitui în final fișiere EXE care pot fi folosite la momentul execuției alături de alte DLL-uri(Dynamic Link Library).

Una din trăsăturile sistemului de operare Microsoft Windows este capacitatea de a partaja date.

În Visual Basic este permis nu numai transferul de date folosind Clipboar-ul, ci și schimbul dinamic de date(DEE).Cu OLE pot fi legate sau înglobate obiecte din alte aplicații, direct în propria aplicație Visual Basic. Folosind metodele și proprietățile proprii aplicației curente, se pot scrie direct secventele de cod pentru manipularea acestor obiecte. Fiind considerate obiecte utilizator, dacă se dorește ca ele să fie vizibile într-o formă, se inserează în Toolbox.Dacă nu au interfața vizibilă sau nu se dorește să apară într-o formă, se adaugă o referire la clasa obiectului și apoi se declară instanțe ale clasei.Crearea instanțelor de clasă se face folosind funcțiile GetObject și CreateObject.În construirea unei aplicații sunt trei etape principale :

-crearea interfeței ;

-setarea propietăților ;

-scrierea codului.

Forma este obiectul fundamental pentru crearea interfeței unei aplicații.Se folosește pentru a adăuga ferestre și casete de dialog în aplicație, sau ca suport pentru obiecte utilizator(grafice) care vor fi afișate în alte forme.

Următorul pas în construirea unei aplicații este setarea propietăților pentru obiectele care au fost create.

În etapa de scriere a codului se specifică pentru forma și controale cum să reacționeze la diverse evenimente. Codul cuprinde constante, declarații de variabile și instrucțiuni de limbaj.

Limbajul de programare Visual Basic, permite realizarea de aplicații complexe.

Obiectele construite în Visual Basic cuprind proprietați și metode,răspund prin secvențe scrise de cod la evenimente ce apar în sistem.Este recunoscut automat setul predefinit de evenimente.Ordinea în care se execută codul depinde de evenimentul care are loc,iar evenimentul depinde de ceea ce face utilizatorul sau generează sistemul. Evenimentul este o acțiune recunoscută de o formă sau de un control.

În Visual Basic,codul este memorat în module care sunt de trei tipuri :module clasă, module formă și module standard.Oricare dintre cele trei tipuri de module conține :

-declarații ;

-proceduri.

Procedurile sunt componente logice în care este împărțit un program în vederea simplificării activității complexe de programare și extinderii aplicației prin asamblări ulterioare.Avantajele programării cu proceduri sunt :procedura permite descompunerea programului în unități logice,acestea putând fi scrise și depănate cu ușurință,o aceeași procedură poate fi folosită în mai multe programe.În Visual Basic există trei tipuri de proceduri :

proceduri SUB –nu întorc o valoare ;

proceduri FUNCTION –întorc o valoare ;

proceduri PROPERTY –asignează și întorc valorile, setează referințele pentru obiecte.

Aparținând aceluiași Microsoft Office, Access si Visual Basic pot dezvolta împreună aplicații complexe, cu schimb de informații prin acces reciproc la date sau doar prin variabile de referința.Access este un sistem de gestiune a bazelor de date relaționale pentru Microsoft Office sub Windows. Ca model relațional al datelor este obținut prin aplicarea directă a regulilor de trecere de la modelele semantice[AC89].

Spre deosebire de celelalte modele relaționale,Access-ul păstrează toate componentele unei baze de date într-un singur fisier cu extensia .MBD.

Sistemul său de gestiune a bazelor de date păstrează toate avantajele sistemelor de gestiune,asigurând o interfață intr-o bază de date și utilizatorii acesteia,permițând definirea, consultarea,actualizarea datelor,partajarea lor între diferiți utilizatori.Colecția de tabele reprezintă schema bazei de date care poate fi manipulată prin construirea de interogări.Chiar daca utilizatorul are posibilitatea să aleagă câmpurile și să definească criteriile de interogare conversațional,totuși limbajul standard SQL este cel care se află în spatele interogării datelor.

Acess poate exporta structuri de tabele, definiții de interogări, formulare, rapoarte și module, poate scrie direct în bazele de date FoxPro, dBase, Paradox, sau în foile de calcul Excel, Lotus 1-2-3, iar pentru programele care nu pot citi într-unul din aceste formate, datele pot fi exportate ca text. Se pot importa și date externe, iar datele de tip text se pot importa cu condiția ca acestea să fie formatate corespunzător. Tabelele sunt obiecte utilizate de Access pentru stocarea datelor .Crearea unei baze de date începe cu definirea tabelelor. Fiecare coloană a tabelului este numită câmp, fiecare rând al tabelului constituie o înregistrare asa cum reiese din figurile urmatoare :

Fig. nr.13-tabel clienti

Fig nr. 14.Tabel -facturi

Fig.nr. 15-tabel clienți 1

Fig.nr.16-fereastra în care se pot înregistra datele pentru tabel clienți

Fig.nr.17-ACHIZIȚIE

Fig.nr.18-fereastra în care se pot înregistra date pentru tabelul Achiziție

În proiectarea și exploatarea bazelor de date de orice tip se folosesc asocieri(relationships) între mulțimile de entități(datele) componente,pentru a modela realitatea pe care baza de date o reprezintă. Se pot definii trei tipuri de asocieri  în cazul a două mulțimi de entități M1 si M2 :

-Unul-la-unul (One-to-one) :-aceasta este asocierea în care unei entități din multimea M1 îi corespunde o singură entitate din multimea M2, și reciproc ; se noteaza cu 1 :1.

-Unul-la-multe (One-to-many) :-aceasta este asocierea în care unei entități din multimea M1 îi corespunde una sau mai multe entități în mulțimea M2, însă unei entități din M2 îi corespunde o singură entitate în mulțimea M1 ;se notează cu 1 :N 

-Multe-la-multe (Many-to-many) :-aceasta este asocierea în care unei entități din mulțimea M1 îi corespund una sau mai multe entități în mulțimea M2,iar unei entități din M2 îi corespund una sau mai multe entități din M1 ; se noteaza cu M :N.

Fig.nr.19-relația 1 :1

În modelul relațional, asocierile dintre mulțimile de entități de date sunt asocieri între tabelele componente și se realizează prin intermediul cheilor tabelelor.Intr-o tabelă se pot definii trei tipuri de chei :

-cheia primară(PRIMARY KEY) ;

-chei candidate (CANDIDATE KEY) ;

-chei străine (FOREIGN KEY).

Fig.nr.20-fereastra pentru tabelul titluri-conține cheia primară la nr.titluri

În Access se folosesc interogările.

Interogările sunt obiecte care permit utilizatorului să regăsească rapid datele stocate în tabele după criterii stabilite de el însuși. Interogarile pot afișa simultan înregistrări din mai multe tabele într-o singură foaie de calcul,pot stoca doar înregistrări care verifică anumite criterii,pot sorta înregistrări într-o anumită ordine.

Interogarea poate reprezenta sursa de înregistrări pentru un formular, un raport sau poate fi sursă de control pentru casetele de listă și pentru casetele combinate.

Pentru a realiza interogările în Access se folosește colecția de obiecte de tip cerere (QUERY). Rezultatul interogării se prezintă sub forma unei foi de răspuns dinamic ce poartă numele de DynaSet.

Avantajele care se obțin prin interogarea unei baze de date sunt :

-utilizarea mai multor tabele ;

-ordonarea rezultatelor după mai multe criterii ;

-selecția câmpurilor din tabele și a înregistrărilor acestora pe baza unor criterii impuse de necesitățile informaționale ;

-introducerea unor câmpuri calculate pe baza unei formule ;

-crearea unor formulare și situații finale ce au la bază cereri de interogare create anterior.

În Access se pot construi urmatoarele tipuri de interogări :

interogări de selecție ; interogări de parametrizare ;interogări de acțiune ;interogări de analiză încrucișată.

Interogările de selectie permit extragerea datelor din una sau mai multe tabele și cereri, dar și efectuarea de calcule.

Interogările de parametrizare sunt acele interogări ce oferă posibilitatea modificării dinamice a criteriilor de căutare în baza de date.

Interogările de actiune sunt interogările ce permit crearea de noi tabele dar si actualizarea bazei de date.

Intreogările de analiză încrucișată sintetizează datele și rezultatele obținute din calcule sub forma unei foi de calcul tabelar.

Fig.nr.21-interogare simplă,de selecție prin care se afișează titlurile achiziționate cu o valoare de 10000

Fig.nr.22-rezultatul interogarii de la fig 21

Limbajul SQL este limbajul comun folosit pentru gestiunea bazelor de date client/server și este dezvoltat special pentru crearea, regăsirea și actualizarea informatiilor stocate în bazele de date prin intermediul sistemelor de gestionare a bazelor de date.

Acest limbaj a fost implementat în produse comerciale începând cu anii 70 și este un limbaj declarativ,ceea ce înseamnă că utilizatorul descrie informatiile pe care dorește să le obtină în urma interogării fără însă a preciza algoritmul necesar pentru obținerea rezultatelor dorite.Limbajul SQL se bazează pe modelul relațional însă nu este o implementare a acestuia,una din diferențele față de modelul relațional este aceea că în SQL,cheile primare sunt opționale și nu obligatorii așa cum sunt în modelul relațional

Un program SQL este o succesiune de instrucțiuni care se execută în ordine,iar pentru a rula programe SQL este necesar un sistem de gestiune a bazelor de date.

Sistemul de gestiune a bazelor de date Access 2000 acceptă utilizarea limbajului de interogare SQL.

Fig.nr.23-interogare pentru adăugare de înregistrări în tabel

Fig.nr.24-interogare actiune de stergere

Fig.nr.25-interogare de modificare a câmpurilor existente.

Formularele sunt ferestre folosite pentru a adăuga, a modifica sau a consulta datele din tabelele bazei de date. Un formular conține elemente vizuale numite controale(obiecte grafice) și este în special destinat ecranului dar poate fi și tipărit la imprimantă.Formularele au următoarele avantaje :

-interfată prietenoasă realizată cu ajutorul diferitelor controale ;

-posibilitatea definirii unor reguli de validare suplimentare celor definite la nivel tabelar ;

-posibilitatea actualizării mai multor tabele printr-un singur formular.

Dar formulare au și dezavantaje,principalul dezavantaj generat de folosirea formularelor este faptul că datele nu se pot grupa după diferite criterii, însă acest dezavantaj este remediat prin folosirea rapoartelor.

Formularele se clasifică după mai multe criterii :

1.după sursa de date :

-formulare legate ;

-formulare nelegate.

2.după modul de afisare :

-single form ;

-continuous form ;

-datasheet form ;

-chart form.

3.după modul de interacțiune cu alte ferestre :

-formulare modale ;

-formulare nemodale.

Rapoartele sunt produse finale ale aplicațiilor cu baze de date,sunt obiecte ce se folosesc la afisarea sau tipărirea datelor din tabele sau interogări. Datele din rapoarte nu sunt editabile.Rapoartele se clasifică după mai multe criterii :

1.după sursa de date :-rapoarte legate

-rapoarte nelegate

2. după forma de afisare :-rapoarte de tip Columnar

-rapoarte de tip Tabular

-rapoarte de tip Chart.

Între formulare și rapoarte există mai multe asemănări :

-secțiunile formularelor sunt prezentate și la rapoarte ;

-controalele disponibile la proiectarea raportelor sunt aceleași cu cele ce se folosesc la crearea formularelor ;

-subrapoartele pot fi definite în același mod în care sunt definite subformularele.

Există și deosebiri între rapoarte și formulare,cum ar fi :

-rapoartele sunt destinate numai afișării sau tipăririi datelor,datele conținute de acestea nu pot fi editate ;

-rapoartele și formularele suportă aceleași controale dar nu toate controalele vor fi funcționale pentru rapoarte ;

-proprietațile de tip Event nu sunt disponibile decăt pentru rapoarte și secțiunile acestora.

Capitolul 5

Studiu de caz S.I.S.E. Muntenia Nord Ploiesti

Sistemul informatic are un rol deosebit de important în Societatea Comercială “SISE Muntenia NORD” S.A

5.1.Denumirea Societații

Denumirea societatii este Societatea Comercială “SISE Muntenia NORD” S.A. În toate actele, scrisori sau publicații emanând de la societate, în relațiile cu agenții economici, persoane fizice și juridice, denumirea acesteia va fi urmată de cuvintele “societate pe actiuni” sau prescurtarea “S.A.”, de capitalul social, de numărul de înmatriculare la Oficiul Registrului Comerțului.

5.2. Forma juridică, sediul și durata societății

Forma juridică a societății este societate pe acțiuni.

Conform hotărârii nr. 74 din 27 ianuarie 2005 s-a inființat Societatea Comercială Filiala de Întreținere și Servicii Energetice  ‘‘ELECTRICA SERV’’-S.A. prin reorganizarea activitătii din cadrul Societății Comerciale de Distribuție și Furnizare a Energiei Electrice ‘‘ELECTRICA’’-S.A.

Î n temeiul articolului nr.108 din Constituția României, republicată,Guvernul României adoptă prezenta hotărâre.

ART.1

Se inființează Societatea Comercială Filiala de Întreținere și Servicii Energetice ‘‘Electrica Serv’’-s.a.,cu sediul în municipiul București, sos. Ștefan cel Mare nr. 1A, sectorul 1, ca filială a Societății Comerciale de Distribuție și Furnizare a Energiei Electrice ‘‘ Electrica’’-S.A.,prin divizarea acestei societăți comerciale.

Societatea comercială prevăzută la alin. (1) este persoană juridică română care se organizează ca societate comercială pe actiuni și funcționează potrivit legii și statutului prevăzut în anexa nr. 1. ‘‘Electrica Serv’’-S.A. are în componența sa 8 sucursale de întreținere și servicii energetice, denumite în continuare SISE, fără personalitate juridică, ale căror denumiri și sedii sunt prevăzute în anexa nr.2, care vor efectua operațiuni contabile până la nivelul balanței de verificare, în condițiile Legii contabilității nr.82/1991,republicată, cu 42 de agenții de întreținere și servicii energetice,denumite în continuare AISE, ale caror denumiri și sedii sunt prevăzute în anexa nr.3.

Art.2

‘‘Electrica Serv’’-S.A. are ca obiect principal de activitate realizarea lucrărilor de intreținere și reparații la instalațiile de distribuție, alte activități de prestări de servicii , precum și executarea de lucrări de investiții pentru filialele de distribuție și furnizare a energiei electrice, la care Societatea Comercială de Distribuție și Furnizare a Energiei Electrice ‘‘Electrica’’ –S.A. este acționar.

‘‘Electrica Serv’’-S.A. poate desfășura complementar și alte activități conexe, în conformitate cu legislația în vigoare și cu statutul propriu

Art.3

(1) Capitalul social inițial al ‘‘Electrica Serv’’-S.A.este de 2.638.583.600 mii lei, împărțit în 2.638.583,6 acțiuni nominative și se constituie prin preluarea unei părți din patrimoniul Societății Comerciale de Distribuție și Furnizare a Energiei Electrice ‘‘Electrica’’-S.A., prin aport în natură și în numerar,în baza balanței de la 31 octombrie 2004, care va fi actualizată conform prevederilor legale.

(2)Capitalul social al filialei ‘‘Electrica Serv’’-S.A. este deținut în întregime de Societatea Comercială de Distribuție și Furnizare a Energiei Electrice ‘‘Electrica’’-S.A., în calitate de acționar unic, iar acțiunile deținute la această filială constituie proprietatea sa.

Art.4

(1)‘‘Electrica Serv’’-S.A. va prelua toate drepturile,își va asuma toate obligațiile corespunzătoare, parte din patrimoniul preluat de la Societatea Comercială de Distribuție și Furnizare a Energiei Electrice ‘‘Electrica’’-S.A.,și se subrogă în drepturile și obligațiile ce decurg din acestea pentru sucursala de intretinere și servicii energetice în relațiile cu terții, inclusiv în litigiile în curs.

(2)Predarea – preluarea activului și pasivului se face pe bază de protocol de predare-preluare încheiat în termen de 60 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri.

Art.5

(1) Personalul existent în cadrul Diviziei de întreținere și servicii energetice, al sucursalelor de întreținere și servicii energetice din cadrul Societații Comerciale de Distribuție și Furnizare a Energiei Electrice ‘‘Electrica’’-S.A.,precum și cel al entităților din cadrul acestora, la data constituirii noii societăți, se preia de catre societatea comercială prevăzută la art.1 și va avea toate drepturile de continuitate în aceeași unitate.

(2) Contractul colectiv de muncă existent la Societatea Comercială de Distribuție și Furnizare a Energiei Electrice ‘‘Electrica’’-S.A.,va fi aplicat și în noua societate comercială pănă la incheierea unui nou contract colectiv de muncă.

ART.6

(1) ‘‘Electrica Serv’’-S.A. este condusă de adunarea generală a acționarilor, constituită din reprezentanții acționarului, și este administrată de consiliul de administrație.

(2)Adunarea generală a acționarilor la înființare este formată din 3 membri,care sunt numiți de Adunarea Generală a Acționarilor a Societății Comerciale de Distribuție și Furnizare a Energiei Electrice ‘‘Electrica’’-S.A.,în baza mandatului emis de ministrul economiei și comerțului.

(3) Consiliul de administrație al ‘‘Electrica Serv’’-s.a.,este format din 5 membri, din care unul este directorul general al filialei,numiți și revocați de adunarea generală a acționarilor a noii societăți comerciale, pe baza hotărârii Adunării generale a acționarilor a Societății Comerciale de Distribuție și Furnizare a Energiei Electrice ‘‘Electrica’’-S.A. adoptate în baza mandatului emis de ministrul economiei și comerțului.Societatea Comercială de Distribuție și Furnizare a Energiei Electrice ‘‘Electrica’’ –S.A. are reprezentanți în consiliul de administrație al filialei,dintre care unul este presedintele consiliului de administrație.

ART.7

Contractele de servicii în vigoare,încheiate între filialele de distribuție și furnizare a energiei electrice și Societatea Comercială de Distribuție și Furnizare a Energiei Electrice ‘‘Electrica’’-S.A.,prin sucursalele sale de întreținere și servicii energetice, se cesionează societății comerciale nou înființate.

ART.8

Prevederile Hotărârii Guvernului nr.627/2000 privind reorganizarea Companiei Nationale de Electricitate-S.A., publicată în Monitorul Oficial al României,Partea I, nr.357 din 31 iulie 2000, cu modificările ulterioare,și ale Hotărârii Guvernului nr.1324/2001 privind reorganizarea Societății Comerciale de Distribuție și Furnizare a Energiei Electrice ‘‘Electrica’’-S.A., publicată în Monitorul Oficial al României,Partea I,nr.47 din 23 ianuarie 2002,se modifică în mod corespunzător.

Sediul social al societății este în Ploiești , str. Andrei Mureșanu nr.58,cod postal 100379,județul Prahova.

Durata societații este nelimitată.

Scopul societății este obținerea de profit prin proiectarea, execuția și comercializarea de produse, servicii, mărfuri și activități cuprinse în obiectul de activitate.

5.3. Obiectul de activitate al societǎții

Obiectul de activitate al Sucursalei de Întreținere și Servicii Muntenia Nord,conform HGR 627/2000 , anexa nr.5.1. art 6, completat prin Hotărârea AGA nr.10/iulie 2001,cuprinde următoarele :

-proiectarea instalațiilor energetice ;

– producerea de energie electrică în centrale proprii ;

-realizarea de investiții pentru dezvoltări și retehnologizări ;

-achiziția,comercializarea și închirierea de aparate de măsurare ;

-verificarea metrologică a echipamentelor de măsurare a energiei electrice ;

-activitatea de microproducție ;

-repararea echipamentelor electrice în ateliere proprii sau prin colaborări ;

-executarea de lucrări noi de separații , de modernizări sau de reparații, inclusiv activitatea de service în instalații electrice de utilizare ale consumatorilor ;

-realizarea de panouri publicitare neluminate și iluminate electric ;

-instruirea,testarea psihologică și perfecționarea personalului de specialitate autorizat pentru proiectare, execuție, și recepție a lucrărilor la instalațiile electrice ;

-executarea de lucrări în laboratoare de specialitate proprii privind protecția , raționalizarea și automatizarea instalațiilor electrice ;

-defectoscopie și profilaxie în rețelele de cabluri de joasă tensiune și medie tensiune ;

-executarea de lucrări de montaj și service la liniile electrice subterane de 110kv din gestiunea societății și a altor agenți economici ;

-executarea unor instalații pentru securitatea bunurilor și a persoanelor(instalații antifurt,alarme,etc.) cu semnalizare la punctele cu personal permanent și asigurare service ;

-elaborarea de norme , instrucțiuni și regulamente privind activitațile specifice desfășurate ;

-operațiuni de comision și intermediere ;

-expertize,testări, consultanță,reparații, retehnologizari și modernizari în domeniul energetic ;

-audit, inspecții,expertize,recepții în domeniul calitații produselor,serviciilor,exploatării instalațiilor ;

-cercetare-proiectare în domeniul sau de activitate ;

-revizii și reparații ale agregatelor și instalațiilor energetice,precum și ale dispozitivelor de lucru și de mecanizare specifice ;

-întocmirea de programe ,studii,analize și audit pentru reducerea impactului instalațiilor energetice asupta mediului ,rapoarte de expertiza, memorii tehnice,în vederea obținerii de autorizații în domeniul de activitate al societății ;

-aprovizionarea tehnico-materială din țară și din import,necesară pentru desfășurarea activităților proprii ;

-participarea la târguri și expoziții interne și internaționale ;

-valorificarea materialelor rezultate din stocuri , reparații, demolări, casări, produse secundare rezultate din activitatea de bază ;

-participarea ca membru colectiv la organizații profesionale interne și internaționale ;

-desfășurarea de activități specifice pentru utilizarea brevetelor și a documentelor privind -protecția proprietățtii intelectuale,pentru care societatea este titulară, conform prevederilor legale ;

-măsurarea, aplicarea de tehnologii informatice si de telecomunicații in unitațile proprii, precum și realizarea de sisteme proprii noi ;

-transportul personalului propriu la și de la locul de muncă ;

-cooperarea economică internațională ;

-participarea cu capital, in condițiile legii, la constituirea de societăți comerciale,împreună

cu persoane fizice și /sau juridice române ori străine de drept privat ;

-vânzarea , darea în locație și închirierea de spații, terenuri și bunuri ale societății comerciale unor persoane fizice sau juridice , în condițiile legii :cumpărarea, preluarea în locație și inchirierea de spații,terenuri și bunuri de la persoane fizice sau juridice , în condițiile legii ;

-editarea de publicații, lucrari tehnico-stiințifice specifice activităților pe care societatea le desfășoară ; executarea de tipărituri inclusiv imprimate în regim special ;

-organizarea de servicii publicitare pentru nevoi proprii sau pentru terți ;

-executarea de revizii și reparații ale autovehiculelor și ale autoutilajelor speciale în autobazele proprii ;

-realizarea de studii topografice, trasari,cadastru,cartografie,geodezie și organizarea teritoriului prin ateliere de proiectare proprii, pentru necesități interne și pentru terți ;

efectuarea și prestarea serviciilor de transport de mărfuri și de persoane cu mijloace proprii sau inchiriate ;

-construcția, administrarea, cumpărarea și vânzarea de locuințe,construcția și administrarea de spații de cazare pentru personalul propriu în cămine de nefamiliști și în locuințe de intervenție ;

-realizarea de transport maritim,fluvial și pe râurile interioare ;

-operatiuni de leasing,conform legislației în vigoare ;

-asigurarea pazei proprii sau în condiții contractuale a obiectivelor ;

-prestarea de activități de turism,agrement,agroturism,piscicultură,alimentație publică și activitate hotelieră prin valorificarea patrimoniului propriu pentru terți și pentru personalul propriu ;

-tipărirea ziarelor ;

-alte activități anexe tipografiei ;

-fabricarea altor mașini și utilaje specifice ;

-intermedieri în comerțul cu mașini,echipamente industriale,nave și avioane ;

-intermedieri în comerțul specializat în vânzarea produselor cu caracter specific neclasificate în altă parte ;

-intermedieri în comerțul cu produse diverse ;

-alte mijloace de cazare ;

-restaurante ;

-activități ale agențiilor de turism și asistența turistică ;

-activități ale altor agenții de transport ;

-activități de testări și analize tehnice ;

-activități de secretariat,dactilografiere,multiplicare si traduceri ;

-alte activități de servicii prestate în principal intreprinderilor ;

-alte forme de învățământ ;

-orice alte activităti pentru realizarea obiectului său de activitate,permise de lege ;

-coordonează activitatea de întreținere și reparație a instalațiilor energetice , a clădirilor tehnologice și de altă natura din patrimoniul sucursalei ;

-coordonează activitatea de exploatare și mentenanța MHC ;

-organizează și urmărește activitatea de proiectare, consultanță,avizare în CTE, a documentațiilor tehnico-economice privind dezvoltarea și repararea instalațiilor de distribuție ;

-coordoneaza activitatea de exploatare , intreținere și reparații a mijloacelor auto din gestiunea Sucursalei de Întreținere și Servicii Muntenia Nord și secțiile serviciilor energetice ;

-coordonează activitatea administrativă ;

-coordonează activitatea economică a Sucursalei de Intreținere și Servicii Muntenia Nord ;

-coordonează activitatea de control financiar de gestiune și indicatori performanță ;

-coordonează activitatea tehnică din agenție ;

-coordonează activitatea de personal și juridic în cadrul SISE Muntenia Nord ;

-instruirea, testarea psihologică și perfecționarea personalului de specialitate ;

-coordonează realizare activităților conexe ;

-coordonează activitatea centrelor de instruire personal ;

-realizează activitatea de antreprenor general privind contractarea , urmărirea și realizarea lucrărilor de reparații și investiții contractuale ;

-administrează bazele sportive,case de odihnă,locuinte de serviciu și intervenție

5.4. Structura organizatorie pe niveluri ierarhice

Fig.nr.26-structura organizatorica

5.5. Organigrama S.I.S.E. Muntenia Nord

fig.nr.27

5.6.Atributiile directorului Sucursalei de Intretinere si Servicii Muntenia Nord

Atributiile directorului unitatii S.I.S.E. Muntenia Nord sunt :

1. răspunde de organizarea activității de revizii-reparații a instalațiilor energetice, a echipamentelor energetice , a clădirilor tehnologice și de altă natură din patrimonial societății;

2. răspunde de realizarea lucrărilor cuprinse în planurile anuale de revizii și reparații ale instalațiilor energetice, a echipamentelor energetice, a clădirilor tehnologice și de altă natură din patrimoniul societății și urmărește în agenție modul de execuție a lucrărilor;

3. răspunde de stabilirea concepției de proiectare unitare privind dezvoltarea instalațiilor electrice de distribuție și furnizare a energiei electrice;

4. răspunde de organizarea și desfășurarea activității auto în cadrul S.I.S.E. Muntenia Nord;

5. răspunde de organizarea activității tehnice în cadrul S.I.S.E. Muntenia Nord;

6. răspunde de organizarea activității economice din agenție;

7. răspunde de organizarea activității de personal și juridic din cadrul S.I.S.E. Muntenia Nord;

8. răspunde de organizarea controlului financiar de gestiune din cadrul S.I.S.E. Muntenia Nord;

9. răspunde de derularea planului de achiziții lunar,trimestrial și annual al sucursalei;

10. răspunde de încadrarea în BVC alocat domeniului propriu de activitate;

11. conduce activitățile S.I.S.E. Muntenia Nord, așa cum rezultă din atribuțiile acestuia, aferente realizării obiectului propriu de activitate;

12. propune strategia de dezvoltare în domeniu propriu de activitate și asigură aplicarea strategiei aprobate;

13. propune acțiuni de restructurare și eficientizare pentru domeniul propriu de activitate;

14. asigură implementarea sistemului de asigurarea calitații la nivelul S.I.S.E. Muntenia Nord;

15. asigură și promovează imaginea S.I.S.E. Muntenia Nord prin modul de realizare a obiectului propriu de activitate;

16. realizează sarcinile specifice în domeniul propriu de activitate în condiții de calitate și la termenele stabilite;

17. propune organigrama S.I.S.E. Muntenia Nord;

18. stabilește atribuțiile și responsabilitatile personalului subordonat;

19. elaborează propuneri pentru instruirea personalului din cadrul S.I.S.E. Muntenia Nord în vederea întreținerii și perfecționării profesionale a acestuia;

20. realizează acțiuni de evaluare periodică a personalului;

21. propune sancțiuni disciplinare prevăzute de lege pentru personalul direct subordonat;

22. gestionează resursele financiare, umane, materiale și informaționale aferente domeniului propriu de activitate;

23. asigură aplicarea mecanismelor și a relațiilor noi aferente domeniului propriu de activitate;

24. asigură aplicarea mecanismelor și a relațiilor noi în domeniul propriu de activitate, în conformitate cu acțiunile de restructurare și eficientizare aprobate;

25. asigură administrarea patrimoniului S.I.S.E. Muntenia Nord;

26. asigură realizarea și functionarea unitară,coordonată a sistemului informațional în activitatea proprie, corelat cu sistemul informațional al direcției de servicii energetice;

27. asigură realizarea activității de control în domeniul propriu de activitate, cu respectarea metodologiilor și procedurilor de control în vigoare;

28. aprobă calificativele anuale pentru personalul din cadrul S.I.S.E. Muntenia Nord;

29. avizează instrucțiunile, procedurile cu caracter metodologic în domeniul propriu de activitate;

30. avizează documentațiile privind domeniul propriu de activitate care urmează să fie supus aprobării conducerii DSE-SC ELECTRICA SA;

31. avizează deplasările în străinătate pentru personalul propriu;

32. controlează și coordonează , la nivelul secțiilor de servicii energetice , în problemele aferente obiectului de activitate al S.I.S.E. Muntenia Nord;

33. reprezintă agentia pe bază de mandat sau delegare, în domeniile proprii de activitate , față de autoritățile publice;

34. reprezintă agenția pe bază de mandat sau delegare, prin participarea la diferite manifestări interne și internaționale de profil;

35. negociază pe bază de mandat sau delegare: contracte în domeniul propriu de activitate;

36. aprobă programul annual de reparații echipamente energetice pentru fiecare atelier(formație) de reparații echipamente energetice;

37. urmărește realizarea fizică și valorică a planurilor anuale de reparații la fiecare atelier de reparații echipamente energetice;

38. urmărește asigurarea bazei materiale necesare realizării planurilor de reparații de la fiecare atelier de reparații echipamente energetice;

39. asigură dotarea tehnică a atelierelor de reparații echipamente energetice din cadrul S.I.S.E. Muntenia Nord;

40. asigură rezolvarea oricaror altor sarcini stabilite de catre directorul DSE-SC ELECTRICA SA.

5.7.Obiectul de activitate al următoarelor birouri și servicii din S.I.S.E. Muntenia Nord

Obiectul de activitate al Biroului CFG, disciplina contractuală și controlul performanței constă în :

-controlul financiar de gestiune la nivelul S.I.S.E. Muntenia Nord și în S.S.E. din componență;

-controlul activităților privind disciplina contractuală;

-controlul activităților privind indicatorii de performanță.

Obiectul de activitate al Biroului Resurse Umane constă în:

-aplicarea strategiei ‘‘Electrica’’-S.A. în privința evoluției resurselor umane(gestiunea numărului de personal, structura posturilor în agenție, gestiunea fondului de salarii, urmărirea traiectoriei profesionale și pregătirea salariațiilor);

-urmărirea respectării legalității în desfășurarea tuturor activităților S.I.S.E. Muntenia Nord;

-urmărirea, asigurarea și coordonarea activității cu caracter juridic în cadrul S.I.S.E. Muntenia Nord și S.S.E. din componentă.

Obiectul de activitate al responsabilului AQ-PM din S.I.S.E. Muntenia Nord constă în :

-elaborează, difuzează, actualizează și înbunătățește documentația aferentă SMQ și SMM la nivelul S.I.S.E. Muntenia Nord pe baza organigramelor, diagramelor de relații și a ROF-ului în vigoare;

-implementează, menține, dezvoltă și îmbunătățește SMQ, SMM la nivelul Ag. S.E.MUNTENIA, conform prevederilor standardelor, legislației în vigoare și a politicii calitate- mediu a S.C. ‘‘Electrica’’-S.A.;

-realizează procesul în vederea certificării SMQ, conform cerințelor specificate de standardul SR EN ISO 9001:1995,la nivelul Sucursalei de Întreținere și Servicii Muntenia Nord și a S.S.E. din subordine;

-coordonează, colaborează și controlează activitățile AQ și PM la nivelul S.S.E. din subordine;

-elaborează programe de acțiuni cu măsuri pentru prevenirea accidentelor/incidentelor de mediu și de intervenție în caz de accident/incident de mediu, de limitare a impactului asupra mediului a activităților și instalațiilor din S.I.S.E. Muntenia Nord;

-inițiază și participă la acțiuni de audit intern și extern(de secunda parte) inspecții,control,expertize, și recepții de produse/servicii în vederea urmăririi respectării condițiilor de calitate și asigurării protecției mediului.

Obiectul de activitate al Directiei Tehnice constă în:

-coordonarea activității de pregătire lucrări, mentenanță, tehnic;

-coordonarea activității de reparații echipamente energetice și de măsură;

-coordonarea activității auto;

-coordonarea activității de proiectare;

-coordonarea activității MHC.

Obiectul de activitate al Serviciului Planificare, Coordonare, Tehnic și Pregatire Lucrări constă în:

-coordonează activitatea de întreținere a instalațiilor energetice din patrimoniul sucursalei;

-coordonează activitatea de întreținere și reparare a clădirilor tehnologice și de altă natură

din patrimoniul sucursalei;

-coordonează activitatea de prestări servicii de mentenanță și reparații la terți;

-coordonează activitatea tehnică din cadrul S.I.S.E.Muntenia Nord;

-organizează și îndrumă întocmirea, actualizarea, codificarea , anularea instrucțiunilor tehnice interne de exploatare (ITI);

-analizează și face observații la proiectele de instrucțiuni, fișe tehnologice, standarde;

-organizează manifestări tehnice și asigură participarea la manifestări tehnico-stiintifice.

Obiectul de activitate al Serviciului Transporturi constă în:

-coordonează activitatea de exploatare a mijloacelor auto și de producție din patrimoniul S.I.S.E. Muntenia Nord și a secțiilor aferente;

-coordonează activitatea de întreținere și reparație a mijloacelor auto și de producție din patrimonial S.I.S.E. Muntenia Nord și a secțiilor aferente;

– asigură activitatea de ISCIR din cadrul autobazei.

Obiectul de activitate al Directiei Comerciale constă în :

-coordonarea activității comerciale;

-coordonarea activității de aprovizionare, depozite;

-coordonarea activității de marketing;

-coordonarea activitățiilor conexe;

-coordonarea activităților administrative.

Obiectul de activitate al Serviciului Comercial,Aprovizionare, Depozite constă în:

-realizează achiziționarea directă sau prin comisionar a echipamentelor , materialelor și pieselor de schimb pentru activitatea de prestări servicii, productie , dotare și investiții a S.I.S.E. Muntenia Nord;

-organizează intrarea și depozitarea bunurilor materiale în magaziile Sucursalei de Întreținere și Servicii Muntenia Nord.

Obiectul de activitate al Biroului Marketing constă în:

-activitatea de prospectare a pieții pentru achiziționarea de bunuri și servicii;

-activitatea de facturare pentru achiziția de bunuri și servicii.

Obiectul de activitate al Biroului Activități Conexe,Administrativ constă în:

-promovarea serviciilor conexe;

-desfășurarea activităților administrative și de PSI;

Obiectul de activitate al Directiei Economice constă în:

-1.bugetul de venituri și cheltuieli pe următoarele activități:

-mentenanța,reparații, intervenții accidentale,alte lucrări fără periodicitate în instalațiile electrice;

-reparații echipamente și echipamente de măsura;

-proiectare;

-exploatare și mentenanță auto;

-aprovizionare;

-lucrări administrative;

-MHC;

-suport managerial;

-2.contabilitate financiară și de gestiune aferentă activităților următoare:

-mentenanța,reparații,intervenții accidentale,alte lucrări fără periodicitate în instalațiile electrice;

-reparații echipamente și echipamente de măsură;

-proiectare;

-exploatare și mentenanță auto;

-aprovizionare;

-lucrări administrative;

-MHC;

-suport managerial;

-3.costuri, prețuri și tarife;

-4.trezorerie, ordonanțări, încasări și plăți;

-5.bilanțul contabil, analize economice;

-6.patrimoniu;

-7.credite și tranzacții financiare.

Obiectul de activitate al Serviciului,Financiar,Prețuri,Tarife constă în:

-trezorerie, ordonanțări, încasări și plăți;

-analize economice;

-credite și tranzacții financiare;

-fundamentarea prețurilor și tarifelor pentru serviciile prestate.

Obiectul de activitate al Serviciului Contabilitate, Bugete, Centre de Cost constă în:

-1.bugetul de venituri și cheltuieli pe următoarele activități:

-mentenanță , reparații, intervenții accidentale,alte lucrări fără periodicitate în instalațiile electrice;

-reparații echipamente și echipamente de măsură;

-proiectare;

-exploatare și mentenanță auto;

-aprovizionare;

-lucrări administrative;

-MHC;

-suport managerial;

-2.contabilitate financiară și de gestiune aferentă activităților următoare:

-mentenanță, reparații, intervenții accidentale,alte lucrări fără periodicitate în instalațiile electrice;

-reparații echipamente și echipamente de măsură;

-proiectare;

-exploatare și mentenanță auto;

-aprovizionare;

-lucrări administrative;

-MHC;

-suport managerial;

-3.costuri;

-4.bilanțul contabil, analize economice;

Obiectul de activitate al Compartimentului Patrimoniu constă în:

-evidență, contabilizare, gestionare și consolidare juridică a valorilor patrimoniale ale S.I.S.E.Muntenia Nord și sectiilor;

-avizează toate documentatiile care privesc și vin să reglementeze problemele de patrimoniu.

5.8.Sistemul informatic de management din S.I.S.E. Muntenia Nord

Sistemul informatic de management (MIS) din S.I.S.E.Muntenia Nord este SAP/R3.

Înființată în 1972, compania SAP A.G. este liderul mondial în furnizarea de solutii informatice pentru afaceri.

Compania are sediul central la Walldorf, în Germania și filiale în peste 50 de țări.

De la apariția sa pe piață, SAP și-a propus să transforme , pas cu pas , tehnologia solutiilor pentru afaceri.

SAP este una din puținele firme care au stabilit norme de calitate pentru mediul IT și cel de afaceri. Astăzi, SAP conduce procesul de evoluție al soluțiilor informatice pentru afaceri, datorită statutului de lider și expertizei sale unice în afaceri.

Pentru a se adapta schimbărilor din economia globală, SAP continuă politica organizațională care a asigurat succesul de-a lungul a peste trei decenii-de a inova permanent și de a aduce valoare clienților săi. Aceasta a permis ca SAP să devină cea mai mare companie de software pentru afaceri din lume, cu peste 24.450 de clienți, 12 milioane de utilizatori si peste 30.000 de angajați din întreaga lume.

Soluțiile SAP sunt proiectate astfel încât să corespundă cerințelor companiilor de dimensiuni diferite din întreaga lume, de la companii de mărime mică și medie pănă la concerne multinaționale.SAP a deschis reprezentanța sa din România , ca urmare a evoluțiilor pozitive ale mediului economic și asigură oferirea versiunii române a soluțiilor, ca și servicii de suport și training pentru clienții și partenerii noștri.În prezent, printre clienții SAP din România se numară peste 100 de companii românești și multinaționale, deoarece cu ajutorul soluțiilor SAP există controlul asupta situației din companie, în orice moment, se poate răspunde în timp record la solicitările clienților,dar în același timp SAP oferă posibilitatea de a fi în conformitate cu cerințele instituțiilor administrației de stat și cu viitoarele reglementări ale Uniunii Europene.SAP oferă avantajul informațiilor în timp real , pe o piață din ce în ce mai competitive.

Există 3 categorii de meserii în SAP:utilizatori finali- cei care practic folosesc SAP, experți-useri sau key-useri( cunosc foarte bine utilizatorii finali și uneori realizează configurații), consultanți( configurează ‘‘SAP’’ , crează,de exemplu, o nouă modalitate de facturare).Ei nu cunosc SAP în totalitate ci sunt axați pe module funcționale și module tehnice.Specializările tehnice sunt: consultant ABAP=ABAP reprezintă limbajul de comunicare folosit în SAP; consultant BASIS= administratorii sistemului SAP.Specializările funcționale sunt: FI- contabilitatea financiară; CO- contabilitatea costurilor (controlling); MM- gestiunea materialelor; SD- vânzări și distribuție; HR- resurse umane; AA- amortizarea și mijloace fixe; PM-CS- comenzi de productie; PP- producție produse finite.

Prezentare generală sistem SAP R/3

SAP R/3– sistem client-server pe 3 nivele sistem ERP [Enterprise Resource Planning] integrat -> , sistem integrat de gestiunea resurselor intreprinderii conform Fig. nr.28

Fig.nr.28 SAP R/3-sistem integrat de gestiune R/3Planning] integrat -> 15

SAP R/3 – procese economice integrate

Fig nr.29.procese economice integrate-SAP R/3

SAP R/3 – sistem de gestiune integrată a resurselor intreprinderii

Fig.nr.30 –SAP/R3 sistem de gestiune integrat

Elemente de bază la utilizarea sistem SAP R/3 :

Fig.nr.31-elemente de baza

 Navigarea în sistemul SAP R/3

Noul meniu standard SAP Easy Access sau meniul de utilizator este punctul de intrare specific-utilizator în sistemul SAP.

Fig.nr.32-meniu utilizator SAP/R

Meniul de utilizator conține doar acele poziții – cum ar fi tranzacții, rapoarte și adrese Web – de care este nevoie pentru a se îndeplini sarcinile zilnice.

Dacă administratorul de sistem a definit un meniu de utilizator, acesta va apărea când se va face logarea la sistem.

 Utilizarea ariei de navigare

Se pot extinde și restrânge meniurile în aria de navigare alegând săgețile dropdown din stânga pozițiilor din meniu, ca în exemplul de mai jos:

Fig.nr.33-meniu de navigare extins.

.

Pentrua deschide o aplicație în aria de navigare:

Se da dublu-clic pe ea, sau

Se alege Enter, sau

Se alege Edit  Execuție

Pentru a rula o aplicație într-o nouă sesiune, se alege Edit  Executie în fereastra nouă.

Logarea la sistemul SAP R/3

Înainte să se utilizeze sistemul R/3, trebuie să se facă logarea. După ce se termină de utilizat sistemul SAP, se face deconectarea. Prima dată când se va face logarea, și la intervale regulate după aceea, trebuie să se schimbe parola.

Logarea :

Pentru a se face logarea, trebuie mai intâi să se deschidă Meniul SAP Logare dând dublu clic pe iconul sau

După ce a pornit sistemul SAP, primul ecran care apare este cel de logare (în acest caz, cu titlul SAP R/3).

Fig.nr.34-ecran de logare în sistem

În acest ecran se va completa câmpul “User” cu numele de utilizator și în câmpul “Parola” se va introduce parola.

Deconectarea

Deconectarea de la sistemul SAP se poate face din orice ecran.

Din bara de meniu, se alege Sistem  Log off.

Se apasă butonul din colțul din dreapta sus al ecranului (dacă există doar o sesiune deschisă).

Va apărea căsuța de dialog Log off, care informează că orice date care nu au fost salvate încă se vor pierde dacă se face deconectarea.

Fig.nr.35 –ecran pentru deconectare din sistem.

Toate sesiunile din sistemul SAP se închid.

SAP GUI

Interfața grafică cu utilizatorul (SAP GUI ) constă în caracteristici tehnice care permit să se facă schimb de informații cu Sistemul SAP (introducând date, alegând funcții, și așa mai departe). Pentru Varianta 4.6, SAP a făcut schimbări considerabile în design-ul SAP GUI.

Caracteristicile remodelate includ:

Fronturi de text și culori

Scheme de culoare

Setări de sunet și de animație

Opțiuni adiționale pentru prezentare de date.

Noul SAP GUI este alcătuit din două arii principale de ecran :

-Antet ecran.Antetul ecranului este alcătuit din:Bara de meniuri,Bara de unelte standard,Bara de titlu,Bara de aplicații

-Corpul ecranului.Corpul ecranului este zona dintre antetul ecranului și bara de stat

Fig.nr.36.-fereasta SAP

Elementele unei ferestre SAP tipice apar dedesubt:

Fig.nr.36.-fereasta SAP

Elementele unei ferestre SAP tipice apar dedesubt:

Bara de meniu Toolbar standard Bara de titlu Bara de aplicatii

Bara de star

Pași într-o Sarcină Tipica în Sistemul SAP R/3

In Sistemul SAP, o sarcină constă într-unul sau mai multe ecrane în care se introduc date. Unele sarcini tipice pot să creeze registre de clienți, să introducă facturi, sau să creeze documente de vânzări.

Pentru a executa o sarcină în Sistemul SAP, de obicei:

Se alege sarcina la care se vrea să se lucreze, din meniu sau cu ajutorul codului de tranzacție.

Fig.nr.37-fereastra SAP-furnizori cunoscuti

Se introduc date în ecranul inițial al sarcinii alese.

Fiecare ecran conține câmpuri de intrare în care se pot introduce date. Unele câmpuri cer

intrări (cele în care apare bifa ), altele nu.

Fig.nr.38 – fereastra SAP în care sunt afișate câmpurile de intrare .

3.Se merge la ecranul următor, apăsând tasta Enter sau butonul .

Pentru a anula toate datele care tocmai s-au introdus într-un ecran, se alege sau Edit -> Cancel.Sistemul scoate datele din ecranul curent, închide ecranul curent și va duce înapoi la ecranul precedent. În funcție de situație, sistemul poate să afișeze o căsuță de dialog care invită să se confirme acțiunea.

4.În timp ce se introduc date în ecranul următor al sarcinii.

Este posibil:

Să se facă întoarcere la ecranul precedent pentru a face schimbări

Să se sară peste ecranele care nu sunt cerute

Să se meargă la o sarcină asemănătoare pentru a lua informații sau pentru a completa ecrane adiționale

5.Se repetă pașii 3 si 4 până când toate ecranele care alcatuiesc sarcina respectivă sunt completate.

6.Se salvează datele pentru întreaga sarcină (se alege sau se apasă CTRL+S).

Sistemul salvează datele din toate ecranele care au fost completate.

Pentru a încheia o sarcină, în bara de unelte standard, se alege sau se apasă Shift + F3.

Dacă s-au salvat deja datele, sau dacă nu s-au introdus de loc date, sistemul încheie sarcina și se întoarce la ecranul initial al aplicației.

Rapoarte

Când se lucrează în Sistemul Sap, pentru a accesa informații din baza de date trebuie să se acceseze rapoarte.

Unele rapoarte afișează informații; altele permit să se facă analizări.Din bara de meniuri a ecranului inițial SAP Acces Rapid, se alege Sistem -> Servicii -> Raportare.

Apare ecranul raport selecție:

Fig.nr.39 – selecție raport.

În câmpul Program,se introduce numele raportului.

Se alege iconul Execută.

Sistemul afisează ecranul cu criterii de selecție.Se introduc criteriile de selecție.Pentru a accesa criteriul de selecție folosind o variantă, se poate alege o variantă din listă drop down cu intrări posibile. Această listă conține intrări numai dacă inițial au fost create variante.

Pentru a iniția raportul,se alege din Program -> Execută.Sistemul execută raportul și afișează lista care rezultă. Exemplu listă raport :

Fig.nr. 40.- listă raport

Tipărirea din sistemul SAP

Utilizând sistemul SAP output se poate tipări mai multe feluri de documente – inclusiv comenzi de aprovizionare, facturi, note de livrare, ștate de plată, e-mail-uri și liste de rapoarte – pe dispozitive output cum ar fi imprimante sau faxuri.

Când se dorește să se efectueze ieșiri de date online sau în background, sistemul output SAP crează documentul prin generarea:

-unei cereri de spool care în mod normal conține date independente de dispozitiv

-unei cereri de output care este folosită pentru a trimite datele dispozitivului de output respectiv Pentru a tipări documentele direct, se aleg Tipărire imediată pe ecranul de tipărire.

Dacă se alegeTipărire (sau Sistem  Lista  Tipărire) într-o sarcină SAP, sistemul afișează de obicei un Ecran de tipărire, unde se pot specifica criteriile de output. Tip de ecran folosit pentru toate tipăririle.

Fig.nr.41- ecran de tipărire din SAP/3

Prezentare generală modulul MM

MM = Materials Management = Gestiunea Materialelor

Modulul de Gestiunea Materialelor (MM) reprezintă gestionarea proceselor de aprovizionare și gestionarea stocurilor de materiale, gestionând toate documentele necesare aprovizionării cât și toate documentele referitoare la mișcările de materiale.

Componentele modulului MM sunt :

– planificarea necesarului de materiale

– aprovizionarea

– gestiunea stocurilor

-verificarea facturilor de furnizor

– gestionarea serviciilor externe

-sistem de Informații

Nivele organizatorice în modulul MM

Fig.nr.42.

Date de baza in modulul MM

Fig.nr.43.

Proces tipic de aprovizionare în modulul MM

Fig.nr.44.

Prezentare profil MM_Aprovizionare

Componentele profilului MM Aprovizionare sunt:

Determinarea necesarului de materiale

Fig.nr.47.

Determinarea sursei de aprovizionare

Fig.nr.48

Selecție furnizor

Fig.nr.49.

Prelucrare comandă

Fig.nr.50.

e) Urmărire comandă

f) Recepție factură

g) Verificare factură

Fig.nr.51.

h) Procesare plată

Fig.nr.52.

Descriere profil MM_Aprovizionare

Profilul MM aprovizionare reprezintă gestionarea proceselor de aprovizionare, gestionând toate documentele necesare aprovizionării cât și toate documentele referitoare la mișcările de material.

Tranzacții tipice pentru profilul MM_Aprovizionare

Comanda de aprovizionare este folosită în activități variate de aprovizionare. Ea reprezintă documentul de bază în procesele de aprovizionare configurate în sistemul R/3. Se pot procura atât materialele pentru consum direct sau stocabile, servicii externe, dar sunt posibile și tipuri speciale de aprovizionare :

-subcontractare ;

-terți(implică afaceri în trei și expediții direct la client) ;

-custodie.

Activitățile generate de comenzile de aprovizionare (cum ar fi recepția bunurilor și facturilor) sunt cuprinse în istoricul comenzii, permițând monitorizarea procesului de aprovizionare.O comandă de aprovizionare este formată din antet și număr de poziții.Informațiile din antet privesc întreaga comandă de aprovizionare :de exemplu, aici sunt trecuți termenii de plată și de livrare.

Condițiile din comandă de aprovizionare se pot aplica la diferite nivele :-la nivelul întregii comenzi , la nivel de poziție,etc.Costurile pot fi repartizate printre obiectele de control variate prin intermediul alocării de cont.Categoria de alocare de cont determină :

-natura alocării de cont(centru de costuri, comanda de întreținere,etc.) ;

-ce conturi trebuie debitate după înregistrarea facturii de intrare de bunuri ;

-ce date cu privire la alocarea de conturi trebuie asigurate.

Sunt urmatoarele categorii de alocări de cont în sistemul R/3 :

-mijloc fix-număr și subnumăr mijloc fix principal ;

-comanda-comanda PM și număr de cont Carte Mare ;

-comanda de producție-număr comandă de producție ;

-centru de cost-centru de cost și număr de cont Carte Mare ;

-comanda de vânzări-comanda de vânzări și număr de cont Carte Mare.

Tranzacțiile generate de o comandă de aprovizionare sunt ținute în evidența comenzii pe baza unor poziții specifice,astfel încat urmarind istoricul acestui document la nivel de poziție sunt evidențiate recepțiile,costurile de transport sau valorile condițiilor care intră în prețul materialelor,eventualele retururi și ștornări de recepții precum și facturile,credit memourile și ștornarile de facturi aferente acelui material cuprins în comanda de aprovizionare.

Într-o comandă de aprovizionare se pot introduce texte direct sau se pot efectua schimbări de text sugerate de sistem.Există două tipuri de text :

de antet și de poziție.

În sistemul SAP/3 comandă de aprovizionare este numerotată intern de catre sistem.

Fig.nr.53.-comanda de aprovizionare în baza careia s-a întocmit N.I.R.

Intrare de bunuri

În cazul Electrica SA este obligatorie înregistrarea într-un registru special a tuturor comenzilor de aprovizionare.Acest registru poartă numele de REGISTRU UNIC DE COMENZI,fiecare organizație de funcționare având obligația să-l actualizeze zilnic.Folosind facilitătile R/3 pentru fiecare intrare de materiale și servicii în intreprindere trebuie să existe o comandă de aprovizionare către furnizorul respectiv.

Caracteristicile recepțiilor de bunuri în SAP/R3 sunt :

-referința la o comandă de aprovizionare ;

-se verifică dacă livrarea corespunde cu comanda (nu se pot recepționa cantități mai mari decât în comandă) ;

-se verifică depozitul în care se face recepția bunurilor ;

– se verifică dacă prețurile din comanda de aprovizionare corespund cu cele din factură sau aviz.

Fig.nr.54.-ecranul în care se întocmeste NIR.

.

Intrarea de bunuri are următoarele rezultate în sistem :

-documentul de material este creat : și poate fi afișat și listat ;

Fig.nr.55.-ecran afișare document de material.

.

-documentul contabil este creat :-conține liniile de poziție (pentru conturile corespunzătoare) cuprinse în recepție.

-documentul contabil se poate afișa și lista ;

Fig.nr.56. document contabil generat de documentul de material.

-actualizarea stocurilor ;

Fig.nr.57. ecran actualizare stocuri.

-actualizarea conturilor de Carte Mare ;

-actualizări în comanda de aprovizionare ;

-actualizare poziție de comandă ;

-alte actualizări.

Se pot face și intrări de bunuri fără comandă de producție și acestea se referă la recuperările făcute după dezafectarea anumitor instalații, sau în cazul produselor finite de la atelierele de prelucrare proprii. Această intrare este echivalentul notei de predare .

Documentele de ștornare și retur livrare se fac pe baza notei de intrare recepție întocmită referitor la care se face ștornarea sau returul de livrare.

fig.nr.58. –NIR ștornat

Fig.nr.59 –retur la furnizor.

Ieșiri de bunuri

În SAP/R3 se utilizează tipuri variate de ieșiri de bunuri :

-ieșiri de materiale pentru comenzi(întreținere sau producție) ;

-ieșiri de materiale pe centre de cost ;

-ieșiri de materiale pe mijloc fix ;

-ieșiri de materiale la vânzare ;

-ieșiri de materiale pentru declasare.

Toate aceste ieșiri se fac în baza unei comenzi.

Ieșirea de bunuri are următoarele rezultate în sistem :

-se crează documentul de material ;

-se crează documentul contabil ;

se crează un bon de iesire de bunuri(bon de consum materiale) ;

-se actualizează stocul ;

-se actualizează conturile din Cartea Mare ;

-se actualizează consumul ;

-se actualizează comanda PM ;

-se actualizează rezervarea (dacă există).

Fig.nr. 60.-ecranul initial în care se fac ieșirile de bunuri

Fig.nr.61- ecran în care este afișată rezervarea pentru întocmirea unui bon de consum.

Fig.nr.62.-ecran cu bonul de consum întocmit

Fig.nr.63.- documentul contabil generat în urma întocmirii bonului de consum.

Transfer de stoc

Într-o companie, miscarea bunurilor nu apare numai sub forma intrărilor și ieșirilor de bunuri. În funcție de departamentul din cadrul companiei(de exemplu depozitarea descentralizata) și de politica sa de vânzări pot fi necesare transferurile de stocuri interne.

Transferurile de stoc pot apare la trei niveluri diferite:

de la o unitate logistică la alta;

de la o locație de stocare la alta(în unitatea logistică);

de la un cod de material la un alt cod de material.

Un transfer de stocuri de la o unitate logistică la alta conduce atât la o schimbare în mărimea stocurilor din ambele unitați logistice dar și dacă unitățile logistice sunt alocate unor domenii de evaluare diferite, este creat de asemeni si un document contabil.

Transferurile de stocuri de la o unitate logistică la alta sunt relevante pentru Planificare Necesar de Materiale(PNM), deoarece aceasta operează la nivel de unitate logistică.

În cazul transferurilor efectuate în interiorul unei unități logistice, acestea se fac cu nota de transfer. Transferul se face doar între depozitele unitătii logistice.

În cazul transferurilor efectuate între SISE și AISE cât și între AISE-AISE, înregistrările se fac numai prin contul 481.

Inregistrarea se efectuează în baza avizului de expediție și nu este supus facturării.

Fig.nr.64.-transfer între SISE-AISE, înregistrat la SISE.

Fig.nr.65.-transfer între SISE-AISE, înregistrat la SISE , poziție detaliată.

Fig.nr.66.-document contabil înregistrat la SISE, generat de un transfer SISE-AISE.

Fig.nr.67.-fereasra ce afisează înregistrarea unui transfer SISE-AISE înregistrat la AISE.

Fig.nr.68.-transfer între SISE-AISE, înregistrat la AISE, poziție detaliată.

Fig .nr.69. –document contabil generat de un transfer SISE-AISE , înregistrat la AISE.

Aceste înregistrări se folosesc și în cazul aprovizionării centralizate(achiziție centralizată a unor materiale de catre SISE sau AISE și distribuirea lor în teritoriu).

Un transfer de stocuri de la o locație de depozitare la alta în aceași unitate logistică cauzează o actualizare a cantităților stocate în ambele locații de depozitare.Valoarea stocului ramâne neschimbată și evenimentul nu este relevant pentru contabilitate.

Fig.nr. 70.transfer de materiale între două locații de depozitare ale aceleiași unități logistice.

Un transfer de stoc de la un loc de depozitare la alt loc de depozitare în cadrul unei unități logistice este înregistrat fără valoare,deoarece materialul transferat este gestionat în aceeași unitate logistică și prin urmare cu aceleeași date de evaluare ca și înnainte.

Pentru fiecare mișcare de bunuri este necesară tipărirea unui document intern. Documentele interne sunt colective și pentru tipărire există un layout (formular) specific, conform prevederilor legale specifice.

Prezentare generală modul SD

SD = Sales & Distribution -> Vânzări și Distribuție

Fig.nr.71. Funcționalitățile modulului SD

Nivele organizatorice în modulul SD: Fig.nr.72.nivele organizatorice.

Datele de bază ale modulului SD: Clienti ;Tarife / prețuri / taxe ; Servicii / produs.

Datele de bază ale modulului SD: Clienții

Fig.nr.73-date de bază pentru modulul vânzări:clienți

Datele de bază ale modulului SD: Prețuri și tarife

Factorii variabili care determină prețul de vânzare:

Organizația de vânzare/Departamentul de vânzare/Biroul vânzare

Unitatea logistică/diviziunea

Client

Serviciul/produsul vândut

Tarif diferențiat/tarif simplu

Data consumului/livrării (consum normal/consum ore de vârf)

Cantitatea consumată/livrată

Proces tipic de vânzare de produse

Fig.nr.74.-proces de vânzare

Comenzile de material stocabil sunt înregistrate și gestionate utilizând conturile de clienți și tipul de comandă ZMCO.

Pentru o anumită comandă va fi creată o singură dată de bază, care va fi utilizată de departamentul de vânzări.

Orice vânzare se face în baza unei comenzi de vanzări.

Într-o comandă de vânzări se trec următoarele elemente:

-tipul comenzii;

-departamentul de vânzări care procesează comanda;

-canalul de distribuție;

-divizia;

-clientul;

-numărul comenzii de aprovizionare;

-materialul;

-cantitatea;

-unitatea de masură aferentă materialului;

Fig.nr.75-fereastra în care se creează o comandă de vânzare.

După ce toate datele au fost introduse, se revine la fiecare material în parte pentru a se completa cu următoarele date obligatorii:

-unitatea logistică din care se face vânzarea;

-punctul de expediție;

-datele pentru contul alocat;

-comisionul;

-procent scont;

-condiția de preț ZPRO(prețul actualizat și prețul de vânzare,tva,etc.)

Conanda astfel întocmită se verifică și dacă în jurnal nu sunt semnalate erori , se salveaza urmând să se treacă la următorul pas și anume livrarea .

Livrarea , se face pe baza comenzii de vânzare.

Fig.nr.76.-fereastra unde se întocmește livrarea de bunuri .

Odata cu livrarea se întocmește și ieșirea de materiale din gestiune

Fig.nr.77.-fereastra unde se întocmește ieșirea de bunuri din gestiune

Fig.nr.78.-documentul contabil generat de ieșirea de bunuri.

Pe baza livrării de materiale se întocmește factura către cumparător, completându-se condițiile de plată ce sunt prevăzute în contract ,restul de date se preiau din ecranele anterioare.

Fig.nr.79.-factura întocmită pe baza livrării.

Fig.nr.80.-documentul contabil generat de intocmirea facturii.

Asemănător se întocmesc și vânzările pentru prestări servicii.

Prezentare generală modulul CO-FI

Verificarea facturilor

Sistemul SAP este alcătuit din câteva componente legate între ele astfel încat departamente diferite din cadrul unei companii pot coopera unele cu celelalte.

Componenta Verificarea Facturilor asigură legătura între componenta Gestiune a Materialelor și componentele Contabilitate Financiară, Controlling și Contabilitate Mijloace Fixe.

Verificarea facturilor în gestiunea materialelor servește următoarelor scopuri:

-completează procesul de aprovizionare cu materiale;

-permite procesarea de credite memo, anularea sau stornarea facturilor și discounturi.

Verificarea facturii implică următoarele etape:

-introducerea facturilor și a notelor de credit intrate;

-verificarea acurateții facturilor cu respectarea conținutului, prețurilor;

-efectuarea înregistrărilor de conturi rezultate dintr-o factură;

-verificarea facturilor blocate datorită diferențelor prea mari față de datele din comanda de aprovizionare.

La introducerea facturii, sistemul găsește contul relevant. Se generează înregistrări automate pentru taxa pentru vânzări, lichidarea bonificației la plata în numerar și variațiile de preț, se afișează înregistrările efectuate. Dacă din diferite motive, apar mici diferențe și soldul nu este zero, atunci este obligatoriu să se facă corecții, deoarece o factură nu se poate înregistra decât dacă soldul este egal cu zero.

Imediat după înregistrarea facturii sistemul actualizează urmatoarele date: prețul mediu al materialului comandat și evidența comenzilor de aprovizionare. De asemeni, datele necesare pentru factura ce trebuie plătită sunt acum în sistem și departamentul contabil poate utiliza datele și efectua plațile necesare .

La înregistrarea unei facturi, sistemul selectează conturile ce urmează a fi înregistrate.

Pentru înregistrarea corectă a facturilor, trebuie definite conturile din planul de conturi și acțiunile ce trebuie realizate pentru diferite înregistrări.

Conturile sap sunt definite într-un plan de conturi.

Următoarele conturi sunt deosebit de importante pentru verificarea facturilor:

-contul de furnizor-pentru fiecare furnizor există un cont separat în contul de evidentă, în care sunt înregistrate toate sumele privind furnizorul.Plata către un furnizor este executată doar când departamentul financiar-contabil înregistrează plata către acel furnizor într-un cont bancar, de exemplu;

-contul de stoc-în SAP, materiale diferite cu caracteristici similare sunt grupate împreună într-un cont comun(de exemplu:materii prime, piese de schimb,etc.);

-contul intermediar de furnizori facturi nesosite-acest cont este un cont intermediar între contul de stoc depozit și contul de furnizori. La intrarea de bunuri, suma netă de facturare asteptată este înregistrată din contul de stoc în acest cont . Această înregistrare este apoi lichidată printr-o intrare de compensare în contul de furnizori la recepția facturii.

Rezultatele obținute la înregistrarea unei facturi sunt:

sistemul efectuează mișcările de conturi și generează un document financiar-contabil care afișează conturile implicate în înregistrare și sumele înregistrate în aceste conturi;

-sistemul crează o statistică a facturilor pentru fiecare poziție din comanda de aprovizionare, fiecare factură înregistrată este inclusă în acest fișier, astfel încât este, posibilă afișarea în orice moment a unei imagini generale curente asupra evidenței comenzilor de aprovizionare;

prețul mediu variabil este actualizat în înregistrarea de bază de material;

valoarea stocului este actualizată.

Daca o factură este blocată, contabilitatea financiara nu

poate plăti factura. Aceasta trebuie eliberată într-un pas separat înnainte de a fi procesată.

Fig.nr.81-factură.materiale

Fig.nr.82.-introducere factură furnizor.

Fig.nr.83 –introducerea unei facturi de furnizori.

Înregistrare plată în avans-furnizori

Înregistrarea plății în avans se face în ecranul “înregistrați avans furnizori”, în care se introduce urmatoarele date:

data documentului;

data înregistrării;

codul furnizorului;

se selectează indicatorul aferent plății în avans;

contul bancar care se creditează;

suma care se plătește;

data în care se efectuează plata.

Fig.nr. 84.-imagine generală document avans furnizor

Asemănător se fac și compensările plată în.84.-imagine generală document avans furnizor

Inventar fizic

Inventarul are loc la nivelul locației de depozitare si se crează câte un document separat pentru fiecare locație de depozitare.

Proceduri de inventar fizic:

-inventar periodic;

-inventar continuu;

-inventar ciclic;

-esantionare pentru inventar.

Intr-un inventar periodic toate stocurile companiei sunt inventariate într-o dată cheie stabilită.În timpul inventarierii,mișcarea materialelor este blocată în întregul depozit.

În procedura de inventar continuu,stocurile sunt inventariate continuu în timpul întregului an fiscal.

Inventarul ciclic este inventarul care se face la intervale egale din timpul unui an fiscal și permite ca pozițiile cu miîcare rapidă să fie inventariate mai des decat pozițiile cu mișcare lentă.

Eșantionarea pentru inventar înseamnă că stocurile selectate aleator sunt inventariate în data cheie bilanț.

La înregistrarea diferențelor de inventar, sistemul ajustează valorile din balanța de stocuri și valorile contabile astfel încât să corespundă cu stocurile propriu-zise și valoarea acestora. Din punct de vedere contabil, aceasta corespunde unei intrări sau ieșiri de bunuri, insemnând ca la introducerea diferentei de inventar contul de stoc este debitat sau creditat.

Capitolul 6

Concluzii

Sistemul Informatic Integrat de Gestiune și Conducere a Întreprinderii SAP R/3 este destinat companiilor de orice mărime și tuturor sectoarelor industriale, oferindu-le posibilitatea de a-și optimiza procesele de afaceri cu un sistem avansat de management informațional.

Resursele necesare utilizării acestui produs diferă în funcție de cerințele, opțiunile și particularitațile fiecarei intreprinderi .

Sistemul Informatic Integrat de Gestiune și Conducere a Întreprinderii SAP R/3 are urmatoarele caracteristici :

-este un sistem flexibil, permite o reacție rapidă la schimbări și posibilitatea de a folosii schimbările în avantajul propriu și ajută la extinderea activitaților pentru acoperirea de noi produse și piețe;

-este un sistem comprehensiv, în centrul spectrului de oferte al R/3 se află aplicațiile de program pentru contabilitate și gestiunea costurilor, managementul producției și al materialelor, managementului calitații si întreținerea întreprinderii, vânzările și distribuția, managementul resurselor umane și managementul de proiect, prelucrarea automată a datelor operaționale în informația de execuție, oferind astfel suport decizional pentru supraveghere și control;

-este un sistem deschis reprezentând astfel combinația perfectă de funcționalitate și tehnologie necesară unui program standard integrat . Este proiectat ca un sistem total,dar datorita utilizării modulare este extensibil în etape fapt care îl face ușor adaptabil la cerințele specifice afacerilor individuale.Sistemul SAP R/3 este susținut pe plan mondial de un service operațional,disponibil permanent.

-este un sistem integrat , superior structurilor ierarhice și orientate pe funcții,depășind oricare alt sistem, în SAP R/3 planificarea vânzărilor și materialelor, planificarea producției și managementului depozitelor, contabilitatea financiară și managementul de personal sunt încorporate într-un flux de activitate integrat de evenimente de afaceri care trec prin compartimentele și sferele funcționale,fiecare angajat primește informația și documentația de care are nevoie în timp util;

-este un sistem nou ce încorporează cele mai recente tehnologii de tipul celor orientate pe produs, sferele de aplicație ale SAP R/3 se extind permanent, un exemplu constituindu-l comerțul electronic pe Internet . Astăzi, din ce în ce mai multe companii utilizează Internetul pentru comunicație și marketing dar și pentru aprovizionare,procesare de comenzi de vânzări și service pentru clienți,iar SAP R/3 , fiind direct conectat la Internet, este pregătit pentru comerțul electronic, asa cum de altfel e pregătit cu sisteme de răspuns telefonic sau informație electronică.

Sistemul SAP R/3 permite realizarea operațiunilor contabile în sistemul românesc de conturi dar și în sistemele străine.

Sistemul SAP R/3 este și un bun sistem de informare pentru conducere, nu reprezintă doar un simplu instrument de raportare ci conține o infrastructură complexă care oferă suport pentru decizia la nivel managerial , datele care provin din diverse domenii pot fi structurate în seturi de date , pot fi create programe specifice analizării acestor date grupate, putând astfel să răspundă diferitelor necesități de analiză a activității întreprinderii. Utilizatorul , poate defini indicatorii calculati într-o formă centralizată, folosind formule care conțin indicatorii de bază, de exemplu: profitul pe salariat=[cifra de afaceri-reducerile acordate la vanzare-costuri variabile]/numar de personal angajat.Definind indicatorii calculate centralizat(o singura data), utilizatorul poate fi sigur că toate rapoartele, care conțin acești indicatori, calculează valoarea în același mod.

Rapoartele sunt disponibile pentru a ajuta utilizatorul în prezentare și analiza datelor,dar în același timp, utilizatorul are la dispoziție un ansamblu de funcții cu care poate prelucra raportul dorit .Este posibil de asemeni să se utilizeze SAPgraphics și SAPmail dar și tipărirea raportului și inregistrarea lui în portofoliu de rapoarte.

SAP R/3 este singurul software de gestiune care include un sistem de monitorizare și control integrat la nivelul bazei de date, oferă soluții integrale, specifice sectorului de activitate pentru 14 domenii, este singurul software de gestiune care integrează în timp real toate domeniile de gestiune ale întreprinderii, este singurul software de gestiune care oferă posibilitatea simularii în timp real a mai multor variante de gestiune economico-financiară a întreprinderii(întreprinderea poate viziona în timp real contabilitatea și gestiunea românească în contabilitatea și gestiunea specifică a 28 de sisteme contabile diferite, asigură posibilitatea schimbării în timp real a structurii economico-financiară a modelului economic,pe baza cărora funcționează software-ul, fără a fi necesară programarea. Sistemul SAP R/3 nu este numai tradus,ci SAP România , prin mentenanța sa , se obligă să asigure transpunerea și actualizarea modificărilor legislative în sistem , fără costuri adiacente.