. Crearea de Publicatii cu Publisher

Cap. I Utilizarea interfeței Publisher

Publisher este conceput pentru a manevra mai multe elemente plasate într-o pagină. Atenția programului, după cum utilizatorul se poate aștepta, este concentrată asupra aspectului final al publicației. Deși aspectele minore ale unui document nu pot fi neglijate, adevărata forța a programului provine din ușurința de așezare a componentelor în pagină.

I.1. Elementele interfeței Publisher

Dacă utilizatorul este obișnuit să lucreze în Word sau cu un alt tip de program de procesare a textelor, atunci este necesară o oarecare reconsiderare a modului de asamblare a unui document în vederea publicării. Folosind Publisher, utilizatorul va descoperi rapid că nu este la fel de simplu cu a introduce text într-o pagină și a-l lăsa să se transfere automat pe rândul următor. Inainte de a insera un element într-un document Publisher, este necesară rezervarea unui spațiu pentru acesta.

Lucrul cu un model orientat pe obiect

Publisher funcționează pe baza unui model orientat pe obiect. Aceasta nu înseamnă altceva decât că toate elementele unei pagini trebuie să fie incluse într-un cadru. Textul nu poate fi introdus oriunde; este necesară o casetă de text pentru aceasta.

În Publisher, elementele de grafică precum imaginile clip art și WordArt se comportă ca un document Word. Cu toate acestea, utilizatorul va descoperi că textul este tratat oarecum diferit în Publisher. De exemplu, se poate deplasa un întreg bloc de text (într-o casetă de text) oriunde în interiorul unei pagini prin efectuarea unui clic și tragerea cu mouse-ul. Tabelele sunt de asemenea tratate ca obiecte. Se poate opta pentru editarea textului în interiorul unei celule, dar, de asemenea, este posibilă redimensionarea întregului tabel, la fel cum se proceda în cazul unei imagini clip art.

Crearea unei publicații de la zero

La lansarea programului Publisher pentru prima dată, se poate vedea caseta de dialog Publisher Catalog, prezentat în figura 1. O publicație poate fi inițiată în trei moduri: Publications by Wizard (publicații folosind aplicații de tip Wizard), Publications By Design (publicații prin design) sau Blank Publications (publicații fără conținut).

fig. 1

Utilizatorul poate fi tentat să-și inițieze prima publicație folosind una dintre numeroasele aplicații Wizard rapide (Quick Publication Wizard), care asistă utilizatorul la parcurgerea unor etape pentru crearea de cărți de vizită , calendare, invitații, curriculum vitae și alte documente. Cu toate acestea, dacă se intenționează editarea oricăruia dintre elementele generate de aplicația Wizard, utilizatorul se poate rătăci dacă îi lipsește experiența în recunoașterea elementelor Publisher și editarea acestora.

Odată construit un document prin amplasarea, redimensionarea și formatarea diferitelor obiecte unul câte unul, utilizatorul va fi capabil de a recunoaște și edita diferitele componente generate de aplicațiile Wizard.

fig. 2

Se selectează tipul de publicație care urmează a fi creat din catalogul Publisher (Publisher Catalog ). Se va reține că publicația Catalog se lansează automat la prima deschidere a programului Publisher. Dacă a fost dezactivată opțiunea de lansare a catalogului (se selectează opțiunea Tools >Options >General) sau dacă s-a părăsit aplicația catalog, se selectează opțiunea File>New pentru a o redeschide. Pentru a începe de la zero, se selectează eticheta Blank Publications. Vor apărea opțiuni pentru cărți de vizită, bannere, pliante și alte publicații, după cum se vede în figura 2. Se selectează din lista din stânga sau se derulează galeria din partea dreaptă pentru a vedea reprezentările vizuale ale elementelor din listă. Se efectuează clic pe butonul Custom Page (pagină personalizată). Se efectuează clic pe butonul Custom Page pentru a introduce anumite dimensiuni de pagină, în absența unui stil care să satisfacă necesitătile utilizatorului. Se efectuează clic pe butonul Custom Web page (pagina Web personalizată) dacă se realizează un document pentru Word Wide Web.

Odată selectat unul dintre stilurile de publicații, se efectuează clic pe butonul Create din colțul din dreapta-jos al ferestrei. Pagina albă va fi afișată împreună cu aplicația Quick Publications Wizard, plasată în partea stângă. Pentru a crea un spațiu de lucru mai mare, se efetuează clic pe buton pentru a ascunde aplicația Wizard. Se aranjează marginile și elementele de ghidare și… gata de lucru!

Crearea unei pagini fără conținut

Se selectează opțiunea File>New pentru a deschide aplicația Publisher Catalog. Se selectează eticheta Blank Publications.

Se derulează lista cu tipuri de documente albe și se efectuează clic pe acela care urmează să fie folosit.

Se efectuează clic pe butonul Create, plasat în partea de jos a ferestrei Catalog.

Se efectuează clic pe butonul Hide Wizard pentru a crea un spațiu de lucru suplimentar.

Utilizarea barelor de instrumente Publisher

Spre deosebire de celelalte aplicații Office 2000, Publisher 2000 nu dispune de o opțiune personalizată de bare de instrumente. Publisher afișează bara de instrumente Standard în mod prestabilit, la deschiderea programului. Bara de instrumente Standard este ușor de recunoscut, deoarece primul buton din stânga este întotdeauna butonul New. Butoanele pentru comenzi comune, cum ar fi Print sau Save, apar de asemenea pe această bară de instrumente.

Bara de instrumente Formatting este, de asemenea, afișată în mod prestabilit. Cu toate acestea, bara nu va fi vizibilă anterior creării și selectării unui obiect. În Publisher 2000, bara de instrumente Formatting este dinamică. Cu alte cuvinte, aspectul acesteia se modifică în funcție de tipul de obiect selectat. Dacă a fost selectat un obiect grafic, bara de instrumente Formatting afișează instrumente pentru împachetare, rotire, tăiere și răsucire pe o parte, după cum se poate vedea. La selectarea unei casete de text, bara de instrumente va afișa instrumente de formatare a textului: aldine, cursive, aliniere și dimensiunea tipului de literă, pentru a aminti numai câteva.

Cu toate acestea, înainte de a putea folosi instrumentele de formatare, este necesară în prealabil localizarea obiectului. Se poate folosi bara de instrumente Object pentru a selecta instrumentele de tip cadru necesare pentru stabilirea structurii paginii. Se selectează un clic pe instrumente de tip obiect la fiecare inserare a unui element nou în pagină. Prin intermediul acestei bare de instrumente, se vor realiza textul și elementele de grafică prin care publicația respectivă va dobândi un aspect profesional.

Deși aici a fost prezentată în poziție orizontală, poziția prestabilită pentru bare de instrumente este verticală. Orice bară de instrumente poate fi repoziționată prin efectuarea unui clic pe aceasta și tragerea cu mouse-ul.

Stabilirea limitelor și a liniilorde ghidare

Publisher dispune de toate elementele necesare pentru amplasarea și alinierea cu precizie a obiectelor. Utilizatorul are posibilitatea de a vizualiza limitele și liniile de ghidare (netipărite) atunci când este necesar, pe care le poate ascunde ulterior. Limitele așa cum se vede în figura 3, reprezintă liniile care înconjoară un document și indică amplasarea marginilor paginii. Liniile de ghidare sunt verticale sau orizontale și pot fi amplasate în pagină pentru a facilita alinierea obiectelor.

fig. 3

Linia roșie indică marginea de pagină, a cărei valoare prestabilită este de un inch de jur imprejurul paginii. Linia albastră este afișată la 1-8 inch în interiorul marginii exterioare. Linia albastră se poate folosi pentru a preveni amplasarea obiectelor direct pe margine.

Termenul limită semnifică, într-un fel, interdicția de lucru în exteriorul regiunii desemnate. Nu este așa. Nimic nu oprește utilizatorul de a amplasa obiecte pe marginile documentelor Publisher sau chiar în exteriorul acestora. Pentru o amplasare corectă a obiectelor, utilizatorul trebuie să se bazeze pe propriile aptitudini de designer.

Limitele pot fi modificate prin selectarea opțiunii Arrange>Layout Guides din meniu. În caseta de dialog Layout Guides, se folosesc casetele rotative sau se selectează numerele respective și se înlocuiesc cu alte valori pentru a ajusta valorile marginilor de sus, sus și stânga sau dreapta. Poate fi utilă separarea paginii în regiuni distincte dacă în publicația creată există o separare logică, de exemplu un document de o pagină care urmează a fi împăturit în trei și apoi expediat prin poștă. În secțiunea Grid Guides a casetei de dialog, se modifică numărul de rânduri la trei. Astfel adresa destinatarului și aceea a expeditorului pot fi plasate cu ușurință în mijlocul paginii.

Linii și rigle de ghidare

Rigla verticală și cea orizontală sunt inserate în mod prestabilit. Acestea pot fi dezactivate prin selectarea opțiunii View>Rulers. Cu toate acestea, riglele sunt deseori necesare la crearea de documente cu obiecte multiple. Se efectuează clic și se trage cu mouse-ul de oricare riglă pentru a o aduce în interiorul paginii din document. Se efectuează clic pe caseta de la intersecția celor două rigle, după cum se vede mai jos, pentru a trage de ambele rigle simultan.

Odată riglele inserate în pagina documentului, pot fi măsurate distanțele de la imaginile clip art la marginile paginii; de asemenea, se pot măsura dimensiunile casetelor de text și ale altor obiecte pentru a menține consecvența designului. După încheierea lucrului cu paginile respective, se trage de rigle în exteriorul paginii.

Dacă utilizatorul are nevoie de o linie de ghidare amplasată aleator, riglele de ghidare sunt ușor de amplasat, mutat sau eliminat, dacă este necesar. Este permisă inserarea unui număr nelimitat de rigle de ghidare. Pur și simplu se indică spre marginea unei rigle, se menține apăsată tasta Shift și se trage de rigla verde în interiorul documentului.

O riglă de ghidare poate fi eliminată prin menținerea apăsată a tastei Shift și tragerea înapoi pe rigla de care aparține. Deoarece marginile și riglele de ghidare pot distrage atenția uneori, acestea pot fi ascunse prin selectarea opțiunii View>Hide Boundaries and Guides din bara de meniuri. Reafișarea se poate produce prin selectarea comenzii View>Show Boundaries and Guides.

Ascunderea sau reafișarea marginilor și a riglelor de ghidare pot fi realizate și prin intermediul combinației Ctrl-Shift-O.

Modificarea marginilor și a riglelor de ghidare

1. Pentru ajustarea marginilor unui document, se selectează comanda Arrange>Layout Guides.

2. Se folosesc casetele rotative sau se selectează și se suprascriu valorile existente pentru a modifica valorile marginilor: superioară, inferioară, stângă și / sau dreaptă.

3. Se folosesc elementele de ghidare pentru coloane și rânduri, pentru crearea de secțiuni vizuale.

4. Pentru a insera o riglă de ghidare, se indică spre marginea unei rigle, se menține apăsată tasta Shift și se trage de riglă în interiorul documentului.

5. Se elimină o riglă de ghidare prin menținerea apăsată a tastei Shift și tragerea sa înapoi pe riglă.

6. Se ascund marginile și riglele de ghidare prin selectarea opțiunii View>Hide Boundaries and Guides din meniu.

7. Pentru a afișa riglele de ghidare ascunse, se efectuează clic pe View>Show Boundaries and Guides.

Zona de stocare

Să ne imaginăm fereastra programului Publisher sub forma unui tabel mare, unde pot fi inserate pagini albe odată cu textul și cu obiectele care vor fi afișate pe acestea. Când se lucrează la un tabel, iar textul și imaginile sunt împrăștiate peste tot, o imagine poate fi inserată într-o anumită locație, după care utilizatorul se poate răzgândi și poate insera imaginea pe o altă pagină. Ulterior, utilizatorul poate decide inserția acestei imavoie de o linie de ghidare amplasată aleator, riglele de ghidare sunt ușor de amplasat, mutat sau eliminat, dacă este necesar. Este permisă inserarea unui număr nelimitat de rigle de ghidare. Pur și simplu se indică spre marginea unei rigle, se menține apăsată tasta Shift și se trage de rigla verde în interiorul documentului.

O riglă de ghidare poate fi eliminată prin menținerea apăsată a tastei Shift și tragerea înapoi pe rigla de care aparține. Deoarece marginile și riglele de ghidare pot distrage atenția uneori, acestea pot fi ascunse prin selectarea opțiunii View>Hide Boundaries and Guides din bara de meniuri. Reafișarea se poate produce prin selectarea comenzii View>Show Boundaries and Guides.

Ascunderea sau reafișarea marginilor și a riglelor de ghidare pot fi realizate și prin intermediul combinației Ctrl-Shift-O.

Modificarea marginilor și a riglelor de ghidare

1. Pentru ajustarea marginilor unui document, se selectează comanda Arrange>Layout Guides.

2. Se folosesc casetele rotative sau se selectează și se suprascriu valorile existente pentru a modifica valorile marginilor: superioară, inferioară, stângă și / sau dreaptă.

3. Se folosesc elementele de ghidare pentru coloane și rânduri, pentru crearea de secțiuni vizuale.

4. Pentru a insera o riglă de ghidare, se indică spre marginea unei rigle, se menține apăsată tasta Shift și se trage de riglă în interiorul documentului.

5. Se elimină o riglă de ghidare prin menținerea apăsată a tastei Shift și tragerea sa înapoi pe riglă.

6. Se ascund marginile și riglele de ghidare prin selectarea opțiunii View>Hide Boundaries and Guides din meniu.

7. Pentru a afișa riglele de ghidare ascunse, se efectuează clic pe View>Show Boundaries and Guides.

Zona de stocare

Să ne imaginăm fereastra programului Publisher sub forma unui tabel mare, unde pot fi inserate pagini albe odată cu textul și cu obiectele care vor fi afișate pe acestea. Când se lucrează la un tabel, iar textul și imaginile sunt împrăștiate peste tot, o imagine poate fi inserată într-o anumită locație, după care utilizatorul se poate răzgândi și poate insera imaginea pe o altă pagină. Ulterior, utilizatorul poate decide inserția acestei imagini pe o pagină de la sfârșitul documentului, deci momentan imaginea este pusă deoparte.

În Publisher, tabelul este spațiul de culoare gri care înconjoară pagina sau paginile afișate, denumit zona de stocare (scratch area). Figura 3 prezintă zona de stocare, care se folosește pentru amplasarea provizorie a obiectelor, până la luarea unei decizii privind inserarea definitivă a acestora. Dacă utilizatorul lucrează la pagina 3 a documentului și vede un element grafic de care crede ca va avea nevoie mai târziu, nu trebuie să ezite! Elementele deplasate în regiunea de stocare vor fi salvate odată cu publicația respectivă.

Vizualizarea unei publicații

Deoarece valoarea de transfocare prestabilită pentru documente noi este mult prea mică pentru vizualizarea cu ușurință a textului, este necesară mărirea textului. Dacă se lucrează cu elemente de grafică, este necesară revenirea la transfocarea anterioară, pentru a verifica încadrarea corectă a obiectului în pagină. Butoanele de transfocare (Zoom), plasate spre sfârșitul barei de instrumente Standard, sunt de mare folos în cadrul programului Publisher. Se efectuează clic pe butonul plus pentru a realiza o apropiere de document (adică pentru a-l mări); se efectuează clic pe butonul minus (în mod repetat, dacă este necesar) pentru o vizualizare de la distanță a documentului.

Navigarea între pagini în Publisher 2000 este mai simplă ca niciodată. Butoanele de navigare între pagini sunt afișate în partea din stânga-jos a zonei de stocare. Pur și simplu se efectuează clic pe pagina care urmează a fi vizualizată. Paginile adiacente pot fi afișate două câte două simultan. Se poate mări procentul de transfocare pentru a lucra mai îndeaproape cu o pagină sau alta. De asemenea, comenzile de afișare pe două pagini și de transfocare se pot accesa și din meniul View.

I.2 Inserția de text și de obiecte grafice

I.2.1 Introducerea textului

Deoarece Publisher se bazează pe un model orientat pe obiecte, nu se poate introduce pur și simplu textul de la tastatură în pagina albă. În schimb, se va folosi instrumentul Frame (cadru) pentru a crea un spațiu care să includă textul respectiv.

Dacă sunt omise cadrele de text și se începe introducerea textului de la tastatură, Publisher va crea un cadru de text mare, care va ocupa întreaga pagină. Pentru a elimina cadrul respectiv și a relua introducerea textului, se selectează cadrul și se selectează opțiunea Edit>Delete Object.

Se efectuează clic o dată pe instrumentul cadru Text pentru a-l selecta. Apoi se trece în document și se trage pentru a crea un cadru de forma și dimensiunea apoximativă necesare. Este important de reținut faptul că pentru a crea un obiect sunt necesare două acțiuni separate. Prima constă în efectuarea unui clic simplu pe instrumentul selectat; cea de-a doua este efectuarea unui clic, urmată de tragerea indicatorului de mouse în interiorul documentului. Se recomandă să nu se tragă butonul de pe bara de instrumente în interiorul documentului, deoarece această actiune nu va permite crearea unui cadru.

Dacă se efectuează clic pe un instrument obiect și apoi se efectuează clic pe pagina albă (fără a trage), Publisher va crea un cadru de text de dimensiune 2×3 inch, dacă opțiunea Single Clic Object Creation (creare obiecte dintr-un singur clic) este activată. Dacă această opțiune este dezactivată și dacă operațiunea de tragere este omisă, nu se va crea nimic.

Se eliberează butonul de mouse după tragerea unui cadru de text de dimensiunea și forma dorită, după care se începe introducerea textului. Punctul de inserție începe în colțul din stânga-sus al cadrului, realizând în mod prestabilit alinierea textului la stânga.

Redimensionarea și repoziționarea unui cadru

La un anumit moment se decide modificarea dimensiunii și / sau poziției cadrului de text. Se selectează obiectul care urmează a fi redimensionat prin efectuarea unui singur clic oriunde în interiorul cadrului, după care se poziționează mouse-ul deasupra unuia dintre butoanele de redimensionare până la apariția indicatorului de redimensionare. Se efectuează clic și se trage pentru a modifica dimensiunile cadrului.

Pentru a redimensiona obiectul, menținând proporțiile originale ale acestuia se menține apăsată tasta Shift în timbul redimensionării.

Un obiect se poate deplasa prin amplasarea indicatorului de mouse pe conturul gri care îl încadrează. Când indicatorul de mouse se transformă într-o pictogramă a unui camion în mișcare (denumită Mover), se efectuează clic și se trage în noua poziție.

Crearea, redimensionarea și deplasarea unui cadru de text

1. Se efectuează clic pentru a selecta instrumentul cadru de text de pe bara de instrumente Object.

2. Se deplasează indicatorul de mouse în interiorul documentului și se trage pentru a crea un cadru de orice dimensiune și formă.

3. Se eliberează indicatorul de mouse și se introduce textul care va ocupa cadrul.

4. Se redimensionează cadrul prin tragerea de oricare dintre butoanele care înconjoară cadrul de text. Dacă aceste butoane nu sunt vizibile se selectează cadrul cu un singur clic în interiorul acestuia.

5. Se apasă tasta Shift în timp ce se trage, pentru a păstra proporțiile originale ale cadrului de text în timpul redimensionării.

6. Se deplasează un cadru de text prin indicarea conturului de culoare gri care înconjoară cadrul și prin tragerea pictogramei Mover.

Editarea textului într-un cadru de text

În Publisher se pot folosi două tipuri generale de editare a textului: Caracter și Paragraf. Deseori se execută operații de editare a paragrafelor prin selectarea numai a cadrului de text. Pentru formatarea caracterelor, de regulă se selectează textul, nu cadrul care îl include. Figura 4 prezintă diferența între selectarea unui cadru de text și selectarea textului în interiorul unui cadru.

fig. 4

Formatarea caracterelor și a cuvintelor

Se selectează un cadru de text și se efectuează clic pentru a poziționa punctul de inserție în apropierea oricărui cuvânt sau caracter care urmează a fi editat. Se apasă tasta Backspace pentru a șterge caracterele plasate în partea stângă a punctului de inserție. Se apasă tasta Delete pentru a șterge caracterele amplasate în dreapta punctului de inserție. Se poziționează punctul de inserție corespunzător și se începe introducerea textului de la tastatură pentru a insera text în interiorul unei propoziții sau a-l unui paragraf.

Dacă textul din partea dreaptă a punctului de inserție dispare în timpul introducerii textului nou, probabil că este activat modul Overstrike (suprapunere). Se apasă tasta Insert de la tastatură pentru a reveni din modul Overstrike în modul Insert.

Se selectează un cuvânt, o propoziție sau un paragraf din interiorul unei casete de text și se efectuează clic pe butoanele de pe bara de instrumente Formatting pentru a le transforma în aldine, cursive și / sau subliniate. Facilitățile de bază pentru formatarea textului sunt aceleași ca în Microsoft Word. Tipurile de literă și dimensiunile acestora se modifică din listele derulante de pe bara de instrumente sau se selectează opțiunea Format>Font din bara de meniuri. Se folosesc butoanele de pe bara de instrumente pentru a mări sau a reduce dimensiunea tipului de literă cu două puncte.

Se selectează textul și se efectuează clic pe butonul Text Color de pe bara de instrumente Formatting pentru a consulta opțiunile de colorare existente. Publisher 2000 pune la dispoziția utilizatorului scheme încorporate, pentru a oferi un plus de coerență publicațiilor create. Dacă utilizatorul preferă schema prestabilită, pur și simplu se efectuează clic pe una dintre opțiunile de culoare afișate curent pentru a o aplica textului.

Se efectuează clic pe butonul More Color Schemes (alte scheme de culori) pentru a vedea opțiunile suplimentare pentru scheme de culori în caseta de dilog Color Scheme. Opțiunea More Colors din caseta de dialog determină afișarea casetei de dialog Colors, unde se pot combina mai multe culori diferite pentru a menține exact nuanța căutată. Se selectează opțiunea Fill Effects (efecte de fundal) pentru a explora diversele nuanțe ale unei culori de bază. Caseta de dialog Fill Effects din Publisher este foarte diferită de caseta cu același nume din Power Point.

Formatarea textului

1. Se efectuează clic în apropierea cuvântului care se dorește a fi editat și se folosec una dintre tastele Backspace sau Delete pentru a șterge caractere. De asemenea, se poate selecta și șterge o propoziție un cuvânt sau un paragraf.

2. Se poziționează punctul de inserție după dorința și se începe introducerea unui text nou în cadrul textului existent.

3. Se selectează un cuvânt, o propoziție sau un paragraf și se folosesc butoanele de pe bara de instrumente Formatting pentru a modifica tipul de literă, dimensiunea acesteia, culoarea textului și stilul textului.

4. Pentru a previzualiza modul de prezentare a textului înainte de aplicarea unui tip de literă nou, se selectează textul, se selectează opțiunea Format>Font din bara de meniuri și se modifică parametri tipului de literă în caseta de dialog.

Formatarea paragrafelor

Publisher definește un paragraf sub forma unui șir de caractere care se încheie la apăsarea tastei Enter. În cadrul unei publicații, fiecare antet, fiecare rând din adresa unei persoane și fiecare element dintr-o lista cu buline sunt privite ca paragrafe separate.

Aliniere. Pentru a modifica alinierea într-un cadru de text care conține un paragraf, este necesară numai selectarea cadrului de text înainte de efectuarea unui clic pe butonul corespunzător. Se folosesc butoanele de aliniere de pe bara de instrumente Formatting pentru a transforma alinierea la stânga în aliniere la dreapta, centrată sau pe toată lățimea paginii. Butonul Increase Indent (mărire decalaj) deplasează și aliniază tot textul din cadru cu un spațiu de tabulare la dreapta. Se folosește butonul Decrease Indent (reducere decalaj) pentru a deplasa și alinia textul cu un spațiu de tabulare la stânga. Butoanele Increase / Decrease Indent se dovedesc deosebit de utile pentru deplasarea listelor cu buline.

Pentru a modifica tipul de aliniere din interiorul cadrelor de text care conțin mai multe paragrafe, este necesară selectarea textului însuși. Dacă nu se realizează această operație, modificările vor fi operate numai asupra paragrafului unde se află localizat punctul de inserție.

Buline și numerotare. Aplicarea de buline și de numerotare se realizează aproximativ la fel ca în Word. Se selectează lista de elemente cărora urmează să li se aplice buline sau numerotare automată și se efectuează clic pe butonul de pe bara de instrumente corespunzătoare. Se va aplica formatul cel mai frecvent de bulină sau de numerotare. Dacă se dorește selectarea unui format personalizat, se selectează opțiunea Indents and Lists din meniul Format.

În caseta de dialog Indents and Lists, se selectează opțiunea Bulleted List (lista cu buline) din controlul Indent Settings. Vor fi afișate cele mai folosite caractere bulet. Se efectuează clic pe caracterul preferat și se modifică dimensiunea acestora, dacă se dorește. Dacă se mărește numărul din lista Indent List By (interval de decalaj al listei), textul se va deplasa la o anumită distanță de caracterul bulină. Se modifică metoda de aliniere a listei în interiorul cadrului prin selectarea unei alte opțiuni din lista derulantă Alignment. Se folosește butonul Line Spacing (spațiere verticală între linii) pentru a crește sau pentru a reduce spațiul dintre elementele din listă. Se efectuează clic pe butonul New Bulet pentru a vedea alte opțiuni de caractere bulină.

Dacă se selectează opțiunea pentru o listă numerotată, trebuie luați în considerare trei parametri noi. Mai întâi, se selectează un format de număr sau de literă din lista de opțiuni disponibile. După aceea, se selectează separatorul preferat. În final, se modifică numărul de start (Start At), dacă se continuă numerotarea dintr-o listă anterioară. Utilizatorul are la dispoziție aceleași opțiuni pentru modificarea distanței de decalaj, a alinierii și a spațierii verticale între linii ca și în cazul listelor cu buline.

Aplicarea cu buline și de numerotare

1. Se selectează lista care urmează a fi numerotată sau transformată într-o listă cu buline.

2. Se efectuează clic pe butonul Bulleted List (sau Numbered List) pentru a folosi cele mai recente setări referitoare la numerotări sau liste cu buline.

3. Pentru buline personalizate, se selectează lista, se selectează opțiunea Format>Indent and Lists și se selectează opțiunea Bulleted List din controlul Indent Settings.

4. Se efectuează clic pe caracterul preferat și se modifică dimensiunea acestuia. Se modifică valoarea din câmpul Indent List By pentru a deplasa textul mai departe sau mai aproape de caracterul bulină. Se modifică alinierea listei prin selectarea unei alte opțiuni din lista derulantă Alignment.

5. Se folosește butonul Line Spacing pentru a crește sau reduce cantitatea de spațiu dintre elementele din listă.

6. Se efectuează clic pe butonul New Bulet pentru a vedea și alte variante pentru caracterele bulină.

7. Pentru numere personalizate, se selectează opțiunea Numbered List (lista numerotată).

8. Se selectează un format de număr sau de literă și un separator dintr-o listă de numere disponibile. Se modifică numărul Start At dacă se continuă numerotarea dintr-o listă precedentă.

9. Se modifică distanța de decalaj, alinierea și / sau spațierea între linii.

Letrine. Articolele din ziare și reviste încep adesea cu o letrină pentru a atrage cititorilor atenția asupra primului paragraf. Publisher pune la dispoziția utilizatorului numeroase opțiuni pentru crearea acestui efect atrăgător.

Se selectează caracterul care urmează a fi formatat sub forma unei letrine. Se selectează opțiunea Format>Drop Cap din meniu. Se parcurg stilurile de letrine disponibile, se efectuează clic pe stilul preferat și se efectuează clic pe butonul OK pentru a-l aplica în publicație. Dacă nu apare stilul preferat, se încearcă rubrica Custom Drop Cap (letrină personalizată) pentru a selecta numărul de linii plasate deasupra și dedesubtul letrinei, tipul de literă, stilul acesteia și culoarea letrinei. Dacă vă răzgândiți, se selectează cadrul de text cu letrina care urmează a fi eliminată. Se selectează opțiunea Format>Change Drop Cap din meniu și se efectuează clic pe butonul Remove.

I.2.2 Inserția paginilor

Pentru a insera o pagină într-un document, se selectează opțiunea Insert>Page pentru a deschide caseta de dialog Insert Page. Se selectează locul de inserție a paginii și se optează între o pagină cu un singur cadru de text mare, obiecte de fundal duplicate sau pur și simplu o pagină fără conținut. Dacă se recurge la opțiunea paginii fără conținut, fiecare pagină va conține elementele de ghidare pentru aranjarea în pagină deja stabilite anterior.

Importul textului din alte surse

Utilizatorul va reuși cu ușurință să creeze documente complexe prin separarea procesului de design de procesul de scriere. Textul aferent publicației respective poate fi compus și introdus într-un program de procesare de texte, după care poate fi transferat în documentul Publisher respectiv. Dacă utilitarele de conversie Publisher sunt instalate, utilizatorul n-ar trebui să aibă nicio problemă la inserarea unui text generat într-un alt program Windows. În funcție de volumul de text care urmează a fi transferat Publisher oferă două opțiuni.

Utilizarea opțiunii Copy / Paste pentru importul textului

La transferul unei mici cantități de text din Publisher, funcția Copy / Paste funcționează excelent. Se recomandă utilizarea acestei metode dacă se selectează numai o parte dintr-un alt document, care urmează a fi inserată în publicația curentă.

Se creează un cadru de text vid în documentul Publisher pentru a include textul care urmează a fi transferat. Se deschide documentul text în aplicația sa nativă și se selectează textul dorit. Se efectuează clic pe butonul Copy sau se apasă combinația Ctrl-C pentru a insera textul respectiv în memoria temporară Windows. Se revine în fereastra Publisher, se selectează cadrul de text vid și se efectuează clic pe butonul Paste de pe bara de instrumente Standard sau se apasă Ctrl-V. Dacă s-a creat un cadru de text prea mic pentru a putea include textul transferat, Publisher va afișa un mesaj de avertisment și va oferi opțiuni pentru crearea de cadre suplimentare. Prin efectuarea unui clic pe butonul Yes pentru aceste opțiuni, textul transferat va fi inserat în cadre conectate.

Utilizarea opțiunii Import

Se crează un cadru de text vid în Publisher și se verifica dacă este selectat, după care se selectează opțiunea Insert>Text File din meniu. Se va deschide caseta de dialog Inset Text, care permite localizarea și selecția fișierului dorit. Se efectuează clic pe butonul OK. Publisher va realiza importul (și conversia formatului de fișier, dacă este necesar) în cadrul de text selectat. Dacă cadrul de text este prea redus pentru textul importat se vor primi mesaje de avertisment.

Transferul textelor din alte documente

1. Pentru a folosi comenzile Copy / Paste, se creează în interiorul publicației un cadru pentru memorarea textului care urmează a fi transferat.

2. Se deschide documentul text în aplicația care l-a generat.

3. Se selectează textul care urmează a fi importat și se efectuează clic pe butonul Copy.

4. Se trece în aplicația Publisher și se selectează cadrul de text vid

5. Se efectuează clic pe butonul Paste.

-SAU-

1. Pentru a importa un fișier text, se creează și se selectează un cadru de text vid în interiorul documentului Publisher.

2. Se efectuează clic pe Insert>Text File.

3. Se localizează și se selectează fișierul care urmează a fi importat. Se efectuează clic pe OK.

4. Dacă apar mesaje de depășire, se efectuează clic pe butonul Yes pentru a permite aplicației Publisher să creeze cadre suplimentare sau pe butonul No pentru a corecta problema manual.

Depășirea spațiului unui cadru de text

Când Publisher emite mesaje referitoare la depășirea capacității cadrului de text, utilizatorul poate ignora ambele avertismente (se efectuează clic pe butonul No în ambele casete) și poate rezolva problema manual. Această metoda permite un control mai bun al amplasării și al dimensiunii cadrelor de text în care va fi insertă textul în exces. De asemenea, se poate modifica și dimensiunea cadrului curent, pentru a accepta tot textul.

Publisher creează în mod automat mai multe cadre pentru memorarea textului suplimentar. În general, se procedează astfel dacă volumul de text este foarte mare sau dacă publicația este deja aranjata în pagină de așa manieră încât textul importart va impune modificări minime de amplasare.

Încadrarea textului în cadrul existent

Dacă utilizatorul nu dorește inserarea textului importat în mai multe cadre, atunci se poate mări dimensiunea cadrului, pentru ca textul să se încadreze în spațiu. La selectarea unui cadru de text mult prea mic pentru a accepta un text de o anumită dimensiune, în partea din dreapta-jos a cadrului selectat va apărea indicatorul Text în Overflow (depășire de text). Se amplasează indicatorul de mouse deasupra unuia dintre butoanele de manevrare ale obiectului și se trage pentru a redimensiona cadrul astfel încât să permită afișarea întregului text. De îndată ce cadrul este suficient de mare, indicatorul de depășire va dispărea.

Dacă nu se dorește modificarea dimensiunii cadrului, se încearcă modificarea tipului de literă și a dimensiunii acesteia, pentru a crea mai mult spațiu în interiorul cadrului. Dacă se dublează spațierea verticală a textului se va lua în considerare realizarea unei spațieri de 1,5. Se selectează opțiunea Format>Line Spacing și se introduce numărul de linii dorit în câmpul Between Lines (între linii).

AutoFit Text

În programul Publisher se poate folosi funcția Automatic Copy Fitting pentru a redimensiona textul în vederea încadrării acestuia într-un spațiu bine determinat. De exemplu, dacă un titlu este prea mare pentru a se încadra pe un singur rând, se poate folosi facilitatea de copyfitting (încadrare a copiei) pentru a reduce dimensiunea tipului de literă folosit până în momentul în care aceasta se încadrează în spațiul cerut.

Facilitatea de încadrare a copiei realizează dese ajustări ale textului, de exemplu la introducrea sau ștergerea textului, la modificarea elementelor de formatare sau la redimensionarea unui cadru. Utilizarea acestei facilități nu interzice realizarea de ajustări manuale. Utilizatorul poate încerca câte puțin din fiecare la crearea și formatarea următoarei publicații.

Funcția Automatic Copyfitting se activează prin selectarea opțiunii Format>AutoFit Text. Opțiunea Best Fit (încadrare optimă) determină reducerea sau extinderea textului pentru a se obține încadrarea în cadrul de text, la redimensionarea acestuia. Pentru a reduce dimensiunea tipului de literă până la eliminarea tututor depășirilor se selectează opțiunea Shrink Text On Overflow (reducere text la depășire).

Pentru a dezactiva funcția Automatic Copyfitting se selectează opțiunea Format>Autofit Text și apoi se efectuează clic pe None. Dimensiunea fontului va rămâne aceeași la redimensionarea unui cadru de text sau la inserția de text suplimentar.

Conectarea la un alt cadru

Revistele, ziarele și buletinele de știri impun utilizarea unor machete în cadrul cărora articolele încep pe o pagină și se încheie pe o alta. Utilizatorul poate aranja și dimensiona cadrele vide, după care poate importa textul de așa manieră încât acesta să se scurgă automat de la un cadru la altul, apoi la următorul etc.

Se creează, se dimensionează și se amplasează numărul corespunzător de cadre de text acolo unde se dorește să fie inserat textul în publicația respectivă. Se introduce sau se importă text în primul cadru. Dacă se importă text și Publisher solicită utilizarea facilității AutoFlow (flux automat), se poate efectua clic pe opțiunea Yes atâta vreme cât cadrele care urmează a fi folosite sunt singurele cadre fără conținut din document. Publisher va pune la dispoziția utilizatorului opțiunea de creare automată a cadrelor suplimentare, dacă acesta nu a alocat suficient spațiu pentru fișierul text care se importă.

Importurile de text scăpate de sub control pot fi remediate cu un singur clic pe butonul Undo. Acum în Publisher 2000 există capacitatea de anulare a mai multor acțiuni consecutive (precum și capacitatea de reluare a acțiunilor respective), ca și în cazul celorlalte aplicații Office 2000.

După cum s-a arătat, indicatorul text în Overflow apare în colțul din dreapta-jos al cadrului de text atunci când textul importat nu încape în totalitate în spațiul alocat. Se selectează opțiunea Tools>Connect Text Frames pentru a activa bara de instrumente Connect Frames (conectare cadre). Se efectuează clic pe butonul Connect Text Frames (conectare cadre de text) și se deplasează indicatorul de mouse înapoi în document. Indicatorul de mouse are acum aspectul unei căni. La amplasarea acestei pictograme în interiorul oricărui cadru de text, cana se înclină spre dreapta. Se ajunge la cadrul de text care urmează a fi folosit pentru continuarea textului și se efectuează clic o dată în interiorul cadrului pentru a “turna” conținutul textului în exces. Dacă al doilea cadru înregistrează o depășire de text, se efectuează clic din nou pe butonul Connect Text Frames și se toarnă excesul într-un alt cadru liber.

Acum se parcurge textul înainte și înapoi, de la un cadru legat la altul, folosind butoanele care determină trecerea la cadrele anterioare, respectiv ulterioare. Pentru a deconecta cadrele legate, se selectează oricare dintre ele și se efectuează clic pe al doilea buton de pe bara de instrumente Connect Frames. Astfel, se va anula conexiunea între toate cadrele care urmează cadrului selectat.

Inserția mențiunilor “continuare din…”, respectiv “continuare în…”

Cititorii articolului pot fi ajutați să urmărească articolul pe parcursul publicației prin intermediul mențiunilor referitoare la paginile din care sau unde se continuă textul curent. Se efectuează clic cu butonul drept de mouse pe un cadru de text conectat și se selectează optiunea Change Frame>Text Frame Properties (proprietățile cadrului de text). Se activează una sau ambele casete cu mențiunile din titlu.

Valorile prestabilite pentru mesajele de tip “continuare…” sunt Times New Roman Italic, cu o dimensiune a fontului ceva mai mică decât a textului din cadru. Pentru a modifica afișarea unuia dintre aceste mesaje, se selectează mesajul și se formatează după dorință. Se pot modifica tipul de literă, dimensiunea literei, alinierea și culoarea fontului. Este permisă chiar și modificarea expresiei în sine. În loc de a repeta această procedură de mai multe ori, se modifică stilul textelor de tip “continuare…” prin selectarea opțiunii Format>Text Style.

Mențiunile de tip “continuare…” pot fi eliminate astfel: se efectuează clic cu butonul drept de mouse pe cadrul de text legat și se selectează opțiunea Change Frame>Text Frame Properties (proprietățile textului din cadru). Se dezactivează una sau ambele casete Continued și se repetă această procedură pentru fiecare dintre cadrele legate din ansamblu.

Conectarea cadrelor de text

1. Se creează, se dimensionează și se amplasează numărul aproximativ de cadre de text necesare pentru încadrarea textului.

2. Se introduce sau se importă text în cadru. Dacă se realizează operația de import și programul Publisher solicită utilizarea opțiunii AutoFlow, se efectuează clic pe butonul Yes pentru a extinde textul pe tot parcursul cadrelor vide din document. AutoFlow realizează conectarea automată a cadrelor.

-SAU-

2. Pentru conectarea manuală a cadrelor de text, se efectuează clic pe opțiunea View>Toolbars>Text Frame>Connecting pentru a activa bara de instrumente Connect Frame (conectare cadre). Indicatorul de mouse va lua forma unei căni.

3. Se deplasează indicatorul de mouse în interiorul oricărui cadru liber (indicatorul se va transforma într-o cană înclinată) și se efectuează clic.

4. Se repetă procesul de conexiune pentru atâtea cadre câte sunt necesare pentru încadrarea textului.

5. Se adaugă mențiunea “continuare în…” și / sau “continuare din…” într-un cadru selectat prin efectuarea unui clic cu butonul drept de mouse și selectarea opțiunii Change Frame>Text Frame Properties. Se activează una sau ambele casete de tip Continued.

6. Pentru a deconecta toate cadrele dintr-o serie, se selectează primul din serie și se efectuează clic pe butonul Disconnect de pe bara de instrumente Connect Frames.

I.2.3 Salvarea activității efectuate

Casetele de dialog Open și Save din Publisher sunt acum identice cu cele folosite în cadrul celorlalte aplicații Office. La deschiderea fișierelor, se poate opta pentru deschiderea în vederea editării sau numai pentru citire. Comenzile Save și Save As funcționează așa cum este de așteptat. De asemenea, utilizatorul are și alte opțiuni pentru stocarea publicațiilor.

Opțiuni de salvare

Se efectuează clic pe meniul File pentru a vedea care sunt opțiunile pentru salvarea documentelor Publisher. Suplimentar față de comenzile Save și Save As obișnuite, utilizatorul are și opțiunea de salvare a publicației curente sub forma de site Web (Save the Curent Publication As a Web Site) sau poate folosi utilitarul Pack and Go pentru a pregăti un document în vederea utilizării pe un alt calculator sau de către un serviciu comercial de tipărire.

Deoarece programul permite deschiderea unei singure publicații la un moment dat, nu se pune niciodată problema documentului care se salvează, deoarece acesta este întotdeauna documentul afișat.

AutoConvert

Publisher 2000 permite conversia conținutului unor publicații existente în publicații suplimentare. Aceasta înseamnă că se pot folosi articolele dintr-un buletin de știri pentru a crea un site Web, fără a importa textul într-un alt fișier Publisher. AutoConvert este o facilitate care poate fi accesată la crearea de documente folosind aplicații de tip Wizard.

I.2.4 Stabilirea opțiunilor programului Publisher

Programul Publisher poate ajuta utilizatorul în orice măsură dorește acesta. Se activează parametrii care permit o activitate cu maximum de eficiență prin selectarea opțiunii Tools>Options din bara de meniuri.

Stabilirea opțiunilor generale

Pagina General a casetei de dialog Options permite selectarea numărului care apare pe prima pagină a unei publicații. De regulă se folosește numărul 1, cu excepția cazului în care se creează o pagină de gardă într-o altă aplicație (de exemplu PowerPoint). În acest caz, documentele Publisher trebuie să înceapă numerotarea paginilor de la doi.

Se selectează din lista Measurement Units (unități de măsură) pentru a se afișa pe rigle și alte unități de măsură. Dacă este activată facilitatea de previzualizare a fonturilor din lista de fonturi (Preview Fonts in Font List), lista de fonturi de pe bara de instrumente Formatting și din caseta de dialog Format va afișa fontul însuși, și nu numele fontului. În cazul fonturilor simbol, lista afișează exemple din setul de simboluri respectiv. Dacă se preferă încărcarea programului Publisher direct pe o pagină liberă, se dezactivează facilitatea de utilizare a catalogului la lansare (Use Catalog at Startup). Screen and Print Color Matching (corespondența între culorile de pe ecran și cele ale versiunii tipărite) permit utilizatorului să-și facă o idee mai clară asupra modului în care vor apărea culorile pe pagina tipărită. Poate s-a observat uneori că documentele ies de la imprimantă într-o nuanță mai deschisă decât apar pe ecran. Se va încerca deci activarea acestei facilități pentru a avea o vizualizare mai corectă pe ecran.

Modificarea locațiilor prestabilite pentru deschiderea documentelor existente și inserția imaginilor se realizează prin efectuarea unui clic pe butonul Modify din caseta de dialog și selectarea folderului ce va fi desemnat ca locație prestabilită. Pentru a reveni la valorile prestabilite ale sistemului, se efectuează clic pe butonul Reset Usage Data (resetarea datelor de utilizare).

Modificarea opțiunilor de editare

Pagina Edit a casetei de dialog Options permite activarea sau dezactivarea tehnicii de deplasare și copiere a textului folosind tragerea și așezarea cu mouse-ul. Dacă utilizatorul trage deseori mouse-ul, în mod accidental, deasupra unui text selectat, este recomandată dezactivarea acestei metode. Selecția automată a întregului cuvânt înseamnă că nu se poate selecta o parte a cuvântului în vederea formatării. Activarea acestei facilități previne omiterea accidentală a unor componente de text folosind Format Painter.

Utilizatorul poate formata automat întregul cuvânt unde se află la un moment dat punctul de inserție. Aceasta înseamnă că nu este necesară efectuarea unui dublu clic înainte de a scrie un cuvânt cu caractere cursive (italice). Utilizatorul se va asigura ca punctul de inserție se află undeva în interiorul cuvântului care se dorește a fi formatat și va efectua clic pe butonul sau butoanele de pe bara de instrumente pentru a aplica modificările dorite. Modificările în zona de despărțire în silabe controlează distanța la care se poate apropia textul de cadru înainte de despărțirea în silabe. Se dezactivează această opțiune dacă se preferă renunțarea la despărțirea în silabe. Crearea unui obiect dintr-un singur clic permite efectuarea unui clic pe un instrument obiect și apoi efectuarea unui singur clic (în loc de a trage mouse-ul) în document pentru a crea un cadru de text cu dimensiunea 2×3 inch.

Activarea și dezactivarea asistenței pentru utilizator

Această pagină a casetei de dialog Options oferă utilizatorului un oarecare control asupra modului de comportare a anumitor aplicații de tip Wizard. Aplicația Quick Publication Wizard este activată în mod prestabilit la selectarea unei pagini albe pentru a începe crearea unei publicații. Utilizatorul poate ascunde aplicația Wizard la fiecare lansare a programului, dacă aceasta stă în drum, sau, mai bine, o va dezactiva, dacă o folosește mai puțin frecvent.

Opțiunea Step Through Wizard Questions (parcurgerea întrebărilor din aplicația Wizard) permite trecerea utilizatorului printr-o serie de întrebări, în loc de a efectua clic într-o listă. Se reactivează colorarea “inteligentă” prin resetarea sincronizării Wizard în acest loc. Se dezactivează paginile de sugestii (tippages) și se salvează memento-urile, dacă se preferă ca aceste mesaje să nu fie văzute în timpul lucrului. Între indicatorii de mouse utili amintim camionul de mutare și săgețile care solicită redimensionarea. Prin dezactivarea acestora se obține un set obișnuit de forme ale indicatorului de mouse.

Stabilirea opțiunilor de tipărire

Opțiunile de tipărire aflate la dispoziția utilizatorului depind de tipul de imprimantă sau de imprimante instalate în sistem. Se activează utilitarul de asistență la tipărire (Print Troubleshooter) pentru remedierea problemelor care apar după trimiterea documentelor la imprimantă. Activarea opțiunii Print Line By Line (tipărire linie cu linie) poate fi utilă dacă imprimanta DeskJet obișnuieste să încurce obiectele și textele tipărite invers. Dacă utilizatorul este conectat la o imprimantă special concepută pentru tipărirea plicurilor, acesta va avea la dispoziție opțiuni de formatare automată și avans al hârtiei.

Stabilirea opțiunilor programului Publisher

1. Se efectuează clic pe Tools>Options.

2. Se stabilesc numărul paginii de start și unitățile de măsură din pagina General a casetei de dialog Options.

3. Se activează sau se dezactivează facilitățile care permit vizualizarea tipului de literă, utilizarea facilității Catalog, meniurile dinamice și coroborârea între culorile afișate pe ecran și cele tipărite la imprimantă. Se modifică locațiile prestabilite ale fișierelor, dacă este necesar. Se folosește butonul Reset Usage Data pentru a reveni la parametri originali ai sistemului.

4. Se efectuează clic pe eticheta Edit a casetei de dialog pentru a activa sau dezactiva facilitățile de editare, precum crearea obiectelor cu un singur clic și deplasarea folosind tehnica de tragere și așezare cu mouse-ul.

5. În pagina User Asistance, se modifică formele indicatorului de mouse și se dezactivează facilitățile de asistență oferite de Publisher de care utilizatorul nu are nevoie.

6. Se activează sau se dezactivează utilitarul Print Troubleshooter din pagina Print a casetei de dialog. De asemenea, se poate solicita imprimantelor cu jet de cerneală să tipărească linie cu linie și se stabilesc opțiunile de tipărire a plicurilor pentru imprimantele specializate în această operație.

I.2.5 Inserția de obiecte grafice Publisher

Deoarece Publisher pune la dispoziția utilizatorului o varietate atât de mare de opțiuni privind obiectele, acesta poate fi puțin derutat la început. Poate că cititorul cunoaște unele dintre obiectele întâlnite în alte aplicații Office, cum ar fi imaginile clip art Microsoft, WordArt și tabelele. Anumite obiecte (cum sunt imaginile și elementele clip art) sunt simplu de selectat și inserat, în timp ce altele (precum WordArt) solicită anumite elemente de formatare. Odată inserat un obiect într-o publicație, acesta poate fi recolorat, rotit sau editat într-un alt mod.

Aceste instrumente cadru Publisher de pe bara de instrumente Object au același principiu de funcționare ca și instrumentul cadru despre care s-a discutat anterior. Un clic pe un instrument obiect determină selecția acestuia. Un clic și o tragere a mouse-ului pe document creează un spațiu pentru includerea obiectului, în timpul formatării și al editării acestuia. După cum era de așteptat, un obiect poate fi mutat sau redimensionat în orice moment de timp.

Inserția tabelelor

Este posibil să fi auzit că, dacă se apasă de mai multe ori tasta Tab pe aceeași linie, ar fi preferabil să se lucreze într-un tabel. Se folosește instrumentul cadru Table (tabel) pentru a afișa datele pe rânduri și coloane. Din proiectare, tabelele aliniază automat textul pe rândul următor în fiecare celulă, deci la o eventuală modificare a textului reformatările sunt minimale.

După încheierea tragerii instrumentului Table, se deschide caseta de dialog Create Table (creare tabel).

Se introduc numerele de rânduri și de coloane pentru tabelul creat și se selectează un format de tabel din lista situată în partea stângă. Se folosește fereastra de previzualizare pentru a vedea marginile, efectele de umbrire și alte elemente speciale de formatare a textului, incluse în fiecare machetă de tabel. Se selectează macheta cea mai apropiată de intențiile utilizatorului; elementele de formatare pot fi întotdeauna modificate manual. La efectuarea unui clic pe această casetă de dialog, Publisher va amplasa în pagină o rețea formatată fără conținut.

Se introduce text și / sau numere în fiecare celulă, apasând tasta Tab pentru a trece cu o celulă la dreapta. De asemenea, se pot folosi mouse-ul sau tastele cu săgeți de la tastatură pentru a poziționa punctul de inserție în celulă. Se aplică sau se elemină elementele de formatare așa cum se procedează în cazul oricărui tabel. Se selectează rândurile sau coloanele prin efectuarea unui clic pe caseta antet de culoare gri (indicatorul de mouse se va transforma într-o mână).

Se selectează mai multe rânduri sau coloane prin tragerea cu mouse-ul a antetelor. Se selectează întregul tabel prin efectuarea unui clic în caseta gri din partea stângă-sus a tabelului, acolo unde se intersectează antetele de rând și de coloană. Se modifică lățimea coloanei și înălțimea rândului prin tragerea instrumentului de ajustare între antete.

Crearea unui tabel în Publisher

1. Se efectuează clic pe instrumentul Table din bara de instrumente Object.

2. Se trage mouse-ul pentru a obține un cadru necesar includerii tabelului. După eliberarea butonului de mouse se va deschide caseta de dialog Create Tabel.

3. Se introduce numărul de rânduri și de coloane pentru tabelul respectiv. Se selectează un format de tabel din listă.

4. Se introduc date în celule, folosind tasta Tab, tastele cu săgeți sau mouse-ul pentru deplasarea într-o altă celulă.

5. Se modifică lățimea coloanelor și înălțimea rândurilor după dorință. Se selectează rânduri și / sau coloane pentru a adăuga margini, efecte de umbrire și alte elemente de formatare, după necesități.

6. Se redimensionează tabelul prin tragerea unui buton de selecție. Se deplasează tabelul prin indicarea uneia dintre marginile sale exterioare și tragerea instrumentului Mover, apoi se efectuează clic în afara tabelului.

Adăugarea și editarea elementelor WordArt

Instrumentul WordArt poate fi utilizat pentru a crea forme și șabloane impresionante pornind de la simple texte. Iată două exemple de WordArt: titlul publicației și sigla companiei. Se pot crea litere care sunt aranjate în cascadă în sus, ondulate în jos sau ondulate ca un steag. Pentru a obține alte efecte, literelor li se pot aplica diferite imagini, literele pot fi umbrite după diverse șabloane sau pot fi rotite.

Când se lucrează în WordArt, instrumentele Publisher nu sunt disponibile. Este vizibilă o bară de instrumente cu funcții WordArt, dar se poate reveni în Publisher prin efectuarea unui clic în afara obiectului respectiv. Instrumentul WordArt de pe bara de instrumente Object se va folosi numai pentru crearea unui nou obiect WordArt.

Pentru butoanele de pe bara de instrumente WordArt nu sunt disponibile sugestii pentru instrument (ToolsTips), deci la început este necesară o perioadă de experiment. Alternativ, se poate opta pentru editarea folosind meniul Format din cadrul WordArt. Prin selectarea opțiunii Format>Border se permite adăugarea sau editarea modului de conturare a literelor. Opțiunea Format>Shading oferă posibilitatea de colorare a interiorul literelor cu culori uniforme sau cu modele. Dacă se dorește umbrirea literelor, se selectează un stil și o culoare prin selectarea opțiunii Format>Shadow. Se poate roti un obiect WordArt sau se pot “glisa” literele pe orizontală prin selectarea opțiunii Format>Rotation and Effects.

Utilizarea imaginilor și a elementelor clip art

Pe bara de instrumente Object a programului Publisher se găsesc instrumente de tip cadru pentru imagini și clip art. Publisher tratează imaginile și fișierele clip art de o manieră oarecum similară. Imaginile au mai mult aspectul unei fotografii, în timp ce fișierele clip art se prezintă ca un desen din filmele de desene animate. Deși se poate insera clip art într-un cadru imagine și viceversa, este mai eficient să se aleagă de la început tipul de cadru corespunzător, deoarece se realizează mai puțin cu o operație.

Când se trage cu mouse-ul pentru a crea un spațiu folosind instrumentul Picture (imagine), în document va apărea un cadru fără conținut. Se inserează o imagine prin efectuarea unui dublu clic pe cadrul liber (sau se selectează cadrul și apoi se selectează comanda Insert>Picture>From File) pentru a deschide caseta de dialog Insert File. Se ajunge la unitatea de disc și la folderul unde se află fișierul, se selectează și se efectuează clic pe butonul Insert. Se efectuează dublu clic pe acest obiect dacă se dorește revenirea la caseta de dialog Insert Picture pentru a selecta o altă imagine care să o înlocuiască pe prima.

Instrumentul Clip Galery se comportă ușor diferit. După crearea unui spațiu folosind acest instrument, Publisher se deplasează automat în Clip Gallery (galeria de obiecte clip art), unde se pot trece în revistă diferitele elemente clip art existente. Se selectează unul dintre obiectele din galerie pentru inserție sau se părăsește galeria și se introduce, în schimb, o imagine. Trebuie verificată selecția cadrului; apoi se selectează opțiunea Insert>Picture>From File pentru a selecta o imagine stocată pe unitatea locală de disc, pe o partiție de rețea sau pe o dischetă.

Adăugarea de elemente artistice într-o publicație

1. Se efectuează clic pe instrumentul obiect selectat: Picture, WordArt sau clip Art.

2. Se trage mouse-ul pentru a crea un cadru care să includă imaginea.

3. Dacă s-a optat pentru WordArt, se introduce textul dorit și se editează după preferințe, folosind instrumentele de pe bara WordArt. Dacă se dorește inserția unei imagini sau a unui fișier clip art, se localizează, se selectează și se inserează obiectul dorit.

4. Se închide Clip Gallery sau se efectuează clic în exteriorul obiectului WordArt, dacă este posibil, după care se selectează și se redimensionează elementul artistic după dorință.

Inserția și umplerea formelor

Publisher pune la dispoziția utilizatorului posibilitatea de a trasa linii de diferite grosimi și culori. De asemenea, se pot crea ovaluri, dreptunghiuri și forme personalizate precum săgeți, cuburi și triunghiuri. Formele cel mai frecvent folosite – liniile, ovalurile și dreptunghiurile – își au propriile butoane pe bara de instrumente Object. Se efectuează clic pe buton pentru a selecta forma dorită și se trage cu mouse-ul un cadru de dimensiunea necesară în document.

Uneori este necesară colorarea interiorului unui obiect. Aceasta se numește umplere. Se selectează cadrul care conține forma și se efectuează clic pe butonul Fill (umplere) pentru selectarea unei culori pentru interiorul acesteia. Butonul Border permite selecția unei linii negre simple pentru trasarea conturului formei. Se efectuează clic pe butonul More Styles (alte stiluri) pentru a selecta o altă grosime sau culoare pentru margine din caseta de dialog Border. Dacă se dorește o linie mai groasă de 10 puncte, se introduce grosimea acesteia de la tastatură, în câmpul din partea stângă-jos a casetei de dialog.

Instrumentul Custom Shapes (forme personalizate) permite crearea unor forme de inimi, stele, fulgere, triunghiuri etc. Odată creată o formă, Publisher permite redimensionarea înălțimii și a lățimii acesteia. Săgeata prezentată a fost redimensionată în două moduri: lațimea bazei a fost redusă și înălțimea vârfului a fost scurtată.

Pentru a ajusta o dimensiune, se amplasează indicatorul de mouse pe diamantul gri și se trage folosind instrumentul de ajustare (Adjust). Posibilitatea de redimensionare a întregului obiect folosind butoanele obișnuite se păstrează în continuare.

Instrumente pentru Web

Bara de instrumente Object conține trei instrumente Web: Hot Spot, Form Control (controlul formularului) și HTML Fragment.

Utilizarea aplicației Design Gallery

Aplicatia Design Gallery conține aproximativ 20 de categorii de obiecte, cum ar fi bare de acces, accente liniare, calendare și sigle, care pot fi adăugate într-o publicație. Este posibilă și stocarea obiectelor create de utilizator, cum ar fi o siglă de firmă, într-o pagină specială a casetei de dialog Design Gallery. Figura 5 prezintă Objects By Category (obiecte dupa categorie) din caseta de dialog Design Gallery.

fig. 5

Dacă se preferă se poate selecta un obiect din Design Gallery în funcție de un set de design (design set). Se efectuează clic pe eticheta Object By Design (obiecte prin design) și se selectează din lista prezentată în partea stângă. Utilizatorul va vedea diferite tipuri de obiecte, care au în comun diferite elemente de design. Utilizarea unor obiecte din același set oferă o impresie de consecvență publicației care le utilizează.

Obiectele din publicația curentă pot fi stocate în pagina Your Objects din aplicația Design Gallery. Aceasta este o caracteristică deosebit de utilă, mai ales dacă anumite obiecte au fost editate sau recolorate și se dorește utilizarea lor rapidă în alte publicații.

La crearea unor publicații, setul de design al acesteia din pagina Your Objects nu are niciun fel de conținut. Se poate stabili un set de design pentru publicații prin crearea de categorii și adăugarea de obiecte la aceste categorii. Se selectează obiectul care urmează a fi inserat și se deschide aplicația Design Gallery folosind ultimul buton de pe bara de instrumente Object. Se selectează pagina Your Objects și se efectuează clic pe butonul Options din colțul din stânga-sus. Se efectuează clic pe opțiunea Add Selection to Design Gallery (adăugarea selecției la Design Gallery) de pe meniu pentru a deschide caseta de dialog Add Object.

În caseta de text Object Name (nume obiect) se introduce un nume al obiectului respectiv; în caseta text Category (categorie) se introduce o categorie nouă sau se selectează o categorie creată anterior. Se efectuează clic pe butonul OK și apoi pe butonul Close pentru a reveni la document. Modificările operate în Design Gallery sunt salvate odata cu salvarea publicației.

Un obiect selectat mai poate fi inserat în Design Gallery prin selectarea opțiunii Insert>Add Selection to Design Gallery.

Categoriile pot fi adăugate, șterse sau redenumite în setul de design prin efectuarea unui clic pe opțiunea Edit Gategories din meniul derulant Options al paginii Your Objects din Design Gallery. În caseta de dialog Edit Categories, se efectuează clic pe butonul Add și se introduce numele noii categorii care va fi adăugată la setul de design. Se selectează o categorie care urmează a fi eliminată și apoi se efectuează clic pe butonul Delete.

Se selectează o categorie care se dorește a fi editată și se efectuează clic pe butonul Rename (redenumire), se introduce numele noii categorii și se efectuează clic pe butonul OK.

Un obiect poate fi șters dintr-un set de design prin selectarea sa, urmată de alegerea opțiunii Delete This Object (șterge acest obiect) din opțiunile meniului rapid. Din nou, aceste modificări realizate în Design Gallery sunt salvate odată cu salvarea publicației.

Categoriile și obiectele adăugate sunt specifice publicației din care acestea au fost inserate. Cu toate acestea, dacă se dorește inserarea unui obiect dintr-un set de design creat (indiferent de autor) într-o altă publicație, se efectuează clic pe Options din pagina Your Objects a aplicației Design Gallery și se selectează opțiunea Browse din meniu. Se selectează publicația care conține obiectul dorit si se efectuează clic pe OK. În acest moment, pagina Your Objects afișează setul de design al publicației recent selectate. Se selectează obiectul dorit și se efectuează clic pe butonul Insert Object din partea dreaptă-jos a casetei de dialog.

Sunt permise numai redenumirea și ștergerea categoriilor din setul de design al publicației active. Redenumirea sau ștergerea categoriilor din setul de design al altor publicații este imposibilă. Redenumirea sau ștergerea categoriilor de obiecte predefinite ale programului Publisher este de asemenea imposibilă.

Adăugarea obiectelor proprii la Design Gallery

1. Se selectează obiectul care urmează a fi adăugat la Design Gallery.

2. Se deschide Design Gallery prin efectuarea unui clic pe ultimul buton de pe bara de instrumente Object. Se selectează eticheta Your Objects.

3. Se efectuează clic pe butonul Options din partea din stângă-jos și se selectează opțiunea Add Selection to Design Gallery.

4. Se introduce un nume pentru obiectul respectiv după care se introduce numele unei noi categorii sau se selectează o categorie din listă. Se efectuează clic pe butonul OK pentru a închide caseta de dialog.

5. Se șterge un obiect sau se editează categoriile prin selectarea acestor comenzi din lista Options din pagina Your Objects din Design Gallery.

6. Pentru a redenumi un obiect adăugat în Design Gallery, se efectuează clic cu butonul drept de mouse pe acesta (în interiorul aplicației Design Gallery) și se selectează opțiunea Rename This Object (redenumește acest obiect) din meniul rapid. Se introduce noul nume și se efectuează clic pe butonul OK.

I.2.6 Lucrul cu obiecte multiple

Să presupunem că se lucrează cu o imagine care ilustrează o anumită secțiune a ghidului salariatului. Dacă se modifică amplasarea secțiunii, este de dorit și modificarea poziției imaginii. Dar dacă se folosesc două imagini clip art care se suprapun parțial? Nu trebuie selectată imaginea de deasupra? O ultima situație: pe coperta buletinului de știri, în marginea din stânga se amplasează trei obiecte. În mod categoric acestea trebuie aliniate corect.

Gruparea obiectelor

Dacă un element de grafică va apărea întotdeauna lângă un anumit fragment de text, se recomandă gruparea celor două obiecte. Două sau mai multe obiecte cu poziții fixe (relativ la celălalt obiect) trebuie grupate, deoarece obiectele grupate pot fi deplasate și dimensionate ca o entitate. Un titlu trebuie grupat cu obiectul pe care îl descrie, pentru ca cele două să nu se separe niciodată. Dacă se trage de un element, se va trage de întregul obiect. Pentru gruparea obiectelor, se selectează primul obiect printr-un clic. Se menține apăsată tasta Shift și se efectuează clic pe orice obiect suplimentar cu care se dorește gruparea primului obiect. Se efectuează clic pe pictograma Group Objects (grupare obiecte) din partea de jos a cadrului care înconjoară obiectele selectate. În acest moment, obiectele sunt “legate” la un loc, iar grupul acestora poate fi mutat sau redimensionat. Se efectuează clic pe pictograma Ungroupe Objects (anularea grupării obiectelor) pentru a elimina efectul de grupare. Acum fiecare obiect poate fi mutat și / sau dimensionat separat – este suficient un clic pe obiectul dorit.

Stratificarea obiectelor

Un obiect poate fi plasat cu ușurință deasupra altuia. Iată un exemplu de casetă de text afișată deasupra unei imagini clip art. Cele două obiecte sunt stratificate; imaginea clip art este dedesubt, iar textul este plasat deasupra.

Dacă utilizatorul intenționează atât gruparea, cât și stratificarea a două sau mai multe obiecte, se recomandă efectuarea stratificarii în prealabil. Odată obiectele grupate, acestea nu mai pot fi selectate individual în vederea stratificării.

Se inserează și se aranjează cele două obiecte care urmează a fi stratificate. Dacă nu se poate vedea obiectul situat dedesubt, se selectează obiectul de deasupra și se efeectueză clic pe butonul Send to Back (trimite în spate). Dacă se poate vedea măcar parțial obiectul plasat dedesubt, se selectează obiectul și se efectuează clic pe butonul Bring to Front (adu în față).

Se pot crea elemente grafice cu un aspect original prin stratificarea a două sau mai multe obiecte din galerie. Fotografiile și diagramele pot fi completate cu o legendă folosind casete de text și linii desenate deasupra. Acestea reprezintă numai două exemple de utilizare a stratificării obiectelor – utilizatorul va descoperi mult mai multe.

Gruparea și stratificarea obiectelor

1. Se selectează obiectele care urmează a fi grupate prin efectuarea unui clic pe primul obiect și utilizarea opțiunii Shift – clic pentru celălalt sau celelalte.

2. Se efectuează clic pe pictograma Group Objects, care apare sub obiectele selectate după care se deplasează sau se redimensionează grupul de obiecte după dorință.

3. Pentru a stratifica obiecte negrupate, se selectează obiectul care urmează a fi plasat dedesubtul celorlalte și se efectuează clic pe butonul Send to Back de pe bara de instrumente Standard.

4. Se plasează un obiect deasupra altuia prin selectarea acestuia și efectuarea unui clic pe butonul Bring to Front.

5. Odata obiectele stratificare în ordinea corectă, acestea pot fi grupate pentru a le deplasa și / sau redimensiona ca pe o singură entitate.

Alinierea obiectelor

Obiectele selectate pot fi afișate unul în raport cu altul sau în raport cu o margine. Facilitatea Snap to permite alinierea cu ușurință a obiectelor la o riglă de ghidare. Se selectează obiectele care urmează a fi aliniate și se selectează opțiunea Arrange>Allign Objects pentru a deschide caseta de dialog. De asemenea, se poate efectua clic cu butonul drept de mouse pe obiectele selectate și se selectează opțiunea Allign din meniul rapid.

Titlurile grupurilor de control din această casetă de dialog se referă la cadrele de obiect în sine, deci se vor folosi controalele Left to Right (de la stânga la dreapta) pentru a alinia obiectele pe verticală. Se folosesc controalele Top to Bottom (de sus în jos) pentru a alinia obiectele pe orizontală de-a lungul unei pagini.

Se activează facilitatea Allign alogn Margins (aliniere de-a lungul marginilor) și apoi se selectează opțiunea Left to Right Centres (centrare de la stânga la dreapta) pentru a centra obiectele selectate între marginile din stânga și din dreapta.

Snap to

Facilitatea Snap to permite alinierea cu precizie și ușurință a diferitelor obiecte. Această facilitate inserează o rețea magnetică invizibilă deasupra paginii. Obiectele sunt atrase de liniile acestei rețele, ca de altfel și marginile și riglele de ghidare. De asemenea, obiectele pot fi atrase și de alte obiecte.

Controalele Snap to sunt plaste sub meniul Tools. Dacă se activează opțiunea Snap to Guides, la fiecare tragere a unui obiect în apropierea unei margini, acesta va “sări” spre marginea respectivă. Opțiunea Snap to Ruler Marks funcționează similar; obiectele vor adera la riglele de ghidare din apropiere. Dacă marginile și riglele de ghidare sunt ascunse, obiectele își mențin proprietățile “magnetice”.

Rotirea obiectelor

Unghiul sub care este afișat un obiect poate fi modificat prin rotirea obiectului respectiv cu un anumit număr de grade. Se efectuează clic pe instrumentul Rotate de pa bara de instrumente Standard pentru a deschide caseta de dialog. Butoanele de rotire din această casetă de dialog vor modifica unghiul de rotire cu 5 grade la fiecare clic. Pentru rotații mai ample, pur și simplu se introduce unghiul de rotire dorit și se efectuează clic pe butonul OK.

Se efectuează clic pe butonul Show Toolbar (afișează bara de instrumente) pentru a vedea bara de instrumente Measurements (măsurători). Utilizatorul poate modifica dimensiunea, spațierea, unghiul de rotire sau poate poziționa un obiect selectat folosind casetele de rotire.

Pentru rotirile cu 90 de grade, se pot folosi butoanele de pe bara de instrumente Formatting sau se pot selecta opțiunile Arrange>Rotate sau Flip>Rotate Right (sau Left).

Dacă se preferă să se lucreze direct în Publisher, se poate roti orice obiect prin apăsarea tastei Alt și tragerea butonului de manevrare al unui obiect.

Rotirea unui obiect în poziție inversă

Publisher permite rotirea cu ușurință a unui element grafic cu susul în jos sau pe o altă față decât aceea cu care a fost inserat. Se selectează obiectul și se efectuează clic pe unul dintre butoanele Flip Horizontal sau Flip Vertical de pe bara de instrumente Formatting. De asemenea, se mai pot folosi opțiunile Arrange>Rotate sau Flip>Flip Horizontal (sau Vertical).

Butoanele Flip și Rotate sunt foarte asemănătoare. Dacă se dorește așezarea obiectului în poziție inversă, trebuie efectuat clic pe butonul fără săgeată.

Rotirea și așezarea obiectelor în poziție inversă

1. Se selectează obiectul care urmează a fi rotit sau așezat în poziție inversă.

2. Se folosesc butoanele Flip sau Rotate de pe bara de instrumente Formatting pentru a așeza obiectele în poziție inversă orizontal sau vertical sau pentru a le roti cu 90 de grade.

3. Pentru o rotație cu un anumit unghi, se efectuează clic pe instrumentul Rotate de pe bara de instrumente Standard sau se menține apăsată tasta Alt și se trage de un buton de manevrare al obiectului.

Recolorarea și tăierea obiectelor

Utilizatorul va întâlni frecvent o imagine clip art care arată splendid, mai puțin culoarea. Sau poate este necesară utilizarea numai a unei părți din imaginea respectivă. Imaginea respectivă se poate selecta și insera, deoarece Publisher pune la dispoziția utilizatorului mai multe opțiuni pentru modificarea culorii sau culorilor obiectului și / sau îndepărtarea porțiunilor în exces cu numai câteva clicuri de mouse.

I.3 Recolorarea

Toate culorile dintr-o imagine pot fi modificate la diferite nuanțe ale aceleiași culori, păstrând liniile negre nemodificate. Alteori, este necesară și modificarea liniilor de culoare neagră.

Pentru a înlocui toate culorile dintr-o imagine cu o culoare, nuanță sau ton, se selectează imaginea și apoi opțiunea Format>Recolor Picture. De asemenea, se poate efectua clic cu butonul drept de mouse pe obiect și se selectează opțiunea Change Object>Recolor din meniul rapid. În caseta de dialog Recolor Object, se selectează o culoare din lista derulantă. Prin selectarea unei culori este posibilă alegerea între a recolora întreaga imagine sau a lăsa liniile de culoare neagră nemodificate.

Dacă se selectează opțiunea Fill Effects (efecte de umplere) din lista derulantă Color, există opțiuni pentru formatarea tonurilor și a nuanțelor, dar și a degrade-urilor și a șabloanelor. Tonurile reprezintă o culoare de bază amestecată cu alb, iar nuanțele reprezintă o culoare de bază amestecată cu negru. Tonurile și nuanțele pot reprezenta o parte dintr-o schemă de culori personalizată.

Pentru a crea un filigran (watermark), se selectează opțiunea View>Go to Background. Se inserează și apoi se recolorează o imagine folosind un ton sau o nuanță a culorii de bază. Apoi se selctează opțiunea View>Go to Foreground. Imaginea plasată în fundal va apărea pe fiecare pagină a publicației respective. Recolorarea sa cu un ton mai deschis permite utilizarea sa ca filigran, deoarece nu va predomina asupra restului documentului.

Șabloanele (patterns) sunt desene simple, repetitive, iar degrade-urile folosesc tonuri și nuanțe pentru a crea șabloane de nuanțe verticale, orizontale și de alte categorii. Figura 7 prezintă diferența dintre un șablon și un efect degrade. Dacă se dorește utilizarea unui serviciu de tipărire comercial, este recomandat să nu se folosească șabloane. Acestea pot afecta timpul de afișare, determinând astfel o creștere a costurilor.

Recolorarea unui obiect folosind două sau mai multe culori necesită asistență din partea unei alte aplicații Office, în speță PowerPoint.

fig. 7

Tăierea

Se poate folosi numai o parte a unei imagini sau a unui alt element grafic prin selectarea acesteia și tragerea instrumentului Crop (tăiere) deasupra unuia dintre butoanele de redimensionare. La tăierea unui element de grafică în Publisher, utilizatorul se debarasează de componentele de care nu are nevoie. La început, poate părea o simplă redimensionare. Însă, la tragerea marginii cadrului în loc de a reduce dimensiunile întregii imagini, tăierea elemină regiunile de imagine peste care se trage, lăsând numai regiunile care rămân în interiorul cadrului. Se trage instrumentul Crop deasupra unui număr oricât de mare de butoanele de manevrare, până când imaginea este perfect poziționată. Se efectuează clic din nou pe instrumentul Crop pentru a-l dezactiva sau se poate efectua clic oriunde altundeva în interiorul publicației, cu același efect.

Cap. II Modificarea opțiunilor de aranjare în pagină și tipărirea publicației

II.1 Modificarea proprietăților cadrelor

Dacă se dorește tipărirea unui cadru, este necesară adăugarea unei margini la acesta. Se poate adăugă o culoare la spațiul alb din spatele unui obiect folosind o culoare de umplere. De asemenea, se poate afișa text în coloane multiple prin modificarea proprietăților cadrului.

Ajustarea cadrelor de text

Se efectuează clic cu butonul drept de la mouse pe orice cadru de text și se indică spre opțiunea Change Frame (modificare cadru) din meniul rapid. Se selectează opțiunea Fill Color pentru a vedea o multitudine de posibilități pentru culorile de fundal, unde culorile schemei curente sunt prezentate mai întâi. Se selectează opțiunea More Schemes (alte scheme) din submeniul Fill Color (culoare de umplere) pentru a selecta o altă schemă de culori, respectiv opțiunea More Colors pentru a vedea o întreaga paletă. Opțiunea Fill Effects pune la dispoziția utilizatorului opțiuni pentru tonuri, nuanțe, șabloane și degrade-uri.

Opțiunea Line Color de pe meniul rapid nu este utilizabilă, deoarece cadrului nu i s-a aplicat în prealabil un contur. Se folosește opțiunea Line / Border Style (stil linie / margine) pentru a aplica un contur de dimensiunea și culoarea selectate de utilizator. Data viitoare când se va edita conturul acestui obiect, se poate proceda astfel din opțiunea Line Color. Efectele de umbrire creează o umbră gri pe marginea dreaptă și pe marginea de jos a cadrului de text. Umbrele au un aspect excelent cu sau fără aplicarea unui contur.

Prin selectarea opțiunii text Frame Properties (propietățile cadrului de text) din acest meniu rapid (se efectuează clic cu butonul drept de mouse si se selectează opțiunea Change Frame), se deschide caseta de dialog Text Frame Properties unde se pot ajusta marginile și se pot modifica parametri coloanelor. Se modifică distanța de la text la cadru folosind casetele rotative Margins. Se formatează textul pentru două sau mai multe coloane folosind caseta rotativă din controlul Columns. Controlul Spacing (spațiere) determina spațiul dintre coloane.

Se activează facilitatea de “înfășurare” a textului în jurul obiectelor (Wrap Text Around Objects) dacă se dorește amplasarea obiectelor în mijlocul textului. Modelul prezentat aici include un cadru de text formatat pentru două coloane, iar facilitatea de “înfășurare” a textului este activată.

Modificarea cadrelor de imagine

Se selectează obiectele ale căror cadre urmează a-și modifica proprietățile. Se efectuează clic pe butonul drept de mouse și se selectează opțiunea Change Frame (modificare cadru) sau se efectuează clic pe meniul Format. Se formatează și marginile și culoarea de umplere exact așa cum se procedează la un cadru de text. Caseta de dialog Picture Frame Properties (proprietățile cadrului imagine) pune la dispoziția utilizatorului opțiunile referitoare la distanța între elementul grafic și textul care se “înfășoară” în jurul acestuia. Controalele de margine din această casetă de dialog controlează distanța de la imagine la cadru.

Modificarea proprietăților cadrelor obiectelor de tip line art sau ale formelor personalizate nu este permisă. Această facilitate este dezactivată în meniu.

Pentru a controla distanța între text și imaginea pe care o “înfășoară”, se selectează opțiunea Picture Only (numai imaginea) din caseta de dialog și se efectuează clic pe OK. După aceea se efectuează clic pe buton pentru a edita o “înfășurare” neregulată (Edit Irregular Wrap), de pe bara de instrumente Formatting. Se trag butoanele de manevrare ale imaginii la distanța dorită în raport cu textul.

Modificarea proprietăților cadrului

1. Se efectuază clic pe obiect cu butonul de mouse și se selectează opțiunea Change Frame>Picture Frame Properties (sau Text Frame Properties) din meniul rapid.

2. Pentru imagini se selectează modul de “înfășurare“ a textului în jurul cadrului. Se modifică marginile pentru a controla distanța între text și cadru.

3. Pentru cadre de text, se modifică marginile pentru a controla distanța de la text la cadru, după care se selectează numărul de coloane dorit în interiorul cadrului, precum și spațiul dintre coloane.

4. Se activează sau se dezactivează opțiunile cadrului de text pentru “înfășurare” și pentru inserția notelor de tip “continuare în…”, respectiv “continuare din…”.

5. Se modifică marginile cadrelor și proprietățile de umbrire și umplere prin efectuarea unui clic cu butonul drept de mouse pe cadru, indicarea opțiunii Change Frame și selectarea elementului corespunzător din meniul rapid.

II.2 Modificarea opțiunii de configurare a paginii

Dacă se tipărește pe o hârtie de o dimensiune diferită de aceea pe care a fost creată publicația, este necesară modificarea parametrilor de configurare a paginii (Page Setup). Pentru a deschide caseta de dialog Page Setup, se selectează opțiunea File>Page Setup. În colțul din stânga-jos al casetei de dialog se află setările pentru orientarea hârtiei: portret (Portrait) și peisaj (Landscape). Se selectează setarea corectă pentru publicația respectivă.

Din controalele Publication Layout (macheta publicației) se selectează opțiunea Normal dacă se dorește tipărirea unei pagini pe fiecare foaie de hârtie (se alege această opțiune dacă se realizează duplicate pe o imprimantă cu alimentare manuală cu hârtie). Opțiunea Special Fold (împăturire specială) este destinată documentelor care urmează a fi pliate, precum broșuri cu două pagini pe o foaie de hârtie. Opțiunea Special Size este rezervată tipăririi de bannere, cărți de index sau afișe. Dacă se optează pentru Special Fold sau Special Size, trebuie selectat tipul de pliere sau dimensiunea din lista derulantă situată dedesubtul grupului de controale. Opțiunile pentru etichete și plicuri (Envelopes and Labels) solicită efectuarea unor opțiuni din lista derulantă.

Ajustarea imaginilor

Publisher nu folosește margini de pagină în adevăratul sens al cuvântului. În schimb, utilizatorul dispune în mod prestabilit de linii de margine de 1 inch. Liniile de margine nu se comportă precum marginile de pagină din Word, deoarece permit amplasarea obiectelor pe ele sau chiar în afara lor, fără a mai fi necesare ajustări ulterioare ale acestora. Se pot stabili margini pentru cadre. Marginile cadrelor se comportă mai degrabă ca marginile tradiționale, pe care cititorul poate le cunoaște. Acestea determină distanța de afișare a textului sau a elementelor de grafică față de marginea cadrului.

Crearea de antete și subsoluri

Publisher tratează antetele și subsolurile într-un mod diferit de cel practicat până acum de aplicațiile Office. Textul și obiectele care apar pe fiecare pagină a unui document Publisher sunt inserate pe un strat de fundal. Acest strat este oarecum similar “hârtiei cu antet”. La scrierea unei scrisori, antetele apar în partea de sus a textului. Stratul de fundal al unui document Publisher se comportă la fel. Orice altceva se inserează pe o pagină, se va amplasa deasupra acesteia.

Pentru a insera obiecte (precum antetele și subsolurile) pe stratul de fundal, se selectează opțiunea View>Go to Background. Dacă se începe cu pagina albă și se trece în stratul de fundal, spațiul de lucru nu își modifică aspectul într-un mod foarte semnificativ. Cu toate acestea, utilizatorul își poate da seama dacă lucrează pe stratul de fundal când efectuează clic pe meniul View și meniul include opțiunea Go to Foreground.

Toate obiectele care au fost deja amplasate în prim-plan devin invizibile dacă se lucrează în fundal. Un antet se ceează prin inserarea și formatarea de cadre text și / sau obiect deasupra marginii superioare. Subsolurile sunt amplasate dedesubtul marginii inferioare. Se selectează opțiunea View>Go to Foreground pentru a reveni la documentul obișnuit. În acest moment, textul și obiectele de fundal trebuie să fie perfect vizibile.

Pentru a ascunde un antet și / sau subsol de pe prima pagină a documentului, se comută la prima pagină a publicației. Se ascund toate obiectele de fundal folosind View>Ignore Background. Dacă în fundal mai există și alte obiecte, în afara antetului și a subsolului, pe care utilizatorul nu dorește să le ascundă, se trage cu mouse-ul un cadru de text nou pentru a acoperi numai antetul și / sau subsolul. La tipărire, cadrul de text folosit pentru ascundere nu va fi vizibil.

Când se lucrează la un document cu foi broșate, este posibil ca navigatorii de pagină numerotați să nu apară în regiunea de stare a ferestrei document. Se selectează opțiunea View>Go to Page pentru a naviga în absența acestora.

Se poate realiza o configurare “în oglindă” a antetului și a subsolului. Broșurile reprezintă un excelent exemplu în acest sens. În această ordine de idei, se trece în fundal și se creează antetul sau subsolul așa cum se procedează în mod normal, dar trebuie verificat ca acestea să apară pe fiecare pagină de dreapta a publicației. Se selectează opțiunea Arrange>Layout Guides. Se activează facilitatea Create Two Backgrounds whith Mirrored Guides (crează două fundaluri cu elemente de ghidare “în oglindă”) și se efectuează clic pe butonul OK. Se revine la documentul principal și se continuă lucrul.

Dacă antetul / subsolul “în oglindă” nu are efect la prima configurare se dezactivează această opțiune pentru fundaluri “în oglindă”, se efectuează clic pe butonul OK, se redeschide caseta de dialog și se reactivează opțiunea. Se efectuează clic pe butonul OK.

Crearea de antete și subsoluri

1. Se selectează opțiunea View>Go to Background din bara de meniuri.

2. Se inserează și se formatează textul și obiectele așa cum se procedează în mod normal, cu deosebirea că antetele se amplasează imediat deasupra marginii superioare, iar subsolurile imediat dedesubtul marginii inferioare.

3. Se selectează opțiunea View>Go to Foreground pentru a continua lucrul la documentul principal. Antetele și subsolurile trebuie să fie vizibile pe fiecare pagină.

4. Se elimină antetul și subsolul de pe prima pagină a documentului prin comutarea la pagina 1 și efectuarea unui clic pe opțiunea View>Ignore Background. Astfel, toate obiectele de fundal de pe pagina 1 sunt ascunse. Dacă se dorește ascunderea numai a antetului și a subsolului, nu și a altor obiecte de fundal, se trage cu mouse-ul un cadru de text fără conținut pentru a acoperi partea care urmează a fi ascunsă.

Crearea de antete și subsoluri “în oglindă”

1. Pentru tipărirea de broșuri cu antete și subsoluri “în oglindă”, se selectează opțiunea View>Go to Background și se creează cadrul sau cadrele așa cum se dorește să apară acestea pe fiecare pagină de dreapta a publicației.

2. Se selectează opțiunea Arrange>Layout Guides. Se activează facilitatea Create Two Backgrounds with Mirrored Guides. Se efectuează clic pe butonul OK.

3. Se selectează opțiunea View>Go to Foreground pentru a reveni la documentul principal și pentru a continua lucrul.

II.3 Tipărirea publicațiilor

Înainte de a ajunge prea departe în procesul de creație, utilizatorul trebuie să-și pună la modul cel mai serios problema tipăririi publicației. Se va folosi imprimanta proprie sau un serviciu de tipărire comercial? Care va fi tipul de hârtie folosit? Se va folosi duplex? Se va crea o broșură? Se va colaționa?

Este necesară configurarea publicației pentru tipul de tipărire dorit înainte de amplasarea obiectelor în pagină. În caz contrar, uneori sunt necesare modificări de design chiar înaintea tipăririi versiunii finale.

Tipărire la imprimanta de birou

Dacă se tipărește de la o imprimantă de birou, se selectează opțiunea File >Print Setup pentru a stabili opțiunile imprimantei. Se selectează dimensiunea și locația hârtiei care urmează a fi folosită. (In Tray – în tavă – este locația cea mai folosită; cu toate acestea, unele imprimante dispun de un rezervor de hârtie.) Se efectuează clic pe butonul Properties pentru a stabili proprietățile specifice imprimantei. Se caută funcții pentru tipărirea în ordine inversă sau colaționarea. Imprimantele performante suportă funcții de duplexing, tipărire de broșuri sau capsare; aceste opțiuni, dacă există pentru imprimanta folosită, se găsesc în rubrica Printer Properties (proprietățile imprimantei).

Se selectează opțiunea File>Print pentru a stabili opțiunile din caseta de dialog Print. Se selectează imprimanta care va fi folosită pentru această tipărire. Se optează între tipărirea tuturor paginilor, a paginii curente sau a unor pagini specificate. Se selectează numărul de exemplare de tipărit și se efectuează clic pe butonul OK. Opțiunile avansate de tipărire includ tipărirea la o rezoluție mai redusă (o idee excelentă pentru ciorne) și posibilitatea de substituire a fonturilor la imprimantă. De asemenea, se poate opta pentru tipărirea semnelor de tăiere și a semnelor de exces (bleed marks). Semnele de exces se referă la textul și imaginea care depășesc marginea de tăiere a publicației. Dacă se dorește tipărirea de semne de exces este necesară selectarea unei hârtii cu o dimensiune mai mare cu un inch decât documentul existent.

Lucrul cu un serviciu comercial de tipărire

Dacă se intenționează tipărirea publicației finale la un serviciu de tipărire, este necesară configurarea de la bun început a publicației în acest sens. La început, se va decide tipul de serviciu de tipărire folosit: alb-negru, cu culori de proces sau cu culori spot.

Dacă publicația este trimisă la tipar în formatul Publisher, se selectează opțiunea File>Pack and Go pentru a salva toate fișierele de care va avea nevoie tipografia.

Tipărirea în alb-negru

La tipărirea în alb-negru, imprimanta folosește un singur tip de cerneală (de regulă cerneală neagră, dar majoritatea tipografiilor comerciale permit utilizarea unei alte culori, dacă beneficiarul dorește). Tipografiile alb-negru vor folosi nuanțele de gri pentru a face distincție între regiunile mai deschise și cele mai închise ale documentului. Textul și elementele de grafică pot produce efecte impresionante chiar și pe o tipăritură alb-negru. Dacă utilizarea culorii este absolut necesară iar bugetul aferent este o problemă, se recomandă tipărirea pe hârtie colorată.

Pentru a configura publicația în vederea tipăririi alb-negru, se selectează opțiunea Tools>Commercial Printing Tools>Color Printing pentru a deschide caseta de dialog Color Printing, prezentată în figura 9.

fig. 9

Se selectează opțiunea Spot Colors din opțiunile existente și apoi se efctuează clic pe comanda Change Spot Color (modificarea culorii spot). În caseta de dialog Choose Spot Color (alegerea culorii spot), se efectuează clic pe opțiunea Black and White Only (numai alb-negru). Se efectuează clic pe butonul OK de două ori.

Tipărirea folosind culori de proces

Tipărirea în culori de proces se folosește când publicația conține fotografii color de înaltă calitate sau dacă este necesară tipărirea unui domeniu mai larg de culori. După cum este de așteptat, tipărirea în culori de proces costă mai mult decât celelalte tipuri, datorită numărului mai mare de culori folosit. Dacă bugetul este un factor restrictiv, atunci se pot avea în vedere și celelalte două opțiuni de tipărire comercială. Pentru a configura tipărirea în culori de proces, se selectează opțiunea Tools>Commercial Printing Tools>Color Printing pentru a deschide caseta de dialog Color Printing, prezentată în figura 9. Se efectuează clic pe Process Colors (CMYK) din lista de opțiuni. Selecția modelului de culoare Cyan Magenta Yellow Black (CMYK) pentru o publicație tipărită într-o tipografie este importantă, deoarece nu toate culorile afișate de monitor, care lucrează cu modelul Red Green Blue (RGB), pot fi tipărite folosind CMYK. Selectarea opțiunii CMYK asigură faptul că serviciul de tipărire poate reproduce culorile afișate pe ecran.

După configurarea tipăririi în culori de proces, este necesară revizuirea publicației, pentru eventualele modificări ale culorii. Unele culori RGB nu au corespondent în modelul CMYK. Dacă apar modificări de culoare nedorite, se selectează obiectul și se recolorează.

Tipărirea în culori spot

Tipărirea în culori spot permite utilizarea de culori pentru liniile și accentele publicației respective. Publicația se tipărește folosind cerneală predominant neagră, dar se poate opta pentru un maximum de două culori spot. Tonurile culorilor spot pot fi folosite și pe parcursul publicației. Tipărirea în culori spot reprezintă un interesant compromis financiar între o tipărire alb-negru și o variantă mai costisitoare, cu culori de proces.

Se selectează opțiunea Tools>Commercial Printing Services>Color Printing. Se selectează opțiunea Spot Colors și apoi se efectuează clic pe comanda Change Spot Color. Se selectează una sau mai multe culori spot și apoi se efectuează clic pe butonul OK.

Dacă se optează pentru negru plus o culoare spot, toate culorile (cu excepția negrului) vor fi convertite la tonuri ale culorii spot.

Comutarea la o altă categorie de tipărire

Dacă utilizatorul s-a răzgândit cu privire la tipul de servicii tipografice folosit, se selectează opțiunea Tools>Commercial Printing Tools>Color Printing. Se selectează opțiunea Composite RGB pentru a reveni la tipărirea la imprimanta de birou. Se selectează Process Colors sau Spot Colors sau, dacă se dorește tipărirea în alb-negru, se efectuează clic pe butonul Spot Colors și apoi se selectează opțiunea Change Spot Color, după care se selectează opțiunea Black and White Only.

Configurarea tipăririi la un serviciu specializat

1. Se selectează opțiunea Tools>Commercial Printing Tools>Color Printing pentru a deschide caseta de dialog Color Printing.

2. Pentru o tipărire în alb negru, se efectuează clic pe opțiunea Spot Colors și apoi se efectuează clic pe opțiunea Change Spot Color. În caseta de dialog Choose Spot Color, se efectuează clic pe opțiunea Black and White Only. Se efectuează clic pe butonul OK de două ori.

-SAU-

2. Pentru tipărirea folosind culori de proces, se efectuează clic pe opțiunea Process Colors (CMYK) din lista de opțiuni a casetei de dialog Color Printing. Este posibilă recolorarea unor elemente de grafică incluse în publicație, dacă utilizatorul nu este satisfăcut de rezultatele aplicării culorilor de proces.

-SAU-

2. Pentru tipărirea în culori de proces, se selectează opțiunea Spot Colors din opțiunile incluse în lista casetei de dialog Color Printing. Se selectează opțiunea Change Spot Color, după care se selectează una sau mai multe culori de proces și se efectuează clic pe butonul OK.

3. Pentru a schimba categoria de tipărire, se deschide caseta de dialog Color Printing. Se alege opțiunea Color Printing. Se selectează opțiunea Composite RGB pentru a reveni la tipărirea la imprimanta de birou. Se selectează una dintre opțiunile Process Colors sau Spot Colors pentru a folosi aceste opțiuni de tipărire comercială. Dacă se preferă revenirea la tipărirea în alb-negru, se selectează opțiunea Spot Colors și apoi se efectuează clic pe Change Spot Color. Se selectează opțiunea Black and White Only.

Echivalența de culori Pantone

Când se lucrează cu o tipografie, este posibil ca nuanțele de culori de pe ecranul calculatorului să nu coincidă exact cu cele ale publicației tipărite. Culorile din fișierul Publisher indică imprimantei unde se inserează culorile respective, nu și care va fi culoarea exactă.

Tipografiile folosesc câteva sisteme de corespondență între culori. Cel mai bine este ca utilizatorul să se intereseze care sunt culorile și tipurile de hârtie cu care se lucrează în condiții optime înainte de a concepe macheta publicației. Probabil că acestea vor furniza câteva mostre de culori și câteva sugestii privind tipul de hârtie. Publisher pune la dispoziția utilizatorului sistemul de echivalență Pantone (Pantone Matching System), care poate fi folosit pentru specificarea culorilor pentru o tipografie comercială. Înainte de a folosi acest sistem de echivalență, utilizatorul trebuie să opteze între tipărirea în culori spot sau în culori de proces.

Indiferent de categoria de tipar folosită, se deschide caseta de dialog Color Printing din figura 9. Se selectează opțiunea Spot Color, după care se efectuează clic pe opțiunea Change Spot Color. Se selectează opțiunea More Colors din lista derulantă Spot Color 1 și se efectuează clic pe butonul All Colors. Sub modelul Color, se selectează Pantone din lista derulantă. Va apărea o notiță privind drepturile de autor și caseta de dialog Pantone Colors. Se efectuează clic pe butonul OK din notiță pentru a putea folosi instrumentele din caseta de dialog.

Pentru tipărirea în culori Spot, utilizatorul se va asigura că se află în pagina Pantone Solid a casetei de dialog. Dacă s-a optat pentru tipărirea în culori de proces, se folosește pagina Pantone Process. Sub Color Type (tip de culoare), se alege între hârtie cretată (Coated) sau necretată (uncoated) pentru a corespunde cu tipul de hârtie pe care va fi tipărită publicația. Dacă se cunoaște numărul culorii dorite se introduce în caseta Find Color Name (găsește numele culorii) și se apasă Enter sau se derulează lista de culori pentru a ajunge la culoarea respectivă. Se efectuează clic pe butonul OK de patru ori pentru a închide toate casetele de dialog.

La machetarea publicațiilor în culori spot (cum ar fi broșurile sau materialele promoționale), este necesară includerea obiectelor în culori spot (cum ar fi sigla companiei). În acest caz, este necesară conversia culorii solide Pantone a fiecărui obiect la o culoare de proces echivalentă. Se selectează obiectul în culori spot, după care se selectează opțiunea Format>Fill Color>More Colors. Apoi se selectează All Colors (toate culorile), dacă opțiunea nu este deja selectată. Sub Color Model (model de culoare), se selectează Pantone. Utilizatorul trebuie să se asigure că a selectat pagina Pantone Solid a casetei de dialog, după care selectează opțiunea Convert to Process (conversie în culori de proces) sub Color Type. Se selectează culoarea și se efectuează clic de două ori pe butonul OK pentru a închide ambele casete de dialog.

Încapsularea fonturilor

De fiecare dată când se dorește tipărirea unei publicații dintr-un alt calculator decât acela în care a fost creată, este necesară încapsularea fonturilor. Fonturile încapsulate apar în materialul tipărit exact așa cum se prezintă pe ecran.

Se selectează opțiunea Tools>Commercial>Printing Tools>Fonts pentru a deschide caseta de dialog Fonts.

Dacă se selectează opțiunea Embed True Type Fonts (încapsularea fonturilor True Type) la salvare, fonturile vor apărea pe orice calculator în aspectul lor original și utilizatorul va avea posibilitatea de a edita folosind propriile fonturi, indiferent dacă acestea sunt sau nu instalate în celălalt sistem. Selectarea acestei prime opțiuni determină mărirea dimensiunilor fișierului Publisher, deoarece pe lângă fișier vor fi salvate și seturile de fonturi folosite. Opțiunea Subset determină de asemenea încapsularea fonturilor, dar salvează numai caracterele utilizate efectiv pe parcursul publicației. Dacă tipografia are nevoie de a edita materialul, această operație va fi posibilă numai pentru caracterele deja incluse în publicație.

II.4 Lucrul cu aplicația Design Checker

În publicațiile de mari dimensiuni, erori precum textul care dispare în zona de depășire sau obiecte care se suprapun atunci când nu este nevoie pot fi foarte ușor trecute cu vederea. Utilitarul Design Checker al programului Publisher poate preveni ignorarea unor probleme precum cele enumerate mai sus. Se selectează opțiunea Tools>Design Checker pentru a deschide caseta de dialog Design Checker.

Se optează între verificarea tuturor paginilor dintr-o publicație sau verificarea unui anumit domeniu de pagini. Se activează opțiunea de verificare a fundalului, dacă acolo sunt inserate obiecte precum filigrane (watermarks) sau antete. Publisher va detecta eventualele probleme de design în mai multe regiuni, deși se pot dezactiva anumite tipuri de verificări în caseta Options.

Se poate indica programului Publisher să detecteze toate categoriile de potențiale probleme prin selectarea opțiunii respective în partea de sus a casetei de dialog. Cu toate acestea, este necesară dezactivarea opțiunii Covered Objects (obiecte acoperite) dacă în interiorul publicației s-a realizat suprapunerea intenționată a unor obiecte. Se dezactivează opțiunea Proportional Pictures (imagini proporționale) dacă un element grafic a fost intenționat redimensionat prin modificarea dimensiunilor inițiale. Se efectuează clic pe butonul OK de două ori pentru a închide ambele casete de dialog și pentru a lansa aplicația Design Checker. Când Publisher identifică o problemă, va selecta cadrul respectiv în document, va afișa o casetă de dialog care descrie problema și va pune la dispoziția utilizatorului opțiuni pentru rezolvarea acesteia.

Problema poate fi ignorată dacă se dorește păstrarea situației ca atare sau dacă se preferă remedierea manuală a situației la un moment ulterior. Se poate efectua clic pe opțiunea Ignore All dacă se dorește ca Publisher să ignore și alte probleme de acest gen. Problema poate fi rezolvată (se oferă chiar și soluțiile necesare) și nu este necesară închiderea casetei de dialog pentru remediere. Pur și simplu se efectuează clic și se editează documentul, după care se efectuează clic pe butonul Continue din caseta de dialog pentru a finaliza verificarea machetei publicației. Dacă Publisher descoperă o problemă cu obiecte disproporționate, va pune la dispoziția utilizatorului un buton Change (modificare) prin care obiectul selectat va fi readus la proporțiile sale inițiale, dar prin păstrarea aceleiași dimensiuni aproximative.

Detectarea erorilor de design dintr-o publicație

1. Se selectează opțiunea Tools>Design Checker.

2. Se selectează opțiunea de a verifica toate paginile din publicație sau se introduce un domeniu de pagini. Se activează verificarea fundalului, dacă este necesar.

3. Se efectuează clic pe Options pentru a deselecta regiunile de design care urmează a fi omise de Publisher.

4. Din caseta de dialog Options, se efectuează clic pe butonul OK de două ori pentru a lansa aplicația Design Checker.

5. Când Publisher se oprește datorită unei potențiale erori, se lucrează în afara casetei de dialog pentru a o remedia, după care se efectuează clic pe butonul Continue. De asemenea, se poate opta pentru ignorarea erorii (Ignore) sau pentru ignorarea tuturor erorilor de acest gen (Ignore All).

6. Se efectuează clic pe butonul OK atunci când aplicația Design Checker indică încheierea verificărilor.

Utilizarea informațiilor personale în interiorul publicațiilor

Publisher poate memora maximum patru seturi de informații cu caracter personal. Fiecare set conține câmpuri precum numele, adresa, funcția, adresa de e-mail și sigla companiei. Utilizatorul poate introduce un set de date care reflectă datele proprii de contact pentru afaceri și un altul pentru informațiile legate de domiciliu. Dacă se proiectează o publicație destinată altei organizații, pot fi memorate și informațiile legate de organizația respectivă. Figura 10 prezintă caseta de dialog Personal Information (informații personale) care se deschide prin selectarea opțiunii Edit>Personal Information.

fig. 10

Mai întâi se selectează un set de informații personale din lista de patru plasată în partea de sus a casetei de dialog. Apoi se introduc informații în fiecare câmp, așa cum urmează să apară acestea în interiorul publicației. Se introduc datele pentru maximum patru seturi de informații personale. Se efectuează clic pe butonul Update (actualizare).

Se selectează o schemă de culori în concordanță cu publicația creată pentru fiecare set de informații. Prin inserția unei anumite componente de informație personală, se va determina aplicarea schemei de culori respective în publicația curentă. Dacă se actualizează informația personală prin modificarea schemei, atunci noua schemă este aplicată publicației curente.

Pentru a adăuga informația personală a utilizatorului într-o pagină, se deschide pagina respectivă și se selectează opțiunea Insert>Personal Information. Se selectează câmpul dorit din submeniu, iar Publisher va insera datele în propriul său cadru de text, care poate fi aranjat și formatat după dorință. Pentru a insera câmpuri (componente) suplimentare de date, se selectează opțiunea Insert>Personal Information și se selectează un alt câmp. Un câmp poate fi introdus de un număr nelimitat de ori în interiorul unei publicații. Dacă se editează informația dintr-un set de informații personale, toate câmpurile de tipul respectiv vor fi actualizate în publicația curentă.

Crearea și inserția informațiilor personale într-o publicație

1. Se selectează opțiunea Insert>Personal Information din bara de meniu.

2. Se selectează unul dintre cele patru seturi de informații personale din lista situată în partea de sus a casetei de dialog.

3. Se introduce informația dorită în fiecare câmp din setul de informații. Se poate introduce un maximum de patru seturi de informație personală. Se efectuează clic pe butonul Update după introducerea informației.

4. Pentru a insera informații personale în interiorul publicației, se selectează opțiunea Insert>Personal Information și se selectează o componentă.

5. Se repetă etapa 3 pentru a insera componente suplimentare.

6. Se deplasează, se redimensionează și se formatează caseta sau casetele de text după necesități.

Cap. III Organizarea elementelor de grafică folosind Graphics Manager

La inserarea de elemente de grafică în orice document creat cu o aplicație Office 2000, utilizatorul are opțiunea de a insera o legătură, în loc de a încapsula imaginea în sine. Această opțiune va reduce semnificativ dimensiunile fișierului Publisher. În eventualitatea în care se dorește vizualizarea unor detalii despre legături sau editarea acestora, este necesară utilizarea aplicației Graphics Manager. De asemenea, Graphics Manager se poate folosi pentru a transforma un obiect încapsulat într-un obiect legat.

Se selectează opțiunea Tools>Commercial Printing Services>Graphics Manager pentru a vedea o listă a tuturor imaginilor sau a fișierelor clip art din document.

Se selectează numele imaginii legate cu care se dorește să se lucreze. Se efectuează clic pe butonul Details pentru a afla informații despre fișier, cum ar fi calea sa de acces, data ultimei modificări și dimensiunea.

Pentru a edita legătura astfel încât să fie orientată spre o altă imagine, se efectuează clic pe butonul Change Link (modificarea legăturii). Această opțiune se poate realiza din ecranul Details sau din Graphics Manager. Se comută în unitatea de disc sau folderul unde este stocată noua imagine, se selectează și se efectuează clic pe butonul Link to File.

În cazul în care Publisher nu poate urmări o legătură cu fișierul original (poate că fișierul original a fost redenumit sau a fost inserat pe un mediu amovibil, cum este un compact disc, care nu se mai află în unitatea sa), butonul Update devine disponibil pentru restabilirea legăturii.

Pentru a întrerupe o legătură și a încapsula efectiv elementul grafic, utilizatorul are două opțiuni: încapsulare la rezoluție înaltă și încapsulare la rezoluție joasă. Ultima opțiune poate fi utilă până la tipărirea versiunii finale. Dacă se selectează încapsularea la rezoluție joasă pentru un număr de elemente grafice, fișierul va fi ceva mai redus ca dimensiune. De asemenea, se economisește toner (sau cerneală) de imprimantă la tipărirea versiunilor preliminare ale publicației.

Pentru a crea o legatură pentru un obiect încapsulat, se dechide aplicația Graphics Manager și se selectează fișierul. Se selectează opțiunea Create Link (crearea legăturii) și se selectează una din opțiunile aferente. Dacă imaginea încapsulată este deja stocată într-un fișier la care se poate ajunge, se selectează opțiunea Browse to Locate (navigare pentru identificare). Dacă imaginea încapsulată nu are un fișier asociat, se poate crea unul prin selectarea celei de-a doua opțiuni și efectuarea unui clic pe butonul OK. Se selectează un folder și un nume de fișier pentru imagine și se efectuează clic pe butonul Save. Acum, imaginea respectivă mai poate fi folosită și în alte publicații.

Crearea și editarea de legături folosind aplicația Graphics Manager

1. Se selectează opțiunea Tools>Commercial Printing Services>Graphics Manager.

2. Se creează o legătură cu un fișier încapsulat prin selectarea acestuia și efectuarea unui clic pe butonul Create Link.

3. Se selectează una dintre opțiunile de legare. Se folosește butonul Browse to Locate dacă imaginea încapsulată este deja localizată într-un fișier care poate fi găsit. Se folosește opțiunea Create dacă este necesară crearea unui fișier legat pentru obiectul grafic. Se efectuează clic pe butonul OK pentru a închide caseta de dialog.

4. Pentru a modifica o legătură în vederea orientării acesteia spre un alt obiect grafic, se selectează fișierul care se dorește a fi editat și se efectuează clic pe butonul Change Link.

5. Se comută la unitatea de disc sau folderul unde se află stocată noua imagine, se selectează și se efectuează clic pe butonul Link To File.

6. Pentru a transforma un fișier legat într-unul încapsulat, se selectează fișierul și se efectuează clic pe butonul Break Link, situat în partea dreaptă a casetei de dialog.

7. Se optează pentru încapsularea la rezoluție înaltă sau joasă și se efectuează clic de două ori pe butonul OK pentru a închide ambele casete de dialog.

Utilizarea aplicațiilor Wizard și a design-urilor partajate pentru crearea publicațiilor

Ar fi extrem de utilă realizarea în numai câteva minute a unei machete care să includă schema de culori, elemente grafice, bannere, bare laterale și cadre de text. Aplicațiile Wizard și desingn-urile partajate permit exact această operație. Complet noi sau îmbunătățite în versiunea Office 2000, aplicațiile Wizard și design-urile programului Publisher sunt mai simplu de utilizat ca niciodată, cu noi tipuri de documente și teme de design pentru publicații sclipitoare realizabile în câteva minute.

Aplicația Quick Publication Wizard

Pentru publicații de un tip nespecific (adică nu un buletin de știri, reclamă, broșură, calendar etc.) aplicația Quick Publication Wizard poate fi extrem de utilă într-un timp extrem de scurt. Din Microsoft Publisher Catalog (se ajunge acolo prin File>New) se selectează opțiunea Quick Publication din lista situată în partea stângă. Se parcurg modelele situate în partea dreaptă, se selectează modelul preferat și se efectuează clic pe butonul Start Wizard din partea inferioară a ecranului. La lansarea aplicației Wizard, documentul va apărea în partea dreaptă și aplicația Wizard în partea stângă, așa cum se vede în figura 11.

fig. 11

Publisher pune la dispoziția utilizatorului un document de o pagină (la care se mai pot adăuga și alte pagini, dacă este necesar) și o serie de etape care trebuie parcurse pentru a finaliza designul și macheta publicației. Această aplicație Wizard debutează cu o etapă introductivă. Se efectuează clic pe opțiunea Next pentru a trece mai departe. În etapa Color Scheme (schemă de culoare), se selectează o opțiune din lista de scheme și se efectuează clic pe butonul Next pentru a trece la etapa Layout (aranjare în pagină). Se selectează dintr-o listă de machete pentru a determina poziția câmpurilor inserate de Publisher sau se selectează opțiunea No Layout (fără machetă) dacă se dorește inserarea propriilor elemente de design.

Se efectuează clic pe butonul Next pentru a trece la etapa Personal Information (informații personale) și se adaugă elemente dorite în interiorul publicației, sau se efectuează clic pe butonul Update pentru a modifica datele dintr-un set de informații personale. Utilizatorul trebuie să selecteze setul de informații personale din cele patru existente înainte de a insera sau de a edita componentele setului respectiv. Utilizatorul poate efectua clic pe butonul Back în orice moment al desfășurării aplicației Wizard, pentru a reveni la aplicația anterioară. La final, se efectuează clic pe butonul Finish pentru a solicita programului Publisher să creeze o publicație bazată pe opțiunile efectuate în cadrul aplicației Wizard.

Dacă se dorește (în orice moment) revenirea la parametri originali ai aplicației Wizard, se comută la etapa Design prin efectuarea unui clic pe aceasta din lista situată în partea stângă și apoi prin efectuarea unui clic pe butonul Reset Design din partea de jos a paginii respective. Utilizatorul are la dispoziție opțiuni pentru ștergerea textului și / sau a obiectelor grafice inserate de la lansarea aplicației Wizard. De asemenea, se pot reseta opțiunile stabilite în paginile Page și Layout. Se poate ascunde aplicația Wizard în orice moment prin efectuarea unui clic pe butonul Hide Wizard, situat în colțul din stânga-jos al ecranului.

În general, conținutul cadrelor care includ obiecte grafice poate fi modificat prin intermediul unui dublu clic. Se înlocuiește textul model inclus în câmpul respectiv prin efectuarea unui clic pe cadrul de text corespunzător și înlocuirea textului model cu propriul text. Toate paginile, obiectele și textele introduse vor avea caracteristicile stabilite în cadrul aplicației Wizard.

Lansarea unui document folosind aplicația Quick Publication Wizard

1. Se deschide aplicația Publisher Catalog. Această aplicație se deschide automat la lansarea programului Publisher, dacă opțiunea nu a fost dezactivată. Catalog se mai poate deschide folosind opțiunea File>New.

2. Se selectează opțiunea New Publications din lista situată în ecranul din stânga al aplicației Catalog.

3. Se selectează un model din opțiunile situate în partea dreaptă și se efectuează clic pe butonul Start Wizard, situat dedesubtul ferestrei Templates.

4. Etapele aplicației Wizard sunt afișate în partea stângă a ecranului, iar documentul este prezentat în partea dreaptă. Se efectuează clic pe butonul Next pentru a trece de etapa introductivă și pentru a selecta schema de culori necesare în publicația respectivă.

5. Se efectuează clic pe butonul Next pentru a trece la etapa Layout a aplicației Wizard. Se selectează o opțiune din listă și se efectuează clic pe butonul Next.

6. Se selectează setul de informații personale care urmează a fi folosit pe parcursul acestei publicații. Se efectuează clic pe butonul Update dacă se dorește actualizarea unor date incluse în setul de informații personale.

7. Se efectuează clic pe butonul Back dacă sunt necesare modificări la vreuna dintre etapele Wizard anterioare. Se efectuează clic pe butonul Finish pentru a cere programului Publisher să creeze documentul la parametri stabiliți.

8. Se modifică design-ul, macheta, schema de culori sau informațiile personale prin efectuarea unui clic pe una dintre aceste opțiuni din lista situată în partea stângă.

9. Se selectează și se editează cadrele din publicație, acolo unde este necesar.

10. Se poate reveni la parametri inițiali ai aplicației Wizard în orice moment, prin efectuarea unui clic pe butonul reset din cadrul etapei Design.

Utilizarea altor aplicații Wizard

Microsoft Publisher Catalog conține zeci de aplicații Wizard, care contribuie la crearea mai multor tipuri diferite de documente. Aplicația Catalog se deschide automat la lansarea programului Publisher (cu excepția cazului când opțiunea respectivă a fost dezactivată). Pentru a vedea catalogul din interiorul programului Publisher se efectuează clic pe opțiunea File>New. Utilizatorul va verifica selecția paginii Publications by Wizard.

Utilitarul Catalog Wizard

A nu se confunda Catalog Wizard cu aplicația Catalog din Publisher; Catalog Wizard este un element al catalogului. Acest Wizard contribuie la crearea unei publicații care prezintă, de exemplu, produsele și serviciile vândute de o anumită firmă. La lansarea acestei aplicații Wizard, utilizatorul primește opt pagini cu cadre pentru descrieri de produs, imagini, anetete și alte informații generale.

Etapele de introducere (Introdunction), schema de culori (Color Scheme) și informațiile personale (Personal Information) sunt similare etapelor cu același nume din Quick Publication Wizard. Cu toate acestea, la a treia etapa se va solicita utilizatorului să opteze între a introduce sau nu un câmp pentru adresa clientului. Pentru prima variantă, Publisher va insera cadrul de text pe ultima pagină a catalogului, care este deja formatată pentru expedierea prin poștă.

Se pot folosi opțiunile de fuzionare pentru mesaje poștale (Mail Merge) ale programului Publisher pentru a crea etichete de adrese, destinate expedierii prin poștă a catalogului respectiv.

În cazul cataloagelor, odată încheiată parcurgerea aplicației Wizard, utilizatorul are la dispoziție opțiuni de configurare a conținutului paginilor, astfel încât se poate realiza o modificare rapidă a afișării articolelor și a descrierilor acestora. Pentru selectarea unui set de pagini interioare se vor folosi butoanele de navigare între pagini, situate în partea din stânga-jos a spațiului de lucru. Se efectuează clic pe etapa Inside Page Content (conținutul paginilor interioare) din lista situată în partea stângă și se selectează o opțiune din lista de machete situată dedesubtul acesteia.

Se pot insera pagini noi prin efectuarea unui clic pe obțiunea respectivă din lista situată în partea stângă, după care se efectuează clic pe butonul Insert Page. Dacă se inserează pagini interioare, programul pune la dispoziția utilizatorului opțiuni pentru modul de machetare a noilor pagini. Se selectează din lista derulantă de opțiuni de aranjare în pagină pentru paginile de dreapta și de stânga, sau se efectuează clic pe butonul More Options (alte opțiuni) pentru a vedea caseta de dialog standard Insert Page.

Aplicația Web Site Wizard

La cearea unui site Web folosind Publisher Wizard, mai întâi se selectează un design, așa cum se procedează cu orice altă aplicație de tip Wizard. Primele trei etape de creare a unui site Web sunt similare cu cele din alte aplicații Wizard, iar etapele specifice acestuia sunt la fel de simplu de utilizat. Cu numai câteva clicuri de mouse se pot adăuga sunete, elemente de textură sau un formular de comandă. Efectele de animație pot fi previzualizate folosind opțiunea Web Page Preview (previzualizarea paginii Web) din meniul File.

Aplicația Pack and Go Wizard

Dimensiunile fișierelor Publisher sunt cu mult mai mari decât cele ale unor documente normale, create cu un procesor de texte. Chiar dacă se optează pentru variante de legare a imaginilor, se va descoperi că numai formatarea obiectelor va determina depășirea rapidă a capacității de stocare a unei dischete. Dacă este necesară deplasarea fișierului la un alt calculator sau la un serviciu comercial de tipărire, sau dacă se pune problema spațiului de stocare pe disc, se va utiliza aplicația Pack and Go Wizard.

Pack and Go are efect numai dacă fișierul a fost salvată în formatul său tradițional (mare). Se lansează aplicația Wizard prin efectuarea unui clic pe opțiunea File>Pack and Go Wizard.

În prima etapă a aplicației Pack and Go se indică operațiile pe care le va efectua aceasta în locul utilizatorului. Se efectuează clic pe butonul Next pentru a trece dincolo de ecranul introductiv. Se selectează o locație pentru a insera fișierul împachetat (valoarea prestabilită este unitatea A; dar se poate naviga prin sistem pentru a stabili o altă locație).

Se optează sau nu pentru încapsularea fonturilor TruieType (Embed TruieType Fonts), pentru includerea obiectelor grafice cu legături (Include Linked for Embedded Graphics). Selecția cel puțin a primelor două opțiuni este recomandabilă, dacă se folosețte un calculator care nu are aceleași componente ca sistemul pe care a fost creată publicația. Se efectuează clic pe butonul Next.

În ultima etapă a aplicației Wizard se indică acțiunile care vor fi efectuate asupra fișierului, precum și modul de despachetare în vederea unei noi utilizări. Se efectuează clic pe butonul Finish. Aplicația Wizard va solicita introducerea de dischete suplimentare, dacă se folosește împachetarea unei publicații de mari dimensiuni pe dischete.

Dacă se împachetează publicația pentru un serviciu comercial de tipărire, etapele aplicației Wizard sunt în mare parte asemănătoare, dar Publisher creează în mod automat legături pentru obiecte încapsulate și tipărește seturi de verificare (proof sets) ca parte a procesului.

Pentru a deschide o publicație împachetată se folosește Windows Explorer pentru a naviga prin unitatea de disc sau folderul unde este stocată și se efectuează dublu clic pe fișierul unpack.exe. Programul va solicita o locație pentru despachetarea fișierului și va emite un avertisment referitor la suprascrierea fișierelor cu același nume.

Utilizarea designurilor partajate pentru crearea unei publicații

Să presupunem că s-a creat deja antetul companiei folosind design-ul Arcs din Publisher. Acum este momentul creării site-ului Web al firmei. Sau poate că se încearcă aranjarea elementelor de design dintr-o prezentare promoțională creată în PowerPoint. Din motive de consecvență, trebuie utilizate unele dintre aceleași elemente de design în toate publicațiile și prezentările cu subiecte similare. În acest moment, facilitatea Shared Designs (design-uri partajate) devine utilă. Figura 10.13. prezintă pagina Publications By Design (publicații după design) a publicației catalog.

Se deschide aplicația Publisher Catalog (se selectează opțiunea File>New) și se efectuează clic pe pagina Publications By Design a casetei de dialog. Lista din partea stângă prezintă seturile de design existente în Publisher, din care multe sunt partajate între publicațiile din pachetul Office. Se selectează una dintre variantele de design din partea stângă pentru a vedea diferitele tipuri de publicații care folosesc design-ul respectiv. Se selectează un tip de document din dreapta și se efectuează clic pe butonul Start Wizard pentru a începe selectarea unor opțiuni de machetare pentru publicația respectivă. Se parcurg celelalte etape așa cum se procedează în cazul oricărei aplicații Wizard.

Crearea de documente fuzionate

Dacă s-a creat o publicație cu intenția de a o trimite unei lungi liste de clienți, precum și altor persoane de contact, se pot utiliza facilitățile de fuzionare (Mail Merge) ale programului Publisher. Aplicația catalog Wizard și alte aplicații Wizard permit includerea unui câmp pentru adresa clientului. Câmpul respectiv poate fi populat cu date dintr-o listă de adrese existentă în Publisher sau într-o altă aplicație Office.

În general, etapele de creare a unor documente fuzionate sunt identice cu ale procesului similar din Word. Se deshide o sursă de date (adică fișierul care conține numele și adresele) și se inserează câmpurile necesare într-un document (adică broșura sau catalogul care urmează a fi expediat. De asemenea, se pot realiza etichete sau plicuri fuzionate în loc de a tipări adresa direct pe publicația care urmează a fi trimisă.

Utilizarea programului Outlook și a altor surse de date pentru fuzionare

În prezent, în Publisher 2000 se poate folosi o listă de persoane de contact creată în Outlook ca sursă de date pentru o fuzionare. În documentul Publisher 2000, se selectează cadrul de text care va conține informațiile ce urmează a fi inserate. Se selectează opțiunea Mail Merge>Open Data Source (deschide sursa de date) pentru a deschide caseta de dialog prezentată mai jos.

Există două opțiuni pentru sursa de date, diferite de noua opțiune de utilizare a programului Outlook. Se selectează a doua opțiune dacă lista de adrese este în Excel, Word sau Access. Se efectuează clic pe a treia opțiune dacă nu există la dispoziție o listă electronică de adrese și se dorește crearea sa acum.

Odată creată o lista de adrese în Publisher sau în orice altă aplicație Office, aceasta poate fi refolosită la infinit pentru a genera documente, plicuri și etichete fuzionate.

Pentru a folosi noua opțiune Outlook, se efectuează clic pe butonul Merge from an Outlook contact (fuzionare folosind o listă de persoane de contact creată în Outlook). În cazul în care configurația Outlook are mai multe profile, programul va afișa o casetă de dialog pentru selectarea unui profil.

Se selectează un profil din lista derulantă și se efectuează clic pe butonul OK. În continuare, programul va solicita selectarea câmpurilor Outlook care urmează a fi folosite în procesul de fuzionare.

Dacă utilizatorul uită să selecteze un cadru de text înainte de a iniția procesul de fuzionare, Publisher nu va permite inserarea câmpurilor. Se efectuează clic în spatele casetei de dialog pentru a selecta sau pentru a crea un cadru, după care se revine.

Se selectează primul câmp necesar și se efectuează clic pe butonul Insert. Se selectează și se inserează cel de-al doilea câmp etc., până se ajunge la ultimul câmp. Ulterior se efectuează clic pe butonul Close.

A nu se uita introducerea de spații și alte semne de punctuație între codurile de fuzionare din documentul principal. Publisher permite introducerea textului în document având caseta de dialog Insert Fields deschisă.

Odată inserate câmpurile corecte, se selectează opțiunea Mail Merge>Merge. Se previzualizează documentele fuzionate folosind butoanele de navigare din caseta de dialog Preview Data (date previzualizate). Dacă se deschide caseta de dialog Preview Data, aceasta poate fi regăsită folosind opțiunea Mail Merge>Show Merge Results (afișează rezultatele fuzionării. Se sortează / filtrează așa cum se procedează într-un document Word, folosind opțiunea de meniu Mail Merge.

Utilizarea opțiunii Mail Merge în Publisher

1. Se creează și se selectează cadrul de text care va memora informația de adresă.

2. Se efectuează clic pe butonul Mail Merge>Open Data Source.

3. Se selectează locația sursei de date dacă fișierul există deja sau se selectează opțiunea Create pentru a crea un fișier de la zero. Dacă fișierul se află în Outlook, programul poate solicita introducerea unui profil.

4. Se selectează și se inserează câmpurile necesare din sursa de date. Se verifică introducerea de spații și de semne de punctuație în cadrul de text în timpul inserării câmpurilor. La sfârșit se închide caseta de dialog.

5. Se selectează opțiunea Mail Merge>Merge din bara de meniuri.

6. Se folosesc butoanele de navigare din caseta de dialog Preview Data pentru a verifica fiecare adresă. Dacă s-a închis fereastra de previzualizare, aceasta poate fi readusă pe ecran prin selectarea opțiunii Mail Merge>Show Merge Results.

7. Se sortează și / sau se filtrează după dorință folosind opțiunile prezentate în meniul Mail Merge.

Tipărirea de publicații fuzionate

La momentul tipăririi unui document fuzionat, se va proceda cu atenție. Se selectează opțiunea File>Print Merge pentru a stabili opțiunile de tipărire în caseta de dialog Print Merge.

Se recomandă întotdeauna tipărirea unui exemplar de test al documentului fuzionat, folosind butonul test din caseta de dialog. Aceasta poate contribui la detectarea erorilor din document sau a celor de fuzionare înainte de a arunca pe fereastră o sută de cataloage greșite. În loc de a tipări un mare număr de înregistrări simultan, este de preferat pipărirea câtorva intrări la un moment dat. Nu este de dorit o situație în care utilizatorul revine după o oră și constată că au fost compromise 246 de broșuri datorită folosirii unui cartuș de toner pe cale de epuizare. Se activează facilitatea de netipărire a liniilor care conțin numai câmpuri albe (Don’t Print Lines that Contain Only Empty Fields), pentru ca adresele să nu conțină spații în locurile unde câmpurile de date au rămas necompletate.

La utilizarea programului Outlook ca sursă de date pot apărea probleme. Dacă agenda personală de adrese nu este inclusă sub forma unui serviciu în profilul Outlook folosit pentru fuzionare, Publisher nici măcar nu va deschide Outlook ca sursă de date.

Publisher solicită utilizatorului un nume de foaie la deschiderea unei surse de date Excel. Nu există opțiunea de a utiliza un domeniu cu nume, așa cum se procedează în Word. De asemenea, Publisher întreabă dacă se dorește utilizarea rândului 1 ca nume de câmp. Dacă se selectează opțiunea No, pentru ca Publisher să propună un alt domeniu, este posibil să apară probleme. În loc de a permite utilizatorului să selecteze un alt rând atunci când se refuză folosirea rândului 1, Publisher folosește automat valorile din coloana A ca nume de câmpuri ceea ce nu este foarte util în anumite situații!

Crearea și tipărirea broșurilor

Pornind de la design-urile și aplicațiile Wizard îmbunătățite, crearea de broșuri (bloklets) este la fel de simplă ca și alcătuirea oricărui alt document. Cu toate acestea, în cazul broșurilor trebuie rezolvate câteva probleme suplimentare. De exemplu, modul de asamblare a broșurii: capsată, pliată sau legată? Se va tipări pe ambele laturi ale foii de hârtie? Răspunsurile la aceste întrebări vor determina modul de configurare a publicației.

Multe din aplicațiile de tip Wizard din Publisher configurează în mod automat pagina pentru tipărirea broșurilor. De exemplu, aplicația Program Wizard presupune tipărirea unui document de patru pagini pe o pagină de dimensiuni 8,5×11 inch, stil broșură pliată (folde blooklet). Este întotdeauna permisă inserția de pagini suplimentare; acestea pot fi inserate câte patru o dată. Dar dacă se intenționează tipărirea programului pe hârtie 11×17, pentru ca broșura să aibă dimensiunea 8,5×11 inch? Pur și simplu se optează pentru o dimensiune corectă a hârtiei în caseta de dialog Page Setup și se selectează opțiunea de pliere corespunzătoare.

Publicațiile legate necesită o margine de stânga suplimentară, iar dacă se tipărește față-verso o publicație legată, este necesară stabilirea unor linii de ghidare marginale “în oglindă”. Se selectează opțiunea Arrange>Layout Guides pentru a deschide caseta de dialog Layout Guides (linii de ghidare pentru aranjarea în pagină) și a activa această facilitate.

Tipărirea broșurilor

În general, se preferă tipărirea de publicații tip broșură din caseta de dialog (se selectează opțiunea File>Print) și nu cu butonul Print de pe bara de instrumente. Ca și în celelalte aplicații Office, butonul de pe bara de instrumente tipărește o copie a întregului document. Această opțiune este utilă pentru broșuri numai dacă există o imprimantă care admite facilitatea de duplexing automat. În caz contrar, este necesară trecerea aceleiași foi de hârtie prin imprimantă de două ori: o dată pentru paginile impare și încă o dată pentru paginile pare.

Imprimantele sunt foarte diferite în ceea ce privește tipul de alimentare cu hârtie. Cea mai bună soluție este de a verifica manualul imprimantei dacă nu se cunosc cu precizie facilitățile și modul de funcționare al acesteia.

În caseta de dialog Print, dacă se selectează opțiunea Current Page (pagina curentă), Publisher va întreba dacă aceasta este o broșura nouă sau dacă se retipărește o parte a documentului.

Se selectează Yes sau No dacă se tipărește o pagină la un moment dat sau dacă se retipărește o parte a documentului respectiv.

Dacă se dorește tipărirea unei întregi broșuri pe o imprimantă care nu admite facilitatea de duplexing automat, este necesară efectuarea unui clic pe butonul Options din caseta de dialog Print pentru a configura tipărirea broșurii. Astfel, utilizatorul va primi o solicitare de reintroducere a paginilor în imprimantă pentru a tipări și pe verso-ul paginii. Publisher “știe” să realizeze o paginație corectă, deci, o dată pliate, paginile ar trebui să fie așezate în ordine.

Tipărirea broșurilor

1. Se selectează opțiunea File>Page Setup pentru a verifica selectarea corectă a opțiunilor privind plierea și dimensiunea hârtiei.

2. Dacă se intentionează legarea broșurii, se selectează opțiunea Arrange>Layout Guides pentru a permite stabilirea unor margini de pagină “în oglindă”.

3. Se selectează opțiunea File>Print și se selectează tipărirea paginii curente sau a întregii broșuri.

4. Dacă imprimanta nu acceptă funcția de duplexing automat, se efectuează clic pe opțiunea Options din caseta de dialog Print pentru a configura tipărirea broșurii (dacă imprimanta nu admite aceasta). Se efectuează clic pe butonul OK pentru a închide această casetă de dialog.

5. Se efectuează clic pe butonul Print.

6. Se introduc paginile în imprimantă când se solicită aceasta și se efectuează clic din nou pe butonul Print.